Personalcockpit#
Allgemein#
MitarbeiterInnen sind in Microsoft Dynamics 365 Business Central1 in verschiedenen Stammdaten als Datensatz zu hinterlegen. Basistabellen sind in der Regel die Mitarbeitertabelle, Verkäufertabelle, Ressourcentabelle und die Kontakttabelle. Unter Umständen kommen individuell weitere Stammdatentabellen beispielsweise die Kreditorentabelle hinzu, sofern für die MitarbeiterInnen Reisekosten ausgezahlt werden. Je nach Aufgabengebiet kann es somit bei einer Neueinstellung oder Änderung der Personendaten (z.B. Adresse) zu vielen Änderungen in den Stammdatentabellen kommen.
Um den AnwenderInnen eine komfortable Pflege zu bieten, wurde in KUMAVISION project365 das Personalcockpit konzipiert. Aus diesem Cockpit heraus, lassen sich die Stammdatentabellen für die MitarbeiterInnen errichten und aktualisieren.
Der Personalcockpit-Datensatz eines Mitarbeiters ist ein temporärer Datensatz aus welchem alle relevanten Datensätze in den Tabellen Mitarbeiter, Ressourcen, Verkäufer etc. angelegt und aktualisiert werden. Der Personalcockpit-Datensatz selbst, kann jederzeit gelöscht werden, ohne dass der referenzierte Mitarbeiter-Datensatz gelöscht wird.
Zur späteren Aktualisierung (z.B. bei einer Adressänderung) kann der Personalcockpit-Datensatz jederzeit wieder errichtet werden, dabei werden die vorhandenen Daten aus den unterschiedlichen Tabellen wieder in den Personalcockpit-Datensatz zusammengeführt, manuell aktualisiert und anschließend diese Aktualisierungen an die Tabellen Mitarbeiter, Ressourcen, Verkäufer etc. weitergereicht.
Nach Anlage eines neuen Mitarbeiters oder nach dessen Aktualisierung kann der Personalcockpit-Datensatz gelöscht oder beibehalten werden.
Es ist zu empfehlen, dass der Personalcockpit-Datensatz beibehalten wird und vor einer Aktualisierung, die Daten aus den referenzierten Tabellen (Mitarbeiter, Ressourcen, Verkäufer) vorsichtshalber mit der dafür vorhandenen Funktion "Daten holen" neu abgerufen werden. So ist sichergestellt, dass im Falle einer direkten Änderung in den jeweiligen Stammdatentabellen, die Daten ebenso in dem Personalcockpit synchronisiert wurden.
Einrichtung#
In der "Personalcockpit Einrichtung“ können Standardwerte für einige Tabellenfelder hinterlegt werden, welche bei einer Neuanlage eines Personalstammsatzes automatisch verwendet werden.
In dieser Einrichtungstabelle kann ein neutraler, allgemeingültiger Einrichtungssatz oder pro HR-MitarbeiterIn einen eigenen Einrichtungssatz definiert werden. So kann bei Bedarf abhängig von den bearbeitenden SachbearbeiterInnen spezielle Einrichtungsdaten verwendet werden, um eine/n neue/n MitarbeiterIn anzulegen.
Die Einrichtungsfelder sind Vorgabefelder für den Ressourcenstammsatz, der zu einem/r MitarbeiterIn angelegt wird. Zusätzliche Vorgabefelder für einen Kreditorensatz sind verfügbar, wenn das unterstützte Reisekostenmodul der Firma Comsol2 installiert ist.
Nummernserienvorgaben#
In der Personalcockpit Einrichtung können für die Neuanlage von referenzierten Daten in Stammdatentabellen Vorgaben für die Nummernvergabe eingerichtet werden. So kann z.B. für den zu errichtenden Ressourcenstammsatz gewählt werden, ob dieser die gleiche Nummer haben soll wie der Mitarbeitersatz. Für diese Definition stehen pro Stammdatentabelle zwei Felder bereit:
Beispiel für den Ressourcenstammsatz
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Nummernserie Ressource | Ist hier eine Nummernserie eingetragen, so wird die Nummer des neuen Stammdatensatz aus dieser gezogen. |
| Präfix Ressourcennr. | Optionales Präfix wenn der neue Stammdatensatz zwar mit der Mitarbeiternummer angelegt sein soll, aber dazu ein Präfix bekommen soll. |
Einrichtungsbeispiele
MitarbeiterIn und Ressource haben die gleiche Nummer
Mitarbeiter=1235 und Ressource=1235
| Nummernserie Ressource | |
| Präfix Ressourcennr. |
Ressource hat eine andere Nummer aus einer anderen Nummernserie
Mitarbeiter=1235 und Ressource R58456
| Nummernserie Ressource | RessourcennrSerie |
| Präfix Ressourcennr. |
Ressource hat zwar die gleiche Nummer wie Mitarbeiter aber ein Präfix
Mitarbeiter=1235 und Ressource=R1235
| Nummernserie Ressource | |
| Präfix Ressourcennr. | R |
HR Feldprüfung#
Über die "HR Feldprüfung" im Menüband der Einrichtung, kann für einige Felder gesteuert werden, ob diese im Personalcockpit als Pflichtfelder behandelt werden sollen.
Diese Feldeinrichtungen haben folgende Optionen:
| Keine Prüfung | Es findet keine Prüfung vor der Verarbeitung statt. |
| Muss Wert enthalten | Dieses Feld wird als Pflichtfeld geführt. Bei der Verarbeitung wird auf einen vorhandenen Inhalt geprüft. Ohne Inhalt in diesem Feld findet keine Verteilung der Daten in die abzugleichenden Tabellen statt. |
| Wert abfragen | Bei der Verarbeitung wird auf Feldinhalt geprüft. Ist kein Feldinhalt vorhanden, wird der Anwender darauf aufmerksam gemacht mit einer Frage, ob die Verarbeitung dennoch fortgeführt oder ob abgebrochen werden soll. |
Personalcockpit Karte#
Das Personalcockpit ist für die Neuanlage als auch für spätere Aktualisierungen von Personaldaten das richtige Medium.
Neuanlage#
Um einen neuen Personaldatensatz anzulegen, rufen Sie sich zunächst das "Personalcockpit“ über die Anwendersuche auf. Über "Neu“ im Menüband können Sie einen neuen Datensatz definieren.
Inforegister Allgemein#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Art | Das Feld "Art“ gibt an, um welche Art es sich bei dem Datensatz handelt. Bei einer Neuanlage wird das Feld mit dem Wert "Neuanlage“ gefüllt. |
| Mitarbeiternr. | Das Feld "Mitarbeiternr.“ dient als eindeutige Referenz zum neuen Personalsatz. Die Mitarbeiternummer wird automatisch aus der in der Personalcockpit Einrichtung hinterlegten Nummernserie vergeben. Durch Tab oder Klick in ein anderes Feld, erfolgt eine Abfrage, ob ein/e neue/r MitarbeiterIn angelegt werden soll. Bestätigen Sie die Abfrage mit "Ja“, wird der neue Personalcockpit-Datensatz angelegt und eine neue Mitarbeiternummer aus der Nummernserie wird vergeben. Hinweis Zu diesem Zeitpunkt wurde zunächst der Personalcockpit-Datensatz angelegt – der neue Mitarbeiterdatensatz wurde noch nicht errichtet, dies erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt. |
| Benutzer-ID | Mit diesem Feld wird die Verbindung zwischen MitarbeiterInnen und BenutzerInnen geschaffen. Hinweis Die BenutzerInnen für neue MitarbeiterInnen müssen zuvor erstellt worden sein. |
| Kürzel | Definieren Sie für den/die MitarbeiterIn ein Kürzel. |
| Geschlecht | Geben Sie das Geschlecht an. |
| Vorname | Geben Sie den Vornamen an. |
| Nachname | Geben Sie den Nachnamen an. |
| Name | Setzt sich aus den Feldern "Vorname“ + "Nachname“ zusammen. |
| Adresse / Adresse 2 | Geben Sie die Adresse an. |
| PLZ-Code | Geben Sie die Postleitzahl an. |
| Ort | Wird (sofern gepflegt) mittels des PLZ Codes ermittelt. Andernfalls geben Sie den Ort an. |
| Länder-/Regionscode | Wird (sofern gepflegt) mittels des PLZ Codes ermittelt. Andernfalls geben Sie den Ländercode an. |
| Geburtsdatum | Geben Sie das Geburtsdatum ein. |
| Datensatz erstellt am | Gibt das Datum an, an dem der Datensatz erstellt worden ist. |
| Datensatz erstellt von | Gibt die Benutzer ID des Erstellers an. |
| Mitarbeiter erstellt am | Gibt das Datum an, an dem der/die MitarbeiterIn erstellt worden ist. |
| Mitarbeiter erstellt von | Gibt die Benutzer ID des Erstellers an. |
| Letzter Import durch | Gibt die Benutzer ID, welche den letzten Import durchgeführt hat, an. |
| Letzter Import am | Gibt das Datum des letzten Imports an. |
| Letzter Abgleich durch | Gibt die Benutzer ID, welche den letzten Abgleich durchgeführt hat, an. |
| Letzter Abgleich am | Gibt das Datum des letzten Abgleichs an. |
Inforegister Kommunikation#
Auf dem Inforegister "Kommunikation“ können Sie die Kommunikationsdaten des Mitarbeiters pflegen.
Inforegister Mitarbeiter#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Status | Gibt den Beschäftigungsstatus des Mitarbeiters an. Zur Auswahl stehen Ihnen: - Aktiv - Inaktiv - Beendet |
| Funktion | Geben Sie die Funktion des Mitarbeiters ein. |
| Mitarbeiterbuchungsgruppe | Gibt den Mitarbeitertyp an, um Geschäftstransaktionen für den/die MitarbeiterIn mit dem entsprechenden Konto in der Finanzbuchhaltung zu verknüpfen. |
| Projektleiter | Sobald Sie den Schalter setzen, wird automatisch ein "Projekt Buch.-Blatt“ errichtet und dem/der MitarbeiterIn zugewiesen. |
| Abrechnungsvorschlagsname erstellen | Aktivieren Sie den Schalter, wenn ein eigener Abrechnungsvorschlag errichtet werden soll. Der Schalter wird automatisch aktiviert, wenn das obige Feld "Projektleiter“ aktiviert wird. Es kann aber auch unabhängig davon geändert werden. |
| Azubi | Kenner, dass es sich um eine/n Auszubildende/n handelt. |
| Soz.-Versicherungsnr. | Geben Sie sie Sozialversicherungsnummer an. |
| Anstellungsdatum | Geben Sie das Anstellungsdatum an. |
| Datum Inaktivität | Geben Sie hier ein Datum an, wenn der/die MitarbeiterIn aufgrund von einem längeren Ausfall nicht tätig ist. |
| Grund Inaktivitätscode | Geben Sie einen Inaktivitätsgrund an z.B. "Mutterschutz“. |
| Datum Beschäftigungsende | Geben Sie z.B. im Falle einer Kündigung des Beschäftigungsverhältnisses, ein Datum des Beschäftigungsende an. |
| Grund Beschäftigungsendecode | Geben Sie den Beschäftigungsendegrund an z.B. Kündigung, Ruhestand usw. |
| Arbeitsvertragscode | Arbeitsvertragsart aus der Personalverwaltung |
Inforegister Stammdatenverwaltung#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Verkäufer erstellen | Aktivieren Sie den Schalter, wenn zu einem/r neue/n MitarbeiterIn ein Verkäufer angelegt werden soll. |
| Verkäufercode | Statt einer Neuanlage können Sie in diesem Feld eine Referenz zu einem bestehenden Verkäufer hergestellten (sofern dieser bereits im Vorfeld manuell errichtet wurde). |
| Ressource erst. | Aktivieren Sie den Schalter, wenn zu einem/r neue/n MitarbeiterIn eine Ressource angelegt werden soll. |
| Ressourcennr. | Statt einer Neuanlage können Sie in diesem Feld eine Referenz zu einer bestehenden Ressource hergestellten (sofern diese bereits im Vorfeld manuell errichtet wurde). |
| Reisekostenmitarbeiter erstellen | Ist das Reisekostenmodul von Comsol2 installiert, kann an dieser Stelle ein/e ReisekostenmitarbeiterIn erstellt werden. |
| Reisekostenmitarbeiternr. | Statt einer Neuanlage können Sie in diesem Feld eine Referenz zu einer bestehenden Reisekostenmitarbeiternr. hergestellten (sofern diese bereits im Vorfeld manuell errichtet wurde). |
| Kreditor erstellen | Ist das Reisekostenmodul von Comsol2 installiert, aktivieren Sie den Schalter, wenn zu einem/r neue/n MitarbeiterIn ein Kreditor angelegt werden soll. |
| Kreditorennr. | Statt einer Neuanlage können Sie in diesem Feld eine Referenz zu einem bestehenden Kreditor. hergestellten (sofern dieser bereits im Vorfeld manuell errichtet wurde). |
Inforegister Ressource#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Res.-Gruppennr. | Soll die/der MitarbeiterIn einer Ressourcengruppe zugehörig werden, so ist diese in diesem Feld anzugeben. |
| Basiskalendercode | Der Basiskalendercode wird verwendet, um die Kapazität zu berechnen. Die Kapazität kann autm. errechnet werden, in dem der Schalter "Erzeuge Kapazität“ aktiviert wird. |
| In Verkauf Verwendbar | Aktivieren Sie den Schalter, wenn die / der MitarbeiterIn in den Verkaufsbelegen verwendet werden soll. |
| In Plantafel anzeigen | Die Ressource kann in der Ressourcenplanung verwendet werden. |
| EK-Preis | Gibt den Einkaufspreis einer Einheit der Ressource an. |
| VK-Preis | Gibt den Verkaufspreis einer Einheit der Ressource an. |
| Arbeitszeitvorlage | Mit der Arbeitszeitvorlage geben Sie die wöchentlichen Arbeitsstunden für die Ressource an. |
| Produktprovisionsgruppe | Mithilfe der Produktprovisionsgruppe können die Produkte gruppiert und gesondert provisioniert werden. |
| Gesperrt | Gibt an, dass die Ressource für die Nutzung in den Prozessen gesperrt ist. |
| Erzeuge Kapazität | Mit der Angabe eines "Basiskalendercodes“, einer "Arbeitszeitvorlage“ einem "Startdatum Kapazität“, "Enddatum Kapazität“ können mit dem Schalter "Erzeuge Kapazität“ automatisch "Ressourcenkapazitätsposten“ erzeugt werden. |
| Startdatum Kapazität | Gibt das Startdatum für die Kapazität an. |
| Enddatum Kapazität | Gibt das Enddatum für die Kapazität an. |
Inforegister Bank#
Auf dem Inforegister "Bank“ können Sie die Bankverbindungsdaten des Mitarbeiters hinterlegen.
Inforegister Einrichtung#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Produktbuchungsgruppe | Gibt die Produktbuchungsgruppe an. |
| Nrn.-Serie Kreditor | Gibt die Nummernserie für die Kreditoren an. |
| Kreditorenbuchungsgruppe | Mittels der Kreditorenbuchungsgruppe wird das Konto in der Finanzbuchhaltung für Buchungsprozesse ermittelt. |
| Zlg.-Bedingungscode | Gibt die vereinbarten Zahlungsbedingungen an. |
| Zahlungsformcode | Gibt an, wie die Zahlung erfolgen soll, z. B. per Überweisung o.ä.. |
| Ausgleichsmethode | Gibt an, wie Zahlungen von Posten für ausgeglichen werden sollen. |
| Geschäftsbuchungsgruppe | Mittels der Geschäftsbuchungsgruppe wird im Buchungsvorgang das Sachkonto in der Buchungsmatrix Einrichtung ermittelt. |
| MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe | Mittels der MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe wird im Buchungsvorgang das Sachkonto in der MwSt.-Buchungsmatrix Einrichtung ermittelt. |
| Zuständigkeitseinheitencode | Gibt die Zuständigkeitseinheit (z. B. Niederlassung) an, die der MitarbeiterIn zugeordnet ist. |
Inforegister Dimensionen#
Auf dem Inforegister "Dimensionen“ können Sie die Vorgabedimensionen des Mitarbeiters hinterlegen. Diese Dimensionen werden als Vorgabedimensionen in die Mitarbeitertabelle und in die zugehörigen Tabellen (z.B. Ressource) übertragen.
Je nach Einrichtung in der "Finanzbuchhaltung Einrichtung“ erscheinen hier bis zu 8 Dimensionen (Globale Dimension 1 + 2 sowie Shortcutdimensionen 3-8). Weitere Vorgabedimensionen können über den Menüpunkt Dimensionen definiert werden.
Inforegister TempVision#
Sollten Sie das Modul Tempvision der Firma Tempras einsetzen, so sind in diesem Inforegister notwendige Informationen für die Mitarbeiterverwaltung in Tempvision zu hinterlegen.
Inforegister Reisekosten#
Sollten Sie Comsol Reisekosten2 oder Continia Expense Management installiert haben, zu welchen wir eine BridgeApp zur Funktionserweiterung anbieten, so sind in diesem Inforegister notwendige Einrichtungen für die Reisekostenabrechnung zu hinterlegen.
Daten übertragen#
Mit der Funktion "Daten übertragen“ im Menüband werden die neuen Datensätze in den Tabellen "Mitarbeiter“, "Ressource“ und "Verkäufer“ (Reisekostenmitarbeiter, Kreditor bei Verwendung von Comsol2 Reisekosten) angelegt.
Anschließend kann der Personalcockpit-Datensatz beibehalten oder gelöscht werden.
Änderungen#
Wurde ein/e MitarbeiterIn über das Personalcockpit errichtet, so sind alle notwendigen Daten in den Tabellen Mitarbeiter, Ressource und Verkäufer (bei Verwendung von Comsol2 Reisekosten auch Reisekostenmitarbeiter und Kreditor) miteinander verbunden.
Der Personalsatz im Personalcockpit konnte nach dem Erstellen gelöscht oder beibehalten werden. Nachfolgend wird das Verhalten bei Änderungen beider Möglichkeiten näher erläutert:
Beibehaltung des Personalcockpit-Datensatzes#
Wurde der Personalcockpit-Datensatz beibehalten, rufen Sie sich diesen im Personalcockpit auf. Bevor Sie nun Änderungen an den Datensatz vornehmen, ist zu empfehlen, dass Sie zunächst die Funktion "Daten holen“ im Menüband ausführen. Falls zwischenzeitlich Änderungen direkt auf einer Tabelle vorgenommen wurden, kann mit der Funktionsausführung "Daten holen“ sichergestellt werden, dass die Daten aus den Tabellen Mitarbeiter, Ressource und Verkäufer im Personalcockpit-Datensatz aktualisiert wurden.
Das Feld "Art“ befindet sich bei einer Änderung auf "Änderung“ und in den Datenimportfeldern wird das Datum und der/die BenutzerIn, welche/r die Aktualisierungen vorgenommen hat, vom System mit getrackt.
Nun können die Änderungen im Personalcockpit-Datensatz vorgenommen werden. Zum Übertragen dieser Änderungen in die referenzierten Tabellen wird die Funktion "Daten übertragen“ ausgeführt. Nach dem Übertragen kann wiederum entschieden werden, ob der Personalcockpit-Datensatz beibehalten oder gelöscht wird.
Gelöschter Peronalcockpit-Datensatzes#
Wurde nach dem Erstellen des Mitarbeiters der Personalcockpit-Datensatz gelöscht, so muss dieser, um Änderungen durchführen zu können, neu errichtet werden.
Rufen Sie sich hierzu im Personalcockpit den Menüpunkt "Neu“ auf. Im Gegensatz zu der Neuanlage darf an dieser Stelle keine neue Mitarbeiternummer vom System aus vergeben werden. In diesem Feld wählen Sie stattdessen die Mitarbeiternummer aus, für die, Sie Änderungen vornehmen möchten.
Mit der Auswahl der Mitarbeiternummer werden alle Daten aus den referenzierten Tabellen "Mitarbeiter“, "Ressource“ und "Verkäufer“ (bei Verwendung von Comsol2 Reisekosten auch "Reisekostenmitarbeiter“ und "Kreditor“) in den Personalcockpit-Datensatz eingelesen.
Das Feld "Art“ befindet sich auf den Status "Änderung“.
Nun können die Änderungen im Personalcockpit-Datensatz vorgenommen werden. Zum Übertragen dieser Änderungen in die referenzierten Tabellen wird die Funktion "Daten übertragen“ ausgeführt. Nach dem Übertragen kann wiederum entschieden werden, ob der Personalcockpit-Datensatzsatz beibehalten oder gelöscht wird.