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Rezeptabwicklung Teil 1#

Lieferungen aus dem Lieferplan#

Über den Lieferplan ist es möglich, einmalige oder regelmäßige Lieferungen an Debitoren zu verwalten. Artikel können dabei aus Verträgen in den Lieferplan abgerufen und einem Vorgang zugewiesen werden. Der Lieferplan zeigt alle Versorgungen eines Debitors und ermöglicht das Erzeugen der Einteilungen für eine regelmäßige Belieferung. Somit bietet der Lieferplan eine durchgängige Historie über alle Versorgungsarten und eine individuelle Zusammenfassung von Versorgungen in einen Auftrag und eine Lieferung. Der Abruf der Lieferungen kann sowohl manuell als auch über einen Stapellauf mit entsprechend konfigurierten Filtern erfolgen.

Im Lieferplan befinden sich grundsätzlich keine Preise. Der Lieferplan dient nur der Belieferung und steht hierbei in Verbindung mit dem Abrechnungsplan. Der angewendete Vertrag steuert welche Positionen wie berechnet werden.

Einrichtung#

Die grundsätzlichen Parameter für den Lieferplan werden in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ auf dem Inforegister "Verkauf“ definiert. Bei der Auslieferung der Software ist bereits eine Grundeinrichtung vorhanden, welche bei Bedarf angepasst werden kann.

Feld Beschreibung
Lieferplan Verkaufsauftragsart Pflichtfeld für die Nutzung des Lieferplans.

Beim Erstellen von Verkaufsaufträgen aus dem Lieferplan wird dieser Wert im Auftragskopf eingetragen. Hierdurch sind die aus dem Lieferplan erzeugten Aufträge von den manuellen Aufträgen unterscheidbar.

Die Verkaufsauftragsart kann im Vertrag noch übersteuert werden.
Lieferplan
Direktlief.
Verkaufsauftragsart
Vorbelegung für die Direktlieferung / Streckengeschäft. Erfolgt die Einstellung "Lieferung über“=DIREKT, dann wird automatisch die hier hinterlegte Verkaufsauftragsart angewendet, welche die Vorgabebestellart, den Einkaufscode und den Vorgabelagerort DIREKT beinhaltet.
Berech. Lieferplan bis Datumsf. Die Lieferplaneinteilungen werden bis zu diesem Datum (abhängig vom Arbeitsdatum) aufgebaut. Sie sollten dabei nicht zu weit in die Zukunft generiert werden: zum einen aus Performancegründen, zum anderen, weil es sonst sehr unübersichtlich werden kann.

Um die Lieferplaneinteilungen weiter aufzubauen, sollte der Report "Filter zum Aktualisieren von Plänen" jeden Tag laufen, dieser befindet sich im Rollencenter "Rezeptabwicklung".

Der Wert muss dabei immer groß genug gefasst werden, so dass z.B. für Gesamtmengenkostenvoranschläge alle notwendigen Einteilungen vorhanden sind.

Wenn also der größte Gesamtmengenkostenvoranschlag für 12M beantragt werden muss, dann muss der Wert mindestens 13M sein, da durch das Verlängern auch Perioden für die Zukunft angelegt werden.
Anzeige Lieferplan ab / bis Filter Damit der Lieferplan und die Einteilungen nicht unübersichtlich werden, können Sie diesen mittels Datumsfilter eingrenzen.

Hier wird vorbelegt, mit welchen Werten der Filter den Lieferplan öffnet.

Im Lieferplan selbst, kann dies manuell übersteuert werden.
Lieferplan Filtercode Vorgabe Die Filter zum Abrufen von Aufträgen aus dem Lieferplan können über das Rollencenter "Rezeptabwicklung" über den Aufruf "Lieferabruf“ (zum Stapelabruf) aufgerufen werden.

Soll aus einem Lieferplan ein manueller Auftragsabruf erfolgen, wird auf den in diesem Feld hinterlegten Filter zugegriffen.
Lieferplan Filtercode Abrufpositionen Die Filter zum Abrufen von Aufträgen aus dem Lieferplan können über das Rollencenter "Rezeptabwicklung" über den Aufruf "Lieferabruf“ (zum Stapelabruf) aufgerufen werden.

Soll aus einem Lieferplan ein manueller Auftragsabruf in Verbindung mit Erstellung einer Abrufposition erfolgen, wird auf den in diesem Feld hinterlegten Filter zugegriffen.
Lieferfehler
Abgelaufenes Datum
Der hier eingetragene Fehlercode wird auf der Lieferplaneinteilung eingetragen, wenn Einteilungen in der Vergangenheit liegen, die nicht mehr benötigt werden.

Der Fehlercode kann auf der Einteilung manuell geändert werden.

Hinweis:
Der Fehlercode muss sperren.
Lieferpl. Abrufdurchlaufzeit Hier kann ein Datumswert eingetragen werden, der das Abrufdatum in der Lieferplaneinteilung um diesen Datumswert verändert.

Somit kann beispielsweise unternehmerisch entschieden werden, dass die Aufträge X Tage vor dem geplanten Lieferdatum abgerufen werden, damit die Ware auf Basis der Aufträge bestellt werden kann.
Lieferfehler Notbelieferung Um die Funktion der Notbelieferung zu nutzen, muss hier ein Fehlercode (ohne Sperrung) hinterlegt werden. Durch den Fehlercode werden die Lieferplaneinteilungen, die über diese Funktion geliefert werden identifiziert.
Auftragsfaktura Datumsformel In Kombination mit dem Feld "Herkunftscode Abrechnung über Abrechnungsplan“ bildet dieses Feld die Zeitformel für die Ist-Kosten Verbuchung (Sollkosten Stornierung).

Ist das Feld leer wird keine automatische Ist-Kosten-Buchung durchgeführt.
Herkunftscode Abrechnung über Abrechnungsplan Gibt den Buchungen zur Auflösung der Sollkosten einen Herkunftscode mit. Hierdurch lassen sich später z.B. die Wertposten identifizieren.
Lieferplan Zeilenänderung erlaubt Ist hier der Haken für "Ja“ gesetzt, so können einige Felder direkt auf der Lieferplanzeile bearbeitet werden. Voraussetzung hierfür ist, dass diese sich im Status "offen" befinden. Dies ermöglicht eine schnelle Bearbeitung bei Änderungen.

Lieferplan#

Der Lieferplan wird in den meisten Fällen aus dem Marketing Cockpit heraus aufgerufen. Sowohl aus der Liste als auch aus der Karte können Sie diesen über den Aufruf im Menüband aufrufen. Alternativ steht der Aufruf auch auf der Debitorenkarte im Menüband zur Verfügung.

Der Aufbau der Seite "Lieferplan“ gestaltet sich wie folgt:

Inforegister Filter#

Über die Filtermöglichkeiten haben Sie die Möglichkeit, sich nur bestimmte Vorgänge anzuzeigen zu lassen. Durch den Schalter "Beendete anzeigen" haben Sie ebenso die Möglichkeit, bereits beendete Vorgänge einzusehen.

Die Filter haben Auswirkungen auf die darunter liegenden Bereiche: Vorgangsperioden, Info.-Anforderungen, Lieferplanzeilen und Lieferplaneinteilungen.

Filter Beschreibung
Vorgangsart Ein Vorgang wird immer zu einer bestimmten Vorgangsart angelegt. Hat der Kunde mehrere Vorgangsarten, kann über diesen Filter eine Vorgangsart isoliert betrachtet werden.
Vorgangsnr. Mit diesem Filter kann ein Vorgang isoliert betrachtet werden.
Vorgangsperiodennr. Hat ein Vorgang mehrere Perioden, z.B. eine Erstversorgung und eine Folgeversorgung, können diese über diesen Filter isoliert betrachtet werden.
Von Datum / Bis Datum Damit nicht alle Einteilungen aufgelistet werden, kann hier der Zeitraum individuell angepasst werden. Dieser Zeitraum wird aus der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ vorbelegt.
Beendete anzeigen Standardmäßig werden beendete Vorgänge ausgeblendet und können hiermit sichtbar gemacht werden.
Geplante anzeigen Geplante Lieferplaneinteilungen werden standardmäßig ausgeblendet.

Diese dienen als Referenzzeile zur Einteilung vom Status der Lieferung. Dies wird technisch benötigt und ist daher ausgeblendet.

Inforegister Vorgangsperiode#

Auf diesem Inforegister werden alle Vorgangsperioden, gruppiert nach Vorgangsnummer, angezeigt.

Feld Beschreibung
Bemerkung Zeigt an, ob eine Bemerkung in der Vorgangsperiodenkarte hinterlegt ist. Mit Auswahl auf "Ja/Nein“ wird die Bemerkungsübersicht geöffnet und kann eingesehen werden.
Vorgangsnr. Gibt die Vorgangsnummer zum Rezeptvorgang an. Mit Auswahl auf die Vorgangsnummer öffnet sich die zugehörige "Vorgangskarte“.
Nr. Gibt die Vorgangsperiode zum Vorgang an. Mit Auswahl auf die Nummer öffnet sich die zugehörige "Vorgangsperiodenkarte“.
Lieferung Status
Rechnung Status
Gemäß Ampelsystem wird hier optisch angezeigt, ob Lieferung oder Abrechnung durch fehlende "Info.-Anforderungen“ gesperrt sind.

Grün = alle Info.-Anforderungen im Status "Info OK“ oder "nicht notwendig“
Rot = es sind noch Info.-Anforderungen auf "notwendig“ oder "Antw. Abwarten“
Vorgangsart Zeigt die Vorgangsart zum Vorgang an.
Status Zeigt den Status der Vorgangsperiodenkarte an.
Vertragsnr.,
Suchbegriff,
Vertrag Versionsnr,
Vertragsperiode
Informationen zum Vertrag, welcher für den Vorgang angewendet wurde.

Detailinformationen wie Laufzeiten aus der Vorgangsperiodenkarte werden hier ebenfalls dargestellt.

Inforegister Info.-Anforderungen#

Die Informationsanforderungen, welche die Belieferung und Abrechnung steuern, sowie zugehörige Kostenvoranschläge und abrechnungsrelevante Dokumente und notwendige interne Dokumente werden hier angezeigt und können bei Bedarf über die zugehörigen Aufrufe innerhalb des Inforegisters direkt bearbeitet werden.

Durch Anwahl der Nummer öffnet sich die zugehörige Info.Anforderungskarte. Im Feld "Status“ ist der aktuelle Status der Info.-Anforderungen ersichtlich.

Weitere Detailinformationen zur Funktionalität sind im Abschnitt "Informationsmanager IRM" beschrieben.

Inforegister Lieferplanzeilen#

In den Lieferplanzeilen werden alle zu liefernden Artikel inkl. zugehöriger Lieferungsart und Intervall sowie zugehöriger dispositiver Daten wie Zusteller, Touren ggf. abweichende Lieferanschriften, Liefertermine aufgeführt.

Die dispositiven Daten können individuell und bei Bedarf pro Zeile angepasst werden.

Die Lieferplanzeilen bilden die Grundlage für die Lieferplaneinteilungen.

Zeilen können nur gelöscht werden, wenn noch keine Lieferplaneinteilungen mit manuellen Änderungen bzw. Verkaufsauftrag oder gebuchter Lieferung vorhanden sind. Das hinzufügen von weiteren Zeilen ist über die Funktionen im Menüband möglich.

Innerhalb der einzelnen Zeilen sind die Vertrags- sowie Vorgangsdaten zur Zeile ausgegeben. Weitere relevante Felder werden nachfolgend beschrieben:

Feld Beschreibung
Status Die Lieferplanzeilen haben einen eigenen Status.

Offen:
Es können Daten in der Lieferplanzeile überarbeitet werden. Ein Auftragsabruf ist nicht möglich.

Freigegeben:
Es können keine Daten in der Lieferplanzeile überarbeitet werden. Einteilungen können erzeugt werden und Aufträge abgerufen werden.

Beendet:
Der Vorgang zu diesen Lieferplanzeilen ist im Status "Beendet“. Es können keine Änderungen mehr vorgenommen werden.

Nur im Status "offen“ können Daten geändert werden.
Damit die zugehörigen Lieferplaneinteilungen erstellt werden, muss der Status "freigegeben“ sein.
Manuelle Änderung Wurden nachträglich, händisch Änderungen an der Lieferplanzeile vorgenommen, dann wird dieses Feld auf "Ja“ gesetzt. Durch den Wert "manuelle Änderung = Ja" wirken sich systemseitige Änderungen z.B. durch Änderung im Vertrag nicht mehr auf die Zeile aus.
Lieferungsart
Intervall
Die Lieferungsart definiert, ob eine Lieferung einmalig, wiederholt regelmäßig oder wiederholt manuell gesteuert wird.

In Kombination mit "periodischer“ Lieferungsart bestimmt die Datumsformel im Feld "Intervall“ die zeitlichen Abstände.

Je nach angewendeter Lieferungsart werden die zugehörigen Einteilungen direkt nach Freigabe erstellt oder müssen bei "Abruf“ zunächst über die Funktion "Abrufposition erstellen“ erzeugt werden.

Detaillierte Informationen zu den Lieferungsarten sind im Abschnitt "Vertragsfelder“ enthalten.
Startdatum
Enddatum
Die Felder umreißen den maximalen Zeitraum der Belieferung.

Das Startdatum ist das Vorgabedatum der ersten Belieferung.

Dieses Datum entspricht nicht zwingend der Vorgangslaufzeit.
Gewünschtes Lieferdatum Auf Basis dieses Datums in Kombination mit Intervall werden die Lieferplaneinteilung erstellt.
Lief.-an Code Hier kann eine zu den Stammdaten (Debitor) abweichende Lieferadresse hinterlegt werden.
Menge in Auftrag /
Auftrag Lieferdatum
Gibt es zu dieser Zeile bereits Einteilungen, die in einen Auftrag abgerufen wurden, dann ist hier zu sehen, mit welcher Menge und welchem Lieferdatum diese im Auftrag stehen.

Auf diesem Feld kann mittels Lookup die zugehörige Lieferplaneinteilung geöffnet werden.
Letzte Liefermenge /
Letztes Lieferdatum
Gibt es zu dieser Zeile bereits Einteilungen, die geliefert wurden, dann ist hier zu sehen, mit welcher Menge und welchem Lieferdatum diese im Lieferschein stehen.
Nächstes gepl. Abrufdatum /
Menge nächster Abruf
Die Felder zeigen das Warenausgangsdatum sowie die Menge der nächsten Einteilung an.
(Belieferung Zeitversatz) Zu jeder Zeile kann ein genereller Zeitversatz zum Lieferdatum vergeben werden, der beim Berechnen des Warenausgangsdatums der Einteilungen generell berücksichtigt wird.
(Anzahl Zusatzfelder) Zeigt die Anzahl der zugehörigen Zusatzfelder an. Die Einsteuerung erfolgt aus verschiedenen Quellen. Mittels Lookup können Sie diese einsehen und bearbeiten (sofern der Status "offen“ ist). Ebenfalls wird in der Spalte "Herkunft“ auf der Seite der Zusatzfelder die Quelle angegeben.
Funktionsaufrufe in der Lieferplanzeile#
Funktion Beschreibung
Freigeben Die Lieferplanzeile wird auf den Status "Freigegeben“ gesetzt und es werden je nach Lieferungsart die zugehörigen Lieferplaneinteilungen erstellt.
Status zurücksetzen Die Lieferplanzeile wird auf den Status "Offen“ gesetzt. Die zugehörigen Lieferplaneinteilungen mit Wert "manuelle Änderung“=Nein und ohne Verkaufsauftrag oder Verkaufslieferung werden gelöscht. Änderungen in der Lieferplanzeile können vorgenommen werden.
Call erstellen Sofern im Vertrag eingerichtet und im Prozess vorgesehen, wird hier ein zugehöriger Technik-Call erstellt.
Höchstmengenprüfung Sofern über den angewendeten Vertrag zum Artikel eine Höchstmengenprüfung eingerichtet wurde, kann hierüber das Höchstmengenprüfungsergebnis eingesehen werden.
Zeilen aus Stückliste einfügen Sofern über den angewendeten Vertrag zum Artikel die Stücklisten eingerichtet sind, kann über diesen Aufruf weitere Artikel oder Ressourcen zur Liefer- und/oder Abrechnungsplanzeile hinzugefügt werden.
Bearbeiten Erlaubt die manuelle Bearbeitung der Lieferplanzeile, sofern diese im Status "Offen“ ist und wenn noch keine Lieferung erfolgt ist. Es öffnet sich ein neues Fenster für die Anpassung einzelner Felder. Die Bearbeitung ist jedoch auch direkt auf Zeilenebene möglich sofern dies in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ aktiviert ist.
Zusatzfelder Öffnet die Seite "Planzeilen Zusatzfelder“. Die Einsteuerung erfolgt aus verschiedenen Quellen. Über die Spalte "Herkunft“ ist die Quelle definiert. Änderungen und/oder Ergänzungen sind nur im Status "Offen“ möglich.
Einteilungen Öffnet die Ansicht "Lieferplaneinteilungen" und zeigt die Lieferplaneinteilungen zu dieser Lieferplanzeile an.
Zeilen löschen Lieferplanzeilen können nur gelöscht werden, wenn noch keine Aufträge erzeugt oder gar Lieferungen gebucht wurden. Ansonsten kann der Status von Lieferplanzeilen auf den Wert "Beendet“ gesetzt werden. Beendete Lieferplanzeilen werden nur angezeigt, wenn der Filter im Lieferplan entfernt wird.
Beim Löschen einer Lieferplanzeile werden alle zugehörigen Lieferabrufe, Abrechnungszeilen und Abrechnungsabrufe gelöscht.
Startdatum setzen Bearbeitung des Startdatums der Lieferplanzeile.
Startdatum setzen Bearbeitung des Enddatums der Lieferplanzeile.
Gewünschtes Lieferdatum setzen Die Funktion öffnet die Seite "Auswahl Lieferplanzeilen“ und zeigt alle Lieferplanzeilen an, die den Status "Offen" haben. Hier können Zeilenabhängig Änderungen vorgenommen werden.
Manuelle Änderung zurücksetzen Manuelle Änderungen an den ausgewählten Zeilen werden mit dieser Funktion zurückgenommen.
Lieferung über setzen Hier kann ein abweichender Belieferung-Lagerort für die Auftragserstellung hinterlegt werden, wenn Ware z.B. über DIREKTLIEFERUNG (Streckengeschäft) oder vom Mitarbeiter-Lager gebucht werden soll.
Stapeländerung Diese Funktion erlaubt eine Sammeländerung der folgenden Felder in Lieferplanzeilen und ggf. auch in den Lieferplaneinteilungen:

• Lief.-an Kontakt Nr.
• Lief.-an Code
• Zustellercode
• Zustellertransportartencode
• Tourencode
• Planungskennzeichen
• Lieferung über

Die Funktion steht nur im Status "Offen“ zur Verfügung.
Prüfcode ändern Diese Funktion ermöglicht eine Änderung der aus dem Vertrag übernommenen Angaben zum Höchstmengencode oder dem Margenprüfcode.
Einteilungen manuell erzeugen Diese Funktion erzeugt manuell eine Lieferplaneinteilung. Die so erzeugten Einteilungen werden in den Lieferplaneinteilungen mit einem Haken in der Spalte "manuelle Änderung" gekennzeichnet.

Inforegister Lieferplaneinteilungen#

Die Lieferplaneinteilungen entstehen auf der Basis der Lieferplanzeilen. Sie bilden die Basis für die Erstellung bzw. Stapelabrufe für Verkaufsaufträge.

Weitere relevante Felder (sofern Sie nicht innerhalb der anderen Inforegister im Lieferplan beschrieben wurden) sind nachfolgend beschrieben.

Feld Beschreibung
Status Zeigt den aktuellen Status der Lieferung an: Vorschau, Geplant, Fixiert oder Lieferung.
Gesperrt durch/ Fehlercode Diese Spalten zeigen an, ob die Lieferung gesperrt ist. Ist dies der Fall, wird der entsprechende Fehlercode angezeigt. Eine Änderung des Fehlercode ist über den Aufruf "Funktion“ möglich.
Belegart /
Belegnr.
Wird in der Lieferplaneinteilung der Verkaufsauftrag abgerufen (manuell oder via Stapel), werden die beiden Felder automatisch gefüllt. Mit Klick auf die Belegnummer kann der zugehörige Beleg eingesehen werden.
Manuelle Änderung Das Feld gibt an, ob die Einteilung manuell erzeugt oder manuell geändert wurde. Bei "Manuelle Änderung“ = JA werden diese mehr vom System aktualisiert bzw. gelöscht.
Art,
Nr.,
Seriennummer,
(Variantencode),
Beschreibung,
(Beschreibung 2),
Menge,
Einheitencode
Diese Felder geben den Inhalt der späteren Verkaufszeile an, mit der die Lieferung erfolgt. Die Felder werden aus der Lieferplanzeile übernommen und können über die Funktion "Einteilung bearbeiten“ manuell geändert werden.

Funktionen im Menüband#

Funktion Beschreibung
Vertragssuche… Über die Funktion "Vertragssuche" wird ein neuer Vorgang angelegt.
Zeilen ergänzen… Soll kein neuer Vorgang angelegt werden, sondern sollen Artikel einem bestehenden Vorgang zugeordnet werden, kann dies mit Hilfe dieser Funktion erfolgen.

Die Funktion öffnet ein Fenster, in dem Sie neue Artikel erfassen können. Sofort wird geprüft, ob der Artikel im Rahmen des zugeordneten Vertrages geliefert werden darf. Ist dies nicht der Fall, erscheint die Meldung "Artikel nicht in bestehendem Vertrag gefunden.“

Ist der Artikel vertragskonform, kann die Menge eingegeben und mit "OK" bestätigt werden. Neue Lieferplanzeilen werden dem entsprechenden Vorgang zugeordnet und auch die passenden Zeilen im Abrechnungsplan werden erzeugt.
Zusatzauftrag erstellen Wenn zusätzlich zur bestehenden Versorgung, Artikel geliefert werden sollen, wird hierzu die Funktion "Zusatzauftrag erstellen“ verwendet.

Zusatzaufträge müssen im Vertrag erlaubt sein. In der Regel ist dies bei Pauschalverträgen der Fall.
Abrufpositionen erstellen Positionen, die in der Lieferplanzeile die Lieferungsart "Abruf“ haben, erzeugen keine Einteilungen. Die Einteilungen sind allerdings die Basis, um Aufträge zu generieren. Durch diese Funktion können aus den Zeilen, die auf "Abruf" stehen, Lieferplaneinteilungen erzeugt werden, die dann für den Stapelabruf bereitstehen. Es können auch direkt Aufträge generiert werden. Inwieweit mit dieser Funktion im Voraus Aufträge generiert werden können, ist in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ mit dem "Filter zum Abrufen von Aufträgen“ festgelegt.
Debitor Bemerkungen Unter diesem Menüpunkt können debitorbezogene Bemerkungen eingesehen und hinterlegt werden.
Abrechnungsplan Öffnet den Abrechnungsplan zum Debitor.
Aufträge aus Lieferplan abrufen… Über diese Funktion können fällige Einteilungen in Verkaufsaufträge abgerufen werden. Hierbei wird der "Filter zum Auftragsabruf“ angewendet, der in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ hinterlegt ist. Dieser ist hier übersteuerbar.
Notfbelieferung Sofern im Vertrag zugelassen, kann diese Funktion ausgeführt werden falls notwendige Info.-Anforderungen die Lieferung noch sperren. Trotz "Sperre“ wird dann der Verkaufsauftrag erstellt.
Optionale Info.-Anforderung hinzufügen Sofern zum Vertrag hinterlegt, haben Sie hier die Möglichkeit, weitere "optionale“ Info.-Anforderungen hinzuzufügen (z.B. anstatt eKV den Papier-KV).
Marketing Cockpit Ein direkter Aufruf zur Seite "Marketing Cockpit“.
eBox Öffnet die eBox.

Infoboxen#

Die Infoboxen können Sie sich bei Bedarf über das Informationssymbol "i“ ein- oder ausblenden.

Infobox Beschreibung
LP/AP Debitoreninfo Hier werden Ihnen Informationen zum Debitor angezeigt. Sie haben die Möglichkeit, durch Anwahl der grün dargestellten Werte, die dahinterliegenden Seiten zu öffnen.
Verk. an Deb.-Historie Es wird Ihnen eine Übersicht zu den gängigsten Belegen zum Debitor angezeigt. Durch Anwahl der jeweiligen Kachel öffnet sich die Seite "Debitorenverkaufshistorie“. Auf dieser Seite haben Sie die Möglichkeit, den voreingestellten, zeitlichen Filter bei Bedarf anzupassen und sich die zugehörigen Belege auf dem Inforegister "Debitor Verkaufshistorienzeilen“ aufzurufen.
Vertragsversions Bemerkungen Sofern ein Hinweis über die Bemerkungen in der Vertragsversionskarte mit "VK-Prio-Code" hinterlegt wurde, wird dieser Text hier in rot angezeigt.
Bemerkungen der Vorgangsbeteiligen Sofern zu den Vorgangsbeteiligten im Debitoren/Kontakt Hinweise mit "VK-Prio-Code" im Bemerkungsfeld hinterlegt wurden, werden diese hier in rot angezeigt.

Voraussetzung hier ist, dass die Rolle des Vorgangsbeteiligten in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ im zugehörigen Feld "VK Priotexte Partnerrollen…“ hinterlegt ist.
Lieferplanzeileninfo Hier werden Ihnen Informationen zur Lieferplanzeile angezeigt. Diese umfassen Informationen zum Artikel, Laufzeit, Dispositive Daten sowie die Anzeige eines evtl. anfallenden wirtschaftlichen Eigenanteils.

Artikeltausch im Lieferplan#

Die Funktion "Artikeltausch“ ermöglicht, dass ein Artikel in laufenden Lieferplänen ausgetauscht werden kann. Dies kann notwendig sein, wenn z.B. ein Artikel nicht mehr lieferbar ist oder aufgrund der Einkaufskonditionen nicht mehr eingekauft wird.

Hinweis

Diese Funktion findet ausschließlich im Prozess der Pauschalabrechnung Anwendung. Für den Kaufprozess ist diese Funktion nicht vorgesehen. Des Weiteren beachten Sie bitte, dass keine Prüfung gegen den Vertrag stattfindet, ob der Tauschartikel auch im Vertrag zugelassen ist.

Einrichtung#

Fehlercode#

Öffnen Sie die "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ und hinterlegen auf dem Inforegister "Verkauf", im Feld "Fehlercode Lieferplan Artikelaustausch“ einen sperrenden Fehlercode (Plan Einteilungsfehler) welcher im Anwendungsfall automatisch in die beendeten Lieferplanzeile und Lieferplaneinteilungen geschrieben wird.

Antw.-Protokoll Stapellaufarten#

Die durch den Artikeltausch erfolgten Änderungen in den Lieferplanzeilen sowie Fehler, welche beim Lauf eventuell auftreten, werden im Anwendungsprotokoll protokolliert, damit dies erfolgt, muss eine "Anw.-Protokoll Stapellaufart" für den Bericht 5007893 eingerichtet werden.

Öffnen Sie die Seite "Anw.-Protokoll Stapellaufarten“ und legen Sie mit "Neu“ eine neue Zeile an.

Code Beschreibung Objekt Art Objekt ID
LP-ARTIKELTAUSCH Artikeltausch in Lieferplan Bericht 5007893

Ablauf#

Die Funktion "Lieferplan Artikeltausch“ erfolgt über eine eigene Seite. Auf der Seite "Lieferplan Artikeltausch“ können Sie:

  • die Vorgaben für den Artikeltausch in Lieferplanzeilen einrichten
  • den Artikeltausch für den jeweiligen eingerichteten Datensatz starten
  • die Historie für den jeweiligen Artikeltausch ansehen
Artikeltausch einrichten#

Rufen Sie die Seite "Lieferplan Artikeltausch“ über die Anwendersuche auf und Hinterlegen Sie in den Zeilen die Kriterien für den Artikeltausch.

Feld Beschreibung
Alte Artikelnr. Hinterlegen Sie hier, die alte, zu ersetzende, Artikelnummer aus der Lieferplanzeile.
Startdatum neue Lieferplanzeile Hinterlegen Sie hier das Startdatum für die neue Lieferplanzeile mit dem neuen Artikel. Anhand dieses Datums wird auf die Zeilen mit dem bestehenden "alten“ Artikel das Enddatum gesetzt.
Alter Artikel Einheitencode Hinterlegen Sie hier, den alten, zu ersetzenden, Einheitencode aus der Lieferplanzeile.
Tausch Artikelnr. Hinterlegen Sie hier die neuen Werte, des neu zu erstellenden Artikels.
Tauschartikel Einheitencode Hinterlegen Sie hier die neuen Werte, des neu zu erstellenden Artikels.
Multiplikator für Menge Hinterlegen Sie hier eine Dezimalzahl (max. 2 Nachkommastellen). Anhand dessen wird die neue Menge in der zu ändernden / neu zu erstellenden Lieferplanzeile berechnet.

(Formel: Menge in Lieferplanzeile x "Multiplikator für Menge“ aufgerundet auf die nächsthöhere Ganzzahl ohne Nachkommstellen = neue Menge in Lieferplanzeile).
Alter Artikel Variantencode Hinterlegen Sie hier, den alten, zu ersetzenden, Einheitencode aus der Lieferplanzeile.
Tauschartikel Variantencode Hinterlegen Sie hier die neuen Werte, des neu zu erstellenden Artikels.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass das Feld "Multiplikator für Menge“ nicht leer sein darf.

Grundsätzlich gilt:

  • Es werden nur Lieferplanzeilen mit der Zeilenart "Artikel“ durch den Artikeltausch verarbeitet.
  • Lieferplanzeilen mit der Abrechnungsart alles andere als "Pauschale“ werden vom Artikeltausch nicht verarbeitet, solche Zeilen werden vom Artikeltausch-Report in Excel mit dem Hinweis "Für folgende LP-Zeilen erfolgte kein Artikeltausch: - Abrechnungsart ist nicht PAUSCHALE“ ausgegeben.
  • Ist zu einer zu verarbeitenden Lieferplanzeile mindestens eine Lieferplaneinteilung vorhanden, dann wird in einer solchen Lieferplanzeile der Artikel nicht ausgetauscht, sondern in dieser Lieferplanzeile wird das Enddatum auf "Startdatum neue Lieferplanzeile“ minus 1 Tag gesetzt und es wird eine neue Lieferplanzeile mit den Werten aus dem Artikeltausch-Datensatz erstellt. Außerdem werden in den Lieferplaneinteilungen der alten Lieferplanzeile, welche nach dem Enddatum liegen und welche nicht auf "Manuelle Änderung=Ja“ stehen, der Fehlercode aus dem Feld "Fehlercode Lieferplan Artikelaustausch“ aus der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ eingetragen. Diese Lieferplaneinteilungen werden vom Artikeltausch-Report in Excel mit dem Hinweis "Manuelle Änderung=Ja" und "Belegnr. = leer" zur Kontrolle ausgegeben. Lieferplaneinteilungen der alten Lieferplanzeile, welche nach dem Enddatum liegen und welche auf "Manuelle Änderung=Nein“ und "Belegnr. = leer" stehen, werden gelöscht.
  • Wenn durch den Artikeltausch eine neue Lieferplanzeile erstellt wird, dann wird der "Höchstmengencode“ und "Margenprüfungscode“ von der alten Lieferplanzeile in die neue Lieferplanzeile kopiert.
  • Die durch den Artikeltausch erfolgten Änderungen in den Lieferplanzeilen sowie Fehler, welche beim Lauf eventuell auftreten, werden im Anwendungsprotokoll protokolliert, damit dies erfolgt, muss eine Anw.-Protokoll Stapellaufart für den Bericht 5007893 eingerichtet werden.
  • Des Weiteren wird zu jedem Lauf für den jeweiligen "Lieferplan Artikeltausch“-Datensatz eine Historie für die Änderungen an den Lieferplanzeilen erstellt.
  • In den durch den "Lieferplan Artikeltausch“-Lauf geänderten Lieferplanzeilen und Lieferplaneinteilungen wird das Feld "Artikeltausch“ auf "Ja“ gesetzt.
Artikeltausch durchführen#

Wurden auf der Seite "Lieferplan Artikeltausch“ alle Felder in der Zeile gefüllt, wird die Funktion "Artikeltausch in LP-Zeilen für den markierten Datensatz durchführen“ im Menüband ausgeführt. Es öffnet sich vor dem Ausführen des Berichtes noch das Fenster "Lieferplan Artikeltausch“ in dem Sie, wenn gewünscht, zusätzlich noch auf jedes Tabellenfeld der Lieferplanzeile-Tabelle filtern können. Dies ist erforderlich, wenn Sie z.B. vom aktuellen Lauf nur bestimmte Lieferplanzeilen verarbeiten möchten (z.B. für einen bestimmten Vertrag oder Vorgang).

Mit "OK" werden die Daten geändert bzw. Lieferpläne vom System überarbeitet.

Historie zum Artikeltausch#

Die Historie zum erfolgten Artikeltausch kann sowohl direkt über die Anwendersuche über den Begriff "Lieferplan Artikeltausch Historie“ oder über die Seite "Lieferplan Artikeltausch“ über den Aufruf "Lieferplan Artikeltausch Historie“ aufgerufen werden. In dieser Tabelle werden die erfolgten Zeilenänderungen vom System protokolliert.

Anwendungsprotokollposten zum Artikeltausch#

Jede Ausführung der Funktion "Artikeltausch in LP-Zeilen für den markierten Datensatz durchführen“ erzeugt einen Anwendungsprotokollposten, sofern die Anw.Protokoll-Stapellaufart eingerichtet wurde.

Je nach Ergebnis erfolgt ein Eintrag als "Hinweis“ (Änderung erfolgt) oder "Fehler“ (keine Änderung erfolgt). Prüfen Sie daher im Anschluss das Anwendungsprotokoll in der eBox.

Höchstmengenprüfung/Margenprüfung bei Artikeltausch#

Wenn durch den Artikeltausch eine neue Lieferplanzeile erstellt wird, dann wird der "Höchstmengenprüfcode“ sowie "Margenprüfungscode“ von der alten Lieferplanzeile in die neue Lieferplanzeile kopiert.

Abrechnungen aus dem Abrechnungsplan#

Der Abrechnungsplan ist eine Erweiterung des Lieferplans. Durch den Einsatz des Abrechnungsplans werden Lieferung und Abrechnung komplett voneinander "entkoppelt“. Das bedeutet, dass die Standardfunktionalität, bei der Aufträge mit gelieferten Mengen offenbleiben, entfällt. Gelieferte Aufträge aus Lieferplänen sind nach der Lieferung sofort erledigt und können gelöscht werden. Es ist jedoch gewährleistet, dass zu jeder Lieferplanzeile eine verbundene Abrechnungszeile existiert. Zu der jeweiligen Abrechnungszeile werden Abrechnungsplaneinteilungen erzeugt, welche den erwarteten Rechnungszeilen entsprechen (=Sollwerte).

Der Abrechnungsplan ist die Basis für die Abrechnung der Positionen aus dem Lieferplan.

Der Abruf der Rechnungen kann sowohl manuell als auch über einen Stapellauf mit entsprechend konfigurierten Filtern erfolgen.

Einrichtung#

Die grundsätzlichen Parameter für den Abrechnungsplan werden in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ in der Registerkarte "Verkauf“ definiert. Bei der Auslieferung der Software ist bereits eine Grundeinrichtung vorhanden, welche bei Bedarf angepasst werden kann.

Feld Beschreibung
Abrechnungsplan verwenden Damit der Abrechnungsplan verwendet wird, muss das Feld gesetzt werden.
Abr.-Plan Verkaufsauftragsart Pflichtfeld für die Nutzung des Abrechnungsplans.

Beim Erstellen von Verkaufsrechnungen aus dem Abrechnungsplan wird dieser Wert im Rechnungskopf eingetragen. Hierdurch können die aus dem Abrechnungsplan erzeugten Rechnungen von manuellen Rechnungen unterschieden werden.

Dieses Feld kann durch abweichende Vorbelegung im Vertrag übersteuert werden.
Berech. Abrech.-Plan bis Datumsf. Die Abrechnungsplaneinteilungen werden bis zu diesem Datum (abhängig vom Arbeitsdatum) aufgebaut.

Um die Abrechnungsplaneinteilungen weiter aufzubauen, sollte der Report "Filter zum Aktualisieren von Plänen“ (Rollencenter) jeden Tag laufen.

Der Zeitraum zur Berechnung muss aber immer weit genug gefasst werden, so dass für Gesamtmengenkostenvoranschläge alle notwendigen Einteilungen vorhanden sind. Wenn also der größte Gesamtmengenkostenvoranschlag für 12M beantragt werden muss, dann muss der Wert mindestens 13M sein, da durch das Verlängern auch Perioden für die Zukunft anlegt werden.
Anzeige Abrech.-Plan ab Filter /Anzeige Abrech.-Plan bis Filter Damit der Abrechnungsplan und die Einteilungen nicht zu unübersichtlich werden, können diese mittels Datumsfilter eingegrenzt werden. Hier wird vorbelegt, mit welchen Daten der Filter den Abrechnungsplan öffnet. Diese Einstellung kann im Abrechnungsplan manuell übersteuert werden.
Abr.-Plan Filtercode Vorgabe Die Filter zum Abrufen von Rechnungen können über das Rollencenter "Rezeptabwicklung" aufgerufen werden (zum Stapelabruf) "Abrechnung Abruf Filter“.

Werden aus einem Abrechnungsplan manuell Rechnungen über die Funktion "Rechnungen abrufen“ erstellt, dann wird auf den hier hinterlegten Filter zugegriffen.
Beendete Abrechnungsperioden ignorieren Aktivieren Sie dieses Feld um beim Aktualisieren von Abrechnungsplänen die beendeten Vorgänge aus der Berechnung auszuschließen. (Performance)
Keine Abgrenzungsvorschau bei Pläne aktualisieren Unterbindet die "Abgrenzungsvorschau“ wenn die Funktion "Pläne aktualisieren“ ausgeführt wird.
Abrechnungsplan Zeilenänderung erlaubt Ist hier der Haken für "Ja“ gesetzt, so können einige Felder direkt auf der Abrechnungsplanzeile bearbeitet werden, sofern diese im Status "Offen" ist. Dies ermöglicht eine schnelle Bearbeitung bei Änderungen.
Abrechnungsaufteilung 0 Rabattgrundcode Dieser Rabattgrund dient der Abrechnung von Zeilen mit Abrechnungsbetrag "0" und resultiert aus der Berechnung der Abrechnungsaufteilung. Der Rabattgrund beinhaltet einen Zeilenrabatt von 100% Fix.

Hinweis
Im Smart-Start-Paket ist der Rabattgrund enthalten.
Abrechnungsfehler Fehlender Nachweis Im Vertrag gibt es die Vorbelegung "Liefernachweis" und "Liefernachweis Datumsformel". Damit wird bei Pauschalen geprüft, ob es einen gültigen Liefernachweis zum abrechnen gibt. Weiterführende Informationen finden Sie im Abschnitt "Vertragsfelder".

Findet das System keinen Lieferschein, dann wird dieser Fehlercode in die Abrechnungsplaneinteilung eingetragen. Dieser Fehlercode wird auch automatisch wieder entfernt, sobald eine Lieferung zugeordnet wurde.

Hinweis:
Der Fehlercode muss eine Sperre haben sowie einen Eintrag im Fehlerlog der eBox verursachen. Hierdurch kann eine regelmäßige Prüfung der Einträge erfolgen.
Abrechnungsfehler Manueller Nachweis Siehe hierzu "Fehlender Nachweis".

Wenn dort kein Liefernachweis automatisch zugeordnet werden konnte, dann kann es sein, dass der Kunde eventuell einen anderen Liefernachweis hatte, der für den Monat im Einzelfall noch gültig ist.

Wird manuell ein Liefernachweis zugeordnet, dann wird der Fehlercode "fehlender Nachweis“ mit dem Fehlercode "manueller Nachweis“ ersetzt.

Hinweis:
Der Fehlercode darf keine Sperre haben.
Abrechnungsfehler Enddatum Wenn für einen Kunden ein Therapieende gesetzt wird, dann wird ein Enddatum in der Vorgangsperiodenkarte eingetragen.

Auf Basis dieses Datums werden dann alle noch offenen Lieferplaneinteilungen entfernt.

Die Abrechnungsplaneinteilungen hingegen werden nicht entfernt, sollen aber auch nicht mehr automatisch abgerechnet werden. Daher wird dann dieser Fehlercode eingetragen, der manuell entfernt werden kann.

Hinweis:
Der Fehlercode sollte sperren und den Rabattgrund "Gratis" haben. Berücksichtig werden hier alle Abrechnungsplaneinteilung mit Buchungsdatum größer Enddatum.
Abrechnungsfehler Protokoll Datumsformel Siehe Abrechnungsfehler fehlender Nachweis.

Hier wird empfohlen, den Code so zu parametrisieren, dass er einen Eintrag im Fehlerlog der eBox schreibt.

Damit dieser Eintrag aber nicht gleich am ersten eines Monats erstellt wird, kann hier eingetragen werden, ab wann das Fehlerlog zum Prüfen geschrieben werden soll. Basisdatum ist dabei das geplante Abrechnungsdatum. So hat der Kunde noch X Tage Zeit, Ware zu bekommen, um abrechnungsfähig zu sein. Wurde nichts geliefert, dann wird man mittels eBox X Tage vor Ende des Monats auf eine fehlende Lieferung hingewiesen. Die Lieferung kann dann noch veranlasst werden oder man ordnet manuell einen Liefernachweis zu.

Abrechnungsplan#

Der Abrechnungsplan kann aus dem Marketing Cockpit, aus einem Lieferplan, der Debitorenliste oder aus einer Debitorenkarte aufgerufen werden.

Der Abrechnungsplan wird in den meisten Fällen aus dem Marketing Cockpit heraus aufgerufen. Alternativ steht der Aufruf auch auf der Debitorenkarte im Menüband zur Verfügung.

Der Aufbau der Seite "Abrechnungsplan“ gestaltet sich wie folgt:

Inforegister Vorgangsperiode#

Die Anzeige entspricht dem Inforegister im Lieferplan.

Inforegister Info.-Anforderungen#

Die Anzeige entspricht dem Inforegister im Lieferplan.

Inforegister Abrechnungsplanzeilen#

In den Abrechnungsplanzeilen werden alle zu berechnenden Positionen (Artikel und Ressourcen) aufgeführt inkl. dem jeweiligen Rechnungsempfänger. Die Daten hierzu kommen aus dem angewendeten Vertrag, werden an die Vorgangsperiodenkarte übergeben und von dort an den Abrechnungsplan.

Hinweis

Änderungen zum Rechnungsempfänger erfolgen nicht in der Abrechnungsplanzeile, diese müssen in der Vorgangsperiodenkarte erfolgen.

Weitere relevante Felder in den Abrechnungsplanzeilen werden nachfolgend beschrieben:

Feld Beschreibung
Preisherkunft Dieses Feld gibt Auskunft über die Herkunft des Preises.

Preisfindung:
In KUMAVISION healthcare365 hinterlegter Preis
Manuell:
Der Preis wurde manuell eingetragen/geändert
Vertrag:
Der Preis ist im angewendeten Vertrag hinterlegt.
Preisberechnung Der Aufruf zur Preisberechnung befindet sich im Aufruf "Zeile“. Diese Funktion kann bei Artikeln ausgeführt werden, um die im System hinterlegten Preise bzw. die zugehörige Kalkulation anzuzeigen.
Aufteilungsbetrag Ges. In der Spalte "Aufteilungsbetrag Ges.“ wird eine eventuell zu berechnende Zuzahlung, Eigenanteil oder wirtschaftliche Aufzahlung angezeigt. Klicken Sie auf den dort angezeigten Wert, um Detailinformationen einzusehen oder Beträge im neuen Fenster "Bearbeiten – Abrechnungsplan Aufteilung“ in der Spalte "Aufteilungsbetrag“ anzupassen.
Rabattgrund Je nach vertraglicher Einrichtung, können unter Umständen Zeilen mit aufgeführt sein, die ohne Berechnung sind und mit einem Rabattgrund für 100% Rabatt ausgegeben werden. Des Weiteren kann hier auf Zeilenebene durch einfügen des Rabattgrundes ein Rabatt hinterlegt werden.
Zusatzfelder Siehe auch Zusatzfelder in der Lieferplanzeile.

Die im Abrechnungsplan hinterlegten Zusatzfelder können von den Zusatzfeldern in der Lieferplanzeile abweichen. Bei Übermittlung des elektronischen Kostenvoranschlags oder Ausdruck auf dem Papier Kostenvoranschlag werden die Zusatzfelder aus dem Abrechnungsplan verwendet.

Inforegister Abrechnungsplaneinteilung#

Die Abrechnungsplaneinteilungen entstehen auf Basis der Abrechnungsplanzeilen sowie den gebuchten Lieferungen (bei Prozess Kauf).

Sie bilden die Basis für die Erstellung bzw. Stapelabrufe für Verkaufsrechnungen.

Weitere relevante Felder, sofern Sie nicht innerhalb der anderen Inforegister im Liefer- oder Abrechnungsplan beschrieben wurden, werden nachfolgend beschrieben.

Feld Beschreibung
Vorgangsart Auf diese Vorgangsart bezieht sich die Zeile der Abrechnungsplaneinteilung.
Status Geplant:
Nur bis Status "Geplant“ können Daten geändert werden.

Fixiert:
Beim Erzeugen von Rechnungen wird der Status auf "Fixiert“ gesetzt.

Lieferung:
Der Status "Lieferung“ wird genutzt, um erfolgte Lieferungen anzuzeigen.

Rechnung
Der Status "Rechnung“ wird genutzt, um Rechnungen zu generieren oder anzuzeigen.
Abrechnung gesperrt (Info) Gibt an, ob die Einteilung berechnet werden darf oder ob es noch eine Info.-Anforderung gibt die, die Abrechnung sperrt. Über das Feld ist ein Lookup möglich, welcher auf die sperrenden Info.- Anforderungen hinweist.
Gesperrt durch/ Fehlercode Dieser wird durch verschiedene Prozesse gefüllt:

1. Manuell
2. Durch Vorbelegung auf der Abrechnungsplanzeile
3. Durch Therapieende
4. Durch Fehlende Lieferung
5. Durch Vorgang ersetzen

Abhängig davon, ob der Fehlercode sperrt oder nicht, kann damit eine Einteilung für die Abrechnung verwendet oder freigegeben werden.
Belegart
Belegnr.
Wird nur bei Status "Lieferung“ und "Rechnung“ verwendet, um den dazugehörigen Beleg anzuzeigen.
Buchungsdatum Über das Buchungsdatum erfolgt der Abruf der Zeile in die Verkaufsrechnung.
Art
Nr.
Beschreibung
Menge
Einheitencode
Preiseinheit
VK-Preis Preiseinheit
Rabattgrund
Zeilenrabatt %
Zeilenbetrag
Diese Felder geben den Inhalt der späteren Rechnungszeile an.
Planwerte ändern Wird gefüllt, wenn eine Gutschrift ohne Neuberechnung zur Rechnung gebucht wurde und bekommt darüber den Wert.

Sollten Sie sich bei der Erstellung der Gutschrift vertan haben, können Sie hier den Wert manuell verändert, so dass eine neue Einteilung für die Rechnung entsteht.

Planwert ändern = JA es soll keine neue Rechnung erstellt werden
Planwert ändern = NEIN es soll die Rechnung gem. Abrechnungsplanzeile erstellt werden

Funktionen im Menüband#

Die Funktionen im Menüband des Abrechnungsplans entsprechen weitestgehend den Funktionen im Lieferplan.

Nachfolgend werden Ihnen die relevanten Funktionen des Abrechnungsplans beschrieben:

Funktion Beschreibung
Einteilungen Über "Einteilungen" können die Abrechnungsplaneinteilungen im Detail eingesehen werden.

Hier steht der tatsächliche Betrag, der an den Kunden und die Kasse berechnet wird.

Außerdem kann geprüft werden, wie sich die Aufteilung zusammensetzt und welche Belege es bereits gibt.
Abrechnungsdaten erstellen Die Funktion prüft für jede Abrechnungszeile, ob:

• zu den zugehörigen Lieferplaneinteilungen bereits Aufträge abgerufen oder bereits Lieferungen gebucht wurden. Wenn Ja, wird eine Zeile mit Status "Lieferung“ und Bezug zum Beleg erzeugt.
• zu der Einteilung selbst offene Rechnungen abgerufen oder bereits Rechnungen gebucht wurden. Wenn Ja, wird eine Zeile mit Status "Rechnung“ und Bezug zum Beleg erzeugt.
• noch Mengen fakturiert werden müssen. Wenn Ja, wird eine Zeile mit Status "Rechnung“ ohne Bezug zu einem Beleg erzeugt.
Rechnung abrufen Rechnungen an den Kostenträger können mit dieser Funktion manuell über den Abrechnungsplan eines einzelnen Debitors abgerufen werden. Die Voreinstellung zum Filter kommt aus dem Code, der in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ im Feld "Abrg.-Plan Filtercode Vorgabe“ hinterlegt ist.

In der Regel erfolgt der Rechnungsabruf jedoch über den Stapellauf.
Abrechnung Abruf Filter Rufen Sie diese Funktion auf, wenn Sie im Einzelfall eine Zuzahlungs- oder Aufzahlungsrechnung an den Kunden erstellen. Der Aufruf zeigt Ihnen alle im System angelegten Abruf-Filtercodes. Die Filtercodes sind bereits entsprechend parametrisiert.

Über "Ausführen“ öffnet sich der hinterlegte Filter, welchen Sie bei Bedarf noch manuell anpassen können (sofern "Filteranforderung anzeigen“ aktiviert ist).

Infoboxen#

Infobox Beschreibung
LP/AP Debitoreninfo Hier werden Ihnen Informationen zum Debitor angezeigt. Sie haben die Möglichkeit, durch Anwahl der grün dargestellten Werte, die dahinterliegenden Seiten zu öffnen.
Verk. an Deb.-Historie Es wird Ihnen eine Übersicht zu den gängigsten Belegen zum Debitor angezeigt. Durch Anwahl der jeweiligen Kachel öffnet sich die Seite "Debitorenverkaufshistorie“. Auf dieser Seite haben Sie die Möglichkeit, den voreingestellten, zeitlichen Filter bei Bedarf anzupassen und sich die zugehörigen Belege auf dem Inforegister "Debitor Verkaufshistorienzeilen“ aufzurufen.
Vertragsversions Bemerkungen Sofern ein Hinweis über die Bemerkungen in der Vertragsversionskarte mit "VK-Prio-Code" hinterlegt wurde, wird dieser Text hier in rot angezeigt.
Bemerkungen der Vorgangsbeteiligen Sofern zu den Vorgangsbeteiligten beim Debitor/Kontakt Hinweise mit "VK-Prio-Code" im Bemerkungsfeld hinterlegt wurde, werden diese hier in rot angezeigt. Voraussetzung hier ist, dass die Rolle des Vorgangsbeteiligten in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ im zugehörigen Feld "VK Priotexte Partnerrollen…“ hinterlegt ist.
Beträge Abrechnungsplanzeilen Zeigt die Netto sowie Bruttobeträge pro Zeile und Gesamt für die Abrechnungsplanzeile an.
Beträge Abrechnungsplaneinteilungen Zeigt die Netto sowie Bruttobeträge pro Zeile und Gesamt für die Abrechnungsplaneinteilung an.
Abrechnungsperioden Zeigt die Übersicht der Abrechnungsperioden an.

Vorgangskarte#

Die Vorgangskarte fasst alle wichtigen Informationen eines Vorgangs und dessen einzelne Vorgangsperioden übersichtlich zusammen.

Leicht zugänglich ist die Vorgangskarte durch Klick auf die Vorgangsnummer im Bereich "Vorgangsperiode".

Inforegister Allgemein#

Auf dem Inforegister Allgemein sind wesentliche Daten zum Debitor sowie die Vorgangsbeteiligten zusammengefasst.

Inforegister Vorgangsperioden#

Auf dem Inforegister "Vorgangsperioden" sind alle zu einem Vorgang zugehörigen Vorgangsperioden aufgeführt. Hier können in der Übersicht wichtige Informationen wie Rezeptdatum und Laufzeit eingesehen werden.

Über den Aufruf "Perioden" können zugehörige Informationen geöffnet werden:

  • "Karte“ Vorgangsperiodenkarte
  • "Abrechnungsperioden“
  • "Bemerkungen“ aus dem Bemerkungsfeld der Vorgangsperiodenkarte
Funktion Beschreibung
Vorgangsperioden verlängern Soll ein bestehender Vorgang im Einzelfall manuell verlängert werden, so kann dies aus der Vorgangskarte heraus über den entsprechenden Aufruf durchgeführt werden.
Barcodevormerkung Hier kann eine Barcodevormerkung erfolgen. Wird anschließend ein Dokument entsprechend eingescannt, wird es zur Vorgangskarte archiviert.
Zurück in die eBox Dokumente die der Vorgangskarte zugeordnet (archiviert) sind, können über diese Funktion wieder zurück in die eBox geschoben werden. Weiterführende Informationen finden Sie im Abschnitt "eBox".
Löschen Wurde ein Vorgang falsch angelegt, so kann dieser gelöscht werden. Voraussetzung ist, dass noch keine Lieferungen/Buchungen erfolgt sind sowie alle Info.-Anforderungen im Status "notwendig“ sind.

Vorgangsperiodenkarte#

Sowohl aus dem Lieferplan als auch aus der Vorgangskarte können die Vorgangsperiodenkarten zu einem Vorgang aufgerufen werden. Des Weiteren ist ein direkter Aufruf im Marketing Cockpit, Register "Informationen“ über "Perioden“ zur möglich.

In der Vorgangsperiodenkarte werden Vorgangsrelevante Vorgaben aus dem Vertrag eingesteuert, welche dann im weiteren Prozess für die gesamte Vorgangsabwicklung über Liefer- und Abrechnungsplan relevant sind.

Hinweis

• Die Vorgangsperiodenkarte muss zur Bearbeitung geöffnet werden. Damit öffnen sich auch die zugehörigen Liefer- und Abrechnungspläne.
• Nach der Bearbeitung muss die Karte auch wieder freigeben werden, so dass sich auch die Pläne wieder freigeben und dadurch die Änderungen auf der Karte im Vorgang wirksam werden
• Hier liegen alle Informationen, die für den gesamten Vorgang bzw. für die elektronische Abrechnung gelten und nicht zeilenbezogen sind (z.B. Diagnose, Rezeptdatum, Unfallkennzeichen, usw.)
• Steuerfelder werden über den Vertrag vorbelegt und können in der Vorgangsperiodenkarte im Einzelfall geändert werden

Der Aufbau der Seite "Vorgangsperiodenkarte“ gestaltet sich wie folgt:

Inforegister Allgemein#

Feld Beschreibung
Rezeptdatum Wird durch das Setzen von "Info OK“ über die Info.-Anforderung der Rezeptanforderung eingetragen.

Dieses Datum wird auch an die elektronische Abrechnung übergeben.
Leistungserbringungsdatum In der Regel ist das Feld leer. Das Leistungserbringungsdatum, welches auf der Rechnung angegeben wird, ermittelt sich anhand folgender Hierarchie.

Direkte Abrechnung von Artikeln
Das Leistungserbringungsdatum ergibt sich aus dem Feld "Nachweis Belegdatum“ in der zugehörigen Abrechnungsplaneinteilung (vom Status=Rechnung). In diesem Feld ist das Belegdatum des letzten relevanten Lieferscheins enthalten.

Indirekte Abrechnung über Ressourcen (Pauschalen)
Die Ermittlung des Lieferdatums in den Abrechnungsposten und in der Taxierung wurde bei Pauschalen wie folgt umgesetzt, wenn dieses Feld leer ist: Wenn die "Nachweis Belegnr." in der Abrechnungsperiode liegt, wird das entsprechende Belegdatum als Lieferdatum verwendet. Sollte keine "Nachweis Belegnr." angegeben sein, wird nach der letzten Lieferscheinnummer in der Abrechnungsperiode gesucht. Wenn kein Lieferschein zur Abrechnungsperiode gehört (Leerpauschale) wird das Abrechnungsdatum aus der Abrechnungsperiode genommen.

Bei Bedarf kann das Datum hier übersteuert werden. Dies hat dann höchste Priorität. Wird ein Datum erfasst, so wird der Wert im Feld "Man. Leistungserbringung“ auf "JA" gesetzt.

Das Datum wird dann in die elektronische Abrechnung übergeben. Wenn es sich um eine Dauerversorgung handelt, sollte das Feld leer bleiben.
Nutzungsstunden,
Durchschnittliche tägliche Nutzungsstunden
Sofern die Betriebsstunden zu einem Gerät systemseitig erfasst sind, werden diese Felder automatisch gefüllt und je nach Einrichtung des elektronischen Kostenvoranschlags in Abhängigkeit zum Kostenträger übermittelt.

Eine manuelle Eingabe ist ebenfalls möglich.
Vorgabe Min. Nutzungsstunden,
Vorgabe Max. Nutzungsstunden
Sofern zur Vorgangsart oder im Vertrag zur Vorgangsperiode hinterlegt, werden die Min./Max. Stunden hier angezeigt.

Inforegister Verlängerung#

Feld Beschreibung
Verlängerung Vorlaufzeit Hier wird das Intervall eingetragen, welches den Zeitraum betrifft, wann vor tatsächlichem Ablauf der Versorgung (und somit vor Beginn der Folgeversorgung) die neue Periodenkarte erstellt werden soll.

Wird aus dem Vertrag vorbelegt und kann im Einzelfall manuell geändert werden.

Wird bei Therapieende entfernt, wenn keine Verlängerung mehr erfolgen soll.
Verlängerungsart Gibt an, wie der Vorgang verlängert werden soll. Hierbei wird die Datumsformel aus dem Feld "Verlängerung Vorlaufzeit "zugrunde gelegt.

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

Leer:
Es erfolgt keine Verlängerung (bei Kauf)

Manuell:
Der Vorgang muss manuell verlängert werden. Der Lauf Filter zum Verlängern von Vorgängen erzeugt einen Eintrag in der eBox, dass die Verlängerung fällig ist.

Vollautomatisch:
Der Vorgang wird automatisch durch den Lauf Filter zum Verlängern von Vorgängen verlängert.

Wird aus dem Vertrag vorbelegt und kann im Einzelfall geändert werden.

Wird bei Therapieende entfernt wenn keine Verlängerung mehr folgen soll.
Folgende Vertragsnr.
Folgende Versionsnr.
Folgende Periode
Diese Felder können bei Bedarf manuell hinterlegt werden und wenden dann bei Verlängerung den hier hinterlegten Vertrag an. Der im angewendeten Vertrag hinterlegte Vertrag für die Verlängerung wird dann ignoriert.
Abrechnungsform, Abgabeart Die Felder werden aus dem Vertrag eingesteuert. Abrechnungsform "Kauf" oder "Pauschale". Abgabeart bei Kauf "Dauer/Einzel", bei Pauschale "leer".

Inforegister Laufzeiten#

Feld Beschreibung
Rezeptdatum Wird durch das Setzen von "Info OK“ über die Info.-Anforderung der Rezeptanforderung eingetragen.

Dieses Datum wird auch an die elektronische Abrechnung übergeben. Ist verknüpft mit dem gleichnamigen Feld auf dem Inforegister "Allgemein“. Wird es hier manuell geändert, ändert es sich auch dort oder umgekehrt.
Vorgang Startdatum Wird durch Einstellung im Vertrag vorbelegt. Die Optionen sind "Monatsbeginn“ oder "Arbeitsdatum“. Kann bei Bedarf angepasst werden.
Vorgang Enddatum Wird mittels des Intervalls aus dem Vertrag und dem Start des Vorgangs vorbelegt.

Dies kann verändert werden, wenn die Verordnung eine andere angegebene Laufzeit hat.

Auf Basis dieser Laufzeit werden dann auch die Einteilungen im Liefer- und Abrechnungsplan verändert.
Tatsächliches Enddatum Dieses Datum kann manuell zum Vorgangsende oder mittels der Therapiebeendigung gesetzt werden.
Laufzeitfelder Werden aus dem Vertrag vorbelegt und können bei Bedarf angepasst werden.

Inforegister Fachstelle#

Feld Beschreibung
Vorgangsherkunft Kann frei definiert werden. Dahinter liegt eine erweiterbare Tabelle, die zur Auswertung dient, durch wen der Auftrag erteilt wurde.
ICD Diagnose Dahinter liegt eine Tabelle mit Diagnoseschlüsseln. Sofern der Diagnoseschlüssel auf der Verordnung angegeben wurde, kann dieser hier hinterlegt werden. Diese werden, wenn gefüllt, an die elektronische Abrechnung übergeben.
Leistungsempfehlung nach P293 Betriff nur Pflege- und Betreuungsdienst. Soll zu einem Vorgang die Beschäftigtennummer in der elektronischen Abrechnung übergeben werden, dann ist in das Feld "Leistungsempfehlung nach P293“ die Partnerrolle des Debitors im Vorgang einzutragen, aus dem der Wert ermittelt werden soll. Das Feld wird im Segment ZHI ausgegeben.

Inforegister Auslieferung#

Feld Beschreibung
Lieferung gesperrt Hier steht "Ja“, wenn die Lieferung durch Info-Anforderungen gesperrt ist. Ein Doppelklick auf das "Ja“ öffnet die Info-Anforderungszeilen für diese Vorgangsperiode.
Belieferung Auftragsart Hier wird die Verkaufsauftragsart für die Belieferung festgelegt. Diese Information wird aus dem Vertrag vorbelegt.
Belieferung Statusgruppencode Information für die Belieferung mittels Fremdsystem. Die Information wird aus den Vertragseinrichtungen übernommen.
Belieferung Migrationsdatum Datum, an dem diese Bewegungsdaten migriert wurden.
Belieferung aus Fremdsystem Die Belieferung erfolgte aus einem Fremdsystem. (Feld aus der Datenübernahme.)
Lieferung über Das Feld "Lieferung über“ gibt den Lagerort an, der im Lieferplan bzw. der im daraus erstellten Verkaufsauftrag verwendet werden soll.

"Lieferung über“ kann im Lieferplan direkt erfasst werden oder an dieser Stelle vorbelegt werden. Es wird nur übernommen wenn das Feld "Lieferung über Herkunft“ den Wert "Vertrag“ besitzt.

Ist das Feld "Lieferung über Herkunft“ im Vertrag leer, so wird das Feld "Lieferung über“ nicht in die Lieferplanzeile übernommen.
Lieferung über Herkunft Das Feld "Lieferung über Herkunft“ hat die Optionen "leer" und "Vertrag“. Das Feld wird automatisch auf den Wert "Vertrag“ gesetzt, wenn im Feld "Lieferung über“ ein Wert eingetragen wird.

Nur durch den Wert "Vertrag“ wird später das Feld "Lieferung über“ in die Lieferplanzeile übernommen.

Inforegister Abrechnung#

Feld Beschreibung
Abrechnung gesperrt Hier steht "Ja“, wenn die Abrechnung durch Info-Anforderungen gesperrt ist. Ein Doppelklick auf das "Ja“ öffnet die Info-Anforderungszeilen für diese Vorgangsperiode.
Abrechnung Partnerrolle Steuert den Rechnungsempfänger und kann angepasst werden z.B. im Falle einer Ablehnung durch den Kostenträger und Fakturierung an den Kunden. Dieses Feld greift auf die Partnerrollen zu.
Abrechnung Deb.-Nr. Steuert den Rechnungsempfänger und kann angepasst werden z.B. im Falle einer Ablehnung durch den Kostenträger und Fakturierung an den Kunden. Dieses Feld greift auf die Debitoren, welche in den Vorgangsbeteiligten hinterlegt sind zu und agiert in Kombination mit der Partnerrolle.
Abrechnung Deb.-Name Zeigt den Namen des Abrechnungsdebitors an.
Abrechnungsart Die Abrechnungsart wird durch den Vertrag vorbelegt (§300, §302, Direkt, Paper) und kann bei Bedarf hier geändert werden.

Hinweis:
Eine Änderung (auf DIREKT) ist z.B. bei Ablehnung durch den Kostenträger und Fakturierung an den Kunden erforderlich.
Liefernachweis Bei Kauf wird die Abrechnungsplaneinteilung bereits mit der Erstellung des Auftrags eingestellt. Existiert zu diesem Zeitpunkt keine sperrende IA im Abrechnungsplan, könnte die Abrechnung bereits erfolgen. Mit einer entsprechenden Pflege des Feldes wird dies unterbunden.

Bei Pauschale steuert das Feld, ob eine Artikellieferung für die Abrechnung einer Pauschale (Ressource) erforderlich ist. Je nach Einrichtung können auch Leerpauschalen (ohne Artikellieferung) an die Krankenkasse berechnet werden.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Vertragsfeldern.
Liefernachweis Datumsformel Hier kann die Datumsformel im Einzelfall verändert werden.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Vertragsfeldern.
Abrechnungsaufteilung Liefern. Datumsformel Hier kann mit einer Datumsformel vorgegeben werden, für wie viele Monate eine Zuzahlung an den Versicherten (bei Berechnung von Leerpauschalen - ohne aktuelle Artikellieferung - an die Krankenkasse) berechnet werden soll. Hierbei wird vom System geprüft, wie lange die Artikellieferung zurückliegt. Liegt sie nicht mehr innerhalb der im Vertrag hinterlegten Datumsformel, wird den PatientInnen keine Zuzahlung in Rechnung gestellt. An die Krankenkasse wird die Zuzahlung in Abzug gebracht.

Hier kann die Datumsformel im Einzelfall verändert werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt "Vertragsfelder".
Abrechnungsauft. Buchungsart Lieferung Hier wird im Standard die Vorbelegung aus dem Debitor übernommen, so dass bei Bedarf die Aufteilungsrechnung direkt mit Lieferung in das Paket geht. Im Einzelfall kann das entfernt werden, wenn z.B. ein Hand-Lieferschein verbucht wird.
Rechnungsanweisung Wird aus dem Vertrag vorbelegt. Bei Kauf ist das in der Regel "Komplettrechnung“. Soll im Einzelfall statt der vertraglich hinterlegten "Komplettrechnung“ vorab eine "Teilrechnung“ erstellt werden, kann dies hier geändert werden.
Abrechnung Auftragsart Hier wird die Verkaufsauftragsart für die Abrechnung festgelegt. Diese Information wird aus dem Vertrag vorbelegt.
Original Dokumente im Haus Zeigt an, ob Dokumente im Original zum Vorgang archiviert sind und sich noch im Unternehmen befinden. Wird vom System gesetzt.
Rezept Originalversand Zeigt an, ob Dokumente im Original zum Vorgang archiviert sind und sich noch im Unternehmen befinden. Wird vom System gesetzt.
Abrechnung Statusgruppencode Die Vorbelegung erfolgt aus dem Vertrag und kann bei Bedarf angepasst werden.
Buchungsgruppe Umlenk. Code Über dieses Feld bzw. den am Vertrag hinterlegten Code kann eine eine Umlenkung von Buchungsgruppen / Mwst. erfolgen. Wird über den Vertrag vorbelegt und kann bei Bedarf manuell angepasst werden.
Abrechnungsgruppencode Wird über den Abrechnungsdebitor, sofern dort hinterlegt, vorbelegt.

Mit den Abrechnungsgruppencodes kann in den Rechnungsfiltern einfach nach einer jeweiligen Krankenkasse ein Filter gesetzt werden. Zudem ist eine schnelle Auswertung der abrechenbaren Beträge pro Abrechnungsgruppe möglich.

Inforegister Info.Anforderung Vorlage#

Feld Beschreibung
Info. Vorlagencode Wird aus dem Vertrag vorbelegt und kann bei Bedarf geändert werden (sofern noch keine Info.Anforderungen bearbeitet wurde).

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt "Vertragsfeldern".
Vorgangsinformation Belieferung und Abrechnung Hier liegen die Anforderungscodes, also die Basis der Informationsanforderungen. Hier lässt sich z.B. ablesen, wo sich ein Dokument befindet, wann es bewegt wurde oder ob es archivierte Anforderungen gibt. Des Weiteren können hier die Basisdaten der Info. Anforderung geändert werden, wenn für den Einzelfall etwas anderes gelten soll (z.B. statt Kostenvoranschlag ein Gesamtmengenkostenvoranschlag).

Inforegister Information#

Feld Beschreibung
Belieferung Zust. Einheit Wird aus Vertrag, Debitor, Verkäufer, Umleitung vorbelegt.

Kann hier im Einzelfall verändert werden.
Abrechnung Zust. Einheit Wird aus Vertrag, Debitor, Verkäufer, Umleitung vorbelegt.

Kann hier im Einzelfall verändert werden.
Institutionskennzeichen (Umgelenkt) Hier ist ersichtlich, ob eine Umlenkung der IK hinterlegt ist oder kann angepasst werden.
Externe Belegnummer Angaben der externen Belegnummer.
Kundenservice Bearbeitungsstatus Bearbeitungsstatus des Kundenservice-Calls.
Kundenservice Call Nr. Nummer des Kundenservice-Calls.
Kundenservice Call Zeilennummer Zeilennummer bzw. Info zum Bearbeitungsstand des Kundenservice-Calls.
Abrechnungsaufteilung in Verkaufsauftrag Ist in der Vorgangsperiode das Feld "Abrechnungsaufteilung Verkaufsauftrag" auf "Ja" gesetzt, werden LPE im Auftrag bereits mit Status=Lieferung in den AP übernommen.
Dokument Barcode Barcode des archivierten Dokuments.
Erstellt am Datum und Uhrzeit der Vorgangsanlage.
Erstellt von BenutzerIn, der/die die Vorgangsperiode erstellt hat.
Geändert am Datum und Uhrzeit der Korrektur.
Geändert von BenutzerIn, der/die die letzte Korrektur an der Vorgangsperiode vorgenommen hat.

Inforegister Vorgangsbeteiligte#

In den Vorgangsbeteiligen werden alle zum Vorgang beteiligten aufgeführt welche für die weitere Bearbeitung erforderlich sind und finden im weiteren Prozess Anwendung.

Die meisten Vorgangsbeteiligten wie VS-GK, KK-KV, KK-AB, ARZT, I-SACHB werden automatisch hinterlegt. Die Daten hierzu kommen überwiegend aus den eigenen und zugeordneten Rollen des Debitors, aber auch andere Quellen wie z.B. Rezeptverarbeitung in der eBox sind möglich. Bei Bedarf können bestehende Vorgangsbeteiligte hier geändert, gelöscht bzw. beendet und andere angelegt werden oder weitere wie z.B. der VERKÄUFER I-VERK hinzugefügt werden.

Feld Beschreibung
Partnerrolle Hier wird die Partnerrolle des Vorgangsbeteiligten abgebildet.
Partner Kontaktnummer,
Name,
Partner Debitorennummer,
Partner Kreditorennummer
Debitoren-/ Kreditoreninformationen zum Vorgangsbeteiligten
Vorgangsart Für jede Vorgangsart können Vorgangsbeteiligte gesondert hinterlegt werden.
Preisfindungsdebitorennr.,
Preisfindungsdebitor Name
Informationen zum Preisfindungsdebitoren.
Preisfindungsdebitor Partnerrolle Informationen zum Preisfindungsdebitoren.
Abrechnungsdebitor Name,
Abrechnungsdebitor Partnerrolle
Informationen zum Abrechnungsdebitoren.
Vertragsrelevanz,
Abrechnungsrelevanz
Wird aus der Vorgangsbeteiligten Einrichtung übernommen und steuert die Hierarchie
Startdatum,
Enddatum
Geltungszeitraum für die jeweilige Partnerrollenzeile.

Inforegister Abrechnungsperioden#

Hier werden alle Abrechnungsperioden zu einer Vorgangsperiodenkarte mit Angabe des jeweiligen Versorgungszeitraumes und Abrechnungsdatum (Buchungsdatum) angezeigt.

Je nach Laufzeit der Vorgangsperiode und Abrechnungsintervall können dies mehrere sein. Zusätzlich wird angezeigt, ob diese bereits "Beendet“ ist.

Inforegister Zusatzinformationen#

Hier befinden sich Zusatzfelder, welche sich auf die gesamte Vorgangsperiode auswirken. Über die Stammdatentabellen ist definiert welche Zusatzfelder hier angezeigt werden. Die Werte in den Zusatzfeldern können bei Bedarf angepasst werden.

Eine Vorbelegung kann aus dem Vertrag erfolgen.

Tragen Sie hier im Falle einer Versorgung über die Berufsgenossenschaft (BG), die zugehörigen Daten ein.

Einige Zusatzfelder wie z.B. das Feld VS-ART Versicherungsart haben auch mit dem Wert leer eine Auswirkung. In dem Fall die Funktionalität der Abrechnungsaufteilung.

Weitere detaillierte Informationen zu den Zusatzfeldern zur Periode finden Sie in der Onlinehilfe zu den Vertragsfeldern.

Infoboxen#

Die Infobox können Sie sich bei Bedarf über das Informationssymbol "i“ ein- oder ausblenden.

Infobox Beschreibung
Marge je Prüfcode Sofern im angewendeten Vertrag ein Margenprüfcode hinterlegt wurde, zeigt die zugehörige Infobox die berechnete Marge je Prüfcode an.

Verträge#

Vertragsfelder#

Mit den Verträgen in Microsoft Dynamics 365 Business Central[^1] sind nicht ausschließlich die Papierverträge mit Krankenkassen gemeint, sondern auch die unternehmerischen Entscheidungen, die die Prozesssteuerung der Vorgänge im Unternehmen definieren.

Prozessgesteuert meint in diesem Fall bspw.:

  • Lieferungssteuerung (notwendige Genehmigung, Rezept, sonstige notwendige Dokumente)
  • Rechnungslegungssteuerung (notwendige Genehmigung, Rezept, sonstige notwendige Dokumente)
  • Automatische Verlängerungen
  • Automatische Anforderungen notwendiger Dokumente
  • Vorgabe von Artikeln (Standard-Artikel, zuzahlungspflichtige Artikel)
  • Ausschluss von Artikeln
  • Lieferintervalle / Abrechnungsintervalle etc.

Einrichtung#

In der "KUMAVISION healthcare Einrichtung" sind folgende Einrichtungen notwendig:

Inforegister Verkauf – Bereich Vertrag
Rahmenvereinbarungsnummern – Nummernserie für Neu angelegte Verträge. Die Einrichtung erfolgt über "Finanzen > Einrichtung > Nummernserie".

Hinweis

Aus technischen Gründen darf die Nummernserie der Vertragsnummern nicht länger als 15 Zeichen sein (der Wert einer Vertragsversion zur Ermittlung der Vorgabedimensionen setzt sich aus der Vertrags- und Versionsnummer zusammen, Beispiel: VERT000011_1).

Verträge archivieren, Vertragsvorlagen archivieren und Vertragsversionen archivieren sind zu aktivieren, um die entsprechenden Belege beim Löschen automatisch zu archivieren.

Hinweis

Eine manuelle Archivierung ist auch möglich. Dabei werden der Vertrag, die Vertragsvorlage und die Vertragsversion ebenfalls gelöscht.

Vertragsübersicht#

Über die Anwendersuche kann die Suche nach den Verträgen ausgeführt und die Vertragsliste geöffnet werden. In dieser Ansicht werden alle bereits erfassten Verträge angezeigt.

Über das Menüband sind folgende Aktionen ausführbar:

Funktion Beschreibung
Suchen Die Suche erfolgt über alle Spalten der Seite.
Bearbeiten Öffnet den in der Vertragsliste markierten Vertrag zur weiteren Bearbeitung.
Ansicht Öffnet den in der Vertragsliste markierten Vertrag zur Ansicht.
Neu Erstellt einen neuen leeren Vertrag, der anschließend zur Bearbeitung angezeigt wird.
Neu aus Vorlage Erstellt basierend auf der gewählten Vorlage (mit Klick auf den Button werden zunächst die Vorlagen zur Auswahl angezeigt) einen neuen Vertrag.
Als Vorlage speichern Erstellt auf Basis des in der Liste markierten Vertrags eine neue Vertragsvorlage.
Vertrag kopieren Erstellt einen neuen Vertrag auf Basis des in der Vertragsliste markierten Vertrags. Dabei wird nur die letzte Vertragsversion mit in den neuen Vertrag übernommen. Der neue Vertrag wird anschließend zur Bearbeitung angezeigt.

Hinweis

Da eine Vertragsvorlage nur eine Version haben kann, wird nur die letzte aktuelle Version des ausgewählten Vertrags bei der Übernahme berücksichtigt. Die neue Vertragsvorlage wird anschließend zur Bearbeitung angezeigt.

Vertragskarte#

Inforegister Allgemein#

Einige Einrichtungen sind bereits vorparametrisiert und müssen daher ggf. im Prozessverlauf angepasst werden, firmenspezifische Daten hingegen müssen hinterlegt werden.

Feld Beschreibung
Belegart Gibt an, ob es sich um einen Vertrag oder eine Vertragsvorlage handelt.
Vertragsnr. Siehe Nummernserie.
Suchbegriff Freitexteingabe, der Suchbegriff sollte so kurz wie möglich, aber auch so aussagekräftig wie nötig sein.

So ist es beispielsweise nicht sinnvoll, Verträge für einen Preisfindungsdebitor anzulegen, der nach der Kasse benannt ist (§DAK etc.), und diesen Namen dann nochmal in der Beschreibung zu wiederholen.

Beispiele:
CPAP KAUF
ROLLATOR PAUSCHALE
LARYNGEKTOMIERT PAUSCHALE KIND
REPARATUR FALLPAUSCHALE
Planart Steuert, welcher Prozess abgebildet werden soll.
Der Standard für Kauf und Pauschale ist "leer“.

Die Planart steuert, welche Periode in der Vertragsversionskarte eingetragen werden muss.

Beispiel:
Bei Planart "Reparatur“ gilt die Periode R1.
Bei Planart "Wiedereinsatz“ gilt die Periode WE.

Siehe dazu Punkt "Perioden“.
Status Steht der Status auf offen, kann der Vertrag bearbeitet werden und wird nicht in der Vertragsauswahl im Lieferplan angezeigt.

Damit der Vertrag verwendet werden kann, muss der Status "Freigegeben" sein.
Inaktiv Steht das Feld auf "Ja", wird dieser Vertrag nicht mehr in der Vertragsauswahl im Lieferplan angezeigt und kann auch nicht auf der Seriennummernkarte ausgewählt werden.

Vorgänge, die einen inaktiven Vertrag haben, können aber problemlos verlängert werden. Hier sollte allerdings ein aktiver Folgevertrag hinterlegt sein.
Vertragsart
Partnerrolle
Prüfung Debitor
Über die Felder Vertragsart und Partnerrolle wird definiert, für wen ein Vertrag angelegt wird.

Allgemeiner Vertrag
Dieser Vertrag kann bei Vertragsauswahl immer angezeigt werden und wird keinem bestimmten Debitor zugeordnet. Die Felder Partnerrolle und Prüfung Debitor sind in dem Fall nicht editierbar.

Vertrag zum Rechnungsempfänger oder Preisfindungsdebitor
Wird diese Option gewählt, kann der Vertrag (je nach Partnerrolle) entweder zu einem bestimmten Rechnungsempfänger oder Preisfindungsdebitor (für alle Debitoren, z.B. Krankenkassen, denen dieser PFD zugeordnet ist) erfasst werden. Im Feld Prüfung "Debitor" wird dann je nach ausgewählter Partnerrolle der Debitor eingetragen.

Vertrag zum Verband
Wird diese Option gewählt, kann der Vertrag zur Partnerrolle "Verband" angelegt werden.
Im Vorgang werden die Verträge dann dort als auswählbar angezeigt, wo der Verband dem Preisfindungsdebitor zugeordnet wurde.

Hinweis:
Im Rezeptbereich ist ein Vertrag zum Verband kein empfohlener Weg, da dies im Falle einer Fusion mehrere Kassen erhöhten Aufwand in der Nacharbeit der Vorgänge bedeutet.
PLZ-Code Zuordnung Dieses Feld wird insbesondere für Ausschreibungen benötigt.
Standardwert ist "leer“ = keine PLZ Bedingungen.
Wird "Ja" eingetragen, öffnet sich das Register Vertrag PLZ-Code Zuordnung, in dem die gültigen PLZ-Gebiete hinterlegt werden.

Hinweis:
Nach dem Kopieren eines Vertrages sind die Bedingungen leer, damit keine falschen PLZ Bedingungen kopiert werden.
Die PLZ-Code Zuordnung wird im Zusammenhang mit der Debitorenkarte verwendet. Der Vertrag wird bei der Vertragsauswahl nur dann angezeigt, wenn die aktuell gültige Adresse des Debitors in den hinterlegten PLZ Bereich gehört.

In der Debitorenkarte gibt es im Menü die Verknüpfungen - Vertrag PLZ - Code ignorieren. Damit ist es möglich, die Postleitzahlenbereiche in den hier eingetragenen Verträgen zu ignorieren (z.B. bei Einzelfallentscheidungen der Krankenkasse).
Vorgangsart Auswahl einer Vorgangsart, um die Prüfung auf diese Vorgangsart zu beschränken. Dies stellt die einfachste und schnellste Art dar, um die Vertragsauswahl im Lieferplan einzuschränken. Folglich ist es die Minimalanforderung zur Vertragsauswahl und somit eine Pflichtangabe.
Hilfsmittelsuchcode
Suchcode
Angabe des Hilfsmittelsuchcodes, ausgewählt aus einer selbst definierten Tabelle.

Es kann auf die entsprechende Auswahl verzweigt werden, z.B. können hier die ersten beiden Stellen der Hilfsmittelnummer genutzt werden.

Angabe des Suchcodes, hinterlegt in selbst definierten Tabellen.
Es kann auf die entsprechende Auswahl verzweigt werden, z.B. können hier die ersten 7 Stellen der Hilfsmittelnummer oder Begriffe wie "Stoma“, "Rollstuhl“, etc. genutzt werden.

Hinweis:
Entweder Sie füllen eines bzw. beide dieser Felder immer oder nie. Füllen Sie die Felder nicht konsequent, werden Ihnen auch Verträge ohne dieses Prüfkriterium zur Auswahl angeboten.
Vorgang ersetzen Diese Funktionalität ermöglicht einen Vorgang ab einer bestimmten Periode durch einen neuen Vorgang zu ersetzen. Dies kann notwendig sein, wenn der Versicherte bereits Lieferungen zu einem Vertrag erhalten hat, bevor der Vertrag geklärt war oder sich nachträglich ein Vertrag als falsch erweist.

Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass diese Funktionalität ein Freischaltmodul ist. Um dieses nutzen zu können, muss dieses entsprechend lizensiert und aktiviert werden.
Gültig von-bis Abhängig vom Arbeitsdatum werden hier die gültigen Verträge (auf Basis der Vertragslaufzeit) in der Vertragsauswahl angezeigt. Es muss mindestens ein Gültig von Datum eingetragen werden.
Alter von-bis Angabe einer Datumsformel, wenn der Vertrag für Patienten ab / bis zu einem bestimmten Alter gilt. Bei der Vertragsauswahl wird das Geburtsdatum des Patienten geprüft und nur der dem Alter entsprechend gültige Vertrag angezeigt.

Beispiele:
• Kindervertrag bis 14J
• Erwachsenenvertrag ab 14J

Am Geburtstag selbst werden dann beide Verträge angezeigt und der Benutzer muss den Erwachsenenvertrag auswählen.
Inforegister Service#

Das Inforegister Service wird von KUMAVISION verwendet.

Inforegister Zusatzinformation#
Feld Beschreibung
Zusatzfeldcode
Beschreibung
Wert
Eintrag von Zusatzfeldern, die zur weiteren Einschränkung der Verträge in der Vertragsauswahl dienen. Wenn z.B. ein Vertrag nur bei Heimbewohnern gültig ist, kann hier ein Zusatzfeld "HEIM" mit dem Wert "Ja" hinterlegt werden.

Die Zusatzfelder werden im Zusammenhang mit der Debitorenkarte verwendet. Das Zusatzfeld sollte dementsprechend auch für den Debitor hinterlegt sein.

Der Vertrag wird angezeigt, wenn das Zusatzfeld beim Debitor den gleichen Wert wie im Vertrag hat.

Ist das Feld bei Kunden leer, wird der Vertrag dennoch angezeigt, sodass ggf. zwei Verträge zur Auswahl stehen.
Inforegister Vertragsversion#

Jeder Vertrag kann unterschiedliche Vertragsversionen haben, d.h. der Vertragskopf bleibt bestehen, es gibt aber unterschiedliche Versionen, da sich grundlegende Daten geändert haben. Grundlegende Daten sind nicht Preise (werden in der Regel in der Preisfindung angepasst) oder LEGS (können direkt in der Vertragsversion angelegt werden).

Beispiele für neue Vertragsversionen sind:

  • Vertragsfindungsartikel werden so nicht mehr verwendet
  • Kasse stellt von Kauf auf Pauschale um oder andersherum

Versionskarte#

Die wichtigsten Felder der Versionskarte, werden im Nachfolgenden erläutert:

Hinweis

Die Versionskarte muss ebenfalls freigegeben werden. Dies erfolgt nicht automatisch mit der Freigabe der Vertragskarte.

Inforegister Allgemein#
Feld Beschreibung
Vertragsnr. Siehe Nummernserie.
Versionsnr. Jede Versionskarte hat eine automatisch fortlaufende Nummer.
Buchungsbeschreibung
Gültig von-bis
Buchungsbeschreibung
Siehe Suchbegriff in Vertragskarte.

Gültig von-bis
Siehe Gültig von-bis in Vertragskarte.

Das Feld wird in der Versionskarte automatisch aus der Vertragskarte vorbelegt.

Gibt es im Vertrag eine Änderung, kann eine neue Versionskarte zum Vertrag angelegt werden. Dazu muss die alte Vertragsversion ein" Gültig bis Datum" erhalten.
Lief und Abrech. nach Ende gesperrt Ist der Haken nicht gesetzt, ist weiterhin die Belieferung und Abrechnung für bestehende Vorgangsperioden möglich. Auch, wenn das Gültig bis Datum des Vertrags erreicht ist.

Ist der Haken gesetzt, kann nach dem "Gültig bis Datum" nicht mehr geliefert und abgerechnet werden.
Abrechnungsart Die Abrechnungsart steuert die Abrechnung über folgende Methoden ein:

Elektronisch (eAbrechnung)
• P300
• P302

Papierrechnung
• Direkt (Direktabrechnung ohne Paket)
• Paper (Abrechnung über Rechnungsversand - Rechnungspaket)

Hinweis:
Nur wenn P300 oder P302 hinterlegt ist, werden Abrechnungsposten für den DTA erzeugt. Hinter den Codes stehen diverse Einrichtungen für die Abrechnung und, ob z.B. im Debitorenposten bei Faktura ein "Abwarten“ Kennzeichen gesetzt und die Fälligkeit erhöht wird, bis die Sammelrechnung erstellt ist.

Hinweis:
Wird ein Vorgang, der für eine Krankenkasse mit elektronischer Abrechnung angelegt wurde, auf den Debitor privat geändert, dann muss auch die Abrechnungsart im Vorgang mit geändert werden, da sonst der Debitorenposten nie gemahnt werden kann.
Abrechnungsdebitorennr. Der Abrechnungsdebitor aus der Versionskarte dient zum einen der Steuerung der PKV Verträge. Hier wird der Preisfindungsdebitor §PRIVAT eingetragen, damit auch ein gesetzlich Versicherter einen PKV Vertrag nutzen kann und selbst der Rechnungsempfänger ist.

Zum anderen kann mit einer echten Abrechnungsdebitorennummer der Rechnungsempfänger in den Vorgängen übersteuert werden. Dies findet bspw. Anwendung, wenn im Wiedereinsatzverfahren auf den Vorbesitzer (Krankenkasse) abgerechnet werden soll. Ist im Vertrag die Abrechnungsdebitorennummer gefüllt, wird diese in den Vorgang als Vorgangsbeteiligter übernommen. Dabei muss der Kunde den Abrechnungsdebitor nicht als zugeordnete Partnerrolle hinterlegt haben.
Zlg.-Bedingungscode Abweichend zum Debitor können hier Zahlungsbedingungen hinterlegt werden, die vertraglich vereinbart sind.

Sollte diese Einrichtung verwendet werden, muss an die Abrechnungsabteilung eine entsprechende Information erfolgen, damit die Abrechnung nach Zahlungsbedingungscode getrennt werden kann.
Zusatzauftrag erlaubt Steuerung, ob innerhalb einer Pauschale ein Zusatzauftrag erlaubt ist oder nicht.

Bei Gerätepauschalen (z.B. Rollator) sollte ein Zusatzauftrag zugelassen werden, damit eine Belieferung mit Austauschgeräten jederzeit erfolgen kann. Bei Kauf- oder auch Reparaturverträgen ist dies nicht sinnvoll.
Notfallbelieferung erlaubt Mit der Notfallbelieferung ist eine Belieferung bei sperrenden Info Anforderungen möglich, ohne diese per Statuswechsel manuell zu verändern.

Über den Fehlercode gem. in der KUMAVISION healthcare Einrichtung im Feld "Fehlercode Notbelieferung" ist nachvollziehbar, weshalb ein Auftrag trotz sperrender Info Anforderung abgerufen wurde.

Keine Anwendung sollte diese Funktion bspw. bei der Versorgung mit Prothesen finden.
Vorbelegung Startdatum Vorbelegung eines Startdatums für die Periodenkarte. Bei Monatsbeginn wird automatisch der 1. des laufenden Monats vorbelegt, unabhängig davon, an welchem Tag im Monat der Vorgang erfasst wurde. Bei Arbeitsdatum wird das Tagesdatum der Erfassung vorbelegt.

Grobe "Faustregel“:
Monatsbeginn: Homecare
Arbeitsdatum: Rehatechnik / Medizintechnik

Dies wird auch berücksichtigt, wenn in der Vertragssuche mit dem Suchdatum gearbeitet wird.
Liefernachweis
Liefernachweis Datumsformel
Pflichtangabe in der Vertragsversion bei Kauf und Pauschale.

Eine Ausnahme besteht bei Reparatur, Wartung, bei Positionen, die im Abrechnungsplan aus dem Call kommen und nicht über den Lieferplan geliefert werden.

Bei Kauf wird die Abrechnungsplaneinteilung bereits mit der Erstellung des Auftrags eingestellt, existiert zu diesem Zeitpunkt keine sperrende IA im Abrechnungsplan, könnte die Abrechnung bereits erfolgen. Mit einer entsprechenden Pflege des Feldes wird dies unterbunden.

Bei Pauschale gelten die nachfolgenden Punkte.

Das Feld steuert, ob eine Artikellieferung für die Abrechnung einer Pauschale (Ressource) erforderlich ist. Je nach Einrichtung können auch Leerpauschalen (ohne Artikellieferung) an die Krankenkasse berechnet werden.

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

leer
Bei Pauschalen wird immer nach dem letzten Liefernachweis gesucht. Gibt es diesen nicht, ist eine Abrechnung ohne Lieferschein möglich. Diese Option sollte daher bei "Pauschale“ nicht angewendet werden.

Vorgang
Der gesamte Vorgang wird auf einen Liefernachweis geprüft. Innerhalb eines Vorgangs kann es mehrere Vorgangsperioden geben (je Verordnung eine Vorgangsperiode). Diese Option muss bei Gerätepauschalen gesetzt werden, damit die Erstpauschale nicht ohne Lieferschein abgerechnet und bei der Folgepauschale die Ursprungslieferung aus der ersten Vorgangsperiode gefunden wird.

Vorgangsperiode
Es wird innerhalb der Laufzeit der Vorgangsperiode nach dem Liefernachweis gesucht.

Abrechnungszeitraum
Es wird nach einem Liefernachweis gesucht, der genau zu dem Abrechnungszeitraum der Abrechnungsplaneinteilung passt. Dies findet z.B. Anwendung bei der Enteralen Ernährung, bei der die Krankenkassen keine Mehrmonatsversorgungen akzeptieren.

Vorgang Datumsformel
Gesucht wird wie zum Vorgang beschrieben. Im Feld "Liefernachweis Datumsformel" wird der erlaubte Zeitraum entsprechend vorgegeben.

Beispiel:
-2M: Es wird innerhalb des gesamten Vorgangs gesucht, jedoch max. 2 Monate in die Vergangenheit.

Vorgangsperiode Datumsformel
Gesucht wird wie zur Vorgangsperiode beschrieben. Im Feld "Liefernachweis Datumsformel" wird der erlaubte Zeitraum entsprechend vorgegeben.

Beispiel:
-2M: Es wird nur innerhalb der Vorgangsperiode gesucht (max. 2 Monate in die Vergangenheit). Dies findet häufig Anwendung bei Inko-, Tracheo- oder Stomapauschalen, bei denen Mehrmonatslieferungen möglich sind.

Hinweis:
Für die Liefernachweisoption Vorgang und Vorgang Datumsformel gilt: Die Liefernachweisermittlung funktioniert nur bei Abrechnung der gleichen Pauschale in den Folgeperioden oder aber wenn die gleiche Pauschalen Nummer mit der Erweiterung "F" am Ende verwendet wird.

Weiterhin wird nur verkettet, was eine IA innerhalb der Vorgangsperiode hat.
Abrechnungsauft. Liefern. Datumsformel Das Feld "Abrechnungsauft. Liefern. Datumsformel" ist nur im Zusammenhang mit Pauschalen zu nutzen und steuert die Berechnung der Abrechnungsaufteilung (Zuzahlung, Eigenanteil, wirtschaftliche Aufzahlung) für Leerpauschalen an den Kunden.

Hier kann mit einer Datumsformel vorgegeben werden, für wie viele Monate eine Zuzahlung an den Versicherten (bei Berechnung von Leerpauschalen - ohne aktuelle Artikellieferung - an die Krankenkasse) berechnet werden soll. Hierbei wird vom System geprüft, wie lange die Artikellieferung zurückliegt. Liegt sie nicht mehr innerhalb der im Vertrag hinterlegten Datumsformel, wird dem Patienten keine Zuzahlung in Rechnung gestellt. An die Krankenkasse wird die Zuzahlung in Abzug gebracht.

Beispiel Einrichtung:
Liefernachweis = Vorgangsperiode Datumsformel
Liefernachweis Datumsformel = -2M
Abrechnungsauft. Liefern. Datumsformel = -1M

Ergebnis:
Lieferung Januar - Kassen RG - ZZ RG
Keine Lief. Februar - Kassen RG - ZZ RG
Keine Lief März - Kassen RG - KEINE ZZ RG
Keine Lief April - Keine Kassen RG - Keine ZZ RG

Möchten Sie, dass der Kunde nur ZZ, EA, WAZ in dem Monat wo geliefert wurde, zahlt, dann muss an dieser Stelle "0M" oder "-LM" eingetragen werden. Hierdurch wird nur der Monat betrachtet, in dem die Lieferung gebucht wurde.
Belieferung aus Fremdsystem
Belieferung Statusgruppencode
Abrechnung Statusgruppencode
s. Inforegister abweichende Belegvorgaben
Findet derzeit nur für INFOX Verwendung.
Preisfixierung am Steuerung, dass nicht die aktuellen Preise gezogen werden, sondern die Preise, die zum Zeitpunkt des Datums der Preisfixierung galten. In der Preisfindung muss dann ein Preis mit diesem Startdatum hinterlegt sein.

Ablauf innerhalb der Abrechnung:
Bei Auswahl dieses Vertrages werden die Preise zu dem angegebenen Datum ermittelt. Die Vorbelegung der Abrechnungsplanzeile und Abrechnungsplaneinteilung erfolgt mit dem Preis, der gemäß Datum der Preisfixierung gültig ist. Ändert sich im laufenden Vorgang der Vertrag, dann erfolgt die Aktualisierung der Preise wie gewohnt mit Erstellen der Abrechnung.Dieses Feld wird auch bei der Verlängerung der Vorgangsperioden (Erstellen der Folgeversorgung) berücksichtigt.

Hinweis:
Die "Preisfixierung am" kann auch in der Debitorenkarte auf dem Inforegister "KUMAVISION healthcare" hinterlegt werden. Dies wird jedoch nicht empfohlen, da somit auch Abläufe der Standard-Auftragsabwicklung (bspw. B2B) auf diese Preisfixierung zu greifen. Im Falle eines Preisfindungsdebitors bedeutet dies, dass die Preisfixierung aus diesem Preisfindungsdebitor für jeden Vertrag herangezogen wird und darüber eine Vorbelegung im Vertrag erfolgt.

Hinweis:
Bei festbetragsgeregelten Artikeln, die im gleichen Vertrag geregelt sind wie die Preisfixierung, sind diese nicht mit Start und Enddatum zu pflegen, sondern immer nur mit dem aktuellen Preis, da sonst auch bei diesen der alte Preis gezogen würde.
Rechnungsanweisung Steuerung, ob eine Teil- oder Komplettrechnung erzeugt wird. Die Vorgangsperiodenkarte wird mit diesem Wert vorbelegt.

Bei Pauschalen sollte das Feld auf Teilrechnung gesetzt werden.
Fallpauschalen werden bereits über den Liefernachweis blockiert, somit ist es nicht notwendig, dass die Vorgangsperioden (und somit die Verträge) auf Komplettrechnung gesetzt werden.

Bei Kaufverträgen ist die Einrichtung auf Komplettrechnung sinnvoll. Hier wird geprüft, ob innerhalb der jeweiligen Abrechnungsperiode bereits alle Lieferplaneinteilungen (mit Status "Lieferung“) gebucht sind. Ist dies der Fall, wird die Rechnung erzeugt.
Lieferung Vorgabe Zuständigkeitseinheit Die Zuständigkeitseinheit für Lieferungen kann über das Feld "Lieferung Vorgabe Zuständigkeitseinheit" vorbelegt werden. Diese wird in die Vorgangsperiodenkarte übernommen.

Ist das Feld in der Vertragsversionskarte gepflegt, übersteuert dieses die Zuständigkeitseinheit aus der Benutzer Einrichtung.
Rechnung Vorgabe Zuständigkeitseinheit Die Zuständigkeitseinheit für Abrechnungen kann über das Feld "Rechnung Vorgabe Zuständigkeitseinheit" vorbelegt werden. Diese wird in die Vorgangsperiodenkarte übernommen.

Ist das Feld in der Vertragsversionskarte gepflegt, übersteuert dieses die Zuständigkeitseinheit aus der Benutzer Einrichtung.

Es wird in Verbindung mit dem EKV genutzt, um hier unterschiedliche Anmeldungen je Abrechnung-Zuständigkeitseinheit beim Clearingpartner pflegen zu können.
Bei autom. EKV Verarbeitung berücksichtigen Beachten Sie hierzu bitte die EKV Dokumentation.

Hier kann vertragsgesteuert angehakt werden, ob vollständig genehmigte EKVs automatisch den entsprechenden IAs zugewiesen und auf "Info. OK“ gesetzt werden.
Abrechnungsform Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:
• leer
• Kauf
• Pauschale

Die Option "leer“ wird bei allen Sonderformen wie beispielsweise Wiedereinsatz, Reparatur, Wartung und SEF verwendet.

Die Felder werden im weiteren Verlauf zur Steuerung und Prüfung in der Vorgangsperiodenkarte verwendet wie z.B. für die Notwendigkeit eines Abrechnungsintervalls oder die Berechnung des Versorgungszeitraums.
Abgabeart Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:
• leer
• Dauer
• Einzeln

Die Option "leer“ wird bei allen Sonderformen wie Wiedereinsatz, Reparatur, Wartung und SEF verwendet.
Versorgungszeitraumberechnung berücksichtigen Beim Einzelkauf zum Verbrauch bestimmter Hilfsmittel kann hier eingetragen werden, dass der Versorgungszeitraum auf der Lieferplaneinteilung automatisch bei Anlage des Vorgangs vom Intervall und der Artikelreichweite hinterlegt wird. Für die Verwendung der Funktionalität sind entsprechende Zusatzfelder am Artikel und weiterführende KUMAVISION healthcare Einrichtungen nötig.
Manueller Versorgungszeitraum bei Lieferungsart Abruf Wenn Sie hier ein "Ja" setzen, wird bei Abruf der Artikel im Lieferplan der Versorgungszeitraums abgefragt.

Der Haken macht Sinn, wenn es sich zum einen um Kauf und zum anderen um zum Verbrauch bestimmte Hilfsmittel handelt, die einen Versorgungszeitraum benötigen.
Inforegister Vorbelegung Zeilen#

Das Inforegister soll die Erfassung der Vertragszeilen vereinfachen, indem hier Daten vorbelegt werden können. Dabei muss beachtet werden, dass Daten, die eingetragen werden, nachdem eine Vertragszeile erfasst wurde, nicht in bereits bestehenden Vertragszeilen aktualisiert werden.

Feld Beschreibung
VK-Preise inkl. MwSt. Dies steuert bei der Preisherkunft "Vertrag" in der Vertragszeile, ob die Preise Brutto oder Netto in die Vorgänge und die Abrechnung übergeben werden.

Das Feld "VK-Preise" in der Zeile definiert nicht, ob der Preis Brutto oder Netto ist.
Lieferungsart Vorbelegung der Lieferungsart für neu angelegte Vertragszeilen.

Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:
• Umlagerung
• Periodisch
• Tagesgenau Periodisch
• Abruf
• Umlagerung Abruf
• Umlagerung Periodisch
• Umlagerung vorab

Erläuterung der möglichen Optionen siehe Inforegister Zeilen – Lieferungsart.
Belieferung Intervall Vorbelegung des Intervalls der Belieferung.

Erläuterung der möglichen Optionen siehe Inforegister Zeilen – Belieferung Intervall.
Rabattgrund Vorbelegung eines Rabattgrundes.

Erläuterung der möglichen Optionen siehe Inforegister Zeilen – Rabattgrund.
Inforegister Abweichende Belegvorgaben#
Feld Beschreibung
Belieferung Auftragsart Der Standard-Wert ist "LIEFERPL". Die Belieferungsart "Auftragsart" wird mit Abruf der Aufträge aus dem Lieferplan in die Verkaufsaufträge eingesteuert.
Abrechnung Auftragsart Der Standard-Wert ist "AB-PLAN".

Die Abrechnung Auftragsart muss in folgenden Verträgen angepasst werden.

Wiedereinsatz
In den Wiedereinsatzverträgen muss die Abrechnung Auftragsart für Wiedereinsatz eingesteuert werden. Somit kann für den Wiedereinsatz innerhalb der Preisfindung ein anderer Preis als für Kaufverträge hinterlegt werden. Kriterium hierfür ist dann Preispflege auf Basis der abweichenden Auftragsart.

Reparatur und Wartung
In den Reparatur- und Wartungsverträgen muss die Abrechnung Auftragsart für Reparatur eingesteuert werden.

Vor allem im Reha-Bereich gibt es Artikel/Ersatzteile, die einen sog. "Buchungsgruppenswitch“ benötigen. Wird ein Artikel mit vermindertem MwSt.-Satz verkauft, hat dieser 7%. Wird der gleiche Artikel als Ersatzteil in der Reparatur verwendet, kann dieser auch 19% haben. Um den Artikel von 7% auf 19% zu ändern, ist es möglich hinter der Auftragsart den Buchungsgruppen Umlenk. Code zu hinterlegen, der den Buchungsgruppenswitch auslöst.

Hinweis:
Hier wird die Voraussetzung geschaffen, damit die Buchungsgruppen entsprechend korrekt eingesteuert werden können.

Hinweis:
Werden Auftragsarten ergänzt, so müssen diese auch in der Einrichtung "Auftragsarten Abrechnungsressource“ für die Abrechnungsaufteilung hinterlegt werden.
Belieferung Statusgruppencode Siehe Inforegister Allgemein - Belieferung aus Fremdsystem.

Nur zur Verwendung durch KUMAVISION.
Abrechnung Statusgruppencode Siehe Inforegister Allgemein - Belieferung aus Fremdsystem.
Buchungsgruppe Umlenk. Code Siehe Abrechnung Auftragsart. Die Verwendung dieses Feldes sollte mit dem Bereich Finance abgestimmt werden.
Kalkulationsdruck Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

• Kalkulation - Rabatt und Aufschlag
• Rabatt - nur Rabatt
• Nein - kein Kalkulationsdruck, nur Endpreis
Inforegister Information#

Anzeige, welche/r BenutzerIn den Vertrag angelegt und wer diesen zuletzt korrigiert hat.

Inforegister Perioden#
Feld Beschreibung
Periode Angabe der erforderlichen Perioden für Erst- und Folgeversorgung.

Beispiel:
E1 für Erstversorgung und F1 für Folgeversorgung.

Die einzelnen Perioden definieren die im Prozess angelegten Vorgänge und vererben ihre Informationen an die jeweiligen Vorgangsperioden. Im Papiervertrag stellen die Perioden die unterschiedlichen Abrechnungsmodalitäten dar: Erstpauschale, Folgepauschale, Wiedereinsatz, Kauf, etc.

Grundsätzlich gilt, die Perioden müssen immer dann unterschiedlich aufgebaut werden, wenn periodenabhängige Daten wie Preis, Leistungskennzeichen, Leistungserbringergruppenschlüssel, usw. voneinander abweichen.

Zudem stellen die Perioden die erlaubten "Einstiegspunkte“ in den Prozess dar, sodass BenutzerInnen nicht während einer Versorgung beginnen können.

Anwendungsbeispiele:
Pauschale Stoma
Perioden E1 und F1.
Für Erst- und Folgepauschale mit unterschiedlichen Preisen und unterschiedlichem Leistungskennzeichen.

Pauschale Tracheo
Perioden E1, E2 und F1
Erstversorgung E1, hier gilt Laufzeit 2M
Erstversorgung E2, hier gilt Laufzeit 10M
Folgeversorgung F1, hier gilt Laufzeit 12M
In diesem Fall kann eingerichtet werden, dass der Vorgang entweder bei E1 oder F1 beginnen darf.

Kauf
Periode E1

Hinweis:
Je nachdem, welche Planart in der Vertragskarte ausgewählt ist, heißt die Periode z.B. für Wiedereinsatz WE, für Wartung W1 und für Reparatur R1.
Verlängerung Vorlaufzeit Hier wird der Zeitraum eingetragen, innerhalb dessen vor tatsächlichem Ablauf der Versorgung und somit vor Beginn der Folgeversorgung die neue Vorgangsperiodenkarte erstellt werden kann.

Damit können die für die Vorgangsperioden definierten Beleganforderungen wie Verordnungen, Therapiepläne, etc. rechtzeitig angefordert werden. Ziel ist es hierbei, mit Beginn der Folgeversorgung alle relevanten Unterlagen vorliegen zu haben und eine lückenlose Versorgung zu ermöglichen.

Bei Vorgängen, bei denen Unterlagen, wie beispielsweise Betriebsstunden erforderlich sind, sollten diese ausreichend vorher verlängert werden, um die entsprechenden Belege vertragskonform anzufordern.
Verlängerungsart Auswahl, wie der Vorgang verlängert werden soll. Hierbei wird die Datumsformel aus dem Feld "Verlängerung Vorlaufzeit" zu Grunde gelegt. Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

leer
Es erfolgt keine Verlängerung (bspw. bei Kauf).

Manuell
Der Vorgang kann nur manuell aus dem Vorgang verlängert werden. Der Lauf "Filter zum Verlängern von Vorgängen“ erzeugt lediglich einen Eintrag in der E-Box, dass die Verlängerung fällig ist. Empfehlung ist diese Option nicht aus dem Vertrag einzusteuern, sondern in Ausnahmefällen in der Periodenkarte einzutragen, wenn manuell verlängert wird.

Vollautomatisch
Der Vorgang wird automatisch durch den Lauf "Vorgänge verlängern“ verlängert. Dies ist der empfohlene Weg.

Bei Anlage
Diese Funktion wird in Verbindung mit dem so genannten Periodenübergreifenden Kostenvoranschlag verwendet. Siehe hierzu Gruppencode.
Laufzeit Vorgang Stellt die Dauer der Periode E1, F1, etc. dar. In der Regel ist dies die Laufzeit der Versorgung. Bei einer Pauschale kann das die Laufzeit der Verordnung, die Laufzeit der Genehmigung oder eine Definition des Kostenträgers sein.

Vorbelegung der Laufzeit
z.B. "1M“, "3M“, "12M“ oder "60M“, etc.

Hinweis:
Beim Hilfsmittel zum Verbrauch (z.B. Inko, Stoma) müssen - sowohl im Falle einer Pauschale als auch eines Kaufs - die Laufzeit Vorgang und der Versorgungszeitraum definiert werden. Dies ist notwendig für die korrekte Ermittlung der Zuzahlung und deren Übermittlung an den Kostenträger.

Bei Kauf eines Hilfsmittels zum Gebrauch wird kein Versorgungszeitraum eingetragen.

Empfehlung bei Kauf und WE ist aber auch in diesen Fällen eine Laufzeit Vorgang von 1M zu hinterlegen, um im Lieferplan möglichst komfortabel, auch nach Genehmigung, den Vorgang sehen und daraus abrufen zu können.
Versorgungszeitraum Definition des Versorgungszeitraums.

Dieses Feld ist immer mit "1M“ zu belegen, wenn ein Versorgungszeitraum bei zum Verbrauch bestimmten Hilfsmitteln erforderlich ist. Dann überträgt sich dieses Feld in die Vorgangsperiodenkarte und dient dort lediglich zur Prüfung, ob der Versorgungszeitraum der Lieferplaneinteilung berücksichtigt werden soll. Sowohl bei Kauf als auch Pauschale.

s. hierzu auch die Definition Laufzeit Vorgang
Belieferung Zeitversatz Das Feld "Belieferung Zeitversatz" findet Verwendung, wenn abhängig vom Plandatum die Belieferung verschoben werden soll.
Info. Vorlage Eine "Info. Vorlage" ist ein zentrales Prozesssteuerelement, beispielsweise in Bezug auf Dokumente, die für die Lieferung und / oder Abrechnung nötig sind. Sind diese Dokumente nicht vorhanden, können Lieferung oder Abrechnung gesperrt werden.

Die Info. Vorlage steuert zudem, ob ein Kostenvoranschlag ausgedruckt, elektronisch übermittelt oder als Gesamtmengen-Kostenvoranschlag erzeugt werden soll. Des Weiteren wird hierüber definiert, welche Dokumente miteinander verkettet (gemeinsam verschickt) werden sollen.

Beispiel:
Der Kostenvoranschlag soll mit dem Rezept zusammen versendet werden. Die Rechnung benötigt die Verordnung als Original und die Genehmigung als Kopie, etc.

Es ist immer eine Info Vorlage einzutragen, auch wenn keine Unterlagen notwendig sind (Code "NN“ wird z.B. hierfür hinterlegt).

Grundsätzlich wird auch die Adresssteuerung für Lieferung und Rechnung über die Info Vorlagen eingesteuert.
Abrechnung Intervall Angabe, in welchem Intervall die Abrechnung erzeugt werden soll.

Beispiele:

Dauerverordnung Pauschale – mtl. Abrechnung

• Laufzeit Vorgang 12M
• Abrechnung Intervall 1M

Verordnung Fallpauschale Rollator – 1 Rechnung für den gesamten Zeitraum
• Laufzeit Vorgang 60M
• Abrechnung Intervall 60M

Verordnung Bandage Kauf – 1 Rechnung
• Laufzeit Vorgang "leer“
• Abrechnung Intervall "leer“

Verordnung Stoma Kauf – 1 Rechnung
• Laufzeit Vorgang 1M (Information, was im EKV übertragen werden muss)
• Abrechnung Intervall "leer“

Verordnung Stoma Kauf – mehr als 1 Rechnung
• Laufzeit Vorgang, z.B. 12M (Information, was im EKV übertragen werden muss)
• Abrechnung Intervall "leer“

Fazit:
Bei Kauf bleibt das Abrechnungsintervall immer "leer“.
Abrechnung Zeitpunkt Steuerung des Zeitpunkts der Abrechnung und damit des Buchungsdatums in den Abrechnungsplaneinteilungen über eine Datumsformel.

Dies findet z.B. bei Kalorienpauschalen Verwendung.

Damit beispielsweise erst am Monatsende die Rechnung abgerufen wird, tragen Sie "LM“ (für Letzter im Monat) ein. Das System rechnet dann auf den letzten des laufenden Monats und belegt das Buchungsdatum mit dem letzten des Monats vor. So wird sichergestellt, dass alle gebuchten Lieferungen für die Berechnung der Pauschale berücksichtigt werden. Jederzeit können auch die bekannten anderen Formeln wie "+30T“ oder "+LM“, "+1T“, etc. verwendet werden.
Leistungserbringungsdatum Wird insbesondere für Gerätepauschalen verwendet. Das Feld gibt an, wie das gleichnamige Datumsfeld in der Vorgangsperiode vorbelegt wird. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

leer
Der leere Vorgabewert wird z.B. für die direkte Abrechnung der Artikel verwendet, d.h. das Leistungserbringungsdatum kommt aus der Abrechnungsplaneinteilung. Ist das Feld in der Vorgangsperiodenkarte leer, ergibt sich die Steuerung des Lieferdatums wie folgt:

DIREKTE ABRECHNUNG VON ARTIKELN (KAUF)
Dann ergibt sich das Leistungserbringungsdatum bei direkter Abrechnung aus dem Feld "Nachweis Belegdatum“ in der zugehörigen Abrechnungsplaneinteilung (vom Status=Rechnung). In diesem Feld ist das Belegdatum des letzten relevanten Lieferscheins enthalten.

INDIREKTE ABRECHNUNG ÜBER RESSOURCEN (PAUSCHALEN)
Die Ermittlung des Lieferdatums in den Abrechnungsposten und in der Taxierung wurde bei Pauschalen wie folgt umgesetzt, wenn dieses Feld leer ist:

i. Wenn die "Nachweis Belegnr." in der Abrechnungsperiode liegt, wird das entsprechende Belegdatum als Lieferdatum verwendet. Sollte keine "Nachweis Belegnr." angegeben sein, wird nach der letzten Lieferscheinnummer in der Abrechnungsperiode gesucht.

ii. Wenn kein Lieferschein zur Abrechnungsperiode gehört (Leerpauschale), wird das Abrechnungsdatum aus der Abrechnungsperiode genommen.

Vorgangsperiode Startdatum
Das Datum soll mit dem Startdatum der Vorgangsperiode vorbelegt werden.

Abrechnung Startdatum
Das Datum soll mit dem Startdatum Abrechnung der Vorgangsperiode vorbelegt werden.

Aus vorheriger Periode
Das Datum soll aus der vorherigen Vorgangsperiode übernommen werden. Diese Auswahl ist nur bei Folgeperioden sinnvoll.
Das Datum der Leistungserbringung wird auf den Rechnungsbelegen als auch im DTA angegeben. Das Feld wird zudem in die Vorgangsperiode vererbt und ist dort wie folgt übersteuerbar:

Leistungserbringerdatum
Das Feld wird anhand der Einstellung im Vertrag vorbelegt.

Man. Leistungserbringungsdatum
Zeigt an, ob das Feld Leistungserbringungsdatum manuell überschrieben wurde. Wird das Feld zurückgesetzt, erfolgt die Ermittlung des Datumsfeldes erneut laut Einstellung im Vertrag.

Hinweis:
Das Datum der Leistungserbringung darf bei Monatspauschalen oder Dauerverordnungen niemals gesetzt werden, da sonst jeder Monat mit dem gleichen Datum übermittelt wird.
Das Datum der Leistungserbringung übersteuert zudem in der Vorgangsperiodenkarte die Bemessung des Zeitraums für die Mehrwertsteuerberechnung.
Folgende Vertragsnr.
Folgende Versionsnr.
Folgende Periode
Bei der Verlängerung von Vorgängen können andere Verträge eingesteuert werden, dies erfolgt über die hier definierten Felder.

Neben der Vertragsnummer kann auf eine bestimmte Versionsnummer des im Feld "Folgende Vertragsnr." eingetragenen Vertrages verwiesen werden. Bleibt das Feld leer, wird immer die zum Zeitpunkt der Verlängerung aktuelle Version gezogen.

Soll sich eine Periode mit einer bestimmten Periode verlängern, muss diese hier eingetragen werden. Dies findet z.B. Anwendung, wenn die Krankenkasse eine Genehmigung für 12M ausstellt, aber jeden Monat eine neue Verordnung benötigt wird. Dann darf sich die letzte Periode nach 12M nicht immer wieder mit sich selbst verlängern, sondern der Kreislauf muss wieder bei der ersten Periode beginnen.

Hinweis:
Die Felder funktionieren in Verbindung miteinander. Wird z.B. "Folgende Periode" vorgeben, müssen zuvor die "Folgende Vertragsnr." und "Folgende Versionsnr." ausgewählt werden.
Wartung Vertragsnr. Für Geräte aus einem Vertrag, für die eine Wartung erforderlich ist, wird hier der Wartungsvertrag hinterlegt. Dieser wird dann bei Call-Erstellung verwendet.

An dieser Stelle gibt es nur die Möglichkeit, die "Vertragsnr." und nicht die Vertragsversion zu hinterlegen, damit immer automatisch die aktuell gültige Vertragsversion gezogen wird.
Reparatur Vertragsnr. Für Geräte aus einem Vertrag, für die eine Reparatur erforderlich ist, wird hier der Reparaturvertrag hinterlegt. Dieser wird dann bei der Call-Erstellung verwendet.

An dieser Stelle gibt es nur die Möglichkeit, die "Vertragsnr." und nicht die Vertragsversion zu hinterlegen, damit immer automatisch die aktuell gültige Vertragsversion gezogen wird.
Anzahl Stellen HIMI im eKV kürzen Für die Übermittlung einer Teil-Hilfsmittelnummer im EKV ist es möglich, dies über den Vertrag einzusteuern:

Dazu kann auf den Vertragsperioden die Anzahl der Stellen definiert werden, vor der die Hilfsmittelnummer abgeschnitten werden soll.

Beispiel:
Anzahl = 3, es werden 7 Stellen übermittelt
Anzahl = 8, es werden 2 Stellen übermittelt
Anzahl = 0 und 10, das System ermittelt die komplette HiMi-Nr.
Gruppencode Wird verwendet im Rahmen des periodenübergreifenden Kostenvoranschlags.
Vorgabe Min./ Max. Nutzungsstunden Kostenträgerspezifische Angaben für Nutzungsstunden im eKV und bei e-Abrechnung, beispielsweise in der Sauerstoffversorgung. Min. und Max. Nutzungsstunden definieren den Bereich, innerhalb dessen eine Verarbeitung der Info Anforderungen im Prozess stattfindet. Der Eingabewert gilt als Nutzungsstunden pro Tag und wird in die Vorgangsperiodenkarte übernommen. Diese Werte haben Vorrang vor definierten Werten der Vorgangsart.
Festes Vorgangsende Anwendungsfall (Stand April 2020) bei Verträgen bei AOK Hessen und AOK Sachsen-Anhalt bei PG03 und PG51 in Beziehung zu unbegrenzten Laufzeiten verwendet (31.12.9999).

Hinweis zur Organisation
Programmseitig wurde der Aufbau der Abrechnungsperioden auf 10 Jahre begrenzt. Organisatorisch kann im entsprechenden Fall überlegt werden, die Laufzeit auf 1J oder 2J runterzusetzen, die Genehmigung muss dann "mitgenommen“ und über die IA verlängert werden.

Hintergrund:
Wenn zu erwarten ist, dass ein Kunde beispielsweise länger als 10J Ware erhält, könnte dieser Vorgang nicht mehr abgerechnet und beliefert werden. Zudem bietet es sich an, durch Verlängerungen die Vorgänge "zu verjüngen“.
Sende EKV Lieferbestätigung In der Vertragsversion kann für jede Periode definiert werden, ob eine Lieferbestätigung an den Kostenträger über die EKV Schnittstelle übermittelt werden soll.
Bei autom. EKV Verarbeitung berücksichtigen Nur wenn dieses Feld den Wert "Ja" aufweist, findet eine automatische Verarbeitung eingehender, genehmigter EKV-Nachrichten statt. Ausschlaggebend hierfür sind in der "EKV Einrichtung" der Schalter "Autom. Verarbeitung EKV erlauben" und das Feld "Modus autom. EKV Verarbeitung".
Lieferung über Bereits im Vertrag kann ein Lagerort eingetragen werden, über den die Ware grundsätzlich geliefert werden soll.
Lieferung über Herkunft Siehe hierzu Info in den Vertragszeilen.
Rezeptdatum autom. füllen Ist hier der Wert "Ja" hinterlegt, wird bei der Neuanlage einer Vorgangsperiode das Rezeptdatum automatisch auf den Tag der Anlage der Vorgangsperiode gesetzt.

Dies findet in folgendem Prozess Anwendung:
Es gibt insbesondere Folgeversorgungen die verordnungsfrei sind, hier wird also kein neues Rezept benötigt.

Für den EKV kann in einem solchen Fall das Rezept aus der Vorperiode oder ein "alternativ Rezept“ angefügt werden, welches eine Übernahme des Rezeptdatums aus der Vorperiode bedingt. Dieses Rezeptdatum ist ggf. älter 28 Tage und führt im Kostenvoranschlagsverfahren zur sofortigen Ablehnung durch den Kostenträger. Wird lediglich das Image ohne Rezeptdatum beigefügt, wird der Kostenvoranschlag (Bsp. EKV) ebenfalls wegen des fehlenden Rezeptdatums abgelehnt.

Bewusst wird hier das Datum der Anlage gewählt und nicht das Startdatum der Vorgangsperiode, da dieses bei Verlängerung in der Zukunft für den EKV nicht plausibel wäre.

Das Feld ist nur im Einzelfall zu setzen.
Funktion Zusatzfelder zur Periode#

Auf den Perioden können Zusatzfelder hinterlegt werden, diese werden vom Vertrag an die jeweilige Vorgangsperiodenkarte vererbt. Dort stehen sie dann zur Verfügung und können mit Prozessdaten angereichert werden.

Die meisten Felder werden mit dem Wert "leer“ vom Vertrag an die Vorgangsperiodenkarte vererbt, sodass z.B. das Unfallkennzeichen, der Unfalltag fallbezogen eingetragen werden können.

Dem Feld "Versicherungsart" hingegen soll immer der Wert aus dem Vertrag in den Vorgang mitgegeben werden. Darüber wird gesteuert, ob für den Vorgang die Zuzahlung berechnet werden soll (agiert mit der Einrichtung der Zuzahlung). Handelt es sich um eine Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse, wird – bei entsprechendem Wert - keine Zuzahlung kalkuliert.

Der Wert leer entspricht dem Wert "1" für gesetzliche Krankenkassen. Dies soll den Pflegeaufwand minimieren.

Inforegister Zusatzinformation#

Zu den Zusatzinformationen zählen u.a. das Leistungskennzeichen, der Leistungserbringergruppenschlüssel. Werden diese Zusatzinformationen hier eingetragenen, so werden diese mit in die Vertragszeilen übernommen. Dies stellt eine Erfassungshilfe dar.

Hinweis

An den Abrechnungsplan werden lediglich die Zusatzinformationen, die hinter den einzelnen Vertragszeilen stehen, weitervererbt.

Feld Beschreibung
Zusatzfeldcode Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

LKZ
Leistungskennzeichen Abrechnung

ACTK300 (LEGS)
Leistungserbringergruppenschlüssel für Abrechnung nach §300

ACTK302 (LEGS)
Leistungserbringergruppenschlüssel für Abrechnung nach §302

Über die Einrichtung der Zusatzfelder können auch individuelle Zusatzfelder zu Vorbelegungszwecken z.B. für Rezeptanforderung eingefügt werden. Wichtig ist dann, dass diese auch an der Zeile vorhanden sind.
Periode Die Periode wird als Filter für die Vorbelegung der Vertragszeilen verwendet. Bleibt das Feld "Periode" leer, wird das Zusatzfeld auf jeder Vertragszeile vorbelegt.

Die Periode, die hier als Vorbelegung hinterlegt wird, muss es zwingend in den Zeilen geben, wird hier z.B. "E1" eintragen und in den Zeilen gibt es nur "E1
Wert Angabe des Zusatzfeld-Wertes.

LKZ (Leistungskennzeichen Abrechnung)
Hier wird das für die Versorgung gültige Leistungskennzeichen hinterlegt, z.B. "00" für Kauf oder "08" für Erstpauschale.

ACTK300 oder ACTK302
Hier wird der Leistungserbringergruppenschlüssel eingetragen, den die Kasse für diese Vertragskonstellation mitgeteilt hat.
Inforegister Zeilen#

Nachfolgend werden die wichtigsten Felder in den Vertragszeilen erläutert:

Feld Beschreibung
Periode Angabe der Periode, für die, die Pauschale oder der Vertragsfindungsartikel gültig ist.

Beispiel:
E1 für Erstversorgung
F1 für Folgeversorgung.

Es können nur Perioden ausgewählt werden, die auch in dem Inforegister "Perioden" eingetragen sind.

Ist der Vertragsfindungsartikel innerhalb einer Pauschale in mehreren Perioden (z.B. E1 und F1) gültig, kann im Feld "Periode" auch der Eintrag "E1
Art Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

Artikel
Auswahl bei der Verwendung von Artikeln bzw. Vertragsfindungsartikeln

Ressource
Auswahl bei der Verwendung von Ressourcen (zum Beispiel als Pauschalen).

Wartung / Reparatur
Die Optionen Wartung und Reparatur werden nur in Wartungs- bzw. Reparaturverträgen und dort für die Vertragsfindungsartikel, welche die zu wartenden bzw. zu reparierenden Geräte enthalten, verwendet.

Gerätereferenz
Wird eine Gerätereferenz (Geräteinformation zu dem Gerät, welches an den Versicherten urspr. ausgegeben wurde) auf Kommunikationsbelegen erforderlich, muss es eine Zeile mit "Art=Gerätereferenz" geben.

Die Nummer muss hierbei der Vertragsfindungsartikelnummer derjenigen Vertragszeile entsprechen, über die das Gerät ursprünglich ausgegeben wurde.
Vorgangsart und Buchungscode der Gerätereferenzzeile dienen bei der Ermittlung des Gerätes als Filter.
Der einzutragende Buchungscode ist derjenige, der nach Ausgabe des Gerätes verbleibt. Bspw. nicht "F-AOKHE-K" sondern "F-AOKHE".
Um die Funktion vollständig nutzen zu können, muss in den "Komm. Ausgabeanweisungen" der Haken "Gerätereferenz anzeigen" gesetzt sein.
Nr. Angabe der Nummer von Ressourcen, Vertragsfindungsartikeln oder Artikeln, abhängig von der Option, die im Feld "Art" gewählt ist.
Zusatz Vertragsfindungsartikel Ist die Checkbox aktiviert, ist dieser Vertragsfindungsartikel für BenutzerInnen bei der Vorgangserfassung zunächst ausgeblendet. BenutzerInnen können jederzeit und bei Bedarf auf diesen Vertragsfindungsartikel zugreifen.

Über diese Funktion kann beispielsweise das Premium-Sortiment gekennzeichnet werden, sodass vorrangig auf das Standard-Sortiment zugegriffen wird.

Eine andere Anwendungsmöglichkeit dafür sind die Zubehörteile innerhalb eines Reparaturvertrages, da diese nicht durch die MitarbeiterInnen in der Vorgangserfassung auswählt werden, sondern durch die TechnikerInnen über den Technikauftrag.
Gehört zu Pauschale Zuordnung von Artikeln, die innerhalb einer Pauschale geliefert werden.

Hinweis:
Auch bei der Pauschale "Art=Ressource" setzt sich das Feld "Gehört zu Pauschale" bei Freigabe der Vertragsversionskarte automatisch. Die Pauschale gehört immer zu sich selbst.
Abrechnungsart Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

Pauschale
Wird bei Pauschalen vorbelegt.

Hinweis:
Ebenfalls muss dann auch das Feld "Gehört zu Pauschale“ für jede Zeile gesetzt werden.

Direkt
Wird bei Kauf vorbelegt, damit die Artikel direkt berechnet werden.

Beide
Durch die Abrechnungsart "Beide" können Ressourcen sowie Artikel gleichzeitig in den Abrechnungsplan geschrieben werden.

Beispiele für die Verwendung:
• Tracheo Kappungspauschale
• Optionale Ressourcen bei Kauf
• Abrechnungsfähige Artikel innerhalb einer Pauschale

Keine
Findet i.d.R. in Wartungs- und Reparaturverträgen Anwendung, und zwar für die Zeile mit Art = Wartung oder Reparatur. Somit findet keine Berechnung für das zu reparierende Gerät statt.

Die Abrechnungsart "Keine" wird ebenfalls für Artikel verwendet, die geliefert, aber nicht mit in den Abrechnungsplan übernommen werden sollen, wie z.B. kostenlose Beigaben.
Arbeitstypencode Ist die Preisfindung für die Ressource eingerichtet, kann das Leistungsspektrum bzw. der relevante Arbeitstypencode der Ressource ausgewählt werden.
Menge Angabe der Menge, mit der die Ressource oder der Artikel in den Liefer- bzw. Abrechnungsplan eingetragen werden soll.

Hinweis:
Bei Artikeln wird in der Regel keine Menge hinterlegt.

Hinweis: In der Regel ist bei Pauschalen die Menge "1“ anzugeben, wenn man aber mit kalkulierten Pauschalen wie Kalorien, Tagespauschalen oder Sauerstoff arbeitet, dann ist die Menge individuell zu prüfen, auch hinsichtlich der Einstellung "Gesamtmengen Kostenvoranschlag" in der Informationsvorlage.
Buchungscode Der Buchungscode stellt das Eigentumsverhältnis der Artikel dar. Dies ist bei Artikeln im Vertrag anzugeben - nicht bei Ressourcen.

Im Vertrag dient der Buchungscode insbesondere mit seiner Lieferhierarchie zur Steuerung, welche Eigentumsverhältnisse im Vorgang bewegt werden dürfen.

Verwendung im Rahmen der Fallpauschale
Im Fallpauschalen-Vertrag wird bei Geräten in der Regel immer der Buchungscode "AV" (Anlagevermögen) verwendet. Dahinter verbirgt sich eine Buchungscode-Hierarchie, die definiert, dass bei der Kommissionierung zuerst ein Gerät aus dem Anlagevermögen gesucht wird. Ist kein Bestand im Anlagevermögen, sucht das System automatisch in der nächsten Hierarchie, z.B. "UV" (Umlaufvermögen, Neuware).

Es ergeben sich folgende Vorteile:
• Weniger Lagerorte
• UserInnen müssen im Verkaufsauftrag nicht manuell den Lagerort ändern
• Fehlbuchung von Fremdeigentum innerhalb einer Fallpauschale wird vermieden

Hinweis:
Eine Abgabe von Geräten ist nur innerhalb der Hierarchie möglich. Das gilt auch für das Verbuchen von Geräten über Handlieferscheine.

Verwendung bei Kauf von Verbrauchsmaterial
Der Buchungscode umfasst in der Lieferhierarchie als empfohlenen Weg, die Abgangsbuchung von Umlaufvermögen.

Zubehör
Bei Zubehör wird in der Regel der Buchungscode "UV" verwendet. Dies hat eine Abgangsbuchung von Umlaufvermögen zur Folge (kein Gegenlager), die Artikel werden nicht weiter bestandsmäßig geführt.

Geräte
Bei Geräten gibt es drei verschiedene Varianten:

1. Kauf / Wiedereinsatz
Dies ist die häufigste Prozessvariante, da viele Krankenkassen bei Kauf auch den Wiedereinsatzprozess nutzen, bzw. eine Regelung zur Wiederverwendung des Gerätes.
Hierbei wird der Buchungscode der Krankenkasse eingetragen (z.B. "F-DAK-K“ = Fremd DAK Kauf).
Das bedeutet, dass für das Gerät bei Verkauf gleichzeitig eine Abgangs- und Zugangsbuchung entsteht, z.B. von Umlaufvermögen auf Fremdeigentum-Krankenkasse und bei Wiedereinsatz eine Abgangsbuchung von Fremdeigentum.

Dies dient im weiteren Prozess dazu:
• dass das Gerät weiterhin bestandsmäßig als Fremdeigentum geführt wird
• dass zügig erkennbar ist, wer Eigentümer des Gerätes ist
• dass schnell ersichtlich ist, dass es für diese Krankenkasse eine vertragliche Regelung gibt
• dass im Wiedereinsatz-Vertrag nur Eigentum der betroffenen Krankenkasse ausgeben werden kann.

Innerhalb der Lieferhierarchie können auch Buchungscodes ohne Berücksichtigung im Warenausgang hinzugefügt werden.

Beispiel:
Wird ein Gerät verkauft, wird dies in der Regel vom Umlaufvermögen genommen und auch nur das soll im Warenausgang berücksichtigt werden. Wurde allerdings Anlagevermögen ausgegeben und dieses soll ausnahmsweise verkauft werden, kann auch AV Bestandteil der Lieferhierarchie sein, es wird nicht automatisch im Warenausgang angesprochen, dieses Gerät kann manuell im Auftrag erfasst und verbucht werden.

2. Verkauf an Privat- und Handelskunden
Hier wird der Buchungscode "UV" eingesetzt, das bewirkt eine Abgangsbuchung vom Umlaufvermögen (kein Gegenlagerort), die Artikel werden nicht weiter bestandsmäßig geführt. Der Buchungscode auf der Seriennummer-Info. Karte ist leer.

3. Verkauf bei kleinen Krankenkassen ohne Wiedereinsatz und ohne Regelung zur weiteren Verwendung
Hier wird z.B. der Buchungscode "UV" eingesetzt. Das bedeutet eine Abgangsbuchung von Umlaufvermögen (kein Gegenlagerort). Artikel werden nicht weiter bestandsmäßig geführt. Der Buchungscode auf der Seriennummer-Info. Karte ist leer. Bei Rücklauf der Geräte (z.B. Therapieende), werden diese entweder nicht zurückgenommen oder es wird eine Anfrage an die Krankenkasse gestellt, was mit den Geräten passieren soll, ggf. wird es verschrottet.

Hinweis:
Bei Ressourcen bleibt der Buchungscode leer.
Fehlercode Hinterlegung eines Fehlercodes in den Vertragszeilen, dieser wird nur an den Abrechnungsplan weitergeben. Dies kann z.B. bei optionalen Ressourcen genutzt werden, sodass BenutzerInnen den Fehlercode im Abrechnungsplan manuell bei Bedarf entfernen können.

Optionale Ressourcen werden beispielsweise im Kostenvoranschlag nicht angedruckt.
Preisherkunft Zeilenrabattherkunft Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

Preisfindung
Die Preisherkunft steht standardmäßig auf "Preisfindung", damit sichergestellt ist, dass immer die Ressourcen- bzw. Artikelpreisfindung durchgeführt wird. Dies ist die empfohlene Einstellung, sodass die Preise zum Zeitpunkt der Anwendung aktuell ermittelt werden.

Manuell
Dies wird nicht im Vertrag vorbelegt, der Wert wird vom System automatisch gesetzt, wenn BenutzerInnen manuell einen Preis im Abrechnungsplan ändern.

Vertrag
Wird die Option "Vertrag" ausgewählt, führt das System keine Preisfindung durch, sondern übernimmt den Preis oder Rabattgrund aus der Vertragsversion. Dies findet beispielsweise Anwendung bei Reparatur- oder Wartungsverträgen, um eine Zeile als "Gratis“ zu kennzeichnen. Das kann z.B. eine Gruppe von Ersatzteilen sein, die mittels Vertragsfindungsartikel zusammengefasst wurde.

Hinweis:
Die Preisherkunft berücksichtigt den Preis.
Die Zeilenrabattherkunft bezieht sich auf das Feld "Rabatt".
Somit ist dies ggf. getrennt zu pflegen
Rabattgrund Ein im Vertrag eingetragener Rabattgrund wird an den Abrechnungsplan übergeben, wenn im Vertrag bei einem Rabattgrund gleichzeitig auch das Feld "Zeilenrabattherkunft" auf Vertrag gesetzt ist.

Über diesen Weg können beispielsweise auch Ressourcen rabattiert werden, da diese in der Preisfindung weder Rabatte noch Kalkulationen kennen.

In diesem Fall lässt man den Preis aus der Ressourcenpreisfindung kommen, das heißt im Vertrag steht das Feld "Preisherkunft" auf "Preisfindung", das Feld "Zeilenrabattherkunft" hat jedoch den Wert aus dem Vertrag.
Zeilenrabatt % Je nach Einrichtung des Rabattgrundes wird das Feld "Zeilenrabatt %" auf den eingerichteten Vorgabewert gesetzt.
Lieferungsart Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

leer
Keine Vorbelegung. Es wird direkt eine Lieferplaneinteilung (LPE) erstellt. Über die Stapelverarbeitung können diese Lieferplaneinteilungen zum Abrufdatum in Aufträge abgerufen werden.

Umlagerung
Artikel werden umgelagert (z.B. auf Fremdeigentum oder Eigentum außer Haus) und somit weiterhin bestandsmäßig beim Leistungserbringer geführt. Diese Form findet z.B. Anwendung bei Gerätelieferungen innerhalb einer Fallpauschale (Erstversorgung). Es wird direkt eine Lieferplaneinteilung (LPE) erstellt. Über die Stapelverarbeitung können diese Lieferplaneinteilungen zum Abrufdatum in Aufträge abgerufen werden.

Periodisch
Bei der Auswahl "Periodisch" wird die Lieferplaneinteilung direkt erstellt. Diese kann über die Stapelverarbeitung, für den Prozess der automatischen Belieferung (z.B. Stoma- oder Inkontinenzartikel) zum Abrufdatum abgerufen werden. Bei dieser Einstellung sollte auch immer ein Lieferintervall (bspw. 1M, für monatlich) angegeben werden.

Tagesgenau Periodisch
Dies ist noch keine freigegebene Lieferungsart.

Abruf
Bei der Auswahl "Abruf" werden keine Lieferplaneinteilungen erstellt. UserInnen können die Abrufpositionen manuell aus dem Lieferplan in eine Lieferplaneinteilung oder direkt in einen Auftrag abrufen, wenn der Kunde bei Bedarf Ware erhalten soll. Die Auswahl "Abruf" wird aber bei Wiedereinsatz gesetzt, damit kein vorzeitiger, ungewollter Warenausgang entsteht.

Umlagerung Abruf
Es wird analog zur Auswahl "Abruf" keine Lieferplaneinteilung erstellt. Die Artikel werden, wie bei der Umlagerung, umgebucht. Dies findet z.B. Anwendung bei Geräten, die innerhalb der Folgeversorgung einer Fallpauschale ausgegeben werden ("Tauschgeräte“). Hier soll nur bei "Abruf“ geliefert werden.

Umlagerung Periodisch
Artikel werden von Lagerort A auf Lagerort B umgelagert und sind somit weiterhin bestandsmäßig geführt.
Anwendung findet dies bei seriennummerngeführten Artikeln innerhalb einer Fallpauschale, die immer wieder periodisch geliefert werden (z.B. Sauerstoffflaschen).

Umlagerung vorab
Dies sorgt dafür, dass bei Kauf zuerst die Ware umgelagert wird und anschließend auf Basis des Intervalls (z.B. 6W für die Probezeit) die gleichen Zeilen für den Verkauf eingestellt werden. Zudem wird bei Lieferungsart Umlagerung vorab und der Abrechnungsart "DIREKT" keine Abrechnungsplaneinteilung nach Lieferung erstellt. Dies findet beispielsweise (siehe auch Feld: Umlag. vorab Buchungscode) bei Hörgeräteversorgungen Anwendung.

Tipp:
Die Lieferungsartberechtigungsmatrix kann gepflegt werden, um sinnvolle Übersteuerungen im Lieferplan festzulegen, z.B., dass die Umlagerungen von Geräten nicht auf periodisch umgestellt werden.
Lieferungsart bei Verlängerung Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

leer
Bei einer Vorgangsverlängerung werden die Felder "Lieferungsart" und "Lieferungsintervall" aus der Vorgangsperiode übernommen.

Aus Vertrag
Bei einer Vorgangsverlängerung werden die Felder "Lieferungsart" und "Lieferintervall" aus dem Vertrag übernommen.

Beispiele:

Homecarepauschale Stoma:
Hier bleibt der Wert leer. Hier soll es bewusst so sein, dass UserInnen festlegen, wie der Kunde beliefert wird, zum Beispiel ob periodisch oder als Abruf / Bestellkunde.

Gerätepauschale Rollstuhl:
Hier soll der Vertrag spätestens bei Verlängerung die Hoheit über den Vorgang bekommen, zumindest für die Gerätezeile, sodass sichergestellt wird, dass der Kunde nicht automatisch mit einem neuen Gerät beliefert wird. Somit steht der Wert im Vertrag auf "aus Vertrag".

Hinweis:
Abweichende Werte in der Folgeperiode haben bei Vorgangsverlängerung eine neue Lieferplanzeile zur Folge.

Hinweis:
In der Regel greift der Wert in der Folgeperiode bei Verlängerung, allerdings kann dies auch in der Erstperiode eingetragen werden, falls die E1 als individueller Folgevertrag verwendet wird.
Lieferintervall Angabe des Intervalls für die periodische Belieferung.

Beispiel:
2W für alle 2 Wochen (7T, 14T, 21T, 1M, etc.).
Keine Abrechnungsaufteilung Ist die Checkbox aktiviert, wird keine Abrechnungsaufteilung im Abrechnungsplan erzeugt. Damit ist es auch nachträglich nicht möglich, im Abrechnungsplan beispielsweise eine Zuzahlung zu hinterlegen. Dieses Feld findet insbesondere bei Reparaturpositionen in Wartungs- und Reparaturverträgen Anwendung, da diese zuzahlungsfrei sind.

Für Vorgänge die elektronisch abgerechnet werden, sollte diese Option nicht gewählt werden, sondern alternativ den Aufteilungscode "Keine ZZ“. Somit ist es möglich, manuell im Abrechnungsplan eine Zuzahlung bei Bedarf zu hinterlegen.
Gruppe gesetzl. Zuzahlung Existieren bei Kaufverträgen ein Gerät und diverses Zubehör, wird hierüber gesteuert, dass Gerät und Zubehör als eine Gruppe für die Ermittlung der gesetzlichen Zuzahlung betrachtet werden. Wird kein Wert hinterlegt, wird die Zuzahlung für das Gerät mit 10,- € und für die einzelnen Zubehörteile, je nach Wert, ebenfalls mit je 10,- € kalkuliert.

Das Gerät bekommt dabei z.B. den Wert "GH1" und das Zubehör "GZ1".

G = Hilfsmittel zum Gebrauch
H = Hauptartikel
1 = 1. Artikel

G = Hilfsmittel zum Gebrauch
Z = Zusatz
1 = zum 1. Artikel
Gruppe gesetzl. Eigenanteil Gleiche Logik wie bei dem Feld "Gruppe gesetzliche Zuzahlung". Es können Artikelgruppen für den gesetzlichen Eigenanteil gebildet werden.
Gruppe wirtschaftl. Aufzahlung Gleiche Logik wie beim Feld "Gruppe gesetzliche Zuzahlung". Es können Artikelgruppen für die wirtschaftliche Aufzahlung gebildet werden.
In Lieferplanzeilen Anzeige, ob bereits ein Lieferplan zu dieser Vertragszeile erstellt wurde. Steht das Feld auf "Ja", können die entsprechenden Lieferpläne angezeigt werden.
In Abrechnungsplanzeilen Anzeige, ob bereits ein Abrechnungsplan zu dieser Vertragszeile erstellt wurde. Steht das Feld auf "Ja", können die entsprechenden Abrechnungspläne angezeigt werden.
Kalk. Art Dieses Feld dient z.B. in kalorienbasierten Verträgen dazu, eine tagesgenaue Abrechnung mit dem Kostenträger zu gewährleisten. Eine andere Möglichkeit ist die Abbildung einer mit der Krankenkasse vertraglich geregelten Kappungspauschale (Tracheo).

Dieses Feld wird bei den Ressourcen gepflegt.

Folgende Optionen sind möglich:

leer
Keine Vorbelegung und damit keine Relevanz im Prozess.

Lief. Menge
Anhand der gelieferten Menge und einem Referenzwert (s. Feld Kalk. Wert) wird ein Faktor ermittelt, mit dem der VK-Preis multipliziert wird (z.B. die Kalorienpauschale).

Lief. Betrag
Der gelieferte Wert wird aufsummiert und in der Pauschale als Betrag abgerechnet.

Begrenzung
Wird ein bestimmter Betrag unter- oder überschritten, wird dieser durch einen Betrag mit umgekehrten Vorzeichen eingehalten. Die Richtung steuert hierbei das Feld "Kalk. Begrenzung".

Tagesgenau
Es wird tagesgenau abgerechnet, z.B. bei Sauerstoff kann hier im Rahmen einer Pauschale die Menge "30" gewählt und in den Perioden - Abrechnung Intervall "-LM+1M" eingetragen werden (-LM steht hierbei für den 1. des laufenden Monats).
Kalk. Begrenzung
Kalk. Wert
Angabe, im Zusammenhang mit dem Feld "Kalk. Wert", des Maximums oder Minimums der Kalk. Begrenzung:

Folgende Optionen sind möglich:

leer
Keine Begrenzung.

Maximum
Das Feld "Kalk. Wert" gibt den maximalen Wert an, der als Berechnungsgrundlage verwendet werden darf.

Minimum
Das Feld "Kalk. Wert" gibt den minimalen Wert an, der als Berechnungsgrundlage verwendet werden darf.

Beispiel:
Ist die Kalorienpauschale mit 30.000 Kcal vertraglich gedeckelt, dann wird die Kalk. Begrenzung auf Maximum gesetzt und der Kalk. Wert auf 30.000.
Ist die Kalorienpauschale hingegen nicht gedeckelt, bleiben beide Felder leer und die Menge "1" der Pauschale wird nicht überschritten.
Kalk. Zusatzfeld Der Wert gibt das Zusatzfeld im Artikel an, welches die Berechnungsgrundlage bildet. Ist das Feld leer, ist die Berechnungsgrundlage die Liefermenge in Menge (Basis).

Dieses Feld wird vorrangig für die Kalorienberechnung verwendet. Hier wird z.B. das Zusatzfeld KABA eingetragen. Dieses Zusatzfeld muss es auch beim Artikel mit dem Wert der Kalorienmenge pro Basiseinheit geben.
Kalk. Abrechnungsart Angabe, wie bzw. wo die der Abrechnung zugrunde liegenden Lieferungen auf dem Rechnungsbeleg stehen.

Folgende Optionen sind möglich:

Lief. als Kommentar
Zu der Pauschale werden die Lieferungen als Zusatztext angegeben.

Lief. als Zeile
Zusätzlich zu der Pauschale wird eine eigene Zeile mit den Lieferungen erstellt. Dies kann z.B. auch dann verwendet werden, wenn Nahrungsartikel zu der Ressource taxiert werden müssen.

Bei Kalorien wählen Sie in der Regel "Lief. als Kommentar".
Technik Prozessgruppe Verwendung zu Wartungs- sowie Reparaturverträgen.:
Angabe der Technik Prozessgruppe des Gerätes (Art = Wartung oder Reparatur) beispielsweise zur Einsteuerung der unterschiedlichen Belege und / oder Prozessschritte. Dies ist notwendig für die Prozesse rund um die Fremdgeräte- oder Eigentumsabwicklung innerhalb der Wartung / Repartur. Die Technik Prozessgruppe steuert den Ablauf über den Call.
Kommissioniercode Im Rahmen der Abwicklung von Rehaprozessen besteht die Möglichkeit:
• Aufträge zu erstellen, aber nicht zu liefern (z.B. beratungsrelevante Aufträge),
• Warenausgänge zu kommissionieren, aber nicht zu liefern (zur Abbildung von Konfektionierung, Anbau, Umbau, usw.).

Der Kommissioniercode wird über die Vertragsversionszeile in den Lieferplan, Verkaufsauftrag und Warenausgang übermittelt. Verwendung findet der Kommissioniercode bei Geräten, die Anbau, Umbau, Einstellung oder aber Konfektionierung erfordern, bevor die Auslieferung an den Kunden erfolgen kann.
Berechn. wirtschaftl. Aufzahlung Analog zu der Funktionalität der "Gruppe wirtschaftl. Aufzahlung" gibt es in den Vertragszeilen die Funktionalität der sog. Berechnungscodes. Dazu zählen die "Berechn. wirtschaftl. Aufzahlung, Berechn. gesetzl. Eigenanteil", als auch die "Berechn. gesetzl. Zuzahlung".

• Direkte Übersteuerung bei direkter Abrechnung bzw. bei der Pauschale
Ist das Berechnungsfeld gefüllt, wird der Wert als Berechnungsgrundlage verwendet und die Suche in der Berechnungssteuerung nicht ausgeführt.
• Indirekte Übersteuerung bei Zeilen die über eine Pauschale abgerechnet werden.

Hinweis:
Die wirtschaftliche Aufzahlung auf Artikel innerhalb der Pauschale ist nur in Verbindung mit einem Vertrag möglich. Hierzu muss auf der Zeile für den Vertragsfindungsartikel der Code für die wirtschaftl. Aufzahlung eingetragen werden. Zusätzlich muss die Berechnung auf Basis der Lieferplaneinteilung eingestellt werden.

Wird "Berechn. wirtschaftl. Aufzahlung" ausgewählt, so wird im Abrechnungsplan die entsprechende Abrechnungsplanaufteilung dazu angelegt.

Siehe dazu Berechn. gesetzl. Zuzahlung.
Berechn. gesetzl. Zuzahlung Siehe dazu "Berechn. wirtschaftl. Aufzahlung".

Um bestmöglich nachvollziehen zu können, woher die Ermittlung der Zuzahlung im Vorgang kommt, bietet es sich an diese im Vertrag zu pflegen. Somit wird eine Stelle geschaffen, an der man sofort die nötige Information bekommt.

Hinweis:
Werden in den laufend verwendeten Vertragszeilen die Berechnung geändert, sind zwingend alle zugehörigen Abrechnungspläne zu öffnen und zu schließen, damit diese mit dem neuen Berechnungscode versehen werden. Erfolgt dies nicht, kann es zu Fehlberechnungen kommen. Wurde bereits eine Zuzahlung berechnet, ist weiterhin zu beachten, dass diese nicht erneut berechnet wird. Wurde noch keine Zuzahlung berechnet, erfolgt diese Berechnung über den neuen Code.

Das bedeutet auch, dass in allen laufenden Vorgängen für die Vergangenheit die Berechnung der Zuzahlung nachgeholt wird, wenn der Code vorher "Keine ZZ“ war.
Berechn. gesetzl. Eigenanteil Siehe dazu Berechn. wirtschaftl. Aufzahlung.
Siehe dazu Berechn. gesetzl. Zuzahlung.
Zusteller
Zustellertransportart
Planungskennzeichen
Die Felder Zusteller, Zustellertransportart (abhängig von Zusteller) sowie Planungskennzeichen werden für die Tourenplanung verwendet.
Sind die Felder im Vertrag gepflegt, übersteuern diese die Werte aus der Debitorenkarte.
Die Felder werden in die Lieferplanzeilen und -einteilungen eingesteuert und von dort aus in den Verkaufsauftrag übernommen.
Umlag. vorab Buchungscode Dieser ist vorab nur bei der Lieferungsart "Umlagerung" zu füllen und sorgt dafür, dass dieser Buchungscode für die Umlagerung verwendet wird (siehe Lieferungsart Umlagerung vorab).
Höchstmengenprüfcode Hier kann für Artikel ein definierter Höchstmengenprüfcode eingetragen werden.
Margenprüfcode Hier kann ein definierter Margenprüfcode eingetragen werden.
Lieferung über
Lieferung über Herkunft
Durch diese Anpassung wird es möglich, im Vertrag pro Vertragsversionsperiode einen unterschiedlichen Lagerort vor zu belegen.

Dazu gibt es in den Vertragsversionsperioden zwei Felder:

Das Feld "Lieferung über" gibt den Lagerort an, der im Lieferplan verwendet werden soll.

Das Feld "Lieferung über Herkunft" hat die Optionen "leer" und "Vertrag". Das Feld wird automatisch auf den Wert "Vertrag" gesetzt, wenn im Feld "Lieferung über", ein Wert eingetragen wird.

Nur durch den Wert "Vertrag" wird später das Feld "Lieferung über" in die Lieferplanzeile übernommen.

Bei der Anlage einer neuen Vorgangsperiode werden diese beiden Felder unverändert in die gleichnamigen Felder aus der jeweiligen Vertragsversionsperiode übernommen.
IA nicht notw. bei Datenherk. Lieferung Diese Funktion wird in Verbindung mit den Informationsvorlagen verwendet.

Das Feld wird beim Erzeugen einer Info.-Anforderung aus der Vertragsversionszeile in die Info.-Anforderungszeile übernommen. Ist das Feld bei allen Zeilen einer Info.-Anforderung gesetzt, so wird diese in Verbindung mit der Einstellung "Neuer Status nach Übernahme Freigabe" aus der Informationsvorlage auf Vertragsfreigabe gesetzt. Allerdings muss hier zusätzlich "Freigabe nur wenn notwendig" aktiviert sein, damit bei Bedarf der Mahnvorgang funktioniert.

Findet Verwendung für Informationsanforderungen mit Datenbasis "Lieferung".

Siehe Abschnitt Informationsanforderungen (Informationsmanagement IRM).
Buchungsgruppen Umlenkungscode Angewendet wird folgende Hierarchie:

1. Vertragszeile
2. Vertragskopf
3. Auftragsart
Gesamtbetrag/-menge KV beachten
Betrag (netto)
KV Pflicht Zeile ab
Menge (Basis)
KV Pflicht Zeile ab
Die Felder "Betrag (netto) KV Pflicht Zeile ab" und "Menge (Basis) KV Pflicht Zeile ab" sind nur änderbar, wenn das Feld "Gesamtbetrag/-menge KV beachten" aktiviert ist. Die beiden Felder können nicht kombiniert werden.

Die Funktionsweise der Felder stellt sich wie folgt dar:

Beim Erstellen einer Info. Anforderung an der Stelle im Programm, an der das Feld "Gesamtbetrag" in der IA berechnet und gefüllt wird, erfolgt jetzt zusätzlich die Prüfung und ggf. Befüllung des Feldes "Gesamtbetrag "nach folgender Logik:

Es werden alle Vertragsversionszeilen der IA betrachtet, zu denen das Feld "Gesamtbetrag/-menge KV beachten" aktiviert ist und eines von den beiden Feldern "Betrag (netto) KV Pflicht Zeile ab" und "Menge (Basis) KV Pflicht Zeile ab" einen Wert enthält.

Je Vertragsversionszeile (welche o.g. Kriterien erfüllt) werden zu dieser die zugehörigen IA-Zeilen betrachtet (IA-Zeilen, welche identisch zur Vertragsversionszeile dieselbe Vertragsnr. + Vertragsversionsnr. + Vertragsversionszeilennr., keinen Aufteilungscode und einen Haken im Feld Ausgabe haben).

• Wenn in der jeweiligen Vertragsversionszeile das Feld "Betrag KV Pflicht Zeile ab" gefüllt ist, dann wird die Summe der Nettobeträge der IA-Zeilen mit dem Feld "Betrag (netto) KV Pflicht Zeile ab" der Vertragsversionszeile verglichen. Ist die Summe der Nettobeträge der IA-Zeilen größer oder gleich dem Betrag (netto) KV Pflicht Zeile ab, dann wird der Gesamtbetrag im IA-Kopf auf den Wert Minimalbetrag +1 gesetzt.

• Wenn in der jeweiligen Vertragsversionszeile das Feld "Menge (Basis) KV Pflicht Zeile ab" gefüllt ist, dann wird die Summe der Mengen der IA-Zeilen mit dem Feld "Menge (Basis) KV Pflicht Zeile ab" der Vertragsversionszeile verglichen. Ist die Summe der Mengen der IA-Zeilen größer oder gleich der Menge (Basis) KV Pflicht Zeile ab, dann wird der Gesamtbetrag im IA-Kopf auf den Wert Minimalbetrag +1 gesetzt.
MwSt.- Produktbuchungsgruppe
Produktbuchungsgruppe
Die Felder sollten im Vertrag immer leer sein.

Ist hier eine Angabe erfolgt, übersteuert dies die Werte aus den Stammdaten.
Zusatzfelder zur Zeile#

Abweichend zu den vorbelegten Zusatzinformationen können auch Zusatzfelder zu einer bestimmten Zeile erfasst werden.

Feld Beschreibung
Zusatzfelder bearbeiten, z.B.
• Abrechnungshilfsmittelnummer
• Positionsnummer für Produktbesonderheiten
• Abweichendes Leistungskennzeichen
• usw.
Beispiel Hilfsmittelnummer
Eintrag der vertraglich vereinbarten Abrechnungshilfsmittelnummer zu der Ressource oder zu dem Vertragsfindungsartikel. Die vertraglich vorbelegte Hilfsmittelnummer hat in der elektronischen Abrechnung und im Kostenvoranschlag die höchste Priorität. Damit wird vermieden, dass für jede Kasse eine eigene Ressource mit eigener Hilfsmittelnummer angelegt werden muss.

Bei Pflege der Zusatzfelder ist zu beachten, dass leere Datensätze an dieser Stelle auch im Prozess als leere Datensätze gewertet werden. Daraus resultierend ist keine Übersteuerung z.B. durch die "Zusatzfelder Steuerung" möglich.

Vor- und Nachtexte#

Vor- und Nachtexte, die vom Vertrag an die Vorgangsperiode und von dort an die Rechnung und Lieferung übergeben werden, können in der Vertragsversionskarte über die gleichnamigen Aufrufe im Menüband gepflegt werden.

Privatverträge#

Die Privatverträge bilden die Prozesse rund um privat Versicherte sowie die Prozesse bei gesetzlich versicherten, die privat eine Leistung erhalten ab.

Einrichtung#

Adresssteuerung#

Da es durch die Hierarchie der Adresssteuerung zu unterschiedlichen Auswirkungen kommen kann, muss genau auf die Stammdatenpflege geachtet werden. Weiterführende Informationen zum Thema finden Sie unter "Adresssteuerung".

Zugeordnete Partnerrollen: Kassenpreisfindungsdebitor#

Der Preisfindungsdebitor der Privatkasse darf keine zugeordnete Partnerrolle besitzen. Weiterführende Informationen zum Thema finden Sie unter "Partnerrollen".

Preisfindung#

Sollte die allgemeine Preisfindung genutzt werden, ist es notwendig bei der Preishinterlegung für Direktverkauf von Artikeln diese zu beachten. Da oftmals Preise für den "PF-DE" (=Preisfindungsdebitor) hinterlegt werden, muss sichergestellt werden, dass der gewünschte Preis gezogen wird. Entweder steht er dann im Verkaufslistenpreis oder er muss für den "PF-DE" der Privatkasse (Beispiel: §Allianz) angelegt werden.

Neuanlage Privatpatient#

Bei der Neuanlage bzw. bei der Freigabe eines Patienten (Kontakten/Debitoren) wird der Preisfindungsdebitor abgefragt. Hier muss passend zum Prozess der passende Preisfindungsdebitor eingetragen werden. Bei Selbstzahler ist dies zum Beispiel "§PRIVAT" und bei Verträgen mit einer Kasse, der Preisfindungsdebitor der Krankenversicherung, damit die Preisfindung korrekt greift.

Prozessablauf PrivatpatientInnen#

Nachfolgend werden Ihnen mögliche Konstellationsmöglichkeiten näher erläutert.

Privatkasse ist unbekannt#

Sollte die Privatkasse des Leistungsempfängers nicht bekannt sein, wird der Kostenvoranschlag und die Rechnung an den Privatpatienten versandt. Hierzu sind folgende Einrichtungen vorzunehmen:

Vertragskarte/Vertragsversionskarte:

  • Prüfung Debitor wird auf "§Privat" gesetzt.
  • Perioden – Zusatzfelder Vorgangsperiode - Zusatzfeld Code wird um das Zusatzfeld Versicherungsart mit dem Wert für die Private Krankenversicherung ergänzt.

Stammdaten:

  • PatientInnen bekommen die eigene Partnerrolle für PrivatpatientInnen (z.B. VS-PK) zugewiesen.
  • PatientInnen bekommen die zugeordnete Partnerrolle Preisfindungsdebitor (z.B. §Privat) zugewiesen.
Kasse erhält die Rechnung#

Sollte die Private Krankenversicherung des Leistungsempfängers bekannt sein, erfolgt die Rechnungsstellung an die Private Krankenversicherung. Im seltensten Fall wird der Kostenvoranschlag und die Rechnung an die Private Krankenversicherung versandt. Folgende Einrichtungen sind im System vorzunehmen:

Vertragskarte/Vertragsversionskarte:

  • Prüfung Debitor wird auf "§Allianz" (Bsp. für den Kostenträger) gesetzt.
  • "Perioden > Zusatzfelder Vorgangsperiode > Zusatzfeld Code" wird um das Zusatzfeld "Versicherungsart" mit dem Wert für die Private Krankenversicherung ergänzt.

Stammdaten:

  • PatientInnen bekommen die eigene Partnerrolle für PrivatpatientInnen (z.B. VS-PK) zugewiesen.
  • PatientInnen bekommen folgende zugeordneten Partnerrollen zugewiesen:
    o Private Krankenversicherung (z.B. KK-PR Allianz)
    o Preisfindungsdebitor (z.B. PF-DE §Allianz)
  • Für die Private Krankenversicherung (z.B. Allianz) werden als eigene Partnerrolle folgende Zuweisungen getroffen:
    o Ggf. Kostenvoranschlagsstelle (z.B. KK-KO)
    o Private Krankenversicherung (z.B. KK-PR Allianz)
    o Private Krankenversicherung Abrechnungsstelle (z.B. KK-PRAB Allianz)
  • Zusätzlich werden der Privaten Krankenversicherung folgende zugeordnete Partnerrollen zugewiesen:
    o Private Krankenversicherung Abrechnungsstelle (z.B. KK-PRAB Allianz)
    o Preisfindungsdebitor (z.B. §Allianz)

Hinweis

Die Preispflege erfolgt in diesem Fall bei dem Preisfindungsdebitoren der Privaten Krankenversicherung.

Vertrag mit Kasse, Privatversicherter erhält die Rechnung#

LeistungsempfängerInnen sind bei einer Privaten Krankenversicherung versichert, mit der auch ein Vertrag existiert. PatientInnen erhalten sowohl den Kostenvoranschlag als auch die Rechnung. Folgende Einrichtungen sind in dem System vorzunehmen:

Vertragskarte/Vertragsversionskarte

  • Prüfung Debitor wird auf "§Allianz" (z.B. für den Kostenträger) gesetzt.
  • "Perioden > Zusatzfelder Vorgangsperiode > Zusatzfeld Code" wird um das Zusatzfeld "Versicherungsart" mit dem Wert für die Private Krankenversicherung ergänzt.

Hinweis

Die Informationsvorlagen müssen ebenfalls gepflegt und ggf. eine neue Informationsanforderung mit den Mahnmethoden angelegt werden. Weiterführende Informationen zu diesem Thema bietet Ihnen der Abschnitt "Informationsmanagement (IRM)“.

Stammdaten:

  • PatientInnen bekommen die eigene Partnerrolle für PrivatpatientInnen (z.B. VS-PK) zugewiesen.
  • PatientInnen bekommen folgende zugeordneten Partnerrollen zugewiesen:
    o Private Krankenversicherung (z.B. KK-PR Allianz)
    o Preisfindungsdebitor (z.B. PF-DE §Allianz)

Hinweis

Sobald die Private Krankenversicherung der PatientInnen bekannt ist, wird diese bei den PatientInnen immer als "PF-DE“ und "KK-PR“ angegeben, sodass die Preise der entsprechenden Privaten Krankenversicherung korrekt übermittelt werden.

Hinweis

Wenn diese Variante der Standardfall ist, sollte die Kontakt Kurzerfassung von PrivatpatientInnen entsprechend angepasst werden, so dass Privatversicherte nicht den Preisfindungsdebitor "PF-DE §PRIVAT" automatisch erhalten, sondern die Abfrage in der Kontakt Kurzerfassung erscheint und hier der Preisfindungsdebitor der Privaten Krankenversicherung eingegeben wird.

  • Für die Private Krankenversicherung (z.B. Allianz) werden als eigene Partnerrolle die Private Krankenversicherung (z.B. KK-PR Allianz) zugewiesen.
  • Zusätzlich wird der Privaten Krankenversicherung der Preisfindungsdebitor (z.B. §Allianz) als zugeordnete Partnerrolle zugewiesen.

Hinweis

Die Zuordnung zu "KK-PRAB" ist nicht notwendig und muss ggf. manuell gelöscht werden.

Prozessablauf Abtretung#

Sollten PatientInnen bei einer Privaten Krankenversicherung versichert sein und die Rechnung wird in der Regel an die PatientInnen gestellt, wird aufgrund einer vorhandenen Abtretungserklärung die Rechnung und somit auch alle zukünftigen Rechnungen an die Private Krankenversicherung gestellt. Folgende Einrichtungen sind in dem System vorzunehmen:

Vertragskarte/Vertragsversionskarte:

  • Prüfung Debitor wird auf §Allianz (z.B. für den Kostenträger) gesetzt.
  • "Perioden > Zusatzfelder Vorgangsperiode > Zusatzfeld Code" wird um das Zusatzfeld Versicherungsart mit dem Wert für die Private Krankenversicherung ergänzt.

Partnerrollen:
Für die spätere Zuweisung der Partnerrollen, legen Sie zunächst die Partnerrolle "Private Krankenversicherung Umleitung" (z.B. KK-PRUM) im System an. Hierzu rufen Sie sich zunächst über die Anwendersuche die Partnerrollen auf:

Die Partnerrollen Übersicht öffnet sich, auf der Sie über "Neu" die Partnerrolle zur Partnerart Kontakt/Debitor anlegen können.

Wählen Sie anschließend im Menüband die Funktion "Verknüpfte Informationen > Zusatzfelder" aus und nehmen die Zuordnung für die Rollenart "DE-ART" vor.

Stammdaten:

  • PatientInnen bekommen die eigene Partnerrolle für PrivatpatientInnen (z.B. VS-PK) zugewiesen
  • PatientInnen bekommen folgende zugeordneten Partnerrollen zugewiesen:
    o Private Krankenversicherung (z.B. KK-PR Allianz)
    o Preisfindungsdebitor (z.B. PF-DE §Allianz)
    o Private Krankenversicherung Umleitung (z.B. KK-PRUM Allianz)

Hinweis

Die zugeordnete Partnerrolle "KK-PRUM = Allianz“ der PatientInnen wird erst dann ergänzt, sobald die Abtretungserklärung erfolgt ist.

Hinweis

Sollten PatientInnen bereits einen angelegten Vorgang zum Zeitpunkt der Ergänzung in der eigenen Partnerrolle haben, so sollte in der Vorgangsperiodenkarte der Abrechnungsdebitor ebenfalls geändert werden.

  • Für die Private Krankenversicherung (z.B. Allianz) werden als eigene Partnerrolle folgende Zuweisungen getroffen:
    o Private Krankenversicherung (z.B. KK-PR Allianz)
    o Private Krankenversicherung Umleitung (z.B. KK-PRUM Allianz)
  • Zusätzlich wird der Privaten Krankenversicherung als zugeordnete Partnerrolle der Preisfindungsdebitor (z.B. §Allianz) zugewiesen.

Vorgangsbeteiligten Einrichtung
Damit die Abrechnung an die neue Partnerrolle "KK-PRUM" gehen kann, muss diese in den Vorgangsbeteiligten Einrichtung mit einer Abrechnungsrelevanz eingerichtet werden. Hierzu rufen Sie sich die Vorgangsbeteiligte Einrichtung über die Anwendersuche auf.

Die Vorgangsbeteiligte Einrichtung öffnet sich, auf der Sie über "Neu" die Vorgangssteuerungsart für Privat Krankenversicher (z.B. PKV) anlegen können. Diese erhält die Partnerrolle "KK-PRUM" sowie die Abrechnungsrelevanz "950".

Prozessablauf KassenpatientInnen kaufen privat#

Über Privatvertrag#

Sobald ein Kassenpatient privat über einen Vorgang kauft, sind die gewöhnlichen Einrichtungen für Privatverträge ausreichend.

Vertragskarte/Vertragsversionskarte:

  • Prüfung Debitor wird auf "§Privat" (z.B. für Privatkunden) gesetzt
  • Allgemein – Abrechnungsdebitornr. §PRIVAT damit die Rechnungsstellung an den Versicherten erfolgt.

Stammdaten:

  • PatientInnen bekommen die eigene Partnerrolle für gesetzlich Versicherte (z.B. VS-GK) zugewiesen
  • PatientInnen bekommen folgende zugeordneten Partnerrollen zugewiesen:
    o Kostenvoranschlagsstelle der gesetzlichen Krankenversicherung (z.B. KK-KV §DAK)
    o Preisfindungsdebitor (z.B. PF-DE §PRIVAT)
Prozessablauf#

Rufen Sie sich den gewünschten Lieferplan auf und führen Sie die Funktion" Vertragssuche" im Menüband aus. Die Debitor Vorgangsarten Karte öffnet sich auf der Sie die entsprechende Vorgangsart auswählen können.

Nach der Auswahl der Vorgangsart öffnet sich die Vertragsauswahl, auf der Sie die Filterung der Partnerrolle auf die Partnerrolle des gesetzlich Versicherten (z.B. VS-GK) wechseln.

Anschließend werden Ihnen die Verträge mit Preisfindungsdebitor "PF-DE §PRIVAT" angezeigt.

Treffen Sie nun die Auswahl der Vertragsfindungsartikel/Artikel. Anschließend erfolgt die Lieferung und Abrechnung.

Im Abrechnungsplan erscheint der gesetzlich Versicherte als Rechnungsempfänger.

Wichtig ist es zu prüfen, dass das Zusatzfeld Versicherungsart (z.B. VS-ART) auf der Vorgangsperiodenkarte auf Private Krankenversicherung steht, damit keine Abrechnungsaufteilung (z.B. Zuzahlung) berechnet wird.

Privat-Vorgänge ohne Zusatzfeld VS-ART wurden angelegt#

Wurden bereits Vorgänge ohne das wichtige Zusatzfeld Versicherungsart (VS-ART private Krankenversicherung) zu füllen angelegt, kann folgendermaßen vorgegangen werden:

  1. Private Verträge anpassen
  2. Dieses fehlende Feld kann in den Vorgängen in der Vorgangsperiodenkarte nacherfasst werden
  3. Ggfls. nach den Vorgängen filtern, die mit diesen Verträgen erstellt wurden und diese ändern
  4. In diese Vorgänge das Zusatzfeld Versicherungsart mit dem entsprechenden Wert hinterlegen
  5. Die Vorgangsperiodenkarte erneut freigeben
  6. Prüfen, ob die Abrechnungsaufteilung korrekt ist

Kauf mit Rezeptabwicklung#

Nachfolgend wird die systemseitige Abwicklung eines Rezeptvorganges für den Prozess Kauf beschrieben. Sie haben grundsätzlich zwei Varianten zur Erstellung von neuen Vorgängen:

  1. Vorgangsanlage über Vertragssuche
  2. Vorgangsanlage mittels Schnellerfassungsmaske

Die Vorgangsanlage mittels Schnellerfassung ist im Abschnitt "Schnellerfassung“ beschrieben. Im nachfolgenden ist die Vorgangsanlage über Vertragssuche beschrieben.

Der Prozess lässt sich in drei verschiedene Kategorien unterteilen.

  • Einzelkauf
  • Kauf auf Dauer
  • Geräte Kauf

Das Vorgehen für die Vorgangsanlage ist immer gleich, da die Unterschiede in den zugehörigen Verträgen eingerichtet sind und automatisch auf die Vorgänge angewendet werden z.B. Laufzeiten oder Buchungscode.

Einrichtung#

Grundvoraussetzung für die Erstellung eines Vorganges mit Rezeptabwicklung ist die Anlage eines entsprechenden Vertrages.

Ablauf#

Vorgangsanlage#

Sie haben zwei Möglichkeiten für die Vorgangsanlage über Vertragssuche.

Zum einen können Sie einen Vorgang über den Einstieg im "Lieferplan“ vornehmen. Dies ist in der Regel der Fall, wenn Sie noch keine vorgangsbegleitenden Dokumente vorliegen haben. Die zweite Möglichkeit, zählt zu der gängigsten Variante. Hierbei erfolgt der Einstieg über die eBox. In dem Fall liegt Ihnen bereits eine ärztliche Verordnung in Kopie oder im Original vor oder ggf. ein anderes Dokument, welches die Vorgangsanlage initiiert.

Hinweis

Bevor Sie einen neuen Vorgang anlegen, prüfen Sie zunächst immer, ob dieser nicht bereits angelegt wurde, um Doppelanlagen und Mehrarbeit zu vermeiden.

Wählen Sie in beiden Fällen den zugehörigen Aufruf "Neue Vorgangsperiode anlegen“ oder "Vertragssuche“ im Menüband der jeweiligen Seite auf.

Je nachdem ob es sich um einen neuen Kunden im Bereich der Rezeptabwicklung handelt, oder um einen Bestandskunden öffnet sich bei einem Neukunden die Übersicht aller Vorgangsarten und bei Bestandskunden die Vertragsauswahl zu einer bereits bestehenden Vorgangsart.

Bei einem Neukunden wählen Sie die gewünschte Vorgangsart aus. Bei einem Bestandskunden prüfen Sie, ob die in der Vertragsauswahl hinterlegte Vorgangsart die passende ist. Falls dies nicht der Fall ist, öffnen Sie die Vorgangsartenübersicht, indem Sie den Assist Button [...] neben der Vorgangsart auswählen. In dem neuen Fenster "Debitor Vorgangsarten“ können Sie nun aus den bei dem Kunden vorhandenen Vorgangsarten die passende auswählen oder alternativ über den Aufruf "Neu“ eine neue hinzufügen.

Die Kriterien für die Vertragssuche werden über die nachfolgenden Felder gesteuert.

Feld Beschreibung
Vorgangssteuerungsart Vorbelegung auf Basis des Debitors (Kunde).
Vorgangsart Es handelt sich um die zutreffende Vorgangsart / Rezeptart.

Diese ist zu prüfen und bei Bedarf anzupassen.
Vertragsperiode Ist automatisch mit "E1" vorbelegt.
E1 = Erstversorgung
Muss bei Abweichung z.B. für Folgeversorgung oder Wiedereinsatz angepasst werden.
Partnerrolle Wird automatisch auf Basis der Einrichtung vorbelegt.
Partner Debitornr. Debitorennummer des Kostenträgers.
Suchcode Sofern in Vertragsanlage berücksichtigt, kann diese hier als weiteres Suchkriterium hinterlegt werden.
Hilfsmittelsuchcode Sofern in Vertragsanlage berücksichtigt, kann diese hier als weiteres Suchkriterium hinterlegt werden.
Allgemeine Verträge anzeigen Ist automatisch mit "Nein“ vorbelegt und kann bei Bedarf aktiviert werden.
Suchdatum Ist automatisch mit dem Arbeitsdatum vorbelegt und kann bei Bedarf geändert werden.

Auf Basis der im Kopfbereich eingegebenen Daten erfolgt die Vertragssuche. Je nach Einrichtung Ihrer Verträge können Sie die Suche durch Angabe eines Wertes im Feld "Suchcode“ oder "Hilfsmittelsuchcode“ weiter eingrenzen.

Es werden Ihnen die aktuell gültigen Verträge zum Kostenträger im Bereich "Gefundene Vertragsversionen“ angezeigt.

Werden Ihnen keine gefundenen Vertragsversionen angezeigt, haben Sie die Möglichkeit, die Suche zu erweitern auf die Anwendung von allgemeingültigen Verträgen. Aktivieren Sie hierfür den Schalter "Allgemeine Verträge anzeigen“.

Hinweis

Sollte auch dann kein Vertrag angezeigt werden, wenden Sie sich an Ihr zuständiges Team für die Vertragsanlage damit ein passender Vertrag angelegt wird. Eine Rezeptvorgangsanlage ohne gültigen Vertrag ist nicht möglich.

Wählen Sie den zutreffenden Vertrag aus, indem Sie entweder den "Suchbegriff“ oder die "Buchungsbeschreibung“ anwählen. Es öffnet sich die Übersicht "Vertragssuche Ebene 1“ mit den im Vertrag hinterlegten Vertragsfindungsartikeln. Über die Funktion "Zusatz Vertragsfindungsartikel anzeigen“ im Kopfbereich haben Sie je nach Einrichtung im zugehörigen Vertrag die Möglichkeit, sich weitere Vertragsfindungsartikel einzublenden.

Um den/die Artikel zu erfassen, öffnen Sie durch Anwahl im Feld "Nr.“, "Beschreibung“ oder "Beschreibung 2“ die zum Vertragsfindungsartikel zugehörige Artikelauswahl "Vertragssuche Ebene 2“. Je nach Menge der Artikel ist es sinnvoll die Suche erneut einzugrenzen. Sie haben hier die Möglichkeit, nach Artikelnummer oder Artikelbeschreibungen zu suchen, an dieser Stelle reichen auch Teile der Nummer oder Beschreibung.

Erfassen Sie in der Spalte "Menge“ die Anzahl. Der Haken für die erfolgte Auswahl der Artikelzeile wird automatisch gesetzt. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit "OK". Sie haben nun im Fenster "Vertragssuche Ebene 1“ erneut die Möglichkeit, weitere Artikel aus anderen Vertragsfindungsartikeln auszuwählen. Haben Sie alle Artikel ausgewählt bestätigen Sie Ihre Eingabe mit "OK" bis sich das Fenster "Lieferplanzeilen für neuen Vorgang auswählen“ öffnet.

In der Übersicht werden Ihnen nochmal alle von Ihnen erfassten Artikel angezeigt. An dieser Stelle können Sie bei Bedarf noch Änderungen z.B. hinsichtlich der Mengen oder Lieferungsart vornehmen z.B. für periodische Belieferungen oder auch weitere Artikel hinzufügen. Das Hinzufügen weiterer Artikel ist möglich über den erneuten Aufruf der "Vertragssuche Ebene 1“ durch Anwahl der Zahl neben dem Feld "Anzahl Vertragszeilen“ im Kopfbereich oder alternativ ist die direkte Artikelerfassung in der nächsten leeren Zeile möglich.

Bestätigen Sie nun Ihre Erfassung mit "OK“ so wird der Vorgang angelegt und es öffnet sich die zugehörige "Vorgangsperiodenkarte“.

Die Basis für die in der "Vorgangsperiodenkarte“ hinterlegten Daten bildet der ausgewählte Vertrag. In Einzelfällen kann es erforderlich sein, bestimmte Daten anzupassen. Ändern Sie diese direkt in der Vorgangsperiodenkarte. Je nach Vorgabe in Ihrem Unternehmen müssen an dieser Stelle nun auch weitere, ergänzende Angaben wie z.B. die Vorgangsherkunft oder der Diagnoseschlüssel sofern auf der ärztlichen Verordnung angegeben, gepflegt werden.

Bestätigen Sie die Eingaben mit "OK“. Es öffnet sich nun der Lieferplan mit den von Ihnen erfassten zu liefernden Artikeln in der Lieferplanzeile. Aktuell befindet sich diese noch im Status "offen“, so dass Sie hier noch manuelle Anpassungen bzw. Ergänzungen wie z.B. das gewünschte Lieferdatum vornehmen können. Über die Funktion "Freigeben“ geben Sie die Lieferplanzeilen frei.

Es erzeugen sich nun die zugehörigen Informationsanforderungen für die notwendigen Begleitdokumente und je nach "Lieferungsart“ die Lieferplaneinteilungen.

Lieferungsart Auswirkung auf die Lieferplaneinteilung
leer Die Einteilungen werden direkt erzeugt.
Periodisch Die Einteilungen werden direkt erzeugt.
Abruf Die Einteilungen werden nicht erzeugt. Diese werden erst durch die Funktion "Abrufposition erzeugen“ erstellt.

Hinweis

Parallel dazu wurde auch der Abrechnungsplan erstellt sowie freigegeben.

Im Abrechnungsplan bilden die "Abrechnungsplanzeilen“ die Basis für die Kostenvoranschlag Erstellung sowie Abrechnungsplaneinteilung. Die Abrechnungsplanzeile enthält alle Kostenvoranschlagrelevanten Daten wie z.B. Legs, LKZ, HM-Nr, PZN in den Zusatzfeldern sowie Preise, Zuzahlung, Eigenanteil oder Aufzahlung und bilden die Basis für den Kostenvoranschlag.

Sofern Sie hier Ergänzungen oder Anpassungen vornehmen möchten, setzen Sie den Status in der Abrechnungsplanzeile auf "Offen“, nehmen die gewünschten Änderungen vor und setzen den Status anschließend wieder auf "Freigegeben“. Die Zusatzfelder können sie über die Spalte "Zusatzfelder“ oder den gleichnamigen Aufruf anpassen.

Hinweis

Änderungen werden nur an die zugehörigen Info.Anforderungen weitergereicht sofern diese im Status "Notwendig“ sind.

Die "Abrechnungsplaneinteilung“ ist bei einem Vorgang zum Kauf-Prozess zunächst noch so lange leer, bis ein Auftrag über den Lieferplan erstellt wurde. Da bei einem Kaufvorgang im Gegensatz zu einer Pauschale nur die Artikel berechnet werden, die auch tatsächlich geliefert wurden.

Verarbeiten Sie nun eventuell vorhandene Dokumente über die eBox, so dass die zugehörigen Info.Anforderungen dem aktuellen Status entsprechen. Für die Bearbeitung der Dokumente steht eine separate Onlinehilfe zur Verfügung, siehe "eBox".

Sofern Ihnen die für den Kostenvoranschlag notwendigen Dokumente vorliegen und der Versand der Kostenvoranschläge nicht automatisiert in Ihrem System eingerichtet ist, versenden Sie den Kostenvoranschlag manuell über die zugehörige Info.Anforderung. Nutzen Sie hierfür die Funktion "Senden nach Voreinstellung“ in der Info.Anforderung für den Kostenvoranschlag. Die Einrichtung zur Verkettung, welche mit der Vertragsanlage vorgenommen wurde, sorgt dafür, dass die Kostenvoranschlagrelevanten Dokumente wie z.B. Rezept mitgesendet werden.

Hinweis

Für weitere Detailinformationen stehen Ihnen sowohl im Liefer- als auch im Abrechnungsplan Infoboxen zur Verfügung. Diese können Sie sich über das Informationssymbol "i“ oben rechts ein- oder ausblenden. Bitte prüfen Sie, ob es besondere Hinweise bzw. Bemerkungen zum Vertrag oder zu den Vorgangsbeteiligten gibt, die evtl. zu berücksichtigen sind.

Aufteilungserstellung#

Die Auftragserstellung kann sowohl vollautomatisiert über die Einrichtung einer Aufgabenwarteschlange sowie manuell erfolgen. Nachfolgend wird die manuelle Erstellung beschrieben.

Die Basis für die Auftragserstellung bildet die "Lieferplaneinteilung“. Eine Auftragserstellung kann nur erfolgen, wenn eine "Lieferplaneinteilung“ vorhanden ist und zudem keine Liefersperre durch eine Info.Anforderung oder einem Fehlercode besteht. Die zugehörigen Spalten befinden sich in der Lieferplaneinteilung.

Bei einer Lieferplanzeile mit der Lieferungsart "Abruf“ ist es zunächst erforderlich diese in die Lieferplaneinteilung manuell abzurufen. Führen Sie hierzu die Aktion "Abrufposition erstellen“ im Menüband des Lieferplans aus.

Es öffnet sich das Fenster "Lieferplanzeilen zum Erzeugen von Einteilungen auswählen“. Ihnen werden alle Artikel angezeigt, für die ein Abruf möglich ist auf Basis des Datums im Feld "Gewünschtes Lieferdatum“. Dieses Datum kann auch manuell angepasst werden für den Fall, dass Sie in die Zukunft abrufen möchten. Eine weitere Eingrenzung nach Vorgangsart oder Vorgangsperiode kann im Kopfbereich bei Bedarf erfolgen.

Erfassen Sie die gewünschten Mengen in den jeweiligen Artikelzeilen und bestätigen Ihre Eingabe mit "OK“. Das System bietet Ihnen nun über die Meldung "Wollen Sie die Einteilungen in einen Auftrag abrufen?“ zwei Optionen an:

  1. JA = Es wird die Lieferplaneinteilung erstellt und direkt der Verkaufsauftrag
  2. NEIN = Es wird nur die Lieferplaneinteilung erstellt

Nein wird angewendet, wenn man z.B. noch Parameter in der Lieferplaneinteilung anpassen möchte oder mehrere Lieferplaneinteilungen hat, die dann am Ende in einem Verkaufsauftrag zusammengefasst werden sollen, sowie wenn die Auftragserstellung zu einem späteren Zeitpunkt oder ggf. über einen automatisierten Auftragsabruf erfolgen soll.

Bei den Lieferungsarten ohne "Abruf“ kann direkt der Funktionsaufruf "Aufträge aus Lieferplan abrufen“ ausgeführt werden. Dieser Abruf greift auf den Filter zum Abrufen von Aufträgen zu, der in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ hinterlegt ist.

Es öffnet sich das Fenster "Aufträge aus Lieferplan abrufen“. An dieser Stelle können sie die Vorbelegungen noch manuell anpassen und im Register "Vorgangsperiode“ auf die "Vorgangsnummer“ filtern.

In der Lieferplaneinteilung werden die Felder "Belegart“ = Auftrag und "Belegnr.“ = Auftragsnr. gefüllt. Bei Bedarf können Sie durch Anwahl der Auftragsnummer den erstellen Verkaufsauftrag öffnen.

Im Abrechnungsplan wurde nun die "Abrechnungsplaneinteilung“ erzeugt und systemseitig der Fehlercode "ABWARTEN“ hinterlegt, um eine vorzeitige Abrechnung zu unterbinden.

Pauschale mit Rezeptabwicklung#

Nachfolgend wird die systemseitige Abwicklung eines Rezeptvorganges für den Prozess Pauschale beschrieben. Sie haben grundsätzlich zwei Varianten zur Erstellung von neuen Vorgängen.

  1. Vorgangsanlage über Vertragssuche
  2. Vorgangsanlage mittels Schnellerfassungsmaske

Die Vorgangsanlage mittels Schnellerfassung ist im Abschnitt "Schnellerfassung“ beschrieben. Im nachfolgenden ist die Vorgangsanlage über Vertragssuche beschrieben.

Der Prozess lässt sich in zwei verschiedene Kategorien unterteilen.

  • Verbrauchsmaterial, Monatspauschale
  • Gerätepauschale, langlaufende Pauschale

Das Vorgehen für die Vorgangsanlage ist immer gleich, da die Unterschiede in den zugehörigen Verträgen eingerichtet sind und automatisch auf die Vorgänge angewendet werden z.B. Laufzeiten oder Buchungscode.

Einrichtung#

Grundvoraussetzung für die Erstellung eines Vorganges mit Rezeptabwicklung ist die Anlage eines entsprechenden Vertrages.

Ablauf#

Vorgangsanlage#

Ihnen stehen zwei Möglichkeiten für die "Vorgangsanlage über Vertragssuche" zur Verfügung.

Zum einen können Sie einen Vorgang über den Einstieg im "Lieferplan“ vornehmen. Dies ist in der Regel der Fall, wenn Sie noch keine vorgangsbegleitenden Dokumente vorliegen haben.

Zum anderen steht Ihnen als die gängige Variante, der Einstieg über die eBox zur Verfügung. In dem Fall liegt Ihnen bereits eine ärztliche Verordnung in Kopie oder im Original vor oder ggf. ein anderes Dokument, welches die Vorgangsanlage initiiert.

Hinweis

Bevor Sie einen neuen Vorgang anlegen, prüfen Sie zunächst immer, ob dieser nicht bereits angelegt wurde, um Doppelanlagen und Mehrarbeit zu vermeiden.

Wählen Sie in beiden Fällen den zugehörigen Aufruf "Neue Vorgangsperiode anlegen“ oder "Vertragssuche“ im Menüband der jeweiligen Seite aus.

Je nachdem ob es sich um einen neuen Kunden im Bereich der Rezeptabwicklung handelt, oder um einen Bestandskunden öffnet sich bei einem Neukunden die Übersicht aller Vorgangsarten und bei Bestandskunden die Vertragsauswahl zu einer bereits bestehenden Vorgangsart.

Bei einem Neukunden wählen Sie die gewünschte Vorgangsart aus. Bei einem Bestandskunden prüfen Sie, ob die in der Vertragsauswahl hinterlegte Vorgangsart die passende ist. Falls dies nicht der Fall ist, öffnen Sie die Vorgangsartenübersicht über den Assist Button [...] neben der Vorgangsart. In dem neuen Fenster "Debitor Vorgangsarten“ können Sie nun aus den bei dem Kunden vorhandenen Vorgangsarten die passende auswählen oder alternativ über den Aufruf "Neu“ eine neue hinzufügen.

Die Kriterien für die Vertragssuche werden über die nachfolgenden Felder gesteuert.

Feld Beschreibung
Vorgangssteuerungsart Vorbelegung auf Basis des Debitors (Kunde).
Vorgangsart Es handelt sich um die zutreffende Vorgangsart / Rezeptart.

Diese ist zu prüfen und bei Bedarf anzupassen.
Vertragsperiode Ist automatisch mit "E1" vorbelegt.
E1 = Erstversorgung
Muss bei Abweichung z.B. für Folgeversorgung oder Wiedereinsatz angepasst werden.
Partnerrolle Wird automatisch auf Basis der Einrichtung vorbelegt.
Partner Debitornr. Debitorennummer des Kostenträgers.
Suchcode Sofern in Vertragsanlage berücksichtigt, kann diese hier als weiteres Suchkriterium hinterlegt werden.
Hilfsmittelsuchcode Sofern in Vertragsanlage berücksichtigt, kann diese hier als weiteres Suchkriterium hinterlegt werden.
Allgemeine Verträge anzeigen Ist automatisch mit "Nein“ vorbelegt und kann bei Bedarf aktiviert werden.
Suchdatum Ist automatisch mit dem Arbeitsdatum vorbelegt und kann bei Bedarf geändert werden.

Auf Basis der im Kopfbereich eingegebenen Daten erfolgt die Vertragssuche. Je nach Einrichtung Ihrer Verträge können Sie die Suche durch Angabe eines Wertes im Feld "Suchcode“ oder "Hilfsmittelsuchcode“ weiter eingrenzen.

Es werden Ihnen die aktuell gültigen Verträge zum Kostenträger im Bereich "Gefundene Vertragsversionen“ angezeigt.

Werden Ihnen keine gefundenen Vertragsversionen angezeigt, haben Sie die Möglichkeit, die Suche auf die Anwendung von allgemeingültigen Verträgen zu erweitern. Aktivieren Sie hierfür den Schalter "Allgemeine Verträge anzeigen“.

Hinweis

Sollte auch dann kein Vertrag angezeigt werden, wenden Sie sich an Ihr zuständiges Team für die Vertragsanlage damit ein passender Vertrag angelegt wird. Eine Rezeptvorgangsanlage ohne gültigen Vertrag ist nicht möglich.

Wählen Sie den zutreffenden Vertrag aus, indem Sie entweder den "Suchbegriff“ oder die "Buchungsbeschreibung“ anwählen. Es öffnet sich die Übersicht "Vertragssuche Ebene 1“ mit den im Vertrag hinterlegten Vertragsfindungsartikeln. Über die Funktion "Zusatz Vertragsfindungsartikel anzeigen“ im Kopfbereich haben Sie je nach Einrichtung im zugehörigen Vertrag die Möglichkeit, sich weitere Vertragsfindungsartikel einzublenden.

Um den/die Artikel zu erfassen öffnen Sie durch Anwahl im Feld "Nr.“, "Beschreibung“ oder "Beschreibung 2“ die zum Vertragsfindungsartikel zugehörige Artikelauswahl "Vertragssuche Ebene 2“. Je nach Menge der Artikel ist es sinnvoll die Suche erneut einzugrenzen. Sie haben hier die Möglichkeit, nach Artikelnummer oder Artikelbeschreibungen zu suchen, an dieser Stelle reichen auch Teile der Nummer oder Beschreibung.

Erfassen Sie in der Spalte "Menge“ die Anzahl. Der Haken für die erfolgte Auswahl der Artikelzeile wird automatisch gesetzt. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit "OK". Sie haben nun im Fenster "Vertragssuche Ebene 1“ erneut die Möglichkeit, weitere Artikel aus anderen Vertragsfindungsartikeln auszuwählen. Haben Sie alle Artikel ausgewählt bestätigen Sie Ihre Eingabe mit "OK" bis sich das Fenster "Lieferplanzeilen für neuen Vorgang auswählen“ öffnet.

In der Übersicht werden Ihnen nochmal alle von Ihnen erfassten Artikel angezeigt. An dieser Stelle können Sie bei Bedarf noch Änderungen z.B. hinsichtlich der Mengen oder Lieferungsart vornehmen z.B. für periodische Belieferungen oder auch weitere Artikel hinzufügen. Das hinzufügen weiterer Artikel ist über den erneuten Aufruf der "Vertragssuche Ebene 1“, durch Anwahl der Zahl neben dem Feld "Anzahl Vertragszeilen“ im Kopfbereich möglich. Alternativ ist die direkte Artikelerfassung in der nächsten leeren Zeile möglich.

Bestätigen Sie Ihre Erfassung mit "OK“. Der Vorgang wird angelegt und es öffnet sich die zugehörige "Vorgangsperiodenkarte“.

Die Basis für die in der "Vorgangsperiodenkarte“ hinterlegten Daten bildet der ausgewählte Vertrag. In Einzelfällen kann es erforderlich sein, bestimmte Daten anzupassen. Ändern Sie diese dann direkt in der Vorgangsperiodenkarte. Je nach Vorgabe in Ihrem Unternehmen müssen an dieser Stelle nun auch weitere, ergänzende Angaben wie z.B. die Vorgangsherkunft oder der Diagnoseschlüssel sofern auf der ärztlichen Verordnung angegeben, gepflegt werden.

Bestätigen Sie die Eingaben mit "OK“. Es öffnet sich nun der Lieferplan mit den von Ihnen erfassten zu liefernden Artikeln in der Lieferplanzeile. Aktuell befindet sich diese noch im Status "offen“, so dass Sie hier noch manuelle Anpassungen bzw. Ergänzungen wie z.B. das gewünschte Lieferdatum vornehmen können. Über die Funktion "Freigeben“ geben Sie die Lieferplanzeilen frei.

Es erzeugen sich nun die zugehörigen Informationsanforderungen für die notwendigen Begleitdokumente und je nach "Lieferungsart“ die Lieferplaneinteilungen.

Lieferungsart Auswirkung auf die Lieferplaneinteilung
leer Die Einteilungen werden direkt erzeugt.
Periodisch Die Einteilungen werden direkt erzeugt.
Abruf Die Einteilungen werden nicht erzeugt. Diese werden erst durch die Funktion "Abrufposition erzeugen“ erstellt.
Umlagerung Die Einteilungen werden direkt erzeugt.

Hinweis

Parallel dazu wurde auch der Abrechnungsplan erstellt sowie freigegeben.

Im Abrechnungsplan bilden die "Abrechnungsplanzeilen“ die Basis für die Kostenvoranschlag Erstellung sowie Abrechnungsplaneinteilung. Die Abrechnungsplanzeile enthält alle Kostenvoranschlagrelevanten Daten wie z.B. Legs, LKZ, HM-Nr, PZN in den Zusatzfeldern sowie Preise, Zuzahlung, Eigenanteil oder Aufzahlung und bilden die Basis für den Kostenvoranschlag.

Sofern Sie hier Ergänzungen oder Anpassungen vornehmen möchten, setzen Sie den Status in der Abrechnungsplanzeile auf "Offen“, nehmen die gewünschten Änderungen vor und setzen den Status anschließend wieder auf "Freigegeben“. Die Zusatzfelder können Sie über die Spalte "Zusatzfelder“ oder den gleichnamigen Aufruf anpassen.

Hinweis

Änderungen werden nur an die zugehörigen Info.Anforderungen weitergereicht sofern diese im Status "Notwendig“ sind.

Die "Abrechnungsplaneinteilung“ ist bei einem Vorgang zum Pauschal-Prozess direkt mit den entsprechenden Ressourcen für die geplante Abrechnung befüllt. Da bei einem Pauschalvorgang im Gegensatz zu einem Kaufprozess bereits die Höhe der Pauschale feststeht, die abgerechnet werden soll, werden die Abrechnungsplaneinteilungen direkt erzeugt, anders als beim Kauf-Prozess wo diese erst nach Auftragserstellung erzeugt werden. Systemseitig ist der Fehlercode "ABWARTEN“ hinterlegt, um eine vorzeitige Abrechnung zu unterbinden.

Verarbeiten Sie nun eventuell vorhandene Dokumente über die eBox, so dass die zugehörigen Info.Anforderungen dem aktuellen Status entsprechen. Für die Bearbeitung der Dokumente siehe "eBox".

Sofern Ihnen die für den Kostenvoranschlag notwendigen Dokumente vorliegen und der Versand der Kostenvoranschläge nicht automatisiert in Ihrem System eingerichtet ist, versenden Sie den Kostenvoranschlag manuell über die zugehörige Info.Anforderung. Nutzen Sie hierfür die Funktion "Senden nach Voreinstellung“ in der Info.Anforderung für den Kostenvoranschlag. Die Einrichtung zur Verkettung, welche mit der Vertragsanlage vorgenommen wurde, sorgt dafür, dass die Kostenvoranschlagrelevanten Dokumente wie z.B. Rezept mitgesendet werden.

Hinweis

Für weitere Detailinformationen stehen Ihnen sowohl im Liefer- als auch im Abrechnungsplan Infoboxen zur Verfügung. Diese können Sie sich über das Informationssymbol "i“ oben rechts ein- oder ausblenden. Bitte prüfen Sie, ob es besondere Hinweise bzw. Bemerkungen zum Vertrag oder zu den Vorgangsbeteiligten gibt, die evtl. zu berücksichtigen sind.

Auftragserstellung#

Die Auftragserstellung kann sowohl vollautomatisiert über die Einrichtung einer Aufgabenwarteschlange sowie manuell erfolgen. Nachfolgend wird die manuelle Erstellung beschrieben.

Die Basis für die Auftragserstellung bildet die "Lieferplaneinteilung“. Eine Auftragserstellung kann nur erfolgen, wenn eine "Lieferplaneinteilung“ vorhanden ist und zudem keine Liefersperre durch eine Info.Anforderung oder einem Fehlercode besteht. Die zugehörigen Spalten befinden sich in der Lieferplaneinteilung.

Bei einer Lieferplanzeile mit der Lieferungsart "Abruf“ ist es zunächst erforderlich, diese in die Lieferplaneinteilung manuell abzurufen. Führen Sie hierzu die Aktion "Abrufposition erstellen“ im Menüband des Lieferplans aus.

Es öffnet sich das Fenster "Lieferplanzeilen zum Erzeugen von Einteilungen auswählen“. Ihnen werden alle Artikel angezeigt, für die ein Abruf auf Basis des Datums im Feld "Gewünschtes Lieferdatum“ möglich ist. Dieses Datum kann auch manuell angepasst werden für den Fall, dass Sie in die Zukunft abrufen möchten. Eine weitere Eingrenzung nach Vorgangsart oder Vorgangsperiode kann im Kopfbereich bei Bedarf erfolgen.

Erfassen Sie die gewünschten Mengen in den jeweiligen Artikelzeilen und bestätigen Ihre Eingabe mit "OK“. Das System bietet Ihnen nun über die Meldung "Wollen Sie die Einteilungen in einen Auftrag abrufen?“ zwei Optionen an:

  1. JA = Es wird die Lieferplaneinteilung erstellt und direkt der Verkaufsauftrag
  2. NEIN = Es wird nur die Lieferplaneinteilung erstellt

Nein wird angewendet, wenn Sie z.B. noch Parameter in der Lieferplaneinteilung anpassen möchten oder mehrere Lieferplaneinteilungen haben, die dann am Ende in einem Verkaufsauftrag zusammengefasst werden sollen. Sowie wenn die Auftragserstellung zu einem späteren Zeitpunkt oder ggf. über einen automatisierten Auftragsabruf erfolgen soll.

Bei den Lieferungsarten ohne "Abruf“ kann direkt der Funktionsaufruf "Aufträge aus Lieferplan abrufen“ ausgeführt werden. Dieser Abruf greift auf den Filter zum Abrufen von Aufträgen zu, der in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ hinterlegt ist.

Es öffnet sich das Fenster "Aufträge aus Lieferplan abrufen“. An dieser Stelle können Sie die Vorbelegungen noch manuell anpassen und auf dem Inforegister "Vorgangsperiode“ auf die "Vorgangsnummer“ filtern.

In der Lieferplaneinteilung werden die Felder "Belegart“ = Auftrag und "Belegnr.“ = Auftragsnr. gefüllt. Bei Bedarf können Sie durch Anwahl der Auftragsnummer den erstellen Verkaufsauftrag öffnen.

Kalorienpauschale#

Eine kalorienbasierte Pauschale kann, je nach Vertragskonstellation, unterschiedlich in Microsoft Dynamics 365 Business Central[^1] abgebildet werden.

Neben der nicht gedeckelten Abrechnung ist die Einrichtung von Maximalwerten möglich. Wird hierbei innerhalb einer Periode ein geringerer Bedarf als der Maximal-Kalorienwert geliefert, wird der Rechnungsbetrag nur für die abgerufene Menge berechnet. Ist der Bedarf höher als der Maximal-Kalorienwert, wird die vereinbarte Pauschale mit "1" berechnet.

Einrichtung#

Zusatzfeld Kalorien pro Basismenge am Artikel#

Um die Kalorien richtig zu berechnen, muss dem Artikel die Information "Kalorien pro Basiseinheit" mitgegeben werden. Dazu wird auf der Artikelkarte unter "Zusatzinformationen" dem entsprechenden Zusatzfeld (bspw. KABA) die Kalorienmenge hinterlegt (bspw. 500 Kalorien).

Die Einrichtung und Zuordnung von Zusatzfeldern kann den Abschnitt "Zusatzfeld“ entnommen werden.

Vertragsanlage#

Der Vertrag wird entsprechend dem mit dem Kostenträger geschlossenen Vertrag angelegt. Zu folgend aufgelisteten Vertragsfeldern, können weitere Einrichtungen notwendig sein.

Zu beachten bei der Einrichtung der Vertragskarte ist, dass spezifisch u.a. folgendes definiert werden sollte:

Vertragsart Vertrag zum Rechnungsempfänger oder Preisfindungsdebitor, sofern es kein allg. gültiger Vertrag ist.
Partnerrolle Debitornummer oder PF-DE.
Prüfung Debitor Preisfindungsdebitor des Kostenträgers.
Vorgangsart gem. Definition des Leistungserbringers.
Gültig von Startdatum der Vertragslaufzeit.

Zu beachten bei der Einrichtung der Vertragsversion ist folgendes:

Buchungsbeschreibung Beschreibung des Vertrags.
Abrechnungsart Paragraf, demgemäß die Abrechnung erfolgt.
Vorbelegung Startdatum Monatsbeginn.
Liefernachweis gem. Vertragsvorgaben.

Zu beachten bei der Anlage der Perioden ist folgendes:

Bei kalorienbasierenden Pauschalen zählen oftmals alle Lieferungen des Monats in die Berechnung mit rein. Für die Einrichtung der Perioden wird der Abrechnungszeitraum daher auf den letzten Tag des laufenden Monats definiert – "Abrechnung Zeitpunkt“ = LM.

Zu beachten bei der Anlage der Vertragszeilen ist folgendes:

Um für die Vorgangsart "enterale Ernährung" eine Nahrungspauschale erfassen und abrechnen zu können, muss in den Vertragszeilen neben den Vertragsfindungsartikeln auch die Nahrungspauschale als Ressource erfasst werden.

Diese Zeilen erhalten folgende Informationen:

  • Kalk. Art
  • Kalk. Begrenzung
  • Kalk. Wert
  • Kalk. Zusatzfeld
  • Kalk. Abrechnungsart
Feld Beschreibung
Kalk. Art Leer:
Keine Vorbelegung und damit keine Relevanz im Prozess der Kalorienpauschale.

Lief. Menge:
Anhand der gelieferten Menge und einem Referenzwert (s. Feld "Kalk. Wert“) wird ein Faktor ermittelt, mit dem der VK-Preis multipliziert wird (z.B. die Kalorienpauschale).

Lief. Betrag:
Der gelieferte Wert wird aufsummiert und in der Pauschale als Betrag abgerechnet.

Begrenzung:
Wird ein bestimmter Betrag unter- oder überschritten, wird dieser durch einen Betrag mit umgekehrten Vorzeichen eingehalten. Die Richtung steuert hierbei das Feld "Kalk. Begrenzung“.

Tagesgenau:
Es wird tagesgenau abgerechnet, z.B. bei Sauerstoff oder Parenteraler Ernährung kann hier bei der Pauschale die Menge 30 gewählt und in den Perioden bei Abrechnungsintervall -LM+1M eingetragen werden (-LM steht hier bei für den 1.des laufenden Monats). Je nach Laufzeit der Abrechnung in der Vorgangsperiodenkarte, wird die Anzahl der Tage ermittelt.
Kalk. Begrenzung
Kalk. Wert
Die "Kalk. Begrenzung“ gibt das Minimum bzw. Maximum im Zusammenhang mit dem "Kalk. Wert“ an.

leer:
Keine Begrenzung.

Maximum:
Das Feld "Kalk. Wert“ gibt den maximalen Wert an, der als Berechnungsgrundlage verwendet werden darf.

Minimum:
Das Feld "Kalk. Wert“ gibt den minimalen Wert an, der als Berechnungsgrundlage verwendet werden darf.

Beispiel:
Ist die Kalorienpauschale mit 30.000 Kcal vertraglich gedeckelt, dann wird die "Kalk. Begrenzung“ auf Maximum gesetzt und der "Kalk. Wert“ auf "30000".

Ist die Kalorienpauschale hingegen nicht gedeckelt, bleiben beide Felder leer.

Das Feld "Kalk. Wert“ wird für weitere Kalkulationsarten eingesetzt. Ist die "Kalk. Art“ = Lief. Menge, gibt der "Kalk. Wert“ die Referenzmenge an, die der Abrechnungsmenge = 1 entspricht.
Kalk. Zusatzfeld Der Wert gibt das Zusatzfeld im Artikel an, welches die Berechnungsgrundlage bildet. Wird hier bspw. das Zusatzfeld "KABA" eingetragen, muss dieses auch beim Artikel als Zusatzfeld mit dem Wert der Kalorienmenge pro Basiseinheit vorhanden sein.

Ist das Feld leer, ist die Berechnungsgrundlage die Liefermenge (Basis).
Kalk. Abrechnungsart Hier erfolgt die Angabe, in welcher Form, die der Abrechnung zugrunde liegenden Lieferungen auf dem Rechnungsbeleg ausgegeben werden.

Lief. als Kommentar:
Zu der Pauschale werden die Lieferungen als Zusatztext ausgegeben.

Lief. als Zeile:
Zusätzlich zu der Pauschale wird eine eigene Zeile mit den Lieferungen erstellt. Dies kann z.B. auch dann verwendet werden, wenn die Nahrungsartikel zu der Ressource taxiert werden müssen.

Bei Kalorien wird in der Regel Lief. als Kommentar verwendet.

Beispiel:

Nachfolgend wird ein Beispiel von einer Einrichtung der Vertragszeilen gezeigt:

Periode E1 F1 E1 F1
Art Ressource Ressource Artikel Artikel
Nr. 23 23 VT23 VT23
Beschreibung Nahrungspauschale Nahrungspauschale Nahrung Nahrung
Arbeitstypencode 1M F1M
Gehört zu Pauschale 23 23 23 23
Abrechnungsart Pauschale Pauschale Pauschale Pauschale
Buchungscode UV UV
Menge 1 1 0 0
Kalk. Art Lief. Menge Lief. Menge
Kalk. Begrenzung gem. Vertrag gem. Vertrag
Kalk. Wert 30000 30000
Kalk. Zusatzfeld KABA KABA
Kalk. Abrechnungsart Lief. als Kommentar Lief. als Kommentar

Weitere Felder, wie bspw. gesetzl. Zuzahlung, Lieferungsart müssen, je nach Konstellation, zusätzlich eingerichtet werden.

Hinweis

Nach Anlage des Vorgangs wird im Abrechnungsplan zunächst die Menge = 0 ausgegeben, da durch die noch fehlende gebuchte Lieferung keine Berechnung der Menge erfolgen kann.

Das Buchungsdatum der Ressource steht auf dem letzten Tag des aktuellen Monats.

Mit jeder ausgeführten Lieferung innerhalb eines Monats wird die Menge der Ressource im Abrechnungsplan hochgezählt.

Auf der Abrechnung stehen die Lieferungen als Kommentar, so dass nachvollziehbar ist, wann welche Mengen ausgegeben wurden. Dies erfolgt bei Einrichtung der Vertragszeilen mit "Kalk. Abrechnungsart“ = Lief. als Kommentar.

Wiedereinsatz#

Der Wiedereinsatz eines Hilfsmittels ist ein komplexer Prozess, welcher eine Vielzahl von (internen und externen) Beteiligten benötigt, um den Kunden optimal zu versorgen. KUMAVISION healthcare365 vereinfacht das Handling des Wiedereinsatzes, indem es eine klare Trennung zwischen Versorgung der PatientInnen und Aufbereitung des Hilfsmittels gibt, welche dennoch ineinander verschmelzen. Die Abbildung erfolgt über die bereits bekannten Liefer- und Abrechnungspläne zur Patientenversorgung und Faktura sowie dem Modul "Technik & Wartung", um das Gerät ggf. beim Leistungserbringer abzuholen und wiederaufzubereiten.

In diesem Abschnitt werden die Prozesse zur Abbildung des Wiedereinsatzes sowie die dafür nötigen Einrichtungen beschrieben. Grundlegende Einrichtungen der Rezeptabwicklung sowie die Bereiche: "Technik & Wartung" oder "Lager und Logistik" sind den entsprechenden Abschnitten der Onlinehilfe zu entnehmen.

Der Wiedereinsatzprozess ist immer auch optional mit einem Kauf-Prozess verknüpft. Das heißt, werden benötigte Geräte nicht über eine Pool-Abfrage gefunden, so wird der Kasse ein Gerät zum Kauf angeboten, welches wiederum in den Pool aufgenommen wird. Der Kauf-Prozess wird an dieser Stelle hier nicht beschrieben.

Einrichtung#

Um den Wiedereinsatzprozess durchführen zu können, sind erweiterte Einrichtungen notwendig bzw. sinnvoll. Die relevanten Einrichtungen werden im nachfolgenden beschrieben.

Teams#

In der eBox wird ein neues Vertriebsteam (beispielweise: Code POOL, Beschreibung Wiedereinsatz oder laufende Poolabfragen) angelegt. Alle MitarbeiterInnen, welche Wiedereinsätze bearbeiten, werden dem Vertriebsteam "POOL" zugewiesen. Die eingehenden Verordnungen, bei denen eine Poolabfrage durchzuführen ist bzw. bereits durchgeführt wurde, werden dem Vertriebsteam "POOL" zugeordnet. Weiterführende Informationen zum Thema eBox entnehmen Sie dem Abschnitt "eBox".

Rollencenter#

Einrichtung des Rollencenters (Technik):#

Für den Bereich "Technik & Wartung" steht Ihnen das Rollencenter "healthcare Rep" zur Verfügung.

Über "Meine Einstellungen“ kann die Rolle "healthcare Rep" zugewiesen werden. Das Rollencenter steht nach bestätigen mit "Ok“ zur Verfügung.

Einrichtung des Rollencenters (Innendienst):#

Um für den Innendienst die notwendigen Arbeitsschritte zu überwachen, wird empfohlen den Bearbeitungsstatus eines Gerätes über einen Filter anzuzeigen.

Verwenden Sie hierzu beispielsweise die "Calls (Geräte)“ Übersicht mit entsprechendem Filter auf den Bearbeitungsstatus "Call Techniker KV ermittelt".

Die angezeigte Übersicht beinhaltet alle Calls, für die der Kostenvoranschlag gestellt werden kann. Der Filter steht hierbei auf dem Bearbeitungsstatus "21A T-KV ERMITTELT".

Informationsmanagement (IRM)#

Das Informationsmanagement (IRM) ist das Bindeglied von Liefer- und Abrechnungsplan und der dafür benötigten Informationen bzw. Belege. Diese Informationen sind das primäre Freigabekriterium für eine Lieferung oder Abrechnung im Rahmen des Wiedereinsatzes.

Die für den Prozess benötigten Informationen werden im Wiedereinsatzvertrag festgelegt und in die Vorgangsperiode des Liefer- und Abrechnungsplans übernommen.

Das Informationsmanagement ist direkt mit der Statusverwaltung in den Vorgängen verbunden. Weiterführende Informationen finden Sie unter Informationsmanagement (IRM).

Bearbeitungsstatus#

Da im Rahmen des Wiedereinsatzes Informationen des Customer Services direkten Einfluss auf die Technik haben, sind auch in den Einrichtungen der kaufmännischen Abwicklung innerhalb von Microsoft Dynamics 365 Business Central[^1] entsprechende Bearbeitungsstatus zu integrieren.

Aufgrund dieser Einrichtungen ist es möglich, dass beispielsweise eine eingegangene Genehmigung zur Aufbereitung und Versorgung, über eine Informationsanforderung, direkt in den Call und in den Technikauftrag zurückgemeldet wird, sodass zeitnah mit dem Service begonnen werden kann.

Der Status einer Informationsvorlage wird über die sogenannten "Komm. Status Vorlagen" abgebildet. In diesen Vorlagen, hier am Beispiel eines Kostenvoranschlags, können zusätzlich die Bearbeitungsstatus für den technischen Service je Status der Informationsvorlage eingepflegt werden.

Beispiel Komm. Status Vorlage für Kostenvoranschlag

Statuscode Beschreibung Gesperrt Status Technik Bearbeitungsstatus
00 ANF ERZ KV Anforderung erzeugt Ja Notwendig
10 ANF GES KV versendet Ja Antw. Abwarten 30A KV ERST
(KV erstellt)
20 ANT OK KV genehmigt Info OK 31A KV GEN
(KV genehmigt)
40 ABGE KV Abgelehnt Info nicht OK 32A KV ABGE
(KV abgelehnt)
50 FORM Formfehler Info nicht OK
55 K ANTW Antwort nicht erhalten Ja Antwort nicht erhalten
60 ANTNN KV nicht notwendig Info nicht notwendig
61A ANFNN AUS KV nicht notwendig da Aussonderung Info nicht OK 60A AUS BE
(Aussonderung beantragt)

Sollte ein Kostenvoranschlag genehmigt werden, wird die zugehörige Informationsanforderung auf den Status "20 ANT OK" gesetzt. Durch die erweiterte Einrichtung der Technik Bearbeitungsstatus in den "Komm. Status Vorlagen" werden im Call und Technikauftrag die Status gemäß Einrichtung gesetzt.

Informationsvorlagen#

In den Informationsvorlagen werden alle benötigten Belege zur Durchführung des Wiedereinsatzes zusammengefasst und in dem Wiedereinsatzvertrag hinterlegt.

Nachfolgend ein Beispiel, wie eine Informationsvorlage aussehen kann:
Informationsvorlage – Code WE, Beschreibung Wiedereinsatz

Belegcode Belieferung Anforderungscode Beschreibung Belief. Antw. Qualität Abrechnung Anforderungscode Beschreibung Abrech. Antw. Qualität Notwendig
IM_VO VO Verordnung Anf. Kopie VO Verordnung Anf. Original JA
IM_POOL POOL POOL Anf. Kopie POOL POOL Anf. Kopie JA
IM_EKV EKV_WE EKV Anf. EKV_WE EKV Anf. Kopie JA
IM_KV KV_WE KV Anf. Kopie KV_WE KV Anf. Original
IM_SERVICE Serviceschein Anf. SERVICE Serviceschein Anf. Original JA
IM_KV KV Anf. AUSSOND KV Anf. Original
IM_ABL Abliefernachw. Anf. LIEF-N Abliefernachw. Anf. Kopie JA
IM_RG Rechnung Rechnung

Dort enthalten ist auch die Poolabfrage (IM_POOL), um nachzuhalten, dass diese durchgeführt worden ist. Zudem ist diese Anforderung auch als Erinnerung zur Pflege der Poolabfragenummer zu verstehen. Alle weiteren Belege setzen sich aus den benötigten Dokumenten der Reparatur und Versorgung zusammen.

Zu beachten sind weiterhin die Anforderungen der einzelnen Krankenkassen.

Stammdaten#

Beschrieben werden die zu pflegenden Stammdaten, um den Wiedereinsatzprozess abzubilden.

Artikel#

Auf der Artikelkarte auf dem Inforegister "Artikelverfolgung" wird der Artikelverfolgungscode hinterlegt. Hierüber wird festgelegt, ob der Artikel Serien-, Chargennummer-, Betriebsstundenpflichtig, ein Ablauf- oder Herstelldatum hat.

Weiterhin wird über den Schalter "Infokartenpflicht" gesteuert, ob eine Seriennummerninformationskarte bei Zugangsbuchung erzeugt wird oder nicht.

Erst durch die Kombination aus Artikelverfolgungscode "Seriennummer“ und der "Infokartenpflicht" wird ein Artikel zu einem Gerät.

Damit ein Hilfsmittel wiedereinsatzfähig ist, muss auf dem Inforegister KUMAVISION healthcare der Schalter "Wiedereinsatzartikel" aktiviert werden.

Weiterhin sind der Technik Wartungsplan Code, die Technik Stückliste und die Technikbefundungsgruppe zu erfassen.

Technik Wartungsplan#

In den "Technik Wartungsplanvorlagen" werden die einzelnen Wartungen abgebildet. Es können allgemein gültige Wartungspläne erzeugt und anschließend beliebig vielen Artikeln hinterlegt werden. Auf diese Weise muss z.B. einmalig ein Wartungsplan für eine Modellserie erstellt werden, um diesen dann den relevanten Artikeln zuzuordnen.

Inforegister Allgemein#

Im Kopf des Wartungsplans wird eine eindeutige Beschreibung für den Wartungsplan hinterlegt.

Beispiel:

Code Beschreibung
LRS Leichtgewichtsrollstuhl
Inforegister Servicestufen#

In den Zeilen des Wartungsplans werden anschließend die einzelnen Gerätewartungen gepflegt.

Beispiel:

Prüfart Beschreibung Zeitintervall Intervall hochs. mit Arbeitstyp
MPG MPG-Prüfung 12M WART
STK Sicherheitstechn. Kontrolle 24M STK
Feld Beschreibung
Prüfart Auswahl einer zuvor eingerichteten Prüfart. Auf Basis des Codes wird anschließend die Beschreibung gefüllt.
Zeitintervall Angabe des Intervalls, wann die nächste Prüfung stattfinden soll.
Intervall hochs. mit Arbeitstyp Hinterlegen eines Arbeitstypen einer Ressource, bei dem das Datum der nächsten Prüfung nach durchgeführter Wartung hochgesetzt wird. Dieses Feld muss zwingend gefüllt werden, andernfalls wird das Datum der nächsten Prüfung nicht berechnet.

Aufgrund dieser Funktion besteht zudem die Möglichkeit, Wartungen im Rahmen einer Reparatur bzw. mehrere Wartungen, unabhängig der Prüfart, auf einmal durchzuführen.

Technik Stücklisten#

Die "Technik Stücklisten" dienen der Abbildung von Reparatur- und Wartungsstücklisten. Zu Beginn wird ein eindeutiger Code der Stückliste vergeben. Diese Stückliste wird zentral gepflegt und kann anschließend mehreren Artikeln hinterlegt werden.

Beispiel:

Code Beschreibung
LRS Leichtgewichtsrollstuhl

Anschließend wird in der Technik Stücklisten-Übersicht die jeweilige Stücklistenzeile zur Bearbeitung markiert und über "Komponenten" im Menüband, die Technik Stücklistenkomponenten-Karte aufgerufen, um die notwenigen Artikel und Ressourcen der Stückliste zu hinterlegen.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass nur tatsächliche Artikel im weiteren Prozess ausgewählt werden können. Vertragsfindungsartikel können zwar an dieser Stelle angegeben werden, jedoch ist in dem Technikauftrag keine Auswahl aus dem Vertragsfindungsartikel möglich.

Zu einer Ressource kann der Arbeitstypencode hinterlegt werden. Die Beschreibung der Ressource ändert sich automatisch auf die Beschreibung des Arbeitstypen ab.

Feld Beschreibung
Art Definition, ob ein Artikel oder eine Ressource in die Stücklistenzeile eingetragen werden soll.
Nr. Auf Basis der "Art" wird an dieser Stelle der Ressourcen- oder Artikelstamm angezeigt, um ein Artikel oder eine Ressource auszuwählen. Die Beschreibung wird mit der Beschreibung des Artikels bzw. der Ressource übernommen.
Varianten/ Arbeitstypencode In Abhängigkeit von der "Art" können in diesem Feld Varianten oder Arbeitstypen gepflegt werden.
Vorgabe Komponentenmenge Vorbelegung der Menge, in der die Artikel/ Ressourcen in der Regel entnommen werden.
Mengenüberschreitung zulässig Ist der Haken gesetzt, kann die Vorgabemenge in der Reparatur überschrieben werden.
Priorisierung Auf Basis der Priorisierung kann die Stückliste im Technikauftrag gefiltert werden.
Standard Wird der Haken "Standard“ gesetzt, so wird diese Zeile automatisch in den Technikauftrag gezogen, wenn diese noch nicht vorhanden ist.
Stücklistenart Wird bei der Anlage automatisch auf "Reparatur" gesetzt.
Call Klassifizierung Je nach "Call Klassifizierung" kann hier die Zuordnung von Artikeln oder Ressourcen für Reparatur und Wartung unterschieden werden. Dies dient als Filter für die Ansicht der Stückliste im Technikauftrag.

Technikbefundungsgruppen#

Mit Hilfe der Befundungsgruppen bzw. der Befundung werden im Call und im Technikauftrag die Diagnosen des Defekts des Geräts festgehalten. Da die Befundungen im System gepflegt werden, müssen die gleichen Befundungen nicht immer wieder neu eingetragen werden und sind zudem auswertbar.

In den Technikbefundungsgruppen können mehrere dieser Befundungen geclustert werden.

Nachdem eine eindeutige Bezeichnung der Befundungsgruppe gepflegt ist, können über "Befundungen" im Menüband mehrere Befundungen hinterlegt werden.

Beispiel:

Code Beschreibung
Bremse Druckbremse defekt
Gurt Sitzgurt defekt

Vertragsfindungsressourcen#

Über die Vertragsfindungsressourcen werden die Arbeitszeiten, Pauschalen und ServicetechnikerInnen abgebildet. Ressourcen für den technischen Service bekommen die Produktbuchungsgruppe "SERV19" auf dem Inforegister "Fakturierung" zugewiesen.

Der Schalter "Arbeitstyp notwendig" auf dem Inforegister "KUMAVISION healthcare" darf nicht aktiviert werden, sofern alle Arbeitstypen zulässig sein sollen.

Über "Zuordnung Vertragsfindungsressourcen" werden die entsprechenden Arbeitstypen hinterlegt. Hier kann der Haken bei "Alle Arbeitstypen erlaubt" gesetzt werden.

Hinweis

Der Aufruf "Zuordnung Vertragsfindungsressourcen" ist im Menüband nur sichtbar, wenn auf der Ressourcenkarte auf dem Inforegister "KUMAVISION healthcare" der Schalter "Vertragsfindung" aktiviert ist.

Hinweis

Wird der Haken "Alle Arbeitstypen erlaubt" gesetzt, so werden sämtliche Arbeitstypen zu einer Ressource zugelassen. Hierzu ist es notwendig, dass das Feld "Zuordnung Arbeitstypencode" in der Vertragsfindungsressource nicht aktiviert ist.

In der Vertragsfindungsressource können zudem weitere Einheiten über den gleichnamigen Aufruf im Menüband hinterlegt werden. Die hier eingetragenen Einheiten werden mit dem Basiseinheitencode verknüpft.

Arbeitstypen#

Über die "Arbeitstypen" können einzelne Ausprägungen einer Ressource abgebildet werden (ähnlich der Variante am Artikel). Diese werden zur Darstellung der einzelnen Arbeitsschritte sowie zur Abbildung der Prüfarten für die Zuordnung im Wartungsplan genutzt.

Beispiel Arbeitstypen:

Code Beschreibung Einheitencode Beschreibung übernehmen
DBREMSE Druckbremse aus- und einbauen AW JA
GURT Sicherheitsgurt de- und montieren AW JA
HAUSBES Hausbesuchspauschale AW JA
STOCK Stockhalter de- und montieren AW JA

Pro Arbeitstyp kann eine eigene Einheit hinterlegt werden, welche die Einheit der Ressource überschreibt. Voraussetzung ist, dass die Einheit als Ressourceneinheit angelegt und zugeordnet ist. Weiterhin kann über das Feld "Beschreibung übernehmen" gesteuert werden, ob die Beschreibung der Ressource durch die Beschreibung des Arbeitstypen ersetzt werden soll.

Die einzelnen Einkaufs- und Verkaufspreise der Ressourcen bzw. Ressourcen-Arbeitstypen-Kombination sind über die Ressourcenkarte über "VK-Preise" im Menüband zu pflegen.

Preispflege Verkauf#

Die Preise zur Abbildung der Wiedereinsatzpauschale werden nicht, wie bei der Fallpauschale, über eine Ressource abgebildet. Wie beim Kaufprozess auch, werden diese am Artikel in der Preisfindung gepflegt.

Dies erfolgt über die Artikelkarte über "VK-Preise" im Menüband. Um den Wiedereinsatz vom Kauf zu unterscheiden, wird über die Artikelfamilie oder in den Verkaufskonditionen neben dem Preisfindungsdebitoren der Kasse die Verkaufsauftragsart "AB-WE" gepflegt.

Preispflege Einkauf#

Bei Bestellung bei einem Mitbewerber darf in der Bestellung kein Preis hinterlegt sein. Dazu sind entsprechende Einrichtungen vorzunehmen:

Anlage Einkaufsbestellarten (Best Practice)#

Bei der Einkaufsbestellart wird die Art "Wiedereinsatz" benötigt. Hier können Sie bereits einen "Vorgabe Rabattgrund“ definieren, der bei dieser Bestellart den Wert auf 0,00 Euro rabattiert, da es sich bei einer Wiedereinsatzbestellung um keinen Einkauf im ursprünglichen Sinne handelt.

Anlage Rabattgrund#

In den Rabattgründen kann der Rabattgrund "Gratis“ verwendet werden. Dieser steht auf Zeilenrabatt % = 100,00 und ist mit der Art = "Fix" definiert.

Anlage Artikelfamilie (in Vorgängerversionen)#

Alternativ kann mit der Artikelfamilienpreisfindung gearbeitet werden, die ebenfalls den Einkaufswert auf 0,00 Euro reduziert. Hinter der Artikelfamilie wird über "Artikelfamilie Preisverwaltung" die Einkaufsbestellart "Wiedereinsatz" und der Rabattgrund "GRATIS" hinterlegt.

Anschließend wird die Artikelfamilie auf der Artikelkarte in den EK-Preisen "(Menüband > Zugehörig > Einkauf > EK-Preise > Einkauf Artikel Familienzuordnung") hinterlegt.

Vorschau Wiedereinsatz Bestellung#

Wird die Einkaufsbestellung des Wiedereinsatzgeräts über den Call erstellt, wird die Einkaufsbestellart "Wiedereinsatz" automatisch in die Einkaufsbestellung übernommen und es wird kein Preis gezogen.

Verwaltung der Leistungserbringer#

Die Leistungserbringer, von denen Geräte abgeholt werden, müssen als Kreditoren angelegt werden. Dies geschieht wie gewohnt über die Kreditoren und die Funktion "Neu > Neuer Kreditor aus Kurzerfassung". Die notwendigen Pflichteingaben werden über die Pflichtfeldprüfung bzw. Stammdatenvorlagen vorbelegt bzw. abgefragt.

Wiedereinsatzvertrag#

Wiedereinsatzverträge sind eine Kombination aus Versorgungs- und Reparatur-/ Wartungsverträgen. Diese Verträge beinhalten sowohl alle Positionen zur Abbildung der Versorgung als auch die benötigen Komponenten in Form von Artikeln und Ressourcen zur Aufbereitung. Beschrieben werden hier nur die Felder, die für einen Wiedereinsatzvertrag benötigt werden. Weiterführende Informationen finden Sie unter Vertragsfelder.

Vertragskarte#

Inforegister Allgemein#

Im Vertragskopf wird die Planart "Wiedereinsatz“ hinterlegt. Über die Planart wird klassifiziert, um was für eine Art von Vertrag es sich handelt.

Versionskarte#

Inforegister Allgemein#

Die Beschreibung wird nicht automatisch aus der Vertragskarte übernommen und muss somit manuell eingetragen werden. Die Abrechnung erfolgt über §302 (Abrechnung der sonstigen Leistungserbringer). Für die im Nachgang der Hilfsmittellieferung mögliche Belieferung von Zubehör/ Ersatzteilen oder auch dem Austausch des Hilfsmittels, muss das Feld "Zusatzauftrag erlaubt“ aktiviert sein.

Das Feld "Vorbelegung Startdatum" wird auf das "Arbeitsdatum“ gesetzt, d.h. das Tagesdatum der Erfassung wird in der Vorgangsperiodenkarte vorbelegt. Im Feld "Liefernachweis" wird "Vorgangsperiode“ ausgewählt. Für die Rechnungsanweisung gilt "Komplettrechnung“ im Wiedereinsatzprozess.

Hinweis

Sobald die Info.-Anforderungen für Verordnung, Kostenvoranschlag und Poolabfrage OK sind, werden für den Vorgang weder Lieferungen noch die Abrechnung gesperrt.

Eine Abrechnung ist zu diesem Zeitpunkt jedoch nicht sinnvoll, da zum einen das Gerät nicht geliefert wurde und zum anderen, nur die Verbrauchsmaterialien in der Abrechnungsplaneinteilung stehen. Somit würde hier eine Abrechnung mit den Verbrauchsmaterialien erfolgen.

Um dies zu verhindert, wird für den Liefernachweis in der Vertragsversionskarte der Wert "Vorgangsperiode“ im Vertrag hinterlegt. Durch den Liefernachweis wird automatisch der Fehlercode "ABWARTEN“ in der Abrechnungsplaneinteilung gesetzt. Eine Abrechnung ist somit erst möglich, wenn das Gerät geliefert wurde und der Liefernachweis vorhanden ist.

Die Info.-Anforderung für den Liefernachweis erstellt sich im Abrechnungsplan erst wenn ein Warenausgang erfolgt.

Inforegister Vorbelegung Zeilen#

Diese Felder bleiben leer, da die genaue Definition der Vorbelegung in den Zeilen erfolgt.

Inforegister Abweichende Belegvorgaben#

Die Belieferung Auftragsart ist standardgemäß "LIEFERPL“. Die Abrechnung Auftragsart ist" AB-WE". Die Auftragsart wird hinterlegt, um auf Basis dessen die Wiedereinsatzpauschale in der erweiterten Preisfindung des Artikels zu finden.

Der Kalkulationsdruck ist Rabattfeld, d.h. ausgewiesen werden der Basispreis und der Rabatt (z.B. 100 € - 10%).

Inforegister Perioden#

Auf dem Inforegister "Perioden" ist die Vertragsperiode "WE“ auszuwählen. Die Periode definiert die im Prozess angelegten Vorgänge und vererbt ihre Informationen an die jeweiligen Vorgangsperioden.

Eine Info Vorlage ist ein zentrales Prozesssteuerelement und ist zwingend einzufügen (siehe hierzu auch den Abschnitt Informationsmanagement (IRM)).

Damit eine Wartung und eine Reparatur durchgeführt werden können, müssen die jeweiligen Verträge bei "Wartung Vertragsnr." sowie "Reparatur Vertragsnr." hinterlegt werden. Diese Verträge werden bei der Call-Erstellung verwendet.

Hinweis

Es besteht nur die Möglichkeit, die Vertragsnummer zu hinterlegen. Das System zieht automatisch die aktuell gültige Vertragsversion.

Inforegister Zusatzinformationen#

Zusatzinformationen, die für die eKV-Erstellung und Abrechnung relevant sind, können hier oder direkt in den Zeilen über "Zusatzfelder bearbeiten" hinterlegt werden.

Zu den Zusatzinformationen zählen beispielsweise der Leistungserbringergruppenschlüssel, das Leistungskennzeichen, die Poolabfrage- und Registernummer (letztere sind ohne Wert zu pflegen, da der Wert im Prozess eingetragen wird).

Inforegister Zeilen#

In den Vertragsversionszeilen werden alle Positionen für die Versorgung und für die Aufbereitung gepflegt, d.h. die Vertragsfindungsartikel für das Gerät und zusätzliches Zubehör sowie alle für den Service zulässigen (gemäß Vereinbarung mit der Krankenasse) und benötigten (auch wenn die Kasse diese nicht zulässt) Ersatzteile und Aufwände (Ressourcen).

Vertragsversionszeile Gerät#
Periode WE
Art Artikel
Nr. VT-Artikel eingeben
VT-Artikelnr. für die zu versorgenden Geräte.
Abrechnungsart Direkt
Artikel können abgerechnet werden.
Buchungscode F-Kasse, z.B. F-AOKBW eingeben.
Buchungscode der Krankenkasse.
Menge 0
Bei VT-Artikeln wird keine Menge hinterlegt.
Preisherkunft Preisfindung
Steuert, dass immer die Ressourcen- bzw. Artikelpreisfindung durchgeführt werden.
Keine Abrechnungsaufteilung Leer
Steuert, ob für die Vertragszeile eine Zuzahlung, Aufzahlung oder Eigenanteil fällig ist oder nicht.
Lieferungsart Umlagerung Abruf
Es werden keine Lieferplaneinteilung erstellt. Artikel werden umgelagert (auf Fremdeigentum) und weiterhin bestandsmäßig beim Leistungserbringer geführt. Durch den Zusatz "Abruf“ wird verhindert, dass das Gerät zu früh, d.h. vor der technischen Prüfung ausgeliefert wird.
Gruppe gesetzl. Zuzahlung GH1
G = Hilfsmittel zum Gebrauch
H = Hauptartikel
1 = 1. Artikel
Vertragsversionszeile Zubehör#
Periode WE
Art Artikel
Nr. VT-Artikel eingeben.
VT-Artikelnr. für Zubehör-/Ersatzteile
Abrechnungsart Direkt
Artikel können abgerechnet werden.
Buchungscode UV
Abgangsbuchung von Umlaufvermögen.
Menge 0
Bei VT-Artikeln wird keine Menge hinterlegt.
Preisherkunft Preisfindung
Steuert, dass immer die Ressourcen- bzw. Artikelpreisfindung durchgeführt werden.
Keine Abrechnungsaufteilung Leer
Steuert, ob für die Vertragszeile eine Zuzahlung, Aufzahlung oder Eigenanteil fällig ist oder nicht.
Lieferungsart Abruf
Es werden keine Lieferplaneinteilungen erstellt. AnwenderInnen können die Abrufpositionen manuell generieren. Dies wird gesetzt, damit kein vorzeitiger, ungewollter Warenausgang entsteht.
Gruppe gesetzl. Zuzahlung GZ1
G = Hilfsmittel zum Gebrauch
Z = Zusatz
1 = 1. Artikel
Vertragsversionszeile Vertragsfindungsressource "Techniker“#
Periode WE
Art Ressource
Nr. Ressourcennummer eingeben.
Abrechnungsart Direkt
Die Ressource kann abgerechnet werden.
Buchungscode Leer
Bei Ressourcen bleibt der Buchungscode leer.
Menge 0
Bei dieser Vertragsfindungsressource wird keine Menge hinterlegt.
Preisherkunft Preisfindung
Steuert, dass immer die Ressourcen- bzw. Artikelpreisfindung durchgeführt werden.
Keine Abrechnungsaufteilung Haken setzen.
Steuert, ob für die Vertragszeile eine Zuzahlung, Aufzahlung oder Eigenanteil fällig ist oder nicht.
Lieferungsart leer
Gruppe gesetzl. Zuzahlung GZ1
G = Hilfsmittel zum Gebrauch
Z = Zusatz
1 = 1. Artikel

Definition der Aufbereitungsprozesse#

Im Modul Technik & Wartung können kundenindividuelle Wiedereinsatzprozesse abgebildet werden. Dazu werden die einzelnen Prozesse definiert und mit den einzelnen Belegen verknüpft. Diese frei definierbaren Prozesse werden ebenfalls zur Abbildung der Aufbereitung bzw. zur Prüfung der Hilfsmittel im Rahmen des Wiedereinsatzes genutzt.

Kundenservice Belegarten#

In den Belegarten werden die einzelnen Belege festgelegt, die benötigt werden, um den Prozess zu steuern. Dabei können mehrere Belegarten pro "Basis Belegart“ definiert werden.

Feld Beschreibung
Code/ Beschreibung Eindeutige Bezeichnung der Belegart, inkl. der Beschreibung.
Basis Belegart Bildet den Basis- (Standard-) Beleg, auf dem die Belegart/ der Prozessschritt aufsetzen. Dabei können sehr viele Verkaufs-, Einkaufs- oder Lagerbelege genutzt werden, inkl. des Technik- und SEF-Auftrags.
Technikauftragsart Hiermit wird unterschieden, ob es sich um einen Technikauftrag für Reparatur/Wartung handelt oder für die Erfassung von Befundungen/Aufwänden.

Aufgrund der Basis Belegart wird das Feld "Technikauftragsart" befüllt.
Technischer Service Steuerung, ob der Beleg für den technischen Service gedacht ist oder ob der Beleg seine Standardfunktionalitäten nutzen soll. Bei der Verkaufsrücknahme steuert dieser Haken beispielsweise, ob Besitzer- und Vertragsinformationen auf der Seriennummernkarte stehen bleiben sollen oder nicht. Wenn der Haken nicht gesetzt ist, werden die Daten gelöscht, da das Gerät somit im Haus bleibt und nicht an den Kunden zurückgeht.
Gerätereferenz Steuerung, welches Gerät in den jeweiligen Beleg eingesteuert werden soll. Bei der Auswahl "Gerät“ wird das (defekte) Gerät des Calls eingesteuert, bei "Leihgerät“ das im Call hinterlegte Leihgerät bzw. das im Beleg definierte Leihgerät. Bei der Gerätereferenz "Tauschgerät“ wird ein Tauschgerät in den Beleg eingesteuert.
Abweichende Gerätereferenz Über die abweichende Gerätereferenz wird gesteuert, ob der Beleg vorher noch zu bearbeiten ist bzw., ob hier abweichende Debitoren-/Kreditorendaten hinterlegt werden sollen.
Geschäftsreferenzart Wenn der Haken der abweichenden Geschäftsreferenz gesetzt ist, muss anschließend zwingend eine Geschäftsreferenzart gepflegt werden. Die Auswahl "Zuständigkeitseinheit“ wird nur bei Lagerbelegen eingesetzt, da darüber die Lagerorte aus der Zuständigkeitseinheit eingesteuert werden können. Bestell- und Lagerbelege brauchen zwingend den Haken "Abweichende Geschäftsreferenz“ und eine Geschäftsreferenz. Aufgrund dieser Einträge sind diese Belege im Call auch farblich gekennzeichnet.
Auftragsart Je nach Basis Belegart können Verkaufsauftrags- und Bestellarten pro Belegart eingesteuert werden.
Lagerort / Lagerplatz Hier kann für einen Beleg ein Lagerort/ Lagerplatz definiert werden. Diese werden in die Belegart im Prozess übernommen. Ein Nacharbeiten oder manuelles eintragen entfällt.
Verschrotten Ist der Haken gesetzt, wird in Verbindung mit einem Artikel Buch.-Blatt beim Buchen die Seriennummer als verschrottet gekennzeichnet. Die Felder "verschrottet am" und "verschrotten um" werden eingetragen und die Seriennummer gesperrt.
Standardtextcode Pro Beleg kann ein Standardtextcode definiert werden.

Kundenservice Prozessarten#

In den "Kundenservice Prozessarten" werden die einzelnen Prozesse definiert, die im Rahmen von Reparaturen und Wartungen zum Einsatz kommen. Diese Prozessart wird im Call ausgewählt und legt dort den weiteren Prozessablauf fest.

Beispiel für die Anlage der Kundenservice Prozessarten:

Code Beschreibung Serviceort Belegerstellung
WE GE IH Wiedereinsatz Gerät im Haus Im Haus Automatisch
WE GE FIL Wiedereinsatz Gerät in einer anderen Filiale Automatisch
WE GE AH Wiedereinsatz Gerät beim Mitbewerber Im Haus Automatisch
Feld Beschreibung
Code Eindeutige Bezeichnung der Prozessart.
Beschreibung Beschreibung der Prozessart. In der Regel handelt es sich dabei um die Bezeichnung des Prozesses.
Serviceort Angabe, ob der Prozess im Haus (also im eigenen Unternehmen) oder vor Ort beim Kunden stattfindet. Bei Auswahl "Im Haus“ wird der Lagerort auf Basis der Zuständigkeitseinheit bzw. Technik Einrichtung eingesteuert. Wird "Vor Ort“ ausgewählt, müssen ServicetechnikerInnen im Call hinterlegt werden. Diese steuern anschließend Lagerort und Lagerplatz ein.
Call Klassifizierung Angabe, was für eine Art von Service stattfindet (Reparatur, Wartung, leer). Auf Basis dieses Wertes findet im Call die Vertragsermittlung der Reparatur- bzw. Wartungsverträge statt.
Belegerstellung Über die Belegerstellung kann definiert werden, wie der Folgebeleg (Folgeprozessschritt) begonnen werden soll. Steht der Eintrag auf "Automatisch“ so wird der Folgebeleg automatisch nach Beendigung des vorherigen Belegs erzeugt. Das automatische Erzeugen von Belegen ist aktuell nur bei Calls mit einem Gerät möglich.
Call automatisch abschließen Ist der Haken gesetzt, so wird der Call automatisch beendet, sobald der letzte Beleg der Prozesskette abgeschlossen ist.

Markieren Sie die Kundenservice Prozessartzeile, um über den Menüaufruf "Bearbeiten“ die Prozessart mit den Belegarten verheiraten zu können. Es öffnet sich die "Kundenservice Belegart Karte“.

Neben den "Status Auswahl Prozessart“ und "Status Planungsabschluss in Tech. Auftrag“ im Inforegister "Allgemein" kann hier zusätzlich der "Bearbeitungsstatus“ gepflegt werden, welcher in den Technikauftrag des Leihgeräts geschrieben werden soll. Wenn ein Leihgerät ebenfalls aufbereitet wird, so darf an dieser Stelle kein Kostenvoranschlag erzeugt werden und es muss direkt ein Hinweis an BenutzerInnen erfolgen, dass mit der Reparatur begonnen werden darf. Die weiteren Felder werden bereits durch die Anlage der Prozessart mit eingesteuert.

Im Inforegister "Prozessbelege" werden die einzelnen Prozessschritte aufgeführt. In den Feldern "Start Bearbeitungsstatus“ und "Abschluss Bearbeitungsstatus“ werden Start- und Endstatus der einzelnen Prozessschritte gepflegt. Auch bei der automatischen Belegerstellung macht es Sinn, beide Status zu pflegen, da es im Laufe des Prozesses immer wieder zu Unterbrechungen der Automatik kommen kann (z.B. bei Stammdatenfehlern). Ist an dieser Stelle kein Status gepflegt, wird der Call/Technikauftrag mit einem Status leer oder einem falschen Status durch AnwenderInnen ggf. nicht beachtet.

Im Rahmen des Wiedereinsatzes wird der Haken "Call automatisch abschließen“ nicht gesetzt. In diesem Fall dient der Call als Basis dafür, dass AnwenderInnen erkennen, welche Geräte aufbereitet sind und aus dem Lieferplan abgerufen werden können. Alternativ kann diese Information bspw. nur per Wiedervorlage erfolgen.

Prozessgruppen#

In den Prozessgruppen werden die einzelnen Prozessarten zusammengefasst. Diese Prozessgruppen werden später den Reparatur- und Wartungsverträgen zugeordnet. Sie dienen als Filter bei der Auswahl der richtigen Prozesse (Fallpauschale, Wiedereinsatz, Fremdgeräte, etc.).

Beispiel Technik Prozessgruppe für Wiedereinsatz:

Code Beschreibung Prozesstypenfilter
WIEDEREINSATZ Wiedereinsatz WE GE IH

Im Feld "Prozesstypenfilter" können beliebig viele Prozessarten in eine Prozessgruppe über "Oder-Pipe“ zusammengefasst werden.

Wiedereinsatzprozesse#

Im folgenden Abschnitt werden drei unterschiedliche Wiedereinsatzprozesse beschrieben. Der Ablauf ist abteilungsübergreifend, wie die untenstehende Übersicht zeigt. Der Ablauf von LagermitarbeiterInnen wird nur aus manueller Sicht beschrieben.

Wiedereinsatzgerät beim Mitbewerber#

Das wiedereinzusetzende Gerät steht bei einem anderen Leistungserbringer, wird von dort abgeholt/ bestellt, aufbereitet und anschließend an den Kunden geliefert.

Folgende Prozessschritte sind ab Rezepteingang durchzuführen:

Aufgabe Team Bemerkung
Rezepteingang Innendienst eBox scannen
Vertrag suchen, Festlegung Wiedereinsatz Innendienst Abbrechen, weil eventuell Wiedereinsatz, daher zunächst Poolabfrage, bevor ein Vertrag ausgewählt wird.
Rezept in Team POOL verschieben Innendienst Abbrechen, weil eventuell Wiedereinsatz, daher zunächst Poolabfrage, bevor ein Vertrag ausgewählt wird.
Poolabfrage manuell starten Innendienst Antwort abwarten.
Poolabfrage erfolgreich Innendienst In die eBox scannen lassen.
Rezeptbearbeitung beginnen
Rezept aus Team POOL bearbeiten
Innendienst eBox Bearbeitung
Vorgang anlegen Wiedereinsatz,
Freigabe
Innendienst Register-, Seriennummer hinterlegen.
Call anlegen Innendienst Aus Lieferplanzeilen Call erstellen.
Bestellung Gerät Wiedereinsatz Innendienst oder Technik Bestellung an Mitbewerber über Call.
Wareneingang und buchen auf Reparaturlager Technik oder Lager Reparaturlager
Technikauftrag mit Zeilen für Kostenvoranschlag ergänzen Technik Über Rollencenter Call abrufen (Technikauftrag wurde erzeugt)
Kostenvoranschlag erstellen Innendienst Rollencenter Innendienst
Genehmigung abwarten Innendienst Info Anforderung nach Genehmigung bearbeiten.
Reparatur durchführen Technik TechnikerInnen holen über die Kachel "KV genehmigt“ im Rollencenter den Call und beginnen mit der Reparatur.
Umlagerung zur Auslieferung Technik Von REP auf HAUPT.
Abrufen Gerät aus Lieferplan Innendienst Über Rollencenter in den Call von dort wird Auftrag aus dem Lieferplan erstellt.
Warenausgang Lager Abrufen Warenausgänge
Lieferschein/ Call schließen Innendienst Nach Abrufen des Auftrages
Abrechnung Innendienst Nach Lieferung des Auftrages

Folgende Kundenservice Prozessart wird dafür im Call eingesetzt – WE GE AH – Inforegister Allgemein - Prozessart.

Diese beinhaltet die verknüpften Belege für Wiedereinsatzbestellung, den Technikservice Auftrag und eine interne Umlagerung als Belegarten.

  1. Das Wiedereinsatzgerät wird bestellt. Ist das Gerät im Haus und der Wareneingang gebucht, schließt sich die Wiedereinsatzbestellung automatisch und der Technikauftrag erstellt sich.

  2. TechnikerInnen überprüfen das Gerät und tragen die Ersatzteile und die Arbeitszeit in den Technikauftrag ein. Nach Genehmigung und Reparatur des Geräts buchen TechnikerInnen das Verbrauchsmaterial und schließen den Technikauftrag ab.

  3. Mit dem Abschluss des Technikauftrags erstellt sich automatisch die Umlagerung vom Reparaturlager auf das Hauptlager. Sobald die Umlagerung gebucht wird, kann das Gerät ausgeliefert werden.
    o Reparaturlager ist kein auslieferungsfähiges Lager
    o Hauptlager ist ein auslieferungsfähiges Lager

Team Innendienst – Vorgangsanlage#

Startpunkt des Wiedereinsatzes ist, wie bei allen Versorgungen auch, die eBox. Eingescannt ist eine Verordnung, welche die Versorgung beauftragt.

Bei neuen Kunden wird über "Neuer Debitor aus Kurzerfassung“ die PatientInnen angelegt. Dabei werden vom Rezept ausgelesene Daten übernommen, sodass in der Pflichtfeldprüfung nur noch die fehlenden Informationen hinterlegt werden.

Anschließend kann aus der eBox heraus direkt ein neuer Vorgang über die Funktion "Neue Vorgangsperiode anlegen“ angelegt werden.

Hierbei muss die entsprechende Vorgangsart ausgewählt werden.

Für den Kunden stehen zwei Verträge zur Auswahl. Zum einen der Wiedereinsatz Vertrag und zum anderen ein Kauf Vertrag, der bei negativer Poolabfrage zur Geltung kommt.

Nach Anzeige der zwei Verträge muss zunächst eine manuelle Poolabfrage auf der entsprechenden Plattform erfolgen, bevor ein Vertrag ausgewählt werden kann. Der Vorgang wird somit abgebrochen und kein Vertrag ausgewählt, bis die Rückmeldung zur Poolabfrage eingeht.

Die Bearbeitungsseite wird geschlossen und die Verordnung über die eBox per Funktion "Anderes Team zuweisen“ dem Team "POOL“ zugewiesen. Diesem Team werden alle Verordnungen übergeben, bei denen aktuell eine Poolabfrage gestartet wurde.

Hinweis

Wenn SachbearbeiterInnen bei der Rezeptbearbeitung bereits wissen, dass eine Poolabfrage durchgeführt werden muss, kann das Rezept direkt dem Team "POOL" zugewiesen werden und der Schritt bis zur Vertragswahl ausgelassen werden.

Mit der Teamkennung "POOL“ wird die Verordnung in die allgemeine Belegauswahl verschoben. Durch die AnwenderInnen erfolgt eine manuelle Poolabfrage auf der jeweiligen Plattform (MIP, HMM).

Negative Poolabfrage#

Bei einer negativen Poolabfrage (es steht kein Gerät zur Verfügung) wird aus dem Team "POOL“ heraus die Verordnung in die eigene eBox abgerufen und ein Vorgang mit Auswahl des Kauf Vertrags angelegt.

Dieser Prozess wird über die übliche Abwicklung zur Vorgangsanlage ausgeführt, die hier nicht weiter dargestellt wird.

Positive Poolabfrage#

Bei einer positiven Poolabfrage (Gerät ist verfügbar) wird aus dem Team "POOL“ heraus die Verordnung in die eigene eBox abgerufen und ein Vorgang ("Neue Vorgangsperiode anlegen“) mit Auswahl des Wiedereinsatz Vertrags angelegt.

Bei der Vertragsauswahl ist zu beachten, dass die Vertragsperiode auf "WE" geändert werden muss. Standardmäßig ist hier die "E1" hinterlegt.

Nur wenn die Vertragsperiode umgesetzt wird, werden im Folgenden die entsprechenden Vertragszeilen nach Auswahl des Vertrags in der "Vertragssuche Ebene 1“ angezeigt.

Das entsprechende Gerät wird ausgewählt und die Vorgangsperiodenkarte bearbeitet.

Die Vorgangsperiodenkarte wird bereits mit diversen Informationen aus dem Vertrag und der gescannten Verordnung angezeigt. Bei Bestätigung der Vorgangsperiodenkarte mit "OK" werden Liefer- und Abrechnungsplan angelegt.

Team Innendienst – Call anlegen#

Im Lieferplan wird nun die Lieferplanzeile des Geräts bearbeitet. Über "Lieferplanzeilen > Zeile > Bearbeiten" wird die auf der Plattform für die Versorgung bereitgestellte Seriennummer eingetragen. Ist diese dem System bekannt, wird sie im Feld "Seriennummer" ausgewählt (über den Assist Button […]). Handelt es sich um ein dem System unbekanntes Gerät, so wird die Funktion "Seriennr.-Karte Wiedereinsatz erstellen" ausgeführt. Dazu auf die […] neben der Überschrift "Lieferplanzeile bearbeiten“ gehen.

Hier werden die Informationen zur Serien- und Registernummer hinterlegt. Das System erzeugt anschließend eine Seriennummern-Infokarte und trägt die Seriennummer in die Lieferplanzeile ein.

Damit die Seriennr.Infokarte vollständig gepflegt ist, werden manuell in der Seriennr.Infokarte weitere Informationen wie z.B. das Baujahr hinterlegt. Anschließend muss die Pflege der Serienr.Infokarte beendet werden. Dies geschieht über die Funktion "Seriennr. Info Pflege beenden“ im Menüband.

Da der elektronische Kostenvoranschlag mit Informationen aus dem Abrechnungsplan ergänzt wird, muss die Registernummer in den Zusatzfeldern des Abrechnungsplans eingetragen werden. Dazu wird der Abrechnungsplan geöffnet und über "Abrechnungsplanzeilen > Zeile > Zusatzfelder" die Registernummer eingetragen.

Schließen Sie die Maske um in den Lieferplan zurück zu kehren und geben Sie diesen frei.

Weiterhin kann nun die Info Anforderung, die der Kontrolle einer erfolgten Poolabfrage dient, auf den Status "Info OK" gesetzt werden. Dazu wird die Info Anforderung geöffnet und über die Funktion "Info OK“ auf Info OK gesetzt. Alternativ ist diese Funktion direkt im Lieferplan aufrufbar. Dazu wird die Info Anforderungszeile markiert und ebenfalls die Funktion "Info OK“ verwendet.

Hinweis

Falls der Reservierungsbeleg vom Wiedereinsatzgerät mit an die Krankenkasse geschickt werden soll, kann der Beleg entweder eingescannt und über die eBox oder manuell per Drag & Drop der Info Anforderung zugeordnet werden. Eine entsprechende Einrichtung der verketteten Belege kann vorgeben, dass dieser Beleg mit an den Kostenträger übermittelt wird. Weiterführende Informationen finden Sie unter Informationsmanagement (IRM).

Der Status der Info Anforderung für den Kostenvoranschlag bleibt vorerst auf "Offen“, damit der Kostenvoranschlag nicht automatisch über den Stapellauf verschickt wird.

Im nächsten Schritt ist über die Lieferplanzeilen die Funktion "Call erstellen“ für die Lieferplanzeile des Geräts auszuführen. Diese Lieferplanzeile sollte vor dem Ausführen der Funktion markiert werden.

Das System legt einen Call für das Gerät an, welches wiedereingesetzt werden soll. Dabei werden neben der Artikel- und Seriennummer auch der Wiedereinsatzvertrag in den Call übernommen.

Nach Anlage des Calls ist im Inforegister "Allgemein" die Prozessart auszuwählen. Aufgrund der Technik Prozessgruppen im Vertrag sind diese Prozessarten bereits auf die zulässigen Kundenservice Prozessarten vorgefiltert.

Mit Hilfe dieses Calls wird nun die Abholung des Hilfsmittels beim Leistungserbringer abgebildet sowie die Aufbereitung und Umlagerung des Geräts zum Versand.

Team Innendienst - Wiedereinsatzbestellung#

Im Call wird vor Erzeugen der Wiedereinsatzbestellung, von dem das Hilfsmittel bezogen werden soll, der Leistungserbringer ergänzt. Dazu wird auf dem Inforegister "Verknüpfte Belege" die Zeile für die Wiedereinsatzbestellung markiert und über die Auswahl "Verknüpfte Belege > Bearbeiten" im Feld "Geschäftsreferenznr.“ der Leistungserbringer ausgewählt, welcher das Gerät aktuell eingelagert hat. Mit dem Aufruf "Zurück zur Liste“ gelangen Sie zurück in die Belegübersicht des Calls.

In diesem Schritt kann auch für den Beleg der "internen Umlagerung“ der Lagerort/ Lagerplatz bereits hinterlegt werden. Der Aufruf erfolgt analog über die "Verknüpfte Belege – bearbeiten".

Anschließend wird die Prozesskette über die Funktion "Erstelle Call Belege“ im Menüband ausgeführt. Die Einkaufsbestellung für das Wiedereinsatzgerät wird automatisch angelegt.

Nun wird die Verordnung über die eBox zur entsprechenden Info Anforderung des Vorgangs archiviert.

Die Bestellung des Geräts wird derweil beim Leistungserbringer aufgegeben. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Möglichkeit 1:
Die Bestellung wird an den Leistungserbringer geschickt. Der Vor- und Nachtext kann individuell erstellt werden. Auch ist es möglich, mit der Bestellung den Reservierungsbeleg mitzuschicken.

Möglichkeit 2:
Es wird nur der Reservierungsbeleg an den Leistungserbringer geschickt, ohne Bestellung.

In beiden Varianten wird eine Bestellung benötigt. Die Bestellung ist zum einen erforderlich, damit ein Wareneingang problemlos erstellt werden kann und zum anderen für die Nachverfolgung bzw. damit die Bestellung beim Leistungserbringer angemahnt werden kann.

Team Lager – Wareneingang erstellen#

Trifft das Gerät ein, wird der Wareneingang bearbeitet. Den Wareneingang können LagermitarbeiterInnen direkt aus dem Rollencenter über den Bereich Aktionen – Wareneingang anlegen. Nach Ergänzen des Lagerortes wird über Funktion "Herkunftsbelegzeilen holen“ im Menüband die Bestellung ausgewählt.

Da die Bestellung aus dem Call heraus angelegt wurde, ist sowohl in der Bestellung als auch im Wareneingang die Seriennummer bereits vorbelegt.

Der Wareneingang wird nun über die Funktion "Wareneingang buchen“ im Menüband gebucht. Ist das Gerät als Betriebsstundenpflichtig gekennzeichnet, können mit einer nachfolgenden Abfrage die Betriebsstunden angegeben werden.

Nach Abschluss des Belegs Wiedereinsatzbestellung im Call wird der Technikauftrag erzeugt. Der Bearbeitungsstatus in den Callzeilen hat sich entsprechend der Einrichtung umgestellt und wird in den Technikauftrag mit übernommen.

Team Technik – Wiedereinsatzgerät prüfen#

Im Rollencenter werden über die Kachel "Technikauftrag Arbeitsvorrat“ diejenigen Technikaufträge angezeigt, die einem Status zur Weiterbearbeitung des Technikauftrags entsprechen.

Der Bearbeitungsstatus für den Call steht auf "Kostenvoranschlag schätzen“. Wird die relevante Zeile markiert kann über die Funktion "Bearbeiten“ der Technikauftrag geöffnet werden.

Im Technikauftrag können die Aufwände für die Aufbereitung über Funktion – Start - Stücklistenkomponenten ausgewählt und in das Inforegister "Planung Material/ Ressourcen“ übernommen werden.

Stimmen die Mengen und Aufwände, wird die Funktion "Planung abschließen“ ausgeführt. Diese Funktion übernimmt die Aufwände in den Abrechnungsplan, woraufhin das Stellen des Kostenvoranschlags an Kostenträger erfolgen kann.

Hinweis

Erst mit der Funktion "Planung abschließen“ wird der Verbrauch an den Abrechnungsplan übermittelt. Vergessen TechnikerInnen das Ausführen der Funktion und verbuchen und schließen den Technikauftrag anschließend ab, wird der Verbrauch nicht an den Abrechnungsplan übermittelt.

ServicetechnikerInnen müssen damit einen neuen Technikauftrag erstellen und den Verbrauch erneut eintragen.

Der Bearbeitungsstatus ändert sich automatisch auf "KV ermittelt“.

Team Innendienst: Kostenvoranschlag an den Kostenträger verschicken#
Kostenvoranschlag manuell versenden#

Über diejenigen Calls, für die ein Kostenvoranschlag erstellt werden soll, kann eine Filterung erfolgen.

Dazu wird die Call Übersicht (Gerät) aufgerufen. Der Filter wird geöffnet und der Bearbeitungsstatus bspw. "21A-T-KV ERMITTELT" ausgewählt. Mit Klick auf das Symbol "Speichern unter“ kann dieser Filter für die nächsten Aufrufe gesichert werden. Die Bezeichnung ist dabei frei definierbar.

Über den Call kann über das Menüband der Abrechnungsplan aufgerufen werden.

Bevor der Kostenvoranschlag verschickt werden kann, muss der Status der Info Anforderung auf "Freigegeben“ gesetzt werden.

Der Kostenvoranschlag wird anschließend über die Funktion "Senden nach Voreinstellung“ verschickt. Der Eingang der Genehmigung wird über die eBox bearbeitet und ändert den Status der Info Anforderung im Liefer-/ Abrechnungsplan auf "Info OK".

Kostenvoranschlag automatisch versenden#

Im Rollencenter "Rezeptabwicklung" befindet sich die Kachel "Info. Anf. Offen“. Hinter dieser Kachel befinden sich alle Info.-Anforderungen, die noch nicht freigegeben sind.

An der Anzeige Vertragsperiode ist zu erkennen, um was für eine Vorgangsart es sich handelt. Das Feld "APE vorhanden“ sagt aus, ob die Abrechnungsplaneinteilung mit Zeilen gefüllt oder noch leer ist.

Der Innendienst kann von hier aus alle Info.-Anforderungen mit Vertragsperioden "WE" und "APE" vorhanden Ja, freigeben.

Über Rollencenter über den Stapellauf "Info Anforderungen akt.“ wird der Kostenvoranschlag mit dem nächsten Lauf automatisch verschickt.

Team Technik: Reparatur durchführen#

Im Rollencenter über die Kachel "Technikauftrag Arbeitsvorrat“ wird der Technikauftrag angezeigt.

Mit Genehmigung des Kostenvoranschlags und Bearbeitung über die eBox wird der Bearbeitungsstatus im Call umgesetzt, sodass die Aufbereitung durch ServicetechnikerInnen erfolgen kann.

Über die Funktion "Bearbeiten“ kann direkt in den Technikauftrag gewechselt werden. TechnikerInnen können nun die Aufbereitung durchführen und im Anschluss die Planung in die Verbrauchzeilen übernehmen.

Team Techniker: Verbrauch buchen und Technikauftrag abschließen#

Sobald der Verbrauch über die Funktion "Verbrauch buchen" im Technikauftrag gebucht wird, entfernen sich die Verbrauchszeilen automatisch und das System trägt die Menge des Verbrauchs im Inforegister Planung Material/ Ressourcen im Feld "Menge verbraucht“ ein.

Der Technikauftrag wird dann über "Auftragszeile abschließen“ im Menüband abgeschlossen.

Team Technik: Umlagerung erstellen#

Das Gerät ist nun aufbereitet und die interne Umlagerung wird über den Call erzeugt. Im Rollencenter können TechnikerInnen über die Kachel "Technik Call“ den Call über "Bearbeiten" aufrufen.

Über die verknüpften Belege kann die Belegnummer geöffnet und die Umlagerung für das fertige Gerät vom Reparatur- auf das Hauptlager gebucht werden.

Team Innendienst: Verkaufsauftrag erstellen#

Der Innendienst kann sich in der Call Übersicht (Gerät) diejenigen Calls filtern (und abspeichern) deren Status die beendete Aufbereitung darstellt.

Auch hier kann der Call direkt geöffnet und über den Abrechnungsplan der Lieferplan geöffnet werden.

Im Lieferplan wird über "Abrufpositionen erstellen“ im Menüband die Abrufposition in die Lieferplaneinteilungen übernommen und der Auftrag angelegt. Da die Lieferplanzeile per Vertragsdefinition auf Lieferungsart "Abruf“ steht, wird dieser Auftrag nicht über die Stapelläufe abgerufen.

Team Lager: Warenausgang erstellen und buchen#

Über das Rollencenter für LagermitarbeiterInnen kann im Bereich "Aktionen" ein neuer Warenausgang erstellt werden.

Die Seriennummer ist bereits im Lieferplan hinterlegt und wurde in die Auftragszeile übernommen. Somit ist das Gerät für diesen Debitor reserviert. Der Versand ruft diesen Auftrag nun in einen Warenausgang ab (Funktion Herkunftsbelege holen). Stellt das Gerät ein und versendet es an den Kunden.

Team Innendienst - Call abschließen#

Ist der Auftrag abgerufen, wird der Call durch den Innendienst abgeschlossen. Dazu wird im Call die Funktion "Call abschließen“ verwendet.

Team Innendienst - Rechnung erstellen#

Ist die Lieferung erfolgt, wird der Fehlercode "ABWARTEN" aus der Abrechnungsplaneinteilung automatisch entfernt. Zudem wird die Info Anforderung für den Abliefernachweis erzeugt, die damit weiterhin die Abrechnung sperrt.

Die Lieferbestätigung wird, wie bei der Verordnung, über die eBox der Info Anforderung zugeordnet.

Sobald der Abliefernachweis der Info Anforderung zugeordnet ist und diese auf "Info OK" gesetzt wird, wird der Abrechnungsplan freigegeben.

Die Rechnung kann manuell aus dem Abrechnungsplan oder über den Stapellauf generiert werden. Der Rechnungsbeleg enthält hierbei u.a. die Seriennummer und Registernummer des Geräts.

Gerät im eigenen Haus#

Das wiedereinzusetzende Gerät befindet sich im Haus, wird aufbereitet und anschließend an den Kunden verschickt. Es wird die Kundenservice Prozessart "WE GE IH" dafür verwendet.

Hier sind folgende Prozessbelege definiert:

  1. Das Gerät wird vom Hauptlager auf das Reparaturlager umgelagert. Nach Buchung der Umlagerung erstellt sich automatisch der Technikauftrag.

  2. TechnikerInnen überprüfen das Gerät und tragen die Ersatzteile und die Arbeitszeit in den Technikauftrag ein. Nach Genehmigung und Reparatur des Geräts buchen TechnikerInnen das Verbrauchsmaterial und schließen den Technikauftrag ab.

  3. Mit dem Abschluss des Technikauftrags erstellt sich automatisch die Umlagerung vom Reparaturlager auf das Hauptlager. Sobald die Umlagerung gebucht wird, kann das Gerät ausgeliefert werden.
    o Reparaturlager ist kein auslieferungsfähiges Lager
    o Hauptlager ist ein auslieferungsfähiges Lager

Team Innendienst - Vorgangsanlage#

Startpunkt des Wiedereinsatzes ist, wie bei allen Versorgungen auch, die eBox. Eingescannt ist eine Verordnung, welche die Versorgung beauftragt.

Bei neuen Kunden wird über "Neuer Debitor aus Kurzerfassung“ die PatientInnen angelegt. Dabei werden vom Rezept ausgelesene Daten übernommen, sodass in der Pflichtfeldprüfung nur noch die fehlenden Informationen hinterlegt werden.

Anschließend kann aus der eBox heraus direkt über die Funktion "Neue Vorgangsperiode anlegen“ ein neuer Vorgang angelegt werden.

Hierbei muss die entsprechende Vorgangsart ausgewählt werden.

Für den Kunden stehen zwei Verträge zur Auswahl. Zum einen der Wiedereinsatz Vertrag und zum anderen ein Kauf Vertrag, der bei negativer Poolabfrage zur Geltung kommt.

Nach Anzeige der zwei Verträge muss zunächst eine manuelle Poolabfrage auf der entsprechenden Plattform erfolgen, bevor ein Vertrag ausgewählt werden kann. Der Vorgang wird somit abgebrochen und kein Vertrag ausgewählt, bis die Rückmeldung zur Poolabfrage eingeht.

Die Bearbeitungspages werden geschlossen und die Verordnung über die eBox per Funktion "Anderes Team zuweisen“ dem Team "POOL“ zugewiesen. Diesem Team werden alle Verordnungen übergeben, bei denen aktuell eine Poolabfrage gestartet wurde.

Hinweis

Wenn SachbearbeiterInnen bei der Rezeptbearbeitung bereits wissen, dass eine Poolabfrage durchgeführt werden muss, kann das Rezept direkt dem Team "POOL" zugewiesen werden und den Schritt bis zur Vertragswahl ausgelassen werden.

Hierdurch wird die Verordnung in die allgemeine Belegauswahl verschoben – mit der Teamkennung "POOL“. Durch AnwenderInnen erfolgt eine manuelle Poolabfrage auf der jeweiligen Plattform (MIP, HMM).

Negative Poolabfrage#

Bei negativem Ausgang der Poolabfrage (kein Gerät steht zur Verfügung) wird nun aus dem Team "Pool“ heraus die Verordnung in die eBox abgerufen und ein Vorgang für den Kauf angelegt.

Dieser Prozess wird über die übliche Abwicklung zur Vorgangsanlage ausgeführt, die hier nicht weiter dargestellt wird.

Positive Poolabfrage#

Bei positiver Poolabfrage (Gerät ist verfügbar) wird aus dem Team "POOL“ heraus die Verordnung in die eigene eBox abgerufen und ein Vorgang ("Neue Vorgangsperiode anlegen“) mit Auswahl des Wiedereinsatz Vertrags angelegt.

Bei der Vertragsauswahl ist zu beachten, dass die Vertragsperiode auf "WE" geändert werden muss. Standardmäßig ist hier die "E1" hinterlegt. Nur wenn die Vertragsperiode umgesetzt wird, werden im Folgenden die entsprechenden Vertragszeilen nach Auswahl des Vertrags in der "Vertragssuche Ebene 1“ angezeigt.

Das entsprechende Gerät wird ausgewählt und die Vorgangsperiodenkarte bearbeitet.

Die Vorgangsperiodenkarte wird bereits mit diversen Informationen aus dem Vertrag und der gescannten Verordnung angezeigt. Bei Bestätigung der Vorgangsperiodenkarte mit "OK" werden Liefer- und Abrechnungsplan angelegt.

Team Innendienst – Call anlegen#

Im Lieferplan wird die Lieferplanzeile des Geräts bearbeitet.

Über "Lieferplanzeilen > Zeile > Bearbeiten" wird die auf der Plattform für die Versorgung bereitgestellte Seriennummer eingetragen. Ist diese dem System bekannt, wird sie im Feld "Seriennummer" über den Assist Button […] ausgewählt.

Da der elektronische Kostenvoranschlag mit Informationen aus dem Abrechnungsplan ergänzt wird, muss die Registernummer in den Zusatzfeldern des Abrechnungsplans eingetragen werden. Dazu wird der Abrechnungsplan geöffnet und über "Abrechnungsplanzeilen > Zeile > Zusatzfelder" die Registernummer eingetragen.

Schließen Sie die Seite und kehren Sie zurück in den Lieferplan und geben Sie dieser anschließend frei.

Weiterhin kann nun die Info Anforderung, die der Kontrolle einer erfolgten Poolabfrage dient, auf den Status "Info OK" gesetzt werden. Dazu wird die Info Anforderung geöffnet und über die Funktion "Info OK“ auf "Info OK" gesetzt. Alternativ ist diese Funktion direkt im Lieferplan aufrufbar. Dazu wird die Info Anforderungszeile markiert und ebenfalls die Funktion "Info OK“ verwendet.

Hinweis

Falls der Reservierungsbeleg vom Wiedereinsatzgerät mit an die Krankenkasse geschickt werden soll, kann der Beleg entweder eingescannt und über die eBox oder per Drag & Drop der Info.-Anforderung zugeordnet werden. Eine entsprechende Einrichtung der verketteten Belege kann vorgeben, dass dieser Beleg mit an den Kostenträger übermittelt wird. Weiterführende Informationen finden Sie unter Informationsmanagement (IRM).

Der Status der Info Anforderung für den Kostenvoranschlag bleibt vorerst auf "Offen“, damit der Kostenvoranschlag nicht automatisch über den Stapellauf verschickt wird.

Im nächsten Schritt ist über die Lieferplanzeilen die Funktion "Call erstellen“ für die Lieferplanzeile des Geräts auszuführen. Diese Lieferplanzeile sollte vor dem Ausführen der Funktion markiert werden.

Das System legt einen Call für das Gerät an, welches wiedereingesetzt werden soll. Dabei werden neben der Artikel- und Seriennummer auch der Wiedereinsatzvertrag in den Call übernommen. Auf Basis des Calls erfolgt die Aufbereitung des Gerätes sowie die Umlagerung zur Auslieferung.

Nach Anlage des Calls ist im Inforegister "Allgemein" die Prozessart auszuwählen. Aufgrund der Technik Prozessgruppen im Vertrag sind diese Prozessarten bereits auf die zulässigen Kundenservice Prozessarten vorgefiltert.

Im Call werden vor dem Start der Prozesskette die für die Umlagerung notwendigen Informationen zu Lagerort und Lagerplatz hinterlegt. Dazu wird die Zeile für die Umlagerung im Inforegister "Verknüpfte Belege“ markiert und über "Bearbeiten“ der Lagerort als auch Lagerplatz ergänzt.

Die Bearbeitung erfolgt für beide Umlagerungszeilen, da eine Umlagerung das Gerät vom Haupt- auf das Reparaturlager und die zweite Umlagerung das Gerät vom Reparatur- auf das Hauptlager bewegt.

Mit dem Aufruf "Zurück zur Liste“ gelangen Sie zurück in die Belegübersicht des Calls.

Anschließend wird die Prozesskette über die Funktion "Erstelle Call Belege“ im Menüband gestartet.

Team Lager – Umlagerung buchen#

Das Wiedereinsatzgerät wird über das Umlagerungs Buch.-Blatt vom Hauptlager auf das Reparaturlager gebucht.

Nach dem Buchen der Umlagerung werden automatisch der Technikauftrag angelegt und der Bearbeitungsstatus in den Callzeilen gewechselt.

Team Technik – Wiedereinsatzgerät prüfen#

Im Rollencenter werden über die Kachel "Technikauftrag Arbeitsvorrat“ diejenigen Technikaufträge angezeigt, die einem Status zur Weiterbearbeitung des Technikauftrags entsprechen.

Der Bearbeitungsstatus für den Call steht auf "Kostenvoranschlag schätzen“. Wird die relevante Zeile markiert kann über die Funktion "Bearbeiten“ der Technikauftrag geöffnet werden. Der Bearbeitungsstatus wurde automatisch aus dem Call in den Technikauftrag übernommen.

Im Technikauftrag können die Aufwände für die Aufbereitung über die Funktion "Stücklistenkomponenten" ausgewählt und in das Inforegister "Planung Material/ Ressourcen“ übernommen werden.

Stimmen die Mengen und Aufwände, wird die Funktion "Planung abschließen“ ausgeführt. Diese Funktion übernimmt die Aufwände in den Abrechnungsplan, woraufhin das Stellen des Kostenvoranschlags an Kostenträger erfolgen kann.

Hinweis

Erst mit der Funktion "Planung abschließen“ wird der Verbrauch an den Abrechnungsplan übermittelt. Vergessen TechnikerInnen das Ausführen der Funktion und verbuchen und schließen den Technikauftrag anschließend ab, wird der Verbrauch nicht an den Abrechnungsplan übermittelt.

ServicetechnikerInnen müssen damit einen neuen Technikauftrag erstellen und den Verbrauch erneut eintragen.

Der Bearbeitungsstatus ändert sich automatisch auf "KV ermittelt“.

Team Innendienst – Kostenvoranschlag an die Krankenkasse verschicken#
Kostenvoranschlag manuell versenden#

Über diejenigen Calls, für die ein Kostenvoranschlag erstellt werden soll, kann eine Filterung erfolgen. Dazu wird die Call Übersicht (Gerät) aufgerufen. Der Filter wird geöffnet und der Bearbeitungsstatus beispielsweise "21A-T-KV ERMITTELT" ausgewählt. Mit Klick auf das Symbol "Speichern unter“ kann dieser Filter für die nächsten Aufrufe gesichert werden. Die Bezeichnung ist dabei frei definierbar.

Über den Call über "Abrechnungsplan" im Manüband kann dieser aufgerufen werden.

Bevor der Kostenvoranschlag verschickt werden kann, muss der Status der Info Anforderung auf "Freigegeben“ gesetzt werden.

Der Kostenvoranschlag wird anschließend über die Funktion "Senden nach Voreinstellung“ verschickt. Der Eingang der Genehmigung wird über die "eBox" bearbeitet und ändert den Status der Info Anforderung im Liefer-/ Abrechnungsplan auf "Info OK".

Kostenvoranschlag automatisch versenden#

Im Rollencenter Rezeptabwicklung befindet sich die Kachel "Info. Anf. Offen“. Hinter dieser Kachel befinden sich alle Info.-Anforderungen, die noch nicht freigegeben sind. An der Anzeige Vertragsperiode ist zu erkennen, um was für eine Vorgangsart es sich handelt. Das Feld "APE vorhanden“ sagt aus, ob die Abrechnungsplaneinteilung mit Zeilen gefüllt oder noch leer ist.

Der Innendienst kann von hier aus alle Info.-Anforderungen mit Vertragsperioden = "WE" und "APE" vorhanden = "Ja", freigeben.

Über den Stapellauf "Info Anforderungen akt.“ im Rollencenter wird der Kostenvoranschlag mit dem nächsten Lauf automatisch verschickt.

Team Technik – Reparatur durchführen#

Im Rollencenter wird über die Kachel "Technikauftrag Arbeitsvorrat“ der Technikauftrag angezeigt.

Mit Genehmigung des Kostenvoranschlags und Bearbeitung über die eBox wird der Bearbeitungsstatus im Call umgesetzt, sodass die Aufbereitung durch die ServicetechnikerInnen erfolgen kann.

Über "Bearbeiten“ kann direkt in den Technikauftrag gewechselt werden. TechnikerInnen können nun die Aufbereitung durchführen und im Anschluss die Planung in die Verbrauchzeilen übernehmen. Dies erfolgt über die Funktion "Planungs- in Verbrauchszeilen übernehmen“.

Team Techniker: Verbrauch buchen und Technikauftrag abschließen#

Sobald der Verbrauch über die Funktion "Verbrauch buchen" im Menüband gebucht wird, entfernen sich die Verbrauchszeilen automatisch und das System trägt die Menge des Verbrauchs im Inforegister "Planung Material/ Ressourcen" im Feld "Menge verbraucht“ ein.

Der Technikauftrag wird dann über "Auftragszeile abschließen“ im Menüband abgeschlossen.

Team Technik – Umlagerung erstellen#

Das Gerät ist nun aufbereitet und die interne Umlagerung wird über den Call erzeugt.

Im Rollencenter können TechnikerInnen über die Kachel "Technik Call“ den Call über "Bearbeiten" aufrufen. Über die verknüpften Belege kann die Belegnummer geöffnet und die Umlagerung für das fertige Gerät vom Reparatur- auf das Hauptlager gebucht werden.

Team Innendienst – Verkaufsauftrag erstellen#

Der Innendienst kann sich in der Call Übersicht (Gerät) diejenigen Calls filtern (und abspeichern) deren Status die beendete Aufbereitung darstellt. Auch hier kann der Call direkt geöffnet und über den Abrechnungsplan der Lieferplan geöffnet werden.

Im Lieferplan wird über "Abrufpositionen erstellen“ im Menüband die Abrufposition in die Lieferplaneinteilungen übernommen und der Auftrag angelegt. Da die Lieferplanzeile per Vertragsdefinition auf Lieferungsart "Abruf“ steht, wird dieser Auftrag nicht über die Stapelläufe abgerufen.

Team Lager – Warenausgang erstellen und buchen#

Über das Rollencenter für LagermitarbeiterInnen kann im Bereich "Aktionen" ein neuer Warenausgang erstellt werden.

Die Seriennummer ist bereits im Lieferplan hinterlegt und wurde in die Auftragszeile übernommen. Somit ist das Gerät für diesen Debitor reserviert. Der Versand ruft diesen Auftrag nun in einen Warenausgang ab (Funktion: "Herkunftsbelege holen"), stellt das Gerät ein und versendet es an den Kunden (Funktion: "Warenausgang buchen").

Team Innendienst – Call abschließen#

Ist der Auftrag abgerufen, wird der Call durch den Innendienst abgeschlossen. Dazu wird im Call die Funktion "Call abschließen“ verwendet.

Der Innendienst hat auch hier die Möglichkeit, sich auf Basis des Bearbeitungsstatus, über einen manuell angelegten Filter alle abschlussfähigen Calls anzeigen zu lassen.

Team Innendienst – Rechnung erstellen#

Ist die Lieferung erfolgt, wird der Fehlercode "ABWARTEN" aus der Abrechnungsplaneinteilung automatisch entfernt. Zudem wird die Info Anforderung für den Abliefernachweis erzeugt, die damit weiterhin die Abrechnung sperrt.

Die Lieferbestätigung wird, wie bei der Verordnung, über die eBox der Info Anforderung zugeordnet.

Sobald der Abliefernachweis der Info Anforderung zugeordnet ist und diese auf Info OK gesetzt wird, wird der Abrechnungsplan freigegeben.

Die Rechnung kann manuell aus dem Abrechnungsplan oder über den Stapellauf generiert werden. Der Rechnungsbeleg enthält hierbei u.a. die Seriennummer und Registernummer des Geräts.

Gerät in anderer Filiale#

Das wiedereinzusetzende Gerät wird aufbereitet und anschließend zu einer Filiale verschickt, um es von dort an den Kunden zu versenden. Folgende Kundenservice Prozessart wird dafür im Call eingesetzt "WE GE FIL". Hier sind folgende Prozessbelege definiert:

  1. Das Gerät wird vom Hauptlager auf das Reparaturlager umgelagert. Nach Buchung der Umlagerung erstellt sich automatisch der Technikauftrag.

  2. TechnikerInnen überprüfen das Gerät und tragen die Ersatzteile sowie die Arbeitszeit in den Technikauftrag ein. Nach Genehmigung und Reparatur des Geräts buchen TechnikerInnen das Verbrauchsmaterial und schließen den Technikauftrag ab.

  3. Mit dem Abschluss des Technikauftrags erstellt sich automatisch die Umlagerung vom Reparaturlager auf die Filiale. Sobald die Umlagerung gebucht wird, kann das Gerät ausgeliefert werden.

Team Innendienst - Vorgangsanlage#

Startpunkt des Wiedereinsatzes ist, wie bei allen Versorgungen auch, die eBox. Eingescannt ist eine Verordnung, welche die Versorgung beauftragt.

Bei neuen Kunden wird über "Neuer Debitor aus Kurzerfassung“ die PatientInnen angelegt. Dabei werden vom Rezept ausgelesene Daten übernommen, sodass in der Pflichtfeldprüfung nur noch die fehlenden Informationen hinterlegt werden.

Anschließend kann aus der eBox heraus direkt ein neuer Vorgang über Funktion "Neue Vorgangsperiode anlegen“ angelegt werden.

Hierbei muss die entsprechende Vorgangsart ausgewählt werden.

Für den Kunden stehen zwei Verträge zur Auswahl. Zum einen der Wiedereinsatz Vertrag und zum anderen ein Kauf Vertrag, der bei negativer Poolabfrage zur Geltung kommt.

Nach Anzeige der zwei Verträge muss zunächst eine manuelle Poolabfrage auf der entsprechenden Plattform erfolgen, bevor ein Vertrag ausgewählt werden kann. Der Vorgang wird somit abgebrochen und kein Vertrag ausgewählt, bis die Rückmeldung zur Poolabfrage eingeht.

Die Bearbeitungsseite werden geschlossen und die Verordnung über die eBox über die Funktion "Anderes Team zuweisen“ dem Team "POOL“ zugewiesen. Diesem Team werden alle Verordnungen übergeben, bei denen aktuell eine Poolabfrage gestartet wurde.

Hinweis

Wenn SachbearbeiterInnen bei der Rezeptbearbeitung bereits wissen, dass eine Poolabfrage durchgeführt werden muss, kann das Rezept direkt dem Team "POOL" zugewiesen und den Schritt bis zur Vertragswahl ausgelassen werden.

Hierdurch wird die Verordnung mit der Teamkennung "POOL“ in die allgemeine Belegauswahl verschoben. Durch die AnwenderInnen erfolgt eine manuelle Poolabfrage auf der jeweiligen Plattform (MIP, HMM).

Negative Poolabfrage#

Bei negativer Poolabfrage (es steht kein Gerät zur Verfügung) wird aus dem Team "POOL“ heraus die Verordnung in die eigene eBox abgerufen und ein Vorgang mit Auswahl des Kauf Vertrags angelegt.

Dieser Prozess wird über die übliche Abwicklung zur Vorgangsanlage ausgeführt, die hier nicht weiter dargestellt wird.

Positive Poolabfrage#

Bei positiver Poolabfrage (Gerät ist verfügbar) wird aus dem Team "POOL“ heraus die Verordnung in die eigene eBox abgerufen und ein Vorgang ("Neue Vorgangsperiode anlegen“) mit Auswahl des Wiedereinsatz Vertrags angelegt.

Bei der Vertragsauswahl ist zu beachten, dass die Vertragsperiode auf "WE" geändert werden muss. Standardmäßig ist hier die "E1" hinterlegt. Nur wenn die Vertragsperiode umgesetzt wird, werden im Folgenden die entsprechenden Vertragszeilen nach Auswahl des Vertrags in der "Vertragssuche Ebene 1“ angezeigt.

Das entsprechende Gerät wird ausgewählt und die Vorgangsperiodenkarte bearbeitet.

Die Vorgangsperiodenkarte wird bereits mit diversen Informationen aus dem Vertrag und der gescannten Verordnung angezeigt. Bei Bestätigung der Vorgangsperiodenkarte mit "OK" werden Liefer- und Abrechnungsplan angelegt.

Team Innendienst – Call anlegen#

Im Lieferplan wird die Lieferplanzeile des Geräts bearbeitet.

Über "Lieferplanzeilen > Zeile > Bearbeiten" wird die auf der Plattform für die Versorgung bereitgestellte Seriennummer eingetragen. Ist diese dem System bekannt, wird sie im Feld Seriennummer über den Assist Button […] ausgewählt.

Da der elektronische Kostenvoranschlag mit Informationen aus dem Abrechnungsplan ergänzt wird, muss die Registernummer in den Zusatzfeldern des Abrechnungsplans eingetragen werden. Dazu wird der Abrechnungsplan geöffnet und über "Abrechnungsplanzeilen > Zeile > Zusatzfelder" die Registernummer eingetragen.

Verlassen Sie die Seite und kehren zurück in den Lieferplan und geben Sie diesen frei.

Weiterhin kann nun die Info Anforderung, die der Kontrolle einer erfolgten Poolabfrage dient, auf den Status "Info OK" gesetzt werden. Dazu wird die Info Anforderung geöffnet und die Funktion "Info OK“ auf "Info OK" gesetzt. Alternativ ist diese Funktion direkt im Lieferplan aufrufbar. Dazu wird die Info Anforderungszeile markiert und ebenfalls die Funktion "Info OK“ verwendet.

Hinweis

Falls der Reservierungsbeleg vom Wiedereinsatzgerät mit an die Krankenkasse geschickt werden soll, kann der Beleg entweder eingescannt und über die eBox oder per Drag & Drop der Info.-Anforderung zugeordnet werden. Eine entsprechende Einrichtung der verketteten Belege kann vorgeben, dass dieser Beleg mit an den Kostenträger übermittelt wird. Weiterführende Informationen finden Sie unter Informationsmanagement (IRM).

Der Status der Info Anforderung für den Kostenvoranschlag bleibt vorerst auf "Offen“, damit der Kostenvoranschlag nicht automatisch über den Stapellauf verschickt wird.

Im nächsten Schritt ist über die Lieferplanzeilen die Funktion "Call erstellen“ für die Lieferplanzeile des Geräts auszuführen. Diese Lieferplanzeile sollte vor dem Ausführen der Funktion markiert werden.

Das System legt einen Call für das Gerät an, welches wiedereingesetzt werden soll. Dabei werden neben der Artikel- und Seriennummer auch der Wiedereinsatzvertrag in den Call übernommen. Auf Basis des Calls werden die Aufbereitung des Gerätes sowie die Umlagerung in die Filiale abgebildet.

Nach Anlage des Calls ist im Inforegister "Allgemein" die Prozessart auszuwählen. Aufgrund der Technik Prozessgruppen im Vertrag sind diese Prozessarten bereits auf die zulässigen Kundenservice Prozessarten vorgefiltert.

Im Call werden vor Start der Prozesskette die für die Umlagerung notwendigen Informationen zu Lagerort und Lagerplatz hinterlegt. Dazu wird die Zeile für die Umlagerung im Inforegister "Verknüpfte Belege“ markiert und über "Bearbeiten“ der Lagerort als auch Lagerplatz ergänzt.

Die Bearbeitung erfolgt für beide Umlagerungszeilen, da eine Umlagerung das Gerät vom Haupt- auf das Reparaturlager und die zweite Umlagerung das Gerät vom Reparatur- auf das Hauptlager bewegt. Vom Hauptlager wird das Gerät verschickt.

Mit dem Aufruf "Zurück zur Liste“ gelangen Sie zurück in die Belegübersicht des Calls.

Anschließend wird die Prozesskette über die Funktion "Erstelle Call Belege“ gestartet.

Team Lager – Umlagerung erstellen#

Das Wiedereinsatzgerät wird über das Umlagerungs Buch.-Blatt vom Hauptlager auf das Reparaturlager gebucht.

Nach dem Buchen der Umlagerung werden automatisch der Technikauftrag angelegt und der Bearbeitungsstatus in den Callzeilen gewechselt.

Team Technik – Wiedereinsatzgerät prüfen#

Im Rollencenter werden über die Kachel "Technikauftrag Arbeitsvorrat“ diejenigen Technikaufträge angezeigt, die einem Status zur Weiterbearbeitung des Technikauftrags entsprechen.

Der Bearbeitungsstatus für den Call steht auf "Kostenvoranschlag schätzen“. Wird die relevante Zeile markiert kann über "Bearbeiten“ der Technikauftrag geöffnet werden. Der Bearbeitungsstatus wurde automatisch aus dem Call in den Technikauftrag übernommen.

Im Technikauftrag können die Aufwände für die Aufbereitung über die Funktion "Stücklistenkomponenten" ausgewählt und in das Inforegister "Planung Material/ Ressourcen“ übernommen werden.

Stimmen die Mengen und Aufwände, wird über die Funktion "Planung abschließen“ ausgeführt werden. Diese Funktion übernimmt die Aufwände in den Abrechnungsplan, woraufhin das Stellen des Kostenvoranschlags an Kostenträger erfolgen kann.

Hinweis

Erst mit der Funktion "Planung abschließen“ wird der Verbrauch an den Abrechnungsplan übermittelt. Vergessen TechnikerInnen das Ausführen der Funktion und verbuchen und schließen den Technikauftrag anschließend ab, wird der Verbrauch nicht an den Abrechnungsplan übermittelt.

ServicetechnikerInnen müssen damit einen neuen Technikauftrag erstellen und den Verbrauch erneut eintragen.

Der Bearbeitungsstatus ändert sich automatisch auf "KV ermittelt“.

Team Innendienst – Kostenvoranschlag an die Krankenkasse verschicken#
Kostenvoranschlag manuell versenden#

Über diejenigen Calls, für die ein Kostenvoranschlag erstellt werden soll, kann eine Filterung erfolgen. Dazu wird die Call Übersicht (Gerät) aufgerufen. Der Filter wird geöffnet und der Bearbeitungsstatus beispielweise "21A-T-KV ERMITTELT" ausgewählt. Mit Klick auf das Symbol "Speichern unter“ kann dieser Filter für die nächsten Aufrufe gesichert werden. Die Bezeichnung ist dabei frei definierbar.

Über den Call über "Abrechnungsplan" im Menüband kann dieser aufgerufen werden.

Bevor der Kostenvoranschlag verschickt werden kann, muss der Status der Info Anforderung auf "Freigegeben“ gesetzt werden.

Der Kostenvoranschlag wird anschließend über die Funktion "Senden nach Voreinstellung“ verschickt. Der Eingang der Genehmigung wird über die "eBox" bearbeitet und ändert den Status der Info Anforderung im Liefer-/ Abrechnungsplan auf Info OK.

Kostenvoranschlag automatisch versenden#

Im Rollencenter Rezeptabwicklung befindet sich die Kachel "Info. Anf. Offen“. Hinter dieser Kachel befinden sich alle Info.-Anforderungen, die noch nicht freigegeben sind. An der Anzeige Vertragsperiode ist zu erkennen, um was für eine Vorgangsart es sich handelt. Das Feld "APE vorhanden“ sagt aus, ob die Abrechnungsplaneinteilung mit Zeilen gefüllt oder noch leer ist.

Der Innendienst kann von hier aus alle Info.-Anforderungen mit Vertragsperioden = "WE" und "APE" vorhanden = "Ja", freigeben.

Über den Stapellauf "Info Anforderungen akt.“ im Rollencenter wird der Kostenvoranschlag mit dem nächsten Lauf automatisch verschickt.

Team Technik – Reparatur durchführen#

Im Rollencenter wird über die Kachel "Technikauftrag Arbeitsvorrat“ der Technikauftrag angezeigt.

Mit Genehmigung des Kostenvoranschlags und Bearbeitung über die eBox wird der Bearbeitungsstatus im Call umgesetzt, sodass die Aufbereitung durch die ServicetechnikerInnen erfolgen kann.

Über "Bearbeiten“ kann direkt in den Technikauftrag gewechselt werden. TechnikerInnen können nun die Aufbereitung durchführen und im Anschluss die Planung in die Verbrauchzeilen übernehmen. Dies erfolgt über die Funktion "Planungs- in Verbrauchszeilen übernehmen“.

Team Techniker: Verbrauch buchen und Technikauftrag abschließen#

Sobald der Verbrauch über "Verbrauch buchen" im Menüband gebucht wird, entfernen sich die Verbrauchszeilen automatisch und das System trägt die Menge des Verbrauchs im Inforegister "Planung Material/ Ressourcen" im Feld "Menge verbraucht“ ein.

Der Technikauftrag wird dann über "Auftragszeile abschließen“ im Menüband abgeschlossen.

Team Lager – Umlagerungsauftrag erstellen#

Mit Abschluss des Technikauftrags wird der Folgebeleg, der Umlagerungsauftrag für die Umlagerung in die Filiale, erzeugt. Über den Umlagerungsauftrag wird ein Warenausgang erstellt und dieser gebucht.

Team Filiale – Wareneingang erstellen und buchen#

Kommt das Gerät in der Filiale an, wird dort der Wareneingang gebucht.

Dies erfolgt entweder aus dem Umlagerungsauftrag heraus über die Funktion "Buchen“ oder es wird für den Umlagerungsauftrag ein Wareneingang erstellt und dieser gebucht.

Team Filiale – Verkaufsauftrag erstellen#

Durch das Buchen des Umlagerungsauftrags wird der Call automatisch abgeschlossen. Durch das Team "Filiale" wird im Lieferplan über "Abrufpositionen erstellen“ im Menüband die Abrufposition in die Lieferplaneinteilungen übernommen und der Auftrag angelegt. Da die Lieferplanzeile per Vertragsdefinition auf Lieferungsart "Abruf“ steht, wird dieser Auftrag nicht über die Stapelläufe abgerufen.

Team Filiale – Warenausgang erstellen und buchen#

Über das Rollencenter für LagermitarbeiterInnen kann im Bereich "Aktionen" ein neuer Warenausgang erstellt werden.

Die Seriennummer ist bereits im Lieferplan hinterlegt und wurde in die Auftragszeile übernommen. Somit ist das Gerät für diesen Debitor reserviert. Die Filiale ruft diesen Auftrag nun in einen Warenausgang ab (Funktion: "Herkunftsbelege holen"), stellt das Gerät ein und versendet/liefert bzw. gibt dieses direkt aus an den Kunden (Funktion: "Warenausgang buchen").

Team Innendienst – Rechnung erstellen#

Ist die Lieferung erfolgt, wird der Fehlercode "ABWARTEN" aus der Abrechnungsplaneinteilung automatisch entfernt. Zudem wird die Info Anforderung für den Abliefernachweis erzeugt, die damit weiterhin die Abrechnung sperrt.

Der Abliefernachweis wird von der Filiale zu dem Innendienst geschickt. Die Lieferbestätigung wird dort, wie bei der Verordnung, über die eBox der Info Anforderung zugeordnet.

Sobald der Abliefernachweis der Info Anforderung zugeordnet ist und diese auf Info OK gesetzt wird, wird der Abrechnungsplan freigegeben.

Die Rechnung kann manuell aus dem Abrechnungsplan oder über den Stapellauf generiert werden. Der Rechnungsbeleg enthält hierbei u.a. die Seriennummer und Registernummer des Geräts.

Vorgangsverlängerung#

Ein Vorgang besteht aus mindestens einer, jedoch beliebig vielen, zeitlich lückenlos aufeinanderfolgenden Perioden.

Im Vertrag wird dies über die Einrichtung einzelner Vertragsperioden gesteuert wobei hier die Angabe der Vorgangslaufzeit sowie die Verlängerungsart maßgebend sind, um den Vorgang in die in einzelnen Phasen zu unterteilen.

Über die Funktion der Verlängerung erfolgt die Prüfung des bestehenden, aktiven Vorgangs und die automatische Erstellung der Folgeperiode, sofern es sich um einen Vorgang handelt, der verlängert werden soll.

Im nachfolgenden wird die zugehörige Einrichtung sowie Umfang dieser Funktion beschrieben.

Einrichtung#

Einrichtung im Vertrag#

Der Stapellauf "Vorgangsperioden verlängern“ prüft alle Perioden, die in der letzten Vorgangsperiodenkarte eines Vorganges einen Wert im Feld "Verlängerungsart" gesetzt haben.

Hierbei orientiert sich das System an die Felder "Verlängerung Vorlaufzeit“ und "Verlängerungsart“. Diese werden über den Vertrag in den Vertragsperioden vorgegeben und an die Vorgangsperiodenkarte weitergegeben.

Hinweis

Eine manuelle Übersteuerung in der Vorgangsperiodenkarte ist bei Bedarf möglich.

In der Vertragsversionskarte hinterlegen Sie auf dem Inforegister "Perioden“ die Verlängerungsart sowie Vorlaufzeit.

Feld Beschreibung
Verlängerung Vorlaufzeit Die Vorlaufzeit wird als Zeitformel erfasst z.B. "4W" für 4 Wochen.

Die Vorlaufzeit gibt an, innerhalb welchen Zeitraumes vor Ablauf die Verlängerung durchgeführt wird. Damit wird sichergestellt, dass die Verlängerungen rechtzeitig erzeugt werden. Sodass bei Bedarf die entsprechenden Dokumente, wie z.B. Verordnungen, Therapiepläne, etc. rechtzeitig angefordert werden. Ziel ist es, mit Beginn der Folgeversorgung alle relevanten Unterlagen vorliegen zu haben und eine lückenlose Versorgung zu ermöglichen.

Basis für die Berechnung ist das Feld "Enddatum“ in der Vorgangsperiodenkarte des aktiven Vorgangs.
Verlängerungsart Leer
Es erfolgt keine Verlängerung.

Manuell
Der Lauf Filter zum Verlängern von Vorgängen erzeugt einen eBox Eintrag mit der eBox-Art "LOG", dass die Verlängerung fällig ist. Der Vorgang muss dann aus der Vorgangskarte oder dem Lieferplan heraus manuell verlängert werden.

Vollautomatisch
Der Vorgang wird automatisch durch den Lauf Filter zum Verlängern von Vorgängen verlängert.

Bei Anlage
Steuert bei Vorgangsanlage die automatische Verlängerung. Steht im Vertrag im Inforegister "Perioden" bei einer Periode der Wert "Bei Anlage“ in der Verlängerungsart, so wird direkt die Folgeperiode erzeugt (wird z.B. für einen periodenübergreifenden Gesamtmengenkostenvoranschlag verwendet).

Die eingerichteten Verlängerungen erstellen immer automatisch die nächste Periode entsprechend der Periodenreihenfolge, wobei die letzte Periode, sofern sie im Vertrag mit Verlängerung hinterlegt ist, sich beliebig oft wiederholt.

Falls erforderlich, kann diese Abfolge auch auf andere Perioden, Vertragsversionen oder komplett andere Verträge umgesteuert werden. Hinterlegen Sie hierzu die gewünschten Parameter für die Erstellung der Folgeperioden in der Vertragsversionsperiode.

Füllen Sie die Felder:

  • Folgende Vertragsnr.
  • Folgende Versionsnr.
  • Folgende Periode

Filter für Stapellauf zur Verlängerung#

Der Stapellauf "Vorgänge verlängern“ ist "Nachtlauffähig“. Die Einrichtung eines Aufgabenwarteschlangenposten ist zu empfehlen. Hierfür muss ein Filtercode eingerichtet sein.

Über die in der Aufgabenwarteschlange hinterlegten Parameterzeichenfolge (dies entspricht dem Filtercode) wird der jeweilige Lauf mit den dort eingerichteten Einstellungen verwendet.

Weiterführende Informationen zur Einrichtung eines Aufgabenwarteschlangenposten finden Sie unter "Verwenden von Aufgabenwarteschlangen für die Aufgabenplanung".

Öffnen Sie die Seite "Vorgänge verlängern“ über den Aufruf im Rollencenter Rezeptabwicklung unter "Aktionen" > "Stapellauf" oder alternativ über die Anwendersuche.

Über "Neu“ im Menüband erstellen Sie einen neuen Eintrag. Hinterlegen Sie einen aussagekräftigen Code mit zugehöriger Beschreibung und setzen Sie den Haken im Feld "Filteranforderung anzeigen“. Nun hinterlegen Sie die Filterkriterien über den Aufruf "Bearbeiten“.

Tragen Sie im Inforegister "Vorgangsperiode“ die Kriterien ein.

Beispiel:

Feldnr. Feldfilter
9 Status Freigegeben

Mit dieser Einstellung werden alle aktiven Vorgangsperioden mit dem Status "Freigegeben“ geprüft.

Hinweis

Wenn Sie neue Filter anlegen, setzen Sie immer den Haken im Feld "Filteranforderungen anzeigen“. Dies hat zur Folge, dass Ihnen bei manueller Ausführung die hinterlegten Filterkriterien vor dem Ausführen angezeigt werden und Sie diese bei Bedarf auch noch anpassen können.

Ablauf#

Funktionsumfang Stapellauf#

Der Stapellauf "Vorgänge verlängern“ dient zum einen der Erstellung von Folgeperioden sowie Beendigung von Vorgängen.

Verlängerung
Die Vorgänge werden verlängert, um einerseits notwendige neue Dokumente wie z. B. Verordnungen, Therapiepläne, etc. über die Info.Anforderungen anzufordern und zum anderen kann es auch notwendig sein, dass Lieferungen automatisiert weiter durchgeführt werden.

Beenden von Vorgängen
Der Stapellauf prüft, ob eine (Freigegebene) Vorgangsperiode komplett erledigt ist. Dann wird der Status der Vorgangsperioden von "Freigegeben" auf "Beendet" gesetzt. Dies erhöht die Performance diverser Stapelläufe aber auch die Übersichtlichkeit in den Vorgängen.

Es gelten für das Setzen des Status "Beendet" folgende Kriterien in der Vorgangsperiode:

  • Das Enddatum und das tatsächliche Enddatum müssen (vom Arbeitsdatum ausgesehen) in der Vergangenheit liegen.
  • Wenn die Vorgangsperiode auf manuelle oder automatische Verlängerung eingestellt ist, dann muss bereits eine Folgevorgangsperiode existieren. Ausnahme: Das tatsächliche Enddatum wurde durch die aktuelle Vorgangsperiode erreicht.
  • Es dürfen keine Lieferplaneinteilungen vom Status "Lieferung" ohne gebuchte Belegnummer existieren. Ausnahme: Menge ist 0.
  • Es dürfen keine Abrechnungsplaneinteilungen vom Status "Rechnung" ohne gebuchte Belegnummer existieren. Ausnahme: Betrag=0 (z.B. bei Therapieende)
  • Es existieren keine offenen InfoAnforderungen (Status = 00, 10)

Vorgangsverlängerung über Stapellauf manuell durchführen#

Öffnen Sie die Seite "Vorgänge verlängern“ über den Aufruf im Rollencenter der Rezeptabwicklung unter "Aktionen" > "Stapellauf" oder alternativ über die Anwendersuche.

Im nachfolgenden Fenster werden die bereits angelegten Filter für die Vorgangsverlängerung angezeigt. Über die Funktion "Ausführen“ wird der Filter aufgerufen, um die Verlängerung auszuführen.

Da der Haken bei "Filteranforderung zeigen“ gesetzt ist, wird der Lauf nicht sofort ausgeführt. Es öffnet sich das Fenster "Vorgänge verlängern“. Bei Bedarf können die vorhandenen Parameter angepasst und oder weiter eingegrenzt werden.

Sind alle Parameter wie gewünscht gesetzt, wird die Durchführung der Verlängerung mit "OK“ gestartet.

Hinweis

Dieser Vorgang kann je nach Datenmenge einige Minuten dauern. Das System prüft nun alle Vorgänge entsprechend der Filterkriterien und verlängert diese sofern notwendig.

Vorgangsverlängerung durch AnwenderInnen direkt aus dem Vorgang#

In einigen Konstellationen kann es notwendig sein, eine Vorgangsperiode vor Fälligkeit manuell zu verlängern. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn der Kunde aktiv vorab z.B. ein Rezept für weitere Versorgung zusendet.

Um das eingegangene Dokument bzw. Rezept an die neue Folgeperiode zu archivieren, muss diese dann vorab erzeugt werden.

Öffnen Sie die Vorgangskarte und führen die Funktion "Vorgangsperiode verlängern“ aus. Wichtig ist hierbei, dass Sie die Option "Verlängerung erzwingen“ aktivieren. Hierdurch werden die Fälligkeitsdaten ignoriert und die neue Folgeperiode wird erstellt.

Vorgangsverlängerung bei Verlängerungsart "manuell"#

Bei Vorgangsperioden mit der Verlängerungsart "manuell" wird anschließend immer die Meldung "Es wurden 0 Vorgangsverlängerungen erzeugt.“ ausgegeben. Da bei Verlängerungsart "manuell“ hier nicht direkt über den Lauf die Vorgänge verlängert werden, sondern manuell nach Prüfung durch die AnwenderInnen.

Es erfolgt zu der zu verlängernden Periode zunächst ein Eintrag im Anwendungsprotokoll der eBox. Dieser wird unter der eBox-Art "Anwendungsprotokoll“ geführt.

Prüfen und bearbeiten der erzeugten Einträge im Anwendungsprotokoll#

Nach jedem Lauf, unabhängig davon, ob die Verlängerungsart "vollautomatisch“ oder "manuell“, müssen im Anschluss die Einträge im Anwendungsprotoll in der eBox geprüft werden. Es können bei bestimmten Konstellationen auch Einträge zur Verlängerungsart "vollautomatisch“ erfolgen.

Öffnen Sie die eBox und wählen das Anwendungsprotokoll aus. Der Aufruf befindet sich auf der Startseite im Rollencenter der Rezeptabwicklung unter "Aktionen" oder alternativ über die Anwendersuche.

Zur Prüfung der erstellten Einträge können Sie bereits an dieser Stelle die "eBox Unterart“ mit der Vorgangsverlängerung vorbelegen. Über die Funktion "Abrufen“ öffnen Sie die Liste mit den Einträgen, diese ist auf Statusfilter "Fehler“ bereits vorgefiltert und zeigt somit nur die zu prüfenden Vorgangsperioden an.

Im Anwendungsprotokoll wurde nun zu jedem zu verlängerndem Vorgang ein Eintrag erstellt, sofern dieser fällig gewesen wäre jedoch nicht verlängert werden konnte.

Dies können verschiedene Ursachen sein. Nachfolgend die Erläuterung der Einträge im Anwendungsprotokoll:

Meldung Beschreibung
"Manuelle Verlängerung notwendig“ Der Batchlauf macht darauf aufmerksam, dass eine manuelle Verlängerung aufgrund der Vorlaufzeit im Vertrag notwendig wäre.
"Keine automatische Verlängerung möglich“ Es gibt mindestens eine Lieferplanzeile, die in der neuen Vertragsperiode nicht zugeordnet werden konnte. Dies macht eine manuelle Entscheidungsfindung notwendig.
"Keine freigegebene Vertragsversion vorhanden“ Die bisherige oder zukünftige Vertragsversion wurde nicht freigegeben.
"Ein Vorgang ohne Enddatum kann nicht automatisch verlängert werden.“ Jeder Vorgang sollte ein Enddatum haben.
"In Vertrag X Version Y gibt es keine Vertragsperiode Z“ Ein Vorgang referenziert auf eine nicht vorhandene Vertragsperiode.(Sollte nicht vorkommen.)

Für die Bearbeitung werden die Posten im Anwendungsprotoll markiert und die Auswahl mit "OK" bestätigt. Hierdurch werden die Posten in Ihre persönliche eBox abgerufen.

In der persönlichen eBox werden nun die ausgewählten Einträge angezeigt. Im unteren Inforegister "Anwendungsprotokollposten“ wird der zugehörige Fehlertext zum markierten Datensatz angezeigt.

Über die Funktion "Anzeigen“ im Menüband wird die zugehörige Vorgangskarte aufgerufen.

Aus der Vorgangskarte heraus können Sie nun den Vorgang prüfen, um die Ursache zu ermitteln und falls erforderlich zu korrigieren. Handelt es sich um einen Vorgang mit der Verlängerungsart "manuell", dann können Sie nun die Verlängerung aus der Vorgangskarte heraus über den Aufruf "Vorgangsperiode verlängern“ ausführen.

Wurde die Verlängerung erzeugt, schließen Sie die Vorgangskarte und kennzeichnen den Anwendungsprotokollposten mit "Fehler korrigiert“ = JA. Bei Bedarf können Sie vorher noch eine Korrekturbemerkung hinterlegen.

Nach Kennzeichnung mit "Fehler korrigiert“ = JA wird der Vorgang aus der persönlichen eBox ausgeblendet, da der bearbeitete Datensatz mit dem Setzen des Hakens den eBox Status "Abgeschlossen“ erhalten hat und nun nur noch sichtbar ist wenn der Filter beim Abrufen entsprechend angepasst wird.

Hinweis

Befindet sich der Eintrag noch im Anwendungsprotokoll und der Bericht zur Verlängerung wird erneut ausgeführt, so wird der bestehende Eintrag entfernt und nur noch der neue Eintrag angezeigt. Es wird so immer ein aktueller Eintrag angezeigt. Unbearbeitete Datensätze sollten daher immer zurück in die Anwendungsprotokolle geschoben werden (über die Funktion "Löschen“ in der persönlichen eBox).

Keine Verlängerung notwendig#

Unter bestimmten Umständen wird ein Anwendungsprotokollposten, obwohl möglicherweise keine Verlängerung notwendig ist, erzeugt.

Eine Ursache kann beispielsweise sein, dass in der Vorgangsperiodenkarte ein Enddatum im Feld "tatsächliches Enddatum“ hinterlegt ist, und die Verlängerungsart und die Verlängerungsvorlaufzeit aus der Vorgangsperiodenkarte nicht entfernt wurde.

Entfernen Sie die Einträge in beiden Feldern. Erst wenn alle Felder für die Verlängerung leer sind, wird der Vorgang mit dem nächsten Lauf auf den Status "Beendet“ gesetzt. Der Anwendungsprotokollposten in der persönlichen eBox wird dann auf "korrigiert" gesetzt.

Zuordnung von Lieferplanzeilen#

Beim Wechsel zwischen zwei Vertragsversionen versucht das System automatisch eine Zuordnung in den Lieferplanzeilen zu treffen, wenn die Vertragsperiode der Zeile mit der Vertragsperiode der neuen Vorgangsperiode übereinstimmt.

Diese Zuordnung ist in folgenden Fällen möglich und wird wie folgt mit absteigender Priorität ermittelt:

  • Der Artikel ist in den Zeilen der neuen Vertragsversion mit derselben Artikelnummer und demselben Variantencode vorhanden.
  • In den Zeilen der neuen Vertragsversion ist derselbe Vertragsartikel vorhanden. Zudem ist der aktuelle Artikel noch immer in diesem Vertragsartikel gültig enthalten.
  • In den Zeilen der neuen Vertragsversion ist ein anderer Vertragsfindungsartikel vorhanden. Der aktuelle Artikel ist in diesem Vertragsfindungsartikel enthalten.

Das Startdatum der Vorgangsverlängerung ist dabei die Grundlage der Gültigkeitsberechnung.

War eine Zuordnung erfolgreich, gibt es jedoch noch zweifelhafte Situationen, wenn sich die Vertragsnummer und/oder Vertragsversion und weitere Felder geändert haben.

Dies können Abweichungen in folgenden Feldern sein:

  • Änderung der Vertragsperiode
  • Änderung der Abrechnungsparameter (Abrechnungsnummer)
  • Änderung des Artikels (Artikelnummer, Variantencode)
  • Änderung der Menge (Menge (wenn im Vertrag kein Vertragsfindungsartikel angegeben), Einheitencode)
  • Änderung der Lieferdaten (Intervall, Lieferart)

Wenn nicht alle Lieferplanzeilen dem Vertrag der neuen Vorgangsperiode zugeordnet werden können, erscheint ein Fenster, welches die Lieferplanzeilen ggfs. samt passendem Zuordnungsvorschlag angezeigt.

Dazu werden in jeder Zeile die neuen Werte und die zugehörigen alten Werte in der "Lieferplanzeileninfo“ am rechten Rand angezeigt.

Hinweis

Es ist zu beachten, dass vom System nur Positionen zugeordnet werden, deren Vertragsperiode mit der neuen Vertragsperiode übereinstimmt. Andere Positionen werden als nicht mehr relevant angesehen und nicht verlängert.

Kriterien für neue Lieferplanzeilen#

Beim Erstellen einer neuen Vorgangsperiode werden alle neuen Lieferplan- und Abrechnungsplanzeilen mit den bestehenden Zeilen abgeglichen. Sind diese identisch, so bleibt die Zeile unverändert bestehen nur das Enddatum wird auf das Enddatum der neuen Vorgangsperiode hochgesetzt.

Gründe für einen Zeilenwechsel im Lieferplan:

  • Änderung der Vertragsdaten (Vertragsnummer, -version, -periode, -zeilennr.)
  • Änderung der Abrechnungsparameter (Abrechnungsnummer)
  • Änderung des Artikels (Artikelnummer, Variantencode)
  • Änderung der Menge (Menge, Einheitencode)
  • Änderung des Lieferdaten (Intervall, Lieferart)

Wurde die Lieferplanzeile manuell geändert, werden Änderungen des Artikels, der Menge oder der Lieferdaten bei der Verlängerung ignoriert. Die bestehende Zeile bleibt unverändert und es wird keine zusätzliche Zeile hinzugefügt.

Anwendungsprotokoll für erzeugte Folgeperioden#

Wurde eine Periode erfolgreich verlängert und eine Folgeperiode erzeugt, erstellt das System ebenfalls einen Eintrag im Anwendungsprotokoll mit dem Protokollstatus "Hinweis". Die ausgegebene Hinweismeldung lautet dann: "Vorgang wurde automatisch verlängert".