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Wertschöpfung Verwaltung#

Allgemein#

Earned Value Management (EVM) ist eine Projektmanagementtechnik zur Leistungsmessung. Dabei werden Daten zu Projektinhalt, Umfang, Kosten und Terminplan miteinander integriert, um dem Projektmanagementteam eine bessere Einschätzung und Messung der Leistung und des Fortschritts eines Projektes zu ermöglichen. Um das EVM einzusetzen, ist es erforderlich, einen integrierten Basisplan zu verwenden, anhand dessen die Leistung während des Projektes gemessen werden können. Die Grundsätze des EVM lassen sich auf alle Projekte in allen Branchen anwenden.

Das Hauptwerkzeug des EVM ist die Earned Value Analyse (EVA), die auch als Leistungswertanalyse oder Arbeitswertanalyse bezeichnet wird. Sie überwacht für jedes Arbeitspaket und jede Projektkostenstelle die drei entscheidenden Dimensionen: Geplanter Wert (PV engl. Planned Value), Fertigstellungswert (EV engl. Earned Value) und Ist-Kosten (AC engl. Actual Cost). Anhand dieser Dimensionen lassen sich Abweichung vom genehmigten Basisplan überwachen und in Effizienzkennzahlen umrechnen. Die Effizienzkennzahlen sind hilfreich, um den aktuellen Stand des Projektes festzulegen und bilden eine Basis für Schätzungen zu den Projektkosten und zum Resultat der Terminplanung.

Abkürzungsübersicht#

Abkürzung Beschreibung
PV Planned Value (Geplanter Wert)
AC Acutal Costs (Ist-Kosten)
EV Earned Value (Fertigstellungswert)
CV Cost Variance (Kostenabweichung)
SV Schedule Variance (Terminplanabweichung)
CPI Cost Performance Index (Kostenentwicklungsindex)
SPI Schedule Performance Index (Terminentwicklungsindex)
BAC Budget at Completion (Geplante Gesamtkosten)
EAC Estimation at Completion (Geschätzte Gesamtkosten)
ETC Estimate to Complete (Geschätzte Restkosten)
TCPI To-complete Performance Index (Zu erbringender Leistungsindex)

Einrichtung#

EVA Einrichtung#

Die allgemeinen Einrichtungen werden zunächst in der „EVA Einrichtung“ vorgenommen. Hierzu rufen Sie sich über die Anwendersuche die „EVA Einrichtung“ auf.

Nachfolgend werden Ihnen die Einrichtungsfelder näher erläutert:

Feld Beschreibung
Fortschritts Methode Die Fortschrittsmethode steuert wie der Fortschritt einer Aufgabe ermittelt wird.
Die Bedeutung der Auswahlmöglichkeiten ist wie folgt:

0/100
Der Fortschritt der Aufgabe wird solange mit 0% gemessen bis die Aufgabe abgeschlossen wird.

20/80
Sobald die Aufgabe begonnen wird, wird der Fortschritt mit 20% gemessen. Nach Abschluss der Aufgabe wird der Fortschritt auf 100% gesetzt.

50/50
Sobald die Aufgabe begonnen wird, wird der Fortschritt mit 50% gemessen. Nach Abschluss der Aufgabe wird der Fortschritt auf 100% gesetzt.

25er
Der Mitarbeiter kann bei seiner Zeitbuchung zwischen den Optionen 0%, 25%, 50%, 75% und 100% wählen.

Manuell
Der Mitarbeiter kann bei seiner Zeitbuchung den Fortschritt frei wählen.
Berechnungsbasis Hier kann festgelegt werden, ob die EVA auf Basis von Verkaufspreisen oder Einkaufspreisen berechnet wird. Die Standardeinstellung lautet Einkaufspreis.
Standard Berechnungsebene Die Berechnungsebene legt fest, auf welcher Ebene automatisierte Berechnung der EVA stattfinden sollen.

PSP
Es werden nur die PSP-Zeilen in der Berechnung betrachtet.

Budget
Es werden nur die Budget-Zeilen in der Berechnung betrachtet.

Vorgabe
Für jede PSP-Zeile wird anhand des Arbeitspakets betrachtet, ob die Berechnung für die Zeile auf PSP- oder Budgetebene erfolgen soll.
Kritischer SPI Ist der SPI des Projektes kleiner als dieser Wert, wird der Zeitstatuts des Projekts auf Kritisch gestellt.
Alarm SPI Ist der SPI des Projektes kleiner als dieser Wert, wird der Zeitstatuts des Projekts auf Alarm gestellt.
Kritischer CPI Ist der CPI des Projektes kleiner als dieser Wert, wird der Kostenstatuts des Projekts auf Kritisch gestellt.
Alarm CPI Ist der CPI des Projektes kleiner als dieser Wert, wird der Kostenstatuts des Projekts auf Alarm gestellt.
CPI Toleranz Wenn der CPI stärker als dieser Wert von 1 negativ abweicht wird der Wert auf einigen Pages rot dargestellt. Weicht der Wert stärker positiv ab, erfolgt die Darstellung in grün.
SPI Toleranz Wenn der SPI stärker als dieser Wert von 1 negativ abweicht wird der Wert auf einigen Pages rot dargestellt. Weicht der Wert stärker positiv ab, erfolgt die Darstellung in grün.
TCPI Toleranz Wenn der TCPI stärker als dieser Wert von 1 negativ abweicht wird der Wert auf einigen Pages rot dargestellt. Weicht der Wert stärker positiv ab, erfolgt die Darstellung in grün.
EAC Toleranz Wenn der EAC größer ist als der PV multipliziert mit diesem Wert plus 1, wird der Wert auf einigen Pages rot dargestellt. Wenn der EAC kleiner ist als der PV multipliziert mit diesem Wert minus 1, wird der Wert auf einigen Pages grün dargestellt.

Projekt#

Auf der Projektkarte auf dem Inforegister „Allgemein“ befinden sich zwei Einrichtungsmöglichkeiten.

Feld Beschreibung
EVA Berechnen Das Feld „EVA Berechnen“ muss aktiviert sein, um die EVA zu nutzen. Ist dies nicht der Fall können weder manuelle noch automatische Berechnungen stattfinden.
Berechnungseben EVA Das Feld „Berechnungseben EVA“ legt fest auf welche Ebene die EVA automatisch berechnet werden soll. Ist das Feld leer, wird der Wert aus der allgemeinen EVA Einrichtung genommen.

Arbeitspaket#

Für Arbeitspakete gibt es drei Einrichtungsmöglichkeiten bezüglich der EVA.

Feld Beschreibung
In EVA nicht beachten Das Feld „In EVA nicht beachten“ legt fest, ob PSP-Zeilen mit diesem Arbeitspaket in der Berechnung der EVA beachtet werden sollen. Beispielsweise für ein Arbeitspaket „Reisekilometer“ würde es Sinn ergeben, es aus der Berechnung auszuschließen.
Berechnungsbasis EVA Das Feld „Berechnungsbasis EVA“ legt fest, ob für eine PSP-Zeile mit diesem Arbeitspaket die EVA Berechnung auf Basis der PSP-Zeile oder auf Basis der Budget-Zeile erfolgen soll. Das Feld ist entscheidend, wenn die Berechnungsebene für das Projekt „Vorgabe“ ist. Der Wert wird in die PSP-Zeile übernommen, lässt sich dort jedoch ändern.
Automatische Fortschrittsberechnung Das Feld „Automatische Fortschrittsberechnung“ steuert, ob der Fortschritt für die PSP-Zeile automatisch berechnet werden soll oder manuell vom Benutzer eingetragen wird. Die automatische Berechnung funktioniert wie folgt:
Aufgabenfortschritt PSP % = Aufgabenfortschritt * (geplanter Menge in allen Budgetzeilen / geplante Menge PSP Zeile)

Ist das Feld deaktiviert wird für den Fortschritt aus dem Feld Fertigstellungsgrad % übernommen. Sollte der Benutzer hier nichts eingetragen haben wir das Feld Aufgabenfortschritt % verwendet. Auch das Feld „Automatische Fortschrittsberechnung“ wird aus dem Arbeitspaket in die PSP-Zeile übernommen und kann dort verändert werden.

Earned Value Management#

Alle Funktionen des EVM, die sich auf das Gesamtprojekt beziehen, sind auf der Projektkarte über das Menüband „Aktionen“ > „Earned Value“ untergebracht.

Die Funktion „Earned Value Analyse“ öffnet eine allgemeine Übersicht der EVA für das ausgewählte Projekt.

Die angezeigten Werte und Funktionen werden in den nachfolgenden Abschnitten näher erläutert.

Projekt überprüfen#

Um die EVA berechnen zu können, müssen einige Felder gefüllt sein. Um dies zu überprüfen, rufen Sie die „Earned Value Analyse“ auf. Führen Sie anschließend über das Menüband die Funktion „Projekt überprüfen“ aus.

Die nachfolgende Tabelle zeigt Ihnen, welche Felder gefüllt sein müssen:

Bereich Felder
Projekt • Startdatum
• Enddatum
• EVA Berechnen = Ja
• Aktiver Projektstrukturplan
PSP-Zeile • Startdatum
• Enddatum
• Arbeitsstatus = In Arbeit, offen oder abgeschlossen
• Dauer in Tagen
• Menge (Basis)
• Einstandspreis
Budget-Zeile
(falls vorhanden)
• Startdatum
• Enddatum
• Arbeitsstatus = In Arbeit oder abgeschlossen
• Dauer in Tagen
• Menge
• Einstandspreis
• Nr.
• Restmenge zur Fertigstellung

Verläuft die Prüfung erfolgreich erscheint eine entsprechende Meldung und die Berechnung der EVA ist möglich.

Sollte ein Fehler auftreten erscheint eine detaillierte Fehlermeldung welcher Wert fehlt und an welcher Stelle des Projektstrukturplans die Prüfung fehlgeschlagen ist.  

Projektberechnung#

Die Berechnung der EVA kann ebenfalls auf der Earned Value Analyse Projekt Page über den Menüpunkt „Earned Value Analyse“ im Menüband gestartet werden.

Hierbei wird zuerst die im vorherigen Abschnitt beschriebenen Überprüfung durchgeführt. Anschließend kann gewählt werden, ob die Berechnung der EVA für das Projekt auf Basis der PSP-Zeilen oder auf Basis der Budgetzeilen durchgeführt werden soll.

Anschließend werden alle Werte neu berechnet und in der Page aktualisiert. Nachfolgend werden Ihnen die Felder auf der Earned Value Analyse Projekt Page näher erläutert:

Feld Beschreibung
Beschreibung Name des Projektes
Nr. Projektnummer
Startdatum Startdatum des Projektes
Enddatum Enddatum des Projektes
Fortschritt % Prozentualer Fortschritt des Projektes

Berechnung
Fortschritt % = Fertigstellungswert (EV) / E
Verantwortlich Verantwortliche Ressource für das Projekt
Berechnungsdatum Datum der EVA Berechnung
EVA Counter Anzahl der Berechnungen für die EVA
Geplanter Wert Berechnungsdatum (PV)
Engl. Planned Value
Der geplante Wert Berechnungsdatum ist der geplante Gesamtwert für das Projekt bis zum Berechnungsdatum. Er setzt sich aus der Summe der geplanten Werte Berechnungsdatum aller Budget/PSP-Zeilen zusammen.
Ist-Kosten (AC)
Engl. Acutal Costs
Die Ist-Kosten des Projektes sind die Summe der Ist-Kosten aller Budget/PSP-Zeilen und ergeben sich aus den Projektposten.

Berechnung
Ist Kosten(AC) = Verbrauch Einstandsbetrag oder Verbrauch Verkaufsbetrag je nach Einstellung
Fertigstellungswert (EV)
Engl. Earned Value
Der Fertigstellungswert des Projektes ist die Summe der Fertigstellungswerte aller PSP/Budget-Zeilen.
Berechnung
Fertigstellungswert (EV) = Geplanter Wert * Fortschritt in %
Terminplanabweichung (SV)
Engl. Schedule Variance
Die Terminplanabweichung zeigt, wie sich das Projekt zeitlich im Vergleich zum Basisplan verhält. Ist der Wert negativ liegt das Projekt hinter dem Zeitplan. Ist der Wert positiv liegt das Projekt vor dem Zeitplan.

Berechnung
Terminplanabweichung (SV) = Fertigstellungswert (EV) - Geplanter Wert Berechnungsdatum (PV)

Engl.
Schedule Variance = Earned Value – Planned Value
Kostenabweichung (CV)
Engl. Cost Variance
Die Kostenabweichung zeigt, wie sich das Projekt finanziell im Vergleich zum Basisplan verhält. Ist der Wert negativ liegt das Projekt hinter dem Kostenplan. Ist der Wert positiv liegt das Projekt vor dem Kostenplan.

Berechnung
Kostenabweichung = Fertigstellungswert (EV) - Ist-Kosten (AC)

Engl.
Cost Variance = Earned Value - Actual Costs
Terminentwicklungsindex (SPI)
Engl. Schedule Performance Index
Der Terminentwicklungsindex ist das Verhältnis zwischen dem aktuellen Fertigstellungswert und dem geplanten Wert für einen bestimmten Zeitpunkt. Ist der SPI größer 1 bedeutet dies, dass bereits mehr Arbeit als geplant geleistet wurde. Ist der Wert kleiner 1, wurde bisher weniger Arbeit geleistet als geplant.

Berechnung
Terminentwicklungsindex (SPI) = Fertigstellungswert (EV) / Geplanter Wert Berechnungsdatum (PV)

Engl.
Schedule Performance Index = Earned Value / Planned Value
Kostenentwicklungsindex (CPI)

Engl.
Cost Perfromance Index
Der Kostenentwicklungsindex ist ein Index für das Verhältnis des Fertigstellungswertes und den dadurch tatsächlich angefallenen Kosten. Beim CPI handelt es sich um die wichtigste Kennzahl der Earned Value Analyse, da sie die Kosteneffizienz eines Projektes zeigt. Ist der Wert kleiner 1, sind die Kosten für abgeschlossene Arbeit überschritten worden. Ist der Wert größer 1, musste weniger Geld als geplant für die abgeschlossene Arbeit aufgewendet werden.

Berechnung
Kostenentwicklungsindex (CPI) = Fertigstellungswert (EV) / Ist-Kosten (AC)

Engl.
Cost Performance Index = Earned Value / Actual Costs
Geplante Gesamtkosten (BAC)

Engl.
Budget at Completion
Die geplanten Gesamtkosten sind die geplanten Gesamtkosten am Ende des Projektes und setzt sich aus der Summe der geplanten Kosten aller PSP/Budget-Zeilen zusammen.

Berechnung
Geplante Gesamtkosten(BAC) = Menge (Basis) * Einstandspreis (Basis)
Geschätzte Gesamtkosten (EAC)
Engl. Estimate at Completion
Die geschätzten Gesamtkosten sind eine Prognose für die Gesamtkosten, die durch das Projekt verursacht werden.

Berechnung
Geschätzte Gesamtkosten (EAC) = Ist-Kosten(AC) + (Geplante Kosten(PV) – Fertigstellungswert (EV) )

Engl.
Estimate at Completion = Actual Costs + (Planned Value – Earned Value)
Geschätzte Restkosten (ETC)
Engl. Estimate to Complete
Die geschätzten Restkosten, sind die Kosten, die noch bis zum Projektabschluss anfallen. Die Schätzung findet unter der Annahme statt, dass die restliche Arbeit mit derselben Leistung abgeschlossen wird, wie bisher.

Berechnung
Geschätzte Restkosten (ETC) = Geschätzte Gesamtkosten (EAC) - Ist-Kosten (AC)

Engl.
Estimate to Complete = Estimate at Completion - Actual Costs
Zu erbringender Leistungsindex (TCPI)

Engl.: To-complete performance index
Der zu erbringendende Leistungsindex ist die prognostizierte Kostenentwicklung, die eingehalten werden muss, um im Rahmen der Vorgaben des Projektmanagements die geplanten Gesamtkosten zu erreichen. Für die Berechnung gibt es zwei Möglichkeiten. Solange die geplanten Gesamtkosten mit den geschätzten Restkosten übereinstimmen wird der zu erbringende Leistungsindex wie folgt berechnet.

Berechnung
Zu erbringender Leistungsindex (TCPI) = (Geplante Gesamtkosten (BAC) – Fertigstellungswert (EV)) / (Geplante Gesamtkosten (BAC) – Ist-Kosten (AC) )

Engl.
To-complete perfomance index = (Budget at Completion – Earned Value) / (Budget at Completion – Actual Costs)
Wenn die geschätzten Restkosten bereits größer sind als die geplanten Gesamtkosten wird der zu erbringender Leistungsindex wir folgt berechnet.

Berechnung
Zu erbringender Leistungsindex (TCPI) = ( Geplante Gesamtkosten (BAC) – Fertigstellungswert (EV)) / ( Geschätzte Restkoten ( EAC) – Ist-Kosten (AC) )

Engl.
To-complete perfomance index = (Budget at Completion – Earned Value) / (Estimate at Completion – Actual Costs)
Berechnungsbasis Das Feld Berechnungsbasis zeigt, ob die Berechnung auf Basis der Budget- oder PSP-Zeilen durchgeführt wurde.
Earned Schedule (ES) Der Earned Schedule ist eine alternative Berechnung für den Fortschritt eines Projektes, der die Zeit stärker in Betracht zieht und nicht nur auf monetären Werten beruht. Der Wert selbst hat keine Aussagekraft, ist aber die Basis zu alternativen Berechnungen der Terminplanabweichung und des Terminentwicklungsindexes.

Berechnung
(Berechnungsdatum – Projektstartdatum) + (Fertigstellungswert – Geplanter Wert Berechnungsdatum) / (Geplanter Wert Berechnungsdatum +1 - Geplanter Wert Berechnungsdatum )
Terminplanabweichung
(Basis ES)
Siehe Terminplanabweichung.

Berechnung
Earned Schedule – (Berechnungsdatum – Projektstartdatum)
Terminentwicklungsindex (Basis ES) Siehe Terminentwicklungsindex.

Berechnung
Earned Schedule / (Berechnungsdatum – Projektstartdatum)

Die wichtigsten Ergebnisse werden für jedes Projekt auf der Startseite des Rollencenters „Projektleiter“ im Bereich „Projektüberwachung“ angezeigt.

Im Menüband über „Aktionen“ > „Earned Value“ > „Earned Value Historie“ der Projektkarte lässt sich eine Gesamtübersicht aller Berechnungen öffnen.

Hier kann mit den Aktionen „PSP-Zeilen anzeigen“ bzw. „Budget-Zeilen anzeigen“ je nach Berechnungsbasis eine Übersicht geöffnet werden, die alle Zeilen zeigen, die in die Berechnung eingeflossen sind.

PSP-Zeilen Berechnung#

Die Earned Value Analyse lässt sich ebenfalls für eine einzelne PSP-Zeile berechnen. Hierfür führen Sie in der Projektstrukturplanansicht unter dem Inforegister „Zeile“ den Menüpunkt „Zeile“ > „Historie“ > „Earned Value Analyse“ aus.

Es öffnet sich nahezu dieselbe Ansicht, wie für das Projekt.

Als Aktionen stehen „PSP-Zeile überprüfen“, die die bereits zuvor beschriebenen Kriterien für die einzelne PSP-Zeile überprüft und „Earned Value Analyse“, die die Berechnung der Earned Value Analyse für die PSP-Zeile startet. Negative Abweichungen größer 10% werden rot dargestellt. Positive Abweichungen größer 10% werden grün dargestellt.

Der Menüpunkt „Earned Value Historie“ öffnet eine Übersicht aller Berechnungen für diese PSP-Zeile.

Budget-Zeilen Berechnung#

Zur Berechnung der Earned Value Analyse für eine einzelne Budget-Zeile führen Sie in der „Projektstrukturplanansicht mit Budget“ auf dem Inforegister „Projektbudget“ den Menüpunkt „Zeile“ > „Historie“ > „Earned Value Analyse“ aus.

Es öffnet sich nahezu dieselbe Ansicht, wie für das Projekt und die PSP-Zeile.

Als Aktionen stehen „Budgetzeile überprüfen“, die die bereits zuvor beschriebenen Kriterien für die einzelne Budget-Zeile überprüft und „Earned Value Analyse“, die die Berechnung der Earned Value Analyse für die Budget-Zeile startet. Negative Abweichungen größer 10% werden rot dargestellt. Positive Abweichungen größer 10% werden grün dargestellt.

Der Menüpunkt „Earned Value Historie“ öffnet eine Übersicht aller Berechnungen für diese Budget-Zeile.

Automatische Berechnung#

Damit nicht für jedes Projekt die Berechnung manuell gestartet werden muss, wurde ein Bericht angelegt, der in der Aufgabenwarteschlange hinterlegt werden kann und für alle Projekte die „EVA Berechnen“ aktiviert haben, die EVA berechnet.  

Gesamtauswertung#

Es besteht die Möglichkeit eine Gesamtauswertung für das Gesamtunternehmen oder für einzelne Projekttypen zu erstellen.

Hierzu rufen Sie sich über die Projekt Übersicht im Menüband > „Berichte“ > „EVA Unternehmensübersicht“ auf.

Dieser Aufruf startet einen Report für den ein Projekttypfilter und ein Datumsfilter hinterlegt werden kann.

Werden keine Filter hinterlegt, werden die aktuellen Ergebnisse aller Projekte einbezogen, für die die EVA angewandt wird.

Die Angabe „Projektanzahl“ stellt die Anzahl der Projekte, die in die Berechnung eingeflossen sind, dar. „Berechnungen ab“ gibt den Datumsfilter, sollte dieser hinterlegt sein, an. Wird ein Projekttypfilter ausgewählt, wird dieser oberhalb der Projektanzahl angezeigt. Die angegeben Werte sind der Durschnitt aller Berechnungen.

Projektauswertung#

Zur einzelnen Projektauswertung stehen zwei Möglichkeiten zu Verfügung. Auf der Projektkarte im Menüband unter „Aktionen“ > „Earned Value“ kann mit der Aktion „Earned Value Historie“ eine Übersicht aller Berechnungen für dieses Projekt geöffnet werden.

Hier besteht die Möglichkeit die Entwicklung von Berechnung zu Berechnung zu betrachten.

Die zweite Möglichkeit zur Auswertung befindet sich auf der Earned Value Analyse Karte des Projektes. Über den Menüpunkt „Bericht“ > „Projektverlauf“ startet einen Report, der einem eine detaillierte Übersicht bietet.

Der Report stellt im oberen Bereich alle aktuellen Daten der Earned Value Analyse zu diesem Projekt dar. Im unteren Bereich ist der grafische Verlauf der wichtigsten Indizes dargestellt.

Archivieren#

Die Ergebnisse abgeschlossener Projekte können archiviert werden, damit sie beispielsweise nicht mehr in die Unternehmensübersicht einfließen. Hierfür gibt es auf der Earned Value Analyse Karte des Projektes die Aktion „Projekt Archivieren“.

Anschließend folgt eine Abfrage, ob die Ergebnisse archiviert werden sollen.

Nach erfolgreicher Archivierung erscheint eine entsprechende Meldung.

Die archivierten Ergebnisse lassen sich auf der Projektkarte im Menüband unter „Aktionen“ > „Earned Value“ > „Earned Value Archiv“ einsehen.

Hier sind alle Ergebnisse der Earned Value Analyse für das Projekt aufgelistet.