Technik & Wartung für Händler und Gerätefertiger#

Allgemein#

Das Technikmodul in KUMAVISION healthcare365 vereinfacht die gesamte Abwicklung des technischen Service von Medizinprodukten. Es erfolgt eine klare Trennung zwischen der Technik und der kaufmännischen Abwicklung. Jeder Bereich hat seine eigenen Belege und doch können alle über den vollautomatischen Bearbeitungsstatus miteinander kommunizieren. Durch die hohe Automatisierung der Prozesse werden Verzögerungszeiten minimiert, da die anschließenden Folgebelege bei Abschluss des Vorgängers automatisch erzeugt und viele manuelle Arbeiten selbsttätig durchgeführt werden.

Mit dem jetzigen Stand des Moduls zur Abbildung des technischen Service können nur Geräte repariert werden. Artikel ohne Infokartenpflicht oder mit einer Artikelverfolgung ungleich Seriennummer sind aktuell noch nicht abgebildet.

Allgemeine Einrichtung Technik#

In diesem Kapitel werden allgemeine zu tätigenden Einrichtungen des Technikmoduls beschrieben.

Technik Einrichtung#

In der Technik Einrichtung werden Basisdaten hinterlegt und eingerichtet. Nachfolgend werden die Felder der einzelnen Inforegister beschrieben.

Inforegister Allgemein#

Inforegister Dienstleister#

Inforegister Verbrauchsbuchblätter#

In diesem Inforegister werden die Buchblätter für die Verbrauchsbuchungen der Ressourcen und Artikel im Technikauftrag hinterlegt.

Inforegister Kundenservice#

Hinterlegen von Standardumlagerungsbuchblättern und Nummernserien, welche im Rahmen der Umlagerungen via Umlagerungsbuchblatt in der Technik gezogen werden. Zudem wird ein Artikelbuchblatt hinterlegt, welches bei Verschrottungen über den Call angesprochen wird.

Inforegister Bearbeitungsstatus#

Inforegister Verträge B2B#

Pflege einer Standard Vorgangssteuerungsart und Vorgangsart zur Anlage der Reparatur- und Wartungsverträge für Händler und Hersteller.

Technik Bearbeitungsstatus#

Bei den Bearbeitungsstatus handelt es sich um die ehemaligen Reparaturstatus. Mithilfe der Bearbeitungsstatus ist jederzeit erkennbar, in welchem Teil des Workflows des Prozesses man sich befindet. Aufgrund der variablen Einrichtungsmöglichkeit ist der Wechsel des Bearbeitungsstatus, bis auf einige Sondereingriffe, nahezu vollautomatisch. Der Bearbeitungsstatus wird im Prozess bei Start und Ende eines Prozessschrittes immer automatisch weitergesetzt. Auf diese Weise werden sogenannte Bearbeitungsstatusposten zur Dokumentation der einzelnen Schritte gebildet.

In der Tabelle „Technik Bearbeitungsstatus“ werden diese Bearbeitungsstatus gepflegt. Dabei werden lediglich ein Code und eine zugehörige Beschreibung vergeben. Über den Haken „Manuell“ kann gesteuert werden, ob der Bearbeitungsstatus automatisch überschrieben werden darf (Manuell = Nein) oder ob der nächste Status per Hand gesetzt wird (Manuell = Ja). Wird also ein Bearbeitungsstatus mit dem Kennzeichen „Manuell“ im Beleg eingetragen und ein Automatismus würde einen anderen Bearbeitungsstatus schreiben, dann würde der manuelle Bearbeitungsstatus solange in der Zeile bleiben, bis dieser von Hand weitergesetzt wird.

Zur Nomenklatur der Codes: Die Nummerierung der Codes zu Beginn dient der Abbildung des Stands des Prozesses. So steht die 10 zu Beginn, zum Beispiel für alle Startprozesse, die 90 am Ende für die finalen Schritte, wie zum das Einlagerung oder Versenden von Geräten. Auf die Zahlenkombination folgt entweder ein I, A oder E. Über dieses Zeichen ist erkennbar, ob es sich um einen internen (I), allgemeinen (A) oder externen Prozessschritt handelt (E).

Kundenservice Prozessstatus Filter#

Im Rollencenter für den technischen Service gibt es mehrere Kacheln, zur Darstellung der einzelnen Calls nach Bearbeitungsstand.

Diese Kacheln zeigen den Stand des Calls auf Basis des Bearbeitungsstatus an, welcher in oben genannter Tabelle je nach Kachel hinterlegt werden kann.

Prüfarten#

In den Prüfarten werden alle möglichen Geräteprüfungen hinterlegt, die Rahmen von Reparaturen und Wartungen durchgeführt werden müssen. Diese werden später in den Wartungsplänen mit dem Artikel und somit mit dem Gerät verknüpft.

Technik Wartungsplanvorlagen#

In den Technik Wartungsplanvorlagen werden die einzelnen Wartungen abgebildet. Es können allgemein Wartungspläne erzeugt und anschließend beliebig vielen Artikeln hinterlegt werden. Auf diese Weise muss z.B. einmalig ein Wartungsplan für eine Modellserie erstellt werden, um diesen dann nur noch den Artikeln zuzuordnen.

Inforegister Allgemein#

Im Kopf des Wartungsplans wird ein eindeutiger Code mit dazugehöriger Beschreibung des Wartungsplans hinterlegt.

Inforegister Servicestufen#

In den Zeilen des Wartungsplans werden anschließend die einzelnen Gerätewartungen gepflegt.

Technik Stückliste#

Die Technikstücklisten dienen der Abbildung von Reparatur- und Wartungsstücklisten. Auch diese werden zentral gepflegt und können anschließend mehreren Artikeln hinterlegt werden. Auch hier wird zu Beginn ein eindeutiger Code der Stückliste vergeben.

Anschließend wird über den Aufruf „Komponenten“ eine Maske geöffnet, in der Artikel und Ressourcen in die Stückliste eingepflegt werden.

Wird eine Technik Stückliste in einem Befundungs- oder Technikauftrag genutzt, so wird dort jeweils die Funktion „Stücklistenkomponenten“ ausgeführt. In beiden Fällen öffnet sich die zum Gerät gehörende Technikstückliste.

Der Haken „Ausgewählt“ wird entweder durch den Standardhaken in der Stückliste gesetzt, alternativ können AnwenderInnen darüber die Zeile auswählen, um sie in das Planungsregister des Belegs zu ziehen. In der „ausgewählten Menge“ wird die Wunschmenge eingetragen. Bei Standardzeilen entspricht sie der Vorgabemenge. Sofern keine Mengenüberschreitung in der Stückliste zulässig ist, kann die Vorgabemenge bei Auswahl nicht überschritten werden. In den nachfolgenden Feldern werden die Ersatzteile oder Aufwände angezeigt, inkl. der Priorisierung. Die Balken „Ausgeschöpfte Menge“ und „Mengenüberschreitung“ geben grafischen Aufschluss darüber, wie viel von der Maximalmenge bereits entnommen worden ist. Über die Funktionen „Prio Alle“, „Prio Hoch“, „Prio Niedrig“ wird die Stückliste gemäß den vorgegebenen Zeilen gefiltert.

Technik Befundungsgruppen#

Mithilfe der Befundungsgruppen bzw. der Befundung werden im Call und im Technikauftrag die Diagnosen des Defekts des Geräts festgehalten. Da die Befundungen im System gepflegt werden, müssen die gleichen Befundungen nicht immer wieder neu eingetragen werden und sind zudem auswertbar.

In den Technik Befundungsgruppen können mehrere dieser Befundungen geclustert werden.

Nachdem eine eindeutige Bezeichnung der Befundungsgruppe gepflegt ist, kann über den Aufruf „Befundungen“ mehrere Befundungen hinterlegt werden.

Durchgeführte Arbeiten#

In den Technikaufträgen haben die ServicetechnikerInnen die Möglichkeit festzuhalten, welche Arbeiten sie durchgeführt haben. Dazu können unter „Durchgeführte Arbeiten“ diese durchgeführten Arbeiten gepflegt werden, um auf dieser Basis später die Möglichkeit zu haben, Freitexte zu pflegen. Dadurch sind auch diese Texte auswertbar.

Zuständigkeitseinheit#

Unternehmen mit mehreren Standorten pflegen ihre Zuständigkeitseinheiten, nach denen die einzelnen Mitarbeiter bzw. Kunden diesen Standorten zu geschlüsselt werden. Aufgrund dessen müssen diese Zuständigkeitseinheiten auch im Rahmen des technischen Service betrachtet werden. Wenn die Zuständigkeitseinheiten gepflegt sind, dann werden diese automatisch in den Call eingesteuert. Für den technischen Service im Call bzw. Technikauftrag sind lediglich drei Felder wichtig:

Angebot Status#

Über den „Angebot Status“ wird der Status von Verkaufsangeboten und Reparaturkostenvoranschlägen verwaltet.

Folgende Felder sind zu füllen:

Die letzten beiden Felder sind zwingend notwendig für die Nutzung der Reparaturkostenvoranschläge.

Definition der Prozesse#

Im Technikmodul von KUMAVISION healthcare365 können kundenindividuelle Reparatur- und Wartungsprozesse abgebildet werden und das ohne Programmierungen. Dazu werden die einzelnen Prozesse definiert und mit den einzelnen Belegen verknüpft.

Kundenservice Belegarten#

In den Kundenservice Belegarten werden die einzelnen Belege festgelegt, die benötigt werden, um den Prozess abzubilden. Dabei können mehrere Belegarten pro Basis Belegart definiert werden.

Kundenservice Belegverknüpfungen#

Werden nur im B2B-Geschäft genutzt, um mehrere Geräte in einem Call abwickeln zu können. Über den Belegverknüpfungscode können verschiedenste Prozessarten in zentralen Belegen (z.B. Kostenvoranschlag oder Rechnung) zusammengefasst werden. Die Belegverknüpfungscodes können den Prozessarten zugewiesen oder manuell im Call zugeordnet werden.

Kundenservice Prozessarten#

In den Kundenservice Prozessarten werden die einzelnen Prozesse definiert, die im Rahmen von Reparaturen und Wartungen zum Einsatz kommen. Diese Prozessart wird im Call ausgewählt und legt dort den weiteren Prozess fest.

Über den Aufruf „Bearbeiten“ können anschließend die Belegarten mit den Prozessarten verknüpft werden. Die Hierarchisierung der Bearbeitung wird über den Eintrag in der jeweiligen Zeile gesteuert. Nachdem die einzelnen Prozesse definiert worden sind, müssen den einzelnen Prozessschritten die Bearbeitungsstatus zugewiesen werden, welche bei Start und Abschluss der einzelnen Schritte automatisiert gesetzt werden sollen.

Neben den Status „Status Auswahl Prozessart“ im Inforegister „Allgemein“ kann hier zusätzlich der Bearbeitungsstatus gepflegt werden, welcher in den Technikauftrag des Leihgeräts geschrieben werden soll (Feld „Status Direktfreigabe nach Plan. Abschluss“). Wenn ein Leihgerät ebenfalls aufbereitet wird, so darf an dieser Stelle kein Kostenvoranschlag erzeugt werden und es muss direkt ein Hinweis an den Benutzer erfolgen, dass mit der Reparatur begonnen werden darf. Die weiteren Felder werden bereits durch die Anlage der Prozessart mit eingesteuert. Die Felder „Kostenstelle Code“ und „Kostenträger Code“ repräsentieren die globalen Dimensionen des Systems und können je Prozessart eingetragen werden.

Im Inforegister „Prozessbelege“ werden die einzelnen Prozessschritte aufgeführt. In den Feldern „Start Bearbeitungsstatus“ und „Abschluss Bearbeitungsstatus“ werden Start- und Endstatus der einzelnen Prozessschritte gepflegt. Auch bei der automatischen Belegerstellung macht es Sinn beide Status zu pflegen, da es im Laufe des Prozesses immer wieder zu Unterbrechungen der Automatik kommen kann (z.B. bei Stammdatenfehlern). Wäre an dieser Stelle dann kein Status gepflegt, würde der Call/Technikauftrag mit einem Status leer oder einem falschen Status untergehen.

An dieser Stelle werden auch die Kundenservice Belegverknüpfungen mit den einzelnen Prozessschritten der Prozessart verknüpft. Bedeutet, dass die hier eingetragene Belegverknüpfung bei mehrzeiligen Calls und Reparaturen geprüft und gemäß der Einrichtung angelegt wird. Dabei wird der Belegverknüpfungscode ausgewählt und eingetragen. Der Belegverknüpfungsstatus wird gemäß der Belegverknüpfung eingetragen, kann hier aber nochmals prozessbezogen überschrieben werden. Die beiden Felder haben keinerlei Relevanz in den Prozessen mit Rezeptabwicklung und Krankenkassen.

Technik Prozessgruppen#

In den Technik Prozessgruppen werden die einzelnen Prozessarten geclustert. Diese Prozessgruppen werden später den Reparatur- und Wartungsverträgen zugeordnet, um AnwenderInnen die schnelle und für den Prozess bzw. die Art von Gerät richtige Auswahl der Prozessart zu ermöglichen.

Im Feld „Prozesstypenfilter“ können beliebig viele Prozessarten in eine Prozessgruppe über die „Oder-Pipe“ (|) zusammengefasst werden.

Stammdaten#

Im folgenden Kapitel werden Felder und mögliche Einrichtungen an den Stammdaten beschrieben zur Nutzung des Technikmoduls.

Artikel#

Im folgenden Abschnitt werden die Einrichtungen zum Technikmodul am und zur Kennzeichnung eines Artikels als Gerät beschrieben.

Artikelverfolgung#

Im gleichnamigen Inforegister wird der Artikelverfolgungscode des Artikels hinterlegt. Hierüber wird festgelegt, ob der Artikel serien-, chargennummernpflichtig ist, ein Ablaufdatum oder Herstelldatum hat. Weiterhin wird über den Schalter „Infokartenpflicht“ gesteuert, ob eine Seriennummerninformationskarte bei Zugangsbuchung erzeugt werden soll oder nicht.

Erst durch die Kombination aus Artikelverfolgungscode Seriennummer und der Infokartenpflicht wird ein Artikel zu einem Gerät.

Betriebsstundenpflicht#

Ist ein Gerät betriebsstundenpflichtig, so wird dieses ebenfalls über den Artikelverfolgungscode gesteuert. Dafür ist eigens ein Artikelverfolgungscode angelegt worden, welcher in der Einrichtung die Betriebsstundenpflicht hat, sodass die Betriebsstunden auf der Seriennummernkarte gepflegt und eingesehen werden können.

Inforegister KUMAVISION med#

Im Inforegister „KUMAVISION med“ können diverse Einstellungen für den technischen Service vorgenommen werden.

Ressource#

Folgende Felder sind an den Ressourcen zur Nutzung im Technikmodul zu nutzen.

Allgemeines#

Über Ressourcen werden im Rahmen des technischen Service die Arbeitszeiten, Pauschalen und ServicetechnikerInnen abgebildet. Ressourcen für den technischen Service bekommen die Produktbuchungsgruppe „SERV“. Weiterhin können hier, insbesondere für ServicetechnikerInnen bei Service außer Haus, Servicelagerort und –lagerplatz hinterlegt werden, welche im Call und Technikauftrag übernommen werden.

Vertragsfindungsressourcen#

Ähnlich der Vertragsfindungsartikel gibt es auch sogenannte Vertragsfindungsressourcen, um mehrere Ressourcen in einer zusammenzufassen, um den Pflegeaufwand zu minimieren. Aufgrund dieser Einrichtungsmöglichkeit müssen in den Verträgen nur noch die Vertragsfindungsartikel und –ressourcen gepflegt werden und nicht mehr jede einzelne Ressource.

Wenn auf der Ressourcenkarte der Schalter „Vertragsfindung“ auf dem Inforegister „KUMAVISION med“ aktiviert wird, erscheint anschließend der Aufruf „Zuordnung Vertragsfindungsressource“ im Menüband, über den die einzelnen Ressourcen der Vertragsfindungsressource zugeordnet werden.

In der Zuordnungsmaske werden anschließend alle Ressourcen mit Arbeitstypen erfasst, die in der Vertragsfindungsressource zusammengefasst werden sollen.

Arbeitstypen#

Über Arbeitstypen können einzelne Ausprägungen einer Ressource abgebildet werden (ähnlich der Variante am Artikel). Im technischen Service werden diese zur Darstellung der einzelnen Arbeitsschritte sowie zur Abbildung der Prüfarten für die Zuordnung im Wartungsplan genutzt.

Pro Arbeitstyp kann eine eigene Einheit hinterlegt werden, welche die Einheit der Ressource überschreibt, Voraussetzung ist, dass die Einheit als Ressourceneinheit angelegt und zugeordnet ist. Weiterhin kann über das Feld „Beschreibung übernehmen“ gesteuert werden, ob die Beschreibung der Ressource durch die Beschreibung des Arbeitstypen ersetzt werden soll. Zudem können je Ressourcen auch Übersetzungen gepflegt werden.

Die einzelnen Einkaufs- und Verkaufspreise der Ressourcen bzw. Ressourcen-Arbeitstypen-Kombination sind über die Ressourcenkarte und den Aufruf „VK-Preise“ zu pflegen.

Pflege Sachkonten und EK-Preise für Fremdreparatur#

Um die EK-Kosten für die Fremdreparaturen zu verwalten, werden Preise und Sachkonten für die Einkaufsrechnungen an den Ressourcen verwaltet. Diese werden an der Ressource in den EK-Preisen hinterlegt.

An dieser Stelle können, wie in der Verkaufspreisfindung auch, Preise pro Lieferanten, Bestellart, etc. gepflegt werden. Damit diese Ressource jedoch in den Einkauf übermittelt und umgewandelt werden kann, muss hier zwingend ein Sachkonto hinterlegt sein.

Debitor#

Am Debitor auf dem Inforegister „KUMAVISION med“ können zwei Felder zur Verwaltung eines Reparaturkostenvoranschlags gepflegt werden.

Seriennummernkarte#

Beschrieben werden alle Felder und Funktionen auf der Seriennummernkarte.

Allgemeine Informationen#

Seriennummernkarten werden bei jeder Zugangsbuchung automatisch erzeugt, wenn der Artikel einen Artikelverfolgungscode Seriennummer und der Schalter „Infokartenpflicht“ aktiviert ist. Weiterhin kann in der Seriennr.-Informationsliste über den Aufruf „Neu“ manuell eine Seriennummernkarte erzeugt werden.

Eine Seriennummernkarte wird durch Artikelnummer, Seriennummer und Variante eindeutig. Im Folgenden werden die einzelnen Felder und Funktionen auf der Seriennummernkarte beschrieben:

Inforegister Allgemein#

In diesem Inforegister sind allgemeine Informationen zum Gerät gepflegt.

Inforegister Kreditor#

Wenn ein Gerät eingekauft oder im Rahmen des Wiedereinsatzes von einem Marktbegleiter über eine Bestellung erfasst wird, wird der Kreditor hier erfasst.

Inforegister Debitor#

Im Inforegister „Debitor“ wird der Benutzer erfasst, der die Einweisung in das Gerät gegeben hat.

Inforegister Kuma-Plattform#

Inforegister Eigentum-/Besitzverhältnis#

Hier wird das Eigentumsverhältnis des Geräts dargestellt.

Solange nachzuhalten ist, wo sich das Gerät befindet, ist der Buchungscode sowie die Felder für den Lagerort und Lagerplatz der letzten Lagerbuchung gefüllt. Wird ein Gerät nur an einen Kunden verkauft, sind die Felder leer und einzig der Eigentümer und Besitzer sind eingetragen. Der Buchungscode wird im jeweiligen Prozess korrekt eingesteuert.

Menüband Vorgang#

Menüband Drucken#

Menüband Kundenservice#

Menüband Geräteservice#

Menüband Aktionen#

Menüband Zugehörig#

Geräte- und Debitorenparameter#

Über die Geräte- und Debitorenmarker werden Eigenschaften, Maße und Einstellungen von Geräten bzw. Debitoren abgebildet und in KUMAVISION healtcare365 festgehalten.

Merkmalsklassen#

Über die Merkmalsklassen können Parameter und Einstellungen von Geräten im System definiert werden (sogenannte Geräteparameter). Weiterhin werden hierüber auch Patienteneigenschaften bzw. Maße hinterlegt (Debitorenparameter).

Zu Beginn werden auch hier „Code“ und „Beschreibung“ der Merkmalsklasse definiert. Über das Feld „Gehört zu Merkmalsklassenart“ wird gesteuert, ob diese Merkmalsklasse als Geräteparameter, Debitorenparameter oder beides dienen soll. Die weiteren Felder sind Systemfelder und werden durch KUMAVISION healthcare365 initialisiert.

Zu einer Merkmalsklasse kann auch ein Bild hinterlegt werden. Im Inforegister Merkmalsklasse Zusatzfelder werden die einzelnen Parameter/Merkmale der Merkmalsklasse zugeordnet. Die Merkmale werden in KUMAVISION healthcare365 über Zusatzfelder abgebildet.

Debitorenparameter#

In den Debitorenparametern werden Maße und Werte eines Debitors erfasst, nach denen ein Hilfsmittel bzw. Gerät einzustellen ist. Diese können im Marketing Cockpit (alternativ auch auf der Debitorenkarte) über den Aufruf „Merkmalsklassen“ hinterlegt werden.

Im oberen Teil der Maske ist der Merkmalsklassencode zu hinterlegen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, je nach Vorgangsart, eine Merkmalsklasse zu hinterlegen, sodass die jeweiligen Merkmale, dem Vorgang/ Prozess entsprechend, eingesteuert werden. Zudem wird hier auch mitgeschrieben, welche/r BenutzerIn die Merkmalsklasse erfasst und verändert hat.

Im unteren Bereich, auf dem Inforegister „Merkmalsklassenwerte“ werden die zugehörigen Zusatzfelder für die Parameter aufgeführt. Im Feld „Wert“ wird der Wert des Merkmals erfasst. Zudem besteht hier die Möglichkeit auch ein Bild für die jeweilige Merkmalsklasse zu pflegen.

Geräteparameter am Artikel#

Auf der Artikelkarte können ebenfalls die Merkmalsklassen hinterlegt werden, um die Eigenschaften und Parameter der Geräte zu erfassen. Beispiele wären die Verwaltung von Softwareständen vom Artikel an die einzelnen Seriennummern. Dazu wird auch hier der Aufruf „Merkmalsklassen“ getätigt.

Auch dort werden im oberen Teil der Maske die Merkmalsklassen ausgewählt. Wenn die gleiche Merkmalsklasse, nochmals in einer weiteren Zeile hinterlegt wird, setzt sich in der vorherigen Zeile automatisch der Haken „Historisch“, um auf diese Weise die verschiedensten Parameter eines Geräts nachhalten zu können. Auch hier wird festgehalten, welche/r BenutzerIn den Datensatz erstellt und ggf. verändert hat.

Im unteren Inforegister „Merkmalsklassenwerte“ können, wie bei den Debitorenparametern auch, Standardwerte vorbelegt werden, sollte es Einstellungen geben, die für alle Geräte gleich sind.

Auf der Artikelkarte kann zusätzlich auch gesteuert werden, ob ein Artikel geräteparameterpflichtig ist oder nicht. Wenn der Schalter im Inforegister Artikelverfolgung gesetzt wird, dann muss bei jeder Wareneingangsbuchung zwingend die Geräteparameter gefüllt bzw. bestätigt werden.

Geräteparameter im Wareneingang#

Wenn Geräte geliefert werden, wird in der Wareneingangszeile die Artikelverfolgung erfasst. Dazu wird entweder über das Feld „Menge“ abgetaucht bzw. über den Knopf „Zeile“ die Artikelverfolgungszeilen geöffnet.

In den Artikelverfolgungszeilen können dann, nach Eintrag der Seriennummer, die Merkmalsklassen über den Aufruf im Menüband gepflegt werden.

Ist der Artikel mit „Gerätemerkmalspflicht“ gekennzeichnet und es wird hier nichts eingetragen, sondern der Wareneingang gebucht, fehlen die Merkmale, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung.

Anschließend sind die Merkmale in den Artikelverfolgungszeilen zu pflegen. Dabei öffnet sich wieder die bereits bekannte Maske.

Anschließend lässt sich der Wareneingang verbuchen. Die Parameter werden nun auf die Seriennummernkarte geschrieben.

Geräteparameter an der Seriennummernkarte#

Wenn der Wareneingang erfolgt ist, werden die Geräteparameter eines Artikels auf die jeweilige Seriennummer übermittelt, unter Berücksichtigung möglicher Standardwerte am Artikel bzw. den im Wareneingang gepflegten Merkmalen.

Dazu wird auch auf der Seriennummernkarte der Aufruf „Merkmalsklassen“ ausgeführt und die Maske der Merkmale öffnet sich.

Sowohl in der Merkmalsklassenmaske als auch in der Infobox sind nun die Parameter einsehbar.

Parameter im Warenausgang#

Wenn nun ein Vorgang angelegt und in den Auftrag bzw. Warenausgang abgerufen wird, dann werden dort die zur Vorgangsart gehörenden Debitorenparameter angezeigt. Weiterhin werden die Debitorenparameter auch auf dem Kommissionierschein angedruckt

Wenn eine Seriennummer in den Kommissionierzeilen des Warenausgangs eingetragen ist, dann können die zugehörigen Geräteparameter eingesehen werden. Dazu werden über den Menüpunkt „Zeile“ die „Gerätemerkmale“ geöffnet.

Wenn ein Gerät eingestellt wird bzw. wurde besteht im Warenausgang auch die Möglichkeit, die Debitorenparameter in die Geräteparameter zu kopieren. Dazu in den Kommissionierzeilen die Funktion „Debitorenmerkmale in Gerät übernehmen“ ausgeführt.

Suche nach Merkmalen#

Über die Merkmalssuche kann auf unterschiedlichen Stellen mithilfe der Merkmalsklassen nach passenden Seriennummern bzw. Geräten gesucht werden. Die Merkmalssuche kann an folgenden Stellen ausgeführt werden:

• Lieferplanzeile
• Lieferplaneinteilung
• Kommissionierzeilen im Warenausgang
• Seriennummerninformationskarte

Die Maske bzw. Suchfunktion ist an allen Stellen gleich und wird hier exemplarisch an der Seriennummernkarte dargestellt. Über die Funktion wird die Merkmalssuche geöffnet.

Im oberen Bereich der Maske werden Merkmalsklasse, Debitor und Vorgangsart eingesteuert. Zusätzlich besteht in diesem Register die Möglichkeit auf den Lagerort und den Buchungscode zu filtern, um die Suche nach Geräten weitereinzuschränken.

Im Inforegister Suchparameter werden die einzelnen Merkmale der Merkmalsklasse angezeigt. Im Feld „Wert“ wird nun der Wert des Parameters eingetragen. Über die „Toleranzart“ und die „Toleranz“ kann die Toleranz im Suchergebnis gesteuert werden.

Nach Erfassen der Werte und ggf. der Toleranz, wird über den Aufruf „Suche“ die Merkmalssuche ausgeführt. Im darunterliegenden Inforegister werden die Seriennummern aufgeführt, die den Kriterien entsprechen, inkl. genauem Lagerort und Lagerplatz. Zudem werden in der Infobox Artikelattribute die Parameter des jeweiligen Geräts angezeigt.

Call#

Der Call stellt sowohl ein internes als auch externe Ticketsystem dar. Weiterhin dient es im Rahmen des technischen Service als Klammer für sämtliche Prozesse und zugehörigen Belege. Der Call wird als der Beleg für den (technischen) Innendienst gesehen, um Reparaturen und Wartungen abzuwickeln.

Der Call kann aus der Seriennummernkarte heraus erzeugt werden. Dabei werden sowohl Besitzer- als auch Geräteinformationen direkt in den Call geschrieben. Alternativ kann ein Call auch dem Marketing Cockpit bzw. der Debitorenkarte heraus erzeugt werden. Dabei wird lediglich der Kopf des Calls vorbelegt, die Zeilen sind manuell zu füllen.

Ein Call muss nicht zwingend einen Kunden beinhalten, zum Beispiel im Falle interner Reparaturen eigener Geräte oder Maschinen. Sobald ein Verkaufsbeleg dort heraus erzeugt werden soll, muss entweder im Call einer vorhanden sein oder diese muss als abweichender Debitor am jeweiligen Beleg nachgetragen werden.

Inforegister Allgemein#

Im linken Bereich des Callkopfs werden Belegnummer, Debitorendaten und Benutzerinformationen, welcher Sachbearbeiter den Call erfasst hat, angezeigt.

Inforegister Zeilen#

Bereich Call Zeilen#

In den Callzeilen wird das Gerät erfasst bzw. automatisch eingetragen. Viele Felder sind gleich zu den Feldern im Callkopf, die hier nochmals, wenn mehrere Geräte in einem Call verarbeitet werden, zeilenspezifisch geändert werden können. Diese werden an dieser Stelle nicht nochmals erläutert:

Weiterhin gibt es über die Menüauswahl „Call Zeilen“ auch zeilenspezifische Funktionen und Aufrufe:

Die weitere Art der Befundungen wären „Expertenbefundungen“, jene, die die ServicetechnikerInnen anschließend auf Basis der Befundungscodes im Call bzw. Technikauftrag erfassen, für spätere Auswertungen. Dazu wird im Feld "Befundungscode" abgetaucht und die Maske mit den Befundungen zur Gruppe öffnet sich.

Durch Setzen des Hakens „Auswahl“ können beliebig viele Befundungscodes markiert und auf einmal in die Befundung übernommen werden.

Bereich Verknüpfte Belege#

In diesem Teil des Calls wird der Prozess bzw. die dafür benötigten Belege angezeigt, welche auf Basis der Prozesse eingesteuert werden. Die Zeilen werden gemäß den Prozessarten angezeigt und können jederzeit manuell bearbeitet, gelöscht oder weitere Belegarten ergänzt werden. Wenn die Folgebelege automatisch erzeugt werden und es bei der Erzeugung zum Fehler kommt, wird der Haken „Abbruch Auto. Verarbeitung“ gesetzt. Im Feld „Belegnr.“ wird der erzeugte Beleg angezeigt und es besteht die Möglichkeit, durch Klick auf die Nummer, auf den Beleg abzutauchen. Beim Automatikprozess wird die aktuell zu bearbeitende Zeile in blau dargestellt.

Zeilen, die in der Farbe Rot dargestellt werden, sind vor der Belegerzeugung noch zu bearbeiten. Bei einer Bestellung muss dann beispielsweise noch ein Kreditor eingetragen oder im Falle einer Einlagerung sind Ziellagerort und Ziellagerplatz der Buchung zu pflegen. Dazu wird die Zeile markiert und über den Aufruf „Bearbeiten“ in der Menüauswahl „Verknüpfte Belege“, wechselt die Ansicht in den Bearbeitungsmodus.

An dieser Stelle wären im Falle der Einlagerung sowohl „Geschäftsref. Lagerort Code“ und „Geschäftsref. Lagerplatz Code“ zu pflegen. Diese Felder können entweder manuell befüllt werden oder auf Basis der „Geschäftsreferenz Zuständigkeitseinheit“. Bei zu bearbeitenden Verkaufs- oder Einkaufsbelegen können hier in der Auftragsart abweichende Bestell- oder Verkaufsauftragsarten eingesteuert werden. Weiterhin besteht hier auch die Möglichkeit abweichende Bearbeitungsstatus für diesen Prozessschritt zu pflegen, um die Einrichtung zu übersteuern. Die Felder „Belegverknüpfungscode“ und „Belegverknüpfungsstatus“ werden ebenfalls von der Prozessart befüllt, können an dieser Stelle aber nochmals manuell geändert werden.

Inforegister Tour#

Auch Calls können über das Modul der Touren- und Technikereinsatzplanung disponiert werden. Dazu werden im Call auf Basis des Debitors „Tourcode“, „Tourenplatzierung“ und „Planungskennzeichen“ eingesteuert. Die Felder „Tournr.“ und „Terminplanung erledigt“ können entweder, im Rahmen der einfachen Tourenplanung (s. Abschnitt „Inforegister Allgemein“ des Kapitels „Calls“) manuell gefüllt werden oder aber werden automatisch die Touren- bzw. Technikereinsatzplatz befüllt.

Inforegister Liefer-/ Rechnungsinfos#

Muss das Gerät im Rahmen des Service von einem anderen Debitor geholt bzw. hingeschickt werden oder die Rechnung wird über einen anderen Debitor berechnet, so kann dies im Call eingetragen werden. Die abweichenden Liefer- oder Rechnungsinformationen werden anschließend an die dort heraus erzeugten Verkaufsbelege vererbt.

Rechnungsseitig kann in den Feldern „Rech. an Deb.-Nr.“ bis „Rech. An Code Kontaktnr.“ ein abweichender Rechnungsempfänger ausgewählt werden. Dieser muss nicht zwingend dem Kunden zugeordnet sein. Genauso verhält es sich auch mit den Feldern „Lief. an Code“ bis „Lief an Code Kontaktnr.“ im Bereich „Lief. an Infos“.

Infoboxen im Call#

Im Call gibt es diverse Infoboxen mit weiterführenden Informationen zum Kunden, Artikel oder zum Prozess.

Zum einen gibt es zwei Infoboxen „Kundeninfo“ und „Artikel Info“, welche die Priotexte zum Kunden oder Artikel anzeigen.

Die Infobox „Wartung Fälligkeiten Info“ zeigt alle fälligen Prüfungen aus dem Wartungsplan der Seriennummernkarte an, die in dem in der Technik Einrichtung im Feld „Wartung Datumsformel Prüfung Fälligkeit“ definierten Zeitraum liegen. Die Box „Anmerkungen Info“ zeigt alle Bemerkungen der jeweiligen Callzeile an.

Die Infobox „Call Zeile Info“ gibt detailliertere Informationen zur jeweiligen markierten Callzeile aus. Die Call Beleg Info zur markierten Belegzeile aus dem Inforegister der verknüpften Belege

Weitere Funktionalitäten im Call#

Im Call gibt es folgende Funktionen, diese werden in den anderen Aktionsbereichen der Karte wiederholt aufgeführt:

Befundungsaufträge#

Der Befundungsauftrag ist ein einfach und schlank gehaltener Beleg nur für die ServicetechnikerInnen als Erfassungsbeleg zur Schätzung der Aufwände, um das Gerät wieder in Stand zu setzen. Im Befundungsauftrag sind keine vertrags- oder abrechnungsrelevanten Daten enthalten. Der/die TechnikerIn soll erfassen, was er/sie für die Aufbereitung oder Wartung benötigt, ohne sich Gedanken machen zu müssen, ob etwas abrechenbar ist oder nicht.

Wie im Call auch, ist auch hier der Bearbeitungsstatus integriert und wird genauso wie die Befundungen, Bemerkungen oder allgemeinen Informationen mit dem Call synchronisiert.

Inforegister Allgemein#

In diesem Bereich werden die Kundendaten sowie Basisdaten aus dem Call angezeigt (zuständige/r ServicetechnikerIn, Lagerort/Lagerplatz, Termin zur Aufbereitung).

In den Feldern „Rep. KV nötig“ zeigt das System an, ob hierzu ein KV notwendig ist oder ob erst ab einer bestimmten Wertgrenze. Diese Wertgrenze ist im Feld „Rep. KV Wertgrenze“ ersichtlich. Das Feld „Rep. Auftragswert“ zeigt die Summe aller Verkaufspreise der Planungszeilen des Technikauftrags an.

Inforegister Befundungsauftragszeile#

In den Befundungsauftragszeilen ist das Gerät erfasst, welche über den Befundungsauftrag aufbereitet werden soll. Zudem werden hier auch Eigentumsverhältnis und Bearbeitungsstatus bzw. Call Klassifizierung angezeigt.

Weiterhin können folgende Funktionalitäten an der Technikauftragszeile ausgeführt werden:

• Stücklistenkomponenten: Öffnet die zum Gerät gehörende Technikstückliste, um Ersatzteile und Ressourcen auszusuchen.
• Seriennr. Info: Öffnen der Seriennummernkarte zum Gerät.
• Befundung: Anzeige der Befundungen, die bereits im Call gepflegt worden sind. Diese können hier nochmals gepflegt werden.
• Bemerkungen: Anzeige der Bemerkungen aus dem Call sowie die Möglichkeit der weiteren Pflege
• Call: Öffnen des Calls zum Befundungsauftrag.
• Zubehör: einsehen des zum Gerät gehörenden Zubehörs, Details, s. Kapitel „Zubehörverwaltung“.

Inforegister Planung Material/ Ressourcen#

Im Planungsregister des Befundungsauftrags erfasst der/die ServicetechnikerIn alle zur Aufbereitung oder Wartung benötigten Aufwände (Ressourcen) und Ersatzteile (Artikel). Anschließend wird der Aufwand übermittelt über die gleichnamige Funktion.

Je nach Ergebnis und Art des Geräts, erkennt das System automatisch, ob ein Angebot erstellt werden muss oder ob direkt mit dem Service begonnen werden kann und steuert entsprechend den Bearbeitungsstatus ein.

Weiterhin kann in diesem Register bereits der Lagerbestand über die Lagerbestandsübersicht eingesehen werden.

Weitere Funktionalitäten#

Folgende weitere Funktionen können im Befundungsauftrag ausgeführt werden:

Technikauftrag#

Der Technikauftrag ist ein einfach und schlank gehaltener Beleg nur für die ServicetechnikerInnen als Werkstattauftrag zur späteren Verbrauchsbuchung. Im Technikauftrag sind keine vertrags- oder abrechnungsrelevanten Daten enthalten. Der/die TechnikerIn soll erfassen, was er/sie für die Aufbereitung oder Wartung benötigt, ohne sich Gedanken machen zu müssen, ob etwas abrechenbar ist oder nicht. Durch die Trennung zwischen Planung und Verbrauch kann zwischen veranschlagten und tatsächlich verbrauchten Aufwänden unterschieden werden.

Weiterhin ist es möglich Wartungen im Rahmen einer Reparatur, genauso wie mehrere Wartungen auf einmal abzubilden, durch die Steuerung der Wartung über den Arbeitstypen im Wartungsplan. Wie im Call auch, ist auch hier der Bearbeitungsstatus integriert und wird genauso wie die Befundungen, Bemerkungen oder allgemeinen Informationen mit dem Call synchronisiert.

Inforegister Allgemein#

In diesem Bereich werden die Kundendaten sowie Basisdaten aus dem Call angezeigt (zuständige/r ServicetechnikerIn, Lagerort/Lagerplatz, Termin zur Aufbereitung.

In den Feldern „Rep. KV nötig“ zeigt das System an, ob hierzu ein KV notwendig ist oder ob erst ab einer bestimmten Wertgrenze. Diese Wertgrenze ist im Feld „Rep. KV Wertgrenze“ ersichtlich. Das Feld „Rep. Auftragswert“ zeigt die Summe aller Verkaufspreise der Planungszeilen des Technikauftrags an.

Inforegister Technikauftragszeilen#

In den Technikauftragszeilen ist das Gerät erfasst, welche über den Technikauftrag aufbereitet werden soll. Zudem werden hier auch Eigentumsverhältnis und Bearbeitungsstatus bzw. Call Klassifizierung angezeigt.

Weiterhin können folgende Funktionalitäten an der Technikauftragszeile ausgeführt werden:

Inforegister Planung Material/ Ressourcen#

Im Planungsregister des Technikauftrags sieht der/die ServicetechnikerIn alle zur Aufbereitung oder Wartung benötigten bzw. vom Angebot genehmigten Aufwände (Ressourcen) und Ersatzteile (Artikel).

Je nach Ergebnis und Art des Geräts, erkennt das System automatisch, ob ein Vorgang erstellt werden muss oder ob direkt mit dem Service begonnen werden kann und steuert entsprechend den Bearbeitungsstatus ein. Wenn ein Vorgang erzeugt worden ist und nachträglich die Planungszeilen verändert werden müssen, kann über die Funktion „Technikplanzeilen löschen“, der Vorgang unterbrochen bzw. geöffnet werden, um die Zeilen zu bearbeiten und anschließend erneut die Planung abzuschließen.

Weiterhin kann in diesem Register bereits der Lagerbestand über die „Lagerbestand Übersicht“ eingesehen werden. Wenn kein Bestand vorhanden ist, kann die Planungszeile durch setzen des Hakens im Feld „Zu bestellen“, für den Bestellvorschlag kenntlich gemacht werden. Der Artikel wird dann für den Technikauftrag, bei korrekt gepflegten Lagerhaltungsdaten, beschafft.

Inforegister Verbrauchszeilen Material/ Ressourcen#

Über das Verbrauchsregister werden die Ersatzteile und Aufwände verbucht, die im Rahmen der Reparatur oder Wartung tatsächlich angefallen sind. Das Register wird einfach über die im Menüband befindende Funktion „Planungs- in Verbrauchszeilen übernehmen“ gefüllt.

Die Zeilen können jederzeit nachbearbeitet werden, indem beispielsweise Lagerplätze oder Mengen geändert werden. Komponenten die artikelverfolgungspflichtig sind, werden, wie in den Aufträgen und Bestellungen auch, farblich hervorgehoben. Wenn lediglich Teilmengen verbucht werden, bleiben die restlichen Mengen als Erinnerung stehen. Es ist kein Muss die Restmengen ebenfalls noch zu verbuchen.

Im Planungsregister findet zudem eine einfache Kalkulation der verbrauchten Mengen bzw. Restmengen statt.

Infoboxen im Technikauftrag#

Im Technikauftrag gibt es diverse Infoboxen mit weiterführenden Informationen zum Kunden, Artikel oder zum Prozess.

Zum einen gibt es zwei Infoboxen „Kundeninfo“ und „Artikel Info“, welche die Priotexte zum Kunden oder Artikel anzeigen.

Die Infobox „Wartung Fälligkeiten Info“ zeigt alle fälligen Prüfungen aus dem Wartungsplan der Seriennummernkarte an, die in dem in der Technik Einrichtung im Feld „Wartung Datumsformel Prüfung Fälligkeit“ definierten Zeitraum liegen. Die Box „Anmerkungen Info“ zeigt alle Bemerkungen der jeweiligen Technikauftragszeile an.

Die Infobox „Zubehör Info“ zeigt alle zum Gerät gehörende Zubehör an.

Weitere Funktionalitäten#

Folgende weitere Funktionen können im Technikauftrag ausgeführt werden:

An der Verbrauchszeile gibt es zudem eine Funktion „Austausch zuweisen“.

Für die markierte Verbrauchszeile kann nun der Austausch zu einem Ersatzteil/ Ressource gebucht werden. Man wählt nun die zu ersetzende Position aus den Artikel-/ Gerätezuordnungsposten des Geräts aus.

Wird anschließend der Verbrauch im Technikauftrag gebucht, wird für die Zeile ein neuer Artikel-/ Gerätezuordnungsposten am Gerät erstellt. Die zuvor ausgewählte Menge wird zudem als „storniert“ gekennzeichnet.

Technikgeräteeingang#

Über den Technikgeräteeingang werden alle Wareneingänge gebucht, die im Rahmen eines technischen Service stattfinden (Wareneingänge von Rücknahmen, Wareneingänge von Umlagerungen im Rahmen von Fremdreparaturen und Service in anderen Niederlassungen). Der Technikgeräteeingang ist in der Lage jedes Gerät einzubuchen, ob bekannt, unbekannt, im Call erfasst oder als unerwarteter Wareneingang.

Zu Beginn wird geprüft, ob die Seriennummer bekannt ist oder nicht. Wenn dem der Fall ist, werden Artikel sowie Besitzer angezeigt.

Wenn eine Seriennummer dem System unbekannt ist, dann erscheint eine Meldung und es besteht die Möglichkeit das Gerät zu erfassen.

In der sich öffnenden Maske besteht nun die Möglichkeit, Artikel, Variante sowie Debitor auszuwählen, damit die Einbuchung erfolgen kann. Ist auch der Debitor unbekannt, bestünde hier zudem die Möglichkeit gleich einen neuen Debitor anzulegen.

Der Technikgeräteeingang erkennt ebenfalls, ob ein Artikel betriebsstunden- oder gerätemerkmalspflichtig ist und gibt eine Fehlermeldung und bricht die Buchung ab, wenn diese Informationen bei Erfassung vergessen worden sind. Standortunabhängiges Einbuchen ist möglich – kommt ein Gerät in einer anderen Filiale an, als im Beleg erfasst ist, wird es in der tatsächlichen Filiale zugebucht, in dem die Ware tatsächlich eingegangen ist. Auch diese beiden Felder müssen bei jeder Buchung zwingend gefüllt sein. Lagerort und Lagerplatz werden entweder durch den Call bzw. der Rücknahme automatisch eingesteuert oder müssen, im Falle eines unerwarteten Wareneingangs, nachgepflegt werden. Zudem besteht die Möglichkeit Zubehör zu erfassen, der Prozess wird im folgenden Abschnitt „Zubehörverwaltung“ erläutert.

Wenn ein Call und eine zugehörige Rücknahme existent sind, werden Lagerort und Lagerplatz aus der Rücknahme an dieser Stelle eingesteuert.

Neben der Seriennummer erkennt der Technikgeräteeingang auch, ob ein Call mit Rücknahme vorhanden ist oder nicht bzw. ob ein Call aber keine Rücknahme vorhanden ist. Genauso bucht der Technikgeräteeingang auch halbfertig angelegte Calls an. Je nach Ergebnis, werden die fehlenden Belege angelegt und das Gerät wird eingebucht. Diese Prozesse werden im Kapitel „Weitere Prozesse“ beschrieben.

Zubehörverwaltung#

Wenn ein Kunde Zubehör mitsendet, muss dieses ebenfalls vereinnahmt werden können, auch wenn die Produkte nicht zwingend dem ERP-System bekannt sein müssen.

Zubehör im Technikgeräteeingang#

Im Technikgeräteeingang kann über die Funktion „Zubehör“ die Maske zur Erfassung des Zubehörs geöffnet werden.

In der Maske können kann auf den bestehenden Artikel-, Ressourcen- oder Sachkontenstamm zugegriffen werden. Genauso kann auch eine Textzeile erfasst werden, falls der Artikel nicht vorhanden ist. Artikelnummern müssen nicht zwingend vorhanden sein, Beschreibungen können ebenfalls überschrieben werden. Falls vorhanden, können auch Seriennummer, Chargennummer und Ablaufdatum zugeschrieben werden.

Zubehörverwaltung in Call und Technikauftrag#

Mit Buchung im Technikgeräteeingang wird das erfasste Zubehör an den Call zurückgeschrieben. Im Call kann über die Funktion „Zubehör“ ebenjenes eingesehen werden. Nach Buchung ist hier das erfasste Zubehör zu erkennen. Im Befundungsauftrag kann das Zubehör ebenfalls aufgerufen werden. Genauso auch im Technikauftrag.

Zubehörausgabe im Versand#

Da das Zubehör sowohl systembekannte Artikel sein können als auch erfasste Texte, wird das Zubehör als Text auf dem Kommissionierschein angedruckt und nicht als Zeilen im Warenausgang. Im Warenausgang der Kommissionierschein gedruckt. Auf dem Kommissionierschein wird nun das Zubehör angedruckt.

Reparaturprozesse für Händler und Hersteller#

Im folgenden Abschnitt werden die gängigsten Reparaturprozesse beispielhaft dargestellt und beschrieben. Die tatsächlichen kundenindividuellen Prozesse können je nach Einrichtung der Prozessarten variieren. Dargestellt werden hier reine Reparaturen mit einem Gerät je Call. Mehrzeilige Reparaturen können ebenfalls abgebildet werden, dieser Prozess wird im Abschnitt „Mehrzeilige Reparaturen“ beschrieben.

Reparatur ohne Leihgerät#

Bei der Reparatur wird das defekte Gerät zurückgeholt, geprüft, ein Kostenvoranschlag versendet, repariert, zurückgeschickt und abgerechnet. Dazu wird folgende Einrichtung der Prozessart benötigt.

Startpunkt ist das Marketing Cockpit des Debitors, welcher sein Gerät zur Reparatur geben möchte. In diesem Cockpit gibt es im Inforegister „Informationen“ einen Aufruf der Seriennr. Informationen. Dort angezeigt, werden alle beim Debitor befindlichen Geräte.

Durch Abtauchen auf der Seriennummer, öffnet sich die Seriennummernkarte, von der aus der Call zur Reparatur angelegt wird. Dabei wird der Call klassifiziert als Reparatur.

Bei Anlage des Calls wird automatisch eine Vertragsprüfung durchgeführt, ob es zum Gerät einen gültigen Reparaturvertrag gibt. Anschließend ist die Prozessart auszusuchen, welche auf Basis der Call Klassifizierung und ggf. des Vertrages gefiltert angezeigt werden.

In den verknüpften Belegen werden die zur Prozessart zugeordneten und benötigten Belege angezeigt. Anschließend sind die genannten Befundungen des Debitors zu erfassen.

Die Befundungen werden an dieser Stelle als Laienbefundung und Freitext erfasst, da die konkrete Diagnose durch den/die TechnikerIn noch ausstehend ist.

Anschließend wird die Funktion „Erstelle Call Belege“ ausgeführt, um die Prozesskette in Gang zu bringen. Dabei wird zu Beginn die Rücknahme erzeugt.

Wird das Gerät zugesendet, kann über den Technikgeräteeingang der Wareneingang gebucht werden kann.

Nach Buchung des Wareneingangs wird der Befundungsauftrag für den/der ServicetechnikerIn angelegt, um das Gerät zu begutachten und den Aufwand zu schätzen. Der Bearbeitungsstatus ändert sich auf „20A T-KV SCHÄTZ“. Aufgrund des Status wird der Befundungsauftrag in der Kachel „Technikauftrag Arbeitsvorrat“ angezeigt.

Der/die ServicetechnikerIn prüft nun sowohl die vom Debitor genannte Befundung als auch anschließend das zu reparierende Gerät. Nach der Prüfung werden in den Befundungen des Technikauftrags die tatsächlichen Fehler und Defekte erfasst.

Dazu wird im Feld „Befundungscode“ abgetaucht und die entsprechenden Befundungen ausgewählt.

Im Anschluss daran werden im Inforegister „Planung Material/ Ressourcen“ die benötigten Aufwände und Ersatzteile erfasst, entweder über die Technikstückliste oder durch manuelles Füllen der Zeilen.

Durch Ausführung der Funktion „Aufwand übermitteln“ prüft das System nun, ob ein eventueller Vertrag zu berücksichtigen oder ein Kostenvoranschlag notwendig ist. Da ein KV notwendig ist, ändert sich der Bearbeitungsstatus auf „21A T-KV ERMITTELT“ und der Call ist in der Kachel „Call Techniker KV ermittelt“ einzusehen.

Der Call wird geöffnet und über diesen kann per Klick auf die Belegnummer das Angebot geöffnet werden.

Im Angebot stehen nun alle Positionen aus dem Befundungsauftrag. Bei Erzeugen des Angebots findet die Preisfindung statt. Zudem steht das Gerät als Überschriftenposition im Angebot.

Das Angebot kann per Mail oder Druck versandt werden. Akzeptiert der Kunde den Kostenvoranschlag, so wird dieses über die Funktion „Angebot als Angenommen abschließen“ beendet. Akzeptiert der Kunde dies zu anderen Bedingungen, so können die Zeilen vorab geändert werden. Lehnt der Kunde den KV in Gänze ab, so wird die Funktion „Angebot als Abgelehnt abschließen“ ausgeführt. Der Automatismus bricht ab und der Call ist zu bearbeiten und über die Funktion der Erstellung der Callbelege wieder anzustoßen. Für den folgenden Prozess wird das Angebot angenommen, der Bearbeitungsstatus springt auf „31A KV GEN“, ein Technikauftrag wird erstellt, welcher wieder aus der Arbeitsvorratskachel für ServicetechnikerInnen einsehbar ist.

Im Planungsregister des Technikauftrags steht nun der genehmigte Verbrauch. Dieser kann über die Funktion „Planungs- in Verbrauchszeilen übernehmen“ in das Inforegister Verbrauchszeilen Materialien/ Ressourcen übertragen werden, da über diesem die tatsächlichen Verbräuche gebucht werden.

Wenn eine Artikelverfolgung notwendig ist, wird die Zahl im Feld „Menge“ farblich hervorgehoben. Der Lagerplatz zur Entnahme der Komponenten wird auf Basis des Lagerplatzinhalts vorbelegt. Nach Durchführung der Reparatur werden die tatsächlichen Verbräuche erfasst und der Verbrauch über die gleichnamige Funktion verbucht.

Sofern die komplette Sollmenge verbucht wurde, ist das Verbrauchsregister leer, die „Restmenge“ im Planungsregister ist ebenfalls 0. Anschließend besteht die Möglichkeit an der Technikauftragszeile die „durchgeführten Arbeiten“ zu erfassen und kurz zu dokumentieren, was getan wurde.

Wenn die Daten erfasst sind, wird der Technikauftrag abgeschlossen über die Funktion „Auftragszeile abschließend“ und der Bearbeitungsstatus setzt sich im Call weiter. Der Verkaufsauftrag zur Auslieferung des nun reparierten Geräts wird automatisch angelegt. Ist die Option in der Technik Einrichtung aktiviert, würde nun automatisch Serviceschein gedruckt werden. Alternativ muss dies manuell aus dem Call heraus über die Druckfunktion „Serviceschein Drucken“ geschehen.

Im Lager wird nun der Warenausgang für das aufbereitete Gerät erzeugt und verbucht. Der Lieferschein wird gedruckt und als letzter Schritt wird abermals der Bearbeitungsstatus weitergesetzt und die Servicerechnung erzeugt. Diese beinhaltet alle Positionen des Kostenvoranschlags und kann über die Funktion „Buchen“ fakturiert werden. Gemäß Einstellung schließt sich der Call mit Faktura von allein.

Reparatur mit Bereitstellung eines Leihgeräts#

Bei der Reparatur eines Geräts wird zu Beginn ein Leihgerät verschickt, das defekte Gerät zurückgeholt, befundet, ein KV verschickt und repariert. Anschließend ist das reparierte Gerät wieder an den Debitor zurückzuschicken und das Leihgerät zurückzuholen, aufzubereiten und einzulagern. In der jeweiligen Prozessart wird dies entsprechend abgebildet.

Startpunkt ist das Marketing Cockpit des Debitors, welcher sein Gerät zur Reparatur geben möchte. In diesem Cockpit gibt es im Inforegister Informationen einen Aufruf der Seriennr. Informationen. Dort angezeigt, werden alle beim Debitor befindlichen Geräte.

Durch Abtauchen auf der Seriennummer, öffnet sich die Seriennummernkarte, von der aus der Call zur Reparatur angelegt wird. Dabei wird der Call klassifiziert als Reparatur.

Bei Anlage des Calls wird automatisch eine Vertragsprüfung durchgeführt, ob es zum Gerät einen gültigen Reparaturvertrag gibt. Anschließend ist die Prozessart auszusuchen, welche auf Basis der Call Klassifizierung und ggf. des Vertrages gefiltert angezeigt werden.

In den verknüpften Belegen werden die zur Prozessart zugeordneten und benötigten Belege angezeigt. Anschließend sind die genannten Befundungen des Debitors zu erfassen.

Die Befundungen werden an dieser Stelle als Laienbefundung und Freitext erfasst, da die konkrete Diagnose durch den/der TechnikerIn noch ausstehend ist. Anschließend wird die Funktion „Erstelle Call Belege“ ausgeführt, um die Prozesskette in Gang zu bringen. Dabei wird zu Beginn der Leihauftrag erzeugt. Dabei öffnet sich eine Maske zur Auswahl eines Geräts.

Im linken Bereich, „Zu ersetzendes Gerät“ steht das Gerät, welches im Call steht. Im rechten Bereich, „Zu lieferndes Gerät“, kann nun ein abweichendes Gerät ausgewählt werden, welches dem Kunden als Leihgerät zur Verfügung gestellt werden soll. Wird dort nichts eingetragen, so wird der gleiche Artikel 1:1 ausgeliefert. Mit Bestätigung mit „OK“ wird der Auftrag erzeugt. Dabei wird als Überschrift das defekte Gerät angezeigt und unten drunter das Leihgerät. Gemäß Einrichtung der zugehörigen Auftragsart, wird ein Gerät umgelagert aus dem Anlagevermögen.

Das Gerät wird nun über die Logistik versendet. Dabei werden zwei Belege erzeugt. Einmal der Lieferschein für das Leihgerät. Zudem wird der Abholschein für das defekte Gerät ausgedruckt.

Zudem wurde automatisch die Verkaufsrücknahme zur Einbuchung. Wird das Gerät zugesendet, kann über den Technikgeräteeingang der Wareneingang gebucht werden kann.

Nach Buchung des Wareneingangs wird der Befundungsauftrag für den/der ServicetechnikerIn angelegt, um das Gerät zu begutachten und den Aufwand zu schätzen. Der Bearbeitungsstatus ändert sich auf „20A T-KV SCHÄTZ“. Aufgrund des Status wird der Befundungsauftrag in der Kachel „Technikauftrag Arbeitsvorrat“ angezeigt.

Der/die ServicetechnikerIn prüft nun sowohl die vom Debitor genannte Befundung als auch anschließend das zu reparierende Gerät. Nach der Prüfung werden in den Befundungen des Technikauftrags die tatsächlichen Fehler und Defekte erfasst.

Dazu wird im Feld „Befundungscode“ abgetaucht und die entsprechenden Befundungen ausgewählt.

Im Anschluss daran werden im Inforegister „Planung Material/ Ressourcen“ die benötigten Aufwände und Ersatzteile erfasst, entweder über die Technikstückliste oder durch manuelles Füllen der Zeilen.

Durch Ausführung der Funktion „Aufwand übermitteln“ prüft das System nun, ob ein eventueller Vertrag zu berücksichtigen oder ein Kostenvoranschlag notwendig ist. Da ein KV notwendig ist, ändert sich der Bearbeitungsstatus auf „21A T-KV ERMITTELT“ und der Call ist in der Kachel „Call Techniker KV ermittelt“ einzusehen.

Der Call wird geöffnet und über diesen, kann per Klick auf die Belegnummer das Angebot geöffnet werden.

Im Angebot stehen nun alle Positionen aus dem Befundungsauftrag. Bei Erzeugen des Angebots findet die Preisfindung statt. Zudem steht das Gerät als Überschriftenposition im Angebot.

Das Angebot kann per Mail oder Druck versandt werden. Akzeptiert der Kunde den Kostenvoranschlag, so wird dieser über die Funktion „Angebot als Angenommen abschließen“ beendet. Akzeptiert der Kunde dies zu anderen Bedingungen, so können die Zeilen vorab geändert werden. Lehnt der Kunde den KV in Gänze ab, so wird die Funktion „Angebot als Abgelehnt abschließen“ ausgeführt. Der Automatismus bricht ab und der Call ist zu bearbeiten und über die Funktion der Erstellung der Callbelege wieder anzustoßen. Für den folgenden Prozess wird das Angebot angenommen, der Bearbeitungsstatus springt auf „31A KV GEN“, ein Technikauftrag wird erstellt, welcher wieder aus der Arbeitsvorratskachel für ServicetechnikerInnen einsehbar ist.

Im Planungsregister des Technikauftrags steht nun der genehmigte Verbrauch. Dieser kann über die Funktion „Planungs- in Verbrauchszeilen übernehmen“ in das Inforegister „Verbrauchszeilen Materialien/ Ressourcen“ übertragen werden, da über diesem die tatsächlichen Verbräuche gebucht werden.

Wenn eine Artikelverfolgung notwendig ist, wird die Zahl im Feld „Menge“ farblich hervorgehoben. Der Lagerplatz zur Entnahme der Komponenten wird auf Basis des Lagerplatzinhalts vorbelegt. Nach Durchführung der Reparatur werden die tatsächlichen Verbräuche erfasst und der Verbrauch über die gleichnamige Funktion verbucht.

Da die komplette Sollmenge verbucht wurde, ist das Verbrauchsregister leer, die „Restmenge“ im Planungsregister ist ebenfalls 0. Anschließend besteht die Möglichkeit an der Technikauftragszeile die „durchgeführten Arbeiten“ zu erfassen und kurz zu dokumentieren, was getan wurde. Wenn die Daten erfasst sind, wird der Technikauftrag abgeschlossen über die Funktion „Auftragszeile abschließend“ und der Bearbeitungsstatus setzt sich im Call weiter. Der Verkaufsauftrag zur Auslieferung des nun reparierten Geräts wird automatisch angelegt.

Im Lager wird nun der Warenausgang für das aufbereitete Gerät erzeugt und verbucht. Der Lieferschein wird gedruckt und als letzter Schritt wird abermals der Bearbeitungsstatus weitergesetzt. Neben dem Lieferschein wird auch der Abholschein für das Leihgerät gedruckt.

Ist die Option in der Technik Einrichtung aktiviert, würde nun automatisch der Serviceschein gedruckt werden. Alternativ muss dies manuell aus dem Call heraus über die Druckfunktion „Serviceschein Drucken“ geschehen. Neben der Lieferung und dem Belegdruck wurde auch der Folgebeleg, die Rückholung des Leihgeräts angelegt.

Dieses Gerät kann ebenfalls über den Technikgeräteeingang eingebucht werden. Nachfolgend wird ein Technikauftrag zur Prüfung und eventuellen Aufbereitung des Leihgeräts erzeugt. Dieser Technikauftrag ist ebenfalls in der Kachel des Arbeitsvorrats für ServicetechnikerInnen einsehbar.

Dieser Technikauftrag kann nun genauso genutzt werden, wie jener zuvor auch. Befundungen können über die Funktion „Befundungen“ erfasst werden. Eine Übermittlung der Planung an einen Kostenvoranschlag ist nicht möglich. Sofern alle Prüfungen durchgeführt worden sind, können die Verbräuche gebucht werden, mindestens muss aber die Auftragszeile abgeschlossen werden.

Gemäß Prozesskette erzeugt sich nun eine Einlagerung des Leihgeräts, da Lagerort und Lagerplatz vorbelegt sind.

Abschließend wird die Servicerechnung erzeugt. Diese beinhaltet alle Positionen des Kostenvoranschlags und kann über die Funktion „Buchen“ fakturiert werden. Gemäß Einstellung schließet sich der Call mit Faktura von allein.

Reparatur außer Haus#

Beim Reparaturprozess außer Haus, wird das Gerät direkt beim Debitor vor Ort aufbereitet. Somit sind hier, außer dem Technikauftrag und der Rechnung, keine weiteren Belege nötig.

Wird mit KV vorab gearbeitet, sind an dieser Stelle in der Prozessart sowohl Kostenvoranschlag als auch die Aufwandsermittlung mittels Befundungsauftrag zu ergänzen. Eines von beidem reicht nicht aus, da der/die TechnikerIn meistens eine valide Schätzung abgeben muss und dies immer über die Aufwandsermittlung im Befundungsauftrag tut.

Auch hier wird der Call über das Marketing Cockpit und die Seriennummernkarte erzeugt. Im Call wird die Prozessart ausgewählt.

Aufgrund der Einrichtung ist dieser Call und auch der Technikauftrag mit dem Serviceort „vor Ort“ gekennzeichnet. Weiterhin sind deswegen auch keine Lagerorte und Lagerplätze automatisch eingesteuert worden. Wird jetzt der Technikauftrag erzeugt, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung.

Lagerort und Lagerplatz sind nun zu füllen, in dem im Rahmen der Technikereinsatzplanung der/die ServicetechnikerIn (im gleichnamigen Feld) im Call gefüllt wird (s. Abschnitt „Ressource“). Darüber hinaus besteht die Möglichkeit die Planung „im Kleinen“ über das Termindatum, Terminart, Block Genauigkeit, Termin – Zeit von, Termin – Zeit bis und Termin bestätigt durchzuführen, alternativ kann ein gesondertes Modul dazu genutzt werden.

Zusätzlich sind auch jetzt die Befundungen des Debitors zu erfassen und in der Callzeile zu pflegen. Diese wird, wie zuvor, als „Laienbefundung“ ohne Auswahl eines Fehlercodes eingetragen, da die Meldung des Kunden nicht als qualifizierte Beurteilung betrachtet werden kann.

Nach Eintrag des Servicetechnikers bzw. Lagerorts und Lagerplatz kann der Technikauftrag erzeugt werden. Der Innendienst hat nun die Möglichkeit bereits im Technikauftrag mögliche Ersatzteile und Ressourcen vor zu erfassen und diese dem/der TechnikerIn über den Serviceschein „mit auf den Weg zu geben“. Dazu werden im Technikauftrag die Zeilen im Planungsregister gefüllt. Anschließend ist der Serviceschein auszudrucken, welcher dem/der TechnikerIn ausgehändigt wird.

Nachdem die Reparatur durchgeführt und der Serviceschein zurückgebracht wurde, sind die Daten von diesem, wie Ersatzteile, Ressourcen oder tatsächliche Befundungen im Technikauftrag nachzutragen. Der Verbrauch muss gebucht und der Technikauftrag abgeschlossen werden.

Anschließend wird die Servicerechnung erstellt und kann an den Kunden fakturiert werden. Mit Abschluss wird auch der Call geschlossen.

Fremdreparatur aus Reparatur im Haus#

Ausgehend davon, dass mit einer Reparatur im Haus begonnen wird, werden in der Prozessart B2B REP DL nur noch die Schritte beschrieben, die benötigt werden, um den bereits vorhandenen Call mit den bereits erzeugten Belegen (wie z.B. Leihgerät oder Rücknahme) so zu ergänzen, dass der Fremdreparaturprozess komplett abgebildet werden kann. Somit sind hier zwei Umlagerungsaufträge für die Warenbewegungen zum Lieferanten und zurück enthalten sowie der Versand des reparierten Gerätes und die Leihgeräteabwicklung. Die Einkaufrechnung wird manuell und nicht über den Call abgewickelt.

Über das Marketing Cockpit wird der Debitor aufgerufen. Im Inforegister „Informationen“ werden die Seriennr. Informationen geöffnet und alle beim Debitor liegenden Geräte angezeigt. Dort wird das reklamierte Gerät ausgewählt und die Seriennummernkarte geöffnet.

Aus der Seriennummernkarte heraus wird der Call erzeugt. Die Callnummer dient als Referenz, falls der Debitor Rückfragen hat.

Die Prozessart ist auszuwählen. Die Prozessarten sind auf Basis der Call Klassifizierung und eventuell auf Basis eines Reparaturvertrags bereits vorgefiltert.

Als nächstes sind die vom Debitor genannten Befundungen in der Callzeile zu erfassen. Dabei wird Freitext erfasst, da die tatsächliche Diagnose noch nicht bekannt ist.

Nach Erfassen der Befundungen ist die Funktion „Erstelle Call Belege“ auszuführen und der Prozess wird gestartet. Dabei wird zu Beginn ein Verkaufsauftrag zur Auslieferung eines Leihgeräts erstellt.

Das Lager erstellt einen Warenausgang und bucht und druckt die Lieferung. Dabei wird neben dem Lieferschein für das Leihgerät auch direkt der Abholschein für das abzuholende, defekte Gerät ausgedruckt.

Mit Buchung des Leihauftrags wird das Leihgerät, inkl. Lagerort und Lagerplatz in den Call geschrieben bzw. bei Änderungen im Auftrag aktualisiert. Weiterhin wird automatisch die Rücknahme für das defekte Gerät erzeugt, welche anschließend über den Technikgeräteeingang einzubuchen ist. Im Technikgeräteingang wird die Seriennummer erfasst und ggf. Betriebsstunden bzw. Gerätemerkmale.

Mit Buchung wird der Bearbeitungsstatus weitergesetzt auf „20A T-KV SCHÄTZ“ und der Befundungsauftrag wird erzeugt. Aufgrund der Einrichtung ist dieser in der Kachel „Technikauftrag Arbeitsvorrat“ einsehbar.

Im Befundungsauftrag erfassen ServicetechnikerInnen die tatsächliche Befundung des Geräts, nach dessen Prüfung.

Dabei wird nun festgestellt, dass das Gerät nicht selbst repariert werden kann, sondern an einen Dienstleister geschickt werden muss. Dazu wird nun die Prozessart im Call auf „REP B2B DL“ geändert. Das System ersetzt nun alle noch nicht gebuchten/erzeugten Belege der vorherigen Prozessart durch die Zeilen der Neuen. Der Befundungsauftrag wird noch nicht abgeschlossen, da hier später die Aufwände des Dienstleisters eingetragen werden.

Wie oben bereits beschrieben, wird die Warenbewegung des defekten Geräts zum Dienstleister und zurück über Umlagerungsaufträge abgewickelt. Diese Umlagerungsaufträge sind, sofern kein Ziel definiert, rot dargestellt, da nun maßgebliche Daten für eine Belegerzeugung fehlen. Diese sind nun zu hinterlegen, in dem die entsprechende Zeile markiert und „Bearbeiten“ ausgeführt wird.

Über diesen Aufruf ändert sich nun die Maske und es können belegbezogene Daten gepflegt bzw. geändert werden, wie z.B. Bearbeitungsstatus oder Adressaten des Belegs. Für die Umlagerung bedeutet dies, dass hier im Feld „Geschäftsref. Lagerort Code“ und „Geschäftsref. Lagerplatz Code“ ein Lagerort sowie Lagerplatz hinterlegt werden. Der Lagerplatz muss dabei der Kreditorennummer des Dienstleisters entsprechen, an den die Ware verschickt wird. Auf Basis dieser Informationen wird im weiteren Verlauf ein Lieferschein (sog. Dienstleistungsauftrag) zum Versand an den Kreditor erzeugt.

Wird nun auf den Menüpunkt „Liste“ geklickt, ist die erste Umlagerungszeile nicht mehr rot. In der zweiten Umlagerungszeile wird nun auf gleichem Wege der Ziellagerort/ -lagerplatz hinterlegt, wenn das Gerät wieder zurückkommt (also wieder der Reparaturlagerort).

Da hier nun ein manueller Eingriff in den Prozess stattgefunden hat, ist die automatisierte Belegerzeugung unterbrochen. Aufgrund dessen muss erneut die Prozesskette durch Klick auf „Erstelle Call Belege“ angestoßen werden. Das System erzeugt nun folgenden Umlagerungsauftrag, in dem das Gerät eingetragen ist, Ziel ist, wie vorgegeben, der Kreditor.

Der Warenausgang wird erzeugt und das Gerät über „Buchen & Drucken“ versandt. Dabei wird folgender Lieferschein an den Lieferanten erzeugt. Die Lagerorte sind so eingerichtet, sodass das System automatisch neben dem Warenausgang vom eigenen Lager auch direkt den Wareneingang auf dem Gegenlager bucht, somit ist hier nur eine Buchung notwendig.

Durch die Buchung des Geräts zum Kreditor steht das Gerät nun auch auf der SN-Karte beim Dienstleister.

Weiterhin wurde auch der Bearbeitungsstatus automatisch weitergesetzt. Aufgrund der Einrichtung steht der Call nun in der Kachel „Call zum Service ext. Dienstleister“

Der Dienstleister führt nun ebenfalls eine Analyse durch und schickt einen Kostenvoranschlag, welcher nun im Call nacherfasst werden muss. Dazu wird die Funktion „Kostenvoranschlag erfassen“ ausgeführt.

In der sich öffnenden Maske werden nun die Aufwände sowie Kreditor der Fremdreparatur erfasst. Mit dem heutigen Stand der Umsetzung können nur Positionen mit der Art = „Ressource“ erfasst werden und keine Artikel. Sind an der Ressource EK-Preise gepflegt, werden diese gemäß Preisfindung übernommen, können jederzeit aber auch angepasst werden. Im Feld „Kreditorennr.“ kann der Kreditor eingetragen werden, an den die Ware gesendet worden ist. Die Vorbelegung eines Reparaturkreditors gibt es nicht. Die Bestellart kommt aus der Technik Einrichtung.

Um nun den Kostenvoranschlag in den Kostenvoranschlag zu übermitteln, wird auch hier, wie im Befundungsauftrag über die Funktion der Aufwandsübermittlung, die Funktion „Planung abschließen“ ausgeführt. Dabei wird der noch offene Befundungsauftrag archiviert und, sofern noch nicht erzeugt, das Angebot erstellt. Als Einstandspreis wird der EK-Preis aus der Erfassungsmaske des Kostenvoranschlags geschrieben.

Wird der KV vom Kunden genehmigt, wird die Funktion „Angebot als Angenommen abschließen“ ausgeführt, der Kreditor kontaktiert, dass die Reparatur durchgeführt werden kann. Bei Genehmigung des Kostenvoranschlags wurde im Call automatisch der zweite Umlagerungsauftrag erzeugt. Dieser wird nun geöffnet und die erste Buchung vom Dienstleister auf das Transitlager durchgeführt. Dazu wird im Umlageungsauftrag über Buchen der Ausgang verbucht. Ein Warenausgang ist nicht notwendig.

Kommt das Gerät nun vom Dienstleister zurück, kann der Wareneingang erneut über den Technikgeräteeingang eingebucht werden.

Im Anschluss erzeugt sich ein Technikauftrag, über den die ServicetechnikerInnen nun die Funktionsfähigkeit des Geräts prüfen können. Wenn alles OK ist, kann der Technikauftrag verbucht werden.

Gemäß Prozesskette wird nun der Versandauftrag für den Versand des reparierten Gerätes an den Kunden erzeugt.

In der Logistik wird nun ein Warenausgang für diesen Auftrag erzeugt und über „Buchen & Drucken“ verschickt. Dabei werden nun Lieferschein für das reparierte Gerät sowie Abholschein für das Leihgerät erzeugt. Mit Buchung des Auftrags ist außerdem die Verkaufsrücknahme für die Rückholung des Leihgeräts angelegt worden. Auch dieses Gerät wird nun über den Technikgeräteeingang vereinnahmt. Anschließend ist ein weiterer Technikauftrag zur Kontrolle des Leihgeräts erzeugt worden. In diesem werden nun ggf. Befundungen sowie Aufwände zur Instandsetzung erfasst.

Wird die Funktion „Planung abschließen“ ausgeführt, wird kein Vorgang oder KV zur Abrechnung erzeugt. Das System erkennt, dass es ein Leihgerät ist, sodass direkt mit der Aufbereitung begonnen werden. Zudem wird ein entsprechender Bearbeitungsstatus gesetzt.

Es können nun die Planungs- in die Verbrauchszeilen gezogen sowie der Verbrauch gebucht und der Technikauftrag beendet werden.

Abschließend wird das Leihgerät über ein Umlagerungsbuchblatt wieder eingelagert. Dazu werden auch hier wieder mittels „Bearbeiten“ Ziellagerort und –lagerplatz hinterlegt, sodass abschließend das Gerät eingelagert werden kann, sofern es nicht über die Kundenservice Belegarten vorbelegt wurde.

Als letztes wird die Verkaufsrechnung erzeugt, damit die Faktura an den Kunden erfolgen kann. Mit Buchung wird auch der Call abgeschlossen.

Wenn die Eingangsrechnung kommt, wird eine neue Einkaufsrechnung mit der Bestellart REP für den Kreditor aus dem Call erzeugt. Über „Wareneingangszeilen holen“ kann nun der Aufwand aus dem Call abgerufen werden. Dabei wird als Belegnummer die Callnummer angezeigt.

In die Rechnungszeilen wird automatisch das hinter der Ressource gepflegte Sachkonto gezogen sowie der Preis, welcher im Call hinterlegt worden ist. Die Einkaufsrechnung kann anschließend in die Rechnungsprüfung gehen und fakturiert werden.

Austausch von Geräten#

Für den Tausch kann eine eigene Prozessart angelegt werden, diese kann folgenden Aufbau haben. Ein Angebot wird erstellt, um dem Kunden ein Gerät anzubieten, eher der Tausch vollzogen wird. Alternativ werden die Belegarten von Hand in die verknüpften Belege des Calls geschrieben

Da der Prozess der Anlage einer Reparatur bereits zuvor beschrieben wurde, wird an dieser Stelle davon ausgegangen, dass es bereits einen Call mit einem eingebuchten Gerät und einem Befundungsauftrag gibt. Der Befundungsauftrag wird geschlossen, ggf. ein manueller Bearbeitungsstatus zur Information des notwendigen Austauschs gesetzt. Anschließend wird im Call die Prozessart gewechselt.

Die Belege der ausgewählten Prozessart werden eingetragen und die Funktion zur Erstellung der Callbelege ist auszuführen. Aufgrund dessen öffnet sich das Angebot, in dem händisch das Gerät einzutragen ist, welches angeboten werden soll. Wird kein Angebot erstellt, sondern direkt ein Tauschauftrag genutzt, so ist der Schritt nicht in der Prozessart enthalten. Wird das Angebot akzeptiert, wird dort die Funktion „Angebot als Angenommen abschließen“ ausgeführt. Der Tauschauftrag wird erzeugt und die Maske zur Auswahl des Geräts öffnet sich. Wie beim Leihgerät auch, steht links das defekte Gerät. Rechts kann das Gerät eingetragen werden, gegen welches das Defekte getauscht werden soll.

Der Tauschauftrag wird erzeugt, sodass die Logistik das Gerät versenden kann. Gemäß Preisfindung steht in der Zeile auch der errechnete Verkaufspreis.

Nach Auslieferung wird der Call automatisch abgeschlossen und der Auftrag kann dennoch fakturiert werden.

Der Prozess eines Garantietauschs wurde nicht explizit beschrieben. Dies ist darauf zurückzuführen, dass der Prozess 1:1 funktioniert, wie der zuvor beschriebene Tauschprozess. Dafür ist einzig die Belegart „Garantietausch“ notwendig. Die Belegart unterscheidet sich vom TAUSCH nur in der Auftragsart.

Die Auftragsart besitzt einen Rabattgrund, welcher die Erstellung einer Rechnung unterbindet und zudem den Verkaufspreis mit 100% rabattiert.

Wartungsprozesse für Händler und Hersteller#

Der Abruf fälliger Wartungen werden auf Basis der Wartungspläne in das Wartungscockpit abgerufen, um dort die Wartungen zu planen.

Die hier beschriebenen Prozesse sind exemplarisch und können auch abweichend ausgeführt werden. Zum Beispiel kann in allen Prozessen die Prozessart direkt im Wartungscockpit vorgegeben werden, genauso wie sie erst nach Ermittlung des Wartungsvertrags ausgewählt werden kann.

Abruf fälliger Wartungen#

Hinter jedem Artikel sind Wartungspläne gepflegt, welche bei Erstauslieferung an die Seriennummernkarte vererbt werden. Zudem wird dabei dann auch das Datum der nächsten fälligen Prüfung berechnet. Um nun abzurufen, welche Wartungen/ Prüfungen als nächstes fällig sind, wird das Wartungscockpit genutzt. Dort werden über die Funktion „Erstelle Wartungsposten“ die fälligen Geräteprüfungen abgerufen. Dabei kann nach unterschiedlichen Kriterien, wie z.B. Prüfart, Gerät im Haus oder nicht, Artikelfamilien oder Fälligkeitsdatum gefiltert werden. Über das Feld „Erstelle Planung bis Datum“ wird der Betrachtungszeitraum festgelegt, bis zu dem hier eingetragenen Datum werden alle noch nicht bearbeiteten Prüfungen abgerufen. Der Schalter „Gerät im Haus“ dient der Steuerung, dass im Haus befindliche Gerät explizit ebenfalls geprüft werden sollen.

Auf Basis dieser Informationen werden nun die fälligen Wartungen in das Cockpit abgerufen. Im Folgenden werden einige ausgewählte Felder beschrieben:

Neben der Funktion zum Abrufen der fälligen Wartungen können weiterhin die Seriennummernkarte (Funktion Seriennr.-Info-Karte) geöffnet und Calls erstellt werden mittels „Calls erstellen“. Dabei werden für alle Wartungscockpitzeilen Calls erzeugt. Eine Filterung erfolgt vor Ausführung der Funktion im Wartungscockpit.

Wartungen, welche bereits in einem Call verarbeitet werden, können nicht mehr aus Wartungscockpit gelöscht werden.

Die Funktion „Vorhandenen Call zuordnen“ wird im Abschnitt „Zuordnung von Wartungen zu bestehenden Calls“ erläutert.

Wartung außer Haus#

Ein Gerät soll gewartet werden – die Fälligkeit ist der 27.09.2021

Die Prozessart wird im Wartungscockpit durch die Technik Einrichtung vorgegeben und anschließend der Call erzeugt.

Der Call wird erzeugt, anschließend ist im Register „Allgemein“ der/die ServicetechnikerIn zu pflegen. Auf Basis dessen wird automatisch Lagerort und Lagerplatz eingesteuert. Bei Wartungen bzw. Servicecalls allgemein, die vor Ort durchgeführt werden sollen, muss vor Erstellung des ersten Callbelegs ein/e TechnikerIn eingetragen werden.

Der Call ist nun als Wartungscall gekennzeichnet, zudem ist ein entsprechender Bearbeitungsstatus sowie die Prüfart gesetzt.

Der Technikauftrag wird nun über die Funktion „Erstelle Call Belege“ im Call erzeugt, dort kann nun bereits die Ressource für die durchzuführende Tätigkeit eingetragen werden. Alternativ ist auch hier, in den Technikauftragszeilen die Prüfung enthalten. Mit einem Technikauftrag können auch mehrere Prüfungen auf einmal durchgeführt werden, da die jeweilige Prüfung durch Eintragen des Arbeitstypen aus der Einrichtung der Wartungspläne hochgesetzt wird.

Anschließend kann der Serviceschein für den/die TechnikerIn aus dem Call heraus gedruckt werden.

Sofern keine Serviceapp genutzt wird, muss der Technikauftrag nach Durchführung der Wartung nachgearbeitet werden. Dazu wird nun „Planungs- in Verbrauchszeilen übernehmen“ aufgeführt sowie „Verbrauch buchen“ und „Auftragszeile abschließen“.

Abschließend wird die im Anschluss erzeugte Servicerechnung fakturiert.

Wenn Call und Technikauftrag abgeschlossen sind, wird das Gerät automatisch aus dem Wartungscockpit gelöscht. Zudem wird bei Buchung des Verbrauchs im Technikauftrag das „Datum der nächsten Prüfung“ gemäß der Einrichtung am Artikel hochgesetzt (Feld Wartungsintervall gemäß MPG Anhang 1 auf der Artikelkarte).

Die sicherheistechnische Kontrolle (STK) war fällig, da die Wartung in diesem Zuge auch ausgeführt worden ist, wurde der Eintrag ebenfalls hochgesetzt.

Wartung im Haus#

Ein Gerät soll gewartet werden, die sicherheitstechnische Kontrolle (STK) ist zum 03.10.2021 fällig.

Die Prozessart wird im Wartungscockpit aus der Technik Einrichtung vorbelegt. Da die Vorbelegung eine Wartung außer Haus ist, nun aber eine Wartung im Haus stattfinden soll, wird die Prozessart geändert, bevor der Call erzeugt wird.

Der Call wurde erstellt, die gesamte Prozessart zur Wartung im Haus wird eingetragen, sodass das Gerät zurückgeholt, aufbereitet und zurückgesendet werden kann.

Die Callbelege werden erstellt, sodass zu Beginn über den Technikgeräteeingang der Wareneingang eingebucht werden kann. Zudem kann vorab aus dem Call heraus ein Abholschein gedruckt werden, über die Funktion „Abholschein Drucken“. Bei Nutzung des Technikgeräteeingangs sind ggf. Betriebsstunden und Gerätemerkmale zu pflegen

Anschließend wird automatisch der Befundungsauftrag erzeugt. Im Register „Planung Material/Ressourcen“ sind nun die Aufwände für die Wartung zu erfassen. Dabei muss mindestens eine Ressource mit einem entsprechenden Arbeitstypen, gemäß der Einrichtung der Wartungspläne hinterlegt werden. Wenn später ein im Technikauftrag hinterlegter Arbeitstyp dem Arbeitstypen des Wartungsplans entspricht, so wird das Datum der nächsten Prüfung am Gerät hochgesetzt. Sollten mehrere Defekte vorhanden sein, können ebenfalls Befunden mit Details erfasst werden (wie bei der Reparatur).

Abschließend ist die Funktion „Aufwand übermitteln“ auszuführen, sodass der Kostenvoranschlag an den Kundenübermittelt werden kann. Der Bearbeitungsstatus in Call/ Technikauftrag wird gemäß Einrichtung umgesetzt, sodass der Call in der entsprechenden Kachel „Techniker KV ermittelt“ angezeigt wird. Das Angebot wird wie bei der Reparatur auch, auf angenommen gesetzt.

Kommt die Genehmigung, so wird das Angebot auf angenommen gesetzt, wodurch der Bearbeitungsstatus im Call geändert und der Technikauftrag erzeugt wird, sodass der/die TechnikerIn mit der Wartung beginnen kann. Nun sind auch hier die Verbrauchszeilen befüllen, der Verbrauch zu buchen und der Technikauftrag abzuschließen.

Mit Buchung des Verbrauchs wird das Datum für die nächste Prüfung am Gerät hochgesetzt. Zuletzt wir der Technikauftrag beendet.

Gemäß Prozesskette wird mit Abschluss des Technikauftrags der Versandauftrag erzeugt, sodass das Gerät an den Kunden zurückgeschickt wird. Mit Buchung der Lieferung wird ggf. zusätzlich der Abholschein für das Leihgerät ausgedruckt, sofern eines ausgegeben wurde. Zudem ist ggf. der Serviceschein als Nachweis der Leistungserbringung auszudrucken.

Abschließend wird der Rechnungsbeleg aus dem Call heraus erzeugt, welcher zu fakturieren ist.

Zuordnung von Wartungen zu bestehenden Calls#

Wie bereits zuvor beschrieben, kann es vorkommen, dass ein Gerät bereits zur Reparatur oder einer anderen Art eines Service im Haus ist und zusätzlich eine Wartung ansteht. Damit der/die TechnikerIn dann nicht nochmal zum Kunden oder das Gerät erneut eingeschickt werden muss, ist im Wartungscockpit erkennbar, ob es für das Gerät bereits ein oder mehrere offene Calls gibt. Dazu dient das Feld „Vorhandene Calls“, indem, bei mehr als einem offenen Call eine Zahl steht, welche in rot und kursiv bzw. fett geschrieben dasteht.

Per Klick auf die Zahl öffnet sich entweder eine Übersicht aller offenen Calls (bei zwei oder mehr) oder es öffnet sich direkt der Call (bei einem vorhandenen Call), sodass geprüft werden kann, wie weit dieser vorangeschritten ist.

Um die Wartung aus dem Cockpit dem bestehenden Call zuzuordnen, wird im Wartungscockpit die Funktion „Vorhandenen Call zuordnen“ ausgeführt.

Es öffnet sich eine Übersicht über alle Calls, sodass der markierte Call ausgewählt wird, durch Bestätigen der Maske wird der Call zugeordnet.

Die Callnummer wird nun in die Cockpitzeile eingetragen und der Postenstatus wird weitergesetzt.

Zusätzlich wurde sowohl im Call als auch Befundungs- oder Technikauftrag eine Bemerkung eingetragen, welche Prüfung durchzuführen ist.

Mehr Automatismus ist an dieser Stelle nicht möglich, da es unendlich viele Konstellationen geben kann, in der sich ein Servicecall befinden kann (Warten auf das Gerät, nur angelegt, KV bereits erstellt, Gerät wird wieder zurückgesendet, Faktura durchgeführt…), sodass eine reine Information angezeigt wird oder aber ein weiterer neuer Call angelegt werden kann.

Mehrzeilige Reparaturen#

Da Kunden oftmals mehrere Geräte gleichzeitig zur Reparatur geben, können diese auch in einem Call zusammengefasst werden. Diese Zusammenfassung gilt nur für Reparaturen im B2B-Geschäft, nicht in Prozessen mit der Rezeptabwicklung und Krankenkassen.

Sobald mehrere Zeilen in einem Call stehen, kann der Prozessablauf nicht mehr automatisch durchlaufen werden. Dies liegt daran, dass es beliebig viele Konstellationen geben kann, in dem der Workflow der einen Zeile auf den der anderen Zeile warten muss. Diese dauerhaften Abfragen können einen Einfluss auf die Performance des Systems haben.

Zuordnung Belegverknüpfungscodes zu den Prozessarten#

Wie bereits im Abschnitt „Kundenservice Prozessarten“ beschrieben, müssen die einzelnen Prozessschritte mit den Belegverknüpfungscodes und Belegverknüpfungsstatus versehen werden. Der Belegverknüpfungsstatus sollte immer der „Abschluss Bearbeitungsstatus“ der vorangegangenen Zeile sein. Sofern das nicht eindeutig ist (wie bei Abschluss eines KV’s), muss im Belegverknüpfungsstatus der Status eingetragen sein, welcher in den meisten Fällen erwartet wird, unabhängig des Abschlussbearbeitungsstatus.

Die Zuordnung muss bei jeder zum Einsatz kommenden Prozessart vorgenommen werden.

Zusammenfassungskriterien mehrerer Callzeilen in einen Beleg#

Es können nicht beliebige Zeilen mit gleichem Bearbeitungsstatus in einem Beleg zusammengefasst werden. Für die Zusammenfassung gelten folgende Kriterien:

1) Gleicher Belegverknüpfungscode: Es werden nur Call-Belege mit dem gleichen Belegverknüpfungscode zusammengefasst.

2) Gleicher Ausgangslagerort (Lagerort der Callzeile): Für einen Sammelbeleg werden dabei nur die Belege mit dem gleichen Ausgangslagerort betrachtet. So wird verhindert, dass z.B. Lagerausgänge aus dem Lagerort „NORD“ und Lagerort „SÜD“ in einem Beleg zusammengefasst werden. Sondern jede Zuständigkeitseinheit für sich („NORD“ oder „SÜD“) ihre eigenen Belege bearbeiten kann.

3) Gleiche Geschäftsreferenz (Geschäftsreferenzart und Geschäftsreferenznummer): Der Sammelbeleg kann sich nur an eine Geschäftsreferenz richten z.B. Kreditor 7411. Daher können in einem Sammelbeleg auch nur Call-Belege mit einer und der gleichen Geschäftsreferenz zusammengefasst werden.

4) Gleicher Ziellagerort (Bei Umlagerungsaufträgen und Umlagerungsbuchblättern): Handelt es sich bei dem Sammelbeleg um eine Umlagerung (Umlagerungsauftrag / Umlagerungsbuchblatt) so ist auch der Ziellagerort entscheidend. Hier werden nur einzelne Call-Belege zu einem Sammelbeleg zusammengefasst, die den gleichen Ziellagerort haben

Zusammenfassung gleicher Belege unterschiedlicher Belegarten#

Es besteht auch die Möglichkeit, dass unterschiedliche Prozesse die gleiche Basis Belegart (z.B. Verkaufsauftrag) haben, aber andere Belegarten (z.B. VERSAND und TAUSCH) sind. Trotzdem besteht die Möglichkeit, dass alle Callzeilen in einem Beleg (hier der Verkaufsauftrag) zusammengefasst werden können. Da die Belegarten aber unterschiedliche Auftragsarten mit unterschiedlichen Einstellungen haben können, spielt die Auftragsart keine primäre Rolle mehr. Es wird an dieser Stelle einfach die Auftragsart der ersten Belegart eingesteuert. Sind dort Zeilen enthalten, welche andere Einstellungen benötigen, so sind diese händisch an der jeweiligen Zeile im Beleg vorzunehmen.

Anlage eines Calls mit mehreren Zeilen#

Mehrzeilige Calls können auf zwei Weisen erzeugt werden. Zum einen kann ein bestehender einzeiliger Call erweitert werden. Zum anderen kann ein Call ohne Zeilen erzeugt und anschließend in den Geräten befüllt werden.

Erweiterung einzeiligen Call#

Wie in den bisherigen Prozessen auch wird ein Call über das Marketing Cockpit und die Seriennummernkarte für einen spezifischen Call Klassifizierung erzeugt.

An dieser Stelle wird nun eine weitere Zeile unten drunter ergänzt. Dazu wird zu Beginn die Art definiert (hier Gerät). Ist die Seriennummer bekannt, kann direkt im Feld „Seriennr.“ abgetaucht werden.

Es öffnet sich eine Maske, in der sich alle beim Kunden befindlichen Geräte angezeigt werden. Das entsprechende Gerät wird ausgewählt und somit in die Callzeile eingetragen.

Anlage Call über Marketing Cockpit oder Debitor#

Sowohl auf der Debitorenkarte als auch im Marketing Cockpit gibt es eine Funktion „Neuer Call“. Diese Funktion legt einen Call einer ausgewählten Klassifizierung an.

Es wird ein Call ohne Zeilen erzeugt, da der Beleg allgemeingültig vom Debitor oder aus dem Marketing Cockpit heraus erzeugt worden ist.

Wie zuvor auch, wird auch hier die Art bestimmt und es kann ebenfalls über die Seriennr. abgetaucht und je Callzeile ein Gerät ausgewählt werden. Die Zeilen werden im Call ergänzt.

Zuordnung der Prozessarten#

Gilt für alle Zeilen die gleiche Prozessart, so kann diese im Callkopf vorgegeben werden. Diese wird im Anschluss an alle Zeilen übertragen und die verknüpften Belege entsprechend eingetragen.

Gelten für einzelne Callzeilen abweichende Prozessarten, so können diese an der jeweiligen Callzeile ausgewählt werden. Dazu wird auch hier auf dem Feld „Prozessart“ abgetaucht.

In der sich öffnenden Maske wird die gewünschte Prozessart ausgewählt und in die Callzeile eingetragen.

Beispielprozess mehrere Zeilen mit der gleichen Prozessart#

Sind einem Call die gleichen Prozessarten zugeordnet, stehen zu beiden Callzeilen die gleichen verknüpften Belege mit den gleichen Einrichtungen. Wie auch bei einzeiligen Calls, werden auch hier über die Funktion „Erstelle Call Belege“ die Belege erzeugt.

In der sich öffnenden Maske werden nun alle sich zum aktuellen Zeitpunkt zusammenfassbaren Sammelbelege oder Einzelbelege angezeigt. Über die Ampel ist erkennbar, welcher Beleg aktuell erstellbar ist. Sind Belege nicht (gesammelt) erzeugbar, so können über den kleinen Pfeil links die Belegdetails geöffnet werden. Unter den Zeilen in den Hinweisen wird dann je Zeile angegeben, warum der Beleg nicht erstellbar ist. Als Sammelbelege gelten jene Belege mit einem Belegverknüpfungscode, Zeilen der verknüpften Belege ohne einen solchen Code sind Einzelbelege und werden separat aufgeführt.

Um in diesem Fall die Rücknahme zu Service zu erzeugen, ist der Haken „Beleg erstellen“ an der allgemeinen Belegzeile zu setzen (da alle Zeilen in einem Beleg zusammengefasst werden sollen).

Das System erzeugt nun einen Beleg für beide Callzeilen. Die Callzeilen werden nun in zwei separaten Zeilen in die Verkaufsrücknahme geschrieben.

Jede Seriennummer kann nun einzeln über den Technikgeräteeingang eingebucht werden. Mit Buchung setzt sich nun der jeweilige Abschluss Bearbeitungsstatus der Prozessartenzeile. In diesem Schritt wird nun einmal nur die erste Zeile über den Technikgeräteeingang verbucht.

Der Bearbeitungsstatus der einen Zeile hat sich nun weitergesetzt, auch wurde der Beleg nur in der ersten von beiden Zeilen beendet.

Für die erste Zeile könnte nun z.B. bereits ein Befundungsauftrag zwecks Aufwandsermittlung erstellt werden. Aufgrund dessen ist die Ampel an dieser Stelle gelb. Belegdetailzeilen, für die ein Beleg erstellt werden darf, werden schwarz dargestellt, alle anderen in rot und kursiv. Wenn der Beleg erzeugt werden soll, wird auch hier der gleiche Haken gesetzt, das System nimmt nun alle Zeilen, welche den entsprechenden Bearbeitungsstatus haben, mit in den zu erzeugenden Beleg.

Nun wird nur für die eine Callzeile ein Befundungsauftrag erzeugt. Dieser wird nun genauso bearbeitet, wie in einzeiligen Calls und Reparaturen auch. Aufgrund dessen findet an dieser Stelle keine genauere Erläuterung statt.

Da für einen KV nun die Gesamtbelegerstellung eingestellt ist, kann der nächste Beleg erst dann erstellt werden, wenn zuvor das zweite Gerät vereinnahmt und befundet worden ist.

Dies wird nun durchgeführt, sodass im Anschluss ein Kostenvoranschlag für beide Geräte erzeugt werden kann, über den bereits gezeigten Weg. Das Angebot weist nun je Gerät alle Positionen für die Instandsetzung auf.

Wird das Angebot im Gesamten angenommen, so wird die Funktion „Angebot als Angenommen abschließen“ ausgeführt. Wird es in Gänze oder teilweise abgelehnt, so ist die Funktion „Angebot als Abgelehnt abschließen“ auszuführen und je nach Fall ein oder mehrere neue Angebote zu erzeugen. Wird das Angebot angenommen, kann nun ein Technikauftrag über das Erstellen der Callbelege erzeugt werden.

In Abhängigkeit, welche Technikauftragszeile nun markiert ist, werden in den Folgeregistern der Planung und des Verbrauchs die weiteren Positionen angezeigt. Auch die Funktionen Stücklistenkomponenten, Planung- in Verbrauchszeilen übernehmen, Verbrauch buchen und Auftragszeile abschließen werden in Abhängigkeit der markierten Technikauftragszeile ausgeführt. Ähnlich verhält es sich mit den Funktionen an der Technikauftragszeile.

Je Technikauftragszeile muss nun der Verbrauch gebucht werden. Ist bei mehrzeiligen Technikaufträgen die Reparatur oder Wartung erledigt, wird auch hier die Auftragszeile geschlossen. Im Gegensatz zu einzeiligen Reparaturen wird nicht der ganze Technikauftrag erledigt, sondern nur die Zeile, sodass der mehrzeilige Call für das eine Gerät weitergeführt wird. Im Technikauftrag ist das jeweilige Gerät als erledigt gekennzeichnet.

Sind alle Technikauftragszeilen abgearbeitet, schließt sich der Technikauftrag ebenfalls komplett. Als nächstes kann dann der Versandauftrag erstellt werden, wieder über die Funktion „Erstelle Call Belege“. Mit jedem erledigten Beleg reduziert sich die Liste der abzuarbeitenden Belege.

Der Auftrag kann nun geliefert werden, aufgrund der Sammelbelegs-Einstellung sind beide Geräte enthalten. Neben dem Lieferschein kann auch der Serviceschein und im Falle eines Leihgeräts auch der Abholschein gedruckt werden.

Der Bearbeitungsstatus hat sich auch hier auf den Abschlussstatus des gebuchten Versandes gesetzt, sodass nun abschließend die Rechnung erzeugt werden kann.

Da es für mehrzeilige Reparaturen und Wartungen keinen Automatismus gibt, muss auch der Call über die Funktion „Call abschließen“ von manuell geschlossen werden.

Beispielprozess mehrere Zeilen mit unterschiedlichen Prozessarten#

Wie zuvor erwähnt, kann ein Call auch mehrere Geräte mit mehreren Prozessarten verwalten und bearbeiten.

Wird nun ein Callbeleg erstellt, gelten zwei Belege als erzeugbar, einmal ein Leihauftrag für das Versandgerät der zweiten Zeile, und einmal die Rücknahme für die erste Zeile, da beide Belege auch in Teilen erstellt werden dürfen. Zudem sind zwei Technikaufträge als „Einzelbelege“ enthalten, da diesen kein Belegverknüpfungscode zugewiesen worden ist.

Da zwei Belege erzeugbar wären, kann der Haken zur Belegerstellung bei beiden Belegen gesetzt werden. Der Call erzeugt aufgrund dessen beide Belege parallel. Das Leihgerät kann nun versandt werden. Über den Technikgeräteeingang wird das erste defekte Gerät eingebucht. Wird nun der nächste Call Beleg erstellt, kann nur die Rücknahme für das zweite Gerät erzeugt werden und kein Befundungsauftrag, da beide Belege zusammengefasst in einem Befundungsauftrag stehen sollen. Somit wird die zweite Verkaufsrücknahme gebucht.

Ein Befundungsauftrag für beide Geräte kann nun erzeugt werden.

Alle Funktionen mit Ausnahme der Erstellung von Wiedervorlagen oder der Berechnung der Beträge und den Standardfunktionen von Microsoft Dynamics 365 Business Central, sind im Befundungsauftrag, wenn mehrere Zeilen enthalten sind, zeilenbezogen. Zudem muss auch je Befundungsauftragszeile das Planungsregister sowie die Befundungen befüllt werden, ehe jeweils der Aufwand übermittelt werden kann. Wie zuvor beschrieben, kann dies über die Stücklistenkomponenten geschehen oder über das manuelle Befüllen der Zeilen. Je Zeile wird dann der Aufwand übermittelt, an der entsprechenden Befundungsauftragszeile setzt sich dann ein entsprechendes Kennzeichen.

Wurde bei allen Zeilen der Aufwand übermittelt, so schließt sich automatisch auch der Befundungsauftrag im Gesamten.

Anschließend kann wieder ein Angebot erstellt werden. Dies hat den gleichen Aufbau wie bisher, je Gerät werden die angebotenen Positionen angezeigt. Über die bereits bekannten Funktionen kann ein Angebot als angenommen oder abgelehnt abgeschlossen werden.

Da die Technikaufträge keine Belegverknüpfungscodes besitzen, werden diese nicht als Sammelbelege angezeigt, sondern in den einzelnen Belegen. Alternativ könnten auch diesen Zeilen ein Belegverknüpfungscode hinterlegt werden, mit Teilerstellung, sodass auch dann einzelne Technikaufträge je Gerät erzeugt werden. Bei Einzelbelegen muss die Belegzeile markiert werden und nicht der Sammelbeleg.

Die weiteren Prozesse der Durchführung des Service, Versand und Faktura sowie die weitere Abwicklung des Leihgeräteprozesses erfolgt, wie in den vorherigen Prozessen auch und wird hier nicht näher beschrieben.

Weitere Funktionalitäten im Rahmen der Belegerstellung#

Wird ein Call Beleg erstellt, gibt es die Möglichkeit diesen vor Belegerstellung nochmals zu bearbeiten. Dazu dient die Funktion „Bearbeiten“. Dies ist nur auf der einzelnen Belegzeile möglich, nicht auf dem übergeordneten Sammelbeleg. Die Funktion „Beleg markieren“ markiert die entsprechende Zeile, wie das Setzen des Hakens im Feld „Beleg erstellen“.

Es besteht nun die Möglichkeit die diversen Felder der Details der verknüpften Belege, vor Erstellung zu bearbeiten. Dies kann insbesondere bei den Umlagerungsbelegen und -buchblättern Sinn machen.

Über die Funktionen „Änderungen verwerfen“ und „Änderungen Speichern“ werden die Einträge verworfen oder gespeichert. Die Speicherung ist vor Erzeugung des Belegs zwingend notwendig, da die Daten sonst nicht übernommen werden.

Interne Reparatur von eigenen Geräten und Maschinen#

Bis dato wurde in den vorherigen Abschnitten sämtliche Reparaturen oder Wartungen beschrieben für Geräte, die einem Kunden gehören. Das Modul kann aber auch für eigene Geräte, Maschinen oder Prüfmittel genutzt werden, ohne dass diesen zwingend ein Debitor (Besitzer) zugeordnet sein muss. Der Service kann dennoch durchgeführt werden, allerdings können niemandem die Kosten in Rechnung gestellt werden.

Diese Geräte haben genauso Wartungspläne und Stücklisten hinterlegt, wie externe Geräte auch. Soll eine regelmäßige Prüfung über den gleichen Prozess wie der zuvor beschriebenen Wartung stattfinden, so wären hier die Wartungspläne manuell an der Seriennummernkarte zu befüllen. Alternativ kann auf Basis einer Kalibrierung eines Prüfmittels manuell ein Call zur Wartung angelegt werden. Ein solcher Wartungs- oder Reparaturprozess würde wie folgt ablaufen.

Wird manuell ein Call angelegt, so geschieht dies über die Seriennummernkarte über die Funktion „Neuer Call“, sodass im Anschluss der Call klassifiziert wird.

Eine Prozessart zur internen Reparatur wird ausgewählt. Die Prozessart sieht eine Umlagerung in die Werkstatt vor, einen Beleg zur Aufbereitung/ Prüfung des Geräts sowie eine Umlagerung aus Werkstatt zurück an den Bestimmungsort.

Ist ein Lagerort bereits an den Belegarten vordefiniert, kann direkt ein Callbeleg erstellt werden. Alternativ wird über „Bearbeiten“ an der Zeile des verknüpften Belegs ein „Geschäftsref. Lagerort Code“ und „Geschäftsref. Lagerplatz Code“ hinterlegt. Gleiches kann bereits jetzt auch bei der Umlagerung aus der Werkstatt heraus hinterlegt werden, sodass der automatische Prozessablauf nicht abbricht.

Ist dies geschehen, würden nun die Funktion „Erstelle Call Belege“ ausgeführt und das Umlagerungsbuchblatt zur Umlagerung in die Werkstatt befüllt werden.

Das Gerät ist nun in die Werkstatt gebucht worden und der Technikauftrag zur Prüfung/ Aufbereitung wurde erzeugt. Dieser kann ebenfalls über die Kachel des Arbeitsvorrats des Technikers geöffnet werden. Im Register „Allgemein“ steht nun kein Kunde drin, da das Gerät keinen Besitzer hat, da es ein eigenes Gerät ist.

Es können nun bei Bedarf Befundungen erfasst werden, wie bei Kundenreparaturen oder -wartungen auch. Mindestens müssen im Verbrauchsregister die Aufwände erfasst werden. Der Verbrauch wird gebucht und der Technikauftrag abgeschlossen, wenn das Gerät/ Maschine repariert oder das Prüfmittel kalibriert worden ist. Dadurch erstellt sich die weitere Umlagerung zurück zum Bestimmungsort, wenn diese verbucht wird, wird der Call automatisch abgeschlossen und das Gerät ist wieder einsatzfähig.

In den Geräteposten der Seriennummernkarte können nun die Kosten des Service eingesehen werden.

Handelt es sich dabei um einen Call einer Kalibrierung, so ist nun die Kalibrierung am Prüfmittel ebenfalls manuell zu bearbeiten, da der Call mit Technikauftrag ein reiner Werkstattauftrag war. Eventuelle Verbindungen zwischen dem Zusatzmodul der Qualitätskontrolle und dem Modul für den technischen Service wären eine Erweiterung.

Zubehöraufträge und -angebote#

Neben klassischen Reparaturen und Wartungen können hierüber auch Kundenanfragen bzgl. möglicher Ersatzteile, inkl. des Erstellens eines Angebots und eines Auftrags abgewickelt werden. In diesen Fällen muss nicht zwingend eine Reparatur oder Wartung stattfinden, dennoch muss ein Servicetechniker die korrekten Ersatzteile definieren, anhand eines möglichen Fehlers. Folgende Prozessart ist dafür von Nöten.

Diese Prozessart beinhaltet zwei Zubehörbelegarten, welche die entsprechenden Einrichtungen haben müssen. Damit gelten sie als normale Verkaufsbelege.

Für eine solche Anfrage würde nun ein Call, z.B. für ein konkretes Gerät, angelegt und die Prozessart ausgewählt werden.

Die Callbelege werden erstellt und ein/e ServicetechnikerIn erhält nun einen Befundungsauftrag, indem dieser Zeilen möglicher Ersatzteile erfassen kann. Dabei müssen diese explizit als „Verkaufspositionen“ gekennzeichnet werden. Zur Erfassung der Zeilen können die bereits bekannten und zuvor beschriebenen Funktionalitäten genutzt werden.

Über „Aufwand übermitteln“ wird der Beleg geschlossen und die Daten an das nachfolgende Angebot für die Ersatzteile/ das Zubehör übermittelt. Übertragen werden nur jene Verkaufspositionen.

Das Angebot kann nun an den Kunden gesendet und ebenfalls über die Funktion „Angebot als Angenommen abschließen“ akzeptiert werden, sodass nachfolgend der Verkaufsauftrag zur Auslieferung und Faktura erstellt werden kann.

Im Verkaufsauftrag könnte nun über die Zeilenfunktion „Artikel-/ Gerätezuordnung“ der Artikel einem Gerät zugeordnet werden, sodass diesem in den Artikel-/Gerätezuordnungsposten ein Eintrag zugewiesen worden ist. Dieser Prozess wird im Abschnitt „Zuordnung Komponenten zu Gerät im Verkauf“ erläutert.

Der Verkaufsauftrag ist nun freigegeben und kann über den Warenausgang verschickt und anschließend fakturiert werden.

Weitere Prozesse#

Im folgenden Abschnitt werden weitere, allgemeine Prozesse im Rahmen des technischen Service beschrieben.

Verschrottung von Geräten#

Eine Verschrottung ist immer als Teilprozess vorheriger Reparaturen zu sehen und kann sehr unterschiedlich gehandhabt werden. Wichtig ist, dass es eine Belegart gibt, welche folgenden Mindestaufbau haben muss. Es muss die Basis Belegart = „Artikel Buch.-Blatt“ sein, zudem muss der Haken Verschrotten gesetzt sein, damit auch die Seriennummernkarte gesperrt wird.

Falls es im Rahmen einer Reparatur oder einer Wartung zu einer Verschrottung kommt, kann nun entweder die eigens dafür angelegte Prozessart im Call ausgewählt werden. Soll neben der Aussonderung auch gleich ein Tauschauftrag oder ein Angebot dafür erstellt werden, so wäre dies ein weiterer Prozessschritt der Prozessart SCHROTT.

Die neue Prozessart wird nun im Call ausgewählt. Dabei werden die noch nicht erzeugten Belege durch die neuen Belege der Prozessart ersetzt. Der Beleg wird erzeugt und das Artikelbuchblatt wird direkt mit dem Gerät mit der Callzeile befüllt.

Mit Buchung wird die Seriennummernkarte gesperrt, zudem als verschrottet gekennzeichnet, inkl. Festhalten der Person und des Datums, wann dies durchgeführt worden ist. Die Felder werden ebenfalls dann aktualisiert, wenn das Kennzeichen der Verschrottung wieder entfernt wird.

Existiert keine eigene Prozessart dafür, so kann in den verknüpften Belegen die Belegart SCHROTT auch manuell eingetragen werden. Dazu sind dann ebenfalls händisch alle nicht benötigten Belege zu löschen.

Der weitere Prozess ist identisch mit dem bereits beschriebenen Vorgehen.

Ändern Prozessart#

Es kann immer wieder vorkommen, dass bei Anlage eines Calls von einer anderen Art des Service ausgegangen wird, als es tatsächlich ist. Dies hat zur Folge, dass ggf. die falschen Prozessarten zur Auswahl stehen oder der falsche Vertrag gültig ist.

Die Call Klassifizierung kann nun geändert werden, sofern alle verknüpften Belege entweder gebucht oder nicht erzeugt worden sind. Sind Belege erstellt, aber nicht verarbeitet worden, kann die Call Klassifizierung nicht gewechselt werden, eine entsprechende Fehlermeldung erscheint.

Die Call Klassifizierung kann gewechselt werden, die Prozessart wird geleert.

Auf Basis der neuen Call Klassifizierung prüft das System automatisch das Vorhandensein von Verträgen, zudem werden nun alle Prozessarten zur Auswahl gestellt, die der neuen Klassifizierung entsprechen.

Die Prozessschritte der neu ausgewählten Prozessart werden nun unter die bereits verarbeiteten Belege geschrieben.

Unexpected Return#

Ein unexpected return in KUMAVISION healthcare365 wird jeder unerwartete Wareneingang eines (un-) bekannten Geräts gesehen. Das bedeutet, dass zum angekommenen Gerät kein Call existiert, mit dessen Hilfe die Ware eingebucht werden kann.

Wenn das Gerät ankommt, wird auch dieses über den Technikgeräteeingang eingebucht. Nachdem die Seriennummer erfasst worden ist, sind auch hier Lagerort/ Lagerplatz nachzuerfassen, da kein Call bzw. Rücknahme vorhanden ist. Zudem sind ggf. auch Betriebsstunden oder Gerätemerkmale und Zubehör zu erfassen.

Obwohl weder Call noch Rücknahme vorhanden sind, wird das Gerät eingebucht, da vorher ein Call mit der Prozessart für unerwarteten Wareneingang aus der Technik Einrichtung angelegt wird. Aus dieser Prozessart heraus wird die Verkaufsrücknahme für den Wareneingang erzeugt und eingebucht.

Aufgrund der Prozessart bzw. des Bearbeitungsstatus kann nun im Rollencenter, beispielsweise in der Kachel „Call unklar“ der Call gefunden und bearbeitet werden.

Undefinierter Prozess#

Als undefinierter Prozess wird ein Call angesehen, welcher zwar für ein Gerät angelegt, aber nicht weiterbearbeitet worden ist. In diesem Fall fehlt die Prozessart, sodass unklar ist, was mit dem Gerät zu passieren hat. Auch diese Geräte sind im Wareneingang einzubuchen, müssen danach aber wieder kenntlich gemacht werden, dass für den Innendienst klar ist, dass hier Nacharbeiten nötig sind, um den richtigen Prozess in die Wege zu leiten.

Es wurde ein Call angelegt für ein konkretes Gerät, jedoch nicht weiterbearbeitet. So fehlt die Prozessart um zu definieren, welcher Prozess hier anzuwenden ist.

Anschließend wird das Gerät geliefert und soll nun über den Technikgeräteeingang vereinnahmt werden. Dazu wird die Seriennummer sowie die Betriebsstunden erfasst und über den Aufruf „Buchen“ der Wareneingang verbucht. Da keine Rücknahme vorhanden ist, sind außerdem Lagerort und Lagerplatz zu pflegen.

Das System hat nun keinen neuen Call angelegt, sondern erkannt, dass für das Gerät bereits einer vorhanden ist.

Stattdessen wurde im bereits bestehenden Call die Prozessart für undefinierte Prozesse aus der Technik Einrichtung eingesteuert und die Rücknahme dieser Prozessart verbucht.

Nun kann der Innendienst, anhand des Bearbeitungsstatus, erkennen, dass hier noch etwas zu tun ist, beispielsweise direkt im Rollencenter in der Kachel der unklaren Calls.

Zuordnung Komponenten zu Gerät im Verkauf#

Wenn ein Kunde ein Gerät bereits gekauft hat und nachträglich Zubehör für dieses ordert, gibt es die Möglichkeit diese einem Gerät zuzuordnen.

Dazu wird im Verkaufsauftrag der zuzuordnende Artikel erfasst.

Um dieses Produkt dem Gerät nun zuzuordnen, wird die Funktion „Artikel-/Gerätezuordnung“ an der jeweiligen Verkaufszeile ausgeführt.

In der sich nun öffnenden Maske wird das oder die Geräte eingetragen und die jeweilige Menge zugeordnet.

Der Seriennummern-Karte sind nun in den Artikel-/Gerätezuordnungsposten die zusätzlich ausgelieferten Komponenten zugeordnet worden.

Zuordnung Komponenten zu Gerät im Einkauf#

Wie zuvor im Verkauf beschrieben, gibt es auch in der Einkaufsbestellung die Möglichkeit, nachträglich beschaffte Komponenten einem Gerät des eigenen Systems zuzuordnen. Dazu wird die Funktion „Gerätezuordnung“ an der jeweiligen Bestellzeile genutzt.

In der sich nun öffnenden Maske wird das oder die Geräte eingetragen und die jeweilige Menge zugeordnet.

Der Seriennummern-Karte sind nun in den Artikel-/Gerätezuordnungsposten die zusätzlich ausgelieferten Komponenten zugeordnet worden.

Handling Notwendigkeit Reparaturkostenvoranschlag#

Im Abschnitt „Debitor“ wurde die Verwaltung der Notwendigkeit von Kostenvoranschlägen je Debitor beschrieben. In diesem Abschnitt werden nun die Optionen, dass kein Kostenvoranschlag und ab einem fixen Wert notwendig ist, beschrieben. Die dauerhafte Notwendigkeit eines KV’s wird in den zuvor beschriebenen Prozessen vorausgesetzt.

Kein Rep. KV nötig#

Der Debitor hat die Einstellung, dass kein KV notwendig ist.

Im Anschluss wird, wie zuvor auch, ein Call angelegt und das Gerät zurückgeholt.

Mit Buchung wird der Befundungsauftrag erzeugt, in dem die Positionen zur Aufwandsermittlung eingetragen werden. Abschließend wird die Funktion „Aufwand übermitteln“ ausgeführt.

Dabei prüft die Software nun, ob ein KV beim Kunden notwendig ist oder nicht. Da dies hier nicht der Fall ist, setzt sich der Bearbeitungsstatus automatisch weiter, das Angebot wird mit Vermerk übersprungen und der Technikauftrag als nächster Beleg der Prozesskette erzeugt.

Eigene Prozessarten mit einem Kostenvoranschlag und ohne KV sind somit nicht notwendig. Das Gerät kann nun repariert werden über den Technikauftrag. Der Verbrauch wird gebucht und der Auftrag abgeschlossen.

Das Gerät wird nun versandt und die Rechnung mit den Positionen aus der Aufwandsermittlung werden übernommen.

Rep. KV ab Wertgrenze#

Am Debitor ist nun eine Wertgrenze, ab dem ein KV notwendig ist, hinterlegt. Wird dieser unterschritten, so wird, wie zuvor beschrieben, das Angebot übersprungen und direkt ein Technikauftrag erzeugt. Liegt der Wert über der Wertgrenze, so wird dann, gemäß Prozessart das Angebot erzeugt.

Funktion zur Berechnung des Auftragswertes#

Sowohl im Technikauftrag als auch im Befundungsauftrag gibt es Felder, welcher anzeigen, ob ein KV notwendig ist bzw. ob dieser ab einer Wertgrenze notwendig ist. Zudem gibt es ein weiteres Feld „Rep. Auftragswert“ welches das Volumen der Planungszeilen anzeigen soll.

Wenn alle Planungszeilen gefüllt sind, gibt es im Menüband beider Belege die Funktion „Betrag berechnen“, welche über alle Planungszeilen, gemäß Preisfindung kalkuliert, wie hoch der Auftragswert dieses Service ist.

Danach ist der Auftragswert berechnet worden.

Weitere Informationen#

In diesem Abschnitt werden weitere, prozess- oder einrichtungsunabhängige Tabellen und Funktionen aufgeführt und erläutert.

Bearbeitungsstatusposten#

In den Bearbeitungsstatusposten werden die Wechsel des Bearbeitungsstatus aus dem Call oder Technikauftrag heraus dokumentiert. Bei jedem manuellen oder automatischen Wechsel des Status wird ein Eintrag in diese Tabelle geschrieben. Wie bereits im Abschnitt „Call – Inforegister Zeilen“ beschrieben, können diese Bearbeitungsstatusposten zum einen für einen einzelnen Call angezeigt und geöffnet werden. Es gibt weiterhin auch die Möglichkeit eine gesamte Übersicht der Bearbeitungsstatusposten anzeigen zu lassen.

In der Tabelle wird mitgeschrieben, welche/r BenutzerIn, wann und wie einen Bearbeitungsstatus geändert hat- Dadurch besteht nun die Möglichkeit Call für Call auszuwerten, wie lange ein Service von der Anlage des Calls bis zum Abschluss durch den letzten Statuswechsel gedauert hat, um weitere Potenziale der Optimierung auszumachen. Zudem kann auf diese Weise auch pro MitarbeiterIn ausgewertet werden, welche Aufgaben dieser am Tag bearbeitet hat.

Diagnosehinweise#

Im Marketing Cockpit können pro Debitor Diagnosehinweise gepflegt werden. Diese Hinweise werden ebenfalls im Technikmodul an mehreren Stellen, gemäß der Einrichtung angezeigt, zum Schutz der MitarbeiterIn. Im folgenden Beispiel wird die Anzeige im Technikauftrag demonstriert.

Wenn ein Technikauftrag geöffnet wird, erscheint je nach Einrichtung der Hinweise zum einen ein Informationsfenster mit dem Krankheitsbild.

Wenn die Maske bestätigt wird, läuft zusätzlich ein Banner mit den gleichen Informationen durch.

Gleiches passiert auch im Technikgeräteeingang bzw. im Wareneingang, wenn eine Rücknahme oder ein Gerät ausgewählt wird und Diagnosehinweise hinterlegt sind, werden diese in gleicher Form angezeigt.

Abgeschlossene Belege#

Neben den Standardbelegen zur Dokumentation von Lieferungen, Rücknahmen oder Wareneingängen, gibt es auch die Möglichkeit die abgeschlossenen Technikaufträge und Calls einzusehen.

In den beendeten Calls können alle dort heraus erzeugten abgeschlossenen Belege eingesehen werden, genauso wie die Befundungen, Bearbeitungsstatusposten oder Bemerkungen.

Auch im beendeten Technikauftrag finden sich Informationen zu Befundungen oder Anmerkungen wieder. Zudem können hier auch die durchgeführten Arbeiten und verbrauchten Aufwände in Form der Artikel- und Ressourcenposten eingesehen werden.

Ändern der Zeilen in den verknüpften Belegen#

Es besteht jederzeit die Möglichkeit im Call die verknüpften Belege manuell anzupassen. Auch wenn die Prozessart bestimmte Schritte vorgibt, können diese manuell entfernt werden. Auch besteht die Möglichkeit weitere Schritte jederzeit zu ergänzen. Soll die Automatik greifen, muss die Zeile an der richtigen Stelle nachfolgend zum aktuell erzeugten Beleg eingetragen werden. Rückwirkend können keine Belege automatisch erstellt werden.

Erfassung von Informationspositionen in Servicebelege#

Im Technik- und Befundungsauftrag gibt es ein Feld „Kundenservice Positionsart“. Dieses Feld steht standardmäßig auf „Verbrauchsposition“ und gibt Aufschluss, dass es sich dabei um ein Ersatzteil handelt.

Dieses Feld hat zudem die Option, dass eine Zeile als Verkaufsposition erfasst wird. Dies wurde bereits im Abschnitt „Zubehöraufträge und -angebote“ erläutert. Weiterhin kann eine Zeile auch als eine Art = Information markiert werden, dann wird diese Zeile als reine Textinformation in alle Folgebelege durchgeschrieben.

Diese Zeilen werden so 1:1 in die Verkaufsbelege durchgeschleust, zudem auch auf dem Angebotsbeleg als Info angedruckt.

Logik zum Erstellen von Calls#

Es gibt Fälle, bei denen es möglich sein muss, dass es für ein Gerät mehrere Calls für einen Service gibt. Zum Beispiel dann, wenn ein Gerät bereits wieder an einen Kunden gesendet, allerdings die Rechnung noch nicht fakturiert wurde. Wenn in der Zwischenzeit das Gerät erneut kaputt geht, muss ein weiterer Call angelegt werden können. Da es sowohl Reparaturen im Haus als auch beim Kunden vor Ort gibt, gelten folgende Voraussetzungen, damit ein weiterer Call erstellt werden darf, in Abhängigkeit des Serviceorts des Calls.

Service findet im Haus statt#

1) Existiert kein Call für das Gerät, kann ein neuer Call angelegt werden.

2) Wenn ein Gerät als Leihgerät in einem Call steht, kann für das Leihgerät nur dann ein eigener Call angelegt werden, wenn sich dieses aufbereitet und eingelagert im Haus befindet. Das heißt, dass alle Prozessschritte das Leihgerät betreffend erledigt sein müssen.

3) Ist ein Gerät über einen Call wieder an den Kunden ausgeliefert worden (Verkaufsbeleg mit der Gerätereferenz = Gerät), dann darf ein neuer Call angelegt werden. Zudem darf nachfolgend kein neuer Technikauftrag, Umlagerungsauftrag oder Rücknahme für das Gerät erzeugt werden.

4) Ist ein Gerät über einen Call eingelagert worden (Umlagerungsbuchblatt mit der Gerätereferenz = Gerät), dann darf ein neuer Call angelegt werden. Zudem darf danach kein weiterer Beleg mit der Gerätereferenz = Gerät erzeugt werden.

Service findet vor Ort statt#

Auch bei einem Service vor Ort beim Kunden muss es möglich sein, dass ein weiterer Call erstellt werden kann, obwohl der vorherige noch vorhanden ist. Besonderheit hierbei ist, dass es sein kann, dass die Reparatur schon längst stattgefunden, die Nacharbeit noch nicht durchgeführt wurde (weil z.B. der Serviceschein mit den Leistungen noch nicht im Haus ist). Somit wäre der Technikauftrag noch nicht abgeschlossen. Anschließend geht das Gerät erneut kaputt, somit wäre ein weiterer Call nötig, obwohl der vorherige Call noch unbearbeitet ist. Es kann aber auch sein, dass der Call/ Technikauftrag bereits bearbeitet ist, der Call aber noch nicht abgeschlossen wurde, sodass auch hier ein Call erstellt werden muss.

Deswegen gibt es in der Technik Einrichtung das Feld „Status Abschluss vor Ort“.

Der hier eingetragene Bearbeitungsstatus dient nun als Vergleichswert, ob ein neuer Call angelegt werden darf oder nicht. Bei Erstellung eines neuen Calls wird nun geprüft, ob in der Callzeile der Bearbeitungsstatus des neuen Feldes steht oder nicht. Wenn ja, dann darf ein neuer Call für den Serviceort = vor Ort angelegt werden, ansonsten nicht.

• Wenn nun die Nacharbeit durch den Innendienst erfolgt ist und der Technikauftrag abgeschlossen wird, kann aufgrund der Einrichtungsmöglichkeiten in den Prozessarten dieser Status automatisch eingesteuert werden

• Sollte die Nacharbeit noch nicht erfolgt sein, aber dennoch ein weiterer Call benötigt werden, so kann der Bearbeitungsstatus, vor Erzeugung eines weiteren Calls, manuell in der Zeile eingetragen werden. Anschließend stimmen Bearbeitungsstatus in Callzeile und dem neuen Feld wieder überein und der Call darf erzeugt werden.

Zudem darf ein neuer Call angelegt werden, wenn der Technikauftrag/letzte Beleg in der Kette mit der Gerätereferenz = Gerät in den verknüpften Belegen abgeschlossen ist.

Logik zur Einsteuerung des Lagerorts im Call#

Im Call gibt es die Felder für den Servicelagerort und Servicelagerplatz in Callkopf und -zeile.

Wird ein Call angelegt, steht in diesen Feldern der Lagerort, auf dem sich das Gerät aktuell befindet. Dadurch kennt das System bei Umlagerungen (sei es über Rücknahme oder Umlagerungsbuchblatt/ -auftrag) den Lagerort, von dem es weggebucht werden muss. Nach Durchführung der ersten Buchung aktualisieren sich die Felder in der Callzeile, für zukünftige Buchungen über die Folgebelege. Die Felder im Callkopf bleiben unverändert, da ein Call auch mehrzeilig mit abweichenden Lagerorten haben kann.

Steht auf der Seriennummernkarte kein Lagerort und Lagerplatz, so ist das Gerät komplett abverkauft worden. Somit wird in den beiden Feldern nun der Servicelagerort aus der Technik Einrichtung/ Zuständigkeitseinheit eingesteuert. Dieser Lagerort gilt in diesen Fällen als Ziellagerort worauf die Buchung stattfinden soll.

Zusatzmodul Reparaturverträge B2B#

Zusätzlich zu den hier beschriebenen Funktionen gibt es ein Zusatzmodul zur Abbildung von Reparatur- und Wartungsverträgen im B2B. Im Folgenden eine kurze Erläuterung des Funktionsumfangs, eine detailliertere Dokumentation kann dem Abschnitt des Moduls entnommen werden.

Der Vertragsmanager für Reparatur- und Wartungsverträge im Handel und in der Fertigung bietet die Möglichkeit diese einfach abzubilden und alle möglichen Konstellationen an Vertragslängen und Abrechnungszyklen zu verwalten. Ist eine Reparatur oder Wartung über den Vertrag komplett abgegolten, so werden die Kostenvoranschlags- und Fakturaprozesse des Workflows automatisch übersprungen. Zudem können alle Positionen inkludiert werden, welche über die Pauschale abgegolten sind. Die Faktura der Pauschale erfolgt zum jeweiligen Zeitpunkt vollautomatisch, ohne Eingreifen eines/einer Mitarbeiters/Mitarbeiterin. Eventuelle Fehler werden zentral vermerkt und können nachgearbeitet werden. Zudem besteht die Möglichkeit diese Verträge vollautomatisch zu verlängern, eventuelle Kostenvoranschläge/ Unterlagen automatisch zu erstellen, versenden und anzumahnen.