Zum Inhalt

Medical Device Regulation Dokumentenlenkung#

Allgemein#

Die Dokumentationsverwaltung ermöglicht das geordnete Verwalten von externen Dokumenten zu Stammdatensätzen. Die Ablage der Dokumente und der Zugriff auf diese erfolgt dabei im DMS. Dabei wird die Ablage der externen Dokumente und deren Zuweisung getrennt, so dass ein Dokument nur einmal im DMS vorhanden ist aber mehrfach zugewiesen werden kann.

Dazu werden MDR Dokumentenposten erstellt, die eine Verknüpfung zwischen der MDR Dokumentennummer auf der einen Seite und dem Business Central-Belegkopf oder der Business Central-Belegzeile auf der anderen Seite herstellen. Für ein MDR Dokument wird dabei pro Belegkopf und pro Belegzeile nur maximal ein Dokumentenposten angelegt, auch wenn dies nach der Einrichtung mehrfach möglich wäre. Allerdings können Dokumentenposten für dasselbe MDR Dokument sowohl für den Belegkopf und als auch für verschiedene Belegzeilen erstellt werden. Bei der Simulation zum Erstellen von Dokumentenposten werden unabhängig davon immer alle durch die Einrichtung definierten Dokumentenposten erstellt. Beim Erstellen von Folgebelegen, beispielsweise von gebuchten Verkaufsbelegen, können die Dokumentenposten vererbt und somit die MDR Dokumente mit den Folgebelegen verknüpft werden. Beim Buchen von Buch.-Blättern zu einem Fertigungsauftrag findet die Vererbung der Dokumentenposten an die erstellten Artikelposten statt.

Hinweis

Die Medical Device Regulation Dokumentenlenkung ist ein Freischaltmodul, dessen Nutzung nur mit zusätzlicher Lizenzierung und Aktivierung möglich ist.

Einrichtung#

MDR Konvertierungen#

Die Einrichtung der Konvertierung wird über „MDR Konvertierungen Übersicht“ vorgenommen, welche Sie sich über die Anwendersuche unter dem gleichnamigen Begriff aufrufen können.

In dieser Übersicht werden Ihnen alle Artikel angezeigt, für die bereits eine Konvertierung eingerichtet wurde. Über „Neu“ im Menüband können Sie weitere Einrichtungen mit Hilfe der u.a. Tabelle vornehmen.

Inforegister Allgemein#

Feld Beschreibung
Artikelnr. Die Nummer des Artikels, für den, die Stammdaten konvertiert werden sollen, wird hier eingetragen oder ausgewählt. Ist keine Artikelnummer eingetragen, dann kann kein anderer Feldwert eingetragen werden, die Zeilen sind dann nicht editierbar. Nachdem die Artikelnummer eingetragen wurde, findet sich die Artikelbeschreibung als Überschrift auf der Konvertierungskarte.

Hinweis:
Wird eine Artikelnummer eines Artikels eingetragen, für den gemäß der aktuellen Compliance Einrichtung ein Compliance Durchlauf erforderlich und dessen Pflege abgeschlossen ist, erscheint ein entsprechender Hinweis und für den Artikel kann keine Konvertierung erstellt werden.

In diesem Fall muss die Pflege des Artikels erst auf den Wert „In Arbeit“ (Aktion „Artikel bearbeiten“ auf der Artikelkarte) geändert werden, bevor die Konvertierung für den Artikel erstellt werden kann. Wird danach die Artikelpflege wieder auf den Wert „Pflege abgeschlossen“ gesetzt, dann ist die Konvertierung für den Artikel noch vorhanden, kann aber nicht bearbeitet werden. In diesem Fall wird in der Überschrift der Konvertierungskarte hinter der Artikelbeschreibung der Text „ Pflege abgeschlossen “ angezeigt.
Konvertierungsdatum Das Datum, ab dem die Konvertierung durchgeführt werden darf, wird an dieser Stelle eingetragen bzw. ausgewählt.
Status Der Bearbeitungsstatus der Konvertierung kann hier manuell („In Entwicklung“, „Zertifiziert“) oder vom System automatisch gesetzt werden („Neu“, „Konvertiert“, „Fehler“). Wird manuell versucht, einen Status zu setzen, der vom System vergeben wird, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung.

Neu:
Dieser Status wird vom System beim Erstellen eines neuen Konvertierungs-Datensatzes gesetzt.

Zertifiziert:
Dieser Status wird von BenutzerInnen gesetzt, um die Berücksichtigung des Artikels bei der Konvertierung zu ermöglichen. Zertifizierte Datensätze können nicht durch die BenutzerInnen bearbeitet werden. Wird versucht, den Status ohne Konvertierungsdatum oder ohne eine Zeile mit einer Feld-ID auf „Zertifiziert“ zu setzen, dann erscheint eine entsprechende Fehlermeldung.

In Entwicklung:
Dieser Status wird von BenutzerInnen gesetzt, um einen zertifizierten Datensatz wieder bearbeiten zu können.

Konvertiert:
Dieser Status wird vom System gesetzt, nachdem die Konvertierung für den Artikel erfolgreich durchgeführt wurde.

Fehler:
Dieser Status wird vom System gesetzt, wenn bei der Konvertierung des Artikels ein Fehler aufgetreten ist.
Konvertiert von Nach der Konvertierung wird hier vom System der aktuelle Benutzername eingetragen.
Konvertiert am Nach der Konvertierung werden hier vom System das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit eingetragen.
Fehlertext Ist die Konvertierung auf einen Fehler gelaufen, dann wird hier der Fehlertext mit maximal 250 Zeichen eingetragen.

Inforegister Zeilen#

Feld Beschreibung
Feldherkunft Die Herkunft des zu konvertierenden Feldes wird hier eingetragen.

Artikel Stammdaten:
Das zu konvertierende Feld ist ein Feld der Artikel Stammdaten-Tabelle.

Artikel Zusatzfeld:
Das zu konvertierende Feld ist ein Zusatzfeld.
Feld ID Der eindeutige Schlüsselwert des zu konvertierenden Artikels wird hier eingetragen bzw. ausgewählt. Abhängig vom Wert des Feldes „Feldherkunft“ ist dies die Feldnummer eines Feldes der Tabelle 27 „Artikel“ (bei Artikel Stammdaten) oder ein Wert des Feldes „Zusatzfeld Code“ der Tabelle 5007204 „Stammdaten Zusatzfeld“ (bei Artikel Zusatzfeld). Das Schlüsselfeld „Nr.“ der Artikel-Tabelle darf dabei nicht ausgewählt werden, anderenfalls erscheint eine Fehlermeldung.
Feldname Der Name des durch die Feldherkunft und die Feld ID definierten Feldes wird hier nach der Eingabe der Feld ID automatisch eingetragen. Das Feld ist nicht editierbar.
Feldart Die Art, des durch die Feldherkunft und die Feld ID definierten Feldes wird hier nach der Eingabe der Feld ID automatisch eingetragen. Das Feld ist nicht editierbar.
Feldlänge Der Länge des durch die Feldherkunft und die Feld ID definierten Feldes wird hier nach der Eingabe der Feld ID automatisch eingetragen. Das Feld ist nicht editierbar.
Neuer MDR Feldwert Der neue Feldwert, der während der Konvertierung dem aktuellen Feld zugewiesen wird, kann hier bei der Einrichtung eingetragen werden. Ist das aktuelle Feld von der Art „Option“ (ohne Abhängigkeit von einem anderen Feldwert) oder „Boolean“, dann kann der Wert über den DrillDown-Button ausgewählt werden. Gleiches ist möglich, wenn für das Feld eine Tabellenbeziehung hinterlegt ist und der Wert somit aus einer Referenztabelle übernommen wird.

Wird ein Wert eingetragen, der nicht gültig ist, dann erscheint ein Hinweis und es kann entschieden werden, ob der Wert dennoch eingetragen wird oder nicht. Dadurch ist es möglich, neue Werte einzutragen, die zum aktuellen Zeitpunkt ungültig sind, aber zum Zeitpunkt der Konvertierung beispielsweise durch eine bis dahin geänderte Einrichtung gültig werden.
Alter MDD Feldwert Der alte Feldwert, der durch den neuen Wert ersetzt wird, wird hier vom System während der Konvertierung eingetragen. Das Feld ist nicht editierbar.

Konvertierungsablauf#

Grundsätzlich findet die Konvertierung nur für Artikel statt, deren Konvertierungsdatum am oder vor dem aktuellen Arbeitsdatum liegt.

Die Konvertierung der Artikel kann manuell von den BenutzerInnen oder automatisch über die Aufgaben-Warteschlange durchgeführt werden. Wird die Konvertierung durch den/der BenutzerIn aus dem Menü ausgeführt, dann besteht die Möglichkeit, einen Filter auf die Artikelnummer zu setzen.

Wird die Konvertierung automatisch durch den NAS über die Aufgabenwarteschlage durchgeführt, dann findet kein Dialog statt und es wird die Konvertierung für alle zertifizierten Artikel durchgeführt.

Manuelle Konvertierung durch BenutzerInnen#

Die Konvertierung können BenutzerInnen über die Anwendersuche über den Aufruf „MDR Artikel Konvertieren aus MDD“ auslösen. Es öffnet sich die Anforderungsseite zur Auswahl der zu konvertierenden Artikel. Über den DrillDown-Button kann ein Artikel aus den MDR Konvertierungen ausgewählt werden.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass Ihnen nur Konvertierungen mit dem Status „Zertifiziert“ angezeigt werden. Weiterhin darf das Konvertierungsdatum nicht nach dem aktuellen Arbeitsdatum liegen.

Bei dem Eintragen des Artikelnummern-Filters kann neben einer einzelnen Artikelnummer auch ein beliebiger gültiger Filterwert für diese angegeben werden, z. B. „<>ART_0422“, „>A“ oder „ART_0422|ART_0509“. In letzterem Fall wird die Konvertierung für die Artikel „ART_0422“ und „ART_0509“ durchgeführt. Wird kein Wert in die Anforderungsseite der Konvertierungsreports eingetragen, dann werden alle Artikel mit dem Status „Zertifiziert“ und mit dem Konvertierungsdatum vor oder an dem Arbeitsdatum konvertiert.

Wird eine Artikelnummer eingetragen, die zwar vorhanden, aber nicht zertifiziert ist, oder deren Konvertierungsdatum in der Zukunft liegt, oder für die kein Datensatz in der Konvertierungs-Einrichtung existiert, dann wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben und die Eingabe wird rückgängig gemacht.

Zum Zeitpunkt der Zertifizierung ist das Feld „Alter MDD Feldwert“ für alle Zeilen leer. Dieses Feld wird während der Konvertierung gefüllt.

Die alten Werte der zu konvertierenden Felder können der Artikelkarte entnommen werden.

Der Konvertierungsreport wird gestartet und die Artikelnummer eingetragen. Nachdem die Ausführung über den „OK“-Button gestartet wurde, erscheint eine Bestätigungsmeldung, welche zwingend für die Verarbeitung bestätigt werden muss. Andernfalls wird die Verarbeitung mit einer Meldung abgebrochen.

Nach einer erfolgreichen Konvertierung erscheint nach Beendigung eine Meldung mit einer Anzahl der konvertierten Artikel.

Ist die Konvertierung für den Artikel auf einen Fehler gelaufen, dann wird der Status auf „Fehler“ gesetzt und die Fehlermeldung wird in das Feld „Fehlertext“ eingetragen.

Hat die Konvertierung für den Artikel ohne Fehler stattgefunden, dann wird dies in der Meldung ausgewiesen.

Der Status wird auf den Wert „Konvertiert“ gesetzt und die Felder „Konvertiert von“ und „Konvertiert am“ auf den jeweiligen Wert gesetzt. In den Zeilen sind die alten MDD Feldwerte eingetragen.

In der Artikelkarte sind die neuen MDR-Werte gemäß Konvertierungs-Einrichtung zu finden.

Aufgabenwarteschlange#

Damit die Konvertierung automatisch über die Aufgabenwarteschlange stattfinden kann, muss ein entsprechender Aufgabenwarteschlangenposten für die Codeunit 71076791 „MDR Job Queue Handler“ mit der Parameterzeichenfolge „convert mdd to mdr“ eingerichtet werden.

Bei der Ausführung des Warteschlangenpostens werden alle Konvertierungen selektiert, deren Status „Zertifiziert“ ist und deren Arbeitsdatum am oder vor dem aktuellen Arbeitsdatum liegen. Für diese Datensätze wird die Konvertierung durchgeführt.

Wurden die Artikeldaten gemäß Einrichtung erfolgreich geändert, dann werden, die wie bei der manuellen Konvertierung beschrieben, die Werte der Konvertierungskarte aktualisiert.

Läuft die Verarbeitung eines Datensatzes auf einen Fehler, dann wird der Status auf „Fehler“ gesetzt und die Fehlerbeschreibung in das Feld „Fehlertext“ geschrieben. Anschließend wird mit der Verarbeitung der nächsten Artikel-Konvertierung fortgefahren.

Artikel#

Im Artikelstamm wurde das Feld „Zulassungspflicht prüfen“ auf dem Inforegister „Sonstiges“ hinzugefügt. Es steuert, ob das Vorhandensein eines Zulassungsdokuments geprüft wird.

Nein:
Keine Prüfung der Zulassungspflicht

Verkauf:
Prüfung der Zulassungspflicht nur für Verkaufsbelege

Einkauf:
Prüfung der Zulassungspflicht nur für Einkaufsbelege

Verkauf und Einkauf:
Prüfung der Zulassungspflicht für Verkaufs- und Einkaufsbelege

KUMAVISION healthcare Einrichtung#

Für die DMS Integration der MDR Dokumente, werden in der KUMAVISION healthcare Einrichtung auf dem Inforegister "DMS Integration" folgende Einrichtungen benötigt:

Feld Beschreibung
DMS Dokument Nummern Die Nummernserie der MDR Dokumente wird hier eingetragen bzw. ausgewählt.
DMS VK/EK-Belege Prüfung Hier wird der Zeitpunkt festgelegt, an dem für Verkaufs- und Einkaufsbelegzeilen die Zulassung geprüft und die MDR Dokumentenposten erstellt werden. MDR Dokumente, die dem Belegkopf zugeordnet sind, werden immer bei der Freigabe des Belegs erstellt. Für diese findet keine Zulassungsprüfung statt. Für alle Belegköpfe werden die Dokumentenposten unabhängig von diesem Feldwert immer bei der Freigabe erstellt.

Beleg freigeben:
Zulassungsprüfung und Postenerstellung finden bei Freigabe des Beleges statt.

Belegzeile erfassen:
Zulassungsprüfung und Postenerstellung finden beim Erfassen der Belegzeile, d. h. beim Validieren der Artikelnummer, des Variantencodes und des Warenausgangsdatums (bei VK-Belegen) oder des erwarteten Wareneingangsdatums (bei EK-Belegen) statt.
Document Viewer verwenden Mit diesem Schalter aktivieren/deaktivieren Sie die Anzeige der verknüpften Dokumente in den EK- / VK-Belegen.
Schema Feldname für MDR Mapping Gibt an, anhand welchem Feld das Mapping DMS und Business Central erfolgen soll.

MDR DMS Struktur Einrichtung#

Die MDR DMS Struktur Einrichtung können Sie über die Anwendersuche durch den Aufruf „MDR DMS Struktur Einrichtung“ öffnen. In dieser Liste können die zur Darstellung der Struktur benötigten Bereiche, Gruppen und Namen definiert werden.

Feld Beschreibung
Art Die Art des Strukturelementes (Bereich, Gruppe oder Name) wird hier ausgewählt bzw. eingetragen.
Code Der eindeutige Code des Strukturelementes wird hier eingetragen.
Beschreibung Hier kann ein beschreibender Text eingetragen werden.
Zulassungsprüfung Für Elemente der Art „Name“ kann hier die Zulassungsprüfung definiert werden.

MDR DMS Dokumentenarten#

Die „MDR DMS Dokumentenarten“ können Sie über die Anwendersuche über den gleichnamigen Aufruf öffnen. Eine Dokumentenart muss den Status „Zertifiziert“ aufweisen, um verwendet werden zu können.

Feld Beschreibung
Code Der eindeutige Code der Dokumentenart wird hier angegeben. Wird eine Dokumentenart durch Ändern des Code-Wertes umbenannt, dann werden in den MDR Dokumenten und den MDR Dokument Zuweisungen die Dokumentenarten entsprechend angepasst.
Beschreibung Ein freier Beschreibungstext kann hier eingetragen werden.
Status Der Status der Dokumentenart wird hier ausgewählt. Nur Datensätze des Status „Zertifiziert“ können verwendet werden.

Neu:
Dieser Status wird bei Erstellen des Datensatzes gesetzt. Eine Bearbeitung des Datensatzes ist möglich.

Zertifiziert:
Dieser Status wird gesetzt, um die Dokumentenart in einem DMS Dokument verwenden zu können. Es ist keine Bearbeitung des Datensatzes möglich.

In Entwicklung:
Dieser Status wird gesetzt, um eine zuvor zertifizierte Dokumentenart wieder bearbeiten zu können.

Abgelaufen:
Der aktuelle Datensatz kann weder verwendet noch bearbeitet werden.
Ursprungregion Ein Bereich der Struktur-Einrichtung wird hier eingetragen oder ausgewählt.
Gruppe Eine Gruppe der Struktur-Einrichtung wird hier eingetragen oder ausgewählt.
Name Ein Name der Struktur-Einrichtung wird hier eingetragen oder ausgewählt.
Datumsformel für Erneuerung Hier wird die Datumsformel hinterlegt, die beim Validieren des „Gültig bis“ Datums in den DMS Dokumenten das Feld „Erneuerung am:“ berechnet. Die Datumsformel ist nur gültig, wenn das berechnete Datum in der Vergangenheit liegt, also mit einem Minuszeichen (-) beginnt. Anderenfalls erscheint eine entsprechende Fehlermeldung.
Druck Größe Hier kann eine Papiergröße „A3“ oder „A4“ hinterlegt werden.
Druck Orientierung Hier kann die Seitenorientierung „Hochformat“ oder „Querformat“ angegeben werden.
Erstellt von Dieses Feld wird beim Erstellen des Datensatzes automatisch mit dem aktuellen Benutzernamen gefüllt und kann nicht editiert werden.
Erstellt am Dieses Feld wird beim Erstellen des Datensatzes automatisch mit dem aktuellen Datum und der aktuellen Uhrzeit gefüllt und kann nicht editiert werden.
Geändert von Dieses Feld wird beim Ändern des Datensatzes automatisch mit dem aktuellen Benutzernamen gefüllt und kann nicht editiert werden.
Geändert am Dieses Feld wird beim Ändern des Datensatzes automatisch mit dem aktuellen Datum und der aktuellen Uhrzeit gefüllt und kann nicht editiert werden.

MDR DMS Dokument Steuerung#

Die „MDR DMS Dokument Steuerung“ können Sie über die Anwendersuche über den gleichnamigen Aufruf öffnen. In der Dokumentensteuerung wird definiert, unter welchen Bedingungen Dokumentenposten zur Verknüpfung von Business Central-Belegen mit MDR Dokumenten erstellt werden sollen.

Feld Beschreibung
Dokument Pflicht Hier wird festgelegt, ob für die aktuelle Belegzeile eine Zulassungsprüfung durchgeführt werden soll. Dies findet statt, wenn es sich um einen Verkaufs- oder Einkaufsbeleg handelt und der Artikel im Feld „Zulassungspflicht prüfen“ den Wert „Verkauf“ bzw. „Einkauf“ oder „Verkauf und Einkauf“ hinterlegt hat. Die Zulassungsprüfung ist dann bestanden, wenn ein gültiges MDR Dokument mit einer Dokumentenbelegart existiert, die im Feld „Name“ einen Wert enthält, für den in der Referenztabelle „MDR DMS Struktur Einrichtung“ das Feld „Zulassungsprüfung“ den Wert „Ja“ aufweist.
Dokument Druck Dieses Feld steuert, ob beim verketteten Drucken des Hauptbelegs über das Print Portal das MDR Dokument als verkettetes Dokument mit gedruckt wird. Dazu wird das Feld beim Erstellen eines MDR Dokumentenpostens aus der Dokumentensteuerung und beim Vererben eines Postens übernommen.
Dokument Vererbung Die Vererbung entscheidet, ob MDR Dokumentenposten beim Erstellen von Folgebelegen aus dem ursprünglichen Beleg erstellt werden. Vererbung findet je nach Einrichtung bei den nachfolgenden Ereignissen statt.

• Buchen von Verkaufsbelegen mit erstellter Verkaufslieferung
• Buchen von Verkaufsbelegen mit erstellter Verkaufsrechnung
• Buchen von Einkaufsbelegen mit erstellter Einkaufslieferung
• Buchen von Einkaufsbelegen mit erstellter Einkaufsrechnung
• Buchen eines Buch.-Blatts mit der Auftragsart „Fertigung“ und eingetragener Auftragsnummer
• Buchen eines Montageauftrags
Belegart Die Belegart wird hier eingetragen oder ausgewählt. Es existiert eine Tabellenbeziehung zu den Dokumentenarten.
Fehlerebene (Dok. Pflicht) Läuft die Prüfung der Dokumentenpflicht auf einen Fehler, dann entscheidet die Einstellung dieses Feldes, wie verfahren wird.

„ “:
Es findet keine Aktion statt.

Protokoll:
Es wird im Hintergrund ein Protokolleintrag erstellt und der Prozess wird fortgesetzt.

Warnung:
Es erscheint ein Warnhinweis und der Prozess wird nach Bestätigung fortgesetzt „Fehler“: Es erscheint eine Fehlermeldung und der Prozess wird abgebrochen.
Status Hier wird der Status der Dokumentensteuerung festgelegt.

Neu:
Diesen Status erhält der Datensatz, wenn er neu angelegt wird.

Zertifiziert:
Nur zertifizierte Datensätze werden bei der Dokumentensteuerung berücksichtigt. Zertifizierte Datensätze können nicht editiert werden. Dieser Status wird über die Aktion „Status „Zertifiziert“ setzen“ im Menüband ausgewählt.

In Entwicklung:
Datensätze mit diesem Status können von BenutzerInnen über die Aktion [Status „In Entwicklung“ setzen] gewählt werden, wenn zertifizierte und abgelaufene Datensätze wieder editiert sein sollen.
„Abgelaufen“: Abgelaufene Datensätze können nicht editiert werden und werden bei der Dokumentensteuerung nicht berücksichtigt. Dieser Status wird über die Aktion [Status „Abgelaufen“ setzen] gewechselt.
Artikelnr. Die Artikelnummer kann hier eingetragen bzw. ausgewählt werden.
Ländercode Der Ländercode kann hier eingetragen oder ausgewählt werden.
Debitorennr. Die Debitorennummer kann hier eingetragen oder ausgewählt werden.
Kreditorennr. Die Kreditorennummer kann hier eingetragen oder ausgewählt werden.
Variantencode Der Variantencode kann hier eingetragen oder ausgewählt werden.
Artikel Versionscode Da der Artikel Versionscode aktuell in den Belegzeilen nicht implementiert ist, ist das Feld nicht editierbar.
Inforegister Anwendungsbereich#

Über die Auswahl können Sie durch Aktivieren eines Schalters festlegen, für welche Belege die Dokumentensteuerung gilt. Zur Auswahl stehen Ihnen:

  • Verkaufsangebot,
  • Verkaufsauftrag,
  • Rahmenauftrag,
  • Verkaufsrechnung,
  • Geb. VK Lieferung,
  • Geb. VK Rechnung,
  • Einkaufsanfrage,
  • Einkaufsbestellung,
  • Rahmenbestellung,
  • Einkaufsrechnung,
  • Fertigungsauftrag,
  • Fremdarbeit Bestellung,
  • Montageauftrag,
  • Reparatur

Über die Aktion „Alle auswählen“ werden alle 14 Dokumente der Liste ausgewählt. Über die Aktion „Keine auswählen“ wird die Auswahl für alle 14 Dokumente aufgehoben.

Inforegister Dokumentenart Information#

In diesem Register werden die Beschreibung, der Bereich, die Gruppe und der Name der Dokumentenart mit dem jeweiligen Lookup angezeigt.

MDR DMS Dokumente Übersicht#

Die Liste der „MDR DMS Dokumente Übersicht“ können Sie über den gleichnamigen Aufruf über die Anwendersuche aufrufen und einsehen. Aus der Liste können die MDR Dokumentenkarten geöffnet oder neu erstellt werden.

Inforegister Allgemein#
Feld Beschreibung
Nr. Die Nummer des MDR Dokuments wird automatisch gemäß der in der Einrichtung vorgegebenen Nummernserie vergeben.
Belegart Die Belegart kann eingetragen oder aus der Tabelle „MDR DMS Dokumentenart“ ausgewählt werden. Nach der Eingabe des Feldes werden die Felder „Dokumentenart Beschreibung“, „Bereich“, „Gruppe“, „Name“ und „Zulassungspflichtig“ aus der Tabelle „MDR DMS Dokumentenart“ übernommen.
Beschreibung / Beschreibung 2 Hier kann ein freier Text zur Beschreibung des Dokumentes angegeben werden.
Status Beim Erstellen des Datensatzes wird der Status automatisch auf „Neu“ gesetzt. Die Dokumentenwerte können editiert werden. Dokumente mit dem Status „Neu“ werden bei der Dokumentensteuerung nicht berücksichtigt. Der Status kann nur über die zuvor erwähnten Aktionen geändert werden. Zertifizierte und abgelaufene Dokumente können nicht gelöscht werden.
Externe Referenz Hier kann ein externer Referenztext eingetragen werden.
Barcode Der in der Aktion „Barcodevorbemerkung“ eingegebene Barcode wird in dieses Feld eingetragen. Das Feld ist nicht editierbar.
Gütig ab Das Datum, ab dem das Dokument gültig ist, wird hier eingetragen oder ausgewählt. Wird dieser Wert zeitlich nach hinten geschoben und es existieren bereits Zuweisungszeilen, dann wird geprüft, ob es eine Zeile gibt, in der das „Gültig ab“-Datum vor dem neuen Wert des MDR Dokuments liegt. Ist dies der Fall, dann erscheint eine Fehlermeldung.
Gültig bis Das Datum, bis zu dem das Dokument gültig ist, wird hier eingetragen oder ausgewählt.

Liegt das „Gültig bis“-Datum vor dem „Gültig ab“-Datum, dann erscheint eine Fehlermeldung und die Eingabe wird zurückgesetzt.

Wird dieser Wert vorverlegt und es existieren bereits Zuweisungszeilen, dann wird geprüft, ob es eine Zeile gibt, in der das „Gültig bis“-Datum nach dem neuen Wert des DMS Dokuments liegt. Ist dies der Fall, dann erscheint eine Fehlermeldung.

Nach der Eingabe wird mit der in der Dokumentenart hinterlegten Formel des Feldes „Datumsformel für Erneuerung“ der Wert des Feldes „Erneuerung am“ berechnet. Das Feld kann bearbeitet werden. Wird das Feld „Gültig bis“ geändert und das Feld „Erneuerung am“ ist bereits gefüllt, dann erscheint eine Hinweismeldung.
Erneuerung am Dieses Feld wird nach Eingabe des Feldes „Gültig bis“ gefüllt und kann editiert werden.
Erneuerung aktiv Dieses Feld zeigt an, ob für das Dokument ein Eintrag in der Tabelle „MDR DMS Dokument Erneuerung“ mit den Statuswerten „Neu“ oder „Beantragt“ besteht („Ja“) oder nicht („Nein“).
Dokumentenart Beschreibung Der Wert des Feldes wird nach der Eingabe der Dokumentenart aus dem Feld „Beschreibung“ der Tabelle „MDR DMS Dokumentenart“ übernommen. Ein Lookup auf den Datensatz der Dokumentenart ist durch einen Maus-Klick auf den Feldwert möglich.
Ursprungsregion Der Wert des Feldes wird nach der Eingabe der Dokumentenart aus dem Feld „Bereich“ der Tabelle „MDR DMS Dokumentenart“ übernommen. Ein Lookup auf den Datensatz der Tabelle „MDR DMS Struktur Einrichtung“ ist durch einen Maus-Klick auf den Feldwert möglich.
Gruppe Der Wert des Feldes wird nach der Eingabe der Dokumentenart aus dem Feld „Gruppe“ der Tabelle „MDR DMS Dokumentenart“ übernommen. Ein Lookup auf den Datensatz der Tabelle „MDR DMS Struktur Einrichtung“ ist durch einen Maus-Klick auf den Feldwert möglich.
Name Der Wert des Feldes wird nach der Eingabe der Dokumentenart aus dem Feld „Name“ der Tabelle „MDR DMS Dokumentenart“ übernommen. Ein Lookup auf den Datensatz der Tabelle „MDR DMS Struktur Einrichtung“ ist durch einen Maus-Klick auf den Feldwert möglich.
Zulassungspflichtig Der Wert des Feldes wird nach der Eingabe der Dokumentenart aus dem gleichnamigen Feld der Tabelle „MDR DMS Struktur Einrichtung“ übernommen.
Größe Die Größe des Dokuments kann hier eingetragen werden (A4 oder A3).
Orientierung Die Orientierung des Dokuments kann hier eingetragen werden (Hochformat oder Querformat).
Erstellt von Beim Erstellen des Datensatzes wird der Benutzername automatisch eingetragen, das Feld kann nicht editiert werden.
Erstellt am Beim Erstellen des Datensatzes werden das Datum und die Uhrzeit automatisch eingetragen, das Feld kann nicht editiert werden.
Geändert von Beim Ändern des Datensatzes wird der Benutzername automatisch eingetragen, das Feld kann nicht editiert werden.
Geändert am Beim Ändern des Datensatzes werden das Datum und die Uhrzeit automatisch eingetragen, das Feld kann nicht editiert werden.
Inforegister Zuweisungszeilen#
Feld Beschreibung
DMS Dokumentenr. Nummer des Dokuments, das zugewiesen wird. Das Feld kann nicht editiert werden.
Status Hier kann der Status der Zuweisung angegeben oder ausgewählt werden.

Neu:
Dieser Status wird automatisch beim Erstellen des Datensatzes gesetzt.

Zertifiziert:
Nur zertifizierte Zuweisungen werden bei der Dokumentensteuerung berücksichtigt. Zertifizierte Zuweisungen können nicht editiert werden. Beim Ändern des Status auf diesen Wert wird geprüft, ob die Felder „Gültig von“ und „Gültig bis“ gefüllt sind.

In Entwicklung:
In Entwicklung befindliche Datensätze sind editierbar, werden aber bei der Dokumentensteuerung nicht berücksichtigt.

Abgelaufen:
Abgelaufen Zuweisungen können nicht editiert werden und werden bei der Dokumentensteuerung nicht berücksichtigt.
Artikelnr. Die Zuweisung gilt nur für Belegzeilen, in denen der aktuelle Artikel vorhanden ist. Ohne eine Artikelnummer wird das aktuelle Dokument nur Belegköpfen zugewiesen.

Wird ein Artikel eingetragen, für den es einen offenen Compliance-Beleg gibt, oder für den die Pflege bei freigegebener Compliance Einrichtung abgeschossen ist, dann erscheinen entsprechende Fehlermeldungen.
Variantencode Die Zuweisung gilt nur für Belegzeilen, in denen der aktuelle Artikel vorhanden ist. Ohne eine Artikelnummer wird das aktuelle Dokument nur Belegköpfen zugewiesen.
Artikel Versionscode Die Zuweisung gilt nur für Belegzeilen, in denen der aktuelle Artikel Versionscode vorhanden ist. Da der Artikel Versionscode zurzeit in den Belegzeilen nicht implementiert ist, ist das Feld nicht editierbar.
Ländercode Ist ein Ländercode eingetragen, dann gilt die Zuweisung nur für Belege, in denen der aktuelle Ländercode vorhanden ist.
Debitorennr. Ist eine Debitorennummer eingetragen, dann gilt die Zuweisung nur für Belege, in denen der aktuelle Debitor als Verkaufsdebitor vorhanden ist.

Wird ein Debitor eingetragen, für den es einen offenen Compliance-Beleg gibt, oder für den die Pflege bei freigegebener Compliance Einrichtung abgeschossen ist, dann erscheinen entsprechende Fehlermeldungen.
Kreditorennr. Ist eine Kreditorennummer eingetragen, dann gilt die Zuweisung nur für Belege, in denen der aktuelle Debitor als Einkaufsdebitor vorhanden ist. Wird ein Kreditor eingetragen, für den es einen offenen Compliance-Beleg gibt, oder für den die Pflege bei freigegebener Compliance Einrichtung abgeschossen ist, dann erscheinen entsprechende Fehlermeldungen.
Gültig ab Hier kann das Datum angegeben werden, ab dem die Zuweisung gültig ist. Das „Gültig von“-Datum der Zuweisungszeile darf nicht vor dem des DMS Dokumentes im Register „Allgemein“ liegen, sonst erscheint eine Fehlermeldung.
Gültig bis Hier kann das Datum angegeben werden, bis zu dem die Zuweisung gültig ist. Liegt das „Gültig bis“-Datum vor dem „Gültig von“-Datum, dann erscheint eine Fehlermeldung und die Eingabe wird zurückgesetzt.

Das „Gültig bis“-Datum der Zuweisungszeile darf nicht nach dem des DMS Dokumentes im Register „Allgemein“ liegen, sonst erscheint eine Fehlermeldung.
Erstellt von Beim Erstellen des Datensatzes wird der Benutzername automatisch eingetragen, das Feld kann nicht editiert werden.
Erstellt am Beim Erstellen des Datensatzes werden das Datum und die Uhrzeit automatisch eingetragen, das Feld kann nicht editiert werden.
Geändert von Beim Ändern des Datensatzes wird der Benutzername automatisch eingetragen, das Feld kann nicht editiert werden.
Geändert am Beim Ändern des Datensatzes werden das Datum und die Uhrzeit automatisch eingetragen, das Feld kann nicht editiert werden.
Menüband Start#

Status „Zertifiziert“ setzen
Der Status wird auf „Zertifiziert“ gesetzt. Nur zertifizierte Dokumente werden bei der Dokumentensteuerung berücksichtigt. Zertifizierte Dokumente sind nicht editierbar (gilt nicht für die Zuweisungszeilen) und können nicht gelöscht werden.

Soll der Status auf „Zertifiziert“ gesetzt werden, wird bei entsprechender Einstellung der Compliance-Prozess für MDR Dokumente nach Eingabe eines Compliance-Textes mit einer Meldung gestartet.

Liegt das „Gültig bis“-Datum vor dem aktuellen Tagesdatum, erscheint eine Fehlermeldung und der Status wird nicht auf „Zertifiziert“ gesetzt.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass für den Compliance Prozess zusätzlich das gleichnamige Modul lizensiert und aktiviert werden muss. Andernfalls steht Ihnen diese Funktionalität nicht zur Verfügung.

Status „In Entwicklung“ setzen
Der Status wird auf „In Entwicklung“ gesetzt. In Entwicklung befindliche Dokumente sind editierbar und werden bei der Dokumentensteuerung nicht berücksichtigt.

Status „Abgelaufen“ setzen
Der Status wird auf „Abgelaufen“ gesetzt. Abgelaufene Dokumente sind nicht editierbar (gilt nicht für die Zuweisungszeilen), werden bei der Dokumentensteuerung nicht berücksichtigt und können nicht gelöscht werden.

Beleg kopieren
Mit dieser Aktion können die Daten des aktuellen Dokuments in ein neu zu erstellendes DMS Dokument, optional mit Zuordnungszeilen und den Dokumentbemerkungen, übernommen werden.

Bemerkungen
Mit dieser Aktion können Bemerkungen zum MDR Dokument in die Bemerkungstabelle hinterlegt werden.

Barcodevormerkung
Mit dieser Aktion kann ein Barcode für das aktuelle Dokument vorbelegt werden.

Infoboxen#

ELO
In dieser Infobox kann das Dokument via „drag and drop“ abgelegt und anschließend angezeigt werden.

Compliance Status
In dieser Infobox werden der Compliance Status und die Compliance Historie angezeigt.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass für den Compliance Prozess zusätzlich das gleichnamige Modul lizensiert und aktiviert werden muss. Andernfalls steht Ihnen diese Funktionalität nicht zur Verfügung.

Compliance für MDR Dokumente#

Bei der Einrichtung des „Compliance Moduls“ kann in den „Compliance Tabellen" als Tabellennummer auch die Tabelle 5265309 „MDR DMS Document“ ausgewählt werden.

Für die Artikel-, Kreditor- und Debitortabelle wurde die Tabelle 5265311 „MDR DMS Doc. Assignment“ („MDR DMS Dokument Zuweisung“) als Untertabellen hinzugefügt.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass für den Compliance Prozess zusätzlich das gleichnamige Modul lizensiert und aktiviert werden muss. Andernfalls steht Ihnen diese Funktionalität nicht zur Verfügung.

Aufgabenwarteschlange#

Soll das Prüfen und Erstellen von DMS Dokument-Erneuerungen automatisch durchgeführt werden, dann muss zu diesem Zwecke ein Aufgabenwarteschlangenposten für die Codeunit 5265441 „MDR Job Queue Handler“ mit der Parameterzeichenfolge „check renewals“ eingerichtet werden.

Übersichtlisten#

MDR Zuweisungszeilen#

Zuweisungszeilen können ungefiltert und nach Artikel, Debitor oder Kreditor gefiltert angezeigt werden.

Der Aufruf einer ungefilterten Zuweisungsliste erfolgt über den Menüpunkt „MDR DMS Dok. Zuweisungen Übersicht“. Die Felder dieser Liste entsprechen denjenigen des Registers „Zuweisungszeilen“ der "MDR DMS Dokumentenkarte".

Die gefilterten Zuweisungszeilen werden über die Aktion „MDR Zuweisungen“ der entsprechenden Stammdatenkarten („Artikelkarte“, „Debitorenkarte“, „Kreditorenkarte“) aufgerufen.

MDR Steuerungszeilen { #mdr-control-lines#

Gefilterte Zuweisungszeilen können über die Aktion „MDR Steuerungen“ der entsprechenden Stammdatenkarten („Artikelkarte“, „Debitorenkarte“, „Kreditorenkarte“) aufgerufen werden.

Dokumentenposten#

Der Aufruf der MDR Dokumentenposten erfolgt über den Menüpunkt „MDR DMS Dokumentenposten“.

Feld Beschreibung
Lfd. Nr. Die laufende Nummer des Dokumentenpostens.
Postenart Die Postenart beschreibt den Prozess, für den der Posten erstellt wurde.
Herkunft Ereignis Das Ereignis, das zum Erstellen des Dokumentenpostens geführt hat, findet sich in diesem Feld.
Herkunftsart Die Herkunftsart ist die Tabellen-ID des Datensatzes, zu dem der aktuelle Dokumentenposten gehört. Dieses Feld bestimmt zusammen mit den Feldern „Herkunftsunterart“, „Herkunfts-ID“ und „Herkunftsref.-Nr.“ auf welchen Datensatz sich der aktuelle Dokumentenposten bezieht.
Herkunftsunterart Für Dokumentenposten der Herkunftsart „36“ (Verkaufskopf), „37“ (Verkaufszeile), „38“ (Einkaufskopf) und „39“ (Einkaufszeile) findet sich in diesem Feld die Nummer der Option des Feldes „Belegart“ des Datensatzes, zu dem der aktuelle Dokumentenposten gehört. Posten für die übrigen Herkunftsarten haben in diesem Feld den Wert „0“.
Herkunfts-ID Dies ist die Nummer des Belegs, zu dem der aktuelle Dokumentenposten gehört.
Herkunftsref.-Nr Der Wert dieses Feldes entspricht der Zeilennummer der Belegzeile, zu dem der aktuelle Dokumentenposten gehört. Posten für Belegköpfe haben hier den Wert „0“.
Datensatz ID In diesem Feld finden sich alle Schlüsselfeldwerte des Belegkopfes, zu dem der aktuelle Dokumentenposten gehört. Dies bedeutet, dass auch in Dokumentenposten für Belegzeilen sich hier die Schlüsselwerte des entsprechenden Belegkopfes befinden.

Die weiteren Felder der Dokumentenposten werden aus den MDR Dokumenten und MDR Dokument-Zuweisungen übernommen und entsprechen den dort beschriebenen Inhalten.

Protokoll#

Der Aufruf des MDR Protokolls erfolgt über den Suchaufruf „MDR Protokoll“.

Ablauf#

Allgemein#

Nachfolgend wird der Ablauf der Dokumentensteuerung beschrieben. Grundsätzlich gelten die hier ausgeführten Funktionalitäten für insgesamt 1 Belege, die in der nachfolgenden Tabelle dargestellt sind.

Verkauf Einkauf Sonstige
Angebot Anfrage Fertigungsauftrag
Auftrag Bestellung Fremdarbeitsbestellung
Rahmenauftrag Rahmenbestellung Montageauftrag
Verkaufsrechnung Einkaufsrechnung Reparatur
gebuchte Verkaufslieferung
gebuchte Verkaufsrechnung

Eine Fremdarbeitsbestellzeile ist eine Bestellzeile, die einen Eintrag in dem Feld „FA-Nr.“ aufweist.

Eine Reparaturzeile ist eine Auftragszeile, die im Feld „Kundenservice Call Nr.“ die Nummer eines Calls enthält, der „Reparatur“ als Klassifizierung eingetragen hat.

Logik zum Finden der zu einem Beleg gehörenden DMS Dokumente#

Nachfolgend sind die Suchkriterien aufgelistet, nach denen die zu einem Belegkopf und zu einer Artikel-Belegzeile gehörenden MDR Dokumente gefunden werden. Im ersten Schritt werden Datensätze in der Dokumentensteuerung nach den nachfolgenden Kriterien gesucht:

Kriterien Findung 1

  1. Verkaufsbeleg:
    Die Debitorennummer der Dokumentensteuerung ist leer oder gleich der Nummer des Verkaufsdebitoren („Verk. an Deb.-Nr.“) des Belegs.
  2. Einkaufsbeleg:
    Die Kreditorennummer der Dokumentensteuerung ist leer oder gleich der Nummer des Einkaufskreditoren („Eink. von Kred.-Nr.“) des Belegs.
  3. Fertigungs-/Montageauftrag:
    Sowohl Debitoren- als auch die Kreditorennummer der Dokumentensteuerung sind leer.

Kriterien Findung 2

  1. Bei einem Verkaufsbeleg: Der Ländercode der Dokumentensteuerung ist leer oder gleich dem Lieferländercode („Lief. an Länder-/Regionscode“) des Belegs.
  2. Bei einem Einkaufsbeleg: Der Ländercode der Dokumentensteuerung ist leer oder gleich dem Einkaufsländercode („Eink. von Länder-/Regionscode“) des Belegs.
  3. Fertigungs-/Montageauftrag: Der Ländercode der Dokumentensteuerung ist leer.

Kriterien Findung 3
Der Status der Dokumentensteuerung ist „Zertifiziert“.

Kriterien Findung 4
Die Artikelnummer der Dokumentensteuerung entspricht der, der Belegzeile oder ist leer (für Kopfdokument).

Kriterien Findung 5
Der Artikel Versionscode der Dokumentensteuerung ist leer. Da zur Zeit der Artikel Versionscode in den Belegzeilen noch nicht implementiert ist, ist dieses Feld in den entsprechenden MDR Seiten nicht editierbar. Diese Bedingung ist somit aktuell immer erfüllt.

Kriterien Findung 6
Der Variantencode der Dokumentensteuerung entspricht dem der Belegzeile oder ist leer (für Kopfdokument).

Kriterien Findung 7
Das der Belegart entsprechende Feld der Dokumentensteuerung (z. B. Auftrag oder Bestellung) muss den Wert „Ja“ haben (Haken gesetzt).

Anschließend werden für jeden der so gefundenen Datensätze der Dokumentensteuerung über die DMS Dokument Zuweisungen die zugehörigen DMS Dokumente ermittelt, die die nachfolgenden Bedingungen erfüllen:

Bedingung 1
Die Dokumentenart der Dokument Zuweisung entspricht der der Dokumentensteuerung.

Bedingung 2

  1. Verkaufsbeleg: Die Debitorennummer der Dokument Zuweisung ist leer oder gleich der Nummer des Verkaufsdebitoren („Verk. an Deb.-Nr.“) des Belegs.
  2. Einkaufsbeleg: Die Kreditorennummer der Dokument Zuweisung ist leer oder gleich der Nummer des Einkaufskreditoren („Eink. von Kred.-Nr.“) des Belegs.
  3. Fertigungs-/Montageauftrag: Sowohl Debitoren- als auch die Kreditorennummer der Dokument Zuweisung sind leer.

Bedingung 3

  1. Bei einem Verkaufsbeleg: Der Ländercode der Dokument Zuweisung ist leer oder gleich dem Lieferländercode („Lief. an Länder-/Regionscode“) des Belegs.
  2. Bei einem Einkaufsbeleg: Der Ländercode der Dokument Zuweisung ist leer oder gleich dem Einkaufsländercode („Eink. von Länder-/Regionscode“) des Belegs.
  3. Fertigungs-/Montageauftrag: Der Ländercode der Dokument Zuweisung ist leer.

Bedingung 4
Der Status der Dokument Zuweisung ist „Zertifiziert“.

Bedingung 5
Die Artikelnummer der Dokument Zuweisung entspricht der der Belegzeile oder ist leer (für Kopfdokument).

Bedingung 6
Der Artikel Versionscode der Dokument Zuweisung entspricht dem der Belegzeile oder ist leer (für Kopfdokument). Da zur Zeit der Artikel Versionscode in den Belegzeilen noch nicht implementiert ist, ist dieses Feld in den entsprechenden MDR Seiten nicht editierbar. Diese Bedingung ist somit aktuell immer erfüllt.

Bedingung 7
Der Variantencode der Dokument Zuweisung entspricht dem der Belegzeile oder ist leer (für Kopfdokument).

Bedingung 8
Das relevante Belegdatum liegt in dem von den Feldern „Gültig von“ und „Gültig bis“ der Dokument Zuweisung definierten Zeitraum.

Tabelle Feldname des relevanten Belegdatums
Verkaufskopf Auftragsdatum, Buchungsdatum beim Buchen
Verkaufszeile Warenausg.-Datum, Arbeitsdatum bei Prüfung der Zulassungspflicht vor dem Buchen
Einkaufskopf Bestelldatum, Buchungsdatum beim Buchen
Einkaufszeile Erwartetes Wareneingangsdatum, Arbeitsdatum bei Prüfung der Zulassungspflicht vor dem Buchen
Fertigungsauftragskopf Fälligkeitsdatum
Fertigungsauftragszeile Fälligkeitsdatum
Artikel Buch.-Blattzeile mit Auftragsart „Fertigung“ Buchungsdatum
Montagekopf Fälligkeitsdatum, Buchungsdatum beim Buchen
Montagezeile Fälligkeitsdatum

Die so gefundenen Datensätzen der MDR Dokument Zuweisungen enthalten im Feld „DMS Dokumentennr.“ die mit der aktuellen Belegzeile verknüpften MDR Dokumente.

Logik zum Bestehen der Zulassungsprüfung#

Für eine Artikelzeile in den Verkaufs- und Einkaufsbelegen wird eine Zulassungsprüfung durchgeführt, wenn eine der beiden folgenden Bedingungen erfüllt ist.

  1. Die Belegzeile ist eine Verkaufsbelegzeile und das Feld „Zulassungspflicht prüfen“ im Artikelstamm hat den Wert „Verkauf“ oder „Verkauf und Einkauf“.
  2. Die Belegzeile ist eine Einkaufsbelegzeile und das Feld „Zulassungspflicht prüfen“ im Artikelstamm hat den Wert „Einkauf“ oder „Verkauf und Einkauf“.

Die Zulassungsprüfung gilt als bestanden, wenn für die Belegzeile die beiden folgenden Bedingungen erfüllt sind.

  1. Es existiert eine gültige Dokumentensteuerung, die im Feld „Dokument Pflicht“ den Wert „Ja“ aufweist.
  2. Das über die Dokumentensteuerung und -zuweisung gefundene gültige MDR Dokument hat eine Dokumentenart eingetragen, deren Strukturfeld „Name“ in der Struktureinrichtung im Feld „Zulassungsprüfung“ den Wert „Ja“ hat.

MDR DMS Dokumente kopieren#

Neue MDR Dokumente können auch durch das Kopieren eines vorhandene MDR Dokuments erstellt werden. Dazu wird in der MDR Dokumentenkarte, die kopiert werden soll, die Aktion „Dokument kopieren“ ausgeführt. Es öffnet sich die Anforderungsseite mit drei Feldern:

Feld Beschreibung
Zuordnungen kopieren Hier wird definiert, ob die Zuweisungszeilen des MDR Dokuments mit kopiert werden sollen. Der Vorgabewert ist „Ja“.
Bemerkungen kopieren Hier wird definiert, ob die Bemerkungen des MDR Dokuments mit kopiert werden sollen. Der Vorgabewert ist „Nein“.
Datumsformel neue Gültigkeit Hier wird die Datumsformel definiert, die auf die „Gültig von“- und „Gültig bis“-Felder (und somit auch auf das Erneuerungsdatum) des MDR Dokuments und der Zuweisungszeilen angewendet werden. Wird kein Wert eingetragen, dann bleiben alle Gültigkeitsfelder unverändert.

Die Status-Werte des neuen MDR Dokuments und der neuen Zuweisungszeilen werden auf „Neu“ gesetzt

Prüfung der Dokumentenpflicht#

In dem Abschnitt „Logik zum Bestehen der Zulassungsprüfung“ wird beschrieben, wann eine Zulassungsprüfung notwendig ist und ob die Prüfung bestanden ist. Ist dies der Fall, dann wird der Prozess fortgesetzt. Anderenfalls erfolgt eine Aktion, die von dem Wert des Feldes „Fehlerebene (Dok. Pflicht)“ der MDR DMS Dokument Steuerung abhängig ist. Weiterhin findet die Prüfung der Dokumentenpflicht analog vor dem Buchen eines Beleges statt. Der einzige Unterschied ist die Tatsache, dass bei der Fehlerebene „Warnung“ beim Buchen kein Hinweis erscheint, um wiederholte Dialoge bei möglichen Stapelbuchungen zu vermeiden. Bei der Prüfung der Zulassungspflicht werden keine MDR Dokumentposten erstellt.

Auswirkungen der Fehlerebene#

Für einen Artikel muss für Verkaufsbelege die Zulassungspflicht geprüft werden. Hierzu ist auf der Artikelkarte das Feld „Zulassungsprüfung prüfen“ auf „Verkauf“ gepflegt.

Fehlerebene „Protokoll“#

Bei der Fehlerebene „Protokoll“ erfolgt ein Eintrag in dem MDR Protokoll und der Prozess wird ohne Meldung fortgesetzt.

Es existiert eine zertifizierte Dokumentensteuerung zur Dokumentenpflicht in Aufträgen für den entsprechenden Artikel für die Dokumentenart „ZEICHNUNG“ mit der Fehlerebene „Protokoll“.

Es existiert keine zertifizierte Dokumentenzuweisung. Ein Auftrag für den entsprechenden Artikel wurde erstellt und freigegeben.

Es erscheint kein Hinweis über eine fehlende Zulassungsprüfung, gemäß Einrichtung wurde jedoch ein Eintrag für den Auftrag im MDR Protokoll erstellt.

Fehlerebene „Warnung“#

Bei der Fehlerebene „Warnung“ erscheint ein Hinweis und es wird ein Eintrag in dem MDR Dokument erstellt. Nach dem Bestätigen der Hinweismeldung wird der Prozess fortgesetzt. In der MDR DMS Dokument Steuerung wurde die Fehlerebene auf „Warnung“ geändert.

Der Auftrag für den Artikel wurde erstellt. Bei der Freigabe des Auftrags erscheint ein Hinweis zum fehlenden Zulassungsdokument.

Nach der Bestätigung der Meldung wird der Auftrag freigegeben. Ein Protokolleintrag wurde erstellt.

Fehlerebene „Fehler“#

Bei der Fehlerebene „Fehler“ erscheint eine Fehlermeldung und der Prozess wird abgebrochen. In der MDR DMS Dokument Steuerung wurde die Fehlerebene auf „Fehler“ geändert.

Der Auftrag für den Artikel wurde erstellt. Bei der Freigabe des Auftrags erscheint ein Fehlertext zum fehlenden Zulassungsdokument.

Nach der Bestätigung der Meldung bleibt der Auftrag im Status „Offen“. Ein Protokolleintrag wird auf der Fehlerebene „Fehler“ nicht erstellt.

Drucken von MDR Dokumenten#

Das Drucken der MDR Dokumente wird in dem Feld „Dokument Druck“ der MDR DMS Dokument Steuerung eingerichtet. Grundsätzlich sind zwei Fälle zu unterscheiden. Zum einen werden bei der Verwendung des verketteten Druckens (hier am Beispiel eines Auftrags) die MDR Dokumente mit ausgegeben und zum anderen (hier am Beispiel eines Fertigungsauftrags) wird die Ausgabe über eine neue Aktion ausgeführt.

Es existiert eine zertifizierte Dokumentensteuerung zum Dokumentendruck in Verkaufs- und Fertigungsaufträgen für den entsprechenden Artikel für die Dokumentenart „ZEICHNUNG“.

Es existiert das zertifizierte MDR Dokument, für das ein Dokument im DMS (vgl. Infobox „ELO“) abgelegt wurde und für das eine zertifizierte Zuweisungszeile für den Artikel existiert.

In diesem Fall besteht das MDR Dokument aus einem Text mit der Überschrift „ZEICHNUNG“.

Ausgabe über verkettetes Drucken#

Findet beim Andruck eines Beleges verkettetes Drucken statt, dann werden die zugehörigen MDR Dokumente an die Liste der zu druckenden Dokumente angehängt und somit mit angedruckt. Dazu werden alle DMS Dokumentenposten für den aktuellen Beleg gesucht, bei denen das Feld „Dokument Druck“ den Wert „Ja“ hat.

Der neue Verkaufsauftrag für den Artikel wurde erstellt und freigegeben. Dabei wurde der Belegzeile ein MDR Dokument zugewiesen.

Die Zuweisung des MDR Dokumentes erfolgt über den bei der Freigabe des Belegs erstellten Dokumentenposten. Dieser kann in der Auftragskarte durch die Aktion „Zeige MDR Dokument Posten“ angezeigt werden.

Der Dokumentenposten enthält u. a. die Referenz auf den Belegkopf („Datensatz ID“), die Belegzeile enthält dann das Feld „Herkunftsref.-Nr.“, die Nummer des MDR Dokumentes und die Artikelnummer (wenn zu einer Belegzeile gehörend). Das Ereignis, das zum Erstellen des Dokumentenpostens führte, findet sich im Feld „Herkunft Ereignis“. Der Wert des Feldes „Dokument Druck“ entscheidet, ob das DMS Dokument als verketteter Beleg ausgegeben wird.

Beim Ausführen der Aktion „Auftragsbestätigung drucken“ im Auftrag wird neben der eigentlichen Auftragsbestätigung auch das MDR Dokument ausgegeben.

Ausgabe über Aktion#

Beim Ausführen der Aktion „Fertigungsauftrag aktualisieren“ wurden dem Fertigungsauftrag vier MDR Dokumente (1 Dokument für den Belegkopf und 3 Dokumente für die Belegzeile) zugewiesen.

Da bei dem Drucken der Fertigungsaufträge, anders als beispielsweise bei den Verkaufsbelegen, das verkettete Drucken nicht zur Anwendung kommt, erfolgt die Ausgabe hier über die Aktion „Zeige/Drucke MDR Dokumente“.

Wird diese ausgeführt, öffnet sich zuerst ein Dialogfenster, in dem entschieden werden kann, ob die MDR Dokumente geöffnet, gespeichert oder die Aktion abgebrochen werden soll.

Nach Auswahl der Option „Öffnen“ werden die MDR Dokumente in dem installierten PDF-Reader geöffnet und können über die Druckaktion ausgegeben werden.

Unterdrücken des mehrfachen Druckens eines MDR Dokuments#

Schon beim Erstellen von Dokumentenposten wird pro Belegkopf und pro Belegzeile verhindert, dass für dasselbe Dokument mehrfache Einträge vorgenommen werden. Dokumentenposten für dasselbe MDR Dokument im Kopf und verschiedenen Zeilen ist möglich. In einem zweiten Schritt wird beim Drucken eines Beleges gewährleistet, dass kein MDR Dokument mehrfach gedruckt wird. Die Dokumentenposten bleiben dabei unverändert.

Beispiel
In der „MDR DMS Dokumentensteuerung“ sind folgende zertifizierte Dokumentensteuerungen vorhanden:

Dokumentenart Dokumentendruck /-vererbung Artikelnr. Auftrag
AGB-VK Ja Ja
AGB-VK Ja ART01 Ja
AGB-VK Ja ART02 Ja
Zeichnung Ja ART01 Ja
Zeichnung Ja ART02 Ja
Kompatibilität Ja ART01 Ja
Kompatibilität Ja ART02 Ja

Zu den Dokumentenarten sind folgenden MDR Zuweisungen vorhanden:

DMS Dokumentenart DMS Dokumentennr. Artikelnr. Ländercode Debitorennr.
AGB-VK MDR-28 DE
AGB-VK MDR-28 DEB01
Zeichnung MDR-18 ART01 DE
Zeichnung MDR-18 ART01 DEB01
AGB-VK MDR-18 ART01
Kompatibilität MDR-38 ART01 DEB01
Kompatibilität MDR-38 ART01 DE
Zeichnung MDR-18 ART02 DE DEB01
Zeichnung MDR-18 ART02
AGB-VK MDR-28 ART02
Kompatibilität MDR-38 ART02 DE
Kompatibilität MDR-38 ART02 DEB01

Der neue Verkaufsauftrag wurde für den Verkaufsdebitor (DEB01) mit zwei Zeilen für Artikel 01 und Artikel 02 erstellt und freigegeben.

Die Simulation der Dokumentenposten für Auftragsköpfe (keine Artikelnummer eingetragen) mit der Debitorennr „DEB01“ und dem Ländercode „DE“ zeigt, dass zwei gültige Dokument Zuweisungen für dasselbe MDR Dokument „MDR-28“ ermittelte wurden.

Die Simulation der Dokumentenposten für Auftragszeilen für den Artikel 01 mit der Debitorennr. „DEB01“ und dem Ländercode „DE“ zeigt, dass fünf gültige Dokument Zuweisungen (eine für MDR Dokument „MDR-28“, je zwei für „MDR-18“ und „MDR-38“) ermittelt wurden.

Die Simulation der Dokumentenposten für Auftragszeilen für den Artikel „ART02“ mit der Debitorennr. „DEB01“ und dem Ländercode „DE“ zeigt, dass ebenfalls fünf gültige Dokument Zuweisungen (eine für MDR Dokument „MDR-28“, je zwei für „MDR-18“ und „MDR-38“) ermittelt wurden.

Bei der Freigabe des Auftrags werden aus jeder gültigen oben simulierten Dokument Zuweisung für den Auftragskopf („Herkunftsref.-Nr.“ = 0) und für die Auftragszeilen („Herkunftsref.-Nr.“ = Zeilennummer) ein Dokumentenposten erstellt. Dabei wird allerdings verhindert, dass für den Kopf und pro Zeile ein Dokumentenposten mit demselben MDR Dokument mehrfach vorkommt. So wird beispielsweise nur aus einer der beiden gültigen Dokument Zuweisung für den Auftragskopf und das MDR Dokument „MDR-28“ ein Dokumentenposten erstellt. Für jede der Auftragszeilen wird allerdings ein weiterer Dokumentenposten für dieses MDR Dokument erstellt.

Wird für den Verkaufsauftrag die Auftragsbestätigung gedruckt, so wird jedes MDR Dokument aller Dokumentenposten des Belegs (Kopf und Zeilen) nur einmal angedruckt. Zunächst wird die Auftragsbestätigung gedruckt (Seite 1 von 4).

Anschließend wird einmal das Dokument („MDR-28“, Dokumentart „AGB-VK“) gedruckt (Seite 2 von 4).

Danach wird einmal das Dokument („MDR-18“, Dokumentart „Zeichnung“) gedruckt (Seite 3 von 4).

Abschließend wird einmal das Dokument („MDR-38“, Dokumentart „Kompatibilität“) gedruckt (Seite 4 von 4).

Vererben von DMS Dokumenten#

Vererbung findet grundsätzlich in zwei Prozessen statt: Buchen und Archivieren. Beim Buchen von Verkaufsbelegen, Einkaufsbelegen und Montageaufträgen können MDR Dokumente an die gebuchten Folgebelege (gebuchte VK/EK-Lieferungen, gebuchte VK/EK-Rechnungen, gebuchte Montageaufträge) „vererbt“ werden. Für die Fertigungsaufträge findet eine Vererbung beim Buchen von Buch.-Blattzeilen der Auftragsart „Fertigung“ mit eingetragener Auftragsnummer und Auftragszeilennummer. Beim Archivieren von Verkaufsbelegen (Angebote, Aufträge, Rahmenaufträge) und Einkaufsbelegen (Anfragen, Bestellungen, Rahmenbestellungen) können MDR Dokumente an die archivierten Verkaufsbelege (Verkaufsangebotsarchive, Verkaufsauftragsarchive, Rahmenauftragsarchive) und die archivierten Einkaufsbelege (Einkaufsanfragenarchive, Bestellungsarchive, Rahmenbestellungsarchive) „vererbt“ werden.

Das Vererben wird in der Dokumentensteuerung über das Feld „Dokument Vererbung“ eingerichtet.

Buchen von Montageaufträgen#

Ein Montageauftrag wurde erstellt und freigegeben. Für den Montagekopf und die Montagezeile wurde je ein MDR Dokument gefunden und zugewiesen.

Der Montageauftrag wird kommissioniert und gebucht. Dabei wurden die MDR Dokumente an den gebuchten Montageauftrag „vererbt“. Über die Aktionen „Zeige MDR Dokument Posten“ und „Zeige/Drucke MDR Dokumente“ können die zum aktuellen Beleg gehörigen Dokumentenposten angezeigt, bzw. die zugehörigen Dokumente angezeigt und gedruckt werden.

Es werden die Dokumentenposten für den Kopf und die Zeilen in einer Liste angezeigt. Im Feld „Herkunftsref.-Nr.“ ist die Zeilennummer eingetragen, ist der Wert „0“, dann gehört der Posten zum Belegkopf.

Wird ein Dokumentenposten mit einer Artikelverfolgung (Seriennummer und / oder Chargennummer) erstellt, dann wird in der Dokumentenposten Hierarchie die Anzahl der Dokumente nicht nur für die Belegzeile, sondern auch für die Seriennr.- (Herkunftsart „6504“) bzw. Chargennr.-Information (Herkunftsart „6505“) erstellt oder aktualisiert.

Dadurch ist es möglich, in den Seriennummern- und Chargennummern-Informationskarten die Anzahl der DMS Dokumente zu den Dokumentenposten für die jeweiligen Artikelverfolgungs-Informationen in der Infobox „MDR Dokumente“ anzuzeigen.

Archivieren von Anfragen#

Eine Anfrage wurde mit zwei Artikelzeilen erstellt und freigegeben. Dabei wurden insgesamt sieben Dokumentenposten für den Kopf und die Zeilen erstellt.

Die Aktion „Beleg archivieren“ in der Anfrage wurde ausgeführt und die archivierte Anfrage mit der Versionsnummer „3“ erstellt.

Die Aktion „Zeige MDR Dokument Posten“ wurde ausgeführt. Die MDR Dokumentenposten wurden an den archivierten Beleg „vererbt“. Die Werte für die Tabellennummer (Herkunftsart) und das auslösende Ereignis (Herkunft Ereignis) wurden aktualisiert.

Die Aktion „Zeige/Drucke MDR Dokumente“ wurde ausgeführt.

Die 3 MDR Dokumente der Dokumentenposten (AGB „MDR-28“, Kompatibilität „MDR-38“ und Zeichnung „MDR-18“) werden ausgegeben.

MDR DMS Dokument Erneuerungen#

Über die MDR DMS Dokument Erneuerungen kann die Beantragung und der Erhalt oder die Ablehnung ablaufender MDR Dokumente protokolliert werden. Beim Öffnen der Seite „MDR DMS Dokument Erneuerungen“ ist die Anzeige auf die Statuswerte „Neu“ und „Beantragt“ gefiltert. Der Statusfilter kann über den Drill Down geändert werden, sodass die Erneuerungen mit dem Status „Erhalten“ und „Nicht Erhalten“ angezeigt werden. Auf dem Inforegister „MDR DMS Dok. Zuweisungszeilen“ werden zur Information alle für das aktuelle MDR Dokument vorhandenen MDR Zuweisungszeilen angezeigt.

Inforegister Filter#
Feld Beschreibung
Status Filter Filter zur Anzeige der MDR Dokument Erneuerungen. Zur Auswahl stehen Ihnen:

Neu / Beantragt:
Es werden alle Dokument Erneuerungen mit dem Status „Neu“ oder „Beantragt“ angezeigt.

Erhalten / Nicht erhalten:
Es werden alle Dokument Erneuerungen mit dem Status „Erhalten“ oder „Nicht erhaltenen“ angezeigt.
Inforegister MDR DMS Dokument Zuweisungszeilen#
Feld Beschreibung
Lfd. Nr Die laufende Nummer des Datensatzes. Das Feld ist nicht editierbar.
Auswahl neues Dokument Beim Ausführen der Aktion „Neue Dokumente erstellen“ (siehe unten) entscheidet der Wert dieses Feldes, ob für das aktuell MDR Dokument eine Kopie erstellt wird.
Dokumentennr. Die Nummer des MDR Dokuments, für das ein neues Dokument beantragt wird. Das Feld ist nicht editierbar.
Dokumentenart Die Dokumentenart des zugehörigen MDR Dokumentes. Das Feld ist nicht editierbar.
Status Der Status der Dokument Erneuerung. Zur Auswahl stehen:

• Neu
• Beantragt
• Erhalten
• Nicht erhalten
Beantragt von Hier wird der Name des Benutzers eingetragen, der das neue MDR Dokument beantragt hat.
Beantragt am Hier wird das Datum eingetragen, an dem das neue MDR Dokument beantragt wurde.
Erhalten am Hier wird das Datum eingetragen, an dem das neue Dokument erhalten wurde.
Geprüft von Hier wird der Name des Benutzers eingetragen, der die Prüfung der Angaben vorgenommen hat. Diese Eingabe muss vorhanden sein, um den Status auf „Erhalten“ oder „Nicht erhalten“ zu setzen.
Neue Dokumentennr. Hier wird die Nummer des neuen MDR Dokumentes eingetragen.
Grund für nicht erhalten Hier wird der Grund eingetragen, warum kein neues MDR Dokument erhalten worden ist.
Neues gültig von Hier wird der Wert für das neue „Gültig von“-Feld des neuen MDR Dokumentes und der zugehörigen neuen Zulassungszeilen hinterlegt.
Neues gültig bis Hier wird der Wert für das neue „Gültig bis“-Feld des neuen MDR Dokumentes und der zugehörigen neuen Zulassungszeilen hinterlegt.
Erstellt von Das Feld zeigt den/die BenutzerIn an, der/die den Datensatz erstellt hat. Das Feld ist nicht editierbar.
Erstellt am Das Feld zeigt das Datum, an dem der Datensatz erstellt wurde. Das Feld ist nicht editierbar.
Geändert von Das Feld zeigt den/die BenutzerIn an, der den Datensatz zuletzt geändert hat. Das Feld ist nicht editierbar.
Geändert am Das Feld zeigt das Datum, an dem der Datensatz zuletzt geändert wurde. Das Feld ist nicht editierbar.
Dokumentenart Beschreibung Das Feld zeigt die Beschreibung aus der zugehörigen Dokumentenart. Das Feld ist nicht editierbar.
Bereich Das Feld zeigt den Bereich der zugehörigen MDR Dokumentenart.
Gruppe Das Feld zeigt die Gruppe der zugehörigen MDR Dokumentenart.
Name Das Feld zeigt den Namen der zugehörigen MDR Dokumentenart.
DMS Dokument Beschreibung Beschreibung aus dem zugehörigen MDR Dokument.
DMS Dokument gültig von Gültig von“-Datum aus dem zugehörigen MDR Dokument.
DMS Dokument gültig bis Gültig bis“-Datum aus dem zugehörigen MDR Dokument.
DMS Dokument Externe Referenz Externe Referenz aus dem zugehörigen MDR Dokument.
Erstellen neuer MDR DMS Dokument Erneuerungen#

MDR DMS Dokument Erneuerungen können auf zwei Arten erstellt werden: manuell durch die BenutzerInnen über den Menüpunkt „MDR Prüfe DMS Dokument Erneuerung“ oder automatisch über die Aufgabenwarteschlange, wenn ein entsprechender Warteschlangenposten vorhanden ist. Im ersten Fall muss vor der Prüfung der Erneuerungen dies in einer entsprechenden Meldung bestätigt werden.

Zur Durchführung der Prüfung werden alle MDR Dokumente gesucht, die die nachfolgend genannten Bedingungen erfüllen:

  1. Das Datumsfeld „Erneuerung am“ ist gefüllt.
  2. Das Datum im Feld „Erneuerung am“ entspricht dem aktuelle Arbeitsdatum oder liegt vor diesem.
  3. Der Wert des Feldes „Erneuerung aktiv“ hat den Wert „Nein“.

Für alle MDR Dokumente, die diese Bedingungen erfüllen, wird je ein Eintrag mit dem Status „Neu“ in den Dokumentenerneuerungen erstellt. Das Feld „Erneuerung aktiv“ des zugehörigen MDR Dokuments zeigt jetzt den Wert „Ja“.

Ändern des Status#

In den Zeilen kann der Status von „Neu“ auf die Werte „Beantragt“, „Erhalten“ oder „Nicht Erhalten“ geändert werden. Dabei wird abhängig vom neuen Status geprüft, welche Felder als Pflichtfelder gefüllt sein müssen.

Pflichtfelder für den Statuswechsel:

Neuer Status Pflichtfelder
Beantragt „Beantragt von“
„Beantragt am“
Erhalten „Erhalten am“
„Geprüft von“
„Neue Dokumentennr.“
„Neues gültig von“
„Neues gültig bis“
Nicht Erhalten „Geprüft von“
„Grund für nicht erhalten“

Bei dem Versuch den Status mit leeren Pflichtfeldern zu wechseln, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung.

Wird ein fehlendes Pflichtfeld eingetragen, dann aktualisiert sich die Fehlermeldung automatisch.

Sind alle Pflichtfelder gefüllt und wird der Status auf „Erhalten“ gesetzt, dann muss der Statusfilter auf „Erhalten / Nicht erhalten“ geändert werden, um die Erneuerungszeile zu sehen.

Durch den Wechsel des Status auf „Erhalten“ erhält das Feld „Erneuerung aktiv“ den Wert „Nein“. Um zu verhindern, dass für das MDR Dokument eine weitere Erneuerung erstellt wird, wurde das Feld „Erneuerung am“ geleert.

Bei einem Wechsel auf den Status „Nicht erhalten“ müssen BenutzerInnen entscheiden, ob das aktuelle MDR Dokument aus der Erneuerungsüberwachung entfernt werden soll.

Nur wenn die Antwort „Ja“ ist, wird das Erneuerungsdatum aus dem MDR-Dokument entfernt, sodass zukünftig keine Erneuerung erstellt wird. Erneuerungen mit dem Status „Erhalten“ und „Nicht Erhalten“ können nicht mehr geändert werden.

Erstellen neuer MDR Dokumente aus DMS Dokument Erneuerung#

Für jede erhaltene MDR Dokument Erneuerungen kann aus dem zugehörigen MDR Dokument über die Aktion „Neue Dokumente erstellen“ ein neues MDR Dokument erstellt werden. Dabei werden die „Gültig von“- und „Gültig bis“-Felder des neuen MDR Dokuments aus den „Neues gültig von“- und „Neues gültig bis“-Feldern der MDR Dokument Erneuerung übernommen. Die Statusfelder des neuen MDR Dokumentes erhalten den Wert „Neu“. Die übrigen Werte werden aus den Herkunftsfeldern übernommen.

Neue MDR Dokumente werden für alle diejenigen Erneuerungszeilen erstellt, in der das Feld „Auswahl neues Dokument“ den Wert „Ja“ hat. Um diese Auswahl treffen zu können, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

  1. Das Feld „Neue Dokumentennr.“ muss leer sein.
  2. Das Feld „Erhalten am“ muss gefüllt sein.
  3. Das Feld „Geprüft von“ muss gefüllt sein.
  4. Das Feld „Neues gültig von“ muss gefüllt sein.
  5. Das Feld „Neues gültig bis“ muss gefüllt sein.

Der Datensatz kann nicht ausgewählt werden, wenn die Pflichtfelder nicht gefüllt sind.

Sind die Pflichtfelder gefüllt, kann über die Aktion „Neue Dokument erstellen“ für jeden ausgewählten Datensatz ein neues MDR Dokument erstellt werden. Dabei muss zuerst ausgewählt werden, ob die Bemerkungen der MDR Dokumente ebenfalls kopiert werden sollen.

Nach dem Erstellen von einem oder mehreren neuen MDR Dokumenten erscheint eine entsprechende Hinweismeldung.

Die Nummer der erstellten MDR Dokumente wird in die entsprechende MDR Dokument Erneuerung eingetragen.

Compliance in MDR Dokumenten#

Der Compliance-Prozess für MDR Dokumente wird geprüft und gegebenenfalls gestartet, wenn bei aktiviertem Compliance-Modul versucht wird, den Status eines MDR Dokuments auf „Zertifiziert“ zu ändern. Dem Compliance Standard folgend muss dann ein Compliance Text angegeben werden. Anschließend erscheint ein Fehlertext, dass das MDR Dokument erst zertifiziert werden kann, wenn das Genehmigungsverfahren für den zugehörigen Compliance-Beleg bearbeitet worden ist. Im Weiteren folgt der Compliance-Prozess für das MDR Dokument dem Standard.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass für den Compliance Prozess zusätzlich das gleichnamige Modul lizensiert und aktiviert werden muss. Andernfalls steht Ihnen diese Funktionalität nicht zur Verfügung.

Simulation zum Erstellen von MDR-Dokumentenposten#

Die Seite „MDR DMS Simulierte Dokument Posten“ bietet die Möglichkeit, das Erstellen von Dokumentenposten zu simulieren, um die aktuelle MDR Einrichtung zu prüfen. Dabei werden das simulierte Ereignis, die Filterbedingungen und die Belegauswahl, für die, die Simulation durchgeführt werden soll, angegeben.

Nach dem Durchführen der Simulation werden alle Dokumentenposten, die nach der aktuellen MDR Einrichtung erstellt wurden, auf der Seite im Register „Simulierte neue DMS Dokument Posten“ angezeigt.

Aufbau der Simulation#

Um die Filterbedingungen und die Belegauswahl anzugeben, muss zuerst das simulierte Ereignis ausgewählt werden.

Die Optionen der Belegauswahl sind abhängig von den Werten der Debitoren- und der Kreditorennummer. Sind beide Werte leer können nur die Belege der Spalte „SONSTIGE“ (Fertigungsaufträge, Fremdarbeit Bestellungen, Montageaufträge, Reparaturen) ausgewählt werden, da für die Verkaufsbelege (Angebote, Aufträge, Rahmenaufträge, VK Rechnungen) eine Debitorennummer und für die Einkaufsbelege (Anfragen, Bestellungen, Rahmenbestellungen, EK Rechnungen) eine Kreditorennummer notwendig ist.

Feld Beschreibung
Simuliertes Ereignis Hier kann das Ereignis ausgewählt werden, das simuliert werden soll. Ist hier ein anderes Ereignis als in dem Feld „DMS VK/EK-Belege Prüfung“ (siehe KUMAVISION Med Einrichtung) eingetragen, dann werden per definitionem für Verkaufs- und Einkaufsbelegzeilen keine Dokumentenposten erstellt. Die möglichen Optionen sind „leer“ (keine Simulation möglich), „Freigabe Beleg“ und „Erfassen Belegzeile“.
Simulation durchführen Wird diese Aktion ausgeführt, dann werden für die aktuellen Filter und die aktuelle Belegauswahl das ausgewählte Ergebnis und die daraus resultierenden Dokumentenposten simuliert.
Inforegister Filter#

Auf diesem Register können Feldwerte für die Belege oder Belegzeilen angegeben werden, deren Freigabe bzw. Erfassen simuliert werden soll. Bei der Simulation wird dann davon ausgegangen, dass in dem simulierten Beleg diese Werte vorhanden sind. Ist in dem Feld „Artikelnummer“ kein Wert eingetragen, dann wird das Erstellen von Dokumentenposten für einen Belegkopf simuliert.

Feld Beschreibung
Debitorennr. Hier wird die Nummer des Verkaufsdebitoren („Verk. an Deb.-Nr.“) des simulierten Belegs eingetragen oder ausgewählt.
Kreditorennr. Hier wird die Nummer des Einkaufskreditoren („Eink. von Kred.-Nr.“) des simulierten Belegs eingetragen oder ausgewählt.
Ländercode Hier wird bei Verkaufsbelegen der Lieferländercode („Lief. an Länder-/Regionscode“) des Belegs und bei Einkaufsbelegen der Einkaufsländercode („Eink. von Länder-/Regionscode“) des Belegs eingetragen oder ausgewählt.
Artikelnr. Hier wird die Artikelnummer eingetragen oder ausgewählt.
Variantencode Hier wird der Variantencode des Artikels eingetragen oder ausgewählt.
Relevantes Belegdatum Hier wird als Vorgabe das aktuelle Tagesdatum als relevantes Datum zur Beurteilung des Gültigkeitsbereichs der MDR Dokumente eingetragen. Dieser Wert kann geändert werden, er darf aber nicht leer sein. Um welches Beleg- oder Belegzeilen-Datum es sich jeweils handelt ist der Tabelle „Relevantes Belegdatum“ im Abschnitt „Logik zum Finden der zu einem Beleg gehörenden DMS Dokumente“ zu entnehmen.
Inforegister Belegauswahl - simuliertes Ergebnis anwenden auf#
Feld Beschreibung
Alle auswählen Mit dieser Aktion werden alle editierbaren Belege ausgewählt.
Keine auswählen Mit dieser Aktion wird aus allen Belegen die Auswahl entfernt.
Angebot,
Auftrag,
Rahmenauftrag,
VK Rechnung,
Anfrage,
Bestellung,
Rahmenbestellung,
EK Rechnung,
Fertigungsauftrag,
Fremdarbeit Bestellung,
Montageauftrag,
Reparatur
Ist die jeweilige Belegart ausgewählt, dann wird die Erstellung der Dokumentenposten für diese Belege simuliert.
Inforegister Simulierte neue DMS Dokument Posten#
Feld Beschreibung
DMS Dok. Zuweisung Zeilennr Werden simulierte Dokumentenposten erstellt, dann wird in diesem Feld die Zeilennummer der DMS Dokument Zuweisung eingetragen, die die Grundlage für den aktuellen Dokumentenposten ist. Mit einem Mausklick auf diesen Feldwert öffnet sich als Lookup die gefilterte Seite „MDR DMS Dok. Zuweisungszeile“.
Dok. Steuerung lfd. Nr. Werden simulierte Dokumentenposten erstellt, dann wird in diesem Feld die laufende Nummer der DMS Dokumenten¬steuerung eingetragen, die die Grundlage für den aktuellen Dokumentenposten ist. Mit einem Mausklick auf diesen Feldwert öffnet sich als Lookup die gefilterte Seite „MDR DMS Dokumentensteuerung“.

Alle weiteren Felder in diesem Register entsprechen den im Abschnitt „Dokumentenposten“ beschriebenen Feldern.

Ablauf der Simulation#

Nach der Auswahl des simulierten Ereignisses (hier „Freigabe Beleg“) wird der Beleg „Fertigungsauftrag“ ausgewählt. Es wird keine Artikelnummer eingetragen, sodass das Erstellen von Dokumentenposten für MDR Dokumente des Belegkopfes simuliert wird.

Nach dem Durchführen der Simulation werden die für die beiden MDR Dokumente („MDR-28“, „MDR-33“) „erstellten“ Dokumentenposten im Register „Simulierte neue DMS Dokument Posten“ angezeigt. Im Titel wird die Anzahl der simulierten Dokumentenposten angezeigt.

Der Lookup auf das Feld „Dok. Steuerung lfd. Nr.“ wird ausgeführt.

Der Lookup zeigt, dass in der mit den aktuellen Simulationswerten gefundene Dokumentensteuerung dem Fertigungsauftragskopf die Dokumentenart „AGB-VK“ zugewiesen ist.

Der Lookup auf das Feld „DMS Dok. Zuweisung Zeilennr.“ wird ausgeführt.

Der Lookup zeigt, dass in der mit den aktuellen Simulationswerten gefundenen Dokumentenzuweisung der Dokumentenart „AGB-VK“ das MDR Dokument mit der Nummer „MDR-28“ zugewiesen ist.

Der Lookup auf das Feld „DMS Dok. Zuweisung Zeilennr.“ wird ausgeführt.

Der Lookup zeigt, dass in der mit den aktuellen Simulationswerten gefundenen Dokumentenzuweisung der Dokumentenart „AGB-VK“ auch das MDR Dokument mit der Nummer „MDR-33“ zugewiesen ist.

In das Filterfeld für die Artikelnummer wurde der Wert „ART02“ eingetragen und die Simulation erneut ausgeführt.

Das Ergebnis zeigt, dass ein Dokumentenposten für das MDR Dokument „MDR-18“ erstellt wurde.

Zusammenfassend haben die beiden zuvor beschriebenen Simulationen gezeigt, dass bei der Freigabe eines Fertigungsauftrags mit einer Zeile für Artikel „ART02“ und einem Fälligkeitsdatum am 31.08.2021 („Relevantes Belegdatum“) die beiden MDR Dokumente „MDR-28“ und „MDR-33“ für den Kopf und das MDR Dokument „MDR-18“ für die Zeile erstellt würden.

Entsprechen die so ermittelten MDR Dokumente nicht der zu prüfenden Vorgabe, dann müssen die MDR Einrichtungen angepasst werden.