Service#

Einrichtung#

Technik Einrichtung#

Um den Service Wareneingang nutzen zu können, müssen vorab in der Technik Einrichtung folgende Parameter festgelegt werden:

Service Einrichtung#

Serviceauftragsarten#

Im Bereich Service können Sie mit den Serviceauftragsarten arbeiten, um zum einen die Serviceaufträge in unterschiedliche Arten zu unterteilen und zum anderen können Sie pro Serviceauftragsart unterschiedliche Einrichtungen hinterlegen.

Um eine Serviceauftragsarte zu definieren, rufen Sie sich diese über die Anwendersuche auf. Über „Neu“ im Menüband können Sie eine neue Serviceauftragsart mit Hilfe der u.a. Tabelle erstellen:

Bei manueller Anlage eines Serviceauftrags wird die Serviceauftragsart mit dem Haken „Standard“ hinterlegt.

Bei Anlage eines Serviceauftrags aus der Debitorenkarte, dem Marketing Cockpit oder aus der Seriennummerinformationskarte über die Funktion „neuer Call“ und „Serviceauftrag Wartung“ oder „Serviceauftrag Reparatur“, wird die Serviceauftragsart aus der Service Einrichtung gezogen. In der Service Einrichtung kann eine Serviceauftragsart für die Reparatur und Wartung in den Feldern „Service Auftragsart Reparatur“ und „Service Auftragsart Wartung“ hinterlegt werden. Sind die Felder in der Service Einrichtung leer, wird keine Serviceauftragsart im Serviceauftrag hinterlegt.

Bei Anlage eines Serviceauftrags aus dem Service Wareneingang wird die Serviceauftragsart aus der Service Einrichtung gezogen. In der Service Einrichtung kann eine Serviceauftragsart im Feld „Service Auftragsart Service Wareneingang“ hinterlegt werden. Ist das Feld in der Service Einrichtung leer, wird auch keine Serviceauftragsart im Serviceauftrag hinterlegt.

Bei Anlage eines Serviceauftrags aus einer Verkaufsreklamation heraus, wird die Serviceauftragsart mit dem Haken „Standard“ gezogen.

Bei Anlage eines Serviceauftrags aus dem Wartungscockpit, wird die Serviceauftragsart aus dem Servicevertrag gezogen.

Standard-Serviceartikelgruppen-Codes#

Mithilfe von den Standard-Serviceartikelgruppen-Codes können eine oder mehrere Stücklisten für die Reparaturen und Wartungen angelegt werden. Artikel und Ressourcen, die für Reparaturen oder Wartungen wichtig sind, werden in die Standardservicecodekarte hinterlegt. Bei Bedarf, kann bereits die Menge definiert werden.

Die Standard-Serviceartikelgruppen-Codes können Sie über das Menüband der jeweiligen Serviceartikelgruppen aufrufen.

Pro Standard-Serviceartikelgruppen-Code kann ein Servicetyp (Reparatur/Wartung) ausgewählt werden. Ist zusätzlich der Haken „autom. Übergabe an Servicezeile“ gesetzt, wird bei Anlage eines Serviceauftrags geprüft, welcher Servicetyp hinter der ausgewählten Serviceauftragsart hinterlegt ist und ob ein Standard-Serviceartikelgruppen-Code mit dem gleichen Servicetypen vorhanden ist. Falls der Servicetyp übereinstimmt, wird die hinterlegte Stückliste aus der Standardservicecodekarte automatisch in den Service Artikel Arbeitsblatt und in die Servicezeilen geschrieben.

Es ist jederzeit möglich, eine Standard-Serviceartikelgruppen-Code manuell auszuwählen. Auch bei manueller Auswahl wird die hinterlegte Stückliste aus der Standardservicecodekarte automatisch in den Service Artikel Arbeitsblatt und in die Servicezeilen geschrieben.

Ein Standard-Serviceartikelgruppen-Code kann im Serviceauftrag über das Register „Zeilen“, Menüpunkt „Funktionen“ und im Service Artikel Arbeitsblatt, Menüpunkt „Aktionen“ jederzeit aufgerufen werden.

Nach der Einrichtung der Serviceartikelgruppe mit entsprechenden Standard-Serviceartikelgruppen-Codes wird die Serviceartikelgruppe im gleichnamigen Feld auf der Artikelkarte hinterlegt.

Service Wareneingang#

Über den Service Wareneingang werden alle Wareneingänge gebucht, die im Rahmen eines technischen Service stattfinden.

Der Service Wareneingang ist in der Lage, jeden Artikel, unabhängig seiner Artikelverfolgung und ob dieser bereits dem System bekannt oder unbekannt ist, einzubuchen. Sendet ein Kunde diverse Artikel zur Reparatur zurück, können alle Artikel über einen Service Wareneingang erfasst werden.

Hierzu rufen Sie sich die Service Wareneingangsliste über die Anwendersuche auf. Über „Neu“ im Menüband können Sie einen neuen Service Wareneingang erstellen.

Sobald ein neuer Service Wareneingang erstellt wird, wird der Lagerort und -platz automatisch aus der Technik Einrichtung vorbelegt. Bei Bedarf können die Felder manuell geändert werden. Das Feld „Ext. Belegnr.“ ist ein Pflichtfeld und muss vor Buchung manuell gepflegt werden. Das Feld „Ihre Referenz“ ist kein Pflichtfeld und kann bei Bedarf gepflegt werden.

Die Seriennummer, Chargennummer und/oder Artikelnummer können manuell eingegeben oder über den Assist Button ausgewählt werden.

Sobald die Seriennummer, Chargennummer und/oder Artikelnummer erfasst werden, öffnet sich eine Erfassungsmaske. Bereits bei der Eingabe wird geprüft, ob die Nummer im System vorhanden ist. Ist dies der Fall, werden die Felder in der Erfassungsmaske automatisch entsprechend vorbelegt.

Sollte eine Seriennummer bzw. Chargennummer im System unbekannt sein, kann in der Erfassungsmaske die Artikelnummer mit ggf. zugehörigen Variantencode, Ablaufdatum, Herstelldatum und Debitor für die Einbuchung hinterlegt werden.

Sollte der Artikel laut der hinterlegten Artikelverfolgung Varianten-, Ablauf- und/oder Herstelldatum pflichtig sein, wird dies systemseitig erkannt und die entsprechenden Felder in der Erfassungsmaske sind editierbar. Andernfalls sind diese Felder grau hinterlegt und somit nicht editierbar.

Sobald die Eingabe mit „OK“ bestätigt werden, wird die Zeile automatisch in das Inforegister „Geräteeingangszeilen“ geschrieben.

Mit Buchung des Service Wareneingangs wird automatisch eine Verkaufsreklamation gebucht und ein neuer Serviceauftrag erstellt.

Im Serviceauftrag werden die Felder „Menge“ und „Menge erhalten“ automatisch gefüllt. Hierdurch ist jederzeit ersichtlich, dass sich der Artikel im Haus befindet.

Zudem wird in der Call-Nr. die gebuchte Verkaufsreklamation automatisch hinterlegt und ist somit jederzeit ersichtlich.

Notwendige Einrichtungen
In der Technik Einrichtung wird die Grundeinrichtung für den Service Wareneingang vorgenommen. Im Inforegister „Allgemein“ müssen folgende Felder ausgefüllt werden:

Serviceaufträge erstellen aus einer Verkaufsreklamation#

Sendet ein Kunde basierend aus einer Reklamation einen Artikel zurück, und bei näherer Prüfung wird festgestellt, dass der Artikel repariert werden kann, so kann aus der VK-Reklamation heraus direkt ein Serviceauftrag erstellt werden.

Dazu werden die Artikelzeilen, welche in einem Serviceauftrag übernommen werden sollen, markiert und die Funktion „Service Auftrag für markierte Zeilen erstellen“ ausgeführt.

Ein neuer Serviceauftrag mit den markierten Rücksendungszeilen wurde erstellt.

Sollte zu der Artikelnummer der Serviceauftragszeile ein Serviceartikel im System vorhanden sein, so wird dieser im gleichnamigen Feld automatisch eingetragen.

Sollte zu einer markierten Verkaufsrücksendungszeile eine oder mehrere Artikelverfolgungszeilen hinterlegt sein, dann wird pro Artikelverfolgungszeile eine Serviceauftragsartikelzeile erstellt. In diesem Fall werden die Mengen aus der Artikelverfolgungszeile in die Serviceauftragsartikelzeile übernommen und nicht die "Menge (Basis)" aus der Verkaufsrücksendungszeile.

Verkaufsreklamation aus einem Serviceauftrag erstellen#

Im Serviceauftrag kann über die Funktion „Verkaufsrücksendung für markierte Positionen erstellen“ automatisch eine Verkaufsrücksendung auf Basis der Serviceauftragsartikelzeilen erstellt werden.

Bei einem manuell erfassten Serviceauftrag sind die Felder in der Serviceauftragsartikelzeile "Serien Nr.", "Chargen Nr.“, "Menge“, "Lagerort“ und "Lagerplatz“ editierbar und können zur Übergabe an die Verkaufsrücksendung bearbeitet werden.

Artikelverfolgung in Serviceauftragszeilen#

Der Serviceartikel wurde um die Chargennummer erweitert. Wenn aufgrund der Serviceartikelgruppe automatisch beim Verkauf ein Serviceartikel erstellt wird (Serviceartikel erstellen= Ja), dann wird die Chargennummer ebenfalls mitberücksichtigt.

Auf der Serviceartikelkarte kann über den Assit Button […] am Feld „Chargennummer“ die Chargennr.-Informationsliste geöffnet werden.

Ebenfalls wurde die Chargennummer in die Serviceauftragsartikelzeile hinzugefügt.

• Hierüber kann die Chargennummer über den Assist Button [...] aus den Artikelposten einer vorhandenen Charge ausgewählt werden. Sobald ein Serviceartikel mit einer hinterlegten Chargennummer eingetragen wird, wird ebenso die Chargennummer aus dem Serviceartikel übernommen.
• Wenn in der Serviceauftragsartikelzeile eine Chargennummer eingetragen wird oder per Assist Button ausgewählt wird, dann wird automatisch die Serviceartikelnummer mit übernommen.
• Sollte keine Serviceartikelnummer gefunden werden, wird die Artikelnummer aus den Artikelposten übernommen.

Des Weiteren wurde der Lookup für das Standard-Feld „Serien Nr.“ in der Serviceartikelkarte dahingehend optimiert, dass dieser auf die "Seriennr.-Informationsliste" verzweigt. Von dort kann die "Seriennr.-Informationskarte" aufgerufen werden.

!!! note "Hinweis"  Zurzeit kann einem Serviceartikel nur eine existierende Seriennummer oder eine existierende Chargennummer zugewiesen werden.

Weitere Felder im Serviceauftrag#

Zur besseren Nachvollziehbarkeit welche Mengen reklamiert und zurückgesendet werden sollen, wurden folgende Felder in den Serviceauftragszeilen ergänzt:

• Menge,
• Menge erhalten,
• Lagerortcode und Lagerplatz

Wenn nun zur Verkaufsrücksendung ein Wareneingang gebucht wird, wird das Feld „Menge erhalten“ in der zugehörigen Serviceauftragsartikelzeile mit der gelieferten Menge aktualisisert.

!!! note "Hinweis"  Es findet keine Prüfung auf Plausibilität oder Richtigkeit der Menge statt. Dies erfolgt im jeweiligen Herkunftsbeleg (Verkaufsrücksendungszeile).

Service Call (Informationssammler)#

Beim Erstellen eines Serviceauftrags wird automatisch ein Service Call angelegt und entsprechend klassifiziert. Die Call Klassifizierung wird aus der Serviceauftragsart entnommen und zeigt an, ob es sich um eine Reparatur oder Wartung handelt. Pro Serviceauftrag kann im Feld „Serviceauftragstyp“ eine Call Klassifizierung (Reparatur oder Wartung) hinterlegt werden. Bleibt das Feld „leer“, wird bei Anlage eines Serviceauftrags automatisch die Call Klassifizierung „Reparatur“ hinterlegt. Bei Änderung einer Serviceauftragsart, z.B. von Reparatur auf Wartung, wird die Call Klassifizierung entsprechend geändert.

Die Call-Nummer wird im Serviceauftragskopf und in den Serviceauftragszeilen automatisch hinterlegt. Über die Debitorenkarte, das Marketing Cockpit und auch die Serieninformationsliste kann über die Funktion „Calls“ der Call geöffnet werden.

Jede Servicezeile aus einem Serviceauftrag wird mit allen Informationen (wie z.B. Artikelnummer, Beschreibung, Seriennummer, Chargennummer, Variantencode, Menge) automatisch in den Service Call hinterlegt. Zusätzlich wird jeder erstellte und gebuchte Beleg in den Service Call zurückgeschrieben.

Mithilfe des Service Calls können Sie sich jederzeit einen schnellen Überblick über den Serviceauftrag verschaffen und bei Bedarf, direkt aus dem Service Call heraus eine Wiedervorlage erstellen, die Debitorenkarte oder einen erstellten bzw. gebuchten Beleg öffnen.

Damit ein Service Call automatisch angelegt werden kann, muss in der Technik Einrichtung die Nummernserie des Calls im Feld „Service Call Nummern“ hinterlegt werden.

SN/CN-Informationskarte mit Serviceartikel verbinden#

Pro Serviceartikelgruppe kann ein Haken im Feld „Serviceartikel erstellen“ gesetzt werden. Damit eine Verknüpfung zwischen Artikel und Serviceartikelgruppe entsteht, muss die Serviceartikelgruppe auf der jeweiligen Artikelkarte im gleichnamigen Feld hinterlegt werden.

Beim Verkauf eines Artikels wird geprüft, ob auf der Artikelkarte eine Serviceartikelgruppe mit dem Kenner „Serviceartikel erstellen“ vorhanden ist. Falls ja, wird mit Buchung eines Lieferscheins automatisch für den betroffenen Artikel ein Serviceartikel erstellt.

Ist der verkaufte Artikel Serien- oder Chargennummer gefühlt, wird die Nummer automatisch in den Serviceartikel geschrieben.

Hierdurch entsteht eine Verknüpfung zwischen dem Serviceartikel und der Serien- bzw. Chargeninformationskarte. Über den Drill Down im Serviceartikel kann die Serien- bzw. Chargeninformationskarte geöffnet werden.

Befindet sich der Serviceartikel in einem Serviceauftrag, wird automatisch auch die Serien- bzw. Chargennummer hinterlegt. Auch aus dem Serviceauftrag ist es jederzeit möglich, die entsprechende Serien- bzw. Chargeninformationskarte zu öffnen.

Wird im Serviceauftrag ein Serviceartikel ausgewählt, werden die Felder „Artikelnummer, Seriennummer, Chargennummer“ automatisch befüllt.

Wird im Serviceauftrag eine Artikelnummer und eine Serien- bzw. Chargennummer hinterlegt, prüft das System automatisch, ob für die Kombination „Artikelnummer und Serien- bzw. Chargennummer“ bereits ein Serviceartikel angelegt ist. Falls ja, wird die Serviceartikelnummer automatisch eingefügt. Falls nicht, kann jederzeit aus einem Serviceauftrag ein Serviceartikel erstellt werden.