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Grundeinrichtung#

Der nachfolgende Abschnitt erläutert Ihnen die allgemeinen Zusatzeinrichtungen in KUMAVISION healthcare365 für den Bereich Überblick der Aufgaben zum Einrichten von Business Central.

KUMAVISION healthcare365 Rollencenter#

Um AnwenderInnen im Tagesgeschäft zu unterstützen, stehen eine Reihe von speziellen Oberflächen (Rollencenter) zur Verfügung, die zu den verschiedenen Rollen in der Organisationsstruktur passen. Das Rollencenter als Startseite ist die zentrale Stelle für alle Informationen und Aktionen. Je nach Rolle sehen Sie dort eine Übersicht über Aufgaben und Transaktionen in Zusammenhang mit Ihrem Tätigkeitsfeld. Folgende Rollencenter werden in KUMAVISION healthcare365 zur Verfügung gestellt:

Rolle Beschreibung
healthcare ABM Rollencenter für das Modul "Arbeitsablauf- und Benachrichtigungsmanager (ABM)".
healthcare EK Rollencenter für den Bereich "Einkauf".
healthcare F1 Rollencenter für den Bereich "Finanzbuchhaltung".
healthcare F2 Rollencenter für den Bereich "Finanzbuchhaltung".
healthcare LAG Rollencenter für den Bereich "Lager".
healthcare Prescription Rollencenter für den Bereich "Rezeptabwicklung".
healthcare PROD Rollencenter für den den Bereich "Produktion".
healthcare REP Rollencenter für den Bereich "Service" (Reparatur).
healthcare RZ Rollencenter für den Bereich "Rezeptabwicklung".
healthcare TOUR Rollencenter für das Modul "Tourenplanung".
healthcare VK Rollencenter für den Bereich "Verkauf".
healthcare VT Rollencenter für den Bereich "Vertragsmanagement".

Buchungscodes#

KUMAVISION healthcare365 nutzt Buchungscodes, um unterschiedliche Eigentumsverhältnisse sowie Bewertungsverhältnisse für die auf Lager befindlichen Güter zu unterscheiden. Dabei kann es sich um Anlagengüter, Bestandsgüter (Güter des Umlaufvermögens), Konsignationsgüter (Bereitgestellte Güter durch Lieferanten) oder Fremdeigentum handeln.

Weiterhin werden Buchungscodes genutzt, um Geräte aus dem Umlaufvermögen, welche zur Anlagenaktivierung vorgesehen sind, entsprechend zu kennzeichnen, oder um Anlagengut zu deaktivieren. Somit sind Buchungscodes bei allen Lagerbewegungen (Eingänge / Ausgänge / Umlagerungen) essenziell und müssen entsprechend untereinander ausgeglichen werden.

Im Folgenden wird die Eirichtung der Buchungscodes beschrieben sowie die Handhabung der entsprechenden Buchungscodes bei den unterschiedlichen Lagerbewegungen.

Einrichtung#

Buchungscodes#

Rufen Sie sich die Seite "Buchungscodes“ über die Anwendersuche auf. Über "Neu“ erstellen Sie einen neuen Eintrag. Nachfolgend die Erläuterung der für die Einrichtung notwendigen, einzelnen Felder.

Feld Beschreibung
Code Dieses Feld ist ein Schlüsselfeld. Hier wird der eindeutige Code für den Buchungscode vergeben. Achten Sie bei der Vergabe von neuen Codes auf eine einfache Identifizierung des Eigentumsverhältnisses.
Beschreibung In diesem Feld kann eine Beschreibung des Buchungscodes eingetragen werden.
Bewertungsart In diesem Feld wird festgelegt, wie die Güter, die mit diesem Buchungscode auf das Lager gebucht wurden, zu bewerten sind.

Mögliche Optionen sind:

Bewertet:
Hierbei handelt es sich um das Umlaufvermögen des Unternehmens. Güter die eingekauft und verkauft werden. Es erfolgt eine Übertragung der Werte in die Finanzbuchhaltung. (Einfluss auf den Einstandspreis)

Gemischte Bewertung:
Hierbei handelt es sich um Konsignationsgüter, die ein Lieferant für Entnahme und Verbrauch bereitgestellt hat. Die entsprechenden Artikelposten werden erst mit dem Abgang bewertet.

Unbewertet:
Hierbei handelt es sich um Güter aus dem Anlagevermögen oder um Güter, die durch Dritte überlassen wurden (zwecks Reparatur oder Wiedereinsatz). Sie gehören nicht zum Eigentum des Unternehmens (Fremdeigentum). Es erfolgt keine Übertragung der Werte in die Finanzbuchhaltung.
AnlagenBuchungsart Kennzeichnen Sie einen Buchungscode für die Anlagenaktivierung.
Vorgabecode für Zugänge Hiermit kann ein Buchungscode als Vorgabecode für Zugangsbuchungen definiert werden. Wird dann im Rahmen einer Zugangstransaktion ein Buchungscode aus dem Prozess heraus eingetragen, so wird beim Buchen des Zugangs dieser Code verwendet.

Hinweis:
Der Vorgabecode für Zugänge muss als Bewertungsart die Option "Bewertet“ enthalten.
Lieferhierarchie Dieses Feld wird automatisch durch das System berechnet und zeigt an, ob für diesen Buchungscode eine Lieferhierarchie hinterlegt wurde. Die Lieferhierarchie kann für einen Buchungscode über die Aktion "Lieferhierarchie“ aufgerufen und bearbeitet werden.
Zugang nur über Anlagenaktivierung möglich Mit dieser Einstellung wird sichergestellt, dass der Zugang nur über die Funktion der "Anlagenaktivierung“ erfolgt.
Buchungscodewechsel verhindern Unterbindet einen Wechsel des Buchungscodes.

Lieferhierarchie#

Die Lieferhierarchie kann pro Buchungscode eingerichtet werden und enthält Informationen, wie im Rahmen eines Verkaufsauftrages der Lagerbestand für diesen Auftrag zu entnehmen ist und ob nach der Lieferung eine Wandlung des Buchungscodes erfolgen soll.

Die Lieferhierarchie steuert den Warenausgang, wirtschaftlich sinnvollste Ware wird automatisch vorgeschlagen sofern auf Lager.

Die Lieferhierarchie kann über den Aufruf "Lieferhierarchie“ im Menüband für den jeweils markierten Buchungscode aufgerufen bzw. hinterlegt werden. Nachfolgend die Erläuterung der für die Einrichtung notwendigen, einzelnen Felder.

Feld Beschreibung
Buchungscode Dieses Feld ist ein Schlüsselfeld. In diesem Feld wird der Buchungscode angezeigt, für den die Lieferhierarchie erstellt wurde.
Hierarchie Code Der Hierarchie Code ist ein Schlüsselfeld und identifiziert zusammen mit dem Feld "Buchungscode" eindeutig einen Datensatz in der Lieferhierarchie.

Hinweis:
Es sollte ein aussagekräftiger Code für einen Datensatz in der Lieferhierarchie vergeben werden, sodass anhand des Codes zu erkennen ist, um welche Transaktion es sich handelt.
Beschreibung In diesem Feld kann eine Beschreibung für die Lieferhierarchie hinterlegt werden.
Hierarchie Nr. Hier kann bei mehreren Zeilen in der Lieferhierarchie für einen Buchungscode eine Prioritätenfolge festgelegt werden. Über die hier hinterlegte Nummer wird im Warenausgangsprozess mit Kommissionierung geprüft, welche Bestände (welcher Bestandsausgleichcode) zu entnehmen sind. Dazu werden die Bestände für den Bestandsausgleichcode anhand dieser Hierarchienummer geprüft.
Lieferungsart Über dieses Feld wird gesteuert, ob der Bestand im Rahmen eines Verkaufsauftrages verkauft (Abbuchung) oder auf ein Kundenlager umgelagert wird. Daher stehen für dieses Feld die folgenden Optionen zur Verfügung:
• Verkauf
• Umlagerung
Bestand Ausgl. Code Hier muss ein Buchungscode festgelegt werden, der für den Bestandsausgleich verwendet wird. Damit wird der Buchungscode festgelegt, mit dem die Lagerentnahme für den Verkaufsauftrag erfolgt.
Neuer Buchungscode Soll nach der Entnahme des Lagerbestandes für den Verkaufsauftrag ein abweichender Buchungscode auf dem Kundenlager zugebucht werden, so wird in diesem Feld dieser neue Buchungscode hinterlegt. Dabei wird wie folgt vorgegangen:

Lieferungsart "Umlagerung“:
Der Artikel wird mit dem Bestandsausgleichcode aus dem Lager entnommen und direkt mit dem neuen Buchungscode auf das Kundenlager gebucht. Es werden dabei Umlagerungsposten gebildet.

Hinweis:
Bei der Lieferungsart "Umlagerung“ muss der neue Buchungscode in der Bewertungsart dem Bestandsausgleichcode entsprechen. Das bedeutet, dass für Code mit der Bewertungsart "Bewertet“ oder "Gemischt“ kein Neuer Code mit der Art "Unbewertet“ gesetzt werden kann. Dies ist dadurch bedingt, dass ein Eigentumswechsel nicht durch eine Umlagerungstransaktion durchgeführt werden kann.

Lieferungsart "Verkauf“:
Der Artikel wird mit dem Bestandsausgleichcode aus dem Lager verkauft (Abgangsposten mit der Art "Verkauf“). Anschließend wird auf dem Kundenlager ein Zugangsposten mit dem neuen Buchungscode zugebucht (Zugangsposten mit der Art "Zugang“).

Hinweis:
Soll im Rahmen der Transaktion kein neuer Buchungscode verwendet werden, so muss dieses Feld leer gelassen werden.

Hinweis

Die Lieferhierarchie greift nur bei der Belegart "Verkaufsauftrag“. Bei allen anderen Belegen und Prozessen findet die Lieferhierarchie keine Anwendung. An diesen Stellen wird der "reine“ Buchungscode vom System verwendet.

Verkaufsauftragsarten#

Wird im Bereich Verkauf mit Verkaufsauftragsarten gearbeitet, welche die Verkaufsaufträge in unterschiedliche Arten unterteilen, so kann auch ein Buchungscode für die Verkaufsauftragsart definiert werden. Dieser Buchungscode wird dann als Vorlage für die Zeilen des Auftrages verwendet.

Rufen Sie die "Verkaufsauftragsarten“ über die Anwendersuche auf. Nachfolgend die Erläuterung der für die Einrichtung des Buchungscodes relevanten Felder.

Feld Beschreibung
Buchungscode In diesem Feld kann ein Buchungscode für die entsprechende Verkaufsauftragsart vorgegeben werden.
Buchungscodewechsel verhindern Über ein Häkchen in diesem Feld wird gesteuert, ob der Buchungscode im Auftrag geändert werden darf oder nicht. Ist dieses Häkchen gesetzt, so darf in den Verkaufszeilen der Buchungscode nicht geändert werden.

Einkaufsbellarten#

Wird im Bereich Einkauf mit Einkaufsbestellarten gearbeitet, die die Bestellungen in unterschiedliche Arten unterteilen, so kann ein Buchungscode für die Einkaufsbestellart definiert werden. Dieser Buchungscode wird dann als Vorlage für die Zeilen der Bestellung verwendet.

Rufen Sie die "Einkaufsbestellarten“ über die Anwendersuche auf. Nachfolgend die Erläuterung der für die Einrichtung des Buchungscodes relevanten Felder.

Feld Beschreibung
Buchungscode In diesem Feld kann ein Buchungscode für die entsprechende Einkaufsbestellart vorgegeben werden.
Buchungscodewechsel verhindern Über ein Häkchen in diesem Feld wird gesteuert, ob der Buchungscode in der Bestellung geändert werden darf. Ist dieses Häkchen gesetzt, so darf in den Einkaufszeilen der Buchungscode nicht geändert werden.

Vertrag#

Neben der Vorgabe über die Auftragsart können Buchungscodes auch über Verträge in Verkaufsaufträge übergeben werden. Die Erfassung eines Buchungscodes in der Vertragsversionszeile ist bei einer Zeile mit der "Art=Artikel" Pflicht.

Dieser Code wird dann bei der Erstellung eines Verkaufsauftrages aus dem Lieferplan zu diesem Vertrag verwendet. Dabei erhält der Buchungscode aus der Vertragsversionszeile Vorrang vor dem Buchungscode aus der Auftragsart.

Buchungscodes bei Zugangsbuchungen#

Bei Transaktionen der Art "Zugang“ ist der Buchungscode als Pflichtangabe erforderlich. Wird im Rahmen der Transaktion kein Buchungscode eingetragen und wurde ein Vorgabecode für Zugänge definiert, so wird dieser Code für die Transaktion verwendet. Anderenfalls erscheint eine Fehlermeldung, dass der Buchungscode einzutragen ist.

Transaktionen der Art "Zugang“ sind:

  • Zugänge aus Einkaufsbestellungen
  • Verkaufsrücknahme
  • Fertigungsaufträge
  • Zugänge aus dem Artikelbuchblatt

Buchungscodes bei Abgangsbuchungen#

Bei Transaktionen der Art "Abgang“ ist der Buchungscode als Pflichtangabe erforderlich. Wird im Rahmen der Transaktion kein Buchungscode eingetragen, so kommt es zur Fehlermeldung, dass der Buchungscode für die Transaktion gesetzt werden muss.

Transaktionen der Art "Abgang“ sind:

  • Abgänge aus Verkaufsaufträgen
  • Einkaufsrücklieferungen
  • Verbrauch in Produktion und Montage
  • Abgänge aus dem Artikelbuchblatt

Buchungscodes bei Umlagerungsbuchungen#

Bei Transaktionen der Art "Umlagerung“ ist der Buchungscode als Pflichtangabe erforderlich. Wird im Rahmen der Transaktion kein Buchungscode eingetragen, so kommt es zur Fehlermeldung, dass der Buchungscode für die Transaktion gesetzt werden muss.

Transaktionen der Art "Umlagerung“ sind:

  • Lagerbewegungen aus Umlagerungsaufträgen
  • Umlagerungen im Umlagerungsbuchblatt

Ablauf#

Abhängig davon, ob für einen Verkaufsauftrag die Lagerentnahme ohne Logistik oder mit Logistik erfolgt, bekommt der "Lieferhierarchie Code“ in der Verkaufszeile unterschiedliche Bedeutungen. Diese werden nachfolgend beschrieben.

Lagerentnahme ohne Logistik#

Erfolgt die Lieferung für einen Verkaufsauftrag von einem Lagerort, für den kein Warenausgang und keine Kommissionierung eingerichtet wurden, so muss in der Verkaufszeile selbst, der verfügbare Bestand geprüft und der entsprechende "Lieferhierarchie Code“ mit dem verfügbaren Bestand in der Verkaufszeile gesetzt werden.

Zu Überprüfung des verfügbaren Bestandes kann die Funktion "Lagerbestand“ in der Verkaufszeile genutzt werden.

Lagerentnahme mit Logistik#

Im Gegensatz zu einer Lagerentnahme ohne Logistik, wird die Verfügbarkeit der Ware beim Erstellen eines Warenausganges mit Kommissionierung für einen Verkaufsauftrag automatisch geprüft. Hier muss nicht der "Lieferhierarchie Code" in der Verkaufszeile manuell geändert werden.

Das System prüft den Bestand entsprechend der festgelegten Reihenfolge in der "Lieferhierarchie“. Der "Lieferhierarchie Code" mit verfügbarem Lagerbestand wird in die Warenausgangszeile zurückgeschrieben. Beim Buchen des Warenausgangs wird der verwendete "Lieferhierarchie Code" wieder zurück in die Verkaufszeile geschrieben, so dass auch in der gebuchten Lieferung erkennbar ist, mit welchem Buchungscode und Lieferhierarchie Code die Ware entnommen wurde.

Lieferung mit Buchungscodewechsel#

Wurde im Rahmen einer Verkaufslieferung eine Lieferhierarchie verwendet, bei der ein neuer Buchungscode gesetzt wird, so wird das auch in den Artikelposten und Lagerplatzposten zu dieser Lieferung festgehalten. Die Artikelposten werden hierbei entsprechend der Lieferungsart der Verkaufszeile gebildet.

Bei Umlagerung:
Die Umlagerung aus dem Bestandslager erfolgt gemäß des Bestandsausgleichcodes in der Lieferhierarchie. Der Umlagerungsposten als Zugang auf dem Kundenlager wird jedoch schon mit dem neuen Buchungscode aus der Lieferhierarchie versehen.

Bei Verkauf:
Es erfolgt ein Artikelposten "Verkauf“ mit Minus 1 für den bisherigen Buchungscode sowie ein Artikelposten mit "Zugang“ mit dem neuen Buchungscode.

Änderung der Lieferhierarchie im Verkaufsauftrag#

Im Rahmen der Verarbeitung von Verkaufsaufträgen kann neben dem Buchungscode auch die Lieferhierarchie genutzt werden, um den Lagerbestand für die Warenentnahme zu einem Auftrag zu bestimmen.

Wird in einer Verkaufszeile ein Buchungscode eingetragen und verfügt dieser über eine Lieferhierarchie, so wird automatisch der Lieferhierarchie Code mit der obersten Hierarchienummer in der Verkaufszeile gesetzt.

Der Lieferhierarchie Code kann jedoch geändert werden. Als mögliche Lieferhierarchie Codes stehen hierbei alle Codes zur Verfügung, die für den Buchungscode in der "Buchungscode Lieferhierarchie“ eingerichtet wurden.

Hinweis

Bei der Kommissionierung von Artikeln für eine Verkaufsauftragszeile werden nur die Stufen der Lieferhierarchie berücksichtigt, die die gleiche Lieferungsart haben wie die Verkaufsauftragszeile selbst. Wurde also in der Verkaufsauftragszeile die Lieferungsart "Umlagerung“ gesetzt, so werden auch nur die Stufen der Lieferhierarchie betrachtet, die die Lieferungsart "Umlagerung“ haben.

Hinweis

Wurde die Verkaufsauftragsart so eingerichtet, dass ein Wechsel des Buchungscodes nicht möglich ist und verfügt der Buchungscode über eine Lieferhierarchie, so muss auch der Lieferhierarchie Code in der Verkaufszeile zwingend gefüllt sein.

Buchungscodes beim Storno von VK-Lieferungen#

In diesem Abschnitt wird die Ermittlung der Buchungscodes beim Storno von Verkaufslieferungen beschrieben. Dazu werden die beiden Stornomöglichkeiten "Storno über VK-Rücknahmen“ und "Storno direkt aus VK-Lieferung“ vorgestellt. Anschließend wird die generelle Systemvorgehensweise zur Ermittlung der Buchungscodes für Stornozeilen einer VK-Lieferung beschrieben.

Storno über VK-Rücknahmen#

Beim Storno von Lieferungsbelegen über Verkaufsrücknahmen muss sichergestellt werden, dass auch die Buchungscodes im Stornobeleg (Verkaufsrücknahme) entsprechend zum Lieferbeleg gesetzt werden. Hierzu muss die Lieferhierarchie beachtet und auch die durch die Lieferhierarchie gesetzten Buchungscodes müssen wieder rückgängig gemacht werden.

Damit die Buchungscodes im Stornobeleg richtig gesetzt werden können, müssen die Stornobelegzeilen mit den Lieferzeilen verknüpft sein. Diese Verknüpfung erstellt das System automatisch, wenn in der Verkaufsrücknahme (als Stornobeleg) die Aktion "Zu stornierende gebuchte Belegzeilen abrufen“ ausgeführt wird, diese befindet sich im Menüband der "Verkaufsrücknahme“.

Beim Aufruf dieser Funktion bietet das System die Verkaufslieferzeilen für den entsprechenden Kunden zur Auswahl an.

Markieren Sie die Lieferzeilen, die storniert werden sollen und bestätigen Sie diese mit "Ok". Das System erstellt die entsprechenden Zeilen in der VK-Rücknahme. Dabei setzt das System entweder für die Stornozeile selbst oder für die Artikelverfolgung der Stornozeile eine Verknüpfung zum Artikelposten aus der Lieferung, die ausgeglichen werden soll. Anhand des verknüpften Artikelpostens wird geprüft, welcher Buchungscode im Stornobeleg verwendet werden soll.

Die Ermittlung der Buchungscodes für die Stornozeilen wird im Abschnitt "Ermittlung der Buchungscodes für Stornozeilen“ beschreiben.

Storno direkt aus VK-Lieferung#

Eine Stornobuchung kann auch direkt aus der Verkaufslieferung erfolgen. Dazu können pro Lieferzeile über die Funktion "Stornomengen editieren" entsprechende Stornomengen eingetragen werden. Alternativ kann auch die komplette Lieferung über die Funktion "Stornomenge vorschlagen“ storniert werden. Das System setzt dann die gelieferte Menge von allen Zeilen als "zu stornierende“ Menge.

Nachdem die gewünschten Stornomengen eingetragen wurden, kann über die Funktion im Menüband "Storno Buchen“ der Stornobeleg gebucht werden.

Beim Buchen des Stornos referenziert KUMAVISION healthcare365 automatisch die Posten aus der Lieferung als Ausgleichposten für den Storno. Anhand dieser Ausgleichposten wird die Ermittlung der Buchungscodes für die entsprechenden Stornozeilen durchgeführt.

Die Ermittlung der Buchungscodes für die Stornozeilen wird im Abschnitt "Ermittlung der Buchungscodes für Stornozeilen“ beschreiben.

Ermittlung der Buchungscodes für Stornozeilen#

Bei der Ermittlung der Buchungscodes für die Stornozeile wird zwischen den unterschiedlichen Lieferarten (leer, Verkauf und Umlagerung) in einer Lieferzeile unterschieden.

Stornozeilen mit Lieferungsart (Verkauf)#

Zu Ermittlung der Buchungscodes werden folgende Prüfungen ausgeführt:

Direkte Verknüpfung der Stornozeile mit einem Ausgleichposten:
Eine Stornozeile wird direkt mit einem Ausgleichsposten verknüpft, wenn der Artikel in der Stornozeile nicht mit Artikelverfolgung arbeitet. In diesem Fall wird der Buchungscode aus dem verknüpften Artikelposten (Ausgleichposten) direkt in die Stornozeile als Buchungscode und Bestandsausgleichcode eingetragen.

Hinweis

Wurde für die Lieferzeile des Ursprungsbelegs die Lieferhierarchie verwendet und ist im Zuge dessen ein Zugangsposten mit neuem Buchungscode auf dem Kundenlager entstanden, so wird der Zugangsposten auf dem Kundenlager ebenfalls storniert. (Siehe Lieferhierarchie).

Verknüpfung der Artikelverfolgung mit einem Ausgleichposten:
Ist in der Stornozeile ein Artikel enthalten, der mit Artikelverfolgung arbeitet, so werden die Artikelverfolgungszeilen zu der Stornozeile auf eine Verknüpfung zum Ausgleichposten (Artikelposten) überprüft. Ist diese Verknüpfung in der Artikelverfolgungszeile vorhanden, so wird der Buchungscode des verknüpften Artikelpostens als Buchungscode und Bestandsausgleichcode für die Artikelverfolgungszeile verwendet. Wurde für die Artikelverfolgungszeile kein Ausgleichposten hinterlegt, so wird der Vorgabebuchungscode für Zugänge als Buchungscode und Bestandsausgleichcode in die Artikelverfolgungszeile eingetragen.

Hinweis

Wurde für die Lieferzeile des Ursprungsbelegs die Lieferhierarchie verwendet und ist im Zuge dessen ein Zugangsposten mit neuem Buchungscode auf dem Kundenlager entstanden, so wird der Zugangsposten auf dem Kundenlager ebenfalls storniert. (Siehe Lieferhierarchie).

Keine Verknüpfung vorhanden:
Ist keine Verknüpfung zum Ausgleichposten in der Stornozeile vorhanden (weder in der Zeile selbst noch über die Artikelverfolgung), so wird der Vorgabebuchungscode für Zugänge als Buchungscode und Bestandsausgleichcode eingetragen.

Stornozeilen mit Lieferungsart "Umlagerung“#

Zu Ermittlung der Buchungscodes werden folgende Prüfungen ausgeführt:

Direkte Verknüpfung der Stornozeile mit einem Ausgleichposten:
Eine Stornozeile wird direkt mit einem Ausgleichsposten verknüpft, wenn der Artikel in der Stornozeile nicht mit Artikelverfolgung arbeitet. In diesem Fall wird der verknüpfte Artikelposten für die Buchungscodeermittlung bei Lieferungsart "Umlagerung“ verwendet. Als erstes wird der Buchungscode des Postens ("Umlagerung Nach“-Posten) in die Stornozeile als Buchungscode und Bestandsausgleichcode eingetragen.

Zusätzlich wird geprüft, ob bei der Buchung der entsprechenden Lieferung die Lieferhierarchie verwendet wurde und die Buchungscodes in den Posten "Umlagerung Von“ und "Umlagerung Nach“ unterschiedlich sind. Ist das der Fall und sind die unterschiedlichen Buchungscodes von gleicher Bewertungsart, so wird der Buchungscode des "Umlagerung Von“-Postens als "Neuer Buchungscode“ in die Stornozeile gesetzt.

Durch diesen neuen Buchungscode wird sichergestellt, dass z.B. Ware, die als Umlaufvermögen auf ein Kundenlager umgelagert und dabei mit dem Buchungscode für "Bestand zur Aktivierung“ versehen wurde, beim Storno wieder mit dem Buchungscode des Umlaufvermögens versehen wird.

Hinweis

Anlagevermögen, das bereits auf dem Kundenlager aktiviert wurde, wird beim Storno mit dem entsprechenden Buchungscode des Anlagevermögens umgelagert.

Verknüpfung der Artikelverfolgung mit einem Ausgleichposten:
Ist in der Stornozeile ein Artikel enthalten, der mit Artikelverfolgung arbeitet, so werden die Artikelverfolgungszeilen zu der Stornozeile auf eine Verknüpfung zum Ausgleichposten (Artikelposten) überprüft. Ist diese Verknüpfung in der Artikelverfolgungszeile vorhanden, so wird anhand des Artikelpostens die Buchungscodeermittlung für die Artikelverfolgungszeile durchgeführt. Die Buchungscodeermittlung für eine Artikelverfolgungszeile erfolgt analog zu der Ermittlung der Buchungscodes für eine Stornozeile mit direkter Verknüpfung zum Ausgleichposten.

Keine Verknüpfung vorhanden:
Ist keine Verknüpfung zum Ausgleichsposten in der Stornozeile vorhanden (weder in der Zeile selbst noch über die Artikelverfolgung), so wird der Vorgabebuchungscode für Zugänge als Buchungscode und Bestandsausgleichcode eingetragen.

Buchungscodes in der Artikelverfolgungsauswahl#

Bei der Auswahl der Artikelverfolgung wird ebenfalls geprüft, ob die gewählte Artikelverfolgung mit dem Buchungscode aus der Belegzeile übereinstimmt. Ist das nicht der Fall, so gibt KUMAVISION bereits beim Eintragen der Artikelverfolgung eine entsprechende Fehlermeldung aus.

Auch bei der Auswahl der Artikelverfolgung über den "Assist-Button“ in den Feldern "Seriennr." und "Chargennr." wird der Buchungscode beachtet, indem nur Zeilen aus der Lagerbestandsübersicht angezeigt werden, die verfügbar sind und dem jeweiligen Buchungscode entsprechen.

Buchungscodes auf Informationskarten (Seriennummer, Chargennummer)#

Beim Buchen von Warenbewegungen für chargen- bzw. seriennummernpflichtige Artikel kann der Buchungscode der letzten Transaktion auf der entsprechenden Chargen- bzw. Seriennummer-Informationskarte eingesehen werden.

Beim Buchen von Transaktionen mit Lagerbewegungen (Zugang, Abgang, Umlagerung, Einkauf, Verkauf, usw.) muss ein Buchungscode als Pflichteingabe angegeben werden.

Nach dem Buchen der Transaktion wird dann der Buchungscode der Transaktion als Letzter Buchungscode in der entsprechenden Chargen- bzw. Seriennummer-Info-Karte vermerkt.

Der aktuelle Buchungscode eines Gerätes, der das Eigentumsverhältnis kennzeichnet, befindet sich auf der Informationskarte im Register "Eigentum- /Besitzverhältnis“

Dublettenprüfung#

Wird ein neuer Kontakt (Kontaktkurzerfassung) angelegt, findet eine Dublettenprüfung auf bereits vorhandene Kontakte statt. Die Kriterien zur Definition einer Dublette werden in der Einrichtung hinterlegt.

Wird keine Dublette gefunden, verläuft die Kurzerfassung wie gewohnt.

Ist eine Dublette oder sind mehrere Dubletten vorhanden, dann werden diese angezeigt. BenutzerInnen können sich für eine Dublette entscheiden, dann wird kein neuer Kontakt angelegt oder es wird keine Dublette ausgewählt, dann wird wie bisher ein neuer Kontakt angelegt.

Einrichtung#

In der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ wird auf dem Inforegister "Kontaktverwaltung“ über den Schalter "Kontakt Kurzerfassung healthcare Dublettenprüfung" gesteuert, ob die Dublettenprüfung bei der Kontakt Kurzerfassung angewendet wird.

Die Einrichtung der Dublettenprüfung befindet sich im Menüband unter "Aktionen“ > "Einrichtung“ > "Dublettenprüfung“.

Über "Neu“ können Sie eine neue Einrichtungskarte erstellen, über "Verwalten“ können Sie eine vorhandene Karte öffnen.

In der "healthcare Dubletten-Einrichtung Karte“ kann für jede Tabelle, Werte für die Definition einer Dublette hinterlegt werden.

Im Feld "Tabellen-ID“ wird die ID der Tabelle eingetragen, für die, die Einrichtung definiert wird. Der zugehörige Tabellenname wird automatisch zugewiesen.

Der Wert des Feldes "Feld-Übereinstimmung / %“ bestimmt, für wie viele Felder der Einrichtung das Kriterium erfüllt sein muss, um einen Datensatz als Dublette zu identifizieren. Die Prozentangabe bezieht sich auf die Anzahl der Felder, für die die Dublettenprüfung durchgeführt werden soll.

Feld Beschreibung
Feldart Als Feldart können die Optionen "Tabellenfeld“, "Zusatzfeld“ oder "Adressfeld“ gewählt werden.

Tabellenfeld:
Im Feld wird eine Feld-ID der aktuellen Tabelle eingetragen.

Zusatzfeld:
Im Feld "Feld-ID" wird ein Zusatzfeld-Code eingetragen.

Adressfeld:
Im Feld Feld-ID wird eine Feld-ID der Tabelle Stammdatenadresse eingetragen.
Feld-ID In das Feld wird die ID des Tabellenfeldes (bei den Feldarten "Tabellenfeld“ und "Adressfeld“) oder der Zusatzfeldcode (bei der Feldart "Zusatzfeld“) eingetragen. Eine Auswahl über den Lookup ist möglich.
Feldbeschreibung Wird automatisch anhand der Feld-ID gefüllt.
Prüfart Die Art der Prüfung legt fest, welche Zeichen des Feldwertes auf Gleichheit bei der Dublettenprüfung für das aktuelle Feld geprüft werden.

Am Beginn:
Die Zeichen am Beginn des Feldwertes werden geprüft.

Am Ende:
Die Zeichen am Ende des Feldwertes werden geprüft.

Vollständig:
Alle Zeichen des Feldwertes werden geprüft.
Länge Das Feld "Länge“ definiert die Anzahl der Zeichen, die geprüft werden sollen. Enthält der Feldwert weniger Zeichen, dann werden alle geprüft. Für die Prüfungsart "Vollständig“ ist die Angabe eines Wertes nicht möglich.
Hinreichend Im Feld "Hinreichend“ kann eingerichtet werden, dass unabhängig von der prozentualen Feld-Übereinstimmung bei einer positiven Prüfung des aktuellen Feldes der getestete Datensatz als Dublette erkannt wird.
Prüfwert Ein Eintrag im Feld "Prüfwert“ hat keinen Einfluss auf die unten beschriebene Dublettenprüfung während der Kontakt-Kurzerfassung. Dieses Feld dient dazu, die aktuelle Einrichtung zu prüfen. Der Prüfwert entspricht dem Prüfkriterium des aktuellen Feldes.

Um die Dublettenprüfung aus der Einrichtung zu testen können Sie über den Aufruf "Aktion“ > "Prüfe Dublettensuche“ die Dublettenprüfung ausführen. Die Anzeige der gefundenen Dubletten entspricht derjenigen bei der Kontakt-Kurzerfassung.

Ablauf#

Im Marketing Cockpit wird ein neuer Kontakt aus der Kurzerfassung erstellt.

Sind sämtliche Pflichtfelder angegeben und wird die Neuanlage des Kontaktes mit "OK“ bestätigt, dann startet die Dublettenprüfung gemäß der Einrichtung für die "Kontakt Kurzerfassung“. Wird keine Dublette gefunden, dann ist der Ablauf wie bisher und der Kontakt wird erstellt. Wird eine oder werden mehrere Dubletten gefunden, dann werden sie auf einer neuen Seite angezeigt.

In der Kopfzeile wird darauf hingewiesen, dass mit "OK" der markierte Kontakt als Dublette bestätigt wird. Dies hat zur Folge, dass kein neuer Kontakt angelegt und die Kurzerfassung geschlossen wird. Anschließend hat die ausgewählte Dublette den Fokus im Marketing Cockpit. Wird die Option "Abbrechen" gewählt, dann wird die Kontaktübersicht geschlossen, und der weitere Ablauf ist wie bisher.

Sie haben die Möglichkeit, sich über den Assist-Button […] im Menüband weitere Informationen zu dem markierten Datensatz anzusehen. Zudem können Sie sich über das "i“ oben rechts auf der Seite die zu dem Datensatz zugehörige Infoboxen anzeigen lassen. Weiterhin wird die Dauer der Dublettenprüfung bis zum Beginn des Öffnens der Kontaktübersicht angezeigt.

Pflichtfeldprüfung#

Die Funktionalität der Pflichtfeldprüfung kann genutzt werden, um die Anlage von Stamm- oder Belegdaten zu unterstützen. Es können bestimmte Werte vorgegeben werden, die nach Abschluss der Eingabe auf Vollständigkeit geprüft werden können.

Mit der Pflichtfeldprüfung können Abbruch- bzw. Hinweismeldungen für AnwenderInnen definiert werden, die durch diese bearbeitet werden müssen, bevor ein Datensatz genutzt werden kann.

Ebenso können Aktionsprüfungen erstellt werden, durch die ausgewählte Felder automatisch mit Werten belegt werden, ohne dass AnwenderInnen diese füllen oder berücksichtigen müssen.

Die Bearbeitung der Meldungen erfolgt in einem "Wizard“. Dort werden sie nacheinander angezeigt und die fehlenden Werte können ergänzt werden.

Die Pflichtfeldprüfung kann aktuell für folgende Bereiche genutzt werden:

Stammdaten:

  • Kontaktkurzerfassung
  • Kontakte
  • Debitoren
  • Kreditoren
  • Artikel
  • Seriennr.-Information
  • Partnerrollen

Belege:

  • Für alle Verkaufsbelege, die auf den Tabellen 36 Verkaufskopf und 37 Verkaufszeile basieren
  • Für alle Einkaufsbelege, die auf den Tabellen 38 Einkaufskopf und 39 Einkaufszeile basieren

Hinweis

Bei der Anlage von Kontakten über die Kontaktkurzerfassung findet eine Dublettenprüfung statt. Einrichtung und Funktionsweise der Dublettenprüfung werden im entsprechenden Abschnitt "Dublettenprüfung" beschrieben.

Nachfolgend wird die Einrichtung vorgestellt, anschließend wird beschrieben, wie Prüfungen erstellt werden können.

Einrichtung#

KUMAVISION healthcare Einrichtung#

Die Einrichtung der Verarbeitungsparameter erfolgt in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ auf dem Inforegister "Datenprüfung“.

Hierbei sind folgende Felder zu Berücksichtigen.

Feld Beschreibung
Wizard Wiederholungen Dieses Feld steuert, wie oft der Wizard in einem Verarbeitungsprozess hintereinander aufgerufen werden kann. Damit ist gemeint, dass bei nicht vollständiger Pflege automatisch nachgefragt wird, ob der Wizard aufgerufen werden soll. Bei einer Eingabe von "5“ könnten AnwenderInnen 5-mal den Wizard schließen und bekämen eine Anfrage vom System, ob die Verarbeitung fortgesetzt werden soll. Wird der Wizard zum 6. Mail geschlossen, würde der entsprechende Datensatz in den Pflege Status "In Arbeit“ gesetzt werden. Dann müssten AnwenderInnen die Pflichtfeldprüfung wieder aus der entsprechenden Karte (z.B. Debitorenkarte) starten.

Hinweis:
Hat dieses Feld den Wert "0“, so wird die Wizardverarbeitung nur einmal durchgeführt. Wird diese nicht vollständig abgeschlossen, wird keine weitere Systemabfrage erfolgen. AnwenderInnen müssen dann manuell die Pflichtfeldprüfung in der jeweiligen Karte wieder aufrufen.
Aktion Wiederholungen In diesem Feld wird festgelegt, auf wie vielen Ebenen Aktionen ausgeführt werden. Unter Aktionen wird das automatische Füllen von Feldern auf Basis bestimmter Bedingungen verstanden.

Wird in diesem Feld z.B. eine "5“ eingetragen, so würde das System nach dem ersten Ausführen von Aktionen den Prüfungsvorgang für Aktionen wiederholen. Dieser würde dann entweder 5-fach wiederholt werden, oder bis vom System festgestellt wird, dass es keine gültigen Aktionen (Aktionsbedingungen) für diesen Datensatz mehr gibt.

Hinweis:
Dieses Feld spielt eine große Rolle bei der Performance der Pflichtfeldprüfung. Daher sollte die Anzahl der Ebenen, in denen Aktionen aufeinander aufbauen, flach gehalten werden. Ebenso sollte in den Bedingungszeilen für Aktionen auch immer eine Ausstiegsbedingung definiert werden.
Datenprüfung Kurzerfassung Über dieses Feld kann die Datenprüfung für die Kontaktkurzerfassung aktiviert werden. Hierbei stehen folgende Optionen zur Verfügung:

leer:
Bei dieser Option ist die Datenprüfung für die Kontaktkurzerfassung nicht aktiv.

Bei Freigabe:
Bei dieser Option wird die Datenprüfung bei der Freigabe der Kontaktkurzerfassung ausgeführt.

Bei Start & Freigabe:
Bei dieser Option kann die Datenprüfung direkt beim Start der Kontaktkurzerfassung über die Funktion "Neuer Kontakt aus Kurzerfassung" angestoßen werden. Die Datenprüfung greift dann auch bei der Freigabe der Kontaktkurzerfassung.
Datenprüfung Kontakt Über den Schalter kann die Datenprüfung für Kontakte aktiviert werden.
Datenprüfung Debitor Über den Schalter kann die Datenprüfung für Debitoren aktiviert werden.
Datenprüfung Kreditor Über den Schalter kann die Datenprüfung für Kreditoren aktiviert werden.
Datenprüfung Artikel Über den Schalter kann die Datenprüfung für Artikel aktiviert werden.
Datenprüfung Verkaufsbelege Über den Schalter kann die Datenprüfung für Verkaufsbelege aktiviert werden.
Datenprüfung Einkaufsbelege Über den Schalter kann die Datenprüfung für Einkaufsbelege aktiviert werden.
Datenprüfung Seriennr. Information Über den Schalter kann die Datenprüfung für Seriennr. Information aktiviert werden.
Datenprüfung Arbeitsplatz Über den Schalter kann die Datenprüfung für Arbeitsplätze aktiviert werden.

Einrichtung der Tabellenprüfungen#

Die Einrichtung erfolgt über die "Pflichtfelder Einricht. Tabelle healthcare“.

In dieser Liste können pro Tabelle die entsprechenden Prüfungen eingesehen werden. Die Liste mit den entsprechenden Prüfungen pro Tabelle kann über den Aufruf "Prüfungen" aufgerufen werden.

Aus der Liste der Prüfungen heraus können die vorhandenen Prüfungen bearbeitet oder neue Prüfungen hinzugefügt werden (siehe nachfolgenden Abschnitt).

Prüfungen erstellen#

In diesem Abschnitt wird die Erstellung von Prüfungen für eine Tabelle und die für eine Prüfung notwendigen Parameter erklärt.

Über "Neu“ wird eine neue Prüfungskarte geöffnet, über "Bearbeiten“ wird die markierte zur Bearbeitung geöffnet.

Die Prüfkarte besteht aus drei Bereichen: Allgemein, Bedingungen und Vorgabewerte. Diese Bereiche und ihre Bedeutung werden nachfolgend erläutert.

Inforegister Allgemein#

Auf dem Inforegister "Allgemein“ wird die Art der Prüfung eingetragen ("Hinweis“, "Abbruch“, "Aktion“) und die Prüfung wird benannt. Weiter wird hier der Status der Prüfung gesetzt, denn nur Prüfungen mit dem Status "Zertifiziert“ werden bei der Ausführung der Pflichtfeldprüfung berücksichtigt. Bearbeitet werden können Prüfungen nur im Status "Neu“ und "In Entwicklung“.

Das Setzen des entsprechenden Status erfolgt über die Funktionen "In Entwicklung, Zertifiziert und Geschlossen".

Eine Aktion für den Status "Neu“ ist nicht vorhanden, dieser wird automatisch vergeben, wenn eine neue Prüfung angelegt wird.

Nachfolgend werden Ihnen die einzelnen Felder näher erläutert:

Feld Beschreibung
Tabelle Dieses Feld enthält die Nummer der Tabelle, für die diese Prüfung bestimmt ist und wird automatisch vorbelegt. Dieses Feld ist ein Schlüsselfeld.
Prüfcode Im Feld "Prüfcode" wird ein eindeutiger Code vergeben, der die Prüfung identifiziert. Dieses Feld ist ein Schlüsselfeld.
Prüfbeschreibung In diesem Feld kann eine Beschreibung der Prüfung eingetragen werden. Eine aussagekräftige Beschreibung gibt hier direkt Überblick über Sinn und Ziel dieser Prüfung.
Reihenfolge Nr. Durch das Feld "Reihenfolge" kann gesteuert werden, in welcher Reihenfolge die einzelnen Prüfungen ausgeführt werden. Dadurch lässt sich auch die Reihenfolge in der Bearbeitung der Prüfungen im Wizard festlegen.
Aktion Über das Feld "Aktion" wird gesteuert, um welche Art der Prüfung es sich handelt. Es gibt hier die drei Aktionsarten "Hinweis“, "Abbruch“ und "Aktion“:

Hinweis:
Wird die Prüfung als "Hinweis“ definiert, so bekommen AnwenderInnen bei der Verarbeitung der Pflichtfeldprüfung eine Hinweismeldung. Diese Hinweismeldung beeinflusst jedoch nicht die Freigabe von Stammdaten oder Belegen. Sie ist vielmehr als Information zu sehen, mit deren Hilfe AnwenderInnen noch Daten ergänzen können, die vielleicht informativ, aber für die Prozesse nicht zwingend erforderlich sind.

Abbruch:
Wird eine Prüfung als "Abbruch“ definiert, so folgt mit der Verarbeitung der Pflichtfeldprüfung eine Abbruchmeldung. Dies bedeutet, dass die Freigabe von Stammdaten oder Belegen nicht abgeschlossen werden kann, da prozessrelevante Informationen fehlen.

Aktion:
Prüfungen, die als "Aktion“ definiert wurden, werden den AnwenderInnen nicht angezeigt. Sie dienen vielmehr der automatischen Vorbelegung von Feldern mit bestimmten Werten. Dadurch können auf Basis gesetzter Kriterien Felder gefüllt werden, um die sich AnwenderInnen nicht mehr kümmern müssen.
Aktionsbeschreibung Die Aktionsbeschreibung stellt die Meldung dar, die während der Verarbeitung der Pflichtfeldprüfung an die AnwenderInnen ausgegeben werden. Diese sollte möglichst aussagekräftig formuliert werden.
Bedingungen Dieses Feld zeigt an, ob bereits Bedingungen für die Prüfung definiert wurden.
Vorgabewerte Dieses Feld zeigt an, ob bereits Vorgabewerte für die Prüfung definiert wurden.
Status Über das Feld "Status" wird bestimmt, ob eine Prüfung bei der Verarbeitung der Pflichtfeldprüfung berücksichtigt werden kann. Nur Prüfungen mit dem Status "Zertifiziert“ werden berücksichtigt.
Inforegister Bedingungen#

Über die Bedingungen wird festgelegt, welche Kriterien erfüllt sein müssen, damit die Prüfung gültig ist und die Aktion (Hinweis / Abbruch / Aktion) ausgeführt wird.

Eine Bedingung setzt sich wie folgt zusammen:

Feld Beschreibung
Zeilennr. Dieses Feld zeigt die Nummer der Bedingungszeile an. Es handelt sich um ein Schlüsselfeld.
Prüfart Über das Feld "Prüfart" wird bestimmt, ob es sich um eine einleitende- (WENN) oder um eine ergänzende- (UND) Bedingungszeile handelt. Eine WENN-Zeile dient immer als Eintrittsprüfung. Eine UND-Zeile ergänzt die vorangehende WENN-Prüfung. Nur wenn der ganze Bedingungsausdruck bestehend aus einer einleitenden WENN-Zeile und evtl. mehreren ergänzenden UND-Zeilen erfüllt ist, gilt die Prüfung als gültig.

Es können auch mehrere WENN-Zeilen in einer Prüfung definiert werden. Die einzelnen WENN-Zeilen mit ihren ergänzenden UND-Zeilen werden nach der "ODER“-Logik behandelt. Wurde die Bedingung einer von mehreren WENN-Zeilen erfüllt, so gilt die gesamte Prüfung als gültig.
Feldherkunft Das Feld "Feldherkunft" gibt an, woher das Feld stammt, das geprüft werden soll. Die möglichen Optionen sind "Tabelle“ und "Zusatzfeld“.
Feld ID Über die Feld ID wird bestimmt, welches Feld gem. der Feldherkunft geprüft werden soll.
Feldname In diesem Feld wird der Name des Feldes, das geprüft werden soll, angezeigt.
Rolle Das Feld "Rolle" kann nur im Zusammenhang mit der Feldherkunft "Zusatzfeld“ genutzt werden. Es dient dazu, die genaue Herkunft für den Wert des Zusatzfeldes zu ermitteln, da bei Nutzung der Zusatzfelder ein und das gleiche Feld abhängig von der Rolle unterschiedliche Werte für einen Datensatz haben kann.
Bedingungstyp Der Bedingungstyp dient als Vergleichsoperator, mit dem der Wert des Feldes im Datensatz mit dem Wert aus der Bedingung geprüft wird. Hierbei stehen folgende Vergleichsoperatoren zur Verfügung "=“, "<>“, "<“, ">“, "<=“ und ">=“.

Je nach Datentyp des Feldes kann die Auswahl des Vergleichsoperators jedoch eingeschränkt sein.
Bedingungswert Der Bedingungswert bestimmt den Wert, mit dem der Inhalt des Feldes im Datensatz verglichen wird. Ist der Bedingungswert leer, so geht das System von dem Initialwert des Feldes aus und vergleicht den Inhalt des Datensatzes mit dem Initialwert des ausgewählten Feldes.

Hat das Feld in der Bedingung den Typ "Datum“ oder "Zeit“, so können auch Formeln genutzt werden, um die aktuelle Zeit oder ein Datum abzufragen.

Für Felder des Typs "Datum“ können folgende Formeln hinterlegt werden

• <TODAY> Ermittelt das aktuelle Systemdatum
• <WORKDATE> Ermittelt das aktuelle Arbeitsdatum
• <TODAY> Ermittelt ein Datum bezogen auf das Systemdatum unter Berücksichtigung der eingegebenen DateFormula.
• <WORKDATE> Ermittelt ein Datum bezogen auf das Systemdatum unter Berücksichtigung der eingegebenen DateFormula.
• Beispiel: <TODAY><-10J>: Diese Formel würde ein Datum zurückgeben, dass 10 Jahre vor dem Systemdatum liegt.

Für Felder des Typs "Zeit“ kann als Formel <TIME> genutzt werden, um die aktuelle Systemzeit abzufragen.
Status Über das Feld Status wird bestimmt, ob eine Prüfung bei der Verarbeitung der Pflichtfeldprüfung berücksichtigt werden kann. Nur Prüfungen mit dem Status "Zertifiziert“ werden berücksichtigt.

Hinweis

Bedingungen sollten so erstellt werden, dass sie nur in den gewollten Fällen gültig sind und nicht jedes Mal, wenn der Datensatz aufgerufen wird. Dies vermeidet unnötige Prüfungen und trägt deutlich zur Performance der Pflichtfeldprüfung bei.

Beispiel

1. Zeile
Prüfart WENN
Feldherkunft Tabelle
Feld ID 31 Zustellercode
Bedingung =
Bedingungswert DHL
2. Zeile
Prüfart UND
Feldherkunft Tabelle
Feld ID 5792 Zustellertransportartencode
Bedingung <>
Bedingungswert STANDARD

Würde die Bedingung nur aus der ersten Zeile bestehen, so wäre die Prüfung jedes Mal gültig, wenn als Zusteller "DHL" eingetragen wird. Auch wenn die Transportart bereits auf den Wert "STANDARD" gesetzt wurde. Erst durch die zweite Zeile wird die Bedingung hier spezifisch nur auf die Fälle abgegrenzt, in denen der Zusteller "DHL", die Transportart aber nicht "STANDARD" ist.

Inforegister Vorgabewerte#

Auf dem Inforegister "Vorgabewerte“ kann bestimmt werden, welche Felder im Wizard durch die AnwenderInnen bearbeitet werden sollen. Dabei können schon Vorgabewerte definiert werden, die im Wizard übernommen werden können. Diese Funktionalität kann für die Aktionsarten "Hinweis“ und "Abbruch“ genutzt werden, bei denen die einzelnen Meldungen aus den Prüfungen durch die AnwenderInnen verarbeitet werden.

Bei der Aktionsart "Aktion“ werden hier Felder und Werte festgelegt, die automatisch in den Datensatz geschrieben werden, ohne dass AnwenderInnen diese bearbeiten müssen.

Die Zeile für einen Vorgabewert setzt sich wie folgt zusammen:

Feld Beschreibung
Zeilennr. Dieses Feld zeigt die Nummer der Vorgabezeile an und ist ein Schlüsselfeld.
Feldherkunft Das Feld "Feldherkunft" gibt an, woher das Feld, das gefüllt werden soll, stammt. Die möglichen Optionen sind "Tabelle“ und "Zusatzfeld“.
Feld ID Über die "Feld ID" wird bestimmt, welches Feld gem. der Feldherkunft gefüllt werden soll.
Feldname In diesem Feld wird der Name des Feldes, das gefüllt werden soll, angezeigt.
Rolle Das Feld "Rolle" kann nur im Zusammenhang mit der Feldherkunft "Zusatzfeld“ genutzt werden. Es dient dazu, die genaue Herkunft für den Wert des Zusatzfeldes zu ermitteln, da bei Nutzung der Zusatzfelder ein und das gleiche Feld abhängig von der Rolle unterschiedliche Werte für einen Datensatz haben kann.
Feldwert Der Feldwert bestimmt den Inhalt, mit dem das ausgewählte Feld gefüllt werden soll. Bei den Aktionsarten "Hinweis“ und "Abbruch“ wird der Feldwert als Vorgabewert definiert, den AnwenderInnen im Wizard bestätigen müssen. Bei der Aktionsart "Aktion“ wird der Wert direkt in den Datensatz eingetragen.

Hinweis:
Bleibt der Feldwert leer, so wird das ausgewählte Feld bei den Aktionsarten "Hinweis“ und "Abbruch“ im Wizard angezeigt, jedoch kein Vorgabewert vorbelegt. AnwenderInnen müssen dann individuell entscheiden, welchen Wert dieses Feld bekommt. Ist die Aktionsart "Aktion“ und das Feld ist leer, so wird das Feld im Datensatz geleert.

Die Angabe von Formeln wie auf dem Inforegister "Bedingungen" ist ebenfalls möglich.
Vorhandenen Wert überschreiben Über dieses Häkchen wird gesteuert, ob ein vorhandener Wert für dieses Feld im Datensatz überschrieben werden soll. Ist dieses Häkchen gesetzt, so wird bei den Aktionsarten "Hinweis“ und "Abbruch“ das Feld im Wizard angezeigt, auch wenn es schon einen Wert hat. Hier müssen AnwenderInnen diesen Wert erneut bestätigen oder einen neuen Wert eintragen.

Bei der Aktionsart "Aktion“ wird der Wert des Feldes automatisch überschrieben, sobald das Häkchen gesetzt wird. Ist das Häkchen nicht gesetzt und hat das Feld bereits einen Wert, so wird der alte Wert beibehalten.
Wert validieren Durch ein Häkchen hier wird bestätigt, dass das ausgewählte Feld bei der Ausführung des Wizards und beim Eintragen der bearbeiteten Daten zurück in den Datensatz validiert wird, um dann ggf. die Prüfungen im "OnValidate“-Trigger des Feldes durchzulaufen.
LookUp Art Über dieses Feld wird die Art des LookUp für das Feld aus der Vorgabezeile gesteuert. Dabei sind hier die Optionen "Standard“ und "healthcare+ Suche“ wählbar.

Standard:
Hier wird die Standard-LookUp-Funktionalität ausgeführt, d.h. es wird eine Auswahl für Felder mit einer eindeutigen Tabellenverknüpfung, Optionsfelder und boolesche Felder angeboten.

healthcare+ Suche:
Mit dieser Option wird beim Ausführen des LookUp die Maske der "healthcare+ Suche“ angezeigt. Über die "healthcare+ Suche“ kann dem Feldwert ein beliebiges Feld aus den Stammdatentabellen zugewiesen werden. Die Einrichtung, welche Stammdatentabelle und welches Feld aus dieser herangezogen werden, erfolgt über die Felder "LookUp Tabellennr." und "LookUp Feld ID".
LookUp Tabellennr. Das Feld kann nur manuell gefüllt werden, wenn im Feld "LookUp Art" der Wert "healthcare+ Suche“ eingetragen wurde. In diesem Fall wird hier die Tabellennummer einer Stammdatentabelle eingetragen, auf die, die "healthcare+ Suche“ zugreifen soll.

Hat das Feld "LookUp Art" den Wert "Standard“, so wird hier die Tabellennummer der Tabelle aus dem Prüfungskopf angezeigt.
LookUp Feld ID Das Feld kann nur manuell gefüllt werden, wenn im Feld "LookUp Art" der Wert "healthcare+ Suche“ eingetragen wurde. In diesem Fall wird hier die Feldnummer des Feldes eingetragen, dessen Wert über die "healthcare+ Suche“ geholt werden soll.

Hat das Feld "LookUp Art" den Wert "Standard“, so wird hier die Feld ID des Feldes aus der Vorgabezeile angezeigt.
LookUp Rolle Das Feld kann nur manuell gefüllt werden, wenn im Feld "LookUp Art" der Wert "healthcare+ Suche“ eingetragen wurde. In diesem Feld kann eine Rolle vorgegeben werden, die in der "healthcare+ Suche“ als Filterkriterium genutzt wird.

Hat das Feld "LookUp Art" den Wert "Standard“, so wird das Feld "LookUp Rolle" geleert.
Prüfung Zertifizieren#

Damit eine erstellte Prüfung bei der Verarbeitung durch die Pflichtfeldprüfung berücksichtigt werden kann, muss sie zertifiziert werden. Wählen Sie hierzu den Aufruf "Status“ im Menüband und wählen "Zertifiziert“ aus.

Im Status "Zertifiziert“ kann die Prüfung nicht mehr geändert werden. Für Änderungen muss sie erneut in den Status "In Entwicklung“ gesetzt werden.

Verarbeitung der Daten vor dem Wizard-Aufruf#

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie die erstellten Prüfungen beim Ausführen der Funktion "Freigeben" für einen Datensatz geprüft werden und welche Schritte das System vornimmt, um Fehlermeldungen / Hinweise zu ermitteln und vorgesehene Aktionen auszuführen.

Dabei wird ebenfalls auf die Verarbeitung der variablen Adressen in dem entsprechenden Datenstamm eingegangen.

Ermittlung gültiger Prüfungen#

Wird die Funktion "Freigeben" / "Pflege beenden" für einen Datensatz aus einer Tabelle, für die Pflichtfeldprüfungen definiert wurden, ausgeführt, werden alle Prüfungen dieser Tabelle durchlaufen, die im Feld Status als "Zertifiziert“ gekennzeichnet wurden.

Für alle "zertifizierten“ Prüfungen analysiert das System pro Prüfung, ob die Bedingungen dieser Prüfung erfüllt sind. Sind dabei in einer Prüfung mehrere WENN-Bedingungen vorhanden, so reicht es aus, dass nur eine dieser WENN-Bedingungen erfüllt wird, damit die Prüfung als gültig anerkannt wird. (Anhand mehrerer WENN-Prüfungen können ODER-Fälle abgehandelt werden).

Sind Zeilen mit der Prüfart "UND“ an eine "WENN“ Bedingung geknüpft, so müssen alle "UND“ Zeilen für diese "WENN“ Bedingung erfüllt sein, damit die gesamte Bedingung als gültig betrachtet wird.

Wird die Prüfung als gültig anerkannt, so werden für diese Prüfung ein Prüfposten und ggfs. entsprechende Feldposten aus den Vorgabewerten erstellt.

Hinweis

Kann eine Bedingungszeile nicht geprüft werden, da vielleicht für einen Datensatz ein Zusatzfeld nicht eingerichtet wurde oder der Datentyp nicht mit dem Bedingungstyp übereinstimmt, so gilt diese Bedingungszeile als nicht gültig. Dementsprechend wird der gesamte Bedingungszweig, zu dem die Zeile gehört, als nicht gültig angesehen.

Aktionen, Prüfposten und Feldposten#

Nach dem Aufruf der Prüfungen für eine Tabelle werden zuerst alle Prüfungen der Art "Aktion“ auf ihre Gültigkeit geprüft und ausgeführt. Dabei werden aus den gültigen Aktionsprüfungen alle Vorgabewerte in den Datensatz selbst, sowie in seine Zusatzfelder eingetragen. Wurden Kaskaden bei den Aktionen aufgebaut (d.h. dass eine Aktion auf der vorherigen aufbaut), werden diese hintereinander ausgeführt, bis die Anzahl der Kaskadenaufrufe (Wiederholungen) erreicht ist. Die Anzahl der Kaskadenaufrufe wird in der "KUMAVISON healthcare Einrichtung“ im Feld "Aktion Wiederholungen" festgelegt.

Nachdem die Aktionen ausgeführt wurden, werden Prüfposten für Abbruch- und Hinweis-Meldungen ermittelt. Dazu werden alle zertifizierten Prüfungen der Art "Hinweis“ und "Abbruch“ auf ihre Gültigkeit geprüft. Wird dann eine Meldung als "gültig“ durch das System erkannt, so wird ein Prüfposten mit der entsprechenden Aktionsbeschreibung generiert. Neben dem Prüfposten werden auch Feldposten gebildet. Die Feldposten entsprechen dabei den Vorgabewerten, die für diese Prüfung eingerichtet wurden.

Prüfposten und Feldposten werden dann im Wizard zur Bearbeitung angezeigt.

Arbeiten mit dem Wizard (Verarbeitung der Meldungen)#

In diesem Abschnitt wird die Verarbeitung der eingerichteten und zertifizierten Prüfungen im Wizard beschrieben. Dazu gehören Aufruf und Bedienung des Wizards, sowie Aktionen, die nach dem Beenden des Wizards durch das System durchgeführt werden. Diese Punkte werden nachfolgend beschrieben.

Aufruf des Wizard#

Der Wizard wird aufgerufen, wenn AnwenderInnen die Funktion zum Beenden der Pflege von Stammdaten oder die Freigabe von Dokumenten aufrufen. Existieren für die jeweiligen Stammdaten oder Belege zertifizierte Prüfungen, deren Bedingungen in dem Fall zutreffen, so wird der Wizard gestartet.

Aufbau des Wizard#

Im Wizard haben AnwenderInnen die Möglichkeit, die ermittelten Prüfungen zu sehen und gleich zu korrigieren. Der Wizard besteht aus zwei Hauptbereichen: der "Prüfungsmeldung“ und der "Feld Prüfung / Eingabe“.

Der Bereich "Prüfungsmeldung“ listet alle Prüfungen der Art "Hinweis“ und "Abbruch“ auf, die für den entsprechenden Datensatz gefunden wurden (Prüfposten). Die aktuelle Meldung, die zur Bearbeitung ansteht, wird kursiv in roter Schriftfarbe hervorgehoben.

Der Bereich "Feld Prüfung / Eingabe“ zeigt in einer Liste die zu der Prüfung zugehörigen Felder an, die in der Prüfung als Vorgabewerte definiert wurden (Feldposten). Auf der rechten Seite wird eine Feldgruppe angezeigt. Hier kann der Inhalt für das aktuelle Feld bei "Neuer Wert" eingetragen werden. Das aktuelle Feld, das zur Bearbeitung ansteht, wird kursiv in roter Schriftfarbe hervorgehoben und auf der rechten Seite im Feld Feldname angezeigt.

Durch die einzelnen Meldungen können über die Schaltflächen "Vorheriger" und "Nächster" navigiert werden. Bei der Navigation springt dann die Markierung erst innerhalb der Felder der zu bearbeitenden Prüfung, dann, nachdem die Felder durchgelaufen sind, zur nächsten oder vorherigen Prüfung.

Nachdem ein neuer Wert für das aktuelle Feld eingetragen wurde und mit Enter bestätigt wurde, springt die Verarbeitung automatisch zum nächsten Feld / zur nächsten Meldung.

Eingabe von Feldwerten im Wizard#

Das einzige Feld im Wizard, welches eine Eingabe erlaubt, ist das Feld "Neuer Wert" im Bereich "Feld Prüfung / Eingabe“.

Wurde in der Prüfung ein Vorgabewert definiert, so wird dieser im Feld "Vorgabewert" angezeigt und kann neben dem manuellen Eintrag über "Vorgabewert übernehmen“ als neuer Wert übernommen werden.

Enthält der Datensatz für das aktuelle Feld einen Wert, so wird dieser Wert im Feld "Aktueller Wert“ angezeigt und kann neben dem manuellen Eintrag über "Aktuellen Wert übernehmen“ als neuer Wert übernommen werden.

Hinweis

Nachdem ein neuer Wert für das aktuelle Feld eingetragen wurde, wird das Feld als "Verarbeitet“ gekennzeichnet und aus der Feldliste ausgeblendet. Die Verarbeitung springt dann automatisch in ein neues Feld. Sind alle Felder einer Meldung verarbeitet, so wird auch die Meldung als "Verarbeitet“ gekennzeichnet und aus der Prüfliste im Wizard ausgeblendet. Die Verarbeitung springt dann automatisch zu einer neuen Meldung.

Die bereits verarbeiteten Meldungen und Felder können im Wizard nochmals aufgerufen und bei Bedarf korrigiert werden. Über "Filter Verarbeitet entfernen“ kann der Filter auf verarbeitete Meldungen und Felder entfernt werden. Diese werden dann wieder im Wizard angezeigt. Der Aufruf befindet sich im Menüband unter "Aufbau“. Um die Ansicht des Wizards wieder zurück auf die offenen Meldungen zu setzen, muss die Funktion "Filter Verarbeitet verwenden“ ausgewählt werden. Durch diese Aktion werden die bereits verarbeiteten Meldungen und Felder aus den Listen im Wizard ausgeblendet.

Bearbeitung im Wizard beenden#

Die Bearbeitung der Meldungen im Wizard kann zu jedem Zeitpunkt über "Bearbeitung beenden“ beendet werden.

Sind alle Meldungen abgeschlossen, wird der Wizard automatisch geschlossen.

Beim Schließen des Wizards prüft das System erneut, ob noch gültige Prüfungen (Hinweise und Abbrüche) für den Datensatz existieren. Ist das der Fall, erscheint eine Abfrage, ob diese nun bearbeitet werden sollen.

Wird diese mit "Ja“ bestätigt, wird der Wizard erneut gestartet und die Liste mit den entsprechenden Meldungen angezeigt, die nun bearbeitet werden können.

Wird diese mit "Nein“ beantwortet, so wird die weitere Bearbeitung abgebrochen und die ursprüngliche Stammdaten- bzw. Belegkarte wird angezeigt.

Dabei werden die bereits im Wizard eingetragenen Informationen in den Datensatz zurückgeschrieben.

Bestehen noch offene Abbruchmeldungen für den zu bearbeitenden Datensatz, so bleibt der Status der Pflichtfeldprüfung "Unvollständig“ und die Pflege des Datensatzes im Status "In Arbeit“.

Wurden alle Meldungen bearbeitet und werden beim Beenden des Wizards keine weiteren Prüfungen (Hinweise oder Abbrüche) gefunden, so wird im entsprechenden Datensatz der Status Pflichtfeldprüfung auf den Wert "Vollständig“ gesetzt und die Pflege in den Status "Pflege abgeschlossen“ gesetzt.

Anschließend steht der entsprechende Datensatz zur Verwendung in Prozessen bereit.

Hinweis

Wie oft das System nach dem Abschluss des Wizards prüfen soll, ob noch weitere gültige Prüfungen für den Datensatz existieren, kann in der "KUMAVISON healthcare Einrichtung“ eingestellt werden. Hierzu wird das Feld "Wizard Wiederholungen“ verwendet.

Verwendung von Prüfungen der Aktionsart "Aktion“#

Wie zuvor beschrieben können neben den Prüfungen der Aktionsart "Hinweis“ und "Abbruch“ Prüfungen der Aktionsart "Aktion“ erstellt werden. Diese Prüfungen werden nicht durch die AnwenderInnen bearbeitet, sondern automatisch durch das System ausgeführt.

Eine Prüfung der Art "Aktion“ wird vor dem Start des Wizards verarbeitet, wenn die entsprechenden Bedingungen zutreffen, aber auch nach Abschluss des Wizards, um eventuell den Datensatz zu ergänzen. Diese Funktion von Aktionsprüfungen wird nachfolgend an einem Beispiel erklärt:

Beispiel

Neben den Abbruch-Prüfungen im Debitorenstamm, dass Zusteller und Zustellertransportart gefüllt werden müssen, wurde eine Aktion definiert, die bei allen Debitoren aus den Zuständigkeitseinheiten "HAMBURG“ und "DORTMUND“ den Zusteller automatisch auf den Wert "DHL“ setzt.

Inforegister Bedingungen:

1. Zeile
Prüfart WENN
Feldherkunft Tabelle
Feld ID 5700 Zuständigkeitseinheit
Bedingung =
Bedingungswert HAMBURG
2. Zeile
Prüfart UND
Feldherkunft Tabelle
Feld ID 31 Zustellercode
Bedingung <>
Bedingungswert DHL
3. Zeile
Prüfart WENN
Feldherkunft Tabelle
Feld ID 5700 Zuständigkeitseinheit
Bedingung =
Bedingungswert DORTMUND
4. Zeile
Prüfart UND
Feldherkunft Tabelle
Feld ID 31 Zustellercode
Bedingung <>
Bedingungswert DHL

Inforegister Vorgabewerte:

1. Zeile
Feldherkunft Tabelle
Feld ID 31 Zustellercode
Feldwert DHL
Vorh. Wert überschreiben Ja
Wert validieren Ja

Weiter wurde eine Aktion definiert, die für alle Debitoren, die als "Zusteller“ DHL eingetragen haben, den Wert "STANDARD“ für die Transportart setzt.

Inforegister Bedingungen:

1. Zeile
Prüfart WENN
Feldherkunft Tabelle
Feld ID 31 Zustellercode
Bedingung =
Bedingungswert DHL
2. Zeile
Prüfart UND
Feldherkunft Tabelle
Feld ID 5792 Zustellertransportartencode
Bedingung <>
Bedingungswert STANDARD

Inforegister Vorgabewerte:

1. Zeile
Feldherkunft Tabelle
Feld ID 31 Zustellercode
Feldwert DHL
Vorh. Wert überschreiben Ja
Wert validieren Ja
2. Zeile
Feldherkunft Tabelle
Feld ID 5792 Zustellertransportartencode
Feldwert STANDARD
Vorh. Wert überschreiben Ja
Wert validieren Ja

Ebenso wurde für alle Debitoren aus den "Zuständigkeitseinheiten“ "HAMBURG“ und "DORTMUND“ festgelegt, dass bei diesen Debitoren der "Gegenlagerort“ automatisch auf "HAMBURG“ gesetzt werden soll.

Inforegister Bedingungen:

1. Zeile
Prüfart WENN
Feldherkunft Tabelle
Feld ID 5700 Zuständigkeitseinheit
Bedingung =
Bedingungswert HAMBURG
2. Zeile
Prüfart UND
Feldherkunft Tabelle
Feld ID 5007707 Gegenlagerortcode
Bedingung <>
Bedingungswert HAMBURG
3. Zeile
Prüfart WENN
Feldherkunft Tabelle
Feld ID 5700 Zuständigkeitseinheit
Bedingung =
Bedingungswert DORTMUND
4. Zeile
Prüfart UND
Feldherkunft Tabelle
Feld ID 5007707 Gegenlagerortcode
Bedingung <>
Bedingungswert HAMBURG

Inforegister Vorgabewerte:

2. Zeile
Feldherkunft Tabelle
Feld ID 5007707 Gegenlagerortcode
Feldwert HAMBURG
Vorh. Wert überschreiben Ja
Wert validieren NEIN

Wird nun für einen Debitoren die Debitorenpflege beendet und dadurch die Pflichtfeldprüfung aufgerufen und die "Zuständigkeitseinheit“ des Debitors wird mit HAMBURG hinterlegt, greifen jetzt die Prüfungen mit der Aktionsart "Aktion“ die für diese Zuständigkeitseinheit eingerichtet wurden.

Daher werden dann auch in der Debitorenkarte die Felder entsprechend angepasst bei Freigabe.

Verarbeitung von Adressen aus dem Adressmanagement#

Für Debitoren, Kreditoren und Kontakte werden die Adressdaten in der "Stammdaten Adressenverwaltung“ (Adressmanagement) gespeichert und nicht mehr direkt im Datensatz.

Daher werden bei der Prüfung der Adressfelder eines Datensatzes die zugehörigen Daten aus dem Adressmanagement berücksichtigt. Für den jeweiligen Datensatz werden aus der aktuell gültigen Adresse folgende Felder gesetzt:

  • Name
  • Name 2
  • Name 3
  • Name 4
  • Adresse
  • Adresse 2
  • PLZ-Code
  • Ort
  • Bundesregion
  • Länder-/Regionscode

Der Aufruf für die "Stammdaten Adressenverwaltung“ befindet sich in den jeweiligen Karten hinter dem Dreipunkt-Aufruf.

Bei der Erstellung von Prüfungen müssen die Adressdaten nicht gesondert behandelt werden. Stattdessen wird eine Prüfung auf das entsprechende Tabellenfeld (z.B. Adresse oder PLZ-Code) erstellt. Handelt es sich bei der zu prüfenden Tabelle um den Debitoren-, Kreditoren- oder Kontaktstamm, so holt das System automatisch den entsprechenden Wert für das Feld aus dem Adressmanagement. Ebenso werden die bearbeiteten Werte aus den Vorgabewerten automatisch in den aktuellen Datensatz im Adressmanagement geschrieben.

Hinweis

Bei der Bearbeitung von Feldern aus dem Adressmanagement wird nur die aktuell gültige Adresse betrachtet. Alle Adressen, die vorher gültig waren oder erst in der Zukunft gültig werden, werden hier nicht beachtet.

Zugeordnete Partnerrollen in der Stammdatenprüfung#

In der Bearbeitung von Stammdaten wie Debitoren, Kreditoren und Kontakten können neben den Tabellenfeldern und Zusatzfeldern für die jeweiligen Stammdaten auch die Angaben zu zugeordneten Partnerrollen notwendig sein.

Über die zugeordneten Partnerrollen in KUMAVISION healthcare365 kann das Verhältnis eines Kunden zu anderen Kunden / Kontakten dargestellt werden.

Die zugeordneten Partnerrollen entsprechen nicht einem Feld in dem Stammdatensatz, sondern stellen zusätzliche Datensätze zum jeweiligen Debitor, Kreditor oder Kontakt dar. Daher werden die Prüfungen in der Kurzerfassung (für Kontakte und Debitoren/Kreditoren) aus mehreren Datensätzen aufgebaut. Zuerst wird der Stammsatz selbst übergeben und anschließend die für den jeweiligen Stammsatz relevanten zugeordneten Partnerrollen als eigene Datensätze.

Bestimmung prüfungsrelevanter zugeordneter Partnerrollen#

Die für die Prüfung relevanten zugeordneten Partnerrollen werden in der Konfigurationsvorlage für die Kontaktkurzerfassung festgelegt. Dabei spielt es keine Rolle, ob sich die Prüfung später auf die Kurzerfassung, auf Kontakte, Debitoren oder Kreditoren bezieht. In dem jeweiligen Stammsatz wird geprüft, aus welcher Vorlage dieser erstellt wurde (Feld: "Aus Vorlagencode"). Gemäß dieser Information wird dann für den Stammsatz die entsprechende Vorlage untersucht und die dort aufgelisteten zusätzlichen Partnerrollen für die Prüfung verwendet.

Die Prüfung erfolgt ebenfalls bei der Anlage über die Kontaktkurzerfassung von Kontakten, Debitoren und Kreditoren. Die Einrichtung der Konfigurationsvorlagen sowie Anwendung der Kurzerfassung wurde im Abschnitt "Konfigurationsvorlagen Einrichtung“ sowie "Kontaktkurzerfassung“ beschrieben.

Über den LookUp im Feld "Neuer Wert“ können AnwenderInnen nun die healthcare+ Suche nutzen, um einen entsprechenden Kontakt passend zur Partnerrolle zu finden. Die healthcare+ Suche ist dabei gemäß der Einrichtung in der Vorgabewert-Zeile auf die jeweilige Partnerrolle vorgefiltert.

Prüfung von Verkaufs- und Einkaufsbelegen#

Die Datenprüfung kann auch für Verkaufs- und Einkaufsbelege eingerichtet werden. Dadurch wird es möglich, einen Verkaufs- oder Einkaufsbeleg vor seiner Freigabe auf fehlende Daten zu prüfen oder auch durch Aktionen Daten automatisch zu ergänzen.

Die Prüfungen können für alle Verkaufsbelege eingerichtet werden, die auf den Tabellen 36 "Verkaufskopf“ und 37 "Verkaufszeile“ basieren. Im Einkauf können alle Belege geprüft werden, die auf den Tabellen 38 "Einkaufskopf“ und 39 "Einkaufszeile“ basieren.

Bei der Prüfung von Verkaufs- und Einkaufsbelegen handelt es sich um zusammengesetzte Prüfungen. Das heißt, dass bei der Freigabe eines Beleges sowohl der Belegkopf als auch die Belegzeilen zusammen geprüft werden und entsprechende Meldungen für diese beiden Tabellen zusammen ausgegeben werden. Die Prüfungen werden jedoch separat für die jeweilige Tabelle erstellt.

Mögliche Anwendungsbeispiele für die Einrichtung von Prüfungen auf den Verkaufsbelegen können sein:

  • Prüfung auf das zugesagte Lieferdatum, dieses darf nicht kleiner als der morgige Tag sein
  • Prüfung auf hinterlegter Menge und Preis sowie Feld Beschreibung 2

Hinweis

Bei der Erstellung von Prüfungen für bestimmte Belege sollte in der Prüfung selbst auch immer die "Belegart“ berücksichtigt werden, damit diese Prüfung nur für die gewünschte "Belegart“ greift.

Die Datenprüfung wird in Verkaufs- und Einkaufsbelegen ausgelöst, wenn die Belege über die Funktion "Freigeben“ freigegeben werden.

Aufgrund der Einrichtung der Pflichtfeldprüfung werden die fehlenden Daten über den Wizard angezeigt. Sobald die Meldungen bearbeitet wurden, wird der Beleg freigegeben.

Hinweis

Bei der Prüfung von Verkaufs- und Einkaufsbelegen ist zurzeit nur die Prüfung auf Tabellenfelder möglich. Zusatzfelder sowie variable Adressen aus dem Adressmanagement werden nicht berücksichtigt.

DMS Integration#

KUMAconnect#

Allgemein#

Mit den APPs "KUMAconnect ELO4BC" und "KUMAconnect Output Link“ haben Sie eine Integrations-Schnittstelle, die das DMS/ECM von ELO Digital Office GmbH (professional und enterprise) direkt mit Microsoft Dynamics 365 Business Central1 verbindet.

Dazu wird ein ELO3 Client, der "ELO3 Integration Client“, direkt in zahlreiche Fact Boxen und / oder Page Parts von Microsoft Dynamics 365 Business Central1 eingebunden. Hierdurch kann direkt in Microsoft Dynamics 365 Business Central1 mit dem ELO3 DMS/ECM gearbeitet werden. Dateien und Dokumente können per Drag & Drop archiviert werden.

Mit dem "KUMAconnect Output Link“ werden zudem in Microsoft Dynamics 365 Business Central1 erzeugte Dokumente, z.B. Auftragsbestätigungen, Rechnungen, etc. direkt ohne weiteres Zutun im ELO3 DMS/ECM archiviert werden. Alle Dateien und Dokumente werden automatisch mit entsprechenden Metadaten versehen. Zu einem Geschäftsprozess oder eines Vorgangs in Microsoft Dynamics 365 Business Central1 werden diese dann durch den Integration Client direkt in der Ablagestruktur in ELO3 angezeigt.

Die App kommuniziert mit einem ELO3 DMS/ECM System mittels moderner Webdienste. Hierfür wird auch eine KUMAconnect APP im ELO3 DMS/ECM installiert, damit die beiden Systeme direkt miteinander kommunizieren können.

Zudem werden Standard-Templates mit angeboten, die eine komplette Konfiguration des Integration Clients, der ausgehenden Dokumente, der Metadaten und der Archivstruktur inkl. Referenzstruktur beinhalten. Ein Berechtigungskonzept runden die Templates ab. Der Funktionsumfang und die Bedienung des ELO3 Integrationsclients ist unter dem Link erreichbar.

Einrichtungen für ELO3 werden in der ELO3 Admin-Console eingerichtet. Hier werden die Metadaten definiert, die Ablagepfade und Referenzpfade. Wenden Sie sich hierzu bitten an Ihren ELO3 Partner.

Hinweis

Die Nutzung der KUMAconnect App ist nur mit gesonderter Lizenzierung und deren Aktivierung möglich.

Hinweis

An dieser Stelle der Onlinehilfe wird Ihnen lediglich der zusätzliche Funktionsumfang der App "KUMAconnect“ in KUMAVISION healthcare365 näher erläutert. Die allgemeinen Einrichtungsmöglichkeiten und Abläufe werden Ihnen hier beschrieben.

Einrichtung#

DMS Allgemeine Einrichtung#

Bevor der Integration Client in der Fact Box oder im Page Part angezeigt wird, benötigt die App folgende Einstellungen, um mit der ELO3 Archiv kommunizieren zu können. Diese Einstellung wird zunächst in der "DMS Allgemeine Einrichtung“ getätigt.

Inforegister KUMAVISION healthcare#

Auf dem Inforegister "KUMAVISION healthcare“ haben Sie zusätzlich folgende Einrichtungsmöglichkeiten:

Feld Beschreibung
Standardschema Das Standardschema dient zur Auswahl der korrekten Konfiguration in ELO3. Aktuell wird immer das Standardschema "KumaMed“ verwendet.
Standardordner Wenn ein Standardordner angegeben wird, werden alle Dokumente, wenn in dem Fieldmapping nicht anders angegeben, in den Standardordner abgelegt. In dem aktuellen KumaMed-Template bleibt der Ordner leer, da die Dokumente immer auf der obersten Ebene abgelegt werden.

Hinweis

An dieser Stelle der Onlinehilfe wird Ihnen lediglich der zusätzliche Funktionsumfang der App "KUMAconnect“ in KUMAVISION healthcare365 näher erläutert. Die allgemeinen Einrichtungsmöglichkeiten finden Sie hier.

Funktionen im Menüband#

Schema aus dem DMS laden
Über die Aktion werden die Schemadefinitionen aus ELO3 geladen. Hierdurch stehen die Schemafelder mit der entsprechenden Definition zur Verfügung. Siehe hierzu auch den entsprechenden Menüpunkt "Schema" unter Zugehörig.

Schema
Über die Aktion können die Informationen angezeigt werden, die durch die Aktion "Schema aus dem DMS laden“ geladen wurden.

Hinweis

Die Informationen werden nur angezeigt und können nicht in KUMAVISION healthcare365 geändert werden.

Dokumententyp
In der Tabelle werden alle möglichen Werte für den Dokumententyp hinterlegt. Diese Werte können im Anschluss an den entsprechenden Stellen ausgewählt werden. Dieses betrifft z.B. die Auswahl bei einer Barcodevormerkung.

Ordner-Options-Zuordnung
Über die Tabelle werden zwei Einrichtungen abgebildet, welche die Tabelle betreffen, die unterschiedliche Belegarten über ein Optionsfeld abbilden. Typische Beispiele hierfür sind die VK- und EK-Belege.

Zum einen kann in Abhängigkeit von der Belegart der Ordner für die Archivierung angegeben werden. Der Ordner wird folgendermaßen in absteigender Hierarchie ermittelt:

  1. Ordner in der Tabelle Ordner-Options-Zuordnung
  2. Ordner im Fieldmapping
  3. Ordner in der Einrichtung "DMS Allgemein“

Zum anderen können anhand der Belegart unterschiedliche Seiten angegeben werden, die von ELO3 zum Lesen zusätzlicher Daten verwendet werden kann. Die Seite wird folgendermaßen in absteigender Hierarchie ermittelt:

  1. Seite in der Tabelle Ordner-Options-Zuordnung
  2. Seite im Fieldmapping

Fieldmappingliste
Über diese Aktion können die Fieldmappings definiert werden, die für den Integrationsclient und die API benutzt werden.

Weiterführende Informationen über das "Fieldmapping“ erhalten Sie hier.

Fieldmapping Funktionen
In der Liste der Fieldmapping Funktionen werden die Funktionen angegeben, die in den Fieldmappings anschließend benutzt werden können. Die Definition des Verhaltens der Funktionen sind in der Tabelle KVSMEDDMSFieldmappingFunction hinterlegt und können kundenindividuell über die angebotenen Events erweitert werden.

Tabellen Seiten Zuordnung
Die Tabelle dient zur Angabe von Vorgabewerten für die ODATA-Seiten der angegebenen Tabellen. Die ODATA-Seiten werden von ELO3 benutzt, um eigenständig weitere Daten aus KUMAVISION healthcare365 zu lesen, die nicht im Fieldmapping angegeben wurden.

Hinweis

An dieser Stelle der Onlinehilfe wird Ihnen lediglich der zusätzliche Funktionsumfang der App "KUMAconnect“ in KUMAVISION healthcare365 näher erläutert. Die allgemeinen Einrichtungsmöglichkeiten finden Sie hier beschrieben.

KUMAVISION healthcare Einrichtung#

In der KUMAVISION healthcare Einrichtung werden auf dem Inforegister "DMS Integration" spezifische DMS Einrichtungen vorgenommen, die u.a. für das Modul "Medical Device Regulation Dokumentenlenkung" relevant sind.

Inforegister DMS Integration#
Feld Beschreibung
Nummernserie IM Dokument Die Nummernserie wird benutzt, wenn neue Einträge in die DI-IM Dokument erzeugt werden. Dieses ist z.B. bei der Funktion "zurück in die eBox“ der Fall.
Über ImageUtils drucken Über den Schalter wird gesteuert, ob der Ausdruck über den Dienst erfolgen soll. Die Archivierung bzw. Verkettung findet immer statt. Fall projektspezifisch in die Archivierung oder Verkettung eingegriffen werden soll, kann dieses über bestehende Events erfolgen.
Geschäftspapier vorhanden Es wurde ein Geschäftspapier in der KUMAVISION healthcare Einrichtung geladen. Dieses wird beim Drucken auf jede Seite des Leitdokuments gelegt.
Wasserzeichen für Leitdokument vorhanden Es wurde ein Wasserzeichen in die KUMAVISION healthcare Einrichtung geladen. Dieses wird beim Archivieren auf jede Seite des Leitdokuments gelegt. Dieses Wasserzeichen besteht in der Standardkonfiguration aus dem Wort "Kopie“ und dient dazu, dass keine Originalbelege aus dem Archiv nachgedruckt werden können.
Wasserzeichen für verkettete Dokumente vorhanden Es wurde ein Wasserzeichen in die "KUMAVISION healthcare Einrichtung" geladen. Dieses wird beim Archivieren auf jede Seite der verketteten Dokumente gelegt.
Drucklog nach erfolgreichem Ausdruck löschen Bei der Vorschau, PDF-Erstellung und dem Druck wird ein Eintrag "DMS Druckauftrag“ erzeugt. Wenn der Schalter aktiviert ist, wird der Eintrag nach erfolgreicher Verarbeitung wieder gelöscht. Im Fehlerfall bleibt der Eintrag immer bestehen. Die Empfehlung für Projekte im Regelbetrieb ist es den Schalter zu aktivieren. Ansonsten müssen ältere Einträge in der Tabelle "DMS Druckauftrag“ durch die AnwenderInnen regelmäßig gelöscht werden.
Schemafeld für das verkettete Drucken In dem Feld wird das Schemafeld aus dem DMS eingetragen, mit dem die verkettete und nicht verkettete Version der Archivierung unterschieden wird. Standardmäßig heißt das Feld "ANLAGE".

Bei der Archivierung mit Verkettung werden zwei Archiveinträge erzeugt. Der eine Eintrag enthält nur das Leitdokument und besitzt in dem Schemafeld den Wert false. Der DMS-Eintrag mit dem Leitdokument und den verketteten Dokumenten besitzt in dem Schemafeld den Wert true.

Dieses Feld wird dazu benutzt, um bei den Fibu Mahnungen die Originalrechnung aus dem DMS-Archiv ohne verkettete Dokumente anhängen zu können.
Funktionen im Menüband#

Über den Reiter "DMS“ stehen Ihnen im Menüband folgende Aktionen zur Verfügung:

Aktion Beschreibung
PrintPortal-Berichte anzeigen Die PrintPortal-Verarbeitung gilt nur für die Berichte, die in dieser Auflistung aufgeführt sind. Nur bei diesen wird verkettet bzw. archiviert.
Geschäftspapier Über die Aktionsgruppe kann ein Geschäftspapier eingelesen bzw. das eingelesene Geschäftspapier wieder gelöscht werden.
Wasserzeichen für Leitdokument Über die Aktionsgruppe kann ein Wasserzeichen für das Leitdokument eingelesen bzw. das eingelesene Wasserzeichen wieder gelöscht werden.
Wasserzeichen für verkettete Dokumente Über die Aktionsgruppe kann ein Wasserzeichen für die verketteten Dokumente eingelesen bzw. das eingelesene Wasserzeichen wieder gelöscht werden.
Fieldmapping#

Über die Fieldmappings wird gesteuert, welche Felder bei der Kommunikation mit KUMAconnect gefüllt bzw. gelesen werden soll.

Inforegister Allgemein#
Feld Beschreibung
Aktionsart Aktuell werden drei Aktionsarten benutzt.

Query:
Dient zur Suche von Dokumenten über die API-Schnittstelle. Diese wird z.B. benutzt, wenn für die Verkettung Dokumente aus dem DMS abgefragt werden.

Archive:
Dient zur Archivierung von Dokumenten über Drag&Drop und über die API-Schnittstelle.

Report:
Dient zur Archivierung von Ausgangsbelegen.
Schema Es wird das Schema angegeben, das für dieses Fieldmapping genutzt wird. Aktuell wird immer das Schema "KumaMed" benutzt. Dieses kann aber kundenindividuell erweitert werden.
Ordner Wird nur bei den Aktionsarten "Query" und "Archive" angezeigt. Die DMS-Dokumente werden in diesem Ordner angelegt. Hierbei können auch Unterordner angegeben werden (z.B. "Verkauf/Sonstige Dokumente“). Aktuell müssen in dem Template keine Ordner eingetragen werden. Dieses kann aber kundenindividuell abweichen.
Ordnerzuordnung existiert Über den Schieber wird angezeigt, ob für die Tabelle eine Ordnerzuordnung existiert.
Tabellen ID Gibt die Tabelle an, auf die mit dem Fieldmapping zugegriffen werden soll. Die Felder der Tabelle sind dann in den Fieldmappingzeilen als Quelle zugänglich. Falls auf Felder einer zusätzlichen Tabelle zugegriffen sollen, müsste dafür eine "Fieldmapping Function“ angelegt werden.
Tabellenbezeichnung Es wird die Bezeichnung der eingetragenen Tabelle angezeigt.
Seiten-ID Bei jeder Kommunikation mit KUMAconnect muss eine Seite mit übergeben werden, über die ELO3 bei Bedarf weitere Daten anzeigen kann bzw. von ELO3 aus den Datensatz in KUMAVISION healthcare365 aufrufen kann.

Wenn in der Ordnerzuordnung oder der Tabellen-Seiten-Zuordnung eine Seite für die Tabelle hinterlegt ist, wird diese übernommen. Ansonsten wird die Drilldown-Page aus der Tabellendefinition genommen.
Seitenbezeichnung Es wird die Bezeichnung der eingetragenen Seite angezeigt.
Beschreibung Beschreibung für das Fieldmapping
Standardmapping für Tabelle Wird der Schieber aktiviert, wird das entsprechende Fieldmapping für die Tabelle und die Aktionsart benutzt, wenn kein explizites Fieldmapping angegeben wird. Pro Tabelle und Aktionsart kann nur ein Fieldmapping als Standard gekennzeichnet werden.
Individuelle ELO3-Konfiguration Über den Schieber wird angegeben, ob die Archivierung das Standardverhalten berücksichtigt oder ob für die Tabelle ein individuelles Verhalten in ELO3 konfiguriert wurde.

Bei der Standardkonfiguration wird bei der Archivierung über die API (also eBox oder IM-Dokument) das Dokument automatisch in einen Ordner abgelegt, der wie die Dokart heißt.

Die individuelle Konfiguration wird im Med-Template nur bei Info.-Anforderungen benutzt. Hierdurch werden bei der Referenzbildung (z.B. beim Vorgang) die Dokumente pro Dokart zusammengefasst.
Inforegister Fielmappingzeilen#
Feld Beschreibung
Schemafeld Das Schemafeld, dass für die entsprechende Aktion angesprochen wird. Bei der Aktionsart "Query" wird dieses Feld abgefragt. Bei den Aktionen "Archive" und "Report" wird das Feld im DMS beschrieben.
NAV Feldnr. Es können die Felder aus der mit TabellenID angegebenen Tabelle verwendet werden. Falls die Feldnr. leer gelassen wird, muss unter Alternativwert eine "Fieldmapping Function“ oder ein fester Wert angegeben werden.
BC Feldbezeichnung Es wird die Bezeichnung des Feldes angezeigt.
Alternativwert Wird verwendet, wenn die Feldnummer leer ist. Der Alternativwert kann eine "Fieldmapping Function“ oder einen festen Wert beinhalten
Schreibgeschützt Der Wert wird aus dem Schema von ELO3 übernommen (Bei der Aktion "DMS Schema importieren). Schemafelder mit Schreibgeschützt=ja können nicht in einem Fieldmapping mit Aktionsart Archive und Report benutzt werden.
Notwendig Der Wert wird aus dem Schema von ELO3 übernommen (Bei der Aktion "DMS Schema importieren). Schemafelder mit Notwendig=ja werden automatisch in das Fieldmapping eingefügt, wenn die Aktionsart Archive oder Report ist.

Bridge-App für das Modul "DMS & ECM Interface"#

Die Bridge-App integriert das Modul "DMS & ECM Interface" in KUMAVISION healthcare365. An dieser Stelle der Onlinehilfe werden die Erweiterungen an dem Modul "DMS & ECM Interface" und KUMAVISION healthcare365 beschrieben.

Die nachfolgenden Anpassungen beziehen sich sowohl auf die Archivsystemart Microsoft1 SharePoint Online wie auch auf Hyland Saperion2 ECM.

Allgemeine Erweiterungen in KUMAVISION healthcare365#

Infobox "Dokumente"#

Folgende Seiten wurden mit der Dokumenten-Infobox aus dem Modul "DMS & ECM Interface“ erweitert:

  • Bankkontokarte
  • Bankkonten
  • Info. Anforderungskarte
  • Marketing Cockpit
  • Gebuchte Rücksendung
  • Gebuchte Rücksendungen
  • Gebuchte Rücklieferung
  • Gebuchte Rücklieferungen
  • Vorgangskarte
  • Vorgänge
  • Vorgangsperiodenkarte
  • Einkaufsbestellungen
  • Verkaufsaufträge
  • Seriennr.-Informationskarte
  • Seriennr.-Informationsliste
Zurück in die eBox#

Über die Aktion "Zurück in die eBox“ können falsch zugeordnete Archiveinträge bei einem Datensatz entfernt und in die eBox des aktuellen Benutzers zurückgebracht werden, damit diese Dokumente noch einmal neu zugeordnet werden können.

Beim Aufruf der Funktion werden alle Archiveinträge zu dem aktuellen Datensatz angezeigt (dieses kann bei sehr vielen Dokumenten eine lange Zeit in Anspruch nehmen). Anschließend können Sie den oder die Einträge markieren, die wieder in die eBox zurückgebracht werden sollen. Pro ausgewählten Datensatz muss noch ein DI-Dokumententyp angegeben werden. Die Einträge in der eBox gelten dann schon als geprüft.

In folgenden Seiten ist die Aktion eingefügt:

  • Bankkontokarte
  • Rahmenbestellung
  • Rahmenauftrag
  • Kontaktkarte
  • Debitorenkarte
  • Info. Anforderungskarte
  • Artikelkarte
  • Marketing Cockpit
  • Gebuchte Rücksendung
  • Gebuchte Rücklieferung
  • Vorgangsperiodenkarte
  • Geb. Einkaufsgutschrift
  • Geb. Einkaufsrechnung
  • Geb. Einkaufslieferung
  • Geb. Verkaufsgutschrift
  • Geb. Verkaufsrechnung
  • Geb. Verkaufslieferung
  • Einkaufsrechnung
  • Einkaufsbestellung
  • Einkaufsanfrage
  • Einkaufsgutschrift
  • Einkaufsanfragearchiv
  • Einkaufsreklamation
  • Ressourcenkarte
  • Verkaufsgutschrift
  • Verkaufsrechnung
  • Verkaufsauftrag
  • Verkaufsauftragsarchiv
  • Verkaufsangebot
  • Verkaufsangebotsarchiv
  • Verkaufsrücknahme
  • Seriennr.-Informationskarte
  • Kreditorenkarte
Barcodevormerkung#

Für ein nachgelagertes Scannen von Dokumenten wurde in einigen Fenstern die Aktion "Barcodevormerkung" eingefügt. Hierdurch wird ein Eintrag in der Tabelle "DMS Barcode“ erstellt. Beim Aufrufen der Funktion muss der Barcode eingegeben werden, der sich auf dem zu scannenden Dokument befindet und eine Dokumentenart ausgewählt werden.

In folgenden Fenstern ist die Aktion eingefügt:

  • Bankkontokarte
  • Rahmenbestellung
  • Rahmenauftrag
  • Kontaktkarte
  • Debitorenkarte
  • Info. Anforderungskarte
  • Artikelkarte
  • Marketing Cockpit
  • Gebuchte Rücksendung
  • Gebuchte Rücklieferung
  • Vorgangsperiodenkarte
  • Geb. Einkaufsgutschrift
  • Geb. Einkaufsrechnung
  • Geb. Einkaufslieferung
  • Geb. Verkaufsgutschrift
  • Geb. Verkaufsrechnung
  • Geb. Verkaufslieferung
  • Einkaufsrechnung
  • Einkaufsbestellung
  • Einkaufsanfrage
  • Einkaufsgutschrift
  • Einkaufsanfragearchiv
  • Einkaufsreklamation
  • Ressourcenkarte
  • Verkaufsgutschrift
  • Verkaufsrechnung
  • Verkaufsauftrag
  • Verkaufsauftragsarchiv
  • Verkaufsangebot
  • Verkaufsangebotsarchiv
  • Verkaufsrücknahme
  • Seriennr.-Informationskarte
  • Kreditorenkarte
Angabe Unterverzeichnis bei Barcodevormerkung#

Bei manuellen Barcodevormerkungen kann auch ein Unterverzeichnis angegeben werden, wenn dieses in der Ablagedefinition für den entsprechenden Datensatz hinterlegt ist. Bei der Archivierung des gescannten Dokuments wird dann das entsprechende Unterverzeichnis an das Verzeichnis angefügt, das in der Ablagedefinition hinterlegt ist.

Automatische Erstellung von Barcodevormerkungen#

In folgenden Fenstern befindet sich in KUMAVISION healthcare365 ein Eingabefeld für den Barcode:

  • Wareneingang
  • Ungebuchte EK-Rechnung
  • Ungebuchte EK-Gutschrift

Das Feld dient dazu einen Barcode eingeben zu können, der auf Papierdokumente vom Lieferanten aufgebracht wird (z.B. über einen Tastaturscanner) und zu einem späteren Zeitpunkt dann diese Papierdokumente zu scannen. Da in der Zwischenzeit diese Vorgänge in KUMAVISION healthcare365 bereits gebucht wurden, wird durch die HC DMS/ECM Bridge beim Buchen der obigen Dokumentenarten eine Barcodevormerkung für das gebuchte Dokument mit dem eingegebenen Barcode erstellt. Hierdurch wird dann das gescannte Dokument automatisch dem gebuchten Beleg zugeordnet.

Erweiterung KUMAVISION healthcare Einrichtung#

Die Einrichtung wurde um Felder ergänzt, mit denen der Name des Indexfeldes in dem DMS/ECM hinterlegt werden kann. Durch die HC-DMS/ECM-Bridge wird zu den Feldern ein Lookup zur Verfügung gestellt, damit der Wert ausgewählt werden kann.

Erweiterungen in DMS & ECM-Interface#

Erweiterung Dokumentenablage Einrichtung#

Die Dokumentenablage Einrichtung wurde um das Feld "Standard Ablagedefinition“ erweitert. Es muss eine Ablagedefinition hinterlegt werden. Aus dieser Ablagedefinition wird die Dokumentenbibliothek benutzt, um den Seiten- und Bibliothekname zu ermitteln, falls beim Archivieren über das Interface keine Ablagedefinition ermittelt werden kann.

Anpassung "Autom. Berichtsarchivierung“#

Die Tabelle "Autom. Berichtsarchivierung“ wird in KUMAVISION healthcare365 nur für die Angabe von Ablagedefinitionen für Reports benutzt. Aus diesem Grund wurden alle Felder bis auf "Bericht ID“, "Bericht Name“ und "Ablagedefinition Code“ ausgeblendet.

Erweiterung Ablagedefinition#

Die Ablagedefinition wurde um das Feld "Lfd. Nr.“ erweitert. Diese laufende Nummer wird benötigt, da in KUMAVISION healthcare365 die Ablagedefinitionen über einen Integerwert angesprochen werden.

Das Feld wird automatisch gefüllt, wenn eine neue Ablagedefinition erstellt wird. Zusätzlich können über die Funktion "Lfd. Nummern füllen“ auch fehlende Werte nachträglich gefüllt werden.

Ermittlung der Ablagedefinition#

Die Ablagedefinition wird nachfolgender Hierarchie ermittelt:

  • In der "Autom. Berichtsarchivierung“ (Tabelle: KVSDMSAutoReportArchiving) wird überprüft, ob es einen Eintrag für den aktuellen Report vorhanden ist und dort eine Ablagedefinition hinterlegt ist. Wenn ja, wird diese genommen. Dieses gilt nur für die Archivierung von Reports.
  • Es wird anhand der Standardfunktionalität des DMS/ECM-Interface eine Ablagedefinition mit dem Schalter "Nur für Hintergrund-Uploads“=ja gesucht.
  • Es wird anhand der Standardfunktionalität des DMS/ECM-Interface eine gesucht, wobei der Wert des Schalters "Nur für Hintergrund-Uploads“ nicht berücksichtigt wird.
Erweiterung Suchdefinition#

Die Suchdefinition wurde um das Feld "Lfd. Nr.“ erweitert. Diese laufende Nummer wird benötigt, da in KUMAVISION healthcare365 die Suchdefinitionen über einen Integerwert angesprochen werden. Das Feld wird automatisch gefüllt, wenn eine neue Suchdefinition erstellt wird.

Zusätzlich können über die Funktion "Lfd. Nummern füllen“ auch fehlende Werte nachträglich gefüllt werden.

Neue Funktionen für die Ablagedefinitionen#
Kontaktsuche Debitor#

Für die Tabellen "Sales Shipment Header“, "Sales Shipment Line“, “Sales Invoice Header”, “Sales Invoice Line”, “Sales Cr.Memo Header”, KVSMEDInfoRequestHeader und KVSMEDInfoRequestHeaderArchive wird anhand der jeweiligen Debitorennummer in dem Datensatz über die Geschäftsbeziehung für Debitoren eine zugeordnete Kontaktnummer ermittelt.

Kontaktsuche Kreditor#

Für die Tabellen "Return Shipment Header“,“Purch. Inv. Header und “Purch. Cr. Memo Hdr.” wird anhand der jeweiligen Kreditorennummer in dem Datensatz über die Geschäftsbeziehung für Kreditoren eine zugeordnete Kontaktnummer ermittelt.

Kontaktsuche#

Anhand des Tabellenfeldes mit der Feldnummer 1 wird über die Geschäftsbeziehung für Debitoren versucht einen Kontakt zu ermitteln. Falls dieses nicht möglich ist, wird versucht den Kontakt über die Geschäftsbeziehungen für Kreditoren zu ermitteln.

Originalnummer#

Für die Tabellen "Sales Header“, "Sales Shipment Header“, "Sales Invoice Header” wird geprüft, ob das Feld Angebotsnummer gefüllt ist. Wenn ja, wird dieses zurückgegeben. Ansonsten der Inhalt des Feldes Auftragsnummer. Bei der Tabelle "Sales Invoice Header“ wird der Inhalt des Feldes "Nr.“ zurückgegeben, wenn die Auftragsnummer leer ist. Analog für die Tabellen "Purchase Header“, "Purch. Rcpt. Header“ und "Purch. Inv. Header”.

Dokart#

Anhand der Kommunikationsbelege wird die "eing. DMS Belegunterart“ zurückgegeben.

Dokart Print#

Anhand der Kommunikationsbelege wird die "ausg. DMS Belegunterart“ zurückgegeben.

Infobox Dokumente#

In der Infobox "Dokumente" wurde für einen DMS-Eintrag im Aktionsmenü der Punkt "zurück in die eBox“ hinzugefügt. Hierdurch wird das Fenster "zurück in die eBox“ geöffnet, dass nur den Eintrag enthält, der bereits ausgewählt wurde.

Die Erweiterung des Aktionsmenüs erfolgt nur für die Anzeigeart "Standard" für die Infobox. Bei ClientAddin ist sie nicht aktiv.

Anpassungen für die Archivsystemart Microsoft1 SharePoint Online#

DMS & ECM-Interface#
Erweiterung Ablagedefinition Schlagworte#

Zur korrekten Formatierung von Datumswerten müssen auf der Seite "Ablagedefinition Schlagworte" alle Einträge im Feld "Formatierung" den Wert "Datum" erhalten, wenn sie im DMS-System als Datumsfeld eingerichtet sind. Hierdurch wird bei der Archivierung der Inhalt des Feldes korrekt formatiert.

Weiterführende Informationen finden Sie unter "Ablagedefinition Schlagworte - Felder und Informationen".

Anpassungen für die Archivsystemart Hyland Saperion2 ECM#

KUMAVISION healthcare365#
Zurück in die eBox#

In Saperion können zu einem DMS-Eintrag mehrere Dateien abgelegt sein. Aus dem Grund wird in dem Fenster “zurück in die eBox” kein Dateiname angezeigt, wenn "Saperion" ausgewählt wird. Es wird bei der Aktion “zurück in die eBox” pro Datei ein DI-IM Dokumenteneintrag erzeugt.

DMS & ECM-Interface#
Erweiterung Dokumentenablage Einrichtung#
Feld Beschreibung
Indexfeld für das Archivierungsdatum Ist hier ein Indexfeld angegeben, so wird dieses bei jeder Archivierung mit dem Tagesdatum gefüllt und somit als Archivierungsdatum gekennzeichnet. Wird bei der Recherche der erste oder letzte Archiveintrag gesucht, so erfolgt dieses ebenfalls über dieses Indexfeld.
Indexfelder Bereich, Akte und Kategorie Zur Abbildung der Ordnerstruktur von Kunden, die in einer Vorversion die ECMBridge eingesetzt haben, müssen hier die entsprechenden Indexfelder angegeben werden. Hierüber wird dann die zweistufige Ordnerstruktur erstellt. Bereich ist hierbei die oberste Ebene und Akte die zweite Ebene. In Kategorie ist die komplette Ordnerstruktur gespeichert.

Weiterführende Informationen zur Einrichtung finden Sie unter "Dokumentenablage Einrichtung".


  1. Microsoft, Microsoft Dynamics und Microsoft Dynamics 365 sind Marken der Microsoft-Unternehmensgruppe. 

  2. Alle Hyland-Produktnamen sind eingetragene oder nicht eingetragene Marken von Hyland Software, Inc. oder seinen Tochtergesellschaften in den Vereinigten Staaten und anderen Ländern. 

  3. ELO, ELOprofessional, ELOenterprise, ELOoffice und ELO ECM-Suite sind eingetragene Marken der ELO Digital Office GmbH in Deutschland und/oder anderen Ländern.