Verkauf und Marketing#

Artikelreferenz aus Verkaufszeile erstellen#

Im Handel haben Kunden häufig eigene Artikelnummern. Diese Artikelnummern können bei der Auftragserfassung im Feld „Referenznummer“ verwendet werden, sofern sie im Artikel- oder Debitorenstamm unter den Artikelreferenzen gepflegt sind.

Wenn diese Artikelreferenzen noch nicht gepflegt sind, können dieses Referenznummern in KUMAVISION trade365 im Rahmen der Auftragserfassung in der jeweiligen Zeile erfasst und dauerhaft angelegt werden.

Einrichtung#

Um diese Funktion zu verwenden, muss in der „Einrichtung Debitoren und Verkauf" der Schalter “Artikelreferenzen automatisch erstellen" auf dem Inforegister „KUMAVISION trade“ aktiviert werden.

Vorgehensweise#

Eine Verkaufszeile wird mit folgenden Feldern erfasst:

Es wird automatisch ein Referenzeintrag zu diesem Artikel und diesem Debitor angelegt.

Gibt es im System bereits einen Referenzeintrag für diesen Kunden und diese Artikelnummer, wird dieser angezeigt, sobald das Feld mit der Artikelnummer verlassen wird.

Die Liste der Artikelreferenzen können über die Anwendersuche aufgerufen und bearbeitet werden.

Auftragsarten und Zahlungsbedingungen#

Über Auftragsarten können einerseits die Belege unterschieden und strukturiert werden und andererseits kann das Verhalten definiert werden, sowie die Preisfindung beeinflusst werden.

Die Auftragsarten gibt es für die folgenden Belege:

• Auftrag als Verkaufsauftragsart auch für Serviceaufträge
• Bestellung als Einkaufsbestellart
• Umlagerung als Umlagerungsauftragsart
• Fertigungsauftrag als Fertigungsauftragsart

Unterscheidungsmerkmale können z.B. Normalauftrag, Eilauftrag, Konsignationsauftrag, Fremdfertigungsauftrag oder auch Nacharbeitsauftrag sein.

Verkaufsauftragsarten#

In Abhängigkeit von der Auftragsart kann eine Zahlungsbedingung zugewiesen werden, die die Zahlungsbedingung des Debitors übersteuert.

Berichtsauswahl nach Auftragsart#

Neben der Verwendung der Auftragsarten als Unterscheidungskriterium und der Vorbelegung von Dimensionen können je Auftragsart unterschiedliche Ausdrucke gesteuert werden. Dazu kann in der Berichtsauswahl des Verkaufes neben der Auswahl des eigentlichen Beleges auch die Verkaufsauftragsart gewählt werden, um dann entsprechend unterschiedliche Reports hinterlegen zu können, z.B. andere Auftragsbestätigungen für Ersatzteilaufträge.

Hierzu rufen Sie sich zunächst die „Berichtsauswahl – Verkauf“ über die Anwendersuche auf.

Über die „Verwendung“ können Sie zunächst definieren, für welchen Beleg Sie Ihre Einrichtungen vornehmen wollen. Neben der Auswahl des eigentlichen Belegs in den Zeilen über das Feld „Berichts-ID“ haben Sie über den Menüpunkt „Berichtsauswahl Auftragsarten“ die Möglichkeit, entsprechend der jeweiligen Verkaufsauftragsart unterschiedliche Reports zu hinterlegen.

Wie bereits im Standard der Berichtsauswahl ist es auch in Verbindung mit Auftragsarten möglich mehrere Berichte in einer definierten Reihenfolge zu hinterlegen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, diese Ausdrucke auch in Bezug auf einen Debitor noch zu verfeinern. D.h. je Debitor und Auftragsart können ggf. unterschiedliche Belege erstellt werden.

Verkaufspreise auf Grundlage von Kalk. Einstandspreisen berechnen#

Im Preisarbeitsblatt von Microsoft Dynamics 365 Business Central haben Sie die Möglichkeit, neue Preise zu definieren, zu überarbeiten und in eine Preisliste zurückzuschreiben.

Generell steht Ihnen in KUMAVISION die Berechnung über Verkaufskonditionen zur Verfügung. Weiterführende Informationen hierzu finden Sie unter „Preise“.

KUMAVISOIN trade365 stellt Ihnen zusätzlich die Möglichkeit zur Verfügung, in Verkaufskonditionen als Berechnungsbasis den „Kalkulierten Einstandspreis“ zu verwenden.

Wählen Sie im Preisarbeitsblatt die Funktion „Zeilen vorschlagen“ aus. Das Anforderungsfenster füllen Sie wie folgt aus:

Für die Definitionen des Feldes „Standards“ in der Abfrage haben Sie folgende Optionen:

Die weitere Bearbeitung des Preisarbeitsblattes erfolgt im Standard. Sie haben jedoch bei der Verwendung von Verkaufskonditionen noch die Möglichkeit, über den Funktionsaufruf „Preisberechnung“ für die jeweilige Zeile die genaue Berechnung der Kondition zu überprüfen.

Weitere Felder in Lieferadressen#

Um in Abhängigkeit der Lieferadresse diverse Felder im Verkaufsbeleg zu übersteuern, wurde die Lieferadressen Karte der Debitoren um folgende Felder erweitert:

Wird in diesen Feldern auf der Lieferadresse nichts angegeben, so werden im Verkaufsbeleg die entsprechenden Felder der Debitorenkarte verwendet. Sobald in diesen Feldern ein Wert eingegeben wird, so wird im Verkaufsbeleg dieser Feldinhalt gesetzt.

Mit der Angabe der MwSt. Geschäftsbuchungsgruppe, USt.-ID und Geschäftsbuchungsgruppe auf Lieferadressen Ebene ist es möglich, die passende Mehrwertsteuer für Lieferungen ins Ausland bei ansonsten inländischen Kunden vorzubelegen, ohne dies manuell im Einzelfall im Auftrag tun zu müssen. Dies erhöht die Datenqualität in der Auftragserfassung. Mit der Übersteuerung der Verkäufercodes in Abhängigkeit der Lieferadresse lassen sich auf einfache Art z.B. Provisionen nach Gebieten realisieren.

Rechnungsversand Adresse#

In der Praxis kommt es häufig vor, dass eine Auftragsbestätigung zwar zur Freigabe an die Hauptfirma des Kunden geschickt werden soll, aber die zugehörige Rechnung an eine Adresse im Ausland oder zu einer dritten Stelle geschickt wird (z.B. Abrechnungsstelle).

In KUMAVISION trade365 besteht für den Rechnungsversand, analog den Lieferadressen, die Möglichkeit, an einem Debitor mehrere Rechnungsadressen zu erfassen. Diese Rechnungsadressen können dann in den Verkaufsbelegen verwendet werden.

Um die Rechnungsadressen bei einem Debitor zu hinterlegen, rufen Sie sich zunächst die gewünschte Debitorenkarte auf.

Über das Menüband > „Weitere Optionen“ > „Zugehörig“ > „Debitor“ > „Rech. an Adressen“ können Sie analog den Lieferadressen, mehrere Adressen für die Rechnungsstellung hinterlegen. Jede Rechnungsadresse wird über einen eindeutig einzugebenden Code pro Debitor identifiziert.

Bei der Anlage der Rechnungsadresse wird die komplette Adresse eingegeben inkl. Kontaktperson und Kommunikationsdaten. Alle anderen Informationen bezüglich Lieferung, Faktura werden bei Verwendung dieser Rechnungsadresse aus dem Stammsatz des Debitors gezogen.

Auf der Debitorenkarte können Sie anschließend im Inforegister „Fakturierung“ in dem Feld „Vorg. Rech. an Code“ eine Standard-Rechnungsadresse über den angelegten Code vorbelegen. Über den Lookup Button werden Ihnen die erfassten Rechnungsadressen dargestellt. Sofern Sie eine Standard-Rechnungsadresse hinterlegen, wird dies in den Verkaufsbelegen automatisch berücksichtigt.

Um die automatische Rechnungsadressen Anzeige zu aktivieren, muss in der "Einrichtung Debitoren und Verkauf" auf dem Inforegister „KUMAVISION trade“ der Schalter „Rechnungsadressen in Verkaufserfassung anzeigen“ aktiviert sein.  

Sollte jedoch keine Standard-Rechnungsadresse für den jeweiligen Debitor hinterlegt worden sein, so werden Ihnen die im Debitorenstamm hinterlegten Rechnungsadressen bei der Verkaufsbelegerfassung zur Auswahl angezeigt. Sie können dann pro Beleg entscheiden, welches die richtige Rechnungsadresse ist. Wird das Fenster mit „Abbrechen“ geschlossen, wird die Adresse des Debitor Stammsatzes in den Beleg übertragen.

Automatische Anzeige Lieferadressen bei Auftragserfassung#

Um die automatische Lieferadressen Anzeige zu aktivieren, rufen Sie sich zunächst die "Einrichtung Debitoren und Verkauf" über die Anwendersuche auf.

Die Einrichtung Debitoren und Verkauf öffnet sich. Anschließend aktivieren Sie den Schalter “Lieferadressen in Verkaufserfassung anzeigen“ auf dem Inforegister “KUMAVISION trade“.

Um Erfassungsfehler zu minimieren und den allgemeinen Prozess der Verkaufsbelegerfassung zu optimieren, werden Lieferadressen zu Debitoren automatisch zur Auswahl eingeblendet, sobald ein Debitor in einem Verkaufsvorgang gewählt wird.

Hierzu überprüft das System nach Validierung des Feldes "Verk. an Deb.-Nr.", ob zu dem jeweiligen Debitor Lieferadressen hinterlegt sind. Ist dies der Fall, so wird Ihnen die Liste der Lieferadressen eingeblendet. Sie können nun die entsprechende Lieferadresse für den Vorgang auswählen. Falls keine der angezeigten Lieferadressen verwendet werden sollen, so kann das Fenster mittels "Abbrechen" geschlossen werden. Hierdurch wird die Lieferadresse nicht geändert.

Um die Automatische Lieferadressen Anzeige zu aktivieren, rufen Sie sich zunächst die "Einrichtung Debitoren und Verkauf" über die Anwendersuche auf.

Die Einrichtung Debitoren und Verkauf öffnet sich. Anschließend aktivieren Sie den Schalter „Anzeige Lieferadressen in Verkaufserfassung“ auf dem Inforegister „KUMAVISION“.

Automatische Anzeige Rechnungsadressen bei Auftragserfassung#

Um die "automatische Rechnungsadressen Anzeige" zu aktivieren, rufen Sie sich zunächst die "Einrichtung Debitoren und Verkauf" über die Anwendersuche auf.

Anschließend aktivieren Sie den Schalter “Rechnungsadressen in Verkaufserfassung anzeigen“ auf dem Inforegister “KUMAVISION trade“.

Um Erfassungsfehler zu minimieren und den allgemeinen Prozess der Verkaufsbelegerfassung zu optimieren, werden Rechnungsadressen zu Debitoren automatisch zur Auswahl eingeblendet, sobald ein Debitor in einem Verkaufsvorgang gewählt wird.

Hierzu überprüft das System nach Validierung des Feldes "Verk. an Deb.-Nr.", ob zu dem jeweiligen Debitor Rechnungsadressen hinterlegt sind. Ist dies der Fall, so wird Ihnen die Liste der Rechnungsadressen eingeblendet. Sie können nun die entsprechende Rechnungsadresse für den Vorgang auswählen. Falls keine der angezeigten Rechnungsadressen verwendet werden sollen, so kann das Fenster mittels "Abbrechen" geschlossen werden.

Getrennte Sammelrechnung#

Gerade in Bezug auf Debitoren, die Konzernstrukturen aufweisen, wird oftmals mit vielen Lieferadressen in Form von Debitor-Kostenstellen gearbeitet. Um hier eine Aufteilung der Sammelrechnung nach Lieferadressen vornehmen zu können, ist ein neues Feld "Getrennte Sammelrechnung nach" in das Inforegister “Fakturierung“ > “Periodische Faktura” in den Debitorenstammsatz aufgenommen worden.

Über dieses Feld kann für den entsprechenden Debitor festgelegt werden, dass eine Unterteilung der Sammelrechnung nach "Verk. an Deb.-Nr." (z.B. bei Verbandsabrechnungen) oder nach "Lief. an Code" erfolgen soll.

In diesen Fällen wird der Sammelrechnungslauf für abweichende Datensätze jeweils einen neuen Rechnungsbeleg erstellen.

Wird dieses Optionsfeld <leer> gelassen so wird bei der Sammelrechnungserstellung keine Trennung vorgenommen.

Textbausteine in Lieferadressen#

Wird im Verkauf mit Liefer-an-Adressen gearbeitet, so besteht die Notwendigkeit, dass pro Lieferadresse unterschiedliche Informationen in den Belegen mit angedruckt werden sollen. Daher haben Sie die Möglichkeit, für einzelne Lieferadressen spezifische Textbausteine anzulegen. Die Funktionalität entspricht analog den Belegtexten.

Der Aufruf der Textbausteine in Lieferadressen erfolgt in der "Übersicht Lief. an- Adressen” über das Menüband > „Adresse“ > „Textbausteine“ der jeweiligen Lieferadresse.

Infobox „Rechnung An Debitorennr.“#

Neben der Infobox „Verk. An Deb.-Historie“ steht Ihnen in KUMAVISION trade365 die Infobox „Rechnung An Debitorennr.“ zur Verfügung.

Der Inhalt der Infobox „Debitor Historie - Rech. an Debitorennr.” bezieht sich auf den Debitor welcher auf dem Inforegister "Lieferung und Abrechnung" im Feld “Rech. an” eingetragen ist. Der Datumsfilter schränkt die Anzahl der Belege ein, die bei Klick auf die jeweilige Anzahl direkt eingesehen werden können. Die Beiden Infoboxen können in allen Verkaufsbelegen angezeigt werden, müssen eventuell über die “Personalisieren” Funktion eingeblendet werden.

Weiterführende Informationen und Einrichtung finden Sie hier.

AnsprechpartnerInnen für Mahnungen#

Häufig weichen AnsprechpartnerInnen für Mahnungen von den generellen AnsprechpartnerInnen des Kunden ab. Im Standard von Microsoft Dynamics 365 Business Central werden als AnsprechpartnerInnen immer die primären Kontaktpersonen verwendet, die im Debitor hinterlegt sind.

Die KUMAVISION trade365 stellt Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, spezielle AnsprechpartnerInnen für das Mahnwesen beim Debitor zu hinterlegen. Rufen Sie über die Anwendersuche die Debitoren auf und Öffnen Sie die Debitorenkarte. Auf dem Inforegister „Fakturierung“ können Sie im Feld „Mahnung an Kontakt Code“ einen bestehenden Kontakt auswählen. Dieser Kontakt wird bei Mahnungen, die Sie zukünftig erstellen, als AnsprechpartnerIn in die Mahnung übertragen. Lassen Sie das Feld leer, wenn die Mahnungen an den primären Kontakt versendet werden sollen.

Listings#

In KUMAVISION trade365 wird unter dem Begriff "Listings" Kauf- und/oder Kaufausschlussdefinitionen verstanden. Das heißt, Sie haben mit dieser Funktionalität die Möglichkeit, Ihre Artikel in Verbindung zu den Kunden/Kundengruppen für den Verkauf einzuschränken oder bestimmte Produkte vom Verkauf an Kunden/Kundengruppen auszuschließen (Sortimentseinschränkungen).

Um Listings einzurichten, rufen Sie die Debitoren über die Anwendersuche auf. Im Menüband „Zugehörig > Debitor“ finden Sie den Aufruf „Artikellisting“. In den „Artikellisting“ können Sie folgende Einrichtungen vornehmen:

Befinden sich Debitoren in einer Hierarchie (siehe hierzu „Verwaltung von Hierarchien") werden Listings immer innerhalb der Hierarchie nach unten, also an die zugehörigen Debitoren (auch über mehrere Ebenen), vererbt und können in der untergeordneten Ebene ggf. ergänzt oder eingeschränkt werden.

Wenn Sie zum Beispiel bei einem Mutterunternehmen ein Listing für bestimmte Artikelkategorien hinterlegen, können Sie bei einem Tochterunternehmen aus dieser Artikelkategorie, Artikel ausschließen oder eine weitere Artikelkategorie hinzufügen. Dieses Listing gilt dann nur für den Debitor oder ggf. den zugeordneten Debitoren des Debitors.

Für die Überprüfung der Zuordnung steht Ihnen im Debitor die Funktion „Gelistete Artikel anzeigen“ zur Verfügung. Diese können Sie aus dem Debitor über „Zugehörig > Debitor“ aufrufen. Auf dieser Seite werden Ihnen alle Artikel angezeigt, die ein Debitor erwerben kann, dabei werden auch alle Hierarchiestufen überprüft.

Einrichtung der Prüfung#

Sobald Sie für einen Debitor ein Listing hinterlegt haben, wird das Listing bei der Freigabe von Verkaufsbelegen geprüft. Belege, die Artikel enthalten, die gemäß Listing nicht an den Kunden verkauft werden dürfen, kann der Beleg nicht freigeben werden.

Für eine sofortige Prüfung bei der Eingabe rufen Sie die „Einrichtung Debitoren und Verkauf“ über die Anwendersuche auf. Auf dem Inforegister "KUMAVISION trade" aktivieren Sie den Schalter „Listing direkt bei der Eingabe prüfen“. Unabhängig ob die Prüfung direkt bei der Eingabe erfolgt, wird die Prüfung immer bei Freigabe durchlaufen um sicherzustellen, dass zum Zeitpunkt der Freigabe noch die gleichen Gültigkeiten vorliegen wie bei der Belegerfassung.

Exklusive Artikel#

Exklusive Artikel sind eine besondere Form der Listing-Funktionalität. Wenn Sie Artikel im Sortiment führen, die z.B. aufgrund eines Branding, nur an einen bestimmten Kunden verkauft werden dürfen, können Sie diesen als "Exklusiven Artikel" bei einem Debitor zuordnen. Wie bei dem Listings generell, gilt die Zuordnung eines "Exklusiven Artikels" für den Debitor und die untergeordneten Debitoren in seiner Hierarchie.

Länderausschluss für Artikel#

Manche Artikel dürfen nicht in alle Länder geliefert werden oder sind nur für ein bestimmtes Land verfügbar. Mit dieser Einrichtung können Sie Artikel von der Lieferung in diese Länder unabhängig vom Debitor, ausschließen.

Dabei ist zu beachten, dass die Prüfung immer auf die Lieferadresse in den Verkaufsbelegen erfolgt, unabhängig von der Adresse des kaufenden Kunden (Verk.-an Debitor). Um Artikel vom Verkauf in bestimmte Länder auszuschließen, rufen Sie die „Verbotene Verkaufsartikel in Länder“ über die Anwendersuche auf. Füllen Sie die Tabelle wie folgt aus:

Wie bei Listings oder Exklusiv-Artikeln prüft das System, abhängig von der Einstellung in der „Einrichtung Debitoren und Verkauf“, direkt bei der Eingabe oder bei Freigabe des Beleges.

Bestands-/Abnahmelosgröße#

Die Funktionsweise der Bestands-/Abnahmelosgrößen können Sie in der "Lager Einrichtung" über das Feld “Bestands- und Abnahmelosgrößenprüfung” festlegen.

Zur Steuerung von festen Abnahmelosgrößen gibt es im Artikelstamm auf dem Inforegister „Lager“ das Feld „Bestands-/Abnahmelosgröße“. Ist hier ein Wert eingetragen, so kann dieser Artikel nur in dieser Losgröße bzw. einem Vielfachen davon abverkauft oder je nach Einstellung beschafft werden. Das Vielfache gilt immer mit Bezug auf Lagerort, je Lagerplatz und je Chargennummer.

Hat der Artikel Varianten, werden abweichende Bestands-/Abnahmelosgrößen an der Artikel Variante gepflegt. Ist in der Variante kein Wert eingetragen, wird die Bestands-/Abnahmelosgröße aus der Artikelkarte herangezogen.

Diese feste Bestandslosgröße gilt nur für Zeilen, die sich auf Lagerorte beziehen, die kein Anbruch Lager sind.

Wenn Sie eine Artikelzeile mit einer Menge unter der Bestands-/Abnahmegröße erfassen, so erhalten Sie eine entsprechende Hinweismeldung. Das System bietet eine Aufrundung der Menge auf die Losgröße an.

Die Hinweismeldung erscheint immer,

• wenn in Verkaufsbelegen (außer dem Rahmenauftrag) das Feld „Menge“ eingegeben wird.
• wenn das Feld „Zu Liefern“ in einer Rahmenauftragszeile eingegeben wird.
• wenn das Feld „Menge“ in einer Umlagerungsauftragszeile eingegeben wird.

Wird das Feld „Menge“ im Rahmenauftrag oder im Einkaufsprozess eingegeben, so erhalten AnwenderInnen lediglich eine Informationsmeldung ohne Auf- oder Abrundungsfunktion. Das gilt auch beim Ändern von "Nr.", "Variantencode", "Referenznr.", "Lagerortcode" und "Einheitencode", wenn die Menge schon gefüllt ist.

Wird die Bestands-/Abnahmelosgröße erst geändert, nachdem bereits ein Auftrag oder Angebot erstellt wurde, so wird hierauf nochmals geprüft beim Freigeben, Buchen und Auftrag aus Angebot erstellen. Es erfolgt jeweils eine Fehlermeldung.

Wird eine Rechnung erstellt und dort Lieferungen abgerufen, so erfolgt beim Buchen der Rechnung keine Prüfung mehr auf die Abnahmelosgröße, da diese bereits geliefert wurde. Dasselbe gilt für Gutschriften zu Reklamationszeilen.

Reservierung#

Sie können mehrere Komfortfunktionalitäten zur Reservierung in KUMAVISION trade365 nutzen. Diese können Sie in der “Einrichtung Debitoren und Verkauf” im Inforegister “KUMAVISION trade” aktivieren.

Zeitliche Limitierung von Rahmenaufträgen#

Bei Rahmenaufträgen ist nicht nur die Mengenlimitierung, sondern auch die zeitliche Limitierung vorhanden, um zu verhindern, dass nach Auslaufen der Gültigkeit weiter die Konditionen des Rahmenauftrags genutzt werden können.

Für die zeitliche Limitierung von Rahmenaufträgen finden Sie im Inforegister “Allgemein” ein zusätzliches Feld "Gültig bis". Wenn Sie nach Ablauf des eingetragenen Datums versuchen einen Auftrag aus dem Rahmenauftrag zu erzeugen, erhalten Sie eine Fehlermeldung.

Rahmenauftrag Restmenge#

In den Zeilen des Rahmenauftrags können Sie im Feld “Restmenge in Auftrag” sehen, welche Menge des Artikels aktuell in noch nicht gelieferten Verkaufszeilen befindet. Die entsprechenden Verkaufszeilen werden Ihnen mit einem Klick auf die Zahl im Feld “Restmenge in Auftrag” angezeigt. Von hier können Sie in die einzelnen Belege abtauchen.

Zusätzlich sehen Sie in den Zeilen des Rahmenauftrags im Feld “Restmenge abzgl. Auftrag” die tatsächlich noch abrufbare Menge des Rahmenauftrags. Das Feld berechnet sich folgendermaßen:

Menge - Menge geliefert - Restmenge in Auftrag = Restmenge abzgl. Auftrag

Abverkaufsartikel#

Abverkaufsartikel sind Artikel, die aus dem Sortiment auslaufen. Es können entweder Artikel sein, die im Unternehmen nicht mehr nachbestellt werden, oder aber Artikel, die der Lieferant nicht mehr nachliefert. Damit Sie bei der Erfassung von Aufträgen darüber informiert sind, erhalten Sie eine Hinweismeldung. Ein Abverkaufsartikel kann entweder ein Artikel selbst oder die Variante des Artikels sein.

Um einen Artikel bzw. eine Artikelvariante als Abverkaufsartikel zu kennzeichnen, rufen Sie sich zunächst die gewünschte Artikelkarte auf.

Im Inforegister „Artikel“ können Sie durch Aktivierung des Schalters „Zum Abverkauf“ den Artikel entsprechend kennzeichnen.

Alternativ können Sie die Kennzeichnung pro Variante vornehmen in dem Sie das Häkchen in der Checkbox „Zum Abverkauf“ bei der entsprechenden Variante setzen. Artikelvarianten können damit einzeln "Zum Abverkauf " gekennzeichnet werden.

Unverbindliche Preisempfehlung#

Die unverbindliche Preisempfehlung, gerne auch als "Retail Preis" bezeichnet, wird im Großhandel häufig informativ für die Kunden mitgeführt. Diese Preisempfehlung hat jedoch keinen Einfluss auf die Preisfindung in der Auftragsabwicklung und wird üblicherweise inkl. Mehrwertsteuer angegeben.

Die Unverbindliche Preisempfehlungen können in KUMAVISION trade365 je Artikel und Zeitraum hinterlegt werden. Zusätzlich kann definiert werden, bei welchem Kunden diese mit ausgeben werden sollen.

Einrichtung#

Wie bei Preisen der Preisfindung (Verkaufs- oder Einkaufspreise) haben Sie die Möglichkeit, die Gültigkeit eines vorangehenden Preises automatisch zu beenden, wenn Sie einen neuen Preis anlegen. Der vorherige UVP wird immer am Tag vor dem Beginn des neuen UVPs beendet.

Für diese Möglichkeit rufen Sie die „Einrichtung Debitoren und Verkauf“ über die Anwendersuche auf. Auf dem Inforegister "KUMAVISION trade" aktivieren Sie den Schalter „Unverb. Preisempfehlungen in Artikeln automatisch abschließen“. Das System stellt nun sicher, dass zu einem Zeitpunkt immer nur ein UVP gültig ist, sofern AnwenderInnen dies nicht manuell übersteuern, in dem das Enddatum manuell überschrieben wird.

Zuweisung zu Artikeln#

Um einen UVP einem Artikel zu hinterlegen, rufen Sie über die Anwendersuche die Artikel auf. Öffnen Sie die Artikelkarte. Im Menüband über das Menüregister „Preise und Rabatte“ können Sie die „unverbindliche Preisempfehlung“ aufrufen.

Druck von unverbindliche Preisempfehlungen#

Sie können je Debitor aktivieren, ob die hinterlegten UVP-Preise auf der Auftragsbestätigung gedruckt werden sollen.

Rufen Sie über die Anwendersuche die Debitoren auf. Auf der Debitorenkarte auf dem Inforegister „Allgemein“ aktivieren Sie den Schalter „Unverb. Preisempfehlung auf Auftr.-Bestätigung drucken“. Analog zur Preisfindung der Verkaufskaufpreise wird der UVP im Bezug zum Auftragsdatum ermittelt und auf der Auftragsbestätigung zusätzlich gedruckt.

Keine Rückstände im Verkauf#

Es gibt Debitoren (Kunden), die wünschen, dass ein Auftrag nicht nachgeliefert wird. Es soll von der bestellten Ware nur das geliefert werden, was mit einer Lieferung ausgeliefert werden kann. Die Restmenge bestellt der Debitor gegebenenfalls im Nachgang erneut.

Für diese Anforderung gibt es in KUMAVISION trade365 die Funktion „Keine Rückstände im Verkauf“.

Einrichtung#

Debitor (generell)#

Um diese Einrichtung vorzunehmen, rufen Sie sich zunächst den gewünschten Debitoren der keine Nachlieferung wünscht, auf.

Aktivieren Sie anschließend auf dem Inforegister „Lieferung“ den Schalter „Einmalige Lieferung pro Auftrag“.

Bestimmte Lieferadressen#

Wenn Sie den Schalter „Keine Rückstände im Verkauf“ direkt auf der Debitorenkarte aktiviert haben, gilt diese Einstellung generell für diesen Kunden, unabhängig von einer Lieferadresse.

Um nur für bestimmte Lieferadresse diese Option zu aktivieren, rufen Sie den gewünschten Debitor auf. Öffnen Sie die Lieferadresse des Debitors bzw. die „Lief. an Adresse“ für welche keine Nachlieferungen erfolgen soll.

Aktivieren Sie in der Lieferadresse den Schalter „Einmalige Lieferung pro Auftrag“. Mit dieser Einstellung werden generell für den Kunden Rückstände gebildet, jedoch nicht für diese Lieferadresse.

Verwendung im Prozess#

Einmalige Lieferung pro Auftrag#

Wenn Sie einen Verkaufsauftrag für einen Debitoren erfassen, bei dem der Schalter „Einmalige Lieferung pro Auftrag“ aktiviert ist, wird das Feld „Einmalige Lieferung pro Auftrag“ vom Debitor Stammsatz in den Auftrag übertragen. Das Feld ist in den Verkaufsbelegen editierbar. D.h. es ist möglich einmalige Ausnahmen von der Standardeinstellung eines Debitors zuzulassen.

Erfolgt anschließend eine Mengenabweichung des Feldes „Menge“ die der zu gelieferten / fakturierten Menge, reduziert das System bei Buchung automatisch die Menge und setzt den Auftrag auf erledigt.

Wird bei einmaliger Lieferung mit der Logistik im Warenausgang / Kommissionierung gearbeitet, wird durch Buchen der Lieferung ebenfalls im Auftrag die Menge des jeweiligen Artikels reduziert.

Die gebuchte Lieferung des Auftrags enthält das Feld „Auftrag Menge Original“. Hier wird die ursprünglich bestellte Auftragsmenge angezeigt und festgehalten, was spätere Auswertungen zur Lieferfähigkeit ermöglicht.

Aufträge mit einmaliger Lieferung werden beim Buchen der Rechnung nicht automatisch gelöscht. Um diese Aufträge zu löschen, wird die Standardfunktion „Erledigte Aufträge Löschen“ verwendet.

Entgangener Umsatz#

In diesem Bericht erhalten Sie eine Übersicht über die entgangenen Umsätze. Wird eine Verkaufsauftragszeile mit dem Kennzeichen “Einmalige Lieferung pro Auftrag” nicht vollständig geliefert, erscheint dieser Posten in dem Bericht "Entgangener Umsatz". Dort erhalten Sie Informationen zur ursprünglich bestellten und tatsächlich gelieferten Menge, sowie dem ursprünglichen und tatsächlichen Verkaufsbetrag. Von der ausgewählten Zeile können Sie über die Funktion “Gebuchter Beleg” direkt in den zugehörigen Beleg abtauchen.

Komplettlieferung pro Auftragsposition#

Im Standard von Microsoft Dynamics 365 Business Central können Sie Aufträge zur Komplettlieferung definieren. Dies bedeutet, dass der Auftrag erst in der Logistik zur Kommissionierung bereitgestellt wird, wenn alle Auftragspositionen verfügbar sind. Wenn Sie diese Einstellung bereits bei einem Debitor definieren, gilt diese automatisch für alle Aufträge des Debitors.

Ergänzend zum Standard stellt Ihnen KUMAVISION trade365 die Möglichkeit zur Verfügung, Komplettlieferungen für einzelne Auftragszeilen zu definieren.

Sie haben die Möglichkeit, für bestimmte Debitoren und Artikel die Vorgabe zur Komplettlieferung zu definieren. Diese Vorgabe wird in die Verkaufsaufträge übertragen und Sie können diese bei Bedarf nochmals ändern. Wenn Sie keine Vorgaben diesbezüglich hinterlegen, haben Sie die Möglichkeit, das je Auftragsposition festzulegen.

Um Vorgaben für bestimmte Debitoren und Artikel anzulegen, rufen Sie über die Anwendersuche die „Artikel mit Komplettlieferungspflicht“ auf.

Die Felder im Kopfbereich der Anzeige dienen Ihnen zum Filtern der bereits bestehenden Zeilen. In der Übersicht können Sie folgende Einstellungen definieren:

Verwendung im Verkaufsauftrag#

Sie können die Funktion der Komplettlieferung auf Zeilenebene unabhängig von einer generellen Einrichtung verwenden.

Zur Verwendung steht Ihnen in den Auftragszeilen das Feld „Komplettlieferungspflichtig“ zur Verfügung (blenden Sie sich dieses Feld ggf. über "Personalisieren" ein).

Wenn Sie bereits für den Debitor bzw. Debitorengruppe und den Artikel eine Voreinstellung getroffen haben, wird das Feld „Komplettlieferungspflichtig“ automatisch in der Verkaufszeile mit "JA" gefüllt. Dies bedeutet in der Folge, dass bei Logistikvorgängen diese Zeile nur Beachtung findet, wenn diese auch vollständig geliefert werden kann.

Sie haben die Möglichkeit, das Feld manuell in der Zeile zu aktivieren oder zu deaktivieren. Ist in einem Debitor jedoch generell die Versandanweisung „Komplettlieferung“ eingestellt oder Sie haben diese Einstellung im Auftragskopf gewählt, können Sie das Feld nicht verändern. Bitte beachten Sie, dass dieses Feld auch geprüft wird, wenn Sie direkt aus dem Auftrag liefern.

Vorauszahlung#

Vorauszahlung komprimieren#

In der "Einrichtung Debitoren und Verkauf" können Sie den Schalter “Vorauszahlung komprimieren” aktivieren, wenn in Verkaufsaufträgen auf dem Inforegister “Vorauszahlung” das Feld “Vorauszahlung komprimieren” standardmäßig aktiviert werden soll.

Detaillierte Vorauszahlungsrechnungen / -gutschriften#

Die Standard Funktion „Vorauszahlung“ dient zur Vorabrechnungsstellung eines Teils oder 100% des Auftragswertes an den Kunden. Der Vorauszahlungsbetrag kann als Gesamtbetrag („Vorauszahlung komprimieren“) oder pro Auftragsposition berechnet werden. Dabei gehen jedoch Informationen zu Artikelnummer, Einzelpreis und Einheit verloren, denn im Standard wird das entsprechende Sachkonto der Buchhaltung angedruckt.

In KUMAVISION trade365 haben Sie daher die Möglichkeit, die Vorauszahlungsrechnungen und -gutschriften mit detaillierten Informationen anzureichern. Dazu muss in der Einrichtung Debitoren und Verkauf auf dem Inforegister „KUMAVISION trade“ der Schalter “Detailinformationen bei Vorauszahlung“ gesetzt werden. Im Verkaufsauftrag darf der Haken “Vorauszahlung komprimieren“ im Reiter Vorauszahlung nicht gesetzt sein.

Wird nun eine Vorauszahlungsrechnung an den Kunden gebucht und gedruckt, enthält sie dieselben detaillierten Informationen wie eine normale Verkaufsrechnung.

Konsignationsabwicklung#

Über die Konsignationslagersteuerung sind Sie in der Lage, ein "Außenlager" bei einem Debitor zu führen und die Verbräuche seitens des Debitors abzurechnen.

Da die Ware am Kundenlagerort bis zum Weiterverkauf an den Endkunden im Eigentum des Anwenders bleibt, muss die Ware ordnungsgemäß auf Lagerorte innerhalb von Microsoft Dynamics 365 Business Central verteilt werden.

Beispiel anwendungsseitiger Ablauf:

Es erfolgt eine "Erstbestückung" des Konsignationslagers per Umlagerungsauftrag z.B. vom Hauptlagerort (HAUPT) des Anwenders auf das Konsignationslager des Debitors (KONSI).

Der Debitor verbraucht/verkauft diese Ware. Die Verbräuche werden durch den Debitor an Sie gemeldet. Dies kann entweder durch Abverkaufsmeldungen oder Neubestellungen erfolgen.

Innerhalb von Microsoft Dynamics 365 Business Central wird nun ein Auftrag/Rechnung für den Debitor mit den entsprechenden Positionen angelegt. Ist das Feld "Konsignation Lagerortcode" im Debitor gefüllt, so erhalten Sie eine Hinweismeldung mit der Frage “Möchten sie eine Konsignationsentnahme verarbeiten?”. Wenn Sie diese mit “Ja” bestätigen, wird für die Auftragszeilen automatisch der entsprechende Konsignationslagerort im Feld "Lagerort" übernommen. Bestätigen Sie die Meldung mit “Nein” wird der eingerichtete Standardlagerort übernommen.

Die Lieferung des Auftrages wird gebucht und fakturiert (entweder per Einzel- oder per Sammelrechnung). Somit reduziert sich der Bestand/Lagerwert auf dem Konsignationslager und die Verbräuche werden an den Debitoren fakturiert. Durch diesen Vorgang werden auch Chargen- bzw. seriennummernpflichtige Artikel ordnungsgemäß behandelt.

Bei der Buchung der Lieferung wird bei einem Konsignationsauftrag nach der Benutzerabfrage ("Möchten sie die verbrauchte Ware am Konsignationslager wieder auffüllen?") automatisch im Hintergrund ein neuer Umlagerungsauftrag über die verbrauchten Artikel erstellt, so dass der Bestand des Konsignationslagers ohne weiteren manuellen Aufwand und ohne explizite logistische Eingriffe (Standard-Logistikausbaustufen werden verwendet) aufgefüllt wird.

Einrichtung#

Konsignations-Lagerorte#

Um ein Konsignations-Lager einzurichten, rufen Sie sich zunächst über die Anwendersuche die „Lagerorte“ auf.

Über „Neu“ im Menüband können Sie wie gewohnt einen neuen Lagerort anlegen. Nachfolgende Felder sind für das Konsignationslager auf dem Inforegister „Allgemein“ zusätzlich einzurichten:

Debitor#

Um die Zuordnung des eingerichteten Konsignations-Lagerortes zu dem gewünschten Debitor vorzunehmen, rufen Sie sich zunächst die Debitoren-Karte auf.

Tragen Sie anschließend auf dem Inforegister „Lieferung“ in dem Feld „Konsignation Lagerortcode“ das entsprechende Konsignationslager ein. Wird hier ein Lagerort erfasst, gilt dieser als Konsignationslager des Debitors. Eine eindeutige Zuordnung von einem Konsignationslagerort zu genau einem Debitor muss eingehalten werden.

Alternativ kann ein Konsignationslagerort einer einzelnen Lieferadresse des Debitors in der "Lief. an Adresse-Karte" zugeordnet werden.

Hierzu rufen Sie sich über das Menüband > Zugehörig > Debitor die „Lief. an Adressen“ auf und tragen in dem Feld „Konsignation Lagerortcode“ das entsprechende Konsignationslager ein.

Für einen schnellen Überblick besteht die Möglichkeit von der Debitorenkarte über den Menüpunkt „Zugehörig“ > „Historie“ >„Artikelbestand nach Konsi-Lagerort“ die Übersicht „Artikel nach Lagerort“ gefiltert nach den Konsignationslagerorten aufzurufen.

Umlagerungsrouten#

Richten Sie die Umlagerungsrouten entsprechend für die Konsignationsbestückung ein. Hierzu rufen Sie sich die „Umlagerungsrouten“ über die Anwendersuche auf. Weiterführende Informationen zu den Umlagerungsrouten entnehmen Sie der Microsoft Dynamics 365 Business Central Onlinehilfe.

Lagerbuchung Einrichtung#

Zusätzlich muss für das VK-Konsignationslager die Zuweisung der Sachkonten in der Lagerbuchung Einrichtung erfolgen. Hierzu rufen Sie sich über die Anwendersuche die „Lagerbuchung Einrichtung“ auf. Weiterführende Informationen zu der Lagerbuchung Einrichtung entnehmen Sie der Microsoft Dynamics 365 Business Central Onlinehilfe.

Artikel#

Auf der jeweiligen Artikelkarte haben Sie die Möglichkeit, über das Menüband > „Zugehörig“ > „Verfügbarkeit“ > „Artikel nach Lagerort“ Artikel in Konsi-Lagerort anzeigen zu lassen. Sobald Sie den Schalter setzen, werden Ihnen in der Lagerortübersicht nur die Lagerorte mit „Ist VK-Konsignationslager“ = Ja angezeigt.

Zusätzlich können Sie die Lagerhaltungsdaten wie gewohnt einrichten.

Debitorische Konsignationsabwicklung#

Bei der Erfassung eines Debitors im Feld „Verk. an Deb.-Nr.“ in einem Verkaufsauftrag oder einer Verkaufsrechnung wird geprüft, ob dem Debitor in seiner Debitorenkarte ein Konsi-Lagerort zugeordnet ist. Ist dies der Fall, erfolgt eine Abfrage, ob eine Konsignationsentnahme verarbeitet werden soll.

Bestätigt der/die AnwenderIn diese Abfrage mit „Ja“, so wird der dem Debitor zugeordnete Konsi-Lagerort im Verkaufsauftragskopf im Inforegister “Allgemein” im Feld „Konsignation Lagerort“ eingetragen und dieser Konsi-Lagerort wird in allen Verkaufsauftragszeilen des Verkaufsauftrages im Feld „Lagerort“ (Abgangslager) eingetragen.

Es erfolgt bei der Erfassung der Artikel eine entsprechende Verfügbarkeitsprüfung auf Basis des Lagerortes. Nach der Verbuchung der Lieferung (aus dem Verkaufsauftrag oder aus dem Warenausgang) wird geprüft, ob mindestens eine zu liefernde Zeile den Konsi-Lagerort aus dem Verkaufsauftragskopf als Lagerort enthält. Ist dies der Fall, erhalten Sie eine Abfrage, ob die verbrauchte Ware am Konsignationslager wieder aufgefüllt werden soll.

Wird diese Abfrage bestätigt, wird für den Konsi-Lagerort aus dem Verkaufsauftragskopf ein Umlagerungsauftrag mit den gelieferten Zeilen des Auftrages als Positionen erstellt.

Beim Erstellen eines Umlagerungsauftrags für Konsignationslagerorte prüft das System, dass der gewählte Konsignationslagerort nur einem Debitor zugeordnet ist. Ist dies nicht der Fall, wird mit einer Fehlermeldung abgebrochen.

In dem Umlagerungsauftrag werden folgende Felder entsprechend dem Verkaufsauftrag gefüllt:

Archivierungsgründe Verkaufsbelege#

Verkaufsbelege können aus unterschiedlichen Gründen archiviert werden. Die systemseitigen Archivierungsgründe werden automatisch in das Archiv mitgeschrieben.

Archivierungsgründe bei Angeboten:

• Manuell
• Löschen
• Drucken
• Angebot nach Auftrag

Archivierungsgründe bei Aufträgen/Verkaufsreklamationen:

• Manuell
• Löschen
• Drucken
• Buchung

Archivierungsgründe bei Rahmenaufträgen:

• Manuell
• Löschen
• Drucken

Nachfassaufgabe bei Angeboten#

In Microsoft Dynamics 365 Business Central werden Sie grundsätzlich beim Druck eines Angebots gefragt, ob Sie eine Nachfassaufgabe für das Angebot erstellen möchten. Sollten Sie nicht mit der Aufgabenverwaltung arbeiten, benötigen Sie diese Abfrage nicht. Deshalb ist in KUMAVISION trade365 die Nachfassaufgabe beim Druck eines Angebots grundsätzlich deaktiviert. Über den Schalter „Nachfassaufgabe ermöglichen“ in der "Einrichtung Debitoren und Verkauf" kann diese wieder aktiviert werden.

Periodische Faktura#

In Standard Microsoft Dynamics 365 Business Central können Debitoren einen Kenner „Sammelrechnung“ erhalten. Damit lassen sich Sammelrechnungen erstellen. Jedoch nicht in Intervallen, sondern immer nur in manueller Abgrenzung von gebuchten Lieferdaten. In Unternehmen jedoch gibt es verschiedenste Konstellationen, wie ein Unternehmen seine Rechnungen gegenüber dem Kunden stellen kann. Sammelrechnung in festen Intervallen, Sammelrechnung über einen Auftrag mit der letzten Lieferung zu diesem Auftrag, Sofortrechnung etc. Um diesen möglichen Konstellationen Rechnung zu tragen, kann die Faktura über die Funktion „Periodische Faktura“ abgewickelt werden. Diese stellt die Rechnungen gegenüber Kunden so, wie sie vereinbart sind mit dem Debitor.

Die Periodische Faktura kann nicht in Kombination mit Vorauskasse Rechnungen angewendet werden. Bei Vorauskasse müssen die Vorauskasse Rechnungen weiterhin manuell gebucht werden

Einrichtung#

Die Einrichtung für die periodische Faktura erfolgt hauptsächlich auf der Debitorenkarte. Hierzu rufen Sie sich diese zunächst auf.

Nachfolgend werden Ihnen die möglichen Einrichtungen der periodischen Faktura erläutert:

Sammelrechnung (Periode)#

Für die Sammelrechnung (Periode) nehmen Sie folgende Einrichtung auf der gewünschten Debitorenkarte vor:

Inforegister „Fakturierung“#

Inforegister „Lieferung“#

Wird nun die Periodische Faktura erstellt, werden alle gebuchten Lieferungen des Kunden in eine neue Verkaufsrechnung abgerufen, die aktuell zur Abrechnung anstehen. Siehe dazu auch Ablauf Periodische Faktura. Je nach Fakturierdatum der Periodischen Faktura und dem Nächsten Fakturierdatum auf dem Debitor, werden die gelieferten Positionen in eine Sammelrechnung abgerufen. Ist das nächste Fakturierdatum noch nicht erreicht, wird die Sammelrechnung auch nicht erstellt.

Rechnung pro Auftrag (Periode)#

Die Einrichtung erfolgt analog der Einrichtung zur Sammelrechnung (Periode). Lediglich im Feld „Fakturierungsart“ wird die Option „Rechnung pro Auftrag (Periode)“ eingestellt. Alle anderen Einrichtungen müssen analog gesetzt werden.

Im Lauf Periodische Faktura werden nun alle Lieferungen eines Auftrags in eine VK-Rechnung zusammengefasst, die innerhalb des Fakturierzeitraums liegen. Pro Auftrag wird also eine Sammelrechnung generiert pro Abrechnungsperiode.

Rechnung pro Auftrag (letzte Lieferung)#

Bei dieser Einstellung geht es darum, Rechnungen pro Auftrag zu stellen, also nicht mehrere Aufträge in einer Rechnung zusammen zu fassen. Jedoch wird die Rechnung erst erzeugt, sobald der Auftrag vollständig ausgeliefert ist. Ist im Auftrag noch eine Position mit Restmenge enthalten, wird er nicht in der Periodischen Faktura zur Abrechnung vorgeschlagen. Der gewünschte Debitor wird wie folgt eingerichtet:

Inforegister Fakturierung#

Inforegister „Lieferung“#

Rechnung pro Lieferschein#

Die Einstellung Rechnung pro Lieferschein entspricht der Vorgehensweise vom manuellen Buchen Liefern + Fakturieren. Für jede gebuchte Lieferung des Kunden wird eine Verkaufsrechnung erzeugt.

Folgende Einstellungen sind am Debitor einzurichten:

Inforegister „Fakturierung“#

Inforegister „Lieferung“#

Ablauf Periodische Faktura#

Um die Periodische Faktura anzustoßen, rufen Sie sich zunächst über die Anwendersuche den „Periodische Faktura Log“ auf.

Um alle Rechnungen für den aktuellen Tag zu erstellen, rufen Sie sich den Menüpunkt „Periodische Faktura ausführen“ über das Menüband auf.

Die Ausführungsmaske für die periodische Faktura öffnet sich auf der Sie folgende Filterungen zur Ausführung der Faktura setzen können:

Register Optionen:

Register Debitor und Register Verkaufsauftrag:

Werden Filterkriterien in diesen beiden Registern eingetragen, werden diese beim Durchlaufen der Funktion „Periodische Faktura ausführen“ berücksichtigt. Beispielsweise nur Aufträge eines bestimmten Kunden. Nur Aufträge ohne Vorauskasse, etc.

Nachdem Sie Ihre Filterungen vorgenommen haben, bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „Ok“, um die periodische Faktura auszuführen.

Alle Rechnungen, die erstellt wurden, werden in der Übersicht „Periodische Faktura“ eingestellt. Grün markierte Zeilen sind gebuchte Rechnungen. Gelb markierte Zeilen sind eingestellte Rechnungen, die noch nicht gebucht wurden. Rot markierte Zeilen, sind Rechnungen, die aufgrund von Fehlermeldungen nicht gebucht werden konnten. Hier müssen die Fehler manuell behoben werden und die Rechnungen manuell durchgebucht werden.

Aus der Übersicht heraus können die gebuchten bzw. ungebuchten Belege geöffnet werden. Zudem werden im Fehlerprotokoll die Meldungen angezeigt, aufgrund derer eine Buchung nicht durchgeführt werden konnte.

Im Menüband unter […] - „Aktionen“ kann der Fehlertext auch separat aufgerufen werden. Zudem befinden sich die Aktionen zum Löschen älterer Einträge ebenfalls unter diesem Menüpunkt.

Im Menüband unter […] – „Zugehörig“ kann der Bericht „Periodische Faktura Einstellungen beim Debitor anpassen“ aufgerufen werden.

Damit kann das Nächste Fakturierdatum auf der Debitorenkarte überschrieben bzw. neu eingestellt werden. Mit der Art „Festes Datum“ wird manuell ein neues festes Fakturierdatum, z.B. 01.01.2021, eingetragen. Mit der Art „Datum letzter Rechnung“ wird basierend auf dem letzten Rechnungsdatum des Kunden und seinem Fakturierungsintervall ein neues Nächstes Fakturierdatum berechnet und am Debitor hinterlegt. Im Register „Debitor“ kann die Auswahl der zu bearbeitenden Debitoren eingeschränkt werden.

Beim Durchlauf der Periodischen Faktura werden Verkaufsrechnungen erstellt, es wird nicht direkt aus dem Auftrag gebucht. Das bewirkt, dass Aufträge, die über diese Funktion vollständig abgerechnet wurden, nicht automatisch mit Abschluss gelöscht werden. Sie werden in der Übersicht lediglich als vollständig fakturiert dargestellt.

Um diese Aufträge aus dem System zu löschen, muss in regelmäßigen Abständen der Bericht „Erledigte Aufträge löschen“ durchgeführt werden.

Versand von Mahnungen inkl. zugehöriger Rechnungen#

Für den Endkunden ist es einfacher angemahnte Rechnungen zu bearbeiten, wenn er zusammen mit der Mahnung direkt auch die Rechnungen zugeschickt bekommt. Zudem entfällt damit die Nachforderung von nicht mehr auffindbaren Rechnungsdokumenten beim Endkunden. Daher werden in KUMAVISION trade365 beim Druck bzw. E-Mail-Versand von registrierten Mahnungen automatisch die zugehörigen Rechnungen mit ausgedruckt.

Werden die Mahnungen für einen Kunden per E-Mail-Belegversand verschickt, so werden die Rechnungen als PDF-Dokumente in dem E-Mail-Beleg integriert. Beim Ausdruck am Drucker ist zu beachten, dass die Mahnung und die Anlagen jeweils auf dem in der Druckerauswahl eingerichteten Drucker gedruckt werden. Dies führt dazu, dass beim PDF-Druck (nicht beim E-Mail-Belegversand) die Mahnung als PDF erzeugt wird, die Anlagen dazu jedoch auf dem bei dem/der AnwenderIn eingerichteten Standarddrucker.

Automatische Berechnung von Frachtkostenpauschalen#

In KUMAVISION trade365 haben Sie die Möglichkeit, Frachtkostenpauschalen wahlweise automatisch oder per Funktion in den Verkaufsbelegen einzufügen. In der “Einrichtung Debitoren und Verkauf” treffen Sie die grundsätzlichen Einrichtungen, dazu stehen Ihnen auf dem Inforegister "KUMAVISION trade" folgende Felder zur Verfügung:

Ausschlaggebend für die Frachtkostenermittlung sind die Faktoren:

• Lieferbedingungscode
• Zusteller
• Zustellertransportart
• Ländercode
• PLZ Code
• Gewicht
• Warenwert (Frachtfreigrenze)
• Warenausgangsdatum/Lieferdatum aus Belegkopf

Einrichtung#

Um Frachtkosten generell einzurichten, rufen Sie über die Anwendersuche die "Frachtkosten" auf.

Über "Neu" erstellen Sie eine neue Frachtkostentabelle. Die möglichen Einstellungen für eine Frachtkostentabelle teilen sich in Kopf- und Zeileninformationen auf. Im Frachtkostenkopf (Inforegister Allgemein) stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung:

Nachdem Sie im Frachtkostenkopf zunächst die grundsätzlichen Einstellungen vorgenommen haben, werden die detaillierten Kosten und ggf. Berechnungsgrenzen in den Zeilen definiert. Dazu füllen Sie die Felder wie folgt:

Die folgenden Felder werden in Abhängig von den Einstellungen im Frachtkostenkopf angezeigt oder ausgeblendet:

Die Definition welche Frachtkostenzeile zur Berechnung herangezogen wird, wird immer anhand der Angebots-/Auftragsdaten ermittelt.

Zuweisung von Frachtkosten zu einem Debitor und/oder einer Debitorenlieferadresse#

Um die definierten Frachtkostensätze in den Verkaufsbelegen verwenden zu können, müssen diese einem Debitor oder einer Debitorenlieferadresse zugewiesen werden.

Dazu rufen Sie über die Anwendersuche die "Debitoren" auf. Wählen Sie in der Übersicht den entsprechenden Debitor aus und öffnen die Debitorenkarte. Auf dem Inforegister "Lieferung" können Sie im Feld "Frachtkostencode", den Code der Frachtkostentabelle auswählen und zuweisen. Eine Zuweisung auf der Debitorenkarte wird für alle ggf. hinterlegten Lieferadressen verwendet, außer Sie hinterlegen in der Lieferadresse einen abweichenden Code, um z.B. für eine Lieferadresse im Ausland andere Kosten zu berechnen.

Die Zuweisung der Frachtkosten zu einzelnen Lieferadressen erfolgt direkt in der jeweiligen Lieferadresse (Lief. an Code), welche Sie vom Debitor aus öffnen können. Hier können Sie im Feld "Frachtkostencode" einen Code aus der Frachtkostentabelle zuweisen. Diese Zuweisung gilt nur, wenn diese Lieferadresse im Beleg ausgewählt wird.

Verwendung in Belegen#

In den Angeboten/Aufträgen wird der Frachtkostencode von dem Debitor oder ggf. aus der Debitorenlieferadresse in den einzelnen Beleg übernommen. Der Frachtkostencode wird im Inforegister "Lieferung" angezeigt und kann bei Bedarf für den einzelnen Vorgang manuell geändert werden.

Nach der Erfassung der Angebots-/Auftragszeilen können Sie wahlweise die Frachtkosten, über die Funktion “Frachtkosten einfügen”, berechnen lassen. Fallen für den Beleg Frachtkosten an, wird die Frachtkostenzeile eingefügt. Wenn Sie in der Einrichtung “Hinweismeldung wenn keine Frachtkosten ermittelt werden können” auf "immer" gestellt wurde, erhalten Sie ggf. eine entsprechende Meldung, wenn keine Ermittlung möglich ist.

Haben Sie in der “Einrichtung Debitoren und Verkauf” das Kennzeichen "Frachtkosten bei Freigabe automatisch einfügen" gewählt, müssen Sie die Funktion nicht ausführen. Bei der Freigabe des Beleges wird die Zeile automatisch eingefügt. Öffnen Sie den Beleg erneut, wird die Frachtkostenzeile automatisch wieder entfernt und bei erneuter Freigabe neu berechnet und eingefügt.

Langzeit-Lieferantenerklärung#

Bei Lieferungen an Empfänger innerhalb der Europäischen Union können Sie per Langzeit Lieferantenerklärung Bescheinigungen über die Ursprungseigenschaft einer Ware ausstellen. Diese werden im Sinne einer Präferenzregelung, die von der Europäischen Union unterhalten wird, erstellt. Um die Erstellung einer Langzeit-Lieferantenerklärung basierend auf den in Microsoft Dynamics 365 Business Central zugrunde liegenden Artikelverkäufen zu generieren, wurde in KUMAVISION trade365 ein neuer Report Langzeit – Lieferantenerklärung entwickelt.

Einrichtung#

Für die Langzeit-Lieferantenerklärung müssen zunächst einige Grundeinrichtungen vorgenommen werden, die im nachfolgenden näher erläutert werden:

Kreditoren & Einkauf Einrichtung#

Rufen Sie sich über die Anwendersuche die „Kreditoren & Einkauf Einrichtung“ über die Anwendersuche auf. Auf dem Inforegister „KUMAVISION trade“ haben Sie in dem Feld „Europäische Ursprungsländertext“ die Möglichkeit, einen Text für den Andruck für die Europäischen Ursprungsländer zu hinterlegen.

Länder / Regionen#

In der Länder-/Regionen Liste werden die Länder der Europäischen Union gekennzeichnet. Hierzu rufen Sie sich die „Länder / Regionen“ Liste über die Anwendersuche auf. Setzen Sie in dem Feld „Europäische Union“ einen Haken die der Europäischen Union zugehörig sind.

Alle hier gekennzeichneten Länder, werden in der Berichtsausgabe mit dem Text für Europäische Ursprungsländer ergänzt.

Artikel – Präferenzländer Zuordnung#

Da es für die Zuordnung von Artikeln zur Präferenzregel keine einheitliche Regel gibt, müssen die jeweiligen Präferenzländer für einen bestimmten Artikel auch dort hinterlegt werden. Die am Artikel hinterlegten Länder werden in der Langzeit Lieferantenerklärung gelistet.

Um diese Zuordnung vorzunehmen, rufen Sie sich zunächst die gewünschte Artikelkarte auf. Über das Menüband „Zugehörig“ > „Artikel“ > „Präferenzländer“ können Sie die Präferenzländer-Tabelle aufrufen. In der Tabelle werden alle für diesen Artikel gültigen Präferenzländer eingetragen.

Ausführung des Berichts Langzeit – Lieferantenerklärung#

Der Bericht Langzeit- Lieferantenerklärung kann über die Debitorenliste oder über die Anwendersuche aufgerufen werden.

Grundsätzlich prüft der Bericht Artikelposten zu einem bestimmten Debitor in einem bestimmten Zeitraum ab und erstellt für die an den Debitoren verkauften Artikel in diesem Zeitraum eine Langzeit – Lieferantenerklärung.

Um die Langzeit-Lieferantenerklärung durchzuführen, rufen Sie sich diese zunächst auf.

Nachfolgend werden Ihnen die Kriterien zur Ausführung des Berichts näher erläutert:

Register Sprachen:

Hier können Sie auswählen auf welcher Sprache die Lieferantenerklärung erstellt werden soll. Zur Auswahl stehen Ihnen Deutsch oder Englisch.

Register Debitor:

Register Waren Lieferungsdatum:

Im Register „Waren Lieferungsdatum“ wird der Filter für den Buchungszeitraum der Artikelposten eingetragen. D.h. alle Artikel aus Verkaufs Artikelposten dieses Debitors im Buchungszeitraum "Von" bis "Bis" werden in der Langzeit-Lieferantenerklärung aufgelistet.

Register Gültigkeitszeitraum:

Im Gültigkeitszeitraum wird der Gültigkeitszeitraum mit Gültig von Datum und Bis Datum eingegeben, der auf dem Bericht angedruckt wird.

Register Kumulierung:

Gibt es Artikel, für die der Kumulierungsvermerk angegeben werden muss, weil ein Bauteil des Artikels beispielsweise in Marokko hergestellt wurde, obwohl der Artikel an sich eine Ursprungsregion innerhalb der EU hat, so muss das Kennzeichen beim Ausführen des Berichts angehakt werden.

Sofern Sie alle Angaben vorgenommen haben können Sie über „Vorschau“ die Lieferantenerklärung zunächst einsehen oder über „Senden an“ bzw. „Drucken“ diese versenden oder bzw. vorab ausdrucken.

Sollten Sie den Schalter „Kumulierung“ aktiviert haben, erscheint zunächst die Eingabetabelle für die Artikel mit Kumulierungsvermerk. Wird der Haken nicht gesetzt, wird diese Tabelle übersprungen.

In der Tabelle „Kumulierte Artikel“ werden alle Artikel eingetragen, für die Sie in der Langzeitlieferantenerklärung einen Kumulierungsvermerk angeben müssen. Die Auswahl der Artikel erfolgt über den Lookup im Feld Artikelnummer. Anschließend wird das Ursprungsland für den Kumulierungsvermerkt eingetragen.

Hat der Debitor nun den betreffenden Artikel im ausgewählten Zeitraum gekauft, wird hierfür ein Kumulierungsvermerk eingetragen.

Erweiterung Profilfragebogen#

Bei der Kategorisierung von Kontakten genügt es u.U. nicht, die durch die Microsoft Dynamics 365 Business Central Standard vorgegebenen Felder bzw. Profilfragebogen Funktionalitäten zu verwenden. Wenn z.B. die Anzahl der möglichen Antworten auf eine Frage des Profilfragebogens zu groß ist (Z.B. Jahreszahlen oder nicht nur eine Anzahl Mitarbeiter Spanne, sondern die genaue Anzahl der Mitarbeiter), ist die Bedienbarkeit nicht mehr gegeben. In der KUMAVISION trade365 sind die Profile des CRM so erweitert, dass nicht nur eine Antwort ausgewählt werden kann, sondern auch bei der Beantwortung Werte erfasst werden können.

Zusätzlich können einmal gewählte Antworten in einer Historien-Tabelle gespeichert werden, so dass jederzeit ersichtlich ist, welche Antworten wann gegeben wurden. Ihnen wird im Profilfragebogen in der Anzeige der Antworten in den Zeilen des Kontakts immer der aktuelle Wert angezeigt werden.

Bei der Einrichtung der Profilfragebögen sind zwei weitere Spalten hinzugekommen. Mittels der Spalte „Antworttyp“ wird definiert, wie die Eingabe des Benutzers erfolgen soll. Im Standard sind nur "Ja" oder "Nein" als Antwort möglich.

Sie können Antworten als Zahlenwert (mit/ohne Nachkommastellen) und als Freitext erfasst werden. Die Auswahlmöglichkeit hierfür ist:

• Ganzzahl
• Dezimalzahl
• Text

Eine Eingabe von beispielsweise „3,5“ ist noch nicht aussagekräftig. Mittels der Spalte „Antwort Einheitencode“ erhält die eingegebene Zahl auch zusätzliche Aussagekraft, z.B. 3,5m³. Diese Einheit kann vorkonfiguriert werden. Zur Verfügung stehen die im System eingerichteten Einheitencodes.

Die Bedienung des Fragebogens ist wie im Standard. Bei „Ja/Nein“-Antworten kann einfach die entsprechende Spalte angeklickt werden. Bei Freitextantworten und/oder der Erfassung von Zahlen wird der Wert in die Spalte „Antwort“ eingetragen.

Wenn Sie in der Spalte „Ausgewählt“ ein Häkchen setzen, um diese Antwort auszuwählen erhalten Sie den Hinweis, dass in dieser Zeile eine Text oder Zahl Antwort eingetragen werden muss.

Die getätigten Antworten werden dann anschließend in der Kontaktverwaltung - Karte in den Zeilen als Übersicht mit eingeblendet.

Bei der Erstellung eines Segments können die so eingetragenen Werte gefiltert werden. Sie können die Adressen nach dem Kriterium im Profilfragebogen selektieren und können den gewünschten Antworttext einer Zeile vorgeben.

Archivierung der Antworten eines Profilfragebogens#

Wenn sich die Angaben in den Profilantworten für einen Kontakt ändern, so können Sie die „Altdaten“ archivieren. Die Archivierung der Antworten erfolgt manuell. Öffnen Sie den gewünschten Profilfragebogen. Im Menüband können Sie den Menüpunkt “Antworten archivieren” aufrufen.

Die Archivierung erfolgt zum Arbeitsdatum und wird in einer Version dokumentiert.

Einmal archivierte Antworten können Sie sich über „Archivierte Antworten anzeigen“ ansehen. Dabei wird automatisch die letzte Version aufgerufen. Es ist über das Feld „Versionsnummer“ jederzeit der Zugriff auf alle Versionen der Antworten möglich.

Segmente erstellen mit Bezug auf Serviceinformationen#

Die Segmente im Bereich Marketing dienen zur Erstellung von Adresslisten. In Segmenten können Kontakte hinzugefügt und entfernt werden. Neben den standardmäßigen Kriterienbereichen wie Kontakt, Profil, Wertposten etc. können in KUMAVISION trade365 auch Informationen aus dem Bereich Service mit einbezogen werden, um Segmente mit Kontakten zu erstellen. Damit lassen sich z.B. Adresslisten von Kunden generieren, deren Serviceartikel vom Garantiedatum bald abläuft. Diesen Kunden können Sie z.B. Folgeverträge anbieten. Alternativ können Sie Kunden auf Basis von Servicevertragsinformationen ansprechen.

Vorgehensweise#

Erstellen Sie ein neues Segment. Fügen Sie über den Menüpunkt “Kontakte hinzufügen” neue Kontakte hinzu. Um auf Informationen aus den Serviceartikeln oder Serviceverträgen für das zu erstellende Segment zuzugreifen, muss der jeweilige Schalter (“Serviceartikel berücksichtigen” und/oder “Serviceverträge berücksichtigen”) in den Optionen der Anforderungsseite aktiviert werden.

Für die Option "Serviceartikel berücksichtigen" werden nur Kontakte der Art "Unternehmen" hinzugefügt (Debitorenkontakt). Die Option "Unternehmen erweitern" funktioniert nur für die Option "Kontakte berücksichtigen". Für die Option "Serviceverträge berücksichtigen" werden die Kontakte gelistet, die im Feld Kontakt-Nr. im Servicevertragskopf stehen. Dies können Personen oder Unternehmen sein.

Debitorengruppen#

Klassifizieren Sie mit dem Feld “Debitorengruppe” Ihre Debitoren in A/B/C-Kunden. Rufen Sie hierfür über die Suche die “Debitorengruppen” auf. Definieren Sie Ihre Debitorengruppen mit einem Code und einer zugehörigen Beschreibung. Zusätzlich haben Sie über die Funktion "Artikel mit Komplettlieferungspflicht" die Möglichkeit, für die ausgewählte Debitorengruppe, Artikel zu hinterlegen, die ausschließlich als Komplettlieferung an diese Debitorengruppe geliefert werden dürfen. Die angelegten Debitorengruppen hinterlegen Sie im Anschluss auf die jeweiligen Debitorenkarten im Feld “Debitorengruppe”. Nach den eingerichteten Debitorengruppen kann in Reports gefiltert werden.

Debitorengruppen-Dim.-Code in Posten#

Im Microsoft Dynamics 365 Business Central Standard können Sie in der “Einrichtung Debitoren und Verkauf” Debitorengruppen-Dimensionen bzw. den dazu zu verwendenden Code definieren. Dieser wird Ihnen jedoch nicht direkt in den Posten (Debitoren-, Artikel- und Wertposten) angezeigt.

KUMAVISION trade365 zeigt Ihnen die gebuchten Dimensionswerte direkt in den Posten an, dies erleichtert Ihnen Adhoc-Analysen.

Wiederkehrende Verkaufszeilen für alle Debitoren verwenden#

In Microsoft Dynamics 365 Business Central Standard müssen wiederkehrende Verkaufszeilen nach dem Anlegen aufwendig einzelnen Debitoren zugordnet werden. Mit KUMAVISION trade365 können Sie wiederkehrende Verkaufszeilen direkt für alle Debitoren nutzbar machen. Hierfür öffnen Sie über die Anwendersuche "Wiederkehrende Verkaufszeilen" und legen dort einen Eintrag an. Über den Menüpunkt “Verwalten” → “Bearbeiten” kommen Sie zur Standardverkaufszeilen Karte, in welcher Sie wiederkehrende Verkaufszeilen anlegen können. Möchten Sie diese Standardverkaufszeilen für alle Debitoren verwenden, aktivieren Sie den Schalter “Für alle Debitoren verwenden”.

Dublettenprüfung bei externer Belegnummer in Verkaufsaufträgen#

Wenn Sie eine Dublettenprüfung auf die externe Belegnummer in Verkaufsauftägen wünschen, öffnen Sie über die Anwendersuche die “Einrichtung Debitoren und Verkauf” und aktivieren Sie auf dem Inforegister KUMAVISION trade den Schalter “Dublettenprüfung bei externer Belegnummer in VK-Auftrag”. Sie erhalten nach dem erfassen einer externen Belegnummer in einem Verkaufsauftrag nun eine Hinweismeldung, wenn für diesen Debitor bereits ein Verkaufsauftrag mit derselben externe Belegnummer erfasst wurde. Diese Hinweismeldung kann mit OK bestätigt werden.

Erweiterung Lieferzeilen holen#

Sofern Sie die Lieferzeilen über die Funktion “Lieferzeilen holen” in eine Verkaufsrechnung abrufen oder die Sammelrechnung nutzen, wird standardmäßig als Bezug lediglich die Lieferungsnummer in die Zeilen übernommen. Da dies in vielen Fällen jedoch ungenügend ist, haben Sie die Möglichkeit, sich zusätzlich folgende Informationen in die Zeilen übernehmen zu lassen:

• Lieferdatum
• Auftragsnummer
• Auftragsdatum
• Ihre Referenz
• Externe Belegnummer

Aktivieren Sie hierfür in der “Einrichtung Debitoren und Verkauf” auf dem Inforegister KUMAVISION trade im Bereich "Lieferzeilen holen" den jeweiligen Schalter.

Erweiterung Kreditlimitwarnung#

Standardmäßig erscheint die Hinweismeldung, dass das Kreditlimit überschritten wurde, sobald in einem Verkaufsbeleg das Kreditlimit überschritten wird. Über das Feld “Kreditlimitprüfungsart” in der “Einrichtung Debitoren und Verkauf” haben Sie die Möglichkeit zu steuern, wann die Hinweismeldung erscheinen soll. Hierzu stehen Ihnen die Optionen “Bei Belegfreigabe” und “Zeilenweise” zur Verfügung. Wählen Sie “Bei Belegfreigabe”, wenn die Hinweismeldung erst nach ausführen der Freigabe-Funktion erscheinen soll. Bei der Option “Zeilenweise” erscheint die Hinweismeldung bei Überschreitung des Kreditlimits bereits nach dem Erfassen einer Zeile.