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Honorarverwaltung gemäß HOAI#

Allgemein#

Um innerhalb von Microsoft Dynamics Business Central™ Honorare gemäß den Vorgaben der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) berechnen und verwalten zu können, bietet das ergänzende HOAI-Zusatzmodul umfassende Möglichkeiten.

Nachfolgend werden Ihnen sowohl die Einrichtung als auch die Nutzung des HOAI-Zusatzmoduls detailliert beschrieben.

Hinweis

Die Honorverwaltung gemäß HOAI ist ein Freischaltmodul, dessen Nutzung nur mit zusätzlicher Lizenzierung und Aktivierung möglich ist.

Grundkonzept#

Honorarberechnungen erfolgen in Microsoft Dynamics Business Central™ stets auf Basis von Projekten. Hierfür können an den Projekten die jeweiligen Leistungsbilder hinterlegt werden, in denen Leistungen gemäß HOAI anfallen.

Innerhalb der Leistungsbilder können anschließend die Honorare HOAI-konform berechnet werden. Nach der Berechnung der Honorare können diese in den Projektstrukturplan überführt werden – denn auch in HOAI-Projekten bleibt der Projektstrukturplan das zentrale Werkzeug zur Planung und Steuerung der Projekte. Entsprechend können anschließend alle weiteren Funktionalitäten des Projektstrukturplans vollumfänglich verwendet werden.

Auf Basis der Leistungsbilder können zudem HOAI-konforme Angebote, Abschlags- und Schlussrechnungen aus Microsoft Dynamics Business Central™ erzeugt werden. Zudem können auf Basis der Leistungsbilder Honoraränderungen, bspw. im Zuge einer Änderung der anrechenbaren Kosten, einfach gehandhabt werden.

Auch wenn Subunternehmer beauftragt und gemäß der HOAI honoriert werden sollen, dienen als Basis die am Projekt hinterlegten Leistungsbilder. Mithilfe dieser Leistungsbilder lassen sich Bestellungen für Subunternehmer erzeugen.

Einrichtung#

Import von Datenpaketen#

Zur Nutzung des HOAI-Moduls sind zunächst Datenpakete in Microsoft Dynamics Business Central™ zu importieren, welche die gesetzlichen Vorgaben der HOAI beinhalten, wie die Honorartafeln, Grund- und besondere Leistungen, etc.

Diese Daten bilden die Grundlage für die weitere Arbeit mit dem Modul und können mit dem in Microsoft Dynamics Business Central™ integrierten Tool „Rapid Start Services“ importiert werden.

Die entsprechenden Datenpakete werden durch KUMAVISION bereitgestellt und beinhalten standardmäßig die folgenden Inhalte:

  • Alle Leistungsbilder der HOAI inkl. der Beratungsleistungsbilder
  • Kostenermittlungen nach der DIN276
  • Erweiterte Honorartafeln gemäß der Baden-Württembergischen RifT-Tabellen
  • Teilleistungstabellen nach Siemon

Sofern benötigt können über diesen Weg auch weitere Verordnungen/Honorartafeln etc. aufbereitet und importiert werden. Auf diesem Wege ist es beispielsweise möglich Leistungsbilder aus der AHO, andere erweiterte Honorartafeln zu verwenden.

Projekt Einrichtung#

Die zentralen Einrichtungen des HOAI-Moduls befinden sich in der Ansicht „Einrichtung Projekte“ in einem eigenen Inforegister HOAI.

Nachfolgend werden Ihnen die Einrichtungsmöglichkeiten näher erläutert:

Feld Beschreibung
HOAI aktiv Gibt an, ob das HOAI Modul in diesem Mandanten aktiviert ist und genutzt werden kann. Ist dieser Kenner in einem Mandanten nicht gesetzt, werden automatisch alle Felder und Schaltflächen des Moduls ausgeblendet.
Erweiterte Honorarart verwenden Wenn bei einer Honorarberechnung die anrechenbaren Kosten oberhalb des von der HOAI definierten Bereichs liegen, so gibt diese Option an, ob das System erweiterte Honorartafeln (beispielsweise die RifT-Tabellen) verwenden soll, um das Honorar zu berechnen.

Dabei haben die Auswahlmöglichkeiten folgende Bedeutung:

Nein
Es werden niemals erweiterte Honorartafeln verwendet. Liegen die anrechenbaren Kosten außerhalb des von der HOAI definierten Bereichs ist immer eine freie Honorarvereinbarung zu hinterlegen.

Ja
Liegen die anrechenbaren Kosten außerhalb des von der HOAI definierten Bereichs werden automatisch erweiterte Honorartafeln verwendet. In einem Feld erfolgt eine Protokollierung, dass die Honorarberechnung auf Basis einer erweiterten Honorartafel stattfand, ein expliziter Hinweis darauf wird aber nicht angezeigt.

Immer nachfragen
Liegen die anrechenbaren Kosten außerhalb des von der HOAI definierten Bereichs erscheint eine Abfrage, ob erweiterte Honorartafeln verwendet werden sollen. Je nach Auswahl verhält sich das System wie bei den Auswahloptionen „Nein“ bzw. „Ja“.
Automatische Leistungsbildberechnung Wenn innerhalb eines Leistungsbildes eine Honorarposition geändert wird (Leistungsphase oder zusätzliches Honorar), so müssen ggf. weitere Positionen neu berechnet werden.

Ist dieser Kenner gesetzt, geschieht dies automatisch direkt bei der Eingabe. Diese Einstellung wird so für die meisten Unternehmen empfohlen.

Ist dieser Kenner nicht gesetzt, so kann die Berechnung manuell mittels eines Buttons angestoßen werden. Dies sollte dann genutzt werden, wenn aufgrund umfangreicher Leistungsbilder oder bedingt durch langsame Server die Systemperformance bei automatischer Leistungsbildkalkulation ungenügend ist.
Standard-Berechnungsstufe für Besondere Leistungen Gibt die standardmäßig vorbelegte Berechnungsstufe für neu angelegte besondere Leistungspositionen an. Die Berechnungsstufe bestimmt, welche anderen zusätzlichen Honorare in die Berechnung einer Position mit einfließen.
Detailliertere Informationen hierzu finden sich im Abschnitt „Zusätzliche Honorare“.

In den meisten Unternehmen liegt die Berechnungsstufe der besonderen Leistungen zwischen derjenigen der Zu-/Abschläge und derjenigen der Nebenkosten. Sofern dies der Fall ist, wird empfohlen hier den Wert „5“ zu hinterlegen, um noch etwas Puffer für etwaige Zwischenabstufungen zu haben.
Standard-Berechnungsstufe für Zu-/Abschläge Gibt die standardmäßig vorbelegte Berechnungsstufe für neu angelegte Zu-/Abschlags-Positionen an. Die Berechnungsstufe bestimmt, welche anderen zusätzlichen Honorare in die Berechnung einer Position mit einfließen.

In den meisten Unternehmen liegt die Berechnungsstufe der Zuschläge unterhalb derjenigen für Besondere Leistungen und derjenigen der Nebenkosten. Sofern dies der Fall ist, wird empfohlen hier den Wert „1“ zu hinterlegen.
Standard-Berechnungsstufe für Nebenkosten Gibt die standardmäßig vorbelegte Berechnungsstufe für neu angelegte Nebenkosten-Positionen an. Die Berechnungsstufe bestimmt, welche anderen zusätzlichen Honorare in die Berechnung einer Position mit einfließen.

In den meisten Unternehmen liegt die Berechnungsstufe der Nebenkosten oberhalb derjenigen für Besondere Leistungen und derjenigen der Zuschläge. Sofern dies der Fall ist, wird empfohlen hier den Wert „10“ zu hinterlegen.
Subunternehmerkosten an PSP übertragen Gibt an, ob die Kosten für subunternehmerbeauftragte Leistungsbilder in die Einstandspreise/-Beträge im Projektstrukturplan hinterlegt werden sollen.
Assign HOAI-Services in Adv. Plan by Work Package Legt fest, ob das System automatisch alle HOAI-Leistungen zu einer PSP-Zeile zuordnen soll, wenn ein Arbeitspaket in einer Planungsvorerfassung ausgewählt wird.
HOAI-Leistungen für Schlussrechnungen autom. zuweisen Wenn in einem Anzahlungsplan eine Position für eine HOAI-Schlussrechnung erfasst wird und dieser Kenner ist, gesetzt, werden automatisch alle noch offenen Honorare der Schlussrechnung zugeordnet.

Dies reduziert den Dateneingabeaufwand, wenn auf regulärer Weise nur mit einer Schlussrechnung pro Projekt gearbeitet wird.
DIN276: Leere Kostengruppen minimieren Wenn die HOAI-Berichtsanlage für Rechnungen / Angebote gedruckt wird, so kann mit diesem Kenner gesteuert werden, ob der Kostengliederungsrahmen der DIN276 vollständig inklusive aller Kostengruppen aufgelistet wird oder lediglich die Teile des Kostengliederungsrahmens, die tatsächliche Werte beinhalten.

Damit die HOAI-Berichtsanlage nicht unnötig viel Platz beansprucht wird für die meisten Unternehmen empfohlen, diese Einstellung zu nutzen.
Nicht beauftragte Leistungen andrucken Wenn die HOAI-Berichtsanlage für Rechnungen / Angebote gedruckt wird, so kann mit diesem Kenner gesteuert werden, ob nicht beauftragte Leistungsphasen angedruckt werden sollen oder nicht.
HOAI-Grundleistungen andrucken Wenn die HOAI-Berichtsanlage für Rechnungen / Angebote gedruckt wird, so kann mit diesem Kenner gesteuert werden, ob die Grundleistungen angedruckt werden sollen.

cDies kann bei Bedarf bei jedem einzelnen Druck der HOAI-Berichtsanlage übersteuert werden, sodass hier der Regelfall ausgewählt werden sollte.
Honorarinterpolation andrucken Wenn die HOAI-Berichtsanlage für Rechnungen / Angebote gedruckt wird, so kann mit diesem Kenner gesteuert werden, ob der genaue Rechenweg der Honorarinterpolationstabelle auf Basis der jeweiligen Honorartafeln angedruckt werden sollen.

Dies kann bei Bedarf bei jedem einzelnen Druck der HOAI-Berichtsanlage übersteuert werden, sodass hier der Regelfall ausgewählt werden sollte.

Projektvorlage#

Projektvorlagen werden im HOAI-Modul genutzt, um Leistungsbilder im Projektstrukturplan darzustellen. Detailliertere Informationen hierzu finden sich im Abschnitt „Projektstrukturplanverknüpfung“. An den Projektvorlagen gibt es zwei relevante Einstellungen im Hinblick auf das HOAI-Modul, welche auf dem Inforegister Allgemein zu finden sind.

Feld Beschreibung
Budgetzeilen für HOAI-Positionen erstellen Wenn HOAI-Leistungsbildern in den Projektstrukturplan übertragen werden, werden diejenigen Budgetzeilen, welche an der Projektvorlage an den übertragenen PSP-Zeilen hinterlegt sind, ebenfalls übertragen.

Zusätzlich kann das System automatisch für jede HOAI-Leistung (Leistungsphase und/oder Zusätzliches Honorar), welche mit einer PSP-Zeile verknüpft wird, eine Budgetzeile anlegen.

Die Budgetzeile wird dabei mit der „Art“ „Ressourcengruppe“ erstellt. Die zu nutzende Ressourcengruppe kann am jeweiligen Arbeitspaket in der Spalte „HOAI Ressourcengruppennr.“ hinterlegt werden.

Um die Auswahlmöglichkeiten an einem Beispiel zu verdeutlichen: In einer exemplarischen Projektvorlage gibt es eine PSP-Zeile „Leistungsphasen 1-4“. Daran hinterlegt ist eine Budgetzeile für Projektleitungsaufwände. Im HOAI-Modul werden dieser Projektvorlagenzeile die Leistungsphasen 1,2,3 und 4 zugeordnet. Dazu kommt eine besondere Leistung.

Die Auswahlmöglichkeiten würden nun zu folgendem Ergebnis führen:

Nein
Im Projektstrukturplan wird nur eine Budgetzeile erzeugt – nämlich die für Projektleitungsaufwände.

Für zusätzliche Leistungen
Es entstehen zwei Budgetzeilen: Diejenige für Projektleitungsaufwände und eine zusätzliche Budgetzeile für die besondere Leistung auf dem HOAI-Leistungsbild.

Für Grund- und zusätzliche Leistungen
Es entstehen sechs Budgetzeilen: Diejenige für Projektleitungsaufwände, je eine für die vier Leistungsphasen 1-4 und eine für die besondere Leistung.
HOAI – Übertrage alle PSP-Zeilen Wenn ein Leistungsbild an den Projektstrukturplan übertragen wird, so fügt Microsoft Dynamics Business Central™ bei Bedarf die zugehörige Projektvorlagenzeilen im Projektstrukturplan ein. Mit dieser Einstellung kann festgelegt werden, ob das System dabei nur diejenigen Projektvorlagenzeilen einfügen soll, die für die Honorare gemäß HOAI anfallen oder ob stets alle Zeilen übertragen werden sollen.

Sofern gewünscht können in den Zeilen der Projektvorlagen in der Spalte „Beschreibung“ Platzhalter angegeben werden. Beim Übertragen eines Leistungsbildes in den Projektstrukturplan werden diese Platzhalter dann automatisch mit den Werten aus dem übertragenen Leistungsbild gefüllt. Dabei können folgende Platzhalter genutzt werden:

Feld Beschreibung
%1 Bauabschnitt des Leistungsbilds
% 2 Leistungsbildart (Gebäude, Innenräume, …)
% 3 Aktuelle Versionsnummer des Leistungsbilds
% 4 Beschreibung des Leistungsbilds

Neben diesen Einstellungen kann aus der Projektvorlagenkarte per Schaltfläche „HOAI-PSP-Zuordnung“ die Verknüpfung zwischen der Projektvorlage und den HOAI-Leistungsbildern eingesehen werden.

In diese Maske ist die prozentuale Verteilung der HOAI-Honorare auf die Positionen der Projektvorlage vorzunehmen für alle Leistungsbilder, die später in Projekten genutzt werden sollen.

Hierfür sind die entsprechenden Leistungsbilder auszuwählen. Daraufhin erscheinen in den Spalten dieser Ansicht die Honorarpositionen gemäß HOAI (Leistungsphasen, Besondere Leistungen, …). In den Zeilen der Ansicht werden die Zeilen der Projektvorlage aufgeführt. Nun kann pro Spalte angegeben, wie sich das Honorar auf die Projektvorlagenzeilen aufteilt.

Um die nötigen Dateneingaben zu reduzieren, stehen in dieser Ansicht zudem zwei Schaltflächen bereit:

Mit „Zuordnung der Leistungsphasen kopieren“ können Sie die Honorarverteilung für die Leistungsphasen, die für ein Leistungsbild vorgenommen wurde, in andere Leistungsbilder übertragen.

Mit „Zusätzliche Honorare nach Leistungsphasen zuordnen“ können Sie die Honorarverteilung der zusätzlichen Honorare wie Besonderer Leistungen, Zu-/Abschläge und Nebenkosten analog den zugehörigen Leistungsphasen verteilen.

Wurde beispielsweise die Honorare der Leistungsphase 1 einer bestimmten Projektvorlagenzeile zugeteilt, so werden die Honorare aller Besonderen Leistungen der Phase 1 ebenfalls dieser Projektvorlagenzeile zugeteilt.

Leistungsbilder#

Die Leistungsbilder gemäß HOAI werden, wie in den vorigen Abschnitten beschrieben, per Datenimporten in Microsoft Dynamics Business Central™ bereitgestellt. Nach dem Import gibt es jedoch eine Reihe von Einstellungen, die an den Leistungsbildern vorgenommen werden können – diese werden bei der Berechnung von Leistungsbildern für Projekte herangezogen.

Um besagte Einstellungen vorzunehmen kann die Ansicht „HOAI Leistungsbilder“ aufgerufen werden. Dort können folgende Felder verändert werden:

Feld Beschreibung
Projekt Vorlagennr. Gibt eine Projektvorlage an, welche als Grundlage dient bei der Verknüpfung eines Leistungsbildes mit dem Projektstrukturplan. Weitere Einzelheiten hierzu finden sich im Abschnitt „Verknüpfung mit Projektstrukturplan“.
Haupt-Aktivität Gibt die Hauptaktivität an, die bei der Verknüpfung eines Leistungsbildes mit dem Projektstrukturplan verwendet wird.

Dieses Feld kann nur verändert werden, wenn in der „Projekt Einrichtung“ die Einstellung „Auto Aktivitätscode“ nicht auf Hauptaktivität eingestellt ist.
Unter-Aktivität Gibt die Unteraktivität an, die bei der Verknüpfung eines Leistungsbildes mit dem Projektstrukturplan verwendet wird.

Dieses Feld kann nur verändert werden, wenn in der „Projekt Einrichtung“ die Einstellung „Auto Aktivitätscode“ nicht auf Unteraktivität eingestellt ist.
Teil-Aktivität Gibt die Teilaktivität an, die bei der Verknüpfung eines Leistungsbildes mit dem Projektstrukturplan verwendet wird.

Dieses Feld kann nur verändert werden, wenn in der „Projekt Einrichtung“ die Einstellung „Auto Aktivitätscode“ nicht auf Teilaktivität eingestellt ist.
Subunternehmerbeauftragung Gibt an, ob das Honorar eines Leistungsbildes zur Abrechnung gegenüber dem Bauherrn und/oder zur Beauftragung eines Subunternehmers herangezogen werden soll. Weitere Einzelheiten hierzu finden sich im Abschnitt „Subunternehmerbeauftragung“.

Honorarberechnung#

Anlage von Leistungsbildern#

Um Honorare gemäß HOAI erfassen zu können, sind an dem jeweils zugehörigen Projekt die Leistungsbilder zu hinterlegen, in denen Leistungen gemäß HOAI anfallen.

Hierfür kann aus der Projektübersicht oder der Projektkarte die Schaltfläche „HOAI Leistungsbilder“ genutzt werden, um die Übersicht der Leistungsbilder eines Projektes zu öffnen.

In dieser Übersicht können über die Schaltfläche „Neu“ Leistungsbilder ergänzt werden. Für die Erstellung von Leistungsbildern öffnet sich ein Eingabeassistent, welcher Schritt für Schritt durch die nötigen Eingaben führt.

Der Assistent kann mehrfach nacheinander für ein Projekt genutzt werden, um beliebig viele Leistungsbilder für ein Projekt zu definieren. Zudem können die im Assistenten eingetragenen Informationen später auch nachträglich geändert werden.

Im Folgenden sind die Informationen aufgelistet, welche im Assistenten hinterlegt werden können. Bitte beachten Sie, dass manche Informationen nur für bestimmte Leistungsbilder relevant sind und bei anderen Leistungsbildern entsprechend nicht vom Assistenten abgefragt werden.

1. Schritt

Feld Beschreibung
Fassung der HOAI Hier kann die Fassung der HOAI angegeben werden, auf welche sich dieses Leistungsbild bezieht. Diese wird anhand des Startdatums des Projektes vorbelegt.
Leistungsbild Hier kann das Leistungsbild ausgewählt werden, für welches ein Honorar definiert werden soll.

In einem Projekt kann bei Bedarf auch mehrmals das gleiche Leistungsbild zur Honorarberechnung verwendet werden.
Beschreibung Gibt eine rein informative Beschreibung des Bauobjekts an, für welches Honorare berechnet werden.
Bauabschnitt In diesem Feld können Leistungsbildern Bauabschnitte zugeordnet werden. Bauabschnitte können individuell pro Projekt definiert werden.

Die Zuordnung von Bauabschnitten ist rein optional und führt lediglich zu einer nach Bauabschnitten aufgeteilten Ausweisung in den HOAI-Anlagen, welche für Angebote, Rechnungen, etc. gedruckt werden können.

2. Schritt

Feld Beschreibung
Honorarzone Gibt die Honorarzone an, welche für dieses Leistungsbild angewendet werden soll.
Honorarsatz Gibt den vereinbarten Honorarsatz an, welcher für dieses Leistungsbild herangezogen werden soll.

3. Schritt

Feld Beschreibung
Anrechenbare Kosten An dieser Stelle können die anrechenbaren Kosten (bzw. je nach Leistungsbild auch die Fläche oder die Verrechnungseinheiten) angegeben werden, welche die Grundlage der Honorarermittlung bilden.

Die anrechenbaren Kosten können entweder direkt eingetragen werden oder mittels einer Kostenermittlung nach DIN276 errechnet werden. Letzteres wird im Abschnitt „Kostenermittlungen nach DIN276“ näher beschrieben.

Übersteigen die anrechenbaren Kosten den von der HOAI definierten Rahmen werden automatisch erweiterte Honorartafeln zur Ermittlung des Honorars angeboten.
Grundhonorar Gibt das Grundhonorar an, welches sich aus Honorarzone, -satz und anrechenbaren Kosten ergibt.

Bei Bedarf kann das Grundhonorar auch händisch gefüllt werden, bspw. wenn eine freie Honorarvereinbarung getroffen werden soll.
Sonderklauseln Diese Einstellung ist nur für manche Leistungsbilder relevant.

In dieser Auswahlliste erscheinen all diejenigen Bedingungen, unter denen gemäß HOAI eine Leistungsphase mit einem anderen Honoraranteil bewertet wird.

In dieser Auswahlliste können in der Spalte „Ausgewählt“ alle zutreffenden Bedingungen markiert werden. Diese werden dann in der Honorarberechnung berücksichtigt.

Nach dem der Assistent für die Leistungsbilderstellung durchlaufen wurde, wird das neu erzeugte Leistungsbild angezeigt.

Hier finden sich unter anderem die zuvor im Assistenten angegebenen Informationen, welche bei Bedarf nun auch nachträglich geändert werden können.

Leistungsphasen und Grundleistungen#

Innerhalb des Leistungsbildes können die zugehörigen Leistungsphasen eingesehen und bearbeitet werden. Diese werden im Inforegister „Leistungsphasen“ aufgeführt. Die dortigen Spalten haben folgende Bedeutung:

Feld Beschreibung
Nr. Gibt die eindeutige Nummer der Leistungsphase an.
Beschreibung Gibt die Bezeichnung der Leistungsphase an.
Beauftragt Gibt an, ob eine Leistungsphase zur Beauftragung vorgesehen ist. Wenn eine Leistungsphase als nicht beauftragt gekennzeichnet wird, wird kein Honorar für diese Phase berechnet.
Kostenermittlung Gibt an, auf welcher Kostenermittlung die aktuell am Leistungsbild hinterlegten anrechenbaren Kosten basieren, sofern diese mittels einer Kostenermittlung nach DIN276 errechnet wurden.
Honorar nach HOAI % Gibt den Honoraranteil für diese Leistungsphase an, welche die HOAI vorgibt.
Vereinbartes Honorar % Gibt den tatsächlich vereinbarten Honoraranteil an, welcher beispielsweise aufgrund von Teilbeauftragungen von der Vorgabe der HOAI abweichen kann.
Teilleistungsbewertet Gibt an, ob das Feld „Vereinbartes Honorar %“ durch eine Bewertung der Grundleistungen entstanden ist. Das Vorgehen hierfür wird im nachfolgenden Abschnitt beschrieben.
Honorarbetrag Gibt das Honorar an, welches für diese Leistungsphase auf Basis des Vereinbarten Honoraranteils und des Grundhonorars ermittelt wurde.

Bei Bedarf kann dieses Feld manuell gefüllt werden – in dem Falle rechnet das System den passenden Vereinbarten Honoraranteil hierfür aus.
Honorarbetrag zur Abrechnung Gibt das Honorar an, welches für diese Leistungsphase tatsächlich zur Abrechnung anfällt. Dies schließt Zu-/Abschläge, Nebenkosten und Besondere Leistungen mit ein, welche gemäß dem Abschnitt „Zusätzliche Honorare“ definiert werden können.
Anzahlungen Abgerechnet % Gibt den prozentualen Anteil an, zu dem Anzahlungsrechnungen für diese Leistungsphase bereits gestellt wurden.
Anzahlungen Abgerechnet Betrag Gibt den Betrag an, der durch Anzahlungsrechnungen für diese Leistungsphase bereits abgerechnet wurde.
Schlussrechnung Abgerechnet % Gibt den prozentualen Anteil an, zu dem Schlussrechnungen für diese Leistungsphase bereits gestellt wurden.
Schlussrechnung Abgerechnet Betrag Gibt den Betrag an, der durch Schlussrechnungen für diese Leistungsphase bereits abgerechnet wurde.

Optional können folgende weitere Spalten im Bereich der Leistungsphasen mittels der Funktion Personalisieren eingeblendet werden:

Feld Beschreibung
Wiederholfaktor Gibt einen Faktor an, mit dem das Honorar der Leistungsphase multipliziert wird. Dies kann bei Honorarberechnung für wiederholte Leistungen genutzt werden.
Anrechenbare Kosten Gibt die anrechenbaren Kosten auf Basis der ausgewählten Kostenermittlung an.
Grundhonorar Gibt das Grundhonorar an, welches sich auf Basis der anrechenbaren Kosten ermittelt.
Anzahlungen Abzurechnen % Gibt den prozentualen Anteil an, zu dem Anzahlungsrechnungen für diese Leistungsphase bereits geplant wurden.
Schlussrechnung Abzurechnen % Gibt den prozentualen Anteil an, zu dem Schlussrechnungen für diese Leistungsphase bereits geplant wurden.

Pro Leistungsphase können mithilfe der Schaltfläche Grundleistungen die zugehörigen Grundleistungen angezeigt werden.

Die dortigen Spalten haben folgende Bedeutung:

Feld Beschreibung
Code Gibt den eindeutigen Code der Grundleistung an.
Beschreibung Gibt die Beschreibung der Grundleistung an.
Siemon: Honoraranteil von Sofern eine Honorarbewertung auf Grundleistungsebene durchgeführt werden soll, können die Teilleistungstabellen nach Siemon als Orientierungshilfe dienen.

In diesem Feld wird der nach Siemon empfohlene Mindesthonoraranteil angegeben.
Siemon: Honoraranteil bis Gibt den nach Siemon empfohlenen Höchsthonoraranteil an.
Siemon: Bemerkung Gibt Bemerkungen zu den Honoraranteilen nach Siemon an.
Beauftragt Gibt an, ob eine Grundleistung zur Beauftragung vorgesehen ist.
Honorar % Gibt den Honoraranteil, der für eine Grundleistung angesetzt wird, sofern eine Honorarbewertung auf Grundleistungsebene durchgeführt werden soll.

Werden in dieser Spalte Werte eingetragen, so erscheint beim Schließen der Ansicht Grundleistungen eine Abfrage, ob die Summe der eingetragenen Honoraranteile an der Leistungsphase hinterlegt werden soll. Wird dies bestätigt, so wird die Spalte „Vereinbartes Honorar %“ in der Leistungsphase aktualisiert und der Kenner „Teilleistungsbewertet“ auf „Ja“ gesetzt.

Zusätzliche Honorare#

Pro Leistungsbild kann eine beliebige Anzahl zusätzlicher Honorare definiert werden. Diese umfassen Besondere Leistungen, Zu-/Abschläge sowie Nebenkosten.

Die zusätzlichen Honorare können im gleichnamigen Inforegister in den Leistungsbildern eingesehen und bearbeitet werden. Die dortigen Spalten haben folgende Bedeutung:

Feld Beschreibung
Art Gibt an, ob es sich um eine „Besondere Leistung“, einen „Zu-/Abschlag“ oder „Nebenkosten“ handelt.
Code Gibt den eindeutigen Code der Honorarposition an.

Hier kann auf eine vordefinierte Liste an Honorarpositionen zurückgegriffen werden, welche in das Leistungsbild übernommen werden können.

Diese Liste enthält standardmäßig alle von der HOAI vorgesehenen Positionen – diese können allerdings nach Belieben geändert oder um neue Positionen ergänzt werden.
Beschreibung Gibt die Beschreibung der Honorarposition an.
Bezugsart Gibt an, ob sich die Honorarposition auf alle Leistungsphasen, eine einzelne Leistungsphase oder eine zusammenhängende Gruppe von Leistungsphasen bezieht.
Bezogen ab Phasennr. Gibt die (erste) Leistungsphase an, auf der sich eine Honorarposition bezieht.
Bezogen auf LPH Nr. Gibt die (letzte) Leistungsphase an, auf der sich eine Honorarposition bezieht.
Abrechnungsart Gibt an, wie das Honorar für diese Position errechnet werden soll. Dies kann auf Basis der anderen Honorare, der anrechenbaren Kosten oder als fixer Pauschalbetrag geschehen.
Abrechnung Anteil % Wurde als Abrechnungsart ein prozentualer Anteil auf Basis der anrechenbaren Kosten oder ein prozentualer Anteil auf Basis des Honorars gewählt, so kann hier der gewünschte Prozentsatz angegeben werden.
Berechnungsstufe Gibt die Grundlage für die Honorarermittlung dieser Position an. Diese Einstellung ist nur für Positionen der Abrechnungsart „Anteil Honorar“ relevant.

Positionen die als prozentualer Anteil des Honorars berechnet werden, ermitteln ihr Honorar auf Basis der zugeordneten Leistungsphasen und aller zusätzlichen Positionen mit einer niedrigeren Berechnungsstufe als ihrer eigenen.

Beispiel
Ein Leistungsbild beinhaltet ein Grundhonorar von 100.000 EUR. Es wurde eine besondere Leistung mit einem Festpreis von 10.000 EUR und einer Berechnungsstufe von 5 ergänzt.

Nun wird eine Position für Nebenkosten ergänzt – mit der Abrechnungsart „Anteil Honorar“ in Höhe von 5%.

Haben die Nebenkosten eine Berechnungsstufe zwischen 1 und 5, so beziehen sich die Nebenkosten nur auf das Grundhonorar und betragen entsprechend 100.000 EUR * 5% = 5.000 EUR.

Haben die Nebenkosten eine Berechnungsstufe die größer ist als 5, so wird auch die besondere Leistung einbezogen. Die Nebenkosten betragen damit (100.000 EUR + 10.000 EUR) * 5% = 5.500 EUR
Betrag Wurde als Abrechnungsart ein prozentualer Anteil auf Basis der anrechenbaren Kosten oder ein prozentualer Anteil auf Basis des Honorars gewählt, so wird hier automatisch der Honorarbetrag angegeben, der auf Basis des prozentualen Anteils errechnet wurde.

Wurde als Abrechnungsart „Pauschalbetrag“ gewählt, so ist hier stattdessen der gewünschte Betrag anzugeben.

Für Positionen der Abrechnungsart „Anteil Honorar“ kann mit einem Klick auf dieses Feld eine Auflistung angezeigt werden, wie der Betrag errechnet wurde.
Betrag zur Abrechnung Gibt den Betrag an, der für diese Position zur Abrechnung vorgesehen ist. Dieser Betrag setzt sich aus dem Feld „Betrag“ zusammen sowie ggf. aus anderen zusätzlichen Honoraren mit einer höheren Berechnungsstufe.

Dieses Feld ist nur bei Positionen mit dem Kennzeichen „Separate Abrechnung“ gefüllt.

Beispiel
Es wurde eine besondere Leistung über einen Festpreis von 10.000 EUR geplant. Ergänzend wurden Nebenkosten in Höhe von 5% mit einer höheren Honorarstufe geplant.

Damit ist der Betrag der besonderen Leistung 10.000 EUR, der Betrag zur Abrechnung hingegen 10.500 EUR.
Menge Gibt eine Menge an, für welche diese Honorarposition berechnet werden soll. Diese Spalte kann nur bei Positionen der Abrechnungsart „Festpreis“ verwendet werden. Wird diese Spalte gefüllt, so wird der „Betrag“ errechnet, in dem „Menge“ und „Preis je Einheit“ multipliziert werden.

Im Rahmen der Abrechnung kann dann statt eines prozentualen Anteils, der abgerechnet werden soll, die gewünschte Menge angegeben werden, die abgerechnet werden soll.
Preis je Einheit Gibt den Preis je Mengeneinheit an, auf deren Basis diese Honorarposition berechnet werden soll. Diese Spalte kann nur bei Positionen der Abrechnungsart „Festpreis“ verwendet werden und spielt lediglich bei Nutzung des Feldes „Menge“ eine Rolle.
Einheit Gibt die Einheit an, in der die Menge dieser Honorarposition erfasst wird. Diese Spalte kann nur bei Positionen der Abrechnungsart „Festpreis“ verwendet werden und spielt lediglich bei Nutzung des Feldes „Menge“ eine Rolle.
Separate PSP-Position Gibt an, wie diese Position im Projektstrukturplan aufgeführt werden soll. Ist dieser Kenner gesetzt, so kann diese Position als eigenständige Projektstrukturplanzeile aufgeführt werden.

Ist der Kenner nicht gesetzt, so wird das Honorar dieser Position auf die Projektstrukturplanzeilen der zugehörigen Leistungsphasen verteilt. Weitere Einzelheiten werden im Abschnitt „Verknüpfung mit Projektstrukturplan“ geschildert.
Separate Abrechnung Gibt an, ob diese Honorarposition eigenständig abgerechnet werden kann.

Ist dieser Kenner gesetzt, so weist die Honorarposition einen Wert im Feld „Betrag zur Abrechnung“ aus. Im Rahmen der Abrechnung kann für diese Honorarposition der abzurechnende Betrag direkt angegeben werden.

Ist dieser Kenner nicht gesetzt, so weist die Honorarposition im Feld „Betrag zur Abrechnung“ keinen Wert auf. Das Honorar dieser Position taucht im Feld „Betrag zur Abrechnung“ der zugehörigen Leistungsphasen auf.

Im Rahmen der Abrechnung wird diese Position automatisch proportional zu den zugehörigen Leistungsphasen abgerechnet.

Beispiel
Es wurde eine besondere Leistung für die Leistungsphase 1 über einen Festpreis von 10.000 EUR eingeplant. Nun wird die Leistungsphase 1 zu 50% abgerechnet.

Wenn der Kenner „Separate Abrechnung“ nicht gesetzt ist, so wird die besondere Leistung automatisch ebenfalls zu 50%, also 5.000 EUR, abgerechnet.

Wenn der Kenner dagegengesetzt ist, so wird die besondere Leistung nicht automatisch mit abgerechnet – es kann explizit angegeben ob und zu welchem Anteil eine Abrechnung stattfinden soll.
Keine Budgetzeilen anlegen Gibt an, ob Budgetzeilen für diese Leistung erstellt werden sollen, wenn das Leistungsbild an den PSP übertragen wird.
Anzahlungen Abgerechnet % Gibt den prozentualen Anteil an, zu dem Anzahlungsrechnungen für diese Honorarposition bereits gestellt wurden. Diese Spalte ist nur für Positionen mit dem Kenner „Separate Abrechnung“ gefüllt.
Anzahlungen Abgerechnet Betrag Gibt den Betrag an, der durch Anzahlungsrechnungen für diese Honorarposition bereits abgerechnet wurde. Diese Spalte ist nur für Positionen mit dem Kenner „Separate Abrechnung“ gefüllt.
Schlussrechnungen Abgerechnet % Gibt den prozentualen Anteil an, zu dem Schlussrechnungen für diese Honorarposition bereits gestellt wurden. Diese Spalte ist nur für Positionen mit dem Kenner „Separate Abrechnung“ gefüllt.
Schlussrechnungen Abgerechnet Betrag Gibt den Betrag an, der durch Schlussrechnungen für diese Honorarposition bereits abgerechnet wurde. Diese Spalte ist nur für Positionen mit dem Kenner „Separate Abrechnung“ gefüllt

Optional können folgende weitere Spalten im Bereich der Zusätzlichen Honorare mittels der Funktion Personalisieren eingeblendet werden:

Feld Beschreibung
Anzahlungen Abzurechnen % Gibt den prozentualen Anteil an, zu dem Anzahlungsrechnungen für diese Honorarposition bereits geplant wurden.

Diese Spalte ist nur für Positionen mit dem Kenner „Separate Abrechnung“ gefüllt.
Schlussrechnung Abzurechnen % Gibt den prozentualen Anteil an, zu dem Schlussrechnungen für diese Honorarposition bereits geplant wurden.

Diese Spalte ist nur für Positionen mit dem Kenner „Separate Abrechnung“ gefüllt.

Versionsverwaltung#

Um Änderungen an Honorarermittlungen protokollieren und nachvollziehen zu können, bietet das System eine einfache Versionsverwaltung. Die dafür genutzten Schaltflächen finden sich in den Leistungsbildern unter der Schaltfläche „Versionen“.

Folgende Aktionen stehen hierbei zur Verfügung:

Aktion Beschreibung
Leistungsbild löschen Löscht das gesamte Leistungsbild inklusive aller Versionen.
Version löschen Löscht die aktuelle Version des Leistungsbildes und reaktiviert die vorherige Version.
Neue Version erstellen Öffnet einen Dialog, um eine neue Version des Leistungsbildes zu erstellen.

In diesem Dialog kann ausgewählt werden, auf welcher existierenden Version die neue Version basieren soll und ob im selben Zuge auch eine neue Version des Projektstrukturplans angelegt werden soll.
Versionsübersicht Öffnet eine Auflistung aller Versionen dieses Leistungsbildes.

Die neueste Version eines Leistungsbilds ist die jeweils aktive Version. Ausschließlich die aktive Version kann bearbeitet werden.

Die Erstellung neuer Versionen kann jederzeit auf Wunsch durchgeführt werden. Wurde jedoch für eine Version eines Leistungsbildes bereits eine Rechnung verbucht, so ist es aus Gründen der Nachvollziehbarkeit nicht mehr erlaubt diese Version zu ändern. Es muss nun zwingend eine neue Version erstellt werden, um weitere Änderungen am Leistungsbild durchführen zu können.

Honorarüberblick#

Aus den Leistungsbildern heraus kann über die Schaltfläche „Honorarüberblick“ eine gleichnamige Ansicht geöffnet werden.

In dieser Ansicht werden die Honorare aus allen Leistungsbildern eines Projektes dargestellt und können nach verschiedenen Kriterien angezeigt werden. Entsprechend dient diese Ansicht dazu, einen einfachen Überblick über die anfallenden Honorare eines Projekts zu erhalten.

Mit folgenden Einstellungen kann die Anzeige gesteuert werden:

Feld Beschreibung
Bauabschnittsfilter Gibt einen Filter auf die Bauabschnitte des Projekts an. Im Honorarüberblick werden anschließend nur Leistungsbilder gezeigt, welche zu diesem Bauabschnitt gehören.
Anlagengruppenfilter Gibt einen Filter auf die Anlagengruppen des Projekts an. Im Honorarüberblick werden anschließend nur Leistungsbilder gezeigt, welche zu dieser Anlagengruppe gehören.
Subunternehmerfilter Gibt an, ob abrechenbare Leistungsbilder und/oder Leistungsbilder zur Subunternehmerbeauftragung angezeigt werden sollen.
Leistungsbildtypfilter Gibt einen Filter auf den Typ von Leistungsbildern (Gebäude, Freianlagen, Tragwerk, …) an. Im Honorarüberblick werden anschließend nur Leistungsbilder gezeigt, welche zu diesem Typ gehören.
Leistungsbildfilter Gibt einen Filter auf einzelne Leistungsbilder an. Im Honorarüberblick werden anschließend nur die ausgewählten Leistungsbilder angezeigt.
Besondere Leistungen separat ausweisen Gibt an, ob Besondere Leistungen als eigene Zeilen im Honorarüberblick aufgeführt werden oder ob deren Honorare in die zugehörigen Leistungsphasen eingerechnet wird:

Auswahl „Wie Rechnungsstellung“:
Besondere Leistungen werden dann als eigene Zeilen angezeigt, wenn diese den Kenner „Separate Abrechnung“ tragen.

Auswahl „Wie PSP-Übertragung“:
Besondere Leistungen werden dann als eigene Zeilen angezeigt, wenn diese den Kenner „Separate PSP-Position“ tragen.

Auswahl „Nein“:
Besondere Leistungen werden nie als eigene Zeilen aufgeführt.

Auswahl „Ja“:
Besondere Leistungen werden immer als eigene Zeilen aufgeführt.
Zu-/Abschläge separat ausweisen Gibt an, ob Zu-/Abschläge als eigene Zeilen im Honorarüberblick aufgeführt werden oder ob deren Honorare in die zugehörigen Leistungsphasen eingerechnet wird, analog zu den Besonderen Leistungen.
Nebenkosten separat ausweisen Gibt an, ob Nebenkosten als eigene Zeilen im Honorarüberblick aufgeführt werden oder ob deren Honorare in die zugehörigen Leistungsphasen eingerechnet wird, analog zu den Besonderen Leistungen.

Kostenermittlung nach DIN276#

Erstellung von Kostenermittlung#

Um die anrechenbaren Kosten für eine Honorarermittlung berechnen zu können besteht die Möglichkeit eine Kostenermittlung nach der DIN276 durchzuführen.

Kostenermittlungen nach der DIN276 können sowohl unmittelbar bei der Anlage von Leistungsbildern erstellt werden als auch jederzeit im Nachgang über die Schaltfläche „Kostenermittlungen nach DIN276“ in den Leistungsbildern.

Für die Erstellung von Kostenermittlungen wird eine eigene Ansicht angezeigt. In dieser sind zunächst folgende Felder zu füllen:

Feld Beschreibung
Kostenermittlung Verordnungscode Gibt die Fassung der DIN276 an, auf deren Basis die Kostenermittlung durchgeführt werden soll.
Kostenermittlungsart Gibt an, um welche Art von Kostenermittlung es sich handelt. Es können beliebig viele Kostermittlungen derselben Art erstellt werden.
Stufe Gibt an, auf welcher Ebene des Kostengliederungsrahmens die Kostenermittlung durchgeführt werden soll. Mit der Stufe 1 findet beispielsweise nur eine Kostenermittlung auf Basis der Hauptkostengruppen 100, 200, 300, … statt.
Beschreibung Gibt einen optionalen Freitext zur Beschreibung der Kostenermittlung an.
Bedingungen Abhängig vom Leistungsbild sind bestimmte Kostengruppen der DIN276 immer anrechenbar, andere dagegen nur unter bestimmten Bedingungen.

Diese Bedingungen werden an dieser Stelle aufgelistet. Die zutreffenden Bedingungen können in der Spalte „Aktiv“ ausgewählt werden, sodass die damit verbundenen Kostengruppen als automatisch als anrechenbar gekennzeichnet werden können.

Nun kann mit der Schaltfläche „Zeige Kostengliederung“ der eigentliche Kostengliederungsrahmen angezeigt werden.

Hier können nun die Baukosten und die mitzuverarbeitenden Bausubstanzen angegeben werden, sodass die anrechenbaren Kosten ermittelt werden können. In dieser Ansicht stehen folgende Spalten zur Verfügung:

Feld Beschreibung
Kostenermittlungsgruppe Nr. Gibt die Nummer der Kostengruppe an.
Beschreibung Gibt die Bezeichnung der Kostengruppe an.
Baukosten Hier können die Baukosten angegeben werden, welche in dieser Kostengruppe anfallen.
Mitzuverarbeitende Bausubstanz Hier kann bei Bedarf der Wert der mitzuverarbeitenden Bausubstanz hinterlegt werden. Die Berechnung des Wertes kann auf Wunsch über Bemerkungen dokumentiert werden – diese können über die gleichnamige Schaltfläche aufgerufen werden.
Anrechenbarkeit % Gibt den prozentualen Anteil an, zu dem die Kosten dieser Gruppe anrechenbar sind. Dieser Wert wird vom System vorbelegt, kann bei Bedarf jedoch geändert werden.
Anrechenbarkeitsgrenze Gibt eine Grenze für die Ermittlung der anrechenbaren Kosten dieser Gruppe an. Dieser Wert wird vom System vorbelegt, kann bei Bedarf jedoch geändert werden.
Anrechenbare Kosten Gibt die anrechenbaren Kosten dieser Gruppe an, welche sich aus den Baukosten, der mitzuverarbeitenden Bausubstanz und den Anrechenbarkeiten ermitteln. Bei Bedarf kann dieses Feld auch händisch befüllt werden.
Bemerkung Gibt eine optionale Bemerkung zu dieser Gruppe an, mit der bspw. Verweise auf getroffene vertragliche Vereinbarungen o.Ä. hinterlegt werden können.

Kopieren von Kostenermittlungen#

Um das Erfassen von Kostenermittlungen zu vereinfachen, wenn mehrere Leistungsbilder in einem Projekt vorkommen, besteht die Möglichkeit Werte aus einer Kostenermittlung in eine andere Kostenermittlung zu übernehmen.

Hierfür steht in den Kostenermittlungen die Schaltfläche „Baukosten kopieren“ zur Verfügung.

Bei Auswahl dieser erscheint eine Ansicht, in der eine andere Kostenermittlung ausgewählt werden kann. Anschließend übernimmt das System alle Baukosten und mitzuverarbeitenden Bausubstanzen aus dieser Kostenermittlung in die aktuelle.

Das Kopieren der Kosten ist nur von Kostenermittlungen möglich, welche dieselbe „Kostenermittlung Verordnung“ und „Stufe“ verwenden wie die aktuelle Kostenermittlung.

Auswahl der Kostenermittlung im Leistungsbild#

Nachdem eine Kostenermittlung für ein Leistungsbild erstellt wurde, kann diese am Leistungsbild im Feld „Kostenermittlung“ hinterlegt werden – anschließend wird das Leistungsbild die anrechenbaren Kosten der Kostenermittlung zur Honorarberechnung verwenden.

Sofern mehrere Kostenermittlungen definiert wurden, kann auch pro Leistungsphase ausgewählt werden, welche Kostenermittlung als Basis der Honorarermittlung dienen soll. Hierfür kann das Feld „Kostenermittlung“ in den Leistungsphasen verwendet werden.  

Nachdem ein Leistungsbild vollständig erstellt worden ist, sollte dieses mit dem Projektstrukturplan verknüpft werden. Hierbei werden die Honorare aus dem Leistungsbereich in den Projektstrukturplan übertragen und ggf. fehlende Projektstrukturplanzeilen angelegt.

Dies dient dazu im Projektstrukturplan alle relevanten Plan- und Istwerte eines Projektes zusammenfließen zu lassen, sodass der Projektstrukturplan seiner Rolle als zentrales Werkzeug zur Projektplanung, -steuerung und -kontrolle gerecht werden kann.

Alle relevanten Daten zur Verknüpfung eines Leistungsbildes mit dem Projektstrukturplan finden sich in den Leistungsbildern im Register „Verknüpfung mit PSP“.

Grundlage für die Verknüpfung sind die Projektvorlagen, welche im gleichnamigen Abschnitt näher erläutert wurden.

An jedem Leistungsbild wird eine Projektvorlage hinterlegt, welche vorgibt, mit welchen Zeilen das Leistungsbild im Projektstrukturplan repräsentiert wird.

An den Projektvorlagen ist hinterlegt, wie sich die Honorare aus den Leistungsbildern auf die Zeilen der Projektvorlagen verteilen, siehe Abschnitt „Projektvorlage“.

Diese Honorarverteilung kann bei Bedarf pro Leistungsbild individuell abgeändert werden, was mittels der Schaltfläche „HOAI zu PSP Zuordnungsmatrix“ möglich ist.

In dieser Ansicht werden in den Zeilen alle Positionen der Projektvorlage angezeigt. In den Spalten werden die Leistungsphasen des Leistungsbildes angezeigt sowie alle zusätzlichen Honorare mit dem Kenner „Separate PSP-Position“. Das Honorar von zusätzlichen Honoraren ohne den Kenner „Separate PSP-Position“ wird analog den zugehörigen Leistungsphasen auf die Projektvorlagenzeilen verteilt.

Übertragung in Projektstrukturplan#

Mittels der Schaltfläche „In PSP übertragen“ kann ein Leistungsbild in den Projektstrukturplan übertragen werden.

Hierbei werden zunächst die Zeilen der Projektvorlage daraufhin geprüft, ob diese bereits im Projektstrukturplan vorhanden sind.

Ist dies der Fall so erscheint eine Abfrage, ob das System die bereits vorhandenen Projektstrukturplanzeilen mit dem Leistungsbild verknüpfen soll. Wird dies verneint, so werden die Zeilen der Projektvorlage neu im Projektstrukturplan eingefügt. Dies geschieht ebenfalls, wenn die Projektvorlagenzeile noch überhaupt nicht im Projektstrukturplan existieren.

Anschließend überträgt das System die Honorare aus dem Leistungsbild in den Projektstrukturplan. Hierbei ist relevant, welche Einstellung im Feld „Subunternehmerbeauftragung“ im Leistungsbild ausgewählt wurde:

Auswahl „Nur Abrechnung“:
Die Honorare werden im Projektstrukturplan in die Spalte „VK-Preis“ übernommen. Die Abrechnungsmenge wird fest auf 1 gesetzt.

Auswahl „Nur Subunternehmerbeauftragung“:
Die Honorare werden – sofern am Leistungsbild der Kenner „Subunternehmerkosten an PSP übertragen“ gesetzt ist- in die Spalte „Einstandspreis“ übernommen.

Auswahl „Abrechnung und Subunternehmerbeauftragung“:
Die Honorare werden im Projektstrukturplan in die Spalte „VK-Preis“ übernommen. Die Abrechnungsmenge wird fest auf 1 gesetzt. Zusätzlich werden die Honorare– sofern am Leistungsbild der Kenner „Subunternehmerkosten an PSP übertragen“ gesetzt ist- in die Spalte „Einstandspreis“ übernommen.

Alle Projektstrukturplanzeilen, denen gemäß Honorarverteilung Honorare zugeteilt sind, erhalten zudem eine Kennzeichnung in der Spalte „HOAI Position“.

Solchermaßen gekennzeichnete Projektstrukturplanzeilen weisen eine Reihe von Einschränkungen auf. So dürfen diese Zeilen nicht gelöscht werden. Ebenso dürfen Informationen, die aus dem Leistungsbild übertragen wurden wie bspw. der „VK-Preis“ nicht mehr geändert werden. Entsprechende Änderungen müssen im Leistungsbild selbst vorgenommen werden.

Sofern an der verwendeten Projektvorlage der Kenner „Budgetzeilen für HOAI-Positionen erstellen“ verwendet wurde werden zudem Budgetzeilen für die Positionen des Leistungsbildes erstellt – Details hierzu finden sich im Abschnitt Projektvorlagen.

Damit ist die Übertragung des Leistungsbildes in den Projektstrukturplan zunächst abgeschlossen. Werden nun im Nachgang weitere Änderungen im Leistungsbild vorgenommen, so weist das System unmittelbar mittels eines Benachrichtigungsbanners darauf hin, dass die Übertragung in den Projektstrukturplan erneut erfolgen muss. Dies kann per Klick auf das Banner oder mittels der Schaltfläche „In PSP übertragen“ erreicht werden.

Mehrere Leistungsbilder#

Wenn in einem Projekt mehrere Leistungsbilder existieren, so kann gesteuert werden, ob für jedes Leistungsbild die Projektvorlagenzeilen eingefügt werden sollen, sodass die Leistungsbilder im Projektstrukturplan getrennt aufgeführt werden, oder ob die Leistungsbilder dieselben Projektstrukturplanzeilen nutzen sollen.

Hierfür finden sich im Register „Verknüpfung mit PSP“ in den Leistungsbildern die Felder „Hauptaktivität“, „Unteraktivität“ und „Teilaktivität“. Diese werden bei der Übertragung eines Leistungsbildes in den Projektstrukturplan in die gleichnamigen Felder in den Projektstrukturplanzeilen übernommen. Alle Leistungsbilder eines Projektes, welche dieselbe Projektvorlage und dieselben Aktivitäten nutzen werden im Projektstrukturplan zusammengefasst. Das heißt, dass die Zeilen der Projektvorlage nur einmalig im Projektstrukturplan eingefügt werden. Jede Projektstrukturplanzeile enthält die Honorare aus allen Leistungsbildern.

Werden dagegen andere Projektvorlagen und/oder andere Aktivitäten an Leistungsbildern hinterlegt, so werden für jedes Leistungsbild die Zeilen der Projektvorlage eingefügt.

Wurden Leistungsbilder ungewollt oder auf fälschliche Art mit dem Projektstrukturplan verknüpft, so kann dies jederzeit rückgängig gemacht werden.

Hierfür kann in den Leistungsbildern die Schaltfläche „Übertragung in PSP zurücksetzen“ genutzt werden. Diese entfernt aus den Projektstrukturplanzeilen das Kennzeichen „HOAI-Position“. Anschließend können diese Projektstrukturplanzeilen wieder beliebig geändert und auf Wunsch auch gelöscht werden.  

Angebotserstellung#

Um Angebote für Bauherrn zu erstellen können zwei Wege verwendet werden:

Angebote können entweder manuell in der Ansicht Verkaufsangebote erzeugt werden oder per Knopfdruck aus dem Projektstrukturplan mithilfe der Schaltfläche „Verkaufsbelege erstellen“.

Über beide Wege können Angebote samt den anzubietenden Positionen erstellt werden. Bei der manuellen Erstellung von Angeboten ist darauf zu achten, dass die korrekte Projektnummer am Angebot hinterlegt wird. Unabhängig vom genutzten Weg weisen „reguläre“ Angebote im Gegensatz zu HOAI-bezogene Angebote eine Besonderheit auf:

In den Zeilen des Angebots kann über die Schaltfläche „HOAI-Leistungen“ eine Ansicht geöffnet werden. In dieser Ansicht werden alle Honorare aufgelistet, welche in den Leistungsbildern des zugehörigen Projekts hinterlegt sind.

Dabei werden in den Spalten dieser Ansicht alle Leistungsbilder des zugehörigen Projektes aufgelistet. In den Zeilen dieser Ansicht werden die Leistungsphasen ausgewiesen sowie alle zusätzlichen Honorare mit dem Kenner „Separate Abrechnung“.

In den Zellen dieser Ansicht wird das pro Position anfallende Honorar aufgeführt.

Hier sind nun jeweils die Positionen auszuwählen, welche zu der aktuell ausgewählten Angebotszeile zugeordnet werden sollen. Beim Schließen dieser Ansicht wird die Summe der zugeordneten Honorare in die Verkaufszeile übertragen.

Wurde das Angebot mit der Funktion „Verkaufsbelege erstellen“ erzeugt, so wurde diese Zuordnung bereits automatisch durchgeführt, andernfalls muss diese manuell vorgenommen werden.

Nachdem das Angebot mit den HOAI-Leistungen verknüpft wurde, kann mit der Schaltfläche „Drucke HOAI-Anlage“ ein ergänzender Beleg erzeugt werden, welcher die Honorarermittlung gemäß HOAI ausweist. Dabei kann zunächst ausgewählt werden, welche Teile der Honorarermittlung angedruckt werden sollen. Anschließend kann der Beleg als PDF-, Excel- oder Word-Datei generiert werden.

Wurde ein Angebot beauftragt, so kann dieses mit der Schaltfläche „Auftrag erstellen“ in einen Verkaufsauftrag überführt werden. In diesem Zuge werden am Verkaufsauftrag bereits Anzahlungsplanzeilen für die Schlussrechnung erzeugt, basierend auf allen HOAI-Leistungen, welche dem Angebot zugewiesen wurden.

Der Anzahlungsplan bildet die Basis für die Abrechnung von HOAI-Honoraren und wird im folgenden Abschnitt näher beschrieben.

Abrechnung#

Anzahlungsplan#

Grundlage für die Abrechnung von HOAI-Honoraren bilden die sogenannten Anzahlungspläne der App „Advance Payment“, aus welchen Anzahlungs- und Schlussrechnungen erzeugt werden können. Im nachfolgenden werden primär die HOAI-spezifischen Besonderheiten hierzu geschildert – für allgemeine Grundlage bezüglich der Planung und Erstellung von Anzahlungen können Sie in den Abschnitt „Advance Payment“ einsehen.   Anzahlungspläne zur Abrechnung von HOAI-Honoraren können an zwei Stellen gepflegt werden: Entweder auf Basis eines Verkaufsauftrags oder auf Basis des Projektes selbst. In beiden Fällen stehen dieselben Möglichkeiten zur Verfügung, welche nachfolgend beschrieben werden.

Der Anzahlungsplan lässt sich sowohl im Verkaufsauftrag als auch im Projekt, ebenso wie in den Leistungsbildern, per Schaltfläche „Anzahlungsplan“ aufrufen.

Im Anzahlungsplan können die benötigten Anzahlungen und Schlussrechnungen geplant werden und erzeugt werden.

Hierfür werden im Anzahlungsplan die gewünschten Rechnungsdatumsangaben, Beträge und Zahlungsbedingungen angegeben werden.

Bei HOAI-bezogene Anzahlungs-/Schlussrechnungen gibt es hierbei eine Besonderheit: Statt den gewünschten Anzahlungsbetrag direkt einzutragen werden die abzurechnenden HOAI-Leistungen zugewiesen, sodass sich aus diesen der Rechnungsbetrag ermittelt.

Hierfür ist im Anzahlungsplan der Kenner „HOAI Rechnung“ zu setzen. Anschließend kann über die Schaltfläche „HOAI Leistungen zuordnen“ definiert werden, welche Honorare abzurechnen sind. Damit öffnet sich dieselbe Ansicht, welche auch bei der Leistungszuordnung in Angeboten verwendet wird und im Abschnitt „Angebotserstellung“ näher beschrieben wurde: Entsprechend können in dieser Ansicht die abzurechnenden Honorarpositionen (Leistungsphasen und zusätzliche Honorare mit Kenner „Separate Abrechnung“) mit dem jeweils abzurechnenden Prozentsatz ausgewählt werden.

Beim Schließen dieser Ansicht wird der abzurechnende Betrag in die Spalte „Anzahlungsbetrag“ im Anzahlungsplan übernommen.

Rechnungen erstellen und buchen#

Anzahlungsrechnungen können aus dem Anzahlungsplan erzeugt werden, in dem die gewünschten Positionen markiert und die Schaltfläche „Erstelle AZ-Rechnungen für markierte Zeilen“ genutzt wird.

Bei Schlussrechnungen ist zu unterscheiden: Wurde der Anzahlungsplan an einem Projekt gepflegt, so kann die Schlussrechnung analog wie die Anzahlungsrechnungen aus dem Anzahlungsplan erzeugt werden. Hierfür kann die Schaltfläche „Schlussrechnung erstellen für markierte Zeilen“ genutzt werden. Wurde dagegen der Anzahlungsplan an einem Auftrag gepflegt, so kann die Schlussrechnung nicht aus dem Anzahlungsplan erstellt werden. Stattdessen wird der Auftrag selbst gebucht – dabei wird dieser automatisch mit den Schlussrechnungszeilen im Anzahlungsplan verknüpft.

Sowohl vor als auch nach der Buchung der erzeugten Anzahlungs- und Schlussrechnungen ist es möglich über die Schaltfläche „Drucke HOAI-Anlage“ eine Rechnungsanlage zu generieren, welche die Honorarberechnung nachweist und so eine HOAI-konforme Rechnungsstellung ermöglicht.

Honoraränderungen#

Sollte sich im Laufe der Projektabwicklung das Honorar eines Leistungsbildes ändern, bspw. durch eine Erhöhung der anrechenbaren Kosten, so bietet das System einfache Möglichkeiten, um diese zu verwalten.

Bei einer entsprechenden Änderung eines Leistungsbildes wird automatisch geprüft, ob es bereits geplante/gebuchte Anzahlungsrechnungen oder Schlussrechnungen gibt, welche von einer Honoraränderung betroffen sind. Wenn dies der Fall ist, so erscheint ein Benachrichtigungsbanner, dass der Anzahlungsplan im Zuge einer Honoraränderung angepasst werden muss.

Wird der Anzahlungsplan nun geöffnet, so wird in der Spalte „Honoraränderung nötig“ ausgewiesen, welche Schritte nun nötig sind. Diese Schritte können anschließend mit der Schaltfläche „Honoraränderung durchführen“ ausgeführt werden.   Welche Schritte in der Spalte „Honoraränderung nötig“ vorgeschlagen werden hängt von dem aktuellen Stand der Abrechnung ab:

Anzahlungsplanzeile wurde noch nicht in eine Rechnung übertragen:
In diesem Fall wird „Betrag aktualisieren“ in der Spalte „Honoraränderung nötig“ angezeigt. Wird die Honoraränderung durchgeführt, so berechnet das System den Betrag für diese Anzahlungsplanzeile neu und aktualisiert die Spalte „Anzahlungsbetrag“.

Anzahlungsplanzeile wurde in eine Rechnung übertragen, diese wurde noch nicht gebucht:
In diesem Falle wird „Ungebuchte Rechnung löschen & Betrag aktualisieren“ angezeigt. Wird die Honoraränderung durchgeführt so wird zunächst die ungebuchte Rechnung gelöscht, anschließend wird der „Anzahlungsbetrag“ aktualisiert.

Anzahlungsplanzeile wurde in eine Rechnung übertragen, diese wurde bereits gebucht:
In diesem Falle ist entscheidend, ob die Honoraränderung eine Honorarerhöhung oder eine Honorarkürzung darstellt.

Bei einer Honorarerhöhung wird „Korrekturrechnung erstellen“ angezeigt. Wird die Honoraränderung durchgeführt so berechnet Business Central den Rechnungsbetrag, der gemäß dem erhöhten Honorar fällig gewesen wäre, zieht davon den tatsächlich gebuchten Rechnungsbetrag ab und erzeugt für die Differenz eine zusätzliche Anzahlungsplanzeile. Diese Anzahlungsplanzeile dient damit zur Nachfakturierung des Rechnungsbetrags, der durch die Honorarerhöhung fällig wurde.

Diese Anzahlungsplanzeile kann nun als eigenständige Rechnung aus dem Anzahlungsplan erzeugt und verbucht werden oder gemeinsam mit der nächsten regulären Rechnung verbucht werden. Um die Anzahlungsplanzeile gemeinsam mit der nächsten regulären Rechnung zu verbuchen ist im Anzahlungsplan für beide Anzahlungsplanzeilen dasselbe „Rechnungsdatum“ auszuwählen. Anschließend können beide Zeilen markiert werden und die Schaltfläche „Erstelle AZ-Rechnungen für markierte Zeilen“ genutzt werden.

Fand dagegen eine Honorarkürzung statt, so wird in der Spalte „Honoraränderung nötig“ „Korrekturgutschrift erstellen & buchen“ angezeigt.

Wird die Honoraränderung durchgeführt so errechnet Business Central zunächst wie im Falle einer Honorarerhöhung die Differenz zwischen aktuell fälligem Rechnungsbetrag und gebuchtem Rechnungsbetrag. Für die so ermittelte Differenz wird automatisch eine Gutschrift erzeugt und gebucht.

Subunternehmerbestellungen#

Die Möglichkeiten der Honorarberechnungen kann auch genutzt werden, um Honorare für die Beauftragung von Subunternehmern zu berechnen.

Hierfür kann im Register „Allgemein“ der Leistungsbilder das Feld „Subunternehmerbeauftragung“ genutzt werden. Dieses Feld bietet folgende Auswahloptionen:

Auswahl „Nur Abrechnung“:
Die Honorare dieses Leistungsbildes dienen ausschließlich zur Abrechnung gegenüber dem Bauherrn, nicht zur Beauftragung von Subunternehmern.

Auswahl „Nur Subunternehmerbeauftragung“:
Die Honorare dieses Leistungsbildes dienen ausschließlich zur Beauftragung von Subunternehmern, nicht jedoch zur Abrechnung gegenüber dem Bauherrn.

Auswahl „Abrechnung und Subunternehmerbeauftragung“:
Die Honorare dieses Leistungsbildes dienen sowohl zur Beauftragung von Subunternehmern als auch zur Abrechnung gegenüber dem Bauherrn.

Die Auswahl dieses Feldes hat Auswirkungen auf verschiedene Bereiche. So unterscheidet sich beispielsweise die Übertragung in den Projektstrukturplan je nach Auswahl dieses Feldes, Details hierzu finden sich im entsprechenden Abschnitt.

Die Angebotsstellung und Abrechnung kann nur für Leistungsbilder mit den Auswahlen „Nur Abrechnung“ oder „Abrechnung und Subunternehmerbeauftragung“ verwendet werden. Leistungsbilder mit den Auswahlen „Nur Subunternehmerbeauftragung“ und „Abrechnung und Subunternehmerbeauftragung“ können allerdings in Einkaufsbestellungen gegenüber Subunternehmern angegeben werden.

Hierfür kann zunächst eine reguläre Einkaufsbestellung in Business Central erzeugt werden. Es ist dabei darauf zu achten, dass die korrekte Projektnummer an der Einkaufsbestellung angegeben wird. Nun kann – analog wie es bei Angeboten der Fall ist – in den Zeilen der Bestellung über die Schaltfläche „HOAI-Leistungen“ eine Ansicht geöffnet werden. In dieser Ansicht werden alle Honorare aufgelistet, welche in den Leistungsbildern zur Subunternehmerbeauftragung hinterlegt sind. Die Ansicht ist identisch zu derjenigen aus den Angeboten und dem Anzahlungsplan, sodass hier die zu beauftragenden HOAI-Leistungen angegeben werden können.

Nachdem die Bestellung mit den HOAI-Leistungen verknüpft wurde, kann mit der Schaltfläche „Drucke HOAI-Anlage“ ein ergänzender Beleg erzeugt werden, welcher die Honorarermittlung gemäß HOAI ausweist.

Dabei kann zunächst ausgewählt werden, welche Teile der Honorarermittlung angedruckt werden sollen. Anschließend kann der Beleg als PDF-, Excel- oder Word-Datei generiert werden, um diesen dem Subunternehmer vorzulegen.