Zum Inhalt

Abrechnungswährung#

Allgemein#

Mit der Abrechnungswährung kann ein Projekt für die Abrechnung in Fremdwährung geplant werden. Dabei werden bereits im PSP die Verkaufsbeträge neben der Mandaten- auch in einer Abrechnungswährung geplant. Alle aus dem PSP zu erstellenden Verkaufsbelege (Angebot, Auftrag) werden in dieser Abrechnungswährung erstellt. Wurde eine Abrechnungswährung im Projekt gewählt, so muss diese in allen Verkaufsbelegen (auch in der Rechnung) verwendet werden, ein Abweichen ist nicht möglich.

Hinweis

Soll ein Projekt in verschiedenen Währungen abgerechnet werden, so muss die Abrechnungswährung leer bleiben.

Die Planung der Verkaufsbeträge erfolgt mit einem Plankurs. Dieser Plankurs wird auf der Projektkarte definiert, kann aber von PSP-Version zu PSP-Version abweichen. Dieser Plankurs wird nicht beim Buchen der Verkaufsbelege verwendet. Hier erfolgt jeweils eine Neuberechnung der Verkaufsbeträge (MW) aus den Verkaufsbeträgen der Abrechnungswährung zum jeweils gerade aktuellen Kurs.

Eine Abrechnungswährung kann in der Planungsphase geändert werden. Eine Änderung der Abrechnungswährung ist nicht mehr möglich sobald Projektposten gebucht wurden.

Die Aufwandsposten enthalten die geplanten Verkaufsbeträge sowohl in MW als auch in der Abrechnungswährung. Die Verkaufsposten erhalten die tatsächlichen Verkaufsbeträge in der Abrechnungswährung als auch die zum Buchungszeitpunkt umgerechneten Verkaufsbeträge in MW.

Die Kosten werden im PSP nicht in der Abrechnungswährung geplant. Diese Planung erfolgt rein auf Basis der Mandantenwährung, auch wenn es geplant ist einen Artikel z.B. im Ausland in Fremdwährung einzukaufen.

Das Projektcontrolling (Projektkontenschema und Analyse nach Dimensionen) wird nur in Mandantenwährung durchgeführt. Die Verkaufsbeträge werden dort nicht in der jeweiligen Abrechnungswährung geführt damit eine Projektübergreifendes Controlling gewährleistet bleibt.

Nachfolgend wird die Abrechnungswährung an einem Beispiel dargestellt.

Projektabrechnungswährung auf der Projektkarte#

Es wird ein neues Projekt aus einer Vorlage erstellt. Als Debitor wird einer ausgewählt, der in kanadischen Dollar abgerechnet wird. Der Status wird gleich auf „AUFTRAG“ gesetzt. Als Startdatum wird ein beliebiges Datum gewählt.

Beim Errichten eines neuen Projektes wird auf dem Inforegister „Fakturierung“ im Feld „Währungscode Rechnung“ der Abrechnungswährungscode eingetragen. Der Abrechnungswährungscode wird automatisch aus dem „Rechn. an Debitor“ gezogen, wenn dort einer hinterlegt wurde ansonsten muss dieser manuell aus der Währungstabelle gezogen werden.

Wie auf einem Verkaufsbeleg kann auch im Projekt der Wechselkursbetrag manuell geändert werden in dem auf den Assist-Button im Feld „Währungscode Rechnung“ geklickt wird.   Eine andere Einflussmöglichkeit auf den Wechselkurs besteht mit dem Feld „Abrechnungswährungsdatum“. Da auf dem Projekt die Datumsfelder zur Berechnung eines Wechselkurses (Buchungsdatum etc.) fehlen, wurde das Feld „Abrechnungswährungsdatum“ eingeführt. Zu diesem Datum wird der Wechselkurs aus der Währungswechselkurstabelle ermittelt. Es ist möglich durch Änderung dieses Datums eine Änderung des Wechselkurses für das Projekt zu erlangen.

Der Wechselkurs des Projektes wird an die PSP-Versionen weitergegeben. Dort kann der Wechselkurs geändert werden, so dass der Wechselkurs der Projektkarte nur eine Vorgabe darstellt.

Hinweis

Solange keine Projektposten vorhanden sind kann der Währungscode auf dem Projekt geändert werden, danach ist nur noch eine Änderung des Wechselkursbetrages möglich. Eine Änderung der Währung wird an die zugehörigen PSP-Versionen weitergegeben. Eventuell vorhandene Verkaufsbeträge werden dabei neu kalkuliert.

Eine Änderung des Wechselkursbetrages wird nicht an die PSP-Versionen übergeben, da die einzelnen PSP-Versionen mit unterschiedlichen Kursen kalkuliert werden können.

Projektabrechnungswährung in den Projektverkaufspreisen#

Verkaufspreise können an verschiedenen Stellen definiert werden. Oft werden diese in der Mandantenwährung gepflegt und nur bei Bedarf in einer Fremdwährung. Bei Projekten, welche mit einer Fremdwährung abgerechnet werden, empfiehlt es sich projektspezifischen Verkaufspreise einzurichten, wenn es nicht allgemeingültige Verkaufspreise für diese Währung gibt.

Auf der Projektkarte können über das Menüband „Zugehörig“ > „VK-Preise“ für Ressourcen, Artikel und Sachkonten diese projektspezifischen Preise eingerichtet werden:

Wird ein neuer VK-Preis für das Projekt errichtet, so wird automatisch die Abrechnungswährung in die Preistabelle übernommen, in der Annahme, dass die Preise in jener Währung definiert werden.

Projektabrechnungswährung auf dem PSP#

Auf dem Projektstrukturplan befinden sich zu jeder Version folgende Felder auf dem Reiter Abrechnung:

  • Projektabrechnungswährungscode,
  • Abrechnungswährungsfaktor
  • Abrechnungswährungsdatum.

Die Felder haben die gleiche Bedeutung wie auf der Projektkarte, sie werden auch von dort übernommen. Bis auf die Projektabrechnungswährung können diese auch für die PSP-Version geändert werden so dass das Projekt über verschiedene PSP-Versionen mit unterschiedlichen Kursen kalkuliert werden kann.

Hinweis

Eine Änderung des Kurses auf dem PSP-Kopf wird an alle zugehörigen PSP-Zeilen durchgereicht und bewirkt dort somit eine Neukalkulierung der Verkaufsbeträge.

Projektabrechnungswährung auf der PSP-Zeile#

Es wird ein PSP aus der Vorlage per Funktion „PSP aus Projektvorlage erstellen“ erstellt.

Es erscheint eine Abfrage, dass das Projekt eine Abrechnungswährung hinterlegt hat und ob der Kurs aus der Projektkarte übernommen werden soll. Diese Abfrage wird mit „Ja“ bestätigen.

Es werden im PSP die Felder „Abrechnungswährungsdatum“ und „Abrechnungswährungsfaktor“ eingeblendet.

Beide Feldinhalte wurden aus dem PSP-Kopf übertragen. Wird auf der PSP-Zeile bereits der VK-Preis ermittelt (Budgetübernahme ist deaktiviert, eine Feinbudgetierung mit Budgetzeilen soll nicht stattfinden) und ist dieser VK-Preis in Mandantenwährung hinterlegt so wird der Preis in die Abrechnungswährung umgerechnet. Ist der VK-Preis in der Abrechnungswährung definiert (z.B. in der Projekt Verkaufspreistabelle) so wird dieser Preis verwendet und es erfolgt die Umrechnung in den VK-Preis (MW).

In unserem Beispiel wurde ein VK-Preis (MW) von 70,- ermittelt es erfolgt eine Umrechnung in CAD zum Wechselkurs auf der PSP-Zeile.

Es wird nun der Kurs auf der PSP-Version geändert und die Auswirkung auf den Preis betrachtet. Dazu wird auf dem Inforegister „Fakturierung“ auf den Assist-Edit-Button des Feldes „Abrechn.-Währungsfaktor“ geklickt.

Der Betrag wurde in unserem Beispiel auf 1,5 geändert.

Es erscheint eine Meldung. Mit dieser kann entschieden werden, ob der neue Kurs für alle bereits existierenden PSP-Zeilen und deren Budgetzeilen gelten soll oder nur für neue PSP-Zeilen. Zusätzlich wird noch darauf hingewiesen, dass sich diese Kursänderung nicht auf bereits vorhandene Verkaufsbelege auswirkt. Diese Meldung wird mit „Ja“ bestätigt.

Der neue Kurs wurde in alle PSP-Zeilen übernommen und der Verkaufspreis in CAD wurde neu errechnet.

Projektabrechnungswährung auf der Budgetzeile#

Es wird nun auf einer PSP-Zeile in die Budgetzeilen abgetaucht. In den vorangegangenen Abschnitten wurde bereits auf die projektspezifischen Verkaufspreise eingegangen.

In unserem Beispiel wurde für Ressourcen zum Arbeitstyp CONS ein Preis von 90,- CAD definiert.

Es wird eine Budgetzeile mit einer beliebigen Ressource errichtet.

Die Preisfindung ermittelt den Verkaufspreis 90,- CAD, dieser wird zum hinterlegten Kurs in Mandantenwährung umgerechnet. Es wurde zwar der Kurs aus der zugehörigen PSP-Zeile verwendet aber selbst hier auf der Budgetzeile könnte der Kurs noch geändert werden.

In der Budgetzeile sind noch 2 weitere Dinge zu erkennen:

  1. Das Feld „Fester Projektpreis“ ist gefüllt. Das bedeutet, es wurde ein Projekt-VK-Preis verwendet.

  2. Das Feld „VK-Preis in FW“ ist ebenfalls gefüllt. Das bedeutet, der ermittelte VK-Preis wurde in der Abrechnungswährung hinterlegt und wurde in Preis MW umgerechnet.  

Projektabrechnungswährung im Verkaufsbeleg#

Bevor ein Verkaufsbeleg aus dem PSP erstellt wird, wird im nachfolgenden zunächst ein solcher und die Felder zur Projektabrechnungswährung betrachtet. Dazu wird ein neuer Verkaufsauftrag unter Angabe der Projektnummer des Beispiels-Projekts erstellt.

Es wird automatisch der Debitor (sowohl Verk. an als auch Rechn. an) übernommen. Zusätzlich wird aus dem Projekt noch die Abrechnungswährung übernommen. In unserem Fall ist es die Währung des Debitors, sie könnte aber auch durchaus von dieser abweichen. Wird nun versucht eine andere Währung als die Projektabrechnungswährung in den Verkaufskopf einzutragen, so wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben.

Es wird nun aus dem PSP der Verkaufsauftrag erstellt. Hierbei ist es zwingend erforderlich, dass der Status im Projekt auf „Auftrag“ steht. Es werden im PSP alle PSP-Zeilen geprüft, ob diese sich ebenfalls auf den Status „Auftrag“ befinden. Anschließend wird die Funktion „Verkaufsbeleg erstellen“ ausgeführt.

Hinweis

Achten Sie darauf, dass die Belegart AUFTRAG gewählt ist.

Der Verkaufsauftrag wird geprüft, alle PSP-Zeilen bzw. deren Budgetzeilen inkl. der Verkaufspreise wurden in CAD richtig übertragen.

Es findet beim Erstellen der Verkaufsbelege aus dem PSP keine erneute Umrechnung zum aktuellen Tageskurs statt. Es werden die VK-Preise in der Abrechnungswährung 1:1 übertragen, damit wird gewährleistet, dass auch manuelle VK-Preise erhalten bleiben. Der Planwährungskurs aus dem PSP wird als Kurs in den Verkaufsbeleg übernommen und kann dort natürlich noch vor dem Buchen der Rechnung aktualisiert werden.

Die VK-Preise (MW) auf dem PSP und in den Budgetzeilen sind reine Planwerte. Erst beim Buchen der Verkaufsrechnungen wird der tatsächliche VK-Betrag zum aktuellen Kurs ermittelt, dieser findet sich dann in den Verkaufs-Projektposten wieder.

Projektabrechnungswährung im Einkaufsbeleg, Projektverbrauch und Projektposten#

Auf den ersten Blick hat eine Abrechnungswährung nichts mit dem Verbrauch zu tun. Jedoch werden bereits auf dem Projektverbrauchsposten die VK-Preise stehen, und dienen zur Ermittlung der noch offenen abzurechnenden Leistungen

  • zur Einfließung in die Projektbewertung
  • bei der Projektabrechnung nach AUFWAND als herangezogener Preis, wenn es keine referenzierte Verkaufsauftragszeile gibt

Daher ist es wichtig, dass diese Preise bereits auf den Verbrauchsposten vorhanden sind.

Wenn es diese Preise bereits in MW gibt, so muss es diese auch parallel in der Projektabrechnungswährung geben.

Aus diesem Grund sind auf den Projektposten folgende Felder vorhanden:

Feld Beschreibung Bedeutung
Erlös-Posten
Bedeutung Verbrauchsposten
VK-Preis Verkaufspreis in Abrechnungs-währung. Zu diesem Preis wurde die Leistung tatsächlich verrechnet, dies ist der Preis aus der Projekt-VK-Preistabelle, bzw. PSP-Zeile bzw. Verkaufszeile. Mit diesem Preis soll die Leistung später abgerechnet werden = Plan-Verkaufspreis.
VK-Preis (MW) Verkaufspreis in Mandantenwährung Zu diesem Preis wurde die Leistung tatsächlich verrechnet umgerechnet in MW zum aktuellen Kurs am Buchungstag. Umgerechneter Plan-VK-Preis in MW.
Verkaufs-betrag Verkaufsbetrag in Abrechnungs-währung Abrechnungsmenge * VK-Preis Abrechnungsmenge * VK-Preis = Planverkaufsbetrag
Verkaufs-betrag (MW) Verkaufsbetrag in Mandantenwährung Umgerechneter Verkaufsbetrag in MW. Umgerechneter Plan-Verkaufs-Betrag in MW
Zeilenrabatt-betrag Zeilenrabattbetrag in Abrechnungs-währung Gebuchte Zeilenrabatt aus der VK-Rechnungszeile. Zu erwartender Zeilenrabatt = Plan-Rabattbetrag
Zeilenrabatt-betrag (MW) Zeilenrabattbetrag in Mandantenwährung Umgerechneter Zeilenrabatt in MW. Umgerechneter Plan-Rabattbetrag in MW.
Zeilenbetrag Rabattierter Verkaufsbetrag in Abrechnungs-währung Verkaufsbetrag – Rabattbetrag Zu erwartender Zeilenbetrag = Plan-Zeilenbetrag.
Zeilenbetrag (MW) Rabattierter Verkaufsbetrag in Abrechnungs-währung Umgerechneter Zeilenbetrag in MW Umgerechneter Plan-Zeilenbetrag in MW.
Abrechnungswährungs-code Abrechnungs-währung aus Projektkarte Währung für die VK-Preise und Beträge Währung für die Plan-VK-Preise und Beträge
Abrechnungswährungs-faktor Währungsfaktor = aktueller Kurs zum Buchungszeitpunkt Zu diesem Kurs wurden die VK-Beträge/Preise von der Abrechnungswährung in die MW umgerechnet. Zu diesem Kurs wurden die VK-Beträge/Preise von der Abrechnungswährung in die MW umgerechnet.

Nachfolgend wird an einer Einkaufsrechnung zu einer externen Ressource dies einmal durchgespielt. Dazu wird manuell eine Einkaufsbestellung für einen Kreditor mit der Währung USD errichtet.

Eingekauft wird eine externe Leistung, also eine externe Ressource.

Durch die Zuweisung zu einer PSP-Zeile ist dem System der Arbeitstyp bekannt. Daher kann bereits in der EK-Zeile der zu erwartende VK-Preis in der Abrechnungswährung ermittelt werden in unserem Fall 140 CAD. Der Einkaufspreis = 90 USD hat dabei keinen Einfluss. Die 140 CAD werden zum aktuellen Kurs in MW umgerechnet, dieser beträgt 1,4962. Daher haben wir einen zu erwartenden VK-Preis MW in Höhe von 93,57. In der Budgetzeile hatten wir mit einem Plankurs von 1,5 gerechnet, dort wurde der Preis MW noch mit 93,33 kalkuliert.

Hinweis

Achten Sie bitte darauf, dass die zugewiesene PSP-Zeile einen zum Buchen gültigen Status hat. Buchen aus Einkauf ist möglich im Status „offen“ und „in Arbeit“.

Vor dem Buchen der EK-Bestellung wird der Kurs in der Währungskurstabelle auf 1,3 abgeändert.

Die Bestellung wird nun verbucht. Es ist dabei irrelevant ob die Auswahl „liefern“ oder „liefern + fakturieren“ gewählt wird. Es entsteht in beiden Fällen ein Projektverbrauchsposten. Ein eventuell abweichender Einkaufspreis zwischen Lieferung und Rechnung schlägt sich später nur auf den Einstandsbetrag durch, der geplante Verkaufsbetrag ist davon nicht betroffen.

Wir schauen uns nun den entstandenen Projektposten an:

Der Aufwandsposten hat den zu erwartenden VK-Preis 140 CAD, dieser wurde zum aktuellen Kurs (1,30) umgerechnet und beträgt damit 107,69. Relevant für die spätere Abrechnung bleibt weiterhin der VK-Preis 140,00 CAD.

Projektabrechnungswährung Zahlungsplan#

Der Zahlungsplan kann wie die Verkaufsbelege nur mit der Projektabrechnungswährung erstellt werden.

Hierzu wird zu dem Beispiel-Projekt der Zahlungsplan geöffnet.

Der Zahlungsplan wird auf das Gesamtprojekt erstellt.

Der Währungscode wird aus der Projektabrechnungswährung übernommen und kann im Zahlungsplan nicht geändert werden.

Hinweis

Achten Sie darauf, dass eine gültige PSP-Zeile in den Zahlunsplanzeilen ausgewählt wurde welche den Erlös der Rechnungen erhalten soll. Die Warnungsspalte muss leer sein, Zeilen mit einer Warnung werden nicht in den Abrechnungsvorschlag übertragen.

Projektabrechnungswährung im Abrechnungsvorschlag#

Ist ein Zahlungsplan vorhanden, so schlägt der Abrechnungsvorschlag zuerst alle Zahlungsplanzeilen vor bis diese komplett als Rechnung gebucht wurden, erst dann zum Zeitpunkt der geplanten Schlussrechnung wird eine Projektabrechnung durchgeführt wobei die gestellten Rechnungen des Zahlungsplan als Gutschrift eingelastet werden.

Der Abrechnungsvorschlag kann direkt über die Anwendersuche aufgerufen werden.

Zur Erstellung eines Abrechnungsvorschlages wird dort die Funktion „Vorschlagszeilen erstellen“ ausgeführt.

Verwenden Sie immer sinnvolle Filter, z.B. auf ein Projekt.

Zeilen zu Zahlungsplänen können nur in Direktrechnungen überführt werden, daher wird die erste Teilrechnung entsprechend im Feld „Direktzeile errichten“ markiert. Anschließend wird die Abrechnung durch die Funktion „Abrechnung erstellen…“ erstellt.

Sowohl im Abrechnungsvorschlag als auch in der daraus entstehenden Direktrechnung wird die Abrechnungswährung des Projektes verwendet. In der Direktrechnung wird der tagesaktuelle Währungskurs verwendet.