GAEB Interface and Calculation#

Allgemein#

Mit der App „GAEB Interface & Calculation“ können Sie die Teilnahme an einer Ausschreibung optimieren in dem Sie die erhaltenen GAEB-Dateien für die Angebotserstellung auf Knopfdruck in Ihr Business Central importieren können. Das erstellte Angebot können Sie anschließend problemlos wieder im GAEB-Format für Ihren Kunden bereitstellen.

Die App bietet Ihnen folgende Vorteile:

• Einfache und übersichtliche Angebotskalkulation im Planungsbuchblatt
• One-Click Erstellung von Anfragen, Angeboten und Aufträgen aus dem Planungsbuchblatt
• Mitlaufende Darstellung des Deckungsbeitrags und des Projekterfolgs während der Kalkulation
• Maximale Zeitersparnis durch Datenimport und -export per Mausklick
• Keine Übertragungsfehler durch Entfall manueller Erfassungen
• Exakte und einfache Kalkulation inkl. Zuschläge, Gemeinkosten und Gewinnmargen
• Übersichtliche Versionsverwaltung von Ausschreibungen und Angeboten

Vorstellung GAEB Interface & Calculation#

GAEB Interface & Calculation | KUMAVISION App from KUMAVISION on Vimeo.

Link zum Microsoft App Source "KUMAVISION GAEB Interface and Calculation"

GAEB Einrichtung#

Um die Funktionalitäten der App „GAEB Interface & Calculation“ nutzen zu können, sind vorab einige Einstellungen auf der GAEB Einrichtungskarte erforderlich. Nachfolgend werden Ihnen die Einrichtungsmöglichkeiten der Felder näher erläutert.

Inforegister Allgemein#

Inforegister Zuschläge#

Inforegister Nr. Serie#

Auf dem Inforegister „Nummernserie“ werden die Nummernserien für die GAEB Belege hinterlegt.

Inforegister Archivierung#

Auf dem Inforegister „Archievierung“ werden die Beschreibungen für in dem Feld "Archivierungsgrund" im Falle der jeweiligen Belegarchivierung hinterlegt.

Inforegister Farben Kalkulation#

Inforegister Support Informationen#

Auf diesem Inforegister werden Ihnen Informationen zu der App dargestellt.

Menüband Einheitenzuordnung#

Um zu vermeiden, dass Artikel für jede Zeile einzeln ausgewählt werden müssen, steht Ihnen die Funktion „Einheitenzuordnung“ im Menüband zur Verfügung.

Die Felder „Einheit“ und „Beschreibungsfilter“ können einzeln oder in Kombination verwendet werden. Wenn Sie eine Zeile ohne Filter erstellen, wird sie immer verwendet, solange keine andere Zeile mit den Einstellungen für die Einheitenzuordnung übereinstimmt.  

Menüband Standardzuschläge#

Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, gibt es mehrere Stellen im System, an denen Sie einen Standardzuschlag für die Felder „Zuschlag“ und „Zuschlag 2“ vergeben können.

Dies kann auf drei verschiedenen Ebenen geschehen, welche gleichermaßen die Hierarchie zur Ermittlung darstellt:

• Debitor
• Debitorenpreisgruppe
• GAEB-Einrichtung

Nachfolgend wird Ihnen die Felder näher erläutert:

Prozess#

Import Ausschreibung#

Um eine Ausschreibung zu importieren, rufen Sie sich zunächst über die Anwendersuche „Kalkulationen“ auf.

Über den Menüpunkt „Neu“ > „Import Ausschreibung“ bzw. „Import XML Ausschreibung“ haben Sie die Möglichkeit, den Import vorzunehmen. Nach einem erfolgreichen Import wird die Ausschreibung sofort geöffnet und Sie können mit der Berechnung beginnen.

Angebotskalkulation#

Über den Aufruf der „Kalkulationen“ können Sie problemlos die Angebotskalkulationen vornehmen. Hierzu wählen Sie über die Kalkulationen Übersicht das gewünschte Angebot aus.

Das Angebot selbst ist in folgenden Inforegistern unterteilt:

Inforegister Allgemein#

Auf diesem Inforegister werden Ihnen allgemeine Informationen wie die Beschreibung und das Abschlussdatum der Ausschreibung dargestellt.

Inforegister Zeilen#

Auf dem Inforegister „Zeilen“ werden Ihnen die Positionen der Ausschreibung in hierarchischer Reihenfolge dargestellt.

Inforegister Beschreibung#

Auf dem Inforegister „Beschreibung“ werden Ihnen die Langtexte der einzelnen Ausschreibungspositionen angezeigt.

Inforegister GAEB#

GAEB-spezifische Informationen werden auf diesem Inforegister angezeigt.

Ansicht ursprüngliche Ausschreibung#

Um die ursprüngliche Ausschreibung zu öffnen und anzuzeigen, rufen Sie sich den Menüpunkt „Zugehörig“ > „Informationen“ > „Urspr. Ausschreibung“ über das Menüband auf.

Projekt Kalkulationsbuchblatt#

Innerhalb eines Angebots kann das „Projekt Kalkulationsbuchblatt“ geöffnet werden. Hierzu wählen Sie den Menüpunkt „Aktionen“ > „Angebot“ > „Kalkulation“ über das Menüband aus.

Sperren#

Um zu vermeiden, dass Daten überschrieben werden, können Sie verschiedene Sperren in der „GAEB Einrichtung“ vornehmen.

Wenn die Sperre auf Benutzerebene eingerichtet wurde, wird das Angebot von dem User gesperrt, der die Kalkulation öffnet. Das Angebot kann nur von demselben User entsperrt werden, indem dieser die Funktion „Kalkulation entsperren“ im Menüband ausführt.  

Wenn die Sperre hingegen auf Zeilenebene eingerichtet wurde, können mehrere BenutzerInnen eine Berechnung gleichzeitig bearbeiten, ohne die Eingabe des anderen zu überschreiben. Sobald ein/e BenutzerIn eine neue Zeile erstellt oder eine vorhandene Zeile in den Buchblatt bearbeitet, wird das Feld „Gesperrt von“ automatisch mit seiner Benutzer-ID gefüllt.

Ausgewählte Zeilen können auch manuell über die Funktion „Zeile(n) sperren“ gesperrt werden. Ebenso kann über die Funktion „Zeile(n) entsperren“ die Sperrung wieder aufgehoben werden.

Sollte das Entsperren von Zeilen durch eine/n BenutzerIn erforderlich sein, der z. B. abwesend ist, und diese Funktion nicht ausführen kann, steht die Funktion „Zeile(n) entsperren erzwingen“ zur Verfügung. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Funktion vorsichtig verwenden, da dies zu Datenverlust führen kann.

Farbliche Darstellung#

Das geöffnete Projekt Kalkulationsbuchblatt zeigt die Positionen gemäß der Ausschreibung an. In der GAEB Einrichtung können den verschiedenen Zeilen unterschiedliche Farben zugeordnet werden, um deren Darstellung zu verbessern.

Infoboxen#

Auf der rechten Seite der Karte werden mehrere Infoboxen angezeigt.

Beschreibung#

Vor und nach jeder Zeile können Sie Notizen (Hinweise) hinzufügen, indem Sie die Funktion "Hinweis einfügen" verwenden. Die Infobox „Beschreibung“ zeigt die langen und/oder kurzen Texte sowie die Notizen (Hinweise) für jede Zeile an.

Zusätzliche Informationen#

Diese Infobox zeigt die Gesamtdauer der benötigten Ressource für die ausgewählte Zeile an. Darüber hinaus werden die durchschnittlichen Stückkosten der Ressource und das letzte Datum der Verwendung angezeigt.

Projektbewertung#

Diese Infobox stellt die Stückkosten, die Stückkosten einschließlich des ersten Zuschlags und die Stückkosten einschließlich des zweiten Zuschlags, aufgeschlüsselt nach Ressourcen und Material dar.

Preise#

Um einen Preis zu erhalten, können Sie die Positionen mit Positionen aus den Business Central-Stammdaten oder mit Dummy-Artikeln (Artikel ohne Bestandswert) füllen und die Stückkosten und bis zu 2 Zuschläge eingeben. Zusätzlich können Sie Fixkosten erfassen, die dann unabhängig von den Mengen in den Zeilen sind.

Zuschläge#

Wenn das Angebot eine Position mit einer „freie Menge“ enthält, ist es möglich, die Menge anzupassen. In allen anderen Fällen sind die Mengenwerte nicht editierbar. Mit der Funktion „Zuschlag verteilen“ können Sie die Zuschläge für mehrere oder alle Zeilen ändern oder festlegen.

Wählen Sie Verteilungsart=„Setzen“ auf der Anforderungsseite des Reports, wenn Sie den alten Zuschlagswert mit dem Zuschlag im Feld „Wert“ überschreiben wollen. Wählen Sie „Ändern“, um den aktuellen Zuschlag in den Zeilen um den Wert aus dem Feld Wert zu erhöhen oder - im Falle eines negativen Wertes - zu verringern.

Über das Zuschlagsfeld können Sie festlegen, ob sich dies auf den ersten oder den zweiten Zuschlag auswirken soll.

Hinweise#

Mit der Aktion Hinweise ein-/ausblenden können die Hinweise ein- oder ausgeblendet werden, um die Anzahl der angezeigten Zeilen zu reduzieren und einen klaren Überblick über die Berechnung zu erhalten.

Mehrstufige Kalkulation#

Fertigungsstückliste#

Wenn Sie Fertigungsaufträge verwenden wollen, wählen Sie in der GAEB Einrichtung als Berechnungsgrundlage „FA“ aus.

Wenn der Artikel als Fertigungsartikel eingerichtet wurde, können Sie eine Hintergrundstruktur für die Kalkulation aufbauen, um einen genaueren Überblick über die Kosten zu erhalten. Wählen Sie hierfür den Aufruf „Stückliste entfalten“, um ein neues Buchblatt zu öffnen. Es zeigt die Artikel aus der Stückliste, die mit dem aktuellen Artikel verbunden sind, sowie den Arbeitsplan aus den Stammdaten. In dieser Ansicht können Sie die Funktion „Zeile einfügen“ wählen, um neue Zeilen hinzuzufügen, oder die Funktion „Löschen“, um bestehende Zeilen zu löschen. Der Zweck des Buchblatts besteht darin, die Kosten der Angebotsposition genauer zu spezifizieren.

Sollte das Buchblatt ebenso einen Fertigungsartikel enthalten, können Sie die Funktion „Stückliste entfalten“ erneut verwenden, um eine Ebene tiefer zu gehen. Hierdurch können Sie eine beliebige Anzahl von Ebenen definieren.

Durch Schließen des Bluchblatts gelangen Sie wieder eine Ebene höher.

Führen Sie die Funktion „Preise übertragen“, um die Preise und Änderungen auf die höhere Ebene zu übertragen.

Auch in diesem Buchblatt können Sie die Zuschläge, wie im vorherigen Abschnitt beschrieben, verteilen. Die Daten, die in diesen Buchblatt gepflegt werden, werden nicht in einen Export einbezogen, da es sich nur um interne Informationen handelt, die für eine detaillierte Kalkulation und falls gewünscht für die Bedarfsplanung verwendet werden.

GAEB Kalk. Stückliste#

Wenn Sie die Fertigungsaufträge nicht aus der Kalkulation heraus verwenden, wählen Sie in der „GAEB Einrichtung“ die „GAEB Kalk. Stückliste“ als Berechnungsgrundlage.

GAEB Stückliste verwalten#

Auf der Artikelkarte können Sie mit dem Aufruf „GAEB-Stückliste“ eine neue Stückliste erstellen oder, wenn dem Artikel bereits eine Stückliste zugeordnet ist, eine vorhandene Stückliste bearbeiten.

Um die Bearbeitung der Stückliste zu ermöglichen, muss ihr Status „Offen“ sein. Ist dies nicht der Fall, können Sie mit der Funktion „Status zurücksetzen“ den Status auf „Offen“ zurücksetzen. Wenn Sie mit der Bearbeitung der Stückliste fertig sind, ändern Sie ihren Status auf „Freigegeben“, damit sie wieder verfügbar ist. Wenn die Stückliste nicht mehr benötigt wird, können Sie sie mit der Funktion „Stückliste schließen“ archivieren.

GAEB Stückliste verwenden#

Wenn der Artikel eine GAEB-Stückliste hat, können Sie eine Hintergrundstruktur für die Kalkulation aufbauen, um einen genaueren Überblick über die Kosten zu erhalten. Wählen Sie die Funktion „Stückliste entfalten“, um ein neues Buchblatt zu öffnen. Es zeigt die Positionen aus der Stückliste, die mit dem Artikel verbunden sind, sowie die Ressourcen und Ressourcengruppen aus den Stammdaten. In dieser Ansicht können Sie die Funktion „Zeile einfügen“ wählen, um neue Zeilen hinzuzufügen, oder die Funktion „Löschen“, um vorhandene Zeilen zu löschen.

Der Zweck des Buchblatts besteht darin, die Kosten der Angebotsposition genauer zu spezifizieren. Durch die Auswahl der auszuführenden Arbeiten und des zu verwendenden Materials sowie durch das Hinzufügen von Zuschlägen (falls zutreffend), kann die Planung auf einer detaillierteren Ebene erfolgen.

Sollte das Buchblatt ebenso einen Artikel mit einer GAEB-Stückliste enthalten, können Sie die Funktion „Stückliste entfalten“ erneut verwenden, um eine Ebene tiefer zu gehen. Hierdurch können Sie eine beliebige Anzahl von Ebenen definieren.

Durch Schließen des Bluchblatts gelangen Sie wieder eine Ebene höher.

Führen Sie die Funktion „Preise übertragen“ aus, um die Preise und Änderungen auf die höhere Ebene zu übertragen.

Auch in diesem Buchblatt können Sie die Zuschläge, wie im vorherigen Abschnitt beschrieben, verteilen. Die Daten, die in diesen Buchblatt gepflegt werden, werden nicht in einen Export einbezogen, da es sich nur um interne Informationen handelt, die für eine detaillierte Kalkulation und falls gewünscht für die Bedarfsplanung verwendet werden.

Export Angebotskalkulation#

Um ein Angebot zu exportieren, müssen Sie zunächst die Karte öffnen, die zu dem Angebot gehört. Hierzu rufen Sie sich über die Anwendersuche die „Kalkulationen“ auf und öffnen die gewünschte Karte.

Über den Menüpunkt „Aktionen“ > „Schnittstellen“ > „Angebot exportieren“ bzw. „Angebot XML Export“ im Menüband, können Sie das Angebot in das GAEB90-Format bzw. in das GAEB-XML-Format exportieren.

Manuelle Angebotskalkulation#

Um eine manuelle Kalkulation zu erstellen, rufen Sie sich über die Anwendersuche die „Kalkulationen“ auf. Über „Neu“ > „Kalkulation erstellen“ können Sie eine neue Kalkulation manuell erfassen.

Nachdem Sie die manuelle Preiskalkulation erstellt haben, öffnet sich automatisch das Kalkulationsbuchblatt. In diesem Buchblatt können Sie mit den Funktionen „Zeile einfügen davor“ und „Zeile einfügen danach“ neue Zeilen einfügen.

Über das Feld „Zeilenart“ können Sie die Zeile entsprechend definieren. Um eine manuelle Nummerierung zu vermeiden, führen Sie die Funktion „Positionsnummerierung durchführen“ im Menüband aus.

Über den Menüpunkt „Aktionen“ > „Export“ > „Angebot exportieren“ im Menüband, können Sie das Angebot exportieren.

Übertragen in ein Verkaufsangebot#

Um die Kalkulation oder das erstellte Angebot nicht nur im GAEB-Format, sondern in einem herkömmlichen kaufmännischen Format abzugeben, wählen Sie auf der Angebotskarte den Menüpunkt „Schnittstellen“ > „in Verkaufsangebot übernehmen“ im Menüband aus. Die Angebotszeilen werden nun in ein Microsoft Dynamics 365 Business Central Standard-Angebot übernommen.

Bestätigung eines Verkaufsangebots#

Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Verkaufsangebot zu bestätigen. Die erste Variante wird verwendet, wenn das Verkaufsangebot telefonisch oder schriftlich bestätigt wurde und keine Auftragsbestätigung im GAEB-Format vorliegt. Um das Angebot zu bestätigen, öffnen Sie es und wählen Sie die Funktion "Angebot bestätigen" aus.

Wurde das Angebot durch eine Auftragsbestätigung im GAEB-Format bestätigt, rufen Sie sich über die Anwendersuche die „Auftragsbestätigung“ auf und führen die Funktion „Importiert Auftragsbestätigung“ über das Menüband aus.

Unabhängig von der verwendeten Variante werden die bestellten Zeilen in einen Microsoft Dynamics Business Central™ Standard Kundenauftrag übernommen. Aus dem Kundenauftrag heraus können Sie dessen Ausführung steuern.

Archivierung und Versionierung#

Verkaufsangebote werden in den folgenden Fällen archiviert:

• Bei der Erstellung eines Verkaufsangebots
• Bei der Bestätigung des Angebots
• Bei der Bestätigung eines Zusatzes
• Manuell nach Wahl
• Bei der Wiederherstellung eines früheren Angebots

Unter GAEB-Einstellungen können Sie im Feld Archivierungsgrund einen Code eingeben, der den Grund für die Archivierung angibt.

Es gibt zwei Möglichkeiten, ein archiviertes Verkaufsangebot wiederherzustellen.

Wiederherstellung aus dem Angebot heraus:#

In der Ausschreibung können Sie die Funktion „Zugehörig“ > „Informationen“ > "Versionen" wählen. Dies öffnet eine Übersicht mit allen archivierten Versionen, die mit dieser Ausschreibung verbunden sind.

Um eine frühere Version wiederherzustellen, wählen Sie die Funktion „Kalkulation wiederherstellen“. Während diesem Vorgang wird die aktuelle Version archiviert.

Wiederherstellung aus dem Archiv:#

Rufen Sie sich die GAEB → Arch. Angebote über die Anwendersuche auf. Für diese Übersicht steht Ihnen die gleiche Funktion „Kalkulation wiederherstellen“ zur Verfügung.

Was passiert nach dem Free Trial#

What happens after the free trial? from KUMAVISION on Vimeo.