Lagerverwaltung#

Der nachfolgende Abschnitt erläutert Ihnen die Zusatzfunktionen in KUMAVISION healthcare365 für den Bereich Lagerverwaltung in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹.

Lagerbestand Übersicht#

Mit der "Lagerbestand Übersicht“ kann der Lagerbestand mit der entsprechenden Artikelverfolgung angezeigt und gefiltert werden. Die Lagerbestand Übersicht ist sowohl über die Anwendersuche als auch auf der Artikel Übersicht sowie auf einer entsprechenden Artikelkarte aufrufbar. Im Kopf werden die Filterkriterien festgelegt. Zwingend einzutragen sind:

• Lagerort
• Artikel
• Buchungscode

Über die Funktion "Lagerbestand“ > "Berechnen“ werden entsprechend des Filters die Bestände berechnet und angezeigt. Die Anzeige der Infoboxen kann über den Menüpunkt "Infobox anzeigen“ ausgewählt werden. Es gibt die Möglichkeit folgender Infoboxen aufzurufen:

• Zeilendetails (Infos zu einer speziellen Zeile der Auflistung)
• Gesamt gemäß Berechnungsparameter (Info bezieht sich auf Filterung im Kopf)
• Gesamt (Infos pro Lagerort, Artikel, Buchungscode & ggfs. Variante)

In der Infobox werden die Verfügbarkeiten und weitere Informationen angezeigt. Wenn Mengen eines Artikels auf einem Lagerplatz wie z.B. "QS“ liegen, sind sie nicht für die Kommissionierung verfügbar. Diese Lagerplätze sind speziell gekennzeichnet und können über den Lagerort, verzweigt in die Lagerplatzübersicht, eingesehen werden. Das Feld "Gesamtmenge“ gibt die Menge wieder, die unabhängig von ihrer Verfügbarkeit im Lager liegt. Die "Menge im Bestand“ sagt aus, welche Mengen sich aktuell noch im Lager befinden. Es kann also auch sein, dass sich die Mengen bereits in Kommissionierung befinden. Die "Menge im Bestand“ abzüglich der "Menge in Kommissionierung“ ergibt dann den Wert aus dem Feld "Verfügbare Menge“.

Lagerorte, Lagerplätze#

Gegenlagerort / Automatischer Gegenlagerplatz Debitor#

Der Gegenlagerort heißt standardmäßig "AH“ (Außer Haus). Anhand der Lagerplätze auf diesem Lagerort, der automatisch nach der Nummer des jeweiligen Debitors benannt wird, kann schnell nachvollzogen werden, bei welchem Kunden die Ware in Besitz ist.

Der Lagerplatz wird automatisiert erstellt, sobald in einem Verkaufsauftrag oder Lieferplan die Lieferungsart auf "Umlagerung“ gestellt wird. Eingerichtet wird der "Gegenlagerort“ und der "automatische Gegenlagerplatz Debitor“ auf der jeweiligen Lagerortkarte auf dem Inforegister "KUMAVISION healthcare". Sinnvoll ist diese Einrichtung auf Lagerorten, von denen aus Patienten beliefert werden.

Automatische Eingangsbuchung bei ausgehender Umlagerung#

Ist der Schalter "Uml.-Auftr.Ausg. bucht autom. Eingang“ für einen Lagerort aktiviert, wird automatisch eine Eingangsbuchung für einen Umlagerungsauftrags gebucht, sobald auf dem Ursprungslagerort der Ausgang des Umlagerungsauftrags gebucht worden ist.

Das macht vor allem dann Sinn, wenn sich auf dem Ziellagerort kein Personal befindet, welches die Ankunft der Ware durch eine Eingangsbuchung bestätigen kann.

Lagerplatzart Logistik#

Die "Lagerplatzart Logistik“ ist eine eigene Spalte auf der Seite "Lagerplätze" am jeweiligen Lagerort. In der Logistik gibt es verschiedene Lagerplatzarten, um einen Lagerplatz entsprechend zu kennzeichnen:

• Bestand
• Eingang
• Ausgang
• Fertigung
• QS

Jedem Lagerplatz muss bei der Neuanlage eine Lagerplatzart zugewiesen werden. Die Kommissionierung greift lediglich auf Waren zu, die auf einem Lagerplatz mit der Lagerplatzart "Bestand“ liegen.

Logistikparameter#

Mit Hilfe der Logistikparameter kann für Artikel bestimmt werden, nach welcher Methode diese Kommissioniert werden sollen, ob beim Ausgang eine chargenreine Kommissionierung erforderlich ist und welche Mindestlaufzeit das Ablaufdatum beim Eingang oder Ausgang der Ware haben muss.

Da je nach Lagerung oder Vereinbarung mit Kunden / Lieferanten diese Parameter von Fall zu Fall unterschiedlich sein können, bietet KUMAVISION healthcare365 die Möglichkeit, die Parameter an unterschiedlichen Stellen einzurichten umso eine Hierarchie darzustellen, die von der individuellen Vereinbarung mit dem Kunden / Lieferanten bis zu einer generellen Vorgabe aus der Lagereinrichtung reicht.

Einrichtung#

Beschreibung Logistikparameter#

In diesem Abschnitt werden die einzelnen Logistikparameter beschrieben:

Einrichtungsmöglichkeiten Logistikparameter#

Die Logistikparameter können an mehreren Stellen eingerichtet werden um so die Kette von individuellen Vereinbarungen mit Kunden / Lieferanten bis zu einer generellen Lagereinrichtung abbilden zu können.

Nachfolgend werden die möglichen Einrichtungsstellen gemäß ihrer Priorität bei der Ermittlung der Logistikparameter vorgestellt.

1. Artikelreferenzen:
In den Artikelreferenzen können die Logistikparameter gemäß individuellen Vereinbarungen mit Kunden oder Lieferanten pro Artikel und Variante festgelegt werden.

2. Lagerhaltungsdaten:
In den Lagerhaltungsdaten können die Logistikparameter spezifisch für einen Lagerort und Artikel / Variante / Buchungscode – Kombination festgelegt werden.

3. Artikelkarte:
In der Artikelkarte können die Logistikparameter generell für einen Artikel festgelegt werden, egal auf welches Lager dieser eingeht oder von welchem Lager dieser ausgeht und von welchem Lieferanten dieser Artikel kommt oder für welchen Kunden dieser Artikel bestimmt ist.

4. Artikelkategorie:
In der Artikelkategorie können die Logistikparameter für eine Kategorie von Artikeln eingerichtet werden. Diese Einrichtung hat keinen Bezug zum einzelnen Artikel oder Lagerort sowie Kunden oder Lieferanten.

5. Lagerort:
Die Einrichtung der Logistikparameter auf der Lagerortkarte bezieht sich auf den jeweiligen Lagerort, unabhängig davon welcher Artikel auf dem Lagerort eingeht oder ausgeht und von welchem Lieferanten oder für welchen Kunden die Ware bewegt wird.

6. Lager Einrichtung:
Die Einrichtung der Logistikparameter in der Lager Einrichtung stellt die unterste Hierarchiestufe der Logistikparameter dar. Hier werden die Parameter generell festgelegt, egal um welchen Lagerort oder Artikel es sich handelt.

Ermittlung#

Die Prüfung der Logistikparameter erfolgt in der nachfolgend aufgeführten Reihenfolge der Stammdaten. Dadurch wird sichergestellt, dass individuelle Vereinbarungen mit Kunden oder Lieferanten, den generellen Einrichtungen z.B. in der Lagereinrichtung vorgezogen werden.

Die Ermittlung der Logistikparameter erfolgt in folgender Reihenfolge der Einrichtungsdaten:

1) Artikelreferenzen

2) Lagerhaltungsdaten

3) Artikelkarte

4) Artikelkategorie

5) Lagerort

6) Lagereinrichtung

Bei der Prüfung der Logistikparameter in den Einrichtungsdaten wird geschaut, ob die Logistikparameter überhaupt aktiv sind (Schalter "Spezifische Logistikparameter“ auf der jeweiligen Datenkarte z.B. Lagerortkarte). Weiter wird geprüft, ob der entsprechende Parameter gefüllt ist. (z.B. Feld "Ausgang Mind. Laufzeit Ablaufdatum“ hat einen Wert). Trifft beides zu, so wird der Parameter verwendet. Ist das nicht der Fall, so prüft das System die Logistikparameter in den folgenden Einrichtungsdaten gem. der Prüfungsreihenfolge.

Dabei werden die einzelnen Logistikparameter unabhängig voneinander geprüft. So kann es z.B. sein, dass die chargenreine-Kommissionierung aus den Artikelreferenzen herangezogen, da aber dort die Mind. Laufzeit Ablaufdatum nicht angegeben wurde, wird die Mind. Laufzeit aus den Daten der Artikelkarte ermittelt.

Die Logistikparameter können auch in Stammdaten eingerichtet werden, die keinen direkten Bezug zum Artikel bzw. der Artikelverfolgung haben (z.B. Artikelkategorie, Lagerort, Lagereinrichtung). Hier können dann trotzdem die Parameter Kommissioniermethode = "FEFO“, chargenreine Produktion = "JA“, Ausgang Min. Laufzeit Ablaufdatum und Eingang Min. Laufzeit Ablaufdatum gesetzt werden.

Diese Parameter werden dann nur auf Artikel mit entsprechender Artikelverfolgung angewandt. D.h. werden diese Parameter für einen Artikel geprüft, für den Chargenverfolgung und Ablaufdatumsverfolgung eingerichtet wurde, so finden diese Parameter ihre Anwendung.

Wird hingegen ein Artikel verwendet, der nicht über eine entsprechende Artikelverfolgung verfügt, so wird die Kommissioniermethode "FEFO“ automatisch als "FIFO“ betrachtet. Die Logistikparameter "Chargenreine Produktion“, "Ausgang Min. Laufzeit Ablaufdatum“ und "Eingang Min. Laufzeit Ablaufdatum“ finden in diesem Fall keine Anwendung.

Lagerortberechtigung#

Bei Neueinrichtung eines Mandanten sind keine Voreinrichtungen vorgenommen, d.h. zu diesem Zeitpunkt haben AnwenderInnen keine Möglichkeit, Lagerorte in Belegen zu verwenden, bzw. zu buchen.

Aus diesem Grund muss bei der Einrichtung eines neuen Mandanten die für den gewünschten Einsatzzweck notwendige Einrichtung / Berechtigungssteuerung vorgenommen werden.

Die nachfolgende Einrichtung muss für alle BenutzerInnen vorgenommen werden, für die keine Lagerorte unter "Lagermitarbeiter" vorgenommen wurden. D.h. ist ein/e AnwenderIn als LagermitarbeiterIn für ein oder mehrere Lagerorte eingerichtet, kann diese/r AnwenderIn diese Lagerorte auswählen und buchen.

Einrichtung#

Berechtigung Lagerorte#

Um die Einrichtung von Lagerort und Lagerplatz vorzunehmen, rufen Sie sich die "Berechtigung Lagerorte“ über die Anwendersuche auf.

Auf der Berechtigung Lagerorte-Übersicht können Sie über "Neu“ für Rollen oder für BenutzerInnen Berechtigungen auf Lagerortebene vergeben.

Berechtigung "Nur eigener Lagerplatz des Benutzers“#

Um BenutzerInnen nur Buchungen auf einen eigenen Lagerplatz zu erlauben, sind neben dem Aktivieren der Checkbox in der "Berechtigung Lagerorte" folgende Einrichtungen vorzunehmen:

Lagermitarbeiter#

Der/die BenutzerIn darf nicht, für den besagten Lagerort, als LagermitarbeiterIn hinterlegt sein. Diese Einrichtung würde die individuelle Einrichtung "Nur eigener Lagerplatz des Benutzers“ in der "Berechtigung Lagerorte“ übersteuern.

Benutzer Einrichtung#

In der jeweiligen Benutzer Einrichtung darf die Checkbox "Berechtigung für alle Lagerorte“ auf dem Inforegister "Allgemein“ nicht aktiviert sein. Diese Einrichtung würde die individuelle Einrichtung "Nur eigener Lagerplatz des Benutzers“ in der "Berechtigung Lagerorte“ übersteuern.

Zusätzlich muss das Feld "Verk./Einkäufercode“ mit dem Verkäufer/Einkäufer gepflegt werden. Sollte der/die BenutzerIn noch nicht als Verkäufer/Einkäufer angelegt worden sein, muss dies vorrangig erfolgen.

Verkäufer / Einkäufer#

Auf der Seite "Verkäufer/Einkäufer“ muss bei den entsprechenden BenutzerInnen im Feld "Kontaktnr.“ der entsprechend angelegte Kontakt ausgewählt werden. Sollte vorab kein Kontakt angelegt worden sein, muss dies vorrangig erfolgen.

Kontakt#

Der Kontakt, welcher auf der Verkäufer / Einkäufer Seite dem/der BenutzerIn zugeordnet wurde, muss ein Debitor zugeordnet sein.

Lagerort#

Am jeweiligen Lagerort muss ein Lagerplatz mit der jeweiligen Debitorennummer die dem Kontakt zugeordnet wurde, angelegt werden.

Berechtigung "Beschränkung auf vorhandene Lagerplätze“#

Um BenutzerInnen / einer Rolle die Buchung nur auf einen vorhandenen Lagerplatz, der nicht sein Eigen oder einem Debitor zugeordnet ist zu beschränken, rufen Sie sich über das Menüband der "Berechtigung Lagerorte" die "Lagerplätze“ auf. Über diesen Aufruf haben Sie die Möglichkeit, auf Lagerplatzebene die Berechtigungen zu spezifizieren.

Funktionalität#

Lookup auf Lagerort#

Auf den meisten relevanten Seiten werden im Feld "Lagerortcode“ bzw. "Neuer Lagerortcode“ nur Lagerorte angezeigt, die der/die BenutzerIn verwenden darf.

Dies betrifft folgende Seiten:

• Verkaufsbelege (Kopf und Zeile)
• Einkaufsbelege (Kopf und Zeile)
• Umlagerung (Kopf)
• Alle Artikelbuchblätter
• Bestell- und Planungsarbeitsblätter
• Prüfaufträge
• Fertigungsaufträge

Realisierung der Prüfung in 3 Stufen#

a) Buchung
Bei jeder Lagerbuchung wird exakt auf die Berechtigungseinstellungen abgeprüft und ggf. mit entsprechender Meldung abgebrochen. Dies gilt für alle Lagerbuchungen, unabhängig davon, ob über Belegbuchung, ein Buchblatt oder sonstige Lagerbuchungen.

b) Freigabe
Als Ebene davor dient die Freigabe von Belegen. Auch hier wird geprüft. Aber nur die Buchung der Belegzeile selbst. Theoretisch könnten sich in der Belegbuchung weitere Folge – Lagerbuchungen ergeben, die vorab nicht geprüft werden können. Bei einer Freigabe erfolgt nur eine Prüfung, wenn noch mindestens eine Zeile eine Lagerbewegung auslöst, d.h. eine Restmenge nicht geliefert ist. Die Freigabeprüfung erfolgt bei Einkauf-, Verkauf- und Fertigungsbelegen.

c) Lookup
Nochmals vorgelagert sind in Belegen und Buchblättern die Lookups auf Lagerorte je nach Berechtigung eingeschränkt. Die Sicht auf die Lagerorte ergibt sich aus der momentanen Einstellung der Belegzeile / Buchblattzeile (z.B. Umlagerung). Dies ist als Komfort – Funktion konzipiert, d.h. beim Eintippen sind alle Lagerorte erlaubt. Bei der Pflege von Stammdaten und bei Filterungen zu Auswertungen findet keine Einschränkung der Sicht statt. Eigentumsverhältnisse werden auch nicht berücksichtigt.

Ausgenommen von der Prüfung sind:

• Wertrechnungen und Wertgutschriften.
• Der Bericht 5008626 zum Erstellen von Anlagegütern

Rolle/Benutzer#

Ein/e BenutzerIn kann höhere Rechte besitzen als eine ihm zugewiesene Rolle. Er kann auch weniger Rechte besitzen, wenn explizit das Recht auf "Nein“ gesetzt wurde. Es werden nacheinander alle Rollen des Benutzers auf Berechtigungen geprüft. Gibt es weder für die BenutzerInnen noch für die Rollen eine Lagerortberechtigung, so haben diese keine Buchungserlaubnis.

Buchungscodes, Lieferhierarchie#

Die Buchungscodes steuern das Eigentumsverhältnis und werden automatisch im Prozess eingesteuert.

Mit der Lieferhierarchie wählt das System automatisch, je nach Verfügbarkeit und Einrichtung, in einer festgelegten Reihenfolge Anlagevermögen, Umlaufvermögen und Fremdeigentum für den Warenausgang aus.

Die Buchungscodes und deren Lieferhierarchie sind bereits vorparametrisiert. Diese Einrichtung kann unter dem Aufruf "Buchungscodes“ verändert werden.

Somit kann sichergestellt werden, dass immer zuerst Gebrauchtware (= Umlaufvermögen) geliefert wird. Findet das System keinen verfügbaren Bestand, sucht es nach verfügbaren Beständen des nächsten Buchungscodes.

Wareneingang#

Artikelverfolgung#

Wenn der einzulagernde Artikel eine Artikelverfolgung besitzt (Chargen- oder Seriennummer), ist dies in der Infobox "Artikeldetails Lager“ im Feld "Artikelverfolgungscode“ ersichtlich.

Mit einem Klick auf das Feld "Menge“ auf Zeilenebene öffnet sich die Artikelverfolgungszeilen-Karte auf der Sie die Artikelverfolgung eintragen müssen. Über die farbliche Mengenkennzeichnung ist zu erkennen, ob bereits eine Artikelverfolgung eingetragen/vergeben wurde:

• ROT: Keine Artikelverfolgung hinterlegt
• BLAU: Artikelverfolgung teilweise hinterlegt
• GRÜN: Artikelverfolgung vollständig hinterlegt

Sollte ein Artikel "Gerätemerkmalspflicht" gekennzeichnet sein, so sind diese Merkmale über "Merkmalsklasse“ anzugeben.

Sofern es im Artikelverfolgungscode ("Betriebsstundenpflicht“) eingerichtet ist, müssen im Anschluss an die Buchung die Betriebsstunden erfasst werden. Die Erfassungsmaske erscheint automatisch.

Kred.-Lieferungsnr. & Barcode für DMS#

Um im späteren Verlauf die eingehende Rechnung des Kreditors einfach zuordnen zu können, muss standardmäßig das Feld "Kred.-Lieferungsnr.“ in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ mit der Lieferscheinnummer des Kreditors ausgefüllt werden.

In KUMAVISION healthcare365 kann der Kreditorenlieferschein optional über die Eingabe des Barcodes für ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) vorbereitet werden.

Dazu wird ein Barcode-Aufkleber von einer Rolle auf den Eingangslieferschein geklebt auf dem sich auch eine fortlaufende Nummer (in Klarschrift) befindet, die für das System eindeutig zuordenbar ist. Die Nummer wird in das Feld "Barcode“ gescannt, das System erstellt dann eine virtuelle Hülle im DMS. Wenn der Eingangslieferschein im späteren Verlauf eingescannt wird, erkennt das System aufgrund des Aufklebers, in welche "Hülle“ der Lieferschein gehört, und hängt das Dokument an den dazugehörigen "gebuchten Wareneingang“.

Automatischer Etikettendruck im Wareneingang#

Auf der Artikelkarte im Menüband über "Etiketteninformationen“, kann für jeden beliebigen Artikel eingerichtet werden, dass ein Etikett beim Buchen des Wareneingangs automatisch ausgedruckt wird.

Für das Etikett kann bestimmt werden, ob es im Wareneingang gedruckt werden soll. Ebenfalls kann die Größe der Umverpackung hinterlegt werden. Würde an dieser Stelle beispielsweise "5“ eingetragen werden, würden bei einer Lieferung von "15“ drei Etiketten ausgedruckt werden.

Da es sich um ein einfaches logistisches Etikett handelt, werden nur die Artikelnummer und die Artikelverfolgung (z.B. Charge-/Seriennummer) als Barcode angedruckt.

Außerdem gibt es die Möglichkeit einen Text zu hinterlegen, der immer mit auf dem Etikett stehen soll.

Rückstandsauflösung im Wareneingang#

Die Rückstandsauflösung bietet die Möglichkeit, bei der Verbuchung des Wareneingangs Verkaufsrückstände direkt aufzulösen. Als Verkaufsrückstand sind überfällige Lieferungen oder Umlagerungsausgänge zu verstehen. Über Einrichtungsparameter kann die Rückstandsauflösung so konfiguriert werden, dass grundsätzlich kein manueller Eingriff mehr notwendig ist. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, ein Rückstandsfenster anzeigen zu lassen, so dass eine Eingriffsmöglichkeit besteht, wenn z.B., weniger Ware eingeht, als im Rückstand ist.

Dabei wird in übersichtlicher Form die rückständigen und lieferbaren Auftrags-/Umlagerungszeilen angezeigt und der Wareneingang kann manuell auf die entsprechenden Belege verteilt werden.

Durch diese Option sollen Logistikprozesse verkürzt werden (keine Einlagerung, wenn Ware direkt versendet werden kann), aufbauend auf die bereits im Standard vorhandene Funktionalität des Rampendrehers (Cross-Document).

Automatisierte Zuordnung beim Buchen des Wareneingangs erfüllt automatisch die Aufträge (Bedarfe). Je nach Auswahl (Reservierung, Erzeugung Warenausgang, Buchung Verkaufslieferschein) wird beim Buchen des Wareneinganges die Ware im Auftrag reserviert, ein Warenausgang erstellt oder bereits der Verkaufslieferschein gebucht und gedruckt. Zusätzlich können diese Möglichkeiten über eine Berechtigung pro AnwenderIn gesteuert werden.

Einrichtung#

Benutzer Einrichtung#

In der "Benutzer Einrichtung" wird zunächst pro BenutzterIn definiert, ob eine Rückstandsauflösung mit bzw. ohne Reservierung durchgeführt werden darf.

Diese Einrichtung kann über das Feld "Berecht. Rückstandsauflösung“ auf dem Inforegister "KUMAVISION“ vorgenommen werden. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:

Einkaufsbestellarten#

Ob eine Rückstandsauflösung im Wareneingang möglich ist, wird zum einen durch das Feld "Rückstandsauflösung“ in den Einkaufsbestellarten gesteuert. Hierbei stehen Ihnen folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:

Abhängig von der jeweiligen Option und der Bestellart in der Bestellung wird bei der Verbuchung des Wareneinganges eine Seite angezeigt, in der die Art der Rückstandsauflösung ausgewählt werden kann.

Die Art der Rückstandauflösung in diesem Fenster wird von der Art der Rückstandsauflösung aus der Einkaufsbestellart der Bestellung vorbelegt und kann pro Wareneingangs-Buchungsvorgang noch mal individuell von den AnwenderInnen (sofern diese die notwendigen Berechtigungen besitzen) geändert werden.

Ablauf#

Wird ein Wareneingang gebucht, wird folgendes ausgeführt:

Es wird ermittelt, ob für die Wareneingangszeilen relevanten Bedarfszeilen bestehen. Die Bedarfe werden für folgende Belege ermittelt:

• VK-Auftragszeilen
• Umlagerungszeilen
• FA-Komponenten
• Einkaufsreklamationen
• Servicezeilen

Zusätzlich kann in der Kreditoren & Einkauf Einrichtung auf dem Inforegister "KUMAVISION“ im Feld "Tage Rückstandsauflösung“ die Datumsformel für die Berechnung des Datums hinterlegt werden. Anhand dieser Datumsformel wird die Ermittlung der Bedarfszeilen datumsmäßig eingeschränkt, ausgehend vom heutigen Systemdatum.

Wird mindestens eine Bedarfszeile ermittelt, dann wird das Fenster mit der Abfrage nach der Art der Rückstandsauflösung geöffnet.

Bei zu kleiner Lieferung kommt der Hinweis, dass die Verteilung nicht automatisch, sondern nur manuell erfolgen kann.

Wurde keine einzige Bedarfszeile ermittelt, wird das Fenster mit der Abfrage nach der Art der Rückstandsauflösung nicht geöffnet und die Rückstandsauflösung nicht ausgeführt.

Abhängig vom Warenausgangsdatum der Bedarfszeile wird die noch nicht reservierte Wareneingangsmenge in "Menge für Zuordnung“ bzw. "Menge für Zuordnung (Basis)“ als Vorschlag eingetragen. Die Zeile mit dem frühesten Lieferdatum/Fälligkeitsdatum hat die höchste Priorität beim Mengenvorschlag. BenutzerInnen haben die Möglichkeit, die Eintragung zu ändern und dabei auf die einzelnen Bedarfszeilen zu verteilen. Abschließend kann er die Angaben bestätigen. Die im Feld Menge für Zuordnung (Basis) eingetragenen Mengen werden für die Bedarfszeilen reserviert.

Tausch von Kommissionsartikel#

Im Wareneingangsfenster gibt es auf Zeilenebene eine Aktion “Komm.-Artikel ändern“. Es erscheint das Fenster "Artikel und Variante auswählen“ in dem die Artikelnr. und/oder ggfs. der Variantencode geändert werden können.

Warenausgang#

Kommissionierliste#

Im Menüband des Warenausgangbeleges gibt es die Möglichkeit, sobald Warenausgangszeilen in den Beleg geholt wurden, eine Kommissionierliste über "Kommissionierliste drucken“ auszudrucken.

Warenausgang löschen#

Es kann vorkommen, dass ein Warenausgang gelöscht werden muss, weil der Kunde die Ware nicht mehr benötigt oder z.B. vergessen wurde, den Kommissioniercode vor dem Buchen des Warenausgangs zu entfernen.

Die Kommissionierung wird automatisch beim Buchen des Warenausgangs registriert. Auch wenn beim Buchen des Warenausgangs ein Fehler auftritt. Eine solche Abbruchmeldung kann beispielsweise durch den Kommissioniercode hervorgerufen werden.

Wenn die Kommissionierung registriert wurde, wurde die Ware vom ursprünglichen Lagerplatz auf den Standard-Warenausgangslagerplatz "WA“ gebucht.

In der untenstehenden Konstellation wurde die Kommissionierung registriert, deshalb gibt es keine Kommissionierzeilen in der Ansicht.

Bevor der Warenausgang gelöscht werden kann, muss der Status des Warenausgangs im Menüband zurückgesetzt werden.

Im Anschluss erscheint der Hinweis, dass die Artikel kommissioniert wurden und es wird gleichzeitig gefragt, ob die Artikel wieder auf ihre Ursprungslagerplätze umgelagert werden sollen. Diese Meldung muss mit "Ja“ beantwortet werden.

In der darauffolgenden Meldung wird darauf hingewiesen, dass Umlagerungsbuchblattzeilen in einem Buchblatt erzeugt wurden und ob dieses gleich geöffnet werden soll.

Voraussetzung hierfür ist, dass in der "Benutzer Einrichtung“ das Feld "Eigener Buch.-Blatt Name“ gepflegt ist.

Wird diese Abfrage ebenfalls mit "Ja“ beantwortet, öffnet sich das o.g. Buchblatt mit der erzeugten Buchblattzeile und abermals einer Abfrage.

In der letzten Abfrage erfolgt der Hinweis, dass die Artikel auf dem Lagerplatz "WA“, also dem Versandbereich, liegenbleiben, wenn sie nicht umgelagert werden und ob der Warenausgang wirklich gelöscht werden soll.

Bei Bestätigung mit "Ja“ wird der Warenausgang gelöscht und es muss nur noch umgelagert werden.

Multi Order Picking#

Multi Order Picking wird aus dem Kommissioniervorschlag aufgerufen und ermöglicht eine wegeoptmierte, zeitsparende Kommissionierung. Mit Multi Order Picking werden mehrere Kommissionierungen aus verschiedenen Warenausgängen zusammengefasst oder je nach Filterung, getrennt und mit anderen Kommissionierzeilen kombiniert.

Grundsätzlich werden alle Kommissionierzeilen abgerufen, deren Kommissionierbeleg noch nicht ausgedruckt worden ist. In der Übersicht, nach Abruf von Multi Order Picking, können dann nochmals explizit eine bzw. mehrere Zeilen von der Berücksichtigung ausgeschlossen werden. Dies erfolgt über Aktivieren der Checkbox "In MOP berücksichtigen“.

Um Multi Order Picking abrufen zu können, werden zuerst mehrere Warenausgänge + Kommissionierung als Basis erstellt.

Anschließend wird der Aufruf "Multi Order Picking abrufen“ im Menüband gestartet. Es öffnet sich das Fenster "Kommissionierauswahl“, in welchem eine Vorauswahl getroffen kann, wie viele Warenausgangszeilen maximal in einem Warenausgang enthalten sein dürfen, um beim Multi Order Picking berücksichtigt zu werden. So kann z.B. sichergestellt werden, dass Warenausgänge ab einer gewissen Anzahl von Zeilen nicht mehr getrennt werden.

Die Kommissionierauswahl kann einzeln auf Basis von Warenausgängen, abgerufen werden. Darüber hinaus ist es auch möglich, Fertigungs- und/oder Montageaufträgen miteinzubeziehen.

Nach Abruf und je nach Filterkriterien erhalten Sie eine Listenansicht aller Warenausgangszeilen, bei denen die "Anzahl gedruckt“ = 0 ist.

In der Listenansicht befinden sich einige nützliche Informationen wie die "Bewegungsmenge“, die "verfügbare Menge“ oder aber die "Anzahl Artikelzeilen im Auftrag“. Sind in der Kommissioniervorschlagsübersicht Zeilen vorhanden, die nicht in Multi Order Picking berücksichtigt werden sollen, können diese über die Checkbox in der Spalte "In MOP berücksichtigen“ ausgeschlossen werden, in diesem Fall muss die Checkbox deaktiviert werden.

Nachdem die Vorauswahl abgeschlossen ist, wird im Menüband die Funktion "Multi Order Kommissionierung erstellen…“ aufgerufen.

Es öffnet sich ein Fenster, in welchem anhand zahlreicher Optionen sehr flexibel und ebenso präzise definiert werden kann, mit welchen Parametern das System die Kommissionierbelege erstellen soll:

Nachdem die Kommissionierungen erstellt und deren Belege gedruckt wurden, kann wie gewohnt kommissioniert, gepackt und der Lieferschein gebucht werden.

Inventur#

Für die Inventur müssen die folgenden, vorbereitenden Maßnahmen getroffen werden:

• Die Geschäftsprozesse, in denen Ware bewegt wird, müssen abgeschlossen sein. Das bedeutet, dass
• Ware, die physisch geliefert wurde, auch buchhalterisch gebucht sein muss.
• Umlagerungsaufträge dürfen nicht auf dem Lagerort "TRANSIT“ stehen, sondern müssen komplett abgeschlossen sein.
• Ware, die geliefert wurde, müssen auch von den Lagerplätzen entnommen werden.
• Die Lagerregulierung muss durchgeführt und gebucht worden sein. Dadurch sollten alle Artikel auf "reguliert“ stehen.

Einrichtung#

Inventur Lagerorteinrichtung#

Über die "Inventur Lagerorteinrichtung“ können bereits im Vorfeld einzelne Inventurbereiche vordefiniert und einrichtet werden, in welche Inventurbuchblätter sie aufgeteilt werden sollen.

In der Einrichtung wird definiert, welcher Bereich in welches Inventurbuchblatt aufgeteilt werden soll, z.B. um vorab einen Lagerort nach gewissen Bereichen (Reihen, Gänge) aufzuteilen. Das spart vor allem bei einer Vielzahl an Artikeln langwierige Lagerbestandsberechnungen.

Die entsprechenden Inventurbuchblätter müssen im Voraus angelegt worden sein. In der "Inventur Lagerorteinrichtung“ wird der Lagerort und die Von- bzw. Bis Lagerplatzcodes eingerichtet.

Buchungssperre während der Inventur#

In der KUMAVISION healthcare Einrichtung kann im Inforegister "Lagerbestand“ die Buchungssperre während der Inventur wie folgt definiert werden:

• ob alle Lagerorte gesperrt werden sollen, sobald ein Inventurbuchblatt gefüllt wurde
• ob nur die Lagerorte gesperrt werden sollen, welche sich in allen vorhandenen Inventurbuchblättern befinden
• oder ob gar keine Buchungssperre erhoben werden soll

Prozess Stichtagsinventur#

Berechnung des Lagerbestandes#

Nachdem das entsprechende Inventur Buch.-Blatt ausgewählt wurde, wird im nächsten Schritt das Buchblatt befüllt. Dazu müssen unter "Lagerbestand berechnen“ diverse Parameter angegeben werden.

Besonders wichtig sind hierbei die Felder: Buchungsdatum, Belegnr. und Berechnung je Seriennr. / Charge / Ablaufdatum.

Das Buchungsdatum und die Belegnummer werden in den jeweiligen Posten mitgeschrieben. Somit kann im Nachhinein problemlos nachvollzogen werden, was in welcher Inventur beim jeweiligen Artikel gezählt wurde. Genauso wie das Datum der Inventur.

Eine weitere Möglichkeit bietet sich durch den Filter des Lagerortes und des Lagerplatzes. Über diesen Filter wird der Bereich, über den sich das Buchblatt erstrecken soll, festgelegt. Sind alle Einstellungen für das Inventurbuchblatt getätigt, kann die Berechnung mit "OK“ ausgeführt werden.

Im Feld "Menge (berechnet)“ steht der vom System kalkulierte Lagerbestand. Da die Option "Berechnung je Seriennr. / Charge / Ablaufdatum“ aktiviert war, wurde pro Seriennummer eine Zeile berechnet. Die "Inventurmenge“ wird mit dem erwarteten Wert mit samt der Artikelverfolgung vorbelegt.

Zählliste#

Die Zählliste wird über die Funktion "Drucken…“ im Menüband ausgedruckt. Im Auswahlmenü kann gesteuert werden, ob die berechneten Mengen und/oder die Artikelverfolgung angedruckt werden soll. Des Weiteren kann die Liste noch um ein Druck- und Zähldatum ergänzt werden.

Erfassung der Inventur#

Nachdem die physische Inventur abgeschlossen und die Spalte "Inventurmenge“ auf der Liste ausgefüllt wurde, wird die Liste manuell in das Inventur Buch.-Blatt übertragen.

Wenn bei einem Artikel ohne Artikelverfolgung oder einem Artikel mit Chargennummernpflicht eine Abweichung festgestellt wird, kann diese ganz normal im Feld "Inventurmenge“ erfasst werden, jedoch muss vor Erfassung der gezählten Menge die Artikelverfolgung entfernt und nach Erfassung wieder zugewiesen werden.

Wird ein Artikel mit Seriennummernpflicht gefunden, muss manuell eine neue Zeile hinzugefügt werden. Außerdem muss die dazugehörige Artikelverfolgung manuell in der Artikelverfolgungszeile zu diesem Artikel erfasst werden.

Nachzählung#

Die Nachzählung kann ebenfalls mit einer Inventurliste dokumentiert werden. Wenn der Filter entsprechend gesetzt wird, z.B. "Abweichungen <15“ oder "Menge <> 0“.

Prozess der permanenten Inventur#

Berechnung des Lagerbestands#

Bei der permanenten Inventur wird üblicherweise nur eine begrenzte Anzahl von Lagerplätzen gezählt. Darum ist es sinnvoll, kleinere Abschnitte von Lagerplätzen in einem Inventurbuchblatt zu berechnen.

Diese Filterung wird unter dem Punkt "Summenberechnung einschränken auf:“ vorgenommen. Außerdem ist es wichtig, über die Inventurart zu definieren, welche Bestände berechnet werden sollen. Hierzu gibt es folgende Möglichkeiten:

• Alle (Stichtagsinventur)
• Ohne permanente Inventur (berücksichtigt nur Bestände ohne das Merkmal ("gezählt am/Zählbeleg Nr.“) für die perm. Inventur)
• Nur permanente Inventur (berücksichtigt nur Bestände mit dem Merkmal ("gezählt am/Zählbeleg Nr.“) für die perm. Inventur)

Anschließend wird der Schalter "Permanente Inventur J/N“ aktiviert. Automatisch aktiviert das System dann auch den Schalter "Lagerplatz sperren“ und "Artikel nicht auf Lager“.

Somit ist zum einen gewährleistet, dass auf den definierten Lagerplätzen keine Buchungen stattfinden und zum anderen, dass auch leere Lagerplätze inventarisiert werden.

Zählliste#

Auch bei der permanenten Inventur muss eine Zählliste erstellt werden, weiterführende Informationen können Sie dem Abschnitt "Prozess Stichtagsinventur > Zählliste“ entnehmen.

Erfassung der Inventur#

Die Erfassung der Inventur erfolgt analog des in Abschnitt "Prozess Stichtagsinventur > Erfassung der Inventur“ beschriebenen Vorgehens.

Zusätzlich müssen jedoch, unmittelbar vor dem Buchen der Inventurzeilen, die Merkmale für die permanente Inventur gesetzt werden. Den dazu benötigten Aufruf "Permanente Inventur eintragen“ finden Sie im Bereich "Aktionen“ des Menübands.

Es öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie die "Zählbelegnr.“ und das "Zähldatum“ eintragen.

Die eingetragenen Daten werden dann auf alle in diesem Buchblatt berechneten Inventurzeilen übertragen. Ebenfalls werden die Merkmale in die Inventurposten geschrieben und im Lagerplatzinhalt angezeigt:

Kommt nun ein neuer Artikel auf die bereits gezählten Lagerplätze dazu und diese werden mit o.s. Parametern neu abgerufen, dann werden nur die neu hinzugekommenen Posten (= Mengen) berechnet. Alle bereits gezählten Artikel werden durch die Inventurart "ohne permanente Inventur“ abgegrenzt.

Nachzählung#

Die Nachzählung bei der permanenten Inventur ist identisch zu dem Verfahren bei einer Stichtagsinventur, weiterführende Informationen siehe im Abschnitt "Prozess Stichtagsinventur > Nachzählung“.

Besonderheiten der Inventur#

Besitzer und Eigentümer#

Bei Fremdeigentum muss für die Abwicklung der Besitzer und/oder Eigentümer erfasst werden. Hierzu muss das Feld "Eigentum-/Besitzverhältnis“ entsprechend gefüllt werden.

Erfassung Anlagevermögen#

Anlagevermögen sollte entweder mit dem Buchungscode UV-AKT oder einem gesonderten Buchungscode erfolgen.

Wird ein gesonderter Buchungscode genutzt, muss mit einem FiBu-Berater abgestimmt werden, ob dieser "bewertet“ oder "unbewertet“ ist.

Wird der Buchungscode UV-AKT verwendet, muss der Posten im Anschluss an die Zugangsbuchung durch den Aktivierungslauf aktiviert werden.

Bei einer Abgangsbuchung von Anlagevermögen wird im Hintergrund die Anlagennummer mitgeschrieben, damit im Nachgang der Anlagenspiegel kontrolliert werden kann.

Umlagerungsbuchblatt "Lagerplatzinhalt holen“#

Das Umlagerungsbuchblatt wird zur Umbuchung innerhalb eines Lagerortes von Lagerplatz zu Lagerplatz verwendet.

Die Funktion "Lagerplatzinhalt holen“ (im Menüband des Umlagerungs Buch.Blatts zu finden) berücksichtigt im Umlagerungs Buch.-Blatt die unterschiedlichen Buchungscodes, die zur Trennung der verschiedenen Eigentumsverhältnisse benötigt werden.

Damit ist es möglich, dass Umlagerungs Buch.-Blatt mit dem gesamten Inhalt eines Lagerplatzes oder mehrerer Lagerplätze zu befüllen. Beim Berechnen der Zeilen wird auch die Artikelverfolgung berücksichtigt und in diesem Zuge eingetragen.

In der Auswahlmaske müssen entsprechende Filter gesetzt werden. Darauf basierend berechnet und befüllt das System das Umlagerungs Buch.-Blatt.

Über das Feld "Mengenart“ wird maßgeblich das Systemverhalten beeinflusst. Die folgenden Optionen stehen zur Auswahl:

• Gesamtmenge
  -Es werden alle noch nicht registrierten Kommissionierzeilen sowie Zuweisungsposten gelöscht, die den entsprechenden Lagerplatzinhalt betreffen.

• Bewegliche Menge
  -Vorhandene Zuweisungsposten zum entsprechenden Lagerplatzinhalt werden gelöscht. Mengen, die in Kommissionierung oder gesperrt sind, werden nicht bei der Berechnung berücksichtigt und bleiben bestehen.

• Verfügbare Menge
  - Für die Berechnung werden nur verfügbare Mengen beachtet. Zugewiesene, gesperrte, oder Mengen, die sich in einer Kommissionierung befinden, werden nicht berücksichtigt und bleiben bestehen. Nach der Auswahl der Mengenart wird ein aussagekräftiger Hinweis direkt unter dem Auswahlfeld angezeigt. Dort sind die einzelnen Parameter ebenfalls beschrieben. Über die "Benutzer Einrichtung“ wird gesteuert, ob der/die BenutzerIn alle drei Optionen verwenden darf (Schalter gesetzt), oder nur die "verfügbaren Mengen“ berechnet werden dürfen (Schalter nicht gesetzt).

Nachdem der Ziellagerort und der Ziellagerplatz für die erstellten Zeilen eingetragen wurde, kann das Umlagerungs Buch.-Blatt über die Aktionen "Buchen“ oder "Buchen & Drucken“ umgelagert werden. Dadurch wird die Ware im System auf die definierten Ziellagerorte und Ziellagerplätze gebucht.

Umlagerungsauftrag "Ausgang bucht automatisch Eingang“#

Durch KUMAVISION healthcare365 wurde der Umlagerungsauftrag um die Funktion "Ausgang Bucht Automat. Eingang“ erweitert. Diese Funktion bietet sich immer dann an, wenn vom Ziellagerort keine Empfangsbestätigung zu erwarten ist oder der Ziellagerort keine Möglichkeit besitzt, den Wareneingang im System zu buchen (Einstellung am Lagerort “Wareneingang erforderlich = Nein“).

Um diese Funktion zu nutzen, wird der Schalter "Ausgang Bucht Automat. Eingang“ im jeweiligen Umlagerungsauftrag auf dem Inforegister "Allgemein“ aktiviert.

Ladenhüterverwaltung#

Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, den Lagerbestand auszuwerten, welche Artikel vor oder nach Erreichen des Ablaufdatum verkauft sein werden oder nicht. Auf dieser Basis können Sie dann Aktionen planen, um den Lagerbestand vor Ablauf zu verkaufen.

Einrichtung#

Verkauf Empfohlene Mindestlaufzeit Ablaufdatum#

Auf der "Artikelkarte“ und in der "Lager Einrichtung“ gibt es das Feld "Verkauf Empf. Mind.Laufzeit Ablaufdatum“. Dieses Feld wird in der Ladenhüterverwaltung verwendet, um Risikoartikel zu identifizieren. Wenn das Feld im Artikel nicht gefüllt ist, so wird der Wert aus der Lager Einrichtung verwendet. Wenn beide Felder "leer“ sind, gibt es keine Einstufung als Risikoartikel.

Verbrauchsberechnung#

Die Verbrauchsberechnung erfolgt über das "Verbrauchs Gewichtungsschema“ welches an die u.a. Stellen im System hinterlegt werden kann. Die Ermittlung der Verbrauchsberechnung erfolgt ebenso in folgender Reihenfolge:

1. Artikelkarte
2. Produktgruppe
3. Artikelkategorie
4. KUMAVISION healthcare Einrichtung

Ausgehend vom Arbeitsdatum ist es möglich, der Berechnung des Gewichtungsschemas über eine Datumsformel das Startdatum vorzugeben. Das Datum wird in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung" auf dem Inforegister "Lagerbestand“ im Feld "Vorgabedatum Lade“ definiert. Ist das Feld leer ist das Startdatum das Arbeitsdatum.

Ladenhüter verwalten#

Um die Ladenhüter zu ermitteln und zu verwalten, rufen Sie sich zunächst die "Ladenhüterverwaltung“ über die Anwendersuche auf.

Folgende Aufrufe stehen Ihnen im Menüband zur Verfügung:

Aufruf "Berechnen“#

Über "Berechnen“ im Menüband werden alle offenen Artikelposten, d.h. Artikelposten mit Restmenge analysiert.

Für jeden offenen Artikelposten wird ein Eintrag erstellt. Wenn bereits ein Eintrag existiert, wird dieser aktualisiert. Wenn der Artikelposten inzwischen geschlossen ist, wird der Eintrag gelöscht.

Folgende Felder werden dabei berechnet:

Farbgebung: Wenn kein Problem aufgetreten ist, wird die Zeile Grün, bei Risikoartikeln Schwarz, bei Risikoposten Blau und bei Problemposten Rot dargestellt.

Aufruf "Aktion“#

Es erfolgt der Aufruf des Fensters "Ladenhüterzeile Aktion“ zur aktuellen Zeile.

Im Fenster Aktion werden im oberen Bereich Details zu dem Posten angezeigt. Hier können Aktionen protokolliert und komfortabel die Wiedervorlage gesetzt werden. Dabei kann entschieden werden, ob die Wiedervorlage nur für den Posten oder alle Problemposten des Artikels gelten soll.

Durch Auswahl der verschiedenen Aktionen wird das Feld "Wiedervorlagedatum“ im Fenster Ladenhüterverwaltung gesetzt. Wurde das Wiedervorlagedatum gesetzt, wird der Datensatz beispielsweise nicht mehr in der Ansicht "Problemartikel“ angezeigt.

Die Aktion "Verf-HB-2M“ bedeutet: Wiedervorlagedatum, 2 Monate bevor der Artikel verfällt.

Die Aktion "Alle Setzen“ bedeutet: Die Aktion soll für alle Posten zu diesem Artikel gelten.

Die Aktion "Setzen“ bedeutet: Die Aktion soll nur für diesen Posten gelten.

Im Feld Grund/ Aktion können Sie Beschreibungstexte eintragen.

Feld Lösung ist ein Optionsfeld. Wählen Sie hier z. B. "Retournieren“, wenn Sie den Artikel zurückschicken möchten.

Die Einträge in den Feldern Bemerkung und Bemerkung Lager werden im Fenster Ladenhüterverwaltung angezeigt. Beispiel für Bemerkung Lager: "Bitte auf Sperrlager umlagern“

Wiedervorlage am: Dies bezieht sich nicht auf die normale Wiedervorlage im System (z. B. Wiedervorlage bei den Belegen), sondern nur innerhalb der Ladenhüterverwaltung.

Tourenplanung und Technikereinsatzplanung#

Für eine Touren- oder Technikereinsatzplanung ist es notwendig, Termine mit dem Kunden zu vereinbaren, TechnikerInnen und FahrerInnen sinnvoll zu verplanen und Touren festzulegen. Nachfolgend erhalten Sie einen vollumfassenden Einblick in die Möglichkeiten der Tourenplanung mit KUMAVISION healthcare365.

Neben Wissen im Umgang mit der Tourenplanung sollten AnwenderInnen auch ein Grundverständnis über die Bedienung des Lieferplans der Rezeptabwicklung besitzen, da hier oftmals auch eingegriffen werden muss (z.B. bei der Anpassung der Artikel oder bei Prozessen der Urlaubsversorgung).

Einrichtung#

Im folgenden Abschnitt werden die Grundeinrichtungen der Tourenplanung beschrieben.

Rollencenter#

Speziell für die Tourenplanung und Technikereinsatzplanung wurde eine eigene Rolle designt. Hierbei sind die für die Tourenplanung relevanten Aufrufe direkt auf der Starseite im Rollencenter vorhanden.

Wählen Sie über "Meine Einstellungen“ die Rolle "healthcare TOUR“ aus.

KUMAVISION healthcare Einrichtung#

Rufen Sie die Seite "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ über die Anwendersuche auf.

Auf dem Inforegister "Tour" hinterlegen Sie die grundlegenden Einrichtungen für die Tourenplanung.

Aufgabenwarteschlangenposten#

Das Planung Buch.-Blatt vergibt die Zeilennummern mit jedem Abruf von neuem. Nach einer gewissen Zeit führt dies dazu, dass die Tabelle ihr Ende erreicht und eine Fehlermeldung erscheint. Um dies abzufangen, gibt es zum einen das Feld "Schrittzähler Zeilennr. für Redesign Tourenplanung“ in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“, zum anderen muss für die Neuvergabe der Zeilennummern eine Aufgabenwarteschlange eingerichtet werden. Diese kann z.B. einmal in der Woche am Wochenende laufen und die Zeilen im Planungsbuchblatt neu durchnummerieren.

Die Aufgabenwarteschlange muss für die Codeunit 5007256 eingerichtet werden.

Planungskennzeichen#

Das Planungskennzeichen dient der Klassifizierung des Belegs, was genau verplant wird. Zwar können generell Aufträge, Verkaufsrücknahmen, Calls, Bestellungen und Einkaufsrücksendungen verplant werden, jedoch können beispielsweise Aufträge unterschiedlichste Ausprägungen, Dringlichkeiten oder Servicezeiten haben, wie z.B. eine Erstbelieferung, Regelbelieferung, Notdienst, Betankung, usw. Damit diese verschiedenen Belege auch von entsprechenden Personen/ Teams bzw. mit der entsprechenden Priorität bearbeitet werden, gibt es Planungskennzeichen.

Rufen Sie die "Planungskennzeichen“ über die Anwendersuche auf. Über "Neu“ im Menüband erstellen Sie einen neuen Eintrag.

Tourencode#

Tourcodes dienen der Abbildung der (Regel- oder auch Rahmen-)Touren, die die FahrerInnen bzw. TechnikerInnen fahren. Die Abbildung kann auf verschiedenster Weise erfolgen, nach Region, Wochentag und FahrerIn oder nur dem/die FahrerIn. Dies ist abhängig der Anzahl der FahrerInnen und der Verteilung der Touren.

Rufen Sie die "Touren“ über die Anwendersuche auf. Über "Neu“ im Menüband erstellen Sie einen neuen Eintrag.

Fahrzeuge, Fahrer, Techniker#

Die Fahrer, Fahrzeuge, Techniker Seite dient der Verwaltung eben jener in KUMAVISION healthcare365. Diese werden benötigt, um im Verlauf im "Planung Buchblatt“ die einzelnen Belieferungen, Rückholungen, Services einem Fahrer, Fahrzeug oder Techniker zuzuordnen.

Rufen Sie die Seite "Fahrzeuge, Fahrer, Techniker“ über die Anwendersuche auf. Über "Neu“ im Menüband erstellen Sie einen neuen Eintrag.

Planung Buchblattnamen#

Je Disponenten, Team oder Region ist ein eigenes Planung Buch.-Blatt anzulegen. In dieses werden die Datensätze abgerufen, welche zu verplanen sind.

Rufen Sie das "Planung Buch.-Blatt“ über die Anwendersuche auf.

Im Kopfbereich steht der Buchblattname des aktuell geöffneten Buchblattes, über die 3 Punkte im aktuellen Buchblattnamen öffnet sich die Liste "Planung Buch.-Blattnamen Übers.“.

Die Seite befindet sich beim Öffnen zunächst im Ansichtsmodus, führen Sie die Funktion "Bearbeiten“ im Menüband aus und erstellen über den Aufruf "Neu“ im Menüband einen neuen Eintrag.

Filter zum Füllen von Terminplanzeilen#

Im Verlauf des Abschnitts der "Tourenplanung und Technikereinsatzplanung" wird die Funktion "Filter zum Füllen von Terminplanzeilen“ vorgestellt, um Standardfilterkriterien zu definieren, nach denen diverse Belege in das Planung Buch.-Blatt wiederholt abgerufen werden können. In diesem Abschnitt wird nun die Einrichtung der Filter beschrieben. Der Aufruf zur Pflege dieser Filter zum Füllen der Terminplanzeilen befindet sich auf der Seite "Planung Buch.-Blatt“.

Anlage Filter zum Füllen der Terminplanzeilen#

Öffnen Sie die Seite "Filter zum Füllen der Terminplanzeilen“ über den gleichnamigen Aufruf im "Planung Buch.-Blatt“.

Einen neuen Eintrag erstellen Sie, indem Sie in die nächste freie Zeile klicken und einen aussagekräftigen "Code“ sowie die zugehörige "Beschreibung“ hinterlegen.

Über "Bearbeiten“ im Menüband öffnen Sie die "Filterkarte Terminplanzeile füllen“ zum jeweils markierten Code, um Ihre Einstellungen für den Filter zu hinterlegen. Sie haben zudem die Möglichkeit, über "Seite“ "vorheriger“ und "nächster“ zu blättern.

Die zur Verfügung stehenden Felder für die Einrichtung der Filter sind nachfolgend in der Onlinehilfe beschrieben.

Inforegister Allgemein#

Inforegister Verkaufskopf#

Inforegister Einkaufskopf#

Inforegister Kundenservice Call#

Tourenplanung am Debitor#

Auf der Debitorenkarte können einige für die Tourenplanung relevante Felder vorbelegt werden, welche dann an die zugehörigen Verkaufsbelege vererbt werden.

Felder der Tourenplanung auf der Debitorenkarte#

Folgende dispositiven Kennzeichen können Sie auf dem Inforegister "KUMAVISION healthcare“ auf der Debitorenkarte hinterlegen:

Öffnungszeiten#

Über die Öffnungszeiten auf der Debitorenkarte werden die Zeiten verwaltet, an denen der Kunde beliefert werden kann, z.B. nur montags und mittwochs zwischen 09:00h und 12:00h.

Durch Klick auf das Feld "Nein“ oder "Ja“ bei den Öffnungszeiten, öffnet sich die Erfassungsmaske.

In der sich öffnenden Maske können je Wochentag die Uhrzeiten definiert werden, an denen der Kunde erreichbar ist. Dazu werden jeweils Vor- und nachmittags Von- und Bis-Uhrzeiten festgelegt.

Wenn die Öffnungszeiten beim Debitor hinterlegt sind, dann werden diese bei der Terminplanung berücksichtigt und es erscheint ein Hinweis, dass es Öffnungszeiten gibt.

Wird ein Termin geplant, der außerhalb der Öffnungszeiten liegt, erscheint eine Hinweismeldung im "Planung Buch.-Blatt“.

Zufahrtsbeschränkung#

Zufahrtsbeschränkungen haben nicht die gleiche Bedeutung wie die Öffnungszeiten. Zufahrtsbeschränkungen müssen zum Beispiel dann gepflegt werden, wenn der Kunde in einer Fußgängerzone beliefert werden muss. Diese haben in der Regel einen definierten Zeitraum, an denen Fahrzeuge durch diese fahren dürfen. Auch solche Regelungen müssen bei der optimalen Tourenplanung berücksichtigt werden.

Durch Klick auf das Feld "Nein“ oder "Ja“ bei den Zufahrtsbeschränkungen, öffnet sich die Erfassungsmaske. 

In der sich öffnenden Maske können je Wochentag die Uhrzeiten definiert werden, an denen der Kunde erreichbar ist. Dazu werden jeweils Vor- und nachmittags Von- und Bis-Uhrzeiten festgelegt. Zudem muss der Haken "Zufahrtsbeschränkung“ gesetzt werden.

Wenn die Zufahrtsbeschränkungen beim Debitor hinterlegt sind, dann werden diese bei der Terminplanung berücksichtigt und es erscheint ein Hinweis, dass es Zufahrtsbeschränkungen gibt.

Tourenhinweise am Debitor#

Solche Hinweise können beispielsweise "3x klingeln“, "30min vorher anrufen“ oder "Ablage in der Garage“ sein und dienen der internen Information der DisponentInnen und FahrerInnen bzw. TechnikerInnen.

Dazu wird am Debitor oder am Kontakt die Bemerkung geöffnet und in den Bemerkungen ein entsprechender Text erfasst. Über die Funktion "Editieren“ kann ein Texteditor zur Texterfassung geöffnet und genutzt werden.

Kennzeichnen Sie den Text in der Zeile mit dem Code für "Tourenhinweis“, so wird dieser im Planung Buch.-Blatt in der Infobox angezeigt.

Tourenplanung am Kreditor#

Analog zur Einrichtung der Debitoren, ist die Einrichtung für die Kreditoren möglich.

Tourenplanung am Artikelstamm#

Je nach Sortiment, welches durch den Leistungserbringer geliefert wird, ist es erforderlich einen Artikel mit einer Gefahrgutklasse zu kennzeichnen. Diese wiederum kann dann für die Disposition relevant sein, um zu entscheiden, welche Straßen befahren werden dürfen und welche nicht. Zudem müssen Lieferungen und Fahrzeuge ab gewissen Werten als Gefahrguttransporte gekennzeichnet werden.

Die Einrichtung hierzu erfolgt auf der Artikelkarte auf dem Inforegister "Lager" über das Feld "Gefahrgutklassencode“. Dieses Feld greift auf die dahinterliegende Seite "Gefahrgutklasse“ zu, welche dann den Artikeln zugeordnet werden. In diesen Gefahrgutklassen können zum Beispiel die ADR-Punkte hinterlegt werden.

Die Punkte und Kennzeichnung wird im Anschluss auf dem Tourenschein bzw. den zusätzlichen Gefahrgutdokumenten angedruckt.

Integration Tourenplanung im Vertrag#

Im Vertrag bzw. den Zeilen zur Vertragsversionskarte gibt es zwei Felder, welche relevant für die Tourenplanung sind und an dieser Stelle vorbelegt werden können, um diese an die aus dem Vertrag angelegten Lieferpläne und Verkaufsbelege weiterzugeben.

Integration Tourenplanung im Lieferplan#

Im Lieferplan gibt es die Möglichkeit, dispositive Kennzeichen für die Tourenplanung für den Auftrag und Folgebelieferungen vorzubelegen und zu steuern, wann diese aktualisiert werden sollen.

Felder der Tourenplanung im Lieferplan#

In der Lieferplanzeile sowie in den Lieferplaneinteilungen gibt es folgende Felder mit Relevanz für die Tourenplanung.

Daten aus den Lieferplanzeilen werden an die Einteilungen vererbt und können dort bei Bedarf nochmals angepasst werden, ehe sie in den Verkaufsauftrag abgerufen werden.

Steuerung Tourenfelder#

Generell besteht die Möglichkeit, die Tourendaten vom Debitor, aber auch vom "Lief. an Code" an den Lieferplan und die Lieferplaneinteilungen zu vererben, auch dann, wenn der Vorgang und Lieferplan bereits angelegt worden ist und die Daten am Debitor nachträglich geändert werden. Nach Änderung der Daten erscheint folgende Abfrage:

"Sollen die zugehörigen Lieferpläne und Lieferplaneinteilungen aktualisiert werden?“

Wird diese mit "Ja“ bestätigt, werden die Daten im Lieferplan aktualisiert, bei "Nein“ findet keine Änderung im Lieferplan statt. Bei Bestätigung der Änderung findet vorab der Aktualisierung folgende Prüfung statt. Lediglich Zeilen, die einem der folgenden Kriterien entsprechen werden dann aktualisiert:

• "Lief. an Kontakt Nr.“ entspricht der zugehörigen Kontaktnr. des Debitors
• "Lief. an Code“ ist gleich (falls gefüllt)
• Enddatum der Zeile ist größer als das aktuelle Arbeitsdatum
• Individual geänderte Daten = nein

Mit dem letzten Punkt sind die Felder "Individueller Adresskontakt“, "Individuelle Tourdaten“ und "Individuelle Zustellerdaten“ gemeint, welche automatisch an der Lieferplanzeile bzw. -einteilung gesetzt werden, wenn dort die Daten manuell geändert wurden. Ist in den Feldern ein Eintrag vorhanden, so werden die Daten nicht in der entsprechenden Lieferplanzeile bzw. -einteilung aktualisiert.

Integration Tourenplanung in die Verkaufsbelege#

Sowohl in Verkaufsaufträgen als auch Verkaufsrücknahmen gibt es das eigene Inforegister "Tour“ für die Tourenplanung. Der Aufbau und Benennung sind in beiden Belegen identisch, somit wird dieses hier nur einmal exemplarisch am Auftrag erläutert.

Sämtliche der im folgenden beschriebenen Felder werden im Auftrag bzw. in der Rücknahme vom Debitor, Lieferplan oder aus dem Planung Buch.-Blatt befüllt, können aber auch in den Belegen manuell verändert werden, wobei eine manuelle Änderung immer die höchste Priorität hat.

Integration Tourenplanung in die Einkaufsbelege#

Analog zu den Verkaufsbelegen ist das Inforegister "Tour“ auch in den Einkaufsbelegen (Bestellungen, Rücksendungen) vorhanden. Der Aufbau entspricht dem der Verkaufsbelege und findet auf die Einkaufsbelege Anwendung.

Integration Tourenplanung in Calls#

Im Call ist das Inforegister "Tour“ für die dispositiven Daten für die Tourenplanung vorhanden. Hier manuell gefüllte Felder werden allesamt in die Folge-Verkaufsbelege übertragen und übersteuern alle anderen Einträge aus dem Debitor, Vertrag oder Lieferplan. Diese Felder werden im Call vom Debitor oder aus dem Planung Buch.-Blatt befüllt, können aber auch in den Belegen manuell verändert werden.

Ebenfalls auf der Seite "Call“ sind im Inforegister "Allgemein“ weitere Felder für die Terminplanung vorhanden.

Aktivitätenprotokollposten und Touren im Marketing Cockpit#

Wie zuvor beschrieben, haben Sie die Möglichkeit für die Aktivitäten im Rahmen der Tourenplanung Aktivitätenprotokollposten vom System erstellen zu lassen. Diese können Sie im Marketing Cockpit des jeweiligen Kunden einsehen.

Auf dem Inforegister "Informationen“ sehen Sie über Anzahl zu den "Aktivitäten“, ob es bereits, welche zu dem Kontakt gibt. Bei Anzahl 0 wurde noch kein Aktivitätenprotokollposten geschrieben, bei Anzahl >0 werden Ihnen diese durch Auswahl der Zahl im gleichen Inforegister rechts daneben dargestellt.

Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, den jeweiligen Aktivitätenprotokollposten anzuzeigen, um weitere Details einzusehen.

Sofern eingerichtet, werden zu folgenden Aktivitäten Posten geschrieben:

• Der Kunde/ Auftrag wurde einer Tour zugeordnet
• Der Termin wurde bestätigt
• Ein vereinbarter und geplanter Termin wurde storniert und muss neu geplant werden

Alternativ können Sie diese Posten aus dem Marketing Cockpit heraus über das Menüband auch direkt aufrufen.

Aufbau des Planung Buchblatts#

Das "Planung Buch.-Blatt“ ist die zentrale Maske der Disponenten zur Planung von Lieferungen, Rückholungen und Serviceaufträgen. In dieses Buchblatt bzw. Buchblätter werden alle Belege nach unterschiedlichen Kriterien abgerufen, sodass abschließend eine fertige Tour erstellt und der Kunde kontaktiert werden kann. Ebenfalls kann auf Basis dessen bzw. der Belege dann mit Hilfe von externen Planungssoftwaresystemen geplant und optimiert werden.

Das Buchblatt findet zudem Anwendung bei der Nacharbeit im Falle eines Stornos.

Im Rollencenter auf der Startseite befindet sich der Aufruf "Planung Buch.-Blatt“. Alternativ kann es auch über die Anwendersuche aufgerufen werden.

Es öffnet sich das zuletzt verwendete Buchblatt oder das Standard-Buchblatt.

Planung Buchblatt Kopfbereich#

In der ersten Zeile "Buch.-Blattname“ sehen Sie den aktuellen Namen, des geöffneten "Planung Buch.-Blatt“. Sie haben die Möglichkeit das Buchblatt zu wechseln, indem Sie über die drei Punkte [...] im aktuellen Buchblattnamen die Liste "Planung Buch.-Blattnamen Übers.“ Öffnen und können ein anderes auswählen.

Der Schalter "Bestätige Zeilen ausblenden“ ermöglicht die Filterung auf das Kriterium "Termin bestätigt“. Wird das Feld aktiviert, so werden alle Zeilen aus dem Buchblatt ausgeblendet, die den Haken "Termin bestätigt“ in den Zeilen gesetzt haben.

Terminplanzeilen#

In der Spalte "Details anzeigen“ haben Sie die Möglichkeit, durch die Pfeile links neben der Überschrift die Funktion "Zwischen Erweitern, Reduzieren wechseln“ zu nutzen sofern Sie "Details anzeigen“ gesetzt haben.

Alle aufklappen
Alle Buchblattzeilen mit gesetztem Haken im Feld "Details anzeigen“ werden gleichzeitig aufgeklappt.

Alle zusammenklappen
Alle Buchblattzeilen mit gesetztem Haken im Feld "Details anzeigen“ werden gleichzeitig zugeklappt.

Nachfolgend die Erläuterung der relevanten Felder.

Disposition#

Im Bereich "Disposition“ unterhalb der Buchblattzeilen befinden sich nachfolgende, informative Felder:

Inforegister Aktivitätenprotokollposten Tour#

Ebenfalls unterhalb der Buchblattzeilen gibt es ein Inforegister "Aktivitätenprotokollposten Tour", welches die gebildeten Aktivitätenprotokollposten, im Falle einer Tourerstellung, Umplanung oder Terminbestätigung anzeigt, welche ebenfalls im Marketing Cockpit sichtbar sind.

Funktionen im Planung Buch.-Blatt#

Auf der Seite "Planung Buch.-Blatt“ gibt es eine Vielzahl an Funktionen, welche im Folgenden erläutert werden.

Nachfolgend werden die für die Tourenplanung relevanten Aufrufe und Funktionen beschrieben.

Je nach Einrichtung des Profils bzw. bei erfolgter individueller Anpassung der Seite, können sich die Aufrufe und Funktionen an verschiedenen Stellen befinden.

Infoboxen#

Im "Planung Buch.-Blatt“ sind drei Infoboxen verfügbar, welche Sie sich über da Informationssymbol "i“ ein- und ausblenden können.

Tour Karte#

Jede im Buchblatt geplante Zeile wird einer Tourenkarte zugeordnet, die als Reihenfolge zur Bearbeitung für die TechnikerInnen oder FahrerInnen dient.

Offene Touren sind noch zu fahrende Touren und können Verkaufs-, Einkaufs oder Callbelege beinhalten. Touren werden über das Planung Buchblatt oder manuell erstellt.

Inforegister Allgemein#

Der Tourenkopf beinhaltet folgende Felder:

Inforegister Zeilen#

Folgende weitere Felder beinhaltet die Tourenzeile:

Funktionen im Menüband#

Archivierte Tour#

In den archivierten Touren können die abgeschlossenen Touren im Nachgang eingesehen werden. Der Aufbau entspricht der offenen Tour.

Inforegister Allgemein#

Inforegister Zeilen#

Ablauf#

Prozess Abruf zu verplanende Belege in Buchblatt#

Das "Planung Buch.-Blatt“ wird manuell durch die zuständigen DisponentInnen befüllt, um im Anschluss die Termine zu planen.

Befüllen des Buchblatts über "Filter zum Füllen der Terminplanzeilen“#

Öffnen Sie das "Planung Buch.-Blatt“ und prüfen, ob Sie das gewünschte Buchblatt ausgewählt haben über die Anzeige "Buch.-Blattname“, anderenfalls ändern Sie den Buch.-Blattnamen über das Auswahlfeld neben dem Namen [...].

Um den passenden "Abruffilter“ auszuwählen, führen Sie die Funktion "Filter zum Füllen der Terminplanzeilen“ im Kopfbereich aus. Es öffnet sich die Übersicht der zur Verfügung stehenden Abruffilter. Markieren Sie den gewünschten Filter und wählen die Funktion "Ausführen“ im Menüband.

In der Regel wurde der Filter mit der Option "Filteranforderung anzeigen“ = Ja eingerichtet, somit öffnet sich nun vor dem eigentlichen Ausführen noch einmal die Seite "Planung Buch.-Blatt zeilen füllen“. Bitte prüfen Sie die Filterkriterien, ob diese auch dem entsprechend was abgerufen werden soll. Bei Bedarf können Sie hier an dieser Stelle auch Änderungen vornehmen.

Starten Sie den Abruf der Belege mit Auswahl auf "OK“.

Das System ruft nun die Belege gemäß den definierten Filterkriterien in die Planungs Buchblattzeilen ab.

Befüllen des Buchblatts über "Fülle Terminplanzeilen“#

Diese Funktion ruft ebenfalls die verschiedenen Belege in das Planung Buchblatt ab wobei hier in der dann folgenden Maske alle Filterkriterien manuell per Hand eingetragen werden.

Die Funktion wird dann genutzt, wenn man einzelne gezielte Belege/ Kunden auf Zuruf abrufen möchte. Dabei wird in der Maske für die Filterkriterien im Inforegister Optionen die Grundeinstellung des Abrufs (z.B. Verkauf, Einkauf oder Calls) definiert, in den weiteren Registern "Verkaufskopf“, "Einkaufskopf“ und "Call“ kann nun je nach Belegart die weitere Eingrenzung erfolgen.

Das System ruft nun die Belege gemäß den definierten Filterkriterien in die Planungs Buchblattzeilen ab.

Prozess Planung der Touren- und Techniker im Buchblatt#

Nach Abruf der Daten können nun die Belege in neue oder bereits bestehende Touren für FahrerInnen und TechnikerInnen geplant werden.

Die Planung und Berechnung des Termins findet anhand des gewünschten Lieferdatums statt, welches aus den Belegen in das Planung Buch.-Blatt übertragen wird. Nach Ermittlung der Reihenfolge und Ankunftsdaten, sind die entsprechenden Daten im Planung Buch.-Blatt einzutragen. Dazu sind folgende, beschriebenen Felder manuell einzutragen:

Im Folgenden kann der Prozess variieren, ehe eine Tour erstellt wird.

Terminklärung vorab#

Ein möglicher Termin beim Kunden wird errechnet, im Anschluss wird der Kunde kontaktiert und der Termin abgesprochen. Die Kontaktaufnahme kann per Telefon bzw. E-Mail oder über den Beleg bzw. die Funktion "Terminplanbenachrichtigung“ stattfinden.

Ist der Termin bestätigt, wird der gleichnamige Haken gesetzt, muss der Termin angepasst werden, geschieht dies über die entsprechenden Terminfelder. Ggf. ist im Anschluss dessen eine neue Routenoptimierung auszuführen.

Mit Bestätigung des Termins werden zum Kontakt die Aktivitätenprotokollposten geschrieben.

Terminvorgabe ohne Klärung mit Kunden#

Ein möglicher Termin beim Kunden wird errechnet, im Anschluss wird der Kunde kontaktiert und der Kunde dahingehend informiert. Dieses Vorgehen ist die gängige Praxis. Wie zuvor auch bestünde die Möglichkeit, dass der Kunde über die Terminplanbenachrichtigung über den Termin in Kenntnis gesetzt wird.

Optional kann auch hier das Kennzeichen "Termin bestätigt“ genutzt werden.

Prozess Erstellung einer Tour nach erledigter Planung und Terminklärung im Buchblatt#

Nachdem die Touren geplant und die Termine abgestimmt worden sind, muss eine Tour erstellt werden damit ein Tourenschein gedruckt werden kann. Zudem wird auf Basis dessen eine eventuelle Nacharbeit gesteuert.

Zum Erstellen einer Tour führen Sie im "Planung Buch.-Blatt“ die Funktion "Tour erstellen“ aus.

Da die Funktion "Tour erstellen“ alle Zeilen in eine Tour übergibt, empfiehlt sich an dieser Stelle, die Touren jeweils mit entsprechenden Filtern erstellen zu lassen, zum Beispiel nach dem Fahrzeug, Fahrer, Techniker oder Tourencode. Nach Aufruf der Funktion "Tour erstellen“ öffnet sich die Maske für die Eingrenzung auf die verschiedenen Filterkriterien.

In dieser Filter-Maske sind einige Optionen aktiviert, welche bei Bedarf deaktiviert werden können.

Neben den oben beschriebenen Optionen werden alle weiteren Tourdaten sowie die Tourennummer in die entsprechenden Belege zurückgeschrieben. In die "Planung Buch.-Blatt-Zeilen“ wird die Tournummer zurückgeschrieben. Zusätzlich kann über das Feld in die Tour eingesehen werden.

Sofern eingerichtet, wird ein Aktivitätenprotokollposten erstellt.

Die Tour wird erstellt und alle Positionen werden der Tour zugewiesen, bei Bedarf kann diese Tour nun noch manuell nachgearbeitet werden.

Wird keine Telematikübertragung oder mobile Anwendung eingesetzt, so kann aus der Tour ein Tourenschein ausgedruckt werden.

Prozess manuelles Erstellen einer Tour#

Neben dem automatischen Erstellen einer Tour über das Planung Buch.-Blatt kann eine Tour auch manuell oder per Scan angelegt werden. Dies kann erforderlich sein, wenn ohne "Planung Buch.-Blatt“ gearbeitet wird.

Manuelles Erstellen einer Tour, händisches erfassen der Belege in den Zeilen#

Öffnen Sie die "Tourenübersicht“ über den Aufruf auf der Startseite im Rollencenter oder alternativ über die Anwendersuche.

Über "Neu“ erstellen Sie eine neue Tour, unabhängig vom "Planung Buch.-Blatt“.

Es muss ein/e FahrerIn, Fahrzeug oder TechnikerIn im Kopf eingetragen werden. Die Belegnummer für die Tour wird automatisch aus der Nummernserie vergeben.

Füllen Sie nun die Zeilen in der Tour manuell.

Zu Beginn wählen Sie eine "Belegart“ aus, anschließend hinterlegen Sie über das Feld "Belegnr.“ den entsprechenden Beleg. Die Lieferadressdaten werden automatisch aus dem Beleg in die Tour gezogen.

Die Felder bzgl. der Terminierung sowie optional Tourencode und Tourenplatzierung müssen von Hand befüllt werden, sofern die Daten nicht im Beleg vorgegeben waren.

Anschließend wird der Tourenschein für FahrerInnen oder TechnikerInnen als Begleitschein zu den Lieferscheinen ausgedruckt.

Auf die oben beschriebene Weise können auch bereits erstellte Touren bearbeitet und erweitert werden.

Manuelles Erstellen einer Tour, erfassen der Belege in den Zeilen mittels Scanfunktion#

Öffnen Sie die "Tourenübersicht“ über den Aufruf auf der Startseite im Rollencenter oder alternativ über die Anwendersuche.

Über "Neu“ erstellen Sie eine neue Tour, unabhängig vom "Planung Buch.-Blatt“.

Es muss ein/e FahrerIn, Fahrzeug oder TechnikerIn im Kopf eingetragen werden, die Belegnummer für die Tour wird automatisch aus der Nummernserie vergeben.

Über die Funktion "Scanmodus An“ im Menüband, werden die Scanfelder an der Tourenzeile aktiviert, um vorhandene Papierbelege in die Tour zu scannen. Dies setzt somit voraus, dass auf allen Belegen ein Barcode mit der Belegnummer existiert. Im Feld "Scanfeld“ wird nun die Belegnummer eingescannt. Das System zieht automatisch alle Daten aus dem Beleg in die Tour hinein, sofern diese im Beleg hinterlegt sind.

Abschließend ist auch hier der Tourenschein zu drucken.

Auf die oben beschriebene Weise können auch bereits erstellte Touren bearbeitet und erweitert werden.

Abschluss einer Tour#

Ein Abschluss der Tour findet immer statt, unabhängig davon, ob alle geplanten Termine durchgeführt werden konnten. Konnte ein Termin nicht ausgeführt werden, weil z.B. der Kunde nicht angetroffen wurde, so wird die Tourzeile storniert, die gesamte Tour wird dennoch abgeschlossen und archiviert.

Um eine Tour abzuschließen, muss zwingend ein/e FahrerIn, Fahrzeug oder TechnikerIn eingetragen sein, zudem kann auch ein Datum eingetragen werden. Der Abschluss findet über die Funktion "Tour archivieren“ im Menüband statt.

In der sich öffnenden Maske können Sie auswählen, ob ein Abschlussbeleg beim Archivieren gedruckt werden soll. Mit "OK“ wird die Tour archiviert.

Die Tour wird aus der Übersicht der offenen Touren gelöscht und in das Archiv der Touren geschoben.

Die archivierte Tourenkarte beinhaltet alle relevanten Informationen aus der offenen und abgeschlossenen Tour.

Storno einzelner Belege auf der Tour#

Da es während der Fahrt einer Tour immer wieder vorkommen kann, dass einzelne Kunden nicht angetroffen werden, besteht im Rahmen des Abschlusses einer Tour die Möglichkeit, eine Zeile entsprechend als "Storno“ zu kennzeichnen.

Öffnen Sie die betroffene Tour und setzen Sie in der Zeile zu dem Beleg den Haken im Feld "Storno“. Infolgedessen öffnet sich das Fenster "Abfrage Tourstornierung“ wo Sie den Grund eintrage, warum die Zeile neu verplant werden muss (z.B. Kunde nicht angetroffen).

Wird die Maske bestätigt, erscheint eine Abfrage, ob alle Termine aus dem Beleg und der zugehörigen Buchblattzeile gelöscht werden sollen (Option Ja) oder nicht (Option Nein). In der Regel wird an dieser Stelle "Ja“ ausgewählt, da die Position komplett neu verplant werden muss.

In der Tour wird die Zeile entsprechend markiert, der Stornogrund wird in die Bemerkung gespeichert, der vorherige Eintrag wird dabei überschrieben.

Im Planung Buchblatt wird die entsprechende Zeile ebenfalls gekennzeichnet. Im Feld "Bemerkung“ wird der Stornogrund (farblich hervorgehoben) aus der Tourenzeile geschrieben, zudem der Haken "Neuplanen“ gesetzt – die ursprünglichen Termindaten werden entfernt.

Sofern eingerichtet, wird zudem ein entsprechender Aktivitätenprotokollposten erzeugt.

Neben dem zuvor beschriebenen Stornoprozess muss ggf. auch der Auftrag und die Lieferplaneinteilung bzw. die gebuchte Verkaufslieferung bearbeitet werden. Dies hängt vom weiteren Auslieferungsprozess ab. Im Folgenden werden die Optionen kurz beschrieben.

Bearbeitung eines gebuchten Auftrags nach einem Storno#

Liefern FahrerInnen bereits gebuchte Aufträge aus, so haben diese neben dem Tourenschein auch die gebuchten Verkaufslieferungen vorliegen. Wird der Kunde nicht angetroffen, so muss der Verkaufslieferschein storniert werden, damit der Auftrag erneut abgerufen werden kann.

Wer hier zu welchem Zeitpunkt den Lieferscheinstorno durchführt und wo die nicht gelieferte Ware platziert wird, ist innerhalb des Unternehmens geregelt. Der Prozess zum Lieferscheinstorno ist ebenfalls in der Onlinehilfe abrufbar.

Bearbeitung eines ungebuchten Auftrags nach einem Storno#

Wird mit einer mobilen Anwendung gearbeitet oder im Nachgang die Lieferung gebucht, so muss die Bearbeitung im Falle eines Stornos einer Tourenzeile anderweitig erfolgen.

Erneute Planung des gleichen Belegs#

Falls es keinerlei Änderungen am Beleg gibt und der Beleg z.B. einen Tag später erneut ausgeliefert werden soll, so kann die bestehende Buchblattzeile einfach umgebucht werden.

Erneute Planung mit neuem Beleg#

Soll ein neuer Auftrag, Rücknahme oder Call genutzt werden, weil z.B. der Artikel falsch war, wenden Sie sich an den zuständigen Innendienst, für die Neuerstellung des Belegs.

Der im Planung Buch.-Blatt befindliche Beleg wird aus dem Buchblatt entfernt.

Adresssteuerung im Buchblatt#

Die im System vorhandene Adresssteuerung, welche in Abhängigkeit vom Datum flexibel die richtigen Adressen einsteuert, gilt auch für das Planung Buch.-Blatt.

Nachfolgend wird hier die Möglichkeit der Änderung der Adressen im Buchblatt und deren Auswirkung auf die Belege beschrieben.

Änderung der Adressen im Planung Buchblatt#

Im Planung Buchblatt werden die Adressen aus dem Beleg bzw. die zum Termin gültigen Adressen angezeigt. Dennoch kann es vorkommen, dass einmalig für diesen Termin die Adresse geändert werden muss.

Die Änderung kann direkt im Buchblatt für sämtliche Belege vorgenommen werden. Im Buchblatt kann zum einen ein abweichender "Lief. an Code" ausgewählt werden, welcher in die Zeile eingesteuert wird. Sofern die gewünschte, abweichende Adresse angelegt ist.

Genauso besteht die Möglichkeit, einen abweichenden Lieferungskontakt auszuwählen.

Ist die gewünschte Adresse nicht vorhanden, so kann die abweichende Adresse auch manuell in die zugehörigen Adressfelder in der Zeile des "Planung Buch.-Blatt“ erfasst werden.

Die abweichenden Adressen werden zudem auch in die Tour geschrieben und auf dem Tourenschein angedruckt.

Wird an der Buchblattzeile ein abweichender Liefercode gepflegt, so wird dieser ebenfalls in die Belege in den "Lief. an Code“ zurückgeschrieben. Ähnlich verhält es sich auch beim geänderten Lieferungskontakt, welcher in das Feld "Lieferungskontaktnr.“ übertragen wird.

Wird die Adresse in der Buchblattzeile manuell geändert, so wird in den Verkaufsbelegen eine Einmaladresse angelegt.

Datumsabhängige Adresssteuerung im Planung Buchblatt#

Wenn Belege sehr weit in die Zukunft abgerufen werden, kann es sein, dass für diese bereits eine neue Adresse, die erst ab einem bestimmten Datum gültig ist, geplant werden muss. Möglicherweise steht die in der Zukunft gültige Adresse auch noch nicht im zugehörigen Beleg.

Um die richtige Routenberechnung und -optimierung durchführen zu können, bietet das Planung Buch.-Blatt ebenfalls eine datumsabhängige Adresssteuerung.

Ist zu dem Kontakt eine Adresse mit einem bestimmten Startdatum hinterlegt, so prüft das System dieses im Vergleich zu Datum im Feld "Termin“.

Wird nun im Buchblatt der Termin aktualisiert, so passt sich auch die Adresse an.

Wird bereits vor Abruf der Buchblattzeilen im Beleg das gewünschte Lieferdatum aktualisiert, so aktualisiert sich im Buchblatt bereits während des Abrufs die Adresse auf das entsprechende Datum.

Weitere Hinweise zum Modul "Tourenplanung und Technikereinsatzplanung"#

Im folgenden Abschnitt werden weitere Hinweise zum Modul gegeben, welche unabhängig zu den bereits beschriebenen Prozessen sind.

Abruf Belege bei Call mit dort heraus erzeugten Verkaufsbelegen#

Im technischen Service kommt es im Fall vom Austausch im Rahmen einer Fallpauschale oder bei der Bereitstellung von Leihgeräten vor, dass sowohl ein Call als auch dort heraus ein Auftrag und im Falle von Rückholungen auch eine Verkaufsrücknahme vorhanden sind.

Da in diesen Fällen die Reparatur im Haus stattfindet und keine TechnikerInnen, sondern der Fahrdienst zwecks Rückholungen und Bereitstellung eines anderen Geräts geplant werden muss, wird in diesen Reparatur- oder Wartungsfällen nicht der Call, sondern die dort heraus erzeugten Verkaufsbelege in das Planung Buchblatt abgerufen.

Tourenplanung im Einkauf#

Die Grundlagen und Felder einer Tourenplanung im Einkauf wurden beschrieben. Von einer Beschreibung der Prozesse wurde abgesehen, da diese äquivalent zu den Prozessen im Verkauf und im Service sind.

Lagerkomfort Modul#

Versand Komfort#

Mit Hilfe des Versand Komforts des Lagerkomfort Moduls können Sie über eine Maske den Warenausgangsbeleg erfassen. Der Zusteller und die Zusteller Transportart werden auf dem Beleg angezeigt und je nach Einstellung können Sie:

• die Anzahl und die Art der Pakete festlegen, das Gewicht eintragen, sowie optional den Zusteller und die Zusteller Transportart ändern.
• Korrekturen von Liefermengen, Entnahmeplatz und/oder Artikelverfolgung vornehmen.
• Sendungen an freie Adressen (ohne Bezug zu einem Beleg) erstellen.
• einen einfachen Nachdruck von Lieferscheinen erzeugen.

Dieser optimierte Prozess ist für den einfachen Versand vorgesehen, in dem keine Zuordnung zwischen Artikel und Ladungsträger stattfinden muss.

Die Anbindung an die Zusteller findet über den Versandabwicklungsauftrag und optional der Schnittstelle zu ecovium Holding GmbH (V-LOG) statt.

Basis ist der Versandauftrag der KUMAVISION base (BOOSTER) Versandabwicklung.

Einrichtung#

Versand Einrichtung#

In der "Versand Einrichtung“ müssen nachfolgende Einrichtungen vorgenommen werden:

Weiterführende Informationen finden Sie unter "Versand Einrichtung".

Ladungsträger#

Über die Liste der Ladungsträger können Ladungsträger (Verpackungen) angelegt werden, die im Prozess benötigt werden. Weiterführende Informationen zur Erfassung finden Sie unter "Ladungsträger".

Lagerkomfort Einrichtung#

In der "Lagerkomfort Einrichtung“ müssen nachfolgende Einrichtungen vorgenommen werden:

Zusteller, Zustellertransportarten#

Zusteller#

Die Einrichtungen der Zusteller entnehmen Sie dem Abschnitt "Zusteller“.

Zustellertransportarten#

Bei den Zustellertransportarten kann der Haken "Versand Komfort drucken“ gesetzt werden und wird an den Versand Komfort Auftrag übergeben. Dadurch wird beim Buchen ein einfaches Versandlabel (für beispielsweise den internen Fahrdienst) entsprechend der Packstücke gedruckt.

Prozess#

Voraussetzung ist ein Warenausgang mit oder ohne Kommissionierung.

Versand Komfort-Erfassungsmaske#

Über die Versand Komfort-Erfassungsmaske können über das Feld "Dokument-ID“ folgende Belege über die zugehörige Belegnummer erfasst werden:

• Warenausgänge
• Geb. Verkaufslieferschein
• Lagerkommissionierung
• Gebuchter Umlagerungsausgang

Nach bestätigen Ihrer Eingabe durch die Enter-Taste, erfolgt (sofern ein Komfort Versand Auftrag existiert) eine Abfrage, ob der vorhandene Versandauftrag verwendet werden soll.

Anschließend öffnet sich der Versand Komfort Auftrag.

Versand Komfort Auftrag#

Im optimierten Prozess wird nur das Inforegister "Allgemein“ und die Infobox Packmittel benötigt.

Der Versand Komfort Auftrag ist über folgende Seiten aufrufbar:

• Verkaufsauftrag
• Warenausgang
• Umlagerungsauftrag
• Geb. Verkaufslieferschein
• Einkaufsrücksendung
• Geb. Einkaufsrücklieferung

Inforegister Allgemein#

Inforegister Versandauftrag Zeilen#

Die Zeilen enthalten die Artikel, die versendet werden sollen. Nachdem Packmittel erfasst wurden, sind diese ebenfalls in den Zeilen aufgeführt.

Inforegister Kommissionier Zeilen#

Auf dem Inforegister "Kommissionierzeilen“ stehen Ihnen dieselben Möglichkeiten (wie beispielsweise Änderung der Menge, Artikelverfolgung oder Lagerplatz) zur Verfügung, wie in den herkömmlichen Kommissionerzeilen oder im Warenausgang.

Infoboxen#

Infobox Packmittel

In der Infobox "Packmittel“ werden die hinzugefügten Packmittel angezeigt.

Infobox Versand Details

In der Infobox sind die zusammenfassenden Informationen der Sendung.

Aus dem "Gewicht pro Einheit“ der Packstücke (Ladungsträger, Feld "Gewicht") wird das Tara der Sendung berechnet. Über die eingegebenen Gewichte "Bruttogewicht“ wird das Sendungsgewicht "Bruttogewicht“ der Infobox berechnet.

Bearbeitung der Sendung im Versand Komfort Auftrag#

Aufruf Versandauftrag mit einem Beleg#

Falls es schon einen Auftrag zu diesem Beleg gibt, erhalten Sie die Frage, ob der vorhandene Beleg verwendet werden soll.

Versandauftrag ohne Bearbeitung verlassen#

Wenn ein Versand Komfort Auftrag ohne Abschluss (Buchen) geschlossen wird, erhalten Sie die Frage, ob dieser gelöscht oder zur weiteren Bearbeitung gespeichert werden soll.

Erfassung Packmittel#

Packmittel können Sie über den Aufruf "Packmittel hinzufügen“ erfassen. Bei der Erfassung von Packmittel werden folgende Felder verwendet:

• Anzahl Packmittel
• Packmittel Bruttogewicht
• Packmittel

Beispiel:

Ein Packmittel mit 2 kg im Karton:

Drei Packmittel mit 10 kg je Box:

Änderung der Kommissionierzeilen#

Sobald die Ware nicht wie auf dem Kommissionierbeleg kommissioniert werden konnte, stehen folgende Anpassungsmöglichkeiten auf dem Inforegister Kommissionierzeilen zur Verfügung:

• Anpassung Artikelverfolgung
• Anpassung Lagerplatz
• Anpassung Menge zu liefern

Diese Änderungen sind nur möglich, wenn nicht gebuchte Belege wie beispielsweise ein Warenausgang oder eine Lagerkommissionierung verwendet werden.

Eine Änderung der Artikelverfolgung eines Warenausgangs auf Basis einer Einkaufsrücksendung ist nicht möglich.

Abschluss Versand Komfort Auftrag#

Durch den Abschluss über "Versandauftrag …“ oder "Buchen und Drucken“ im Menüband, werden (sofern die Schnittstelle hierfür eingerichtet ist) Sendungsdaten an den Zusteller übertragen.

Weiter wird der Herkunftsbeleg gebucht bzw. registriert und gemäß den Voreinstellungen wird der Beleg gedruckt.

Alle Informationen werden im gebuchten Versandauftrag dargestellt, welcher vom (gebuchten) Beleg aufrufbar ist.

• Verkaufsauftrag
• Geb. Verkaufslieferschein
• Umlagerungsauftrag
• Geb. Umlagerungsausgang
• Geb. Einkaufsrücklieferung

Paketverfolgung#

Automatische Eintragung der Paketverfolgung#

Durch die optionale V-LOG Schnittstelle, werden die Paketverfolgungen in die Zeilen der Ladungsträger im Feld "Paketverfolgungsnr.“ eingetragen.

Die erste Paketverfolgung wird anschließend an die dazugehörigen Lieferscheine übertragen.

Manuelle Eingabe der Paketverfolgung#

Wenn eine Paketverfolgung manuell erfasst werden soll, kann dies über den gebuchten Versandauftrag in den Feldern "Paketverfolgungsnr.“ erfolgen. Diese Information wird automatisch an den gebuchten Lieferschein übertragen.

Druck von einfachen Versandetiketten#

Wenn in der Zustellertransportart der Schalter "Versand Komfort drucken“ aktiviert ist, wird dies im Versand Komfort Auftrag angezeigt.

Alternativ kann die Einstellung manuell im Versand Komfort Auftrag gesetzt werden.

Beim Abschluss des Versand Komfort Auftrages wird anhand der Anzahl der Pakete, die Anzahl der Versand Komfort Etiketten gedruckt.

Ein Nachdruck ist grundsätzlich aus dem gebuchten Versandauftrag über "Versandetikett drucken“ im Menüband möglich.

Sonderprozesse#

Ergänzung von vorhandenen Sendungen#

Wenn eine vorhandene Sendung ergänzt werden soll, kann die gebuchte Lieferscheinnummer erneut in der Komfort Maske eingetragen werden und die Sendung ergänzt und erneut übertragen werden.

Sendung ohne Beleg#

Um eine Sendung ohne Beleg zu erzeugen, muss ein Versandauftrag angelegt werden. Weiterführende Informationen finden Sie unter Versandauftrag.

In den Versandauftragszeilen über "Funktion > Packmittel einfügen“ wird die Anzahl der Pakete und anschließend im Feld "Bruttogewicht (Waage)“ das Gewicht erfasst.

Dies kann über die Infobox noch einmal kontrolliert werden.

Der Versandauftrag muss freigegeben, und kann optional über "Versandauftrag …“ gesendet und mit "Buchen und Drucken“ abgeschlossen werden.

Storno einer Sendung#

Der Storno einer Sendung erfolgt manuell, in dem der gebuchte Versandauftrag gelöscht und die Sendung im Sendungsportal gelöscht wird.

Historie#

Gebuchte Versandaufträge#

In den gebuchten Versandaufträgen können neben den Paketverfolgungen auch Etiketten nachgedruckt werden.

Die gebuchten Versandauftragszeilen sind aus diversen Belegen aufrufbar:

• Verkaufsauftrag
• Geb. Verkaufslieferschein
• Umlagerungsauftrag
• Geb. Umlagerungsausgang
• Geb. Einkaufsrücklieferung

Wareneingang Komfort#

Der Wareneingang Komforts des Lagerkomfort Moduls unterstützt bei der Erfassung von Artikeln in folgenden Prozessen:

• Einkaufsbestellung
• Einkaufsrücknahmen
• Umlagerungen

Die Erfassung kann entweder über spezielle Barcode-Scanner-Masken oder über die Standard-Masken erfolgen.

Bei der Nutzung der Scanner-Masken unterstützt das System durch Interpretation folgender Barcodes:

• GS1-128
• GS1-Datamatrix
• PZN-8 / PZN-7
• GTIN 14/13/12/8
• HIBC
• PPN

Einrichtung#

Folgende Einrichtungen sind zu beachten:

KUMAVISION base Barcode Setup#

Richten Sie das "KUMAVISION base Barcode Setup" entsprechend ein. Weiterführenden Informationen finden Sie unter:

KUMAVISION base Barcode Setup

Artikelreferenzposten#

In den Artikelreferenzposten müssen folgende Parameter eingerichtet werden:

Damit die Zuordnung der Informationen aus den verschiedenen Barcodes zu den Informationen aus den Artikelreferenzen korrekt erfolgen kann, muss das Feld in der Auswahl-Tabelle der Referenzartnr. korrekt zugeordnet werden.

Lagerkomfort Einrichtung#

In der "Lagerkomfort Einrichtung" müssen nachfolgende Einrichtungen vorgenommen werden:

Prozess#

Im Wareneingang Komfort des des Lagerkomfort Moduls werden wie bereits anfänglich erwähnt, folgende Prozesse unterstützt:

• Einkaufsbestellung
• Einkaufsrücknahmen
• Umlagerung

Die Bedienung der Masken ist gleichartig. Im Folgenden wird der Prozess der Einkaufsbestellung/Wareneingang beschrieben.

Wareneingang Komfort#

Der Prozess startet über die Wareneingang Komfort Karte, welche Sie sich über die Anwendersuche aufrufen können.

Inforegister Wareneingang#

Auf dem Inforegister können folgende Informationen erfasst werden:

Inforegister Wareneinangszeilen#

In den Wareneingangszeilen werden die, über die Scan-Karte erfassten Artikel angezeigt. In den Wareneinganszeilen können auch die tatsächlich gelieferten Mengen erfasst werden.

Die Felder entsprechend die, der herkömmlichen Wareneingangszeilen.

Funktionen im Menüband#

Scankarte#

In die Scankarte können Barcodes gescannt oder Artikelinformationen manuell erfasst werden.

Die Karte wird über "Scannen" im Menüband der "Wareneingang Komfort Karte" geöffnet.

Funktionen im Menüband#

Barcode scannen (Scanfield)

Über das Scanfeld werden die Daten über einen Scanner erfasst. Das System extrahiert, je nach eingelesenem Barcode ggf. enthaltene weitere Informationen (z.B. Seriennummer, Chargennummer). Diese Informationen werden in die Scankarte automatisch eingetragen (Scan Information).

In der Scanzeile lässt sich über den Schalter "Auswahl Belegzeilen" steuern, ob nach jedem Scan die Auswahl des jeweiligen Beleges stattfinden soll.

Im Fall von seriennummernpflichtigen Artikeln, macht es hier Sinn den Schalter auszustellen, um mehrere Seriennummern nacheinander scannen zu können.

Folgende Barcodes und Datenbezeichner werden unterstützt:

Die Scaninformationen werden in den Scanzeilen dargestellt. Über den Menüpunkt "Scanzeile" können diese Informationen editiert werden.

Aufgrund der Scan Information versucht das System entsprechende Belege zu identifizieren und stellt diese in den Wareneingangszeilen entsprechend dar.

Scan Profil

Das Scanprofil lässt sich innerhalb der Scankarte abändern. Hier ist standardmäßig das Scanprofil eingestellt, welches im "KUMAVISION base Barcode Setup" den Haken Standard gesetzt hat.

Ein Wechsel des Scan Profils würde beispielsweise bei Scan einer besonderen Barcodeart Sinn ergeben, bei welcher das initiale Profil nicht greifen würde.

Manuelle Eingabe
Um die Scan Informationen manuell zu erfassen kann eine entsprechende Eingabe erfolgen. Die Eingaben müssen über "Einfügen" in die Scanzeilen übertragen werden.

Abschluss Wareneingang Komfort
In der Scankarte über den Menüpunkt "Lagerbelegzeile > Speichern und Schließen werden Lagerbelegzeilen/Scanzeilen gespeichert und in die Wareneingang Komfort Karte übernommen.

Wareneingang Komfort Karte / Wareneingangszeilen
Bei Bedarf können Informationen wie der Lagerplatz abgeändert werden.

Historie / Gebuchter Wareneingang
In den gebuchten Wareneingängen lässt sich der zuvor gebuchte Wareneingang einsehen.