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KUMAconnect#

Allgemein#

Mit den APPs "KUMAconnect ELO4BC" und "KUMAconnect Output Link“ haben Sie eine Integrations-Schnittstelle, die das DMS/ECM von ELO2 Digital Office GmbH (professional und enterprise) direkt mit Microsoft Dynamics 365 Business Central1 verbindet.

Dazu wird ein ELO2 Client, der "ELO2 Integration Client“, direkt in zahlreiche Fact Boxen und / oder Page Parts von Microsoft Dynamics 365 Business Central1 eingebunden. Hierdurch kann direkt in Microsoft Dynamics 365 Business Central1 mit dem ELO2 DMS/ECM gearbeitet werden. Dateien und Dokumente können per Drag & Drop archiviert werden.

Mit dem "KUMAconnect Output Link“ werden zudem in Microsoft Dynamics 365 Business Central1 erzeugte Dokumente, z.B. Auftragsbestätigungen, Rechnungen, etc. direkt ohne weiteres Zutun im ELO2 DMS/ECM archiviert werden. Alle Dateien und Dokumente werden automatisch mit entsprechenden Metadaten versehen. Zu einem Geschäftsprozess oder eines Vorgangs in Microsoft Dynamics 365 Business Central1 werden diese dann durch den Integration Client direkt in der Ablagestruktur in ELO2 angezeigt.

Die App kommuniziert mit einem ELO2 DMS/ECM System mittels moderner Webdienste. Hierfür wird auch eine KUMAconnect APP im ELO2 DMS/ECM installiert, damit die beiden Systeme direkt miteinander kommunizieren können.

Zudem werden Standard-Templates mit angeboten, die eine komplette Konfiguration des Integration Clients, der ausgehenden Dokumente, der Metadaten und der Archivstruktur inkl. Referenzstruktur beinhalten. Ein Berechtigungskonzept runden die Templates ab. Der Funktionsumfang und die Bedienung des ELO2 Integrationsclients ist unter dem Link erreichbar.

Einrichtungen für ELO2 werden in der ELO2 Admin-Console eingerichtet. Hier werden die Metadaten definiert, die Ablagepfade und Referenzpfade. Wenden Sie sich hierzu bitten an Ihren ELO2 Partner.

Hinweis

Die Nutzung der KUMAconnect App ist nur mit gesonderter Lizenzierung und Aktivierung möglich.

Hinweis

An dieser Stelle der Onlinehilfe wird Ihnen lediglich der zusätzliche Funktionsumfang der App "KUMAconnect“ in KUMAVISION medtec365 näher erläutert. Die allgemeinen Einrichtungsmöglichkeiten und Abläufe werden Ihnen hier beschrieben.

Einrichtung#

DMS Allgemeine Einrichtung#

Bevor der Integration Client in der Fact Box oder im Page Part angezeigt wird, benötigt die App folgende Einstellungen, um mit der ELO2 Archiv kommunizieren zu können. Diese Einstellung wird zunächst in der "DMS Allgemeine Einrichtung“ getätigt.

Inforegister KUMAVISION medtec#

Auf dem Inforegister "KUMAVISION medtec“ haben Sie zusätzlich folgende Einrichtungsmöglichkeiten:

Feld Beschreibung
Standardschema Das Standardschema dient zur Auswahl der korrekten Konfiguration in ELO2. Aktuell wird immer das Standardschema "KumaMed“ verwendet.
Standardordner Wenn ein Standardordner angegeben wird, werden alle Dokumente, wenn in dem Fieldmapping nicht anders angegeben, in den Standardordner abgelegt. In dem aktuellen KumaMed-Template bleibt der Ordner leer, da die Dokumente immer auf der obersten Ebene abgelegt werden.

Hinweis

An dieser Stelle der Onlinehilfe wird Ihnen lediglich der zusätzliche Funktionsumfang der App "KUMAconnect“ in KUMAVISION medtec365 näher erläutert. Die allgemeinen Einrichtungsmöglichkeiten finden Sie hier.

Funktionen im Menüband#

Schema aus dem DMS laden#

Über die Aktion werden die Schemadefinitionen aus ELO2 geladen. Hierdurch stehen die Schemafelder mit der entsprechenden Definition zur Verfügung. Siehe hierzu auch den entsprechenden Menüpunkt "Schema" unter Zugehörig.

Schema#

Über die Aktion können die Informationen angezeigt werden, die durch die Aktion "Schema aus dem DMS laden“ geladen wurden.

Hinweis

Die Informationen werden nur angezeigt und können nicht in KUMAVISION medtec365 geändert werden.

Dokumententyp#

In der Tabelle werden alle möglichen Werte für den Dokumententyp hinterlegt. Diese Werte können im Anschluss an den entsprechenden Stellen ausgewählt werden. Dieses betrifft z.B. die Auswahl bei einer Barcodevormerkung.

Ordner-Options-Zuordnung#

Über die Tabelle werden zwei Einrichtungen abgebildet, welche die Tabelle betreffen, die unterschiedliche Belegarten über ein Optionsfeld abbilden. Typische Beispiele hierfür sind die VK- und EK-Belege.

Zum einen kann in Abhängigkeit von der Belegart der Ordner für die Archivierung angegeben werden. Der Ordner wird folgendermaßen in absteigender Hierarchie ermittelt:

  1. Ordner in der Tabelle Ordner-Options-Zuordnung
  2. Ordner im Fieldmapping
  3. Ordner in der Einrichtung "DMS Allgemein“

Zum anderen können anhand der Belegart unterschiedliche Seiten angegeben werden, die von ELO2 zum Lesen zusätzlicher Daten verwendet werden kann. Die Seite wird folgendermaßen in absteigender Hierarchie ermittelt:

  1. Seite in der Tabelle Ordner-Options-Zuordnung
  2. Seite im Fieldmapping
Fieldmappingliste#

Über diese Aktion können die Fieldmappings definiert werden, die für den Integrationsclient und die API benutzt werden.

Weiterführende Informationen über das "Fieldmapping“ erhalten Sie hier.

Fieldmapping Funktionen#

In der Liste der Fieldmapping Funktionen werden die Funktionen angegeben, die in den Fieldmappings anschließend benutzt werden können. Die Definition des Verhaltens der Funktionen sind in der Tabelle KVSMEDDMSFieldmappingFunction hinterlegt und können kundenindividuell über die angebotenen Events erweitert werden.

Tabellen Seiten Zuordnung#

Die Tabelle dient zur Angabe von Vorgabewerten für die ODATA-Seiten der angegebenen Tabellen. Die ODATA-Seiten werden von ELO2 benutzt, um eigenständig weitere Daten aus KUMAVISION medtec365 zu lesen, die nicht im Fieldmapping angegeben wurden.

Hinweis

An dieser Stelle der Onlinehilfe wird Ihnen lediglich der zusätzliche Funktionsumfang der App "KUMAconnect“ in KUMAVISION medtec365 näher erläutert. Die allgemeinen Einrichtungsmöglichkeiten finden Sie hier beschrieben.

KUMAVISION medtec365 Einrichtung#

In der KUMAVISION medtec365 Einrichtung werden auf dem Inforegister "DMS Integration" spezifische DMS Einrichtungen vorgenommen, die u.a. für das Modul "Medical Device Regulation Dokumentenlenkung" relevant sind.

Inforegister DMS Integration#

Feld Beschreibung
Nummernserie IM Dokument Die Nummernserie wird benutzt, wenn neue Einträge in die DI-IM Dokument erzeugt werden. Dieses ist z.B. bei der Funktion "zurück in die eBox“ der Fall.
PrintPortal benutzen Ist die Option aktiviert, wird bei der Benutzung des Druckdialogs, für die unter "PrintPortal-Berichte“ hinterlegten Berichte, die spezielle Abwicklung mit Verkettung und Archivierung benutzt. Ansonsten erfolgt die Standardabwicklung von Microsoft Dynamics 365 Business Central1 oder von KUMAConnect, je nach Einstellung in der "DMS Dokumenten Einrichtung“.

Mit Installation der "KUMAConnect“ werden für die unterstützten Berichte automatisch die Einträge in "DMS Dokumenten Einrichtung“ auf "Verarbeitung außerhalb von KUMAConnect“ gestellt. Damit ist die Verarbeitung außerhalb von Standard-KUMAConnect gemeint.
Geschäftspapier vorhanden Es wurde ein Geschäftspapier in das KUMAmed Setup geladen. Dieses wird beim Drucken auf jede Seite des Leitdokuments gelegt.
Wasserzeichen für Leitdokument vorhanden Es wurde ein Wasserzeichen in die KUMAVISION medtec365 Einrichtung geladen. Dieses wird beim Archivieren auf jede Seite des Leitdokuments gelegt. Dieses Wasserzeichen besteht in der Standardkonfiguration aus dem Wort "Kopie“ und dient dazu, dass keine Originalbelege aus dem Archiv nachgedruckt werden können.
Wasserzeichen für verkettete Dokumente vorhanden Es wurde ein Wasserzeichen in die "KUMAVISION medtec365 Einrichtung" geladen. Dieses wird beim Archivieren auf jede Seite der verketteten Dokumente gelegt.
Drucklog nach erfolgreichem Ausdruck löschen Bei der Vorschau, PDF-Erstellung und dem Druck wird ein Eintrag "DMS Druckauftrag“ erzeugt. Wenn der Schalter aktiviert ist, wird der Eintrag nach erfolgreicher Verarbeitung wieder gelöscht. Im Fehlerfall bleibt der Eintrag immer bestehen. Die Empfehlung für Projekte im Regelbetrieb ist es den Schalter zu aktivieren. Ansonsten müssen ältere Einträge in der Tabelle "DMS Druckauftrag“ durch die AnwenderInnen regelmäßig gelöscht werden.
Schemafeld für das verkettete Drucken In dem Feld wird das Schemafeld aus dem DMS eingetragen, mit dem die verkettete und nicht verkettete Version der Archivierung unterschieden wird. Standardmäßig heißt das Feld "ANLAGE".

Bei der Archivierung mit Verkettung werden zwei Archiveinträge erzeugt. Der eine Eintrag enthält nur das Leitdokument und besitzt in dem Schemafeld den Wert false. Der DMS-Eintrag mit dem Leitdokument und den verketteten Dokumenten besitzt in dem Schemafeld den Wert true.

Dieses Feld wird dazu benutzt, um bei den Fibu Mahnungen die Originalrechnung aus dem DMS-Archiv ohne verkettete Dokumente anhängen zu können.

Funktionen im Menüband#

Über den Reiter "DMS“ stehen Ihnen im Menüband folgende Aktionen zur Verfügung:

Aktion Beschreibung
PrintPortal-Berichte anzeigen Die PrintPortal-Verarbeitung gilt nur für die Berichte, die in dieser Auflistung aufgeführt sind. Nur bei diesen wird verkettet bzw. archiviert.
Geschäftspapier Über die Aktionsgruppe kann ein Geschäftspapier eingelesen bzw. das eingelesene Geschäftspapier wieder gelöscht werden.
Wasserzeichen für Leitdokument Über die Aktionsgruppe kann ein Wasserzeichen für das Leitdokument eingelesen bzw. das eingelesene Wasserzeichen wieder gelöscht werden.
Wasserzeichen für verkettete Dokumente Über die Aktionsgruppe kann ein Wasserzeichen für die verketteten Dokumente eingelesen bzw. das eingelesene Wasserzeichen wieder gelöscht werden.

Fieldmapping#

Über die Fieldmappings wird gesteuert, welche Felder bei der Kommunikation mit KUMAconnect gefüllt bzw. gelesen werden soll.

Inforegister Allgemein#

Feld Beschreibung
Aktionsart Aktuell werden drei Aktionsarten benutzt.

Query:
Dient zur Suche von Dokumenten über die API-Schnittstelle. Diese wird z.B. benutzt, wenn für die Verkettung Dokumente aus dem DMS abgefragt werden.

Archive:
Dient zur Archivierung von Dokumenten über Drag&Drop und über die API-Schnittstelle.

Report:
Dient zur Archivierung von Ausgangsbelegen.
Schema Es wird das Schema angegeben, das für dieses Fieldmapping genutzt wird. Aktuell wird immer das Schema "KumaMed" benutzt. Dieses kann aber kundenindividuell erweitert werden.
Ordner Wird nur bei den Aktionsarten "Query" und "Archive" angezeigt. Die DMS-Dokumente werden in diesem Ordner angelegt. Hierbei können auch Unterordner angegeben werden (z.B. "Verkauf/Sonstige Dokumente“). Aktuell müssen in dem Template keine Ordner eingetragen werden. Dieses kann aber kundenindividuell abweichen.
Ordnerzuordnung existiert Über den Schieber wird angezeigt, ob für die Tabelle eine Ordnerzuordnung existiert.
Tabellen ID Gibt die Tabelle an, auf die mit dem Fieldmapping zugegriffen werden soll. Die Felder der Tabelle sind dann in den Fieldmappingzeilen als Quelle zugänglich. Falls auf Felder einer zusätzlichen Tabelle zugegriffen sollen, müsste dafür eine "Fieldmapping Function“ angelegt werden.
Tabellenbezeichnung Es wird die Bezeichnung der eingetragenen Tabelle angezeigt.
Seiten-ID Bei jeder Kommunikation mit KUMAconnect muss eine Seite mit übergeben werden, über die ELO2 bei Bedarf weitere Daten anzeigen kann bzw. von ELO2 aus den Datensatz in KUMAVISION medtec365 aufrufen kann.

Wenn in der Ordnerzuordnung oder der Tabellen-Seiten-Zuordnung eine Seite für die Tabelle hinterlegt ist, wird diese übernommen. Ansonsten wird die Drilldown-Page aus der Tabellendefinition genommen.
Seitenbezeichnung Es wird die Bezeichnung der eingetragenen Seite angezeigt.
Beschreibung Beschreibung für das Fieldmapping
Standardmapping für Tabelle Wird der Schieber aktiviert, wird das entsprechende Fieldmapping für die Tabelle und die Aktionsart benutzt, wenn kein explizites Fieldmapping angegeben wird. Pro Tabelle und Aktionsart kann nur ein Fieldmapping als Standard gekennzeichnet werden.
Individuelle ELO2-Konfiguration Über den Schieber wird angegeben, ob die Archivierung das Standardverhalten berücksichtigt oder ob für die Tabelle ein individuelles Verhalten in ELO2 konfiguriert wurde.

Bei der Standardkonfiguration wird bei der Archivierung über die API (also eBox oder IM-Dokument) das Dokument automatisch in einen Ordner abgelegt, der wie die Dokart heißt.

Die individuelle Konfiguration wird im Med-Template nur bei Info.-Anforderungen benutzt. Hierdurch werden bei der Referenzbildung (z.B. beim Vorgang) die Dokumente pro Dokart zusammengefasst.

Inforegister Fielmappingzeilen#

Feld Beschreibung
Schemafeld Das Schemafeld, dass für die entsprechende Aktion angesprochen wird. Bei der Aktionsart "Query" wird dieses Feld abgefragt. Bei den Aktionen "Archive" und "Report" wird das Feld im DMS beschrieben.
NAV Feldnr. Es können die Felder aus der mit TabellenID angegebenen Tabelle verwendet werden. Falls die Feldnr. leer gelassen wird, muss unter Alternativwert eine "Fieldmapping Function“ oder ein fester Wert angegeben werden.
BC Feldbezeichnung Es wird die Bezeichnung des Feldes angezeigt.
Alternativwert Wird verwendet, wenn die Feldnummer leer ist. Der Alternativwert kann eine "Fieldmapping Function“ oder einen festen Wert beinhalten
Schreibgeschützt Der Wert wird aus dem Schema von ELO2 übernommen (Bei der Aktion "DMS Schema importieren). Schemafelder mit Schreibgeschützt=ja können nicht in einem Fieldmapping mit Aktionsart Archive und Report benutzt werden.
Notwendig Der Wert wird aus dem Schema von ELO2 übernommen (Bei der Aktion "DMS Schema importieren). Schemafelder mit Notwendig=ja werden automatisch in das Fieldmapping eingefügt, wenn die Aktionsart Archive oder Report ist.

  1. Microsoft, Microsoft Dynamics und Microsoft Dynamics 365 sind Marken der Microsoft-Unternehmensgruppe. 

  2. ELO, ELOprofessional, ELOenterprise, ELOoffice und ELO ECM-Suite sind eingetragene Marken der ELO Digital Office GmbH in Deutschland und/oder anderen Ländern.