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Grundlagen#

Marketing Cockpit#

Im Marketing Cockpit werden zu einem Kontakt alle relevanten Informationen aus Marketing / CRM, Warenwirtschaft und Vorgangsmanagement auf einen Blick dargestellt.

Das Marketing Cockpit ist der Startpunkt für alle Prozesse, die von einem Kontakt (oder dem jeweils verknüpften Debitor beziehungsweise Kreditor) aus begonnen werden.

Folgende Informationen und Funktionsaufrufe können (in Abhängigkeit davon, ob mit dem Kontakt ein Debitor oder Kreditor verknüpft ist) im Marketing Cockpit eingesehen oder von dort aufgerufen werden. Diese Liste dient nur der Übersicht, die Funktionen werden an anderer Stelle beschrieben.

  • Übersicht über sämtliche Daten/Aktivitäten des Kontakts und zugehörigen Debitors/Kreditors
  • Debitorenbemerkungen (PrioTexte)
  • Warnhinweise (Diagnosewarnung)
  • eigene / zugeordnete Partnerrolle(n)
  • Verordner/Kostenträger
  • Zusatzfelder
  • Abrechnungsaufteilungspflicht/-befreiung
  • Wiedervorlagen
  • Lief. an / Rech. an
  • Individuelle Adresssteuerung Kontakt
  • Preisauskunft über Preisblatt
  • Aktivität erstellen
  • Aufgabe erstellen
  • Ansprechpartner erstellen
  • Lieferplan
  • Abrechnungsplan
  • Technikplan
  • Schnellerfassungsmaske
  • healthcare+ Suche (Kontaktsuche)
  • Calls
  • Manuelles Erstellen von Angeboten, Aufträgen, Anfragen, Bestellungen, Verkaufschancen

Kurzerfassung mit Wizard (Kurzerfassungskarte KE)#

Die Kontaktkurzerfassung stellt einen eigenen Stammsatz dar, aus dem Stammdaten wie Kontakt, Debitor und Kreditor erstellt werden können. Somit wird zunächst immer ein Kontaktkurzerfassungsdatensatz erstellt, bevor der eigentliche Kontakt erstellt wird. Dies hat den Vorteil, dass die Kurzerfassung unterbrochen werden kann und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgenommen werden kann. Dementsprechend wird auch bei Anlage von Debitoren oder Kreditoren die Kontaktkurzerfassung genutzt und es wird immer ein Kontakt mit erstellt.

Mit der Kontaktkurzerfassung können Kontakte, sowie weitere, mit dem jeweiligen Kontakt verknüpfte Stammdaten wie Debitoren oder Kreditoren schneller angelegt werden. Hierbei kann die Kontaktkurzerfassung auf wesentliche Eingaben reduziert werden, indem Felder aus Konfigurationsvorlagen für die Erzeugung von Kontakten, Kreditoren und Debitoren vorbelegt werden.

Beispiel:
Bei Anlage eines Debitors aus einem Kontakt mit Hilfe von Konfigurationsvorlagen können Felder, die im Kontakt nicht vorhanden sind, automatisiert angelegt werden (z.B. Buchungscodes).

Hinweis

Bei der Anlage von Kontakten über die Kontaktkurzerfassung findet eine Dublettenprüfung statt. Einrichtung und Funktionsweise der Dublettenprüfung werden im entsprechenden Abschnitt "Dublettenprüfung" beschrieben.

Einrichtung#

KUMAVISION healthcare Einrichtung#

Die generelle Einrichtung der Kontaktkurzerfassung erfolgt in der „KUMAVISION healthcare Einrichtung“ auf dem Inforegister „Kontaktverwaltung“.

Hierbei sind folgende Felder entsprechend einzurichten:

Feld Beschreibung
Kontakt Kurzerfassung Nummern In diesem Feld wird die Nummernserie für die Kontaktkurzerfassung festgelegt.
Adresse Startdatumformel Mit Hilfe dieser Formel wird beim Erstellen von Kontakten aus der Kontaktkurzerfassung das Startdatum für die Adresse des Kontakts berechnet. Dies ist sinnvoll, wenn einem neuen Kontakt Belege zugeordnet werden, deren Belegdaten in der Vergangenheit liegen. Dadurch wird sichergestellt, dass in den entsprechenden Belegen die richtige Adresse angezeigt wird.

Konfigurationsvorlagen Einrichtung#

Um aus der Kontaktkurzerfassung effektiv Stammdaten zu erzeugen, sollten die Konfigurationsvorlagen genutzt werden. Mit Hilfe der Konfigurationsvorlagen können prozessrelevante Felder wie z.B. Geschäftsbuchungsgruppen vorgegeben werden, so dass AnwenderInnen diese Daten nicht mehr manuell pflegen müssen.

Die Konfigurationsvorlagen werden bei der Erstellung von Stammdaten (Kontakt / Debitor / Kreditor) aus der Kontaktkurzerfassung in einer bestimmten Hierarchie durchlaufen. Diese Hierarchie wird in folgendem Schaubild dargestellt.

Gemäß dem Schaubild ergeben sich für die einzelnen Vorlagen folgende Funktionen:

Vorlage für Kontaktkurzerfassung:
Durch die Konfigurationsvorlage für die Kontaktkurzerfassung können nicht nur Felder in der Kurzerfassung vorbelegt werden, sondern auch Rollen und Zusatzfelder voreingestellt werden. Die hier gesetzten Rollen und Zusatzfelder werden bei der Erstellung des Kontakts und weiterer Stammdaten (Debitor / Kreditor) verwendet. Weiter wird in der Vorlage für Kontaktkurzerfassungen festgelegt, welche weiteren Daten erstellt und welche Vorlagen dazu verwendet werden sollen. So kann z.B. über Vorlage Debitor erstellen = „Ja“ (siehe nächster Abschnitt) eingerichtet werden, dass aus der Kontaktkurzerfassung zusätzlich ein Debitor erstellt werden soll. Über das Feld "Debitoren Vorlagencode" kann eingestellt werden, anhand welcher Konfigurationsvorlage der Debitor erstellt werden soll.

Vorlage für Kontakte:
Aus der Konfigurationsvorlage für Kontakte werden im Rahmen der Funktionalität der Kontaktkurzerfassung nur die Tabellenfelder bei der Erstellung des Kontaktes verwendet. Zusatzfelder und Rollen, die mit einer Kontakt-Vorlage verknüpft wurden, werden in diesem Prozess nicht berücksichtigt. Hier werden die Rollen und Zusatzfelder aus der Kontaktkurzerfassung an den Kontakt vererbt.

Vorlage für Debitoren:
Aus der Konfigurationsvorlage für Debitoren werden im Rahmen der Funktionalität der Kontaktkurzerfassung nur die Tabellenfelder bei der Erstellung des Debitors verwendet. Zusatzfelder und Rollen, die mit einer Debitoren-Vorlage verknüpft wurden, werden in diesem Prozess nicht berücksichtigt. Hier werden die Rollen und Zusatzfelder aus dem erstellten Kontakt an den Debitor vererbt.

Vorlage für Kreditoren:
Aus der Konfigurationsvorlage für Kreditoren werden im Rahmen der Funktionalität der Kontaktkurzerfassung nur die Tabellenfelder bei der Erstellung des Kreditors verwendet. Zusatzfelder und Rollen, die mit einer Kreditoren-Vorlage verknüpft wurden, werden in diesem Prozess nicht berücksichtigt. Hier werden die Rollen und Zusatzfelder aus dem erstellten Kontakt an den Kreditor vererbt.

Hinweis

Zusatzfelder werden nur vererbt, wenn sie für die jeweiligen Tabellen eingerichtet wurden. Soll also ein Zusatzfeld von der Vorlage in die Kontaktkurzerfassung und von dort aus in den Kontakt und vom Kontakt aus in den Debitor vererbt werden, so muss dieses Zusatzfeld für die Tabellen „Konfigurationsvorlage“, „Kontakt Kurzerfassung“, „Kontakt“ und „Debitor“ eingerichtet werden.

Nachfolgend wird exemplarisch die Einrichtung der Konfigurationsvorlagen für die Kontaktkurzerfassung erklärt.

Konfigurationsvorlage für Kontaktkurzerfassung einrichten#

Rufen Sie sich zunächst über die Anwendersuche die Konfigurationsvorlagen auf. In dieser Übersicht werden Ihnen alle Konfigurationsvorlagen für alle Tabellen angezeigt.

Inforegister Allgemein#
Feld Beschreibung
Code Gibt das „Kürzel“ der Konfigurationsvorlage an.
Beschreibung Gibt eine Beschreibung der Konfigurationsvorlage an.
Table-ID Über das Feld „Table-ID“ erfolgt die Verknüpfung der Vorlage mit der Tabelle, die aus dieser Vorlage gefüllt werden soll.

z.B. Kontaktkurzerfassung Table-ID „5007265“
Tabellenname Gibt den Namen der Tabelle im Feld „Table-ID“ an.
Für Außendienst sichtbar Ist der Schalter gesetzt, kann die Konfigurationsvorlage für den Außendienst verwendet werden.
Aktiviert Aktivieren Sie den Schalter, sofern die Konfigurationsvorlage in den Prozessen verwendet werden kann.
Inforegister Zeilen#

Nachdem die Tabelle ausgewählt wurde, werden die Tabellenfelder auf dem Inforegister „Zeilen“ definiert, die durch die Vorlage automatisch in die Tabelle geschrieben werden sollen.

Inforegister KUMAVISION healthcare#

Über den Menübandaufruf „Eigene Partnerrollen“ können der Vorlage die entsprechenden Rollen zugewiesen werden, die in die Kontaktkurzerfassung kopiert werden sollen.

Über die Zuweisung der Rolle werden auch die Zusatzfelder für die zugewiesenen Rolle in der Vorlage eingeblendet und können auch schon mit Werten vorbelegt werden.

Des Weiteren kann eingerichtet werden, welche Zugeordneten Partnerrollen in der Kurzerfassung anzugeben sind.

Außerdem können auch rollenunabhängige Zusatzfelder an die Vorlage gehängt werden. Diese werden dann ebenfalls in der Kontaktkurzerfassung verwendet.

Hinweis

Zusatzfelder werden nur vererbt, wenn sie für die jeweiligen Tabellen eingerichtet worden sind. Soll also ein Zusatzfeld von der Vorlage in die Kontaktkurzerfassung, von dort aus in den Kontakt und vom Kontakt aus in den Debitor vererbt werden, so muss dieses Zusatzfeld für die Tabellen Stammdatenvorlage, Kontakt Kurzerfassung, Kontakt und Debitor eingerichtet werden.

Anlage Kontaktkurzerfassung#

Die Kontaktkurzerfassung wird immer aufgerufen, wenn ein Kontakt, Kreditor oder Debitor angelegt werden soll.

Gehen Sie hierzu in das Marketingcockpit und wählen Sie den Punkt „Neuer Kontakt aus Kurzerfassung“ aus.

Beim Aufruf dieser Funktion erscheint eine Auswahl an Vorlagen für die Kontaktkurzerfassung. Hier kann die Vorlage ausgewählt werden, anhand der die Kontaktkurzerfassung mit Tabellenfeldern, Zusatzfeldern und Rollen vorbelegt werden soll.

Nach Auswahl der entsprechenden Vorlage wird die Karte der Kontaktkurzerfassung geöffnet und eine Nummer wird vergeben. Ebenso wurden die Informationen, welche Stammdaten mit welchen Vorlagen erstellt werden sollen, gezogen.

Nun kann die Erfassung weiterer Daten wie Name, Adresse und Kommunikationsdaten erfolgen.

Nachdem alle notwendigen Daten erfasst worden sind, kann die Datenpflege in der Kontaktkurzerfassung über die Aktion „Kurzerfassungspflege beenden“ beendet werden. Damit wird die Pflichtfeldprüfung gestartet und anschließend werden Stammdaten wie Kontakt, Debitor oder Kreditor erstellt (je nach Einstellung im Reiter Daten erzeugen. Bei Verlassen der Kurzerfassung ist der angelegte Datensatz dann in der Liste markiert und kann direkt geöffnet werden.

Hinweis

Die Pflichtfeldprüfung wird pro angelegtem Datensatz durchlaufen

Freigabe Kontaktkurzerfassung#

Wurde für die Kontaktkurzerfassung die Pflichtfeldprüfung aktiviert, so können Stammdaten wie Kontakt, Debitor oder Kreditor nur erstellt werden, wenn die Kontaktkurzerfassung freigegeben wurde.

Die Freigabe der Kontaktkurzerfassung bezieht sich auf den Status ihrer Datenpflege.

Hierbei sind folgende Statusoptionen möglich:

Keine Pflichtfeldprüfung:
Bei dieser Option wurde die Pflichtfeldprüfung für die Kontaktkurzerfassung nicht aktiviert. Das heißt, dass die Datenpflege in der Kontaktkurzerfassung nicht explizit abgeschlossen werden muss. Weitere Stammdaten können direkt erstellt werden.

In Arbeit:
Diese Option bedeutet, dass die Pflichtfeldprüfung für die Kontaktkurzerfassung aktiviert wurde und die Datenpflege noch nicht abgeschlossen wurde. In diesem Pflegestatus können aus der Kontaktkurzerfassung keine weiteren Stammdaten erstellt werden.

Pflege abgeschlossen:
Diese Option wird gesetzt, wenn die Pflichtfeldprüfung für die Kontaktkurzerfassung aktiviert wurde und die Pflege der Daten in der Kontaktkurzerfassung abgeschlossen wurde. In diesem Status können aus der Kontaktkurzerfassung weitere Stammdaten wie Kontakt, Debitor oder Kreditor erstellt werden.

Um die Datenpflege in der Kontaktkurzerfassung abzuschließen und sie freizugeben, wird die Aktion „Kurzerfassungspflege beenden“ ausgeführt.

Wurden an dieser Stelle nicht alle Daten gemäß der Pflichtfeldprüfung gepflegt, so öffnet sich die Wizard-Karte der Pflichtfeldprüfung. In der Wizard-Karte können AnwenderInnen entsprechende Korrekturen vornehmen.

Sind alle notwendigen Daten gepflegt worden, wird der Status im Feld Pflege auf „Pflege abgeschlossen“ gesetzt. Nun können auch weitere Aktionen zum Erstellen der Stammdaten ausgeführt werden.

Nachdem die Pflege der Kontaktkurzerfassung abgeschlossen wurde, wird die Karte der Kontaktkurzerfassung in einen nicht editierbaren Zustand versetzt.

Um die Daten bearbeiten zu können, muss die Kurzerfassung erneut in den Pflegestatus „In Arbeit“ versetzt werden. Dies wird über die Aktion „Kurzerfassung bearbeiten“ erreicht.

Nach dem Ausführen dieser Aktion können die Daten wieder bearbeitet werden.

Nach der Überarbeitung der Daten muss die Kontaktkurzerfassung wieder über die Aktion „Kurzerfassungspflege beenden“ freigegeben werden.

Manuelles Erstellen der Kurzerfassung#

Ein neuer Datensatz in der Kontaktkurzerfassung kann auch manuell erstellt werden. Dies geschieht aus der „Kontaktkurzerfassungs Liste“ heraus.

Um manuell einen Datensatz zu erzeugen, wird die Aktion „Neu“ im Menüband ausgeführt, dadurch wird die Karte der Kontaktkurzerfassung geöffnet. Diese ist dabei leer, da hier noch keine Daten aus einer Vorlage der Kurzerfassung zugewiesen wurden.

Im nächsten Schritt wird in ein beliebiges Feld geklickt, damit KUMAVISION einen neuen Datensatz für die Kontaktkurzerfassung anlegt. Dabei wird auch eine Nummer, aus der in der KUMAVISION healthcare Einrichtung hinterlegten Nummernserie vergeben.

Nun können alle weiteren Felder in der Kontaktkurzerfassung manuell gefüllt werden. Dabei sollte auch berücksichtigt werden, welche Stammdaten aus der Kurzerfassung erzeugt werden sollen und anhand welcher Vorlagen dies passieren soll.

Alternativ kann auch hier eine Konfigurationsvorlage genutzt werden, um bestimmte Daten in der Kontaktkurzverwaltung zu füllen. Dazu wird die Aktion „Vorlage anwenden“ im Menüband verwendet.

Beim Ausführen dieser Aktion werden den AnwenderInnen die Auswahl der möglichen Vorlagen für die Kontaktkurzerfassung angeboten. Die in der Vorlage definierten Felder werden gefüllt.

Übersicht vorhandener Kontaktkurzerfassungen#

Die Kontaktkurzerfassung stellt in KUMAVISION healthcare365 einen weiten Stammdatensatz dar, über den prozessrelevante Stammdaten wie Kontakt, Debitor oder Kreditor erstellt werden können.

Die bereits erstellten Datensätze in der Kontaktkurzerfassung können über die „Kontaktkurzerfassung Liste“ eingesehen werden.

Aus der Kontaktkurzerfassungsliste können neue Kurzerfassungen erstellt oder die vorhandenen bearbeitet werden.

Offene Kontaktkurzerfassungen#

Kontaktkurzerfassungen, deren Bearbeitung noch nicht abgeschlossen sind (Status Pflege „In Arbeit“), werden in der Liste „Kontaktkurzerfassung – Offen“ gesammelt und können zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden.

Diese Liste befindet sich in der Kachel „Kontaktkurzerfassung – Offen“ auf der Startseite im Bereich „Kontakte und Wiedervorlagen“

Kontaktkurzerfassung mit Wizard (Pflichtfeldprüfung) starten#

Wurde in der „KUMAVISION healthcare Einrichtung“, auf dem Inforegister „Datenprüfung“ die Pflichtfeldprüfung für die Kontaktkurzerfassung so eingestellt, dass die Pflichtfeldprüfung beim Start und bei der Freigabe ausgeführt wird, dann kann die Datenpflege für die Kurzerfassung direkt im Wizard stattfinden.

Dies ist aber nur möglich, wenn die Erstellung der Kurzerfassung über die Funktion "Neuer Kontakt aus Kurzerfassung ausgeführt" wird. Wird ein neuer Datensatz in der Kontaktkurzerfassung manuell angelegt, so greift die Pflichtfeldprüfung erst bei der Freigabe des Datensatzes.

Zum Start der Kontaktkurzerfassung mit Wizard wird über die Kontaktliste ein neuer Datensatz über die Funktion „Neuer Kontakt aus Kurzerfassung“ angelegt.

Beim Ausführen der Funktion öffnet sich das Fenster zur Auswahl der Konfigurationsvorlage, aus der die Daten in der Kurzerfassung vorbelegt werden sollen.

Nach der Auswahl einer Vorlage wird direkt die Wizard-Karte für die Kontaktkurzerfassung geöffnet und alle notwendigen Prüfungen und Felder, die zu pflegen sind, werden angezeigt.

In der Wizard-Karte können dann alle notwendigen Daten für die Kontaktkurzerfassung gepflegt werden. Wurden alle Daten erfasst und die Wizard-Karte geschlossen, wird automatisch die Karte der Kontaktkurzerfassung geöffnet.

Da alle notwendigen Informationen bereits in der Wizard-Karte gepflegt wurden, wird der Pflegestatus im Feld "Pflege" auf „Pflege abgeschlossen“ gestellt.

Nun können direkt aus der Kontaktkurzerfassung weitere Stammdaten wie Kontakt, Debitor oder Kreditor erstellt werden.

Partnerrollen#

Partnerrollen sind Funktionen, die ein Debitor, Kreditor oder Kontakt übernehmen kann. Dies kann beispielsweise die Rolle eines Arztes, eines Versicherten, einer Krankenkasse, eines Vermittlers oder eines Pflegeheims sein. Debitoren, Kreditoren und Kontakte können dabei selbst eine Partnerrolle einnehmen „eigene Partnerrollen“ und es können ihnen Rollen zugewiesen werden „zugeordnete Partnerrollen“. So kann beispielsweise einem Debitor ein Kontakt mit der Rolle "Vermittler" zugewiesen werden.

Die Partnerrollen bilden damit Funktionseinheiten ab. Pro Rolle können Informationen in Form von Zusatzfeldern zur Verfügung gestellt werden. So kann der Rolle „Arzt“ eine Zusatzinformation wie zum Beispiel die Betriebsstättennummer mitgegeben werden, die für andere Rollen nicht gebraucht wird, und die Ansicht bleibt übersichtlich.

Einrichtung#

Einrichtung der Partnerrollen#

Vor der Einrichtung der Partnerrollen ist in der „KUMAVISION healthcare Einrichtung“ auf dem Inforegister „Allgemein“ ein Standardsprachcode zu definieren. Für den Standard Sprachcode wird automatisch bei Anlage oder Änderung von Partnerrollen der Inhalt des Feldes „Beschreibung“ in die „Partnerrollen Übersetzungen“ geschrieben.

Rufen Sie die Seite „Partnerrollen“ über die globale Suche auf. Hier sind bereits im Rahmen der MED-Konfiguration die für die Rezeptabwicklung notwendigen Partnerrollen angelegt. Sie haben die Möglichkeit weitere für Ihr Unternehmen notwendige Partnerrollen anzulegen.

Über das Feld „Gehört zu Partnerart“ definieren Sie für welche Stammdaten die „Partnerrollen“ angewendet werden sollen. Für die Stammsatzart "Debitor" werden in der Prüfung nur zugeordnete Partnerrollen aus der Stammdatenvorlage berücksichtigt, die auch für Debitoren vorgesehen sind. Dazu wird in der Rolle das Kennzeichen „Gehört zu Partnerart“ auf den Wert „Kontakt/Debitor“ geprüft.

Für die Stammsatzart "Kreditor" werden in der Prüfung nur zugeordnete Partnerrollen aus der Stammdatenvorlage berücksichtigt, die auch für Kreditoren vorgesehen sind. Dazu wird in der Rolle das Kennzeichen „Gehört zu Partnerart“ auf den Wert „Kontakt/Kreditor“ geprüft.

Jeder Partnerrolle können „Zusatzfelder“ zugewiesen werden. Darüber kann definiert werden, welche Zusatzinformationen mit einer Rolle verknüpft werden. In den Partnerrollen Zusatzfeldern können der in der Liste markierten Partnerrolle die bereits eingerichteten Zusatzfelder zugeordnet werden. Rufen Sie hierzu die „Zusatzfelder“ über den Aufruf „Verknüpfte Informationen“ auf.

Wird eine Partnerrolle einem Debitor/Kreditor/Kontakt zugewiesen, dann wird sie automatisch inklusive ihrer Zusatzfelder in der jeweiligen Stammdatenkarte angezeigt.

Hinweis

Einer Partnerrolle kann nachträglich, nachdem diese bereits zugeordnet wurde (z.B. einem Debitor), Zusatzfelder hinzugefügt werden. Erfolgt eine solche nachträgliche Zuordnung, dann werden alle Stammdatensätze geprüft und um das neue Zusatzfeld ergänzt. Dieser Vorgang kann unter Umständen etwas Zeit beanspruchen.

Sollen Zusatzfelder aus einer Partnerrolle entfernt werden, in denen bereits Daten hinterlegt wurden, dann erscheint ein entsprechender Hinweis, der zuvor bestätigt werden muss.

Partnerrollen Funktionszuordnung#

Um im späteren Ablauf die Partnerrollen je nach benötigter Funktion (bspw. für die Vertragsermittlung, Preisfindung oder auch Adresssteuerung) ermitteln zu können, ist in der „Partnerrollen Funktionszuordnung“ die entsprechende Rolle ihrer Funktion zuzuordnen.

Vorgangsbeteiligte Einrichtung#

Alle am Vorgang beteiligten Parteien werden als Vorgangsbeteiligte zur Vorgangssteuerungsart eingerichtet. Die Einrichtung hierzu erfolgt auf der Seite „Vorgangsbeteiligte Einrichtung“. An dieser Stelle ist zudem eingerichtet, ob ein bestimmter Vorgangsbeteiligter bzw. ein Stammdatensatz mit einer bestimmten Partnerrolle Abrechnungs- und/oder Vertragsrelevant ist. Sowie die Priorisierung dazu.

Über die Einstellung „Aktualisierung erlaubt“ Ja/Nein haben Sie die Möglichkeit, zugeordnete Vorgangsbeteiligte wie z.B. Verordner oder Kostenträger in bestehenden Vorgängen zu aktualisieren.

Vorbelegung Partnerrolle in Konfigurationsvorlagen#

Um einen neuen Datensatz wie z.B. Kreditor oder Debitor anzulegen, werden die Konfigurationsvorlagen verwendet. Sie haben die Möglichkeit, bereits in der Vorlage die „Eigenen Partnerrollen“ sowie die „zugeordneten Partnerrollen“ zu definieren und auch bereits mit Werten vorzubelegen.

Ablauf#

Hinterlegung von Partnerrollen#

Über die Debitoren-, Kreditoren- oder Kontaktkarte kann die Zuweisung der eigenen Rolle erfolgen. Nachfolgend beschriebenes gilt gleichermaßen für Debitoren, Kreditoren und Kontakte.

Über den Aufruf „Eigene Partnerrollen“ kann auf alle zur Stammsatzart (Debitor, Kreditor, Kontakt) vorhandenen Partnerrollen zugriffen werden und diese können dem Debitor zugeordnet werden.

Anhand der Vorgangsart kann die Rolle weiter spezifiziert werden, eine Rollen-Vorgangsart Kombinationen kann dabei nur einmal angelegt werden. Ist dem Debitor/Kreditor ein Kontakt zugeordnet, dann wird dieser automatisch in das Feld "Kontaktnr." übernommen.

Nachdem eine Rollenzuordnung erfolgt ist, stehen in der Stammdatenkarte die Rolleninformationen zur Verfügung und die Inhalte der Rollen-Zusatzinformationen können erfasst werden.

Über den Aufruf „Zugeordnete Partnerrollen“ können dem Debitor die Rollen anderer Debitoren/Kreditoren/Kontakte zugewiesen werden. Damit kann z.B. auf einen anderen Debitor und dessen Rolle als Krankenkasse verwiesen werden.

Mit den Angaben Start- und Enddatum kann zusätzlich ein Zeitraum für die Gültigkeit der zugeordneten Partnerrolle festgelegt werden. Damit kann bereits im Vorfeld eine Änderung der Krankenkasse zu einem bestimmten Datum in den Stammdaten gepflegt werden. Die zugeordneten Partnerrollen können dann in der Stammdatenkarte eingesehen werden.

Hinweis

Änderungen der Werte in den zugehörigen Zusatzfeldnern sind nur in den eigenen Partnerrollen möglich. Die Werte der zuordneten Partnerrollen sind nicht editierbar.

Hinterlegung mehrerer gleicher Partnerrollen differenziert nach Vorgangsart#

Über die Vorgangsarten ist es möglich, eine Partnerrolle detaillierter zu definieren. So kann einem Debitor mehrfach eine Rolle zugewiesen werden, sofern sie sich in der Zuordnung der Vorgangsart unterscheiden. Es können so z.B. zu einem Debitor mehrere Ärzte zugeordnet werden oder verschiedene Kostenträger wie z.B. Berufsgenossenschaft und gesetzliche Krankenversicherung.

Vorgangsbeteiligte aktualisieren#

Ist die Aktualisierung erlaubt, fragt das System ab, bei hinzufügen eines weiteren Datensatzes zu einer Partnerrolle wie z.B. Ergänzung Kostenträger ab Datum x, ob die bestehenden Vorgänge aktualisiert werden soll. Wird dies mit "Ja" bestätigt, dann wird in den Vorgängen auf der aktuellen Zeile der bereits hinterlegten Partnerrolle ein Enddatum gesetzt und eine neue Zeile zur Partnerrolle mit Startdatum angelegt.

Wiedervorlagen#

Mittels der Wiedervorlagen in KUMAVISION healthcare365 lassen sich einfach und bequem Erinnerungen an offene Aufgaben erstellen und einem/einer AnwenderIn und / oder Team zuweisen. Dabei kann die Wiedervorlagenbearbeitung in KUMAVISION healthcare365 von verschiedenen Orten aus aufgerufen werden.

Einrichtung#

Teams#

Wenn mit Teams gearbeitet werden soll, muss jede/r MitarbeiterIn mindestens einem Team zugeordnet werden. Richten Sie hier über die „Vertriebsteams“ zunächst die gewünschten Teams ein. Erstellen Sie einen neuen Eintrag über den Funktionsaufruf „Neu“, ordnen Sie nun die gewünschten MitarbeiterInnen über den Aufruf „Benutzer“ im Menüband zu. Es öffnet sich die „Team Benutzer“ in der Sie die zugehörigen BenutzerInnen über die Benutzer ID auswählen können.

Hinweis

Ist ein/e BenutzerIn in mehreren Teams zugeordnet, funktioniert das automatische Vorbelegen der Teamzuordnung nur, wenn ein Team als primäres Team für den/die BenutzerIn gekennzeichnet wird.

Wiedervorlageaufgabe#

In den Wiedervorlagen kann mit vordefinierten Aufgaben gearbeitet werden. Um eine Aufgabe zu erstellen, rufen Sie die „Wiedervorlage Aufgabe“ auf und erstellen über den Aufruf „Neu“ im Menüband einen neuen Eintrag. Im Feld „Beschreibung“ wird diese Aufgabe beschrieben.

Feld Beschreibung
Code Vergabe eines „Kürzels“ der Aufgabe.
Beschreibung Gibt die Beschreibung der Aufgabe an.

Wiedervorlagengruppen#

Mehrere Wiedervorlagenaufgaben können zu Aufgabengruppen zusammengefasst werden. Dazu wird zunächst ein Gruppencode angelegt, im Anschluss können die Aufgaben zur entsprechenden Gruppe hinzugefügt werden.

Um eine Aufgabengruppe zu erstellen, rufen Sie die „Wiedervorlagegruppeliste“ auf und erstellen über den Aufruf „Neu“ im Menüband einen neuen Eintrag.

Feld Beschreibung
Code Vergabe eines „Kürzels“ der Aufgabengruppe.
Beschreibung Gibt die Beschreibung der Aufgabengruppe an.

In den Wiedervorlagen Aufgabenzeilen werden anschließend die Aufgaben der Gruppe hinzugefügt. Ist für die Bearbeitung ein bestimmtes Team zuständig, kann dieses bereits hier in der Wiedervorlagengruppe vorbelegt werden.

Einrichtung eBox#

Um Teamwiedervorlagen über die eBox zu bearbeiten ist eine Initialisierung der eBox Typen notwendig.

Rufen Sie die über die Anwendersuche die „eBox Arten“ auf und führen Sie die Funktion „eBox Typen initialisieren“ über „Aktionen“ aus. Über diese Funktion können alle umgesetzten Arten und Unterarten automatisch generiert werden.

Der Eintrag zur Verarbeitung von Wiedervorlagen wird dadurch automatisch angelegt.

Ablauf#

Erstellung von Wiedervorlagen#

Aus vielen Belegen und Stammdaten können Wiedervorlagen über die Funktion „Wiedervorlage errichten“ angelegt werden.

Wird eine neue Wiedervorlage erstellt, so wird sie mit der eigenen Benutzer ID und dem primären Team (sofern eingerichtet) vorbelegt.

Auf dem Inforegister „Allgemein“ wählen Sie eine „Aufgabengruppe“ aus, sofern Sie diese im Unternehmen verwenden.

Auf dem Inforegister „Kurzinformation“ kann ein einfacher Infotext hinterlegt werden. Dieser wird Ihnen ebenfalls in der Übersicht der Wiedervorlagen angezeigt. Wählen Sie hier eine eindeutige Beschreibung, um den Inhalt möglichst einfach zu identifizieren. Auf dem Inforegister „Wiedervorlagen Aufgaben“ können Sie, falls nicht bereits durch die Verwendung einer Aufgabengruppe erfolgt, einzelne Aufgaben erfassen oder alternativ auch manuell einen Aufgabentext erfassen.

Wurden in der Wiedervorlage Aufgaben erfasst, wird auf dem Inforegister „Kurzinformation“ der Text der nächsten offenen Aufgabe angezeigt. Aus dem Inforegister „Information“ können Sie Detaildaten zum Bedarfsverursacher sehen sowie Erstell-, Änderungs- und Abschlussdaten.

Aufgabe einem Team zuweisen#

Soll die Aufgabe einem anderen Team zugewiesen werden, wird auf dem Inforegister „Allgemein“ die Teamaufgabe aktiviert. Der/die BenutzerIn wird dann automatisch entfernt und die Aufgaben können einem anderen Team zugewiesen werden. Soll die Aufgabe erst zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden, muss das Wiedervorlagendatum entsprechend hochgesetzt werden.

Resultierende Aufgabe erstellen#

Resultierende Wiedervorlagen können generell zu einer Wiedervorlage oder zu einer einzelnen Aufgabe einer Wiedervorlage erstellt werden. Je nach Variante wählen Sie den Funktionsaufruf „Resultierende Wiedervorlage errichten“ im Menüband oder alternativ auf dem Inforegister „Wiedervorlagen Aufgaben“ zur Zeile auf.

Bei Auswahl in der Zeile wird direkt die Aufgabe übernommen und, falls bereits angegeben, das neue Team der Aufgabe vorbelegt. In der bisherigen Wiedervorlage wird die Aufgabe automatisch auf "erledigt" gesetzt und die Nummer der resultierenden Wiedervorlage angezeigt.

Abarbeiten der Wiedervorlagen in der eBox#

Öffnen Sie die eBox über den Aufruf „eBox“ im Menüband auf der Startseite, alternativ können Sie auch die eBox über die Anwendersuche aufrufen. Wählen Sie aus der Liste der eBox Arten die Art „Wiedervorlage“ und bestätigen Sie dies mit "OK".

Es öffnet sich die „eBox“. Wählen Sie über "Funktion“ die Aktion „Abruf“ aus. Es erscheint eine Auswahl der Wiedervorlagen gefiltert nach eigener Teamzugehörigkeit.

Aus dem Arbeitsvorrat können einzelne oder mehrere Einträge ausgewählt werden, die dann für die Bearbeitung in die eBox übernommen werden.

Beginnen Sie mit der Bearbeitung indem Sie über „Funktion“, „Anzeigen“ die Wiedervorlagenkarte öffnen und führen die Funktion „In Verarbeitung“ aus. Der Status auf dem Inforegister „Allgemein“ wird auf „in Bearbeitung“ geändert.

Sie haben die Möglichkeit, aus der Wiedervorlage heraus über die Aufrufe im Menüband direkt den Beleg aufzurufen, aus der die Wiedervorlage erstellt wurde. Bemerkungen können über den Aufruf „Bemerkungen“ im Menüband hinterlegt werden.

Sind die Aufgaben der Wiedervorlage erledigt, wird der Status in der Wiedervorlage über die Funktion "Erledigt" auf „Erledigt“ und der eBox Eintrag auf den Status „Geprüft“ gesetzt. Führen Sie hierfür über den Aufruf „healthcare“ die Funktion „Geprüft“ aus.

Der Wiedervorlagen-Datensatz wird aus der eBox entfernt. Die Wiedervorlage wird dadurch nicht gelöscht - die Wiedervorlage erscheint lediglich nicht mehr in der Liste der abzurufenden Datensätze.

Abarbeiten der Wiedervorlagen aus dem Rollencenter#

Neben der Möglichkeit, zur Bearbeitung in der eBox, können Sie die Wiedervorlagen über die einzelnen Kacheln im Rollencenter bearbeiten. Es stehen hierfür zwei verschiedene Kacheln zur Verfügung. Zum einen die „Team Wiedervorlagen“, diese sind gefiltert auf Ihrem Benutzer zugeordneten Teams und die „Eigenen Wiedervorlagen“ diese sind gefiltert auf Ihren Benutzer. Nur wenn in der Wiedervorlage „Teamaufgabe“ aktiviert ist, wird diese in der Kachel „Team Wiedervorlagen angezeigt“.

Die Bearbeitung erfolgt analog der Bearbeitung aus der eBox. Beginnen Sie mit der Bearbeitung indem Sie über „Funktion“, „Anzeigen“ die Wiedervorlagenkarte öffnen und führen die Funktion „In Verarbeitung“ aus. Der Status auf dem Inforegister „Allgemein“ wird auf „in Bearbeitung“ geändert.

Sie haben die Möglichkeit, aus der Wiedervorlage heraus über die Aufrufe im Menüband direkt den Beleg aufzurufen aus der die Wiedervorlage erstellt wurde. Bemerkungen können über den Aufruf „Bemerkungen“ im Menüband hinterlegt werden.

Sind die Aufgaben der Wiedervorlage erledigt, wird der Status in der Wiedervorlage über die Funktion „Erledigt“ auf den Status "Erledigt" und der eBox Eintrag auf den Status „Geprüft“ gesetzt. Führen Sie hierfür über den Aufruf „healthcare“ die Funktion „Geprüft“ aus.

Automatische Wiedervorlagen bei Therapieende/-Abbruch, Vorgangsende#

Neben der manuellen Anlage von Wiedervorlagen, kann über den Prozess „Vorgangsende setzen“ aus dem Marketing Cockpit die Wiedervorlage automatisch erstellt werden (siehe hierzu Abschnitt Therapieende/ -abbruch).

healthcare+ Suche#

Über diese Schnellsuche für Stammdaten können Sie in KUMAVISION healthcare365 über alle Zusatzfelder und alle frei definierten Stammdatenfelder über die Eingabe in einem Suchfeld nach Datensätzen suchen. Dabei werden definierte verbundene Daten, wie z.B. die Artikeleinheiten und Varianten, bei der Suche nach einem Artikel mitberücksichtigt.

Verwendung#

Für die folgenden Stammdaten steht die healthcare+ Suche zur Verfügung, die über die jeweiligen Stammdatenlisten und –karten aufgerufen werden kann:

  • Debitoren
  • Kreditoren
  • Kontakte
  • Artikel
  • Ressourcen
  • Sachkonten / Erw. Sachkonten
  • Seriennr. / Chargennr.-Infokarten
  • Kontenplan

Der Aufruf der Suche erfolgt über das Menüband der jeweiligen Stammdatemliste.

In der Suchergebnis-Maske kann der Datensatz über die Funktion "Anzeigen" angezeigt werden. Beim Verlassen der Maske mit "Ok" wird auf den ausgewählten Datensatz in der jeweiligen Stammdatenliste positioniert.

Die healthcare+ Suche berücksichtigt alle eingerichteten Stammdatentabellen.

Debitorensuche: Werden zu einer Suche mehrere Ergebnisse gefunden, die beispielsweise dem gleichen Debitor zugeordnet sind, so wird der erste Treffer angezeigt. Die weiteren Treffen können dann über den DrillDown im Feld "Anzahl" zusätzliche Treffer aufgerufen werden.

Suchregeln:

  • Alle Begriffe die eingegeben werden, sind automatisch mit einem UND verknüpft. Die Treffer müssen damit alle eingegebenen Begriffe enthalten.
  • In der healthcare+ Suche zu Debitor, Kontakt oder Kreditor gibt es die Möglichkeit die Suche zusätzlich einzugrenzen auf die Eigene Partnerolle des gesuchten Datensatzes.

Hinweis

Die healthcare+ Suche sucht nach den eingetragenen Feldern/Zusatzfeldern und den Feldern der „eigenen“ Partnerrolle (z.B. des Debitoren), nicht aber nach den Zusatzfeldern von dem Debitor zugeordneten Partnerrollen. Bei der Debitorensuche werden auch die variablen Adressdaten berücksichtigt.

Adressverwaltung /-steuerung#

Die Hinterlegung der Stammdatenadresse für Debitoren, Kreditoren und Kontakte geschieht über die jeweiligen Stammdatenkarten. Da die Vorgehensweise bei allen drei Typen gleich ist, wird hier im Folgenden der Ablauf anhand eines Debitors gezeigt. Alle Felder, Menüpunkte und Aktionen der Adressverwaltung verhalten sich für die drei Stammdatentypen gleich.

Adressverwaltung in der Debitorenkarte#

Die Debitorenkarte wird über "Verknüpfungen" – "Debitor bearbeiten" zur Bearbeitung geöffnet.

  1. Die Adressfelder bleiben dabei „nicht editierbar“, da die Adresspflege über die Adressverwaltung geschieht. Es wird automatisiert die aktuell gültige Adresse angezeigt.
  2. Die Anzahl der Adressen in der Debitorenkarte gibt die bereits hinterlegten Adressen für den Debitoren aus. Ein Klick auf die Zahl öffnet die Adressenübersicht.
  3. Über die Funktionalität "Mehr Felder anzeigen" wird unter anderem auch das Feld "Name 2" eingeblendet.
  4. Über den Assist-Button neben dem Namen wird die Stammdaten Adressverwaltung für den Debitoren aufgerufen.

Folgende Optionen stehen hier zur Verfügung:

  1. Vorhandene Adressdaten löschen, neue Adressdaten erstellen und speichern
  2. Zwischen den bereits vorhandenen Adressdaten wechseln (um diese zu bearbeiten)
  3. Den Datumsbereich einer Adresse ändern
  4. Die Adressdaten bearbeiten
    Diese brauchen bei bereits vorhandenen Daten nicht gespeichert zu werden. Dies geschieht automatisiert, da ein bereits in der Datenbank vorhandener Datensatz bearbeitet wird.

Hinweis

Die aktuelle Stammdatenadresse hat immer ein Bis Datum = „leer“ Diese Adresse wird auch bei Datenübernahme oder Aktivierung der KUMAVISION Adressverwaltung angelegt.

Anlage einer neuen Adresse (Stammdatenadresse)#

Die Anlage einer neuen, gültigen Adresse für einen Debitor, die ab sofort oder zukünftig gültig sein soll (z.B. wegen Umzug der Firma an einen neuen Standort) erfolgt über die Adressverwaltung. Der Aufruf wird über den Assist-Button neben dem Feld "Name" gestartet. Dabei muss der Debitor im Status "Pflege - In Bearbeitung" sich befinden.

Es öffnet sich die Adressverwaltung.

Über "Neu" wird eine neue Adresse angelegt. Optional können nun bereits bestehende Adressdaten übernommen und danach bearbeitet, oder neue Adressdaten und Gültigkeiten eingegeben werden.

Hinweis

Das Feld Von Datum wird mit dem aktuellen Arbeitsdatum vorbelegt. Dies kann überschrieben werden.

Anschließend wird der Datensatz über die entsprechende Funktion gespeichert. Das System speichert die neue Adresse und setzt das "Bis Datum" der „alten“ Stammadresse auf den Tag vor dem Startdatum der neuen Adresse.

Hinweis

Sind Adressen angelegt worden, die noch nicht gespeichert wurden, wird beim Verlassen der Adressverwaltungskarte abgefragt, ob diese neuen Daten gespeichert werden sollen. Dies geschieht nur für den aktuell angezeigten Datensatz. Wird die Abfrage verneint, gehen die eingegebenen Daten verloren.

Wird ein Datumsbereich eingegeben, in dem bereits eine Adresse aktiv ist (Bsp.: bestehender Datensatz 01.01.-31.03. neuer Datensatz ab 15.03.), prüft das System beim Speichern oder Verlassen der Stammdaten Adressverwaltung diese Daten und schlägt vor, das Enddatum des bestehenden Datensatzes zu ändern.

Bei Verneinung dieser Abfrage kann der zu speichernde Datensatz manuell berichtigt werden.

Sollte diese Abfrage bestätigt werden, wird das "Bis Datum" des bisher bestehenden Datensatzes angepasst auf Bis Datum einen Tag vor dem Von Datum des neuen Datensatzes (Bsp.: 14.03.).

Ändern einer Adresse#

Um eine bereits vorhandene Adresse zu ändern, muss in der Stammdaten Adressverwaltung der entsprechende Eintrag auf dem Inforegister "Bereits vorhandenen Adressen" markiert werden.

Dadurch werden die Adressdaten im Reiter "Adresse bearbeiten" zur Verfügung gestellt und können dort geändert werden. Die Daten werden automatisch gespeichert, wenn der aktuelle Datensatz verlassen, eine neue Adresse in der „Bereits vorhandenen“-Liste markiert oder aber die Adressverwaltung geschlossen wird.

Löschen einer Adresse#

Um eine Adresse zu löschen, muss in der Stammdaten Adressverwaltung die entsprechende Adresse in der Liste markiert und über weitere Optionen in der Zeile gelöscht werden.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass Sie nur eine Adresse löschen, sofern es weiterhin eine gültige Stammdatenadresse gibt.

Synchronisation der Adressen in den Stammdaten#

Gemäß der Systemlogik von KUMAVISION healthcare365 können Kontakte mit dem Debitorenstamm und/oder dem Kreditorenstamm verknüpft sein. Daher kann es sich bei einem Kontakt / Debitoren um ein und die selbe Person oder das selbe Unternehmen handeln. Aus diesem Grund ist es notwendig, auch die Adressdaten in der Adressverwaltung mit den verknüpften Stammdaten zu synchronisieren.

Die Synchronisation erfolgt automatisch. Wird in den Stammdaten (Kontakt, Debitor oder Kreditor) eine Adresse angelegt, geändert oder gelöscht, so wird diese Änderung automatisch auch an die verknüpften Stammsätze weitergegeben (Felder: Name, Name2, Adresse, etc.).

Beispiel:
Wird die Adresse im Kontakt verändert, so wird anhand der Kontakt Geschäftsbeziehungen geprüft, mit welchen anderen Stammdatensätzen (Debitor / Kreditor) dieser Kontakt verknüpft ist. Findet das System eine entsprechende Geschäftsbeziehung, so wird auch dort die Adresse entsprechend angepasst. Dabei wird die geänderte Adresse für den Debitor oder Kreditor aus dem Kontakt übernommen.

Aus dem Debitoren- oder Kreditorenstamm arbeitet die Synchronisation gleichermaßen. Hierbei wird geprüft, mit welchem Kontakt der Debitor oder Kreditor verknüpft ist und gibt die Änderungen der Adresse an diesen Kontakt und weitere verknüpfte Stammdaten weiter.

Hinweis

Die Synchronisation bezieht sich nicht nur auf das Ändern von Adressdaten, sondern auch auf das Anlegen neuer Adressen sowie das Löschen vorhandener Adressen.

Berücksichtigt bei der Synchronisation wird grundsätzlich nur die Stammadresse (ohne Enddatum), zeitlich begrenzte Adressen bleiben davon ausgenommen.

Liefer-, Bestell- und Rechnungsadressen#

Für die Liefer-, Rechnungs-, Bestell- und Zahlungsempfänger können jeweils eigene Stamm- und Einmaladressen angelegt werden. Bei den Debitoren und Kontakten erfolgt der Aufruf über die "Lief. an Adressen" bzw. "Rech. an Adressen". Bei den Kreditoren erfolgt der Aufruf über die Bestell- bzw. Zahlungsempfängeradressen.

Da die Vorgehensweise bei allen Adressarten gleich ist, wird hier exemplarisch der Ablauf anhand einer "Rech. an Adresse" eines Debitors beschrieben.

Felder, Menüpunkte und Aktionen verhalten sich auch in anderen Adressarten gleich.

Anlage einer dauerhaften Rechnungsadresse (Stammadresse)#

Um für einen Debitoren eine dauerhaft gültige "Rech. an Adresse" zu vergeben (z.B. Umzug der Firma an einen neuen Standort), werden über das Menüband die "Rech. an Adressen" des Debitor aufgerufen.

Über "Neu" im Menüband wird eine neue "Rech. an Adressen"-Karte geöffnet. Zur Identifizierung der Rechnungsadresse sollte ein aussagekräftiger Code vergeben werden, bspw. Zentrale oder Abrechnungsstelle.

Bei Verlassen des Feldes können nun optional die bereits bestehenden Adressdaten übernommen und danach bearbeitet, oder neue Adressdaten und Gültigkeiten eingegeben werden.

Als "Von Datum" wird das aktuelle Arbeitsdatum vorbelegt. Dies kann angepasst werden, sollte die Adresse bspw. erst in der Zukunft gültig sein.

Ist die Adresse gepflegt und gespeichert, wird nach Verlassen der Adressverwaltung die Adresskarte mit Code bspw. "Zentrale" angezeigt. Hier kann nun das Feld "Belegstammadresse" auf "JA" gesetzt werden, um die Adresse als dauerhaft gültig zu definieren.

In der Übersicht der "Rech. an Adressen" ist die Belegstammadresse ebenfalls ersichtlich (Einstellung "JA" im Feld "Belegstammadresse").

Anlage einer zukünftigen Adresse#

Wurde für den Debitoren die "Rechn. an Adresse" mit Code "Zentrale" angelegt, kann diese um eine zukünftig neue Adresse ergänzt werden.

Beispiel:
Ist die aktuelle Rechnungsstammadresse seit dem 01.01. gültig. Ist ab dem 01.06. bspw. eine neue Hausnummer angekündigt, kann diese Adresse im Code "Zentrale" ergänzt werden.

Es wird die Rech. an Adressen Übersicht des Debitoren geöffnet. Die Adresszeile mit Code "Zentrale" wird markiert und über Verwalten – Bearbeiten geöffnet. Über den Assist Button neben dem Namen wird die Adressverwaltung geöffnet.

Über "Neu" wird eine neue Adresse angelegt. Optional können nun bereits bestehende Adressdaten übernommen und danach bearbeitet, oder neue Adressdaten und Gültigkeiten (bspw. ab 01.06.) eingegeben werden.

Anschließend wird der Datensatz über die entsprechende Funktion gespeichert. Die neue Adresse wird gespeichert und das "Bis Datum" der „alten“ Stammadresse wird automatisch auf den Tag vor dem Startdatum der neuen Adresse gesetzt.

Hinweis

Sind Adressen angelegt worden, die noch nicht gespeichert wurden, wird beim Verlassen der Adressverwaltungskarte abgefragt, ob diese neuen Daten gespeichert werden sollen. Dies geschieht nur für den aktuell angezeigten Datensatz. Wird die Abfrage verneint, gehen die eingegebenen Daten verloren.

Ändern einer Adresse#

Wurde für ein Debitor die "Rechn. an Adresse" angelegt, kann diese geändert werden.

Es wird die "Rech. an Adressen"-Übersicht des Debitors geöffnet. Die Adresszeile mit Code "Zentrale" wird markiert und über Verwalten – Bearbeiten geöffnet. Über den Assist Button neben dem Namen wird die Adressverwaltung geöffnet.

Die Angaben der Adresse können direkt in den Feldern angepasst werden.

Die Daten werden automatisch gespeichert, wenn der aktuelle Datensatz verlassen, eine neue Adresse in der „Bereits vorhandene Adressen“-Liste markiert oder aber die Adressverwaltung geschlossen wird.

Löschen einer Adresse#

Um eine Adresse zu löschen, wird die "Rech. an Adressen"-Übersicht des Debitors geöffnet. Über Verwalten – Löschen kann der markierte Datensatz gelöscht werden.

Einmaladressen in Einkaufs- und Verkaufsbelegen#

Einmaladressen gelten nur einmalig für den Beleg, in dem sie erfasst werden. Die Hinterlegung der Einmaladressen für Einkaufs- und Verkaufsbelege wird in der jeweiligen Belegkarte vorgenommen. Da die Vorgehensweise bei allen Belegarten gleich ist, wird im Folgenden der Ablauf anhand eines Verkaufsauftrages gezeigt.

Folgende Belegarten wurden um die Einmaladressen erweitert:

Bereich Einkauf:

  • Anfrage
  • Bestellung
  • Rechnung
  • Gutschrift
  • Einkaufsreklamation

Bereich Verkauf

  • Angebot
  • Auftrag
  • Rechnung

Auswahl Einmaladresse im Verkaufsauftrag#

Im Verkaufsauftrag werden zunächst die Adressen aus der Adressverwaltung eingesteuert.

Ist der Verkaufsauftrag angelegt, können zu diesem Beleg auf dem Inforegister "Allgemein" die Anzahl der Einmaladressen angezeigt werden.

Durch Klick auf den Assist Button wird die Einmaladressverwaltung aufgerufen.

Es werden die Bereits vorhanden Adressen angezeigt. Wird eine Adresse markiert, kann diese über das Menüband bearbeitet oder gelöscht werden. Über "Neu" kann zudem eine neue Adresse angelegt werden. Hierbei gilt die gleiche Vorgehensweise, wie zuvor beschrieben. Zusätzlich dazu muss ein Anschriftssteuerungscode hinterlegt werden, der definiert, in welchen Folgebelegen diese Adresse verwendet werden soll.

Ist im Anschriftssteuerungscode beispielsweise nur die Lieferung ausgewählt, so wird im Verkaufsauftrag auf dem Inforegister "Lieferung und Abrechnung" die "Lief an Adresse" die Einmaladresse eingetragen, nicht aber unter "Rech. an Adresse". Die Lieferung erfolgt somit an die Einmaladresse und die Rechnung an die Stammadresse.

Die Einmaladresse muss zudem ein Von-/ Bis Datum erhalten in dessen Zeitraum diese zur Auswahl gültig ist.

Das Löschen und Ändern der Einmaladressen erfolgt ebenfalls über die Einmaladressverwaltung, analog den Bearbeitungsoptionen bereits zuvor beschriebener Adressen.

Artikelverfolgung#

KUMAVISION healthcare365 stellt bei Auslieferung des Systems eine Anzahl branchengängigen Artikelverfolgungen zur Verfügung die bei Neuanlage eines Artikels entsprechend zugewiesen werden kann.

Hinweis

Bitte beachten Sie, die vorgegebenen Artikelverfolgungen werden von KUMAVISION vorgegeben und dürfen nicht verändert werden.

Farbliche Darstellung#

Das Feld „Menge“ wird in den offenen EK-/VK-Belegzeilen, Warenausgangszeilen, Wareneingangszeilen und im Artikel Buch.-Blatt, UML Buchblatt, INV Buchblatt, Fertigung, Montage andersfarbig dargestellt, wenn es sich um eine Zeile mit einem Artikel handelt, für den eine Artikelverfolgung eingerichtet ist. Zusätzlich kann über den Lookup des Feldes direkt die Artikelverfolgung aufgerufen werden.

Dabei werden folgende farbliche Unterscheidungen getroffen:

  • Rot, wenn Chargen- oder Seriennummern vorhanden sind, aber keine Zuordnung erfolgt ist
  • Blau, wenn Chargen- oder Seriennummern vorhanden sind, aber nicht vollständig zugeordnet wurden
  • Grün, wenn Chargen- oder Seriennummern vorhanden und vollständig zugeordnet sind

Herstelldatum Garantiedatum, ext. Charge#

Sollte ein Artikel ein Herstelldatum haben, können Sie dies mit dem Artikelverfolgungscode definieren. Das Garantiedatum können Sie auf der Inforegister „KUMAVISION healthcare" auf den Felder „Garantielaufzeit Kunde“ / „Garantielaufzeit Lieferant“ definieren. Darüber hinaus können auf diesem Inforegister diverse Einstellungen für den technischen Service vorgenommen werden.

Infokartenpflicht#

Damit bei Buchung automatisch eine Seriennummer/Chargennummer-Infokarte erstellt wird, muss für den Artikel die Infokartenpflicht auf der Artikelkarte durch den Schalter „Infokartenpflicht“ aktiviert werden.

Seriennr.-Informationskarte#

Die Seriennr.-Informationskarte wurde mit folgenden Felder in KUMAVISION healthcare365 erweitert:

Inforegister Allgemein#

Feld Beschreibung
Beschreibung 2 Wird mit der Beschreibung 2 des Artikels bzw. der Artikelvariante vorbelegt.
Registernummer Pflege der von der Krankenkasse vergebene Registernummer für das Hilfsmittel.
Status Pflichtfeldprüfung In diesem Feld wird angezeigt, ob die Pflichtfeldprüfung nicht durchgeführt wurde (keine Prüfung), vollständig oder unvollständig geprüft wurde.
Gesperrt von In diesem Feld wird angezeigt, ob der Datensatz durch die Pflichtfeldprüfung oder durch den/der AnwenderIn gesperrt ist.
Inforegister Kreditor#

Dieses Inforegister ist für den technischen Service von Notwendigkeit. Wenn ein Gerät eingekauft oder im Rahmen des Wiedereinsatzes von einem Marktbegleiter über eine Bestellung erfasst wird, wird der Kreditor hier erfasst.

Inforegister Debitor#

Dieses Inforegister ist für den technischen Service von Notwendigkeit. In diesem Inforegister wird der/die BenutzerIn erfasst, welche/r die Einweisung in das Gerät gegeben hat.

Inforegister KUMA-Plattform#
Feld Beschreibung
Vorbesitzer / Vorbesitzer Suchbegriff Kontakt, der das Gerät zuvor besessen hat. / Kontakt Suchbegriff des Vorbesitzers
Datum letzte Lagerbuchung Kalkuliertes Feld, wird bei jeder Warenbewegung des Geräts aktualisiert.
Lagerort/Lagerplatz letzte Lagerbuchung Kalkuliertes Feld, wird bei jeder Warenbewegung des Geräts aktualisiert. Hierüber ist zu erkennen, wo das Gerät sich aktuell befindet.
Variantencode letzte Lagerbuchung Kalkuliertes Feld, wird bei jeder Warenbewegung aktualisiert, zeigt den aktuellen Variantencode des Geräts an.
Status frei parametrisierbares Feld, um den Status des Geräts darzustellen
Garantielaufzeit Kunde Gibt die Datumsformel an sowie die Laufzeit, wird berechnet bei Auslieferung des Geräts auf Basis des Buchungsdatums.
Garantie Kunde bis Wird anhand des Lieferdatums und der Garantielaufzeit automatisch errechnet.
Geräteklasse Feld zur Klassifizierungsmöglichkeit der SN-Karten. Kann von AnwenderInnen mit eigenen Codes frei definiert werden.
CE Verantwortung Hinterlegen des CE-Kennzeichens
Inbetriebnahmedatum Wird berechnet bei erstmaliger Auslieferung eines Geräts.
Vertragsnr. /Vertrag Versionsnr. /Vertrag Zeilennr. Gibt den Vertrag an, mit dem das Gerät ausgeliefert worden ist. Diese Felder müssen gefüllt werden, damit die automatische Vertragsermittlung im Call greifen kann.
Vorgangsnr. Gibt den Vorgang an, mit dem das Gerät ausgeliefert worden ist.
Garantielaufzeit Lieferant Pflege der Garantiedaten des Lieferanten. Auf Basis der Datumsformel wird die Garantie bei Einbuchung des Geräts berechnet.
Garantie Lieferant bis Wird anhand des Wareneingangsdatums und der Garantielaufzeit bei Eingangsbuchung errechnet.
Garantielaufzeit Reparatur Wert wird bei Ausführung der Reparatur berechnet.
Rep. KV nötig Kommt vom Debitor, der das Gerät gekauft hat und gibt vor, ob dieser einen KV wünscht oder nicht. Das Feld wird bei Verkauf automatisch befüllt und nur im Handel genutzt.
Rep. KV Wertgrenze Wünscht der Kunde einen Reparaturkostenvoranschlag ab einem bestimmten Wert, so steht in diesem Feld die Wertgrenze, ab dem der KV erstellt werden muss. Das Feld wird ebenfalls bei Verkauf befüllt und hat ebenfalls nur Relevanz im Handel.
Betriebsstundenpflicht Wird durch den Artikelverfolgungscode des Artikelvorbelegt
Verschrottet Wenn der Haken gesetzt wird, gilt das Gerät als verschrottet. Der Haken darf erst nach der Ausbuchung über das Artikelbuchblatt gesetzt werden. Mit Setzen des Hakens wird ebenfalls der Haken „Gesperrt“ gesetzt. Zudem wird in den Feldern "Verschrottet von" und "Verschrottet am/um" mitgeloggt, wer und wann den Haken gesetzt bzw. herausgenommen hat.
Wartungsintervall gemäß MPG Anhang 1 Wird von der Artikelkarte vorbelegt
Zusatzinformationen In diesem Inforegister werden die Zusatzfelder des Artikels und der Seriennummernkarte gepflegt.
Inforegister Eigentum-/ Besitzverhältnis#

Hier wird das Eigentumsverhältnis des Geräts dargestellt.

Feld Beschreibung
Letzter Buchungscode Gibt das Eigentumsverhältnis des Geräts an und wird bei jeder Warenbewegung neu berechnet. Wenn das Feld leer ist, wurde das Gerät verkauft, ohne das nachzuhalten ist, wo sich das Gerät befindet.
Eigentümer Gibt den Eigentümer des Geräts an. Ist das Feld leer, gehört das Gerät uns selbst.
Besitzer Gibt den Debitoren an, der das Gerät aktuell in seinem Besitz hat und nutzt.
Geräteverwendungsart wird nicht benutzt

Solange nachzuhalten ist, wo sich das Gerät befindet, ist der Buchungscode sowie die Felder für den Lagerort und Lagerplatz der letzten Lagerbuchung gefüllt. Wird ein Gerät nur an einen Kunden verkauft, sind die Felder leer und einzig der Eigentümer und Besitzer sind eingetragen. Der Buchungscode wird im jeweiligen Prozess korrekt eingesteuert.

Menüband „Vorgang“#
Feld Beschreibung
Vertragszuordnung Zuordnung von Kassenverträgen zur SN-Karte. Hat in den hier beschriebenen Prozessen keine Verwendung.“
Wiedervorlage errichten Versenden einer Wiedervorlage auf Basis der Seriennummernkarte
Seriennr. Infokarte bearbeiten/ Seriennr. Info Pflege beenden Aktivierung der Pflichtfeldprüfung der SN-Karte sowie des Bearbeitungsmodus der
Seriennr.-Suche Med+-Suche auf Basis der Seriennummernkarten
Artikel-/Gerätezuordnungsposten Wenn in der Fertigung das Zusatzmodul „Seriennr. in Seriennr.“ genutzt wird, werden hier die dem Gerät zugeordneten Komponenten angezeigt. Zudem stehen hier alle im Rahmen des Service aufgebrachten Aufwendungen und Ersatzteile.
Navigate Anzeige aller Posten, Einkaufs- und Verkaufsbelege zur Seriennummer
Besitzerinfos zurücksetzen Mithilfe dieser Funktion werden Vertrags- und Besitzerinformationen auf der Seriennummernkarte und Artikelposten herausgenommen, sodass ein Gerät direkt von einem Besitzer auf einen anderen umgebucht werden kann.
Merkmalsklassen Anzeige der Geräteparameter zum Gerät
Artikelposten Anzeige der Warenbewegungen des Geräts
Feld Beschreibung
Gerätelebenslauf Ausdruck der Informationen und Warenbewegungen zum Gerät
Menüband „Kundenservice“#
Feld Beschreibung
Neuer Call Anlage eines neuen Calls für das Gerät
Calls Anzeige aller offenen Calls zum Gerät
Beendete Calls Anzeige aller abgeschlossenen Calls zu einem Gerät
Menüband „Geräteservice“#
Feld Beschreibung
Wartungsplan erstellen Sollte kein Wartungsplan für eine Seriennummer existieren, kann für die einzelne Karte auf Basis des Wartungsplans des Artikels ein Wartungsplan erzeugt werden.
Wartungsplan Anzeige des Wartungsplans für das Gerät, hier werden konkrete Fälligkeitsdaten für Wartungen angezeigt und berechnet. Das Feld "Planungsnr." gibt die Wartungscockpitnummer an, über die diese Wartung aktuell durchgeführt wird. Ist der Eintrag 0, so befindet sich diese Zeile in keiner Wartung oder in Planung einer anstehenden Wartung.
Geräteposten In den Geräteposten werden die im Rahmen eines Technikauftrags verbrauchten Artikel und Ressourcen angezeigt und erfasst. Zusätzlich findet hier auch eine einfache Kostenrechnung statt auf Basis der Einstandspreise der Artikel und Ressourcen.
Menüband „Aktionen“#
Feld Beschreibung
Seriennr. Infokarte bearbeiten/ Seriennr. Info Pflege beenden Aktivierung der Pflichtfeldprüfung der SN-Karte sowie des Bearbeitungsmodus der SN-Karte sowie die jeweilige Beendigung
Vertragszuordnung Zuordnung von Kassenverträgen zur SN-Karte. Hat in den hier beschriebenen Prozessen keine Verwendung.
Artikelvertragszeilen B2B erzeugen Funktion der nachträglichen Zuordnung eines Geräts zu einem Reparatur- oder Wartungsvertrag im Handel.
Merkmalssuche Suche nach Geräteparametern über die Seriennummern
Navigate Anzeige aller Posten, Einkaufs- und Verkaufsbelege zur Seriennummer
Barcodevormerkung Hinterlegen eines Barcodes, Dokumente, denen dieser Barcode zugewiesen wurde, werden hier hinterlegt im Dokumenten Management System (kurz: DMS) abgelegt
Zurück in die eBox Dokumente, welche im DMS abgelegt worden sind, können über diese Funktion zurück in die eBox gesendet werden, falls das Dokument falsch abgelegt und neu zugeordnet werden muss
Gerätelebenslauf Ausdruck der Informationen und Warenbewegungen zum Gerät
Menüband „Zugehörig“#
Feld Beschreibung
Artikelverfolgungsposten Dokumentation der Warenbewegung des Geräts
Bemerkung Möglichkeit zur Erfassung von Bemerkungen für die konkrete Seriennummer
Artikelablaufverfolgung Wird nur in der Fertigung benötigt und dient der Dokumentation der Historie der Seriennummer bzw. der Komponenten, wo diese alle eingeflossen sind
Lagerbestandsübersicht Ansicht des Lagerbestands für die Seriennummer
Belegmerkmale Pflege von Belegmerkmalen an der Seriennummernkarte
Merkmalsklassen Anzeige der Geräteparameter zum Gerät, s. Kapitel „Geräteparameter an der Seriennummernkarte‘
Artikel-/Gerätezuordnungsposten Wenn in der Fertigung das Zusatzmodul „Seriennr. in Seriennr.“ genutzt wird, werden hier die dem Gerät zugeordneten Komponenten angezeigt. Zudem stehen hier alle im Rahmen des Service aufgebrachten Aufwendungen und Ersatzteile.
Artikelposten Anzeige der Warenbewegungen des Geräts
Neuer Call Anlage eines neuen Calls für das Gerät
Calls Anzeige aller offenen Calls zum Gerät
Beendete Calls Anzeige aller abgeschlossenen Calls zu einem Gerät
Wartungsplan erstellen Sollte kein Wartungsplan für eine Seriennummer existieren, kann für die einzelne Karte auf Basis des Wartungsplans des Artikels ein Wartungsplan erzeugt werden.
Wartungsplan Anzeige des Wartungsplans für das Gerät, hier werden konkrete Fälligkeitsdaten für Wartungen angezeigt und berechnet.
Betriebsstundenliste Einsehen der bereits abgelesenen Betriebsstunden, sowie die Berechnung der Nutzungsstunden.

Betriebsstundenpflicht#

Ist ein Gerät betriebsstundenpflichtig, so wird dieses ebenfalls über den Artikelverfolgungscode gesteuert. Dafür ist eigens ein Artikelverfolgungscode (SN_BSTD) angelegt worden, welcher in der Einrichtung die Betriebsstundenpflicht hat, sodass die Betriebsstunden auf der Seriennummernkarte gepflegt und eingesehen werden können.

Warnhinweise#

Sie können zu einem Kontakt bzw. Debitoren Warnhinweise hinterlegen, die Ihnen im Marketing Cockpit angezeigt werden, wenn Sie den Kontakt öffnen. Dies können beispielsweise Warnhinweise vor Infektionskrankheiten o.ä. sein. Je nach Einrichtung werden diese Meldungen im Kopfbereich in Laufschrift und ggf. zusätzlich als eigenständige Warnung angezeigt.

Über die Schaltfläche Warnhinweise „Zugehörig“ > Kontakt MC Cockpit“ > „Warnhinweise“ des Menübands kann ein Warnhinweis aus einer Liste einem Kontakt zugeordnet werden und eingestellt werden, ob eine eigenständige Warnung (über das Feld Gefahrenhinweis) oder nur die Laufschrift angezeigt werden soll.

Hinweis

Die Zuordnung der Warnhinweise ist nur mit entsprechender Benutzerberechtigung möglich. Auf der "Benutzer Einrichtungskarte" muss der Schalter "Diagnosen bearb./Interne Bemerk. anzeigen" auf dem Inforegister "Cockpit anzeigen" aktiviert sein.

Besondere Hinweise#

Bemerkungen für Debitoren, Kreditoren und Artikel können über einen Code als „Besonderer Hinweis“ markiert werden. In den Verkaufs-/Einkaufsbelegen werden diese Bemerkungen dann direkt in der Infobox dargestellt.

Einrichtung#

KUMAVISION healthcare Einrichtung#

In der "KUMAVISION healthcare Einrichtung" kann auf dem Inforegister "Tour" im Feld „Code für Tour Prio-Text" ein Code hinterlegt werden, der „besondere Hinweise“ von „normalen“ Bemerkungen für das Terminplanungsbuchblatt unterscheidet. Hierbei ist zu beachten, dass der entsprechende "Bemerkungscode" vorab in den "Bemerkungscodes" und nicht wie üblich in den "Bemerkungszeilen Codes" eingerichtet wird.

Um besondere Hinweise im Verkaufsbereich von bestimmten Vorgangsbeteiligten ebenfalls in Liefer- und/oder Abrechnungsplan anzuzeigen, hinterlegen Sie auf dem Inforegister „Verkauf“ in den Feldern „VK Priotexte für Partnerrollen LP“ und/oder „VK Priotexte für Partnerrollen AP“ den entsprechenden Code. Sie haben hier auch die Möglichkeit mehrere Codes mit dem Zeichen | zu erfassen. Beispiel: VS-GK|KK-AB

Hinweis

An dieser Stelle der Onlinehilfe werden Ihnen lediglich die zusätzlichen Einrichtungsmöglichkeiten der Funktionserweiterung "Besondere Hinweise" in KUMVISION healthcare365 näher erläutert. Die allgemeinen Einrichtungsmöglichkeiten werden Ihnen hier beschrieben. hier