Rezeptabwicklung Teil 1#

Lieferungen aus dem Lieferplan#

Über den Lieferplan ist es möglich, einmalige oder regelmäßige Lieferungen an Debitoren zu verwalten. Artikel können dabei aus Verträgen in den Lieferplan abgerufen und einem Vorgang zugewiesen werden. Der Lieferplan zeigt alle Versorgungen eines Debitors und ermöglicht das Erzeugen der Einteilungen für eine regelmäßige Belieferung. Somit bietet der Lieferplan eine durchgängige Historie über alle Versorgungsarten und eine individuelle Zusammenfassung von Versorgungen in einen Auftrag und eine Lieferung. Der Abruf der Lieferungen kann sowohl manuell als auch über einen Stapellauf mit entsprechend konfigurierten Filtern erfolgen.

Im Lieferplan befinden sich grundsätzlich keine Preise. Der Lieferplan dient nur der Belieferung und steht hierbei in Verbindung mit dem Abrechnungsplan. Der angewendete Vertrag steuert welche Positionen wie berechnet werden.

Einrichtung#

Die grundsätzlichen Parameter für den Lieferplan werden in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ auf dem Inforegister "Verkauf“ definiert. Bei der Auslieferung der Software ist bereits eine Grundeinrichtung vorhanden, welche bei Bedarf angepasst werden kann.

Lieferplan#

Der Lieferplan wird in den meisten Fällen aus dem Marketing Cockpit heraus aufgerufen. Sowohl aus der Liste als auch aus der Karte können Sie diesen über den Aufruf im Menüband aufrufen. Alternativ steht der Aufruf auch auf der Debitorenkarte im Menüband zur Verfügung.

Der Aufbau der Seite "Lieferplan“ gestaltet sich wie folgt:

Inforegister Filter#

Über die Filtermöglichkeiten haben Sie die Möglichkeit, sich nur bestimmte Vorgänge anzuzeigen zu lassen. Durch den Schalter "Beendete anzeigen" haben Sie ebenso die Möglichkeit, bereits beendete Vorgänge einzusehen.

Die Filter haben Auswirkungen auf die darunter liegenden Bereiche: Vorgangsperioden, Info.-Anforderungen, Lieferplanzeilen und Lieferplaneinteilungen.

Inforegister Vorgangsperiode#

Auf diesem Inforegister werden alle Vorgangsperioden, gruppiert nach Vorgangsnummer, angezeigt.

Detailinformationen wie Laufzeiten aus der Vorgangsperiodenkarte werden hier ebenfalls dargestellt.

Inforegister Info.-Anforderungen#

Die Informationsanforderungen, welche die Belieferung und Abrechnung steuern, sowie zugehörige Kostenvoranschläge und abrechnungsrelevante Dokumente und notwendige interne Dokumente werden hier angezeigt und können bei Bedarf über die zugehörigen Aufrufe innerhalb des Inforegisters direkt bearbeitet werden.

Durch Anwahl der Nummer öffnet sich die zugehörige Info.Anforderungskarte. Im Feld "Status“ ist der aktuelle Status der Info.-Anforderungen ersichtlich.

Weitere Detailinformationen zur Funktionalität sind im Abschnitt "Informationsmanager IRM" beschrieben.

Inforegister Lieferplanzeilen#

In den Lieferplanzeilen werden alle zu liefernden Artikel inkl. zugehöriger Lieferungsart und Intervall sowie zugehöriger dispositiver Daten wie Zusteller, Touren ggf. abweichende Lieferanschriften, Liefertermine aufgeführt.

Die dispositiven Daten können individuell und bei Bedarf pro Zeile angepasst werden.

Die Lieferplanzeilen bilden die Grundlage für die Lieferplaneinteilungen.

Zeilen können nur gelöscht werden, wenn noch keine Lieferplaneinteilungen mit manuellen Änderungen bzw. Verkaufsauftrag oder gebuchter Lieferung vorhanden sind. Das hinzufügen von weiteren Zeilen ist über die Funktionen im Menüband möglich.

Innerhalb der einzelnen Zeilen sind die Vertrags- sowie Vorgangsdaten zur Zeile ausgegeben. Weitere relevante Felder werden nachfolgend beschrieben:

Funktionsaufrufe in der Lieferplanzeile#

Inforegister Lieferplaneinteilungen#

Die Lieferplaneinteilungen entstehen auf der Basis der Lieferplanzeilen. Sie bilden die Basis für die Erstellung bzw. Stapelabrufe für Verkaufsaufträge.

Weitere relevante Felder (sofern Sie nicht innerhalb der anderen Inforegister im Lieferplan beschrieben wurden) sind nachfolgend beschrieben.

Funktionen im Menüband#

Infoboxen#

Die Infoboxen können Sie sich bei Bedarf über das Informationssymbol "i“ ein- oder ausblenden.

Artikeltausch im Lieferplan#

Die Funktion "Artikeltausch“ ermöglicht, dass ein Artikel in laufenden Lieferplänen ausgetauscht werden kann. Dies kann notwendig sein, wenn z.B. ein Artikel nicht mehr lieferbar ist oder aufgrund der Einkaufskonditionen nicht mehr eingekauft wird.

Einrichtung#

Fehlercode#

Öffnen Sie die "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ und hinterlegen Sie auf dem Inforegister "Verkauf", im Feld "Fehlercode Lieferplan Artikelaustausch“ einen sperrenden Fehlercode (Plan Einteilungsfehler) welcher im Anwendungsfall automatisch in die beendeten Lieferplanzeile und Lieferplaneinteilungen geschrieben wird.

Antw.-Protokoll Stapellaufarten#

Die durch den Artikeltausch erfolgten Änderungen in den Lieferplanzeilen sowie Fehler, welche beim Lauf eventuell auftreten, werden im Anwendungsprotokoll protokolliert, damit dies erfolgt, muss eine "Anw.-Protokoll Stapellaufart" für den Bericht 5007893 eingerichtet werden.

Öffnen Sie die Seite "Anw.-Protokoll Stapellaufarten“ und legen Sie mit "Neu“ eine neue Zeile an.

Ablauf#

Die Funktion "Lieferplan Artikeltausch“ erfolgt über eine eigene Seite. Auf der Seite "Lieferplan Artikeltausch“ können Sie:

• die Vorgaben für den Artikeltausch in Lieferplanzeilen einrichten
• den Artikeltausch für den jeweiligen eingerichteten Datensatz starten
• die Historie für den jeweiligen Artikeltausch ansehen

Artikeltausch einrichten#

Rufen Sie die Seite "Lieferplan Artikeltausch“ über die Anwendersuche auf und Hinterlegen Sie in den Zeilen die Kriterien für den Artikeltausch.

Grundsätzlich gilt:

• Es werden nur Lieferplanzeilen mit der Zeilenart "Artikel“ durch den Artikeltausch verarbeitet.
• Lieferplanzeilen mit der Abrechnungsart alles andere als "Pauschale“ werden vom Artikeltausch nicht verarbeitet, solche Zeilen werden vom Artikeltausch-Report in Excel mit dem Hinweis "Für folgende LP-Zeilen erfolgte kein Artikeltausch: - Abrechnungsart ist nicht PAUSCHALE“ ausgegeben.
• Ist zu einer zu verarbeitenden Lieferplanzeile mindestens eine Lieferplaneinteilung vorhanden, dann wird in einer solchen Lieferplanzeile der Artikel nicht ausgetauscht, sondern in dieser Lieferplanzeile wird das Enddatum auf "Startdatum neue Lieferplanzeile“ minus 1 Tag gesetzt und es wird eine neue Lieferplanzeile mit den Werten aus dem Artikeltausch-Datensatz erstellt. Außerdem werden in den Lieferplaneinteilungen der alten Lieferplanzeile, welche nach dem Enddatum liegen und welche nicht auf "Manuelle Änderung=Ja“ stehen, der Fehlercode aus dem Feld "Fehlercode Lieferplan Artikelaustausch“ aus der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ eingetragen. Diese Lieferplaneinteilungen werden vom Artikeltausch-Report in Excel mit dem Hinweis "Manuelle Änderung=Ja" und "Belegnr. = leer" zur Kontrolle ausgegeben. Lieferplaneinteilungen der alten Lieferplanzeile, welche nach dem Enddatum liegen und welche auf "Manuelle Änderung=Nein“ und "Belegnr. = leer" stehen, werden gelöscht.
• Wenn durch den Artikeltausch eine neue Lieferplanzeile erstellt wird, dann wird der "Höchstmengencode“ und "Margenprüfungscode“ von der alten Lieferplanzeile in die neue Lieferplanzeile kopiert.
• Die durch den Artikeltausch erfolgten Änderungen in den Lieferplanzeilen sowie Fehler, welche beim Lauf eventuell auftreten, werden im Anwendungsprotokoll protokolliert, damit dies erfolgt, muss eine Anw.-Protokoll Stapellaufart für den Bericht 5007893 eingerichtet werden.
• Des Weiteren wird zu jedem Lauf für den jeweiligen "Lieferplan Artikeltausch“-Datensatz eine Historie für die Änderungen an den Lieferplanzeilen erstellt.
• In den durch den "Lieferplan Artikeltausch“-Lauf geänderten Lieferplanzeilen und Lieferplaneinteilungen wird das Feld "Artikeltausch“ auf "Ja“ gesetzt.

Artikeltausch durchführen#

Wurden auf der Seite "Lieferplan Artikeltausch“ alle Felder in der Zeile gefüllt, wird die Funktion "Artikeltausch in LP-Zeilen für den markierten Datensatz durchführen“ im Menüband ausgeführt. Es öffnet sich vor dem Ausführen des Berichtes noch das Fenster "Lieferplan Artikeltausch“ in dem Sie, wenn gewünscht, zusätzlich noch auf jedes Tabellenfeld der Lieferplanzeile-Tabelle filtern können. Dies ist erforderlich, wenn Sie z.B. vom aktuellen Lauf nur bestimmte Lieferplanzeilen verarbeiten möchten (z.B. für einen bestimmten Vertrag oder Vorgang).

Mit "OK" werden die Daten geändert bzw. Lieferpläne vom System überarbeitet.

Historie zum Artikeltausch#

Die Historie zum erfolgten Artikeltausch kann sowohl direkt über die Anwendersuche über den Begriff "Lieferplan Artikeltausch Historie“ oder über die Seite "Lieferplan Artikeltausch“ über den Aufruf "Lieferplan Artikeltausch Historie“ aufgerufen werden. In dieser Tabelle werden die erfolgten Zeilenänderungen vom System protokolliert.

Anwendungsprotokollposten zum Artikeltausch#

Jede Ausführung der Funktion "Artikeltausch in LP-Zeilen für den markierten Datensatz durchführen“ erzeugt einen Anwendungsprotokollposten, sofern die Anw.Protokoll-Stapellaufart eingerichtet wurde.

Je nach Ergebnis erfolgt ein Eintrag als "Hinweis“ (Änderung erfolgt) oder "Fehler“ (keine Änderung erfolgt). Prüfen Sie daher im Anschluss das Anwendungsprotokoll in der eBox.

Höchstmengenprüfung/Margenprüfung bei Artikeltausch#

Wenn durch den Artikeltausch eine neue Lieferplanzeile erstellt wird, dann wird der "Höchstmengenprüfcode“ sowie "Margenprüfungscode“ von der alten Lieferplanzeile in die neue Lieferplanzeile kopiert.

Abrechnungen aus dem Abrechnungsplan#

Der Abrechnungsplan ist eine Erweiterung des Lieferplans. Durch den Einsatz des Abrechnungsplans werden Lieferung und Abrechnung komplett voneinander "entkoppelt“. Das bedeutet, dass die Standardfunktionalität, bei der Aufträge mit gelieferten Mengen offenbleiben, entfällt. Gelieferte Aufträge aus Lieferplänen sind nach der Lieferung sofort erledigt und können gelöscht werden. Es ist jedoch gewährleistet, dass zu jeder Lieferplanzeile eine verbundene Abrechnungszeile existiert. Zu der jeweiligen Abrechnungszeile werden Abrechnungsplaneinteilungen erzeugt, welche den erwarteten Rechnungszeilen entsprechen (=Sollwerte).

Der Abrechnungsplan ist die Basis für die Abrechnung der Positionen aus dem Lieferplan.

Der Abruf der Rechnungen kann sowohl manuell als auch über einen Stapellauf mit entsprechend konfigurierten Filtern erfolgen.

Einrichtung#

Die grundsätzlichen Parameter für den Abrechnungsplan werden in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ in der Registerkarte "Verkauf“ definiert. Bei der Auslieferung der Software ist bereits eine Grundeinrichtung vorhanden, welche bei Bedarf angepasst werden kann.

Abrechnungsplan#

Der Abrechnungsplan kann aus dem Marketing Cockpit, aus einem Lieferplan, der Debitorenliste oder aus einer Debitorenkarte aufgerufen werden.

Der Abrechnungsplan wird in den meisten Fällen aus dem Marketing Cockpit heraus aufgerufen. Alternativ steht der Aufruf auch auf der Debitorenkarte im Menüband zur Verfügung.

Der Aufbau der Seite "Abrechnungsplan“ gestaltet sich wie folgt:

Inforegister Vorgangsperiode#

Die Anzeige entspricht dem Inforegister im Lieferplan.

Inforegister Info.-Anforderungen#

Die Anzeige entspricht dem Inforegister im Lieferplan.

Inforegister Abrechnungsplanzeilen#

In den Abrechnungsplanzeilen werden alle zu berechnenden Positionen (Artikel und Ressourcen) aufgeführt inkl. dem jeweiligen Rechnungsempfänger. Die Daten hierzu kommen aus dem angewendeten Vertrag, werden an die Vorgangsperiodenkarte übergeben und von dort an den Abrechnungsplan.

Weitere relevante Felder in den Abrechnungsplanzeilen werden nachfolgend beschrieben:

Inforegister Abrechnungsplaneinteilung#

Die Abrechnungsplaneinteilungen entstehen auf Basis der Abrechnungsplanzeilen sowie den gebuchten Lieferungen (bei Prozess Kauf).

Sie bilden die Basis für die Erstellung bzw. Stapelabrufe für Verkaufsrechnungen.

Weitere relevante Felder, sofern Sie nicht innerhalb der anderen Inforegister im Liefer- oder Abrechnungsplan beschrieben wurden, werden nachfolgend beschrieben.

Funktionen im Menüband#

Die Funktionen im Menüband des Abrechnungsplans entsprechen weitestgehend den Funktionen im Lieferplan.

Nachfolgend werden Ihnen die relevanten Funktionen des Abrechnungsplans beschrieben:

Infoboxen#

Vorgangskarte#

Die Vorgangskarte fasst alle wichtigen Informationen eines Vorgangs und dessen einzelne Vorgangsperioden übersichtlich zusammen.

Leicht zugänglich ist die Vorgangskarte durch Klick auf die Vorgangsnummer im Bereich "Vorgangsperiode".

Inforegister Allgemein#

Auf dem Inforegister Allgemein sind wesentliche Daten zum Debitor sowie die Vorgangsbeteiligten zusammengefasst.

Inforegister Vorgangsperioden#

Auf dem Inforegister "Vorgangsperioden" sind alle zu einem Vorgang zugehörigen Vorgangsperioden aufgeführt. Hier können in der Übersicht wichtige Informationen wie Rezeptdatum und Laufzeit eingesehen werden.

Über den Aufruf "Perioden" können zugehörige Informationen geöffnet werden:

• "Karte“ Vorgangsperiodenkarte
• "Abrechnungsperioden“
• "Bemerkungen“ aus dem Bemerkungsfeld der Vorgangsperiodenkarte

Funktionen im Menüband#

Vorgangsperiodenkarte#

Sowohl aus dem Lieferplan als auch aus der Vorgangskarte können die Vorgangsperiodenkarten zu einem Vorgang aufgerufen werden. Des Weiteren ist ein direkter Aufruf im Marketing Cockpit, Register "Informationen“ über "Perioden“ zur möglich.

In der Vorgangsperiodenkarte werden Vorgangsrelevante Vorgaben aus dem Vertrag eingesteuert, welche dann im weiteren Prozess für die gesamte Vorgangsabwicklung über Liefer- und Abrechnungsplan relevant sind.

Der Aufbau der Seite "Vorgangsperiodenkarte“ gestaltet sich wie folgt:

Inforegister Allgemein#

Inforegister Verlängerung#

Inforegister Laufzeiten#

Inforegister Fachstelle#

Inforegister Auslieferung#

Inforegister Abrechnung#

Inforegister Info.Anforderung Vorlage#

Inforegister Information#

Inforegister Vorgangsbeteiligte#

In den Vorgangsbeteiligen werden alle zum Vorgang beteiligten aufgeführt welche für die weitere Bearbeitung erforderlich sind und finden im weiteren Prozess Anwendung.

Die meisten Vorgangsbeteiligten wie VS-GK, KK-KV, KK-AB, ARZT, I-SACHB werden automatisch hinterlegt. Die Daten hierzu kommen überwiegend aus den eigenen und zugeordneten Rollen des Debitors, aber auch andere Quellen wie z.B. Rezeptverarbeitung in der eBox sind möglich. Bei Bedarf können bestehende Vorgangsbeteiligte hier geändert, gelöscht bzw. beendet und andere angelegt werden oder weitere wie z.B. der VERKÄUFER I-VERK hinzugefügt werden.

Inforegister Abrechnungsperioden#

Hier werden alle Abrechnungsperioden zu einer Vorgangsperiodenkarte mit Angabe des jeweiligen Versorgungszeitraumes und Abrechnungsdatum (Buchungsdatum) angezeigt.

Je nach Laufzeit der Vorgangsperiode und Abrechnungsintervall können dies mehrere sein. Zusätzlich wird angezeigt, ob diese bereits "Beendet“ ist.

Inforegister Zusatzinformationen#

Hier befinden sich Zusatzfelder, welche sich auf die gesamte Vorgangsperiode auswirken. Über die Stammdatentabellen ist definiert welche Zusatzfelder hier angezeigt werden. Die Werte in den Zusatzfeldern können bei Bedarf angepasst werden.

Eine Vorbelegung kann aus dem Vertrag erfolgen.

Tragen Sie hier im Falle einer Versorgung über die Berufsgenossenschaft (BG), die zugehörigen Daten ein.

Einige Zusatzfelder wie z.B. das Feld VS-ART Versicherungsart haben auch mit dem Wert leer eine Auswirkung. In dem Fall die Funktionalität der Abrechnungsaufteilung.

Weitere detaillierte Informationen zu den Zusatzfeldern zur Periode finden Sie in der Onlinehilfe zu den Vertragsfeldern.

Infoboxen#

Die Infobox können Sie sich bei Bedarf über das Informationssymbol "i“ ein- oder ausblenden.

Verträge#

Vertragsfelder#

Mit den Verträgen in Microsoft Dynamics 365 Business Central[^1] sind nicht ausschließlich die Papierverträge mit Krankenkassen gemeint, sondern auch die unternehmerischen Entscheidungen, die die Prozesssteuerung der Vorgänge im Unternehmen definieren.

Prozessgesteuert meint in diesem Fall bspw.:

• Lieferungssteuerung (notwendige Genehmigung, Rezept, sonstige notwendige Dokumente)
• Rechnungslegungssteuerung (notwendige Genehmigung, Rezept, sonstige notwendige Dokumente)
• Automatische Verlängerungen
• Automatische Anforderungen notwendiger Dokumente
• Vorgabe von Artikeln (Standard-Artikel, zuzahlungspflichtige Artikel)
• Ausschluss von Artikeln
• Lieferintervalle / Abrechnungsintervalle etc.

Einrichtung#

In der "KUMAVISION healthcare Einrichtung" sind folgende Einrichtungen notwendig:

Inforegister Verkauf – Bereich Vertrag
Rahmenvereinbarungsnummern – Nummernserie für Neu angelegte Verträge. Die Einrichtung erfolgt über "Finanzen > Einrichtung > Nummernserie".

Verträge archivieren, Vertragsvorlagen archivieren und Vertragsversionen archivieren sind zu aktivieren, um die entsprechenden Belege beim Löschen automatisch zu archivieren.

Vertragsübersicht#

Über die Anwendersuche kann die Suche nach den Verträgen ausgeführt und die Vertragsliste geöffnet werden. In dieser Ansicht werden alle bereits erfassten Verträge angezeigt.

Über das Menüband sind folgende Aktionen ausführbar:

Vertragskarte#

Inforegister Allgemein#

Einige Einrichtungen sind bereits vorparametrisiert und müssen daher ggf. im Prozessverlauf angepasst werden, firmenspezifische Daten hingegen müssen hinterlegt werden.

Inforegister Service#

Das Inforegister Service wird von KUMAVISION verwendet.

Inforegister Zusatzinformation#

Inforegister Vertragsversionsliste#

Jeder Vertrag kann unterschiedliche Vertragsversionen haben, d.h. der Vertragskopf bleibt bestehen, es gibt aber unterschiedliche Versionen, da sich grundlegende Daten geändert haben. Grundlegende Daten sind nicht Preise (werden in der Regel in der Preisfindung angepasst) oder LEGS (können direkt in der Vertragsversion angelegt werden).

Beispiele für neue Vertragsversionen sind:

• Vertragsfindungsartikel werden so nicht mehr verwendet
• Kasse stellt von Kauf auf Pauschale um oder andersherum

Versionskarte#

Die wichtigsten Felder der Versionskarte, werden im Nachfolgenden erläutert:

Inforegister Allgemein#

Inforegister Vorbelegung Zeilen#

Das Inforegister soll die Erfassung der Vertragszeilen vereinfachen, indem hier Daten vorbelegt werden können. Dabei muss beachtet werden, dass Daten, die eingetragen werden, nachdem eine Vertragszeile erfasst wurde, nicht in bereits bestehenden Vertragszeilen aktualisiert werden.

Inforegister Abweichende Belegvorgaben#

Inforegister Information#

Anzeige, welche/r BenutzerIn den Vertrag angelegt und wer diesen zuletzt korrigiert hat.

Inforegister Perioden#

Funktion Zusatzfelder zur Periode#

Auf den Perioden können Zusatzfelder hinterlegt werden, diese werden vom Vertrag an die jeweilige Vorgangsperiodenkarte vererbt. Dort stehen sie dann zur Verfügung und können mit Prozessdaten angereichert werden.

Die meisten Felder werden mit dem Wert "leer“ vom Vertrag an die Vorgangsperiodenkarte vererbt, sodass z.B. das Unfallkennzeichen, der Unfalltag fallbezogen eingetragen werden können.

Dem Feld "Versicherungsart" hingegen soll immer der Wert aus dem Vertrag in den Vorgang mitgegeben werden. Darüber wird gesteuert, ob für den Vorgang die Zuzahlung berechnet werden soll (agiert mit der Einrichtung der Zuzahlung). Handelt es sich um eine Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse, wird – bei entsprechendem Wert - keine Zuzahlung kalkuliert.

Der Wert leer entspricht dem Wert "1" für gesetzliche Krankenkassen. Dies soll den Pflegeaufwand minimieren.

Inforegister Zusatzinformation#

Zu den Zusatzinformationen zählen u.a. das Leistungskennzeichen, der Leistungserbringergruppenschlüssel. Werden diese Zusatzinformationen hier eingetragenen, so werden diese mit in die Vertragszeilen übernommen. Dies stellt eine Erfassungshilfe dar.

Inforegister Zeilen#

Nachfolgend werden die wichtigsten Felder in den Vertragszeilen erläutert:

Zusatzfelder zur Zeile#

Abweichend zu den vorbelegten Zusatzinformationen können auch Zusatzfelder zu einer bestimmten Zeile erfasst werden.

Vor- und Nachtexte#

Vor- und Nachtexte, die vom Vertrag an die Vorgangsperiode und von dort an die Rechnung und Lieferung übergeben werden, können in der Vertragsversionskarte über die gleichnamigen Aufrufe im Menüband gepflegt werden.

Privatverträge#

Die Privatverträge bilden die Prozesse rund um privat Versicherte sowie die Prozesse bei gesetzlich versicherten, die privat eine Leistung erhalten ab.

Einrichtung#

Adresssteuerung#

Da es durch die Hierarchie der Adresssteuerung zu unterschiedlichen Auswirkungen kommen kann, muss genau auf die Stammdatenpflege geachtet werden. Weiterführende Informationen zum Thema finden Sie unter "Adresssteuerung".

Zugeordnete Partnerrollen: Kassenpreisfindungsdebitor#

Der Preisfindungsdebitor der Privatkasse darf keine zugeordnete Partnerrolle besitzen. Weiterführende Informationen zum Thema finden Sie unter "Partnerrollen".

Preisfindung#

Sollte die allgemeine Preisfindung genutzt werden, ist es notwendig bei der Preishinterlegung für Direktverkauf von Artikeln diese zu beachten. Da oftmals Preise für den "PF-DE" (=Preisfindungsdebitor) hinterlegt werden, muss sichergestellt werden, dass der gewünschte Preis gezogen wird. Entweder steht er dann im Verkaufslistenpreis oder er muss für den "PF-DE" der Privatkasse (Beispiel: §Allianz) angelegt werden.

Neuanlage Privatpatient#

Bei der Neuanlage bzw. bei der Freigabe eines Patienten (Kontakten/Debitoren) wird der Preisfindungsdebitor abgefragt. Hier muss passend zum Prozess der passende Preisfindungsdebitor eingetragen werden. Bei Selbstzahler ist dies zum Beispiel "§PRIVAT" und bei Verträgen mit einer Kasse, der Preisfindungsdebitor der Krankenversicherung, damit die Preisfindung korrekt greift.

Prozessablauf PrivatpatientInnen#

Nachfolgend werden Ihnen mögliche Konstellationsmöglichkeiten näher erläutert.

Privatkasse ist unbekannt#

Sollte die Privatkasse des Leistungsempfängers nicht bekannt sein, wird der Kostenvoranschlag und die Rechnung an den Privatpatienten versandt. Hierzu sind folgende Einrichtungen vorzunehmen:

Vertragskarte/Vertragsversionskarte:

• Prüfung Debitor wird auf "§Privat" gesetzt.
• Perioden – Zusatzfelder Vorgangsperiode - Zusatzfeld Code wird um das Zusatzfeld Versicherungsart mit dem Wert für die Private Krankenversicherung ergänzt.

Stammdaten:

• PatientInnen bekommen die eigene Partnerrolle für PrivatpatientInnen (z.B. VS-PK) zugewiesen.
• PatientInnen bekommen die zugeordnete Partnerrolle Preisfindungsdebitor (z.B. §Privat) zugewiesen.

Kasse erhält die Rechnung#

Sollte die Private Krankenversicherung des Leistungsempfängers bekannt sein, erfolgt die Rechnungsstellung an die Private Krankenversicherung. Im seltensten Fall wird der Kostenvoranschlag und die Rechnung an die Private Krankenversicherung versandt. Folgende Einrichtungen sind im System vorzunehmen:

Vertragskarte/Vertragsversionskarte:

• Prüfung Debitor wird auf "§Allianz" (Bsp. für den Kostenträger) gesetzt.
• "Perioden > Zusatzfelder Vorgangsperiode > Zusatzfeld Code" wird um das Zusatzfeld "Versicherungsart" mit dem Wert für die Private Krankenversicherung ergänzt.

Stammdaten:

• PatientInnen bekommen die eigene Partnerrolle für PrivatpatientInnen (z.B. VS-PK) zugewiesen.
• PatientInnen bekommen folgende zugeordneten Partnerrollen zugewiesen:
  o Private Krankenversicherung (z.B. KK-PR Allianz)
  o Preisfindungsdebitor (z.B. PF-DE §Allianz)
• Für die Private Krankenversicherung (z.B. Allianz) werden als eigene Partnerrolle folgende Zuweisungen getroffen:
  o Ggf. Kostenvoranschlagsstelle (z.B. KK-KO)
  o Private Krankenversicherung (z.B. KK-PR Allianz)
  o Private Krankenversicherung Abrechnungsstelle (z.B. KK-PRAB Allianz)
• Zusätzlich werden der Privaten Krankenversicherung folgende zugeordnete Partnerrollen zugewiesen:
  o Private Krankenversicherung Abrechnungsstelle (z.B. KK-PRAB Allianz)
  o Preisfindungsdebitor (z.B. §Allianz)

Vertrag mit Kasse, Privatversicherter erhält die Rechnung#

LeistungsempfängerInnen sind bei einer Privaten Krankenversicherung versichert, mit der auch ein Vertrag existiert. PatientInnen erhalten sowohl den Kostenvoranschlag als auch die Rechnung. Folgende Einrichtungen sind in dem System vorzunehmen:

Vertragskarte/Vertragsversionskarte

• Prüfung Debitor wird auf "§Allianz" (z.B. für den Kostenträger) gesetzt.
• "Perioden > Zusatzfelder Vorgangsperiode > Zusatzfeld Code" wird um das Zusatzfeld "Versicherungsart" mit dem Wert für die Private Krankenversicherung ergänzt.

Stammdaten:

• PatientInnen bekommen die eigene Partnerrolle für PrivatpatientInnen (z.B. VS-PK) zugewiesen.
• PatientInnen bekommen folgende zugeordneten Partnerrollen zugewiesen:
  o Private Krankenversicherung (z.B. KK-PR Allianz)
  o Preisfindungsdebitor (z.B. PF-DE §Allianz)

• Für die Private Krankenversicherung (z.B. Allianz) werden als eigene Partnerrolle die Private Krankenversicherung (z.B. KK-PR Allianz) zugewiesen.
• Zusätzlich wird der Privaten Krankenversicherung der Preisfindungsdebitor (z.B. §Allianz) als zugeordnete Partnerrolle zugewiesen.

Prozessablauf Abtretung#

Sollten PatientInnen bei einer Privaten Krankenversicherung versichert sein und die Rechnung wird in der Regel an sie gestellt, wird aufgrund einer vorhandenen Abtretungserklärung die Rechnung und somit auch alle zukünftigen Rechnungen an die Private Krankenversicherung gestellt. Folgende Einrichtungen sind in dem System vorzunehmen:

Vertragskarte/Vertragsversionskarte:

• Prüfung Debitor wird auf §Allianz (z.B. für den Kostenträger) gesetzt.
• "Perioden > Zusatzfelder Vorgangsperiode > Zusatzfeld Code" wird um das Zusatzfeld Versicherungsart mit dem Wert für die Private Krankenversicherung ergänzt.

Partnerrollen:
Für die spätere Zuweisung der Partnerrollen, legen Sie zunächst die Partnerrolle "Private Krankenversicherung Umleitung" (z.B. KK-PRUM) im System an. Hierzu rufen Sie sich zunächst über die Anwendersuche die Partnerrollen auf:

Die Partnerrollen Übersicht öffnet sich, auf der Sie über "Neu" die Partnerrolle zur Partnerart Kontakt/Debitor anlegen können.

Wählen Sie anschließend im Menüband die Funktion "Verknüpfte Informationen > Zusatzfelder" aus und nehmen die Zuordnung für die Rollenart "DE-ART" vor.

Stammdaten:

• PatientInnen bekommen die eigene Partnerrolle für PrivatpatientInnen (z.B. VS-PK) zugewiesen
• PatientInnen bekommen folgende zugeordneten Partnerrollen zugewiesen:
  o Private Krankenversicherung (z.B. KK-PR Allianz)
  o Preisfindungsdebitor (z.B. PF-DE §Allianz)
  o Private Krankenversicherung Umleitung (z.B. KK-PRUM Allianz)

• Für die Private Krankenversicherung (z.B. Allianz) werden als eigene Partnerrolle folgende Zuweisungen getroffen:
  o Private Krankenversicherung (z.B. KK-PR Allianz)
  o Private Krankenversicherung Umleitung (z.B. KK-PRUM Allianz)
• Zusätzlich wird der Privaten Krankenversicherung als zugeordnete Partnerrolle der Preisfindungsdebitor (z.B. §Allianz) zugewiesen.

Vorgangsbeteiligten Einrichtung
Damit die Abrechnung an die neue Partnerrolle "KK-PRUM" gehen kann, muss diese in den Vorgangsbeteiligten Einrichtung mit einer Abrechnungsrelevanz eingerichtet werden. Hierzu rufen Sie sich die Vorgangsbeteiligte Einrichtung über die Anwendersuche auf.

Die Vorgangsbeteiligte Einrichtung öffnet sich, auf der Sie über "Neu" die Vorgangssteuerungsart für Privat Krankenversicher (z.B. PKV) anlegen können. Diese erhält die Partnerrolle "KK-PRUM" sowie die Abrechnungsrelevanz "950".

Prozessablauf KassenpatientInnen kaufen privat#

Über Privatvertrag#

Sobald ein Kassenpatient privat über einen Vorgang kauft, sind die gewöhnlichen Einrichtungen für Privatverträge ausreichend.

Vertragskarte/Vertragsversionskarte:

• Prüfung Debitor wird auf "§Privat" (z.B. für Privatkunden) gesetzt
• Allgemein – Abrechnungsdebitornr. §PRIVAT damit die Rechnungsstellung an den Versicherten erfolgt.

Stammdaten:

• PatientInnen bekommen die eigene Partnerrolle für gesetzlich Versicherte (z.B. VS-GK) zugewiesen
• PatientInnen bekommen folgende zugeordneten Partnerrollen zugewiesen:
  o Kostenvoranschlagsstelle der gesetzlichen Krankenversicherung (z.B. KK-KV §DAK)
  o Preisfindungsdebitor (z.B. PF-DE §PRIVAT)

Prozessablauf#

Rufen Sie sich den gewünschten Lieferplan auf und führen Sie die Funktion" Vertragssuche" im Menüband aus. Die Debitor Vorgangsarten Karte öffnet sich, auf der Sie die entsprechende Vorgangsart auswählen können.

Nach der Auswahl der Vorgangsart öffnet sich die Vertragsauswahl, auf der Sie die Filterung der Partnerrolle auf die Partnerrolle des gesetzlich Versicherten (z.B. VS-GK) wechseln.

Anschließend werden Ihnen die Verträge mit Preisfindungsdebitor "PF-DE §PRIVAT" angezeigt.

Treffen Sie nun die Auswahl der Vertragsfindungsartikel/Artikel. Anschließend erfolgt die Lieferung und Abrechnung.

Im Abrechnungsplan erscheint der gesetzlich Versicherte als Rechnungsempfänger.

Wichtig ist es zu prüfen, dass das Zusatzfeld Versicherungsart (z.B. VS-ART) auf der Vorgangsperiodenkarte auf Private Krankenversicherung steht, damit keine Abrechnungsaufteilung (z.B. Zuzahlung) berechnet wird.

Privat-Vorgänge ohne Zusatzfeld "VS-ART" wurden angelegt#

Wurden bereits Vorgänge ohne das wichtige Zusatzfeld Versicherungsart (VS-ART private Krankenversicherung) zu füllen angelegt, kann folgendermaßen vorgegangen werden:

1. Private Verträge anpassen
2. Dieses fehlende Feld kann in den Vorgängen in der Vorgangsperiodenkarte nacherfasst werden
3. Ggfls. nach den Vorgängen filtern, die mit diesen Verträgen erstellt wurden und diese ändern
4. In diese Vorgänge das Zusatzfeld Versicherungsart mit dem entsprechenden Wert hinterlegen
5. Die Vorgangsperiodenkarte erneut freigeben
6. Prüfen, ob die Abrechnungsaufteilung korrekt ist

Kauf mit Rezeptabwicklung#

Nachfolgend wird die systemseitige Abwicklung eines Rezeptvorganges für den Prozess Kauf beschrieben. Sie haben grundsätzlich zwei Varianten zur Erstellung von neuen Vorgängen:

1. Vorgangsanlage über Vertragssuche
2. Vorgangsanlage mittels Schnellerfassungsmaske

Die Vorgangsanlage mittels Schnellerfassung ist im Abschnitt "Schnellerfassung“ beschrieben. Im nachfolgenden ist die Vorgangsanlage über Vertragssuche beschrieben.

Der Prozess lässt sich in drei verschiedene Kategorien unterteilen.

• Einzelkauf
• Kauf auf Dauer
• Geräte Kauf

Das Vorgehen für die Vorgangsanlage ist immer gleich, da die Unterschiede in den zugehörigen Verträgen eingerichtet sind und automatisch auf die Vorgänge angewendet werden z.B. Laufzeiten oder Buchungscode.

Einrichtung#

Grundvoraussetzung für die Erstellung eines Vorganges mit Rezeptabwicklung ist die Anlage eines entsprechenden Vertrages.

Ablauf#

Vorgangsanlage#

Sie haben zwei Möglichkeiten für die Vorgangsanlage über Vertragssuche.

Zum einen können Sie einen Vorgang über den Einstieg im "Lieferplan“ vornehmen. Dies ist in der Regel der Fall, wenn Sie noch keine vorgangsbegleitenden Dokumente vorliegen haben. Die zweite Möglichkeit, zählt zu der gängigsten Variante. Hierbei erfolgt der Einstieg über die eBox. In dem Fall liegt Ihnen bereits eine ärztliche Verordnung in Kopie oder im Original vor oder ggf. ein anderes Dokument, welches die Vorgangsanlage initiiert.

Wählen Sie in beiden Fällen den zugehörigen Aufruf "Neue Vorgangsperiode anlegen“ oder "Vertragssuche“ im Menüband der jeweiligen Seite auf.

Je nachdem ob es sich um einen neuen Kunden im Bereich der Rezeptabwicklung handelt, oder um einen Bestandskunden öffnet sich bei einem Neukunden die Übersicht aller Vorgangsarten und bei Bestandskunden die Vertragsauswahl zu einer bereits bestehenden Vorgangsart.

Bei einem Neukunden wählen Sie die gewünschte Vorgangsart aus. Bei einem Bestandskunden prüfen Sie, ob die in der Vertragsauswahl hinterlegte Vorgangsart die passende ist. Falls dies nicht der Fall ist, öffnen Sie die Vorgangsartenübersicht, indem Sie den Assist Button [...] neben der Vorgangsart auswählen. In dem neuen Fenster "Debitor Vorgangsarten“ können Sie nun aus den bei dem Kunden vorhandenen Vorgangsarten die passende auswählen oder alternativ über den Aufruf "Neu“ eine neue hinzufügen.

Die Kriterien für die Vertragssuche werden über die nachfolgenden Felder gesteuert.

Auf Basis der im Kopfbereich eingegebenen Daten erfolgt die Vertragssuche. Je nach Einrichtung Ihrer Verträge können Sie die Suche durch Angabe eines Wertes im Feld "Suchcode“ oder "Hilfsmittelsuchcode“ weiter eingrenzen.

Es werden Ihnen die aktuell gültigen Verträge zum Kostenträger im Bereich "Gefundene Vertragsversionen“ angezeigt.

Werden Ihnen keine gefundenen Vertragsversionen angezeigt, haben Sie die Möglichkeit, die Suche zu erweitern auf die Anwendung von allgemeingültigen Verträgen. Aktivieren Sie hierfür den Schalter "Allgemeine Verträge anzeigen“.

Wählen Sie den zutreffenden Vertrag aus, indem Sie entweder den "Suchbegriff“ oder die "Buchungsbeschreibung“ anwählen. Es öffnet sich die Übersicht "Vertragssuche Ebene 1“ mit den im Vertrag hinterlegten Vertragsfindungsartikeln. Über die Funktion "Zusatz Vertragsfindungsartikel anzeigen“ im Kopfbereich haben Sie je nach Einrichtung im zugehörigen Vertrag die Möglichkeit, sich weitere Vertragsfindungsartikel einzublenden.

Um den/die Artikel zu erfassen, öffnen Sie durch Anwahl im Feld "Nr.“, "Beschreibung“ oder "Beschreibung 2“ die zum Vertragsfindungsartikel zugehörige Artikelauswahl "Vertragssuche Ebene 2“. Je nach Menge der Artikel ist es sinnvoll die Suche erneut einzugrenzen. Sie haben hier die Möglichkeit, nach Artikelnummer oder Artikelbeschreibungen zu suchen, an dieser Stelle reichen auch Teile der Nummer oder Beschreibung.

Erfassen Sie in der Spalte "Menge“ die Anzahl. Der Haken für die erfolgte Auswahl der Artikelzeile wird automatisch gesetzt. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit "OK". Sie haben nun im Fenster "Vertragssuche Ebene 1“ erneut die Möglichkeit, weitere Artikel aus anderen Vertragsfindungsartikeln auszuwählen. Haben Sie alle Artikel ausgewählt bestätigen Sie Ihre Eingabe mit "OK" bis sich das Fenster "Lieferplanzeilen für neuen Vorgang auswählen“ öffnet.

In der Übersicht werden Ihnen nochmal alle von Ihnen erfassten Artikel angezeigt. An dieser Stelle können Sie bei Bedarf noch Änderungen z.B. hinsichtlich der Mengen oder Lieferungsart vornehmen z.B. für periodische Belieferungen oder auch weitere Artikel hinzufügen. Das Hinzufügen weiterer Artikel ist möglich über den erneuten Aufruf der "Vertragssuche Ebene 1“ durch Anwahl der Zahl neben dem Feld "Anzahl Vertragszeilen“ im Kopfbereich oder alternativ ist die direkte Artikelerfassung in der nächsten leeren Zeile möglich.

Bestätigen Sie nun Ihre Erfassung mit "OK“ so wird der Vorgang angelegt und es öffnet sich die zugehörige "Vorgangsperiodenkarte“.

Die Basis für die in der "Vorgangsperiodenkarte“ hinterlegten Daten bildet der ausgewählte Vertrag. In Einzelfällen kann es erforderlich sein, bestimmte Daten anzupassen. Ändern Sie diese direkt in der Vorgangsperiodenkarte. Je nach Vorgabe in Ihrem Unternehmen müssen an dieser Stelle nun auch weitere, ergänzende Angaben wie z.B. die Vorgangsherkunft oder der Diagnoseschlüssel sofern auf der ärztlichen Verordnung angegeben, gepflegt werden.

Bestätigen Sie die Eingaben mit "OK“. Es öffnet sich nun der Lieferplan mit den von Ihnen erfassten zu liefernden Artikeln in der Lieferplanzeile. Aktuell befindet sich diese noch im Status "offen“, so dass Sie hier noch manuelle Anpassungen bzw. Ergänzungen wie z.B. das gewünschte Lieferdatum vornehmen können. Über die Funktion "Freigeben“ geben Sie die Lieferplanzeilen frei.

Es erzeugen sich nun die zugehörigen Informationsanforderungen für die notwendigen Begleitdokumente und je nach "Lieferungsart“ die Lieferplaneinteilungen.

Im Abrechnungsplan bilden die "Abrechnungsplanzeilen“ die Basis für die Kostenvoranschlag Erstellung sowie Abrechnungsplaneinteilung. Die Abrechnungsplanzeile enthält alle Kostenvoranschlagrelevanten Daten wie z.B. Legs, LKZ, HM-Nr, PZN in den Zusatzfeldern sowie Preise, Zuzahlung, Eigenanteil oder Aufzahlung und bilden die Basis für den Kostenvoranschlag.

Sofern Sie hier Ergänzungen oder Anpassungen vornehmen möchten, setzen Sie den Status in der Abrechnungsplanzeile auf "Offen“, nehmen die gewünschten Änderungen vor und setzen den Status anschließend wieder auf "Freigegeben“. Die Zusatzfelder können sie über die Spalte "Zusatzfelder“ oder den gleichnamigen Aufruf anpassen.

Die "Abrechnungsplaneinteilung“ ist bei einem Vorgang zum Kauf-Prozess zunächst noch so lange leer, bis ein Auftrag über den Lieferplan erstellt wurde. Da bei einem Kaufvorgang im Gegensatz zu einer Pauschale nur die Artikel berechnet werden, die auch tatsächlich geliefert wurden.

Verarbeiten Sie nun eventuell vorhandene Dokumente über die eBox, so dass die zugehörigen Info.Anforderungen dem aktuellen Status entsprechen. Für die Bearbeitung der Dokumente steht eine separate Onlinehilfe zur Verfügung, siehe "eBox".

Sofern Ihnen die für den Kostenvoranschlag notwendigen Dokumente vorliegen und der Versand der Kostenvoranschläge nicht automatisiert in Ihrem System eingerichtet ist, versenden Sie den Kostenvoranschlag manuell über die zugehörige Info.Anforderung. Nutzen Sie hierfür die Funktion "Senden nach Voreinstellung“ in der Info.Anforderung für den Kostenvoranschlag. Die Einrichtung zur Verkettung, welche mit der Vertragsanlage vorgenommen wurde, sorgt dafür, dass die Kostenvoranschlagrelevanten Dokumente wie z.B. Rezept mitgesendet werden.

Aufteilungserstellung#

Die Auftragserstellung kann sowohl vollautomatisiert über die Einrichtung einer Aufgabenwarteschlange sowie manuell erfolgen. Nachfolgend wird die manuelle Erstellung beschrieben.

Die Basis für die Auftragserstellung bildet die "Lieferplaneinteilung“. Eine Auftragserstellung kann nur erfolgen, wenn eine "Lieferplaneinteilung“ vorhanden ist und zudem keine Liefersperre durch eine Info.Anforderung oder einem Fehlercode besteht. Die zugehörigen Spalten befinden sich in der Lieferplaneinteilung.

Bei einer Lieferplanzeile mit der Lieferungsart "Abruf“ ist es zunächst erforderlich diese in die Lieferplaneinteilung manuell abzurufen. Führen Sie hierzu die Aktion "Abrufposition erstellen“ im Menüband des Lieferplans aus.

Es öffnet sich das Fenster "Lieferplanzeilen zum Erzeugen von Einteilungen auswählen“. Ihnen werden alle Artikel angezeigt, für die ein Abruf möglich ist auf Basis des Datums im Feld "Gewünschtes Lieferdatum“. Dieses Datum kann auch manuell angepasst werden für den Fall, dass Sie in die Zukunft abrufen möchten. Eine weitere Eingrenzung nach Vorgangsart oder Vorgangsperiode kann im Kopfbereich bei Bedarf erfolgen.

Erfassen Sie die gewünschten Mengen in den jeweiligen Artikelzeilen und bestätigen Ihre Eingabe mit "OK“. Das System bietet Ihnen nun über die Meldung "Wollen Sie die Einteilungen in einen Auftrag abrufen?“ zwei Optionen an:

1. JA = Es wird die Lieferplaneinteilung erstellt und direkt der Verkaufsauftrag
2. NEIN = Es wird nur die Lieferplaneinteilung erstellt

Nein wird angewendet, wenn man z.B. noch Parameter in der Lieferplaneinteilung anpassen möchte oder mehrere Lieferplaneinteilungen hat, die dann am Ende in einem Verkaufsauftrag zusammengefasst werden sollen, sowie wenn die Auftragserstellung zu einem späteren Zeitpunkt oder ggf. über einen automatisierten Auftragsabruf erfolgen soll.

Bei den Lieferungsarten ohne "Abruf“ kann direkt der Funktionsaufruf "Aufträge aus Lieferplan abrufen“ ausgeführt werden. Dieser Abruf greift auf den Filter zum Abrufen von Aufträgen zu, der in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ hinterlegt ist.

Es öffnet sich das Fenster "Aufträge aus Lieferplan abrufen“. An dieser Stelle können sie die Vorbelegungen noch manuell anpassen und im Register "Vorgangsperiode“ auf die "Vorgangsnummer“ filtern.

In der Lieferplaneinteilung werden die Felder "Belegart“ = Auftrag und "Belegnr.“ = Auftragsnr. gefüllt. Bei Bedarf können Sie durch Anwahl der Auftragsnummer den erstellen Verkaufsauftrag öffnen.

Im Abrechnungsplan wurde nun die "Abrechnungsplaneinteilung“ erzeugt und systemseitig der Fehlercode "ABWARTEN“ hinterlegt, um eine vorzeitige Abrechnung zu unterbinden.

Pauschale mit Rezeptabwicklung#

Nachfolgend wird die systemseitige Abwicklung eines Rezeptvorganges für den Prozess Pauschale beschrieben. Sie haben grundsätzlich zwei Varianten zur Erstellung von neuen Vorgängen.

1. Vorgangsanlage über Vertragssuche
2. Vorgangsanlage mittels Schnellerfassungsmaske

Die Vorgangsanlage mittels Schnellerfassung ist im Abschnitt "Schnellerfassung“ beschrieben. Im nachfolgenden ist die Vorgangsanlage über Vertragssuche beschrieben.

Der Prozess lässt sich in zwei verschiedene Kategorien unterteilen.

• Verbrauchsmaterial, Monatspauschale
• Gerätepauschale, langlaufende Pauschale

Das Vorgehen für die Vorgangsanlage ist immer gleich, da die Unterschiede in den zugehörigen Verträgen eingerichtet sind und automatisch auf die Vorgänge angewendet werden z.B. Laufzeiten oder Buchungscode.

Einrichtung#

Grundvoraussetzung für die Erstellung eines Vorganges mit Rezeptabwicklung ist die Anlage eines entsprechenden Vertrages.

Ablauf#

Vorgangsanlage#

Ihnen stehen zwei Möglichkeiten für die "Vorgangsanlage über Vertragssuche" zur Verfügung.

Zum einen können Sie einen Vorgang über den Einstieg im "Lieferplan“ vornehmen. Dies ist in der Regel der Fall, wenn Sie noch keine vorgangsbegleitenden Dokumente vorliegen haben.

Zum anderen steht Ihnen als die gängige Variante, der Einstieg über die eBox zur Verfügung. In dem Fall liegt Ihnen bereits eine ärztliche Verordnung in Kopie oder im Original vor oder ggf. ein anderes Dokument, welches die Vorgangsanlage initiiert.

Wählen Sie in beiden Fällen den zugehörigen Aufruf "Neue Vorgangsperiode anlegen“ oder "Vertragssuche“ im Menüband der jeweiligen Seite aus.

Je nachdem ob es sich um einen neuen Kunden im Bereich der Rezeptabwicklung handelt, oder um einen Bestandskunden öffnet sich bei einem Neukunden die Übersicht aller Vorgangsarten und bei Bestandskunden die Vertragsauswahl zu einer bereits bestehenden Vorgangsart.

Bei einem Neukunden wählen Sie die gewünschte Vorgangsart aus. Bei einem Bestandskunden prüfen Sie, ob die in der Vertragsauswahl hinterlegte Vorgangsart die passende ist. Falls dies nicht der Fall ist, öffnen Sie die Vorgangsartenübersicht über den Assist Button [...] neben der Vorgangsart. In dem neuen Fenster "Debitor Vorgangsarten“ können Sie nun aus den bei dem Kunden vorhandenen Vorgangsarten die passende auswählen oder alternativ über den Aufruf "Neu“ eine neue hinzufügen.

Die Kriterien für die Vertragssuche werden über die nachfolgenden Felder gesteuert.

Auf Basis der im Kopfbereich eingegebenen Daten erfolgt die Vertragssuche. Je nach Einrichtung Ihrer Verträge können Sie die Suche durch Angabe eines Wertes im Feld "Suchcode“ oder "Hilfsmittelsuchcode“ weiter eingrenzen.

Es werden Ihnen die aktuell gültigen Verträge zum Kostenträger im Bereich "Gefundene Vertragsversionen“ angezeigt.

Werden Ihnen keine gefundenen Vertragsversionen angezeigt, haben Sie die Möglichkeit, die Suche auf die Anwendung von allgemeingültigen Verträgen zu erweitern. Aktivieren Sie hierfür den Schalter "Allgemeine Verträge anzeigen“.

Wählen Sie den zutreffenden Vertrag aus, indem Sie entweder den "Suchbegriff“ oder die "Buchungsbeschreibung“ anwählen. Es öffnet sich die Übersicht "Vertragssuche Ebene 1“ mit den im Vertrag hinterlegten Vertragsfindungsartikeln. Über die Funktion "Zusatz Vertragsfindungsartikel anzeigen“ im Kopfbereich haben Sie je nach Einrichtung im zugehörigen Vertrag die Möglichkeit, sich weitere Vertragsfindungsartikel einzublenden.

Um den/die Artikel zu erfassen öffnen Sie durch Anwahl im Feld "Nr.“, "Beschreibung“ oder "Beschreibung 2“ die zum Vertragsfindungsartikel zugehörige Artikelauswahl "Vertragssuche Ebene 2“. Je nach Menge der Artikel ist es sinnvoll die Suche erneut einzugrenzen. Sie haben hier die Möglichkeit, nach Artikelnummer oder Artikelbeschreibungen zu suchen, an dieser Stelle reichen auch Teile der Nummer oder Beschreibung.

Erfassen Sie in der Spalte "Menge“ die Anzahl. Der Haken für die erfolgte Auswahl der Artikelzeile wird automatisch gesetzt. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit "OK". Sie haben nun im Fenster "Vertragssuche Ebene 1“ erneut die Möglichkeit, weitere Artikel aus anderen Vertragsfindungsartikeln auszuwählen. Haben Sie alle Artikel ausgewählt bestätigen Sie Ihre Eingabe mit "OK" bis sich das Fenster "Lieferplanzeilen für neuen Vorgang auswählen“ öffnet.

In der Übersicht werden Ihnen nochmal alle von Ihnen erfassten Artikel angezeigt. An dieser Stelle können Sie bei Bedarf noch Änderungen z.B. hinsichtlich der Mengen oder Lieferungsart vornehmen z.B. für periodische Belieferungen oder auch weitere Artikel hinzufügen. Das hinzufügen weiterer Artikel ist über den erneuten Aufruf der "Vertragssuche Ebene 1“, durch Anwahl der Zahl neben dem Feld "Anzahl Vertragszeilen“ im Kopfbereich möglich. Alternativ ist die direkte Artikelerfassung in der nächsten leeren Zeile möglich.

Bestätigen Sie Ihre Erfassung mit "OK“. Der Vorgang wird angelegt und es öffnet sich die zugehörige "Vorgangsperiodenkarte“.

Die Basis für die in der "Vorgangsperiodenkarte“ hinterlegten Daten bildet der ausgewählte Vertrag. In Einzelfällen kann es erforderlich sein, bestimmte Daten anzupassen. Ändern Sie diese dann direkt in der Vorgangsperiodenkarte. Je nach Vorgabe in Ihrem Unternehmen müssen an dieser Stelle nun auch weitere, ergänzende Angaben wie z.B. die Vorgangsherkunft oder der Diagnoseschlüssel sofern auf der ärztlichen Verordnung angegeben, gepflegt werden.

Bestätigen Sie die Eingaben mit "OK“. Es öffnet sich nun der Lieferplan mit den von Ihnen erfassten zu liefernden Artikeln in der Lieferplanzeile. Aktuell befindet sich diese noch im Status "offen“, so dass Sie hier noch manuelle Anpassungen bzw. Ergänzungen wie z.B. das gewünschte Lieferdatum vornehmen können. Über die Funktion "Freigeben“ geben Sie die Lieferplanzeilen frei.

Es erzeugen sich nun die zugehörigen Informationsanforderungen für die notwendigen Begleitdokumente und je nach "Lieferungsart“ die Lieferplaneinteilungen.

Im Abrechnungsplan bilden die "Abrechnungsplanzeilen“ die Basis für die Kostenvoranschlag Erstellung sowie Abrechnungsplaneinteilung. Die Abrechnungsplanzeile enthält alle Kostenvoranschlagrelevanten Daten wie z.B. Legs, LKZ, HM-Nr, PZN in den Zusatzfeldern sowie Preise, Zuzahlung, Eigenanteil oder Aufzahlung und bilden die Basis für den Kostenvoranschlag.

Sofern Sie hier Ergänzungen oder Anpassungen vornehmen möchten, setzen Sie den Status in der Abrechnungsplanzeile auf "Offen“, nehmen die gewünschten Änderungen vor und setzen den Status anschließend wieder auf "Freigegeben“. Die Zusatzfelder können Sie über die Spalte "Zusatzfelder“ oder den gleichnamigen Aufruf anpassen.

Die "Abrechnungsplaneinteilung“ ist bei einem Vorgang zum Pauschal-Prozess direkt mit den entsprechenden Ressourcen für die geplante Abrechnung befüllt. Da bei einem Pauschalvorgang im Gegensatz zu einem Kaufprozess bereits die Höhe der Pauschale feststeht, die abgerechnet werden soll, werden die Abrechnungsplaneinteilungen direkt erzeugt, anders als beim Kauf-Prozess wo diese erst nach Auftragserstellung erzeugt werden. Systemseitig ist der Fehlercode "ABWARTEN“ hinterlegt, um eine vorzeitige Abrechnung zu unterbinden.

Verarbeiten Sie nun eventuell vorhandene Dokumente über die eBox, so dass die zugehörigen Info.Anforderungen dem aktuellen Status entsprechen. Für die Bearbeitung der Dokumente siehe "eBox".

Sofern Ihnen die für den Kostenvoranschlag notwendigen Dokumente vorliegen und der Versand der Kostenvoranschläge nicht automatisiert in Ihrem System eingerichtet ist, versenden Sie den Kostenvoranschlag manuell über die zugehörige Info.Anforderung. Nutzen Sie hierfür die Funktion "Senden nach Voreinstellung“ in der Info.Anforderung für den Kostenvoranschlag. Die Einrichtung zur Verkettung, welche mit der Vertragsanlage vorgenommen wurde, sorgt dafür, dass die Kostenvoranschlagrelevanten Dokumente wie z.B. Rezept mitgesendet werden.

Auftragserstellung#

Die Auftragserstellung kann sowohl vollautomatisiert über die Einrichtung einer Aufgabenwarteschlange sowie manuell erfolgen. Nachfolgend wird die manuelle Erstellung beschrieben.

Die Basis für die Auftragserstellung bildet die "Lieferplaneinteilung“. Eine Auftragserstellung kann nur erfolgen, wenn eine "Lieferplaneinteilung“ vorhanden ist und zudem keine Liefersperre durch eine Info.Anforderung oder einem Fehlercode besteht. Die zugehörigen Spalten befinden sich in der Lieferplaneinteilung.

Bei einer Lieferplanzeile mit der Lieferungsart "Abruf“ ist es zunächst erforderlich, diese in die Lieferplaneinteilung manuell abzurufen. Führen Sie hierzu die Aktion "Abrufposition erstellen“ im Menüband des Lieferplans aus.

Es öffnet sich das Fenster "Lieferplanzeilen zum Erzeugen von Einteilungen auswählen“. Ihnen werden alle Artikel angezeigt, für die ein Abruf auf Basis des Datums im Feld "Gewünschtes Lieferdatum“ möglich ist. Dieses Datum kann auch manuell angepasst werden für den Fall, dass Sie in die Zukunft abrufen möchten. Eine weitere Eingrenzung nach Vorgangsart oder Vorgangsperiode kann im Kopfbereich bei Bedarf erfolgen.

Erfassen Sie die gewünschten Mengen in den jeweiligen Artikelzeilen und bestätigen Ihre Eingabe mit "OK“. Das System bietet Ihnen nun über die Meldung "Wollen Sie die Einteilungen in einen Auftrag abrufen?“ zwei Optionen an:

1. JA = Es wird die Lieferplaneinteilung erstellt und direkt der Verkaufsauftrag
2. NEIN = Es wird nur die Lieferplaneinteilung erstellt

Nein wird angewendet, wenn Sie z.B. noch Parameter in der Lieferplaneinteilung anpassen möchten oder mehrere Lieferplaneinteilungen haben, die dann am Ende in einem Verkaufsauftrag zusammengefasst werden sollen. Sowie wenn die Auftragserstellung zu einem späteren Zeitpunkt oder ggf. über einen automatisierten Auftragsabruf erfolgen soll.

Bei den Lieferungsarten ohne "Abruf“ kann direkt der Funktionsaufruf "Aufträge aus Lieferplan abrufen“ ausgeführt werden. Dieser Abruf greift auf den Filter zum Abrufen von Aufträgen zu, der in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ hinterlegt ist.

Es öffnet sich das Fenster "Aufträge aus Lieferplan abrufen“. An dieser Stelle können Sie die Vorbelegungen noch manuell anpassen und auf dem Inforegister "Vorgangsperiode“ auf die "Vorgangsnummer“ filtern.

In der Lieferplaneinteilung werden die Felder "Belegart“ = Auftrag und "Belegnr.“ = Auftragsnr. gefüllt. Bei Bedarf können Sie durch Anwahl der Auftragsnummer den erstellen Verkaufsauftrag öffnen.

Kalorienpauschale#

Eine kalorienbasierte Pauschale kann, je nach Vertragskonstellation, unterschiedlich in Microsoft Dynamics 365 Business Central[^1] abgebildet werden.

Neben der nicht gedeckelten Abrechnung ist die Einrichtung von Maximalwerten möglich. Wird hierbei innerhalb einer Periode ein geringerer Bedarf als der Maximal-Kalorienwert geliefert, wird der Rechnungsbetrag nur für die abgerufene Menge berechnet. Ist der Bedarf höher als der Maximal-Kalorienwert, wird die vereinbarte Pauschale mit "1" berechnet.

Einrichtung#

Zusatzfeld Kalorien pro Basismenge am Artikel#

Um die Kalorien richtig zu berechnen, muss dem Artikel die Information "Kalorien pro Basiseinheit" mitgegeben werden. Dazu wird auf der Artikelkarte unter "Zusatzinformationen" dem entsprechenden Zusatzfeld (bspw. KABA) die Kalorienmenge hinterlegt (bspw. 500 Kalorien).

Die Einrichtung und Zuordnung von Zusatzfeldern kann den Abschnitt "Zusatzfeld“ entnommen werden.

Vertragsanlage#

Der Vertrag wird entsprechend dem mit dem Kostenträger geschlossenen Vertrag angelegt. Zu folgend aufgelisteten Vertragsfeldern, können weitere Einrichtungen notwendig sein.

Zu beachten bei der Einrichtung der Vertragskarte ist, dass spezifisch u.a. folgendes definiert werden sollte:

Zu beachten bei der Einrichtung der Vertragsversion ist folgendes:

Zu beachten bei der Anlage der Perioden ist folgendes:

Bei kalorienbasierenden Pauschalen zählen oftmals alle Lieferungen des Monats in die Berechnung mit rein. Für die Einrichtung der Perioden wird der Abrechnungszeitraum daher auf den letzten Tag des laufenden Monats definiert – "Abrechnung Zeitpunkt“ = LM.

Zu beachten bei der Anlage der Vertragszeilen ist folgendes:

Um für die Vorgangsart "enterale Ernährung" eine Nahrungspauschale erfassen und abrechnen zu können, muss in den Vertragszeilen neben den Vertragsfindungsartikeln auch die Nahrungspauschale als Ressource erfasst werden.

Diese Zeilen erhalten folgende Informationen:

• Kalk. Art
• Kalk. Begrenzung
• Kalk. Wert
• Kalk. Zusatzfeld
• Kalk. Abrechnungsart

Beispiel:

Nachfolgend wird ein Beispiel von einer Einrichtung der Vertragszeilen gezeigt:

Weitere Felder, wie bspw. gesetzl. Zuzahlung, Lieferungsart müssen, je nach Konstellation, zusätzlich eingerichtet werden.

Wiedereinsatz#

Der Wiedereinsatz eines Hilfsmittels ist ein komplexer Prozess, welcher eine Vielzahl von (internen und externen) Beteiligten benötigt, um den Kunden optimal zu versorgen. KUMAVISION healthcare365 vereinfacht das Handling des Wiedereinsatzes, indem es eine klare Trennung zwischen Versorgung der PatientInnen und Aufbereitung des Hilfsmittels gibt, welche dennoch ineinander verschmelzen. Die Abbildung erfolgt über die bereits bekannten Liefer- und Abrechnungspläne zur Patientenversorgung und Faktura sowie dem Modul "Technik & Wartung", um das Gerät ggf. beim Leistungserbringer abzuholen und wiederaufzubereiten.

In diesem Abschnitt werden die Prozesse zur Abbildung des Wiedereinsatzes sowie die dafür nötigen Einrichtungen beschrieben. Grundlegende Einrichtungen der Rezeptabwicklung sowie die Bereiche: "Technik & Wartung" oder "Lager und Logistik" sind den entsprechenden Abschnitten der Onlinehilfe zu entnehmen.

Der Wiedereinsatzprozess ist immer auch optional mit einem Kauf-Prozess verknüpft. Das heißt, werden benötigte Geräte nicht über eine Pool-Abfrage gefunden, so wird der Kasse ein Gerät zum Kauf angeboten, welches wiederum in den Pool aufgenommen wird. Der Kauf-Prozess wird an dieser Stelle hier nicht beschrieben.

Einrichtung#

Um den Wiedereinsatzprozess durchführen zu können, sind erweiterte Einrichtungen notwendig bzw. sinnvoll. Die relevanten Einrichtungen werden im nachfolgenden beschrieben.

Teams#

In der eBox wird ein neues Vertriebsteam (beispielweise: Code POOL, Beschreibung Wiedereinsatz oder laufende Poolabfragen) angelegt. Alle MitarbeiterInnen, welche Wiedereinsätze bearbeiten, werden dem Vertriebsteam "POOL" zugewiesen. Die eingehenden Verordnungen, bei denen eine Poolabfrage durchzuführen ist bzw. bereits durchgeführt wurde, werden dem Vertriebsteam "POOL" zugeordnet. Weiterführende Informationen zum Thema eBox entnehmen Sie dem Abschnitt "eBox".

Rollencenter#

Einrichtung des Rollencenters (Technik):#

Für den Bereich "Technik & Wartung" steht Ihnen das Rollencenter "healthcare Rep" zur Verfügung.

Über "Meine Einstellungen“ kann die Rolle "healthcare Rep" zugewiesen werden. Das Rollencenter steht nach bestätigen mit "Ok“ zur Verfügung.

Einrichtung des Rollencenters (Innendienst):#

Um für den Innendienst die notwendigen Arbeitsschritte zu überwachen, wird empfohlen den Bearbeitungsstatus eines Gerätes über einen Filter anzuzeigen.

Verwenden Sie hierzu beispielsweise die "Calls (Geräte)“ Übersicht mit entsprechendem Filter auf den Bearbeitungsstatus "Call Techniker KV ermittelt".

Die angezeigte Übersicht beinhaltet alle Calls, für die der Kostenvoranschlag gestellt werden kann. Der Filter steht hierbei auf dem Bearbeitungsstatus "21A T-KV ERMITTELT".

Informationsmanagement (IRM)#

Das Informationsmanagement (IRM) ist das Bindeglied von Liefer- und Abrechnungsplan und der dafür benötigten Informationen bzw. Belege. Diese Informationen sind das primäre Freigabekriterium für eine Lieferung oder Abrechnung im Rahmen des Wiedereinsatzes.

Die für den Prozess benötigten Informationen werden im Wiedereinsatzvertrag festgelegt und in die Vorgangsperiode des Liefer- und Abrechnungsplans übernommen.

Das Informationsmanagement ist direkt mit der Statusverwaltung in den Vorgängen verbunden. Weiterführende Informationen finden Sie unter Informationsmanagement (IRM).

Bearbeitungsstatus#

Da im Rahmen des Wiedereinsatzes Informationen des Customer Services direkten Einfluss auf die Technik haben, sind auch in den Einrichtungen der kaufmännischen Abwicklung innerhalb von Microsoft Dynamics 365 Business Central[^1] entsprechende Bearbeitungsstatus zu integrieren.

Aufgrund dieser Einrichtungen ist es möglich, dass beispielsweise eine eingegangene Genehmigung zur Aufbereitung und Versorgung, über eine Informationsanforderung, direkt in den Call und in den Technikauftrag zurückgemeldet wird, sodass zeitnah mit dem Service begonnen werden kann.

Der Status einer Informationsvorlage wird über die sogenannten "Komm. Status Vorlagen" abgebildet. In diesen Vorlagen, hier am Beispiel eines Kostenvoranschlags, können zusätzlich die Bearbeitungsstatus für den technischen Service je Status der Informationsvorlage eingepflegt werden.

Beispiel Komm. Status Vorlage für Kostenvoranschlag

Sollte ein Kostenvoranschlag genehmigt werden, wird die zugehörige Informationsanforderung auf den Status "20 ANT OK" gesetzt. Durch die erweiterte Einrichtung der Technik Bearbeitungsstatus in den "Komm. Status Vorlagen" werden im Call und Technikauftrag die Status gemäß Einrichtung gesetzt.

Informationsvorlagen#

In den Informationsvorlagen werden alle benötigten Belege zur Durchführung des Wiedereinsatzes zusammengefasst und in dem Wiedereinsatzvertrag hinterlegt.

Nachfolgend ein Beispiel, wie eine Informationsvorlage aussehen kann:
Informationsvorlage – Code WE, Beschreibung Wiedereinsatz

Dort enthalten ist auch die Poolabfrage (IM_POOL), um nachzuhalten, dass diese durchgeführt worden ist. Zudem ist diese Anforderung auch als Erinnerung zur Pflege der Poolabfragenummer zu verstehen. Alle weiteren Belege setzen sich aus den benötigten Dokumenten der Reparatur und Versorgung zusammen.

Zu beachten sind weiterhin die Anforderungen der einzelnen Krankenkassen.

Stammdaten#

Beschrieben werden die zu pflegenden Stammdaten, um den Wiedereinsatzprozess abzubilden.

Artikel#

Auf der Artikelkarte auf dem Inforegister "Artikelverfolgung" wird der Artikelverfolgungscode hinterlegt. Hierüber wird festgelegt, ob der Artikel Serien-, Chargennummer-, Betriebsstundenpflichtig, ein Ablauf- oder Herstelldatum hat.

Weiterhin wird über den Schalter "Infokartenpflicht" gesteuert, ob eine Seriennummerninformationskarte bei Zugangsbuchung erzeugt wird oder nicht.

Erst durch die Kombination aus Artikelverfolgungscode "Seriennummer“ und der "Infokartenpflicht" wird ein Artikel zu einem Gerät.

Damit ein Hilfsmittel wiedereinsatzfähig ist, muss auf dem Inforegister KUMAVISION healthcare der Schalter "Wiedereinsatzartikel" aktiviert werden.

Weiterhin sind der Technik Wartungsplan Code, die Technik Stückliste und die Technikbefundungsgruppe zu erfassen.

Technik Wartungsplan#

In den "Technik Wartungsplanvorlagen" werden die einzelnen Wartungen abgebildet. Es können allgemein gültige Wartungspläne erzeugt und anschließend beliebig vielen Artikeln hinterlegt werden. Auf diese Weise muss z.B. einmalig ein Wartungsplan für eine Modellserie erstellt werden, um diesen dann den relevanten Artikeln zuzuordnen.

Inforegister Allgemein#

Im Kopf des Wartungsplans wird eine eindeutige Beschreibung für den Wartungsplan hinterlegt.

Beispiel:

Inforegister Servicestufen#

In den Zeilen des Wartungsplans werden anschließend die einzelnen Gerätewartungen gepflegt.

Beispiel:

Technik Stücklisten#

Die "Technik Stücklisten" dienen der Abbildung von Reparatur- und Wartungsstücklisten. Zu Beginn wird ein eindeutiger Code der Stückliste vergeben. Diese Stückliste wird zentral gepflegt und kann anschließend mehreren Artikeln hinterlegt werden.

Beispiel:

Anschließend wird in der Technik Stücklisten-Übersicht die jeweilige Stücklistenzeile zur Bearbeitung markiert und über "Komponenten" im Menüband, die Technik Stücklistenkomponenten-Karte aufgerufen, um die notwenigen Artikel und Ressourcen der Stückliste zu hinterlegen.

Technik Befundungsgruppen#

Mit Hilfe der Befundungsgruppen bzw. der Befundung werden im Call und im Technikauftrag die Diagnosen des Defekts des Geräts festgehalten. Da die Befundungen im System gepflegt werden, müssen die gleichen Befundungen nicht immer wieder neu eingetragen werden und sind zudem auswertbar.

In den Technikbefundungsgruppen können mehrere dieser Befundungen geclustert werden.

Nachdem eine eindeutige Bezeichnung der Befundungsgruppe gepflegt ist, können über "Befundungen" im Menüband mehrere Befundungen hinterlegt werden.

Beispiel:

Vertragsfindungsressourcen#

Über die Vertragsfindungsressourcen werden die Arbeitszeiten, Pauschalen und ServicetechnikerInnen abgebildet. Ressourcen für den technischen Service bekommen die Produktbuchungsgruppe "SERV19" auf dem Inforegister "Fakturierung" zugewiesen.

Der Schalter "Arbeitstyp notwendig" auf dem Inforegister "KUMAVISION healthcare" darf nicht aktiviert werden, sofern alle Arbeitstypen zulässig sein sollen.

Über "Zuordnung Vertragsfindungsressourcen" werden die entsprechenden Arbeitstypen hinterlegt. Hier kann der Haken bei "Alle Arbeitstypen erlaubt" gesetzt werden.

In der Vertragsfindungsressource können zudem weitere Einheiten über den gleichnamigen Aufruf im Menüband hinterlegt werden. Die hier eingetragenen Einheiten werden mit dem Basiseinheitencode verknüpft.

Arbeitstypen#

Über die "Arbeitstypen" können einzelne Ausprägungen einer Ressource abgebildet werden (ähnlich der Variante am Artikel). Diese werden zur Darstellung der einzelnen Arbeitsschritte sowie zur Abbildung der Prüfarten für die Zuordnung im Wartungsplan genutzt.

Beispiel Arbeitstypen:

Pro Arbeitstyp kann eine eigene Einheit hinterlegt werden, welche die Einheit der Ressource überschreibt. Voraussetzung ist, dass die Einheit als Ressourceneinheit angelegt und zugeordnet ist. Weiterhin kann über das Feld "Beschreibung übernehmen" gesteuert werden, ob die Beschreibung der Ressource durch die Beschreibung des Arbeitstypen ersetzt werden soll.

Die einzelnen Einkaufs- und Verkaufspreise der Ressourcen bzw. Ressourcen-Arbeitstypen-Kombination sind über die Ressourcenkarte über "VK-Preise" im Menüband zu pflegen.

Preispflege Verkauf#

Die Preise zur Abbildung der Wiedereinsatzpauschale werden nicht, wie bei der Fallpauschale, über eine Ressource abgebildet. Wie beim Kaufprozess auch, werden diese am Artikel in der Preisfindung gepflegt.

Dies erfolgt über die Artikelkarte über "VK-Preise" im Menüband. Um den Wiedereinsatz vom Kauf zu unterscheiden, wird über die Artikelfamilie oder in den Verkaufskonditionen neben dem Preisfindungsdebitoren der Kasse die Verkaufsauftragsart "AB-WE" gepflegt.

Preispflege Einkauf#

Bei Bestellung bei einem Mitbewerber darf in der Bestellung kein Preis hinterlegt sein. Dazu sind entsprechende Einrichtungen vorzunehmen:

Anlage Einkaufsbestellarten (Best Practice)#

Bei der Einkaufsbestellart wird die Art "Wiedereinsatz" benötigt. Hier können Sie bereits einen "Vorgabe Rabattgrund“ definieren, der bei dieser Bestellart den Wert auf 0,00 Euro rabattiert, da es sich bei einer Wiedereinsatzbestellung um keinen Einkauf im ursprünglichen Sinne handelt.

Anlage Rabattgrund#

In den Rabattgründen kann der Rabattgrund "Gratis“ verwendet werden. Dieser steht auf Zeilenrabatt % = 100,00 und ist mit der Art = "Fix" definiert.

Anlage Artikelfamilie (in Vorgängerversionen)#

Alternativ kann mit der Artikelfamilienpreisfindung gearbeitet werden, die ebenfalls den Einkaufswert auf 0,00 Euro reduziert. Hinter der Artikelfamilie wird über "Artikelfamilie Preisverwaltung" die Einkaufsbestellart "Wiedereinsatz" und der Rabattgrund "GRATIS" hinterlegt.

Anschließend wird die Artikelfamilie auf der Artikelkarte in den EK-Preisen "(Menüband > Zugehörig > Einkauf > EK-Preise > Einkauf Artikel Familienzuordnung") hinterlegt.

Vorschau Wiedereinsatz Bestellung#

Wird die Einkaufsbestellung des Wiedereinsatzgeräts über den Call erstellt, wird die Einkaufsbestellart "Wiedereinsatz" automatisch in die Einkaufsbestellung übernommen und es wird kein Preis gezogen.

Verwaltung der Leistungserbringer#

Die Leistungserbringer, von denen Geräte abgeholt werden, müssen als Kreditoren angelegt werden. Dies geschieht wie gewohnt über die Kreditoren und die Funktion "Neu > Neuer Kreditor aus Kurzerfassung". Die notwendigen Pflichteingaben werden über die Pflichtfeldprüfung bzw. Stammdatenvorlagen vorbelegt bzw. abgefragt.

Wiedereinsatzvertrag#

Wiedereinsatzverträge sind eine Kombination aus Versorgungs- und Reparatur-/ Wartungsverträgen. Diese Verträge beinhalten sowohl alle Positionen zur Abbildung der Versorgung als auch die benötigen Komponenten in Form von Artikeln und Ressourcen zur Aufbereitung. Beschrieben werden hier nur die Felder, die für einen Wiedereinsatzvertrag benötigt werden. Weiterführende Informationen finden Sie unter Vertragsfelder.

Vertragskarte#

Inforegister Allgemein#

Im Vertragskopf wird die Planart "Wiedereinsatz“ hinterlegt. Über die Planart wird klassifiziert, um was für eine Art von Vertrag es sich handelt.

Versionskarte#

Inforegister Allgemein#

Die Beschreibung wird nicht automatisch aus der Vertragskarte übernommen und muss somit manuell eingetragen werden. Die Abrechnung erfolgt über §302 (Abrechnung der sonstigen Leistungserbringer). Für die im Nachgang der Hilfsmittellieferung mögliche Belieferung von Zubehör/ Ersatzteilen oder auch dem Austausch des Hilfsmittels, muss das Feld "Zusatzauftrag erlaubt“ aktiviert sein.

Das Feld "Vorbelegung Startdatum" wird auf das "Arbeitsdatum“ gesetzt, d.h. das Tagesdatum der Erfassung wird in der Vorgangsperiodenkarte vorbelegt. Im Feld "Liefernachweis" wird "Vorgangsperiode“ ausgewählt. Für die Rechnungsanweisung gilt "Komplettrechnung“ im Wiedereinsatzprozess.

Inforegister Vorbelegung Zeilen#

Diese Felder bleiben leer, da die genaue Definition der Vorbelegung in den Zeilen erfolgt.

Inforegister Abweichende Belegvorgaben#

Die Belieferung Auftragsart ist standardgemäß "LIEFERPL“. Die Abrechnung Auftragsart ist" AB-WE". Die Auftragsart wird hinterlegt, um auf Basis dessen die Wiedereinsatzpauschale in der erweiterten Preisfindung des Artikels zu finden.

Der Kalkulationsdruck ist Rabattfeld, d.h. ausgewiesen werden der Basispreis und der Rabatt (z.B. 100 € - 10%).

Inforegister Perioden#

Auf dem Inforegister "Perioden" ist die Vertragsperiode "WE“ auszuwählen. Die Periode definiert die im Prozess angelegten Vorgänge und vererbt ihre Informationen an die jeweiligen Vorgangsperioden.

Eine Info Vorlage ist ein zentrales Prozesssteuerelement und ist zwingend einzufügen (siehe hierzu auch den Abschnitt Informationsmanagement (IRM)).

Damit eine Wartung und eine Reparatur durchgeführt werden können, müssen die jeweiligen Verträge bei "Wartung Vertragsnr." sowie "Reparatur Vertragsnr." hinterlegt werden. Diese Verträge werden bei der Call-Erstellung verwendet.

Inforegister Zusatzinformationen#

Zusatzinformationen, die für die eKV-Erstellung und Abrechnung relevant sind, können hier oder direkt in den Zeilen über "Zusatzfelder bearbeiten" hinterlegt werden.

Zu den Zusatzinformationen zählen beispielsweise der Leistungserbringergruppenschlüssel, das Leistungskennzeichen, die Poolabfrage- und Registernummer (letztere sind ohne Wert zu pflegen, da der Wert im Prozess eingetragen wird).

Inforegister Zeilen#

In den Vertragsversionszeilen werden alle Positionen für die Versorgung und für die Aufbereitung gepflegt, d.h. die Vertragsfindungsartikel für das Gerät und zusätzliches Zubehör sowie alle für den Service zulässigen (gemäß Vereinbarung mit der Krankenasse) und benötigten (auch wenn die Kasse diese nicht zulässt) Ersatzteile und Aufwände (Ressourcen).

Vertragsversionszeile Gerät#

Vertragsversionszeile Zubehör#

Vertragsversionszeile Vertragsfindungsressource "Techniker“#

Definition der Aufbereitungsprozesse#

Im Modul Technik & Wartung können kundenindividuelle Wiedereinsatzprozesse abgebildet werden. Dazu werden die einzelnen Prozesse definiert und mit den einzelnen Belegen verknüpft. Diese frei definierbaren Prozesse werden ebenfalls zur Abbildung der Aufbereitung bzw. zur Prüfung der Hilfsmittel im Rahmen des Wiedereinsatzes genutzt.

Kundenservice Belegarten#

In den Belegarten werden die einzelnen Belege festgelegt, die benötigt werden, um den Prozess zu steuern. Dabei können mehrere Belegarten pro "Basis Belegart“ definiert werden.

Kundenservice Prozessarten#

In den "Kundenservice Prozessarten" werden die einzelnen Prozesse definiert, die im Rahmen von Reparaturen und Wartungen zum Einsatz kommen. Diese Prozessart wird im Call ausgewählt und legt dort den weiteren Prozessablauf fest.

Beispiel für die Anlage der Kundenservice Prozessarten:

Markieren Sie die Kundenservice Prozessartzeile, um über den Menüaufruf "Bearbeiten“ die Prozessart mit den Belegarten verheiraten zu können. Es öffnet sich die "Kundenservice Belegart Karte“.

Neben den "Status Auswahl Prozessart“ und "Status Planungsabschluss in Tech. Auftrag“ im Inforegister "Allgemein" kann hier zusätzlich der "Bearbeitungsstatus“ gepflegt werden, welcher in den Technikauftrag des Leihgeräts geschrieben werden soll. Wenn ein Leihgerät ebenfalls aufbereitet wird, so darf an dieser Stelle kein Kostenvoranschlag erzeugt werden und es muss direkt ein Hinweis an BenutzerInnen erfolgen, dass mit der Reparatur begonnen werden darf. Die weiteren Felder werden bereits durch die Anlage der Prozessart mit eingesteuert.

Im Inforegister "Prozessbelege" werden die einzelnen Prozessschritte aufgeführt. In den Feldern "Start Bearbeitungsstatus“ und "Abschluss Bearbeitungsstatus“ werden Start- und Endstatus der einzelnen Prozessschritte gepflegt. Auch bei der automatischen Belegerstellung macht es Sinn, beide Status zu pflegen, da es im Laufe des Prozesses immer wieder zu Unterbrechungen der Automatik kommen kann (z.B. bei Stammdatenfehlern). Ist an dieser Stelle kein Status gepflegt, wird der Call/Technikauftrag mit einem Status leer oder einem falschen Status durch AnwenderInnen ggf. nicht beachtet.

Im Rahmen des Wiedereinsatzes wird der Haken "Call automatisch abschließen“ nicht gesetzt. In diesem Fall dient der Call als Basis dafür, dass AnwenderInnen erkennen, welche Geräte aufbereitet sind und aus dem Lieferplan abgerufen werden können. Alternativ kann diese Information bspw. nur per Wiedervorlage erfolgen.

Prozessgruppen#

In den Prozessgruppen werden die einzelnen Prozessarten zusammengefasst. Diese Prozessgruppen werden später den Reparatur- und Wartungsverträgen zugeordnet. Sie dienen als Filter bei der Auswahl der richtigen Prozesse (Fallpauschale, Wiedereinsatz, Fremdgeräte, etc.).

Beispiel Technik Prozessgruppe für Wiedereinsatz:

Im Feld "Prozesstypenfilter" können beliebig viele Prozessarten in eine Prozessgruppe über "Oder-Pipe“ zusammengefasst werden.

Wiedereinsatzprozesse#

Im folgenden Abschnitt werden drei unterschiedliche Wiedereinsatzprozesse beschrieben. Der Ablauf ist abteilungsübergreifend, wie die untenstehende Übersicht zeigt. Der Ablauf von LagermitarbeiterInnen wird nur aus manueller Sicht beschrieben.

Wiedereinsatzgerät beim Mitbewerber#

Das wiedereinzusetzende Gerät steht bei einem anderen Leistungserbringer, wird von dort abgeholt/ bestellt, aufbereitet und anschließend an den Kunden geliefert.

Folgende Prozessschritte sind ab Rezepteingang durchzuführen:

Folgende Kundenservice Prozessart wird dafür im Call eingesetzt – WE GE AH – Inforegister Allgemein - Prozessart.

Diese beinhaltet die verknüpften Belege für Wiedereinsatzbestellung, den Technikservice Auftrag und eine interne Umlagerung als Belegarten.

1. Das Wiedereinsatzgerät wird bestellt. Ist das Gerät im Haus und der Wareneingang gebucht, schließt sich die Wiedereinsatzbestellung automatisch und der Technikauftrag erstellt sich.

2. TechnikerInnen überprüfen das Gerät und tragen die Ersatzteile und die Arbeitszeit in den Technikauftrag ein. Nach Genehmigung und Reparatur des Geräts buchen TechnikerInnen das Verbrauchsmaterial und schließen den Technikauftrag ab.

3. Mit dem Abschluss des Technikauftrags erstellt sich automatisch die Umlagerung vom Reparaturlager auf das Hauptlager. Sobald die Umlagerung gebucht wird, kann das Gerät ausgeliefert werden.
   o Reparaturlager ist kein auslieferungsfähiges Lager
   o Hauptlager ist ein auslieferungsfähiges Lager

Team Innendienst – Vorgangsanlage#

Startpunkt des Wiedereinsatzes ist, wie bei allen Versorgungen auch, die eBox. Eingescannt ist eine Verordnung, welche die Versorgung beauftragt.

Bei neuen Kunden wird über "Neuer Debitor aus Kurzerfassung“ die PatientInnen angelegt. Dabei werden vom Rezept ausgelesene Daten übernommen, sodass in der Pflichtfeldprüfung nur noch die fehlenden Informationen hinterlegt werden.

Anschließend kann aus der eBox heraus direkt ein neuer Vorgang über die Funktion "Neue Vorgangsperiode anlegen“ angelegt werden.

Hierbei muss die entsprechende Vorgangsart ausgewählt werden.

Für den Kunden stehen zwei Verträge zur Auswahl. Zum einen der Wiedereinsatz Vertrag und zum anderen ein Kauf Vertrag, der bei negativer Poolabfrage zur Geltung kommt.

Nach Anzeige der zwei Verträge muss zunächst eine manuelle Poolabfrage auf der entsprechenden Plattform erfolgen, bevor ein Vertrag ausgewählt werden kann. Der Vorgang wird somit abgebrochen und kein Vertrag ausgewählt, bis die Rückmeldung zur Poolabfrage eingeht.

Die Bearbeitungsseite wird geschlossen und die Verordnung über die eBox per Funktion "Anderes Team zuweisen“ dem Team "POOL“ zugewiesen. Diesem Team werden alle Verordnungen übergeben, bei denen aktuell eine Poolabfrage gestartet wurde.

Mit der Teamkennung "POOL“ wird die Verordnung in die allgemeine Belegauswahl verschoben. Durch die AnwenderInnen erfolgt eine manuelle Poolabfrage auf der jeweiligen Plattform (MIP, HMM).

Negative Poolabfrage#

Bei einer negativen Poolabfrage (es steht kein Gerät zur Verfügung) wird aus dem Team "POOL“ heraus die Verordnung in die eigene eBox abgerufen und ein Vorgang mit Auswahl des Kauf Vertrags angelegt.

Dieser Prozess wird über die übliche Abwicklung zur Vorgangsanlage ausgeführt, die hier nicht weiter dargestellt wird.

Positive Poolabfrage#

Bei einer positiven Poolabfrage (Gerät ist verfügbar) wird aus dem Team "POOL“ heraus die Verordnung in die eigene eBox abgerufen und ein Vorgang ("Neue Vorgangsperiode anlegen“) mit Auswahl des Wiedereinsatz Vertrags angelegt.

Bei der Vertragsauswahl ist zu beachten, dass die Vertragsperiode auf "WE" geändert werden muss. Standardmäßig ist hier die "E1" hinterlegt.

Nur wenn die Vertragsperiode umgesetzt wird, werden im Folgenden die entsprechenden Vertragszeilen nach Auswahl des Vertrags in der "Vertragssuche Ebene 1“ angezeigt.

Das entsprechende Gerät wird ausgewählt und die Vorgangsperiodenkarte bearbeitet.

Die Vorgangsperiodenkarte wird bereits mit diversen Informationen aus dem Vertrag und der gescannten Verordnung angezeigt. Bei Bestätigung der Vorgangsperiodenkarte mit "OK" werden Liefer- und Abrechnungsplan angelegt.

Team Innendienst – Call anlegen#

Im Lieferplan wird nun die Lieferplanzeile des Geräts bearbeitet. Über "Lieferplanzeilen > Zeile > Bearbeiten" wird die auf der Plattform für die Versorgung bereitgestellte Seriennummer eingetragen. Ist diese dem System bekannt, wird sie im Feld "Seriennummer" ausgewählt (über den Assist Button […]). Handelt es sich um ein dem System unbekanntes Gerät, so wird die Funktion "Seriennr.-Karte Wiedereinsatz erstellen" ausgeführt. Dazu auf die […] neben der Überschrift "Lieferplanzeile bearbeiten“ gehen.

Hier werden die Informationen zur Serien- und Registernummer hinterlegt. Das System erzeugt anschließend eine Seriennummern-Infokarte und trägt die Seriennummer in die Lieferplanzeile ein.

Damit die Seriennr.Infokarte vollständig gepflegt ist, werden manuell in der Seriennr.Infokarte weitere Informationen wie z.B. das Baujahr hinterlegt. Anschließend muss die Pflege der Serienr.Infokarte beendet werden. Dies geschieht über die Funktion "Seriennr. Info Pflege beenden“ im Menüband.

Da der elektronische Kostenvoranschlag mit Informationen aus dem Abrechnungsplan ergänzt wird, muss die Registernummer in den Zusatzfeldern des Abrechnungsplans eingetragen werden. Dazu wird der Abrechnungsplan geöffnet und über "Abrechnungsplanzeilen > Zeile > Zusatzfelder" die Registernummer eingetragen.

Schließen Sie die Maske um in den Lieferplan zurück zu kehren und geben Sie diesen frei.

Weiterhin kann nun die Info Anforderung, die der Kontrolle einer erfolgten Poolabfrage dient, auf den Status "Info OK" gesetzt werden. Dazu wird die Info Anforderung geöffnet und über die Funktion "Info OK“ auf Info OK gesetzt. Alternativ ist diese Funktion direkt im Lieferplan aufrufbar. Dazu wird die Info Anforderungszeile markiert und ebenfalls die Funktion "Info OK“ verwendet.

Der Status der Info Anforderung für den Kostenvoranschlag bleibt vorerst auf "Offen“, damit der Kostenvoranschlag nicht automatisch über den Stapellauf verschickt wird.

Im nächsten Schritt ist über die Lieferplanzeilen die Funktion "Call erstellen“ für die Lieferplanzeile des Geräts auszuführen. Diese Lieferplanzeile sollte vor dem Ausführen der Funktion markiert werden.

Das System legt einen Call für das Gerät an, welches wiedereingesetzt werden soll. Dabei werden neben der Artikel- und Seriennummer auch der Wiedereinsatzvertrag in den Call übernommen.

Nach Anlage des Calls ist im Inforegister "Allgemein" die Prozessart auszuwählen. Aufgrund der Technik Prozessgruppen im Vertrag sind diese Prozessarten bereits auf die zulässigen Kundenservice Prozessarten vorgefiltert.

Mit Hilfe dieses Calls wird nun die Abholung des Hilfsmittels beim Leistungserbringer abgebildet sowie die Aufbereitung und Umlagerung des Geräts zum Versand.

Team Innendienst - Wiedereinsatzbestellung#

Im Call wird vor Erzeugen der Wiedereinsatzbestellung, von dem das Hilfsmittel bezogen werden soll, der Leistungserbringer ergänzt. Dazu wird auf dem Inforegister "Verknüpfte Belege" die Zeile für die Wiedereinsatzbestellung markiert und über die Auswahl "Verknüpfte Belege > Bearbeiten" im Feld "Geschäftsreferenznr.“ der Leistungserbringer ausgewählt, welcher das Gerät aktuell eingelagert hat. Mit dem Aufruf "Zurück zur Liste“ gelangen Sie zurück in die Belegübersicht des Calls.

In diesem Schritt kann auch für den Beleg der "internen Umlagerung“ der Lagerort/ Lagerplatz bereits hinterlegt werden. Der Aufruf erfolgt analog über die "Verknüpfte Belege – bearbeiten".

Anschließend wird die Prozesskette über die Funktion "Erstelle Call Belege“ im Menüband ausgeführt. Die Einkaufsbestellung für das Wiedereinsatzgerät wird automatisch angelegt.

Nun wird die Verordnung über die eBox zur entsprechenden Info Anforderung des Vorgangs archiviert.

Die Bestellung des Geräts wird derweil beim Leistungserbringer aufgegeben. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Möglichkeit 1:
Die Bestellung wird an den Leistungserbringer geschickt. Der Vor- und Nachtext kann individuell erstellt werden. Auch ist es möglich, mit der Bestellung den Reservierungsbeleg mitzuschicken.

Möglichkeit 2:
Es wird nur der Reservierungsbeleg an den Leistungserbringer geschickt, ohne Bestellung.

In beiden Varianten wird eine Bestellung benötigt. Die Bestellung ist zum einen erforderlich, damit ein Wareneingang problemlos erstellt werden kann und zum anderen für die Nachverfolgung bzw. damit die Bestellung beim Leistungserbringer angemahnt werden kann.

Team Lager – Wareneingang erstellen#

Trifft das Gerät ein, wird der Wareneingang bearbeitet. Den Wareneingang können LagermitarbeiterInnen direkt aus dem Rollencenter über den Bereich Aktionen – Wareneingang anlegen. Nach Ergänzen des Lagerortes wird über Funktion "Herkunftsbelegzeilen holen“ im Menüband die Bestellung ausgewählt.

Da die Bestellung aus dem Call heraus angelegt wurde, ist sowohl in der Bestellung als auch im Wareneingang die Seriennummer bereits vorbelegt.

Der Wareneingang wird nun über die Funktion "Wareneingang buchen“ im Menüband gebucht. Ist das Gerät als Betriebsstundenpflichtig gekennzeichnet, können mit einer nachfolgenden Abfrage die Betriebsstunden angegeben werden.

Nach Abschluss des Belegs Wiedereinsatzbestellung im Call wird der Technikauftrag erzeugt. Der Bearbeitungsstatus in den Callzeilen hat sich entsprechend der Einrichtung umgestellt und wird in den Technikauftrag mit übernommen.

Team Technik – Wiedereinsatzgerät prüfen#

Im Rollencenter werden über die Kachel "Technikauftrag Arbeitsvorrat“ diejenigen Technikaufträge angezeigt, die einem Status zur Weiterbearbeitung des Technikauftrags entsprechen.

Der Bearbeitungsstatus für den Call steht auf "Kostenvoranschlag schätzen“. Wird die relevante Zeile markiert kann über die Funktion "Bearbeiten“ der Technikauftrag geöffnet werden.

Im Technikauftrag können die Aufwände für die Aufbereitung über Funktion – Start - Stücklistenkomponenten ausgewählt und in das Inforegister "Planung Material/ Ressourcen“ übernommen werden.

Stimmen die Mengen und Aufwände, wird die Funktion "Planung abschließen“ ausgeführt. Diese Funktion übernimmt die Aufwände in den Abrechnungsplan, woraufhin das Stellen des Kostenvoranschlags an Kostenträger erfolgen kann.

Der Bearbeitungsstatus ändert sich automatisch auf "KV ermittelt“.

Team Innendienst: Kostenvoranschlag an den Kostenträger verschicken#

Kostenvoranschlag manuell versenden#

Über diejenigen Calls, für die ein Kostenvoranschlag erstellt werden soll, kann eine Filterung erfolgen.

Dazu wird die Call Übersicht (Gerät) aufgerufen. Der Filter wird geöffnet und der Bearbeitungsstatus bspw. "21A-T-KV ERMITTELT" ausgewählt. Mit Klick auf das Symbol "Speichern unter“ kann dieser Filter für die nächsten Aufrufe gesichert werden. Die Bezeichnung ist dabei frei definierbar.

Über den Call kann über das Menüband der Abrechnungsplan aufgerufen werden.

Bevor der Kostenvoranschlag verschickt werden kann, muss der Status der Info Anforderung auf "Freigegeben“ gesetzt werden.

Der Kostenvoranschlag wird anschließend über die Funktion "Senden nach Voreinstellung“ verschickt. Der Eingang der Genehmigung wird über die eBox bearbeitet und ändert den Status der Info Anforderung im Liefer-/ Abrechnungsplan auf "Info OK".

Kostenvoranschlag automatisch versenden#

Im Rollencenter "Rezeptabwicklung" befindet sich die Kachel "Info. Anf. Offen“. Hinter dieser Kachel befinden sich alle Info.-Anforderungen, die noch nicht freigegeben sind.

An der Anzeige Vertragsperiode ist zu erkennen, um was für eine Vorgangsart es sich handelt. Das Feld "APE vorhanden“ sagt aus, ob die Abrechnungsplaneinteilung mit Zeilen gefüllt oder noch leer ist.

Der Innendienst kann von hier aus alle Info.-Anforderungen mit Vertragsperioden "WE" und "APE" vorhanden Ja, freigeben.

Über Rollencenter über den Stapellauf "Info Anforderungen akt.“ wird der Kostenvoranschlag mit dem nächsten Lauf automatisch verschickt.

Team Technik: Reparatur durchführen#

Im Rollencenter über die Kachel "Technikauftrag Arbeitsvorrat“ wird der Technikauftrag angezeigt.

Mit Genehmigung des Kostenvoranschlags und Bearbeitung über die eBox wird der Bearbeitungsstatus im Call umgesetzt, sodass die Aufbereitung durch ServicetechnikerInnen erfolgen kann.

Über die Funktion "Bearbeiten“ kann direkt in den Technikauftrag gewechselt werden. TechnikerInnen können nun die Aufbereitung durchführen und im Anschluss die Planung in die Verbrauchzeilen übernehmen.

Team Techniker: Verbrauch buchen und Technikauftrag abschließen#

Sobald der Verbrauch über die Funktion "Verbrauch buchen" im Technikauftrag gebucht wird, entfernen sich die Verbrauchszeilen automatisch und das System trägt die Menge des Verbrauchs im Inforegister Planung Material/ Ressourcen im Feld "Menge verbraucht“ ein.

Der Technikauftrag wird dann über "Auftragszeile abschließen“ im Menüband abgeschlossen.

Team Technik: Umlagerung erstellen#

Das Gerät ist nun aufbereitet und die interne Umlagerung wird über den Call erzeugt. Im Rollencenter können TechnikerInnen über die Kachel "Technik Call“ den Call über "Bearbeiten" aufrufen.

Über die verknüpften Belege kann die Belegnummer geöffnet und die Umlagerung für das fertige Gerät vom Reparatur- auf das Hauptlager gebucht werden.

Team Innendienst: Verkaufsauftrag erstellen#

Der Innendienst kann sich in der Call Übersicht (Gerät) diejenigen Calls filtern (und abspeichern) deren Status die beendete Aufbereitung darstellt.

Auch hier kann der Call direkt geöffnet und über den Abrechnungsplan der Lieferplan geöffnet werden.

Im Lieferplan wird über "Abrufpositionen erstellen“ im Menüband die Abrufposition in die Lieferplaneinteilungen übernommen und der Auftrag angelegt. Da die Lieferplanzeile per Vertragsdefinition auf Lieferungsart "Abruf“ steht, wird dieser Auftrag nicht über die Stapelläufe abgerufen.

Team Lager: Warenausgang erstellen und buchen#

Über das Rollencenter für LagermitarbeiterInnen kann im Bereich "Aktionen" ein neuer Warenausgang erstellt werden.

Die Seriennummer ist bereits im Lieferplan hinterlegt und wurde in die Auftragszeile übernommen. Somit ist das Gerät für diesen Debitor reserviert. Der Versand ruft diesen Auftrag nun in einen Warenausgang ab (Funktion Herkunftsbelege holen). Stellt das Gerät ein und versendet es an den Kunden.

Team Innendienst - Call abschließen#

Ist der Auftrag abgerufen, wird der Call durch den Innendienst abgeschlossen. Dazu wird im Call die Funktion "Call abschließen“ verwendet.

Team Innendienst - Rechnung erstellen#

Ist die Lieferung erfolgt, wird der Fehlercode "ABWARTEN" aus der Abrechnungsplaneinteilung automatisch entfernt. Zudem wird die Info Anforderung für den Abliefernachweis erzeugt, die damit weiterhin die Abrechnung sperrt.

Die Lieferbestätigung wird, wie bei der Verordnung, über die eBox der Info Anforderung zugeordnet.

Sobald der Abliefernachweis der Info Anforderung zugeordnet ist und diese auf "Info OK" gesetzt wird, wird der Abrechnungsplan freigegeben.

Die Rechnung kann manuell aus dem Abrechnungsplan oder über den Stapellauf generiert werden. Der Rechnungsbeleg enthält hierbei u.a. die Seriennummer und Registernummer des Geräts.

Gerät im eigenen Haus#

Das wiedereinzusetzende Gerät befindet sich im Haus, wird aufbereitet und anschließend an den Kunden verschickt. Es wird die Kundenservice Prozessart "WE GE IH" dafür verwendet.

Hier sind folgende Prozessbelege definiert:

1. Das Gerät wird vom Hauptlager auf das Reparaturlager umgelagert. Nach Buchung der Umlagerung erstellt sich automatisch der Technikauftrag.

2. TechnikerInnen überprüfen das Gerät und tragen die Ersatzteile und die Arbeitszeit in den Technikauftrag ein. Nach Genehmigung und Reparatur des Geräts buchen TechnikerInnen das Verbrauchsmaterial und schließen den Technikauftrag ab.

3. Mit dem Abschluss des Technikauftrags erstellt sich automatisch die Umlagerung vom Reparaturlager auf das Hauptlager. Sobald die Umlagerung gebucht wird, kann das Gerät ausgeliefert werden.
   o Reparaturlager ist kein auslieferungsfähiges Lager
   o Hauptlager ist ein auslieferungsfähiges Lager

Team Innendienst - Vorgangsanlage#

Startpunkt des Wiedereinsatzes ist, wie bei allen Versorgungen auch, die eBox. Eingescannt ist eine Verordnung, welche die Versorgung beauftragt.

Bei neuen Kunden wird über "Neuer Debitor aus Kurzerfassung“ die PatientInnen angelegt. Dabei werden vom Rezept ausgelesene Daten übernommen, sodass in der Pflichtfeldprüfung nur noch die fehlenden Informationen hinterlegt werden.

Anschließend kann aus der eBox heraus direkt über die Funktion "Neue Vorgangsperiode anlegen“ ein neuer Vorgang angelegt werden.

Hierbei muss die entsprechende Vorgangsart ausgewählt werden.

Für den Kunden stehen zwei Verträge zur Auswahl. Zum einen der Wiedereinsatz Vertrag und zum anderen ein Kauf Vertrag, der bei negativer Poolabfrage zur Geltung kommt.

Nach Anzeige der zwei Verträge muss zunächst eine manuelle Poolabfrage auf der entsprechenden Plattform erfolgen, bevor ein Vertrag ausgewählt werden kann. Der Vorgang wird somit abgebrochen und kein Vertrag ausgewählt, bis die Rückmeldung zur Poolabfrage eingeht.

Die Bearbeitungspages werden geschlossen und die Verordnung über die eBox per Funktion "Anderes Team zuweisen“ dem Team "POOL“ zugewiesen. Diesem Team werden alle Verordnungen übergeben, bei denen aktuell eine Poolabfrage gestartet wurde.

Hierdurch wird die Verordnung in die allgemeine Belegauswahl verschoben – mit der Teamkennung "POOL“. Durch AnwenderInnen erfolgt eine manuelle Poolabfrage auf der jeweiligen Plattform (MIP, HMM).

Negative Poolabfrage#

Bei negativem Ausgang der Poolabfrage (kein Gerät steht zur Verfügung) wird nun aus dem Team "Pool“ heraus die Verordnung in die eBox abgerufen und ein Vorgang für den Kauf angelegt.

Dieser Prozess wird über die übliche Abwicklung zur Vorgangsanlage ausgeführt, die hier nicht weiter dargestellt wird.

Positive Poolabfrage#

Bei positiver Poolabfrage (Gerät ist verfügbar) wird aus dem Team "POOL“ heraus die Verordnung in die eigene eBox abgerufen und ein Vorgang ("Neue Vorgangsperiode anlegen“) mit Auswahl des Wiedereinsatz Vertrags angelegt.

Bei der Vertragsauswahl ist zu beachten, dass die Vertragsperiode auf "WE" geändert werden muss. Standardmäßig ist hier die "E1" hinterlegt. Nur wenn die Vertragsperiode umgesetzt wird, werden im Folgenden die entsprechenden Vertragszeilen nach Auswahl des Vertrags in der "Vertragssuche Ebene 1“ angezeigt.

Das entsprechende Gerät wird ausgewählt und die Vorgangsperiodenkarte bearbeitet.

Die Vorgangsperiodenkarte wird bereits mit diversen Informationen aus dem Vertrag und der gescannten Verordnung angezeigt. Bei Bestätigung der Vorgangsperiodenkarte mit "OK" werden Liefer- und Abrechnungsplan angelegt.

Team Innendienst – Call anlegen#

Im Lieferplan wird die Lieferplanzeile des Geräts bearbeitet.

Über "Lieferplanzeilen > Zeile > Bearbeiten" wird die auf der Plattform für die Versorgung bereitgestellte Seriennummer eingetragen. Ist diese dem System bekannt, wird sie im Feld "Seriennummer" über den Assist Button […] ausgewählt.

Da der elektronische Kostenvoranschlag mit Informationen aus dem Abrechnungsplan ergänzt wird, muss die Registernummer in den Zusatzfeldern des Abrechnungsplans eingetragen werden. Dazu wird der Abrechnungsplan geöffnet und über "Abrechnungsplanzeilen > Zeile > Zusatzfelder" die Registernummer eingetragen.

Schließen Sie die Seite und kehren Sie zurück in den Lieferplan und geben Sie dieser anschließend frei.

Weiterhin kann nun die Info Anforderung, die der Kontrolle einer erfolgten Poolabfrage dient, auf den Status "Info OK" gesetzt werden. Dazu wird die Info Anforderung geöffnet und über die Funktion "Info OK“ auf "Info OK" gesetzt. Alternativ ist diese Funktion direkt im Lieferplan aufrufbar. Dazu wird die Info Anforderungszeile markiert und ebenfalls die Funktion "Info OK“ verwendet.

Der Status der Info Anforderung für den Kostenvoranschlag bleibt vorerst auf "Offen“, damit der Kostenvoranschlag nicht automatisch über den Stapellauf verschickt wird.

Im nächsten Schritt ist über die Lieferplanzeilen die Funktion "Call erstellen“ für die Lieferplanzeile des Geräts auszuführen. Diese Lieferplanzeile sollte vor dem Ausführen der Funktion markiert werden.

Das System legt einen Call für das Gerät an, welches wiedereingesetzt werden soll. Dabei werden neben der Artikel- und Seriennummer auch der Wiedereinsatzvertrag in den Call übernommen. Auf Basis des Calls erfolgt die Aufbereitung des Gerätes sowie die Umlagerung zur Auslieferung.

Nach Anlage des Calls ist im Inforegister "Allgemein" die Prozessart auszuwählen. Aufgrund der Technik Prozessgruppen im Vertrag sind diese Prozessarten bereits auf die zulässigen Kundenservice Prozessarten vorgefiltert.

Im Call werden vor dem Start der Prozesskette die für die Umlagerung notwendigen Informationen zu Lagerort und Lagerplatz hinterlegt. Dazu wird die Zeile für die Umlagerung im Inforegister "Verknüpfte Belege“ markiert und über "Bearbeiten“ der Lagerort als auch Lagerplatz ergänzt.

Die Bearbeitung erfolgt für beide Umlagerungszeilen, da eine Umlagerung das Gerät vom Haupt- auf das Reparaturlager und die zweite Umlagerung das Gerät vom Reparatur- auf das Hauptlager bewegt.

Mit dem Aufruf "Zurück zur Liste“ gelangen Sie zurück in die Belegübersicht des Calls.

Anschließend wird die Prozesskette über die Funktion "Erstelle Call Belege“ im Menüband gestartet.

Team Lager – Umlagerung buchen#

Das Wiedereinsatzgerät wird über das Umlagerungs Buch.-Blatt vom Hauptlager auf das Reparaturlager gebucht.

Nach dem Buchen der Umlagerung werden automatisch der Technikauftrag angelegt und der Bearbeitungsstatus in den Callzeilen gewechselt.

Team Technik – Wiedereinsatzgerät prüfen#

Im Rollencenter werden über die Kachel "Technikauftrag Arbeitsvorrat“ diejenigen Technikaufträge angezeigt, die einem Status zur Weiterbearbeitung des Technikauftrags entsprechen.

Der Bearbeitungsstatus für den Call steht auf "Kostenvoranschlag schätzen“. Wird die relevante Zeile markiert kann über die Funktion "Bearbeiten“ der Technikauftrag geöffnet werden. Der Bearbeitungsstatus wurde automatisch aus dem Call in den Technikauftrag übernommen.

Im Technikauftrag können die Aufwände für die Aufbereitung über die Funktion "Stücklistenkomponenten" ausgewählt und in das Inforegister "Planung Material/ Ressourcen“ übernommen werden.

Stimmen die Mengen und Aufwände, wird die Funktion "Planung abschließen“ ausgeführt. Diese Funktion übernimmt die Aufwände in den Abrechnungsplan, woraufhin das Stellen des Kostenvoranschlags an Kostenträger erfolgen kann.

Der Bearbeitungsstatus ändert sich automatisch auf "KV ermittelt“.

Team Innendienst – Kostenvoranschlag an die Krankenkasse verschicken#

Kostenvoranschlag manuell versenden#

Über diejenigen Calls, für die ein Kostenvoranschlag erstellt werden soll, kann eine Filterung erfolgen. Dazu wird die Call Übersicht (Gerät) aufgerufen. Der Filter wird geöffnet und der Bearbeitungsstatus beispielsweise "21A-T-KV ERMITTELT" ausgewählt. Mit Klick auf das Symbol "Speichern unter“ kann dieser Filter für die nächsten Aufrufe gesichert werden. Die Bezeichnung ist dabei frei definierbar.

Über den Call über "Abrechnungsplan" im Manüband kann dieser aufgerufen werden.

Bevor der Kostenvoranschlag verschickt werden kann, muss der Status der Info Anforderung auf "Freigegeben“ gesetzt werden.

Der Kostenvoranschlag wird anschließend über die Funktion "Senden nach Voreinstellung“ verschickt. Der Eingang der Genehmigung wird über die "eBox" bearbeitet und ändert den Status der Info Anforderung im Liefer-/ Abrechnungsplan auf "Info OK".

Kostenvoranschlag automatisch versenden#

Im Rollencenter Rezeptabwicklung befindet sich die Kachel "Info. Anf. Offen“. Hinter dieser Kachel befinden sich alle Info.-Anforderungen, die noch nicht freigegeben sind. An der Anzeige Vertragsperiode ist zu erkennen, um was für eine Vorgangsart es sich handelt. Das Feld "APE vorhanden“ sagt aus, ob die Abrechnungsplaneinteilung mit Zeilen gefüllt oder noch leer ist.

Der Innendienst kann von hier aus alle Info.-Anforderungen mit Vertragsperioden = "WE" und "APE" vorhanden = "Ja", freigeben.

Über den Stapellauf "Info Anforderungen akt.“ im Rollencenter wird der Kostenvoranschlag mit dem nächsten Lauf automatisch verschickt.

Team Technik – Reparatur durchführen#

Im Rollencenter wird über die Kachel "Technikauftrag Arbeitsvorrat“ der Technikauftrag angezeigt.

Mit Genehmigung des Kostenvoranschlags und Bearbeitung über die eBox wird der Bearbeitungsstatus im Call umgesetzt, sodass die Aufbereitung durch die ServicetechnikerInnen erfolgen kann.

Über "Bearbeiten“ kann direkt in den Technikauftrag gewechselt werden. TechnikerInnen können nun die Aufbereitung durchführen und im Anschluss die Planung in die Verbrauchzeilen übernehmen. Dies erfolgt über die Funktion "Planungs- in Verbrauchszeilen übernehmen“.

Team Techniker: Verbrauch buchen und Technikauftrag abschließen#

Sobald der Verbrauch über die Funktion "Verbrauch buchen" im Menüband gebucht wird, entfernen sich die Verbrauchszeilen automatisch und das System trägt die Menge des Verbrauchs im Inforegister "Planung Material/ Ressourcen" im Feld "Menge verbraucht“ ein.

Der Technikauftrag wird dann über "Auftragszeile abschließen“ im Menüband abgeschlossen.

Team Technik – Umlagerung erstellen#

Das Gerät ist nun aufbereitet und die interne Umlagerung wird über den Call erzeugt.

Im Rollencenter können TechnikerInnen über die Kachel "Technik Call“ den Call über "Bearbeiten" aufrufen. Über die verknüpften Belege kann die Belegnummer geöffnet und die Umlagerung für das fertige Gerät vom Reparatur- auf das Hauptlager gebucht werden.

Team Innendienst – Verkaufsauftrag erstellen#

Der Innendienst kann sich in der Call Übersicht (Gerät) diejenigen Calls filtern (und abspeichern) deren Status die beendete Aufbereitung darstellt. Auch hier kann der Call direkt geöffnet und über den Abrechnungsplan der Lieferplan geöffnet werden.

Im Lieferplan wird über "Abrufpositionen erstellen“ im Menüband die Abrufposition in die Lieferplaneinteilungen übernommen und der Auftrag angelegt. Da die Lieferplanzeile per Vertragsdefinition auf Lieferungsart "Abruf“ steht, wird dieser Auftrag nicht über die Stapelläufe abgerufen.

Team Lager – Warenausgang erstellen und buchen#

Über das Rollencenter für LagermitarbeiterInnen kann im Bereich "Aktionen" ein neuer Warenausgang erstellt werden.

Die Seriennummer ist bereits im Lieferplan hinterlegt und wurde in die Auftragszeile übernommen. Somit ist das Gerät für diesen Debitor reserviert. Der Versand ruft diesen Auftrag nun in einen Warenausgang ab (Funktion: "Herkunftsbelege holen"), stellt das Gerät ein und versendet es an den Kunden (Funktion: "Warenausgang buchen").

Team Innendienst – Call abschließen#

Ist der Auftrag abgerufen, wird der Call durch den Innendienst abgeschlossen. Dazu wird im Call die Funktion "Call abschließen“ verwendet.

Der Innendienst hat auch hier die Möglichkeit, sich auf Basis des Bearbeitungsstatus, über einen manuell angelegten Filter alle abschlussfähigen Calls anzeigen zu lassen.

Team Innendienst – Rechnung erstellen#

Ist die Lieferung erfolgt, wird der Fehlercode "ABWARTEN" aus der Abrechnungsplaneinteilung automatisch entfernt. Zudem wird die Info Anforderung für den Abliefernachweis erzeugt, die damit weiterhin die Abrechnung sperrt.

Die Lieferbestätigung wird, wie bei der Verordnung, über die eBox der Info Anforderung zugeordnet.

Sobald der Abliefernachweis der Info Anforderung zugeordnet ist und diese auf Info OK gesetzt wird, wird der Abrechnungsplan freigegeben.

Die Rechnung kann manuell aus dem Abrechnungsplan oder über den Stapellauf generiert werden. Der Rechnungsbeleg enthält hierbei u.a. die Seriennummer und Registernummer des Geräts.

Gerät in anderer Filiale#

Das wiedereinzusetzende Gerät wird aufbereitet und anschließend zu einer Filiale verschickt, um es von dort an den Kunden zu versenden. Folgende Kundenservice Prozessart wird dafür im Call eingesetzt "WE GE FIL". Hier sind folgende Prozessbelege definiert:

1. Das Gerät wird vom Hauptlager auf das Reparaturlager umgelagert. Nach Buchung der Umlagerung erstellt sich automatisch der Technikauftrag.

2. TechnikerInnen überprüfen das Gerät und tragen die Ersatzteile sowie die Arbeitszeit in den Technikauftrag ein. Nach Genehmigung und Reparatur des Geräts buchen TechnikerInnen das Verbrauchsmaterial und schließen den Technikauftrag ab.

3. Mit dem Abschluss des Technikauftrags erstellt sich automatisch die Umlagerung vom Reparaturlager auf die Filiale. Sobald die Umlagerung gebucht wird, kann das Gerät ausgeliefert werden.

Team Innendienst - Vorgangsanlage#

Startpunkt des Wiedereinsatzes ist, wie bei allen Versorgungen auch, die eBox. Eingescannt ist eine Verordnung, welche die Versorgung beauftragt.

Bei neuen Kunden wird über "Neuer Debitor aus Kurzerfassung“ die PatientInnen angelegt. Dabei werden vom Rezept ausgelesene Daten übernommen, sodass in der Pflichtfeldprüfung nur noch die fehlenden Informationen hinterlegt werden.

Anschließend kann aus der eBox heraus direkt ein neuer Vorgang über Funktion "Neue Vorgangsperiode anlegen“ angelegt werden.

Hierbei muss die entsprechende Vorgangsart ausgewählt werden.

Für den Kunden stehen zwei Verträge zur Auswahl. Zum einen der Wiedereinsatz Vertrag und zum anderen ein Kauf Vertrag, der bei negativer Poolabfrage zur Geltung kommt.

Nach Anzeige der zwei Verträge muss zunächst eine manuelle Poolabfrage auf der entsprechenden Plattform erfolgen, bevor ein Vertrag ausgewählt werden kann. Der Vorgang wird somit abgebrochen und kein Vertrag ausgewählt, bis die Rückmeldung zur Poolabfrage eingeht.

Die Bearbeitungsseite werden geschlossen und die Verordnung über die eBox über die Funktion "Anderes Team zuweisen“ dem Team "POOL“ zugewiesen. Diesem Team werden alle Verordnungen übergeben, bei denen aktuell eine Poolabfrage gestartet wurde.

Hierdurch wird die Verordnung mit der Teamkennung "POOL“ in die allgemeine Belegauswahl verschoben. Durch die AnwenderInnen erfolgt eine manuelle Poolabfrage auf der jeweiligen Plattform (MIP, HMM).

Negative Poolabfrage#

Bei negativer Poolabfrage (es steht kein Gerät zur Verfügung) wird aus dem Team "POOL“ heraus die Verordnung in die eigene eBox abgerufen und ein Vorgang mit Auswahl des Kauf Vertrags angelegt.

Dieser Prozess wird über die übliche Abwicklung zur Vorgangsanlage ausgeführt, die hier nicht weiter dargestellt wird.

Positive Poolabfrage#

Bei positiver Poolabfrage (Gerät ist verfügbar) wird aus dem Team "POOL“ heraus die Verordnung in die eigene eBox abgerufen und ein Vorgang ("Neue Vorgangsperiode anlegen“) mit Auswahl des Wiedereinsatz Vertrags angelegt.

Bei der Vertragsauswahl ist zu beachten, dass die Vertragsperiode auf "WE" geändert werden muss. Standardmäßig ist hier die "E1" hinterlegt. Nur wenn die Vertragsperiode umgesetzt wird, werden im Folgenden die entsprechenden Vertragszeilen nach Auswahl des Vertrags in der "Vertragssuche Ebene 1“ angezeigt.

Das entsprechende Gerät wird ausgewählt und die Vorgangsperiodenkarte bearbeitet.

Die Vorgangsperiodenkarte wird bereits mit diversen Informationen aus dem Vertrag und der gescannten Verordnung angezeigt. Bei Bestätigung der Vorgangsperiodenkarte mit "OK" werden Liefer- und Abrechnungsplan angelegt.

Team Innendienst – Call anlegen#

Im Lieferplan wird die Lieferplanzeile des Geräts bearbeitet.

Über "Lieferplanzeilen > Zeile > Bearbeiten" wird die auf der Plattform für die Versorgung bereitgestellte Seriennummer eingetragen. Ist diese dem System bekannt, wird sie im Feld Seriennummer über den Assist Button […] ausgewählt.

Da der elektronische Kostenvoranschlag mit Informationen aus dem Abrechnungsplan ergänzt wird, muss die Registernummer in den Zusatzfeldern des Abrechnungsplans eingetragen werden. Dazu wird der Abrechnungsplan geöffnet und über "Abrechnungsplanzeilen > Zeile > Zusatzfelder" die Registernummer eingetragen.

Verlassen Sie die Seite und kehren zurück in den Lieferplan und geben Sie diesen frei.

Weiterhin kann nun die Info Anforderung, die der Kontrolle einer erfolgten Poolabfrage dient, auf den Status "Info OK" gesetzt werden. Dazu wird die Info Anforderung geöffnet und die Funktion "Info OK“ auf "Info OK" gesetzt. Alternativ ist diese Funktion direkt im Lieferplan aufrufbar. Dazu wird die Info Anforderungszeile markiert und ebenfalls die Funktion "Info OK“ verwendet.

Der Status der Info Anforderung für den Kostenvoranschlag bleibt vorerst auf "Offen“, damit der Kostenvoranschlag nicht automatisch über den Stapellauf verschickt wird.

Im nächsten Schritt ist über die Lieferplanzeilen die Funktion "Call erstellen“ für die Lieferplanzeile des Geräts auszuführen. Diese Lieferplanzeile sollte vor dem Ausführen der Funktion markiert werden.

Das System legt einen Call für das Gerät an, welches wiedereingesetzt werden soll. Dabei werden neben der Artikel- und Seriennummer auch der Wiedereinsatzvertrag in den Call übernommen. Auf Basis des Calls werden die Aufbereitung des Gerätes sowie die Umlagerung in die Filiale abgebildet.

Nach Anlage des Calls ist im Inforegister "Allgemein" die Prozessart auszuwählen. Aufgrund der Technik Prozessgruppen im Vertrag sind diese Prozessarten bereits auf die zulässigen Kundenservice Prozessarten vorgefiltert.

Im Call werden vor Start der Prozesskette die für die Umlagerung notwendigen Informationen zu Lagerort und Lagerplatz hinterlegt. Dazu wird die Zeile für die Umlagerung im Inforegister "Verknüpfte Belege“ markiert und über "Bearbeiten“ der Lagerort als auch Lagerplatz ergänzt.

Die Bearbeitung erfolgt für beide Umlagerungszeilen, da eine Umlagerung das Gerät vom Haupt- auf das Reparaturlager und die zweite Umlagerung das Gerät vom Reparatur- auf das Hauptlager bewegt. Vom Hauptlager wird das Gerät verschickt.

Mit dem Aufruf "Zurück zur Liste“ gelangen Sie zurück in die Belegübersicht des Calls.

Anschließend wird die Prozesskette über die Funktion "Erstelle Call Belege“ gestartet.

Team Lager – Umlagerung erstellen#

Das Wiedereinsatzgerät wird über das Umlagerungs Buch.-Blatt vom Hauptlager auf das Reparaturlager gebucht.

Nach dem Buchen der Umlagerung werden automatisch der Technikauftrag angelegt und der Bearbeitungsstatus in den Callzeilen gewechselt.

Team Technik – Wiedereinsatzgerät prüfen#

Im Rollencenter werden über die Kachel "Technikauftrag Arbeitsvorrat“ diejenigen Technikaufträge angezeigt, die einem Status zur Weiterbearbeitung des Technikauftrags entsprechen.

Der Bearbeitungsstatus für den Call steht auf "Kostenvoranschlag schätzen“. Wird die relevante Zeile markiert kann über "Bearbeiten“ der Technikauftrag geöffnet werden. Der Bearbeitungsstatus wurde automatisch aus dem Call in den Technikauftrag übernommen.

Im Technikauftrag können die Aufwände für die Aufbereitung über die Funktion "Stücklistenkomponenten" ausgewählt und in das Inforegister "Planung Material/ Ressourcen“ übernommen werden.

Stimmen die Mengen und Aufwände, wird über die Funktion "Planung abschließen“ ausgeführt werden. Diese Funktion übernimmt die Aufwände in den Abrechnungsplan, woraufhin das Stellen des Kostenvoranschlags an Kostenträger erfolgen kann.

Der Bearbeitungsstatus ändert sich automatisch auf "KV ermittelt“.

Team Innendienst – Kostenvoranschlag an die Krankenkasse verschicken#

Kostenvoranschlag manuell versenden#

Über diejenigen Calls, für die ein Kostenvoranschlag erstellt werden soll, kann eine Filterung erfolgen. Dazu wird die Call Übersicht (Gerät) aufgerufen. Der Filter wird geöffnet und der Bearbeitungsstatus beispielweise "21A-T-KV ERMITTELT" ausgewählt. Mit Klick auf das Symbol "Speichern unter“ kann dieser Filter für die nächsten Aufrufe gesichert werden. Die Bezeichnung ist dabei frei definierbar.

Über den Call über "Abrechnungsplan" im Menüband kann dieser aufgerufen werden.

Bevor der Kostenvoranschlag verschickt werden kann, muss der Status der Info Anforderung auf "Freigegeben“ gesetzt werden.

Der Kostenvoranschlag wird anschließend über die Funktion "Senden nach Voreinstellung“ verschickt. Der Eingang der Genehmigung wird über die "eBox" bearbeitet und ändert den Status der Info Anforderung im Liefer-/ Abrechnungsplan auf Info OK.

Kostenvoranschlag automatisch versenden#

Im Rollencenter Rezeptabwicklung befindet sich die Kachel "Info. Anf. Offen“. Hinter dieser Kachel befinden sich alle Info.-Anforderungen, die noch nicht freigegeben sind. An der Anzeige Vertragsperiode ist zu erkennen, um was für eine Vorgangsart es sich handelt. Das Feld "APE vorhanden“ sagt aus, ob die Abrechnungsplaneinteilung mit Zeilen gefüllt oder noch leer ist.

Der Innendienst kann von hier aus alle Info.-Anforderungen mit Vertragsperioden = "WE" und "APE" vorhanden = "Ja", freigeben.

Über den Stapellauf "Info Anforderungen akt.“ im Rollencenter wird der Kostenvoranschlag mit dem nächsten Lauf automatisch verschickt.

Team Technik – Reparatur durchführen#

Im Rollencenter wird über die Kachel "Technikauftrag Arbeitsvorrat“ der Technikauftrag angezeigt.

Mit Genehmigung des Kostenvoranschlags und Bearbeitung über die eBox wird der Bearbeitungsstatus im Call umgesetzt, sodass die Aufbereitung durch die ServicetechnikerInnen erfolgen kann.

Über "Bearbeiten“ kann direkt in den Technikauftrag gewechselt werden. TechnikerInnen können nun die Aufbereitung durchführen und im Anschluss die Planung in die Verbrauchzeilen übernehmen. Dies erfolgt über die Funktion "Planungs- in Verbrauchszeilen übernehmen“.

Team Techniker: Verbrauch buchen und Technikauftrag abschließen#

Sobald der Verbrauch über "Verbrauch buchen" im Menüband gebucht wird, entfernen sich die Verbrauchszeilen automatisch und das System trägt die Menge des Verbrauchs im Inforegister "Planung Material/ Ressourcen" im Feld "Menge verbraucht“ ein.

Der Technikauftrag wird dann über "Auftragszeile abschließen“ im Menüband abgeschlossen.

Team Lager – Umlagerungsauftrag erstellen#

Mit Abschluss des Technikauftrags wird der Folgebeleg, der Umlagerungsauftrag für die Umlagerung in die Filiale, erzeugt. Über den Umlagerungsauftrag wird ein Warenausgang erstellt und dieser gebucht.

Team Filiale – Wareneingang erstellen und buchen#

Kommt das Gerät in der Filiale an, wird dort der Wareneingang gebucht.

Dies erfolgt entweder aus dem Umlagerungsauftrag heraus über die Funktion "Buchen“ oder es wird für den Umlagerungsauftrag ein Wareneingang erstellt und dieser gebucht.

Team Filiale – Verkaufsauftrag erstellen#

Durch das Buchen des Umlagerungsauftrags wird der Call automatisch abgeschlossen. Durch das Team "Filiale" wird im Lieferplan über "Abrufpositionen erstellen“ im Menüband die Abrufposition in die Lieferplaneinteilungen übernommen und der Auftrag angelegt. Da die Lieferplanzeile per Vertragsdefinition auf Lieferungsart "Abruf“ steht, wird dieser Auftrag nicht über die Stapelläufe abgerufen.

Team Filiale – Warenausgang erstellen und buchen#

Über das Rollencenter für LagermitarbeiterInnen kann im Bereich "Aktionen" ein neuer Warenausgang erstellt werden.

Die Seriennummer ist bereits im Lieferplan hinterlegt und wurde in die Auftragszeile übernommen. Somit ist das Gerät für diesen Debitor reserviert. Die Filiale ruft diesen Auftrag nun in einen Warenausgang ab (Funktion: "Herkunftsbelege holen"), stellt das Gerät ein und versendet/liefert bzw. gibt dieses direkt aus an den Kunden (Funktion: "Warenausgang buchen").

Team Innendienst – Rechnung erstellen#

Ist die Lieferung erfolgt, wird der Fehlercode "ABWARTEN" aus der Abrechnungsplaneinteilung automatisch entfernt. Zudem wird die Info Anforderung für den Abliefernachweis erzeugt, die damit weiterhin die Abrechnung sperrt.

Der Abliefernachweis wird von der Filiale zu dem Innendienst geschickt. Die Lieferbestätigung wird dort, wie bei der Verordnung, über die eBox der Info Anforderung zugeordnet.

Sobald der Abliefernachweis der Info Anforderung zugeordnet ist und diese auf Info OK gesetzt wird, wird der Abrechnungsplan freigegeben.

Die Rechnung kann manuell aus dem Abrechnungsplan oder über den Stapellauf generiert werden. Der Rechnungsbeleg enthält hierbei u.a. die Seriennummer und Registernummer des Geräts.

Vorgangsverlängerung#

Ein Vorgang besteht aus mindestens einer, jedoch beliebig vielen, zeitlich lückenlos aufeinanderfolgenden Perioden.

Im Vertrag wird dies über die Einrichtung einzelner Vertragsperioden gesteuert wobei hier die Angabe der Vorgangslaufzeit sowie die Verlängerungsart maßgebend sind, um den Vorgang in die in einzelnen Phasen zu unterteilen.

Über die Funktion der Verlängerung erfolgt die Prüfung des bestehenden, aktiven Vorgangs und die automatische Erstellung der Folgeperiode, sofern es sich um einen Vorgang handelt, der verlängert werden soll.

Im nachfolgenden wird die zugehörige Einrichtung sowie Umfang dieser Funktion beschrieben.

Einrichtung#

Einrichtung im Vertrag#

Der Stapellauf "Vorgangsperioden verlängern“ prüft alle Perioden, die in der letzten Vorgangsperiodenkarte eines Vorganges einen Wert im Feld "Verlängerungsart" gesetzt haben.

Hierbei orientiert sich das System an die Felder "Verlängerung Vorlaufzeit“ und "Verlängerungsart“. Diese werden über den Vertrag in den Vertragsperioden vorgegeben und an die Vorgangsperiodenkarte weitergegeben.

In der Vertragsversionskarte hinterlegen Sie auf dem Inforegister "Perioden“ die Verlängerungsart sowie Vorlaufzeit.

Die eingerichteten Verlängerungen erstellen immer automatisch die nächste Periode entsprechend der Periodenreihenfolge, wobei die letzte Periode, sofern sie im Vertrag mit Verlängerung hinterlegt ist, sich beliebig oft wiederholt.

Falls erforderlich, kann diese Abfolge auch auf andere Perioden, Vertragsversionen oder komplett andere Verträge umgesteuert werden. Hinterlegen Sie hierzu die gewünschten Parameter für die Erstellung der Folgeperioden in der Vertragsversionsperiode.

Füllen Sie die Felder:

• Folgende Vertragsnr.
• Folgende Versionsnr.
• Folgende Periode

Filter für Stapellauf zur Verlängerung#

Der Stapellauf "Vorgänge verlängern“ ist "Nachtlauffähig“. Die Einrichtung eines Aufgabenwarteschlangenposten ist zu empfehlen. Hierfür muss ein Filtercode eingerichtet sein.

Über die in der Aufgabenwarteschlange hinterlegten Parameterzeichenfolge (dies entspricht dem Filtercode) wird der jeweilige Lauf mit den dort eingerichteten Einstellungen verwendet.

Weiterführende Informationen zur Einrichtung eines Aufgabenwarteschlangenposten finden Sie unter "Verwenden von Aufgabenwarteschlangen für die Aufgabenplanung".

Öffnen Sie die Seite "Vorgänge verlängern“ über den Aufruf im Rollencenter Rezeptabwicklung unter "Aktionen" > "Stapellauf" oder alternativ über die Anwendersuche.

Über "Neu“ im Menüband erstellen Sie einen neuen Eintrag. Hinterlegen Sie einen aussagekräftigen Code mit zugehöriger Beschreibung und setzen Sie den Haken im Feld "Filteranforderung anzeigen“. Nun hinterlegen Sie die Filterkriterien über den Aufruf "Bearbeiten“.

Tragen Sie im Inforegister "Vorgangsperiode“ die Kriterien ein.

Beispiel:

Mit dieser Einstellung werden alle aktiven Vorgangsperioden mit dem Status "Freigegeben“ geprüft.

Ablauf#

Funktionsumfang Stapellauf#

Der Stapellauf "Vorgänge verlängern“ dient zum einen der Erstellung von Folgeperioden sowie Beendigung von Vorgängen.

Verlängerung
Die Vorgänge werden verlängert, um einerseits notwendige neue Dokumente wie z. B. Verordnungen, Therapiepläne, etc. über die Info.Anforderungen anzufordern und zum anderen kann es auch notwendig sein, dass Lieferungen automatisiert weiter durchgeführt werden.

Beenden von Vorgängen
Der Stapellauf prüft, ob eine (Freigegebene) Vorgangsperiode komplett erledigt ist. Dann wird der Status der Vorgangsperioden von "Freigegeben" auf "Beendet" gesetzt. Dies erhöht die Performance diverser Stapelläufe aber auch die Übersichtlichkeit in den Vorgängen.

Es gelten für das Setzen des Status "Beendet" folgende Kriterien in der Vorgangsperiode:

• Das Enddatum und das tatsächliche Enddatum müssen (vom Arbeitsdatum ausgesehen) in der Vergangenheit liegen.
• Wenn die Vorgangsperiode auf manuelle oder automatische Verlängerung eingestellt ist, dann muss bereits eine Folgevorgangsperiode existieren. Ausnahme: Das tatsächliche Enddatum wurde durch die aktuelle Vorgangsperiode erreicht.
• Es dürfen keine Lieferplaneinteilungen vom Status "Lieferung" ohne gebuchte Belegnummer existieren. Ausnahme: Menge ist 0.
• Es dürfen keine Abrechnungsplaneinteilungen vom Status "Rechnung" ohne gebuchte Belegnummer existieren. Ausnahme: Betrag=0 (z.B. bei Therapieende)
• Es existieren keine offenen InfoAnforderungen (Status = 00, 10)

Vorgangsverlängerung über Stapellauf manuell durchführen#

Öffnen Sie die Seite "Vorgänge verlängern“ über den Aufruf im Rollencenter der Rezeptabwicklung unter "Aktionen" > "Stapellauf" oder alternativ über die Anwendersuche.

Im nachfolgenden Fenster werden die bereits angelegten Filter für die Vorgangsverlängerung angezeigt. Über die Funktion "Ausführen“ wird der Filter aufgerufen, um die Verlängerung auszuführen.

Da der Haken bei "Filteranforderung zeigen“ gesetzt ist, wird der Lauf nicht sofort ausgeführt. Es öffnet sich das Fenster "Vorgänge verlängern“. Bei Bedarf können die vorhandenen Parameter angepasst und oder weiter eingegrenzt werden.

Sind alle Parameter wie gewünscht gesetzt, wird die Durchführung der Verlängerung mit "OK“ gestartet.

Vorgangsverlängerung durch AnwenderInnen direkt aus dem Vorgang#

In einigen Konstellationen kann es notwendig sein, eine Vorgangsperiode vor Fälligkeit manuell zu verlängern. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn der Kunde aktiv vorab z.B. ein Rezept für weitere Versorgung zusendet.

Um das eingegangene Dokument bzw. Rezept an die neue Folgeperiode zu archivieren, muss diese dann vorab erzeugt werden.

Öffnen Sie die Vorgangskarte und führen die Funktion "Vorgangsperiode verlängern“ aus. Wichtig ist hierbei, dass Sie die Option "Verlängerung erzwingen“ aktivieren. Hierdurch werden die Fälligkeitsdaten ignoriert und die neue Folgeperiode wird erstellt.

Vorgangsverlängerung bei Verlängerungsart "manuell"#

Bei Vorgangsperioden mit der Verlängerungsart "manuell" wird anschließend immer die Meldung "Es wurden 0 Vorgangsverlängerungen erzeugt.“ ausgegeben. Da bei Verlängerungsart "manuell“ hier nicht direkt über den Lauf die Vorgänge verlängert werden, sondern manuell nach Prüfung durch die AnwenderInnen.

Es erfolgt zu der zu verlängernden Periode zunächst ein Eintrag im Anwendungsprotokoll der eBox. Dieser wird unter der eBox-Art "Anwendungsprotokoll“ geführt.

Prüfen und bearbeiten der erzeugten Einträge im Anwendungsprotokoll#

Nach jedem Lauf, unabhängig davon, ob die Verlängerungsart "vollautomatisch“ oder "manuell“, müssen im Anschluss die Einträge im Anwendungsprotoll in der eBox geprüft werden. Es können bei bestimmten Konstellationen auch Einträge zur Verlängerungsart "vollautomatisch“ erfolgen.

Öffnen Sie die eBox und wählen das Anwendungsprotokoll aus. Der Aufruf befindet sich auf der Startseite im Rollencenter der Rezeptabwicklung unter "Aktionen" oder alternativ über die Anwendersuche.

Zur Prüfung der erstellten Einträge können Sie bereits an dieser Stelle die "eBox Unterart“ mit der Vorgangsverlängerung vorbelegen. Über die Funktion "Abrufen“ öffnen Sie die Liste mit den Einträgen, diese ist auf Statusfilter "Fehler“ bereits vorgefiltert und zeigt somit nur die zu prüfenden Vorgangsperioden an.

Im Anwendungsprotokoll wurde nun zu jedem zu verlängerndem Vorgang ein Eintrag erstellt, sofern dieser fällig gewesen wäre jedoch nicht verlängert werden konnte.

Dies können verschiedene Ursachen sein. Nachfolgend die Erläuterung der Einträge im Anwendungsprotokoll:

Für die Bearbeitung werden die Posten im Anwendungsprotoll markiert und die Auswahl mit "OK" bestätigt. Hierdurch werden die Posten in Ihre persönliche eBox abgerufen.

In der persönlichen eBox werden nun die ausgewählten Einträge angezeigt. Im unteren Inforegister "Anwendungsprotokollposten“ wird der zugehörige Fehlertext zum markierten Datensatz angezeigt.

Über die Funktion "Anzeigen“ im Menüband wird die zugehörige Vorgangskarte aufgerufen.

Aus der Vorgangskarte heraus können Sie nun den Vorgang prüfen, um die Ursache zu ermitteln und falls erforderlich zu korrigieren. Handelt es sich um einen Vorgang mit der Verlängerungsart "manuell", dann können Sie nun die Verlängerung aus der Vorgangskarte heraus über den Aufruf "Vorgangsperiode verlängern“ ausführen.

Wurde die Verlängerung erzeugt, schließen Sie die Vorgangskarte und kennzeichnen den Anwendungsprotokollposten mit "Fehler korrigiert“ = JA. Bei Bedarf können Sie vorher noch eine Korrekturbemerkung hinterlegen.

Nach Kennzeichnung mit "Fehler korrigiert“ = JA wird der Vorgang aus der persönlichen eBox ausgeblendet, da der bearbeitete Datensatz mit dem Setzen des Hakens den eBox Status "Abgeschlossen“ erhalten hat und nun nur noch sichtbar ist wenn der Filter beim Abrufen entsprechend angepasst wird.

Keine Verlängerung notwendig#

Unter bestimmten Umständen wird ein Anwendungsprotokollposten, obwohl möglicherweise keine Verlängerung notwendig ist, erzeugt.

Eine Ursache kann beispielsweise sein, dass in der Vorgangsperiodenkarte ein Enddatum im Feld "tatsächliches Enddatum“ hinterlegt ist, und die Verlängerungsart und die Verlängerungsvorlaufzeit aus der Vorgangsperiodenkarte nicht entfernt wurde.

Entfernen Sie die Einträge in beiden Feldern. Erst wenn alle Felder für die Verlängerung leer sind, wird der Vorgang mit dem nächsten Lauf auf den Status "Beendet“ gesetzt. Der Anwendungsprotokollposten in der persönlichen eBox wird dann auf "korrigiert" gesetzt.

Zuordnung von Lieferplanzeilen#

Beim Wechsel zwischen zwei Vertragsversionen versucht das System automatisch eine Zuordnung in den Lieferplanzeilen zu treffen, wenn die Vertragsperiode der Zeile mit der Vertragsperiode der neuen Vorgangsperiode übereinstimmt.

Diese Zuordnung ist in folgenden Fällen möglich und wird wie folgt mit absteigender Priorität ermittelt:

• Der Artikel ist in den Zeilen der neuen Vertragsversion mit derselben Artikelnummer und demselben Variantencode vorhanden.
• In den Zeilen der neuen Vertragsversion ist derselbe Vertragsartikel vorhanden. Zudem ist der aktuelle Artikel noch immer in diesem Vertragsartikel gültig enthalten.
• In den Zeilen der neuen Vertragsversion ist ein anderer Vertragsfindungsartikel vorhanden. Der aktuelle Artikel ist in diesem Vertragsfindungsartikel enthalten.

Das Startdatum der Vorgangsverlängerung ist dabei die Grundlage der Gültigkeitsberechnung.

War eine Zuordnung erfolgreich, gibt es jedoch noch zweifelhafte Situationen, wenn sich die Vertragsnummer und/oder Vertragsversion und weitere Felder geändert haben.

Dies können Abweichungen in folgenden Feldern sein:

• Änderung der Vertragsperiode
• Änderung der Abrechnungsparameter (Abrechnungsnummer)
• Änderung des Artikels (Artikelnummer, Variantencode)
• Änderung der Menge (Menge (wenn im Vertrag kein Vertragsfindungsartikel angegeben), Einheitencode)
• Änderung der Lieferdaten (Intervall, Lieferart)

Wenn nicht alle Lieferplanzeilen dem Vertrag der neuen Vorgangsperiode zugeordnet werden können, erscheint ein Fenster, welches die Lieferplanzeilen ggfs. samt passendem Zuordnungsvorschlag angezeigt.

Dazu werden in jeder Zeile die neuen Werte und die zugehörigen alten Werte in der "Lieferplanzeileninfo“ am rechten Rand angezeigt.

Kriterien für neue Lieferplanzeilen#

Beim Erstellen einer neuen Vorgangsperiode werden alle neuen Lieferplan- und Abrechnungsplanzeilen mit den bestehenden Zeilen abgeglichen. Sind diese identisch, so bleibt die Zeile unverändert bestehen nur das Enddatum wird auf das Enddatum der neuen Vorgangsperiode hochgesetzt.

Gründe für einen Zeilenwechsel im Lieferplan:

• Änderung der Vertragsdaten (Vertragsnummer, -version, -periode, -zeilennr.)
• Änderung der Abrechnungsparameter (Abrechnungsnummer)
• Änderung des Artikels (Artikelnummer, Variantencode)
• Änderung der Menge (Menge, Einheitencode)
• Änderung des Lieferdaten (Intervall, Lieferart)

Wurde die Lieferplanzeile manuell geändert, werden Änderungen des Artikels, der Menge oder der Lieferdaten bei der Verlängerung ignoriert. Die bestehende Zeile bleibt unverändert und es wird keine zusätzliche Zeile hinzugefügt.

Anwendungsprotokoll für erzeugte Folgeperioden#

Wurde eine Periode erfolgreich verlängert und eine Folgeperiode erzeugt, erstellt das System ebenfalls einen Eintrag im Anwendungsprotokoll mit dem Protokollstatus "Hinweis". Die ausgegebene Hinweismeldung lautet dann: "Vorgang wurde automatisch verlängert".