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KUMAconnect#

Allgemein#

Mit den APPs „KUMAconnect ELO4BC" und „KUMAconnect Output Link“ haben Sie eine Integrations-Schnittstelle, die das DMS/ECM von ELO Digital Office GmbH (professional und enterprise) direkt mit Microsoft Dynamics Business Central™ verbindet.

Dazu wird ein ELO Client, der „ELO Integration Client“, direkt in zahlreiche Fact Boxen und / oder Page Parts von Microsoft Dynamics Business Central™ eingebunden. Hierdurch kann direkt in Microsoft Dynamics Business Central™ mit dem ELO DMS/ECM gearbeitet werden. Dateien und Dokumente können per Drag & Drop archiviert werden.

Mit dem „KUMAconnect Output Link“ werden zudem in Microsoft Dynamics Business Central™ erzeugte Dokumente, z.B. Auftragsbestätigungen, Rechnungen, etc. direkt ohne weiteres Zutun im ELO DMS/ECM archiviert werden. Alle Dateien und Dokumente werden automatisch mit entsprechenden Metadaten versehen. Zu einem Geschäftsprozess oder eines Vorgangs in Microsoft Dynamics Business Central™ werden diese dann durch den Integration Client direkt in der Ablagestruktur in ELO angezeigt.

Die App kommuniziert mit einem ELO DMS/ECM System mittels moderner Webdienste. Hierfür wird auch eine KUMAconnect APP im ELO DMS/ECM installiert, damit die beiden Systeme direkt miteinander kommunizieren können.

Zudem werden Standard-Templates mit angeboten, die eine komplette Konfiguration des Integration Clients, der ausgehenden Dokumente, der Metadaten und der Archivstruktur inkl. Referenzstruktur beinhalten. Ein Berechtigungskonzept runden die Templates ab. Der Funktionsumfang und die Bedienung des ELO Integrationsclients ist unter dem Link erreichbar.

Einrichtungen für ELO werden in der ELO Admin-Console eingerichtet. Hier werden die Metadaten definiert, die Ablagepfade und Referenzpfade. Wenden Sie sich hierzu bitten an Ihren ELO Partner.  

Einrichtung#

DMS Allgemeine Einrichtung#

Bevor der Integration Client in der Fact Box oder im Page Part angezeigt wird, benötigt die App folgende Einstellungen, um mit der ELO Archiv kommunizieren zu können. Diese Einstellung wird zunächst in der Page „DMS Allgemeine Einrichtung“ getätigt.

Feld Beschreibung
ELO Rest API URI Hier wird die URI der REST-API des angebundenen ELO Systems hinterlegt. Die Rest-API wird verwendet, um Dokumente im Hintergrund im ELO zu archivieren.

Beispiel:
http<s>://<<server>>:<<Port>/rest-<<Archivname>>/
ELO Benutzername Name des ELO Service-Users, über dem die Rest-API kommunizieren darf.
ELO Passwort Passwort für den ELO Service-User
KUMAconnect Fact Box aktiviert Dieser Schalter aktiviert bzw. deaktiviert die KUMAconnect Schnittstelle. Ist er aktiv, wird der Integration Client in den Fact Boxes bzw. den Page Parts angezeigt.
Anzeige des Clients in Listen Der Integration Client kann auch in vielen Listpages mit angezeigt werden.

Hier ist jedoch zu beachten, dass das Blättern innerhalb der Liste etwas verzögert sein kann, wenn der Integration Client in den Listpages aktiv ist.

Das kann über diesen Schalter pauschal abgeschaltet werden
Single Sign On verwenden Mit diesem Schalter werden die Windows Credentials beim Aufruf des Integration Client mit an ELO für die automatische Anmeldung übergeben.
ELO Integration Client URI Hier wird die Basis URI des ELO Integration Clients hinterlegt.

Beispiel:
http<s>://<SERVER>:<PORT>/ix-<ARCHIV>/plugin/de.elo.ix.plugin.proxy/wf/apps/app/elo.integration.Client/
Authentifizierung mit oAuth2 Die Anmeldung an ELO kann auch via OAuth erfolgen, das kann hier aktiviert werden.
ELO oAuth2 URI Hier wird URI der OAuth Autorisierungsstelle hinterlegt.

Beispiel:
login.microsoft.com/common/oauth2/v2.0/authorize?
Fact Box Höhe Welche Höhe soll die Fact Box in allen Pages bzw. Page Parts erhalten?

Default: 500px

Info:
die Breite kann nicht konfiguriert werden.
KUMAconnect Archivierung der Ausgangsbelege aktiviert Hier wird generell aktiviert, ob auch in Business Central erzeugte Dokumente an das ELO DMS/ECM übergeben werden sollen. Welche Dokumente das sind wird in der folgenden „Dokumenten Einrichtung“ eingestellt.

Benutzer Einrichtung#

BenutzerInnen die, die KUMAconnect nutzen sollen, müssen in der „Benutzer Einrichtung“ ein ELO Profil zugeordnet bekommen. Das Profil wird in dem ELO Archiv konfiguriert. Hier kann beispielweise konfiguriert werden, dass der ELO Webclient und nicht der ELO Vollclient bei der Funktion „In ELO öffnen“ aufgerufen wird. Oder aber, dass die Funktion „Edit in Office“ dem User zur Verfügung steht. Öffnen Sie also die „Benutzer Einrichtung“ in Microsoft Dynamics Business Central™ und gehen Sie auf die Zeile des entsprechenden Benutzers. Ist der/die BenutzerIn in dieser Einrichtung noch nicht vorhanden, so kann er/sie einfach hinzugefügt werden.

In der Spalte „ELO Profil“ (häufig ganz rechts in der Tabelle) können Sie dann das ensptechende Benutzerprofil auswählen. Ist in der Zelle kein „ELO Profil“ eingetragen, kann diese/r BenutzerIn KUMAconnect nicht nutzen, der Integrationsclient wird nicht angezeigt.

Hinweis

Falls die Spalte „ELO Profil“ nicht angezeigt wird ist die Allgemeine Einrichtung noch nicht fertig eingerichtet.

Dokumenten Einrichtung#

Über die Dokumenten Einrichtung kann gesteuert werden, bei welchem Ereignis das Ausgangsdokument im Hintergrund ins ELO-Archiv hochgeladen werden soll. Die Ereignisse werden berücksichtigt, wenn in der "DMS Allgemeine Einrichtung" das Archivieren der Ausgangsdokumente aktiviert ist.

Gültigkeitsbereich Hier kann der Fachbereich eingestellt werden. Abhängig vom Fachbereich können andere Ausgangsdokumente konfiguriert werden.

Mögliche Gültigkeitsbereiche:
• Lager
• Einkauf
• Verkauf
• Service
• Mahnung
Tabelle mit Datensätzen Ein Datensatz steht in Verbindung mit einem Ausgangsdokument.

Pro Ausgangsdokument kann über das Feld „Archivierung bei Ereignis“ gesteuert werden, wann und ob es archiviert werden soll.

Mögliche Werte sind:

• nicht archivieren
• Verarbeitung außerhalb von KUMAconnect
(Nur relevant für spezielle Branchenlösungen)
• beim Drucken
• beim E-Mail Versand
• beim Drucken oder E-Mail Versand
• bei der Freigabe
• beim Buchen

Folgende Ausgangsdokumente sind konfigurierbar:

Bereich Tabellen ID Tabellenname Dokumenttyp
Verkauf 36 Verkaufskopf Angebot
Verkauf 36 Verkaufskopf Auftrag
Verkauf 36 Verkaufskopf Rechnung
Verkauf 36 Verkaufskopf Gutschrift
Verkauf 36 Verkaufskopf Rahmenauftrag
Verkauf 36 Verkaufskopf Reklamation
Verkauf 36 Verkaufskopf Rechnungsentwurf
Verkauf 36 Verkaufskopf Proforma-Rechnung
Verkauf 110 Verkaufslieferkopf Ausgang
Verkauf 112 Verkaufsrechnungskopf Rechnung
Verkauf 114 Verkaufsgutschriftskopf Gutschrift
Verkauf 6660 Rücksendungskopf Rücksendung
Einkauf 38 Einkaufskopf Anfrage
Einkauf 38 Einkaufskopf Bestellung
Einkauf 38 Einkaufskopf Rechnung
Einkauf 38 Einkaufskopf Gutschrift
Einkauf 38 Einkaufskopf Rahmenbestellung
Einkauf 38 Einkaufskopf Reklamation
Einkauf 120 Einkaufslieferkopf Eingang
Einkauf 122 Einkaufsrechnungskopf Rechnung
Einkauf 124 Einkaufsgutschriftskopf Gutschrift
Einkauf 6650 Rücklieferkopf Rücklieferung
Service 5900 Servicekopf Angebot
Service 5900 Servicekopf Bestellung
Service 5900 Servicekopf Rechnung
Service 5900 Servicekopf Gutschrift
Service 5900 Servicekopf Ausgang
Service 5965 Servicevertragskopf Vertragsangebot
Service 5965 Servicevertragskopf Vertrag
Service 5992 Servicerechnungskopf Rechnung
Service 5994 Servicegutschriftskopf Gutschrift
Lager 7316 Wareneingangskopf Wareneingang
Lager 7318 Geb. Wareneingangskopf Gebuchter Wareneingang
Lager 7320 Warenausgangskopf Lieferung
Lager 7322 Geb. Warenausgangskopf Gebuchte Lieferung
Mahnung 295 Mahnungskopf Mahnung
Mahnung 297 Registrierter Mahnungskopf Mahnung

Integration Client Aktivierung#

In dieser Einrichtung können Sie auswählen ob der ELO Integration Client in der Fact Box oder im Pagebereich oder gar nicht auf dieser Page angezeigt werden soll.

Hinweis

In Pages vom Typ Liste kann der ELO Integration Client nur als Fact Box dargestellt werden.

Feld Beschreibung
Seiten ID ID der Page, auf der der ELO Integration Client eingebettet werden soll
Seiten Name Name der Page, auf dem der ELO Integration Client eingebettet werden soll
Aktiviert Folgende Auswahlen stehen zur Verfügung:
• Deaktiviert
• Factbox
• Page Party
• Factbox und Page Part

Auf folgenden Pages ist der Integration Client aktivierbar:

Seiten ID Seiten Name
20 Sachposten
21 Debitorenkarte
26 Kreditorenkarte
30 Artikelkarte
39 Fibu Buch.-Blätter
41 Verkaufsangebot
42 Verkaufsauftrag
43 Verkaufsrechnung
44 Verkaufsgutschrift
49 Einkaufsanfrage
50 Einkaufsbestellung
51 Einkaufsrechnung
52 Einkaufsgutschrift
88 Projektkarte
130 Geb. Verkaufslieferung
132 Geb. Verkaufsrechnung
134 Geb. Verkaufsgutschrift
136 Geb. Einkaufslieferung
138 Geb. Einkaufsrechnung
140 Geb. Einkaufsgutschrift
254 Einkaufs Buch.-Blätter
434 Mahnung
438 Registrierte Mahnungen
507 Rahmenauftrag
509 Rahmenbestellung
1171 Benutzeraufgabe
5050 Kontaktkarte
5159 Verkaufsauftragsarchiv
5162 Verkaufsangebotsarchiv
5164 Einkaufsanfragenarchiv
5167 Einkaufsbestellungsarchiv
5600 Anlagenkarte
5768 Wareneingang
5900 Serviceauftrag
5933 Servicerechnung
5935 Servicegutschrift
5964 Serviceangebot
5972 Gebuchte Servicegutschrift
5975 Gebuchte Servicelieferung
5978 Gebuchte Servicerechnung
6050 Servicevertrag
6053 Servicevertragsangebot
6620 Rahmenauftragsarchiv
6623 Rahmenbestellungsarchiv
6630 Verkaufsreklamation
6640 Einkaufsreklamation
6650 Gebuchte Rücklieferung
6660 Gebuchte Rücksendung
7330 Gebuchter Wareneingang
7335 Warenausgang
7337 Gebuchter Warenausgang

Dokumenten Puffer#

Wenn es bei der Übertragung von in Microsoft Dynamics Business Central™ erzeugten Belegen zu einem Fehler kommt, wird dieser Beleg in der Tabelle „Dokumenten Puffer“ zwischengespeichert.

Mögliche Ursachen sind, dass das ELO System nicht erreichbar ist, z. B. gewartet wird, oder aber ein Fehler in der Konfiguration der Archivstruktur in ELO vorliegt. Falls der Übertragungsevent „bei Freigabe“ für ein Dokument genutzt wird, wird dieses Dokument grundsätzlich in dieser Tabelle zwischengespeichert. Hintergrund ist ein Sperrverhalten von Microsoft Dynamics Business Central™.

Im Normalfall sollte die Tabelle leer sein. Ist dies nicht der Fall, ist ggf. der Hintergrundjob nicht aktiviert worden, der die Abarbeitung vollzieht. Diese Tabelle wird gefüllt, wenn es bei der Übertragung der Ausgangsdokumente zum ELO einen Fehler oder eine Sperre gab.

Feld Beschreibung
Mode Art des Datensatzes
Nr. fortlaufende Nummer
Anzahl Fehler Anzahl der Versuche das fehlerhafte Dokument mittels der Aufgabenwarteschlange erneut an ELO zu senden.
Falls hier grundsätzlich eine 1 stehen sollte ist wahrscheinlich die Aufgabewarteschlange hierfür nicht eingerichtet. (Siehe Einrichtung Hintergrundjob)
Letzter Fehler welcher Fehler ist bei der letzten Übertragung aufgetreten. Hier können beispielsweise folgende Meldungen stehen:

• getArchivingSubFolder …
„es fehlt die ELO-Ablagestruktur in der ELO Software“
• preparePrintout …
„Datensatz für die Struktur konnte per ODATA nicht ermittelt werden“
• kein Dokument Service gefunden …
„Für die Usage wurde kein Dokument im Dokumentenservice in ELO KUMAconnect definiert“
Tabellen-ID Übertragung kam aus der Tabelle
Datensatz-ID Übertragung wurde für den Datensatz mit der ID getätigt
Seiten-ID Übertragung kam aus der Page mit der ID.
Parameter-String Welche weiteren Parameter wurden bei der Übertragung verwendet, um die Archivierung in ELO zu ermöglichen.

Beispiel:
{"tenant":"kumaconnectqs","company":"CRONUS AG", “systemId":"Warehouse Shipment Header:{B95B9BD8-33FD-EC11-9949-9087C1D55CB9}", "objectId":"Table Warehouse Shipment Header", "referenceId":"Page 7335", "usage":"KVSDMS Whse. Shipment", "keys":{"No":"AUSG000005"}}

Einrichten Hintergrundjob für den Dokumenten Puffer#

Der einzurichtende Hintergrundjob über die Aufgabenwarteschlangenposten überwacht den DMS Dokumenten Puffer. Sind hier Einträge vorhanden und führt der Hintergrundjob eine erneute Verarbeitung durch.

Folgende Einstellungen müssen bei dem neuen Job eingetragen werden:

Feld Beschreibung
Art des auszuführenden Objekts Bitte Codeunit auswählen
ID des auszuführenden Objekts Bitte hier die Codeunit mit der Nummer 5593405 auswählen
Beschriftung des auszuführenden Objekts KVSDMSSendFaultedDocuments
Beschreibung Hier kann eine freie Beschreibung eingetragen werden
… weitere Felder Weitere Felder sind in der Hilfe von Microsoft Dynamics Business Central™ Onlinehilfe (F1) beschrieben