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Grundlagen#

Kurzerfassung mit Wizard (Kurzerfassungskarte KE)#

Die Kontaktkurzerfassung stellt einen eigenen Stammsatz dar, aus dem Stammdaten wie Kontakt, Debitor und Kreditor erstellt werden können. Somit wird zunächst immer ein Kontaktkurzerfassungsdatensatz erstellt, bevor der eigentliche Kontakt erstellt wird. Dies hat den Vorteil, dass die Kurzerfassung unterbrochen werden kann und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgenommen werden kann. Dementsprechend wird auch bei Anlage von Debitoren oder Kreditoren die Kontaktkurzerfassung genutzt und es wird immer ein Kontakt mit erstellt.

Mit der Kontaktkurzerfassung können Kontakte, sowie weitere, mit dem jeweiligen Kontakt verknüpfte Stammdaten wie Debitoren oder Kreditoren schneller angelegt werden. Hierbei kann die Kontaktkurzerfassung auf wesentliche Eingaben reduziert werden, indem Felder aus Konfigurationsvorlagen für die Erzeugung von Kontakten, Kreditoren und Debitoren vorbelegt werden.

Beispiel: Bei Anlage eines Debitors aus einem Kontakt mit Hilfe von Konfigurationsvorlagen können Felder, die im Kontakt nicht vorhanden sind, automatisiert angelegt werden (z.B. Buchungscodes).

Hinweis

Bei der Anlage von Kontakten über die Kontaktkurzerfassung findet eine Dublettenprüfung statt. Einrichtung und Funktionsweise der Dublettenprüfung werden im entsprechenden Kapitel beschrieben.

Einrichtung#

KUMAVISION med Einrichtung#

Die generelle Einrichtung der Kontaktkurzerfassung erfolgt in der „KUMAVISION med Einrichtung“ auf dem Inforegister „Kontaktverwaltung“.

Hierbei sind folgende Felder entsprechend einzurichten:

Feld Beschreibung
Kontakt Kurzerfassung Nummern In diesem Feld wird die Nummernserie für die Kontaktkurzerfassung festgelegt.
Adresse Startdatumformel Mit Hilfe dieser Formel wird beim Erstellen von Kontakten aus der Kontaktkurzerfassung das Startdatum für die Adresse des Kontakts berechnet. Dies ist sinnvoll, wenn einem neuen Kontakt Belege zugeordnet werden, deren Belegdaten in der Vergangenheit liegen. Dadurch wird sichergestellt, dass in den entsprechenden Belegen die richtige Adresse angezeigt wird.

Konfigurationsvorlage Einrichtung#

Um aus der Kontaktkurzerfassung effektiv Stammdaten zu erzeugen, sollten die Konfigurationsvorlagen genutzt werden. Mit Hilfe der Konfigurationsvorlagen können prozessrelevante Felder wie z.B. Geschäftsbuchungsgruppen vorgegeben werden, so dass AnwenderInnen diese Daten nicht mehr manuell pflegen müssen.

Die Konfigurationsvorlagen werden bei der Erstellung von Stammdaten (Kontakt / Debitor / Kreditor) aus der Kontaktkurzerfassung in einer bestimmten Hierarchie durchlaufen. Diese Hierarchie wird in folgendem Schaubild dargestellt.

)

Gemäß dem Schaubild ergeben sich für die einzelnen Vorlagen folgende Funktionen:

Vorlage für Kontaktkurzerfassung: Durch die Stammdatenvorlage für die Kontaktkurzerfassung können nicht nur Felder in der Kurzerfassung vorbelegt werden, sondern auch Rollen und Zusatzfelder voreingestellt werden. Die hier gesetzten Rollen und Zusatzfelder werden bei der Erstellung des Kontakts und weiterer Stammdaten (Debitor / Kreditor) verwendet. Weiter wird in der Vorlage für Kontaktkurzerfassungen festgelegt, welche weiteren Daten erstellt und welche Vorlagen dazu verwendet werden sollen. So kann z.B. über Vorlage Debitor erstellen = „Ja“ eingerichtet werden, dass aus der Kontaktkurzerfassung zusätzlich ein Debitor erstellt werden soll. Über das Feld Debitoren Vorlagencode kann eingestellt werden, anhand welcher Stammdatenvorlage der Debitor erstellt werden soll.  

Vorlage für Kontakte: Aus der Stammdatenvorlage für Kontakte werden im Rahmen der Funktionalität der Kontaktkurzerfassung nur die Tabellenfelder bei der Erstellung des Kontaktes verwendet. Zusatzfelder und Rollen, die mit einer Kontakt-Vorlage verknüpft wurden, werden in diesem Prozess nicht berücksichtigt. Hier werden die Rollen und Zusatzfelder aus der Kontaktkurzerfassung an den Kontakt vererbt.

Vorlage für Debitoren: Aus der Stammdatenvorlage für Debitoren werden im Rahmen der Funktionalität der Kontaktkurzerfassung nur die Tabellenfelder bei der Erstellung des Debitors verwendet. Zusatzfelder und Rollen, die mit einer Debitoren-Vorlage verknüpft wurden, werden in diesem Prozess nicht berücksichtigt. Hier werden die Rollen und Zusatzfelder aus dem erstellten Kontakt an den Debitor vererbt.

Vorlage für Kreditoren: Aus der Stammdatenvorlage für Kreditoren werden im Rahmen der Funktionalität der Kontaktkurzerfassung nur die Tabellenfelder bei der Erstellung des Kreditors verwendet. Zusatzfelder und Rollen, die mit einer Kreditoren-Vorlage verknüpft wurden, werden in diesem Prozess nicht berücksichtigt. Hier werden die Rollen und Zusatzfelder aus dem erstellten Kontakt an den Kreditor vererbt.

Hinweis

Zusatzfelder werden nur vererbt, wenn sie für die jeweiligen Tabellen eingerichtet wurden. Soll also ein Zusatzfeld von der Vorlage in die Kontaktkurzerfassung und von dort aus in den Kontakt und vom Kontakt aus in den Debitor vererbt werden, so muss dieses Zusatzfeld für die Tabellen Stammdatenvorlage, Kontakt Kurzerfassung, Kontakt und Debitor eingerichtet werden.

Nachfolgend wird exemplarisch die Einrichtung der Konfigurationsvorlagen für die Kontaktkurzerfassung erklärt.

Rufen Sie sich zunächst über die Anwendersuche die Konfigurationsvorlagen auf. In dieser Übersicht werden Ihnen alle Konfigurationsvorlagen für alle Tabellen angezeigt.

Inforegister Allgemein#
Feld Beschreibung
Code Gibt das „Kürzel“ der Konfigurationsvorlage an.
Beschreibung Gibt eine Beschreibung der Konfigurationsvorlage an.
Table-ID Über das Feld „Table-ID“ erfolgt die Verknüpfung der Vorlage mit der Tabelle, die aus dieser Vorlage gefüllt werden soll.

z.B. Kontaktkurzerfassung Table-ID „5007265“
Tabellenname Gibt den Namen der Tabelle im Feld „Table-ID“ an.
In Kasse sichtbar Ist der Schalter gesetzt, kann die Konfigurationsvorlage für das Modul „Point of Sale“ verwendet werden.
Für Außendienst sichtbar Ist der Schalter gesetzt, kann die Konfigurationsvorlage für den Außendienst verwendet werden.
Aktiviert Aktivieren Sie den Schalter, sofern die Konfigurationsvorlage in den Prozessen verwendet werden kann.
Inforegister Zeilen#

Nachdem die Tabelle ausgewählt wurde, werden die Tabellenfelder auf dem Inforegister „Zeilen“ definiert, die durch die Vorlage automatisch in die Tabelle geschrieben werden sollen.

Inforegister KUMAVISION med#

Über den Menübandaufruf „Eigene Partnerrollen“ können der Vorlage die entsprechenden Rollen zugewiesen werden, die in die Kontaktkurzerfassung kopiert werden sollen.

Über die Zuweisung der Rolle werden auch die Zusatzfelder für die zugewiesenen Rolle in der Vorlage eingeblendet und können auch schon mit Werten vorbelegt werden.

Des Weiteren kann eingerichtet werden, welche Zugeordneten Partnerrollen in der Kurzerfassung anzugeben sind.

Außerdem können auch rollenunabhängige Zusatzfelder an die Vorlage gehängt werden. Diese werden dann ebenfalls in der Kontaktkurzerfassung verwendet.

Hinweis

Zusatzfelder werden nur vererbt, wenn sie für die jeweiligen Tabellen eingerichtet worden sind. Soll also ein Zusatzfeld von der Vorlage in die Kontaktkurzerfassung, von dort aus in den Kontakt und vom Kontakt aus in den Debitor vererbt werden, so muss dieses Zusatzfeld für die Tabellen Stammdatenvorlage, Kontakt Kurzerfassung, Kontakt und Debitor eingerichtet werden.

Anlage Kontaktkurzerfassung#

Die Kontaktkurzerfassung wird immer aufgerufen, wenn ein Kontakt, Kreditor oder Debitor angelegt werden soll.

Gehen Sie hierzu in das Marketingcockpit und wählen Sie den Punkt „Neuer Kontakt aus Kurzerfassung“ aus.

Beim Aufruf dieser Funktion erscheint eine Auswahl an Vorlagen für die Kontaktkurzerfassung. Hier kann die Vorlage ausgewählt werden, anhand der die Kontaktkurzerfassung mit Tabellenfeldern, Zusatzfeldern und Rollen vorbelegt werden soll.

Nach Auswahl der entsprechenden Vorlage wird die Karte der Kontaktkurzerfassung geöffnet und eine Nummer wird vergeben. Ebenso wurden die Informationen, welche Stammdaten mit welchen Vorlagen erstellt werden sollen, gezogen.

Nun kann die Erfassung weiterer Daten wie Name, Adresse und Kommunikationsdaten erfolgen.

Nachdem alle notwendigen Daten erfasst worden sind, kann die Datenpflege in der Kontaktkurzerfassung über die Aktion „Kurzerfassungspflege beenden“ beendet werden. Damit wird die Pflichtfeldprüfung gestartet und anschließend werden Stammdaten wie Kontakt, Debitor oder Kreditor erstellt (je nach Einstellung im Reiter Daten erzeugen. Bei Verlassen der Kurzerfassung ist der angelegte Datensatz dann in der Liste markiert und kann direkt geöffnet werden.

Hinweis

Die Pflichtfeldprüfung wird pro angelegtem Datensatz durchlaufen

Freigabe Kontaktkurzerfassung#

Wurde für die Kontaktkurzerfassung die Pflichtfeldprüfung aktiviert, so können Stammdaten wie Kontakt, Debitor oder Kreditor nur erstellt werden, wenn die Kontaktkurzerfassung freigegeben wurde.

Die Freigabe der Kontaktkurzerfassung bezieht sich auf den Status ihrer Datenpflege.

Hierbei sind folgende Statusoptionen möglich:

Keine Pflichtfeldprüfung:
Bei dieser Option wurde die Pflichtfeldprüfung für die Kontaktkurzerfassung nicht aktiviert. Das heißt, dass die Datenpflege in der Kontaktkurzerfassung nicht explizit abgeschlossen werden muss. Weitere Stammdaten können direkt erstellt werden.

In Arbeit:
Diese Option bedeutet, dass die Pflichtfeldprüfung für die Kontaktkurzerfassung aktiviert wurde und die Datenpflege noch nicht abgeschlossen wurde. In diesem Pflegestatus können aus der Kontaktkurzerfassung keine weiteren Stammdaten erstellt werden.

Pflege abgeschlossen:
Diese Option wird gesetzt, wenn die Pflichtfeldprüfung für die Kontaktkurzerfassung aktiviert wurde und die Pflege der Daten in der Kontaktkurzerfassung abgeschlossen wurde. In diesem Status können aus der Kontaktkurzerfassung weitere Stammdaten wie Kontakt, Debitor oder Kreditor erstellt werden.

Um die Datenpflege in der Kontaktkurzerfassung abzuschließen und sie freizugeben, wird die Aktion „Kurzerfassungspflege beenden“ ausgeführt.

Wurden an dieser Stelle nicht alle Daten gemäß der Pflichtfeldprüfung gepflegt, so öffnet sich die Wizard-Karte der Pflichtfeldprüfung. In der Wizard-Karte können AnwenderInnen entsprechende Korrekturen vornehmen.

Sind alle notwendigen Daten gepflegt worden, wird der Status im Feld Pflege auf „Pflege abgeschlossen“ gesetzt. Nun können auch weitere Aktionen zum Erstellen der Stammdaten ausgeführt werden.

Nachdem die Pflege der Kontaktkurzerfassung abgeschlossen wurde, wird die Karte der Kontaktkurzerfassung in einen nicht editierbaren Zustand versetzt.

Um die Daten bearbeiten zu können, muss die Kurzerfassung erneut in den Pflegestatus „In Arbeit“ versetzt werden. Dies wird über die Aktion „Kurzerfassung bearbeiten“ erreicht.

Nach dem Ausführen dieser Aktion können die Daten wieder bearbeitet werden.

Nach der Überarbeitung der Daten muss die Kontaktkurzerfassung wieder über die Aktion „Kurzerfassungspflege beenden“ freigegeben werden.

Übersicht vorhandener Kontaktkurzerfassungen#

Die Kontaktkurzerfassung stellt in KUMAVISION einen weiten Stammdatensatz dar, über den prozessrelevante Stammdaten wie Kontakt, Debitor oder Kreditor erstellt werden können. Die bereits erstellten Datensätze in der Kontaktkurzerfassung können über die „Kontaktkurzerfassung Liste“ eingesehen werden.

Aus der Kontaktkurzerfassungsliste können neue Kurzerfassungen erstellt oder die vorhandenen bearbeitet werden.  

Manuelles Erstellen der Kurzerfassung#

Ein neuer Datensatz in der Kontaktkurzerfassung kann auch manuell erstellt werden. Dies geschieht aus der „Kontaktkurzerfassungs Liste“ heraus.

Um manuell einen Datensatz zu erzeugen, wird die Aktion „Neu“ im Menüband ausgeführt, dadurch wird die Karte der Kontaktkurzerfassung geöffnet. Diese ist dabei leer, da hier noch keine Daten aus einer Vorlage der Kurzerfassung zugewiesen wurden.

Im nächsten Schritt wird in ein beliebiges Feld geklickt, damit KUMAVISION einen neuen Datensatz für die Kontaktkurzerfassung anlegt. Dabei wird auch eine Nummer, aus der in der KUMAVISION med Einrichtung hinterlegten Nummernserie vergeben.

Nun können alle weiteren Felder in der Kontaktkurzerfassung manuell gefüllt werden. Dabei sollte auch berücksichtigt werden, welche Stammdaten aus der Kurzerfassung erzeugt werden sollen und anhand welcher Vorlagen dies passieren soll.

Alternativ kann auch hier eine Konfigurationsvorlage genutzt werden, um bestimmte Daten in der Kontaktkurzverwaltung zu füllen. Dazu wird die Aktion „Vorlage anwenden“ im Menüband verwendet.

Beim Ausführen dieser Aktion werden den AnwenderInnen die Auswahl der möglichen Vorlagen für die Kontaktkurzerfassung angeboten. Die in der Vorlage definierten Felder werden gefüllt.

Partnerrollen#

Partnerrollen sind Funktionen, die ein Debitor, Kreditor oder Kontakt übernehmen kann. Dies kann beispielsweise die Rolle eines Arztes, eines Versicherten, einer Krankenkasse, eines Vermittlers oder eines Pflegeheims sein. Debitoren, Kreditoren und Kontakte können dabei selbst eine Partnerrolle einnehmen (eigene Partnerrolle) und es können ihnen Rollen zugewiesen werden (zugewiesene Partnerrollen).

Die Partnerrollen bilden damit Funktionseinheiten ab. Pro Rolle können Informationen in Form von Zusatzfeldern zur Verfügung gestellt werden.

So kann der Rolle „Arzt“ eine Zusatzinformation wie zum Beispiel die Betriebsstättennummer mitgegeben werden, die für andere Rollen nicht gebraucht wird, und die Ansicht bleibt übersichtlich.

Einrichtung#

Zuweisung#

Über die Debitoren-, Kreditoren- oder Kontaktkarte kann die Zuweisung der eigenen Rolle erfolgen. Nachfolgend Beschriebenes gilt gleichermaßen für Debitoren, Kreditoren und Kontakte.

Über „Eigene Partnerrollen“ im Menüband kann auf alle bestehenden Partnerrollen zugriffen werden und diese können dem Debitor zugeordnet werden.

Anhand der Vorgangsart kann die Rolle weiter spezifiziert werden, eine Rollen-Vorgangsart Kombinationen kann dabei nur einmal angelegt werden.

Ist dem Debitor/Kreditor ein Kontakt zugeordnet, dann wird dieser automatisch in das Feld „Kontaktnr.“ übernommen.

Nachdem eine Rollenzuordnung erfolgt ist, stehen in der Stammdatenkarte die Rolleninformationen zur Verfügung und die Inhalte der Rollen-Zusatzinformationen können festgelegt werden.

Über den Aufruf „Zugeordnete Partnerrollen“ können dem Debitor die Rollen anderer Debitoren/Kreditoren/Kontakte zugewiesen werden. Damit kann z.B. auf einen anderen Debitor und dessen Rolle als Krankenkasse verwiesen werden.

Mit den Angaben Start- und Enddatum kann zusätzlich ein Zeitraum für die Gültigkeit der zugeordneten Partnerrolle festgelegt werden. Damit kann bereits im Vorfeld eine Änderung der Krankenkasse zu einem bestimmten Datum in den Stammdaten gepflegt werden.

Die zugeordneten Partnerrollen können dann in der Stammdatenkarte eingesehen werden. Änderungen der Werte sind dabei nur in den eigenen Partnerrollen möglich, die Werte der zuordneten Partnerrollen sind nicht editierbar.

Wiedervorlagen#

Mittels der Wiedervorlagen in KUMAVISION healthcare365 lassen sich einfach und bequem Erinnerungen an offene Aufgaben erstellen und einem/einer AnwenderIn und / oder Team zuweisen. Dabei kann die Wiedervorlagenbearbeitung in KUMAVISION healthcare365 von verschiedenen Orten aus aufgerufen werden.

Einrichtung#

Teams#

Wenn mit Teams gearbeitet werden soll, muss jede/r MitarbeiterIn (BenutzerIn) mindestens einem Team zugeordnet werden. Dazu werden zunächst die gewünschten Teams in der Tabelle „Teams“ angelegt und anschließend die gewünschten MitarbeiterInnen über das Menüband „[…]“ > „Zugehörig“ > „Team“ > „Benutzer“ zugeordnet.

Die Team Benutzer Karte öffnet sich auf der Sie die Zuordnung durch Angabe der entsprechenden Benutzer-ID in den Zeilen vornehmen können.

Hinweis

Ist ein/e BenutzerIn in mehreren Teams zugeordnet, funktioniert das automatische Vorbelegen der Teamzuordnung nur, wenn ein Team als primäres Team für den/die BenutzerIn gekennzeichnet wird.

Wiedervorlageaufgabe#

In den Wiedervorlagen kann mit vordefinierten Aufgaben gearbeitet werden. Dazu werden die benötigen Aufgaben in den „Wiedervorlagenaufgaben“ angelegt.

Feld Beschreibung
Code Vergabe eines „Kürzels“ der Aufgabe.
Beachreibung Gibt die Beschreibung der Aufgabe an.

Wiedervorlagengruppen#

In der Wiedervorlagengruppeliste können mehrere Wiedervorlagenaufgaben zu Aufgabengruppen zusammengefasst werden. Dazu wird zunächst eine Wiedervorlagengruppe mit Hilfe der u.a. Tabelle angelegt.

Feld Beschreibung
Code Vergabe eines „Kürzels“ der Aufgabengruppe.
Beachreibung Gibt die Beschreibung der Aufgabengruppe an.

In den Wiedervorlagen Aufgabenzeilen werden anschließend die Aufgaben der Gruppe hinzugefügt. Ist für die Bearbeitung ein bestimmtes Team zuständig, kann dieses bereits hier in der Wiedervorlagengruppe vorbelegt werden.

Einrichtung eBox#

Teamwiedervorlagen werden grundsätzlich über die eBox bearbeitet. Um mit der eBox und den Teamwiedervorlagen zu arbeiten, ist folgende Einrichtung notwendig:

Über die Funktion „eBox Typen initialisieren“, die über die eBox Arten aufrufbar ist, können alle umgesetzten Arten und Unterarten automatisch generiert werden.

Der Eintrag zur Verarbeitung von Wiedervorlagen wird dadurch automatisch angelegt.

Verwendung#

Erstellung von Wiedervorlagen#

Aus vielen Belegen und Stammdaten können Wiedervorlagen über die im Menüband befindende Funktion „Wiedervorlage errichten“ angelegt werden.

Die Wiedervorlage wird angelegt und mit der eigenen Benutzer ID und dem primären Team vorbelegt.

Unter „Kurzinformation“ kann ein einfacher Infotext hinterlegt werden. In den Zeilen unter Wiedervorlagen Aufgaben kann ein längerer Aufgabentext erfasst werden.

Alternativ dazu können in den Zeilen einzelne Aufgaben über den Aufgabencode ausgewählt werden oder im Wiedervorlagenkopf wird eine Aufgabengruppe hinterlegt.

Nach der Bestätigung der Auswahl werden die einzelnen Aufgaben der Gruppe in die Wiedervorlage eingefügt.

Dabei wird immer der Text der nächsten offenen Aufgabe im Wiedervorlagenkopf angezeigt.

Aufgabe einem Team zuweisen#

Soll die Aufgabe einem anderen Team zugewiesen werden, wird in der Wiedervorlage der Schalter Teamaufgabe aktiviert. Der/die BenutzerIn wird dann automatisch gelöscht und die Aufgaben können einem anderen Team zugewiesen werden. Soll die Aufgabe erst zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden, muss das Wiedervorlagendatum entsprechend verändert werden.

Resultierende Aufgabe erstellen#

Resultierende Wiedervorlagen können generell oder zu einer einzelnen Aufgabe einer Wiedervorlage erstellt werden.

Dazu wird die entsprechende Funktion im Belegkopf oder in der Zeile aufgerufen.

Bei Auswahl in der Zeile wird direkt die Aufgabe übernommen und – falls bereits angegeben – das neue Team der Aufgabe vorbelegt.

In der bisherigen Wiedervorlage wird die Aufgabe automatisch auf erledigt gesetzt und die Nummer der resultierenden Wiedervorlage angezeigt.

Abarbeiten der Wiedervorlagen in der eBox#

Beim Aufruf der eBox kann aus der Liste der eBox Arten die Art „Wiedervorlage“ ausgewählt werden.

Durch Aufruf der Funktion „IM Dokumente“ erscheint eine Auswahl der Wiedervorlagen gefiltert nach eigener Teamzugehörigkeit, der sog. Arbeitsvorrat. Durch Auswahl einer Wiedervorlage lässt sich diese wie gewohnt über die eBox bearbeiten.  

Abarbeiten der Wiedervorlagen aus dem Rollencenter#

Eigene Wiedervorlagen können im Rollencenter über den Stapel „Eigene Wiedervorlagen“ geöffnet und bearbeitet werden.

Mit „Bearbeiten“ wird die markierte Wiedervorlage geöffnet und kann dann auf den Status „In Bearbeitung“ gesetzt werden.

med+ Suche#

Über diese Schnellsuche für Stammdaten können Sie in KUMAVISION healthcare365 über alle Zusatzfelder und alle frei definierten Stammdatenfelder über die Eingabe in einem Suchfeld nach Datensätzen suchen. Dabei werden definierte verbundene Daten, wie z.B. die Artikeleinheiten und Varianten, bei der Suche nach einem Artikel mitberücksichtigt.

Einrichtung#

Um die med+ Suche verwenden zu können, muss im Vorfeld in der KUMAVISION med Einrichtung die Aktion „Update SQL Suche & Objekte“ im Vorfeld ausgeführt werden. Über diese Aktion werden alle notwendigen Einrichtungen über ein SQL Skript automatisch vorgenommen.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass diese Funktionalität nur in Nicht-Multitenant-Umgebungen bzw. Singletenant zur Verfügung steht. Eine Volltextsuche in einer Multitenant Umgebungen ist derzeit in KUMAVISION healthcare365 nicht möglich.

Verwendung#

Für die folgenden Stammdaten steht die med+ Suche zur Verfügung, die über die jeweiligen Stammdatenlisten und –karten aufgerufen werden kann:

  • Debitoren
  • Kreditoren
  • Kontakte
  • Artikel
  • Ressourcen
  • Sachkonto
  • Seriennr. / Chargennr. – Infokarte

Nachdem Sie die Suche aufgerufen haben, können Sie Schlagwörter wie Sie es von einer Suchmaschine im Internet gewohnt sind, eingeben. Das System sucht nach den entsprechenden Übereinstimmungen.  

Adressverwaltung /-steuerung#

Datumsabhängige Adressen#

Zu Stammdaten wie Debitoren, Kreditoren und Kontakten können datumsabhängige Adressen angelegt werden, die generell oder auch nur für einzelne Vorgänge in die Prozesse eingesteuert werden.

Die Adressen werden dabei bei jedem Buchungsvorgang auf Ihre Gültigkeit geprüft und ggf. aktualisiert, so dass Sie bei einem Umzug nur die Stammdaten aktualisieren müssen. Die Belege im Geschäftsprozess werden bei der Anlage und beim Buchen automatisch aktualisiert.

Über das Marketing Cockpit können Sie die Stammdaten erfassen und ändern. Möchten Sie eine Stammdatenadresse ändern, wählen Sie den gewünschten Kontakt (oder dem jeweils verknüpften Debitor beziehungsweise Kreditor) aus. Anschließend wählen Sie im Menüband den Punkt „Kontakt bearbeiten“ aus und tauchen in die Adressen mit Klick auf den Assist Button […] neben den Namen ab.

Die Stammdaten Adressverwaltungskarte öffnet sich. Nun können Sie die Stammdaten bearbeiten und mit „OK“ Ihre Eingabe bestätigen.

In der Stammdaten Adressverwaltungskarte lassen sich so durch die Felder „Von/Bis Datum“ zeitgesteuerte Adressen hinterlegen. Dies könnte beispielsweise für Lieferungen sinnvoll sein, während eines Zeitraums (z.B. Urlaub) Klicken Sie hierzu auf „Neu“ und tragen eine temporäre Adresse ein. Wichtig ist hier, dass Sie den Zeitraum bestimmen (Von / Bis Datum). Gleiches gilt für eine Neuanlage einer Adresse beispielsweise bei einem Umzug. Die aktuelle Stammdatenadresse hat keine „Bis Datum“ Angabe.

Liefer- bzw. Rechnungsadressen#

Um immer wiederkehrende abweichende Liefer- bzw. Rechnungsadressen zu hinterlegen, wählen Sie im Menüband des gewünschten Kontakts (oder dem jeweils verknüpften Debitor beziehungsweise Kreditor) „Aktionen“ > „Adresse“ > „Lief./Rechn. an Adresse“ aus. Anschließend wählen Sie den Punkt „Neu“ aus und tragen einen Code ein.

Nun öffnet sich die Stammdaten Adressverwaltungskarte und Sie können wie gewohnt die abweichende Lieferadresse eingeben und die Eingabe mit „OK“ bestätigen. Gleiches gilt auch bei der abweichenden Rechnungsadresse.

Sollte der Schalter „Belegstammadresse“ aktiv sein, so wird diese Adresse für eine dauerhafte abweichende Liefer-/Rechnungsadresse verwendet. Ist dieser Schalter nicht aktiv, kann diese Adresse für temporäre „immer mal wieder“ abweichende Adresse genutzt werden.

Artikelverfolgung#

KUMAVISION healthcare365 stellt bei Auslieferung des Systems eine Anzahl branchengängigen Artikelverfolgungen zur Verfügung die bei Neuanlage eines Artikels entsprechend zugewiesen werden kann.

Hinweis

Bitte beachten Sie, die vorgegebenen Artikelverfolgungen werden von KUMAVISION vorgegeben und dürfen nicht verändert werden.

Farbliche Darstellung#

Das Feld „Menge“ wird in den offenen EK-/VK-Belegzeilen, Warenausgangszeilen, Wareneingangszeilen und im Artikel Buch.-Blatt, UML Buchblatt, INV Buchblatt, Fertigung, Montage andersfarbig dargestellt, wenn es sich um eine Zeile mit einem Artikel handelt, für den eine Artikelverfolgung eingerichtet ist. Zusätzlich kann über den Lookup des Feldes direkt die Artikelverfolgung aufgerufen werden.

Dabei werden folgende farbliche Unterscheidungen getroffen:

  • Rot, wenn Chargen- oder Seriennummern vorhanden sind, aber keine Zuordnung erfolgt ist
  • Blau, wenn Chargen- oder Seriennummern vorhanden sind, aber nicht vollständig zugeordnet wurden
  • Grün, wenn Chargen- oder Seriennummern vorhanden und vollständig zugeordnet sind

Herstelldatum Garantiedatum, ext. Charge#

Sollte ein Artikel ein Herstelldatum haben, können Sie dies mit dem Artikelverfolgungscode definieren. Das Garantiedatum können Sie auf der Registerkarte „KUMAVISION med“ auf den Felder „Garantielaufzeit Kunde“ / „Garantielaufzeit Lieferant“ definieren. Darüber hinaus können auf dieser Registerkarte diverse Einstellungen für den technischen Service vorgenommen werden.

Infokartenpflicht#

Damit bei Buchung automatisch eine Seriennummer/Chargennummer-Infokarte erstellt wird, muss für den Artikel die Infokartenpflicht auf der Artikelkarte durch den Schalter „Infokartenpflicht“ aktiviert werden.

Seriennr.-Informationskarte#

Die Seriennr.-Informationskarte wurde mit folgenden Felder in KUMAVISION healthcare365 erweitert:

Inforegister Allgemein#

Feld Beschreibung
Beschreibung 2 Wird mit der Beschreibung 2 des Artikels bzw. der Artikelvariante vorbelegt.
Registernummer Pflege der von der Krankenkasse vergebene Registernummer für das Hilfsmittel.
Status Pflichtfeldprüfung In diesem Feld wird angezeigt, ob die Pflichtfeldprüfung nicht durchgeführt wurde (keine Prüfung), vollständig oder unvollständig geprüft wurde.
Gesperrt von In diesem Feld wird angezeigt, ob der Datensatz durch die Pflichtfeldprüfung oder durch den/der AnwenderIn gesperrt ist.
Inforegister Kreditor#

Dieses Inforegister ist für den technischen Service von Notwendigkeit. Wenn ein Gerät eingekauft oder im Rahmen des Wiedereinsatzes von einem Marktbegleiter über eine Bestellung erfasst wird, wird der Kreditor hier erfasst.

Inforegister Debitor#

Dieses Inforegister ist für den technischen Service von Notwendigkeit. In diesem Inforegister wird der/die BenutzerIn erfasst, welche/r die Einweisung in das Gerät gegeben hat.  

Inforegister KUMA-Plattform#
Feld Beschreibung
Vorbesitzer / Vorbesitzer Suchbegriff Kontakt, der das Gerät zuvor besessen hat. / Kontakt Suchbegriff des Vorbesitzers
Datum letzte Lagerbuchung Kalkuliertes Feld, wird bei jeder Warenbewegung des Geräts aktualisiert.
Lagerort/Lagerplatz letzte Lagerbuchung Kalkuliertes Feld, wird bei jeder Warenbewegung des Geräts aktualisiert. Hierüber ist zu erkennen, wo das Gerät sich aktuell befindet.
Variantencode letzte Lagerbuchung Kalkuliertes Feld, wird bei jeder Warenbewegung aktualisiert, zeigt den aktuellen Variantencode des Geräts an.
Status frei parametrisierbares Feld, um den Status des Geräts darzustellen
Garantielaufzeit Kunde Gibt die Datumsformel an sowie die Laufzeit, wird berechnet bei Auslieferung des Geräts auf Basis des Buchungsdatums.
Garantie Kunde bis Wird anhand des Lieferdatums und der Garantielaufzeit automatisch errechnet.
Geräteklasse Feld zur Klassifizierungsmöglichkeit der SN-Karten. Kann von AnwenderInnen mit eigenen Codes frei definiert werden.
CE Verantwortung Hinterlegen des CE-Kennzeichens
Inbetriebnahmedatum Wird berechnet bei erstmaliger Auslieferung eines Geräts.
Vertragsnr. /Vertrag Versionsnr. /Vertrag Zeilennr. Gibt den Vertrag an, mit dem das Gerät ausgeliefert worden ist. Diese Felder müssen gefüllt werden, damit die automatische Vertragsermittlung im Call greifen kann.
Vorgangsnr. Gibt den Vorgang an, mit dem das Gerät ausgeliefert worden ist.
Garantielaufzeit Lieferant Pflege der Garantiedaten des Lieferanten. Auf Basis der Datumsformel wird die Garantie bei Einbuchung des Geräts berechnet.
Garantie Lieferant bis Wird anhand des Wareneingangsdatums und der Garantielaufzeit bei Eingangsbuchung errechnet.
Garantielaufzeit Reparatur Wert wird bei Ausführung der Reparatur berechnet.
Rep. KV nötig Kommt vom Debitor, der das Gerät gekauft hat und gibt vor, ob dieser einen KV wünscht oder nicht. Das Feld wird bei Verkauf automatisch befüllt und nur im Handel genutzt.
Rep. KV Wertgrenze Wünscht der Kunde einen Reparaturkostenvoranschlag ab einem bestimmten Wert, so steht in diesem Feld die Wertgrenze, ab dem der KV erstellt werden muss. Das Feld wird ebenfalls bei Verkauf befüllt und hat ebenfalls nur Relevanz im Handel.
Betriebsstundenpflicht Wird durch den Artikelverfolgungscode des Artikelvorbelegt
Verschrottet Wenn der Haken gesetzt wird, gilt das Gerät als verschrottet. Der Haken darf erst nach der Ausbuchung über das Artikelbuchblatt gesetzt werden. Mit Setzen des Hakens wird ebenfalls der Haken „Gesperrt“ gesetzt. Zudem wird in den Feldern "Verschrottet von" und "Verschrottet am/um" mitgeloggt, wer und wann den Haken gesetzt bzw. herausgenommen hat.
Wartungsintervall gemäß MPG Anhang 1 Wird von der Artikelkarte vorbelegt
Zusatzinformationen In diesem Inforegister werden die Zusatzfelder des Artikels und der Seriennummernkarte gepflegt.
Inforegister Eigentum-/ Besitzverhältnis#

Hier wird das Eigentumsverhältnis des Geräts dargestellt.

Feld Beschreibung
Letzter Buchungscode Gibt das Eigentumsverhältnis des Geräts an und wird bei jeder Warenbewegung neu berechnet. Wenn das Feld leer ist, wurde das Gerät verkauft, ohne das nachzuhalten ist, wo sich das Gerät befindet.
Eigentümer Gibt den Eigentümer des Geräts an. Ist das Feld leer, gehört das Gerät uns selbst.
Besitzer Gibt den Debitoren an, der das Gerät aktuell in seinem Besitz hat und nutzt.
Geräteverwendungsart wird nicht benutzt

Solange nachzuhalten ist, wo sich das Gerät befindet, ist der Buchungscode sowie die Felder für den Lagerort und Lagerplatz der letzten Lagerbuchung gefüllt. Wird ein Gerät nur an einen Kunden verkauft, sind die Felder leer und einzig der Eigentümer und Besitzer sind eingetragen. Der Buchungscode wird im jeweiligen Prozess korrekt eingesteuert.

Menüband „Vorgang“#
Feld Beschreibung
Vertragszuordnung Zuordnung von Kassenverträgen zur SN-Karte. Hat in den hier beschriebenen Prozessen keine Verwendung.“
Wiedervorlage errichten Versenden einer Wiedervorlage auf Basis der Seriennummernkarte
Seriennr. Infokarte bearbeiten/ Seriennr. Info Pflege beenden Aktivierung der Pflichtfeldprüfung der SN-Karte sowie des Bearbeitungsmodus der
Seriennr.-Suche Med+-Suche auf Basis der Seriennummernkarten
Artikel-/Gerätezuordnungsposten Wenn in der Fertigung das Zusatzmodul „Seriennr. in Seriennr.“ genutzt wird, werden hier die dem Gerät zugeordneten Komponenten angezeigt. Zudem stehen hier alle im Rahmen des Service aufgebrachten Aufwendungen und Ersatzteile.
Navigate Anzeige aller Posten, Einkaufs- und Verkaufsbelege zur Seriennummer
Besitzerinfos zurücksetzen Mithilfe dieser Funktion werden Vertrags- und Besitzerinformationen auf der Seriennummernkarte und Artikelposten herausgenommen, sodass ein Gerät direkt von einem Besitzer auf einen anderen umgebucht werden kann.
Merkmalsklassen Anzeige der Geräteparameter zum Gerät
Artikelposten Anzeige der Warenbewegungen des Geräts
Feld Beschreibung
Gerätelebenslauf Ausdruck der Informationen und Warenbewegungen zum Gerät
Menüband „Kundenservice“#
Feld Beschreibung
Neuer Call Anlage eines neuen Calls für das Gerät
Calls Anzeige aller offenen Calls zum Gerät
Beendete Calls Anzeige aller abgeschlossenen Calls zu einem Gerät
Menüband „Geräteservice“#
Feld Beschreibung
Wartungsplan erstellen Sollte kein Wartungsplan für eine Seriennummer existieren, kann für die einzelne Karte auf Basis des Wartungsplans des Artikels ein Wartungsplan erzeugt werden.
Wartungsplan Anzeige des Wartungsplans für das Gerät, hier werden konkrete Fälligkeitsdaten für Wartungen angezeigt und berechnet. Das Feld "Planungsnr." gibt die Wartungscockpitnummer an, über die diese Wartung aktuell durchgeführt wird. Ist der Eintrag 0, so befindet sich diese Zeile in keiner Wartung oder in Planung einer anstehenden Wartung.
Geräteposten In den Geräteposten werden die im Rahmen eines Technikauftrags verbrauchten Artikel und Ressourcen angezeigt und erfasst. Zusätzlich findet hier auch eine einfache Kostenrechnung statt auf Basis der Einstandspreise der Artikel und Ressourcen.
Menüband „Aktionen“#
Feld Beschreibung
Seriennr. Infokarte bearbeiten/ Seriennr. Info Pflege beenden Aktivierung der Pflichtfeldprüfung der SN-Karte sowie des Bearbeitungsmodus der SN-Karte sowie die jeweilige Beendigung
Vertragszuordnung Zuordnung von Kassenverträgen zur SN-Karte. Hat in den hier beschriebenen Prozessen keine Verwendung.
Artikelvertragszeilen B2B erzeugen Funktion der nachträglichen Zuordnung eines Geräts zu einem Reparatur- oder Wartungsvertrag im Handel.
Merkmalssuche Suche nach Geräteparametern über die Seriennummern
Navigate Anzeige aller Posten, Einkaufs- und Verkaufsbelege zur Seriennummer
Barcodevormerkung Hinterlegen eines Barcodes, Dokumente, denen dieser Barcode zugewiesen wurde, werden hier hinterlegt im Dokumenten Management System (kurz: DMS) abgelegt
Zurück in die eBox Dokumente, welche im DMS abgelegt worden sind, können über diese Funktion zurück in die eBox gesendet werden, falls das Dokument falsch abgelegt und neu zugeordnet werden muss
Gerätelebenslauf Ausdruck der Informationen und Warenbewegungen zum Gerät
Menüband „Zugehörig“#
Feld Beschreibung
Artikelverfolgungsposten Dokumentation der Warenbewegung des Geräts
Bemerkung Möglichkeit zur Erfassung von Bemerkungen für die konkrete Seriennummer
Artikelablaufverfolgung Wird nur in der Fertigung benötigt und dient der Dokumentation der Historie der Seriennummer bzw. der Komponenten, wo diese alle eingeflossen sind
Lagerbestandsübersicht Ansicht des Lagerbestands für die Seriennummer
Belegmerkmale Pflege von Belegmerkmalen an der Seriennummernkarte
Merkmalsklassen Anzeige der Geräteparameter zum Gerät, s. Kapitel „Geräteparameter an der Seriennummernkarte‘
Artikel-/Gerätezuordnungsposten Wenn in der Fertigung das Zusatzmodul „Seriennr. in Seriennr.“ genutzt wird, werden hier die dem Gerät zugeordneten Komponenten angezeigt. Zudem stehen hier alle im Rahmen des Service aufgebrachten Aufwendungen und Ersatzteile.
Artikelposten Anzeige der Warenbewegungen des Geräts
Neuer Call Anlage eines neuen Calls für das Gerät
Calls Anzeige aller offenen Calls zum Gerät
Beendete Calls Anzeige aller abgeschlossenen Calls zu einem Gerät
Wartungsplan erstellen Sollte kein Wartungsplan für eine Seriennummer existieren, kann für die einzelne Karte auf Basis des Wartungsplans des Artikels ein Wartungsplan erzeugt werden.
Wartungsplan Anzeige des Wartungsplans für das Gerät, hier werden konkrete Fälligkeitsdaten für Wartungen angezeigt und berechnet.
Betriebsstundenliste Einsehen der bereits abgelesenen Betriebsstunden, sowie die Berechnung der Nutzungsstunden.

Betriebsstundenpflicht#

Ist ein Gerät betriebsstundenpflichtig, so wird dieses ebenfalls über den Artikelverfolgungscode gesteuert. Dafür ist eigens ein Artikelverfolgungscode (SN_BSTD) angelegt worden, welcher in der Einrichtung die Betriebsstundenpflicht hat, sodass die Betriebsstunden auf der Seriennummernkarte gepflegt und eingesehen werden können.

Warnhinweise#

Sie können zu einem Kontakt bzw. Debitoren Warnhinweise hinterlegen, die Ihnen im Marketing Cockpit angezeigt werden, wenn Sie den Kontakt öffnen. Dies können beispielsweise Warnhinweise vor Infektionskrankheiten o.ä. sein. Je nach Einrichtung werden diese Meldungen im Kopfbereich in Laufschrift und ggf. zusätzlich als eigenständige Warnung angezeigt.

Über die Schaltfläche Warnhinweise „Zugehörig“ > Kontakt MC Cockpit“ > „Warnhinweise“ des Menübands kann ein Warnhinweis aus einer Liste einem Kontakt zugeordnet werden und eingestellt werden, ob eine eigenständige Warnung (über das Feld Gefahrenhinweis) oder nur die Laufschrift angezeigt werden soll.

Hinweis

Die Zuordnung der Warnhinweise ist nur mit entsprechender Benutzerberechtigung möglich. Auf der "Benutzer Einrichtungskarte" muss der Schalter "Diagnosen bearb./Interne Bemerk. anzeigen" auf dem Inforegister "Cockpit anzeigen" aktiviert sein.