Rezeptabwicklung#

Schnellerfassung#

Die Schnellerfassungsmaske ermöglicht Kundenbestellungen, sowohl als Rezeptvorgang als auch als Direktverkauf, schneller zu erfassen.

Die Schnellerfassungsmaske ist im „Marketing Cockpit“ sowie auch in der "eBox" als zentraler Einstiegspunkt für den Bearbeitungsprozess eingebunden.

Einrichtung#

Benutzer Einrichtung#

Die Nutzung der Schnellerfassungsmaske wird benutzerspezifisch auf der „Benutzer Einrichtungskarte“ aktiviert. Die Einstellung befindet sich auf dem Inforegister „Cockpit Aktionen“. Aktivieren Sie den Schalter "Schnellerfassungsmaske verwenden", wird im Menüband auf der Seite „Marketing Cockpit“ sowie "eBox" der entsprechende Aufruf angezeigt.

Nummernserie#

Es muss eine Nummernserie für die Schnellerfassung hinterlegt werden. Legen Sie zunächst eine eigene Nummernserie an und hinterlegen diese anschließend auf dem Inforegister „Verkauf“ im Feld „Schnellerfassungsmaske Nummernserie“ in der „KUMAVISION healthcare Einrichtung“.

Verkaufsauftragsart#

Für Aufträge, die aus der Schnellerfassung über den Lieferplan generiert werden, werden die Auftragsarten aus dem Vertrag genutzt. Für die Schnellerfassung von Direktverkäufen muss in der „KUMAVISION healthcare Einrichtung“ auf dem Inforegister „Verkauf“ im Feld „Schnellerfassung Verkaufsauftragsart für Direktverkauf“ eine Verkaufsauftragsart hinterlegt werden.

Schnellerfassung gleicher Vorgang ohne Rückfrage#

In der „KUMAVISION healthcare Einrichtung“ auf dem Inforegister „Verkauf“ haben Sie die Möglichkeit, die Art der Erfassung bei mehreren Artikelzeilen über Aktivierung oder Deaktivierung der Funktion „Schnellerfassung gleicher Vorgang ohne Rückfrage“ vorzunehmen.

Ablauf#

Anwendung der Schnellerfassungsmaske aus dem Marketing Cockpit#

Wählen Sie im Marketing Cockpit den gewünschten Kunden aus. Sie können nun entweder bereits in der Listenansicht oder aus dem Marketing Cockpit des Kunden über "Schnellerfassungsmaske öffnen" im Menüband direkt diese öffnen.

Es öffnet sich die „Schnellerfassungsmaske Karte“. Sollte es bereits bestehende Schnellerfassungsmasken zu einem Kunden geben, so wird Ihnen eine Liste der bestehenden Schnellerfassungsmasken angezeigt. Über „Neu“ legen Sie eine neue „Schnellerfassungsmaske“ an.

Kopfdaten in der Schnellerfassungsmaske#

Sofern ein Verordner bei dem Debitor zugeordnet ist, wird dieser direkt mit in die Schnellerfassungsmaske übernommen.

Die weiteren Felder werden auf Basis des Debitors zum Teil vorgefüllt und können bei Bedarf angepasst bzw. vervollständigt werden.

Inforegister Kunde Vorgangsperioden#

Auf dem Inforegister „Kunde Vorgangsperioden“ werden Ihnen alle aktiven Vorgangsperioden zum Debitor angezeigt. Sie haben die Möglichkeit, die zugehörige Vorgansperiode zu einem bestehenden Vorgang über den Aufruf „Perioden“, „Karte“ zu öffnen.

Inforegister Zeilen#

Nachdem die Felder im Kopf der Schnellerfassungsmaske angepasst wurden, erfolgt die Erfassung der Artikel in den Zeilen. Sie haben die Möglichkeit, direkt die Artikelnummer im Feld „Artikelnr.“ zu erfassen, alternativ können Sie über den Assist Button [...] die „healthcare+ Suche“ öffnen, um den Artikel darüber zu suchen. Anschließend erfassen Sie die gewünschte Menge und bestätigen diese. Das System sucht nun zunächst nach bestehenden Vorgängen. Ist dies der Fall, werden diese angezeigt und können ausgewählt werden. Wird kein Vorgang gefunden bzw. ausgewählt, findet die Vertragssuche statt.

Je nach Menge der verfügbaren Verträge öffnet sich bei mehr als einem Vertrag eine Übersicht zu den bestehenden Vertragsversionen, in denen sich der erfasste Artikel befindet.

Wird nur ein gültiger Vertrag gefunden, so wird Ihnen kein weiteres Fenster angezeigt und der Vertrag wird direkt in die Zeile übernommen. Ist der Artikel in keinem Vertrag vorhanden, ist nur ein Direktverkauf möglich. Das System gibt die nachfolgende Meldung aus: Für mind. 1 Position konnte keine Vertragsversionszeile ermittelt werden. Diese Position(en) wurde(n) als Direktverkaufsartikel = Ja gekennzeichnet.

Erfassen Sie eine weitere Zeile mit einem Artikel, wird je nach gewählter Einrichtung, siehe Einrichtung „Schnellerfassung gleicher Vorgang ohne Rückfrage“, erneut die Vorgangs- bzw. Vertragsprüfung durchgeführt.

Die Zeilen werden auf Basis der bisher eingegebenen Daten in der Schnellerfassungsmaske sowie den Daten aus dem Vertrag erstellt. Sie haben die Möglichkeit, diese in der Zeile noch weiter anzupassen bzw. zu ergänzen z.B. Zusteller- oder Tourencode.

Menüband in der Schnellerfassungsmaske#

Erstellen Sie nun einen Rezeptvorgang oder bei Direktverkauf einen Verkaufsauftrag. Die Aufrufe dazu befinden sich im Menüband.

Bei einem Rezeptvorgang wird zunächst der Vorgang über „1. Schnellerfassung in Vorgang abrufen“ erstellt. Die Funktion erzeugt ein Rezeptvorgang mit zugehöriger Vorgangsperiodenkarte, Lieferplan und Abrechnungsplan im Status "freigegeben".

Über den Aufruf „2.VK-Auftrag/VK-Aufträge erstellen" werden die zugehörigen Verkaufsaufträge erstellt. Sollte die Lieferung durch eine sperrende Infoanforderung z.B. Kostenvoranschlag (Genehmigung fehlt) gesperrt sein, öffnet sich eine Hinweismeldung „Lieferung gesperrt…“ und „Auftrag wurde nicht erstellt…“ zudem wird der Fehler im zugehörigen Feld „Letzter Fehlertext“ in Schnellerfassungsmaske „Kopf“ ausgegeben und der Wert in der zugehörigen Schnellerfassungszeile im Feld „Lieferung gesperrt“ steht auf "Ja". Die zugehörige Schnellerfassungszeile ist rot markiert.

Weitere Funktionen, die Ihnen im Menüband zur Verfügung stehen sind:

• Vorgangsperiode zuordnen
• Zugeordnete Vorgangsperiode entfernen
• Deb.-Artikel Statistik
• Gesamtbeträge
• Zeilen aus Stückliste einfügen

Infoboxen in der Schnellerfassungsmaske#

Im rechten Bereich der Seite werden Ihnen in verschiedenen Infoboxen zum Debitor bezogene Informationen zur Verfügung gestellt.

Weitere Verarbeitung nach Vorgangsanlage mittels Schnellerfassungsmaske#

Aus der Schnellerfassungsmaske wird der Liefer- und Abrechnungsplan automatisch angelegt und freigegeben. Nach Erzeugen des Vorganges und ggf. Abruf des Verkaufsauftrages erfolgt die weitere Verarbeitung wie gewohnt in der Stapelverarbeitung: Warenausgänge erstellen, Aktualisierung der Informationsanforderungen, Rechnungsabruf.

Wenn alle Zeilen einer Schnellerfassungsmaske in Aufträge abgerufen werden, wird sie als „Abgeschlossen“ markiert und aus der Übersicht ausgeblendet.

Anwendung der Schnellerfassungsmaske aus der eBox#

Liegt Ihnen ein MUSTER16 vor, erstellen Sie direkt aus der eBox einen neuen Rezeptvorgang über den Aufruf „Schnellerfassungsmaske öffnen“ im Menüband.

Die grundsätzliche Verarbeitung bzw. Erfassung erfolgt analog der Bearbeitung aus dem Marketing Cockpit heraus. Es gibt an dieser Stelle jedoch einige weitere Automatisierungen.

Es werden die gelesenen Daten der Verordnung direkt mit in die neue Schnellerfassung übernommen. Die Rezeptqualität ist automatisch mit „Original“ vorbelegt, der Verordner wird übernommen sowie das Rezeptdatum. Grundvoraussetzung ist, dass diese bereits in der eBox als gelesene Daten vorhanden sind und/oder hinterlegt wurden.

Ergänzen Sie die relevanten Daten und legen den Vorgang an. Sobald der Vorgang angelegt wurde, wurde das in der eBox vorhandene Rezept automatisch an die zugehörige Informationsanforderung archiviert und der Status auf „Info OK“ gesetzt.

Die weitere Bearbeitung erfolgt analog der Bearbeitung aus dem Marketing Cockpit.

Schnellerfassung Rezeptqualität#

Wenn das Feld "Rezeptqualität" in der Schnellerfassungsmaske gesetzt ist, wird beim Erstellen des Vorganges geprüft, ob eine Rezeptanforderung mit dieser erwarteten Antwortqualität gefunden wird. Wenn ja, wird diese auf "Info OK" gesetzt. Bei Nutzung der Schnellerfassungsmaske aus der eBox wird das Rezept zu der Informationsanforderung archiviert. Bei Nutzung der Schnellerfassungsmaske aus dem Marketing Cockpit muss die Rezeptkopie z. b. per Drag and Drop zur Informationsanforderung archiviert werden.

Funktion „manueller Versorgungszeitraum bei Lieferungsart Abruf“#

Sofern diese Funktion über den Vertrag eingerichtet ist, haben Sie hierüber die Möglichkeit, Abrufpositionen aus dem Lieferplan für einen bestimmten Versorgungszeitraum abzurufen. Bei Auftragserstellung öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie aus verschiedenen Optionen auswählen können.

Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:

1 = aktueller Monat
2 = aktueller Monat + 1M
3 = aktueller Monat + 2M
4 = Folgemonat
5 = Folgemonat + 1M
6 = Folgemonat + + 2M
7 = manuelle Eingabe

Vertragsfelder#

Mit den Verträgen in Microsoft Dynamics 365 Business Central sind nicht ausschließlich die Papierverträge mit Krankenkassen gemeint, sondern auch die unternehmerischen Entscheidungen, die die Prozesssteuerung der Vorgänge im Unternehmen definieren.

Prozessgesteuert meint in diesem Fall bspw.:

• Lieferungssteuerung (notwendige Genehmigung, Rezept, sonstige notwendige Dokumente)
• Rechnungslegungssteuerung (notwendige Genehmigung, Rezept, sonstige notwendige Dokumente)
• Automatische Verlängerungen
• Automatische Anforderungen notwendiger Dokumente
• Vorgabe von Artikeln (Standard-Artikel, zuzahlungspflichtige Artikel)
• Ausschluss von Artikeln
• Lieferintervalle / Abrechnungsintervalle etc.

Einrichtung#

In der "KUMAVISION healthcare Einrichtung" sind folgende Einrichtungen notwendig:

Inforegister Verkauf – Bereich Vertrag
Rahmenvereinbarungsnummern – Nummernserie für Neu angelegte Verträge. Die Einrichtung erfolgt über "Finanzen > Einrichtung > Nummernserie".

Verträge archivieren, Vertragsvorlagen archivieren und Vertragsversionen archivieren sind zu aktivieren, um die entsprechenden Belege beim Löschen automatisch zu archivieren.

Vertragsübersicht#

Über die Anwendersuche kann die Suche nach den Verträgen ausgeführt und die Vertragsliste geöffnet werden. In dieser Ansicht werden alle bereits erfassten Verträge angezeigt.

Über das Menüband sind folgende Aktionen ausführbar:

Vertragskarte#

Inforegister Allgemein#

Einige Einrichtungen sind bereits vorparametrisiert und müssen daher ggf. im Prozessverlauf angepasst werden, firmenspezifische Daten hingegen müssen hinterlegt werden.

Inforegister Service#

Das Inforegister Service wird von KUMAVISION verwendet.

Inforegister Zusatzinformation#

Inforegister Vertragsversion#

Jeder Vertrag kann unterschiedliche Vertragsversionen haben, d.h. der Vertragskopf bleibt bestehen, es gibt aber unterschiedliche Versionen, da sich grundlegende Daten geändert haben. Grundlegende Daten sind nicht Preise (werden in der Regel in der Preisfindung angepasst) oder LEGS (können direkt in der Vertragsversion angelegt werden).

Beispiele für neue Vertragsversionen sind:

• Vertragsfindungsartikel werden so nicht mehr verwendet
• Kasse stellt von Kauf auf Pauschale um oder andersherum

Versionskarte#

Die wichtigsten Felder der Versionskarte, werden im Nachfolgenden erläutert:

Inforegister Allgemein#

Inforegister Vorbelegung Zeilen#

Das Inforegister soll die Erfassung der Vertragszeilen vereinfachen, indem hier Daten vorbelegt werden können. Dabei muss beachtet werden, dass Daten, die eingetragen werden, nachdem eine Vertragszeile erfasst wurde, nicht in bereits bestehenden Vertragszeilen aktualisiert werden.

Inforegister Abweichende Belegvorgaben#

Inforegister Information#

Anzeige, welche/r BenutzerIn den Vertrag angelegt und wer diesen zuletzt korrigiert hat.

Inforegister Perioden#

Funktion Zusatzfelder zur Periode#

Auf den Perioden können Zusatzfelder hinterlegt werden, diese werden vom Vertrag an die jeweilige Vorgangsperiodenkarte vererbt. Dort stehen sie dann zur Verfügung und können mit Prozessdaten angereichert werden.

Die meisten Felder werden mit dem Wert „leer“ vom Vertrag an die Vorgangsperiodenkarte vererbt, sodass z.B. das Unfallkennzeichen, der Unfalltag fallbezogen eingetragen werden können.

Dem Feld "Versicherungsart" hingegen soll immer der Wert aus dem Vertrag in den Vorgang mitgegeben werden. Darüber wird gesteuert, ob für den Vorgang die Zuzahlung berechnet werden soll (agiert mit der Einrichtung der Zuzahlung). Handelt es sich um eine Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse, wird – bei entsprechendem Wert - keine Zuzahlung kalkuliert.

Der Wert leer entspricht dem Wert "1" für gesetzliche Krankenkassen. Dies soll den Pflegeaufwand minimieren.

Inforegister Zusatzinformation#

Zu den Zusatzinformationen zählen u.a. das Leistungskennzeichen, der Leistungserbringergruppenschlüssel. Werden diese Zusatzinformationen hier eingetragenen, so werden diese mit in die Vertragszeilen übernommen. Dies stellt eine Erfassungshilfe dar.

Inforegister Zeilen#

Nachfolgend werden die wichtigsten Felder in den Vertragszeilen erläutert:

Zusatzfelder zur Zeile#

Abweichend zu den vorbelegten Zusatzinformationen können auch Zusatzfelder zu einer bestimmten Zeile erfasst werden.

Vor- und Nachtexte#

Vor- und Nachtexte, die vom Vertrag an die Vorgangsperiode und von dort an die Rechnung und Lieferung übergeben werden, können in der Vertragsversionskarte über die gleichnamigen Aufrufe im Menüband gepflegt werden.

Privatverträge#

Die Privatvertäge bilden die Prozesse rund um privat Versicherte sowie die Prozesse bei gesetzlich versicherten, die privat eine Leistung erhalten ab.

Einrichtung#

Adresssteuerung#

Da es durch die Hierarchie der Adresssteuerung zu unterschiedlichen Auswirkungen kommen kann, muss genau auf die Stammdatenpflege geachtet werden. Weiterführende Informationen zum Thema finden Sie unter "Adresssteuerung".

Zugeordnete Partnerrollen: Kassenpreisfindungsdebitor#

Der Preisfindungsdebitor der Privatkasse darf keine zugeordnete Partnerrolle besitzen. Weiterführende Informationen zum Thema finden Sie unter "Partnerrollen".

Preisfindung#

Sollte die allgemeine Preisfindung genutzt werden, ist es notwendig bei der Preishinterlegung für Direktverkauf von Artikeln diese zu beachten. Da oftmals Preise für den "PF-DE" (=Preisfindungsdebitor) hinterlegt werden, muss sichergestellt werden, dass der gewünschte Preis gezogen wird. Entweder steht er dann im Verkaufslistenpreis oder er muss für den "PF-DE" der Privatkasse (Beispiel: §Allianz) angelegt werden.

Neuanlage Privatpatient#

Bei der Neuanlage bzw. bei der Freigabe eines Patienten (Kontakten/Debitoren) wird der Preisfindungsdebitor abgefragt. Hier muss passend zum Prozess der passende Preisfindungsdebitor eingetragen werden. Bei Selbstzahler ist dies zum Beispiel "§PRIVAT" und bei Verträgen mit einer Kasse, der Preisfindungsdebitor der Krankenversicherung, damit die Preisfindung korrekt greift.

Prozessablauf PrivatpatientInnen#

Nachfolgend werden Ihnen mögliche Konstellationsmöglichkeiten näher erläutert.

Privatkasse ist unbekannt#

Sollte die Privatkasse des Leistungsempfängers nicht bekannt sein, wird der Kostenvoranschlag und die Rechnung an den Privatpatienten versandt. Hierzu sind folgende Einrichtungen vorzunehmen:

Vertragskarte/Vertragsversionskarte:

• Prüfung Debitor wird auf "§Privat" gesetzt.
• Perioden – Zusatzfelder Vorgangsperiode - Zusatzfeld Code wird um das Zusatzfeld Versicherungsart mit dem Wert für die Private Krankenversicherung ergänzt.

Stammdaten:

• PatientInnen bekommen die eigene Partnerrolle für PrivatpatientInnen (z.B. VS-PK) zugewiesen.
• PatientInnen bekommen die zugeordnete Partnerrolle Preisfindungsdebitor (z.B. §Privat) zugewiesen.

Kasse erhält die Rechnung#

Sollte die Private Krankenversicherung des Leistungsempfängers bekannt sein, erfolgt die Rechnungsstellung an die Private Krankenversicherung. Im seltensten Fall wird der Kostenvoranschlag und die Rechnung an die Private Krankenversicherung versandt. Folgende Einrichtungen sind im System vorzunehmen:

Vertragskarte/Vertragsversionskarte:

• Prüfung Debitor wird auf "§Allianz" (Bsp. für den Kostenträger) gesetzt.
• "Perioden > Zusatzfelder Vorgangsperiode > Zusatzfeld Code" wird um das Zusatzfeld "Versicherungsart" mit dem Wert für die Private Krankenversicherung ergänzt.

Stammdaten:

• PatientInnen bekommen die eigene Partnerrolle für PrivatpatientInnen (z.B. VS-PK) zugewiesen.
• PatientInnen bekommen folgende zugeordneten Partnerrollen zugewiesen:
  o Private Krankenversicherung (z.B. KK-PR Allianz)
  o Preisfindungsdebitor (z.B. PF-DE §Allianz)
• Für die Private Krankenversicherung (z.B. Allianz) werden als eigene Partnerrolle folgende Zuweisungen getroffen:
  o Ggf. Kostenvoranschlagsstelle (z.B. KK-KO)
  o Private Krankenversicherung (z.B. KK-PR Allianz)
  o Private Krankenversicherung Abrechnungsstelle (z.B. KK-PRAB Allianz)
• Zusätzlich werden der Privaten Krankenversicherung folgende zugeordnete Partnerrollen zugewiesen:
  o Private Krankenversicherung Abrechnungsstelle (z.B. KK-PRAB Allianz)
  o Preisfindungsdebitor (z.B. §Allianz)

Vertrag mit Kasse, Privatversicherter erhält die Rechnung#

LeistungsempfängerInnen sind bei einer Privaten Krankenversicherung versichert, mit der auch ein Vertrag existiert. PatientInnen erhalten sowohl den Kostenvoranschlag als auch die Rechnung. Folgende Einrichtungen sind in dem System vorzunehmen:

Vertragskarte/Vertragsversionskarte

• Prüfung Debitor wird auf "§Allianz" (z.B. für den Kostenträger) gesetzt.
• "Perioden > Zusatzfelder Vorgangsperiode > Zusatzfeld Code" wird um das Zusatzfeld "Versicherungsart" mit dem Wert für die Private Krankenversicherung ergänzt.

Stammdaten:

• PatientInnen bekommen die eigene Partnerrolle für PrivatpatientInnen (z.B. VS-PK) zugewiesen.
• PatientInnen bekommen folgende zugeordneten Partnerrollen zugewiesen:
  o Private Krankenversicherung (z.B. KK-PR Allianz)
  o Preisfindungsdebitor (z.B. PF-DE §Allianz)

• Für die Private Krankenversicherung (z.B. Allianz) werden als eigene Partnerrolle die Private Krankenversicherung (z.B. KK-PR Allianz) zugewiesen.
• Zusätzlich wird der Privaten Krankenversicherung der Preisfindungsdebitor (z.B. §Allianz) als zugeordnete Partnerrolle zugewiesen.

Prozessablauf Abtretung#

Sollten PatientInnen bei einer Privaten Krankenversicherung versichert sein und die Rechnung wird i.d.R an die PatientInnen gestellt, wird aufgrund einer vorhandenen Abtretungserklärung die Rechnung und somit auch alle zukünftigen Rechnungen an die Private Krankenversicherung gestellt. Folgende Einrichtungen sind in dem System vorzunehmen:

Vertragskarte/Vertragsversionskarte:

• Prüfung Debitor wird auf §Allianz (z.B. für den Kostenträger) gesetzt.
• "Perioden > Zusatzfelder Vorgangsperiode > Zusatzfeld Code" wird um das Zusatzfeld Versicherungsart mit dem Wert für die Private Krankenversicherung ergänzt.

Partnerrollen:
Für die spätere Zuweisung der Partnerrollen, legen Sie zunächst die Partnerrolle "Private Krankenversicherung Umleitung" (z.B. KK-PRUM) im System an. Hierzu rufen Sie sich zunächst über die Anwendersuche die Partnerrollen auf:

Die Partnerrollen Übersicht öffnet sich, auf der Sie über "Neu" die Partnerrolle zur Partnerart Kontakt/Debitor anlegen können.

Wählen Sie anschließend im Menüband die Funktion "Verknüpfte Informationen > Zusatzfelder" aus und nehmen die Zuordnung für die Rollenart "DE-ART" vor.

Stammdaten:

• PatientInnen bekommen die eigene Partnerrolle für PrivatpatientInnen (z.B. VS-PK) zugewiesen
• PatientInnen bekommen folgende zugeordneten Partnerrollen zugewiesen:
  o Private Krankenversicherung (z.B. KK-PR Allianz)
  o Preisfindungsdebitor (z.B. PF-DE §Allianz)
  o Private Krankenversicherung Umleitung (z.B. KK-PRUM Allianz)

• Für die Private Krankenversicherung (z.B. Allianz) werden als eigene Partnerrolle folgende Zuweisungen getroffen:
  o Private Krankenversicherung (z.B. KK-PR Allianz)
  o Private Krankenversicherung Umleitung (z.B. KK-PRUM Allianz)
• Zusätzlich wird der Privaten Krankenversicherung als zugeordnete Partnerrolle der Preisfindungsdebitor (z.B. §Allianz) zugewiesen.

Vorgangsbeteiligten Einrichtung
Damit die Abrechnung an die neue Partnerrolle "KK-PRUM" gehen kann, muss diese in den Vorgangsbeteiligten Einrichtung mit einer Abrechnungsrelevanz eingerichtet werden. Hierzu rufen Sie sich die Vorgangsbeteiligte Einrichtung über die Anwendersuche auf.

Die Vorgangsbeteiligte Einrichtung öffnet sich, auf der Sie über "Neu" die Vorgangssteuerungsart für Privat Krankenversicher (z.B. PKV) anlegen können. Diese erhält die Partnerrolle "KK-PRUM" sowie die Abrechnungsrelevanz "950".

Prozessablauf KassenpatientInnen kaufen privat#

Über Privatvertrag#

Sobald ein Kassenpatient privat über einen Vorgang kauft, sind die gewöhnlichen Einrichtungen für Privatverträge ausreichend.

Vertragskarte/Vertragsversionskarte:

• Prüfung Debitor wird auf "§Privat" (z.B. für Privatkunden) gesetzt
• Allgemein – Abrechnungsdebitornr. §PRIVAT damit die Rechnungsstellung an den Versicherten erfolgt.

Stammdaten:

• PatientInnen bekommen die eigene Partnerrolle für gesetzlich Versicherte (z.B. VS-GK) zugewiesen
• PatientInnen bekommen folgende zugeordneten Partnerrollen zugewiesen:
  o Kostenvoranschlagsstelle der gesetzlichen Krankenversicherung (z.B. KK-KV §DAK)
  o Preisfindungsdebitor (z.B. PF-DE §PRIVAT)

Prozessablauf#

Rufen Sie sich den gewünschten Lieferplan auf und führen Sie die Funktion" Vertragssuche" im Menüband aus. Die Debitor Vorgangsarten Karte öffnet sich auf der Sie die entsprechende Vorgangsart auswählen können.

Nach der Auswahl der Vorgangsart öffnet sich die Vertragsauswahl, auf der Sie die Filterung der Partnerrolle auf die Partnerrolle des gesetzlich Versicherten (z.B. VS-GK) wechseln.

Anschließend werden Ihnen die Verträge mit Preisfindungsdebitor "PF-DE §PRIVAT" angezeigt.

Treffen Sie nun die Auswahl der Vertragsfindungsartikel/Artikel. Anschließend erfolgt die Lieferung und Abrechnung.

Im Abrechnungsplan erscheint der gesetzlich Versicherte als Rechnungsempfänger.

Wichtig ist es zu prüfen, dass das Zusatzfeld Versicherungsart (z.B. VS-ART) auf der Vorgangsperiodenkarte auf Private Krankenversicherung steht, damit keine Abrechnungsaufteilung (z.B. Zuzahlung) berechnet wird.

Privat-Vorgänge ohne Zusatzfeld VS-ART wurden angelegt#

Wurden bereits Vorgänge ohne das wichtige Zusatzfeld Versicherungsart (VS-ART private Krankenversicherung) zu füllen angelegt, kann folgendermaßen vorgegangen werden:

1. Private Verträge anpassen
2. Dieses fehlende Feld kann in den Vorgängen in der Vorgangsperiodenkarte nacherfasst werden
3. Ggfls. nach den Vorgängen filtern, die mit diesen Verträgen erstellt wurden und diese ändern
4. In diese Vorgänge das Zusatzfeld Versicherungsart mit dem entsprechenden Wert hinterlegen
5. Die Vorgangsperiodenkarte erneut freigeben
6. Prüfen, ob die Abrechnungsaufteilung korrekt ist

eBox Dokumentenverarbeitung#

Die eBox ist in KUMAVISION healthcare365 eine zentrale Stelle zur Bearbeitung des aktuellen Arbeitsvorrates. So können hier Team und personenbezogen die folgenden Prozesse bearbeitet werden:

• Eingehende Dokumente (Rezept, Kostenvoranschläge und sonstige Dokumente)
• Bearbeitung von Fehlern aus Stapelbuchungsvorgängen
• Bearbeitung von manuellen Entscheidungen bei Verlängerung von Verträgen (Stapelverarbeitung)
• Bearbeitung von Wiedervorlagen

Die eBox unterstützt Sie dabei mit der Bereitstellung aller benötigten Funktionen, Informationen und Verzweigungen in den offenen Prozess, so dass Sie direkt aus der eBox Ihren Prozess starten/weiterbearbeiten können.

In diesem Abschnitt werden Struktur und Funktionen der eBox dargestellt. Da die eBox in andere Prozesse eingebunden ist, werden einzelne Funktionen zum Teil im Rahmen dieser Prozesse beschrieben.

In der folgenden Grafik wird schematisch die Bearbeitung eines "Muster16" im Scanprozess dargestellt.

1. Dokument kommt ins Haus und wird auf der Rückseite mit einem eindeutigen Barcode versehen. An dieser Stelle kann eine Sortierung für die entsprechenden Teams erfolgen. Nach der Sortierung erfolgt ein getrennter Scan nach Teams.
2. Nach dem Scannen der Muster16 erfolgt eine chronologische Ablage anhand der Barcodenummer. Dies ist notwendig, um die Originalverordnung für die Abrechnung schnell wieder zu finden.
3. Wenn die Muster16 gescannt wurden, erfolgt im Hintergrund die Schrifterkennung und im Anschluss werden die Daten an das System übergeben (DI-IM Dokument).
4. Vorbearbeitung in eBox „Dokument ungeprüft“ durch den /die erste/n SachbearbeiterIn -> Abschließen in der eBox
5. Abschließende Bearbeitung in eBox „Dokument“ durch den /die zweite/n SachbearbeiterIn -> Vorgang zuordnen / Vorgang anlegen, archivieren, Vorgang bearbeiten.

Einrichtung#

Dokumententypen, Art der Archivierung#

Das einscannen erfolgt nach den eingerichteten Dokumententypen.

In den „DI-Dokumententypen“ befindet sich die zugehörige Einrichtung. Über den „IM Dokumentenstatus“ ist gesteuert, dass bestimmte Dokumente nach dem einscannen direkt archiviert werden (sofern der Barcode erkannt wird). Es erfolgt kein eBox Eingang im „eBox-Status“ offen, eine manuelle Bearbeitung ist nicht erforderlich.

Der Dokumententyp „LS-Rückläufer“ setzt zudem die vorhandene Informationsanforderung auf den Status „Info OK“.

Vertriebsteams#

BenutzerInnen, die, die Dokumente eines Teams bearbeiten sollen müssen diesem Team zugeordnet werden. Richten Sie hier über die „Vertriebsteams“ zunächst die gewünschten Teams ein. Erstellen Sie einen neuen Eintrag über den Funktionsaufruf „Neu“, ordnen Sie nun die gewünschten MitarbeiterInnen über den Aufruf „Benutzer“ im Menüband zu. Es öffnet sich die „Team Benutzer“-Übersicht in der Sie die zugehörigen BenutzerInnen über die Benutzer ID auswählen können.

Kommunikationsbelege#

Über die Einrichtung der Kommunikationsbelege definieren Sie welche Dokumententypen zu welchen Seiten (Debitor, Informationsanforderung etc.) archiviert werden und ob sich nach dem Ausführen der Funktion „archivieren“ noch eine Vorgangs- oder Kundenbezogene Seite für die Weiterbearbeitung öffnen soll.

Ablauf#

Aufrufen der eBox#

Über den Aufruf „eBox“ auf der Startseite, unter Aktionen, öffnen Sie die “eBox“. Es öffnet sich die Seite „eBox Arten“.

Wählen Sie die für die Bearbeitung gewünschte eBox Art aus und bestätigen diese mit "OK".

Für die hier geschilderten Fälle sind folgende eBox Arten relevant:

• Dokument ungeprüft
• Dokument

Mit diesen beiden eBox Arten werden im Prozess die gescannten Dokumente weiterverarbeitet und den weiteren Prozessen in KUMAVISION healthcare365 zugeführt.

In der folgenden Abbildung wurde grafisch die Trennung der Bearbeitung von „Dokument ungeprüft“ und „Dokument“ dargestellt.

Die erste Person macht die Vorbearbeitung, Kontrolle der Informationen und Datenvorerfassung. Die zweite Person kontrolliert noch einmal die Daten, ergänzt diese und führt die weiteren Arbeitsschritte durch.

Je nach ausgewählter „eBox-Art“ wird Ihnen, Ihre persönliche benutzerbezogene eBox angezeigt. Die Ansicht ist gefiltert auf die eBox-Art und Ihren Benutzer.

Sind noch keine Dokumente vorhanden so ist der Inhalt dieser Seite leer.

Abrufen von Dokumenten zur Bearbeitung#

Unterhalb der Filter befindet sich die Funktion zum Abrufen von Dokumenten. Durch die Anwendung von „Abruf“ öffnet sich die „Dokumenten-Auswahlliste. Es werden nun alle Dokumente angezeigt, die sich noch im eBox Status „offen“ befinden und somit unbearbeitet sind. Die Ansicht ist auf Teamebene vorgefiltert.

Grundsätzlich werden Ihnen hier zum einen alle unbearbeiteten Dokumente angezeigt, die noch keinem Team zugeordnet sind sowie die Dokumente für ein Team, welches Sie als Benutzer zugeordnet sind.

In der Dokumentenauswahlliste besteht die Möglichkeit, die Ansicht anders zu strukturieren. So ist es möglich die Sortierreihenfolge zu ändern.

• Suchbegriff, Scandatum
• Scandatum, Suchbegriff
• Es ist auch eine Filterung nach dem Zusatzfeld möglich.

Markieren Sie die gewünschten Dokumente, die Sie bearbeiten möchten, und bestätigen die Auswahl mit "OK". Damit befinden sich die abgerufenen Einträge in Ihrer persönlichen eBox und sind somit für andere UserInnen beim Abrufen nicht mehr sichtbar.

Filtern von Dokumenten in der persönlichen eBox#

Je nach Menge der zu bearbeitenden Dokumente oder Unternehmensprozesse, ist es Sinnvoll, die Dokumente entsprechend Ihrer Dokumentenart zu filtern. Wählen Sie hierzu die gewünschte Dokumentenart im Filterfeld „eBox Unterart“ aus. Im Ergebnis werden Ihnen nur die Dokumente der ausgewählten Dokumentenart angezeigt. Dokumente einer anderen Art sind somit über den Filter ausgeblendet. Gleiches gilt beim Abruf von Dokumenten.

Des Weiteren haben Sie neben den Filtermöglichkeiten im oberen Bereich zudem auch die Möglichkeit, sich die gewählten Dokumente über die Sortierung zu einzelnen Spaltenüberschriften auf- oder absteigend zu sortieren um mehrere Dokumente zu einem Debitor untereinander stehen zu haben.

Dokument einem anderen Team zuweisen#

Stellen Sie im Laufe der Bearbeitung fest, dass der Beleg zum falschen Team gescannt wurde, kann dieser einem anderen Team zugewiesen werden. Hierzu gehen Sie wie folgt vor:

1. Datensatz auswählen
2. Aufruf "Anderes Team zuweisen"
3. Das gewünschte Team zuweisen
4. Mit "OK" bestätigen

Damit ist der Eintrag aus der persönlichen eBox entfernt und befindet sich wieder in der „Dokumentenauswahlliste“ mit dem neuen Teamcode.

Dokument andere BenutzerInnen zuweisen#

Stellt Sie im Laufe der Bearbeitung fest, dass der Beleg von einem/einer bestimmten BenutzerIn bearbeitet werden soll, kann dieser direkt entsprechend zugewiesen werden. Hierzu gehen Sie wie folgt vor:

1. Datensatz auswählen
2. Aufruf "Anderen Benutzer zuweisen"
3. Benutzer zuweisen
4. Mit "OK" bestätigen

Damit ist der Eintrag aus der persönlichen eBox entfernt und befindet sich in der persönlichen eBox des neuen Benutzers.

Dokumente aus der persönlichen eBox löschen#

Mit der Funktion "Löschen" kann ein Eintrag aus der persönlichen eBox entfernt werden. Damit wird der Eintrag nicht wirklich gelöscht, sondern zurück in den Arbeitsvorrat gegeben. Andere BenutzerInnen können ihn dann wieder in die persönliche eBox ziehen.

Dokumente „ungeprüft“ bearbeiten (Vorbearbeitung)#

Die Bearbeitung in der eBox erfolgt in zwei Stufen.

1. Die erste Bearbeitungsstufe mit der eBox Art „Dokumente ungeprüft“ dient der Vorerfassung von Daten -> erste Bearbeitung bzw. Kontrolle und Ergänzung der gelesenen Daten.
2. In der zweiten Bearbeitungsstufe mit der eBox Art „Dokumente“ findet die abschließende Bearbeitung statt -> Kontrolle und weitere Vorgangsbearbeitung.

Somit wird jedes Dokument zwei Mal bearbeitet, was Fehler vermeidet (vier-Augen-Prinzip).

Bearbeiten von Dokumenten Typ: MUSTER16 (Vorerfassung)#

Abgleich der durch die OCR-Schrifterkennung gelesenen und an KUMAVISIOIN healthcare365 übergebenen Daten, ggf. Korrektur. Bei A4 Rezepten ist keine Schrifterkennung möglich, hier müssen die relevanten Felder manuell im Rahmen der Vorerfassung hinterlegt werden.

Bearbeiten von Dokumenten Typ: SONSTIGE (Vorerfassung)#

Im Viewer lässt sich erkennen, um was für eine Dokumentenart es sich handelt. Somit kann die gewünschte Belegart in der eBox auswählt werden. Als nächsten Arbeitsschritt muss eine Belegnummer ausgewählt wählen. In diesen Fall handelt es sich um die Kontaktnummer. Um welche Belegnummer es sich handelt, wird durch die Belegart vorgegeben. Dies ist in der Einrichtung der Kommunikationsbelege hinterlegt und somit parametrisierbar.

Lieferscheinrückläufer#

System Lieferscheine werden automatisch der Info. Anforderung zugewiesen. Dies geschieht unter Erkennung des Barcodes auf dem Lieferschein. Der Barcode entspricht der Info.-Anforderungsnummer. Wurde der Barcode nicht erkannt, so ist eine automatische Zuweisung nicht möglich und das Image wird als "nicht erkannt" in die DI-IM Dokument geschrieben und ist somit in der „Dokumentenauswahlliste“ verfügbar.

Barcodevormerkung#

Die Barcodevormerkung besteht aus drei getrennten Arbeitsschritten.

1. Barcodevormerkung erstellen, es entsteht eine leere „Dokumentenhülle“
2. Scannen der vorgemerkten Dokumente über den Stapel „Barcodevormerkung“
3. Es erfolgt die automatische Zuordnung des Dokuments, die „Dokumentenhülle“ wird befüllt. (Wird der Barcode nicht erkannt, wird das Image des Dokumentes in die eBox übergeben und muss dort manuell weiter bearbeitet werden)

Vorverarbeitung abschließen#

Wurde das Dokument in der ersten Stufe geprüft, wird die Vorverarbeitung des Dokuments über die Aktion „Geprüft“ abgeschlossen und der Eintrag wird aus der persönlichen eBox entfernt. Der Eintrag geht damit wieder in den Arbeitsvorrat und steht nun für die eBox mit der eBox Art „Dokumente“ zum Abruf in der „Dokumentenauswahlliste“ zur Verfügung.

Es ist nun nicht mehr möglich, das Dokument in die eBox mit der eBox Art „DOC UNG“ abzurufen.

Dokumente bearbeiten (Endbearbeitung)#

Das Abrufen aus dem Arbeitsvorrat erfolgt analog zum Prozess des Abrufs für die eBox Art „Dokumente ungeprüft“. Siehe hierzu Abschnitt" Abrufen von Dokumenten zur Bearbeitung".

Es öffnet sich die Seite "IM Dokumentenauswahlliste" (Arbeitsvorrat). Es bestehen die gleichen Filter- und Sortiermöglichkeiten wie unter der eBox Art „Dokumente ungeprüft“.

Bearbeiten von Dokumenten (Endbearbeitung)#

Gemäß dem Vier-Augen-Prinzip erfolgt der erneute Abgleich der Daten.

Je nachdem ob es bereits einen Rezeptvorgang gibt oder ob ein neuer angelegt werden muss erfolgt nun die weitere Bearbeitung.

Neuen Vorgang und ggf. neuen Debitor anlegen#

Ist der Vorgang noch nicht im System angelegt, so kann dieser direkt aus der eBox heraus angelegt werden. Eine Vorgangsanlage ist nur möglich, wenn der Debitor ebenfalls im System vorhanden ist.

Die Neuanlage eines Debitors erfolgt direkt aus der eBox heraus über die Funktion „Neuer Debitor aus Kurzerfassung“. Nutzen Sie hierfür, wenn vorhanden, ein Dokument des Typen "MUSTER16", da hier die meisten gelesenen Daten erfasst sind. Die gelesenen Daten werden automatisch in den neuen Debitor übertragen und müssen nicht mehr manuell erfasst werden, ggf. weitere zusätzliche Felder die Ihnen über die Pflichtfeldprüfung vorgeschlagen müssen manuell ergänzt werden.

Über die Funktion „Neue Vorgangsperiode anlegen“ legen Sie nun aus der eBox heraus einen neuen Vorgang an.

Nachdem Sie den Vorgang angelegt und wieder geschlossen haben, erscheinen die zugehörigen Informationsanforderungen, an welchen die Dokumente archiviert werden müssen.

Bearbeiten der Informationsanforderungen und Archivierung der Dokumente#

Auf dem Inforegister „Info.-Anforderungen“ werden Ihnen die Informationsanforderungen angezeigt, zu denen noch Dokumente fehlen. Diese Ansicht ist vorgefiltert auf den Dokumententyp sowie den „Anforderungsstatus“. Es werden nur die notwendigen Informationsanforderungen angezeigt. Informationsanforderungen die bereits im Status „Info OK“ sind, werden durch den Filter in der Ansicht ausgeblendet.

Wählen Sie anhand des Ihnen angezeigten Dokuments die entsprechende Informationsanforderung aus. Achten Sie hierbei zwingend auf die „Anforderungsqualität“ und setzen den Haken im Feld „Hauptbeleg“ in der höchsten Qualität. Nach Auswahl des Hakens im Feld „Hauptbeleg“ wird der Haken im Feld „Auswahl“ automatisch vom System mitgesetzt. Es ist an dieser Stelle nicht notwendig einen weiteren Haken in der Informationsanforderungszeile mit der geringeren Qualität zu setzen, die Verarbeitung der geringeren „Anforderungsqualität“ erfolgt automatisch.

Setzen Sie nun zunächst den entsprechenden Info-Anforderungsstatus über den zutreffenden Status „Info nicht OK“ oder „Info OK“. Je nach Dokumentenart und Einrichtung öffnet sich eine neue Seite die zu prüfen und ggf. zu ergänzen ist. Mit "OK" bestätigen Sie Ihre Eingabe. Der Status zur Informationsanforderung ist somit aktualisiert.

Archivieren Sie nun das Dokument zur Informationsanforderung über die Funktion „Archivieren“. Je nach vorgenommener Einrichtung öffnet sich nach dem Archivieren des Dokumentes der Vorgang (dies ist individuell zu Parametrisieren).

Dokumente zum Debitor archivieren#

Je nach erfolgter Einrichtung der Kommunikationsbelege, können Dokumente auch direkt zum Debitor archiviert werden (Vorgangsunabhängig) und sind dann im Marketing Cockpit sichtbar. Dies empfiehlt sich z.B. für Befreiungsausweise, Kundenbriefe oder nicht notwendige „überflüssige“ Rezepte.

Wählen Sie, entsprechend Ihrer Einrichtung, den Dokumententypen und die Belegart aus und wählen anschließend im Feld "Belegnummer" den Kunden aus. Über den Funktionsaufruf „Archivieren“ wird das Dokument zum Debitor archiviert.

Funktion "zurück in die eBox"#

Sollte in Folge der Scanbearbeitung das Dokument an einer falschen Stelle abgelegt worden sein, so besteht die Möglichkeit, dieses Dokument für eine neue Zuordnung zurück in die eBox zu senden.

Die Funktion „zurück in die eBox“ steht auf verschiedenen Seiten zur Verfügung.

Die Funktion wird über den Aufruf „Zurück in die eBox“ gestartet.

Es öffnet sich die Seite „Auswahl der Archiveinträge“. Je nachdem ob die Funktion aus dem Rezeptvorgang „Vorgangsperiodenkarte“ oder „Vorgangskarte“ ausführt oder aus dem „Marketing Cockpit“ des Debitors werden alle Belege angezeigt, welche dem Vorgang zugeordnet sind oder welche dem Debitoren, Vorgangsunabhängig, zugeordnet sind. Aus dieser Liste wählen Sie den gewünschten Beleg über das Aktivieren von „Auswahl“ aus.

Anschließend wird der Dokumententyp ausgewählt, dem der Beleg entspricht. Dieses Feld ist gleichbedeutend mit der eBox Unterart. Mittels setzen eines Hakens im Feld „Index übernehmen“ wird der Debitor im folgenden mit in die eBox übernommen.

Führen Sie die Funktion „zurück in die eBox“ aus.

Nachdem die Funktion ausgeführt wurde, ist das Dokument nicht mehr dem Vorgang oder Debitor zugeordnet. Das Dokument findet sich nun in der persönlichen eBox des Users, welcher die Funktion aufgerufen hat. Eine erneute Zuordnung ist nun möglich.

eKV Rücklauf verarbeiten#

Sofern keine automatische Verarbeitung im System eingerichtet ist, erfolgt die Verarbeitung von Kostenvoranschlag-Rückläufern zum eKV manuell über die eBox oder Alternativ bei abweichend genehmigten Einrichtungen. Siehe auch hierzu Abschnitt „Rezept Ablehnungsgründe“ Einrichtung eKV.

Wurde der eKV vom Kostenträger abgelehnt, werden die zugehörigen Informationen wie Änderungen oder Textinformationen auf dem Inforegister „eKV Änderungen“ angezeigt. Der Genehmigungsstatus wird in dem zugehörigen Feld „Status“ angezeigt, eventuell seitens des Kostenträgers übermittelte Nachrichten werden Ihnen über das Feld „Textinformation“=Ja angezeigt. Sie können mittels Klick auf das „Ja“ die entsprechende Textinformation einsehen.

eKV Ablehnung nachbessern und erneut einreichen#

Die zugehörige Informationsanforderung über welche der eKV versandt wurde, ist automatisch markiert. Führen Sie die Funktion „Info nicht ok“ aus. Je nach Einrichtung haben Sie im nachfolgenden Fenster „Komm. Status Vorlagenzeilen“ die Möglichkeit, einen Ablehnungsgrund auszuwählen. Markieren Sie die zutreffende Zeile und bestätigen diese mit "OK". Der Status der Infoanforderung ändert sich auf „abgelehnt“. Im zugehörigen Rezeptvorgang wurde eine neue Infoanforderung für eine eventuelle Neueinreichung, erzeugt.

Sie haben die Möglichkeit, über die Infoboxen auf die Vorgangsbeteiligten wie Versicherter, Kostenträger oder Verordner zuzugreifen und evtl. fehlerhafte oder fehlende Daten zu erfassen wie z.B. die Versichertennummer.

Auf dem Inforegister der Informationsanforderungen befinden sich die Aufrufe, um direkt den zugehörigen Vorgang bzw. Liefer- oder Abrechnungsplan aufzurufen um dort eventuell erforderliche Anpassungen vorzunehmen.

eKV Genehmigung verarbeiten#

Es wird zwischen zwei verschiedenen Status-Meldungen für einen Genehmigungsrücklauf unterschieden:

1. Status „genehmigt“: Genehmigt wie eingereicht
2. Status „teilgenehmigt“: Genehmigt mit Änderungen

Das Genehmigungskennzeichen sowie Datum wird auf dem Inforegister „Antwort Details“ angezeigt. Der Genehmigungsstatus wird im zugehörigen Feld „Status“ auf de, Inforegister „eKV Änderungen" ausgewiesen. Dort werden auch eventuell seitens des Kostenträgers vorgenommene Änderungen ausgegeben. Sie sehen an dieser Stelle zum einen Ihre eingereichten Daten und zum anderen die vom Kostenträger übermittelten Daten.

Das Genehmigungsdokument wird Ihnen über den Viewer angezeigt und kann hier nochmals verglichen werden.

Die zugehörige Informationsanforderung über welche der eKV versandt wurde, ist automatisch markiert. Führen Sie die Funktion „Info ok“ aus. Je nach Einrichtung öffnet sich nachfolgend der Rezeptvorgang, über diesen Sie weiterführende Schritte wie z.B. Anpassung von geänderten Daten wie z.B. Zuzahlung durchführen können.

Archivieren Sie nun noch das Genehmigungsdokument über die Funktion „Archivieren“ in der eBox.

Weitere Funktionen in der eBox#

Betriebsstundenerfassung#

Sie haben die Möglichkeit, direkt aus der eBox heraus die Betriebsstunden zu hinterlegen. Führen Sie hierzu die Funktion „Betriebsstundenerfassung“ aus. Der Prozess zur Betriebsstundenerfassung ist separat beschrieben.

Zuzahlungsbefreiung hinterlegen#

Sie haben die Möglichkeit, direkt aus der eBox heraus die Zuzahlungsbefreiung für einen Debitoren zu hinterlegen. Führen Sie hierzu die Funktion „Abrechnungsaufteilung Befreiung“ aus.

Kalorienpauschale#

Eine kalorienbasierte Pauschale kann, je nach Vertragskonstellation, unterschiedlich in Microsoft Dynamics 365 Business Central abgebildet werden.

Neben der nicht gedeckelten Abrechnung ist die Einrichtung von Maximalwerten möglich. Wird hierbei innerhalb einer Periode ein geringerer Bedarf als der Maximal-Kalorienwert geliefert, wird der Rechnungsbetrag nur für die abgerufene Menge berechnet. Ist der Bedarf höher als der Maximal-Kalorienwert, wird die vereinbarte Pauschale mit "1" berechnet.

Einrichtung#

Zusatzfeld Kalorien pro Basismenge am Artikel#

Um die Kalorien richtig zu berechnen, muss dem Artikel die Information "Kalorien pro Basiseinheit" mitgegeben werden. Dazu wird auf der Artikelkarte unter "Zusatzinformationen" dem entsprechenden Zusatzfeld (bspw. KABA) die Kalorienmenge hinterlegt (bspw. 500 Kalorien).

Die Einrichtung und Zuordnung von Zusatzfeldern kann den Abschnitt „Zusatzfeld“ entnommen werden.

Vertragsanlage#

Der Vertrag wird entsprechend dem mit dem Kostenträger geschlossenen Vertrag angelegt. Zu folgend aufgelisteten Vertragsfeldern, können weitere Einrichtungen notwendig sein.

Zu beachten bei der Einrichtung der Vertragskarte ist, dass spezifisch u.a. folgendes definiert werden sollte:

Zu beachten bei der Einrichtung der Vertragsversion ist folgendes:

Zu beachten bei der Anlage der Perioden ist folgendes:

Bei kalorienbasierenden Pauschalen zählen oftmals alle Lieferungen des Monats in die Berechnung mit rein. Für die Einrichtung der Perioden wird der Abrechnungszeitraum daher auf den letzten Tag des laufenden Monats definiert – „Abrechnung Zeitpunkt“ = LM.

Zu beachten bei der Anlage der Vertragszeilen ist folgendes:

Um für die Vorgangsart "enterale Ernährung" eine Nahrungspauschale erfassen und abrechnen zu können, muss in den Vertragszeilen neben den Vertragsfindungsartikeln auch die Nahrungspauschale als Ressource erfasst werden.

Diese Zeilen erhalten folgende Informationen:

• Kalk. Art
• Kalk. Begrenzung
• Kalk. Wert
• Kalk. Zusatzfeld
• Kalk. Abrechnungsart

Beispiel:

Nachfolgend wird ein Beispiel von einer Einrichtung der Vertragszeilen gezeigt:

Weitere Felder, wie bspw. gesetzl. Zuzahlung, Lieferungsart müssen, je nach Konstellation, zusätzlich eingerichtet werden.

Pauschale mit Rezeptabwicklung#

Nachfolgend wird die systemseitige Abwicklung eines Rezeptvorganges für den Prozess Pauschale beschrieben. Sie haben grundsätzlich zwei Varianten zur Erstellung von neuen Vorgängen.

1. Vorgangsanlage über Vertragssuche
2. Vorgangsanlage mittels Schnellerfassungsmaske

Die Vorgangsanlage mittels Schnellerfassung ist im Abschnitt „Schnellerfassung“ beschrieben. Im nachfolgenden ist die Vorgangsanlage über Vertragssuche beschrieben.

Der Prozess lässt sich in zwei verschiedene Kategorien unterteilen.

• Verbrauchsmaterial, Monatspauschale
• Gerätepauschale, langlaufende Pauschale

Das Vorgehen für die Vorgangsanlage ist immer gleich, da die Unterschiede in den zugehörigen Verträgen eingerichtet sind und automatisch auf die Vorgänge angewendet werden z.B. Laufzeiten oder Buchungscode.

Einrichtung#

Grundvoraussetzung für die Erstellung eines Vorganges mit Rezeptabwicklung ist die Anlage eines entsprechenden Vertrages.

Ablauf#

Vorgangsanlage#

Ihnen stehen zwei Möglichkeiten für die "Vorgangsanlage über Vertragssuche" zur Verfügung.

Zum einen können Sie einen Vorgang über den Einstieg im „Lieferplan“ vornehmen. Dies ist in der Regel der Fall, wenn Sie noch keine vorgangsbegleitenden Dokumente vorliegen haben.

Zum anderen steht Ihnen als die gängige Variante, der Einstieg über die eBox zur Verfügung. In dem Fall liegt Ihnen bereits eine ärztliche Verordnung in Kopie oder im Original vor oder ggf. ein anderes Dokument, welches die Vorgangsanlage initiiert.

Wählen Sie in beiden Fällen den zugehörigen Aufruf „Neue Vorgangsperiode anlegen“ oder „Vertragssuche“ im Menüband der jeweiligen Seite aus.

Je nachdem ob es sich um einen neuen Kunden im Bereich der Rezeptabwicklung handelt, oder um einen Bestandskunden öffnet sich bei einem Neukunden die Übersicht aller Vorgangsarten und bei Bestandskunden die Vertragsauswahl zu einer bereits bestehenden Vorgangsart.

Bei einem Neukunden wählen Sie die gewünschte Vorgangsart aus. Bei einem Bestandskunden prüfen Sie, ob die in der Vertragsauswahl hinterlegte Vorgangsart die passende ist. Falls dies nicht der Fall ist, öffnen Sie die Vorgangsartenübersicht über den Assist Button [...] neben der Vorgangsart. In dem neuen Fenster „Debitor Vorgangsarten“ können Sie nun aus den bei dem Kunden vorhandenen Vorgangsarten die passende auswählen oder alternativ über den Aufruf „Neu“ eine neue hinzufügen.

Die Kriterien für die Vertragssuche werden über die nachfolgenden Felder gesteuert.

Auf Basis der im Kopfbereich eingegebenen Daten erfolgt die Vertragssuche. Je nach Einrichtung Ihrer Verträge können Sie die Suche durch Angabe eines Wertes im Feld „Suchcode“ oder „Hilfsmittelsuchcode“ weiter eingrenzen.

Es werden Ihnen die aktuell gültigen Verträge zum Kostenträger im Bereich „Gefundene Vertragsversionen“ angezeigt.

Werden Ihnen keine gefundenen Vertragsversionen angezeigt, haben Sie die Möglichkeit, die Suche auf die Anwendung von allgemeingültigen Verträgen zu erweitern. Aktivieren Sie hierfür den Schalter „Allgemeine Verträge anzeigen“.

Wählen Sie den zutreffenden Vertrag aus, indem Sie entweder den „Suchbegriff“ oder die „Buchungsbeschreibung“ anwählen. Es öffnet sich die Übersicht „Vertragssuche Ebene 1“ mit den im Vertrag hinterlegten Vertragsfindungsartikeln. Über die Funktion „Zusatz Vertragsfindungsartikel anzeigen“ im Kopfbereich haben Sie je nach Einrichtung im zugehörigen Vertrag die Möglichkeit, sich weitere Vertragsfindungsartikel einzublenden.

Um den/die Artikel zu erfassen öffnen Sie durch Anwahl im Feld „Nr.“, „Beschreibung“ oder „Beschreibung 2“ die zum Vertragsfindungsartikel zugehörige Artikelauswahl „Vertragssuche Ebene 2“. Je nach Menge der Artikel ist es sinnvoll die Suche erneut einzugrenzen. Sie haben hier die Möglichkeit, nach Artikelnummer oder Artikelbeschreibungen zu suchen, an dieser Stelle reichen auch Teile der Nummer oder Beschreibung.

Erfassen Sie in der Spalte „Menge“ die Anzahl. Der Haken für die erfolgte Auswahl der Artikelzeile wird automatisch gesetzt. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit "OK". Sie haben nun im Fenster „Vertragssuche Ebene 1“ erneut die Möglichkeit, weitere Artikel aus anderen Vertragsfindungsartikeln auszuwählen. Haben Sie alle Artikel ausgewählt bestätigen Sie Ihre Eingabe mit "OK" bis sich das Fenster „Lieferplanzeilen für neuen Vorgang auswählen“ öffnet.

In der Übersicht werden Ihnen nochmal alle von Ihnen erfassten Artikel angezeigt. An dieser Stelle können Sie bei Bedarf noch Änderungen z.B. hinsichtlich der Mengen oder Lieferungsart vornehmen z.B. für periodische Belieferungen oder auch weitere Artikel hinzufügen. Das hinzufügen weiterer Artikel ist über den erneuten Aufruf der „Vertragssuche Ebene 1“, durch Anwahl der Zahl neben dem Feld „Anzahl Vertragszeilen“ im Kopfbereich möglich. Alternativ ist die direkte Artikelerfassung in der nächsten leeren Zeile möglich.

Bestätigen Sie Ihre Erfassung mit „OK“. Der Vorgang wird angelegt und es öffnet sich die zugehörige „Vorgangsperiodenkarte“.

Die Basis für die in der „Vorgangsperiodenkarte“ hinterlegten Daten bildet der ausgewählte Vertrag. In Einzelfällen kann es erforderlich sein, bestimmte Daten anzupassen. Ändern Sie diese dann direkt in der Vorgangsperiodenkarte. Je nach Vorgabe in Ihrem Unternehmen müssen an dieser Stelle nun auch weitere, ergänzende Angaben wie z.B. die Vorgangsherkunft oder der Diagnoseschlüssel sofern auf der ärztlichen Verordnung angegeben, gepflegt werden.

Bestätigen Sie die Eingaben mit „OK“. Es öffnet sich nun der Lieferplan mit den von Ihnen erfassten zu liefernden Artikeln in der Lieferplanzeile. Aktuell befindet sich diese noch im Status „offen“, so dass Sie hier noch manuelle Anpassungen bzw. Ergänzungen wie z.B. das gewünschte Lieferdatum vornehmen können. Über die Funktion „Freigeben“ geben Sie die Lieferplanzeilen frei.

Es erzeugen sich nun die zugehörigen Informationsanforderungen für die notwendigen Begleitdokumente und je nach „Lieferungsart“ die Lieferplaneinteilungen.

Im Abrechnungsplan bilden die „Abrechnungsplanzeilen“ die Basis für die Kostenvoranschlag Erstellung sowie Abrechnungsplaneinteilung. Die Abrechnungsplanzeile enthält alle Kostenvoranschlagrelevanten Daten wie z.B. Legs, LKZ, HM-Nr, PZN in den Zusatzfeldern sowie Preise, Zuzahlung, Eigenanteil oder Aufzahlung und bilden die Basis für den Kostenvoranschlag.

Sofern Sie hier Ergänzungen oder Anpassungen vornehmen möchten, setzen Sie den Status in der Abrechnungsplanzeile auf „Offen“, nehmen die gewünschten Änderungen vor und setzen den Status anschließend wieder auf „Freigegeben“. Die Zusatzfelder können Sie über die Spalte „Zusatzfelder“ oder den gleichnamigen Aufruf anpassen.

Die „Abrechnungsplaneinteilung“ ist bei einem Vorgang zum Pauschal-Prozess direkt mit den entsprechenden Ressourcen für die geplante Abrechnung befüllt. Da bei einem Pauschalvorgang im Gegensatz zu einem Kaufprozess bereits die Höhe der Pauschale feststeht, die abgerechnet werden soll, werden die Abrechnungsplaneinteilungen direkt erzeugt, anders als beim Kauf-Prozess wo diese erst nach Auftragserstellung erzeugt werden. Systemseitig ist der Fehlercode „ABWARTEN“ hinterlegt, um eine vorzeitige Abrechnung zu unterbinden.

Verarbeiten Sie nun eventuell vorhandene Dokumente über die eBox, so dass die zugehörigen Info.Anforderungen dem aktuellen Status entsprechen. Für die Bearbeitung der Dokumente siehe "eBox".

Sofern Ihnen die für den Kostenvoranschlag notwendigen Dokumente vorliegen und der Versand der Kostenvoranschläge nicht automatisiert in Ihrem System eingerichtet ist, versenden Sie den Kostenvoranschlag manuell über die zugehörige Info.Anforderung. Nutzen Sie hierfür die Funktion „Senden nach Voreinstellung“ in der Info.Anforderung für den Kostenvoranschlag. Die Einrichtung zur Verkettung, welche mit der Vertragsanlage vorgenommen wurde, sorgt dafür, dass die Kostenvoranschlagrelevanten Dokumente wie z.B. Rezept mitgesendet werden.

Auftragserstellung#

Die Auftragserstellung kann sowohl vollautomatisiert über die Einrichtung einer Aufgabenwarteschlange sowie manuell erfolgen. Nachfolgend wird die manuelle Erstellung beschrieben.

Die Basis für die Auftragserstellung bildet die „Lieferplaneinteilung“. Eine Auftragserstellung kann nur erfolgen, wenn eine „Lieferplaneinteilung“ vorhanden ist und zudem keine Liefersperre durch eine Info.Anforderung oder einem Fehlercode besteht. Die zugehörigen Spalten befinden sich in der Lieferplaneinteilung.

Bei einer Lieferplanzeile mit der Lieferungsart „Abruf“ ist es zunächst erforderlich, diese in die Lieferplaneinteilung manuell abzurufen. Führen Sie hierzu die Aktion „Abrufposition erstellen“ im Menüband des Lieferplans aus.

Es öffnet sich das Fenster „Lieferplanzeilen zum Erzeugen von Einteilungen auswählen“. Ihnen werden alle Artikel angezeigt, für die ein Abruf auf Basis des Datums im Feld „Gewünschtes Lieferdatum“ möglich ist. Dieses Datum kann auch manuell angepasst werden für den Fall, dass Sie in die Zukunft abrufen möchten. Eine weitere Eingrenzung nach Vorgangsart oder Vorgangsperiode kann im Kopfbereich bei Bedarf erfolgen.

Erfassen Sie die gewünschten Mengen in den jeweiligen Artikelzeilen und bestätigen Ihre Eingabe mit „OK“. Das System bietet Ihnen nun über die Meldung „Wollen Sie die Einteilungen in einen Auftrag abrufen?“ zwei Optionen an:

1. JA = Es wird die Lieferplaneinteilung erstellt und direkt der Verkaufsauftrag
2. NEIN = Es wird nur die Lieferplaneinteilung erstellt

Nein wird angewendet, wenn Sie z.B. noch Parameter in der Lieferplaneinteilung anpassen möchten oder mehrere Lieferplaneinteilungen haben, die dann am Ende in einem Verkaufsauftrag zusammengefasst werden sollen. Sowie wenn die Auftragserstellung zu einem späteren Zeitpunkt oder ggf. über einen automatisierten Auftragsabruf erfolgen soll.

Bei den Lieferungsarten ohne „Abruf“ kann direkt der Funktionsaufruf „Aufträge aus Lieferplan abrufen“ ausgeführt werden. Dieser Abruf greift auf den Filter zum Abrufen von Aufträgen zu, der in der „KUMAVISION healthcare Einrichtung“ hinterlegt ist.

Es öffnet sich das Fenster „Aufträge aus Lieferplan abrufen“. An dieser Stelle können Sie die Vorbelegungen noch manuell anpassen und auf dem Inforegister „Vorgangsperiode“ auf die „Vorgangsnummer“ filtern.

In der Lieferplaneinteilung werden die Felder „Belegart“ = Auftrag und „Belegnr.“ = Auftragsnr. gefüllt. Bei Bedarf können Sie durch Anwahl der Auftragsnummer den erstellen Verkaufsauftrag öffnen.

Kauf mit Rezeptabwicklung#

Nachfolgend wird die systemseitige Abwicklung eines Rezeptvorganges für den Prozess Kauf beschrieben. Sie haben grundsätzlich zwei Varianten zur Erstellung von neuen Vorgängen:

1. Vorgangsanlage über Vertragssuche
2. Vorgangsanlage mittels Schnellerfassungsmaske

Die Vorgangsanlage mittels Schnellerfassung ist im Abschnitt „Schnellerfassung“ beschrieben. Im nachfolgenden ist die Vorgangsanlage über Vertragssuche beschrieben.

Der Prozess lässt sich in drei verschiedene Kategorien unterteilen.

• Einzelkauf
• Kauf auf Dauer
• Geräte Kauf

Das Vorgehen für die Vorgangsanlage ist immer gleich, da die Unterschiede in den zugehörigen Verträgen eingerichtet sind und automatisch auf die Vorgänge angewendet werden z.B. Laufzeiten oder Buchungscode.

Einrichtung#

Grundvoraussetzung für die Erstellung eines Vorganges mit Rezeptabwicklung ist die Anlage eines entsprechenden Vertrages.

Ablauf#

Vorgangsanlage#

Sie haben zwei Möglichkeiten für die Vorgangsanlage über Vertragssuche.

Zum einen können Sie einen Vorgang über den Einstieg im „Lieferplan“ vornehmen. Dies ist in der Regel der Fall, wenn Sie noch keine vorgangsbegleitenden Dokumente vorliegen haben. Die zweite Möglichkeit, zählt zu der gängigsten Variante. Hierbei erfolgt der Einstieg über die eBox. In dem Fall liegt Ihnen bereits eine ärztliche Verordnung in Kopie oder im Original vor oder ggf. ein anderes Dokument, welches die Vorgangsanlage initiiert.

Wählen Sie in beiden Fällen den zugehörigen Aufruf „Neue Vorgangsperiode anlegen“ oder „Vertragssuche“ im Menüband der jeweiligen Seite auf.

Je nachdem ob es sich um einen neuen Kunden im Bereich der Rezeptabwicklung handelt, oder um einen Bestandskunden öffnet sich bei einem Neukunden die Übersicht aller Vorgangsarten und bei Bestandskunden die Vertragsauswahl zu einer bereits bestehenden Vorgangsart.

Bei einem Neukunden wählen Sie die gewünschte Vorgangsart aus. Bei einem Bestandskunden prüfen Sie, ob die in der Vertragsauswahl hinterlegte Vorgangsart die passende ist. Falls dies nicht der Fall ist, öffnen Sie die Vorgangsartenübersicht, indem Sie den Assist Button [...] neben der Vorgangsart auswählen. In dem neuen Fenster „Debitor Vorgangsarten“ können Sie nun aus den bei dem Kunden vorhandenen Vorgangsarten die passende auswählen oder alternativ über den Aufruf „Neu“ eine neue hinzufügen.

Die Kriterien für die Vertragssuche werden über die nachfolgenden Felder gesteuert.

Auf Basis der im Kopfbereich eingegebenen Daten erfolgt die Vertragssuche. Je nach Einrichtung Ihrer Verträge können Sie die Suche durch Angabe eines Wertes im Feld „Suchcode“ oder „Hilfsmittelsuchcode“ weiter eingrenzen.

Es werden Ihnen die aktuell gültigen Verträge zum Kostenträger im Bereich „Gefundene Vertragsversionen“ angezeigt.

Werden Ihnen keine gefundenen Vertragsversionen angezeigt, haben Sie die Möglichkeit, die Suche zu erweitern auf die Anwendung von allgemeingültigen Verträgen. Aktivieren Sie hierfür den Schalter „Allgemeine Verträge anzeigen“.

Wählen Sie den zutreffenden Vertrag aus, indem Sie entweder den „Suchbegriff“ oder die „Buchungsbeschreibung“ anwählen. Es öffnet sich die Übersicht „Vertragssuche Ebene 1“ mit den im Vertrag hinterlegten Vertragsfindungsartikeln. Über die Funktion „Zusatz Vertragsfindungsartikel anzeigen“ im Kopfbereich haben Sie je nach Einrichtung im zugehörigen Vertrag die Möglichkeit, sich weitere Vertragsfindungsartikel einzublenden.

Um den/die Artikel zu erfassen, öffnen Sie durch Anwahl im Feld „Nr.“, „Beschreibung“ oder „Beschreibung 2“ die zum Vertragsfindungsartikel zugehörige Artikelauswahl „Vertragssuche Ebene 2“. Je nach Menge der Artikel ist es sinnvoll die Suche erneut einzugrenzen. Sie haben hier die Möglichkeit, nach Artikelnummer oder Artikelbeschreibungen zu suchen, an dieser Stelle reichen auch Teile der Nummer oder Beschreibung.

Erfassen Sie in der Spalte „Menge“ die Anzahl. Der Haken für die erfolgte Auswahl der Artikelzeile wird automatisch gesetzt. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit "OK". Sie haben nun im Fenster „Vertragssuche Ebene 1“ erneut die Möglichkeit, weitere Artikel aus anderen Vertragsfindungsartikeln auszuwählen. Haben Sie alle Artikel ausgewählt bestätigen Sie Ihre Eingabe mit "OK" bis sich das Fenster „Lieferplanzeilen für neuen Vorgang auswählen“ öffnet.

In der Übersicht werden Ihnen nochmal alle von Ihnen erfassten Artikel angezeigt. An dieser Stelle können Sie bei Bedarf noch Änderungen z.B. hinsichtlich der Mengen oder Lieferungsart vornehmen z.B. für periodische Belieferungen oder auch weitere Artikel hinzufügen. Das hinzufügen weiterer Artikel ist möglich über den erneuten Aufruf der „Vertragssuche Ebene 1“ durch Anwahl der Zahl neben dem Feld „Anzahl Vertragszeilen“ im Kopfbereich oder alternativ ist die direkte Artikelerfassung in der nächsten leeren Zeile möglich.

Bestätigen Sie nun Ihre Erfassung mit „OK“ so wird der Vorgang angelegt und es öffnet sich die zugehörige „Vorgangsperiodenkarte“.

Die Basis für die in der „Vorgangsperiodenkarte“ hinterlegten Daten bildet der ausgewählte Vertrag. In Einzelfällen kann es erforderlich sein, bestimmte Daten anzupassen. Ändern Sie diese direkt in der Vorgangsperiodenkarte. Je nach Vorgabe in Ihrem Unternehmen müssen an dieser Stelle nun auch weitere, ergänzende Angaben wie z.B. die Vorgangsherkunft oder der Diagnoseschlüssel sofern auf der ärztlichen Verordnung angegeben, gepflegt werden.

Bestätigen Sie die Eingaben mit „OK“. Es öffnet sich nun der Lieferplan mit den von Ihnen erfassten zu liefernden Artikeln in der Lieferplanzeile. Aktuell befindet sich diese noch im Status „offen“, so dass Sie hier noch manuelle Anpassungen bzw. Ergänzungen wie z.B. das gewünschte Lieferdatum vornehmen können. Über die Funktion „Freigeben“ geben Sie die Lieferplanzeilen frei.

Es erzeugen sich nun die zugehörigen Informationsanforderungen für die notwendigen Begleitdokumente und je nach „Lieferungsart“ die Lieferplaneinteilungen.

Im Abrechnungsplan bilden die „Abrechnungsplanzeilen“ die Basis für die Kostenvoranschlag Erstellung sowie Abrechnungsplaneinteilung. Die Abrechnungsplanzeile enthält alle Kostenvoranschlagrelevanten Daten wie z.B. Legs, LKZ, HM-Nr, PZN in den Zusatzfeldern sowie Preise, Zuzahlung, Eigenanteil oder Aufzahlung und bilden die Basis für den Kostenvoranschlag.

Sofern Sie hier Ergänzungen oder Anpassungen vornehmen möchten, setzen Sie den Status in der Abrechnungsplanzeile auf „Offen“, nehmen die gewünschten Änderungen vor und setzen den Status anschließend wieder auf „Freigegeben“. Die Zusatzfelder können sie über die Spalte „Zusatzfelder“ oder den gleichnamigen Aufruf anpassen.

Die „Abrechnungsplaneinteilung“ ist bei einem Vorgang zum Kauf-Prozess zunächst noch so lange leer, bis ein Auftrag über den Lieferplan erstellt wurde. Da bei einem Kaufvorgang im Gegensatz zu einer Pauschale nur die Artikel berechnet werden, die auch tatsächlich geliefert wurden.

Verarbeiten Sie nun eventuell vorhandene Dokumente über die eBox, so dass die zugehörigen Info.Anforderungen dem aktuellen Status entsprechen. Für die Bearbeitung der Dokumente steht eine separate Onlinehilfe zur Verfügung, siehe "eBox".

Sofern Ihnen die für den Kostenvoranschlag notwendigen Dokumente vorliegen und der Versand der Kostenvoranschläge nicht automatisiert in Ihrem System eingerichtet ist, versenden Sie den Kostenvoranschlag manuell über die zugehörige Info.Anforderung. Nutzen Sie hierfür die Funktion „Senden nach Voreinstellung“ in der Info.Anforderung für den Kostenvoranschlag. Die Einrichtung zur Verkettung, welche mit der Vertragsanlage vorgenommen wurde, sorgt dafür, dass die Kostenvoranschlagrelevanten Dokumente wie z.B. Rezept mitgesendet werden.

Aufteilungserstellung#

Die Auftragserstellung kann sowohl vollautomatisiert über die Einrichtung einer Aufgabenwarteschlange sowie manuell erfolgen. Nachfolgend wird die manuelle Erstellung beschrieben.

Die Basis für die Auftragserstellung bildet die „Lieferplaneinteilung“. Eine Auftragserstellung kann nur erfolgen, wenn eine „Lieferplaneinteilung“ vorhanden ist und zudem keine Liefersperre durch eine Info.Anforderung oder einem Fehlercode besteht. Die zugehörigen Spalten befinden sich in der Lieferplaneinteilung.

Bei einer Lieferplanzeile mit der Lieferungsart „Abruf“ ist es zunächst erforderlich diese in die Lieferplaneinteilung manuell abzurufen. Führen Sie hierzu die Aktion „Abrufposition erstellen“ im Menüband des Lieferplans aus.

Es öffnet sich das Fenster „Lieferplanzeilen zum Erzeugen von Einteilungen auswählen“. Ihnen werden alle Artikel angezeigt, für die ein Abruf möglich ist auf Basis des Datums im Feld „Gewünschtes Lieferdatum“. Dieses Datum kann auch manuell angepasst werden für den Fall, dass Sie in die Zukunft abrufen möchten. Eine weitere Eingrenzung nach Vorgangsart oder Vorgangsperiode kann im Kopfbereich bei Bedarf erfolgen.

Erfassen Sie die gewünschten Mengen in den jeweiligen Artikelzeilen und bestätigen Ihre Eingabe mit „OK“. Das System bietet Ihnen nun über die Meldung „Wollen Sie die Einteilungen in einen Auftrag abrufen?“ zwei Optionen an:

1. JA = Es wird die Lieferplaneinteilung erstellt und direkt der Verkaufsauftrag
2. NEIN = Es wird nur die Lieferplaneinteilung erstellt

Nein wird angewendet, wenn man z.B. noch Parameter in der Lieferplaneinteilung anpassen möchte oder mehrere Lieferplaneinteilungen hat, die dann am Ende in einem Verkaufsauftrag zusammengefasst werden sollen, sowie wenn die Auftragserstellung zu einem späteren Zeitpunkt oder ggf. über einen automatisierten Auftragsabruf erfolgen soll.

Bei den Lieferungsarten ohne „Abruf“ kann direkt der Funktionsaufruf „Aufträge aus Lieferplan abrufen“ ausgeführt werden. Dieser Abruf greift auf den Filter zum Abrufen von Aufträgen zu, der in der „KUMAVISION healthcare Einrichtung“ hinterlegt ist.

Es öffnet sich das Fenster „Aufträge aus Lieferplan abrufen“. An dieser Stelle können sie die Vorbelegungen noch manuell anpassen und im Register „Vorgangsperiode“ auf die „Vorgangsnummer“ filtern.

In der Lieferplaneinteilung werden die Felder „Belegart“ = Auftrag und „Belegnr.“ = Auftragsnr. gefüllt. Bei Bedarf können Sie durch Anwahl der Auftragsnummer den erstellen Verkaufsauftrag öffnen.

Im Abrechnungsplan wurde nun die „Abrechnungsplaneinteilung“ erzeugt und systemseitig der Fehlercode „ABWARTEN“ hinterlegt, um eine vorzeitige Abrechnung zu unterbinden.

Vorgang ersetzen#

Mit dem Modul "Vorgang ersetzen" ist es möglich, einen bereits bestehenden Vorgang ab einer bestimmten Periode durch einen neuen Vorgang zu ersetzen. Das kann notwendig sein, wenn PatientInnen bereits Lieferungen auf Basis eines Vertrages erhalten haben, sich im Nachhinein aber herausstellt, dass dies nicht der richtige Vertrag für den Vorgang gewesen ist.

Einrichtung#

KUMAVISION healthcare Einrichtung#

Um zu verhindern, dass aus dem zu ändernden Vorgang Lieferungen und Abrechnungen erfolgen können, muss in der „KUMAVISION healthcare Einrichtung“ auf dem Inforegister „Verkauf“ im Feld „Fehler Vorgang ersetzen“ ein „Plan Einteilungsfehler“ eingetragen werden, mit dem die Lieferplan- bzw. Abrechnungsplaneinteilungen gekennzeichnet werden. Hierbei sollte aus dem Code direkt anhand der Beschreibung ersichtlich sein, dass dieser durch die Funktion „Vorgang ersetzen“ automatisch eingetragen wurde z.B. ERSETZT.

Der „Plan Einteilungsfehler“ muss als „Gesperrt“ = Ja, sowie mit dem „Rabattgrund“ GRATIS (100% Rabatt) eingerichtet sein.

Einrichtung im Vertrag#

Der Vertrag für den Rezeptvorgang steuert, ob eine Vorgangsänderung zugelassen ist. In der „Vertragskarte“ befindet sich auf dem Inforegister „Allgemein“ die Einstellung dazu. Dies wird über das Feld „Vorgang Ersetzen“ eingerichtet.

Wird keine Erlaubnis erteilt, ist eine Vorgangsänderung nicht möglich. Ihnen wird dann bei Ausführen der Aktion eine entsprechende Meldung ausgegeben.

Ablauf#

Voraussetzungen#

Voraussetzung für eine Vorgangsänderung ist, dass ein bereits angelegter Vorgang besteht und ein passender Vertrag existiert, der die Grundlage für den neuen, geänderten Vorgang bildet.

Die Vorgangsänderung wird nur für Vorgänge angewendet, die komplett geändert werden müssen. Sind nur Details in einem Vorgang zu ändern, z.B. Preis oder Hilfsmittelnummer, müssen diese Korrekturen im bereits bestehenden Vorgang erfolgen.

Es ist nicht möglich, über eine Vorgangsänderung einen Vorgangssplit zu machen, es wird immer der komplette Vorgang ersetzt.

Funktion "Vorgang ersetzen"#

Um einen Vorgang zu ersetzen, öffnen Sie den „Lieferplan“ des zu ändernden Vorgangs und führen die Funktion „Vorgang ersetzen“ aus. Der Aufruf dazu befindet sich im Menüband.

Das System prüft zunächst, ob der dem Vorgang zu Grunde liegende Vertrag eine Vorgangsänderung erlaubt. Sofern dies der Fall ist, erscheint eine erneute Abfrage ob die Funktion ausgeführt werden soll und der Hinweis, welcher Vorgang mit welcher Periode hier zugrundgelegt wird.

Wird diese Meldung mit „Ja“ bestätigt, öffnet sich wie bei der herkömmlichen Vorgangsanlage über die Vertragssuche das Fenster zur Auswahl des neu anzuwendenden Vertrages.

Hier kann auch die Vertragsversion ausgewählt werden, auf die sich der neue Vorgang beziehen soll. Die Vertragsperiode des neuen Vorgangs ist voreingestellt mit "E1", kann aber bei Bedarf geändert werden.

Wählen Sie den gewünschten Vertrag aus, indem Sie auf das Feld "Suchbegriff" oder "Beschreibung" klicken. Das nachfolgende Fenster „Vertragssuche Ebene 1“ wird mit "OK" bestätigt. Hier erfolgen keine weiteren Eingaben. Der von Ihnen gewählte Vertrag für den neuen Vorgang wird nun grün dargestellt.

Bestätigen Sie die Vertragsauswahl mit „OK“.

Es öffnet sich das Fenster „Lieferplanzeilen“. Es werden alle Lieferplanzeilen des „alten“ Vorgangs, die durch den neu gewählten Vertrag abgedeckt sind, automatisch in den neuen Vorgang übernommen. Hierbei können Einstellungen wie Menge, Lieferungsart oder Intervall bei Bedarf angepasst werden.

Übernahme Lieferplanzeilen#

Bestätigen Sie das Fenster „Lieferplanzeilen“ mit „OK“. Es wird nun ein neuer Vorgang angelegt und gleichzeitig der bestehende, alte Vorgang „beendet“.

Für den neuen Vorgang werden die folgenden Daten aus dem zu ändernden, „alten“ Vorgang übernommen:

• Startdatum,
• Rezeptdatum,
• Nutzungsstunden,
• Durchschn. Nutzungsstunden

Alle weiteren Daten wie z.B. Laufzeiten, Abrechnungsintervalle, Informationsanforderungen etc. werden aus dem neu ausgewählten Vertrag übernommen.

Das Startdatum der neuen Vorgangsperiode ist das Startdatum des „alten“ Vorgangs. Das Enddatum wird ebenfalls berücksichtigt. Der neue Vorgang wird so lange verlängert, bis das Enddatum erreicht bzw. überschritten ist. Daher kann es sein, dass die Anzahl der neuen Vorgangsperioden nicht identisch ist mit der Anzahl der Vorgangsperioden des alten Vorgangs. Die Verlängerung der Vorgangsperioden ist dabei funktionsgleich zu Verlängerungen von Vorgangsperioden ohne Vorgangsänderung, so dass, sofern möglich, die Lieferplaneinteilungen entsprechend übernommen werden. Dabei werden die folgenden Daten übernommen:

• Startdatum
• Gew. Lieferdatum
• Lief. an Code
• Zustellercode
• Zustellertransportartencode
• Tourencode
• Planungskennzeichen
• Lieferung über
• Kommissioniercode

Die folgenden Lieferplaneinteilungen werden ebenfalls übernommen:

• Lieferplaneinteilungen, zu denen ein Beleg existiert
  Der Link in den Belegzeilen wird automatisch auf die neuen Lieferplaneinteilungen modifiziert. Handelt es sich bei den Belegen um Lieferungen und existieren zu den Belegen Info.-Anforderungen mit der „Herkunft“ Lieferung wie z.B. Empfangsbestätigungen, Abliefernachweise, werden die Info.-Anforderungen kopiert und mit den Daten des neuen Vorgangs aktualisiert. Im DMS werden die dazugehörigen Belege ebenfalls entsprechend modifiziert.
• Alle manuellen Lieferplaneinteilungen

Mit Freigabe der Lieferplanzeilen werden die Lieferplaneinteilungen erzeugt. Sollten sich die neuen Vorgangsperioden gegenüber den Vorgangsperioden des alten Vorgangs zeitlich verschoben haben, werden die Lieferplaneinteilungen anhand des geplanten Lieferdatums automatisch in die entsprechenden Vorgangsperioden einsortiert.

Aktualisierung Seriennummern-Informationen#

Alle Seriennummern-Informationen, die dem alten Vorgang zugeordnet worden sind, werden automatisch aktualisiert, so dass sie die neue Vorgangsnummer und die neuen Vertragsdaten enthalten.

Archivierte Dokumente zu Info.-Anforderungen#

Alle Dokumente die in „Erh. Antwort Qualität“ = Original archiviert wurden, werden automatisch zurück in die eBox in den geprüften Dokumenteneingang der AnwenderInnen geschoben, die, die Funktion ausgeführt haben. Sie können dann dem neuen Vorgang zugeordnet werden. Wurden Dokumente nur in „Qualität“=Kopie archiviert, so müssen diese manuell über die Funktion „zurück in die eBox“ verschoben werden. Ausnahme: Infoanforderungen mit archivierten Dokumenten der „Herkunftsart“ Lieferung, wie zuvor beschrieben.

Ersetzter Vorgang wurde beendet#

Durch die Funktion „Vorgang ersetzen“ wird der alte, ersetzte Vorgang automatisiert wie folgt geändert.

Es werden alle Lieferplan- und Abrechnungsplaneinteilungen mit dem aus der Einrichtung hinterlegten Fehlercode (Plan Einteilungsfehler) versehen, um Lieferungen und Abrechnungen zu verhindern.

Alle Info.-Anforderungen, die den Status „Notwendig“ oder „Antw. Abwarten“ besitzen, werden automatisch auf den Status „Info. nicht notwendig“ gesetzt, um ein Senden zu verhindern. Anschließend wird der Status aller zu ändernden Vorgangsperioden auf „Beendet“ gesetzt, als Enddatum wird das Startdatum der ersten, neu angelegten Vorgangsperiode übernommen.

Die Lieferplanzeilen werden ebenfalls auf den Status „Beendet“ gesetzt und sind somit in der Standardansicht „ausgeblendet“.

Sowohl der „alte“ Vorgang, der ersetzt wurde, als auch der neu angelegte Vorgang enthalten einen Eintrag im Bemerkungsfeld der „Vorgangsperiodenkarte“ mit der Information, aus welchem bzw. in welchen Vorgang eine Änderung erfolgt ist.

Nachträgliche Änderung des geänderten Vorgangs#

Muss der geänderte Vorgang nachträglich noch einmal von „Beendet“ auf „Freigegeben“ geändert werden, um z.B. Rechnungsrückläufer zu bearbeiten, muss er anschließend wieder auf den Status „Beendet“ gesetzt werden. Dafür steht in der Vorgangsperiodenkarte im Menüband die Funktion „Status auf Beendet setzen“ zur Verfügung.

Lieferungen aus dem Lieferplan#

Über den Lieferplan ist es möglich, einmalige oder regelmäßige Lieferungen an Debitoren zu verwalten. Artikel können dabei aus Verträgen in den Lieferplan abgerufen und einem Vorgang zugewiesen werden. Der Lieferplan zeigt alle Versorgungen eines Debitors und ermöglicht das Erzeugen der Einteilungen für eine regelmäßige Belieferung. Somit bietet der Lieferplan eine durchgängige Historie über alle Versorgungsarten und eine individuelle Zusammenfassung von Versorgungen in einen Auftrag und eine Lieferung. Der Abruf der Lieferungen kann sowohl manuell als auch über einen Stapellauf mit entsprechend konfigurierten Filtern erfolgen.

Im Lieferplan befinden sich grundsätzlich keine Preise. Der Lieferplan dient nur der Belieferung und steht hierbei in Verbindung mit dem Abrechnungsplan. Der angewendete Vertrag steuert welche Positionen wie berechnet werden.

Einrichtung#

Die grundsätzlichen Parameter für den Lieferplan werden in der „KUMAVISION healthcare Einrichtung“ auf dem Inforegister „Verkauf“ definiert. Bei der Auslieferung der Software ist bereits eine Grundeinrichtung vorhanden, welche bei Bedarf angepasst werden kann.

Lieferplan#

Der Lieferplan wird in den meisten Fällen aus dem Marketing Cockpit heraus aufgerufen. Sowohl aus der Liste als auch aus der Karte können Sie diesen über den Aufruf im Menüband aufrufen. Alternativ steht der Aufruf auch auf der Debitorenkarte im Menüband zur Verfügung.

Der Aufbau der Seite „Lieferplan“ gestaltet sich wie folgt:

Inforegister Filter#

Über die Filtermöglichkeiten haben Sie die Möglichkeit, sich nur bestimmte Vorgänge anzuzeigen zu lassen. Durch den Schalter "Beendete anzeigen" haben Sie ebenso die Möglichkeit, bereits beendete Vorgänge einzusehen.

Die Filter haben Auswirkungen auf die darunter liegenden Bereiche: Vorgangsperioden, Info.-Anforderungen, Lieferplanzeilen und Lieferplaneinteilungen.

Inforegister Vorgangsperiode#

Auf diesem Inforegister werden alle Vorgangsperioden, gruppiert nach Vorgangsnummer, angezeigt.

Detailinformationen wie Laufzeiten aus der Vorgangsperiodenkarte werden hier ebenfalls dargestellt.

Inforegister Info.-Anforderungen#

Die Informationsanforderungen, welche die Belieferung und Abrechnung steuern, sowie evt. zugehörige Kostenvoranschläge und abrechnungsrelevante Dokumente und notwendige interne Dokumente werden hier angezeigt und können bei Bedarf über die zugehörigen Aufrufe innerhalb des Inforegisters direkt bearbeitet werden.

Durch Anwahl der Nummer öffnet sich die zugehörige Info.Anforderungskarte. Im Feld „Status“ ist der aktuelle Status der Info.-Anforderungen ersichtlich.

Weitere Detailinformationen zur Funktionalität sind im Abschnitt "Informationsmanager IRM" beschrieben.

Inforegister Lieferplanzeilen#

In den Lieferplanzeilen werden alle zu liefernden Artikel inkl. zugehöriger Lieferungsart und Intervall sowie zugehöriger dispositiver Daten wie Zusteller, Touren ggf. abweichende Lieferanschriften, Liefertermine aufgeführt.

Die dispositiven Daten können individuell und bei Bedarf pro Zeile angepasst werden.

Die Lieferplanzeilen bilden die Grundlage für die Lieferplaneinteilungen.

Zeilen können nur gelöscht werden, wenn noch keine Lieferplaneinteilungen mit manuellen Änderungen bzw. Verkaufsauftrag oder gebuchter Lieferung vorhanden sind. Das hinzufügen von weiteren Zeilen ist über die Funktionen im Menüband möglich.

Innerhalb der einzelnen Zeilen sind die Vertrags- sowie Vorgangsdaten zur Zeile ausgegeben. Weitere relevante Felder werden nachfolgend beschrieben:

Funktionsaufrufe in der Lieferplanzeile#

Inforegister Lieferplaneinteilungen#

Die Lieferplaneinteilungen entstehen auf der Basis der Lieferplanzeilen. Sie bilden die Basis für die Erstellung bzw. Stapelabrufe für Verkaufsaufträge.

Weitere relevante Felder (sofern Sie nicht innerhalb der anderen Inforegister im Lieferplan beschrieben wurden) sind nachfolgend beschrieben.

Funktionen im Menüband#

Infoboxen#

Die Infoboxen können Sie sich bei Bedarf über das Informationssymbol „i“ ein- oder ausblenden.

Artikeltausch im Lieferplan#

Die Funktion „Artikeltausch“ ermöglicht, dass ein Artikel in laufenden Lieferplänen ausgetauscht werden kann. Dies kann notwendig sein, wenn z.B. ein Artikel nicht mehr lieferbar ist oder aufgrund der Einkaufskonditionen nicht mehr eingekauft wird.

Einrichtung#

Fehlercode#

Öffnen Sie die „KUMAVISION healthcare Einrichtung“ und hinterlegen auf dem Inforegister "Verkauf", im Feld „Fehlercode Lieferplan Artikelaustausch“ einen sperrenden Fehlercode (Plan Einteilungsfehler) welcher im Anwendungsfall automatisch in die beendeten Lieferplanzeile und Lieferplaneinteilungen geschrieben wird.

Antw.-Protokoll Stapellaufarten#

Die durch den Artikeltausch erfolgten Änderungen in den Lieferplanzeilen sowie Fehler, welche beim Lauf eventuell auftreten, werden im Anwendungsprotokoll protokolliert, damit dies erfolgt, muss eine "Anw.-Protokoll Stapellaufart" für den Bericht 5007893 eingerichtet werden.

Öffnen Sie die Seite „Anw.-Protokoll Stapellaufarten“ und legen Sie mit „Neu“ eine neue Zeile an.

Ablauf#

Die Funktion „Lieferplan Artikeltausch“ erfolgt über eine eigene Seite. Auf der Seite „Lieferplan Artikeltausch“ können Sie:

• die Vorgaben für den Artikeltausch in Lieferplanzeilen einrichten
• den Artikeltausch für den jeweiligen eingerichteten Datensatz starten
• die Historie für den jeweiligen Artikeltausch ansehen

Artikeltausch einrichten#

Rufen Sie die Seite „Lieferplan Artikeltausch“ über die Anwendersuche auf und Hinterlegen Sie in den Zeilen die Kriterien für den Artikeltausch.

Grundsätzlich gilt:

• Es werden nur Lieferplanzeilen mit der Zeilenart „Artikel“ durch den Artikeltausch verarbeitet.
• Lieferplanzeilen mit der Abrechnungsart alles andere als „Pauschale“ werden vom Artikeltausch nicht verarbeitet, solche Zeilen werden vom Artikeltausch-Report in Excel mit dem Hinweis „Für folgende LP-Zeilen erfolgte kein Artikeltausch: - Abrechnungsart ist nicht PAUSCHALE“ ausgegeben.
• Ist zu einer zu verarbeitenden Lieferplanzeile mindestens eine Lieferplaneinteilung vorhanden, dann wird in einer solchen Lieferplanzeile der Artikel nicht ausgetauscht, sondern in dieser Lieferplanzeile wird das Enddatum auf „Startdatum neue Lieferplanzeile“ minus 1 Tag gesetzt und es wird eine neue Lieferplanzeile mit den Werten aus dem Artikeltausch-Datensatz erstellt. Außerdem werden in den Lieferplaneinteilungen der alten Lieferplanzeile, welche nach dem Enddatum liegen und welche nicht auf „Manuelle Änderung=Ja“ stehen, der Fehlercode aus dem Feld „Fehlercode Lieferplan Artikelaustausch“ aus der „KUMAVISION healthcare Einrichtung“ eingetragen. Diese Lieferplaneinteilungen werden vom Artikeltausch-Report in Excel mit dem Hinweis "Manuelle Änderung=Ja" und "Belegnr. = leer" zur Kontrolle ausgegeben. Lieferplaneinteilungen der alten Lieferplanzeile, welche nach dem Enddatum liegen und welche auf „Manuelle Änderung=Nein“ und "Belegnr. = leer" stehen, werden gelöscht.
• Wenn durch den Artikeltausch eine neue Lieferplanzeile erstellt wird, dann wird der „Höchstmengencode“ und „Margenprüfungscode“ von der alten Lieferplanzeile in die neue Lieferplanzeile kopiert.
• Die durch den Artikeltausch erfolgten Änderungen in den Lieferplanzeilen sowie Fehler, welche beim Lauf eventuell auftreten, werden im Anwendungsprotokoll protokolliert, damit dies erfolgt, muss eine Anw.-Protokoll Stapellaufart für den Bericht 5007893 eingerichtet werden.
• Des Weiteren wird zu jedem Lauf für den jeweiligen „Lieferplan Artikeltausch“-Datensatz eine Historie für die Änderungen an den Lieferplanzeilen erstellt.
• In den durch den „Lieferplan Artikeltausch“-Lauf geänderten Lieferplanzeilen und Lieferplaneinteilungen wird das Feld „Artikeltausch“ auf „Ja“ gesetzt.

Artikeltausch durchführen#

Wurden auf der Seite „Lieferplan Artikeltausch“ alle Felder in der Zeile gefüllt, wird die Funktion „Artikeltausch in LP-Zeilen für den markierten Datensatz durchführen“ im Menüband ausgeführt. Es öffnet sich vor dem Ausführen des Berichtes noch das Fenster „Lieferplan Artikeltausch“ in dem Sie, wenn gewünscht, zusätzlich noch auf jedes Tabellenfeld der Lieferplanzeile-Tabelle filtern können. Dies ist erforderlich, wenn Sie z.B. vom aktuellen Lauf nur bestimmte Lieferplanzeilen verarbeiten möchten (z.B. für einen bestimmten Vertrag oder Vorgang).

Mit "OK" werden die Daten geändert bzw. Lieferpläne vom System überarbeitet.

Historie zum Artikeltausch#

Die Historie zum erfolgten Artikeltausch kann sowohl direkt über die Anwendersuche über den Begriff „Lieferplan Artikeltausch Historie“ oder über die Seite „Lieferplan Artikeltausch“ über den Aufruf „Lieferplan Artikeltausch Historie“ aufgerufen werden. In dieser Tabelle werden die erfolgten Zeilenänderungen vom System protokolliert.

Anwendungsprotokollposten zum Artikeltausch#

Jede Ausführung der Funktion „Artikeltausch in LP-Zeilen für den markierten Datensatz durchführen“ erzeugt einen Anwendungsprotokollposten, sofern die Anw.Protokoll-Stapellaufart eingerichtet wurde.

Je nach Ergebnis erfolgt ein Eintrag als „Hinweis“ (Änderung erfolgt) oder „Fehler“ (keine Änderung erfolgt). Prüfen Sie daher im Anschluss das Anwendungsprotokoll in der eBox.

Höchstmengenprüfung/Margenprüfung bei Artikeltausch#

Wenn durch den Artikeltausch eine neue Lieferplanzeile erstellt wird, dann wird der „Höchstmengenprüfcode“ sowie „Margenprüfungscode“ von der alten Lieferplanzeile in die neue Lieferplanzeile kopiert.

Abrechnungen aus dem Abrechnungsplan#

Der Abrechnungsplan ist eine Erweiterung des Lieferplans. Durch den Einsatz des Abrechnungsplans werden Lieferung und Abrechnung komplett voneinander „entkoppelt“. Das bedeutet, dass die Standardfunktionalität, bei der Aufträge mit gelieferten Mengen offenbleiben, entfällt. Gelieferte Aufträge aus Lieferplänen sind nach der Lieferung sofort erledigt und können gelöscht werden. Es ist jedoch gewährleistet, dass zu jeder Lieferplanzeile eine verbundene Abrechnungszeile existiert. Zu der jeweiligen Abrechnungszeile werden Abrechnungsplaneinteilungen erzeugt, welche den erwarteten Rechnungszeilen entsprechen (=Sollwerte).

Der Abrechnungsplan ist die Basis für die Abrechnung der Positionen aus dem Lieferplan.

Der Abruf der Rechnungen kann sowohl manuell als auch über einen Stapellauf mit entsprechend konfigurierten Filtern erfolgen.

Einrichtung#

Die grundsätzlichen Parameter für den Abrechnungsplan werden in der „KUMAVISION healthcare Einrichtung“ in der Registerkarte „Verkauf“ definiert. Bei der Auslieferung der Software ist bereits eine Grundeinrichtung vorhanden, welche bei Bedarf angepasst werden kann.

Abrechnungsplan#

Der Abrechnungsplan kann aus dem Marketing Cockpit, aus einem Lieferplan, der Debitorenliste oder aus einer Debitorenkarte aufgerufen werden.

Der Abrechnungsplan wird in den meisten Fällen aus dem Marketing Cockpit heraus aufgerufen. Alternativ steht der Aufruf auch auf der Debitorenkarte im Menüband zur Verfügung.

Der Aufbau der Seite „Abrechnungsplan“ gestaltet sich wie folgt:

Inforegister Vorgangsperiode#

Die Anzeige entspricht dem Inforegister im Lieferplan.

Inforegister Info.-Anforderungen#

Die Anzeige entspricht dem Inforegister im Lieferplan.

Inforegister Abrechnungsplanzeilen#

In den Abrechnungsplanzeilen werden alle zu berechnenden Positionen (Artikel und Ressourcen) aufgeführt inkl. dem jeweiligen Rechnungsempfänger. Die Daten hierzu kommen aus dem angewendeten Vertrag, werden an die Vorgangsperiodenkarte übergeben und von dort an den Abrechnungsplan.

Weitere relevante Felder in den Abrechnungsplanzeilen werden nachfolgend beschrieben:

Inforegister Abrechnungsplaneinteilung#

Die Abrechnungsplaneinteilungen entstehen auf Basis der Abrechnungsplanzeilen sowie den gebuchten Lieferungen (bei Prozess Kauf).

Sie bilden die Basis für die Erstellung bzw. Stapelabrufe für Verkaufsrechnungen.

Weitere relevante Felder, sofern Sie nicht innerhalb der anderen Inforegister im Liefer- oder Abrechnungsplan beschrieben wurden, werden nachfolgend beschrieben.

Funktionen im Menüband#

Die Funktionen im Menüband des Abrechnungsplans entsprechen weitestgehend den Funktionen im Lieferplan.

Nachfolgend werden Ihnen die relevanten Funktionen des Abrechnungsplans beschrieben:

Infoboxen#

Vorgangskarte#

Die Vorgangskarte fasst alle wichtigen Informationen eines Vorgangs und dessen einzelne Vorgangsperioden übersichtlich zusammen.

Leicht zugänglich ist die Vorgangskarte durch Klick auf die Vorgangsnummer im Bereich "Vorgangsperiode".

Inforegister Allgemein#

Auf dem Inforegister Allgemein sind wesentliche Daten zum Debitor sowie die Vorgangsbeteiligten zusammengefasst.

Inforegister Vorgangsperioden#

Auf dem Inforegister "Vorgangsperioden" sind alle zu einem Vorgang zugehörigen Vorgangsperioden aufgeführt. Hier können in der Übersicht wichtige Informationen wie Rezeptdatum und Laufzeit eingesehen werden.

Über den Aufruf "Perioden" können zugehörige Informationen geöffnet werden:

• „Karte“ Vorgangsperiodenkarte
• „Abrechnungsperioden“
• „Bemerkungen“ aus dem Bemerkungsfeld der Vorgangsperiodenkarte

Menüband Vorgangskarte#

Vorgangsperiodenkarte#

Sowohl aus dem Lieferplan als auch aus der Vorgangskarte können die Vorgangsperiodenkarten zu einem Vorgang aufgerufen werden. Des Weiteren ist ein direkter Aufruf im Marketing Cockpit, Register „Informationen“ über „Perioden“ zur möglich.

In der Vorgangsperiodenkarte werden Vorgangsrelevante Vorgaben aus dem Vertrag eingesteuert, welche dann im weiteren Prozess für die gesamte Vorgangsabwicklung über Liefer- und Abrechnungsplan relevant sind.

Der Aufbau der Seite „Vorgangsperiodenkarte“ gestaltet sich wie folgt:

Inforegister Allgemein#

Inforegister Verlängerung#

Inforegister Laufzeiten#

Inforegister Fachstelle#

Inforegister Auslieferung#

Inforegister Abrechnung#

Inforegister Info.Anforderung Vorlage#

Inforegister Information#

Inforegister Vorgangsbeteiligte#

In den Vorgangsbeteiligen werden alle zum Vorgang beteiligten aufgeführt welche für die weitere Bearbeitung erforderlich sind und finden im weiteren Prozess Anwendung.

Die meisten Vorgangsbeteiligten wie VS-GK, KK-KV, KK-AB, ARZT, I-SACHB werden automatisch hinterlegt. Die Daten hierzu kommen überwiegend aus den eigenen und zugeordneten Rollen des Debitors, aber auch andere Quellen wie z.B. Rezeptverarbeitung in der eBox sind möglich. Bei Bedarf können bestehende Vorgangsbeteiligte hier geändert, gelöscht bzw. beendet und andere angelegt werden oder weitere wie z.B. der VERKÄUFER I-VERK hinzugefügt werden.

Inforegister Abrechnungsperioden#

Hier werden alle Abrechnungsperioden zu einer Vorgangsperiodenkarte mit Angabe des jeweiligen Versorgungszeitraumes und Abrechnungsdatum (Buchungsdatum) angezeigt.

Je nach Laufzeit der Vorgangsperiode und Abrechnungsintervall können dies mehrere sein. Zusätzlich wird angezeigt, ob diese bereits „Beendet“ ist.

Inforegister Zusatzinformationen#

Hier befinden sich Zusatzfelder, welche sich auf die gesamte Vorgangsperiode auswirken. Über die Stammdatentabellen ist definiert welche Zusatzfelder hier angezeigt werden. Die Werte in den Zusatzfeldern können bei Bedarf angepasst werden.

Eine Vorbelegung kann aus dem Vertrag erfolgen.

Tragen Sie hier im Falle einer Versorgung über die Berufsgenossenschaft (BG), die zugehörigen Daten ein.

Einige Zusatzfelder wie z.B. das Feld VS-ART Versicherungsart haben auch mit dem Wert leer eine Auswirkung. In dem Fall die Funktionalität der Abrechnungsaufteilung.

Weitere detaillierte Informationen zu den Zusatzfeldern zur Periode finden Sie in der Onlinehilfe zu den Vertragsfeldern.

Infoboxen#

Die Infobox können Sie sich bei Bedarf über das Informationssymbol „i“ ein- oder ausblenden.

Abrechnungsaufteilung#

Je nach Art der Versorgung trägt der Endkunde einen Teil der Versorgung mit. Die Ursachen sind zum Teil gesetzlich vorgeschrieben wie z.B. bei der gesetzlichen Zuzahlung oder dem gesetzlichen Eigenanteil oder es handelt sich um ein Aufzahlungsprodukt / Premiumartikel bei dem der Endkunde eine wirtschaftliche Aufzahlung leisten muss.

Das Modul Abrechnungsaufteilung ermöglicht die flexible Einrichtung und Berechnung von mehreren gleichzeitigen Aufteilungsarten, sowie die kundenspezifische Befreiungsregelung.

Einrichtung#

Abrechnungsaufteilung Einrichtung#

Öffnen Sie die „Abrechnungsaufteilung Einrichtung“ über die Anwendersuche. Sie können in der Einrichtung bis zu drei spezielle Abrechnungsaufteilungscodes in die dafür vorgesehenen Felder hinterlegen. Dies ist für die Abrechnungsaufteilungen notwendig. Nur die an dieser Stelle definierten Abrechnungsaufteilungscodes haben eine Auswirkung auf die in der Vertragsversionskarte zu hinterlegenden Gruppen für die gesetzliche Zuzahlung, den gesetzlichen Eigenanteil und die wirtschaftliche Aufzahlung.

Abrechnungsaufteilungen#

Zu jedem Aufteilungscode erfolgt eine Grundeinstellung. Richten Sie diese auf der Seite „Abrechnungsaufteilungen“ ein.

Aufteilung Gruppe#

Auf der Seite „Aufteilung Gruppe“ richten Sie die Gruppierung/Zusammenfassung zur Berechnung der Abrechnungsaufteilung ein. Basis hierfür ist die Einrichtung in der „Abrechnungsaufteilungen Gruppenwert“. Diese Vorbelegung sollte nicht verändert werden.

Analog der gesetzlichen Zuzahlung und des gesetzlichen Eigenanteils ist es auch für die wirtschaftliche Aufzahlung möglich, Aufteilungsgruppen zu definieren.

In der Vertragsversionszeile kann die Gruppenzuordnung entsprechend vorgenommen werden.

Abrechnungsaufteilung Gruppenwert#

Diese Seite "Abrechnungsaufteilung Gruppenwert" dient ausschließlich dazu, die drei Kennzeichen für die Gruppen geordnet einzurichten, die später über die Einrichtung der Vertragszeilen den Abrechnungsaufteilungen zugewiesen werden können.

Partnerrollen Abrechnungsaufteilung#

Auf der Seite „Partnerrollen Abrechnungsaufteilung“ wird die Abrechnungsaufteilung für die Partnerrolle definiert.

Eine Abrechnungsaufteilung ist nur für Rechnungsbeträge an bestimmte Rechnungsempfänger notwendig. Die Partnerrollen dieser Debitoren können hier mit der möglichen Abrechnungsaufteilung hinterlegt werden. Für andere Debitoren wird keine Abrechnungsaufteilung in Betracht gezogen.

Auftragsarten Abrechnungsaufteilung#

Auf der Seite „Auftragsarten Abrechnungsaufteilung“ müssen alle Verkaufsauftragsarten mit den Aufteilungscode welche Anwendung finden sollen, hinterlegt werden.

Auftragsarten Abrechnungsressource#

Die hier angelegte Einrichtung dient der Zuordnung der korrekten Ressource und zur Abrechnungsart der wirtschaftlichen Aufzahlung. Diese wird zunächst als „Qualitätsaufschlag“ Ressource vorbelegt. Je nach Leistungserbringer ist diese Bezeichnung entsprechend anpassbar. Auswirkung hat die Auftragsart "Abrechnungsressource" nur, wenn Art und Ursprung auf "Ressource" stehen.

Abrechnungsaufteilungen werden in der Verkaufsrechnung an den Endkunden verwendet, um dessen Abrechnungsanteil darzustellen. Im Gegenzug mindert der entsprechende negative Betrag den Rechnungsbetrag des Rechnungsempfängers bei Aufteilungscode "EIGEN" und "ZUZAHLUNG".

Abrechnungsaufteilungen können wahlweise über "Art" und "Nr." der Originalposition oder über Ressourcen umgesetzt werden. Bei der Nutzung von Ressourcen, müssen diese in dieser Seite eingerichtet werden.

Abhängig vom MwSt.-Satz des Produktes oder der Dienstleistung, auf der eine Abrechnungsaufteilung basiert, ist es möglich, eigene Ressourcen und Arbeitstypen zu hinterlegen.

Abrechnungsaufteilung Berechnung#

Für jede Abrechnungsaufteilung können auf der Seite „Abrechnungsaufteilung Berechnung“ individuelle Codes angelegt werden. Über die hier hinterlegte Beschreibung zum Code wird auch die Textausgabe auf den Belegen gesteuert.

Im der KUMAVISION healthcare365 werden bereits einige vorkonfigurierte Codes ausgeliefert. Über die Funktion „Neu“ können Sie einen neuen Code anlegen.

Nomenklatur der Codes:

Abrechnungsaufteilung Berechnungsart#

Über die Seite „Abrechnungsaufteilung Berechnung“ wird die Kalkulationsgrundlage zum Code hinterlegt. Dies umfasst zum einen die Höhe des Betrages, zum anderen auch die Zusammenfassungskriterien. Die Zusammenfassungskriterien erlauben eine individuelle, zeitliche und logische Zusammenfassung der Zeilen.

Sie können diese Seite direkt aufrufen oder markieren den jeweiligen Code auf der Seite „Abrechnungsaufteilung Berechnung“ und rufen die „Berechnungsarten“ im Menüband auf.

Abrechnungsaufteilung Steuerung#

Über die Seite „Abrechnungsaufteilung Steuerung“ haben Sie die Möglichkeit, für verschiedene Kriterien die Anwendung der Aufteilung zu steuern.

Abrechnungsaufteilung Hierarchie#

Auf der Seite „Abrechnungsaufteilung Hierarchie“ ist die grundlegende Hierarchie für die Ermittlung zur Aufteilung, in Abhängigkeit zu „Kriterium 1“ und „Kriterium 2“, hinterlegt.

Je kleiner die „Hierarchiestufe“ desto höher ist die Priorität.

Ablauf#

Debitor Befreiung Abrechnungsaufteilung#

Zusätzlich zur globalen Einrichtung einer Befreiung zu einer bestimmten Versicherungsart oder Altersgruppe, haben Sie die Möglichkeit, eine Befreiung individuell Debitor bezogen zu hinterlegen.

Über den Aufruf „Abrechnungsaufteilung Befreiung“ können Sie eine zeitlich begrenzte Befreiung für den jeweiligen Debitoren hinterlegen. Der Aufruf steht sowohl im Debitor, Marketing Cockpit oder eBox zur Verfügung.

In der Regel erfolgen die Einträge auf ein Jahr bezogen. Die Befreiung von der gesetzlichen Zuzahlung ist grundsätzlich immer vom Gültigkeitsdatum bis zum Ende des laufenden Kalenderjahres.

Hier könnte jedoch auch ein unbefristeter Eintrag erfolgen für andere Aufteilungscodes. Die Eingabe eines „Gültig ab“-Datums ist Pflicht.

Auswirkung im Liefer-/Abrechnungsplan#

Lieferplan#

Wird im Lieferplan ein Artikel verwendet, für den eine wirtschaftliche Aufzahlung eingerichtet ist, so wird der Artikel im Feld "Nummer" in der „Lieferplanzeile“ farblich in rot dargestellt. Dies weist Sie daraufhin, dass es sich um einen Artikel mit einer wirtschaftlichen Aufzahlung handelt.

Zusätzlich wird der Aufzahlungsbetrag, der für den Kunden anfällt, in der Infobox „Lieferplanzeileninfo“ als Hinweistext mit ausgegeben.

Die Darstellung erfolgt nur für die den Aufteilungscode zur wirtschaftlichen Aufzahlung.

Abrechnungsplan#

Der berechnete Betrag zur Abrechnungsaufteilung wird summiert in der Abrechnungsplanzeile im Feld „Aufteilungsbetrag ges.“ dargestellt. Durch Anwahl des Feldes mit dem dort hinterlegten Wert öffnet sich die dahinterliegende Seite „Bearbeiten – Abrechnungsplan Aufteilung“.

Wie sich die Summe zusammensetzt, ist in der Seite „Bearbeiten – Abrechnungsplan Aufteilung“ hinterlegt. Hier sind alle Aufteilungscode mit den zugehörigen Werten dargestellt.

Wird in der Berechnung der Abrechnungsaufteilung eine gemeinsame Behandlung bestimmter Zeilen notwendig, so werden diese über eine Gruppe logisch zusammengefasst werden. Siehe Einrichtung „Aufteilung Gruppe“. Beim Erstellen des Abrechnungsplans werden diese in die Abrechnungsplanzeilen übernommen.

Abrechnungsplan, Erstellung der Abrechnungsaufteilungen#

Die Abrechnungsaufteilung erstellt zur Verwaltung der Beträge „Abrechnungseinteilungen“
analog zu „normalen“ Einteilungen aus dem Abrechnungsplan. Diese Einteilungen unterscheiden sich von den anderen Abrechnungsplaneinteilungen durch den jeweiligen Wert im Feld „Aufteilungsart“.

In den geplanten Abrechnungseinteilungen gibt es ein berechnetes Feld „Aufteilungsbetrag“, in dem alle Abrechnungseinteilungen zur selben Abrechnungsperiode aufsummiert angezeigt werden.

Bei der Lieferung eines Auftrages, der aus dem Lieferplan erstellt wurde, können die Abrechnungseinteilungen automatisch erstellt werden, wenn dies in der Einrichtung „Auftragsarten Abrechnungsaufteilung“ so eingestellt wurde.

Die beiden Funktionen „Abrechnungsdaten erstellen“ und „Rechnung abrufen“ ermitteln immer die Aufteilungen im Datumsfilter. Bei „Abrechnungsdaten erstellen“ ist dies nur bis zum aktuellen Datum der Fall beim Erzeugen von Rechnungen kann das Enddatum angegeben werden.

Manuelle Korrektur der Abrechnungsaufteilung im Abrechnungsplan#

Sofern der Betrag zur Aufteilung geändert werden muss, weil z.B. der Kostenträger einen abweichenden Betrag angegeben hat, kann dieser in „Bearbeiten – Abrechnungsplan Aufteilung“ angepasst werden.

Klicken Sie in der Abrechnungsplanzeile auf den Betrag im Feld „Aufteilungsbetrag ges.“ und passen im Feld „Aufteilungsbetrag“ den Betrag wie gewünscht an. Sobald Sie hier eine manuelle Änderung vorgenommen haben, setzt sich ein Haken im Feld „Manueller Betrag“. Durch Entfernen des Hakens im Feld „Manueller Betrag“ wird der Betrag wieder auf den ursprünglich berechneten gesetzt.

Wurde eine gesetzliche Zuzahlung berechnet und sie erhalten die Mitteilung, dass der Debitor von der Zuzahlung befreit ist, dann hinterlegen Sie die Befreiung beim Debitor.

Stapelläufe#

In KUMAVISION healthcare365 stehen Ihnen Stapelläufe zur Verfügung, mit denen Prozesse regelmäßig automatisiert durchgeführt werden können. Stapelläufe sind Berichte, die direkt oder über CodeUnits aufgerufen werden und bestimmte Arbeitsschritte automatisieren.

Beispiel:
Aufträge sollen regelmäßig aus den Lieferplänen abgerufen werden, um die Lieferung durchzuführen.

Diese Funktion kann an folgenden Stellen im System durchgeführt werden:

• Manuell einzeln im Lieferplan
• Über den Filter im Rollencenter "Rezeptabwicklung"
• Über die Aufgabenwarteschlangenposten

Ziel ist es, möglichst viele Jobs in den Nachtlauf zu legen. Voraussetzung ist die Einrichtung der Aufgabenwarteschlangenposten sowie die korrekte Einrichtung der jeweiligen Stapelläufe.

Um Ihnen einen Überblick zu verschaffen, werden Ihnen nachfolgend einen Teil der möglichen Funktionen erläutert.

Einrichtung#

Anwendungsprotokoll Stapellaufarten#

Zur allgemeinen Bearbeitung von Stapelläufen oder bestimmten Prozessen (z.B. Aufträge aus Lieferplan erstellen, Aufträge stapelbuchen usw.) werden Anwendungsprotokolle erstellt. Über die eBox Art "LOG" können Sie die erstellten Protokolle einsehen und ggf. bearbeiten.

Für die „Nachtlauffähigen“ Stapelläufe erfolgt kein Abbruch, wenn ein „Fehler“ auftritt. Etwaige „Fehler“ werden im „Anwendungsprotokoll“ protokolliert.

In den „Anw.-Protokoll Stapellaufarten“ sind die Stapellaufarten hinterlegt. Zusätzlich haben Sie an dieser Stelle die Möglichkeit, zu hinterlegen, dass zu bestimmten Stapelläufen Einträge vom Typ „Fehler“ in den Log-Dateien nicht gelöscht werden sollen.

eBox Unterarten, eBox Arten Einrichtung#

Damit in der eBox die Log-Einträge ausgewählt werden können, werden diese in der „eBox Unterarten“ hinterlegt. Ebenfalls werden diese über die „eBox Arten“ dem Code „LOG“ über den Aufruf „Zugehörig“ – „eBox Unterarten“ hinzugefügt.

Aufgabenwarteschlangenkategorien#

Über den Eintrag einer Kategorie in der Aufgabenwarteschlangen-Karte werden verschiedene Läufe zusammengefasst und nacheinander ausgeführt.

Dies ist erforderlich, wenn diese auf die gleichen Daten zugreifen und zu Sperrungen führen könnten. Damit wird unterbunden, dass die einzelnen Läufe nicht gleichzeitig starten und sich gegenseitig blockieren.

Auf der Seite „Aufgabenwarteschlangenkategorien“ können beliebige Kategorien angelegt werden.

Aufgabenwarteschlangenposten#

Um Aufgaben unabhängig von UserInnen automatisiert durchzuführen, können notwendige Tätigkeiten über Aufgabenwarteschlangenposten abgebildet werden. Hiermit können diverse Aufgaben terminiert automatisiert durchgeführt werden.

Weiterführende Informationen finden Sie unter "Verwenden von Aufgabenwarteschlangen für die Aufgabenplanung".

Ablauf#

Stapelläufe manuell ausführen#

Neben der automatisierten Ausführung über die Aufgabenwarteschlangenposten, können die gängigen Läufe im Bereich der Rezeptabrechnung auch manuell ausgeführt werden.

Die Aufrufe dazu befinden sich im Rollencenter "Rezeptabwicklung" auf der Startseite hinter dem Aufruf „Stapellauf“.

Bearbeiten LOG Anwendungsprotokollposten#

Da die Filter nachtlauffähig sind, erfolgt in er Regel kein Abbruch, wenn ein Fehler auftaucht. Etwaige Fehler werden protokolliert. Je nach Einrichtung werden auch die Hinweise protokolliert.

Zum Bearbeiten der Protokolleinträge öffnen Sie über die eBox das „LOG Anwendungsprotokoll“. Wählen Sie die gewünschte Unterart im Filterfeld „eBox Unterart“ und führen die Funktion „Abruf“ aus.

Es öffnet sich die Liste der Anwendungsprotokollposten. In der Zeile sehen Sie weitere Detailinformationen sowie die Menge der „Hinweis“ oder „Fehler“-texte. Markieren Sie die zu bearbeitenden Posten und bestätigen diese mit "OK".

Zu jedem Posten werden die Detailinformationen sowie die Fehler- und/oder Hinweismeldungen ausgegeben. Über die Funktion „Anzeigen“ können Sie sich den zugehörigen Beleg direkt anzeigen und ggf. bearbeiten bzw. Daten korrigieren.

Haben Sie die Korrektur vorgenommen, schließen Sie die Bearbeitung über die Einstellung „Fehler korrigiert“ in „Anwendungsprotokollposten“. Sobald ein Posten auf korrigiert gesetzt wurde, wird dieser aus Ihrer persönlichen eBox entfernt.

Sie haben zudem die Möglichkeit, die Posten anderen MitarbeiterInnen zur Bearbeitung zu übergeben. Wählen Sie hierzu die Funktion „Anderen Benutzer zuweisen“ aus.

Stapelläufe durchführen#

Nachfolgend werden Ihnen die einzelnen Stapelläufe aus dem Rollencenter Rezeptabwicklung näher erläutert:

Lieferabruf#

Erstellung von Verkaufsaufträgen aus dem Lieferplan, sofern die Lieferplaneinteilung vorhanden ist und diese nicht mehr gesperrt ist (es ist keine sperrende IA und auch kein sperrender Fehlercode in der Lieferplaneinteilung vorhanden).

[Codeunit 5007304]

Nachtlauffähig:
Über die in der Aufgabenwarteschlange hinterlegten Parameterzeichenfolge wird der jeweilige Lauf mit den dort eingerichteten Einstellungen verwendet.

Prozesse Lieferabruf#

Lieferplan „Aufträge aus Lieferplan abrufen“
Bei dem manuellen Abruf im Lieferplan „Aufträge aus Lieferplan abrufen“ wird der aus der „KUMAVISION healthcare Einrichtung“ hinterlegte Filter im Feld „Lieferplan Filtercode Vorgabe“ automatisch angewendet.

Lieferplan „Aufträge aus Lieferplan abrufen“
Bei Auftragserstellung mittels der Funktion „Abrufposition erstellen“ wird der aus der „KUMAVISION healthcare Einrichtung“ hinterlegte Filter im Feld „Lieferplan Filtercode Abrufposition“ automatisch angewendet.

Rechnungsabruf#

Die Einrichtung und Funktionalität für die Rechnungsabrufe erfolgt analog zum Abruf der Lieferungen (Aufträge).

Erstellung von Verkaufsrechnungen aus dem Abrechnungsplan, sofern die Abrechnungsplaneinteilung vorhanden ist und diese nicht mehr gesperrt ist (es ist keine sperrende IA und auch kein sperrender Fehlercode in der Abrechnungsplaneinteilung vorhanden).

[Codeunit 5007305]

Nachtlauffähig:
Über die in der Aufgabenwarteschlange hinterlegten Parameterzeichenfolge wird der jeweilige Lauf mit den dort eingerichteten Einstellungen verwendet.

Vorgänge verlängern#

Über den Stapellauf „Vorgänge verlängern“ werden die Vorgänge regelmäßig über einen Stapel verlängert und/oder beendet.

[Codeunit 5007306]

Nachtlauffähig:
Über die in der Aufgabenwarteschlange hinterlegten Parameterzeichenfolge wird der jeweilige Lauf mit den dort eingerichteten Einstellungen verwendet.

Pläne aktualisieren#

Für die stetige Fortführung der Lieferplan- und Abrechnungsplaneinteilungen sowie Übernahme von Änderungen in den zugehörigen Lieferplan- und Abrechnungsplanzeilen müssen die Pläne aktualisiert werden.

Entsprechend der „KUMAVISION healthcare Einrichtung“ werden die Pläne bis zu einem bestimmten Datum erstellt (Zeitformel aus Feld „Berech. Lieferplan bis Datumsformel“ / „Berech. Abrechnungsplan bis Datumsformel“). Das bedeutet, es werden bis zu diesem Datum die Lieferplan- sowie Abrechnungsplaneinteilungen auf Basis der Lieferplan- und Abrechnungsplanzeilen erstellt.

[Codeunit 5007300 – Lieferpläne aktualisieren]
[Codeunit 5007302 – Abrechnungspläne aktualisieren]

Nachtlauffähig:
Über die in der Aufgabenwarteschlange hinterlegten Parameterzeichenfolge wird der jeweilige Lauf mit den dort eingerichteten Einstellungen verwendet.

Zusätzlich steht der Stapellauf „Pläne aktualisieren“ für die manuelle Ausführung zur Verfügung.

Dieser Stapellauf kann auch mit erneuter Freigabe erfolgen. Dann wird die Vorgangsperiodenkarte sowie Liefer- und Abrechnungsplan geöffnet, eventuell geänderte Daten in der Vorgangsperiodenkarte werden dann bei Freigabe im Liefer- und Abrechnungsplan aktualisiert.

Dies macht in besonderen Ausnahmefällen Sinn z.B. bei Änderung eines Abrechnungsdebitors wie es bei Kassenfusionen vorkommt. Der Filter sollte dann vor dem Ausführen entsprechend angepasst bzw. weiter eingegrenzt werden.

Infoanforderungen#

Um fehlende, notwendige Liefer- und Abrechnungsrelevante Dokumente anzufordern, steht der Stapellauf „Info.Anforderungen akt.“ zur Verfügung. Die Dokumente können angefordert oder auch angemahnt werden (je nach Einrichtung der zum Code hinterlegten Filterkriterien).

[Codeunit 5007398]

Nachtlauffähig:
Über die in der Aufgabenwarteschlange hinterlegten Parameterzeichenfolge wird der jeweilige Lauf mit den dort eingerichteten Einstellungen verwendet.

Abgrenzungsvorschau aktualisieren#

Für die Erlösabgrenzung steht Ihnen der Stapellauf „Abgrenzungsvorschau akt.“ zur Verfügung.

Je nach hinterlegter Einrichtung in der „KUMAVISION healthcare Einrichtung“ erfolgt die Abgrenzungsvorschau zusammen mit dem Stapellauf „Abrechnungspläne akt.“ oder einzeln über diesen Stapellauf. Sofern Sie das Feld „keine Abgrenzungsvorschau bei Pläne aktualisieren“ aktiviert haben, führen Sie den Stapellauf separat aus.

[Codeunit 5007531]

Bereinigung Anwendungsprotokoll#

Einrichtung#

Durch die diversen Stapelläufe werden Protokollposten erzeugt, die nach Ablauf einer gewissen Zeit gelöscht werden sollten. Dies erfolgt über den Bericht „Änderungsprotokollposten löschen“

In der „KUMAVISION healthcare Einrichtung“ auf dem Inforegister „Anwendungsprotokoll“ ist die Einrichtung dazu vorzunehmen.

Stapellauf Bereinigung Anwendungsprotokoll#

Durch die diversen Stapel werden sehr viele Protokollposten erzeugt, die nach Ablauf einer gewissen Zeit gelöscht werden sollten. Führen Sie den Stapellauf „Bereinigung Anwendungsprotokoll“ daher regelmäßig aus. Die grundlegende Einrichtung erfolgt in der „KUMAVISION healthcare Einrichtung“.

[Bericht 5008677]

Nachtlauffähig:
Über die in der Aufgabenwarteschlange aufrufbare Berichtsanfrageseite können Sie diese nach Bedarf einrichten. Die Vorbelegung kommt aus der „KUMAVISION healthcare Einrichtung“ und kann dort passend hinterlegt werden.

Informationsmanagement (IRM)#

KUMAVISION healthcare365 stellt mit dem Informationsmanagement (IRM) ein Tool zur Verfügung, welches individuell zur Verwaltung von notwendigen Dokumenten und deren Verkettung, d.h. automatischen Ausdruck mit weiteren Belegen genutzt werden kann.

Somit wird gewährleistet, dass Lieferungen nur erzeugt werden, sobald die passende Verordnung in der korrekten Qualität (z.B. im Original) vorliegt. Oder aber auch, dass Rechnungen an die Kasse nur dann erzeugt werden, sofern die Genehmigung hierfür vorliegt.

Neben den o.g. Funktionalitäten können Einrichtungen vorgenommen werden, die eine automatische Weiterführung der Dokumente für den nächsten Prozessschritt vorsehen. Es gleicht dem Prinzip eines Mahnwesens. Somit können nicht erhaltene Dokumente angemahnt werden.

Der Informationsmanager ist das Bindeglied von Liefer- und Abrechnungsplan und der dafür benötigten Informationen.

Die jeweils benötigte Information wird in den Verträgen festgelegt und in die Vorgangsperioden übernommen. Der Informationsmanager ist direkt mit der Statusverwaltung in den Vorgängen verbunden.

Sie können optionalen Informationsbedarf einsteuern und den aktuellen Status beobachten.

Neben der Anforderung und dem Erhalt der Information ist auch deren Wiederverwertung, d.h. Ausgabe ein zentrales Element.

Einrichtung#

Belegmerkmalsgruppen#

In Verbindung mit den Kommunikationsbelegen können Belegmerkmale automatisch mit ausgedruckt werden. Um den Ausdruck zu steuern, können in den Belegmerkmalsgruppen die passenden Filterungen hinterlegt werden. Weiterführende Informationen finden Sie unter „Belegmerkmale“.

Einem Kommunikationsbeleg kann eine Belegmerkmalsgruppe zugewiesen werden. Soll das Belegmerkmal einer späteren Anforderung dienen, so muss dafür ein spezieller Kommunikationsbeleg erstellt werden.

Kommunikationspartner#

Die "Kommunikationspartner" definieren alle möglichen internen und externen Kommunikationspartner und stellen die Verbindung zur Anwendung her.

Kommunikationsbelege#

Die "Kommunikationsbelege" definieren alle möglichen Belege, egal ob zur Ausgabe von Information und/oder zur Anforderung von Information. Zu jeder Belegart kann angegeben werden, wie diese angefordert und der erhaltene Beleg abgelegt wird.

Kommunikationswege#

Die "Kommunikationswege" definieren alle möglichen Kommunikationswege und steuern die interne Priorisierung.

Für den Kommunikationsweg mit Qualität "Kopie" ist es möglich, für Debitoren, Kreditoren, Kontakten einen bevorzugten Kommunikationsweg zu hinterlegen. Für den Adressat „Sachbearbeiter“ wird bspw. der Kommunikationsweg (Kopie) OHNE verwendet, so dass hier keine Belege gedruckt oder anderweitig versendet werden.

Kommunikationsmethoden, -stufen und –texte#

Sollen Belege versendet, erinnert bzw. gemahnt werden, können hierzu verschiedene Methoden mit zugehörigen Stufen und Texten eingerichtet werden.

Über das Menüband können Sie über "Stufen" die Einrichtung der Kommunikationsstufen parametrisieren.

Zu jeder Stufe ist ein Vor- und/ oder ein Nachtext einrichtbar, der über die Aufrufe "Vortext bzw. Nachtext" im Menüband geöffnet werden können.

Kommunikationsstatus#

Während einer Kommunikation gibt es verschiedene Ist-Zustände. Zu den möglichen Ist-Zuständen einer Belegart sollte jeweils ein Status definiert werden.

Dabei ist es sowohl möglich einen allgemeingültigen Status anzulegen, der von allen Belegarten verwendet wird, als auch einen eigenen Status pro Belegart.

Komm.-Status Vorlagen#

Aus den angelegten Kommunikationsstatus können Vorlagen zusammengestellt werden, die anschließend den Info-Anforderungen zugeordnet werden.

Über die Anwendersuche gelangem Sie in die "Komm. Status Vorlagen". Das „+“ Symbol markiert die Funktion NEU. Mit NEU wird eine neue Komm.Status Vorlagenkarte geöffnet.

Die Einrichtung wird am Beispiel einer Verordnungsanforderung dargestellt:

Kommunikationsfehler#

Die "Kommunikationsfehler" ermöglichen die Erstellung von eindeutigen Fehlercodes. Weiterführende Informartionen finden Sie im nachfolgenden Abschnitt „Kommunikationsfehler Vorlagen“.

Kommunikationsfehler Vorlagen#

Die "Kommunikationsfehler Vorlagen" ermöglichen die Gruppierung von Fehlercodes, die den Informationsanforderungen über den Fehler Vorlagencode zugeordnet werden können.

Eine Vorlage beinhaltet eine Liste möglicher Fehler, die im späteren Prozess auftreten können. Beispielsweise kann dieser Fehlercode für Verordnungen verwendet werden, auf denen notwendige Informationen zur Weiterbearbeitung fehlen (Versichertendaten, Versorgungszeitraum, Mengen, Datum, Arzt Unterschrift etc.).

Bei Funktion - Info Nicht OK in der Info Anforderung bzw. über die eBox erfolgt die Auswahl des Fehlercodes. Auf Basis dieses Fehlercodes lässt sich der Vor- oder Nachtext für die Info Anforderung vorbelegen.

Die Vor- und Nachtexte sind in den Info Anforderungen unter dem Inforegister "Info Anforderungstext" ersichtlich.

Komm. Ausgabeanweisungen#

Die "Komm. Ausgabeanweisung" dienen der Steuerung der Ausgabeoptionen in der Info.-Anforderung. Hier wird definiert, welche Zeilen der Info Anfoderung angedruckt bzw. im eKV übermittelt werden.

Info. Anforderungsfilter#

Der Info Anforderungsfilter wird verwendet, sofern ein Kostenträger bspw. den Kostenvoranschlag an eine separate Kostenvoranschlagsstelle übermittelt bekommt. Die Einrichtung ermöglicht eine Adresssteuerung basierend auf verschiedenen Vorgangskriterien an einen hier definierten Kontakt.

Ursprünglich verwendet wurde der Filter zur Steuerung von Kostenvoranschlägen – auf Basis des Postleitzahlengebietes eines Versicherten – an die zuständigen Kostenvoranschlagsstellen.

Aufgrund der Nutzung des elektronischen Kostenvoranschlags ist eine Steuerung über den Info Anforderungsfilter nur noch in Ausnahmefällen notwendig.

Wird ein Anforderungsfilter zur Bearbeitung geöffnet können zwei Filterarten angegeben werden.

Inforegister Info. Anf. Postleitzahlenbedingung#

Auf dem Inforegister "Info. Anf. Postleitzahlenbedingung" werden Postleitzahlenbereiche definiert.

Inforegister Info. Anforderungsfilterzeilen#

Auf dem Inforegister "Info. Anforderungsfilterzeilen" kann für Debitoren, Artikel und Ressourcen ein Filter eingerichtet werden. Die Postleitzahlenbereiche lassen sich dabei optional verwenden.

Informationsanforderungen#

Die Informationsanforderungen sind das Kernstück und beschreiben alle unterschiedlichen Anforderungen, die in den Prozessen vorkommen können. In den Informationsanforderungen werden diejenigen Parameter zusammengefasst, die für die Informationsanforderung (Informationsvorlagen) notwendig sind. Dazu wird festgelegt von wem, mit welcher Methode, welcher Statusreihenfolge und auf welchem Weg ein Beleg angefordert wird.

Beispiel:
„Kopie einer Verordnung pro Vorgangsperiode“

• Der Beleg ist die Verordnung (Code VO)
• Der Partner kann neben dem Arzt, der Patient, der Betreuer, das Heim etc. sein (Code ALLE)
• Die Methode hat mehrere Stufen mit entsprechenden Fälligkeiten und Texten (Code VO-ANF)
• Es wird eine Kopie angefordert (Anforderung Qualität KOPIE)
• Die Anforderung soll für jede Vorgangsperiode erfolgen (Häufigkeit Immer)

Informationsvorlagen#

Aus den verschiedenen Informationsanforderungen und Info Ausgabeanweisungen lassen sich Informationsvorlagen erstellen, um diese im Prozess vertragsbezogen zu verwenden. Rufen Sie sich hierzu die "Informationsvolagen" über die Anwendersuche auf. Über "Neu" im Menüband können Sie eine neue Informationsvorlage anlegen.

Beispiel:

Informationsvorlagenzeilen#

Wurde eine neue Informationsvorlage angelegt, kann diese über "Bearbeiten" mit den notwendigen Belegarten eingerichtet werden. Die Anzahl der Zeilen ist dabei nicht begrenzt.

Vorparametrisierte Belegcodes (Kommunikationsbelege) werden bereits in KUMAVISION healthcare365 bereitgestellt. Im nachfolgenden werden die wesentlichen näher erläutert:

IM_ABL
IM_ABL ist für das eingehende Dokument also klassischerweise für den unterschriebenen Lieferschein. Dabei kann je nach Einstellung des IRM die Paketnummer, die Info Anforderung zu diesem Belegcode auf "Info OK" setzen.

Hier kann durch die interne Belegart Abliefernachweis (Kommunikationsbeleg) ein automatischer Rückscan mit Zuordnung stattfinden. Alternativ setzt je nach Einrichtung die Paketnummer die zugehörige Info Anforderung mittels des Stapels "Info Anforderung aktualisieren" auf "Info OK". Die Datenherkunft ist in der Einrichtung = Lieferschein (Informationsanforderung LIEF-N), so dass erst mit der Lieferung die entsprechende Info Anforderung im Vorgang aufgeht. Die Info Anforderung ist über die Herkunftsbelegnummer mit der gebuchten Verkaufslieferung verknüpft. Dadurch kennt der Rückscan des Lieferscheins oder die Rücklesung der Paketnummer die Info Anforderung und kann diese auf den Status "Info OK" setzen.

Da in der Regel mit dieser Info Anforderung die Abrechnung gesperrt wird, bis der Lieferscheinrücklauf oder die Paketnummer eingegangen sind, bietet es sich an, die Einrichtung in der Informationsvorlage nur auf der Abrechnungsseite einzutragen.

Wichtig ist weiterhin bei Einrichtung der Informationsanforderung, dass der Sperrbereich auf Abrechnungsperiode gestellt wird. Damit ist sichergestellt, dass die zugehörige Info Anforderung genau den Abrechnungszeitraum sperrt, für den sie gedacht ist.

Klassischerweise findet dies Verwendung bei Monatsabrechnungen wie Stoma, Kontinenz, Sauerstoff, etc., bei denen ein Liefernachweis zur Abrechnung benötigt wird.

Die Adresssteuerung für die Info Anforderung wird über den Methodencode eingerichtet. Wird weder ein unterschriebener Lieferschein noch eine Paketnummer erhalten, kann durch die Adresssteuerung der Mahnadressat definiert werden, z.b. Verkäufer / Außendienst / Betreuer.

IM_LS
IM_LS steht für das ausgehende Dokument, klassisch der ausgehende Systemlieferschein (gebuchte Verkaufslieferung). Die interne DMS Belegart im Kommunikationsbeleg ist Lieferung. Dieser Kommunikationsbeleg findet selten Anwendung in der Informationsvorlage, sondern dient als Hintergrundeinrichtung für allgemeingültige Einrichtungen, wie z.B. Adresssteuerungen oder Belegmerkmale, die mit der Lieferung versendet werden sollen.

Anwendungsfall:
Es soll die Vorgangslaufzeit mit auf dem Lieferschein angegeben werden. Somit kann der IM_LS in den Informationsvorlagen eingetragen werden. Die entsprechende Ausgabeanweisung definiert hierbei die Ausgabe der Vorgangslaufzeit. Zu IM_LS wird in der Regel keine Adresssteuerung eingerichtet. Somit wird die Lieferanschrift aus dem Lieferplan oder dem Debitor und seinen Adressen eingesteuert.

IM_EB
IM_EB steht für die Empfangsbestätigung resp. Einweisung hat stattgefunden. Auch hier ist die Datenherkunft in der Einrichtung = Lieferschein (Informationsanforderung), so dass erst mit der Lieferung die entsprechende Info Anforderung aufgeht.

Unterschied zum IM_ABL ist, dass die Info Anforderung einmalig erstellt wird. Damit muss die Einrichtung in den Informationsvorlagen auf der Abrechnungsplanseite erfolgen und nicht auf der Lieferplanseite. Der Sperrbereich in der Info Anforderung steht auf Vorgangperiode, da für die gesamte Periode die Empfangsbestätigung einmalig benötigt wird. Solange diese nicht vorhanden ist, soll der gesamte Vorgang gesperrt werden.

IM_EB wird standardmäßig in den Informationsvorlagen der Erstauslieferungsperioden (z.B. E1) eingesteuert. Klassisches Beispiel sind Gerätepauschalen, bei denen in der ersten Periode das Gerät ausgeliefert wird.

Wenn für jede Gerätlieferung (beispielsweise Tauschgeräte) eine Info Anforderung IM_EB erzeugt werden soll, dann muss dieser Belegcode in jeder Periode (Folgeperiode) vorhanden sein. Die Info Anforderung muss dann auf Anforderung = Immer stehen, so dass bei jeder Lieferung eine Info Anforderung erzeugt wird.

Informationsvorlagenzeilen Verkettung#

Eine Informationsvorlagenzeile kann so konfiguriert werden, dass die Ausgabe des Belegs zusammen mit weiteren Belegen erfolgen kann.

Der Aufruf für die Einrichtung erfolgt auf der Informationsvorlagenzeile stehend über "Menüband > Zeile > Verkettete Belege".

Einrichtung im Vertrag bzw. der Vertragsperiode#

Hinterlegung der Informationsvorlage#

Im "Vertrag > Vertragsversion > Perioden > Info Vorlage" wird derjenige Informationsvorlagencode hinterlegt, die bei Vorgangsanlage in die Vorgangsperiode übernommen wird und den Prozess belegseitig steuert.

Prozess der periodenübergreifenden Kostenvoranschläge#

Einige Kostenträger Kassen fordern die Einreichung von Kostenvoranschlägen periodenübergreigfend. Das bedeutet, innerhalb einer Vorgangslaufzeit für die erste Abrechnung bspw. mit Leistungskennzeichen "08" und ab der 2. Abrechnung das Leistungskennzeichen "09". Damit dies mit einem Kostenvoranschlag erfolgen kann, wurde der Prozess des periodenübergreifenden Kostenvorschlags implementiert.

Bei diesem Prozess ist zu beachten, dass die Verlängerungsart der ersten Periode auf "Bei Anlage" steht und der Gruppencode in der Info Anforderung auf "JA" bei der Belegart für Kostenvoranschläge gesetzt wird.

Zudem muss der Gruppencode in den Perioden der Vertragsversionskarte die erste Periode der Datenbündelung als Information enthalten, bspw. E1.

Funktionalität der Informationsvorlagen im Prozess#

Vorgangserstellung#

Bei Anlage einer Vorgangsperiode wird die Informationsvorlage aus der Vertragsperiode übernommen. Auf dem Inforegister "Info Anforderung Vorlage" wird diese mitgeführt und darunter die zu erstellenden Pflicht-Info Anforderungen angezeigt.

Bei Freigabe von Lieferplan und Abrechnungsplan werden die Info Anforderungen mit Notwendig = JA erstellt und sind über den Lieferplan / Abrechnungsplan über "Info Anforderungen" ersichtlich.

Verkettete Belegposten#

Wird beim Belegausdruck beispielsweise beim Versenden des elekronischen Kostenvoranschlags die Verkettung mit der Verordnung ausgelöst, ist diese Information über die Info Anforderung des elektronischen Kostenvoranschlags über "DMS > Verkettete Belege" ersichtlich. Hier werden alle zu dem Beleg verketteten Dokumente aufgelistet.

Lieferstatus und Abrechnungsstatus in der Vorgangsperiode#

Jede Statusverwaltung in der Vorgangsperiode besteht immer aus zwei Feldern. Beide Felder sind jeweils berechnete Felder aus den Info Anforderungszeilen.

Beispiel:
Wird eingehend die Verordnung verarbeitet, wird der Status der Info Anforderung auf "Info OK" umgesetzt, die Lieferung bleibt gesperrt. Wird nachfolgend der Kostenvoranschlag genehmigt und die Info Anforderung auf "Info OK" gesetzt, ist der Lieferstatus „leer“ und die Lieferung nicht mehr gesperrt.

Manuelles Hinzufügen von optionalen Anforderungen#

Über die Vorgangsperiodenkarte, dem Liefer- und Abrechnungsplan ist es bei Bedarf möglich über Funktion "Optionale Info. Anforderung hinzufügen" weitere Info Anforderungen dem Prozess hinzuzufügen.

Wurden keine optionale Vorlagenzeilen konfiguriert, erscheint eine entsprechende Hinweismeldung.

Andernfalls öffnet sich ein Fenster aus dem eine Vorlagenzeile, die mit Notwendig = Nein eingerichtet wurde, ausgewählt werden kann.

Abruf von Einteilungen#

Dasselbe berechnete „Gesperrt“-Kennzeichen aus der Vorgangsperiodenkarte findet sich auch in den Lieferplan- bzw. Abrechnungsplaneinteilungen (Felder: Lieferung gesperrt / Abrechnung gesperrt).

Dadurch wird der Abruf der Einteilung in den Auftrag bzw. die Rechnung gesteuert.

Informationsanforderungs-Karte#

Ist die Information zur Anforderung fällig und sind alle Lieferplan- und Abrechnungsplanzeilen im Status "Freigegeben" wird eine Informationsanforderungskarte angelegt.

Eine Anforderung besteht aus dem Kopf und den Zeilen. Der Kopf enthält alle notwendigen Angaben, u.a. bei wem und auf welchem Weg die Information angefordert werden soll. Die Zeilen beziehen sich je nach Einrichtung auf die Lieferplanzeilen, Abrechnungsplanzeilen oder Lieferzeilen.

Die Info Anforderung löst zum einen den Versand der Nachricht an den entsprechenden Empfänger aus und bildet zudem aber auch einen Merker darauf, dass Informationen ausstehen. Dieser Merker bildet wiederum die Basis für den Posteingang z.B.: falls Belege im Dokumenten Management System abgelegt werden (da hier die Zuordnung des eingehenden Dokumentes zur jeweiligen Info Anforderung proaktiv durchgeführt werden kann).

Dieser Merker bildet zudem die Basis für eine Erinnerung und Wiederholung der Benachrichtigung bei entsprechender Fälligkeit, sofern die Information zu einem definierten Zeitpunkt nicht eintrifft.

Inforegister Anforderung#

• Beschreibung
• Beteiligte Partner
  o Fachberater
  o Adressat
  o Versicherter
• Vorgangsinformationen
• Anforderungdefinitionen (Steuerelemente, wie bspw. Methodencode, Statuscode)

Inforegister Antwort#

• Daten zur Antwort
• Daten zur Genehmigung
• festgestellte Fehlercodes (bei Info nicht OK)

Für jede Anforderungsart können weitere Felder definiert werden, die entweder optional oder auch als Pflichtangabe notwendig sind. Bei Pflichtfeldern kann der Status "Info OK" nur gesetzt werden, wenn diese entsprechend gefüllt sind.

Inforegister Info. Anforderungstext#

Der Anforderungstext ergibt sich aus der jeweiligen Kommunikationsstufe.

Beispiel für eine Verordungsanforderung:
„Sehr geehrtes Praxisteam,
wir wurden beauftragt, Ihre/n Patient/in mit den erforderlichen Hilfsmitteln zu versorgen. …“

Über die Info Anforderungstexte können auch manuell erfasste Zeilen mit angedruckt bzw. im elektronischen Kostenvoranschlag übermittelt werden.

Inforegister Info. Anforderungszeilen#

Die Anforderungszeilen entsprechen zum großen Teil der Lieferplanzeile bzw. der Abrechnungsplanzeile je nachdem wie die Datenbasis konfiguriert wurde.

Bearbeiten des Status#

Der Eingang der Informationen erfolgt u.a. über das Einscannen von Belegen und die Zuordnung über die eBox. Weiterführende Informationen zur Zuordnung der Belege aus der eBox heraus, entnehmen Sie dem Abschnitt "eBox".

Kommunikationsweg#

Die Information ist grundsätzlich nur ausreichend für den weiteren Prozess, wenn der Kommunikationsweg gleich- oder höherwertig ist:

1. Wird eine Information im Original erwartet, ist auch nur das Original gültig.
2. Wird eine Information als Kopie erwartet, ist sowohl eine Kopie als auch das Original gültig.
3. Wird eine Information in mündlicher Form erwartet, sind alle Wege erlaubt.

BenutzerInnen müssen bei der Antwort diese Information über die Auswahl der erhaltenen Antwortqualität mitgeben.

Abschließender Status#

Zuvor müssen BenutzerInnen entscheiden, ob die erhaltene Information der angeforderten Information entspricht.

Dies bestimmt die Auswahl der Funktion "Info. OK" bzw. "Info. nicht OK" im Menüband.

Gibt es mehrere Folgestatus zu der o.g. Auswahl, erscheint zunächst ein PopUp, um den gewünschten Folgestatus zu kennzeichnen.

Beim Status „Info. OK“:

• Wird die aktuelle Anforderung im Kopf und in allen Zeilen auf diesen Status gesetzt.

Beim Status „Info. nicht OK“:

Erscheint zunächst ein Auswahlfenster:

• Im oberen Bereich des Fensters sind die Info Anforderungszeilen dargestellt. Diese sind im Feld Ausgewählt mit "JA" vorselektiert. BenutzerInnen können hier Zeilen „deselektieren“, damit diese auf "Info. OK" gesetzt werden. Die selektierten Zeilen werden in den angezeigten Folgestatus gebracht. Zudem kann eine abweichende Menge in der Spalte „Antw. Menge“ eingetragen werden.

• Im unteren Bereich des Fensters können BenutzerInnen aus der Liste der möglichen Fehlercodes den zutreffenden Fehler auswählen. Dieser wird in die Folge "Info Anforderung – Antwort – Info Anforderungsfehler" sowie – je nach Definition der Info Anforderungstexte – in den Info Anforderungstext übernommen.

Beispiele zur Erzeugung von Info Anforderungen#

Stapelverarbeitung über Filter im Rollencenter#

In Abhängigkeit von den jeweils benötigten Info Anforderungen können im Rollencenter Rezeptabwicklung passende Filter für die Stapelverarbeitung angelegt werden. ("Rollencenter > Stapellauf > Info Anforderung aktualisieren")

Diese werden entweder regelmäßig manuell oder über Nachtläufe (Aufgabenwarteschlagenposten) ausgeführt.

Mit folgender Einrichtung des Stapellaufs VO werden, je nach Einrichtung und vorliegenden Status der Info Anforderungen, Rezeptanforderungen gemäß Wegecode automatisch gedruckt sowie bei fälligen Info Anforderungen die Mahnstufe umgesetzt.

• Anf. Belegcode = IM_VO

Beispiel VO-Verordnungsanforderungen:
Es existiert eine Info Anforderung für eine Verordnung. Die Info Anforderung steht im Anf. Status = Notwendig und der Anf. Wegcode = Per Post.

In diesem Fall (und, wenn es keine individuelle Adresssteuerung oder Schnittstelle zur ePOST gibt) wird die Info Anforderung gedruckt und der Anf. Status auf "Antwort abwarten" gesetzt.

Beispiel Rezeptmahnung:
Ist eine Info Anforderung im Anf. Status = Antwort abwarten „fällig“, wird diese über den Stapellauf auf "Antwort nicht erhalten" gesetzt und eine Folge Info Anforderung im Anf. Status = Notwendig erstellt. Diese enthält je nach Einrichtung bspw. die Beschreibung „Rezeptanforderung Erinnerung“.

Mit dem darauffolgenden Stapellauf wird diese dann wiederum gedruckt und auf Anf. Status = Antwort abwarten gesetzt.

Manuelles Versenden#

Die Info Anforderungen können auch manuell aus der Info Anforderungskarte versendet werden. Dies wird bei definierten Prozessen durchgeführt, bspw. einer optionalen Info Anforderung, die sofort versendet werden soll.

Versenden aus der Info Anforderungskarte:
Wird die Info Anforderungskarte aufgerufen, so kann über das Menüban "Senden nach Voreinstellung" diese gemäß dem eingerichteten Wegecode versendet werden.

Kürzungsdokumentation#

Mittels der „Kürzungsdokumentation“, welche in KUMAVISION healthcare365 verfügbar ist, können Sie Retaxierungen/Absetzungen der Kostenträger zu Rechnungen verwalten, diese be- und auswerten sowie infolgedessen Maßnahmen ergreifen, um die Retaxierungs-Quote zu reduzieren.

Des Weiteren agiert die Kürzungsdokumentation direkt mit den zugehörigen Tabellen aus der Finanzbuchhaltung, so dass beim Ausziffern von Rechnungen direkt erkannt wird, für welche Rechnung kein Zahlungseingang zu erwarten ist oder auch, welche Rechnungen nicht in den Mahnlauf kommen.

Einrichtung#

Rückgabe / Aktivitäten Codes#

Rufen Sie die Seite „Rückgabe/Aktivitäten Codes“ über die Anwendersuche auf. Hinterlegen Sie die für Ihr Unternehmen passenden Rückgabegründe sowie die Aktivitäten.

Beispiel:

Fehlt ein abrechnungsrelevantes Kennzeichen, ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass der Rechnungsbetrag durch Korrektur und erneutes, korrigiertes Einreichen später voll erstattet wird. Sind Versicherte verstorben und wurden irrtümlich weiter beliefert, ist die Wahrscheinlichkeit sehr gering, die Kosten von der Kasse erstattet zu bekommen.

Beispieleinrichtung:

Fehlerbewertungen#

Rufen Sie die Seite „Fehlerbewertung“ über die Anwendersuche auf. Bitte legen Sie hier die für Ihr Unternehmen passenden Codes für die Fehlerbewertung an.

Beispieleinrichtung:

Abschlussaktionen#

Rufen Sie die Seite „Abschlussaktionen“ über die Anwendersuche auf. Bitte legen Sie hier die für Ihr Unternehmen passenden Codes für Abschlussaktionen an.

Beispieleinrichtung:

Kürzungsoptionen#

Rufen Sie die Seite „Abschlussaktionen“ über die Anwendersuche auf. In den Kürzungsoptionen werden Ihnen die angelegten Fehlercodes und Abschlussaktionen nochmal zusammengefasst dargestellt.

Abwarten Kennzeichen#

In Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung wird ein Code in „Gründe Abwarten“ angelegt, welcher für „Retaxierung/Absetzung“ verwendet werden soll. (Funktion: Mahnsperre in Debitorenposten)

Beispieleinrichtung:

Ablauf#

Der Best Practice Ablauf gestaltet sich wie folgt:

1. Posteingang der Retaxierung/Absetzung
2. Absetzungsdokument mit Barcode versehen
3. Weiterleitung aller Unterlagen an die zuständigen MitarbeiterInnen im Innendienst
4. Dokumenten Originalversand zu den jeweiligen Rechnungen stornieren
5. Barcodevormerkung in der gebuchten Verkaufsrechnung
6. Erstellung der Kürzungsdokumentation
7. Wiedervorlage zur Bearbeitung an die zuständigen MitarbeiterInnen
8. Einscannen des Absetzungsdokuments
9. Ablage der Papierunterlagen im Ordner (Fach) „Retaxierung - Absetzung“
10. Bearbeitung der Absetzung und Dokumentation in der Kürzungsdokumentationskarte
11. Abschlussaktion erfassen und Kürzungsdokumentation abschließen

Wer für welchen Prozessschritt verantwortlich ist bzw. diesen übernimmt, ist von der Unternehmensgröße sowie Organisation der einzelnen Fachabteilungen abhängig und muss gemeinsam mit der Finanzbuchhaltung abgestimmt werden.

Die einzelnen Prozessschritte innerhalb des Systems sind nachfolgend beschrieben.

Absetzungsdokument mit Barcode versehen#

Ihre Absetzung sollte digitalisiert werden, so dass Sie auch im Nachgang bei Rückfragen jederzeit nachvollzogen werden kann. Um die Absetzung im DMS zu archivieren, versehen Sie diese mit einem Barcodeaufkleber. Nutzen Sie hierfür die üblichen Barcodeaufkleber, die Sie auch für Ihre sonstigen Dokumente verwenden.

Dokumenten Originalversand stornieren#

Mit dem Erhalt einer Absetzung, befinden sich die Original-Unterlagen (Rechnungsbegleitende Dokumente wie z.B. Rezept) wieder beim Leistungserbringer im Haus und müssen somit auch auf „im Haus“ gekennzeichnet werden.

Dies erfolgt über die gleiche Funktionalität wie beim Rechnungsversand, jedoch mit der Option „Versand/Storno“=Storno (Über „Einrichtung ändern“ kann die Vorbelegung angepasst werden).

Barcodevormerkung in der gebuchten Verkaufsrechnung setzen#

Damit das Absetzungsdokument nach dem Einscannen in der gebuchten Rechnung sichtbar ist, wird zunächst eine Barcodevormerkung in der gebuchten Rechnung gesetzt.

Öffnen Sie hierzu die gebuchte Rechnung und führen die Aktion „Barcodevormerkung“ im Menüband aus. Hinterlegen Sie nun die Barcodenummer und wählen die Dokumentenart aus.

Erstellung der Kürzungsdokumentation#

Kürzungsdokumentationsübersicht#

Rufen Sie die Liste „Kürzungsdokumentationsübersicht“ über die Anwendersuche auf.

Es werden alle im System erfassten Kürzungsdokumentationen in der Listenansicht angezeigt. Die Ansicht ist vorgefiltert auf „Archivversionsnr.“=0.

Sie haben hier die Möglichkeit, alle erstellten Kürzungsdokumentationen einzusehen sowie auch neue anzulegen.

Anlegen einer neuen Kürzungsdokumentation#

Die Erstellung einer neuen Rechnungskürzungsdokumentation kann an folgenden Stellen im System erfolgen:

• über die Kürzungsdokumentationsübersicht
• über „Kürzungsdokumentation erstellen“
• direkt über die gebuchte Rechnung
• über den Debitorenposten

Führen Sie über Aktionen die Funktion „Erstelle/Öffne Dokumentation Kürzung“ aus und bestätigen die Meldung mit „Ja“.

Es öffnet sich die Kürzungsdokumentationskarte mit der Version 0.

Erfassen Sie im linken Bereich zunächst die bisher bekannten Details zur Absetzung wie:

• Fremdvorgangsnr
• Rückgabegrund Code
• Information
• Tätigkeitscode 1
• Posteingangsdatum
• Datum der Kürzung
• Gekürzter Betrag

und setzen Sie über die Aktion „Abwarten setzen“ im Menüband das „Abwartenkennzeichen“ damit der Debitorenposten nicht angemahnt wird.

Wiedervorlage zur Bearbeitung an die zuständigen MitarbeiterInnen#

Erstellen Sie aus der Kürzungsdokumentationskarte heraus eine Wiedervorlage an die zuständigen MitarbeiterInnen bzw. das zuständige Team.

Führen Sie hierzu im Menüband die Funktion „Wiedervorlage errichten“ aus und bearbeiten die Wiedervorlage.

Über die Aufgabengruppe haben Sie zudem die Möglichkeit, verschiedene Arbeitsschritte vor zu definieren, die die Bearbeitung dokumentieren.

Einscannen des Absetzungsdokuments#

Scannen Sie das Dokument mit dem Stapeltyp „Barcodevormerkung“ ein. Das Dokument wird automatisch an die zugehörigen Belege archiviert, in denen eine Barcodevormerkung mit dieser Barcodenummer gesetzt wurde.

Bearbeitung der Absetzung und Dokumentation in der Kürzungsdokumentationskarte#

Die zuständigen MitarbeiterInnen öffnen die Wiedervorlage. Über das Menüband wird über „Beleg anzeigen“ die Kürzungsdokumentation aufgerufen.

Es öffnet sich die Kürzungsdokumentationskarte und die Bearbeitung kann durchgeführt werden. Hierzu werden Informationen ggf. ergänzt, Tätigkeiten dokumentiert und Fehlerbewertung durchgeführt.

Je nach Organisation wird die Wiedervorlage noch einmal weitergeleitet an eine/n andere/n MitarbeiterIn bzw. ein anderes Team zur Erstellung der Gutschrift.

Hier erfolgt die Bearbeitung der Wiedervorlage bzw. Kürzungsdokumentation dann wie zuvor. In der Kürzungsdokumentation wird die Tätigkeit sowie die Abschlussaktion dokumentiert. Bestätigen Sie über den Haken im Feld „Korrektur erfolgt“ die Korrektur.

Über die Funktion „Vorgang abgeschlossen setzen“ wird die Bearbeitung abgeschlossen. Automatisch wird das „Abwarten Kennzeichen“ aus den Debitorenposten entfernt und die Kürzungsdokumentationskarte mit „Vorgang abgeschlossen“ = JA gekennzeichnet.

Die Wiedervorlage wird nun ebenfalls über die Funktion „Erledigt“ abgeschlossen.

Weitere Funktionen#

Abrechenbare Wahrscheinlichkeit in %#

Über die „abrechenbare Wahrscheinlichkeit %“, die in der Kürzungsdokumentationsübersicht vorhanden ist, kann beispielsweise eine Auswertung generiert werden.

Fälligkeitsdatum / Abwarten Kennzeichen setzen#

Damit keine Mahnung versendet wird, kann aus der Kürzungsdokumentationskarte über die Funktion „Fälligkeitsdatum setzen“ im Menüband die Fälligkeit im Debitorenposten verändert werden, so dass ein offener Debitorenposen nicht mit in den Mahnlauf geht.

Alternativ kann auch das „ABWARTEN-Kennzeichen“ gesetzt werden.

Belegmerkmal#

Aus der Kürzungsdokumentation können auch Belegmerkmale erstellt werden, d.h. es können standardisierte Briefe und Mitteilungen generiert werden.

Über den Aufruf „Belegmerkmale“ können Sie bei Bedarf ein angelegtes Belegmerkmal erstellen und versenden.

Archivieren einer Kürzungsdokumentation – erneute Absetzung#

Erfolgt eine erneute Absetzung zu einer Rechnung, so kann die bestehende Kürzungsdokumentation archiviert werden. Die „alte“ Version erhält dann die Versionierungsnummer "1" und die aktuelle Version die Nummer "0". Führen Sie hierzu die Funktion „Version archivieren“ im Menüband aus. Die bestehende Version wird archiviert und eine neue erstellt.

Über „Vorgang abgeschlossen zurücksetzen“ wird diese Version 0 dann für die neue Bearbeitung der Absetzung genutzt.

Kürzungsdokumentation für eine komplette Sammelrechnung erstellen#

Führen Sie die Funktion „Kürzungsdoku zu Sammelrechnung anlegen“ aus. Den Aufruf dazu finden Sie im Menüband der Kürzungsdokumentationsübersicht.

Es öffnet sich die Karte zum Erstellen der Kürzungsdokumentationen. Sie haben hier die Möglichkeit, dass das System automatisiert eine Kürzungsdokumentation zu jeder Rechnung dieser Sammelrechnung anlegt mit Ihren hinterlegten Kriterien.

Damit die Änderungen in die jeweiligen Kürzungsdokumentationen übernommen werden, müssen Sie den Haken im Feld „Ändern“ setzen.

Es wurden nun für alle Rechnungen zu dieser Sammelrechnung Kürzungsdokumentationskarten mit den zuvor hinterlegten Parametern angelegt. Diese können nun bei Bedarf einzeln bearbeitet bzw. ergänzt werden.

Änderungen, die sich auf alle zu dieser Sammelrechnung bestehenden Kürzungsdokumentationen auswirken sollen, können auch wieder mittels der Funktion „Kürzungsdoku zu Sammelrechnung ändern“ über das Menüband in der Übersicht oder in einer der Karten direkt erfasst werden.

Vorgangsverlängerung#

Ein Vorgang besteht aus mindestens einer, jedoch beliebig vielen, zeitlich lückenlos aufeinanderfolgenden Perioden.

Im Vertrag wird dies über die Einrichtung einzelner Vertragsperioden gesteuert wobei hier die Angabe der Vorgangslaufzeit sowie die Verlängerungsart maßgebend sind, um den Vorgang in die in einzelnen Phasen zu unterteilen.

Über die Funktion der Verlängerung erfolgt die Prüfung des bestehenden, aktiven Vorgangs und die automatische Erstellung der Folgeperiode, sofern es sich um einen Vorgang handelt, der verlängert werden soll.

Im nachfolgenden wird die zugehörige Einrichtung sowie Umfang dieser Funktion beschrieben.

Einrichtung#

Einrichtung im Vertrag#

Der Stapellauf „Vorgangsperioden verlängern“ prüft alle Perioden, die in der letzten Vorgangsperiodenkarte eines Vorganges einen Wert im Feld "Verlängerungsart" gesetzt haben.

Hierbei orientiert sich das System an die Felder „Verlängerung Vorlaufzeit“ und „Verlängerungsart“. Diese werden über den Vertrag in den Vertragsperioden vorgegeben und an die Vorgangsperiodenkarte weitergegeben.

In der Vertragsversionskarte hinterlegen Sie auf dem Inforegister „Perioden“ die Verlängerungsart sowie Vorlaufzeit.

Die eingerichteten Verlängerungen erstellen immer automatisch die nächste Periode entsprechend der Periodenreihenfolge, wobei die letzte Periode, sofern sie im Vertrag mit Verlängerung hinterlegt ist, sich beliebig oft wiederholt.

Falls erforderlich, kann diese Abfolge auch auf andere Perioden, Vertragsversionen oder komplett andere Verträge umgesteuert werden. Hinterlegen Sie hierzu die gewünschten Parameter für die Erstellung der Folgeperioden in der Vertragsversionsperiode.

Füllen Sie die Felder:

• Folgende Vertragsnr.
• Folgende Versionsnr.
• Folgende Periode

Filter für Stapellauf zur Verlängerung#

Der Stapellauf „Vorgänge verlängern“ ist „Nachtlauffähig“. Die Einrichtung eines Aufgabenwarteschlangenposten ist zu empfehlen. Hierfür muss ein Filtercode eingerichtet sein.

Über die in der Aufgabenwarteschlange hinterlegten Parameterzeichenfolge (dies entspricht dem Filtercode) wird der jeweilige Lauf mit den dort eingerichteten Einstellungen verwendet.

Weiterführende Informationen zur Einrichtung eines Aufgabenwarteschlangenposten finden Sie unter "Verwenden von Aufgabenwarteschlangen für die Aufgabenplanung".

Öffnen Sie die Seite „Vorgänge verlängern“ über den Aufruf im Rollencenter Rezeptabwicklung unter "Aktionen" > "Stapellauf" oder alternativ über die Anwendersuche.

Über „Neu“ im Menüband erstellen Sie einen neuen Eintrag. Hinterlegen Sie einen aussagekräftigen Code mit zugehöriger Beschreibung und setzen Sie den Haken im Feld „Filteranforderung anzeigen“. Nun hinterlegen Sie die Filterkriterien über den Aufruf „Bearbeiten“.

Tragen Sie im Inforegister „Vorgangsperiode“ die Kriterien ein.

Beispiel:

Mit dieser Einstellung werden alle aktiven Vorgangsperioden mit dem Status „Freigegeben“ geprüft.

Ablauf#

Funktionsumfang Stapellauf#

Der Stapellauf „Vorgänge verlängern“ dient zum einen der Erstellung von Folgeperioden sowie Beendigung von Vorgängen.

Verlängerung
Die Vorgänge werden verlängert, um einerseits notwendige neue Dokumente wie z. B. Verordnungen, Therapiepläne, etc. über die Info.Anforderungen anzufordern und zum anderen kann es auch notwendig sein, dass Lieferungen automatisiert weiter durchgeführt werden.

Beenden von Vorgängen
Der Stapellauf prüft, ob eine (Freigegebene) Vorgangsperiode komplett erledigt ist. Dann wird der Status der Vorgangsperioden von "Freigegeben" auf "Beendet" gesetzt. Dies erhöht die Performance diverser Stapelläufe aber auch die Übersichtlichkeit in den Vorgängen.

Es gelten für das Setzen des Status „Beendet" folgende Kriterien in der Vorgangsperiode:

• Das Enddatum und das tatsächliche Enddatum müssen (vom Arbeitsdatum ausgesehen) in der Vergangenheit liegen.
• Wenn die Vorgangsperiode auf manuelle oder automatische Verlängerung eingestellt ist, dann muss bereits eine Folgevorgangsperiode existieren. Ausnahme: Das tatsächliche Enddatum wurde durch die aktuelle Vorgangsperiode erreicht.
• Es dürfen keine Lieferplaneinteilungen vom Status „Lieferung" ohne gebuchte Belegnummer existieren. Ausnahme: Menge ist 0.
• Es dürfen keine Abrechnungsplaneinteilungen vom Status „Rechnung" ohne gebuchte Belegnummer existieren. Ausnahme: Betrag=0 (z.B. bei Therapieende)
• Es existieren keine offenen InfoAnforderungen (Status = 00, 10)

Vorgangsverlängerung über Stapellauf manuell durchführen#

Öffnen Sie die Seite „Vorgänge verlängern“ über den Aufruf im Rollencenter der Rezeptabwicklung unter "Aktionen" > "Stapellauf" oder alternativ über die Anwendersuche.

Im nachfolgenden Fenster werden die bereits angelegten Filter für die Vorgangsverlängerung angezeigt. Über die Funktion „Ausführen“ wird der Filter aufgerufen, um die Verlängerung auszuführen.

Da der Haken bei „Filteranforderung zeigen“ gesetzt ist, wird der Lauf nicht sofort ausgeführt. Es öffnet sich das Fenster „Vorgänge verlängern“. Bei Bedarf können die vorhandenen Parameter angepasst und oder weiter eingegrenzt werden.

Sind alle Parameter wie gewünscht gesetzt, wird die Durchführung der Verlängerung mit „OK“ gestartet.

Vorgangsverlängerung durch AnwenderInnen direkt aus dem Vorgang#

In einigen Konstellationen kann es notwendig sein, eine Vorgangsperiode vor Fälligkeit manuell zu verlängern. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn der Kunde aktiv vorab z.B. ein Rezept für weitere Versorgung zusendet.

Um das eingegangene Dokument bzw. Rezept an die neue Folgeperiode zu archivieren, muss diese dann vorab erzeugt werden.

Öffnen Sie die Vorgangskarte und führen die Funktion „Vorgangsperiode verlängern“ aus. Wichtig ist hierbei, dass Sie die Option „Verlängerung erzwingen“ aktivieren. Hierdurch werden die Fälligkeitsdaten ignoriert und die neue Folgeperiode wird erstellt.

Vorgangsverlängerung bei Verlängerungsart "manuell"#

Bei Vorgangsperioden mit der Verlängerungsart "manuell" wird anschließend immer die Meldung „Es wurden 0 Vorgangsverlängerungen erzeugt.“ ausgegeben. Da bei Verlängerungsart „manuell“ hier nicht direkt über den Lauf die Vorgänge verlängert werden, sondern manuell nach Prüfung durch die AnwenderInnen.

Es erfolgt zu der zu verlängernden Periode zunächst ein Eintrag im Anwendungsprotokoll der eBox. Dieser wird unter der eBox-Art „Anwendungsprotokoll“ geführt.

Prüfen und bearbeiten der erzeugten Einträge im Anwendungsprotokoll#

Nach jedem Lauf, unabhängig davon, ob die Verlängerungsart „vollautomatisch“ oder „manuell“, müssen im Anschluss die Einträge im Anwendungsprotoll in der eBox geprüft werden. Es können bei bestimmten Konstellationen auch Einträge zur Verlängerungsart „vollautomatisch“ erfolgen.

Öffnen Sie die eBox und wählen das Anwendungsprotokoll aus. Der Aufruf befindet sich auf der Startseite im Rollencenter der Rezeptabwicklung unter "Aktionen" oder alternativ über die Anwendersuche.

Zur Prüfung der erstellten Einträge können Sie bereits an dieser Stelle die „eBox Unterart“ mit der Vorgangsverlängerung vorbelegen. Über die Funktion „Abrufen“ öffnen Sie die Liste mit den Einträgen, diese ist auf Statusfilter „Fehler“ bereits vorgefiltert und zeigt somit nur die zu prüfenden Vorgangsperioden an.

Im Anwendungsprotokoll wurde nun zu jedem zu verlängerndem Vorgang ein Eintrag erstellt, sofern dieser fällig gewesen wäre jedoch nicht verlängert werden konnte.

Dies können verschiedene Ursachen sein. Nachfolgend die Erläuterung der Einträge im Anwendungsprotokoll:

Für die Bearbeitung werden die Posten im Anwendungsprotoll markiert und die Auswahl mit "OK" bestätigt. Hierdurch werden die Posten in Ihre persönliche eBox abgerufen.

In der persönlichen eBox werden nun die ausgewählten Einträge angezeigt. Im unteren Inforegister „Anwendungsprotokollposten“ wird der zugehörige Fehlertext zum markierten Datensatz angezeigt.

Über die Funktion „Anzeigen“ im Menüband wird die zugehörige Vorgangskarte aufgerufen.

Aus der Vorgangskarte heraus können Sie nun den Vorgang prüfen, um die Ursache zu ermitteln und falls erforderlich zu korrigieren. Handelt es sich um einen Vorgang mit der Verlängerungsart "manuell", dann können Sie nun die Verlängerung aus der Vorgangskarte heraus über den Aufruf „Vorgangsperiode verlängern“ ausführen.

Wurde die Verlängerung erzeugt, schließen Sie die Vorgangskarte und kennzeichnen den Anwendungsprotokollposten mit „Fehler korrigiert“ = JA. Bei Bedarf können Sie vorher noch eine Korrekturbemerkung hinterlegen.

Nach Kennzeichnung mit „Fehler korrigiert“ = JA wird der Vorgang aus der persönlichen eBox ausgeblendet, da der bearbeitete Datensatz mit dem Setzen des Hakens den eBox Status „Abgeschlossen“ erhalten hat und nun nur noch sichtbar ist wenn der Filter beim Abrufen entsprechend angepasst wird.

Keine Verlängerung notwendig#

Unter bestimmten Umständen wird ein Anwendungsprotokollposten, obwohl möglicherweise keine Verlängerung notwendig ist, erzeugt.

Eine Ursache kann beispielsweise sein, dass in der Vorgangsperiodenkarte ein Enddatum im Feld „tatsächliches Enddatum“ hinterlegt ist, und die Verlängerungsart und die Verlängerungsvorlaufzeit aus der Vorgangsperiodenkarte nicht entfernt wurde.

Entfernen Sie die Einträge in beiden Feldern. Erst wenn alle Felder für die Verlängerung leer sind, wird der Vorgang mit dem nächsten Lauf auf den Status „Beendet“ gesetzt. Der Anwendungsprotokollposten in der persönlichen eBox wird dann auf "korrigiert" gesetzt.

Zuordnung von Lieferplanzeilen#

Beim Wechsel zwischen zwei Vertragsversionen versucht das System automatisch eine Zuordnung in den Lieferplanzeilen zu treffen, wenn die Vertragsperiode der Zeile mit der Vertragsperiode der neuen Vorgangsperiode übereinstimmt.

Diese Zuordnung ist in folgenden Fällen möglich und wird wie folgt mit absteigender Priorität ermittelt:

• Der Artikel ist in den Zeilen der neuen Vertragsversion mit derselben Artikelnummer und demselben Variantencode vorhanden.
• In den Zeilen der neuen Vertragsversion ist derselbe Vertragsartikel vorhanden. Zudem ist der aktuelle Artikel noch immer in diesem Vertragsartikel gültig enthalten.
• In den Zeilen der neuen Vertragsversion ist ein anderer Vertragsfindungsartikel vorhanden. Der aktuelle Artikel ist in diesem Vertragsfindungsartikel enthalten.

Das Startdatum der Vorgangsverlängerung ist dabei die Grundlage der Gültigkeitsberechnung.

War eine Zuordnung erfolgreich, gibt es jedoch noch zweifelhafte Situationen, wenn sich die Vertragsnummer und/oder Vertragsversion und weitere Felder geändert haben.

Dies können Abweichungen in folgenden Feldern sein:

• Änderung der Vertragsperiode
• Änderung der Abrechnungsparameter (Abrechnungsnummer)
• Änderung des Artikels (Artikelnummer, Variantencode)
• Änderung der Menge (Menge (wenn im Vertrag kein Vertragsfindungsartikel angegeben), Einheitencode)
• Änderung der Lieferdaten (Intervall, Lieferart)

Wenn nicht alle Lieferplanzeilen dem Vertrag der neuen Vorgangsperiode zugeordnet werden können, erscheint ein Fenster, welches die Lieferplanzeilen ggfs. samt passendem Zuordnungsvorschlag angezeigt.

Dazu werden in jeder Zeile die neuen Werte und die zugehörigen alten Werte in der „Lieferplanzeileninfo“ am rechten Rand angezeigt.

Kriterien für neue Lieferplanzeilen#

Beim Erstellen einer neuen Vorgangsperiode werden alle neuen Lieferplan- und Abrechnungsplanzeilen mit den bestehenden Zeilen abgeglichen. Sind diese identisch, so bleibt die Zeile unverändert bestehen nur das Enddatum wird auf das Enddatum der neuen Vorgangsperiode hochgesetzt.

Gründe für einen Zeilenwechsel im Lieferplan:

• Änderung der Vertragsdaten (Vertragsnummer, -version, -periode, -zeilennr.)
• Änderung der Abrechnungsparameter (Abrechnungsnummer)
• Änderung des Artikels (Artikelnummer, Variantencode)
• Änderung der Menge (Menge, Einheitencode)
• Änderung des Lieferdaten (Intervall, Lieferart)

Wurde die Lieferplanzeile manuell geändert, werden Änderungen des Artikels, der Menge oder der Lieferdaten bei der Verlängerung ignoriert. Die bestehende Zeile bleibt unverändert und es wird keine zusätzliche Zeile hinzugefügt.

Anwendungsprotokoll für erzeugte Folgeperioden#

Wurde eine Periode erfolgreich verlängert und eine Folgeperiode erzeugt, erstellt das System ebenfalls einen Eintrag im Anwendungsprotokoll mit dem Protokollstatus "Hinweis". Die ausgegebene Hinweismeldung lautet dann: "Vorgang wurde automatisch verlängert".

Verkäufersteuerung#

Über die Verkäufersteuerung ist es möglich, die Verkäufer ½ und das Gebiet sowohl bei der Neuanlage eines Versicherten als auch nachträglich automatisch zuzuordnen.

Als Basis dient eine umfangreiche Steuerungsmatrix in der die Gebietsangaben einer Partnerrolle (z.B. des Versicherten, des Verordners oder auch des Vermittlers) als Kriterium dienen können.

Über eine Protokollierung des Rezepteingangs in der eBox ist es möglich, diesen pro Verkäufer und Vorgangsart auszuwerten.

Einrichtung#

Vorgangsarten#

Öffnen Sie über die Anwendersuche die "Vorgangsarten". Hier besteht die Möglichkeit, den Vorgangsarten eine Vorgangsgruppe zu zuweisen.

Verkäufersteuerung#

Öffnen Sie über die Anwendersuche die "Verkäufersteuerung".

Die Verkäufersteuerung ist eine Matrix damit die Zuordnung des Verkäufers1 und 2 und des Gebietes automatisch erfolgen kann:

Verwendung im Prozess#

Kontakt Kurzerfassung#

Beim Anlegen eines neuen Kontaktes/Debitoren über die Kontakt Kurzerfassung wird auf Basis der eingetragenen zugeordneten Partnerrolle nach Priorität geprüft, ob es einen gültigen Eintrag (Datum = Arbeitsdatum) mit der Partnerrolle gibt.

Wird kein Datensatz mit einer Partnerrolle gefunden, so wird anhand der Postleitzahl weiter geprüft, ob es einen Eintrag gibt.

Wenn ein Eintrag gefunden wird, so wird der Verkäufercode und/oder Verkäufercode 2 hinter dem Debitor/Kontakt und als zugeordnete Rolle eingetragen. (Abhängig von dem gefundenen Datensatz in der Verkäuferprovision Einrichtung, Feld: Zuweisung VK Code).

Debitorenpflege beenden#

Beim Beenden der Pflege wird dieselbe Verkäuferzuordnung wie bei der Kontakt Kurzerfassung ausgeführt.

Verkäuferzuordnung aktualisieren#

Mit Hilfe der Anwendersuche können Sie die Funktion "Verkäuferzuordnung aktualisieren" aufrufen.

Hierbei handelt es sich um eine Stapelverarbeitung, die über die angegebenen Debitoren im Bereich "Filter: Debitor" die Verkäufer zum Referenzdatum ermittelt und einträgt. Bestehende Verkäufer bekommen dabei ein Enddatum gesetzt.

Mit dem Referenzdatum wird in der "Verkäuferprovision Einrichtung" nach Datensätze gesucht. Ebenfalls wird dieses Datum in den zugeordneten Rollen eingetragen, falls ein Verkäufer hinzugefügt wird. Wird dieses Datum leer gelassen wird automatisch das Arbeitsdatum berücksichtigt.

Ist der Schalter „Daten schreiben“ nicht gesetzt, wird nur eine Liste mit den möglichen Umstellungen (Excel) generiert. Eine tatsächliche Umstellung findet nicht statt.

Rezepteingangsposten#

Über die Anwendersuche können Sie die "Rezepteingangsposten" öffnen.

Ein Rezepteingangsposten wird erzeugt, sobald ein Rezeptimage aus der eBox einer Info.-Anforderung (Dokumentart V0) mit „Info. Ok“ zugewiesen wird.

Wird innerhalb einer Info.-Anforderung (VO) die Funktionalität „zurück in die eBox“ ausgeführt, so wird der Posten storniert.

Auswertung Rezepteingang (nach Verkäufer)#

Beim Starten des Reports wird automatisch der Verkäufer eingetragen. (Vorausgesetzt die jeweilige Benutzer-ID hat einen Verkäufercode hinterlegt)

Ebenfalls automatisch wird das Startdatum hinterlegt. (Immer 01.01. des laufenden Jahres)

Der Report läuft immer von „Startdatum Auswertung“ bis Arbeitsdatum. Einzige Ausnahme ist die Option „Tagesauswertung“. Ist diese Option aktiv, so wird nur eine Auswertung des aktuellen Tages ausgegeben.

Kassenfusionen#

Immer wieder ändern sich Vertragskonstellationen – Kostenträger fusionieren, Verträge laufen aus. Dies hat notwendige Einrichtungen und Änderungen zur Folge.

Mit der Auslieferung/Inbetriebnahme des Systems werden Ihnen einmalig die Kostenträger Stammdaten der gesetzlichen Kostenträger zur Verfügung gestellt. Dies umfasst neben den Adressdaten und IK-Nummern ebenfalls die zugehörigen Partnerrollen, die Preisfindungsdebitoren, die Buchungscodes für die Lagerverwaltung sowie die Einrichtung für die elektronische Abrechnung und den elektronischen Kostenvoranschlag.

Wie die einzelnen Aufgaben zu erledigen sind und welche Abhängigkeiten bestehen, wird im folgenden beschrieben. Diese Beschreibung kann nur als ein grober Leitfaden verstanden werden und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Es muss immer der Einzelfall konkret betrachtet werden.

Je nach Art der Änderungen wirken sich diese direkt auf bestehende Vorgänge aus. Die letzte Aktualisierung erfolgt beim Buchen der Rechnung. Beim Buchen der Rechnung wird beispielsweise nochmal auf die Zusatzfelder, Zuzahlung und auch Zahlungsbedingungen geprüft.

Dies kann verhindert werden durch:

• Erstellung einer neue Vertragsversion
• Setzen den Kennzeichens „Manuelle Änderung“ im Vorgang

Prozess#

Variante 01: Kostenträgerfusion, neuer Name, aber eigenständige Abrechnung#

Fusion von zwei oder mehreren Kostenträgern. Das heißt, diese erhalten einen neuen Namen, aber die verknüpften Abrechnungsstellen (Partnerrollen KK-AB) bleiben bestehen sowie die unterschiedlichen Preisfindungen bzw. Abrechnungsmodalitäten und Vertragspreise.

Notwendige Änderung:

• Der Name inkl. Suchbegriff aller betroffenen Kostenträger muss angepasst werden, sowohl KK-KV als auch KK-AB. In Name 3 hinterlegen Sie den „alten“ Namen, damit der Kostenträger über die „healthcare+ Suche“ bei Bedarf gefunden wird. Vorteil: der Name 3 wird nicht angedruckt.
• Passen Sie die Beschreibung zum Buchungscode an
• Passen Sie die Beschreibung zum Preisfindungsdebitor an

Variante 02: Kostenträgerfusion, neuer Name, nur noch eine Abrechnungsstelle, alte Verträge bleiben bestehen#

Fusion von zwei oder mehreren Kostenträgern. Das heißt, diese erhalten einen neuen Namen und die verknüpften Abrechnungsstellen (Partnerrollen KK-AB) haben sich geändert.

Notwendige Änderung:

• Der Name inkl. Suchbegriff aller betroffenen Kostenträger muss angepasst werden, sowohl KK-KV als auch KK-AB. In Name 3 hinterlegen Sie den „alten“ Namen, damit der Kostenträger über die „healthcare+ Suche“ bei Bedarf gefunden wird. Vorteil: der Name 3 wird nicht angedruckt.
• Änderung der zugeordneten Partnerrolle KK-AB bei den entsprechenden Kostenträgern.
• Preisfindungsdebitor prüfen, siehe nachfolgende Beschreibung
• Buchungscode prüfen, siehe nachfolgende Beschreibung
• Bericht „Abrechnungsdebitor in Vorgängen ändern“, siehe nachfolgende Beschreibung

Stammdaten (Preisfindungsdebitor)#

In den Stammdaten des Preisfindungsdebitors ist zu prüfen, ob ein neuer Preisfindungsdebitor sinnvoll ist. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn es auch neue Kostenträger-Verträge und/oder Abrechnungsmodalitäten bzw. Preisänderungen gibt. Wurden die Kostenträger bzw. Preisfindungsdebitoren bisher noch nie verwendet z.B. vor einer System-Neueinführung, ist grundsätzlich die Neuanlage zu empfehlen.

In dem Fall wird ein neuer Preisfindungsdebitor angelegt und dieser in den bestehenden Kostenträgern mit dem gültigen Startdatum ergänzt.

Bleiben Preise und Vertragskonstellationen gleich, so kann einfach die Beschreibung im Namen geändert werden.

Da eine Fusion jedoch voraussetzt, dass mindestens zwei verschiedene Kostenträger zuvor vorhanden waren, sind auch zwei verschiedene Preisfindungsdebitoren vorhanden. Bedeutet, bei einem Kostenträger (in der Regel bei dem der nicht so häufig Anwendung findet) muss der bestehende Preisfindungsdebitor auf den „neuen“ zukünftigen geändert werden. Die vorhandene zugeordnete Partnerrolle mit „altem“ Preisfindungsdebitor bekommt ein Enddatum und die neue wird mit dem gültigen Startdatum hinzugefügt.

Stammdaten (Buchungscode)#

Prüfen Sie den Buchungscode für Fremdeigentum (Kassenlager) und passen bzw. legen Sie einen neuen an.

Jeder Kostenträger hat einen eigenen Buchungscode. Über diesen werden die Lagerbestände verwaltet und somit auch das Eigentumsverhältnis definiert.

Ist ein neuer Kostenträger entstanden, ist die Empfehlung einen neuen Buchungscode anzulegen. Es wird ein neuer Buchungscode angelegt aber der alte nicht gelöscht. (Ausnahme: dieser wurde noch nie verwendet wie z.B. bei System-Neueinführung)

Legen Sie zwei neue Buchungscodes an. Buchungscode für Wiedereinsatz und für Neuverkauf. In dem neuen Buchungscode zum Wiedereinsatz wird zum einen die neue Hierarchie hinterlegt und darunter die aus dem bisherigen Buchungscode (Bestandausgleichscode des alten Kostenträgers, neuer Buchungscode neuer Kostenträger). Anschließend muss in dem „alten“ Buchungscode in der Lieferhierarchie noch im Feld „Neuer Buchungscode“ der neue Buchungscode hinterlegt werden.

Bestehende „alte“ Einrichtung der Lieferhierarchie zu den Buchungscodes:

Einrichtung der Lieferhierarchie zum neuen Buchungscode:

Anpassung der Lieferhierarchie der „alten“ Buchungscodes:

Die Empfehlung ist zudem in den bestehenden Verträgen, sofern diese weiter gültig sind (abhängig vom Preisfindungsdebitor), den alten Buchungscode auf den neuen zu ändern.

Bestehende Vorgänge mit „altem“ Buchungscode brauchen jedoch nicht geändert werden, wenn auch der alte Buchungscode in der Lieferhierarchie wie zuvor beschrieben entsprechend angepasst wurde.

eKV Einrichtung#

Für die Übermittlung des eKV muss die Tabelle „eKV Partner Debitor“ aktualisiert werden.

Der neue Preisfindungsdebitor muss in der Tabelle ergänzt werden.

Variante 03: Vertragsinformation bzw. Abrechnungsrelevante Daten ändern sich z.B. LEGS ändert sich#

Änderungen in Vertragsversionen z.B. LEGS geändert#

Zusatzfelder wie z. B. der Leistungserbringergruppenschlüssel (LEGS) werden bis zum Buchen der Rechnung geprüft und aktualisiert sofern eine Änderung vorgenommen wurde.

Der LEGS ist in der Regel in der Vertragsversionkarte auf dem Inforegister „Zusatzinformation“ hinterlegt. Wird dieser dort geändert, wirkt sich diese Änderung direkt auf die bestehenden Vorgänge aus. Hierbei gilt jedoch, dass manuelle Eingaben, somit bewusst von AnwenderInnen vorgenommenen Änderungen, in der Liefer- und oder Abrechnungsplanzeile nicht validiert werden.

Ist die Änderung nur für neue Vorgänge gewünscht, so ist eine neue Vertragsversion anzulegen, die die neuen Informationen beinhaltet.

Weitere prozessrelevante Hinweise und Prüfungen#

Verträge#

Nicht mehr relevante Verträge beenden#

Nicht mehr relevante Verträge können mit einen Endedatum versehen werden, so können diese nicht mehr für neue Vorgänge augewählt werden. Tragen Sie hierzu auf der Vertragskarte im Feld „Gültig bis“ das Enddatum ein.

Ist nur in der Vertragskarte das Enddatum gesetzt, können Verlängerungen z.B. von Dauerversorgungen weiterhin, manuell und automatisch, durchgeführt werden. Wird hingegen die zugehörige Vertragsversion mit einem Enddatum im Feld „Gültig bis“ versehen, können keine Verlängerungen mehr durchgeführt werden – weder vollautomatisch noch manuell noch durch Erzwingen. Des Weiteren besteht bei beendeten Vertragsversionen keine Möglichkeit mehr, Zubehör nachträglich zu liefern.

Folgeverträge#

Wird in einer Vertragsversionskarte ein abweichender Folgevertrag hinterlegt, ist hinsichtlich der Vertragsanlage folgendes zu berücksichtigen:

Wurden Artikel im Altvertrag verwendet, die im neuen nicht vorhanden sind, kann der Vorgang nicht verlängert werden. Eine Fehlermeldung wird im Anwendungsprotokoll der eBox erstellt.

Bei bestimmten Konstellationen z.B. wenn ein fusionierender Kostenträger aus einem Verband ausscheidet und es wurde ein Verbandsvertrag angewendet, gibt es vertraglich keine Möglichkeit einen Folgevertrag zur Verlängerung zu hinterlegen. Hier muss die Änderung individuell in der Vorgangsperiodenkarte erfolgen.

Damit gibt es 3 Möglichkeiten den Folgevertrag zu bestimmen:

• Verlängerungsart in der Vertragsperiode durch die Parameter „Automatisch“ oder „Manuell“
• Verlängerungsinfos in der Vertragsperiode über die Felder: „Folgende Vertragsnr.“, „Folgende Versionnr.“ und „Folgende Periode“
• Und nun die hier beschriebene höchste Priorität der individuellen, manuellen Verlängerung in der Vorgangsperiodenkarte

Damit sind beispielsweise auch Wechsel aus Kinder- in Erwachsenenverträgen möglich. Gleichzeitig bietet dies aber auch die Möglichkeit, z.B. eine Höher oder Umversorgung aus einer Vorgangsart in eine andere zu gestalten.

Preise#

Bei Kostenträgerfusionen kommt es auch häufig zu Preisänderungen. Bitte beachten Sie die Preise zu prüfen. Je nach Konstellation müssen Sie bestehende Preise mit einem Enddatum versehen sowie neue mit einem Startdatum erfassen.

Prüfen Sie hierbei auch ob weitere Anpassungen hinsichtlich einer eventuellen Aufzahlung erforderlich sind.

Für die Erfassung der Preise bzw. Preisfindung stehen Ihnen Informationen in der Onlinehilfe zur Verfügung.

Vorgänge#

Gegebenenfalls müssen laufende Vorgänge zum Tag der Fusion beendet werden und mit neuen Veträgen oder Vertragsversionen „verlängert“ werden. Der Kostenträger gibt Ihnen dies an sofern erforderlich.

Je nach Menge an Vorgängen, kann dies sehr zeitaufwendig sein. Stimmen Sie das Vorgehen bei Bedarf mit Ihrem zuständigen KUMAVISION Consultant ab.

Bei vielen Vorgängen ist zu empfehlen, den Bericht „Abrechnungsdebitor in Vorgängen ändern“ auszuführen. Die Anwendung ist in der Onlinehilfe nachfolgend beschrieben.

Grundsätzliches Vorgehen#

Werden Daten oder Einrichtungen wie oben aufgeführt geändert, dann ist dies im Testsystem immer vorab zu prüfen.

Legen Sie hier besonderes Augenmerk auf:

• Auswirkung auf neue Vorgänge
• Auswirkung auf laufende Vorgänge (Verlängerung, Abrechnung)

eAbrechnung#

Durch die Fusionierung von Kostenträgern kann es vorkommen, dass zu einer Abrechnungsstelle ggf. keine Abrechnungen mehr erfolgen oder aber neue Abrechnungsstellen ergänzt werden müssen.

Aktualisieren Sie daher auch die Daten in der Einrichtung zur elektronischen Abrechnung.

Gebuchte Rechnungen werden nicht geändert und durch keinerlei Automatismus unterstützt.

Bericht „Abrechnungsdebitor in Vorgängen ändern“#

Mit diesem Bericht kann in bestehenden Vorgängen der Abrechnungsdebitor ersetzt werden.

Einrichtung#

Der Bericht kann nur von BenutzerInnen gestartet werden die im Feld „Vertragspflege Kassenverträge“=JA in der Benutzer Einrichtung hinterlegt haben.

Aufruf#

Der Bericht befindet sich im Rollencenter Rezeptabwicklung auf der Startseite unter "Aktionen > Berichte". Alternativ können Sie diesen über die Anwendersuche aufrufen.

Eingabewerte#

Im oberen Bereich geben Sie die Parameter für die Änderungen ein:

Im nachfolgenden Inforegister haben Sie die Möglichkeit diese noch entsprechend einzugrenzen.

Anhand der Filter der Eingabemaske werden die Vorgangsperioden ermittelt. Das Startdatum der Vorgangsperioden muss dabei mindestens dem Stichtag entsprechen. D.h. die Vorgangsperiode darf nicht vor dem Stichtag gestartet worden sein. Betroffen sind nur Vorgangsperioden, die den alten Abrechnungsdebitoren verwenden.

Vorgangsbeteiligte
In den Vorgangsbeteiligten wird die Gültigkeit des bisherigen Abrechnungsdebitors einen Tag vor dem Fälligkeitsdatum beendet und der neue Abrechnungsdebitor wird zum Fälligkeitsdatum eingetragen.

Vorgangsperioden
In allen Vorgangsperioden im Filter wird der alte Abrechnungsdebitor durch den neuen ersetzt.

Info.-Anforderungen
Alle Info.-Anforderungen im Anforderungsstatus „Notwendig“ die den bisherigen Debitor verwenden werden für den neuen Debitor erstellt.

Ausgabe#

Es werden alle geänderten Vorgangsperioden in einem Excel-Blatt ausgegeben.

Anmerkungen#

• Der KV-Debitor wird durch diesen Bericht nicht geändert.
• Es wird immer der Abrechnungsdebitor in der zugehörigen Haupt-Abrechnungsplanzeile geändert. Geht diese über mehrere Vorgangsperioden sollten vorhergehende Perioden abgerechnet sein, ansonsten werden auch diese auf den neuen Debitor berechnet.

Checkliste / Zusammenfassung#

Bei Fusionen muss konkret der Einzelfall geprüft werden:

• Kauf auf Pauschale oder Pauschale auf Pauschale oder Pauschale auf Kauf oder Kauf auf Kauf?
• Ändern sich innerhalb der laufenden Versorgung die Preise?
• Sollen die Preise des neuen Kostenträgers verwendet werden, auch wenn dieser nur namentlich fusioniert?
• Ändern sich LEGS oder andere Zusatzfelder?
• Laufen alte Genehmigung weiter, also behalten diese ihre Gültigkeit?

Nutzen die Kostenträger noch das Kauf-Wiedereinsatz-Verfahren? Das Kassenvertragswesen muss prüfen, was mit den Geräten und den Vorgängen geschieht. Ggf. muss bei Wiedereinsatz zu Wiedereinsatz der Buchungscode in der Lieferhierarchie ergänzt werden.

Folgende Schritte sind zu beachten: 1. Namen ändern (KK-KV und KK-AB).

1. In Name 3 den alten Namen eintragen „Vormals Kasse xy“ damit die ggf, auch in der healthcare+ Suche wegen alter Rezepte noch findet, ggf. Suchbegriff ändern.

2. Prüfen, ob nur eine namentliche Fusion oder eine Fusion auch mit Übergang der Abrechnung vorliegt. Wenn ja, dann KK-AB in allen KK-KVen tauschen.

3. Prüfe Statistikgruppen und sonstige Felder zur Klassifizierung eines Debitors, sowie ggf. Abrechnungsgruppen oder sonstiges.

4. Wenn die KK-AB sich ändert, dann im Rollencenter Rezeptabwicklung den Bericht „Abrechnungsdeb in Vorgängen ändern“ anwenden.

5. Bezüglich eAbrechnung: die neuen Kostenträgerdateien einspielen. Wenn noch Rechnungen auf die alte KK-AB geschrieben worden sind, dann die Daten in die Abrechnungsposten auf der alten Stelle hochladen und entsprechend in der IK Nummer Abrechnung, Papier und Daten mit den IK Nummern für die neuen Rechnung überschreiben, so dass keine Gutschriften erstellt werden müssen.

6. Preise und Verträge: Es wird in allen KK-KVen die zum neuen Kostenträger gehören auch der PF-DE geändert auf den neuen, führenden Kostenträger.

7. In allen laufenden, betroffenen Verträgen wird der neue Vertrag bzw. die neue Version für die Verlängerung hinterlegt. Voraussetzung: Pauschale zu Pauschale. Hier klären durchs Kassenvertragswesen, mit welchem Vertrag verlängert werden soll (also ob der neue Kostenträger wieder VO und KV etc haben will) Achtung: Wenn der Kostenträger von Kauf auf Pauschale oder Pauschale auf Kauf wechselt, dann können hier völlig neue Prozesse nötig werden.

8. Ebenfalls ggf. zugehörige Reparatur- und Wartungsverträge berücksichtigen sofern dies keine Allgemeingültigen waren.

9. Die Vorgangsperiodenkarten müssen geprüft werden, ob dort ggf. im Vorfeld durch vorherige Konstellationen individuelle Folgeverträge hinterlegt wurden, die müssen ggf. getauscht werden auf neue Verträge oder entfernt werden, je nach Konstellation.

10. Es ist durch das Kassenvertragswesen immer zu prüfen, was mit laufenden Versorgungen ist, ob die nach altem Schema und alter Genehmigung weiter abgerechnet werden dürfen oder ob hier schon Preise LEGS etc des neuen Kostenträgers angewendet werden sollen. Achtung: Wenn der PF-DE in den KK-KVen getauscht wird, werden sich automatisch die neuen Preise ziehen, sofern Ressource und AT gleich bleiben. Ist das nicht gewollt, dann müssen die laufenden Abrechnungsplanzeilen auf manuell gesetzt werden.

11. Wird bei einem Kostenträger das Kauf- Wiedereinsatzverfahren angewendet, dann ist durch das Kassenvertragswesen prüfen zu lassen, was mit den Geräten und Vorgängen passiert. Ggf. bei Wiedereinsatz zu Wiedereinsatz der Buchungscode in der Lieferhierarchie ergänzen.

12. Verbandsverträge: Sollte ein Kostenträger in einem Verband gewesen sein, dann muss die Zuordnung des Verbands-Debitors geprüft werden.

13. Es ist zu prüfen, ob Kostenträger vollständig fusioniert haben Es kann möglich sein, dass das ein Kostenträger erstmal nur namentlich fusioniert und alle alten Bestandteile wie alten Verträge und Abrechnung Bestand haben. Dann sind diese Schritte nicht durchzuführen.

14. Da die Möglichkeit besteht in der Vertragsversionskarte einen festen Abrechnungsdebitor zu hinterlegen, sollte dies ebenfalls immer geprüft werden.

Wiedereinsatz#

Der Wiedereinsatz eines Hilfsmittels ist ein komplexer Prozess, welcher eine Vielzahl von (internen und externen) Beteiligten benötigt, um den Kunden optimal zu versorgen. KUMAVISION healthcare365 vereinfacht das Handling des Wiedereinsatzes, indem es eine klare Trennung zwischen Versorgung der PatientInnen und Aufbereitung des Hilfsmittels gibt, welche dennoch ineinander verschmelzen. Die Abbildung erfolgt über die bereits bekannten Liefer- und Abrechnungspläne zur Patientenversorgung und Faktura sowie dem Modul "Technik & Wartung", um das Gerät ggf. beim Leistungserbringer abzuholen und wiederaufzubereiten.

In diesem Abschnitt werden die Prozesse zur Abbildung des Wiedereinsatzes sowie die dafür nötigen Einrichtungen beschrieben. Grundlegende Einrichtungen der Rezeptabwicklung sowie die Bereiche: "Technik & Wartung" oder "Lager und Logistik" sind den entsprechenden Abschnitten der Onlinehilfe zu entnehmen.

Der Wiedereinsatzprozess ist immer auch optional mit einem Kauf-Prozess verknüpft. Das heißt, werden benötigte Geräte nicht über eine Pool-Abfrage gefunden, so wird der Kasse ein Gerät zum Kauf angeboten, welches wiederum in den Pool aufgenommen wird. Der Kauf-Prozess wird an dieser Stelle hier nicht beschrieben.

Einrichtung#

Um den Wiedereinsatzprozess durchführen zu können, sind erweiterte Einrichtungen notwendig bzw. sinnvoll. Die relevanten Einrichtungen werden im nachfolgenden beschrieben.

Teams#

In der eBox wird ein neues Vertriebsteam (beispielweise: Code POOL, Beschreibung Wiedereinsatz oder laufende Poolabfragen) angelegt. Alle MitarbeiterInnen, welche Wiedereinsätze bearbeiten, werden dem Vertriebsteam "POOL" zugewiesen. Die eingehenden Verordnungen, bei denen eine Poolabfrage durchzuführen ist bzw. bereits durchgeführt wurde, werden dem Vertriebsteam "POOL" zugeordnet. Weiterführende Informationen zum Thema eBox entnehmen Sie dem Abschnitt "eBox".

Rollencenter#

Technik & Wartung#

Für den Bereich "Technik & Wartung" steht Ihnen das Rollencenter "healthcare Rep" zur Verfügung.

Innendienst#

Um für den Innendienst die notwendigen Arbeitsschritte zu überwachen, gibt es das Rollencenter. Bei dem Rollencenter werden vorgefilterte Kacheln die den entsprechende Bearbeitungsstatus eines Geräts darstellen (z.B. Call Techniker KV ermittelt), angezeigt.

Die einzelnen Prozessschritte werden über die so genannten „Calls (Geräte)“ abgebildet.

Informationsmanagement (IRM)#

Das Informationsmanagement (IRM) ist das Bindeglied von Liefer- und Abrechnungsplan und der dafür benötigten Informationen bzw. Belege. Diese Informationen sind das primäre Freigabekriterium für eine Lieferung oder Abrechnung im Rahmen des Wiedereinsatzes.

Die für den Prozess benötigten Informationen werden im Wiedereinsatzvertrag festgelegt und in die Vorgangsperiode des Liefer- und Abrechnungsplans übernommen.

Das Informationsmanagement ist direkt mit der Statusverwaltung in den Vorgängen verbunden. Weiterführende Informationen finden Sie unter Informationsmanagement (IRM).

Bearbeitungsstatus#

Da im Rahmen des Wiedereinsatzes Informationen des Customer Services direkten Einfluss auf die Technik haben, sind auch in den Einrichtungen der kaufmännischen Abwicklung innerhalb von Microsoft Dynamics 365 Business Central entsprechende Bearbeitungsstatus zu integrieren.

Aufgrund dieser Einrichtungen ist es möglich, dass beispielsweise eine eingegangene Genehmigung zur Aufbereitung und Versorgung, über eine Informationsanforderung, direkt in den Call und in den Technikauftrag zurückgemeldet wird, sodass zeitnah mit dem Service begonnen werden kann.

Der Status einer Informationsvorlage wird über die sogenannten "Komm. Status Vorlagen" abgebildet. In diesen Vorlagen, hier am Beispiel eines Kostenvoranschlags, können zusätzlich die Bearbeitungsstatus für den technischen Service je Status der Informationsvorlage eingepflegt werden.

Beispiel Komm. Status Vorlage für Kostenvoranschlag

Sollte ein Kostenvoranschlag genehmigt werden, wird die zugehörige Informationsanforderung auf den Status "20 ANT OK" gesetzt. Durch die erweiterte Einrichtung der Technik Bearbeitungsstatus in den "Komm. Status Vorlagen" werden im Call und Technikauftrag die Status gemäß Einrichtung gesetzt.

Informationsvorlagen#

In den Informationsvorlagen werden alle benötigten Belege zur Durchführung des Wiedereinsatzes zusammengefasst und in dem Wiedereinsatzvertrag hinterlegt.

Nachfolgend ein Beispiel, wie eine Informationsvorlage aussehen kann: Informationsvorlage – Code WE, Beschreibung Wiedereinsatz

Dort enthalten ist auch die Poolabfrage (IM_POOL), um nachzuhalten, dass diese durchgeführt worden ist. Zudem ist diese Anforderung auch als Erinnerung zur Pflege der Poolabfragenummer zu verstehen. Alle weiteren Belege setzen sich aus den benötigten Dokumenten der Reparatur und Versorgung zusammen.

Zu beachten sind weiterhin die Anforderungen der einzelnen Krankenkassen.

Stammdaten#

Beschrieben werden die zu pflegenden Stammdaten, um den Wiedereinsatzprozess abzubilden.

Artikel#

Auf der Artikelkarte auf dem Inforegister "Artikelverfolgung" wird der Artikelverfolgungscode hinterlegt. Hierüber wird festgelegt, ob der Artikel Serien-, Chargennummer-, Betriebsstundenpflichtig, ein Ablauf- oder Herstelldatum hat.

Weiterhin wird über den Schalter "Infokartenpflicht" gesteuert, ob eine Seriennummerninformationskarte bei Zugangsbuchung erzeugt wird oder nicht.

Erst durch die Kombination aus Artikelverfolgungscode „Seriennummer“ und der "Infokartenpflicht" wird ein Artikel zu einem Gerät.

Damit ein Hilfsmittel wiedereinsatzfähig ist, muss auf dem Inforegister KUMAVISION healthcare der Schalter "Wiedereinsatzartikel" aktiviert werden.

Weiterhin sind der Technik Wartungsplan Code, die Technik Stückliste und die Technikbefundungsgruppe zu erfassen.

Technik Wartungsplan#

In den "Technik Wartungsplanvorlagen" werden die einzelnen Wartungen abgebildet. Es können allgemein gültige Wartungspläne erzeugt und anschließend beliebig vielen Artikeln hinterlegt werden. Auf diese Weise muss z.B. einmalig ein Wartungsplan für eine Modellserie erstellt werden, um diesen dann den relevanten Artikeln zuzuordnen.

Inforegister Allgemein#

Im Kopf des Wartungsplans wird eine eindeutige Beschreibung für den Wartungsplan hinterlegt.

Beispiel:

Inforegister Servicestufen#

In den Zeilen des Wartungsplans werden anschließend die einzelnen Gerätewartungen gepflegt.

Beispiel:

Technik Stücklisten#

Die "Technik Stücklisten" dienen der Abbildung von Reparatur- und Wartungsstücklisten. Zu Beginn wird ein eindeutiger Code der Stückliste vergeben. Diese Stückliste wird zentral gepflegt und kann anschließend mehreren Artikeln hinterlegt werden.

Beispiel:

Anschließend wird in der Technik Stücklisten-Übersicht die jeweilige Stücklistenzeile zur Bearbeitung markiert und über "Komponenten" im Menüband, die Technik Stücklistenkomponenten-Karte aufgerufen, um die notwenigen Artikel und Ressourcen der Stückliste zu hinterlegen.

Technikbefundungsgruppen#

Mit Hilfe der Befundungsgruppen bzw. der Befundung werden im Call und im Technikauftrag die Diagnosen des Defekts des Geräts festgehalten. Da die Befundungen im System gepflegt werden, müssen die gleichen Befundungen nicht immer wieder neu eingetragen werden und sind zudem auswertbar.

In den Technikbefundungsgruppen können mehrere dieser Befundungen geclustert werden.

Nachdem eine eindeutige Bezeichnung der Befundungsgruppe gepflegt ist, können über "Befundungen" im Menüband mehrere Befundungen hinterlegt werden.

Beispiel:

Vertragsfindungsressourcen#

Über die Vertragsfindungsressourcen werden die Arbeitszeiten, Pauschalen und ServicetechnikerInnen abgebildet. Ressourcen für den technischen Service bekommen die Produktbuchungsgruppe "SERV19" auf dem Inforegister "Fakturierung" zugewiesen.

Der Schalter "Arbeitstyp notwendig" auf dem Inforegister "KUMAVISION healthcare" darf nicht aktiviert werden, sofern alle Arbeitstypen zulässig sein sollen.

Über "Zuordnung Vertragsfindungsressourcen" werden die entsprechenden Arbeitstypen hinterlegt. Hier kann der Haken bei "Alle Arbeitstypen erlaubt" gesetzt werden.

In der Vertragsfindungsressource können zudem weitere Einheiten über den gleichnamigen Aufruf im Menüband hinterlegt werden. Die hier eingetragenen Einheiten werden mit dem Basiseinheitencode verknüpft.

Arbeitstypen#

Über die "Arbeitstypen" können einzelne Ausprägungen einer Ressource abgebildet werden (ähnlich der Variante am Artikel). Diese werden zur Darstellung der einzelnen Arbeitsschritte sowie zur Abbildung der Prüfarten für die Zuordnung im Wartungsplan genutzt.

Beispiel Arbeitstypen:

Pro Arbeitstyp kann eine eigene Einheit hinterlegt werden, welche die Einheit der Ressource überschreibt. Voraussetzung ist, dass die Einheit als Ressourceneinheit angelegt und zugeordnet ist. Weiterhin kann über das Feld "Beschreibung übernehmen" gesteuert werden, ob die Beschreibung der Ressource durch die Beschreibung des Arbeitstypen ersetzt werden soll.

Die einzelnen Einkaufs- und Verkaufspreise der Ressourcen bzw. Ressourcen-Arbeitstypen-Kombination sind über die Ressourcenkarte über "VK-Preise" im Menüband zu pflegen.

Preispflege Verkauf#

Die Preise zur Abbildung der Wiedereinsatzpauschale werden nicht, wie bei der Fallpauschale, über eine Ressource abgebildet. Wie beim Kaufprozess auch, werden diese am Artikel in der Preisfindung gepflegt.

Dies erfolgt über die Artikelkarte über "VK-Preise" im Menüband. Um den Wiedereinsatz vom Kauf zu unterscheiden, wird über die Artikelfamilie oder in den Verkaufskonditionen neben dem Preisfindungsdebitoren der Kasse die Verkaufsauftragsart "AB-WE" gepflegt.

Preispflege Einkauf#

Bei Bestellung bei einem Mitbewerber darf in der Bestellung kein Preis hinterlegt sein. Dazu sind entsprechende Einrichtungen vorzunehmen:

Anlage Einkaufsbestellarten (Best Practice)#

Bei der Einkaufsbestellart wird die Art "Wiedereinsatz" benötigt. Hier können Sie bereits einen „Vorgabe Rabattgrund“ definieren, der bei dieser Bestellart den Wert auf 0,00 Euro rabattiert, da es sich bei einer Wiedereinsatzbestellung um keinen Einkauf im ursprünglichen Sinne handelt.

Anlage Rabattgrund#

In den Rabattgründen kann der Rabattgrund „Gratis“ verwendet werden. Dieser steht auf Zeilenrabatt % = 100,00 und ist mit der Art = "Fix" definiert.

Anlage Artikelfamilie (in Vorgängerversionen)#

Alternativ kann mit der Artikelfamilienpreisfindung gearbeitet werden, die ebenfalls den Einkaufswert auf 0,00 Euro reduziert. Hinter der Artikelfamilie wird über "Artikelfamilie Preisverwaltung" die Einkaufsbestellart "Wiedereinsatz" und der Rabattgrund "GRATIS" hinterlegt.

Anschließend wird die Artikelfamilie auf der Artikelkarte in den EK-Preisen "(Menüband > Zugehörig > Einkauf > EK-Preise > Einkauf Artikel Familienzuordnung") hinterlegt.

Vorschau Wiedereinsatz Bestellung#

Wird die Einkaufsbestellung des Wiedereinsatzgeräts über den Call erstellt, wird die Einkaufsbestellart "Wiedereinsatz" automatisch in die Einkaufsbestellung übernommen und es wird kein Preis gezogen.

Verwaltung der Leistungserbringer#

Die Leistungserbringer, von denen Geräte abgeholt werden, müssen als Kreditoren angelegt werden. Dies geschieht wie gewohnt über die Kreditoren und die Funktion "Neu > Neuer Kreditor aus Kurzerfassung". Die notwendigen Pflichteingaben werden über die Pflichtfeldprüfung bzw. Stammdatenvorlagen vorbelegt bzw. abgefragt.

Wiedereinsatzvertrag#

Wiedereinsatzverträge sind eine Kombination aus Versorgungs- und Reparatur-/ Wartungsverträgen. Diese Verträge beinhalten sowohl alle Positionen zur Abbildung der Versorgung als auch die benötigen Komponenten in Form von Artikeln und Ressourcen zur Aufbereitung. Beschrieben werden hier nur die Felder, die für einen Wiedereinsatzvertrag benötigt werden. Weiterführende Informationen finden Sie unter Vertragsfelder.

Vertragskarte#

Inforegister Allgemein#

Im Vertragskopf wird die Planart „Wiedereinsatz“ hinterlegt. Über die Planart wird klassifiziert, um was für eine Art von Vertrag es sich handelt.

Versionskarte#

Inforegister Allgemein#

Die Beschreibung wird nicht automatisch aus der Vertragskarte übernommen und muss somit manuell eingetragen werden. Die Abrechnung erfolgt über §302 (Abrechnung der sonstigen Leistungserbringer). Für die im Nachgang der Hilfsmittellieferung mögliche Belieferung von Zubehör/ Ersatzteilen oder auch dem Austausch des Hilfsmittels, muss das Feld „Zusatzauftrag erlaubt“ aktiviert sein.

Das Feld "Vorbelegung Startdatum" wird auf das „Arbeitsdatum“ gesetzt, d.h. das Tagesdatum der Erfassung wird in der Vorgangsperiodenkarte vorbelegt. Im Feld "Liefernachweis" wird „Vorgangsperiode“ ausgewählt. Für die Rechnungsanweisung gilt „Komplettrechnung“ im Wiedereinsatzprozess.

Inforegister Vorbelegung Zeilen#

Diese Felder bleiben leer, da die genaue Definition der Vorbelegung in den Zeilen erfolgt.

Inforegister Abweichende Belegvorgaben#

Die Belieferung Auftragsart ist standardgemäß „LIEFERPL“. Die Abrechnung Auftragsart ist" AB-WE". Die Auftragsart wird hinterlegt, um auf Basis dessen die Wiedereinsatzpauschale in der erweiterten Preisfindung des Artikels zu finden.

Der Kalkulationsdruck ist Rabattfeld, d.h. ausgewiesen werden der Basispreis und der Rabatt (z.B. 100 € - 10%).

Inforegister Perioden#

Auf dem Inforegister "Perioden" ist die Vertragsperiode „WE“ auszuwählen. Die Periode definiert die im Prozess angelegten Vorgänge und vererbt ihre Informationen an die jeweiligen Vorgangsperioden.

Eine Info Vorlage ist ein zentrales Prozesssteuerelement und ist zwingend einzufügen (siehe hierzu auch den Abschnitt Informationsmanagement (IRM)).

Damit eine Wartung und eine Reparatur durchgeführt werden können, müssen die jeweiligen Verträge bei "Wartung Vertragsnr." sowie "Reparatur Vertragsnr." hinterlegt werden. Diese Verträge werden bei der Call-Erstellung verwendet.

Inforegister Zusatzinformationen#

Zusatzinformationen, die für die eKV-Erstellung und Abrechnung relevant sind, können hier oder direkt in den Zeilen über "Zusatzfelder bearbeiten" hinterlegt werden.

Zu den Zusatzinformationen zählen beispielsweise der Leistungserbringergruppenschlüssel, das Leistungskennzeichen, die Poolabfrage- und Registernummer (letztere sind ohne Wert zu pflegen, da der Wert im Prozess eingetragen wird).

Inforegister Zeilen#

In den Vertragsversionszeilen werden alle Positionen für die Versorgung und für die Aufbereitung gepflegt, d.h. die Vertragsfindungsartikel für das Gerät und zusätzliches Zubehör sowie alle für den Service zulässigen (gemäß Vereinbarung mit der Krankenasse) und benötigten (auch wenn die Kasse diese nicht zulässt) Ersatzteile und Aufwände (Ressourcen).

Vertragsversionszeile Gerät#

Vertragsversionszeile Zubehör#

Vertragsversionszeile Vertragsfindungsressource „Techniker“#

Definition der Aufbereitungsprozesse#

Im Modul Technik & Wartung können kundenindividuelle Wiedereinsatzprozesse abgebildet werden. Dazu werden die einzelnen Prozesse definiert und mit den einzelnen Belegen verknüpft. Diese frei definierbaren Prozesse werden ebenfalls zur Abbildung der Aufbereitung bzw. zur Prüfung der Hilfsmittel im Rahmen des Wiedereinsatzes genutzt.

Kundenservice Belegarten#

In den Belegarten werden die einzelnen Belege festgelegt, die benötigt werden, um den Prozess zu steuern. Dabei können mehrere Belegarten pro „Basis Belegart“ definiert werden.

Kundenservice Prozessarten#

In den "Kundenservice Prozessarten" werden die einzelnen Prozesse definiert, die im Rahmen von Reparaturen und Wartungen zum Einsatz kommen. Diese Prozessart wird im Call ausgewählt und legt dort den weiteren Prozessablauf fest.

Beispiel für die Anlage der Kundenservice Prozessarten:

Markieren Sie die Kundenservice Prozessartzeile, um über den Menüaufruf „Bearbeiten“ die Prozessart mit den Belegarten verheiraten zu können. Es öffnet sich die „Kundenservice Belegart Karte“.

Neben den „Status Auswahl Prozessart“ und „Status Planungsabschluss in Tech. Auftrag“ im Inforegister "Allgemein" kann hier zusätzlich der „Bearbeitungsstatus“ gepflegt werden, welcher in den Technikauftrag des Leihgeräts geschrieben werden soll. Wenn ein Leihgerät ebenfalls aufbereitet wird, so darf an dieser Stelle kein Kostenvoranschlag erzeugt werden und es muss direkt ein Hinweis an BenutzerInnen erfolgen, dass mit der Reparatur begonnen werden darf. Die weiteren Felder werden bereits durch die Anlage der Prozessart mit eingesteuert.

Im Inforegister "Prozessbelege" werden die einzelnen Prozessschritte aufgeführt. In den Feldern „Start Bearbeitungsstatus“ und „Abschluss Bearbeitungsstatus“ werden Start- und Endstatus der einzelnen Prozessschritte gepflegt. Auch bei der automatischen Belegerstellung macht es Sinn, beide Status zu pflegen, da es im Laufe des Prozesses immer wieder zu Unterbrechungen der Automatik kommen kann (z.B. bei Stammdatenfehlern). Ist an dieser Stelle kein Status gepflegt, wird der Call/Technikauftrag mit einem Status leer oder einem falschen Status durch AnwenderInnen ggf. nicht beachtet.

Im Rahmen des Wiedereinsatzes wird der Haken „Call automatisch abschließen“ nicht gesetzt. In diesem Fall dient der Call als Basis dafür, dass AnwenderInnen erkennen, welche Geräte aufbereitet sind und aus dem Lieferplan abgerufen werden können. Alternativ kann diese Information bspw. nur per Wiedervorlage erfolgen.

Prozessgruppen#

In den Prozessgruppen werden die einzelnen Prozessarten zusammengefasst. Diese Prozessgruppen werden später den Reparatur- und Wartungsverträgen zugeordnet. Sie dienen als Filter bei der Auswahl der richtigen Prozesse (Fallpauschale, Wiedereinsatz, Fremdgeräte, etc.).

Beispiel Technik Prozessgruppe für Wiedereinsatz:

Im Feld "Prozesstypenfilter" können beliebig viele Prozessarten in eine Prozessgruppe über „Oder-Pipe“ zusammengefasst werden.

Wiedereinsatzprozesse#

Im folgenden Abschnitt werden drei unterschiedliche Wiedereinsatzprozesse beschrieben. Der Ablauf ist abteilungsübergreifend, wie die untenstehende Übersicht zeigt. Der Ablauf von LagermitarbeiterInnen wird nur aus manueller Sicht beschrieben.

Wiedereinsatzgerät beim Mitbewerber#

Das wiedereinzusetzende Gerät steht bei einem anderen Leistungserbringer, wird von dort abgeholt/ bestellt, aufbereitet und anschließend an den Kunden geliefert.

Folgende Prozessschritte sind ab Rezepteingang durchzuführen:

Folgende Kundenservice Prozessart wird dafür im Call eingesetzt – WE GE AH – Inforegister Allgemein - Prozessart.

Diese beinhaltet die verknüpften Belege für Wiedereinsatzbestellung, den Technikservice Auftrag und eine interne Umlagerung als Belegarten.

1. Das Wiedereinsatzgerät wird bestellt. Ist das Gerät im Haus und der Wareneingang gebucht, schließt sich die Wiedereinsatzbestellung automatisch und der Technikauftrag erstellt sich.

2. TechnikerInnen überprüfen das Gerät und tragen die Ersatzteile und die Arbeitszeit in den Technikauftrag ein. Nach Genehmigung und Reparatur des Geräts buchen TechnikerInnen das Verbrauchsmaterial und schließen den Technikauftrag ab.

3. Mit dem Abschluss des Technikauftrags erstellt sich automatisch die Umlagerung vom Reparaturlager auf das Hauptlager. Sobald die Umlagerung gebucht wird, kann das Gerät ausgeliefert werden.
   o Reparaturlager ist kein auslieferungsfähiges Lager
   o Hauptlager ist ein auslieferungsfähiges Lager

Team Innendienst – Vorgangsanlage#

Startpunkt des Wiedereinsatzes ist, wie bei allen Versorgungen auch, die eBox. Eingescannt ist eine Verordnung, welche die Versorgung beauftragt.

Bei neuen Kunden wird über „Neuer Debitor aus Kurzerfassung“ die PatientInnen angelegt. Dabei werden vom Rezept ausgelesene Daten übernommen, sodass in der Pflichtfeldprüfung nur noch die fehlenden Informationen hinterlegt werden.

Anschließend kann aus der eBox heraus direkt ein neuer Vorgang über die Funktion „Neue Vorgangsperiode anlegen“ angelegt werden.

Hierbei muss die entsprechende Vorgangsart ausgewählt werden.

Für den Kunden stehen zwei Verträge zur Auswahl. Zum einen der Wiedereinsatz Vertrag und zum anderen ein Kauf Vertrag, der bei negativer Poolabfrage zur Geltung kommt.

Nach Anzeige der zwei Verträge muss zunächst eine manuelle Poolabfrage auf der entsprechenden Plattform erfolgen, bevor ein Vertrag ausgewählt werden kann. Der Vorgang wird somit abgebrochen und kein Vertrag ausgewählt, bis die Rückmeldung zur Poolabfrage eingeht.

Die Bearbeitungsseite wird geschlossen und die Verordnung über die eBox per Funktion „Anderes Team zuweisen“ dem Team „POOL“ zugewiesen. Diesem Team werden alle Verordnungen übergeben, bei denen aktuell eine Poolabfrage gestartet wurde.

Mit der Teamkennung „POOL“ wird die Verordnung in die allgemeine Belegauswahl verschoben. Durch die AnwenderInnen erfolgt eine manuelle Poolabfrage auf der jeweiligen Plattform (MIP, HMM).

Negative Poolabfrage#

Bei einer negativen Poolabfrage (es steht kein Gerät zur Verfügung) wird aus dem Team „POOL“ heraus die Verordnung in die eigene eBox abgerufen und ein Vorgang mit Auswahl des Kauf Vertrags angelegt.

Dieser Prozess wird über die übliche Abwicklung zur Vorgangsanlage ausgeführt, die hier nicht weiter dargestellt wird.

Positive Poolabfrage#

Bei einer positiven Poolabfrage (Gerät ist verfügbar) wird aus dem Team „POOL“ heraus die Verordnung in die eigene eBox abgerufen und ein Vorgang („Neue Vorgangsperiode anlegen“) mit Auswahl des Wiedereinsatz Vertrags angelegt.

Bei der Vertragsauswahl ist zu beachten, dass die Vertragsperiode auf "WE" geändert werden muss. Standardmäßig ist hier die "E1" hinterlegt.

Nur wenn die Vertragsperiode umgesetzt wird, werden im Folgenden die entsprechenden Vertragszeilen nach Auswahl des Vertrags in der „Vertragssuche Ebene 1“ angezeigt.

Das entsprechende Gerät wird ausgewählt und die Vorgangsperiodenkarte bearbeitet.

Die Vorgangsperiodenkarte wird bereits mit diversen Informationen aus dem Vertrag und der gescannten Verordnung angezeigt. Bei Bestätigung der Vorgangsperiodenkarte mit "OK" werden Liefer- und Abrechnungsplan angelegt.

Team Innendienst – Call anlegen#

Im Lieferplan wird nun die Lieferplanzeile des Geräts bearbeitet. Über "Lieferplanzeilen > Zeile > Bearbeiten" wird die auf der Plattform für die Versorgung bereitgestellte Seriennummer eingetragen. Ist diese dem System bekannt, wird sie im Feld "Seriennummer" ausgewählt (über den Assist Button […]). Handelt es sich um ein dem System unbekanntes Gerät, so wird die Funktion "Seriennr.-Karte Wiedereinsatz erstellen" ausgeführt. Dazu auf die […] neben der Überschrift „Lieferplanzeile bearbeiten“ gehen.

Hier werden die Informationen zur Serien- und Registernummer hinterlegt. Das System erzeugt anschließend eine Seriennummern-Infokarte und trägt die Seriennummer in die Lieferplanzeile ein.

Damit die Seriennr.Infokarte vollständig gepflegt ist, werden manuell in der Seriennr.Infokarte weitere Informationen wie z.B. das Baujahr hinterlegt. Anschließend muss die Pflege der Serienr.Infokarte beendet werden. Dies geschieht über die Funktion „Seriennr. Info Pflege beenden“ im Menüband.

Da der elektronische Kostenvoranschlag mit Informationen aus dem Abrechnungsplan ergänzt wird, muss die Registernummer in den Zusatzfeldern des Abrechnungsplans eingetragen werden. Dazu wird der Abrechnungsplan geöffnet und über "Abrechnungsplanzeilen > Zeile > Zusatzfelder" die Registernummer eingetragen.

Schließen Sie die Maske um in den Lieferplan zurück zu kehren und geben Sie diesen frei.

Weiterhin kann nun die Info Anforderung, die der Kontrolle einer erfolgten Poolabfrage dient, auf den Status "Info OK" gesetzt werden. Dazu wird die Info Anforderung geöffnet und über die Funktion „Info OK“ auf Info OK gesetzt. Alternativ ist diese Funktion direkt im Lieferplan aufrufbar. Dazu wird die Info Anforderungszeile markiert und ebenfalls die Funktion „Info OK“ verwendet.

Der Status der Info Anforderung für den Kostenvoranschlag bleibt vorerst auf „Offen“, damit der Kostenvoranschlag nicht automatisch über den Stapellauf verschickt wird.

Im nächsten Schritt ist über die Lieferplanzeilen die Funktion „Call erstellen“ für die Lieferplanzeile des Geräts auszuführen. Diese Lieferplanzeile sollte vor dem Ausführen der Funktion markiert werden.

Das System legt einen Call für das Gerät an, welches wiedereingesetzt werden soll. Dabei werden neben der Artikel- und Seriennummer auch der Wiedereinsatzvertrag in den Call übernommen.

Nach Anlage des Calls ist im Inforegister "Allgemein" die Prozessart auszuwählen. Aufgrund der Technik Prozessgruppen im Vertrag sind diese Prozessarten bereits auf die zulässigen Kundenservice Prozessarten vorgefiltert.

Mit Hilfe dieses Calls wird nun die Abholung des Hilfsmittels beim Leistungserbringer abgebildet sowie die Aufbereitung und Umlagerung des Geräts zum Versand.

Team Innendienst - Wiedereinsatzbestellung#

Im Call wird vor Erzeugen der Wiedereinsatzbestellung, von dem das Hilfsmittel bezogen werden soll, der Leistungserbringer ergänzt. Dazu wird auf dem Inforegister "Verknüpfte Belege" die Zeile für die Wiedereinsatzbestellung markiert und über die Auswahl "Verknüpfte Belege > Bearbeiten" im Feld „Geschäftsreferenznr.“ der Leistungserbringer ausgewählt, welcher das Gerät aktuell eingelagert hat. Mit dem Aufruf „Zurück zur Liste“ gelangen Sie zurück in die Belegübersicht des Calls.

In diesem Schritt kann auch für den Beleg der „internen Umlagerung“ der Lagerort/ Lagerplatz bereits hinterlegt werden. Der Aufruf erfolgt analog über die "Verknüpfte Belege – bearbeiten".

Anschließend wird die Prozesskette über die Funktion „Erstelle Call Belege“ im Menüband ausgeführt. Die Einkaufsbestellung für das Wiedereinsatzgerät wird automatisch angelegt.

Nun wird die Verordnung über die eBox zur entsprechenden Info Anforderung des Vorgangs archiviert.

Die Bestellung des Geräts wird derweil beim Leistungserbringer aufgegeben. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Möglichkeit 1:
Die Bestellung wird an den Leistungserbringer geschickt. Der Vor- und Nachtext kann individuell erstellt werden. Auch ist es möglich, mit der Bestellung den Reservierungsbeleg mitzuschicken.

Möglichkeit 2:
Es wird nur der Reservierungsbeleg an den Leistungserbringer geschickt, ohne Bestellung.

In beiden Varianten wird eine Bestellung benötigt. Die Bestellung ist zum einen erforderlich, damit ein Wareneingang problemlos erstellt werden kann und zum anderen für die Nachverfolgung bzw. damit die Bestellung beim Leistungserbringer angemahnt werden kann.

Team Lager – Wareneingang erstellen#

Trifft das Gerät ein, wird der Wareneingang bearbeitet. Den Wareneingang können LagermitarbeiterInnen direkt aus dem Rollencenter über den Bereich Aktionen – Wareneingang anlegen. Nach Ergänzen des Lagerortes wird über Funktion „Herkunftsbelegzeilen holen“ im Menüband die Bestellung ausgewählt.

Da die Bestellung aus dem Call heraus angelegt wurde, ist sowohl in der Bestellung als auch im Wareneingang die Seriennummer bereits vorbelegt.

Der Wareneingang wird nun über die Funktion „Wareneingang buchen“ im Menüband gebucht. Ist das Gerät als Betriebsstundenpflichtig gekennzeichnet, können mit einer nachfolgenden Abfrage die Betriebsstunden angegeben werden.

Nach Abschluss des Belegs Wiedereinsatzbestellung im Call wird der Technikauftrag erzeugt. Der Bearbeitungsstatus in den Callzeilen hat sich entsprechend der Einrichtung umgestellt und wird in den Technikauftrag mit übernommen.

Team Technik – Wiedereinsatzgerät prüfen#

Im Rollencenter werden über die Kachel „Technikauftrag Arbeitsvorrat“ diejenigen Technikaufträge angezeigt, die einem Status zur Weiterbearbeitung des Technikauftrags entsprechen.

Der Bearbeitungsstatus für den Call steht auf „Kostenvoranschlag schätzen“. Wird die relevante Zeile markiert kann über die Funktion „Bearbeiten“ der Technikauftrag geöffnet werden.

Im Technikauftrag können die Aufwände für die Aufbereitung über Funktion – Start - Stücklistenkomponenten ausgewählt und in das Inforegister „Planung Material/ Ressourcen“ übernommen werden.

Stimmen die Mengen und Aufwände, wird die Funktion „Planung abschließen“ ausgeführt. Diese Funktion übernimmt die Aufwände in den Abrechnungsplan, woraufhin das Stellen des Kostenvoranschlags an Kostenträger erfolgen kann.

Der Bearbeitungsstatus ändert sich automatisch auf „KV ermittelt“.

Team Innendienst: Kostenvoranschlag an den Kostenträger verschicken#

Kostenvoranschlag manuell versenden#

Über diejenigen Calls, für die ein Kostenvoranschlag erstellt werden soll, kann eine Filterung erfolgen.

Dazu wird die Call Übersicht (Gerät) aufgerufen. Der Filter wird geöffnet und der Bearbeitungsstatus bspw. "21A-T-KV ERMITTELT" ausgewählt. Mit Klick auf das Symbol „Speichern unter“ kann dieser Filter für die nächsten Aufrufe gesichert werden. Die Bezeichnung ist dabei frei definierbar.

Über den Call kann über das Menüband der Abrechnungsplan aufgerufen werden.

Bevor der Kostenvoranschlag verschickt werden kann, muss der Status der Info Anforderung auf „Freigegeben“ gesetzt werden.

Der Kostenvoranschlag wird anschließend über die Funktion „Senden nach Voreinstellung“ verschickt. Der Eingang der Genehmigung wird über die eBox bearbeitet und ändert den Status der Info Anforderung im Liefer-/ Abrechnungsplan auf "Info OK".

Kostenvoranschlag automatisch versenden#

Im Rollencenter "Rezeptabwicklung" befindet sich die Kachel „Info. Anf. Offen“. Hinter dieser Kachel befinden sich alle Info.-Anforderungen, die noch nicht freigegeben sind.

An der Anzeige Vertragsperiode ist zu erkennen, um was für eine Vorgangsart es sich handelt. Das Feld „APE vorhanden“ sagt aus, ob die Abrechnungsplaneinteilung mit Zeilen gefüllt oder noch leer ist.

Der Innendienst kann von hier aus alle Info.-Anforderungen mit Vertragsperioden "WE" und "APE" vorhanden Ja, freigeben.

Über Rollencenter über den Stapellauf „Info Anforderungen akt.“ wird der Kostenvoranschlag mit dem nächsten Lauf automatisch verschickt.

Team Technik: Reparatur durchführen#

Im Rollencenter über die Kachel „Technikauftrag Arbeitsvorrat“ wird der Technikauftrag angezeigt.

Mit Genehmigung des Kostenvoranschlags und Bearbeitung über die eBox wird der Bearbeitungsstatus im Call umgesetzt, sodass die Aufbereitung durch ServicetechnikerInnen erfolgen kann.

Über die Funktion „Bearbeiten“ kann direkt in den Technikauftrag gewechselt werden. TechnikerInnen können nun die Aufbereitung durchführen und im Anschluss die Planung in die Verbrauchzeilen übernehmen.

Team Techniker: Verbrauch buchen und Technikauftrag abschließen#

Sobald der Verbrauch über die Funktion "Verbrauch buchen" im Technikauftrag gebucht wird, entfernen sich die Verbrauchszeilen automatisch und das System trägt die Menge des Verbrauchs im Inforegister Planung Material/ Ressourcen im Feld „Menge verbraucht“ ein.

Der Technikauftrag wird dann über „Auftragszeile abschließen“ im Menüband abgeschlossen.

Team Technik: Umlagerung erstellen#

Das Gerät ist nun aufbereitet und die interne Umlagerung wird über den Call erzeugt. Im Rollencenter können TechnikerInnen über die Kachel „Technik Call“ den Call über "Bearbeiten" aufrufen.

Über die verknüpften Belege kann die Belegnummer geöffnet und die Umlagerung für das fertige Gerät vom Reparatur- auf das Hauptlager gebucht werden.

Team Innendienst: Verkaufsauftrag erstellen#

Der Innendienst kann sich in der Call Übersicht (Gerät) diejenigen Calls filtern (und abspeichern) deren Status die beendete Aufbereitung darstellt.

Auch hier kann der Call direkt geöffnet und über den Abrechnungsplan der Lieferplan geöffnet werden.

Im Lieferplan wird über „Abrufpositionen erstellen“ im Menüband die Abrufposition in die Lieferplaneinteilungen übernommen und der Auftrag angelegt. Da die Lieferplanzeile per Vertragsdefinition auf Lieferungsart „Abruf“ steht, wird dieser Auftrag nicht über die Stapelläufe abgerufen.

Team Lager: Warenausgang erstellen und buchen#

Über das Rollencenter für LagermitarbeiterInnen kann im Bereich "Aktionen" ein neuer Warenausgang erstellt werden.

Die Seriennummer ist bereits im Lieferplan hinterlegt und wurde in die Auftragszeile übernommen. Somit ist das Gerät für diesen Debitor reserviert. Der Versand ruft diesen Auftrag nun in einen Warenausgang ab (Funktion Herkunftsbelege holen). Stellt das Gerät ein und versendet es an den Kunden.

Team Innendienst - Call abschließen#

Ist der Auftrag abgerufen, wird der Call durch den Innendienst abgeschlossen. Dazu wird im Call die Funktion „Call abschließen“ verwendet.

Team Innendienst - Rechnung erstellen#

Ist die Lieferung erfolgt, wird der Fehlercode "ABWARTEN" aus der Abrechnungsplaneinteilung automatisch entfernt. Zudem wird die Info Anforderung für den Abliefernachweis erzeugt, die damit weiterhin die Abrechnung sperrt.

Die Lieferbestätigung wird, wie bei der Verordnung, über die eBox der Info Anforderung zugeordnet.

Sobald der Abliefernachweis der Info Anforderung zugeordnet ist und diese auf "Info OK" gesetzt wird, wird der Abrechnungsplan freigegeben.

Die Rechnung kann manuell aus dem Abrechnungsplan oder über den Stapellauf generiert werden. Der Rechnungsbeleg enthält hierbei u.a. die Seriennummer und Registernummer des Geräts.

Gerät im eigenen Haus#

Das wiedereinzusetzende Gerät befindet sich im Haus, wird aufbereitet und anschließend an den Kunden verschickt. Es wird die Kundenservice Prozessart "WE GE IH" dafür verwendet.

Hier sind folgende Prozessbelege definiert:

1. Das Gerät wird vom Hauptlager auf das Reparaturlager umgelagert. Nach Buchung der Umlagerung erstellt sich automatisch der Technikauftrag.

2. TechnikerInnen überprüfen das Gerät und tragen die Ersatzteile und die Arbeitszeit in den Technikauftrag ein. Nach Genehmigung und Reparatur des Geräts buchen TechnikerInnen das Verbrauchsmaterial und schließen den Technikauftrag ab.

3. Mit dem Abschluss des Technikauftrags erstellt sich automatisch die Umlagerung vom Reparaturlager auf das Hauptlager. Sobald die Umlagerung gebucht wird, kann das Gerät ausgeliefert werden.
   o Reparaturlager ist kein auslieferungsfähiges Lager
   o Hauptlager ist ein auslieferungsfähiges Lager

Team Innendienst - Vorgangsanlage#

Startpunkt des Wiedereinsatzes ist, wie bei allen Versorgungen auch, die eBox. Eingescannt ist eine Verordnung, welche die Versorgung beauftragt.

Bei neuen Kunden wird über „Neuer Debitor aus Kurzerfassung“ die PatientInnen angelegt. Dabei werden vom Rezept ausgelesene Daten übernommen, sodass in der Pflichtfeldprüfung nur noch die fehlenden Informationen hinterlegt werden.

Anschließend kann aus der eBox heraus direkt über die Funktion „Neue Vorgangsperiode anlegen“ ein neuer Vorgang angelegt werden.

Hierbei muss die entsprechende Vorgangsart ausgewählt werden.

Für den Kunden stehen zwei Verträge zur Auswahl. Zum einen der Wiedereinsatz Vertrag und zum anderen ein Kauf Vertrag, der bei negativer Poolabfrage zur Geltung kommt.

Nach Anzeige der zwei Verträge muss zunächst eine manuelle Poolabfrage auf der entsprechenden Plattform erfolgen, bevor ein Vertrag ausgewählt werden kann. Der Vorgang wird somit abgebrochen und kein Vertrag ausgewählt, bis die Rückmeldung zur Poolabfrage eingeht.

Die Bearbeitungspages werden geschlossen und die Verordnung über die eBox per Funktion „Anderes Team zuweisen“ dem Team „POOL“ zugewiesen. Diesem Team werden alle Verordnungen übergeben, bei denen aktuell eine Poolabfrage gestartet wurde.

Hierdurch wird die Verordnung in die allgemeine Belegauswahl verschoben – mit der Teamkennung „POOL“. Durch AnwenderInnen erfolgt eine manuelle Poolabfrage auf der jeweiligen Plattform (MIP, HMM).

Negative Poolabfrage#

Bei negativem Ausgang der Poolabfrage (kein Gerät steht zur Verfügung) wird nun aus dem Team „Pool“ heraus die Verordnung in die eBox abgerufen und ein Vorgang für den Kauf angelegt.

Dieser Prozess wird über die übliche Abwicklung zur Vorgangsanlage ausgeführt, die hier nicht weiter dargestellt wird.

Positive Poolabfrage#

Bei positiver Poolabfrage (Gerät ist verfügbar) wird aus dem Team „POOL“ heraus die Verordnung in die eigene eBox abgerufen und ein Vorgang („Neue Vorgangsperiode anlegen“) mit Auswahl des Wiedereinsatz Vertrags angelegt.

Bei der Vertragsauswahl ist zu beachten, dass die Vertragsperiode auf "WE" geändert werden muss. Standardmäßig ist hier die "E1" hinterlegt. Nur wenn die Vertragsperiode umgesetzt wird, werden im Folgenden die entsprechenden Vertragszeilen nach Auswahl des Vertrags in der „Vertragssuche Ebene 1“ angezeigt.

Das entsprechende Gerät wird ausgewählt und die Vorgangsperiodenkarte bearbeitet.

Die Vorgangsperiodenkarte wird bereits mit diversen Informationen aus dem Vertrag und der gescannten Verordnung angezeigt. Bei Bestätigung der Vorgangsperiodenkarte mit "OK" werden Liefer- und Abrechnungsplan angelegt.

Team Innendienst – Call anlegen#

Im Lieferplan wird die Lieferplanzeile des Geräts bearbeitet.

Über "Lieferplanzeilen > Zeile > Bearbeiten" wird die auf der Plattform für die Versorgung bereitgestellte Seriennummer eingetragen. Ist diese dem System bekannt, wird sie im Feld "Seriennummer" über den Assist Button […] ausgewählt.

Da der elektronische Kostenvoranschlag mit Informationen aus dem Abrechnungsplan ergänzt wird, muss die Registernummer in den Zusatzfeldern des Abrechnungsplans eingetragen werden. Dazu wird der Abrechnungsplan geöffnet und über "Abrechnungsplanzeilen > Zeile > Zusatzfelder" die Registernummer eingetragen.

Schließen Sie die Seite und kehren Sie zurück in den Lieferplan und geben Sie dieser anschließend frei.

Weiterhin kann nun die Info Anforderung, die der Kontrolle einer erfolgten Poolabfrage dient, auf den Status "Info OK" gesetzt werden. Dazu wird die Info Anforderung geöffnet und über die Funktion „Info OK“ auf "Info OK" gesetzt. Alternativ ist diese Funktion direkt im Lieferplan aufrufbar. Dazu wird die Info Anforderungszeile markiert und ebenfalls die Funktion „Info OK“ verwendet.

Der Status der Info Anforderung für den Kostenvoranschlag bleibt vorerst auf „Offen“, damit der Kostenvoranschlag nicht automatisch über den Stapellauf verschickt wird.

Im nächsten Schritt ist über die Lieferplanzeilen die Funktion „Call erstellen“ für die Lieferplanzeile des Geräts auszuführen. Diese Lieferplanzeile sollte vor dem Ausführen der Funktion markiert werden.

Das System legt einen Call für das Gerät an, welches wiedereingesetzt werden soll. Dabei werden neben der Artikel- und Seriennummer auch der Wiedereinsatzvertrag in den Call übernommen. Auf Basis des Calls erfolgt die Aufbereitung des Gerätes sowie die Umlagerung zur Auslieferung.

Nach Anlage des Calls ist im Inforegister "Allgemein" die Prozessart auszuwählen. Aufgrund der Technik Prozessgruppen im Vertrag sind diese Prozessarten bereits auf die zulässigen Kundenservice Prozessarten vorgefiltert.

Im Call werden vor dem Start der Prozesskette die für die Umlagerung notwendigen Informationen zu Lagerort und Lagerplatz hinterlegt. Dazu wird die Zeile für die Umlagerung im Inforegister „Verknüpfte Belege“ markiert und über „Bearbeiten“ der Lagerort als auch Lagerplatz ergänzt.

Die Bearbeitung erfolgt für beide Umlagerungszeilen, da eine Umlagerung das Gerät vom Haupt- auf das Reparaturlager und die zweite Umlagerung das Gerät vom Reparatur- auf das Hauptlager bewegt.

Mit dem Aufruf „Zurück zur Liste“ gelangen Sie zurück in die Belegübersicht des Calls.

Anschließend wird die Prozesskette über die Funktion „Erstelle Call Belege“ im Menüband gestartet.

Team Lager – Umlagerung buchen#

Das Wiedereinsatzgerät wird über das Umlagerungs Buch.-Blatt vom Hauptlager auf das Reparaturlager gebucht.

Nach dem Buchen der Umlagerung werden automatisch der Technikauftrag angelegt und der Bearbeitungsstatus in den Callzeilen gewechselt.

Team Technik – Wiedereinsatzgerät prüfen#

Im Rollencenter werden über die Kachel „Technikauftrag Arbeitsvorrat“ diejenigen Technikaufträge angezeigt, die einem Status zur Weiterbearbeitung des Technikauftrags entsprechen.

Der Bearbeitungsstatus für den Call steht auf „Kostenvoranschlag schätzen“. Wird die relevante Zeile markiert kann über die Funktion „Bearbeiten“ der Technikauftrag geöffnet werden. Der Bearbeitungsstatus wurde automatisch aus dem Call in den Technikauftrag übernommen.

Im Technikauftrag können die Aufwände für die Aufbereitung über die Funktion "Stücklistenkomponenten" ausgewählt und in das Inforegister „Planung Material/ Ressourcen“ übernommen werden.

Stimmen die Mengen und Aufwände, wird die Funktion „Planung abschließen“ ausgeführt. Diese Funktion übernimmt die Aufwände in den Abrechnungsplan, woraufhin das Stellen des Kostenvoranschlags an Kostenträger erfolgen kann.

Der Bearbeitungsstatus ändert sich automatisch auf „KV ermittelt“.

Team Innendienst – Kostenvoranschlag an die Krankenkasse verschicken#

Kostenvoranschlag manuell versenden#

Über diejenigen Calls, für die ein Kostenvoranschlag erstellt werden soll, kann eine Filterung erfolgen. Dazu wird die Call Übersicht (Gerät) aufgerufen. Der Filter wird geöffnet und der Bearbeitungsstatus beispielsweise "21A-T-KV ERMITTELT" ausgewählt. Mit Klick auf das Symbol „Speichern unter“ kann dieser Filter für die nächsten Aufrufe gesichert werden. Die Bezeichnung ist dabei frei definierbar.

Über den Call über "Abrechnungsplan" im Manüband kann dieser aufgerufen werden.

Bevor der Kostenvoranschlag verschickt werden kann, muss der Status der Info Anforderung auf „Freigegeben“ gesetzt werden.

Der Kostenvoranschlag wird anschließend über die Funktion „Senden nach Voreinstellung“ verschickt. Der Eingang der Genehmigung wird über die "eBox" bearbeitet und ändert den Status der Info Anforderung im Liefer-/ Abrechnungsplan auf "Info OK".

Kostenvoranschlag automatisch versenden#

Im Rollencenter Rezeptabwicklung befindet sich die Kachel „Info. Anf. Offen“. Hinter dieser Kachel befinden sich alle Info.-Anforderungen, die noch nicht freigegeben sind. An der Anzeige Vertragsperiode ist zu erkennen, um was für eine Vorgangsart es sich handelt. Das Feld „APE vorhanden“ sagt aus, ob die Abrechnungsplaneinteilung mit Zeilen gefüllt oder noch leer ist.

Der Innendienst kann von hier aus alle Info.-Anforderungen mit Vertragsperioden = "WE" und "APE" vorhanden = "Ja", freigeben.

Über den Stapellauf „Info Anforderungen akt.“ im Rollencenter wird der Kostenvoranschlag mit dem nächsten Lauf automatisch verschickt.

Team Technik – Reparatur durchführen#

Im Rollencenter wird über die Kachel „Technikauftrag Arbeitsvorrat“ der Technikauftrag angezeigt.

Mit Genehmigung des Kostenvoranschlags und Bearbeitung über die eBox wird der Bearbeitungsstatus im Call umgesetzt, sodass die Aufbereitung durch die ServicetechnikerInnen erfolgen kann.

Über „Bearbeiten“ kann direkt in den Technikauftrag gewechselt werden. TechnikerInnen können nun die Aufbereitung durchführen und im Anschluss die Planung in die Verbrauchzeilen übernehmen. Dies erfolgt über die Funktion „Planungs- in Verbrauchszeilen übernehmen“.

Team Techniker: Verbrauch buchen und Technikauftrag abschließen#

Sobald der Verbrauch über die Funktion "Verbrauch buchen" im Menüband gebucht wird, entfernen sich die Verbrauchszeilen automatisch und das System trägt die Menge des Verbrauchs im Inforegister "Planung Material/ Ressourcen" im Feld „Menge verbraucht“ ein.

Der Technikauftrag wird dann über „Auftragszeile abschließen“ im Menüband abgeschlossen.

Team Technik – Umlagerung erstellen#

Das Gerät ist nun aufbereitet und die interne Umlagerung wird über den Call erzeugt.

Im Rollencenter können TechnikerInnen über die Kachel „Technik Call“ den Call über "Bearbeiten" aufrufen. Über die verknüpften Belege kann die Belegnummer geöffnet und die Umlagerung für das fertige Gerät vom Reparatur- auf das Hauptlager gebucht werden.

Team Innendienst – Verkaufsauftrag erstellen#

Der Innendienst kann sich in der Call Übersicht (Gerät) diejenigen Calls filtern (und abspeichern) deren Status die beendete Aufbereitung darstellt. Auch hier kann der Call direkt geöffnet und über den Abrechnungsplan der Lieferplan geöffnet werden.

Im Lieferplan wird über „Abrufpositionen erstellen“ im Menüband die Abrufposition in die Lieferplaneinteilungen übernommen und der Auftrag angelegt. Da die Lieferplanzeile per Vertragsdefinition auf Lieferungsart „Abruf“ steht, wird dieser Auftrag nicht über die Stapelläufe abgerufen.

Team Lager – Warenausgang erstellen und buchen#

Über das Rollencenter für LagermitarbeiterInnen kann im Bereich "Aktionen" ein neuer Warenausgang erstellt werden.

Die Seriennummer ist bereits im Lieferplan hinterlegt und wurde in die Auftragszeile übernommen. Somit ist das Gerät für diesen Debitor reserviert. Der Versand ruft diesen Auftrag nun in einen Warenausgang ab (Funktion: "Herkunftsbelege holen"), stellt das Gerät ein und versendet es an den Kunden (Funktion: "Warenausgang buchen").

Team Innendienst – Call abschließen#

Ist der Auftrag abgerufen, wird der Call durch den Innendienst abgeschlossen. Dazu wird im Call die Funktion „Call abschließen“ verwendet.

Der Innendienst hat auch hier die Möglichkeit, sich auf Basis des Bearbeitungsstatus, über einen manuell angelegten Filter alle abschlussfähigen Calls anzeigen zu lassen.

Team Innendienst – Rechnung erstellen#

Ist die Lieferung erfolgt, wird der Fehlercode "ABWARTEN" aus der Abrechnungsplaneinteilung automatisch entfernt. Zudem wird die Info Anforderung für den Abliefernachweis erzeugt, die damit weiterhin die Abrechnung sperrt.

Die Lieferbestätigung wird, wie bei der Verordnung, über die eBox der Info Anforderung zugeordnet.

Sobald der Abliefernachweis der Info Anforderung zugeordnet ist und diese auf Info OK gesetzt wird, wird der Abrechnungsplan freigegeben.

Die Rechnung kann manuell aus dem Abrechnungsplan oder über den Stapellauf generiert werden. Der Rechnungsbeleg enthält hierbei u.a. die Seriennummer und Registernummer des Geräts.

Gerät in anderer Filiale#

Das wiedereinzusetzende Gerät wird aufbereitet und anschließend zu einer Filiale verschickt, um es von dort an den Kunden zu versenden. Folgende Kundenservice Prozessart wird dafür im Call eingesetzt "WE GE FIL". Hier sind folgende Prozessbelege definiert:

1. Das Gerät wird vom Hauptlager auf das Reparaturlager umgelagert. Nach Buchung der Umlagerung erstellt sich automatisch der Technikauftrag.

2. TechnikerInnen überprüfen das Gerät und tragen die Ersatzteile sowie die Arbeitszeit in den Technikauftrag ein. Nach Genehmigung und Reparatur des Geräts buchen TechnikerInnen das Verbrauchsmaterial und schließen den Technikauftrag ab.

3. Mit dem Abschluss des Technikauftrags erstellt sich automatisch die Umlagerung vom Reparaturlager auf die Filiale. Sobald die Umlagerung gebucht wird, kann das Gerät ausgeliefert werden.

Team Innendienst - Vorgangsanlage#

Startpunkt des Wiedereinsatzes ist, wie bei allen Versorgungen auch, die eBox. Eingescannt ist eine Verordnung, welche die Versorgung beauftragt.

Bei neuen Kunden wird über „Neuer Debitor aus Kurzerfassung“ die PatientInnen angelegt. Dabei werden vom Rezept ausgelesene Daten übernommen, sodass in der Pflichtfeldprüfung nur noch die fehlenden Informationen hinterlegt werden.

Anschließend kann aus der eBox heraus direkt ein neuer Vorgang über Funktion „Neue Vorgangsperiode anlegen“ angelegt werden.

Hierbei muss die entsprechende Vorgangsart ausgewählt werden.

Für den Kunden stehen zwei Verträge zur Auswahl. Zum einen der Wiedereinsatz Vertrag und zum anderen ein Kauf Vertrag, der bei negativer Poolabfrage zur Geltung kommt.

Nach Anzeige der zwei Verträge muss zunächst eine manuelle Poolabfrage auf der entsprechenden Plattform erfolgen, bevor ein Vertrag ausgewählt werden kann. Der Vorgang wird somit abgebrochen und kein Vertrag ausgewählt, bis die Rückmeldung zur Poolabfrage eingeht.

Die Bearbeitungsseite werden geschlossen und die Verordnung über die eBox über die Funktion „Anderes Team zuweisen“ dem Team „POOL“ zugewiesen. Diesem Team werden alle Verordnungen übergeben, bei denen aktuell eine Poolabfrage gestartet wurde.

Hierdurch wird die Verordnung mit der Teamkennung „POOL“ in die allgemeine Belegauswahl verschoben. Durch die AnwenderInnen erfolgt eine manuelle Poolabfrage auf der jeweiligen Plattform (MIP, HMM).

Negative Poolabfrage#

Bei negativer Poolabfrage (es steht kein Gerät zur Verfügung) wird aus dem Team „POOL“ heraus die Verordnung in die eigene eBox abgerufen und ein Vorgang mit Auswahl des Kauf Vertrags angelegt.

Dieser Prozess wird über die übliche Abwicklung zur Vorgangsanlage ausgeführt, die hier nicht weiter dargestellt wird.

Positive Poolabfrage#