Projektabrechnung#
Der Verkaufsbeleg bildet die kaufmännische Basis gegenüber dem Kunden. Aus den Projektaufgaben kann die Verkaufskalkulation in ein Angebot und / oder Auftrag überführt werden.
Allgemeines Verhalten#
Projektart#
In der Projektart können Sie bei Bedarf eine Auftragsart für die Erstellung von Verkaufsbelegen einrichten. Diese wird bei der Erstellung von den Belegen herangezogen.
Status#
Bei der Belegerstellung ist zu beachten, dass diese aus den Projektaufgaben / Projektplanzeilen heraus nur möglich ist, wenn das Projekt den erforderlichen Status aufweist:
- Angebot kann nur bei Projekt Status "Angebot“ sowie "Auftrag“ erstellt werden
- Auftrag sowie Reklamation kann nur bei Projekt Status "Auftrag“ erstellt werden
- Ein Wandeln eines Angebotes in Auftrag kann nur bei Projekt Status "Auftrag“ erfolgen
- Es können nur Projektplanzeilen mit der Kennzeichnung Fakturierbare Position "Ja“ (Zeilenart "Budget und Fakturierbar“ sowie "Fakturierbar“) in einen Verkaufsbeleg übernommen werden.
Belegmenge#
Die Erstellung der Belege kann aus den Projektplanzeilen sowie aus den Projektaufgaben erfolgen. Hierbei verwendet das System das Feld "In Rechnung zu übertragender Menge“ für die Ermittlung der Belegmenge (Angebot, Auftrag, Rechnung, Gutschrift sowie Reklamation).
Adressdaten#
Der Verkaufskopf übernimmt die Adressdaten aus dem Projektkopf. Dies bedeutet die Verk. An Informationen des Projektes werden in die Verk. An Informationen des Angebotes bzw. Auftrages überführt dasselbe mit den Rechn. an Daten. Die Lieferadresse wird von der Verk. an Adresse abgeleitet.
Positionsnummerierung#
Die Positionsnummerierung in den Verkaufsbelegen hängt von der Erstellung der Planzeilen sowie von der Aufgabengliederung ab.
Aufgabenplanung#
Haben Sie die Aufgabenplanung verwendet so wird die Positionsnummer mit der planenden Projektaufgabe gefüllt
Verwendung der Projektgliederung#
Die Positionsnummerierung erfolgt anhand der Projektaufgabe. Die Von-Zeile hat als "Positionsnr." die Projektaufgabe, die Planzeile ergänzt um die Erweiterung der nächsten Ebene der Projektgliederung.
Fortlaufende Nummerierung#
Liegt keine Projektgliederung vor so wird die Positionsnummer anhand der Projektaufgabennummer und fortlaufenden Nummer ermittelt. Bei Überschreitung der maximallänge von 20 Zeichen wird bei der fortlaufenden Nummerierung die Projektaufgabe so weit gekürzt, dass die fortlaufende Nummer bis zum Maximalwert 99 hinzugefügt werden kann. Bei Erreichen der fortlaufenden Nummer 100 erscheint eine Fehlermeldung.
Beauftragungsart#
Die Beauftragungsart stellt dar, ob es sich um die Erst- oder um eine Folgebeauftragung handelt. Wird beim Anlegen eines neuen Verkaufsbeleges festgestellt, dass bereits ein Beleg vorhanden ist, stellt das System die Beauftragungsart auf Folgebeauftragung um.
Aktualisierung der Belege#
Das Projekt ist im Anlagenbau die führende Klammer und erlaubt somit die Aktualisierung der Verkaufsbelege aus dem Projekt heraus.
Eine Aktualisierung aus den Verkaufsbelegen und somit eine indirekte Änderung des Projektplans durch die Auftragsabteilung ist nicht möglich. Eine Pflege von Auftrag spezifischen Daten wie bspw. die Zuordnung der Artikelverfolgung wird jedoch zugelassen.
Die Aktualisierung des Projektplanes erfolgt durch Buchungsergebnisse, die vom System im Hintergrund vorgenommen werden.
Buchungsergebnis in Abhängigkeit der Zeilenart#
Bitte beachten Sie, dass nur Zeilen mit der Zeilenart "Fakturierbar“ sowie "Budget und Fakturierbar“ in den Verkaufsbeleg übernommen werden.
Fakturierbare Zeilen erzeugen bei Lieferungen keine Posten, bei Faktura einen Projektposten mit der Postenart "Verkauf“.
Budgetier- und Fakturierbare Zeilen erzeugen bei Lieferungen auch Projektposten mit der Postenart "Verbrauch“.
Funktionsunterstützung#
Nachfolgend wird Ihnen die Funktionsunterstützung für VK-Belege, die aus einem Anlagenbau-Projekt generiert wurden, tabellarisch dargestellt:
| Funktionsaufruf über | Funktion | Unterstützung |
|---|---|---|
| Zeilen\Verwalten | Attributssuche | Deaktiviert |
| Zeilen\Zeile Artikelverfügbarkeit nach | Ereignis | Aktiv |
| Zeilen\Zeile Artikelverfügbarkeit nach | Periode | Aktiv |
| Zeilen\Zeile Artikelverfügbarkeit nach | Variante | Aktiv |
| Zeilen\Zeile Artikelverfügbarkeit nach | Lagerort | Aktiv |
| Zeilen\Zeile Artikelverfügbarkeit nach | Stücklistenebene | Aktiv |
| Zeilen\Zeile\Verknüpfte Informationen | Reservierungsposten | Bezug auf Projektplanzeile |
| Zeilen\Zeile\Verknüpfte Informationen | Artikelverfolgungszeilen | Bezug auf Projektplanzeile |
| Zeilen\Zeile\Verknüpfte Informationen | Ersatzartikel auswählen | Deaktiviert |
| Zeilen\Zeile\Verknüpfte Informationen | Dimensionen | Bezug auf Projektplanzeile |
| Zeilen\Zeile\Verknüpfte Informationen | Bemerkungen | Aktiv |
| Zeilen\Zeile\Verknüpfte Informationen | Artikel Zu-/Abschlagszuweisung | Deaktiviert |
| Zeilen\Zeile\Verknüpfte Informationen | Lieferterminzusagen | Bezug auf Projektplanzeile |
| Zeilen\Zeile\Verknüpfte Informationen\Auftragsmontage | Programmfertigungszeilen | Deaktiviert |
| Zeilen\Zeile\Verknüpfte Informationen\Auftragsmontage | Mehrstufigen Preis berechnen | Deaktiviert |
| Zeilen\Zeile\Verknüpfte Informationen\Auftragsmontage | Mehrstufige Kosten berechnen | Deaktiviert |
| Zeilen\Zeile\Verknüpfte Informationen | Belegzeilenverfolgung | Aktiv |
| Zeilen\Zeile | Kalkulationsverfolgungszeilen | Deaktiviert |
| Zeilen\Zeile\Verknüpfte Informationen | Auftragseingangsposten Aktiv | |
| Zeilen\Zeile\Verknüpfte Informationen\Belegtexte | Vortext | Aktiv |
| Zeilen\Zeile\Verknüpfte Informationen\Belegtexte | Nachtext | Aktiv |
| Zeilen\Funktionen | Preis abrufen | Deaktiviert |
| Zeilen\Funktionen | Zeilenrabatt abrufen | Deaktiviert |
| Zeilen\Funktionen | Stückliste entfalten | Deaktiviert |
| Zeilen\Funktionen | Textbausteine einfügen | Aktiv |
| Zeilen\Funktionen | Reservieren | Bezug auf Projektplanzeile |
| Zeilen\Funktionen | Bedarfsverursacher | Bezug auf Projektplanzeile |
| Zeilen\Funktionen | Katalogartikel auswählen | Deaktiviert |
| Zeilen\Funktionen | Herstellkalkulation kalkulieren | Deaktiviert |
| Zeilen\Auftrag\Direktlieferung | Bestellung | Deaktiviert |
| Zeilen\Auftrag\Spezialauftrag | Bestellung | Deaktiviert |
Verkaufsangebot#
Aus dem Projekt heraus können Sie direkt ein Verkaufsangebot über die Projektplanzeilen erstellen. Die Funktionsaufrufe finden Sie zum einen auf der Projektkarte über das Inforegister "Aufgaben“ und zum anderen über die Projektplanzeilen.
Wird die Belegerstellung aus der Projektplanzeile angestoßen, so versucht das System alle markierte Projektplanzeilen in das Verkaufsangebot zu überführen.
Bei der Erstellung aus den Projektaufgaben werden alle fakturierbaren Zeilen der Aufgaben in den Verkaufsbeleg überführt.
Sollten Sie ein Verkaufsangebot über alle Zeilen erstellen wollen, eignet sich an dieser Stelle der Aufruf über das Inforegister "Aufgaben“. Mittels der Zeilenauswahl können Sie steuern, welche Aufgabenzeilen berücksichtigt werden sollen.
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass nur Projektaufgaben der Zeilenart=“Budget und Fakturierbar“ bzw. "Fakturierbar“ in einem VK-Beleg überführt werden können
Verkaufsbelege werden an den Projekt-Debitoren erstellt. Dazu werden die Informationen, welche am Projekt hinterlegt sind, verwendet. So werden Verkauf an Debitor, Rechnung an Debitor, die Lieferadresse und die Zahlungsbedingungen des Projektes zum Erstellen der Verkaufsbelege verwendet.
Nach der Beauftragung kann das Verkaufsangebot wie gewohnt über die Funktion "Auftrag erstellen“ zu einem Auftrag im System umgewandelt werden.
Verkaufsauftrag#
Sollte der Kunde das Projekt bereits beauftragt haben, können Sie direkt aus dem Projekt heraus ebenso über die Projektplanzeilen einen Verkaufsauftrag erstellen. Die Funktionsaufrufe finden Sie zum einen auf der Projektkarte über das Inforegister "Aufgaben“ und zum anderen über die Projektplanzeilen.
Sollten Sie den Verkaufsauftrag über alle Zeilen erstellen wollen, eignet sich an dieser Stelle der Aufruf über das Inforegister "Aufgaben“. Mittels der Zeilenauswahl können Sie steuern, welche Aufgabenzeilen berücksichtigt werden sollen.
Verkaufsbelege werden an den Projekt-Debitoren erstellt. Dazu werden die Informationen, welche am Projekt hinterlegt sind, verwendet. So werden Verkauf an Debitor, Rechnung an Debitor, die Lieferadresse und die Zahlungsbedingungen des Projektes zum Erstellen der Verkaufsbelege verwendet.
Die Auftragsabwicklung entspricht der Standardauftragsabwicklung.
Lieferung#
Pflegen Sie im Feld "Menge zu liefern“ die liefernde Menge. Im Falle einer aktivierten Artikelverfolgung pflegen Sie bitte über die Artikelverfolgung die betroffenen Seriennr. bzw. Chargennr. Die Pflege der Artikelverfolgung aus dem Auftrag entspricht der Pflege der Artikelverfolgung aus den Projektplanzeilen.
Faktura#
Pflegen Sie im Feld "Menge zu fakturieren“ die zu berechnende Menge. Bitte beachten Sie, dass bei aktivierter Artikelverfolgung für den Faktura Fall keine Artikelverfolgung angegeben werden kann.
Dimensionserweiterung#
Für eine einfache Auswertung der Projekte wurde die Erstellung sowie Zuweisung von Dimensionen optimiert.
Dimensionsvorgabe durch die Leistungsart#
Der Leistungsart können Dimensionsvorgaben zugewiesen werden, so dass bei der Auswahl der Leistungsart in der Projektaufgabe die Dimension der Aufgabe zugewiesen wird.
Projektart#
In der Projekt Einrichtung kann festgelegt werden, dass zu Reporting Zwecken parallel zu Projektart eine Dimension Projektart gepflegt und dem System zugewiesen wird.
Projektkontenplan#
Für ein effektives Projektcontrolling können alle Projektbewegungen über einen separaten Kontenplan kontiert und ausgewertet werden.
Anzahlungsbuchhaltung#
Innerhalb der Finanzbuchhaltung ermöglicht das Modul "Anzahlungsbuchhaltung“ von KUMAVISION die einfache Planung, Erstellung und Verwaltung von Anzahlungsrechnungen. Das Zusatzmodul ist vollständig in die Standardabläufe der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung wie z.B. Mahnwesen und Zahlungsverkehr integriert und kann ebenso für den Anlagenbau in KUMAVISION factory365 verwendet werden.
Hinweis
Bitte beachten Sie, das Modul "Anzahlungsbuchhaltung“ ist ein Zusatzmodul, welches eine zusätzliche Lizensierung erfordert. Sollten Sie diese Lizenz in Ihrer Lösung nicht integriert haben, steht Ihnen der nachfolgende Funktionsumfang aus diesem Abschnitt nicht zur Verfügung.
Folgende Anpassungen wurden hierfür vorgenommen:
Anzahlungsplan#
Der Anzahlungsplan wurde in KUMAVISION factory365 um folgende Felder ergänzt:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Projektaufgabennr. | Beinhaltet die von Ihnen zugewiesene Projektaufgabennr. Die Pflege ist nur für Projekte möglich. |
| Meilenstein | Legen Sie hiermit fest, dass beim Abschließen eines Meilensteins vom System im Hintergrund die definierte Anzahlungsrechnung erzeugt wird. Die FiBu Abteilung muss dann diese nur noch verbuchen und versenden. |
Den Anzahlungsplan für Projekte sowie Projektaufgaben können Sie über Anzahlungsplan in der Projektkarte aufrufen.
Durch die Pflege der Projektaufgabe legen Sie fest, dass Sie den Anzahlungsplan auf Projektaufgabenebene festlegen möchten.
Hinweis
Bitte beachten Sie, wenn Sie eine als Meilenstein definierte Projektaufgaben auswählen, dass das System auch die Funktionalität der Meilensteinabrechnung aktiviert (das Feld Meilenstein mit einem Häkchen definiert). Eine Kombination von den Quellarten Projekt sowie Projektaufgabe ist nicht zulässig.
Anzahlungsplan nach Meilenstein#
Haben Sie im Anzahlungsplan einen Meilenstein für die Rechnungserstellung zugewiesen, so wird beim Statuswechsel des Meilensteins auf erledigt die Anzahlungsrechnung erstellt.
Weiterführende Informationen finden Sie unter "Anzahlungsbuchhaltung“.