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Projektaufwand#

Allgemein#

Im nachfolgenden werden Ihnen die einzelnen Bereiche näher erläutert, über die dem Projekt, Aufwand und Verbrauch zugewiesen werden können.

So werden zum einen die Aufwendungen der Ressourcen in Form von Arbeitsstunden, zum anderen Artikelverbräuche über Lager oder Projekteinkauf erfasst.

Dies ergibt die Ist-Werte eines Projektes. Im Anschluss werden diese Ist-Werte mit den geplanten Werten verglichen.

Personal-/Leistungsaufwand#

Die Durchführung von Projekten beinhaltet Verbrauch sowie auch Verkauf. Zum Projektverbrauch gehört vor allem der Ressourcenaufwand. Ressourcen können Mitarbeiter, Maschinen und beauftragte Subunternehmer sein. Detailliert wird im Folgenden nur der Aufwand durch Personalressourcen betrachtet. Die Ressourcenaufwände über Zeitbuch.-Blätter und andere Zeiterfassungsmöglichkeiten werden immer in der Ressourcen-Basiseinheit vorgenommen, welche in der Ressourcen Einrichtung im gleichlautenden Feld eingerichtet wurde. Alle Personen-Ressourcen sollten diesen Code als Basiseinheit auf der Ressourcenkarte führen.

Als Basiseinheit für die Ressourcen wird in der Regel „Stunden“ verwendet. Werden Zeiten für Arbeitstypen erfasst welche eine andere Einheit als Verbrauchseinheit vorsehen (z.B. Tage), so wird die Umrechnung von der Basiseinheit in die definierte Abrechnungseinheit erst mit dem Abrufen der vom Mitarbeiter gebuchten Zeitposten in ein Projekt Buch.-Blatt bei der Freigabe dieser Projektzeiten vorgenommen. Der Mitarbeiter denkt und bucht somit immer in Stunden.

Projekt Zeit-Buch.-Blätter#

Über die Projekt Zeit-Buch.-Blätter können die Ressourcen ihre Aufwendungen mit einer entsprechenden Beschreibung auf die Projekte erfassen. Für jede Ressource muss ein Buchblattname errichtet worden sein (siehe "Kapazitäten einrichten").

Durch die Zuweisung einer Ressource zu einem Buch.-Blatt und zu einem/einer BenutzerIn in der Benutzereinrichtung wird beim Öffnen der Zeitbuch.-Blätter automatisch das richtige Zeitbuch.-Blatt ausgewählt.

BenutzerInnen, welche in der Benutzer Einrichtung im Feld „Andere Ressourcen“ markiert sind, dürfen das Buch.-Blatt wechseln, um z.B. für andere Ressourcen Zeiten zu buchen.

Sollte für BenutzerInnen keine Zuordnung zu einem Zeit-Buch.-Blatt möglich sein, so erhalten diese eine entsprechende Meldung.

Über die Zuordnung einer Ressource zu einem Zeit-Buch.-Blatt, wird in den Buch.-Blatt-Zeilen auch automatisch die Ressourcennummer vorbelegt.

In der nachfolgenden Tabelle werden Ihnen die wichtigsten Felder näher erläutert:

Feld Beschreibung
Ressource Nr. Auswahl der Ressource, welche die Zeiten erfasst. Da jede Ressource ein eigenes Zeit-Buch.-Blatt hat, ist die Ressource vorbelegt.
Buchungsdatum Hinterlegung des Buchungsdatums, für welchen Tag die Zeiten erfasst werden.
Projektnr. Angabe der Projektnummer, auf welche die Zeiten erfasst werden müssen.
Aufgabennummer Angabe der Aufgabennummer einer Budgetzeile, welche pro PSP-Zeile hinterlegt werden können. Ist in der Projektkarte im Feld Aktivität für Buchung „Budgetzeile“ hinterlegt und es gibt für dieses Projekt Budgetzeilen (=Aufgaben), werden diese nach der Eingabe der Projektnr. automatisch zur Auswahl angezeigt.
Zur Auswahl angezeigt werden nur jene Budgetzeilen, welche der Ressource als Verantwortlicher zugewiesen wurden und jene Budgetzeilen der zugehörigen Ressourcengruppe. Bereits abgeschlossene Aufgaben werden nicht mehr zur Auswahl angezeigt. Soll auf abgeschlossene Aufgaben nachgemeldet werden, müssen diese im Status wieder auf „in Arbeit“ geändert werden.
Mit der Auswahl einer Budgetzeile werden die Felder Arbeitspaketcode sowie die Aktivitätenfelder automatisch mit den Werten der Budgetzeile gefüllt. Damit erfolgt die Buchung der Zeiten nicht nur auf die Budgetzeile, sondern auch auf die zugehörige PSP-Zeile.
Arbeitspaketcode Angabe des Arbeitspaketcodes, welcher der zu buchenden PSP-Zeile zugewiesen ist. Wird bei Auswahl einer Aufgabe vorbelegt.
Beschreibung Hier kann eine Tätigkeitsbeschreibung mit max. 50 Zeichen erfasst werden.
Projektzeitbemerkung Über dieses Feld können weitere Bemerkungen zur Zeitbuchung hinterlegt werden.
von Uhr Startzeitpunkt der Tätigkeit (kein Pflichtfeld, unterstützt den Mitarbeiter bei der Berechnung der Dauer einer Aufgabe).
bis Uhr Endzeitpunkt der Tätigkeit (kein Pflichtfeld, unterstützt den Mitarbeiter bei der Berechnung der Dauer einer Aufgabe).
Pause in Minuten Angabe der Pausenminuten, die zwischen den beiden Uhrzeiten eingelegt wurden. Die Felder Pause und Menge werden dann automatisch ermittelt.
Pause Angabe der Pause in Stundenangaben. Die Felder Pause in Minuten und Menge werden dann automatisch ermittelt. Der zuletzt eingegebene Wert ist der gültige.
Menge Gearbeitete Menge des Mitarbeiters in Stunden. Wird durch die Uhrzeit- und Pauseneingaben berechnet. Kann hier manuell überschrieben werden.
Aufgabenfortschritt % Die Ressource kann hier angeben, wie weit die Fertigstellung der Aufgabe ist. AnwenderInnen können wahlweise dieses Feld oder das Feld „Menge zur Fertigstellung“ verwenden, beide parallel zu bearbeiten ist nicht möglich.
Menge zur Fertigstellung Dieses Feld ist nur bei Rückmeldung auf Budgetzeilenebene relevant, wenn dort die Budgetzeilen als Aufgaben verwendet werden. AnwenderInnen haben die Wahl zwischen diesem Feld und dem Feld „Aufgabenfortschritt %“ um den Stand der Aufgabe zu melden. In beiden Fällen werden auf der Budgetzeile die „erwartete Gesamtmenge“ und der „erwartete Gesamtbetrag“ errechnet.
Abrechnungsart Übernahme der Info aus der PSP-Zeile. Kann nicht geändert werden.
Abrechnungsmenge Die Ressource kann hier angeben, wie viel seiner Meinung nach von der geleisteten Menge dem Kunden letztlich in Rechnung gestellt werden kann. Ausschlaggebend ist dies definitiv nur, wenn die Leistungen nach Aufwand abgerechnet werden können.
Storno von Lfd. Nr. Über dieses Feld kann gesteuert werden, dass ein gebuchter Proj.-Zeitposten storniert werden soll. Hierzu kann direkt eingegeben werden, welcher Proj.-Zeitposten storniert werden soll.

In dem unteren Bereich des Proj.-Zeit-Buch.-Blattes werden im linken Block Informationen zum Projekt und zur Aufgabe der jeweils aktiven Zeile angezeigt. Im rechten Block stehen Informationen zur Zeiterfassung der aktuellen Zeile.

Menüregister Aktionen#

Funktionen#

Hier können Sie über den Aufruf „Arbeitspaket holen“ eine Aufgabe und eine Referenz zur PSP-Zeile auswählen. Je nachdem, ob bereits eine Projektnummer eingetragen wurde, wird diese als Filter eingestellt. Ist ein Projekt auf Rückmeldung nach Budget eingerichtet, dann werden alle Aufgaben, welche der erfassenden Ressource oder keiner Ressource (neutrale Aufgaben) zugewiesen sind, zur Auswahl angezeigt. Wurde bisher noch keine Projektnummer eingetragen, so werden die Aufgaben ohne Projektfilter angezeigt. So kann ein Mitarbeiter seine Aufgabe finden, ohne die zugehörige Projektnummer zu wissen. Über diese Auswahl wird ein Großteil der Felder gefüllt.

Buchen#

Über die Funktion „Buchen“ wird das BuchBlatt gebucht.

Projekt#

Mit dem Aufruf „Projektkarte“ haben Sie die Möglichkeit, auf die Projektkarte des ausgewählten Projektes der aktiven Zeile zu wechseln. Zudem können Sie die Projektposten über den Aufruf „Posten“ des ausgewählten Projektes eingesehen.

Ressource#

Mit dem Aufruf „Ressourcenkarte“ wird die entsprechende Karte aufgerufen. Zur Ansicht der gebuchten Zeitposten steht Ihnen die Funktion „Zeitposten“ zur Verfügung. Über die Funktion „Budgetaufgaben (offene)“ werden Ihnen alle aktuellen Budgetaufgaben angezeigt.

Zeile#

In der Gruppe „Zeile“ können Sie die Dimensionen und die Bemerkungen der aktiven Zeile aufrufen.  

ZDE-Karte (Zeitdatenerfassungs-Karte) und ZDE Zeiterfassung#

Mit der ZDE-Karte können ebenfalls Projektzeiten von Ressourcen erfasst werden. ZDE-Karte und ZDE-Zeiterfassung haben die gleichen Funktionen und basieren auf den gleichen Tabellen, der Unterschied ist, dass die ZDE Zeiterfassung sowohl ungebuchte als auch bereits gebuchte in einer Ansicht bereitstellt, auch ist dort ein Kalender vorhanden mit Statusfarben der auch zur einfachen Auswahl des zu erfassenden Tages dient.

Unterschiede zum Projekt Zeit-Buch.-Blatt gibt es insofern, dass

  • bestimmte Plausibilitäten verhindern, dass zu viele Projektzeiten an einem Arbeitstag gebucht werden können
  • der Erfassende seine Kommt- und Geht-Zeiten erfasst. D.h. die Menge der Stunden, die er gearbeitet hat, steht durch die Eingaben zur Verfügung. Im zweiten Schritt werden diese Stunden auf Projekte verteilt.
  • Pausenzeiten als Vorgabe definiert werden können
  • es pro Tag / Mitarbeiter nur eine ZDE-Karte gibt, die mehrere Verteilzeilen haben kann. Im Projekt Zeit-Buch.-Blatt müssen mehrere Zeilen mit eigenen Uhrzeiten erfasst werden.
  • auch Abwesenheiten über die ZDE-Karte erfasst werden können
  • über die gebuchten ZDE-Karten jederzeit die Eingabe nachvollzogen werden kann
  • Projektzeiten den Status „Freigegeben“ haben müssen, damit sie verbucht werden können

Die ZDE-Karte kann im Menü Projekte sowohl unter Projektabwicklung als auch unter Ressourcen aufgerufen werden.

Ermittlung der Pausenzeiten#

Die Pausenzeiten können auf verschiedenen Ebenen vorgegeben werden.

  1. Projektarbeitszeitzeitvorlage
    In der der „Projektarbeitszeitzeitvorlage“ kann eine „Regelpause“ definiert werden. Durch Zuweisung einer Projektarbeitszeitvorlage zu einer Ressource (im Feld „Arbeitszeitvorlage“ auf der Ressourcenkarte) wird diese Regelpause in das Feld „Regelpause“ auf der „Ressourcenkarte“ kopiert und kann an dieser Stelle bei Bedarf noch geändert werden. Diese auf der Ressourcenkarte definierte Regelpause wird wiederum als Vorgabe in die Zeiterfassung übertragen, welche an dieser Stelle ebenfalls manuell geändert werden kann.
  2. Pausenzeit pro Arbeitszeit
    Diese Liste hat eine höhere Priorität als die unter Punkt 1 beschriebene Regelpause. In dieser Liste wird eine maximale Arbeitszeit und eine zugehörige Mindestpausenzeit definiert.

Beispiel:

Max. Arbeitszeit Pausenzeit
4 0
8 1
10 1,25

Die oben gelistete Arbeitszeiten /Pausenzeiten haben folgende Bedeutung:

  • Bis zu 4 Stunden sind keine Pausen notwendig, es wird keine Pausenzeit automatisch vorgeschlagen, kann aber dennoch manuell erfasst werden.
  • ab 4,01 Stunden bis 8 Stunden sind mindestens 1 Stunde notwendig, diese wird in der ZDE-Karte auch automatisch eingetragen. Versucht der Zeiterfasser manuell diese Pause kleiner zu ändern, bekommt er eine Fehlermeldung, mehr Pause ist aber möglich.
  • ab 8,01 bis 10 Stunden sind 1,25 Pausenstunden notwendig
  • Eine Erfassung von mehr als 10 Stunden sind nicht möglich

Hinweis

In der „Einrichtung Projekte“ gibt es ein Einrichtungsfeld „Pausenzeit unter Min. zulassen“, ist dieses gesetzt, so darf bei der Zeiterfassung manuell die vom System vorgeschlagene Pausenzeit unterschritten werden.

Inforegister Allgemein#

Feld Beschreibung
Nr. Ressourcennr. der erfassenden Ressource.
Datum Datum des Arbeitstages, für den Zeiten erfasst werden wollen.
Mitarbeiternr. Ist die Ressource mit einer Mitarbeiterkarte verknüpft, so wird in diesem Feld die Mitarbeiternummer angezeigt.
Beschreibung Übernahme des Ressourcennamens.
Grund Abwesenheitscode Bei Abwesenheit kann hier aus den hinterlegten Abwesenheiten ausgewählt werden.
Von Uhr Beginn Arbeitstage.
Bis Uhr Zeitpunkt Arbeitsende.
Pause in Std Hinterlegung der Pausenzeit.
(siehe "Ermittlung der Pausenzeiten")
Menge Ermittelte Menge aus: Bis Uhr - Von Uhr – Pause.
Menge verteilt Aufsummierung der auf Projekte verteilten Zeiten in den einzelnen ZDE-Zeilen.
Noch zu verteilen Rest der Zeiten, die noch nicht auf Projekte verteilt sind.
Datum letzte Geb. ZDE- Karte Anzeige des Datums, für welches Datum die letzte ZDE-Karte dieser Ressource gebucht wurde.
Kostenstelle Code Andruck der ersten Globalen Dimension, die hier aus der Ressource vorbelegt wird.
Kostenträger Code Andruck der zweiten Globalen Dimension.
Status Status der ZDE-Karte: Es stehen Ihnen 2 Status zur Auswahl:

Offen:
die ZDE-Karte ist im Erfassungsstatus und kann jederzeit noch geändert werden.

Freigegeben:
ZDE-Karte ist gänzlich erfasst und zur Buchung freigegeben.

Inforegister ZDE Zeilen#

In den ZDE-Zeilen sind grundsätzlich dieselben Felder wie im Proj.-Zeit Buch.-Blatt enthalten, unter anderem:

Feld Beschreibung
Projektnr. Auswahl des Projekts, auf das Stunden gebucht werden sollen.
Arbeitspaketcode Auswahl des Arbeitspakets, auf das Stunden gebucht werden sollen.
Beschreibung Feld zur Eingabe der Tätigkeitsbeschreibung.
Menge Eingabe der Stundenmenge, die für diese Tätigkeit im Projekt angefallen ist.
Aufgabenfortschritt % Die Ressource kann hier angeben, wie weit die Fertigstellung der Budgetaufgabe ist.
Abrechnungsmenge Die Ressource kann hier angeben, wie viel seiner Meinung nach von der geleisteten Menge dem Kunden letztlich in Rechnung gestellt werden kann. Ausschlaggebend ist dies definitiv nur, wenn die Leistungen nach Aufwand abgerechnet werden.
Fakturierbar Angabe, ob diese Aufwendungen überhaupt an den Kunden weiterberechnet werden können. Dieser Wert wird in der Aufgabe vorgegeben.
Abrechnungsart Übernahme der Info aus der PSP-Zeile. Kann nicht geändert werden.
Aufgabennummer Angabe der Aufgabennummer einer Budgetzeile, welche pro PSP-Zeile hinterlegt werden kann. Ist in der Projektkarte im Feld Aktivität für Buchung „Budget“ hinterlegt und es gibt für dieses Projekt Budgetaufgaben, werden diese nach der Eingabe der Projektnr. automatisch zur Auswahl angezeigt.
Zur Auswahl angezeigt werden nur jene Budgetzeilen, welche der Ressource als Verantwortlicher zugewiesen wurden und jene Budgetzeilen der zugehörigen Ressourcengruppe. Bereits abgeschlossene Aufgaben werden nicht mehr zur Auswahl angezeigt. Soll auf abgeschlossene Aufgaben nachgemeldet werden, müssen diese im Status wieder auf „in Arbeit“ geändert werden.
Mit der Auswahl einer Budgetzeile werden die Felder Arbeitspaketcode sowie die Aktivitätenfelder automatisch mit den Werten der Budgetzeile gefüllt. Damit erfolgt die Buchung der Zeiten nicht nur auf die Budgetzeile sondern auch auf die zugehörige PSP-Zeile.
Menge zur Fertigstellung Dieses Feld ist nur bei Rückmeldung auf Budgetzeilenebene relevant, wenn dort die Budgetzeilen als Aufgaben verwendet werden. AnwenderInnen haben die Wahl zwischen diesem Feld und dem Feld „Aufgabenfortschritt %“ um den Stand der Aufgabe zu melden. In beiden Fällen werden auf der Budgetzeile die „erwartete Gesamtmenge“ und der „erwartete Gesamtbetrag“ errechnet.

Funktionen#

ZDE-Karten erstellen#

Mit der Funktion „ZDE-Karten erstellen“ können mehrere ZDE-Karten mit denselben Werten erstellt werden. Dies bietet sich besonders bei der Eingabe von Abwesenheiten an.

ZDE-Karte freigeben#

Die Funktion „ZDE-Karten freigeben“ stellt alle vollständig erfassten ZDE-Karten, die den angegebenen Filter entsprechen, auf „Freigegeben“.

Freigeben#

Die Funktion „Freigeben“ gibt im Gegensatz nur die geöffnete ZDE-Karte frei.

Aktuelle ZDE-Karte zurücksetzen#

Möchten Sie den Status von „Freigegeben“ auf „Offen“ zurücksetzen, verwenden Sie die Funktion „aktuelle ZDE-Karte zurücksetzen“.

Kopieren von vorhandener ZDE-Karte#

Mit dieser Funktion geht man genau den anderen Weg als in der vorher beschriebenen Kopierfunktion, denn hier schieben wir nicht in die aktuelle Tageskarte, sondern ziehen uns Daten aus einer auszuwählenden Karte in die Zeiterfassungskarte in welcher wir gerade stehen.

Kopieren in die heutige Karte#

Mit dieser Funktion können Sie die Zeiterfassungskarte, auf welche sie gerade stehen in die Karte des aktuellen Tagesdatums kopieren. Es werden sowohl der Kopf als auch die Zeilen kopiert. Diese Funktion ist nur anwendbar, wenn es noch keine Zeiterfassungszeilen in der Zielkarte gibt.

Buchen / Stapelbuchen#

Über die Funktionen „Buchen“ und „Stapelbuchen“ lassen sich die erfassten und freigegebenen ZDE-Karten buchen.

Ressourcen#

Über den Aufruf „Ressourcen“ wird die entsprechende Ressourcenkarte geöffnet.

Geb. Zeitkarten#

Über die Geb. Zeitkarten gelangen Sie in die Übersicht der gebuchten Zeiterfassungen.

Gebuchte ZDE Karte#

Sobald die Karte gebucht ist, fällt sie aus der Übersicht der offenen ZDE-Karten raus. Mit dem Buchen wurden auch hier die Proj.-Zeitposten gebildet. Rufen Sie die geb. ZDE-Karte über Anwendersuche durch Eingabe von ‚geb. ZDE-Kartenübersicht‘ ab.

Hinweis

Wie oben beschrieben ist die ZDE Zeiterfassung im Gegensatz zur einfachen ZDE-Karte eine Kombiansicht aus ungebuchten und gebuchten Karten, in der ZDE Zeiterfassung muss also die gebuchten ZDE Karten nicht extra aufgerufen werden.

Menüregister Aktionen#

Über den Menüpunkt „Aktionen“ haben Sie die Möglichkeit, die Geb. ZDE-Karte zu stornieren. Mit dem Stornieren werden auch die Proj.-Zeitposten storniert. Wurden diese bereits in das Projekt übernommen, werden auch die Projektposten storniert, sofern der Mitarbeiter die Berechtigung besitzt, Projektposten zu buchen. Wenn er die Berechtigungen nicht besitzt, muss er die Stornierung vom Projektleiter durchführen lassen. Projektposten können in jedem Fall nur dann storniert werden, wenn diese noch nicht abgerechnet wurden.

Hier kann die Ressource aufgerufen werden, die der ZDE-Karte zugrunde liegt. Es können auch alle mit der ZDE-Karte verbundenen Posten, nämlich Proj.-Zeitposten und Projektposten (wenn die Zeitposten bereits in das Projekt übernommen wurden) aufgerufen werden. Unter Abwesenheitsregistrierungen können Abwesenheiten eingetragen werden. Weiterhin können die Dimensionen für den Geb. ZDE-Kartenkopf angezeigt werden.

Inforegister Geb. ZDE-Zeilen#

In den Zeilen sind über den Menü-Aufruf „Zeile“ die „Zeilenbemerkungen“ und die „Dimensionen“ der jeweiligen Zeile einsehbar.

Komfortzeiterfassung#

Mit Hilfe der Komfortzeiterfassung behalten AnwenderInnen durch einfaches Navigieren im Kalender einzelne Kalendertage im Überblick. Im Wesentlichen entspricht die Komfortzeiterfassung den vorgestellten ZDE-Karten. Basierend auf den ZDE-Karten bildet die Erfassungsmaske eine komfortable Zusammenführung der noch nicht und bereits gebuchten ZDE-Karten.

Einrichtung der Kalenderfarben#

Um Kalenderfarben für Abwesenheiten zu definieren, rufen Sie sich zunächst über die Anwendersuche die „Kalenderfarben“ auf.

Über „Aktionen“ > „Initialisieren“ werden automatisch Farben mit ihren RGB-Werten eingerichtet.

Hintergrundfarben für Abwesenheitsgründe#

Nachdem die Farben initialisiert wurden, können diese bei den jeweiligen Abwesenheitsgründen hinterlegt werden.

Hierzu rufen Sie sich die „Gründe Abwesenheit“ über die Anwendersuche auf. Über das Feld „Kalender Hintergrundfarbe“ können Sie eine beliebige Farbe aus der Tabelle „Kalenderfarben“ hinterlegen.

Sollte der Abwesenheitsgrund bei der Zeiterfassung ausgewählt werden, so erfolgt für diesen Tag in den Kalender die entsprechende farbliche Darstellung.

Farbliche Darstellung des Erfassungsstatus#

In der Einrichtung Projekte können Sie für die jeweiligen Erfassungsstatus eine farbliche Darstellung für die Kalendertage hinterlegen.

Hierzu rufen Sie sich über die Anwendersuche die „Einrichtung Projekte“ auf.

Auf dem Inforegister „Farben ZDE Kalender“ können Sie die Einrichtung mit Hilfe der u.a. Tabelle vornehmen.

Feld Beschreibung
Neutraler Stil Darstellung für neutrale Zeiten z.B. Samstage und Sonn-/Feiertage.
Gebuchter ZDE Stil Darstellung für Zeiten, die von AnwenderInnen erfasst und verbucht wurden.
Freigegebene ZDE Stil Darstellung für Zeiten, die von AnwenderInnen erfasst und freigegeben, jedoch noch nicht verbucht wurden.
Offene ZDE Stil Darstellung für Zeiten, die von AnwenderInnen erfasst jedoch noch nicht freigegeben wurden.
Fehlende ZDE Stil Darstellung für Zeiten, die von AnwenderInnen noch nicht erfasst wurden.
Datum außerhalb des Monats Stil Darstellung für Zeiten, die außerhalb des Monats liegen.

Elemente der Komfortzeiterfassung#

Im Kopfteil werden die Ressourcennummer und das Datum angezeigt. Die Ressource wird automatisch beim Öffnen der Maske vorbelegt. Nur Mitarbeiter welche in der Benutzereinrichtung das Feld „Andere Ressourcen in Zeiterfassung“ eingerichtet haben, können hier die Zeiterfassung für andere Mitarbeiter auswählen. Das Datum wird über den Kalender ausgewählt.

Inforegister ZDE Karte#

Auf dem Inforegister „ZDE Karte“ werden die Tagesgrunddaten erfasst. Die Felder entsprechen denen der ZDE-Karte („siehe ZDE Karte“).

Inforegister Zeilen#

In den Zeilen werden die Nettozeiten auf die Projekte und deren Aufgaben verteilt. Zuerst wird ein Projekt ausgewählt anschließend die Aufgabe oder das Arbeitspaket auf, welches gearbeitet wurde, ausgewählt. Eine sinnvolle Beschreibung hilft später bei der Leistungsverrechnung. Weiterführende Beschreibungen können über Bemerkungen erfasst werden.

Die Arbeitszeit kann entweder mit den Hilfsfeldern von Uhr, bis Uhr, Pause oder direkt in Menge erfasst werden. Die Summe der einzelnen Zeilen muss exakt der Menge im Kopf entsprechen sonst ist eine Freigabe nicht möglich.

Die Felder entsprechen den Feldern der ZDE-Karten („siehe ZDE Karte“).  

Infoboxen#

Auf der rechten Seite geben Infoboxen AnwenderInnen mehr Auskunft.

In der Zeitstatistik ist zu sehen was für diesen Tag laut Ressourcenkapa zu leisten ist, wie viel Gleitzeit für diesen Tag eingetragen ist (funktioniert nur im Zusammenhang mit dem Modul Tempvision), wie viel für diesen Tag und für den gesamten Monat gebucht wurden.

Darunter befinden sich 3 Kalender, für den aktuellen, den Vormonat und den nächsten Monat. Die Kalender dienen zur Übersicht der Erfassungsstatus und Abwesenheiten als auch zur Navigation. Mit einem Mausklick auf einen Kalendertag wird die Erfassungsmaske auf diesen Tag gelegt.

Die ZDE-Zeilen Information stellt Projekt- und Aufgabeninformationen zur aktuellen Zeile dar.

Die Farblegende ist eine Orientierungshilfe, die Auskunft über die eingestellten Hintergrundfarben der Abwesenheiten und der Erfassungsstatus anzeigt.

Neue Erfassung#

Soll für einen neuen Tag eine Erfassung erfolgen, wird aus dem Kalender der betroffenen Tag ausgewählt. Automatisch wird eine neue Erfassung vorbereitet. Im Hintergrund wird eine nicht gebuchte ZDE-Karte errichtet.

Neue Tage können aber auch mit der in den ZDE-Karten bekannte Funktion „ZDE-Karten erstellen“ vorbereitet werden.

Erfassung der Tätigkeiten#

In den Zeilen werden die Arbeitsstunden auf die einzelnen Tätigkeiten in den Projekten verteilt. Über die Funktion auf dem Inforegister „Zeilen“ > „Funktionen“ > „letzte Tätigkeit holen“ kann zu einer vom Mitarbeiter zuvor eingetragenen Projektnummer die zuletzt verwendete Tätigkeit eingetragen werden. Dabei wird die letzte vom Mitarbeiter zu diesem Projekt verwendete Aufgabe / Arbeitspaket gesucht.

Freigeben einer Erfassung#

Analog zu den ZDE-Karten müssen auch hier die erfassten Tage vor dem eigentlichen Buchen freigegeben werden. Dabei erfolgen noch einige Plausibilitätsprüfungen, z.B. ob die Menge des Inforegisters „ZDE Karte“ komplett in den Zeilen verteilt wurde. Dabei kann jeder einzelne Tag oder über die entsprechende Funktion mehrere Tage gleichzeitig freigegeben werden.

Buchen einer Erfassung#

Freigegebene Tage werden gebucht. Auch hier kann jeder einzelne Tag oder über Funktion mehrere Tage gleichzeitig gebucht werden. Erst mit dem Buchen entstehen die Projektzeitposten welche vom Projektleiter mit der Freigabe als Projektposten übernommen werden.

Gebuchte Erfassungskarten#

Im Gegensatz zu den ZDE-Karten bei denen mit dem Buchen einer solche diese aus der Ansicht verschwindet und in den gebuchten ZDE-Karten abgelegt werden, ist bei der Komfortzeiterfassung kein Wechsel der Ansicht notwendig um die bereits gebuchten Karten / Tage anzuzeigen. Sowohl noch nicht gebuchte als auch bereits gebuchte Tage werden in der gleichen Maske angezeigt, erkennbar am Status. Da im Hintergrund die ZDE-Karten verwendet werden können diese auch entsprechen aufgerufen werden. Gefiltert zur aktuellen Ressource werden die bereits gebuchten und die noch nicht gebuchten ZDE-Karten getrennt angezeigt, da dies separate Datentöpfe sind. In den ungebuchten befinden sich nur ZDE-Karten für jene Tage zu welchen bereit eine Erfassung vorgenommen wurde.

Arbeitszeitnachweis#

Eine weitere Möglichkeit, Projektzeiten von Ressourcen zu erfassen, sind die Arbeitszeitnachweise. In diesen Arbeitszeitnachweisen können Ressourcen in wöchentlichen Schritten von sieben Tagen den Zeitverbrauch in Form einer Matrix erfassen.

Bevor Sie die Arbeitszeitnachweise verwenden können, müssen Sie festlegen, wie sie eingerichtet und konfiguriert werden sollen.

Ressourcen müssen für die Erfassung eingerichtet werden. Dazu ist es wichtig, dass in der Ressourcenkarte das Feld „Arbeitszeitnachweis verwenden“ aktiviert ist.

Die Arbeitszeitnachweise werden im Voraus ohne Zeilen angelegt, es werden nur die Wochen abgebildet. Der Aufruf erfolgt über die Eingabe von „Arbeitszeitnachweise erstellen“ über die Anwendersuche.

Feld Beschreibung
Startdatum Das Datum, an dem die Erstellung des Arbeitszeitnachweises beginnen soll.
Anzahl Perioden Anzahl der Kalenderwochen, für die Arbeitszeitnachweise erstellt werden.

Durch die weiteren Filtereinstellungen können Sie Arbeitszeitnachweise z.B. für ausgewählte Ressourcen oder externe Mitarbeiter erstellen.

Beachten Sie, dass nur die Personen Arbeitszeitnachweise erstellen dürfen, welche in der Benutzereinrichtung als „Arbeitszeitnachweisadministrator“ definiert sind.

Durch die Ausführung der Funktion „Arbeitszeitnachweise erstellen“ werden die entsprechenden Arbeitszeitnachweise erstellt und sind über die Anwendersuche durch Eingabe von „Arbeitszeitnachweise“ einsehbar. Der Zugriff auf Arbeitszeitnachweise erfolgt analog zu den ZDE-Karten, das bedeutet, dass nur die eigenen Arbeitszeitnachweise sichtbar sind, gesteuert über die Benutzer Einrichtung. Ist für BenutzerInnen dort definiert, dass „andere Ressourcen“ sichtbar sind, so wird die Übersicht aller Tabellen angezeigt.

Ressourcen können Arbeitszeitnachweise aus der Ressourcenkarte heraus erstellen, indem die Funktion „Arbeitszeitnachweise erstellen“ aus der Gruppe „Funktionen“ in der Registerkarte „Aktionen“ aufgerufen wird.

Sind die Tabellen erstellt, können die Ressourcen wochenweise ihre Stunden zurückmelden. Der Aufruf erfolgt über die Übersicht. Die Stunden werden in Form einer Matrix für die Kalenderwoche erfasst.

Nach der Erfassung werden die Stunden mit der Funktion „Übermitteln“ freigegeben, so dass sie verbucht werden können. Durch automatische Verarbeitung werden diese Zeiten regelmäßig zu Zeitposten umgewandelt. Wenn der Status auf „Übermittelt“ steht und die Zeile noch nicht in Zeitposten gebucht wurde (Spalte Projekt Zeitposten), so können AnwenderInnen den „Status zurücksetzen“, um Änderungen an den Arbeitspaketen, Aufgaben oder Menge vorzunehmen.

Die Funktion „Budgetaufgaben (offene)“ zeigt BenutzerInnen alle offenen Budgetaufgaben an, welche der Ressource zugeteilt sind. Budgetaufgaben für die Ressourcengruppe werden nicht angezeigt. Um die kompletten Zeilen aus der Vorwoche zu übernehmen, wird die Funktion „Zeilen aus vorherigem Arbeitszeitnachweis kopieren“. So kann eine einmal erstellte Tabelle Woche für Woche kopiert werden. Wenn Sie Bemerkungen zur jeweiligen Zeiterfassung hinzufügen wollen, verwenden Sie die Textfelder direkt neben dem jeweiligen Arbeitsmengenfeld. Dadurch ist automatisch eine Zuordnung zum Zeitposten gewährleistet, welcher mit der späteren Buchung errichtet wird. Diese Bemerkungen können anschließend auch im Leistungsnachweis an den Kunden verwendet werden.

Menüregister Aktionen#

Das Menüregister „Aktionen“ beinhaltet die Möglichkeit, ein Arbeitspaket zu holen. AnwenderInnen können nach Aufruf der Funktion aus allen Aufgaben auswählen, die aktuell für seine Ressource oder Ressourcengruppe im System eingestellt sind.

In der Gruppe „Projekt“ kann direkt das Projekt oder die Posten des entsprechenden Projekts aus der Zeile aufgerufen werden.

Die Ressourcenkarte oder Informationen zu den erstellten Zeitposten findet man in der Gruppe „Ressourcen“ (analog zur ZDE-Karte).

Projektbuchungsblätter#

Das Projekt Zeit-Buch.-Blatt, die ZDE-Karte und der Arbeitszeitnachweis dienen dazu, den Projektzeitverbrauch aufzuzeichnen. Damit die Projekte auch mit den gebuchten Projektzeitposten belastet werden, d.h. die Projektzeitposten in sog. Projektposten übernommen werden, müssen die gebuchten Zeitverbräuche über das Projekt Buch.-Blatt verbucht werden.

Mit dem Projektbuchungsblatt werden grundsätzlich Projektposten aller Art gebucht. So kann hier z.B. auch Material vom Lager als Projektverbrauch gebucht werden. Wir werden nur die Übernahme der Projektposten aus den Projektzeitposten darlegen.

Über „Zeitposten abrufen“ wird eine Eingabemaske erzeugt, in der gezielt die Filter für den Abruf gesetzt werden können.

Mit der Funktion werden Projektzeitposten abgerufen, welche noch nicht in Projektposten überführt wurden. In der Regel ruft jeder Projektleiter die Projektzeitposten ab, für welche er verantwortlich ist. Dazu kann zum einen gezielt jedes einzelne Projekt bearbeiten oder der Filter „Verantwortlich“ verwenden werden.

Der Aufruf füllt das Projekt Buch.-Blatt mit allen notwendigen Daten aus dem Projektzeitposten. Pro Projektzeitposten wird eine Buch.-Blattzeile errichtet.

Nach dem Verbuchen ist das Proj.-Buchblatt wieder leer und es wurden die entsprechenden Projektposten gebildet.

Externe Ressourcen#

Externe Ressource einrichten#

Externe Ressourcen (Art = Extern) können über Einkaufsbelege eingekauft werden.

Für Externe Ressourcen kann auf der Ressourcenkarte ein Kreditor angegeben werden. Dieser Kreditor ist der Rechnungssteller, also z.B. ein Personaldienstleister. Bei einem Freelancer ist dieser selbst als Ressource und als Kreditor anzulegen und entsprechend miteinander zu verknüpfen.

Wird eine externe Ressource in ein Projektbudget eingetragen, so wird dieser Kreditor in das gleichlautende Feld der Budgetzeile übertragen. Damit kann eine Einstandspreisfindung gezielt zur Kombination Ressource / Kreditor erfolgen. Auch eine Erstellung einer Bestellung der externen Ressource aus dem Projektbudget erfolgt mit dem Kreditor der Budgetzeile.

Zu externen Ressourcen können neben den Einstandspreisen, VK-Preisen, Projekt-Ressourcen-VK-Preisen auch Einkaufspreise für Externe Ressourcen definiert werden.

Im Gegensatz zu den „normalen“ Einstandspreisen gelten diese immer in Kombination mit einem Kreditor, also beim Einkauf einer externen Ressource bzw. bei deren Budgetierung mit Angabe des Kreditors. Wird kein Einkaufspreis aus dieser Tabelle gefunden, so wird ein Einstandspreis aus der „normalen“ Einstandspreistabelle gezogen, ist auch dort kein Preis definiert so wird der Einstandspreis aus der Ressourcenkarte gezogen.

Haben Sie konkrete externe Arbeitnehmer, empfiehlt es sich, dafür jeweils eine externe Ressource mit Zuweisung des Kreditors und Einkaufspreisen zu erstellen.

Das Feld „EK-Abrechnungsposten verwenden“ ist dann zu setzen, wenn eine externe Ressource Stunden wie eine interne Ressource über die Zeiterfassung bucht. Um eine doppelte Belastung auf den Projekten zu vermeiden wird bei externen Ressourcen, die in diesem Feld markiert sind, in der späteren Einkaufsrechnung mit Abrechnungsposten gearbeitet.

Externe Dienstleistung bestellen#

Die externe Dienstleistung kann wie Artikel über die Funktion „Einkaufsbeleg erstellen“ im PSP in eine Anfrage oder Bestellung überführt werden.

Aus einer Bestellung können mit deren Lieferung Projektverbräuche gebucht werden. Das Projekt wird mit Menge und Betrag mit einem Ressourcenverbrauch belastet. Bei Externen Dienstleistungen erfolgt in der Regel keine Buchung einer Lieferung, es erfolgt Lieferung und Rechnung in einer gemeinsamen Buchung. Sollte dennoch zuerst eine Lieferung und damit der Projektverbrauch gebucht worden sein und die anschließende Rechnung einen anderen Einstandspreis aufweisen, so erfolgt mit der anschließenden Rechnungsbuchung automatisch eine Korrektur der Projektposten.

Projektbelastung durch Externe Ressourcen#

Die Externe Ressource kann Zeiten über ein eigenes Zeit-Buch.-Blatt buchen wie jede andere Ressource auch. Zur eigentlichen Abrechnung ist das nicht notwendig. Letztendlich würde auch eine EK-Rechnung für die geleisteten Stunden genügen. Jedoch gibt es in der Praxis einen oft erheblichen Zeitversatz zwischen der Leistungserbringung und der EK-Rechnung. Dies wiederum führt bei der Abrechnung dieser Leistung gegenüber dem Kunden zu Problemen. Deshalb empfiehlt es sich, dass die externe Ressource ihre Zeiten sofort bucht. Damit nun eine doppelte Projektbelastung vermieden wird, werden bei der EK-Rechnung die durch die Zeitbuchungen entstandenen Projektposten ausgeglichen.  

Einkaufsrechnung mit Abrechnungsposten#

Bei der Buchung der Einkaufsrechnung ist es notwendig, dass die bereits gebuchten Projektposten ausgeglichen werden. Dadurch wird eine doppelte Belastung des Projektes (einmal durch die Zeitbuchung und einmal durch die EK-Rechnung) verhindert. Werden durch die externe Ressource keine Zeiten gebucht, so entfällt dieser Ausgleich.

Um zu verhindern, dass eine EK-Rechnung zu einer externen Dienstleistung ohne Abrechnungsposten gebucht wird (welche bereits als Projektzeitposten erfasst sind), kann auf der Ressourcenkarte der externen Ressource das Feld „EK-Abrechn. Posten verwenden“ aktiviert werden.

Mit dem Setzen dieser Marke wird definiert, dass keine Buchung (Lieferung/Rechnung) ohne Zuweisung von Abrechnungsposten erfolgen kann. In der Regel werden in solchen Fällen die Lieferung und die Rechnung in einer Buchung gebucht.

Sollte dennoch eine Trennung erfolgen, so muss bereits mit der Lieferung die Zuweisung der Abrechnungsposten erfolgt sein. Ansonsten werden wie üblich Projektposten gebucht. Nur wenn die Ressource entsprechend eingerichtet wurde erfolgt eine Fehlermeldung, wenn beim Buchen der Lieferung keine Abrechnungsposten vorhanden sind.

Beispiel: Als Beispiel wurden von der externen Ressource 6 Std. über die Zeiterfassung gebucht und über das Projekt Buch.-Blatt in das Projekt übernommen. Diese 6 Stunden sollen nun abgerechnet werden. Dazu werden zuerst diese „6“ in das Feld „Menge zu liefern“ eingetragen. Kontrollieren Sie noch den „EK-Preis ohne MwSt.“

Die Zuweisung der Abrechnungsposten erfolgt direkt im Einkaufsbeleg über den Zeilenmenüpunkt „Eink. Abrechnungsposten“.

Über „Posten hinzufügen“ können alle noch nicht ausgeglichenen Projektposten dieser externen Ressource des aktuellen Projekts hinzugefügt werden.

Diese werden nun mit der Maus markiert und die Auswahl mit „OK“ bestätigt.

Die abzurechnenden Projektposten sind nun in die Einkaufsabrechnungsposten übertragen worden. In der Statistik ist eine Gegenüberstellung der Werte aus der Einkaufszeile mit den aktuellen Abrechnungsposten aufgeführt. Dabei werden aus der Einkaufszeile die Werte aus „Menge zu liefern“ verwendet.

Würde hier eine Betrags-Differenz bestehen, dann ist zu klären, ob der EK-Preis in der Einkaufszeile oder der Einstandspreis auf der Ressourcenkarte falsch ist. Wenn die Einkaufsrechnung stimmt, dann kann an dieser Stelle gleichzeitig mit dieser Buchung noch eine Korrektur der Projektposten gebucht werden. Die Korrektur kann auch für eine Mengenkorrektur und für eine Kombination aus beiden Korrekturen verwendet werden.

Hinweis

Aus technischen Gründen ist es leider nicht möglich, die Summen beim Löschen einer oder mehrerer Abrechnungsposten zu aktualisieren. Hierzu muss die gleichlautende Funktion Summen aktualisieren ausgeführt werden. Mit dem nächsten Öffnen der Seite oder dem Hinzufügen weiterer Projektposten würden die Summen aber automatisch aktualisiert.

Die entsprechende Korrektur ist in der Einkaufszeile (Projektbetrag Korr. (MW)) dokumentiert. Mit dem Buchen der Lieferung wird durch die Abrechnungsposten die Buchung weiterer Projektposten verhindert.

Die Wert- und / oder Mengenkorrektur erfolgt erst mit dem Buchen der Rechnung. Mehrere Lieferungen können auf eine Bestellung gebucht und dabei die Abrechnungsposten gesammelt werden. Beim Buchen der Rechnung muss die Menge akt. Rechnung der Bereits gelief. Menge + Menge akt. Lieferung entsprechen.

Es ist nicht möglich, eine Teilfaktura einer gelieferten Menge zu buchen, da es keine Möglichkeit gibt, die der Einkaufszeile zugewiesenen Abrechnungsposten mehreren Teilfakturen zuzuweisen. Es werden immer die gesamten Abrechnungsposten in die gebuchte Rechnung übertragen und immer die gesamte Korrektur auf das Projekt gebucht.

Buchung der Projektkorrektur durch Abrechnungsposten#

Durch die Zuweisung von Abrechnungsposten werden Projektposten grundsätzlich nur bei notwendigen Korrekturen gebucht.

Die Aufstellung unten zeigt Beispiele wie diese Korrekturen aussehen.

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Mengenkorrekturen#

Mengenkorrekturen werden als Projektposten so gebucht, als ob diese in einer EK-Rechnung ohne Abrechnungsposten gebucht wären. Denn mit einer Mengenkorrektur ist auch immer eine Wertkorrektur verbunden.

Wertkorrekturen#

Wertkorrekturen werden ebenfalls als Projektposten jedoch ohne Menge gebucht. Dadurch wird der Einstandsbetrag im Projekt korrigiert ohne dass die Menge oder gar Abrechnungsmenge verändert wird. Solche Wertkorrekturen sind in den entstehenden Projektposten im Feld „Wertkorrektur“ gekennzeichnet. Es handelt sich um reine Korrekturen der Einstandsbeträge.

Materialaufwand#

Projekte haben neben dem Zeitaufwand der Ressourcen auch Materialaufwand. Dieser wird über Artikel verwaltet. Der Bedarf wird in den Planzeilen festgelegt und disponiert. Über das Einkaufsmodul werden die fehlenden Teile bestellt.

Grundsätzlich kann ein Projekteinkauf (in der Einkaufszeile steht eine Projektnummer) ohne Lagerführung durchgeführt werden. Das bedeutet, dass ein Artikel, welcher für ein Projekt eingekauft wird, mit der Einkaufsbuchung automatisch sofort für das Projekt verbraucht wird. Es findet keine Lagerführung des Artikels statt. Der Artikel wird in einem Zug im Lager zu- und sofort wieder mit einem Projektverbrauch abgebucht.  

Projekteinkauf mit Lagerführung#

Über die Option „Projekteinkauf mit Lagerführung“ in der Projekt Einrichtung kann dies zeitlich entkoppelt werden.

Bei aktivierter Lagerführung wird mit der Buchung der Einkaufslieferung der Artikel nur im Lager zugebucht. Es findet keine automatische Verbrauchsbuchung statt. Diese muss zu einem geeigneten Zeitpunkt manuell über den Projektlieferschein erfolgen.

Wurde die Bestellung mit einem Planungslauf für einen Artikel mit Wiederbeschaffungsverfahren „Auftragsmenge“ oder über die Funktion „Einkaufsbeleg erstellen“ aus dem PSP erstellt, so ist der Lagerposten mit der Budgetzeile über Bedarfsverursacherposten und über die Felder „Projektnr.“, „Arbeitspaket-“, „Haupt-“, „Unter-“ und „Teilaktivitätscode“ verknüpft.

Vorgaben manueller und automatischer Bestellprozess#

Microsoft Dynamics Business Central™ hat eine komplexe Funktion, um einen Bestellbedarf festzustellen. Über diesen Bestellvorschlag kann je nach Einrichtungen im Einkaufs- und Lagermodul der Bedarf vom System erkannt und zur Bestellung vorgeschlagen werden. Grundsätzlich lässt dieser Bestellvorschlag den gesamten Bedarf, der direkt auf Projekte läuft, außen vor. Mit dem Feld „Disponierbar“ wird diese Grundfunktion übersteuert. Sobald in der Budgetzeile eines Projektes dieses Feld mit einem Haken versehen ist, werden diese Artikel im Bestellvorschlag berücksichtigt.

Weiterhin kann aus dem PSP heraus ein Einkaufsbeleg mittels Funktion manuell erstellt werden. Diese Funktion prüft allerdings keinen Lagerbestand und Bestellbestand ab. Sie informiert lediglich über diese Werte.

Zu berücksichtigen ist, dass bei Verwendung von beiden Bedarfsermittlungsmöglichkeiten die Bestellung zum Teil doppelt ausgeführt werden kann. Grundsätzlich sollte hier die Entscheidung für einen Prozess fallen. Zumindest sollten alle Budgetzeilen, welche manuell bestellt werden, auf Disponierbar = „Nein“ gesetzt werden. Im Folgenden wird der automatische Bestellprozess nur angedeutet, der manuelle etwas ausführlicher beschrieben.

Automatischer Bestellprozess#

Über das Feld „Disponierbar“ wird der budgetierte Artikelbedarf im PSP für den automatischen Bestellprozess relevant.

Der Bestellvorschlag wird über die Eingabe von Bestellvorschläge in die Anwendersuche aufgerufen. Über die Aktion „Planung berechnen“ erscheint ein Eingabefenster.

In der Infoleiste „Optionen“ können das „Startdatum“ und das „Enddatum“ eingegeben werden. Das Enddatum beendet die Planperiode. Der Bedarf nach diesem Zeitpunkt wird bei diesem Bestellvorschlag nicht berücksichtigt. Mit dem Feld „Planung verwenden“ kann eine hinterlegte Planung mit definierten Bedarfsinformationen ausgewählt werden.

Im Feld „Planung vorher ausschließen“ wird der Bedarf, der vor dieser Datumseingabe liegt, vom System bei der Bedarfsermittlung nicht berücksichtigt.

Bezogen auf die Projektverwaltung werden nun alle Artikel berücksichtigt, die in den Budgetzeilen hinterlegt sind und im Feld Disponierbar ein „JA“ haben. Es ist noch zu beachten, dass nur der aktive PSP und dessen Zeilen im Status Auftrag berücksichtigt wird. Bei der Planung werden die Planungsparameter auf der Artikelkarte berücksichtigt. Ist dort ein Artikel nicht richtig eingestellt, wird er in der Planung nicht richtig oder sogar gar nicht geplant.

Um aus der Bestellvorschlagszeile eine Bestellung zu erstellen, ist im Bestellvorschlag die Aktion „Ereignismeldung durchführen“ auszuführen. Im nachfolgenden Dialog können Sie den Ausdruck der Dokumente steuern, indem Sie die Option „Bestellungen/Aufträge drucken“ mit einem Haken versehen. Im Bereich Artikel können die üblichen Filteroptionen angewandt werden.

Manueller Prozess#

Im manuellen Bestellprozess kann direkt aus dem PSP über „Neu“ > „Einkaufsbeleg erstellen“ eine Anfrage oder eine Bestellung, vorbei am automatischen Bestellprozess, generiert werden.

In dem Aufruf „Einkaufsbeleg aus PSP erstellen“ können bestimmte Filter eingegeben werden. Für den Artfilter (Artikel, Ressource oder Sachkonto) kann in der Projekteinrichtung ein Standardwert vorgegeben werden.

In Belegart kann zwischen „Anfrage“, „Bestellung“ oder „Bestellvorschlag“ gewählt werden. Der gewünschte Kreditor muss in den Zeilen im Feld „Einkauf bei Kreditor“ ausgewählt werden. Der Stammlieferant aus der Artikelkarte wird automatisch in den Budgetzeilen eingetragen, kann aber jederzeit geändert werden.

Dieser manuelle Bestellvorgang prüft, ob die budgetierte Menge bereits bestellt oder gar verbraucht wurde. Als Bestellmenge wird die Budgetmenge abzüglich bereits bestellter oder verbrauchter Menge vorgeschlagen. Zur Information wird die Menge in Anfrage, Menge in Bestellung, Menge in Bestellvorschlag, Menge geliefert in Einkauf und Verbrauch (Menge) angegeben. Mit der Spalte „Budgettext in Einkauf übertragen“ kann der Zeilentext der Budgetzeilen in den Einkaufsbeleg übertragen werden.

Im ersten Feld besteht die Möglichkeit, jede Zeile einzeln für die Übernahme in den Einkaufsbeleg zu kennzeichnen. Über „OK“ wird der Einkaufsbeleg erzeugt.

Buchung von Materialaufwand#

Wie bereits unter „Projekteinkauf mit Lagerführung“ erläutert, hängt der sofortige Materialverbrauch beim Einkauf mit dem Schalter „Projekteinkauf mit Lagerführung“ in der Projekteinrichtung zusammen. Im Folgenden wird der sofortige Materialverbrauch bei nicht gesetztem Schalter gezeigt:

Von der Bestellung aus können die Eingangslieferungen und -rechnungen über die Funktion „Buchen“ gebucht werden. Mit der Buchung der Eingangslieferung werden Projektverbräuche gebucht. Eine Lagerbuchung findet gleich doppelt statt. Neben Lagerzugang wird sofort automatisch der Abgang auf das Projekt gebucht.

Für eine korrekte Verbuchung ist die „Kred.-Lieferungsnr.“ und die „Kred.-Rechnungsnr.“ einzutragen. Vor Verbuchung muss die Bestellung noch freigegeben werden.  

Soll-Ist-Vergleiche#

Neben den flexiblen Auswertungen im Projektcontrolling, gibt es die Möglichkeit, Plan/Ist-Vergleiche im Projekt selbst durchzuführen.

Projekt Soll / Ist Vergleich auf Arbeitspaketebene#

Der Soll-Ist-Vergleich auf Arbeitspaketebene kann durchgeführt werden, indem im Bereich Projekte das entsprechende Projekt gewählt wird und z.B. über die Projektkarte der aktive Projektstrukturplan aufgerufen wird. Danach kann der Soll-Ist-Vergleich über Vorgang -> Projekt Soll / Ist Vergleich durchgeführt werden.

Im Kopfbereich werden die Felder des PSP wiedergegeben, von dem aus dem Aufruf erfolgt. Änderungen sind hier nicht möglich. Unabhängig davon, welche Version des PSP zugrunde liegt, also welche Planungsversion als Budgetwerte herangezogen werden, werden für die Ist- Daten immer dieselben Werte angezeigt. Somit kann jede Planungsversion für den Soll-Ist-Vergleich herangezogen werden. Da es sich hier nur um eine andere Sicht auf den PSP handelt, werden nun nur die hier zusätzlichen Felder erläutert.

Im hinteren Bereich der Zeilen sind die Werte abgebildet, die zum Vergleich notwendig sind. Es sind die geplanten sowie die verbrauchten Mengen inkl. der Fortschrittszahlen ersichtlich.

Feld Beschreibung
Budgetmenge Geplante Menge aus den Arbeitspaketen
Verbrauch Menge (Basis) Hierbei handelt es sich um ein berechnetes Feld, welches die Menge, die bereits für diesen Arbeitspaketcode verbraucht wurde, summiert anzeigt. Das Feld bezieht sich auf die Tabelle Projektposten und summiert den Inhalt des Feldes Menge
Menge Zeitobligo Hier wird die noch nicht in das Projekt übernommene Menge aus den Zeitposten angezeigt. Diese Stunden wurden also bereits von den MitarbeiterInnen bereits gebucht, aber von dem/der ProjektleiterIn noch nicht in das Projekt übernommen
Restbudgetmenge Angabe der Differenzberechnung von Budgetmenge abzüglich Verbrauch Menge (Basis) abzüglich Menge Zeitobligo
Budgetwert (MW) Geplantes Budget als Einstandsbetrag.
Verbrauch Einstandsbetrag (MW) Hierbei handelt es sich um ein berechnetes Feld, welches die Menge, die bereits für diesen Arbeitspaketcode verbraucht wurde, summiert anzeigt. Das Feld bezieht sich auf die Tabelle Projektposten und summiert den Inhalt des Feldes Einstandsbetrag.
Bestellobligo In diesem Feld wird der noch offene Restbestellwert aus den Einkaufsbestellungen zur PSP-Zeile angezeigt. Das Feld bezieht sich auf die Tabelle Einkaufszeile und summiert den Inhalt des Feldes Restbestellwert ohne Steuer.
Zeitobligo Hier wird der noch nicht in das Projekt übernommene Wert aus den Zeitposten angezeigt. Diese Stunden wurden also bereits von den MitarbeiterInnen bereits gebucht, aber von dem/der ProjektleiterIn noch nicht in das Projekt übernommen.
Lagerobligo Hier wird der für das Projekt beschaffte aber noch am Lager befindliche Wert angezeigt. Hier kann nur ein Wert entstehen, wenn in der Projekteinrichtung Projekteinkauf mit Lagerführung eingeschaltet wurde.
Restbudget (MW) inkl. Obligo Das Feld ermittelt die Differenz zwischen dem geplanten Einstandsbetrag (Budget) abzüglich des tatsächlichen Verbrauchs (Einstandsbetrag) und der beiden Obligos Bestellobligo sowie Zeitobligo.
Fertigstellungsgrad % Manuell von dem/der ProjektleiterIn im Arbeitspaket erfasster Projektfortschritt (Fertigstellungsgrad).
Verbrauchsfortschritt % Vom System ermittelter Wert, der sich aus dem geplanten Einstandsbetrag und dem tatsächlichen Verbrauch ergibt.
Verbrauchsfortschritt % mit Obligo Vom System ermittelter Wert, der sich aus dem geplanten Einstandsbetrag, dem tatsächlichen Verbrauch und den beiden Obligos (Zeitobligo Bestellobligo) ergibt.
Aufgabenfortschritt % Gewichteter Wert aus den Fortschrittswerten der hinterlegten Budgetzeilen (=Aufgaben), welche die Ressourcen bei der Zeiterfassung mit eingeben. Nur mit Werten gefüllt, wenn die Rückmeldung auf Budgetzeilen erfolgt und wenn dort der Fortschritt % gepflegt wird.
Fertigstellungswert Wird vom System ermittelt anhand Budgetwert und Fertigstellungsgrad. Spiegelt also den gerade erreichten Wert der PSP-Zeile in Einstandsbeträgen wider.
Kostenabweichung Wird vom System ermittelt anhand Fertigstellungswert und tatsächlichem Verbrauch in Einstandsbeträgen.
Kostenabweichung % Wird vom System ermittelt wie oben, drückt die Abweichung in Prozent aus.
Geschätzte Gesamtkosten Wird vom System ermittelt aus den Istwerten im Verhältnis zum derzeitigen Fertigstellungsgrad.

Der Projekt Plan/Ist-Vergleich bietet einen Überblick über das gesamte Projekt. Es werden alle Arbeitspakete mit den entsprechenden Plan-, Ist- und Differenzwerten angezeigt.

Interne Belege#

Im nachfolgenden wird Ihnen erläutert, welche internen Belege im Projektgeschäft benutzt werden können, um die anschließende Projektabrechnung effizienter und transparenter zu machen.

Projektlieferschein#

Der Projektlieferschein ist dazu gedacht, um dem Auftraggeber des Projekts einen Lieferschein über die geleisteten Projektleistungen auszuhändigen. Oft werden Lieferungen durchgeführt, für die keine direkte Verkaufsauftragszeile besteht. Im Projektbudget sind diese Werte vermerkt, so dass auf Basis dieser Daten ein Dokument für auszuliefernde Waren erstellt werden kann.

Der Vorschlag für den Projektlieferschein basiert auf dem Projektbudget. Durch die Verbuchung dieser Projektlieferscheine entstehen Projektzeitposten für Ressourcen bzw. eine Lagerentnahme mit Projektverbrauch, wenn es sich um Artikel handelt.

Der Aufbau des Projektlieferscheins ist identisch mit dem int. Projektauftrag. Der Kopf hat zusätzlich noch ein Inforegister mit der Benennung „Lieferung“. Dort können Lieferdaten, sofern sie von der Vorgabe abweichen, angepasst werden. Auf eine nähere Erläuterung der einzelnen Felder wird deshalb hier verzichtet.

Lediglich abweichend zum int. Projektauftrag ist das Feld „Keine Verbrauchsbuchung“. Sofern hier ein Haken gesetzt wird, erfolgt im Hintergrund keine Verbrauchsbuchung. Dies ist dann wichtig, wenn der Projektlieferschein nur als Beleg an den Kunden verwendet werden soll, z.B. wenn ein Artikel direkt auf das Projekt eingekauft wurde. In diesem Fall wurde zwar kein Lagerzugang gebucht, das Projekt aber sofort belastet. Jetzt darf natürlich keine weitere Lagerentnahme und kein weiterer Projektverbrauch gebucht werden. Unter solchen Umständen wird der Haken bei Erstellung des Projektlieferscheins aus dem Projekt heraus automatisch gesetzt.

Projektlieferscheine können über die Logistik mit Warenausgängen abgewickelt werden. Dazu muss der Projektlieferschein freigegeben werden. Warenausgänge können entweder im Warenausgangsbeleg oder noch im Projektlieferschein mit der gleichlautenden Funktion erstellt werden. Es gilt zu beachten, dass Warenausgänge nur für Lieferscheinzeilen errichtet werden, welche einen entsprechend eingerichteten Lagerortcode haben und die im Feld „keine Verbrauchsbuchung“ nicht markiert sind.

Der Projektlieferschein kann über die Eingabe von Projektbelege in die Anwendersuche und dann klick auf „Neu“ erstellt werden. Hier sind die einzelnen Zeilen für den Projektlieferschein manuell zu erfassen. Das ist sehr aufwendig und fehleranfällig. Diesen Aufruf sollte verwendet werden, um die angelegten Projektlieferscheine im Nachhinein zu bearbeiten.

Der sinnvollere Weg, einen Projektlieferschein zu generieren, ist über die Aktion „Projektlieferschein erstellen“ aus dem Projektstrukturplan. Es werden dabei alle Budgetzeilen eines aktiven PSP angezeigt.

Im Feld „In Projektlieferschein übernehmen“ kann ein Haken gesetzt werden, um diese Budgetzeile zu liefern. Es werden aus der Auswahl nur die Zeilen in den Projektlieferschein übernommen, die mit einem Haken versehen sind. Durch Bestätigen mit „OK“ erscheint die Meldung, dass ein Projektlieferschein erstellt wurde. Dieser kann direkt eingesehen werden.

Das Ergebnis ist ein Projektlieferschein, der die ausgewählte Zeile enthält.  

Projektbeistellung#

Eine Projektbeistellung wird verwendet, um einem Lieferanten Artikel zur Fertigung einer Bestellung beizustellen. Die Projektbeistellung dient dabei zur Entnahme der Artikel vom Lager und als Lieferschein an den Lieferanten. Der Materialverbrauch aus der Lagerentnahme wird dem Projekt belastet. Die Projektbeistellung kann einer Bestellung und somit einem Kreditor zugeordnet werden.

Projektbeistellung und der im letzten Abschnitt beschriebene Projektlieferschein sind identisch, lediglich die Bearbeitungsmaske wurde angepasst. Die Funktionen sind somit die gleichen wie im Projektlieferschein. Natürlich kann auch die Beistellung über den Warenausgang geliefert werden. In diesem Abschnitt wird daher nur auf die Besonderheiten der Projektbeistellung eingegangen.

Zur Erstellung einer Projektbeistellung aus einem PSP wird der Aufruf im Menüband unter „Aktionen“ > „Belege erstellen“ > „Projektbeistellung erstellen“ verwendet.

Auch im Menü der Projektbelege gibt es einen eigenen Punkt für die Projektbeistellung. Im Gegensatz zum Projektlieferschein wird in der Projektbeistellung nicht ein Debitor, sondern ein Kreditor als Adressat geführt. Deshalb kann im Kopf ein Kreditor ausgewählt werden.

Wird die Beistellung einer im System erfassten Bestellung zugeordnet (Feld „Einkauf Bestell Nr.“), so wird der Kreditor daraus automatisch übertragen.