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Vendor Rating Management#

Allgemein#

Die Lieferantenbewertung dient dazu, den Kreditorenstamm anhand von klaren Vorgaben zu klassifizieren sowie zu kategorisieren.

Die Lieferantenbewertung unterstützt Sie dahingehend, um wichtige Lieferantenanforderungen zu bewerten.

Sie können folgende Anforderungen definieren:

  • Audits
  • Termintreue
  • Mengentreue
  • Frei definierbare Bewertungsarten

Einrichtung#

Bevor Sie die Lieferantenbewertung nutzen können, müssen Sie hierzu das System vorbereiten. In diesem Kapitel werden die notwendigen Einrichtungen beschrieben und erläutert.

Lieferantenbewertung Einrichtung#

Die grundlegende Einrichtung für die Lieferantenbewertung wird in der „Lieferantenbewertung Einrichtung“ vorgenommen. Hierzu rufen Sie sich diese zunächst über die Anwendersuche auf.

In dem Feld Bewertungsreferenzdatum wird festgelegt, mit welchem Datum die Termintreue ermittelt werden soll. Hierbei stehen folgende Optionen zur Auswahl:

  1. Zugesagtes Wareneingangsdatum
    Gibt das Datum an, an dem der Kreditor die Lieferung der Artikel der Bestellzeile zugesagt hat.

  2. Erwartetes Wareneingangsdatum
    Geplantes Wareneingangsdatum + Sicherh.-Zuschl. Beschaff.-Zt. + Eingeh. Lagerdurchlaufzeit = Erwartetes Wareneingangsdatum

  3. Geplantes Wareneingangsdatum
    Geplantes Wareneingangsdatum = Bestelldatum + Kreditorenbeschaffungszeit

In dem Feld Audit Nummernserie tragen Sie die Nummernserien für die Audits ein.  

Bewertungsarten#

Das System ermöglicht Ihnen die unterschiedlichsten Bewertungsarten anzulegen. Hierbei unterscheidet das System manuelle Kriterien sowie Systemkriterien. Bei Systemkriterien handelt es sich um die Kriterien Termin- sowie Mengentreue und die Qualität.

Feld Beschreibung
Code Vergabe eines eindeutigen Bewertungsarten Kürzel
Bewertungsgruppe Das Feld ist für die Festlegung der Systemkriterien zuständig.
Wählen Sie aus diesen Optionen:
•Leer
für manuelle Kriterien
• Datum
für das Systemkriterium Termintreue
•Menge
für das Systemkriterium Mengentreue
•Qualität
für das Systemkriterium Qualität
(Bitte beachten Sie, die Bewertung Qualität ist nur in Vermindung mit den Modul Management Extension (QME) möglich.)
•Audit
für die Erfassung der Audits
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass Sie für die Erfassung eines Audits eine Bewertungsart „Audit“ Art=Audit zwingend einrichten müssen.
Für diese Bewertungsart können Sie keine Bewertung und keine Bewertungspunkte hinterlegen.
Diese Bewertungsart dient lediglich dazu, dass im Falle eines beendeten Audits ein Bewertungsposten vom System erstellt wird.
Beschreibung Beschreibung der Bewertungsart
Wert Art In diesem Feld legen Sie fest, ob Sie absolute oder prozentuale Werte definieren möchten.
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass das Feld „Wert Art“ an Bedingungen geknüpft ist. Zum Beispiel müssen bei der Art=Termin immer absolute Werte und bei Art=Menge prozentuale Werte eingetragen werden. Andernfalls wird eine Hinweismeldung vom System ausgegeben.
Status Gibt den Status der Bewertungsart an. Zur Auswahl stehen:
• Neu
•Zertifiziert
•In Entwicklung
•Geschlossen
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass nur die Bewertungsarten mit dem Status „Zertifiziert“ in den Prozessen verwendet werden können.
Bewertungsausprägungen existiert Gibt den Hinweis an, ob Bewertungen der Bewertungsart hinterlegt sind.
Bewertungspunkte existieren Gibt den Hinweis an, ob Bewertungspunkte der Bewertungsart hinterlegt sind.

Zu jeder Bewertungsart können Bewertunsausprägungen hinterlegt werden. Hierzu markieren Sie die gewünschte Bewertungsart und rufen sich die Bewertunsausprägungen über das Menüband auf.

Feld Beschreibung
Bewertungsart Code Der Bewertungsart Code wird vom System entsprechend der jeweiligen Bewertungsart vorbelegt.
Code Gibt das Kürzel der Lieferantenbewertung an.
Beschreibung Gibt die Beschreibung der Lieferantenbewertung an.
Menge Gibt die Menge an, die für die Lieferantenbewertung in den späteren Prozessen im Bezug auf das eingerichteten Bewertungsreferenzdatums ihre Gültigkeit hat.
Punkte Gibt die Punktevergabe für die jeweilige Lieferantenbewertung an.
Hinweis
Bei der Erfassung der Punkte erstellt das System automatische eine Zeile für die Punktevergabe in der Tabelle „Bewertungspunkte“.

Zu jeder Lieferantenbewertung können Bewertungspunkte hinterlegen werden. Hierzu markieren Sie die gewünschte Lieferantenbewertung und rufen sich die „Bewertungspunkte“ über das Menüband auf.

Feld Beschreibung
Bewertungsart Code Der Bewertungsart Code wird vom System entsprechend der jeweiligen Bewertungsart vorbelegt.
Bewertungscode Der Bewertungscode wird vom System entsprechend der jeweiligen Lieferantenbewertungsart vorbelegt.
Kreditorengruppe Code Sollten für bestimmte Kreditorengruppen die Punktevergabe abweichend (höher oder niedriger) von der Standardvergabe ausfallen, so kann in diesem Feld die Kreditorengruppe zugeordnet werden.
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass für die geltende Kreditorengruppe eine gesonderte Zeile mit der entsprechenden Punktevergabe erfasst werden muss.
Artikelgruppe Code Sollten für bestimmte Artikelgruppen die Punktevergabe abweichend (höher oder niedriger) von der Standardvergabe ausfallen, so kann in diesem Feld die Artikelgruppe zugeordnet werden.
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass für die geltende Artikelgruppe eine gesonderte Zeile mit der entsprechenden Punktevergabe erfasst werden muss.
Startdatum Gibt das Datum an, ab wann der Datensatz seine Gültigkeit haben soll.
Punkte Gibt die Punkteanzahl für die Bewertung an.

Bewertungsvorlagen#

Mit Hilfe der Bewertungsvorlagen können Sie komfortabel Ihre Kreditoren anhand derselben Kriterien bewerten. Hierzu ist es zunächst erforderlich, dass Sie die Bewertungsvorlagen definieren.

Rufen Sie sich über die Anwendersuche die „Bewertungsvorlagen Übersicht“ auf. Über „Neu“ im Menüband können Sie eine neue Bewertungsvorlage anlegen. Im nachfolgenden werden Ihnen die einzelnen Felder näher erläutert:

Inforegister Allgemein#

Feld Beschreibung
Code Vergabe eines eindeutigen Bewertungsvorlagen Kürzel
Beschreibung Beschreibung der Bewertungsvorlage
Status Gibt den Status der Bewertungsvorlage an. Zur Auswahl stehen:
• Neu
• Zertifiziert
• In Entwicklung
• Geschlossen
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass nur die Bewertungsarten mit dem Status „Zertifiziert“ in den Prozessen verwendet werden können.
Gesamtgewichtung Gibt die Gesamtgewichtung der Bewertungsvorlage an.

Inforegister Bewertungsarten#

In dem Inforegister Bewertungsarten können Sie beliebig viele Bewertungsarten für die jeweilige Bewertungsvorlage aufnehmen. Im nachfolgenden werden Ihnen die einzelenen Felder genauer erläutert:

Feld Beschreibung
Reihenfolge Nr. Das Feld „Reihenfolge Nr.“ gibt die Reihenfolge der Bewertungsarten im späteren Prozess vor. Bedeutet, sie definiert die Reihenfolge, wie die einzelnen Bewertungsarten in der Bewertungsvorlage und später in der Bewertung dargestellt werden. Diese Reihenfolge kann indivieduell strukturiert werden.
Bewertungsart Code In den Feldern „Bewertungsart Code“ werden die entsprechenden Bewertungsarten für die Bewertungsvorlage zugewiesen.
Beschreibung Gibt die Beschreibung der zugewiesenen Bewertungsarten an.
Gewichtung Gibt die Gewichtung der jeweiligen Bewertungsart an.
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass die Gesamtgewichtung aller Bewertungsarten = 100 sein muss.
Standardpunkte Gibt die möglichen Standardpunkte an, die für die Bewertung pauschal einfließen sollen. Das heißt, falls zum Zeitpunkt einer Bewertung keine Bewertungsposten für den Kreditoren und die Bewertungsart vorliegt, werden die Standardpunkte pauschal in die Bewertung einfließen.
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass bei einer Standardpunktevergabe keine Bewertungsposten für den jeweiligen Kreditor und die Bewertungsart im System vorhanden sind.

Inforegister Klassifizierung#

Feld Beschreibung
A-H Klassifizierungs-punkte Festlegung der jeweiligen Klassifizierungen. In den jeweiligen Feldern legen Sie fest, ab wieviel Punkten die jeweilige Klassifizierung gelten soll.
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass mindestens die Festlegung der Punkte für die Klassierung A erfolgen muss. Alle weiteren Klassifizierungen können, müssen jedoch nicht festgelegt werden.

Kreditorengruppe#

Mit Hilfe der Kreditorengruppe können Sie Ihre Kreditoren gruppieren und bei Bedarf für diese, separate Punkte für die Bewertungen festlegen.

Hierzu rufen Sie sich die „Kreditorengruppe Bewertung“ über die Anwendersuche auf. Über „Neu“ im Menüband können Sie eine neue Kreditorengruppe mit Hilfe der u.a. Tabelle definieren.

Feld Beschreibung
Code Vergabe eines eindeutigen Kreditorenbewertungsgruppen Kürzels
Beschreibung Beschreibung der Kreditorenbewertungsgruppe

Anschließend wird die Kreditorenbewertungsgruppe auf der entsprechenden Kreditorenkarte, im Inforegister „Lieferantenbewertung“ in dem Feld „Kreditorengruppe Code“ zugewiesen.  

Artikelgruppe Bewertung#

Mit Hilfe der Artikelgruppe können Sie Ihre Artikel gruppieren und bei Bedarf für diese, separate Punkte für die Bewertungen festlegen.

Hierzu rufen Sie sich die „Artikelgruppe Bewertung“ über die Anwendersuche auf. Über „Neu“ im Menüband können Sie eine neue Artikelgruppe mit Hilfe der u.a. Tabelle definieren.

Feld Beschreibung
Code Vergabe eines eindeutigen Artikelbewertungsgruppen Kürzels
Beschreibung Beschreibung der Artikelbewertungsgruppe

Anschließend wird die Artikelbewertungsgruppe auf der entsprechende Artikelkarte, im Inforegister „Lieferantenbewertung“ in dem Feld „Artikelgruppencode“ zugewiesen.

Audit Fragen#

Um die Audits strukturiert zu erfassen, können Audit Fragen angelegt werden. Hierzu rufen Sie sich zunächst die „Audit Fragen“ über die Anwendersuche auf.

Über „Neu“ im Menüband können Sie eine neue Audit Frage mit Hilfe der u.a. Tabelle anlegen.

Feld Beschreibung
Code Vergabe eines eindeutigen Audit Fragen Kürzel
Beschreibung Beschreibung der Audit Frage

Audit Vorlage#

Mit Hilfe der Audit Vorlagen können Sie Ihre Audits für die Lieferanten Erstbewertung bzw. für eine Requalifizierung vorbereiten.

Hierzu rufen Sie sich über die Anwendersuche die „Audit Vorlagenliste“ auf. Über „Neu“ im Menüband können Sie eine neue Audit Vorlage erstellen: Nachfolgend werden die Felder der Audit Vorlage genauer erläutert.

Inforegister Allgemein#

Feld Beschreibung
Code Vergabe eines eindeutigen Audit Vorlagen Kürzel
Beschreibung Beschreibung der Audit Vorlage
Status Gibt den Status der Audit Vorlage an. Zu Auswahl stehen:
•Neu
•Zertifiziert
•In Entwicklung
•Geschlossen
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass nur die Audit Vorlagen mit dem Status „Zertifiziert“ in den Prozessen verwendet werden können.
Zur Bearbeitung einer bereits vorhandene Audit Vorlage muss der Status auf „in Entwicklung“ gesetzt werden.

Inforegister Zeilen#

Feld Beschreibung
Frage Code Angabe des Frage Codes (Audit Frage)
Beschreibung Beschreibung der des Frage Code (Audit Frage)

Berichtauswahl Lieferantenbewertung#

Für die Lieferantenbewertung stehen Ihnen zahlreiche Berichte zur Verfügung: * Lieferatenbewertung * Bewertungsliste * Beendete Audits * Audit

Vor der Verwendung muss die Berichtsauswahl einmalig initialisiert werden. Hierzu rufen Sie sich die „Berichtsauswahl Lieferantenbewertung“ über die Anwendersuche auf. Mit Hilfe der Schaltfläche „Initialisieren“ können Sie die Berichte initialisieren. Durch die Initialisierung werden die Reports in der Berichtsauswahl automatisch gesetzt.

Artikel#

Inforegister Bewertung#

Auf der Artikelkarte können im Inforegister „Lieferantenbewertung“ folgende Einrichtungen für die Lieferantenbewertung vorgenommen werden:

Feld Beschreibung
Artikelgruppencode Auswahl einer Artikelgruppe.
Von der Bewertung ausgeschlossen Aktivieren Sie den Schalter, sofern der Artikel nicht in die Lieferantenbewertung berücksichtigt werden soll.

Kreditor#

Inforegister Bewertung#

Auf der Kreditorenkarte können im Inforegister „Lieferantenbewertung“ folgende Einrichtungen für die Lieferantenbewertung vorgenommen werden:

Feld Beschreibung
Kreditorengruppe Code Auswahl einer Kreditorenbewertungsgruppe
Von der Bewertung ausgeschlossen Aktivieren Sie den Schalter, sofern der Kreditor nicht in die Lieferantenbewertung berücksichtigt werden soll.

Des Weiteren wird Ihnen die letzte ermittelte Lieferantenbewertung dargestellt. Weiterführende Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt „Erstellung der Lieferantenbewertung“

Bewertung der Lieferanten#

Automatische Lieferantenbewertung#

Die automatische Lieferantenbewertung bezieht sich auf die Bewertungskriterien Menge, Termin und Qualität. Dabei erstellt das System während des Buchungsvorgangs der Einkaufsbestellung für Sie automatisch die Registrierungen für die Bewertungskriterien Mengen-, Termintreue sowie Qualität.

Hinweis

Bitte beachten Sie, für die automatische Bewertung der Qualität wird das separate Modul „QME“ Quality Management Extension“ der KUMAVISION 365 benötigt. Dies ist nicht im Umfang dieses Moduls enthalten

Manuelle Lieferantenbewertung#

Die manuelle Bewertung dient dazu, „weiche“ Bewertungskriterien, wie z.B. Kommunikation zu erfassen und in die Lieferantenbewertung einfließen zu lassen. Neben der automatischen Erstellung von Bewertungskriterien können BenutzerInnen in allen einkaufsrelevanten Belegen manuelle Kriterien erfassen und registrieren. Diese einkaufsrelevanten Belege sind:

  • Einkaufsanfrage
  • Einkaufsbestellung
  • Einkaufsrechnung
  • Einkaufsreklamation
  • Einkaufsgutschrift
  • Wareneingang

Der Aufruf ist hierbei überall identisch integriert. Hierzu markieren Sie die gewünschte Zeile und rufen sich über das Inforegister Zeile in der Menüauswahl Zeile den Menüpunkt Manuelle Bewertung auf.

Alternativ können Sie eine manuelle Lieferantenbewertung direkt über die jeweilige Kreditoren Karte erstellen. Hierzu rufen Sie sich über das Menüband Aktion > Lieferantenbewertung > Manuelle Bewertung auf.

Eine manuelle Bewertung enthält folgende Informationen:

Feld Beschreibung
Bewertungsartencode Auswahl der Bewertungsart (Bewertungskriterium)
Bewertungsart Beschreibung Gibt die Beschreibung der ausgewählten Bewertungsart an
Bewertungscode Auswahl einer entsprechenden Bewertungsausprägung zur gewählten Bewertungsart
Bewertung Beschreibung Gibt die Beschreibung der ausgewählten Bewertungsausprägung an
Bewertungspunkte Gibt die Bewertungspunkte für die gewählte Bewertungsausprägung an
Buchungsdatum Gibt das Datum an, mit dem die manuelle Bewertung gebucht wird

In dem Worksheet der manuellen Bewertung können mehrere Bewertungen gleichzeitig erfasst werden.

Um auf Basis der manuellen Bewertungen, Lieferantenbewertungsposten zu erzeugen, müssen die manuellen Bewertungen gebucht werden. Dazu wird im Worksheet zur manuellen Bewertung die Buchungsfunktion über das Menüband Aktionen > Manuelle Bewertung buchen aufgerufen. Nach dem Ausführen dieser Aktion quittiert das System die Buchung mit einer entsprechenden Meldung. Anschließend werden im Bereich Manuelle Bewertungsposten des Worksheets die erstellten Lieferantenbewertungsposten angezeigt.

Das Worksheet für manuelle Bewertung bietet auch die Möglichkeit einen Lieferantenbewertungsposten aus einer manuellen Bewertung stornieren zu können. Dazu wird im Bereich Manuelle Bewertungsposten der Menüpunkt Verwalten > Manuelle Bewertung stornieren aufgerufen. Durch diese Aktion wird was Worksheet zum Storno von Lieferantenbewertungsposten aufgerufen. Details hierzu sind dem Abschnitt Storno von Lieferantenbewertungsposten zu entnehmen.

Lieferantenbewertungsposten#

Die Tabelle Lieferantenbewertungsposten ist die zentrale Stelle für die Auswertung der Lieferantenbewertung. Hier werden die Ergebnisse der automatischen sowie manuellen Registrierung gespeichert.

Feld Beschreibung
Lfd. Nr Zeigt die Lfd. Nr., die die Anwendung dem Posten gegeben hat. Jeder Lieferantenbewertungsposten besitzt eine eindeutige Postennummer. Bei der Buchung wird jedem Posten automatisch eine Nummer zugeordnet.
Kreditorennr. Gibt die Kreditorennummer des Vorganges an. Das Feld wird automatisch bei der Registrierung des Postens anhand des Feldes Eink. von Kred.-Nr. aus der Bestellung übertragen.
Art Zeigt die Art der Bestellzeile an.
Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

Leer
Wird nicht verwendet

Sachkonto
die Zeile enthält ein Sachkonto.

Artikel
die Zeile enthält einen Artikel.

WG/Anlage
die Zeile enthält eine Anlage.

Zu/Abschlag(Artikel)
die Zeile enthält einen Artikel Zu/Abschlag.

Arbeitsplatzgruppe
Die Zeile enthält eine Arbeitsplatzgruppe (Fremdarbeit)

Hinweis
Bitte beachten Sie, dass die Lieferantenbewertung nur für die Art=Artikel gilt. Alle weiteren Arten wurden an dieser Stelle nur der Vollständigkeit aufgeführt.
Nr. Gibt die Nummer des Artikels an.
Beschreibung Gibt die Beschreibung des Feldes „Nr.“ an.
Kreditorengruppe Code Gibt die zugewiesene Kreditorengruppierung der Kreditoren an. Das Feld wird automatisch bei der Registrierung des Postens ausgefüllt.
Artikelgruppe Code Gibt die zugewiesene Artikelgruppierung des Artikels an. Das Feld wird automatisch bei der Registrierung des Postens anhand der Hinterlegung des Artikels ausgefüllt.
Buchungsdatum Gibt das Datum an, an dem der zugehörige Beleg gebucht wurde.
Belegdatum Gibt das Datum an, an dem der zugehörige Beleg erstellt wurde.
Bewertungsgruppe Gibt die Bewertungsgruppe an.
Bewertungsart Gibt dir Beschreibung der zugewiesenen Bewertungsart an.
Bewertungsart Beschreibung Gibt die zugewiesene Bewertungsart des Artikels an. Das Feld wird automatisch bei der Registrierung des Postens anhand der Hinterlegung des Artikels ausgefüllt.
Bewertungscode Gibt die zugewiesene Bewertung an. Bei den automatischen Bewertungen wird die Zuweisung vom System vorgenommen, bei der manuellen Erfassung entspricht es der manuell erfassten Bewertung.
Bewertung Beschreibung Gibt die Beschreibung der Bewertungspunkte an.
Punkte Gibt die Anzahl der Bewertungspunkte an.
Menge Soll Gibt die Ursprungsmenge der Bestellzeile an.
Menge Ist Gibt die Liefermenge der Bestellzeile an.
Menge Delta Gibt die Differenz zwischen Ursprungsmenge und Liefermenge der jeweiligen Bestellzeile an.
Menge Delta Prozent Gibt die prozentuale Differenz zwischen Ursprungsmenge und Liefermenge der jeweiligen Bestellzeile an.
Bewertungsreferenzdatum Gibt das Bewertungsreferenzdatum an, zudem der Posten bewertet wurde.
Zugesagtes Wareneingangsdatum Gibt das Datum an, an dem der Kreditor die Lieferung der Bestellung zugesagt hat. Dieses Feld wird anhand der jeweiligen Bestellzeile gefüllt.
Erwartetes Wareneingangsdatum Gibt das Datum an, an dem der Artikel im Lager voraussichtlich verfügbar ist. Dieses Feld wird anhand der jeweiligen Bestellzeile gefüllt.
Geplantes Wareneingangsdatum Gibt das Datum an, an dem der Artikel im Lager eintreffen soll. Dieses Feld wird anhand der jeweiligen Bestellzeile gefüllt.
Datum Delta in Tagen Hier wird das Delta in Tagen angezeigt zwischen dem Bewertungsreferenzdatum und dem tatsächlichen Lieferdatum.
Herkunftsart Dies ist ein intern genutztes Feld. Es gibt an, durch welche Systemtabelle der Posten erstellt wurde.
Herkunftsinfo In diesem Feld wird eine Beschreibung festgehalten, aus welchem Herkunftsbeleg der Lieferantenbewertungsposten erstellt wurde.
Herkunft Einkaufsbelegart Dieses Feld ist nur relevant für Einkaufsbelege. In diesem Feld wird festgehalten um welche Einkaufsbelegart es sich bei dem Herkunftsbeleg handelt.
Herkunft System ID Dies ist ein intern genutztes Feld. Hier wird die eindeutige System ID des Datensatzes in der Tabelle des entsprechenden Herkunftsbeleges festgehalten.
Herkunfts-ID Dies ist ein intern genutztes Feld. Es gibt die Nummer des Tabellendatensatzes aus, durch den der Posten verursacht wurde.
Herkunfts Ref.-Nr. Dies ist ein intern genutztes Feld. Hier wird ggf. die Zeilennummer des Datensatzes einer Tabelle angezeigt, auf Basis dessen dieser Posten erstellt wurde.
Referenzart Hier handelt es sich um den offenen Beleg (Bestellung) während die Herkunftsart dann auf die Lieferung Bezug nimmt.
Referenzinfo In diesem Feld wird eine Beschreibung festgehalten, aus welchem Referenzbeleg der Lieferantenbewertungsposten erstellt wurde.
Referenz Einkaufsbelegart Dieses Feld ist nur relevant für Einkaufsbelege. In diesem Feld wird festgehalten um welche Einkaufsbelegart es sich bei dem Referenzbeleg handelt.
Referenz System ID Dies ist ein intern genutztes Feld. Hier wird die eindeutige System ID des Datensatzes in der Tabelle des entsprechenden Herkunftsbeleges festgehalten.
Referenz-ID Hier handelt es sich um den offenen Beleg (Bestellung) während die Herkunftsart dann auf die Lieferung Bezug nimmt.
Referenz Ref.-Nr. Hier handelt es sich um den offenen Beleg (Bestellung) während die Herkunftsart dann auf die Lieferung Bezug nimmt.
Storno Ein Häkchen in diesem Feld zeigt an, dass der Posten storniert wurde. Dies kann im Falle eines Lieferstornos vorkommen.
Storno Datum Dieses Feld zeigt an, an welchem Datum der Lieferantenbewertungsposten storniert wurde.
Storno Benutzer Dieses Feld zeigt an, durch welchen/welcher BenutzerIn der Lieferantenbewertungsposten storniert wurde.
Storno Beschreibung Dieses Feld zeigt den Kommentar an, der bei der Stornierung des Postens hinterlegt wurde.

Aktion Herkunftsbeleg#

Zu einem Lieferantenbewertungsposten kann der Herkunftsbeleg angezeigt werden. Der Herkunftsbeleg ist der Beleg, der den Lieferantenbewertungsposten verursacht hat. Hierzu zählen sowohl manuelle Bewertungen als auch Bewertungen, die durch das System erstellt wurden (Menge, Termin).

Aktion Referenzbeleg#

Ein Lieferantenbewertungsposten kann auf einen Referenzbeleg verweisen. Als Referenzbeleg wird hier eine Einkaufsbestellung oder eine Einkaufsreklamation verstanden, da diese Belege eine Klammer zu anderen verknüpften Belegen bilden, wie z.B. Wareneingängen, Lieferungen, Rechnungen, Rücksendungen und Gutschriften. D.h. wurde eine Lieferantenbewertung z.B. zu einer gebuchten Einkaufslieferung erfasst, so wird als Herkunftsbeleg die gebuchte Einkaufslieferung in den Posten eingetragen und als Referenzbeleg wird die Einkaufsbestellung eingetragen, auf deren Basis die Lieferung entstanden ist.

Aktion Bewertungsposten stornieren#

Lieferantenbewertungsposten können storniert werden. Hierzu wird in der Liste der Lieferantenbewertungsposten die Aktion Bewertungsposten stornieren genutzt. Wird die Aktion aufgerufen, so werden die ausgewählten Lieferantenbewertungsposten in einem separaten „Storno-Beleg“ angezeigt. Details hierzu sind dem Abschnitt Storno von Lieferantenbewertungsposten zu entnehmen.

Storno von Lieferantenbewertungsposten#

Lieferantenbewertungsposten können auch storniert werden. Dies ist möglich unabhängig davon, ob die Posten automatisch durch eine Systembuchung oder manuell erzeugt wurde. Stornierte Lieferantenbewertungsposten werden bei der Bewertung eines Lieferanten nicht berücksichtigt.

Der Storno von Lieferantenbewertungsposten kann auf folgenden Wegen erfolgen:

Automatisch beim Storno einer Einkaufslieferung:
Beim Storno einer gebuchten Einkaufslieferung werden auch die Lieferantenbewertungsposten für die entsprechenden Positionen automatisch storniert. Hier ist keine weitere Benutzerinteraktion notwendig.

Aus dem Worksheet zur manuellen Bewertung:
Im Worksheet zur manuellen Bewertung kann direkt die Funktion zum Stornieren der erstellten Lieferantenbewertungsposten aufgerufen werden. Dazu wird im Bereich Manuelle Bewertungsposten das Menüband Verwalten > Manuelle Bewertung stornieren aufgerufen. Dabei wird für den/der AnwenderIn das Worksheet zum Stornieren von Lieferantenbewertungsposten mit den ausgewählten Posten aufgerufen. Hier kann der/die BenutzerIn die ausgewählten Posten unter der Angabe einer Stornobeschreibung stornieren.

Direkt aus der Liste der Lieferantenbewertungsposten:
Auch in der Liste der Lieferantenbewertungsposten kann die Stornofunktionalität für Lieferantenbewertungsposten aufgerufen werden. Dazu werden in der Liste die entsprechenden Posten, die storniert werden sollen, ausgewählt und anschließend über das Menüband Aktionen > Bewertungsposten stornieren das Worksheet zum Stornieren von Lieferantenbewertungsposten aufgerufen. Hier kann der/die BenutzerIn die ausgewählten Posten unter der Angabe einer Stornobeschreibung stornieren.

In dem Worksheet zum Stornieren von Lieferantenbewertungsposten muss im Feld Storno Beschreibung eine Begründung für die Stornierung eingetragen werden. Ohne diese Begründung kann die Stornierung nicht durchgeführt werden. Anschließend werden über die Aktion Bewertungsposten stornieren die Lieferantenbewertungsposten storniert.

Nachdem ein Lieferantenbewertungsposten storniert wurde, werden in den Posten folgende Felder gefüllt:

Storno:
In diesem Feld wird ein Häkchen gesetzt, dass markiert, dass der Posten storniert wurde.

Storno Datum:
In diesem Feld wird das Datum gesetzt, an dem der Posten storniert wurde.

Storno Benutzer:
In diesem Feld wird der/die BenutzerIn angezeigt, der/die das Storno durchgeführt hat.

Storno Beschreibung:
In diesem Feld wird die Begründung für das Storno angezeigt.

Lieferantenbewertungsposten in Einkaufsbelegen#

Neben der Anzeige der Lieferantenbewertungsposten pro Kreditor können auch die Lieferantenbewertungsposten für die jeweiligen Einkaufsbelege angezeigt werden. Dies gilt sowohl für offene als auch gebuchte sowie archivierte Belege. Hierzu gibt es in den jeweiligen Belegzeilen die Aktion Lieferantenbewertungsposten.

Durch Ausführen der Aktion Lieferantenbewertungsposten werden zu der jeweiligen Belegzeile die Posten angezeigt, bei denen die Belegzeile als Herkunftsbeleg hinterlegt wurde.

Ausnahme hierzu bilden Einkaufsbestellungen und Einkaufsreklamationen. Da diese Belege quasi eine Klammer für weitere Einkaufsbelege wie z.B. geb. Einkaufslieferungen, geb. Einkaufsrechnungen bilden. Daher gibt es für diese Belege folgende Möglichkeiten die Lieferantenbewertungsposten anzuzeigen:

Beleg Bewertungsposten
Als „Beleg Bewertungsposten“ werden Lieferantenbewertungsposten bezeichnet, die dem Beleg direkt zugeordnet. Die direkte Zuordnung lässt sich daran erkennen, dass der Beleg als Herkunftsbeleg in den Lieferantenbewertungsposten eingetragen ist.

Verknüpfte Bewertungsposten
Als verknüpfte Bewertungsposten werden Lieferantenbewertungsposten angesehen, die zwar der entsprechenden Bestellung / Reklamation nicht direkt zugeordnet sind, aber einen Verweis auf die entsprechende Bestellung / Reklamation als Referenzbeleg haben. Ein Beispiel hierfür wären die Lieferantenbewertungsposten für Menge und Termin, die einer gebuchten Einkaufslieferung als Herkunftsbeleg zugeordnet werden, aber die dazugehörige Einkaufsbestellung als Referenzbeleg enthalten. Dadurch können diese Posten auch in der entsprechenden Einkaufsbestellung als Verknüpfte Bewertungsposten eingesehen werden.

Audit#

Audit erfassen#

Mittels Audits können Sie mit allgemeinen Untersuchungsverfahren Prozesse, Anforderungen und Richtlinien prüfen und bewerten. Vor allem im Rahmen des Qualitätsmanagements ist dies ein häufig genutztes Untersuchungsverfahren. Sie können Audits für Ihre Lieferanten erfassen, bewerten, dokumentieren und als Nachweis verwenden. Die Bewertung der Audits ist eine mögliche Kennzahl der Lieferantenbewertung.

Rufen Sie sich über die Anwendersuche die „Audit Übersicht“ auf. Über „Neu“ im Menüband können Sie ein neues Audit erfassen. Alternativ können Sie ein Audit direkt über die Kreditoren Karte über das Menüband>Aktion>Lieferantenbewertung erfassen.

Nachfolgen werden Ihnen die Felder der Audit Karte näher erläutert:

Inforegister Allgemein#

Feld Beschreibung
Nr. Das Feld ist die eindeutige Identifikation eines Audits. Die Nr. kann mithilfe einer Nummernserie oder manuell errichtet werden.
Beschreibung Tragen Sie in dieses Feld die Beschreibung des Audits ein.
Kreditorennr. Tragen Sie in dieses Feld per Lookup den Kreditor ein, für den Sie ein Audit erfassen möchten.
Audit Direktor In diesem Feld wählen Sie aus der Benutzertabelle den zuständigen Auditor aus.
Audit Termin Tragen Sie in dieses Feld das Datum des Audits ein.
Suchbegriff Als Vorgabe erscheint hier die Eingabe im Feld Beschreibung. Den Suchbegriff können Sie frei wählen.
Status In diesem Feld können Sie den aktuellen Status des Audits hinterlegen.
Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:
•Neu:
Dieser Status zeigt an, dass der Audit gerade neu erstellt wurde.
•Geplant:
Diesen Status können Sie setzen, wenn eine Erfassung bzw. Bewertung des Audits in Kürze anstehen.
•In Durchführung:
Dieser Status zeigt an, dass der Audit gerade durchgeführt wird bzw. sich in Bearbeitung befindet.
•Beendet:
Diesen Status setzen Sie nach Abschluss des Audits.
Beendet am Dieses Feld wird automatisch vom System gesetzt. Es zeigt an, wann der Audit beendet wurde.
Beendet von Dieses Feld wird automatisch vom System gesetzt. Es zeigt an, von wem der Audit erstellt wurde.
Erreichte Bewertungszahl Dieses Feld wird automatisch vom System auf Basis der Auditzeilen errechnet. Der Wert ist das Auditergebnis, welches in die Lieferantenbewertung einfließen kann.
Max. erreichbare Bewertungszahl Gibt die mögliche maximale Punktezahl, die in dem Audit erreicht werden kann, an.
Dieses Feld wird automatisch vom System auf Basis der Auditzeilen errechnet.
Vorlagennr. Gibt eine gesetzte Audit Vorlage an. Weiterführende Informationen siehe hierzu „Funktion „Vorlage setzen“.

Inforegister Zeilen#

Feld Beschreibung
Frage Code In diesem Feld wählen Sie die zuvor eingerichteten Fragen Codes aus, die Sie für diesen Kreditoren im Rahmen diesen Audits bewerten möchten.
Beschreibung Dieses Feld wird mit der Beschreibung des Fragencodes vorbelegt.
Bewertungszahl Die Bewertungszahl ist das Ergebnis, also die Bewertung des Auditcodes.
Bemerkung In diesem Feld können Sie zusätzliche Bemerkungen zum Auditcodes und der dazugehörigen Bewertung aufnehmen.

Funktionen im Menüband#

Vorlage setzen#

Über das Menüband steht Ihnen die Funktion „Vorlage setzen“ zur Verfügung. Hierdurch können Sie bereits erstellte Audit Vorlagen, dem Audit hinzufügen, sodass die in der Vorlage definierten Fragen für das Audit gesetzt werden.

Drucken#

Über die Funktion „Drucken“ können Sie den Auditfragebogen drucken.

Diesen Ausdruck können Sie zum einen Ihren Lieferanten mit der Bitte um Beantwortung weiterleiten oder selbst im Rahmen des Audits verwenden. Aufgrund dessen werden weder die Bewertungszahl noch die Bemerkungen in diesem Ausdruck angezeigt.

Status ändern#

Über die Funktion „Status ändern“ im Menüband, können Sie den Status des Audits ändern. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:

•Neu
Dieser Status zeigt an, dass der Audit gerade neu erstellt wurde.
•Geplant
Diesen Status können Sie setzen, wenn eine Erfassung bzw. Bewertung des Audits in Kürze anstehen.
•In Bearbeitung
Dieser Status zeigt an, dass der Audit gerade durchgeführt wird bzw. sich in Bearbeitung befindet.
•Beendet
Diesen Status setzen Sie nach Abschluss des Audits. Sobald ein Audit den Status „Beendet“ trägt, wird das Audit nicht in der Audit Übersicht angezeigt, sondern in der Audit Archivliste.

Audit Archivliste#

Audits mit dem Status „Beendet“ werden in der Audit Archivliste geführt. Alternativ können Sie die archivierten Audits direkt von der jeweiligen Kreditoren Karte über das Manüband>Zugehörig>Lieferantenbewertung>Audits Archiv aufrufen.  

Erstellung der Lieferantenbewertung#

Lieferantenbewertungen können Sie zum einen über die Kreditorenkarte über das Menüband>Aktion>Lieferantenbewertung>Lieferantenbewertung und zum anderen über den allgemeinen Aufruf über die Anwendersuche durchführen. Dabei wird unterschieden, dass bei dem Aufruf von der Kreditoren Karte heraus, bereits die Filterung auf dem jeweiligen Kreditor gesetzt ist.

Nachfolgend werden Ihnen die Filterkriterien der Lieferantenbewertungsmaske genauer erläutert:

Feld Beschreibung
Bewertungsdatum Das Bewertungsdatum wird automatisch vom System vorbelegt und entspricht immer dem Arbeitsdatum des Systems.
Bewertungsvorlage Code In diesem Feld wird der Bewertungsvorlagen Code angegeben, für den Sie die Lieferantenbewertung durchführen wollen.
Diese Angabe ist zwingend erforderlich.
Bewertungsvorlage Beschreibung Gibt die Beschreibung des ausgewählten Bewertungsvorlagen Code an.
Bewertungszeitraum Anfang Gibt das Anfangsdatum des betrachteten Bewertungszeitraums an.
Dieses Datum kann, muss aber nicht gesetzt werden.
Bewertungszeitraum Ende Gibt das Enddatum des betrachteten Bewertungszeitraums an.
Dieses Datum muss gesetzt werden und darf nicht größer sein als das Bewertungsdatum bzw. das aktuelle Arbeitsdatum.
Nr. Filteroption auf einem bestimmten Kreditor.
Einkäufercode Filteroption auf einen bestimmten Einkäufer
Zuständigkeitseinheitencode Filteroption auf einer bestimmten Zuständigkeitseinheit.

Die erstellten Lieferantenbewertungen können Sie im Nachgang entweder über den allgemeinen Aufruf Lieferantenbewertungen über die Anwendersuche oder über die Kreditoren Karte über das Menüband Zugehörig > Lieferantenbewertung > Lieferantenbewertungen aufrufen.

Nachfolgend werden Ihnen die einzelnen Felder der Lieferantenbewertungen Liste erläutert:

Feld Beschreibung
Lfd. Nr. Zeigt die Lfd. Nr., die die Anwendung dem Posten gegeben hat.
Jeder Lieferantenbewertungsposten besitzt eine eindeutige Postennummer. Bei der Buchung wird jedem Posten automatisch eine Nummer zugeordnet.
Kreditorennr. Gibt die zugehörige Kreditorennummer an.
Kreditorenname Gibt den zugehörigen Kreditorennamen an.
Bewertungsdatum Gibt das Bewertungsdatum an, an dem die Lieferantenbewertung erstellt wurde.
Bewertungsvorlagen Code Gibt die Bewertungsvorlage an, anhand dieser die Lieferantenbewertung erstellt wurde.
Bewertungsvorlagen Beschreibung Gibt die Beschreibung der Bewertungsvorlage an.
Bewertungszeitraum Anfang Gibt das Anfangsdatum des betrachteten Bewertungszeitraums an.
Bewertungszeitraum Ende Gibt das Enddatum des betrachteten Bewertungszeitraums an.
Kreditorengruppencodefilter In diesem Feld kann ein Filter auf die Kreditorengruppen für die Bewertung vorgegeben werden. Wird hier ein Filter gesetzt, so wird vor der Bewertung eines Kreditoren geprüft ob dieser einer Kreditorengruppe zugeordnet ist, die diesem Filter entspricht. Ist dies nicht der Fall, so wird der Kreditor auch nicht bewertet.
Punkte Gibt die erzielten Bewertungspunkte an.
Bewertung Klassifikation Gibt die Bewertung Klassifikation anhand den erzielten Bewertungspunkten an.

Kreditor Karte#

Auf der Kreditoren Karte auf dem Inforegister „Lieferantenbewertung“ wird die letzte ermittelte Lieferantenbewertung dargestellt.

Feld Beschreibung
Letzte Bewertungs-postennummer Gibt die Lfd. Nr. des letzten erstellten Bewertungsposten an.
Datum letzte Bewertung Gibt das Bewertungsdatum der letzten Bewertung an.
Letzter Bewertungs-vorlagencode Gibt den Bewertungsvorlage Code an, anhand diesem die letzte Lieferantenbewertung erstellt wurde.
Letzte Bewertungs-vorlagenbeschreibung Gibt die Beschreibung des Bewertungsvorlagencodes an.
Bewertungszeitraum Anfang Gibt das Anfangsdatum des betrachteten Bewertungszeitraums der letzten Bewertung an.
Bewertungszeitraum Ende Gibt das Enddatum des betrachteten Bewertungszeitraums der letzten Bewertung an.
Bewertungspunkte Gibt die Anzahl der erreichten Bewertungspunkte der letzten Bewertung an.
Bewertung Klassifikation Gibt die Klassifikation der letzten Bewertung an.