Work in Progress (WIP) Bewertung im Anlagenbau#
Allgemein#
In den nachfolgenden Abschnitten wird das Modul "Work in Progress (WIP) Bewertung“ beschrieben. Die Ermittlung der Bewertung sowie die Durchführung und der Buchungsablauf wird in kurzer Form erläutert. Abschließend werden Archivierung und Auswertung in der Projektbewertung angesprochen.
Die WIP-Bewertung kann Projektwerte anhand der geplanten Projektbudgetposten und der gebuchten Projektposten ermitteln. Für die Zuordnung dieser Posten zu bestimmten Positionen werden Projektkonten verwendet, die als Information auf den Posten gespeichert werden. Die Projektkonten werden über eine Einrichtung anhand von Projektart, Leistungsart und Produktbuchungsgruppe getrennt nach Verkauf und Verbrauch ermittelt und den Posten zugeordnet.
Über sogenannte Projektkontenschemata mit variablen Spaltenlayouts können die Werte auf diesen Projektkonten je Projekt ausgewertet werden. Durch die flexible Struktur des Schemas ist es möglich, Ist- und Planwerte für die unterschiedlichen Projektkonten darzustellen. Über Formel und Wenn-Dann-Bedingungen können die Werte zusätzlich miteinander verknüpft oder verglichen werden, so dass die relevanten Beträge für die WIP-Bewertung dargestellt werden können. Besonders gekennzeichnete Zeilen und Spalten legen fest, welche Werte anschließend als Buchung in die Finanzbuchhaltung übernommen werden.
Einrichtung#
Dieser Abschnitt gibt einen Überblick über die notwendigen Einrichtungen. Es wird erklärt, welche Stammdaten für die Projektbewertung allgemein einzurichten sind, damit Projekte automatisch bewertet werden können. Folgende Stammdaten müssen eingerichtet sein, um die Projektbewertung nutzen zu können:
- WIP Bewertungseinrichtung
- Fibu Integrationscodes
- Projektkontenplan
- Projektkontenschema für WIP Bewertung
- Spaltenlayout Projektkontenschema für WIP Bewertung
Um die Bewertungsläufe durchführen zu können, sind vorab einige grundsätzliche Festlegungen und Einrichtungen zu tätigen. Dieser Abschnitt beschreibt, welche Einrichtungen vorgenommen werden müssen.
WIP Bewertungseinrichtung#
In der WIP Bewertungseinrichtung werden allgemeine Parameter für die Projektbewertung festgelegt. Die Buchung der Bewertungszahlen erfolgt aus dem Bewertungsvorschlag heraus anhand eines wiederkehrenden Fibu Buch.-Blattes.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Fibu Buch. Blattvorlage | Hier können Buch.-Blattvorlage und -name für die Buchung der Projektbewertung hinterlegt werden. Bei dem Buch.-blatt muss es sich um ein wiederkehrendes Buch.-Blatt handeln. |
| Fibu Buch. Blattname | Hier können Buch.-Blattvorlage und -name für die Buchung der Projektbewertung hinterlegt werden. Bei dem Buch.-blatt muss es sich um ein wiederkehrendes Buch.-Blatt handeln. |
| Präfix Belegnr. | Beim Buchen des Bewertungsvorschlags in die Fibu wird die Belegnr. aus diesem Präfix und MM/JJJJ des Bewertungsdatums zusammengesetzt. |
| Buchungsbeschreibung | Geben Sie hier eine Buchungsbeschreibung für die Buchung in die Fibu an. Die Beschreibung wird beim Buchen des Bewertungsvorschlags in die Fibu mit Monatsname/JJJJ des Bewertungsdatums ergänzt. |
| Präfix Storno | Beim erneuten Buchen eines Bewertungsvorschlags in die Fibu wird die bereits bestehende Buchung zunächst storniert. Die Belegnr. für das Storno wird aus diesem Präfix und MM/JJJJ des Bewertungsdatums zusammengesetzt. |
| Projektbewertung zugelassen ab | Hier kann der zulässige Buchungszeitraum für Projektbewertungsbuchungen angegeben werden. |
| Projektbewertung zugelassen bis | Hier kann der zulässige Buchungszeitraum für Projektbewertungsbuchungen angegeben werden. |
| Wiederholungsrate | Da für das Buchen des Bewertungsvorschlags in die Fibu wird ein wiederkehrendes Buch.-Blatt verwendet wird, muss hier festgelegt werden, welche Wiederholung gilt. z. B. +1T+1M-1T |
WIP Fibu Integrationscode#
WIP Fibu Integrationscodes werden in den Projektkontenschemata für die Zeilen vergeben, deren Betrag in die Finanzbuchhaltung gebucht werden soll. In den WIP Fibu Integrationscodes werden die Soll- und Habenkonten für die Aktivierung festgelegt.
Für die unterschiedlichen Bewertungspositionen (z.B. Aufwendungen, Anzahlungen) und -methoden (z.B. Local GAAP, IFRS) müssen je Buchungssatz eigene WIP Fibu Integrationscodes eingerichtet werden. Die Codes müssen den jeweiligen Zeilen in den Projektkontenschemata zugeordnet werden.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code | Eindeutiges Kürzel des Fibu Integrationscodes |
| Beschreibung | Beschreibung des Fibu Integrationscodes |
| Sollkonto Aktivierung | Auf dieses Konto wird beim Buchen der Aktivierung der Sollbetrag der relevanten Projektkontenschemazeile gebucht. |
| Habenkonto Aktivierung | Auf dieses Konto wird beim Buchen der Aktivierung der Habenbetrag der relevanten Projektkontenschemazeile gebucht. |
Projektkontenplan#
Ein Projektkontenplan muss eingerichtet sein, damit die entsprechenden Projektwerte über ein Projektkontenschema ausgewertet werden können. Weitere Informationen zum Projektkontenplan finden Sie hier.
Projektkontenschema#
In diesem Abschnitt werden die Besonderheiten des Projektkontenschemas in Bezug auf die WIP-Bewertung erläutert. Grundlegende Informationen zum Einrichten von Projektkontenschemata und den zugehörigen Spaltenlayouts finden Sie hier.
Es muss jeweils ein Projektkontenschema für die zu ermittelnde Bewertung eingerichtet werden, z.B. jeweils ein Schema nach IFRS und Local GAAP. Die Felder im Projektkontenschema, die zusätzlich für die WIP Bewertung relevant sind, müssen folgendermaßen gefüllt werden:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Zusammenzählung | Hier kann eine neue Option Wenn ausgewählt werden. Über diese Option lassen sich Zeilenwerte über Argumente und Bedingungen miteinander vergleichen. |
| Argument 1 Bedingung Argument 2 Argument 3 Argument 4 |
Diese Felder müssen gefüllt werden, wenn die Zusammenzählungsart, Wenn verwendet wird. Die Felder müssen gemäß folgender Logik gefüllt werden: Wenn Argument 1 Bedingung Argument 2, dann Argument 3 sonst Argument 4 Hinweis In den Argumenten dürfen nur Rubrikennr. und Rechenoperatoren bzw. Zahlen enthalten sein. Optionen für Bedingung: - Leer - < - > - = - <= - >= Bei allen anderen Zusammenzählungsarten bleiben die Felder leer. |
| Fibu Integrationscode | Hier muss ein WIP Fibu Integrationscode angegeben werden, wenn für diese Zeile eine Buchung in die Finanzbuchhaltung erzeugt werden soll. Für diese Buchung werden die im WIP Fibu Integrationscode hinterlegten Konten verwendet. Hinweis Es können nur Beträge aus Zeilen mit den "Zeilenwert Arten“ Bewertung, Bewertungskorrektur und erhaltene Anzahlungen in die Fibu |
| Zeilenwert Art | Dieses Feld gibt an, in welcher Rubrik im WIP Bewertungsvorschlag der Zeilenwert ausgewiesen wird. Optionen sind: - Aufwendungen - Anzahlungsrechnungen - Erlöse - Bewertung - erhaltene Anzahlungen - Bewertungskorrektur Zeilen mit der Option "Bewertungskorrektur“ weisen in der Regel keine Berechnung auf, die Zeile kann später im Bewertungsvorschlag für die manuelle Korrektur verwendet werden. |
| Berechnung in Spalte | Da im Spaltenlayout Werte in unterschiedlichen Spalten dargestellt werden, kann hier festgelegt werden, welcher Wert in welcher Zeile und Spalte relevant ist. So sollen Planerlöse in einer und Isterlöse in einer anderen Zeile angezeigt werden, wobei eben nur in den Spalten definiert werden kann, ob es sich um Plan- oder Istwerte handelt. |
Projektkontenschema Spaltenlayout#
Im Spaltenlayout, das dem Projektkontenschema zugeordnet ist, muss genau eine Spalte als relevante Spalte für die Ermittlung und den Ausweis der Bewertungsbeträge gekennzeichnet werden.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Spalte WIP | Setzen Sie hier in der Spalte ein Häkchen, die für die Projektbewertung relevant ist. Hinweis Da Plan- und Ist-Werte – ebenso wie Erlöse und Kosten – nur in unterschiedlichen Spalten angezeigt werden können wird üblicherweise eine Summenspalte mit der Spaltenart "Formel“ für die Zusammenführung dieser Werte verwendet und auch als Spalte für den WIP verwendet. |
Beispiel für ein WIP Bewertungsschema#
Das folgende Beispiel soll den Aufbau eines WIP Bewertungsschemas darstellen und die Möglichkeiten zur Berechnung und Darstellung der Bewertung verdeutlichen.
Beispiel für ein Projektkontenschema#
| Rubrikennr. | Beschreibung | Zusammenzählungswert | Zusammenzählung | Berechnung in Spalte | Zeilenwert Art | Argument 1 | Bedingung | Argument 2 | Argument 3 | Argument 4 | Fibu Integrationscode |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| R0010 | Planwerte | Projektkonten | |||||||||
| R0020 | Erlöse | Projektkonten | Nr. der relevanten Projektkonten | SP040 | |||||||
| R0030 | Aufwendungen | Projektkonten | Nr. der relevanten Projektkonten | SP030 | |||||||
| R0040 | Planaufwand in % | Formel | R0030/R0020 | SP050 | |||||||
| Projektkonten | |||||||||||
| R0050 | Istwerte | Projektkonten | |||||||||
| R0060 | Abschlagsrechnungen | Projektkonten | Nr. der relevanten Projektkonten | Anzahlungs-rechnung | |||||||
| R0070 | Erlöse | Projektkonten | Nr. der relevanten Projektkonten | SP020 | Erlöse | ||||||
| R0080 | Summe Leistungen | Formel | R0060..R0070 | SP050 | |||||||
| Projektkonten | |||||||||||
| R0090 | Konstruktion | Projektkonten | Nr. der relevanten Projektkonten | SP010 | |||||||
| R0100 | Produktion | Projektkonten | Nr. der relevanten Projektkonten | ||||||||
| R0110 | Fremdleistungen Projektkonten | Nr. der relevanten Projektkonten | SP010 | ||||||||
| R0120 | Reiseaufwendungen | Projektkonten | Nr. der relevanten Projektkonten | SP010 | |||||||
| R0130 | sonstige Aufwendungen | Projektkonten | Nr. der relevanten Projektkonten | ||||||||
| R0140 | Summe Aufwendungen | Formel | R0090..R0130 | SP050 | Aufwendungen | ||||||
| Projektkonten | |||||||||||
| R0150 | Aufwand bereinigt | Formel | R0140+(R0040*R0070) | SP050 | |||||||
| R0170 | HZ: Bewertungskorrektur | Projektkonten | Bewertungs-korrektur | BEWERTUNG KORR | |||||||
| R0180 | HZ: erhaltene Anzahlungen | Projektkonten | Nr. der relevanten Projektkonten | Erhaltene Anzahlungen | ANZAHLUNG ERHALTEN |
Beispiel des zugehörigen Spaltenlayouts#
| Spaltennr. | Spaltenüberschrift | Spaltenart | Postenart | Betragsart | Betragsart | Formel | Spalte WIP |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| SP010 | Ist: Aufwand | Bewegung | Projektposten | 1 | Einstandsbetrag (MW) | Nein | |
| SP020 | Ist: Erlös | Bewegung | Projektposten | 2 | Verkaufsbetrag (MW) | Nein | |
| SP030 | Plan: Aufwand | Bewegung | Projektplanzeile | 1 | Einstandsbetrag (MW) | Nein | |
| SP040 | Plan: Erlös | Bewegung | Projektplanzeile | 2 | Verkaufsbetrag (MW) | Nein | |
| SP050 | Summenspalte | Formel | SP010..SP040 | Ja |
Buchungsablauf Projektbewertung#
In diesem Abschnitt wird der Buchungsablauf der Projektbewertung näher erläutert.
Folgende Punkte werden angesprochen:
- Was ist der WIP Bewertungsvorschlag
- Wie werden die Bewertungszeilen berechnet
- Buchung des WIP Bewertungsvorschlags uns Auswirkungen auf die Finanzbuchhaltung
Bewertungsvorschlag füllen#
Die eigentliche Bewertung wird im WIP Bewertungsvorschlag vorgenommen. Über die Funktion "Berechne Bewertungszeilen“ wird der Bewertungsvorschlag gefüllt.
Folgende Optionen müssen hier gesetzt werden:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Bewertungsperiode | Hier muss das Startdatum der relevanten Buchhaltungsperiode ausgewählt werden. Für die Buchung selbst wird anschließend der Monatsletzte der Periode verwendet. |
| Bewertungsschema | Wählen Sie hier den Namen des Projektkontenschemas aus, mit dem Sie die Bewertung durchführen möchten. Vor der Berechnung der Werte wird geprüft, ob alle notwendigen Einstellungen im Projektkontenschema vorhanden sind. Dies sind: • Für jede "Zeilenwert Art“ muss eine Zeile im Schema vorhanden sein. • Im Spaltenlayout muss eine Spalte als "Spalte WIP“ definiert sein. |
Zusätzlich können die zu berücksichtigenden Projekte ausgewählt werden. So haben Sie die Möglichkeit bestimmte Projekte / Projektgruppen mit einem anderen Projektkontenschema zu bewerten. Sollten Sie Projekte parallel nach unterschiedlichen Bewertungsgrundsätzen bewerten (z.B. IFRS / Local GAAP), so muss die Berechnung je Projektkontenschema erneut aufgerufen werden.
Es werden nur Projekte berücksichtigt deren Enddatum noch nicht gefüllt ist bzw. deren Enddatum nach dem Bewertungsdatum liegt.
Bei jedem Aufruf der Funktion wird pro Projekt eine Zeile im WIP Bewertungsvorschlag erzeugt.
WIP Bewertungsvorschlag#
Die Felder im "WIP Bewertungsvorschlag“ werden beim Berechnen folgendermaßen gefüllt:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Herkunftsnr. | Dieses Feld gibt das Projekt an, für das diese Bewertungszeile gilt. |
| Beschreibung | Hier wird die Projektbeschreibung angezeigt. |
| Bewertungsdatum | Zu diesem Datum (Monatsletzter der Bewertungsperiode) wird die Buchung in der Finanzbuchhaltung vorgenommen. |
| Summe Aufwendungen | Betrag, der über die Berechnung des Projektkontenschemas für dieses Projekt in der als "Aufwendungen“ gekennzeichneten Zeilen ermittelt wurde. |
| Summe Anzahlungsrechnungen | Betrag, der über die Berechnung des Projektkontenschemas für dieses Projekt in der als "Anzahlungsrechnung“ gekennzeichneten Zeilen ermittelt wurde. |
| Summe aus Teil und Schlussrechnungen | Betrag, der über die Berechnung des Projektkontenschemas für dieses Projekt in der als "Erlöse“ gekennzeichneten Zeilen ermittelt wurde. |
| Bewertung | Betrag, der über die Berechnung des Projektkontenschemas für dieses Projekt in der als "Bewertung“ gekennzeichneten Zeilen ermittelt wurde. |
| Bewertungskorrektur | In dieses Feld kann ein manueller Wert zur Bewertungskorrektur eingegeben werden. Der Wert muss positiv sein und darf den Bewertungsbetrag nicht überschreiten. |
| Fibu Integrationscode Bewertungskorrektur | Auf die Konten dieses Fibu Integrationscodes wird der Wert aus dem Feld "Bewertungskorrektur“ in die Fibu gebucht. |
| Bereinigte Bewertung | Dieses Feld wird folgendermaßen berechnet: • Bewertung - Bewertungskorrektur |
| Fibu Integrationscode Bewertung | Auf die Konten dieses Fibu Integrationscodes wird der Wert aus dem Feld "Bereinigte Bewertung“ in die Fibu gebucht. |
| erhaltene Anzahlungen | Betrag, der über die Berechnung des Projektkontenschemas für dieses Projekt in der als "erhaltene Anzahlungen“ gekennzeichneten Zeilen ermittelt wurde. |
| passivische Abgrenzung erhaltene Anzahlungen | Dieses Feld wird folgendermaßen berechnet: • wenn die "erhaltene Anzahlungen“ höher als "bereinigte Bewertung“ ist: "erhaltene Anzahlungen“ – "bereinigte Bewertung“ • _sonst ist dieser Wert 0 |
| Fibu Integrationscode passivische Abgrenzung erhaltene Anzahlungen | Auf die Konten dieses Fibu Integrationscodes wird der Wert aus dem Feld "passivische Abgrenzung erhaltene Anzahlungen“ in die Fibu gebucht. |
Bewertungsvorschlag buchen#
Beim Buchen des Bewertungsvorschlags werden folgende Schritte durchgeführt:
- Es wird zunächst geprüft, ob für das Projekt mit diesem Bewertungsdatum und für die Berechnung der Zeile verwendeten Projektkontenschema bereits eine gebuchte Bewertung vorhanden ist. Bereits gebuchte Bewertungen werden im "WIP Bewertung Archiv“ mit einer fortlaufenden Nummer archiviert.
- Ist unter diesen Prämissen bereits eine Bewertung gebucht worden, so wird diese zunächst storniert.
- Anschließend wird der Bewertungsvorschlag gebucht und mit der nächsten fortlaufenden Nummer im Archiv gespeichert.
- Optional kann ein Ausdruck der Bewertung erfolgen.
Die Buchung des Bewertungsvorschlags erfolgt über ein wiederkehrendes Buch.-Blatt mit der Wiederholungsart "Umgekehrt variabel“. Das bedeutet, dass die Bewertung zum Bewertungsdatum eingebucht und am Folgetag wieder ausgebucht wird. Es wird also mit jeder neuen Bewertung im Folgemonat immer der kumulierte Wert gebucht. Mit der bereits erfolgten Ausbuchung der Vormonatswerte am Monatsersten kann so die Entwicklung der Beträge nachverfolgt werden.
Ein eventuelles Storno storniert sowohl die Buchungen am Bewertungsdatum als auch die Auflösungs-Buchungen am Folgetag.
Gebucht werden die Werte aus den folgenden Spalten mit den Konten des jeweiligen WIP Fibu Integrationscode der zugeordneten Projektkontenschemazeile:
- Bewertungskorrektur
- Bereinigte Bewertung
- Passivische Abgrenzung erhaltene Anzahlungen
Die Belegnr. und die Beschreibung für die Buchung wird dabei nach diesen Vorgaben gesetzt:
- Belegnr.: Das jeweilige Präfix
- Beschreibung: Die Buchungsbeschreibung aus der "WIP Bewertungseinrichtung“ wird mit Monatsname/JJJJ des Bewertungsdatums ergänzt.
Es wird ein neues Fibujournal mit den entsprechenden Sachposten erstellt sowie ein neuer Eintrag im "WIP Bewertung Archiv“ gebildet. Im Archiv sind alle Informationen aus dem "WIP Bewertungsvorschlag“ vorhanden, zusätzlich wird je Kombination aus Projektnr. / Bewertungsdatum / Projektkontenschema eine laufende Nummer vergeben. Die Bewertung mit der höchsten laufenden Nummer gibt an, welches die aktuell gebuchten Werte in der Finanzbuchhaltung sind.
Bewertungsvorschlag drucken#
Zum Modul der WIP Bewertung gehört ein Bericht zum Ausdruck und Nachweis des Bewertungsvorschlages.
Im "WIP Bewertungsvorschlag“ erzeugte Zeilen können in einem Bericht vor oder mit dem Buchen ausgedruckt werden. Dabei werden die im Bewertungsvorschlag erzeugten Werte in tabellarischer Form aufgelistet. Zusätzlich wird eine Summe über alle Bewertungszeilen ermittelt.