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Grundeinrichtung#

Pflichtfeldprüfung#

Die Pflichtfeldprüfung ermöglicht kundenindividuell Pflichtfelder zu definieren, um die Anlage von Stamm- oder Belegdaten zu unterstützen. Es werden bestimmte Werte vorgegeben, die nach Abschluss der Eingabe geprüft werden.

Hierbei kann in Abhängigkeit zu anderen Feldern ein Pflichtfeld definiert werden mit dem Resultat:

Abbruch
Die Felder müssen gefüllt werden

Hinweis
Die Felder können gefüllt werden

Für folgende Daten können Sie die Pflichtfeldprüfung einrichten:

Stammdaten
* Artikel * Debitor * Kreditor * Sachkonto * Ressource * Arbeitsplatz * Arbeitsplatzgruppe

Belegdaten
* Verkaufskopf u. -zeile * Einkaufskopf u. -zeile * Servicekopf, Serviceartikelzeile und Servicezeile * Lieferplan

Zu den Stammdaten z.B. der Artikel kann eine „Variable Pflichtfeldprüfung“ aktiviert werden. D.h. es können individuell Felder definiert werden, die bei Neuanlage oder Änderung von Stammdaten von den AnwenderInnen zwingend angegeben werden müssen. Erst wenn alle Angaben vollständig sind, kann der Stammdatensatz mit „Pflege abgeschlossen“ markiert werden bzw. der Beleg „Freigegeben“ werden und im System (z. B. beim Buchen einer Lieferung) verwendet werden.

Die Prüfung auf Vollständigkeit der Angaben erfolgt, sobald die AnwenderInnen das Feld Pflege in der jeweiligen Stammdatenkarte auf den Wert „Pflege abgeschlossen“ setzen, bzw. über die Funktion „Artikelpflege beenden“.

Wenn nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden, erscheint eine Fehlermeldung oder ein Hinweis, je nach Konfiguration des einzelnen Pflichtfeldes. Nachdem „Pflege abgeschlossen“ eingetragen wurde, können die Felder des Stammdatensatzes nicht mehr geändert werden. Verbundene Tabellen (z. B. Bemerkungen) können aber weiterhin geändert werden.

Um den Stammdatensatz erneut bearbeiten zu können, wählen Sie die Funktion – „Artikel bearbeiten“.

Einrichtung Pflichtfeldprüfung#

Der Einsatz der Pflichtfeldprüfung kann für die einzelnen Bereiche separat aktiviert werden:

Für Artikel in Lager Einrichtung
Für Debitoren, Verkaufskopf und -zeilen in Einrichtung Debitoren und Verkauf
Für Kreditoren, Einkaufskopf und -zeilen in Kreditoren & Einkauf Einrichtung
Für Sachkonten in Finanzbuchhaltung Einrichtung
Für Ressourcen in Ressourcen Einrichtung
Für Arbeitsplatzgruppen und Arbeitsplätze in Produktion Einrichtung
Für Lieferplanköpfe in Lieferplan Einrichtung
Für Service in Service Einrichtung

Einrichtung Pflichtfelder#

Das Festlegen der Pflichtfelder erfolgt über die Anwendungssuche „Pflichtfelder Einrichtung Tabellen“.

Beim Aufruf werden die „Pflichtfelder Einrichtungstabellen“ geöffnet. In dieser Liste können pro Tabelle die entsprechenden Prüfungen eingesehen werden

Aus der Liste der Prüfungen heraus können die vorhandenen Prüfungen bearbeitet oder neue Prüfungen hinzugefügt werden.

In diesem Kapitel werden die Erstellungen von Prüfungen für eine Tabelle und die für eine Prüfung notwendigen Parameter erklärt.

Über „Neu“ wird ein neuer Prüfungsdatensatz angelegt.

Feld Beschreibung
Tabellennr. Dieses Feld enthält die Nummer der Tabelle, für die diese Prüfung bestimmt ist.
Tabellenname Dieses Feld enthält die Beschreibung der Tabelle, für die diese Prüfung bestimmt ist und wird automatisch vorbelegt.
Anzahl Felder Gibt die Anzahl der Bedingungsfelder automatisch an

Über den Menüpunkt „Pflichtfelder“ können Sie für den entsprechenden Prüfungsdatensatz die Pflichtfelder definieren.

Wählen Sie anschließend auf der „Pflichtfelder-Karte“ den Menüpunkt „Neu“ aus, um die entsprechenden Pflichtfelder für den gewünschten Prüfungsdatensatz zu definieren.

Die Pflichtfeld-Karte öffnet sich. Die Pflichtfeldkarte besteht aus drei Inforegister: „Allgemein“, „Felddefinition“ und „Bedingungsdefinition“. Diese Bereiche und ihre Bedeutung werden nachfolgend erläutert.

Inforegister Allgemein#

Feld Beschreibung
Tabellennr. Die Tabellennr. wird mit der Tabellennr. automatisch gefüllt, welche bereits in den Prüfungsdatensatz in dem Feld „Tabellennr.“ definiert worden ist
Aktion Über das Feld „Aktion“ wird gesteuert, um welche Art der Prüfung es sich handelt. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:

Hinweis
wird die Prüfung als „Hinweis“ definiert, so bekommen AnwenderInnen bei der Verarbeitung der Pflichtfeldprüfung eine Hinweismeldung. Diese Hinweismeldung beeinflusst jedoch nicht die Freigabe von Stammdaten oder Belegen. Sie ist vielmehr als Information zu sehen, mit deren Hilfe die AnwenderInnnen noch Daten ergänzen kann, die vielleicht informativ, aber für Prozesse nicht zwingend erforderlich sind.

Abbruch
wird eine Prüfung als „Abbruch“ definiert, so folgt mit der Verarbeitung der Pflichtfeldprüfung eine Abbruchmeldung. Dies bedeutet, dass die Freigabe von Stammdaten oder Belegen nicht abgeschlossen werden kann, da prozessrelevante Informationen fehlen.

Inforegister Felddefinition#

In den Inforegister „Felddefinition“ können Sie die Prüfung auf ein Pflichtfeld mit Hilfe der u.a. Tabelle einrichten.

Feld Beschreibung
Feldnr. Dieses Feld enthält die Nummer des Feldes, für die diese Prüfung bestimmt ist
Feldname Dieses Feld enthält die Beschreibung des Feldes, für die diese Prüfung bestimmt ist und wird automatisch bei Zuweisung der „Feldnr.“ gefüllt.
Vergleichsart Das Feld „Vergleichsart“ dient als Vergleichsoperator, mit dem der Wert des Feldes im Datensatz mit dem Wert aus den Feldern „Vergleichswert“ und / oder „Maximaler Vergleichswert“ geprüft wird. Hierbei stehen folgende Vergleichsoperatoren zur Verfügung:
- <>
- =
- >
- <
- >=
- <=
- >=<=

Hinweis
Je nach Definition der Felder „Vergleichswert“ und „Maximaler Vergleichswert“ kann die Auswahl des Vergleichsoperators eingeschränkt sein
Vergleichswert Das Feld „Vergleichswert“ überprüft den Wert des Feldes im Datensatz in Abhängigkeit mit dem Feld „Vergleichsart“
Maximaler Vergleichswert Das Feld „Maximaler Vergleichswert“ überprüft den Wert des Feldes im Datensatz in Abhängigkeit mit dem Feld „Vergleichsart“
bei Auswahl der Vergleichsart „>=<=“. Somit ist es möglich, Von-Bis-Bereiche zu definieren.
Dabei nimmt das Feld „Vergleichswert“ die „von-Rolle“ ein und das Feld „Maximaler-Vergleichswert“ die „bis-Rolle“ ein.

Hinweis - Diese Eingabe ist nur rechenbaren Operanten vorgesehen.

Beispiel:
Sie möchten für die Tabelle 27 (Artikel) eine Pflichtfeldprüfung auf das Feld „Beschreibung“ setzen sodass, das Feld Beschreibung immer einen Wert enthalten muss. Andernfalls würden AnwenderInnen eine Hinweis- bzw. Abbruchmeldung erhalten.

Hierzu wird in dem Feld „Feldnr.“ das Feld „Beschreibung“ mit der Nummer „3“ angegeben. Als Vergleichsart wird der Operator „<>“ verwendet und das Feld „Vergleichswert würde „“ (leer, kein Eintrag) enthalten.

Inforegister Bedingungsdefinition#

In den Inforegister „Bedingungsdefinitionen“ können Sie den Pflichtfelderkreis mit Hilfe der u.a. Tabelle weiter einschränken.

Feld Beschreibung
Bedingung Feld Nr.: Angabe des Feldes, auf der die Bedingung geprüft werden soll
Bedingungsfeldname Dieses Feld enthält die Beschreibung des Feldes, für die diese Bedingung bestimmt ist und wird automatisch bei Zuweisung der „Bedingung Feld Nr.“ gefüllt.
Vergleichsart Bedingung Das Feld „Vergleichsart Bedingung“ dient als Vergleichsoperator, mit dem der Wert des Feldes im Datensatz mit dem Wert aus den Feldern „Wert Bedingung“ und / oder „Maximaler Bedingungswert“ geprüft wird. Hierbei stehen folgende Vergleichsoperatoren zur Verfügung:
<>
=
>
<
>=
<=
>=<=

Hinweis
Je nach Definition der Felder „Wert Bedingung“ und „Maximaler Bedingungswert“ kann die Auswahl des Vergleichsoperators eingeschränkt sein
Wert Bedingung Das Feld „Wert Bedingung“ überprüft den Wert des Feldes im Datensatz in Abhängigkeit mit dem Feld „Vergleichsart Bedingung“
Maximaler Bedingungswert Das Feld „Maximaler Bedingungswert“ überprüft den Wert des Feldes im Datensatz in Abhängigkeit mit dem Feld „Vergleichsart Bedingung“ bei Auswahl der Vergleichsart „>=<=“. Somit ist es möglich, Von-Bis-Bereiche zu definieren.
Dabei nimmt das Feld „Vergleichswert“ die „von-Rolle“ ein und das Feld „Maximaler-Vergleichswert“ die „bis-Rolle“ ein.

Hinweis
Diese Eingabe ist nur rechenbaren Operanten vorgesehen.

Beispiel:
In dem vorherigen Beispiel wurde eine Pflichtfeldprüfung auf die Tabelle „27“ (Artikel) gesetzt. In den Felddefinitionen ist die Prüfung auf das Feld „Beschreibung = ``“ gesetzt worden. Dies hat zur Folge, dass jeder Artikel einen Wert in das Feld „Beschreibung“ enthalten muss. Andernfalls würde AnwenderInnen eine Hinweis- bzw. Abbruchmeldung enthalten.

Sollten Sie nun einschränken wollen, dass die Beschreibung nur bei bestimmten Artikeln einen Wert enthalten sollen, z.B. wenn es sich um einen Fertigungsartikel handelt, ist dies in den Inforegister „Bedingungsdefinition“ wie folgt einzurichten:

Hierzu wird in dem Feld „Bedingung Feld Nr.“ das Feld „Beschaffungsmethode“ mit der Nummer „5419“ angegeben. Als Vergleichsart wird der Operator „=“ verwendet und das Feld „Wert Bedingung würde den Wert „1“ (Fertigungsauftrag enthalten.

Anschließend bestätigen Sie Ihre Einrichtung mit „OK“.

Hinweise in Belegen / Stammdaten#

Feld Beschreibung
Gesperrt/Gesperrt (Anwender) Feld das die Sperre des Stammsatzes aktiviert (wie bisher). Das Feld kann nun jedoch nicht mehr direkt geändert werden.
Gesperrt (Anwender) Hier kann der Stammsatz nun durch den Anwender gesperrt werden. Der Wert wird in das Feld Gesperrt/Gesperrt (Anwender) übertragen, wenn der Stammsatz nicht durch die Pflichtfeldprüfung gesperrt ist oder die Pflege gesperrt ist.
Ist die Pflege abgeschlossen wird die Sperre durch den/der UserIn wieder in das Feld Gesperrt übertragen.
Pflege Hier wird angezeigt, ob der Datensatz aktuell in Pflege ist oder nicht.
Status Pflichtfeldprüfung In diesem Feld wird angezeigt, ob die Pflichtfeldprüfung nicht durchgeführt wurde (keine Prüfung), vollständig oder unvollständig geprüft wurde.
HINWEIS: Über den Lookup auf dem Feld können die fehlenden Pflichtfelder eingesehen werden.
Gesperrt von Hier wird angezeigt, ob der Datensatz durch die Pflichtfeldprüfung oder den/der AnwenderIn gesperrt ist.