Erweiterte Projektbewertung#
Allgemein#
Im Folgenden werden die bereitgestellten Methoden der Wertermittlung von laufenden Projekten und deren finanzbuchhalterische Behandlung über Aktivierung und Deaktivierung erläutert.
Einrichtung#
In diesem Abschnitt wird erklärt, welche Stammdaten für die Projektbewertung allgemein vorgenommen werden müssen, damit Projekte automatisch bewertet werden können. Außerdem wird auf die Verwendung der Einstandspreise bei Ressourcen eingegangen.
Folgende Stammdaten müssen eingerichtet werden, um die Projektbewertung nutzen zu können:
- Bewertungsbücher
- FiBu-Integrationscodes
- Bewertungsvorlagen
- Preiskalkulation für Ressourcen
In allen Teilen wird auf den Zusammenhang zwischen Ressourcen, Projekten und Finanzbuchhaltung in Microsoft Dynamics 365 Business Central1 eingegangen.
Einrichtung Projekte#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Bilanzfilter Bewertung | Gibt an, welcher FiBu-Integrationscode bei der Berechnung der Aktivierungs- und Deaktivierungsbeträge in der Bewertungsstatistik berücksichtigt werden soll. |
| Nach jeder Geb. Proj.-Bewertungsvorlage speichern | Dieser Schalter ist nur für Stapelbuchungen (mehrere Projektbewertungen werden auf einmal gebucht) relevant. Ist dieser Schalter aktiv, so wird nach der Buchung jeder einzelnen Projektbewertung abgespeichert, sodass bei einem Fehlerfall alle zuvor bereits erfolgreich gebuchten Projektbewertungen erhalten bleiben. Ist der Schalter deaktiviert, müssen nach einem Fehlerfall alle Projektbewertungen erneut gebucht werden, da keine der in diesem Buchungsprozess gebuchten Bewertungen erhalten bleiben. |
Bewertungsbücher#
Es muss mindestens ein Bewertungsbuch eingerichtet werden, um die erweiterte Projektbewertung nutzen zu können.
Für die unterschiedlichen Bewertungsmethoden (z.B. HGB, IFRS) müssen jeweils eigene Bewertungsbücher angelegt werden.
Folgende Parameter müssen für die Bücher gesetzt werden:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code | Hier muss ein eindeutiger Code vergeben werden. |
| Beschreibung | Hier können Sie eine Beschreibung hinterlegen. |
| Integration Fibu | Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn Sie möchten, dass Bewertungen nach diesem Buch in die Finanzbuchhaltung übernommen werden können. |
| Proj.-Buchungsgruppe | Bei einer Bewertung zu Projektposten muss hier eine entsprechende Buchungsgruppe angegeben werden. |
| Bewertungsvorlage | Soll eine Bewertungsvorlage (Berechnungsschema) verwendet werden, muss hier ein Häkchen gesetzt werden. |
| Bewertung zu | Hier legen Sie fest, wie die Bewertung vorgenommen werden soll. Optionen sind: Projektposten: Die gebuchten Projektposten werden zur Bewertung herangezogen. Fortschrittszahl: Es wird eine Fortschrittszahl ermittelt, die in der Bewertung zur weiteren Berechnung herangezogen werden kann. Bewertungsvorlage: Die Berechnung erfolgt anhand eines frei definierbaren Berechnungsschemas. |
| Aktivierungsmethode | Über diese Einstellung definieren Sie, welche Preise bei der Bewertung verwendet werden. Optionen sind: • Keine • Einstandspreise • VK-Preise • HGB-Kosten |
| Aktivierung von | Für die Bewertung zu Projektposten kann definiert werden, welche Posten herangezogen werden sollen. Optionen sind: • Beide • Verbrauch • Verkauf |
| Deaktivierungsmethode | Hier wird der Zeitpunkt der Deaktivierung festgelegt. Optionen sind: • Prozentsatz der Fertigung • Bei Abschluss |
| Berechnungsprotokoll | Aktiviert die Protokollierung der Berechnung zur Projektaktivierung für eine spätere Nachvollziehbarkeit der Bewertungsbeträge. Ist die Protokollierung aktiv, kann in den ungebuchten und gebuchten Projektbewertungszeilen das Protokoll per Assist-Button aufgerufen werden. Dabei ist der gesamte Berechnungsweg detailliert aufgeführt. |
Die Bewertungsbücher können den Projektvorlagen zugeordnet werden. Werden über die Projektvorlagen Projekte erstellt, werden diesen neuen Projekten die Bewertungsbücher automatisch zugeordnet. Werden Projekte ohne Vorlage angelegt, müssen die Bewertungsbücher den Projekten manuell zugeordnet werden (in der Projektkarte oder –übersicht über Zugehörig > Projekt > Projektbewertung > Bewertungsbücher). Wird die Option "Bewertung zu Projektposten“ ausgewählt, so wird die Standardprojektbewertung angewendet, es erfolgt keine Erstellung von Projektbewertungsvorlagen. Für diesen Fall müssen die Konten über die Projektbuchungsgruppen definiert werden.
Projektbuchungsgruppen#
Über den Aufruf "project365 Projektbuchungsgruppen“ gelangen Sie in die Übersicht der Projektbuchungsgruppen. In den Projektbuchungsgruppen werden Konten hinterlegt, auf die die verschiedenen Projektkosten verbucht werden.
Nachfolgend werden Ihnen die einzelnen Felder näher erläutert:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code | Eindeutiges Kürzel der Projektbuchungsgruppe |
| Beschreibung | Beschreibung der Projektbuchungsgruppe |
| Kosten n. abgs. Arb. | Verbrauch: Sollbuchungen der Einstandspreise bei Stapelverarbeitung "Proj.-Bewertung Aktivierung buchen“ bzw. Habenbuchung bei Stapelverarbeitung "Proj.-Bewertung Deaktivierung buchen“. Bei der Aktivierung stellt das "Projektkosten Regul.-Konto“ aus der Buchungsmatrix das Gegenkonto dar. Bei der Deaktivierung stellt das "Projektkostenkonto“ aus der Projektbuchungsgruppe das Gegenkonto dar. |
| Umsatz n. abgs. Arb. | Verkauf: Habenbuchungen der VK-Preise bei Stapelverarbeitung "Proj.-Bewertung Aktivierung buchen“ bzw. Sollbuchungen bei Stapelverarbeitung "Proj.-Bewertung Deaktivierung buchen“. Bei der Aktivierung stellt das "Projektumsatz Regul.-Konto“ aus der Buchungsmatrix das Gegenkonto dar. Bei der Deaktivierung stellt das "Projekterlöskonto“ aus der Projektbuchungsgruppe das Gegenkonto dar. |
| Projektkostenkonto | Verbrauch: Sollbuchungen der Einstandspreise auf diesem GuV-Konto bei Stapelverarbeitung "Proj.-Bewertung Deaktivierung buchen“. |
| Projekterlöskonto | Verkauf: Habenbuchungen der VK-Preise auf diesem GuV-Konto mit der Stapelverarbeitung "Proj.-Bewertung Deaktivierung buchen“. |
| Verkaufskonto and. Projektkosten | Wird nur für Buchungen auf Sachkonten bei Projekten verwendet. Auf dieses Konto wird ein Habenbetrag gebucht, wenn in den Verkaufszeilen der Projektverbrauch abgerufen wird. |
| Gewinnanteilskonto | Konto zur anteiligen Gewinnverrechnung gemäß der Percentage of Completion (POC) – Methode nach IAS. Das Konto wird nur bei einer Fortschrittsbewertung benötigt. |
| Verrechnungskonto | Gegenkonto für das Gewinnanteilskonto. Das Konto wird nur bei einer Fortschrittsbewertung benötigt. |
Hinweis
Die Konten für die Buchung in der Finanzbuchhaltung werden bei der Projektbewertung nach Bewertungsvorlagen nicht aus der Projektbuchungsgruppe gezogen. Es werden stattdessen die Konten aus den FiBu-Integrationscodes verwendet.
FiBu-Integrationscodes#
FiBu-Integrationscodes werden in den Bewertungsvorlagen für die Zeilen vergeben, deren Betrag in die Finanzbuchhaltung gebucht werden soll.
In den FiBu-Integrationscodes werden die Soll- und Habenkonten für Aktivierung und Deaktivierung festgelegt.
Für die unterschiedlichen Bewertungsmethoden (HGB, IFRS) oder Bewertungsarten (z.B. Teilfertige Leistungen, Rückstellungen) müssen je Buchungssatz eigene Codes eingerichtet werden. Diese Codes müssen den jeweiligen Zeilen in der Bewertungsvorlage (siehe Abschnitt "Bewertungsvorlagen einrichten" ) zugeordnet werden.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code | Hier muss ein eindeutiger Code vergeben werden. |
| Beschreibung | Hier können Sie eine Beschreibung hinterlegen. |
| Integrationsart | Über die Integrationsart kann in der Projektbewertungsvorlage auf bereits gebuchte Projektbewertungsposten zugegriffen werden. Beispiel: In der Bewertung nach HGB muss z.B. der im Vorjahr gebuchte Bilanzausweis berechnet werden. Optionen sind: • leer • Bilanzausweis • Bilanzausweis Material • Bilanzausweis Leistung • Anzahlung (Aktiv) • Anzahlung (Passiv) • Forderung POC • Künftige Fdg. POC (Aktiv) • Künftige Fdg. POC (Passiv) • IFRS-Anzahlung |
| Sollkonto Akt. | Auf dieses Konto wird beim Buchen der Aktivierung der Sollbetrag des relevanten Projektbewertungspostens gebucht. |
| Habenkonto Akt. | Auf dieses Konto wird beim Buchen der Aktivierung der Habenbetrag des relevanten Projektbewertungspostens gebucht. |
| Sollkonto Deakt. | Auf dieses Konto wird beim Buchen der Deaktivierung der Sollbetrag des relevanten Projektbewertungspostens gebucht. |
| Habenkonto Deakt. | Auf dieses Konto wird beim Buchen der Deaktivierung der Habenbetrag des relevanten Projektbewertungspostens gebucht. |
| Bewertung nach Schlussrechnung | Aktivieren Sie die Checkbox, wenn Sie möchten, dass Projektbewertungszeilen mit diesem FiBu-Integrationscode auch nach erfolgter Schlussrechnung weiter in die Bewertung einfließen sollen. Projektbewertungen können dadurch auch nach Schlussrechnung erstellt werden, wobei nur Zeilen mit den entsprechend gekennzeichneten FiBu-Integrationscode neue Projektbewertungsposten erzeugen. Beim Deaktivierungsvorschlag werden nur Projektbewertungsposten mit FiBu-Integrationscodes berücksichtigt, die keine Kennzeichnung in diesem Feld haben. |
Bewertungsvorlagen#
Hinweis
Die Bewertungsvorlagen sind Teil des Freischaltmoduls "Erweiterte Projektbewertung“, dessen Nutzung erst mit Aktivierung und Freischaltung möglich ist.
Es muss jeweils eine Bewertungsvorlage für die ermittelnde Bewertung eingerichtet werden, z.B. Bewertungsbücher nach IFRS und HGB.
Die Felder in der Bewertungsvorlage sind folgendermaßen zu füllen:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Rubrikennr. | Geben Sie einen eindeutigen Code an, bspw. R10. Mit diesem Code kann in Formel- und Wenn-Zeilen (Feld "Zusammenzählung“ oder Felder für Argumente) auf andere Zeilen zugegriffen werden. Die Rubrikennummer muss gefüllt sein, um einen FiBu-Integrationscode eintragen zu können. |
| Beschreibung | Geben Sie eine Beschreibung für die Bewertungszeile an. |
| Kostenzeile | In diesem Feld muss ein Häkchen gesetzt werden, wenn in der Herkunftstabelle auf Projektposten oder Restkosten zugegriffen wird und diese nur Kostenbeträge beinhalten sollen. |
| Systemberechnung | In diesem Feld muss ein Häkchen gesetzt werden, wenn die Zeile vom System über Postentabellen berechnet werden soll. |
| Herkunftstabelle | Hier können Sie definieren, aufgrund welcher Daten der Betrag dieser Zeile berechnet werden soll. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: • Sachposten • Projektposten • Proj.-Kontoposten • Bewertungsvorlage • Auftragssumme • Bewertungsposten • Restkosten • Fortschritt • Anzahlungen • AZ-Rechnungen Hinweis Bitte beachten Sie, dass Ihnen die Optionen "Anzahlungen" und "AZ-Rechnungen" nur in Verbindung mit der App Advance Payment zur Auswahl stehen. Über das Feld "Zusammenzählung" kann dann eine weitere Filterung der Daten erfolgen. |
| Einst.-preise verwenden | Wird hier ein Häkchen gesetzt, so werden generell Einstandspreise verwendet, auch wenn im Bewertungsbuch eine Bewertung zu HGB-Sätzen eingestellt ist. |
| Anzahlungsbetragsart | Wählen Sie für die Herkunftstabellen "Anzahlungen“ und "AZ-Rechnungen“ eine dieser Optionen: • Bruttobetrag • Nettobetrag Für alle anderen Herkunftstabellen bleibt das Feld leer. |
| Zusammenzählungsart | Optionen für dieses Feld sind: • Konto (für Sachposten, Projektposten, Projektkontoposten) • Formel • Wenn |
| Zusammenzählung | Füllen Sie das Feld folgendermaßen: • Herkunftstabelle Projektposten und Projektkontoposten: Projektkontonummern • Herkunftstabelle Bewertungsposten: FiBu-Integrationscode • Herkunftstabelle Bewertungsvorlage: Rubrikennummer • Herkunftstabelle Sachposten: Sachkontonummern • Zusammenzählungsart Formel: Rubrikennummer und Rechenoperatoren Bei allen anderen Optionen bleibt das Feld leer. |
| Argument 1 / Bedingung / Argument 2 / Argument 3 / Argument 4 | Diese Felder müssen gefüllt werden, wenn die Zusammenzählungsart "Wenn“ verwendet wird. Die Felder müssen gemäß folgender Logik gefüllt werden: Wenn Argument 1 Bedingung Argument 2, dann Argument 3; sonst Argument 4. Hinweis In den Argumenten dürfen nur die "Rubrikennr.“ und Rechenoperatoren bzw. Zahlen enthalten sein. Optionen für "Bedingung“: - leer - < - > - = - <= - >= Bei allen anderen Zusammenzählungsarten bleiben die Felder leer. |
| Berechnung Datumsfilter | Bei Systembuchungen (Berechnung von Postentabellen) muss gegebenenfalls ein entsprechender Datumsfilter mitgegeben werden. Dann muss eine der folgenden Optionen ausgewählt werden. Sonst bleibt das Feld leer. • Vorjahr • Jahr bis Datum • Akt. Periode • Saldo bis Datum |
| Anzeigen | Zeilen, die hier ein Häkchen enthalten, werden im Bericht "Rohergebnisvorgabe“ ausgegeben. |
| FiBu-Integration | Hier muss ein FiBu-Integrationscode angegeben werden, wenn für diese Zeile ein Projektbewertungsposten erzeugt werden soll. Dieser findet bei Buchung in die Finanzbuchhaltung Eingang auf den in der FiBu-Integration hinterlegten Konten. Die Rubrikennummer muss gefüllt sein, um einen FiBu-Integrationscode eintragen zu können. |
| Druckbeschreibung | Diese Beschreibung wird beim Druck der Bewertungszeile im Bericht "Rohergebnisvorgabe“ als Überschrift angedruckt. Ist das Feld leer, wird die normale Beschreibung ausgegeben. |
Projektbewertungsbuch Rubrikeinrichtung#
Auf der Seite "Projektbewertungsbuch Rubrikeinrichtung" können Sie bis zu 10 Werte aus den Bewertungsbüchern definieren, die in der Übersicht "Proj.-Bewertungen" erscheinen. Diese Werte werden in den Spalten 1 bis 10 angezeigt. Für jeden Spaltenwert sind vier Angaben erforderlich:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Bewertungsbuchcode | Gibt an, aus welchem Bewertungsbuch der Wert angezeigt werden soll. |
| Herkunftswert | Gibt an, welcher Wert angezeigt werden soll. Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung: • Betrag • Bewertungsbetrag • Bewertungsgrundlage • Gebuchter Wert bis Vorperiode |
| Beschreibung | Manuelle Angabe einer Beschreibung, die im Spaltenkopf angezeigt werden soll. |
| Rubrikennr. | Je nach Bewertungsbuch kann hier eine Rubrikennummer ausgewählt werden. |
Die Spalten in der Übersicht "Proj.-Bewertungen" werden je nach verwendetem Bewertungsbuch ausgefüllt.
Preiskalkulation für Ressourcen#
Auf der Ressourcenkarte kann neben dem Einstandspreis auch der EK-Preis kalkuliert werden. Die Berechnung wird dabei folgendermaßen durchgeführt:
Personalkostensatz + Personalkosten % + Personalgemeinkosten = EK-Preis
EK-Preis + Indirekte Kosten % = Einstandspreis
Sowohl EK-Preis als auch Einstandspreis können bei der Projektbewertung herangezogen werden. Die Personalgemeinkosten können auch per Funktion für mehrere Ressourcen auf einmal aktualisiert werden. Der EK-Preis und der Einstandspreis werden dabei neu kalkuliert. Dafür wird "Personalgemeinkosten ändern“ über die Suche aufgerufen.
Im Inforegister "Ressource“ können Filter gesetzt werden, wenn nur bestimmte Ressourcen von der Aktualisierung betroffen sind.
Im Inforegister "Optionen“ müssen die neu geltenden Personalgemeinkosten angegeben werden.
Buchungsablauf Projektbewertung mit Bewertungsvorlagen#
Hinweis
Die Bewertungsvorlagen sind Teil des Freischaltmoduls "Erweiterte Projektbewertung“, dessen Nutzung erst mit Aktivierung und Freischaltung möglich ist.
Der Buchungsablauf der Projektbewertung wird in diesem Abschnitt in kurzer Form anhand eines Beispiels erläutert. Es werden folgende Punkte behandelt:
- Projektbewertung erstellen
- Projektfortschritt einsehen
- Projektbewertungen überprüfen und buchen
- Gebuchte Projektbewertung
- Aktivierung buchen
- Projekte abschließen
- Projektbewertung zur Deaktivierung vorschlagen
- Deaktivierung buchen
Projektbewertung erstellen#
Über die Seite "Projektbewertungen" kann über die Funktion "Bewertungen erstellen" eine neue Bewertung erstellt werden. Grenzen Sie im Inforegister "Proj.-Bewertungsbuch" der Anforderungsseite "Proj.-Bewertungen erstellen" die zu bewertenden Projekte ein. Im Inforegister "Optionen" müssen Sie anschließend den Bewertungsmonat auswählen (z.B. 01.01.25 für Januar 2025).
Setzen Sie im Feld "Buchen" ein Häkchen, so werden die Projektbewertungen erstellt und direkt gebucht (als Projektbewertungsposten – nicht in der Finanzbuchhaltung). Möchten Sie die Projektbewertungen vor dem Buchen überprüfen, so setzen Sie hier kein Häkchen.
Wird im Feld "Datenübernahme“ ein Häkchen gesetzt, so werden die Projektbewertungen als in die Finanzbuchhaltung gebucht gekennzeichnet. D.h. die hier ermittelten / gebuchten Werte werden nicht mehr in die Finanzbuchhaltung übertragen. Dies ist vor allem dann relevant, wenn eine Projektbewertung für Projekte erstellt wird, die den Status bei der Datenübernahme festhält. Die Werte in der Finanzbuchhaltung werden hier meist mit den übrigen Kontensalden eingebucht. Würden dann die Projektbewertungen erneut in die Finanzbuchhaltung gebucht werden, wären diese Werte doppelt vorhanden.
Projektbewertungen überprüfen und buchen#
Wurden die Projektbewertungen erstellt (und nicht gebucht), können sie vor der Buchung eingesehen werden. Öffnen Sie hierzu die Projektkarte und wählen Sie den Menüpunkt "Projektbewertungen" über das Menüband aus. Alternativ können Sie die Seite über die Anwendersuche öffnen.
Es wird jeweils eine Projektbewertung pro Bewertungsbuch erstellt. In der Projektbewertung können Sie die ermittelten Werte einsehen. Für Werte, die mit einer Formel berechnet wurden, kann über "Berechnungsprotokoll anzeigen" sowohl diese Formel als auch die Zwischenergebnisse angezeigt werden. Gegebenenfalls können Sie die ungebuchte Bewertung auch wieder löschen und anschließend erneut erstellen.
In der Projektbewertung können Sie die ermittelten Werte einsehen. Es wird jeweils eine Projektbewertung pro Bewertungsbuch erstellt. Gegebenenfalls können Sie die ungebuchte Bewertung auch wieder löschen und anschließend erneut erstellen.
Über "Buchen" kann die Projektbewertung gebucht werden. Durch das Buchen werden Projektbewertungsposten erstellt, die als Grundlage für die Buchung der Bewertung in die Finanzbuchhaltung dienen.
Alternativ können die erstellten und ungebuchten Projektbewertungen auch im Stapel gebucht werden (Funktion "Proj.-Bewertung buchen"). Hier können Sie vor dem Buchen noch einen Filter setzen, so dass nur bestimmte Projektbewertungen bei der Buchung berücksichtigt werden.
Gebuchte Projektbewertungen#
Gebuchte Projektbewertungen können Sie über die Projektkarte über den Menüpunkt "Geb. Projektbewertungen" einsehen.
Über "Zugehörig > Projektbewertung > Bewertung" können Sie sich die erstellten Projektbewertungsposten in einer Matrix anzeigen lassen.
Im Feld "FiBu-Integration" können Sie sehen, welche Buchungen mit dem Schritt "Proj.-Bewertung Aktivierung buchen" in der Finanzbuchhaltung erzeugt werden. Das Feld "Bewertungsbetrag" zeigt, den zu buchenden Betrag an, welcher durch die Projektbewertung errechneten wurde. Das Feld "Geb. Bewertungsbetrag“ wird gefüllt, sobald Sie den Schritt "Aktivierung buchen" durchgeführt haben.
Auch in der gebuchten Projektbewertung ist es möglich, für Werte, die mit einer Formel berechnet wurden, über "Berechnungsprotokoll anzeigen" sowohl diese Formel als auch die Zwischenergebnisse anzeigen zu lassen.
Aktivierung buchen#
Für die Buchung in die Finanzbuchhaltung muss die Funktion "Proj.-Bewertung Aktivierung buchen“ aufgerufen werden.
Im Inforegister "Projekt“ können Sie Filter auf die Projekte, die berücksichtigt werden sollen, setzen. Im Inforegister "Proj.-Bewertungsposten“ können Sie Filter für das Bewertungsbuch und den zu berücksichtigenden Datumszeitraum setzen.
Möchten Sie die Bewertung getrennt nach IFRS und HGB in die Finanzbuchhaltung buchen, setzen Sie im Feld "Bewertungsbuch Code“ einen entsprechenden Filter. Im Feld "Buchungsdatum“ sollte ein Filter bis zum Monatsende gesetzt werden, beispielsweise ..31.01.25.
Im Inforegister "Optionen“ können Sie wählen, ob pro Projektbewertungsposten oder pro Projekt gebucht werden soll. Für die Option je Projekt werden evtl. Zahlen kumuliert in die Finanzbuchhaltung fließen. Vergeben Sie anschließend ein Buchungsdatum, eine Belegnr. und eine Buchungsbeschreibung. In der Buchungsbeschreibung wird %1 mit der Buchungsart (Aktivierung oder Deaktivierung) und %2 mit der Projektbuchungsgruppe (z.B. IFRS oder HGB) ersetzt.
Mit dem Feld "Buchen“ bestimmen Sie, ob die Buchung mit dem Drucken bzw. der Vorschau erfolgen soll. Ist der Schalter deaktiviert, wird nur der Bericht gedruckt bzw. angezeigt.
Klicken Sie anschließend auf "Drucken“ oder "Vorschau & schließen“, um die Verbuchung in die Finanzbuchhaltung zu prüfen.
Hinweis
Ist das Feld "Buchen“ markiert, ist auch die Vorschau keine Seitenansicht; mit der Vorschau werden in diesem Fall Buchungen in der Finanzbuchhaltung ausgelöst. Anschließend können Sie die gebuchten Werte in der Finanzbuchhaltung auf den entsprechenden Konten der FiBu-Integration (Konten und Buchungssätze; siehe Abschnitt "Bewertungsvorlagen einrichten") einsehen. Gehen Sie hierzu über die FiBu-Buchblätter auf das zuletzt von Ihnen gebuchte Blatt und öffnen Sie die Sachposten.
Haben Sie im Inforegister "Proj.-Bewertungsposten“ einen Filter für das Bewertungsbuch gesetzt, so müssen Sie die Funktion "Proj.-Bewertung Aktivierung buchen“ je ein weiteres Mal für die anderen Bewertungsbücher aufrufen.
Projekte abschließen#
Damit Projekte in der Finanzbuchhaltung wieder deaktiviert werden können, muss der Status des Projektes auf "Abgeschlossen“ gesetzt werden. Alternativ kann für das Projekt der Schalter "Schlussgerechnet“ aktiviert werden.
Hinweis
Auf abgeschlossene Projekte kann nicht mehr gebucht werden, auf schlussgerechnete schon. Auf diese Projekte sollten allerdings nur noch "Restbuchungen“ (z.B. für Garantie oder Nacharbeit) laufen, da diese Projekte nicht mehr in die Projektbewertung einfließen. Sobald also ein Projekt den Status "Abgeschlossen“ hat oder auf "Schlussgerechnet“ gesetzt wurde, wird es beim Erstellen der Projektbewertung für die Projektaktivierung nicht mehr berücksichtigt.
Projektbewertung zur Deaktivierung vorschlagen#
Abgeschlossene oder schlussgerechnete Projekte müssen über das "Proj.-Bewertung Buch.-Blatt“ zur Deaktivierung vorgeschlagen und anschließend verbucht werden. Dazu wird die Funktion "Deaktivierungsvorschlag“ verwendet.
Im Inforegister "Projekt“ können Sie Filter auf die Projekte, die berücksichtigt werden sollen, setzen. Im Inforegister "Proj.-Bewertungsbuch“ können Sie einen Filter auf das Bewertungsbuch setzen, wenn Sie den Deaktivierungsvorschlag z.B. getrennt nach IFRS und HGB vornehmen wollen. Im Inforegister "Proj.-Bewertungsposten“ können Sie Filter setzen, wenn Sie nur bestimmte aktivierte Projektbewertungsposten für die Deaktivierung vorschlagen möchten.
Im Inforegister "Optionen“ geben Sie das Buchungsdatum, die Belegnummer und die Buchungsbeschreibung für die Deaktivierung vor. %1 in der Beschreibung wird dabei durch das Buchungsdatum ersetzt. Diese Funktion schlägt alle in der Aktivierung berücksichtigten Projektbewertungsposten zur Deaktivierung vor.
Mit dem Buchen des Buch.-Blattes werden keine Buchungen in der Finanzbuchhaltung vorgenommen, es werden lediglich Projektbewertungsposten für die Deaktivierung erzeugt. Die Projektbewertungsposten können Sie in der Projektkarte über die gebuchten Projektbewertungen oder über die Bewertungsbücher einsehen.
Deaktivierung buchen#
Anschließend müssen Sie die für die Deaktivierung erzeugten Projektbewertungsposten in die Finanzbuchhaltung übernehmen. Rufen Sie die Funktion "Proj.-Bewertung Deaktivierung buchen“ auf. Im Inforegister "Projekt“ können Sie Filter auf die Projekte, die berücksichtigt werden sollen, setzen. Im Inforegister "Proj.-Bewertungsbuch“ können Sie einen Filter auf das Bewertungsbuch setzen, wenn Sie den Deaktivierungsvorschlag getrennt nach IFRS und HGB vornehmen wollen. Im Inforegister "Proj.-Bewertungsposten“ können Sie Filter setzen, wenn Sie nur bestimmte aktivierte Projektbewertungsposten für die Deaktivierung vorschlagen möchten. Im Inforegister "Optionen“ können Sie wählen, ob pro Projektbewertungsposten oder pro Projekt gebucht werden soll. Für die Option je Projekt werden evtl. Zahlen kumuliert in die FiBu fließen. Vergeben Sie anschließend ein Buchungsdatum, eine Belegnr. und eine Buchungsbeschreibung. In der Buchungsbeschreibung wird %1 mit der Buchungsart (Aktivierung oder Deaktivierung) und %2 mit der Projektbuchungsgruppe (z.B. IFRS oder HGB) ersetzt. Mit dem Feld "Buchen“ bestimmen Sie, ob die Buchung mit dem Drucken bzw. der Vorschau erfolgen soll. Ist der Schalter deaktiviert, wird nur der Bericht gedruckt bzw. angezeigt.
Hinweis
Ist das Feld "Buchen“ markiert, ist auch die Vorschau keine Seitenansicht; mit der Vorschau werden in diesem Fall Buchungen in der Finanzbuchhaltung ausgelöst. Anschließend können Sie die gebuchten Werte in der Finanzbuchhaltung auf den entsprechenden Konten der FiBu-Integration (Konten und Buchungssätze für Aktivierung; siehe Abschnitt "Bewertungsvorlagen einrichten" – die Deaktivierung bucht gegengleich) einsehen. Gehen Sie hierzu über die FiBu-Buchblätter auf das zuletzt von Ihnen gebuchte Blatt und öffnen Sie die Sachposten.
Stornieren von Projektbewertungen#
Gebuchte Projektbewertungen können storniert werden. Das Vorgehen in diesem Punkt soll wie folgt vermittelt werden:
- Geb. Projektbewertungen stornieren
- Storno der geb. Projektbewertungen in der Finanzbuchhaltung
- Projektbewertungen neu erstellen
Anhand dieser Schwerpunkte soll durch ein Beispielprojekt der gesamte Ablauf der Projektbewertung aufgezeigt werden, der Sie in die Lage versetzt, das Vorgehen anschließend in Microsoft Dynamics 365 Business Central1 selbst zu steuern. Dabei sollen Sie die Auswirkungen auf die Projekte, Ressourcen und Finanzbuchhaltung kennenlernen.
Geb. Projektbewertungen stornieren#
Rufen Sie die Funktion "Geb. Proj.-Bewertung stornieren" auf. Auf der Anforderungsseite sollte unbedingt über Filter definiert werden, welche gebuchten Projektbewertungen storniert werden sollen.
Beispiel:
Für die Korrektur der HGB-Projektbewertungen für Februar 2025 muss mindestens der folgende Filter gesetzt werden:
Bewertungsbuchcode HGB
Buchungsperiode 01.02.25
Die Funktion löscht alle gewählten gebuchten Projektbewertungen (Kopf und Zeilen) und korrigiert in den gebuchten Projektbewertungsposten den Bewertungsbetrag auf 0. Zusätzlich wird das Feld "Stornierter Betrag" mit dem bis dahin gebuchten Bewertungsbetrag des Projektbewertungspostens gefüllt. Durch Bestätigen der Abfrage wird das Storno ausgelöst.
Storno der gebuchten Projektbewertungen in der Finanzbuchhaltung#
Die korrigierten Projektbewertungsposten müssen nun erneut in die Finanzbuchhaltung übernommen werden. Dabei wird die Differenz aus dem "Bewertungsbetrag“ und dem "Geb. Bewertungsbetrag“ in die Finanzbuchhaltung gebucht. Durch das Nullstellen des Bewertungsbetrags im Abschnitt "Geb. Projektbewertungen stornieren" wird nun der bereits gebuchte Bewertungsbetrag in der Finanzbuchhaltung durch eine Umkehrbuchung storniert.
Dazu muss erneut die Funktion "Proj.-Bewertung Aktivierung buchen“ ausgeführt werden (siehe Abschnitt "Aktivierung buchen").
Beispiel:
Für das Buchen der Korrektur z.B. der stornierten HGB-Projektbewertungen für Februar 2025 in die Finanzbuchhaltung muss mindestens der folgende Filter für die Projektbewertungsposten gesetzt werden:
Bewertungsbuchcode HGB
Buchungsperiode 01.02.25..28.02.25
Hinweis
Der Filter sollte gleich gewählt werden wie beim Stornieren der gebuchten Projektbewertungen. Die Belegnummer und / oder die Buchungsbeschreibung, die für die Aktivierung angegeben werden kann, kann einen Hinweis auf das Storno geben.
Projektbewertungen neu erstellen#
Die stornierten Projektbewertungen können anschließend wieder neu erstellt, gebucht und in der Finanzbuchhaltung aktiviert werden (siehe hierzu die Abschnitte "Projektbewertung erstellen" , "Projektfortschritt einsehen", "Projektbewertungen überprüfen und buchen“, "Gebuchte Projektbewertungen" und "Aktivierung buchen".
Buchungsablauf Projektbewertung nach Projektposten#
Sämtliche Buchungen für Verbräuche und Verkäufe werden nicht automatisch in die Finanzbuchhaltung übernommen, sondern über Stapelverarbeitungen angestoßen.
Bei der Buchung wird nach Aktivierung und Deaktivierung unterschieden. Aktiviert wird ein Projekt, um z.B. dem Lagerverbrauch, Gehältern etc. einen Bestand an unfertigen Erzeugnissen o.ä. gegenüberzustellen. Am Periodenende muss aus bilanztechnischen Gründen für laufende Projekte eine Aktivierung durchgeführt werden. Für die Aktivierung und Deaktivierung stehen Stapelverarbeitungen bereit.
Bei Fertigstellung (oder teilweiser Fertigstellung) eines Projektes müssen die unfertigen Erzeugnisse wieder ausgebucht werden, da diese das Unternehmen verlassen haben. Diesen Vorgang nennt man Deaktivierung. Die Buchungen der Projektaktivierung werden auf den Konten für nicht abgeschlossene Arbeiten aufgezeichnet. Die Deaktivierung eines Projekts hängt von dessen Grad der Fertigstellung ab. Die Buchungen für die Deaktivierung neutralisieren die Beträge auf den Konten für nicht abgeschlossene Arbeiten und übertragen die deaktivierten Werte auf die jeweiligen Sachkonten für Projektumsatz und Projektkosten.
Über die Projektbewertungsbuchblätter werden die Aktivierung und die Deaktivierung aufgerufen. Es ist eine Unterscheidung des Aufrufs notwendig. Danach werden die Bewertungen in die FiBu übergeben.
Im ersten Teil wird die Bewertung zu Projektposten behandelt, im zweiten Teil die Bewertung zu Fortschrittszahlen.
Bewertung nach Projektposten#
Die Bewertung nach Projektposten ist die gängige Methode bei der Bewertung nach HGB. Es wird zu Einstandspreisen bewertet und am Ende des Projektes wird die Deaktivierung gebucht.
Aktivierung nach Projektposten#
Im ersten Schritt sind die Projektposten über das Projektbewertungsbuchblatt aufzurufen und die Projektbewertungsposten zu bilden. Anschließend erfolgen die Übergabe und Verbuchung in der Finanzbuchhaltung.
Im Projektbewertungsbuchblatt wird der Projektaktivierungsvorschlag aufgerufen.
Mit "Nr.“ können einzelne Projekte eingegeben werden. Fehlt die Eingabe, geht der Aufruf über alle Projekte. Im "Bewertungsbuch Code“ ist das Bewertungsbuch zu hinterlegen, nach dem in diesem Vorschlag bewertet werden soll. Erfolgt keine Eingabe, werden alle Bewertungsbücher berücksichtigt. Im Inforegister "Optionen“ wird über die Felder "Bewertung von“ und "Bewertung bis“ angegeben, für welchen Zeitraum die gebuchten Posten herangezogen werden, die in die Bewertung eingehen. Weiterhin wird das Buchungsdatum verlangt, sowie eine Belegnr. und eine Buchungsbeschreibung.
Hinweis
In "Belegnr.“ und "Buchungsbeschreibung“ kann der Platzhalter %1 verwendet werden. Dieser wird automatisch durch das Buchungsdatum ersetzt.
Mit "OK“ wird der Projektbewertungsvorschlag in das Buchblatt eingetragen.
Wird das Projektbewertungsbuchblatt über diesen Aufruf gefüllt, sind im Normalfall keine manuellen Änderungen der Daten durchzuführen. Ist ein Aufruf mit falschen Daten erfolgt, können die Zeilen jederzeit gelöscht und der Aufruf wiederholt werden.
Ein Bewertungsbuch zur Aktivierung von Projektverbrauchsposten zu Einstandspreisen ist folgendermaßen eingerichtet:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code | HGB-P |
| Beschreibung | HGB n. Posten |
| Integration FiBu | Ja |
| Bewertungsvorlage | Nein |
| Bewertung zu | Projektposten |
| Aktivierungsmethode | Einstandspreise |
| Aktivierung von | Verbrauch |
| Deaktivierungsmethode | Bei Abschluss |
Bewertet werden die Projektposten der Postenart Verbrauch, Bewertet wird zu Einstandspreisen. Bei Bedarf wird die FiBu-Integration aktiviert.
Dadurch werden nur die Projektposten mit der Art "Verbrauch“ in das Buchblatt abgerufen. Die Projektposten mit der Art "Verkauf“ blieben gänzlich unberücksichtigt. Der Bewertungsbetrag wird aus dem Feld "Einstandspreis“ des jeweiligen Projektpostens übernommen. Der VK-Preis hat hier lediglich informatorischen Charakter.
Die nun anschließende Buchung erzeugt Projektbewertungsposten, die über das Projekt eingesehen werden können. Es ist ein Bezug vorhanden vom Projektbewertungsposten zum bewerteten Projektposten über die "Lfd. Nr.“ des Projektpostens.
Im Projektposten selbst wurde der Aktivierungsbetrag hinterlegt. Aus der Projektkarte kann über den Aufruf Projektbewertung > Bewertung die Übersicht über den aktuellen Stand der Bewertung in einer Matrix abgerufen werden. Die gebuchten Bewertungsposten erscheinen in der Spalte "Aktivierung“ des Buchungszeitraum. Ein Lookup in einem Feld der Spalte zeigt die Projektbewertungsposten.
Falsche Bewertungsgrundlage
Falls die Bewertungsgrundlage falsch gewählt wurde, kann eine zweite Bewertung durchgeführt werden. Es werden aber nur noch die Projektposten herangezogen, die in der vorherigen Projektbewertung noch nicht berücksichtigt wurden. Das Bewertungsbuch muss dafür entsprechend geändert und dem Projekt neu zugewiesen werden. Eine Stornierung der gebuchten Projektbewertung ist nicht möglich.
Buchen der Projektaktivierung in die Finanzbuchhaltung#
Die über das Projektbewertungsbuchblatt erzeugten Projektbewertungsposten, welche nur Auswirkungen auf den Projektbereich haben, können über eine Stapelverarbeitung in die Finanzbuchhaltung übernommen werden. Wichtig ist, dass die zu übernehmenden Bewertungsposten im Feld "Integration FiBu“ ein Häkchen haben, welcher über das Projektbewertungsbuch gesteuert wird.
Die Werte werden danach in die Finanzbuchhaltung übernommen. Der Aufruf erfolgt über "Proj.-Bewertung Aktivierung buchen“. Im Register "Projekt“ können einzelne Projekte ausgewählt werden. Es ist auch möglich, weitere Felder der Tabelle "Projekt“ auszuwählen und entsprechende Filterwerte anzugeben.
Im Register "Proj.-Bewertungsposten“ können Filter auf die Projektbewertungsposten angegeben werden. Sinnvoll ist hier, speziell nur den Zeitraum abzugrenzen. Die Postenabgrenzung sollte bereits bei dem ersten Schritt über das Projektbewertungsbuchblatt erfolgen.
Im Register "Optionen“ wird angegeben, nach welcher Methode gebucht werden soll. Es kann für jeden Projektbewertungsposten ein Sachposten oder aufsummiert für alle diese Posten nur ein Sachposten in der FiBu gebildet werden. Zudem muss das Buchungsdatum angegeben werden, mit welchem die Buchung in die FiBu erfolgen soll. Ebenso müssen die Belegnr. und die Buchungsbeschreibung hinterlegt werden. Über "Buchen“ kann gesteuert werden, ob zuerst eine Vorschau der Aktivierung angezeigt (Schalter aus) oder ob die Buchung tatsächlich durchgeführt werden soll.
Die Buchung bzw. deren Vorschau wird über die Buttons "Drucken“ oder "Vorschau & schließen“ angestoßen. Es wird ein Bericht der Aktivierungen angezeigt.
Sobald die Projektaktivierung in die Finanzbuchhaltung gebucht wurde, ist über den Aufruf der Bewertung pro Projekt ersichtlich, dass diese Buchungen durchgeführt wurden. Die Spalte "Geb. Aktivierung“ zeigt für den Monat denselben Wert an wie die Spalte "Aktivierung“. Nach der Buchung der Aktivierung ist im zugehörigen Projektbewertungsbuch das Feld "Proj.-Buchungsdatum“ aktualisiert. Die in die Buchung eingeflossenen Projektbewertungsposten sind im Feld "Geb. Bewertungsbetrag“ aktualisiert worden.
In der FiBu wurden die einzelnen Buchungssätze gebucht. Da bei der Buchung der Aktivierung die Buchungsmethode "je Proj.-Bewertungsposten“ ausgewählt war, wurde eine Vielzahl an Buchungssätzen gebucht. Bei der Bewertung zu Fortschrittszahlen ist der Ablauf identisch. Lediglich muss für die betrachtete Periode der Fortschritt ermittelt werden. Der Bewertungsvorschlag im Projektbewertungsbuchblatt greift dann diese Werte ab. Die Verbuchung in die Finanzbuchhaltung wird ebenfalls identisch ausgeführt. Die dahinterstehenden Kontenfindungen sind jedoch gänzlich anders.
Deaktivierung nach Projektposten#
Für die Deaktivierung ist die hinterlegte Information wichtig, wann deaktiviert wird, ob nach Prozentsatz der Fertigung oder bei Abschluss. Bei Abschluss muss der Status des Projekts auf "Abgeschlossen“ stehen. Der Aufruf der Deaktivierung erfolgt im Projektbewertungsbuchblatt über das Menüband.
Im Bereich "Optionen“ wird das Deaktivierungsbuchungsdatum angegeben. Weiterhin ist die Belegnr. und die Buchungsbeschreibung zu pflegen. Im Bereich "Projekt“ kann ein Projekt speziell eingegeben werden oder ohne Eingabe werden alle Projekte berücksichtigt.
Im Bereich "Proj.-Bewertungsbuch“ kann als Filter ein spezielles Bewertungsbuch angegeben werden. Erfolgt keine Eingabe, werden alle Bewertungsbücher berücksichtigt. Über den Bereich "Proj.-Bewertungsposten“ kann speziell auf gewisse gebuchte Projektbewertungsposten gefiltert werden. Über die Postenart ist die Auswahl über Verbrauch oder Verkauf möglich. Erfolgt keine Eingabe, werden alle Posten entsprechend berücksichtigt.
Analog zur Aktivierung muss nun das Projektbewertungsbuchblatt noch gebucht werden. Die deaktivierten Projektposten sind nun ebenfalls in der Bewertungsmatrix unter der Spalte "Deaktivierung“ zu finden.
Buchen der Projektdeaktivierung in die Finanzbuchhaltung#
Die Deaktivierung ist nun im Projektbereich erfolgt. Die Buchung in der Finanzbuchhaltung muss über "Proj.-Bewertung Deaktivierung buchen“ noch angestoßen werden. Über das Register "Projekt“ können bei Bedarf einzelne Projekte ausgewählt werden.
Im Register "Proj.-Bewertungsbuch“ kann hinterlegt werden, von welchem Bewertungsbuch ausgehend deaktiviert werden soll. Über das Register "Proj.-Bewertungsposten“ kann festgelegt werden, welche Projektbewertungsposten in die FiBu für die Deaktivierung übergeben werden sollen.
Im Register "Optionen“ kann wiederum angegeben werden, ob jeder Projektbewertungsposten einzeln oder aufsummiert als Sachposten in der Finanzbuchhaltung gebildet werden soll. Zusätzlich sind ein Buchungsdatum, eine Belegnr. und die Buchungsbeschreibung anzugeben. Nur wenn der Schalter "Buchen“ gesetzt ist, wird auch tatsächlich in die FiBu gebucht, ansonsten wird nur ein Kontrollbericht erstellt.
Analog zur Aktivierung wurden auch bei der Deaktivierung wieder zahlreiche Sachpostenbuchungen in der FiBu abgesetzt.
Buchungsablauf Projektbewertung nach Fortschritt#
Die Bewertung nach Fortschritt ist in weiten Teilen mit der Bewertung nach Projektposten identisch. Hier werden nur die sich unterscheidenden Schritte erklärt.
Dabei handelt es sich um die Feststellung des Fortschritts. Dies wurde bereits detailliert behandelt, so dass hier nur noch kurz auf den Sachverhalt eingegangen wird.
Weiterhin sind die Buchungssätze vollkommen anders aufgebaut, was sich bereits durch die Hinterlegung der Konten in der Projektbuchungsgruppe abzeichnete.
Projektfortschritt berechnen#
Die Berechnung des Fortschritts eines Projektes findet im Projekt unter dem Punkt Projektbewertung -> Fortschritt statt. Mit der Funktion "Fortschritt berechnen“ ergeben sich die Fortschrittszeilen.
Aktivierung nach Fortschritt#
Zur Bewertung nach Fortschritt muss zum Projekt ein passendes Projektbewertungsbuch angelegt werden. Entscheidend ist das Feld "Bewertung zu“, hier muss eine Fortschrittszahl eingetragen sein.
Analog zur oben gezeigten Bewertung nach Projektposten wird auch jetzt ein Projektbewertungsvorschlag in das Projektbewertungsbuchblatt aufgerufen. Beachten Sie die Datumsfilterung; jetzt sind die Daten aus dem Projektfortschritt relevant.
Der weitere Prozess (Buchen der Projektbewertung als Projektbewertungsposten > Buchen des Projektbewertungspostens in die FiBu [wenn das Projektbewertungsbuch dies entsprechend vorsieht] > Deaktivierung des Projektbewertungspostens > Buchen der Projekteaktivierung in die FiBu) ist identisch mit der Bewertung nach Projektposten.
Auswertemöglichkeiten#
Die erweiterte Projektbewertung bietet zusätzliche Auswertemöglichkeiten der relevanten Projektdaten.
Bericht Rohergebnisvorgabe#
Dieser Bericht druckt für ein ausgewähltes Bewertungsbuch (z.B. IFRS oder HGB für einen definierten Monat) die Zeilen und Werte der (gebuchten) Projektbewertung. Es werden nur die Zeilen gedruckt, die ein entsprechendes Kennzeichen ("Anzeigen“) in der Bewertung gesetzt haben.
Auf dem Inforegister "Projekt-Dimensionswerte Berichtspuffer“ kann zunächst eine Dimension ausgewählt werden, nach der die Projekte gruppiert werden. Im Feld "Dimensionswert“ kann dann eine Ausprägung dieser Dimension gewählt werden, es werden dann nur Projekte gedruckt, die als Vorgabedimension diese Dimension zugeordnet haben (z.B. Bereich 30). Zur Einschränkung der angedruckten Projekte kann im Feld "Projektnr.“ ein Filter gesetzt werden.
Auf dem Inforegister "Optionen" der Anforderungsseite muss ein Datum gewählt werden, es werden dann die Projektbewertungen ausgegeben, die in diesen Monat fallen. Im Feld "Bewertungsbuch Code" muss das Bewertungsbuch für den Druck angegeben werden. Wird der Schalter "Vorschau" aktiviert, so werden nicht nur gebuchte, sondern auch erstellte und nicht gebuchte Projektbewertungen in diesem Bericht ausgegeben.