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Projekt Forecast#

Allgemein#

Ziel eines Projekt Forecast ist es auf Basis der aktuellen Projektplanung, der bereits aufgelaufenen Kosten und der Einschätzung des Projektleiters eine Vorschau auf die zu erwartenden Kosten zum Projektende (Estimate at Completion EAC) sowie der aktuell erreichte Projektwert (Earned Value EV) zu ermitteln.

Die eines Forecast zugrundeliegenden aktuellen Istwerte müssen zur späteren Nachvollziehbarkeit im Moment der Forecast Erstellung eingefroren werden.

Die Planung kann grundsätzlich auf Basis einer Feinplanung mit Budgetzeilen oder einfach durch die Werte auf der PSP-Zeile erfolgen. Derzeit ist die Lösung ohne Parameter realisiert, es wird einfach geprüft, ob Budgetzeilen zu einer PSP-Zeile vorhanden sind, dann werden diese für den Forecast herangezogen. Sind keine Budgetzeilen vorhanden so werden die Werte aus der PSP-Zeile verwendet. Es ist denkbar dies durch einen Parameter auf der PSP-Zeile zu ersetzen, ob der Forecast mit den Budgetzeilen oder mit dem Wert auf der PSP-Zeile erstellt werden soll. Dies könnte z.B. das bereits vorhandene Feld „Budget Übernahme“ oder ein ganz neues Feld sein.

Der Forecast wird im Deutschen Prognose genannt. In dieser Dokumentation wird generell nur der englische Begriff Forecast verwendet, auch wenn an der ein oder anderen Stelle der deutsche Begriff verwendet wurde.

Einrichtung#

In der „Einrichtung Projekte“ muss auf dem Inforegister „Nummerierung“ eine Nummernserie für die Forecasts im Feld „Forecast Nr.“ eingetragen werden.

Projekt Forecast#

Aufruf#

Die Forecasts können Sie über die Anwendersuche über den Suchbegriff „Projekt Prognose Übersicht“ aufrufen.

Es öffnet sich die Übersicht der bereits errichteten Forecasts. Von dieser Übersicht gelangen Sie auf die Karte eines Forecasts.

Erstellen eines neuen Forecast#

Um einen neuen Forecast zu erstellen, rufen Sie sich zunächst über die Anwendersuche die „Projekt Prognose Übersicht“ auf.

Es öffnet sich die Übersicht der bereits errichteten Forecasts. Über „Neu“ im Menüband können Sie einen neuen Forecast erstellen.

Mit dem Erstellen wird eine leere Karte ohne Nummer erzeugt. Sobald Sie das Feld „Nr.“ verlassen, wird aus der hinterlegten Nummernserie die nächste Nummer für den zu erstellenden Forecast vergeben.

Anschließend erfolgt über das Feld „Projektnr.“ die Auswahl des zu planenden Projektes.

Mit der Auswahl des Projektes wird dessen aktuelle PSP-Version in die Prognose übernommen. Eine abweichende PSP-Version kann jederzeit manuell ausgewählt werden.

Es werden die Beschreibungen aus dem Projekt und der PSP-Version übertragen. Eine Forecast Beschreibung kann manuell hinzugefügt werden. Nun kann die eigentliche Berechnung beginnen.

Forecast erstellen#

Über den Menüpunkt „Vorgang“ > „Prognose erstellen“ wird auf Basis der Planzahlen der ausgewählten PSP-Version, der aktuellen Ist-Zahlen (gebuchte Projektverbräuche, gebuchte Projekterlöse und aktuelle Obligos) ein Forecast erstellt.

Dabei wird pro PSP-Zeile eine Zeile im Forecast errichtet.

Auch Gliederungszeilen (Von-Summen, Bis-Summen etc.) werden eingefügt und dienen hier wieder zur Gliederung des PSP.

Alle PSP-Zeilen der Art= Arbeitspaket werden mit den jeweiligen Plan- und Istzahlen eingetragen.

Grundsätzlich gliedert sich der Forecast in 5 Bereiche:

Feld Beschreibung
Stunden Hier werden die Ressourcenstunden geplant
PK Hier werden die Personalkosten abgeleitet aus den Stunden geplant.
MK Hier werden die Materialkosten geplant.
GK Hier werden die Gesamtkosten addiert (keine manuelle Planung).
VK Hier werden die Erlöse geplant.

Im nachfolgenden werden aus den Bereichen PK, MK und GK die Felder näher erläutert:

Feld Beschreibung
Erw. Gesamt Vorversion Hier wird der Wert aus einem vorherigen Forecast (aus der Basisversion welche im Feld „Basis Prognose Nr.“ eingetragen wurde) übernommen. Ist keine Basisversion vorhanden so wird der Wert aus dem Feld „Soll BAC“ übernommen. Mehr zu arbeiten mit Basisversion im späteren Kapitel.
Soll BAC Wert aus dem PSP (Budgetwert):
• Sind zur PSP-Zeile mindestens 1 Budgetzeile vorhanden wird der Wert aus den Budgetzeilen ermittelt. Anhand der Art in der Budgetzeile
werden deren Planungswerte entweder den PK (=Ressourcen + Ressourcengruppen) oder den MK (= Artikel + Sachkonten) zugeordnet.

• Sind zur PSP-Zeile keine Budgetzeilen vorhanden, so wird der Planungswert direkt von der PSP-Zeile übernommen. Wobei die Einrichtung des
zugehörigen Arbeitspaketes mit herangezogen wird. Denn je nach Abrechnungsart wird die Planung den PK oder MK zugeschlagen.
Lookup: Es wird das Projektbudget bzw. die PSP-Zeile der geplanten PSP-Version angezeigt .
Ist AC Aktuelle bereits gebuchte Kosten. Dieser Wert wird aus den Projektposten ermittelt.
Lookup: Es werden aus den „FC Historischen Daten“ die wichtigsten Werte der Projektposten angezeigt, welche zu diesem Wert geführt haben.
Obligo
(mehrere Felder)
Hier werden die noch nicht ins Projekt gebuchten aber bereits im NAV erfassten Kosten aufgeführt. Diese ergeben sich aus den folgenden Bereichen:

Zeitobligo
Gebuchte Zeitposten der Ressourcen, welche aber noch nicht auf das Projekt übernommen wurden

Einkaufsobligo
Noch offene (nicht als Lieferung gebuchte) Einkaufsbestellungen (eventuell auch Teilmengen).

Lagerobligo
Bereits gebuchte Einkaufslieferungen, die aber noch nicht vom Projekt verbraucht wurden. Dieses Obligo erscheint nur, wenn
in der Projekteinrichtung „Projekteinkauf mit Lagerführung“ gesetzt ist, ansonsten wird beim Buchen der Einkaufslieferung der
Projektverbrauch automatisch gebucht und ein Lagerobligo kann nicht entstehen.
Lookup: Es werden aus den „FC Historischen Daten“ die wichtigsten Felder der verschiedenen Obligos angezeigt, welche zu diesem Wert geführt
haben.
Ist + Obligo IC Wird errechnet aus:
Ist + Obligos
Prg \ETC Nach dem Errichten der Forecast Zeilen wird ein Vorgabewert errechnet:
Soll – (Ist+Obligo).
Somit steht hier das Restbudget als Default, der vom Planer geändert werden kann, wenn die Erkenntnis besteht, dass das Restbudget nicht ausreicht oder zu viel ist.

Hier wird manuell die Prognose des Projektleiters (Planers) eingetragen.
• Bei den Materialkosten wird direkt in dieses Feld der erwartete noch benötigte Restbetrag (Einstandsbetrag) eingetragen.
• Bei den Personalkosten wird dieses Feld automatisch errechnet durch die „Std. Prg“ * „Std. Satz“. Das heißt die Planung findet auf
Stundenbasis statt. Der Planer trägt die noch erforderlichen Reststunden ein. Das Feld „Std. Satz“ wird aus der PSP-Zeile ermittelt und kann
nicht geändert werden.
Achtung: Für alle Arten gilt, dass der Restaufwand ohne die angezeigten Obligos eingetragen werden muss, sonst sind diese doppelt in der
Planung.
Wurde die Prognose mit einer Basisversion erstellt, so ist als Startwert die Prognose aus dieser Version eingetragen, die natürlich vom
Planer jetzt aktualisiert werden kann.
Erw. Gesamt EAC Wird errechnet aus:
(Ist + Obligo) + Prg.
Ist der voraussichtliche Gesamtaufwand.
Fertigstellungswert (zum Stichtag) Earned Value Wird errechnet aus:
(Ist + Obligo) / Erw. Gesamtkosten * Soll
Differenz Wird errechnet aus:
Erw. Gesamtkosten – Soll
Ein negativer Betrag bedeutet ein negatives Ergebnis, es wird voraussichtlich mehr benötigt als ursprünglich geplant war.

Forecast Status#

Es gibt zwei Forecast Status:

  • Offen
  • Freigegeben

Der Status kann über das Menüband über „Aktionen“ > „Funktionen“ > „Freigabestatus“ / „Status zurücksetzen“ geändert werden.

Ein freigegebener Forecast kann nicht geändert werden.

Ein freigegebener Forecast wird bei Erstellung eines neuen Forecasts für das gleiche Projekt automatisch als Basis-Forecast eingetragen.

Eine Version kann nicht zurückgesetzt werden, wenn auf ihr bereits eine andere (neuere) Version aufgebaut ist.

Nur freigegebene Versionen können als Basisversion einer anderen (neueren) Version verwendet werden.  

Mit Basis - Forecast arbeiten#

Wird vor dem Ausführen der Funktion „Prognose erstellen“ eine Basis Prognose eingetragen (wird automatisch mit dem letzten freigegebenen Forecast gefüllt) so basiert diese neue Planung auf den Werten dieses letzten Forecasts statt auf den Sollbeträgen des Projektbudget.

Hinweis

Der Fertigstellungswert (Earned Value) wird weiterhin auf Basis des Budgets errechnet. Denn nur dadurch, dass nicht mit dem Budget ausgekommen wird, bedeutet dies nicht, dass auch ein höherer Projektwert erzielt wird.

Mehraufwände#

Mehraufwände können unterschiedliche Ursachen haben. Sind diese durch erhöhte Materialkosten oder durch zusätzliche Arbeiten verursacht, welche der Auftragnehmer zu tragen hat (falsche Kalkulation, Nacharbeiten, falsche Kalkulationspreise etc.) so verringert sich automatisch der Earned Value und die Differenz rückt ins Negative.

Sind die Mehraufwände allerdings durch kostenpflichtige Mehraufwände zu begründen, so soll sich diese Planung auch in einem höheren Projektwert niederschlagen. Dazu muss nun das Budget entsprechend erhöht werden. Hierfür wird in der Regel eine neue PSP-Version erstellt. Mit einer neuen Forecast Version basierend auf der neuen PSP-Version wird nun der Earned Value und die Differenz korrigiert da sich die Planung nun auf einem erhöhten Budget gründet.

Historische Forecast Posten#

Damit zu einem späteren Zeitpunkt eine Nachvollziehbarkeit der Daten möglich ist, werden zum Zeitpunkt der Forecast Erstellung (Funktion „Prognose erstellen“) die Projektposten, Projektzeitposten, Artikelposten und Einkaufszeilen in historische FC Posten kopiert und damit quasi eingefroren.

Bei den historischen Posten ist durch ein Lookup im Feld „Hist. Postennr.“ Der Zugriff auf den zugrundeliegenden ursprünglichen Posten möglich und somit eine Prüfung auf dessen eventueller Veränderung (z.B. Artikelposten – Lagerregulierung) möglich.

Forecast Drucken#

Der Forecast kann jederzeit über das Menüband „Berichte“ > „Drucken“ gedruckt werden.

Die Vielzahl an Spalten des Forecasts sind reduziert und durch Zeilenanordnung übersichtlich dargestellt. Nicht ausgegeben werden die Stunden (1. Bereich). Die anderen 4 Bereiche werden mit je 1 Zeile untereinander gruppiert pro PSP-Zeile ausgegeben. Aus Platzmangel gibt es nur 1 Spalte für das Gesamtobligo pro Bereich.

Durch die Funktionalität des MS-SQL-Reporting-Service kann dieser Bericht einfach in EXCEL oder als PDF ausgelesen werden.