Technik & Wartung#

Die Technik- und Wartungsabwicklung in KUMAVISION healthcare365 eignet sich für unterschiedliche Varianten der Reparatur:

• Reparatur von Geräten
• Technikaufträge mit der Möglichkeit zu reparierenden Geräten auf Lager zu buchen oder direkt vor Ort zu reparieren.
• Verwaltung von Leihaufträgen
• Aktueller Bearbeitungsstand über den Bearbeitungsstatus
• Verbrauchsbuchung der Ersatzteile und der geleisteten Zeiten mit direkter Zuordnung zum Gerätebuch
• Reparatur von Anlagegütern
• Kostenvoranschlagsmanagement mit Wertgrenze der Technikaufträge
• Auftragserfassung und Terminplanung über einen Call
• Informationsleiste mit wichtigen Eckdaten im Technikauftrag
• Verwaltung von Technikverträgen
• Technik-Befundungen
• Austauschfunktion für Artikel, bei denen eine Reparatur nicht mehr wirtschaftlich durchgeführt werden kann.
• Wartungsvorschlag auf Basis der Prüftermine von Geräten. Terminplanung und direkte Technikauftragserstellung.
• Auswahlstücklisten für Ersatzteile und Zubehör kombiniert mit einer Priorität (wird oft benötigt oder nur in Ausnahmefällen). Zusätzlich können in der Auswahlstückliste bereits Ersatzteile definiert werden, die in den Technikauftrag des Gerätes automatisch übernommen werden.
• Wirtschaftlichkeitsprüfung vor Reparatur
• Berücksichtigung von Garantielaufzeiten in der Reparatur
• Zubehörverwaltung: Wenn der Kunde Zubehör mitschickt, kann dies entsprechend erfasst werden.

Verträge für das Modul "Technik & Wartung" für Händler und Gerätefertiger#

Mit dieser Funktionalität ist es möglich, Verträge losgelöst für die Wartung und Reparatur zu nutzen. Auf Basis dieser B2B Verträge werden zu gelieferten Geräten Vorgangsperioden, Lieferplanzeilen und –einteilungen erzeugt, die sich auf die geb. Lieferung beziehen. Durch die Standardfunktionalität der MED Vorgänge werden automatisch Abrechnungszeilen und –einteilungen erzeugt, über die sich die Verträge abrechnen lassen. Somit ist auch die Verlängerung von Vorgängen analog zum Standard möglich.

Im Technikmodul werden diese neuen B2B Lieferplanzeilen erkannt und damit auch der Wartungs- bzw. Reparaturvertrag.

Einrichtung#

Technik Einrichtung#

Um B2B Verträge von anderen Verträgen unterscheiden zu können, werden Vorgangssteuerungsart und Vorgangsart in der Technik Einrichtung für die Verträge hinterlegt. Hierzu rufen Sie sich zunächst die Technik Einrichtung über die Anwendersuche auf.

Auf dem Inforegister "Verträge B2B“ können Sie in dem Feld "Vorgangssteuerungsart B2B“ die Vorgangssteuerungsart "HAN“ = "Handel“ und in dem Feld "Vorgangsart B2B“ die Vorgangsart "A-HAN“ = "Handel“ hinterlegen.

Vorgangsbeteiligten Einrichtung#

Alle am Vorgang beteiligte Parteien können als Vorgangsbeteiligte zur Vorgangssteuerungsart eingerichtet werden. Hierzu rufen Sie sich über die Anwendersuche zunächst die Vorgangsbeteiligte Einrichtung auf.

Die Vorgangsbeteiligte Einrichtung-Übersicht öffnet sich auf der Sie über "Neu“ eine neue hinterlegen oder über "Liste bearbeiten“ eine bereits bestehende Vorgangsbeteiligte bearbeiten können.

Vertragsperioden#

Für jede verwendete Planart aus Reparatur und Wartung muss mindestens eine Vertragsperiode existieren, die als Einstiegspunkt deklariert ist. Zusätzlich hierzu können beliebig Folgeperioden definiert werden. Um die Vertragsperioden anzulegen und zu definieren, rufen Sie sich diese zunächst über die Anwendersuche auf.

Die Vertragsperioden-Übersicht öffnet sich auf der Sie über "Neu“ eine neue hinterlegen oder über "Liste bearbeiten“ eine bereits bestehende Vertragsperioden bearbeiten können.

Verträge B2B#

Die Verträge in KUMAVISION healthcare365 sind in folgenden Ebenen aufgebaut:

1. Vertrag
   Die erste ebene beinhaltet den Vertrag selbst mit seinen allgemeinen Vertragsfindungsdaten. (Vertragskopf 5007230)

2. Vertragsversion
   Die zweite Ebene ist die Vertragsversion (Versionskopf 5007231), deren Änderungen anhand einer laufenden Nummer innerhalb des Vertrages hochgezählt werden. Die Vertrags-Versionsperiode (5007239) und die Vertrags-Versionszeilen (5007232) werden in den Vertragsversionen hinterlegt.

3. Vertrags- Versionsperiode

4. Vertrags- Versionszeilen

Im nachfolgenden wird Ihnen die Anlage der B2B-Verträge detailliert erläutert.

Um einen B2B Vertrag anzulegen, rufen Sie sich zunächst über die Anwendersuche "B2B“ die Verträge auf.

Die Vertrag-Übersicht öffnet sich auf der Sie über "Neu“ einen neuen anlegen oder über "Liste bearbeiten“ einen bereits bestehenden Vertrag bearbeiten können.

Menüband Vertrag-Karte#

Inforegister Allgemein#

Inforegister Vertragsversionsliste#

Um auf die Vertragsversionskarte zu gelangen, rufen Sie sich auf dem Inforegister "Vertragsversionsliste“ die "Versionskarte“ auf.

Versionskarte#

Die Versionskarte öffnet sich.

Inforegister Allgemein

Inforegister Abweichende Belegvorgaben

Inforegister Information

Inforegister Perioden
Die Vertragsversionsperioden beschreiben die Phasen des Vertrages. Besteht ein Vertrag nur aus einer Phase oder sind alle Phasen in ihrer Länge und den Abrechnungsmodalitäten identisch ist hier auch nur eine Periode notwendig.

Inforegister Zeilen
Die Vertragsversionszeilen definieren sowohl die Vertragsgegenstände, die Sonderleistungen als auch die Abrechnungsbeträge. Bei indirekter Abrechnung wird die jeweilige Zeile mit einer Abrechnungszeile, der sogenannten "Pauschale“ verbunden.

Funktionalitäten#

Funktionalität Artikelvertragszeilen#

Die Basis bilden die Verträge B2B die mit dem Kunden vereinbart werden.

Existiert ein Vertrag bereits vor der Lieferung wird bei dieser automatisch im Technikplan ein Vorgang mit folgenden Daten angelegt:

• Eine Vorgangsperiode samt Vorgangsbeteiligten
• eine Technikplanzeile, die im Weiteren "Artikelvertragszeilen“ genannt werden
• je eine fixe Technikplaneinteilung zur erfolgten Lieferung
• eine Abrechnungsplanzeile
• Abrechnungseinteilungen die sich aus der Abrechnungsart ergeben

Soll für ein Gerät nachträglich die Artikelvertragsdaten erstellt werden, ist dies auf zwei Arten möglich. In der gebuchten Verkaufslieferung kann die Aktion "Artikelvertragszeilen B2B erzeugen“ aufgerufen werden. Diese Funktion erzeugt für alle Geräte im Vertrag nachträglich die Artikelvertragsdaten.

Der gleiche Aufruf ist auch für ein einzelnes Gerät in der Seriennr.-Informationskarte möglich. Alle Artikelvertragszeilen B2B sind über den Aufruf "Artikelvertragszeilen B2B“ ersichtlich.

Funktionalität Abrechnung#

Beim Erzeugen des Vorgangs mit Technikplandaten werden automatisch auch die Abrechnungsdaten im Abrechnungsplan erzeugt. Hier ist ein Abruf anhand der Standardfunktionalität möglich.

Funktionalität Verlängerung#

Die Verlängerung eines Vertrages erfolgt durch das Erzeugen einer Folgeperiode im Technikplan. Dies kann durch die Funktion "Vorgangsperiode verlängern“ manuell erfolgen oder auch durch den Stapelaufruf "Filter zum Verlängern von Vorgängen“. Die Verlängerung erfolgt analog zur Standardverlängerung, mit dem Unterschied, dass die Technikplaneinteilung (die die Lieferung des Gerätes dokumentiert) automatisch erzeugt wird.

Funktionalität Kundenservice Call#

Es werden hier die Erweiterungen zur bisherigen Funktionalität beschrieben. Bei der Anlage eines Calls mit der Klassifizierung "Wartung“ oder "Reparatur“ wird nun automatisch geprüft, ob eine aktive Artikelvertragszeile zum Gerät vorhanden ist. Wenn Ja, werden die entsprechenden Vertragsdaten direkt in die "Call Zeile“ übernommen. Wenn Nein, wird wie bisher versucht über die ursprüngliche Lieferung den Wartungs- bzw. Reparaturvertrag zu ermitteln. Dieser zweite Schritt ist nur möglich, wenn der Lieferplan zur Lieferung verwendet wurde.

Funktionalität Befundungsauftrag#

Vertrag Abrechnungsart#

Im Befundungsauftrag gibt es eine neue Spalte "Vertrag Abrechnungsart“. Diese wird anhand der in der Zeile erfassten Daten und den Vertragsdaten in der "Call Zeile“ automatisch gefüllt. D.h. ist ein Vertrag vorhanden kann anhand diesem zu jeder Zeile sofort entschieden werden, ob die Position kostenpflichtig ist oder nicht. Es gibt vier mögliche Ergebnisse:

• Leer: Kein Vertrag vorhanden. Normale Abrechnung.
• Pauschale: Keine Abrechnung da Position bereits über Pauschale abgegolten
• Direkt: Direkte Abrechnung der Position an den Kunden
• Keine: Keine Abrechnung an den Kunden.
• Direkt: Direkte Abrechnung der Position an den Kunden
• Keine: Keine Abrechnung an den Kunden.

Wertgrenzen#

Diese Funktionalität ermöglicht es, den Reparatur-Kostenvoranschlag für einzelne Kunden generell oder bis zu einer Wertgrenze automatisch auf genehmigt zu setzen.

Einrichtung#

Auf der Debitorenkarte, auf dem Inforegister "KUMAVISION healthcare“ gibt es die beiden Felder "Rep. KV nötig“ und "Rep. KV Wertgrenze“. Das Feld "Rep. KV Wertgrenze“ ist nur änderbar, wenn das Feld "Rep. KV nötig“ den Wert "Ab Wertgrenze“ enthält. In der Info.-Box "Debitor Info“ werden diese beiden Felder im Technik-Modul angezeigt.

Funktionalität#

Die beiden Felder "Rep. KV nötig“ und "Rep. KV Wertgrenze“ werden bei Anlage eines Befundungsauftrags aus der Debitorenkarte in diesen übernommen.

Im Inforegister "Planung Material / Ressourcen“ wurden die Verkaufspreise eingeblendet und die Preisfindung wird nun bei der Änderung der Menge ausgeführt.

Über die neue Aktion "Betrag berechnen“ werden alle Zeilen aufaddiert, die laut "Vertrag Abrechnungsart“ an den Kunden fakturiert werden.

Die Summe der relevanten Zeilen wird in das Feld "Rep. Auftragswert“ übernommen.

Über die Aktion "Aufwand übermitteln“ wird der Beleg archiviert. Die neuen Felder in Kopf und Zeilen werden dabei ebenfalls übertragen.

Wird nun als Folgebeleg ein Kostenvoranschlag erzeugt wird dieser abhängig von den beiden Feldern "Rep. KV nötig“ und "Rep. KV Wertgrenze" automatisch auf "genehmigt" gesetzt.

Auch im Technikauftrag sind die neuen Felder im Kopf samt der Aktion "Betrag berechnen“ eingeblendet.

Im Inforegister "Planung Material / Ressourcen“ wurden die Verkaufspreise ebenfalls eingeblendet. Die Preisfindung wird auch hier bei der Änderung der Menge ausgeführt.

Funktionalität Verkaufsangebot (KV)#

Beim Erstellen des Verkaufsbeleges werden nun nur noch Positionen aus dem Befundungsauftrag berücksichtigt, die entweder keinen Vertrag hinterlegt haben oder im Feld "Vertrag Abrechnungsart“ auf "Direkt“ stehen.

Enthält ein Verkaufsangebot (KV) keine an den Kunden fakturierbare Zeilen wird dieses sofort "Akzeptiert“ und archiviert.

Verkaufsrechnung über Call#

Die Zeilen aus dem Verkaufsangebot werden in die ungebuchte Rechnung VRU übernommen. Enthält eine Verkaufsrechnung keinen zu fakturierendem Betrag wird diese sofort durchfakturiert und damit archiviert.

Verkaufsrechnung aus Abrechnungsplan abrufen#

Stapelabrufeinrichtung#

• Rechnungsabruf muss dann mit DE-SO erfolgen
• Filter auf Vorgangsart A-HAN
• Ungebuchte Rechnung erstellen = "Freigeben“

Prozessablauf#

1. Kontakt / Debitor

• Eigene Rolle = DE-SO
• Zugeordnete Partnerrolle = ggf. PF-DE

2. Einkaufsprozess

• Artikel wird eingekauft mit Seriennummer und befindet sich nach Buchung auf Lager
• Der Artikel ist ein SN pflichtiger Artikel und befindet sich in einem Vertrag B2B als Vertragszeile Wartungs- oder Reparaturvertrag
• Wartungs- oder Reparaturvertrag selbst hat einen Rechnungsempfänger / Debitor eingetragen

3. Verkaufsprozess über Verkaufsauftrag MST1

• Wird ein Verkaufsauftrag mit dem Debitor und dem Artikel angelegt die sich beide auch im Wartungs- oder Reparaturvertrag befinden, und der Artikel (oder auch mehrere) geliefert (gebuchter Lieferung), dann werden pro Seriennummer, sogenannte Artikelvertragszeilen angelegt.
• Diese sind im Vertrag als Zeile oder auch als Liste einsehbar im Rollencenter.
• Überdies kann die Liste auch über den Pfad Abteilungen -> Technik -> Verträge B2B -> Artikelvertragszeilen B2B aufgerufen werden.

4. Reparatur / Call

• Über Marketing Cockpit, wie gehabt auf der Seriennummer abtauchen
• Aus der SN-Karte einen Call erstellen
• Vertrag B2B wird ermittelt
• Prozess auswählen

5. Befundung

• Befundung wird erstellt
• Positionen erkennen, wie sie abgerechnet werden
• Befundung Abschließen
• Folgebeleg ist ein Serv-KV
• Alle Positionen, die abgerechnet werden können und nicht über Abrechnungsplan laufen werden übertragen an Serv-KV

6. Technikauftrag

• Keine Planung Abschließen
• Buchen der Verbräuche
• Technikauftrag abschließen

7. Versand des Geräts

8. Rechnung aus Call

9. Callabschluss

10. Rechnungsabruf aus Abrechnungsplan

Technik & Wartung für Händler und Gerätefertiger#

Die Technik- und Wartungsabwicklung in KUMAVISION healthcare365 vereinfacht die gesamte Abwicklung des technischen Service von Medizinprodukten. Es erfolgt eine klare Trennung zwischen der Technik und der kaufmännischen Abwicklung. Jeder Bereich hat seine eigenen Belege und doch können alle über den vollautomatischen Bearbeitungsstatus miteinander kommunizieren. Durch die hohe Automatisierung der Prozesse werden Verzögerungszeiten minimiert, da die anschließenden Folgebelege bei Abschluss des Vorgängers automatisch erzeugt und viele manuelle Arbeiten selbsttätig durchgeführt werden.

Mit dem jetzigen Stand des Moduls zur Abbildung des technischen Service können nur Geräte repariert werden. Artikel ohne Infokartenpflicht oder mit einer Artikelverfolgung ungleich Seriennummer sind aktuell noch nicht abgebildet.

Allgemeine Einrichtung Technik#

In diesem Kapitel werden allgemeine zu tätigenden Einrichtungen des Technikmoduls beschrieben.

Technik Einrichtung#

In der Technik Einrichtung werden Basisdaten hinterlegt und eingerichtet. Nachfolgend werden die Felder der einzelnen Inforegister beschrieben.

Inforegister Allgemein#

Inforegister Dienstleister#

Inforegister Verbrauchsbuchblätter#

In diesem Inforegister werden die Buchblätter für die Verbrauchsbuchungen der Ressourcen und Artikel im Technikauftrag hinterlegt.

Inforegister Kundenservice#

Hinterlegen von Standardumlagerungsbuchblättern und Nummernserien, welche im Rahmen der Umlagerungen via Umlagerungsbuchblatt in der Technik gezogen werden. Zudem wird ein Artikelbuchblatt hinterlegt, welches bei Verschrottungen über den Call angesprochen wird.

Inforegister Bearbeitungsstatus#

Inforegister Verträge B2B#

Pflege einer Standard Vorgangssteuerungsart und Vorgangsart zur Anlage der Reparatur- und Wartungsverträge für Händler und Hersteller.

Technik Bearbeitungsstatus#

Bei den Bearbeitungsstatus handelt es sich um die ehemaligen Reparaturstatus. Mithilfe der Bearbeitungsstatus ist jederzeit erkennbar, in welchem Teil des Workflows des Prozesses man sich befindet. Aufgrund der variablen Einrichtungsmöglichkeit ist der Wechsel des Bearbeitungsstatus, bis auf einige Sondereingriffe, nahezu vollautomatisch. Der Bearbeitungsstatus wird im Prozess bei Start und Ende eines Prozessschrittes immer automatisch weitergesetzt. Auf diese Weise werden sogenannte Bearbeitungsstatusposten zur Dokumentation der einzelnen Schritte gebildet.

In der Tabelle "Technik Bearbeitungsstatus“ werden diese Bearbeitungsstatus gepflegt. Dabei werden lediglich ein Code und eine zugehörige Beschreibung vergeben. Über den Haken "Manuell“ kann gesteuert werden, ob der Bearbeitungsstatus automatisch überschrieben werden darf (Manuell = Nein) oder ob der nächste Status per Hand gesetzt wird (Manuell = Ja). Wird also ein Bearbeitungsstatus mit dem Kennzeichen "Manuell“ im Beleg eingetragen und ein Automatismus würde einen anderen Bearbeitungsstatus schreiben, dann würde der manuelle Bearbeitungsstatus so lange in der Zeile bleiben, bis dieser von Hand weitergesetzt wird.

Zur Nomenklatur der Codes: Die Nummerierung der Codes zu Beginn dient der Abbildung des Stands des Prozesses. So steht die 10 zu Beginn, zum Beispiel für alle Startprozesse, die 90 am Ende für die finalen Schritte, wie zum das Einlagerung oder Versenden von Geräten. Auf die Zahlenkombination folgt entweder ein I, A oder E. Über dieses Zeichen ist erkennbar, ob es sich um einen internen (I), allgemeinen (A) oder externen Prozessschritt handelt (E).

Kundenservice Prozessstatus Filter#

Im Rollencenter für den technischen Service gibt es mehrere Kacheln, zur Darstellung der einzelnen Calls nach Bearbeitungsstand.

Diese Kacheln zeigen den Stand des Calls auf Basis des Bearbeitungsstatus an, welcher in oben genannter Tabelle je nach Kachel hinterlegt werden kann.

Prüfarten#

In den Prüfarten werden alle möglichen Geräteprüfungen hinterlegt, die Rahmen von Reparaturen und Wartungen durchgeführt werden müssen. Diese werden später in den Wartungsplänen mit dem Artikel und somit mit dem Gerät verknüpft.

Technik Wartungsplanvorlagen#

In den Technik Wartungsplanvorlagen werden die einzelnen Wartungen abgebildet. Es können allgemein Wartungspläne erzeugt und anschließend beliebig vielen Artikeln hinterlegt werden. Auf diese Weise muss z.B. einmalig ein Wartungsplan für eine Modellserie erstellt werden, um diesen dann nur noch den Artikeln zuzuordnen.

Inforegister Allgemein#

Im Kopf des Wartungsplans wird ein eindeutiger Code mit dazugehöriger Beschreibung des Wartungsplans hinterlegt.

Inforegister Servicestufen#

In den Zeilen des Wartungsplans werden anschließend die einzelnen Gerätewartungen gepflegt.

Technik Stückliste#

Die Technikstücklisten dienen der Abbildung von Reparatur- und Wartungsstücklisten. Auch diese werden zentral gepflegt und können anschließend mehreren Artikeln hinterlegt werden. Auch hier wird zu Beginn ein eindeutiger Code der Stückliste vergeben.

Anschließend wird über den Aufruf "Komponenten“ eine Maske geöffnet, in der Artikel und Ressourcen in die Stückliste eingepflegt werden.

Wird eine Technik Stückliste in einem Befundungs- oder Technikauftrag genutzt, so wird dort jeweils die Funktion "Stücklistenkomponenten“ ausgeführt. In beiden Fällen öffnet sich die zum Gerät gehörende Technikstückliste.

Der Haken "Ausgewählt“ wird entweder durch den Standardhaken in der Stückliste gesetzt, alternativ können AnwenderInnen darüber die Zeile auswählen, um sie in das Planungsregister des Belegs zu ziehen. In der "ausgewählten Menge“ wird die Wunschmenge eingetragen. Bei Standardzeilen entspricht sie der Vorgabemenge. Sofern keine Mengenüberschreitung in der Stückliste zulässig ist, kann die Vorgabemenge bei Auswahl nicht überschritten werden. In den nachfolgenden Feldern werden die Ersatzteile oder Aufwände angezeigt, inkl. der Priorisierung. Die Balken "Ausgeschöpfte Menge“ und "Mengenüberschreitung“ geben grafischen Aufschluss darüber, wie viel von der Maximalmenge bereits entnommen worden ist. Über die Funktionen "Prio Alle“, "Prio Hoch“, "Prio Niedrig“ wird die Stückliste gemäß den vorgegebenen Zeilen gefiltert.

Technik Befundungsgruppen#

Mithilfe der Befundungsgruppen bzw. der Befundung werden im Call und im Technikauftrag die Diagnosen des Defekts des Geräts festgehalten. Da die Befundungen im System gepflegt werden, müssen die gleichen Befundungen nicht immer wieder neu eingetragen werden und sind zudem auswertbar.

In den Technik Befundungsgruppen können mehrere dieser Befundungen geclustert werden.

Nachdem eine eindeutige Bezeichnung der Befundungsgruppe gepflegt ist, kann über den Aufruf "Befundungen“ mehrere Befundungen hinterlegt werden.

Durchgeführte Arbeiten#

In den Technikaufträgen haben die ServicetechnikerInnen die Möglichkeit festzuhalten, welche Arbeiten sie durchgeführt haben. Dazu können unter "Durchgeführte Arbeiten“ diese durchgeführten Arbeiten gepflegt werden, um auf dieser Basis später die Möglichkeit zu haben, Freitexte zu pflegen. Dadurch sind auch diese Texte auswertbar.

Zuständigkeitseinheit#

Unternehmen mit mehreren Standorten pflegen ihre Zuständigkeitseinheiten, nach denen die einzelnen Mitarbeiter bzw. Kunden diesen Standorten zu geschlüsselt werden. Aufgrund dessen müssen diese Zuständigkeitseinheiten auch im Rahmen des technischen Service betrachtet werden. Wenn die Zuständigkeitseinheiten gepflegt sind, dann werden diese automatisch in den Call eingesteuert. Für den technischen Service im Call bzw. Technikauftrag sind lediglich drei Felder wichtig:

Angebot Status#

Über den "Angebot Status“ wird der Status von Verkaufsangeboten und Reparaturkostenvoranschlägen verwaltet.

Folgende Felder sind zu füllen:

Die letzten beiden Felder sind zwingend notwendig für die Nutzung der Reparaturkostenvoranschläge.

Definition der Prozesse#

Im Technikmodul von KUMAVISION healthcare365 können kundenindividuelle Reparatur- und Wartungsprozesse abgebildet werden und das ohne Programmierungen. Dazu werden die einzelnen Prozesse definiert und mit den einzelnen Belegen verknüpft.

Kundenservice Belegarten#

In den Kundenservice Belegarten werden die einzelnen Belege festgelegt, die benötigt werden, um den Prozess abzubilden. Dabei können mehrere Belegarten pro Basis Belegart definiert werden.

Kundenservice Belegverknüpfungen#

Werden nur im B2B-Geschäft genutzt, um mehrere Geräte in einem Call abwickeln zu können. Über den Belegverknüpfungscode können verschiedenste Prozessarten in zentralen Belegen (z.B. Kostenvoranschlag oder Rechnung) zusammengefasst werden. Die Belegverknüpfungscodes können den Prozessarten zugewiesen oder manuell im Call zugeordnet werden.

Kundenservice Prozessarten#

In den Kundenservice Prozessarten werden die einzelnen Prozesse definiert, die im Rahmen von Reparaturen und Wartungen zum Einsatz kommen. Diese Prozessart wird im Call ausgewählt und legt dort den weiteren Prozess fest.

Über den Aufruf "Bearbeiten“ können anschließend die Belegarten mit den Prozessarten verknüpft werden. Die Hierarchisierung der Bearbeitung wird über den Eintrag in der jeweiligen Zeile gesteuert. Nachdem die einzelnen Prozesse definiert worden sind, müssen den einzelnen Prozessschritten die Bearbeitungsstatus zugewiesen werden, welche bei Start und Abschluss der einzelnen Schritte automatisiert gesetzt werden sollen.

Neben den Status "Status Auswahl Prozessart“ im Inforegister "Allgemein“ kann hier zusätzlich der Bearbeitungsstatus gepflegt werden, welcher in den Technikauftrag des Leihgeräts geschrieben werden soll (Feld "Status Direktfreigabe nach Plan. Abschluss“). Wenn ein Leihgerät ebenfalls aufbereitet wird, so darf an dieser Stelle kein Kostenvoranschlag erzeugt werden und es muss direkt ein Hinweis an den Benutzer erfolgen, dass mit der Reparatur begonnen werden darf. Die weiteren Felder werden bereits durch die Anlage der Prozessart mit eingesteuert. Die Felder "Kostenstelle Code“ und "Kostenträger Code“ repräsentieren die globalen Dimensionen des Systems und können je Prozessart eingetragen werden.

Im Inforegister "Prozessbelege“ werden die einzelnen Prozessschritte aufgeführt. In den Feldern "Start Bearbeitungsstatus“ und "Abschluss Bearbeitungsstatus“ werden Start- und Endstatus der einzelnen Prozessschritte gepflegt. Auch bei der automatischen Belegerstellung macht es Sinn beide Status zu pflegen, da es im Laufe des Prozesses immer wieder zu Unterbrechungen der Automatik kommen kann (z.B. bei Stammdatenfehlern). Wäre an dieser Stelle dann kein Status gepflegt, würde der Call/Technikauftrag mit einem Status leer oder einem falschen Status untergehen.

An dieser Stelle werden auch die Kundenservice Belegverknüpfungen mit den einzelnen Prozessschritten der Prozessart verknüpft. Bedeutet, dass die hier eingetragene Belegverknüpfung bei mehrzeiligen Calls und Reparaturen geprüft und gemäß der Einrichtung angelegt wird. Dabei wird der Belegverknüpfungscode ausgewählt und eingetragen. Der Belegverknüpfungsstatus wird gemäß der Belegverknüpfung eingetragen, kann hier aber nochmals prozessbezogen überschrieben werden. Die beiden Felder haben keinerlei Relevanz in den Prozessen mit Rezeptabwicklung und Krankenkassen.

Technik Prozessgruppen#

In den Technik Prozessgruppen werden die einzelnen Prozessarten geclustert. Diese Prozessgruppen werden später den Reparatur- und Wartungsverträgen zugeordnet, um AnwenderInnen die schnelle und für den Prozess bzw. die Art von Gerät richtige Auswahl der Prozessart zu ermöglichen.

Im Feld "Prozesstypenfilter“ können beliebig viele Prozessarten in eine Prozessgruppe über die "Oder-Pipe“ (|) zusammengefasst werden.

Stammdaten#

Im folgenden Kapitel werden Felder und mögliche Einrichtungen an den Stammdaten beschrieben zur Nutzung des Technikmoduls.

Artikel#

Im folgenden Abschnitt werden die Einrichtungen zum Technikmodul am und zur Kennzeichnung eines Artikels als Gerät beschrieben.

Artikelverfolgung#

Im gleichnamigen Inforegister wird der Artikelverfolgungscode des Artikels hinterlegt. Hierüber wird festgelegt, ob der Artikel serien-, chargennummernpflichtig ist, ein Ablaufdatum oder Herstelldatum hat. Weiterhin wird über den Schalter "Infokartenpflicht“ gesteuert, ob eine Seriennummerninformationskarte bei Zugangsbuchung erzeugt werden soll oder nicht.

Erst durch die Kombination aus Artikelverfolgungscode Seriennummer und der Infokartenpflicht wird ein Artikel zu einem Gerät.

Betriebsstundenpflicht#

Ist ein Gerät betriebsstundenpflichtig, so wird dieses ebenfalls über den Artikelverfolgungscode gesteuert. Dafür ist eigens ein Artikelverfolgungscode angelegt worden, welcher in der Einrichtung die Betriebsstundenpflicht hat, sodass die Betriebsstunden auf der Seriennummernkarte gepflegt und eingesehen werden können.

Inforegister KUMAVISION healthcare#

Im Inforegister "KUMAVISION healthcare“ können diverse Einstellungen für den technischen Service vorgenommen werden.

Ressource#

Über Ressourcen werden im Rahmen des technischen Service die Arbeitszeiten, Pauschalen und ServicetechnikerInnen abgebildet. Ressourcen für den technischen Service bekommen die Produktbuchungsgruppe "SERV“. Weiterhin können hier, insbesondere für ServicetechnikerInnen bei Service außer Haus, Servicelagerort und –lagerplatz hinterlegt werden, welche im Call und Technikauftrag übernommen werden.

Vertragsfindungsressourcen#

Ähnlich den Vertragsfindungsartikeln, gibt es auch sogenannte Vertragsfindungsressourcen, um mehrere Ressourcen in einer zusammenzufassen, um den Pflegeaufwand zu minimieren. Aufgrund dieser Einrichtungsmöglichkeit müssen in den Verträgen nur noch die Vertragsfindungsartikel und –ressourcen gepflegt werden und nicht mehr jede einzelne Ressource.

Wenn auf der Ressourcenkarte der Schalter "Vertragsfindung“ auf dem Inforegister "KUMAVISION healthcare“ aktiviert wird, erscheint anschließend der Aufruf "Zuordnung Vertragsfindungsressource“ im Menüband, über den die einzelnen Ressourcen der Vertragsfindungsressource zugeordnet werden.

In der Zuordnungsmaske werden anschließend alle Ressourcen mit Arbeitstypen erfasst, die in der Vertragsfindungsressource zusammengefasst werden sollen.

Arbeitstypen#

Über Arbeitstypen können einzelne Ausprägungen einer Ressource abgebildet werden (ähnlich der Variante am Artikel). Im technischen Service werden diese zur Darstellung der einzelnen Arbeitsschritte sowie zur Abbildung der Prüfarten für die Zuordnung im Wartungsplan genutzt.

Pro Arbeitstyp kann eine eigene Einheit hinterlegt werden, welche die Einheit der Ressource überschreibt, Voraussetzung ist, dass die Einheit als Ressourceneinheit angelegt und zugeordnet ist. Weiterhin kann über das Feld "Beschreibung übernehmen“ gesteuert werden, ob die Beschreibung der Ressource durch die Beschreibung des Arbeitstypen ersetzt werden soll. Zudem können je Ressourcen auch Übersetzungen gepflegt werden.

Die einzelnen Einkaufs- und Verkaufspreise der Ressourcen bzw. Ressourcen-Arbeitstypen-Kombination sind über die Ressourcenkarte und den Aufruf "VK-Preise“ zu pflegen.

Pflege Sachkonten und EK-Preise für Fremdreparatur#

Um die EK-Kosten für die Fremdreparaturen zu verwalten, werden Preise und Sachkonten für die Einkaufsrechnungen an den Ressourcen verwaltet. Diese werden an der Ressource in den EK-Preisen hinterlegt.

An dieser Stelle können, wie in der Verkaufspreisfindung auch, Preise pro Lieferanten, Bestellart, etc. gepflegt werden. Damit diese Ressource jedoch in den Einkauf übermittelt und umgewandelt werden kann, muss hier zwingend ein Sachkonto hinterlegt sein.

Debitor#

Am Debitor auf dem Inforegister "KUMAVISION healthcare“ können zwei Felder zur Verwaltung eines Reparaturkostenvoranschlags gepflegt werden.

Seriennummernkarte#

Seriennummernkarten werden bei jeder Zugangsbuchung automatisch erzeugt, wenn der Artikel einen Artikelverfolgungscode Seriennummer und der Schalter "Infokartenpflicht“ aktiviert ist. Weiterhin kann in der Seriennr.-Informationsliste über den Aufruf "Neu“ manuell eine Seriennummernkarte erzeugt werden.

Eine Seriennummernkarte wird durch Artikelnummer, Seriennummer und Variante eindeutig. Im Folgenden werden die einzelnen Felder und Funktionen auf der Seriennummernkarte beschrieben:

Inforegister Allgemein#

In diesem Inforegister sind allgemeine Informationen zum Gerät gepflegt.

Inforegister Kreditor#

Wenn ein Gerät eingekauft oder im Rahmen des Wiedereinsatzes von einem Marktbegleiter über eine Bestellung erfasst wird, wird der Kreditor hier erfasst.

Inforegister Debitor#

Im Inforegister "Debitor“ wird der Benutzer erfasst, der die Einweisung in das Gerät gegeben hat.

Inforegister Kuma-Plattform#

Inforegister Eigentum-/Besitzverhältnis#

Hier wird das Eigentumsverhältnis des Geräts dargestellt.

Solange nachzuhalten ist, wo sich das Gerät befindet, ist der Buchungscode sowie die Felder für den Lagerort und Lagerplatz der letzten Lagerbuchung gefüllt. Wird ein Gerät nur an einen Kunden verkauft, sind die Felder leer und einzig der Eigentümer und Besitzer sind eingetragen. Der Buchungscode wird im jeweiligen Prozess korrekt eingesteuert.

Menüband Vorgang#

Menüband Drucken#

Menüband Kundenservice#

Menüband Geräteservice#

Menüband Aktionen#

Menüband Zugehörig#

Geräte- und Debitorenparameter#

Über die Geräte- und Debitorenmarker werden Eigenschaften, Maße und Einstellungen von Geräten bzw. Debitoren abgebildet und in KUMAVISION healtcare365 festgehalten.

Merkmalsklassen#

Über die Merkmalsklassen können Parameter und Einstellungen von Geräten im System definiert werden (sogenannte Geräteparameter). Weiterhin werden hierüber auch Patienteneigenschaften bzw. Maße hinterlegt (Debitorenparameter).

Zu Beginn werden auch hier "Code“ und "Beschreibung“ der Merkmalsklasse definiert. Über das Feld "Gehört zu Merkmalsklassenart“ wird gesteuert, ob diese Merkmalsklasse als Geräteparameter, Debitorenparameter oder beides dienen soll. Die weiteren Felder sind Systemfelder und werden durch KUMAVISION healthcare365 initialisiert.

Zu einer Merkmalsklasse kann auch ein Bild hinterlegt werden. Im Inforegister Merkmalsklasse Zusatzfelder werden die einzelnen Parameter/Merkmale der Merkmalsklasse zugeordnet. Die Merkmale werden in KUMAVISION healthcare365 über Zusatzfelder abgebildet.

Debitorenparameter#

In den Debitorenparametern werden Maße und Werte eines Debitors erfasst, nach denen ein Hilfsmittel bzw. Gerät einzustellen ist. Diese können im Marketing Cockpit (alternativ auch auf der Debitorenkarte) über den Aufruf "Merkmalsklassen“ hinterlegt werden.

Im oberen Teil der Maske ist der Merkmalsklassencode zu hinterlegen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, je nach Vorgangsart, eine Merkmalsklasse zu hinterlegen, sodass die jeweiligen Merkmale, dem Vorgang/ Prozess entsprechend, eingesteuert werden. Zudem wird hier auch mitgeschrieben, welche/r BenutzerIn die Merkmalsklasse erfasst und verändert hat.

Im unteren Bereich, auf dem Inforegister "Merkmalsklassenwerte“ werden die zugehörigen Zusatzfelder für die Parameter aufgeführt. Im Feld "Wert“ wird der Wert des Merkmals erfasst. Zudem besteht hier die Möglichkeit auch ein Bild für die jeweilige Merkmalsklasse zu pflegen.

Geräteparameter am Artikel#

Auf der Artikelkarte können ebenfalls die Merkmalsklassen hinterlegt werden, um die Eigenschaften und Parameter der Geräte zu erfassen. Beispiele wären die Verwaltung von Softwareständen vom Artikel an die einzelnen Seriennummern. Dazu wird auch hier der Aufruf "Merkmalsklassen“ getätigt.

Auch dort werden im oberen Teil der Maske die Merkmalsklassen ausgewählt. Wenn die gleiche Merkmalsklasse, nochmals in einer weiteren Zeile hinterlegt wird, setzt sich in der vorherigen Zeile automatisch der Haken "Historisch“, um auf diese Weise die verschiedensten Parameter eines Geräts nachhalten zu können. Auch hier wird festgehalten, welche/r BenutzerIn den Datensatz erstellt und ggf. verändert hat.

Im unteren Inforegister "Merkmalsklassenwerte“ können, wie bei den Debitorenparametern auch, Standardwerte vorbelegt werden, sollte es Einstellungen geben, die für alle Geräte gleich sind.

Auf der Artikelkarte kann zusätzlich auch gesteuert werden, ob ein Artikel geräteparameterpflichtig ist oder nicht. Wenn der Schalter im Inforegister Artikelverfolgung gesetzt wird, dann muss bei jeder Wareneingangsbuchung zwingend die Geräteparameter gefüllt bzw. bestätigt werden.

Geräteparameter im Wareneingang#

Wenn Geräte geliefert werden, wird in der Wareneingangszeile die Artikelverfolgung erfasst. Dazu wird entweder über das Feld "Menge“ abgetaucht bzw. über den Knopf "Zeile“ die Artikelverfolgungszeilen geöffnet.

In den Artikelverfolgungszeilen können dann, nach Eintrag der Seriennummer, die Merkmalsklassen über den Aufruf im Menüband gepflegt werden.

Ist der Artikel mit "Gerätemerkmalspflicht“ gekennzeichnet und es wird hier nichts eingetragen, sondern der Wareneingang gebucht, fehlen die Merkmale, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung.

Anschließend sind die Merkmale in den Artikelverfolgungszeilen zu pflegen. Dabei öffnet sich wieder die bereits bekannte Maske.

Anschließend lässt sich der Wareneingang verbuchen. Die Parameter werden nun auf die Seriennummernkarte geschrieben.

Geräteparameter an der Seriennummernkarte#

Wenn der Wareneingang erfolgt ist, werden die Geräteparameter eines Artikels auf die jeweilige Seriennummer übermittelt, unter Berücksichtigung möglicher Standardwerte am Artikel bzw. den im Wareneingang gepflegten Merkmalen.

Dazu wird auch auf der Seriennummernkarte der Aufruf "Merkmalsklassen“ ausgeführt und die Maske der Merkmale öffnet sich.

Sowohl in der Merkmalsklassenmaske als auch in der Infobox sind nun die Parameter einsehbar.

Parameter im Warenausgang#

Wenn nun ein Vorgang angelegt und in den Auftrag bzw. Warenausgang abgerufen wird, dann werden dort die zur Vorgangsart gehörenden Debitorenparameter angezeigt. Weiterhin werden die Debitorenparameter auch auf dem Kommissionierschein angedruckt

Wenn eine Seriennummer in den Kommissionierzeilen des Warenausgangs eingetragen ist, dann können die zugehörigen Geräteparameter eingesehen werden. Dazu werden über den Menüpunkt "Zeile“ die "Gerätemerkmale“ geöffnet.

Wenn ein Gerät eingestellt wird bzw. wurde besteht im Warenausgang auch die Möglichkeit, die Debitorenparameter in die Geräteparameter zu kopieren. Dazu in den Kommissionierzeilen die Funktion "Debitorenmerkmale in Gerät übernehmen“ ausgeführt.

Suche nach Merkmalen#

Über die Merkmalssuche kann auf unterschiedlichen Stellen mithilfe der Merkmalsklassen nach passenden Seriennummern bzw. Geräten gesucht werden. Die Merkmalssuche kann an folgenden Stellen ausgeführt werden:

• Lieferplanzeile
• Lieferplaneinteilung
• Kommissionierzeilen im Warenausgang
• Seriennummerninformationskarte

Die Maske bzw. Suchfunktion ist an allen Stellen gleich und wird hier exemplarisch an der Seriennummernkarte dargestellt. Über die Funktion wird die Merkmalssuche geöffnet.

Im oberen Bereich der Maske werden Merkmalsklasse, Debitor und Vorgangsart eingesteuert. Zusätzlich besteht in diesem Register die Möglichkeit auf den Lagerort und den Buchungscode zu filtern, um die Suche nach Geräten weitereinzuschränken.

Im Inforegister Suchparameter werden die einzelnen Merkmale der Merkmalsklasse angezeigt. Im Feld "Wert“ wird nun der Wert des Parameters eingetragen. Über die "Toleranzart“ und die "Toleranz“ kann die Toleranz im Suchergebnis gesteuert werden.

Nach Erfassen der Werte und ggf. der Toleranz, wird über den Aufruf "Suche“ die Merkmalssuche ausgeführt. Im darunterliegenden Inforegister werden die Seriennummern aufgeführt, die den Kriterien entsprechen, inkl. genauem Lagerort und Lagerplatz. Zudem werden in der Infobox Artikelattribute die Parameter des jeweiligen Geräts angezeigt.

Call#

Der Call stellt sowohl ein internes als auch externe Ticketsystem dar. Weiterhin dient es im Rahmen des technischen Service als Klammer für sämtliche Prozesse und zugehörigen Belege. Der Call wird als der Beleg für den (technischen) Innendienst gesehen, um Reparaturen und Wartungen abzuwickeln.

Der Call kann aus der Seriennummernkarte heraus erzeugt werden. Dabei werden sowohl Besitzer- als auch Geräteinformationen direkt in den Call geschrieben. Alternativ kann ein Call auch dem Marketing Cockpit bzw. der Debitorenkarte heraus erzeugt werden. Dabei wird lediglich der Kopf des Calls vorbelegt, die Zeilen sind manuell zu füllen.

Ein Call muss nicht zwingend einen Kunden beinhalten, zum Beispiel im Falle interner Reparaturen eigener Geräte oder Maschinen. Sobald ein Verkaufsbeleg dort heraus erzeugt werden soll, muss entweder im Call einer vorhanden sein oder diese muss als abweichender Debitor am jeweiligen Beleg nachgetragen werden.

Inforegister Allgemein#

Im linken Bereich des Callkopfs werden Belegnummer, Debitorendaten und Benutzerinformationen, welcher Sachbearbeiter den Call erfasst hat, angezeigt.

Inforegister Zeilen#

Bereich Call Zeilen#

In den Callzeilen wird das Gerät erfasst bzw. automatisch eingetragen. Viele Felder sind gleich zu den Feldern im Callkopf, die hier nochmals, wenn mehrere Geräte in einem Call verarbeitet werden, zeilenspezifisch geändert werden können. Diese werden an dieser Stelle nicht nochmals erläutert:

Weiterhin gibt es über die Menüauswahl "Call Zeilen“ auch zeilenspezifische Funktionen und Aufrufe:

Die weitere Art der Befundungen wären "Expertenbefundungen“, jene, die die ServicetechnikerInnen anschließend auf Basis der Befundungscodes im Call bzw. Technikauftrag erfassen, für spätere Auswertungen. Dazu wird im Feld "Befundungscode" abgetaucht und die Maske mit den Befundungen zur Gruppe öffnet sich.

Durch Setzen des Hakens "Auswahl“ können beliebig viele Befundungscodes markiert und auf einmal in die Befundung übernommen werden.

Bereich Verknüpfte Belege#

In diesem Teil des Calls wird der Prozess bzw. die dafür benötigten Belege angezeigt, welche auf Basis der Prozesse eingesteuert werden. Die Zeilen werden gemäß den Prozessarten angezeigt und können jederzeit manuell bearbeitet, gelöscht oder weitere Belegarten ergänzt werden. Wenn die Folgebelege automatisch erzeugt werden und es bei der Erzeugung zum Fehler kommt, wird der Haken "Abbruch Auto. Verarbeitung“ gesetzt. Im Feld "Belegnr.“ wird der erzeugte Beleg angezeigt und es besteht die Möglichkeit, durch Klick auf die Nummer, auf den Beleg abzutauchen. Beim Automatikprozess wird die aktuell zu bearbeitende Zeile in blau dargestellt.

Zeilen, die in der Farbe Rot dargestellt werden, sind vor der Belegerzeugung noch zu bearbeiten. Bei einer Bestellung muss dann beispielsweise noch ein Kreditor eingetragen oder im Falle einer Einlagerung sind Ziellagerort und Ziellagerplatz der Buchung zu pflegen. Dazu wird die Zeile markiert und über den Aufruf "Bearbeiten“ in der Menüauswahl "Verknüpfte Belege“, wechselt die Ansicht in den Bearbeitungsmodus.

An dieser Stelle wären im Falle der Einlagerung sowohl "Geschäftsref. Lagerort Code“ und "Geschäftsref. Lagerplatz Code“ zu pflegen. Diese Felder können entweder manuell befüllt werden oder auf Basis der "Geschäftsreferenz Zuständigkeitseinheit“. Bei zu bearbeitenden Verkaufs- oder Einkaufsbelegen können hier in der Auftragsart abweichende Bestell- oder Verkaufsauftragsarten eingesteuert werden. Weiterhin besteht hier auch die Möglichkeit abweichende Bearbeitungsstatus für diesen Prozessschritt zu pflegen, um die Einrichtung zu übersteuern. Die Felder "Belegverknüpfungscode“ und "Belegverknüpfungsstatus“ werden ebenfalls von der Prozessart befüllt, können an dieser Stelle aber nochmals manuell geändert werden.

Inforegister Tour#

Auch Calls können über das Modul der Touren- und Technikereinsatzplanung disponiert werden. Dazu werden im Call auf Basis des Debitors "Tourcode“, "Tourenplatzierung“ und "Planungskennzeichen“ eingesteuert. Die Felder "Tournr.“ und "Terminplanung erledigt“ können entweder, im Rahmen der einfachen Tourenplanung (siehe Abschnitt Call - Inforegister Allgemein) manuell gefüllt werden oder aber werden automatisch die Touren- bzw. Technikereinsatzplatz befüllt.

Inforegister Liefer-/ Rechnungsinfos#

Muss das Gerät im Rahmen des Service von einem anderen Debitor geholt bzw. hingeschickt werden oder die Rechnung wird über einen anderen Debitor berechnet, so kann dies im Call eingetragen werden. Die abweichenden Liefer- oder Rechnungsinformationen werden anschließend an die dort heraus erzeugten Verkaufsbelege vererbt.

Rechnungsseitig kann in den Feldern "Rech. an Deb.-Nr.“ bis "Rech. An Code Kontaktnr.“ ein abweichender Rechnungsempfänger ausgewählt werden. Dieser muss nicht zwingend dem Kunden zugeordnet sein. Genauso verhält es sich auch mit den Feldern "Lief. an Code“ bis "Lief an Code Kontaktnr.“ im Bereich "Lief. an Infos“.

Infoboxen im Call#

Im Call gibt es diverse Infoboxen mit weiterführenden Informationen zum Kunden, Artikel oder zum Prozess.

Zum einen gibt es zwei Infoboxen "Kundeninfo“ und "Artikel Info“, welche die Priotexte zum Kunden oder Artikel anzeigen.

Die Infobox "Wartung Fälligkeiten Info“ zeigt alle fälligen Prüfungen aus dem Wartungsplan der Seriennummernkarte an, die in dem in der Technik Einrichtung im Feld "Wartung Datumsformel Prüfung Fälligkeit“ definierten Zeitraum liegen. Die Box "Anmerkungen Info“ zeigt alle Bemerkungen der jeweiligen Callzeile an.

Die Infobox "Call Zeile Info“ gibt detailliertere Informationen zur jeweiligen markierten Callzeile aus. Die Call Beleg Info zur markierten Belegzeile aus dem Inforegister der verknüpften Belege

Weitere Funktionalitäten im Call#

Im Call gibt es folgende Funktionen, diese werden in den anderen Aktionsbereichen der Karte wiederholt aufgeführt:

Befundungsaufträge#

Der Befundungsauftrag ist ein einfach und schlank gehaltener Beleg nur für die ServicetechnikerInnen als Erfassungsbeleg zur Schätzung der Aufwände, um das Gerät wieder in Stand zu setzen. Im Befundungsauftrag sind keine vertrags- oder abrechnungsrelevanten Daten enthalten. Der/die TechnikerIn soll erfassen, was er/sie für die Aufbereitung oder Wartung benötigt, ohne sich Gedanken machen zu müssen, ob etwas abrechenbar ist oder nicht.

Wie im Call auch, ist auch hier der Bearbeitungsstatus integriert und wird genauso wie die Befundungen, Bemerkungen oder allgemeinen Informationen mit dem Call synchronisiert.

Inforegister Allgemein#

In diesem Bereich werden die Kundendaten sowie Basisdaten aus dem Call angezeigt (zuständige/r ServicetechnikerIn, Lagerort/Lagerplatz, Termin zur Aufbereitung).

In den Feldern "Rep. KV nötig“ zeigt das System an, ob hierzu ein KV notwendig ist oder ob erst ab einer bestimmten Wertgrenze. Diese Wertgrenze ist im Feld "Rep. KV Wertgrenze“ ersichtlich. Das Feld "Rep. Auftragswert“ zeigt die Summe aller Verkaufspreise der Planungszeilen des Technikauftrags an.

Inforegister Befundungsauftragszeile#

In den Befundungsauftragszeilen ist das Gerät erfasst, welche über den Befundungsauftrag aufbereitet werden soll. Zudem werden hier auch Eigentumsverhältnis und Bearbeitungsstatus bzw. Call Klassifizierung angezeigt.

Weiterhin können folgende Funktionalitäten an der Technikauftragszeile ausgeführt werden:

• Stücklistenkomponenten: Öffnet die zum Gerät gehörende Technikstückliste, um Ersatzteile und Ressourcen auszusuchen.
• Seriennr. Info: Öffnen der Seriennummernkarte zum Gerät.
• Befundung: Anzeige der Befundungen, die bereits im Call gepflegt worden sind. Diese können hier nochmals gepflegt werden.
• Bemerkungen: Anzeige der Bemerkungen aus dem Call sowie die Möglichkeit der weiteren Pflege
• Call: Öffnen des Calls zum Befundungsauftrag.
• Zubehör: einsehen des zum Gerät gehörenden Zubehörs, Details, s. Kapitel "Zubehörverwaltung“.

Inforegister Planung Material/ Ressourcen#

Im Planungsregister des Befundungsauftrags erfasst der/die ServicetechnikerIn alle zur Aufbereitung oder Wartung benötigten Aufwände (Ressourcen) und Ersatzteile (Artikel). Anschließend wird der Aufwand übermittelt über die gleichnamige Funktion.

Je nach Ergebnis und Art des Geräts, erkennt das System automatisch, ob ein Angebot erstellt werden muss oder ob direkt mit dem Service begonnen werden kann und steuert entsprechend den Bearbeitungsstatus ein.

Weiterhin kann in diesem Register bereits der Lagerbestand über die Lagerbestandsübersicht eingesehen werden.

Weitere Funktionalitäten#

Folgende weitere Funktionen können im Befundungsauftrag ausgeführt werden:

Technikauftrag#

Der Technikauftrag ist ein einfach und schlank gehaltener Beleg nur für die ServicetechnikerInnen als Werkstattauftrag zur späteren Verbrauchsbuchung. Im Technikauftrag sind keine vertrags- oder abrechnungsrelevanten Daten enthalten. Der/die TechnikerIn soll erfassen, was er/sie für die Aufbereitung oder Wartung benötigt, ohne sich Gedanken machen zu müssen, ob etwas abrechenbar ist oder nicht. Durch die Trennung zwischen Planung und Verbrauch kann zwischen veranschlagten und tatsächlich verbrauchten Aufwänden unterschieden werden.

Weiterhin ist es möglich Wartungen im Rahmen einer Reparatur, genauso wie mehrere Wartungen auf einmal abzubilden, durch die Steuerung der Wartung über den Arbeitstypen im Wartungsplan. Wie im Call auch, ist auch hier der Bearbeitungsstatus integriert und wird genauso wie die Befundungen, Bemerkungen oder allgemeinen Informationen mit dem Call synchronisiert.

Inforegister Allgemein#

In diesem Bereich werden die Kundendaten sowie Basisdaten aus dem Call angezeigt (zuständige/r ServicetechnikerIn, Lagerort/Lagerplatz, Termin zur Aufbereitung.

In den Feldern "Rep. KV nötig“ zeigt das System an, ob hierzu ein KV notwendig ist oder ob erst ab einer bestimmten Wertgrenze. Diese Wertgrenze ist im Feld "Rep. KV Wertgrenze“ ersichtlich. Das Feld "Rep. Auftragswert“ zeigt die Summe aller Verkaufspreise der Planungszeilen des Technikauftrags an.

Inforegister Technikauftragszeilen#

In den Technikauftragszeilen ist das Gerät erfasst, welche über den Technikauftrag aufbereitet werden soll. Zudem werden hier auch Eigentumsverhältnis und Bearbeitungsstatus bzw. Call Klassifizierung angezeigt.

Weiterhin können folgende Funktionalitäten an der Technikauftragszeile ausgeführt werden:

Inforegister Planung Material/ Ressourcen#

Im Planungsregister des Technikauftrags sieht der/die ServicetechnikerIn alle zur Aufbereitung oder Wartung benötigten bzw. vom Angebot genehmigten Aufwände (Ressourcen) und Ersatzteile (Artikel).

Je nach Ergebnis und Art des Geräts, erkennt das System automatisch, ob ein Vorgang erstellt werden muss oder ob direkt mit dem Service begonnen werden kann und steuert entsprechend den Bearbeitungsstatus ein. Wenn ein Vorgang erzeugt worden ist und nachträglich die Planungszeilen verändert werden müssen, kann über die Funktion "Technikplanzeilen löschen“, der Vorgang unterbrochen bzw. geöffnet werden, um die Zeilen zu bearbeiten und anschließend erneut die Planung abzuschließen.

Weiterhin kann in diesem Register bereits der Lagerbestand über die "Lagerbestand Übersicht“ eingesehen werden. Wenn kein Bestand vorhanden ist, kann die Planungszeile durch setzen des Hakens im Feld "Zu bestellen“, für den Bestellvorschlag kenntlich gemacht werden. Der Artikel wird dann für den Technikauftrag, bei korrekt gepflegten Lagerhaltungsdaten, beschafft.

Inforegister Verbrauchszeilen Material/ Ressourcen#

Über das Verbrauchsregister werden die Ersatzteile und Aufwände verbucht, die im Rahmen der Reparatur oder Wartung tatsächlich angefallen sind. Das Register wird einfach über die im Menüband befindende Funktion "Planungs- in Verbrauchszeilen übernehmen“ gefüllt.

Die Zeilen können jederzeit nachbearbeitet werden, indem beispielsweise Lagerplätze oder Mengen geändert werden. Komponenten die artikelverfolgungspflichtig sind, werden, wie in den Aufträgen und Bestellungen auch, farblich hervorgehoben. Wenn lediglich Teilmengen verbucht werden, bleiben die restlichen Mengen als Erinnerung stehen. Es ist kein Muss die Restmengen ebenfalls noch zu verbuchen.

Im Planungsregister findet zudem eine einfache Kalkulation der verbrauchten Mengen bzw. Restmengen statt.

Infoboxen im Technikauftrag#

Im Technikauftrag gibt es diverse Infoboxen mit weiterführenden Informationen zum Kunden, Artikel oder zum Prozess.

Zum einen gibt es zwei Infoboxen "Kundeninfo“ und "Artikel Info“, welche die Priotexte zum Kunden oder Artikel anzeigen.

Die Infobox "Wartung Fälligkeiten Info“ zeigt alle fälligen Prüfungen aus dem Wartungsplan der Seriennummernkarte an, die in dem in der Technik Einrichtung im Feld "Wartung Datumsformel Prüfung Fälligkeit“ definierten Zeitraum liegen. Die Box "Anmerkungen Info“ zeigt alle Bemerkungen der jeweiligen Technikauftragszeile an.

Die Infobox "Zubehör Info“ zeigt alle zum Gerät gehörende Zubehör an.

Weitere Funktionalitäten#

Folgende weitere Funktionen können im Technikauftrag ausgeführt werden:

An der Verbrauchszeile gibt es zudem eine Funktion "Austausch zuweisen“.

Für die markierte Verbrauchszeile kann nun der Austausch zu einem Ersatzteil/ Ressource gebucht werden. Man wählt nun die zu ersetzende Position aus den Artikel-/ Gerätezuordnungsposten des Geräts aus.

Wird anschließend der Verbrauch im Technikauftrag gebucht, wird für die Zeile ein neuer Artikel-/ Gerätezuordnungsposten am Gerät erstellt. Die zuvor ausgewählte Menge wird zudem als "storniert“ gekennzeichnet.

Rückläufermanagement (Technikgeräteeingang)#

Über das Modul "Rückläufermanagment" werden Sie bei der Rücknahme eines Gerätes, ob erwartetet oder unerwartet, unterstützt.

Über den Technikgeräteeingang werden alle Wareneingänge gebucht, die im Rahmen eines technischen Service stattfinden (Wareneingänge von Rücknahmen, Wareneingänge von Umlagerungen im Rahmen von Fremdreparaturen und Service in anderen Niederlassungen). Der Technikgeräteeingang ist in der Lage jedes Gerät einzubuchen, ob bekannt, unbekannt, im Call erfasst oder als unerwarteter Wareneingang.

Zu Beginn wird geprüft, ob die Seriennummer bekannt ist oder nicht. Wenn dem der Fall ist, werden Artikel sowie Besitzer angezeigt.

Wenn eine Seriennummer dem System unbekannt ist, dann erscheint eine Meldung und es besteht die Möglichkeit das Gerät zu erfassen.

In der sich öffnenden Maske besteht nun die Möglichkeit, Artikel, Variante sowie Debitor auszuwählen, damit die Einbuchung erfolgen kann. Ist auch der Debitor unbekannt, bestünde hier zudem die Möglichkeit gleich einen neuen Debitor anzulegen.

Der Technikgeräteeingang erkennt ebenfalls, ob ein Artikel betriebsstunden- oder gerätemerkmalspflichtig ist und gibt eine Fehlermeldung und bricht die Buchung ab, wenn diese Informationen bei Erfassung vergessen worden sind. Standortunabhängiges Einbuchen ist möglich – kommt ein Gerät in einer anderen Filiale an, als im Beleg erfasst ist, wird es in der tatsächlichen Filiale zugebucht, in dem die Ware tatsächlich eingegangen ist. Auch diese beiden Felder müssen bei jeder Buchung zwingend gefüllt sein. Lagerort und Lagerplatz werden entweder durch den Call bzw. der Rücknahme automatisch eingesteuert oder müssen, im Falle eines unerwarteten Wareneingangs, nachgepflegt werden. Zudem besteht die Möglichkeit Zubehör zu erfassen, der Prozess wird im folgenden Abschnitt "Zubehörverwaltung" erläutert.

Wenn ein Call und eine zugehörige Rücknahme existent sind, werden Lagerort und Lagerplatz aus der Rücknahme an dieser Stelle eingesteuert.

Neben der Seriennummer erkennt der Technikgeräteeingang auch, ob ein Call mit Rücknahme vorhanden ist oder nicht bzw. ob ein Call aber keine Rücknahme vorhanden ist. Genauso bucht der Technikgeräteeingang auch halbfertig angelegte Calls an. Je nach Ergebnis, werden die fehlenden Belege angelegt und das Gerät wird eingebucht. Diese Prozesse werden im Kapitel "Weitere Prozesse“ beschrieben.

Zubehörverwaltung#

Wenn ein Kunde Zubehör mitsendet, muss dieses ebenfalls vereinnahmt werden können, auch wenn die Produkte nicht zwingend dem ERP-System bekannt sein müssen.

Zubehör im Technikgeräteeingang#

Im Technikgeräteeingang kann über die Funktion "Zubehör“ die Maske zur Erfassung des Zubehörs geöffnet werden.

In der Maske können kann auf den bestehenden Artikel-, Ressourcen- oder Sachkontenstamm zugegriffen werden. Genauso kann auch eine Textzeile erfasst werden, falls der Artikel nicht vorhanden ist. Artikelnummern müssen nicht zwingend vorhanden sein, Beschreibungen können ebenfalls überschrieben werden. Falls vorhanden, können auch Seriennummer, Chargennummer und Ablaufdatum zugeschrieben werden.

Zubehörverwaltung in Call und Technikauftrag#

Mit Buchung im Technikgeräteeingang wird das erfasste Zubehör an den Call zurückgeschrieben. Im Call kann über die Funktion "Zubehör“ ebenjenes eingesehen werden. Nach Buchung ist hier das erfasste Zubehör zu erkennen. Im Befundungsauftrag kann das Zubehör ebenfalls aufgerufen werden. Genauso auch im Technikauftrag.

Zubehörausgabe im Versand#

Da das Zubehör sowohl systembekannte Artikel sein können als auch erfasste Texte, wird das Zubehör als Text auf dem Kommissionierschein angedruckt und nicht als Zeilen im Warenausgang. Im Warenausgang der Kommissionierschein gedruckt. Auf dem Kommissionierschein wird nun das Zubehör angedruckt.

Reparaturprozesse für Händler und Hersteller#

Im folgenden Abschnitt werden die gängigsten Reparaturprozesse beispielhaft dargestellt und beschrieben. Die tatsächlichen kundenindividuellen Prozesse können je nach Einrichtung der Prozessarten variieren. Dargestellt werden hier reine Reparaturen mit einem Gerät je Call. Mehrzeilige Reparaturen können ebenfalls abgebildet werden, dieser Prozess wird im Abschnitt "Mehrzeilige Reparaturen" beschrieben.

Reparatur ohne Leihgerät#

Bei der Reparatur wird das defekte Gerät zurückgeholt, geprüft, ein Kostenvoranschlag versendet, repariert, zurückgeschickt und abgerechnet. Dazu wird folgende Einrichtung der Prozessart benötigt.

Startpunkt ist das Marketing Cockpit des Debitors, welcher sein Gerät zur Reparatur geben möchte. In diesem Cockpit gibt es im Inforegister "Informationen“ einen Aufruf der Seriennr. Informationen. Dort angezeigt, werden alle beim Debitor befindlichen Geräte.

Durch Abtauchen auf der Seriennummer, öffnet sich die Seriennummernkarte, von der aus der Call zur Reparatur angelegt wird. Dabei wird der Call klassifiziert als Reparatur.

Bei Anlage des Calls wird automatisch eine Vertragsprüfung durchgeführt, ob es zum Gerät einen gültigen Reparaturvertrag gibt. Anschließend ist die Prozessart auszusuchen, welche auf Basis der Call Klassifizierung und ggf. des Vertrages gefiltert angezeigt werden.

In den verknüpften Belegen werden die zur Prozessart zugeordneten und benötigten Belege angezeigt. Anschließend sind die genannten Befundungen des Debitors zu erfassen.

Die Befundungen werden an dieser Stelle als Laienbefundung und Freitext erfasst, da die konkrete Diagnose durch den/die TechnikerIn noch ausstehend ist.

Anschließend wird die Funktion "Erstelle Call Belege“ ausgeführt, um die Prozesskette in Gang zu bringen. Dabei wird zu Beginn die Rücknahme erzeugt.

Wird das Gerät zugesendet, kann über den Technikgeräteeingang der Wareneingang gebucht werden kann.

Nach Buchung des Wareneingangs wird der Befundungsauftrag für den/der ServicetechnikerIn angelegt, um das Gerät zu begutachten und den Aufwand zu schätzen. Der Bearbeitungsstatus ändert sich auf "20A T-KV SCHÄTZ“. Aufgrund des Status wird der Befundungsauftrag in der Kachel "Technikauftrag Arbeitsvorrat“ angezeigt.

Der/die ServicetechnikerIn prüft nun sowohl die vom Debitor genannte Befundung als auch anschließend das zu reparierende Gerät. Nach der Prüfung werden in den Befundungen des Technikauftrags die tatsächlichen Fehler und Defekte erfasst.

Dazu wird im Feld "Befundungscode“ abgetaucht und die entsprechenden Befundungen ausgewählt.

Im Anschluss daran werden im Inforegister "Planung Material/ Ressourcen“ die benötigten Aufwände und Ersatzteile erfasst, entweder über die Technikstückliste oder durch manuelles Füllen der Zeilen.

Durch Ausführung der Funktion "Aufwand übermitteln“ prüft das System nun, ob ein eventueller Vertrag zu berücksichtigen oder ein Kostenvoranschlag notwendig ist. Da ein KV notwendig ist, ändert sich der Bearbeitungsstatus auf "21A T-KV ERMITTELT“ und der Call ist in der Kachel "Call Techniker KV ermittelt“ einzusehen.

Der Call wird geöffnet und über diesen kann per Klick auf die Belegnummer das Angebot geöffnet werden.

Im Angebot stehen nun alle Positionen aus dem Befundungsauftrag. Bei Erzeugen des Angebots findet die Preisfindung statt. Zudem steht das Gerät als Überschriftenposition im Angebot.

Das Angebot kann per Mail oder Druck versandt werden. Akzeptiert der Kunde den Kostenvoranschlag, so wird dieses über die Funktion "Angebot als Angenommen abschließen“ beendet. Akzeptiert der Kunde dies zu anderen Bedingungen, so können die Zeilen vorab geändert werden. Lehnt der Kunde den KV in Gänze ab, so wird die Funktion "Angebot als Abgelehnt abschließen“ ausgeführt. Der Automatismus bricht ab und der Call ist zu bearbeiten und über die Funktion der Erstellung der Callbelege wieder anzustoßen. Für den folgenden Prozess wird das Angebot angenommen, der Bearbeitungsstatus springt auf "31A KV GEN“, ein Technikauftrag wird erstellt, welcher wieder aus der Arbeitsvorratskachel für ServicetechnikerInnen einsehbar ist.

Im Planungsregister des Technikauftrags steht nun der genehmigte Verbrauch. Dieser kann über die Funktion "Planungs- in Verbrauchszeilen übernehmen“ in das Inforegister Verbrauchszeilen Materialien/ Ressourcen übertragen werden, da über diesem die tatsächlichen Verbräuche gebucht werden.

Wenn eine Artikelverfolgung notwendig ist, wird die Zahl im Feld "Menge“ farblich hervorgehoben. Der Lagerplatz zur Entnahme der Komponenten wird auf Basis des Lagerplatzinhalts vorbelegt. Nach Durchführung der Reparatur werden die tatsächlichen Verbräuche erfasst und der Verbrauch über die gleichnamige Funktion verbucht.

Sofern die komplette Sollmenge verbucht wurde, ist das Verbrauchsregister leer, die "Restmenge“ im Planungsregister ist ebenfalls 0. Anschließend besteht die Möglichkeit an der Technikauftragszeile die "durchgeführten Arbeiten“ zu erfassen und kurz zu dokumentieren, was getan wurde.

Wenn die Daten erfasst sind, wird der Technikauftrag abgeschlossen über die Funktion "Auftragszeile abschließend“ und der Bearbeitungsstatus setzt sich im Call weiter. Der Verkaufsauftrag zur Auslieferung des nun reparierten Geräts wird automatisch angelegt. Ist die Option in der Technik Einrichtung aktiviert, würde nun automatisch Serviceschein gedruckt werden. Alternativ muss dies manuell aus dem Call heraus über die Druckfunktion "Serviceschein Drucken“ geschehen.

Im Lager wird nun der Warenausgang für das aufbereitete Gerät erzeugt und verbucht. Der Lieferschein wird gedruckt und als letzter Schritt wird abermals der Bearbeitungsstatus weitergesetzt und die Servicerechnung erzeugt. Diese beinhaltet alle Positionen des Kostenvoranschlags und kann über die Funktion "Buchen“ fakturiert werden. Gemäß Einstellung schließt sich der Call mit Faktura von allein.

Reparatur mit Bereitstellung eines Leihgeräts#

Bei der Reparatur eines Geräts wird zu Beginn ein Leihgerät verschickt, das defekte Gerät zurückgeholt, befundet, ein KV verschickt und repariert. Anschließend ist das reparierte Gerät wieder an den Debitor zurückzuschicken und das Leihgerät zurückzuholen, aufzubereiten und einzulagern. In der jeweiligen Prozessart wird dies entsprechend abgebildet.

Startpunkt ist das Marketing Cockpit des Debitors, welcher sein Gerät zur Reparatur geben möchte. In diesem Cockpit gibt es im Inforegister Informationen einen Aufruf der Seriennr. Informationen. Dort angezeigt, werden alle beim Debitor befindlichen Geräte.

Durch Abtauchen auf der Seriennummer, öffnet sich die Seriennummernkarte, von der aus der Call zur Reparatur angelegt wird. Dabei wird der Call klassifiziert als Reparatur.

Bei Anlage des Calls wird automatisch eine Vertragsprüfung durchgeführt, ob es zum Gerät einen gültigen Reparaturvertrag gibt. Anschließend ist die Prozessart auszusuchen, welche auf Basis der Call Klassifizierung und ggf. des Vertrages gefiltert angezeigt werden.

In den verknüpften Belegen werden die zur Prozessart zugeordneten und benötigten Belege angezeigt. Anschließend sind die genannten Befundungen des Debitors zu erfassen.

Die Befundungen werden an dieser Stelle als Laienbefundung und Freitext erfasst, da die konkrete Diagnose durch den/der TechnikerIn noch ausstehend ist. Anschließend wird die Funktion "Erstelle Call Belege“ ausgeführt, um die Prozesskette in Gang zu bringen. Dabei wird zu Beginn der Leihauftrag erzeugt. Dabei öffnet sich eine Maske zur Auswahl eines Geräts.

Im linken Bereich, "Zu ersetzendes Gerät“ steht das Gerät, welches im Call steht. Im rechten Bereich, "Zu lieferndes Gerät“, kann nun ein abweichendes Gerät ausgewählt werden, welches dem Kunden als Leihgerät zur Verfügung gestellt werden soll. Wird dort nichts eingetragen, so wird der gleiche Artikel 1:1 ausgeliefert. Mit Bestätigung mit "OK“ wird der Auftrag erzeugt. Dabei wird als Überschrift das defekte Gerät angezeigt und unten drunter das Leihgerät. Gemäß Einrichtung der zugehörigen Auftragsart, wird ein Gerät umgelagert aus dem Anlagevermögen.

Das Gerät wird nun über die Logistik versendet. Dabei werden zwei Belege erzeugt. Einmal der Lieferschein für das Leihgerät. Zudem wird der Abholschein für das defekte Gerät ausgedruckt.

Zudem wurde automatisch die Verkaufsrücknahme zur Einbuchung. Wird das Gerät zugesendet, kann über den Technikgeräteeingang der Wareneingang gebucht werden kann.

Nach Buchung des Wareneingangs wird der Befundungsauftrag für den/der ServicetechnikerIn angelegt, um das Gerät zu begutachten und den Aufwand zu schätzen. Der Bearbeitungsstatus ändert sich auf "20A T-KV SCHÄTZ“. Aufgrund des Status wird der Befundungsauftrag in der Kachel "Technikauftrag Arbeitsvorrat“ angezeigt.

Der/die ServicetechnikerIn prüft nun sowohl die vom Debitor genannte Befundung als auch anschließend das zu reparierende Gerät. Nach der Prüfung werden in den Befundungen des Technikauftrags die tatsächlichen Fehler und Defekte erfasst.

Dazu wird im Feld "Befundungscode“ abgetaucht und die entsprechenden Befundungen ausgewählt.

Im Anschluss daran werden im Inforegister "Planung Material/ Ressourcen“ die benötigten Aufwände und Ersatzteile erfasst, entweder über die Technikstückliste oder durch manuelles Füllen der Zeilen.

Durch Ausführung der Funktion "Aufwand übermitteln“ prüft das System nun, ob ein eventueller Vertrag zu berücksichtigen oder ein Kostenvoranschlag notwendig ist. Da ein KV notwendig ist, ändert sich der Bearbeitungsstatus auf "21A T-KV ERMITTELT“ und der Call ist in der Kachel "Call Techniker KV ermittelt“ einzusehen.

Der Call wird geöffnet und über diesen, kann per Klick auf die Belegnummer das Angebot geöffnet werden.

Im Angebot stehen nun alle Positionen aus dem Befundungsauftrag. Bei Erzeugen des Angebots findet die Preisfindung statt. Zudem steht das Gerät als Überschriftenposition im Angebot.

Das Angebot kann per Mail oder Druck versandt werden. Akzeptiert der Kunde den Kostenvoranschlag, so wird dieser über die Funktion "Angebot als Angenommen abschließen“ beendet. Akzeptiert der Kunde dies zu anderen Bedingungen, so können die Zeilen vorab geändert werden. Lehnt der Kunde den KV in Gänze ab, so wird die Funktion "Angebot als Abgelehnt abschließen“ ausgeführt. Der Automatismus bricht ab und der Call ist zu bearbeiten und über die Funktion der Erstellung der Callbelege wieder anzustoßen. Für den folgenden Prozess wird das Angebot angenommen, der Bearbeitungsstatus springt auf "31A KV GEN“, ein Technikauftrag wird erstellt, welcher wieder aus der Arbeitsvorratskachel für ServicetechnikerInnen einsehbar ist.

Im Planungsregister des Technikauftrags steht nun der genehmigte Verbrauch. Dieser kann über die Funktion "Planungs- in Verbrauchszeilen übernehmen“ in das Inforegister "Verbrauchszeilen Materialien/ Ressourcen“ übertragen werden, da über diesem die tatsächlichen Verbräuche gebucht werden.

Wenn eine Artikelverfolgung notwendig ist, wird die Zahl im Feld "Menge“ farblich hervorgehoben. Der Lagerplatz zur Entnahme der Komponenten wird auf Basis des Lagerplatzinhalts vorbelegt. Nach Durchführung der Reparatur werden die tatsächlichen Verbräuche erfasst und der Verbrauch über die gleichnamige Funktion verbucht.

Da die komplette Sollmenge verbucht wurde, ist das Verbrauchsregister leer, die "Restmenge“ im Planungsregister ist ebenfalls 0. Anschließend besteht die Möglichkeit an der Technikauftragszeile die "durchgeführten Arbeiten“ zu erfassen und kurz zu dokumentieren, was getan wurde. Wenn die Daten erfasst sind, wird der Technikauftrag abgeschlossen über die Funktion "Auftragszeile abschließend“ und der Bearbeitungsstatus setzt sich im Call weiter. Der Verkaufsauftrag zur Auslieferung des nun reparierten Geräts wird automatisch angelegt.

Im Lager wird nun der Warenausgang für das aufbereitete Gerät erzeugt und verbucht. Der Lieferschein wird gedruckt und als letzter Schritt wird abermals der Bearbeitungsstatus weitergesetzt. Neben dem Lieferschein wird auch der Abholschein für das Leihgerät gedruckt.

Ist die Option in der Technik Einrichtung aktiviert, würde nun automatisch der Serviceschein gedruckt werden. Alternativ muss dies manuell aus dem Call heraus über die Druckfunktion "Serviceschein Drucken“ geschehen. Neben der Lieferung und dem Belegdruck wurde auch der Folgebeleg, die Rückholung des Leihgeräts angelegt.

Dieses Gerät kann ebenfalls über den Technikgeräteeingang eingebucht werden. Nachfolgend wird ein Technikauftrag zur Prüfung und eventuellen Aufbereitung des Leihgeräts erzeugt. Dieser Technikauftrag ist ebenfalls in der Kachel des Arbeitsvorrats für ServicetechnikerInnen einsehbar.

Dieser Technikauftrag kann nun genauso genutzt werden, wie jener zuvor auch. Befundungen können über die Funktion "Befundungen“ erfasst werden. Eine Übermittlung der Planung an einen Kostenvoranschlag ist nicht möglich. Sofern alle Prüfungen durchgeführt worden sind, können die Verbräuche gebucht werden, mindestens muss aber die Auftragszeile abgeschlossen werden.

Gemäß Prozesskette erzeugt sich nun eine Einlagerung des Leihgeräts, da Lagerort und Lagerplatz vorbelegt sind.

Abschließend wird die Servicerechnung erzeugt. Diese beinhaltet alle Positionen des Kostenvoranschlags und kann über die Funktion "Buchen“ fakturiert werden. Gemäß Einstellung schließet sich der Call mit Faktura von allein.

Reparatur außer Haus#

Beim Reparaturprozess außer Haus, wird das Gerät direkt beim Debitor vor Ort aufbereitet. Somit sind hier, außer dem Technikauftrag und der Rechnung, keine weiteren Belege nötig.

Wird mit KV vorab gearbeitet, sind an dieser Stelle in der Prozessart sowohl Kostenvoranschlag als auch die Aufwandsermittlung mittels Befundungsauftrag zu ergänzen. Eines von beidem reicht nicht aus, da der/die TechnikerIn meistens eine valide Schätzung abgeben muss und dies immer über die Aufwandsermittlung im Befundungsauftrag tut.

Auch hier wird der Call über das Marketing Cockpit und die Seriennummernkarte erzeugt. Im Call wird die Prozessart ausgewählt.

Aufgrund der Einrichtung ist dieser Call und auch der Technikauftrag mit dem Serviceort "vor Ort“ gekennzeichnet. Weiterhin sind deswegen auch keine Lagerorte und Lagerplätze automatisch eingesteuert worden. Wird jetzt der Technikauftrag erzeugt, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung.

Lagerort und Lagerplatz sind nun zu füllen, in dem im Rahmen der Technikereinsatzplanung der/die ServicetechnikerIn (im gleichnamigen Feld) im Call gefüllt wird (siehe Abschnitt "Ressource"). Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die Planung "im Kleinen“ über das Termindatum, Terminart, Block Genauigkeit, Termin – Zeit von, Termin – Zeit bis und Termin bestätigt durchzuführen, alternativ kann ein gesondertes Modul dazu genutzt werden.

Zusätzlich sind auch jetzt die Befundungen des Debitors zu erfassen und in der Callzeile zu pflegen. Diese wird, wie zuvor, als "Laienbefundung“ ohne Auswahl eines Fehlercodes eingetragen, da die Meldung des Kunden nicht als qualifizierte Beurteilung betrachtet werden kann.

Nach Eintrag des Servicetechnikers bzw. Lagerorts und Lagerplatz kann der Technikauftrag erzeugt werden. Der Innendienst hat nun die Möglichkeit bereits im Technikauftrag mögliche Ersatzteile und Ressourcen vor zu erfassen und diese dem/der TechnikerIn über den Serviceschein "mit auf den Weg zu geben“. Dazu werden im Technikauftrag die Zeilen im Planungsregister gefüllt. Anschließend ist der Serviceschein auszudrucken, welcher dem/der TechnikerIn ausgehändigt wird.

Nachdem die Reparatur durchgeführt und der Serviceschein zurückgebracht wurde, sind die Daten von diesem, wie Ersatzteile, Ressourcen oder tatsächliche Befundungen im Technikauftrag nachzutragen. Der Verbrauch muss gebucht und der Technikauftrag abgeschlossen werden.

Anschließend wird die Servicerechnung erstellt und kann an den Kunden fakturiert werden. Mit Abschluss wird auch der Call geschlossen.

Fremdreparatur aus Reparatur im Haus#

Ausgehend davon, dass mit einer Reparatur im Haus begonnen wird, werden in der Prozessart B2B REP DL nur noch die Schritte beschrieben, die benötigt werden, um den bereits vorhandenen Call mit den bereits erzeugten Belegen (wie z.B. Leihgerät oder Rücknahme) so zu ergänzen, dass der Fremdreparaturprozess komplett abgebildet werden kann. Somit sind hier zwei Umlagerungsaufträge für die Warenbewegungen zum Lieferanten und zurück enthalten sowie der Versand des reparierten Gerätes und die Leihgeräteabwicklung. Die Einkaufrechnung wird manuell und nicht über den Call abgewickelt.

Über das Marketing Cockpit wird der Debitor aufgerufen. Im Inforegister "Informationen“ werden die Seriennr. Informationen geöffnet und alle beim Debitor liegenden Geräte angezeigt. Dort wird das reklamierte Gerät ausgewählt und die Seriennummernkarte geöffnet.

Aus der Seriennummernkarte heraus wird der Call erzeugt. Die Callnummer dient als Referenz, falls der Debitor Rückfragen hat.

Die Prozessart ist auszuwählen. Die Prozessarten sind auf Basis der Call Klassifizierung und eventuell auf Basis eines Reparaturvertrags bereits vorgefiltert.

Als nächstes sind die vom Debitor genannten Befundungen in der Callzeile zu erfassen. Dabei wird Freitext erfasst, da die tatsächliche Diagnose noch nicht bekannt ist.

Nach Erfassen der Befundungen ist die Funktion "Erstelle Call Belege“ auszuführen und der Prozess wird gestartet. Dabei wird zu Beginn ein Verkaufsauftrag zur Auslieferung eines Leihgeräts erstellt.

Das Lager erstellt einen Warenausgang und bucht und druckt die Lieferung. Dabei wird neben dem Lieferschein für das Leihgerät auch direkt der Abholschein für das abzuholende, defekte Gerät ausgedruckt.

Mit Buchung des Leihauftrags wird das Leihgerät, inkl. Lagerort und Lagerplatz in den Call geschrieben bzw. bei Änderungen im Auftrag aktualisiert. Weiterhin wird automatisch die Rücknahme für das defekte Gerät erzeugt, welche anschließend über den Technikgeräteeingang einzubuchen ist. Im Technikgeräteingang wird die Seriennummer erfasst und ggf. Betriebsstunden bzw. Gerätemerkmale.

Mit Buchung wird der Bearbeitungsstatus weitergesetzt auf "20A T-KV SCHÄTZ“ und der Befundungsauftrag wird erzeugt. Aufgrund der Einrichtung ist dieser in der Kachel "Technikauftrag Arbeitsvorrat“ einsehbar.

Im Befundungsauftrag erfassen ServicetechnikerInnen die tatsächliche Befundung des Geräts, nach dessen Prüfung.

Dabei wird nun festgestellt, dass das Gerät nicht selbst repariert werden kann, sondern an einen Dienstleister geschickt werden muss. Dazu wird nun die Prozessart im Call auf "REP B2B DL“ geändert. Das System ersetzt nun alle noch nicht gebuchten/erzeugten Belege der vorherigen Prozessart durch die Zeilen der Neuen. Der Befundungsauftrag wird noch nicht abgeschlossen, da hier später die Aufwände des Dienstleisters eingetragen werden.

Wie oben bereits beschrieben, wird die Warenbewegung des defekten Geräts zum Dienstleister und zurück über Umlagerungsaufträge abgewickelt. Diese Umlagerungsaufträge sind, sofern kein Ziel definiert, rot dargestellt, da nun maßgebliche Daten für eine Belegerzeugung fehlen. Diese sind nun zu hinterlegen, in dem die entsprechende Zeile markiert und "Bearbeiten“ ausgeführt wird.

Über diesen Aufruf ändert sich nun die Maske und es können belegbezogene Daten gepflegt bzw. geändert werden, wie z.B. Bearbeitungsstatus oder Adressaten des Belegs. Für die Umlagerung bedeutet dies, dass hier im Feld "Geschäftsref. Lagerort Code“ und "Geschäftsref. Lagerplatz Code“ ein Lagerort sowie Lagerplatz hinterlegt werden. Der Lagerplatz muss dabei der Kreditorennummer des Dienstleisters entsprechen, an den die Ware verschickt wird. Auf Basis dieser Informationen wird im weiteren Verlauf ein Lieferschein (sog. Dienstleistungsauftrag) zum Versand an den Kreditor erzeugt.

Wird nun auf den Menüpunkt "Liste“ geklickt, ist die erste Umlagerungszeile nicht mehr rot. In der zweiten Umlagerungszeile wird nun auf gleichem Wege der Ziellagerort/ -lagerplatz hinterlegt, wenn das Gerät wieder zurückkommt (also wieder der Reparaturlagerort).

Da hier nun ein manueller Eingriff in den Prozess stattgefunden hat, ist die automatisierte Belegerzeugung unterbrochen. Aufgrund dessen muss erneut die Prozesskette durch Klick auf "Erstelle Call Belege“ angestoßen werden. Das System erzeugt nun folgenden Umlagerungsauftrag, in dem das Gerät eingetragen ist, Ziel ist, wie vorgegeben, der Kreditor.

Der Warenausgang wird erzeugt und das Gerät über "Buchen & Drucken“ versandt. Dabei wird folgender Lieferschein an den Lieferanten erzeugt. Die Lagerorte sind so eingerichtet, sodass das System automatisch neben dem Warenausgang vom eigenen Lager auch direkt den Wareneingang auf dem Gegenlager bucht, somit ist hier nur eine Buchung notwendig.

Durch die Buchung des Geräts zum Kreditor steht das Gerät nun auch auf der SN-Karte beim Dienstleister.

Weiterhin wurde auch der Bearbeitungsstatus automatisch weitergesetzt. Aufgrund der Einrichtung steht der Call nun in der Kachel "Call zum Service ext. Dienstleister“

Der Dienstleister führt nun ebenfalls eine Analyse durch und schickt einen Kostenvoranschlag, welcher nun im Call nacherfasst werden muss. Dazu wird die Funktion "Kostenvoranschlag erfassen“ ausgeführt.

In der sich öffnenden Maske werden nun die Aufwände sowie Kreditor der Fremdreparatur erfasst. Mit dem heutigen Stand der Umsetzung können nur Positionen mit der Art = "Ressource“ erfasst werden und keine Artikel. Sind an der Ressource EK-Preise gepflegt, werden diese gemäß Preisfindung übernommen, können jederzeit aber auch angepasst werden. Im Feld "Kreditorennr.“ kann der Kreditor eingetragen werden, an den die Ware gesendet worden ist. Die Vorbelegung eines Reparaturkreditors gibt es nicht. Die Bestellart kommt aus der Technik Einrichtung.

Um nun den Kostenvoranschlag in den Kostenvoranschlag zu übermitteln, wird auch hier, wie im Befundungsauftrag über die Funktion der Aufwandsübermittlung, die Funktion "Planung abschließen“ ausgeführt. Dabei wird der noch offene Befundungsauftrag archiviert und, sofern noch nicht erzeugt, das Angebot erstellt. Als Einstandspreis wird der EK-Preis aus der Erfassungsmaske des Kostenvoranschlags geschrieben.

Wird der KV vom Kunden genehmigt, wird die Funktion "Angebot als Angenommen abschließen“ ausgeführt, der Kreditor kontaktiert, dass die Reparatur durchgeführt werden kann. Bei Genehmigung des Kostenvoranschlags wurde im Call automatisch der zweite Umlagerungsauftrag erzeugt. Dieser wird nun geöffnet und die erste Buchung vom Dienstleister auf das Transitlager durchgeführt. Dazu wird im Umlageungsauftrag über Buchen der Ausgang verbucht. Ein Warenausgang ist nicht notwendig.

Kommt das Gerät nun vom Dienstleister zurück, kann der Wareneingang erneut über den Technikgeräteeingang eingebucht werden.

Im Anschluss erzeugt sich ein Technikauftrag, über den die ServicetechnikerInnen nun die Funktionsfähigkeit des Geräts prüfen können. Wenn alles OK ist, kann der Technikauftrag verbucht werden.

Gemäß Prozesskette wird nun der Versandauftrag für den Versand des reparierten Gerätes an den Kunden erzeugt.

In der Logistik wird nun ein Warenausgang für diesen Auftrag erzeugt und über "Buchen & Drucken“ verschickt. Dabei werden nun Lieferschein für das reparierte Gerät sowie Abholschein für das Leihgerät erzeugt. Mit Buchung des Auftrags ist außerdem die Verkaufsrücknahme für die Rückholung des Leihgeräts angelegt worden. Auch dieses Gerät wird nun über den Technikgeräteeingang vereinnahmt. Anschließend ist ein weiterer Technikauftrag zur Kontrolle des Leihgeräts erzeugt worden. In diesem werden nun ggf. Befundungen sowie Aufwände zur Instandsetzung erfasst.

Wird die Funktion "Planung abschließen“ ausgeführt, wird kein Vorgang oder KV zur Abrechnung erzeugt. Das System erkennt, dass es ein Leihgerät ist, sodass direkt mit der Aufbereitung begonnen werden. Zudem wird ein entsprechender Bearbeitungsstatus gesetzt.

Es können nun die Planungs- in die Verbrauchszeilen gezogen sowie der Verbrauch gebucht und der Technikauftrag beendet werden.

Abschließend wird das Leihgerät über ein Umlagerungsbuchblatt wieder eingelagert. Dazu werden auch hier wieder mittels "Bearbeiten“ Ziellagerort und –lagerplatz hinterlegt, sodass abschließend das Gerät eingelagert werden kann, sofern es nicht über die Kundenservice Belegarten vorbelegt wurde.

Als letztes wird die Verkaufsrechnung erzeugt, damit die Faktura an den Kunden erfolgen kann. Mit Buchung wird auch der Call abgeschlossen.

Wenn die Eingangsrechnung kommt, wird eine neue Einkaufsrechnung mit der Bestellart REP für den Kreditor aus dem Call erzeugt. Über "Wareneingangszeilen holen“ kann nun der Aufwand aus dem Call abgerufen werden. Dabei wird als Belegnummer die Callnummer angezeigt.

In die Rechnungszeilen wird automatisch das hinter der Ressource gepflegte Sachkonto gezogen sowie der Preis, welcher im Call hinterlegt worden ist. Die Einkaufsrechnung kann anschließend in die Rechnungsprüfung gehen und fakturiert werden.

Austausch von Geräten#

Für den Tausch kann eine eigene Prozessart angelegt werden, diese kann folgenden Aufbau haben. Ein Angebot wird erstellt, um dem Kunden ein Gerät anzubieten, eher der Tausch vollzogen wird. Alternativ werden die Belegarten von Hand in die verknüpften Belege des Calls geschrieben

Da der Prozess der Anlage einer Reparatur bereits zuvor beschrieben wurde, wird an dieser Stelle davon ausgegangen, dass es bereits einen Call mit einem eingebuchten Gerät und einem Befundungsauftrag gibt. Der Befundungsauftrag wird geschlossen, ggf. ein manueller Bearbeitungsstatus zur Information des notwendigen Austauschs gesetzt. Anschließend wird im Call die Prozessart gewechselt.

Die Belege der ausgewählten Prozessart werden eingetragen und die Funktion zur Erstellung der Callbelege ist auszuführen. Aufgrund dessen öffnet sich das Angebot, in dem händisch das Gerät einzutragen ist, welches angeboten werden soll. Wird kein Angebot erstellt, sondern direkt ein Tauschauftrag genutzt, so ist der Schritt nicht in der Prozessart enthalten. Wird das Angebot akzeptiert, wird dort die Funktion "Angebot als Angenommen abschließen“ ausgeführt. Der Tauschauftrag wird erzeugt und die Maske zur Auswahl des Geräts öffnet sich. Wie beim Leihgerät auch, steht links das defekte Gerät. Rechts kann das Gerät eingetragen werden, gegen welches das Defekte getauscht werden soll.

Der Tauschauftrag wird erzeugt, sodass die Logistik das Gerät versenden kann. Gemäß Preisfindung steht in der Zeile auch der errechnete Verkaufspreis.

Nach Auslieferung wird der Call automatisch abgeschlossen und der Auftrag kann dennoch fakturiert werden.

Der Prozess eines Garantietauschs wurde nicht explizit beschrieben. Dies ist darauf zurückzuführen, dass der Prozess 1:1 funktioniert, wie der zuvor beschriebene Tauschprozess. Dafür ist einzig die Belegart "Garantietausch“ notwendig. Die Belegart unterscheidet sich vom TAUSCH nur in der Auftragsart.

Die Auftragsart besitzt einen Rabattgrund, welcher die Erstellung einer Rechnung unterbindet und zudem den Verkaufspreis mit 100% rabattiert.

Wartungsprozesse für Händler und Hersteller#

Der Abruf fälliger Wartungen werden auf Basis der Wartungspläne in das Wartungscockpit abgerufen, um dort die Wartungen zu planen.

Die hier beschriebenen Prozesse sind exemplarisch und können auch abweichend ausgeführt werden. Zum Beispiel kann in allen Prozessen die Prozessart direkt im Wartungscockpit vorgegeben werden, genauso wie sie erst nach Ermittlung des Wartungsvertrags ausgewählt werden kann.

Abruf fälliger Wartungen#

Hinter jedem Artikel sind Wartungspläne gepflegt, welche bei Erstauslieferung an die Seriennummernkarte vererbt werden. Zudem wird dabei dann auch das Datum der nächsten fälligen Prüfung berechnet. Um nun abzurufen, welche Wartungen/ Prüfungen als nächstes fällig sind, wird das Wartungscockpit genutzt. Dort werden über die Funktion "Erstelle Wartungsposten“ die fälligen Geräteprüfungen abgerufen. Dabei kann nach unterschiedlichen Kriterien, wie z.B. Prüfart, Gerät im Haus oder nicht, Artikelfamilien oder Fälligkeitsdatum gefiltert werden. Über das Feld "Erstelle Planung bis Datum“ wird der Betrachtungszeitraum festgelegt, bis zu dem hier eingetragenen Datum werden alle noch nicht bearbeiteten Prüfungen abgerufen. Der Schalter "Gerät im Haus“ dient der Steuerung, dass im Haus befindliche Gerät explizit ebenfalls geprüft werden sollen.

Auf Basis dieser Informationen werden nun die fälligen Wartungen in das Cockpit abgerufen. Im Folgenden werden einige ausgewählte Felder beschrieben:

Neben der Funktion zum Abrufen der fälligen Wartungen können weiterhin die Seriennummernkarte (Funktion Seriennr.-Info-Karte) geöffnet und Calls erstellt werden mittels "Calls erstellen“. Dabei werden für alle Wartungscockpitzeilen Calls erzeugt. Eine Filterung erfolgt vor Ausführung der Funktion im Wartungscockpit.

Wartungen, welche bereits in einem Call verarbeitet werden, können nicht mehr aus Wartungscockpit gelöscht werden.

Die Funktion "Vorhandenen Call zuordnen“ wird im Abschnitt "Zuordnung von Wartungen zu bestehenden Calls" erläutert.

Wartung außer Haus#

Ein Gerät soll gewartet werden – die Fälligkeit ist der 27.09.2021

Die Prozessart wird im Wartungscockpit durch die Technik Einrichtung vorgegeben und anschließend der Call erzeugt.

Der Call wird erzeugt, anschließend ist im Inforegister "Allgemein“ der/die ServicetechnikerIn zu pflegen. Auf Basis dessen wird automatisch Lagerort und Lagerplatz eingesteuert. Bei Wartungen bzw. Servicecalls allgemein, die vor Ort durchgeführt werden sollen, muss vor Erstellung des ersten Callbelegs ein/e TechnikerIn eingetragen werden.

Der Call ist nun als Wartungscall gekennzeichnet, zudem ist ein entsprechender Bearbeitungsstatus sowie die Prüfart gesetzt.

Der Technikauftrag wird nun über die Funktion "Erstelle Call Belege“ im Call erzeugt, dort kann nun bereits die Ressource für die durchzuführende Tätigkeit eingetragen werden. Alternativ ist auch hier, in den Technikauftragszeilen die Prüfung enthalten. Mit einem Technikauftrag können auch mehrere Prüfungen auf einmal durchgeführt werden, da die jeweilige Prüfung durch Eintragen des Arbeitstypen aus der Einrichtung der Wartungspläne hochgesetzt wird.

Anschließend kann der Serviceschein für den/die TechnikerIn aus dem Call heraus gedruckt werden.

Sofern keine Serviceapp genutzt wird, muss der Technikauftrag nach Durchführung der Wartung nachgearbeitet werden. Dazu wird nun "Planungs- in Verbrauchszeilen übernehmen“ aufgeführt sowie "Verbrauch buchen“ und "Auftragszeile abschließen“.

Abschließend wird die im Anschluss erzeugte Servicerechnung fakturiert.

Wenn Call und Technikauftrag abgeschlossen sind, wird das Gerät automatisch aus dem Wartungscockpit gelöscht. Zudem wird bei Buchung des Verbrauchs im Technikauftrag das "Datum der nächsten Prüfung“ gemäß der Einrichtung am Artikel hochgesetzt (Feld Wartungsintervall gemäß MPG Anhang 1 auf der Artikelkarte).

Die sicherheistechnische Kontrolle (STK) war fällig, da die Wartung in diesem Zuge auch ausgeführt worden ist, wurde der Eintrag ebenfalls hochgesetzt.

Wartung im Haus#

Ein Gerät soll gewartet werden, die sicherheitstechnische Kontrolle (STK) ist zum 03.10.2021 fällig.

Die Prozessart wird im Wartungscockpit aus der Technik Einrichtung vorbelegt. Da die Vorbelegung eine Wartung außer Haus ist, nun aber eine Wartung im Haus stattfinden soll, wird die Prozessart geändert, bevor der Call erzeugt wird.

Der Call wurde erstellt, die gesamte Prozessart zur Wartung im Haus wird eingetragen, sodass das Gerät zurückgeholt, aufbereitet und zurückgesendet werden kann.

Die Callbelege werden erstellt, sodass zu Beginn über den Technikgeräteeingang der Wareneingang eingebucht werden kann. Zudem kann vorab aus dem Call heraus ein Abholschein gedruckt werden, über die Funktion "Abholschein Drucken“. Bei Nutzung des Technikgeräteeingangs sind ggf. Betriebsstunden und Gerätemerkmale zu pflegen

Anschließend wird automatisch der Befundungsauftrag erzeugt. Im Register "Planung Material/Ressourcen“ sind nun die Aufwände für die Wartung zu erfassen. Dabei muss mindestens eine Ressource mit einem entsprechenden Arbeitstypen, gemäß der Einrichtung der Wartungspläne hinterlegt werden. Wenn später ein im Technikauftrag hinterlegter Arbeitstyp dem Arbeitstypen des Wartungsplans entspricht, so wird das Datum der nächsten Prüfung am Gerät hochgesetzt. Sollten mehrere Defekte vorhanden sein, können ebenfalls Befunden mit Details erfasst werden (wie bei der Reparatur).

Abschließend ist die Funktion "Aufwand übermitteln“ auszuführen, sodass der Kostenvoranschlag an den Kundenübermittelt werden kann. Der Bearbeitungsstatus in Call/ Technikauftrag wird gemäß Einrichtung umgesetzt, sodass der Call in der entsprechenden Kachel "Techniker KV ermittelt“ angezeigt wird. Das Angebot wird wie bei der Reparatur auch, auf angenommen gesetzt.

Kommt die Genehmigung, so wird das Angebot auf angenommen gesetzt, wodurch der Bearbeitungsstatus im Call geändert und der Technikauftrag erzeugt wird, sodass der/die TechnikerIn mit der Wartung beginnen kann. Nun sind auch hier die Verbrauchszeilen befüllen, der Verbrauch zu buchen und der Technikauftrag abzuschließen.

Mit Buchung des Verbrauchs wird das Datum für die nächste Prüfung am Gerät hochgesetzt. Zuletzt wir der Technikauftrag beendet.

Gemäß Prozesskette wird mit Abschluss des Technikauftrags der Versandauftrag erzeugt, sodass das Gerät an den Kunden zurückgeschickt wird. Mit Buchung der Lieferung wird ggf. zusätzlich der Abholschein für das Leihgerät ausgedruckt, sofern eines ausgegeben wurde. Zudem ist ggf. der Serviceschein als Nachweis der Leistungserbringung auszudrucken.

Abschließend wird der Rechnungsbeleg aus dem Call heraus erzeugt, welcher zu fakturieren ist.

Zuordnung von Wartungen zu bestehenden Calls#

Wie bereits zuvor beschrieben, kann es vorkommen, dass ein Gerät bereits zur Reparatur oder einer anderen Art eines Service im Haus ist und zusätzlich eine Wartung ansteht. Damit der/die TechnikerIn dann nicht nochmal zum Kunden oder das Gerät erneut eingeschickt werden muss, ist im Wartungscockpit erkennbar, ob es für das Gerät bereits ein oder mehrere offene Calls gibt. Dazu dient das Feld "Vorhandene Calls“, indem, bei mehr als einem offenen Call eine Zahl steht, welche in rot und kursiv bzw. fett geschrieben dasteht.

Per Klick auf die Zahl öffnet sich entweder eine Übersicht aller offenen Calls (bei zwei oder mehr) oder es öffnet sich direkt der Call (bei einem vorhandenen Call), sodass geprüft werden kann, wie weit dieser vorangeschritten ist.

Um die Wartung aus dem Cockpit dem bestehenden Call zuzuordnen, wird im Wartungscockpit die Funktion "Vorhandenen Call zuordnen“ ausgeführt.

Es öffnet sich eine Übersicht über alle Calls, sodass der markierte Call ausgewählt wird, durch Bestätigen der Maske wird der Call zugeordnet.

Die Callnummer wird nun in die Cockpitzeile eingetragen und der Postenstatus wird weitergesetzt.

Zusätzlich wurde sowohl im Call als auch Befundungs- oder Technikauftrag eine Bemerkung eingetragen, welche Prüfung durchzuführen ist.

Mehr Automatismus ist an dieser Stelle nicht möglich, da es unendlich viele Konstellationen geben kann, in der sich ein Servicecall befinden kann (Warten auf das Gerät, nur angelegt, KV bereits erstellt, Gerät wird wieder zurückgesendet, Faktura durchgeführt…), sodass eine reine Information angezeigt wird oder aber ein weiterer neuer Call angelegt werden kann.

Mehrzeilige Reparaturen#

Da Kunden oftmals mehrere Geräte gleichzeitig zur Reparatur geben, können diese auch in einem Call zusammengefasst werden. Diese Zusammenfassung gilt nur für Reparaturen im B2B-Geschäft, nicht in Prozessen mit der Rezeptabwicklung und Krankenkassen.

Sobald mehrere Zeilen in einem Call stehen, kann der Prozessablauf nicht mehr automatisch durchlaufen werden. Dies liegt daran, dass es beliebig viele Konstellationen geben kann, in dem der Workflow der einen Zeile auf den der anderen Zeile warten muss. Diese dauerhaften Abfragen können einen Einfluss auf die Performance des Systems haben.

Zuordnung Belegverknüpfungscodes zu den Prozessarten#

Wie bereits im Abschnitt "Kundenservice Prozessarten" beschrieben, müssen die einzelnen Prozessschritte mit den Belegverknüpfungscodes und Belegverknüpfungsstatus versehen werden. Der Belegverknüpfungsstatus sollte immer der "Abschluss Bearbeitungsstatus“ der vorangegangenen Zeile sein. Sofern das nicht eindeutig ist (wie bei Abschluss eines KV’s), muss im Belegverknüpfungsstatus der Status eingetragen sein, welcher in den meisten Fällen erwartet wird, unabhängig des Abschlussbearbeitungsstatus.

Die Zuordnung muss bei jeder zum Einsatz kommenden Prozessart vorgenommen werden.

Zusammenfassungskriterien mehrerer Callzeilen in einen Beleg#

Es können nicht beliebige Zeilen mit gleichem Bearbeitungsstatus in einem Beleg zusammengefasst werden. Für die Zusammenfassung gelten folgende Kriterien:

1) Gleicher Belegverknüpfungscode: Es werden nur Call-Belege mit dem gleichen Belegverknüpfungscode zusammengefasst.

2) Gleicher Ausgangslagerort (Lagerort der Callzeile): Für einen Sammelbeleg werden dabei nur die Belege mit dem gleichen Ausgangslagerort betrachtet. So wird verhindert, dass z.B. Lagerausgänge aus dem Lagerort "NORD“ und Lagerort "SÜD“ in einem Beleg zusammengefasst werden. Sondern jede Zuständigkeitseinheit für sich ("NORD“ oder "SÜD“) ihre eigenen Belege bearbeiten kann.

3) Gleiche Geschäftsreferenz (Geschäftsreferenzart und Geschäftsreferenznummer): Der Sammelbeleg kann sich nur an eine Geschäftsreferenz richten z.B. Kreditor 7411. Daher können in einem Sammelbeleg auch nur Call-Belege mit einer und der gleichen Geschäftsreferenz zusammengefasst werden.

4) Gleicher Ziellagerort (Bei Umlagerungsaufträgen und Umlagerungsbuchblättern): Handelt es sich bei dem Sammelbeleg um eine Umlagerung (Umlagerungsauftrag / Umlagerungsbuchblatt) so ist auch der Ziellagerort entscheidend. Hier werden nur einzelne Call-Belege zu einem Sammelbeleg zusammengefasst, die den gleichen Ziellagerort haben

Zusammenfassung gleicher Belege unterschiedlicher Belegarten#

Es besteht auch die Möglichkeit, dass unterschiedliche Prozesse die gleiche Basis Belegart (z.B. Verkaufsauftrag) haben, aber andere Belegarten (z.B. VERSAND und TAUSCH) sind. Trotzdem besteht die Möglichkeit, dass alle Callzeilen in einem Beleg (hier der Verkaufsauftrag) zusammengefasst werden können. Da die Belegarten aber unterschiedliche Auftragsarten mit unterschiedlichen Einstellungen haben können, spielt die Auftragsart keine primäre Rolle mehr. Es wird an dieser Stelle einfach die Auftragsart der ersten Belegart eingesteuert. Sind dort Zeilen enthalten, welche andere Einstellungen benötigen, so sind diese händisch an der jeweiligen Zeile im Beleg vorzunehmen.

Anlage eines Calls mit mehreren Zeilen#

Mehrzeilige Calls können auf zwei Weisen erzeugt werden. Zum einen kann ein bestehender einzeiliger Call erweitert werden. Zum anderen kann ein Call ohne Zeilen erzeugt und anschließend in den Geräten befüllt werden.

Erweiterung einzeiligen Call#

Wie in den bisherigen Prozessen auch wird ein Call über das Marketing Cockpit und die Seriennummernkarte für einen spezifischen Call Klassifizierung erzeugt.

An dieser Stelle wird nun eine weitere Zeile unten drunter ergänzt. Dazu wird zu Beginn die Art definiert (hier Gerät). Ist die Seriennummer bekannt, kann direkt im Feld "Seriennr.“ abgetaucht werden.

Es öffnet sich eine Maske, in der sich alle beim Kunden befindlichen Geräte angezeigt werden. Das entsprechende Gerät wird ausgewählt und somit in die Callzeile eingetragen.

Anlage Call über Marketing Cockpit oder Debitor#

Sowohl auf der Debitorenkarte als auch im Marketing Cockpit gibt es eine Funktion "Neuer Call“. Diese Funktion legt einen Call einer ausgewählten Klassifizierung an.

Es wird ein Call ohne Zeilen erzeugt, da der Beleg allgemeingültig vom Debitor oder aus dem Marketing Cockpit heraus erzeugt worden ist.

Wie zuvor auch, wird auch hier die Art bestimmt und es kann ebenfalls über die Seriennr. abgetaucht und je Callzeile ein Gerät ausgewählt werden. Die Zeilen werden im Call ergänzt.

Zuordnung der Prozessarten#

Gilt für alle Zeilen die gleiche Prozessart, so kann diese im Callkopf vorgegeben werden. Diese wird im Anschluss an alle Zeilen übertragen und die verknüpften Belege entsprechend eingetragen.

Gelten für einzelne Callzeilen abweichende Prozessarten, so können diese an der jeweiligen Callzeile ausgewählt werden. Dazu wird auch hier auf dem Feld "Prozessart“ abgetaucht.

In der sich öffnenden Maske wird die gewünschte Prozessart ausgewählt und in die Callzeile eingetragen.

Beispielprozess mehrere Zeilen mit der gleichen Prozessart#

Sind einem Call die gleichen Prozessarten zugeordnet, stehen zu beiden Callzeilen die gleichen verknüpften Belege mit den gleichen Einrichtungen. Wie auch bei einzeiligen Calls, werden auch hier über die Funktion "Erstelle Call Belege“ die Belege erzeugt.

In der sich öffnenden Maske werden nun alle sich zum aktuellen Zeitpunkt zusammenfassbaren Sammelbelege oder Einzelbelege angezeigt. Über die Ampel ist erkennbar, welcher Beleg aktuell erstellbar ist. Sind Belege nicht (gesammelt) erzeugbar, so können über den kleinen Pfeil links die Belegdetails geöffnet werden. Unter den Zeilen in den Hinweisen wird dann je Zeile angegeben, warum der Beleg nicht erstellbar ist. Als Sammelbelege gelten jene Belege mit einem Belegverknüpfungscode, Zeilen der verknüpften Belege ohne einen solchen Code sind Einzelbelege und werden separat aufgeführt.

Um in diesem Fall die Rücknahme zu Service zu erzeugen, ist der Haken "Beleg erstellen“ an der allgemeinen Belegzeile zu setzen (da alle Zeilen in einem Beleg zusammengefasst werden sollen).

Das System erzeugt nun einen Beleg für beide Callzeilen. Die Callzeilen werden nun in zwei separaten Zeilen in die Verkaufsrücknahme geschrieben.

Jede Seriennummer kann nun einzeln über den Technikgeräteeingang eingebucht werden. Mit Buchung setzt sich nun der jeweilige Abschluss Bearbeitungsstatus der Prozessartenzeile. In diesem Schritt wird nun einmal nur die erste Zeile über den Technikgeräteeingang verbucht.

Der Bearbeitungsstatus der einen Zeile hat sich nun weitergesetzt, auch wurde der Beleg nur in der ersten von beiden Zeilen beendet.

Für die erste Zeile könnte nun z.B. bereits ein Befundungsauftrag zwecks Aufwandsermittlung erstellt werden. Aufgrund dessen ist die Ampel an dieser Stelle gelb. Belegdetailzeilen, für die ein Beleg erstellt werden darf, werden schwarz dargestellt, alle anderen in rot und kursiv. Wenn der Beleg erzeugt werden soll, wird auch hier der gleiche Haken gesetzt, das System nimmt nun alle Zeilen, welche den entsprechenden Bearbeitungsstatus haben, mit in den zu erzeugenden Beleg.

Nun wird nur für die eine Callzeile ein Befundungsauftrag erzeugt. Dieser wird nun genauso bearbeitet, wie in einzeiligen Calls und Reparaturen auch. Aufgrund dessen findet an dieser Stelle keine genauere Erläuterung statt.

Da für einen KV nun die Gesamtbelegerstellung eingestellt ist, kann der nächste Beleg erst dann erstellt werden, wenn zuvor das zweite Gerät vereinnahmt und befundet worden ist.

Dies wird nun durchgeführt, sodass im Anschluss ein Kostenvoranschlag für beide Geräte erzeugt werden kann, über den bereits gezeigten Weg. Das Angebot weist nun je Gerät alle Positionen für die Instandsetzung auf.

Wird das Angebot im Gesamten angenommen, so wird die Funktion "Angebot als Angenommen abschließen“ ausgeführt. Wird es in Gänze oder teilweise abgelehnt, so ist die Funktion "Angebot als Abgelehnt abschließen“ auszuführen und je nach Fall ein oder mehrere neue Angebote zu erzeugen. Wird das Angebot angenommen, kann nun ein Technikauftrag über das Erstellen der Callbelege erzeugt werden.

In Abhängigkeit, welche Technikauftragszeile nun markiert ist, werden in den Folgeregistern der Planung und des Verbrauchs die weiteren Positionen angezeigt. Auch die Funktionen Stücklistenkomponenten, Planung- in Verbrauchszeilen übernehmen, Verbrauch buchen und Auftragszeile abschließen werden in Abhängigkeit der markierten Technikauftragszeile ausgeführt. Ähnlich verhält es sich mit den Funktionen an der Technikauftragszeile.

Je Technikauftragszeile muss nun der Verbrauch gebucht werden. Ist bei mehrzeiligen Technikaufträgen die Reparatur oder Wartung erledigt, wird auch hier die Auftragszeile geschlossen. Im Gegensatz zu einzeiligen Reparaturen wird nicht der ganze Technikauftrag erledigt, sondern nur die Zeile, sodass der mehrzeilige Call für das eine Gerät weitergeführt wird. Im Technikauftrag ist das jeweilige Gerät als erledigt gekennzeichnet.

Sind alle Technikauftragszeilen abgearbeitet, schließt sich der Technikauftrag ebenfalls komplett. Als nächstes kann dann der Versandauftrag erstellt werden, wieder über die Funktion "Erstelle Call Belege“. Mit jedem erledigten Beleg reduziert sich die Liste der abzuarbeitenden Belege.

Der Auftrag kann nun geliefert werden, aufgrund der Sammelbelegs-Einstellung sind beide Geräte enthalten. Neben dem Lieferschein kann auch der Serviceschein und im Falle eines Leihgeräts auch der Abholschein gedruckt werden.

Der Bearbeitungsstatus hat sich auch hier auf den Abschlussstatus des gebuchten Versandes gesetzt, sodass nun abschließend die Rechnung erzeugt werden kann.

Da es für mehrzeilige Reparaturen und Wartungen keinen Automatismus gibt, muss auch der Call über die Funktion "Call abschließen“ von manuell geschlossen werden.

Beispielprozess mehrere Zeilen mit unterschiedlichen Prozessarten#

Wie zuvor erwähnt, kann ein Call auch mehrere Geräte mit mehreren Prozessarten verwalten und bearbeiten.

Wird nun ein Callbeleg erstellt, gelten zwei Belege als erzeugbar, einmal ein Leihauftrag für das Versandgerät der zweiten Zeile, und einmal die Rücknahme für die erste Zeile, da beide Belege auch in Teilen erstellt werden dürfen. Zudem sind zwei Technikaufträge als "Einzelbelege“ enthalten, da diesen kein Belegverknüpfungscode zugewiesen worden ist.

Da zwei Belege erzeugbar wären, kann der Haken zur Belegerstellung bei beiden Belegen gesetzt werden. Der Call erzeugt aufgrund dessen beide Belege parallel. Das Leihgerät kann nun versandt werden. Über den Technikgeräteeingang wird das erste defekte Gerät eingebucht. Wird nun der nächste Call Beleg erstellt, kann nur die Rücknahme für das zweite Gerät erzeugt werden und kein Befundungsauftrag, da beide Belege zusammengefasst in einem Befundungsauftrag stehen sollen. Somit wird die zweite Verkaufsrücknahme gebucht.

Ein Befundungsauftrag für beide Geräte kann nun erzeugt werden.

Alle Funktionen mit Ausnahme der Erstellung von Wiedervorlagen oder der Berechnung der Beträge und den Standardfunktionen von Microsoft Dynamics 365 Business Central¹, sind im Befundungsauftrag, wenn mehrere Zeilen enthalten sind, zeilenbezogen. Zudem muss auch je Befundungsauftragszeile das Planungsregister sowie die Befundungen befüllt werden, ehe jeweils der Aufwand übermittelt werden kann. Wie zuvor beschrieben, kann dies über die Stücklistenkomponenten geschehen oder über das manuelle Befüllen der Zeilen. Je Zeile wird dann der Aufwand übermittelt, an der entsprechenden Befundungsauftragszeile setzt sich dann ein entsprechendes Kennzeichen.

Wurde bei allen Zeilen der Aufwand übermittelt, so schließt sich automatisch auch der Befundungsauftrag im Gesamten.

Anschließend kann wieder ein Angebot erstellt werden. Dies hat den gleichen Aufbau wie bisher, je Gerät werden die angebotenen Positionen angezeigt. Über die bereits bekannten Funktionen kann ein Angebot als angenommen oder abgelehnt abgeschlossen werden.

Da die Technikaufträge keine Belegverknüpfungscodes besitzen, werden diese nicht als Sammelbelege angezeigt, sondern in den einzelnen Belegen. Alternativ könnten auch diesen Zeilen ein Belegverknüpfungscode hinterlegt werden, mit Teilerstellung, sodass auch dann einzelne Technikaufträge je Gerät erzeugt werden. Bei Einzelbelegen muss die Belegzeile markiert werden und nicht der Sammelbeleg.

Die weiteren Prozesse der Durchführung des Service, Versand und Faktura sowie die weitere Abwicklung des Leihgeräteprozesses erfolgt, wie in den vorherigen Prozessen auch und wird hier nicht näher beschrieben.

Weitere Funktionalitäten im Rahmen der Belegerstellung#

Wird ein Call Beleg erstellt, gibt es die Möglichkeit diesen vor Belegerstellung nochmals zu bearbeiten. Dazu dient die Funktion "Bearbeiten“. Dies ist nur auf der einzelnen Belegzeile möglich, nicht auf dem übergeordneten Sammelbeleg. Die Funktion "Beleg markieren“ markiert die entsprechende Zeile, wie das Setzen des Hakens im Feld "Beleg erstellen“.

Es besteht nun die Möglichkeit die diversen Felder der Details der verknüpften Belege, vor Erstellung zu bearbeiten. Dies kann insbesondere bei den Umlagerungsbelegen und -buchblättern Sinn machen.

Über die Funktionen "Änderungen verwerfen“ und "Änderungen Speichern“ werden die Einträge verworfen oder gespeichert. Die Speicherung ist vor Erzeugung des Belegs zwingend notwendig, da die Daten sonst nicht übernommen werden.

Interne Reparatur von eigenen Geräten und Maschinen#

Bis dato wurde in den vorherigen Abschnitten sämtliche Reparaturen oder Wartungen beschrieben für Geräte, die einem Kunden gehören. Das Modul kann aber auch für eigene Geräte, Maschinen oder Prüfmittel genutzt werden, ohne dass diesen zwingend ein Debitor (Besitzer) zugeordnet sein muss. Der Service kann dennoch durchgeführt werden, allerdings können niemandem die Kosten in Rechnung gestellt werden.

Diese Geräte haben genauso Wartungspläne und Stücklisten hinterlegt, wie externe Geräte auch. Soll eine regelmäßige Prüfung über den gleichen Prozess wie der zuvor beschriebenen Wartung stattfinden, so wären hier die Wartungspläne manuell an der Seriennummernkarte zu befüllen. Alternativ kann auf Basis einer Kalibrierung eines Prüfmittels manuell ein Call zur Wartung angelegt werden. Ein solcher Wartungs- oder Reparaturprozess würde wie folgt ablaufen.

Wird manuell ein Call angelegt, so geschieht dies über die Seriennummernkarte über die Funktion "Neuer Call“, sodass im Anschluss der Call klassifiziert wird.

Eine Prozessart zur internen Reparatur wird ausgewählt. Die Prozessart sieht eine Umlagerung in die Werkstatt vor, einen Beleg zur Aufbereitung/ Prüfung des Geräts sowie eine Umlagerung aus Werkstatt zurück an den Bestimmungsort.

Ist ein Lagerort bereits an den Belegarten vordefiniert, kann direkt ein Callbeleg erstellt werden. Alternativ wird über "Bearbeiten“ an der Zeile des verknüpften Belegs ein "Geschäftsref. Lagerort Code“ und "Geschäftsref. Lagerplatz Code“ hinterlegt. Gleiches kann bereits jetzt auch bei der Umlagerung aus der Werkstatt heraus hinterlegt werden, sodass der automatische Prozessablauf nicht abbricht.

Ist dies geschehen, würden nun die Funktion "Erstelle Call Belege“ ausgeführt und das Umlagerungsbuchblatt zur Umlagerung in die Werkstatt befüllt werden.

Das Gerät ist nun in die Werkstatt gebucht worden und der Technikauftrag zur Prüfung/ Aufbereitung wurde erzeugt. Dieser kann ebenfalls über die Kachel des Arbeitsvorrats des Technikers geöffnet werden. Im Inforegister "Allgemein“ steht nun kein Kunde drin, da das Gerät keinen Besitzer hat, da es ein eigenes Gerät ist.

Es können nun bei Bedarf Befundungen erfasst werden, wie bei Kundenreparaturen oder -wartungen auch. Mindestens müssen im Verbrauchsregister die Aufwände erfasst werden. Der Verbrauch wird gebucht und der Technikauftrag abgeschlossen, wenn das Gerät/ Maschine repariert oder das Prüfmittel kalibriert worden ist. Dadurch erstellt sich die weitere Umlagerung zurück zum Bestimmungsort, wenn diese verbucht wird, wird der Call automatisch abgeschlossen und das Gerät ist wieder einsatzfähig.

In den Geräteposten der Seriennummernkarte können nun die Kosten des Service eingesehen werden.

Handelt es sich dabei um einen Call einer Kalibrierung, so ist nun die Kalibrierung am Prüfmittel ebenfalls manuell zu bearbeiten, da der Call mit Technikauftrag ein reiner Werkstattauftrag war. Eventuelle Verbindungen zwischen dem Zusatzmodul der Qualitätskontrolle und dem Modul für den technischen Service wären eine Erweiterung.

Zubehöraufträge und -angebote#

Neben klassischen Reparaturen und Wartungen können hierüber auch Kundenanfragen bzgl. möglicher Ersatzteile, inkl. des Erstellens eines Angebots und eines Auftrags abgewickelt werden. In diesen Fällen muss nicht zwingend eine Reparatur oder Wartung stattfinden, dennoch muss ein Servicetechniker die korrekten Ersatzteile definieren, anhand eines möglichen Fehlers. Folgende Prozessart ist dafür von Nöten.

Diese Prozessart beinhaltet zwei Zubehörbelegarten, welche die entsprechenden Einrichtungen haben müssen. Damit gelten sie als normale Verkaufsbelege.

Für eine solche Anfrage würde nun ein Call, z.B. für ein konkretes Gerät, angelegt und die Prozessart ausgewählt werden.

Die Callbelege werden erstellt und ein/e ServicetechnikerIn erhält nun einen Befundungsauftrag, indem dieser Zeilen möglicher Ersatzteile erfassen kann. Dabei müssen diese explizit als "Verkaufspositionen“ gekennzeichnet werden. Zur Erfassung der Zeilen können, die bereits bekannten und zuvor beschriebenen Funktionalitäten genutzt werden.

Über "Aufwand übermitteln“ wird der Beleg geschlossen und die Daten an das nachfolgende Angebot für die Ersatzteile/ das Zubehör übermittelt. Übertragen werden nur jene Verkaufspositionen.

Das Angebot kann nun an den Kunden gesendet und ebenfalls über die Funktion "Angebot als Angenommen abschließen“ akzeptiert werden, sodass nachfolgend der Verkaufsauftrag zur Auslieferung und Faktura erstellt werden kann.

Im Verkaufsauftrag könnte nun über die Zeilenfunktion "Artikel-/ Gerätezuordnung“ der Artikel einem Gerät zugeordnet werden, sodass diesem in den Artikel-/Gerätezuordnungsposten ein Eintrag zugewiesen worden ist. Dieser Prozess wird im Abschnitt "Kundenservice Prozessarten" erläutert.

Der Verkaufsauftrag ist nun freigegeben und kann über den Warenausgang verschickt und anschließend fakturiert werden.

Weitere Prozesse#

Im folgenden Abschnitt werden weitere, allgemeine Prozesse im Rahmen des technischen Service beschrieben.

Verschrottung von Geräten#

Eine Verschrottung ist immer als Teilprozess vorheriger Reparaturen zu sehen und kann sehr unterschiedlich gehandhabt werden. Wichtig ist, dass es eine Belegart gibt, welche folgenden Mindestaufbau haben muss. Es muss die Basis Belegart = "Artikel Buch.-Blatt“ sein, zudem muss der Haken Verschrotten gesetzt sein, damit auch die Seriennummernkarte gesperrt wird.

Falls es im Rahmen einer Reparatur oder einer Wartung zu einer Verschrottung kommt, kann nun entweder die eigens dafür angelegte Prozessart im Call ausgewählt werden. Soll neben der Aussonderung auch gleich ein Tauschauftrag oder ein Angebot dafür erstellt werden, so wäre dies ein weiterer Prozessschritt der Prozessart SCHROTT.

Die neue Prozessart wird nun im Call ausgewählt. Dabei werden die noch nicht erzeugten Belege durch die neuen Belege der Prozessart ersetzt. Der Beleg wird erzeugt und das Artikelbuchblatt wird direkt mit dem Gerät mit der Callzeile befüllt.

Mit Buchung wird die Seriennummernkarte gesperrt, zudem als verschrottet gekennzeichnet, inkl. Festhalten der Person und des Datums, wann dies durchgeführt worden ist. Die Felder werden ebenfalls dann aktualisiert, wenn das Kennzeichen der Verschrottung wieder entfernt wird.

Existiert keine eigene Prozessart dafür, so kann in den verknüpften Belegen die Belegart SCHROTT auch manuell eingetragen werden. Dazu sind dann ebenfalls händisch alle nicht benötigten Belege zu löschen.

Der weitere Prozess ist identisch mit dem bereits beschriebenen Vorgehen.

Ändern Prozessart#

Es kann immer wieder vorkommen, dass bei Anlage eines Calls von einer anderen Art des Service ausgegangen wird, als es tatsächlich ist. Dies hat zur Folge, dass ggf. die falschen Prozessarten zur Auswahl stehen oder der falsche Vertrag gültig ist.

Die Call Klassifizierung kann nun geändert werden, sofern alle verknüpften Belege entweder gebucht oder nicht erzeugt worden sind. Sind Belege erstellt, aber nicht verarbeitet worden, kann die Call Klassifizierung nicht gewechselt werden, eine entsprechende Fehlermeldung erscheint.

Die Call Klassifizierung kann gewechselt werden, die Prozessart wird geleert.

Auf Basis der neuen Call Klassifizierung prüft das System automatisch das Vorhandensein von Verträgen, zudem werden nun alle Prozessarten zur Auswahl gestellt, die der neuen Klassifizierung entsprechen.

Die Prozessschritte der neu ausgewählten Prozessart werden nun unter die bereits verarbeiteten Belege geschrieben.

Unexpected Return#

Ein unexpected return in KUMAVISION healthcare365 wird jeder unerwartete Wareneingang eines (un-) bekannten Geräts gesehen. Das bedeutet, dass zum angekommenen Gerät kein Call existiert, mit dessen Hilfe die Ware eingebucht werden kann.

Wenn das Gerät ankommt, wird auch dieses über den Technikgeräteeingang eingebucht. Nachdem die Seriennummer erfasst worden ist, sind auch hier Lagerort/ Lagerplatz nachzuerfassen, da kein Call bzw. Rücknahme vorhanden ist. Zudem sind ggf. auch Betriebsstunden oder Gerätemerkmale und Zubehör zu erfassen.

Obwohl weder Call noch Rücknahme vorhanden sind, wird das Gerät eingebucht, da vorher ein Call mit der Prozessart für unerwarteten Wareneingang aus der Technik Einrichtung angelegt wird. Aus dieser Prozessart heraus wird die Verkaufsrücknahme für den Wareneingang erzeugt und eingebucht.

Aufgrund der Prozessart bzw. des Bearbeitungsstatus kann nun im Rollencenter, beispielsweise in der Kachel "Call unklar“ der Call gefunden und bearbeitet werden.

Undefinierter Prozess#

Als undefinierter Prozess wird ein Call angesehen, welcher zwar für ein Gerät angelegt, aber nicht weiterbearbeitet worden ist. In diesem Fall fehlt die Prozessart, sodass unklar ist, was mit dem Gerät zu passieren hat. Auch diese Geräte sind im Wareneingang einzubuchen, müssen danach aber wieder kenntlich gemacht werden, dass für den Innendienst klar ist, dass hier Nacharbeiten nötig sind, um den richtigen Prozess in die Wege zu leiten.

Es wurde ein Call für ein konkretes Gerät angelegt, jedoch nicht weiterbearbeitet. So fehlt die Prozessart, um zu definieren, welcher Prozess hier anzuwenden ist.

Anschließend wird das Gerät geliefert und soll nun über den Technikgeräteeingang vereinnahmt werden. Dazu wird die Seriennummer sowie die Betriebsstunden erfasst und über den Aufruf "Buchen“ der Wareneingang verbucht. Da keine Rücknahme vorhanden ist, sind außerdem Lagerort und Lagerplatz zu pflegen.

Das System hat nun keinen neuen Call angelegt, sondern erkannt, dass für das Gerät bereits einer vorhanden ist.

Stattdessen wurde im bereits bestehenden Call die Prozessart für undefinierte Prozesse aus der Technik Einrichtung eingesteuert und die Rücknahme dieser Prozessart verbucht.

Nun kann der Innendienst, anhand des Bearbeitungsstatus, erkennen, dass hier noch etwas zu tun ist, beispielsweise direkt im Rollencenter in der Kachel der unklaren Calls.

Zuordnung Komponenten zu Gerät im Verkauf#

Wenn ein Kunde ein Gerät bereits gekauft hat und nachträglich Zubehör für dieses ordert, gibt es die Möglichkeit diese einem Gerät zuzuordnen.

Dazu wird im Verkaufsauftrag der zuzuordnende Artikel erfasst.

Um dieses Produkt dem Gerät nun zuzuordnen, wird die Funktion "Artikel-/Gerätezuordnung“ an der jeweiligen Verkaufszeile ausgeführt.

In der sich nun öffnenden Maske wird das oder die Geräte eingetragen und die jeweilige Menge zugeordnet.

Der Seriennummern-Karte sind nun in den Artikel-/Gerätezuordnungsposten die zusätzlich ausgelieferten Komponenten zugeordnet worden.

Zuordnung Komponenten zu Gerät im Einkauf#

Wie zuvor im Verkauf beschrieben, gibt es auch in der Einkaufsbestellung die Möglichkeit, nachträglich beschaffte Komponenten einem Gerät des eigenen Systems zuzuordnen. Dazu wird die Funktion "Gerätezuordnung“ an der jeweiligen Bestellzeile genutzt.

In der sich nun öffnenden Maske wird das oder die Geräte eingetragen und die jeweilige Menge zugeordnet.

Der Seriennummern-Karte sind nun in den Artikel-/Gerätezuordnungsposten die zusätzlich ausgelieferten Komponenten zugeordnet worden.

Handling Notwendigkeit Reparaturkostenvoranschlag#

Im Abschnitt "Debitor" wurde die Verwaltung der Notwendigkeit von Kostenvoranschlägen je Debitor beschrieben. In diesem Abschnitt werden nun die Optionen, dass kein Kostenvoranschlag und ab einem fixen Wert notwendig ist, beschrieben. Die dauerhafte Notwendigkeit eines KV’s wird in den zuvor beschriebenen Prozessen vorausgesetzt.

Kein Rep. KV nötig#

Der Debitor hat die Einstellung, dass kein KV notwendig ist.

Im Anschluss wird, wie zuvor auch, ein Call angelegt und das Gerät zurückgeholt.

Mit Buchung wird der Befundungsauftrag erzeugt, in dem die Positionen zur Aufwandsermittlung eingetragen werden. Abschließend wird die Funktion "Aufwand übermitteln“ ausgeführt.

Dabei prüft die Software nun, ob ein KV beim Kunden notwendig ist oder nicht. Da dies hier nicht der Fall ist, setzt sich der Bearbeitungsstatus automatisch weiter, das Angebot wird mit Vermerk übersprungen und der Technikauftrag als nächster Beleg der Prozesskette erzeugt.

Eigene Prozessarten mit einem Kostenvoranschlag und ohne KV sind somit nicht notwendig. Das Gerät kann nun repariert werden über den Technikauftrag. Der Verbrauch wird gebucht und der Auftrag abgeschlossen.

Das Gerät wird nun versandt und die Rechnung mit den Positionen aus der Aufwandsermittlung werden übernommen.

Rep. KV ab Wertgrenze#

Am Debitor ist nun eine Wertgrenze, ab dem ein KV notwendig ist, hinterlegt. Wird dieser unterschritten, so wird, wie zuvor beschrieben, das Angebot übersprungen und direkt ein Technikauftrag erzeugt. Liegt der Wert über der Wertgrenze, so wird dann, gemäß Prozessart das Angebot erzeugt.

Funktion zur Berechnung des Auftragswertes#

Sowohl im Technikauftrag als auch im Befundungsauftrag gibt es Felder, welcher anzeigen, ob ein KV notwendig ist bzw. ob dieser ab einer Wertgrenze notwendig ist. Zudem gibt es ein weiteres Feld "Rep. Auftragswert“ welches das Volumen der Planungszeilen anzeigen soll.

Wenn alle Planungszeilen gefüllt sind, gibt es im Menüband beider Belege die Funktion "Betrag berechnen“, welche über alle Planungszeilen, gemäß Preisfindung kalkuliert, wie hoch der Auftragswert dieses Service ist.

Danach ist der Auftragswert berechnet worden.

Weitere Informationen#

In diesem Abschnitt werden weitere, prozess- oder einrichtungsunabhängige Tabellen und Funktionen aufgeführt und erläutert.

Bearbeitungsstatusposten#

In den Bearbeitungsstatusposten werden die Wechsel des Bearbeitungsstatus aus dem Call oder Technikauftrag heraus dokumentiert. Bei jedem manuellen oder automatischen Wechsel des Status wird ein Eintrag in diese Tabelle geschrieben. Wie bereits im Abschnitt ""Call - Inforegister Zeilen" beschrieben, können diese Bearbeitungsstatusposten zum einen für einen einzelnen Call angezeigt und geöffnet werden. Es gibt weiterhin auch die Möglichkeit eine gesamte Übersicht der Bearbeitungsstatusposten anzeigen zu lassen.

In der Tabelle wird mitgeschrieben, welche/r BenutzerIn, wann und wie einen Bearbeitungsstatus geändert hat- Dadurch besteht nun die Möglichkeit Call für Call auszuwerten, wie lange ein Service von der Anlage des Calls bis zum Abschluss durch den letzten Statuswechsel gedauert hat, um weitere Potenziale der Optimierung auszumachen. Zudem kann auf diese Weise auch pro MitarbeiterIn ausgewertet werden, welche Aufgaben dieser am Tag bearbeitet hat.

Diagnosehinweise#

Im Marketing Cockpit können pro Debitor Diagnosehinweise gepflegt werden. Diese Hinweise werden ebenfalls im Technikmodul an mehreren Stellen, gemäß der Einrichtung angezeigt, zum Schutz der MitarbeiterIn. Im folgenden Beispiel wird die Anzeige im Technikauftrag demonstriert.

Wenn ein Technikauftrag geöffnet wird, erscheint je nach Einrichtung der Hinweise zum einen ein Informationsfenster mit dem Krankheitsbild.

Wenn die Maske bestätigt wird, läuft zusätzlich ein Banner mit den gleichen Informationen durch.

Gleiches passiert auch im Technikgeräteeingang bzw. im Wareneingang, wenn eine Rücknahme oder ein Gerät ausgewählt wird und Diagnosehinweise hinterlegt sind, werden diese in gleicher Form angezeigt.

Abgeschlossene Belege#

Neben den Standardbelegen zur Dokumentation von Lieferungen, Rücknahmen oder Wareneingängen, gibt es auch die Möglichkeit die abgeschlossenen Technikaufträge und Calls einzusehen.

In den beendeten Calls können alle dort heraus erzeugten abgeschlossenen Belege eingesehen werden, genauso wie die Befundungen, Bearbeitungsstatusposten oder Bemerkungen.

Auch im beendeten Technikauftrag finden sich Informationen zu Befundungen oder Anmerkungen wieder. Zudem können hier auch die durchgeführten Arbeiten und verbrauchten Aufwände in Form der Artikel- und Ressourcenposten eingesehen werden.

Ändern der Zeilen in den verknüpften Belegen#

Es besteht jederzeit die Möglichkeit im Call die verknüpften Belege manuell anzupassen. Auch wenn die Prozessart bestimmte Schritte vorgibt, können diese manuell entfernt werden. Auch besteht die Möglichkeit weitere Schritte jederzeit zu ergänzen. Soll die Automatik greifen, muss die Zeile an der richtigen Stelle nachfolgend zum aktuell erzeugten Beleg eingetragen werden. Rückwirkend können keine Belege automatisch erstellt werden.

Erfassung von Informationspositionen in Servicebelege#

Im Technik- und Befundungsauftrag gibt es ein Feld "Kundenservice Positionsart“. Dieses Feld steht standardmäßig auf "Verbrauchsposition“ und gibt Aufschluss, dass es sich dabei um ein Ersatzteil handelt.

Dieses Feld hat zudem die Option, dass eine Zeile als Verkaufsposition erfasst wird. Dies wurde bereits im Abschnitt "Zubehöraufträge und -angebote" erläutert. Weiterhin kann eine Zeile auch als eine Art = Information markiert werden, dann wird diese Zeile als reine Textinformation in alle Folgebelege durchgeschrieben.

Diese Zeilen werden so 1:1 in die Verkaufsbelege durchgeschleust, zudem auch auf dem Angebotsbeleg als Info angedruckt.

Logik zum Erstellen von Calls#

Es gibt Fälle, bei denen es möglich sein muss, dass es für ein Gerät mehrere Calls für einen Service gibt. Zum Beispiel dann, wenn ein Gerät bereits wieder an einen Kunden gesendet, allerdings die Rechnung noch nicht fakturiert wurde. Wenn in der Zwischenzeit das Gerät erneut kaputt geht, muss ein weiterer Call angelegt werden können. Da es sowohl Reparaturen im Haus als auch beim Kunden vor Ort gibt, gelten folgende Voraussetzungen, damit ein weiterer Call erstellt werden darf, in Abhängigkeit des Serviceorts des Calls.

Service findet im Haus statt#

1) Existiert kein Call für das Gerät, kann ein neuer Call angelegt werden.

2) Wenn ein Gerät als Leihgerät in einem Call steht, kann für das Leihgerät nur dann ein eigener Call angelegt werden, wenn sich dieses aufbereitet und eingelagert im Haus befindet. Das heißt, dass alle Prozessschritte das Leihgerät betreffend erledigt sein müssen.

3) Ist ein Gerät über einen Call wieder an den Kunden ausgeliefert worden (Verkaufsbeleg mit der Gerätereferenz = Gerät), dann darf ein neuer Call angelegt werden. Zudem darf nachfolgend kein neuer Technikauftrag, Umlagerungsauftrag oder Rücknahme für das Gerät erzeugt werden.

4) Ist ein Gerät über einen Call eingelagert worden (Umlagerungsbuchblatt mit der Gerätereferenz = Gerät), dann darf ein neuer Call angelegt werden. Zudem darf danach kein weiterer Beleg mit der Gerätereferenz = Gerät erzeugt werden.

Service findet vor Ort statt#

Auch bei einem Service vor Ort beim Kunden muss es möglich sein, dass ein weiterer Call erstellt werden kann, obwohl der vorherige noch vorhanden ist. Besonderheit hierbei ist, dass es sein kann, dass die Reparatur schon längst stattgefunden, die Nacharbeit noch nicht durchgeführt wurde (weil z.B. der Serviceschein mit den Leistungen noch nicht im Haus ist). Somit wäre der Technikauftrag noch nicht abgeschlossen. Anschließend geht das Gerät erneut kaputt, somit wäre ein weiterer Call nötig, obwohl der vorherige Call noch unbearbeitet ist. Es kann aber auch sein, dass der Call/ Technikauftrag bereits bearbeitet ist, der Call aber noch nicht abgeschlossen wurde, sodass auch hier ein Call erstellt werden muss.

Deswegen gibt es in der Technik Einrichtung das Feld "Status Abschluss vor Ort“.

Der hier eingetragene Bearbeitungsstatus dient nun als Vergleichswert, ob ein neuer Call angelegt werden darf oder nicht. Bei Erstellung eines neuen Calls wird nun geprüft, ob in der Callzeile der Bearbeitungsstatus des neuen Feldes steht oder nicht. Wenn ja, dann darf ein neuer Call für den Serviceort = vor Ort angelegt werden, ansonsten nicht.

• Wenn nun die Nacharbeit durch den Innendienst erfolgt ist und der Technikauftrag abgeschlossen wird, kann aufgrund der Einrichtungsmöglichkeiten in den Prozessarten dieser Status automatisch eingesteuert werden

• Sollte die Nacharbeit noch nicht erfolgt sein, aber dennoch ein weiterer Call benötigt werden, so kann der Bearbeitungsstatus, vor Erzeugung eines weiteren Calls, manuell in der Zeile eingetragen werden. Anschließend stimmen Bearbeitungsstatus in Callzeile und dem neuen Feld wieder überein und der Call darf erzeugt werden.

Zudem darf ein neuer Call angelegt werden, wenn der Technikauftrag/letzte Beleg in der Kette mit der Gerätereferenz = Gerät in den verknüpften Belegen abgeschlossen ist.

Logik zur Einsteuerung des Lagerorts im Call#

Im Call gibt es die Felder für den Servicelagerort und Servicelagerplatz in Callkopf und -zeile.

Wird ein Call angelegt, steht in diesen Feldern der Lagerort, auf dem sich das Gerät aktuell befindet. Dadurch kennt das System bei Umlagerungen (sei es über Rücknahme oder Umlagerungsbuchblatt/ -auftrag) den Lagerort, von dem es weggebucht werden muss. Nach Durchführung der ersten Buchung aktualisieren sich die Felder in der Callzeile, für zukünftige Buchungen über die Folgebelege. Die Felder im Callkopf bleiben unverändert, da ein Call auch mehrzeilig mit abweichenden Lagerorten haben kann.

Steht auf der Seriennummernkarte kein Lagerort und Lagerplatz, so ist das Gerät komplett abverkauft worden. Somit wird in den beiden Feldern nun der Servicelagerort aus der Technik Einrichtung/ Zuständigkeitseinheit eingesteuert. Dieser Lagerort gilt in diesen Fällen als Ziellagerort, worauf die Buchung stattfinden soll.

Zusatzmodul Reparaturverträge B2B#

Zusätzlich zu den hier beschriebenen Funktionen gibt es ein Zusatzmodul zur Abbildung von Reparatur- und Wartungsverträgen im B2B. Im Folgenden eine kurze Erläuterung des Funktionsumfangs, eine detailliertere Dokumentation kann dem Abschnitt des Moduls entnommen werden.

Der Vertragsmanager für Reparatur- und Wartungsverträge im Handel und in der Fertigung bietet die Möglichkeit diese einfach abzubilden und alle möglichen Konstellationen an Vertragslängen und Abrechnungszyklen zu verwalten. Ist eine Reparatur oder Wartung über den Vertrag komplett abgegolten, so werden die Kostenvoranschlags- und Fakturaprozesse des Workflows automatisch übersprungen. Zudem können alle Positionen inkludiert werden, welche über die Pauschale abgegolten sind. Die Faktura der Pauschale erfolgt zum jeweiligen Zeitpunkt vollautomatisch, ohne Eingreifen eines/einer Mitarbeiters/Mitarbeiterin. Eventuelle Fehler werden zentral vermerkt und können nachgearbeitet werden. Zudem besteht die Möglichkeit diese Verträge vollautomatisch zu verlängern, eventuelle Kostenvoranschläge/ Unterlagen automatisch zu erstellen, versenden und anzumahnen.

Verträge für das Modul "Technik & Wartung" für sonstige Leistungserbringer#

Benutzer Einrichtung#

Für die Pflege der Verträge muss in der Benutzer Einrichtung auf dem Inforegister "KUMAVISION“ für die entsprechenden AnwenderInnen die Berechtigung "Vertragspflege Krankenkasse“ gesetzt sein.

Verträge Technik und Wartung#

Um einen Vertrag für die Reparatur und/oder Wartung anzulegen, rufen Sie sich zunächst über die Anwendersuche die "Verträge“ auf.

Die Vertrag-Übersicht öffnet sich auf der Sie über "Neu“ im Menüband einen neuen Vertrag anlegen oder über "Bearbeiten“ einen bereits bestehenden Vertrag bearbeiten können.

Vertragskarte#

Inforegister Allgemein#

Inforegister Dienste#

Inforegister Zusatzinformation#

Keine Hinterlegungen erforderlich.

Inforegister Vertragsversionsliste#

Auflistung der bereits hinterlegten Vertragsversionen.

Vertragsversionskarte#

Um auf die Vertragsversionskarte zu gelangen, rufen Sie sich auf dem Inforegister "Vertragsversionsliste“ die "Versionskarte“ auf. Alternativ tauchen Sie auf der vierstelligen "Versionsnummer“ ab.

Inforegister Allgemein#

Inforegister Vorbelegung Zeilen#

Inforegister Abweichende Belegvorgaben#

Inforegister Information#

Inforegister Perioden#

Inforegister Zusatzinformation#

Inforegister Zeilen#

Freigabe#

Zum Abschluss der Versionskarte wählen Sie im Menüband "Freigeben“, um den Vertrag zur Verwendung bereitzustellen.

Prozesse#

Die Reparatur- und Wartungsprozesse für sonstige Leistungserbringer sind umfassend im Abschnitt "Technik & Wartung für sonstige Leistungserbringer" beschrieben, deshalb wird an dieser Stelle darauf verzichtet.

Im Gegensatz zur "Technik & Wartung für Händler und Gerätefertiger" sind die Prozesse alle mit Vertrag beschrieben. Für den Bereich für Händler und Gerätefertiger kann, muss aber kein Vertrag notwendig sein.

Für den Wiedereinsatz gibt es wiederum eine separate Dokumentation, bei der die Einrichtung und Steuerung des Vorgangs im Vordergrund steht.

Technik & Wartung für sonstige Leistungserbringer#

Das Freischaltmodul "Technik & Wartung" in KUMAVISION healthcare365 vereinfacht die gesamte Abwicklung des technischen Service von Medizinprodukten. Es erfolgt eine klare Trennung zwischen der Technik und der kaufmännischen Abwicklung. Jeder Bereich hat seine eigenen Belege und doch können alle über den vollautomatischen Bearbeitungsstatus miteinander kommunizieren. Durch die hohe Automatisierung der Prozesse werden Verzögerungszeiten minimiert, da die anschließenden Folgebelege bei Abschluss des Vorgängers automatisch erzeugt und viele manuelle Arbeiten selbsttätig durchgeführt werden.

Mit dem jetzigen Stand des Moduls zur Abbildung des technischen Service können nur Geräte repariert werden. Artikel ohne Infokartenpflicht oder mit einer Artikelverfolgung ungleich Seriennummer sind aktuell noch nicht abgebildet. Zudem werden momentan lediglich die Prozesse mit integrierter Rezeptabwicklung dargestellt. Aktuell kann lediglich ein Gerät pro Call bearbeitet werden.

Einrichtung#

Technik Einrichtung#

Inforegister Allgemein#

Inforegister Dienstleister#

Inforegister Verbrauchsbuchblätter#

Auf diesem Inforegister werden die Buchblätter für die Verbrauchsbuchungen der Ressourcen und Artikel im Technikauftrag hinterlegt.

Inforegister Kundenservice#

Hinterlegen von Standardumlagerungsbuchblättern und Nummernserien, welche im Rahmen der Umlagerungen via Umlagerungsbuchblatt in der Technik gezogen werden. Hinterlegen von Standard Artikel Buchblättern, welche im Rahmen der Abgänge in der Technik erforderlich sind.

Inforegister Bearbeitungsstatus#

Inforegister Verträge B2B#

Vorgangssteuerungsart und Vorgangsart für B2B Verträge im Bereich MST1.

Technik Bearbeitungsstatus#

Bei den Bearbeitungsstatus handelt es sich um die ehemaligen Reparaturstatus. Mit Hilfe der Bearbeitungsstatus ist jederzeit erkennbar, in welchem Teil des Workflows des Prozesses man sich befindet. Aufgrund der variablen Einrichtungsmöglichkeit ist der Wechsel des Bearbeitungsstatus, bis auf einige Sondereingriffe, nahezu vollautomatisch. Der Bearbeitungsstatus wird im Prozess bei Start und Ende eines Prozessschrittes immer automatisch weitergesetzt. Auf diese Weise werden sogenannte Bearbeitungsstatusposten zur Dokumentation der einzelnen Schritte gebildet.

In den "Technik Bearbeitungsstatus" werden diese Bearbeitungsstatus gepflegt. Dabei werden lediglich ein Code und eine zugehörige Beschreibung vergeben.

Beispiel

Zur Nomenklatur der Codes:

Die Nummerierung der Codes zu Beginn dient der Abbildung des Stands des Prozesses. So steht die "10" zu Beginn, zum Beispiel für alle Startprozesse, die "90" am Ende für die finalen Schritte, wie zum Beispiel die Einlagerung oder das Versenden von Geräten. Auf die Zahlenkombination folgt entweder ein I, A oder E. Über dieses Zeichen ist erkennbar, ob es sich um einen:

• internen (I),
• allgemeinen (A) oder
• externen Prozessschritt handelt (E).

Kundenservice Prozessstatus Filter#

Im Rollencenter für den technischen Service gibt es mehrere Kacheln, zur Darstellung der einzelnen Calls nach Bearbeitungsstand.

Beispiele für Calls:

• Call Gerät nicht eingetroffen
• Call Gerät eigetroffen
• Call unklar usw.

Beispiele für Technikaufträge:

• Technik Call
• Technikaufträge
• Technikauftrag Arbeitsvorrat

Diese Kacheln zeigen den Stand des Calls auf Basis des Bearbeitungsstatus an, welcher auf der Seite "Kundenservice Prozessstatus Filter" je nach Kachel hinterlegt werden kann. Die Seite "Kundenservice Prozessstatus Filter“ kann über die Anwendersuche aufgerufen werden. Über "Neu“ im Menüband lassen sich neue Filterungen anlegen.

Beispiel:
Für die Kachel "Call Gerät nicht eingetroffen“ kann im Kundenservice Prozessstatus Filter die Art "Gerät nicht eingetroffen“ mit dem Bearbeitungsstatus "10A WARTEN GE|10A WARTEN LEIH“ gepflegt werden. Damit sind in dieser Kachel dann alle Calls mit diesen Status auf Knopfdruck zur Anzeige verfügbar.

Prüfarten#

In den Prüfarten werden alle möglichen Geräteprüfungen hinterlegt, die Rahmen von Reparaturen und Wartungen durchgeführt werden müssen. Diese werden später in den Wartungsplänen mit dem Artikel und somit mit dem Gerät verknüpft.

Über die Anwendersuche können die Prüfarten aufgerufen und mittels der Funktion "Neu“ unter Angabe eines Codes und eine zugehörige Beschreibung hinzugefügt werden.

Beispiel:

Technik Wartungsplanvorlagen#

In den Technik Wartungsplanvorlagen werden die einzelnen Wartungen abgebildet. Es können allgemein Wartungspläne erzeugt und anschließend beliebig vielen Artikel hinterlegt werden. Auf diese Weise muss z.B. einmalig ein Wartungsplan für eine Modellserie erstellt werden, um diesen dann nur noch den Artikeln zuzuordnen.

Die Technik Wartungsplanvorlagen Liste kann über die Anwendersuche aufgerufen werden.

Über "Neu“ im Menüband werden neue Wartungsplanvorlagen angelegt. Über "Bearbeiten“ können bestehende Wartungsplanvorlagen bearbeitet werden. Die Funktion "Ansicht“ dient der Ansicht von bestehenden Wartungsplanvorlagen.

Inforegister Allgemein#

Im Kopf des Wartungsplans wird eine eindeutige Beschreibung des Wartungsplans hinterlegt. Zum Beispiel der Code "BEAT“ mit Beschreibung "Beatmungsgeräte“.

Inforegister Servicestufen#

In den Zeilen des Wartungsplans werden anschließend die einzelnen Gerätewartungen gepflegt.

Inforegister Servicestufen Serviceanleitung je Prüfart#

In den Servicestufen kann über den Aufruf "Serviceanleitung“ eine genaue Anleitungszeile für die jeweilige Prüfart hinterlegt werden. Mit der Funktion "Neue Zeile“ können jederzeit Beschreibungen neu erstellt, oder bestehende Beschreibungen erweitert werden. Mit der Funktion "Zeile löschen“ können bestehende Anleitungszeilen gelöscht werden.

Technik Stückliste#

Die Technikstücklisten dienen der Abbildung von Reparatur- und Wartungsstücklisten. Auch diese werden zentral gepflegt und können anschließend mehreren Artikeln hinterlegt werden. Auch hier wird zu Beginn ein eindeutiger Code der Stückliste vergeben (zum Beispiel Code "BEAT" mit der Beschreibung Beatmungsgeräte o.Ä.).

Beispiel:

Anschließend wird über "Komponenten“ eine Maske geöffnet, in der Artikel und Ressourcen in die Stückliste eingepflegt werden.

Technik Befundungsgruppen#

Mit Hilfe der Befundungsgruppen bzw. der Befundung werden im Call und im Technikauftrag die Diagnosen des Defekts des Geräts festgehalten. Da die Befundungen im System gepflegt werden, müssen die gleichen Befundungen nicht immer wieder neu eingetragen werden und sind zudem auswertbar.

In den Technik Befundungsgruppen können mehrere dieser Befundungen geclustert werden.

Über "Neu“ kann eine Technik Befundungsgruppe angelegt werden, der Code und die Bezeichnung sollten eindeutig sein, z.B. Code "BEAT“ und Beschreibung "Beatmung“.

Im Technikauftrag und im Call können über "Befundungen“ mehrere Befundungen hinterlegt werden, wie z.B. AKKU – Akku defekt oder NETZTEIL – Netzteil defekt.

Durchgeführte Arbeiten#

In den Technikaufträgen haben die ServicetechnikerInnen die Möglichkeit festzuhalten, welche Arbeiten sie durchgeführt haben. Dazu können hier diese durchgeführten Arbeiten gepflegt werden, um auf dieser Basis später die Möglichkeit zu haben, Freitexte zu pflegen. Dadurch sind auch diese Texte auswertbar. Beispielweise kann der Code "Funktion“ und Beschreibung "Funktionstest durchgeführt“ vorgegeben werden.

Zuständigkeitseinheit#

Unternehmen mit mehreren Standorten pflegen ihre Zuständigkeitseinheiten, nach denen die einzelnen MitarbeiterInnen bzw. Kunden diesen Standorten zugeordnet werden.

Aufgrund dessen müssen diese Zuständigkeitseinheiten auch im Rahmen des technischen Service betrachtet werden. Wenn die Zuständigkeitseinheiten gepflegt sind, dann werden diese automatisch in den Call eingesteuert. Die Einrichtung befindet sich in den "Zuständigkeitseinheiten“ und kann über die Anwendersuche aufgerufen und bearbeitet werden.

Aus der Zuständigkeitseinheit Übersicht wird mit dem Aufruf "Verwalten“ und "Bearbeiten“ die jeweilige Zuständigkeitseinheit Karte“ geöffnet.

Für den technischen Service im Call bzw. Technikauftrag sind lediglich drei Felder wichtig.

Auf dem Inforegister "Allgemein“ der Lagerortcode und im Inforegister "KUMAVISION healthcare“ die Felder "Technik Lagerort Code“ und "Technik Lagerplatz Code“.

Einrichtungen / Definition der Prozesse#

Im Modul "Technik & Wartung" können kundenindividuelle Reparatur- und Wartungsprozesse ohne Programmierungen abgebildet werden. Dazu werden die einzelnen Prozesse definiert und mit den einzelnen Belegen verknüpft.

Kundenservice Belegarten#

Über die Anwendersuche können die "Kundenservice Belegarten" aufgerufen und über "Neu“ neue Belegarten angelegt werden.

In den Belegarten werden die einzelnen Belege festgelegt, die benötigt werden, um den Prozess abzubilden. Dabei können mehrere Belegarten pro Basis Belegart definiert werden.

Kundenservice Prozessarten#

In den "Kundenservice Prozessarten" werden die einzelnen Prozesse definiert, die im Rahmen von Reparaturen und Wartungen zum Einsatz kommen. Diese Prozessart wird im Call ausgewählt und legt dort den weiteren Prozess fest.

Beispiel Einrichtungen können wie folgt aussehen:

Über "Bearbeiten" können anschließend die Belegarten mit den Prozessarten verknüpft werden. Die Hierarchisierung der Bearbeitung wird über den Eintrag in der jeweiligen Zeile gesteuert. Nachdem die einzelnen Prozesse definiert worden sind, müssen den einzelnen Prozessschritten die Bearbeitungsstatus zugewiesen werden, welche bei Start und Abschluss der einzelnen Schritte automatisiert gesetzt werden sollen.

Neben den Status "Status Auswahl Prozessart“ und "Status Planungsabschluss in Tech. Auftrag“ auf dem Inforegister "Allgemein" kann hier zusätzlich der Bearbeitungsstatus gepflegt werden, welcher in den Technikauftrag des Leihgeräts geschrieben werden soll "Status Direktfreigabe nach Plan. Abschluss“. Wenn ein Leihgerät ebenfalls aufbereitet wird, so darf an dieser Stelle kein Kostenvoranschlag erzeugt werden und es muss direkt ein Hinweis an den/die BenutzerIn erfolgen, dass mit der Reparatur begonnen werden darf. Die weiteren Felder werden bereits durch die Anlage der Prozessart mit eingesteuert.

Auf dem Inforegister "Prozessbelege" werden die einzelnen Prozessschritte aufgeführt. In den Feldern "Start Bearbeitungsstatus" und "Abschluss Bearbeitungsstatus“ werden Start- und Endstatus der einzelnen Prozessschritte gepflegt. Auch bei der automatischen Belegerstellung macht es Sinn, beide Status zu pflegen, da es im Laufe des Prozesses immer wieder zu Unterbrechungen der Automatik kommen kann (z.B. bei Stammdatenfehlern). Wäre an dieser Stelle dann kein Status gepflegt, würde der Call/Technikauftrag mit einem Status leer oder einem falschen Status untergehen.

Beispielhaft wäre hier der Prozess "Reparatur Fallpauschale im Haus“ und die folgende Einrichtung im Inforegister "Allgemein“:

Einrichtung auf dem Inforegister" Prozessbelege" mittels Funktion "Neue Zeile“:

Technik Prozessgruppen#

In den Prozessgruppen werden die einzelnen Prozessarten geclustert. Diese Prozessgruppen werden später den Reparatur- und Wartungsverträgen zugeordnet, um UserInnen die schnelle und für den Prozess bzw. die Art von Gerät richtige Auswahl der Prozessart zu ermöglichen.

Beispielhafte Einrichtung:

Im Feld "Prozesstypenfilter" können beliebig viele Prozessarten in eine Prozessgruppe über die "Oder-Pipe“ zusammengefasst werden.

Zubehörverwaltung#

Im "Zubehör“ können pro Gerät mehrere Zubehörkomponenten (Artikel, Ressourcen oder Sachkonten, Freitext) im Call, Technikauftrag und Technikgeräteeingang erfasst werden. In der Technik Einrichtung kann für die Zubehörabwicklung ein Kommissioniercode eingerichtet werden.

Die Zubehörverwaltung bietet die Möglichkeit, bei Reparatur und Wartung das eingehende Zubehör zu einem Gerät während der Reparatur zu verwalten und bei Lieferung wieder an den Kunden zu versenden. Hierbei steht im Vordergrund, dass separates nicht festverbautes Zubehör individuell erfasst werden kann. Dies kann zum Nachweis verwendet werden, welche Teile zusätzlich mitgeliefert worden sind.

Aufruf im Call#

Im Call wurde in den Zeilen die Aktion "Zubehör“ hinzugefügt. Der Aufruf dafür befindet sich auf dem Inforegister "Call Zeilen“ mit Dropdown auf den Pfeil.

Hier kann über "NEU“ eine neue Zeile hinzugefügt und das Zubehör erfasst werden.

Aufruf im Technikauftrag#

Im Technikauftrag auf dem Inforegister "Technikauftragzeilen" wurde die Aktion "Zubehör“ hinzugefügt.

Mit der Aktion "Zubehör“ kann das Zubehör zum aktuellen Gerät erfasst werden.

In der Infobox "Zubehör Info“ wird das Zubehör der aktuellen Technikauftragszeile angezeigt.

Aufruf im Technikgeräteeingang#

Der Technikgeräteeingang kann über die Anwendersuche aufgerufen werden.

Im Technikgeräteeingang befindet sich unter "Aktionen“ die Aktion "Zubehör“. Wird diese ausgelöst, ohne dass ein Gerät angegeben wurde, dann erscheint eine Fehlermeldung, mit dem Text: "Artikel- und Seriennummer müssen zuwiesen sein“

Wurde ein Gerät angegeben, dann kann die Aktion "Zubehör“ ausgeführt und das Zubehör zum Gerät erfasst werden.

Nach dem Buchen des Technikgeräteeingangs kann das Zubehör mit der Aktion "Zubehör“ angezeigt und bearbeitet werden.

Zubehörverwaltung im Warenausgang#

Wurde in einem Call Zubehör hinterlegt und dann das reparierte Gerät abschließend wieder an den Kunden zurückgesendet, wird im aus dem Call erstellten Auftrag der in der Technik Einrichtung gepflegte Kommissioniercode in den Auftrag übernommen.

Im zum Gerät erstellen Auftrag ist das Zubehör unter dem Inforegister "Zeilen“ > "Verknüpfte Informationen“ die Aktion "Zubehör“ vorhanden. Beim Ausführen der Aktion wird das hinterlegte Zubehör angezeigt.

Wird nun ein Warenausgang erstellt, wird der Kommissioniercode an diesen vererbt.

Im Warenausgang ist im Inforegister "Kommissionierzeilen“ unter "Zeile“ die Aktion "Zubehör“ sichtbar, wenn für das aktuelle Gerät Zubehör vorhanden ist.

Das hinterlegte Zubehör wird beim Ausführen der Aktion angezeigt.

Beim Drucken der Kommissionierliste werden die Zubehörkomponenten unterhalb der des Hautpartikels mit Präfix "Zubehör“ angedruckt.

Löschen von Zubehör-Informationen#

Werden für Geräte ein Abgang in einem Buch.-Blatt oder ein Verkauf gebucht, verlässt das Gerät also das Lager, dann wird das zugehörige Zubehör aus den jeweilig zugehörigen Zubehörkomponenten gelöscht.

Stammdaten#

Im folgenden Abschnitt werden Felder und mögliche Einrichtungen an den Stammdaten beschrieben.

Artikel#

Im folgenden Abschnitt werden die Einrichtungen zum Modul "Technik & Wartung" am und zur Kennzeichnung eines Artikels als Gerät beschrieben.

Artikelverfolgung#

Im gleichnamigen Inforegister wird der Artikelverfolgungscode des Artikels hinterlegt. Hierüber wird festgelegt, ob der Artikel serien-, chargennummernpflichtig ist, ein Ablaufdatum oder Herstelldatum hat. Weiterhin wird über den Haken "Infokartenpflicht" gesteuert, ob eine Seriennummerninformationskarte bei Zugangsbuchung erzeugt werden soll oder nicht.

Erst durch die Kombination aus Artikelverfolgungscode Seriennummer und der Infokartenpflicht wird ein Artikel zu einem Gerät.

Betriebsstundenpflicht#

Ist ein Gerät betriebsstundenpflichtig, so wird dieses ebenfalls über den Artikelverfolgungscode gesteuert. Dafür wurde eigens ein Artikelverfolgungscode (SN_BSTD) angelegt, welcher in der Einrichtung der Artikelverfolgungskarte auf dem Inforegister "Sonst." die Betriebsstundenpflicht aktiviert hat, sodass die Betriebsstunden auf der Seriennr.-Informationskarte gepflegt und eingesehen werden können.

Inforegister KUMAVISION healthcare#

Auf dem Inforegister "KUMAVISION healthcare" können folgende Einstellungen für den technischen Service vorgenommen werden:

Ressource#

Ressourcen können über die Anwendersuche aufgerufen, bearbeitet oder neu angelegt werden.

Über Ressourcen werden im Rahmen des technischen Service die Arbeitszeiten, Pauschalen und ServicetechnikerInnen abgebildet. Ressourcen für den technischen Service bekommen auf dem Inforegister "Fakturierung“ die Produktbuchungsgruppe "SERV“.

Des Weiteren können auf dem Inforegister "KUMAVISION healthare“, insbesondere für ServicetechnikerInnen bei Service außer Haus, Servicelagerort und –lagerplatz hinterlegt werden, welche im Call und Technikauftrag übernommen werden.

Vertragsfindungsressourcen#

Ähnlich den Vertragsfindungsartikeln gibt es auch sogenannte "Vertragsfindungsressourcen", um mehrere Ressourcen in einer zusammenzufassen, um den Pflegeaufwand zu minimieren. Aufgrund dieser Einrichtungsmöglichkeit müssen in den Verträgen nur noch die Vertragsfindungsartikel und Vertragsfindungsressourcen gepflegt werden und nicht mehr jede einzelne Ressource. Wenn auf dem Inforegister "KUMAVISION healthcare" der Haken "Vertragsfindung" gesetzt wird, erscheint anschließend ein weiterer Aufruf "Zuordnung Vertragsfindungsressource“ im Aktionsmenü unter dem Punkt "Ressource", über den die einzelnen Ressourcen der Vertragsfindungsressource zugeordnet werden.

In der Zuordnungsmaske werden anschließend alle Ressourcen mit Arbeitstypen erfasst, die in der Vertragsfindungsressource zusammengefasst werden sollen.

Alternativ kann statt des einzelnen Arbeitstypen auch der Haken "Alle Arbeitstypen erlaubt“ gesetzt werden, damit minimiert sich der Pflegeaufwand hier extrem.

Beispiel Einrichtung:

Arbeitstypen#

Über Arbeitstypen können einzelne Ausprägungen einer Ressource abgebildet werden (ähnlich der Variante am Artikel). Im technischen Service werden diese zur Darstellung der einzelnen Arbeitsschritte sowie zur Abbildung der Prüfarten für die Zuordnung im Wartungsplan genutzt.

Pro Arbeitstyp kann eine eigene Einheit hinterlegt werden, welche die Einheit der Ressource überschreibt, Voraussetzung ist, dass die Einheit als Ressourceneinheit angelegt und zugeordnet ist. Weiterhin kann über das Feld "Beschreibung übernehmen" gesteuert werden, ob die Beschreibung der Ressource durch die Beschreibung des Arbeitstypen ersetzt werden soll.

Die einzelnen Einkaufs- und Verkaufspreise der Ressourcen bzw. Ressourcen-Arbeitstypen-Kombination sind über die Ressourcenkarte und die "VK-Preise“ zu pflegen.

Pflege Sachkonten und EK-Preise für Fremdreparatur#

Um die EK-Kosten für die Fremdreparaturen zu verwalten, werden Preise und Sachkonten für die Einkaufsrechnungen an den Ressourcen verwaltet. Diese werden an der Ressource in den EK-Preisen hinterlegt.

Der Aufruf befindet sich auf der Ressourcenkarte im Aufruf "Preise“ – "EK-Preise“

An dieser Stelle können, wie in der Verkaufspreisfindung auch, Preise pro Lieferanten, Bestellart, etc. gepflegt werden. Damit diese Ressource jedoch in den Einkauf übermittelt und umgewandelt werden kann, muss hier zwingend im Feld "Sachkontonummer“ ein Sachkonto hinterlegt sein.

Einrichtung zu Fremdreparatur#

Zur Abwicklung von Reparaturen über einen Dienstleister (Fremdreparaturen) müssen folgende Einrichtungen getätigt werden:

Fremdreparatur Lagerort und Lagerplätze#

Für die Umlagerung zum Kreditor empfiehlt es sich einen entsprechenden Lagerort für die Fremdreparatur anzulegen. Dabei sollte das Feld "Uml.- Auftr. Ausg. bucht autom. Eingang“ aktiviert sein, welches dafür sorgt, dass bei einer Buchung eines Ausgangs im internen Lager, direkt der Eingang bei dem Fremdreparaturlagerort gebucht wird. Des Weiteren sollten die Lagerplätze notwendig sein. Als Lagerplätze sollten dann die verschiedenen Dienstleister / Hersteller angelegt werden. Als Code kann hier die Kreditorennummer und als Beschreibung der entsprechende Name verwendet werden.

Fremdreparatur Lagerplatz am Kreditor#

Damit in der Umlagerung zum Kreditor der korrekte Lagerplatz und somit auch die Adresse gezogen wird, ist eine Einrichtung am Kreditor notwendig. Auf der Kreditorenkarte kann dabei auf dem Inforegister "Allgemein“ das Feld "Fremdreparaturlageplatz Code gefüllt werden. Dabei sollte der Lagerplatz auch auf dem Lagerort vorhanden sein.

Umlagerungsrouten#

Um die Umlagerungen zwischen den Lagerorten (Reparaturlagerorte) und dem Herstellerlagerort "KRED" darstellen zu können, werden Umlagerungsrouten benötigt. Hier muss zwischen den Lagerorten "HAUPT" und "REP" in der Umlagerungsmatrix für "KRED" der Transit Lagerort hinterlegt werden.

Technikeinrichtung Dienstleister#

In der Technik Einrichtung kann eine Vorgabe Einkaufsbestellart und auch ein Fremdreparaturlagerort hinterlegt werden, welche dann im weiteren Verlauf automatisch eingesteuert werden. Die Bestellart für die Fremdreparatur wird für die Erfassung des KV bzw. für die Preisfindung der Dienstleistungskosten benötigt.

Kundenservice Belegarten Umlagerung Kreditor#

In den Kundenservice Belegarten besteht die Möglichkeit, Lagerorte und Lagerplätze für die Belege vorzugeben. Des Weiteren sollte bei der Umlagerung zum Kreditor "UML-ZU-KRED“ und Umlagerung vom Kreditor "UML-VOM-KRED“ die Geschäftsreferenz auf Kreditor gestellt werden, um somit die Adresse und den Lagerort aus der Kreditorenkarte automatisch in die Umlagerung einzusteuern. Es empfiehlt sich hier separate Belegarten anzulegen, um hier die Geschäftsreferenz automatisch einsteuern zu können. Alternativ kann die Belegart UML (Umlagerung) verwendet werden, wobei hier keine automatische Einsteuerung möglich ist.

Seriennr.-Informationskarte#

Eine Seriennr.-Informationskarte wird durch Artikelnummer, Seriennummer und Variante eindeutig. Beschrieben werden nachfolgend alle Felder und Funktionen auf der Seriennr.-Informationskarte.

Der Aufruf der Seriennr.-Informationskarten erfolgt über die Anwendersuche über den Begriff "Seriennr. Informationsliste“.

Seriennr.-Informationskarten werden bei jeder Zugangsbuchung automatisch erzeugt, wenn der Artikel einen Artikelverfolgungscode "Seriennummer" und den Haken "Infokartenpflicht“ hat. Weiterhin kann in der Seriennr.-Informationsliste über "Neu“ manuell eine Seriennr.-Informationskarte erzeugt werden.

Inforegister Allgemein#

Auf diesem Inforegister sind allgemeine Informationen zum Gerät gepflegt.

Inforegister Kreditor#

Wenn ein Gerät eingekauft oder im Rahmen des Wiedereinsatzes von einem Marktbegleiter über eine Bestellung erfasst wird, wird der Kreditor hier erfasst.

Inforegister Debitor#

Auf dem Inforegister Debitor wird der/die BenutzerIn erfasst, der/die die Einweisung in das Gerät gegeben hat. Zudem wird hier das Einweisungsdatum erfasst.

Inforegister KUMAVISION healthcare#

Inforegister Zusatzinformationen#

Auf diesem Inforegister werden die Zusatzfelder des Artikels und der Seriennr.-Informationskarte gepflegt. (Beispiele: MPG Klasse, Baujahr, Hilfsmittelnummer (von Artikelkarte)).

Inforegister Eigentum-/Besitzverhältnis#

Auf diesem Inforegister wird das Eigentumsverhältnis des Geräts dargestellt.

Menüband im Inforegister Start#

Menüband im Inforegister Berichte#

Menüband im Inforegister Kundenservice#

Menüband im Inforegister Gerätewartung#

Menüband im Inforegister Betriebsstunden#

Menüband im Inforegister Aktionen#

Menüband im Inforegister Zugehörig – Seriennummer/Sonstiges#

Gerätebuch#

Einkauf von seriennummernpflichtigen Geräten mit Infokartenpflicht#

Beim Einkauf oder Zugangsbuchungen von Geräten an unterschiedlichsten Stellen wird eine Seriennr.-Informationskarte erstellt

• Artikelbuchblatt
• Wareneingang
• Inventur
• Produktion / Fertigungsauftrag
• Verbuchen einer Einkaufsbestellung ohne Wareneingang

Neben den Artikeldaten (Artikelnummer, Bezeichnung etc.) werden noch weitere Felder an die Seriennr.-Informationskarte übertragen:

• Buchungscode
• Lagerort
• Betriebsstunden sofern erforderlich
• Kreditorendaten
• Garantieintervalle (Kunde, Hersteller, Reparatur, letzteres kommt aus der Einrichtung)
• Merkmalsklassen
• Zusatzfelder von der Artikelkarte

Lieferung von seriennummernpflichtigen Geräten mit Infokartenpflicht#

Bei Lieferung von seriennummernpflichtigen Geräten wird auch die Inbetriebnahme des Geräts vollzogen. Damit werden folgende Felder der Seriennr.-Informationskarte / Gerätebuch mit Daten gefüllt.

• Inbetriebnahmedatum
• Wartungsdatum
• Neuer Buchungscode
• Garantiedatum Kunde
• Einträge in die Lagerbestandsübersicht
• Besitzer / Eigentümer (Bei Lieferung Besitzer, bei Rechnung Eigentümer)
• Auslieferungsdatum, Vertragsnummer, Versionsnummer, Zeilennummer
• Vorgangsnummer
• Lagerort / letzte Lagerbuchung
• Sofern abgefragt wird Merkmalsklassen

Einrichtungen Technik & Wartung mit Rezeptabwicklung#

Im nachfolgenden Abschnitt werden notwendige Einrichtungen beschrieben, für Kunden, welche ihren Geschäftsschwerpunkt in der Rezeptabwicklung haben.

Informationsvorlagen#

Der Informationsmanager (IRM) ist grundsätzlich das Bindeglied von Liefer- und Abrechnungsplan und der dafür benötigten Informationen. Informationsvorlagen dienen als das primäre Freigabekriterium für eine Abrechnung im Rahmen des technischen Service.

Die jeweils benötigte Information wird in den Reparatur- und Wartungsverträgen festgelegt und in die Vorgangsperiode der Abrechnung übernommen. Der Informationsmanager mit seinen Informationsvorlagen ist direkt mit der Statusverwaltung in den Vorgängen verbunden.

Bearbeitungsstatus#

Aufgrund der Trennung zwischen kaufmännischer und servicetechnischer Abwicklung einer Reparatur oder Wartung, sind auch in den Einrichtungen der kaufmännischen Abwicklung innerhalb von KUMAVISION healthcare365 einige Bearbeitungsstatus zu pflegen. Aufgrund dieser Einrichtungen ist es möglich, dass beispielsweise eine eingegangene Genehmigung zur Reparatur, über eine Informationsanforderung, direkt im Call und im Technikauftrag zurückgemeldet wird, sodass ohne Zeitverlust mit dem Service begonnen werden kann.

Der Status einer Informationsvorlage wird über die sogenannten "Komm. Status Vorlagen“ abgebildet. In diesen Vorlagen, hier am Beispiel eines Kostenvoranschlags, können zusätzlich die Bearbeitungsstatus je Status der Informationsvorlage eingepflegt werden.

Der Aufruf ist über die Anwendersuche über den Begriff "Komm.Status Vorlagen“ möglich.

Beispiel Einrichtung:

Wenn nun also ein Kostenvoranschlag genehmigt wird, wird die zugehörige Informationsanforderung auf den Status "20 ANT OK“ gesetzt und durch die zusätzliche Einrichtung wird auch der Bearbeitungsstatus im Call und im Technikauftrag gemäß Einrichtung umgesetzt.

Informationsvorlagen#

In den Informationsvorlagen werden alle benötigten Belege zur Durchführung und Abrechnung eines technischen Service zusammengefasst und im jeweiligen Reparatur- oder Wartungsvertrag hinterlegt. Auch an dieser Stelle gibt es im Rahmen von Reparaturen und Wartungen einige Spezifika.

Der Aufruf erfolgt über die Anwendersuche über den Begriff "Informationsvorlagen“.

Beispiel für Reparatur- und Wartungsverträge für Fallpauschalen#

Auch wenn bei Fallpauschalversorgungen Reparaturen oder Wartungen nicht an die Krankenkasse abgerechnet werden können, werden hierfür Verträge angelegt. In diesen Verträgen müssen Informationsvorlagen hinterlegt werden, die untenstehenden Aufbau haben:

Keine der hier hinterlegten Zeilen bekommt einen Eintrag im Feld "Notwendig", sodass alle Informationsanforderungen optional sind und mit dem Service direkt begonnen werden kann. Weiterhin haben AnwenderInnen nun die Möglichkeit, falls doch etwas an die Krankenkasse oder die PatientInnen abrechenbar ist, die Belege (Kostenvoranschlag, etc.) im Abrechnungsplan nachträglich zu erzeugen, ohne alle Daten manuell nachzufassen. Weiterhin werden alle Anforderungscodes lediglich bei der Abrechnung eingetragen, da die Auslieferung nach Aufbereitung nicht über den Lieferplan erfolgt, sondern aus dem Call heraus. Weiterhin sind die Abrechnung Ausgabeanweisung Codes mit "KV-REP“ zu füllen, da hier gesonderte Einrichtungen gelten, im Gegensatz zur normalen Belieferung.

Beispiel für Reparaturen und Wartungen von Fremdgeräten#

Im Gegensatz zum technischen Service von Fallpauschalen, müssen beim Service von Kasseneigentum einzelne Vorlagenzeilen mit "Notwendig" gekennzeichnet sein, damit diese Belege zwingend vor Abrechnung erfragt werden müssen.

Wie bei der Fallpauschale auch, müssen auch hier nur die Anforderungscodes für die Abrechnung gepflegt sowie die Ausgabeanweisungen der Abrechnung mit "KV-REP“ gefüllt werden.

Der Eintrag "IM_RG“ für Rechnung dient lediglich der Verkettung von Dokumenten zur Abrechnung. Details dazu finden Sie im Abschnitt Informationsmanager (IRM).

Technik - Verträge#

Neben den Verträgen für die Versorgung sind auch weitere Verträge für die Reparatur und Wartung anzulegen. Nachfolgend beschrieben werden lediglich die für die Reparatur und Wartung relevanten Felder und Einrichtungen. Die Reparatur- und Wartungsverträge sind bei den entsprechenden "Verträgen zur Lieferung“ in den Perioden zu hinterlegen. Siehe dazu Vertragseinrichtungen.

Verträge können über die Anwendersuche aufgerufen, angelegt und bearbeitet werden.

Vertrag#

In der Vertrag Karte auf dem Inforegister "Allgemein“ wird der Vertrag grundsätzlich klassifiziert, was für eine Art von Vertrag es ist. Dies wird über das Feld "Planart" festgelegt. Bei Reparatur- oder Wartungsverträgen wird die Planart auf "Reparatur“ oder "Wartung“ gesetzt.

Vertrag Versionskarte#

In der Versionskarte auf dem Inforegister "Allgemein" wird das Startdatum mit Arbeitsdatum hinterlegt. Bei Pauschalabrechnungen der Reparatur ist der Zusatzauftrag erlaubt und wird mit "Ja" eingerichtet. Die Rechnungsanweisung steht auf "Teilrechnung".

Auf dem Inforegister "Abweichende Belegvorgaben“ ist eine eigene Abrechnung Auftragsart "AB-REP" zu hinterlegen. Gründe und Einrichtung sind dem nachfolgenden Abschnitt zu entnehmen.

Auf dem Inforegister "Perioden“ ist eine eigene Vertragsperiode "R1“ oder "W1“ auszuwählen. Zudem ist auch hier zwingend ein Info. Vorlagen-Code (siehe Abschnitt "Informationsvorlagen") zu pflegen.

Verkaufsauftragsart für Wartung und Reparatur#

Bei der für den Vertrag eigens angelegten Verkaufsauftragsart sind besondere Einrichtungen vorzunehmen, auf die hier eingegangen wird.

Aufruf der Verkaufsauftragsarten erfolgt über die Anwendersuche oder im Vertrag auf der Vertrag Versionskarte auf dem Inforegister "Abweichende Belegvorgaben“ über das Abtauchen auf der "Belieferung Auftragsart“ oder "Abrechnung Auftragsart“ mit der Funktion "aus vollständiger Liste auswählen“.

Vertrag Versionskarte Inforegister "Zeilen“#

In den Vertragsversionszeilen werden neben dem Gerät auch alle für den Service zulässigen (gemäß Vereinbarung mit der Krankenkasse) und benötigten (auch, wenn die Kasse diese nicht zulässt) Ersatzteile und Aufwände (Ressourcen) aufgeführt.

Wie in den Ausgabeverträgen auch, wird in der ersten Zeile die Pauschale aufgeführt mit der Abrechnungsart = Pauschale. Zudem findet auch hier die Preisfindung hinter den Artikeln und Ressourcen statt.

In der zweiten Zeile der Vertragsversion wird der zu reparierende/wartende Vertragsfindungsartikel der Hilfsmittel eingetragen. Wichtig ist, dass die Art hier nicht "Artikel" ist, sondern "Reparatur“ oder "Wartung“. Ein Buchungscode muss für diese Zeile nicht zwingend gepflegt werden, da das System den richtigen Buchungscode aus der Einrichtung bzw. der Seriennr.-Informationskarte übernimmt und einsteuert. Über das Feld "Gehört zu Pauschale" wird das Gerät mit der Reparaturpauschale für die Abrechnung verknüpft. Zudem ist im Feld "Technik Prozessgruppe" eine Prozessgruppe zur Filterung/ Gruppierung der Prozessarten (siehe Abschnitt Prozessgruppen“) für den Prozess zu pflegen. Weiterhin wird über das Feld "Keine Abrechnungsaufteilung" gesteuert, ob für die Vertragszeile eine Zuzahlung, Aufzahlung oder Eigenanteil fällig ist oder nicht.

Unter der Gerätezeile werden anschließend alle weiteren Ersatzteile aufgeführt mit der Art "Artikel“. Diese werden ebenfalls in Vertragsfindungsartikeln zusammengefasst. Auch hier wird über die Abrechnungsart gesteuert, ob das Ersatzteile mit der Pauschale abgegolten oder zusätzlich abrechenbar ist (Abrechnungsart = "Direkt“). In den Ersatzteilzeilen muss der Buchungscode zwingend gepflegt werden, da dieser Buchungscode hier in den Abrechnungsplan für die Abrechnung übermittelt wird. Gleiches gilt auch für die weiteren Aufwände, welche über die Ressourcen bzw. Vertragsfindungsressourcen abgebildet werden.

Abrechnungsarten#

Über die Abrechnungsarten wird gesteuert, in welcher Form die einzelnen Positionen abgerechnet werden sollen.

Dabei gibt es folgende Optionen:

Reparatur- und Wartungsverträge in Liefervertrag#

Wenn Reparatur- und Wartungsverträge gepflegt sind, müssen diese den Versorgungsverträgen hinterlegt werden, damit die automatisierte Vertragsfindung stattfinden kann. Dazu werden in der Vertrag Versionskarte auf dem Inforegister "Perioden" die jeweilige Vertragsnummer in den Feldern "Wartung Vertragsnummer“ und "Reparatur Vertragsnummer“ hinterlegt.

Geräte- und Debitorenparameter#

Über die Geräte- und Debitorenmarker werden Eigenschaften, Maße und Einstellungen von Geräten bzw. Debitoren abgebildet und in KUMAVISION healthcare365 festgehalten.

Merkmalsklassen#

Über die Merkmalsklassen können Parameter und Einstellungen von Geräten im System definiert werden (sogenannte Geräteparameter). Weiterhin werden hierüber auch Patienteneigenschaften bzw. Maße hinterlegt (Debitorenparameter). Die Eingabe erfolgt mit Datum, BenutzerIn, so dass die historischen Werte gespeichert werden. Die Merkmalsklassenwerte einer Seriennummer werden damit direkt in der Seriennr.-Informationsliste (Übersicht) und Seriennr. Informationskarte in einer Infobox angezeigt.

Aufruf der Merkmalsklassen erfolgt über die Anwendersuche.

Zu Beginn werden auch hier "Code" und "Beschreibung" der Merkmalsklasse definiert. Über das Feld "Gehört zu Merkmalsklassenart" wird gesteuert, ob diese Merkmalsklasse als Geräteparameter, Debitorenparameter oder beides dienen soll. Im Feld "Vorgangsart“ kann für eine Merkmalsklasse eine konkrete Vorgangsart vorbelegt werden. Die weiteren Felder sind Systemfelder und werden durch KUMAVISION initialisiert.

Zu einer Merkmalsklasse kann auch ein Bild hinterlegt werden. Auf dem Inforegister "Merkmalsklasse Zusatzfelder" werden die einzelnen Parameter/Merkmale der Merkmalsklasse zugeordnet. Die Merkmale werden in KUMAVISION healthcare365 über Zusatzfelder abgebildet.

Beispiel wäre die Merkmalsklasse "CPAP“, die in der "Gehört zu Merkmalsklasse“ auf "Alle“ eingerichtet ist und in den "Merkmalsklassen Zusatzfeldern“ bspw. die Flowrate die Druckeinstellung ausgeben kann.

Ein weiteres Beispiel ist die Merkmalsklasse "Rollstuhl“ die in der "Gehört zu Merkmalsklasse“ auf "Alle“ eingerichtet ist und in den "Merkmalsklassen Zusatzfeldern“ bspw. die Sitzbreite, Sitzhöhe, Bremsen Ausführung und Ausstattung beinhalten könnte.

Debitorenparameter#

In den Debitorenparametern werden Maße und Werte eines Debitors erfasst, nach denen ein Hilfsmittel bzw. Gerät einzustellen ist. Diese können im Marketing Cockpit (alternativ auch auf der Debitorenkarte) auf dem Inforegister "Kontakt Info“ über "Merkmalsklassen“ hinterlegt werden.

Im oberen Teil der Maske ist der Merkmalsklassencode zu hinterlegen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, je nach Vorgangsart, eine Merkmalsklasse zu hinterlegen, sodass die jeweiligen Merkmale, dem Vorgang / Prozess entsprechend, eingesteuert werden. Zudem wird hier auch mitgeschrieben, welche/r BenutzerIn die Merkmalsklasse erfasst und verändert hat.

Im unteren Bereich, auf dem Inforegister "Merkmalsklassenwerte" werden die zugehörigen Zusatzfelder für die Parameter aufgeführt. Im Feld "Wert" wird der Wert des Merkmals erfasst. Zudem besteht hier die Möglichkeit, auch ein Bild für die jeweilige Merkmalsklasse zu pflegen.

Geräteparameter am Artikel#

Auf der Artikelkarte können ebenfalls die Merkmalsklassen hinterlegt werden, um die Eigenschaften und Parameter der Geräte zu erfassen. Der Aufruf befindet sich im Menüband unter "Aktionen > Funktionen > Merkmalsklassen".

Im oberen Teil der Maske werden die Merkmalsklassen ausgewählt. Wenn die gleiche Merkmalsklasse nochmals in einer weiteren Zeile hinterlegt wird, setzt sich in der vorherigen Zeile automatisch der Haken "Historisch", um auf diese Weise die verschiedensten Parameter eines Geräts nachhalten zu können. Auch hier wird festgehalten, welche/r BenutzerIn den Datensatz erstellt und ggf. verändert hat.

Im unteren Inforegister "Merkmalsklassenwerte" können, wie bei den Debitorenparametern auch, Standardwerte vorbelegt werden, sollte es Einstellungen geben, die für alle Geräte gleich sind.

Auf der Artikelkarte kann zusätzlich auch gesteuert werden, ob ein Artikel geräteparameterpflichtig ist oder nicht. Wenn der Haken "Gerätemerkmalspflicht“ auf dem Inforegister "Artikelverfolgung" gesetzt wird, dann müssen bei jeder Wareneingangsbuchung zwingend die Geräteparameter gefüllt bzw. bestätigt werden.

Geräteparameter im Wareneingang#

Wenn Geräte geliefert werden, wird in der Wareneingangszeile die Artikelverfolgung erfasst. Dazu wird entweder über das Feld "Menge" abgetaucht bzw. über den Knopf "Zeile“ die Artikelverfolgungszeilen geöffnet.

In den Artikelverfolgungszeilen können auf dem Inforegister "Start" dann, nach Eintrag der Seriennummer, die Merkmalsklassen gepflegt werden.

Ist die Gerätemerkmalspflicht am Artikel aktiviert und wird hier nichts eingetragen, sondern der Wareneingang mit fehlenden Gerätemerkmalen gebucht, erscheint eine Fehlermeldung und die Buchung wird nicht durchgeführt.

Nun sind die Merkmale in den Artikelverfolgungszeilen unter "Menge aktuelle Lieferung“ oder "Zeile“ "Artikelverfolgung“ zu pflegen. Dabei öffnet sich wieder die bekannte Maske, auf der die Daten entsprechend den zugehörigen Zusatzfeldern gepflegt werden müssen.

Anschließend lässt sich der Wareneingang verbuchen und de Parameter werden nun auf die Seriennr.-Informationskarte geschrieben.

Geräteparameter an der Seriennr.-Informationskarte#

Wenn der Wareneingang erfolgt ist, werden die Geräteparameter eines Artikels auf die jeweilige Seriennummer übermittelt, unter Berücksichtigung möglicher Standardwerte am Artikel bzw. den im Wareneingang erfassten Merkmalen.

Dazu wird auch auf der Seriennr.-Informationskarte die "Merkmalsklassen“ aufgerufen und die Maske der Merkmale öffnet sich.

Sowohl in der Merkmalsklassenmaske als auch in der Infobox sind nun die Parameter einsehbar.

Parameter im Warenausgang#

Wenn nun ein Vorgang angelegt und in den Auftrag bzw. Warenausgang abgerufen wird, dann werden dort die zur Vorgangsart gehörenden Debitorenparameter in der Infobox angezeigt.

Zudem werden die Debitorenparameter auch auf dem Kommissionierschein angedruckt

Wenn eine Seriennummer in den Kommissionierzeilen des Warenausgangs eingetragen ist, dann können die zugehörigen Geräteparameter eingesehen werden. Aufruf dazu auf dem Inforegister "Kommissionierzeilen“ "Zeile“-"Artikelattribute“.

Wenn ein Gerät eingestellt wird bzw. wurde besteht im Warenausgang auch die Möglichkeit, die Debitorenparameter in die Geräteparameter zu kopieren. Dazu wird in den Kommissionierzeilen die Funktion "Debitorenmerkmale in Gerät übernehmen" ausgeführt.

Suche nach Merkmalen#

Über die Merkmalssuche kann an unterschiedlichen Stellen mit Hilfe der Merkmalsklassen nach passenden Seriennummern bzw. Geräten gesucht werden. Dabei kann mit Angabe von Toleranzen (-+=) gearbeitet werden. Es werden nur Treffer von im Lager befindlichen Geräten angezeigt. Bei der Suche können nun auch ein Filter für den Lagerort und Buchungscode angegeben werden.

Die Merkmalssuche kann an folgenden Stellen ausgeführt werden:

• Lieferplanzeile
• Lieferplaneinteilung
• Kommissionierzeilen im Warenausgang
• Übersicht der Seriennummerninformationsliste

Im oberen Bereich der Maske werden Merkmalsklasse, Debitor und Vorgangsart eingesteuert. Aufgrund dessen werden in der Infobox "Debitorenmerkmale" die Debitorenparameter angezeigt. Zusätzlich besteht in diesem Register die Möglichkeit, auf den Lagerort und den Buchungscode zu filtern, um die Suche nach Geräten weiter einzuschränken.

Auf dem Inforegister "Suchparameter" werden die einzelnen Merkmale der Merkmalsklasse angezeigt. Im Feld "Wert" wird nun der Wert des Parameters eingetragen. Über die Toleranzart und die Toleranz kann die Toleranz im Suchergebnis gesteuert werden.

Nach Erfassen der Werte und ggf. der Toleranz, wird über "Suche" die Merkmalssuche ausgeführt. Im darunterliegenden Inforegister "Merkmalsklassen Suchergebnis“ werden die Seriennummern aufgeführt, die den Kriterien entsprechen, inkl. genauem Lagerort und Lagerplatz. Zudem werden in der Infobox "Artikelmerkmale" die Parameter des jeweiligen Geräts angezeigt.

Wenn die Maske mit "OK" bestätigt wird, dann wird die markierte Seriennummer in den Warenausgang übernommen.

Call#

Der Call stellt sowohl ein internes als auch externe Ticketsystem dar. Weiterhin dient es im Rahmen des technischen Service und zukünftig auch der Reklamation als Klammer für sämtliche Prozesse und zugehörigen Belege. Der Call wird als der Beleg für den (technischen) Innendienst gesehen, um Reparaturen und Wartungen abzuwickeln.

Der Call kann aus der Seriennr.-Informationskarte heraus erzeugt werden. Dabei werden sowohl BesitzerInnen- als auch Geräteinformationen direkt in den Call geschrieben. Alternativ kann ein Call auch dem Marketing Cockpit bzw. der Debitorenkarte heraus erzeugt werden. Dabei wird lediglich der Kopf des Calls vorbelegt, die Zeilen sind manuell zu füllen.

Inforegister Allgemein#

Im linken Bereich des Callkopfs werden Belegnummer, Debitorendaten und Benutzerinformationen, welche/r SachbearbeiterIn den Call erfasst hat, angezeigt. Außerdem sind auf dem Inforegister "Allgemein“ folgende Daten vorhanden:

Inforegister Callzeilen#

In den Callzeilen wird das Gerät erfasst bzw. automatisch eingetragen. Viele Felder sind gleich den Feldern im Callkopf, die hier nochmals, wenn mehrere Geräte in einem Call verarbeitet werden, zeilenspezifisch geändert werden können. Diese Felder werden an dieser Stelle nicht nochmals erläutert.

Des Weiteren gibt es auf dem Inforegister Callzeilen spezifische Funktionen und Aufrufe:

Es können auf zwei Weisen Befundungen erfasst werden. Zum einen über sogenannte Laienbefundungen, die einem der Debitor am Telefon mitteilt, welche als Freitext ohne Befundungscode eingetragen werden. Dazu wird einfach über "Callzeilen“ "Befundung“ auf der Beschreibung der Freitext eingetragen.

Die weitere Art der Befundungen wäre die "Experten Befundungen“, jene, die die ServicetechnikerInnen anschließend auf Basis der Befundungscodes im Call bzw. Technikauftrag erfassen, für spätere Auswertungen. Dazu wird im Feld "Befundungscode" abgetaucht und die Maske mit den Befundungen zur Gruppe öffnet sich.

Durch Setzen des Hakens "Auswahl" können beliebig viele Befundungscodes markiert und auf einmal in die Befundung übernommen werden.

Inforegister Verknüpfte Belege#

In diesem Teil des Calls werden der Prozess bzw. die dafür benötigten Belege angezeigt, welche auf Basis der Prozesse eingesteuert werden. Die Zeilen werden gemäß der Prozess-Beleg-Matrix angezeigt und können jederzeit manuell bearbeitet, gelöscht oder weitere Belegarten ergänzt werden. Wenn die Folgebelege automatisch erzeugt werden und es bei der Erzeugung zum Fehler kommt, wird der Haken "Abbruch Auto. Verarbeitung" gesetzt. Im Feld "Belegnr." wird der erzeugte Beleg angezeigt und es besteht die Möglichkeit, durch Klick auf die Nummer, auf den Beleg abzutauchen. Beim Automatikprozess wird die aktuell zu bearbeitende Zeile in blau dargestellt.

Zeilen, die in der Farbe Rot dargestellt werden, sind vor der Belegerzeugung noch zu bearbeiten. Bei einer Bestellung muss dann beispielsweise noch ein Kreditor eingetragen oder im Falle der Einlagerung sind Ziellagerort und Ziellagerplatz der Buchung zu pflegen. Dazu wird die Zeile markiert und über "Bearbeiten" wechselt die Ansicht in den Bearbeitungsmodus.

An dieser Stelle wären im Falle der Einlagerung sowohl "Geschäftsref. Lagerort Code" und "Geschäftsref. Lagerplatz Code" zu pflegen. Diese Felder können entweder manuell befüllt werden oder auf Basis der Geschäftsreferenz "Zuständigkeitseinheit“. Bei zu bearbeitenden Verkaufs- oder Einkaufsbelegen können hier in der Auftragsart abweichende Bestell- oder Verkaufsauftragsarten eingesteuert werden. Weiterhin besteht hier auch die Möglichkeit, abweichende Bearbeitungsstatus für diesen Prozessschritt zu pflegen, um die Einrichtung zu übersteuern.

Inforegister Tour#

Auch Calls können über das Modul der Touren- und Technikereinsatzplanung disponiert werden. Dazu werden im Call auf Basis des Debitors Tourcode, Tourenplatzierung und Planungskennzeichen eingesteuert. Die Felder "Tourennr." und "Terminplanung erledigt" können entweder, im Rahmen der einfachen Tourenplanung (siehe Abschnitt Call - Inforegister Allgemein) manuell gefüllt werden oder aber werden automatisch in den Touren- bzw. Technikereinsatzplan befüllt.

Inforegister Liefer- / Rechnungsinfos#

Aus dem Kontakt / Debitor werden die Liefer- und Abrechnungsinformationen in den Call übernommen und angezeigt.

Menüband "Start"#

Im Call gibt es folgende Funktionen, diese werden in den anderen Aktionsbereichen der Karte wiederholt aufgeführt:

Infoboxen#

Im rechten Bereich des Calls werden die Informationsboxen angezeigt, diese dienen der schnellen Erfassung von Daten während der Bearbeitung. Auf diese Informationen wird innerhalb der Prozessbeschreibung eingegangen.

Call anlegen#

Beim Anlegen eines Calls wird geprüft:

• Wird ein Call zur Wartung erstellt, wird geprüft, ob es bereits einen Call für das Gerät gibt. Ist dem so, so erscheint ein Hinweis und der Call öffnet sich.
• Bei Prozessen mit Leihgeräten ist es möglich das für das zu reparierende Gerät immer dann ein neuer Call angelegt wird, wenn der Versandauftrag des Calls bereits geliefert wurde, und somit das Gerät wieder bei dem/der Patienten/Patientin ist.
• Für das Leihgerät bleibt die bisherige Logik bestehen. Wenn das Leihgerät bereits in einem Call steht, kann dazu kein neuer erstellt werden. Ein Hinweis wird angezeigt, der zugehörige Call wird geöffnet.

Technikauftrag#

Der Technikauftrag ist ein einfach und schlank gehaltener Beleg nur für die ServicetechnikerInnen zur Aufwandsermittlung und späteren Verbrauchsbuchung. Im Technikauftrag sind keine vertrags- oder abrechnungsrelevanten Daten des technischen Innendienstes enthalten. Der/die TechnikerIn soll erfassen, was er/sie für die Aufbereitung oder Wartung benötigt, ohne sich Gedanken machen zu müssen, ob etwas abrechenbar ist oder nicht. Durch die Trennung zwischen Planung und Verbrauch kann zwischen veranschlagten und tatsächlich verbrauchten Aufwänden unterschieden werden.

Weiterhin ist es möglich, Wartungen im Rahmen einer Reparatur, genauso wie mehrere Wartungen auf einmal abzubilden, durch die Steuerung der Wartung über den Arbeitstypen im Wartungsplan. Wie im Call auch, ist auch hier der Bearbeitungsstatus integriert und wird genauso wie die Befundungen, Bemerkungen oder allgemeinen Informationen mit dem Call synchronisiert.

Inforegister Allgemein#

In diesem Bereich werden die Kundendaten sowie Basisdaten aus dem Call angezeigt (zuständige/r ServicetechnikerIn, Lagerort/Lagerplatz, Termin zur Aufbereitung).

Inforegister Technikauftragszeilen#

In den Technikauftragszeilen ist das Gerät erfasst, welche über den Technikauftrag aufbereitet werden soll. Zudem werden hier auch Eigentumsverhältnis und Bearbeitungsstatus bzw. Service Herkunftsart angezeigt.

Weiterhin können folgende Funktionalitäten an der Technikauftragszeile ausgeführt werden:

Durchgeführte Arbeiten
Die Einrichtung hierzu finden Sie im Abschnitt "Durchgeführte Arbeiten".

In der oberen Hälfte der Maske wird einer der in der Einrichtung gepflegten "Durchgeführte Arbeiten Codes" ausgewählt, um auf Basis dieser Zeile im zweiten Inforegister die Möglichkeit zu haben, einen Freitext zu pflegen. Auf dieser Basis besteht nun die Möglichkeit, diese Arbeiten auszuwerten und ein eigenes Handbuch zu einzelnen Defekten zu erfassen.

Inforegister Planung Material/ Ressourcen#

Im Planungsregister des Technikauftrags erfasst der/die ServicetechnikerIn alle zur Aufbereitung oder Wartung benötigten Aufwände (Ressourcen) und Ersatzteile (Artikel). Die Zeilen können entweder über die Stücklistenkomponenten im Menüband oder manuell gefüllt werden. Dabei erfolgt eine Prüfung gegen einen Vertrag, wenn hinterlegt. Wenn die Zeilen erfasst sind, ist die Planung über den gleichnamigen Menüpunkt abzuschließen, sodass ein Vorgang im Abrechnungsplan für die Abrechnung und Kostenvoranschläge erzeugt wird.

Je nach Ergebnis und Art des Geräts, erkennt das System automatisch, ob ein Vorgang erstellt werden muss oder ob direkt mit dem Service begonnen werden kann und steuert entsprechend den Bearbeitungsstatus ein. Wenn ein Vorgang erzeugt worden ist und nachträglich die Planungszeilen verändert werden müssen, kann über die Funktion "Technikplanzeilen lösen", der Vorgang unterbrochen bzw. geöffnet werden, um die Zeilen zu bearbeiten und anschließend erneut die Planung abzuschließen.

Weiterhin kann in diesem Inforegister bereits der Lagerbestand über die Lagerbestandsübersicht eingesehen werden. Wenn kein Bestand vorhanden ist, kann die Planungszeile durch Setzen des Hakens im Feld "Zu bestellen", für den Bestellvorschlag kenntlich gemacht werden.

Beispiel:
Artikel ist lt. den Lagerhaltungsdaten so eingerichtet, dass die Beschaffungsmethode "Einkauf" und das Wiederbeschaffungsverfahren = Auftragsmenge ist. So wird beim Bestellvorschlag der Bedarfsverursacher in Form des Technikauftrags angegeben. Die nachfolgende Bestellung verliert allerdings den Bezug zum Bestellverursacher. Der Lagerort ist mit "REP“ angegeben, so kann über die offenen Calls (Warte auf Teile) der entsprechende Call / Technikauftrag gesucht werden.

Inforegister Verbrauchszeilen Material/ Ressourcen#

Über das Verbrauchsregister werden die Ersatzteile und Aufwände verbucht, die im Rahmen der Reparatur oder Wartung tatsächlich angefallen sind. Das Inforegister wird über die Funktion" Planungs- in Verbrauchszeilen übernehmen" im Menüband gefüllt.

Lagerorte: Existiert zu einem Artikel nur ein Lagerplatzinhalt, so wird automatisch für diesen Eintrag der Lagerplatz vorgeschlagen. Gibt es mehrere mögliche Lagerplätze von dem die Ware entnommen werden kann, so wird der erste Lagerplatz mit der ersten Zugangsbuchung vorgeschlagen.

Die Zeilen können jederzeit nachbearbeitet werden, indem beispielsweise Lagerplätze oder Mengen geändert werden. Komponenten die artikelverfolgungspflichtig sind, werden, wie in den Aufträgen und Bestellungen auch, farblich hervorgehoben. Wenn lediglich Teilmengen verbucht werden, bleiben die restlichen Mengen als Erinnerung stehen. Es ist kein muss die Restmengen ebenfalls noch zu verbuchen.

Menüband "Start"#

Menüband "Technikauftrag"#

Menüband "Navigate"#

Infoboxen#

Im rechten Bereich des Technikauftrags werden die Informationsboxen angezeigt, diese dienen der schnellen Erfassung von Daten während der Bearbeitung. Auf diese Informationen wird innerhalb der Prozessbeschreibung eingegangen. Die meisten Infoboxen sind im Call und Technikauftrag identisch. Neu ist die Infobox für das Zubehör. Vergleiche siehe auch "Zubehörverwaltung".

Technikgeräteeingang#

Über den Technikgeräteeingang werden alle Wareneingänge gebucht, die im Rahmen eines technischen Service stattfinden (Wareneingänge von Rücknahmen, von Bestellungen im Rahmen des Wiedereinsatzes, Wareneingänge von Umlagerungen im Rahmen von Fremdreparaturen und Service in anderen Filialen). Der Technikgeräteeingang ist in der Lage jedes Gerät einzubuchen, ob bekannt, unbekannt, im Call erfasst oder als unerwarteter Wareneingang.

Mit Eingabe oder Scan der Seriennummer wird zu Beginn geprüft, ob die Seriennummer bekannt ist oder nicht. Wenn dem der Fall ist, werden Artikelnummer sowie BesitzerIn, Debitorennummer und Adresse angezeigt.

Wenn eine Seriennummer dem System unbekannt ist, dann erscheint die Meldung "Seriennummer konnte nicht ermittelt werden. Gerät jetzt erfassen?“ und es besteht die Möglichkeit, das Gerät neu zu erfassen.

Mit Auswahl "JA“ in der o.g. Meldung öffnet sich die Maske "Erfassung Seriennr. Info“. Hier können die Daten: Artikelnummer, Variantencode, Registernummer und Debitorennummer gefüllt werden, damit die Einbuchung erfolgen kann. Ist der Debitor unbekannt, bestünde hier zudem die Möglichkeit, gleich einen neuen Debitor anzulegen. Die Funktion "Neuer Debitor aus Kurzerfassung“ befindet sich im Menüband der Erfassungsmaske unter dem Aufruf "Neu“.

Der Technikgeräteeingang erkennt ebenfalls, ob ein Artikel betriebsstunden- oder gerätemerkmalspflichtig ist und gibt eine Fehlermeldung und bricht die Buchung ab, wenn diese Informationen bei Erfassung vergessen worden sind. Standortunabhängiges Einbuchen ist somit möglich – kommt ein Gerät in einer anderen Filiale an, als im Beleg erfasst ist, wird es in der tatsächlichen Filiale zugebucht, in dem die Ware tatsächlich eingegangen ist. Auch diese beiden Felder müssen bei jeder Buchung zwingend gefüllt sein. Lagerort und Lagerplatz werden entweder durch den Call bzw. der Rücknahme automatisch eingesteuert oder müssen, im Falle eines unerwarteten Wareneingangs, nachgepflegt werden.

Wenn ein Call und eine zugehörige Rücknahme existent sind, werden Lagerort und Lagerplatz aus der Rücknahme an dieser Stelle eingesteuert.

Neben der Seriennummer erkennt der Technikgeräteeingang auch, ob ein Call mit Rücknahme vorhanden ist oder nicht. Genauso bucht der Technikgeräteeingang auch halb fertig angelegte Calls. Je nach Ergebnis, werden die fehlenden Belege angelegt und das Gerät wird eingebucht. Diese Prozesse werden in Kapitel "Wartungsprozesse für sonstige Leistungserbringer" beschrieben.

Im Technikauftrag auf dem Inforegister "Verbrauchszeilen Material“ gibt es zudem die Funktion "Austausch zuweisen". Für die markierte Verbrauchszeile kann nun der Austausch zu einem Ersatzteil/ Ressource gebucht werden. Man wählt nun die zu ersetzende Position aus den Artikel-/ Gerätezuordnungsposten des Geräts aus.

Wird anschließend der Verbrauch im Technikauftrag gebucht, wird für die Zeile ein neuer Artikel-/ Gerätezuordnungsposten am Gerät erstellt. Die zuvor ausgewählte Menge wird zudem als "storniert“ gekennzeichnet.

Reparaturprozesse für sonstige Leistungserbringer#

Im folgenden Abschnitt werden die gängigsten Reparaturprozesse beispielhaft dargestellt und beschrieben. Die tatsächlichen kundenindividuellen Prozesse können je nach Einrichtung der Prozessarten variieren.

Reparatur Fallpauschale im Haus mit Tauschgerät#

Bei der Reparatur von Fallpauschalgeräten, wird für die laufende Versorgung ein Tauschgerät verschickt, dass defekte Hilfsmittel zurückgeholt, aufbereitet und eingelagert. Dazu wird folgende Einrichtung in der Kundenservice-Belegart Karte benötigt:

Marketing Cockpit#

Startpunkt ist das Marketing Cockpit des Debitors, welcher sein Gerät zur Reparatur geben möchte.

Der Aufruf des Marketing Cockpits befindet sich im Rollencenter als Standardaufruf. Alternativ kann dieses über die Anwendersuche aufgerufen werden. Über das Marketing Cockpit kann der jeweilige Kunde aufgerufen und alle Informationen zum Kunden eingesehen werden. In diesem Cockpit gibt es auf dem Inforegister "Information" den Aufruf der "Seriennr. Informationen". Dort angezeigt, werden alle beim Debitor befindlichen Geräte und durch eine entsprechende Anzahl ausgegeben. Durch Klick auf die Anzahl werden die Seriennummern Details im Infofenster rechts neben den aufgeführten Informationen eingeblendet und mittels Pfeil neben der Überschrift "Seriennr. Informationsliste“ können die Aufrufe und Funktionen genutzt werden, wie z.B.:

Durch Abtauchen auf der Seriennummer, öffnet sich ebenfalls die Seriennr.-Informationskarte, von der aus der Call zur Reparatur angelegt wird.

Call anlegen#

Auf der Seriennr.Informationskarte im Menüband "Kundenservice“ befinden sich die Aufrufe:

Zur Neuanlage wählen Sie hier die Funktion "neuer Call“. Nun wird die Abfrage der Callklassifizierung durchgeführt. Damit kann auch der Technikauftrag entsprechend ermittelt werden. Zum Beispiel wählen Sie die Callklassifizierung "Reparatur“.

Anschließend ist die Prozessart auszuwählen, die aufgrund der Prozessgruppe im Vertrag bereits gefiltert ist und damit nicht alle Prozessarten anzeigt. Zum Beispiel wählen Sie die Prozessart "VG REP FP IH“.

Auf dem Inforegister "verknüpfte Belege“ werden jetzt die zur Prozessart zugeordneten und benötigten Belege angezeigt. Anschließend sind die genannten Befundungen des Debitors zu erfassen.

Befundung eintragen#

Der Aufruf für die Befundungen befindet sich im Inforegister "Call Zeilen“ > "Befundungen“. Die Befundungen werden an dieser Stelle als "Laien Befundung" erstellt, da die konkrete Diagnose durch den/die TechnikerIn noch ausstehend ist und werden daher ohne Auswahl eines Codes einfach in der Spalte "Beschreibung“ als Freitext erfasst.

Tauschgerät - Verkaufsauftrag#

Anschließend wird im Menüband des Calls die Funktion "Erstelle Call Belege“ ausgeführt, um die Prozesskette, die hinter der Prozessart angelegt worden ist, in Gang zu bringen. Dabei wird zu Beginn der Tauschauftrag erzeugt.

Da nun innerhalb einer Fallpauschale ein Tausch durchgeführt wird, prüft das System, ob das defekte Gerät einem Vertrag und Vorgang zugeordnet worden ist. Wenn dem so ist, dann wird automatisch ein Zusatzauftrag zur laufenden Versorgung erstellt. In der sich öffnenden Maske wird das auszuliefernde Gerät ausgewählt und die Menge eingetragen. Dabei vorbelegt ist das bereits bei dem/der Patienten/Patientin befindliche Gerät.

Wird die Maske bestätigt, legt das System automatisch eine neue Lieferplaneinteilung, inkl. freigegeben Verkaufsauftrag, an und trägt diesen auch im Call auf dem Inforegister "Verknüpfte Belege“ in der Belegart "TAUSCH“ ein.

Tauschgerät Warenausgang#

Das Lager erzeugt und bucht anschließend den Warenausgang.

Bei Ausführung der Funktion "Buchen und drucken" im Warenausgang wird neben dem Lieferschein für das Leihgerät auch automatisch der, auch manuell aus dem Call ausdruckbare, Abholschein für das defekte Gerät ausgedruckt.

Verkaufsrücknahme wird erstellt#

Nach Buchung des Tauschauftrags wird automatisch eine Rücknahme für das defekte Gerät erzeugt, sodass anschließend der Wareneingang über den Technikgeräteeingang gebucht werden kann. Der Bearbeitungsstatus wechselt je nach Einrichtung, zum Beispiel nun auf Bearbeitungsstatus "13A TAUSCH VERS – Tauschgerät versandt". Der bisherige Lagerort und Lagerplatz wird aus der Seriennr.-Informationskarte verwendet. Der Gegenlagerort kommt aus dem Service In-Haus-Lager / Lagerplatz der Technik Einrichtung. Ist die Einrichtung leer, so wird der Lagerort und Lagerplatz aus der Seriennr.-Informationskarte verwendet. Dieser wird dann auch im Technikgeräteeingang angezeigt.

Technikgeräteeingang des getauschten defekten Geräts#

Ist das defekte Gerät im Wareneingang zurück, erfolgt der systemische Zugang über den "Technikgeräteeingang“, der Aufruf ist je nach Rolle entweder direkt im Rollencenter oder über die Anwendersuche zu finden.

Der Lagerort und Lagerplatz kommen aus dem Service In-Haus-Lager / Lagerplatz der Technik Einrichtung.

Ist die Einrichtung leer, so wird der Lagerort und Lagerplatz aus der Seriennr.-Informationskarte verwendet. Dieser wird dann auch im Technikgeräteeingang angezeigt. Sind alle entsprechenden Felder gefüllt (ggf. Betriebsstunden bzw. Gerätemerkmale oder Zubehör) und wird der Technikgeräteeingang über die Funktion "Buchen“ im Menüband verbucht, öffnet sich ein Dialogfenster "Das Gerät wurde mit der Call Nummer CXXXXXXX im System erfasst. Beleg anzeigen?“. Hier haben Sie nun die Möglichkeit mittels "JA“ direkt in den bestehenden Call zu springen.

Nach Buchung des Wareneingangs wird im Call auf dem Inforegister "Verknüpfte Belege“ der Technikauftrag für den/die ServicetechnikerIn automatisch angelegt und der Bearbeitungsstatus ändert sich auf "40I GE IN BEARB“ gemäß Einrichtung in der Kundenservice Belegart Karte. Aufgrund des Status wird der Technikauftrag in der Kachel "Technikauftrag Arbeitsvorrat“ angezeigt.

Querverweise:

• Betriebsstundenpflicht
• Gerätemerkmale
• Zubehör

Technikauftrag – Arbeitsvorrat#

Aufruf des "Technikauftrag Arbeitsvorrat" findet über die gleichnamige Kachel im Rollencenter statt. In dieser Kachel befinden sich sämtliche Technikaufträge der parametrisierten Bearbeitungsstatus für Arbeitsvorrat. Einrichtung dazu siehe "Kundenservice Prozessstatus Filter".

ServicetechnikerInnen prüfen nun sowohl die vom Debitor genannte Befundung als auch anschließend das zu reparierende Gerät. Nach der Prüfung werden in den Befundungen des Technikauftrags die tatsächlichen Fehler und Defekte erfasst.

Technikerbefundung#

Dazu wird im Technikauftrag auf dem Inforegister "Technikauftragszeilen" die Funktion "Befundung“ aufgerufen, im Feld "Befundungscode" abgetaucht und die entsprechenden Befundungen ausgewählt.

Technikauftrag – Planungszeilen#

Im Anschluss daran werden auf dem Inforegister "Planung Material/ Ressourcen" die benötigten Aufwände und Ersatzteile erfasst, entweder im Menüband über die "Stücklistenkomponenten" oder durch manuelles Füllen der Zeilen. Dabei werden die erfassten Zeilen gegen den Vertrag geprüft. Bei Fallpauschalversorgungen (Eigentumsgerät) werden in der Regel alle Artikel und Ressourcen zugelassen.

Dennoch wird geprüft und ggf. mit einem Hinweis ausgegeben, dass die Ressource oder der Artikel im Vertrag nicht enthalten ist.

Planung abschließen#

Durch Ausführung der Funktion "Planung abschließen" prüft das System nun, ob und wie ein Vorgang zu erzeugen ist. Aufgrund der Einrichtung des Vertrags bzw. der Bearbeitungsstatusmatrix, ist an dieser Stelle kein Warten auf die Rückmeldung des Kostenvoranschlags nötig, sondern der Bearbeitungsstatus wechselt gleich in den Status "31A KV GEN“, dass die Reparatur begonnen werden darf.

Sollten TechnikerInnen das Feld nicht prüfen, sondern den Technikauftrag direkt schließen, taucht der Technikauftrag durch diesen Status wieder im Arbeitsvorrat des Rollencenters auf.

Wenn die Reparatur fortgesetzt wird, werden die Planungs- in die Verbrauchszeilen übernommen (Funktion "Planungs- in Verbrauchszeilen übernehmen“ im Menüband) und mit der Reparatur begonnen.

Planungs- in Verbrauchszeilen übernehmen#

Wurde im Technikauftrag die Funktion "Planung- in Verbrauchszeilen übernehmen“ durchgeführt, werden auf Basis der im Inforegister "Planung Material / Ressourcen“ ausgewählten Artikel und/oder Ressourcen diese Zeilen in das Inforegister "Verbrauchszeilen Material / Ressourcen“ übertragen.

Wenn eine Artikelverfolgung notwendig ist, wird die Zahl im Feld "Menge" farblich hervorgehoben. Der Lagerplatz zur Entnahme der Komponenten wird auf Basis des Lagerplatzinhalts vorbelegt. Nach Durchführung der Reparatur werden die tatsächlichen Verbräuche erfasst und der Verbrauch über die gleichnamige Funktion verbucht.

Verbrauch buchen#

Die Funktion "Verbrauch buchen“ befindet sich im Menüband unter "Technikauftrag“ und kann dort ausgelöst werden.

Durchgeführte Arbeiten#

Da die komplette Sollmenge verbucht wurde, ist das Verbrauchsregister leer, die Restmenge im Planungsregister ist ebenfalls "0". Anschließend besteht die Möglichkeit, an der Technikauftragszeile die durchgeführten Arbeiten unter dem gleichnamigen Aufruf zu erfassen und kurz zu dokumentieren, was getan wurde.

Technikauftrag abschließen#

Wenn die Daten erfasst sind, wird der Technikauftrag mit der Funktion "Auftragszeile abschließen“ abgeschlossen und der Bearbeitungsstatus setzt sich im Call weiter. Zum Beispiel ist das der Bearbeitungsstatus "41A GE BEARB BEEN“, damit wird dieser Call in die Kachel "Call verarbeitete Geräte“ verschoben.

Einlagerung mit automatischem Callabschluss#

Nach der Reparatur ist das Gerät wieder einzulagern und diese Einlagerung wird aus dem Call heraus gebucht. Je nach Einrichtung kann der Beleg automatisch generiert werden, sofern in der Belegeinrichtung bei der Kundenservice Belegart "Einlagerung“ bereits der Lagerort und Lagerplatz definiert worden sind. Ist dem nicht so, so kann über "Bearbeiten“ der Lagerort und Lagerplatz definiert werden und durch "Erstelle Call Belege“ dann manuell erstellt werden.

Dort werden nun Lagerort und –platz eingetragen, auf dem das Gerät eingelagert worden ist. Wenn bereits die Einrichtung vorhanden ist, so wird der Beleg direkt erstellt.

Mit Buchung im Umlagerungsbuchblatt ist die Einlagerung vorgenommen worden, der Call wird automatisch abgeschlossen und in den Call- und Technikauftrag Kacheln verschwindet der jeweilige Call/TAU. Im Marketing Cockpit wird nur noch das Tauschgerät angezeigt.

Reparatur Fremdgerät im Haus mit Leihgerät#

Bei der Reparatur eines Kassengeräts wird zu Beginn ein Leihgerät verschickt, das defekte Gerät zurückgeholt und repariert. Anschließend ist das reparierte Gerät wieder an den Debitor zurückzuschicken und das Leihgerät zurückzuholen, aufzubereiten und einzulagern. In den Kundenservice Prozessarten wird dies folgendermaßen abgebildet:

Marketing Cockpit#

Der Aufruf des Marketingcockpits befindet sich im Rollencenter als Standardaufruf. Alternativ kann es über die Anwendersuche aufgerufen werden. Über das Marketing Cockpit kann der jeweilige Kunde aufgerufen und alle Informationen zum Kunden eingesehen werden. In diesem Cockpit gibt es auf dem Inforegister "Information" den Aufruf der "Seriennr. Informationen". Dort angezeigt, werden alle beim Debitor befindlichen Geräte und durch eine entsprechende Anzahl ausgegeben. Durch Klick auf die Anzahl werden die Seriennummern Details im Infofenster rechts neben den aufgeführten Informationen eingeblendet und mittels Pfeil neben der Überschrift "Seriennr. Informationsliste“ können die Aufrufe und Funktionen genutzt werden, wie z.B.:

Durch Abtauchen auf der Seriennummer, öffnet sich ebenfalls die Seriennr.-Informationskarte, von der aus der Call zur Reparatur angelegt wird.

Die Callnummer dient als Referenz, falls der Debitor Rückfragen hat.

Call anlegen#

Auf der Seriennr.Informationskarte im Menüband "Kundenservice“ befinden sich die Aufrufe:

Zur Neuanlage wählen Sie hier die Funktion "neuer Call“. Nun wird die Abfrage der Callklassifizierung durchgeführt. Damit kann auch der Technikauftrag entsprechend ermittelt werden. Zum Beispiel wählen Sie die Callklassifizierung "Reparatur“.

Anschließend ist die Prozessart auszuwählen, die aufgrund der Prozessgruppe im Vertrag bereits gefiltert ist und damit nicht alle Prozessarten anzeigt. Zum Beispiel wählen Sie die Prozessart "VG REP FE IH“.

Im Inforegister "verknüpfte Belege“ werden jetzt die zur Prozessart zugeordneten und benötigten Belege angezeigt. Anschließend sind die genannten Befundungen des Debitors zu erfassen.

Befundungen eintragen#

Der Aufruf für die Befundungen befindet sich auf dem Inforegister "Call Zeilen“ > "Befundungen“. Die Befundungen werden an dieser Stelle als "Laien Befundung" erstellt, da die konkrete Diagnose durch den/die TechnikerIn noch ausstehend ist und werden daher ohne Auswahl eines Codes einfach in der Spalte "Beschreibung“ als Freitext erfasst.

Leihgerät – Verkaufsauftrag#

Nach Erfassen der Befundungen ist die Funktion "Erstelle Call Belege" auszuführen und der Prozess wird gestartet. Dabei wird zu Beginn ein Verkaufsauftrag zur Auslieferung eines Leihgeräts erstellt. Es öffnet sich eine Abfrage nach dem zu liefernden Gerät. Bleibt die Auswahl "leer“ so wird ein Gerät der gleichen Artikelnummer als Leihgerät gesucht.

Durch die im Prozess eingesteuerte Kundenservice Belegart "VERS-LEIH“ wird ein Auftrag mit einem Leihgerät und der Auftragsart "REP-ÜBER“ erstellt, aus dieser Auftragsart wird eingesteuert, dass der Buchungscode "AV“ – Anlagevermögen und die Lieferungsart "Umlagerung“ gezogen werden, da hier zur Überbrückung vornehmlich Eigentumsgeräte/Gebrauchtgeräte genutzt werden sollten.

Leihgerät – Warenausgang#

Das Lager erzeugt und bucht anschließend den Warenausgang.

Bei Ausführung der Funktion "Buchen und drucken" im Warenausgang wird neben dem Lieferschein für das Leihgerät auch automatisch der, auch manuell aus dem Call ausdruckbare, Abholschein für das defekte Gerät ausgedruckt.

Wenn eingerichtet, wird ein definierter Textbaustein ausgegeben. Dieser kann je Beleg definiert werden.

Weiterhin wird automatisch die Rücknahme für das defekte Gerät erzeugt, welche anschließend über den Technikgeräteeingang einzubuchen ist. Der Bearbeitungsstatus wechselt je nach Einrichtung.

Verkaufsrücknahme wird erstellt#

Nach Buchung des Tauschauftrags wird automatisch eine Rücknahme für das defekte Gerät erzeugt, sodass anschließend der Wareneingang über den Technikgeräteeingang gebucht werden kann. Zusätzlich wird das Leihgerät, inkl. Lagerort und Lagerplatz in den Call geschrieben bzw. bei Änderungen im Auftrag aktualisiert.

Der Bearbeitungsstatus wechselt je nach Einrichtung, zum Beispiel nun auf Bearbeitungsstatus "13A REP-VERS – Überbrückungsgerät versandt.

Der bisherige Lagerort und Lagerplatz wird aus der Seriennr.-Informationskarte verwendet. Der Gegenlagerort kommt aus dem Service In-Haus-Lager / Lagerplatz der Technik Einrichtung. Ist die Einrichtung leer, so wird der Lagerort und Lagerplatz aus der Seriennr.-Informationskarte verwendet. Dieser wird dann auch im Technikgeräteeingang angezeigt.

Technikgeräteeingang des defekten Geräts#

Ist das defekte Gerät im Wareneingang eingegangen, erfolgt der systemische Zugang über den "Technikgeräteeingang“, der Aufruf ist je nach Rolle entweder direkt im Rollencenter oder über die Anwendersuche zu finden.

Der Lagerort und Lagerplatz kommen aus dem Service In-Haus-Lager / Lagerplatz der Technik Einrichtung. Ist die Einrichtung leer, so wird der Lagerort und Lagerplatz aus der Seriennr.-Informationskarte verwendet. Dieser wird dann auch im Technikgeräteeingang angezeigt.

Sind alle entsprechenden Felder gefüllt (ggf. Betriebsstunden bzw. Gerätemerkmale oder Zubehör erfasst) und wird der Technikgeräteeingang über die Funktion "Buchen“ im Menüband verbucht, öffnet sich ein Dialogfenster "Das Gerät wurde mit der Call Nummer CXXXXXXX im System erfasst. Beleg anzeigen?“ Hier haben Sie nun die Möglichkeit, mittels "JA“ direkt in den bestehenden Call zu springen.

Nach Buchung des Wareneingangs wird im Call unter dem Inforegister "Verknüpfte Belege“ der Technikauftrag für die ServicetechnikerInnen automatisch angelegt und der Bearbeitungsstatus ändert sich auf "20A T-KV SCHÄTZ“ gemäß Einrichtung in der Kundenservice Belegart Karte. Aufgrund des Status wird der Technikauftrag in der Kachel "Technikauftrag Arbeitsvorrat“ angezeigt.

Technikerauftrag - Arbeitsvorrat#

Der Aufruf des "Technikauftrag Arbeitsvorrat" findet über die gleichnamige Kachel im Rollencenter statt. In dieser Kachel befinden sich sämtliche Technikaufträge der parametrisierten Bearbeitungsstatus für Arbeitsvorrat. Einrichtung dazu siehe "Kundenservice Prozessstatus Filter".

ServicetechnikerInnen prüfen nun sowohl die vom Debitor genannte Befundung als auch anschließend das zu reparierende Gerät. Nach der Prüfung werden in den Befundungen des Technikauftrags die tatsächlichen Fehler und Defekte erfasst.

Technikerbefundung#

Im Technikauftrag erfassen ServicetechnikerInnen die tatsächliche Befundung des Geräts, nach dessen Prüfung. Dazu wird im Technikauftrag auf dem Inforegister "Technikauftragszeilen" die Funktion "Befundung“ aufgerufen, im Feld Befundungscode abgetaucht und die entsprechenden Befundungen ausgewählt.

Technikauftrag – Planungszeilen#

Anschließend wird der Aufwand zur Instandsetzung auf dem Inforegister "Planung Material/ Ressourcen" erfasst indem entweder die Stücklistenkomponenten im Menüband genutzt oder die Zeilen manuell gefüllt werden. Bei Eintrag der Zeilen findet eine Prüfung gegen den Vertrag statt. Ist die ausgewählte Komponente oder Ressource nicht Vertragsgegenstand, erscheint eine Fehlermeldung, dass die Ressource oder der Artikel im Vertrag nicht enthalten ist und können damit nicht verwendet werden.

Planung abschließen#

Nach Erfassung der geplanten Verbräuche, werden über die Funktion "Planung abschließen" im Menüband, die Daten an den Innendienst und den Abrechnungsplan zur Erzeugung des Kostenvoranschlags erzeugt und der Bearbeitungsstatus ändert sich auf "21A T-KV ERMITTELT“.

Wenn nach Abschluss der Planung festgestellt worden ist, dass etwas fehlt oder falsch übermittelt worden ist, kann im Inforegister "Planung Material/Ressourcen“ über die Funktion "Technikplanzeilen löschen" der Abrechnungsplan zurückgesetzt werden. Die Funktion ist Zeile für Zeile anwendbar.

Anschließend ist erneut die Planung abzuschließen, damit die Komponenten und Verbräuche wieder komplett sind.

Nach Abschluss der Planung wird nicht nur der Vorgang im Abrechnungsplan erstellt, sondern durch den Bearbeitungsstatus "21A T-KV ERMITTELT“ wird in der Kachel "Call Techniker KV ermittelt“ angezeigt, sodass der Innendienst den Vorgang nun bearbeiten kann.

Vom Call kann im Menüband das Marketing Cockpit, der Debitor oder der Abrechnungsplan für die weitere Bearbeitung geöffnet werden.

Im Abrechnungsplan wurde der Vorgang erzeugt. In den Abrechnungsplanzeilen und –einteilungen sind nur die Daten übermittelt und erfasst worden, welche auch tatsächlich an die Krankenkasse, gemäß Vertrag, abrechenbar sind. Der Innendienst verarbeitet, je nach Einrichtung, die weiteren "Info.-Anforderungen“.

Je nach Einrichtung wird der Kostenvorschlag automatisch verschickt oder ist manuell zu versenden. Wenn Preise zu reduzieren sind, sind diese in der Abrechnungsplaneinteilung anzupassen.

Das manuelle Versenden der Kostenvoranschläge erfolgt aus der Info.-Anforderung heraus über das Abtauchen auf der entsprechenden Infoanforderungsnummer, oder über die Funktion "Anzeigen".

Über den Haken "Ausgabe" auf dem Inforegister "Infoanforderungszeilen“ wird gesteuert, welche Zeilen angedruckt werden sollen. Über "Senden nach Voreinstellung“ wird der Kostenvoranschlag/ EKV versendet.

Genehmigung durch Kostenträger / eBox#

Mit Versand der Informationsanforderung wird nun auch der Bearbeitungsstatus auf "30A KV erstellt“ gesetzt und im Call und Technikauftrag geändert, sodass der Call nun in der Kachel "Call Klärung KV/Verschrottung“ angezeigt wird und von dort aus aufgerufen werden kann.

Wenn der Kostenvoranschlag zurückkommt, wird dieser über die eBox der Info.-Anforderung zugeordnet. Dazu wird dieser in die geprüften Dokumente abgerufen, im Inforegister Info.-Anforderungen wird der Kostenvoranschlag markiert, dem der Rückläufer zugeordnet werden soll. Zusätzlich ist das Genehmigungsdatum zu pflegen.

Nachdem die Zeile markiert wurde, wird die Funktion "Info. OK" ausgeführt und der eingescannte Beleg wird der Info.-Anforderung zugeordnet. Anschließend ist die Qualität der Antwort zu bewerten und die Anforderung ist zu archivieren.

Dadurch ist der Status der Informationsanforderung auf "OK" gesprungen, der KV ist also genehmigt und auch der Bearbeitungsstatus ist auf "31A KV GEN“ gewechselt. Das bedeutet, dass der Technikauftrag nun wieder in der Kachel "Technikauftrag Arbeitsvorrat“ zur Verfügung steht und TechnikerInnen mit der Reparatur beginnen können.

Planungs- in Verbrauchszeilen übernehmen#

Mit der Reparatur wird begonnen und die Planungszeilen werden in die Verbrauchszeile übernommen. Wurde im Technikauftrag die Funktion "Planung- in Verbrauchszeilen übernehmen“ durchgeführt, werden auf Basis der im Inforegister "Planung Material / Ressourcen“ ausgewählten Artikel und/oder Ressourcen diese Zeilen in das Inforegister "Verbrauchszeilen Material / Ressourcen“ übertragen.

Wenn eine Artikelverfolgung notwendig ist, wird die Zahl im Feld "Menge" farblich hervorgehoben. Der Lagerplatz zur Entnahme der Komponenten wird auf Basis des Lagerplatzinhalts vorbelegt. Nach Durchführung der Reparatur werden die tatsächlichen Verbräuche erfasst und der Verbrauch über die gleichnamige Funktion verbucht.

Durchgeführte Arbeiten#

Da die komplette Sollmenge verbucht wurde, ist das Verbrauchsregister leer, die Restmenge im Planungsregister ist ebenfalls "0". Anschließend besteht die Möglichkeit, an der Technikauftragszeile die durchgeführten Arbeiten unter dem gleichnamigen Aufruf zu erfassen und kurz zu dokumentieren, was getan wurde.

Technikauftrag abschließen#

Nachdem alle Arbeiten durchgeführt worden sind, schließen TechnikerInnen mit der Funktion "Auftragszeile abschließen“ den Technikauftrag ab und der Bearbeitungsstatus setzt sich im Call weiter.

Zum Beispiel ist das der Bearbeitungsstatus "90A VERSAND“, damit wird dieser Call in die Kachel "Call verarbeitete Geräte“ verschoben. Der Verkaufsauftrag zur Auslieferung des nun reparierten Geräts wird automatisch angelegt.

Warenausgang des reparierten Geräts#

Im Lager wird nun der Warenausgang für das aufbereitete Gerät erzeugt und verbucht. Bei Druck des Lieferscheins wird auch hier wieder der Abholschein für das Leihgerät ausgedruckt. Zudem ist der Serviceschein zum Call auszudrucken.

• Lieferschein
• Abholschein
• Serviceschein

Nach Buchung des Versandauftrags wird der Bearbeitungsstatus erneut umgesetzt auf "10A WARTEN LEIH“ und die Verkaufsrücknahme zur Erfassung der Rückholung des Leihgeräts erzeugt.

Technikgeräteeingang des Leihgeräts#

Auch das Leihgerät wird über den Technikgeräteeingang eingebucht, sobald es im Haus ist, wodurch anschließend der Technikauftrag zur Aufbereitung des Leihgeräts erzeugt wird. Aufgrund der Einrichtung des Bearbeitungsstatus "20A T-KV SCHÄTZ“ wird auch dieser Technikauftrag wieder im Arbeitsvorrat der ServicetechnikerInnen angezeigt.

Im Technikauftrag können, wie beim Gerät auch, die Befundungen für das Leihgerät erfasst werden. Weiterhin sind auch hier im Planungsregister die benötigten Verbräuche zu erfassen und die Planung abzuschließen. Bei Abschluss der Planung erkennt das System nun, dass es sich dabei um die Reparatur des Leihgeräts handelt und gibt die Meldung: "Es handelt sich um ein Leihgerät. Die Reparatur kann sofort beginnen“ aus.

Der Bearbeitungsstatus setzt sich entsprechend auf "33A AUFB LEIH“ weiter, damit der Auftrag nicht verloren geht und im Arbeitsvorrat stehen bleibt, wenn TechnikerInnen diesen aus Versehen schließen. Anschließend wird auch hier die Planung in den Verbrauch übernommen, der Verbrauch verbucht und der Technikauftrag abgeschlossen. Der Bearbeitungsstatus ändert sich nun auf "73I EINL“ und wird in der Kachel "Technik Call“ ausgegeben, damit abschließend die Einlagerung noch stattfindet.

Einlagerung des Leihgeräts#

Das Leihgerät wird nun wieder eingelagert. Dazu muss auch hier die Einlagerungszeile im Call bearbeitet werden. Es werden Ziellagerort und –lagerplatz erfasst, sodass das Umlagerungsbuchblatt "fertig" vorbelegt ist, oder in der Einrichtung wird der Lagerort bereits definiert und wird gleich in den Beleg übernommen.

Wenn diese Daten nicht vorher eingetragen worden sind, ist nun wieder die Funktion "Erstelle Call Belege" auszuführen, damit die Umlagerungsbuchblattzeile erstellt wird. Diese kann anschließend aus dem Call geöffnet und die Einlagerung verbucht werden.

Aufgrund der Einrichtung wird der Call mit Buchung der Einlagerung automatisch abgeschlossen.

Serviceschein gibt Abrechnung frei#

Der Rückläufer des Servicescheins wird, genauso wie ein Abliefernachweis bei der Versorgung oder Kostenvoranschlag, über die eBox dem Vorgang zugeordnet und archiviert (siehe Abschnitt "Scanprozess Serviceschein und Zuordnung zur Info.-Anforderung"), sodass anschließend abgerechnet werden kann.

Abrechnung der Leistungen#

Die Abrechnung der Reparatur funktioniert genauso wie die Abrechnung der Versorgung. Entweder wird die Rechnung pro Vorgang aus dem Abrechnungsplan heraus manuell erzeugt und gebucht oder aber über den Stapellauf Rechnungen abrufen Filter.

Aufgrund der Vertragseinrichtung wird an dieser Stelle, die zum Versorgungsvertrag abweichende Verkaufsauftragsart übermittelt, sodass der Service richtig besteuert wird.

Nach Faktura ist der Reparaturprozess komplett abgeschlossen.

Reparatur außer Haus#

Beim Reparaturprozess außer Haus wird das Gerät direkt beim Debitor vor Ort aufbereitet. Somit sind hier, in den Kundenservice Prozessarten – der Kundenservice Belegart Karte VG REP AH, außer dem Technikauftrag keine weiteren Belege nötig.

Marketing Cockpit / Call anlegen#

Auch hier wird der Call über das Marketing Cockpit und die Seriennr.-Informationskarte erzeugt. Auf der Seriennr. Informationskarte im Menüband "Kundenservice“ befinden sich die Aufrufe:

Zur Neuanlage wählen wir hier die Funktion "neuer Call“. Nun wird die Abfrage der Callklassifizierung durchgeführt. Damit kann auch der Technikauftrag entsprechend ermittelt werden. Zum Beispiel wählen Sie die Callklassifizierung "Reparatur“.

Anschließend ist die Prozessart auszuwählen, die aufgrund der Prozessgruppe im Vertrag bereits gefiltert ist und damit nicht alle Prozessarten anzeigt. Zum Beispiel wählen Sie die Prozessart "VG REP AH“.

Auf dem Inforegister "verknüpfte Belege“ werden jetzt die zur Prozessart zugeordneten und benötigten Belege angezeigt. Aufgrund der Einrichtung sind dieser Call und auch der Technikauftrag mit dem Serviceort "vor Ort“ gekennzeichnet.

Weiterhin sind deswegen auch keine Lagerorte und Lagerplätze automatisch eingesteuert worden. Wird jetzt der Technikauftrag erzeugt, erscheint folgende Fehlermeldung: "Servicelagerort muss in Kundenservice Call Zeile einen Wert enthalten: Call Nr. = Cxxxxxx Zeilennummer 1000. Der Wert darf nicht null oder leer sein“

Die Felder "Servicelagerort" und "Servicelagerplatz" sind nun zu füllen, in dem im Rahmen der Technikereinsatzplanung der/die ServicetechnikerIn im Call gefüllt wird (siehe Abschnitt "Ressource“). Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die Planung "im Kleinen“ über das Termindatum, Terminart, Block Genauigkeit, Termin – Zeit von, Termin – Zeit bis und Termin bestätigt durchzuführen, alternativ kann ein gesondertes Modul dazu genutzt werden.

Der Bearbeitungsstatus springt hier auf "11A TECH PLAN“ und damit ist der Call in der Kachel "Call in Planung“ sichtbar.

Befundungen eintragen#

Zusätzlich sind auch jetzt die Befundungen des Debitors zu erfassen und in der Callzeile zu pflegen.

Der Aufruf für die Befundungen befindet sich im Inforegister "Call Zeilen“ > "Befundungen“.

Die Befundungen werden an dieser Stelle als "Laien Befundung" erstellt, da die konkrete Diagnose durch den/der TechnikerIn noch ausstehend ist und werden daher ohne Auswahl eines Codes einfach in der Spalte "Beschreibung“ als Freitext erfasst.

Technikauftrag Service#

Nach Erfassen der Befundungen ist die Funktion "Erstelle Call Belege" auszuführen und der Prozess wird gestartet. Nach Eintrag der ServicetechnikerInnen bzw. Lagerorts und Lagerplatz kann der Technikauftrag erzeugt werden. Der Innendienst hat nun die Möglichkeit, bereits im Technikauftrag mögliche Ersatzteile und Ressourcen vorzuerfassen und diese TechnikerInnen über den Serviceschein "mit auf den Weg zu geben“ mitzugeben. Dazu werden im Technikauftrag die Zeilen im Planungsregister gefüllt.

Anschließend ist über die Funktion "Serviceschein drucken“ im Menüband der Serviceschein auszudrucken, welcher dem/der TechnikerIn ausgehändigt wird.

Nachdem die Reparatur durchgeführt und der Serviceschein zurückgebracht wurde, sind die Daten von diesem im Technikauftrag, wie Ersatzteile, Ressourcen im Inforegister Planung Material / Ressourcen oder tatsächliche Befundungen nachzutragen.

Sind diese Positionen an die Kasse abrechenbar, ist auch hier die Planung abzuschließen, ehe der Verbrauch gebucht und der Technikauftrag abgeschlossen wird. Anschließend sind Serviceschein hinter den Debitor zuzuordnen und ggf. die Abrechnung durchzuführen (siehe Prozess "Reparatur Fremdgerät mit Leihgerät“). Zuletzt wird auch der Call abgeschlossen.

Reparatur im Haus – Gerät kommt aus einer Filiale#

Das Gerät wird in einer Filiale angenommen und soll anschließend in der Zentrale repariert und wieder über die Filiale an den Debitor ausgeliefert werden. Folgende Einrichtung der Prozessart kann dafür genutzt werden:

Marketing Cockpit / Call anlegen#

Der Call wird über das Marketing Cockpit und die Seriennr.-Informationskarte erzeugt. Auf der Seriennr. Informationskarte im Menüband "Kundenservice“ befinden sich die Aufrufe:

Zur Neuanlage wählen Sie hier die Funktion "neuer Call“. Nun wird die Abfrage der Callklassifizierung durchgeführt. Damit kann auch der Technikauftrag entsprechend ermittelt werden. Zum Beispiel wählen Sie die Callklassifizierung "Reparatur“.

Anschließend ist die Prozessart auszuwählen, die aufgrund der Prozessgruppe im Vertrag bereits gefiltert ist und damit nicht alle Prozessarten anzeigt. Zum Beispiel wählen Sie die Prozessart "VG REP FE FIL“. Im Inforegister "verknüpfte Belege“ werden jetzt die zur Prozessart zugeordneten und benötigten Belege angezeigt.

Befundungen eintragen#

Zusätzlich sind auch jetzt die Befundungen des Debitors zu erfassen und in der Callzeile zu pflegen.

Der Aufruf für die Befundungen befindet sich auf dem Inforegister "Call Zeilen“ > "Befundungen“.

Die Befundungen werden an dieser Stelle als "Laien Befundung" erstellt, da die konkrete Diagnose durch die TechnikerInnen noch ausstehend ist und werden daher ohne Auswahl eines Codes einfach in der Spalte "Beschreibung“ als Freitext erfasst.

Leihgerät – Verkaufsauftrag#

Nach Erfassen der Befundungen ist die Funktion "Erstelle Call Belege" auszuführen und der Prozess wird gestartet. Dabei wird zu Beginn ein Verkaufsauftrag zur Auslieferung eines Leihgeräts erstellt. Es öffnet sich eine Abfrage nach dem zu liefernden Gerät. Wenn die Felder leer bleiben, so wird der gleiche Artikel eingetragen, welcher in der Callzeile erfasst ist. Der Artikel kann im Leihauftrag anschließend nochmals geändert werden.

Durch die im Prozess eingesteuerte Kundenservice Belegart "VERS-LEIH“ wird ein Auftrag mit einem Leihgerät und der Auftragsart "REP-ÜBER“ erstellt, aus dieser Auftragsart wird eingesteuert, dass der Buchungscode "AV“ – Anlagevermögen und die Lieferungsart "Umlagerung“ gezogen werden, da hier zur Überbrückung vornehmlich Eigentumsgeräte/Gebrauchtgeräte genutzt werden sollten.

Leihgerät – Warenausgang#

Das Lager erzeugt und bucht anschließend den Warenausgang.

Bei Ausführung der Funktion "Buchen und drucken" im Warenausgang wird neben dem Lieferschein für das Leihgerät auch automatisch der, auch manuell aus dem Call ausdruckbare, Abholschein für das defekte Gerät ausgedruckt.

Wenn eingerichtet, wird ein definierter Textbaustein ausgegeben. Dieser kann je Beleg definiert werden. Mit Buchung des Leihauftrags wird das Leihgerät, inkl. Lagerort und Lagerplatz in den Call geschrieben bzw. bei Änderungen im Auftrag aktualisiert. Der Bearbeitungsstatus wechselt je nach Einrichtung.

Weiterhin wird automatisch die Rücknahme für das defekte Gerät erzeugt, welche anschließend über den Technikgeräteeingang einzubuchen ist.

Verkaufsrücknahme wird erstellt#

Nach Buchung des Tauschauftrags wird automatisch eine Rücknahme für das defekte Gerät erzeugt, sodass anschließend der Wareneingang über den Technikgeräteeingang gebucht werden kann.

Zusätzlich wird das Leihgerät, inkl. Lagerort und Lagerplatz in den Call geschrieben bzw. bei Änderungen im Auftrag aktualisiert. Der Bearbeitungsstatus wechselt je nach Einrichtung, zum Beispiel nun auf Bearbeitungsstatus "13A REP-VERS – Überbrückungsgerät versandt".

Technikgeräteeingang des defekten Geräts#

Ist das defekte Gerät in der Filiale im Wareneingang eingegangen, erfolgt der systemische Zugang über den "Technikgeräteeingang“, der Aufruf ist je nach Rolle entweder direkt im Rollencenter oder über die Anwendersuche zu finden. Das Gerät wird nun als Zugang auf den Lagerort der Filiale gebucht.

Umlagerung in die Zentrale Warenausgang#

Gemäß Prozesskette findet nun eine Umlagerung in die Zentrale statt. Dazu muss im Call in den verknüpften Belegen der Umlagerungsbeleg bearbeitet werden, bevor dieser erzeugt wird. Wenn Belege vor Erzeugung zu bearbeiten sind, so sind diese rot gekennzeichnet und verfügen über einen Haken "Bearbeitung notwendig".

Ist ein Beleg nicht vor Erzeugung bearbeitet worden, so bricht die automatische Belegerzeugung ab und es wird ein Eintrag in der eBox geschrieben. Um die Belegzeile zu bearbeiten, wird die Zeile markiert und Bearbeiten ausgeführt. An dieser Stelle werden nun "Geschäftsref. Lagerort Code" und "Geschäftsref. Lagerplatz Code" gefüllt, als Ziellagerort und –lagerplatz der Umlagerung. Alternativ kann auch die Zuständigkeitseinheit (Feld: "Geschäftsreferenznr.") geändert werden, wodurch automatisch Lagerort und Lagerplatz eingesteuert werden.

Der Umlagerungsauftrag wird nun auf Basis der Callzeile erzeugt. Das Gerät sowie die Lagerorte/ Lagerplätze werden übernommen. Die Filiale bucht nun den Warenausgang.

Umlagerung in die Zentrale Wareneingang#

Auf der anderen Seite in der Zentrale wird nun der Wareneingang gebucht, dazu kann ebenfalls der Technikgeräteeingang genutzt werden. Das Ziellager aus dem Umlagerungsauftrag wird bei Eintrag der Seriennummer automatisch vorbelegt.

Mit Buchung wird der Bearbeitungsstatus weitergesetzt auf "20A T-KV SCHÄTZ“ und der Technikauftrag wird erzeugt. Aufgrund der Einrichtung ist dieser in der Kachel "Technikauftrag Arbeitsvorrat“ einsehbar.

Technikerauftrag - Arbeitsvorrat#

Der Aufruf "Technikauftrag Arbeitsvorrat" findet über die gleichnamige Kachel im Rollencenter statt. In dieser Kachel befinden sich sämtliche Technikaufträge der parametrisierten Bearbeitungsstatus für Arbeitsvorrat. Die Einrichtung dazu siehe "Kundenservice Prozessstatus Filter".

ServicetechnikerInnen prüfen nun sowohl die vom Debitor genannte Befundung als auch anschließend das zu reparierende Gerät. Nach der Prüfung werden in den Befundungen des Technikauftrags die tatsächlichen Fehler und Defekte erfasst.

Technikerbefundung#

Im Technikauftrag erfassen ServicetechnikerInnen nach dessen Prüfung, die tatsächliche Befundung des Geräts. Dazu wird im Technikauftrag auf dem Inforegister "Technikauftragszeilen" die Funktion "Befundung“ aufgerufen, im Feld "Befundungscode" abgetaucht und die entsprechenden Befundungen ausgewählt.

Technikauftrag – Planungszeilen#

Anschließend wird der Aufwand zur Instandsetzung auf dem Inforegister "Planung Material/ Ressourcen" erfasst in dem entweder die Stücklistenkomponenten im Menüband genutzt oder die Zeilen manuell gefüllt werden. Bei Eintrag der Zeilen findet eine Prüfung gegen den Vertrag statt. Ist die ausgewählte Komponente oder Ressource nicht Vertragsgegenstand, erscheint eine Fehlermeldung, dass die Ressource oder der Artikel im Vertrag nicht enthalten ist und können damit nicht verwendet werden.

Planung abschließen#

Nach Erfassung der geplanten Verbräuche, werden über die Funktion "Planung abschließen" im Menüband, die Daten an den Innendienst und den Abrechnungsplan zur Erzeugung des Kostenvoranschlags erzeugt und der Bearbeitungsstatus ändert sich auf "21A T-KV ERMITTELT“.

Wenn nach Abschluss der Planung festgestellt worden ist, dass etwas fehlt oder falsch übermittelt worden ist, kann im Inforegister "Planung Material/Ressourcen“ über die Funktion "Technikplanzeilen löschen" der Abrechnungsplan zurückgesetzt werden. Die Funktion ist Zeile für Zeile anwendbar.

Anschließend ist erneut die Planung abzuschließen, damit die Komponenten und Verbräuche wieder komplett sind.

Nach Abschluss der Planung wird nicht nur der Vorgang im Abrechnungsplan erstellt, sondern durch den Bearbeitungsstatus "21A T-KV ERMITTELT“ wird in der Kachel "Call Techniker KV ermittelt“ der Call angezeigt, sodass der Innendienst den Vorgang nun bearbeiten kann. Vom Call kann über das Menüband das Marketing Cockpit, der Debitor oder der Abrechnungsplan für die weitere Bearbeitung geöffnet werden.

Im Abrechnungsplan wurde der Vorgang erzeugt, in den Abrechnungsplanzeilen und –einteilungen sind nur die Daten übermittelt und erfasst worden, welche auch tatsächlich an die Krankenkasse, gemäß Vertrag, abrechenbar sind. Der Innendienst verarbeitet, je nach Einrichtung, die weiteren "Info.-Anforderungen“. Je nach Einrichtung wird der Kostenvorschlag automatisch verschickt oder ist manuell zu versenden. Wenn Preise zu reduzieren sind, sind diese in der Abrechnungsplaneinteilung anzupassen.

Das manuelle Versenden der Kostenvoranschläge erfolgt aus der Info.-Anforderung heraus über das Abtauchen auf der entsprechenden Infoanforderungsnummer, oder über die Funktion "Anzeigen".

Über den Haken "Ausgabe" im Inforegister "Infoanforderungszeilen“ wird gesteuert, welche Zeilen angedruckt werden sollen, über "Senden nach Voreinstellung“ wird der Kostenvoranschlag/ eKV versendet.

Genehmigung durch Kostenträger / eBox#

Mit Versand der Informationsanforderung wird nun auch der Bearbeitungsstatus auf "30A KV erstellt“ gesetzt und im Call und Technikauftrag geändert, sodass der Call nun in der Kachel "Call Klärung KV/Verschrottung“ angezeigt wird und von dort aus aufgerufen werden kann.

Wenn der Kostenvoranschlag zurückkommt, wird dieser über die eBox der Info.-Anforderung zugeordnet. Dazu wird dieser in die geprüften Dokumente abgerufen. Im Inforegister Info.-Anforderungen wird der Kostenvoranschlag markiert, dem der Rückläufer zugeordnet werden soll. Zusätzlich ist das Genehmigungsdatum zu pflegen.

Nachdem die Zeile markiert wurde, wird die Funktion "Info. OK" ausgeführt und der eingescannte Beleg wird der Info.-Anforderung zugeordnet. Anschließend ist die Qualität der Antwort zu bewerten und die Anforderung ist zu archivieren.

Dadurch ist der Status der Informationsanforderung auf "OK" gesprungen, der KV ist also genehmigt und auch der Bearbeitungsstatus ist auf "31A KV GEN“ gewechselt. Das bedeutet, dass der Technikauftrag nun wieder in der Kachel "Technikauftrag Arbeitsvorrat“ zur Verfügung steht und TechnikerInnen mit der Reparatur beginnen können.

Planungs- in Verbrauchszeilen übernehmen#

Mit der Reparatur wird begonnen und die Planungszeilen werden in die Verbrauchszeile übernommen. Wurde im Technikauftrag die Funktion "Planung- in Verbrauchszeilen übernehmen“ durchgeführt, werden auf Basis der im Inforegister "Planung Material / Ressourcen“ ausgewählten Artikel und/oder Ressourcen diese Zeilen in das Inforegister "Verbrauchszeilen Material / Ressourcen“ übertragen.

Wenn eine Artikelverfolgung notwendig ist, wird die Zahl im Feld "Menge" farblich hervorgehoben. Der Lagerplatz zur Entnahme der Komponenten wird auf Basis des Lagerplatzinhalts vorbelegt. Nach Durchführung der Reparatur werden die tatsächlichen Verbräuche erfasst und der Verbrauch über die gleichnamige Funktion verbucht.

Verbrauch buchen#

Sollten tatsächlich die geplanten Verbräuche mehr als veranschlagt, benötigt worden sein, kann dies noch im Planungsregister geändert werden (wenn beispielsweise mehr Arbeitszeit benötigt wurde). Die Funktion "Verbrauch buchen“ befindet sich im Menüband unter "Technikauftrag“ und kann dort ausgelöst werden.

Durchgeführte Arbeiten#

Da die komplette Sollmenge verbucht wurde, ist das Verbrauchsregister leer, die Restmenge im Planungsregister ist ebenfalls "0". Anschließend besteht die Möglichkeit, an der Technikauftragszeile die durchgeführten Arbeiten unter dem gleichnamigen Aufruf zu erfassen und kurz zu dokumentieren, was getan wurde.

Technikauftrag abschließen#

Nachdem alle Arbeiten durchgeführt worden sind, schließt der Techniker mit der Funktion "Auftragszeile abschließen“ den Technik Auftrag ab und der Bearbeitungsstatus setzt sich im Call weiter. In unserem Beispiel ist das der Bearbeitungsstatus "41A GE BEARB BEEN“, damit wird dieser Call in die Kachel "Call verarbeitete Geräte“ verschoben. Nun folgend muss die Umlagerung zurück zur Filiale erstellt werden.

Umlagerung in die Filiale WA und WE in Filiale#

Anschließend wird der zweite Umlagerungsauftrag für die Rückumlagerung in die Filiale erzeugt, sollten noch keine Lagerorte bzw. Lagerplätze gepflegt sein, so sind diese, wie zuvor, nachzupflegen. Anschließend werden für den Umlagerungsauftrag der Warenausgang und später der Wareneingang in der Filiale gebucht. Der Verkaufsauftrag zur Auslieferung des nun reparierten Geräts wird automatisch angelegt.

Warenausgang des reparierten Geräts#

Im Lager wird nun der Warenausgang für das aufbereitete Gerät erzeugt und verbucht. Bei Druck des Lieferscheins wird auch hier wieder der Abholschein für das Leihgerät ausgedruckt. Zudem ist der Serviceschein zum Call auszudrucken.

• Lieferschein
• Abholschein
• Serviceschein

Nach Buchung des Versandauftrags wird der Bearbeitungsstatus erneut umgesetzt auf "10A WARTEN LEIH“ und die Verkaufsrücknahme zur Erfassung der Rückholung des Leihgeräts erzeugt.

Technikgeräteeingang des Leihgeräts#

Auch das Leihgerät wird über den Technikgeräteeingang eingebucht, sobald es im Haus ist, wodurch anschließend der Technikauftrag zur Aufbereitung des Leihgeräts erzeugt wird. Aufgrund der Einrichtung des Bearbeitungsstatus "20A T-KV SCHÄTZ“ wird auch dieser Technikauftrag wieder im Arbeitsvorrat der ServicetechnikerInnen angezeigt.

Im Technikauftrag können, wie beim Gerät auch, die Befundungen für das Leihgerät erfasst werden. Weiterhin sind auch hier im Planungsregister die benötigten Verbräuche zu erfassen und die Planung abzuschließen. Bei Abschluss der Planung erkennt das System nun, dass es sich dabei um die Reparatur des Leihgeräts handelt und gibt die Meldung: "Es handelt sich um ein Leihgerät. Die Reparatur kann sofort beginnen“ aus.

Der Bearbeitungsstatus setzt sich entsprechend auf "33A AUFB LEIH“ weiter, damit der Auftrag nicht verloren geht und im Arbeitsvorrat stehen bleibt, wenn die TechnikerInnen diesen aus Versehen schließen. Anschließend wird auch hier die Planung in den Verbrauch übernommen, der Verbrauch verbucht und der Technikauftrag abgeschlossen. Der Bearbeitungsstatus ändert sich nun auf "73I EINL“ und wird in der Kachel "Technik Call“ ausgegeben, damit abschließend die Einlagerung noch stattfindet.

Einlagerung des Leihgeräts#

Das Leihgerät wird nun wieder eingelagert. Dazu muss auch hier die Einlagerungszeile im Call bearbeitet werden. Es werden Ziellagerort und –lagerplatz erfasst, sodass das Umlagerungsbuchblatt fertig vorbelegt ist, oder in der Einrichtung wird der Lagerort bereits definiert und wird gleich in den Beleg übernommen.

Wenn diese Daten nicht vorher eingetragen worden sind, ist nun wieder die Funktion "Erstelle Call Belege" auszuführen, damit die Umlagerungsbuchblattzeile erstellt wird. Diese kann anschließend aus dem Call geöffnet und die Einlagerung verbucht werden.

Aufgrund der Einrichtung wird der Call mit Buchung der Einlagerung automatisch abgeschlossen.

Serviceschein gibt Abrechnung frei#

Der Rückläufer des Servicescheins wird, genauso wie ein Abliefernachweis bei der Versorgung oder Kostenvoranschlag, über die eBox dem Vorgang zugeordnet und archiviert (siehe Abschnitt "Scanprozess Serviceschein und Zuordnung zur Info.-Anforderung"), sodass anschließend abgerechnet werden kann.

Abrechnung der Leistungen#

Die Abrechnung der Reparatur funktioniert genauso wie die Abrechnung der Versorgung. Entweder wird die Rechnung pro Vorgang aus dem Abrechnungsplan heraus manuell erzeugt und gebucht oder aber über den Stapellauf "Rechnungen abrufen Filter".

Aufgrund der Vertragseinrichtung wird an dieser Stelle, die zum Versorgungsvertrag abweichende Verkaufsauftragsart übermittelt, sodass der Service richtig besteuert wird.

Nach Faktura ist der Reparaturprozess komplett abgeschlossen.

Reparatur durch externe Dienstleister allgemein#

Der Dienstleister ist entweder der Hersteller des Geräts oder ein anderer externer Dienstleister, der zur Durchführung einer Reparatur beauftragt wird. Er erhält das Gerät durch den nachfolgenden beschriebenen Prozess. Dieser erstellt ein Reparaturangebot für den Leistungserbringer, der dieses Angebot bei Fremdgeräten an die Krankenkasse des Versicherten (BesitzerIn des Geräts) einreicht oder bei Eigentumsgeräten sofort entscheidet, ob die Reparatur durchgeführt werden soll oder nicht.

Soll die Reparatur durchgeführt werden, wird dies dem Dienstleister nach Genehmigung durch den Kostenträger oder Eigentümer des Geräts mitgeteilt. Die Reparatur wird durchgeführt und anschließend an den Leistungserbringer gesandt.

Das reparierte Fremdgerät wird an den/die PatientIn ausgeliefert und sofern ein Leihgerät geliefert worden ist, wird dieses zurückgenommen ggf. repariert und eingelagert, das Eigentumsgerät wird gleich eingelagert und das Tauschgerät bleibt vor Ort.

Reparatur durch einen Dienstleister#

Ausgehend davon, dass mit einer Reparatur im Haus begonnen wird, werden in der Prozessart "VG REP DL" nur noch die Schritte beschrieben, die benötigt werden, um den bereits vorhandenen Call mit den bereits erzeugten Belegen (wie z.B. Leihgerät oder Rücknahme) so zu ergänzen, dass der Fremdreparaturprozess komplett abgebildet werden kann. Somit sind hier zwei Umlagerungsaufträge für die Warenbewegungen zum Lieferanten und zurück enthalten sowie der Versand des reparierten Gerätes und die Leihgeräteabwicklung. Die Einkaufrechnung wird manuell und nicht über den Call abgewickelt.

Prozessschritte Call erstellen bis Technikauftrag erstellen#

Die Prozessschritte: über Marketing Cockpit den Call erstellen, Leihgerät versenden und Rücknahme defektes Gerät, wurden in den vorherigen Abschnitten eingehend beschrieben und werden hier daher nur als Fließtext angegeben.

Über das Marketing Cockpit wird der Debitor aufgerufen. Im Inforegister "Informationen" werden die Seriennr. Informationen geöffnet und alle bei dem/der PatientenIn liegenden Geräte angezeigt. Dort wird das reklamierte Gerät ausgewählt und die Seriennr.-Informationskarte geöffnet. Aus der Seriennr.-Informationskarte heraus wird der Call erzeugt. Die Callnummer dient als Referenz, falls der Debitor Rückfragen hat.

Anschließend ist auf dieser Basis die Prozessart auszuwählen. Die Prozessarten sind auf Basis des Vertrags bereits vorgefiltert und in diesem Beispiel wird die Prozessart "REP FE IH“ verwendet. Als nächstes sind die vom Debitor genannten Befundungen in der Callzeile zu erfassen. Dabei wird diese als Freitext erfasst, da die tatsächliche Diagnose noch nicht bekannt ist.

Nach Erfassen der Befundungen ist die Funktion "Erstelle Call Belege" auszuführen und der Prozess wird gestartet. Dabei wird zu Beginn ein Verkaufsauftrag zur Auslieferung eines Leihgeräts erstellt.

Im Feld "Leihgerät Artikelnr." kann, wenn gewünscht, durch Erfassung einer anderen Artikelnummer bereits vor Erzeugung des Auftrags ein anderes Gerät eingetragen werden. Wenn die Felder leer bleiben, so wird der gleiche Artikel eingetragen, welcher in der Callzeile erfasst ist. Der Artikel kann im Leihauftrag anschließend nochmals geändert werden.

Das Lager erstellt einen Warenausgang und bucht und druckt die Lieferung.

Dabei wird neben dem Lieferschein für das Leihgerät auch direkt der Abholschein für das abzuholende, defekte Gerät ausgedruckt.

Mit Buchung des Leihauftrags wird das Leihgerät, inkl. Lagerort und Lagerplatz in den Call geschrieben bzw. bei Änderungen im Auftrag aktualisiert. Weiterhin wird automatisch die Rücknahme für das defekte Gerät erzeugt, welche anschließend über den Technikgeräteeingang einzubuchen ist.

Im Technikgeräteingang wird die Seriennummer und ggf. die Betriebsstunden bzw. die Gerätemerkmale erfasst.

Mit Buchung wird der Bearbeitungsstatus weitergesetzt auf "20A T-KV SCHÄTZ“ und der Technikauftrag wird erzeugt. Aufgrund der Einrichtung ist dieser in der Kachel "Technikauftrag Arbeitsvorrat“ einsehbar.

Im Technikauftrag erfassen ServicetechnikerInnen nach dessen Prüfung die tatsächliche Befundung des Geräts.

Technikauftrag erstellt und Prozesswechsel zu "VG REP DL“ – Reparatur bei Hersteller#

Dabei wird nun festgestellt, dass das Gerät nicht selber repariert werden kann, sondern an einen Dienstleister geschickt werden muss. Dazu wird nun die Prozessart im Call auf "VG REP DL“ geändert. Das System ersetzt nun alle noch nicht gebuchten/erzeugten Belege der vorherigen Prozessart durch die Zeilen der neuen Prozessart.

Der Technikauftrag wird nicht beendet, da über diesen die entstandenen Aufwände auf das Gerät gebucht werden, für zukünftige Wirtschaftlichkeitsrechnungen. Zudem kann der Technikauftrag auch für Nachkontrollen der erledigten Arbeiten durch ServicetechnikerInnen genutzt werden.

Umlagerung zum Kreditoren#

Gemäß Prozesskette findet nun eine Umlagerung zum Kreditoren statt. Dazu muss im Call in den verknüpften Belegen der Umlagerungsbeleg bearbeitet werden, bevor dieser erzeugt wird. Wenn Belege vor Erzeugung zu bearbeiten sind, so sind diese rot gekennzeichnet und verfügen über einen Haken "Bearbeitung notwendig".

Ist ein Beleg nicht vor Erzeugung bearbeitet worden, so bricht die automatische Belegerzeugung ab und es wird ein Eintrag in die eBox geschrieben. Um die Belegzeile zu bearbeiten, wird die Zeile markiert und "Bearbeiten" ausgeführt. An dieser Stelle werden nun "Geschäftsref. Lagerort Code" und "Geschäftsref. Lagerplatz Code" gefüllt, als Ziellagerort und –lagerplatz der Umlagerung.

Der Lagerort ist "KRED“ für "Kreditor“ und der Lagerplatz entspricht dabei der Kreditorennummer des Dienstleisters, an den die Ware verschickt wird. Auf Basis dieser Informationen wird im weiteren Verlauf ein Lieferschein zum Versand an den Kreditor erzeugt.

Wird nun auf "Liste“ geklickt, ist die erste Umlagerungszeile nicht mehr rot.

In der zweiten Umlagerungszeile wird nun auf gleichem Wege der Ziellagerort/ -lagerplatz hinterlegt, wenn das Gerät wieder zurückkommt (also wieder der Reparaturlagerort).

Da hier nun ein manueller Eingriff in den Prozess stattgefunden hat, ist die automatisierte Belegerzeugung unterbrochen. Aufgrund dessen muss erneut die Prozesskette durch Klick auf "Erstelle Call Belege“ angestoßen werden. Es wird nun ein Dialogfenster angezeigt, in dem die Belege zur Erstellung ausgewählt werden müssen. Hier werden beide Umlagerungen ausgewählt und das System erzeugt nun folgenden Umlagerungsauftrag, in dem das Gerät eingetragen ist, Ziel ist, wie vorgegeben, der Kreditor. Zusätzlich wird gleich der zweite Umlagerungsauftrag erstellt, der wieder von Kreditor zurück auf Lagerort "REP" einbucht.

Der Warenausgang wird erzeugt und das Gerät über "Buchen & Drucken“ an den Kreditoren versandt.

Dabei wird der Lieferschein an den Lieferanten erzeugt. Sollten im Technikauftrag bereits möglicherweise benötigte Aufwände/Artikel aufgeführt sein, welche benötigt/durchgeführt werden sollen, so würden diese ebenfalls angedruckt werden. Die Lagerorte sind so eingerichtet, sodass das System automatisch neben dem Warenausgang vom eigenen Lager auch direkt den Wareneingang auf dem Gegenlager bucht, somit ist hier nur eine Buchung notwendig.

Durch die Buchung des Geräts zum Kreditor steht das Gerät nun auch auf der Seriennr. Informationskarte beim Dienstleister, sichtbar im Inforegister "KUMAVISION healthcare“ in den Feldern "Lagerort letzte Lagerbuchung“ und "Lagerplatz letzte Lagerbuchung“.

Weiterhin wurde auch der Bearbeitungsstatus automatisch auf "50E GE IN BEARB“ weitergesetzt. Aufgrund der Einrichtung steht der Call nun in der Kachel "Call zum Service ext. Dienstleister“.

Kostenvoranschlag von Kreditor erfassen#

Der Dienstleister führt nun ebenfalls eine Analyse durch und schickt einen Kostenvoranschlag, welcher nun im Call nacherfasst werden muss. Dazu gibt wird im Menüband des Calls die Funktion "Dienstleister KV“ ausgeführt.

In der sich öffnenden Maske werden nun die Aufwände, sowie der Kreditor der Fremdreparatur erfasst. Mit dem heutigen Stand der Umsetzung können nur Positionen mit der "Art = Ressource" erfasst werden und keine Artikel. Sind an der Ressource EK-Preise gepflegt, werden diese gemäß Preisfindung übernommen, können jederzeit aber auch angepasst werden.

Um nun den Kostenvoranschlag an die Krankenkasse zu übermitteln bzw. einen Vorgang zu erzeugen, wird auch hier, wie im Technikauftrag, die Funktion "Planung abschließen“ ausgeführt. Dabei wird nun ebenfalls ein Vorgang im Abrechnungsplan erzeugt. Zudem wird nun wieder der Bearbeitungsstatus auf "21A KV ERMITTELT“ gesetzt.

Der Kostenvoranschlag wird nun nach Voreinstellung an die Krankenkasse versendet. Bei Genehmigung wird die zugehörige Info.-Anforderung entsprechend auf "OK" gesetzt. Nun kann der Dienstleister informiert werden, sodass dieser mit der Reparatur beginnen kann.

Bei Buchung des ersten Umlagerungsauftrags wurde im Call automatisch der zweite Umlagerungsauftrag erzeugt.

Dieser wird nun geöffnet und die erste Buchung vom Dienstleister auf das Transitlager durchgeführt. Dazu wird im Umlagerungsauftrag über die Funktion "Buchen“ und Art "Ausgang" der Ausgang verbucht. Ein Warenausgang ist nicht notwendig.

Kommt das Gerät nun vom Dienstleister zurück, kann dieses erneut über den Technikgeräteeingang eingebucht werden.

Gemäß Prozesskette wird nun der Versandauftrag für den Versand des reparierten Gerätes an den Kunden erzeugt.

Warenausgang des reparierten Geräts#

Im Lager wird nun der Warenausgang für das aufbereitete Gerät erzeugt und verbucht. Bei Druck des Lieferscheins wird auch hier wieder der Abholschein für das Leihgerät ausgedruckt. Zudem ist der Serviceschein zum Call auszudrucken.

• Lieferschein
• Abholschein
• Serviceschein

Nach Buchung des Versandauftrags wird der Bearbeitungsstatus erneut auf "10A WARTEN LEIH“ umgesetzt und die Verkaufsrücknahme zur Erfassung der Rückholung des Leihgeräts erzeugt.

Technikgeräteeingang des Leihgeräts#

Auch das Leihgerät wird über den Technikgeräteeingang eingebucht, sobald es im Haus ist, wodurch anschließend der Technikauftrag zur Aufbereitung des Leihgeräts erzeugt wird. Aufgrund der Einrichtung des Bearbeitungsstatus "20A T-KV SCHÄTZ“ wird auch dieser Technikauftrag wieder im Arbeitsvorrat der ServicetechnikerInnen angezeigt.

Im Technikauftrag können, wie beim Gerät auch, die Befundungen für das Leihgerät erfasst werden. Weiterhin sind auch hier im Planungsregister die benötigten Verbräuche zu erfassen und die Planung abzuschließen. Bei Abschluss der Planung erkennt das System nun, dass es sich dabei um die Reparatur des Leihgeräts handelt und gibt die Meldung: "Es handelt sich um ein Leihgerät. Die Reparatur kann sofort beginnen“ aus.

Der Bearbeitungsstatus setzt sich entsprechend auf "33A AUFB LEIH“ weiter, damit der Auftrag nicht verloren geht und im Arbeitsvorrat stehen bleibt, wenn TechnikerInnen diesen aus Versehen schließen. Anschließend wird auch hier die Planung in den Verbrauch übernommen, der Verbrauch verbucht und der Technikauftrag abgeschlossen. Der Bearbeitungsstatus ändert sich nun auf "73I EINL“ und wird in der Kachel "Technik Call“ ausgegeben, damit abschließend die Einlagerung noch stattfindet.

Einlagerung des Leihgeräts#

Das Leihgerät wird nun wieder eingelagert. Dazu muss auch hier die Einlagerungszeile im Call bearbeitet werden. Es werden Ziellagerort und –lagerplatz erfasst, sodass das Umlagerungsbuchblatt fertig vorbelegt ist, oder in der Einrichtung wird der Lagerort bereits definiert und wird gleich in den Beleg übernommen.

Wenn diese Daten nicht vorher eingetragen worden sind, ist nun wieder die Funktion "Erstelle Call Belege" auszuführen, damit die Umlagerungsbuchblattzeile erstellt wird. Diese kann anschließend aus dem Call geöffnet und die Einlagerung verbucht werden.

Nacherfassung der Dienstleister Aufwände in Technikauftrag#

Parallel zu den oben genannten Schritten finden noch die abschließenden Arbeiten durch den Innendienst statt. Dazu gehört zum einen die Nachbuchung der vom Dienstleister erbrachten Aufwände im bereits bestehenden Technikauftrag. Dazu wird dieser aus dem Call heraus geöffnet.

Die über die Funktion "Kostenvoranschlag erfassen“ eingetragenen Aufwände sind direkt im Technikauftrag im Planungsregister aufgeführt worden. Abschließend sind nun die die geplanten Aufwände in die Verbrauchszeilen zu übertragen, der Verbrauch zubuchen und der Technikauftrag abzuschließen.

Weiterhin kann nun ebenfalls im Abrechnungsplan abgerechnet sowie der Serviceschein zugeordnet werden. Die Abrechnung erfolgt entweder pro Vorgang über die Funktion "Rechnung abrufen“ im Abrechnungsplan oder über die automatische Abrufroutine. Dabei wird die Verkaufsrechnung mit den Fremdreparaturkosten erzeugt und verbucht.

Sollte die Nacharbeit nach Einlagerung erfolgen, so ist der Call nun noch manuell abzuschließen, ansonsten passiert dies automatisch.

Einkaufsrechnung für Reparatur erstellen#

Wenn die Eingangsrechnung kommt, wird eine neue Einkaufsrechnung mit der Einkaufsbestellart "REP“ für den Kreditor erzeugt. Über die Funktion "Wareneingangszeilen“ holen“ im Menüband "Start“ kann nun der Aufwand aus dem Call abgerufen werden, hier wird die Technikauftragsnummer aus dem Call gewählt.

Dabei wird automatisch das hinter der Ressource gepflegte Sachkonto gezogen sowie der Preis, welcher im Call unter "Dienstleister KV“ hinterlegt worden ist. Die Einkaufsrechnung kann anschließend fakturiert werden.

Wartungsprozesse für sonstige Leistungserbringer#

Die hier beschriebenen Prozesse sind exemplarisch und können auch abweichend ausgeführt werden. Zum Beispiel kann in allen Prozessen die Prozessart direkt im Wartungscockpit vorgegeben werden, genauso wie sie erst nach Ermittlung des Wartungsvertrags ausgewählt werden kann.

Technikeinrichtung für Wartungsprozesse#

In der Technik Einrichtung (Aufruf über die Anwendersuche) im Inforegister "Bearbeitungsstatus“ ist im Feld "Status Abschluss Service vor Ort“ ein Status zu hinterlegen, der die Freigabe zur Erstellung weiterer Calls für ein Gerät definiert.

Im Inforegister "Allgemein“ wird im Feld "Wartung Datumsformel Prüfung Fälligkeit“ eine Datumsformel (z.B. 2W) hinterlegt. Diese fälligen Wartungen zu einem Gerät werden damit im Technikauftrag und auch im Call in einer Infobox ausgegeben.

Abruf fälliger Wartungen über das Wartungscockpit#

Hinter jedem Artikel sind Wartungspläne gepflegt, welche bei Erstauslieferung an die Seriennr.-Informationskarte vererbt werden.

Zudem wird dabei dann auch das Datum der nächsten fälligen Prüfung berechnet. Um nun abzurufen, welche Wartungen/ Prüfungen als nächstes fällig sind, wird das Wartungscockpit genutzt.

Dort werden über die Funktion "Erstelle Wartungsposten" die fälligen Geräteprüfungen abgerufen. Dabei kann nach unterschiedlichen Kriterien, wie z.B. Prüfart, Gerät im Haus oder nicht, Artikelfamilien oder Fälligkeitsdatum gefiltert werden. Gerät im Haus wird erkannt, wenn das Feld "Besitzer" leer ist.

Auf Basis dieser Informationen werden nun die fälligen Wartungen in das Cockpit abgerufen.

Im Folgenden werden einige ausgewählte Felder beschrieben:

Neben der Funktion zum Abrufen der fälligen Wartungen können weiterhin die Seriennr.-Informationskarte (Funktion: Seriennr.-Info-Karte) geöffnet und Calls erstellt werden mittels Calls erstellen. Dabei werden für alle Wartungscockpitzeilen Calls erzeugt. Eine Filterung erfolgt vor Ausführung der Funktion im Wartungscockpit.

Wartungen, welche bereits in einem Call verarbeitet werden, können nicht mehr aus Wartungscockpit gelöscht werden.

Mehrere Calls erstellen#

Grundsätzlich gilt, es werden nur die Service Herkunftsarten "Reparatur" und "Wartung" geprüft. Für alle anderen Service Herkunftsarten können jederzeit mehrere Calls gleichzeitig erstellt werden.

Beim Versuch der Neuanlage eines Calls für Reparatur/Wartung müssen die bestehenden Calls geprüft werden, hierbei gelten unterschiedliche Prüfkriterien abhängig von dem Serviceort:

Bestehende Calls haben den Wert "Service=Im Haus“

• Ist kein Call für das Gerät vorhanden, egal ob Leih- oder nicht, dann darf ein neuer Call erstellt werden.
• Ist das Gerät als Leihgerät eingesetzt, dann muss dieses wieder eingelagert worden sein, bevor ein neuer Call erstellt werden kann. Ein Leihgerät gilt als eingelagert, wenn in der Prozesskette alle Belege mit der "Kundenservice Belegart Gerätereferenz=Leihgerät“ gebucht worden sind, insbesondere Basis Belegart=Umlagerung.
• Ist das Gerät als Gerät eingesetzt, dann muss das Gerät wieder ausgeliefert sein oder "wieder eingelagert/umgelagert" sein damit ein neuer Call erstellt werden kann. Gerät gilt als wieder ausgeliefert, wenn die Basisbelegart=Verkaufsauftrag ist, der Technischer Service=Ja und die Gerätereferenz=Gerät und der Beleg gebucht ist. Dieser Beleg muss auch gleichzeitig der Letzte in der Prozesskette für die Gerätereferenz="Gerät" sein.

Bestehende Calls haben den Wert "Service=vor Ort“

• Entspricht der Wert des neuen Feldes "Status Abschluss Service vor Ort“ der Technik Einrichtung dem Status der Call Zeile, dann darf ein neuer Call erstellt werden.
• Ein neuer Call darf angelegt werden, wenn der Technikauftrag bzw. der letzte Beleg in der Prozesskette mit der Gerätereferenz = Gerät in den verknüpften Belegen abgeschlossen/gebucht sind.

Vorhandenen Call zuordnen#

Mit "Anzahl Calls“ im Wartungscockpit wird angezeigt, dass es mehr als einen Call zur Seriennummer gibt. Das kann bei mehreren Überprüfungen vorkommen. Damit soll vermieden werden, dass FahrerInnen oder TechnikerInnen das gleiche Gerät mehrmals abholen. Diese Calls lassen sich dann mit der Funktion "Vorhandene Calls zuordnen“ kombinieren. Die Spalte Vorhandene Calls zeigt Calls der Art "Wartung" oder "Reparatur" an (Feld wird rot und fett angezeigt, wenn ein oder mehrere Calls vorhanden ist).

Mit der Funktion "Vorhandenen Call zuordnen“ öffnet sich eine Auswahlmaske an Calls, bei dem man einen Call auswählen kann und dann schreibt das System eine Bemerkung in den Call, welche als Priotext in Call und TAU angezeigt wird.

Anzeige fälliger Prüfungen im Call und im Technikauftrag#

Abhängig von der in der Technik Einrichtung hinterlegten Datumsformel werden die fälligen Prüfungen des Geräts in der "Wartung Fälligkeiten Info“ Infobox ausgegeben. Das "Bis-Datum“ für die Anzeige der fälligen Prüfungen ermittelt sich aus dem Tagesdatum + Datumsformel der Technik Einrichtung (Feld "Wartung Datumsformel Prüfung Fälligkeit“).

Wird keine Datumsformel hinterlegt, dann bleibt die Infobox leer.

Wartung außer Haus#

Wurde im Wartungscockpit die Funktion "erstelle Wartungsposten“ durchgeführt, wird auf den erzeugten Posten die Prozessart vorgegeben und anschließend mit der Funktion "Calls erstellen“ der Call erzeugt.

Im entstandenen Call ist im Inforegister Allgemein der/die ServicetechnikerIn zu pflegen. Auf Basis dessen wird automatisch Lagerort und Lagerplatz eingesteuert.

Der Call ist nun als Wartungscall gekennzeichnet, zudem ist in der Callzeile ein entsprechender Bearbeitungsstatus sowie die Prüfart gesetzt.

Der Technikauftrag wird mittels Funktion "Erstelle Call Belege“ erzeugt, dort kann nun bereits die Ressource für die durchzuführende Tätigkeit eingetragen werden. In den Technikauftragszeilen ist die Prüfung auch enthalten. Mit einem Technikauftrag können auch mehrere Prüfungen auf einmal durchgeführt werden, da die jeweilige Prüfung durch Eintragen des Arbeitstypen aus der Einrichtung der Wartungspläne hochgesetzt wird.

Anschließend kann der Serviceschein für TechnikerInnen gedruckt werden

Der Servicescheinrückläufer wird später über die eBox verarbeitet, sodass abschließend der Technikauftrag vom Innendienst nachgearbeitet wird, sollte die mobile Lösung nicht genutzt werden und der/die TechnikerIn den Beleg selbst verarbeiten. Dazu wird nun Planungs- in Verbrauchszeilen übernehmen aufgeführt sowie Verbrauch buchen und Auftragszeile abschließen.

Wenn Call und Technikauftrag abgeschlossen sind, wird das Gerät automatisch aus dem Wartungscockpit gelöscht. Zudem wird bei Buchung des Verbrauchs im Technikauftrag das Datum der nächsten Prüfung gemäß der Einrichtung am Artikel hochgesetzt (Feld "Wartungsintervall gemäß MPG Anhang 1“ auf der Artikelkarte).

Alle Prüfungen, die im Zuge der Wartung ggf. zusätzlich durchgeführt und im Technikauftrag verbucht wurden (z.B. STK/MPG), setzen entsprechende Einträge ebenfalls hoch.

Wartung im Haus Fremdgerät#

Die Prozessart wird im Wartungscockpit vorbelegt und der Call erzeugt. Alternativ kann auch ein Call erzeugt werden, um anschließend den Wartungsvertrag zu erzeugen, um auf Basis dessen eine Vorfilterung der Wartungs-Prozessarten zu haben. Anschließend wird die Prozesskette über "Erstelle Call Belege" gestartet.

Das Überbrückungsgerät wird verschickt, dabei wird, wie bei der Reparatur auch, neben Lieferschein auch der Abholschein ausgedruckt, wenn die Funktion "Buchen und drucken" ausgeführt wird.

Das zu wartende Gerät wird nun über den Technikgeräteeingang eingebucht, dabei sind ggf. Betriebsstunden und Gerätemerkmale analog den Reparaturprozessen zu pflegen.

Anschließend wird automatisch der Technikauftrag erzeugt. Da der Technikauftrag aus einem Call zur Wartung heraus erzeugt worden ist, ist im Technikauftrag in den Technikauftragzeilen an den Feldern "Wartungsplan Vorlagen Code“ und "Prüfart“ zu erkennen, welche Wartung durchzuführen ist.

Zudem sind nun im Register Planung Material/Ressourcen die Aufwände für die Wartung zu erfassen. Dabei muss mindestens eine Ressource mit einem entsprechenden Arbeitstypen, gemäß der Einrichtung der Wartungspläne hinterlegt werden. Wenn ein im Technikauftrag hinterlegter Arbeitstyp dem Arbeitstypen des Wartungsplans entspricht, so wird das Datum der nächsten Prüfung am Gerät hochgesetzt. Sollten mehrere Defekte vorhanden sein, können ebenfalls Befunden mit Details erfasst werden (analog der Reparatur). Abschließend ist die Funktion "Planung abschließen“ auszuführen, sodass der Kostenvoranschlag an die Krankenkasse übermittelt werden kann. Der Bearbeitungsstatus in Call/ Technikauftrag wird gemäß Einrichtung umgesetzt, sodass der Call in der entsprechenden Kachel angezeigt wird.

Aus der Kachel heraus kann wieder über den Call das Marketing Cockpit und von dort der Abrechnungsplan geöffnet werden. Die folgenden Schritte finden sich detailliert auch unter "Reparatur Fremdgerät im Haus - Genehmigung durch Kostenträger" wieder und sind daher hier nur als Fließtext erfasst.

Durch Abschluss der Planung im Technikauftrag ist im Abrechnungsplan ein neuer Vorgang erzeugt worden, in dem die Aufwände, gemäß Vertrag, aufgeführt werden. Nun kann hier wieder der KV/eKV versendet werden.

Wird eingehend die Genehmigung verarbeitet, so wird die entsprechende Info.-Anforderung auf Status "Info OK" gesetzt, wodurch der Bearbeitungsstatus in Call/ Technikauftrag geändert wird, sodass TechnikerInnen mit der Wartung beginnen kann. Mit Buchung des Verbrauchs wird das Datum für die nächste Prüfung am Gerät hochgesetzt. Zuletzt wir der Technikauftrag beendet.

Gemäß Prozesskette wird mit Abschluss des Technikauftrags der Versandauftrag erzeugt, sodass das Gerät an den Kunden zurückgeschickt wird. Mit Buchung der Lieferung wird zusätzlich der Abholschein für das Leihgerät ausgedruckt. Zudem ist ggf. der Serviceschein als Nachweis der Leistungserbringung auszudrucken. Die Rücknahme des Leihgeräts wird wieder über den Technikgeräteeingang eingebucht.

Der Technikauftrag zur Prüfung des Leihgeräts wird erzeugt, wenn es arbeiten gibt, so können diese eingetragen und verbucht werden. Wird die Funktion "Planung abschließen" ausgeführt, so wird kein Eintrag im Abrechnungsplan geschrieben, stattdessen kommt ein entsprechender Hinweis und der Bearbeitungsstatus wird entsprechend gesetzt.

Sofern vorher noch nicht getan, wird nun an der Einlagerungszeile im Call "Geschäftsref. Lagerort Code" und "Geschäftsref. Lagerplatz Code" gepflegt und der Beleg erzeugt.

Im Umlagerungsbuchblatt ist das Gerät eingetragen, sodass das Gerät nun final eingelagert wird. Mit Abschluss der Einlagerung wird der Call beendet.

Abschließend kann über den Abrechnungsplan die Wartung abgerechnet werden, wenn alle Info.-Anforderungen OK sind. Dazu kann entweder über den Abrechnungsplan und der Funktion Rechnung abrufen gearbeitet werden oder es wird der Stapellauf Rechnung Abrufen Filter genutzt.

Wartung im Haus Fallpauschale#

Wurde im Wartungscockpit die Funktion "erstelle Wartungsposten“ durchgeführt, wird auf den erzeugten Posten die Prozessart "WART FP IH“ vorgegeben und anschließend mit der Funktion "Calls erstellen“ der Call erzeugt. Alternativ kann der Call manuell aus der Seriennummernkarte heraus mit gleicher Prozessart angelegt werden.

Im Call über die Funktion "Erstelle Call Belege“ wird nun die Prozesskette angestoßen und der Tauschauftrag erzeugt. Dabei öffnet sich die Maske der Lieferplanzeilen, in dem das Gerät ausgewählt werden kann, welches nun an den Kunden verschickt werden soll.

Neben dem Tauschauftrag im Call wird das Gerät nun auch im Lieferplan als zusätzliche Zeile angelegt. Zum Tauschauftrag wird nun der Warenausgang erzeugt.

Bei Buchung und Lieferung wird neben dem Lieferschein auch der Abholschein für das andere Gerät ausgedruckt.

Kommt das zu wartende Gerät nun ins Haus, wird dieses über den Technikgeräteeingang eingebucht. Sind Betriebsstunden nötig oder Geräteparameter, so können diese nachgetragen werden.

Da es eine Fallpauschale ist, steht der Bearbeitungsstatus im Technikauftrag bereits auf Bearbeitungsstatus zu bearbeiten, sodass nun die Aufwände zur Durchführung der Wartung erfasst werden können.

Sollte die Planung dennoch abgeschlossen werden, so setzt sich der Bearbeitungsstatus direkt wieder auf Kostenvoranschlag genehmigt o.ä., sodass hier keine Verzögerungen auftreten

Die Wartung wird durchgeführt, die Verbrauchszeilen werden gefüllt sowie die Funktionen "Verbrauch buchen" und "Auftragszeile abschließen ausgeführt". Mit Buchung im Technikauftrag wird das Datum der nächsten Prüfung auf der Seriennr.-Informationskarte in der Gerätewartung hochgesetzt.

Abschließend wird das gewartete Gerät wieder eingelagert.

Wartung eines Geräts aus einer Filiale#

Ein Gerät soll gewartet werden. Dazu wird im Wartungscockpit die Prozessart "WE GE FLI“ eingetragen und die Funktion "Calls erstellen" ausgeführt.

Mittels "Erstelle Call Belege" wird die Prozesskette angestoßen und der Reparaturüberbrückungsauftrag für ein Leihgerät erzeugt.

Die folgenden Prozessschritte wurden detailliert im Abschnitt "Reparatur im Haus - Gerät kommt aus einer Filiale" beschrieben und sind hier daher nur als Fließtext erfasst.

Das Leihgerät wird mittels Warenausgang verschickt, dabei wird neben Lieferschein auch der Abholschein für das zu wartende Gerät ausgedruckt. Anschließend wird der Wareneingang des zurückgekommenen Geräts in die Filiale über den Technikgeräteeingang gebucht.

Das Gerät soll anschließend an die Zentrale umgelagert werden, dazu wird vor Erzeugung des Umlagerungsauftrags im Call der Ziellagerort und –lagerplatz eingetragen.

Für den Umlagerungsauftrag werden anschließend Warenausgang in der Filiale und Wareneingang in der Zentrale gebucht.

Im Technikauftrag werden anschließend die Aufwände zur Aufbereitung erfasst. Dazu kann bspw. die Funktion "Stücklistenkomponenten" genutzt werden. Anschließend ist die Planung abzuschließen, um den Kostenvoranschlag zu stellen.

Der Abrechnungsplan wird geöffnet (im Call möglich über Debitor oder Marketing Cockpit). In diesem ist der Vorgang erzeugt worden, sodass nun die Dokumente, wie z.B. ein Kostenvoranschlag erstellt und gefordert werden können.

Erfolgt die Genehmigung, so wird die Info.-Anforderung auf "OK" gesetzt und der Bearbeitungsstatus in Call und Technikauftrag wird entsprechend angepasst, sodass der Technikauftrag in der Kachel "Technikauftrag Arbeitsvorrat“ angezeigt wird. ServicetechnikerInnen führen nun die Wartung durch – bei Buchung des Verbrauchs wird das Datum der Wartung fortgeschrieben.

Anschließend wird das Gerät wieder in die Filiale zurück geliefert, dazu ist auch beim zweiten Umlagerungsauftrag das Ziellager vorzugeben, sodass anschließend Warenausgang und Wareneingang gebucht werden können.

Anschließend kann das Gerät mittels Versandauftrag an den Kunden zurückgeliefert werden. Bei Buchung des Warenausgangs wird neben Lieferschein auch der Abholschein für das Leihgerät gedruckt.

Das Leihgerät wird nun zurückgeholt und über den Technikgeräteeingang eingebucht.

Sollten Aufbereitungen am Leihgerät nötig sein, so werden diese über den Technikauftrag abgewickelt. Wird die Funktion "Planung abschließen“ ausgeführt, kommt ein entsprechender Hinweis, dass mit der Instandsetzung direkt begonnen werden kann. Zudem wird der Bearbeitungsstatus entsprechend gesetzt.

Für die finale Einlagerung des Geräts sind Ziellagerort und –lagerplatz wieder vorzubelegen, sodass die Buchung im Umlagerungsbuchblatt stattfinden kann.

Mit Buchung der Einlagerung wird der Call automatisch abgeschlossen, sodass nur noch die Abrechnung via Abrechnungsplan bzw. Stapellauf Rechnungen abrufen Filter nötig ist.

In der Gerätewartung wurde das Datum der Prüfung entsprechend weitergesetzt.

Weitere Prozesse#

Im folgenden Abschnitt werden weitere, allgemeine Prozesse im Rahmen des technischen Service beschrieben.

Verschrottung von Eigentumsgeräts#

Wenn im Prozess festgestellt wird, dass ein Leihgerät (wenn Eigentum) oder ein Fallpauschalgerät ausgesondert werden soll, dann gibt es in der Regel zuvor einen Call.

Zum Beispiel beim Tausch eines Fallpauschalgeräts. Wenn dann das Gerät im Technikauftrag begutachtet wird, und die TechnikerInnen feststellen, dass das Gerät ausgesondert werden soll, so wechseln TechnikerInnen in den Call. Die TechnikerInnen wechseln die Prozessart auf "Aussonderung“. Im Anschluss kehren TechnikerInnen in dem Technikauftrag zurück und schließen diesen ab. Durch die Automatik wird der Folgebeleg des Calls erstellt. Dieser Beleg ist das besondere Artikelbuchblatt zur Verschrottung. Wenn das Artikelbuchblatt gebucht wird, so wird die Seriennummer gesperrt, ein Haken "verschrottet“ gesetzt und es wird dokumentiert wer verschrottet hat und wann das passiert ist.

Zum Schluss wird auch der Call automatisch beendet.

Verschrottung von Fremdgeräten mittels Vorgang#

Wenn die Reparatur unwirtschaftlich ist, wird der Krankenkasse ein Aussonderungsantrag übermittelt, mit der Bitte um Genehmigung. Dieser Aussonderungsantrag kann, genauso wie der Kostenvoranschlag, aus dem Abrechnungsplan heraus, mittels Informationsanforderung, verschickt werden.

Besondere Einrichtungen#

Damit diese Verschrottung aus dem Abrechnungsplan heraus funktioniert, sind einige Dinge einzurichten. Zu Beginn ist eine eigene Informationsanforderung für die Verschrottung anzulegen auf Basis des Belegcodes "IM_KV“.

Dieser Informationsanforderung wird ein eigener "Komm. Status Vorlagencode" hinterlegt, welcher die einzelnen, möglichen Status der Info.-Anforderung definiert.

Weiterhin werden hier, wie beim Kostenvoranschlag auch, die Bearbeitungsstatus für den Call und Technikauftrag gepflegt.

Beispiel:

Einrichtung der Komm. Status Vorlagenkarte "Schrott“:

Darüber hinaus ist auch eine eigene Kommunikationsmethode (Schrott), inkl. der Kommunikationsstufen (beispielsweise drei Stufen von "Verschrottung“ über "1. Erinnerung Verschrottung“ bis "2. Erinnerung Verschrottung“) zu pflegen, damit der Beleg mit dem Andruck "Verschrottungsantrag“ verschickt wird. Für weitere standardisierte Texte werden zur einzelnen Stufe Vor- und Nachtexte gepflegt, welche ebenfalls angedruckt werden.

Der Informationsmanager bietet die Möglichkeit, dass bei Ablehnung eines Kostenvoranschlags automatisiert eine Verschrottung erstellt werden kann (Ablehnung bedeutet in dem Fall nicht notwendig, da die Aufbereitung unwirtschaftlich wäre). Dazu ist in der Kommunikationsstatusvorlage des Reparaturkostenvoranschlags ein weiterer Statuscode einzupflegen, "KV nicht notwendig, da verschrotten“. Dieser bekommt den Status "Info. nicht OK“ und als folgender Anforderungs- bzw. Vorlagencode jeweils die zuvor eingerichteten Codes "SCHROTT“. Dadurch erzeugt das System automatisch einen Verschrottungsantrag, wenn die Informationsanforderung des Kostenvoranschlags nicht OK ist und der neu angelegte Statuscode ausgewählt wird. Zuletzt ist auch für diese Zeile ein Bearbeitungsstatus für das Modul "Technik & Wartung" zu pflegen.

Hier im Beispiel in der Zeile 61A ANFNN Schrott in den Spalten "Folge Anforderungscode“, "Folge Vorlagencode“ und "Folge Anforderungsstatus“ ersichtlich:

Prozessschritte#

ServicetechnikerInnen bekommen mittels Bearbeitungsstatus einen Technikauftrag zugewiesen, in dem der Aufwand für die Instandsetzung geschätzt werden soll. Dazu werden im Planungsregister die benötigten Aufwände erfasst.

Da dabei festgestellt wurde, dass die Aufbereitung unwirtschaftlich ist, wird nun die Planung mittels Funktion "Planung abschließen“ im Technikauftrag abgeschlossen und Bearbeitungsstatus wird in der Technikauftragszeile auf "22A AUSSONDERUNG“ umgesetzt.

Durch die Kacheln im Rollencenter, wird dieser Call auch den TechnikerInnen in den ermittelten Kostenvoranschlägen mit dem entsprechenden Status angezeigt.

Vom Call aus wird der Abrechnungsplan geöffnet und darüber gelangt man nun in den entsprechenden Vorgang, um die Informationsanforderung des Kostenvoranschlages zu bearbeiten.

Mittels der Funktion "Info nicht OK“ wird diese Info.-Anforderung auf den Status "61A ANFNN SCHROTT“ gesetzt und die folgende Info.-Anforderung für den Verschrottungsantrag öffnet sich.

Antrag auf verschrotten#

Aufgrund der Einrichtung im Hintergrund erkennt das System nun automatisch, dass sofort ein Verschrottungsantrag zu erstellen ist. Es öffnet sich eine Maske, in der die Zeilen mit dem Haken "Ausgabe“ markiert werden können, welche auf dem Verschrottungsantrag mit übermittelt werden können. Dabei werden die geschätzten abrechenbaren Aufwände angezeigt.

Das System hat eine neue Info.-Anforderung für die Verschrottung erzeugt.

Durch die dahinterliegende Einrichtung, haben sowohl Call als auch Technikauftrag den Bearbeitungsstatus, dass die Verschrottung beantragt worden ist.

Wenn die Verschrottung beantwortet ist, wird der Status gemäß der Antwort umgesetzt.

Auch hier hat sich der Bearbeitungsstatus wieder in Call und Technikauftrag automatisch umgesetzt, sodass TechnikerInnen nun die Verschrottung durchführen können. Im Rollencenter im Arbeitsvorrat der TechnikerInnen wird der Technikauftrag nun aufgeführt.

Verschrottung ist genehmigt#

TechnikerInnen sehen über die Kacheln in ihrem Arbeitsvorrat auch die Technikaufträge, die den Bearbeitungsstatus "Verschrottung genehmigt“ tragen - "61 A SCHROTT GEN".

Der Technikauftrag wird geöffnet und erkannt, dass das Gerät verschrottet werden darf. Von dort aus wird in den Call gewechselt. Es wird in den laufenden Prozess unter dem Technikauftrag die Zeile zur Verschrottung eingefügt, damit bei Abschluss des Technikauftrags der Folgebeleg der Verschrottung erstellt wird.

TechnikerInnen kehren in den Technikauftrag zurück und schließen diesen wie gewohnt ab. Eventuell bereits entstandenen Verbräuche können vorher noch über den gewohnten Weg abgebucht werden.

Der Folgebeleg "SCHROTT“ zur Verschrottung wird erstellt. Es handelt sich um ein Artikelbuchblatt.

Wird die Verschrottung gebucht, so wird die Seriennummer auf der Karte gesperrt, ein Haken verschrottet wird gesetzt und "verschrottet am“ und "verschrottet durch“ wird ebenfalls gefüllt.

Die Automatik der Prozesskette ist unterbrochen und es kann nun entschieden werden, wie der Prozess abgeschlossen werden soll oder verändert werden muss.

Der nächste Prozessschritt wäre die Lieferung des reparierten Geräts. Da das ausgesonderte verschrottete Gerät nicht mehr geliefert wird, kann die Zeile "Versand“ gelöscht werden.

Alternativ kann hier auch der Bearbeitungsstatus so umgestellt werden, dass der ID sich diesen Status filtert. Derzeit steht der Call auf "41A GE BEARB BEEN". Der Call ist nicht geschlossen.

Der Prozess wäre für die Aussonderung an dieser Stelle beendet. Wenn das neue Gerät an den/die Patienten/Patientin geliefert wird, soll das Leihgerät zurückgeholt werden. Im Technikgeräteeingang wird dann auf den bestehenden Call verwiesen und der Call wird bis zum Ende bearbeitet.

Beenden der Vorgansperiodenkarte#

Parallel setzt der Innendienst in der Vorgangsperiodenkarte des Reparaturvorgangs das tatsächliche Enddatum, um die Faktura der Reparatur zu unterbinden.

Unexpected Return#

Als ein unexpected return in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ wird jeder unerwartete Wareneingang eines (un-) bekannten Geräts gesehen. Das bedeutet, dass zum angekommenen Gerät kein Call existiert, mit dessen Hilfe die Ware eingebucht werden kann.

Wenn das Gerät ankommt, wird auch dieses Hilfsmittel über den Technikgeräteeingang eingebucht. Nachdem die Seriennummer erfasst worden ist, sind auch hier Lagerort/ Lagerplatz nachzufassen, da kein Call bzw. Rücknahme vorhanden sind. Zudem sind ggf. auch Betriebsstunden oder Gerätemerkmale zu erfassen.

Obwohl weder Call noch Rücknahme vorhanden sind, wird das Gerät eingebucht, da vorher ein Call mit der Prozessart für unerwarteten Wareneingang aus der Technik Einrichtung angelegt wird. Aus dieser Prozessart heraus wird die Verkaufsrücknahme für den Wareneingang erzeugt und eingebucht.

Aufgrund der Prozessart bzw. des Bearbeitungsstatus kann nun im Rollencenter, beispielsweise in der Kachel "Call unklar“ der Call gefunden und bearbeitet werden.

Undefinierter Prozess#

Als undefinierter Prozess wird ein Call angesehen, welcher zwar für ein Gerät angelegt, aber nicht weiterbearbeitet worden ist. In diesem Fall fehlt die Prozessart, sodass unklar ist, was mit dem Gerät zu passieren hat. Auch diese Geräte sind im Wareneingang einzubuchen, müssen danach aber wieder kenntlich gemacht werden, dass für den Innendienst klar ist, dass hier Nacharbeiten nötig sind, um den richtigen Prozess in die Wege zu leiten.

Es wurde ein Call angelegt für ein konkretes Gerät, jedoch nicht weiterbearbeitet. So fehlt die Prozessart, um zu definieren, welcher Prozess hier anzuwenden ist.

Anschließend wird das Gerät geliefert und soll nun über den Technikgeräteeingang vereinnahmt werden. Dazu wird die Seriennummer sowie die Betriebsstunden erfasst und über "Buchen" der Wareneingang verbucht. Da keine Rücknahme vorhanden ist, sind außerdem im Technikgeräteeingang Lagerort und Lagerplatz zu pflegen.

Das System hat nun keinen neuen Call angelegt, sondern erkannt, dass für das Gerät bereits einer vorhanden ist. Die Meldung "Das Gerät wurde mit der Callnummer Cxxxxxxx im System erfasst. Beleg anzeigen?“ erscheint.

Stattdessen wurde im bereits bestehenden Call die Prozessart für undefinierte Prozesse aus der Technik Einrichtung eingesteuert und die Rücknahme dieser Prozessart verbucht.

Nun kann der Innendienst, anhand des Bearbeitungsstatus "10A UNDEF“, erkennen, dass hier noch etwas zu tun ist, beispielsweise direkt im Rollencenter in der Kachel der unklaren Calls.

Scanprozess Serviceschein und Zuordnung zur Info.-Anforderung#

Zur Abrechnung der Reparatur oder Wartung muss in den meisten Fällen der Serviceschein für den Nachweis der erbrachten Leistung beigefügt werden. Dieser Serviceschein wird aus dem Call ausgedruckt und bei Auslieferung des Geräts von den PatientInnen gegengezeichnet werden.

Einrichtung#

Die Informationsanforderung des Servicescheins bekommt die Anforderung Datenherkunft "Lieferung“. Dadurch verhält sich der Serviceschein im Service genauso, wie der Abliefernachweis bei der Versorgung. Die Info.-Anforderung wird bei Auslieferung des aufbereiteten Geräts erzeugt und kann durch Zuordnung des Servicescheinscans mit "OK" zurückgemeldet werden.

Scanprozess Serviceschein#

Ein Vorgang zu einer Reparatur wurde erzeugt. Im Abrechnungsplan enthalten, ist lediglich der KV und noch nicht der Serviceschein.

Nach Genehmigung des Kostenvoranschlags wird die Reparatur durchgeführt und der Technikauftrag abgeschlossen, sodass der Versandauftrag zur Auslieferung erzeugt wird. Das Lager bucht den Warenausgang zum Auftrag.

Dabei wird der Serviceschein ausgedruckt, welcher vom Debitor gegengezeichnet wird, zum Nachweis der erbrachten Dienstleistung.

Im Abrechnungsplan ist durch die Auslieferung des aufbereiteten Geräts die Informationsanforderung für den Serviceschein erzeugt worden.

Der Servicescheinrückläufer wird nach dem Scan in der eBox unter den ungeprüften Dokumenten abgerufen und bearbeitet, sodass das Dokument in den geprüften Eingang übermittelt werden kann. Über die Funktion "Abschließen" wird der ungeprüfte Serviceschein in den geprüften Dokumenteneingang übermittelt.

Der Serviceschein wird in den geprüften Dokumenten mit der eBox Unterart "sonstige Dokumente“ abgerufen und in die eigene eBox gezogen.

Anschließend ist der Serviceschein im Feld "Belegnr." auszuwählen sowie der Debitor einzutragen und der Serviceschein wird der Info.-Anforderung zugeordnet und mit "Info OK“ bestätigt.

Zuletzt wird der Eintrag in der eBox mit der Funktion "Archivieren“ an die Info.-Anforderung archiviert und im Abrechnungsplan ist die Anforderung des Servicescheins damit auf den Status "Info OK", sodass nun abgerechnet werden kann.

Weitere Informationen#

In diesem Abschnitt werden weitere, prozess- oder einrichtungsunabhängige Seiten und Funktionen aufgeführt und erläutert.

Bearbeitungsstatusposten#

In den Bearbeitungsstatusposten werden die Wechsel des Bearbeitungsstatus aus dem Call oder Technikauftrag heraus dokumentiert. Bei jedem manuellen oder automatischen Wechsel des Status wird ein Eintrag in diese Tabelle geschrieben. Wie bereits im Abschnitt "Technik Bearbeitungsstatus" und "Call - Inforegister Callzeilen" beschrieben, können diese Bearbeitungsstatusposten für einen einzelnen Call angezeigt und geöffnet werden. Es gibt weiterhin auch die Möglichkeit, eine gesamte Übersicht der Bearbeitungsstatusposten anzeigen zu lassen. Mit der Anwendersuche können Sie hierzu die Seite "Kundenservice – Beendete Bearbeitungsstatusposten“ aufrufen.

In der Seite wird mitgeschrieben, welche BenutzerInnen, wann und wie einen Bearbeitungsstatus geändert haben. Dadurch besteht nun die Möglichkeit, Call für Call auszuwerten, wie lange ein Service von der Anlage des Calls bis zum Abschluss durch den letzten Statuswechsel gedauert hat, um weitere Potenziale der Optimierung auszumachen. Zudem kann auf diese Weise auch pro MitarbeiterIn ausgewertet werden, welche Aufgaben diese/r am Tag bearbeitet hat.

Betriebsstunden am Vorgang oder Marketing Cockpit#

Die Erfassung der Betriebsstunden bzw. die Anzeige dieser auf Basis eines Geräts wurde bereits im Abschnitt "Seriennr.-Informationskarte - Aktionsbereich Start“ erläutert. Im Rahmen einer Fallpauschalversorgung kann es auch sein, dass ein/ PatientIn mehrere Geräte während eines Vorgangs im Einsatz hatte. Für die Bewertung der Verlängerung einer Versorgung muss es möglich sein, die Summe der Betriebsstunden zu einem Vorgang über mehrere Geräte hinweg einzusehen.

Dazu wird die Vorgangskarte geöffnet und die Funktion "Gerätebetriebsstundenliste" ausgeführt.

Dort werden alle Betriebsstunden aller im Rahmen des Vorgangs in Verkehr gebrachter Geräte angezeigt und aufsummiert.

Diese Gerätebetriebsstundenliste gibt es ebenfalls auf dem Marketing Cockpit des Kunden und kann dort über “Vorgang“ > "Gerätebetriebsstundenliste“ im Menüband eingesehen werden.

Warnhinweise#

Im Marketing Cockpit können pro Debitor Warnhinweise gepflegt werden. Diese Hinweise werden ebenfalls im Modul "Technik & Wartung" an mehreren Stellen, gemäß der Einrichtung, zum Schutz der MitarbeiterInnen, angezeigt.

Wenn ein Technikauftrag geöffnet wird, erscheint je nach Einrichtung, als Hinweis ein Informationsfenster mit dem Krankheitsbild.

Wenn die Maske bestätigt wird, läuft zusätzlich ein Banner mit den gleichen Informationen im Technikauftrag im Inforegister "Hinweise“ durch.

Gleiches passiert auch im Technikgeräteeingang bzw. im Wareneingang, wenn eine Rücknahme oder ein Gerät ausgewählt wird und Warnhinweise hinterlegt sind, werden diese in gleicher Form angezeigt.

Vertragszuordnung#

Existiert kein Krankenkassenvertrag auf der Seriennr.-Informationskarte (weil das Gerät beispielsweise über die Datenübernahme erfasst worden ist), so werden mithilfe dieser Funktionen alle gültigen Verträge angezeigt. Wenn ein Gerät außer Haus ist und somit eine/n BesitzerIn hat (ohne BesitzerIn keine automatisierte Vertragszuordnung) wird auf Basis der zuständigen Krankenkasse und der Zugehörigkeit des Artikels, der Vertrag angezeigt.

Abgeschlossene Belege#

Neben den Standardbelegen zur Dokumentation von Lieferungen, Rücknahmen oder Wareneingängen, gibt es auch die Möglichkeit, die abgeschlossenen Technikaufträge und Calls einzusehen.

In den beendeten Calls können alle dort heraus erzeugten abgeschlossenen Belege eingesehen werden, genauso wie die Befundungen, Bearbeitungsstatusposten oder Bemerkungen.

Auch im beendeten Technikauftrag finden sich Informationen zu Befundungen oder Anmerkungen wieder. Zudem können hier auch die durchgeführten Arbeiten und verbrauchten Aufwände in Form der Artikel- und Ressourcenposten eingesehen werden.

Ändern der Zeilen in den verknüpften Belegen#

Es besteht jederzeit die Möglichkeit, im Call die verknüpften Belege manuell anzupassen. Auch wenn die Prozessart bestimmte Schritte vorgibt, können diese manuell entfernt werden. Auch besteht die Möglichkeit, weitere Schritte jederzeit zu ergänzen. Soll die Automatik greifen, muss die Zeile an der richtigen Stelle nachfolgend zum aktuell erzeugten Beleg eingetragen werden. Rückwirkend können keine Belege automatisch erstellt werden.

Arbeitsablauf- und Benachrichtigungsmanager (ABM)#

Mit Hilfe des Arbeitsablauf- und Benachrichtigungsmanagers (ABM) ist es möglich, häufig auftretende Prozesse in Prozessvorlagen abzubilden und darüber gesteuert abzuwickeln. Der aktuelle Bearbeitungsstand wird dabei in dem jeweiligen Prozessschritt festgehalten, so dass eine Rückverfolgung der durchgeführten Aktionen bis zum Abschluss des Prozesses gewährleistet ist.

Einrichtung#

Rollencenter#

Für die Arbeiten mit dem ABM steht ein eigenes Rollencenter zur Verfügung, das den BenutzerInnen über "Meine Einstellungen“ zugewiesen werden kann.

Prozess Einrichtung#

In der Prozess Einrichtung werden Einstellungen zum Buchungscode, zu Kontakten und den Prozessen hinterlegt:

Prozess Benutzer Einrichtung#

In der Prozess Benutzer Einrichtung werden die Benutzer des ABM eingerichtet. Nur die hier eingetragenen Benutzer können Prozesse erzeugen, ausführen und freigeben. Die Einrichtung beinhaltet auch die Zuordnung zum Verkäufer und die Verwaltung der digitalen Unterschrift für Call-basierte Prozesse:

Über die Schaltfläche "Prozess Berechtigungsgruppen“ können BenutzerInnen beliebig viele Prozess Berechtigungsgruppen zugewiesen werden.

Damit setzen sich die Berechtigungen eines Benutzers aus den Summen der Einzelberechtigungen aus den zugeordneten Berechtigungsgruppen zusammen. Ist z.B. für einen Prozess eine bestimmte Berechtigung erforderlich, muss der Benutzer des Prozesses in mindestens einer seiner zugeordneten Berechtigungsgruppen über diese Berechtigung verfügen.

Call Berechtigungsgruppen#

In den Call Berechtigungsgruppen werden die einzelnen Prozess Berechtigungen zusammengefasst. Diese können anschließend BenutzerInnen zugewiesen werden.

In den Call Berechtigungszeilen sind die Einzelberechtigungen hinterlegt, die zu einer Prozess Berechtigungsgruppe zusammengefasst werden sollen.

Prozessgruppen#

Mittels Prozessgruppen können Prozessvorlagen frei gruppiert werden, dies erleichtert die Suche und Filterung.

Prozessvorlagen#

Die Prozessvorlagen bieten eine Übersicht über die bereits vorhandenen Prozessvorlagen.

Über die Schaltfläche "Neu“ kann eine neue Prozessvorlage definiert werden, weitere Informationen siehe Neue Prozessvorlagen definieren.

Neue Prozessvorlagen definieren#

Aus Prozessvorlagen werden die Prozesse erzeugt. Alles, was in einer Prozessvorlage definiert ist, ist dann auch im dazugehörigen Prozess verfügbar.

Existiert für einen neuen Prozess noch keine Prozessvorlage und/oder keine Prozessvorlage, die in weiten Teilen übernommen werden kann, muss basierend auf einer leeren Prozessvorlage eine neue angelegt werden.

Prozessvorlagenkarte#

Neben den Daten im Inforegister "Allgemein“ müssen ebenso die Prozessvorlagenschritte und der dazugehörige Prozessvorlagenschritt angelegt werden. Sind so weit alle Prozessvorlagenschritte definiert, muss die Prozessvorlage freigegeben werden, sonst können keine Prozesse davon erstellt werden.

Nachfolgend werden Ihnen die Felder im Einzelnen näher erläutert:

Inforegister Allgemein#

Das Inforegister "Allgemein“ beinhaltet allgemeine Daten zur angelegten Prozessvorlage:

Inforegister Prozessvorlagenschritte#

Im Inforegister "Prozessvorlagenschritte“ wird der Prozess, der im System verwendet werden soll, abgebildet. Dazu wird er in einzelne Schritte unterteilt, die durch einzelne Zeilen abgebildet werden.

Zeilen des Inforegisters#

Jede Zeile repräsentiert einen Prozessschritt. Ihr kann Belege zugeordnet werden, sie kann als Pflicht gekennzeichnet oder automatisch gestartet oder beendet werden. Dazu müssen die folgenden Felder entsprechend ausgefüllt werden:

Schaltflächen des Inforegisters#

Neben den Zeilen verfügt das Inforegister zusätzlich über folgende Schaltflächen:

Bedingung
Zu jeder Zeile der Prozessvorlagenschritte können über diese Schaltfläche Bedingungen hinterlegt werden. Dies ist immer dann erforderlich, wenn ein Prozessschritt nur ausgeführt werden soll, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt bzw. nicht erfüllt ist, z.B. es soll eine Mail ausschließlich für seriennummernpflichtige Artikel erzeugt werden. Durch Anklicken der Schaltfläche "Bedingung“ öffnet sich die entsprechende Karte zum Einrichten der Bedingung.

In der ersten Zeile der Prozessvorlage Bedingungen muss im Feld "Von Tabellennr.“ immer die Tabelle ausgewählt werden, auf die sich die Belegart des Prozessvorlagenschritts bezieht, für den eine Bedingung eingerichtet werden soll, z.B. die Tabelle 27 Artikel, wenn die Belegart des Prozessvorlagenschritts "Artikel“ ist. In das Feld "Nach Tabellennr.“ muss die Tabelle eingetragen werden, die das Feld, welches durch die Bedingung abgeprüft werden soll, enthält.

Bezieht sich die Bedingung auf Felder derselben Tabelle, muss hier dieselbe Tabelle wie im Feld "Von Tabellennr.“ eingetragen werden. Über die Schaltfläche "Verbindung“ im Menüband werden dann die Felder der Ausgangstabelle mit denen der zu prüfenden Tabelle miteinander verknüpft.

Bezieht sich die Bedingung auf dieselbe Tabelle, kann anstelle der Verknüpfung ein Filter auf das entsprechende Feld gesetzt und der Feldwert, der für die Bedingung maßgeblich ist, ausgewählt werden.

Neue Zeile
Durch Betätigen der Schaltfläche wird eine neue Zeile oberhalb eines markierten Prozessschritts eingefügt.

Zeile löschen
Durch Betätigen der Schaltfläche wird die markierte Zeile gelöscht. Zuvor erscheint nochmals eine Sicherheitsabfrage, ob die Zeile tatsächlich gelöscht werden soll.

Inforegister Prozessvorlagenschritt#

Abhängig von der gewählten Art der Prozessvorlagenschritte siehe "Inforegister Prozessvorlagenschritt" werden im Inforegister Prozessvorlagenschritt unterschiedliche Felder angezeigt. Voraussetzung dafür ist, dass in den Prozessvorlagenschritten die Felder Art, Belegart und Beschreibung ausgefüllt sind.

Prozessvorlagenschritt zu Prozessvorlagenschritte Art = Erstellen#

Ist im Inforegister Prozessvorlagenschritte das Feld "Art" auf "Erstellen“ gesetzt, muss im Inforegister Prozessvorlagenschritt die zu erstellende Auftragsart ausgewählt werden.

Abhängig davon, welche Belegart im Inforegister Prozessvorlagenschritte ausgewählt ist, können die folgenden Auftragsarten ausgewählt werden:

Weitere Felder bei Belegart = Verkaufsbeleg
Für die Kombination Art = Erstellen und Belegart = Verkaufsbeleg müssen neben der zu erstellenden Auftragsart noch die folgenden Felder im Inforegister Prozessvorlagenschritt ausgefüllt werden:

Weitere Felder bei Belegart = Einkaufsbeleg
Für die Kombination Art = Erstellen und Belegart = Einkaufsbeleg müssen neben der zu erstellenden Auftragsart noch die folgenden Felder im Inforegister Prozessvorlagenschritt ausgefüllt werden:

Weitere Felder bei Belegart = Umlagerungsauftrag und bei Belegart = Umlagerungsbuch.-Blatt
Für die Kombination Art = Erstellen und Belegart = Umlagerungsauftrag oder Art = Erstellen und Belegart = Umlagerungsbuch.-Blatt müssen neben der zu erstellenden Auftragsart noch die folgenden Felder im Inforegister Prozessvorlagenschritt ausgefüllt werden:

Prozessvorlagenschritt zu Prozessvorlagenschritte Art = Benachrichtigen#

Ist im Inforegister Prozessvorlagenschritte das Feld Art auf Benachrichtigen gesetzt, müssen im Inforegister Prozessvorlagenschritt die folgenden Felder ausgefüllt werden:

Prozessvorlagenschritt zu Prozessvorlagenschritte Art = Entscheiden#

Ist im Inforegister Prozessvorlagenschritte das Feld Art auf Entscheiden gesetzt, müssen im Inforegister Prozessvorlagenschritt die folgenden Felder ausgefüllt werden:

Prozessvorlagenschritt zu Prozessvorlagenschritte Art = Hyperlink#

Ist im Inforegister Prozessvorlagenschritte das Feld "Art" auf Hyperlink gesetzt, müssen im Inforegister Prozessvorlagenschritt die folgenden Felder ausgefüllt werden:

Menüband#

Im Menüband können folgenden Aktionen ausgeführt werden:

Freigeben#

Mit der Ausführung der Aktion "Freigeben“ wird die Prozessvorlage in den entsprechenden Status gesetzt. Nur eine freigegebene Prozessvorlage kann innerhalb der Prozesse verwendet werden.

Status zurücksetzen#

Mit der Ausführung der Aktion "Status zurücksetzen“ kann eine freigegebene Prozessvorlage in den Status "Offen“ zurückversetzt werden. Nur offene Prozessvorlagen können bearbeitet werden.

Prozess erstellen#

Mit der Schaltfläche "Prozess erstellen“ wird auf Basis der freigegebenen Prozessvorlage ein neuer Prozess erzeugt.

Vorlagenzeilen kopieren#

Die Schaltfläche "Vorlagenzeile kopieren“ ermöglicht es, Prozessvorlagenschritte aus einer bereits bestehenden Prozessvorlage zu kopieren.

Hierzu muss zunächst eine neue, leere Prozessvorlage angelegt werden. Durch die Funktion "Vorlagenzeilen kopieren“ im Menüband können Sie anschließend die Prozessvorlage auswählen, von der die Prozessvorlagenschritte kopiert werden sollen.

Neuen Prozess anlegen und bearbeiten#

Ein neuer Prozess kann nur von einer freigegebenen Prozessvorlage erzeugt werden. Hierzu klicken Sie auf den Stapel "Prozessvorlage – Freigegeben“ und wählen die passende Vorlage aus.

Anschließen klicken Sie auf die Schaltfläche "Prozess erstellen“ im Menüband um eine neue Prozesskarte anzulegen.

Prozesskarte#

Eine Prozesskarte wird nach Erstellung vom System automatisch geöffnet. Alternativ kann diese zu einem späteren Zeitpunkt über die entsprechende Kachel aus dem Rollencenter KUMAVISION Arbeitsablauf- und Benachrichtigungsmanager (ABM) aufgerufen werden.

Inforegister Allgemein#

Das Inforegister "Allgemein“ beinhaltet allgemeine Daten zum angelegten Prozess:

Inforegister Kontakte#

Das Inforegister "Kontakte“ enthält zum einen Zeilen, um die am Prozess beteiligten Kontakte zu erfassen, zum anderen Schaltflächen, mit denen bestimmte Funktionen ausgeführt werden können. Folgende Felder stehen in den Zeilen zur Kontakterfassung zur Verfügung:

Über die Schaltfläche "Telefonnummer anrufen“ kann, wenn beim Kontakt eine Telefonnummer hinterlegt und KUMAVISION healthcare365 an die Telefonanlage angebunden ist, direkt der Kontakt angerufen werden, analog funktioniert dies auch über die Schaltfläche "Mobiltelefonnr. anrufen“.

Über die Schaltfläche "Neue Zeile“ bzw. "Zeile löschen“ wird den Zeilen ein (neuer) Eintrag hinzugefügt bzw. gelöscht.

Inforegister Positionen#

Positionen werden über das Menüband ausgewählt. Abhängig davon, ob der Prozess für einen Debitor, Kreditor oder Kontakt verwendet wird, werden unterschiedliche Schaltflächen angezeigt: Handelt es sich um einen Debitor, werden Verkaufsbelege, bei einem Kreditor Einkaufsbelege und bei Kontakten interne Belege aus der Produktion angeboten.

Für alle 3 stehen zudem beendete Technik-Calls und beendete RuB-Calls zur Auswahl. Über die entsprechende Schaltfläche können dann Positionen aus dem ausgewählten Beleg in den Prozess eingefügt werden. Alternativ können die Positionen auch manuell erfasst werden.

Nach Auswahl der gewünschten Positionen erscheinen diese in den Zeilen im Inforegister Positionen.

Inforegister Prozessschritte#

Im Inforegister "Prozessschritte“ werden die einzelnen Schritte angezeigt, die während der Abarbeitung des Prozesses durchlaufen werden. Welche das sind, hängt von der gewählten Prozessvorlage ab, die für den Prozess verwendet wird. Daher sind die einzelnen Prozessschritte in einem Prozess nicht mehr änderbar.

Mit Hilfe der Schaltflächen "Vorherige Zeile“ bzw. "Nächste Zeile“ können die einzelnen Prozessschritte ausgeführt werden, der erste Schritt wird dabei mit "Nächste Zeile“ gestartet. Insgesamt muss die Schaltfläche mehrfach betätigt werden, beim ersten Klick wird die nächste Zeile selektiert, beim zweiten Klick der Prozessschritt gestartet und gleichzeitig die Checkbox "Begonnen“ aktiviert und mit dem dritten Klick beendet. Beim Beenden wird geprüft, ob der Prozessschritt erfolgreich abgeschlossen werden konnte, ist dies der Fall, wird die Checkbox "Beendet“ aktiviert.

Menüband#

Abhängig davon, ob sich der Prozess auf einen Kreditor oder Debitor bezieht, beinhalten das Menüband unterschiedliche Schaltflächen.

Aus dem Start- bzw. Zugehörig Reiter des Menübands kann die zum Prozess gehörende Kreditoren- bzw. Debitorenkarte aufgerufen werden.

Über den Reiter "Select Position“ können über die unterschiedlichen Schaltflächen die zum Kreditor bzw. Debitor gehörenden Belege aufgerufen werden, um daraus die Positionen in den Prozess einzufügen. Außerdem steht Ihnen der Reiter "Status“ zur Verfügung, welcher jeweils die Schaltflächen Freigeben, Status zurücksetzen und Abschließen, mit denen der Status des Prozesses entsprechend verändert werden kann, zur Verfügung.

Bitte beachten Sie, um den Prozess abzuarbeiten, muss dieser zuerst freigegeben werden.

Prozess abschließen#

Freigegebene Prozesse können über die Schaltfläche "Abschließen“ des Menübands abgeschlossen werden.

Dabei wird automatisch geprüft, ob noch offene Belege aus den jeweiligen Prozessschritten existieren, ist dies der Fall, wird die Aktion mit einer entsprechenden Fehlermeldung abgebrochen, der Prozess ist dann weiterhin in der Übersicht der freigegebenen Prozesse zu finden.

Kann der Prozess abgeschlossen werden, wird er ins Archiv verschoben und ist nicht mehr änderbar. Alle archivierten Prozesse können direkt aus dem Rollencenter über die Kachel "Prozess – Archiviert“ aufgerufen werden.

Gleichzeitig werden auch alle zum Prozess gehörenden Belege archiviert, diese können dann direkt aus dem Rollencenter über die Kachel "Prozessbelege – Archiviert“ aufgerufen werden.

Prozesse aus einem Call anlegen#

Prozesse können aus Calls heraus angelegt werden, d.h. sie werden nicht alleinstehend gestartet. Dazu muss der Call als Prozess klassifiziert werden, zur Auswahl stehen dann alle Prozessvorlagen, die sich im Status "Freigegeben" befinden. Die in der Prozessvorlage definierten Schritte werden dann automatisch in den Prozess übernommen und im Call durch die BenutzerInnen bearbeitet.

Um einen Prozess aus einem Call anzulegen, öffnen Sie zunächst die gewünschte Kontaktkarte. Über den Menüpunkt "Neuer Call“ öffnet sich die Call-Klassifizierung, in der Sie die Checkbox "Prozess“ aktivieren und die Auswahl mit "OK“ bestätigen.

Darauffolgend öffnet sich die Prozessvorlagen Übersicht über der Sie die gewünschte Prozessvorlage, die für den Call verwendet werden soll, auswählen können.

Der entsprechende Prozess wird automatisch geöffnet, die Kontaktdaten des ausgewählten Kontakts werden übernommen. Um den Prozess durchlaufen zu können, muss er zuerst freigegeben werden. Anschließend kann der Prozess wie gewohnt durchlaufen werden.