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Arbeitsablauf- und Benachrichtigungsmanager (ABM)#

Mit Hilfe des Arbeitsablauf- und Benachrichtigungsmanagers (ABM) ist es möglich, häufig auftretende Prozesse in Prozessvorlagen abzubilden und darüber gesteuert abzuwickeln. Der aktuelle Bearbeitungsstand wird dabei in dem jeweiligen Prozessschritt festgehalten, so dass eine Rückverfolgung der durchgeführten Aktionen bis zum Abschluss des Prozesses gewährleistet ist.

Hinweis

Das Modul "Arbeitsablauf- und Benachrichtigungsmanager" ist ein Freischaltmodul, dessen Nutzung nur mit zusätzlicher Lizenzierung und Aktivierung möglich ist.

Einrichtung#

Rollencenter#

Für die Arbeiten mit dem ABM steht ein eigenes Rollencenter zur Verfügung, das den BenutzerInnen über "Meine Einstellungen“ zugewiesen werden kann.

Prozess Einrichtung#

In der Prozess Einrichtung werden Einstellungen zum Buchungscode, zu Kontakten und den Prozessen hinterlegt:

Feld Beschreibung
Vorgabe Buchungscode Vorgabe des Buchungscodes für Prozesse
Kontaktanlage Wird ein Prozess für einen Kontakt gestartet, der noch nicht im System vorhanden ist, kann hierüber gesteuert werden, ob der Kontakt automatisch angelegt werden soll. Es stehen die folgenden Möglichkeiten zur Auswahl:

Nie
Es wird in keinem Fall ein neuer Kontakt angelegt.

Frage
Der Nutzer wird, wenn der im Prozess verwendete Kontakt noch nicht im System angelegt ist, gefragt, ob ein neuer Kontakt angelegt werden soll.

Immer
Wird im Prozess ein bislang nicht im System angelegter Kontakt verwendet, wird dieser automatisch angelegt.
Kontaktaktualisierung Wird in einem Prozess ein bereits bestehender Kontakt mit Daten verwendet, die nicht mit denen im System vorhandenen übereinstimmen, kann über diese Einstellung gesteuert werden, ob der bereits bestehende Kontakt aktualisiert werden soll. Es stehen die folgenden Möglichkeiten zur Auswahl:

Nie
Die bereits vorhandenen Kontaktdaten werden in keinem Fall aktualisiert.

Frage
Der Nutzer wird gefragt, ob der bereits bestehende Kontakt mit den im Prozess verwendeten Kontaktdaten aktualisiert werden soll.

Immer
Werden im Prozess Kontaktdaten verwendet, die sich von denen bereits im System vorhandenen unterscheiden, wird der bestehende Kontakt automatisch mit den Kontaktdaten aus dem Prozess aktualisiert.
Vorgangsnummern Angabe der Nummernserie für Prozesse

Prozess Benutzer Einrichtung#

In der Prozess Benutzer Einrichtung werden die Benutzer des ABM eingerichtet. Nur die hier eingetragenen Benutzer können Prozesse erzeugen, ausführen und freigeben. Die Einrichtung beinhaltet auch die Zuordnung zum Verkäufer und die Verwaltung der digitalen Unterschrift für Call-basierte Prozesse:

Feld Beschreibung
Benutzer-ID Angabe des Benutzers
Verk./Einkäufercode Anzeige des gleichnamigen Feldes aus der Benutzer Einrichtung
Zuordnung Wiedervorlage Anzeige des gleichnamigen Feldes aus der Benutzer Einrichtung
Zuordnung Team Wiedervorlage Gehört der/die BenutzerIn zu einem Wiedervorlagen Team, kann das in diesem Feld angegeben werden.
Filter Team Wiedervorlage Gehört der/die BenutzerIn zu mehr als einem Wiedervorlagen Team, können diese hier als Filter angegeben werden.
Digitale Unterschrift Eingabe der digitalen Unterschrift des Benutzers
Digitale Unterschrift gesperrt Bei aktivierter Checkbox ist die digitale Unterschrift des Benutzers gesperrt. Das geschieht automatisch, wenn diese 3-mal falsch eingegeben wurde, oder kann manuell gesetzt werden.

Bei einer automatischen Sperre aufgrund von wiederholter Passwortfehleingabe wird im Feld "Digitale Unterschrift Sperrgrund" Passwort 3-mal falsch eingegeben hinterlegt.
Digitale Unterschrift Anzahl Fehleingaben Zeigt an, wie oft der/die BenutzerIn bei der letzten Verwendung die digitale Unterschrift falsch eingegeben hat.

Haben BenutzerInnen ihre digitale Unterschrift 3-mal falsch eingegeben, wird automatisch die Checkbox "Digitale Unterschrift gesperrt" aktiviert und im Feld "Digitale Unterschrift Sperrgrund" Passwort 3-Mal falsch eingegeben hinterlegt.
Digitale Unterschrift Sperrgrund Angabe des Sperrgrunds der digitalen Unterschrift. Bei einer automatischen Sperre aufgrund von wiederholter Passwortfehleingabe wird automatisch Passwort 3-mal falsch eingegeben hinterlegt.
Digitale Unterschrift zurücksetzen Wird die Checkbox aktiviert, muss der/die BenutzerIn seine digitale Unterschrift vor der nächsten Verwendung aktualisieren.

Über die Schaltfläche "Prozess Berechtigungsgruppen“ können BenutzerInnen beliebig viele Prozess Berechtigungsgruppen zugewiesen werden.

Damit setzen sich die Berechtigungen eines Benutzers aus den Summen der Einzelberechtigungen aus den zugeordneten Berechtigungsgruppen zusammen. Ist z.B. für einen Prozess eine bestimmte Berechtigung erforderlich, muss der Benutzer des Prozesses in mindestens einer seiner zugeordneten Berechtigungsgruppen über diese Berechtigung verfügen.

Call Berechtigungsgruppen#

In den Call Berechtigungsgruppen werden die einzelnen Prozess Berechtigungen zusammengefasst. Diese können anschließend BenutzerInnen zugewiesen werden.

In den Call Berechtigungszeilen sind die Einzelberechtigungen hinterlegt, die zu einer Prozess Berechtigungsgruppe zusammengefasst werden sollen.

Prozessgruppen#

Mittels Prozessgruppen können Prozessvorlagen frei gruppiert werden, dies erleichtert die Suche und Filterung.

Prozessvorlagen#

Die Prozessvorlagen bieten eine Übersicht über die bereits vorhandenen Prozessvorlagen.

Über die Schaltfläche "Neu“ kann eine neue Prozessvorlage definiert werden, weitere Informationen siehe Neue Prozessvorlagen definieren.

Neue Prozessvorlagen definieren#

Aus Prozessvorlagen werden die Prozesse erzeugt. Alles, was in einer Prozessvorlage definiert ist, ist dann auch im dazugehörigen Prozess verfügbar.

Existiert für einen neuen Prozess noch keine Prozessvorlage und/oder keine Prozessvorlage, die in weiten Teilen übernommen werden kann, muss basierend auf einer leeren Prozessvorlage eine neue angelegt werden.

Prozessvorlagenkarte#

Neben den Daten im Inforegister "Allgemein“ müssen ebenso die Prozessvorlagenschritte und der dazugehörige Prozessvorlagenschritt angelegt werden. Sind so weit alle Prozessvorlagenschritte definiert, muss die Prozessvorlage freigegeben werden, sonst können keine Prozesse davon erstellt werden.

Nachfolgend werden Ihnen die Felder im Einzelnen näher erläutert:

Inforegister Allgemein#

Das Inforegister "Allgemein“ beinhaltet allgemeine Daten zur angelegten Prozessvorlage:

Feld Beschreibung
Code Eindeutiger Code für den Datensatz
Beschreibung Interne Beschreibung (Freitexteingabe)
Versionscode Jeder Vorlage wird beim Erzeugen die aktuelle Programmversion zugewiesen.
Einstufung Gibt an, in welcher Belegart die Vorlage verwendet werden kann. Die Möglichkeiten orientieren sich an der Call Klassifizierung: Beschwerde, Reklamation, Compliance oder alleinstehend.
Verwendung Prozesse werden unterschieden in Haupt- und Folgeprozesse, entsprechend muss die Verwendung in der Prozessvorlage definiert werden:

Hauptprozess
Startprozess, kann visualisiert werden und Folgeprozesse enthalten.

Folgeprozess
Wird aus einem Hauptprozess aufgerufen, kann nicht alleinstehend gestartet werden. Wird bei der Visualisierung des Hauptprozesses mit angezeigt, kann nicht alleinstehend im Viewer betrachtet werden.
Gruppencode Freier Code zur Suche und Filterung
Callart
Callunterarten
Gibt eine mögliche Callart und Callunterart zur Definition eines bestimmten Reklamations-/ oder Beschwerdeprozess an.
Status Angabe des Status:

Offen
Die Prozessvorlage befindet sich im Status "Offen". In diesem Status kann die Prozessvorlage bearbeitet, aber nicht weiterverwendet werden. Es können keine Prozesse erzeugt werden.

Freigegeben
Die Prozessvorlage befindet sich im Status "Freigegeben". Nur in diesem Status kann die Prozessvorlage als Vorlage für Prozesse verwendet werden, sie kann nicht verändert werden. Es können Prozesse erzeugt werden.

Inforegister Prozessvorlagenschritte#

Im Inforegister "Prozessvorlagenschritte“ wird der Prozess, der im System verwendet werden soll, abgebildet. Dazu wird er in einzelne Schritte unterteilt, die durch einzelne Zeilen abgebildet werden.

Zeilen des Inforegisters#

Jede Zeile repräsentiert einen Prozessschritt. Ihr kann Belege zugeordnet werden, sie kann als Pflicht gekennzeichnet oder automatisch gestartet oder beendet werden. Dazu müssen die folgenden Felder entsprechend ausgefüllt werden:

Feld Beschreibung
Art Auswahl der Aktionsart des Prozessschritts, auswählbar aus den folgenden Optionen:

• Erstellen
• Freigeben
• Öffnen
• Benachrichtigen
• Lieferung buchen
• Rechnung buchen
• Lief. + Rech. buchen
• Stornieren
• Archivieren
• Text
• Hyperlink
• Entscheiden

Die explizite Bedeutung des Prozessschritts ergibt sich in Kombination mit dem Feld "Belegart" (s. unten).
Belegart Auswahl der Belegart des Prozessschritts, auswählbar aus den folgenden Optionen:
• Artikel
• Seriennr. Info
• Chargennr. Info
• Kontakt
• Debitor
• Kreditor
• Artikel Buch.-Blatt
• Umlagerungs Buch.-Blatt
• Sachkonto
• Fibu Buch.-Blatt
• Verkaufsangebot
• Verkaufsauftrag
• Verkaufsrechnung
• Verkaufsgutschrift
• Verkaufsrahmenauftrag
• Verkaufsrücknahme
• Einkaufsanfrage
• Einkaufsbestellung
• Einkaufsrechnung
• Einkaufsgutschrift
• Einkaufsrahmenauftrag
• Einkaufsrücksendung
• Umlagerungsauftrag
• Geb. Verkaufslieferung
• Geb. Verkaufsrechnung
• Geb. Verkaufsrücknahme
• Geb. Verkaufsgutschrift
• Geb. Einkaufslieferung
• Geb. Einkaufsrechnung
• Geb. Einkaufsrücknahme
• Geb. Einkaufsgutschrift
• Segment
• Wartung
• Reparatur
• Beschwerde
• Reklamation
• Compliance
• Prozess
• FMEA
• Vorgangsperiode

In Kombination mit dem Feld "Art“ (s. oben) ergibt sich die die genaue Bedeutung und Aktion des Prozessschritts.
Beschreibung Interne Beschreibung des Prozessschritts (Freitexteingabe).
Gestartet autom. setzen Soll der Prozessschritt automatisch nach Beendigung des vorherigen Prozessschritts gestartet werden, muss die Checkbox aktiviert werden.
Beendet autom. setzen Soll der Prozessschritt automatisch beendet werden, muss die Checkbox aktiviert werden.
Pflicht Angabe, ob der Prozessschritt ein Pflichtschritt ist:

LEER
Der nächste Prozessschritt kann gestartet werden, bevor dieser Prozessschritt erfolgreich abgeschlossen worden ist.

Ja
Der Prozessschritt muss erfolgreich abgeschlossen sein, bevor der nächste Prozessschritt gestartet werden kann.

Bedingung
Abhängig von der zum Prozessschritt eingerichteten Bedingung muss der Prozessschritt erfolgreich abgeschlossen sein, bevor der nächste Prozessschritt gestartet werden kann. Weiterführende Informationen zu Bedingungen siehe Abschnitt Bedingung.
Bedingung vorhanden Anzeige, ob für den Prozessschritt eine Bedingung hinterlegt ist, weiterführende Informationen siehe Abschnitt Bedingung.
Fenster anzeigen Soll nach Start des Prozessschritts das Fenster des angegebenen Belegs geöffnet werden, muss die Checkbox aktiviert werden.
Seiten-ID Anzeige der Seiten-ID der Belegart, wird vom System vorbelegt, kann aber manuell geändert werden.
Drucken Soll nach Start des Prozessschritts ein Report zu einem angegebenen Beleg ausgeführt werden, muss die Checkbox aktiviert werden.
Berichts-ID Anzeige der Berichts-ID der Belegart, wird vom System vorbelegt, kann aber manuell geändert werden.
Autorisierungsart Angabe, welche Berechtigung für den Prozessschritt erforderlich ist:

LEER
Für den Prozessschritt ist keine spezielle Berechtigung erforderlich, der/die BenutzerIn muss jedoch zu den Call Benutzern gehören.

Digitale Unterschrift
Der/die BenutzerIn muss eine spezielle Berechtigung besitzen und diese mit seiner/ihrer digitalen Unterschrift (im System hinterlegt) verifizieren.
Berechtigungscode Auswahl des erforderlichen Berechtigungscodes. Ist der Benutzer nicht Mitglied der entsprechenden Prozess Berechtigungsgruppe, kann er den Prozessschritt nicht ausführen. Bleibt das Feld leer, ist für diesen Prozessschritt keine besondere Berechtigung erforderlich.
Schaltflächen des Inforegisters#

Neben den Zeilen verfügt das Inforegister zusätzlich über folgende Schaltflächen:

Bedingung#

Zu jeder Zeile der Prozessvorlagenschritte können über diese Schaltfläche Bedingungen hinterlegt werden. Dies ist immer dann erforderlich, wenn ein Prozessschritt nur ausgeführt werden soll, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt bzw. nicht erfüllt ist, z.B. es soll eine Mail ausschließlich für seriennummernpflichtige Artikel erzeugt werden. Durch Anklicken der Schaltfläche "Bedingung“ öffnet sich die entsprechende Karte zum Einrichten der Bedingung.

In der ersten Zeile der Prozessvorlage Bedingungen muss im Feld "Von Tabellennr.“ immer die Tabelle ausgewählt werden, auf die sich die Belegart des Prozessvorlagenschritts bezieht, für den eine Bedingung eingerichtet werden soll, z.B. die Tabelle 27 Artikel, wenn die Belegart des Prozessvorlagenschritts "Artikel“ ist. In das Feld "Nach Tabellennr.“ muss die Tabelle eingetragen werden, die das Feld, welches durch die Bedingung abgeprüft werden soll, enthält.

Bezieht sich die Bedingung auf Felder derselben Tabelle, muss hier dieselbe Tabelle wie im Feld "Von Tabellennr.“ eingetragen werden. Über die Schaltfläche "Verbindung“ im Menüband werden dann die Felder der Ausgangstabelle mit denen der zu prüfenden Tabelle miteinander verknüpft.

Bezieht sich die Bedingung auf dieselbe Tabelle, kann anstelle der Verknüpfung ein Filter auf das entsprechende Feld gesetzt und der Feldwert, der für die Bedingung maßgeblich ist, ausgewählt werden.

Neue Zeile#

Durch Betätigen der Schaltfläche wird eine neue Zeile oberhalb eines markierten Prozessschritts eingefügt.

Zeile löschen#

Durch Betätigen der Schaltfläche wird die markierte Zeile gelöscht. Zuvor erscheint nochmals eine Sicherheitsabfrage, ob die Zeile tatsächlich gelöscht werden soll.

Inforegister Prozessvorlagenschritt#

Abhängig von der gewählten Art der Prozessvorlagenschritte siehe "Inforegister Prozessvorlagenschritt" werden im Inforegister Prozessvorlagenschritt unterschiedliche Felder angezeigt. Voraussetzung dafür ist, dass in den Prozessvorlagenschritten die Felder Art, Belegart und Beschreibung ausgefüllt sind.

Prozessvorlagenschritt zu Prozessvorlagenschritte Art = Erstellen#

Ist im Inforegister Prozessvorlagenschritte das Feld "Art" auf "Erstellen“ gesetzt, muss im Inforegister Prozessvorlagenschritt die zu erstellende Auftragsart ausgewählt werden.

Abhängig davon, welche Belegart im Inforegister Prozessvorlagenschritte ausgewählt ist, können die folgenden Auftragsarten ausgewählt werden:

Belegart (in Prozessvorlagenschritte Auftragsart
Debitor/Kreditor/Kontakt Auswahl aus der Vorlagenübersicht
Verkaufsbeleg Auswahl aus den Verkaufsauftragsarten
Einkaufsbeleg Auswahl aus den Einkaufsbestellarten
Umlagerungsbeleg Auswahl aus den Umlagerungsauftragsarten
Vorgangsperiode Auswahl aus den Vorgangsarten
Artikel Buch.-Blatt Auswahl aus den Artikel Buch.-Blattnamen
Umlagerungsbuch.-Blatt Auswahl aus den Artikel Buch.-Blattnamen
Wartung Auswahl aus den Kundenservice Prozessarten
Reparatur Auswahl aus den Kundenservice Prozessarten
Prozess Auswahl aus den Prozessvorlagen
Weitere Felder bei Belegart = Verkaufsbeleg#

Für die Kombination Art = Erstellen und Belegart = Verkaufsbeleg müssen neben der zu erstellenden Auftragsart noch die folgenden Felder im Inforegister Prozessvorlagenschritt ausgefüllt werden:

Feld Beschreibung
Auftragsart Auswahl aus den Verkaufsauftragsarten
Lieferungsart Auswahl der Lieferungsart:

LEER
Es wird keine Rechnung erzeugt, z.B. bei Verkaufsaufträgen mit Rabatten.

Umbuchung
Zur Belieferung eines Konsignations- oder ein außer Haus Lager.
Lagerortcode Auswahl des Lagerorts, von dem geliefert werden soll. Auswahl aus den im System hinterlegten Lagerorten.
Lagerplatzcode Auswahl des Lagerplatzes, von dem geliefert werden soll. Auswahl aus den für den ausgewählten Lagerort hinterlegten Lagerplätzen (kann leer bleiben).
Rabattgrund Auswahl eines Rabattgrunds, wenn der Verkaufsbeleg rabattiert werden soll (kann leer bleiben).
Weitere Felder bei Belegart = Einkaufsbeleg#

Für die Kombination Art = Erstellen und Belegart = Einkaufsbeleg müssen neben der zu erstellenden Auftragsart noch die folgenden Felder im Inforegister Prozessvorlagenschritt ausgefüllt werden:

Feld Beschreibung
Auftragsart Auswahl aus den Einkaufsbestellarten.
Lagerortcode Auswahl des Lagerorts, der beliefert werden soll. Auswahl aus den im System hinterlegten Lagerorten.
Lagerplatzcode Auswahl des Lagerplatzes, der beliefert werden soll. Auswahl aus den für den ausgewählten Lagerort hinterlegten Lagerplätzen (kann leer bleiben).
Rabattgrund Auswahl eines Rabattgrunds, wenn der Einkaufsbeleg rabattiert werden soll (kann leer bleiben).
Weitere Felder bei Belegart = Umlagerungsauftrag und bei Belegart = Umlagerungsbuch.-Blatt#

Für die Kombination Art = Erstellen und Belegart = Umlagerungsauftrag oder Art = Erstellen und Belegart = Umlagerungsbuch.-Blatt müssen neben der zu erstellenden Auftragsart noch die folgenden Felder im Inforegister Prozessvorlagenschritt ausgefüllt werden:

Feld Beschreibung
Auftragsart Auswahl aus den Umlagerungsauftragsarten (nur bei Umlagerungsaufträgen, nicht bei Umlagerungsbuch.-Blatt)
Lagerortcode Auswahl des Lagerorts, von dem umgelagert werden soll. Auswahl aus den im System hinterlegten Lagerorten.
Lagerplatzcode Auswahl des Lagerplatzes, von dem umgelagert werden soll. Auswahl aus den für den ausgewählten Lagerort hinterlegten Lagerplätzen (kann leer bleiben).
Prozessvorlagenschritt zu Prozessvorlagenschritte Art = Benachrichtigen#

Ist im Inforegister Prozessvorlagenschritte das Feld Art auf Benachrichtigen gesetzt, müssen im Inforegister Prozessvorlagenschritt die folgenden Felder ausgefüllt werden:

Feld Beschreibung
Benachrichtigungsart Auswahl der Benachrichtigungsart:

LEER
Es erfolgt keine Benachrichtigung.

Wiedervorlage
Die Wiedervorlage kann direkt mit einem Dokument verknüpft werden, das durch den Adressaten oder Klick geöffnet werden kann.

E-Mail
An eine E-Mail kann ein Dokument angehängt werden, entweder ein zur im Inforegister Prozessschritte gewählten Belegart passendes Belegmerkmal oder ein externes Dokument.
Benachrichtigung Adressat Abhängig von der gewählten Benachrichtigungsart können die folgenden Adressaten ausgewählt werden:

Benachrichtigungsart Wiedervorlage
Es können eine interne Person (= Benutzer) oder ein internes Team (= zu einem Team zusammenfasste interne Personen) benachrichtigt werden.

Benachrichtigungsart E-Mail
Es können ein Kontakt oder eine manuell in das Feld Benachrichtigung Empfängercode einzugebende E-Mailadresse benachrichtigt werden.
Benachrichtigung Empfängercode Abhängig von der gewählten Benachrichtigung Adressat können die folgenden Empfängercodes ausgewählt werden:

Adressat Interne Person
Auswahl aus den im System hinterlegten Verkäufern/Einkäufern.

Adressat Internes Team
Auswahl aus den im System hinterlegten Teams.

Adressat E-Mail
Auswahl aus den im System hinterlegten Kontakten, automatisch wird die dort hinterlegte E-Mail-Adresse verwendet.

Adressat Frei
Freitexteingabe der zu verwendenden E-Mailadresse.
Benachrichtigungstext Freitexteingabe, die in der Wiedervorlage oder E-Mail als Betreff verwendet wird.
Benachrichtigung Datumsformel Nach Ablauf der in diesem Feld hinterlegten Datumsformel (z.B. 3 W) erfolgt eine erneute Benachrichtigung.
Belegmerkmalcode Nur bei Benachrichtigungsart E-Mail:
Es kann ein Belegmerkmal erstellt und als Anhang versendet werden. Dabei muss das Belegmerkmal aber zwingend zur im Inforegister Prozessschritte gewählten Belegart passen, da damit der Ursprungsbeleg ermittelt wird.
Dokument Dateiname Es kann an alle Benachrichtigungsarten eine Datei angehängt werden, die in diesem Feld angegeben wird.
Prozessvorlagenschritt zu Prozessvorlagenschritte Art = Entscheiden#

Ist im Inforegister Prozessvorlagenschritte das Feld Art auf Entscheiden gesetzt, müssen im Inforegister Prozessvorlagenschritt die folgenden Felder ausgefüllt werden:

Feld Beschreibung
Prozessvorlage Ja Auswahl der Prozessvorlage, die verwendet wird, wenn das Ergebnis der Entscheidung "Ja" ist.
Prozessvorlage Nein Auswahl der Prozessvorlage, die verwendet wird, wenn das Ergebnis der Entscheidung "Nein" ist.

Ist im Inforegister Prozessvorlagenschritte das Feld "Art" auf Hyperlink gesetzt, müssen im Inforegister Prozessvorlagenschritt die folgenden Felder ausgefüllt werden:

Feld Beschreibung
Hyperlink Eingabe der URL, die für den Hyperlink verwendet werden soll.

Im Menüband können folgenden Aktionen ausgeführt werden:

Freigeben#

Mit der Ausführung der Aktion "Freigeben“ wird die Prozessvorlage in den entsprechenden Status gesetzt. Nur eine freigegebene Prozessvorlage kann innerhalb der Prozesse verwendet werden.

Status zurücksetzen#

Mit der Ausführung der Aktion "Status zurücksetzen“ kann eine freigegebene Prozessvorlage in den Status "Offen“ zurückversetzt werden. Nur offene Prozessvorlagen können bearbeitet werden.

Prozess erstellen#

Mit der Schaltfläche "Prozess erstellen“ wird auf Basis der freigegebenen Prozessvorlage ein neuer Prozess erzeugt.

Vorlagenzeilen kopieren#

Die Schaltfläche "Vorlagenzeile kopieren“ ermöglicht es, Prozessvorlagenschritte aus einer bereits bestehenden Prozessvorlage zu kopieren.

Hierzu muss zunächst eine neue, leere Prozessvorlage angelegt werden. Durch die Funktion "Vorlagenzeilen kopieren“ im Menüband können Sie anschließend die Prozessvorlage auswählen, von der die Prozessvorlagenschritte kopiert werden sollen.

Neuen Prozess anlegen und bearbeiten#

Ein neuer Prozess kann nur von einer freigegebenen Prozessvorlage erzeugt werden. Hierzu klicken Sie auf den Stapel "Prozessvorlage – Freigegeben“ und wählen die passende Vorlage aus.

Anschließen klicken Sie auf die Schaltfläche "Prozess erstellen“ im Menüband um eine neue Prozesskarte anzulegen.

Prozesskarte#

Eine Prozesskarte wird nach Erstellung vom System automatisch geöffnet. Alternativ kann diese zu einem späteren Zeitpunkt über die entsprechende Kachel aus dem Rollencenter KUMAVISION Arbeitsablauf- und Benachrichtigungsmanager (ABM) aufgerufen werden.

Inforegister Allgemein#

Das Inforegister "Allgemein“ beinhaltet allgemeine Daten zum angelegten Prozess:

Feld Beschreibung
Nr. Zugewiesene Nr. des Prozesses.
Beschreibung Beschreibung des Prozesses (Übernahme aus der ausgewählten Prozessvorlage).
Art Angabe der Prozessart:

Debitor
Der Prozess bezieht sich auf einen Debitor.

Kreditor
Der Prozess bezieht sich auf einen Kreditor.

Kontakt
Der Prozess bezieht sich auf einen Kontakt.
Kreditorennr. Angabe der Kreditorennummer, auf den sich der Prozess bezieht.
Debitorennr. Angabe der Debitorennummer, auf den sich der Prozess bezieht.
Kontaktnr. Angabe der Kontaktnummer, auf den sich der Prozess bezieht.
Status Angabe des Status:

Offen
Der Prozess befindet sich im Status Offen. In diesem Status kann der Prozess bearbeitet, aber nicht durchlaufen werden.

Freigegeben
Der Prozess befindet sich im Status Freigegeben. Nur in diesem Status kann der Prozess durchlaufen werden, er kann nicht verändert werden.

Abgelehnt
Der Prozess befindet sich im Status Abgelehnt. Dieser Status ist Teil des Compliance Moduls.

Beendet
Der Prozess befindet sich im Status Beendet. Der Prozess ist einmal durchlaufen worden und ist somit abgeschlossen.

Inforegister Kontakte#

Das Inforegister "Kontakte“ enthält zum einen Zeilen, um die am Prozess beteiligten Kontakte zu erfassen, zum anderen Schaltflächen, mit denen bestimmte Funktionen ausgeführt werden können. Folgende Felder stehen in den Zeilen zur Kontakterfassung zur Verfügung:

Feld Beschreibung
Art Angabe der Kontaktart:

Debitor
Der Prozess bezieht sich auf einen Debitor.

Kreditor
Der Prozess bezieht sich auf einen Kreditor.

Kontakt
Der Prozess bezieht sich auf einen Kontakt.
Nr. Angabe der Nummer des Kontakts, abhängig von der gewählten Art (s. oben).
Name Anzeige des zum Kontakt hinterlegten Namens (wird bei einem bestehenden Kontakt automatisch angezeigt, ansonsten manuelle Eingabe).
Adresse Anzeige der zum Kontakt hinterlegten Adresse (wird bei einem bestehenden Kontakt automatisch angezeigt, ansonsten manuelle Eingabe).
PLZ-Code Anzeige der zum Kontakt hinterlegten PLZ (wird bei einem bestehenden Kontakt automatisch angezeigt, ansonsten manuelle Eingabe).
Ort Anzeige des zum Kontakt hinterlegten Orts (wird bei einem bestehenden Kontakt automatisch angezeigt, ansonsten manuelle Eingabe).
Länder-/Regionscode Anzeige des zum Kontakt hinterlegten Länder-/Regionscodes (wird bei einem bestehenden Kontakt automatisch angezeigt, ansonsten manuelle Eingabe).
Telefonnr. Anzeige der zum Kontakt hinterlegten Telefonnummer (wird bei einem bestehenden Kontakt automatisch angezeigt, ansonsten manuelle Eingabe).
Mobiltelefonnr. Anzeige der zum Kontakt hinterlegten Mobiltelefonnummer (wird bei einem bestehenden Kontakt automatisch angezeigt, ansonsten manuelle Eingabe).
E-Mail Anzeige der zum Kontakt hinterlegten E-Mail-Adresse (wird bei einem bestehenden Kontakt automatisch angezeigt, ansonsten manuelle Eingabe).
Verkäufercode Anzeige des zum Kontakt hinterlegten Verkäufercodes (wird bei einem bestehenden Kontakt automatisch angezeigt, ansonsten manuelle Eingabe).

Über die Schaltfläche "Telefonnummer anrufen“ kann, wenn beim Kontakt eine Telefonnummer hinterlegt und KUMAVISION medtec365 an die Telefonanlage angebunden ist, direkt der Kontakt angerufen werden, analog funktioniert dies auch über die Schaltfläche "Mobiltelefonnr. anrufen“.

Über die Schaltfläche "Neue Zeile“ bzw. "Zeile löschen“ wird den Zeilen ein (neuer) Eintrag hinzugefügt bzw. gelöscht.

Inforegister Positionen#

Positionen werden über das Menüband ausgewählt. Abhängig davon, ob der Prozess für einen Debitor, Kreditor oder Kontakt verwendet wird, werden unterschiedliche Schaltflächen angezeigt: Handelt es sich um einen Debitor, werden Verkaufsbelege, bei einem Kreditor Einkaufsbelege und bei Kontakten interne Belege aus der Produktion angeboten.

Für alle 3 stehen zudem beendete Technik-Calls und beendete RuB-Calls zur Auswahl. Über die entsprechende Schaltfläche können dann Positionen aus dem ausgewählten Beleg in den Prozess eingefügt werden. Alternativ können die Positionen auch manuell erfasst werden.

Nach Auswahl der gewünschten Positionen erscheinen diese in den Zeilen im Inforegister Positionen.

Inforegister Prozessschritte#

Im Inforegister "Prozessschritte“ werden die einzelnen Schritte angezeigt, die während der Abarbeitung des Prozesses durchlaufen werden. Welche das sind, hängt von der gewählten Prozessvorlage ab, die für den Prozess verwendet wird. Daher sind die einzelnen Prozessschritte in einem Prozess nicht mehr änderbar.

Feld Beschreibung
Beschreibung Beschreibung des Prozessschritts.
Pflicht Angabe, ob es sich bei dem jeweiligen Prozessschritt um einen Pflichtschritt handelt:

LEER
Prozessschritt ist kein Pflichtschritt und kann damit übersprungen werden.

Bedingung
Der Prozessschritt wird unter einer bestimmten Bedingung zu einem Pflichtschritt. Die Bedingung ist in der Prozessvorlage definiert.

Ja
Prozessschritt ist ein Pflichtschritt und kann nicht übersprungen werden.
Bedingung erfüllt Die Checkbox ist aktiviert, wenn die Pflicht eines Prozessschritts über eine Bedingung abgefragt wird und diese Bedingung zutrifft. Die Bedingung ist in der Prozessvorlage definiert.
Begonnen Ist die Checkbox aktiviert, ist der dazugehörige Prozessschritt begonnen worden.
Beendet Ist die Checkbox aktiviert, ist der dazugehörige Prozessschritt bereits erfolgreich beendet.
Belegart Angabe der Belegart, die für diesen Prozessschritt verwendet wird.
Herkunfts-ID Anzeige und Verlinkung der Belegnummer, wenn während der Bearbeitung des Prozessschritts ein Beleg angelegt wird.

Mit Hilfe der Schaltflächen "Vorherige Zeile“ bzw. "Nächste Zeile“ können die einzelnen Prozessschritte ausgeführt werden, der erste Schritt wird dabei mit "Nächste Zeile“ gestartet. Insgesamt muss die Schaltfläche mehrfach betätigt werden, beim ersten Klick wird die nächste Zeile selektiert, beim zweiten Klick der Prozessschritt gestartet und gleichzeitig die Checkbox "Begonnen“ aktiviert und mit dem dritten Klick beendet. Beim Beenden wird geprüft, ob der Prozessschritt erfolgreich abgeschlossen werden konnte, ist dies der Fall, wird die Checkbox "Beendet“ aktiviert.

Abhängig davon, ob sich der Prozess auf einen Kreditor oder Debitor bezieht, beinhalten das Menüband unterschiedliche Schaltflächen.

Aus dem Start- bzw. Zugehörig Reiter des Menübands kann die zum Prozess gehörende Kreditoren- bzw. Debitorenkarte aufgerufen werden.

Über den Reiter "Select Position“ können über die unterschiedlichen Schaltflächen die zum Kreditor bzw. Debitor gehörenden Belege aufgerufen werden, um daraus die Positionen in den Prozess einzufügen. Außerdem steht Ihnen der Reiter "Status“ zur Verfügung, welcher jeweils die Schaltflächen Freigeben, Status zurücksetzen und Abschließen, mit denen der Status des Prozesses entsprechend verändert werden kann, zur Verfügung.

Hinweis

Bitte beachten Sie, um den Prozess abzuarbeiten, muss dieser zuerst freigegeben werden.

Prozess abschließen#

Freigegebene Prozesse können über die Schaltfläche "Abschließen“ des Menübands abgeschlossen werden.

Dabei wird automatisch geprüft, ob noch offene Belege aus den jeweiligen Prozessschritten existieren, ist dies der Fall, wird die Aktion mit einer entsprechenden Fehlermeldung abgebrochen, der Prozess ist dann weiterhin in der Übersicht der freigegebenen Prozesse zu finden.

Kann der Prozess abgeschlossen werden, wird er ins Archiv verschoben und ist nicht mehr änderbar. Alle archivierten Prozesse können direkt aus dem Rollencenter über die Kachel "Prozess – Archiviert“ aufgerufen werden.

Gleichzeitig werden auch alle zum Prozess gehörenden Belege archiviert, diese können dann direkt aus dem Rollencenter über die Kachel "Prozessbelege – Archiviert“ aufgerufen werden.

Prozesse aus einem Call anlegen#

Prozesse können aus Calls heraus angelegt werden, d.h. sie werden nicht alleinstehend gestartet. Dazu muss der Call als Prozess klassifiziert werden, zur Auswahl stehen dann alle Prozessvorlagen, die sich im Status "Freigegeben" befinden. Die in der Prozessvorlage definierten Schritte werden dann automatisch in den Prozess übernommen und im Call durch die BenutzerInnen bearbeitet.

Um einen Prozess aus einem Call anzulegen, öffnen Sie zunächst die gewünschte Kontaktkarte. Über den Menüpunkt "Neuer Call“ öffnet sich die Call-Klassifizierung, in der Sie die Checkbox "Prozess“ aktivieren und die Auswahl mit "OK“ bestätigen.

Darauffolgend öffnet sich die Prozessvorlagen Übersicht über der Sie die gewünschte Prozessvorlage, die für den Call verwendet werden soll, auswählen können.

Der entsprechende Prozess wird automatisch geöffnet, die Kontaktdaten des ausgewählten Kontakts werden übernommen. Um den Prozess durchlaufen zu können, muss er zuerst freigegeben werden. Anschließend kann der Prozess wie gewohnt durchlaufen werden.