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Resourcenstammdaten#

Allgemein#

Ressourcen umfassen MitarbeiterInnen und/ oder Maschinen. Durch die Ressourcen können Sie eine detaillierte, zeitlich unbegrenzte, Kapazitäts- und Einsatzplanung umsetzen. Die Steuerung geschieht über Kapazitätsfenster und in Verbindung mit dem Projektbereich, mit Hilfe eines Projektbudgets.

Die Aufzeichnung von Ressourcenverbrauch und –verkauf kann sowohl isoliert als auch in Verbindung mit dem Projektbereich oder dem Bereich Verkauf geschehen. Auf diese Weise wird die Integration in die Finanzbuchhaltung hergestellt.

Ressourcen können zu Ressourcengruppen zusammengefasst werden. Einkaufs- und Verkaufspreise können detailliert definiert und für Ressourcen und Ressourcengruppen budgetiert und fakturiert werden.

Dieser Abschnitt zeigt Ihnen den grundlegenden Umgang mit Ressourcen. Da Ressourcen in einem sehr engen Zusammenhang mit den Projekten stehen, werden Ihnen hiermit bereits einige Grundlagen der Projektsteuerung vermittelt.

Dieser Abschnitt beschäftigt sich mit dem Einrichten von Ressourcen:

  • Einrichten der Stammdaten für Ressourcen und Ressourcengruppen
  • Einheiten und Arbeitstypen
  • Festlegung von Einstands- und Verkaufspreisen
  • Ressourcen- und Projektbuchungsblättern
  • Einrichtung von Kapazitäten
  • Gleitzeitsalden

Ressourcen Einrichtung#

Bevor ein Ressourcenstamm eingerichtet werden kann, muss der Ressourcenbereich eingerichtet werden. Hierzu rufen Sie sich über die Anwendersuche die "Ressourcen Einr.“ auf.

Neben dem Microsoft Dynamics 365 Business Central1 Standard Inforegister "Nummerierung“ befindet sich auf der Ressourcen Einrichtungskarte das Inforegister "KUMAVISION project365“. Nachfolgend werden Ihnen die Felder des Inforegisters in der u.a. Tabelle näher erläutert:

Feld Beschreibung
Res.-Kalendertyp Zur Auswahl stehen Ihnen folgende Einrichtungsmöglichkeiten:

Basiskalender
Der "Basiskalender“ stellt den Business Central Standardkalender dar. Verwenden Sie diesen, wenn Sie eine Premium Lizenz besitzen und ebenso den Servicebereich einsetzen.

project365 Kalender
Verwenden Sie diesen extra bereitgestellten Kalender, sofern Sie eine Essentials Lizenz besitzen. In diesem Falle darf der Standard-Basiskalender nicht verwendet werden.
project365 Kalendercode Ist nur auswählbar, sofern der project365 Kalender verwendet wird. Andernfalls wird der Standard-Basiskalender verwendet. Beide Kalender haben die gleiche Funktion. Der Standardkalender ist jedoch nur mit einer Premium-Lizenz einsetzbar.
Ressourcen Basiseinheitencode Definieren Sie in diesem Feld die Basiseinheit der Ressource. In der Regel ist dies "Stunde“.
Dimensionsintegration Wird hier eine Dimension eingetragen, so wird automatisch mit dem Errichten einer neuen Ressource dazu ein neuer Dimensionswert mit dem Code der neuen Ressource erstellt und dieser Ressource zugeordnet. Wird diese Ressource später als ProjektleiterIn im Feld "Verantwortlich“ einem Projekt zugeordnet, so wird diesem Projekt automatisch diese Ressourcendimension als Projektdimension zugeordnet. Projektübergreifende Auswertungen im Projektcontrolling können damit pro Projektleiter erfolgen.
Res.-Einst.-preise abschließen
Res.-VK-Preise abschließen
Wenn die "Erweiterte Preisfindung" eingesetzt wird (dringend zu empfehlen) und in den Preistabellen mit Start-/Enddatum gearbeitet wird, dann wird ein Preis automatisch mit einem Enddatum versehen, wenn ein Preis mit einem neueren Stardatum eingetragen wird.
Ressourcenplaner Start
Ressourcenplaner Ende
Hier kann der Zeitraum definiert werden, welcher in den grafischen Ressourcenplaner überführt werden soll. Definieren Sie bitte eine angemessene Zeitspanne. Eine zu kleine Zeitspanne macht die Planung nicht möglich. Eine zu große Zeitspanne hat Auswirkung auf die Performance der grafischen Ressourcenplanung.

Beispiel:
-1W bis 2M = von der aktuellen Vorwoche bis 2 Monate in Zukunft
Nachtzuschlag Anfang Damit sich der Nachtsaldo vom System berechnen lässt, müssen die Felder "Nachtzuschlag Beginn“ und "Nachtzuschlag Ende“ in der Ressourcen Einrichtung gefüllt sein.
siehe "Zeitsalden (Gleitzeit)“
Nachtzuschlag Ende Damit sich der Nachtsaldo vom System berechnen lässt, müssen die Felder "Nachtzuschlag Beginn“ und "Nachtzuschlag Ende“ in der Ressourcen Einrichtung gefüllt sein.
siehe "Zeitsalden (Gleitzeit)“

Ressourcenstamm einrichten#

Um den Ressourcenstamm einzurichten, rufen Sie sich über die Anwendersuche die "Ressourcen“ auf. Über "Neu“ im Menüband können Sie mit Hilfe der u.a. Tabelle eine neue Ressource im System anlegen.

Inforegister Allgemein#

Feld Beschreibung
Nr. Fortlaufende eindeutige Nr. aus einer Nummernserie
Name Name der Ressource
Art Die Option "Person" ist für eigene Ressourcen, während "Extern" für Fremdleistungen gedacht ist. Die Option "Maschine" steht für alles, was nicht durch die beiden erstgenannten Optionen abgedeckt werden kann (z.B. Maschinen, Fuhrpark etc.).
Basiseinheit Die Basiseinheit für alle Ressourcen sollte gleich sein. Diese Einheit wird auch in der "Ressourcen Einrichtung“ festgelegt. Die KUMAVISION empfiehlt hierfür die Basiseinheit "Stunden“ zu verwenden, auch wenn später die Abrechnung der Leistung in Tagen erfolgen soll.
Basiskalendercode Jeder Ressource kann ein individueller Kalender zugeordnet werden. Mit dem Kalender wird später die Ressourcenkapazität aufgebaut. Ist in diesem Feld kein Kalender eingetragen, so gilt der Kalender in der Ressourceneinrichtung.
Arbeitszeitvorlage Mit der Arbeitszeitvorlage kann bei der Errichtung von Kapazitäten die Vorgabe der Stunden pro Arbeitstag definiert werden.
Regelpause Hier kann eine individuelle Regelpause für die Ressource definiert werden, die in den ZDE-Karten zur Zeiterfassung verwendet wird. Ist in diesem Feld nichts definiert, so gilt die globale Einrichtung in der Tabelle "Arbeitszeitvorlagen“
Mitarbeiternr. Gibt die Mitarbeiternr. an, bei dem diese Ressource hinterlegt ist.
Zeitprüfer Sollen Projektzeitposten nicht von dem/der jeweiligen ProjektleiterIn, sondern von dem/der individuellen ZeitprüferIn der Ressource freigegeben werden, so wird in diesem Feld der/die zuständige ZeitprüferIn der Ressource definiert. Siehe auch Abschnitt Projektaufwand - Projektbuchungsblätter.
Stellv. Zeitprüfer Definition des Stellvertreters der Zeitprüfung.
Anzahl Textbausteine Gibt die Anzahl (falls vorhanden) der hinterlegten Textbausteine an.
Suchbegriff Gibt einen Suchbegriff (meist Kürzel) für die jeweilige Ressource an.
Res.-Gruppennr. Ressourcen können jeweils einer Ressourcengruppen zugeordnet werden. Über diese Zuordnung erhält eine Ressourcengruppe indirekt seine Kapazitäten. Die Projektbudgetierung kann in einer Grobplanung auf Ressourcengruppenebene erfolgen und später auf konkrete Ressourcen feingeplant werden. Eine Ressourcengruppe kann nicht direkt gebucht werden, sondern nur indirekt über ihre Ressourcen. Jede Ressource kann nur einer Gruppe zugeordnet werden.
Abrechnungs-ressource Dieses Feld kennzeichnet die Sonderressourcen, die zur Abrechnung in den Verkaufsbelegen verwendet werden sollen. Abrechnungsressourcen können nicht budgetiert werden
In Verkauf Verwendbar Dieses Feld kennzeichnet Ressourcen, welche in den Verkaufsbelegen verwendet werden sollen. In der Regel trifft dies nur für die Abrechnungsressourcen zu (siehe Feld oben). Abrechnungsressourcen werden automatisch in diesem Feld markiert.
In Ressourcenplan verwenden Nur Ressourcen, die hier markiert wurden, werden in den Ressourcenplanungstools berücksichtigt. Abrechnungsressourcen und andere Sonderressourcen sollten somit hier nicht markiert werden.
Vorgabe Projektteamrolle Eine hier ausgewählte Projektteamrolle wird beim Eintragen dieser Ressource in ein Projektteam, automatisch dem neuen Projektteammitglied zugewiesen. Es sollten keine Projektteamrollen als Vorgabe ausgewählt werden, welche mit "einmalig innerhalb Projektteam“ markiert sind. Ansonsten kommt es zu Fehlermeldungen, wenn in ein Projektteam eine weitere Ressource mit gleicher Projektteamvorgabe eingetragen wird. Verwenden Sie hier also nur allgemeine Projektteamrollen die mehrfach in einem Projektteam eingetragen werden können.
Gesperrt Sofern aktiv, kann die Ressource in den Prozessen nicht verwendet werden.
Datenschutzsperre Gibt an, ob der Zugriff auf Daten des Datensubjekts im täglichen Betrieb beschränkt werden sollen.
Geändert am Gibt das Datum der letzten Korrektur an.
Arbeitszeitnachweis Soll der Arbeitszeitnachweis für die Zeiterfassung verwendet werden muss die Ressource hier markiert werden. Bei der alternativen ZDE-Zeiterfassung ist hier kein Haken notwendig.

Inforegister Fakturierung#

Feld Beschreibung
Personalkostensatz
Personalkosten %
Personalgemeinkosten
Diese Felder dienen zur Information und zur Ermittlung des EK-Preises. Sie sind nicht notwendigerweise zu füllen. Der EK-Preis kann auch direkt eingetragen werden.
EK-Preis Geplanter EK-Preis. Dieser Einkaufspreis hat gegenüber der Ressourceneinstandspreistabelle eine niedrigere Priorität, nur wenn dort kein gültiger Preis gefunden wird, wird der EK-Preis der Ressourcenkarte verwendet.
Indirekte Kosten % EK-Preis + Indirekte Kosten ergeben den Einstandspreis mit welchem eine Ressource in einem Projekt budgetiert wird und später dieses Projekt beim Buchen der Aufwände belasten wird.
Einstandspreis Gibt die Kosten einer Einheit der Ressource an.
VK-Preis/DB-Berechnung Die Felder VK-Preis oder DB% können automatisch ermittelt werden je Einrichtung in diesem Feld.
DB % Gibt die Gewinnspanne an, mit der Sie die Ressource verkaufen möchten. Sie können einen Deckungsbeitrag manuell eingeben oder ihn entsprechend dem Feld "VK Preis / DB Berechnung“ eingeben lassen.
VK-Preis Geplanter Verkaufspreis. Dieser Verkaufspreis hat gegenüber der Ressourcenverkaufspreistabelle eine niedrigere Priorität, nur wenn dort kein gültiger Verkaufspreis gefunden wird, wird der VK-Preis der Ressourcenkarte verwendet.
Produktbuchungsgruppe Bevor eine Ressource gebucht werden kann, muss die Buchungsgruppe angegeben werden. Dieses ist auch bei Buchungen in den Projekt- oder Ressourcenbuchungsblättern der Fall, auch wenn die Posten, wie im Ressourcenbuchungsblatt, keinen Bezug zur Finanzbuchhaltung haben werden.
MwSt.-Produktbuchungsgruppe Gibt die MwSt.-Angaben der beteiligten Ressource an, um Transaktionen entsprechend der Buchungsmatrix auszuführen.
Standard-Abgrenzungsvorlage Gibt an, wie Einnahmen und Ausgaben von den Perioden abgegrenzt werden.
Automat. Textbaustein Gibt an, dass ein Textbaustein in den Belegen für diese Ressource hinzugefügt wird.
IC-Partner Eink. Sachkontonr. Hier wird ein Sachkonto eingetragen, wenn Intercompany Rechnungen zwischen Mandanten gebucht werden. Weiterführende Informationen finden Sie unter dem Abschnitt "Mandantenübergreifende Projektabwicklung“.
Produktprovisionsgruppencode Hier wird eine Produktprovisionsgruppe bei Abrechnungsressourcen eingetragen, wenn dazu Provisionen an Verkäufer berechnet werden sollen.
Kreditorennr. Tragen Sie hier einen Kreditor ein, wenn es sich bei der Ressource um eine externe Ressource handelt und die Abwicklung der Beauftragung / Rechnung im Einkaufsmodul mit einem festen Kreditor erfolgen soll. Denn der hier eingetragene Kreditor wird bei einer Planung in einer Budgetzeile in das dort vorhandene Feld Einkauf bei Kreditor eingetragen und kann somit gleich bei der Preisfindung und bei der Bestellabwicklung aus dem Projektbudget verwendet werden.
EK-Abrechnungsposten verw. Wenn eine externe Ressource wie interne Ressourcen Projektzeiten bucht, dann darf bei der späteren Einkaufsrechnung nicht noch einmal eine Projektbelastung erfolgen. Dafür müssen die aus den Zeitbuchungen entstandenen Projektposten zur Prüfung der Einkaufsrechnung herangezogen werden. Damit dies nicht vergessen wird, können externe Ressourcen in diesem Feld markiert werden, damit eine EK-Rechnung auf diese Externe Ressource auf jeden Fall mit einem Abgleich über Einkaufsabrechnungsposten erfolgt.
Dienstleistungspaket Markiert "Sonderressourcen“ die als Dienstleistungspakete verwendet werden. Es bietet sich an, diese als Typ "Maschine" zu führen, um sie von den Personenressourcen zu trennen. Siehe auch Abschnitt "Dienstleistungspakete“
Dienstleistungsarbeitstyp Mit der Markierung als Dienstleistungspaket wird der Ressource automatisch den in der "Einrichtung Projekte“ definierte Arbeitstyp für Dienstleistungspakete zugewiesen.
Abrechnungsmenge Da es sich um ein Paket nach Festpreis handelt, sollte hier die Menge "1" stehen.
Abrechnungseinheit Ergibt sich aus dem Dienstleistungsarbeitspaket und kann nicht geändert werden.
Planmenge Hier wird die Planmenge in der Basiseinheit der Ressourcen (Stunden) eingetragen. Das ist der Aufwand mit welchem gerechnet wird, um ein Dienstleistungspaket für einen Kunden zu erfüllen.
Planeinheit Ergibt sich aus dem Dienstleistungsarbeitstyp und kann nicht geändert werden.
Einstandspreis / Planmenge Kalkulatorischer Einstandspreis pro Stunde. Wird automatisch errechnet aus Einstandspreis / Planmenge.

Mehr zum Thema Dienstleistungspakete finden Sie im Abschnitt "Dienstleistungspakete“.

Inforegister Persönliche Daten#

Zeigt die für eine/n Mitarbeiter/in gespeicherten persönlichen Daten an.

Mitarbeiter Personalausstattung#

Die Personalausstattung wird am "Mitarbeiter" gepflegt. Die meisten AnwenderInnen haben auf die Mitarbeiterdaten keinen Zugriff. Dennoch ist es oft gewünscht, dass AnwenderInnen die ihnen zugeordneten Personalausstattungen zumindest lesend einsehen können. Dazu wurde aus der Ressourcenkarte und -liste der Zugriff auf diese Übersicht ermöglicht. Angezeigt wird die Personalausstattung des zur Ressource zugehörigen Mitarbeiterstammsatzes. Aufgerufen werden kann nur die Übersicht der eigenen Personalausstattung. AnwenderInnen in deren Benutzer Einrichtung der Haken im Feld "Zeige Personalausstattung für alle Mitarbeiter“ gesetzt ist, haben Zugriff auf alle Personalausstattungen. Diese AnwenderInnen können den Filter auf die eigene Personalausstattung lösen oder den Zugriff über eine gewünschte Ressource durchführen.

Einheiten#

Der nachfolgende Abschnitt beschreibt die Einrichtung von Arbeitstypen, Einheiten und alternativen EK- und VK-Preisen.

Einheiten#

Richten Sie die Tabelle "Einheiten“ nach Ihren individuellen Anforderungen ein um die Zuweisung bei der Anlage einer Ressource (Basiseinheit) vornehmen zu können.

Rufen Sie sich über die Anwendersuche die "Einheiten“ auf und legen nach Ihren Anforderungen die Einheiten an (für Ressourcen empfiehlt es sich, die Einheit "Stunde“ einzurichten).

Feld Beschreibung
Code Im Feld "Code" steht eine eindeutige Eingabe zum Identifizieren der Einheit.
Beschreibung In das Feld "Beschreibung" können Sie einen beschreibenden Text eingegeben.
Internationaler Standardcode Gibt den Einheitencode an, der gemäß dem UNECERec20-Standard in Verbindung mit dem elektronischen Senden von Verkaufsbelegen angegeben wird.
Art Wählen Sie in diesem Feld zur Identifikation von Zeiteinheiten die entsprechende Art aus.
Zeit in Minuten Zur Umrechnung innerhalb von Zeiteinheiten wird das Feld "Zeit" in Minuten verwendet.
Abrechn. Mengen Rundungspräzision Gibt die Rundungspräzision für die Abrechnungsmenge an.

Arbeitstypen#

Arbeitstypen sind frei definierbare Einstellungen, die es Ihnen erlauben, mehrere Verbrauchs- und Verkaufsarten zu unterscheiden. Ziel ist es damit unterschiedliche Preise für unterschiedliche Leistungen definieren zu können. So wird eine Stunde Projektplanung mehr kosten als eine Stunde Fahrzeit. Alternative EK- und VK-Preise sind eng mit einem Arbeitstyp verknüpft. In einem Projekt bzw. einem Verkaufsvorgang beeinflusst der Arbeitstyp maßgeblich den Preis. Sie können beim Einrichten von EK- und VK-Preisen für Ressourcen bzw. Ressourcengruppen jedem Arbeitstyp einen EK- sowie einen VK-Preis zuweisen.

Zu jedem Arbeitstyp gehören Einheiten, wobei zwischen den Verbrauchseinheiten und den Abrechnungseinheiten unterschieden wird. Auf diese Weise können Sie einer Ressource mehrere Einheiten zuordnen. So können Sie z.B. festlegen, dass MitarbeiterInnen ihre Leistungen in Stunden erfassen, diese aber in Tagen dem Kunden gegenüber abrechnen.

Einrichten eines Arbeitstyps#

Um die Arbeitstypen einzurichten, rufen Sie sich diese über die Anwendersuche auf. Über "Neu“ im Menüband können Sie einen neuen Arbeitstypen mit Hilfe der u.a. Tabelle definieren:

Feld Beschreibung
Code Im Feld "Code" steht eine eindeutige Eingabe zum Identifizieren des Arbeitstyps.
Beschreibung In das Feld "Beschreibung" können Sie einen beschreibenden Text eingeben.
Einheitencode Angabe des Einheitencodes (Verbrauchseinheit).
Abrechn. Einheitencode Angabe des Einheitencodes (Abrechnungseinheit).

Beispiele:

Code Beschreibung Einheitencode Abrechn.-Einheitencode
PROGRAMM Programmierung Stunde Stunde
INSTALL Installation Computer Netzwerk Stunde Stunde
CON_STD_T Consulting Abrechnung in Tagen Stunde Tag

Ressourcen-Einstandspreise#

Erweiterte Preisfindung aktivieren#

Damit die Einstandspreistabelle und Preisfindung der KUMAVISION project365 genutzt wird und nicht jene aus Microsoft Dynamics 365 Business Central1 Standard, ist es notwendig in der Kreditoren & Einkauf Einrichtung die "Erweiterte Preisfindung" einzuschalten.

Hierzu rufen Sie über die Anwendersuche die Kreditoren & Einkauf Einrichtung auf. Auf dem Inforegister "KUMAVISION“ haben Sie im Feld "Erweiterte Preisfindung“ die Möglichkeit, diese zu aktivieren in dem Sie die Option "Erweiterte Preisfindung“ auswählen.

Ressourcen-Einstandspreise#

Die Tabelle "Erweiterte Ressourcen-Einstandspreise“ gibt Ihnen die Möglichkeit, alternative Einstandspreise für Ressourcen einzurichten. Diese können für Ressourcen und Ressourcengruppen definiert werden. Die Preise in der Ressourcen-Einstandspreistabelle haben bei der Preisfindung Priorität vor dem Preis auf der Ressourcenkarte.

Um die Ressourcen-Einstandspreise zu definieren, rufen Sie sich über die Anwendersuche die "Erweiterte Ressourcen-Einstandspreise“ auf.

Über "Neu“ im Menüband können Sie mit Hilfe der u.a. Tabelle einen neuen Ressourcen Einstandspreis definieren:

Feld Beschreibung
Art Wählen Sie eine Art für den Ressourcen Einstandspreis aus. Folgende Optionen stehen Ihnen zur Auswahl:

Ressource
Der Preis gilt für eine konkrete Ressource, welche durch das Feld "Code" definiert wird.

Gruppe (Ressource)
Der Preis gilt für eine ganze Ressourcengruppe, welche im Feld Code angegeben wird.

Alle
Der Preis gilt für alle Ressourcen egal aus welcher Ressourcengruppe.
Code Gibt die Ressource / Ressourcengruppe in Abhängigkeit des Feldes "Art“ an.
Arbeitstypencode Der Arbeitstyp spielt eine entscheidende Rolle in der Preisfindung, denn mit ihm werden die Einheit (z.B. Stunden) und die Art der Arbeit (z.B. Entwicklung, Fahrzeiten) definiert.

Beispiel:

Line 1:
Art = Resource, Code = MICHAEL, Arbeitstypen Code = INSTALL, Einst.- Preisbereich = FIXED PRICE, EK-Preis (Basis) = 80, Einstands-preis (Basis) = 120

Line 2
Art = Resource, Code = MICHAEL, Arbeitstypen Code = PROGRAM, Einst.- Preisbereich = FIXED PRICE, EK-Preis (Basis) = 100, Einstands-preis (Basis) = 150

Line 3
Art = Resource Group, Code = TECHNICAL, Arbeitstypen Code = INSTALL, Einst.- Preisbereich = FIXED PRICE, EK-Preis (Basis) = 110, Einstands-preis (Basis) = 160

Line 4
Art = Resource Group, Code = TECHNICAL, Arbeitstypen Code = PROGRAM, Einst.- Preisbereich = FIXED PRICE, EK-Preis (Basis) = 80, Einstands-preis (Basis) = 120

Line 5
Art = ALL, Code = " " , Arbeitstypen Code = CONS, Einst.- Preisbereich = FIXED PRICE, EK-Preis (Basis) = 90,Einstands-preis (Basis) = 90
Start-/Enddatum Mit den Feldern Start- und Enddatum können Zeitraumbezogene Preise abgebildet werden.
Einst.-Preisberechnung Einstandspreise für Ressourcen sind nicht mit einem Währungscode verbunden es gilt die Mandantenwährung.

Als Berechnungsmethoden können Festpreis, Prozentzuschlag oder MW-Zuschlag ausgewählt werden. Die ausgewählte Methode wird dann bei der Einstandspreisberechnung berücksichtigt. Bei der Option Festpreis wird der Einstandspreis aus der Tabelle übernommen, bei anderen Optionen entsprechende Aufschläge auf den Einstandspreis der Ressourcenkarte berechnet.
Personalkostensatz Gibt den Personalkostensatz der Ressource an.
Personalkosten % Gibt die Personalkosten in % für die Ressource an.
Personalgemeinkosten Gibt die Personalgemeinkosten für die Ressource an.
Indirekte Kosten % Gibt die indirekten Kosten in % für die Ressource an.
EK-Preis Basis Gibt den Einkaufspreis einer Einheit der Ressource an.
Einstandspreis (Basis) Gibt die Kosten einer Einheit der Ressource an.
Einheit (Arbeitstyp) Gibt die Einheit des zugewiesenen Arbeitstypencode an.
EK-Preis (Arbeitstyp) Gibt den EK-Preis des zugewiesenen Arbeitstypencode an.

Priorität bei der Einstandspreisfindung#

Bei der Einstandspreisfindung wendet die Anwendung folgende Priorität an:

  1. Ist für die Ressource und den Arbeitstyp in der Tabelle Ressourcen Einst.-Pr. ein zeitlich gültiger Eintrag vorhanden?

  2. Ist für die Ressourcengruppe (der Ressource) und den Arbeitstyp ein zeitlich gültiger Eintrag vorhanden?

  3. Ist für die Option ALLE und dem Arbeitstyp ein zeitlich gültiger Eintrag vorhanden?

  4. Trifft keiner der oben genannten Punkte zu, wird der Einstandspreise von der Ressourcenkarte übernommen.

Arbeitstyp bei der Einstandspreisfindung#

Im Gegensatz zur Fakturierung von Leistungen an den Kunden, wird bei der Einstandspreisfindung in der Regel nicht nach der Art der Tätigkeit unterschieden, denn es ist egal was die Ressource tut, ob sie im Auto sitzt oder beim Kunden einen Workshop durchführt, sie kostet das Unternehmen meist gleich (zumindest bei eigenen MitarbeiterInnen). Um dem gerecht zu werden und nicht für sämtliche Tätigkeiten denselben Einstandspreis in der Preistabelle definieren zu müssen, gilt folgende Regel:

Ist kein gültiger Einstandspreis für den verwendeten Arbeitstyp vorhanden, so wird nach neutralen Einstandspreisen gesucht. Neutral bedeutet:

Kein Arbeitstyp in den Einstandspreistabellen. In diesem Fall gilt der Einstandspreis für die Basiseinheit der Ressource (in der Regel Stunden).

Einkaufspreise für externe Ressourcen:#

Es bleibt anzumerken, dass externe Ressourcen auch auf Projekte eingekauft werden können. Für diese externen Ressourcen gibt es gesonderte Einkaufspreise. Mehr dazu erfahren Sie im Abschnitt "Einkaufspreise für Externe Ressourcen“.

Ressourcen-Verkaufspreise#

Die Tabelle "Erweiterte Ressourcen VK-Preise“ erlaubt Ihnen, alternative VK-Preise für Ressourcen einzurichten. Sie können für jeden Arbeitstyp eigene VK-Preise einrichten. Die Anwendung findet den richtigen VK-Preis, wenn eine Ressource geplant, eine Verbrauchsbuchung gebucht (der Verbrauchsposten enthält neben Einstandspreisen auch den möglichen Verkaufspreis zur Bewertung bzw. späteren Faktura), oder in eine Verkaufszeile eingetragen wird.

Der nachfolgende Abschnitt beschreibt das Einrichten von Ressourcen-Verkaufspreisen, die Fakturierung von Ressourcen in Verkaufsvorgängen sowie die Preisfindung von Ressourcen-Verkaufspreisen.

Erweiterte Preisfindung aktivieren#

Die Tabelle "Erweiterte Ressourcen VK-Preise" ist eine Funktion der KUMAVISION project365, damit diese aktiv ist und gegenüber der einfacheren VK-Preistabelle aus Microsoft Dynamics 365 Business Central1 Vorrang hat, müssen zunächst in der "Einrichtung Debitoren und Verkauf" einige Einrichtungen vorgenommen werden.

Hierzu rufen Sie sich die "Einrichtung Debitoren und Verkauf" über die Anwendersuche auf.

Auf dem Inforegister "Allgemein“ wählen Sie im Feld "Bestpreisfindung“ die Option "Nie“ aus und schalten die erweiterte Preisfindung auf dem Inforegister "KUMAVISION“ über das Feld "Preisfindung“ ein.

Ressourcen-Verkaufspreise#

Ressourcen-Verkaufspreise werden auf ähnliche Art und Weise eingerichtet wie die Ressourcen-Einstandspreise. Im Fenster Ressourcen VK-Preise können Sie eine Kombination aus Ressource und Arbeitstyp einen Verkaufspreis zuordnen.

  1. Um alternative Verkaufspreise für Ressourcen oder Ressourcengruppen einzurichten, können Sie folgendermaßen vorgehen: Rufen Sie in der Ressourcenkarte oder Ressourcengruppenübersicht die Tabelle "VK-Preise“ auf und weisen Sie die alternativen Verkaufspreise für die Ressource bzw. Ressourcengruppe zu.
  2. Alternativ können Sie das Fenster "Erweiterte Ressourcen VK-Preise“ auch neutral ohne Filterung auf eine Ressource/-gruppe über die Anwendersuche aufrufen. Hier werden Ihnen alle eingerichteten alternativen VK-Preise für alle Ressourcen und Ressourcengruppen angezeigt. Nur mit diesem ungefilterten Aufruf ist es möglich neutrale Preise für alle Ressourcen zu definieren.
  3. Ressourcenpreise können für eine konkrete Ressource oder für eine Ressourcengruppe oder als allgemeingültiger Preis (Art = ALLE) eingerichtet werden. Es empfiehlt sich möglichst allgemeingültige Preise zu verwalten.

Beispiele:

Art Code Arbeitstypen Code VK-Preis (Basis)
Ressource GUIDO CONS 90
Ressource MARKUS INSTALL 80
Ressource MICHAEL CONS 80
Ressource MICHAEL INSTALL 100
Ressourcengruppe TECHNIK INSTALL 75

Mit Start-/Enddatum können zeitliche Gültigkeiten definiert werden.

Preisfindung für Ressourcen / -gruppen#

Die Preisfindung für Ressourcen ist mehrstufig aufgebaut. Neben der oben aufgeführten Verkaufspreistabelle gibt es noch eine projektspezifische Verkaufspreistabelle, um spezielle Preise zu einem Projekt abbilden zu können. Diese Tabelle wird direkt aus der Projektkarte aufgerufen und hat im Grunde den gleichen Aufbau wie die Preistabelle an der Ressource.

Zusätzlich kann pro Projekt über das Feld "PSP-Res.-Preis in Preisfindung“ definiert werden, dass bei den Verbrauchsbuchungen und bei neuen manuellen Verkaufszeilen keine Preisfindung stattfinden soll, sondern der Preis aus der referenzierten Planungszeile verwendet werden soll.

Verwendung der Ressourcenverkaufspreise#

Planung:
Verkaufspreise werden bereits bei der Planung einer Ressource im Projektbudget über eine Preisfindung ermittelt und dort eingetragen. AnwenderInnen können diesen aber auch manuell abändern und damit von der Standardpreisfindung abweichen.

Verkauf:
Wird ein Verkaufsbeleg (Angebot oder Auftrag) aus der Projektplanung erstellt, so werden die dort definierten Verkaufspreise in den Verkaufsbeleg übertragen. Wird nun aber eine neue Verkaufszeile im Angebot / Auftrag manuell errichtet, so findet wiederum die Preisfindung für diese neue Zeile statt.

Zeiterfassung:
Bucht eine Ressource später ihre Zeitposten und es werden daraus wiederum Projektposten der Postenart = Aufwand, dann erhalten diese Verbrauchsposten ebenfalls über eine Preisfindung den Verkaufspreis. Zum einen damit der Projektverbrauch auch zum Verkaufspreis bewertet werden kann und zum anderen damit Positionen, welche nach Aufwand abgerechnet werden, einen offenen Verkaufsbetrag für noch nicht abgerechnete Leistungen ausweisen können.

Einkauf:
Externe Ressourcen, welche über den Einkauf auf ein Projekt "verbraucht“ werden, erhalten beim Buchen des Verbrauches aus dem Einkaufsbeleg ebenfalls über eine Preisfindung einen Verkaufspreis in den Projektposten, natürlich aus dem gleichen Grund wie bei der Zeiterfassung. Es wird also an verschiedenen Stellen eine Preisfindung durchgeführt.

Preisfindungshierarchie#

Nachfolgender Hierarchie werden die Preise zu einer Ressource / -gruppe gezogen:

  1. Ist im Projekt das Feld "PSP-Res.-Preis in Preisfindung“ markiert, so werden die Preise aus der Projektplanung verwendet. Je nach Buchungsebene bzw. Verknüpfungsebene kann dies der Verkaufspreis einer Budgetzeile oder eines Arbeitspaketes sein. Dazu müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein.
    • Gilt nur bei Ressourcen und –gruppen (nicht bei Artikeln)
    • Der Arbeitstyp muss identisch sein
    • Einheitencode muss identisch sein
    • Diese Einrichtung macht dann Sinn, wenn in der Projektplanung ein gewisser Kalkulationsspielraum gegeben ist. Wenn sich der Verkaufspreis während der Planung ergibt und sich somit der Verkaufspreis nicht aus einer Tabelle, sondern aus einer Kalkulation ergibt. Damit die Verkaufspreise auf den Verbrauchsprojektposten nicht von der Planung und von den Verkaufsbelegen unterscheiden sollte dieser Haken gesetzt werden.
  2. Ist der unter 1) genannte Haken nicht gesetzt, wird eine Preisfindung durchgeführt. Die erste Prio haben dabei die projektspezifischen Verkaufspreise, welche in der Tabelle zu einem Projekt definiert werden.
  3. Wird in der unter 2) genannten projektspezifischen Tabelle kein gültiger Preis gefunden, dann wird in der "Erweiterte Ressourcen VK-Preise" Tabelle nach einem gültigen Preis gesucht.
  4. Ist auch in der unter 3) genannten Tabelle kein gültiger Preis gefunden worden, so wird der Verkaufspreis aus der Ressourcenkarte verwendet. Folgende Hierarchie wird bei der Preisfindung innerhalb einer Tabelle berücksichtigt:

a. Für die konkrete Ressource
b. Ist kein Ressourcenpreis vorhanden dann für die Ressourcengruppe
c. Ist kein Gruppenpreis vorhanden dann für ALLE (ein allgemeingültiger Preis)

Ein Preis gilt als gültig, wenn er denselben Arbeitstyp hat (ein leeres Feld bedeutet nicht, dass ein Preis allgemein gültig ist), dieselbe Währung verwendet und zwischen dem in der Tabelle angegebenen Anfangs- und Enddatum gültig ist.

Ressourcen in Verkaufsvorgängen#

Ressourcen können in Verkaufsvorgängen in Abhängigkeit von Arbeitstypen und Projekten fakturiert werden. Die bei der Buchung erzeugte Postenart ist in diesem Fall immer "Verkauf" und stellt somit den Projekterlös dar. Das Buchen von Ressourcen in einem Verkaufsbeleg mit Projektnummer erzeugt keine Ressourcenverbräuche. Damit im Verkauf die Projektpreisfindung durchlaufen wird, muss diese in der "Einrichtung Projekte" mit dem Schalter "Projektpreise in VK verw.“ aktiviert werden. Ansonsten wird nur der Preis aus der jeweiligen Ressourcenkarte gezogen.

Hinweis

Damit Ressourcen in einen Verkaufsbeleg eingetragen werden können, muss der Schalter "In Verkauf Verwendbar" auf der Ressourcenkarte aktiviert sein.

Kapazitäten einrichten#

Mit Ressourcenkapazitäten können Sie die planbaren Arbeitszeiten Ihrer Ressourcen festlegen. In der Ressourceneinrichtung lässt sich ein Basiskalender hinterlegen, über den die Fehltage festgelegt werden, d.h. auch Feiertage und Wochenenden werden hier eingerichtet. Für diese Tage wird keine Sollverfügbarkeit vom System angelegt. Abweichend davon kann jeder Ressource ein individueller Kalender zugeordnet werden. Damit können die unterschiedlichen Feiertagssituationen abgebildet werden, wenn die Ressourcen in Niederlassungen unterschiedlicher Bundesländer eingesetzt sind. Hat die Ressource keinen individuellen Kalender, so wird auf den Basiskalender der Ressourceneinrichtung zugegriffen.

Alternativer Basiskalender#

Kalenderfunktionen sind Teile der Microsoft Dynamics 365 Business Central1-Premium Lizenzen. Damit Kunden mit Essential-Lizenzen auch Kalenderfunktionen verwenden können, wird seitens KUMAVISION project365 einen eigenen Kalender bereitgestellt. Dieser kann alternativ verwendet werden, wenn mit Essential-Lizenzen gearbeitet wird. Dazu muss dieser alternative Kalender in der Ressourcen Einrichtung aktiviert werden. Ab dann kann in der Ressourcen Einrichtung selbst als auch bei den Ressourcen statt Business Central-Standardkalender der project365 Kalender verwendet werden.

Um den project365 Kalender zu aktivieren, rufen Sie sich über die Anwendersuche die "Ressourcen Einr.“ auf.

Auf dem Inforegister "KUMAVISION project365“ wählen Sie im Feld "Res.-Kalendertyp“ die Option "project365 Kalender“ aus. Anschließend können Sie in dem Feld "project365 Kalendercode“ den gewünschten Kalender hinterlegen.

Ressourcenkapazitäten#

Über den Aufruf "Ressourcenkapazität“ haben Sie die Möglichkeit, die Kapazitäten der Ressourcen einzusehen.

Die Ressourcenkapazitäten werden in einer Matrix dargestellt. Hierüber sind die Kapazitäten pro Tag / Woche / Monat zu den einzelnen Ressourcen einsehbar.

Über das Menü "Planung“ auf dem Inforegister "Ressourcenkapazität-Matrix“ steht Ihnen die Funktion "Kapazität festlegen“ zur Verfügung.

Über diese Funktion können Sie für mehrere Ressourcen gleichzeitig die Kapazitäten definieren (auf sinnvolle Filterung achten). In der Regel wird für einen längeren Zeitraum im Voraus die Kapazität definiert. In der Funktion muss keine Arbeitszeitvorlage angegeben werden, wenn zu allen gefilterten Ressourcen eine solche existiert. Die Angabe einer Arbeitszeitvorlage ist nur für Ressourcen, die keine definierte Arbeitszeitvorlage auf deren Karte haben.

Die Kapazität kann auch gezielt für eine bestimmte Ressource erstellt werden. Dazu markieren Sie die gewünschte Ressource und führen im Zeilenmenü "Planung“ "Kapazität für aktuelle Ressource festlegen“ aus.

Ressourcengruppenkapazitäten#

Ressourcengruppen haben keine eigenen Kapazitäten, es können auch keine Kapazitäten direkt für diese definiert werden. Die Kapazitäten einer Ressourcengruppe definiert sich durch die Summe der Kapazitäten der zugehörigen Ressourcen.

Zeitsalden (Gleitzeit)#

Mit Zeitsaldoposten können für Ressourcen mit Kapazitäten monatliche Salden ermittelt werden. Dies sind in der Regel Gleitzeitsalden oder aber auch Nachtzuschlagszeiten und Feiertagssalden. Die Ermittlung erfolgt immer für den aktuellen Vormonat und sollte regelmäßig zu Beginn des neuen Monats durchgeführt werden.

Einrichtung Zeitsalden (Gleitzeit)#

Ressourcen Einrichtung#

In der Ressourcen Einrichtung müssen die Felder "Nachtzuschlag Anfang" und "Nachtzuschlag Ende“ eingerichtet sein, sofern in den Zeitsalden ein Nachtzuschlag ermittelt werden soll.

Basiskalender#

Im Basiskalender müssen über "Basiskalender pflegen“ die Feiertage angelegt und als solche im Feld "Feiertag“ markiert werden.

Gründe Abwesenheit#

Damit sich der Gleitzeitsaldo korrekt berechnen lässt, muss bei der Einrichtung der Abwesenheitsgründe darauf geachtet werden, dass der Haken "Bei Gleitzeiten ignorieren“ für alle Abwesenheitsgründe gesetzt wird, welche sich nicht negativ auf die Gleitzeit auswirken (z. B. wird eine Abwesenheit auf Grund von Krankheit nicht auf den Gleitzeitsaldo berechnet). Im Grunde bekommen alle Abwesenheitsgründe hier einen Haken, lediglich der Abwesenheitsgrund für das Abbauen von Gleitzeiten bekommt in diesem Feld keinen Haken. Einen Abwesenheitsgrund für den Gleitzeitabbau ist nicht unbedingt notwendig, denn Gleitzeit baut sich automatisch durch das "Nicht-Buchen“ von Projektzeitposten ab. Nur wenn dieses "Nicht-Buchen“ mit einer Abwesenheitsregistrierung dokumentiert werden soll, ist ein solcher Abwesenheitsgrund notwendig.

Beispiel:
Als Abwesenheitsgründe sind Krankheit, Urlaub und Gleitzeit eingerichtet. Der Abwesenheitsgrund "Gleitzeit“ hat keinen Haken im Feld "Bei Gleitzeiten ignorieren“. gebucht wurde folgendes:

Tag Tageskapazität Geb. Zeiten Abwesenheit Gleitzeit f. Tag
1 8 9,5 1,5
2 8 0 Krankheit 8
3 8 4 Gleitzeit 4
4 8 0 Gleitzeit 8
5 8 6 -2

Wie bereits erwähnt, wirkt sich nicht die Registrierung der Abwesenheit "Gleitzeit“ auf den Gleitzeitabbau aus, sondern einfach das "Nicht-buchen“ der Zeiten an den einzelnen Tagen. Die Erfassung der vollständigen Abwesenheiten eines Gleitzeitabbaus hat nur dokumentarischen Charakter, während eine Abwesenheit wegen Urlaub oder Krankheit sich nicht auf die Gleitzeit auswirkt.

Startsalden#

Zur Einführung sollten zunächst alle vorhandenen Gleitzeit-Startsalden der MitarbeiterInnen erfasst werden. Dazu wird das Buchblatt "Zeitsaldo Buch.-Blätter“ verwendet.

Die Erfassung sollte mit dem Datum des letzten Tages des Vormonats erfolgen (z.B. 30.11.2023, wenn die Zeitsalden zum 1.12.2023 eingeführt werden). Nach dem Erfassen werden diese mit der gleichnamigen Funktion gebucht. Nach dem Buchen werden die Zeitsaldo Buch.-Blätter in die "Gebuchte Zeitsaldo Posten“ verschoben.

Dieser Schritt ist sehr wichtig, da die Startsalden nicht mehr erstellt werden können, wenn bereits ein Zeitsaldoposten für einen/einer MitarbeiterIn erstellt worden ist. Außerdem ist es nicht möglich, ein weiteres Mal einen Startsaldo für einen/einer MitarbeiterIn zu erstellen.

Mit dem ersten Aufruf der Funktion "Zeitsaldoposten erstellen“ in den "Zeitsaldoposten“ werden als allererstes die Startsalden eingebucht.

Zeitsaldoposten#

Zeitsaldoposten lassen über den gleichnamigen Aufruf "Zeitsaldoposten“ öffnen und über die Funktion "Zeitsaldoposten erstellen“ erstellen. Um Ungenauigkeiten bei der Verfolgung zu vermeiden, sollten die Zeitsaldoposten jeden Monat zum Abschluss des Vormonats erstellt werden.

Jeden Monat wird pro Ressource ein Zeitsaldoposten erstellt mit welchem in den Feldern "Gleitzeitsaldo“, "Nachtsaldo“, "Samstagssaldo“ und "Sonn- und Feiertagssaldo“ die jeweiligen Salden abgebildet werden. Der Gleitzeitsaldo ist eine fortlaufende Kalkulation jeweils ausgehend vom letzten Saldo (Vor-Vormonat) kalkuliert über die Werte des Vormonats. Die anderen Salden sind Momentaufnahmen des abgeschlossenen Monats, hier findet keine fortlaufende Kalkulation statt, auch eine Weiterverarbeitung ist nicht vorgesehen, diese Werte dienen zur Information.

Zur Ermittlung der Zeitsalden werden die Ressourcenkapazitäten, gebuchten Zeiten der MitarbeiterInnen (Ressourcen) und Abwesenheitsregistrierungen herangezogen.

Bei der Berechnung des Nacht- und Feiertagssaldo aus den gebuchten Zeiten, werden die weiter oben genannten Einrichtungsfelder der Ressourcen Einrichtung und des Basiskalender verwendet.

Einmal erstellt sind die Posten nicht mehr veränderbar.

Um Nachbuchungen (Zeiterfassung, Abwesenheitsregistrierungen) zu berücksichtigen, kann die Funktion wiederholt werden.

Die Funktion ermittelt immer den Saldo für den Vormonat des aktuellen Arbeitsdatums.

Beispiel:
Arbeitsdatum = 02.05.2023, Saldo für April 2023 wird ermittelt.

Korrekturbuchungen#

Korrekturen für Feiertagsstunden, Samstagsstunden, Nachtstunden oder Gleitzeitstunden werden über "Zeitsaldo Buch.-Blätter“ gebucht. Dazu wird die entsprechende "Ressourcennr.“ des Mitarbeiters ausgewählt und die Menge im Feld "Menge“ befüllt. In dem Feld "Ursachencode“ wird der entsprechende Grund ausgewählt. Über die Aktion "Buchen“ lassen sich die Buch.-Blätter buchen. Zur Nachverfolgung werden die Buch.-Blätter in die gebuchten Buch.-Blätter verschoben. Durch die Aktion wird der letzte vorhandene "Zeitsaldoposten“ der Ressource mit den neuen Daten zusammengerechnet und ein neuer "Zeitsaldoposten“ erstellt.

Projektzeitbuchungsblätter einrichten#

Proj.-Zeit Buch.-Blattvorlagen#

Um eine neue Proj.-Zeit Buch.-Blattvorlagen anzulegen, rufen Sie sich diese über die Anwendersuche auf. Über "Neu“ im Menüband können Sie eine neue Proj.-Zeit Buch.-Blattvorlagen definieren. Weiterführende Informationen entnehmen Sie bitte der Microsoft Dynamics 365 Business Central1 Onlinehilfe.

Für jede Ressource, die ihre Zeiten auf Projekte über Zeitbuchungsblätter buchen soll, muss ein Buchblatt angelegt werden. Wählen Sie in der entsprechenden Projektzeit Buch.-Blatt Vorlage den Menüpunkt "Buch.-Blattnamen“ im Menüband aus.

In der Buch.-Blattnamen-Übersicht haben Sie nun die Möglichkeit, die Ressourcen mit deren BenutzerID zuzuordnen.

Durch die Zuweisung einer Ressource zu einem Buchblatt und zu einem Benutzer in der Benutzereinrichtung wird beim Öffnen der Zeitbuchungsblätter automatisch das richtige Zeitbuchungsblatt ausgewählt.

Sollte für den Benutzer keine Zuordnung zu einem Zeit-Buch.-Blatt möglich sein, so erhält er eine entsprechende Fehlermeldung.

Nur Benutzer welche in der Benutzereinrichtung im Feld "Andere Ressourcen“ markiert sind, dürfen das Buchblatt wechseln, um z.B. für andere Ressourcen Zeiten zu buchen. Über die Zuordnung einer Ressource zu einem Zeit-Buch.-Blatt wird in den Buch.-Blatt-Zeilen auch automatisch die Ressourcennummer vorbelegt.

Hinweis

Wird ein/e MitarbeiterIn und dessen Ressource über das HR-Cockpit errichtet, so wird auch automatisch ein zugehöriges ZeitBuchBlatt errichtet. Es gibt noch andere Zeiterfassungsmöglichkeiten die später vorgestellt werden (Arbeitszeitnachweise und ZDE-Zeiterfassungen), für eventuelle Korrekturbuchungen sollte dennoch ein ZeitBuchBlatt für jede Ressource vorhanden sein.

Einkaufspreise für externe Ressourcen#

Für externe Ressourcen (Art auf der Ressourcenkarte ist auf "Extern“ gesetzt) können Einkaufspreise angelegt werden. Dabei muss der Einkaufspreis mit Angabe eines Kreditors angelegt werden. Daher kann die Tabelle Ressourcen Einkaufspreise nicht nur aus der Ressourcenkarte, sondern auch aus der Kreditorenkarte aufgerufen werden.

Für die Einkaufspreise gilt das gleiche wie bei den Einstands- und Verkaufspreisen: der Arbeitstyp ist ein entscheidender Parameter. Nur mit dem richtigen Arbeitstyp funktioniert die Preisfindung. Die Preisfindung ist nicht nur in den EK-Zeilen aktiv, sondern bereits in den Budgetzeilen, wenn dort der Kreditor angegeben wird. Der Stammkreditor der externen Ressource kann bereits auf der Ressourcenkarte definiert werden. Dieser Stammkreditor wird beim Eintragen der Ressource in eine Budgetzeile bereits vorbelegt und mit den Parametern Kreditor und dem Arbeitstyp der Budgetzeile die Preisfindung angestoßen.

Wird aus der Budgetzeile eine Bestellung erzeugt mit der Funktion "Einkaufsbeleg erstellen“, so erfolgt in der Bestellzeile grundsätzlich eine Preisaktualisierung. Wurde der EK-Preis jedoch manuell eingetragen bzw. das Feld "Manueller Einkaufspreis“ in der Budgetzeile wurde gesetzt, dann wird dieser EK-Preis in die Bestellzeile übernommen.


  1. Microsoft, Microsoft Dynamics und Microsoft Dynamics 365 sind Marken der Microsoft-Unternehmensgruppe.