Grundeinrichtung#

KUMAVISION healthcare365 Rollencenter#

Um AnwenderInnen im Tagesgeschäft zu unterstützen, stehen eine Reihe von speziellen Oberflächen (Rollencenter) zur Verfügung, die zu den verschiedenen Rollen in der Organisationsstruktur passen. Das Rollencenter als Startseite ist die zentrale Stelle für alle Informationen und Aktionen. Je nach Rolle sehen Sie dort eine Übersicht über Aufgaben und Transaktionen in Zusammenhang mit Ihrem Tätigkeitsfeld. Folgende Rollencenter werden in KUMAVISION healthcare365 zur Verfügung gestellt:

Buchungscodes#

KUMAVISION healthcare365 nutzt Buchungscodes, um unterschiedliche Eigentumsverhältnisse sowie Bewertungsverhältnisse für die auf Lager befindlichen Güter zu unterscheiden. Dabei kann es sich um Anlagengüter, Bestandsgüter (Güter des Umlaufvermögens), Konsignationsgüter (Bereitgestellte Güter durch Lieferanten) oder Fremdeigentum handeln.

Weiterhin werden Buchungscodes genutzt, um Geräte aus dem Umlaufvermögen, welche zur Anlagenaktivierung vorgesehen sind, entsprechend zu kennzeichnen, oder um Anlagengut zu deaktivieren. Somit sind Buchungscodes bei allen Lagerbewegungen (Eingänge / Ausgänge / Umlagerungen) essenziell und müssen entsprechend untereinander ausgeglichen werden.

Im Folgenden wird die Eirichtung der Buchungscodes beschrieben sowie die Handhabung der entsprechenden Buchungscodes bei den unterschiedlichen Lagerbewegungen.

Einrichtung#

Buchungscodes#

Rufen Sie sich die Seite „Buchungscodes“ über die Anwendersuche auf. Über „Neu“ erstellen Sie einen neuen Eintrag. Nachfolgend die Erläuterung der für die Einrichtung notwendigen, einzelnen Felder.

Lieferhierarchie#

Die Lieferhierarchie kann pro Buchungscode eingerichtet werden und enthält Informationen, wie im Rahmen eines Verkaufsauftrages der Lagerbestand für diesen Auftrag zu entnehmen ist und ob nach der Lieferung eine Wandlung des Buchungscodes erfolgen soll.

Die Lieferhierarchie steuert den Warenausgang, wirtschaftlich sinnvollste Ware wird automatisch vorgeschlagen sofern auf Lager.

Die Lieferhierarchie kann über den Aufruf „Lieferhierarchie“ im Menüband für den jeweils markierten Buchungscode aufgerufen bzw. hinterlegt werden. Nachfolgend die Erläuterung der für die Einrichtung notwendigen, einzelnen Felder.

Verkaufsauftragsarten#

Wird im Bereich Verkauf mit Verkaufsauftragsarten gearbeitet, welche die Verkaufsaufträge in unterschiedliche Arten unterteilen, so kann auch ein Buchungscode für die Verkaufsauftragsart definiert werden. Dieser Buchungscode wird dann als Vorlage für die Zeilen des Auftrages verwendet.

Rufen Sie die „Verkaufsauftragsarten“ über die Anwendersuche auf. Nachfolgend die Erläuterung der für die Einrichtung des Buchungscodes relevanten Felder.

Einkaufsbellarten#

Wird im Bereich Einkauf mit Einkaufsbestellarten gearbeitet, die die Bestellungen in unterschiedliche Arten unterteilen, so kann ein Buchungscode für die Einkaufsbestellarart definiert werden. Dieser Buchungscode wird dann als Vorlage für die Zeilen der Bestellung verwendet.

Rufen Sie die „Einkaufsbestellarten“ über die Anwendersuche auf. Nachfolgend die Erläuterung der für die Einrichtung des Buchungscodes relevanten Felder.

Vertrag#

Neben der Vorgabe über die Auftragsart können Buchungscodes auch über Verträge in Verkaufsaufträge übergeben werden. Die Erfassung eines Buchungscodes in der Vertragsversionszeile ist bei einer Zeile mit der „Art=Artikel" Pflicht.

Dieser Code wird dann bei der Erstellung eines Verkaufsauftrages aus dem Lieferplan zu diesem Vertrag verwendet. Dabei erhält der Buchungscode aus der Vertragsversionszeile Vorrang vor dem Buchungscode aus der Auftragsart.

Buchungscodes bei Zugangsbuchungen#

Bei Transaktionen der Art „Zugang“ ist der Buchungscode als Pflichtangabe erforderlich. Wird im Rahmen der Transaktion kein Buchungscode eingetragen und wurde ein Vorgabecode für Zugänge definiert, so wird dieser Code für die Transaktion verwendet. Anderenfalls erscheint eine Fehlermeldung, dass der Buchungscode einzutragen ist.

Transaktionen der Art „Zugang“ sind:

• Zugänge aus Einkaufsbestellungen
• Verkaufsrücknahme
• Fertigungsaufträge
• Zugänge aus dem Artikelbuchblatt

Buchungscodes bei Abgangsbuchungen#

Bei Transaktionen der Art „Abgang“ ist der Buchungscode als Pflichtangabe erforderlich. Wird im Rahmen der Transaktion kein Buchungscode eingetragen, so kommt es zur Fehlermeldung, dass der Buchungscode für die Transaktion gesetzt werden muss.

Transaktionen der Art „Abgang“ sind:

• Abgänge aus Verkaufsaufträgen
• Einkaufsrücklieferungen
• Verbrauch in Produktion und Montage
• Abgänge aus dem Artikelbuchblatt

Buchungscodes bei Umlagerungsbuchungen#

Bei Transaktionen der Art „Umlagerung“ ist der Buchungscode als Pflichtangabe erforderlich. Wird im Rahmen der Transaktion kein Buchungscode eingetragen, so kommt es zur Fehlermeldung, dass der Buchungscode für die Transaktion gesetzt werden muss.

Transaktionen der Art „Umlagerung“ sind:

• Lagerbewegungen aus Umlagerungsaufträgen
• Umlagerungen im Umlagerungsbuchblatt

Ablauf#

Abhängig davon, ob für einen Verkaufsauftrag die Lagerentnahme ohne Logistik oder mit Logistik erfolgt, bekommt der „Lieferhierarchie Code“ in der Verkaufszeile unterschiedliche Bedeutungen. Diese werden nachfolgend beschrieben.

Lagerentnahme ohne Logistik#

Erfolgt die Lieferung für einen Verkaufsauftrag von einem Lagerort, für den kein Warenausgang und keine Kommissionierung eingerichtet wurden, so muss in der Verkaufszeile selbst, der verfügbare Bestand geprüft und der entsprechende „Lieferhierarchie Code“ mit dem verfügbaren Bestand in der Verkaufszeile gesetzt werden.

Zu Überprüfung des verfügbaren Bestandes kann die Funktion „Lagerbestand“ in der Verkaufszeile genutzt werden.

Lagerentnahme mit Logistik#

Im Gegensatz zu einer Lagerentnahme ohne Logistik, wird die Verfügbarkeit der Ware beim Erstellen eines Warenausganges mit Kommissionierung für einen Verkaufsauftrag automatisch geprüft. Hier muss nicht der "Lieferhierarchie Code" in der Verkaufszeile manuell geändert werden.

Das System prüft den Bestand entsprechend der festgelegten Reihenfolge in der „Lieferhierarchie“. Der "Lieferhierarchie Code" mit verfügbarem Lagerbestand wird in die Warenausgangszeile zurück geschrieben. Beim Buchen des Warenausgangs wird der verwendete "Lieferhierarchie Code" wieder zurück in die Verkaufszeile geschrieben, so dass auch in der gebuchten Lieferung erkennbar ist, mit welchem Buchungscode und Lieferhierarchie Code die Ware entnommen wurde.

Lieferung mit Buchungscodewechsel#

Wurde im Rahmen einer Verkaufslieferung eine Lieferhierarchie verwendet, bei der ein neuer Buchungscode gesetzt wird, so wird das auch in den Artikelposten und Lagerplatzposten zu dieser Lieferung festgehalten. Die Artikelposten werden hierbei entsprechend der Lieferungsart der Verkaufszeile gebildet.

Bei Umlagerung:
Die Umlagerung aus dem Bestandslager erfolgt gemäß des Bestandsausgleichcodes in der Lieferhierarchie. Der Umlagerungsposten als Zugang auf dem Kundenlager wird jedoch schon mit dem neuen Buchungscode aus der Lieferhierarchie versehen.

Bei Verkauf:
Es erfolgt ein Artikelposten „Verkauf“ mit Minus 1 für den bisherigen Buchungscode sowie ein Artikelposten mit „Zugang“ mit dem neuen Buchungscode.

Änderung der Lieferhierarchie im Verkaufsauftrag#

Im Rahmen der Verarbeitung von Verkaufsaufträgen kann neben dem Buchungscode auch die Lieferhierarchie genutzt werden, um den Lagerbestand für die Warenentnahme zu einem Auftrag zu bestimmen.

Wird in einer Verkaufszeile ein Buchungscode eingetragen und verfügt dieser über eine Lieferhierarchie, so wird automatisch der Lieferhierarchie Code mit der obersten Hierarchienummer in der Verkaufszeile gesetzt.

Der Lieferhierarchie Code kann jedoch geändert werden. Als mögliche Lieferhierarchie Codes stehen hierbei alle Codes zur Verfügung, die für den Buchungscode in der „Buchungscode Lieferhierarchie“ eingerichtet wurden.

Buchungscodes beim Storno von VK-Lieferungen#

In diesem Abschnitt wird die Ermittlung der Buchungscodes beim Storno von Verkaufslieferungen beschrieben. Dazu werden die beiden Stornomöglichkeiten „Storno über VK-Rücknahmen“ und „Storno direkt aus VK-Lieferung“ vorgestellt. Anschließend wird die generelle Systemvorgehensweise zur Ermittlung der Buchungscodes für Stornozeilen einer VK-Lieferung beschrieben.

Storno über VK-Rücknahmen#

Beim Storno von Lieferungsbelegen über Verkaufsrücknahmen muss sichergestellt werden, dass auch die Buchungscodes im Stornobeleg (Verkaufsrücknahme) entsprechend zum Lieferbeleg gesetzt werden. Hierzu muss die Lieferhierarchie beachtet und auch die durch die Lieferhierarchie gesetzten Buchungscodes müssen wieder rückgängig gemacht werden.

Damit die Buchungscodes im Stornobeleg richtig gesetzt werden können, müssen die Stornobelegzeilen mit den Lieferzeilen verknüpft sein. Diese Verknüpfung erstellt das System automatisch, wenn in der Verkaufsrücknahme (als Stornobeleg) die Aktion „Zu stornierende gebuchte Belegzeilen abrufen“ ausgeführt wird, diese befindet sich im Menüband der „Verkaufsrücknahme“.

Beim Aufruf dieser Funktion bietet das System die Verkaufslieferzeilen für den entsprechenden Kunden zur Auswahl an.

Markieren Sie die Lieferzeilen, die storniert werden sollen und bestätigen Sie diese mit "Ok". Das System erstellt die entsprechenden Zeilen in der VK-Rücknahme. Dabei setzt das System entweder für die Stornozeile selbst oder für die Artikelverfolgung der Stornozeile eine Verknüpfung zum Artikelposten aus der Lieferung, die ausgeglichen werden soll. Anhand des verknüpften Artikelpostens wird geprüft, welcher Buchungscode im Stornobeleg verwendet werden soll.

Die Ermittlung der Buchungscodes für die Stornozeilen wird im Abschnitt „Ermittlung der Buchungscodes für Stornozeilen“ beschreiben.

Storno direkt aus VK-Lieferung#

Eine Stornobuchung kann auch direkt aus der Verkaufslieferung erfolgen. Dazu können pro Lieferzeile über die Funktion "Stornomengen editieren" entsprechende Stornomengen eingetragen werden. Alternativ kann auch die komplette Lieferung über die Funktion „Stornomenge vorschlagen“ storniert werden. Das System setzt dann die gelieferte Menge von allen Zeilen als „zu stornierende“ Menge.

Nachdem die gewünschten Stornomengen eingetragen wurden, kann über die Funktion im Menüband „Storno Buchen“ der Stornobeleg gebucht werden.

Beim Buchen des Stornos referenziert KUMAVISION healthcare365 automatisch die Posten aus der Lieferung als Ausgleichposten für den Storno. Anhand dieser Ausgleichposten wird die Ermittlung der Buchungscodes für die entsprechenden Stornozeilen durchgeführt.

Die Ermittlung der Buchungscodes für die Stornozeilen wird im Abshnitt „Ermittlung der Buchungscodes für Stornozeilen“ beschreiben.

Ermittlung der Buchungscodes für Stornozeilen#

Bei der Ermittlung der Buchungscodes für die Stornozeile wird zwischen den unterschiedlichen Lieferarten ( (Verkauf) und Umlagerung) in einer Lieferzeile unterschieden.

Stornozeilen mit Lieferungsart (Verkauf)#

Zu Ermittlung der Buchungscodes werden folgende Prüfungen ausgeführt:

Direkte Verknüpfung der Stornozeile mit einem Ausgleichposten:
Eine Stornozeile wird direkt mit einem Ausgleichsposten verknüpft, wenn der Artikel in der Stornozeile nicht mit Artikelverfolgung arbeitet. In diesem Fall wird der Buchungscode aus dem verknüpften Artikelposten (Ausgleichposten) direkt in die Stornozeile als Buchungscode und Bestandsausgleichcode eingetragen.

Verknüpfung der Artikelverfolgung mit einem Ausgleichposten:
Ist in der Stornozeile ein Artikel enthalten, der mit Artikelverfolgung arbeitet, so werden die Artikelverfolgungszeilen zu der Stornozeile auf eine Verknüpfung zum Ausgleichposten (Artikelposten) überprüft. Ist diese Verknüpfung in der Artikelverfolgungszeile vorhanden, so wird der Buchungscode des verknüpften Artikelpostens als Buchungscode und Bestandsausgleichcode für die Artikelverfolgungszeile verwendet. Wurde für die Artikelverfolgungszeile kein Ausgleichposten hinterlegt, so wird der Vorgabebuchungscode für Zugänge als Buchungscode und Bestandsausgleichcode in die Artikelverfolgungszeile eingetragen.

Keine Verknüpfung vorhanden:
Ist keine Verknüpfung zum Ausgleichposten in der Stornozeile vorhanden (weder in der Zeile selbst noch über die Artikelverfolgung), so wird der Vorgabebuchungscode für Zugänge als Buchungscode und Bestandsausgleichcode eingetragen.

Stornozeilen mit Lieferungsart „Umlagerung“#

Zu Ermittlung der Buchungscodes werden folgende Prüfungen ausgeführt:

Direkte Verknüpfung der Stornozeile mit einem Ausgleichposten:
Eine Stornozeile wird direkt mit einem Ausgleichsposten verknüpft, wenn der Artikel in der Stornozeile nicht mit Artikelverfolgung arbeitet. In diesem Fall wird der verknüpfte Artikelposten für die Buchungscodeermittlung bei Lieferungsart „Umlagerung“ verwendet. Als erstes wird der Buchungscode des Postens („Umlagerung Nach“-Posten) in die Stornozeile als Buchungscode und Bestandsausgleichcode eingetragen.

Zusätzlich wird geprüft, ob bei der Buchung der entsprechenden Lieferung die Lieferhierarchie verwendet wurde und die Buchungscodes in den Posten „Umlagerung Von“ und „Umlagerung Nach“ unterschiedlich sind. Ist das der Fall und sind die unterschiedlichen Buchungscodes von gleicher Bewertungsart, so wird der Buchungscode des „Umlagerung Von“-Postens als „Neuer Buchungscode“ in die Stornozeile gesetzt.

Durch diesen neuen Buchungscode wird sichergestellt, dass z.B. Ware, die als Umlaufvermögen auf ein Kundenlager umgelagert und dabei mit dem Buchungscode für „Bestand zur Aktivierung“ versehen wurde, beim Storno wieder mit dem Buchungscode des Umlaufvermögens versehen wird.

Verknüpfung der Artikelverfolgung mit einem Ausgleichposten:
Ist in der Stornozeile ein Artikel enthalten, der mit Artikelverfolgung arbeitet, so werden die Artikelverfolgungszeilen zu der Stornozeile auf eine Verknüpfung zum Ausgleichposten (Artikelposten) überprüft. Ist diese Verknüpfung in der Artikelverfolgungszeile vorhanden, so wird anhand des Artikelpostens die Buchungscodeermittlung für die Artikelverfolgungszeile durchgeführt. Die Buchungscodeermittlung für eine Artikelverfolgungszeile erfolgt analog zu der Ermittlung der Buchungscodes für eine Stornozeile mit direkter Verknüpfung zum Ausgleichposten.

Keine Verknüpfung vorhanden:
Ist keine Verknüpfung zum Ausgleichsposten in der Stornozeile vorhanden (weder in der Zeile selbst noch über die Artikelverfolgung), so wird der Vorgabebuchungscode für Zugänge als Buchungscode und Bestandsausgleichcode eingetragen.

Buchungscodes in der Artikelverfolgungsauswahl#

Bei der Auswahl der Artikelverfolgung wird ebenfalls geprüft, ob die gewählte Artikelverfolgung mit dem Buchungscode aus der Belegzeile übereinstimmt. Ist das nicht der Fall, so gibt KUMAVISION bereits beim Eintragen der Artikelverfolgung eine entsprechende Fehlermeldung aus.

Auch bei der Auswahl der Artikelverfolgung über den „Assist-Button“ in den Feldern Seriennr. und Chargennr. wird der Buchungscode beachtet, indem nur Zeilen aus der Lagerbestandsübersicht angezeigt werden, die verfügbar sind und dem jeweiligen Buchungscode entsprechen.

Buchungscodes auf Informationskarten (Seriennummer, Chargennummer)#

Beim Buchen von Warenbewegungen für chargen- bzw. seriennummernpflichtige Artikel kann der Buchungscode der letzten Transaktion auf der entsprechenden Chargen- bzw. Seriennummer-Informationskarte eingesehen werden.

Beim Buchen von Transaktionen mit Lagerbewegungen (Zugang, Abgang, Umlagerung, Einkauf, Verkauf, usw.) muss ein Buchungscode als Pflichteingabe angegeben werden.

Nach dem Buchen der Transaktion wird dann der Buchungscode der Transaktion als Letzter Buchungscode in der entsprechenden Chargen- bzw. Seriennummer-Info-Karte vermerkt.

Der aktuelle Buchungscode eines Gerätes, der das Eigentumsverhältnis kennzeichnet, befindet sich auf der Informationskarte im Register „Eigentum- /Besitzverhältnis“

Dublettenprüfung#

Wird ein neuer Kontakt (Kontaktkurzerfassung) angelegt, findet eine Dublettenprüfung auf bereits vorhandene Kontakte statt. Die Kriterien zur Definition einer Dublette werden in der Einrichtung hinterlegt.

Wird keine Dublette gefunden, verläuft die Kurzerfassung wie gewohnt.

Ist eine Dublette oder sind mehrere Dubletten vorhanden, dann werden diese angezeigt. BenutzerInnen können sich für eine Dublette entscheiden, dann wird kein neuer Kontakt angelegt oder es wird keine Dublette ausgewählt, dann wird wie bisher ein neuer Kontakt angelegt.

Einrichtung#

In der „KUMAVISION healthcare Einrichtung“ wird auf dem Inforegister „Kontaktverwaltung“ über den Schalter "Kontakt Kurzerfassung healthcare Dublettenprüfung" gesteuert, ob die Dublettenprüfung bei der Kontakt Kurzerfassung angewendet wird.

Die Einrichtung der Dublettenprüfung befindet sich im Menüband unter „Aktionen“ > „Einrichtung“ > „Dublettenprüfung“.

Über „Neu“ können Sie eine neue Einrichtungskarte erstellen, über „Verwalten“ können Sie eine vorhandene Karte öffnen.

In der „healthcare Dubletten-Einrichtung Karte“ kann für jede Tabelle, Werte für die Definition einer Dublette hinterlegt werden.

Im Feld „Tabellen-ID“ wird die ID der Tabelle eingetragen, für die, die Einrichtung definiert wird. Der zugehörige Tabellenname wird automatisch zugewiesen.

Der Wert des Feldes „Feld-Übereinstimmung / %“ bestimmt, für wie viele Felder der Einrichtung das Kriterium erfüllt sein muss, um einen Datensatz als Dublette zu identifizieren. Die Prozentangabe bezieht sich auf die Anzahl der Felder, für die die Dublettenprüfung durchgeführt werden soll.

Um die Dublettenprüfung aus der Einrichtung zu testen können Sie über den Aufruf „Aktion“ > „Prüfe Dublettensuche“ die Dublettenprüfung ausführen. Die Anzeige der gefundenen Dubletten entspricht derjenigen bei der Kontakt-Kurzerfassung.

Ablauf#

Im Marketing Cockpit wird ein neuer Kontakt aus der Kurzerfassung erstellt.

Sind sämtliche Pflichtfelder angegeben und wird die Neuanlage des Kontaktes mit „OK“ bestätigt, dann startet die Dublettenprüfung gemäß der Einrichtung für die „Kontakt Kurzerfassung“. Wird keine Dublette gefunden, dann ist der Ablauf wie bisher und der Kontakt wird erstellt. Wird eine oder werden mehrere Dubletten gefunden, dann werden sie auf einer neuen Seite angezeigt.

In der Kopfzeile wird darauf hingewiesen, dass mit "OK" der markierte Kontakt als Dublette bestätigt wird. Dies hat zur Folge, dass kein neuer Kontakt angelegt und die Kurzerfassung geschlossen wird. Anschließend hat die ausgewählte Dublette den Fokus im Marketing Cockpit. Wird die Option "Abbrechen" gewählt, dann wird die Kontaktübersicht geschlossen, und der weitere Ablauf ist wie bisher.

Sie haben die Möglichkeit, sich über den Assist-Button […] im Menüband weitere Informationen zu dem markierten Datensatz anzusehen. Zudem können Sie sich über das „i“ oben rechts auf der Seite die zu dem Datensatz zugehörige Infoboxen anzeigen lassen. Weiterhin wird die Dauer der Dublettenprüfung bis zum Beginn des Öffnens der Kontaktübersicht angezeigt.

Pflichtfeldprüfung#

Die Funktionalität der Pflichtfeldprüfung kann genutzt werden, um die Anlage von Stamm- oder Belegdaten zu unterstützen. Es können bestimmte Werte vorgegeben werden, die nach Abschluss der Eingabe auf Vollständigkeit geprüft werden können.

Mit der Pflichtfeldprüfung können Abbruch- bzw. Hinweismeldungen für AnwenderInnen definiert werden, die durch diese bearbeitet werden müssen, bevor ein Datensatz genutzt werden kann.

Ebenso können Aktionsprüfungen erstellt werden, durch die ausgewählte Felder automatisch mit Werten belegt werden, ohne dass AnwenderInnen diese füllen oder berücksichtigen müssen.

Die Bearbeitung der Meldungen erfolgt in einem „Wizard“. Dort werden sie nacheinander angezeigt und die fehlenden Werte können ergänzt werden.

Die Pflichtfeldprüfung kann aktuell für folgende Bereiche genutzt werden:

Stammdaten:

• Kontaktkurzerfassung
• Kontakte
• Debitoren
• Kreditoren
• Artikel
• Seriennr.-Information
• Partnerrollen

Belege:

• Für alle Verkaufsbelege, die auf den Tabellen 36 Verkaufskopf und 37 Verkaufszeile basieren
• Für alle Einkaufsbelege, die auf den Tabellen 38 Einkaufskopf und 39 Einkaufszeile basieren

Nachfolgend wird die Einrichtung vorgestellt, anschließend wird beschrieben, wie Prüfungen erstellt werden können.

Einrichtung#

KUMAVISION healthcare Einrichtung#

Die Einrichtung der Verarbeitungsparameter erfolgt in der „KUMAVISION healthcare Einrichtung“ auf dem Inforegister „Datenprüfung“.

Hierbei sind folgende Felder zu Berücksichtigen.

Einrichtung der Tabellenprüfungen#

Die Einrichtung erfolgt über die „Pflichtfelder Einricht. Tabelle healthcare“.

In dieser Liste können pro Tabelle die entsprechenden Prüfungen eingesehen werden. Die Liste mit den entsprechenden Prüfungen pro Tabelle kann über den Aufruf "Prüfungen" aufgerufen werden.

Aus der Liste der Prüfungen heraus können die vorhandenen Prüfungen bearbeitet oder neue Prüfungen hinzugefügt werden (siehe nachfolgenden Abschnitt).

Prüfungen erstellen#

In diesem Abschnitt werden die Erstellung von Prüfungen für eine Tabelle und die für eine Prüfung notwendigen Parameter erklärt.

Über „Neu“ wird eine neue Prüfungskarte geöffnet, über „Bearbeiten“ wird die markierte zur Bearbeitung geöffnet.

Die Prüfkarte besteht aus drei Bereichen: Allgemein, Bedingungen und Vorgabewerte. Diese Bereiche und ihre Bedeutung werden nachfolgend erläutert.

Inforegister Allgemein#

Auf dem Inforegister „Allgemein“ wird die Art der Prüfung eingetragen („Hinweis“, „Abbruch“, „Aktion“) und die Prüfung wird benannt. Weiter wird hier der Status der Prüfung gesetzt, denn nur Prüfungen mit dem Status „Zertifiziert“ werden bei der Ausführung der Pflichtfeldprüfung berücksichtigt. Bearbeitet werden können Prüfungen nur im Status „Neu“ und „In Entwicklung“.

Das Setzen des entsprechenden Status erfolgt über die Funktionen "In Entwicklung, Zertifiziert und Geschlossen".

Eine Aktion für den Status „Neu“ ist nicht vorhanden, dieser wird automatisch vergeben, wenn eine neue Prüfung angelegt wird.

Nachfolgend werden Ihnen die einzelnen Felder näher erläutert:

Inforegister Bedingungen#

Über die Bedingungen wird festgelegt, welche Kriterien erfüllt sein müssen, damit die Prüfung gültig ist und die Aktion (Hinweis / Abbruch / Aktion) ausgeführt wird.

Eine Bedingung setzt sich zusammen aus folgenden Feldern:

Beispiel

Würde die Bedingung nur aus der ersten Zeile bestehen, so wäre die Prüfung jedes Mal gültig, wenn als Zusteller "DHL" eingetragen wird. Auch wenn die Transportart bereits auf den Wert "STANDARD" gesetzt wurde. Erst durch die zweite Zeile wird die Bedingung hier spezifisch nur auf die Fälle abgegrenzt, in denen der Zusteller "DHL", die Transportart aber nicht "STANDARD" ist.

Inforegister Vorgabewerte#

Auf dem Inforegister „Vorgabewerte“ kann bestimmt werden, welche Felder im Wizard durch die AnwenderInnen bearbeitet werden sollen. Dabei können schon Vorgabewerte definiert werden, die im Wizard übernommen werden können. Diese Funktionalität kann für die Aktionsarten „Hinweis“ und „Abbruch“ genutzt werden, bei denen die einzelnen Meldungen aus den Prüfungen durch die AnwenderInnen verarbeitet werden.

Bei der Aktionsart „Aktion“ werden hier Felder und Werte festgelegt, die automatisch in den Datensatz geschrieben werden, ohne dass AnwenderInnen diese bearbeiten müssen.

Die Zeile für einen Vorgabewert setzt sich aus folgenden Feldern zusammen:

Prüfung Zertifizieren#

Damit eine erstellte Prüfung bei der Verarbeitung durch die Pflichtfeldprüfung berücksichtigt werden kann, muss sie zertifiziert werden. Wählen Sie hierzu den Aufruf „Status“ im Menüband und wählen „Zertifiziert“ aus.

Im Status „Zertifiziert“ kann die Prüfung nicht mehr geändert werden. Für Änderungen muss sie erneut in den Status „In Entwicklung“ gesetzt werden.

Verarbeitung der Daten vor dem Wizard-Aufruf#

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie die erstellten Prüfungen beim Ausführen der Funktion "Freigeben" für einen Datensatz geprüft werden und welche Schritte das System vornimmt, um Fehlermeldungen / Hinweise zu ermitteln und vorgesehene Aktionen auszuführen.

Dabei wird ebenfalls auf die Verarbeitung der variablen Adressen in dem entsprechenden Datenstamm eingegangen.

Ermittlung gültiger Prüfungen#

Wird die Funktion "Freigeben" / "Pflege beenden" für einen Datensatz aus einer Tabelle, für die Pflichtfeldprüfungen definiert wurden, ausgeführt, werden alle Prüfungen dieser Tabelle durchlaufen, die im Feld Status als „Zertifiziert“ gekennzeichnet wurden.

Für alle „zertifizierten“ Prüfungen analysiert das System pro Prüfung, ob die Bedingungen dieser Prüfung erfüllt sind. Sind dabei in einer Prüfung mehrere WENN-Bedingungen vorhanden, so reicht es aus, dass nur eine dieser WENN-Bedingungen erfüllt wird, damit die Prüfung als gültig anerkannt wird. (Anhand mehrerer WENN-Prüfungen können ODER-Fälle abgehandelt werden).

Sind Zeilen mit der Prüfart „UND“ an eine „WENN“ Bedingung geknüpft, so müssen alle „UND“ Zeilen für diese „WENN“ Bedingung erfüllt sein, damit die gesamte Bedingung als gültig betrachtet wird.

Wird die Prüfung als gültig anerkannt, so werden für diese Prüfung ein Prüfposten und ggfs. entsprechende Feldposten aus den Vorgabewerten erstellt.

Aktionen, Prüfposten und Feldposten#

Nach dem Aufruf der Prüfungen für eine Tabelle werden zuerst alle Prüfungen der Art „Aktion“ auf ihre Gültigkeit geprüft und ausgeführt. Dabei werden aus den gültigen Aktionsprüfungen alle Vorgabewerte in den Datensatz selbst, sowie in seine Zusatzfelder eingetragen. Wurden Kaskaden bei den Aktionen aufgebaut (d.h. dass eine Aktion auf der vorherigen aufbaut), werden diese hintereinander ausgeführt, bis die Anzahl der Kaskadenaufrufe (Wiederholungen) erreicht ist. Die Anzahl der Kaskadenaufrufe wird in der „KUMAVISON healthcare Einrichtung“ im Feld "Aktion Wiederholungen" festgelegt.

Nachdem die Aktionen ausgeführt wurden, werden Prüfposten für Abbruch- und Hinweis-Meldungen ermittelt. Dazu werden alle zertifizierten Prüfungen der Art „Hinweis“ und „Abbruch“ auf ihre Gültigkeit geprüft. Wird dann eine Meldung als „gültig“ durch das System erkannt, so wird ein Prüfposten mit der entsprechenden Aktionsbeschreibung generiert. Neben dem Prüfposten werden auch Feldposten gebildet. Die Feldposten entsprechen dabei den Vorgabewerten, die für diese Prüfung eingerichtet wurden.

Prüfposten und Feldposten werden dann im Wizard zur Bearbeitung angezeigt.

Arbeiten mit dem Wizard (Verarbeitung der Meldungen)#

In diesem Abschnitt wird die Verarbeitung der eingerichteten und zertifizierten Prüfungen im Wizard beschrieben. Dazu gehören Aufruf und Bedienung des Wizards, sowie Aktionen, die nach dem Beenden des Wizards durch das System durchgeführt werden. Diese Punkte werden nachfolgend beschrieben.

Aufruf des Wizard#

Der Wizard wird aufgerufen, wenn AnwenderInnen die Funktion zum Beenden der Pflege von Stammdaten oder die Freigabe von Dokumenten aufrufen. Existieren für die jeweiligen Stammdaten oder Belege zertifizierte Prüfungen, deren Bedingungen in dem Fall zutreffen, so wird der Wizard gestartet.

Aufbau des Wizard#

Im Wizard haben AnwenderInnen die Möglichkeit, die ermittelten Prüfungen zu sehen und gleich zu korrigieren. Der Wizard besteht aus zwei Hauptbereichen: der „Prüfungsmeldung“ und der „Feld Prüfung / Eingabe“.

Der Bereich „Prüfungsmeldung“ listet alle Prüfungen der Art „Hinweis“ und „Abbruch“ auf, die für den entsprechenden Datensatz gefunden wurden (Prüfposten). Die aktuelle Meldung, die zur Bearbeitung ansteht, wird kursiv in roter Schriftfarbe hervorgehoben.

Der Bereich „Feld Prüfung / Eingabe“ zeigt in einer Liste die zu der Prüfung zugehörigen Felder an, die in der Prüfung als Vorgabewerte definiert wurden (Feldposten). Auf der rechten Seite wird eine Feldgruppe angezeigt. Hier kann der Inhalt für das aktuelle Feld bei "Neuer Wert" eingetragen werden. Das aktuelle Feld, das zur Bearbeitung ansteht, wird kursiv in roter Schriftfarbe hervorgehoben und auf der rechten Seite im Feld Feldname angezeigt.

Navigation im Wizard#

Durch die einzelnen Meldungen können über die Schaltflächen "Vorheriger" und "Nächster" navigiert werden. Bei der Navigation springt dann die Markierung erst innerhalb der Felder der zu bearbeitenden Prüfung, dann, nachdem die Felder durchgelaufen sind, zur nächsten oder vorherigen Prüfung.

Nachdem ein neuer Wert für das aktuelle Feld eingetragen wurde und mit Enter bestätigt wurde, springt die Verarbeitung automatisch zum nächsten Feld / zur nächsten Meldung.

Eingabe von Feldwerten im Wizard#

Das einzige Feld im Wizard, welches eine Eingabe erlaubt, ist das Feld "Neuer Wert" im Bereich „Feld Prüfung / Eingabe“.

Wurde in der Prüfung ein Vorgabewert definiert, so wird dieser im Feld "Vorgabewert" angezeigt und kann neben dem manuellen Eintrag über „Vorgabewert übernehmen“ als neuer Wert übernommen werden.

Enthält der Datensatz für das aktuelle Feld einen Wert, so wird dieser Wert im Feld „Aktueller Wert“ angezeigt und kann neben dem manuellen Eintrag über „Aktuellen Wert übernehmen“ als neuer Wert übernommen werden.

Die bereits verarbeiteten Meldungen und Felder können im Wizard nochmals aufgerufen und bei Bedarf korrigiert werden. Über „Filter Verarbeitet entfernen“ kann der Filter auf verarbeitete Meldungen und Felder entfernt werden. Diese werden dann wieder im Wizard angezeigt. Der Aufruf befindet sich im Menüband unter „Aufbau“. Um die Ansicht des Wizards wieder zurück auf die offenen Meldungen zu setzen, muss die Funktion „Filter Verarbeitet verwenden“ ausgewählt werden. Durch diese Aktion werden die bereits verarbeiteten Meldungen und Felder aus den Listen im Wizard ausgeblendet.

Bearbeitung im Wizard beenden#

Die Bearbeitung der Meldungen im Wizard kann zu jedem Zeitpunkt über „Bearbeitung beenden“ beendet werden.

Sind alle Meldungen abgeschlossen, wird der Wizard automatisch geschlossen.

Beim Schließen des Wizards prüft das System erneut, ob noch gültige Prüfungen (Hinweise und Abbrüche) für den Datensatz existieren. Ist das der Fall, erscheint eine Abfrage, ob diese nun bearbeitet werden sollen.

Wird diese mit „Ja“ bestätigt, wird der Wizard erneut gestartet und die Liste mit den entsprechenden Meldungen angezeigt, die nun bearbeitet werden können.

Wird diese mit „Nein“ beantwortet, so wird die weitere Bearbeitung abgebrochen und die ursprüngliche Stammdaten- bzw. Belegkarte wird angezeigt.

Dabei werden die bereits im Wizard eingetragenen Informationen in den Datensatz zurückgeschrieben.

Bestehen noch offene Abbruchmeldungen für den zu bearbeitenden Datensatz, so bleibt der Status der Pflichtfeldprüfung „Unvollständig“ und die Pflege des Datensatzes im Status „In Arbeit“.

Wurden alle Meldungen bearbeitet und werden beim Beenden des Wizards keine weiteren Prüfungen (Hinweise oder Abbrüche) gefunden, so wird im entsprechenden Datensatz der Status Pflichtfeldprüfung auf den Wert „Vollständig“ gesetzt und die Pflege in den Status „Pflege abgeschlossen“ gesetzt.

Anschließend steht der entsprechende Datensatz zur Verwendung in Prozessen bereit.

Verwendung von Prüfungen der Aktionsart „Aktion“#

Wie zuvor beschrieben können neben den Prüfungen der Aktionsart „Hinweis“ und „Abbruch“ Prüfungen der Aktionsart „Aktion“ erstellt werden. Diese Prüfungen werden nicht durch die AnwenderInnen bearbeitet, sondern automatisch durch das System ausgeführt.

Eine Prüfung der Art „Aktion“ wird vor dem Start des Wizards verarbeitet, wenn die entsprechenden Bedingungen zutreffen, aber auch nach Abschluss des Wizards, um eventuell den Datensatz zu ergänzen. Diese Funktion von Aktionsprüfungen wird nachfolgend an einem Beispiel erklärt:

Beispiel

Neben den Abbruch-Prüfungen im Debitorenstamm, dass Zusteller und Zustellertransportart gefüllt werden müssen, wurde eine Aktion definiert, die bei allen Debitoren aus den Zuständigkeitseinheiten „HAMBURG“ und „DORTMUND“ den Zusteller automatisch auf den Wert „DHL“ setzt.

Inforegister Bedingungen:

Inforegister Vorgabewerte:

Weiter wurde eine Aktion definiert, die für alle Debitoren, die als „Zusteller“ DHL eingetragen haben, den Wert „STANDARD“ für die Transportart setzt.

Inforegister Bedingungen:

Inforegister Vorgabewerte:

Ebenso wurde für alle Debitoren aus den „Zuständigkeitseinheiten“ „HAMBURG“ und „DORTMUND“ festgelegt, dass bei diesen Debitoren der „Gegenlagerort“ automatisch auf „HAMBURG“ gesetzt werden soll.

Inforegister Bedingungen:

Inforegister Vorgabewerte:

Wird nun für einen Debitoren die Debitorenpflege beendet und dadurch die Pflichtfeldprüfung aufgerufen und die „Zuständigkeitseinheit“ des Debitors wird mit HAMBURG hinterlegt, greifen jetzt die Prüfungen mit der Aktionsart „Aktion“ die für diese Zuständigkeitseinheit eingerichtet wurden.

Daher werden dann auch in der Debitorenkarte die Felder entsprechend angepasst bei Freigabe.

Verarbeitung von Adressen aus dem Adressmanagement#

Für Debitoren, Kreditoren und Kontakte werden die Adressdaten in der „Stammdaten Adressenverwaltung“ (Adressmanagement) gespeichert und nicht mehr direkt im Datensatz.

Daher werden bei der Prüfung der Adressfelder eines Datensatzes die zugehörigen Daten aus dem Adressmanagement berücksichtigt. Für den jeweiligen Datensatz werden aus der aktuell gültigen Adresse folgende Felder gesetzt:

• Name
• Name 2
• Name 3
• Name 4
• Adresse
• Adresse 2
• PLZ-Code
• Ort
• Bundesregion
• Länder-/Regionscode

Der Aufruf für die „Stammdaten Adressenverwaltung“ befindet sich in den jeweiligen Karten hinter dem Dreipunkt-Aufruf.

Bei der Erstellung von Prüfungen müssen die Adressdaten nicht gesondert behandelt werden. Stattdessen wird eine Prüfung auf das entsprechende Tabellenfeld (z.B. Adresse oder PLZ-Code) erstellt. Handelt es sich bei der zu prüfenden Tabelle um den Debitoren-, Kreditoren- oder Kontaktstamm, so holt das System automatisch den entsprechenden Wert für das Feld aus dem Adressmanagement. Ebenso werden die bearbeiteten Werte aus den Vorgabewerten automatisch in den aktuellen Datensatz im Adressmanagement geschrieben.

Zugeordnete Partnerrollen in der Stammdatenprüfung#

In der Bearbeitung von Stammdaten wie Debitoren, Kreditoren und Kontakten können neben den Tabellenfeldern und Zusatzfeldern für die jeweiligen Stammdaten auch die Angaben zu zugeordneten Partnerrollen notwendig sein.

Über die zugeordneten Partnerrollen in KUMAVISION healthcare365 kann das Verhältnis eines Kunden zu anderen Kunden / Kontakten dargestellt werden.

Die zugeordneten Partnerrollen entsprechen nicht einem Feld in dem Stammdatensatz, sondern stellen zusätzliche Datensätze zum jeweiligen Debitor, Kreditor oder Kontakt dar. Daher werden die Prüfungen in der Kurzerfassung (für Kontakte und Debitoren/Kreditoren) aus mehreren Datensätzen aufgebaut. Zuerst wird der Stammsatz selbst übergeben und anschließend die für den jeweiligen Stammsatz relevanten zugeordneten Partnerrollen als eigene Datensätze.

Bestimmung prüfungsrelevanter zugeordneter Partnerrollen#

Die für die Prüfung relevanten zugeordneten Partnerrollen werden in der Konfigurationsvorlage für die Kontaktkurzerfassung festgelegt. Dabei spielt es keine Rolle, ob sich die Prüfung später auf die Kurzerfassung, auf Kontakte, Debitoren oder Kreditoren bezieht. In dem jeweiligen Stammsatz wird geprüft, aus welcher Vorlage dieser erstellt wurde (Feld: "Aus Vorlagencode"). Gemäß dieser Information wird dann für den Stammsatz die entsprechende Vorlage untersucht und die dort aufgelisteten zusätzlichen Partnerrollen für die Prüfung verwendet.

Die Prüfung erfolgt ebenfalls bei der Anlage über die Kontaktkurzerfassung von Kontakten, Debitoren und Kreditoren. Die Einrichtung der Konfigurationsvorlagen sowie Anwendung der Kurzerfassung wurde im Abschnitt „Konfigurationsvorlagen Einrichtung“ sowie „Kontaktkurzerfassung“ beschrieben.

Über den LookUp im Feld „Neuer Wert“ können AnwenderInnen nun die med+ Suche nutzen, um einen entsprechenden Kontakt passend zur Partnerrolle zu finden. Die med+ Suche ist dabei gemäß der Einrichtung in der Vorgabewert-Zeile auf die jeweilige Partnerrolle vorgefiltert.

Prüfung von Verkaufs- und Einkaufsbelegen#

Die Datenprüfung kann auch für Verkaufs- und Einkaufsbelege eingerichtet werden. Dadurch wird es möglich, einen Verkaufs- oder Einkaufsbeleg vor seiner Freigabe auf fehlende Daten zu prüfen oder auch durch Aktionen Daten automatisch zu ergänzen.

Die Prüfungen können für alle Verkaufsbelege eingerichtet werden, die auf den Tabellen 36 „Verkaufskopf“ und 37 „Verkaufszeile“ basieren. Im Einkauf können alle Belege geprüft werden, die auf den Tabellen 38 „Einkaufskopf“ und 39 „Einkaufszeile“ basieren.

Bei der Prüfung von Verkaufs- und Einkaufsbelegen handelt es sich um zusammengesetzte Prüfungen. Das heißt, dass bei der Freigabe eines Beleges sowohl der Belegkopf als auch die Belegzeilen zusammen geprüft werden und entsprechende Meldungen für diese beiden Tabellen zusammen ausgegeben werden. Die Prüfungen werden jedoch separat für die jeweilige Tabelle erstellt.

Mögliche Anwendungsbeispiele für die Einrichtung von Prüfungen auf den Verkaufsbelegen können sein:

• Prüfung auf das zugesagte Lieferdatum, dieses darf nicht kleiner als der morgige Tag sein
• Prüfung auf hinterlegter Menge und Preis sowie Feld Beschreibung 2

Die Datenprüfung wird in Verkaufs- und Einkaufsbelegen ausgelöst, wenn die Belege über die Funktion "Freigeben“ freigegeben werden.

Aufgrund der Einrichtung der Pflichtfeldprüfung werden die fehlende Daten über den Wizard angezeigt. Sobald die Meldungen bearbeitet wurden, wird der Beleg freigegeben.

Zusatzfelder#

Zu Stammdaten wie Debitoren, Kreditoren und Artikeln können weitere Informationen anhand von Zusatzfeldern definiert und hinterlegt werden. Diese Zusatzfelder sind frei definierbar und können mit mehreren Stammdaten-Tabellen verknüpft werden. Damit ist es möglich, einem Stammdatensatz zusätzliche Informationen zuzuordnen, wenn sie benötigt werden.

Bei der Einrichtung eines Zusatzfeldes kann zwischen unterschiedlichen Feldtypen gewählt werden. Über den Feldtyp entscheidet hier die Art der Information, die in dem Zusatzfeld abgebildet werden soll.

Als Feldarten stehen folgende Optionen zur Auswahl:

• Text
• Datum
• Option (frei definierbar)
• Checkbox (Ja, Nein)
• Erw. Checkbox (Leer, Ja, Nein)
• Dezimal (rein numerische Werte)

Anhand der definierten Feldart werden Eingaben in den Zusatzfeldern geprüft, d.h. wurde bei einem Zusatzfeld als Art „Datum“ definiert, dann ist bei Verwendung dieses Zusatzfeldes in den Stammdaten auch nur eine Eingabe vom Typ "Datum" möglich. Gleiches gilt für die Feldart „Dezimal“. Bei der Feldart „Text“ kann zusätzlich eine „Feld Eingabeprüfung“ hinterlegt werden, so dass AnwenderInnen dazu angehalten werden können, ihre Eingabe in einem bestimmten Format anzugeben.

Beispiel:
Hinterlegung einer Prüfung, die anweist, dass die Angabe immer numerisch und 9-stellig zu erfolgen hat: Eingabeprüfung: NNNNNNNNN.

Weiter können die Feldarten „Checkbox“ bzw. „Erw. Checkbox“ verwendet werden, die dann bei der Erfassung in einer Auswahlmaske die möglichen Optionen („Ja“ oder „Nein“ bzw. „leer“, „Ja“ oder „Nein“) anbietet.

Zusätzlich können die in der Auswahlmaske zur Verfügung stehenden Optionen in der Einrichtung frei definiert werden. Hierzu kann mittels Feldart „Option“ eine Liste der möglichen Auswahlen eingerichtet werden. Hier besteht auch die Möglichkeit, Optionswerte in Abhängigkeit zu anderen Optionen zu schalten. Damit kann zum Beispiel bei der Auswahl einer „Statistischen Hauptgruppe“, die Auswahl der nächsten Ebene „Statistische Gruppe“ und auch „Statistische Untergruppe“ jeweils in Abhängigkeit zu der Vorauswahl eingeschränkt werden.

Zusatzfeldinformationen können für den Druck auf Reports oder bei der Übermittlung der Werte durch die Prozesse (z.B. eKV, Abrechnung nach §300 oder §302) mit einem Ausgabeformat versehen werden. Dadurch ist es möglich, allein durch die Einrichtung automatisch Formatierungen mitzugeben. Beispielsweise kann für die Hilfsmittelnummer definiert werden, dass z die Ausgabe beim Druck der Rechnung nach folgendem Muster erfolgen soll: HM ##.##.##.####

Eingabebeispiel: 1234567890
Formatierte Ausgabe: HM 12.34.56.7890

Einrichtung#

Im Folgenden werden die notwendigen Einrichtungen beschrieben, um die Zusatzfelder nutzen zu können. Der Ablauf ist dabei wie folgt:

• Anlage neuer Felder
• Zuordnung zu Stammdatentabellen
• Indizierung der Felder

Zusatzfelder#

Vor der Einrichtung der Zusatzfelder ist in der „KUMAVISION healthcare Einrichtung“ auf dem Inforegister „Allgemein“ ein Standardsprachcode zu definieren.

Bei der Neuanlage oder Änderung von Zusatzfeldern wird automatisch für den Standardsprachcode der Inhalt des Feldes "Beschreibung" in die „Zusatzfeld Übersetzungen“ geschrieben. Diese Zusatzfeld Übersetzungen werden für die mehrsprachige Ausgabe von Reports benötigt.

Wird ein Zusatzfeld angelegt, wird automatisch die Beschreibung mit dem Standardsprachcode in die Übersetzungen übernommen. Weitere Sprachcodes können bei Bedarf manuell hinzugefügt werden.

Auf der Seite "Zusatzfelder" werden alle Zusatzfelder angelegt, die benötigt werden. Die Zuordnung einzelner Felder zu den Stammdatentabellen erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt.

Bei der Anlage von Zusatzfeldern können folgende Felder gefüllt werden:

Über die "Ausgabeformate" kann dann nochmals feiner spezifiziert werden, wie einzelne Zusatzfelder auf unterschiedlichen Belegen angedruckt werden sollen.

Bei Zusatzfeldern mit der Feldart „Option“ können die zur Auswahl angebotenen Werte über den Aufruf „Verknüpfte Informationen“, „Optionswerte“ hinterlegt werden.

Stammdaten Gruppierungen#

Die Stammdaten Gruppierungen dienen der sortierten Ausgabe in den Stammdatensätzen, und um zusammengehörende Zusatzinformationen thematisch zu gliedern.

Zusatzfeldern können bei der Einrichtung Gruppierungscodes zugewiesen werden. Bei der Darstellung in der Stammdatenkarte erfolgt die sortierte Ausgabe dann unter Berücksichtigung der Gruppierung.

Zusatzfelder Ebenen#

Über die „Zusatzfelder Ebenen“ können Abhängigkeiten bei der Auswahl von Optionen abgebildet werden. Die Einrichtung erfolgt über den Aufruf „Verknüpfte Informationen“, „Ebenen Werte“. Die dort möglichen Einträge beschränken sich wiederum auf die zuvor definierten Optionswerte des für die jeweilige Ebene eingetragenen Zusatzfeldes.

Ausgabeformate#

Für die Feldarten „Text“, „Dezimal“ und „Datum“ können Ausgabeformate (Aufruf über das Menüband der Zusatzfelder) definiert werden, durch die festgelegt werden, wie einzelne Zusatzfelder auf unterschiedlichen Belegen / in unterschiedlichen Prozessen angedruckt werden.

So können die unterschiedlichen Formatierungen für die Prozesse Rechnung und Lieferung notwendig sein.

Wird kein bestimmtes Ausgabeformat z.B. für die Ausgabe auf einem Report definiert, dann wird das als Standard gekennzeichnete Format verwendet. Ist kein Standardformat angegeben, dann wird der Wert entsprechend der Eingabe ohne zusätzliche Formatierung ausgegeben.

Anlage von Ausgabeformate#

Um die Ausgabeformate zu definieren, rufen Sie sich diese über die Anwendersuche auf.

Für die Einrichtung von Ausgabeformaten gelten folgende Vorgaben je Feldart:

Feldart „Datum“

Feldart „Dezimal“
Als Platzhalterzeichen wird nur # erkannt. Bei der Einrichtung von Dezimal Formaten kann die Ausgabe von Dezimalwerten (mit oder ohne Nachkommastellen), sowie die Anzahl an Nachkommastellen und die Ausgabe eines Tausendertrennzeichens gesteuert werden.

Feldart „Text“
Das Ausgabemuster für Textwerte kann auch mit dem Platzhalterzeichen # vorgegeben werden. Die Verarbeitung der Platzhalter erfolgt von links nach rechts, überflüssige Platzhalter werden abgeschnitten. Überschreitet die Länge des zu verarbeitenden Werts die Länge des Musters bzw. die Anzahl an Platzhaltern, dann wird der Ausgabewert gekürzt.

Beispiele für die Umsetzung der Ausgabemuster:

Stammdaten Tabellen#

In „Stammdaten Tabellen“ können die zuvor angelegten Zusatzfelder zu den gewünschten Tabellen zugeordnet werden.

Ist die gewünschte Tabelle noch nicht in der Liste erfasst, kann sie über die Funktion „Neu“ hinzugefügt werden. Die Zuordnung der Zusatzfelder zu einer Tabelle ist über die Funktion "Zusatzfelder" möglich.

Die zuvor erstellten Zusatzfelder können nun über „Verknüpfte Informationen“, „Zusatzfelder“ der Stammdaten Tabelle zugeordnet werden. Neue Zusatzfelder müssen über „Prozess“, „Zusatzfelder/Suchindizes initialisieren“ initialisiert werden. Damit stehen Zusatzfelder in den entsprechenden Stammdatenkarten für die Angabe weiterer Informationen zur Verfügung.

Je Stammdatenzusatzfeld kann definiert werden, ob das Zusatzfeld bei der Anlage eines neuen Datensatzes automatisch eingetragen werden soll. Zusätzlich besteht hier die Möglichkeit, einen Standardwert anzugeben, der dann mit übernommen wird.

Im- / Export von Zusatzfeldern#

Zusatzfelder können via XML importiert oder exportiert werden. Wählen Sie hierzu in den „Zusatzfeldern“ die Funktion „Prozess“ und „Im-/Export Daten“ aus und anschließend, ob sie importieren oder exportieren möchten.

Zusatzfelder im Verkauf#

Für die bereits an den Stammdaten hinterlegten Zusatzfelder kann definiert werden, dass diese durch den Verkaufsprozess bis hin zum gebuchten Beleg mitgeführt werden. Zusätzlich kann festgelegt werden, ob eine manuelle Änderung im Beleg möglich sein soll oder nicht.

Zusatzfelder zu Artikeln und Ressourcen können in Geschäftsbelegen in den Zeilen mitgeführt werden, Informationen zu Debitoren werden in Geschäftsbelegen auf Belegkopfebene übernommen.

Kopfbezogene Informationen aus dem "Verk. an Deb / Rech. an Debitor":
Beim Erstellen eines Beleges werden die Zusatzfelder auf Kopfebene mitgeführt.

Zeilenbezogene Informationen:
Beim Abruf eines Artikels aus einem Vertrag im Lieferplan werden die zu dem ausgewählten Produkt gespeicherten Zusatzfelder aus dem Artikel in den Lieferplan übernommen. Enthält die Vertragsversionszeile speziellere Informationen (vertragsseitig definierte Zusatzfelder wie z.B. Abrechnungshilfsmittelnummern, Positionsnummern, usw.), gehen diese vor.

Bei der Auswahl eines Artikels in einem Geschäftsbeleg werden die Zusatzfelder als Zeile übernommen, wobei Zusatzfeldwerte im Vertrag Vorrang vor den Werten aus den Stammdaten haben. Zusatzfelder aus dem Vertrag werden immer an die Zeile übergeben und übersteuern identische Informationen aus den Stammdaten Artikel, Ressource, etc.

Für Zusatzfelder in Kopf und Zeile gilt:
Alle Felder, die in einen VK-Beleg übernommen werden, können dort manuell überschrieben werden, wenn dies entsprechend in der Einrichtung der Zusatzfelder Tabelle eingerichtet ist. Für jedes Feld wird dann ein Marker „manuell geändert“ gesetzt und es wird gespeichert, von wem die Information wann geändert wurde.

Ablauf#

Die für die Übernahme in den VK-Beleg gekennzeichnete Zusatzfelder werden bei der Anlage mit in den Beleg übernommen. Hierbei wird zwischen Kopf und Zeilen Zusatzinformationen unterschieden.

Bei der Anlage von Lieferplanzeilen werden die eingerichteten Zusatzfeldwerte aus dem Vertrag geholt und ggfs. um fehlende Werte aus den Stammdaten ergänzt.

Eingerichtete Zusatzfelder eines Artikels werden an der Zeile hinterlegt, wie bspw. die Statistische Gruppe. Bei der Änderung eines Wertes (wenn laut Einrichtung möglich), wird dies vermerkt. Die „Planzeilen Zusatzfelder“ erhalten den Wert „Ja“ in dem Feld „Geändert“ sowie die Protokollierung in den Feldern „Geändert am“ und „Geändert von“.

Wird aus dem Lieferplan ein Auftrag abgerufen, dann werden die Zusatzfeldwerte entsprechend mit in den Beleg übernommen. Wurde eine manuelle Änderung am Lieferplan hinterlegt, dann wird diese mit höchster Priorität behandelt und erhält den Vorzug vor den Werten aus den Stammdaten und dem Vertrag.

Die Zusatzfelder können im Verkaufsauftrag ebenfalls eingesehen und geändert werden.

Kopfinformationen können über den Aufruf „Aktionen“, „KUMAVISION healthcare“, „Zusatzfelder“ aufgerufen werden. Kopfinformationen werden mit einer Herkunftsart (Verk. an Debitor, Rech. an Debitor) gekennzeichnet.

Die Zeileninformationen (VK-Belegzeilen Zusatzfelder) können in der Registerkarte „Zeilen“ über den Aufruf „Verknüpfte Informationen“, „Zusatzfelder“ aufgerufen werden.

Erfolgt nachträglich die manuelle Änderung eines Zusatzfeldwertes, dann wird diese Änderung in die damit verbundenen Vorgänge übernommen. Bei der Buchung eines VK-Belegs erfolgt ein erneuter Abgleich der Zusatzfeldinformationen, so dass eventuelle Änderungen, die nachträglich in den Stammdaten oder am Vertrag erfolgt sind, nochmals aktuell mit in den VK-Beleg überführt werden. Zusatzfeldwerte, die als „manuell geändert“ gekennzeichnet sind, werden dabei nicht überschrieben.

Zusatzfelder im Einkauf#

Die Funktion sowie Einrichtung der Zusatzfelder in Einkaufsprozessen erfolgt analog der Zusatzfelder in den Verkaufsprozessen.

Zusatzfelder in Vertrags- und Vorgangsperiode#

Für Vertragsperioden und Vorgangsperioden können Zusatzfelder definiert werden und in den Prozessen angewendet werden.

Einrichtung#

Die angelegten Zusatzfelder, siehe Abschnitt" Zusatzfelder Einrichtung", müssen in der Einrichtung der „Stammdaten Tabellen“ über die zugehörigen „Tabellen ID“ zugewiesen werden.

Tabelle 5007239 Vertragsversionsperiode
Tabelle 5007281 Vorgangsperiode

Vorgangsperiode:
Zusatzfelder, die für die Vorgangsperiode definiert werden, sind in der Vorgangsperiodenkarte mit Werten zu ergänzen. Die Versicherungsart wird hierbei mit „Wert im Vertrag“ vorgegeben und in die Vorgangsperiode überführt.

Vertragsversionsperiode:
Für die Vertragsversionsperioden können Zusatzfelder definiert werden, die über die Zeilen auswählbar sind. Diese Zusatzfelder werden in den Lieferplan und Abrechnungsplan überführt und somit in den Prozess eingesteuert.

Stammdaten Standardfeld#

Je Stammdatenzusatzfeld kann definiert werden, ob das Zusatzfeld bei der Anlage eines neuen Datensatzes automatisch eingetragen werden soll. Zusätzlich besteht hier die Möglichkeit, einen Standardwert anzugeben, der dann mit übernommen wird.