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Projektaufwand#

Allgemein#

Im nachfolgenden werden Ihnen die einzelnen Bereiche näher erläutert, über die dem Projekt, Aufwand und Verbrauch zugewiesen werden können.

So werden zum einen die Aufwendungen der Ressourcen in Form von Arbeitsstunden, zum anderen Artikelverbräuche über Lager oder Projekteinkauf erfasst.

Dies ergibt die Ist-Werte eines Projektes. Im Anschluss werden diese Ist-Werte mit den geplanten Werten verglichen.

Personal-/Leistungsaufwand#

Die Durchführung von Projekten beinhaltet Verbrauch sowie auch Verkauf. Zum Projektverbrauch gehört vor allem der Ressourcenaufwand. Ressourcen können MitarbeiterInnen, Maschinen und beauftragte Subunternehmen sein. Detailliert wird im Folgenden nur der Aufwand durch Personalressourcen betrachtet. Die Ressourcenaufwände über Zeitbuch.-Blätter und andere Zeiterfassungsmöglichkeiten werden immer in der Ressourcen-Basiseinheit vorgenommen, welche in der Ressourcen Einrichtung im Feld "Ressourcen Basiseinheitencode" eingerichtet wurde. Alle Personen-Ressourcen sollten diesen Code als Basiseinheit auf der Ressourcenkarte führen.

Als Basiseinheit für die Ressourcen wird in der Regel „Stunden“ verwendet. Werden Zeiten für Arbeitstypen erfasst welche eine andere Einheit als Verbrauchseinheit vorsehen (z.B. Tage), so wird die Umrechnung von der Basiseinheit in die definierte Abrechnungseinheit erst mit dem Abrufen der von den MitarbeiterInnen gebuchten Zeitposten in ein Projekt Buch.-Blatt bei der Freigabe dieser Projektzeiten, vorgenommen. Die MitarbeiterInnen denken und buchen somit immer in Stunden.

Projekt Zeit-Buch.-Blätter#

Über das "Proj.-Zeit Buch.-Blatt" können die Ressourcen ihre Aufwendungen mit einer entsprechenden Beschreibung auf die Projekte erfassen. Für jede Ressource muss ein Buchblattname errichtet worden sein (siehe "Kapazitäten einrichten").

Durch die Zuweisung einer Ressource zu einem Buch.-Blatt und zu einem/einer BenutzerIn in der Benutzer Einrichtung wird beim Öffnen der Zeitbuch.-Blätter automatisch das richtige Zeitbuch.-Blatt ausgewählt.

BenutzerInnen, welche in der Benutzer Einrichtung den Schalter „Andere Ressourcen in Zeiterfassung“ aktiviert haben, dürfen das Buch.-Blatt wechseln, um z.B. für andere Ressourcen Zeiten zu buchen.

Sollten BenutzerInnen keine Zuordnung zu einem Zeit-Buch.-Blatt aufweisen, so erhalten diese eine entsprechende Meldung.

Über die Zuordnung einer Ressource zu einem Zeit-Buch.-Blatt, wird in den Buch.-Blatt-Zeilen ebenso automatisch die Ressourcennummer vorbelegt.

In der nachfolgenden Tabelle werden Ihnen die wichtigsten Felder näher erläutert:

Feld Beschreibung
Ressourcennr. Auswahl der Ressource, welche die Zeiten erfasst. Da jede Ressource ein eigenes Zeit-Buch.-Blatt hat, ist die Ressource vorbelegt.
Buchungsdatum Hinterlegung des Buchungsdatums, für welchen Tag die Zeiten erfasst werden.
Projektnr. Angabe der Projektnummer, auf welche die Zeiten erfasst werden müssen.
Projektsuche Das Feld ist ein spezielles Suchfeld für Projekte.

Mit diesem Suchfeld können Sie schnell Projekte mit den bekannten Microsoft Dynamics Business Central™-Filterungen suchen, ohne dafür im Feld "Projektnr." den Lookup zuverwenden.

Gemäß den Filterkriterien werden Ihnen die Projekte zur Auswahl im Feld "Projektnr." angezeigt.

Sobald Sie aus der Auswahlliste das gewünschte Projekt wählen, wird die Projektnummer im Feld "Projektnr." eingetragen. Anschließend wird Ihnen die Auswahl der zu buchenden PSP-Zeilen bzw. Projektbudgetzeilen angezeigt.

Hinweis
Zur Filterung stehen die in Microsoft Dynamics Business Central™ üblichen „Wildcards“ wie * und @ zur Verfügung.

Das @-Zeichen bedeutet:
Ignoriere Groß-/ Kleinschreibung.

Das *-Zeichen bedeutet:
Ignoriere den Text vor bzw. nach dem *.

Beispiel:
Die Filterung @ *führung* kann folgende Projekte als Treffer auflisten: Einführung in BC; Neueinführung CRM; Sammeleinführungen in BC.

Gesucht wird in Projektbeschreibung, -beschreibung 2, Suchbegriff als auch in der Projektnummer.
Aufgabennr. Zeigt die Aufgabennummer einer Budgetzeile an.

Wenn es für ein Projekt Budgetzeilen (=Aufgaben) gibt und in der zugehörigen Projektkarte im Feld „Buch.-ebene für Zeiterfassung“ die Option „Budget“ ausgewählt wurde, werden die Zeilen des jeweiligen Projektbudgets bei Eingabe einer Projektnr. automatisch zur Auswahl angezeigt.

Angezeigt werden dort nur jene Budgetzeilen, bei denen die Ressource im Feld „Verantwortlich“ zugewiesen wurde und jene abgeschlossene Aufgabe der zugehörigen Ressourcengruppe wird ausgeblendet. Soll auf abgeschlossene Aufgaben nachgemeldet werden, muss deren Status wieder auf „in Arbeit“ zurückgesetzt werden.

Mit der Auswahl einer Budgetzeile werden die Felder "Arbeitspaket" und die Aktivitätenfelder automatisch mit den Werten der Zeile gefüllt. Damit erfolgt die Buchung der Zeiten nicht nur auf die Budgetzeile, sondern auch auf die zugehörige PSP-Zeile.

Die Zuweisung zu einer Budgetzeile bzw. einem Arbeitspaket (bei Auswahl der Buchungsebene „PSP“ auf der Projektkarte) kann in diesem Feld auch noch einmal geändert werden.
Arbeitspaket Angabe des Arbeitspaketcodes, welcher der zu buchenden PSP-Zeile zugewiesen ist. Wird bei Auswahl einer Aufgabe vorbelegt.
Beschreibung Hier kann eine Tätigkeitsbeschreibung mit max. 50 Zeichen erfasst werden.
Proj.-Zeitbemerkung Über dieses Feld können weitere Bemerkungen zur Zeitbuchung hinterlegt werden.
Von Uhr Startzeitpunkt der Tätigkeit (kein Pflichtfeld, unterstützt die MitarbeiterInnen bei der Berechnung der Dauer einer Aufgabe).
Bis Uhr Endzeitpunkt der Tätigkeit (kein Pflichtfeld, unterstützt die MitarbeiterInnen bei der Berechnung der Dauer einer Aufgabe).
Pause in Minuten Angabe der Pausenminuten, die zwischen den beiden Uhrzeiten eingelegt wurde. Die Felder "Pause" und "Menge" werden anschließend automatisch ermittelt.
Pause Angabe der Pause in Stundenangaben. Die Felder "Pause in Minuten" und "Menge" werden anschließend automatisch ermittelt. Der zuletzt eingegebene Wert ist der gültige.
Menge Gearbeitete Menge des Mitarbeiters in Stunden. Wird durch die Uhrzeit- und Pauseneingaben berechnet. Kann hier manuell überschrieben werden.
Aufgabenfortschritt % Die Ressource kann hier angeben, wie weit die Fertigstellung der Aufgabe ist. AnwenderInnen können wahlweise dieses Feld oder das Feld „Menge zur Fertigstellung“ verwenden, beide parallel zu bearbeiten ist nicht möglich.
Menge zur Fertigstellung Dieses Feld ist nur bei Rückmeldung auf Budgetzeilenebene relevant, wenn dort die Budgetzeilen als Aufgaben verwendet werden. AnwenderInnen haben die Wahl zwischen diesem Feld und dem Feld „Aufgabenfortschritt %“ um den Stand der Aufgabe zu melden. In beiden Fällen werden auf der Budgetzeile die „erwartete Gesamtmenge“ und der „erwartete Gesamtbetrag“ errechnet.
Abrechnungsart Übernahme der Info aus der PSP-Zeile. Kann nicht geändert werden.
Abrechnungsmenge Die Ressource kann hier angeben, wie viel seiner Meinung nach von der geleisteten Menge dem Kunden letztlich in Rechnung gestellt werden kann. Ausschlaggebend ist dies definitiv nur, wenn die Leistungen nach Aufwand abgerechnet werden können.
Storno von Lfd. Nr. Über das Feld kann gesteuert werden, dass ein gebuchter Proj.-Zeitposten storniert werden soll. Hierzu kann direkt eingegeben werden, welcher Proj.-Zeitposten storniert werden soll.

In dem unteren Bereich des Proj.-Zeit-Buch.-Blattes werden im linken Block Informationen zum Projekt und zur Aufgabe der jeweils aktiven Zeile angezeigt. Im rechten Block stehen Informationen zur Zeiterfassung der aktuellen Zeile.

Menüregister Aktionen#

Arbeitspaket holen#

Über den Aufruf „Arbeitspaket holen“ können Sie eine Aufgabe und eine Referenz zur PSP-Zeile auswählen. Je nachdem, ob bereits eine Projektnummer eingetragen wurde, wird diese als Filter eingestellt. Ist ein Projekt auf Rückmeldung nach Budget eingerichtet, dann werden alle Aufgaben, welche der erfassenden Ressource oder keiner Ressource (neutrale Aufgaben) zugewiesen sind, zur Auswahl angezeigt. Wurde bisher noch keine Projektnummer eingetragen, so werden die Aufgaben ohne Projektfilter angezeigt. So können MitarbeiterInnen ihre Aufgaben finden, ohne die zugehörige Projektnummer zu wissen. Über diese Auswahl wird ein Großteil der Felder gefüllt.

Buchen#

Über die Funktion „Buchen“ wird das BuchBlatt gebucht.

Projekt#

Mit dem Aufruf „Projektkarte“ haben Sie die Möglichkeit, auf die Projektkarte des ausgewählten Projektes der aktiven Zeile zu wechseln. Zudem können Sie die Projektposten über den Aufruf „Posten“ des ausgewählten Projektes eingesehen.

Ressource#

Mit dem Aufruf „Ressourcenkarte“ wird die entsprechende Karte aufgerufen. Zur Ansicht der gebuchten Zeitposten steht Ihnen die Funktion „Zeitposten“ zur Verfügung. Über die Funktion „Budgetaufgaben (offene)“ werden Ihnen alle aktuellen Budgetaufgaben angezeigt.

Zeile#

In der Gruppe „Zeile“ können Sie die Dimensionen und die Bemerkungen der aktiven Zeile aufrufen.  

ZDE-Zeiterfassung#

Mit der ZDE-Zeiterfassung können ebenfalls Projektzeiten von Ressourcen erfasst werden.

Unterschiede zum Projekt Zeit-Buch.-Blatt gibt es insofern, dass

  • bestimmte Plausibilitäten verhindern, dass zu viele Projektzeiten an einem Arbeitstag gebucht werden können.
  • MitarbeiterInnen ihre Kommen- und Gehen-Zeiten erfassen. D.h. die Menge der Stunden, die sie gearbeitet haben, steht durch die Eingaben zur Verfügung. Im zweiten Schritt werden diese Stunden auf Projekte verteilt.
  • Pausenzeiten als Vorgabe definiert werden können.
  • es pro Tag / MitarbeiterIn nur eine ZDE-Karte gibt, die mehrere Verteilzeilen haben kann. Im Projekt Zeit-Buch.-Blatt müssen mehrere Zeilen mit eigenen Uhrzeiten erfasst werden.
  • auch Abwesenheiten über die ZDE-Karte erfasst werden können.
  • über die gebuchten ZDE-Karten jederzeit die Eingabe nachvollzogen werden kann.
  • Projektzeiten den Status „Freigegeben“ haben müssen, damit sie verbucht werden können.

ZDE ist die Abkürzung für Zeitdatenerfassung. Im Hintergrund wird datentechnisch zwischen ungebuchten und gebuchten ZDE-Karten unterschieden. Auf der ZDE-Zeiterfassungsmaske ist dieser Unterschied aber nur durch den Status zu erkennen (gebuchte ZDE-Karten haben den Status gebucht, die anderen Status gehören zu den ungebuchten ZDE-Karten).

Ein Kalender mit Statusfarben unterstützt bei der Übersicht. So kann mit einem Blick erfasst werden, an welchen Tagen die Zeiterfassung noch aussteht. Auch die Tagesauswahl kann über diesen Kalender erfolgen.

Hintergrundfarben für Abwesenheitsgründe#

Um Kalenderfarben für Abwesenheiten zu definieren, rufen Sie sich zunächst über die Anwendersuche die „Kalenderfarben“ auf. Über „Initialisieren“ werden automatisch Farben mit ihren RGB-Werten eingerichtet.

Hintergrundfarben zuweisen#

Nachdem die Farben initialisiert wurden, können diese bei den jeweiligen Abwesenheitsgründen hinterlegt werden.

Hierzu rufen Sie sich die „Gründe Abwesenheit“ über die Anwendersuche auf. Über das Feld „Kalender Hintergrundfarbe“ können Sie eine beliebige Farbe aus der Tabelle „Kalenderfarben“ hinterlegen.

Sollte der Abwesenheitsgrund bei der Zeiterfassung ausgewählt werden, so erfolgt für diesen Tag im Kalender die entsprechende farbliche Darstellung.

Farbliche Darstellung des Erfassungsstatus#

In der "Einrichtung Projekte" können Sie für die jeweiligen Erfassungsstatus eine farbliche Darstellung für die Kalendertage hinterlegen.

Hierzu rufen Sie sich über die Anwendersuche die „Einrichtung Projekte“ auf.

Auf dem Inforegister „Farben ZDE-Kalender“ können Sie die Einrichtung mit Hilfe der u.a. Tabelle vornehmen.

Feld Beschreibung
Neutral Darstellung für neutrale Zeiten z.B. Samstage und Sonn-/Feiertage.
Gebuchte ZDE Darstellung für Zeiten, die von AnwenderInnen erfasst und verbucht wurden.
Freigegebene ZDE Darstellung für Zeiten, die von AnwenderInnen erfasst und freigegeben, jedoch noch nicht verbucht wurden.
Offene ZDE Darstellung für Zeiten, die von AnwenderInnen erfasst, jedoch noch nicht freigegeben wurden.
Fehlende ZDE Darstellung für Zeiten, die von AnwenderInnen noch nicht erfasst wurden.
Datum außerhalb des Monats Darstellung für Zeiten, die außerhalb des Monats liegen.

Ermittlung der Pausenzeiten#

Die Pausenzeiten können auf verschiedenen Ebenen vorgegeben werden.

  1. Arbeitszeitvorlage
    In der der „Arbeitszeitvorlage“ kann eine „Regelpause“ definiert werden. Durch Zuweisung einer Arbeitszeitvorlage zu einer Ressource (im Feld „Arbeitszeitvorlage“ auf der Ressourcenkarte) wird diese Regelpause in das Feld „Regelpause“ auf der „Ressourcenkarte“ kopiert und kann an dieser Stelle bei Bedarf noch geändert werden. Diese auf der Ressourcenkarte definierte Regelpause wird wiederum als Vorgabe in die Zeiterfassung übertragen, welche an dieser Stelle ebenfalls manuell geändert werden kann.
  2. Pausenzeit pro Arbeitszeit
    Diese Liste hat eine höhere Priorität als die unter Punkt 1 beschriebene Regelpause. In dieser Liste wird eine maximale Arbeitszeit und eine zugehörige Mindestpausenzeit definiert.

Beispiel:

Max. Arbeitszeit Pausenzeit
4 0
8 1
10 1,25

Die oben gelisteten Arbeitszeiten /Pausenzeiten haben folgende Bedeutung:

  • Bis zu 4 Stunden sind keine Pausen notwendig, es wird keine Pausenzeit automatisch vorgeschlagen, kann aber dennoch manuell erfasst werden.
  • ab 4,01 Stunden bis 8 Stunden sind mindestens 1 Stunde notwendig, diese wird in der ZDE-Karte auch automatisch eingetragen. Versuchen die ZeiterfasserInnen manuell diese Pause kleiner zu ändern, bekommen diese eine Fehlermeldung, mehr Pause ist aber möglich.
  • ab 8,01 bis 10 Stunden sind 1,25 Pausenstunden notwendig
  • Eine Erfassung von mehr als 10 Stunden sind nicht möglich

Hinweis

In der „Einrichtung Projekte“ gibt es ein Einrichtungsfeld „Kein Pausenminimum“, ist dieses gesetzt, so darf bei der Zeiterfassung manuell die vom System vorgeschlagene Pausenzeit unterschritten werden.

Elemente der ZDE Zeiterfassung#

Nachfolgend werden Ihnen für die Erfassung der Zeiten, die Felder auf der ZDE-Zeiterfassungskarte näher beschrieben:

ZDE-Kopfdaten#

Feld Beschreibung
Ressource Ressourcennr. der erfassenden Ressource.
Datum Datum des Arbeitstages, für den Zeiten erfasst werden soll.
Von Uhr Beginn Arbeitstage.
Bis Uhr Zeitpunkt Arbeitsende.
Pause in Std Hinterlegung der Pausenzeit.
(siehe "Ermittlung der Pausenzeiten")
Menge Ermittelte Menge aus: Bis Uhr - Von Uhr – Pause.
Menge verteilt Aufsummierung der auf Projekte verteilten Zeiten in den einzelnen ZDE-Zeilen.
Beschreibung Übernahme des Ressourcennamens.
Status Status der ZDE-Karte: Es stehen Ihnen 2 Status zur Auswahl:

Offen:
die ZDE-Karte ist im Erfassungsstatus und kann jederzeit noch geändert werden.

Freigegeben:
ZDE-Karte ist gänzlich erfasst und zur Buchung freigegeben.
Letzte geb. Karte am Anzeige des Datums, für welches Datum die letzte ZDE-Karte dieser Ressource gebucht wurde.
Noch zu verteilen Rest der Zeiten, die noch nicht auf Projekte verteilt sind.
Abwesenheitscode Bei Abwesenheit kann hier aus den hinterlegten Abwesenheiten ausgewählt werden.

ZDE-Zeilen#

In den ZDE-Zeilen sind grundsätzlich dieselben Felder wie im Proj.-Zeit Buch.-Blatt enthalten, unter anderem:

Feld Beschreibung
Projektnr. Auswahl des Projekts, auf das Stunden gebucht werden sollen.
Projektsuche Das Feld ist ein spezielles Suchfeld für Projekte.

Mit diesem Suchfeld können Sie schnell Projekte mit den bekannten Microsoft Dynamics Business Central™-Filterungen suchen, ohne dafür im Feld "Projektnr." den Lookup zuverwenden.

Gemäß den Filterkriterien werden Ihnen die Projekte zur Auswahl im Feld "Projektnr." angezeigt.

Sobald Sie aus der Auswahlliste das gewünschte Projekt wählen, wird die Projektnummer im Feld "Projektnr." eingetragen. Anschließend wird Ihnen die Auswahl der zu buchenden PSP-Zeilen bzw. Projektbudgetzeilen angezeigt.

Hinweis
Zur Filterung stehen die in Microsoft Dynamics Business Central™ üblichen „Wildcards“ wie * und @ zur Verfügung.

Das @-Zeichen bedeutet:
Ignoriere Groß-/ Kleinschreibung.

Das *-Zeichen bedeutet:
Ignoriere den Text vor bzw. nach dem *.

Beispiel:
Die Filterung @ *führung* kann folgende Projekte als Treffer auflisten: Einführung in BC; Neueinführung CRM; Sammeleinführungen in BC.

Gesucht wird in Projektbeschreibung, -beschreibung 2, Suchbegriff als auch in der Projektnummer.
Arbeitspaket Auswahl des Arbeitspakets, auf das Stunden gebucht werden sollen.
Beschreibung Feld zur Eingabe der Tätigkeitsbeschreibung.
Menge Eingabe der Stundenmenge, die für diese Tätigkeit im Projekt angefallen ist.
Aufgabenfortschritt % Die Ressource kann hier angeben, wie weit die Fertigstellung der Budgetaufgabe ist.
Abrechnungsmenge Die Ressource kann hier angeben, wie viel seiner Meinung nach von der geleisteten Menge dem Kunden letztlich in Rechnung gestellt werden kann. Ausschlaggebend ist dies definitiv nur, wenn die Leistungen nach Aufwand abgerechnet werden.
Fakturierbar Angabe, ob diese Aufwendungen überhaupt an den Kunden weiterberechnet werden können. Dieser Wert wird in der Aufgabe vorgegeben.
Abrechnungsart Übernahme der Info aus der PSP-Zeile. Kann nicht geändert werden.
Aufgabennr. Angabe der Aufgabennummer einer Budgetzeile, welche pro PSP-Zeile hinterlegt werden kann. Ist in der Projektkarte im Feld Aktivität für Buchung „Budget“ hinterlegt und es gibt für dieses Projekt Budgetaufgaben, werden diese nach der Eingabe der Projektnr. automatisch zur Auswahl angezeigt.
Zur Auswahl angezeigt werden nur jene Budgetzeilen, welche der Ressource als Verantwortlicher zugewiesen wurde und jene Budgetzeilen der zugehörigen Ressourcengruppe. Bereits abgeschlossene Aufgaben werden nicht mehr zur Auswahl angezeigt. Soll auf abgeschlossene Aufgaben nachgemeldet werden, müssen diese im Status wieder auf „in Arbeit“ geändert werden.
Mit der Auswahl einer Budgetzeile werden die Felder "Arbeitspaket" sowie die Aktivitätenfelder automatisch mit den Werten der Budgetzeile gefüllt. Damit erfolgt die Buchung der Zeiten nicht nur auf die Budgetzeile, sondern auch auf die zugehörige PSP-Zeile.
Menge zur Fertigstellung Dieses Feld ist nur bei Rückmeldung auf Budgetzeilenebene relevant, wenn dort die Budgetzeilen als Aufgaben verwendet werden. AnwenderInnen haben die Wahl zwischen diesem Feld und dem Feld „Aufgabenfortschritt %“ um den Stand der Aufgabe zu melden. In beiden Fällen werden auf der Budgetzeile die „erwartete Gesamtmenge“ und der „erwartete Gesamtbetrag“ errechnet.

Infoboxen#

Auf der rechten Seite geben Infoboxen AnwenderInnen weitere Auskünfte.

In der Zeitstatistik ist zu sehen, was für diesen Tag laut Ressourcenkapazität zu leisten ist, wie viel Gleitzeit für diesen Tag eingetragen ist (funktioniert nur im Zusammenhang mit dem Modul Tempvision), wie viel für diesen Tag und für den gesamten Monat gebucht wurden.

Darunter befinden sich drei Kalender, für den aktuellen, den Vormonat und den nächsten Monat. Die Kalender dienen zur Übersicht der Erfassungsstatus und Abwesenheiten als auch zur Navigation. Mit einem Mausklick auf einen Kalendertag wird die Erfassungsmaske auf diesen Tag gelegt.

Die ZDE-Zeilen Information stellt Projekt- und Aufgabeninformationen zur aktuellen Zeile dar.

Die Farblegende ist eine Orientierungshilfe, die Auskunft über die eingestellten Hintergrundfarben der Abwesenheiten und der Erfassungsstatus anzeigt. 

Funktionen#

ZDE-Karten erstellen#

Mit der Funktion „ZDE-Karten erstellen“ können mehrere ZDE-Karten mit denselben Werten erstellt werden. Dies bietet sich besonders bei der Eingabe von Abwesenheiten an.

ZDE-Karten freigeben#

Die Funktion „ZDE-Karten freigeben“ stellt alle vollständig erfassten ZDE-Karten, die den angegebenen Filter entsprechen, auf „Freigegeben“.

Freigeben#

Die Funktion „Freigeben“ gibt im Gegensatz zu der Funktion "ZDE-Karten freigeben" nur die geöffnete ZDE-Karte frei.

Aktuelle Karte zurücksetzen#

Möchten Sie den Status von „Freigegeben“ auf „Offen“ zurücksetzen, verwenden Sie die Funktion „Aktuelle Karte zurücksetzen“.

Kopieren in die heutige Karte#

Mit dieser Funktion können Sie die Zeiterfassungskarte, auf welche Sie gerade stehen in die Karte des aktuellen Tagesdatums kopieren. Es werden sowohl der Kopf als auch die Zeilen kopiert. Diese Funktion ist nur anwendbar, wenn es noch keine Zeiterfassungszeilen in der Zielkarte gibt.

Kopieren von vorhandener ZDE-Karte#

Mit dieser Funktion geht man genau den anderen Weg als in der vorher beschriebenen Kopierfunktion, denn hier schieben wir nicht in die aktuelle Tageskarte, sondern ziehen uns Daten aus einer auszuwählenden Karte in die Zeiterfassungskarte, in welcher wir gerade stehen.

Buchen / Stapelbuchen#

Über die Funktionen „Buchen“ und „Stapelbuchen“ lassen sich die erfassten und freigegebenen ZDE-Karten buchen.

Ressource#

Über den Aufruf „Ressource“ wird die entsprechende Ressourcenkarte geöffnet.

Ungeb. Zeitkarten#

Aufruf um gezielt die noch nicht gebuchten ZDE-Karten zu verwalten.

Geb. Zeitkarten#

Über die Geb. Zeitkarten gelangen Sie in die Übersicht der gebuchten Zeiterfassungen.

Hinweis

Wie oben beschrieben ist die ZDE Zeiterfassung eine Kombiansicht aus ungebuchten und gebuchten Karten. Der explizite Aufruf einer Übersicht der ungebuchten bzw. gebuchten ZDE-Karten ist in der Regel nur für Administrationszwecke notwendig.

Stornieren#

Über den Menüpunkt "Stornieren" haben Sie die Möglichkeit, die Geb. ZDE-Karte zu stornieren. Mit dem Stornieren werden auch die Proj.-Zeitposten storniert. Wurden diese bereits in das Projekt übernommen, werden auch die Projektposten storniert, sofern Sie die Berechtigung zur Buchung der Projektposten besitzen. Sollte dies nicht der Fall sein, ist die Stornierung von den ProjektleiterInnen durchzuführen. Projektposten können in jedem Fall nur dann storniert werden, wenn diese noch nicht abgerechnet wurden.

Es können auch alle mit der ZDE-Karte verbundenen Posten, nämlich Proj.-Zeitposten und Projektposten (wenn die Zeitposten bereits in das Projekt übernommen wurden) aufgerufen werden.

Abwesenheitsregistrierung#

Unter Abwesenheitsregistrierung können Abwesenheiten eingetragen werden. Diese Funktion kann sichtbar bei einer gebuchten ZDE-Karte ausgeführt werden.

Dimensionen#

Zeigt die Dimensionen an, die in den Kopfdaten einer Karte angegeben sind.

Neue Erfassung#

Soll für einen neuen Tag eine Erfassung erfolgen, wird aus dem Kalender der betroffene Tag ausgewählt. Automatisch wird eine neue Erfassung vorbereitet. Im Hintergrund wird eine nicht gebuchte ZDE-Karte errichtet.

Neue Tage können aber auch mit der Funktion „ZDE-Karten erstellen“ vorbereitet werden.

Erfassung der Tätigkeiten#

In den Zeilen werden die Arbeitsstunden auf die einzelnen Tätigkeiten in den Projekten verteilt. Über die Funktion auf dem Inforegister „Zeilen“ > „Funktionen“ > „letzte Tätigkeit holen“ kann zu einer zuvor eingetragenen Projektnummer, die zuletzt verwendete Tätigkeit, eingetragen werden. Dabei wird die letzte von der Ressource zu diesem Projekt verwendete Aufgabe / Arbeitspaket gesucht.

Freigeben einer Erfassung#

Analog zu den ZDE-Karten müssen auch hier die erfassten Tage vor dem eigentlichen Buchen freigegeben werden. Dabei erfolgen noch einige Plausibilitätsprüfungen, z.B. ob die Menge des Inforegisters „ZDE Karte“ komplett in den Zeilen verteilt wurde. Dabei kann jeder einzelne Tag oder über die entsprechende Funktion mehrere Tage gleichzeitig freigegeben werden.

Buchen einer Erfassung#

Freigegebene Tage werden gebucht. Auch hier kann jeder einzelne Tag oder über Funktion mehrere Tage gleichzeitig gebucht werden. Erst mit dem Buchen entstehen die Projektzeitposten welche von den ProjektleiterInnen mit der Freigabe als Projektposten übernommen werden.

Arbeitszeitnachweis#

Eine weitere Möglichkeit, Projektzeiten von Ressourcen zu erfassen, sind die Arbeitszeitnachweise. In diesen Arbeitszeitnachweisen können Ressourcen in wöchentlichen Schritten von sieben Tagen den Zeitverbrauch in Form einer Matrix erfassen.

Bevor Sie die Arbeitszeitnachweise verwenden können, müssen Sie festlegen, wie sie eingerichtet und konfiguriert werden sollen.

Ressourcen müssen für die Erfassung eingerichtet werden. Dazu ist es wichtig, dass in der Ressourcenkarte den Schalter „Arbeitszeitnachweis“ aktiviert ist.

Die Arbeitszeitnachweise werden im Voraus ohne Zeilen angelegt, es werden nur die Wochen abgebildet. Der Aufruf erfolgt über die Eingabe von „Arbeitszeitnachweise erstellen“ über die Anwendersuche.

Feld Beschreibung
Startdatum Das Datum, an dem die Erstellung des Arbeitszeitnachweises beginnen soll.
Anzahl der Wochen Anzahl der Kalenderwochen, für die Arbeitszeitnachweise erstellt werden.

Durch die weiteren Filtereinstellungen können Sie Arbeitszeitnachweise z.B. für ausgewählte Ressourcen oder externe MitarbeiterInnen erstellen.

Beachten Sie, dass nur die Personen Arbeitszeitnachweise erstellen dürfen, welche in der Benutzer Einrichtung als „Arbeitszeitnachweisadministrator“ definiert sind.

Durch die Ausführung der Funktion „Arbeitszeitnachweise erstellen“ werden die entsprechenden Arbeitszeitnachweise erstellt und sind über die Anwendersuche durch Eingabe von „Arbeitszeitenliste“ einsehbar. Der Zugriff auf Arbeitszeitnachweise erfolgt analog zu den ZDE-Karten, das bedeutet, dass nur die eigenen Arbeitszeitnachweise sichtbar sind, gesteuert über die Benutzer Einrichtung. Ist für BenutzerInnen dort das Feld "Andere Ressourcen in Zeiterfassung" aktiviert, so wird die Übersicht aller Tabellen angezeigt.

Ressourcen können Arbeitszeitnachweise aus der Ressourcenkarte heraus erstellen, indem die Funktion „Arbeitszeitnachweise erstellen“ aufgerufen wird.

Sind die Tabellen erstellt, können die Ressourcen wochenweise ihre Stunden zurückmelden. Der Aufruf erfolgt über die Übersicht. Die Stunden werden in Form einer Matrix für die Kalenderwoche erfasst.

Nach der Erfassung werden die Stunden mit der Funktion „Übermitteln“ freigegeben, so dass sie verbucht werden können. Durch automatische Verarbeitung werden diese Zeiten regelmäßig zu Zeitposten umgewandelt. Wenn der Status auf „Übermittelt“ steht und die Zeile noch nicht in Zeitposten gebucht wurde (Spalte Projekt Zeitposten), so können AnwenderInnen den „Status zurücksetzen“, um Änderungen an den Arbeitspaketen, Aufgaben oder Menge vorzunehmen.

Die Funktion „Budgetaufgaben (offene)“ zeigt BenutzerInnen alle offenen Budgetaufgaben an, welche der Ressource zugeteilt sind. Budgetaufgaben für die Ressourcengruppe werden nicht angezeigt. Um die kompletten Zeilen aus der Vorwoche zu übernehmen, wird die Funktion „Zeilen aus vorherigem Nachweis kopieren“. So kann eine einmal erstellte Tabelle Woche für Woche kopiert werden. Wenn Sie Bemerkungen zur jeweiligen Zeiterfassung hinzufügen wollen, verwenden Sie die Textfelder direkt neben dem jeweiligen Arbeitsmengenfeld. Dadurch ist automatisch eine Zuordnung zum Zeitposten gewährleistet, welcher mit der späteren Buchung errichtet wird. Diese Bemerkungen können anschließend auch im Leistungsnachweis an den Kunden verwendet werden.

Im Menüregister „Zugehörig“ können die zum Arbeitszeitnachweis gehörenden Projektposten aufgerufen werden.

Die Ressourcenkarte oder Informationen zu den erstellten Zeitposten findet man ebenfalls an dieser Stelle unter „Ressourcen“ (analog zur ZDE-Karte).

Menüregister im Inforegister Zeile#

Das Menüregister „Zeile“ beinhaltet unter anderem die Möglichkeit, ein Arbeitspaket zu holen. AnwenderInnen können nach Aufruf der Funktion aus allen Aufgaben auswählen, die aktuell für deren Ressourcen(-gruppen) im System verfügbar sind.

Projektzeitposten#

Egal welche Zeiterfassung gewählt wurde, es entstehen daraus Projektzeitposten.

Hinweis

In der „Einrichtung Projekte“ kann über die Felder „ZDE-Buchung als“ und „Arbeitszeitnachweis-Buchung als“ das Buchen von Projektzeitposten unterbunden und stattdessen direkt Projektposten gebucht werden.

Die Projektzeitposten belasten noch nicht das Projekt, sie bilden ein sogenanntes Zeitobligo, sprich den noch zu erwartenden Aufwand aus der Zeiterfassung. In verschiedenen Controlling Auswertungen kann dieses Zeitobligo ausgewertet werden. Erst mit dem Abrufen der Projektzeitposten in Projektbuchungsblätter und dem anschließenden Buchen als Projektposten wird daraus eine Projektbelastung. Siehe dazu auch weiter unten „Projektbuchungsblätter“.

Felder#

Hier die wichtigsten Felder der Projektzeitposten.

Feld Beschreibung
Buchungsdatum Entspricht dem Leistungsdatum.
Systemdatum Beim Buchen des Zeitpostens wird das aktuelle Systemdatum protokolliert, so kann jederzeit ausgewertet werden, mit welcher Verzögerung in Tagen die Zeiterfassungsbuchung tatsächlich erfolgte.
Ressourcennummer Für welche Ressource wurde die Zeiterfassung durchgeführt.
Von Uhr Nur gefüllt, wenn die Zeiterfassung mit Uhrzeitangabe erfolgte.
Bis Uhr Nur gefüllt, wenn die Zeiterfassung mit Uhrzeitangabe erfolgte.
Projektnr. Für welches Projekt wurde die Zeiterfassung durchgeführt.
Arbeitspaketcode Eine Projektzeitbuchung erfolgt immer auf eine PSP-Zeile eines aktiven Projektstrukturplanes. Die Zuordnung eines Projektpostens auf die PSP-Zeile erfolgt neben der Projektnummer über die Felder Arbeitspaketcode sowie HUT-Felder (Haupt-, Unter-, Teilaktivitätscode).
Aufgabennr. Erfolgte die Projektbuchung auf der Budgetzeilenebene, so ist hier die Aufgabennummer der Budgetzeile enthalten.
Korrektur Wurde ein Projektzeitposten storniert, so ist dieser als auch der Stornoposten in diesem Feld mit "Ja" versehen.
Storno von Laufender Nr. Wurde ein Projektzeitposten storniert, so ist in diesem Feld der zugehörige Stornoposten protokolliert. Im Stornoposten wiederum ist der stornierte Posten protokolliert.
Menge (Basis) Eine Zeiterfassung erfolgt immer in der Basiseinheit der Ressource. In den meisten Fällen sind das Stunden. In diesem Feld sind somit die geleisteten Stunden aufgeführt.
Abrechnungsmenge (Basis) Die Abrechnungsmenge entspricht in der Regel der „Menge (Basis)“. Nur wenn auf eine Budgetaufgabe gebucht wird, welche „nach Aufwand“ abzurechnen ist, und eine „Abrechnungsmenge %“ <> 100 aufweist, dann weicht die Abrechnungsmenge (Basis) von der geleisteten Menge (Basis) ab.
In Projekt übernommen Zeigt an, ob ein Projektzeitposten bereits über ein Projektbuchungsblatt abgerufen und von dort auf das Projekt gebucht wurde = Projektübernahme. Nach der Projektübernahme kann ein Projektzeitposten nicht noch einmal in ein Projektbuchungsblatt abgerufen werden, selbst wann er nicht mit der kompletten Menge ins Projekt übernommen wurde.
Datum Projektübernahme Systemdatum an welchem die Projektübernahme gebucht wurde.
Posten Projektübernahme Aus der Projektübernahme entstandener Projektposten. Diese Referenz sorgt dafür, dass der Storno eines Projektzeitposten auch den zugehörigen Projektposten storniert.
Menge ins Projekt übernommen Bei der Übernahme eines Zeitposten wird in der Regel die Menge unverändert übernommen. Wurde aber im Projektbuchungsblatt die Menge geändert, so kann dies über einen Vergleich des Feldes „Menge (Basis)“ mit diesem Feld ausgewertet werden.
Einstandsbetrag (MW) Einstandsbetrag (MW) ist relevant für die Bewertung des Zeitobligos. Beim Abrufen des Zeitpostens in das Projektbuchungsblatt erfolgt aber eine neue Preisfindung für die endgültige Bewertung des Projektpostens.
Bemerkungen Zeigt an, dass für den Projektzeitposten Bemerkungen hinterlegt sind, diese können bei der Zeiterfassung hinterlegt werden und können im späteren Leistungsnachweis angedruckt werden.

Projektzeitpostenfunktionen#

In den Projektzeitposten stehen diese Funktionen zur Verfügung.

Bemerkungen#

Öffnet die Projektzeitpostenbemerkungen, diese können bei der Zeiterfassung miterfasst und nachträglich geändert werden. Die Projektzeitpostenbemerkungen werden bei der Übernahme in Projektposten weitergereicht in die Projektpostenbemerkungen, von wo diese im späteren Leistungsnachweis angedruckt werden.

Posten stornieren#

Ein Projektzeitposten kann über diese Funktion zur Stornobuchung vorbereitet werden. Für den zu stornierenden Projektzeitposten wird im Projekt-Zeitbuchungsblatt der Ressource eine Stornozeile eingetragen (mit negativer Menge). Das Projekt-Zeitbuchungsblatt wird auch sofort geöffnet, der Storno kann sofort gebucht werden. Grundsätzlich werden zugehörige Projektzeitposten auch mit den Stornofunktionen in der ZDE-Zeiterfassung und den Arbeitszeitnachweisen storniert. Im Projekt-Zeitbuchungsblatt kann ein einzelner Projektzeitposten auch über dessen Auswahl im Feld „Storno von Lfd.-Nr.“ zur Stornobuchung vorbereitet werden. Wie bei der gleichlautenden Funktion in den Projektzeitposten wird dabei der zu stornierende Projektzeitposten mit negativer Menge zur Stornobuchung vorbereitet.

Hinweis

Wird ein Projektzeitposten storniert, welcher bereits ins Projekt abgerufen wurde, so wird auch automatischer der zugehörige Projektposten storniert. Dies wiederum kann nur durchgeführt werden, solange der Projektposten noch nicht abgerechnet wurde. Auch müssen AnwenderInnen die Berechtigungen haben, einen Storno eines Projektpostens zu buchen. Sollte aus einem der beiden Gründe das Buchen des Projektzeitposten-Storno nicht durchgeführt werden können, so muss im Zeitbuchungsblatt die Referenz auf den zu stornierenden Projektzeitposten geleert werden. Damit wird aus der Stornobuchung eine einfache Korrekturbuchung, ohne damit einen Projektzeitposten zu stornieren. In der Mengen- und Wertebetrachtung kommt es auf das gleiche Ergebnis heraus. Der Unterschied liegt darin, dass ein Storno den zu stornierenden Posten und den Stornoposten über die Stornofelder verbindet, ein stornierter Projektzeitposten nicht in ein Projektbuchungsblatt abgerufen wird und falls der Projektzeitposten bereits als Projektposten übernommen wurde den zugehörigen Projektposten mit storniert.

Projektbuchungsblätter#

Das Projekt Zeit-Buch.-Blatt, die ZDE-Karte und der Arbeitszeitnachweis dienen dazu, den Projektzeitverbrauch aufzuzeichnen. Damit die Projekte auch mit den gebuchten Projektzeitposten belastet werden, d.h. die Projektzeitposten in sog. Projektposten übernommen werden, müssen die gebuchten Zeitverbräuche über das Projekt Buch.-Blatt verbucht werden.

Mit dem Projektbuchungsblatt werden grundsätzlich Projektposten aller Art gebucht. So kann hier z.B. auch Material vom Lager als Projektverbrauch gebucht werden. Nachfolgend wird nur die Übernahme der Projektposten aus den Projektzeitposten dargelegt.

Über die Funktion „Proj.-Zeitposten abrufen“ wird eine Eingabemaske erzeugt, in der gezielt die Filter für den Abruf gesetzt werden können.

Mit der Funktion werden Projektzeitposten abgerufen, welche noch nicht in Projektposten überführt wurden. In der Regel rufen ProjektleiterInnen die Projektzeitposten ab, für welche sie verantwortlich sind. Dazu kann zum einen gezielt jedes einzelne Projekt bearbeiten oder der Filter „Verantwortlich“ verwenden werden.

Der Aufruf füllt das Projekt Buch.-Blatt mit allen notwendigen Daten aus dem Projektzeitposten. Pro Projektzeitposten wird eine Buch.-Blattzeile errichtet.

Nach dem Verbuchen ist das Proj.-Buchblatt wieder leer und es wurden die entsprechenden Projektposten gebildet.

Freistellungsbescheinigung#

Die Freistellungsbescheinigung soll gegen illegale Beschäftigungen insbesondere im Baugewerbe schützen. Handwerksunternehmen können durch die Freistellungsbescheinigung dem Auftraggeber nachweisen, dass kein Zweifel daran besteht, dass dieser die anfallenden Steuern abführt. Der Auftraggeber kann somit die Rechnung bedenkenlos begleichen.

Sollte diese Freistellungsbescheinigung nicht vorliegen, ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass der Auftraggeber 15% Bauabzugssteuer von der Rechnungssumme einbehalten darf, um diese an den Fiskus abzuführen. 

Zur Verwaltung der Freistellungsbescheinigungen, gibt es auf der Kreditorenkarte folgende zwei Informationsfelder:

Feld Beschreibung
Freistellungsbescheinigung vorh. Aktivieren Sie den Schalter, sofern für den Kreditor eine Freistellungsbescheinigung vorliegt.
Freistellungsbescheinigung gültig Geben Sie ein Gültigkeitsdatum an, bis wann die Freistellungsbescheinigung wirksam ist.

Externe Ressourcen#

Externe Ressource einrichten#

Externe Ressourcen (Art = Extern) können über Einkaufsbelege eingekauft werden.

Für externe Ressourcen kann auf der Ressourcenkarte ein Kreditor angegeben werden. Dieser Kreditor ist der Rechnungssteller, also z.B. ein Personaldienstleister. Bei einem Freelancer ist dieser selbst als Ressource und als Kreditor anzulegen und entsprechend miteinander zu verknüpfen.

Wird eine externe Ressource in ein Projektbudget eingetragen, so wird dieser Kreditor in das gleichlautende Feld der Budgetzeile übertragen. Damit kann eine Einstandspreisfindung gezielt zur Kombination Ressource / Kreditor erfolgen. Auch eine Erstellung einer Bestellung der externen Ressource aus dem Projektbudget erfolgt mit dem Kreditor der Budgetzeile.

Zu externen Ressourcen können neben den Einstandspreisen, VK-Preisen, Projekt-Ressourcen-VK-Preisen auch Einkaufspreise für externe Ressourcen definiert werden.

Im Gegensatz zu den „normalen“ Einstandspreisen gelten diese immer in Kombination mit einem Kreditor, also beim Einkauf einer externen Ressource bzw. bei deren Budgetierung mit Angabe des Kreditors. Wird kein Einkaufspreis aus dieser Tabelle gefunden, so wird ein Einstandspreis aus der „normalen“ Einstandspreistabelle gezogen, ist auch dort kein Preis definiert so wird der Einstandspreis aus der Ressourcenkarte gezogen.

Haben Sie konkrete externe ArbeitnehmerInnen, empfiehlt es sich, dafür jeweils eine externe Ressource mit Zuweisung des Kreditors und Einkaufspreisen zu erstellen.

Das Feld „EK-Abrechnungsposten verwenden“ ist dann zu setzen, wenn eine externe Ressource Stunden wie eine interne Ressource über die Zeiterfassung bucht. Um eine doppelte Belastung auf den Projekten zu vermeiden, wird bei externen Ressourcen, die in diesem Feld markiert sind, in der späteren Einkaufsrechnung mit Abrechnungsposten gearbeitet.

Externe Dienstleistung bestellen#

Die externe Dienstleistung kann wie Artikel über die Funktion „Einkaufsbeleg erstellen“ im PSP in eine Anfrage oder Bestellung überführt werden.

Es ist auch möglich einen Einkaufsbeleg ohne die Funktion „Einkaufsbeleg erstellen“ ganz manuell zu erstellen und die Belegzeilen mit dem Projekt zu verbinden. Dazu wird in den Einkaufszeilen die Projektnummer eingetragen (sofern diese bereits im Einkaufskopf eingetragen wurde, werden die neuen Einkaufszeilen mit dieser bereits vorbelegt) und mit der Funktion „Arbeitspaket holen“ wird die Referenz in eine zu belastende PSP-Zeile des Projektes ausgewählt. Je nach „Buchungsebene Einkauf“ im Projekt kann diese Auswahl aber auch eine konkrete Budgetzeile sein. In beiden Fällen besteht die Möglichkeit, die Beschreibung aus der PSP bzw. Budgetzeile in die Einkaufszeile zu übernehmen, wird diese Rückfrage mit "Nein" beantwortet, bleibt die Beschreibung in der Einkaufszeile erhalten.

Aus einer Bestellung können mit deren Lieferung Projektverbräuche gebucht werden. Das Projekt wird mit Menge und Betrag mit einem Ressourcenverbrauch belastet. Bei externen Dienstleistungen erfolgt in der Regel keine Buchung einer Lieferung, es erfolgt Lieferung und Rechnung in einer gemeinsamen Buchung. Sollte dennoch zuerst eine Lieferung und damit der Projektverbrauch gebucht worden sein und die anschließende Rechnung einen anderen Einstandspreis aufweisen, so erfolgt mit der anschließenden Rechnungsbuchung automatisch eine Korrektur der Projektposten.

Projektbelastung durch Externe Ressourcen#

Die externe Ressource kann Zeiten über ein eigenes Zeit-Buch.-Blatt buchen wie jede andere Ressource auch. Zur eigentlichen Abrechnung ist das nicht notwendig. Letztendlich würde auch eine EK-Rechnung für die geleisteten Stunden genügen. Jedoch gibt es in der Praxis einen oft erheblichen Zeitversatz zwischen der Leistungserbringung und der EK-Rechnung. Dies wiederum führt bei der Abrechnung dieser Leistung gegenüber dem Kunden zu Problemen. Deshalb empfiehlt es sich, dass die externe Ressource ihre Zeiten sofort bucht. Damit nun eine doppelte Projektbelastung vermieden wird, werden bei der EK-Rechnung die durch die Zeitbuchungen entstandenen Projektposten ausgeglichen.  

Einkaufsrechnung mit Abrechnungsposten#

Bei der Buchung der Einkaufsrechnung ist es notwendig, dass die bereits gebuchten Projektposten ausgeglichen werden. Dadurch wird eine doppelte Belastung des Projektes (einmal durch die Zeitbuchung und einmal durch die EK-Rechnung) verhindert. Werden durch die externe Ressource keine Zeiten gebucht, so entfällt dieser Ausgleich.

Um zu verhindern, dass eine EK-Rechnung zu einer externen Dienstleistung ohne Abrechnungsposten gebucht wird (welche bereits als Projektzeitposten erfasst sind), kann auf der Ressourcenkarte der externen Ressource das Feld „EK-Abrechnungsposten verw." aktiviert werden.

Mit dem Setzen des Schalters wird definiert, dass keine Buchung (Lieferung/Rechnung) ohne Zuweisung von Abrechnungsposten erfolgen kann. In der Regel werden in solchen Fällen die Lieferung und die Rechnung in einer Buchung gebucht.

Sollte dennoch eine Trennung erfolgen, so muss bereits mit der Lieferung die Zuweisung der Abrechnungsposten erfolgt sein. Ansonsten werden wie üblich Projektposten gebucht. Nur wenn die Ressource entsprechend eingerichtet wurde, erfolgt eine Fehlermeldung, wenn beim Buchen der Lieferung keine Abrechnungsposten vorhanden sind.

Beispiel:
Als Beispiel wurden von der externen Ressource 6 Std. über die Zeiterfassung gebucht und über das Projekt Buch.-Blatt in das Projekt übernommen. Diese 6 Stunden sollen nun abgerechnet werden. Dazu werden zuerst diese „6“ in das Feld „Menge zu liefern“ eingetragen. Kontrollieren Sie noch den „EK-Preis ohne MwSt.“

Die Zuweisung der Abrechnungsposten erfolgt direkt im Einkaufsbeleg über den Zeilenmenüpunkt „EK-Abrechnungsposten“.

Über „Posten hinzufügen“ können alle noch nicht ausgeglichenen Projektposten dieser externen Ressource des aktuellen Projekts hinzugefügt werden.

Diese werden nun mit der Maus markiert und die Auswahl mit „OK“ bestätigt.

Die abzurechnenden Projektposten sind nun in die Einkaufsabrechnungsposten übertragen worden. In der Statistik ist eine Gegenüberstellung der Werte aus der Einkaufszeile mit den aktuellen Abrechnungsposten aufgeführt. Dabei werden aus der Einkaufszeile die Werte aus „Menge zu liefern“ verwendet.

Würde hier eine Betrags-Differenz bestehen, dann ist zu klären, ob der EK-Preis in der Einkaufszeile oder der Einstandspreis auf der Ressourcenkarte falsch ist. Wenn die Einkaufsrechnung stimmt, dann kann an dieser Stelle gleichzeitig mit dieser Buchung noch eine Korrektur der Projektposten gebucht werden. Die Korrektur kann auch für eine Mengenkorrektur und für eine Kombination aus beiden Korrekturen verwendet werden.

Hinweis

Aus technischen Gründen ist es leider nicht möglich, die Summen beim Löschen einer oder mehrerer Abrechnungsposten zu aktualisieren. Hierzu muss die gleichlautende Funktion "Summen aktualisieren" ausgeführt werden. Mit dem nächsten Öffnen der Seite oder dem Hinzufügen weiterer Projektposten würden die Summen aber automatisch aktualisiert.

Die entsprechende Korrektur ist in der Einkaufszeile (Korrektur Projektbetrag (MW)) dokumentiert. Mit dem Buchen der Lieferung wird durch die Abrechnungsposten die Buchung weiterer Projektposten verhindert.

Die Wert- und / oder Mengenkorrektur erfolgt erst mit dem Buchen der Rechnung. Mehrere Lieferungen können auf eine Bestellung gebucht und dabei die Abrechnungsposten gesammelt werden. Beim Buchen der Rechnung muss die Menge akt. Rechnung der Bereits gelief. Menge + Menge akt. Lieferung entsprechen.

Es ist nicht möglich, eine Teilfaktura einer gelieferten Menge zu buchen, da es keine Möglichkeit gibt, die der Einkaufszeile zugewiesenen Abrechnungsposten mehreren Teilfakturen zuzuweisen. Es werden immer die gesamten Abrechnungsposten in die gebuchte Rechnung übertragen und immer die gesamte Korrektur auf das Projekt gebucht.

Buchung der Projektkorrektur durch Abrechnungsposten#

Durch die Zuweisung von Abrechnungsposten werden Projektposten grundsätzlich nur bei notwendigen Korrekturen gebucht.

Die Aufstellung unten zeigt Beispiele wie diese Korrekturen aussehen.

)

Mengenkorrekturen#

Mengenkorrekturen werden als Projektposten so gebucht, als ob diese in einer EK-Rechnung ohne Abrechnungsposten gebucht wären. Denn mit einer Mengenkorrektur ist auch immer eine Wertkorrektur verbunden.

Wertkorrekturen#

Wertkorrekturen werden ebenfalls als Projektposten jedoch ohne Menge gebucht. Dadurch wird der Einstandsbetrag im Projekt korrigiert, ohne dass die Menge oder gar Abrechnungsmenge verändert wird. Solche Wertkorrekturen sind in den entstehenden Projektposten im Feld „Wertkorrektur“ gekennzeichnet. Es handelt sich um reine Korrekturen der Einstandsbeträge.

Materialaufwand#

Projekte haben neben dem Zeitaufwand der Ressourcen auch Materialaufwand. Dieser wird über Artikel verwaltet. Der Bedarf wird in den Planzeilen festgelegt und disponiert. Über den Einkauf werden die fehlenden Teile bestellt.

Grundsätzlich kann ein Projekteinkauf (in der Einkaufszeile steht eine Projektnummer) ohne Lagerführung durchgeführt werden. Das bedeutet, dass ein Artikel, welcher für ein Projekt eingekauft wird, mit der Einkaufsbuchung automatisch sofort für das Projekt verbraucht wird. Es findet keine Lagerführung des Artikels statt. Der Artikel wird in einem Zug im Lager zu- und sofort wieder mit einem Projektverbrauch abgebucht.  

Projekteinkauf mit Lagerführung#

Über die Option „Proj.-EK mit Lagerführung“ in der Einrichtung Projekte kann dies zeitlich entkoppelt werden.

Bei aktivierter Lagerführung wird mit der Buchung der Einkaufslieferung der Artikel nur im Lager zugebucht. Es findet keine automatische Verbrauchsbuchung statt. Diese muss zu einem geeigneten Zeitpunkt manuell über den Projektlieferschein erfolgen.

Wurde die Bestellung mit einem Planungslauf für einen Artikel mit Wiederbeschaffungsverfahren „Auftragsmenge“ oder über die Funktion „Einkaufsbeleg erstellen“ aus dem PSP erstellt, so ist der Lagerposten mit der Budgetzeile über Bedarfsverursacherposten und über die Felder „Projektnr.“, „Arbeitspaket-“, „Haupt-“, „Unter-“ und „Teilaktivitätscode“ verknüpft.

Vorgaben manueller und automatischer Bestellprozess#

Microsoft Dynamics Business Central™ hat eine komplexe Funktion, um einen Bestellbedarf festzustellen. Über die Bestellarbeitsblätter kann je nach Einrichtung im Einkaufs- und Lagerbereich der Bedarf vom System erkannt und zur Bestellung vorgeschlagen werden. Grundsätzlich lassen die Bestellarbeitsblätter den gesamten Bedarf, der direkt auf Projekte läuft, außen vor. Mit dem Feld „Disponierbar“ wird diese Grundfunktion übersteuert. Sobald in der Budgetzeile eines Projektes das Feld aktiviert ist, werden diese Artikel im Bestellarbeitsblatt berücksichtigt.

Weiterhin kann aus dem PSP heraus ein Einkaufsbeleg mittels Funktion manuell erstellt werden. Diese Funktion prüft allerdings keinen Lagerbestand und Bestellbestand ab. Sie informiert lediglich über diese Werte.

Zu berücksichtigen ist, dass bei Verwendung von beiden Bedarfsermittlungsmöglichkeiten die Bestellung zum Teil doppelt ausgeführt werden kann. Grundsätzlich sollte hier die Entscheidung für einen Prozess fallen. Zumindest sollten alle Budgetzeilen, welche manuell bestellt werden, auf Disponierbar = „Nein“ gesetzt werden. Im Folgenden wird der automatische Bestellprozess nur angedeutet, der manuelle etwas ausführlicher beschrieben.

Automatischer Bestellprozess#

Über das Feld „Disponierbar“ wird der budgetierte Artikelbedarf im PSP für den automatischen Bestellprozess relevant.

Die Bestellarbeitsblätter werden über der gleichnamigen Eingabe in der Anwendersuche aufgerufen. Über die Aktion „Planung berechnen“ erscheint ein Eingabefenster.

Im Bereich "Optionen" können das „Startdatum“ und das „Enddatum“ eingegeben werden. Das Enddatum beendet die Planperiode. Der Bedarf nach diesem Zeitpunkt wird bei dieser Bestellvorschlagsplanung nicht berücksichtigt. Mit dem Feld „Planung verwenden“ kann eine hinterlegte Planung mit definierten Bedarfsinformationen ausgewählt werden.

Im Feld „Planung vorher ausschließen“ wird der Bedarf, der vor dieser Datumseingabe liegt, vom System bei der Bedarfsermittlung nicht berücksichtigt.

Bezogen auf die Projektverwaltung werden nun alle Artikel berücksichtigt, die in den Budgetzeilen hinterlegt sind und im Feld "Disponierbar" mit „Ja“ gekennzeichnet sind. Es ist noch zu beachten, dass nur der aktive PSP und dessen Zeilen im Status "Auftrag" berücksichtigt wird. Bei der Planung werden die Planungsparameter auf der Artikelkarte berücksichtigt. Ist dort ein Artikel nicht richtig eingestellt, wird er in der Planung nicht richtig oder sogar gar nicht geplant.

Um aus der Bestellvorschlagszeile eine Bestellung zu erstellen, ist im Bestellarbeitsblatt die Aktion „Ereignismeldung durchführen“ auszuführen. Im nachfolgenden Dialog können Sie den Ausdruck der Dokumente steuern, indem Sie die Option „Bestellungen/Aufträge drucken“ mit einem Haken versehen. Im Bereich Artikel können die üblichen Filteroptionen angewandt werden.

Manueller Prozess#

Im manuellen Bestellprozess kann direkt aus dem PSP über die Funktion „Einkaufsbeleg erstellen“ eine Anfrage oder eine Bestellung, vorbei am automatischen Bestellprozess, generiert werden.

Im Eingabefenster „Einkaufsbeleg aus PSP erstellen“ können bestimmte Filter eingegeben werden. Für den Artenfilter (Artikel, Ressource oder Sachkonto) kann in der Einrichtung Projekte ein Standardwert vorgegeben werden.

Im Feld "Belegart" kann zwischen „Anfrage“, „Bestellung“ oder „Bestellvorschlag“ gewählt werden. Der gewünschte Kreditor muss in den Zeilen im Feld „Einkauf bei Kreditor“ ausgewählt werden. Der Stammlieferant aus der Artikelkarte wird automatisch in den Budgetzeilen eingetragen, kann aber jederzeit geändert werden.

Dieser manuelle Bestellvorgang prüft, ob die budgetierte Menge bereits bestellt oder gar verbraucht wurden. Als Bestellmenge wird die Budgetmenge abzüglich bereits bestellter oder verbrauchter Menge vorgeschlagen. Zur Information wird die Menge in Anfrage, Menge in Bestellung, Menge in Bestellarbeitsblatt, Menge geliefert in Einkauf und Verbrauch (Menge) angegeben. Mit der Spalte „Budgettext in Einkauf übertragen“ kann der Zeilentext der Budgetzeilen in den Einkaufsbeleg übertragen werden.

Im ersten Feld besteht die Möglichkeit, jede Zeile einzeln für die Übernahme in den Einkaufsbeleg zu kennzeichnen. Über „OK“ wird der Einkaufsbeleg erzeugt.

Bestellanforderung (BANF)#

Die Bestellanforderung (BANF) kann als vorgelagerter Einkaufsbeleg gesehen werden. Mit ihr werden Anforderungen für eine Bestellung von Artikeln, Sachkonten und externen Ressourcen von Projektverantwortlichen an den Einkauf erstellt. Die in den Bestellanforderungen vorgesehenen Pseudo Artikel, welche im späteren Einkaufsbeleg über Sachkonten abgewickelt werden, werden derzeit im Projektbudget nicht unterstützt.

Hinweis

Die Bestellanforderung (BANF) ist ein Freischaltmodul, dessen Nutzung nur mit einer zusätzlichen Lizenz sowie mit Aktivierung in der Moduleinrichtung möglich ist.

Hinweis

An dieser Stelle der Onlinehilfe wird Ihnen lediglich der zusätzliche Funktionsumfang des Moduls "Bestellanforderung (BANF)" in KUMVISION project365 näher erläutert. Die allgemeinen Einrichtungsmöglichkeiten und Abläufe werden Ihnen hier erläutert.

Einrichtung Projekte#

Neben den herkömmlichen Einrichtungen für das Modul "Bestellanforderung (BANF)" muss in KUMAVISION projekt365 ein Genehmigungsablaufcode in der Einrichtung Projekte festgelegt werden.

Feld Beschreibung
Genehmigungsablaufcode Wird eine Bestellanforderung (BANF) aus dem Projekt erstellt, so wird dieser Genehmigungsablaufcode automatisch in der BANF verwendet.
BANF erstellen#

Die Erstellung einer BANF aus dem Projektbudget erfolgt mit der oben bereits beschriebenen Funktion „Einkaufsbeleg erstellen“. Dort wiederum kann als zu erstellende Belegart die Option „Bestellanforderung“ ausgewählt werden.

Im unteren Teil der Page, in welchem die Budgetzeilen aufgelistet sind, kann im Feld „Menge in Bestellanforderung“ die bereits in eine BANF überführten Mengen eingesehen werden. Eine „Menge in Bestellanforderung“ reduziert nicht die automatisch für eine Bestellung vorgeschlagene Bestellmenge, denn eine BANF gilt lediglich als vorgelagerter Einkaufsbeleg.

Alle im Feld „In Einkauf übernehmen“ markierten Budgetzeilen werden in die neue BANF überführt. Die BANF ist mit dem Projekt, die BANF-Zeilen sind mit den Projektbudgetzeilen verbunden. Die mit einem Projekt verbundenen BANFs können in den Projekten in den Projektbelegübersichten ermittelt werden.

Wird eine BANF nach dem dort vorgesehenen Freigabeprozess in eine Bestellung überführt, so sind die daraus entstandenen Bestellzeilen natürlich weiterhin mit der Projektbudgetzeile verbunden.

Umlagerungsauftrag#

Umlagerungsaufträge werden verwendet, um Artikel von einem Lager in ein anderes umzulagern, um von dort verbraucht zu werden. Insbesondere ist dies relevant, wenn in den Lagerhaltungsdaten als Beschaffungsmethode die Umlagerung von einem anderen Lagerort eingerichtet ist. In KUMAVISION project365 kann ein Umlagerungsauftrag erstellt werden, um einen Artikel einer Projektbudgetzeile von einem Stammlagerort auf den Projektlagerort (= Lagerort der Projektbudgetzeile) umzulagern. Dabei wird der umgelagerte Lagerbestand im Projektlager explizit für die Projektbudgetzeile vorgehalten, denn der Artikelposten der Umlagerung weist die Referenzfelder der Projektbudgetzeile (Projektnummer, Arbeitspaket und Aufgabennummer) aus, und ist somit nur für eine Verbrauchsbuchung dieser Projektbudgetzeile verwendbar.

Mehr zu Umlagerungen und Umlagerungsaufträgen finden Sie hier:

Umlagerungsauftrag erstellen#

Im Projektstrukturplan kann mit der Funktion „Umlagerungsbeleg erstellen“ für alle Projektbudgetzeilen der Art = Artikel ein Umlagerungsbeleg erstellt werden.

Durch das Aktivieren der Checkbox „In Umlagerung kopieren“ auf der Maske „Umlagerungsbeleg aus PSP erstellen“, werden die Projektbudgetzeilen ausgewählt, welche in einem Umlagerungsauftrag überführt werden sollen. Dabei sind die beiden nachfolgenden Lagerortfelder in den Budgetzeilen von hoher Bedeutung:

Feld Beschreibung
Lagerortcode Dies ist der Projektlagerort aus der Projektbudgetzeile und entspricht dem Ziellagerort der Umlagerung (= Projektlagerort).
Umlag. von Code Von diesem Lagerort soll die Umlagerung erfolgen. Ist für den Artikel in den Lagerhaltungsdaten die Beschaffungsmethode „Umlagerung“ vorgesehen, so wird der dort hinterlegte „Umlagerung von Code“ automatisch übernommen, ansonsten kann manuell ein Lagerort ausgewählt werden.

Überführt wird die „Bestellmenge“, diese wird analog zur Funktion „Einkaufsbeleg erstellen“ ermittelt und stellt einen Vorschlag dar. Die Bestellmenge kann manuell geändert werden.

In der Ansicht sind zahlreiche Informationsfelder über Budgetmenge, Verbrauchsmenge, Lagerbestände etc. vorhanden. So sind auch Mengenfelder aus den Umlagerungsaufträgen vorhanden.

Feld Beschreibung
Restmenge in Umlagerung (Basis) Nach dem Erstellen des Umlagerungsauftrages, gibt das Feld nach den (Teil-)buchen der Umlagerung, die Restmengen an, welche um die bereits umgelagerte Menge reduziert wurden.
Projektlagerbestand (Basis) Wurde ein Umlagerungsauftrag komplett gebucht (Aus- und Einlagerung), weist dieses Feld die umgelagerte Menge als Projektlagerbestand aus (diese ist explizit für diese Projektbudgetzeile „reserviert“).
Allgemeiner Projektlagerbestand (Basis) Im Gegensatz zum obigen Feld wird nicht nur der Projektlagerbestand für die Projektbudgetzeile angezeigt, sondern der gesamte für Projekte "reservierte" Lagerbestand des Lagerortes. Bei Bedarf könnte solch ein Bestand auch von seiner Projektreferenz gelöst werden (siehe unten).
Lagerbestand Gesamtlagerbestand des Lagerortes unabhängig davon, ob dieser für Projekte „reserviert“ (Projektlagerbestand) ist oder nicht.

Um einen schnellen Überblick zu erhalten, welche Artikel-Budgetzeilen überhaupt umgelagert werden müssen, werden nur zur Umlagerung relevante Artikel-Budgetzeilen angezeigt. Ein Artikel ist umlagerungsrelevant, wenn:

  1. für die Artikel–Lagerort-Kombination, Lagerhaltungsdaten vorhanden sind, welche eine Umlagerung als Beschaffungsmethode vorsehen.
  2. die Budgetzeile noch eine umzulagernde Menge hat, die noch nicht in Umlageraufträgen überführt wurde. Wenn die Budgetmenge in Umlageraufträgen, oder bereits auf den Projektlagerbestand umgelagert wurde (Projektlagerbestand (Basis)), oder bereits (vom Lager) verbraucht wurde, wird die Budgetzeile nicht mehr zur Umlagerung vorgeschlagen.

Damit die beiden Voraussetzungen deaktiviert werden können, gibt es in der Funktion zwei Schalter, um auch die weggefilterten Projektbudgetzeilen mit anzuzeigen:

Schalter Beschreibung
Artikel ohne Auftragsmenge anzeigen Damit können bereits vollständig verbrauchte oder bereits umgelagerte oder in Umlageraufträgen befindliche Artikel-Budgetzeilen noch einmal angezeigt werden, um zum Beispiel zusätzlichen Bedarf zur Umlagerung anzufordern.
Artikel ohne Lagerhaltungsdaten anzeigen Damit können auch Budgetzeilen angezeigt werden, deren Artikel in den Lagerhaltungsdaten gar nicht für die Umlagerung eingerichtet sind, oder die überhaupt keine Lagerhaltungsdaten haben.
Lösen der Projektreferenz eines Artikelpostens#

Wurde ein Artikel über einen Umlagerungsauftrag für eine Budgetzeile umgelagert, so ist der daraus resultierende Artikelposten im Ziellagerort (= Projektlagerort der Projektbudgetzeile) mit der Referenz auf die Budgetzeile versehen (die Felder Projektnummer, Arbeitspaketcode, Haupt-, Unter-, Teilaktivität, Budgetaufgabennummer sind gefüllt). Der Artikelposten gehört somit zum Projektlagerbestand und kann auf der Projektbudgetzeile im Feld „Projektlagerbestand (Basis)“ eingesehen werden. Damit ist dieser Lagerbestand genau für diese Budgetzeile „reserviert“.

Hinweis

Gleiches gilt für einen Projekteinkauf ohne sofortigen Projektverbrauch (Projekteinkauf mit Lagerführung).

Sollte der „reservierte“ Projektlagerbestand doch nicht mehr benötigt werden, so kann dieser mit der Artikelposten-Funktion „Projektverbindung lösen“ wieder allgemein zugänglich gemacht werden, in dem die Projektreferenzfelder des Artikelposten geleert werden.

Sofortige Materialverbrauchsbuchung im Einkauf#

Wie bereits unter „Projekteinkauf mit Lagerführung“ erläutert, hängt der sofortige Materialverbrauch beim Einkauf mit dem Schalter „Proj.-EK mit Lagerführung“ in der Einrichtung Projekte zusammen. Im Folgenden wird der sofortige Materialverbrauch bei nicht gesetztem Schalter gezeigt:

Von der Bestellung aus können die Eingangslieferungen und -rechnungen über die Funktion „Buchen“ gebucht werden. Mit der Buchung der Eingangslieferung werden Projektverbräuche gebucht. Eine Lagerbuchung findet gleich doppelt statt. Neben Lagerzugang wird sofort automatisch der Abgang auf das Projekt gebucht.

Für eine korrekte Verbuchung ist die „Kred.-Lieferungsnr.“ und die „Kred.-Rechnungsnr.“ einzutragen. Vor Verbuchung muss die Bestellung noch freigegeben werden.

Interne Belege#

Im nachfolgenden wird Ihnen erläutert, welche internen Belege im Projektgeschäft benutzt werden können, um die anschließende Projektabrechnung effizienter und transparenter zu machen.

Projektlieferschein#

Der Projektlieferschein ist dazu gedacht, um dem Auftraggeber eines Projekts einen Lieferschein über die geleisteten Projektleistungen auszuhändigen. Oft werden Lieferungen durchgeführt, für die keine direkte Verkaufsauftragszeile besteht. Im Projektbudget sind diese Werte vermerkt, wodurch ein Dokument für auszuliefernde Waren erstellt werden kann.

Bei der Verbuchung von Projektlieferscheinen entstehen dann Projektzeitposten für Ressourcen bzw. eine Lagerentnahme mit Projektverbrauch, wenn es sich um Artikel handelt.

Auf dem Inforegister "Lieferung" können Lieferdaten, sofern sie von der Vorgabe abweichen, angepasst werden.

Sofern ein Häkchen im Feld „Keine Verbrauchsbuchung“ gesetzt wird, erfolgt im Hintergrund später keine Verbrauchsbuchung. Dies ist dann wichtig, wenn der Projektlieferschein nur als Beleg an den Kunden verwendet werden soll, z.B. wenn ein Artikel direkt auf das Projekt eingekauft wurde. In diesem Fall wurde zwar kein Lagerzugang gebucht, das Projekt aber sofort belastet. Jetzt darf keine weitere Lagerentnahme und kein weiterer Projektverbrauch gebucht werden. Unter solchen Umständen wird das Häkchen bei Erstellung des Projektlieferscheins aus dem Projekt heraus automatisch gesetzt.

Projektlieferscheine können über die Logistik mit Warenausgängen abgewickelt werden. Dazu muss der Projektlieferschein freigegeben werden. Warenausgänge können entweder im Warenausgangsbeleg oder noch im Projektlieferschein mit der gleichlautenden Funktion erstellt werden. Es gilt zu beachten, dass Warenausgänge nur für Lieferscheinzeilen angelegt werden, welche einen entsprechend eingerichteten Lagerortcode haben und die nicht im Feld „Keine Verbrauchsbuchung“ markiert sind.

Ein Projektlieferschein kann über "Neu" in der Übersicht der Projektlieferscheine erstellt werden. Dabei sind die einzelnen Zeilen für den Lieferschein manuell zu erfassen. Das ist sehr aufwendig und fehleranfällig. Dieser Aufruf sollte nur verwendet werden, um Lieferscheine im Nachhinein zu bearbeiten.

Einfacherer und sicherer ist die Verwendung der Funktion „Projektlieferschein erstellen“ aus dem Projektstrukturplan heraus. Dabei werden alle Budgetzeilen eines aktiven PSP angezeigt.

Die zu liefernden Budgetzeilen werden nun im Feld „In Projektlieferschein übernehmen“ markiert, denn es werden aus der Auswahl nur die Zeilen in den Lieferschein übernommen, die mit diesem Häkchen versehen sind. Nach Bestätigung mit „OK“ erscheint die Meldung, dass ein Projektlieferschein erstellt wurde. Dieser kann direkt eingesehen werden.

Analog zu Einkaufsbelegen und Verkaufsbelegen, können Standardtexte und Textbausteine in die Vor- und Nachtexte der Projektlieferscheine abgerufen werden.

Projektbeistellung#

Eine Projektbeistellung wird verwendet, um einem Lieferanten Artikel zur Fertigung einer Bestellung beizustellen. Die Projektbeistellung dient dabei zur Entnahme der Artikel vom Lager und als Lieferschein an den Lieferanten. Der Materialverbrauch aus der Lagerentnahme wird dem Projekt belastet. Die Projektbeistellung kann einer Bestellung und somit einem Kreditor zugeordnet werden.

Projektbeistellung und der im letzten Abschnitt beschriebene Projektlieferschein sind identisch, lediglich die Bearbeitungsmaske wurde angepasst. Die Funktionen sind somit die gleichen wie im Projektlieferschein. Natürlich kann auch die Beistellung über den Warenausgang geliefert werden. In diesem Abschnitt wird daher nur auf die Besonderheiten der Projektbeistellung eingegangen.

Zur Erstellung einer Projektbeistellung aus einem PSP wird der Aufruf im Menüband „Projektbeistellung erstellen“ verwendet.

Auch im Menü der Projektbelege gibt es einen eigenen Punkt für die Projektbeistellung. Im Gegensatz zum Projektlieferschein wird in der Projektbeistellung nicht ein Debitor, sondern ein Kreditor als Adressat geführt. Deshalb kann im Kopf ein Kreditor ausgewählt werden.

Wird die Beistellung einer im System erfassten Bestellung zugeordnet (Feld „Einkauf Bestell Nr.“), so wird der Kreditor daraus automatisch übertragen.

Projektposten#

Egal wie ein Projektaufwand gebucht wurde, ob durch die Buchung von Zeitposten über ein Projekt-Buchungsblatt, einer Einkaufsbuchung oder buchen eines Projektlieferscheines, es entsteht immer ein Projektposten des Postentyp "Verbrauch".

Diese Projektposten

  • belasten das Projekt mit Kosten
  • dienen als Basis für die Abrechnung „nach Aufwand“
  • können als Leistungsnachweis dienen
  • werden im Projektcontrolling an verschiedenen Stellen ausgewertet
  • können in der Projektbewertung eine wichtige Rolle spielen

Sie sind also für das Projekt sehr wichtig. Hier stellen wir die wichtigsten Felder und Funktionen der Projektposten vor.

Bedeutsame Felder in den Projektposten#

Feld Beschreibung
Buchungsdatum Buchungsdatum des Verbrauchs z.B. aus einem Einkaufsbeleg.
Leistungsdatum Ist in der Regel identisch mit dem Buchungsdatum. Eine Abweichung könnte durch eine Zeiterfassung entstehen, wenn die Zeitbuchung für einen bereits abgeschlossenen Monat erfolgt.
Leistung Ressourcennr. Nur bei Ressourcenverbräuchen gefüllt. Ist in der Regel identisch mit dem Feld "Nr.". Mögliche Abweichung bei Reisekostenbuchungen aus dem Reisekostenmodul Comsol. Die Kosten werden dabei auf Dummyressourcen gebucht, die Ressource der reisenden Person werden im Feld „Leistung Ressourcennr.“ mitgeführt. Damit ist es möglich Reisekosten einer Personenressource zuzuordnen.
Von Uhr Ist nur gefüllt, wenn Projektverbrauch aus einer Zeiterfassung resultiert und dabei mit Von-Uhrzeit gebucht wurde.
Bis Uhr Ist nur gefüllt, wenn Projektverbrauch aus einer Zeiterfassung resultiert und dabei mit Bis-Uhrzeit gebucht wurde.
Postenart Verbrauch oder Verkauf.

Verbrauchsposten können aus vielen Quellen gebucht werden (Einkauf, ProjektBuchBlatt, Projektlieferschein etc.) und belasten das Projekt mit Kosten.

Verkaufsposten entstehen nur bei Verkaufsrechnungen und -gutschriften für das Projekt und entlasten das Projekt.

Gutschriften wirken sich natürlich jeweils anders aus.
Belegnr. Belegnummer kommt in der Regel vom gebuchten Beleg (z.B. Verkaufsrechnung, Einkaufsrechnung etc.), kann aber auch aus einer gebuchten ProjektbuchBlattZeile stammen. Für die Belegnummer in den ProjektBuchBlattZeilen gibt es 2 Einrichtungsfelder in der „Einrichtung Projekte“
Projektnr. Nummer des Projektes auf das gebucht wurde.
Art Art des Verbrauches oder Erlöses, Ressource, Artikel oder Sachkonto.
Nr. Nummer des Verbrauches oder Erlöses, Ressource, Artikel oder Sachkonto
Arbeitspaketcode Eine Projektbuchung (Verbrauch als auch Erlös) erfolgt immer auf eine PSP-Zeile eines aktiven Projektstrukturplanes. Die Zuordnung eines Projektpostens auf die PSP-Zeile erfolgt neben der Projektnummer über die Felder ""Arbeitspaketcode" sowie "HUT-Felder" (Haupt-, Unter-, Teilaktivitätscode).
Aufgabennr. Erfolgte die Projektbuchung auf der Budgetzeilenebene, so ist hier die Aufgabennummer der Budgetzeile enthalten.
Abrechnungsart Zeigt zur Information die Abrechnungsart der zugehörigen PSP-Zeile an. Wird diese dort geändert, so werden auch die zugehörigen Projektposten im Feld "Abrechnungsart" geändert.
Einheitencode Zeigt die Einheit des Verbrauches bzw. der Erlösbuchung an.
Menge Aufwandsposten: Verbrauchsmenge

Erlösposten: Menge aus der Verkaufsrechnungszeile
Einstandspreis Aufwandsposten: Einstandspreis einer Verbrauchseinheit.

Erlösposten: Einstandspreis hat keine Relevanz, das ist ein kalkulatorischer Wert der sich aus der in der Verkaufsrechnungszeile verwendeten Art / Nr. errechnet.

Hinweis:
Projekte werden immer nur in Mandantenwährung bewertet. Sowohl Einstandsbetrag als auch Einstandsbetrag (MW) weisen immer den gleichen Wert aus, egal in welcher Währung der Verbrauch gebucht wurde und egal ob das Projekt eine Abrechnungswährung hat oder nicht. Eine Planungswährung auf dem Projekt ist in KUMAVISION project365 nicht vorgesehen.
Einstandsbetrag Aufwandsposten: Einstandsbetrag des Verbrauchs.

Erlösposten: Einstandsbetrag hat keine Relevanz, das ist ein kalkulatorischer Wert der sich aus der in der Verkaufsrechnungszeile verwendeten Art / Nr. errechnet.
Fakturierbar Nur Aufwandsposten: Zeigt an, ob dieser abgerechnet werden kann. Ist nur relevant für Abrechnung nach Aufwand. Ist ein Aufwandsposten mit Nein markiert, so gelangt dieser nicht in die Abrechnung, im Gegensatz zu einem Posten, der mit "Ja" markiert wurde, aber eine Abrechnungsmenge = 0 aufweist (siehe bei Abrechnungsmenge).
Abrechnungseinheitencode Nur Aufwandsposten: Einheit mit welcher später die Leistung abgerechnet werden soll. Bei Ressourcenverbräuchen ist die Abrechnungseinheit vom Arbeitstyp abhängig.

Verkaufsposten: Einheit, mit welcher die Rechnungszeile gebucht wurde.
Abrechnungsmenge Nur Aufwandsposten: Menge die bei Faktura nach Aufwand abgerechnet werden soll. Diese kann sich von Menge (=Aufwandsmenge) unterscheiden. Ein Aufwandsposten mit Abrechnungsmenge = 0 aber fakturierbar = Ja gelangt in die Abrechnung bis in den Leistungsnachweis und zeigt dem Kunden die für ihn kostenlose Leistung an.
VK-Preis Aufwandsposten: Verkaufspreis zu welchem der Posten bewertet wird. Bei Abrechnungsart „nach Aufwand“ und fehlendem Verkaufsauftrag wird dieser Preis auch tatsächlich für eine Rechnungsstellung vorgeschlagen.

Erlösposten: Verkaufspreis aus der Rechnungszeile.

Hinweis:
Im Gegensatz zu den Einstandspreisen kann es von der Mandantenwährung abweichende Preise geben. Wenn das Projekt eine Abrechnungswährung hat, dann sind VK-Preis in Abrechnungswährung, während „VK-Preis (MW)“ den umgerechneten Preis in Mandantenwährung darstellt. Die Faktura sollte immer in der Abrechnungswährung durchgeführt werden.
Verkaufsbetrag Aufwandsposten: Abrechnungsmenge * VK-Preis

Erlösposten: Menge * VK-Preis
Zeilenrabatt % Aufwandsposten: zu verwendender Verkaufsrabatt bei der späteren Faktura in Prozent.

Erlösposten: Zeilenrabatt % der in der Rechnungszeile verwendet wurde.
Zeilenrabattbetrag Aufwandsposten: zu verwendender Verkaufsrabatt bei der späteren Faktura.

Erlösposten: Zeilenrabatt der in der Rechnungszeile verwendet wurde.
Zeilenbetrag Verkaufsbetrag - Zeilenrabattbetrag
Währungscode Rechnung Währungscode Rechnung des Projektes, auch als Abrechnungswährung bekannt.

Die Verkaufsbeträge der Projektposten sind sowohl in Mandantenwährung (MW) als auch in der Abrechnungswährung abgebildet.
Abrechnungswährungsfaktor Umrechnungskursfaktor Verkaufspreise (MW) zu Verkaufspreisen in Abrechnungswährung. Wird aus der Projektkarte gezogen.
Abrechnungsposten Ist ein Aufwandsposten, welcher nach Aufwand abgerechnet wird, bereits in einem Verkaufsbeleg zur Faktura vorbereitet (Rechnung ist noch nicht gebucht), so existiert ein Abrechnungsposten welcher mit dem Projektposten als auch mit der Verkaufszeile (Auftrags- oder Rechnungszeile) verbunden ist. Dies verhindert eine zwischenzeitliche doppelte Faktura des Projektpostens. Zugleich kann der Abrechnungsposten im vorläufigen Leistungsnachweis gedruckt werden. Der Abrechnungsposten hat die gleiche Laufende Nummer wie der Projektposten. Siehe Projektabrechnung.
Geb. Abrechnungsposten Wurde eine Verkaufsrechnung gebucht, so werden die Abrechnungsposten in die gebuchten Abrechnungsposten übertragen. Damit ist ein Projektposten, welcher nach Aufwand abgerechnet wird, endgültig abgerechnet und kann nicht noch einmal in eine Abrechnung überführt werden. Der gebuchte Abrechnungsposten ist die Verbindung zwischen Aufwandsposten und Erlösposten. Der gebuchte Abrechnungsposten hat die gleiche Laufende Nummer wie der Projektposten und kann im Leistungsnachweis gedruckt werden. Siehe Projektabrechnung.
Ausgleich mit Verkauf Zeigt bei einem Verkaufsposten an, wie viele Aufwandsposten mit diesem Erlösposten abgerechnet wurden. Die Verbindung ist über die gebuchten Abrechnungsposten hergestellt. Nur relevant bei Abrechnungsart „nach Aufwand".
Verkaufsausgleich Zeigt bei einem Verkaufsposten an, wie viele Abrechnungsmengen aus Aufwandsposten mit diesem Erlösposten abgerechnet wurden. Die Verbindung ist über die gebuchten Abrechnungsposten hergestellt. Nur relevant bei Abrechnungsart „nach Aufwand".
EK-Abrechnungsposten Zeigt bei Verbrauchsposten von externen Ressourcen (mit Zeitbuchung) an, dass dieser Posten in einer ungebuchten Einkaufsrechnung zur Abrechnung vorbereitet wurde. Mehr dazu siehe bei „Einkaufsrechnung mit Abrechnungsposten“.
Geb. EK-Abrechnungsposten Zeigt bei Verbrauchsposten von externen Ressourcen (mit Zeitbuchung) an, dass dieser Posten in einer gebuchten Einkaufsrechnung abgerechnet wurde. Mehr dazu siehe bei „Einkaufsrechnung mit Abrechnungsposten“.
Zus. EK-Posten Link Zusätzlich gebuchter Aufwandsposten aus einer Einkaufsrechnung für externe Ressourcen (mit Zeitbuchung) um aus der Einkaufsrechnung von der Zeiterfassung abweichende Werte ins Projekt zu buchen. Mehr dazu siehe bei „Einkaufsrechnung mit Abrechnungsposten“.
Zus. EK-Wert Link Zusätzlich gebuchter Aufwandsposten aus einer Einkaufsrechnung für externe Ressourcen (mit Zeitbuchung) um aus der Einkaufsrechnung von der Zeiterfassung abweichende Werte ins Projekt zu buchen. Mehr dazu siehe bei „Einkaufsrechnung mit Abrechnungsposten“.
Postennr. Mit dem Projektposten verbundener Verbrauchsposten. Je nach Art ist dies ein Ressourcen-, Artikel- oder Sachposten.
Lfd. Nr. Eindeutige Nr. des Projektpostens.
Zeitposten Lfd-Nr. Wurde der Projektposten durch das Abrufen und Buchen eines Zeitpostens im ProjektBuchBlatt erstellt, so ist in diesem Feld die laufende Nummer des Zeitpostens hinterlegt.
Arbeitspaket geändert Felder Ein Aufwandsposten kann, solange dieser noch nicht abgerechnet wurde, per Funktion in ein anderes Arbeitspaket umgelegt werden. In dem Feld „Arbeitspaket geändert“ wird dies dokumentiert.
Wertkorrektur Nachträglicher Korrekturposten aus einer Einkaufsrechnung für eine externe Ressource, wenn zuvor eine Einkaufslieferung mit abweichendem Einstandspreis gebucht wurde. Dieser zusätzliche Posten hat nur die Aufgabe, den abweichenden Einstandspreis für den Einkaufsvorgang zu korrigieren. Auf Grund dessen sind weder Mengen noch der Verkaufspreis gefüllt.

Projektpostenfunktionen#

In den Projektposten stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

Posten bearbeiten#

Posten können in Microsoft Dynamics Business Central™ nur sehr eingeschränkt nachträglich geändert werden, so auch die Projektposten. Nur Projektposten der Postenart „Verbrauch“ können über die Funktion „Posten bearbeiten“ geändert werden. Wenn der Projektposten „nach Aufwand“ abgerechnet werden soll, so ist dies nur möglich, solange der Posten nicht fakturiert wurde (Feld "abgerechnet"= leer). Stornoposten oder stornierte Posten können auch nicht nachträglich geändert werden.

Nur in diesen Feldern kann nachträglich eine Änderung vorgenommen werden:

  • Beschreibung und Beschreibung 2
  • Abrechnungsmenge
  • Fakturierbar
  • VK-Preis
  • Zeilenrabatt
  • Aufgabennummer (Wechsel nur innerhalb des gleichen Arbeitspaketes = PSP-Zeile möglich durch lösen des Aufgabenfilters in der Budgetaufgabenübersicht)

Die meisten oben aufgeführten Felder wirken sich auf eine spätere Abrechnung aus. Die Kosten dagegen können nicht geändert werden. Sollte hierzu eine Korrektur notwendig sein, so muss der Posten storniert und neu gebucht werden.

Posten ausgleichen#

Über diese Funktion können Aufwandsposten einem bereits existierenden Verkaufsposten zugeordnet werden. Damit wird der Aufwandsposten nachträglich dieser Faktura zugeordnet. Der Aufwandsposten ist damit aus Sicht der Abrechnung geschlossen und für eine weitere Abrechnung nicht mehr verfügbar.

Die Funktion kann sowohl vom Aufwandsposten als auch vom Verkaufsposten gestartet werden, je nach dem, werden Verkaufs- oder Aufwandsposten des Projektes zum Ausgleichen vorgeschlagen.

Hinweis

Bei einer Abrechnung „nach Aufwand“ geschieht dieser Postenausgleich automatisch mit den gebuchten Abrechnungsposten. Die Abrechnungslogik in KUMAVISION project365 sieht einen solchen Postenausgleich nur für die Abrechnungsart „nach Aufwand“ vor. Dennoch kann der manuelle Postenausgleich auch für andere Abrechnungsarten durchgeführt werden.

Ausgeglichene Posten#

Mit dieser Funktion werden die zugehörigen ausgeglichenen Posten angezeigt.

Die Funktion kann sowohl von einem Aufwandsposten als auch von einem Verkaufsposten gestartet werden, je nachdem, wird entweder der Verkaufsposten angezeigt, mit welchem der Aufwandsposten geschlossen wurde, oder die mit dem Verkaufsposten ausgeglichenen Aufwandsposten angezeigt.

Arbeitspaket wechseln#

Ein Aufwandsposten kann mit dieser Funktion innerhalb des Projektes auf ein anderes Arbeitspaket umgelegt werden. Damit können sehr einfach Fehlbuchungen korrigiert werden. Dabei wird gegebenenfalls eine neue Preisfindung angestoßen (bei Arbeitspaketwechsel und damit verbundenem Wechsel des Arbeitstypes).

Aufwandsposten die „nach Aufwand“ abgerechnet werden, können nur so lange auf ein anderes Arbeitspaket umgelegt werden, solange sie noch nicht abgerechnet wurden.

Diese Funktion gibt es in 2 Varianten:

Eine für nur einen Projektposten, und die zweite Variante für mehrere markierte Projektposten.

Verkaufsposten können nicht auf ein anderes Arbeitspaket umgelegt werden.

Umbuchungsvorschlag#

Der Umbuchungsvorschlag geht einen Schritt weiter als die Funktion „Arbeitspaket wechseln“. Hier wird ein Aufwandsposten als negative Buchungszeile in ein Projekt-Buchungs-Blatt überführt, um die Position zu stornieren.

Gleichzeitig wird von der Funktion ein neues Zielprojekt und daraus die Ziel-PSP-Zeile abgefragt. Das Ergebnis sind zwei Projekt-Buchungs-Blatt-Zeilen (im zugeordneten Projekt-Buchungs-Blatt des Users) die noch zu buchen sind.