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Verkauf und Marketing#

Artikelreferenz aus Verkaufszeile erstellen#

Im Handel haben Kunden häufig eigene Artikelnummern. Diese Artikelnummern können bei der Auftragserfassung im Feld „Referenznummer“ verwendet werden, sofern sie im Artikel- oder Debitorenstamm unter Referenznummern gepflegt sind.

Wenn diese Artikelnummern noch nicht gepflegt sind, können dieses Referenznummern in der KUMAVISION trade365 im Rahmen der Auftragserfassung in der jeweiligen Zeile erfasst und dauerhaft angelegt werden.

Einrichtung#

Um diese Funktion zu verwenden, muss in der „Debitoren und Verkauf Einrichtung“ der Schalter „Einfügen Artikel Referenz Datensatz“ auf dem Inforegister „KUMAVISION“ aktiviert werden.

Vorgehensweise#

Eine Verkaufsszeile wird mit folgenden Feldern erfasst:

Art Nr. Referenznummer Einheit Variantencode
Artikel Artikelnummer Kundenartikelnummer Artikeleinkaufseinheit (kann optional je nach Artikel ebenfalls gefüllt werden)

Es wird automatisch ein Referenzeintrag zu diesem Artikel und diesem Debitor angelegt.

Gibt es im System bereits einen Referenzeintrag für diesen Kunden und diese Artikelnummer, wird dieser angezeigt, sobald das Feld mit der Artikelnummer verlassen wird.

Die Referenzeinträge können am Debitor aufgerufen und bearbeitet werden.

Auftragsarten und Zahlungsbedingungen#

Über Auftragsarten können einerseits die Belege unterschieden und strukturiert werden und andererseits kann das Verhalten definiert werden.

Die Auftragsarten gibt es zusätzlich zum Standard für Serviceaufträge für die folgenden Belege:

  • Auftrag als Verkaufsauftragsart
  • Bestellung als Einkaufsbestellart
  • Umlagerung als Umlagerungsauftragsart
  • Fertigungsauftrag als Fertigungsauftragsart

Unterscheidungsmerkmale können z.B. sein Normalauftrag, Eilauftrag, Konsignationsauftrag, Fremdfertigungsauftrag oder auch Nacharbeitsauftrag.

In Abhängigkeit von der Auftragsart kann eine Zahlungsbedingung zugewiesen werden, die die Zahlungsbedingung des Debitors übersteuert.

Um eine neue Verkaufsauftragsart anzulegen, rufen Sie sich diese zunächst über die Suche auf.

Anschließend öffnet sich die Verkaufsauftragsarten-Übersicht, auf der Sie über den Menüpunkt „Neu“ eine neue Auftragsart mit Hilfe der u.a. Tabelle anlegen und definieren können.  

Feld Bemerkung
Code Eindeutiges aussagekräftiges Kürzel der jeweiligen Verkaufsauftragsart
Beschreibung Beschreibung der Verkaufsauftragsart
Zlg.-Bedingungscode Gibt die Zahlungsbedingung der jeweiligen Auftragsart an. Diese Zahlungsbedingung übersteuert die Zahlungsbedingung, die in den Stammdaten des Debitors hinterlegt ist.

Die Zahlungsbedingungen können zusätzlich im Auftrag manuell geändert werden. Bei Verwendung der Verkaufsauftragsart im Beleg wird die Zahlungsbedingung der Auftragsart eingetragen.
Mindest-DB% Angabe in %. Zur Prüfung auf den Deckungsbeitrag in den Prozessen (VK-Auftrag).
Standard Standard Verkaufsauftragsart. Diese wird dann bei Neuanlage von Verkaufsbelegen automatisch vorbelegt.
Hinweis auf erfasste Aufträge Hinweis bei Auftragserfassung
Sollte bereits ein Auftrag mit derselben Kombination (Auftragsart / Debitor / Artikel) im System vorhanden sein, erscheint eine entsprechende Hinweismeldung.

Zuweisung von Dimensionen#

Verkaufsauftragsarten können für spätere Analysen Dimensionen zugeordnet werden, welche an die Belege vererbt werden.

Hierzu wählen Sie im Menüband > „Zugehörig“ > „Verkaufsauftragsart“ > „Zuordnung für aktuellen Datensatz“ und/oder „Zuordnung für markierte Datensätze“ für die Dimensionszuordnen aus.

Die Vorgabedimensionen-Karte öffnet sich, auf der Sie die Zuweisung mit Hilfe der u.a. Tabelle vornehmen können:

Feld Bemerkung
Dimensionscode Gibt den Code für die Vorgabedimension an – eine Auswahl aus der Tabelle Dimensionen Übersicht ist hier möglich
Dimensionswertcode Gibt den Dimensionswertcode an, der als Vorgabedimension vorgeschlagen wird • eine Auswahl aus der Tabelle
Dimensionswertbuchung Gibt an, wie Vorgabedimensionen und deren Werte verwendet werden sollen.
Auswahl zwischen:
• Code notwendig
• Gleicher Code
• Kein Code

Berichtsauswahl nach Auftragsart#

Neben der Verwendung der Auftragsarten als Unterscheidungskriterium und der Vorbelegung von Dimensionen können je Auftragsart unterschiedliche Ausdrucke gesteuert werden. Dazu kann in der Berichtsauswahl des Verkaufes neben der Auswahl des eigentlichen Beleges auch die Verkaufsauftragsart gewählt werden, um dann entsprechend unterschiedliche Reports hinterlegen zu können, z.B. andere Auftragsbestätigungen für Ersatzteilaufträge.

Hierzu rufen Sie sich zunächst die „Berichtsauswahl – Verkauf“ über die Anwendersuche auf.

Über die „Verwendung“ können Sie zunächst definieren, für welchen Beleg Sie Ihre Einrichtungen vornehmen wollen. Neben der Auswahl des eigentlichen Belegs in den Zeilen über das Feld „Berichts-ID“ haben Sie über den Menüpunkt „Berichtsauswahl Auftragsarten“ die Möglichkeit, entsprechend der jeweiligen Verkaufsauftragsart unterschiedliche Reports zu hinterlegen.

Wie bereits im Standard der Berichtsauswahl ist es auch in Verbindung mit Auftragsarten möglich mehrere Berichte in einer definierten Reihenfolge zu hinterlegen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, diese Ausdrucke auch in Bezug auf einen Debitor noch zu verfeinern. D.h. je Debitor und Auftragsart können ggf. unterschiedliche Belege erstellt werden.  

Automatische Anzeige Lieferadressen bei Auftragserfassung#

Um Erfassungsfehler zu minimieren und den allgemeinen Prozess der Verkaufsbelegerfassung zu optimieren, werden Lieferadressen zu Debitoren automatisch zur Auswahl eingeblendet, sobald ein Debitor in einem Verkaufsvorgang gewählt wird.

Hierzu überprüft das System nach Validierung des Feldes "Verk. an Deb.-Nr.", ob zu dem jeweiligen Debitor Lieferadressen hinterlegt sind. Ist dies der Fall, so wird eine Liste eingeblendet, aus der, der Sachbearbeiter die entsprechende Lieferadresse für den Vorgang auswählen kann. Falls keine der angezeigten Lieferadressen verwendet werden sollen, so kann das Fenster mittels "Abbrechen" geschlossen werden. Hierdurch wird die Lieferadresse nicht geändert.

Hinweis

• Die Auswahl der Lieferadressen kommt nur, wenn AnwenderInnen im Verkaufsbeleg Kopf die Verk. An Deb.-Nr. eintragen. Wird ein Beleg über eine Funktion aus dem Debitor heraus erstellt, kommt die Lieferadressen Auswahl nicht automatisch • Ist auf der Debitorkarte im Inforegister „Lieferung“ eine Vorgabe Lieferadresse in dem Feld „Lief. an Code“ für den Debitor hinterlegt, so zeigt das System bei der Verkaufsbelegerfassung nicht die Lieferadressen Auswahl an, sondern überträgt automatisch die Adresse der Vorgabe Lieferadresse in die Lieferungsinformationen.

Um die Automatische Lieferadressen Anzeige zu aktivieren, rufen Sie sich zunächst die Debitor & Verkauf Einrichtung über die Anwendersuche auf.

Die Einrichtung Debitoren und Verkauf öffnet sich. Anschließend aktivieren Sie den Schalter „Anzeige Lieferadressen in Verkaufserfassung“ auf dem Inforegister „KUMAVISION“.

Weitere Felder in Lieferadressen#

Um in Abhängigkeit der Lieferadresse diverse Felder im Verkaufsbeleg zu übersteuern, wurde die Lieferadressen Karte der Debitoren um folgende Felder erweitert:

  • Verkäufercode
  • Verkäufercode 2
  • MwSt. Geschäftsbuchungsgruppe
  • Geschäftsbuchungsgruppe
  • Ust-Id Nr.
  • Kontakt (mit Lookup auf die Kontakte des Debitors)
  • Konsignations Lagerortcode
  • GLN Nummer

Wird in diesen Feldern auf der Lieferadresse nichts angegeben, so werden im Verkaufsbeleg die entsprechenden Felder des Debitoren verwendet. Sobald in diesen Feldern ein Wert eingegeben wird, so wird im Verkaufsbeleg dieser Feldinhalt gesetzt.

Mit der Angabe der MwSt. Geschäftsbuchungsgruppe, USt.-ID und Geschäftsbuchungsgruppe auf Lieferadressen Ebene ist es möglich, die passende MwSt. für Lieferungen ins Ausland bei ansonsten inländischen Kunden vorzubelegen, ohne dies manuell im Einzelfall im Auftrag tun zu müssen. Dies erhöht die Datenqualität in der Auftragserfassung. Mit der Übersteuerung der Verkäufercodes in Abhängigkeit der Lieferadresse lassen sich auf einfache Art z.B. Provisionen nach Gebieten realisieren.

Rechnungsversand Adresse#

In der Praxis kommt es häufig vor, dass eine Auftragsbestätigung zwar an die Hauptfirma des Kunden geschickt werden soll zur Freigabe, aber die zugehörige Rechnung an eine Adresse im Ausland oder dritte Stelle geschickt wird (z.B. Abrechnungsstelle).

In KUMAVISION trade365 besteht für den Rechnungsversand, analog den Lieferadressen, die Möglichkeit, an einem Debitor mehrere Rechnungsadressen zu erfassen. Diese Rechnungsadressen können dann in den Verkaufsbelegen verwendet werden.

Um die Rechnungsadressen bei einem Debitor zu hinterlegen, rufen Sie sich zunächst die gewünschte Debitorenkarte auf.

Über das Menüband > „Weitere Optionen“ > „Zugehörig“ > „Debitor“ > „Rech. an Adressen“ können Sie analog den Lieferadressen, mehrere Adressen für die Rechnungsstellung hinterlegen. Jede Rechnungsadresse wird über einen eindeutig einzugebenden Code pro Debitor identifiziert.

Bei der Anlage der Rechnungsadresse wird die komplette Adresse eingegeben inkl. Kontaktperson und Kommunikationsdaten. Alle anderen Informationen bezüglich Lieferung, Faktura werden bei Verwendung dieser Rechnungsadresse aus dem Stammsatz des Debitors gezogen.

Auf der Debitorenkarte können Sie anschließend im Inforegister „Fakturierung“ in dem Feld „Vorg. Rech. an Code“ eine Standard Rechnungsadresse über den angelegten Code vorbelegen. Über den Lookup Button werden Ihnen die erfassten Rechnungsadressen dargestellt. Sofern Sie eine Standard Rechnungsadresse hinterlegen, wird dies in den Verkaufsbelegen automatisch berücksichtigt.

Sollte jedoch keine Standard Rechnungsadresse für den jeweiligen Debitor hinterlegt worden sein, so erhalten AnwenderInnen die im Debitorenstamm hinterlegten Rechnungsadressen bei der Verkaufsbelegerfassung zur Auswahl angezeigt. Er kann dann pro Beleg entscheiden, welches die richtige Rechnungsadresse ist. Wird das Fenster mit „Abbrechen“ geschlossen, wird die Adresse des Debitorstammsatzes in den Beleg übertragen.

Um die Automatische Rechnungsadressen Anzeige zu aktivieren muss in der Debitor & Verkauf Einrichtung auf dem Inforegister „KUMAVISION“ der Schalter „Anzeige Rechnungsadressen in Verkaufserfassung“ aktiviert sein.  

Getrennte Sammelrechnung#

Gerade in Bezug auf Debitoren, die Konzernstrukturen aufweisen, wird oftmals mit vielen Lieferadressen in Form von Debitor-Kostenstellen gearbeitet. Um hier eine Aufteilung der Sammelrechnung nach Lieferadressen vornehmen zu können, ist ein neues Feld "Getrennte Sammelrechnung nach" auf dem Inforegister „Lieferung“ in den Debitorenstammsatz aufgenommen worden.

Über dieses Feld kann für den entsprechenden Debitor festgelegt werden, dass eine Unterteilung der Sammelrechnung nach "Verk. an Deb.-Nr." (z.B. bei Verbandsabrechnungen) oder nach "Lief. an Code" erfolgen soll.

In diesen Fällen wird der Sammelrechnungslauf für abweichende Datensätze jeweils einen neuen Rechnungsbeleg erstellen.

Wird dieses Optionsfeld <leer> gelassen so wird bei der Sammelrechnungserstellung keine Trennung vorgenommen.

Textbausteine in Lieferadressen#

Wird im Verkauf mit Liefer-an-Adressen gearbeitet, so besteht die Notwendigkeit, dass pro Lieferadresse unterschiedliche Informationen in den Belegen mit angedruckt werden sollen. Dazu besteht in KUMAVISION trade365 die Möglichkeit, Lieferadressen spezifische Textbausteine anzulegen. Die Funktionalität entspricht analog der Belegtexte.

Der Aufruf der Textbausteine in Lieferadressen erfolgt über das Menüband > „Adressen“ > „Textbausteine“ des jeweiligen Debitors.

Erweiterung der Infobox in gebuchten und archivierten Verkaufsbelegen#

Ähnlich der Infoboxen Erweiterung in den offenen Verkaufsbelegen sind auch in den gebuchten und archivierten Verkaufsbelegen folgende Infoboxen verfügbar:

  • Debitorenverkaufshistorie – Verk. an Deb.
  • Verkauf Beleginformationen
  • Verkauf Belegzeileninformationen

Die angezeigte Anzahl der Belege in der Infobox Debitorenverkaufshistorie – Verk. an Deb. bezieht sich auf die aktuell im System vorhandenen Belege. Wohingegen der angezeigte Belegtext sich auf den gebuchten bzw. archivierten Beleg bezieht.  

Bestands-/Abnahmelosgröße#

Zur Steuerung von festen Abnahmelosgrößen im Verkauf gibt es im Artikelstamm auf dem Inforegister „Lager“ das Feld „Bestands-/Abnahmelosgröße“. Ist hier ein Wert eingetragen, so kann im Verkauf dieser Artikel nur in dieser Losgröße bzw. einem Vielfachen davon abverkauft werden. Das Vielfache gilt immer mit Bezug auf Lagerort, je Lagerplatz und je Chargennummer.

Hat der Artikel Varianten, werden abweichende Bestands-/Abnahmelosgrößen an der Artikel Variante gepflegt. Ist in der Variante kein Wert eingetragen, wird die Bestands-/Abnahmelosgröße aus der Artikelkarte herangezogen.

Diese feste Bestandslosgröße gilt nur für Verkaufszeilen, die sich auf Lagerorte beziehen, die kein Anbruch Lager sind.

Sollte eine Artikelzeile in einem Verkaufsauftrag mit einer Menge unter der Bestands-/Abnahmegröße erfasst werden, so erhalten AnwenderInnen eine entsprechende Hinweismeldung. Das System bietet eine Aufrundung der Menge auf die Losgröße an.

Die Hinweismeldung erscheint immer,

  • wenn in Verkaufsbelegen (außer dem Rahmenauftrag) das Feld „Menge“ eingegeben wird.
  • wenn das Feld „Zu Liefern“ in einer Rahmenauftragszeile eingegeben wird.
  • wenn das Feld „Menge“ in einer Umlagerungsauftragszeile eingegeben wird.

Wird das Feld „Menge“ im Rahmenauftrag eingegeben, so erhalten AnwenderInnen lediglich eine Info-Meldung ohne Auf- oder Abrundungsfunktion. Das gilt auch beim Ändern von "Nr.", "Variantencode", "Referenznr.", "Lagerortcode" und "Einheitencode", wenn die Menge schon gefüllt ist.

Wird die Bestands-/Abnahmelosgröße erst geändert, nachdem bereits ein Auftrag oder Angebot erstellt wurde, so wird hierauf nochmals geprüft beim Freigeben, Buchen und Auftrag aus Angebot erstellen. Es erfolgt jeweils eine Fehlermeldung.

Wird eine Rechnung erstellt und dort Lieferungen abgerufen, so erfolgt beim Buchen der Rechnung keine Prüfung mehr auf die Abnahmelosgröße, da diese bereits geliefert wurde. Dasselbe gilt für Gutschriften zu Reklamationszeilen.

Reservierung in Verbindung mit Wiederbeschaffungszeiten#

Arbeiten Unternehmen mit der Funktion „Reservieren“, so kann z.B. im Verkauf auf ausstehende Bestellungen oder auch auf den Lagerbestand reserviert werden. Werden dabei vorhandene Bestände für Aufträge reserviert, deren Warenausgang weit in der Zukunft liegt, so dass die Ware in diesem Zeitraum beschafft werden kann, so wird beim Reservieren unnötig viel Lagerbestand aufgebaut, welches Kapital bindet.

In KUMAVISION trade365 kann daher die Möglichkeit zur Reservierung auf die jeweiligen Wiederbeschaffungszeiten der Artikel eingeschränkt werden.

Beispiel:
Heute ist der 01.09.2021. Ein Auftrag wird erfasst mit Warenausgangsdatum 13.09.2021. Der Artikel hat eine Wiederbeschaffungszeit von 10 Tagen, kann also heute beschafft werden auf Wareneingang 10.09.2021. In diesem Fall ist es unnötig den Lagerbestand zu reservieren.

Um solche Reservierungen zu verhindern müssen die Beschaffungszeiten auf dem Artikel gepflegt werden und die Funktion in der Einrichtung Debitoren und Verkauf mit dem Schalter „Prüfe Wiederbeschaffungszeitraum bei Reservierung“ auf dem Inforegister „KUMAVISION“ eingeschaltet werden.

Hinweis

Ist im Artikel keine Beschaffungszeit hinterlegt und gleichzeitig der Schalter in der Einrichtung Debitoren und Verkauf aktiviert, so kann der Artikel nie reserviert werden. Unberührt von dieser Einstellung bleiben auch Artikel, die auf Reservieren Immer stehen. Diese werden unabhängig vom Wiederbeschaffungszeitraum immer reserviert.

Wird der Beschaffungszeitraum mit dem Warenausgangsdatum der Auftragszeile überschritten, so erhalten AnwenderInnen beim Reservieren eine entsprechende Meldung.

Zeitliche Limitierung von Rahmenaufträgen#

Bei Rahmenaufträgen ist nicht nur die Mengenlimitierung, sondern auch die zeitliche Limitierung vorhanden, um zu verhindern, dass nach Auslaufen der Gültigkeit weiter die Konditionen des Rahmenauftrags genutzt werden können.

Für die zeitliche Limitierung von Rahmenaufträgen ist ein zusätzliches Feld "Gültig bis" in den Rahmenaufträgen eingefügt und mit Funktion versehen. Beim manuellen Abruf wird eine Fehlermeldung ausgegeben.

Hinweis

Das Feld „Rahmenauftrag: gültig bis“ wurde auch in die Verkaufszeilen eingefügt, um später, falls gewünscht, die Gültigkeit der Rahmenaufträge auch auf der Zeilenebene steuern zu können. Zurzeit sind die Felder in den jeweiligen Fenstern nicht enthalten und enthalten die Werte aus dem Rahmenauftragskopf.

Rahmenauftrag Restmenge#

In Rahmenaufträgen ist ersichtlich welche Restmenge noch an den Kunden zu liefern ist. Was nicht direkt ersichtlich für AnwenderInnen ist, ist die Menge aus dem Rahmenauftrag, die bereits in einen Auftrag abgerufen wurde, jedoch noch nicht geliefert wurde. Dazu wurden die Rahmenauftragszeilen erweitert um die Felder „Restmenge in Auftrag“ und „Restmenge abzüglich Auftrag.

Abverkaufsartikel#

Abverkaufsartikel sind Artikel, die aus dem Sortiment auslaufen. Es können entweder Artikel sein, die im Unternehmen nicht mehr nachbestellt werden, oder aber Artikel, die der Lieferant nicht mehr nachliefert. Damit der Vertrieb im Großhandel bei der Erfassung von Aufträgen zu diesen Artikeln davon Kenntnis bekommt, gibt es eine Abverkaufs Meldung durch das System mit der Verfügbarkeitsprüfung. Ein Abverkaufsartikel kann entweder ein Artikel selbst oder Varianten des Artikels sein.

Um einen Artikel bzw. eine Artikelvariante als ein Abverkaufsartikel zu kennzeichnen, rufen Sie sich zunächst die gewünschte Artikelkarte auf.

Auf dem Inforegister „Artikel“ können Sie durch Aktivierung des Schalters „Zum Abverkauf“ den Artikel entsprechend kennzeichnen.

Alternativ können Sie die Kennzeichnung pro Variante vornehmen in dem Sie das Häkchen in der Checkbox „Zum Abverkauf“ bei der entsprechenden Variante setzen. Artikelvarianten können damit einzeln "Zum Abverkauf " gekennzeichnet werden.

Hinweis

Wird ein Artikel, der Artikelvarianten besitzt, selbst mit "Zum Abverkauf" gekennzeichnet, so gilt dies in der Wirkung automatisch auch für alle seine Varianten, unabhängig davon ob diese selbst in der Tabelle Artikelvarianten als "Zum Abverkauf" gekennzeichnet worden sind.

Bei der Erfassung eines zum Abverkauf markierten Artikels in einem Verkaufsauftrag erhalten AnwenderInnen mit der Verfügbarkeitsmeldung einen Hinweis, dass es sich hier um einen eben solchen handelt.

Eventuell vorhandene Bestellungen für diesen Artikel werden für zum Abverkauf markierte Artikel in der Verfügbarkeitsprüfung nicht angezeigt. Geplanter Zugang wird immer auf 0 gestellt, da nicht garantiert werden kann, dass diese Bestellung noch geliefert wird.

Hinweis

Existiert eine Bestellung für diesen Artikel, so wird diese in der Verfügbarkeitsmeldung nicht berücksichtigt, sofern das Lieferdatum des Auftrags nach dem Lieferdatum der Bestellung liegt.

Liegt das gewünschte Lieferdatum des Auftrags zeitlich vor dem geplanten Wareneingang, so wird ein „Frühestes Verfügbarkeitsdatum angezeigt.

Keine Rückstände im Verkauf#

Es gibt Kunden, die wünschen, dass ein Auftrag nicht nachgeliefert wird. Es soll von der bestellten Ware nur das geliefert werden, was mit einer Lieferung ausgeliefert werden kann, der Rest des Auftrags bestellt der Kunde erneut nach.

Für diese Anforderung gibt es in KUMAVISION trade365 die Funktion „Keine Rückstände im Verkauf“.

Einrichtung#

Um diese Einrichtung vorzunehmen, rufen Sie sich zunächst den gewünschten Debitoren der keine Nachlieferung wünscht, auf.

Aktivieren Sie anschließend auf dem Inforegister „Lieferung“ den Schalter „Einmalige Lieferung pro Auftrag“.

Verwendung im Prozess#

Einmalige Lieferung pro Auftrag#

Sollten Sie anschließend einen Verkaufsauftrag für einen Debitoren erfassen, bei dem der Schalter „Einmalige Lieferung pro Auftrag“ aktiviert ist, wird das Feld „Einmalige Lieferung pro Auftrag“ vom Debitor Stammsatz in den Auftrag übertragen. Das Feld ist in den Verkaufsbelegen editierbar. D.h. es ist möglich einmalige Ausnahmen von der Standardeinstellung eines Kunden zuzulassen.

Erfolgt anschließend eine Mengenabweichung des Feldes „Menge“ die der zu gelieferten / fakturierten Menge, reduziert das System bei Buchung automatisch die Menge und setzt den Auftrag auf erledigt.

Wird bei einmaliger Lieferung mit der Logistik im Warenausgang / Kommissionierung gearbeitet, wird durch Buchen der Lieferung ebenfalls im Auftrag die Menge des jeweiligen Artikels reduziert.

Die gebuchte Lieferung des Auftrags enthält das Feld „Auftrag Menge Original“. Hier wird die ursprünglich bestellte Auftragsmenge angezeigt und festgehalten, was spätere Auswertungen zur Lieferfähigkeit ermöglicht.

Aufträge mit einmaliger Lieferung werden beim Buchen der Rechnung nicht automatisch gelöscht. Um diese Aufträge zu löschen, wird die Standardfunktion „Erledigte Aufträge Löschen“ verwendet.

Die Logik für die einmalige Lieferung kann nicht nur wie oben beschrieben für den kompletten Auftrag gesetzt werden, sondern auch pro Auftragszeile abweichend, wenn z.B. nur für einen bestimmten Artikel des Auftrags nicht nachgeliefert wird, aber für alle anderen Artikel des Auftrags nachgeliefert wird. Hierzu setzen Sie das Häkchen „Einmalige Lieferung pro Auftrag“.

Hinweis

Die Einstellung Versandart: Komplettlieferung und zusätzlich Einmalige Lieferung = Ja schließt einander aus. Bei Komplettlieferung erwartet das System, dass die Auftragsmenge auch komplett lieferbar ist.

Einmalige Lieferung bei Direktlieferung#

Sind Auftrag mit einmaliger Lieferung und eine Bestellung über die Direktlieferungsfunktion miteinander verknüpft, werden AnwenderInnen bei der Bearbeitung der Bestellung auf die einmalige Lieferung des Auftrags hingewiesen.

Wird die Menge der Bestellzeile vor Buchung der Lieferung manuell geändert, ändert sich zum üblichen Ablauf der Direktlieferung nichts. AnwenderInnen werden gefragt, ob der Auftrag ebenfalls reduziert werden soll.

Wird jedoch die Menge aktuelle Lieferung der Bestellzeile reduziert, erhalten AnwenderInnen die Information, dass in der zugehörigen Verkaufsauftragszeile das Feld „Einmalige Lieferung pro Auftrag“ gesetzt ist und weder in der Bestellzeile noch in der Auftragszeile die Menge automatisch an die gelieferte Menge angepasst wird.

Dies bedeutet, dass hier nun manuell die Mengen angepasst werden müssen. Dieser Hinweis erfolgt nur in der Bestellung, nicht im Wareneingang oder in der Einlagerung, da bei Direktlieferung immer nur mit der Bestellung gearbeitet wird.

Detaillierte Vorauszahlungsrechnungen / -gutschriften#

Die Standard Funktion „Vorauszahlung“ dient zur Vorabrechnungsstellung eines Teils oder 100% des Auftragswertes an den Kunden. Der Vorauszahlungsbetrag kann als Gesamtbetrag („Vorauszahlung komprimieren“) oder pro Auftragsposition berechnet werden. Dabei gehen jedoch Informationen zu Artikel, Einzelpreis und Einheit verloren, denn im Standard wird das entsprechende Sachkonto der Buchhaltung angedruckt.

In KUMAVISION trade365 gibt es daher die Möglichkeit, die Vorauszahlungsrechnungen und -gutschriften mit detaillierten Informationen anzureichern. Dazu muss in der Einrichtung Debitoren und Verkauf auf dem Inforegister „KUMAVISION“ der Schalter “Detailinformationen bei Vorauszahlung“ gesetzt werden. Im Verkaufsauftrag darf der Haken “Vorauszahlung komprimieren“ im Reiter Vorauszahlung nicht gesetzt sein.

Wird nun eine Vorauszahlungsrechnung an den Kunden gebucht und gedruckt, enthält sie dieselben detaillierten Informationen wie eine normale Verkaufsrechnung.

Konsignationsabwicklung#

Über die Konsignationslagersteuerung sind AnwenderInnen in der Lage, ein "Außenlager" bei einem Kunden zu führen und die Verbräuche seitens des Kunden abzurechnen.

Da die Ware am Kundenlagerort bis zum Weiterverkauf an den Endkunden im Besitz des Anwenders bleibt, muss die Ware ordnungsgemäß auf Lagerorte innerhalb von Microsoft Dynamics Business Central™ verteilt werden.

Beispiel anwendungsseitiger Ablauf:

Es erfolgt eine "Erstbeschickung" des Konsignationslagers per Umlagerungsauftrag z.B. vom Hauptlagerort (HAUPT) des Anwenders auf das Konsignationslager des Debitor (KONSI).

Der Debitor verbraucht / verkauft diese Ware. Die Verbräuche werden durch den Debitor an den/der AnwenderIn gemeldet. Dies kann entweder durch Abverkaufs Meldungen oder Neubestellungen erfolgen.

Innerhalb von Microsoft Dynamics Business Central™ wird nun ein Auftrag/Rechnung für den Debitor mit entsprechenden Positionen angelegt. Ist das Feld "Konsignation Lagerortcode" im Debitor gefüllt, so wird nach Benutzerabfrage das Konsignationslager als Lagerort für den Verkauf verwendet.

Die Auftragszeilen erhalten automatisch den Lagerort "Konsignationslagerortcode" aus dem Kopf als Vorgabelagerort.

Die Lieferung des Auftrages wird gebucht und fakturiert (entweder per Einzel- oder per Sammelrechnung). Somit reduziert sich der Bestand / Lagerwert auf dem Konsignationslager und die Verbräuche werden an den Debitoren fakturiert. Durch diesen Vorgang werden auch Chargen- bzw. seriennummernpflichtige Artikel ordnungsgemäß behandelt.

Bei der Buchung der Lieferung wird bei einem Konsignationsauftrag nach Benutzerabfrage ("Möchten sie die verbrauchte Ware am Konsignationslager wieder auffüllen?") automatisch im Hintergrund der Anwendung ein neuer Umlagerungsauftrag über die verbrauchten Artikel erstellt, so dass der Bestand des Konsignationslagers wieder ohne weiteren manuellen Aufwand und ohne explizite logistische Eingriffe (Standard-Logistikausbaustufen werden verwendet) aufgefüllt wird.

Einrichtung#

Konsignations-Lagerorte#

Um ein Konsignations-Lager einzurichten, rufen Sie sich zunächst über die Anwendersuche die „Lagerorte“ auf.

Über „Neu“ im Menüband können Sie wie gewohnt einen neuen Lagerort anlegen. Nachfolgende Felder sind für das Konsignationslager auf dem Inforegister „Allgemein“ zusätzlich einzurichten:

Feld Beschreibung
VK-Konsignationslager Aktivieren Sie den Schalter, um zu kennzeichnen das der Lagerort ein Konsignationslager ist.
Konsi. Umlag. von Code Geben Sie den Lagerortcode in diesem Feld an, von wo aus die Konsignationsbestückung stattfinden soll. Dieser Eintrag ist für die Umlagerung notwendig.

Hinweis

In der Lagerortkarte können bestimmte Lagerorte als Verkaufs-Konsignationslager gekennzeichnet werden (Feld „Ist VK-Konsignationslager“ = Ja). Zusätzlich kann im Feld „Konsi.- Umlagerung von Code“ ein definierter Lagerort für die Umlagerungen auf diesen für die Wiederauffüllung eingerichtet werden. Wird kein „Konsi.Umlag. von Code“ Lagerort hinterlegt, wird ggf. von dem Debitor hinterlegten Lagerort oder dem Standardlagerort umgelagert.

Debitor#

Um die Zuordnung des eingerichteten Konsignations-Lagerortes zu dem gewünschten Debitor vorzunehmen, rufen Sie sich zunächst die Debitoren-Karte auf.

Tragen Sie anschließend auf dem Inforegister „Lieferung“ in dem Feld „Konsignation Lagerortcode“ das entsprechende Konsignationslager ein. Wird hier ein Lagerort erfasst, gilt dieser als Konsignationslager des Debitors. Eine eindeutige Zuordnung von einem Konsignations-Lagerort zu genau ein Debitor muss eingehalten werden.

Alternativ kann ein Konsignations-Lagerort einer einzelnen Lieferadresse des Debitoren in der zugeordnet werden.

Hierzu rufen Sie sich über das Menüband > Zugehörig > Debitor die „Lief. an Adressen“ auf und tragen in dem Feld „Konsignation Lagerortcode“ das entsprechende Konsignationslager ein.

Hinweis

Wurde ein Konsi-Lagerort einer Lieferadresse zugeordnet hat dies eine höhere Priorität als die Zuordnung auf dem Debitor.

Für einen schnellen Überblick besteht die Möglichkeit von der Debitorenkarte über den Menüpunkt „Zugehörig“ > „Historie“ >„Artikelbestand nach Konsi-Lagerort“ die Übersicht „Artikel nach Lagerort“ gefiltert nach dem in der Debitorenkarte hinterlegten „Konsi-Lagerort“ aufzurufen.

Umlagerungsrouten#

Richten Sie die Umlagerungsrouten entsprechend für die Konsignationsbestückung ein. Hierzu rufen Sie sich die „Umlagerungsrouten“ über die Anwendersuche auf. Weiterführende Informationen zu den Umlagerungsrouten entnehmen Sie der Microsoft Dynamics Business Central™ Onlinehilfe (F1).

Lagerbuchung Einrichtung#

Zusätzlich muss für das VK-Konsignationslager die Sachkonten in der Lagerbuchung Einrichtung erfolgen. Hierzu rufen Sie sich über die Anwendersuche die „Lagerbuchung Einrichtung“ auf. Weiterführende Informationen zu der Lagerbuchung Einrichtung entnehmen Sie der Microsoft Dynamics Business Central™ Onlinehilfe (F1).

Artikel#

Auf der jeweiligen Artikelkarte haben Sie die Möglichkeit, über das Menüband > „Zugehörig“ > „Verfügbarkeit“ > „Artikel nach Lagerort“ Artikel in Konsi-Lagerort anzeigen zu lassen. Sobald Sie den Schalter setzen, werden Ihnen in der Lagerortübersicht nur die Lagerorte mit „Ist VK-Konsignationslager“ = Ja angezeigt.

Zusätzlich können Sie die Lagerhaltungsdaten wie gewohnt einrichten.  

Debitorische Konsignationsabwicklung#

Bei der Erfassung eines Debitoren im Feld „Verk. an Deb.-Nr.“ in einem Verkaufsauftrag oder einer Verkaufsrechnung wird geprüft, ob dem Debitor in seiner Debitorenkarte ein Konsi-Lagerort zugeordnet ist. Ist dies der Fall, erfolgt eine Abfrage, ob eine Konsignationsentnahme verabeitet werden soll.

Bestätigt der/die AnwenderIn diese Abfrage mit „Ja“, so wird der dem Debitor zugeordnete Konsi-Lagerort im Verkaufsauftragskopf im neuen Feld „Konsignation Lagerort“ eingetragen und dieser Konsi-Lagerort wird in allen Verkaufsauftragszeilen des Verkaufsauftrages im Feld „Lagerort“ (Abgangslager) eingetragen.

Hinweis

Wird der Lagerort im Feld Lieferung an Code gewechselt erfolgt eine Abfrage. Der Lagerort in den Verkaufsauftragszeilen ist wie im Standard editierbar, d.h. es kann in den jeweiligen Zeilen ein von dem Konsi-Lagerort des Auftragskopfes abweichender Lagerort eingetragen werden.

Es erfolgt bei der Erfassung der Artikel eine entsprechende Verfügbarkeitsprüfung auf Basis des Lagerortes. Nach der Verbuchung der Lieferung (aus dem Verkaufsauftrag oder aus dem Warenausgang) wird geprüft, ob mindestens eine zu liefernde Zeile den Konsi-Lagerort aus dem Verkaufsauftragskopf als Lagerort enthält. Ist dies der Fall, erfolgt eine Abfrage an den/der AnwenderIn, ob die verbrauchte Ware am Konsignationslager wieder aufgefüllt werden soll.

Wird diese Abfrage bestätigt, wird für den Konsi-Lagerort aus dem Verkaufsauftragskopf ein Umlagerungsauftrag mit den gelieferten Zeilen des Auftrages als Positionen erstellt.

Beim Erstellen eines Umlagerungsauftrags für Konsignationslagerorte prüft das System, dass der gewählte Konsignationslagerort nur einem Debitor zugeordnet ist. Ist dies nicht der Fall, wird mit einer Fehlermeldung abgebrochen.

Hinweis

Für diese Funktionalität (Erstellen der Umlagerungsaufträge) ist die Einrichtung der diversen Umlagerungsrouten notwendig, da für die Umlagerungsaufträge die Transit-Lagerortcodes erforderlich sind.

In dem Umlagerungsauftrag werden folgende Felder entsprechend des Verkaufsauftrages gefüllt:

Feld Beschreibung
Umlag. nach Code Im Umlagerungskopf und Umlagerungszeilen wird der Konsi-Lagerort eingetragen.
Menge Ist in den Umlagerungszeilen die „Menge zu liefern“ aus der Verkaufsauftragszeile (also die Menge, die gerade durch die aktuelle Lieferung geliefert wurde)
Umlag. von Code Wird in folgender Hierarchie bestimmt:

Es werden die Lagerhaltungsdaten des Artikels mit dem Lagerortcode des Konsi-Lagerortes geprüft. Werden entsprechende Lagerhaltungsdaten gefunden so ist der dort hinterlegte „Umlag. von Code“ Lagerort als Abgangslagerort ausschlaggebend.

In zweiter Stufe wird geprüft, ob in dem Konsi-Lagerort im Feld „Konsi. Umlagerung von Code“ ein Lagerortcode hinterlegt ist, ggf. wird dieser als Abgangslagerort definiert.

Ggf. wird in der nächsten Stufe geprüft ob dem Debitor grundsätzlich ein Lagerort zugewiesen wurde.

Trifft keine der vorangegangenen Hierarchiestufen zu, wird der Standardlagerort als Abgangslager definiert.

Ergab die Ermittlung des Lagerortes bei dieser 4-stufigen Hierarchiesuche keinen Lagerort für den Artikel, so wird für die Verkaufszeile keine Umlagerungszeile erstellt.

Falls also nicht für alle Artikelzeilen der Lieferung die entsprechenden Umlagerungszeilen erstellt werden konnten, so wird am Ende eine entsprechende Meldung ausgegeben


Wurden mehrere Umlagerungsaufträge erstellt (da zu den unterschiedlichen Artikeln unterschiedliche <Umlag. von Code als Lagerortcode> ermittelt wurden), wird eine Meldung mit der ersten und der letzten Nr. der neu erstellten Umlagerungsaufträge ausgegeben und die Übersicht der Umlagerungsaufträge mit den neu erstellten Umlagerungsaufträgen wird geöffnet.

Hinweise auf Konsignationsabwicklung beim Druck#

Existieren im Verkaufsauftrag die Belegzeilen mit dem Konsi-Lagerort (Lagerort der Verkaufszeile ist derselbe Lagerort aus dem Feld „Konsignations Lagerort“ im Verkaufskopf, so wird vor dem Aufruf der Verkaufsauftragsbestätigung die Warnung, dass für den Auftrag mindestens eine Belegzeile mit dem Konsignationsabwicklung relevanten Lagerort existiert, ausgegeben.

Dieselbe Prüfung erfolgt mit einer Meldung auch im Warenausgang beim Drucken des Beleges, sowie im Beleg „Gebuchte Verkaufslieferung“

Im Bericht 208 „Verkauf Lieferschein“ wurde zu der jeweiligen Lieferzeile für Konsignation ein entsprechender Hinweis eingebaut.

Archivierungsgründe Verkaufsbelege#

Verkaufsbelege können aus unterschiedlichen Gründen archiviert werden. Die systemseitigen Archivierungsgründe werden automatisch in das Archiv mitgeschrieben.

Archivierungsgründe bei Angeboten:

  • Manuell
  • Löschen
  • Drucken
  • Angebot nach Auftrag

Archivierungsgründe bei Aufträgen/Verkaufsreklamationen:

  • Manuell
  • Löschen
  • Drucken
  • Buchung

Archivierungsgründe bei Rahmenaufträgen:

  • Manuell
  • Löschen
  • Drucken

Nachfassaufgabe bei Angeboten#

In Standard Microsoft Dynamics Business Central™ wird der/die AnwenderIn grundsätzlich beim Druck eines Angebots gefragt, ob er eine Nachfassaufgabe für das Angebot erstellen möchte. Kunden, die nicht mit der Aufgabenverwaltung arbeiten, benötigen diese Abfrage nicht. Deshalb ist in KUMAVISION trade365 die Nachfassaufgabe beim Druck eines Angebots grundsätzlich deaktiviert. Über die Einrichtung „Nachfassaufgabe ermöglichen“ in der Einrichtung Debitoren und Verkauf kann diese wieder aktiviert werden.

Periodische Faktura#

In Standard Microsoft Dynamics Business Central™ können Debitoren einen Kenner „Sammelrechnung“ erhalten. Damit lassen sich Sammelrechnungen erstellen. Jedoch nicht in Intervallen, sondern immer nur in manueller Abgrenzung von gebuchten Lieferdaten. In Unternehmen jedoch gibt es verschiedenste Konstellationen, wie ein Unternehmen seine Rechnungen gegenüber dem Kunden stellen kann. Sammelrechnung in festen Intervallen, Sammelrechnung über einen Auftrag mit der letzten Lieferung zu diesem Auftrag, Sofortrechnung etc. Um diesen möglichen Konstellationen Rechnung zu tragen, kann die Faktura über die Funktion „Periodische Faktura“ abgewickelt werden. Diese stellt die Rechnungen gegenüber Kunden so, wie sie vereinbart sind mit dem Debitor.

Die Periodische Faktura kann nicht in Kombination mit Vorauskasse Rechnungen angewendet werden. Bei Vorauskasse müssen die Vorauskasse Rechnungen weiterhin manuell gebucht werden

Einrichtung#

Die Einrichtung für die periodische Faktura erfolgt hauptsächlich auf der Debitorenkarte. Hierzu rufen Sie sich diese zunächst auf.

Nachfolgend werden Ihnen die möglichen Einrichtungen der periodischen Faktura erläutert:

Sammelrechnung (Periode)#

Für die Sammelrechnung (Periode) nehmen Sie folgende Einrichtung auf der gewünschten Debitorenkarte vor:

Inforegister „Fakturierung“#
Feld Beschreibung
Fakturierungsart Für die Sammelrechnung (Periode) muss das Feld „Fakturierungsart“ auf „Sammelrechnung (Periode)“ stehen.
Fakturierrythmus Das Feld „Fakturierrythmus“ muss für die Sammelrechnung (Periode) auf „periodisch“ stehen.
Fakturierungsintervall Code Im Feld „Fakturierungsintervall Code“ wird der entsprechende Intervall Code hinterlegt. Zum Beispiel 2W
Nächstes Fakturierdatum Das Feld Nächstes Fakturierdatum berechnet sich durch das System automatisch. Beim Setup des Debitoren muss es zunächst einmal für das erste Rechnungsintervall gesetzt werden.
Inforegister „Lieferung“#
Feld Beschreibung
Sammelrechnung Der Schalter „Sammelrechnung“ muss aktiv sein.

Wird nun die Periodische Faktura erstellt, werden alle gebuchten Lieferungen des Kunden in eine neue Verkaufsrechnung abgerufen, die aktuell zur Abrechnung anstehen. Siehe dazu auch Ablauf Periodische Faktura. Je nach Fakturierdatum der Periodischen Faktura und dem Nächsten Fakturierdatum auf dem Debitor, werden die gelieferten Positionen in eine Sammelrechnung abgerufen. Ist das nächste Fakturierdatum noch nicht erreicht, wird die Sammelrechnung auch nicht erstellt.

Rechnung pro Auftrag (Periode)#

Die Einrichtung erfolgt analog der Einrichtung zur Sammelrechnung (Periode). Lediglich im Feld „Fakturierungsart“ wird die Option „Rechnung pro Auftrag (Periode)“ eingestellt. Alle anderen Einrichtungen müssen analog gesetzt werden.

Im Lauf Periodische Faktura werden nun alle Lieferungen eines Auftrags in eine VK-Rechnung zusammengefasst, die innerhalb des Fakturierzeitraums liegen. Pro Auftrag wird also eine Sammelrechnung generiert pro Abrechnungsperiode.

Rechnung pro Auftrag (letzte Lieferung)#

Bei dieser Einstellung geht es darum, Rechnungen pro Auftrag zu stellen, also nicht mehrere Aufträge in einer Rechnung zusammen zu fassen. Jedoch wird die Rechnung erst erzeugt, sobald der Auftrag vollständig ausgeliefert ist. Ist im Auftrag noch eine Position mit Restmenge enthalten, wird er nicht in der Periodischen Faktura zur Abrechnung vorgeschlagen. Der gewünschte Debitor wird wie folgt eingerichtet:  

Inforegister Fakturierung#
Feld Beschreibung
Fakturierungsart Für die Rechnung pro Auftrag (letzte Lieferung) muss das Feld „Fakturierungsart“ auf „Rechnung pro Auftrag mit letzter Lieferung“ stehen.
Fakturierrythmus Das Feld „Fakturierrythmus“ muss auf „sofort“ stehen.
Inforegister „Lieferung“#
Feld Beschreibung
Sammelrechnung Der Schalter „Sammelrechnung“ muss aktiv sein.

Rechnung pro Lieferschein#

Die Einstellung Rechnung pro Lieferschein entspricht der Vorgehensweise vom manuellen Buchen Liefern + Fakturieren. Für jede gebuchte Lieferung des Kunden wird eine Verkaufsrechnung erzeugt.

Folgende Einstellungen sind am Debitor einzurichten:

Inforegister „Fakturierung“#
Feld Beschreibung
Fakturierungsart Für die Rechnung pro Lieferschein muss das Feld „Fakturierungsart“ auf „Rechnung pro Lieferschein“ stehen.
Fakturierrythmus Das Feld „Fakturierrythmus“ muss auf „sofort“ stehen.
Inforegister „Lieferung“#
Feld Beschreibung
Sammelrechnung Der Schalter „Sammelrechnung“ muss aktiv sein.

Ablauf Periodische Faktura#

Um die Periodische Faktura anzustoßen, rufen Sie sich zunächst über die Anwendersuche den „Periodische Faktura Log“ auf.

Um alle Rechnungen für den aktuellen Tag zu erstellen, rufen Sie sich den Menüpunkt „Periodische Faktura ausführen“ über das Menüband auf.

Die Ausführungsmaske für die periodische Faktura öffnet sich auf der Sie folgende Filterungen zur Ausführung der Faktura setzen können:

Register Optionen:

Feld Beschreibung
Buchungsdatum Buchungsdatum für die zu buchenden Rechnungen
Buchungsdatum ersetzen Ja ersetzt das Buchungsdatum der erstellten Verkaufsrechnungen mit dem Buchungsdatum aus den Optionen.
Belegdatum ersetzen Ja ersetzt das Belegdatum der erstellten Verkaufsrechnungen mit dem Buchungsdatum aus den Optionen.
Rechnungsrab. berechnen Ja berechnet den Rechnungsrabatt für den Kunden im erzeugten Beleg.
Fakturierdatum Auf dieses Datum wird geprüft für die zu erstellenden Sammelrechnungen oder Rechnungen pro Auftrag, die periodisch abgerechnet werden. Ist das Fakturierdatum aus den Optionen nicht identisch oder größer als das Nächste Fakturierdatum auf der Debitorkarte, so werden für den betreffenden Debitoren noch keine Verkaufsrechnungen erstellt.
Aktualisiere nächstes Faktura Datum beim Debitor Das Feld nächstes Fakturierdatum der Debitorenkarte wird basierend auf dem Fakturierintervall eingetragen. Dies erfolgt unabhängig davon, ob für einen betreffenden Debitor aktuell Rechnungen erstellt werden. Sobald er im Filter der zu durchlaufenden Debitoren ist, wird sein Fakturierdatum aktualisiert.
Rechnung buchen Ja bewirkt, dass die erzeugte Verkaufsrechnung direkt durchgebucht wird.
Gebuchte Rechnung drucken Ja bewirkt, dass die gebuchte Verkaufsrechnung auf dem Windows Standarddrucker ausgegeben wird.
Lieferdatum Filter Gibt den Zeitraum an, in dem nach gebuchten Lieferungen gesucht wird, um die Verkaufsrechnungen zu erstellen.

Register Debitor und Register Verkaufsauftrag:

Werden Filterkriterien in diesen beiden Registern eingetragen, werden diese beim Durchlaufen der Funktion „Periodische Faktura ausführen“ berücksichtigt. Beispielsweise nur Aufträge eines bestimmten Kunden. Nur Aufträge ohne Vorauskasse, etc.

Nachdem Sie Ihre Filterungen vorgenommen haben, bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „Ok“, um die periodische Faktura auszuführen.

Alle Rechnungen, die erstellt wurden, werden in der Übersicht „Periodische Faktura“ eingestellt. Grün markierte Zeilen sind gebuchte Rechnungen. Gelb markierte Zeilen sind eingestellte Rechnungen, die noch nicht gebucht wurden. Rot markierte Zeilen, sind Rechnungen, die aufgrund von Fehlermeldungen nicht gebucht werden konnten. Hier müssen die Fehler manuell behoben werden und die Rechnungen manuell durchgebucht werden.

Aus der Übersicht heraus können die gebuchten bzw. ungebuchten Belege geöffnet werden. Zudem werden im Fehlerprotokoll die Meldungen angezeigt, aufgrund derer eine Buchung nicht durchgeführt werden konnte.

Im Menüband unter […] - „Aktionen“ kann der Fehlertext auch separat aufgerufen werden. Zudem befinden sich die Aktionen zum Löschen älterer Einträge ebenfalls unter diesem Menüpunkt.

Im Menüband unter […] – „Zugehörig“ kann der Bericht „Periodische Faktura Einstellungen beim Debitor anpassen“ aufgerufen werden.

Damit kann das Nächste Fakturierdatum auf der Debitorenkarte überschrieben bzw. neu eingestellt werden. Mit der Art „Festes Datum“ wird manuell ein neues festes Fakturierdatum, z.B. 01.01.2021, eingetragen. Mit der Art „Datum letzter Rechnung“ wird basierend auf dem letzten Rechnungsdatum des Kunden und seinem Fakturierungsintervall ein neues Nächstes Fakturierdatum berechnet und am Debitor hinterlegt. Im Register „Debitor“ kann die Auswahl der zu bearbeitenden Debitoren eingeschränkt werden.

Beim Durchlauf der Periodischen Faktura werden Verkaufsrechnungen erstellt, es wird nicht direkt aus dem Auftrag gebucht. Das bewirkt, dass Aufträge, die über diese Funktion vollständig abgerechnet wurden, nicht automatisch mit Abschluss gelöscht werden. Sie werden in der Übersicht lediglich als vollständig fakturiert dargestellt.

Um diese Aufträge aus dem System zu löschen, muss in regelmäßigen Abständen der Bericht „Erledigte Aufträge löschen“ durchgeführt werden.

Versand von Mahnungen inkl. zugehöriger Rechnungen#

Für den Endkunden ist es einfacher angemahnte Rechnungen zu bearbeiten, wenn er zusammen mit der Mahnung direkt auch die Rechnungen zugeschickt bekommt. Zudem entfällt damit die Nachforderung von nicht mehr auffindbaren Rechnungsdokumenten beim Endkunden. Daher werden in KUMAVISION trade365 beim Druck bzw. E-Mail-Versand von registrierten Mahnungen automatisch die zugehörigen Rechnungen mit ausgedruckt.

Werden die Mahnungen für einen Kunden per E-Mail-Belegversand verschickt, so werden die Rechnungen als PDF-Dokumente in dem E-Mail-Beleg integriert. Beim Ausdruck am Drucker ist zu beachten, dass die Mahnung und die Anlagen jeweils auf dem in der Druckerauswahl eingerichteten Drucker gedruckt werden. Dies führt dazu, dass beim PDF-Druck (nicht beim E-Mail-Belegversand) die Mahnung als PDF erzeugt wird, die Anlagen dazu jedoch auf dem bei dem/der AnwenderIn eingerichteten Standard Drucker.

Langzeit-Lieferantenerklärung#

Bei Lieferungen an Empfänger innerhalb der Europäischen Union müssen per Langzeit Lieferantenerklärung Bescheinigungen über die Ursprungseigenschaft einer Ware ausgestellt werden. Und zwar im Sinne einer Präferenzregelung, die von der Europäischen Union unterhalten wird. Um die Erstellung einer Langzeit-Lieferantenerklärung basierend auf den in Microsoft Dynamics Business Central™ zugrunde liegenden Artikelverkäufen zu generieren, wurde in KUMAVISION trade365 ein neuer Bericht Langzeit – Lieferantenerklärung entwickelt.

Einrichtung#

Für die Lanzeit-Lieferantenerklärung müssen zunächst einige Grundeinrichtungen vorgenommen werden, die im nachfolgenden näher erläutert werden:

Kreditoren & Einkauf Einrichtung#

Rufen Sie sich über die Anwendersuche die „Kreditoren & Einkauf Einrichtung“ über die Anwendersuche auf. Auf dem Inforegister „KUMAVISION“ haben Sie in dem Feld „Europäische Ursprungsländertext“ die Möglichkeit, einen Text für den Andruck für die Europäischen Ursprungsländer zu hinterlegen.

Länder / Regionen#

In der Länder-/Regionen Liste werden die Länder der Europäischen Union gekennzeichnet. Hierzu rufen Sie sich die „Länder / Regionen“ Liste über die Anwendersuche auf. Setzen Sie in dem Feld „Europäische Union“ einen Haken die der Europäischen Union zugehörig sind.

Alle hier gekennzeichneten Länder, werden in der Berichtsausgabe mit dem Text für Europäische Ursprungsländer ergänzt.

Artikel – Präferenzländer Zuordnung#

Da es für die Zuordnung von Artikeln zur Präferenzregel keine einheitliche Regel gibt, müssen die jeweiligen Präferenzländer für einen bestimmten Artikel auch dort hinterlegt werden. Die am Artikel hinterlegten Länder werden in der Langzeit Lieferantenerklärung gelistet.

Um diese Zuordnung vorzunehmen, rufen Sie sich zunächst die gewünschte Artikelkarte auf. Über das Menüband „Zugehörig“ > „Artikel“ > „Präferenzländer“ können Sie die Präferenzländer-Tabelle aufrufen. In der Tabelle werden alle für diesen Artikel gültigen Präferenzländer eingetragen.

Ausführung des Berichts Langzeit – Lieferantenerklärung#

Der Bericht Langzeit- Lieferantenerklärung kann über die Debitorenliste oder über die Anwendersuche aufgerufen werden.

Grundsätzlich prüft der Bericht Artikelposten zu einem bestimmten Debitor in einem bestimmten Zeitraum ab und erstellt für die an den Debitoren verkauften Artikel in diesem Zeitraum eine Langzeit – Lieferantenerklärung.

Um die Langzeit-Lieferantenerklärung durchzuführen, rufen Sie sich diese zunächst auf.

Nachfolgend werden Ihnen die Kriterien zur Ausführung des Berichts näher erläutert:

Register Sprachen:

Hier können Sie auswählen auf welcher Sprache die Lieferantenerklärung erstellt werden soll. Zur Auswahl stehen Ihnen Deutsch oder Englisch.

Register Debitor:

Feld Beschreibung
Debitorennr. Geben Sie hier die Debitorennr. an, für den Sie die Lieferantenerklärung erstellen möchten.
Kontaktnr. In diesem Feld können Sie einen Ansprechpartner, der im Bericht angedruckt werden soll, angeben.

Register Waren Lieferungsdatum:

Im Register „Waren Lieferungsdatum“ wird der Filter für den Buchungszeitraum der Artikelposten eingetragen. D.h. alle Artikel aus Verkaufs Artikelposten dieses Debitoren im Buchungszeitraum Von bis Bis werden in der Langzeit-Lieferantenerklärung aufgelistet.

Register Gültigkeitszeitraum:

Im Gültigkeitszeitraum wird der Gültigkeitszeitraum mit Gültig von Datum und Bis Datum eingegeben, der auf dem Bericht angedruckt wird.

Register Kumulierung:

Gibt es Artikel, für die der Kumulierungsvermerk angegeben werden muss, weil ein Bauteil des Artikels beispielsweise in Marokko hergestellt wurde, obwohl der Artikel an sich eine Ursprungsregion innerhalb der EU hat, so muss der Kenner beim Ausführen des Berichts angehakt werden.

Sofern Sie alle Angaben vorgenommen haben können Sie über „Vorschau“ die Lieferantenerklärung zunächst einsehen oder über „Senden an“ bzw. „Drucken“ diese versenden oder bzw. vorab ausdrucken.

Sollten Sie den Schalter „Kumulierung“ aktiviert haben, erscheint zunächst die Eingabetabelle für die Artikel mit Kumulierungsvermerk. Wird der Haken nicht gesetzt, wird diese Tabelle übersprungen.

In der Tabelle „Kumulierte Artikel“ werden alle Artikel eingetragen, für die Sie in der Lanzeitlieferantenerklärung einen Kumulierungsvermerk angeben müssen. Die Auswahl der Artikel erfolgt über den Lookup im Feld Artikelnummer. Anschließend wird das Ursprungsland für den Kumulierungsvermerkt eingetragen.

Hat der Debitor nun den betreffenden Artikel im ausgewählten Zeitraum gekauft, wird hierfür ein Kumulierungsvermerk eingetragen. Marketing

Erweiterung Profilfragebogen#

Bei der Kategorisierung von Kontakten genügt es u.U. nicht, die durch die Microsoft Dynamics Business Central™ Standard vorgegebenen Felder bzw. Profilfragebogen Funktionalitäten zu verwenden. Wenn z.B. die Anzahl der möglichen Antworten auf eine Frage des Profilfragebogens zu groß ist (Z.B. Jahreszahlen oder nicht nur eine Anzahl Mitarbeiter Spanne, sondern die genaue Anzahl der Mitarbeiter), ist die Bedienbarkeit nicht mehr gegeben. In der KUMAVISION trade365 sind die Profile des CRM so erweitert, dass nicht nur eine Antwort ausgewählt werden kann, sondern auch bei der Beantwortung Werte erfasst werden können.

Zusätzlich können einmal gewählte Antworten in einer Historien-Tabelle gespeichert werden, so dass jederzeit ersichtlich ist, welche Antworten wann gegeben wurden. Es muss im Profilfragebogen sowie in der Anzeige der Antworten in den Zeilen des Kontakts immer der aktuelle Wert angezeigt werden.

Bei der Einrichtung der Profilfragebögen sind nun zwei weitere Spalten hinzugekommen. Mittels der Spalte „Antworttyp“ wird definiert wie die Eingabe des Benutzers aussehen soll. Bis dato war nur ein Ja oder Nein möglich.

Nun können auch Antworten als Zahlenwert (mit/ohne Nachkommastellen) und als Freitext erfasst werden. Die Auswahlmöglichkeit hierfür ist:

  • Ganzzahl
  • Dezimalzahl
  • Text

Eine Eingabe von beispielsweise „3,5“ ist noch nicht aussagekräftig. Mittels der Spalte „Antwort Einheitencode“ erhält die eingegebene Zahl auch zusätzliche Aussagekraft, z.B. 3,5m³. Diese Einheit kann zur vorkonfiguriert werden. Zur Verfügung stehen die im System eingerichteten Einheitencodes.

Die Bedienung des Fragebogens ist wie bisher. Bei „Ja/Nein“-Antworten kann einfach die entsprechende Spalte angeklickt werden. Bei Freitextantworten und/oder der Erfassung von Zahlen wird der Wert in die Spalte „Antwort“ eingetragen.

Gibt ein/e AnwenderIn in der Spalte „Ausgewählt“ ein Häkchen an, um diese Antwort auszuwählen erhält er den Hinweis, dass in dieser Zeile eine Text oder Zahl Antwort eingetragen werden muss.

Die getätigten Antworten werden dann anschließend in der Kontaktverwaltung - Karte in den Zeilen als Übersicht mit eingeblendet.

Bei der Erstellung eines Segments können die so eingetragenen Werte abgefiltert werden. Der/die AnwenderIn selektiert seine Adressen nach dem Kriterium Profilfragebogen und kann den gewünschten Antworttext einer Zeile vorgeben.

Archivierung der Antworten eines Profilfragebogens#

Wenn sich die Angaben in den Profilantworten für einen Kontakt ändern, so kann der/die AnwenderIn die „Altdaten“ archivieren. Die Archivierung der Antworten erfolgt manuell. Der/die AnwenderIn öffnet den gewünschten Profilfragebogen. Dort im Menüband „Zugehörig“ kann er diesen Menüpunkt aufrufen und die Antworten archivieren.

Beim Archivieren wird das Arbeitsdatum mitgeschrieben.

Hinweis

Das Verändern einer einmal archivierten Antwort im Profilfragebogen ist nur möglich, wenn die Frage für „Mehrere Antworten möglich“ aktiviert ist.

Einmal archivierte Antworten können Sie sich wieder über „Archivierte Antworten anzeigen“ ansehen. Dabei wird automatisch die letzte Version aufgerufen. Es ist über das Feld „Versionsnummer“ jederzeit der Zugriff auf alle Versionen der Antworten möglich.

Segmente erstellen mit Bezug auf Serviceinformationen#

Die Segmente im Bereich Marketing dienen zur Erstellung von Adresslisten. In Segmenten können Kontakte hinzugefügt und entfernt werden. Neben den standardmäßigen Kriterien Bereichen wie Kontakt, Profil, Wertposten etc. können in KUMAVISION trade365 auch Informationen aus dem Bereich Service abgegriffen werden, um Segmente mit Kontakten zu erstellen. Damit lassen sich Adresslisten generieren von Kunden, die Serviceartikel besitzen, deren Garantiedatum bald abläuft, um Ihnen Folgeverträge anbieten zu können. Oder alternativ lassen sich Kunden ansprechen auf Basis von Servicevertragsinformationen.  

Vorgehensweise#

Erstellen Sie ein neues Segment. Fügen Sie neue Kontakte hinzu. Wenn auf Informationen aus dem Serviceartikel oder dem Servicevertrag zugegriffen werden soll, muss der jeweilige Schalter in den Optionen der Anforderungsseite aktiviert werden. Werden Segmente erstellt auf Basis der Kontakte muss der Schalter in Kontakte berücksichtigen aktiviert werden.

Hinweis

Für die Option Serviceartikel berücksichtigen werden nur Kontakte der Art Unternehmen hinzugefügt (Debitorenkontakt). Die Optionen Unternehmen erweitern etc. funktionieren nur für die Option Kontakte berücksichtigen. Für die Option Serviceverträge berücksichtigen werden die Kontakte gelistet, die im Feld Kontakt-Nr. im Servicevertragskopf stehen. Dies können Personen oder Unternehmen sein.