Verträge für das Modul "Technik & Wartung" für Händler und Gerätefertiger#

Allgemein#

Mit dieser Anpassung ist es möglich, Verträge losgelöst für die Wartung und Reparatur zu nutzen. Auf Basis dieser B2B Verträge werden zu gelieferten Geräten Vorgangsperioden, Lieferplanzeilen und –einteilungen erzeugt, die sich auf die geb. Lieferung beziehen. Durch die Standardfunktionalität der MED Vorgänge werden automatisch Abrechnungszeilen und –einteilungen erzeugt, über die sich die Verträge abrechnen lassen. Somit ist auch die Verlängerung von Vorgängen analog zum Standard möglich.

Im Technikmodul werden diese neuen B2B Lieferplanzeilen erkannt und damit auch der Wartungs- bzw. Reparaturvertrag.

Einrichtung#

Technik Einrichtung#

Um B2B Verträge von anderen Verträgen unterscheiden zu können, werden Vorgangssteuerungsart und Vorgangsart in der Technik Einrichtung für die Verträge hinterlegt. Hierzu rufen Sie sich zunächst die Technik Einrichtung über die Anwendersuche auf.

Auf dem Inforegister „Verträge B2B“ können Sie in dem Feld „Vorgangssteuerungsart B2B“ die Vorgangssteuerungsart „HAN“ = „Handel“ und in dem Feld „Vorgangsart B2B“ die Vorgangsart „A-HAN“ = „Handel“ hinterlegen.

Vorgangsbeteiligten Einrichtung#

Alle am Vorgang beteiligte Parteien können als Vorgangsbeteiligte zur Vorgangssteuerungsart eingerichtet werden. Hierzu rufen Sie sich über die Anwendersuche zunächst die Vorgangsbeteiligte Einrichtung auf.

Die Vorgangsbeteiligte Einrichtung-Übersicht öffnet sich auf der Sie über „Neu“ eine neue hinterlegen oder über „Liste bearbeiten“ eine bereits bestehende Vorgangsbeteiligte bearbeiten können.

Vertragsperioden#

Für jede verwendete Planart aus Reparatur und Wartung muss mindestens eine Vertragsperiode existieren, die als Einstiegspunkt deklariert ist. Zusätzlich hierzu können beliebig Folgeperioden definiert werden. Um die Vertragsperioden anzulegen und zu definieren, rufen Sie sich diese zunächst über die Anwendersuche auf.

Die Vertragsperioden-Übersicht öffnet sich auf der Sie über „Neu“ eine neue hinterlegen oder über „Liste bearbeiten“ eine bereits bestehende Vertragsperioden bearbeiten können.

Verträge B2B#

Die Verträge in KUMAVISION healthcare365 sind in folgenden Ebenen aufgebaut:

1. Vertrag
   Die erste ebene beinhaltet den Vertrag selbst mit seinen allgemeinen Vertragsfindungsdaten. (Vertragskopf 5007230)

2. Vertragsversion
   Die zweite Ebene ist die Vertragsversion (Versionskopf 5007231), deren Änderungen anhand einer laufenden Nummer innerhalb des Vertrages hochgezählt werden. Die Vertrags-Versionsperiode (5007239) und die Vertrags-Versionszeilen (5007232) werden in den Vertragsversionen hinterlegt.

3. Vertrags- Versionsperiode

4. Vertrags- Versionszeilen

Im nachfolgenden wird Ihnen die Anlage der B2B-Verträge detailliert erläutert.

Um einen B2B Vertrag anzulegen, rufen Sie sich zunächst über die Anwendersuche „B2B“ die Verträge auf.

Die Vertrag-Übersicht öffnet sich auf der Sie über „Neu“ einen neuen anlegen oder über „Liste bearbeiten“ einen bereits bestehenden Vertrag bearbeiten können.

Menüband Vertrag-Karte#

Inforegister Allgemein#

Inforegister Vertragsversionsliste#

Um auf die Vertragsversionskarte zu gelangen, rufen Sie sich auf dem Inforegister „Vertragsversionsliste“ die „Versionskarte“ auf.

Versionskarte#

Die Versionskarte öffnet sich.

Inforegister Allgemein#

Inforegister Abweichende Belegvorgaben#

Inforegister Information#

Inforegister Perioden#

Die Vertragsversionsperioden beschreiben die Phasen des Vertrages. Besteht ein Vertrag nur aus einer Phase oder sind alle Phasen in ihrer Länge und den Abrechnungsmodalitäten identisch ist hier auch nur eine Periode notwendig.

Inforegister Zeilen#

Die Vertragsversionszeilen definieren sowohl die Vertragsgegenstände, die Sonderleistungen als auch die Abrechnungsbeträge. Bei indirekter Abrechnung wird die jeweilige Zeile mit einer Abrechnungszeile, der sogenannten „Pauschale“ verbunden.

Funktionalitäten#

Funktionalität Artikelvertragszeilen#

Die Basis bilden die Verträge B2B die mit dem Kunden vereinbart werden.

Existiert ein Vertrag bereits vor der Lieferung wird bei dieser automatisch im Technikplan ein Vorgang mit folgenden Daten angelegt:

• Eine Vorgangsperiode samt Vorgangsbeteiligten
• eine Technikplanzeile, die im Weiteren „Artikelvertragszeilen“ genannt werden
• je eine fixe Technikplaneinteilung zur erfolgten Lieferung
• eine Abrechnungsplanzeile
• Abrechnungseinteilungen die sich aus der Abrechnungsart ergeben

Soll für ein Gerät nachträglich die Artikelvertragsdaten erstellt werden, ist dies auf zwei Arten möglich. In der gebuchten Verkaufslieferung kann die Aktion „Artikelvertragszeilen B2B erzeugen“ aufgerufen werden. Diese Funktion erzeugt für alle Geräte im Vertrag nachträglich die Artikelvertragsdaten.

Der gleiche Aufruf ist auch für ein einzelnes Gerät in der Seriennr.-Informationskarte möglich. Alle Artikelvertragszeilen B2B sind über den Aufruf „Artikelvertragszeilen B2B“ ersichtlich.

Funktionalität Abrechnung#

Beim Erzeugen des Vorgangs mit Technikplandaten werden automatisch auch die Abrechnungsdaten im Abrechnungsplan erzeugt. Hier ist ein Abruf anhand der Standardfunktionalität möglich.

Funktionalität Verlängerung#

Die Verlängerung eines Vertrages erfolgt durch das Erzeugen einer Folgeperiode im Technikplan. Dies kann durch die Funktion „Vorgangsperiode verlängern“ manuell erfolgen oder auch durch den Stapelaufruf „Filter zum Verlängern von Vorgängen“. Die Verlängerung erfolgt analog zur Standardverlängerung, mit dem Unterschied, dass die Technikplaneinteilung (die die Lieferung des Gerätes dokumentiert) automatisch erzeugt wird.

Funktionalität Kundenservice Call#

Es werden hier die Erweiterungen zur bisherigen Funktionalität beschrieben. Bei der Anlage eines Calls mit der Klassifizierung „Wartung“ oder „Reparatur“ wird nun automatisch geprüft, ob eine aktive Artikelvertragszeile zum Gerät vorhanden ist. Wenn Ja, werden die entsprechenden Vertragsdaten direkt in die „Call Zeile“ übernommen. Wenn Nein, wird wie bisher versucht über die ursprüngliche Lieferung den Wartungs- bzw. Reparaturvertrag zu ermitteln. Dieser zweite Schritt ist nur möglich, wenn der Lieferplan zur Lieferung verwendet wurde.

Funktionalität Befundungsauftrag#

Vertrag Abrechnungsart#

Im Befundungsauftrag gibt es eine neue Spalte „Vertrag Abrechnungsart“. Diese wird anhand der in der Zeile erfassten Daten und den Vertragsdaten in der „Call Zeile“ automatisch gefüllt. D.h. ist ein Vertrag vorhanden kann anhand diesem zu jeder Zeile sofort entschieden werden, ob die Position kostenpflichtig ist oder nicht. Es gibt vier mögliche Ergebnisse:

• Leer: Kein Vertrag vorhanden. Normale Abrechnung.
• Pauschale: Keine Abrechnung da Position bereits über Pauschale abgegolten
• Direkt: Direkte Abrechnung der Position an den Kunden
• Keine: Keine Abrechnung an den Kunden.
• Direkt: Direkte Abrechnung der Position an den Kunden
• Keine: Keine Abrechnung an den Kunden.

Wertgrenzen#

Diese Anpassung ermöglicht es, den Reparatur-Kostenvoranschlag für einzelne Kunden generell oder bis zu einer Wertgrenze automatisch auf genehmigt zu setzen.

Einrichtung#

Auf der Debitorenkarte, auf dem Inforegister „KUMAVISION med“ gibt es die beiden Felder „Rep. KV nötig“ und „Rep. KV Wertgrenze“. Das Feld „Rep. KV Wertgrenze“ ist nur änderbar, wenn das Feld „Rep. KV nötig“ den Wert „Ab Wertgrenze“ enthält. In der Info.-Box „Debitor Info“ werden diese beiden Felder im Technik-Modul angezeigt.

Funktionalität#

Die beiden Felder „Rep. KV nötig“ und „Rep. KV Wertgrenze“ werden bei Anlage eines Befundungsauftrags aus der Debitorenkarte in diesen übernommen.

Im Inforegister „Planung Material / Ressourcen“ wurden die Verkaufspreise eingeblendet und die Preisfindung wird nun bei der Änderung der Menge ausgeführt.

Über die neue Aktion „Betrag berechnen“ werden alle Zeilen aufaddiert, die laut „Vertrag Abrechnungsart“ an den Kunden fakturiert werden.

Die Summe der relevanten Zeilen wird in das Feld „Rep. Auftragswert“ übernommen.

Über die Aktion „Aufwand übermitteln“ wird der Beleg archiviert. Die neuen Felder in Kopf und Zeilen werden dabei ebenfalls übertragen.

Wird nun als Folgebeleg ein Kostenvoranschlag erzeugt wird dieser abhängig von den beiden Feldern „Rep. KV nötig“ und „Rep. KV Wertgrenze" automatisch auf "genehmigt" gesetzt.

Auch im Technikauftrag sind die neuen Felder im Kopf samt der Aktion „Betrag berechnen“ eingeblendet.

Im Inforegister „Planung Material / Ressourcen“ wurden die Verkaufspreise ebenfalls eingeblendet. Die Preisfindung wird auch hier bei der Änderung der Menge ausgeführt.

Funktionalität Verkaufsangebot (KV)#

Beim Erstellen des Verkaufsbeleges werden nun nur noch Positionen aus dem Befundungsauftrag berücksichtigt, die entweder keinen Vertrag hinterlegt haben oder im Feld „Vertrag Abrechnungsart“ auf „Direkt“ stehen.

Enthält ein Verkaufsangebot (KV) keine an den Kunden fakturierbare Zeilen wird dieses sofort „Akzeptiert“ und archiviert.

Verkaufsrechnung über Call#

Die Zeilen aus dem Verkaufsangebot werden in die ungebuchte Rechnung VRU übernommen. Enthält eine Verkaufsrechnung keinen zu fakturierendem Betrag wird diese sofort durchfakturiert und damit archiviert.

Verkaufsrechnung aus Abrechnungsplan abrufen#

Stapelabrufeinrichtung#

• Rechnungsabruf muss dann mit DE-SO erfolgen
• Filter auf Vorgangsart A-HAN
• Ungebuchte Rechnung erstellen = „Freigeben“

Prozessablauf#

1. Kontakt / Debitor

• Eigene Rolle = DE-SO
• Zugeordnete Partnerrolle = ggf. PF-DE

2. Einkaufsprozess

• Artikel wird eingekauft mit Seriennummer und befindet sich nach Buchung auf Lager
• Der Artikel ist ein SN pflichtiger Artikel und befindet sich in einem Vertrag B2B als Vertragszeile Wartungs- oder Reparaturvertrag
• Wartungs- oder Reparaturvertrag selbst hat einen Rechnungsempfänger / Debitor eingetragen

3. Verkaufsprozess über Verkaufsauftrag MST1

• Wird ein Verkaufsauftrag mit dem Debitor und dem Artikel angelegt die sich beide auch im Wartungs- oder Reparaturvertrag befinden, und der Artikel (oder auch mehrere) geliefert (gebuchter Lieferung), dann werden pro Seriennummer, sogenannte Artikelvertragszeilen angelegt.
• Diese sind im Vertrag als Zeile oder auch als Liste einsehbar im Rollencenter.
• Überdies kann die Liste auch über den Pfad Abteilungen -> Technik -> Verträge B2B -> Artikelvertragszeilen B2B aufgerufen werden.

4. Reparatur / Call

• Über Marketing Cockpit, wie gehabt auf der Seriennummer abtauchen
• Aus der SN-Karte einen Call erstellen
• Vertrag B2B wird ermittelt
• Prozess auswählen

5. Befundung

• Befundung wird erstellt
• Positionen erkennen, wie sie abgerechnet werden
• Befundung Abschließen
• Folgebeleg ist ein Serv-KV
• Alle Positionen, die abgerechnet werden können und nicht über Abrechnungsplan laufen werden übertragen an Serv-KV

6. Technikauftrag

• Keine Planung Abschließen
• Buchen der Verbräuche
• Technikauftrag abschließen

7. Versand des Geräts

8. Rechnung aus Call

9. Callabschluss

10. Rechnungsabruf aus Abrechnungsplan