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Projektcontrolling#

Allgemein#

Das Projektcontrolling basiert grundsätzlich auf budgetierten und tatsächlichen Werten. Die Realisierung sollte letztendlich den geplanten Werten entsprechen. Um das Projekt ordentlich und zeitnah betreuen zu können, ist eine umfassende Auswertung der Planwerte und der tatsächlich angefallenen Istwerte, bezogen auf die hinterlegten Zeiträume, immens wichtig.

Microsoft Dynamics Business Central™ bietet diese Auswertung an. Über die Projektposten werden die Ist-Werte dargestellt, die aus der täglichen Arbeit dem Projekt belastet werden. Dies sind in der Regel Waren- oder Zeitbuchungen. Die Planwerte werden über den PSP und dessen Budget definiert. Gemäß einem hinterlegten Projektkontenplan werden aus den Planwerten die Projektkontoposten erzeugt. Jeder Ist-Wert (also jeder Projektposten) ist ebenfalls einem bestimmten Projektkonto zugeordnet. Dadurch ist ein Soll-Ist-Vergleich bestimmter Kostenarten ermöglicht worden. Auf der Basis dieses Projektkontenplans können Auswertungsschemen gebildet werden, mit denen, kombiniert mit entsprechend generierten Spaltenlayouts, gezielt Informationen aus den Werten gebildet werden können. Die Vorgehensweise entspricht der Kontenauswertung im Finanzbuchhaltungsbereich.

Die Mitführung von Dimensionen sowohl zu jedem Projektposten als auch zu jedem Projektkontoposten bietet aber weit mehr Auswertungsmöglichkeiten als dies die Projektposten und Projektkontoposten ermöglichen. So können den Projektkontenschemen speziell für die Dimensionsauswertung konzipierte Analyseansichten zugeordnet werden. Dadurch sind Ansichten nach Dimensionskriterien möglich. Zugrunde liegen hier Projektanalyseansichtsposten und Projektanalyseansichtsbudgetposten. In den Analysen nach Dimensionen wird direkt auf diese beiden Posten zugegriffen. In einer Matrix sind mit diversen Filtermöglichkeiten entweder Budget-, Ist- oder Differenzwerte darstellbar.

In den nachfolgenden Abschnitten werden Ihnen die Möglichkeiten des Projektcontrollings dargestellt. Es wird darauf eingegangen, wie Projektergebnisse mit mehrstufiger Deckungsbeitragsrechnung im Projekt mit Hilfe des Projektkontenrahmens dargestellt werden können. Ferner wird darauf eingegangen, wie eine multidimensionale Auswertung des Projekts über Kosten- und Ergebnisträger sowie Kostenstellen in den Analyseansichten von Microsoft Dynamics Business Central™ durchgeführt werden kann. Darüber hinaus werden die sofort abrufbaren Projektinformationen dargestellt.

Datengrundlage und Aufbau#

Grundlegend für das Projektcontrolling über Microsoft Dynamics Business Central™ ist die Anlage des Projektkontenrahmens. Dieser enthält die wichtigsten Bereiche (Kostenarten und Erlösarten), die für das Unternehmen für die Auswertung von Projekten wichtig sind. Der Detaillierungsgrad der Konten ist frei wählbar. So kann ein sehr kompakter oder auch ein sehr ausschweifender Projektkontenrahmen zugrunde liegen.

Darauf aufbauend werden die Projektposten bzw. Projektkontoposten gebildet. Die Zusammenführung dieser Posten erfolgt über ein Projektkontenschema.

Projektkontenplan und Projektkontoeinrichtung#

Alle Projektbuchungen können, ähnlich wie die Sachposten in der Finanzbuchhaltung, über die Projektkonteneinrichtung auf Projektkonten gebucht werden. Dies ermöglicht Auswertungsmöglichkeiten in ungeahntem Ausmaß.

Das Projektkonto und der Projektkontenplan wurden bereits in den vorangegangenen Abschnitten angesprochen, so dass hier nur noch detailliert auf die Projektkontoeinrichtung eingegangen wird. Die Projektkontenfindung basiert auf der Kombination von Geschäftsbuchungsgruppe, Produktbuchungsgruppe, Projekttyp und Arbeitspaket. Jeder Kombination wird ein Verbrauchs- und Verkaufskonto aus dem Projektkontenplan zugewiesen.   Zur Findung des jeweiligen Projektkontos werden die Informationen wir folgt herangezogen:

Feld Bereich
Produktbuchungsgruppe Aus dem verbrauchten bzw. fakturierten Artikel, Ressource, Sachkonto. Die Produktbuchungsgruppe ist das einzige Pflichtfeld der Matrix.
Projekttyp Aus dem Projekt.
Arbeitspaketcode Aus der angesprochenen PSP-Zeile auf welche der Verbrauch bzw. Erlös gebucht bzw. budgetiert wurde.
Hauptaktivitätscode Aus der angesprochenen PSP-Zeile auf welche der Verbrauch bzw. Erlös gebucht bzw. budgetiert wurde.

Mit den oben genannten Angaben kann z.B.:

  • der Ressourcenaufwand für Projektleitung an Forschungsprojekten mit internen Ressourcen
  • der Materialaufwand für Kleinmaterial bei Montage vor Ort
  • die Reisezeiten externer MitarbeiterInnen bei Großprojekten
  • die Nachträge (=Hauptaktivität) bei Kundenprojekten ermittelt werden.

Je nach dem was später einmal ausgewertet werden soll, muss der Projektkontenplan und vor allem auch die Matrix entsprechend eingerichtet sein.

Verwendungsübersicht Projektkonten#

Einzelne Projektkonten können in dieser Projektkonteneinrichtung mehrfach Verwendung finden. Um eine Übersicht zu bekommen, ob und wie oft ein Projektkonto verwendet ist, gibt es die Verwendungsübersicht, aufrufbar im Projektkontenplan.

Neben der Verwendung in der Projektkonteneinrichtung, wird auch die Verwendung in Projektbewertungsvorlagen der erweiterten Projektbewertung angezeigt.

Umstieg auf Projektkonteneinrichtung mit Hauptaktivität#

In bisherigen project365 Versionen gab es in der Projektkonteneinrichtung noch keine Hauptaktivität. Um diese zu verwenden ist ein Umstieg auf die neuere Version der Projektkonteneinrichtung notwendig. Dazu muss in der project365 Anwendungseinrichtung das Feld „Hauptaktivität in Projektkonteneinrichtung verwenden“ gesetzt werden. Nach einer Sicherheitsabfrage werden die existierenden Einträge in die neue Projektkonteneinrichtung übertragen und aus der alten gelöscht. Ab nun gilt die neue Projektkonteneinrichtung mit der Möglichkeit Hauptaktivitäten zu verwenden.

Hinweis

Die bisherige Projektkonteneinrichtung ohne Hauptaktivität ist abgekündigt und wird in späteren Versionen nicht mehr verfügbar sein. Ein Umstieg auf die neue ist damit auf jeden Fall notwendig.

Projektposten = Istwerte#

Mit jeder Buchung, bei der ein Projekt angesprochen wird, bildet das System einen Projektposten. Projektposten bilden die Grundlage für die Projektabrechnung (Aufwandsposten) und spiegeln die Erlöse dieser Abrechnungen wider (Erlösposten). Die Projektbewertung baut sich ebenfalls auf dem Projektposten auf.

Für das Projektcontrolling liefert der Projektposten alle IST-Informationen aus dem Verbrauch und aus dem Verkauf.

Sobald eine Projektbuchung erfolgt, wird den entstehenden Projektposten über die oben angesprochene Matrix ein Projektkonto zugeteilt. So sind die Ist- Verbräuche und die Ist-Verkäufe direkt für das Projektcontrolling nutzbar.

Projektkontoposten = Budgetwerte#

Die Projektkontoposten beinhalten die Menge- und Werteinformationen der Projektplanung. Zur Bildung der Projektkontoposten wird die Planungsebene jeder einzelnen PSP-Zeile berücksichtigt. Sofern zu einer PSP-Zeile Budgetzeilen angelegt wurden und das Feld „Budgetübernahme“ in dieser PSP-Zeile mit „Ja“ gekennzeichnet ist, werden die Projektkontoposten auf Basis dieser Budgetposten gebildet. Ansonsten ist die Planungsebene die PSP-Zeile selbst und auf deren Werte wird ein Projektkontoposten erzeugt.

Die Bildung der Projektkontoposten muss manuell angestoßen werden. Über den Aufruf „Projektkontoposten aktualisieren“ über die Anwendersuche, wird die Erstellung dieser Posten durchgeführt.   Nach dem Aufruf erscheint eine Filtermaske. Wenn kein Filter eingegeben wird, werden die Projektkontoposten für alle Projekte gebildet.

Eine gezielte Aktualisierung kann auch aus einem PSP über den Menüpunkt „Projektkontoposten aktualisieren“ gestartet werden.

Bei einem erneuten Aufruf der Funktion „Projektkontoposten aktualisieren“ werden die Projektkontoposten gelöscht und komplett neu aufgebaut. Damit wird einer flexiblen Planung Rechnung getragen bei welcher sich z.B. die Dimensionen, die Preise oder auch die Planungsebene (PSP-Zeile oder Budgetzeilen) ständig ändern können.

Feld Bereich
Datum Je nach Planungsebene wird in das Feld „Datum“ das Startdatum der PSP-Zeile oder der Budgetzeile übernommen.
Projektkontonr. Das Feld „Projektkontonr.“ beinhaltet die Verbrauchskontonr. aus dem Projektkontoplan.
Verkauf Projektkontonr. Das Feld „Verkauf Projektkontonr.“ beinhaltet die Verkaufskontonr. aus dem Projektkontoplan.
Arbeitspaketcode Das Feld „Arbeitspaketcode“ übernimmt das entsprechende Arbeitspaket.
Menge Das Feld „Menge“ übernimmt die entsprechende Menge.
Einstandsbetrag Das Feld „Einstandsbetrag“ übernimmt den entsprechenden Einstandsbetrag.
Verkaufsbetrag Das Feld „Verkaufsbetrag“ übernimmt den entsprechenden Verkaufsbetrag.
Lfd. Nr. Das Feld Lfd. Nr. wird vom System bei der Bildung der Projektkontoposten automatisch gebildet.

Wie bereits erläutert, spielt die Produktbuchungsgruppe zur Findung des Projektkontos die entscheidende Rolle. Wird auf Basis der Budgetzeilen das Konto ermittelt, wird die Produktbuchungsgruppe der dort geplanten Ressource bzw. Artikel verwendet.

Wenn auf Basis der PSP-Zeile geplant wird, wird die Produktbuchungsgruppe aus der Abrechnungsart und –nummer des jeweiligen Arbeitspaketes verwendet. In der Regel ist dies eine Abrechnungsressource. Die Vorgehensweise für die Bildung der Projektkontoposten bedeutet, dass permanent dieser Aufruf erfolgen muss. Z. B. ist darauf zu achten, dass bei Änderungen von Planungs- und Budgetdaten der Aufruf gestartet werden muss.

Besitzt ein Projekt mehr als nur ein PSP, so werden für PSP Projektkontoposten gebildet. Jedoch wird nur die gerade aktive Version im Projektcontrolling berücksichtigt.

Es empfiehlt sich die Aktualisierung über die Aufgabenwarteschlange regelmäßig automatisch erfolgen zu lassen.  

Projektkontenposten für Erlöse#

Die Planung von Erlösen im Projektbudget ist zeitlich nicht identisch mit den Aufwänden zu planen. Denn der Zeitpunkt des Aufwandes ist nicht auch der Zeitpunkt des Erlöses. In der Regel wird aus einem Aufwand nicht direkt ein Erlös generiert, sondern erst in einer nachfolgenden Abrechnungsperiode.

Um beim Projektcontrolling aber zu vernünftigen Planzahlen der Mittelzuflüsse zu gelangen, ist es möglich, mit Parametern auf der Projektkarte steuernd einzugreifen. Dazu gibt es auf der Projektkarte das Feld „Erlös-Projektkontoposten“ mit den folgenden Optionen:

Projektbudget#

Bei dieser Option verhält sich die Ermittlung der Projektkontoposten wie bereits für das Aufwandsbudget beschrieben, es gelten die gleichen Richtlinien wie für die Aufwände. Jedoch kann mit den zusätzlichen Einrichtungen „Basisdatum Erlös-Projektkontoposten aus“ und „Datumsformel Erlös- Projektkontoposten“ steuernd eingegriffen werden.

Wird das Basisdatum auf Planungsdatum gestellt, so wird angenommen, dass das Verbrauchsdatum des Projektbudgets auch das Erlösdatum ist. Eine Datumsformel greift hier nicht.

Wird das Basisdatum auf Datumsformel gestellt, so wird anhand der definierten Datumsformel ein Erlösdatum aus dem Budgetdatum errechnet.

Beispiel:
In der Budgetzeile ist das Datum 15.05.21 eingetragen, die Anwendung ermittelt für den Erlösprojektkontoposten den 15.06.21.

Anzahlungsplan / Zahlungsplan#

Beide Optionen verhalten sich gleich. Der Unterschied liegt nur in der Datenquelle. Während der Zahlungsplan ein allgemein gültiger Zahlungsplan für Projekte darstellt, handelt es sich beim Anzahlungsplan um einen Bestandteil des Modules Anzahlungsbuchhaltung.

Wird eine der beiden Optionen im Feld „Erlös-Projektkontoposten aus“ ausgewählt, ist es nicht mehr möglich ein Basisdatum oder eine Datumsformel einzutragen.

Ab diesem Zeitpunkt wird nicht mehr auf das Projektbudget zurückgegriffen, sondern die Erlöse aus dem jeweiligen Zahlungsplan ermittelt. Dort sind die geplanten Rechnungsdaten wie Buchungsdatum und Betrag hinterlegt.

Die Ermittlung des Erlös-Projektkontos erfolgt analog zur Ermittlung der Aufwandsprojektkonten, wenn die Projektkontoposten auf Basis der PSP-Zeile errichtet werden. Es wird das Ziel-Arbeitspaket und dessen Abrechnungsart, Abrechnungsnummer (in der Regel eine Abrechnungsressource) herangezogen.

Damit der gesamte Mittelzufluss in das Projektcontrolling einfließt, muss die Schlussrechnung mit in den Zahlungsplan aufgenommen werden. Damit aber wiederum nicht zu viel eingeplant wird, darf die Schlussrechnung nur den Rest nach Abzug der Teilrechnungen aufweisen. Die Summe aller Teilrechnungen + Schlussrechnungen muss den Gesamterlös ergeben.

Im Abrechnungsvorschlag wird bei der Schlussrechnung der Gesamtaufwand in Rechnung gestellt und die Teilrechnungen als Gutschrift in Abzug gebracht.

Der Zahlungsplan kann auch rein für Planungszwecke verwendet und aus der Abrechnung herausgenommen werden. Dazu in den Zahlungsplanzeilen das Feld „In Abrechnungsvorschlag übertragen“ deaktivieren.  

Projektkontenschema#

Sobald Projektposten und Projektkontoposten gebildet sind, können Projekte ausgewertet werden. Wie und nach welchen Kriterien diese Projekte auf der Basis dieser Posten ausgewertet werden, wird in den Projektkontenschemen abgebildet. Die Denk- und Vorgehensweise dieser Projektkontenschemen entspricht vollkommen der Vorgehensweise in der Finanzbuchhaltung mit den Kontenschemen auf der dortigen Basis der Sachkonten und Sachposten.

Projektkontenschema Namen#

Über verschiedene Projektkontenschema Namen können mehrere Strukturen festgelegt werden, über die unterschiedliche Sichten auf die Projektergebnisse geworfen werden können. Z.B. sollten interne Projekte anders ausgewertet werden wie Kundenprojekte. Die Projektkontenschema Namen definieren die Struktur der Zeilen.

Für die Einrichtung der Projektkontenschemen rufen Sie die „Projektkontenschema Namen“ über die Anwendersuche auf. Über „Neu“ im Menüband können Sie ein neues Projektkontenschema mit Hilfe der u.a. Tabelle definieren.

Feld Bereich
Name Gibt den Namen des Schemata an.
Beschreibung Gibt die Beschreibung des Schemata an.
Standard Spaltenlayout Im Feld „Standard Spaltenlayout“ wird hinterlegt, nach welchen Kriterien die Auswertung in der Spaltensicht erfolgen soll. Das dort hinterlegte Spaltenlayout wird immer beim Aufruf eines Projektkontenschemas zugrunde gelegt. Die Zuweisung eines anderen Spaltenlayouts ist aber jederzeit möglich.
Analyseansicht Das Feld „Analyseansicht“ wird für den Aufbau der Analyseansichten benötigt.

Projektkontenschema#

Im Projektkontenschema selbst, wird eine Berichtsstruktur aufgebaut, in der den einzelnen Zeilen die entsprechenden Projektkonten zugeordnet werden. Es können auch Summenzeilen oder Formeln eingegeben werden.

Um das Projektkontenschema zu definieren, wählen Sie das gewünschte „Projektkontenschema Namen“ aus und rufen über das Menüband, den Menüpunkt „Kontenschema bearbeiten“ auf.

Nachfolgend werden Ihnen die wichtigsten Felder näher erläutert:

Feld Bereich
Rubrikennr. Im Feld „Rubrikennr.“ ist eine sinnlogische Zeilennummerierung zu hinterlegen.
Beschreibung In der Beschreibung ist einzugeben, welchen Bereich Sie in dieser Zeile anzeigen möchten.
Zusammenzählungsart Im Feld „Zusammenzählungsart“ ist anzugeben, ob eine Kontensumme, eine Summensumme oder eine Formel hinterlegt werden soll.

Bei der Angabe der Kontensumme werden die Werte von einem oder mehreren Konten angezeigt.
Wird die Auswahl Summensumme aktiviert, können Summenzeilen aus dem Projektkontenplan berücksichtigt werden.

Wird die Art Formel ausgewählt, kann innerhalb des Projektkontenschemas eine Formel definiert werden.
Zusammenzählung Im Feld „Zusammenzählung“ können, der vorher festgelegten Art entsprechend, Projektkonten, Summenzeilen oder Berechnungsformeln angegeben werden.
Zeilenart In dem Feld „Zeilenart“ kann definiert werden, ob der Einstands- oder Verkaufsbetrag ausgegeben werden soll.
Umgekehrtes Vorzeichen Das Feld „Umgekehrtes Vorzeichen“ bietet die Möglichkeit den Andruck von Vorzeichen zu steuern.
Anzeigen Im Feld „Anzeigen“ kann gesteuert werden, ob die Zeile bei einem Ausdruck angezeigt wird oder nicht. Weiter Optionen in diesem Feld sind, Wenn eine Spalte nicht 0 ist, Bei positivem Saldo sowie bei negativem Saldo. Je nach Wert wird die Zeile angezeigt oder nicht.
Fett / Kursiv / Unterstrichen Mit Hilfe von den Haken kann pro Zeile angegeben werden, ob die Zeile Fett, Kursiv oder Unterstrichen angedruckt werden soll.
Aufrufe über das Menüband#

Über den Menüpunkt „Zugehörig“ > „Übersicht…“ ist die Matrix aufzurufen. Diese zeigt die Werte an, die sich aus den definierten Zielen des Kontenschemas und den Spalten des Spaltenlayouts ergeben.

Über den Menüpunkt „Aktionen“ > „Funktionen“ > „Konten einfügen…“ lassen sich weitere Konten direkt als Zeile in das Kontenschema einfügen. Eine Weiterbearbeitung dieser Zeile ist dann sofort möglich. Weiterhin können über die Funktion „Spaltenlayouteinrichtung bearbeiten…“ Spaltenlayouts eingerichtet werden.

Über den Menüpunkt „Bericht“ > „Drucken…“ wird ein Eingabefenster geöffnet, über das definiert werden kann, welche Filterwerte für den Ausdruck gesetzt werden sollen. Was in der Matrix per direkte Eingabe im System erfolgt, muss hier vorab angegeben werden. Es ist zuerst das Projektkontenschema auszuwählen. Im Bereich Optionen ist das Spaltenlayout anzugeben. Zudem muss hinterlegt werden, welche Fehler angezeigt werden sollen.

Spaltenlayout einrichten#

Beim Aufruf der Funktion „Spaltenlayouteinrichtung bearbeiten…“ wird die Projekt Spaltenlayout Karte geöffnet.

Feld Bereich
Spaltennr. In der „Spaltennr.“ ist eine Kennzeichnung der Zeile anzugeben.
Spaltenüberschrift In dem Feld „Spaltenüberschrift“ ist die Benennung der Spalte zu hinterlegen, wie sie beim Andruck erscheinen soll.
Spaltenart In der „Spaltenart“ kann angegeben werden, was in der Spalte vorgenommen wird:

Formel
es werden Berechnungen zwischen den Spalten durchgeführt.

Bewegung
es werden reine Bewegungsdaten angezeigt.
- Saldo bis Datum: Es werden alle Daten aufsummiert bis zum angegebenen Datum angezeigt.

Saldovortrag
es wird der Saldovortrag für diese Konten, die dieser Zeile zugeordnet sind, angezeigt.

Jahr bis Datum
es werden alle Werte angezeigt, die in dem laufenden Jahr bis zum angegebenen Datum entstanden sind.

Rest des Geschäftsjahres
es werden alle Werte angezeigt, die ab einem angegebenen Datum vorliegen.

Gesamtes Geschäftsjahr
Anzeige aller Werte des gewünschten Geschäftsjahres.
Art des Postens Im Feld „Art des Postens“ muss angegeben werden, ob Projektposten, Projektkontoposten oder eines der beiden Obligos angezeigt werden sollen.
Betragsart Im Feld „Betragsart“ wird angegeben, ob es sich bei der Angabe um einen Betrag oder um eine Menge handelt.
Formel Im Feld „Formel“ kann die Formel eingegeben werden, wenn es sich bei der Spaltenart um die Auswahl Formel handelt.
Umgekehrtes Vorzeichen anz. Im Feld „Umgekehrtes Vorzeichen anz.“ kann über einen Haken gesteuert werden, ob Sollbeträge mit einem negativen Vorzeichen und Habenbeträge ohne Vorzeichen ausgegeben werden sollen.
Vergleichsdatumsformel Im Feld „Vergleichsdatumsformel“ kann hinterlegt werden, welche Vergleichsperiode angezeigt werden soll. Die Eingabe erfolgt in Relation zu der im Datumsfilter in den Berichtsanforderungen angegebenen Zeitperiode. Angaben können mit den bekannten Zeitangaben erfolgen (T, TW, W, M, Q, J).
Vergleichsperiodendatumsformel Im Feld „Vergleichsperiodendatumsformel“ kann ein Vergleich von Perioden angegeben werden. Es sind dabei nicht die bekannten Zeiteinheiten möglich. Zugrunde liegen die Buchungsperioden (Bsp.: -1P derselbe Bereich, nur eine Buchungsperiode vorher)
Anzeigen Über das Feld „Anzeigen“ kann definiert werden, ob die Spalte immer, nie, wenn positiv oder wenn negativ angezeigt wird.
Rundungsfaktor Im Feld „Rundungsfaktor“ kann angegeben werden, ob und wenn ja wie gerundet werden soll. So können große Werte übersichtlich dargestellt werden.
Projektkontenschema Matrix#

Wie bereits angedeutet, wird über das Menüband über den Menüpunkt „Zugehörig“ > „Übersicht…“ die Projektkontenschema Matrix aufgerufen. In dieser Ansicht werden die Zeilen des Kontenschemas mit den Spalten des Spaltenlayouts übereinandergelegt. Gemäß den eingegebenen Filtern werden die Werte angezeigt.

In den Kopffeldern werden die Namen des Kontenschemas und des Spaltenlayouts angezeigt. Weiterhin werden die Datenfilter zur Verfügung gestellt. In allen diesen Vorgaben können die Inhalte, je nach Auswertungswunsch, geändert werden.

Über den Menüpunkt „Aktionen“ > „Excel“ kann die gesamte Matrix nach Excel exportiert werden. Es wird eine neue Arbeitsmappe erstellt, die weiterbearbeitet werden kann.

Über die Datumsleiste links unten kann der Betrachtungszeitraum hinterlegt werden. Zudem bilden die beiden Vor- und Zurück-Icons die Möglichkeit, schnell von einem Auswahlzeitraum in den davor oder dahinterliegenden Zeitraum zu wechseln.

Durch Klicken in die einzelnen Felder kann über einen Lookup auf die im Kontenplan hinterlegten Konten abgetaucht werden. Über den Aufruf der Posten werden die Projektposten angezeigt, die den Wert in der Matrix ergeben.  

Auswertungen auf Basis der Dimensionen#

Neben der Auswertung der Projektdaten über die Projektposten und den Projektbudgetposten können die Daten über die mitgebuchten Dimensionen aus der Postendimensionstabelle ausgewertet werden. Neben den globalen Dimensionen, welche direkt auf dem Projektposten mit gebucht werden, können somit weitere Dimensionen in die Betrachtung mit einbezogen werden. Durch die Verwendung von bei verdichteten Auswertungsposten, welche die Dimensionswerte direkt auf dem Posten haben ist eine einfache Filterung möglich.

Hierzu sind zwei Auswertungsposten vorhanden:

  • Die Projektanalyseansichtsposten werden aus den Projektposten gebildet und bilden somit die Istwerte ab.
  • Die Projektanalyseansichtsbudgetposten werden aus den Projektbudgetposten gebildet und spiegeln somit die Budgetwerte.

Um Auswertungen mit Hilfe dieser Informationen durchführen zu können, sind einige Vorarbeiten notwendig.

Projektanalyseansichten#

Über die Analyseansichten werden Sichtweisen definiert, nach denen die Projektdaten ausgewertet werden. Grundlage für diese Auswertungen sind die Projektanalyseansichtsposten und die Projektanalyseansichtsbudgetposten.

Über die Projektanalyseansichtskarte können diese Auswertungsposten definiert werden. Pro Analyseansichtskarte sind vier Dimensionen möglich.

Über den Aufruf „Projektanalyseansichtenübersicht“ über die Anwendersuche wird die Übersicht der Projektanalyseansichtskarten geöffnet.

Es werden alle Projektanalysenansichten angezeigt, mit dem Hinweis, ob Budgetwerte mit gebildet werden sollen. Zudem ist das letzte Aktualisierungsdatum hinterlegt und die vier möglichen Dimensionen.

Aus der Übersicht können die Projektanalysekarten ausgewählt und zur Bearbeitung geöffnet werden.

Inforegister Allgemein#

Feld Beschreibung
Code Ein eindeutiges Kennzeichen für die Projektanalyseansicht. Der Code kann den Zweck der Analyseansicht wiedergeben.
Name Angabe des Namens der Projektanalyseansicht.
Projektkontofilter Angabe der ausgewählten Konten, die bei der Projektanalyse berücksichtigt werden sollen. Wird kein Filter eingetragen, werden alle Projektkonten einbezogen.
Projekt Filter Legt fest, welche Projekte in der Analyseansicht angezeigt werden.
Datumskomprimierung In diesem Feld können Sie die Periodenlänge bestimmen, deren Posten zusammengeführt werden sollen. Durch Verwendung der Datumskomprimierung legen Sie den Detailgrad der Projektanalyseansicht fest.

Wenn Sie beispielsweise in einer Projektanalyseansicht Projektposten auf monatlicher Basis untersuchen wollen, können Sie die Datumskomprimierung verwenden, um alle Posten in einem gegebenen Monat summieren zu lassen und einen Posten für den gesamten Monat zu erzeugen. Die Anwendung weist das Datum des ersten gebuchten Postens der gesamten Periode zu. Es wird so komprimiert, dass keine Informationen zur Projektanalyse verloren gehen. Die zusammengefassten Posten müssen z.B. die gleichen Werte in den in die Auswertung einfließenden Dimensionen besitzen.
Startdatum Durch die Eingabe eines Startdatums können Sie festlegen, von welchem Datum an Projektposten in der Projektanalyseansicht berücksichtigt werden sollen. Alle Projektposten, die an oder nach diesem Datum gebucht wurden, werden auf die Ebene komprimiert, die Sie im Feld Datumskomprimierung ausgewählt haben und in der Projektanalyseansicht angezeigt. Alle Projektposten, die vor diesem Datum gebucht wurden, werden zu einem Posten komprimiert und mit dem Datum unmittelbar vor dem Startdatum versehen.
Aktualisiert am Gibt an, wann die Projektanalyseansichtskarte zum letzten Mal aktualisiert wurde.
Letzte Lfd. Nr. In diesem Feld steht die Nr. des letzten Projektpostens, der vor der Aktualisierung der Projektanalyseansicht gebucht wurde. Wenn seit der letzten Aktualisierung Projektposten gebucht wurden, sind diese in der Projektanalyseansicht nicht enthalten.
Letzte Budget Lfd. Nr. Dieses Feld enthält die Nummer des letzten Projektbudgetpostens, der vor der Aktualisierung der Projektanalyseansicht eingegeben wurde. Wenn seit der letzten Aktualisierung Projektbudgetposten eingegeben wurden, sind diese aktuell nicht enthalten.
Mit Budgets Wenn der Schalter aktiv ist, werden die Projektbudgetposten mit aktualisiert; es werden die Projektanalyseansichtsbudgetposten gebildet.
Gesperrt Wenn der Schalter aktiv ist, wird diese Projektanalyseansichtskarte nicht mehr ausgeführt.

Inforegister Dimensionen#

Auf dem Inforegister „Dimensionen“ werden die vier möglichen Dimensionen ausgewählt, die mit dieser Projektanalyseansichtskarte untersucht werden sollen.

Aufrufe über das Menüband#

Über das Menüband > „Zugehörig“ > „Analyseansicht“ > „Filter“ können ausgewählte Dimensionen Dimensionswerte als Filter hinterlegt werden, damit nur gewisse, ausgewählte Werte in der Analyseansichtskarte kumuliert werden.

Über den Menüpunkt „Aktualisieren“ im Menüband, durchläuft die Projektanalyseansicht alle potenziellen Projekt- und Projektkontoposten, die gemäß der Filterlegung angesteuert werden, und erzeugt die Projektanalyseansichts- und –budgetposten.

Sobald auf einer Analyseansichtskarte irgendwelche Änderungen vorgenommen werden, welche die angelegten Posten betrifft, werden die bestehenden Posten alle gelöscht. D.h. wenn die Datumskomprimierung oder ein Dimensionsfilter abgeändert werden, werden bei der nächsten Aktualisierung alle Projektanalyseansichts- und Projektanalyseansichtsbudgetposten neu gebildet. Dies ist notwendig, da grundlegende Postenbildungskriterien geändert wurden.

Gebildete Posten#

Durch die Aktualisierung der Projektanalyseansicht werden die Auswertungsposten (Projektanalyseansichtsposten und Projektanalyseansichtsbudgetposten) gebildet. Dieses sind komprimierte Posten auf Basis der Projektposten bzw. der Projektbudgetposten, welche die auszuwertenden vier Dimensionen direkt auf dem Posten haben.

Die Projektanalyseansichtsbudgetposten enthalten die Werte für die Analyseansicht, den Budgetnamen und das Projektkonto. Dann folgen die vier Dimensionen sowie das Buchungsdatum, die Menge und der Betrag. Es wurden die wichtigsten Daten der Projektkontoposten mit den dazugehörigen Belegdimensionen verbunden.

Ebenso verhält es sich mit den Projektanalyseansichtsposten. Hier wurden die Daten aus den Projektposten mit den Postendimensionen zusammengeführt.

In den FlowFields Menge und Betrag kann mit Lookup auf die dahinterliegenden Projektposten bzw. Projektbudgetposten verzweigt werden. So ist der Bezug zu den ursprünglichen Posten jederzeit gegeben.

Projektkontenschema auf Analyseansichtsposten#

Die Ansicht der Daten nach Dimensionen erfolgt identisch wie bei der Ansicht nach Projektposten und Projektkontoposten. In der Page Projektkontenschema Name gibt es eine Spalte „Analyseansichtsname“. Sofern neben dem Spaltenlayout eine Analyseansicht eingefügt ist, wird die Matrix von Projektkontenschema und Spaltenlayout automatisch mit den Analyseansichtsposten gefüllt.

Wenn in einem solchen Fall, das Projektkontenschema über den Menüpunkt „Übersicht...“ geöffnet wird, erscheinen die vordefinierten Zeilen des Projektkontenschemas und die Spalten des Projekt Spaltenlayouts kombiniert.

Beim Klicken in die Werte über den Lookup in die dahinterliegenden Posten, ist klar zu erkennen, dass die Datengrundlage die Analyseansichtsposten sind. Zuerst zeigt das System den auf das in der Spalte verwendete Konto abgegrenzte Projektkontenplan an.

Bei einem Weiterklicken über das Feld „Menge“ oder „Einstandsbetrag“ werden die Projektanalyseansichtposten dargelegt. Dort sind die in der Projektanalyseansichtskarte hinterlegten Dimensionen zu erkennen.

Unterschied zu den originären Kontenschemenmatrixen#

Auf den ersten Blick bildet dieser Aufruf nichts Neues ab. Jedoch besteht über Flowfilter, auf die in der Analyseansicht angegebenen Dimensionen Filter zu setzen.

Das sind genau jene vier Dimensionen welche in der verbundenen Analyseansicht als Auswertungsdimensionen definiert wurden und welche wir in den Analyseansichtsposten wiederfinden. Diese Filter können bereits fix im Projektkontenschema hinterlegt werden. Dafür müssen die vier Spalten eingeblendet werden, die durch die Dimensionen abgebildet werden:

Somit können die Filterangaben für die Dimensionsfelder nicht nur manuell über die Maske angegeben werden, sondern über eine fixe Filterung im Kontenschema. Das hat den Vorteil, dass Auswertungen immer gleich gestaltet sind und über die Dauer auch vergleichbar bleiben.

Projektanalyse nach Dimensionen#

Die Projektanalyse nach Dimensionen baut ebenfalls auf den Projektanalyseansichts- und budgetposten auf. Hierzu rufen Sie sich über die Anwendersuche die „Projektanalyseansichtenübersichten“ auf. Hierüber erhalten Sie zunächst eine Übersicht der bereits definierten Projektanalyseansichten.

Über „Analyse nach Dimensionen“ wird die Definition- und Filteransicht dargestellt.

Datumsfilter, Projektkontofilter, Projektfilter, Budgetfilter und Zuständigkeitseinheitenfilter sind immer als Auswahl hinterlegt.

Die anderen vier Dimensionen werden über die ausgewählte Projektanalyse definiert. Jede dieser 4 Dimensionen kann als Zeilenansicht oder als Spaltenansicht gesetzt werden. Es ist keine fixe Vorgabe wie bei einem Kontenschema notwendig. Bei der Festlegung der Projektkonten greift das System die hinterlegten Konten der Projektanalyseansichtskarte ab. Dort können die zu betrachtenden Projektkonten gefiltert werden.

Nachfolgend werden Ihnen die weiteren auf dieser Karte aufgeführten Felder näher erläutert:  

Inforegister Filter#

Feld Beschreibung
Datumsfilter Im Feld „Datumsfilter“ kann der Betrachtungszeitraum nach dem gebuchten Datum eingeschränkt werden.
Projektkontofilter Im Feld „Projektkontofilter“ können die Konten, die von der Projektanalyseansichtskarte geliefert werden, noch weiter eingeschränkt werden.
Budgetfilter Im Feld „Budgetfilter“ kann angegeben werden, wenn ein bestimmtes Budget berücksichtigt werden soll. Die Anzeige der Budgetwerte wird über das Register Optionen gesteuert.

Inforegister Optionen#

Feld Beschreibung
Anzeigen Im Feld „Anzeigen“ können folgende Angaben gemacht werden:

• Tatsächliche Beträge: es werden die tatsächlich gebuchten Ist-Beträge angezeigt.
• Budgetierte Beträge es werden die Budgetwerte angezeigt, die dem im Register Filter hinterlegten Budget zugewiesen wurden.
• Abweichung: es werden die Abweichungsbeträge angegeben vom Ist zum hinterlegten Budget in absoluten Werten angegeben.
• Abweichung %: es werden die Abweichungsbeträge vom Ist zum hinterlegten Budget in Prozentwerten angegeben.
• Index %: Das Matrixfenster zeigt die Abweichung zwischen tatsächlichen und budgetierten Beträgen als Index an. Ein Indexprozentsatz von 100 bedeutet, dass die tatsächlichen Beträge den budgetierten Beträgen entsprechen. Ein Indexprozentsatz von mehr als 100 bedeutet, dass die tatsächlichen Beträge größer sind als die budgetierten Beträge. Ein Indexprozentsatz von unter 100 bedeutet, dass die tatsächlichen Beträge geringer sind als die budgetierten Beträge
Betragsfeld anzeigen Im Feld „Betragsfeld“ anzeigen stehen Ihnen diese beiden Möglichkeiten zur Verfügung:

Menge
es werden die Werte als reine Menge angezeigt. (Bei Verbrauchsposten handelt sich dabei um die reinen, gebuchten Ist-Mengen.
Evtl. Abänderungen der Abrechnungsmengen werden nicht berücksichtigt.)

Betrag
Es werden die Beträge der jeweiligen Posten angezeigt.
Rundungsfaktor Im Feld Rundungsfaktor kann zwischen folgenden Optionen gewählt werden:

Kein
Die Werte werden wie sie ursprünglich entstanden sind, dargestellt, inkl. der Nachkommastellen.

1
Die Werte werden ohne Nachkommastellen dargestellt.

1000
Die Werte werden in Tausender-Einheiten dargestellt.

1000000
Die Werte werden in Millionen-Einheiten dargestellt.

Diese Rundungsmöglichkeiten sind bei großen Wertangaben von Vorteil. Wenn mehrere Spalten im Überblick betrachtet werden wollen, können große Werte reduziert angedruckt werden.
Spaltennamen anzeigen Im Feld „Spaltennamen anzeigen“ kann angegeben werden, ob die Beschreibung der einzelnen Spalten angedruckt werden soll. Bei Projektkonten kann so z.B. zwischen der Kontonummer und der Kontobeschreibung gewechselt werden.
umgekehrtes Vorzeichen Im Feld „Spaltennamen anzeigen“ kann angegeben werden, ob die Beschreibung der einzelnen Spalten angedruckt werden soll. Bei Projektkonten kann so z.B. zwischen der Kontonummer und der Kontobeschreibung gewechselt werden.

Aufrufe über das Menüband#

Über den Menüpunkt „Zugehörig“ > „Aktionen“ > „Zeilen- und Spaltenansicht vertauschen“ besteht die Möglichkeit, die Zeilen und Spaltenansicht miteinander zu vertauschen.

Mit dem Aufruf „Matrix anzeigen“ gelangen Sie in die Matrixansicht.

Dort gibt es die Möglichkeit, die Ansicht nach Excel zu exportieren. Die Übergabe erfolgt in eine Excel-Tabelle, mit der die Daten weiterbearbeitet werden können.

Unterschiede zw. Projektkalkulationsschema auf Basis einer Analyseansicht und „Projektanalyse nach Dimensionen“#

Grundsätzlich gilt, dass für beide Auswertungsmöglichkeiten, die über eine Projektanalyseansichtskarte erstellen Projektanalyseansichts- und Projektanalyeansichtbudgetposten zugrunde liegen.

Die Auswertung erfolgt bei dem Projektkalkulationsschema mit fix definierten Zeilen und Spalten, die durch das Kontenschema und das Spaltenlayout eingerichtet werden. Hier besteht die Möglichkeit über Filtern der bis zu vier definierten Dimensionen die Daten weiter zu strukturieren.

Bei der Projektanalyse nach Dimensionen ist die Strukturansicht frei definierbar. In den Zeilen wie in den Spalten kann zwischen den grundsätzlich bereitgestellten Dimensionen (Projektkonto, Periode) und den in der Projektanalyseansichtskarte definierten Dimensionen ausgewählt werden. Die Spalten können mit den Zeilen getauscht werden. Eine Definition von Zeilen- und Spaltenansicht ist nicht notwendig. Nachteil: Es kann nur Budget oder Ist oder Differenz angezeigt werden. Ein Soll-Ist-Vergleich z.B. mit allen drei Werten gleichzeitig ist hier nicht möglich.

Projekt Statistik#

Um wichtige Projektinformationen abrufen zu können, gibt es sowohl zu den Projekten als auch Hauptprojekten die Möglichkeit, Projektstatistiken aufzurufen. Hierbei können die budgetierten und realisierten Werte für Projekte angezeigt und Abweichungen dargestellt werden.

Projekt Statistik anzeigen#

Wenn Sie sich schnell Informationen zu einem Projekt ansehen wollen, haben Sie zwei Möglichkeiten, diese Informationen abzurufen:

Statistik#

Rufen Sie in einer Projektkarte über „Zugehörig“ > „Projekt“ > „Statistik“ die Projektstatistik auf. Sie können in dieser die budgetierten und realisierten Werte des Projektes ansehen.

Inforegister Budgetiert#

Auf dem Inforegister „Budgetiert“ können Sie die budgetierten Werte sowohl auf PSP-Zeilen- als auch auf Budgetzeilenebene (Feinplanung) ansehen.

Inforegister Realisiert#

Auf dem Inforegister „Realisiert“ können Sie die bereits realisierten Werte ansehen.

Nachfolgend werden Ihnen die Werte näher erläutert:  

Feld Beschreibung
Budget Gibt das Gesamtbudget in Einstandsbeträgen auf Basis der PSP-Zeilen an.
Earned Value Ermittelt auf Basis des Budgets in Relation zum Fertigstellungsgrad %.
Verbrauch Tatsächlicher aktueller Verbrauchswert in Einstandspreisen.
Kostenabweichung Fertigstellungswert – Verbrauch. Zeigt an, um wie viel das Projekt auf Grund seines Fertigstellungsgrades vom Budget abweicht.
Kostenabweichung % Fertigstellungswert – Verbrauch. Zeigt prozentual an, um wie viel das Projekt auf Grund seines Fertigstellungsgrades vom Budget abweicht.
Fertigstellungsgrad %< Gewichteter Wert (nach Budgetwert) aus den Einzelwerten der PSP-Zeilen, welche von dem/der ProjektleiterIn dort eingepflegt wurden.
Gesch.Gesamtkost. Errechneter Wert auf Basis des Verbrauches in Relation zum Fertigstellungsgrad %. Zeigt an, auf welche Gesamtkosten das Projekt insgesamt kommen wird, wenn es so gut oder schlecht weitergeht wie bisher.
Verbrauchsfortschritt % Vom System errechneter Prozentsatz, der anzeigt, wie viel des Gesamtbudget schon verbraucht wurde.
Kosteneffizienz Zeigt das Verhältnis Fertigstellungswert zu Verbrauch an. Ein Wert unter 1 schlecht ein schlechtes Ergebnis an.
Inforegister Soll-Ist-Vergleich#

Auf dem Inforegister „Soll-Ist-Vergleich“ werden die Verbrauchswerte den geplanten Zahlen gegenübergestellt.

Inforegister Budget mit Bewertungszahlen#

Das Inforegister „Budget mit Bewertungszahlen“ gehört zu den Modulen erweiterte Projektbewertung bzw. Anzahlungsbuchhaltung und wird an dieser Stelle nicht behandelt.

Projekt Cockpit#

Sowohl in der Projektübersicht als auch in der Projektkarte gibt es Elemente für ein Projektcockpit. Zum Teil müssen diese erst über „Personalisieren“ eingeblendet werden.

Auf dem Projektcockpit in der Projektübersicht, werden Ihnen die gleichen Elemente wir auf der Projektkarte dargestellt. Lediglich die Projektampeln sind auf der Projektkarte nicht platziert.

Das Projektcockpit ist in zwei Bereiche gegliedert, die Projektampeln befinden sich direkt in der Liste als Spalten, der zweite Bereich ist in Infoboxen untergebracht.

Projekt Ampeln#

Es sind zwei Ampeln realisiert worden: Eine Budget- und eine Deckungsbeitragsampel. Neben den Zahlen (aktueller Budgetverbrauch in % sowie aktueller DB%) werden diese Werte per Symbol grafisch aufbereitet.

Dazu werden in der Projekteinrichtung global Schwellenwerte definiert ab wann eine Ampel von Grün auf Gelb bzw. auf Rot schalten soll. Die verwendeten Symbole können in der Firmeneinrichtung als JPG eingelesen werden.  

Infoboxen#

Durch die Verwendung von verschiedenen Info-Boxen können die unterschiedlichen Informationen zum einen übersichtlicher dargestellt werden und zum anderen kann jede/r AnwenderIn sich seine Info-Boxen so einblenden und anordnen wie es für seine Arbeit ideal ist, auch dies verhilft zu mehr Übersichtlichkeit. Diese Info-Boxen stehen auch auf der Projektkarte zur Verfügung. Die Info-Boxen im Einzelnen:

Budget/Verbrauch inkl. Obligo#

In der ersten Zeile nach der Überschrift wird das Projektbudget in Mandantenwährung angezeigt. Durch einen Klick auf diesen Wert kann in den aktuellen PSP verzweigt werden. Darunter zeigt eine Grafik (Balken) das Verhältnis zwischen diesem Budget und dem Projektverbrauch (realisierter Verbrauch + Obligos).

Projekt Soll-Ist-Vergleich#

Die oben genannte Grafik wird hier noch mal rein als Zahlenwerk dargestellt. Bis auf Lagerobligo und Restbudget (werden über Funktion ermittelt) können alle Werte auch über einen Mausklick aufgelöst werden.

Projektbelege#

Aufgeteilt nach Verkauf, Einkauf und Projektbelege wird in dieser Auflistung die Anzahl der zum Projekt referenzierten Belege aufgeführt. Mit einem Klick auf die Zahl kann in die zugehörige Belegübersicht gewechselt werden.

Projekt Fakturaplan#

Diese Infobox gibt einen Blick auf die nächste zu stellende Rechnung laut Fakturaplan des Projektes (nicht Anzahlungsplan! Anzahlungsbuchhaltung ist ein Freischaltmodul, dieser Plan müsste in einer eigenen Infobox angezeigt werden). Neben dem geplanten Abrechnungsdatum wird auch der geplante Betrag angezeigt.

Faktura Übersicht Grafik#

In der Projektfaktura Grafik wird der aktuelle Stand der Faktura grafisch dargestellt. In einem Balkendiagramm wird links des budgetierten VK-Betrags laut Projektstrukturplan in Mandantenwährung angezeigt. In der mittleren Säule ist die Summe aus bereits fakturiertem Betrag und noch offenen Projektposten (nach Aufwand) dargestellt. Bei Projekten, welche nach Aufwand abgerechnet werden, ist dies die relevante Größe. In der rechten Säule wird angezeigt was nach Zahlungsplan noch offen ist. Da ein Zahlungsplan sowohl bei Festpreis als auch bei „nach Aufwandsprojekten“ verwendet werden kann, ist diese Größe für beide Abrechnungsarten interessant.