Ressourcenplanung#

Allgemein#

Nach der Projektplanung folgt die Ressourcenplanung. Im Folgenden werden zwei Ansätze vorgestellt: die grafische Ressourcenplanung, die auf den Budgetaufgaben basiert, und die allgemeine Ressourcenplanung, die unabhängig von den Budgetaufgaben ist.

Grafische Ressourcenplanung (auf Basis der Budgetaufgaben)#

Die integrierte grafische Ressourcenplanung basiert auf den Budgetaufgaben (= Budgetzeilen). In der grafischen Ressourcenplanung können Budgetaufgaben sowohl in der Zeitachse als auch auf andere Ressourcen umgeplant werden.

Einrichtung Projekte#

In der "Einrichtung Projekte" muss das Feld "Autom. Res.-Budgetverteilung" aktiviert und ebenso das Feld "Autom. Res.-Budgetverteilung" auf eine tägliche Verteilung eingerichtet sein.

Ressourcen Einrichtung#

In der Ressourcen Einrichtung müssen mit den Feldern "Ressourcenplaner Start" und "Ressourcenplaner Ende" der Zeitraum definiert werden, welcher in die grafische Ressourcenplanung überführt werden soll. Wählen Sie hierbei einen vernünftigen Zeitraum, der Ihnen eine performante Planung erlaubt. Wenn Sie einen zu großen Zeitraum wählen, dann wirkt sich dies in der Ladezeit der grafischen Planung und bei der Berechnung der Auslastung aus. Beispiel für einen Zeitraum: -1W / 2 M bedeutet: Von der Vorwoche bis 2 Monate in die Zukunft werden die Planungsdaten übergeben.

Ressourcen vorbereiten#

Nur Ressourcen und Ressourcengruppen die im Feld "In Ressourcenplan verwenden“ markiert sind, werden in die grafische Ressourcenplanung übertragen.

Des Weiteren müssen mindestens für den zu übertragenden Planungszeitraum Ressourcenkapazitäten definiert worden sein.

Budgetaufgaben#

Eine Budgetzeile muss folgende Voraussetzungen erfüllen, um in die grafische Ressourcenplanung übertragen zu werden:

• Das Projekt muss im Status "Angebot“ oder "Auftrag“ sein
• Die PSP-Zeile muss im Arbeitsstatus "offen“ oder "in Arbeit“ sein
• Die Budgetzeile muss von der Art "Ressource“ oder "Ressourcengruppe“ sein
• Die Budgetzeile muss im Status "nicht begonnen“ oder "in Bearbeitung“ sein
• Die Budgetzeile muss sowohl Start als auch Enddatum haben (mindestens 1 Tag)

Abwesenheiten#

Abwesenheiten aus der Abwesenheitsregistrierung werden automatisch in die grafische Ressourcenplanung übertragen, an dieser Stelle ist keine weitere Einrichtung erforderlich.

Aufruf#

Der Aufruf erfolgt über die Anwendersuche mit "Ressourcenplaner“, oder aus den Budgetzeilen mit gleichlautendem Funktionsaufruf.

Grobe Planung#

Die grafische Ressourcenplanung startet mit der Ansicht "Grobe Planung“. In dieser sind zahlreiche Wochen auf einem Blick sichtbar.

Aus Performancegründen sind in dieser Ansicht zunächst keine Auslastungen sichtbar, sodass die Planung schneller geöffnet werden kann. AnwenderInnnen bekommen einen Überblick zu den Aufgaben.

Sollte Einsicht in die Auslastung erforderlich sein, so muss neben dem Schalter zur Umschaltung zwischen "Grober Planung“ und "Detailplanung“ der Aktualisierungspfeil gedrückt werden, somit werden die Auslastungen berechnet.

Detailplanung#

In der Detailplanung wird eine Woche direkt mit der jeweiligen Auslastung angezeigt. Um Einblick in weitere Wochen zu gewinnen, so ist dies über die Wippe oben rechts möglich.

Grafische Informationen#

Die Ressourcen sind nach Ressourcengruppen gruppiert. In der Zeitachse sind die Budgetaufgaben als blaue Balken den Ressourcen oder den Ressourcengruppen zugeordnet. Dunkelblau werden die bereits angefangenen Aufgaben angezeigt. Aufgaben die in Klammern dargestellt werden, befinden sind noch im Status "Angebot“.

Die gelben Blöcke zeigen den Grad der Auslastung einer Ressource für den jeweiligen Tag an in dem der gelbe Block den Tag anteilig ausfüllt.

Auch geplante Abwesenheiten reduzieren die tägliche Kapazität. So füllt ein Urlaubstag die Tageskapazität voll aus. Eine Infobox zur Auslastung kann per Mausklick auf den Auslastungsblock aufgerufen werden.

Eine Überlastung wird in rot dargestellt.

Ein Mouseover über den Aufgabenbalken zeigt eine Infobox zur Budgetaufgabe.

Zeitliche und Ressourcentechnische Umplanung#

Eine Umplanung einer Aufgabe erfolgt einfach per Drag&Drop mit der Maus. Es kann eine Aufgabe sowohl in der Zeitachse verschoben werden als auch von einer Ressource auf eine andere umgeplant werden.

Zeitliche Verlängerung / Verkürzung einer Aufgabe#

Eine Budgetaufgabe kann mit der Maus in der zeitlichen Länge verändert werden. Dazu wird der Balken entweder am Start oder am Ende verlängert oder verkürzt.

Auf ein Projekt filtern#

Mit einem rechten Mausklick auf einen Budgetaufgabenbalken kann ein Kontextmenü aufgerufen werden. Dort kann die Planungsansicht auf das Projekt dieser Budgetaufgabe gefiltert werden.

Budgetzeile splitten#

Ebenso in diesem Kontextmenü ist die Funktion zum Splitten einer Budgetzeile aufrufbar. Das ist exakt die Funktion, die auch im Projektstrukturplan in den Budgetzeilen verfügbar ist.

Ressourcenplanung (losgelöst von den Budgetaufgaben)#

Ressourcenplanung wäre ideal, wenn diese Hand in Hand mit der Projektplanung laufen würde. Leider zeigt die Erfahrung, dass dies sehr aufwändig ist. Denn eine detaillierte Planung auf der Budgetzeilenebene (Budgetaufgabe) und vor allem deren Aktualisierung beansprucht sehr viel Zeit. Um dennoch eine vernünftige Ressourcenplanung zumindest auf Projektebene zu erhalten, gibt es eine weitere Ressourcenplanung, die losgelöst von den tatsächlichen Projektaufgaben erstellt werden kann.

Voraussetzungen#

• Die Ressourcen müssen eine Ressourcenkapazität haben
• Es müssen Projekte angelegt worden sein

Einrichtungen#

Neben den bereits oben erwähnten Voraussetzungen wie Ressourcenkapazitäten sind nur wenige Einrichtungen für die Ressourcenplanung vorzunehmen.

Ressourcenplanung Einrichtung#

In dieser Einrichtungstabelle kann definiert werden, welche Angaben bei der Ressourcenplanung Pflichtfelder sind. Des Weiteren können die zahlreichen Filtermöglichkeiten in der Planungsmatrix aktiviert oder deaktiviert werden. Und es kann festgelegt werden, ob per E-Mail eine Benachrichtigung bei Anfrageabschluss erfolgen soll.

Im Feld "Res.-Abwesenheits-Proj.-Name" muss dann etwas eingetragen werden, wenn die Abwesenheiten in die Planung übertragen werden sollen. Hier wird lediglich ein Dummyname eingetragen, es muss kein wirklich existierendes Projekt eingetragen werden. Diese Bezeichnung dient in der Planungsmatrix lediglich zur Gruppierung der Abwesenheiten zu einem "Projekt“.

Planarten#

Mit den Planarten können verschiedene Arten der Ressourcenplanung unterschieden werden. So macht es Sinn, geplante Zeiten für interne Projekte von Kundenprojekten zu trennen. Auch ist es hilfreich, sofort Abwesenheiten wie Urlaub zu erkennen. In der Planartentabelle legen Sie eine Reihenfolge der Anzeige in der Planungsmatrix fest. Damit die Planungsarten gut voneinander unterschieden werden können, kann ein Stilausdruck ausgewählt werden. Das sind die gleichen Stilelemente wie sie an anderen Stellen in Microsoft Dynamics 365 Business Central[^1] verwendet werden.

Abwesenheiten in Ressourcenplanung übertragen#

Abwesenheiten aus der Abwesenheitsregistrierung können in die Ressourcenplanung übertragen werden. Welche Abwesenheitsarten übertragen werden sollen wird in den "Gründe Abwesenheiten" im Feld "Planart" festgelegt. Jeder Abwesenheitsgrund mit einer Planart wird in die Planung übertragen. Im Grunde reicht dazu eine gemeinsame Planungsart. Sollen jedoch z.B. Urlaub von anderen Gründen getrennt werden, so müssen unterschiedliche Planungsarten definiert und zugewiesen werden.

Die Abwesenheiten werden über die Funktion "Abwesenheitsregistrierungen einfügen" in die Ressourcenplanung übertragen.

Überplanung Einrichtung#

Mit der "Überplanung Einrichtung“ können Sie definieren, für welche Ressourcen bei einer Überplanung (geplante Menge > Restkapazität) eine Warnmeldung erscheinen soll. Die Einrichtung erfolgt pro Kostenstelle, Ressourcen wiederum sind diesen Kostenstellen zugeteilt.

Planungsmaske#

Kern der Ressourcenplanung ist eine Wochenmatrix. Die Planung erfolgt pro Kalenderwoche. In der Matrix sind die zur Ressource verplanten Stunden sichtbar. In den Zeilen kann die Planung detailliert angezeigt werden nach Planungsart und Projekten. Eine farbliche Trennung macht die Unterscheidung der einzelnen Planungsarten leichter.

Matrixoptionen#

Zur besseren Übersicht können in den Matrixoptionen Filter gesetzt werden. Ist der/die AnwenderIn mit einer Ressource verbunden, so wird deren Kostenstelle automatisch im Kostenstellenfilter verwendet, in der Annahme, dass in der Regel die Planungen der eigenen Kostenstelle interessant sind. Das Feld "Kein Datumsfilter“ bewirkt, dass in der Matrix auch Ressourcen angezeigt werden, zu welchen es im aktuellen Betrachtungszeitraum keine Planungen gibt, die aber ältere oder zukünftige Planungen haben.

Ressourcenplanungsmatrix#

In der Matrix ist pro geplante Ressource zunächst eine Zeile sichtbar. Weitere Ebenen können aufgeklappt werden, um Planungsdetails anzusehen. Die Verteilung der Planung pro Kalenderwoche ist in den Spalten sichtbar. Die Spalten haben als Überschrift die KW und deren Start- /Enddatum.

Ressourcenzeile#

Die oberste Ebene ist die Ressourcenzeile. Auf dieser Ebene kann in den Spalten die Gesamtplanung pro KW eingesehen werden. Neben der verplanten Menge sind ebenso die Ressourcenkapazitäten zur KW angegeben. Somit ist eine optimale Info zu noch freien Kapazitäten bzw. Überplanungen gegeben.

Planungsartenebene#

Die nächste Ebene stellt die Planung pro Planungsarten dar. Im Idealfall sind die Planungsarten farblich voneinander getrennt (siehe Einrichtungen).

Projektebene#

Die unterste Ebene stellt innerhalb der Planungsarten die Planung pro Projekt dar. Die Projektzeilen haben die gleiche Farbe wie die zugehörige Planungsart.

Vorbelegung#

Der untere Teil der Maske ist eine Vorbelegung für neue Planungen. Diese können verwendet werden, um die Felder "Anfrage von“, "Anfrage am“ und "Anfrageart“ bereits vorzubelegen.

Planungsfunktionen und Übersichten#

In der Matrix können die Planungsfunktionen und -übersichten aufgerufen werden.

Abwesenheitsregistrierungen einfügen#

Vor der Planung ist es sinnvoll die aktuellen Abwesenheiten in die Planungsmatrix zu überführen. Dazu wird die Funktion "Abwesenheitsregistrierungen einfügen" gestartet.

Übertragene Abwesenheiten werden automatisch aktualisiert, sollten diese in der Abwesenheitsregistrierung geändert oder gar gelöscht werden.

Neue Planung#

Achten Sie beim Starten der Funktion "Neu“ darauf, auf welche Ressource Sie gerade in der Matrix stehen, denn genau diese Ressource wird zur Planung vorgeschlagen. Auch die im Reiter Vorbelegung eingetragenen Werte werden bereits sinnigerweise vorbelegt. Auch die Woche wird per Einrichtung eingetragen = aktuelle Woche.

Sie können die Planungswoche über die Wochennummer oder über das Startdatum definieren, das Enddatum ist nicht relevant. Fixes Datum ist ein Hinweis, so dass diese Planungen bei späterer Umplanung entsprechend berücksichtigt werden kann, allerdings kann auch ein fixes Datum neu geplant werden. Bei den Basisdaten müssen nur die Felder Art und Projektnr. eingetragen werden, Arbeitspaket und Aufgabennr. sind optional. Wird mit dieser neuen Planung die Ressource in der Planungswoche überplant, und ist für die Kostenstelle der Ressource die Überplanungseinrichtung auf eine Meldung eingerichtet, so erscheint eine entsprechende Meldung.

Planung verteilen#

Gleich mehrere Planungen auf einmal lassen sich über das Fenster "Verteilen“ anlegen. Das Gesamtbudget muss in "verteilbare Zeiten“ eingetragen werden. Die in den Planzeilen eingetragenen Planungen werden davon abgezogen und als Restwert unter "noch nicht verteilt“ ausgewiesen.

Eine Überplanung verursacht eine entsprechende Meldung, die mit einem Klick eine Erhöhung der Gesamtbudgetmenge unter verteilbare Zeiten bewirkt.

Freie Zeiten Übersicht#

Für jede Ressource werden die freien Zeiten (= Kapazität – Ressourcenplanung) pro Kalenderwoche angezeigt.

Planungsübersicht#

Die Planungsposten können in der Planungsübersicht nicht nur nach eigenen Bedürfnissen schnell gefiltert, sondern auch bearbeitet werden. In dieser Maske ist somit eine schnelle Planungsänderung für mehrere Planungsposten möglich. Ebenso können per Funktion auch neue Planungen erstellt werden. Diese Übersicht kann auch aus der Planungsmatrix von einer Zelle aus aufgerufen werden. In diesem Fall sind die Planungsposten bereits gefiltert mit den Werten der Zeile (Ressource, ggfls. Planungsart, ggfls. Projekt) und der Spalte (Woche).

Allgemeine Planung#

Mit allgemeiner Planung kann eine gleichbleibende Auslastung (z.B. Grundlast) über einen längeren Zeitraum für eine oder mehrere Ressourcen angelegt werden.

Planungsressourcenmatrix#

Diese Übersicht zeigt die Ressourcenplanung aus Sicht der Projekte, das heißt wie viele Stunden sind auf die einzelnen Projekte in den Kalenderwochen geplant. Mit Einsatz der Filter in den Matrixoptionen lässt sich zum Beispiel auch bequem herausfinden, in welchen Projekten eine bestimmte Ressource geplant wurde.

Planungprojektmatrix#

Ähnlich wie oben, jedoch aus Sicht der Ressourcen. Durch Filterung kann herausgefunden werden wer wurde für wann in einem bestimmten Projekt eingeplant.

Eigene Ressource planen#

Wer die Rechte auf die Ressourcenplanung hat, kann generell alle Ressourcen planen. Dies übernimmt in der Regel aber ein oder mehrere RessourcenplanerInnen. In manchen Betrieben ist es so geregelt, dass zumindest einige MitarbeiterInnen sich selbst planen können. Diesen MitarbeiterInnen muss generell das Recht auf diese Tabelle gegeben werden, zusätzlich kann aber in der "Benutzer Einrichtung“ die Einschränkung auf seine eigene Ressource mit dem Feld "Nur eigene Ressource planen“ erfolgen.

Meine Planungen – wo werde ich gebraucht?#

Auf dem Projektabwicklungsrollencenter ist eine Übersicht eingebaut, mit welcher AnwenderInnen auf einen Blick sehen, wie sie in den nächsten 3 Wochen eingeplant wurden.

Über einen DrillDown auf einer der Zahlen werden die Planungsposten angezeigt.

Ressourcenanforderungen#

Ressourcenanforderungen werden in der Regel von ProjektleiterInnen erstellt, um Ressourcen für ihre Projekte zu beantragen.

Eine oder mehrere PlanerInnen bearbeiten diese Anforderungen und versuchen dabei, die angeforderten Ressourcen entsprechend der freien Kapazitäten einzuplanen. Nach der Bearbeitung erhalten sowohl die geplante Ressource als auch der Antragsteller eine E-Mail-Benachrichtigung (sofern in der Einrichtung vorgesehen; siehe unten).

Ressourcenplanung Einrichtung (Ressourcenanforderung)#

Folgende Felder sind in der "Ressourcenplanung Einrichtung“ für Anforderungen relevant:

E-Mail-Benachrichtigungen für Ressourcenanfragen enthalten neben Informationen über die geplante Ressource auch Informationen über die Aufgabe, den geschätzten Aufwand und den eingeplanten Zeitraum.

Neue Ressourcenanforderung#

Ressourcenanforderungen sind für AntragstellerInnen nur auf die eigenen Anforderungen gefiltert. RessourcenplanerInnen sehen dagegen alle Anforderungen.

Eine neue Anforderung kann auf der Ressourcenanforderungsübersicht-Seite erstellt werden. Die wichtigsten Felder der Seite werden in der folgenden Tabelle erläutert.

Ist die Erfassung abgeschlossen, erfolgt die "Freigabe zur Planung“ mit der Funktion gleichen Namens. Damit können keine Änderungen mehr vorgenommen werden und der Antrag ist nun für die Planer relevant.

AnforderInnen können ihre noch nicht vom Planer beendeten Anforderungen jederzeit mit der gleichlautenden Funktion abbrechen.

Ressourcenanforderung planen#

RessourcenplanerInnen (welche nicht unbedingt bereits als solche zugewiesen sein müssen) nehmen sich danach der freigegebenen Anforderung mit dem Ausführen der Funktion "Planung starten“ an.

In das Feld "Planer“ wird dabei die entsprechende User-ID eingetragen, sodass die Planung ab sofort in den Ansichten des Ressourcenplaners auftaucht (gefilterte Planungsübersicht).

In den Zeilen (Verteilzeilen) ganz unten in der Ressourcenanforderung teilt der Planer eine oder mehrere Ressourcen für die Anfrage ein. Pro Ressourcen-KW-Kombination wird eine Zeile erstellt.

Beispiel:
Eine Aufgabe wird, wie in der Tabelle aufgeführt, mit 40 Stunden auf zwei Ressourcen innerhalb von zwei Wochen verplant.

PlanerInnen stehen zur Verteilung diverse Informationen zur Verfügung.

So wird die derzeitige Auslastung der zu planenden Ressource in den Verteilzeilen zur jeweiligen KW angezeigt. In der Info-Box "Planung im Wunschzeitraum“ wird die derzeitige Planung einer Ressource angezeigt, wenn in der Anforderung bereits eine solche angefragt wird. Zudem hat der Planende mit "Zeige Planung“ einen schnellen Zugriff aus der Anforderung in die aktuelle Ressourcenplanung, welche auf die angeforderte Ressource gefiltert wird.

Nach der Verteilung der angeforderten Zeit auf Ressource(n) und Kalenderwoche(n) schließen PlanerInnen die Anforderung mit der Funktion "Planung beenden“ ab. Dabei werden automatisch aus den Verteilzeilen Ressourcenplanungsposten erstellt und die eingeteilten Ressourcen sowie der Antragsteller per E-Mail-Benachrichtigung informiert.

Mit "Planung abbrechen“ kann der Planer dagegen eine noch nicht beendete Planung vorläufig stoppen, um diese später wieder aufzunehmen.

Ressourcenanforderungsarbeitsblatt#

Das Ressourcenanforderungsarbeitsblatt im Projektstrukturplan stellt die zentrale Schnittstelle zwischen der Projektplanung und der Ressourcenplanung dar. Es bietet einen schnellen Überblick über die bereits angeforderten Ressourcenmengen sowohl auf der Ebene der PSP-Zeilen als auch auf der Budgetzeilenebene, sofern die Ressourcenanforderung in diesem Detailgrad gestellt wurde.

Im Ressourcenanforderungsarbeitsblatt sind nur die PSP-Zeilen und Budgetzeilen sichtbar, die die Kennzeichnung "In Ressourcenplan verwenden" aufweisen. Dieses Feld wird aus dem Arbeitspaketstamm vorbelegt.

Mit der Funktion "Ressourcenanforderung erstellen" können Sie neue Anforderungen für markierte PSP- oder Budgetzeilen erstellen. Bei Budgetzeilen wird die Ressource oder Ressourcengruppe direkt übernommen. Die neuen Ressourcenanforderungen basieren auf den vorhandenen Informationen der PSP- oder Budgetzeile und müssen von den AnforderInnen überarbeitet und zur Planung freigegeben werden.

Das Ressourcenanforderungsarbeitsblatt zeigt drei zentrale Felder für den Fortschritt der Anfrage. Ein Klick auf das Feld führt direkt zur Ressourcenanfrage.