Projektcontrolling#
In diesem Abschnitt werden die Möglichkeiten des Projektcontrollings dargestellt. Es wird darauf eingegangen, wie Projektergebnisse mit mehrstufiger Deckungsbeitragsrechnung im Modul Projekte mit Hilfe des Projektkontenrahmens dargestellt werden können. Darüber hinaus werden die sofort abrufbaren Projektinformationen dargestellt.
Das Projektcontrolling basiert grundsätzlich auf budgetierten und tatsächlichen Werten. Die Realisierung sollte den geplanten Werten entsprechen. Um das Projekt ordentlich und zeitnah betreuen zu können, ist eine umfassende Auswertung der Planwerte und der tatsächlich angefallenen Istwerte, bezogen auf die hinterlegten Zeiträume, immens wichtig. Microsoft Dynamics 365 Business Central1 bietet diese Auswertung an.
Über die Projektposten werden die Ist-Werte dargestellt, die aus der täglichen Arbeit dem Projekt belastet werden. Dies sind in der Regel Waren- oder Zeitbuchungen. Die Planwerte werden über die Projektaufgaben und dessen Projektplanzeilen definiert. Dadurch ist ein Soll-Ist-Vergleich bestimmter Kostenarten ermöglicht worden. Auf der Basis dieses Projektkontenplans können Auswertungsschemata gebildet werden, mit denen, kombiniert mit entsprechend generierten Spaltenlayouts, gezielt Informationen aus den Werten gebildet werden können. Die Vorgehensweise entspricht der Kontenauswertung im Finanzbuchhaltungsbereich.
Datengrundlage und Aufbau#
Grundlegend für das Projektcontrolling über Microsoft Dynamics 365 Business Central1 ist die Anlage des Projektkontenrahmens. Dieser enthält die wichtigsten Bereiche (Kostenarten und Erlösarten), die für das Unternehmen für die Auswertung von Projekten wichtig sind. Der Detaillierungsgrad der Konten ist frei wählbar. So kann ein sehr kompakter oder auch ein sehr ausschweifender Projektkontenrahmen zugrunde liegen.
Darauf aufbauend werden die Projektposten bzw. Planwerte gebildet. Die Zusammenführung dieser Posten erfolgt über ein Projektkontenschema.
Projektkontenplan und Projektkonteneinrichtung#
Alle Projektbuchungen können, ähnlich wie die Sachposten in der Finanzbuchhaltung, über die Projektkonteneinrichtung auf Projektkonten gebucht werden. Dies ermöglicht Auswertungsmöglichkeiten in ungeahntem Ausmaß.
Das Projektkonto und der Projektkontenplan wurden bereits im Abschnitt "Projekteinrichtung“ erläutert, so dass hier nur noch detailliert auf die Projektkontoeinrichtung eingegangen werden soll.
Die Projektkontenfindung basiert auf der Kombination von Produktbuchungsgruppe, Projektart und Leistungsart. Jeder Kombination wird ein Verbrauchs- und Verkaufskonto aus dem Projektkontenplan zugewiesen.
Zur Findung des jeweiligen Projektkontos werden die Informationen wie folgt herangezogen:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Produktbuchungsgruppe | Aus dem verbrauchten bzw. fakturierten Artikel, Ressource, Sachkonto. Die Produktbuchungsgruppe ist das einzige Pflichtfeld der Matrix. |
| Projektart | Aus dem Projekt |
| Leistungsart | Aus der angesprochenen Projektaufgabe auf welche der Verbrauch bzw. Erlös gebucht bzw. geplant wurde. |
Mit den oben genannten Angaben kann z.B.
- der Ressourcenaufwand für Projektleitung an Forschungsprojekten mit internen Ressourcen
- der Materialaufwand für Kleinmaterial bei Montage vor Ort
- die Reisezeiten externer MitarbeiterInnen bei Großprojekten
ermittelt werden.
Je nach dem, was später einmal ausgewertet werden soll, muss der Projektkontenplan und vor allem auch die Matrix entsprechend eingerichtet sein.
Projektposten = Istwerte#
Mit jeder Buchung, bei der ein Projekt angesprochen wird, bildet das System einen Projektposten. Projektposten bilden die Grundlage für die Projektabrechnung (Aufwandsposten) und spiegeln die Erlöse dieser Abrechnungen wider (Erlösposten). Die Projektbewertung baut sich ebenfalls auf dem Projektposten auf.
Für das Projektcontrolling liefert der Projektposten alle IST-Informationen aus dem Verbrauch und aus dem Verkauf.
Sobald eine Projektbuchung erfolgt, wird den entstehenden Projektposten über die oben angesprochene Matrix ein Projektkonto zugeteilt. So sind die Ist-Verbräuche und die Ist-Verkäufe direkt für das Projektcontrolling nutzbar.
Anzahlungsplan / Zahlungsplan#
Beide Optionen verhalten sich gleich. Der Unterschied liegt nur in der Datenquelle. Während der Zahlungsplan ein allgemein gültiger Zahlungsplan für Projekte darstellt, handelt es sich beim Anzahlungsplan um einen Bestandteil der App Advance Payment.
Projektkontenschemata#
Sobald Projektplanzeilen und Buchungen gebildet sind, können Projekte ausgewertet werden. Wie und nach welchen Kriterien diese Projekte auf Basis dieser Daten ausgewertet werden, wird in den Projektkontenschemata abgebildet. Die Denk- und Vorgehensweise dieser Projektkontenschemata entspricht vollkommen der Vorgehensweise in der Finanzbuchhaltung mit den Kontenschemata auf der dortigen Basis der Sachkonten und Sachposten.
Um die Einrichtung der Projektkontenschemata vorzunehmen, rufen Sie sich über die Anwendersuche die "Projektkontenschemata“ auf.
Über die Projektkontenschemata können mehrere Strukturen festgelegt werden, über die unterschiedliche Sichten auf die Projektergebnisse geworfen werden können. Z.B. sollten interne Projekte anders ausgewertet werden wie Kundenprojekte. Das Projektkontenschema definiert die Struktur der Zeilen. Im nachfolgenden werden Ihnen die Einrichtungsfelder näher erläutert:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code | Gibt ein aussagekräftiges Kürzel des Projektkontenschematas an. |
| Beschreibung | Gibt eine Beschreibung des Projektkontenschemas an. |
| Standard Spaltenlayout | Im Feld "Standard Spaltenlayout“ wird hinterlegt, nach welchen Kriterien die Auswertung in der Spaltensicht erfolgen soll. Das dort hinterlegte Spaltenlayout wird immer beim Aufruf eines Projektkontenschemas zugrunde gelegt. Die Zuweisung eines anderen Spaltenlayouts ist aber jederzeit möglich. |
Projektkontenschemata Zeilen#
Im Projektkontenschema selbst wird eine Berichtsstruktur aufgebaut, in der den einzelnen Zeilen die entsprechenden Projektkonten zugeordnet werden. Es können auch Summenzeilen oder Formeln eingegeben werden.
Die wichtigen Felder sind:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Rubrikennr. | Im Feld "Rubrikennr.“ ist eine sinnlogische Zeilennummerierung zu hinterlegen. |
| Beschreibung | In der "Beschreibung“ ist einzugeben, welchen Bereich man in dieser Zeile anzeigen möchte. |
| Zusammenzählungsart | Im Feld "Zusammenzählungsart“ ist anzugeben, ob eine Kontensumme, eine Summensumme oder eine Formel hinterlegt werden soll. Bei der Angabe der Kontensumme werden die Werte von einem oder mehreren Konten angezeigt. Wird die Auswahl Summensumme aktiviert, können Summenzeilen aus dem Projektkontenplan berücksichtigt werden. Wird die Art Formel ausgewählt, kann innerhalb des Projektkontenschemas eine Formel definiert werden. Zusammenzählung Im Feld "Zusammenzählung“ können, der vorher festgelegten Art entsprechend, Projektkonten, Summenzeilen oder Berechnungsformeln angegeben werden. |
| Zeilenart | Mit diesem Feld kann definiert werden, ob es sich um eine Haupt- bzw. eine Hilfszeile handelt. |
| Zeile ausblenden | Mit diesem Feld kann gesteuert werden, ob die Zeile ein-/ausgeblendet werden soll. |
| Zeilenfarbe | Mit der Auswahl kann angegeben werden, ob die Zeile "schwarz“ oder "blau“ angedruckt werden soll. |
| Fettschrift | Mit Hilfe des Hakens kann angegeben werden, ob die Zeile Fett angedruckt werden soll. |
Projektkontenschemata Spaltenlayout#
Beim Aufruf der Funktion "Spaltenlayouts einrichten“ wird die Page Projekt Spaltenlayout geöffnet. In der Datenbank ist unter anderem das Spaltenlayout SOLL- IST hinterlegt.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Spaltennr. | In der "Spaltennr.“ ist eine Kennzeichnung der Zeile anzugeben. |
| Spaltenüberschrift | In dem Feld "Spaltenüberschrift“ ist die Benennung der Spalte zu hinterlegen, wie sie beim Andruck erscheinen soll. |
| Spaltenart | In der "Spaltenart“ kann angegeben werden, was in der Spalte vorgenommen wird: Formel Es werden Berechnungen zwischen den Spalten durchgeführt. Bewegung Es werden reine Bewegungsdaten angezeigt. |
| Postenart | Im Feld "Postenart“ muss die jeweilige Postenart (in Abhängigkeit des Feldes "Spaltenart=Bewegung) angegeben werden. |
| Archiv Quelle | In Abhängigkeit des Feldes "Postenart“ ist die Archiv Quelle ggf. anzugeben. |
| Belegart | Im Feld Belegart wird die Art des Beleges definiert. Dieses Feld ist abhängig der Postenart. Z.B. Postenart=Einkaufszeile kann als Belegart "Angebot“ definiert werden. |
| Betragsart | Im Feld "Betragsart“ wird angegeben, um welche Art z.B. "Einstandsbetrag“ es sich handelt. |
| Beauftragungsart Filter | In diesem Feld kann ein Filter diese Zeile weiter eingrenzen. |
| Vergleichsdatumsformel | Im Feld "Vergleichsdatumsformel“ kann hinterlegt werden, welche Vergleichsperiode angezeigt werden soll. Die Eingabe erfolgt in Relation zu der im Datumsfilter in den Berichtsanforderungen angegebenen Zeitperiode. Angaben können mit den bekannten Zeitangaben erfolgen (T, TW, W, M, Q, J). |
| Formel | Im Feld "Formel“ kann die Formel eingegeben werden, wenn es sich bei der Spaltenart um die Auswahl Formel handelt. |
| Rundungsfaktor | Im Feld "Rundungsfaktor“ kann angegeben werden, ob und wenn ja wie gerundet werden soll. So können große Werte übersichtlich dargestellt werden. |
| Anzeigen | Über das Feld "Anzeigen“ kann definiert werden, ob die Spalte • immer, • nie, • wenn positiv • wenn negativ angezeigt wird. |
| Rote Farbe | Die Darstellung erfolgt in roter Farbe. |
| Grüne Farbe | Die Darstellung erfolgt in grüner Farbe. |
Projektkontenschemata Matrix#
Über den Menüpunkt "Matrix“ können Sie sich diese aufrufen. Sie zeigt Ihnen die Werte an, die sich aus den definierten Zeilen des Kontenschemas und den Spalten des Spaltenlayouts ergeben.