KUMAconnect#
Allgemein#
Mit den APPs „KUMAconnect" und „KUMAconnect Output Link“ haben Sie eine Integrations-Schnittstelle, die das DMS/ECM von ELO Digital Office GmbH (professional und enterprise) direkt mit Microsoft Dynamics Business Central™ verbindet.
Dazu wird ein ELO Client, der „ELO Integration Client“, direkt in zahlreiche Fact Boxen und / oder Page Parts von Microsoft Dynamics Business Central™ eingebunden. Hierdurch kann direkt in Microsoft Dynamics Business Central™ mit dem ELO DMS/ECM gearbeitet werden. Dateien und Dokumente können per Drag & Drop archiviert werden.
Mit dem „KUMAconnect Output Link“ werden zudem in Microsoft Dynamics Business Central™ erzeugte Dokumente, z.B. Auftragsbestätigungen, Rechnungen, etc. direkt ohne weiteres Zutun im ELO DMS/ECM archiviert werden. Alle Dateien und Dokumente werden automatisch mit entsprechenden Metadaten versehen. Zu einem Geschäftsprozess oder eines Vorgangs in Microsoft Dynamics Business Central™ werden diese dann durch den Integration Client direkt in der Ablagestruktur in ELO angezeigt.
Die App kommuniziert mit einem ELO DMS/ECM System mittels moderner Webdienste. Hierfür wird auch eine KUMAconnect APP im ELO DMS/ECM installiert, damit die beiden Systeme direkt miteinander kommunizieren können.
Zudem werden Standard-Templates mit angeboten, die eine komplette Konfiguration des Integration Clients, der ausgehenden Dokumente, der Metadaten und der Archivstruktur inkl. Referenzstruktur beinhalten. Ein Berechtigungskonzept runden die Templates ab. Der Funktionsumfang und die Bedienung des ELO Integrationsclients ist unter dem Link erreichbar.
Einrichtungen für ELO werden in der ELO Admin-Console eingerichtet. Hier werden die Metadaten definiert, die Ablagepfade und Referenzpfade. Wenden Sie sich hierzu bitten an Ihren ELO Partner.
Einrichtung#
DMS Allgemeine Einrichtung#
Bevor der Integration Client in der Fact Box oder im Page Part angezeigt wird, benötigt die App folgende Einstellungen, um mit der ELO Archiv kommunizieren zu können. Diese Einstellung wird zunächst in der Page „DMS Allgemeine Einrichtung“ getätigt.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| ELO Rest API URI | Hier wird die URI der REST-API des angebundenen ELO Systems hinterlegt. Die Rest-API wird verwendet, um Dokumente im Hintergrund im ELO zu archivieren. Beispiel: http<s>://<<server>>:<<Port>/rest-<<Archivname>>/ |
| ELO Benutzername | Name des ELO Service-Users, über dem die Rest-API kommunizieren darf. |
| ELO Passwort | Passwort für den ELO Service-User |
| KUMAconnect Fact Box aktiviert | Dieser Schalter aktiviert bzw. deaktiviert die KUMAconnect Schnittstelle. Ist er aktiv, wird der Integration Client in den Fact Boxes bzw. den Page Parts angezeigt. |
| Anzeige des Clients in Listen | Der Integration Client kann auch in vielen Listpages mit angezeigt werden. Hier ist jedoch zu beachten, dass das Blättern innerhalb der Liste etwas verzögert sein kann, wenn der Integration Client in den Listpages aktiv ist. Das kann über diesen Schalter pauschal abgeschaltet werden |
| Single Sign On verwenden | Mit diesem Schalter werden die Windows Credentials beim Aufruf des Integration Client mit an ELO für die automatische Anmeldung übergeben. |
| ELO Integration Client URI | Hier wird die Basis URI des ELO Integration Clients hinterlegt. Beispiel: http<s>://<SERVER>:<PORT>/ix-<ARCHIV>/plugin/de.elo.ix.plugin.proxy/wf/apps/app/elo.integration.Client/ |
| Authentifizierung mit oAuth2 | Die Anmeldung an ELO kann auch via OAuth erfolgen, das kann hier aktiviert werden. |
| ELO oAuth2 URI | Hier wird URI der OAuth Autorisierungsstelle hinterlegt. Beispiel: login.microsoft.com/common/oauth2/v2.0/authorize? |
| Fact Box Höhe | Welche Höhe soll die Fact Box in allen Pages bzw. Page Parts erhalten? Default: 500px Info: die Breite kann nicht konfiguriert werden. |
| KUMAconnect Archivierung der Ausgangsbelege aktiviert | Hier wird generell aktiviert, ob auch in Business Central erzeugte Dokumente an das ELO DMS/ECM übergeben werden sollen. Welche Dokumente das sind wird in der folgenden „Dokumenten Einrichtung“ eingestellt. |
Hinweis
Sollten Sie KUMAVISION medTech365 im Einsatz haben, so haben Sie an dieser Stelle weitere Einrichtungsmöglichkeiten und Funktionen zur Verfügung. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier.
Benutzer Einrichtung#
BenutzerInnen die, die KUMAconnect nutzen sollen, müssen in der „Benutzer Einrichtung“ ein ELO Profil zugeordnet bekommen. Das Profil wird in dem ELO Archiv konfiguriert. Hier kann beispielweise konfiguriert werden, dass der ELO Webclient und nicht der ELO Vollclient bei der Funktion „In ELO öffnen“ aufgerufen wird. Oder aber, dass die Funktion „Edit in Office“ dem User zur Verfügung steht. Öffnen Sie also die „Benutzer Einrichtung“ in Microsoft Dynamics Business Central™ und gehen Sie auf die Zeile des entsprechenden Benutzers. Ist der/die BenutzerIn in dieser Einrichtung noch nicht vorhanden, so kann er/sie einfach hinzugefügt werden.
In der Spalte „ELO Profil“ (häufig ganz rechts in der Tabelle) können Sie dann das entsprechende Benutzerprofil auswählen. Ist in der Zelle kein „ELO Profil“ eingetragen, kann diese/r BenutzerIn KUMAconnect nicht nutzen, der Integrationsclient wird nicht angezeigt.
Hinweis
Falls die Spalte „ELO Profil“ nicht angezeigt wird ist die Allgemeine Einrichtung noch nicht fertig eingerichtet.
Dokumenten Einrichtung#
Über die Dokumenten Einrichtung kann gesteuert werden, bei welchem Ereignis das Ausgangsdokument im Hintergrund ins ELO-Archiv hochgeladen werden soll. Die Ereignisse werden berücksichtigt, wenn in der "DMS Allgemeine Einrichtung" das Archivieren der Ausgangsdokumente aktiviert ist.
| Gültigkeitsbereich | Hier kann der Fachbereich eingestellt werden. Abhängig vom Fachbereich können andere Ausgangsdokumente konfiguriert werden. Mögliche Gültigkeitsbereiche: • Lager • Einkauf • Verkauf • Service • Mahnung |
| Tabelle mit Datensätzen | Ein Datensatz steht in Verbindung mit einem Ausgangsdokument. Pro Ausgangsdokument kann über das Feld „Archivierung bei Ereignis“ gesteuert werden, wann und ob es archiviert werden soll. Mögliche Werte sind: • nicht archivieren • Verarbeitung außerhalb von KUMAconnect (Nur relevant für spezielle Branchenlösungen) • beim Drucken • beim E-Mail Versand • beim Drucken oder E-Mail Versand • bei der Freigabe • beim Buchen |
Folgende Ausgangsdokumente sind konfigurierbar:
| Bereich | Tabellen ID | Tabellenname | Dokumenttyp |
|---|---|---|---|
| Verkauf | 36 | Verkaufskopf | Angebot |
| Verkauf | 36 | Verkaufskopf | Auftrag |
| Verkauf | 36 | Verkaufskopf | Rechnung |
| Verkauf | 36 | Verkaufskopf | Gutschrift |
| Verkauf | 36 | Verkaufskopf | Rahmenauftrag |
| Verkauf | 36 | Verkaufskopf | Reklamation |
| Verkauf | 36 | Verkaufskopf | Rechnungsentwurf |
| Verkauf | 36 | Verkaufskopf | Proforma-Rechnung |
| Verkauf | 110 | Verkaufslieferkopf | Ausgang |
| Verkauf | 112 | Verkaufsrechnungskopf | Rechnung |
| Verkauf | 114 | Verkaufsgutschriftskopf | Gutschrift |
| Verkauf | 6660 | Rücksendungskopf | Rücksendung |
| Einkauf | 38 | Einkaufskopf | Anfrage |
| Einkauf | 38 | Einkaufskopf | Bestellung |
| Einkauf | 38 | Einkaufskopf | Rechnung |
| Einkauf | 38 | Einkaufskopf | Gutschrift |
| Einkauf | 38 | Einkaufskopf | Rahmenbestellung |
| Einkauf | 38 | Einkaufskopf | Reklamation |
| Einkauf | 120 | Einkaufslieferkopf | Eingang |
| Einkauf | 122 | Einkaufsrechnungskopf | Rechnung |
| Einkauf | 124 | Einkaufsgutschriftskopf | Gutschrift |
| Einkauf | 6650 | Rücklieferkopf | Rücklieferung |
| Service | 5900 | Servicekopf | Angebot |
| Service | 5900 | Servicekopf | Bestellung |
| Service | 5900 | Servicekopf | Rechnung |
| Service | 5900 | Servicekopf | Gutschrift |
| Service | 5900 | Servicekopf | Ausgang |
| Service | 5965 | Servicevertragskopf | Vertragsangebot |
| Service | 5965 | Servicevertragskopf | Vertrag |
| Service | 5992 | Servicerechnungskopf | Rechnung |
| Service | 5994 | Servicegutschriftskopf | Gutschrift |
| Lager | 7316 | Wareneingangskopf | Wareneingang |
| Lager | 7318 | Geb. Wareneingangskopf | Gebuchter Wareneingang |
| Lager | 7320 | Warenausgangskopf | Lieferung |
| Lager | 7322 | Geb. Warenausgangskopf | Gebuchte Lieferung |
| Mahnung | 295 | Mahnungskopf | Mahnung |
| Mahnung | 297 | Registrierter Mahnungskopf | Mahnung |
Integration Client Aktivierung#
In dieser Einrichtung können Sie auswählen ob der ELO Integration Client in der Fact Box oder im Pagebereich oder gar nicht auf dieser Page angezeigt werden soll.
Hinweis
In Pages vom Typ Liste kann der ELO Integration Client nur als Fact Box dargestellt werden.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Seiten ID | ID der Page, auf der der ELO Integration Client eingebettet werden soll |
| Seiten Name | Name der Page, auf dem der ELO Integration Client eingebettet werden soll |
| Aktiviert | Folgende Auswahlen stehen zur Verfügung: • Deaktiviert • Factbox • Page Party • Factbox und Page Part |
Auf folgenden Pages ist der Integration Client aktivierbar:
| Seiten ID | Seiten Name |
|---|---|
| 20 | Sachposten |
| 21 | Debitorenkarte |
| 26 | Kreditorenkarte |
| 30 | Artikelkarte |
| 39 | Fibu Buch.-Blätter |
| 41 | Verkaufsangebot |
| 42 | Verkaufsauftrag |
| 43 | Verkaufsrechnung |
| 44 | Verkaufsgutschrift |
| 49 | Einkaufsanfrage |
| 50 | Einkaufsbestellung |
| 51 | Einkaufsrechnung |
| 52 | Einkaufsgutschrift |
| 88 | Projektkarte |
| 130 | Geb. Verkaufslieferung |
| 132 | Geb. Verkaufsrechnung |
| 134 | Geb. Verkaufsgutschrift |
| 136 | Geb. Einkaufslieferung |
| 138 | Geb. Einkaufsrechnung |
| 140 | Geb. Einkaufsgutschrift |
| 254 | Einkaufs Buch.-Blätter |
| 434 | Mahnung |
| 438 | Registrierte Mahnungen |
| 507 | Rahmenauftrag |
| 509 | Rahmenbestellung |
| 1171 | Benutzeraufgabe |
| 5050 | Kontaktkarte |
| 5159 | Verkaufsauftragsarchiv |
| 5162 | Verkaufsangebotsarchiv |
| 5164 | Einkaufsanfragenarchiv |
| 5167 | Einkaufsbestellungsarchiv |
| 5600 | Anlagenkarte |
| 5768 | Wareneingang |
| 5900 | Serviceauftrag |
| 5933 | Servicerechnung |
| 5935 | Servicegutschrift |
| 5964 | Serviceangebot |
| 5972 | Gebuchte Servicegutschrift |
| 5975 | Gebuchte Servicelieferung |
| 5978 | Gebuchte Servicerechnung |
| 6050 | Servicevertrag |
| 6053 | Servicevertragsangebot |
| 6620 | Rahmenauftragsarchiv |
| 6623 | Rahmenbestellungsarchiv |
| 6630 | Verkaufsreklamation |
| 6640 | Einkaufsreklamation |
| 6650 | Gebuchte Rücklieferung |
| 6660 | Gebuchte Rücksendung |
| 7330 | Gebuchter Wareneingang |
| 7335 | Warenausgang |
| 7337 | Gebuchter Warenausgang |
Hinweis
Sollten Sie KUMAVISION medTech365 im Einsatz haben, so haben Sie stehen Ihnen weitere Einrichtungsmöglichkeiten und Funktionen zur Verfügung. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier.
Dokumenten Puffer#
Wenn es bei der Übertragung von in Microsoft Dynamics Business Central™ erzeugten Belegen zu einem Fehler kommt, wird dieser Beleg in der Tabelle „Dokumenten Puffer“ zwischengespeichert.
Mögliche Ursachen sind, dass das ELO System nicht erreichbar ist, z. B. gewartet wird, oder aber ein Fehler in der Konfiguration der Archivstruktur in ELO vorliegt. Falls der Übertragungsevent „bei Freigabe“ für ein Dokument genutzt wird, wird dieses Dokument grundsätzlich in dieser Tabelle zwischengespeichert. Hintergrund ist ein Sperrverhalten von Microsoft Dynamics Business Central™.
Im Normalfall sollte die Tabelle leer sein. Ist dies nicht der Fall, ist ggf. der Hintergrundjob nicht aktiviert worden, der die Abarbeitung vollzieht. Diese Tabelle wird gefüllt, wenn es bei der Übertragung der Ausgangsdokumente zum ELO einen Fehler oder eine Sperre gab.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Mode | Art des Datensatzes |
| Nr. | fortlaufende Nummer |
| Anzahl Fehler | Anzahl der Versuche das fehlerhafte Dokument mittels der Aufgabenwarteschlange erneut an ELO zu senden. Falls hier grundsätzlich eine 1 stehen sollte ist wahrscheinlich die Aufgabewarteschlange hierfür nicht eingerichtet. (Siehe Einrichtung Hintergrundjob) |
| Letzter Fehler | welcher Fehler ist bei der letzten Übertragung aufgetreten. Hier können beispielsweise folgende Meldungen stehen: • getArchivingSubFolder … „es fehlt die ELO-Ablagestruktur in der ELO Software“ • preparePrintout … „Datensatz für die Struktur konnte per ODATA nicht ermittelt werden“ • kein Dokument Service gefunden … „Für die Usage wurde kein Dokument im Dokumentenservice in ELO KUMAconnect definiert“ |
| Tabellen-ID | Übertragung kam aus der Tabelle |
| Datensatz-ID | Übertragung wurde für den Datensatz mit der ID getätigt |
| Seiten-ID | Übertragung kam aus der Page mit der ID. |
| Parameter-String | Welche weiteren Parameter wurden bei der Übertragung verwendet, um die Archivierung in ELO zu ermöglichen. Beispiel: {"tenant":"kumaconnectqs","company":"CRONUS AG", “systemId":"Warehouse Shipment Header:{B95B9BD8-33FD-EC11-9949-9087C1D55CB9}", "objectId":"Table Warehouse Shipment Header", "referenceId":"Page 7335", "usage":"KVSDMS Whse. Shipment", "keys":{"No":"AUSG000005"}} |
Einrichten Hintergrundjob für den Dokumenten Puffer#
Der einzurichtende Hintergrundjob über die Aufgabenwarteschlangenposten überwacht den DMS Dokumenten Puffer. Sind hier Einträge vorhanden und führt der Hintergrundjob eine erneute Verarbeitung durch.
Folgende Einstellungen müssen bei dem neuen Job eingetragen werden:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Art des auszuführenden Objekts | Bitte Codeunit auswählen |
| ID des auszuführenden Objekts | Bitte hier die Codeunit mit der Nummer 5593405 auswählen |
| Beschriftung des auszuführenden Objekts | KVSDMSSendFaultedDocuments |
| Beschreibung | Hier kann eine freie Beschreibung eingetragen werden |
| … weitere Felder | Weitere Felder sind in der Hilfe von Microsoft Dynamics Business Central™ Onlinehilfe (F1) beschrieben |