Service#
Der nachfolgende Abschnitt erläutert Ihnen die Zusatzfunktionen in KUMAVISION trade365 für den Bereich Service in Microsoft Dynamics 365 Business Central1.
Einkaufscodes in Serviceaufträgen#
Im Standard von Microsoft Dynamics 365 Business Central1 steht Ihnen bereits im Artikelstamm die Möglichkeit zur Verfügung, für einen Artikel einen Einkaufscode zu definieren, z.B. wenn der Artikel immer als Direktlieferung beim Lieferanten bestellt wird.
Direktlieferungen von Ersatzteilen zum Kunden sind im Standard von Microsoft Dynamics 365 Business Central1 nicht vorgesehen, stehen jedoch durch KUMAVISION trade365 zur Verfügung (siehe "Spezial- und Direktlieferungsaufträge im Service“). Sie könne die definierten Einkaufscodes eines Artikels auch im Service verwenden, wenn z.B. spezielle Ersatzteile direkt vom Lieferanten an den Kunden geliefert werden sollen, um den Logistikaufwand zu reduzieren und unnötige Transportzeiten zu sparen.
Um diese Funktion zu aktivieren, rufen Sie die "Serviceeinrichtung“ über die Anwendersuche auf. Auf dem Inforegister "KUMAVISION trade" aktivieren Sie den Schalter "Einkaufscode von Artikel übertragen“. Die Vorgaben aus der Artikelkarte werden jetzt auch in die Serviceauftragszeilen übertragen.
Automatisches Erstellen von Serviceartikeln bereits bei Einkauf#
Im Standard von Microsoft Dynamics 365 Business Central1 können Serviceartikel automatisch beim Verkauf eines Artikels erstellt werden. Dazu treffen Sie die Einstellung in der Serviceartikelgruppe.
In KUMAVISION trade365 können Serviceartikel bereits beim Einkauf automatisch angelegt werden. Diese Funktion unterstützt Sie darin, dass z.B. anfallende Umbauarbeiten oder andere Leistungen bereits konkret dem Serviceartikel zugewiesen werden können.
Um Serviceartikel automatisch im Einkauf anzulegen, rufen Sie die Serviceartikelgruppen über die Anwendersuche auf. Für die Serviceartikelgruppe, deren Artikel bereits beim Einkauf ein Serviceartikel angelegt werden soll, wählen Sie den Schalter "Serviceartikel erstellen (Einkauf)“ aus.
Nach Aktivierung des Schalters werden für alle Artikel, welche die Serviceartikelgruppe zugewiesen haben, bei Buchung eines Wareneingangs automatisch die Serviceartikel erstellt. Die Informationen bzgl. des Kreditors, von dem diese Artikel bezogen werden, werden in den Serviceartikel übertragen und bleiben auch bei einem späteren Verkauf erhalten.
Weitere Felder in Lieferadressen#
Um in Abhängigkeit der Lieferadresse diverse Felder im Servicebeleg zu übersteuern, wurde die Lieferadressen Karte der Debitoren erweitert.
Folgende Felder werden in Servicebelege übernommen, wenn sie gepflegt sind:
- MwSt. Geschäftsbuchungsgruppe
- Geschäftsbuchungsgruppe
- Ust-Id Nr.
Wird in diesen Feldern auf der Lieferadresse nichts angegeben, so werden im Servicebeleg die entsprechenden Felder des Debitors verwendet.
Mit der Angabe der MwSt. Geschäftsbuchungsgruppe, USt.-ID und Geschäftsbuchungsgruppe auf Lieferadressen Ebene ist es möglich, die passende MwSt. für Lieferungen ins Ausland bei ansonsten inländischen Kunden vorzubelegen, ohne dies manuell jedes Mal im Einzelfall im Auftrag tun zu müssen. Dies erhöht die Datenqualität in der Auftragserfassung.
Belegtexte im Service#
Grundsätzlich kann in Servicerechnungen, die für Serviceverträge erstellt werden, ein Standard-Servicerechnungstext hinterlegt werden. Dies ist jedoch nicht ausreichend, wenn ein Unternehmen grundsätzlich mit der Funktionalität "Zusatztexte" der KUMAVISION arbeitet.
Textbausteine für Debitoren wurden hinsichtlich des Drucks auf Servicebelegen erweitert. Soll ein Textbaustein für einen Debitoren auch im Service gedruckt werden, so müssen die entsprechenden Haken gesetzt werden.
Damit kann der Textbaustein für diesen Debitor auch im Service abgerufen werden.
Hinweis
Nicht vorgesehen ist der Abruf von Artikel-Textbausteinen im Serviceangebot / Auftrag.
Anzeige Serviceartikelnummer und –seriennummer in gebuchten Servicerechnungen#
Zur Vereinfachung der Recherche in gebuchten Servicerechnungen wird die im Serviceauftrag verwendete Serviceartikelnummer und deren Seriennummer in gebuchten Servicerechnungen angezeigt.
Über den Assist Button kann auf die Seite Serviceartikel zugegriffen werden.
Infobox Serviceartikel Belege am Serviceartikel#
Zur einfachen Recherche am Serviceartikel nach Belegen, in denen der Serviceartikel aktuell verwendet wird, wurde eine Infobox "Serviceartikel Belege“ implementiert. Sowohl in der Serviceartikelliste als auch auf der –Karte kann diese eingesehen werden.
Die Hyperlinks der jeweiligen Anzahl verzweigen auf die Serviceartikelzeilen gefiltert nach Serviceaufträgen oder Angeboten. Der Hyperlink der Anzahl, der Lieferung verzweigt auf die gebuchten Servicelieferzeilen.
Nullposition in Servicezeilen#
Die in Abschnitt "Nullposition“ beschriebene Funktionalität der Nullpositionen ist auch im Servicebereich verfügbar.
Werden in Servicebelegen Zeilen ohne Zeilenbetrag eingegeben, so muss das Feld "Nullposition“ auf eine Option gestellt werden, die nicht leer oder Nein ist. Andernfalls bricht die Buchung des Belegs mit einer entsprechenden Meldung ab.
Archivierte Belege im Service#
Im Service werden in Microsoft Dynamics 365 Business Central1 Standard die Belege Angebot und Auftrag nicht archiviert. Da archivierte Belege im Verkauf jedoch standardmäßig vorhanden sind und im täglichen Ablauf immer wieder hilfreich sind, wurde in KUMAVISION trade365 für die Servicebelege ebenfalls ein Archiv geschaffen.
In der Service Einrichtung kann vorgegeben werden, ob Angebot und Aufträge immer oder nur manuell archiviert werden sollen.
Wenn immer archiviert wird, so wird Angebot / Auftrag immer dann archiviert, wenn der jeweilige Beleg gedruckt, gelöscht oder gebucht wird.
Neben dem automatischen Archivieren, kann ein Beleg auch manuell über die Funktion "Beleg archivieren“ archiviert werden.
Im Servicebeleg ist ersichtlich, wie viele archivierte Versionen von dem Beleg existieren. Zum einen befindet sich die Anzahl der archivierten Versionen auf dem Inforegister "Allgemein“ im Feld "Anz. Archivierte Versionen“ und zum anderen in der Infobox "Debitorenservicehistorie“. Durch Klick auf die Anzahl, können die archivierten Belege angezeigt werden.
Neben dem eigentlichen Servicebeleg werden auch die Bemerkungen zum Beleg sowie die Beleg Vor- und Nachtexte archiviert.
Existiert ein archivierter Serviceauftrag zu einem noch bestehenden offenen Serviceauftrag, so kann diese archivierte Version mit der Funktion "Wiederherstellen“, wieder hergestellt werden.
Kopierfunktion im Service#
Wiederholen sich Vorgänge im Service ist die aus dem Verkauf oder Einkauf bekannte Funktion "Beleg kopieren“ von Vorteil. Diese steht im Microsoft Dynamics 365 Business Central1 Standard im Service nicht zur Verfügung. Die Branchenlösung wurde dahingehend erweitert, dass sowohl Belege als auch Serviceartikel analog der Funktion "Artikel kopieren“ kopiert werden können. Die Funktion Beleg kopieren kann in jeweiligen Karten der Belege aufgerufen werden.
Kopiert werden können:
- Service Angebote
- Service Aufträge
- Service Rechnungen
- Service Gutschriften
- Gebuchte Service Lieferungen
- Gebuchte Service Rechnung
- Gebuchte Service Gutschrift
Archivierte Belege sind aktuell noch nicht einbezogen. Wie im Verkauf kann der Beleg inklusive dem ausgewählten Belegkopf kopiert werden oder alternativ die Zeilen mit aktuellen Preisen neu kalkuliert werden.
Das Kopieren eines Serviceartikels kann in den Serviceartikel Stammdaten erfolgen. Hierzu wird die Serviceartikel Karte geöffnet und die Funktion "Serviceartikel kopieren“ im Menüband aufgerufen.
Kopiert werden können folgende Optionen:
- Allgemeine Serviceartikelinformationen
- Komponente
- Merkmale
- Ressourcenqualifikationen
- Bemerkungen
- Garantiebeginn / -ende
Serviceaufträge erstellen aus einer VK-Reklamation#
Sendet ein Kunde basierend aus einer Reklamation einen Artikel zurück, und bei näherer Prüfung wird festgestellt, dass der Artikel repariert werden kann, so kann aus der VK-Reklamation heraus direkt ein Serviceauftrag erstellt werden.
Dazu wird eine oder mehrere Zeilen der Art Artikel markiert und die Funktion "Serviceauftrag erstellen“ auf dem Inforegister "Zeilen“ gewählt.
Nach erfolgter Durchführung der Funktion erhält der/die AnwenderIn die Abfrage, ob der Beleg direkt geöffnet werden soll.
Bei Bestätigung mit "Ja“ wird der Serviceauftrag zur weiteren Bearbeitung angezeigt.
Hinweis
Zu beachten ist, dass der Serviceauftrag keine Lieferung des Serviceartikels als solche bucht. Soll der reklamierte Artikel tatsächlich eingebucht und später wieder zurück an den Kunden versandt werden, so muss er ohne Lagerbewertung eingebucht und ebenso über einen Auftrag wieder ausgebucht werden. Dabei handelt es sich um eine Microsoft Dynamics 365 Business Central1 Standardfunktionalität.
Serviceaufträge mit Serviceartikeln erstellen, die einem anderen Debitor zugeordnet sind#
Im Standard von Microsoft Dynamics 365 Business Central1 können Sie nur Serviceartikel in einem Serviceauftrag verwenden, die im Serviceartikel dem Debitor zugeordnet sind.
Wenn Sie jedoch einen Serviceauftrag erstellen möchten, bei dem für die Kosten ein anderer Debitor aufkommt, ist dies nicht ohne weiteres möglich.
KUMAVISION trade365 stellt Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, Serviceaufträge auch für Debitoren zu erstellen und abzuwickeln, ohne den Besitzer des Serviceartikels in den Stammdaten verändern zu müssen. Darüber hinaus können Sie auch direkt bei der Erstellung eines Serviceauftrages den Besitzer im Serviceartikel ersetzten, wenn hier z.B. ein neuer Besitzer des Serviceartikels festgesellt wird.
Um diese Möglichkeit nutzen zu können, müssen Sie in der Serviceeinrichtung den Schalter "Prüfung auf Debitor bei Serviceartikelerfassung deaktivieren“ aktivieren.
Rufen Sie dazu über die Anwendersuche die "Serviceeinrichtung“ auf.
Auf dem Inforegister "KUMAVISION trade" aktivieren Sie den Schalter "Prüfung auf Debitor bei Serviceartikelerfassung deaktivieren“. Sie können nun jeden Serviceartikel in einem Serviceauftrag verwenden.
Stimmt der Debitor im Serviceauftrag nicht dem Debitor im Serviceartikel überein, erhalten Sie eine Abfrage, ob der Debitor des Serviceauftrages auch in den Serviceartikel übertragen werden soll.
Wählen Sie "NEIN", wenn Sie nur diesen Serviceauftrag mit einer Berechnung an den Debitor des Serviceauftrages abwickeln wollen. Wenn Sie "JA" auswählen, wird der Debitor im Serviceartikel auf den Debitor des Serviceauftrages geändert. Sie wechseln also damit auch den Besitzer des Serviceartikels.
Die weitere Bearbeitung des Serviceauftrages erfolgt gemäß Standard.
EK-Reklamation aus Serviceauftrag erstellen#
Wird während der Reparatur im Service festgestellt, dass der Serviceartikel als solcher zurück an den Lieferanten geschickt werden soll, so kann über den Serviceauftrag eine Einkaufsreklamation über eine Funktion erstellt werden.
Hierzu markieren Sie sich die gewünschte Zeile(n) und führen die Funktion "Einkaufsreklamation für markierte Zeilen erstellen“ über das Inforegister "Zeilen > Funktionen“ aus.
Zu beachten ist, dass pro Kreditor die Funktion mit den passenden Artikeln einmal aufgerufen werden muss. Zunächst öffnet sich ein Fenster, um den passenden Kreditoren auszuwählen, anschließend kann die EK-Reklamation auf Abfrage direkt geöffnet werden.
Hinweis
Um einen Artikel über eine EK-Reklamation an den Lieferanten zu senden, muss er auf Lager sein. Im Prozess muss also der Kundenartikel über die VK-Reklamation bereits eingebucht werden, um ihn beim Lieferanten zu reklamieren.
Die Funktion Einkaufsreklamation für markierte Zeilen erstellen kann auch im Servicearbeitsschein für einzubauende Komponenten aufgerufen werden.
Auch hier gilt der Hinweis, dass nur Lagerbestandsware reklamiert werden kann.
Serviceartikel aus Einkaufs- und Verkaufsbelegen erzeugen#
Mit KUMAVISION trade365 haben Sie die Möglichkeit, Serviceartikel direkt aus den Einkaufs- und Verkaufsbelegen zu erzeugen. Hierfür erfassen Sie eine Zeile in einem Einkaufs-/Verkaufsbeleg mit der Menge "1" und verwenden die Funktion “Serviceartikel erstellen” aus dem Menüband der Zeilen. Der Serviceartikel wird automatisch erstellt und die Informationen aus dem Einkaufs-/Verkaufsbeleg werden in die Serviceartikelkarte übernommen.
Über die Funktion “Serviceartikel anzeigen” öffnen Sie den Serviceartikel der Zeile und über die Funktion “Serviceartikel löschen” wird der zugehörige Serviceartikel gelöscht. Ist der ausgewählten Zeile kein Serviceartikel zugewiesen, so sind die Funktionen “Serviceartikel anzeigen” und “Serviceartikel löschen” deaktiviert.
Instandhaltungspläne#
Um wiederkehrende Wartungen bzw. Inspektionen wie zum Beispiel TÜV im Service komfortabel abbilden zu können, wurden in KUMAVISION trade365 die Instandhaltungspläne konzipiert.
Einrichtung#
Instandhaltungsarten#
In den Instandhaltungsarten definieren Sie, die Instandsetzungstätigkeiten, welche Sie anschließend im Instandhaltungsplan bei einem Serviceartikel hinterlegen. Um diese Arten festzulegen, rufen Sie sich über die Anwendersuche die "Instandhaltungsarten" auf und legen über "Neu" im Menüband eine neue Instandhaltungsart mit Hilfe der u.a. Tabelle an.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code | Gibt ein eindeutiges Kürzel für die Instandhaltungsart an. |
| Beschreibung | Gibt eine eindeutige Beschreibung für die Instandhaltungsart an. |
| Instandhaltungsintervall | Gibt das Intervall an, wie häufig Serviceaufträge für diese Instandhaltung erzeugt werden sollen. z.B. 6M = alle sechs Monate ist eine Inspektion notwendig |
| Instandhaltungsdauer | Gibt an, wie viel Zeit die Instandhaltung in der Regel in Anspruch nimmt. |
| Instandhaltungsstartzeit | Gibt an, um wie viel Uhr die Serviceaufträge für die Instandhaltung gestartet werden sollen. |
| Instandhaltungsendzeit | Gibt an, um wie viel Uhr die Serviceaufträge für die Instandhaltung beendet sein sollen. |
Instandhaltungspläne#
Die Instandhaltungspläne können Sie für jeden Serviceartikel nach Belieben festlegen. Hierzu rufen Sie sich zunächst den gewünschten Serviceartikel auf und öffnen die "Instandhaltungspläne" über das Menüband.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Instandhaltungsartencode | Wählen Sie hier eine zuvor angelegte Instandhaltungsart aus. Alternativ können Sie über "Neu" eine neue an. |
| Beschreibung | Gibt die Beschreibung der zuvor gewählten Instandhaltungsart an. |
| Instandhaltungsintervall | Gibt das Intervall aus der Instandhaltungsart an. Soll für diesen Serviceartikel das Intervall, von dem der Instandhaltungsart abweichen, so können Sie den Wert überschreiben. |
| Instandhaltungsdauer | Gibt die Instandhaltungsdauer aus der Instandhaltungsart an. Soll für diesen Serviceartikel die Instandhaltungsdauer von der, der Instandhaltungsart abweichen, so können Sie den Wert überschreiben. |
| Instandhaltungsstartzeit | Gibt die Instandhaltungsstartzeit aus der Instandhaltungsart an. Soll für diesen Serviceartikel die Instandhaltungsstartzeit von der, der Instandhaltungsart abweichen, so können Sie den Wert überschreiben. |
| Instandhaltungsendzeit | Gibt die Instandhaltungsendzeit aus der Instandhaltungsart an. Soll für diesen Serviceartikel die Instandhaltungsendzeit von der, der Instandhaltungsart abweichen, so können Sie den Wert überschreiben. |
| Startdatum | Gibt das Datum an, ab welchem die Instandhaltungspläne erzeugt werden sollen. |
| Enddatum | Gibt das Datum an, bis zu welchem die Instandhaltungspläne erzeugt werden sollen. |
Instandhaltungsplankomponenten#
Stehen bereits Komponenten fest, welche für die Instandhaltung benötigt werden, hinterlegen Sie diese auf der Seite "Komponenten", welche Sie über das Menüband der Instandhaltungspläne öffnen können.
Auf der Seite "Instandhaltungskomponenten" werden alle Positionen erfasst, welche für die Instandhaltung benötigt werden. Die eingetragenen Komponenten werden beim automatischen Erstellen der Serviceaufträge in die Servicezeilen der Instandhaltungen übernommen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Art | Gibt an, um welche Art der Komponente es sich handelt. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung: • Artikel • Ressource • Kosten • Sachkonto |
| Nr. | Gibt je nach Auswahl im Feld "Art" die entsprechende Artikel-, Ressourcen- oder Sachkontennummer bzw. den Kostencode an. |
| Variantencode | Gibt eine mögliche Variante eines Artikels an (falls eine bestimmte für die Instandhaltung verwendet werden soll). |
| Beschreibung | Gibt die Beschreibung des Artikels, der Ressource, des Sachkontos oder der Kosten an. |
| Beschreibung 2 | Gibt die Beschreibung 2 des Artikels, der Ressource, des Sachkontos oder der Kosten an. |
| Menge | Gibt die Menge an, welche für die Instandhaltung benötigt wird. |
| Einheitencode | Gibt die Einheit an, welche für die Instandhaltung benötigt wird. |
Instandhaltungsaufträge erstellen#
Um die Serviceaufträge für die Instandhaltungen zu erzeugen, rufen Sie über die Anwendersuche die Funktion "Instandhaltungsaufträge erstellen" auf.
Im Auswahlfenster auf dem Inforegister "Allgemein" definieren Sie über die Felder: Startdatum und Enddatum für welchen Zeitraum die Serviceaufträge für die Instandhaltungen erstellt werden sollen.
Möchten Sie die Serviceaufträge nur für ausgewählte Serviceartikel erstellen, nutzen Sie die Filter auf dem Inforegister "Filter: Serviceartikel".
Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit "OK". Anschließend werden die Serviceaufträge sowie die Instandhaltungsposten automatisch erstellt.
Die erstellten Serviceaufträge werden nun über den Standard Serviceprozess abgewickelt.
Instandhaltungsposten#
Die Instandhaltungsposten können Sie global über sämtliche Serviceartikel über die Anwendersuche aufrufen. Alternativ erreichen Sie die Instandhaltungsposten auch über die Serviceartikelkarte. Von dort können Sie über die Funktion "Beleg anzeigen" die zugehörigen Serviceaufträge öffnen.
Lagerort in Servicebelegen#
In der Praxis kommt es häufig vor, dass der Servicebereich im Lager separat behandelt wird. Zur Abbildung eines definierten Lagerbereichs für den Service, besteht die Möglichkeit, in der "Serviceeinrichtung" auf dem Inforegister "KUMAVISION trade365" einen "Standard Lagerortcode" zu hinterlegen. Dieser Lagerort wird beim Erzeugen von Servicebelegen herangezogen.
Ist kein "Standard Lagerortcode" hinterlegt, greift die Standardlogik von Microsoft Dynamics 365 Business Central1.