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Reparatur- und Wartungsverträge für Händler und Gerätefertiger#

Einführung#

Mit dieser Anpassung ist es möglich Verträge losgelöst für die Wartung und Reparatur zu nutzen. Auf Basis dieser B2B Verträge werden zu gelieferten Geräten Vorgangsperioden, Lieferplanzeilen und –einteilungen erzeugt, die sich auf die geb. Lieferung beziehen. Durch die Standardfunktionalität der MED Vorgänge werden automatisch Abrechnungszeilen und –einteilungen erzeugt, über die sich die Verträge abrechnen lassen. Somit ist auch die Verlängerung von Vorgängen analog zum Standard möglich.

Im Technikmodul werden diese neuen B2B Lieferplanzeilen erkannt und damit auch der Wartungs- bzw. Reparaturvertrag.

Hinweis

Zum Zeitpunkt der Umsetzung der Aufgabe konnte das Technikmodul noch keine Chargen verwalten. Deswegen ist in dieser Anpassung das Feld „Chargennr.“ nicht eingeblendet und somit sind noch keine Verträge zu Chargen möglich.

Einrichtung#

Technik Einrichtung#

Um B2B Verträge von anderen Verträgen unterscheiden zu können, werden Vorgangssteuerungsart und Vorgangsart in der Technik Einrichtung für die Verträge hinterlegt. Hierzu rufen Sie sich zunächst die Technik Einrichtung über die Anwendersuche auf.

Auf dem Inforegister „Verträge B2B“ können Sie in dem Feld „Vorgangssteuerungsart B2B“ die Vorgangssteuerungsart „HAN“ = „Handel“ und in dem Feld „Vorgangsart B2B“ die Vorgangsart „A-HAN“ = „Handel“ hinterlegen.

Vorgangsbeteiligten Einrichtung#

Alle am Vorgang beteiligte Parteien können als Vorgangsbeteiligte zur Vorgangssteuerungsart eingerichtet werden. Hierzu rufen Sie sich über die Anwendersuche zunächst die Vorgangsbeteiligte Einrichtung auf.

Die Vorgangsbeteiligte Einrichtung-Übersicht öffnet sich auf der Sie über „Neu“ eine neue hinterlegen oder über „Liste bearbeiten“ eine bereits bestehende Vorgangsbeteiligte bearbeiten können.

Vertragsperioden#

Für jede verwendete Planart aus Reparatur und Wartung muss mindestens eine Vertragsperiode existieren, die als Einstiegspunkt deklariert ist. Zusätzlich hierzu können beliebig Folgeperioden definiert werden. Um die Vertragsperioden anzulegen und zu definieren, rufen Sie sich diese zunächst über die Anwendersuche auf.

Die Vertragsperioden-Übersicht öffnet sich auf der Sie über „Neu“ eine neue hinterlegen oder über „Liste bearbeiten“ eine bereits bestehende Vertragsperioden bearbeiten können.

Feld Beschreibung
Code Vergeben Sie einen aussagekräftigen Code (Kürzel)
Beschreibung Vergeben Sie eine aussagekräftige Beschreibung
Planart Wählen Sie die Planart „Reparatur“ bzw. „Wartung“ für die Vertragsperiode aus
Entladehafen Aktivieren Sie die Checkbox, sobald die Vertragsperiode als Einstiegspunkt für den jeweiligen Prozess gelten soll.

Verträge B2B#

Die Verträge in KUMAVISION healthcare365 sind in folgenden Ebenen aufgebaut:

  1. Vertrag
    Die erste ebene beinhaltet den Vertrag selbst mit seinen allgemeinen Vertragsfindungsdaten. (Vertragskopf 5007230)

  2. Vertragsversion
    Die zweite Ebene ist die Vertragsversion (Versionskopf 5007231), deren Änderungen anhand einer laufenden Nummer innerhalb des Vertrages hochgezählt werden. Die Vertrags-Versionsperiode (5007239) und die Vertrags-Versionszeilen (5007232) werden in den Vertragsversionen hinterlegt.

  3. Vertrags- Versionsperiode

  4. Vertrags- Versionszeilen

Im nachfolgenden wird Ihnen die Anlage der B2B-Verträge detailliert erläutert.

Um einen B2B Vertrag anzulegen, rufen Sie sich zunächst über die Anwendersuche „B2B“ die Verträge auf.

Die Vertrag-Übersicht öffnet sich auf der Sie über „Neu“ einen neuen anlegen oder über „Liste bearbeiten“ einen bereits bestehenden Vertrag bearbeiten können.

Menüband Vertrag-Karte#

Funktion Beschreibung
Neu Ein neuer Vertrag wird anhand der Nummernserie erstellt
Vertrag kopieren Erstellt aus dem aktuellen Vertrag einen neuen Vertrag anhand der Nummernserie
Neue Version Aus der letzten Vertragsversion wird eine neue Version erstellt indem die Vertragsnr. hochgezählt wird

Inforegister Allgemein#

Feld Beschreibung
Belegart Immer „Vertrag“
Vertragsnr. Eindeutige Vertragsnr. aus Nummernserie
Suchbegriff Zur internen Suche
Planart Wartung oder Reparatur
Status Offen oder Freigegeben
Nur offene Verträge können bearbeitet werden
Inaktiv Wenn „Ja“, kann dieser Vertrag nicht mehr genutzt werden
Prüfung Debitor Debitor oder Debitorengruppe für die dieser Vertrag gelten soll
Gültig von/bis Gültigkeitsbereich für die Vertragsfindung

Inforegister Vertragsversionsliste#

Um auf die Vertragsversionskarte zu gelangen, rufen Sie sich auf dem Inforegister „Vertragsversionsliste“ die „Versionskarte“ auf.

Versionskarte#

Die Versionskarte öffnet sich.

Inforegister Allgemein#
Feld Beschreibung
Vertragsnr. Eindeutige Vertragsnr. aus Nummernserie
Versionsnr. Eindeutige laufende Versionsnr.
Buchungsbeschreibung Freie Beschreibung des Vertrages
Gültig von/bis Gültigkeitsbereich für die Vertragsfindung
Status Offen oder Freigegeben
Nur offene Vertragsversionen können bearbeitet werden
Rech. an Deb.-Nr. Mit diesem Debitor kann der Rechnungsempfänger festgelegt werden
Zlg.-Bedingungscode Wenn für die Rechnungen zu diesem Vertrag vom Vorgabewert des Debitors abweichende Zahlungsbedingungen gelten sollen, können diese hier angegeben werden
Rechnungsanweisung Wenn für die Rechnungen zu diesem Vertrag vom Vorgabewert des Debitors eine abweichende Rechnungsanweisung gelten soll, kann diese hier angegeben werden
Inforegister Abweichende Belegvorgaben#
Feld Beschreibung
Abrechnung Auftragsart Die Auftragsart für die Abrechnung muss eine Wertrechnung vorgeben. Deswegen wird die Auftragsart mit der „Abrechnung Auftragsart“ aus der KUMAVISION MED Einrichtung vorbelegt
Buchungsgruppe Umlenk. Code Die Buchungsgruppen können über einen Umlenkcode geändert werden
Kalkulationsdruck Gibt an, wie die Preisberechnung auf der Rechnung erscheinen soll
Inforegister Information#
Feld Beschreibung
Erstellt am/um Information, wann und von wem der Beleg erstellt wurde
Geändert am/um Information, wann und von wem der Beleg geändert wurde
Inforegister Perioden#

Die Vertragsversionsperioden beschreiben die Phasen des Vertrages. Besteht ein Vertrag nur aus einer Phase oder sind alle Phasen in ihrer Länge und den Abrechnungsmodalitäten identisch ist hier auch nur eine Periode notwendig.  

Feld Beschreibung
Periode Für jede Vertragsphase wird eine Periode definiert
Verlängerung Vorlaufzeit Gibt an, wie lange im Voraus ein Vertrag verlängert werden soll
Verlängerungsart Verträge können automatisch verlängert werden
Laufzeit Vorgang Gibt die Vertragslänge der aktuellen Vertragsphase an
Info. Vorlage In der Informationsvorlage werden sämtliche Kommunikationsbelege definiert
Abrechnung Intervall Zeitliches Intervall der Abrechnung (z.B. „1J“ für jährliche Abrechnung)
Abrechnung Zeitpunkt Ist hier nichts weiter angegeben, erfolgt die Abrechnung immer zum ersten Tag. D.h. im Normalfall ist dies der Tag der
Folgende Vertragsnr. Soll nach Ablauf der Vertragsperiode bei der Verlängerung auf einen abweichenden Vertrag gewechselt werden, kann dies hier angegeben werden.
Folgende Versionsnr. Soll nach Ablauf der Vertragsperiode bei der Verlängerung auf eine abweichende Vertragsversion gewechselt werden, kann dies hier angegeben werden.
Folgende Periode Soll nach Ablauf der Vertragsperiode bei der Verlängerung auf eine abweichende Vertragsperiode gewechselt werden, kann dies hier angegeben werden.
Inforegister Zeilen#

Die Vertragsversionszeilen definieren sowohl die Vertragsgegenstände, die Sonderleistungen als auch die Abrechnungsbeträge. Bei indirekter Abrechnung wird die jeweilige Zeile mit einer Abrechnungszeile, der sogenannten „Pauschale“ verbunden.

Feld Beschreibung
Vertragsperiode Bezug zu ein oder mehrere Vertragsperioden (z.B. W1)
Art Je nach Planart werden die Vertragsgegenstände (Geräte oder Chargen) mit „Wartung“ oder „Reparatur“ angegeben.
Abrechnungspauschalen und auch Zusatzleistungen werden als „Ressourcen“ angegeben.
Weitere im Vertrag erlaubte Artikel werden als „Artikel“ angegeben.
Nr. Bei Art = „Artikel“, „Wartung“, „Reparatur“ kann hier eine Artikelnr. eingetragen werden. Es kann sich an dieser Stelle auch um einen Vertragsfindungsartikel handeln.
Bei Art = Ressource entsprechend eine Ressourcennr.
Arbeitstypencode Die Nutzung des Arbeitstypencodes ist bei Ressourcen notwendig.
Seriennr. Wenn der Vertrag nur für eine spezielle Seriennr. gültig ist, wird diese hier angegeben.
Wenn das Feld leer ist gilt der Vertrag für alle Seriennummern, d.h. generell für den Artikel selbst.
Beschreibung Freie Beschreibung der Vertragszeile
Abrechnungsart Gibt an ob die Zeile direkt, über eine abweichende Pauschalenzeile oder gar nicht abrechnet wird.
Gehört zu Pauschale Bei Abrechnungsart = „Pauschle“ wird hier die Pauschale (=Ressourcennr.) angegeben über die die Abrechnung erfolgt.
Menge Gibt die Planmenge an.
Einheitencode Geplante Verkaufseinheit
Preiseinheitencode Bezugsgröße zum Feld „VK-Preis (Preiseinheitencode)“
VK-Preis (Preiseinheitencode) Der Preis wird hier nur angegeben, wenn dieser im Vertrag fest vorgegeben wird.
Preisherkunft Gibt an, ob es sich um einen im Vertrag fest definierten Preis handelt oder ob die Preisfindung ausgeführt wird.
Rabattgrund Definiert den Rahmen des möglichen „Zeilenrabattes %“
Zeilenrabatt % Gibt den Zeilenrabatt in % an

Funktionalitäten#

Funktionalität Artikelvertragszeilen#

Die Basis bilden die Verträge B2B die mit dem Kunden vereinbart werden.

Existiert ein Vertrag bereits vor der Lieferung wird bei dieser automatisch im Technikplan ein Vorgang mit folgenden Daten angelegt:

  • Eine Vorgangsperiode samt Vorgangsbeteiligten
  • eine Technikplanzeile, die im Weiteren „Artikelvertragszeilen“ genannt werden
  • je eine fixe Technikplaneinteilung zur erfolgten Lieferung
  • eine Abrechnungsplanzeile
  • Abrechnungseinteilungen die sich aus der Abrechnungsart ergeben

Soll für ein Gerät nachträglich die Artikelvertragsdaten erstellt werden, ist dies auf zwei Arten möglich. In der gebuchten Verkaufslieferung kann die Aktion „Artikelvertragszeilen B2B erzeugen“ aufgerufen werden. Diese Funktion erzeugt für alle Geräte im Vertrag nachträglich die Artikelvertragsdaten.

Der gleiche Aufruf ist auch für ein einzelnes Gerät in der Seriennr.-Informationskarte möglich. Alle Artikelvertragszeilen B2B sind über den Aufruf „Artikelvertragszeilen B2B“ ersichtlich.

Funktionalität Abrechnung#

Beim Erzeugen des Vorgangs mit Technikplandaten werden automatisch auch die Abrechnungsdaten im Abrechnungsplan erzeugt. Hier ist ein Abruf anhand der Standardfunktionalität möglich.

Funktionalität Verlängerung#

Die Verlängerung eines Vertrages erfolgt durch das Erzeugen einer Folgeperiode im Technikplan. Dies kann durch die Funktion „Vorgangsperiode verlängern“ manuell erfolgen oder auch durch den Stapelaufruf „Filter zum Verlängern von Vorgängen“. Die Verlängerung erfolgt analog zur Standardverlängerung, mit dem Unterschied, dass die Technikplaneinteilung (die die Lieferung des Gerätes dokumentiert) automatisch erzeugt wird.

Funktionalität Kundenservice Call#

Es werden hier die Erweiterungen zur bisherigen Funktionalität beschrieben. Bei der Anlage eines Calls mit der Klassifizierung „Wartung“ oder „Reparatur“ wird nun automatisch geprüft, ob eine aktive Artikelvertragszeile zum Gerät vorhanden ist. Wenn Ja, werden die entsprechenden Vertragsdaten direkt in die „Call Zeile“ übernommen. Wenn Nein, wird wie bisher versucht über die ursprüngliche Lieferung den Wartungs- bzw. Reparaturvertrag zu ermitteln. Dieser zweite Schritt ist nur möglich, wenn der Lieferplan zur Lieferung verwendet wurde.

Funktionalität Befundungsauftrag#

Vertrag Abrechnungsart#

Im Befundungsauftrag gibt es eine neue Spalte „Vertrag Abrechnungsart“. Diese wird anhand der in der Zeile erfassten Daten und den Vertragsdaten in der „Call Zeile“ automatisch gefüllt. D.h. ist ein Vertrag vorhanden kann anhand diesem zu jeder Zeile sofort entschieden werden, ob die Position kostenpflichtig ist oder nicht. Es gibt vier mögliche Ergebnisse:

  • Leer: Kein Vertrag vorhanden. Normale Abrechnung.
  • Pauschale: Keine Abrechnung da Position bereits über Pauschale abgegolten
  • Direkt: Direkte Abrechnung der Position an den Kunden
  • Keine: Keine Abrechnung an den Kunden.
  • Direkt: Direkte Abrechnung der Position an den Kunden
  • Keine: Keine Abrechnung an den Kunden.

Wertgrenzen#

Diese Anpassung ermöglicht es, den Reparatur-Kostenvoranschlag für einzelne Kunden generell oder bis zu einer Wertgrenze automatisch auf genehmigt zu setzen.

Einrichtung#

Auf der Debitorenkarte, auf dem Inforegister „KUMAVISION med“ gibt es die beiden Felder „Rep. KV nötig“ und „Rep. KV Wertgrenze“. Das Feld „Rep. KV Wertgrenze“ ist nur änderbar, wenn das Feld „Rep. KV nötig“ den Wert „Ab Wertgrenze“ enthält. In der Info.-Box „Debitor Info“ werden diese beiden Felder im Technik-Modul angezeigt.

Funktionalität#

Die beiden Felder „Rep. KV nötig“ und „Rep. KV Wertgrenze“ werden bei Anlage eines Befundungsauftrags aus der Debitorenkarte in diesen übernommen.

Im Inforegister „Planung Material / Ressourcen“ wurden die Verkaufspreise eingeblendet und die Preisfindung wird nun bei der Änderung der Menge ausgeführt.

Über die neue Aktion „Betrag berechnen“ werden alle Zeilen aufaddiert, die laut „Vertrag Abrechnungsart“ an den Kunden fakturiert werden.

Die Summe der relevanten Zeilen wird in das Feld „Rep. Auftragswert“ übernommen.

Über die Aktion „Aufwand übermitteln“ wird der Beleg archiviert. Die neuen Felder in Kopf und Zeilen werden dabei ebenfalls übertragen.

Wird nun als Folgebeleg ein Kostenvoranschlag erzeugt wird dieser abhängig von den beiden Feldern „Rep. KV nötig“ und „Rep. KV Wertgrenze automatisch auf genehmigt gesetzt.

Auch im Technikauftrag sind die neuen Felder im Kopf samt der Aktion „Betrag berechnen“ eingeblendet.

Im Inforegister „Planung Material / Ressourcen“ wurden die Verkaufspreise ebenfalls eingeblendet. Die Preisfindung wird auch hier bei der Änderung der Menge ausgeführt.  

Hinweis

  • Enthält ein Verkaufsangebot (KV) keine an den Kunden fakturiebare Zeile, wird dieses sofort „Akzeptiert“ und archiviert
  • Bei Callzeilen ohne Verträge werden Angebote / Rechnungen generell nicht mehr automatisch auf abgeschlossen gesetzt
  • Bei Callzeilen mit Verträgen werden Angebote nicht mehr automatisch auf abgeschlossen gesetzt, wenn zuvor keine Befundung angelegt wurde

Funktionalität Verkaufsangebot (KV)#

Beim Erstellen des Verkaufsbeleges werden nun nur noch Positionen aus dem Befundungsauftrag berücksichtigt, die entweder keinen Vertrag hinterlegt haben oder im Feld „Vertrag Abrechnungsart“ auf „Direkt“ stehen.

Enthält ein Verkaufsangebot (KV) keine an den Kunden fakturierbare Zeilen wird dieses sofort „Akzeptiert“ und archiviert.

Verkaufsrechnung über Call#

Die Zeilen aus dem Verkaufsangebot werden in die ungebuchte Rechnung VRU übernommen. Enthält eine Verkaufsrechnung keinen zu fakturierendem Betrag wird diese sofort durchfakturiert und damit archiviert.

Verkaufsrechnung aus Abrechnungsplan abrufen#

Stapelabrufeinrichtung#

  • Rechnungsabruf muss dann mit DE-SO erfolgen
  • Filter auf Vorgangsart A-HAN
  • Ungebuchte Rechnung erstellen = „Freigeben“

Prozessablauf#

1. Kontakt / Debitor * Eigene Rolle = DE-SO * Zugeordnete Partnerrolle = ggf. PF-DE

2. Einkaufsprozess * Artikel wird eingekauft mit Seriennummer und befindet sich nach Buchung auf Lager * Der Artikel ist ein SN pflichtiger Artikel und befindet sich in einem Vertrag B2B als Vertragszeile Wartungs- oder Reparaturvertrag * Wartungs- oder Reparaturvertrag selbst hat einen Rechnungsempfänger / Debitor eingetragen

3. Verkaufsprozess über Verkaufsauftrag MST1 * Wird ein Verkaufsauftrag mit dem Debitor und dem Artikel angelegt die sich beide auch im Wartungs- oder Reparaturvertrag befinden, und der Artikel (oder auch mehrere) geliefert (gebuchter Lieferung), dann werden pro Seriennummer, sogenannte Artikelvertragszeilen angelegt. * Diese sind im Vertrag als Zeile oder auch als Liste einsehbar im Rollencenter. * Überdies kann die Liste auch über den Pfad Abteilungen -> Technik -> Verträge B2B -> Artikelvertragszeilen B2B aufgerufen werden.

4. Reparatur / Call * Über Marketing Cockpit, wie gehabt auf der Seriennummer abtauchen * Aus der SN-Karte einen Call erstellen * Vertrag B2B wird ermittelt * Prozess auswählen

5. Befundung * Befundung wird erstellt * Positionen erkennen, wie sie abgerechnet werden * Befundung Abschließen * Folgebeleg ist ein Serv-KV * Alle Positionen, die abgerechnet werden können und nicht über Abrechnungsplan laufen werden übertragen an Serv-KV

6. Technikauftrag * Keine Planung Abschließen * Buchen der Verbräuche * Technikauftrag abschließen

7. Versand des Geräts

8. Rechnung aus Call

9. Callabschluss

10. Rechnungsabruf aus Abrechnungsplan