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Projektplanung#

Allgemein#

Im folgenden wird Ihnen die Projektplanung vorgestellt. Es wird gezeigt, wie ein Projekt gegliedert werden kann und wie Planwerte hinterlegt werden können.

Zudem wird verdeutlicht, wie den einzelnen Planungsebenen Kapazitäten zugeordnet werden können, sowie der darauf aufbauende Soll/Ist-Vergleich.

Projektstrukturplan (PSP)#

Im Projektstrukturplan (PSP) wird die Struktur eines Projektes abgebildet. Über den Aufruf „Projektstrukturplan“ im Menüband der Projektkarte oder der Projektübersicht (für das markierte Projekt) kann eine Übersicht der dem Projekt zugeordneten PSP aufgerufen werden.

Über Ansicht kann die jeweilige Version geöffnet werden.

Auf Arbeitspakete (PSP-Zeilen) können Planwerte erfasst werden. Diese Arbeitspakete können wiederum durch die Aktivitäten (Haupt-, Unter- und Teilaktivitäten) individualisiert und/oder klassifiziert werden. Somit lassen sich unendlich viele Gliederungsmöglichkeiten abbilden. Nur durch die Kombination von Arbeitspaketcode mit den drei möglichen Aktivitätscodes wird eine PSP-Zeile innerhalb eines Projektstrukturplanes eindeutig. Das bedeutet, wird ein Arbeitspaketcode in einem PSP mehrfach verwendet, so müssen diese PSP-Zeilen mittels eines Aktivitätencodes individualisiert werden. Welche der Aktivitäten dabei verwendet werden ist eine rein organisatorische Frage. Dies kann aber auch automatisch gelöst werden durch eine Einrichtung des Feldes Autoaktivitätscode in der Projekt Einrichtung. Einzelne PSP-Zeilen können wiederum mit Budgetzeilen feingeplant werden. Mittels Budgetaufgaben können PSP-Zeilen in viele Teilaufgaben gestückelt und einzelnen Ressourcen zur Abarbeitung zugewiesen werden.

Jeder Strukturplan besteht aus dem PSP-Kopf (Inforegister Allgemein) und den PSP-Zeilen. Pro Projekt können mehrere PSP verwaltet werden.

Projektstrukturpläne können auf folgende Weise errichtet werden:

  • Über die Projektfunktion PSP aus Projektvorlage erstellen
  • Über die PSP-Funktion PSP kopieren aus einem anderen Projekt (auch Teilkopie)
  • Manuelles errichten einzelner PSP-Zeilen
  • Übernahme ganzer Blöcke aus einer Projektvorlage

Projekt PSP Kopf#

Der „Projekt PSP Kopf“ setzt sich aus der Projektnummer (Feld „Nr.“ des Projektes), den Projekt Budget Namen und der Versionsnummer zusammen. Der PSP wird über diese Kombination verwaltet. Pro Projekt können mehrere PSP angelegt und verwaltet werden.  

Inforegister Allgemein#

Im Inforegister „Allgemein“ sind grundsätzliche Sachverhalte geregelt.

Feld Beschreibung
Projekt Budget Name Der Projektbudgetname wird aus den hinterlegten Projektbudgetnamen ausgewählt. Hier gibt es eine Kennzeichnung, welcher Projektbudgetname standardmäßig vorbelegt ist.

Pro Projekt können unzählig viele PSP mit unterschiedlichen oder gleichen Projektbudgetnamen angelegt werden. Pro Projektbudgetnamen wird eine eigene Versionsnummer hochgezählt.
Versionsnr. Die Versionsnummer des jeweiligen PSPs wird vom System automatisch fortlaufend vergeben.
Beschreibung (Projekt) Die „Beschreibung (Projekt)“ wird aus dem Feld „Beschreibung“ aus dem Projekt übernommen.
Beschreibung Das Feld „Beschreibung“ kann PSP-individuell vergeben werden.
Gesperrt Über das Feld „Gesperrt“ kann ein PSP zur Anwendung gesperrt werden.
Verkaufsbudget Fixiert Mit dem Feld „Verkaufsbudget fixiert“ wird nur das Verkaufsbudget fixiert, Einstandspreise können noch geändert werden. Dies bedeutet nicht, dass noch weitere Budgetzeilen hinzugefügt werden können, denn diese bringen ja automatisch auch Verkaufspreise mit. Die Verkaufsbudgetfixierung ist dafür gedacht, dass nach der Beauftragung durch den Kunden die Verkaufsbeträge nicht mehr geändert werden, aber noch nicht feststehende Einstandspreise jederzeit nachträglich geändert werden können. Über die Einrichtung „Verkaufsbudget fixieren bei Auftrag“ in der Projekteinrichtung kann dieses Feld automatisch gesetzt werden, wenn das Projekt in den Status Auftrag gesetzt wird.
Aktiv Welcher PSP aktuell gültig ist, wird über den Schalter „Aktiv“ geregelt. Ist der PSP derzeit gültig, ist der Schalter aktiviert. Es kann nur ein PSP pro Projekt aktiv sein. Nur freigegebene PSP können als aktive PSP gekennzeichnet werden.
Budgetstatus Der Budgetstatus kennzeichnet, ob der PSP inkl. der geplanten Werte „in Prüfung“, „Freigegeben“ oder „Abgelehnt“ ist.
Freigegeben von / am Diese Felder geben an, wer, wann den PSP freigegeben hat. Buchungen auf ein Projekt und auf den aktiven PSP können nur im Status „Freigegeben“ erfolgen.

Inforegister PSP Zeilen#

In den PSP-Zeilen wird das Projekt nach gewissen Gliederungsgesichtspunkten angelegt. Oft bietet es sich an, sinnlogische Abläufe zu berücksichtigen und diese in einzelne Bereiche zu unterteilen. Mit den Gliederungsmöglichkeiten kann ein PSP auch nach seinen Projekt-Phasen angelegt werden.

Als Gliederungsart stehen „Leerzeile“, „Überschrift“, „Von-Summe“, „Bis-Summe“ und „Summe“ zur Verfügung. Block ist keine Gliederung, hier handelt es sich um ein Element, welches einen ganzen Block aus einer Projektvorlage in den aktuellen PSP kopiert.

Eine Von-Summe wird von einer Bis-Summe abgeschlossen und bildet mit ihr einen Block, welcher Summen in der Bis-Summenzeile enthält. Mehrere Von-Bis-Summenblöcke können ineinander verschachtelt werden. Die Gliederungsart „Summe“ ist zur Bildung einer Gesamtsumme vorgesehen. Diese wird immer von einer Überschrift aus gebildet. Die Kombination Überschrift – Summe kann nicht geschachtelt werden.

Nur Arbeitspakete können budgetiert und später bebucht werden.

Im nachfolgenden werden Ihnen die wichtigsten Felder der PSP Zeilen erläutert:

Feld Beschreibung
Positionsnummer In diesem Feld werden die Positionen des Projektstrukturplanes durchnummeriert, d.h. nachdem der Projektstrukturplan erstellt wurde, können über „Aktionen“ > „PSP Funktionen“ > „Positionsnummerierung durchführen“ die Positionen durchnummeriert werden. Das Feld kann aber auch manuell gefüllt werden.
Art Über die Art wird die Charakteristik der PSP-Zeile definiert. Wertbezogene Zeilen sind nur über die Auswahl „Arbeitspaket“ möglich.

In diesem Feld stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

leer
wird bei reinen Textzeilen verwendet.

Arbeitspaket
bedeutet, dass bei dem Feld „Nr.“ ein Arbeitspaket für die Projekt PSP-Zeile ausgewählt werden kann.

Überschrift
bedeutet, dass in dem Beschreibungsfeld eine Überschrift eingegeben werden kann, die dann beim Ausdruck fett gedruckt dargestellt wird

Von-Summe
bedeutet, dass alle Zahlen und Betragsfelder ab dieser Zeile summiert werden.

Bis-Summe
bedeutet, dass in dieser Zeile die Summe aller Beträge dargestellt wird. Die Summierung erfolgt ab der Zeile mit der Art Von Summe. Von- und
Bis-Summen können auch ineinander verschachtelt werden.

Summe
bedeutet, dass eine Gesamtsumme gebildet werden kann. Dabei werden die Werte von der Überschrift bis zur Summe zusammengezählt. Gesamtsummen
können nicht verschachtelt werden.

Hinweis: Um die Summierung auszuführen, muss die Positionsnummerierung durchgeführt werden.

Block
ist ein Sonderelement und dient dazu, aus einer Projektvorlage einen ganzen Block an der aktuellen Stelle im PSP einzufügen.
Nr. Bezieht sich auf die ausgewählte Art. Ist nur bei wertbezogenen Zeilen (Art = Arbeitspaket und Block) verwendbar. Hier ist eine Auswahl über einen Lookup möglich.
Startdatum Startdatum der PSP-Zeile, insbesondere auch des Arbeitspaketes. Wird standardmäßig durch das Startdatum des Projektes vorbelegt. Es kann eine manuelle Eingabe in diesem Feld von dem/der AnwenderIn erfolgen.
Enddatum Geplantes Ende der Dienstleistungen einer PSP-Zeile. Wird standardmäßig aus dem Enddatum des Projektes vorbelegt. Es kann eine manuelle Eingabe in diesem Feld von dem/der AnwenderIn erfolgen.
Abrechnungsart Hier wird festgelegt, wie die Leistungen des Arbeitspaketes gegenüber dem Kunden weiterverrechnet werden. Zur Auswahl stehen Ihnen:

leer
identische Funktion wie „ohne Berechnung“; wird für die Strukturzeilen (Überschriften, Von- und Bis-Summe) verwendet.

nach Aufwand
Diese PSP-Zeile wird nach Aufwand abgerechnet. Im Abrechnungsvorschlag werden die gebuchten Ist-Kosten (z.B. Projektzeiten), welche noch nicht fakturiert wurden, vorgeschlagen. Dabei kann pro Projektposten eine vom tatsächlichen Aufwand abweichende Abrechnungsmenge definiert werden.

Festpreis
Diese PSP-Zeile wird im Festpreis abgerechnet, sobald ein Verbrauch gebucht wurde. Im Abrechnungsvorschlag wird der angegebene Festpreis vorgeschlagen. Bei Teilzahlungen schlägt das System die Differenz vor.

ohne Berechnung
Diese PSP-Zeile wird nicht berechnet. Im Abrechnungsvorschlag wird kein Betrag zur Fakturierung vorgeschlagen.

Meilenstein
In dieser PSP-Zeile wird ein Meilenstein definiert. Die Abrechnung erfolgt nach Festpreis, welche sich an einem Meilensteinplan orientiert. Der Meilensteinplan wird dazu im Zahlungsplan des Projekts hinterlegt. Erst wenn dort im Feld „Meilenstein erreicht“ ein Haken gesetzt ist, wird die Zahlungsplanzeile im Abrechnungsvorschlag berücksichtigt. Der Meilensteinplan kann pro PSP-Zeile oder für das gesamte Projekt definiert werden. In diesem Fall muss auf dem Projekt das Feld „Meilensteinabrechnung“ gesetzt sein und die Zahlungsplanebene auf Projekt eingerichtet werden.

Fortschritt
Auch dies ist eine Abrechnung nach Festpreis. Der erreichte Projektfortschritt in der PSP-Zeile wird als Bewertung herangezogen. Dazu wertet der Abrechnungsvorschlag das Feld „Fertigstellungsgrad %“ auf der PSP-Zeile aus. Zur Abrechnung vorgeschlagen wird der anteilige Verkaufsbetrag in Abhängigkeit zum Fertigstellungsgrad unter Berücksichtigung bereits fakturierter Beträge.

RK-Pauschale
Dies ist eine Reisekostenpauschale. Voraussetzung dazu ist die Verwendung des Reisekostenmodules von COMSOL. Zur Anwendung ist folgendes einzurichten:
Die PSP-Zeile, welche als RK-Pauschale definiert wird, muss den mit dem Kunden vereinbarten VK-Preis im gleichlautenden Feld haben. Eine Planung ist nicht notwendig. Es können durchaus andere Arbeitspakete im PSP vorhanden sein, um die Kosten aus dem Reisekostenmodul aufzunehmen. Diese sollten aber auf „ohne Berechnung“ eingerichtet sein, außer wenn zusätzlich zur Pauschale z.B. die Reisekilometer „nach Aufwand“ abzurechnen sind. Mit dem Buchen der Reisekosten im COMSOL-Modul werden die Kosten auf die Reisekosten-Arbeitspakete gebucht und zusätzlich ein Projektposten ohne Einstandsbetrag mit der RK-Pauschale auf das RK-Pauschal-Arbeitspaket gebucht. Bei der Abrechnung mit dem Abrechnungsvorschlag wird nur diese Pauschale pro Reise zur Faktura vorgeschlagen.

Paketabrechnung
Dies ist eine Abrechnung „nach Aufwand“, jedoch für Arbeitspakete, die keinen homogenen Aufwand haben - beispielsweise Reisekosten, bei denen nicht Stunden oder Kilometer zusammengezählt und mit einem VK-Preis multipliziert werden können, sondern bei denen Spesen, Parktickets, Hotelrechnungen etc. gesammelt werden. Bei der Abrechnung wird die Summe der abzurechnenden Leistungen in die Rechnungszeile mit der Menge = 1 eingetragen. Im Leistungsnachweis stehen aber die einzelnen Kosten wie gewohnt zur Verfügung. Eine weitere Besonderheit weist diese Abrechnungsart aus: Da diese Positionen in der Regel schlecht in einem Auftrag mit einem Budget zu versehen sind (wie viele Paketabrechnungen wird es denn geben im Laufe des Projektes und wie hoch ist der Preis eines jeden Abrechnungspaketes?), reicht es, wenn es eine Auftragszeile mit Referenz zum Arbeitspaket gibt. In dieser Auftragszeile muss weder Menge noch Preis stehen. Der Abrechnungsvorschlag sorgt dafür, dass mit jeder Abrechnung in dieser Zeile der richtige Preis für diese Abrechnung steht und es wird automatisch die Menge im Auftrag jeweils um 1 erhöht so dass die aktuelle Rechnung wieder fakturiert werden kann. Diese Auftragszeile ist quasi ein Selbstläufer.
Ignoriere Zahl.-Plan Mit diesem Feld kann eine PSP-Zeile von der Abrechnungssteuerung durch den Projekt-Zahlungsplan abgekoppelt werden. Damit kann zum Beispiel trotz eines festen Zahlungsplanes für das Gesamtprojekt, die laufend anfallenden Reisekosten permanent nach angefallenem tatsächlichem Aufwand mit dem Abrechnungsvorschlag abgerechnet werden. Bei der Schlussverrechnung werden die bereits abgerechneten Kosten natürlich nicht mehr berücksichtigt. Dieser Haken ist nur relevant, wenn die Zahlungsplanebene auf Projekt eingerichtet wurde und es tatsächlich einen Zahlungsplan gibt.
Abrechnung aussetzen Mit diesem Haken kann eine PSP-Zeile vorläufig aus der Abrechnung herausgenommen werden, ohne dafür die Abrechnungsart ändern zu müssen. Diese Zeile wird dann nicht vom Abrechnungsvorschlag zu Abrechnung vorgeschlagen. Dieser Haken wird bei der Abrechnung nach Meilenstein verwendet.
In VK-Beleg übernehmen Hier kann definiert werden, welche Werte in die Verkaufsbelege übernommen werden. Zur Auswahl stehen Ihnen:

PSP-Zeile
hier werden die Daten und Werte der PSP-Zeile übernommen.

Budgetzeilen
hier werden die Daten und Werte der bei einer PSP-Zeile hinterlegten Budgetzeilen in die Verkaufsbelege übernommen.

Nicht übernehmen
diese Zeilen werden nicht in Verkaufsbelege übernommen. Oft handelt es sich hier um informatorische oder um bereits übernommene PSP-Zeilen.
Abrechnungs-integration Die Abrechnungsintegration dient zur Steuerung von Festpreispositionen bei der Abrechnung im Abrechnungsvorschlag. Über die Optionen dieses Feldes wird dem Abrechnungsvorschlag angezeigt, wie die PSP-Zeile in den Verkaufsbeleg überführt wurde. Dadurch weiß der Abrechnungsvorschlag, auf welcher Ebene (PSP-Zeile, Budgetzeilen) er nach verbundenen Verkaufsauftragszeilen suchen muss, um diese nach vollständiger Faktura zu prüfen.
Grundsätzlich liegt diese Information ja bereits schon im Feld „In VK-Beleg übernehmen“, allerdings dient dieses Feld auch zur Filterung bei der Erstellung von Nachtragsaufträgen. Um einen Nachtragsauftrag mit der Funktion „Verkaufsbeleg erstellen“ nur mit den neuen PSP-Zeilen zu erstellen, kann die Option im Feld „In VK-Beleg übernehmen“ auf „Nicht übernehmen“ gesetzt werden. Damit wäre die notwendige Information für die Abrechnung verloren. Aus diesem Grund wird das Feld „Abrechnungsintegration“ automatisch synchron mit dem Feld „In VK-Beleg übernehmen“ gehalten, außer die Option wechselt auf „Nicht übernehmen“. Das Feld „Abrechnungsintegration“ selbst kann von dem/der AnwenderIn nicht geändert werden.
Status Über das Feld Status wird festgelegt, ob sich eine PSP-Zeile noch im Angebots- oder bereits im Auftragsstatus befindet.
Dieses Feld hängt zwingend mit dem Feld Status aus dem Projektkopf zusammen. Wenn im Projekt der Status auf Auftrag gesetzt wird, ändert sich der Status in den PSP-Zeilen auch auf Auftrag. Sofern der Status des Projektes auf Planung oder Angebot steht, kann der Status der PSP-Zeile nicht auf Auftrag gesetzt werden.
Wird in den Verkaufsbelegen aus einem Angebot ein Auftrag generiert, wird der Status des Projektes wie auch der Status der PSP- Zeilen auf Auftrag gesetzt.
Die Arbeitspaket-Zeilen sind zwingend mit einem Wert zu füllen. Sofern sich eine Zeile noch im Status Angebot befindet, sind keine Aufwandsbuchungen möglich.
Arbeitsstatus Über dieses Statusfeld kann definiert werden, in welchem Zustand die einzelnen Arbeitspakete sind. Von der Funktion her lässt nur der Status „in Arbeit“ Buchungen von Zeiten zu, das Buchen anderer Projektverbräuche (Einkauf oder Lagerentnahmen) sind in jedem Arbeitsstatus möglich. Die anderen Status unterscheiden sich lediglich im Infogehalt für den Projektbearbeiter. Sie haben keine spezielle Funktion.

Der Arbeitsstatus kann nur auf „in Arbeit“ gestellt werden, wenn der Status auf „Auftrag“ steht.

Zur Auswahl stehen Ihnen folgende Möglichkeiten:

leer
für Strukturzeilen (Überschrift, Von- und Bis-Summe)

Offen
PSP-Zeile ist erfasst, für die Bearbeitung aber noch offen.

In Arbeit
PSP-Zeile kann bearbeitet werden.

Zurückgestellt
PSP-Zeile ist erfasst. Aus projekttechnischen Gründen ist sie derzeit zurückgestellt.

Beendet
die Leistungen der PSP-Zeile sind beendet.

Abgenommen
Die Leistungen dieser PSP-Zeile sind abgenommen.

Storniert
Das hier angelegte Arbeitspaket wurde aus projekttechnischen Gründen storniert.
Fixiert Sofern im Feld fixiert ein Haken gesetzt ist, ist die entsprechende PSP-Zeile fixiert. Budgetwerte können nicht mehr geändert werden. Buchungen sind aber dennoch möglich.

Wenn der Haken wieder entfernt ist, sind Änderungen wieder möglich.
Disponierbar Das Feld Disponierbar definiert, ob Artikel der zugehörigen Budgetzeilen in den Einkaufsprozess eingebunden werden sollen. Die Voreinstellung dieses Feldes wird in die Budgetzeilen weitergegeben und ist auch nur für Budgetzeilen mit der Art „Artikel“ verwendbar. Sofern hier ein Haken gesetzt ist, untersucht das System, inwieweit die hinterlegten Artikel verfügbar sind bzw. bis wann diese Artikel über einen Bestellvorgang verfügbar sind.
Hauptaktivitätscode Bereits beschriebene Gliederungsebene von Arbeitspaketen. Die Hauptaktivitätenauswahl wird projektübergreifend definiert.
Um die in der Tabelle Hauptaktivität eingerichteten Hauptaktivitäten einzusehen und auszuwählen, Navigieren Sie mit dem Lookup- Button rechts neben dem Feld in die entsprechende Tabelle.
Unteraktivität Bereits beschriebene Gliederungsebene von Arbeitspaketen. Die Unteraktivitätenauswahl wird projektübergreifend definiert.
Um die in der Tabelle Unteraktivität eingerichteten Unteraktivitäten einzusehen und auszuwählen, Navigieren Sie mit dem Lookup-Button rechts neben dem Feld in die entsprechende Tabelle.
Teilaktivität Bereits beschriebene Gliederungsebene von Arbeitspaketen. Die Teilaktivitäten werden projektbezogen definiert. Für jedes Projekt können eigene Teilaktivitäten hinterlegt werden.
Um die in der Tabelle Teilaktivität eingerichteten Teilaktivitäten einzusehen und auszuwählen, navigieren Sie mit dem Lookup-Button rechts neben dem Feld in die entsprechende Tabelle.
Budgetübernahme Mit der Funktion „Wert aus Budget übertragen" werden die Summe der Einstandspreise und Verkaufspreise aus dem zugehörigen Budget in die jeweiligen PSP-Zeilen übernommen. Soll dies für eine PSP-Zeile nicht geschehen, dann muss der Haken dieses Feldes entfernt werden.
Gedacht ist diese Deaktivierung für PSP-Zeilen die nicht feinbudgetiert sondern direkt auf der PSP- Zeile geplant werden. In diesem Fall wird der VK-Preis und Einstandspreis aus der Abrechnungsressource des Arbeitspaketes verwendet und mit der Menge bzw. Abrechnungsmenge auf der PSP-Zeile multipliziert.
Beschreibung Angabe der Beschreibung der einzelnen PSP-Zeile. Zeilenarten wie Überschriften, Von-Summe und Bis-Summe werden fettgedruckt dargestellt; die Arbeitspaket-Zeilen werden normal dargestellt.
Bei Auswahl eines Arbeitspaketes wird dessen Beschreibung vorbelegt. Sie kann jederzeit überschrieben werden.
Fertigstellungsgrad % Der Projektleiter kann hier pro PSP-Zeile den Projektfortschritt (Fertigstellungsgrad) manuell hinterlegen. Diese Eingabe hat Auswirkung auf den Fertigstellungsgrad des gesamten Projektes in der Statistik. Es wirkt sich natürlich auch im Soll/Ist-Vergleich bei der Berechnung des Fertigstellungswertes und der Abweichung aus.
Bei einer Abrechnung nach Fortschritt ermittelt der Abrechnungsvorschlag seinen Faktura-Vorschlag auf Basis dieser Prozentzahl.
Verbrauchsfortschritt % Automatische Ermittlung, wie weit der Verbrauch des Budgets fortgeschritten ist.
Verbrauchsfortschritt = Verbrauch (Einstandsbetrag) * 100 / Einstandsbetrag
Eine manuelle Überarbeitung des Feldes ist nicht möglich.
Aufgabenfortschritt % Sofern dem Arbeitspaket Budgetzeilen hinterlegt wurden, die als Budgetaufgaben verwendet und gebucht werden, kann der MA über die Projektzeitrückmeldung angeben, wie weit diese Aufgabe fortgeschritten ist. Wenn mehrere Aufgaben innerhalb eines Arbeitspaketes hinterlegt sind, erfolgt über diese Aufgaben eine Gewichtung. Dieser durchschnittliche Wert über alle Aufgaben wird auf der PSP-Zeile angezeigt.
Eine manuelle Überarbeitung des Feldes ist nicht möglich.
Bemerkung Dieses Feld zeigt die Anzahl der Bemerkungen an, die für die aktuelle Projekt PSP-Zeile hinterlegt sind. Es handelt sich um ein berechnetes Feld und kann daher nicht verändert werden.
Die Bemerkungen können Sie über „Zeile“ > „Texte“ > „Bemerkungen“ eingesehen bzw. bearbeiten werden.
Vortext Im Feld Vortext wird angezeigt, ob für die aktuelle PSP-Zeile Textzeilen erstellt sind. Diese Vortexte dienen z.B. als Überschrift für ein Arbeitspaket.
Die Anlage erfolgt über „Zeile“ > „Texte“ > „Vortext“ oder DrillDown. Eine Anlage oder Bearbeitung des Vortextes ist immer nur für die aktuelle Zeile möglich. Der Andruck kann belegbezogen für Verkaufsbelege gesteuert werden.
Nachtext Im Feld Nachtext wird angezeigt, ob für die aktuelle PSP-Zeile Textzeilen erstellt sind. Diese Nachtexte dienen z.B. als zusätzliche Beschreibungen oder Information zu einem Arbeitspaket.
Die Anlage erfolgt über „Zeile“ > „Texte“ > „Nachtext“ oder DrillDown. Eine Anlage oder Bearbeitung des Nachtextes ist immer nur für die aktuelle Zeile möglich. Der Andruck kann belegbezogen für Verkaufsbelege gesteuert werden.
Arbeitstypencode Dieses Feld enthält den Arbeitstypencode welcher in dieser PSP-Zeile verwendet werden soll. Der Arbeitstypencode wird vom Arbeitspaket vorbelegt. Aus der PSP-Zeile wird der Arbeitstypencode in die Budgetzeilen zur Feinplanung von Ressourcenbudgets übernommen.

Arbeitstypen werden aber auch mit der Buchung von Verbrauch und Verkauf in Projekt Buch.-Blättern, Ressourcen Buch.-Blättern, Verkaufsbelegen usw. verwendet. Arbeitstypen zeigen die verschiedenen Arten von Arbeit an, die eine Ressource ausführen kann, wie z. B. Überstunden oder Transport.
Die Arbeitstypen können verwendet werden, um verschiedene Preise bei Budgetierung bzw. dem Buchen von Verbräuchen für Ressourcen und Ressourcengruppen einzurichten, abhängig von der Art der ausgeführten Arbeit.
Zu jedem Arbeitstyp gehört eine eigene Einheit. Dies ermöglicht Ihnen, jeder Ressource bzw. Ressourcengruppe mehrere Einheiten zuordnen.
Kostenstelle Code Dieses Feld enthält den ersten globalen Dimensionswertcode, mit dem die PSP-Zeile verknüpft wird. Hier ist sie mit dem Kostenstellen Code versehen.
Klicken Sie auf den Lookup-Button in dem Feld, um sich die Dimensionswertcodes anzusehen, die Sie für diese Dimension in der Tabelle Dimensionswert eingerichtet haben.
Kostenträger Code Dieses Feld enthält den zweiten globalen Dimensionswertcode, mit dem die PSP-Zeile verknüpft wird.
Hier ist sie mit dem Kostenträger Code versehen. Klicken Sie auf den Lookup-Button in dem Feld, um sich die Dimensionswertcodes anzusehen, die Sie für diese Dimension in der Tabelle Dimensionswert eingerichtet haben.
Teilprojektleiter Auswahl eines für das Arbeitspaket zuständigen Teilprojektleiters. Dieses Feld hat reinen Informationscharakter. Wird ein Teilprojektleiter eingetragen, so wird das Projektteam um diese Ressource automatisch erweitert.
Menge Hier wird die Planmenge pro Einheit für Arbeitspakete eingetragen, welche multipliziert mit dem Einstandspreis pro Einheit und dem Verkaufspreis pro Einheit die jeweiligen Budgetbeträge ergibt. Für pauschale Zeilen wird am besten die Menge 1 eingetragen, insbesondere wenn die Werte für diese Zeile mit der Übernahmefunktion aus den Projektbudgetzeilen (Feinplanung) übernommen werden soll. Wird in der Feinplanung die gleiche Einheit wie in der PSP-Zeile verwendet (z.B. Stunden), dann wird mit der Budgetübernahme auch die Planmenge aus der Feinplanung übernommen.
Einheitencode Angabe der Einheit zur erfassten Menge. Sofern in den Budgetzeilen unterschiedliche Arten von Budgetwerten angelegt werden (Ressourcen, Artikel, Sachkonto, Ressourcengruppen), bietet es sich an, hier die Angabe mit Paket und Menge 1 zu versehen.
Eine erneute Ausführung der Funktion „Werte aus Budget übertragen“ aktualisiert die Preis-Wertangaben.
Lagerortcode Hier können Sie den Code für den Lagerort eingeben, an dem die in der Zeile aufgeführten Artikel gelagert werden. Um die Lagerortcodes im Fenster Lagerort einzusehen, klicken Sie auf den Lookup-Button rechts neben dem Feld.
In dieses Feld kann ein Default-Wert für die Pflege der Artikel-Budgetzeilen eingetragen werden.
EK-Preis Angabe des EK-Preises für die PSP-Zeile, wenn über das Arbeitspaket einzelne Artikel oder Ressourcen geplant werden. Bei Verwendung von Budgetzeilen werden die EK-Preise auf der Ebene der Budgetzeilen hinterlegt. Eine Übernahme in die PSP-Zeile erfolgt in diesem Fall nicht.
Einstandspreis Angabe des Einstandspreises. Der Einstandspreis kann manuell angegeben werden.
Bei der Verwendung von Budgetzeilen und dem Übertragen der Budgetwerte in die PSP-Zeile wird ein gemittelter Einstandspreis eingetragen (Einstandsbetrag des Budgets / Menge der PSP-Zeile).
Ist in diesem Fall ein neutrales Paket mit der Menge 1 geplant (weil im Feinbudget unterschiedliche Einheiten wie Stunden und Stück geplant werden), dann ist Einstandspreis = Einstandsbetrag.
Einstandsbetrag Der Einstandsbetrag ermittelt sich aus der Berechnung von Menge x Einstandspreis.
Abrechnungsmenge Mengenangabe, die von dem Feld „Menge“ vorbelegt wird. Die Abrechnungsmenge kann jederzeit überschrieben werden.
So kann die geplante Abrechnungsmenge (Menge, welche dem Kunden angeboten bzw. später in Rechnung gestellt werden soll) von der geplanten Verbrauchsmenge abweichen.
Auch die Abrechnungsmenge wird mit der Funktion „Budgetübernahme“ aus der Feinplanung übernommen, wenn die Einheit der Feinplanung identisch ist mit der Einheit der PSP-Zeile.
Abrechn. Einheitencode Definition, in welcher Einheit eine Leistung abgerechnet werden soll. Diese kann sich von der Leistungseinheit unterscheiden. So können z.B. Stunden geleistet, aber Tage abgerechnet werden.

Hinweis: Die Einheit wird durch den Arbeitstyp definiert. Sollen andere Einheiten verwendet werden, muss der Arbeitstyp geändert werden.
Abrechnungs-deckelung Bei einer Abrechnung „nach Aufwand“ kann eine Deckelung der maximal abzurechnenden Menge definiert werden. Durch einen Haken in diesem Feld wird eine Deckelung vereinbart, die sich im Abrechnungsvorschlag auswirkt.
Diese Funktion findet dann Anwendung, wenn grundsätzlich ein Auftragswert um eine Summe x überschritten werden darf.
Abrechnungs-deckelung % Ist eine Abrechnungsdeckelung definiert, wird hier der Deckelungswert in Prozent definiert. Ist 0 eingetragen, so darf nicht mehr als im Verkaufsbudget (Verkaufsbetrag der PSP-Zeile) abgerechnet werden. Wurde z.B. 10 eingetragen so darf 10% mehr als das Verkaufsbudget abgerechnet werden.
VK-Preis Im Feld „VK-Preis“ kann manuell ein VK-Preis hinterlegt werden.
Bei der Verwendung von Budgetzeilen und dem Übertragen der Budgetwerte in die PSP-Zeile wird ein gemittelter Verkaufspreis eingetragen (Verkaufsbetrag des Budgets / Verkaufsmenge der PSP-Zeile). Ist in diesem Fall ein neutrales Paket mit der Verkaufsmenge 1 geplant (weil im Feinbudget unterschiedliche Einheiten wie Stunden und Stück geplant werden), dann ist Verkaufspreis = Verkaufsbetrag.
Verkaufsbetrag Das Feld „Verkaufsbetrag“ bildet den Wert ab, der sich aus der Berechnung von Abrechnungsmenge x VK-Preis abzüglich Zeilenrabatt ergibt. Manuelle Eingaben sind hier nicht möglich.
Zeilenrabatt % Zeilenrabatt in Prozent zur Ermittlung des Verkaufsbetrages. Dieser Wert wird auch in die Angebots- oder Auftragszeile als Zeilenrabatt % übertragen.
Bei der Verwendung von Budgetzeilen und dem Übertragen der Budgetwerte in die PSP-Zeile wird ein gemittelter Zeilenrabatt % eingetragen.
Zeilenrabattbetrag Zeilenrabatt ermittelt aus Zeilenrabatt %.
Bei der Verwendung von Budgetzeilen und dem Übertragen der Budgetwerte in die PSP-Zeile wird ein gemittelter Zeilenrabatt % eingetragen.
Menge (Projektbudget) Dieses Feld bezieht sich auf die Tabelle Projektbudgetposten und errechnet die Summe der budgetierten Menge welche auf die aktuelle PSP-Zeile (fein-)geplant wurde. Durch Klicken auf den Wert kommen Sie auf die Projektbudgetposten und können so die einzelnen Posten einsehen. Der Wert dieses Feldes kann nicht verändert werden.
Einstandsbetrag (Budget) Dieses Feld bezieht sich auf die Tabelle Projektbudgetposten und errechnet die Summe der budgetierten Einstandsbeträge, welche auf die aktuelle PSP-Zeile (fein-)geplant wurden.
Verkaufsbetrag (Budget) Dieses Feld bezieht sich auf die Tabelle Projektbudgetposten und errechnet die Summe der budgetierten Verkaufsbeträge, welche auf die aktuelle PSP-Zeile (fein-)geplant wurden.
Verbrauch (Menge) Hierbei handelt es sich um ein berechnetes Feld, welches die Menge, die bereits für diese PSP-Zeile verbraucht wurde, summiert anzeigt.
Das Feld bezieht sich auf die Tabelle Projektposten und summiert den Inhalt des Feldes Menge. Der Wert dieses Feldes kann nicht verändert werden.
Verbrauch (Einstandsbetrag) Hierbei handelt es sich um ein berechnetes Feld, welches die Einstandsbeträge, die bereits für diese PSP-Zeile verbraucht wurden, summiert anzeigt. Das Feld zeigt also an, wie hoch der bisherige Verbrauch (Ressourcenzeiten, Material etc.) auf diese PSP-Zeile ist. Die Summe des Feldes aller PSP-Zeilen ist der Gesamtverbrauch des Projektes. Das Feld bezieht sich auf die Tabelle Projektposten und summiert den Inhalt des Feldes Einstandsbetrag. Der Wert dieses Feldes kann nicht verändert werden.
Verbrauch (Verkaufsbetrag) Hierbei handelt es sich um ein berechnetes Feld, welches die Verkaufsbeträge der Projektposten, welche bereits für diese PSP- Zeile verbraucht wurden, summiert anzeigt. Das Feld bezieht sich auf die Tabelle Projektposten und summiert den Inhalt des Feldes Verkaufsbetrag. Der Wert dieses Feldes kann nicht verändert werden.
Verkauf (Menge) In diesem Feld wird die Menge angezeigt, die bisher per Ausgangsrechnung an den Kunden verkauft (fakturiert) wurde. Durch Klicken auf den Wert gelangen Sie auf die Projektposten und können so die einzelnen Posten einsehen. Der Wert dieses Feldes kann nicht verändert werden.
Verkauf (Einstandsbetrag) In diesem Feld werden die kumulierten Einstandsbeträge der verkauften Mengen aufsummiert. Durch Klicken auf den Wert gelangen Sie auf die Projektposten und können so die einzelnen Posten einsehen. Der Wert dieses Feldes kann nicht verändert werden.
Verkauf (Verkaufsbetrag) In diesem Feld werden die kumulierten Verkaufsbeträge der verkauften Mengen pro Zeile aufsummiert. Dieses Feld zeigt also an, welcher Erlös bereits für diese PSP-Zeile im Projekt erzielt wurde. Die Summe dieses aller PSP-Zeilen ergibt den bisherigen Gesamterlös des Projektes. Durch Klicken auf den Wert gelangen Sie auf die Projektposten und können so die einzelnen Posten einsehen. Der Wert dieses Feldes kann nicht verändert werden.
DB
DB %
Weist den Plan-Deckungsbeitrag für diese Planzeile aus.
Aktueller DB
Aktueller DB %
Weist den aktuellen-Deckungsbeitrag für diese Planzeile aus. Funktioniert nur, wenn neben Aufwände auch Erlöse auf diese Planzeile gebucht werden.
Berechnungsart Restverk. Betrag Mit diesem Feld wird gesteuert, wie das Feld „n. abgerech. Leistungen" in der PSP-Zeile in Abhängigkeit des Feldes „Abrechnungsart" errechnet werden soll.
Relevant ist dies eigentlich nur für Abrechnungsart „nach Aufwand", denn für die anderen Abrechnungsarten kann die Berechnungsart nicht geändert werden. Sie dient hier nur als Information.

Abrechnung nach: Festpreis

Berechnungsart: Budget-Rechnung
Der Verkaufsbetrag des Arbeitspaketes (PSP-Zeile) wird verglichen mit dem bereits fakturierten Betrag auf dieses Arbeitspaket. Die Differenz wird im Feld „n. abgerech. Leistungen" ausgewiesen. Ist zur PSP-Zeile eine Verkaufsauftragszeile vorhanden wird diese als Basis herangezogen ist keine vorhanden wird der budgetierte Verkaufsbetrag der PSP-Zeile verwendet.

Abrechnung nach: ohne Berechnung

Berechnungsart: LEER
Das Feld „n. abgerech. Leistungen" weist immer 0 aus.
Berechnungsart Restverk. Betrag Bei Abrechnung „nach Aufwand" kann gewählt werden zwischen „Verbrauch-Rechnung" und „Abrechnungsposten". Bei „Verbrauch- Rechnung" ist es nicht relevant, ob mit oder ohne Abrechnungsposten gearbeitet wird.
Die Option „Abrechnungsposten" macht nur Sinn, wenn auch tatsächlich mit Abrechnungsposten gearbeitet wird, sonst bleibt der Restverkaufsbetrag immer in voller Höhe bestehen. Die Abrechnungsposten dienen zum einen zur Dokumentation (wann, mit welcher Rechnung und mit welcher Abrechnungsmenge wurde ein Projektverbrauchsposten fakturiert) und sorgen somit dafür, dass ein Projektverbrauchsposten nicht mehrfach berechnet wird.

Berechnungsart: Verbrauch-Rechnung
Der tatsächliche Verbrauch zur PSP-Zeile (in Verkaufsbetrag der Projektverbrauchsposten) wird verglichen mit dem tatsächlich abgerechneten (fakturierten). Hier ist also sichtbar, wenn zu wenig oder zu viel abgerechnet wurde. Im Grunde wird das Feld „Verbrauch (Verkaufsbetrag)“ mit dem Feld „Verkauf (Verkaufsbetrag) verglichen. Es kann natürlich sein, dass hier das Feld nie auf 0 läuft, wenn die Abrechnung nicht 1:1 dem tatsächlichen Aufwand entspricht.

Beispiel:

1. Verbrauch 10 Std. zu 100,- = 1.000,- Verkaufsbetrag
2. Verbrauch 10 Std. zu 120,- = 1.200,- Verkaufsbetrag
Rechnung: 1.960,-
Restverkaufsbetrag = 240,-

Berechnungsart: Abrechnungsposten
Jeder Verbrauchsposten des Arbeitspaketes wird geprüft, ob dieser bereits einen Abrechnungsposten besitzt, also ob dieser bereits abgerechnet wurde. Es spielt dabei keine Rolle, ob die Abrechnung mit höherem oder geringerem Betrag (bzw. Stunden) als tatsächlich
angefallen fakturiert wurde.
In die Berechnung des Feldes werden nur die Projektposten aufsummiert, die noch keinen Abrechnungsposten haben.

1. Verbrauch 10 Std. zu 100,- = 1.000,- Verkaufsbetrag
2. Verbrauch 10 Std. zu 120,- = 1.200,- Verkaufsbetrag

Rechnung:

1. Abrechnungsposten 10 Std. zu 100,- = 1.000,-
2. Abrechnungsposten 8 Std. zu 120,- = 960,- (manuell geändert in VK-Rechnung)
-> Rechnungsbetrag = 1.960,-
Restverkaufsbetrag = 0


Abrechnung nach: Meilenstein
Berechnungsart: Meilensteinplan
Der zur PSP-Zeile definierte Zahlungsplan wird als Meilensteinplan interpretiert. Alle noch nicht abgerechneten Zahlungsplanzeilen welche im
Feld Meilenstein erreicht markiert sind werden als Fakturierbar interpretiert und deren Summe in die nicht abgerechneten Leistungen
übertragen.

Abrechnung nach: Fortschritt
Berechnungsart: Budget*POC-Rechnung
Die Berechnungsart drückt es bereits als Formel aus: Der geplante Verkaufsbetrag wird mit dem Fortschritt (Percentage of Completion)
bewertet und um die bereits fakturierten Beträge gemindert. Ist eine Verkaufsauftragszeile zur PSP-Zeile vorhanden so wird deren
Verkaufsbetrag als Basis herangezogen ansonsten der Verkaufsbetrag der PSP-Zeile.

Abrechnung nach: RK-Pauschale
Berechnungsart: Abrechnungsposten
Über die Abrechnungsposten wird ermittelt wie viele Reisen noch mit der Reisekostenpauschale abzurechnen sind.

Betrag Abrechnung nach: Paketabrechnung
Berechnungsart: Abrechnungsposten
Über die Abrechnungsposten wird ermittelt wie viele Kosten noch abzurechnen sind.
n. abgerech.
Leistungen
Hier wird die Differenz angezeigt, die sich aus den verbrauchten und den fakturierten Beträgen ergibt. Entscheidend ist die Vorgabe im Feld „Berechnungsart Restverk. Betrag“.
Verk. An Debitor Hier kann ein vom am Projekt abweichender Rechnungsempfänger eingetragen werden. Dies ist nur zulässig, wenn die Abrechnungsintegration (die Ebene auf welcher Verkaufsbelege erstellt werden) auf der Ebene = PSP-Zeile definiert ist. Alternativ ist die Eingabe auf den Budgetzeilen möglich (bei entsprechender Abrechnungsintegration).
Bei abweichenden Debitoren werden bei der Erstellung von Verkaufsbelegen und bei der Abrechnung aus dem Abrechnungsvorschlag separate Verkaufsbelege erstellt.

Einen PSP kopieren#

Eine einfachere Art, einen PSP zu erstellen, ist einen solchen aus einem anderen Projekt (ähnliches oder Musterprojekt) zu kopieren. Das Kopieren wird auch verwendet, wenn eine neue Version des PSP innerhalb eines Projektes errichtet werden soll. Weiterführende Informationen finden Sie unter „PSP-Kopieren“.

PSP aus Projektvorlage erstellen#

Die gängigste Methode, einen PSP zu erstellen, ist das Übertragen aus der Projektvorlage. Weiterführende Informationen finden Sie in dem Abschnitt „Projektverwaltung – Projekt anlegen“

Einen Block aus einer Projektvorlage einfügen#

Mit der Art = Block kann an einer beliebigen Stelle im PSP ein Block aus einer Projektvorlage eingefügt werden. Es empfiehlt sich, dazu spezielle Projektvorlagen zu definieren. Denn es wird aus der Projektvorlage der gesamte PSP als Block übertragen.

Nach dem Eintragen der Art = Block kann im Feld „Nr.“ die Projektvorlage ausgewählt werden deren PSP übertragen werden soll. Nach der Auswahl erfolgt die Auflösung (die Übernahme) des Blockes per Funktion „Block Auflösen“. Hierzu führen Sie die Funktion unter „Funktionen“ > „Block Auflösen“ auf dem Inforegister „PSP Zeilen“ aus.

Menüregisterkarte Aktionen#

Positionsnummerierung durchführen#

Der Aufruf der „Positionsnummerierung durchführen“ bewirkt eine automatische Vergabe einer Nummerierung der PSP-Zeilen.

Zeilen neu nummerieren#

Die Funktion „Zeilen neu nummerieren“ hat einen systemtechnischen Hintergrund:

Jede Zeile im PSP hat eine fortlaufende Zeilennummer, die beim Anlegen einer neuen Zeile automatisch im 10.000er Schritt vergeben wird. Beim Anlegen neuer Zeilen zwischen bereits vorhandenen Zeilen bekommt die neue Zeile eine Zeilennummer zwischen der ersten und der zweiten Zeile.

Beispiel:
Zwischen 10.000 und 20.000 wird eine Zeile eingefügt, diese erhält die Zeilennummer 15.000. Wird dies oft an der gleichen Stelle durchgeführt, so ist das Einfügen nicht mehr möglich, wenn sich die Zeilennummer nicht mehr im ganzzahligen Bereich befindet. Eine Zeilennummer mit Kommastellen gibt es nicht. Um diesem Problem Abhilfe zu schaffen, werden mit dieser Funktion die Zeilennummern für den kompletten PSP neu vergeben. Damit ist wieder Platz, um neue PSP-Zeilen einfügen zu können.  

Vorgänger berechnen#

Die Funktion „Vorgänger berechnen“ hat als Voraussetzung, dass die Felder Meilenstein, Anzahl der Vorgänger und Vorgänger eingeblendet sind. Es sind Felder, mit denen man die zeitlichen Abhängigkeiten zwischen den einzelnen PSP-Zeilen festlegen kann. Einzelne PSP-Zeilen lassen sich als Meilensteine festlegen. Eine PSP-Zeile kann mehrere Vorgänger haben, die manuell zugewiesen werden können. Die Funktion Vorgänger berechnen stellt dann in das Feld Vorgänger die entsprechende Positionsnummerierung als Info rein. Im Feld Anzahl der Vorgänger steht wie viele Vorgänger dieser Zeile vorangestellt wurden.

Summen +nicht abger. Leist. aktualisieren#

Diese Funktion ist notwendig, wenn sich nach dem Öffnen des PSP Änderungen ergeben, die bei der Summenbildung zum Zeitpunkt der Öffnung noch nicht vorhanden waren (neue Buchungen, Abrechnungen etc.). Eine ständige automatische Aktualisierung ist aus Performance Gründen nicht sinnvoll. Grundsätzlich werden mit jedem Öffnen des PSP die Werte aktualisiert. In der Regel ist es nicht notwendig diese Funktion zu starten, nur in besonderen Situationen.

Verkaufsbeleg erstellen#

Mit der Funktion „Verkaufsbeleg erstellen“ kann im Bereich Verkauf ein Angebot oder ein Auftrag aus den Daten des PSP erstellt werden. Die Steuerung, welche Daten in diese Belege übernommen werden, wird über die Spalte „In VK-Beleg übernehmen“ im PSP festgelegt. Dort kann die PSP-Zeile, die Budgetzeilen oder die Aufgaben ausgewählt werden. Es kann auch definiert werden, dass überhaupt keine Werte von einer Zeile übergeben werden.

Einkaufsbeleg erstellen#

Die Funktion „Einkaufsbeleg erstellen“ unterstützt AnwenderInnen bei der Erstellung von Projekteinkäufen. Es lassen sich aus dem PSP Anfragen und Bestellungen erstellen. Eingekauft werden können alle Artikel und Dienstleistungen (externe Ressourcen) aus dem Projektbudget (Feinbudgetierung). Weiterführende Informationen finden Sie in den Abschnitt „Externe Ressourcen“.

Projektlieferschein erstellen#

Die Funktion „Projektlieferschein erstellen“ wird in Abschnitt „Materialaufwand“ näher erläutert.

Projektbeistellung erstellen#

Die Funktionen „Projektbeistellung erstellen“ wird in Abschnitt „Materialaufwand“ näher erläutert.

Benutzeraufgabe erstellen#

Mit dieser Funktion können neue mit dem Projekt verbundene Benutzeraufgaben erstellt werden. Dabei sind die Benutzeraufgaben automatisch über die Verknüpfungselemente „Verknüpfte Tabelle“ und „Verknüpfter Datensatz“ mit dem aktuellen Projekt verknüpft.

PSP kopieren#

Mit der Funktion „PSP kopieren“ kann bei der Erstellung einer Planung ein PSP vom gleichen oder einem anderen Projekt kopiert werden. Es ist dabei zu beachten, dass Planwerte aus dem Muster-Plan mit kopiert werden können.

Vor Ausüben der Funktion können in einem Auswahlfenster die entsprechende Quelle sowie die Auswahlmodalitäten festgelegt werden.

Die Funktion PSP-Kopieren wird hauptsächlich bei neuen PSP-Versionen innerhalb eines Projektes verwendet. Bei der Anlage eines neuen Projektes bietet es sich an, mit der Projektvorlage zu arbeiten.

Mit der Kopierfunktion kann ein kompletter Strukturplan oder nur ausgewählte Zeilen kopiert werden. Um nur ausgewählte Zeilen zu übertragen, aktivieren Sie den Haken im gleichlautenden Feld. Nach dem OK erhalten Sie die Auswahlmöglichkeit der zu kopierenden PSP-Zeilen. Mit dieser Option ist es auch möglich, Teile des aktuellen PSP in sich selbst zu kopieren.

Wird in einen PSP kopiert, welcher bereits Zeilen enthält, so werden die kopierten Zeilen immer an das Ende angehängt, dabei muss aber eine Autoaktivität in der Projekt Einrichtung eingerichtet sein, damit die Kopierfunktion die Arbeitspaketzeilen automatisch eindeutig anlegen können.

Wenn in einem laufenden Projekt zu einem gewissen Zeitpunkt der aktuelle Stand „eingefroren“ werden soll, kann mittels PSP-kopieren eine neue Version errichtet werden. Diese weitere Version greift auf dieselben Ist-Werte zu. Pro PSP-Version werden aber die Projektbudgetposten extra geführt. Bei den gebuchten Posten wird lediglich ein Bezug aufgebaut. Sobald auf eine PSP-Zeile Ist-Buchungen vorhanden sind, kann diese nicht mehr gelöscht werden. Sofern ein PSP nun irrtümlich kopiert wurde und somit auf bereits vorhandene Buchungen verweist, kann er aus Sicherheitsgründen ebenfalls nicht mehr gelöscht werden. Der PSP muss dann auf beendet gesetzt werden.

Werte aus Budget übertragen#

Die Funktion „Werte aus Budget übertragen“ übernimmt die budgetierten Werte aus den Budgetzeilen und trägt sie in die PSP-Zeilen ein, aufsummiert auf Arbeitspaketebene. Diese Funktion wird nur für Projektstrukturplanzeilen, in welchen das Feld „Budgetübernahme“ markiert wurde, ausgeführt.

Projektkontoposten aktualisieren#

Mit der Funktion „Projektkontoposten aktualisieren“ werden die Projektkontoposten aktualisiert. Sofern in den PSP-Zeilen Menge oder Preise geändert werden, ändern sich die Budgetwerte für das Projektcontrolling. Diese Funktion steht auch projektneutral zur Verfügung in der Projektübersicht, Sie können dazu komfortabel die TellMe-Funktion aufrufen und „Projektkontoposten aktualisieren“ eingeben.

PSP mit Budgetansicht#

Über den Aufruf „PSP mit Budgetansicht“ können Sie den gesamten PSP mit weiteren Informationen einsehen. Weiterführende Informationen finden Sie im Abschnitt „Projektstrukturplan mit Budgetansicht“.

Statistik#

Die Statistik zeigt das Budget des PSP in zweierlei Sichtweisen:

Im Inforegister Budget Projektstrukturplan sind die Werte aus allen PSP-Zeilen enthalten. Dabei werden die Spalten Verkaufsbetrag und Einstandsbetrag aufsummiert angezeigt.

Im Inforegister Feinplanung werden die Werte der einzelnen Budgetzeilen angezeigt. Es werden die Werte aller hinterlegten Budgetzeilen aufsummiert und nach der unten angezeigten Aufteilung angezeigt. PSP-Zeilen, denen keine dezidierten Budgetzeilen (Feinplanung) hinterlegt sind, werden hier nicht berücksichtigt. Inhaltlich gleichen sich die Werte mit den Spalten Einstandsbetrag (Budget) und Verkaufsbetrag (Budget) aus dem PSP.

Bemerkungen#

Bei den „Bemerkungen“ sind die Bemerkungszeilen hinterlegt, die auch über den Aufruf im PSP-Kopf erstellbar und einsehbar sind.

Belege#

Über den Aufruf der Belege können alle offenen und gebuchten Belege, die zu diesem Projekt bestehen aufgelistet werden. Über gezieltes Weiterklicken kann der Beleg von dieser Stelle aus geöffnet werden.

Projekt Soll/Ist Vergleich#

Mit dem Projekt Soll/Ist Vergleich lassen sich bereits erstellte Ist-Daten des Projektes mit den hinterlegten Plandaten gegenüberstellen. Weiterführende Informationen finden Sie im Abschnitt „Soll-Ist-Vergleich“.

Projektkontenposten#

Als Projektkontoposten werden alle Budgeteingaben im Projektbereich erstellt. Der Projektkontenrahmen stellt eine Möglichkeit dar, zusätzlich Auswertungen nach unterschiedlichen Kriterien zu vollziehen. Buchungsroutinen müssen analog zur Finanzbuchhaltung vorab definiert sein. So lässt sich auf der Basis dieser Projektkontoposten ein dezidiertes Projektcontrolling aufbauen. Der Aufruf enthält alle Projektkontoposten des aktuellen Projekts für jeden einzelnen PSP.  

Funktionen im Inforegister PSP Zeilen#

Funktionen#

Zeile verschieben#

Mit der Funktion „Zeile verschieben“ lassen sich die PSP-Zeilen anders anordnen. Dabei muss man die zu verschiebende Zeile zur aktiven Zeile machen und die Funktion aufrufen.

Wenn Sie mit „Ja“ bestätigen, wird die PSP-Zeilenauswahl geöffnet. Hier geben Sie an, an welcher Stelle die Zeile eingefügt werden soll. Es ist die Zeile zu markieren, vor welcher die zu verschiebende Zeile eingefügt werden soll. Ein erneutes Bestätigen setzt die Zeile um. Wichtig ist jetzt, dass die Positionsnummerierung neu durchgeführt wird.

Datum wechseln#

Mit der Funktion „Datum wechseln“ lässt sich für die aktive Zeile das Start- und Enddatum um den einzugebenden Zeitraum verschieben.

Zeile#

Formelberechnung#

Über diesen Menüpunkt kommen Sie in eine Tabelle, in welcher definiert werden kann, auf Basis welcher anderen Projektstrukturplanzeilen sich die Budgetwerte der aktuellen Projektstrukturplanzeile automatisch errechnen soll. Diese Definition kann sowohl für den Budgetwert Einstandsbetrag als auch für Verkaufsbetrag separat bestimmt werden. Verwenden Sie dazu in der Übersicht Formelberechnung die Felder „Verwendung als Berechnungsgrundlage“ und „Verwendung als Berechnungsgrundlage (Verkaufspreis)“.

Damit die Werte auf Basis dieser markierten PSP-Zeilen kalkuliert werden können, müssen im Kopf dieser Übersicht die Felder „Anteil zum Zuweisen (%)“ bzw. „Anteil % für Verkaufspreis“ mit einem Prozentsatz versehen werden. Mit dieser Formelberechnung kann somit z.B. folgendes Szenario abgebildet werden:

Eine PSP-Zeile bildet die Wartungskosten ab, diese sollen automatisch mit 15 % aus den Einstandsbeträgen von zwei anderen PSP-Zeilen (Herstellungskosten und Beschaffungskosten) ermittelt werden.

Für das Szenario, dass sich alle anderen PSP-Zeilen auf eine Sonder-PSP-Zeile beziehen sollen und neue PSP-Zeilen automatisch mit in die Formelberechnung fließen sollen, gibt es im Kopf der Tabelle noch die beiden Felder „Automatische Implementierung einer neuen PSP-Zeile für die Einkaufsberechnung“ und „Automatische Implementierung einer neuen PSP-Zeile für die Verkaufsberechnung“. Die ganze Formelberechnung kann bereits in der Projektvorlage definiert werden.

Qualifikationen#

Unter Qualifikationen können zur Erfüllung des Arbeitspaketes notwendige Qualifikationen hinterlegt werden. Diese können bereits in der Projektvorlage eingerichtet werden. Diese Qualifikationen dienen später in der Funktion „Ressourcen mit Qualifikation zuweisen“ als wichtiger Filter, um geeignete Ressourcen für das Arbeitspaket zu finden.

Dimensionen#

In den Dimensionen werden die zugewiesenen Dimensionswerte der aktiven PSP-Zeile angezeigt.

Arbeitspaket Info#

Über die Auswahl von Arbeitspaket Info lassen sich die Belege anzeigen, in denen das Arbeitspaket von diesem Projekt hinterlegt ist. Ein direkter Einstieg in den Beleg ist jederzeit möglich.

Aktivitätenprotokollposten#

In den Aktivitätenprotokollposten werden jene Posten angezeigt, die über die Aktivitätenerstellung generiert werden. Werden Änderungen im Verkaufsbeleg in das Projekt synchronisiert so können unter VK-Beleg-Proj.budget-Änd.-protokoll die Protokolle dazu gesichtet werden.

Texte#

In den Texten gibt es folgende Optionen:

Vortexte / Nachtexte#

Die Vor- und Nachtexte werden in Verkaufsbelege zum Projekt übertragen und können dort mit ausgedruckt werden. Während die Vortexte vor den Verkaufszeilen gedruckt werden erscheinen die Nachtexte dem Druck der Verkaufszeilen.

Bemerkung#

Hierbei handelt es sich um zeilenbezogene Bemerkungen, die nicht in Folgebelegen verwendet werden.

Formelberechnung#

Hier kann die Berechnung des Einstandspreises in Abhängigkeit der Einstandsbeträge anderer PSP-Zeilen definiert werden. So kann z.B. eine allgemeine Verwaltungszeile 5% der Kosten anderer PSP-Zeilen betragen.

Benutzeraufgabe#

Hier können alle mit dem Projekt verbundenen Benutzeraufgaben eingesehen werden.

Budgetzeilen#

Jedem Projekt können über die PSP-Zeile Planwerte hinterlegt werden. Im Projektverlauf werden Ist-Daten generiert und den Plandaten gegenübergestellt.

Die Branchenlösung bietet nun an, dass diese groben Planwerte auch detailliert budgetiert werden können. D.h. die geplanten Mengen werden auf die unterste Planungsebene aufgeteilt (Ressourcen, Artikel, Sachkonto, Ressourcengruppen). So werden z.B. einzelne Mitarbeiter direkt den Tätigkeiten zugewiesen. Diese Angaben sind die Basis für eine detaillierte Kapazitätsplanung.

Während späteren Verlauf die Budgetierung immer für genau 1 Arbeitspaket erfolgt, kann eine Gesamtübersicht aller Budgetzeilen eines Projektes (über alle Arbeitspakete hinweg) aus der Projektkarte mit Budgetzeilenübersicht aufgerufen werden.

Vorgaben für die Nutzung von Budgetzeilen#

Um die Budgetzeilen sinnvoll nutzen zu können, müssen einige Voraussetzungen in der zugehörigen Projektstrukturplanzeile beachtet werden:

Budgetübernahme:

Auf der Projektstrukturplanzeile kann im Feld „Budgetübernahme“ festgelegt werden, ob die Budgetwerte aus den zugehörigen Budgetzeilen in die Zeile übernommen werden sollen. Ist der Haken gesetzt, werden die Summen der Einstandsbeträge und Verkaufsbeträge aus dem Detailbudget in die Projektstrukturplanzeile übertragen. Bei homogener Planungsstruktur

  • (wenn sowohl in den Budgetzeilen als auch in der PSP-Zeile die gleichen Einheiten verwendet werden)
  • werden zudem auch die Planmengen übertragen und aus den Beträgen ein (durchschnittlicher) Preis (Einstandspreis und Verkaufspreis) ermittelt.

In VK-Beleg übernehmen:

Hiermit kann gesteuert werden ob die PSP-Zeile selbst oder aber die einzelnen Budgetzeilen in einen Verkaufsbeleg (Angebot, Auftrag, Rechnung) übertragen werden sollen.

Unabhängig vom Setting dieser beiden Felder ist eine Erfassung des Aufwandes (z.B. Zeiterfassung) sowohl auf der PSP-Zeile selbst oder auf den Budgetzeilen möglich. Dies steuert die Buchungsebenen auf der Projektkarte.

Erfassung der Budgetzeile#

Der Aufruf für die Erfassung der Projektbudgetzeilen zu einer PSP-Zeile erfolgt entweder über den PSP durch Aufruf der Budgetzeile oder über die Ansicht „Projektstrukturplan mit Budgetansicht“.

Die einzelnen Parameter der Budgetzeilen werden nachfolgend beschrieben:

Feld Beschreibung
Art Die Art kennzeichnet die Budgetmöglichkeiten im Projekt. Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

Ressource
Jede Ressource, welche nicht als Abrechnungsressource markiert wurde, kann im Budget geplant werden.

Artikel
Material- und Handelsartikel können im Budget geplant werden.

Ressourcengruppe
Statt konkreten Ressourcen können auch Ressourcengruppen im Budget verwendet werden. Später können diese durch konkrete Ressourcen ersetzt werden.

Sachkonto
Alle Kosten, die nicht über die oben genannten Arten geplant werden können, werden als Sachkonten geplant. Dazu kann jedes Sachkonto verwendet werden, das als „Direkt in Einkauf“ markiert wurde.
Nr. Angabe des Datensatzes gemäß der ausgewählten Art.
Artikelreferenznr. Die vom Debitor verwendete Artikelreferenz kann zur Suche des richtigen Artikels verwendet werden.
Startdatum Geplanter Start für diese Budgetzeile, wird aus der PSP-Zeile vorbelegt. Der Wert kann jederzeit überschrieben werden.
Enddatum Geplantes Ende für die Budgetzeile. Wird aus der PSP-Zeile vorbelegt. Der Wert kann jederzeit überschrieben werden.
Beschreibung Hier kann die Beschreibung des aktuellen Budgets eingegeben werden. Die Eingabe kann Buchstaben und Zahlen enthalten, darf aber eine max. Länge von 50 Zeichen nicht überschreiten.
Beschreibung 2 Hier kann eine zusätzliche Beschreibung des aktuellen Budgets eingegeben werden. Die Eingabe kann Buchstaben und Zahlen enthalten, darf aber eine max. Länge von 50 Zeichen nicht überschreiten
Arbeitstypencode Dieses Feld enthält den Arbeitstypencode für die Ressource in der Zeile.
Arbeitstypen werden in Verbindung mit der Buchung von Verbrauch und Verkauf in Projekt Buch.-Blättern, Ressourcen Buch.- Blättern, Verkaufsrechnungen usw. verwendet.

Arbeitstypen zeigen die verschiedenen Arten von Arbeit an, die eine Ressource ausführen kann, wie z. B. Überstunden oder Transport.

Die Arbeitstypen können verwendet werden, um verschiedene Preise sowie Verbrauchs- und Abrechnungseinheiten für Ressourcen und Ressourcengruppen einzurichten, abhängig von der Art der ausgeführten Arbeit.
Der Arbeitstypencode wird aus der PSP-Zeile vorbelegt.
Für die Artikel und Sachkonten ist dieses Feld nicht verwendbar.
Budgetübernahme in Einkauf Mit diesem Schalter kann definiert werden, ob der Budgettext (Textzeilen) bei einem Übertrag der Budgetzeile in eine Einkaufsbestellung übertragen werden soll.
Budgetübernahme in Verkauf Mit diesem Schalter kann definiert werden, ob der Budgettext (Textzeilen) bei einem Übertrag der Budgetzeile in einen Verkaufsbeleg mit übertragen werden soll.
Debitorenpreisgruppe Hier kann ein Code aus den hinterlegten Debitorenpreisgruppen hinterlegt werden.
Menge Hier kann die Planmenge der aktuellen Budgetzeile eingetragen werden. Wird hier die Menge mit Enter bestätigt, werden im Hintergrund automatisch von der Anwendung Projektbudgetposten generiert, auf die dieses Feld verlinkt.
Menge (Basis) Zeigt die Menge in der Basiseinheit an. Dieses Feld kann nicht geändert werden, die Planung erfolgt immer in der Planungseinheit (Feld Einheit) im Feld Menge.
Reservierte Menge Menge für Artikel, die bereits für diese Budgetzeile reserviert wurden.
Die Reservierung erfolgt durch einen Dispolauf im Einkauf. Berücksichtigt werden alle Artikel auf Budgetzeilen, die das Disponierkennzeichen haben.
Disponierbar Mit diesem Schalter wird gesteuert, ob eine Budgetzeile disponiert (im Planungslauf berücksichtigt) werden soll oder nicht. Diese Funktion kann nur bei Artikeln verwendet werden, die nicht in Anlagenbaustücklisten verwendet werden (hier erfolgt die Disposition in der Anlagenbaustückliste).
Einkauf bei Kreditor Es wird automatisch der Kreditor aus der Artikelkarte (bzw. Ressourcenkarte bei Externen Ressourcen) eingetragen, kann aber von den BenutzerInnen manuell geändert werden. Dieses Feld wird in der Funktion Einkaufsbestellung erstellen (PSP Form) verwendet. Auch dort kann der Feldinhalt manuell geändert werden.
Menge in Anfrage (Basis) Menge in Lieferanfragen für diese Budgetzeile (Referenzierung wird über Projekteinkauf mit Funktion „Einkaufsbeleg erstellen“ hergestellt).
Menge in Bestellung (Basis) Menge in Bestellungen für diese Budgetzeile (Referenzierung wird über Projekteinkauf mit Funktion „Einkaufsbeleg erstellen“ hergestellt).
Menge geliefert in Einkauf (Basis) In diesem Feld zeigt die Anwendung die schon durch den Lieferanten gelieferte Menge für diese Budgetzeile an.
Verbrauch (Basis) In diesem Feld zeigt das System die verbrauchte Menge für die jeweilige Budgetzeile. Angezeigt werden die gebuchten Projektposten und zwar unabhängig ihrer Entstehung.

Es werden also sowohl Projekteinkäufe also auch Lagerverbräuche (für Artikel) sowie Projektzeitbuchungen (für Ressourcen) angezeigt.
Restauftragsmenge (Basis) Ist die geplante Menge abzüglich der bereits verbrauchten Menge.
Einheitencode Durch die Eingabe einer Ressource oder eines Artikels wird der Einheitencode (Basiseinheit) aus den jeweiligen Stammdaten übernommen. Die Planungseinheit kann geändert werden. Bei Ressourcen ist die Änderung der Einheit nicht möglich, da die Einheit hier vom Arbeitstyp anhängig ist.
Lagerortcode Hier können Sie den Code für den Lagerort eingeben, an dem die in der Zeile aufgeführten Artikel gelagert werden. Um die Lagerortcodes im Fenster Lagerort einzusehen, klicken Sie auf den Lookup-Button rechts neben dem Feld.
Lagerplatzcode In dieses Feld können Sie einen Lagerplatzcode für den Artikel eingeben. Voraussetzung ist, dass Sie einen Lagerortcode in der Zeile angegeben haben. Daraufhin können Sie erst einen Lagerplatzcode für das entsprechende Lager auswählen.
Variantencode Für Artikel können Varianten eingerichtet werden. Hier können die einzelnen Variantencodes ausgewählt werden.
EK-Preis Sobald ein Artikel, Ressource, Sachkonto, Ressourcengruppe mit „Nr." ausgewählt wurde, wird der EK-Preis von der jeweiligen Karte automatisch von der Anwendung übernommen. Der EK-Preis kann aber auch manuell eingegeben werden.
Einstandspreis Dieses Feld wird automatisch mit dem Einstandspreis der gewählten Art und Nr. gefüllt. Der Wert kann jederzeit überschrieben werden.
Einstandsbetrag Der Wert ermittelt sich aus der Menge multipliziert mit dem Einstandspreis. Der Wert wird in den Projektbudgetposten gespeichert und von dort abgerufen.
Faktor 1 Beinhaltet den Verrechnungsfaktor von EK-Preis zu VK-Preis. Einstandspreis x Faktor 1 = VK-Preis.
Kalk. Zuschlag 1 % Das Feld beinhaltet den Faktor 1 in %-Angaben.
Kalk. Zuschlag 1 Das Feld beinhaltet den Zuschlag je Einheit, der sich aus dem Zuschlag 1 ergibt.
Basisbetrag für Kalk 2 Für einen weiteren Zuschlag kann ein Faktor 2 eingegeben werden. Der Basisbetrag dazu ergibt sich aus dem Einstandspreis + dem Kalk. Zuschlag 1.
Faktor 2 Manuell einzugebender Zuschlagsfaktor oder über die Vorgabe aus dem Projekt vorbelegt. Der Faktor 2 bezieht sich auf den
Kalk. Zuschlag 2 % Das Feld beinhaltet den Faktor 2 in %-Angaben.
Kalk. Zuschlag 2 Das Feld beinhaltet den Zuschlag je Einheit, der sich aus dem Zuschlag 2 ergibt.
Basisbetrag für Kalk 3 Für einen dritten Zuschlag wird hier der Basisbetrag angegeben. Er entspricht dem Einstandspreis. Damit ist Zuschlag 3 ein paralleler Zuschlag zu den beiden anderen Zuschlägen.
Faktor 3 Manuell einzugebender Zuschlagsfaktor oder über die Vorgabe aus dem Projekt vorbelegt. Der Faktor 3 bezieht sich auf den Basisbetrag für Kalk 3.
Kalk. Zuschlag 3 % Das Feld beinhaltet den Zuschlag je Einheit, der sich aus dem Zuschlag 3 ergibt.
Abrechnungseinheit Planungseinheit der Abrechnungsmenge. Es wird immer automatisch die Basiseinheit des Artikels vorgeschlagen. Die Abrechnungseinheit kann manuell geändert werden. Bei Ressourcen ist die Änderung der Einheit nicht möglich, da die Einheit hier vom Arbeitstyp anhängig ist.
Abrechnungsmenge Soll dem Kunden eine vom budgetierten Aufwand abweichende Menge angeboten und abgerechnet werden, dann kann hier eine abweichende Abrechnungsmenge eingetragen werden. Ansonsten ist Abrechnungsmenge = Menge. Die Abrechnungsmenge wird in Abrechnungseinheitencode geführt.
Abrechnungsmenge (Basis) Abrechnungsmenge in Basiseinheit. Dieses Feld kann nicht geändert werden. Die Planung erfolgt immer in der Abrechnungseinheit.
VK-Preis Sobald ein Artikel, Ressource, Sachkonto, Ressourcengruppe mit „Nr." ausgewählt wird, wird der VK-Preis von den jeweiligen Stammdaten oder Projektpreisen automatisch von der Anwendung übernommen. Der VK-Preis kann aber auch manuell eingegeben werden. Ist in den Zuschlägen 1 bis 3 ein Zuschlag eingetragen, wird der VK-Preis auf Basis des Einstandspreises ermittelt.
Zeilenrabatt % Der Zeilenrabatt % wird wie der VK-Preis aus den Stammdaten oder den Projektpreistabellen gezogen, kann aber manuell geändert werden.
Zeilenrabattbetrag Wird errechnet aus dem Feld Zeilenrabatt %, kann nicht manuell geändert werden.
Verkaufsbetrag Der Wert ergibt sich aus der Multiplikation von Abrechnungsmenge und VK-Preis. Im Hintergrund werden Projektbudgetposten gebildet, aus denen sich rechnerisch die Zahl zusammensetzt.
Manueller Verkaufspreis Dieses Feld wird automatisch gesetzt, wenn ein Verkaufspreis von dem/der AnwenderIn manuell geändert wurde. Damit wird sichergestellt, dass keine neue Preisfindung diesen Preis überschreibt, wenn eines der preisrelevanten Felder (Datum, Ressourcennr. etc.) verändert wird. Das Feld kann manuell geändert werden, so dass der/die AnwenderIn steuern kann, ob eine Preisfindung erfolgen soll oder nicht. Bei einigen Feldänderungen ist aber trotz gesetztem Feld eine neue Preisfindung zwingend erforderlich. (Siehe Tabelle im Anschluss "Manueller Verkaufspreis").
Kostenstellencode Hier können Sie einen Dimensionswertcode auswählen. Klicken Sie auf den Lookup Button in dem Feld, um sich die Dimensionswertcodes anzusehen, die Sie für diese Dimension in der Tabelle Dimensionswerteingerichtet haben.
Es wird hier die erste globale Dimension dargestellt. Der Feldname wird bei Hinterlegung der Dimension entsprechend umbenannt.
Die Angabe wird aus der Ressource, dem Artikel, vom Projekt oder vom Arbeitspaket vorbelegt. Sie kann nach Bedarf überschrieben werden.
Kostenträger Code Hier können Sie einen Dimensionswertcode auswählen. Klicken Sie auf den Lookup Button in dem Feld, um sich die Dimensionswertcodes anzusehen, die Sie für diese Dimension in der Tabelle Dimensionswerteingerichtet haben.
Es wird hier die zweite globale Dimension dargestellt. Der Feldname wird bei Hinterlegung der Dimension entsprechend umbenannt.
Die Angabe wird aus der Ressource, dem Artikel, vom Projekt oder vom Arbeitspaket vorbelegt. Sie kann nach Bedarf überschrieben werden.

Manueller Verkaufspreis#

Gepl. Art Art Nr. Menge Arbeitstyp Startdatum
Ressourcengruppe Artwechsel innerhalb Ressourcen – Nein Wechsel auf Artikel oder Sachkonto - JA Nein Nein Ja Nein
Artikel Ja Ja Nein nicht relevant Nein
Sachkonto Ja Nein Nein nicht relevant Nein

Für die Verwendung der Budgetzeilen als Budgetaufgaben (Abschnitt "Budgetaufgabe") sind folgende Felder wichtig:

Feld Beschreibung
Aufgabennr. Alle Budgetaufgaben für Ressourcen/-gruppen in Budgetzeilen bekommen eine fortlaufende eindeutige Nummer, welche innerhalb des Mandanten eindeutig ist. Durch diese Nummer ist eine Referenzierung zu einer Budgetzeile als Budgetaufgabe eindeutig. Die Nummer wird automatisch aus der Nummernserie der Projekt Einrichtung gezogen und kann nicht geändert werden.
Priorität Einer Aufgabe kann eine Priorität zugewiesen werden. Dies ist lediglich eine Info und hat keine Funktion und wird je nach Rollencenter in unterschiedlichen Stapeln angezeigt.
Status Dies ist der Bearbeitungsstatus einer Aufgabe. Jede Aufgabe hat nach der Errichtung „nicht begonnen“ als Status. Sobald die erste Zeit-Buchung auf eine Aufgabe gebucht wurde wird der Status automatisch auf „in Arbeit“ umgesetzt. Die MitarbeiterInnen können nur Aufgaben in diesen beiden Status zur Zeitmeldung verwenden. Aufgaben in anderen Status sind für sie bei der Zeiterfassung unsichtbar. Mit der Zeiterfassung kann ein/e MitarbeiterIn eine Aufgabe auf den Status „beendet“ setzen, in dem er eine Fertigstellung in Höhe von 100 % meldet. Alle anderen Status werden vom Projektleiter manuell gesetzt. Er kann auch eine Aufgabe von „beendet“ wieder auf „in Arbeit“ zurücksetzen, um Nachbuchungen zu ermöglichen.
Fortschritt % Mit der Zeiterfassung kann ein/e MitarbeiterIn einen Fortschritt der Aufgabe entweder in Prozent erfassen oder durch die Angabe der noch benötigten „Restmenge zur Fertigstellung“. In beiden Fällen wird auf der Budgetzeile das jeweils andere Feld sowie die Felder „Erwartete Gesamtmenge“ und „Erwarteter Gesamtbetrag (MW)“ auf Basis der Planmenge und der bereits gebuchten Zeiten (Verbrauch (Basis) + Menge Zeitobligo (Basis) errechnet.
Menge Das ist die Planmenge (=Budgetmenge) der Aufgabe.
Verbrauch (Basis) Das sind die bereits verbrauchten Stunden zu einer Aufgabe welche vom Projektleiter bereits freigegeben wurden.
Menge Zeitobligo (Basis) Das sind die bereits auf das Projekt gebuchten aber noch nicht vom PL freigegebenen Stunden.
Restmenge zur Fertigstellung Wird entweder vom System automatisch errechnet (siehe Feld Fortschritt %), oder wird von den MitarbeiterInnen bei der Zeitmeldung mit angegeben.
Erwartete Gesamtmenge Wird vom System automatisch errechnet (siehe Feld „Fortschritt %“).
Erwarteter Gesamtbetrag (MW) Wird vom System automatisch errechnet (siehe Feld „Fortschritt %“).
DB
DB %
Weist den Plan-Deckungsbeitrag für diese Planzeile aus.
Aktueller DB
Aktueller DB %
Weist den aktuellen-Deckungsbeitrag für diese Planzeile aus. Funktioniert nur, wenn neben Aufwände auch Erlöse auf diese Planzeile gebucht werden.
Verk. an Debitor Hier kann ein vom am Projekt abweichender Rechnungsempfänger eingetragen werden. Dies ist nur zulässig, wenn die Abrechnungsintegration (die Ebene auf welcher Verkaufsbelege erstellt werden) auf der Ebene = Budgetzeile definiert ist. Alternativ ist die Eingabe auf den Budgetzeilen möglich (bei entsprechender Abrechnungsintegration).
Bei abweichenden Debitoren werden bei der Erstellung von Verkaufsbelegen und bei der Abrechnung aus dem Abrechnungsvorschlag separate Verkaufsbelege erstellt.

Im unteren Bereich der Budgetzeilen sind folgende Werte aufgeführt:

Hier wird angezeigt, wie viele Ressourcen geplant wurden. Dazu wird informativ der aufsummierte Einstandsbetrag und Verkaufsbetrag angezeigt. Dieselbe Aufstellung gibt es für die Artikel und die direkten Budgetzeilen auf Sachkonten.

In der Ressourcenzeile wird zusätzlich die Gesamtstundenzahl der Aufgaben zur zugehörigen PSP-Zeile angezeigt.

Zu jeder Zeile gibt es die Auflistung des für diese Art vergebenen Rabattes, DB, DB % sowie die Beträge in der verwendeten Währung.

Budgetaufgaben#

Budgetzeilen können einer groben Planung dienen, indem die Budgetzeilen Ressourcengruppen zugewiesen werden. Die Planung umfasst den Bedarf der voraussichtlich benötigten Arbeitsleistung, um das Arbeitspaket erledigen zu können.

Über Budgetzeilen können aber auch gezielt Tätigkeiten konkreten Bearbeitern oder Gruppen zugewiesen werden. Mit einer feineren Planung über einzelne Aufgaben ist eine Budgetzeile nicht nur eine Planungszeile, sondern auch eine Budgetaufgabe.

Auf diese Aufgaben können in der Zeiterfassung durch die Ressourcen/-gruppen Aufwände (Zeiten, Verbrauch) erfasst werden. In den Budgetzeilen bekommen sie eine fortlaufende Aufgabennummer, welche innerhalb eines Mandanten eindeutig ist. Die Nummer wird automatisch aus der Nummernserie der Projekt Einrichtung gezogen und kann nicht geändert werden.

Im Grunde sind die Budgetaufgaben nichts anderes als ein fein detailliertes Projektbudget. Genügt in den ersten Planungsphasen (Angebotskalkulation) eines Projektes noch eine grobe Planung, so wird später daraus eine immer detailliertere Planung, indem aus den Budgetzeilen auf Ressourcengruppen einzelne Aufgaben auf konkrete Ressourcen erstellt werden. Dazu kann die Funktion „Zeile splitten“ verwendet werden. Ist keine konkrete Ressource für eine Aufgabe zuzuordnen, so kann diese auch auf einer Ressourcengruppe bleiben.

Eine Übersicht über aller Budgetaufgaben eines Projektes erhalten Sie auf der Projektkarte über den Punkt „Budgetaufgabenübersicht“.

Menüregisterkarte Aktionen#

Ressourcen mit Ressourcenqualifikationen zuweisen#

Sind in einer PSP-Zeile Qualifikationen hinterlegt, so können die Ressourcen entsprechend dieser Qualifikationen zugewiesen werden. Bei der Auswahl der entsprechenden Ressource für eine Budgetaufgabe können nur die qualifizierten Ressourcen vorgeschlagen werden.

Mit der Funktion „Ress. mit Qualifik. zuweisen“ über das Menüband > „[…]“ > „Aktionen“ können Sie die geeigneten Ressourcen finden.

Der Aufruf der Funktion führt Sie zu einer entsprechenden Matrix.

In dieser Matrix werden nur diejenigen Ressourcen angezeigt, welche alle erforderlichen Qualifikationen mit sich bringen. Durch den Aufruf Schnellzuweisung wird die ausgewählte Ressource in die Aufgabe übertragen.

Hinweis

Die Qualifikationen der Ressourcen können in der Ressourcenkarte hinterlegt werden.

Stückliste entfalten#

Wurde einem Arbeitspaket in der Arbeitspaketübersicht eine Stückliste zugeordnet, wird diese mit der Funktion „Stückliste entfalten“ in ihre Einzelzeilen aufgespalten.

Hinweis

Die Funktion „Stückliste entfalten“ kann für mehrere markierte Arbeitspaketzeilen (PSP-Zeilen) gleichzeitig ausgeführt werden.

Menge verteilen#

Durch die Funktion „Menge verteilen“ wird die Menge der Budgetzeile auf den Zeitraum der Budgetzeile zwischen Start- und Enddatum gleichmäßig verteilt, wobei das Verteilungsintervall ausgewählt werden kann. So können die Mengen auf die Wochen oder Monate oder sogar tagesgenau verteilt werden. Der Default „Verteilungsintervall“ kann in der Projekteinrichtung vorgegeben werden. Die Projektbudgetposten werden bei der Verteilung angepasst. D.h. eine Menge von 20 wird bei einem Zeitraum von zwei angefangenen Monaten auf je 10 pro Monat verteilt.

Zeile aufteilen#

Die Funktion „Zeile aufteilen“ ermöglicht es, eine im ersten Schritt grob auf eine Ressourcengruppe geplante Budgetaufgabe teilweise an eine konkrete Ressource zu vergeben.

Zur besseren Abschätzung der Splittmenge sind alle relevanten Mengen zur Budgetzeile aufgeführt. Im Feld „Neue Art“ kann entweder eine Ressource oder Ressourcengruppe gewählt werden. Im Feld „Neue Nr.“ kann je nach vorheriger Auswahl eine Ressource und/oder eine Ressourcengruppe ausgewählt werden, welche nun Teile der Aufgabe zugewiesen bekommen soll. Die Aufsplittung der geplanten Menge kann entweder über die Eingabe der „Splittmenge neue Zeile“ oder über die Angabe der noch zu verbleibenden Menge für die alte Budgetzeile im Feld „Restmenge aktuelle Zeile“ erfolgen. In beiden Fällen erfolgt die Berechnung des jeweiligen anderen Feldes auf Basis der Budgetmenge. Eine Erhöhung der Gesamtenbudgetmenge kann hier nicht erfolgen, dies muss nach dem Splitten in einer oder gar in beiden Budgetzeilen erfolgen. Sollen beide Budgetzeilen unter der gleichen Aufgabennummer laufen so kann dies im Feld „Aufgabennr. beibehalten“ definiert werden. Dies ist dann sinnvoll, wenn es sich nach dem Splitt dennoch um die gleiche Aufgabe handelt und die einzelnen Splitt-Budgetzeilen eventuell später zusammen betrachtet werden sollen.

Arbeitspaket wechseln#

Mit der Funktion „Arbeitspaket wechseln“ können Sie mit einer Budgetzeile auf eine andere PSP-Zeile umziehen, auch wenn bereits Posten auf die Budgetzeile gebucht wurden.

Sind zu der entsprechenden Budgetzeile bereits Posten vorhanden, werden diese automatisch mit der Budgetzeile auf die neue PSP-Zeile verschoben. Eventuell findet auch eine neue Preisfindung statt.

Bedarfsverursacher#

Über den Bedarfsverursacher kann ermittelt werden, ob zu dieser Budgetzeile ein entsprechender Bedarfsdecker (z.B. Bestellung) vorhanden ist. Auf den Bedarfsdecker kann aus der Form Bedarfsverursacher zugegriffen werden. Umgekehrt kann z.B. aus einer Bestellung heraus über den Bedarfsverursacher ebenfalls die Budgetzeile geöffnet werden.

Die aus den Einkaufs- und Verkaufsbelegen bekannte Artikelsuche nach Attributen steht auch in den Budgetzeilen zur Verfügung.

An Kaleder senden#

Eine konkrete Budgetaufgabe kann auch als Outlookaufgabe an den zuständigen MitarbeiterIn gesendet werden.

Wichtig ist, dass für die eingetragene Ressource in der Benutzereinrichtung eine gültige E-mail-Adresse eingetragen hat.

Mit dem Versenden erhält der/die MitarbeiterIn / in eine E-Mail mit dem Kalendereintrag und folgenden Informationen:

  • Beschreibung der Aufgabe
  • Start / Enddatum
  • Projektnummer / Aufgabennr.
  • Projektleiter
  • Kundenname
  • Telefonnr. Kunde

Wird der Status der Budgetaufgabe auf storniert oder zurückgestellt gesetzt, wird die Outlookkalenderaufgabe automatisch zurückgerufen.  

Datum wechseln#

Die Funktion „Datum wechseln“ öffnet ein Eingabefenster, über das eine Zeitaufholung bzw. ein Zeitaufschub eingegeben werden kann.

Mit dieser Funktion können Sie genau den Zeitraum für die Verschiebung der Budgetaufgabe durch Eingabe einer Datumsformel definieren (T = Tag(e); W = Woche(n); M = Monat(e); Q = Quartal(e); J = Jahr(e): usw.).

Bei der Eingabe einer falschen Angabe wird auf die falsche Eingabe hingewiesen und die richtigen Erfassungsdaten erklärt.

Mit dieser Funktion kann aufgrund von evtl. geänderten Lieferdaten das Budget angepasst werden. Das Start- und Enddatum ändert sich für die betroffenen Budgetzeilen entsprechend. In der Abfrage geben Sie den entsprechenden Wert ein.

Datum zuordnen#

Mit dem Aufruf „Datum zuordnen“ wird zuerst eine Matrix geöffnet, die die Projektbudgetzeilen in einer zeitlichen Matrix zeigt. Das System setzt den gesamten Aufwand auf das Startdatum.

Aus dieser Matrix kann die Menge gezielt auf Ebene der Projektbudgetposten detailliert geplant werden, d.h. die Menge kann kalendarisch für die hinterlegte Ressource oder den Artikel geplant werden. Die Unterteilung geht von Tag genau bis zu Jahres genau. In den einzelnen Zeitabschnitten kann nun manuell die Budgetmenge zugewiesen werden. Dabei werden Projektbudgetposten gebildet.

Die Projektbudgetposten bilden die feinste Planungsebene. Sie bilden die Grundlage für die Ressourcenkapazitätsplanung (siehe „Kapazitätsplanung“).

Art + Nr. ändern#

Die Funktion „Art + Nr. ändern“ bringt eine gewisse Flexibilität in die Planung. Generell können diese beiden Felder einer Budgetzeile geändert werden, solange noch keine Zeitbuchung auf die Aufgabe erfolgte. Danach muss mit der Funktion Zeile splitten eine neue Budgetzeile errichtet werden. Wenn eine Budgetzeile lediglich von einer Ressource auf eine andere umgeplant werden soll, dann kann dies direkt in der Budgetzeile ohne diese Funktion durchgeführt werden. Lediglich bei einem Wechsel von einer Ressourcengruppe auf eine konkrete Ressource muss aus technischen Gründen diese Funktion verwendet werden.

Reservieren#

Mit „Reservieren“ kann für die aktuelle Budgetzeile manuell eine Reservierung auf einen Bedarfsdecker (Lagerbestand, Einkaufsbestellung etc.) erstellt werden.

Projektposten zuweisen#

Diese Funktion hängt mit der Eindeutigkeit einer Budgetzeile zusammen. Zur Zuordnung von Projektposten (=Istwerte) wird die Zeilennummer einer Budgetzeile in die Projektposten eingetragen. Diese Zuordnung geschieht in der Regel automatisch beim Buchen des Projektverbrauches. Sollte eine Budgetzeile für das System nicht eindeutig zuordenbar sein, weil z.B. ein Artikel mit mehr als einer Budgetzeile zu einer PSP-Zeile geplant wurde, so muss die Zuordnung manuell erfolgen. Diese manuelle Zuordnung kann auch nach der Buchung mit der Funktion „Projektposten zuweisen“ erfolgen.

Über die Form können alle Projektposten der PSP-Zeile zur aktuellen Budgetzeile zugewiesen werden. Dabei gilt folgendes:

  • Einer Ressourcenbudgetzeile können nur Ressourcenposten der gleichen Ressource zugewiesen werden.
  • Einer Ressourcengruppe können nur Ressourcenposten der gleichen Ressourcengruppe (Ressource muss Mitglied der Ressourcengruppe sein) zugewiesen werden.
  • Einer Artikelbudgetzeile können nur Artikelposten der gleichen Artikelnummer zugewiesen werden.
  • Einer Sachkontobudgetzeile können nur Sachkontozeilen der gleichen Sachkontonummer zugewiesen werden.

Zuweisen:
Die Zuweisung erfolgt für alle markierten Posten mit dem Aufruf „Verbinden“.

Trennen:
Vorhandene Zuweisungen (Feld Budgetzeilennummer ist gefüllt) können mit dem Aufruf „Trennen“ gelöst werden.

Zeile#

Karte#

Über diesen Aufruf öffnet man die Budgetzeilenaufgabenkarte.

Artikelverfügbarkeit#

Diverse Artikelverfügbarkeitsübersichten sind analog zu den gleichnamigen Artikelverfügbarkeiten in den Verkaufsbelegen.

Dimensionen#

Hier werden die Dimensionen angezeigt, die der Budgetzeile hinterlegt sind.

Reservierungsposten#

Über den Menüpunkt „Reservierungsposten“ können Sie die für die Budgetzeile reservierten Artikel aufrufen.

Vorgänger / Nachfolger#

Jeder Budgetzeile können Vorgänger und / oder Nachfolger zugeordnet werden. Diese werden zur Planung in der PSP-Terminplanung verwendet.

Vortext/Nachtext#

„Vortext/Nachtext“ können Zeilentexte zu den Budgetzeilen hinterlegt werden, welche in die Verkaufs- und / oder Einkaufsbelege übertragen werden können.

Bemerkung#

Bei „Bemerkung“ können interne Bemerkungen zur Budgetzeile hinterlegt werden.

Budgetaufgaben Navigate#

Über die Aufgabennummer wird ermittelt wo diese Aufgabe (Budgetzeilenaufgabe) verwendet wird. Gesucht wird in Einkaufs- und Verkaufsbelegen, sowie in Projekt- und Zeitposten, ZDE-Zeilen und Arbeitszeitnachweise.

Ressource#

Ressourcen pro Projekt#

Mit dem Aufruf „Ressourcen pro Projekt“ können die geplanten Projektbudgetposten pro Projekt und pro ausgewählter Ressource eingesehen werden. Berücksichtigt werden immer nur die Posten des aktuellen PSP. Sobald ein anderer PSP aktiviert wird, ändert sich der Andruck der Werte.

Über den Lookup können die einzelnen Posten wieder im Detail eingesehen werden. Änderungen können in den Posten hier nicht gemacht werden.

Ressourcengr. pro Projekt#

Der Aufruf der „Ressourcengr. pro Projekt“ ist identisch aufgebaut. Lediglich bezieht sich der Auswahlfilter nicht auf einzelne Ressourcen, sondern auf Ressourcengruppen.

Kapazitätsplan#

Über den Kapazitätsplan werden für alle Ressourcen die Kapazitätswerte angezeigt. Es können mehrere Filteroptionen gewählt werden. Angezeigt werden immer die Werte der aktiven PSP. Im Abschnitt „Kapazitätsplanung“ werden diese Punkte ausführlich behandelt.

Ress. mit Qualifik. Zuweisen#

Die Planungsfunktion „Ress. mit Qualifik.“ zuweisen bietet die Möglichkeit, speziell Ressourcen in das Budget zu übernehmen, die gewisse Qualifikationen haben. Diese Qualifikationen müssen zuvor bei den Ressourcen hinterlegt werden. Den Arbeitspaketen (=PSP-Zeilen) können bereits notwendige Qualifikationen zugeordnet werden, die hier als Filter für eine geeignete Ressource dienen. Die Filterung kann aber auch manuell erfolgen.

Angezeigt werden alle Ressourcen mit den unterschiedlichen Kapazitätswerten, d.h. mit der Bruttokapazität, den Abwesenheiten, den bereits in Angeboten oder Aufträgen verplanten Werten. Über den Command-Button „Schnellzuweisung“ können Ressourcen auf einfache und schnelle Weise in das Budget übernommen werden. Die weitere Planung z.B. Mengen, erfolgt dann in den Budgetzeilen.

Mit der Funktion Detailzuweisung gelangen Sie in eine Matrix in welcher eine detaillierte Zuweisung per Mengenplanung pro Woche erfolgt.

Projektstrukturplan mit Budgetansicht#

Im Projektstrukturplan mit Budgetansicht wird der PSP zusammen mit den Budgetzeilen dargestellt. Der Aufruf zeigt immer die aktive Version des PSP an. Während oben der PSP gezeigt wird, sind in mehreren weiteren Teilfenstern die zur gerade aktiven PSP-Zeile gehörenden Textzeilen, Bemerkungen und vor allem die Budgetzeilen dargestellt. Die Werte der Fensteransichten beziehen sich immer auf die gerade von dem/der AnwenderIn angewählte PSP-Zeile.

In einer Zeilen-Statistik rechts werden zur aktiven PSP-Zeile die geplante Ressourcenmenge sowie das Budget unterteilt nach Art mit Einstands- und Verkaufsbeträgen dargestellt. In den Zeilen „Budgetzeile Summe“ werden die Budgetwerte aufsummiert. In den Zeilen „PSP Zeile“ werden die Werte aus der PSP-Zeile gegenübergestellt. Abweichungen zwischen PSP- Zeile und Feinbudget sind hier sofort zu erkennen. In den Zeilen „Verbrauch“ werden die bereits erreichten Verbrauchswerte auf der Basis Einstands- und Verkaufsbetrag dargestellt.

In den Zeilen „Faktura“ zeigt die Zeile „Verkauf-Verkaufsbetrag“ den bereits fakturierten Betrag. Darunter steht in der Zeile „n. abgerech. Leistungen“ der noch offene Betrag, welcher aufgrund des Leistungsfortschritts an den Kunden in Rechnung gestellt werden kann (abhängig von der Abrechnungsart der PSP-Zeile).

Die Funktionen sind die gleichen wie in den beiden Einzelansichten Projektstrukturplan + Budgetzeilen.

Kapazitätsplanung#

Für die Kapazitätsverwaltung sind die Festlegung der Kapazitätsverfügbarkeit sowie die Planung des Kapazitätsbedarfs notwendig. Für eine aussagefähige Kapazitätsverwaltung müssen diese beiden Größen zueinander in Bezug gesetzt werden. Erst dann ist es möglich, sinnvolle Aussagen aus den Daten zu ziehen.

Im Abschnitt „Kapazität einrichten“ wurde die Einrichtung der Ressourcenverfügbarkeit auf Ebene der einzelnen Ressourcen wie auch für die Ressourcengruppen aufgezeigt. Jede Ressource, oder kumuliert jede Ressourcengruppe, hat je nach Vereinbarung ein gewisses Angebot an Kapazitäten. Diese Kapazitäten werden den Planzeilen im PSP zugeordnet.

Im Kapazitätsplan werden diese Daten aufgezeigt und die Differenz zwischen Verfügbarkeit und dem bereits erfolgten Verbrauch sowie dem Restbedarf dargelegt. Eine revolvierende Planung ist somit sehr schnell umsetzbar.

Vorausgesetzt wird hier, dass jeder Ressource eine Kapazität zugrunde gelegt ist. Zudem wird ein pauschaler Basiskalender, über den die Wochenenden und Feiertage gepflegt sind, bei der Verfügbarkeit berücksichtigt.

Der Kapazitätsplan kann von mehreren Orten aufgerufen werden, sowohl aus dem Bereich der Ressourcen wie auch vom Projekt über den Aufruf „Kapazitätsplan“ in der Gruppe „Planung“ oder aus den Projektbudgetzeilen. Je nach Aufruf wird der Datumsfilter vorbelegt.

Die Struktur des Kapazitätsplans erfolgt nach folgenden Kriterien:

Die Ressourcen werden nach Ressourcengruppen ausgegeben. Zudem wird pro Ressourcengruppe die Summe mit angezeigt.

Ganz oben stehen die Ressourcen, die keiner Ressourcengruppe zugeteilt wurden. Deshalb sollte darauf geachtet werden, dass alle Ressourcen sinnvoll einer Ressourcengruppe zugeordnet sind.

Feld Beschreibung
Kapazität Die Plankapazitäten werden in der Spalte „Kapazitäten“ abgebildet. Das System greift hier auf die pro Ressource hinterlegten Ressourcenkapazitätsposten zu. Buchbare Größen sind mit einem Spiegelstrich vorab gekennzeichnet. Diese können nämlich in der Planung angesprochen werden. Zudem werden Summenzeilen pro Ressourcengruppe gebildet.
Abwesenheit In der Spalte „Abwesenheit“ werden die Fehl-Stunden der Ressource angezeigt. Diese werden über die Abwesenheitsregistrierungen im Personalmodul erzeugt.
Netto Kapazität Gibt die Nettokapazität der Ressource an.
Budget Angebot
Budget Auftrag
In den Spalten „Budget (Angebot)“ und „Budget (Auftrag)“ werden die bereits gebildeten Projektbudgetposten angezeigt. Die Angabe erfolgt auf der Ebene der Ressource. Zusätzlich wird angegeben, in welchen Projekten diese Budgetierung erfolgte. Pro geplantes Projekt wird eine Zeile zur Ressource ausgegeben mit wie viele Stunden die Ressource hier verplant wurde. Der Projektstatus bestimmt, in welche der beiden Spalte der Planwert eingetragen wird.
Gebuchte Projektzeit Gibt die gebuchten Projektzeiten der Ressource an.
Auslastung Die Spalte „Auslastung“ zeigt den Grad der (geplanten) Auslastung der Ressource an.
Abweichung In der Spalte „Abweichung“ werden die „offenen“ Stunden angegeben. Je nach Vorgabe des „Varianzfilters“, im unteren Filterbereich der Seite, ergeben sich folgende Varianz-/Abweichungswerte:

Netto Kapazität - Budget
der Varianzwert beinhaltet die verfügbare Kapazität (Bruttokapazität - Abwesenheiten(Urlaub/Gleitzeit)) abzüglich der aufsummierten Budgetwerten.

Netto Kapazität - Gebuchte Zeit
der Varianzwert zeigt die Differenz zwischen Netto Kapazität und bereits erfasster Arbeitsstunden, damit ist sichtbar, von welcher Ressource noch Zeitbuchungen zu erwarten sind.

Kapazität - Gebuchte Zeit
Wie oben, jedoch wird die Differenz zwischen der Bruttokapazität und bereits erfasster Arbeitsstunden aufgelistet, diese Option ist dann sinnvoll, wenn für Abwesenheiten (Urlaub etc.) auf Sonderprojekte gebucht wird.

Budget - Gebuchte Zeit
der Varianzwert beinhaltet die aufsummierten Budgetwerte abzüglich die erfassten Arbeitsstunden.

Sobald der Varianzfilter geändert wurde, muss die Page mit „OK“ geschlossen werden und neu aufgerufen werden. Erst dann wird die Neuberechnung der Werte angestoßen. Der Filter zeigt dabei immer den ersten der möglichen Auswahlen an, unabhängig des angewendeten Filters.

Über den Aufruf „in Excel öffnen“ im Menüband, können Sie die ermittelten Werte in Excel exportieren. Vor dem Export sind die Werte für den Datumsfilter auszuwählen.

Projektterminplanung#

Wurde bisher von einer Projektplanung im Sinne von Mengen und Werten gesprochen, so kann in der Branchenlösung auch eine Projektterminplanung durchgeführt werden. Dazu gibt es eine Planungsfunktion.

In dieser Planungsfunktion kann sowohl auf PSP-Zeilenebene als auch auf Budgetzeilenebene geplant werden. Sowohl Start- / Enddatum als auch Dauer, fixierte Termine und Vorgängerbeziehungen werden dabei berücksichtigt.

Vorgängerbeziehungen#

Die Vorgängerbeziehungen sind eine Grundlage, um Terminplanungen überhaupt durchzuführen. Vorgängerbeziehungen können sowohl auf Arbeitspaketebene als auch auf Budgetzeilenebene definiert werden.

Über Vorgänger / Nachfolger zuweisen können der aktuellen Position andere Positionen zugewiesen werden. Es erscheint eine entsprechende Auswahl.

Die Beziehung kann noch mit einer Art und einem Zeitabstand in Tagen spezifiziert werden.

Die Art richtet sich dabei nach den Arten wie sie bei Vorgängerbeziehungen in MS-Project gebräuchlich sind.

Dauer in Tagen#

Sowohl auf den Arbeitspaketen als auch in den Budgetzeilen kann neben dem Start- und Enddatum auch die Dauer in Tagen gepflegt werden.

Dabei werden die Daten wie folgt automatisch berechnet, wobei bei der Dauer nur Werktage berücksichtigt werden. rot = von AnwenderIn geändert grün = Berechnet

)

Fixes Startdatum / Fixes Enddatum#

Start- und / oder Enddatum einer PSP-Zeile / Budgetzeile können über die gleichlautenden Felder fixiert werden. Dies wird später in der Planungsfunktion berücksichtig. In der direkten Eingabe auf der PSP-Zeile / Budgetzeile wird dies nicht geprüft.

Nicht in Planung einbeziehen#

Es gibt auf den PSP-Zeilen das Feld „Nicht in Planung einbeziehen“, damit können Arbeitspakete, welche reine Kostensammler darstellen (z.B. Reisekosten, Lizenzkosten etc.), also welche als Arbeit gar nicht geplant werden sollen, von der Planung ausgeschlossen werden.

Planungsrichtung#

Auf der Projektkarte kann im Feld „Planungsrichtung“ definiert werden, ob die Projektplanung als Vorwärts oder Rückwärts-Terminierung durchgeführt werden soll.  

PSP-Terminplanung#

Die eigentliche Planung wird in einem eigenen Planungsfenster durchgeführt. Sie erreichen dieses Planungsfenster über den Menüpunkt „PSP Terminplanung“.

Ist für den Projektstrukturplan bereits eine Planungssimulation vorhanden, erscheint eine entsprechende Meldung mit der Abfrage, ob diese überschrieben werden sollen.

Wird diese Meldung mit „Ja“ bestätigt, werden die hinterlegten Simulationswerte aus einer vorherigen Planung gelöscht.

Im Planungsfenster werden sowohl der PSP als auch die Budgetzeilen mit den notwendigen Planungsinformationen dargestellt. Beide Ebenen werden dabei gleichzeitig geplant.

Die Planung in diesem Fenster wird als Simulation erstellt und kann nach Prüfung und eventueller manueller Korrektur mit der Funktion „Planung übernehmen“ in den Projektstrukturplan übernommen werden.

Die Simulationswerte werden in den Feldern geplantes Startdatum, geplantes Enddatum und geplante Dauer in Tagen abgelegt und können auch manuell geändert werden.

An der Farbe können Sie den Status eines Planungswertes erkennen. Diese Statusfarben werden in der Infobox Legende erklärt.

  • Rot-fett: Die Planungswerte überschreiten das Start- / Enddatum des Projektes (auf der Projektkarte)
  • Rot: Laut Planung sollte diese Position bereits in Arbeit sein, aber der Arbeitsstatus ist noch auf offen.
  • Grün: Dieser Planungswerte wurde entweder manuell oder durch den Planungslauf geändert
  • Blau: Hierbei handelt es sich um einen fixierten Wert, welcher weder manuell noch durch den Planungslauf geändert werden kann

Eine manuelle Planung macht erst Sinn, wenn die Planungsfunktion durchgelaufen ist. Manuelle Planungsvorbereitungen (Dauer, fixieren Start- / Enddatum, Definition Vorgängerbeziehungen) werden bereits in einer der beiden Projektstrukturplanansichten durchgeführt. Die Planungsfunktion geht immer von diesen Planungsparametern der PSP-Zeile / Budgetzeile aus.

Die eigentliche Planung wird mit der Funktion Planung starten ausgeführt. Von der Planungsfunktion wird jede PSP-Zeile und deren Budgetzeilen unter Berücksichtigung ihrer Vorgängerbeziehungen, deren Dauer und der fixen Daten geplant. Das Planungsergebnis wird in die Simulationsfelder geplantes Startdatum, geplantes Enddatum und geplante Dauer eingetragen.

Je nach Planungsrichtung des Projektes wird die Planung vom Projekt Startdatum oder Projekt Enddatum aus begonnen. Die Übernahme der Simulationswerte in den PSP erfolgt mit der Funktion Planung übernehmen. Schließt der/die AnwenderIn das Planungsfenster, ohne die Planung übernommen zu haben, so erhält dieser eine entsprechende Meldung, mit welcher er die Planung ebenfalls übernehmen kann.  

Grafische Ressourcenplanung (auf Basis der Budgetaufgaben)#

Die integrierte grafische Ressourcenplanung basiert auf den Budgetaufgaben (= Budgetzeilen). In der grafischen Ressourcenplanung können Budgetaufgaben sowohl in der Zeitachse als auch auf andere Ressourcen umgeplant werden.

Projekt Einrichtung#

In der Einrichtung Projekte muss die Automatische Ressourcenbudgetverteilung aktiviert sein und auf tägliche Verteilung eingerichtet sein.

Ressourcen Einrichtung#

In der Ressourcen Einrichtung müssen mit den Feldern Ressourcenplaner Start und Ressourcenplaner Ende der Zeitraum definiert werden, welcher in die grafische Ressourcenplanung überführt werden soll. Wählen sie hierbei einen vernünftigen Zeitraum, der ihnen eine performante Planung erlaubt. Wenn sie einen zu großen Zeitraum wählen, dann wirkt sich das in der Ladezeit der grafischen Planung und bei der Berechnung der Auslastung aus. Beispiel für einen Zeitraum: -1W / 2 M bedeutet: Von der Vorwoche bis 2 Monate in die Zukunft werden die Planungsdaten übergeben.

Ressourcen vorbereiten#

Nur Ressourcen und Ressourcengruppen die im Feld „In Ressourcenplan verwenden“ markiert sind werden in die grafische Ressourcenplanung übertragen.

Des Weiteren müssen mindestens für den zu übertragenden Planungszeitraum Ressourcenkapazitäten definiert worden sein.

Budgetaufgaben#

Eine Budgetzeile muss folgende Voraussetzungen erfüllen, um in die grafische Ressourcenplanung übertragen zu werden:

  • Das Projekt muss im Status „Angebot“ oder „Auftrag“ sein
  • Die PSP-Zeile muss im Arbeitsstatus „offen“ oder „in Arbeit“ sein
  • Die Budgetzeile muss von der Art „Ressource“ oder „Ressourcengruppe“ sein
  • Die Budgetzeile muss im Status „nicht begonnen“ oder „in Bearbeitung“ sein
  • Die Budgetzeile muss sowohl Start als auch Enddatum haben (mindestens 1 Tag)

Abwesenheiten#

Abwesenheiten aus der Abwesenheitsregistrierung werden automatisch in die grafische Ressourcenplanung übertragen, an dieser Stelle ist keine weitere Einrichtung erforderlich.

Aufruf#

Der Aufruf erfolgt über die Anwendersuche mit „Ressourcen Planner“, oder aus den Budgetzeilen mit gleichlautendem Funktionsaufruf.  

Grobe Planung#

Die grafische Ressourcenplanung startet mit der Ansicht „Grobe Planung“. In dieser sind zahlreiche Wochen auf einem Blick sichtbar.

Aus Performancegründen sind in dieser Ansicht zunächst keine Auslastungen sichtbar, sodass die Planung schneller geöffnet werden kann. DAnwenderInnnen bekommen einen Überblick zu den Aufgaben.

Sollte Einsicht in die Auslastung erforderlich sein, so muss neben dem Schalter zur Umschaltung zwischen „Grober Planung“ und „Detailplanung“ der Aktualisierungspfeil gedrückt werden, somit werden die Auslastungen berechnet.

Detailplanung#

In der Detailplanung wird dem/der AnwenderIn eine Woche direkt mit der jeweiligen Auslastung angezeigt. Um Einblick in weitere Wochen zu gewinnen, so ist dies über die Wippe oben rechts möglich.

Grafische Informationen#

Die Ressourcen sind nach Ressourcengruppen gruppiert. In der Zeitachse sind die Budgetaufgaben als blaue Balken den Ressourcen oder den Ressourcengruppen zugeordnet. Dunkelblau werden die bereits angefangenen Aufgaben angezeigt. Aufgaben die in Klammern dargestellt werden, befinden sind noch im Status „Angebot“.

Die gelben Blöcke zeigen den Grad der Auslastung einer Ressource für den jeweiligen Tag an in dem der gelbe Block den Tag anteilig ausfüllt.

Auch geplante Abwesenheiten reduzieren die tägliche Kapazität. So füllt ein Urlaubstag die Tageskapazität voll aus. Eine Infobox zur Auslastung kann per Mausklick auf den Auslastungsblock aufgerufen werden.

Eine Überlastung wird in rot dargestellt.

Ein Mous-Over über den Aufgabenbalken zeigt eine Infobox zur Budgetaufgabe.

Zeitliche und Ressourcentechnische Umplanung#

Eine Umplanung einer Aufgabe erfolgt einfach per Drag&Drop mit der Maus. Es kann eine Aufgabe sowohl in der Zeitachse verschoben werden als auch von einer Ressource auf eine andere umgeplant werden.

Hinweis

Dies ist keine Simulation! Die Planung wird sofort in die Budgetzeile übernommen.

Zeitliche Verlängerung / Verkürzung einer Aufgabe#

Eine Budgetaufgabe kann mit der Maus in der zeitlichen Länge verändert werden. Dazu wird der Balken entweder am Start oder am Ende verlängert oder verkürzt.

Auf ein Projekt filtern#

Mit einem rechten Mausklick auf einen Budgetaufgabenbalken kann ein Kontextmenü aufgerufen werden. Dort kann die Planungsansicht auf das Projekt dieser Budgetaufgabe gefiltert werden.

Budgetzeile splitten#

Ebenso in diesem Kontextmenü ist die Funktion zum Splitten einer Budgetzeile aufrufbar. Das ist exakt die Funktion, die auch im Projektstrukturplan in den Budgetzeilen verfügbar ist.

Ressourcenplanung (losgelöst von den Budgetaufgaben)#

Ressourcenplanung wäre ideal, wenn diese Hand in Hand mit der Projektplanung laufen würde. Leider zeigt die Erfahrung, dass dies sehr aufwändig ist. Denn eine detaillierte Planung auf der Budgetzeilenebene (Budgetaufgabe) und vor allem deren Aktualisierung beansprucht sehr viel Zeit. Um dennoch eine vernünftige Ressourcenplanung zumindest auf Projektebene zu erhalten, gibt es eine weitere Ressourcenplanung, die losgelöst von den tatsächlichen Projektaufgaben erstellt werden kann.

Voraussetzungen#

  • Die Ressourcen müssen eine Ressourcenkapazität haben
  • Es müssen Projekte angelegt worden sein

Einrichtungen#

Neben den bereits oben erwähnten Voraussetzungen wie Ressourcenkapazitäten sind nur wenige Einrichtungen für die Ressourcenplanung vorzunehmen.

Ressourcenplanung Einrichtung#

In dieser Einrichtungstabelle kann definiert werden, welche Angaben bei der Ressourcenplanung Pflichtfelder sind. Des Weiteren können die zahlreichen Filtermöglichkeiten in der Planungsmatrix aktiviert oder deaktiviert werden. Und es kann festgelegt werden, ob per E-Mail eine Benachrichtigung bei Anfrageabschluss erfolgen soll.

Im Feld Ressourcenabwesenheitsprojektname muss dann etwas eingetragen werden, wenn die Abwesenheiten in die Planung übertragen werden sollen. Hier wird lediglich ein Dummyname eingetragen, es muss kein wirklich existierendes Projekt eingetragen werden. Diese Bezeichnung dient in der Planungsmatrix lediglich zur Gruppierung der Abwesenheiten zu einem „Projekt“.

Planungsarten#

Mit den Planungsarten können verschiedene Arten der Ressourcenplanung unterschieden werden. So macht es Sinn, geplante Zeiten für interne Projekte von Kundenprojekten zu trennen. Auch ist es hilfreich, sofort Abwesenheiten wie Urlaub zu erkennen. In der Planungsartentabelle legen Sie eine Reihenfolge der Anzeige in der Planungsmatrix fest. Damit die Planungsarten gut voneinander unterschieden werden können, kann ein Stilausdruck ausgewählt werden. Das sind die gleichen Stilelemente wie sie an anderen Stellen in Business Central verwendet werden.

Abwesenheiten in Ressourcenplanung übertragen#

Abwesenheiten aus der Abwesenheitsregistrierung können in die Ressourcenplanung übertragen werden. Welche Abwesenheitsarten übertragen werden sollen wird in den Gründe Abwesenheiten im Feld Planart festgelegt. Jeder Abwesenheitsgrund mit einer Planart wird in die Planung übertragen. Im Grunde reicht dazu eine gemeinsame Planungsart, sollen aber z.B. Urlaub von anderen Gründen getrennt werden so müssen unterschiedliche Planungsarten definiert und zugewiesen werden. Die Abwesenheiten werden per Funktion in die Ressourcenplanung übertragen.  

Überplanung Einrichtung#

Mit der „Überplanung Einrichtung“ können Sie definieren, für welche Ressourcen bei einer Überplanung (geplante Menge > Restkapazität) eine Warnmeldung erscheinen soll. Die Einrichtung erfolgt pro Kostenstelle, Ressourcen wiederum sind diesen Kostenstellen zugeteilt.

Planungsmaske#

Kern der Ressourcenplanung ist eine Wochenmatrix. Die Planung erfolgt pro Kalenderwoche. In der Matrix sind die zur Ressource verplanten Stunden sichtbar. In den Zeilen kann die Planung detailliert angezeigt werden nach Planungsart und Projekten. Eine farbliche Trennung macht die Unterscheidung der einzelnen Planungsarten leichter.

Matrixoptionen#

Zur besseren Übersicht können in den Matrixoptionen Filter gesetzt werden. Ist der/die AnwenderIn mit einer Ressource verbunden, so wird deren Kostenstelle automatisch im Kostenstellenfilter verwendet, in der Annahme, dass in der Regel die Planungen der eigenen Kostenstelle interessant sind. Das Feld „kein Datumsfilter“ bewirkt, dass in der Matrix auch Ressourcen angezeigt werden, zu welchen es im aktuellen Betrachtungszeitraum keine Planungen gibt, die aber ältere oder zukünftige Planungen haben.

Ressourcenplanungsmatrix#

In der Matrix ist pro geplanter Ressource zunächst eine Zeile sichtbar. Weitere Ebenen können aufgeklappt werden, um Planungsdetails anzusehen. Die Verteilung der Planung pro Kalenderwoche ist in den Spalten sichtbar. Die Spalten haben als Überschrift die KW und deren Start- /Enddatum.

Ressourcenzeile#

Die oberste Ebene ist die Ressourcenzeile. Auf dieser Ebene kann in den Spalten die Gesamtplanung pro KW eingesehen werden. Neben der verplanten Menge sind ebenso die Ressourcenkapazitäten zur KW angegeben. Somit ist eine optimale Info zu noch freien Kapazitäten bzw. Überplanungen gegeben.

Planungsartenebene#

Die nächste Ebene stellt die Planung pro Planungsarten dar. Im Idealfall sind die Planungsarten farblich voneinander getrennt (siehe Einrichtungen).

Projektebene#

Die unterste Ebene stellt innerhalb der Planungsarten die Planung pro Projekt dar. Die Projektzeilen haben die gleiche Farbe wie die zugehörige Planungsart.

Vorbelegung#

Der untere Teil der Maske ist eine Vorbelegung für neue Planungen. Diese können verwendet werden, um die Felder „Anfrage von“, „Anfrage am“ und „Anfrageart“ bereits vor zu belegen.  

Planungsfunktionen und Übersichten#

In der Matrix können die Planungsfunktionen und -übersichten aufgerufen werden.

Abwesenheitsregistrierungen einfügen#

Vor der Planung ist es sinnvoll die aktuellen Abwesenheiten in die Planungsmatrix zu überführen. Dazu wird die Funktion Abwesenheitsregistrierungen einfügen gestartet.

Hinweis

Nur Ressourcenplaner (Setting in der Benutzereinrichtung) sehen diese Funktion.

Übertragene Abwesenheiten werden automatisch aktualisiert, sollten diese in der Abwesenheitsregistrierung geändert oder gar gelöscht werden.

Neue Planung#

Achten Sie beim Starten der Funktion „Neu“ darauf, auf welcher Ressource Sie gerade in der Matrix stehen, denn genau diese Ressource wird zur Planung vorgeschlagen. Auch die im Reiter Vorbelegung eingetragenen Werte werden bereits sinnigerweise vorbelegt. Auch die Woche wird per Default eingetragen = aktuelle Woche.

Sie können die Planungswoche über die Wochennummer oder über das Startdatum definieren, das Enddatum ist nicht relevant. Fixes Datum ist ein Hinweis, so dass diese Planungen bei späterer Umplanung entsprechend berücksichtigt werden kann, allerdings kann auch ein fixes Datum neu geplant werden. Bei den Basisdaten müssen nur die Felder Art und Projektnr. eingetragen werden, Arbeitspaket und Aufgabennr. sind optional. Wird mit dieser neuen Planung die Ressource in der Planungswoche überplant, und ist für die Kostenstelle der Ressource die Überplanungseinrichtung auf eine Meldung eingerichtet, so erscheint eine entsprechende Meldung.

Planung verteilen#

Gleich mehrere Planungen auf einmal lassen sich über das Fenster „Planung verteilen“ anlegen. Das Gesamtbudget muss in „verteilbare Zeiten“ eingetragen werden. Die in den Planzeilen eingetragenen Planungen werden davon abgezogen und als Restwert unter „noch nicht verteilt“ ausgewiesen.

Eine Überplanung verursacht eine entsprechende Meldung, die mit einem Klick eine Erhöhung der Gesamtbudgetmenge unter verteilbare Zeiten bewirkt.  

Freie Zeiten Übersicht#

Für jede Ressource werden die freien Zeiten (= Kapazität – Ressourcenplanung) pro Kalenderwoche angezeigt.

Planungsübersicht#

Die Planungsposten können in der Planungsübersicht nicht nur nach eigenen Bedürfnissen schnell gefiltert, sondern auch bearbeitet werden. In dieser Maske ist somit eine schnelle Planungsänderung für mehrere Planungsposten möglich. Ebenso können per Funktion auch neue Planungen erstellt werden. Diese Übersicht kann auch aus der Planungsmatrix von einer Zelle aus aufgerufen werden. In diesem Fall sind die Planungsposten bereits gefiltert mit den Werten der Zeile (Ressource, ggfls. Planungsart, ggfls. Projekt) und der Spalte (Woche).

Allgemeine Planung#

Mit allgemeiner Planung kann eine gleichbleibende Auslastung (z.B. Grundlast) über einen längeren Zeitraum für eine oder mehrere Ressourcen angelegt werden.

Planungsressourcenmatrix#

Diese Übersicht zeigt die Ressourcenplanung aus Sicht der Projekte, das heißt wie viele Stunden sind auf die einzelnen Projekte in den Kalenderwochen geplant. Mit Einsatz der Filter in den Matrixoptionen lässt sich zum Beispiel auch bequem herausfinden, in welchen Projekten eine bestimmte Ressource geplant wurde.

Planungprojektmatrix#

Ähnlich wie oben, jedoch aus Sicht der Ressourcen. Durch Filterung kann herausgefunden werden wer wurde für wann in einem bestimmten Projekt eingeplant.

Eigene Ressource planen#

Wer die Rechte auf die Ressourcenplanung hat, kann generell alle Ressourcen planen. Dies übernimmt in der Regel aber ein oder mehrere Ressourcenplaner. In manchen Betrieben ist es so geregelt, dass zumindest einige MitarbeiterInnen sich selbst planen können. Diesen MitarbeiterInnen muss generell das Recht auf diese Tabelle gegeben werden, zusätzlich kann aber in der „Benutzereinrichtung“ die Einschränkung auf seine eigene Ressource mit dem Feld „nur eigene Ress. Planen in Res.-Plan“ erfolgen.

Meine Planungen – wo werde ich gebraucht?#

Auf dem Projektabwicklungsrollencenter ist eine Übersicht eingebaut, mit welcher der/die angemeldete AnwenderIn auf einen Blick sieht, wie er in den nächsten 3 Wochen eingeplant wurde.

Über einen DrillDown auf einer der Zahlen gelangt der/die AnwenderIn in die Planungsposten.