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Erweiterte Projektbewertung#

Allgemein#

Den Inhalt der nachfolgenden Abschnitte bilden die Projekte und Projektbewertungen.

Einrichtung Stammdaten Projekte#

In diesem Abschnitt wird erklärt, welche Stammdaten für die Projektbewertung allgemein vorgenommen werden müssen, damit Projekte automatisch bewertet werden können. Außerdem wird auf die Verwendung der Einstandspreise bei Ressourcen eingegangen.

Folgende Stammdaten müssen eingerichtet werden, um die Projektbewertung nutzen zu können:

  • Bewertungsbücher einrichten
  • Fibu Integrationscodes
  • Bewertungsvorlagen
  • Preiskalkulation für Ressourcen

In allen Teilen wird auf den Zusammenhang zwischen Ressourcen, Projekte und Finanzbuchhaltung in Microsoft Dynamics Business Central™ eingegangen.

Bewertungsbücher einrichten#

Es muss mindestens ein Bewertungsbuch eingerichtet werden, um die erweiterte Projektbewertung nutzen zu können.

Für die unterschiedlichen Bewertungsmethoden (z.B. HGB, IFRS) müssen jeweils eigene Bewertungsbücher angelegt werden.

Folgende Parameter müssen für die Bücher gesetzt werden:

Feld Beschreibung
Code Hier muss ein eindeutiger Code vergeben werden.
Beschreibung Hier können Sie eine Beschreibung hinterlegen.
Fibu Integration Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn Sie möchten, dass Bewertungen nach diesem Buch in die Finanzbuchhaltung übernommen werden können.
Projektbuchungsgruppe Bei einer Bewertung zu Projektposten muss hier eine entsprechende Buchungsgruppe angegeben werden.
Bewertungsvorlage Soll eine Bewertungsvorlage (Berechnungsschema) verwendet werden, muss hier ein Häkchen gesetzt werden.
Bewertung zu Hier legen Sie fest, wie die Bewertung vorgenommen werden soll.
Optionen sind:

Projektposten:
die gebuchten Projektposten werden zur Bewertung herangezogen

Fortschrittszahl:
es wird eine Fortschrittszahl ermittelt, die in der Bewertungsvorlage zur weiteren Berechnung herangezogen werden kann

Bewertungsvorlage:
die Berechnung erfolgt anhand eines frei definierbaren Berechnungsschemas
Aktivierungsmethode Über diese Einstellung definieren Sie, welche Preise bei der Bewertung verwendet werden.
Optionen sind:
• Keine
• Einst.-preise:
• VK-Preise
• HGB-Sätze
Aktivierung von Für die Bewertung zu Projektposten kann definiert werden, welche Posten herangezogen werden sollen.
Optionen sind:
• Beide
• Verbrauch
• Verkauf
Deaktivierungsmethode Hier wird der Zeitpunkt der Deaktivierung festgelegt.
Optionen sind:
• Prozentsatz der Fertigung
• Bei Abschluss
Protokollberechnung Aktiviert die Protokollierung der Berechnung zur Projektaktivierung für eine spätere Nachvollziehbarkeit der Bewertungsbeträge.Ist die Protokollierung aktiv, kann in den ungebuchten und gebuchten Projektbewertungszeilen das Protokoll per AssistEdit-Button aufgerufen werden. Dabei ist der gesamte Berechnungsweg detailliert aufgeführt.

Die Bewertungsbücher können den Projektvorlagen zugeordnet werden. Werden über die Projektvorlagen Projekte erstellt, werden diesen neuen Projekten die Bewertungsbücher automatisch zugeordnet. Werden Projekte ohne Vorlage angelegt, müssen die Bewertungsbücher den Projekten manuell zugeordnet werden (in der Projektkarte oder –übersicht über Zugehörig > Projekt > Projektbewertung > Bewertungsbücher). Wird die Option „Bewertung zu Projektposten“ ausgewählt, so wird die Standardprojektbewertung angewendet, es erfolgt keine Erstellung von Projektbewertungsvorlagen. Für diesen Fall müssen die Konten über die Projektbuchungsgruppen definiert werden.

Projektbuchungsgruppen einrichten#

Über den Aufruf „Projektbuchungsgruppe Project365“ gelangen Sie in die Übersicht der Projektbuchungsgruppen. In den Projektbuchungsgruppen werden Konten hinterlegt, auf die die verschiedenen Projektkosten verbucht werden.

Nachfolgend werden Ihnen die einzelnen Felder näher erläutert:

Feld Beschreibung
Code Eindeutiges Kürzel der Projektbuchungsgruppe
Beschreibung Beschreibung der Projektbuchungsgruppe
Kosten n. abgs. Arb. Verbrauch:
Sollbuchungen der Einstandspreise bei Stapelverarbeitung Projektaktivierung buchen bzw. Habenbuchung bei Stapelverarbeitung Projektdeaktivierung buchen. Bei der Aktivierung stellt das Konto Projektkosten Regul. Konto aus der Buchungsmatrix das Gegenkonto dar. Bei der Deaktivierung stellt das Konto Projektkosten aus der Projektbuchungsgruppe das Gegenkonto dar.
Umsatz n. abgs. Arb. Verkauf:
Habenbuchungen der VK-Preise bei Stapelverarbeitung Aktivierung buchen bzw. Sollbuchungen bei Stapelverarbeitung Deaktivierung buchen. Bei der Aktivierung stellt das Konto Projektumsatz Regul. Konto aus der Buchungsmatrix das Gegenkonto dar. Bei der Deaktivierung stellt das Konto Projekterlöse aus der Projektbuchungsgruppe das Gegenkonto dar.
Kostenart Verbrauch:
Sollbuchungen der Einstandspreise auf diesem GuV-Konto bei Stapelverarbeitung Deaktivierung buchen.
Projekterlöskonto Verkauf:
Habenbuchungen der VK-Preise auf diesem GuV-Konto mit der Stapelverarbeitung Deaktivierung buchen.
Verkaufskto and. Projektkosten Wird nur für Buchungen auf Sachkonten bei Projekten verwendet. Auf dieses Konto wird ein Habenbetrag gebucht, wenn in den Verkaufszeilen der Projektverbrauch abgerufen wird.
Gewinnanteilskonto Konto zur anteiligen Gewinnverrechnung gemäß der Percentage Of Completion (POC) – Methode nach IAS. Das Konto wird nur bei einer Fortschrittsbewertung benötigt.
Verrechnungskonto Gegenkonto für das Gewinnanteilskonto. Das Konto wird nur bei einer Fortschrittsbewertung benötigt.

Hinweis

Die Konten für die Buchung in der Finanzbuchhaltung werden bei der Projektbewertung nach Bewertungsvorlagen nicht aus der Projektbuchungsgruppe gezogen. Es werden die Konten aus den Fibu Integrationscodes verwendet.

Fibuintegration Codes einrichten#

Fibuintegration Codes werden in den Bewertungsvorlagen für die Zeilen vergeben, deren Betrag in die Finanzbuchhaltung gebucht werden soll.

In den Fibuintegration Codes werden die Soll- und Habenkonten für Aktivierung und Deaktivierung festgelegt.

Für die unterschiedlichen Bewertungsmethoden (HGB, IFRS) müssen je Buchungssatz eigene Fibuintegrations Codes eingerichtet werden. Die Codes müssen den jeweiligen Zeilen in der Bewertungsvorlage (siehe Abschnitt "Bewertungsvorlagen einrichten" ) zugeordnet werden.

Feld Beschreibung
Code Hier muss ein eindeutiger Code vergeben werden.
Beschreibung Hier können Sie eine Beschreibung hinterlegen.
Integrationsart Über die Integrationsart kann in der Projektbewertungsvorlage auf bereits gebuchte Projektbewertungsposten zugegriffen werden. Beispiel: In der Bewertung nach HGB muss z.B. der im Vorjahr gebuchte Bilanzausweis berechnet werden.

Optionen sind:
• leer
• Bilanzausweis
• Bilanzausweis Material
• Bilanzausweis Leistung
• Anzahlungen(Aktiv)
• Anzahlungen(Passiv)
• Forderung POC
• Künftige Ford. POC(Aktiv)
• Künftige Ford. POC(Passiv)
• IFRS Anzahlung
Sollkonto Akt. Auf dieses Konto wird beim Buchen der Aktivierung der Sollbetrag des relevanten Projektbewertungspostens gebucht.
Habenkonto Akt. Auf dieses Konto wird beim Buchen der Aktivierung der Habenbetrag des relevanten Projektbewertungspostens gebucht.
Sollkonto Deakt. Auf dieses Konto wird beim Buchen der Deaktivierung der Sollbetrag des relevanten Projektbewertungspostens gebucht.
Habenkonto Deakt. Auf dieses Konto wird beim Buchen der Deaktivierung der Habenbetrag des relevanten Projektbewertungspostens gebucht.

Bewertungsvorlagen einrichten#

Es muss jeweils eine Bewertungsvorlage für die ermittelnde Bewertung eingerichtet werden, z.B. Bewertungsbücher nach IFRS und HGB.

Die Felder in der Bewertungsvorlage sind folgendermaßen zu füllen:

Feld Beschreibung
Rubrikennr. Geben Sie einen eindeutigen Code an z.B. R10. Mit diesem Code kann in Formel- und Wenn-Zeilen (Feld Zusammenzählung oder Felder für Argumente) auf andere Zeilen zugegriffen werden.
Beschreibung Geben Sie eine Beschreibung für die Bewertungszeile an.
Kostenzeile In diesem Feld muss ein Häkchen gesetzt werden, wenn in der Herkunftstabelle auf Projektposten oder Restkosten zugegriffen wird und diese nur Kostenbeträge beinhalten sollen.
Systemberechnung In diesem Feld muss ein Häkchen gesetzt werden, wenn die Zeile von Navision über Postentabellen berechnet werden soll.
Herkunftstabelle Hier können Sie definieren, aufgrund welcher Daten der Betrag dieser Zeile berechnet werden soll.
Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
• Sachposten
• Projektposten
• Projektkontoposten
• Bewertungsvorlage
• Auftragssumme
• Bewertungsposten
• Restkosten
• Status
• Anzahlungen
• Anzahlungsrechnungen

Hinweis
Bitte beachten Sie, dass Ihnen die Optionen "Anzahlungen" und "Anzahlungsrechungen" nur in Verbinung der App Advance Payment zur Auswahl stehen.

Über das Feld Zusammenzählung kann dann eine weitere Filterung der Daten erfolgen.
Verwende Einstandspreise Wird hier ein Häkchen gesetzt, so werden generell Einstandspreise verwendet, auch wenn im Bewertungsbuch eine Bewertung zu HGB-Sätzen eingestellt ist.
Anzahlungsbetragsart Wählen Sie für die Herkunftstabellen Anzahlungen und Anzahlungsrechnungen eine dieser Optionen:
• Bruttobetrag
• Nettobetrag
Für alle anderen Herkunftstabellen bleibt das Feld leer.
Zusammenzählungsart Optionen für dieses Feld sind:
• Konto (für Sachposten, Projektposten, Projektkontoposten)
• Formel
• Wenn
Zusammenzählung Füllen Sie das Feld folgendermaßen:
• Herkunftstabelle Projektposten und Projektkontoposten: Projektkontonummern
• Herkunftstabelle Bewertungsposten: Fibuintegration Code
• Herkunftstabelle Bewertungsvorlage: Rubrikennummer
• Herkunftstabelle Sachposten: Sachkontonummern
• Zusammenzählungsart Formel: Rubrikennummern und Rechenoperatoren
Bei allen anderen Optionen bleibt das Feld leer.
Argument 1 / Bedingung / Argument 2 / Argument 3 / Argument 4 Diese Felder müssen gefüllt werden, wenn die Zusammenzählungsart, Wenn verwendet wird.
Die Felder müssen gemäß folgender Logik gefüllt werden:
Wenn Argument 1 Bedingung Argument 2,
dann Argument 3
sonst Argument 4
Wichtig: In den Argumenten dürfen nur Rubrikennr. und Rechenoperatoren bzw. Zahlen enthalten sein.
Optionen für Bedingung:
- leer
- <
- >
- =
- <=
- >=
Bei allen anderen Zusammenzählungsarten bleiben die Felder leer.
Berechnung Datumsfilter Bei Systembuchungen (Berechnung von Postentabellen) muss gegebenenfalls ein entsprechender Datumsfilter mitgegeben werden. Dann muss eine der folgenden Optionen ausgewählt werden. Sonst bleibt das Feld leer.
• leer
• Vorjahr
• Jahr bis Datum
• akt. Periode
• Saldo bis Datum
Anzeigen Zeilen, die hier ein Häkchen enthalten, werden im Bericht Rohergebnisvorgabe ausgegeben.
Fibu Integration Hier muss ein Fibuintegration Code angegeben werden, wenn für diese Zeile ein Projektbewertungsposten erzeugt werden soll. Dieser findet bei Buchung in die Finanzbuchhaltung Eingang auf den in der Fibuintegration hinterlegten Konten.
Druckbeschreibung Diese Beschreibung wird beim Druck der Bewertungszeile im Bericht Rohergebnisvorgabe als Überschrift angedruckt. Ist das Feld leer, wird die normale Beschreibung ausgegeben.

Preiskalkulation für Ressourcen#

Auf der Ressourcenkarte kann neben dem Einstandspreis auch der EK-Preis kalkuliert werden. Die Berechnung wird dabei folgendermaßen durchgeführt:

Personalkostensatz + Personalkosten % + Personalgemeinkosten = EK-Preis* EK-Preis + Indirekte Kosten % = Einstandspreis

Sowohl EK-Preis als auch Einstandspreis können bei der Projektbewertung herangezogen werden. Die Personalgemeinkosten können auch per Funktion für mehrere Ressourcen auf einmal aktualisiert werden. Der EK-Preis und der Einstandspreis werden dabei neu kalkuliert. Dafür wird die Funktion „Personalgemeinkosten ändern“ verwendet.

Im Inforegister Ressource können Filter gesetzt werden, wenn nur bestimmte Ressourcen von der Aktualisierung betroffen sind.

In den Optionen müssen die neu geltenden Personalgemeinkosten angegeben werden.

Buchungsablauf Projektbewertung mit Bewertungsvorlagen#

Der Buchungsablauf der Projektbewertung wird in diesem Abschnitt in kurzer Form anhand eines Beispiels erläutert. Es werden folgende Punkte behandelt:

  • Projektbewertungsvorlagen erstellen
  • Projektfortschritt einsehen
  • Projektbewertungsvorlagen überprüfen und buchen
  • Gebuchte Projektbewertungsvorlagen
  • Aktivierung buchen
  • Projekte abschließen
  • Projektbewertung zur Deaktivierung vorschlagen
  • Deaktivierung buchen

Projektbewertungsvorlagen erstellen#

Projektbewertungsvorlagen werden über die Funktion „Projektbewertungsvorlagen erstellen“ erstellt. Grenzen Sie im Inforegister „Projektbewertungsbuch“ die zu bewertenden Projekte ein. Bitte beachten Sie, dass zuerst die Projektbewertung nach Fortschrittszahl (Einstellung im Bewertungsbuch) ermittelt werden muss. Dies ist zwingend notwendig, da nur hier die Fortschrittszahl ermittelt wird. Bei einer weiteren Bewertung nach Bewertungsvorlage kann dann ebenfalls auf diese zugegriffen werden.

Im Inforegister „Optionen“ müssen Sie anschließend den „Bewertungsmonat“ auswählen (z.B. 01.01.21 für Januar 2021). Setzen Sie im Feld „Buchen“ ein Häkchen, so werden die Projektbewertungsvorlagen erstellt und direkt gebucht (als Projektbewertungsposten – nicht in der Finanzbuchhaltung). Möchten Sie die Projektbewertungsvorlage vor dem Buchen überprüfen, so setzen Sie hier kein Häkchen.

Wird im Feld „Datenübernahme“ ein Häkchen gesetzt, so werden die Projektbewertungsvorlagen als in die Finanzbuchhaltung gebucht gekennzeichnet. D.h. die hier ermittelten / gebuchten Werte werden nicht mehr in die Finanzbuchhaltung übertragen. Dies ist vor allem dann relevant, wenn eine Projektbewertungsvorlage für Projekte erstellt wird, die den Status bei der Datenübernahme festhält. Die Werte in der Finanzbuchhaltung werden hier meist mit den übrigen Kontensalden eingebucht. Würden dann die Projektbewertungsvorlagen erneut in die Finanzbuchhaltung gebucht werden, wären diese Werte doppelt vorhanden.

Projektfortschritt einsehen#

Durch das Erstellen der Projektbewertungsvorlage nach Fortschrittszahl ist die Projektfortschrittszahl für den entsprechenden Monat erstellt worden. Sie können diese in der Projektkarte über „Zugehörig“ > „Projekt“ > „Projektbewertung“ > „Fortschritt“ einsehen.

Die einzelnen Felder werden wie folgt ermittelt:

Feld Beschreibung
Plangewinnbetrag Entspricht den Plan-HKD.
In Navision ist das der geplante Verkaufsbetrag – geplanter Einstandsbetrag (= DB).
Einstandsbetrag Ist-Einstandsbetrag kumuliert zum Periodenende
Fortschritt % Ist-Einstandsbetrag / geplanter Einstandsbetrag * 100
Plan HKD % Plangewinnbetrag / geplanter Verkaufsbetrag
Gewinnanteil Aktivierungsbetrag – Einstandsbetrag
Aktivierungsbetrag Einstandsbetrag / (1-Plan HKD %)

Projektbewertungsvorlagen überprüfen und buchen#

Wurden die Projektbewertungsvorlagen erstellt (und nicht gebucht), können sie vor der Buchung eingesehen werden. Das kann pro Projekt oder über die Liste der ungebuchten Projektbewertungsvorlagen erfolgen. Öffnen Sie dazu entweder über die Projektkarte „Zugehörig“ > „Projekt“ > „Projektbewertung“ > „Bewertungsvorlagen“ oder öffnen Sie die „Projektbewertungsvorlagenübersicht“.

In der Projektbewertungsvorlage können Sie die ermittelten Werte einsehen. Es wird jeweils eine Projektbewertungsvorlage pro Bewertungsbuch erstellt. Gegebenenfalls können Sie die ungebuchte Projektbewertungsvorlage auch wieder löschen und anschließend erneut erstellen.

Über die Schaltfläche „Buchen“ kann die Projektbewertungsvorlage gebucht werden. Durch das Buchen werden Projektbewertungsposten erstellt, die als Grundlage für die Buchung der Bewertung in die Finanzbuchhaltung dienen.

Alternativ können die erstellten und ungebuchten Projektbewertungsvorlagen auch im Stapel gebucht werden (Funktion „Projektbewertungsvorlagen buchen“).

Hier können Sie vor dem Buchen noch einen Filter setzen, so dass nur bestimmte Projektbewertungsvorlagen bei der Buchung berücksichtigt werden.  

gebuchte Projektbewertungsvorlagen#

Gebuchte Projektbewertungsvorlagen können Sie in der Projektkarte über „Zugehörig“ > „Projekt“ > „Projektbewertung“ > „Geb. Bewertungsvorlagen“ einsehen oder alternativ über die „Gebuchte Projektbewertungsvorlagenübersicht“.

Über „Zugehörig“ > „Geb. Projektbewerungsvorlage“ > „Bewertungsposten“ können Sie die erstellten Projektbewertungsposten für diese Bewertung einsehen. Im Feld „Fibu Integration“ können Sie sehen, welche Buchungen mit dem Schritt „Aktivierung buchen“ in der Finanzbuchhaltung erzeugt werden. Das Feld „Bewertungsbetrag“ zeigt, den durch die Projektbewertungsvorlage errechneten, zu buchenden Betrag. Das Feld „Geb. Bewertungsbetrag“ wird gefüllt, sobald sie den Schritt Aktivierung buchen durchgeführt haben.

Aktivierung buchen#

Für die Buchung in die Finanzbuchhaltung muss die Funktion „Projektbewertung Akt. Buchen“ aufgerufen werden.

Im Inforegister „Projekt“ können Sie Filter auf die Projekte, die berücksichtigt werden sollen, setzen. Im Inforegister „Projektbewertungsposten“ können Sie Filter für das Bewertungsbuch und den zu berücksichtigenden Datumszeitraum setzen.

Möchten Sie die Bewertung getrennt nach IFRS und HGB in die Finanzbuchhaltung buchen, setzen Sie im Feld „Bewertungsbuchcode“ einen entsprechenden Filter. Im Feld „Buchungsdatum“ sollte ein Filter bis zum Monatsende gesetzt werden, z.B. .31.01.21.

Im Inforegister „Optionen“ können Sie wählen, ob pro Projektbewertungsposten oder pro Projekt gebucht werden soll. Für die Option je Projekt werden evtl. Zahlen kumuliert in die Finanzbuchhaltung fließen. Vergeben Sie anschließend ein Buchungsdatum, eine Belegnr. und eine Buchungsbeschreibung. In der Buchungsbeschreibung wird %1 mit der Buchungsart (Aktivierung oder Deaktivierung) und %2 mit der Projektbuchungsgruppe (z.B. IFRS oder HGB) ersetzt.

Mit dem Feld „Buchen“ bestimmen Sie, ob die Buchung mit dem Drucken / Vorschau erfolgen soll, ohne Haken wird nur der Bericht gedruckt / angezeigt.

Klicken Sie anschließend auf Seitenansicht, um die Verbuchung in die Finanzbuchhaltung zu prüfen.

Hinweis

Ist das Feld „Buchen“ markiert, ist auch die Seitenansicht keine Vorschau, mit der Seitenansicht werden in diesem Fall Buchungen in der Finanzbuchhaltung ausgelöst. Anschließend können Sie die gebuchten Werte in der Finanzbuchhaltung auf den entsprechenden Konten der Fibu Integration (Konten und Buchungssätze siehe Abschnitt "Bewertungsvorlagen einrichten") einsehen. Gehen Sie hierzu über die Fibujournale auf das zuletzt von Ihnen gebuchte Journal und öffnen Sie die Sachposten.

Haben Sie im Inforegister Projektbewertungsposten einen Filter für das Bewertungsbuch gesetzt, so müssen Sie die Funktion „Projektbewertung Akt. buchen“ je ein weiteres Mal für die anderen Bewertungsbücher aufrufen.  

Projekte abschließen#

Damit Projekte in der Finanzbuchhaltung wieder deaktiviert werden können, muss der Status des Projektes auf Abgeschlossen gesetzt werden. Alternativ kann für das Projekt im Feld „Schlussgerechnet“ ein Häkchen gesetzt werden.

Hinweis

Auf abgeschlossene Projekte kann nicht mehr gebucht werden, auf schlussgerechnete schon. Auf diese Projekte sollten allerdings nur noch „Restbuchungen“ (z.B. für Garantie oder Nacharbeit) laufen, da diese Projekte nicht mehr in die Projektbewertung einfließen. Sobald also ein Projekt den Status Abgeschlossen hat oder auf Schlussgerechnet gesetzt wurde, wird es beim Erstellen der Projektbewertungsvorlagen für die Projektaktivierung nicht mehr berücksichtigt.

Projektbewertung zur Deaktivierung vorschlagen#

Abgeschlossene oder schlussgerechnete Projekte müssen über das „Projektbewertungs Buch.-Blatt“ zur Deaktivierung vorgeschlagen und anschließend verbucht werden.Dafür wird die Funktion „Projektdeaktivierungsvorschlag“ verwendet.

Im Inforegister „Projekt“ können Sie Filter auf die Projekte, die berücksichtigt werden sollen, setzen. Im Inforegister „Projektbewertungsbuch“ können Sie einen Filter auf das Bewertungsbuch setzen, wenn Sie den Deaktivierungsvorschlag z.B. getrennt nach IFRS und HGB vornehmen wollen. Im Inforegister „Projektbewertungsposten“ können Sie Filter setzen, wenn Sie nur bestimmte aktivierte Projektbewertungsposten für die Deaktivierung vorschlagen möchten. Im Inforegister „Optionen“ geben Sie das Buchungsdatum, die Belegnr. und die Buchungsbeschreibung für die Deaktivierung vor. %1 in der Beschreibung wird dabei durch das Buchungsdatum ersetzt. Diese Funktion schlägt alle in der Aktivierung berücksichtigten Projektbewertungsposten zur Deaktivierung vor.

Mit dem Buchen des Buch.-Blattes werden keine Buchungen in der Finanzbuchhaltung vorgenommen, es werden lediglich Projektbewertungsposten für die Deaktivierung erzeugt. Die Projektbewertungsposten können Sie in der Projektkarte über die gebuchten Projektbewertungsvorlagen oder über die Bewertungsbücher einsehen.

Deaktivierung buchen#

Anschließend müssen Sie die für die Deaktivierung erzeugten Projektbewertungsposten in die Finanzbuchhaltung übernehmen. Rufen Sie die Funktion „Projektbewertung Deakt. buchen“ auf. Im Inforegister „Projekt“ können Sie Filter auf die Projekte, die berücksichtigt werden sollen, setzen. Im Inforegister „Projektbewertungsbuch“ können Sie einen Filter auf das Bewertungsbuch setzen, wenn Sie den Deaktivierungsvorschlag getrennt nach IFRS und HGB vornehmen wollen. Im Inforegister „Projektbewertungsposten“ können Sie Filter setzen, wenn Sie nur bestimmte aktivierte Projektbewertungsposten für die Deaktivierung vorschlagen möchten. Im Inforegister „Optionen“ können Sie wählen, ob pro Projektbewertungsposten oder pro Projekt gebucht werden soll. Für die Option je Projekt werden evtl. Zahlen kumuliert in die Fibu fließen. Vergeben Sie anschließend ein Buchungsdatum, eine Belegnr. und eine Buchungsbeschreibung. In der Buchungsbeschreibung wird %1 mit der Buchungsart (Aktivierung oder Deaktivierung) und %2 mit der Projektbuchungsgruppe (z.B. IFRS oder HGB) ersetzt. Mit dem Feld Buchen bestimmen Sie, ob die Buchung mit dem Drucken / Seitenansicht erfolgen soll, ohne Haken wird nur der Bericht gedruckt / angezeigt.  

Hinweis

Ist das Feld Buchen markiert, ist auch die Seitenansicht keine Vorschau, mit der Seitenansicht werden in diesem Fall Buchungen in der Fibu ausgelöst! Anschließend können Sie die gebuchten Werte in der Finanzbuchhaltung auf den entsprechenden Konten der Fibuintegration (Konten und Buchungssätze für Aktivierung siehe Abschnitt "Bewertungsvorlagen einrichten" – die Deaktivierung bucht gegengleich) einsehen. Gehen Sie hierzu über die Fibujournale auf das zuletzt von Ihnen gebuchte Journal und öffnen Sie die Sachposten.

Stornieren von Projektbewertungen#

Gebuchte Projektbewertungen können storniert werden. Das Vorgehen in diesem Punkt soll vermittelt werden:

  • Geb. Projektbewertungsvorlagen stornieren
  • Storno der geb. Projektbewertungsvorlagen in der Finanzbuchhaltung
  • Projektbewertungsvorlagen neu erstellen

Anhand dieser Schwerpunkte soll durch ein Beispielprojekt der gesamte Ablauf der Projektbewertung aufgezeigt werden, der Sie in die Lage versetzt, das Vorgehen anschließend in Microsoft Dynamics Business Central™ selbst zu steuern. Dabei sollen Sie die Auswirkungen auf die Projekte, Ressourcen und Finanzbuchhaltung kennen lernen.

Geb. Projektbewertungsvorlagen stornieren#

Rufen Sie die Funktion „Geb. Projektbewertung stornieren“ auf. Im Anforderungsfenster sollte unbedingt per Filter definiert werden, welche gebuchten Projektbewertungsvorlagen storniert werden sollen.

Beispiel:
Für die Korrektur der HGB Projektbewertungsvorlagen für Februar 2021 muss mindestens der Filter gesetzt werden:
Bewertungsbuchcode HGB
Buchungsperiode 01.02.21

Die Funktion löscht alle gewählten gebuchten Projektbewertungsvorlagen (Kopf und Zeilen) und korrigiert in den gebuchten Projektbewertungsposten den Bewertungsbetrag auf 0. Zusätzlich wird das Feld Stornierter Betrag mit dem bis dahin gebuchten Bewertungsbetrag des Projektbewertungspostens gefüllt. Durch Bestätigen des Abfragefensters wird das Storno ausgelöst.

Storno der gebuchten Projektbewertungsvorlagen in der Finanzbuchhaltung#

Die korrigierten Projektbewertungsposten müssen nun erneut in die Finanzbuchhaltung übernommen werden. Dabei wird die Differenz aus dem Bewertungsbetrag und dem Geb. Bewertungsbetrag in die Finanzbuchhaltung gebucht. Durch das Nullstellen des Bewertungsbetrags in Abschnitt „Geb. Projektbewertungsvorlagen stornieren“ wird nun der bereits gebuchte Bewertungsbetrag in der Finanzbuchhaltung durch eine Umkehrbuchung storniert.

Dazu muss erneut die Funktion „Projektbewertung Akt. buchen“ ausgeführt werden (siehe Abschnitt "Aktivierung buchen").

Beispiel:
Für das Buchen der Korrektur z.B. der stornierten HGB Projektbewertungsvorlagen für Februar 2021 in die Finanzbuchhaltung muss mindestens der Filter für die Projektbewertungsposten gesetzt werden:
Bewertungsbuchcode HGB
Buchungsperiode 01.02.21..28.02.21  

Hinweis

Der Filter sollte gleich gewählt werden wie beim Stornieren der gebuchten Projektbewertungsvorlagen. Die Belegnr. und / oder die Buchungsbeschreibung, die für die Aktivierung angegeben werden kann, kann einen Hinweis auf das Storno geben.

Projektbewertungsvorlagen neu erstellen#

Die stornierten Projektbewertungsvorlagen können anschließend wieder neu erstellt, gebucht und in der Finanzbuchhaltung aktiviert werden (siehe hierzu die Abschnitte „Projektbewertungsvorlagen erstellen“ , „Projektfortschritt einsehen“, „Projektbewertungsvorlagen überprüfen und buchen“, „Gebuchte Projektbewertungsvorlage“ und „Aktiviere buchungen“.

Buchungsablauf Projektbewertung nach Projektposten#

Sämtliche Buchungen für Verbräuche und Verkäufe werden nicht automatisch in die Finanzbuchhaltung übernommen, sondern über Stapelverarbeitungen angestoßen.

Bei der Buchung wird nach Aktivierung und Deaktivierung unterschieden. Aktiviert wird ein Projekt, um z.B. dem Lagerverbrauch, Gehältern etc. einen Bestand an unfertigen Erzeugnissen o.ä. gegenüberzustellen. Am Periodenende muss aus bilanztechnischen Gründen für laufende Projekte eine Aktivierung durchgeführt werden. Für die Aktivierung und Deaktivierung stehen Stapelverarbeitungen bereit.

Bei Fertigstellung (oder teilweiser Fertigstellung) eines Projektes müssen die unfertigen Erzeugnisse wieder ausgebucht werden, da diese das Unternehmen verlassen haben. Diesen Vorgang nennt man Deaktivierung. Die Buchungen der Projektaktivierung werden auf den Konten für nicht abgeschlossene Arbeiten aufgezeichnet. Die Deaktivierung eines Projekts hängt von dessen Grad der Fertigstellung ab. Die Buchungen für die Deaktivierung neutralisieren die Beträge auf den Konten für nicht abgeschlossene Arbeiten und übertragen die deaktivierten Werte auf die jeweiligen Sachkonten für Projektumsatz und Projektkosten.

Über die Projektbewertungsbuchblätter werden die Aktivierung und die Deaktivierung aufgerufen. Es ist eine Unterscheidung des Aufrufs notwendig. Über die periodischen Aktivitäten werden die Bewertungen in die Fibu übergeben.

Im ersten Teil wird die Bewertung zu Projektposten behandelt, im zweiten Teil die Bewertung zu Fortschrittszahlen. Projektbewertungsvorlagen gehören zum Modul „erweiterte Projektbewertung“ und werden im gleichnamigen Abschnitt näher erläutert.

Bewertung nach Projektposten#

Die Bewertung nach Projektposten ist die gängige Methode bei der Bewertung nach HGB. Es wird zu Einstandspreisen bewertet und am Ende des Projektes wird die Deaktivierung gebucht.

Aktivierung nach Projektposten#

Im ersten Schritt sind die Projektposten über das Projektbewertungsbuchblatt aufzurufen und die Projektbewertungsposten zu bilden. Anschließend erfolgt die Übergabe und Verbuchung in der Finanzbuchhaltung.

Im Projektbewertungsbuchblatt wird Projektaktivierungsvorschlag aufgerufen.

Mit Nr. können einzelne Projekte eingegeben werden. Fehlt die Eingabe, geht der Aufruf über alle Projekte. Im Bewertungsbuchcode ist das Bewertungsbuch zu hinterlegen, nach dem in diesem Vorschlag bewertet werden soll. Erfolgt keine Eingabe, werden alle Bewertungsbücher berücksichtigt. In der Leiste Optionen wird über die Felder Bewertung von und Bewertung bis angegeben, für welchen Zeitraum die gebuchten Posten herangezogen werden, die in die Bewertung eingehen. Weiterhin wird das Buchungsdatum verlangt sowie eine Belegnr. und eine Buchungsbeschreibung.

Hinweis

In Belegnr. und Buchungsbeschreibung kann der Platzhalter %1 verwendet werden. Dieser wird automatisch durch das Buchungsdatum ersetzt.

Mit „OK“ wird der Projektbewertungsvorschlag in das Buchblatt eingetragen.

Wird das Projektbewertungsbuchblatt über diesen Aufruf gefüllt, sind im Normalfall keine manuellen Änderungen der Daten durchzuführen. Ist ein Aufruf mit falschen Daten erfolgt, können die Zeilen jederzeit gelöscht und der Aufruf wiederholt werden.

Ein Bewertungsbuch zur Aktivierung von Projektverbrauchsposten zu Einstandspreisen ist folgendermaßen eingerichtet:

Feld Beschreibung
Code HGB-P
Beschreibung HGB n. Posten
Integration Fibu Aktiviert
Bewertungsvorlage Deaktiviert
Bewertung zu Projektposten
Aktivierungsmethode Einst.-Preise
Aktivierung von Verbrauch
Deaktivierungsmethode bei Abschluß

Bewertet werden die Projektposten der Postenart Verbrauch, Bewertet wird zu Einstandspreisen. Bei Bedarf wird die Fibu-Integration aktiviert.

Dadurch werden nur die Projektposten mit der Art Verbrauch in das Buchblatt abgerufen. Die Projektposten mit der Art Verkauf blieben gänzlich unberücksichtigt. Der Bewertungsbetrag wird aus dem Feld Einstandspreis des jeweiligen Projektpostens übernommen. Der VK-Preis hat hier lediglich informatorischen Charakter.

Die nun anschließende Buchung erzeugt Projektbewertungsposten, die über das Projekt eingesehen werden können. Es ist ein Bezug vorhanden vom Projektbewertungsposten zum bewerteten Projektposten über die Lfd. Nr. Projektposten.

Im Projektposten selbst wurde der Aktivierungsbetrag hinterlegt. Aus der Projektkarte kann über den Aufruf Projektbewertung → Bewertung die Übersicht über den aktuellen Stand der Bewertung in einer Matrix abgerufen werden. Die gebuchten Bewertungsposten erscheinen in der Spalte Aktivierung des Buchungszeitraum.

Ein Lookup im Feld Aktivierung zeigt die Projektbewertungsposten. Falsche Bewertungsgrundlage: Falls die Bewertungsgrundlage falsch gewählt wurde, kann eine zweite Bewertung durchgeführt werden. Es werden aber nur noch die Projektposten herangezogen, die in der vorherigen Projektbewertung noch nicht berücksichtigt wurden. Das Bewertungsbuch muss dafür entsprechend geändert und dem Projekt neu zugewiesen werden. Eine Stornierung der gebuchten Projektbewertung ist nicht möglich.

Buchen der Projektaktivierung in die Finanzbuchhaltung#

Die über das Projektbewertungsbuchblatt erzeugten Projektbewertungsposten, welche nur Auswirkungen auf den Projektbereich haben, können über eine Stapelverarbeitung in die Finanzbuchhaltung übernommen werden. Wichtig ist, dass die zu übernehmenden Bewertungsposten im Feld „Integration Fibu“ einen Haken haben, welcher über das Projektbewertungsbuch gesteuert wird.

Die Werte werden über die Periodische Aktivität in die Finanzbuchhaltung übernommen. Der Aufruf erfolgt über Projekte > Projektbewertung > Periodische Aktivitäten > Aktivierung buchen. Im Register Projekt können einzelne Projekte ausgewählt werden. Es ist auch möglich, weitere Felder der Tabelle Projekt auszuwählen und entsprechende Filterwerte anzugeben.

Im Register Projektbewertungsposten können Filter auf die Projektbewertungsposten angegeben werden. Sinnvoll ist hier, speziell nur den Zeitraum abzugrenzen. Die Postenabgrenzung sollte bereits bei dem ersten Schritt über das Proj.-Bewertungsbuchblatt erfolgen.

Im Register Optionen wird angegeben, nach welcher Methode gebucht werden soll. Es kann für jeden Projektbewertungsposten ein Sachposten oder aufsummiert für alle diese Posten nur ein Sachposten in der Fibu gebildet werden. Zudem muss das Buchungsdatum angegeben mit welchem die Buchung in die FIBU erfolgen soll werden. Ebenso müssen die Belegnr. und die Buchungsbeschreibung hinterlegt werden. Über den Haken Buchen kann gesteuert werden, ob zuerst eine Vorschau der Aktivierung durchgeführt werden soll (kein Haken) oder ob die Buchung tatsächlich durchgeführt werden soll.

Die Buchung bzw. deren Vorschau wird über die Buttons Drucken oder Seitenansicht angestoßen. Es wird ein Bericht der Aktivierungen angezeigt.

Sobald die Projektaktivierung in die Finanzbuchhaltung gebucht wurde, ist über den Aufruf der Bewertung pro Projekt ersichtlich, dass diese Buchungen durchgeführt wurden. Die Spalte Geb. Aktivierung zeigt für den Monat denselben Wert an wie die Spalte Aktivierung. Nach der Buchung der Aktivierung ist im zugehörigen Projektbewertungsbuch das Feld „Proj.-Buchungsdatum“ aktualisiert. Die in die Buchung eingeflossenen Projektbewertungsposten sind im Feld Geb.-Bewertungsbetrag aktualisiert worden.

In der Fibu wurden die einzelnen Buchungssätze gebucht. Da bei der Buchung der Aktivierung die Buchungsmethode „je Projektbewertungsposten“ ausgewählt war, wurde eine Vielzahl an Buchungssätze gebucht. Bei der Bewertung zu Fortschrittszahl ist der Ablauf identisch. Lediglich muss für die betrachtete Periode der Fortschritt ermittelt werden. Der Bewertungsvorschlag im Proj.- Bewertungsbuchblatt greift dann diese Werte ab. Die Verbuchung in die Finanzbuchhaltung wird ebenfalls identisch ausgeführt. Die dahinterstehenden Kontenfindungen sind jedoch gänzlich anders.

Deaktivierung nach Projektposten#

Für die Deaktivierung ist die hinterlegte Information wichtig, wann deaktiviert wird, ob nach Prozentsatz der Fertigung oder bei Abschluss. Bei Abschluss muss der Status des Projekts auf Abgeschlossen stehen. Der Aufruf der Deaktivierung erfolgt im Projektbewertungsbuchblatt über das Menüband.

Im Bereich Optionen wird das Deaktivierungsbuchungsdatum angegeben. Weiterhin ist die Belegnr. und die Buchungsbeschreibung zu pflegen. Im Bereich Projekt kann ein Projekt speziell eingegeben werden oder ohne Eingabe werden alle Projekte berücksichtigt.

Im Bereich Projektbewertungsbuch kann als Filter ein spezielles Bewertungsbuch angegeben werden. Erfolgt keine Eingabe, werden alle Bewertungsbücher berücksichtigt.

Über den Bereich Projektbewertungsposten kann speziell auf gewisse gebuchte Projektbewertungsposten gefiltert werden. Über die Postenart ist die Auswahl über Verbrauch oder Verkauf möglich. Erfolgt keine Eingabe, werden alle Posten entsprechend berücksichtigt.

Analog zur Aktivierung muss nun das Projektbewertungsbuchblatt noch gebucht werden. Die Deaktivierten Projektposten sind nun ebenfalls in der Bewertungsmatrix unter der Spalte Deaktivierung zu finden.

Buchen der Projektdeaktivierung in die Finanzbuchhaltung#

Die Deaktivierung ist nun im Projektbereich erfolgt. Die Buchung in der Finanzbuchhaltung muss über den period. Aktivitäts-Befehl Projekte > Projektbewertung > Periodische Aktivitäten > Deaktivierung buchen noch angestoßen werden.

Über das Register Projekt können bei Bedarf einzelne Projekte ausgewählt werden.

Im Register Projektbewertungsbuch kann hinterlegt werden, von welchem Bewertungsbuch deaktiviert werden soll. Über das Register Projektbewertungsposten kann festgelegt werden, welche Proj.-Bewertungsposten in die Fibu für die Deaktivierung übergeben werden sollen.

Im Register Optionen kann wiederum angegeben werden, ob jeder Projektbewertungsposten einzeln oder aufsummiert als Sachposten in der Finanzbuchhaltung gebildet werden soll. Zusätzlich sind ein Buchungsdatum, eine Belegnr. und die Buchungsbeschreibung anzugeben. Nur wenn der Schalter Buchen markiert ist, wird auch tatsächlich in die FIBU gebucht, ansonsten wird nur ein Kontrollbericht erstellt.

Analog zur Aktivierung wurden auch bei der Deaktivierung wieder zahlreiche Sachpostenbuchungen in der FIBU abgesetzt.

Buchungsablauf Projektbewertung nach Fortschritt#

Die Bewertung nach Fortschritt ist in weiten Teilen mit der Bewertung nach Projektposten identisch. Hier werden nur die sich unterscheidenden Schritte detailliert erklärt.

Dabei handelt es sich um die Feststellung des Fortschritts. Dies wurde bereits detailliert behandelt, so dass hier nur noch kurz auf diesen Sachverhalt eingegangen wird.

Weiterhin sind die Buchungssätze vollkommen anders aufgebaut, was sich bereits durch die Hinterlegung der Konten in der Projektbuchungsgruppe abzeichnete.

Projektfortschritt berechnen#

Die Berechnung des Fortschritts eines Projektes findet im Projekt unter dem Punkt Projektbewertung -> Fortschritt statt. Mit der Funktion Fortschritt berechnen ergeben sich die Fortschrittzeilen.

Aktivierung nach Fortschritt#

Zur Bewertung nach Fortschritt muss zum Projekt ein passendes Projektbewertungsbuch angelegt werden. Entscheidend ist das Feld „Bewertung zu“, hier muss Fortschrittszahl eingetragen sein.

Analog zur oben gezeigten Bewertung nach Projektposten wird auch jetzt ein Projektbewertungsvorschlag in das Projektbewertungsbuchblatt aufgerufen. Beachten Sie auf die Datumsfilterung, jetzt sind die Daten aus dem Projektfortschritt relevant.

Der weitere Prozess (Buchen der Projektbewertung als Projektbewertungsposten -> Buchen des Projektbewertungspostens in die FIBU [wenn das Projektbewertungsbuch dies entsprechend vorsieht] > Deaktivierung des Projektbewertungspostens > Buchen der Projekteaktivierung in die FIBU) ist identisch mit der Bewertung nach Projektposten.

Auswertemöglichkeiten#

Die erweiterte Projektbewertung bietet zusätzliche Auswertemöglichkeiten der relevanten Projektdaten.

Bericht Rohergebnisvorgabe#

Dieser Bericht druckt für eine gewählte Projektbewertung (z.B. IFRS oder HGB für einen definierten Monat) die Zeilen und Werte der gebuchten Projektbewertungsvorlage. Es werden nur die Zeilen gedruckt, die ein entsprechendes Kennzeichen (Anzeigen) in der Bewertungsvorlage gesetzt haben. Im Inforegister „Temp Projekt Dimensionswerte“ kann zunächst eine Dimension ausgewählt werden, nach der die Projekte gruppiert werden. Im Feld „Dimensionswert“ kann dann eine Ausprägung dieser Dimension gewählt werden, es werden dann nur Projekte gedruckt, die als Vorgabedimension diese Dimension zugeordnet haben (z.B. Bereich 30). Zur Einschränkung der angedruckten Projekte kann im Feld „Projekt Nr.“ ein Filter gesetzt werden.

Im Inforegister „Optionen“ muss ein Datum gewählt werden, es werden dann die Projektbewertungsvorlagen ausgegeben, die in diesen Monat fallen. Im Feld Bewertungsbuchcode muss das Bewertungsbuch für den Druck angegeben werden. Wird im Feld Vorschau ein Häkchen gesetzt, so werden nicht nur gebuchte, sondern auch erstellte und nicht gebuchte Projektbewertungsvorlagen in diesem Bericht ausgegeben.