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Grundeinrichtung#

Masterbelege#

Die Masterbelege von KUMAVISION base365 (BOOSTER) werden in einem einheitlichen Design unter Berücksichtigung aller anderen relevanten Leistungspunkte als ein Paket mit geliefert. Das einheitliche Design der Belege haben neben der einheitlichen Darstellung den Vorteil, dass Änderungen über alle Belege hinweg vereinfacht werden.

Die nachfolgenden Belege sind in dem Paket enthalten:

Bereich Einkauf:

  • Einkauf – Anfrage
  • Einkauf – Bestellung
  • Einkauf – Rechnung
  • Einkauf – Gutschrift
  • Einkauf – Lieferschein
  • Einkauf – Rahmenbestellung
  • Archivierte Einkaufsanfrage
  • Archivierter Einkaufsauftrag
  • Archivierte Einkaufsreklamation
  • Einkauf – Rücklieferung
  • Reklamation

Bereich Verkauf:

  • Verkauf – Angebot
  • Verkauf – Auftragsbestätigung
  • Verkauf – Rahmenauftrag
  • Verkauf – Rücksendung
  • Verkauf – Rechnung
  • Verkauf – Gutschrift
  • Verkauf – Lieferschein
  • Reklamationsbestätigung
  • Archiviertes Verkaufsangebot
  • Archivierter Verkaufsauftrag
  • Archivierter Verkaufsreklamationsauftrag
  • Verkauf – Proforma-Rechnung

Bereich Service

  • Serviceauftrag
  • Serviceangebot
  • Service - Rechnung
  • Service - Gutschrift
  • Service - Lieferung
  • Servicearbeitsschein
  • Servicevertrag
  • Servicevertrag - Detail
  • Servicevertragsangebot
  • Servicevertragsangebot - Detail

Bereich Mahnwesen

  • Reg. Lieferanmahnung
  • Mahnung
  • Zinsrechnung

Bereich Umlagerung

  • Umlagerungsauftrag
  • Umlagerungsausgang
  • Umlagerungseingang

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass die Belege in den entsprechenden Berichtsauswahlen hinterlegt werden müssen.

Allgemeine Belegeinrichtungen#

In den Firmendaten auf dem Inforegister „Belege“ lassen sich allgemeine Belegeinrichtungen einstellen.

Feld Beschreibung
Brieffensteradresse Tragen Sie hier die Adresse ein, die im Brieffenster der Adresse angedruckt werden soll.
Belegtextlänge (Kopf / Zeilen) Diese beiden Felder haben nur Bedeutung in der Editorversion ohne Textformatierung. Bei diesem Editor wird die Breite des Editors auf diese Zeichenlänge eingestellt und die Texte auf diese Textlänge in Zeilen abgespeichert. In neueren Belegen wurden diese Texte dann aber wieder zusammenhängend die komplette Belegbreite ausnutzend gedruckt, nur die vom AnwenderIn manuell eingegebenen Zeilenumbrüche wurden berücksichtigt.
Im neuen Editor mit Textformatierung gibt es diese Einrichtung nicht mehr. Der Editor hat beim Start immer die gleiche Breite, kann vom AnwenderIn aber in der Breite geändert werden. Die Texte werden automatisch umgebrochen dargestellt und als 1 HTML-Text abgespeichert. Beim Drucken verwendet das Textfeld ebenfalls die volle Breite des Beleges, die manuellen Zeilenumbrüche der AnwenderInnen werden berücksichtigt.
Zeile einrücken Einrücken der Zeilen um eine Blockdarstellung (mit Bundle oder Von-Summen-Blöcken) zu erzeugen.
Übertrag drucken Soll auf dem Beleg ein Übertrag gedruckt werden. Dabei kann gewählt werden ob der Übertrag nur im Belegfuß oder sowohl im Fuß als auch im Kopf der Folgeseite gedruckt werden soll.
Firmenadresse auf Briefpapier drucken Aktivieren Sie den Schalter, wenn die Firmenadresse auf Briefpapier angedruckt werden soll.
Beleg Standardschrift /-größe Der Masterbeleg sieht eine Standardschrift und Schriftgröße vor:
Segoe UI / 9

Zentral kann diese Schriftart und -größe für alle den Masterbeleg verwendenden Belege geändert werden. Diese Änderung gilt für den Gesamtbeleg, sprich für den Kopf als auch für dessen Zeilen. Eine weitere Möglichkeit das Schriftbild gezielt für die Belegzeilen nach Zeilenart zu ändern wird weiter unten unter Belegzeilenformate vorgestellt.
Rahmenart Beleginfo rechts / Beleginfozeile Die Beleginfobereiche rechts neben der Adresse und der Infoblock unterhalb der Adresse können wahlweise (getrennt voneinander) mit einem Rahmen versehen werden.
Beleginfo Darstellung Die Kontaktinfos (Verkäufer und dessen Kontaktdaten) lassen sich wahlweise im Block oben rechts oder als eigener 5 Spaltenblock unterhalb der Adresse einblenden.
Belegzeilentrennung Die Belegzeilen lassen sich auf dem Beleg wahlweise durch einen größeren Abstand oder eine Trennlinie optisch besser trennen.

Belegzeilenformate#

Für die Belege können pro Zeilentyp (z.B. Überschriftzeile, Alternativzeile etc.) die Formatierungen individuell gewählt werden. Grundsätzlich muss in der Tabelle „Belegzeilenformate“ kein Eintrag vorgenommen werden, in diesem Fall greift die Standardformatierung, also so wie die Belege vom Belegdesigner eingerichtet wurden. Wünscht man sich generell eine andere Formatierung (z.B. eine andere Schriftart) so kann diese mit einer Einrichtungszeile auf Report ID = 0 vorgenommen werden. Nur wenn ein spezieller Beleg eine besondere Formatierung erhalten soll, dann muss explizit für dessen Reportnummer eine Einrichtung eingetragen werden.

Eine besondere Rolle spielt dabei der Zeilentyp „Default“. Wenn alle Zeilentypen eine einheitliche Formatierung erfahren sollen, dann kann dies ganz bequem mit einer Zeile vom Type Default errichtet werden.

Zusätzlich kann vor dem Druck im Beleg auf jeder Belegzeile individuell der Schriftstil geändert werden, wobei Default bedeutet, dass diese Formatierung aus dem Belegzeilenformat gezogen werden soll.

Die Formatierung beim Belegdruck wird nachfolgender Reihenfolge ermittelt:

  1. Schriftstil in der aktuellen Verkaufszeile
  2. Report ID des zu druckenden Beleges + zu druckender Zeilentyp
  3. Report ID des zu druckenden Beleges + Zeilentyp = Default
  4. Report ID = 0 + zu druckender Zeilentyp
  5. Report ID = 0 + Zeilentyp = Default
  6. Formatierung laut Belegdesign

Neben dem Schriftstil ist es auf der Belegzeile möglich, einen individuellen Seitenumbruch zu definieren, welcher ansonsten vollständig automatisch durchgeführt wird. Nur wenn AnwenderInnen an einer bestimmten Stelle einen Seitenumbruch haben möchten, sollte dieser entsprechend gesetzt werden.

Einrichtung#

Um die Belegzeilenformate einzurichten, rufen Sie sich zunächst die Firmendaten über die Anwendersuche auf.

Anschließend rufen Sie sich über den Menüpunkt „Belegzeilenformate“ sich diese auf.

Auf der Belegzeilenformate-Übersicht haben Sie nun die Möglichkeit mit Hilfe der u.a. Tabelle neue Belegzeilenformate einzurichten, oder bereits bestehende zu ändern.

Feld Beschreibung
Report ID Wählen Sie eine Report ID aus, für die die Einstellung gelten soll. Ist keine Report ID angegeben, so gilt die Einstellung für alle Beleg-Berichte.
Berichtsbeschreibung Dieses Feld enthält die Beschreibung der Report ID und wird automatisch vorbelegt.
Zeilentyp Auswahl aus Zeilenart für die Sie eine Einstellung vornehmen möchten.
Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:
• Standard
• Beleg Vortext
• Beleg Nachtext
• Zeile Vortext
• Zeile Nachtext
• Zeilendimension
• Standardzeile
• Null-Positionszeile
• Alternativzeile
• Lieferinformationszeile
• Kommentarzeile
• Überschriftszeile
• Von Zwischensumme
• Bundle
• Ende Zwischens./Bundle
• Attribut
• Montagezeile
• Mahnzeile
• Artikelverfolgungsüberschrift
• Artikelverfolgungszeile
• Zahlungs-/Lieferbedingungen
• Artikel Zu-/Abschlagszeilen
• Formatierter Text
• Betragszeile
Schriftart Angabe der Schriftart
Schriftgröße Angabe der Schriftgröße
Schriftfarbe Angabe der Schriftfarbe

Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass die Angabe der Schriftfarbe in englischer Sprache erfolgen muss (z.B. „red“).
Schriftstil Angabe des Schriftstils:
• Standard
• Normal
• Fett
• Kursiv
• Fett Kursiv
Schrifteffekt Angabe des Schrifteffekts:
• Standard
• Kein
• Unterstrichen
• Überstrichen
• Durchgestrichen

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass diese Funktionalität nur mit den KUMAVISIONS eigenen Berichten (ID5XXXXXX) möglich ist und dass diese in den entsprechenden Berichtsauswahlen angegeben sind.

Haben Sie die Grundeinrichtung für alle Zeilenarten eingerichtet, und sollen einzelne Belege abweichend von der Grundeinstellung eingerichtet werden, können Sie die Zeilenformate für weitere Berichte kopieren und dort nur noch die Abweichungen eingeben. Dazu rufen Sie die Funktion „Formatierung kopieren“ auf und geben sowohl die Quellberichts- als auch die Zielberichts ID ein.

Belegtextübersetzungen#

Zur Einrichtung von Fußtexten auf allen Belegen stehen Ihnen die „Belegtextübersetzungen“ zur Verfügung, die Sie für unterschiedliche Sprachen durch Zuweisungen des entsprechenden Sprachcodes definieren können. In den Prozessen werden je nach Hinterlegung der Sprachcodes bei einem Kreditor / Debitor die vorgesehene Fußtextinformationen angedruckt.

Um diese Einrichtung vorzunehmen, rufen Sie sich zunächst über die Anwendersuche die Firmendaten auf.

Auf der Firmendaten-Karte haben Sie anschließend die Möglichkeit, über den Menüpunkt „Belegtextübersetzungen“ die hierfür vorgesehene Einrichtung aufzurufen.

Über „Neu“ können Sie eine neue Belegtextübersetzung anlegen.

Sollten Sie einen Fußtext in deutscher Sprache einrichten, ist die Zuweisung des Sprachcodes nicht erforderlich. Hierfür wird das Häkchen „Standardsprache“ aktiviert.

Sollten Sie einen Fußtext in einer anderen Sprache einrichten wollen, ist die Zuweisung des hierfür vorgesehenen Sprachcodes erforderlich.

Anschließend können Sie in den Spalten (Linke Spalte, Linke mittlere Spalte, Rechte mittlere Spalte und rechte Spalte) die Übersetzungen der Fußtexte angeben.

Style Definitions#

Die Style Definitions dienen zur individuellen Gestaltung bestimmter Felder. Dabei können Ausgabewerte einzelner Felder je nach Einrichtung durch farbliche / fett oder kursiver Schrift hervorhebend dargestellt werden.

Die Einrichtung erfolgt in den „Style Definition“. Die Sie über die Anwendersuche aufrufen können.

Bei einer Ersteinrichtung müssen die „Style Definition“ einmalig initialisiert werden. Die Initialisierung können Sie über „Aktionen“ über den Menüpunkt „Berechne Style Definition“ ausführen.

Felder, die mit den Style Definition unterstützt werden, werden Ihnen anschließend mit der Voreinrichtung „Standard“ angezeigt.

Über den Menüpunkt „Liste bearbeiten“ können Sie Ihre gewünschte Einrichtung über das Feld „Style“ in den jeweiligen Datensatz vornehmen.

Style Beschreibung
Standard Darstellung in schwarzer Schriftfarbe
StandardAccent Darstellung in blauer Schriftfarbe
Strong Darstellung in schwarzer Schriftfarbe, fett
StrongAccent Darstellung in blauer Schriftfarbe, fett
Attention Darstellung in roter Schriftfarbe, kursiv
Attention Accent Darstellung in blauer Schriftfarbe, kursiv
Favorable Darstellung in grüner Schriftfarbe, fett
Unfavorable Darstellung in roter Schriftfarbe, kursiv, fett
Ambiguous Darstellung in gelber Schriftfarbe
Subordinate Darstellung in grauer Schriftfarbe
Detailed Möglichkeit, für das ausgewählte Feld eine Bedingung in dem Inforegister „Detaillierte Style Definition“ zu definieren.

Detaillierte Style Definition#

Die Detaillierte Style Definition ist nur in Verbindung mit einem Datensatz der in dem Feld „Style“ die Auswahl „Detailed“ aufweist, möglich. Hierdurch können Sie diesem Feld weitere Bedingungen für die Darstellungsweise mitgeben. Dies macht dann Sinn, wenn sie eine farbliche Darstellung unterschiedlicher Stufen eines Feldes darstellen möchten.  

Feld Beschreibung
Vergleichsart Das Feld „Vergleichsart“ dient als Vergleichsoperator, mit dem der Wert des Feldes im Datensatz mit dem Wert aus den Feldern
„Vergleichswert“ und / oder „Vergleichsdatum“ geprüft wird. Hierbei stehen folgende Vergleichsoperatoren zur Verfügung:

<>
=
>
<
>=
<=
Vergleichswert Das Feld „Vergleichswert“ überprüft den Wert des Feldes im Datensatz in Abhängigkeit mit dem Feld „Vergleichsart“
Vergleichsdatum Das Feld „Vergleichsdatum“ überprüft den Wert des Feldes im Datensatz in Abhängigkeit mit dem Feld „Vergleichsart“. Folgende
Auswahlmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:

• Heute
• Arbeitsdatum
• Heute mit Formel
• Arbeitsdatum mit Formel
Vergleichsdatumsformel Das Feld „Vergleichsdatumsformel“ überprüft den Wert des Feldes im Datensatz in Abhängigkeit mit dem Feld „Vergleichsart“.

Dabei wird die Datumsformel z.B. wie folgt angegeben:

(x)T = (x)Tag(e)
(x)WT = (x)Wochentag(e)
(x)W = (x)Woche(e)
(x)M = (x)Monat(e)
(x)Q = (x)Quartal(e)
(x)J = (x)Jahr(e)

*hierbei steht (x) für einen entsprechenden Wert einer ganzen Zahl z.B. 1,2,3, [….].
Style Angabe der Darstellung. Folgende Auswahl steht Ihnen zu Verfügung
• Standard
• StandardAccent
• Strong
• StrongAccent
• Attention
• Favorable
• Unfavorable
• Ambiguous
• Subordinate
• Detailed

Ausführliche Informationen bietet Ihnen die vorherige Tabelle der Einrichtung der Style Definitionen

Pflichtfeldprüfung#

Die Pflichtfeldprüfung ermöglicht kundenindividuell Pflichtfelder zu definieren, um die Anlage von Stamm- oder Belegdaten zu unterstützen. Es werden bestimmte Werte vorgegeben, die nach Abschluss der Eingabe geprüft werden.

Hierbei kann in Abhängigkeit zu anderen Feldern ein Pflichtfeld definiert werden mit dem Resultat:

Abbruch:
Die Felder müssen gefüllt werden

Hinweis:
Die Felder können gefüllt werden

Für folgende Daten können Sie die Pflichtfeldprüfung einrichten:

Stammdaten:

  • Artikel
  • Debitor
  • Kreditor

Belegdaten:

  • Verkaufskopf u. -zeile
  • Einkaufskopf u. -zeile
  • Servicekopf u. -zeile
  • Wareneingangskopf u. -zeile
  • Warenausgangskopf u. -zeile

Zu den Stammdaten z.B. der Artikel kann eine „Variable Pflichtfeldprüfung“ aktiviert werden. D.h. es können individuell Felder definiert werden, die bei Neuanlage oder Änderung von Stammdaten von den AnwenderInnen zwingend angegeben werden müssen. Erst wenn alle Angaben vollständig sind, kann der Stammdatensatz mit „Pflege abgeschlossen“ markiert werden bzw. der Beleg „Freigegeben“ werden und im System (z. B. beim Buchen einer Lieferung) verwendet werden.

Die Prüfung auf Vollständigkeit der Angaben erfolgt, sobald AnwenderInnen das Feld "Pflege" in der jeweiligen Stammdatenkarte auf den Wert „Pflege abgeschlossen“ setzen, bzw. über die Funktion „Artikelpflege beenden“.

Alternativ können AnwenderInnen die Prüfung über die Stammdatenlisten Artikel, Debitor bzw. Kreditor für markierte Datensätze durchlaufen lassen. Hierfür führen Sie die Aktion "Pflichtfeldprüfung" über das Menüband aus. Datensätze die freigegeben werden können, werden dabei freigegeben. Die anderen bleiben gesperrt.

Wenn nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden, erscheint eine Fehlermeldung oder ein Hinweis, je nach Konfiguration des einzelnen Pflichtfeldes. Nachdem „Pflege abgeschlossen“ eingetragen wurde, können die Felder des Stammdatensatzes nicht mehr geändert werden. Verbundene Tabellen (z. B. Bemerkungen) können aber weiterhin geändert werden.

Um den Stammdatensatz erneut bearbeiten zu können, wählen Sie die Funktion – „Artikel bearbeiten“.

Einrichtung Pflichtfeldprüfung#

Der Einsatz der Pflichtfeldprüfung kann für die einzelnen Bereiche separat aktiviert werden:

Für Artikel in Lager Einrichtung
Für Debitoren, Verkaufskopf und -zeilen in Debitoren & Verkauf Einrichtung
Für Kreditoren, Einkaufskopf und -zeilen in Kreditoren & Einkauf Einrichtung

Einrichtung Pflichtfelder#

Das Festlegen der Pflichtfelder erfolgt über die Anwendersuche „Pflichtfelder Einrichtung Tabellen“.

Beim Aufruf werden die „Pflichtfelder Einrichtungstabellen“ geöffnet. In dieser Liste können pro Tabelle die entsprechenden Prüfungen eingesehen werden.

Aus der Liste der Prüfungen heraus können die vorhandenen Prüfungen bearbeitet oder neue Prüfungen hinzugefügt werden.

In diesem Abschnitt werden die Erstellungen von Prüfungen für eine Tabelle und die für eine Prüfung notwendigen Parameter erklärt.

Über „Neu“ wird ein neuer Prüfungsdatensatz angelegt.

Feld Beschreibung
Tabellennr. Dieses Feld enthält die Nummer der Tabelle, für die diese Prüfung bestimmt ist.
Tabellenname Dieses Feld enthält die Beschreibung der Tabelle, für die diese Prüfung bestimmt ist und wird automatisch vorbelegt.
Anzahl Felder Gibt die Anzahl der Bedingungsfelder automatisch an

Über den Menüpunkt „Pflichtfelder“ können Sie für den entsprechenden Prüfungsdatensatz die Pflichtfelder definieren.  

Feld Beschreibung
Feldnr. Gibt das Feld an, welches als Pflichtfeld eingerichtet werden soll.
Feldname Gibt den Namen des Feldes an, welches als Pflichtfeld eingerichtet werden soll.
Bedingung Feld Nr. Soll das Pflichtfeld nur in/bei bestimmten Belegarten (z.B. Belegart Auftrag, Debitoren mit Buchungsgruppe Ausland) geprüft werden, kann in dem Feld „Bedingungs Feld Nr.“ ein Bedingungsfeld ausgewählt werden.

Anschließend muss in dem Feld „Bedingung“ die jeweilige Bedingung definiert werden.
Bedingungsfeldname Gibt den Namen des Bedingungsfeldes an.
Bedingung Gibt die Bedingung in Abhängigkeit des Feldes „Bedingung Feld Nr.“ an.
Aktion Gibt an, ob es sich nur um einen Hinweis oder um eine Abbruchbedingung handelt.

Ist eine Abbruchbedingung hinterlegt, kann der Vorgang nicht beendet werden, bis die Pflichtfeldprüfung positiv erfolgt.

Bei einer Hinweismeldung wird ein Hinweis angezeigt, es kann aber anschließend weitergearbeitet werden, ebenso ist eine Freigabe des Belegs möglich.

Hinweis

Für Bedingungen auf Boolean Felder sollten die Werte TRUE oder FALSE genutzt werden. Wird zum Beispiel der Wert ‚Ja‘ (deutsche Sprache) verwendet, funktioniert die Bedingung bei dem Wechsel der Anwendungssprache nicht mehr. Datumsfelder werden in den Bedingungen nicht unterstützt.

Hinweis

Sollten Sie KUMAVISION factory365 im Einsatz haben, ist die Pflichtfeldprüfung abweichend zu der oben beschriebenen. Weiterführende Informationen finden Sie hier.

Weiterführende Informationen zur Prüfung auf Artikelattribute finden Sie hier.

Differenzierte Sperre von Stammdaten#

Mit der Funktionalität „Buchungssperre für Artikel“ haben Sie die Möglichkeit, auf der Artikelkarte differenzierte Sperrmöglichkeiten für einen Artikel zu definieren.

Hierzu rufen Sie sich zunächst die gewünschte Artikelkarte auf. Auf dem Inforegister „Allgemein“ stehen Ihnen folgende Differenzierungsmöglichkeiten zur Verfügung:

Verkauf gesperrt:
Ist das Feld im Artikelstamm gesetzt, kann der Artikel im Verkauf nicht erfasst und nicht gebucht werden.

Einkauf gesperrt:
Ist das Feld im Artikelstamm gesetzt, kann der Artikel im Einkauf nicht erfasst und nicht gebucht werden. Zudem verhält sich das System beim Bestell- sowie Planungsvorschlag im Falle von der Beschaffungsmethode Einkauf so, als ob der Artikel gesperrt ist und bringt eine Fehlermeldung.

Produktion gesperrt:
Ist das Feld im Artikelstamm gesetzt kann der Artikel in der Produktion nicht erfasst und nicht gebucht werden.

Gesperrt Prod. Verbrauch:
Ist das Feld im Artikelstamm gesetzt kann der Artikel in der Produktion nicht verbraucht werden.

Gesperrt Service:
Ist das Feld im Artikelstamm gesetzt kann der Artikel im Service nicht erfasst und gebucht werden.

Ist der Artikel gesperrt, erscheint für AnwenderInnen in den Prozessen die entsprechende Hinweismeldung.

Inventurprüfung:
Unabhängig von den Sperrkennzeichen wird geprüft, ob der Artikel in einer Inventurzeile in einem Inventurauftrag oder Inventurerfassungszeile enthalten ist. Die Prüfung erfolgt hier auf die Felder (Artikel, Variante, Lagerort, Lagerplatz). Beim Buchen erscheint die Hinweismeldung, dass der Artikel sich in einer Inventur befindet.

Hinweis

Die Kennzeichen wurden nur auf der Tabelle Artikel und nicht auf der Tabelle Artikelvariante definiert. Die Prüfungen erfolgen somit immer auf den Artikel und nicht auf die Variante. Wird im Artikelbuchblatt mit der Postenart Zugang oder Abgang gebucht, erfolgt nur eine Prüfung auf Inventur. Die Sperrkennzeichen werden hier nicht berücksichtigt.

Zugewiesene Benutzer-ID#

In den Verkaufs- und Einkaufsbelegen gibt es das Standard-Feld „Zugewiesene Benutzer-ID“. Es dient dazu zu kennzeichnen, wer einen VK- oder EK-Beleg erfasst hat, bzw. um Belege auf eine bestimmte ID zu filtern. In KUMAVISION base365 (BOOSTER) wird dieses Feld automatisch befüllt mit der Benutzer ID des aktuell angemeldeten Users.