Zum Inhalt

Mandantenübergreifende Projektverwaltung#

Allgemein#

In der Praxis kann es vorkommen, dass Unternehmungen in mehreren selbständig am Markt agierenden Unternehmensteilen strukturiert sind. Hintergründe einer solchen Strukturierung können beispielsweise verschiedene territoriale Tätigkeitsgebiete oder auch unterschiedliche Leistungsumfänge der einzelnen Unternehmensteile sein.

Diese selbständigen Unternehmensteile können in Microsoft Dynamics Business Central™ als eigenständige Mandanten abgebildet werden. Mandanten besitzen in Microsoft Dynamics Business Central™ in sich vollständig abgeschlossene Daten mit eigener Finanzbuchhaltung.

Trotz der Trennung einer Unternehmung in mehrere Mandanten kann es in der Praxis vorkommen, dass Projektleistungen gegenüber einem Endkunden von mehreren Mandanten gleichzeitig erbracht werden sollen, zum Beispiel unter dem Hintergrund der Nutzung spezieller Qualifikationen der jeweiligen MitarbeiterInnen in den einzelnen Mandanten.

Ziel des Leistungsbereiches „mandantenübergreifende Projektabwicklung“ der Branchenlösung KUMAVISION project365 ist es, eine Projektabwicklung über mehrere Mandanten inklusive gegenseitiger Leistungsverrechnung zu unterstützen

Überblick über den Funktionsumfang, Rollenverteilung zwischen Abrechnungsmandant und Leistungsmandant#

Wird eine Unternehmung von einem Debitor mit der Erbringung einer Projektleistung beauftragt, so fungiert generell immer ein konkreter Mandant des Unternehmens als Generalauftragnehmer gegenüber diesem Debitor. Dieser Mandant errichtet ein Projekt, dessen PSP-Zeilen den vollständigen zu erbringenden Leistungsumfang des Kundenauftrags abbilden. Dieser Mandant wird im Folgenden als „Abrechnungsmandant“ bezeichnet.

Zur Erbringung einzelner Teilleistungen kann der Abrechnungsmandant nun einen anderen Mandanten als Unterauftragnehmer beauftragen. Dieser Mandant wird im Folgenden als „Leistungsmandant“ bezeichnet.

Die Geschäftsbeziehung zwischen Abrechnungsmandant und Leistungsmandant umfasst in diesem Fall ausschließlich das jeweilige konkrete Projekt. Sie ist keine generelle hierarchische Beziehung zwischen diesen beiden Mandanten. In anderen Projekten kann die Rollenverteilung auch umgekehrt sein und der jetzige Leistungsmandant tritt dann als Abrechnungsmandant gegenüber einem Debitor auf. Ein Abrechnungsmandant kann für ein Projekt mehrere Leistungsmandanten beauftragen und er kann selbstverständlich auch stets eigene Leistungen erbringen.

Im Abrechnungsmandanten ist der Leistungsmandant als Kreditor eingerichtet. Umgekehrt ist im Leistungsmandanten der Abrechnungsmandant als Debitor eingerichtet.

Das Projekt enthält im Abrechnungsmandanten als Debitorennummer immer die Nummer des Endkunden. Nur der Abrechnungsmandant wird an diesen Debitor fakturieren.

Um Teilleistungen des Projekts an einen Leistungsmandanten zu übertragen werden im Abrechnungsmandanten die betreffenden PSP-Zeilen im Projekt dem Leistungsmandanten zugewiesen und das Projekt wird mit den gekennzeichneten PSP-Zeilen per Funktion an den Leistungsmandanten übertragen.

Der Leistungsmandant wird seine Leistungen immer gegenüber dem Abrechnungsmandanten fakturieren und niemals direkt an den Auftraggeber / Endkunden.

Die vom Leistungsmandanten an den Abrechnungsmandanten erstellten Ausgangsrechnungen werden automatisch als Eingangsrechnungen entgegengenommen. Die durch die Buchung der Eingangsrechnung entstehenden Projektposten werden im Abrechnungsmandanten den betreffenden PSP-Zeilen in dessen Projekt zugewiesen. Sie werden dort später im Zuge der normalen Abrechnung gegenüber dem Endkunden fakturiert. Für die Verrechnung der Leistungen zwischen Abrechnungsmandanten und Leistungsmandanten gelten eigene Preisvereinbarungen, die dem jeweiligen Projekt zugeordnet sind und die für die Fakturierung der Leistungen herangezogen werden.

Grundsätzlich können Abrechnungsmandanten und Leistungsmandanten verschiedene Mandanten-währungen besitzen. In einem solchen Fall berührt dies auch die Leistungsverrechnung zwischen den beiden Mandanten. Um dieses zu demonstrieren, haben wir in diesem Beispiel zwei Mandanten gewählt, bei denen dies der Fall ist.

Der Abrechnungsmandant hat die Mandantenwährung „EUR“ in der Finanzbuchhaltung Einrichtung im Feld „Mandantenwährungscode“ hinterlegt.

Der Leistungsmandant hat die Mandantenwährung „DKK“ in der Finanzbuchhaltung Einrichtung im Feld „Mandantenwährungscode“ hinterlegt.

Einrichtung#

Einrichtungen im Abrechnungsmandanten#

Zu Vorbereitung der Übergabe von Projektdaten zwischen Abrechnungsmandanten und Leistungsmandanten bedarf es einiger notwendigen Einrichtungen, die einmalig zu treffen sind.

IC-Einrichtungen#

Im Abrechnungsmandanten muss der Leistungsmandant, als IC-Partner eingerichtet sein. Hierzu rufen Sie sich die „Intercompanypartner“ über die Anwendersuche auf. Über „Neu“ im Menüband haben Sie die Möglichkeit, einen neuen IC-Parter anzulegen.

Nachfolgend werden Ihnen die wichtigsten Felder der IC-Partnerkarte näher erläutert.

Inforegister Allgemein#
Feld Beschreibung
Währungscode Gibt den Währungscode des Leistungsmandanten an.
Transfertyp Im derzeitigen Leistungsumfang der mandantenübergreifenden Projektabwicklung von KUMAVISION project365 wird der Datenaustausch zwischen Abrechnungsmandant und Leistungsmandant ausschließlich für Mandanten unterstützt, die sich physisch in der gleichen Datenbank befinden. Das Feld Eingangsart muss deshalb den Optionswert „Datenbank“ enthalten.
Unternehmensname Im derzeitigen Leistungsumfang der mandantenübergreifenden Projektabwicklung von KUMAVISION project365 wird der Datenaustausch zwischen Abrechnungsmandant und Leistungsmandant ausschließlich für Mandanten unterstützt, die sich physisch in der gleichen Datenbank befinden. Das Feld Unternehmensname muss den Namen des Leistungsmandanten beinhalten.
Inforegister Einkaufstransaktion#

Im Abrechnungsmandanten muss ein Kreditor existieren, welcher mit diesem IC-Partner verbunden ist. Die Verbindung setzen Sie auf der jeweiligen Kreditorenkarte in dem Feld „IC-Partnercode“ auf dem Inforegister „Allgemein“.

Das Feld „Kreditorennr.“ auf dem Inforegister „Einkaufstransaktion“ in der IC-Partnerkarte wird anschließend automatisch mit der jeweiligen Kreditorennummer gefüllt.  

Inforegister KUMAVISION Project#

Die im Abrechnungsmandanten erfassten PSP-Zeilen und Budgetzeilen haben Verweise auf folgende Stammdatentabellen:

  • Ressourcen und Ressourcengruppen
  • Arbeitspakete
  • Hauptaktivitäten
  • Unteraktivitäten
  • Teilaktivitäten
  • Arbeitstypen

Diese Stammdaten müssen im jeweiligen Leistungsmandant nicht notwendigerweise den gleichen Primärschlüssel (Feld-Nr. bzw. Code) für die dort hinterlegten Datensätze verwenden.

Um die Übergabe des Projekts zwischen den Mandanten flexibel zu gestalten wird im Abrechnungsmandanten festgelegt, auf welche Art und Weise im Leistungsmandanten der Primärschlüssel aus dem empfangenen Primärschlüssel dieser Daten des Abrechnungsmandanten ermittelt wird.

Diese Festlegungen werden vollständig im Abrechnungsmandanten getroffen.

Der Primärschlüssel aller oben aufgelisteten Stammdatentabellen kann im Leistungsmandanten auf 3 verschiedenen Arten aus dem Primärschlüssel des Abrechnungsmandanten ermittelt werden. Die Felder im Inforegister „KUMAVISION Project“ sind deshalb Wahlfelder und haben jeweils die folgenden Optionswerte:

Feld Beschreibung
Interner Code (bei Ressourcen „Interne Nr.“) Der Code (bzw. die Nr.) wird 1:1 ohne weitere Konvertierung vom Abrechnungsmandanten in den Leistungsmandanten übertragen.
Gemeinsamer Code (bei Ressourcen „Gemeinsame Nr.“) Der Code (bzw. die Nr.) im Leistungsmandanten ergibt sich immer aus dem Feld „Gleicher Code“ in der Stammdatentabelle des Abrechnungsmandanten.
Aktivität IC-Partner Referenz (bei Ressourcen „Ressource IC-Partner Referenz“) Der Code (bzw. die Nr.) im Leistungsmandanten ergibt sich immer aus einer Untertabelle „IC Partner Referenz“, die zu allen oben aufgelisteten Stammdatentabellen als verknüpfte Information im jeweiligen Fenster hinterlegbar ist.

Beispiel:

Das Arbeitspaket „Projektleitung“ hat im Abrechnungsmandanten den Code „AP001“, Gemeinsamer Code „PL“ und Neue Nr.“RAB001“ und wird im Abrechnungsmandanten in einer PSP-Zeile eines Projekts verwendet, welches an einen Leistungsmandanten übertragen werden soll.

  • Interner Code:
    das Arbeitspaket „Projektleitung“ wird in allen Leistungsmandanten den gleichen Code (ebenfalls „AP001“) wie im Abrechnungsmandanten erhalten
  • Gemeinsamer Code:
    das Arbeitspaket „Projektleitung“ wird in allen Leistungsmandanten den Code „PL“ erhalten (siehe Wert des Feldes „Gemeinsamer Code“ in obiger Abbildung)
  • Aktivität IC-Partner Referenz:
    das Arbeitspaket „Projektleitung“ wird im Leistungsmandanten IC1020 den Code RAB001 erhalten (siehe Wert im Feld „Neue Nr.“ der Untertabelle „Aktivität IC-Partner Referenzen“ in obiger Abbildung)

Ein Projekt kann grundsätzlich von einem Abrechnungsmandanten an mehrere Leistungsmandanten übertragen werden. Die ersten beiden Optionswerte „Interner Code“ und „Gemeinsamer Code“ gelten somit für alle existierenden Leistungsmandanten gleichermaßen, während bei der dritten Option eine mandantenabhängige Berechnung des Feldes Code im Leistungsmandanten zulässt. Die dritte Option stellt damit die flexibelste Möglichkeit der Referenz dar, erfordert aber auch den größten Aufwand bei der Definition der Stammdaten.

Eine Besonderheit existiert noch bei der Umrechnung von Ressourcen oder Ressourcengruppen während der Übergabe vom Abrechnungsmandanten in einen Leistungsmandanten:

Auch hier existieren alle oben beschriebenen Optionen der Referenzen. Zusätzlich besteht jedoch noch die Möglichkeit, der Umwandlung der jeweils verwendeten Ressource (im Abrechnungsmandanten) in eine Ressourcengruppe (im Leistungsmandanten) während der Übergabe. Diese Möglichkeit ist insbesondere dann sinnvoll, wenn im Abrechnungsmandanten eine spezielle Ressource in einer Budgetzeile geplant wurde, im Leistungsmandanten aber lediglich die Ausführung durch ein Mitglied einer Ressourcengruppe verlangt werden soll - oder auch umgekehrt.

Hierzu wird in dem Feld „Ausgehende Projekt Ressourcennr.-Art die Option „Ressource IC-Partner Referenz ausgewählt.

Auf der jeweiligen Ressourcenkarte muss über den Aufruf „IC-Partner Refrenz“ (Menüband > Zugehörig > Ressource > IC-Partner Referenz) die Referenz zu den Leistungsmandaten festgelegt werden.

Feld Beschreibung
Art Gibt die Art des jeweiligen Datensatzes an. In diesem Fall wird die Art vom System automatisch mit „Ressource“ vorbelegt.
Nr. Gibt die jeweilige Nr. des jeweiligen Datensatzes an. In diesem Fall wird diese automatisch mit der jeweiligen Ressourcennr. Vorbelegt.
Referenzart Gibt die Referenzart des jeweiligen Leistungsmandanten an. In diesem Fall ist die Referenzart „Kreditor“.
Referenznr. Gibt die jeweilige Referenznummer des jeweiligen Leistungsmandanten an. In diesem Fall ist dies die Kreditorennummer des Leistungsmandanten.
Neue Art Gibt die jeweilige Art im Leistungsmandanten an. Z.B. „Ressourcengruppe“.
Neue Nr. Gibt die neue Nummer in Abhängigkeit der neuen Art im Leistungsmandanten an.
Beschreibung Gibt eine Beschreibung der Referenz an.

Ein besonderes Augenmerk muss noch auf das Einrichtungsfeld „Ausgehende Projektnummer“ geworfen werden. Damit wird festgelegt mit welcher Nummer ein in einen Leistungsmandanten zu übertragendes Projekt angelegt werden soll.

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

Feld Beschreibung
Neue Nummer Das Projekt wird im Leistungsmandant mit der nächsten Nummer aus der dortigen Standardnummernserie für Projekte angelegt.
Gemeinsame Projektnummer Das Projekt behält die Nummer bei, hat also in beiden Mandanten die gleiche Nummer
Nummernserie Aus einer zu definierenden Nummernserie (welche in beiden Mandanten vorhanden sein muss) wird eine Nummer gezogen. Diese wird im Feld „Ausgehende Projektnr. Serie“ angegeben.

Einrichtungen im Leistungsmandanten#

Auch im Leistungsmandanten müssen einmalig notwendige Einrichtungen vorgenommen werden.

IC-Einrichtungen#

Im Leistungsmandant muss der Abrechnungsmandant, als IC-Partner eingerichtet sein. Hierzu rufen Sie sich die „Intercompanypartner“ über die Anwendersuche auf. Über „Neu“ im Menüband haben Sie die Möglichkeit, einen neuen IC-Parter anzulegen.

Nachfolgend werden Ihnen die wichtigsten Felder der IC-Partnerkarte näher erläutert.

Inforegister Allgemein#
Feld Beschreibung
Währungscode Gibt den Währungscode des Abrechnungsmandaten an.

Sofern Leistungsmandant und Abrechnungsmandant verschiedene Mandantenwährungen besitzen, muss die Mandantenwährung des Abrechnungsmandanten mit dem gleichen Code als Währung im Leistungsmandanten eingerichtet sein.
In unserem Beispiel der Fall hat der Abrechnungsmandant die Mandantenwährung EUR, der Leistungsmandant hingegen die Mandantenwährung DKK. Im Leistungsmandant muss deshalb EUR als Währung definiert sein.
Transfertyp Im derzeitigen Leistungsumfang der mandantenübergreifenden Projektabwicklung von KUMAVISION project365 wird der Datenaustausch zwischen Abrechnungsmandant und Leistungsmandant ausschließlich für Mandanten unterstützt, die sich physisch in der gleichen Datenbank befinden. Das Feld Eingangsart muss deshalb den Optionswert „Datenbank“ enthalten.
Unternehmensname Im derzeitigen Leistungsumfang der mandantenübergreifenden Projektabwicklung von KUMAVISION project365 wird der Datenaustausch zwischen Abrechnungsmandant und Leistungsmandant ausschließlich für Mandanten unterstützt, die sich physisch in der gleichen Datenbank befinden. Das Feld Unternehmensname muss den Namen des Abrechnungsmandanten beinhalten.
Inforegister Verkaufstransaktion#

Im Leistungsmandanten muss ein Debitor existieren, welcher mit diesem IC-Partner verbunden ist. Die Verbindung setzen Sie auf der jeweiligen Debitorenkarte in dem Feld „IC-Partnercode“ auf dem Inforegister „Allgemein“.

Das Feld „Debitorennr.“ auf dem Inforegister „Verkaufstransaktion“ in der IC-Partnerkarte wird anschließend automatisch mit der jeweiligen Debitorennummer gefüllt.

Die Fakturierung der Leistungen des Leistungsmandanten geschieht durch Verkaufsrechnungen an den Abrechnungsmandanten unter Verwendung von Abrechnungsressourcen in den Rechnungszeilen. Die Abrechnungsressourcen können im Leistungsmandant und im Abrechnungsmandanten verschiedene Nummern besitzen. Um die Übergabe der Rechnung zwischen den Mandanten flexibel zu ermöglichen wird im Leistungsmandanten festgelegt, auf welche Art die Ressourcennummer der Abrechnungsressource des Leistungsmandanten (IC-Verkaufsrechnung) in die Abrechnungsressource des Abrechnungsmandanten (IC-Einkaufsrechnung) übersetzt wird.

Diese Festlegung wird im Leistungsmandanten in der Partnerkarte des IC-Partners im Feld „Ausgehende VK-Ressourcennr.-Art“ getroffen.

Das Feld „Ausgehende VK-Ressourcennr.-Art“ ist ein Wahlfeld und hat 3 Optionswerte. Die Optionswerte des Feldes haben folgende Wirkungsweise:

Feld Beschreibung
Interne Nr. Die im Leistungsmandanten in der Zeile der Ausgangsrechnung verwendete Nr. der Abrechnungsressource wird ohne weitere Konvertierung in die Zeile der Eingangsrechnung im Abrechnungsmandanten übernommen.
Gemeinsame Ressourcennr. Die Nr. der Abrechnungsressource in der Eingangsrechnung im Abrechnungsmandanten ergibt sich aus dem Feld „Gemeinsame Nr.“ der Tabelle Ressource im Leistungsmandanten.
Ressource IC-Partner Referenz Die Nr. der Abrechnungsressource in der Eingangsrechnung im Abrechnungsmandanten ergibt sich aus der Untertabelle Ressource IC-Partner Referenz, die als verknüpfte Information zur Ressourcenkarte im Leistungsmandanten hinterlegt ist.
  • Das Feld „Ausgehende VK-Ressourcennr.-Art“ in der Tabelle IC-Partner darf nicht verwechselt werden mit dem Feld „Ausgehende Projekt-Ressourcennr.-Art“ in der gleichen Tabelle IC-Partner
  • Das Feld „Ausgehende Projekt-Ressourcen-Art“ wird nur für die Übergabe von Projekten inklusive selektierter PSP-Zeilen und Budgetzeilen aus dem Abrechnungsmandanten in den Leistungsmandanten genutzt.
  • Die Pflege dieses Feldes geschieht deshalb auch immer im Abrechnungsmandanten (vgl. oben Einrichtungen im Abrechnungsmandant)
  • Das Feld „Ausgehende VK-Ressourcennr.-Art“ dient ausschließlich zur Umrechnung der Ressourcennr. in den zu übergebenden VK-Rechnungen des Leistungsmandanten an den Abrechnungsmandanten. Dieses Feld wird immer im Leistungsmandanten gepflegt
  • Das Feld „Ausgehende VK-Ressourcennr.-Art“ erweitert den Standard analog zum Artikel um die Übergabe von Verkaufsrechnungen mit Zeilen der Art Ressource an den anderen Mandanten, weil dies zur Berechnung von Projektverbräuchen mittels Abrechnungsressourcen benötigt wird.
  • Diese Erweiterung kann auch allgemein – bspw. ohne Projektbezug – zur Übergabe von Verkaufsrechnungen mit Zeilen der Art Ressource zwischen verschiedenen Mandanten genutzt werden.
  • In Verkaufsrechnungen (und Einkaufsrechnungen) können keine Ressourcengruppen, sondern nur Ressourcen verwendet werden. Deswegen muss als Optionswert der Felder „Gemeinsame Art“ bzw. „Neue Art“ immer der Optionswert Ressource gewählt werden – nicht Ressourcengruppe.

Projekt vom Abrechnungsmandant an den Leistungsmandant übertragen#

Voraussetzung für die Übertragung eines Projekts vom Abrechnungsmandanten an einen Leistungsmandanten ist die zuvor beschriebene Einrichtung als IC-Partner sowie jeweils als Debitor bzw. Kreditor.

Des Weiteren müssen die Konvertierungsregeln der zu verwendenden Stammdaten (Ressourcen, Ressourcengruppen, Arbeitspakete, Haupt-, Unter-, Teilaktivitäten und Arbeitstypen) zwischen Abrechnungsmandanten und Leistungsmandanten vollständig definiert worden sein.

Projekt im Abrechnungsmandanten errichten#

Der Abrechnungsmandant wird sozusagen als „Generalauftragnehmer“ gegenüber dem Debitor eingerichtet. Es wird ein „normales“ Projekt angelegt, einschließlich aller PSP-Zeilen und Budgetzeilen. Als Debitor wird der Endkunde verwendet, welcher das Projekt beauftragt hat.

Im Inforegister Intercompany der Projektkarte befinden sich zusätzliche Informationsfelder, welche den Status der Übergabe zwischen Abrechnungsmandanten und Leistungsmandanten dokumentieren. Im Abrechnungsmandanten ist nur das folgende Feld „Anzahl IC-Partner“ informativ. Dieses Feld ist ein kalkuliertes Feld und zeigt die Anzahl von Leistungsmandanten, an die das Projekt bereits übergeben worden ist.

Die übrigen Felder des Inforegisters „Intercompany“ werden im Leistungsmandanten benötigt. Sie werden später beschrieben.

Bevor das Projekt an einen Leistungsmandanten übergeben werden kann, müssen im Projektstrukturplan die zu übergebenden PSP-Zeilen ausgewählt werden. Die Zuordnung erfolgt über das Feld „IC Partnercode“.

Das Feld besitzt eine Beziehung zur Tabelle „IC-Partner“. Sie können jeder einzelnen PSP-Zeile einen IC-Partner zuweisen. Die zugewiesenen PSP-Zeilen werden an den IC-Partner übertragen.

Die Übertragung selbst geschieht nicht im PSP, sondern durch Aufruf der Funktion „Projekt an IC-Partner übertragen“ in der Projektkarte.

Beispiel:
Ein Projekt soll an den IC-Partner übertragen werden. Dieser IC-Partner wird in unserem Beispiel durch den Abrechnungsmandanten beauftragt, als Leistungsmandant die ausgewählte PSP-Zeilen zu erledigen. Die restlichen Arbeitspakete werden vom Abrechnungsmandanten selbst erledigt.

Bei der Übertragung des Projekts an den Leistungsmandanten werden neben den selektierten PSP-Zeilen auch die entsprechenden Budgetzeilen übertragen, welche zu den gewählten PSP-Zeilen errichtet werden.

In unserem Beispiel wurde neben der zu beauftragenden Leistung noch eine weitere Budgetzeile für Abstimmungen mit dem IC-Partner eingerichtet. Diese soll nicht übertragen werden, denn auf diese werden die Aufwände zur Abstimmung mit dem beauftragten IC-Partner gebucht. Dies erreichen wir durch ein Markieren des Feldes „kein IC-Transfer“.  

IC-Partner Ressourcenpreise zum Projekt definieren#

Neben den PSP-Zeilen und deren Budgetzeilen können auch Preisinformationen übertragen werden, die in dem betreffenden Projekt für die Fakturierung der Leistungen zwischen Leistungsmandant und Abrechnungsmandant gelten sollen. Diese Projekt-Preisinformationen können Sie bei Bedarf hinterlegen.

Die Einträge in der Tabelle „Projekt IC-Partner Ressourcenpreise“ gelten nur für das Projekt, für welches sie definiert worden sind. Sie werden bei der Übertragung des Projekts in die Tabelle „Res.-VK-Preise Projekt“ des Leistungsmandanten übertragen. Die Felder der Tabellen „IC-Partner Ressourcenpreise“ und „Res.-VK-Preise Projekt“ sind identisch.

Je nach gewählter Option des Feldes Art können Preise für spezielle Ressourcen, Ressourcengruppen oder für Alle hinterlegt werden.

Die Preisangaben im Feld „EK-Preis (MW)“ verstehen sich stets in der Mandantenwährung des Abrechnungsmandanten, weil die Fakturierung der erbrachten Leistungen des Leistungsmandanten in der Mandantenwährung des Abrechnungsmandanten geschehen wird.

Projekt an den Leistungsmandanten übertragen#

Voraussetzungen für die Übergabe eines Projekts vom Abrechnungsmandanten in den Leistungsmandanten sind:

  • Das Projekt muss den Status Auftrag besitzen
  • Die zu übergebenden PSP-Zeilen müssen den Arbeitsstatus In Arbeit oder offen besitzen

Die Übertragung des Projekts vom Abrechnungsmandanten in den Leistungsmandanten geschieht durch den Aufruf der Funktion „Projekt an IC-Partner übertragen“ auf der Projektkarte:

Im Bereich Optionen der Anforderungskarte der Funktion wird der IC-Partner gewählt, an den das Projekt übertragen werden soll.

Durch Betätigen mit „OK“ wird die Übertragung gestartet. Die Anwendung führt die Übertragung aus und zeigt zum Abschluss die Anzahl der übertragenen Datensätze.

Im Abrechnungsmandanten wurde für das Projekt das Feld „Anzahl IC-Partner“ (auf der Projektkarte im Register Intercompany) erhöht.

Das Feld zeigt die Anzahl der IC-Partner an, an welche das Projekt bisher übertragen wurde. Durch Klicken auf das Feld können Sie sich die Liste der Projekt IC-Partner anzeigen lassen.

Die Liste zeigt die Projekt IC-Partner sowie die Nummer, die das Projekt dort bekommen hat.

Da ein Projekt mehrfach an den gleichen IC-Partner übertragen werden kann, um Aktualisierungen im Abrechnungsmandanten an den Leistungsmandaten zu übermitteln, werden auch die Anzahl der Übertragungen angezeigt. Durch einen Klick auf das Feld „Anzahl Übertragungen“ bekommen Sie ein Übertragungsprotokoll angezeigt.

Die Ausführung der oben beschriebenen Funktion „Projekt an IC-Partner übertragen“ aus der Projektkarte des Abrechnungsmandanten heraus, überträgt das Projekt bei jedem Aufruf nur an einen IC-Partner. Die Funktion kann jedoch beliebig oft wiederholt werden, wenn das Projekt auch an weitere IC-Partner übertragen werden soll.

Ebenso kann die Funktion mehrfach an den gleichen IC-Partner wiederholt werden, etwa wenn seit dem letzten Aufruf der Funktion dem IC-Partner weitere PSP-Zeilen des Projekts zur Übertragung zugeordnet worden sind oder wenn seitdem neue Preisvereinbarungen in der Tabelle „Projekt IC-Partner Ressourcenpreise“ für diesen IC-Partner ergänzt worden sind.

Eine wiederholte Ausführung der Funktion für das gleiche Projekt und für den gleichen IC-Partner erhöht in der Tabelle „Projekt IC-Partner“ das Feld „Anzahl Übertragungen“. Die Funktion der Übertragung überprüft, ob zu allen bei der Übertragung verwendeten Ressourcen, Ressourcengruppen, Arbeitspaketen, Haupt-, Unter- und Teilaktivitäten und Arbeitstypen - entsprechend den Einrichtungen in der Tabelle IC-Partner – ausreichende Stammdaten im Abrechnungsmandanten hinterlegt sind. Wenn zum Beispiel im IC-Partner das Feld „Ausgehende Projekt Ressourcennr.-Art“ den Optionswert „Gemeinsame Nr.“ besitzt, so prüft die Anwendung bei jeder zu übertragenden Ressource und Ressourcengruppe, ob das dortige Feld „Gemeinsame Nr.“ einen Wert ungleich <leer> hat, den die Anwendung dann als neuen Wert im Leistungsmandanten benutzen wird. Ebenso verhält es sich bei der Konvertierung unter Verwendung des Optionswertes „Aktivität IC-Partner Referenz.“ Wird diese Konvertierungsregel angewandt, so müssen im Abrechnungsmandanten für alle zu übertragenden Stammdaten ein entsprechender Eintrag in der zugehörigen Referenztabelle definiert sein. Das dortige Feld „Neue Nr.“ darf nicht leer sein. Die Anwendung überprüft hingegen bei der Ausführung der obigen Übertragungsfunktion nicht, ob der durch die Konvertierungsregel ermittelte neue Wert ein im Leistungsmandanten gültiger Wert ist.

Projekt im Leistungsmandant nachbereiten#

Die Anwendung hat mit der Durchführung der Funktion Projekt an „IC-Partner übertragen“ das Projekt an den Leistungsmandanten übertragen.

Vor der eigentlichen Nachbereitung wird nachfolgend zunächst als Beispiel der Umfang der Daten des Projekts im Leistungsmandanten nach dessen Übertragung aus dem Abrechnungsmandanten betrachtet.

Umfang der übertragenen Daten des Projekts im Leistungsmandanten#

Das Projekt aus dem Abrechnungsmandanten wurde in den Leistungsmandanten übertragen, es hat dort automatisch eine neue Nummer erhalten. Dieses ist die gleiche Nummer, welche auch im Abrechnungsmandanten im dortigen Projekt in der Liste „Projekt IC-Partner“ dokumentiert wurde. Die Vergabe einer neuen Nummer im Leistungsmandanten hängt mit der Einstellung im Abrechnungsmandanten im Feld „Ausgehende Projektnummer“ zusammen. Dort wurde die Option „neue Nummer“ eingerichtet.

Umgekehrt wurden im Leistungsmandanten auf der Projektkarte des neuen Projekts im Inforegister „Intercompany“ die Herkunft des Projekts dokumentiert. Die beiden Projekte im Abrechnungsmandanten und Leistungsmandanten kennen sich damit wechselseitig. Dieses ist die Voraussetzung für die spätere Übertragung von Rechnungen und Zuweisungen von Posten zwischen den beiden Mandanten, wie in den nachfolgenden Abschnitten beschrieben.

Das Inforegister „Intercompany“ auf der Projektkarte enthält die nachfolgenden - für den Leistungsmandanten relevanten - neuen Felder:  

Feld Beschreibung
Herkunft IC-Partnercode Für den Fall, dass das Projekt aus einem Abrechnungsmandanten übertragen wurde, enthält das Feld den Code des IC-Partners.
Das Feld ist leer, sofern es sich bei dem Projekt um ein „normales“ Projekt handelt, ohne Intercompany-Bezug.
Herkunft IC-Partner Projektnr. Für den Fall, dass das Projekt aus einem Abrechnungsmandanten übertragen wurde, enthält das Feld die Projektnummer im Abrechnungsmandanten.
Das Feld ist leer, sofern es sich bei dem Projekt um ein „normales“ Projekt handelt.
Status IC-Nachbereitung Für den Fall, dass das Projekt aus einem Abrechnungsmandanten übertragen wurde, muss es im vorliegenden Leistungsmandanten erst nachbereitet werden, bevor das Projekt gebucht werden kann. Das Feld zeigt mit seinem Optionswert den Status dieser Nachbereitung:

leer
Das Projekt ist ein „normales“ Projekt, das nicht aus einem Abrechnungsmandanten übertragen wurde.

Offen
Die Nachbereitung muss noch durchgeführt werden.
Das Projekt erhält diesen Status automatisch nach der erstmaligen Übertragung aus dem Abrechnungsmandanten. Bei einer wiederholten Ausführung der Übertragung des Projekts aus dem Abrechnungsmandanten erhält das Feld diesen Optionswert wieder, wenn bei der Übertragung zusätzliche neue Daten zum Projekt übertragen wurden.

Durchgeführt
Die Nachbereitung wurde vollständig durchgeführt.
IC Nachbereitung Ress.-Preise offen Das Feld zeigt an ob mit der Übertragung des Projekts auch Datensätze der Tabelle Ress. VK-Preise Projekt übernommen wurden und diese noch nicht alle nachbereitet worden.
IC Nachbereitung PSP-Zeilen offen Das Feld zeigt an ob mit der Übertragung des Projekts auch PSP-Zeilen übernommen wurden und diese noch nicht alle nachbereitet worden.
IC Nachbereitung Budgetzeilen offen Das Feld zeigt an ob mit der Übertragung des Projekts auch Budgetzeilen übernommen wurden und diese aber noch nicht alle nachbereitet worden.

Im Leistungsmandant wurde im Projekt der Debitor ersetzt. Dort steht im Gegensatz zum Abrechnungsmandant nicht der Kunde, sondern der Debitor des beauftragenden IC-Partners.

Im Falle, dass der Abrechnungsmandant und Leistungsmandant unterschiedliche Mandantenwährungen haben, empfiehlt sich im Leistungsmandanten die Abrechnungswährung bereits beim Debitor des Abrechnungsmandanten zu hinterlegen.

Die spätere Verrechnung der Leistungen zwischen Leistungsmandant und Abrechnungsmandant geschieht immer in der Währung des Abrechnungsmandanten.

Die Übernahme des Projekts in den Leistungsmandanten umfasst auch die Daten des PSP-Headers sowie der im Abrechnungsmandanten selektierten PSP-Zeilen mit ihren Budgetzeilen.

Das beauftragte Arbeitspaket wurde mit übertragen. Die restlichen Arbeitspakete des Projektes werden vom Abrechnungsmandant selbst erbracht.

Auch die PSP-Zeilen bzw. Budgetzeilen des Leistungsmandanten sind mit den ursprünglichen PSP-Zeilen bzw. Budgetzeilen des Abrechnungsmandanten verbunden. Ein Projekt kann mehrfach von einem Abrechnungsmandanten an den gleichen Leistungsmandanten übertragen werden. Bei einer wiederholten Übertragung des Projekts wird für jede PSP-Zeile zunächst überprüft, ob diese bereits früher übertragen wurde. Ist dies der Fall, so wird sie bei einer erneuten Übertragung ignoriert. Das betrifft auch alle Ihre Budgetzeilen. Es erfolgt kein Abgleich, ob eine PSP-Zeile in einzelnen Feldern seit der letzten Übertragung geändert wurde und es erfolgt auch kein Abgleich ggf. geänderter Budgetzeilen seit der letzten Übertragung. Aus diesem Grund besitzt eine Budgetzeile stets den gleichen Status IC-Nachbereitung wie ihre PSP-Zeile. Im Leistungsmandanten können die übertragenen PSP-Zeilen und Budgetzeilen geändert werden und es können auch manuell PSP-Zeilen und Budgetzeilen errichtet werden, letztere auch zu PSP-Zeilen, die aus einem Abrechnungsmandanten übertragen wurden. Somit kann ein Projekt im Leistungsmandanten also immer PSP-Zeilen und Budgetzeilen sowohl mit als auch ohne Bezug zu einem Abrechnungsmandanten besitzen. Bei der Übertragung vom Abrechnungsmandanten in den Leistungsmandanten werden auch Überschrifttexte und Zusatztexte zu den PSP-Zeilen und Budgetzeilen mit übertragen, damit diese dem Leistungsmandanten als erläuternde Informationen zur Erbringung der geforderten Leistung zur Verfügung stehen. Auch dieses erfolgt nur bei der erstmaligen Übertragung der PSP-Zeile bzw. Budgetzeile. Bei einer wiederholten Übertragung erfolgt kein Abgleich zwischenzeitlich im Abrechnungsmandanten ggf. geänderter Texte. Bemerkungszeilen zu Projekt, PSP-Zeile und Budgetzeile werden nicht in den Leistungsmandanten übertragen, da sie interne Informationen im Abrechnungsmandanten darstellen. Die im Abrechnungsmandanten zum Projekt hinterlegten Projekt IC-Partner Ressourcenpreise wurden während der Übergabe des Projekts in den Leistungsmandanten in die Res.-VK-Preise Projekt Übernomen.

Während der Übergabe hat die Anwendung im Projekt die Daten einiger verwendeter Stammdaten (Ressourcen, Ressourcengruppen Arbeitspakete, Haupt-, Unter und Teilaktivitäten sowie Arbeitstypen) gemäß der im Abrechnungsmandanten vereinbarten Konvertierungsregeln konvertiert.

Nach der Übernahme des Projekts in den Leistungsmandanten sind jedoch eine Reihe von Feldern des Projektkopfes, der PSP-Zeilen und der Budgetzeilen noch nicht berechnet worden. Dazu gehören beispielsweise die Adressdaten des Projektkopfes und sämtliche Preisangaben in den PSP-Zeilen und Budgetzeilen.

Die Dimensionen (zum Projektkopf, zu den PSP-Zeilen und zu den Budgetzeilen) werden grundsätzlich nicht übernommen, sie berechnen sich stets im Leistungsmandanten neu auf Basis der dort getroffenen Angaben zu den im Projekt verwendeten Stammdaten.

Die Anwendung hat während der Übernahme der Daten aus dem Projekt des Abrechnungsmandanten in den Leistungsmandanten die Konvertierungsregeln nur strikt angewandt und die entsprechenden Ersetzungen im Leistungsmandanten vorgenommen. Die Anwendung hat jedoch noch nicht geprüft, ob diese Ersetzungen im Leistungsmandanten auch tatsächlich gültige Daten darstellen.

Beispielsweise wurden zwar die Verwendungen der entsprechenden Ressourcengruppe angestoßen, aber es wurde durch die Übergabe des Projekts noch nicht geprüft, ob die entsprechende Ressourcengruppe überhaupt eine im Leistungsmandanten gültige Ressourcengruppe ist.

Aufgrund dieser fehlenden und teilweise noch ungeprüften Daten hat das Feld Gesperrt des Projekts durch die Übergabe automatisch zunächst den Optionswert Buchen erhalten. Das Projekt muss also erst nachbereitet werden, bevor es gebucht werden darf.  

Projekt im Leistungsmandanten nachbereiten#

Die Nachbereitung des Projekts im Leistungsmandanten geschieht durch den Aufruf der Funktion „Intercompany Nachbereitung“ auf der Projektkarte.

Durch die Konvertierung der Daten bei der Übernahme des Projekts kann es u.a. auch passiert sein, dass die im Leistungsmandanten im neuen Projekt verwendeten Codes der Haupt-, Unter-, und Teilaktivitäten ungültig sind, weil diese im Leistungsmandanten nicht existieren.

Im Optionsteil der Funktion kann der Anwender wählen, ob die Stammdatensätze dieser 3 Tabellen in einem solchen Fall durch die Funktion automatisch angelegt werden sollen, oder ob die Funktion stattdessen mit einer entsprechenden Fehlermeldung abbrechen soll. Falls die Übernahme des Projekts zu fehlerhaften Daten der anderen konvertierten Stammdaten (z.B. fehlende Ressourcengruppe) geführt hat, bricht die Funktion generell ab.

Durch Bestätigen mit „OK“ wird die Nachbereitung gestartet.

Die Funktion analysiert nun alle Daten des Projekts auf ihre Korrektheit und ergänzt fehlende Daten wie oben beschrieben. Stößt die Funktion bei dieser Überprüfung auf Fehler bricht sie mit einer entsprechenden Fehlermeldung ab. Der Anwender kann den Fehler manuell beseitigen und die Funktion erneut starten.

Im Inforegister „Intercompany“ der Projektkarte wurden die Felder zur Anzeige des Status der IC-Nachbereitung aktualisiert:

Feld Beschreibung
Status IC-Nachbereitung Der Status zur IC-Nachbereitung wurde auf „Durchgeführt“ gesetzt.
IC Nachbereitung Res.-Preise Offen Der Status die zur IC Nachbereitung offenen Res.-Preise wurde auf „Nein“ gesetzt.
IC Nachbereitung PSP-Zeilen Offen Der Status die zur IC Nachbereitung offenen PSP-Zeilen wurde auf „Nein“ gesetzt.

Die Funktion hat außerdem für das Projekt im Inforegister Allgemein dem Feld „Gesperrt“ den Optionswert <leer> zugewiesen und damit die Buchungssperre für das Projekt aufgehoben.

Der Status des Projektes ist im Leistungsmandant noch auf „Angebot“. Zur Ausführung des Projektes muss das Projekt noch in Status „Auftrag“ gewandelt werden, dies geschieht wie bei normalen Projekten durch Änderung des Statusfeldes.

Auch muss für eine/n ProjektleiterIn gesorgt werden in dem das Feld „Verantwortlich“ mit dem/der zuständigen ProjektleiterIn gefüllt wird.

Damit Projektverbräuche auf die Arbeitspakete gebucht werden können müssen diese zur Buchung freigegeben werden in dem dort der Arbeitsstatus gesetzt wird.

Der Projektstrukturplan kann im Leistungsmandanten um weitere Arbeitspakete ergänzt werden.

Beispiel:
Es wird ein Arbeitspaket für Abstimmungen mit der beauftragenden AG errichtet. Dieses Arbeitspaket wird nicht an den IC-Partner berechnet weshalb es auf „ohne Berechnung“ im Feld „Abrechnungsart“ steht. Diese weitere PSP-Zeile hat keinen Bezug zu einer PSP-Zeile im Abrechnungsmandant.

Zeitposten und Projektverbrauch im Leistungsmandant buchen#

Voraussetzung für das Buchen von Zeitposten und von Projektverbräuchen im Leistungsmandanten ist, dass für das Projekt zuvor die bereits beschriebene Nachbereitung durchgeführt wurde.

Im Leistungsmandant wird das Projekt nun wie jedes andere Projekt behandelt. Es werden Zeiten gebucht, diese werden von den ProjektleiterInnen abgerufen und nach Kontrolle auf das Projekt gebucht. Anschließend erfolgt die Abrechnung über den Abrechnungsvorschlag. Erst mit dem Buchen der Verkaufsrechnung an den IC-Partner gibt es eine Prozesserweiterung gegenüber normalen Projekten. Die gebuchten Verkaufsrechnungen werden über den IC-Transfer an den IC-Partner übertragen und landen dort in den Eingangsrechnungen.

Solange die im Leistungsmandant gebuchte Verbräuche noch nicht fakturiert worden sind, bilden diese Projektposten das Intercompany-Obligos im Abrechnungsmandanten. Details hierzu entnehmen Sie dem folgenden Abschnitt.

Im nachfolgenden wird das bisherige Beispiel fortgefahren und im Leistungsmandanten einige Buchungen vorgenommen.

Zeitposten im Leistungsmandant buchen#

Um Zeitposten auf einer PSP-Zeile zu buchen, muss vorab in der PSP-Zeile der Arbeitsstatus auf „In Arbeit“ gesetzt sein.

Anschließend können die Zeitbuchungen im Projektzeitbuchblatt erfasst und verbucht werden.

Beispiel:
Auf die Abstimmung mit dem IC-Partner werden 2 Stunden gebucht, die restlichen Stunden laufen auf die vom IC-Partner beauftragte Leistung.

Projektposten im Leistungsmandant buchen#

Um die verbuchten Zeitposten in Projektverbrauchsposten zu übernehmen, rufen Sie sich hierzu das Projektbuchblatt auf. Über die Funktion „Zeitposten abrufen“ können Sie sich die gebuchten Zeitposten abrufen.

Anschließend werden die Zeilen des Buchblattes gebucht. Durch die Buchung entstehen somit die Projektposten.

Intercompany-Obligo im Abrechnungsmandanten#

Grundlage für die spätere Rechnungserstellung zwischen den Mandanten werden die im Leistungsmandant gebuchten Projektverbrauchsposten sein. Diese wiederum basieren in der Regel auf Zeitposten als vorgelagerten Buchungsschritt.

Da sowohl zwischen der Verbuchung der Zeitposten, der Übernahme als Projektverbrauchsposten und deren Fakturierung mittels Verkaufsrechnung in der Praxis größere Zeiträume liegen können, ist es von Interesse, bereits vor Rechnungslegung im Abrechnungsmandanten die zu erwartenden Aufwendungen aus den Leistungsmandanten einsehen zu können.

Das Intercompany-Obligo dient im Abrechnungsmandanten der Vorschau der zu erwartenden Fakturierungen aus den Leistungsmandanten, bevor aus den Leistungsmandanten überhaupt Rechnungen an den Abrechnungsmandanten versandt werden.

Das Intercompany-Obligo basiert einerseits auf den in den Leistungsmandanten bereits gebuchten Zeitposten, welche noch nicht in Projektverbrauchsposten abgerufen und andererseits auf den dort bereits gebuchten Projektverbrauchsposten, welche noch nicht fakturiert worden sind. In beiden Fällen werden aber nur Posten einbezogen, die überhaupt fakturierbar sind und welche PSP-Zeilen betreffen, die ehemals aus dem Abrechnungsmandant an einen Leistungsmandanten übertragen worden sind.

Die Berechnung des Intercompany-Obligos im Abrechnungsmandanten geschieht mittels einer Funktion. Mit dieser Funktion werden (als periodische Aktivität) zunächst die in den Leistungsmandanten für die spätere Fakturierung relevanten Zeitposten und Projektverbrauchsposten gesammelt und in der Tabelle „Projekt IC-Obligo Zeile“ zusammengetragen. Diese Tabelle wird im Abrechnungsmandanten im Fenster Projekt IC-Obligo dargestellt.

Mittels kalkulierter Felder kann das Intercompany-Obligos für eine konkrete PSP-Zeile oder Budgetzeile angezeigt werden. Diese kalkulierten Felder berechnen sich auf der Basis der Datensätze der Tabelle „Projekt IC-Obligo Zeile“.

Zusammentragen der noch nicht fakturierten Posten im Fenster Projekt IC-Obligo#

Das Fenster „Project IC-Obligo“ hat das Aussehen eines Buchblattes. Es dient jedoch nicht dem Buchen, sondern nur dem periodischen Zusammentragen von Daten. Diese Daten stammen aus den Leistungsmandanten und werden im Abrechnungsmandanten dargestellt.

Da ein Abrechnungsmandant grundsätzlich mehrere Leistungsmandanten besitzen kann, deren Daten aber ggf. zu unterschiedlichen Zeiträumen zur Verfügung stehen, wird für die Daten eines jeden Leistungsmandanten ein separates Buchblatt benutzt. Der Namen des Leistungsmandanten wird hierzu dem Buchblattnamen zugewiesen.

Sie finden das IC-Obligo Fenster über die Anwendersuche unter den Suchbegriff „Projekt IC-Obligo“. Um die Daten aus dem Leistungsmandanten zu übertragen, wird zunächst über das Feld „Name“ das entsprechende Buchblatt ausgewählt. Die Übertragung der Daten aus dem Leistungsmandanten in das jeweilige Buchblatt des Abrechnungsmandanten geschieht mit Hilfe der Funktion „Zeilen berechnen“.

Das Buchblatt enthält anschließend die aus dem Leistungsmandanten übertragenen Daten. Sofern im Leistungsmandant keine noch nicht abgerufenen Zeitposten sich befinden, sind im IC-Obligo nur Projektposten eingetragen (Feld Postenart).

Des Weiteren werden nur jene Posten übertragen die zum beauftragten, abrechenbaren Arbeitspaket gehören. Das nicht fakturierbare Arbeitspaket wird im IC-Obligo nicht angezeigt.

Nachfolgend werden Ihnen die einzelnen Felder näher erläutert:

Feld Beschreibung
Projektnr. Gibt die Projektnr. aus dem Abrechnungsmandanten an.
Projektbeschreibung,
Verk. an Deb.-Nr./ Name
Informationsfelder aus dem Projekt des Abrechnungsmandanten.
PSP Zeilennr. Gibt die Zeilennr. der PSP-Zeile aus dem Abrechnungsmandanten an.
Art, Nr., Haupt-, Unter-, Teilaktivitätscode Geben die Werte der PSP-Zeile des Abrechnungsmandanten an.
Budget Zeilennr. Gibt die Zeilennr. der Budgetzeile aus dem Abrechnungsmandanten an.
ICP Projektnr. Gibt die Projektnr. aus dem Leistungsmandanten an.
ICP PSP Zeilennr. Gibt die Zeilennr. der PSP-Zeile aus dem Leistungsmandanten an.
ICP Nr.
ICP Haupt-, Unter-,Teilaktivitätscode
Geben die Werte aus der PSP-Zeile des Leistungsmandanten an.
ICP Budget Zeilennr. Gibt die Zeilennr. der Budgetzeile aus dem Leistungsmandanten an.
Postenart
Postennr.
Das Feld Postenart ist ein Wahlfeld mit den beiden Optionen Zeitposten und Projekt (Verbrauch nicht fakt.).

Die Zeile aus dem Buchblatt bezieht sich entweder auf einen Zeitposten oder einen Projektposten des Leistungsmandanten.

Das Feld Postennr. gibt die Lfd. Nr. des Postens aus dem Leistungsmandanten an.
Buchungsdatum,
Belegnr.
Ressourcen Nr.,
Beschreibung,
Von Uhrzeit,
Bis Uhrzeit
Geben die Werte aus dem Zeitposten bzw. Projektverbrauchsposten des Leistungsmandanten an.
Menge,
Einheitencode,
Menge pro Einheit,
Menge (Basis)
Die Mengenangaben und der Einheitencode stammen aus dem Zeitposten bzw. Projektverbrauchsposten des Leistungsmandanten.
VK-Preis (MW),
Zeilenrabatt %,
Verkaufsbetrag (MW)
Der VK-Preis (MW) ist der zu erwartende Verkaufspreis der späteren Verkaufsrechnung des Leistungsmandanten an den Abrechnungsmandanten.
Diese Verkaufsrechnung wird immer in der Mandantenwährung des Abrechnungsmandanten fakturiert werden, deshalb verstehen sich die hier gezeigten VK-Preise und Beträge immer in (MW).

Sofern die Buchblattzeile sich auf einen Projektverbrauchsposten des Leistungsmandanten bezieht (siehe Feld Postenart), entstammen die Felder dem Projektverbrauchsposten des Leistungsmandanten (dort in Abrechnungswährung).

Sofern die Buchblattzeile sich auf einen Zeitposten des Leistungsmandanten bezieht entstammen die Felder den Werten der Budgetzeile des Leistungsmandanten, sofern vorhanden. Andernfalls sind sie gleich 0.
Leistungsdatum,
Leistende Ressource Code,
Leistender Einheitencode,
Leistende Ressource Name
Diese Felder entstammen ebenfalls dem Zeitposten bzw. Projektverbrauchsposten des Leistungsmandanten. Es sind reine Informationsfelder zur näheren Beschreibung der erbrachten Leistung.
Bei der späteren Rechnungslegung des Leistungsmandanten an den Abrechnungsmandanten werden diese Felder als zusätzliche Felder mit übertragen. Sie vererben sich im Abrechnungsmandanten von der Einkaufsrechnung des Kreditors des Leistungsmandanten über die dortigen Projektposten bis zur Ausgangsrechnung an den beauftragenden Debitor (siehe Feld Verk. An Deb.-Nr.).

Die obige Funktion „Zeilen berechnen“ löscht stets alle ggf. (aus einem früheren Übertragungslauf) bereits im Buchblatt vorhandene Zeilen und überträgt alle Daten des betreffenden Leistungsmandanten neu. Die Zeilen des Fensters „Projekt IC-Obligo“ werden ausschließlich durch die obige Übertragungsfunktion aktualisiert (und nicht online durch Buchungen von Zeitposten und Projektposten im Leistungsmandanten). Die Funktion muss deshalb im Abrechnungsmandanten als periodische Aktivität durch den Anwender hinreichend oft ausgeführt werden, spätestens jedoch bevor die in den PSP-Zeilen des Abrechnungsmandanten vorhandenen kalkulierten Felder zum Berechnen des Intercompany Obligos in Auswertungen genutzt werden sollen.

Kalkulierte Felder auf Basis der Tabelle Projekt IC-Obligo#

In den beiden Tabellen der PSP-Zeilen und der Budgetzeilen wurden je 2 kalkulierte Felder geschaffen, welche für den Abrechnungsmandanten das Intercompany-Obligo mengen- bzw. wertmäßig berechnen. Basis der kalkulierten Felder sind die Zeilen des oben beschriebenen Fensters Projekt IC-Obligo, wobei stets alle Leistungsmandanten einbezogen werden. Die kalkulierten Felder der PSP-Zeilen sollen deshalb erst dann für Auswertungen herangezogen werden, nachdem alle Buchblätter des Fensters aktualisiert worden sind.

Zusätzliche kalkulierte Felder der Tabellen PSP-Zeile und Budgetzeilen (zur Anwendung im Abrechnungsmandanten):

Feld Beschreibung
Menge IC-Obligo (Basis) Das Feld ist ein kalkuliertes Feld und berechnet sich aus der Summe des Feldes Menge (Basis) aller Datensätze der Tabelle Projekt IC-Obligo Zeile.
Verkaufsbetrag IC-Obligo (MW) Das Feld ist ein kalkuliertes Feld und berechnet sich aus der Summe des Feldes Verkaufsbetrag (MW)) aller Datensätze der Tabelle Projekt IC-Obligo Zeile.

Fakturierung der Leistungen des Leistungsmandanten, Sendung der Verkaufsrechnung an den Abrechnungsmandanten mittels IC-Ausgangstransaktion#

In diesem Abschnitt werden die im Leistungsmandanten gebuchten Projektverbrauchsbuchungen an den Abrechnungsmandanten fakturiert.

Erstellung einer Verkaufsrechnung mittels Abrechnungsvorschlag im Leistungsmandanten#

Die Erstellung der Verkaufsrechnung geschieht, wie bei anderen Projekten auch, im Fenster „Abrechnungsvorschlag“ im Leistungsmandanten mittels der dortigen Funktion „Abrechnungsvorschlag erstellen“.

Vorgeschlagen werden die gebuchten Projektverbrauchsposten, welche im Feld „Direktrechnungszeilen erstellen“ mit einem Häkchen versehen werden.

Die Verkaufsrechnung wird an den Debitor erstellt, indem Sie die Funktion „Abrechnung erstellen“ aufrufen und die anschließende Rückfrage mit „OK“ bestätigen.

Verkaufsrechnung im Leistungsmandanten#

Als Debitor der Verkaufsrechnung fungiert der Debitor des Projektes, also jener welcher dem IC-Partner des zugewiesen worden ist.

Die Rechnungslegung erfolgt in unserem Beispiel in EUR, der Mandantenwährung des Abrechnungsmandanten. EUR stellt dabei für den Leistungsmandanten eine Fremdwährung dar, da dessen Mandantenwährung in unserem Beispiel DKK ist.

Die Anwendung hat eine Rechnungszeile mit der Art Ressource erstellt. Die in den Zeilen verwendete Nr. ist die Nummer der Abrechnungsressource des Arbeitspaketes.

Die Rechnungszeile besitzt Abrechnungsposten, mit welchen die abzurechnenden Projektposten geschlossen werden, diese dienen auch als Leistungsnachweis.

Buchen der Verkaufsrechnung und Erstellen einer IC-Ausgangstransaktion#

Die Rechnung wird gebucht. Die Anwendung erstellt im Leistungsmandanten eine gebuchte Verkaufsrechnung mit gebuchten Rechnungszeilen und zugehörigen gebuchten Abrechnungsposten sowie die entsprechenden Sachposten, Ressourcenposten und Projektposten der Art Verkauf.

Da der in der Rechnung verwendete Debitor mit einem IC-Partner verbunden ist, erstellt die Anwendung im Leistungsmandant während des Buchens zu der gebuchten Verkaufsrechnung zusätzlich noch eine zugehörige IC-Ausgangstransaktion.

Microsoft Dynamics Business Central™ sammelt im Datenbestand der IC-Ausgangstransaktionen standardmäßig alle an einen IC-Partner zu sendenden (ausgehenden) Belege (Rechnungen, Gutschriften etc.).

Die Branchenlösung KUMAVISION project365 nutzt diesen standardmäßigen Vorgang zur Sendung der (ausgehenden) gebuchten Verkaufsrechnungen des Leistungsmandanten an den Abrechnungsmandanten. In den Details kann der zu übertragende Beleg angeschaut werden.

Die vorliegende IC-Ausgangstransaktion dient der Sendung der in unserem Beispiel gebuchten Verkaufsrechnung aus dem Leistungsmandanten an dessen IC-Partner, den Abrechnungsmandanten. Die Rechnung betrifft den Debitor, welcher mit dem gleichlautenden IC-Partner verknüpft ist. Sie ist in der Fremdwährung EUR gestellt.

Standardmäßig können durch Microsoft Dynamics Business Central™ in einer IC-Ausgangstransaktion nur Rechnungen gesandt werden, deren Zeilenart „Artikel“ oder „Sachkonto“ ist.

Die Branchenlösung KUMAVISION project365 erweitert diesen Standard um die Möglichkeit, auch Rechnungen mit Zeilenart „Ressource“ versenden zu können, da die Fakturierung von Projektleistungen in KUMAVISION project365 mittels Abrechnungsressourcen geschieht.

Ferner wurden die Zeilen der IC-Ausgangstransaktion um die Daten des Zielprojektes im Abrechnungsmandanten (Felder Herkunft IC-Partner Projektnr, Herkunft IC-Partner Arbeitspaketcode usw.) erweitert.

Auch zu den Zeilen der IC-Ausgangstransaktion existieren Abrechnungsposten, welche von der Anwendung beim Erstellen der IC-Ausgangstransaktion aus den Abrechnungsposten der Zeilen der gebuchten Verkaufsrechnung kopiert worden sind.

Sowohl die internen als auch die Abrechnungsbemerkungen der abgerechneten Projektposten können unter „Bemerkungen“ bzw. „Bemerkungen Projektposten“ eingesehen werden.

Beim nachfolgenden Versenden der IC-Ausgangstransaktion an den Abrechnungsmandanten werden nur die abrechnungsrelevanten Bemerkungen zum Abrechnungsposten mit versandt werden, nicht aber die internen Postenbemerkungen der Projektposten.

Die IC-Ausgangstransaktion kann nun vom Anwender aus dem Leistungsmandant an dessen IC-Partner (den Abrechnungsmandanten) gesendet werden.

Senden der IC-Ausgangstransaktion vom Leistungsmandanten an den Abrechnungsmandanten#

Diese Versendung geschieht im Fenster IC-Ausgangstransaktionen und wird in 2 Schritten durchgeführt:

In einem vorbereitenden Schritt müssen zunächst alle zu sendenden IC-Ausgangstransaktionen im Feld „Zeilenaktion“ den Optionswert „An IC-Partner senden“ erhalten. Der Anwender markiert dazu in der Übersicht alle zu sendenden IC-Ausgangstransaktionen (Windows-Markierung) und führt die Funktion „Zeilenaktion festlegen“ > „An IC-Partner senden“ über das Menüband aus.

Die Funktion ändert den Optionswert des Feldes Zeilenaktion in den zuvor markierten Zeilen auf den Wert „An IC-Partner senden“.

Anschließend können die so selektierten IC-Ausgangstransaktionen gesendet werden. Hierzu führen Sie die Funktion „Zeilenaktionen abschließen“ im Menüband aus und bestätigt die anschließende Rückfrage mit „OK“.

Die IC-Ausgangstransaktionen werden an den jeweiligen IC-Partner gesendet.

Für unser Beispiel bedeutet dies, dass die im Leistungsmandant erstellte IC-Ausgangstransaktion, mit den Daten der zugehörigen Gebuchten Verkaufsrechnung an den Abrechnungsmandanten gesendet wird. Nach erfolgreicher Versendung der IC-Ausgangstransaktion wandert der IC-Beleg von den IC-Ausgangstransaktionen in die Bearbeiteten IC-Ausgangstransaktionen.  

Empfang der IC-Eingangstransaktion im Abrechnungsmandanten, Erstellung einer Einkaufsrechnung#

Nun werden die gesendete IC-Ausgangstransaktion des Leistungsmandanten im Abrechnungsmandanten als IC-Eingangstransaktion entgegengenommen. Hierbei wird der Umfang der empfangenen Daten der IC-Eingangstransaktion untersucht und diese schließlich in eine Einkaufsrechnung umgewandelt.

Die Einkaufsrechnung wird später im Abrechnungsmandanten gebucht und damit den Projektverbrauch des dortigen Projekts um die durch den Leistungsmandanten erbrachten Leistungen erhöhen.

IC-Eingangstransaktion im Abrechnungsmandanten empfangen#

Da Leistungsmandant und Abrechnungsmandant derzeit immer in der gleichen Datenbank gespeichert sein müssen, ist mit der Sendung der IC-Ausgangstransaktion des Leistungsmandanten gleichzeitig auch automatisch im Abrechnungsmandanten eine IC-Eingangstransaktion entstanden.

Daten der empfangenen IC-Eingangstransaktion im Abrechnungsmandanten#

Um den Umfang der empfangenen Daten der IC Eingangstransaktion zu betrachten, wählen Sie den Menüpunkt Details aus.

Die IC-Eingangstransaktion enthält im Kopf die Daten des IC-Partners und dessen zugewiesenen Kreditor. Diese Angaben wurden während der Übernahme aus der IC-Ausgangstransaktion konvertiert. Sie werden hier aus Sicht des Abrechnungsmandanten ausgewiesen.

Die Zeilen der IC-Eingangstransaktion beziehen sich in ihren Angaben auf ein im Abrechnungsmandanten zu buchendes Projekt sowie dessen PSP-Zeile(n).

Während der damaligen Übergabe des Projekts vom Abrechnungsmandanten an den Leistungsmandanten wurden die Nr. des Projekts sowie die Referenzwerte der zu übertragenden PSP-Zeile als Info in die PSP-Zeile des Leistungsmandanten mit übertragen.

Diese übertragenen Schlüsselfelder dienen nun bei der Übernahme der IC-Ausgangstransaktion des Leistungsmandanten in die IC-Eingangstransaktion des Abrechnungsmandanten wieder zur Identifizierung des zu buchenden Projekts und der PSP-Zeilen. Beides (Projekt und PSP-Zeilen) müssen notwendigerweise im Abrechnungsmandanten real existieren.

Die in der Zeile der IC-Ausgangstransaktion verwendete Ressourcennr. des Leistungsmandanten wird während der Übergabe in die Zeile der IC-Eingangstransaktion des Abrechnungsmandanten zunächst exakt so übernommen. Sie muss nicht notwendigerweise eine tatsächlich in der Tabelle der Ressourcen des Abrechnungsmandanten gültige Ressource repräsentieren.

Aus der IC-Eingangstransaktion wird später eine Einkaufsrechnung erstellt werden. Dabei wird die in der Zeile der IC-Eingangstransaktion stehende Ressourcennr. eine Konvertierung durchlaufen. Erst die in der Zeile der Einkaufsrechnung verwendete Ressourcennr. repräsentiert dann eine in der Tabelle der Ressourcen des Abrechnungsmandanten gültige Ressource.

Während der Übernahme der IC-Ausgangstransaktion an die IC-Eingangstransaktion wurden ebenfalls die zu den Zeilen der IC-Ausgangstransaktion zugehörigen Abrechnungsposten (und ggf. auch deren Kommentarzeilen) übernommen.

Diese stehen jetzt bei den Zeilen der IC-Eingangsrechnung als verknüpfte Information zur Verfügung.

Die Übernahme der IC-Ausgangstransaktion an die IC-Eingangstransaktion umfasst auch die eventuell zu den Abrechnungsposten der IC-Ausgangstransaktionszeilen hinterlegten Bemerkungszeilen.   Die Übernahme umfasst jedoch nicht mehr die Postenbemerkungen zum Projektposten des Leistungsmandanten, da diese internen Informationen (aus Sicht des Leistungsmandanten) umfassen.

Akzeptieren der IC-Eingangstransaktion und Erstellen einer Einkaufsrechnung#

Nachdem Sie im Abrechnungsmandanten die Daten der empfangenen IC-Eingangstransaktion überprüft haben, wird nun hieraus eine Einkaufsrechnung erstellt.

Die Erstellung der Eingangsrechnung aus den Daten einer IC-Eingangstransaktion geschieht im Fenster IC-Eingangstransaktionen in 2 Schritten:

In einem vorbereitenden Schritt müssen zunächst alle vom Anwender geprüften und akzeptierten IC-Eingangstransaktionen im Feld „Zeilenaktion“ den Optionswert Akzeptierten erhalten.

Der Anwender markiert dazu in der Übersicht akzeptierten IC-Eingangstransaktionen (Windows-Markierung) und führt die Funktion „Zeilenaktion festlegen“ über das Menüband aus.

Die Funktion ändert den Optionswert des Feldes „Zeilenaktion“ in den zuvor markierten Zeilen auf „Akzeptiert“.

Anschließend können die so selektierten IC-Eingangstransaktionen in einen Folgebeleg gewandelt werden. Hierzu rufen Sie sich die Funktion „Zeilenaktionen abschließen“ auf.

In dem Anforderungsfenster der Funktion müssen keine weiteren Angaben und Einschränkungen vorgenommen werden.

Die in der Übersicht akzeptierten IC-Eingangstransaktionen werden jetzt abgeschlossen.

Für die IC-Eingangstransaktion aus unserem Beispiel bedeutet dies deren Wandlung in eine Einkaufsrechnung.

Nach erfolgreichem Abschluss der IC-Eingangstransaktion wandert diese von den IC-Eingangstransaktionen in die Bearbeiteten IC-Eingangstransaktionen.

Buchen der Einkaufsrechnung im Abrechnungsmandanten#

Daten der Einkaufsrechnung im Abrechnungsmandanten#

Im Kopf der Einkaufsrechnung wurde derjenige Kreditor verwendet, welcher im Abrechnungsmandanten mit dem IC-Partner des Leistungsmandanten verbunden ist.

Der Währungscode der Einkaufsrechnung ist <leer>, weil die Verkaufsrechnung des Leistungsmandanten in EUR erstellt wurde, dieses ist die Mandantenwährung des Abrechnungsmandanten.

Die in den IC-Eingangstransaktionszeilen verwendete Nr. ist die Abrechnungsressource des Leistungsmandanten. Sie wird während der Übernahme der IC-Eingangstransaktion in eine Eingangsrechnung nicht notwendigerweise exakt so in die Zeilen der Einkaufsrechnung übernommen, sondern sie durchläuft eine Konvertierung.

Maßgebend für diese Konvertierung ist im Leistungsmandanten in der Tabelle IC-Partner das Feld „Ausgehende VK Ressourcennr.-Art“.

Das Feld ist ein Wahlfeld und gestaltet – je nach gewähltem Optionswert – die Anwendung mehrere Konvertierungsregeln.

Als Beispiel wurde im IC-Partner des Leistungsmandanten im Feld Ausgehende VK Ressourcennr.-Art der Optionswert „Interne Nr.“ gewählt.

Exakt aus diesem Grund durchläuft die in der Zeile der IC-Ausgangstransaktion verwendeten Ressourcennummer die einfachste der möglichen Konvertierungsregeln:

Sie wird hier im Abrechnungsmandanten wieder mit dem gleichen Wert übernommen.

Hinweis

Im Abrechnungsmandant muss diese Ressource die Art = Extern haben. Nur dadurch ist es möglich diese Ressource in einer Einkaufszeile zu verwenden.

Die Abrechnungsposten der Zeilen der IC-Eingangstransaktion werden während der Übernahme der IC-Eingangstransaktion in die Eingangsrechnung in die Einkaufszeile Projektaufteilung übernommen. Diese Tabelle ist den Einkaufszeilen als Untertabelle zugeordnet und kann im Fenster Einkaufsrechnung als verknüpfte Information zu den Zeilen eingesehen werden. Hierzu rufen Sie sich über das Inforegister „Zeilen“ den Menüpunkt „Zeilen“ > „Einkauszeile Projektaufteilung“ auf.

Eine Projektaufteilungszeile kann auch Bemerkungszeilen besitzen. Diese entsprechenden Bemerkungszeilen, welche den Abrechnungsposten der Eingangstransaktionszeilen zugeordnet waren. Die Daten der Tabellen der Einkaufsrechnung im Abrechnungsmandanten entsprechen somit insgesamt inhaltlich den Daten der ehemals im Leistungsmandanten gebuchten Verkaufsrechnung.

Buchen der Einkaufsrechnung im Abrechnungsmandanten#

Bevor wir die erhaltene Einkaufsrechnung im Abrechnungsmandanten buchen, noch ein allgemeiner Hinweis zu der oben verwendeten Tabelle Einkaufszeile Projektaufteilung:

  • Die Nutzung der Tabelle Einkaufszeile Projektaufteilung, als Untertabelle zur Einkaufzeile, ist nicht notwendigerweise nur auf den hier beschriebenen speziellen Verwendungszweck - der Übernahme von Rechnungen zwischen Leistungsmandant und Abrechnungsmandant - beschränkt
  • Die Tabelle ist vielmehr als Untertabelle für alle Einkaufszeilen der Art Ressource, welche einen Bezug zu einem Projekt und einer PSP-Zeile besitzen, nutzbar. Daher auch der Name der Tabelle. Ganz allgemein dient die Tabelle der Erfassung verschiedener Teilleistungen zu einer Einkaufszeile der Art Ressource mit Projektbezug.

  • Die in der Einkaufszeile verwendete Nr. der Ressource und der dort angegebene Bezug zu Projekt und PSP-Zeile gilt für alle Projektaufteilungszeilen gleichermaßen, ebenso die Preisangeben und die Dimensionen der Einkaufszeile.

  • Besitzt eine Einkaufszeile Datensätze der Tabelle Einkaufszeile Projektaufteilung, so muss deren Summe der Mengenfelder aller Projektaufteilungszeilen immer den Mengen der Einkaufszeile entsprechen.
  • Der Vorteil der Tabelle Einkaufszeile Projektaufteilung besteht nicht nur in der detaillierteren Beschreibung verschiedener Teilleistungen zur Einkaufszeile, sondern sie liegt insbesondere auch in der getrennten Verbuchung der Projektverbräuche zur Einkaufszeile. Besitzt nämlich eine Einkaufszeile Datensätze der Tabelle Einkaufszeile Projektaufteilung, so wird das Buchen des Einkaufsdokuments für jeden Datensatz dieser Tabelle einen separaten Projektverbrauchsposten buchen (statt nur einen Projektverbrauchsposten zur Einkaufszeile selbst, wie es ohne Einsatz dieser Untertabelle der Fall gewesen wäre). Diese spezielle Eigenschaft der Tabelle wird im weiteren Verlauf der Übernahme der Daten aus dem Leistungsmandanten in den Abrechnungsmandanten genutzt werden.  

Die Einkaufsrechnung wird gebucht.

Die zugehörigen Projektaufteilungszeilen werden (inkl. der ggf. vorhandenen Bemerkungszeilen) ebenfalls in die gebuchte Einkaufsrechnung übernommen und den gebuchten Rechnungszeilen zugeordnet.

Das Buchen der Rechnung erzeugt neben der gebuchten Einkaufsrechnung die zugehörigen Sachposten, Kreditorenposten, Ressourcenposten sowie Projektverbrauchsposten.

Die Projektverbrauchsposten wurde jeweils auf jene PSP-Zeile im Projekt des Abrechnungsmandanten gebucht, welche ursprünglich bei der Projektübergabe an den Leistungsmandanten zur Leistungserbringung übergeben wurde. Die Anwendung hat pro Datensatz der Tabelle Einkaufszeile Projektaufteilung einen separaten Projektverbrauchsposten gebucht und hierfür auch eventuell vorhandene Bemerkungen als Postenbemerkungen zum Projektverbrauchsposten mit übernommen. Die Projektverbrauchsposten im Anwendungsmandanten enthalten insbesondere auch die Felder Leistungsdatum, Leistende Ressource Name usw., welche die im Leistungsmandant erbrachte Dienstleistung näher beschreiben helfen.

Fakturierung an den Endkunden im Abrechnungsmandanten#

Die Abrechnung an den Endkunden erfolgt im Abrechnungsmandanten analog zur Abrechnung eines Projektes ohne IC-Leistungen. Die ursprüngliche Herkunft der abzurechnenden Projektposten spielt dabei keine Rolle.