KUMAconnect#

Allgemein#

Mit den APPs „KUMAconnect" und „KUMAconnect Output Link“ haben Sie eine Integrations-Schnittstelle, die das DMS/ECM von ELO Digital Office GmbH (professional und enterprise) direkt mit Microsoft Dynamics 365 Business Central verbindet.

Dazu wird ein ELO Client, der „ELO Integration Client“, direkt in zahlreiche Fact Boxen und / oder Page Parts von Microsoft Dynamics 365 Business Central eingebunden. Hierdurch kann direkt in Microsoft Dynamics 365 Business Central mit dem ELO DMS/ECM gearbeitet werden. Dateien und Dokumente können per Drag & Drop archiviert werden.

Mit dem „KUMAconnect Output Link“ werden zudem in Microsoft Dynamics 365 Business Central erzeugte Dokumente, z.B. Auftragsbestätigungen, Rechnungen, etc. direkt ohne weiteres Zutun im ELO DMS/ECM archiviert werden. Alle Dateien und Dokumente werden automatisch mit entsprechenden Metadaten versehen. Zu einem Geschäftsprozess oder eines Vorgangs in Microsoft Dynamics 365 Business Central werden diese dann durch den Integration Client direkt in der Ablagestruktur in ELO angezeigt.

Die App kommuniziert mit einem ELO DMS/ECM System mittels moderner Webdienste. Hierfür wird auch eine KUMAconnect APP im ELO DMS/ECM installiert, damit die beiden Systeme direkt miteinander kommunizieren können.

Zudem werden Standard-Templates mit angeboten, die eine komplette Konfiguration des Integration Clients, der ausgehenden Dokumente, der Metadaten und der Archivstruktur inkl. Referenzstruktur beinhalten. Ein Berechtigungskonzept runden die Templates ab. Der Funktionsumfang und die Bedienung des ELO Integrationsclients ist unter dem Link erreichbar.

Einrichtungen für ELO werden in der ELO Admin-Console eingerichtet. Hier werden die Metadaten definiert, die Ablagepfade und Referenzpfade. Wenden Sie sich hierzu bitten an Ihren ELO Partner.

Einrichtung#

DMS Einrichtung#

Bevor der Integration Client in der Fact Box oder im Page Part angezeigt wird, benötigt die App folgende Einstellungen, um mit der ELO Archiv kommunizieren zu können. Diese Einstellung wird zunächst in der Page „DMS Allgemeine Einrichtung“ getätigt.

Benutzer Einrichtung#

BenutzerInnen die, die KUMAconnect nutzen sollen, müssen in der „Benutzer Einrichtung“ ein ELO Profil zugeordnet bekommen. Das Profil wird in dem ELO Archiv konfiguriert. Hier kann beispielweise konfiguriert werden, dass der ELO Webclient und nicht der ELO Vollclient bei der Funktion „In ELO öffnen“ aufgerufen wird. Oder aber, dass die Funktion „Edit in Office“ dem User zur Verfügung steht. Öffnen Sie also die „Benutzer Einrichtung“ in Microsoft Dynamics 365 Business Central und gehen Sie auf die Zeile des entsprechenden Benutzers. Ist der/die BenutzerIn in dieser Einrichtung noch nicht vorhanden, so kann er/sie einfach hinzugefügt werden.

In der Spalte „ELO Profil“ (häufig ganz rechts in der Tabelle) können Sie dann das entsprechende Benutzerprofil auswählen. Ist in der Zelle kein „ELO Profil“ eingetragen, kann diese/r BenutzerIn KUMAconnect nicht nutzen, der Integrationsclient wird nicht angezeigt.

DMS Dokumenten Einrichtung#

Die DMS Dokumenten Einrichtung können Sie über den Aufruf "Konfiguration der Berichts-Archivierung" im Menüband der DMS Einrichtung öffnen. Über die "DMS Dokumenten Einrichtung" kann gesteuert werden, bei welchem Ereignis das Ausgangsdokument im Hintergrund ins ELO-Archiv hochgeladen werden soll. Die Ereignisse werden berücksichtigt, wenn in der "DMS Allgemeine Einrichtung" das Archivieren der Ausgangsdokumente aktiviert ist.

Folgende Ausgangsdokumente sind konfigurierbar:

DMS Berichtseinrichtung#

Die "DMS Berichtseinrichtung" können Sie über den Aufruf "Konfigurieren Berichtsarchivierung" im Menüband der DMS Einrichtung öffnen. Über die DMS Berichtseinrichtung kann gesteuert werden, bei welchem Ereignis ein Bericht im Hintergrund ins ELO-Archiv hochgeladen werden soll. Die Ereignisse werden berücksichtigt, wenn in der "DMS Einrichtung" die Schalter "Ausgangsbelege archivieren" und "Verwendung der Berichts ID zur Identifizierung von Dokumenten in ELO" aktiviert sind.

Nach der Installation der App sind bereits alle von KUMAconnect standardmäßig unterstützten Berichte vorkonfiguriert. Weitere Berichte können individuell ergänzt werden. Dabei ist zu beachten, dass diese ELO-seitig ebenfalls konfiguriert werden müssen.

Integration Client Aktivierung#

In dieser Einrichtung können Sie auswählen ob der ELO Integration Client in der Fact Box oder im Pagebereich oder gar nicht auf dieser Page angezeigt werden soll.

Auf folgenden Pages ist der Integration Client aktivierbar:

Dokumenten Puffer#

Wenn es bei der Übertragung von in Microsoft Dynamics 365 Business Central erzeugten Belegen zu einem Fehler kommt, wird dieser Beleg in der Tabelle „Dokumenten Puffer“ zwischengespeichert.

Mögliche Ursachen sind, dass das ELO System nicht erreichbar ist, z. B. gewartet wird, oder aber ein Fehler in der Konfiguration der Archivstruktur in ELO vorliegt. Falls der Übertragungsevent „bei Freigabe“ für ein Dokument genutzt wird, wird dieses Dokument grundsätzlich in dieser Tabelle zwischengespeichert. Hintergrund ist ein Sperrverhalten von Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Im Normalfall sollte die Tabelle leer sein. Ist dies nicht der Fall, ist ggf. der Hintergrundjob nicht aktiviert worden, der die Abarbeitung vollzieht. Diese Tabelle wird gefüllt, wenn es bei der Übertragung der Ausgangsdokumente zum ELO einen Fehler oder eine Sperre gab.

Einrichten Hintergrundjob für den Dokumenten Puffer#

Der einzurichtende Hintergrundjob über die Aufgabenwarteschlangenposten überwacht den DMS Dokumenten Puffer. Sind hier Einträge vorhanden und führt der Hintergrundjob eine erneute Verarbeitung durch.

Folgende Einstellungen müssen bei dem neuen Job eingetragen werden: