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Grundeinrichtung#

Zusatzfelder#

Zu diversen Stammdaten können in KUMAVISION MEDtech365 individuelle Felder angelegt werden, die dann wahlweise nur als Information in den Stammdaten dienen oder aber auch durch die Prozesse im Einkauf und Verkauf mitgeführt und geändert werden können. In den Verkaufs- und Einkaufsbelegen können Sie dabei entscheiden, ob diese Werte ausgegeben werden sollen oder nicht. Die Zusatzfelder ermöglichen Ihnen somit eigene Werte wie z.B. eine eigene Artikelnummer oder sonstige benötigte Informationen anzulegen und in den Belegen auszugeben, ohne eine Anpassung im System zu machen. Dabei können Sie entscheiden, ob das Feld eine feste Auswahl an Werten hinterlegt haben soll, oder ob nur bestimmte Werte angegeben werden können (z.B. Dezimalwerte oder Texte, die dann auch auf feste Längen und Inhalte geprüft werden können). Bei der Ausgabe können Sie dann für die verschiedenen Belege und Prozesse unterschiedliche Ausgabeformate festlegen.

KUMAVISION med Einrichtung#

Vor der Einrichtung der Zusatzfelder ist in der „KUMAVISION med Einrichtung“ ein Standardsprachcode zu definieren. Bei der Neuanlage oder Änderung von Zusatzfeldern wird automatisch für den Standardsprachcode der Inhalt des Felds „Beschreibung“ in die „Zusatzfeld Übersetzungen“ geschrieben. Diese Zusatzfeld Übersetzungen werden für die mehrsprachige Ausgabe von Reports benötigt.

Wird ein Zusatzfeld angelegt, wird automatisch die Beschreibung mit dem Standardsprachcode in die Übersetzungen übernommen.

Weitere Sprachcodes können dann manuell hinzugefügt werden.

Zusatzfelder#

In der Tabelle „Zusatzfelder“ werden alle Zusatzfelder angelegt, die benötigt werden. Die Zuordnung einzelner Felder zu den Stammdaten Tabellen erfolgt dann später.

Bei der Anlage von Zusatzfeldern können folgende Felder gefüllt werden:

Feld Beschreibung
Code Frei definierbares Kürzel
Beschreibung Beschreibender Text
Zusatztext Zusätzlicher Informationstext zur Beschreibung
Feldart Optionen sind „Text“, „Datum“, „Option“, „Checkbox“, „Erw. Checkbox“, „Dezimal“
Feld Eingabeprüfung nur wenn Feldart = „Text“: Erzwingen eines Eingabeformats, es stehen zur Verfügung A=Alphanumerisch, N=Numerisch, B=Buchstaben.

Beispiel:
Soll die Eingabeprüfung auf 9-stellige Ziffern erfolgen, wird in diesem Feld NNNNNNNNN eingetragen.
Gruppierung Thematische Gruppierung der Zusatzfelder, wird bei der Sortierung der Ausgabe in den Stammdaten berücksichtigt. Einrichtung siehe Stammdatengruppierungen .
Übernahme in VK-Beleg,
Änderungen in VK-Beleg möglich,
Übernahme in Zeilen,
Übernahme in EK-Beleg,
Änderungen in EK-Beleg möglich, Übernahme in Infokarten,
Beschreibung mitdrucken
Mit diesen Feldern kann definiert werden, in welchen Prozessen und auf welchen Belegen die Zusatzfelder mit ausgegeben werden sollen. Über den Aufruf „Ausgabeformat“ im Menüband, kann dann nochmals feiner spezifiziert werden, wie einzelne Zusatzfelder auf unterschiedlichen Belegen angedruckt werden sollen.
Aktiv Kennzeichnung, dass das Feld in den Stammdaten verwendet werden kann.

Bei Zusatzfeldern mit der Feldart „Option“ können die zur Auswahl angebotenen Werte über den im Menüband befindenen Aufruf „Optionswerte“ hinterlegt werden.

In der „Zusatzfelder Optionswerte“-Tabelle, werden die Werte, die zur Auswahl stehen sollen, eingetragen.

Stammdaten Gruppierungen#

Die Stammdaten Gruppierungen dienen der sortierten Ausgabe in den Stammdatensätzen, und um zusammengehörende Zusatzinformationen thematisch zu gliedern.

Zusatzfeldern können bei der Einrichtung Gruppierungscodes zugewiesen werden. Bei der Darstellung in der Stammdatenkarte erfolgt die sortierte Ausgabe dann unter Berücksichtigung der Gruppierung.

Zusatzfelder Ebenen#

Mit den Zusatzfeldebenen können Sie eine abhängige Gruppierung Ihrer Stammdaten auf bis zu 3 Ebenen vornehmen. Sie können damit z.B. eine zweistufige Klassifizierung der Debitoren in statistische Hauptgruppe und Untergruppe vornehmen oder einen Artikel in Statistische Artikelgruppe, Gruppe und Untergruppe klassifizieren. Hiermit sind somit beliebige weitere Klassifizierungen/Gruppierungen möglich.

Um die Einrichtung vorzunehmen, rufen Sie sich zunächst über die Anwendersuche die „Zusatzfelder Ebenen“ auf und definieren Sie die Zusatzfelder Ebenen.

Über den Aufruf „Ebenen Werte“ im Menüband, haben Sie die Möglichkeit, über weitere Einträge, die zuvor definierten Optionswerte des für die jeweilige Ebene eingetragenen Zusatzfelds weiter zu beschränken.

Beispiel :
In dem nachfolgenden Beispiel stellt die Ebene 1 die „Statistische Gruppe 1“ dar. Wird bei der Erfassung der Stammdaten die „Statistische Gruppe 1“ = „10“ ausgewählt, dann sollen im nachfolgenden für die „Statistische Gruppe 2“ nur die Werte „10“ und „20“ ausgewählt werden können.

Wert Ebene 1 Wert Ebene 2 Wert Ebene 3
10 10 10
10 10 20
10 10 30
10 20 99
20 10 20

Wird nun der Wert „20“ für die „Statistische Gruppe 2“ gewählt, dann soll nur noch die Auswahl „99“ als mögliche Option erscheinen.

Wert Ebene 1 Wert Ebene 2 Wert Ebene 3
10 10 10
10 10 20
10 10 30
10 20 99
20 10 20

Ausgabeformate#

Für die Feldarten „Text“, „Dezimal“ und „Datum“ können Ausgabeformate (Aufruf über das Menüband der Zusatzfelder) definiert werden, durch die festgelegt werden, wie einzelne Zusatzfelder auf unterschiedlichen Belegen / in unterschiedlichen Prozessen angedruckt werden.

So können die unterschiedlichen Formatierungen für die Prozesse Rechnung und Lieferung notwendig sein.

Wird kein bestimmtes Ausgabeformat z.B. für die Ausgabe auf einem Report definiert, dann wird das als Standard gekennzeichnete Format verwendet. Ist kein Standardformat angegeben, dann wird der Wert entsprechend der Eingabe ohne zusätzliche Formatierung ausgegeben.

Anlage von Ausgabeformate#

Um die Ausgabeformate zu definieren, rufen Sie sich diese über die Anwendersuche auf.

Für die Einrichtung von Ausgabeformaten gelten folgende Vorgaben je Feldart:

Feldart „Datum“

Ausgabe Platzhalterzeichen Beschreibung Ausgabebeispiel 03.08.21
Tag T (oder D) ggf. einstellige Ausgabe des Tags 3
Tag TT (oder DD) zweistellige Ausgabe des Tags 03
Monat M Monat als Ziffer, ggf. einstellig 8
Monat MM Monat als Ziffer 08
Monat MMM Monat abgekürzt Aug
Monat MMMM Monat komplett ausgeschrieben August
Jahr JJ (oder YY) Jahreszahl zweistellig 21
Jahr JJJJ (oder YYYY) Jahreszahl vierstellig 2021

Feldart „Dezimal“
Als Platzhalterzeichen wird nur # erkannt. Bei der Einrichtung von Dezimal Formaten kann die Ausgabe von Dezimalwerten (mit oder ohne Nachkommastellen), sowie die Anzahl an Nachkommastellen und die Ausgabe eines Tausendertrennzeichens gesteuert werden.

Feldart „Text“
Das Ausgabemuster für Textwerte kann auch mit dem Platzhalterzeichen # vorgegeben werden. Die Verarbeitung der Platzhalter erfolgt von links nach rechts, überflüssige Platzhalter werden abgeschnitten. Überschreitet die Länge des zu verarbeitenden Werts die Länge des Musters bzw. die Anzahl an Platzhaltern, dann wird der Ausgabewert gekürzt.

Beispiele für die Umsetzung der Ausgabemuster:

Zusatzfeldcode Wert Ausgabe Muster
ARZTNR A1212 A 1212 #####
GEB.DATUM 06.08.55 06. August 1955 TT. MMMM JJJJ
IK NR 223344556 IK 22-33-44-55-6 IK ##-##-##-##-#

Stammdaten Tabellen#

In den Stammdaten Tabellen können Sie die zuvor angelegten Zusatzfelder zu den gewünschten Tabellen zuordnen.

Ist die gewünschte Tabelle noch nicht in der Liste erfasst, kann sie über die Funktion „Neu“ hinzugefügt werden. Voraussetzung dafür ist, dass die Tabelle mit einer der folgenden Primärschlüssel Feldtypenkombinationen eingerichtet wurde:
Code20
Code20, Code20
Code20, Code20, Integer

Diese Primärschlüsselkombinationen werden beim hinzufügen einer Tabelle geprüft. Stimmt keine der Kombinationen mit dem Primärschlüssel überein, erscheint ein entsprechender Hinweis. Die Zuordnung der Zusatzfelder zu einer Tabelle ist über das Menüband > „Zugehörig“ > „Zusatzfelder“ möglich.

Die zuvor erstellten Zusatzfelder können nun der Stammdaten Tabelle zugeordnet werden. Neue Zusatzfelder müssen über das Menüband > „Aktionen“ > „Zusatzfelder/Suchindizes aktualisieren…“ initialisiert werden.

Damit stehen Zusatzfelder in den entsprechenden Stammdatenkarten für die Angabe weiterer Informationen zur Verfügung.

Stammdaten Standardfeld#

Je Stammdatenzusatzfeld kann definiert werden, ob das Zusatzfeld bei der Anlage eines neuen Datensatzes automatisch eingetragen werden soll. Zusätzlich besteht hier die Möglichkeit, einen Standardwert anzugeben, der dann mit übernommen wird.

Im- / Export von Zusatzfeldern#

Zusatzfelder können via XML importiert oder exportiert werden. Hierzu rufen Sie sich über das Menüband der Zusatzfelder Übersicht die Funktion „Aktionen“ > „Im-/Export daten“ auf.

Pflichtfeldprüfung#

Die Pflichtfeldprüfung ermöglicht kundenindividuell Pflichtfelder zu definieren, um die Anlage von Stamm- oder Belegdaten zu unterstützen. Es werden bestimmte Werte vorgegeben, die nach Abschluss der Eingabe geprüft werden. Hierbei kann in Abhängigkeit zu anderen Feldern ein Pflichtfeld definiert werden mit dem Resultat:

Abbruch: Die Felder müssen gefüllt werden
Hinweis: Die Felder können gefüllt werden

Für folgende Daten können Sie die Pflichtfeldprüfung einrichten:

Stammdaten:

  • Kontaktkurzerfassung
  • Kontakte
  • Debitoren
  • Kreditoren
  • Artikel
  • Serien- / Chargennummer Karten

Belege:

  • Für alle Verkaufsbelege, die auf den Tabellen 36 Verkaufskopf und 37 Verkaufszeile basieren
  • Für alle Einkaufsbelege, die auf den Tabellen 38 Einkaufskopf und 39 Einkaufszeile basieren

Zu den Stammdaten z.B. der Artikel kann eine „Variable Pflichtfeldprüfung“ aktiviert werden. D.h. es können individuell Felder definiert werden, die bei Neuanlage oder Änderung von Stammdaten von den AnwenderInnen zwingend angegeben werden müssen. Erst wenn alle Angaben vollständig sind, kann der Stammdatensatz mit „Pflege abgeschlossen“ markiert werden bzw. der Beleg „Freigegeben“ werden und im System (z. B. beim Buchen einer Lieferung) verwendet werden.

Die Prüfung auf Vollständigkeit der Angaben erfolgt, sobald AnwenderInnen das Feld „Pflege“ in der jeweiligen Stammdatenkarte auf den Wert „Pflege abgeschlossen“ setzen, bzw. über die Funktion „Artikelpflege beenden“.

Wenn nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden, erscheint eine Fehlermeldung oder ein Hinweis, je nach Konfiguration des einzelnen Pflichtfeldes. Nachdem „Pflege abgeschlossen“ eingetragen wurde, können die Felder des Stammdatensatzes nicht mehr geändert werden. Verbundene Tabellen (z. B. Bemerkungen) können aber weiterhin geändert werden.

Um den Stammdatensatz erneut bearbeiten zu können, wählen Sie die Funktion – „Artikel bearbeiten“.  

Einrichtung#

Einrichtung der Verarbeitungsparameter für Pflichtfeldprüfung#

Die Einrichtung der Verarbeitungsparameter erfolgt in der „KUMAVISION med Einrichtung“ auf dem Inforegister „Datenprüfung“.

Nachfolgend werden Ihnen die Einrichtungsfelder näher erläutert:

Feld Beschreibung
Datenprüfung Kurzerfassung Über dieses Feld kann die Datenprüfung für die Kontaktkurzerfassung aktiviert werden. Hierbei stehen folgende Optionen zur Verfügung:

leer
Bei dieser Option ist die Datenprüfung für die Kontaktkurzerfassung nicht aktiv.

Bei Freigabe
Bei dieser Option wird die Datenprüfung bei der Freigabe der Kontaktkurzerfassung ausgeführt.

Bei Start & Freigabe
Bei dieser Option kann die Datenprüfung direkt beim Start der Kontaktkurzerfassung über die Funktion Neuer Kontakt aus Kurzerfassung angestoßen werden. Die Datenprüfung greift dann auch bei der Freigabe der Kontaktkurzerfassung.
Datenprüfung Kontakt Mit diesem Schalter kann die Datenprüfung für Kontakte aktiviert werden.
Datenprüfung Debitor Mit diesem Schalter kann die Datenprüfung für Debitoren aktiviert werden.
Datenprüfung Kreditor Mit diesem Schalter kann die Datenprüfung für Kreditoren aktiviert werden.
Datenprüfung Artikel Mit diesem Schalter kann die Datenprüfung für Artikel aktiviert werden.
Datenprüfung Seriennr. Information Mit diesem Schalter kann die Datenprüfung für Serienkarten aktiviert werden.
Datenprüfung Verkaufsbelege Mit diesem Schalter kann die Datenprüfung für Verkaufsbelege aktiviert werden.
Datenprüfung Einkaufsbelege Mit diesem Schalter kann die Datenprüfung für Einkaufsbelege aktiviert werden.
Datenprüfung Arbeitsplatz Mit diesem Schalter kann die Datenprüfung für Arbeitsplätze aktiviert werden.
Wizard Wiederholungen Dieses Feld steuert, wie oft der Wizard in einem Verarbeitungsprozess hintereinander aufgerufen werden kann. Damit ist gemeint, dass KUMAVISION Heathcare bei nicht vollständiger Pflege automatisch nachfragt, ob der Wizard aufgerufen werden soll. Bei einer Eingabe von „5“ könnte der Anwender 5 Mal den Wizard schließen und bekäme eine Anfrage vom System, ob die Verarbeitung fortgesetzt werden soll. Wird der Wizard zum 6. Mail geschlossen, würde der entsprechende Datensatz in den Pflege Status „In Arbeit“ gesetzt werden. Dann müsste der Anwender die Pflichtfeldprüfung wieder aus der entsprechenden Karte (z.B. Debitorenkarte) starten.

Hinweis
Hat dieses Feld den Wert „0“, so wird die Wizardverarbeitung nur einmal durchgeführt. Wird diese nicht vollständig abgeschlossen, wird keine weitere Systemabfrage erfolgen. Der Anwender muss dann manuell die Pflichtfeldprüfung in der jeweiligen Karte wieder aufrufen.
Aktion Wiederholungen In diesem Feld wird festgelegt, auf wie vielen Ebenen Aktionen ausgeführt werden. Unter Aktionen wird das automatische Füllen von Feldern auf Basis bestimmter Bedingungen verstanden. Wird in diesem Feld z.B. eine „5“ eingetragen, so würde das System nach dem ersten Ausführen von Aktionen den Prüfungsvorgang für Aktionen wiederholen. Dieser würde dann entweder 5-fach wiederholt werden, oder bis vom System festgestellt wird, dass es keine gültigen Aktionen (Aktionsbedingungen) für diesen Datensatz mehr gibt.

Hinweis
Dieses Feld spielt eine große Rolle bei der Performance der Pflichtfeldprüfung. Daher sollte die Anzahl der Ebenen, in denen Aktionen aufeinander aufbauen, flach gehalten werden. Ebenso sollte in den Bedingungszeilen für Aktionen auch immer eine Ausstiegsbedingung definiert werden.

Einrichtung der Tabellenprüfungen#

Um die Tabellenprüfungen zu definieren, rufen Sie sich über die Anwendersuche die „Pflichtfelder Einricht. Tabelle MED“ auf.

Beim Aufruf werden die Pflichtfelder Einrichtungstabellen geöffnet. In dieser Liste können pro Tabelle die entsprechenden Prüfungen eingesehen werden. Die Liste mit den entsprechenden Prüfungen pro Tabelle kann über „Prüfungen“ oder „Strg+P“ aufgerufen werden.

Aus der Liste der Prüfungen heraus können die vorhandenen Prüfungen bearbeitet oder neue Prüfungen hinzugefügt werden.

Prüfungen erstellen#

In diesem Abschnitt wird die Erstellung von Prüfungen für eine Tabelle und die für eine Prüfung notwendigen Parameter erklärt.

Über „Neu“ wird eine neue Prüfungskarte geöffnet.

Die Prüfkarte besteht aus drei Bereichen: Allgemein, Bedingungen und Vorgabewerte. Diese Bereiche und ihre Bedeutung werden nachfolgend erläutert.

Inforegister Allgemein#

Auf dem Inforegister „Allgemein“ wird die Art der Prüfung eingetragen („Hinweis“, „Abbruch“, „Aktion“) und die Prüfung wird benannt. Weiter wird hier der Status der Prüfung gesetzt, denn nur Prüfungen mit dem Status „Zertifiziert“ werden bei der Ausführung der Pflichtfeldprüfung berücksichtigt. Bearbeitet werden können Prüfungen nur im Status „Neu“ und „In Entwicklung“.

Das Setzen des entsprechenden Status erfolgt über die Funktionen In Entwicklung, Zertifiziert und Geschlossen.

Eine Aktion für den Status „Neu“ ist nicht vorhanden, dieser wird automatisch vergeben, wenn eine neue Prüfung angelegt wird.

Nachfolgend werden Ihnen die einzelnen Felder näher erläutert:

Feld Beschreibung
Tabelle Dieses Feld enthält die Nummer der Tabelle, für die diese Prüfung bestimmt ist und wird automatisch vorbelegt. Dieses Feld ist ein Schlüsselfeld.
Prüfcode Im Feld Prüfcode wird ein eindeutiger Code vergeben, der die Prüfung identifiziert. Dieses Feld ist ein Schlüsselfeld.
Prüfbeschreibung In diesem Feld kann eine Beschreibung der Prüfung eingetragen werden. Eine sprechende Beschreibung gibt hier direkt Überblick über Sinn und Ziel dieser Prüfung.
Reihenfolge Durch das Feld Reihenfolge kann gesteuert werden, in welcher Reihenfolge die einzelnen Prüfungen ausgeführt werden. Dadurch lässt sich auch die Reihenfolge in der Bearbeitung der Prüfungen im Wizard festlegen.
Aktion Über das Feld Aktion wird gesteuert, um welche Art der Prüfung es sich handelt. Es gibt hier die drei Aktionsarten „Hinweis“, „Abbruch“ und „Aktion“:

Hinweis
Wird die Prüfung als „Hinweis“ definiert, so bekommt der Anwender bei der Verarbeitung der Pflichtfeldprüfung eine Hinweismeldung. Diese Hinweismeldung beeinflusst jedoch nicht die Freigabe von Stammdaten oder Belegen. Sie ist vielmehr als Information zu sehen, mit deren Hilfe der Anwender noch Daten ergänzen kann, die vielleicht informativ, aber für Prozesse nicht zwingend erforderlich sind.

Abbruch
Wird eine Prüfung als „Abbruch“ definiert, so folgt mit der Verarbeitung der Pflichtfeldprüfung eine Abbruchmeldung. Dies bedeutet, dass die Freigabe von Stammdaten oder Belegen nicht abgeschlossen werden kann, da prozessrelevante Informationen fehlen.

Aktion
Prüfungen, die als „Aktion“ definiert wurden, werden dem Anwender nicht angezeigt. Sie dienen vielmehr der automatischen Vorbelegung von Feldern mit bestimmten Werten. Dadurch können auf Basis gesetzter Kriterien Felder gefüllt werden, um die sich der Anwender nicht mehr kümmern muss.
Aktionsbeschreibung Die Aktionsbeschreibung stellt die Meldung dar, die während der Verarbeitung der Pflichtfeldprüfung an den Anwender ausgegeben wird. Diese sollte möglichst sprechend formuliert werden.
Bedingungen Dieses Feld zeigt an, ob bereits Bedingungen für die Prüfung definiert wurden.
Vorgabewerte Dieses Feld zeigt an, ob bereits Vorgabewerte für die Prüfung definiert wurden.
Status Über das Feld Status wird bestimmt, ob eine Prüfung bei der Verarbeitung der Pflichtfeldprüfung berücksichtigt werden kann. Nur Prüfungen mit dem Status „Zertifiziert“ werden berücksichtigt.
Inforegister Bedingungen#

Über die Bedingungen wird festgelegt, welche Kriterien erfüllt sein müssen, damit die Prüfung gültig ist und die Aktion (Hinweis / Abbruch / Aktion) ausgeführt wird.

Eine Bedingung setzt sich zusammen aus folgenden Feldern:

Feld Beschreibung
Zeilennr. Dieses Feld zeigt die Nummer der Bedingungszeile an. Es handelt sich um ein Schlüsselfeld.
Prüfart Über das Feld Prüfart wird bestimmt, ob es sich um eine einleitende- (WENN) oder um eine ergänzende- (UND) Bedingungszeile handelt.

Eine WENN-Zeile dient immer als Eintrittsprüfung. Eine UND-Zeile ergänzt die vorangehende WENN-Prüfung. Nur wenn der ganze Bedingungsausdruck bestehend aus einer einleitenden WENN-Zeile und evtl. mehreren ergänzenden UND-Zeilen erfüllt ist, gilt die Prüfung als gültig.

Es können auch mehrere WENN-Zeilen in einer Prüfung definiert werden. Die einzelnen WENN-Zeilen mit ihren ergänzenden UND-Zeilen werden nach der „ODER“-Logik behandelt. Wurde die Bedingung einer von mehreren WENN-Zeilen erfüllt, so gilt die gesamte Prüfung als gültig.
Feldherkunft Das Feld Feldherkunft gibt an, woher das Feld stammt, das geprüft werden soll. Die möglichen Optionen sind „Tabelle“ und „Zusatzfeld“.
Feld ID Über die Feld ID wird bestimmt, welches Feld gem. der Feldherkunft geprüft werden soll.
Feldname In diesem Feld wird der Name des Feldes, das geprüft werden soll, angezeigt.
Bedingungstyp Der Bedingungstyp dient als Vergleichsoperator, mit dem der Wert des Feldes im Datensatz mit dem Wert aus der Bedingung geprüft wird. Hierbei stehen folgende Vergleichsoperatoren zur Verfügung „=“, „<>“, „<“, „>“, „<=“ und „>=“. Je nach Datentyp des Feldes kann die Auswahl des Vergleichsoperators jedoch eingeschränkt sein.
Bedingungswert Der Bedingungswert bestimmt den Wert, mit dem der Inhalt des Feldes im Datensatz verglichen wird. Ist der Bedingungswert leer, so geht KUMAVISION von dem Initialwert des Feldes aus und vergleicht den Inhalt des Datensatzes mit dem Initialwert des ausgewählten Feldes. Hat das Feld in der Bedingung den Typ „Datum“ oder „Zeit“, so können auch Formeln genutzt werden, um die aktuelle Zeit oder ein Datum abzufragen.

Für Felder des Typs „Datum“ können folgende Formeln hinterlegt werden

Ermittelt das aktuelle Systemdatum
Ermittelt das aktuelle Arbeitsdatum
Ermittelt ein Datum bezogen auf das Systemdatum unter Berücksichtigung der eingegebenen DateFormula.
Ermittelt ein Datum bezogen auf das Systemdatum unter Berücksichtigung der eingegebenen DateFormula.

Beispiel:
<-10J>: Diese Formel würde ein Datum zurückgeben, dass 10 Jahre vor dem Systemdatum liegt.

Für Felder des Typs „Zeit“ kann als Formel
Verknüpft mit Zeilennr. Stellt einen Zusammenhang zu einer weiteren Bedingung her. Dies ist in der Regel bei einer UND-Bedingung der Fall.

Hinweis

Bedingungen sollten so erstellt werden, dass sie nur in den gewollten Fällen gültig sind und nicht jedes Mal, wenn der Datensatz aufgerufen wird. Dies vermeidet unnötige Prüfungen und trägt deutlich zur Performance der Pflichtfeldprüfung bei.

Inforegister Vorgabewerte#

Auf dem Inforegister „Vorgabewerte“ kann bestimmt werden, welche Felder im Wizard durch AnwenderInnen bearbeitet werden sollen. Dabei können schon Vorgabewerte definiert werden, die im Wizard übernommen werden können. Diese Funktionalität kann für die Aktionsarten „Hinweis“ und „Abbruch“ genutzt werden, bei denen die einzelnen Meldungen aus den Prüfungen durch AnwenderInnen verarbeitet werden. Bei der Aktionsart „Aktion“ werden hier Felder und Werte festgelegt, die automatisch in den Datensatz geschrieben werden, ohne dass AnwenderInnen diese bearbeiten müssen.

Die Zeile für einen Vorgabewert setzt sich aus den folgenden Feldern zusammen:

Feld Beschreibung
Zeilennr. Dieses Feld zeigt die Nummer der Vorgabezeile an. und ist ein Schlüsselfeld.
Feldherkunft Das Feld Feldherkunft gibt an, woher das Feld, das gefüllt werden soll, stammt. Die möglichen Optionen sind „Tabelle“ und „Zusatzfeld“.
Feld-ID Über die Feld-ID wird bestimmt, welches Feld gem. der Feldherkunft gefüllt werden soll.
Feldname In diesem Feld wird der Name des Feldes, das gefüllt werden soll, angezeigt.
Feldwert Der Feldwert bestimmt den Inhalt, mit dem das ausgewählte Feld gefüllt werden soll. Bei den Aktionsarten „Hinweis“ und „Abbruch“ wird der Feldwert als Vorgabewert definiert, den der Anwender im Wizard bestätigen muss. Bei der Aktionsart „Aktion“ wird der Wert direkt in den Datensatz eingetragen.

Hinweis:
Bleibt der Feldwert leer, so wird das ausgewählte Feld bei den Aktionsarten „Hinweis“ und „Abbruch“ im Wizard angezeigt, jedoch kein Vorgabewert vorbelegt. Der Anwender muss dann individuell entscheiden, welchen Wert dieses Feld bekommt. Ist die Aktionsart „Aktion“ und das Feld ist leer, so wird das Feld im Datensatz geleert. Die Angabe von Formeln wie auf dem Inforegister „Bedingungen“ ist ebenfalls möglich.
Vorhandenen Wert überschreiben Über dieses Häkchen wird gesteuert, ob ein vorhandener Wert für dieses Feld im Datensatz überschrieben werden soll. Ist dieses Häkchen gesetzt, so wird bei den Aktionsarten „Hinweis“ und „Abbruch“ das Feld im Wizard angezeigt, auch wenn es schon einen Wert hat. Hier muss der Anwender diesen Wert erneut bestätigen oder einen neuen Wert eintragen.

Bei der Aktionsart „Aktion“ wird der Wert des Feldes automatisch überschrieben, sobald das Häkchen gesetzt wird. Ist das Häkchen nicht gesetzt und hat das Feld bereits einen Wert, so wird der alte Wert beibehalten.
Wert validieren Durch ein Häkchen hier wird bestätigt, dass das ausgewählte Feld bei der Ausführung des Wizards und beim Eintragen der bearbeiteten Daten zurück in den Datensatz validiert wird, um dann ggf. die Prüfungen im „OnValidate“-Trigger des Feldes durchzulaufen.
LookUp Tabellennr. Hier wird die Tabellennummer der Tabelle aus dem Prüfungskopf angezeigt.
LookUp Feld ID Hier wird die Feld ID des Feldes aus der Vorgabezeile angezeigt.

Prüfung zertifizieren#

Damit eine erstellte Prüfung bei der Verarbeitung durch die Pflichtfeldprüfung berücksichtigt werden kann, muss sie zertifiziert werden. Hierzu wird der Status mit dem Aufruf „Zertifiziert“ auf den Wert „Zertifiziert“ gesetzt.

Hinweis

Im Status „Zertifiziert“ kann die Prüfung nicht mehr geändert werden. Für Änderungen muss sie erneut in den Status „In Entwicklung“ gesetzt werden.

Arbeiten mit dem Wizard (Verarbeitung der Meldungen)#

In diesem Abschnitt wird die Verarbeitung der eingerichteten und zertifizierten Prüfungen im Wizard beschrieben. Dazu gehören Aufruf und Bedienung des Wizards, sowie Aktionen, die nach dem Beenden des Wizards durch KUMAVISION MEDtech365 durchgeführt werden. Diese Punkte werden nachfolgend beschrieben.

Aufruf des Wizard#

Der Wizard wird aufgerufen, wenn AnwenderInnen die Funktion zum Beenden der Pflege von Stammdaten oder die Freigabe von Dokumenten aufrufen. Existieren für die jeweiligen Stammdaten oder Belege zertifizierte Prüfungen, deren Bedingungen in dem Fall zutreffen, so wird der Wizard gestartet.

Aufbau des Wizards#

Im Wizard haben AnwenderInnen die Möglichkeit, die ermittelten Prüfungen zu sehen und gleich zu korrigieren. Der Wizard besteht aus zwei Hauptbereichen: der Prüfungsmeldung und der Feld Prüfung / Eingabe.

Der Bereich Prüfungsmeldung listet alle Prüfungen der Art „Hinweis“ und „Abbruch“ auf, die für den entsprechenden Datensatz gefunden wurden (Prüfposten). Die aktuelle Meldung, die zur Bearbeitung ansteht, wird kursiv in roter Schriftfarbe hervorgehoben.

Der Bereich Feld Prüfung / Eingabe zeigt in einer Liste die zu der Prüfung zugehörigen Felder an, die in der Prüfung als Vorgabewerte definiert wurden (Feldposten). Auf der rechten Seite wird eine Feldgruppe angezeigt. Hier kann der Inhalt für das aktuelle Feld bei Neuer Wert eingetragen werden. Das aktuelle Feld, das zur Bearbeitung ansteht, wird kursiv in roter Schriftfarbe hervorgehoben und auf der rechten Seite im Feld Feldname angezeigt.

Durch die einzelnen Meldungen kann über die Schalter „Vorheriger“ und „Nächster“ navigiert werden.

Bei der Navigation springt dann die Markierung erst innerhalb der Felder der zu bearbeitenden Prüfung, dann, nachdem die Felder durchgelaufen sind, zur nächsten oder vorherigen Prüfung.

Hinweis

Nach dem ein neuer Wert für das aktuelle Feld eingetragen wurde, springt die Verarbeitung automatisch zum nächsten Feld / zur nächsten Meldung.

Eingabe von Feldwerten im Wizard#

Das einzige Feld im Wizard, welches eine Eingabe erlaubt, ist das Feld „Neuer Wert“ im Bereich Feld Prüfung / Eingabe.

Wurde in der Prüfung ein Vorgabewert definiert, so wird dieser im Feld Vorgabewert angezeigt und kann neben dem manuellen Eintrag über den Button Vorgabewert übernehmen als neuer Wert übernommen werden.

Enthält der Datensatz für das aktuelle Feld einen Wert, so wird dieser Wert im Feld „Aktueller Wert“ angezeigt und kann neben dem manuellen Eintrag über den Button „Aktuellen Wert übernehmen“ als neuer Wert übernommen werden.

Nachdem ein neuer Wert für das aktuelle Feld eingetragen wurde, wird das Feld als „Verarbeitet“ gekennzeichnet und aus der Feldliste ausgeblendet. Die Verarbeitung springt dann automatisch in ein neues Feld. Sind alle Felder einer Meldung verarbeitet, so wird auch die Meldung als „Verarbeitet“ gekennzeichnet und aus der Prüfliste im Wizard ausgeblendet. Die Verarbeitung springt dann automatisch zu einer neuen Meldung.

Die bereits verarbeiteten Meldungen und Felder können im Wizard nochmals aufgerufen und bei Bedarf korrigiert werden. Über den Button Filter „Verarbeitet“ entfernen kann der Filter auf verarbeitete Meldungen und Felder entfernt werden. Diese werden dann wieder im Wizard angezeigt.

Um die Ansicht des Wizards wieder zurück auf die offenen Meldungen zu setzen, muss der Button Filter „Verarbeitet“ verwenden angeklickt werden. Durch diese Aktion werden die bereits verarbeiteten Meldungen und Felder aus den Listen im Wizard ausgeblendet.  

Bearbeitung im Wizard beenden#

Die Bearbeitung der Meldungen im Wizard kann zu jedem Zeitpunkt über den Button „Bearbeitung beenden“ beendet werden.

Sind alle Meldungen abgeschlossen, wird der Wizard automatisch geschlossen.

Beim Schließen des Wizards prüft das System erneut, ob noch gültige Prüfungen (Hinweise und Abbrüche) für den Datensatz existieren. Ist das der Fall, erscheint eine Abfrage, ob diese nun bearbeitet werden sollen.

Wird diese mit Ja bestätigt, wird der Wizard erneut gestartet und die Liste mit den entsprechenden Meldungen angezeigt, die der Anwender nun bearbeiten kann.

Wird diese mit Nein beantwortet, so wird die weitere Bearbeitung abgebrochen und die ursprüngliche Stammdaten- bzw. Belegkarte wird angezeigt. Dabei werden die bereits im Wizard eingetragenen Informationen in den Datensatz zurückgeschrieben.

Bestehen noch offene Abbruchmeldungen für den zu bearbeitenden Datensatz, so bleibt der Status der Pflichtfeldprüfung „Unvollständig“ und die Pflege des Datensatzes im Status „In Arbeit“.

Wurden alle Meldungen bearbeitet und werden beim Beenden des Wizards keine weiteren Prüfungen (Hinweise oder Abbrüche) gefunden, so wird im entsprechenden Datensatz der Status Pflichtfeldprüfung auf den Wert „Vollständig“ gesetzt und die Pflege in den Status „Pflege abgeschlossen“ gesetzt.

Danach steht der entsprechende Datensatz zur Verwendung in Prozessen bereit.

Buchungscodes / Lieferhierarchie#

KUMAVISION MEDtech365 nutzt Buchungscodes, um unterschiedliche Eigentumsverhältnisse sowie Bewertungsverhältnisse für die auf Lager befindlichen Güter zu unterscheiden. Dabei kann es sich um Anlagengüter, Bestandsgüter (Güter des Umlaufvermögens), Konsignationsgüter (bereitgestellte Güter durch Lieferanten) oder Fremdeigentum handeln. Weiterhin werden Buchungscodes genutzt, um Geräte aus dem Umlaufvermögen, welche zur Anlagenaktivierung vorgesehen sind, entsprechend zu kennzeichnen, oder um Anlagengut zu deaktivieren. Somit sind Buchungscodes bei allen Lagerbewegungen (Eingänge / Ausgänge / Umlagerungen) essenziell und müssen entsprechend untereinander ausgeglichen werden.

Im Folgenden wird die Einrichtung der Buchungscodes beschrieben sowie die Handhabung der entsprechenden Buchungscodes bei den unterschiedlichen Lagerbewegungen.  

Einrichtung#

Buchungscodes#

Um die Buchungscodes zu definieren, rufen Sie sich über die Anwendersuche die „Buchungscodes“ auf. Über „Neu“ im Menüband können Sie einen neuen Buchungscode mit Hilfe der u.a. Tabelle definieren.

Feld Beschreibung
Code Dieses Feld ist ein Schlüsselfeld. Hier wird der eindeutige Code für den Buchungscode vergeben.
Beschreibung In diesem Feld kann eine Beschreibung des Buchungscodes eingetragen werden.
Bewertungsart In diesem Feld wird festgelegt, wie die Güter, die mit diesem Buchungscode aufs Lager gebucht wurden, zu bewerten sind.

Mögliche Optionen sind:

Bewertet
Hierbei handelt es sich um das Umlaufvermögen des Unternehmens. Güter die eingekauft und verkauft werden.

Gemischte Bewertung
Hierbei handelt es sich um Konsignationsgüter, die ein Lieferant für Entnahme und Verbrauch bereitgestellt hat. Die entsprechenden Artikelposten werden erst mit dem Abgang bewertet.

Unbewertet
Hierbei handelt es sich um Güter aus dem Anlagevermögen oder um Güter die durch Dritte überlassen wurden (zwecks Reparatur oder Wiedereinsatz). Sie gehören nicht zum Eigentum des Unternehmens
Anlagenbuchungsart Gibt die Buchungsart für das Anlagevermögen an. Zur Auswahl stehen Ihnen die Option „leer“ und „Aktiviert“.
Vorgabecode für Zugänge Hiermit kann ein Buchungscode als Vorgabecode für Zugangsbuchungen definiert werden. Wird dann im Rahmen einer Zugangstransaktion ein Buchungscode aus dem Prozess heraus eingetragen, so wird beim Buchen des Zugangs dieser Code verwendet.

Hinweis
Der Vorgabecode für Zugänge muss als Bewertungsart die Option „Bewertet“ enthalten.
Lieferhierarchie Dieses Feld wird automatisch durch das System berechnet und Zeigt an ob für diesen Buchungscode eine Lieferhierarchie hinterlegt wurde. Die Lieferhierarchie kann für einen Buchungscode über die Aktion „Lieferhierarchie“ aufgerufen und bearbeitet werden.
Zugang nur über Anlagenaktivierung möglich Aktivieren Sie den Schalter, wenn der Zugang nur in Verbindung einer Aktivierung möglich ist.
Buchungscodewechsel verhindern Sobald der Schalter aktiviert ist, wird ein Buchungscodewechsel verhindert.

Lieferhierarchie#

Die Lieferhierarchie kann pro Buchungscode eingerichtet werden und enthält Informationen, wie im Rahmen eines Verkaufsauftrages der Lagerbestand für diesen Auftrag zu entnehmen ist und ob nach der Lieferung eine Wandlung des Buchungscodes erfolgen soll.

Die Lieferhierarchie kann über die Aktion „Lieferhierarchie“ für den jeweils markierten Buchungscode aufgerufen werden.

Feld Beschreibung
Buchungscode Dieses Feld ist ein Schlüsselfeld. In diesem Feld wird der Buchungscode angezeigt, für den die Lieferhierarchie erstellt wurde.
Hierarchie Code Der Hierarchie Code ist ein Schlüsselfeld und identifiziert zusammen mit dem Feld Buchungscode eindeutig einen Datensatz in der Lieferhierarchie.

Hinweis
Es sollte ein „sprechender“ Code für einen Datensatz in der Lieferhierarchie vergeben werden, damit der Anwender schon anhand des Codes erkennen kann, um welche Transaktion es sich handelt.
Beschreibung In diesem Feld kann eine Beschreibung für die Lieferhierarchie hinterlegt werden.
Hierarchie Nr. Hier kann bei mehreren Lieferhierarchien für einen Buchungscode eine Prioritätenfolge festgelegt werden. Über die hier hinterlegte Nummer wird im Warenausgangsprozess mit Kommissionierung geprüft, welche Bestände (welcher Bestandsausgleichcode) zu entnehmen sind. Dazu werden die Bestände für den Bestandsausgleichcode anhand dieser Hierarchienummer geprüft.
Lieferungsart Über dieses Feld wird gesteuert, ob der Bestand im Rahmen eines Verkaufsauftrages verkauft oder auf ein Kundenlager umgelagert wird. Daher stehen für dieses Feld die folgenden Optionen zur Verfügung:

• Verkauf
• Umlagerung
Keine autom. Berücksichtigung im Warenausgang Aktivieren Sie den Schalter, sofern keine automatische Berücksichtigung im Warenausgang erfolgen soll.
Bestand Ausgl. Code Hier kann ein Buchungscode festgelegt werden, der für den Bestandsausgleich verwendet wird. Damit wird der Buchungscode festgelegt, mit dem die Lagerentnahme für den Verkaufsauftrag erfolgt.

Hinweis
Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.
Neuer Buchungscode Lieferungsart „Umlagerung“
Der Artikel wird mit dem Bestandsausgleichcode aus dem Lager entnommen und direkt mit dem neuen Buchungscode auf das Kundenlager gebucht. Es werden dabei Umlagerungsposten gebildet.

Wichtig
Bei der Lieferungsart „Umlagerung“ muss der neue Buchungscode in der Bewertungsart dem Bestandsausgleichcode entsprechen. Das bedeutet, dass für Code mit der Bewertungsart „Bewertet“ oder „Gemischt“ kein Neuer Code mit der Art „Unbewertet“ gesetzt werden kann. Dies ist dadurch bedingt, dass ein Eigentumswechsel nicht durch eine Umlagerungstransaktion durchgeführt werden kann.

Lieferungsart „Verkauf“
Der Artikel wird mit dem Bestandsausgleichcode aus dem Lager verkauft (Abgangsposten mit der Art „Verkauf“). Anschließend wird auf dem Kundenlager ein Zugangsposten mit dem neuen Buchungscode zugebucht (Zugangsposten mit der Art „Zugang“).

Wichtig
Soll im Rahmen der Transaktion kein neuer Buchungscode verwendet werden, so muss dieses Feld leer gelassen werden.

Hinweis

Die Lieferhierarchie greift nur bei der Belegart „Verkaufsauftrag“. Bei allen anderen Belegen und Prozessen findet die Lieferhierarchie keine Anwendung. An diesen Stellen wird der „reine“ Buchungscode vom System verwendet.

Buchungscodes in Verkaufsauftragsarten einrichten#

Wird im Bereich Verkauf mit Verkaufsauftragsarten gearbeitet, welche die Verkaufsaufträge in unterschiedliche Arten unterteilen, so kann auch ein Buchungscode für die Verkaufsauftragsart definiert werden. Dieser Buchungscode wird dann als Vorlage für die Zeilen des Auftrages verwendet.

Hierzu rufen Sie sich die Verkaufsauftragsarten über die Anwendersuche auf und nehmen die gewünschte Einrichtung an den u.a. Feldern vor:

Feld Beschreibung
Buchungscode In diesem Feld kann ein Buchungscode für die entsprechende Verkaufsauftragsart vorgegeben werden.
Buchungscodewechsel verhindern Über ein Häkchen in diesem Feld wird gesteuert, ob der Buchungscode im Auftrag geändert werden darf oder nicht. Ist dieses Häkchen gesetzt, so darf in den Verkaufszeilen der Buchungscode nicht geändert werden.

Buchungscodes in Einkaufsbestellarten einrichten#

Wird im Bereich Einkauf mit Einkaufsbestellarten gearbeitet, die die Bestellungen in unterschiedliche Arten unterteilen, so kann auch ein Buchungscode für die Einkaufsbestellart definiert werden. Dieser Buchungscode wird dann als Vorlage für die Zeilen der Bestellung verwendet.

Hierzu rufen Sie sich die Einaufsbestellarten über die Anwendersuche auf und nehmen die gewünschte Einrichtung an den u.a. Feldern vor:

Feld Beschreibung
Buchungscode In diesem Feld kann ein Buchungscode für die entsprechende Einkaufsbestellart vorgegeben werden.
Buchungscodewechsel verhindern Über ein Häkchen in diesem Feld wird gesteuert, ob der Buchungscode in der Bestellung geändert werden darf oder nicht. Ist dieses Häkchen gesetzt, so darf in den Bestellzeilen der Buchungscode nicht geändert werden.

Buchungscodes bei Zugangsbuchungen#

Bei Transaktionen der Art „Zugang“ ist der Buchungscode als Pflichtangabe erforderlich. Wird im Rahmen der Transaktion kein Buchungscode eingetragen und wurde ein Vorgabecode für Zugänge definiert, so wird dieser Code für die Transaktion verwendet. Anderenfalls erscheint eine Fehlermeldung, dass der Buchungscode einzutragen ist.

Transaktionen der Art „Zugang“ sind:

  • Zugänge aus Einkaufsbestellungen
  • Verkaufsrücknahme
  • Fertigungsaufträgen
  • Zugänge aus dem Artikelbuchblatt

Buchungscodes bei Abgangsbuchungen#

Bei Transaktionen der Art „Abgang“ ist der Buchungscode als Pflichtangabe erforderlich. Wird im Rahmen der Transaktion kein Buchungscode eingetragen, so kommt es zur Fehlermeldung, dass der Buchungscode für die Transaktion gesetzt werden muss.

Transaktionen der Art „Abgang“ sind:

  • Abgänge aus Verkaufsaufträgen
  • Einkaufsrücklieferungen
  • Verbrauch in Produktion und Montage
  • Abgänge aus dem Artikelbuchblatt

Buchungscodes bei Umlagerungsbuchungen#

Bei Transaktionen der Art „Umlagerung“ ist der Buchungscode als Pflichtangabe erforderlich. Wird im Rahmen der Transaktion kein Buchungscode eingetragen, so kommt es zur Fehlermeldung, dass der Buchungscode für die Transaktion gesetzt werden muss.

Transaktionen der Art „Umlagerung“ sind:

  • Lagerbewegungen aus Umlagerungsaufträgen
  • Umlagerungen im Umlagerungsbuchblatt

Buchungscodes mit Lieferhierarchie im Verkaufsauftrag#

Im Rahmen der Verarbeitung von Verkaufsaufträgen kann neben dem Buchungscode auch die Lieferhierarchie genutzt werden, um den Lagerbestand für die Warenentnahme zu einem Auftrag zu bestimmen.

Wird in einer Verkaufszeile ein Buchungscode eingetragen und verfügt dieser über eine Lieferhierarchie, so wird automatisch der Lieferhierarchie Code mit der obersten Hierarchienummer in der Verkaufszeile gesetzt.

Der Lieferhierarchie Code kann jedoch geändert werden. Als mögliche Lieferhierarchie Codes stehen hierbei alle Codes zur Verfügung, die für den Buchungscode eingerichtet wurden.

Der Lieferhierarchie Code kann auch für eine Verkaufszeile gelöscht werden. Das hat zu Folge, dass im Rahmen der Lagerentnahme nicht die Lieferhierarchie betrachtet, sondern nur der Buchungscode der Verkaufszeile verwendet wird.

Hinweis

Bei der Kommissionierung von Artikeln für eine Verkaufsauftragszeile werden nur die Stufen der Lieferhierarchie berücksichtigt, die die gleiche Lieferungsart haben wie die Verkaufsauftragszeile selbst. Wurde also in der Verkaufsauftragszeile die Lieferungsart „Umlagerung“ gesetzt, so werden auch nur die Stufen der Lieferhierarchie betrachtet, die die Lieferungsart „Umlagerung“ haben.

Hinweis

Wurde die Verkaufsauftragsart so eingerichtet, dass ein Wechsel des Buchungscodes nicht möglich ist und verfügt der Buchungscode über eine Lieferhierarchie, so muss auch der Lieferhierarchie Code in der Verkaufszeile zwingend gefüllt sein.

Lagerentnahme mit/ohne Logistik#

Abhängig davon, ob für einen Verkaufsauftrag die Lagerentnahme ohne Logistik oder mit Logistik erfolgt, bekommt der Lieferhierarchie Code in der Verkaufszeile unterschiedliche Bedeutungen. Diese werden nachfolgend beschrieben.

Lagerentnahme ohne Logistik#

Erfolgt die Lieferung für einen Verkaufsauftrag von einem Lagerort, für den kein Warenausgang und keine Kommissionierung eingerichtet wurden, so müssen AnwenderInnen in der Verkaufszeile selbst den verfügbaren Bestand prüfen und den entsprechenden Lieferhierarchie Code mit verfügbarem Bestand in der Verkaufszeile setzen.

Zur Überprüfung des Verfügbaren Bestandes kann die Funktion „Artikelbestandsübersicht“ in der Verkaufszeile genutzt werden.

Lagerentnahme mit Logistik#

Im Gegensatz zu einer Lagerentnahme ohne Logistik, wird die Verfügbarkeit der Ware beim Erstellen eines Warenausganges mit Kommissionierung für einen Verkaufsauftrag automatisch geprüft. Hier müssen AnwenderInnen nicht den Lieferhierarchie Code in der Verkaufszeile manuell ändern.

Lieferung mit Buchungscodewechsel#

Wurde im Rahmen einer Verkaufslieferung eine Lieferhierarchie verwendet, bei der ein neuer Buchungscode gesetzt wird, so wird das auch in den Artikelposten und Lagerplatzposten zu dieser Lieferung festgehalten. Die Artikelposten werden hierbei entsprechend der Lieferungsart der Verkaufszeile gebildet. Dies wird anhand der nachfolgenden Beispiele erklärt.

Beispiel 1: Umlagerung mit Buchungscodewechsel
In diesem Beispiel wird die Umlagerung der Ware auf Kundenlager dargestellt.

Im Rahmen der Lieferung wurde eine Lieferhierarchie verwendet, bei der die Ware auf Kundenlager umgelagert wird und dabei auf dem Kundenlager mit einem neuen Buchungscode geführt werden soll.

In den Artikelposten zu der Verkaufslieferung lässt sich der Verlauf entsprechend einsehen.

Die Umlagerung aus dem Bestandslager erfolgt gemäß des Bestandsausgleichcodes in der Lieferhierarchie. Der Umlagerungsposten als Zugang auf dem Kundenlager wird jedoch schon mit dem neuen Buchungscode aus der Lieferhierarchie versehen.

Beispiel 2: Verkauf mit Buchungscodewechsel
In diesem Beispiel wird der Verkauf der Ware an einen Kunden dargestellt, wobei anschließend die verkaufte Ware als Fremdeigentum auf dem Kundenlager geführt wird.

Im Rahmen der Lieferung wurde eine Lieferhierarchie verwendet, bei der die Ware an den Kunden verkauft wird und anschließend auf dem Kundenlager als Fremdeigentum erfasst wird.

In den Artikelposten zu der Verkaufslieferung lässt sich der Verlauf einsehen.

Der erste Posten stellt die Verkaufstransaktion an den Kunden dar, bei der bewertetes Umlaufvermögen aus dem Lager entnommen und an den Kunden verkauft wurde.

Der zweite Posten stellt den Zugang des Fremdeigentums auf dem Kundenlager dar. Der zweite Posten ist nicht bewertet und liefert nur die Information, auf welchem Kundenlager sich das verkaufte Gerät befindet.

Buchungscodes beim Storno von VK-Lieferungen#

Nachfolgend wird die Ermittlung der Buchungscodes beim Storno von Verkaufslieferungen beschrieben. Dazu werden die beiden Stornomöglichkeiten „Storno über VK-Rücknahmen“ und „Storno direkt aus VK-Lieferung“ vorgestellt. Anschließend wird die generelle Systemvorgehensweise zur Ermittlung der Buchungscodes für Stornozeilen einer VK-Lieferung beschrieben.

Storno über VK-Rücknahme#

Beim Storno von Lieferungsbelegen über Verkaufsrücknahmen muss sichergestellt werden, dass auch die Buchungscodes im Stornobeleg (Verkaufsrücknahme) entsprechend zum Lieferbeleg gesetzt werden. Hierzu muss die Lieferhierarchie beachtet und auch die durch die Lieferhierarchie gesetzten Buchungscodes müssen wieder rückgängig gemacht werden.

Damit die Buchungscodes im Stornobeleg richtig gesetzt werden können, müssen die Stornobelegzeilen mit den Lieferzeilen verknüpft sein. Diese Verknüpfung erstellt KUMAVISION Healthcare automatisch, wenn in der Verkaufsrücknahme (als Stornobeleg) die Aktion „Zu stornierende gebuchte Belegzeilen abrufen“ ausgeführt wird.

Nach Auswahl der Lieferzeilen, die storniert werden sollen und Bestätigung erstellt KUMAVISION Healthcare entsprechende Zeilen in der VK-Rücknahme. Dabei setzt das System entweder für die Stornozeile selbst oder für die Artikelverfolgung der Stornozeile eine Verknüpfung zum Artikelposten aus der Lieferung, die ausgeglichen werden soll. Anhand des verknüpften Artikelpostens wird geprüft, welcher Buchungscode im Stornobeleg verwendet werden soll.

Die Ermittlung der Buchungscodes für die Stornozeilen wird im Abschnitt „Ermittlung der Buchungscodes für Stornozeilen“ beschreiben.

Storno direkt aus VK-Lieferung#

Eine Stornobuchung kann auch direkt aus der Verkaufslieferung erfolgen. Dazu können pro Lieferzeile über die Funktion „Stornomengen editieren“ entsprechende Stornomengen eingetragen werden.

Nachdem die gewünschten Stornomengen eingetragen wurden, kann über die Funktion „Storno Buchen“ der Stornobeleg gebucht werden.

Beim Buchen des Stornos referenziert KUMAVISION Healthcare automatisch die Posten aus der Lieferung als Ausgleichposten für das Storno. Anhand dieser Ausgleichposten wird die Ermittlung der Buchungscodes für die entsprechenden Stornozeilen durchgeführt. (Siehe hierzu Abschnitt „Ermittlung der Buchungscodes für Stornozeilen“).

Ermittlung der Buchungscodes für Stornozeilen#

Bei der Ermittlung der Buchungscodes für die Stornozeile wird zwischen den unterschiedlichen Lieferarten („leer“ (Verkauf) und Umlagerung) in einer Lieferzeile unterschieden.

Stornozeilen mit Lieferungsart „leer“ (Verkauf)#

Zu Ermittlung der Buchungscodes werden folgende Prüfungen ausgeführt:

Direkte Verknüpfung der Stornozeile mit einem Ausgleichposten:
Eine Stornozeile wird direkt mit einem Ausgleichsposten verknüpft, wenn der Artikel in der Stornozeile nicht mit Artikelverfolgung arbeitet. In diesem Fall wird der Buchungscode aus dem verknüpften Artikelposten (Ausgleichposten) direkt in die Stornozeile als Buchungscode und Bestandsausgleichcode eingetragen.

Hinweis

Wurde für die Lieferzeile des Ursprungsbelegs die Lieferhierarchie verwendet und ist im Zuge dessen ein Zugangsposten mit neuem Buchungscode auf dem Kundenlager entstanden, so wird der Zugangsposten auf dem Kundenlager ebenfalls storniert. Siehe auch Abschnitt Lieferhierarchie “.

Verknüpfung der Artikelverfolgung mit einem Ausgleichposten:
Ist in der Stornozeile ein Artikel enthalten, der mit Artikelverfolgung arbeitet, so werden die Artikelverfolgungszeilen zu der Stornozeile auf eine Verknüpfung zum Ausgleichposten (Artikelposten) überprüft. Ist diese Verknüpfung in der Artikelverfolgungszeile vorhanden, so wird der Buchungscode des verknüpften Artikelpostens als Buchungscode und Bestandsausgleichcode für die Artikelverfolgungszeile verwendet.

Wurde für die Artikelverfolgungszeile kein Ausgleichposten hinterlegt, so wird der Vorgabebuchungscode für Zugänge als Buchungscode und Bestandsausgleichcode in die Artikelverfolgungszeile eingetragen.

Hinweis

Wurde für die Lieferzeile des Ursprungsbelegs die Lieferhierarchie verwendet und ist im Zuge dessen ein Zugangsposten mit neuem Buchungscode auf dem Kundenlager entstanden, so wird der Zugangsposten auf dem Kundenlager ebenfalls storniert. Siehe auch Abschnitt „Lieferhierarchie “.

Keine Verknüpfung vorhanden:
Ist keine Verknüpfung zum Ausgleichposten in der Stornozeile vorhanden (weder in der Zeile selbst noch über die Artikelverfolgung), so wird der Vorgabebuchungscode für Zugänge als Buchungscode und Bestandsausgleichcode eingetragen.  

Stornozeilen mit Lieferungsart „Umlagerung“#

Zu Ermittlung der Buchungscodes werden folgende Prüfungen ausgeführt:

Direkte Verknüpfung der Stornozeile mit einem Ausgleichposten:
Eine Stornozeile wird direkt mit einem Ausgleichsposten verknüpft, wenn der Artikel in der Stornozeile nicht mit Artikelverfolgung arbeitet. In diesem Fall wird der verknüpfte Artikelposten für die Buchungscodeermittlung bei Lieferungsart „Umlagerung“ verwendet. Als erstes wird der Buchungscode des Postens („Umlagerung Nach“-Posten) in die Stornozeile als Buchungscode und Bestandsausgleichcode eingetragen.

Zusätzlich wird geprüft, ob bei der Buchung der entsprechenden Lieferung die Lieferhierarchie verwendet wurde und die Buchungscodes in den Posten „Umlagerung Von“ und „Umlagerung Nach“ unterschiedlich sind. Ist das der Fall und sind die unterschiedlichen Buchungscodes von gleicher Bewertungsart, so wird der Buchungscode des „Umlagerung Von“-Postens als „Neuer Buchungscode“ in die Stornozeile gesetzt.

Durch diesen neuen Buchungscode wird sichergestellt, dass z.B. Ware, die als Umlaufvermögen auf ein Kundenlager umgelagert und dabei mit dem Buchungscode für „Bestand zur Aktivierung“ versehen wurde, beim Storno wieder mit dem Buchungscode des Umlaufvermögens versehen wird.

Hinweis

Anlagevermögen, das bereits auf dem Kundenlager aktiviert wurde, wird beim Storno mit dem entsprechenden Buchungscode des Anlagevermögens umgelagert.

Verknüpfung der Artikelverfolgung mit einem Ausgleichposten:
Ist in der Stornozeile ein Artikel enthalten, der mit Artikelverfolgung arbeitet, so werden die Artikelverfolgungszeilen zu der Stornozeile auf eine Verknüpfung zum Ausgleichposten (Artikelposten) überprüft. Ist diese Verknüpfung in der Artikelverfolgungszeile vorhanden, so wird anhand des Artikelpostens die Buchungscodeermittlung für die Artikelverfolgungszeile durchgeführt. Die Buchungscodeermittlung für eine Artikelverfolgungszeile erfolgt analog zu der Ermittlung der Buchungscodes für eine Stornozeile mit direkter Verknüpfung zum Ausgleichposten.

Keine Verknüpfung vorhanden:
Ist keine Verknüpfung zum Ausgleichsposten in der Stornozeile vorhanden (weder in der Zeile selbst noch über die Artikelverfolgung), so wird der Vorgabebuchungscode für Zugänge als Buchungscode und Bestandsausgleichcode eingetragen. 2.10 Buchungscodes in der Artikelverfolgungsauswahl Bei der Auswahl der Artikelverfolgung wird ebenfalls geprüft, ob die gewählte Artikelverfolgung mit dem Buchungscode aus der Belegzeile übereinstimmt.

Ist das nicht der Fall, so gibt KUMAVISION Healthcare bereits beim Eintragen der Artikelverfolgung eine entsprechende Fehlermeldung aus.

Auch bei der Auswahl der Artikelverfolgung über den „Assist-Button“ in den Feldern Seriennr. und Chargennr. wird der Buchungscode beachtet, indem nur Zeilen aus der Lagerbestandsübersicht angezeigt werden, die verfügbar sind und dem jeweiligen Buchungscode entsprechen.  

Buchungscodes auf Info-Karten (Seriennummer, Chargennummer)#

Beim Buchen von Warenbewegungen für chargen- bzw. seriennummernpflichtige Artikel kann der Buchungscode der letzten Transaktion auf der entsprechenden Chargen- bzw. Seriennummer-Info-Karte eingesehen werden.

Beim Buchen von Transaktionen mit Lagerbewegungen (Zugang, Abgang, Umlagerung, Einkauf, Verkauf, usw.) muss ein Buchungscode als Pflichteingabe angegeben werden.

Nach dem Buchen der Transaktion wird dann der Buchungscode der Transaktion als Letzter Buchungscode in der entsprechenden Chargen- bzw. Seriennummer-Info-Karte vermerkt.

Artikelverfolgung Navigate#

Mit dieser Anpassung ist es möglich nachträglich fehlerhaft angelegte Artikelverfolgungen zu ändern. Der Ausgangspunkt für diese Funktionalität ist das Fenster „Artikelverfolgung Navigate“.

Die Funktion können Sie zum einen über die Anwendersuche oder über die Serien-/Chargennummer Informationskarte aufrufen. von folgenden Stellen erfolgen:

Wurde das Fenster aus der „Seriennr.-Informationskarte“ oder aus der „Chargennr.-Informationskarte“ geöffnet, so werden die Herkunftsdaten vorbelegt.

Über die Aktion „Suchen“ werden alle Datensätze ermittelt, die auf diese Artikelverfolgung verweisen.

Über die Aktion „Ändern“ wird ein neuer Eintrag im Fenster „Artikelverfolgung Änderungsposten“ erzeugt und dabei die neuen Werte übernommen.

Im Fenster „Artikelverfolgung Änderungsposten“ ist die geplante Änderung zunächst noch im Status „Offen“ als geplante Änderung sichtbar.

Über die Aktion „Freigeben“ wird die Änderung ausgeführt und die Daten zurück in alle relevanten Datensätze geschrieben. Bei erfolgreicher Änderung wird der Status „Freigegeben“ gesetzt. Der Status kann nicht zurückgesetzt werden.

Über die Aktion „Ablehnen“ wird keine Änderung ausgeführt und direkt der Status „Abgelehnt“ gesetzt. Es sind dann keine weiteren Änderungen an diesem Datensatz mehr möglich.

Compliance#

Die Tabelle „Artikelverfolgung Änderungsposten“ kann als Compliance Tabelle konfiguriert werden. Ist dies der Fall, so wird durch die Aktion “Freigeben“ zunächst nur ein neuer Compliance Beleg erzeugt. Erst durch die Freigabe des Compliance Beleges wird die Änderung ausgeführt und die Daten zurück in alle relevanten Datensätze geschrieben. Weiterführende Informationen zum Thema „Compliance“ finden Sie hier .