Service#

Einkaufscodes in Serviceaufträgen#

Im Standard von Microsoft Dynamics 365 Business Central steht Ihnen bereits im Artikelstamm die Möglichkeit zur Verfügung, für einen Artikel einen Einkaufscode zu definieren, z.B. wenn der Artikel immer als Direktlieferung beim Lieferanten bestellt wird.

Direktlieferungen von Ersatzteilen zum Kunden sind im Standard von Microsoft Dynamics 365 Business Central nicht vorgesehen, stehen jedoch durch KUMAVISION trade365 zur Verfügung (siehe „Spezial- und Direktlieferungsaufträge im Service“). Sie könne die definierten Einkaufscodes eines Artikels auch im Service verwenden, wenn z.B. spezielle Ersatzteile direkt vom Lieferanten an den Kunden geliefert werden sollen, um den Logistikaufwand zu reduzieren und unnötige Transportzeiten zu sparen.

Um diese Funktion zu aktivieren, rufen Sie die „Serviceeinrichtung“ über die Anwendersuche auf. Auf dem Inforegister "KUMAVISION trade" aktivieren Sie den Schalter „Einkaufscode von Artikel übertragen“. Die Vorgaben aus der Artikelkarte werden jetzt auch in die Serviceauftragszeilen übertragen.

Automatisches Erstellen von Serviceartikeln bereits bei Einkauf#

Im Standard von Microsoft Dynamics 365 Business Central können Serviceartikel automatisch beim Verkauf eines Artikels erstellt werden. Dazu treffen Sie die Einstellung in der Serviceartikelgruppe.

In KUMAVISION trade365 können Serviceartikel bereits beim Einkauf automatisch angelegt werden. Diese Funktion unterstützt Sie darin, dass z.B. anfallende Umbauarbeiten oder andere Leistungen bereits konkret dem Serviceartikel zugewiesen werden können.

Um Serviceartikel automatisch im Einkauf anzulegen, rufen Sie die Serviceartikelgruppen über die Anwendersuche auf. Für die Serviceartikelgruppe, deren Artikel bereits beim Einkauf ein Serviceartikel angelegt werden soll, wählen Sie den Schalter „Serviceartikel erstellen (Einkauf)“ aus.

Nach Aktivierung des Schalters werden für alle Artikel, welche die Serviceartikelgruppe zugewiesen haben, bei Buchung eines Wareneingangs automatisch die Serviceartikel erstellt. Die Informationen bzgl. des Kreditors, von dem diese Artikel bezogen werden, werden in den Serviceartikel übertragen und bleiben auch bei einem späteren Verkauf erhalten.

Weitere Felder in Lieferadressen#

Um in Abhängigkeit der Lieferadresse diverse Felder im Servicebeleg zu übersteuern, wurde die Lieferadressen Karte der Debitoren erweitert.

Folgende Felder werden in Servicebelege übernommen, wenn sie gepflegt sind:

• MwSt. Geschäftsbuchungsgruppe
• Geschäftsbuchungsgruppe
• Ust-Id Nr.

Wird in diesen Feldern auf der Lieferadresse nichts angegeben, so werden im Servicebeleg die entsprechenden Felder des Debitors verwendet.

Mit der Angabe der MwSt. Geschäftsbuchungsgruppe, USt.-ID und Geschäftsbuchungsgruppe auf Lieferadressen Ebene ist es möglich, die passende MwSt. für Lieferungen ins Ausland bei ansonsten inländischen Kunden vorzubelegen, ohne dies manuell jedes Mal im Einzelfall im Auftrag tun zu müssen. Dies erhöht die Datenqualität in der Auftragserfassung.

Belegtexte im Service#

Grundsätzlich kann in Servicerechnungen, die für Serviceverträge erstellt werden, ein Standard-Servicerechnungstext hinterlegt werden. Dies ist jedoch nicht ausreichend, wenn ein Unternehmen grundsätzlich mit der Funktionalität „Belegtexte“ der KUMAVISION arbeitet.

Textbausteine für Debitoren wurden hinsichtlich des Drucks auf Servicebelegen erweitert. Soll ein Textbaustein für einen Debitoren auch im Service gedruckt werden, so müssen die entsprechenden Haken gesetzt werden.

Damit kann der Textbaustein für diesen Debitor auch im Service abgerufen werden.

Anzeige Serviceartikelnummer und –seriennummer in gebuchten Servicerechnungen#

Zur Vereinfachung der Recherche in gebuchten Servicerechnungen wird die im Serviceauftrag verwendete Serviceartikelnummer und deren Seriennummer in gebuchten Servicerechnungen angezeigt.

Über einen DrillDown kann auf die Tabelle Serviceartikel zugegriffen werden.

Infobox Serviceartikel Belege am Serviceartikel#

Zur einfachen Recherche am Serviceartikel nach Belegen, in denen der Serviceartikel aktuell verwendet wird, wurde eine Infobox „Serviceartikel Belege“ implementiert. Sowohl in der Serviceartikelliste als auch auf der –Karte kann diese eingesehen werden.

Der DrillDown verzweigt auf die Serviceartikelzeilen jeweils gefiltert nach Serviceaufträgen oder Angeboten. Der DrillDown der Lieferung verzweigt auf die gebuchten Servicelieferzeilen.

Nullposition in Servicezeilen#

Die in Abschnitt „Nullposition“ beschriebene Funktionalität der Nullpositionen ist auch im Servicebereich verfügbar.

Werden in Servicebelegen Zeilen ohne Zeilenbetrag eingegeben, so muss das Feld „Nullposition“ auf eine Option gestellt werden, die nicht leer oder Nein ist. Andernfalls bricht die Buchung des Belegs mit einer entsprechenden Meldung ab.

Archivierte Belege im Service#

Im Bereich Service werden in Microsoft Dynamics 365 Business Central Standard die Belege Angebot und Auftrag nicht archiviert. Da archivierte Belege im Bereich Verkauf jedoch standardmäßig vorhanden sind und im täglichen Ablauf immer wieder hilfreich für die AnwenderInnen, wurde in der Branchenlösung für die Servicebelege ebenfalls ein Archiv geschaffen.

Analog der Funktion im Bereich Verkauf kann grundsätzlich in der Service Einrichtung vorgegeben werden, ob Angebot und Aufträge immer oder nur manuell archiviert werden sollen.

Wenn immer archiviert wird, so wird Angebot / Auftrag immer dann archiviert, wenn der jeweilige Beleg gedruckt, gelöscht oder gebucht wird.

Neben dem automatischen Archivieren, kann ein Beleg auch manuell über die Funktion „Beleg archivieren“ archiviert werden.

Im Servicebeleg selbst ist ersichtlich, wie viele archivierte Versionen von dem Beleg existieren. Zum einen befindet sich die Anzahl der archivierten Versionen auf dem Inforegister „Allgemein“ über das Feld „Anz. Archivierte Versionen“ und zum anderen in der Infobox „Debitorenservicehistorie“. Per DrillDown können die archivierten Belege angezeigt werden.

Neben dem eigentlichen Servicebeleg werden auch die Bemerkungen zum Beleg sowie die Beleg Vor- und Nachtexte archiviert.

Existiert ein archivierter Serviceauftrag zu einem noch bestehenden offenen Serviceauftrag so kann diese archivierte Version wieder hergestellt werden mit der Funktion „Wiederherstellen“, analog zu derselben Funktion im Bereich Verkauf.

Kopierfunktion im Service#

Wiederholen sich Vorgänge im Service ist die aus dem Verkauf oder Einkauf bekannte Funktion „Beleg kopieren“ von Vorteil. Diese steht im Microsoft Dynamics 365 Business Central Standard im Service nicht zur Verfügung. Die Branchenlösung wurde dahingehend erweitert, dass sowohl Belege als auch Serviceartikel analog der Funktion „Artikel kopieren“ kopiert werden können. Die Funktion Beleg kopieren kann in jeweiligen Karten der Belege aufgerufen werden.

Kopiert werden können:

• Service Angebote
• Service Aufträge
• Service Rechnungen
• Service Gutschriften
• Gebuchte Service Lieferungen
• Gebuchte Service Rechnung
• Gebuchte Service Gutschrift

Archivierte Belege sind aktuell noch nicht einbezogen. Wie im Verkauf kann der Beleg inklusive dem ausgewählten Belegkopf kopiert werden oder alternativ die Zeilen mit aktuellen Preisen neu kalkuliert werden.

Das Kopieren eines Serviceartikels kann in den Serviceartikel Stammdaten erfolgen. Hierzu wird die Serviceartikel Karte geöffnet und die Funktion „Serviceartikel kopieren“ im Menüband aufgerufen.

Kopiert werden können folgende Optionen:

• Allgemeine Serviceartikelinformationen
• Komponente
• Merkmale
• Ressourcenqualifikationen
• Bemerkungen
• Garantiebeginn / -ende

Serviceaufträge erstellen aus einer VK-Reklamation#

Sendet ein Kunde basierend aus einer Reklamation einen Artikel zurück, und bei näherer Prüfung wird festgestellt, dass der Artikel repariert werden kann, so kann aus der VK-Reklamation heraus direkt ein Serviceauftrag erstellt werden.

Dazu wird eine oder mehrere Zeilen der Art Artikel markiert und die Funktion „Serviceauftrag erstellen“ auf dem Inforegister „Zeilen“ gewählt.

Nach erfolgter Durchführung der Funktion erhält der/die AnwenderIn die Abfrage, ob der Beleg direkt geöffnet werden soll.

Bei Bestätigung mit „Ja“ wird der Serviceauftrag zur weiteren Bearbeitung angezeigt.

Zu beachten ist, dass der Serviceauftrag keine Lieferung des Serviceartikels als solcher bucht. Soll der reklamierte Artikel tatsächlich eingebucht und später wieder zurück an den Kunden versandt werden, so muss er ohne Lagerbewertung eingebucht und ebenso über einen Auftrag wieder ausgebucht werden. Dabei handelt es sich um eine Microsoft Dynamics 365 Business Central Standardfunktionalität.

Serviceaufträge mit Serviceartikeln erstellen, die einem anderen Debitor zugeordnet sind#

Im Standard von Microsoft Dynamics 365 Business Central können Sie nur Serviceartikel in einem Serviceauftrag verwenden, die im Serviceartikel dem Debitor zugeordnet sind.

Wenn Sie jedoch einen Serviceauftrag erstellen möchten, bei dem für die Kosten ein anderer Debitor aufkommt, ist dies nicht ohne weiteres möglich.

KUMAVISION trade365 stellt Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, Serviceaufträge auch für Debitoren zu erstellen und abzuwickeln, ohne den Besitzer des Serviceartikels in den Stammdaten verändern zu müssen. Darüber hinaus können Sie auch direkt bei der Erstellung eines Serviceauftrages den Besitzer im Serviceartikel ersetzten, wenn hier z.B. ein neuer Besitzer des Serviceartikels festgesellt wird.

Um diese Möglichkeit nutzen zu können, müssen Sie in der Serviceeinrichtung den Schalter „Prüfung auf Debitor bei Serviceartikelerfassung deaktivieren“ aktivieren.

Rufen Sie dazu über die Anwendersuche die „Serviceeinrichtung“ auf.

Auf dem Inforegister "KUMAVISION trade" aktivieren Sie den Schalter „Prüfung auf Debitor bei Serviceartikelerfassung deaktivieren“. Sie können nun jeden Serviceartikel in einem Serviceauftrag verwenden.

Stimmt der Debitor im Serviceauftrag nicht dem Debitor im Serviceartikel überein, erhalten Sie eine Abfrage, ob der Debitor des Serviceauftrages auch in den Serviceartikel übertragen werden soll.

Wählen Sie "NEIN", wenn Sie nur diesen Serviceauftrag mit einer Berechnung an den Debitor des Serviceauftrages abwickeln wollen. Wenn Sie "JA" auswählen, wird der Debitor im Serviceartikel auf den Debitor des Serviceauftrages geändert. Sie wechseln also damit auch den Besitzer des Serviceartikels.

Die weitere Bearbeitung des Serviceauftrages erfolgt gemäß Standard.

EK-Reklamation aus Serviceauftrag erstellen#

Wird während der Reparatur im Service festgestellt, dass der Serviceartikel als solcher zurück an den Lieferanten geschickt werden soll, so kann über den Serviceauftrag eine Einkaufsreklamation per Funktion erstellt werden.

Hierzu markieren Sie sich die gewünschte Zeile und führen die Funktion „Einkaufsreklamation für markierte Zeile erstellen“ über das Inforegister „Zeilen“ > „Funktionen“ aus.

Zu beachten ist, dass pro Kreditor die Funktion mit den passenden Artikeln einmal aufgerufen werden muss. Zunächst öffnet sich ein Fenster, um den passenden Kreditoren auszuwählen, anschließend kann die EK-Reklamation auf Abfrage direkt geöffnet werden.

Die Funktion Einkaufsreklamation für markierte Zeilen erstellen kann auch im Servicearbeitsschein für einzubauende Komponenten aufgerufen werden.

Auch hier gilt der Hinweis, dass nur Lagerbestandsware reklamiert werden kann.

Serviceartikel aus Einkaufs- und Verkaufsbelegen erzeugen#

Mit KUMAVISION trade365 haben Sie die Möglichkeit, Serviceartikel direkt aus den Einkaufs- und Verkaufsbelegen zu erzeugen. Hierfür erfassen Sie eine Zeile in einem Einkaufs-/Verkaufsbeleg mit der Menge "1" und verwenden die Funktion “Serviceartikel erstellen” aus dem Menüband der Zeilen. Der Serviceartikel wird automatisch erstellt und die Informationen aus dem Einkaufs-/Verkaufsbeleg werden in die Serviceartikelkarte übernommen.

Über die Funktion “Serviceartikel anzeigen” öffnen Sie den Serviceartikel der Zeile und über die Funktion “Serviceartikel löschen” wird der zugehörige Serviceartikel gelöscht. Ist der ausgewählten Zeile kein Serviceartikel zugewiesen, so sind die Funktionen “Serviceartikel anzeigen” und “Serviceartikel löschen” deaktiviert.