Finanzmanagement#
Der nachfolgende Abschnitt erläutert Ihnen die Zusatzfunktionen in KUMAVISION healthcare365 für den Bereich Finanzmanagement in Microsoft Dynamics 365 Business Central1.
Import Kontoauszüge#
Der Import und die Bearbeitung der Kontoauszüge erfolgt mit der App OPplus - Zahlungsimport von der Continia Software GmbH.
Hinweis
OPplus - Zahlungsimport ist eine separate App eines Drittanbieters, dessen Nutzung nur mit zusätzlicher Lizenzierung und Aktivierung möglich ist. Weiterführende Informationen finden Sie unter Continia Software GmbH.
Weiterführende Informationen zur Bedienung finden Sie hier
Debitorenposten#
Zur Unterstützung der Bearbeitung
Um die Bearbeitung offner Posten komfortabler zu gestalten, wurde die Seite "Debitorenposten" um nachfolgende Felder erweitert.
- Kürzungsbetrag
- Kürzungsdoku vorhanden
- Abrechnungssammelnr.
- Detailierte Abrechnungssammelnr.
Auf die genannten Informationen kann direkt bei der Bearbeitung der Kontoauszüge sowie der Bearbeitung von Kürzungen der Krankenkassen, über den "Erw. Offenen Postenausgleich" bzw. "Komfortausgleich" und beim nachträglichen Ausgleich zurückgegriffen werden.
Zahlungsverkehr#
Die Bearbeitung und Durchführung der kreditorischen Zahlungsläufe sowie die debitorischen Lastschrifteinzüge und Rückerstattungen erfolgen mit der App OPplus - Zahlungsexport von der Continia Software GmbH.
Hinweis
OPplus - Zahlungsexport ist eine separate App eines Drittanbieters, dessen Nutzung nur mit zusätzlicher Lizenzierung und Aktivierung möglich ist. Weiterführende Informationen finden Sie unter Continia Software GmbH.
Weiterführende Informationen zur Bedienung finden Sie hier.
FiBu Mahnwesen#
Basierend auf das Mahnwesen von Microsoft Dynamics 365 Business Central1 wurden nachfolgende Felder und Funktionen in KUMAVISION healthcare365 ergänzt.
Mahnmethoden#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Druck 1. Stufe (Zahlungserinnerung etc.) |
Der Belegdruck in der Mahnstufe 1 wird als Zahlungserinnerung und |
| nicht als Mahnung gedruckt. |
Über "Stufen" im Menüband sind die einzelnen Mahnstufen pro Mahnmethode einzurichten. Weiterführende Informationen finden Sie unter Mahnmethoden.
Mahnstufen / Mahn Vor-/Nachtexte#
Über die Mahnmethoden werden die Mahnstufen festgelegt. Hinter jeder Mahnstufe werden die Mahntexte hinterlegt. Innerhalb der Mahntexte besteht die Möglichkeit, mit Variablen (Platzhalter) zu arbeiten umso Werte automatisch in den Mahntext einzusetzen.
Ergänzend zu den bestehenden Variablen kann beispielsweise mit der Variable %16 der Datumswerte für den Text "Zahlungen berücksichtigt bis" eingesetzt werden.
Bei der Bearbeitung der Mahnungen, können einzelne Zeilen und Texte manuell angepasst sowie bei Bedarf die Mahnung gelöscht werden.
Mahnvorschlag erstellen#
Über "Mahnungen" kann die Funktion "Mahnungen erstellen" aufgerufen werden. Über diese Funktion werden die jeweiligen Einstellungen für den Mahnungsvorschlag vorgenommen und der Mahnungsvorschlag für die Bearbeitung erstellt.
Beim Erstellen des Mahnungsvorschlags besteht die Möglichkeit, im Feld "Zahlungen berücksichtigen bis" festzulegen, bis zu welchem Datum die gebuchten Zahlungseingänge (Kontoauszüge) berücksichtigt werden sollen. Im jeweiligen Mahntext wird über den Platzhalter %16 das Datum eingesetzt.
Mahnsperre setzen#
Im Debitorenposten kann die Mahnsperre gesetzt werden, indem im Feld "Abwarten" ein Eintrag gesetzt wird. Es handelt sich dabei um ein Feld, ohne eine dahinterliegende Tabelle, d.h. jeder Eintrag (mit Ausnahme von leer) hat die gleiche Auswirkung.
Ein Eintrag in diesem Feld verhindert, dass der offene Posten angemahnt wird. Das gilt allerdings nur, wenn der Schalter zum Mahnaufruf „Posten auf Abwarten einschließen“ deaktiviert ist.
Wenn ein Debitor generell vom Mahnvorschlag unberücksichtigt bleiben soll, kann das u.a. über die Mahnmethode gesteuert werden. Hierfür könnte eine gesonderte Mahnmethode "OHNE" eingerichtet und bei den jeweiligen Debitoren hinterlegt werden.
Alternativ besteht auch die Möglichkeit, den Mahnmethodencode im Debitorenstamm nicht einzutragen. Beim Aufruf "Mahnungen erstellen" ist dann als Debitorenfilter diese Mahnmethode auszuschließen.
Mahnungen registrieren und drucken#
Nach Prüfung und Freigabe eines Mahnvorschlages ist dieser zu registrieren. Über die Funktion erfolgt die tatsächliche Erstellung der Mahnung.
Die Registrierung kann aus einer Mahnung heraus erfolgen.
Mit der Registrierung der Mahnung wird die Mahnstufe im jeweiligen Debitorenposten gesetzt. Sollen alle oder bestimmte Mahnungen im Mahnvorschlag registriert werden, kann dies durch das entfernen oder anpassen des Filters auf die Mahnungsnummer umgesetzt werden.
Mahnungen stornieren#
Wurde eine Mahnung versehentlich registriert und damit auch in den dazugehörigen Debitorenposten die Mahnstufe gesetzt, so kann in den registrierten Mahnungen über "Bearbeiten" die Mahnung storniert werden.
Wurde eine Mahnung storniert, so ist das im registrierten Mahnbeleg wie auch in den dazugehörigen Debitorenposten im Feld „Storniert“ ersichtlich. Beim Stornieren einer Mahnung wird die Mahnstufe in den dazugehörigen Debitorenposten zurückgesetzt.
Hinweis
Das Stornieren von Mahnungen ist nur einzeln möglich.
Abweichende Mahnadresse#
Keine Belegstammadresse vorhanden#
Ist keine Belegstammadresse vorhanden, wird für die Mahnung auf die Stammadresse des Debitors zurückgegriffen.
Belegstammadresse vorhanden#
Auf der Debitorenkarte kann über "Rech. an Adressen Kontakt" auf die" Rech. an Adressen Übersicht" zugegriffen werden. Dort können über "Neu" beliebig viele Adressen für den Belegversand hinterlegt werden.
Im Bearbeitungsmodus der Adresse kann angegeben werden, ob dies eine Belegstammadresse ist oder nicht. Ist das Feld "Belegstammadresse" aktiviert, werden Belege ab sofort an diese Adresse versendet.
Belegstammadresse für anderen Zeitraum vorhanden#
In der Belegstammadresse können außerdem zeitliche Begrenzungen eingestellt werden. Mit den Feldern "Von Datum" und "Bis Datum" können unterschiedliche Adressen für unterschiedliche Zeitpunkte eingetragen werden. Je nach Datum wird die angegebene Adresse als Belegadresse genutzt.
Zugeordnete Partnerrolle#
Für den Debitor sind Partnerrollen eingerichtet:
Belegstammadresse vorhanden#
Sollte für den Debitor eine Belegstammadresse vorhanden sein, wird auf den gedruckten Belegen die Adresse, der in der Kommunikationsmethode zugeordneten Partnerrolle genutzt.
Belegstammadresse nicht vorhanden#
Sollte für den Debitor keine Belegstammadresse eingerichtet sein, wird auch in diesem Fall die Adresse der in der Kommunikationsmethode zugeordneten Partnerrolle genutzt.
Abweichende Mahnadresse in Verbindung mit Partnerrollen#
Einrichtung#
In den Kommunikationsmethoden gibt es eine Kommunikationsmethode "FMH", die für die FiBu Mahnung genutzt wird. Hinter dieser Kommunikationsmethode stehen verschiedene Kommunikationsstufen, die entsprechend anzulegen sind.
Über den Aufruf "Adresssteuerung" wird in die Adresssteuerung abgetaucht.
In den einzelnen Stufen können jeweils Steuerungen hinterlegt werden. Diese Steuerungen legen fest, welche Adresse in welcher Priorität für welche Vorgangssteuerungsarten genutzt werden soll.
Bei der Wahl der Mahnadresse gibt es in KUMAVISION healthcare365 verschiedene Prioritäten. Zunächst gilt immer:
- Priorität: Belegstammadresse des Debitors.
- Priorität 2: Stammadresse des Debitors.
Die Priorität der Kommunikationsmethodensteuerung kann explizit über das Feld "Prio Empfänger" gesteuert werden.
Umsatzabgrenzung#
Die Umsatzabgrenzung in KUMAVISION healthcare365 erstellt auf Basis der Vorgänge und Vorgangsperioden Abgrenzungsbuchungen. Diese verteilen den Umsatz anhand der Anzahl der Tage auf die zeitliche Laufzeit einer Vorgangsperiode und weisen diesen somit verursachungsgerecht in der Bilanz und der GuV aus.
Hinweis
Die Umsatzabgrenzung ist ein Freischaltmodul, dessen Nutzung nur mit zusätzlicher Lizenzierung und Aktivierung möglich ist.
Hinweis
Die Umsatzabgrenzung berücksichtigt im ersten Monat die tatsächlichen Tage und in den darauffolgenden Monaten jeweils 30 Tage, unabhängig von den tatsächlichen Tagen im Monat.
Achtung
Die Funktionalität sollte zu Beginn des Projektes gestartet werden. Die Aktivierung bei bereits existierenden Vorgängen zu einem bestimmten Zeitpunkt, ist nicht vorgesehen.
Die Basis für die Umsatzabgrenzung ist die Faktura der Verkaufsrechnung und Erstellung der Abgrenzungsvorschauposten. Die Abgrenzungsvorschauposten werden zum Zeitpunkt der Lieferung erstellt und mit der Ausführung der täglichen Aufgabewarteschlange "Pläne aktualisieren", hinsichtlich: Faktura der Rechnung, Erstellung von Gutschriften, Therapiebeendigungen und Änderungen in der Laufzeit aktualisiert.
Relevant sind alle Abgrenzungsvorschauposten, welche im Feld „Erstelle Umsatzabgrenzung“ den Kenner "Ja“ gesetzt haben und das Feld "Letzte Rechnungsnr./Letzte Gutschriftsnr.“ gefüllt ist.
Es ist wichtig, dass in den abgrenzungsrelevanten Ressourcenstammdaten, welche die Pauschalen abbilden und die jeweils abgrenzungsrelevanten Ressourcen VK-Preise in den Zeilen, den Kenner "Erstelle Umsatzabgrenzung“ entsprechend gesetzt haben. Nur so können die Informationen in die Abgrenzungsvorschauposten übertragen werden. Die Faktura der Rechnungen und Gutschriften erfolgen erstmals auf das in der Buchungsmatrix hinterlegte Erlöskonto.
Hinweis
Es werden nur Abgrenzungsvorschauposten für Rechnungen erstellt, wenn die vorangegangen Einrichtungen in den Ressourcenstammdaten vorhanden sind.
Folgende Aufgaben und Listen sind relevant für die Ausführung Umsatzabgrenzung.
- Abgrenzungsvorlagen
- Finanzbuchhaltung Einrichtung / Inforegister Umsatzabgrenzung
- Ressourcenkarte
- Ressourcen VK-Zeilen
- Buchungsmatrix Einrichtung (Kontenfindung)
- Abgrenzungsvorschauposten aktualisieren
- Abgrenzungsvorschauposten
- Report Erstelle Umsatzabgrenzungsposten
- Rechnungsabgrenzungsplan
- Umsatzabgrenzungsposten / Detail. Umsatzabgrenzungsposten
- Report Umsatzabgrenzung in FiBu buchen
- Report Umsatzabgrenzungsstatistik
Abgrenzungsvorlage#
Für die Umsatzabgrenzung ist es notwendig, einer Abgrenzungsvorlage anzulegen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Abgrenzungscode | UMSABGR |
| Beschreibung | Umsatzabgrenzung |
| Abgrenzungskonto | Konto Passive RA (Bilanz) |
| Abgrenzung % | 100 |
| Berech.-Methode | Option Linear 30 Tage |
| Anzahl Perioden | 12 |
| Periodenbeschr. | Monat |
Die Abgrenzungsvorlage wird anschließend in der Finanzbuchhaltung Einrichtung auf dem Inforegister "Umsatzabgrenzung" im Feld "Abgrenzungscode" zugeordnet. Dieser Code sollte niemals geändert werden.
Finanzbuchhaltung Einrichtung#
In der Finanzbuchhaltung Einrichtung werden auf dem Inforegister "Umsatzabgrenzung" grundlegende Parameter zur Steuerung der Umsatzabgrenzung eingestellt.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Umsatzabgrenzung erst nach Faktura | Der Schalter ist systemseitig immer aktiv. Hierdurch werden nur Abgrenzungsvorschauposten in der Umsatzabgrenzung berücksichtigt, die fakturiert sind. Lieferungen, die nicht fakturiert sind, haben keine Abgrenzung. Das Feld ist nicht editierbar. Hinweis: Die Abgrenzung zum Zeitpunkt der Lieferung ist in KUMAVISION healthscare365 nicht vorgesehen. |
| FiBu Integration Prozessstart | Ist der Schalter aktiviert, dann werden in Verbindung mit der Aktivierung des Schalters "Umsatzabgrenzung erst nach Faktura“ die erstellten Lieferungsposten nicht in die FiBu gebucht. Die Abgrenzung ist erst ab dem Zeitpunkt der Faktura der Verkaufsrechnung möglich. |
| Verwende Startdatum Umsatzabgrenzung | Dieses Feld gibt an, welche Datumsfelder der Abgrenzungsvorschauposten für die Umsatzabgrenzung gezogen werden. Folgende Optionen sind einstellbar: • Prozessbeginn • Rechnung Folgende sind derzeit nicht einstellbar: • Genehmigung • Lieferung |
| Dimensionen/Buchungsgruppen aus Rechnungsbeleg | Verwendet bei der Umsatzabgrenzung die Dimensionen und Buchungsgruppen aus den Belegzeilen der gebuchten Rechnung. |
| Abgrenzungsvorlage | Beispiel "UMSABGR" |
| Verwende Dimensionen von | Optionen: • Verkauf an Debitor • Rechnung an Debitor |
| Datum aus Abgrenzungsperioden | Von-/Bis-Datum aus den Abgrenzungsperioden. Beispiel: Start-/Enddatum 1 Jahr, aber die Abgrenzungsperioden sind |
| kleiner. | |
| FiBu-Integration bei Lieferungen | Option Ja = Es werden auch Detaillierte Umsatzabgrenzungsposten mit der Herkunftsprozessart Lieferung in die Finanzbuchhaltung gebucht. |
| Vorgangsabbruch wie Umsatzabgrenzung | Ist dieses Feld angewählt, so werden die Vorgangsabbrüche genauso gebucht wie die Umsatzabgrenzungsscheiben. Ansonsten wird zusätzlich der aufgelöste Betrag gebucht. |
Ressourcen Einrichtung#
Die Fallpauschalen der Vorgänge werden in KUMAVISION healthscare365 über Ressourcen abgebildet. Es werden jedoch nicht alle Ressourcen zur Umsatzabgrenzung herangezogen (beispielsweise Monatspauschalen). Die Einstellungen sollten gemeinsam mit dem verantwortlichen aus dem Fachbereichen abgestimmt werden.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Erstelle Umsatzabgrenzung | Die Ressourcen, bei denen der Schalter aktiviert ist, werden durch die Funktion zur Umsatzabgrenzung berücksichtigt. Bei den Ressourcen, die von der Umsatzabgrenzung unberücksichtigt bleiben sollen, muss der Schalter deaktiviert sein. Das wären u.a. Ressourcen zur Abbildung von Serviceleistungen etc. |
Darüber hinaus kann die Umsatzabgrenzung in den VK-Ressourcenpreisen noch in Abhängigkeit der Arbeitstypen deaktiviert werden. Das ermöglicht es, dass grundsätzlich für die Umsatzabgrenzung zu berücksichtigende Ressourcen für Laufzeiten von einem Monat (Arbeitstyp z.B. = 1M) nicht abgegrenzt werden.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Erstelle Umsatzabgrenzung | Wird der Schalter aktiviert, dann wird in der Funktion zum Erstellen der Umsatzabgrenzung dieser Arbeitstyp verwendet. Alle mit deaktivierten Schalter werden nicht berücksichtigt, z.B. Monatspauschalen. Hinweis: Es wird nicht der Debitor geprüft, sondern der erste Eintrag |
| zum Arbeitstyp wird gefunden. |
Abgrenzungsvorschauposten#
Die Abgrenzungsvorschauposten werden aus den Prozessen erstellt und aktualisiert. Auf dieser Seite finden sich alle notwendigen Informationen, um eine Umsatzabgrenzung zu erstellen. Hier werden Ressourcen, Datumsangaben, Mengen und Beträge verwaltet, die die Umsatzabgrenzung steuern.
Folgende Felder sind für die Umsatzabgrenzung von besonderer Bedeutung:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Erstelle Umsatzabgrenzung | Ist in diesem Feld ein Haken gesetzt, so wird dieser Abgrenzungsvorschauposten auch in die Umsatzabgrenzung mit einbezogen. Das Feld ist beim Aufbau der Umsatzabgrenzung filterbar. |
| Tatsächliches Enddatum | Wird die Vorgangsperiode eines Patienten auf „beendet“ gesetzt, dann wird beim Abgleich der Abgrenzungsvorschauposten das tatsächliche |
| Enddatum gesetzt. Dieses schließt dann den Umsatzabgrenzungsposten und bucht diesen als beendet durch. |
Alle anderen Felder sind für den Prozess nicht von unmittelbarer Bedeutung und werden daher hier nicht erläutert. Prozessintern werden hier u.a. auch die gelieferten und fakturierten Mengen verwaltet. Der Betrag der Vorgangsperiode, der Rechnungsbetrag und ein etwaiger Gutschriftbetrag werden hier ebenfalls eingestellt und verwaltet.
Über Aktionen können, die zur Umsatzabgrenzung relevanten Postentabellen aufgerufen werden:
- Dimensionen
- Rechnungsabgrenzungsplan
- Umsatzabgrenzungsposten
- Detaillierte Umsatzabgrenzungsposten
Im Rechnungsabgrenzungsplan sind der abzugrenzende Betrag, die Berechnungsmethode, Start-/Enddatum sowie die Anzahl der Tage ersichtlich. Weiterhin kann über den Abgrenzungsplan-Detail erkannt werden, welche Abgrenzung bereits im IST erzeugt wurden und welche für die Zukunft noch erzeugt werden.
Umsatzabgrenzungsposten#
In den Umsatzabgrenzungsposten sind die Vorgangsperioden gespeichert, welche auch in den Abgrenzungsvorschauposten zur Abgrenzung vorgesehen sind. In dieser Tabelle sind auch Mengen und Beträge gespeichert. Jeder Umsatzabgrenzungsposten hat dabei eine eindeutige Beziehung zu einem Abgrenzungsvorschauposten.
Folgende Felder sind in den Umsatzabgrenzungsposten besonders von Bedeutung:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Anzahl Tage für Umsatzabgrenzung | Hier werden die Tage ausgewiesen, die aus der Laufzeit in Tagen ermittelt werden. Dabei wird immer das Startdatum der Umsatzabgrenzung von dem Enddatum der Umsatzabgrenzung abgezogen. |
| Startdatum der Umsatzabgrenzung | Hier wird in Abhängigkeit des entsprechenden Parameters aus der "Finanzbuchhaltung Einrichtung“ das Startdatum der Vorgangsperiode |
| beim Erstellen der Umsatzabgrenzungsposten gesetzt. Dieses wird im Laufe der Vorgangsperiode auch nicht mehr geändert. | |
| Enddatum der Umsatzabgrenzung | Hier wird durch die Finanzbuchhaltung Einrichtung, das Enddatum der Vorgangsperiode beim Erstellen der Umsatzabgrenzungsposten gesetzt. Dieses wird im Laufe der Vorgangsperiode auch nicht mehr geändert. |
| Menge | Im Feld "Menge“ ist die gelieferte Menge aus dem Vorgang gespeichert. Diese bezieht sich auf die Fallpauschalen-Ressource. In der Regel ist die Menge = 1. |
| Menge fakturiert | Im Feld "Menge fakturiert“ ist die fakturierte Menge aus dem Vorgang gespeichert. Diese bezieht sich auf die Fallpauschalen-Ressource. In der Regel ist die Menge fakturiert = 1. Die fakturierte Menge kann die gelieferte Menge nicht überschreiten. |
| Umsatzbetrag geliefert | Hier wird der gelieferte Umsatzbetrag angezeigt. Dieser sollte mit dem Betrag der Pauschale übereinstimmen. |
| Storno | Ist in diesem Feld ein Haken gesetzt, dann ist die Umsatzabgrenzung storniert. Das passiert z.B. bei Laufzeit- oder Betragsänderungen (nicht nur des Auftrags, sondern auch z.B. bei einer ausgewiesenen Gutschrift). |
| Prozessende | Ist in diesem Feld ein Haken gesetzt, dann wurde die Vorgangsperiode durch z.B. Therapieende beendet. Das passiert im Falle eines vorzeitigen Therapieendes (Tatsächliches Enddatum ist gesetzt). |
| Abgeschlossen | Ist in diesem Feld ein Haken gesetzt, ist die Vorgangsperiode abgeschlossen. Das bedeutet z.B., dass die Abgrenzung komplett durchgelaufen ist und der Betrag komplett realisiert wurde. |
| FiBu Integration | Ist in diesem Feld ein Haken gesetzt, dann werden alle detaillierten Umsatzabgrenzungsposten auch beim Aufruf der FiBu-Integration in die Finanzbuchhaltung gebucht. Dieses Feld wird auch bei bestimmten Vorgängen durch das entsprechende Feld der Finanzbuchhaltung Einrichtung gesteuert. |
| Lfd. Nr. Umsatzabgrenzung | In diesem Feld wird der Bezug zum Abgrenzungsvorschauposten abgebildet. |
Detaillierte Umsatzabgrenzungsposten#
Jeder Status, der sich in der Umsatzabgrenzung niederschlägt, wird in sogenannten detaillierten Umsatzabgrenzungsposten gespeichert. Die detaillierten Umsatzabgrenzungsposten sind in den Umsatzabgrenzungsposten über "Umsatzabgrenzung Detaillierte Posten" aufrufbar.
Jeder Umsatzabgrenzungsposten hat mindestens einen detaillierten Umsatzabgrenzungsposten. Folgende Felder sind in der Tabelle Umsatzabgrenzung Detaillierte Posten besonders von Bedeutung:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Anzahl Tage für Umsatzabgrenzung | Hier werden die Tage ausgewiesen, die aus der Laufzeit in Tagen ermittelt werden. Dabei wird immer das Startdatum der Umsatzabgrenzung von dem Enddatum der Umsatzabgrenzung abgezogen. Bei Abgrenzungen werden immer die kumulierten Abgrenzungstage ausgewiesen. |
| Kontaktnr. | Hier ist die Kontaktnummer des Vorganges hinterlegt. Das ist üblicherweise die Kontaktnummer des Patienten. |
| Debitorennr. | Hier ist die Debitorennummer des Vorgangs hinterlegt. Das ist üblicherweise die Debitorennummer des Patienten. |
| Rechn. an Debitorennr. | Hier ist die Debitorennummer aus "Rechnung an Debitorennummer“ vom Vorgang gespeichert. Das ist üblicherweise die Debitorennummer |
| der Kasse. Beim Buchen in der Finanzbuchhaltung werden die Buchungsgruppen von diesem Debitor gezogen und auch verwendet. | |
| Herkunftsprozessart | Dieses Feld gibt die Art des detaillierten Postens wieder. Folgende Optionen sind möglich: • Lieferung • Rechnung • Storno • Umsatzabgrenzung • Unrealisierte Umsatzabgrenzung • Gutschrift • Lieferscheinstorno • Vorgangsabbruch • Gutschriftstorno Die verschiedenen Arten steuern dabei maßgeblich die Betragsanalysen und auch die Kontenfindung für die Finanzbuchhaltung. |
| Herkunftsbelegnr. | In Abhängigkeit der "Finanzbuchhaltung Einrichtung“ wird entweder bei der Lieferung oder der Rechnung die jeweils dazugehörige Belegnummer gespeichert. |
| Menge | Im Feld "Menge" ist die gelieferte Menge aus dem Vorgang gespeichert. Diese bezieht sich auf die Fallpauschalen-Ressource. In der Regel ist |
| die Menge = 1. | |
| Menge fakturiert | Im Feld "Menge fakturiert" ist die fakturierte Menge aus dem Vorgang gespeichert. Diese bezieht sich auf die Fallpauschalen-Ressource. In |
| der Regel ist die "Menge fakturiert“ = 1. Die fakturierte Menge kann die gelieferte Menge nicht überschreiten. | |
| Umsatzbetrag | In diesem Feld wird pro Herkunftsprozessart der zugrunde liegende Betrag gespeichert. Für Abgrenzungen entspricht der Betrag dem ermittelten |
| Abgrenzungsbetrag. | |
| Abgrenzungsbetrag aufgelöst | In diesem Feld wird der aufgelöste Abgrenzungsbetrag gespeichert. Das ist immer dann der Fall, wenn eine Pauschale fakturiert wird und |
| die Umsatzabgrenzung aufgelöst wird. Abgespeichert wird der bis dann aufgelaufene Betrag. | |
| Betrag realisiert | Wenn eine gelieferte Vorgangsperiode fakturiert wird, dann werden die unrealisierten Umsatzabgrenzungen in die realisierten umgebucht. Die bisherigen entstandenen Posten werden dann zum Zeitpunkt dieser Faktura in dem Feld mit einem Haken gekennzeichnet. |
| Umsatzabgrenzung Posten Lfd. Nr. | Über dieses Feld erfolgt die Verknüpfung zum dazugehörigen Umsatzabgrenzungsposten. |
| Lfd. Nr. Umsatzabgrenzungsereignis | Über dieses Feld erfolgt die Verknüpfung zum dazugehörigen Abgrenzungsvorschauposten. |
In den detaillierten Umsatzabgrenzungsposten kann über "Finanzbuchhaltung" im Menüband, die dazugehörigen Sachposten aufgerufen werden.
Abgrenzungsvorschau aktualisieren#
Diese Funktion prüft alle Vorgänge und Vorgangsperioden und erstellt bzw. aktualisiert die Abgrenzungsvorschauposten. So werden die gelieferten Vorgangsperioden dort initial eingetragen, bei erfolgter Gesamtfaktura wird dann der Rechnungsbetrag hier eingetragen und auch die Mengen werden auf fakturiert gesetzt.
Über "Bearbeiten“ im Menüband kann bei Bedarf ein Filter gesetzt werden.
Erstelle Umsatzabgrenzungen#
Diese Funktion überprüft die Abgrenzungsvorschauposten dahingehend, ob diese in die Umsatzabgrenzung fließen müssen. Zuerst wird dabei geprüft, ob die gebuchten Ressourcen und der Arbeitstyp auch in die Umsatzabgrenzung einfließen sollten. Ansonsten werden diese ignoriert.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Umsatzabgrenzung bis Datum | Hier wird das Stichtagsdatum eingegeben, zu dem die Posten erstellt werden sollen. Soll das System Monatsbeträge ermitteln, so ist hier immer das Enddatum des Monats einzutragen. Es sollte sichergestellt werden, dass das Datum nicht zurückdatiert werden darf. Systemseits erfolgt an dieser Stelle keine Prüfung. |
| Filter Abgrenzungsvorschauposten | In den Registern "Abgrenzungsvorschauposten" und "Umsatzabgrenzungsposten" können weitere Filter gesetzt werden. Folgende Filter sind empfehlenswert: "Erstelle Umsatzabgrenzung“ = JA "Buchungsdatum“ = Stichtag Es wird empfohlen, dies bei jedem Lauf auch so einzustellen. |
Umsatzabgrenzung in FiBu buchen#
Diese Funktion bucht die entstandenen detaillierten Umsatzabgrenzungsposten in die Finanzbuchhaltung. Im Feld "Belegnr.“ ist die für die FiBu-Buchung zu verwendende Belegnummer einzutragen. Ist im Feld "Buchen“ der Haken gesetzt, erfolgt automatisch die Buchung in die Sachposten (ein FiBuBuch. -Blatt wird nicht gefüllt).
Kontoeinrichtung für die Buchungen der Umsatzabgrenzung#
Für die Buchungen der Umsatzabgrenzungen sind in Abhängigkeit mit der Finanzbuchhaltung Einrichtung / Inforegister der Buchungsmatrix entsprechende Konten anzulegen.
Auf dem Inforegister "Umsatzabgrenzung" der Buchungsmatrixkarte können die notwendigen Sachkonten zugeordnet werden. Es ist ratsam, diese Konten der Umsatzabgrenzung nicht mit anderen Konten zu mischen. Dort sollten eigene Konten zugeordnet werden.
Bei Faktura der Verkaufsrechnung wird über die separate Produktbuchungsgruppe der Pauschalressourcen das Warenverkaufskonto in der Buchungsmatrix angesprochen. Hier handelt es sich um ein Erlöskonto (GuV). Mit Erstellung der Umsatzabgrenzung über den Report "Erstelle Umsatzabgrenzung" erfolgt die Buchung auf das Passive Rechnungsabgrenzungskonto (Bilanz) im Haben, Gegenkonto ist hier ein eigens dafür eingerichtetes GuV Konto.
Durch den täglichen bzw. monatlichen Lauf werden die ermittelten Scheiben nach und nach in den Umsatz gebucht. Soll die Faktura nicht in die Erlöse buchen, sondern direkt auf das Passive Rechnungsabgrenzungskonto, dann sind hierfür in den jeweiligen separaten Produktbuchungsgruppen der Pauschalressourcen die Konten entsprechend einzurichten.
Es wird unbedingt empfohlen das Buchungsverhalten mit allen zusammenhängen Prozessen und Einstellungen zu prüfen und diese mit einem FiBu-Berater abzustimmen.
Folgende Felder sind in der Buchungsmatrix einzurichten:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Umsatzabgrenzungsforderungskonto | Auf diesem Konto werden die erwarteten Forderungen gebucht. Die Umsatzabgrenzung bucht auf die Konten für die Lieferung die |
| Pauschale im Soll. Mit der Faktura wird die Forderung ausgebucht. (Abhängig von Einstellung in der Finanzbuchhaltung Einrichtung.) |
|
| Passive Rechnungsabgrenzungskonto (PRAP-Konto) | Auf dieses Konto werden z.B. alle gelieferten Pauschalen im Haben gebucht. Der Saldo auf dem Konto wird in den Folgeperioden durch die |
| gebuchten Umsatzabgrenzungen Stück für Stück im Soll aufgelöst. | |
| Unrealisiertes Umsatzabgrenzungskonto | Auf diesem Konto werden die Umsatzabgrenzungen gebucht, während der Vorgang sich im Status geliefert und nicht fakturiert befindet. Das Konto wird i.d.R. gebucht. Die Gegenbuchung erfolgt auf dem PRAP-Konto. (Abhängig von Einstellung in der Finanzbuchhaltung Einrichtung.) |
| Realisiertes Umsatzabgrenzungskonto | Auf diesem Konto werden die Umsatzabgrenzungen für fakturierte Vorgänge gebucht. Das Konto wird i.d.R. im Haben gebucht. Die Gegenbuchung erfolgt |
| auf dem PRAP-Konto. | |
| Faktura Umsatzabgrenzungskonto | Auf diesem Konto wird im Rahmen der Fakturierung die Gegenposition zum Umsatz gebucht. Das Konto wird i.d.R. im Soll gebucht. Die Gegenbuchung erfolgt auf |
| dem Umsatzabgrenzungsforderungskonto. |
Storno bei Änderung der Pauschale#
Wird die Grundlage der Vorgangsperiode verändert, so wird der bereits erstellte Umsatzabgrenzungsposten komplett storniert und es wird mit den neuen Daten ein neuer Umsatzabgrenzungsposten eingestellt.
Der Storno kann dabei durch folgende Ereignisse hervorgebracht werden:
- Änderung der Laufzeit
- Änderung des Betrages
Die bereits aufgelaufenen Buchungen werden storniert und die neue Umsatzabgrenzung wird neu eingebucht.
Vorgangsabbruch#
Wenn ein Vorgang abgebrochen wird (z.B. Therapieabbruch), dann wird dies in der Umsatzabgrenzung berücksichtigt.
Es wird ein detaillierter Posten mit der Herkunftsprozessart "Vorgangsabbruch“ eingestellt. Der Restbetrag wird ermittelt und ausgebucht.
In Abhängigkeit mit der Einstellung in der Finanzbuchhaltung Einrichtung bucht das System den Restbetrag analog der periodischen Umsatzabgrenzung auf die Konten.
Buchungscodes#
Zur Abbildung der unterschiedlichen Eigentumsverhältnisse der Artikelbestände, kann in KUMAVISION healthscare365 je nach Buchungsprozess die Bewertungsart durch die Verwendung von Buchungscodes gesetzt werden. Während des Buchungsprozesses wird intern die Bewertungsart aus dem Buchungscode ermittelt und in den gebuchten Posten entsprechend im Feld "Bewertungsart" angezeigt.
Folgende Eigentumsverhältnisse können abgebildet werden:
- Anlagevermögen welches über die WaWi bewegt wird
- Leasingeigentum welches vom Kunden dauerhaft vermietet wird
- Fremdeigentum von Kassen welches versendet, ein und ausgelagert und gewartet wird
- Umlaufvermögen
- Umlaufvermögen, was in die dauernde Vermietung geht oder Gebraut Geräte
Es besteht in KUMAVISION healthscare365 grundsätzlich für jede Artikelbewegung in den Prozessen eine Buchungscodepflicht.
Hinweis
Die Verwendung der Lagerabgangsmethode "Durchschnitt" in den Artikelstammdaten ist in Verbindung mit der Bewertungsart "unbewertet“ in KUMAVISION healthscare365 nicht vorgesehen.
Miet- und Leihgeräte Aktivierung#
Es gibt zwei Zugangsarten von Anlagevermögen:
- Anlagenzugang Geräte aus Pauschalverträgen (SNR)
- Anlagenzugang Einkaufsrechnung
Hinweis
Die Anlagenaktivierung ist ein Freischaltmodul, dessen Nutzung nur mit zusätzlicher Lizenzierung und Aktivierung möglich ist.
Anlagenaktivierung von Geräten aus Pauschalen#
SNR-Geräte, die im Rahmen von Pauschalen ausgegeben werden, werden durch die Finanzbuchhaltung regelmäßig vom Umlauf- in das Anlagevermögen umgebucht (Aktivtausch). Im Zusammenhang mit dem Pauschalen Vorgang erfolgt die Umbuchung des Seriennummernartikels mit einem speziell für diesen Prozess eingerichteten Buchungscode UV-AKT (bewertet).
Mit der Umbuchung des Gerätes auf den Buchungscode UV-AKT (bewertet) wird beim Aufruf des Aktivierungsvorschlags im Anlagen-Artikel-Buchblatt, das Gerät zur Aktivierung vorgeschlagen.
Wann die Aktivierung erfolgen soll und ob nur Geräte aktiviert werden, wo die Ausgangsrechnung fakturiert wurde, muss festgelegt werden. Es ist grundsätzlich möglich nur Geräte zu aktivieren welche im Feld "Verkaufsrechnungsnr." ungleich leer stehen haben. Hierzu besteht die Möglichkeit, im Anlagen-ArtikelBuchblatt das Feld "Verkaufsrechnungsnr." zu filtern und nur die Geräte zu aktivieren welche auch bereits fakturiert wurden. Der Zeitpunkt der Aktivierung kann täglich oder wöchentlich sein, sollte jedoch auf jeden Fall im Rahmen des Monatsabschlusses erfolgen.
Buchungscode für Anlagenaktivierung#
Der Buchungscode für Aktivierung lautet in der Regel "UV-AKT".
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code | UV-AKT |
| Beschreibung | Umlaufvermögen zur Aktivierung |
| Bewertungsart | Bewertet |
| Anlagen Buchungsart | Aktivierung |
| Vorgabecode für Zugänge | Nein |
| Lieferhierachie | Nein |
| Zugang nur über Anlagenaktivierung | Nein |
| Buchungscodewechsel verhindern |
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code | AV |
| Beschreibung | Anlagevermögen |
| Bewertungsart | Unbewertet |
| Anlagen Buchungsart | Leer |
| Vorgabecode für Zugänge | Nein |
| Lieferhierachie | Nein |
| Zugang nur über Anlagenaktivierung | JA Es darf ausschließlich nur über den Aktivierungsvorschlag auf den Buchungscode "AV" gebucht werden, der Haken ist daher zwingend zu setzen. |
| Buchungscodewechsel verhindern | nein |
Voraussetzung für die Aktivierung von Seriennummerngeräten ist die Seriennr.-Informationskarte, sowie die Zuordnung der jeweiligen Geräteklasse (Inforegister KUMAVISION healthscare) auf der Artikelkarte. In den Geräteklassen werden die Vorgaben für die Aktivierung des Seriennummernartikels festgelegt
Einrichtung und Zuordnung der Geräteklasse auf der Artikelkarte#
In Verbindung mit der Aktivierung der SNR-Geräte wird im Nebenbuch eine Anlagenkarte (Inventar) angelegt. Die für die Anlagen der Anlagenkarte notwendigen Informationen können in den Geräteklassen hinterlegt werden. Die Geräteklassen müssen den aktivierungsfähigen Artikeln zugeordnet werden.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code | |
| Beschreibung | |
| AFA Buch Kopiervorgang aktivieren | Nur relevant wenn man mit 2 Abschreibungsbüchern arbeitet. |
| 2. AFA-Buch automatisch buchen bei Verkauf | Nur relevant, wenn man mit 2 Abschreibungsbüchern arbeitet. |
| 2. Anlagenbuchungsgruppe | Nur relevant, wenn man mit 2 Abschreibungsbüchern arbeitet. |
| 2. AFA-Methode | Nur relevant, wenn man mit 2 Abschreibungsbüchern arbeitet. |
| 2. AFA Buch Nutzungsdauer i. J | Nur relevant, wenn man mit 2 Abschreibungsbüchern arbeitet. |
| 2. AFA-Buch | Nur relevant, wenn man mit 2 Abschreibungsbüchern arbeitet. |
| Zielbuchungscode | AV |
| AFA Buchcode | Bsp. HGB, Steuer, IFRS |
| Anlagenbuchungsgruppe | Wichtig für die Kontenfindung |
| AFA-Methode | Bsp. Linear |
| Nutzungsdauer i. J | |
| Anlagensachgruppe | Sachanlage |
Geräteklassen Zuordnung#
Da nicht alle Geräte innerhalb einer Geräteklasse unbedingt den gleichen Wert haben, der Wert des SNR-Gerätes aber entscheidend ist, ob ein Gerät als Geringwertiges Wirtschaftsgut aktiviert werden soll oder nicht, gibt es die "Geräteklassenzuordnung", welche über die Geräteklasse aufrufbar ist.
Die Seite ist auch hilfreich, sofern sich die GWG-Grenze ändern sollte.
Sind Einträge auf der Seite vorhanden, dann berücksichtigt der Aktivierungsvorschlag den Eintrag und wechselt im Vorschlag ggf. die Geräteklasse, so dass das SNR-Geräte mit den korrekten Einstellungen aktiviert wird. Die Felder "Geräteklasse" und "Folgegeräteklasse" sind im Aktivierungsvorschlag eingeblendet, so dass diese vor der Aktivierung überprüft werden können.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Aktivierung Startdatum | Ab wann soll die die Zuordnung greifen. |
| Aktivierung Enddatum | |
| Operator Betrag | >= |
| Referenzbetrag | 800,01 |
| Operator Betrag | <= |
| Referenzbetrag | 99999 |
| Folgegeräteklasse | F>800 |
| Hinweis | Bsp. Afa 4 Jahre |
| Geräteklasse | Geräteklasse aus dem Artikelstamm |
Für die Aktivierung der Geräte (Aktivtausch Umlaufvermögen -> Anlagevermögen) steht der Aktivierungsvorschlag "Anlagen Artikel Buch.-Blätter" zur Verfügung. Es besteht die Möglichkeit, über die Buch.-Blattnamen mehrere Aktivierungsvorschläge zu erstellen. Dabei ist jedoch zu beachten, dass beim Vorschlag erstellen ein entsprechender Filter (z.B. auf einen bestimmten Buchungscode) eingetragen wird.
Der Report "Anlagen Artikel für Aktivierung berechnen" berücksichtigt nur Artikelposten mit Buchungscodes, die in der Einrichtung der Buchungscodes die Option Anlagen Buchungsart = "Aktivierung“ haben.
Beim Aufruf des Reports aus dem Anlagen-Artikel-Buchblatt erfolgt die Filterung auf den jeweiligen Buchungscode "UV-AKT". Gegebenfalls gibt es weitere Buchungscodes z.B. "Rückkauf".
Die Hinweise im Feld "Warnung" werden in der Infobox je Zeile angezeigt. Eine Aktivierung kann trotz einem Warnhinweis erfolgen.
Fehler im Feld "Warnung" werden in der Infobox je Zeile angezeigt. Eine Aktivierung kann nicht erfolgen.
Nach einer Prüfung der Zeilen sind diese zu buchen:
Die Buchung der Zeilen aus dem Anlagen Artikel Buch. -Blatt erstellen den Anlagenstamm mit dem Anlagen AfA-Buch und buchen die Anschaffungskosten. Auf die Seriennr.-Informationsliste kann über die Infobox zum Anlagenstamm zugegriffen werden. Parallel zur Aktivierung in der Anlagenbuchhaltung erfolgt in den Artikelposten eine Umlagerung. Durch die Buchung der Aktivierung erfolgt die Ausbuchung des Wertes im Umlaufvermögen und die Zubuchung im Anlagenvermögen.
Beispiel: Kontenfindung (Aktivtausch)
| Konto | Herkunft |
|---|---|
| Konto 403080 (GuV) | Anlagenbuchungsgruppe aus Anlagen AfA-Buch des jeweiligen Anlagengutes: Feld "Gegenkto. Anschaffung“ |
| Konto 069000 (Bilanz) | Anlagenbuchungsgruppe aus Anlagen AfA-Buch des jeweiligen Anlagengutes: Feld "Kto. Anschaffung“ |
| Konto 398000 (Bilanz) | Kombination aus Lagerortcode und Lagerbuchungsgruppe der Abgangsbuchung (aus Umlagerung): Feld "Lagerkorrekturkonto“ |
| Konto 403040 (GuV) | Kombination aus Geschäftsbuchungsgruppe = BLANK und Produktbuchungsgruppe aus Artikelstamm: Feld "Lagerkorrekturkonto" |
Storno Anlagenaktivierung#
Mit der Storno Funktion kann in KUMAVISION healthcare365 eine versehentlich durchgeführte Aktivierung auf der einzelnen Anlage wieder rückgängig gemacht werden.
Über den Funktionsaufruf "Zeile stornieren" in der Infobox "Anlagen Artikel Verfolgung" der jeweiligen Anlagenkarte kann die Aktivierung rückgängig gemacht werden.
Durch Aktivieren des Schalters "Anlage löschen“ wird die erzeugte Anlagenkarte nach Ausführen der Stornierung gelöscht. Des Weiteren werden die dazugehörigen Posten (Artikelposten, Wertposten, Sachposten) storniert.
Sollte der Schalter "Anlage löschen“ nicht aktiviert werden, bleibt in diesem Fall die Anlagenkarte erhalten. Unabhängig davon, werden die dazugehörigen Posten (Artikelposten, Wertposten, Sachposten) storniert.
Erfolgt dann eine erneute Aktivierung wird die bereits angelegte Anlagenkarte über die Seriennummer gefunden.
Hinweis
Bei erneuter Aktivierung der Seriennummer findet die Anlagenaktivierung die bereits vorhandene Anlagenkarte.
Aktivierung sonstiges Anlagevermögen (Nicht SNR-Geräte)#
Die Aktivierung des sonstigen Anlagevermögens, welches nicht über die Warenwirtschaft bestands- und seriennummerngeführt wird, kann über zwei verschiedene Wege erfolgen.
Manuelle Anlage einer Anlagenstammkarte#
Rufen Sie sich über die Anwendersuche die "Anlagen" auf. Über "Neu“ im Menüband kann manuell eine neue Anlagenkarte erstellt werden.
Inforegister Allgmein#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Nr. | Bezeichnung der Anlage |
| Klassencode | Festlegung der Anlagenklasse. Empfohlene Werte sind: I. immaterielle Wirtschaftsgüter II. Sachanlagen III. Finanzanlagen |
| Sachgruppencode | Festlegung der Anlagensachgruppen. Über die Anlagensachgruppen erfolgt dann die Untergliederung der Anlagenklassen. |
| Anlagenstandortcode | Zuordnung eines Standortes. |
Inforegister AfA-Buch#
Die Anlagenbuchhaltung ermöglicht es, bei Bedarf jede Anlage parallel nach unterschiedlichen Varianten abzuschreiben, z.B. für das HGB und für IFRS. Gesteuert wird das über das AfA Buch.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| AfA Methode | Option entsprechend auswählen: • Degressiv 1 • Degressiv 2 • Degr 1/Linear • Degr 2/Linear • Tabelle • Manuell |
| Enddatum Nutzungsdauer Nutzungsdauer i. Jahren Nutzungsdauer i. Monaten |
Diese 3 Felder füllen sich gegenseitig, so dass nur 1 dieser 3 Felder |
| auszufüllen ist. | |
| Verkauf | Wird durch die Buchung vom Anlagenabgang automatisch gefüllt. |
| Buchwert | Es handelt sich hier um ein kalkuliertes Feld, das sich auf Basis der Anlagenposten für die jeweilige Anlage errechnet. |
Anlagen-AfA-Buch (= Zeilen)#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| AfA Buchcode | Hinterlegung vom AfA Buch. |
| Anlagenbuchungsgruppe | Steuert die Kontenfindung der einzelnen Anlagenbuchungen. |
| Startdatum Normal-AFA | Beginn der Abschreibung. In der Regel wird der 1. des Monats der Anlagenanschaffung eingetragen. |
Inforegister Wartung#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Kreditornr. | Die Hinterlegung der Kreditorennummer hat rein informativen Charakter. |
| Weitere Felder | u.U. sinnvoll für Recherchezwecke. |
| Versichert | Es handelt sich hier um ein kalkuliertes Feld, dass automatisch bei Nutzung vom Versicherungsmodul genutzt wird. |
Die Zuordnung der Dimensionen (Vorgabedimensionen) erfolgt über das Menüband der Anlagenkarte.
Bei Bedarf kann noch für das Feld "Dimensionswertbuchung“ die Option "Code notwendig“ oder "Gleicher Code“ gewählt werden. Die Funktionalität ist identisch zur Dimensionslogik in den anderen Modulen.
Aktivierung sonstiges Anlagevermögen über die Einkaufsrechnung#
Wenn die FiBu-Integration des Moduls Anlagen aktiviert ist, können die Anschaffungskosten direkt über eine Einkaufsrechnung in der Anlagenbuchhaltung gebucht werden.
Es kann sich hierbei um eine neue Anlage handeln oder es können auch zusätzliche Anschaffungskosten zu einer bestehenden Anlage sein.
Einkaufsrechnung:
In der Einkaufsrechnung kann über die Art "Anlage" in der Spalte "Nr." direkt eine neue Anlagenkarte angelegt werden oder eine bestehende Anlage ausgewählt werden.
Einkaufszeilen (Felder für die Anlagenbuchhaltung)
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Art | WG/Anlage |
| Nr. | Anlagennummer |
| AfA Buchcode | Hinterlegung des AfA-Buchcodes des AfA Buchs für das HGB. |
| AfA bis Anlagedatum | Ist in diesem Feld ein Haken gesetzt, erfolgt automatisch mit Buchung der Anschaffungskosten ein Abschreibungslauf. Bei nachträglichen Anschaffungskosten ist der Haken zu setzen (siehe "Zusätzliche Anschaffungskosten buchen“). Es entsteht kein Problem, wenn der Haken immer bei der Buchung von Anschaffungskosten gesetzt wird. |
| Kopiervorgang aktivieren | Dieses Feld unterstützt die Buchung von Anschaffungskosten für weitere Anlagen AfA Bücher der jeweiligen Anlage. Ist in diesem Feld ein Haken gesetzt, werden für jedes AfA Buch, das im Stamm mit "Kopien ermöglichen“ gekennzeichnet ist, Zeilen in den Anlagen FiBu Buch. Blätter bzw. Anlagen Buch. Blätter mit den Anschaffungskosten eingestellt. Die Zeilen sind dann ggf. zu komplettieren und zu buchen, so dass dann auch für die weiteren AfA Bücher die Anschaffungskosten gebucht werden. |
| In AfA Buch kopieren | Die Funktionalität dieses Feldes ist ähnlich wie die vom Feld "Kopiervorgang aktivieren“. Über dieses Feld wird gezielt das AfA Buch ausgewählt, für das die |
| Anschaffungskosten zusätzlich in den Anlagen FiBu Buch. Blätter bzw. Anlagen Buch. Blätter eingestellt werden sollen. |
Nachträgliche Anschaffungskosten buchen#
Die Buchung nachträglicher Anschaffungskosten erfolgt ebenfalls über die Einkaufsrechnung. Bei der Erfassung der Einkaufszeile ist zu beachten, wie diese abschreibungstechnisch zu verarbeiten sind. Daraus ergibt sich, welche Felder bei der Erfassung noch zu pflegen sind.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| AfA bis Anlagedatum | Dieses Feld muss unbedingt aktiviert werden, wenn es sich um zusätzliche Anschaffungskosten handelt, damit die Abschreibung der bisherigen AfA-Grundlage bis zum Datum der zusätzlichen Anschaffungskosten berechnet werden kann. Mit dem Setzen dieses Hakens wird die AfA auf Basis der „ersten“ Anschaffungskosten bis zum Datum der zusätzlichen Anschaffungskosten berechnet und gebucht. Ab dem Datum der nachträglichen Anschaffungskosten gilt "Restbuchwert auf Restnutzungsdauer“. |
| Rückw. AfA-Korr. b. Anschaff. | Dieses Feld bewirkt, dass die nachträglichen Anschaffungskosten mit in die AfA ab dem Startdatum der Normal-AfA gehören. Ein entsprechender Betrag wird dann auch mit dem Buchungsdatum der nachträglichen Anschaffungskosten gebucht. Die Nutzung dieses Feld erfolgt grundsätzlich in Kombination mit dem Feld "AfA bis Anlagedatum“. Es werden alle Posten, auch über das GJ hinweg berücksichtigt. Diese Option sollte nur gewählt werden, wenn dies auch tatsächlich so gewünscht ist. |
Wenn die zusätzlichen Anschaffungskosten nicht über die Restlaufzeit der bestehenden Anlage abgeschrieben werden sollen, dann empfiehlt es sich, hier eine eigene Anlagenkarte mit Startdatum der AfA und Nutzungsdauer anzulegen und diese ggf. über die Funktion Haupt-/Unteranlagen zu verknüpfen.
Aktivierung sonstiges Anlagevermögen über ein Verrechnungskonto#
Die Anschaffungskosten von sonstigen Anlagevermögen werden während des Monats auf ein speziell dafür angelegtes Verrechnungskonto gebucht. Am Monatsende erfolgt anhand des Sachkontoblattes die Umbuchung vom Verrechnungskonto auf das Anlagensachkonto über das Anlagen-Fibu-Buch-Blatt.
Die Umbuchung erfolgt ohne Steuerinformationen, da diese bereits bei der ersten Buchung auf das Verrechnungskonto erfolgt ist. Es wird empfohlen, bei der Umbuchung im Feld "Externe Belegnr." im Anlagen-Fibu-Buchblatt die Kreditorenrechnungsnummer mitzugeben.
Auch hier müssen die Anlagenkarten zuvor angelegt werden. Die Besonderheiten für die Buchung von nachträglichen Anschaffungskosten finden Sie im Abschnitt "Aktivierung sonstiges Anlagevermögen über die Einkaufsrechnung“ und gelten hier gleichermaßen.
Anlagenverkauf sonstiges Anlagevermögen (Nicht SNR-Geräte aus Pauschalen)#
Der Anlagenverkauf für das sonstige Anlagevermögen (Nicht SNR-Geräte aus Pauschalen) erfolgt direkt über die Verkaufsrechnung.
Verkaufszeile:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Art | WG/Anlage |
| Nr. | Anlagennummer |
| AfA Buchcode | Hinterlegung des AfA-Buchcode vom AfA Buch für das HGB. |
| Anlagedatum | Durch Eingabe eines Datums in diesem Feld kann der standardmäßige Zeitraum für den Abschreibungslauf im Rahmen des Verkaufs übersteuert werden. Ist kein Datum eingegeben, erfolgt ein Abschreibungslauf per Buchungsdatum aus dem Verkaufskopf. Durch Eingabe des Monatsletzten in diesem Feld erfolgt die Abschreibung bis zum Ende des Monats. |
| AfA bis Anlagedatum | Ist in diesem Feld ein Haken gesetzt, erfolgt automatisch mit Buchung des Verkaufserlöses ein Abschreibungslauf. Der Haken sollte unabhängig vom Restbuchwert immer bei einem Verkauf gesetzt werden. |
| Kopiervorgang aktivieren | Dieses Feld unterstützt die Buchung des Verkaufs für weitere Anlagen AfA Bücher der jeweiligen Anlage. Ist in diesem Feld ein Haken gesetzt, werden für jedes AfA Buch, das im Stamm mit "Kopien ermöglichen“ gekennzeichnet ist, Zeilen in den Anlagen FiBu Buch. Blätter bzw. Anlagen Buch. Blätter mit dem Verkauf eingestellt. Die Zeilen sind dann ggf. zu komplettieren und zu buchen, so dass dann auch für die weiteren AfA Bücher die Verkäufe gebucht werden. |
| In AfA Buch kopieren | Die Funktionalität dieses Feldes ist ähnlich wie die vom Feld "Kopiervorgang aktivieren“. Über dieses Feld wird gezielt das AfA Buch ausgewählt, für das der Verkaufserlös zusätzlich in den Anlagen FiBu Buch. Blätter bzw. Anlagen Buch. Blätter eingestellt werden sollen. |
Die Verarbeitung einer Verkaufsrechnung zum Verkauf eines Anlagengutes erfolgt analog einer klassischen Verkaufsrechnung.
Die jeweilige Abgangsmethode wird im AFA-Buch festgelegt, hier stehen folgende Optionen zur Verfügung. Die entsprechenden Konten müssen in der Anlagenbuchungsgruppe hinterlegt werden.
- Nettomethode
- Bruttomethode
Für die Abgangsbuchungen im Rahmen der Bruttomethode müssen in der Anlagenbuchungsgruppe u.a. die Konten für den Bruttoverkauf hinterlegt sein.
Die Buchungen für das AfA Buch "HGB“ erfolgen aus der Verkaufsrechnung heraus. Parallel erstellt die Verkaufsrechnung für jedes weitere AfA Buch (z.B. IFRS) die Verkaufszeilen in dem jeweiligen Anlagen FiBu Buch. Blatt bzw. Anlagen Buch. Blatt. Die Buchung dieser Zeilen ist manuell aufzurufen.
Anlageverschrottung sonstiges Anlagevermögen (Nicht SNR-Geräte aus Pauschalen)#
Ein Anlagenabgang ohne Erlös (z.B. Verschrottung oder Schwund) wird im Anlagen FiBu Buch. Blatt gebucht.
Da alle diese Belege mit der Anlagenbuchungsart "Verkauf“ gebucht wird, besteht die Empfehlung, für die unterschiedlichen Gründe eigenes Anlagen-FiBu Buch. Blatt mit eigenen Ursachencodes "Verschrottung“ anzulegen.
Die Erfassung der Buchung im Anlagen-FiBu-Buchblatt erfolgt bei einer Verschrottung mit der Anlagenbuchungsart "Verkauf“, der Betrag ist mit dem Wert 0 zu erfassen, da es sich um eine Verschrottung handelt. Das Gegenkonto kann in diese Fall "leer“ gelassen werden. Wichtig ist, dass das Häkchen im Feld "AfA bis Anlagedatum“ zu aktivieren, so dass die Abschreibung bis zum Datum der Verschrottung berechnet und gebucht werden kann.
Anlagen FiBu Buch.-Blattzeile:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Ursachencode | AB-SCHROTT oder AB SCHWUND Der Ursachencode kann zur Unterscheidung der Abgangsgründe genutzt werden. Dieser wird automatisch aus dem Anlagen FiBu Buch. Blatt in die Anlagen FiBu Buch. Blattzeile übernommen. |
| Anlagedatum | Bis zu diesem Datum wird eine mögliche Abschreibung gerechnet. |
| Anlagenbuchungsart | Verkauf (ist grundsätzlich für Anlagenabgänge zu nutzen) |
| Betrag | 0 |
| Gegenkonto | Leer (da Betrag = 0) |
| AfA bis Anlagedatum | Dieser Haken ist zu setzen, damit die Abschreibung bis zum Abgangsdatum berechnet wird. Entspricht der Restbuchwert dem Erinnerungsstandardwert (AfA Buch), erfolgt auch bei gesetztem Haken keine Abschreibungsbuchung. |
| Kopieren in AfA-Buch | Ist dieser Haken gesetzt, wird für die AfA Bücher, in denen das Feld "Kopien ermöglichen“ mit "JA" gekennzeichnet ist, die Abgangsbuchung in die Anlagen FiBu Buch. Blätter bzw. Anlagen Buch. Blätter eingestellt. Der Haken muss nur dann gesetzt werden, wenn mindestens ein weiteres AfA Buch existiert. Die automatisch erstellten Zeilen für das bzw. die weiteren(n) AfA Bücher sind manuell zu verbuchen. Hinweis: Mit der App OPplus - Erweiterte Anlagenbuchhaltung von der Continia Software GmbH könnte dieser Prozess automatisch erfolgen Hinweis: OPplus - Erweiterte Anlagenbuchhaltung ist eine separate App eines Drittanbieters, dessen Nutzung nur mit zusätzlicher Lizenzierung und Aktivierung möglich ist. Weiterführende Informationen finden Sie unter Continia Software GmbH. |
Das Ergebnis auf der Anlagenkarte nach Buchung der Verschrottung:
Im Anlagen-AfA-Buch ist das Häkchen im Feld "Verkauft“ gesetzt und das "Verkaufsdatum“ ist entsprechend gefüllt.
Weiterhin sind über die Anlagenposten die erzeugten Anlagenposten einzusehen. Mit "Posten suchen" können die erzeugten Sachposten geprüft werden.
Hinweis
Wenn eine versehentliche Verschrottung durchgeführt wurde und diese soll rückgängig gemacht werden, dann funktioniert das, indem Sie in den Anlagenposten den ersten Posten, der durch den Abgang erzeugt wurde anklicken. Über "Posten stornieren“ wird der Posten in das Anlagen-FiBu-Buchblatt übertragen und kann dort verbucht werden. Dabei werden die Posten (Buchungen), welche durch die Verschrottung erzeugt wurden storniert. Das Häkchen "Verkauft“ im Anlagen-AfA-Buch wird entfernt.
Anlagenverkauf / Anlagenverschrottung aktivierte Seriennummern-Geräte#
Im Rahmen der Vorgangsbearbeitung aus dem Bereich Rezeptabwicklung kann es auch zu Verkäufen von aktivierten SNR-Geräten kommen (Kassenverkäufe, Verkäufe an Privatpersonen, usw.). Der Anlagenverkauf erfolgt über den Verkaufsauftrag, mit der Faktura wird das Gerät im Lager wie auch im Anlagevermögen direkt ausgebucht.
Ebenso kann es vorkommen, dass solche Geräte im Rahmen einer Inventur oder unterjähriger Bestandskorrektur (Verlust, Verschrottung, etc.) über ein Artikel-Buch.-Blatt abgebucht werden.
Die aktivierten SNR-Geräte haben eine Verbindung zur Anlagenkarte im Modul Anlagenbuchhaltung (siehe Infobox in Seriennummerninfokarte oder Anlagenkarte).
Es muss im Rahmen der Prozesse sichergestellt werden, dass diese Geräte auch periodengerecht im Anlagevermögen ausgebucht werden. Hierzu steht der Report "Lagerregulierung in Anlage buchen“ zur Verfügung. Dieser muss regelmäßig (mindestens im Rahmen des Monatsabschlusses) ausgeführt werden. Der Report berücksichtigt Artikelposten mit der Art "Abgang“.
Artikel-Buchblatt für Verschrottung#
Es wird empfohlen, für die Verschrottungsbuchungen ein eigenes Artikel-Buch.-Blatt anzulegen.
Zur Steuerung der Verschrottungsbuchung können im Artikel Buch. -Blattnamen für folgendes Vorbelegungen vorgenommen werden:
- Ursachencode ➔ nutzbar für spätere Auswertungsmöglichkeiten
- Produktbuchungsgruppe ➔ Möglichkeit zur Steuerung eines separaten Lagerkorrekturkontos für Verschrottungen hierfür ist eine eigens dafür vorgesehene Produktbuchungsgruppe bspw. “Verschrottung“ anzulegen. Die Buchungsmatrix ist entsprechend für diese Kombination zu ergänzen.
- Kostenstelle oder Kostenträger ➔ zur Kontierung der Abgangsbuchung
Die Verschrottung für aktivierte Seriennummerngeräte kann entweder direkt im Artikel-Buchblatt mit der Art "Abgang“ erfolgen oder es wird aus internen Gründen entschieden Geräte, die ausgebucht werden sollen, erstmals auf einen eigenes dafür vorgesehen Lagerort "Schrott“ umzubuchen. Die Umbuchung erfolgt über ein Artikel-Umlagerungs-Buchblatt.
Der Lagerort für die Verschrottung wird in der Lager Einrichtung auf dem Inforegister "KUMAVISION healthscare" hinterlegt. Ebenso die jeweilige Artikelbuchblattvorlage und der Buchblattname für die Ausbuchung.
Für die Ausbuchung des Schrottlagers steht der Report "Ausbuchung Schrottlager" zur Verfügung. Mit Filterung auf den Buchungscode "AV“, werden alle aktivierten Seriennummern-Geräte, welche sich im Schrottlager befinden in das Artikel-Buchblatt übertragen.
Es empfiehlt sich beim Ausführen des Reports "Ausbuchung Schrottlager" nicht direkt das Häkchen im Feld "Buchen“ zu aktivieren, so können die Buchungen noch vorher im Buchblatt geprüft werden.
Im Anschluss kann das Buchblatt verbucht werden. Bei der Buchung wird die Menge im Lager abgebucht.
Damit der Wert auch im Nebenbuch "Anlagevermögen" ausgebucht wird, ist hierfür im Anschluss der Report "Lagerregulierung in Anlage buchen" auszuführen.
Der Report "Lagerregulierung in Anlage buchen" kann im ersten Schritt ohne das Häkchen "Buchen“ ausgeführt werden. Mit der Excel-Ausgaben kann vor der Buchung geprüft werden, welche Anlagen und welche Werte ausgebucht werden. Mit dem Häkchen im Feld "Buchen" und dem jeweiligen Buchungsdatum für die Ausbuchung erfolgt die Ausbuchung im Anlagevermögen.