Service#

Einrichtung#

Technik Einrichtung#

Um den Service Wareneingang nutzen zu können, müssen vorab in der Technik Einrichtung folgende Parameter festgelegt werden:

Service Einrichtung#

Serviceauftragsarten#

Im Bereich Service können Sie mit den Serviceauftragsarten arbeiten, um zum einen die Serviceaufträge in unterschiedliche Arten zu unterteilen und zum anderen können Sie pro Serviceauftragsart unterschiedliche Einrichtungen hinterlegen.

Um eine Serviceauftragsarte zu definieren, rufen Sie sich diese über die Anwendersuche auf. Über „Neu“ im Menüband können Sie eine neue Serviceauftragsart mit Hilfe der u.a. Tabelle erstellen:

Bei manueller Anlage eines Serviceauftrags wird die Serviceauftragsart mit dem Haken „Standard“ hinterlegt.

Bei Anlage eines Serviceauftrags aus der Debitorenkarte, dem Marketing Cockpit oder aus der Seriennummerinformationskarte über die Funktion „neuer Call“ und „Serviceauftrag Wartung“ oder „Serviceauftrag Reparatur“, wird die Serviceauftragsart aus der Service Einrichtung gezogen. In der Service Einrichtung kann eine Serviceauftragsart für die Reparatur und Wartung in den Feldern „Service Auftragsart Reparatur“ und „Service Auftragsart Wartung“ hinterlegt werden. Sind die Felder in der Service Einrichtung leer, wird keine Serviceauftragsart im Serviceauftrag hinterlegt.

Bei Anlage eines Serviceauftrags aus dem Service Wareneingang wird die Serviceauftragsart aus der Service Einrichtung gezogen. In der Service Einrichtung kann eine Serviceauftragsart im Feld „Service Auftragsart Service Wareneingang“ hinterlegt werden. Ist das Feld in der Service Einrichtung leer, wird auch keine Serviceauftragsart im Serviceauftrag hinterlegt.

Bei Anlage eines Serviceauftrags aus einer Verkaufsreklamation heraus, wird die Serviceauftragsart mit dem Haken „Standard“ gezogen.

Bei Anlage eines Serviceauftrags aus dem Wartungscockpit, wird die Serviceauftragsart aus dem Servicevertrag gezogen.

Standard-Serviceartikelgruppen-Codes#

Mithilfe von den Standard-Serviceartikelgruppen-Codes können eine oder mehrere Stücklisten für die Reparaturen und Wartungen angelegt werden. Artikel und Ressourcen, die für Reparaturen oder Wartungen wichtig sind, werden in die Standardservicecodekarte hinterlegt. Bei Bedarf, kann bereits die Menge definiert werden.

Die Standard-Serviceartikelgruppen-Codes können Sie über das Menüband der jeweiligen Serviceartikelgruppen aufrufen.

Pro Standard-Serviceartikelgruppen-Code kann ein Servicetyp (Reparatur/Wartung) ausgewählt werden. Ist zusätzlich der Haken „autom. Übergabe an Servicezeile“ gesetzt, wird bei Anlage eines Serviceauftrags geprüft, welcher Servicetyp hinter der ausgewählten Serviceauftragsart hinterlegt ist und ob ein Standard-Serviceartikelgruppen-Code mit dem gleichen Servicetypen vorhanden ist. Falls der Servicetyp übereinstimmt, wird die hinterlegte Stückliste aus der Standardservicecodekarte automatisch in den Service Artikel Arbeitsblatt und in die Servicezeilen geschrieben.

Es ist jederzeit möglich, eine Standard-Serviceartikelgruppen-Code manuell auszuwählen. Auch bei manueller Auswahl wird die hinterlegte Stückliste aus der Standardservicecodekarte automatisch in den Service Artikel Arbeitsblatt und in die Servicezeilen geschrieben.

Ein Standard-Serviceartikelgruppen-Code kann im Serviceauftrag über das Register „Zeilen“, Menüpunkt „Funktionen“ und im Service Artikel Arbeitsblatt, Menüpunkt „Aktionen“ jederzeit aufgerufen werden.

Nach der Einrichtung der Serviceartikelgruppe mit entsprechenden Standard-Serviceartikelgruppen-Codes wird die Serviceartikelgruppe im gleichnamigen Feld auf der Artikelkarte hinterlegt.

Service Wareneingang#

Über den Service Wareneingang werden alle Wareneingänge gebucht, die im Rahmen eines technischen Service stattfinden.

Der Service Wareneingang ist in der Lage, jeden Artikel, unabhängig seiner Artikelverfolgung und ob dieser bereits dem System bekannt oder unbekannt ist, einzubuchen. Sendet ein Kunde diverse Artikel zur Reparatur zurück, können alle Artikel über einen Service Wareneingang erfasst werden.

Hierzu rufen Sie sich die Service Wareneingangsliste über die Anwendersuche auf. Über „Neu“ im Menüband können Sie einen neuen Service Wareneingang erstellen.

Sobald ein neuer Service Wareneingang erstellt wird, wird der Lagerort und -platz automatisch aus der Technik Einrichtung vorbelegt. Bei Bedarf können die Felder manuell geändert werden. Das Feld „Ext. Belegnr.“ ist ein Pflichtfeld und muss vor Buchung manuell gepflegt werden. Das Feld „Ihre Referenz“ ist kein Pflichtfeld und kann bei Bedarf gepflegt werden.

Die Seriennummer, Chargennummer und/oder Artikelnummer können manuell eingegeben oder über den Assist Button ausgewählt werden.

Sobald die Seriennummer, Chargennummer und/oder Artikelnummer erfasst werden, öffnet sich eine Erfassungsmaske. Bereits bei der Eingabe wird geprüft, ob die Nummer im System vorhanden ist. Ist dies der Fall, werden die Felder in der Erfassungsmaske automatisch entsprechend vorbelegt.

Sollte eine Seriennummer bzw. Chargennummer im System unbekannt sein, kann in der Erfassungsmaske die Artikelnummer mit ggf. zugehörigen Variantencode, Ablaufdatum, Herstelldatum und Debitor für die Einbuchung hinterlegt werden.

Sollte der Artikel laut der hinterlegten Artikelverfolgung Varianten-, Ablauf- und/oder Herstelldatum pflichtig sein, wird dies systemseitig erkannt und die entsprechenden Felder in der Erfassungsmaske sind editierbar. Andernfalls sind diese Felder grau hinterlegt und somit nicht editierbar.

Sobald die Eingabe mit „OK“ bestätigt werden, wird die Zeile automatisch in das Inforegister „Geräteeingangszeilen“ geschrieben.

Mit Buchung des Service Wareneingangs wird automatisch eine Verkaufsreklamation gebucht und ein neuer Serviceauftrag erstellt.

Im Serviceauftrag werden die Felder „Menge“ und „Menge erhalten“ automatisch gefüllt. Hierdurch ist jederzeit ersichtlich, dass sich der Artikel im Haus befindet.

Zudem wird in der Call-Nr. die gebuchte Verkaufsreklamation automatisch hinterlegt und ist somit jederzeit ersichtlich.

Notwendige Einrichtungen
In der Technik Einrichtung wird die Grundeinrichtung für den Service Wareneingang vorgenommen. Im Inforegister „Allgemein“ müssen folgende Felder ausgefüllt werden:

Serviceaufträge erstellen aus einer Verkaufsreklamation#

Sendet ein Kunde basierend aus einer Reklamation einen Artikel zurück, und bei näherer Prüfung wird festgestellt, dass der Artikel repariert werden kann, so kann aus der VK-Reklamation heraus direkt ein Serviceauftrag erstellt werden.

Dazu werden die Artikelzeilen, welche in einem Serviceauftrag übernommen werden sollen, markiert und die Funktion „Service Auftrag für markierte Zeilen erstellen“ ausgeführt.

Ein neuer Serviceauftrag mit den markierten Rücksendungszeilen wurde erstellt.

Sollte zu der Artikelnummer der Serviceauftragszeile ein Serviceartikel im System vorhanden sein, so wird dieser im gleichnamigen Feld automatisch eingetragen.

Sollte zu einer markierten Verkaufsrücksendungszeile eine oder mehrere Artikelverfolgungszeilen hinterlegt sein, dann wird pro Artikelverfolgungszeile eine Serviceauftragsartikelzeile erstellt. In diesem Fall werden die Mengen aus der Artikelverfolgungszeile in die Serviceauftragsartikelzeile übernommen und nicht die "Menge (Basis)" aus der Verkaufsrücksendungszeile.

Verkaufsreklamation aus einem Serviceauftrag erstellen#

Im Serviceauftrag kann über die Funktion „Verkaufsrücksendung für markierte Positionen erstellen“ automatisch eine Verkaufsrücksendung auf Basis der Serviceauftragsartikelzeilen erstellt werden.

Bei einem manuell erfassten Serviceauftrag sind die Felder in der Serviceauftragsartikelzeile "Serien Nr.", "Chargen Nr.“, "Menge“, "Lagerort“ und "Lagerplatz“ editierbar und können zur Übergabe an die Verkaufsrücksendung bearbeitet werden.

Infobox VK-Zeilendetails in Verkaufsreklamation#

In der Verkaufsreklamation ist pro Verkaufszeile in der Infobox „VK-Zeilendetails“ durch das Feld „Anzahl Serviceartikelzeilen“ ersichtlich, wie viele offene Serviceaufträge für den Debitor mit diesem Artikel bestehen.

Auf die Anzahl im Feld „Anzahl Serviceartikelzeilen“ kann jederzeit abgetaucht werden. Bei Bedarf kann auch der Serviceauftrag geöffnet werden.

Artikelverfolgung in Serviceauftragszeilen#

Der Serviceartikel wurde um die Chargennummer erweitert. Wenn aufgrund der Serviceartikelgruppe automatisch beim Verkauf ein Serviceartikel erstellt wird (Serviceartikel erstellen= Ja), dann wird die Chargennummer ebenfalls mitberücksichtigt.

Auf der Serviceartikelkarte kann über den Assit Button […] am Feld „Chargennummer“ die Chargennr.-Informationsliste geöffnet werden.

Ebenfalls wurde die Chargennummer in die Serviceauftragsartikelzeile hinzugefügt.

• Hierüber kann die Chargennummer über den Assist Button [...] aus den Artikelposten einer vorhandenen Charge ausgewählt werden. Sobald ein Serviceartikel mit einer hinterlegten Chargennummer eingetragen wird, wird ebenso die Chargennummer aus dem Serviceartikel übernommen.
• Wenn in der Serviceauftragsartikelzeile eine Chargennummer eingetragen wird oder per Assist Button ausgewählt wird, dann wird automatisch die Serviceartikelnummer mit übernommen.
• Sollte keine Serviceartikelnummer gefunden werden, wird die Artikelnummer aus den Artikelposten übernommen.

Des Weiteren wurde der Lookup für das Standard-Feld „Serien Nr.“ in der Serviceartikelkarte dahingehend optimiert, dass dieser auf die "Seriennr.-Informationsliste" verzweigt. Von dort kann die "Seriennr.-Informationskarte" aufgerufen werden.

!!! note "Hinweis"  Zurzeit kann einem Serviceartikel nur eine existierende Seriennummer oder eine existierende Chargennummer zugewiesen werden.

Weitere Felder im Serviceauftrag#

Zur besseren Nachvollziehbarkeit welche Mengen reklamiert und zurückgesendet werden sollen, wurden folgende Felder in den Serviceauftragszeilen ergänzt:

• Menge,
• Menge erhalten,
• Lagerortcode und Lagerplatz

Wenn nun zur Verkaufsrücksendung ein Wareneingang gebucht wird, wird das Feld „Menge erhalten“ in der zugehörigen Serviceauftragsartikelzeile mit der gelieferten Menge aktualisisert.

!!! note "Hinweis"  Es findet keine Prüfung auf Plausibilität oder Richtigkeit der Menge statt. Dies erfolgt im jeweiligen Herkunftsbeleg (Verkaufsrücksendungszeile).

Service Call (Informationssammler)#

Beim Erstellen eines Serviceauftrags wird automatisch ein Service Call angelegt und entsprechend klassifiziert. Die Call Klassifizierung wird aus der Serviceauftragsart entnommen und zeigt an, ob es sich um eine Reparatur oder Wartung handelt. Pro Serviceauftrag kann im Feld „Serviceauftragstyp“ eine Call Klassifizierung (Reparatur oder Wartung) hinterlegt werden. Bleibt das Feld „leer“, wird bei Anlage eines Serviceauftrags automatisch die Call Klassifizierung „Reparatur“ hinterlegt. Bei Änderung einer Serviceauftragsart, z.B. von Reparatur auf Wartung, wird die Call Klassifizierung entsprechend geändert.

Die Call-Nummer wird im Serviceauftragskopf und in den Serviceauftragszeilen automatisch hinterlegt. Über die Debitorenkarte, das Marketing Cockpit und auch die Serieninformationsliste kann über die Funktion „Calls“ der Call geöffnet werden.

Jede Servicezeile aus einem Serviceauftrag wird mit allen Informationen (wie z.B. Artikelnummer, Beschreibung, Seriennummer, Chargennummer, Variantencode, Menge) automatisch in den Service Call hinterlegt. Zusätzlich wird jeder erstellte und gebuchte Beleg in den Service Call zurückgeschrieben.

Mithilfe des Service Calls können Sie sich jederzeit einen schnellen Überblick über den Serviceauftrag verschaffen und bei Bedarf, direkt aus dem Service Call heraus eine Wiedervorlage erstellen, die Debitorenkarte oder einen erstellten bzw. gebuchten Beleg öffnen.

Damit ein Service Call automatisch angelegt werden kann, muss in der Technik Einrichtung die Nummernserie des Calls im Feld „Service Call Nummern“ hinterlegt werden.

SN/CN-Informationskarte mit Serviceartikel verbinden#

Pro Serviceartikelgruppe kann ein Haken im Feld „Serviceartikel erstellen“ gesetzt werden. Damit eine Verknüpfung zwischen Artikel und Serviceartikelgruppe entsteht, muss die Serviceartikelgruppe auf der jeweiligen Artikelkarte im gleichnamigen Feld hinterlegt werden.

Beim Verkauf eines Artikels wird geprüft, ob auf der Artikelkarte eine Serviceartikelgruppe mit dem Kenner „Serviceartikel erstellen“ vorhanden ist. Falls ja, wird mit Buchung eines Lieferscheins automatisch für den betroffenen Artikel ein Serviceartikel erstellt.

Ist der verkaufte Artikel Serien- oder Chargennummer gefühlt, wird die Nummer automatisch in den Serviceartikel geschrieben.

Hierdurch entsteht eine Verknüpfung zwischen dem Serviceartikel und der Serien- bzw. Chargeninformationskarte. Über den Drill Down im Serviceartikel kann die Serien- bzw. Chargeninformationskarte geöffnet werden.

Befindet sich der Serviceartikel in einem Serviceauftrag, wird automatisch auch die Serien- bzw. Chargennummer hinterlegt. Auch aus dem Serviceauftrag ist es jederzeit möglich, die entsprechende Serien- bzw. Chargeninformationskarte zu öffnen.

Wird im Serviceauftrag ein Serviceartikel ausgewählt, werden die Felder „Artikelnummer, Seriennummer, Chargennummer“ automatisch befüllt.

Wird im Serviceauftrag eine Artikelnummer und eine Serien- bzw. Chargennummer hinterlegt, prüft das System automatisch, ob für die Kombination „Artikelnummer und Serien- bzw. Chargennummer“ bereits ein Serviceartikel angelegt ist. Falls ja, wird die Serviceartikelnummer automatisch eingefügt. Falls nicht, kann jederzeit aus einem Serviceauftrag ein Serviceartikel erstellt werden.

Preisgestaltung bei Serviceverträgen#

Die Preisfindung wurde für Servicearbeiten (Dienstleistungen und Teile) um die Serviceauftragsart und Vertragsnummer erweitert.

Durch die Erweiterung können kundenspezifische Preise für:

• Service/Reparaturen die über einen Servicevertrag erbracht werden (Vertragsnummer)
• Serviceaufträge die direkt angelegt werden ohne Bezug zu einem Servicevertrag

ermittelt werden.

Einrichtung#

Verkaufsauftragsart#

Richten Sie zunächst eine Verkaufsauftragsart für die Preisfindung ein. Hierbei müssen lediglich die Felder „Code“ und „Beschreibung“ gefüllt werden. Alle anderen Felder haben keine Auswirkung.

Serviceauftragsart#

In der jeweiligen Serviceauftragsart wird die Verkaufsauftragsart, welche für die Preisfindung definiert wurde, im Feld „Verkaufsauftragsart Preisfindung“ hinterlegt.

Debitorenrabattgruppe#

Sofern Sie mit Debitorenrabattgruppen arbeiten möchten, sind diese in der Preisliste zu definieren. Hierzu wird die entsprechende Debitorenrabattgruppe im Kopf (Feld „Zuweisung zu Typ“) hinterlegt. In den Zeilen wird die „Auftragsart“ und der „Zeilenrabatt %“ festgelegt.

Debitorenpreisgruppe#

Sofern Sie mit Debitorenpreisgruppen arbeiten möchten, sind diese in der Preisliste zu definieren. In der Preisliste wird die entsprechende Debitorenpreisgruppe im Kopf (Feld „Zuweisung zu Typ“) hinterlegt. In den Zeilen wird die „Auftragsart“ und der „VK-Preis“ hinterlegt.

Servicevertrag#

Im Servicevertrag wird die Serviceauftragsart und die Debitorenpreisgruppe bzw. Debitorenrabattgruppe in den gleichnamigen Feldern hinterlegt.

Ablauf#

Sobald ein Serviceauftrag erzeugt wurde, wird in die Servicezeile, sofern vorhanden, die spezielle Debitorenpreisgruppe und/oder Debitorenrabattgruppe berücksichtigt. Im Feld „Verkaufsauftragsart Preisfindung“ wird die ermittelte Verkaufsauftragsart, welche der Serviceauftragsart aus dem Servicevertrag zugewiesen ist, eingetragen.

Wartungsplan und Wartungscockpit#

Um die Serviceeinsätze besser planen zu können, wurde zwischen den Serviceverträgen und den Serviceaufträgen ein Zwischenschritt, das Wartungscockpit, implementiert.

Mithilfe des Wartungscockpits können alle fälligen Wartungen angezeigt, geplant und die benötigten Serviceaufträge erstellt werden.

Einrichtung#

Prüfarten#

Richten Sie zunächst die von Ihnen benötigten Prüfarten (Form eines Services z.B. Instandhaltung) ein. Hierzu rufen Sie sich über die Anwendersuche die „Prüfarten“ auf. Es können beliebig viele Prüfarten angelegt werden.

Wartungsplan Vorlagenliste#

Die Wartungsplan Vorlagen bilden den Wartungsplan eines Geräts. So können diesem alle notwenigen Wartungen bzw. Kontrollen in Form der vorab definierten Prüfarten zugeordnet werden.

Um eine Wartungsplan Vorlage zu definieren, rufen Sie sich zunächst die „Wartungsplan Vorlageliste“ über die Anwendersuche auf. Über „Neu“ im Menüband können Sie eine neue Wartungsplan Vorlage definieren.

In der Wartungsplan Vorlagenkarte werden die benötigten Prüfarten hinterlegt. Die Felder „Zeitintervall“ und „Intervallart“ sind berechnete Felder und stammen aus der Prüfart.

Artikelkarte#

Um eine Verknüpfung zwischen einem Artikel und der Wartungsplan Vorlage herzustellen, muss die entsprechende Wartungsplan Vorlage auf der Artikelkarte im Feld „Wartungsplan Vorlage“ hinterlegt werden.

Fahrzeuge, Fahrer, Techniker#

Über die „Fahrzeuge, Fahrer, Techniker-Liste“ können Sie beliebig viele TechnikerInnen angelegen. Für zukünftige Zwecke können diese mit einer Ressource, einer Anlage und einem Lagerort verknüpft werden. Zudem kann eine Zuordnung von Zuständigkeitseinheiten erfolgen.

Sind die Felder „Lagerortcode“ und/oder „Benutzer-ID“ gefüllt, so werden diese beim Eintragen der TechnikerInnen in den Serviceauftrag übernommen.

Wartungsplan im Servicevertrag#

Mit Buchung einer Verkaufslieferung wird systemseitig geprüft, ob der Artikel einer Serviceartikelgruppe zugehörig ist, für die bei der Lieferung automatisch ein Serviceartikel erstellt wird.

Sollte dies zutreffen, wird im Vorgang ein gültiger Servicevertrag ermittelt und pro Prüfart eine Zeile mit dem Zeilenwert 0,01 Euro hinzugefügt. Somit ist es möglich, dass ein Serviceartikel mehrfach in einem Servicevertrag vorkommen kann.

In den Servicevertragszeilen ist ersichtlich, wann das Startdatum der Zeile ist, um welche Prüfart es sich handelt, in welchem Zeitraum der Serviceintervall stattfindet, wann der letzte Service war, wann der letzte geplante Service ist und wann der nächste geplante Service stattfinden soll.

Das „Startdatum“ in der Servicevertragszeile ist das Datum der gebuchten Verkaufslieferung und kann bei Bedarf manuell geändert werden.

Es ist jederzeit möglich, manuell eine Zeile im Servicevertag hinzuzufügen. Eine Zeile im Servicevertrag kann gelöscht werden, solange der Status sich auf „Offen“ befindet und der Haken in der Vertragszeile im Feld „Neue Zeile“ gesetzt ist. Sobald der Vertrag auf „Vertrag sperren“ gesetzt wird, kann die Zeile im Servicevertrag nicht gelöscht werden. Um die Zeile zu beenden, muss im Feld „Vertragsablaufdatum“ ein Datum hinterlegt werden.

Wartungscockpit#

Über das Wartungscockpit können die bevorstehenden Serviceeinsätze besser geplant werden. Hierzu rufen Sie sich zunächst das Wartungscockpit über den gleichnamigen Suchbegriff über die Anwendersuche auf.

Über die Aktion „Wartungscockpitposten erzeugen“ können bis zu einem beliebigen Datum alle fälligen Servicezeilen abgerufen werden. Des Weiteren können diese mit Hilfe der Filter für die Felder des Servicevertragskopfs weiter eingegrenzt werden.

Pro Wartungscockpitposten sind die wichtigsten Informationen aus den zugehörigen Servicevertrag einsehbar.

Hierunter wird angegeben, um welches Gerät es sich handelt, bei welchem Debitor das Gerät steht, um was für eine Prüfart es sich handelt, wann das letzte Servicedatum war und wann der nächste geplante Service stattfinden soll.

In den Spalten „Geplantes Datum“ und „Geplanter Techniker“ werden die Servicedaten eingetragen und eine Zeile final mit dem Setzen eines Häkchens im Feld „Geplant“ abgeschlossen.

Über die Aktion „Servicebelege erzeugen“ ist es anschließend möglich, aus den geplanten Zeilen die Serviceaufträge zu erzeugen. Über die Option „Zeilen zusammenfassen“ können mehrere Vertragszeilen in einen Serviceauftrag abgerufen werden. Dies ist nach Serviceartikel und Debitor möglich.

Bei der Erstellung eines Serviceauftrags wird die Belegnummer der jeweils erzeugten Belegzeile im Wartungscockpitposten eingetragen. Über die Belegnummer kann der Serviceauftrag geöffnet werden.

Die Vertragsnummer wird automatisch in den Serviceauftragskopf und in der Serviceauftragszeile hinterlegt. Die Serviceauftragsart, die im Servicevertrag hinterlegt ist, wird in den Serviceauftrag übernommen.

Sind die Felder „Lagerortcode“ und/oder „Benutzer“ bei den TechnikerInnen gefüllt, so werden diese beim Eintragen des Technikers in den Serviceauftrag übernommen. Zusätzlich wird die Prüfart in die Zeile geschrieben.

Werden Serviceaufträge gelöscht, so werden die Belegdaten im Wartungscockpitposten wieder entfernt.

Werden Serviceaufträge gebucht, so werden die Wartungscockpitposten gelöscht.

Das Datum im Wartungscockpit im Feld „Geplantes Datum“ wird im Serviceauftrag in das Feld „Startdatum“ auf dem Inforegister „Details“ geschrieben. Das Arbeitsdatum wird in den Feldern „Buchungsdatum und Belegdatum“ auf dem Inforegister „Fakturierung“ geschrieben.

Die Felder „Buchungsdatum“ und "Belegdatum“ im Serviceauftrag können manuell überschrieben werden. Alle Felder, außer das Feld “Reagieren bis (Datum)” können manuell geändert werden.

Mit Buchung der Servicelieferung werden die Felder „Letzter geplanter Service am“ und „Nächster geplanter Service am“ im Servicevertrag neu berechnet.

Zusätzlich wird im Serviceartikel das Feld „Letzter Service am“ auf dem Inforegister „Allgemein“ aktualisiert.

Artikel-/Gerätezuordnungsposten#

Beim Buchen eines Serviceauftrags über die Funktion „Buchen: Liefern“ oder „Buchen: Liefern und verbrauchen“ wird ein gebuchter Servicelieferschein mit entsprechenden Posten erstellt.

Zusätzlich wird geprüft, ob es sich um einen Artikel handelt, der seriennummerngeführt ist. Trifft dies zu, werden die gebuchten Verbräuche in die „Artikel-/Gerätezuordnungsposten“ der Serieninformationskarte geschrieben. Zusätzlich werden die Verbräuche in die Serviceposten geschrieben.

In den Artikel-/Gerätezuordnungsposten ist die Funktion „Menge storniert ändern“ vorhanden. Dies ist eine manuelle Funktionserweiterung ohne Buchungsfunktion und dient dazu, die zugeordneten Posten über die Stornomenge zu kennzeichnen, da diese Zeile/ dieser Artikel sich nicht mehr im Gerät befindet.

Rechnungsstellung eines Servicevertrags#

Bei der Rechnungsstellung eines Servicevertrags werden die Vertragszeilen in die ungebuchte Servicerechnung geschrieben, wenn das Enddatum des Fakturierungsintervalls größer als das Startdatum in der Vertragszeile ist.

Eine Vertragszeile, dessen Startdatum größer als das Enddatum des Fakturierungsintervalls ist, wird nicht mit an die ungebuchte Servicerechnung übergeben.

Beispiel:
Die nächste Rechnung ist im September fällig. Zwei Zeilen haben das Startdatum 01.10.2023. Die Zeilen werden nicht in der Rechnung erscheinen, sondern erst mit der Rechnung im Oktober.

Zubehörverwaltung#

Wenn ein Kunde Zubehör mitsendet, kann dieses ebenfalls erfasst werden, auch wenn die Produkte nicht dem System bekannt sind.

Zubehör im Service Wareneingang#

Im Service Wareneingang kann pro Servicewareneingangszeile über die Funktion „Zubehör“ die Maske zur Erfassung des Zubehörs geöffnet werden. In der Maske kann auf bestehende Artikel-, Ressourcen- oder Sachkonten zugegriffen werden. Genauso kann auch eine Textzeile erfasst werden, falls der Artikel im System nicht vorhanden ist. Die Beschreibungen können ebenfalls überschrieben werden. Falls vorhanden, können auch eine Seriennummer, Chargennummer und Ablaufdatum zugeschrieben werden.

Mit Buchung des Service Wareneingangs wird das Zubehör der jeweiligen erstellten Serviceartikelzeile zugeordnet. Dort kann das Zubehör aufgerufen und wenn gewünscht, geändert oder ergänzt werden.

Zubehör im Serviceauftrag#

Wenn eine Serviceartikelzeile manuell im Serviceauftrag erfasst wird, kann das Zubehör über die Funktion “Zubehör“ pro Serviceartikelzeile erfasst werden.

Ein Aufruf und eine Erfassung des Zubehörs ist auch im Service Artikel Arbeitsblatt möglich. Wenn eine Serviceartikelzeile gelöscht wird, dann wird auch das Zubehör mit gelöscht.

Nach Buchung einer Servicelieferung kann das Zubehör in der gebuchten Servicelieferung in der jeweiligen Gerätezeile über den Aufruf „Zubehör“ aufgerufen werden. Eine Bearbeitung des Zubehörs ist an dieser Stelle nicht mehr möglich.

Mengeneingabe#

Im Service Wareneingang und im Serviceauftrag wird die Menge autom. mit dem Wert 1 vorbelegt und kann auch nicht geändert werden. Soll z.B. die gleiche Chargennummer mehrfach repariert werden, so muss pro Menge eine Zeile erfasst werden. Wenn in der Verkaufsreklamation eine Zeile mit z.B. Menge "5" eingebucht wird und aus der Zeile ein Serviceauftrag erstellt wird, werden im Serviceauftrag automatisch fünf Zeilen mit Menge "1" eingefügt.

Versand der Artikel nach Reparatur#

Mit dieser Funktionserweiterung können Sie die aus einem Serviceauftrag „reparierten“ und vereinnahmten Geräte ebenso wieder versenden.

Im Serviceauftrag werden bereits die vereinnahmten Mengen der Artikel / Geräte dargestellt.

Mit der Eingabe der "Menge zu liefern", erstellt sich eine Servicezeile mit dem Lagerort / Lagerplatz und der "Menge zu liefern" aus der Serviceartikelzeile. Sollte eine Seriennummer eingetragen sein, dann wird eine Artikelverfolgung zur Seriennummer erstellt. Sollte eine Chargennummer eingetragen sein, dann wird ebenfalls eine Artikelverfolgung hierzu erstellt.

Sollte Sie erneut die "Menge zu liefern" eingeben, erfolgt eine Meldung, dass bereits eine Servicezeile erstellt wurde und diese manuell geändert werden muss. Eine Automatik zur Änderung der Servicezeile ist zurzeit nicht abgebildet.

Sie können nur eine Menge zu liefern eingeben, die, die Restmenge nicht überschreitet. Die Restmenge errechnet sich aus der Menge abzüglich der gelieferten Menge.

Die Darstellung der Mengen beziehen sich auf die Basis Einheit deshalb wird im Serviceauftrag auf die Darstellung und Abwicklung in unterschiedlichen Einheiten verzichtet.

Sie können anschließend über „Für Warenausgang freigeben“ und „Warenausgang erstellen“ einen Warenausgang erzeugen, der entweder direkt aus dem Warenausgang gebucht werden kann oder aber so wie die Versandabwicklung es vorsieht – nur die Kommissionierung registrieren und dann mit dem Warenausgang einen Versandauftrag erstellen.

Beide Wege erzeugen eine Lieferung der Servicezeile und aktualisieren das Feld „Menge geliefert (Restmenge)". Es kann auch je nach Einrichtung direkt aus dem Versandauftrag oder aber Warenausgang geliefert und fakturiert werden.

Eine Verfügbarkeitsprüfung vor dem Erstellen einer Kommissionierung erfolgt für die zu liefernden Geräte nicht. Das heißt sollte der Lagerort/Lagerplatz für das eingebuchte Gerät durch eine interne Umlagerung geändert worden sein, dann wird trotzdem eine Kommissionierung erstellt. Diese kann allerdings erst registriert werden, wenn die zu kommissionierende Menge auch verfügbar ist.