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Projekteinrichtung#

Allgemein#

Projekte in Microsoft Dynamics BC™ sind dynamische, sich über einen längeren Zeitraum erstreckende Geschäftsvorgänge. Diese können mit Hilfe von Aktivitäten und Budgets detailliert geplant, gesteuert und fakturiert werden.

Sie können für einzelne Projekte den Einsatz von Arbeitsstunden, Maschinenlaufzeiten und Material nachvollziehen. Verwaltet wird dies über Projektstrukturpläne, über die die Aufwendungen und Erträge verwaltet werden.

Die Entwicklung eines Projekts kann so bis ins kleinste Detail nachvollzogen werden. Zudem haben Sie die Möglichkeit, Arbeitspakete in einzelne Aufgaben zu unterteilen und gezielt an Bearbeiter weiter zu geben.

Außerdem werden mit Hilfe der integrierten Fakturierung im Verkauf sowie im Einkauf alle dazugehörigen Einnahmen und Ausgaben aufgezeichnet.

In den nachfolgenden Abschnitten werden Ihnen folgenden Schwerpunkte vermittelt:

  • Grundprinzipien des Projektmoduls (dynamische Form des Verkaufs, detaillierte Steuerung aller Formen des Verbrauchs und des Verkaufs).
  • Einsatzmöglichkeiten von Personal, Ressourcen und Artikeln. Dabei werden sowohl die eingerichteten Kapazitäten und Preise von Ressourcen als auch vorhandene Artikel verwendet.
  • Darstellung und Aufbau von Projektstrukturplänen und Projektbudgets (Aufgaben)
  • Arbeiten mit Buchungsblättern im Projektmodul.
  • Projektbewertungen nach verschiedenen Bewertungsstandards
  • Projektcontrolling Funktionalitäten mittels Projektkontenschemata und Analyseansichten
  • Grundsätzlicher Ablauf der Verbindungen zur Finanzbuchhaltung.

Anhand dieser Schwerpunkte soll durch ein Beispielprojekt der gesamte Projektablauf aufgezeigt werden, der Sie in die Lage versetzt, den Projektablauf anschließend in Microsoft Dynamics BC™ selbst zu steuern. Dabei sollen Sie die Auswirkungen auf die Bereiche Einkauf, Verkauf, Lager, Ressourcen und Finanzbuchhaltung kennen lernen.

Einrichtung#

Dieser Abschnitt beschreibt, welche vorbereitenden Maßnahmen getroffen werden müssen, um die Projekte vollständig einzurichten, bevor mit diesen gearbeitet werden kann.

Einrichtung Projekte#

In der „Einrichtung Projekte“ werden die grundlegenden Einrichtungen für die Projektverwaltung definiert. Neben den festzulegenden Nummernserien sind einige wichtige Daten oder Vorgaben für die KUMAVISION project365 einzustellen. Rufen Sie sich hierzu über die Anwendersuche die „Einrichtung Projekte“ auf.

Nachfolgend werden Ihnen die Einrichtungsmöglichkeiten näher erläutert:

Inforegister Allgemein#

Feld Beschreibung
Automatische Aktualisierung der Projektartikelpreise Aktivieren Sie den Schalter, wenn Projektposten zu Artikelverbräuchen automatisch mitreguliert werden sollen, wenn die zugehörigen Artikelabgangsposten durch die Lagerregulierung geändert werden.

Mithilfe dieses Felds wird im Fenster „Projekt Einrichtung" angegeben, dass Kostenänderungen automatisch reguliert werden sollen, wenn die Stapelverarbeitung „Lagerreg. fakt. Einst. Preise“ ausgeführt wird. Der Regulierungsprozess und dessen Ergebnisse entsprechen dem Prozess und den Ergebnissen beim Ausführen der Stapelverarbeitung „Automatische Aktualisierung der Projektartikelpreise".

Inforegister Nummerierung#

Auf dem Inforegister „Nummerierung“ werden die wichtigsten Nummernserien für die Projektabwicklung hinterlegt. Über den Lookup-Button (Alt+Down) gelangen Sie in die Tabelle Nummernserie. Hier können Sie die einzelnen Nummernserien definieren.

Nummernserien, die bei der weiteren Abwicklung der Projekte benötigt werden (Einkauf, Verkauf, Ressourcen, etc.) müssen in den Einrichtungsfenstern der entsprechenden Menüs direkt eingerichtet werden.

Inforegister Projektabwicklung#

Auf dem Inforegister „Projektabwicklung“ werden die Einrichtungen für KUMAVISION project365 vorgenommen.

Feld Beschreibung
Projektbuchung im Status Angebot Sollen Projektaufwände bereits im Status „Angebot“ auf die entsprechenden Projekte gebucht werden, so muss diese Option ausgewählt werden.

Ist der Schalter nicht aktiv, können Projekte nur gebucht werden, wenn sich diese bereits im Status „Auftrag“ befinden. Dabei ist sowohl der Status auf der Projektkarte als auch auf der einzelnen PSP-Zeile relevant.

Ist der Schalter aktiviert, so kann der Arbeitsstatus einer PSP-Zeile bereits im Angebotsstatus auf „in Arbeit“ oder „offen“ gesetzt werden.
Projekteinkauf mit Lagerführung Aktivieren Sie den Schalter, wenn mit der Buchung der Einkaufslieferung der Artikel nur an das Lager gebucht werden soll. Es findet keine automatische Verbrauchsbuchung statt. Diese muss zum geeigneten Zeitpunkt manuell erfolgen

Hinweis
Hierbei handelt es sich um einen hochsensiblen Schalter!
Kontaktieren Sie auf jeden Fall zuerst ihren Business Central Berater, bevor dieser geändert wird.
Dimension Integration Hier kann eine Dimension hinterlegt werden, zu welcher bei Errichtung eines Projektes automatisch ein Dimensionswert angelegt und dem Projekt zugeordnet wird. Der Dimensionswert hat den gleichen Code wie das Projekt.

Beispiel: Bei Dimension Integration Kostenträger wird zu einem Projekt 1000 ein Kostenträger P1000 errichtet und zugeordnet.
Dimension Integration Präfix Hier kann die oben definierte Dimension mit einem Präfix versehen werden.

Beispiel
Ein Projekt mit der Nummer 1000 erhält einen Dimensionswert P1000, wenn hier ein Präfix P eingetragen wurde.
PSP-Zeilendim. als Vorgabedimensionen Ist dieser Schalter gesetzt, so werden die Planungsdimensionen der PSP-Zeilen in die Belege (Verkauf, Einkauf, Projektbelege) sowie in die Buch.-Blätter (Zeit, Projekt, Fibu) mit übertragen, sobald eine eindeutige Zuordnung zu einer PSP-Zeile erfolgt. Damit können manuelle Planungsdimensionen mit in die Posten übertragen werden. Ohne diesen Schalter erfolgt keine Übertragung dieser manuellen Planungsdimensionen, es erfolgt lediglich eine Dimensionsfindung mit Projekt, Arbeitspaket und den anderen Stammdaten wie Ressource oder Artikel.
Budgetzeilendim. als Vorgabedimension Analog zum oben genannten Schalter können auch die manuellen Planungsdimensionen einzelner Budgetzeilen mit übertragen werden, wenn eine eindeutige Zuordnung zu einer Budgetzeile gegeben ist.
Auto Aktivitäts Code Hier kann eingeschaltet werden, ob beim Errichten einer Projektstrukturplanzeile automatisch die jeweilige interne Zeilennummer als Haupt-, Unter- oder Teilaktivität eingetragen werden soll. Dies kann zur Eindeutigkeit der Zeile beitragen, wenn in einem Projektstrukturplan Arbeitspakete mehrfach vorkommen. Eine Projektstrukturplanzeile wird durch die Kombination von Arbeitspaketcode, Haupt-, Unter- und Teilaktivitätscode innerhalb des Projektstrukturplanes eindeutig. Zur Errichtung einer neuen PSP-Zeile muss diese zwingend eindeutig sein.
Budgetfilter in Zeitbuchung Aktiviert den Filter bei der Auswahl der Budgetzeilen im Zeit-Buch.-Blatt. D.h. wenn im Projekt die „Buchungsebene für Zeitbuchungen“ auf Budget steht, können nur die im Budget angegebenen Ressourcen auf die einzelnen Budgetzeilen zurückmelden. Dieser Schalter muss auf jeden Fall aktiviert werden, wenn die Budgetzeilen als Aufgaben eingesetzt werden.
Budgetfilter in Belegen Aktiviert den Filter bei der Auswahl der Budgetzeilen in Einkaufs- und Verkaufszeilen. D.h. wenn im Projekt die Buchungsebene auf Budget steht, können nur die im Budget angegebenen Artikel / Ressourcen auf das Projekt gebucht werden.
Budgetfilter in Projektbuchblatt Aktiviert den Filter bei der Auswahl der Budgetzeilen in Projekt Buch.-Blatt-Zeilen. D.h. wenn im Projekt die Buchungsebene für Projekt Buch.-Blatt auf Budget steht, können nur die im Budget angegebenen Artikel / Ressourcen auf das Projekt verbraucht werden.
Test auf Belegnr. deakt. in Projektbuchblatt Aktivieren Sie den Schalter, wenn das Testen auf eine Belegnummer beim Buchen von Projekt Buch.-Blatt-Zeilen nicht erfolgen soll. Damit ist es möglich, Projektzeitposten ohne Belegnummer zu buchen.

Hinweis
Dies gilt nur für Ressourcenbuchungen, beim Buchen von Artikelentnahmen wird dennoch eine Belegnummer benötigt.
Projektpreise in Verkauf verwenden Aktivieren Sie den Schalter, wenn die zu einem Projekt hinterlegten Verkaufspreise auch in den Verkaufsbelegen gültig sein sollen, wenn eine Verkaufszeile mit einer Projektnummer versehen wird.

Sie sollten den Schalter aktivieren, wenn Sie Angebote und Aufträge zu einem Projekt nicht nur aus dem Projektstrukturplan, sondern auch manuell errichten wollen und dabei die zu einem Projekt hinterlegten Verkaufspreise gezogen werden sollen.
Proj.-Teamfilter bei Zeitbuchung Mit diesem Schalter bewirken Sie, dass Ressourcen bei der Zeiterfassung nur die Projekte zur Auswahl angezeigt bekommen, in welchen sie zur Zeiterfassung im Projektteam eingetragen wurden. Dies gilt nur für Projekte, welche mit dem Feld „Projektteam bei Zeitbuchung“ definiert wurden. Projekte, die diesen Schalter nicht haben, gelten als allgemeine Projekte und können von jeder Ressource gebucht werden. Diese Projekte werden in jedem Fall bei der Zeiterfassung in der Projektauswahl angezeigt.
Strenger Proj.-Teamfilter Dieser Schalter bewirkt, dass bereits bei der Zeiterfassung mit der Eingabe der Projektnummer eine Prüfung auf die Erlaubnis zur Zeiterfassung erfolgt und nicht erst beim Buchen der Zeiten. D.h. dieser Schalter geht noch einen Schritt weiter als das Feld zuvor. Wenn AnwerderInnen, die eventuell bekannte Projektnummer manuell eintragen (obwohl diese in der Projektauswahl noch gar nicht sichtbar ist), erfolgt sofort eine Prüfung ob sie überhaupt zu einer Zeiterfassung auf das Projekt zugelassen sind.
Für allgemeine Projekte (kein Eintrag im Feld „Projektteam bei Zeitbuchung) muss kein Projektteam geführt werden, diese sind für alle Ressourcen buchbar.
Proj.-Team bei Abr.Vorschlag Soll beim Erstellen von Abrechnungsvorschlägen geprüft werden, ob AnwenderInnen Abrechnungen für das Projekt durchführen dürfen. Nur die im Projektteam entsprechend definierten AnwenderInnen dürfen Abrechnungen durchführen.
Proj.-Team bei Zeitfreigabe Die Freigabe von Projektzeiten erfolgt über das Abrufen von gebuchten Projektzeiten in ein Projekt-Buch-Blatt, um diese von dort nach der Kontrolle/Korrektur auf die Projekte zu buchen. Dabei kann eine Prüfung erfolgen, ob AnwenderInnen überhaupt berechtigt sind, Zeiten für ein bestimmtes Projekt über diesen Prozess freizugeben. Dazu muss im jeweiligen Projektteam der/die AnwenderIn (die zugeordnete Ressource) freigeschaltet sein. Wenn diese Prüfungen erfolgen sollen, dann muss in diesem Feld der Schalter aktiv sein.
Autom. Ress.-Budget Verteilung Diese Einrichtung ist sinnvoll, wenn auf Basis der Budgetierung von Ressourcen in Projekten eine Ressourcenkapazitätsauslastung abgeleitet werden soll.

Mit diesem Schalter wird die geplante Arbeit automatisch linear zwischen Start- und Enddatum der Budgetzeile verteilt, was sonst manuell oder per Funktion gemacht werden müsste. Ohne Verteilung ist der gesamte geplante Aufwand immer am Startdatum platziert.
Standard Budgetverteil.- Periode Hier kann die Vorgabe einer Verteilperiode eingerichtet werden, welche von der „Budget Verteilfunktion“ in den Projektbudgetzeilen verwendet werden soll. Diese Einstellung kann in der Funktion aber geändert werden. Je nach Einrichtung wird eine Budgetmenge im Budget auf die Dauer der Planung tages-, wochen- oder monatsgenau verteilt.
Res. mehrfach in Budget verwenden Mit diesem Schalter kann definiert werden, ob eine Ressource /-ngruppe in den Budgetzeilen zu einer PSP- Zeile mehrfach angelegt werden darf. Ist das Feld deaktiviert, so kann pro PSP-Zeile pro Ressource /-ngruppe nur eine Budgetzeile errichtet werden. Unabhängig davon können beliebig viele Aufgaben der einzelnen Ressource zur PSP-Zeile / Budgetzeile zugeteilt werden.
Wenn die Budgetzeilen als Aufgaben verwendet werden sollen, dann muss der Schalter aktiviert werden.
Artikel und Sachkonten können mit beliebig vielen Budgetzeilen geplant werden.
Autom. Budgetverbindung beim Buchen Ist dieser Schalter gesetzt, so versucht die Anwendung beim Buchen von Projektposten eine Verknüpfung zu einer Budgetzeile zu erstellen, wenn diese nicht bereits vor dem Buchen durch den/der AnwenderIn oder durch eine Funktion bekannt gegeben wurde.
Mit der Verknüpfung zu einer Budgetzeile kann später ein Soll-Ist-Vergleich auf Budgetzeilenebene durchgeführt werden.
Eine automatische Verknüpfung wird nur durchgeführt, wenn es eine eindeutige Budgetzeile (Art / Nr.) des zu buchenden Aufwandes oder Ertrages zur PSP- Zeile gibt.
VK-Budget fixieren bei Auftrag Wird ein Projekt in den Status Auftrag gewandelt kann über diesen Schalter definiert werden, dass damit automatisch das Verkaufsbudget im aktiven PSP fixiert ist (siehe dort).
Arbeitspaketstückliste kalkulieren Ist dieser Schalter aktiviert, so wird mit der Menge in der PSP-Zeile das Budget von einer zu einem Arbeitspaket definierten Stückliste (im Arbeitspaketstamm) nach Eintrag in die Budgetzeilen mit der Menge der PSP-Zeile kalkuliert.
Dabei werden die Mengen der Arbeitsstücklistenzeilen in den Budgetzeilen jeweils mit der PSP-Zeilenmenge multipliziert. Ansonsten wird die Menge nicht mit der Menge in der PSP-Zeile multipliziert.
PSP Update aus Budget bestätigen Ist hier der Schalter aktiviert, so muss nach einer Änderung des Budgets beim Schließen der Budgetzeilen das Übertragen der neuen Budgetwerte in die zugehörige PSP-Zeile bestätigt werden. Wird diese Abfrage nicht bestätigt werden die neuen Budgetsummen nicht in die PSP-Zeile übertagen. Diese Abfrage wird gestellt, wenn die PSP-Zeile zur Übernahme der Budgetzeilensumme eingerichtet ist (Feld Budgetübernahme ist dort gesetzt).
Standard Bestellarbeitsblättervorlage Definieren Sie hier die Bestellarbeitsblättervorlage, welche bei der Funktion zur Erstellung von Bestellarbeitsblättern aus dem Projektbudget verwendet werden soll.
Standard Bestellarbeitsblättername Definieren Sie hier das Bestellarbeitsblatt, welches bei der Funktion zur Erstellung von Bestellarbeitsblättern aus dem Projektbudget verwendet werden soll.
Artfilter für Bestellung Erstellung Definition eines Default Filters für die Funktion „Bestellung erstellen“ aus dem Projektstrukturplan. Da dort in der Regel Artikel eingekauft werden, wird als Default „Artikel“ in den meisten Fällen richtig sein. Dieser Filter kann dort aber von den AnwenderInnen jederzeit geändert werden.
EK-Abrechn. Posten verwenden Ist dieser Schalter gesetzt, so wird bei externen Ressourcen das gleichlautende Feld ebenfalls gesetzt (kann dort wieder zurückgenommen werden). Das gesetzte Feld auf der Ressourcenkarte bewirkt, dass bei Einkaufsbelegen zur Ressource die Lieferung nur mit Einkaufsabrechnungsposten erfolgen kann. Dies ist nur notwendig, wenn eine Zeitbuchung im System durch die externe Ressource erfolgt, um eine doppelte Belastung des Projektes mit der EK-Lieferung zu vermeiden.
Keine Buchungsdatumprüfung bei ProjPostenänderung Wird ein Projektposten nachträglich in den dafür erlaubten Feldern geändert, so darf dies nur innerhalb des in der FIBU-Einrichtung vorgesehen Buchungszeitraum erfolgen. Ist dieser Zeitraum bereits geschlossen, kann keine Änderung des Projektpostens mehr erfolgen. Relevant dafür ist das Buchungsdatum des jeweiligen Projektpostens.
Soll diese Prüfung nicht erfolgen, dann muss dieser Schalter aktiviert werden.
Anzahlungen in Forecast-IC Sollen bei der Berechnung des Projektverbrauches in der Projekt-Prognose (Forecast) die Einkaufs-Anzahlungsrechnungen mitberücksichtigt werden?
Zeitbemerkungen im Kundenbeleg drucken Damit wird definiert, ob die bei der Zeiterfassung erstellten zusätzlichen Bemerkungen im Feld „im Kundenbeleg drucken“ automatisch markiert werden sollen. Die so markierten Bemerkungen zur Zeiterfassung werden später bei der Abrechnung „nach Aufwand“ im Leistungsnachweis an den Kunden gedruckt. Automatisch markierte Zeiterfassungsbemerkungen können aber manuell wieder aus dem Druck herausgenommen werden.
Arbeitszeitnachweis – Genehmigung durch Manager Wenn der Arbeitszeitnachweis eines Mitarbeiters durch einen Ressourcenmanager freigegeben (kontrolliert) werden soll, bevor daraus über den Stapellauf Zeitposten/Projektposten gebucht werden, muss dieser Schalter aktiviert werden.
Arbeitszeitnachweis-Buchung als Die Arbeitszeiten aus den Arbeitszeitnachweisen können auf unterschiedliche Arten übermittelt werden:

Projektzeitposten
diese Zeitposten müssen später von dem/der ProjektleiterIn ins Projekt abgerufen und freigegeben werden, dadurch entstehen Projektposten.

Projektposten
wenn direkt Projektposten verbucht werden, dann entstehen keine Zeitposten, eventuell können dann gewisse Auswertungen im Ressourcenbereich die auf Basis der Projektzeitposten erfolgen nicht durchgeführt werden.

Proj.Zeit + Projektposten
werden beide Posten gleichzeitig gebucht, dann muss der/die ProjektleiterIn keine Zeitposten abrufen und freigeben.
Das Projekt ist sofort mit den Projektposten belastet. Mit den Zeitposten können Auswertungen auf Basis der Zeitposten durchgeführt werden.
Auto. Archiv. Arbeitszeitnachweise älter als Datumsformel mit welcher eine Automatische Archivierung der Arbeitszeitnachweise gesteuert werden kann. Z.B. -1J (Archivierung aller Arbeitszeitnachweise die älter als 1 Jahr sind).

Die eigentliche Archivierung wird durch den Job „Arbeitszeitnachweise in Archiv verschieben“ in der Aufgabenwarteschlange ausgeführt.
ZDE-Buchung als Angabe, ob ZDE-Buchungen als Projektzeitposten oder als Projektposten oder beide Posten gleichzeitig verbucht werden.

Projektzeitposten
Diese Zeitposten müssen später von dem/der ProjektleiterIn ins Projekt abgerufen und freigegeben werden, dadurch entstehen Projektposten.

• Wenn direkt Projektposten verbucht werden, dann entstehen keine Zeitposten, eventuell können dann gewisse Auswertungen im Ressourcenbereich die auf Basis der Projektzeitposten erfolgen nicht durchgeführt werden.

• Werden beide Posten gleichzeitig gebucht dann muss der/die ProjektleiterIn keine Zeitposten abrufen und Freigeben, das Projekt ist sofort belastet und mit den Zeitposten können auch Auswertungen durchgeführt werden, die auf Basis der Zeitposten beruhen.
Negative Menge in AZT als Storno buchen Soll bei einer negativen Menge in einem Arbeitszeitnachweis versucht werden eine Stornobuchung, statt einfach einer negativen Zeitbuchung auszuführen. Bei der Stornobuchung wird versucht einen passenden zu stornierenden Zeitposten zu finden: Projekt, PSP-Zeile, Aufgabe, Datum, Menge sind die Kriterien. Alternativ kann ein Storno auch jederzeit über das ZeitBuchBlatt erfolgen.
Deaktiviere Projektkontenfindung Wenn zum Start der Verwendung der Branchenlösung noch nicht klar ist wie der Projektkontenplan aussehen soll, so muss dieses Feld aktiviert werden. Damit wird eine Fehlermeldung beim Projektbudgetieren und Buchen auf Projekten verhindert, die wegen nicht vorhandenem oder unvollständigem Projektkontenplan auftreten würde. Zu einem späteren Zeitpunkt, wenn die Projektkonten und die zugehörige Matrix eingerichtet sind, können über einen Stapel die bereits vorhandenen Projektposten und Budgetierungen nachträglich mit den Projektkonten versorgt werden.
Verkaufs-Proj.Budget Synch. Aktiv Hiermit wird eine automatische Synchronisation aktiviert, welche dafür sorgt, dass gewisse Änderungen einer mit einem Projekt verbundenen Verkaufsbelegzeile sich dort in die Projektplanung nachziehen.
VK-Proj.Bud.-Synch. Fehlerbehandlung Ist die Synchronisation (siehe Feld oben) aktiviert, kann in diesem Feld eingerichtet werden, wie sich das System bei Synchronisationsproblemen verhalten soll.

Es stehen zur Auswahl:

Abbruch
Der Vorgang wird mit einer Fehlermeldung komplett abgebrochen, sprich auch die Änderung in der Verkaufszeile wird nicht durchgeführt. Dies ist die richtige Option, wenn eine möglichst hohe Synchronisation zwischen Verkauf und Projekt gewährleistet sein soll und Probleme erst im Projekt behoben werden sollen.

Rückfrage
AnwenderInnen werden über den Fehlerfall informiert und gefragt, ob sie die Änderung in der Verkaufszeile dennoch durchführen will. Wird diese Frage verneint, dann erfolgt ein Abbruch und der ursprüngliche Zustand in der Verkaufszeile ist wiederherstellt. Wird die Frage bejaht dann findet zwar die Änderung in der Verkaufszeile statt aber kein Abgleich mit dem Projekt. Gleichzeitig wird das Problem protokolliert.

Hinweis
AnwenderInnen werden lediglich über das Problem informiert. Eine Synchronisation ins Projekt findet nicht statt, die Änderung in der Verkaufszeile wird aber durchgeführt. Gleichzeitig wird das Problem protokolliert
VK-Proj.Bud.-Sync. Erfolgsmeldung Mit diesem Feld kann eine Erfolgsmeldung an die AnwenderInnen eingeschalten werden. Ohne diese Aktivierung erfolgt die Synchronisation ohne Rückmeldung an die AnwenderInnen. Im Protokoll könnte dieser sich später noch darüber informieren
Formatierung Leistungsdatum Für die Abrechnung von Leistung nach Aufwand wird der Leistungszeitraum in der Rechnung mit gedruckt. Dieser kann als Monat/Jahr, als Tag.Monat.Jahr in Ziffern und dergleichen mit ausgeschriebenem Monat gedruckt werden.
Pflichtfeldprüfung Projekt Aktivierung der Pflichtfeldprüfung. Dazu müssen Pflichtfelder für die Tabelle Projekte definiert werden, ohne diese ausgefüllt zu haben kann ein Projekt nicht zur Verwendung freigeschalten werden.
Projektabschlussgrund erforderlich Sollte ein Projekt auf „Abgeschlossen“ gesetzt sein, ist ein Projektabschlussgrund erforderlich.
Automatischer Projekt(An)Zahlungsplanvergleich Ist dieser Haken gesetzt, so wird beim Abrechnen eines Projektes über den Abrechnungsvorschlag geprüft, ob es einen Zahlungsplan zu diesem Projekt gibt und ob dieser noch konsistent ist, im Sinne von geplante Verkaufsbeträge zu den Verkaufsbeträgen im Zahlungsplan, also ob der Zahlungsplan und der PSP auseinandergelaufen sind.

Damit soll verhindert werden, dass mal ein Zahlungsplan erstellt wurde, anschließend der PSP erweitert (oder verkleinert) wurde, diese Änderung aber nie im Zahlungsplan korrigiert wurde und damit zu wenig oder zu viel über den Zahlungsplan fakturiert wird.
Projektrücklieferung auf Projektlager Nur für Artikel: Wird eine Projektrücklieferung gebucht (ein negativer Projektverbrauch wird gebucht, das Projekt wird entlastet und der Artikel wird wieder auf Lager gebucht), kann mit diesem Schalter definiert werden ob diese Rücklieferung ans Lager neutral erfolgen soll, oder auf das Projektlager und somit weiterhin für das Projekt reserviert bleiben.

Inforegister Bewertung#

In diesem Inforegister sind Einstellungen zum Modul „erweiterte Projektbewertung“ untergebracht (siehe hierzu Abschnitt „erweiterte Projektbewertung“).

Inforegister Indikatoren#

Feld Beschreibung
Budgetindikator grün Bis zu welchem Projektbudgetverbrauch soll die Projektbudgetampel auf „grün“ geschaltet sein. Jeder höhere Verbrauch wird gelb dargestellt
Budgetindikator gelb Bis zu welchem Projektbudgetverbrauch soll die Projektbudgetampel auf „gelb“ geschaltet sein. Jeder höhere Verbrauch wird rot dargestellt.
DB-Indikator grün Bis zu welchem Projekt-DB soll die Projekt-DB-Ampel auf „grün“ geschaltet sein. Jeder niedere Wert wird gelb dargestellt.
DB-Indikator gelb Bis zu welchem Projekt-DB soll die Projekt-DB-Ampel auf „gelb“ geschaltet sein. Jeder niedere Wert wird rot dargestellt.

Benutzer Einrichtung#

Auf der Benutzer Einrichtungskarte werden die grundlegenden Einstellungen für die BenutzerInnen definiert. Hierzu rufen Sie sich die Benutzer Einrichtung über die Anwendersuche auf und öffnen die gewünschte Benutzer Einrichtungskarte über "Bearbeiten" im Menüband.

Im nachfolgenden werden Ihnen die relevanten Einrichtungsfelder für die Projektabwicklung näher erläutert:

Inforegister Allgemein#

Feld Beschreibung
Projekt-Zuständigk.-Einh. Filter Über dieses Feld kann die Zuordnung des Benutzers zu einer Zuständigkeitseinheit hergestellt werden.
Über den „Projekt-Zuständigk.-Einh. Filter“ sind für ihn nur die Projekte der gleichen Zuständigkeitseinheit sichtbar.

Hinweis
Dies gilt nicht für die Zeiterfassung.

Inforegister Projektabwicklung#

Feld Beschreibung
Ressourcennr. Wird vorbelegt durch die Eingabe der Mitarbeiternr, wenn eine Ressourcennummer bei dem/der MitarbeiterIn hinterlegt wurde. Nur wenn die Ressource kein/e MitarbeiterIn ist, dann muss dieses Feld manuell gefüllt werden. Diese Zuordnung ist wichtig um die Ressource z.B. auf das richtige Proj.-Zeit Buch.-Blatt zu führen.
Andere Ressourcen Ist ein/e BenutzerIn in diesem Feld markiert, so kann er/sie die Zeit-Buch.-Blätter und ZDE-Karten anderer Ressourcen / KollegInnen einsehen. Dies ist nur für administrative BenutzerInnen vorzusehen.
Nur eigene Ress. Planen Erlaubt BenutzerInnen in der Ressourcenplanung die eigene Ressource zu planen, Voraussetzung ist, dass die BenutzerInnen die Schreibrechte auf die Ressourcenplanung besitzen. Normalerweise haben nämlich nur RessourcenplanerInnen Schreibrechte die anderen MitarbeiterInnen nur leserechte. Über diesen Schalter kann das Schreibrecht aber auf die eigene Ressource eingeschränkt werden.
Planungsstandort Relevant für Ressourcenplaner, dient als Default-Filterung bei der Bearbeitung von Ressourcenanfragen, kann dort aber gelöst werden, um alle Ressourcenanfragen zu sehen.
Ressourcenplaner Ein Ressourcenplaner bearbeitet die von den Kollegen eingestellten Ressourcenanfragen und teilt diese den freien Ressourcen zu. Ein/e RessourcenplanerIn sieht alle Anfragen, während andere AnwenderInnen nur ihre eigenen Anfragen sehen können.
Team-Filter für Ressourcenanfragen Dient als Default-Filter, wenn aus der Ressourcenanfrage die Ressourcenplanung geöffnet wird.
Planungsabteilungfilter Dient als Default Filter, wenn ein Planer die Ressourcenanfrageliste öffnet, kann dort aber gelöst werden.

Projektbuchungsgruppen#

In diesem Abschnitt werden die Einrichtungen der Buchungsmatrix der Finanzbuchhaltung und die Projektbuchungsgruppen erläutert, sowie einzelne Konten, die in der Buchungsmatrix hinterlegt werden.

Buchungsmatrix#

Verbräuche und Verkäufe werden auf unterschiedliche Sachkonten gebucht. Welche Sachkonten dabei herangezogen werden, wird in der Buchungsmatrix der Finanzbuchhaltung festgelegt.

Hierzu rufen Sie sich die „Buchungsmatrix Einrichtung“ auf.

Die Felder „Projektumsatzregul.-Konto“ und „Projektkostenregul.-Konto“ werden bei der Projektaktivierung und Projektdeaktivierung verwendet.

Feld Beschreibung
Projektumsatz Regul. Konto Verkauf: In der Stapelverarbeitung „Aktivierung buchen“ stellt dieses Konto das Gegenkonto (GuV- Konto) für das Bilanzkonto „Umsatz n. abgs. Arb.“ dar (Projektbuchungsgruppe).
Hierauf werden die Erträge von Leistungen verbucht, die in der Abrechnungsperiode erbracht, aber nicht fakturiert wurden.
Projektkosten Regul. Konto Verbrauch: dieses GuV-Konto wird für die Stapelverarbeitung „Aktivierung buchen“ benötigt. Das Konto stellt das Gegenkonto für das Bilanzkonto „Kosten n. abgs. Arb.“ (Projektbuchungsgruppe) dar.
Hier werden die Aufwände von Verbräuchen verbucht, die in der Abrechnungsperiode verbraucht, aber nicht als Aufwand (EK-Rechnung) verbucht wurden.

Projektbuchungsgruppe#

In den Projektbuchungsgruppen werden Konten hinterlegt, auf welche bei der Projektaktivierung und Projektdeaktivierung mit Integration in die Finanzbuchhaltung verwendet werden.

Nachfolgend werden Ihnen die Einrichtungsfelder, die für die Projektaktivierung und Projektdeaktivierung relevant sind:

Feld Beschreibung
Kosten n. abgs. Arb Verbrauch: Einstellung, auf welches Konto die Kosten für die nicht abgeschlossenen Projekte gebucht werden sollen
Umsatz n. abgs. Arb. Verkauf: Habenbuchungen der VK-Preise bei Stapelverarbeitung Aktivierung buchen bzw. Sollbuchungen bei Stapelverarbeitung Deaktivierung buchen. Bei der Aktivierung stellt das Konto Projektumsatz Regul. Konto aus der Buchungsmatrix das Gegenkonto dar. Bei der Deaktivierung stellt das Konto Projekterlöse aus der Projektbuchungsgruppe das Gegenkonto dar
Projektkostenkonto Verbrauch: Sollbuchungen der Einstandspreise auf diesem GuV-Konto bei Stapelverarbeitung Deaktivierung buchen
Projekterlöskonto Verkauf: Habenbuchungen der VK-Preise auf diesem GuV-Konto mit der Stapelverarbeitung Deaktivierung buchen
Verkaufskto and. Projektkosten Wird nur für Buchungen auf Sachkonten bei Projekten verwendet. Auf dieses Konto wird ein Habenbetrag gebucht, wenn in den Verkaufszeilen der Projektverbrauch abgerufen wird.
Gewinnanteilskonto Konto zur anteiligen Gewinnverrechnung gemäß der Percentage Of Completion (POC) – Methode nach IAS.
Verrechnungskonto Gegenkonto für das Gewinnanteilskonto

Weiterführende Informationen finden Sie unter dem Abschnitt „Projektbewertung“.

Projekttypen#

Es können verschiedene Projekttypen eingerichtet werden, mit denen Projekte klassifiziert werden können, um zum Beispiel Projekte bei Auswertungen zu filtern. Darüber hinaus ist der Typ wichtig für die Projektkontoeinrichtung.

Mit dem Projekttyp können Default-Werte folgender Felder in den Projekten vordefiniert werden:

  • Buchungsebenen
  • Interne Projekte
  • Fixe Zeitperiode

Projektvorlagen#

Für die Anlage von Projekten können eine Vielzahl von Feldinhalten vorgegeben werden. Je nach Unternehmensorganisation kann es mehrere Projekttypen geben. Für jeden Projekttyp bietet es sich an, mindestens eine Erstellungsvorlage zu generieren.

In den einzelnen Projektvorlagen sind Informationen vordefiniert, die für einzelne Projekttypen von hoher Wichtigkeit sind und pro Projekttyp immer identisch sein sollten. Die entsprechenden Felder werden in der Projektkarte sofort mit den Werten aus der Projektvorlage gefüllt.

Um eine neue Projektvorlage zu definieren, rufen Sie sich über die Anwendersuche die „Projektvorlagen Übersicht“ auf. Über „Neu“ im Menüband können Sie eine neue Projektvorlage definieren.

Inforegister Allgemein#

Feld Beschreibung
Code Angabe eines Projektvorlagencodes
Beschreibung / Beschreibung 2 Benennung der Projektvorlagenkarte; wird in die Projektkarte übernommen
Sprachcode Vorgabe einer Projektsprache, ist hier keine definiert, wird die Sprache des jeweiligen Debitors im Projekt verwendet. Der Sprachcode steuert in welcher Sprache später die Verkaufsbelege erstellt werden sollen, z.B. werden hiermit Artikelübersetzungen gesteuert.
Nummernserie Hinterlegung der jeweiligen Projektnummernserie, die bei der Projekterstellung gezogen wird.
Datumsformel Erlöskontoposten Hier kann die Datumsformel definiert werden.
So kann z.B. mit +1M definiert werden, dass der geplante Projekterlös im Projektcontrolling in der Regel 1 Monat nach dem geplanten Verbrauch eingeplant wird.
Aktiver Start-PSP Wenn es dafür keinen Freigabeprozess geben soll, dann kann ein neues Projekt sofort mit einem aktiven PSP gestartet werden. Ohne aktiven PSP ist ein Projekt nicht buchbar.
Projekttyp Vorgabe des Projekttyp (siehe im Abschnitt „Projekttypen“)
Status Das neue Projekt soll mit diesem Status starten.
Dimensions Integration Vorgabe, welche Dimension automatisch errichtet und dem neuen Projekt zugeordnet werden soll.
Dimensions Integration Präfix Der Code der neuen Integrationsdimension hat den gleichen Code wie das Projekt selbst, diesen Integrations-Dimensionen können vorgestellte Zeichen zugeordnet werden.
So kann für ein Projekt 2365 statt einem Kostenträger 2365 ein Kostenträger IT2365 erstellt werden.

Die weiteren Felder wurden bereits oder werden später beim Projekt beschrieben.

Inforegister Zeilen#

In den Inforegister „Zeilen“ können Sie den Projektstrukturplan für die Projektvorlage definieren. Pro Projektvorlage kann ein Vorlagen-PSP hinterlegt werden. Bei Verwendung einer solchen Vorlage kann die Struktur in den Projekt-PSP übernommen werden. Bereits in der Projektvorlage kann mit den Gliederungselementen wie Von- und Bis-Summe gearbeitet werden.

Weiterführende Informationen zur Anlage eines Projektstrukturplans finden Sie unter dem Abschnitt „Projektstrukturplan“.

Projektbudget#

Zu jeder PSP-Zeile der Art Arbeitspaket in der Vorlage können auch Budgetzeilen definiert werden. Im Gegensatz zum Budget im Projekt werden die zugehörigen PSP-Zeilen nicht mit den Werten aus den Budgetzeilen aktualisiert. Es findet auch keine Preisfindung statt.

Um die Budgetzeilen zu definieren, markieren Sie die gewünschte PSP-Zeile und wählen über das Inforegister „Zeilen“ > „Zeilen“ > „Projektbudgetzeilen“ aus.

Die Felder der PSP-Budgetzeilenvorlage werden im Abschnitt zur Beschreibung der „Budgetzeile“ erklärt.

Projektkonten#

Im Bereich Projekte werden Verbrauchs- und Verkaufsbuchungen auf einem Projektkontenplan dargestellt, welcher für das Projektcontrolling über die Werkzeuge Projektkalkulation und Analyseansichten verwendet wird. Gesteuert wird die Auswahl der entsprechenden Projektkonten über die Projektkontoeinrichtung.

Hinweis

Wenn zum Start der Verwendung der Branchenlösung noch nicht klar ist wie dieser Projektkontenplan aussehen soll, so muss in der „Projekt Einrichtung“ das Feld „Deaktiviere Projektkontenfindung“ gesetzt werden. Damit wird eine Fehlermeldung beim Projektbudgetieren und Buchen auf Projekten verhindert, die wegen nicht vorhandenem oder unvollständigem Projektkontenplan auftreten würde. Zu einem späteren Zeitpunkt, wenn die Projektkonten und die zugehörige Matrix eingerichtet sind, können über einen Stapel die Projektposten und die Budgetierungen nachträglich mit den Projektkonten versorgt werden. Sprechen Sie dazu Ihren Business Central Partner an.

Projektkontenplan#

Der Projektkontenplan dient dem Projektcontrolling und enthält alle Umsatz- und Kostenkonten, die für eine differenzierte Projektbetrachtung herangezogen werden sollen. Der Projektkontenplan ist nicht vom FIBU-Kontenplan abhängig.

Schritt 1: Im Feld „Abrechnungsart“ können Sie zwischen fünf Optionen wählen:

Option Beschreibung
Konto Es kann ein buchbares Konto ausgewählt werden
Überschrift Textzeile, in der eine Überschrift als Strukturmerkmal eingegeben werden kann
Summe Eine Summe, die über das Feld „Zusammenzählung“ definiert wird.
Von-Summe Eine Anfangsmarkierung für eine zusammenzählende Projektkontoreihe, die mit der Kontoart Bis-Summe abschließt.
Bis-Summe Eine Endmarkierung für eine zusammenzählende Projektkontoreihe, die mit der Kontoart Von-Summe beginnt. Die Gesamtsumme wird über das Feld Zusammenzählung definiert.

Schritt 2: Nachdem Sie das Projektkonto eingerichtet haben, wählen Sie im Menüband „Aktionen“ > „Einrückung des Kontenplans“. Wählen Sie anschließend im Meldungsfenster die Option „Ja“.

Bemerkungen hinzufügen#

Mit Hilfe von den Bemerkungen können Sie zusätzliche Informationen erfassen, die über den Inhalt der Felder der Projektkontokarte hinausgehen.

Hierzu markieren Sie die gewünschte Zeile und wählen über das Menüband „Zugehörig“ > „Bemerkungen“ aus. Das Fenster „Bemerkungen“ öffnet über das Sie den Text in das Feld „Bemerkung“ eingeben (insgesamt max. 80 Zeichen) können.

Projektkontoeinrichtung#

Die Vorgehensweise ist nahezu identisch zur Einrichtung der Buchungsmatrix im Finanzbuchhaltungs-Bereich.

Die Projektkontoeinrichtung legt fest, auf welche Projektkonten Verbräuche und Erlöse im Projektmodul gebucht oder budgetiert werden. Es handelt sich bei der Projektkontoeinrichtung um eine Matrix, die für Produktbuchungsgruppen die Verbrauchs- und Verkaufskonten festlegt. Dabei kann die Projektkontoauswahl über den Projekttyp und/oder das Arbeitspaket gesteuert werden. Jeder Projektposten (oder Planungsposten) erhält je nach seiner Postenart (Verbrauch oder Verkauf) entweder ein Verbrauchskonto oder ein Verkaufskonto zugewiesen. Bei der Findung des Projektkontos werden die Feldinhalte des Projektpostens herangezogen. Interessant ist dabei, woher die Feldinhalte kommen:

  • Produktbuchungsgruppe: die Produktbuchungsgruppe der gebuchten Ressource bzw. Artikel
  • Projekttyp: der Projekttyp des gebuchten Projektes
  • Arbeitspaketcode: der Arbeitspaketcode der gebuchten PSP-Zeile.

Aktivitäten#

Die Aktivitäten lassen sich in verschiedene Bereiche einordnen: als erstes gilt es die Arbeitspakete zu definieren. Des Weiteren stehen Haupt-, Unter – und Teilaktivitäten als Gliederungsinstrumente zur Verfügung.

Arbeitspakete#

Bei den Arbeitspaketen handelt es sich um Leistungspakete (Dienstleistung und/oder Material), die in mehrere Teilaufgaben gegliedert werden können. Sie stellen eine wichtige Komponente für den Projektstrukturplan dar, d.h. Projekte werden mit Arbeitspaketen gegliedert.

Arbeitspakete stellen somit eine wichtige Komponente von Projekten dar. Auf diese Arbeitspakete kann budgetiert und Aufwände gebucht sowie Controlled werden.

Alle Projekte bedienen sich im Projektstrukturplan aus dem gleichen Arbeitspaketestamm. Jedes Arbeitspaket aus dem Arbeitspaketestamm bringt in den Projektstrukturplan Vorgabewerte in gleichlautenden Felder, die aber dort meist abgeändert werden können.

In diesem Abschnitt wird der Arbeitspaketestamm behandeln. Die meisten Felder des Arbeitspaketestamm werden bei der Beschreibung der PSP-Zeilen erläutert.

Im nachfolgenden werden jene Felder, die nicht im PSP beschrieben werden, weil sie dort nicht als Feld vorhanden sind, näher erläutert: 

Feld Beschreibung
Art für Abrechnung Wird das Arbeitspaket (PSP-Zeile) in einen Verkaufsbeleg übertragen (Angebot, Auftrag, etc.) dann wird diese Art in der Verkaufszeile verwendet. In den meisten Fällen empfiehlt es sich Ressource zu verwenden.
Nr. für Abrechnung Je nach Auswahl im vorherigen Feld ist hier eine Ressource, Artikel oder Sachkonto einzutragen, welches in der Verkaufszeile verwendet werden soll. In den meisten Fällen empfiehlt es sich eine spezielle Abrechnungsressource (nicht eine Personenressource) zu verwenden.
Info-Stücklisten Einstandsbetrag Wurde zum Arbeitspaket eine Stückliste definiert, so sehen Sie hier den Gesamtwert der Stückliste in Einstandsbeträgen.
Info-Stücklisten Verkaufsbetrag Wurde zum Arbeitspaket eine Stückliste definiert, so sehen Sie hier den Gesamtwert der Stückliste in Verkaufsbeträgen.
Letzte Stücklisten kalk. Wann wurde die Stückliste des Arbeitspaketes zuletzt kalkuliert
In Ressourcenplan verwenden Definiert ob dieses Arbeitspaket in der Ressourcenplanung relevant ist. Arbeitspakete mit reinen Materialkosten sollten hier nicht markiert werden.
Budgetart Ressource Definiert ob dieses Arbeitspaket in einem PSP mit Ressourcen budgetiert werden darf.
Budgetart Artikel Definiert ob dieses Arbeitspaket in einem PSP mit Artikel budgetiert werden darf.
Budgetart Sachkonto Definiert ob dieses Arbeitspaket in einem PSP mit Sachkonten budgetiert werden darf.
Budget zulässig Definiert, ob überhaupt Budgetzeilen zu einer PSP-Zeile definiert werden dürfen, die mit diesem Arbeitspaket angelegt wurden.

Beispiel:

Code Beschreibung Arbeits- typencode Einheiten-code Art für Abrechnung Abrech-nungsnr. Abrechnungs-
art
AP007 Schulung DL STUNDE Ressource ABR0001 nach Aufwand
AP008 Support n. Auf. DL STUNDE Ressource ABR0001 nach Aufwand
AP009 Begleitende Einführung DL STUNDE Ressource ABR0001 nach Aufwand
AP010 Serviceleistung DL STUNDE Ressource ABR0001 nach Aufwand

Zusatztexte für Arbeitspakete#

Für Arbeitspakete können weiterführende Texte definiert werden.

Bei der Auswahl des Arbeitspaketes in einen Strukturplan wird dessen Zusatztexte in die Zusatztexte der Strukturplanzeile übernommen. Von dort wird der Text bei Erstellung eines Verkaufsbeleges (Angebot oder Auftrag) in dessen Zusatztexte übertragen. Die Drucksteuerfelder im Text des Arbeitspaketes sind bereits Vorbelegungen für die Drucksteuerung im Verkaufsbeleg (in welchem Beleg soll der Text tatsächlich ausgedruckt werden).

Abweichende VK-Texte#

Beschreibung und Beschreibung 2 der Arbeitspakete werden in die PSP-Zeilen übertragen, können dort auch individuell abgeändert werden. Diese Beschreibungen werden bei dem Erstellen von Verkaufsbelegen auch in die Verkaufszeilen übertragen. Wenn im Verkaufsbeleg aber eine andere Beschreibung verwendet werden soll als intern, so kann dies über die abweichenden Verkaufstexte im PSP abgebildet werden. Bereits der Arbeitspaketestamm bietet hier eine Vorgabe die ebenso verschiedene Sprachcodes unterstützt. So können verkaufsrelevante Beschreibungen in verschiedenen Sprachen definiert werden, die je nach Sprache im Projekt in die Verkaufsbeschreibung der PSP-Zeile übertragen werden.

Arbeitspaketestückliste#

Im Arbeitspaketestamm kann pro Arbeitspaket eine einfache Stückliste definiert werden die später im PSP in die zugehörigen Budgetzeilen der PSP-Zeile abgerufen werden können. So kann bereits im Arbeitspaketestamm eine Vorgabestruktur für die spätere Feinplanung definiert werden.

Verwendung von Arbeitspaketen einsehen#

Um sich die Verwendung von Arbeitspaketen in den verschiedenen Projekten und Belegarten (Einkauf, Verkauf und Projektbelege) anzusehen, gibt es eine Arbeitspaketinfo. Hier wird angezeigt, wie oft das Arbeitspaket Verwendung findet. So können z.B. die nicht verwendeten Arbeitspakete identifiziert und gelöscht werden.

Für die Informationseinsicht öffnen Sie die Arbeitspaketkarte in den Arbeitspaketestamm. Wählen Sie im Menüband […] > „Zugehörig“ > „Arbeits-paket“ > „Infor“ aus.

Aktivitäten#

Bei den Aktivitäten wird zwischen Haupt- Unter- und Teilaktivitäten unterschieden. Innerhalb der Arbeitspakete im Projektstrukturplan können hiermit noch weitere Strukturierungsebenen eingefügt werden.

Hauptaktivitäten

definieren eine projektübergreifende Struktureinheit. Unteraktivitäten definieren ebenfalls eine projektübergreifende Struktureinheit.

Teilaktivitäten

stellen eine speziell für das Projekt definierte Struktureinheit dar und können pro Projekt festgelegt werden.

Projektbudgetnamen#

Es lassen sich mehrere Budgetnamen definieren. Diese Budgetnamen können bei jedem Projekt ausgewählt werden. Es können auch mehrere Projektbudgets nebeneinander pro Projekt geführt werden. Allerdings kann nur ein Budget als aktiv geführt werden.

Es kann zudem hinterlegt werden, welcher Budgetname als Standard vorgeschlagen wird. Über das Feld gesperrt lassen sich einzelne Projektbudgets projektübergreifend sperren.

Buch.-Blattvorlagen#

Projekt Buch.-Blattvorlagen#

Jede/r ProjektleiterIn muss ein eigenes Projekt Buch.-Blatt haben. Es genügt dazu eine Projekt Buch.-Blatt Vorlage zu verwenden, die am besten PROJEKT heißt.

Zu dieser Vorlage werden die Buchblätter für die einzelnen MitarbeiterInnen, welche auf Projekte buchen sollen, angelegt. In der Regel ist dies nur der Prozess „Zeitposten in das Projekt übernehmen“ (siehe dort) und deren Korrekturbuchungen. Es genügt wenn jede/r ProjektleiterIn und bestimmte Personen aus der Verwaltung jeweils ein Buchblatt haben.

Um die Buchblätter für die entsprechenden AnwenderInnen zu definieren, rufen Sie sich über die Anwendersuche die „Projekt Buch.-Blattvorlagen“ auf. Über „Neu“ im Menüband können Sie eine neue Vorlage anlegen.

Über den Menüpunkt „Buch.-Blattnamen“ im Menüband haben Sie anschließend die Möglichkeit, für die jeweilige Projekt Buch. Blattvorlage die BenutzerInnen zuzuweisen.

Beim öffnen der Buchblätter wird jede/r BenutzerIn automatisch auf sein Buchblatt geleitet. Ohne ein eigenes Buchblatt erhalten AnwenderInnen eine Fehlermeldung.

Projekt Zeit Buchblätter#

Ähnlich wie bei den Projektbuchungsblättern erfolgt auch hier eine Zuordnung zu den MitarbeiterInnen, jedoch nicht über die User ID, sondern über die Ressourcennummer. Diese wird auch automatisch beim Erfassen der Zeiten in das gleichlautende Feld der Buch.-Blatt-Zeilen gefüllt.

Projekt Bewertung Buchblätter#

Diese werden in gleicher Weise wie Fibu Buchblätter errichtet. Eine Zuweisung zu einem/einer MitarbeiterIn / UserIn findet nicht statt. Es genügt eine Vorlage.

Abrechnungsvorschlag#

Diese werden am besten pro abrechnende Person angelegt, hier findet auch keine Zuweisung zu einem/einer MitarbeiterIn / UserIn statt. Der Abrechnungsvorschlag muss beim ersten Zugriff manuell ausgewählt werden.