Rezeptabwicklung Teil 2#

elektronischer Kostenvoranschlag (EKV)#

Für das elektronische Kostenvoranschlagsverfahren werden mit zertifizierten Partnern zeitsparend und nachvollziehbar Informationen ausgetauscht. Dieser Weg erleichtert die Auftragsbearbeitung und bietet die Möglichkeit, neben den Daten die erforderlichen Unterlagen kosteneffizient zu übermitteln. Zudem werden Entscheidungen direkt zugestellt und für die Weiterverarbeitung zusammengefasst.

Einrichtung#

EKV Einrichtung#

Inforegister Allgemein#

Inforegister Vorgaben#

Inforegister Datenherkunft#

Inforegister Nachrichten Löschen#

Inforegister Dokumentenarchiv#

Kann auf das Dokumenten-Archiv (DMS) nicht zugegriffen werden, um einem ausgehenden EKV ein Dokument anzuhängen, dann kann eine E-Mail versendet. Hierfür richten Sie folgende Felder ein:

EKV Partner#

EKV Partner Debitor#

Ablehnungsgründe#

Wird ein Kostenvoranschlag vom Clearing Partner mit dem KV-Status "Genehmigt“ oder "Teilgenehmigt“ zurückgemeldet, dann findet eine Prüfung gegen die definierten Ablehnungsgründe statt.

Wurde mindestens ein Wert der dort aufgeführten Felder der Tabellen "Kostenvoranschlag Kopf“ oder "Kostenvoranschlag Zeile“ außerhalb der Toleranz (numerische Felder) oder innerhalb der Filterbedingung (nicht numerische Felder) geändert, dann wird der KV-Status vom System auf "Abgelehnt“ geändert.

Es werden zwei Fälle unterschieden, die in der genannten Reihenfolge geprüft werden:

1. Zum einen kann eine Filterbedingung angegeben werden, die unabhängig von den CLP geänderten Daten zu einer systemseitigen Ablehnung führt. Trifft sie zu, dann wird der KV-Status auf "Abgelehnt“ gesetzt.

2. Zum anderen kann eine Änderung der Daten durch den CLP zu einer Ablehnung im System führen. Bei numerischen Feldern (bspw. Beträge) müssen, falls angegeben, sowohl die absolute als auch die relative Toleranz eingehalten werden.

EKV Zusatzfeld Definition#

In der Einrichtung der "EKV Zusatzfeld Definition" können Felder definiert werden, deren Werte als Merkmal auf Zeilenebene an den Clearing Partner übergeben werden.

Bei Egeko und MIP finden sich diese im XML-Element "further-criteria“ bzw. "merkmale“. Die Einrichtungsseite gliedert sich in die Zusatzfeld Daten und die dazu gehörigen Tabellen-Verknüpfungen in der Unterseite "Tabellen Verknüpfung“.

EKV Zusatzfeld Definition Kopf#

Tabellen Verknüpfung#

Beispiele für die Einrichtung#

Beispiel 1:
Aus der zum EKV gehörigen Vorgangsperiode soll das Feld "Gesamt Nutzungsstunden“ als Merkmale an den Clearing Partner übertragen werden.

Da sich die Daten zur Vorgangsperiode im EKV-Kopf befinden, muss sich die oberste Verknüpfungsebene ("Tabelle Verknüpfung Ebene“ = 0) auf die Tabelle 5008672 "Kostenvoranschlag Kopf“ beziehen. In der nächsten Zeile wird eine Verknüpfung mit der Tabelle 5007281 "Vorgangsperiode“ hergestellt ("Tabelle Verknüpfung Ebene“ =1) erstellt.

In den beiden darauffolgenden Zeilen werden die Felder definiert, deren Werte übertragen werden sollen. Zum Beispiel:

Als Name des Merkmals wird bei Egeko und MIP der Eintrag des Feldes "Egeko Merkmal Bezeichnung“ (Usage Hours (total)) bzw. "MIP Merkmal Bezeichnung“ (Nutzungsstunden (gesamt)) verwendet.

Auf dem Inforegister "Tabellen Verknüpfung“ müssen für jede Verknüpfung zweier Tabellen für den Datensatz der untergeordneten Tabelle die Verknüpfungsbedingungen hinterlegt sein. Dazu muss der Datensatz dieser untergeordneten Tabelle den Fokus haben (hier die Zeile: Tabelle Vorgangsperiode). Neue Zeilen werden mit der Aktion "Neue Zeile erstellen“ erstellt. Dies ist grundsätzlich nur möglich, wenn der aktuelle Datensatz der Zusatzfeld Definition folgende Bedingungen erfüllt:

1. Das Feld "Art“ muss den Wert "Tabelle“ aufweisen
2. Der Wert der Felder "ID“ und "Tabelle" welche mit der Tabelle "lfd. Nr.“ verknüpft sind, muss größer als Null sein.

Für den relevanten Datensatz der Vorgangsperiode müssen folgende Einrichtungen auf dem Inforegister "Tabellen Verknüpfung" vorgenommen werden:

Beispiel 2:

Für jede EKV-Zeile soll der Wert des Feldes "Betriebsstunden (Abgelesen)“ des letzten Eintrags der Betriebsstunden zum aktuellen Gerät als Merkmale an den Clearing Partner übertragen werden.

Da sich die Daten zum aktuellen Gerät in der EKV-Zeile befinden, muss sich die oberste Verknüpfungsebene ("Tabelle Verknüpfung Ebene“ = 0) auf die Tabelle 5008673 "Kostenvoranschlag Zeile“ beziehen ("lfd. Nr.“ 1).

In der nächsten Zeile ("lfd. Nr.“ 2) wird eine Verknüpfung mit der Tabelle 5007335 "Betriebsstunden“ hergestellt. In der darauffolgenden Zeile ("lfd. Nr.“ 3) wird das Feld definiert, dessen Wert übertragen werden sollen.

Als Name des Merkmals wird bei Egeko und MIP der Eintrag des Feldes "Egeko Merkmal Bezeichnung“ bzw. "MIP Merkmal Bezeichnung“ verwendet. Da der Wert aus dem neuesten (letzten) Eintrag der Betriebsstunden-Tabelle übermittelt werden soll, findet sich im Feld "Filterbedingung“ der Begriff "findlast“.

Alle hier genannten Zeilen gehören zur EKV Art = EKV Zeile.

Für den relevanten Datensatz der Betriebsstunden müssen die Werte der Felder 28 "Nr.“ und 77 "Seriennr.“ der Tabelle 5008673 "Kostenvoranschlag Zeile“ (übergeordnete Tabelle) mit denjenigen Werten der Felder 1 "Artikelnr.“ bzw. 2 "Seriennr.“ der Tabelle 5007335 "Betriebsstunden“ (untergeordnete Tabelle) übereinstimmen. Dies ist in der Tabellen Verknüpfung zu hinterlegen:

EKV Betriebs-/Nutzungsstd. Zuweisungen#

An den Clearing Partner zu übermittelnde Betriebs- und Nutzungsstunden werden als Zusatzfelder auf der Seite "EKV Zusatzfeld Definition“ definiert. Um der Anforderung nachkommen zu können, dass krankenkassenabhängig Betriebs- und/oder Nutzungsstunden unter bestimmten Bedingungen nicht oder unter verschiedenen Namen übermittelt werden sollen, können auf der Seite "EKV Betriebs-/Nutzungsstd. Zuweisungen“ verschiedene Konstellationen festgelegt werden.

Über einen eindeutigen Code kann jeder Krankenkasse auf der Seite "EKV Partner Debitor" eine dieser Konstellationen zugeordnet werden. Ist dort kein Code hinterlegt, dann wird die Standard Egeko oder MIP Einrichtung verwendet. Wird kein passender Datensatz gefunden, dann bleiben die Zusatzdaten für Betriebs- und Nutzungsstunden unverändert.

Parameter-Prüfungen#

Werden beim Erstellen eines EKV die zugehörigen Zusatzdaten (Gerätemerkmale) ermittelt, so werden die gefundenen Zusatzfelder gegen die Daten der Seite "EKV notwendige Parameter-Prüfungen" geprüft. Nur wenn diese Prüfungen bestanden werden, findet eine Übernahme in die Zusatzfeldtabelle statt. Diese Bedingungen müssen für die Durchführung der Parameter-Prüfungen erfüllt sein:

1. Im Feld "Filterbedingung“ der Zusatzdaten-Definition steht an beliebiger Position der Wert "attributecheck“ (Groß-/Kleinschreibung beliebig).
2. Die Seite "EKV notwendige Parameter-Prüfungen“ enthält mindestens einen Datensatz.
3. Der zu übertragende Zusatzfeldwert gehört zur "Geräteparameter Belegzeile“.

Enthält die Einrichtungstabelle keinen Datensatz, dann werden alle gefundenen Zusatzfelddaten in den EKV übernommen. Ein Ausschluss von Kassen kann über die Definition in Debitornr. Krankenkassen Filter vorgenommen werden. Bsp. "§DAK“ oder "<>§AOK Bayern“

EKV DMS Konvertierung#

Aufgabenwarteschlangenposten#

Zur Steuerung der periodischen Prozesse des Datenaustausches zwischen Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ und den Clearing Partnern müssen fünf Aufgabenwarteschlangenposten mit den Parameterzeichenfolgen "send ekv“, "receive ekv“, "ekv messages“, "send ekv ship confirm“ und "del xml data records“ für die Objekt ID 5008671 erstellt werden.

Der Warteschlangenposten "ekv messages“ steuert das Versenden, Empfangen und Verarbeiten der Mail Nachrichten.

Der Warteschlangenposten "send ekv“ steuert das Versenden, Empfangen und Verarbeiten von Kostenvoranschlägen und Prozessbestätigungen.

Der Warteschlangenposten "receive ekv“ steuert das Abrufen, Empfangen und Verarbeiten von Antworten zu Kostenvoranschlägen und von Versorgungsaufträgen.

Der Warteschlangenposten "send ekv ship confirm“ steuert das Versenden der Lieferbestätigung.

Der Warteschlangenposten "del xml data records“ steuert das Löschen von EKV Posten.

Ablauf#

Das Erstellen eines neuen EKV erfolgt durch Ausführen der Aktion "Senden nach Voreinstellung“ in einer Info.-Anforderung, welche den Anforderungs-Statuscode "00 ANF ERZ“ hat.

Die Transaktionsnummer des erstellten EKV wird in einer Message Box angezeigt.

Der Anforderungs-Statuscode hat nun den Wert "10 ANF GES“.

Das Versenden des EKV erfolgt durch Ausführen des Aufgabenwarteschlangenpostens mit der Parameterzeichenfolge "send ekv“.

Datenaustausch mit dem Clearing Partner#

In den hier dargestellten Beispielen wurden die ausgehenden EKV-Posten an das Testsystem des Clearing Partners gesendet und die von dort empfangenen Nachrichten verarbeitet.

EGEKO#

Versenden des Kostenvoranschlags#

Kostenvoranschlag abgelehnt

Ein Kostenvoranschlag wird mit dem KV Status "Ungesendet“ und dem Sendestatus "Neu“ erstellt.

Der Aufgabenwarteschlangenposten mit der Parameterzeichenfolge "send ekv“ wird ausgeführt. Der neue ausgehende EKV-Posten mit der Belegart "Kostenvoranschlag“ wird erstellt und versendet.

Die ausgehende Nachricht enthält u. a. im Element "appendix“ die verketteten Base64-codierten Dokumente.

Für die Antwort wird ein neuer, eingehender EKV-Posten erstellt und verarbeitet.

Enthält der EKV-Posten für die eingehende Antwort u. a. den Fehlercode und den Fehlertext "HMV oder PZN erforderlich“, erfolgt die eingehende Rückmeldung mit dem KV Status "Fehlgeschlagen“ und dem Sendestatus "Partner Fehler“.

Der KV Status und der Sendestatus des zugehörigen (ursprünglichen), ausgehenden EKV wird auf "Gesendet" geändert.

Zudem wird ein Eintrag auf der Seite "DI-IM Dokumente" erstellt. Der Eintrag auf der Seite "DI-IM Dokumente" wird in die eBox abgerufen.

In der Infobox "EKV Änderungen“ wird das Vorhandensein von Textinformationen angezeigt.

Durch Klicken auf "Ja“ wird die Textinformation ausgegeben.

Textart: Fehlertext
Kopf: HMV oder PZN erforderlich. Bitte tragen Sie in dem Feld HMV-Nr. oder in dem Feld PZN einen Wert ein.

Kostenvoranschlag akzeptiert

Für einen Kostenvoranschlag wird der EKV-Datensatz erstellt und versendet. Der KV Status und Sendestatus des EKV-Datensatzes stehen auf "Gesendet".

Für den versendeten EKV und die empfangene Antwort wurde je ein EKV Posten erstellt. Ausgehend der Kostenvoranschlag (Status = Gesendet) und Eingehend die Rückmeldung auf den KV (Status = Verarbeitet).

Auf dem Posten mit Belegart = Kostenvoranschlag stehend, kann die XML Datei über die Funktion "XML Datei zeigen/speichern" angezeigt werden.

Der EKV-Posten der eingehenden Rückmeldung auf den KV enthält die Partner Kostenvoranschlags-Nummer (Fallnummer) des Clearing Partners.

Für die Rückmeldung wird der EKV mit dem KV Status "Ausgehend an KT" und dem Sendestatus "Empfangen" erstellt.

Zum Abrufen der aktuellen EKV-Informationen des Clearing Partners wird der Aufgabenwarteschlangenposten mit der Parameterzeichenfolge "receive ekv“ ausgeführt. Für den Dokumenten Abruf wurde je ein aus- und eingehender EKV Posten erstellt. Dazu gehören die Posten mit der Belegart "Dokument Abruf“ und "Rückmeldung auf Dokument Abruf“.

Der EKV-Posten für den ausgehenden Dokumenten-Abruf enthält u. a. die Partner KV-Nummer.

Der EKV-Posten für die eingehende Antwort enthält u. a. den Status "1“, der anzeigt, dass sich der EKV noch in Bearbeitung der Krankenkasse befindet.

Da sich der Status nicht geändert hat, wird kein neuer EKV erstellt.

Nach der Genehmigung durch die Krankenkasse wird für den Kostenvoranschlag erneut ein Dokumentenabruf gesendet, empfangen und verarbeitet.

Der Inhalt der versendeten Abruf-Nachricht entspricht dem des vorherigen "Dokument Abrufs“, die Rückmeldung enthält jetzt den Status "2“ (genehmigt), die Genehmigungsnummer ("file-number“) und das Genehmigungsdatum (decision-at).

Auf Grundlage der Daten der Rückmeldung wird der neue EKV erstellt. Der KV- und Sendestatus ist Genehmigt bzw. Empfangen, Genehmigungsnummer und -datum werden aus der Rückmeldung übernommen.

Für den genehmigten Kostenvoranschlag wird nun ein EKV-Posten für den Medienabruf (Genehmigungsschreiben) erstellt und versendet. Für die Rückmeldung wird ein EKV-Posten mit der Belegart "Medien“ erstellt und verarbeitet.

Die Rückmeldung (Belegart = Medien) enthält u. a. das Base64-codierte Genehmigungsschreiben.

Nach dem Empfang des Genehmigungsschreibens wird ein Eintrag in den DI-IM Dokumenten erstellt.

Dieser enthält im Feld "Dokument“ das Genehmigungsschreiben.

Dadurch ist ein standardmäßiges Abrufen des genehmigten Kostenvoranschlags in die eBox möglich.

Mail Nachricht senden#

In der Karte der Info.-Anforderung wird die Aktion "E-Mail Nachricht senden“ ausgelöst.

Es öffnet sich die Nachrichtenkarte, in die der Betreff und zwei Textzeilen eingegeben werden.

Die Aktion "Nachricht senden“ der Nachrichtenkarte wird ausgeführt. Der Sendestatus ändert sich von "Neu" auf "In Warteschlange".

Der Aufgabenwarteschlangenposten mit der Parameterzeichenfolge "ekv messages“ wird ausgeführt. Für die gesendete Nachricht und die empfangene Antwort werden jeweils ein EKV-Posten erstellt. Ein Posten ausgehend mit Belegart "Nachricht“ sowie ein Posten eingehend mit Belegart "Rückmeldung auf Nachricht“.

In dem EKV-Posten der versendeten Nachricht wird u. a. die Textinformation zusammen mit der Partner KV-Nummer übergeben.

In dem EKV-Posten der empfangenen Rückmeldung findet sich u. a. die E-Mail Fallnummer des Clearing Partners.

Diese wird in den Nachrichtenkopf in das Feld "Partner Mail-Nr.“ übernommen.

Mail Nachricht empfangen#

Beim Ausführen des Aufgabenwarteschlangenpostens "receive ekv“ wird ein EKV-Posten mit der Belegart "Abruf Nachrichtenliste“ erstellt und versendet. Für die Rückmeldung wird ein EKV-Posten mit der Belegart "Nachrichtenliste“ erstellt und verarbeitet.

Der ausgehende EKV-Posten enthält zum Abruf der Mail Nachrichtenliste die Operation "getInboxUnreadMessages“.

In der Rückmeldung ist eine Liste mit den abzurufenden Mail Nachrichtennummern vorhanden.

Für jede Nachrichtenummer in der Liste wird ein EKV-Posten mit der Belegart "Nachrichtenabruf“ erstellt und gesendet. Für die Rückmeldung wird ein EKV-Posten mit der Belegart Nachricht erstellt und verarbeitet.

Der Nachrichtenabruf enthält die Nummer der abzurufenden Mail Nachricht. Der eingehende EKV-Posten enthält den Betreff und den Text der Mail Nachricht.

Für die eingehende EKV Mail-Nachricht wird ein DI-IM Dokumenteneintrag erstellt. In der eBox können EKV Mail-Nachrichten als eBox Unterart "EKV Mail“ über die Aktion "Abrufen“ abgerufen werden.

Nach dem Abruf in die eBox werden die ausgewählten Nachrichten im Inforegister "EKV Mail Text“ angezeigt.

Abrufen von Versorgungsaufträgen#

Beim Ausführen des Aufgabenwarteschlangenposten mit der Parameterzeichenfolge "receive ekv“ werden nach dem Abrufen der EKV-Informationen, zusätzlich zu den offenen Kostenvoranschlägen, die Versorgungsaufträge (Direktaufträge, Versorgungsanfragen, etc.) abgerufen. Dazu wird ein EKV-Posten mit der Belegart "Abruf Auftragsliste“ erstellt und versendet.

Für die Rückmeldung wird ein EKV-Posten mit der Belegart "Auftragsliste“ erstellt.

Im EKV-Posten ruft die Operation "getInboxOrders“ alle "offenen / aktiven / unbestätigten“ Versorgungsaufträge ab.

Im EKV-Posten für die Rückmeldung sind die Egeko-Nummern der Versorgungsaufträge aufgelistet.

Bei der Verarbeitung der eingehenden Auftragsliste wird für jede Egeko-Nummer ein ausgehender EKV-Posten mit der Belegart "Auftragsabruf“ mit dem Status "Neu" erstellt und beim nächsten Ausführen des Warteschlangenpostens "send ekv“ versendet.

Jeder ausgehende Auftragsabruf enthält eine zuvor zurückgemeldete Egeko-Nummer. Für die Rückmeldung jedes Auftragsabrufs wird je ein EKV-Posten erstellt und verarbeitet.

Die eingehenden Aufträge enthalten die Daten des jeweiligen Dokuments.

Aus den Werten der Elemente "derivation-type-code“, "state“ (Status) und "service-indicator“ (Leistungskennzeichen) werden die Belegart und der KV Status bestimmt und ein EKV angelegt.

Der Wert des Elements "service-indicator“ wird nur beachtet, wenn er für alle Zeilen des eingehenden Auftrags identisch ist.

Für jeden EKV-Posten zu einem eingehenden Versorgungsauftrag wird ein EKV-Posten für den Abruf der zugehörigen Anhänge mit der Belegart "Medienabruf“ und dem Status "Neu" erstellt. Beim nächsten Ausführen des Warteschlangenpostens mit der Zeichenfolge "send ekv“ wird dieser versendet und für die Rückmeldung ein EKV-Posten mit Belegart "Medien“ erstellt.

Der EKV-Posten für die Rückmeldung des Medienabrufs enthält den Base64-codierten Anhang zum Versorgungsauftrag.

Bei der Verarbeitung der Rückmeldung wird ein Eintrag in die DI-IM Dokumente erstellt.

Analog zu Kostenvoranschlägen können Direktaufträge und Versorgungsanfragen mit der Unterart "Direktauftrag“ bzw. "Versorgungsanfrage“ in die eBox abgerufen werden. Rückholungs-, Reparatur-, Auslieferungs- und Verschrottungsaufträge werden mit der Unterart "Sonstige“ in die eBox abgerufen.

Versorgungsaufträge bestätigen / stornieren#

Versorgungsaufträge können im EKV Kommunikationszentrum mit den Aktionen "Vorgang bestätigen“ und "Vorgang stornieren“ bestätigt bzw. abgelehnt werden. Die jeweilige Aktion muss bestätigt werden.

Anschließend wird geprüft, ob es für den aktuellen Versorgungsauftrag bereits eine Vorgangsbestätigung oder -stornierung gibt. In diesem Fall gibt es die Möglichkeit, die Bestätigung / Stornierung abzubrechen

Wurde eine Bestätigung / Stornierung erstellt, dann erscheint eine entsprechende Meldung.

Für diese Versorgungsaufträge, wird je ein EKV-Posten mit der Belegart "Vorgangsbestätigung“ erstellt und beim Ausführen des Warteschlangenpostens mit der Zeichenfolge "send ekv“ gesendet. Für die Rückmeldung wurde je ein EKV-Posten mit der Belegart "Antwort auf Vorgangsbestätigung“ erstellt und verarbeitet.

MIP#

Versenden des Kostenvoranschlags#

Kostenvoranschlag abgelehnt

Ein neuer EKV wird mit dem KV Status "Ungesendet" und dem Sendestatus "Neu" erstellt.

Der Aufgabenwarteschlangenposten mit der Parameterzeichenfolge "send ekv“ wird ausgeführt. Ein neuer ausgehender EKV-Posten mit der Belegart "Kostenvoranschlag“ wird erstellt und versendet. Für die Antwort wird ein eingehender EKV Posten erstellt und verarbeitet.

Der versendete EKV-Posten mit Belegart "Kostenvoranschlag“ enthält u. a. im Element "anhaenge“ die verketteten Base64-codierten Dokumente.

Der EKV-Posten für die eingehende Antwort enthält u. a. den Fehlercode und den Fehlertext der Ablehnung. Für die eingehende Rückmeldung wird ein EKV mit dem KV Status "Fehlgeschlagen" und dem Sendestatus "Partner Fehler" erstellt.

Der KV Status und der Sendestatus des zugehörigen ausgehenden EKV wurde auf "Gesendet" geändert.

Es wird ein Eintrag auf der Seite "DI-IM Dokumente" erstellt, der in die eBox zur weiteren Bearbeitung abgerufen werden kann.

Der Eintrag auf der Seite "DI-IM Dokumente" wurde in die eBox abgerufen.

Kostenvoranschlag akzeptiert

Für einen neuen Kostenvoranschlag wird der EKV-Datensatz erstellt und versendet. Für den versendeten EKV und die empfangene Antwort werden je ein EKV Posten erstellt.

Der EKV-Posten mit der Belegart "Kostenvoranschlag“ enthält die ausgehenden Kostenvoranschlagsinformationen.

Der nachfolgende EKV-Posten mit der Belegart "Rückmeldung auf KV“ enthält die Partner KV-Nummer. Der Status "1“ entspricht dem Prozessschritt "In Bearbeitung".

Für die "Rückmeldung auf KV“ wird der EKV Datensatz mit dem KV Status "Ausgehend an KT" und dem Sendestatus "Empfangen" erstellt.

Zum Abrufen der aktuellen EKV-Informationen des Clearing Partners wird der Aufgabenwarteschlangenposten mit der Parameterzeichenfolge "receive ekv“ ausgeführt. Für den Dokumenten Abruf wurde je ein aus- und eingehender EKV Posten erstellt.

Der EKV-Posten für den ausgehenden Dokumenten-Abruf enthält u.a. die Partner KV-Nummer.

Der EKV-Posten für die eingehende Rückmeldung auf Dokumenten Abruf enthält u.a. den Status (2 = Genehmigt), die Genehmigungsnummer, das Genehmigungsdatum und den Genehmigungstext.

Auf Grundlage der Daten der Rückmeldung wird ein neuer EKV Datensatz erstellt. Der KV- und Sendestatus ist Genehmigt bzw. Empfangen, Genehmigungsnummer und -datum werden aus der Rückmeldung übernommen.

Für den genehmigten Kostenvoranschlag wird nun ein EKV-Posten für den Medienabruf (das Genehmigungsschreiben) erstellt und versendet. Für die Rückmeldung wird dazu ein EKV-Posten mit der Belegart "Medien“ erstellt und bearbeitet.

Die Rückmeldung enthält u. a. das Base64-codierte Genehmigungsschreiben.

Nach dem Empfang des Genehmigungsschreibens wird ein Eintrag in den DI-IM Dokumenten erstellt.

Dadurch ist ein standardmäßiges Abrufen des genehmigten Kostenvoranschlags in die eBox möglich.

Mail Nachricht senden#

In der Karte der Info.-Anforderung wird die Aktion "E-Mail Nachricht senden“ ausgelöst.

Es öffnet sich die Nachrichtenkarte, in die der Betreff und die Textzeilen eingegeben werden.

Die Aktion "Nachricht senden“ der Nachrichtenkarte wird ausgeführt, der Sendestatus ändert sich von "Neu" auf "In Warteschlange".

Der Aufgabenwarteschlangenposten mit der Parameterzeichenfolge "ekv messages“ wird ausgeführt. Für die gesendete Nachricht und die empfangene Antwort werden jeweils ein EKV-Posten erstellt (Belegart "Nachricht“ und "Rückmeldung auf Nachricht“).

In dem EKV-Posten der versendeten Nachricht wird u. a. die Textinformation zusammen mit der Partner KV-Nummer an der EKV Partner übergeben.

In dem EKV-Posten der empfangenen Antwort findet sich u. a. die Partner E-Mail Nummer. Diese wird in den Nachrichtenkopf in das Feld "Partner Mail-Nr.“ übernommen.

Mail Nachricht empfangen#

Beim Ausführen des Aufgabenwarteschlangenpostens "receive ekv“ wird für jeden Datensatz in der EKV Partner Debitor Einrichtung ein EKV-Posten mit der Belegart "Nachrichtenabruf“ erstellt, der diese Bedingungen erfüllt:

1. Der Clearing Partner ist MIP.
2. Der Clearing Partner ist nicht inaktiv.
3. Es ist eine Kostenträger KV ID eingetragen.
4. Das Feld "Nachrichten aktiviert“ hat den Wert "Ja“.

Für jede eingehende Mail Nachricht wird eine Nachrichtenquittierung erstellt.

Die verarbeitete, eingegangene Mail Nachricht kann in die eBox abgerufen und dort angezeigt werden.

Abruf von Versorgungsaufträgen#

In der Partner Debitor Einrichtung muss eine Kostenträger KV ID hinterlegt sein. Für den Abruf der Versorgungsaufträge wird ein EKV-Posten mit der Belegart "Auftragsabruf“ und für die Antwort ein EKV-Posten mit der Belegart "Auftrag“ erstellt.

Der Auftragsabruf enthält u. a. die in der Partner Debitor hinterlegte Kostenträger ID und das Synchronisationsdatum. Dieses ist der Wert des Feldes "Letzter Auftrag erstellt am“ aus der zugehörigen Partner Debitor Einrichtung. Fand zuvor noch kein Abruf statt, so ist dieses Feld leer und es wird der Wert des Feldes "Datum und Uhrzeit erster Synchronisation“ der EKV Partner Einrichtung zur Synchronisation verwendet. Ist dieses Feld ebenfalls leer, dann wird der Tag des aktuellen Datums vor einer Woche benutzt.

Die Rückantwort enthält je Versorgungsauftrag (Direktauftrag oder Versorgungsanfrage) ein XML-Element "auftrag“ mit den zugehörigen Daten.

Für die Direktaufträge und Versorgungsanfragen wird je ein Kostenvoranschlag erstellt.

Analog zu Kostenvoranschlägen können Direktaufträge und Versorgungsanfragen mit der Unterart "Direktauftrag“ bzw. "Versorgungsanfrage“ in die eBox abgerufen werden. Rückholungs-, Reparatur-, Auslieferungs- und Verschrottungsaufträge werden mit der Unterart "Sonstige“ in die eBox abgerufen.

Versorgungsaufträge bestätigen / stornieren#

Versorgungsaufträge können mit den "Vorgang bestätigen“ und "Vorgang stornieren“ bestätigt bzw. abgelehnt werden. Die Funktion ist im EKV Kommunikationszentrum aufrufbar. Die jeweilige Aktion muss bestätigt werden.

Anschließend wird geprüft, ob es für den aktuellen Versorgungsauftrag bereits eine Vorgangsbestätigung oder -stornierung gibt. In diesem Fall gibt es die Möglichkeit, die Bestätigung / Stornierung abzubrechen.

Ist in der Partner Einrichtung hinterlegt, dass ein Ablehnungsgrund notwendig ist, öffnet sich der Texteditor, in dem der Ablehnungsgrund eingegeben werden kann.

Fehlerbehandlung#

In diesem Abschnitt wird dargestellt, wie sich die EKV-Schnittstelle verhält, wenn beim Versenden von EKV Dokumenten HTTP-Übertragungsfehler oder nicht abgefangene Fehler sowie beim Verarbeiten der eingehenden Rückmeldungen nicht abgefangene Fehler auftreten.

Versenden EKV: HTTP-Code für Übermittlungsfehler#

Ein Kostenvoranschlag wird mit dem KV Status "Ungesendet" und dem Sendestatus "Neu" erstellt.

Das Versenden der EKV Dokumente wird über den Aufgabenwarteschlangenposten "send ekv“ ausgelöst. Dabei tritt ein interner Server-Fehler (HTTP Code 500) auf. Der zugehörige ausgehende Posten hat jetzt den Status "Wiederholen", den Übertragungscode "500" und den Übertragungstext HTTP Fehler "500". Die Anzahl der Wiederholungen wird auf den Wert "1“ gesetzt. Ein Posten für die eingehende Rückmeldung wurde aufgrund des Übertragungsfehlers nicht erstellt.

Der KV Status des Kostenvoranschlags bleibt auf "Ungesendet", der Sendestatus wird auf "In Warteschlange" geändert.

Wird das Versenden der EKV Dokumente erneut ausgelöst, dann werden die ausgehenden Posten mit dem Status "Wiederholen" erneut versendet. Läuft das Versenden wieder auf einen Fehler, dann wird der Wert der Wiederholung um den Wert "1" erhöht.

Die Werte für KV Status und Sendestatus im Kostenvoranschlag bleiben unverändert.

Hat der EKV Posten mit dem Status "Wiederholen" den Wert für die Wiederholungen von "10“ und läuft das nächste Versenden wieder auf einen Fehler, dann erhöht sich der Wert des Feldes "Wiederholungen“ nicht. Der Status des Postens wechselt in diesem Fall auf "Fehler" und wird somit beim nächsten Versenden nicht mehr berücksichtigt.

Im Kostenvoranschlag wird der KV Status auf "Fehlgeschlagen" und der Sendestatus auf "HTTP Fehler" gesetzt.

Wird nach dem zweiten Fehlversuch der Kostenvoranschlag ohne Fehler versendet, dann wird im ausgehenden Posten der Status "Gesendet", der entsprechende Übertragungscode und der Übertragungstext auf Nachricht erfolgreich übertragen eingetragen. Für die eingehende Rückmeldung wird ein neuer Posten mit Belegart "Rückmeldung auf KV“ erstellt.

Die Richtung des Postens mit Belegart "Kostenvoranschlag“ wechselt zu "Eingehend", der KV Status zu "Ausgehend an KT" und der Sendestatus zu "Empfangen".

Versenden EKV: Programm-Code läuft auf Fehler#

Ein Kostenvoranschlag wird erstellt.

Während des Sendevorgangs tritt ein nicht abgefangener Fehler auf. Der Status des ausgehenden Kostenvoranschlag-Postens ist nun "Wiederholen“. Übertragungscode und Übertragungstext bleiben leer. Die Anzahl der Wiederholungen wechselt auf "1".

Über das Menüband "Fehlertext zeigen“ kann im Kommunikationszentrum der Fehlertext als Fließtext (maximal 1024 Zeichen) angezeigt werden.

Der Kostenvoranschlag bleibt im KV Status "Ungesendet" und wechselt den Sendestatus zu "In Warteschlange".

Läuft die 10. Sendewiederholung erneut auf einen Fehler, dann zeigt der Status des Postens "Kostenvoranschlag“ den Wert "Fehler" und die Anzahl der Wiederholungen bleibt bei "10".

Im Kostenvoranschlag ist der KV Status "Fehlgeschlagen" und der Sendestatus "HTTP Fehler".

Beim Wechsel in den KV Status "Fehler" oder "Fehlgeschlagen" wird jeweils ein Eintrag auf der Seite "DI-IM Dokumente“ erstellt.

Ein Kostenvoranschlag mit dem KV Status "Fehler“ oder "Fehlgeschlagen“ wird bei einem erneuten Versenden nicht mehr berücksichtigt.

Wird nach einem Fehlversuch der EKV ohne Fehler versendet, dann wird im ausgehenden Kostenvoranschlag Posten der Status "Gesendet", der entsprechende Übertragungscode und der Übertragungstext auf "Nachricht erfolgreich übertragen" eingetragen. Für die eingehende Rückmeldung wird ein neuer Posten erstellt.

Im Kostenvoranschlag ist die Richtung nun "Eingehend", der KV Status "Ausgehend an KT" und der Sendestatus "Empfangen".

Verarbeiten des empfangenen EKV Dokuments#

Ein Kostenvoranschlag wird versendet, der KV Status ist "Ausgehend an KT" und der Sendestatus ist "Empfangen".

Das Versenden erfolgt ohne Fehler. Damit ist der Übertragungstext des ausgehenden Postens "Nachricht erfolgreich übertragen". Das unmittelbar anschließende Verarbeiten der eingehenden Rückmeldung bricht ab. Der Status der Belegart "Dokument Abruf“ wird auf "Wiederholen" gesetzt. Der neue Posten für die "Rückmeldung auf Dokument Abruf“ erhält den Status "Fehler", sodass zukünftig nicht mehr versucht wird, diesen zu verarbeiten. Weiterhin wird in das Feld "Wiederholungen“ derjenige Wert "1“ aus dem zugehörigen Dokumentenabruf geschrieben.

Im Kostenvoranschlag wird der Sendestatus auf "Wiederholen" gesetzt, was verhindert, dass für diesen EKV ein neuer Dokumentenabruf erstellt wird, da noch ein solcher vorhanden ist, der wiederholt werden wird.

Wird das Senden des "Dokument Abrufs“ erneut ausgeführt und läuft die Verarbeitung wieder auf einen Fehler, dann sieht der erstellte Posten für die Rückmeldung aus wie der vorherige Posten, mit dem Unterschied, dass die aktuelle Wiederholung "2“ übernommen wird.

Erfolgt die Verarbeitung der Rückmeldung des nächsten Dokumentenabrufs ohne Fehler, dann erhält der entsprechende Posten den Status "Verarbeitet" und das Feld "Wiederholungen“ bleibt leer.

Da die Rückmeldung keine Änderung des KV Status durch den Kostenträger gemeldet hat (der Kostenvoranschlag ist weiterhin in Bearbeitung beim Clearing Partner), wird nur der Sendestatus von Wiederholen auf "Empfangen" gewechselt, sodass für den aktuellen Kostenvoranschlag wieder ein neuer Dokumentenabruf erstellt werden wird.

Funktionalitäten#

Zuweisen von Versorgungseinheiten#

Die Versorgungseinheit wird über die "Gruppe gesetzliche Zuzahlung“ in der Abrechnungsplanzeile ermittelt und in das Feld "Versorgungseinheit“ der Info.-Anforderungszeile geschrieben.

Beim Erstellen der EKV-Zeile wird die Versorgungseinheit aus der zugehörigen Info.-Anforderungszeile übernommen.

Die Bestimmung der Versorgungseinheit folgt der nachfolgenden Logik:

Ist das Feld "Zuzahlung Code Abrechnungsaufteilung“ der EKV Einrichtung leer, dann werden keine Versorgungseinheiten zugewiesen (alle Versorgungseinheiten haben den Wert "0“).

Anderenfalls wird geprüft, ob der Wert des Einrichtungsfeldes dem Wert des Feldes "Abrechnungsaufteilungscode 1“, "Abrechnungsaufteilungscode 2“ oder "Abrechnungsaufteilungscode 3“ der Abrechnungsaufteilung Einrichtung entspricht. Ist dies der Fall, dann findet eine weitere Verarbeitung nur statt, wenn in der aktuellen Info.-Anforderungseile die entsprechende Abrechnungsaufteilungsgruppe genau 3 Zeichen lang ist.

Aus dem 1. und dem 3. Zeichen wird ein Prüfwert ermittelt (aus der Abrechnungsaufteilungsgruppe "GH1“ wird beispielsweise der Prüfwert "G1“ gebildet). Gibt es in der aktuellen Info.-Anforderung bereits eine Info.-Anforderungszeile mit diesem Prüfwert, dann wird deren Versorgungseinheit derjenigen der aktuellen Info.-Anforderungszeile zugewiesen, anderenfalls wird der Wert der zuletzt vergebenen Versorgungseinheit um "1“ erhöht und dann zugewiesen.

Auswahl und Sortieren der EKV-Zeilen#

Beim Erstellen eines neuen EKV wird für jede Info.-Anforderungszeile der aktuellen Info.-Anforderung, die folgende Bedingungen erfüllt, eine EKV-Zeile erstellt:

1. Das Feld "Auswahl“ hat den Wert "Ja“.
2. Das Feld "Aufteilungscode“ ist leer.

Die Reihenfolge der ausgewählten EKV-Zeilen entspricht nicht zwangsläufig der der zugehörigen Info.-Anforderungszeilen, sondern wird durch den Wert des Feldes "Art“ der Info.-Anforderungszeile bestimmt und folgt dieser Sortierung:

1. Zeilen der Art "Artikel“ mit Wiedereinsatzartikel = Ja
2. Zeilen der Art "Reparatur“
3. Zeilen der Art "Wartung“
4. Zeilen der Art "Gerätereferenz“
5. Zeilen der Art "Ressource“
6. Zeilen der Art "Artikel“ mit Wiedereinsatz = Nein
7. Die übrigen Zeilen in der Reihenfolge wie in der Info.-Anforderung

Übertragen von Betriebs- und Nutzungsstunden#

Beim Erstellen eines EKV werden diese Zusatzfelder gemäß der Einrichtung "EKV Zusatzfeld Definition“ verarbeitet.

Der an den Clearing Partner übertragene Merkmalsname entspricht dabei demjenigen, der in der Einrichtung eingetragenen "Merkmal Bezeichnung“.

Beispiel:
In der "EKV Partner Debitor" Einrichtung ist kein Zuweisungscode für die Betriebs-/ Nutzungsstunden eingetragen.

Ein Kostenvoranschlag wird erstellt und beinhaltet vier Zeilen. Die erste Zeile davon stellt das Gerät mit Seriennummer dar.

Die Betriebsstunden können direkt der Gerätezeile (erste Zeile) zugeordnet werden. Die Nutzungsstunden entstammen der Vorgangsperiode und enthalten die Referenzwerte "Vorgangsnr.“ und "Vorgangsperiodennr.“. Über diese Referenzwerte können die Nutzungsstunden keiner Zeile, aber dem EKV-Kopf zugeordnet werden.

Vor dem Erstellen der XML-Struktur, die beim Versenden des EKV an den Clearing Partner übermittelt wird, werden die Zusatzfelddaten ggfs. modifiziert, um krankenkassenspezifischen Anforderungen gerecht zu werden.

1. Da alle Zusatzfelder dem Clearing Partner als Merkmale zu EKV-Zeilen übertragen werden müssen, werden alle Zusatzdaten, die dem EKV-Kopf zugewiesen wurden, allen EKV-Zeilen mit einem Gerät (Art= Artikel, Seriennummer ungleich leer) zugewiesen.
2. Da verschiedene Krankenkassen unterschiedliche Anforderungen daran stellen, unter welchen Bedingungen Betriebs- und/oder Nutzungsstunden übertragen werden sollen, wird nach Prüfung gegen die Einrichtung der "EKV Betriebs-/Nutzungsstd. Zuweisungen" die Merkmals-Bezeichnung geändert.

Suche des zutreffenden Einrichtungs-Datensatzes:

1. Ist das Feld für den Zuweisungscode in der "EKV Partner Debitor" Einrichtung leer, dann wird bei Egeko Kassen derjenige Datensatz in der "EKV Betriebs-/Nutzungsstd. Zuweisungen" gesucht, bei dem das Feld "Ist Egeko Standard“ aktiviert ist. Bei MIP Kassen wird der Datensatz gesucht, bei dem das Feld "Ist MIP Standard“ aktiviert ist. Wird kein solcher Datensatz gefunden, dann bleiben die Zusatzdaten unverändert.
2. Ist ein Zuweisungscode in der "EKV Partner Debitor" Einrichtung eingetragen, dann wird in der "EKV Betriebs-/Nutzungsstd. Zuweisungen" aus allen Einträgen mit diesem Code mit aufsteigendem Prioritätswert der erste Datensatz ermittelt, der alle Filterbedingungen (Betriebsstunden, Gesamtnutzungsstunden, tägliche Nutzungsstunden und Hilfsmittel-Kennzeichen) erfüllt. Wird kein solcher Datensatz gefunden, dann bleiben die Zusatzdaten unverändert.

Ablehnen (teil)genehmigter Kostenvoranschläge#

Beim Verarbeiten abgerufener EKV-Rückantworten, die den Status "Genehmigt“ oder "Teilgenehmigt“ haben, wird das Feld "Genehmigt von Partner“ in jeder EKV-Zeile auf "Ja“ gesetzt.

Anschließend wird für den EKV-Kopf und für jede EKV-Zeile geprüft, ob ein aus Microsoft Dynamics 365 Business Central gesendeter Feldwert durch den Kostenträger geändert wurde. Die geänderten Werte werden in der eBox und im Kommunikationszentrum angezeigt.

Auf der Seite "EKV Ablehnungsgründe" werden alle Datensätze für den aktuellen Clearing Partner und die aktuelle Krankenkasse gesucht.

Von diesen Datensätzen werden alle mit einer eingetragenen Filterbedingung geprüft. Trifft die Filterbedingung für den Wert des eingehenden EKVs zu, dann wird der vom Clearing Partner (teil)genehmigte EKV von Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ automatisch abgelehnt.

Im zweiten Schritt werden die vom Clearing Partner geänderten Werte darauf hin geprüft, ob es eine für sie geltende Einrichtung der Ablehnungsgründe gibt.

Dazu wird ein Einrichtungsdatensatz gesucht, der im Feld "Nur Filterbedingung prüfen“ den Wert "Nein“ hat.

Die Einrichtung wird mit folgender Hierarchie geprüft:

1. Partnernummer - Debitorennr. - Tabellen-ID - Feld-ID
2. Partnernummer = leer - Debitorennr. - Tabellen-ID - Feld-ID
3. Partnernummer = leer - Debitorennr. = leer- Tabellen-ID - Feld-ID

Wird ein Einrichtungsdatensatz gefunden und das Feld ist kein numerisches Feld, dann wird der EKV von Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ automatisch abgelehnt. Bei einem numerischen Feld (dezimal oder integer) wird zusätzlich noch gegen die absolute und relative Toleranz geprüft.

Für alle Felder, die zu einer automatischen Ablehnung führen, wird eine Textinformation mit der Textart "Ablehnungstext“ erstellt, die in der E-Box und im Kommunikationszentrum angezeigt werden kann.

Prüfungen vor Erstellen des Kostenvoranschlags#

Prüfen des Sendestatus eines vorhandenen Kostenvoranschlags#

Vor dem Erstellen eines Kostenvoranschlags findet eine Suche über alle aktuellen ("IstAktuell“ = "Ja“) Kostenvoranschläge der Belegart "Kostenvoranschlag“ statt. Ist in der Info.-Anforderung, aus der, der Kostenvoranschlag erstellt wird, das Feld "Partner Kostenvoranschlagsnr.“ leer, dann wird die Suche mit einer Abgrenzung auf das Feld "Info. Anforderungskopf Nr.“ mit dem Wert der Nummer der aktuellen Info. Anforderung durchgeführt. Ist das Feld "Partner Kostenvoranschlagsnr.“ gefüllt, dann findet die Abgrenzung auf die Felder "ekv Partner Nr.“ und "ekv Partner KV Nr.“ mit den entsprechenden Werten der aktuellen Info. Anforderung statt. Wird ein Kostenvoranschlag gefunden, dann wird der Sendestatus geprüft. Ist dieser leer oder hat er einen der Werte "Neu“, "In Warteschlange“ oder "Gesendet“, dann wird das Erstellen des Kostenvoranschlags mit der Meldung "Für die Info. Anforderung (IA Nummer) wurde bereits ein Kostenvoranschlag versendet und noch keine Antwort empfangen.“ abgebrochen.

Prüfen auf Wiedereinreichung#

Wurde für die aktuelle Info. Anforderung ein bereits versendeter Kostenvoranschlag mit einer Rückmeldung gefunden und ist in diesem das Feld "ekv Partner KV Nr.“ gefüllt, dann kann durch Auswahl in dem sich öffnenden Bestätigungsfenster mit dem Text "Möchten Sie den bestehenden KV (KV Nr.) erneut einreichen (Ja) oder einen neuen KV erzeugen (Nein)?“ entschieden werden, ob es sich um eine Wiedereinreichung handeln soll oder nicht.

Bei einer Wiedereinreichung werden die Felder "Partnerkostenvoranschlagsnr.“, "Genehmigungsnr.“, "Referenz Partner KV Nr.“, "KK Referenznr.“ und "Kostenvoranschlag Nr.“ aus dem ursprünglichen EKV übernommen und das Feld "Wiedereinreichung“ auf "Ja“ gesetzt. Bei einer neuen Einreichung wird eine neue Kostenvoranschlagsnummer vergeben, die anderen zuvor genannten Felder bleiben leer.

Ermitteln des Clearing Partners und der Abrechnungs-Krankenkasse#

Beim Erstellen eines Kostenvoranschlags wird zuerst die zugehörige Abrechnungs-Krankenkasse bestimmt. Dazu wird geprüft, ob für die im Feld "Abrechnung Deb.-Nr.“ der Vorgangsperiode eingetragene Abrechnungs-Krankenkasse ein Eintrag auf der Seite "EKV Partner Debitor" existiert.

Ist dies nicht der Fall, dann wird geprüft, ob für einen vorhandenen Preisfindungsdebitor ein Eintrag vorhanden ist.

Wird kein Datensatz gefunden, dann wird das Erstellen des Kostenvoranschlags mit der Meldung "Keine EKV Partner Zeile für KT (Debitornr. der Krankenkasse) vorhanden.“ abgebrochen.

Sind Einträge sowohl für den Debitor als auch für den Preisfindungsdebitor vorhanden, dann wird als Abrechnungs-Krankenkasse diejenige des Debitoren-Datensatzes verwendet.

Anschließend wird in der EKV Partner Einrichtung der Partner Eintrag gesucht in dem die Zuständigkeitseinheit derjenigen des Feldes "Abrechnung Zust.-Einheit“ der Vorgangsperiode entspricht.

Wird kein Datensatz gefunden, dann wird die Suche ohne Abgrenzung auf die Zuständigkeitseinheit wiederholt. Wird dann auch kein EKV Partner Datensatz gefunden, wird das Erstellen des EKV mit der Meldung "Der Clearing-Partner (MIP oder EGEKO) wurde für die Zuständigkeitseinheit (Zuständigkeitseinheit) nicht gefunden.“ abgebrochen.

Zeitgesteuerter Abruf von Antworten#

Der Abruf von Kostenvoranschlägen und Versorgungsaufträgen wird grundsätzlich durch das Ausführen der entsprechenden Aufgabenwarteschlangenposten gesteuert.

Zusätzlich ist es möglich, in der "EKV Partner Debitor" Einrichtung pro Abrechnungskrankenkasse ein Intervall für Kostenvoranschläge (MIP und EGEKO) und Versorgungsaufträge (MIP) zu hinterlegen, das festlegt, wieviel Zeit mindestens zwischen zwei Abrufen vergangen sein muss.

Ist ein Intervall hinterlegt, dann wird bei jedem Abruf der früheste Zeitpunkt des nächsten Abrufs berechnet und in der "EKV Partner Debitor" Einrichtung aktualisiert. Ist kein frühester Zeitpunkt für den Abruf hinterlegt, dann wird bei jedem Ausführen des Warteschlangenpostens ein Abruf durchgeführt.

Beispiel:
Für §DAK wird ein Intervall für den Abruf von Antworten auf Kostenvoranschläge und für §TK ein Intervall für den Abruf von Versorgungsaufträgen in der "EKV Partner Debitor" Einrichtung eingetragen.

Erfolgt der erste Abruf von Kostenvoranschlägen und Versorgungsaufträgen um 12:00, wird der nächste Zeitpunkt des Abrufs in die Felder "Frühester Abruf KV Antwort“ (13:00) und "MIP Frühester Abruf Aufträge“ (12:30) aktualisiert.

Beim anschließenden Abruf um 12:15 werden die Antworten für die Kostenvoranschläge der §DAK nicht abgerufen. Gleiches gilt für den Abruf der Versorgungsaufträge für die Kostenträger ID der §TK.

Um 12:40 werden hingegen die Versorgungsaufträge der §TK abgerufen, nicht aber die Kostenvoranschläge der §DAK.

Die frühesten Abrufe werden nach jedem erfolgten Abruf aktualisiert.

Löschen redundanter EKV-Posten#

Für die Reduzierung der EKV-Posten werden beim Ausführen des Warteschlangenpostens mit der Parameterzeichenfolge "del xml data records" redundante Datensätze aus der Tabelle 5008693 "EKV Document" (EKV-Posten) gelöscht.

Weiterhin werden für beendete Vorgangsperioden die zugeordneten Kostenvoranschläge gesucht. Alle Datensätze mit diesen KV-Nummern werden ungeachtet der Belegart aus den EKV-Posten gelöscht. Die Datumsformel aus der EKV-Einrichtung findet hier keine Anwendung.

Löschen von Base 64 codierten Anhängen im XML#

Bei ausgehenden Kostenvoranschlägen wird der Base 64 Codierte Anhang aus dem XML nach erfolgreicher Übertragung an den Clearing Partner gelöscht und eine DMS Referenzierung erstellt.

Wird ein eingehender Kostenvoranschlag, Direktauftrag oder Sonstiges über die eBox verarbeitet und das Image in diesem Bearbeitungsprozess zur Info Anforderung archiviert, werden für archivierte DI-IM Dokumente die Datei-Anhänge aus der XML-Struktur entfernt. Auch hier wird eine DMS Referenz zum entsprechenden EKV-Posten erstellt.

Zusatzfelder#

Zu Stammdaten wie Debitoren, Kreditoren und Artikeln können weitere Informationen anhand von Zusatzfeldern definiert und hinterlegt werden. Diese Zusatzfelder sind frei definierbar und können mit mehreren Stammdaten-Tabellen verknüpft werden. Damit ist es möglich, einem Stammdatensatz zusätzliche Informationen zuzuordnen, wenn sie benötigt werden.

Bei der Einrichtung eines Zusatzfeldes kann zwischen unterschiedlichen Feldtypen gewählt werden. Über den Feldtyp entscheidet hier die Art der Information, die in dem Zusatzfeld abgebildet werden soll.

Als Feldarten stehen folgende Optionen zur Auswahl:

• Text
• Datum
• Option (frei definierbar)
• Checkbox (Ja, Nein)
• Erw. Checkbox (Leer, Ja, Nein)
• Dezimal (rein numerische Werte)

Anhand der definierten Feldart werden Eingaben in den Zusatzfeldern geprüft, d.h. wurde bei einem Zusatzfeld als Art "Datum“ definiert, dann ist bei Verwendung dieses Zusatzfeldes in den Stammdaten auch nur eine Eingabe vom Typ "Datum" möglich. Gleiches gilt für die Feldart "Dezimal“. Bei der Feldart "Text“ kann zusätzlich eine "Feld Eingabeprüfung“ hinterlegt werden, so dass AnwenderInnen dazu angehalten werden können, ihre Eingabe in einem bestimmten Format anzugeben.

Beispiel:
Hinterlegung einer Prüfung, die anweist, dass die Angabe immer numerisch und 9-stellig zu erfolgen hat: Eingabeprüfung: NNNNNNNNN.

Weiter können die Feldarten "Checkbox“ bzw. "Erw. Checkbox“ verwendet werden, die dann bei der Erfassung in einer Auswahlmaske die möglichen Optionen ("Ja“ oder "Nein“ bzw. "leer“, "Ja“ oder "Nein“) anbietet.

Zusätzlich können die in der Auswahlmaske zur Verfügung stehenden Optionen in der Einrichtung frei definiert werden. Hierzu kann mittels Feldart "Option“ eine Liste der möglichen Auswahlen eingerichtet werden. Hier besteht auch die Möglichkeit, Optionswerte in Abhängigkeit zu anderen Optionen zu schalten. Damit kann zum Beispiel bei der Auswahl einer "Statistischen Hauptgruppe“, die Auswahl der nächsten Ebene "Statistische Gruppe“ und auch "Statistische Untergruppe“ jeweils in Abhängigkeit zu der Vorauswahl eingeschränkt werden.

Zusatzfeldinformationen können für den Druck auf Reports oder bei der Übermittlung der Werte durch die Prozesse (z.B. EKV, Abrechnung nach §300 oder §302) mit einem Ausgabeformat versehen werden. Dadurch ist es möglich, allein durch die Einrichtung automatisch Formatierungen mitzugeben. Beispielsweise kann für die Hilfsmittelnummer definiert werden, dass z die Ausgabe beim Druck der Rechnung nach folgendem Muster erfolgen soll: HM ##.##.##.####

Eingabebeispiel: 1234567890
Formatierte Ausgabe: HM 12.34.56.7890

Einrichtung#

Im Folgenden werden die notwendigen Einrichtungen beschrieben, um die Zusatzfelder nutzen zu können. Der Ablauf ist dabei wie folgt:

• Anlage neuer Felder
• Zuordnung zu Stammdatentabellen
• Indizierung der Felder

Zusatzfelder#

Vor der Einrichtung der Zusatzfelder ist in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ auf dem Inforegister "Allgemein“ ein Standardsprachcode zu definieren.

Bei der Neuanlage oder Änderung von Zusatzfeldern wird automatisch für den Standardsprachcode der Inhalt des Feldes "Beschreibung" in die "Zusatzfeld Übersetzungen“ geschrieben. Diese Zusatzfeld Übersetzungen werden für die mehrsprachige Ausgabe von Reports benötigt.

Wird ein Zusatzfeld angelegt, wird automatisch die Beschreibung mit dem Standardsprachcode in die Übersetzungen übernommen. Weitere Sprachcodes können bei Bedarf manuell hinzugefügt werden.

Auf der Seite "Zusatzfelder" werden alle Zusatzfelder angelegt, die benötigt werden. Die Zuordnung einzelner Felder zu den Stammdatentabellen erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt.

Bei der Anlage von Zusatzfeldern können folgende Felder gefüllt werden:

Über die "Ausgabeformate" kann dann nochmals feiner spezifiziert werden, wie einzelne Zusatzfelder auf unterschiedlichen Belegen angedruckt werden sollen.

Bei Zusatzfeldern mit der Feldart "Option“ können die zur Auswahl angebotenen Werte über den Aufruf "Verknüpfte Informationen“, "Optionswerte“ hinterlegt werden.

Stammdaten Gruppierungen#

Die Stammdaten Gruppierungen dienen der sortierten Ausgabe in den Stammdatensätzen, und um zusammengehörende Zusatzinformationen thematisch zu gliedern.

Zusatzfeldern können bei der Einrichtung Gruppierungscodes zugewiesen werden. Bei der Darstellung in der Stammdatenkarte erfolgt die sortierte Ausgabe dann unter Berücksichtigung der Gruppierung.

Zusatzfelder Ebenen#

Über die "Zusatzfelder Ebenen“ können Abhängigkeiten bei der Auswahl von Optionen abgebildet werden. Die Einrichtung erfolgt über den Aufruf "Verknüpfte Informationen“, "Ebenen Werte“. Die dort möglichen Einträge beschränken sich wiederum auf die zuvor definierten Optionswerte des für die jeweilige Ebene eingetragenen Zusatzfeldes.

Ausgabeformat Zusatzfelder{ #output-formats }#

Für die Feldarten Text, Dezimal und Datum können Ausgabeformate (Aufruf "Ausgabeformate" über das Menüband der Zusatzfelder) definiert werden, durch die festgelegt werden, wie einzelne Zusatzfelder auf unterschiedlichen Belegen / in unterschiedlichen Prozessen angedruckt werden.

So können die unterschiedlichen Formatierungen für die Prozesse Rechnung und Lieferung notwendig sein.

Wird kein bestimmtes Ausgabeformat z.B. für die Ausgabe auf einem Report definiert, dann wird das als Standard gekennzeichnete Format verwendet. Ist kein Standardformat angegeben, dann wird der Wert entsprechend der Eingabe ohne zusätzliche Formatierung ausgegeben.

Anlage von Ausgabeformate#

Um die Ausgabeformate zu definieren, rufen Sie sich die "Ausgabeformate" über die Anwendersuche auf.

Für die Einrichtung von Ausgabeformaten gelten folgende Vorgaben je Feldart:

Feldart "Datum“

Feldart "Dezimal“
Als Platzhalterzeichen wird nur # erkannt. Bei der Einrichtung von Dezimal Formaten kann die Ausgabe von Dezimalwerten (mit oder ohne Nachkommastellen), sowie die Anzahl an Nachkommastellen und die Ausgabe eines Tausendertrennzeichens gesteuert werden.

Feldart "Text“
Das Ausgabemuster für Textwerte kann auch mit dem Platzhalterzeichen # vorgegeben werden. Die Verarbeitung der Platzhalter erfolgt von links nach rechts, überflüssige Platzhalter werden abgeschnitten. Überschreitet die Länge des zu verarbeitenden Werts die Länge des Musters bzw. die Anzahl an Platzhaltern, dann wird der Ausgabewert gekürzt.

Beispiele für die Umsetzung der Ausgabemuster:

Stammdaten Tabellen#

In "Stammdaten Tabellen“ können die zuvor angelegten Zusatzfelder zu den gewünschten Tabellen zugeordnet werden.

Ist die gewünschte Tabelle noch nicht in der Liste erfasst, kann sie über die Funktion "Neu“ hinzugefügt werden. Die Zuordnung der Zusatzfelder zu einer Tabelle ist über die Funktion "Zusatzfelder" möglich.

Die zuvor erstellten Zusatzfelder können nun über "Verknüpfte Informationen“, "Zusatzfelder“ der Stammdaten Tabelle zugeordnet werden. Neue Zusatzfelder müssen über "Prozess“, "Zusatzfelder/Suchindizes initialisieren“ initialisiert werden. Damit stehen Zusatzfelder in den entsprechenden Stammdatenkarten für die Angabe weiterer Informationen zur Verfügung.

Je Stammdatenzusatzfeld kann definiert werden, ob das Zusatzfeld bei der Anlage eines neuen Datensatzes automatisch eingetragen werden soll. Zusätzlich besteht hier die Möglichkeit, einen Standardwert anzugeben, der dann mit übernommen wird.

Im- / Export von Zusatzfeldern#

Zusatzfelder können via XML importiert oder exportiert werden. Wählen Sie hierzu in den "Zusatzfeldern“ die Funktion "Prozess“ und "Im-/Export Daten“ aus und anschließend, ob sie importieren oder exportieren möchten.

Zusatzfelder im Verkauf#

Für die bereits an den Stammdaten hinterlegten Zusatzfelder kann definiert werden, dass diese durch den Verkaufsprozess bis hin zum gebuchten Beleg mitgeführt werden. Zusätzlich kann festgelegt werden, ob eine manuelle Änderung im Beleg möglich sein soll oder nicht.

Zusatzfelder zu Artikeln und Ressourcen können in Geschäftsbelegen in den Zeilen mitgeführt werden, Informationen zu Debitoren werden in Geschäftsbelegen auf Belegkopfebene übernommen.

Kopfbezogene Informationen aus dem "Verk. an Deb / Rech. an Debitor":
Beim Erstellen eines Beleges werden die Zusatzfelder auf Kopfebene mitgeführt.

Zeilenbezogene Informationen:
Beim Abruf eines Artikels aus einem Vertrag im Lieferplan werden die zu dem ausgewählten Produkt gespeicherten Zusatzfelder aus dem Artikel in den Lieferplan übernommen. Enthält die Vertragsversionszeile speziellere Informationen (vertragsseitig definierte Zusatzfelder wie z.B. Abrechnungshilfsmittelnummern, Positionsnummern, usw.), gehen diese vor.

Bei der Auswahl eines Artikels in einem Geschäftsbeleg werden die Zusatzfelder als Zeile übernommen, wobei Zusatzfeldwerte im Vertrag Vorrang vor den Werten aus den Stammdaten haben. Zusatzfelder aus dem Vertrag werden immer an die Zeile übergeben und übersteuern identische Informationen aus den Stammdaten Artikel, Ressource, etc.

Für Zusatzfelder in Kopf und Zeile gilt:
Alle Felder, die in einen VK-Beleg übernommen werden, können dort manuell überschrieben werden, wenn dies entsprechend in der Einrichtung der Zusatzfelder Tabelle eingerichtet ist. Für jedes Feld wird dann ein Marker "manuell geändert“ gesetzt und es wird gespeichert, von wem die Information wann geändert wurde.

Ablauf#

Die für die Übernahme in den VK-Beleg gekennzeichnete Zusatzfelder werden bei der Anlage mit in den Beleg übernommen. Hierbei wird zwischen Kopf und Zeilen Zusatzinformationen unterschieden.

Bei der Anlage von Lieferplanzeilen werden die eingerichteten Zusatzfeldwerte aus dem Vertrag geholt und ggfs. um fehlende Werte aus den Stammdaten ergänzt.

Eingerichtete Zusatzfelder eines Artikels werden an der Zeile hinterlegt, wie bspw. die Statistische Gruppe. Bei der Änderung eines Wertes (wenn laut Einrichtung möglich), wird dies vermerkt. Die "Planzeilen Zusatzfelder“ erhalten den Wert "Ja“ in dem Feld "Geändert“ sowie die Protokollierung in den Feldern "Geändert am“ und "Geändert von“.

Wird aus dem Lieferplan ein Auftrag abgerufen, dann werden die Zusatzfeldwerte entsprechend mit in den Beleg übernommen. Wurde eine manuelle Änderung am Lieferplan hinterlegt, dann wird diese mit höchster Priorität behandelt und erhält den Vorzug vor den Werten aus den Stammdaten und dem Vertrag.

Die Zusatzfelder können im Verkaufsauftrag ebenfalls eingesehen und geändert werden.

Kopfinformationen können über den Aufruf "Aktionen“, "KUMAVISION healthcare“, "Zusatzfelder“ aufgerufen werden. Kopfinformationen werden mit einer Herkunftsart (Verk. an Debitor, Rech. an Debitor) gekennzeichnet.

Die Zeileninformationen (VK-Belegzeilen Zusatzfelder) können in der Registerkarte "Zeilen“ über den Aufruf "Verknüpfte Informationen“, "Zusatzfelder“ aufgerufen werden.

Erfolgt nachträglich die manuelle Änderung eines Zusatzfeldwertes, dann wird diese Änderung in die damit verbundenen Vorgänge übernommen. Bei der Buchung eines VK-Belegs erfolgt ein erneuter Abgleich der Zusatzfeldinformationen, so dass eventuelle Änderungen, die nachträglich in den Stammdaten oder am Vertrag erfolgt sind, nochmals aktuell mit in den VK-Beleg überführt werden. Zusatzfeldwerte, die als "manuell geändert“ gekennzeichnet sind, werden dabei nicht überschrieben.

Zusatzfelder im Einkauf#

Die Funktion sowie Einrichtung der Zusatzfelder in Einkaufsprozessen erfolgt analog den Zusatzfeldern in den Verkaufsprozessen.

Zusatzfelder in Vertrags- und Vorgangsperiode#

Für Vertragsperioden und Vorgangsperioden können Zusatzfelder definiert werden und in den Prozessen angewendet werden.

Einrichtung#

Die angelegten Zusatzfelder, siehe Abschnitt" Zusatzfelder Einrichtung", müssen in der Einrichtung der "Stammdaten Tabellen“ über die zugehörigen "Tabellen ID“ zugewiesen werden.

Tabelle 5007239 Vertragsversionsperiode
Tabelle 5007281 Vorgangsperiode

Vorgangsperiode:
Zusatzfelder, die für die Vorgangsperiode definiert werden, sind in der Vorgangsperiodenkarte mit Werten zu ergänzen. Die Versicherungsart wird hierbei mit "Wert im Vertrag“ vorgegeben und in die Vorgangsperiode überführt.

Vertragsversionsperiode:
Für die Vertragsversionsperioden können Zusatzfelder definiert werden, die über die Zeilen auswählbar sind. Diese Zusatzfelder werden in den Lieferplan und Abrechnungsplan überführt und somit in den Prozess eingesteuert.

Stammdaten Standardfeld#

Je Stammdatenzusatzfeld kann definiert werden, ob das Zusatzfeld bei der Anlage eines neuen Datensatzes automatisch eingetragen werden soll. Zusätzlich besteht hier die Möglichkeit, einen Standardwert anzugeben, der dann mit übernommen wird.

Elektronische Abrechnung#

Elektronische Abrechnung nach §300#

Das Modul "eAbrechnung §300" ermöglicht Ihnen den elektronischen Datenaustausch der Abrechnungsdaten für sonstige Leistungserbringer mit den Abrechnungsstellen nach SGB V §300.

Grundvoraussetzung ist ein Rezeptvorgang mit entsprechender Abrechnungsart nach §300.

Weiterführende Informationen zur eAbrechnung nach §300 bietet die Website GKV Datenaustausch.

Einrichtung#

Um die eAbrechnung nutzen zu können, müssen an folgenden Stellen im System entsprechende Einrichtungen vorgenommen werden:

Sammelrechnungsnummernserie#

Die Nummernserien werden mit dem Einrichtungsmandanten voreinstellt ausgeliefert, sollten abweichende benötigt werden, müssen diese in der jeweiligen Abrechnungsartenkarte entsprechend geändert werden.

Abrechnungsarten#

Die Abrechnungsarten werden vorparametrisiert ausgeliefert. Allerdings kann es vorkommen, dass davon abweichende Einrichtungen vorgenommen werden müssen.

Mögliche Änderungen der Vorparametrisierungen können Sie über die jeweilige Abrechnungsartenkarte vornehmen.

Rufen Sie die "Abrechnungsarten“ über die Anwendersuche auf und Öffnen Sie die "Abrechnungsartenkarte“ zum Code "P300".

KUMAVISION healthcare Einrichtung#

Rufen Sie die "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ über die Anwendersuche auf.

Inforegister Allgemein#

Inforegister Verkauf#

DI-Dokumententypen#

Die DI-Dokumententypen werden mit dem Einrichtungsmandanten ausgeliefert. Durch diese Einrichtung kommt es zur Barcodevormerkung und der automatischen Archivierung des taxierten Rezeptes.

Für die Belegart "REZEPT TAXIERT" ist die Einstellung "Nur Vorderseite laden“ aktiviert.

Zum DI-Dokumententyp "REZEPT TAXIERT" sind Zusatzfelder hinterlegt. Diese dienen der korrekten Verarbeitung der Informationen aus dem Scanprozess.

Fieldmapping (Taxierte Rezepte)#

Das für die eAbrechnung benötigte Fieldmapping ist für taxierte Rezepte zu hinterlegen. Dabei wird die Dokumentenart nicht durch das Fieldmapping eingesteuert, sondern kommt aus der Einrichtung der Abrechnungsart (Feld: "Verordnung DMS Belegunterart").

Einrichtung Fieldmapping Register "Allgemein“:

Einrichtung Fieldmapping Register "Fieldmappingzeilen“:

Artikel – Zusatzfeld#

Die eAbrechnung nach §300 benötigt ein eigenes Zusatzfeld am Artikel, das mit den entsprechenden Werten belegt werden muss. Dies wird über den Einrichtungsmandanten realisiert. Die ausgelieferten Zusatzfeldwerte entstammen dabei der Anlage 3 der eAbrechnung nach §300. Dieses Zusatzfeld muss bei der Artikel-Neuanlage aktiv gepflegt werden.

Die dazu vorhandenen Optionswerte des Zusatzfelds entsprechen dabei den Vorgaben der Krankenkassen, die Produktdaten stammen aus der Technischen Anlage 3 des Schlüsselverzeichnisses (Schlüssel Produktart).

Aktuelle Kostenträgerdatei laden und importieren#

Für eine korrekte elektronische Abrechnung nach §300 muss die aktuelle Kostenträgerdatei im System hinterlegt sein. Prüfen Sie dazu regelmäßig, ob diese noch aktuell ist. Sollte dies nicht der Fall sein, laden Sie bitte die Datei wie folgt herunter und aktualisieren diese:

1. Gehen Sie auf die Internetseite GKV Datenaustausch.
2. Navigieren Sie zu "sonstige Leistungserbringer“ und laden Sie die passende Kostenträgerdatei herunter.
3. Benennen Sie die Datei in eine *.txt-Datei um.
4. Rufen Sie sich im System die Maske "§300 SGB V Kostenträgerdatei importieren“ über die Anwendersuche auf.
   Hinweis
   Bitte beachten Sie, dass Ihnen der Aufruf nur zur Verfügung steht, wenn Sie das Rollencenter "healthcare RZ“ zugewiesen haben.
   Rollencenter > Aktionen > Office > eAbrechnung > §300 SGB V Kostenträgerdatei importieren.
5. Nach dem Öffnen der Seite "§300 SGB V Kostenträgerdatei importieren“ wählen Sie für den Import die Option "Alte Daten behalten“ und "P300“ aus.
6. Um die zuvor heruntergeladene Kostenträgerdatei auszuwählen, nutzen Sie die Funktion zum Durchsuchen bzw. Ziehen Sie die Datei in das dafür vorgesehenen Fenster.

Anschließen können Sie den Import über die Importhistorie überprüfen. Hierzu rufen Sie sich über die Anwendersuche die "SGB V Importhistorie“ auf.

In der Historie werden Ihnen das Einlesedatum der Datei, der Dateiname, das Gültig ab Datum und die Kontoart (§302 / §300) angezeigt.

eAbrechnung §300 Einrichtung#

eAbrechnung Datei Dienst Einrichtung#

Die Kommunikation mit dem Kostenträger erfolgt durch die Software Dakota LE, welche spezielle Daten-Dateien benötigt. Diese Dateien werden von dem separaten Windows-Dienst "Kumavision Web Api File Service" erzeugt. Dieser Dienst dient als Schnittstelle zwischen Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ und Dakota.

Inforegister Allgemein#

Inforegister Einrichtung#

Im Nachfolgenden wird der Prozess zur Integration von Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ in den "Kumavision Web Api File Service" dargestellt.

Voraussetzungen#

• Der "Kumavision Web Api File Service" ist installiert und funktionsfähig.
• Sie kennen die "Kumavision Web Api File Service" Endpunkt-Uniform Resource Identifier (URI) und die zugehörige Portnummer.
• Sie verfügen über das Clientzertifikat zur Authentifizierung und das Serverzertifikat zur Gewährleistung einer verschlüsselten Kommunikation.

Einrichtungsschritte#

1. Rufen Sie über die Dienstverbindung die "eAbrechnung Datei Dienst Einrichtung" auf.
2. Laden Sie das Clientzertifikat mittels der Aktion "Client-Zertifikat hochladen (*.pfx)" hoch.
   Nach dem Hochladen erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie das Passwort des privaten Schlüssels einmalig eingeben müssen. Bei korrekter Eingabe werden Ihnen Detailinformationen zum elektronischen Zertifikat angezeigt.
3. Fügen Sie das Serverzertifikat durch die Aktion "Server-Zertifikat hochladen (*.cer)" hinzu.
   Nach dem Hochladen öffnet sich ein Dialogfenster, welches Ihnen Detailinformationen zum elektronischen Zertifikat anzeigt.
4. Tragen Sie den entsprechenden Sprachtag unter "Kultur-Info-Sprachtag" ein (z.B. "de-DE" für Deutschland).
5. Aktivieren Sie die Option "Ist aktiviert".
6. Überprüfen Sie die vollständige Einrichtung mittels der Aktion "Verbindung testen".

Ablauf – eAbrechnung durchführen#

Über den Vertrag wird gesteuert, welche Abrechnungsart für die Berechnung zu Grunde gelegt wird. Die daraus resultierenden Rechnungen werden durch die Erstellung einer Abrechnungsdatei weiterverarbeitet, dabei werden in der Rechnung die IK-Nummern für die Abrechnung verwendet.

Die Abrechnung wird über den Aufruf "eAbrechnung §300“ ausgeführt. Rufen Sie diesen über die Anwendersuche oder alternativ über das Rollencenter unter "Aktionen > Office > eAbrechnung" auf.

Der Prozessablauf entspricht dem Ablauf bei der Abrechnung nach §302 und ist dort beschrieben.

Da bei der Abrechnung nach §300 die Taxierung der Rezept Images notwendig ist, sind bei der Abrechnung nach §300, vor der Erstellung der elektronischen Abrechnung noch weitere Prozessschritte durchzuführen, die nachfolgend beschrieben sind.

Prozess: Rezept taxieren (Rezept bedrucken)#

Mit den sortierten Belegen erfolgt der weitere Bearbeitungsweg. Im Barcode des Rechnungsbelegs ist die Rechnungsnummer codiert, dabei stehen die Rechnungsnummer und der Barcode der Verordnung in einer Beziehung.

Rufen Sie im Rollencenter über Aktionen > Office "Geb. Verkaufsrechnung taxieren“ auf und scannen den auf der Rechnung aufgedruckten Barcode mit einem Handscanner in das Feld "Eingabe Rechnungsnr.“. Eine manuelle Eingabe ist bei Bedarf ebenfalls möglich.

Mit der Eingabe der Rechnungsnummer wird der Barcode der Verordnung ermittelt und auf der Seite hinterlegt. Es werden zusätzlich der Versicherte und die Abrechnungskasse der Krankenkasse übernommen. In den Zeilen werden Artikel und Ressourcen vom System eingetragen. Dabei kann die Verteilung der Artikel auf mehrere Verordnungsblätter und die entsprechenden Positionen in der Zeile erfolgen.

Aktivieren Sie "Workflow“ und führen die Aktion "Vorgaben bearbeiten/Scannen“ im Menüband aus. Es erscheint ein Abfragefenster. Markieren Sie je nach Art der vorliegenden Verordnung (Rezept oder Sonstige VO) mit "OK".

Legen Sie das Rezept in den Einzug des Druckers und bestätigen das nachfolgende Abfragefenster mit "Ja“.

Das Rezept wird nun taxiert bzw. bedruckt, gleichzeitig wird eine Barcodevormerkung erstellt, welche in den "DI-DMS Barcodes" ersichtlich ist. Mit diesem Eintrag wartet das System auf das Zurückscannen des taxierten Rezepts, ein entsprechender Eintrag wird erzeugt:

• Barcode des Rezeptes,
• Rechnungsnummer,
• Dokumentenart,
• Erstellt am,
• Archiviert am > ungefüllt. Dieses Feld wird erst mit erfolgreichen Rückscan des taxierten Rezeptes gefüllt.

Prozess: taxiertes Rezept einscannen (Rückscan)#

Die taxierte, bedruckte Verordnung wird nun über den Dokumentenscanner über den Stapeltyp "Rezept taxiert“ gescannt.

Mit dem Scanprozess wird der Barcode gelesen. Es erfolgt eine automatische Zuweisung zur Barcodevormerkung. In den "DI-DMS Barcodes" wird in das Feld "Archiviert am“ das Tagesdatum eingetragen.

Das Image für das taxierte Rezept wir zur gebuchten Rechnung verschlagwortet. Die Dokumentenart (Rezept taxiert) wird gemäß der Einrichtung eingesteuert.

Prozess: Images kopieren#

Für die eAbrechnung nach §300 wird das Image des taxierten Rezeptes benötigt. An die Datei sind spezielle Anforderungen gestellt. Damit die Datei genutzt werden kann, wird die Funktion "Image kopieren“, nach dem Erstellen der Auftragsdatei, ausgeführt.

Im Vorfeld muss dazu:

• der Lauf (gewünschte Krankenkasse) ausgewählt sein.
• die gewünschte Abrechnungsposition unter eAbrechnung Dateiinfo 300 ausgewählt werden.

Bestätigen Sie das neue Fenster mit Ihren Filterkriterien mit "OK“.

Es werden nun zwei Dateien generiert, die im hinterlegten Zielverzeichnis, der in der Abrechnungsart vorgenommenen Einrichtung, abgelegt werden.

Bei der TIF-Datei handelt es sich um das eigentliche Image, die IMG-Datei beschreibt die Image-Datei.

Prozess: Images Auftragsdatei erstellen#

In diesem Schritt wird die verschlüsselte Datei erstellt. Markieren Sie den gewünschten Datensatz und führen Sie die Funktion "Image Auftragsdatei erstellen“ aus.

Prozess: Image Datenträger Begleitzettel#

Der Begleitzettel für die Images wird über die Funktion "Image Datenträger Begleitzettel“ erstellt. Dieser gibt die Informationen zum jeweiligen Datenträger mit aus.

Prozess: Label CD Druck#

Als Abschluss wird das Label für den Datenträger gedruckt. Die Einstellung, welcher Drucker dafür verwendet wird, muss kundenindividuell angepasst werden, da unterschiedliche Drucker und/oder Druckmedien genutzt werden.

Im oberen Bereich der Seite wird der gewünschte Lauf ausgewählt. Im Bereich eAbrechnung Dateiinfo 300 wird die gewünschte Abrechnung ausgewählt. Führen Sie die Funktion "Label CD drucken“ aus.

Es öffnet sich die Seite, um den Druck zu starten. Die Diskettennummer und AnsprechpartnerInnen werden vorbelegt. Führen Sie die Funktion "Drucken“ aus. Als Beleg wird das Label gedruckt. Das Image beinhaltet Informationen zum Absender, Datenträgernummer und der hinterlegten Imagedateien.

Abrechnung nach Modellvorhaben gemäß §64d SGB V#

Das Modellvorhaben nach § 64d SGB V regelt die Übertragung ärztlicher Tätigkeiten an Pflegefachpersonen. Als Grundlage hierfür dient der Rahmenvertrag mit dem GKV-Spitzenverband der Krankenkassen und die Änderung in der TA3 Version 41 (§300).

Nachfolgend werden Ihnen die notwendendigenen Einrichtungen und das Vorgehen für eine Abrechnung nach Modellvorhaben gemäß §64d SGB V erläutert.

Einrichtung#

Abrechnungsarten#

Auf der "Abrechnungsartenkarte" können über das Feld "Vertragskennzeichen" verschiedene Kennzeichen eingesteuert werden. Auf der Abrechnungsartenkarte für die Abrechnung nach §300 (P300) sollte zur Umsetzung des Modellvorhabens nach §64 das Kennzeichen "55" vorbelegt werden. Weiterführende Informationen finden Sie unter P300 – Abrechnungsarten.

Anlage der Pflegekraft#

Die Pflegekräfte werden im System als Debitor/Kontakt eingepflegt.

Auf der Debitorenkarte werden auf dem Inforegister "KUMAVISION healthcare" die Beschäftigten- und Betriebsstättenummer hinterlegt:

Jede MitarbeiterIn eines Pflegedienstes hat eine eigene IK-Nummer.  

Ablauf#

Vorgangserfassung#

Einem Versicherten ist als zugeordnete Partnerrolle eine Pflegeperson hinterlegt. Diese verfügt über eine IK-Nummer und einer Betriebsstättennummer.

Im Prozess der Vorgangserfassung wird in der Vorgangsperiodenkarte auf dem Inforegister "Fachstelle" im Feld "Leistungsempfehlung" die Partnerrolle der Pflegeperson eingetragen. Hierdurch wird das Feld "eAbrechnung Vertragskennzeichen" automatisch mit dem Wert (55) aus der Einrichtung der Abrechnungsart gefüllt.

e-Abrechnung#

Die Werte werden ebenso auch an die Abrechnungsposten und in die Abrechnungsdatei übergeben. Aus der Beschäftigtennummer = IK Nummer wird das Feld "Beschäftigtennummer" in den Abrechnungsposten gefüllt. Aus der Betriebsstätte das Feld "Betriebsstätte aus Leistungsempfehlung".

Sind die beiden Felder dann gefüllt, werden diese bei Dateierstellung an das ZUP Segment der Abrechnungsdatei übergeben.

• ZUP-02 = Betriebsstätte aus Leistungsempf. (hier ist normalerweise die Betriebsstätte des Arztes enthalten)
• ZUP-25 = IK-Nummer aus Leistungsempfelung = Beschäftigen Nummer (ist sonst die Arztnummer)
• ZUP-24 = Ist das Feld "Vertragskennzeichen" aus der Hinterlegten Option aus der Vorgangsperiodenkarte

Die Befüllung des Vertragskennzeichens war zuvor abhängig von der Betriebsstätte des Arztes. Das ist ebenfalls gegeben, sofern das Kennzeichen auf der Vorgangsperiodenkarte nicht gefüllt ist

Elektronische Abrechnung nach §302#

Das Modul "eAbrechnung §302" ermöglicht Ihnen den elektronischen Datenaustausch der Abrechnungsdaten für sonstige Leistungserbringer mit den Abrechnungsstellen nach SGB V §302.

Einrichtung#

Aktuelle Kostenträgerdatei laden und importieren#

Für eine korrekte elektronische Abrechnung nach §302 muss die aktuelle Kostenträgerdatei im System hinterlegt sein. Prüfen Sie dazu regelmäßig, ob diese noch aktuell ist. Sollte dies nicht der Fall sein, laden Sie bitte die Datei wie folgt herunter und aktualisieren diese:

1. Gehen Sie auf die Internetseite GKV Datenaustausch.
2. Navigieren Sie zu "sonstige Leistungserbringer“ und laden Sie die passende Kostenträgerdatei herunter.
3. Benennen Sie die Datei in eine *.txt-Datei um.
4. Rufen Sie sich im System die Maske "§302 SGB V Kostenträgerdatei importieren“ über die Anwendersuche auf.
   
   Hinweis:
   Bitte beachten Sie, dass Ihnen der Aufruf nur zur Verfügung steht, wenn Sie das Rollencenter "healthcare RZ“ zugewiesen haben.
   Rollencenter > Aktionen > Office > eAbrechnung > §302 SGB V Kostenträgerdatei importieren.
5. Nach dem Öffnen der Seite "SGB V §302 Import VerknüpfDaten“ wählen Sie für den Import die Option "Alte Datei beibehalten“ und "P302“ aus.
6. Um die zuvor heruntergeladene Kostenträgerdatei auszuwählen, nutzen Sie die Funktion zum Durchsuchen bzw. Ziehen Sie die Datei in das dafür vorgesehenen Fenster.

Anschließen können Sie den Import über die Importhistorie überprüfen. Hierzu rufen Sie sich über die Anwendersuche die "SGB V Importhistorie“ auf.

In der Historie werden Ihnen das Einlesedatum der Datei, der Dateiname, das Gültig ab Datum und die Kontoart (§302 / §300) angezeigt.

Abrechnungsarten#

Die Abrechnungsarten werden vorparametrisiert ausgeliefert. Allerdings kann es vorkommen, dass davon abweichende Einrichtungen vorgenommen werden müssen.

Mögliche Änderungen der Vorparametrisierungen können Sie über die jeweilige Abrechnungsartenkarte vornehmen.

Rufen Sie die "Abrechnungsarten“ über die Anwendersuche auf und Öffnen Sie die "Abrechnungsartenkarte“ zum Code "P302".

Inforegister Allgemein#

Inforegister eAbrechnung#

eAbrechnung §302#

Um die Institutionskennzeichen (IK) der Datenannahmestellen zu hinterlegen, rufen Sie sich zunächst die Seiter "eAbrechnung §302“ über die Anwendersuche auf. Alternativ können Sie die Seite aus dem Rollencenter (healthcare RZ) unter: "Aktionen > Office > eAbrechnung > eAbrechnung §302" öffnen.

Es öffnet sich die Seite "eAbrechnung§302", diese besteht aus drei Bereichen:

• Kopfbereich mit Parameter Tabelle für die Abrechnungskassen
• eAbrechnung Dateiinfo 302
• Allgemein

Kopfbereich#

Die Daten in den Abrechnungsposten sind relevant für die Abrechnung und werden im Abrechnungsprozess mit weiterer Information angereichert (z.B. die Sammelrechnungsnummer der Abrechnung) usw.

Im oberen Teil der Karte können Sie die IK der Datenannahmestelle mit Hilfe der u.a. Tabelle hinterlegen.

Mit Öffnen der Karte ist der Bereich nicht editierbar. Über die Funktion "Ändern/Abschließen“ im Menüband wird der Bereich editierbar. Nach Änderung muss die Bearbeitung mit der Funktion "Ändern/Abschließen“ abgeschlossen werden.

Funktionen im Menüband#

Abrechnungsposten
Anzeige aller Abrechnungsposten ohne Möglichkeit diese zu editieren.

Abrechnungsposten Korrektur
In dieser Ansicht haben Sie die Möglichkeit, die Abrechnungsposten bei Bedarf zu korrigieren. Die Ansicht ist vorgefiltert je nach der Parametrisierung in der Einrichtung der Abrechnungsarten > P302 > Anzeige Abrechnungspostenkorrektur.

Abrechnungsposten Korrektur Gesamt
In dieser Ansicht haben Sie die Möglichkeit, die Abrechnungsposten bei Bedarf zu korrigieren. Diese Ansicht stellt die Abrechnungsposten ungefiltert dar.

Ändern / Abschließen
Zum Editieren oder Sperren der Bearbeitung in der Parameterübersicht.

eAbrechnung Einheiten

In dieser Ansicht können Sie die Einheiten der technischen Anlage V20 gemäß §302 erfassen. Auf der Standard Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ Seite "Einheiten" können Sie anschließend über "eAbrechnung Einheiten" den jeweiligen Schlüsselwert zuordnen.

Beim Erstellen der eAbrechnungsposten nach §302 wird das Feld "Einheit Schlüsselwert" mit dem zugeordneten Wert gefüllt und kann dort geändert werden. Dieser Schlüsselwert wird ab der Version 20 in der Abrechnungsdatei im Segment EHI mit ausgegeben.

eAbrechnung Datei Dienst Einrichtung#

Die Kommunikation mit dem Kostenträger erfolgt durch die Software Dakota LE, welche spezielle Daten-Dateien benötigt. Diese Dateien werden von dem separaten Windows-Dienst "Kumavision Web Api File Service" erzeugt. Dieser Dienst dient als Schnittstelle zwischen Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ und Dakota.

Inforegister Allgemein#

Inforegister Einrichtung#

Im Nachfolgenden wird der Prozess zur Integration von Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ in den "Kumavision Web Api File Service" dargestellt.

Voraussetzungen#

• Der "Kumavision Web Api File Service" ist installiert und funktionsfähig.
• Sie kennen die "Kumavision Web Api File Service" Endpunkt-Uniform Resource Identifier (URI) und die zugehörige Portnummer.
• Sie verfügen über das Clientzertifikat zur Authentifizierung und das Serverzertifikat zur Gewährleistung einer verschlüsselten Kommunikation.

Einrichtungsschritte#

1. Rufen Sie über die Dienstverbindung die "eAbrechnung Datei Dienst Einrichtung" auf.
2. Laden Sie das Clientzertifikat mittels der Aktion "Client-Zertifikat hochladen (*.pfx)" hoch.
   Nach dem Hochladen erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie das Passwort des privaten Schlüssels einmalig eingeben müssen. Bei korrekter Eingabe werden Ihnen Detailinformationen zum elektronischen Zertifikat angezeigt.
3. Fügen Sie das Serverzertifikat durch die Aktion "Server-Zertifikat hochladen (*.cer)" hinzu.
   Nach dem Hochladen öffnet sich ein Dialogfenster, welches Ihnen Detailinformationen zum elektronischen Zertifikat anzeigt.
4. Tragen Sie den entsprechenden Sprachtag unter "Kultur-Info-Sprachtag" ein (z.B. "de-DE" für Deutschland).
5. Aktivieren Sie die Option "Ist aktiviert".
6. Überprüfen Sie die vollständige Einrichtung mittels der Aktion "Verbindung testen".

eAbrechnung durchführen#

Über den Vertrag wird gesteuert, welche Abrechnungsart für die Berechnung zu Grunde gelegt wird. Die daraus resultierenden Rechnungen werden durch die Erstellung einer Abrechnungsdatei weiterverarbeitet, dabei werden in der Rechnung die IK-Nummern für die Abrechnung verwendet.

Abrechnungs- und Auftragsdatei erstellen#

Für die elektronische Abrechnung werden zwei Text-Dateien erzeugt: die Abrechnungsdatei und die Auftragsdatei. Diese beiden Dateien werden nach Erstellung in dem Ordner abgelegt, den Sie in den Abrechnungsarten 302 in den Feldern Dateipfad / Sicherungspfad angegeben haben. Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie diese Dateien im System erzeugen, prüfen und über Dakota versenden.

Rufen Sie sich zunächst über die Anwendersuche die "eAbrechnung §302“ auf.

Die eAbrechnung §302 – Karte öffnet sich, in der Sie im obigen Teil der Karte die entsprechende Zeile auswählen können, für die Sie die Abrechnung erstellen möchten. Hierzu markieren Sie die entsprechende Zeile. Anschließend erscheinen im eAbrechnung Dateiinfo 302-Inforegister die detaillierten abzurechnenden Sammelrechnungen.

Erstellung der Abrechnungsposten#

Um die Abrechnungsposten, die für die Abrechnung notwendig sind, zu erstellen, führen Sie über das Inforegister "eAbrechnung Dateiinfo 302“ die Funktion "Erstelle Abr.-Posten“ aus.

Die eAbrechnung Posten erstellen – Karte öffnet sich, in der bereits automatisiert die entsprechenden Filterungen eingetragen sind:

Bei Bedarf können Sie die Vorfilterungen manuell bearbeiten und mit "OK“ Ihre Eingabe bestätigen.

Nach der erfolgreichen Erstellung der Abrechnungsposten, erhalten Sie einen Hinweis mit der Information, mit welcher fortlaufenden Nummer, wie viele Abrechnungsposten erstellt wurden.

Im Hintergrund wird im Debitorenposten das Kennzeichen gesetzt, dass der Abrechnungsposten erstellt wurde.

Abrechnungsposten prüfen#

Nachdem Sie die Abrechnungsposten erfolgreich erstellt haben, ist es wichtig, diese auf Vollständigkeit und Format zu prüfen. Hierzu rufen Sie sich über das Inforegister "eAbrechnung Dateiinfo 302“ die Funktion "Prüfe Abrechnungsposten“ auf.

Die eAbrechnung Prüfung Posten–Karte öffnet sich, in der die notwendigen Filter auf die Abrechnungsart und Debitorennummer bereits automatisiert vorbelegt sind. Um die Prüfung zu durchlaufen, bestätigen Sie Ihre Eingabe mit "OK“.

Sobald die Prüfung der Abrechnungsposten erfolgreich war, erhalten Sie die Meldung, dass keine Fehlerposten erzeugt wurden.

Zusätzlich wird in den Abrechnungsposten das Kennzeichen "Zeile ohne Fehler" gesetzt.

Sollten für alle Abrechungspostenzeilen, welche zu einer Rechnung gehören, keine Fehler ermittelt werden, so wird zusätzlich das Kennzeichen "Beleg ohne Fehler" gesetzt.

Zeilen mit dem Kennzeichen "Zeile ohne Fehler" werden bei erneuter Prüfung nicht mehr berücksichtigt.

Nur Zeilen mit dem Kennzeichen "Beleg ohne Fehler" werden bei der Erstellung der Abrechnungsdatei (ESOL Datei) berücksichtigt.

Fehlerprotokoll bearbeiten#

Sollten bei der Prüfung der Abrechnungsposten Fehler auftreten, können Sie diese im Fehlerprotokoll einsehen und bearbeiten. Hierzu rufen Sie sich über das Inforegister "eAbrechnung Dateiinfo 302“ das "Fehlerprotokoll“ auf.

Die eAbrechnung Fehlerprotokoll–Karte öffnet sich, in der im obigen Teil die aufgetretenen Fehler gelistet sind. Auf dem Inforegister "SGB V Abrechnungspostenkarte“ können Sie die entsprechenden Fehlerzeilen im Feld "Korrekturwert“ durch Eintragung eines Korrekturwertes korrigieren.

Nach Bestätigen Ihrer Eingabe mit der Enter-Taste, wird der Abrechnungsposten direkt korrigiert und der nächste Wert zur Korrektur kann eingegeben werden.

Abrechnungsposten nach Fehlerkorrektur prüfen#

Sofern Sie alle Korrekturen der fehlerhaften Abrechnungsposten vorgenommen haben, rufen Sie sich im Menüband die "Abrechnungsposten Korrektur“ auf.

Die eAbrechnungsposten Korrektur–Karte öffnet sich, in der Sie die Zeilen nochmals prüfen können. In den Spalten "Zeile ohne Fehler“ und "Beleg ohne Fehler“ sollte jeweils der Haken gesetzt sein.

Anschließend rufen Sie sich über das Inforegister "eAbrechnung Dateiinfo 302“ die Funktion "Prüfe Abrechnungsposten“ auf und führen diese nochmals aus.

Nach dem Prüfungslauf sollten in der eAbrechnung Korrektur–Karte keine Zeilen vorhanden sein.

Sollten dennoch Zeilen in der eAbrechnung Korrektur–Karte vorhanden sein, müssen Sie die Felder jeder einzelnen Zeile erneut prüfen und ggf. korrigieren. Führen Sie anschließend nochmals einen Prüflauf aus.

Abrechnungsdatei erstellen#

Um die Abrechnungsdatei zu erstellen, wählen Sie zunächst die entsprechende Kasse aus und über das Inforegister "eAbrechnung Dateiinfo 302“ die Funktion "Abrechnungsdatei für neue Abrechnung erstellen“ auf.

Die SGB V Abrechnung erstellen 2008–Karte öffnet sich, in der Sie die Angaben nochmals prüfen und ggf. manuell noch einmal bearbeiten können. Anschließend bestätigen Sie Ihre Eingabe mit "OK“. Die Abrechnungsdatei wird erzeugt und im angegebenen Zielverzeichnis gespeichert.

Mit der Erstellung der Abrechnungsdatei wird eine Sammelrechnungsnummer vergeben und in den Abrechnungsosten hinterlegt. Abrechnungsposten mit hinterlegter Sammelrechnungsnummer werden bei erneutem Erstellen der Abrechnungsdatei nicht erneut abgerufen (abgesehen vom Korrekturverfahren).

Es wird auch eine neue Zeile im Bereich eAbrechnung Dateiinfo 302 mit der entsprechenden Sammelrechnungsnummer erstellt. Standardsortierung ist Sammelrechnungsnummer absteigend.

Die Zeilen in der eAbrechnung Dateiinfo 302 ist der Ausgangspunkt für weitere Prozesse.

Abrechnungsdatei für bestehende Abrechnung neu erstellen#

Falls eine Abrechnung nach Erstellung der Abrechnungsdatei korrigiert wird, müssen Sie die Abrechnungsdatei für die bestehende Abrechnung nochmals neu erstellen und versenden. Hierzu wählen Sie den erstellten Datensatz der Sammelrechnung aus und rufen sich über das Inforegister "eAbrechnung 302“ die Funktion "Abrechnungsdatei für bestehende Abrechnung neu erstellen“ auf.

Die SGB V Abrechnung erstellen 2008– Karte öffnet sich, in der Sie die Angaben nochmals prüfen und ggf. manuell noch einmal bearbeiten können. Anschließend bestätigen Sie Ihre Eingabe mit "OK“. Die Abrechnungsdatei wird erzeugt und im angegebenen Zielverzeichnis gespeichert.

Auftragsdatei erstellen#

Um die Auftragsdatei (die sogenannte ESOL Datei) die für den Datenträgeraustausch (DTA) erforderlich ist, zu erstellen, rufen Sie sich über das Inforegister "eAbrechnung Dateiinfo 302“ die Funktion "Auftragsdatei erstellen“ auf.

Die SGB V Auftragsdatei erstellen–Karte öffnet sich, in der Sie nachfolgende Felder optional mit den entsprechenden Daten pflegen können:

Anschließend bestätigen Sie Ihre Eingabe mit "OK“. Die Auftragsdatei wird erzeugt und im angegebenen Zielverzeichnis gespeichert. Zusätzlich wird die ESOL und SR Nr. (Sammelrechnungsnummer) in den Debitoren- und Abrechnungsposten erstellt.

Datenträger Begleitzettel#

Um den Datenträger Begleitzettel zu erstellen, rufen Sie sich über das Inforegister "eAbrechnung Dateiinfo 302“ die Funktion "Datenträger Begleitzettel“ auf.

Die SGB V Urbelege Begleitzettel–Karte öffnet sich, in der Sie die Angaben nochmals prüfen und ggf. manuell noch einmal bearbeiten können. Anschließend können Sie den Begleitzettel drucken.

Der Begleitzettel wird mit den ausgedruckten Urbelegen zu der entsprechenden Krankenkasse gesendet. Die Krankenkasse muss eine Datenannahmestelle für Papiere sein (mit Entschlüsselungsbefugnis).

Urbelege Sortierliste#

Mit der "Urbelege Sortierliste“ wird eine Liste erstellt, mit der die Urbelege (Rezept, Lieferschein, Rechnung, Kostenvoranschlag) für die Krankenkasse zusammengestellt werden können. Um die Urbelege Sortierliste zu erstellen, rufen Sie sich über das Inforegister "eAbrechnung Dateiinfo 302“ die Funktion "Urbelege Sortierliste“ auf.

Die SGB V Urbelege Sortierliste–Karte öffnet sich, in der Sie die Angaben nochmals prüfen und ggf. manuell noch einmal bearbeiten können. Anschließend können Sie die Sortierliste drucken.

eAbrechnungsposten löschen#

In der eAbrechnungposten Korrektur-Übersicht besteht die Möglichkeit, Posten zu löschen. Um Abrechnungsposten zu löschen muss der gewünschte Datensatz markiert werden. Dies kann durch das setzen des Hakens im Feld "Auswahl" erfolgen. Im Menüband wird anschließend die Funktion "Markierte Posten löschen" durchgeführt.

Es erscheint die Meldung: "Es wurden x Posten markiert. Wollen Sie diese wirklich löschen?“. Sollte dies gewünscht sein, bestätigen Sie die Meldung mit "Ja". Es erscheint eine weitere Meldung: "Sollen auch die Debitorenposten der zu löschenden eAbrechnungsposten zurückgesetzt werden? Wenn Sie die Debitorenposten nicht zurücksetzen, werden diese Rechnungen in den folgenden Abrechnungsläufen nicht mehr berücksichtigt.“ Bei der Auswahl "Ja" erfolgt ein zurücksetzen im Debitorenposten, damit ist ein erneuter Abruf in die eAbrechnungsposten möglich. Ein Löschen der Abrechnungsposten sollte nur mit Bedacht erfolgen.

eAbrechnungsposten erneut abrechnen#

Da es ein Korrekturverfahren gibt, welches sich auf bereits erfolgte Kommunikationsschritte bezieht, ist es zwingend notwendig auf die Historie der eAbrechnung zugreifen zu können. Deshalb werden gelöschte und gesendete eAbrechnungsposten nun archiviert. Beim manuellen Löschen wird dabei der Archivierungsgrund auf "Gelöscht“ und beim Erstellen der Auftragsdatei werden die darin enthaltenen eAbrechnungsposten automatisch auf den Archivierungsgrund auf "eAbrechnung“ gesetzt.

Mit dem Erstellen der Auftragsdatei wird der Abrechnungsposten in das Archiv überführt.

Im Fenster "eAbrechnung §302" kann das Abrechnungspostenarchiv per Aktion im Menüband oder über das Feld "Anzahl Zeilen Archiv“ im Unterfenster Dateiinfo geöffnet werden.

Es wurde mit der Erstellung der Abrechnungsdatei mit dem Eintrag:

Abrechnungsgrund = eAbrechnung Verarbeitungskennzeichen = Abrechnung erstellt.

Es existieren auf der Seite eAbrechnungspostenarchiv zwei Funktionsaufrufe:

1. Markierte Posten löschen
2. Markierte Posten erneut Abrechnen

Es kann notwendig sein, bereits versendete Abrechnungsdateien erneut zu erstellen.

Markierte Posten erneut Abrechnen#

War die Abrechnungsdatei nur in einem Feld falsch und diese soll nach Korrektur des Feldes 1:1 neu erstellt werden, so können die "ausgewählten“ Posten mit der Aktion "Markierte Posten erneut abrechnen“ in die offenen eAbrechnungsposten übernommen werden.

Dabei wird der Archivierungsgrund auf "eAbr. wiederholt“ gesetzt. Die Debitorenposten werden nicht zurückgesetzt.

Es können nur archivierte Abrechnungsposten mit Archivierungsgrund = eAbrechnung ausgewählt werden.

Hierzu wird zunächst die Liste auf "Bearbeiten" gesetzt und die gewünschte Zeile ausgewählt.

Führen Sie im Menüband die Funktion "Markierte Posten erneut abrechnen" aus.

Es erscheint die Meldung: "Es wurden n Posten markiert, wollen Sie diese wirklich Löschen?" Bestätigen Sie diese mit "Ja". Damit erscheint eine erneute Abfrage, auch diese mit "Ja" bestätigen.

Der Archivierungsgrund wurde auf "eAbr wiederholt" gesetzt.

Die Einträge für die Abbildung der eAbrechnung bleiben unverändert und somit ist ein erneuter Abruf in die eAbrechnungsposten nicht möglich.

In den eAbrechnung Dateiinfo 302 wurde die Anzahl Zeilen auf "1" gesetzt

Führen Sie die Funktion "Abrechnungsdatei für Bestehende Abrechnung neu erstellen" aus und hinterlegen das benötigte Verarbeitungskennzeichen.

Im Anschluss erstellen Sie die Auftragsdatei erneut.

In der Regel befinden sich die Zeilen anschließend im Archiv und die Anzahl der Zeilen ist mit der Datei Erstellung auf "0" gesetzt worden.

Im eAbrechnungspostenarchiv befindet sich zusätzlich ein weiterer Eintrag mit dem Kennzeichen:

Abrechnungsgrund = eAbrechnung Verarbeitungskennzeichen = Korrektur

Zusätzlich wird der Bezug zur Ausgangsabrechnung abgebildet (Orig. Abrechnung Sammelrechnungsnummer u.a.).

In der erstellten Abrechnungsdatei wurden im Segment FKT das Kennzeichen 04 gesetzt und im Segment URI zur Korrigierten Abrechnung gesetzt.

Markierte Posten löschen#

War die Abrechnungsdatei grundsätzlich falsch, sollten die eAbrechnungsposten komplett neu erstellt werden. Im Fenster "eAbrechnungspostenarchiv" können dazu in der Spalte "Ausgewählt“ die Posten markiert werden. Die Aktion "Markierte Posten löschen“ setzt den Archivierungsgrund auf "eAbr. gelöscht“ und setzt die Debitorenposten zurück, damit die eAbrechnungsposten erneut erstellt werden können.

Nach der Erstellung der Auftragsdatei wird das Feld "Anzahl Zeilen" auf 0 gesetzt und das Feld "Anzahl Zeilen" auf den entsprechenden Wert gesetzt.

Mit einem Klick auf die Ziffer im Feld" Anzahl Zeilen Archiv" gelangen Sie in eine Vorgefilterte Übersicht des eAbrechnungsarchivs.

Es wurde mit der Erstellung der Abrechnungsdatei mit dem Eintrag:

Abrechnungsgrund = eAbrechnung Verarbeitungskennzeichen = Abrechnung erstellt.

Der Debitorenposten der Krankenkasse wurde durch das Erstellen der Abrechnungsdatei mit den entsprechenden Einträgen versehen.

Mit dem Aufruf erscheinen Hinweismeldungen. An dieser Stelle sicherstellen ob es gewollt ist, ansonsten mit "Nein" den Prozess verlassen.

Frage ob die Debitorenposten auch zurückgesetzt werden soll, damit ist eine erneute Abrechnung möglich (erneuter Abruf der Abrechnungsposten).

Nach dem Durchführen der Funktion wurde im eAbrechnungsarchiv das Feld "Archivierungsgrund" auf "eAbr. gelöscht" gesetzt.

Der Debitorenposten der Krankenkasse wurde für eine neue Abrechnung zurückgesetzt.

In den eAbrechnung Dateiinfo 302 wurde die Felder zurückgesetzt.

Nachdem die Debitorenposten zurückgesetzt wurden, werden die Abrechnungsposten erneut abgerufen und geprüft. Im Anschluss wird die Abrechnungsdatei und Auftragsdatei neu erstellt.

Durch den Aufruf des eAbrechnungspostenarchiv aus dem Menüband gelangen Sie in eine ungefilterte Ansicht.

Für die gelöschte Position wurde der Archivierungsgrund auf "eAbr. gelöscht" gesetzt. Für die neu erstellte Position wurde der Archivierungsgrund auf "eAbrechnung" gesetzt.

Bei Vorliegen des Archivierungsgrund = "eAbr. gelöscht" ist das Löschen der Position nicht möglich.

Bei Vorliegen des Archivierungsgrund = "eAbr. wiederholen" ist das Löschen der Position nicht möglich.

Korrekturverfahren#

Bisher können in der eAbrechnung nur normale Abrechnungen gesendet werden. Das Korrekturverfahren erlaubt es, Abrechnungen zu ergänzen oder auch eine erneute Korrektur zu senden. Dies ist durch das Feld "Verarbeitungskennzeichen“ möglich. Nur wenn die Version mit Korrektur eingestellt ist, kann auch das Verarbeitungskennzeichen ausgewählt werden.

Das Feld "Verarbeitungskennzeichen“ dient hier als Vorgabewert bei der Erstellung einer neuen Abrechnungsdatei.

Bei der Aktion "Dateien zu Laufnr. erstellen“ dient das Feld als Filter. Ist das Feld leer, werden Dateien (wenn Daten vorhanden sind) zu allen vier Verarbeitungskennzeichen erstellt,

Ist das Feld "P302 Verarbeitungskennzeichen“ leer, werden die Dateien zu allen vier Verarbeitungskennzeichen erstellt.

Bisher werden die Daten immer mit dem Verarbeitungskennzeichen "Abrechnung ohne Besonderheiten“ erzeugt.

Wird das Korrekturverfahren bei der Dateierzeugung angewendet, sind auch die Korrekturkennzeichen "Nachforderung“, "Zuzahlung“ und "Korrektur“ möglich.

Das Kennzeichen "Zuzahlung“ wird aktuell nicht verwendet, da inhaltlich noch in Klärung.

Die Kennzeichen "Nachforderung“ bis "Korrektur“ setzen voraus, dass der ursprüngliche Beleg bereits abgerechnet wurde.

Diese Prüfung erfolgt auf Basis der eAbrechnungsposten mit Archivierungsgrund "eAbrechnung“. Nur wenn hier zur Abrechnungsperiode bereits Einträge mit dem Verarbeitungskennzeichen "Abrechnung“ existieren, sind die weiteren Kennzeichen möglich. D.h. es muss eine Übereinstimmung in folgenden Feldern geben: Debitorennr. (Versicherter), Vorgangsnr., Vorgangsperiodennr., Abrechnungsperiodennr..

Handelt es sich um eine Position, die bisher noch nicht abgerechnet wurde (neue Abrechnungsnr.) dann wird das Kennzeichen "Nachforderung“ gesetzt. Wurde die Position bereits abgerechnet und es wird eine Gutschrift ermittelt, so wird das Kennzeichen "Korrektur“ gesetzt.

Die Ermittlung des Verarbeitungskennzeichens erfolgt bereits bei der Erstellung der eAbrechnungsposten. Wird die Abrechnungsdatei ohne Korrekturverfahren erzeugt, so wird das Verarbeitungskennzeichen ignoriert. D.h. es werden die eAbrechnungsposten aller Verarbeitungskennzeichen mit dem Kennzeichen "Abrechnung“ übermittelt.

Wird das Korrekturverfahren jedoch angewendet, muss pro Verarbeitungskennzeichen eine Datei erzeugt werden, insofern für dieses Kennzeichen eAbrechnungsposten vorhanden sind.

Beim Setzen eines der Verarbeitungskennzeichen muss in der Abrechnungsdatei die Referenz zur ursprünglichen Abrechnung angegeben werden. Dafür gibt es die Felder mit dem Präfix "Orig.“:

• Orig. IK Leistungserbringer
• Orig. Abrech. Sammelrechnung
• Orig. Det. Abrech. Sammelrechnung
• Orig. Rechnungsdatum
• Orig. Belegnr.

Diese Felder werden beim Erzeugen der eAbrechnungsposten automatisch gefüllt, wenn es sich um eines der Verarbeitungskennzeichen handelt.

Debitorenposten#

In den Debitorenposten der Abrechnungskasse sind einige Felder relevant. Zu den gewünschten Debitorenposten gelangen Sie über den Aufruf "Posten" im Menüband der Debitorenkarte der Abrechnungskasse.

Fälligkeit
Die Fälligkeit wird aus den Abrechnungsarten vorbelegt. Wird eine Abrechnungsdatei erstellt, so wird diese aus dem in der Requestform hinterlegten Fälligkeitsdatum genommen und in den Debitorenposten geschrieben.

Abwarten
Das Kennzeichen "EAB" kommt auch aus der Vorbelegung der Abrechnungsarten Einrichtung. Diesen Kennzeichen wird gelöscht, sobald eine Abrechnungsdatei erstellt wurde.

Abrechnungsart
Welche Abrechnungsart genutzt wird, hängt von der Vorgabe des genutzten Vertrags ab. Das Feld befindet sich in der Vertragsversionskarte.

Abrechnungsposten erstellt
Mit dem Abruf der Abrechnungsposten in der eAbrechnung wird im Debitorenposten der Haken gesetzt. Dieser verhindert einen erneuten Abruf.

Abrech. Sammelrechnungs Nr.
Mit dem Erstellen der Abrechnungsdatei wird eine Sammelrechnungsnummer generiert und auch im Debitorenposten hinterlegt.

Funktion eAbrechnungsdaten zurücksetzen
Aufgerufen wird diese Funktion aus der Postenübersicht über das Menüband. Mit dem Ausführen der Funktion erscheint die Meldung "Wollen Sie wirklich die eAbrechnungsdaten zurücksetzen?“, sollte es so sein, bestätigen Sie diese mit "Ja". Die Fälligkeit wird zurückgesetzt, das Kennzeichen Abwarten "(EAB)" wird gesetzt, das Kennzeichen "Abrechnungsposten erstellt" wurde entfernt und die Sammelrechnungsnummer wurde entfernt.

Schnellerfassung#

Die Schnellerfassungsmaske ermöglicht Kundenbestellungen, sowohl als Rezeptvorgang als auch als Direktverkauf, schneller zu erfassen.

Die Schnellerfassungsmaske ist im "Marketing Cockpit“ sowie auch in der "eBox" als zentraler Einstiegspunkt für den Bearbeitungsprozess eingebunden.

Einrichtung#

Benutzer Einrichtung#

Die Nutzung der Schnellerfassungsmaske wird benutzerspezifisch auf der "Benutzer Einrichtungskarte“ aktiviert. Die Einstellung befindet sich auf dem Inforegister "Cockpit Aktionen“. Aktivieren Sie den Schalter "Schnellerfassungsmaske verwenden", wird im Menüband auf der Seite "Marketing Cockpit“ sowie "eBox" der entsprechende Aufruf angezeigt.

Nummernserie#

Es muss eine Nummernserie für die Schnellerfassung hinterlegt werden. Legen Sie zunächst eine eigene Nummernserie an und hinterlegen diese anschließend auf dem Inforegister "Verkauf“ im Feld "Schnellerfassungsmaske Nummernserie“ in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“.

Verkaufsauftragsart#

Für Aufträge, die aus der Schnellerfassung über den Lieferplan generiert werden, werden die Auftragsarten aus dem Vertrag genutzt. Für die Schnellerfassung von Direktverkäufen muss in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ auf dem Inforegister "Verkauf“ im Feld "Schnellerfassung Verkaufsauftragsart für Direktverkauf“ eine Verkaufsauftragsart hinterlegt werden.

Schnellerfassung gleicher Vorgang ohne Rückfrage#

In der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ auf dem Inforegister "Verkauf“ haben Sie die Möglichkeit, die Art der Erfassung bei mehreren Artikelzeilen über Aktivierung oder Deaktivierung der Funktion "Schnellerfassung gleicher Vorgang ohne Rückfrage“ vorzunehmen.

Ablauf#

Anwendung der Schnellerfassungsmaske aus dem Marketing Cockpit#

Wählen Sie im Marketing Cockpit den gewünschten Kunden aus. Sie können nun entweder bereits in der Listenansicht oder aus dem Marketing Cockpit des Kunden über "Schnellerfassungsmaske öffnen" im Menüband direkt diese öffnen.

Es öffnet sich die "Schnellerfassungsmaske Karte“. Sollte es bereits bestehende Schnellerfassungsmasken zu einem Kunden geben, so wird Ihnen eine Liste der bestehenden Schnellerfassungsmasken angezeigt. Über "Neu“ legen Sie eine neue "Schnellerfassungsmaske“ an.

Kopfdaten in der Schnellerfassungsmaske#

Sofern ein Verordner bei dem Debitor zugeordnet ist, wird dieser direkt mit in die Schnellerfassungsmaske übernommen.

Die weiteren Felder werden auf Basis des Debitors zum Teil vorgefüllt und können bei Bedarf angepasst bzw. vervollständigt werden.

Inforegister Kunde Vorgangsperioden#

Auf dem Inforegister "Kunde Vorgangsperioden“ werden Ihnen alle aktiven Vorgangsperioden zum Debitor angezeigt. Sie haben die Möglichkeit, die zugehörige Vorgansperiode zu einem bestehenden Vorgang über den Aufruf "Perioden“, "Karte“ zu öffnen.

Inforegister Zeilen#

Nachdem die Felder im Kopf der Schnellerfassungsmaske angepasst wurden, erfolgt die Erfassung der Artikel in den Zeilen. Sie haben die Möglichkeit, direkt die Artikelnummer im Feld "Artikelnr.“ zu erfassen, alternativ können Sie über den Assist Button [...] die "healthcare+ Suche“ öffnen, um den Artikel darüber zu suchen. Anschließend erfassen Sie die gewünschte Menge und bestätigen diese. Das System sucht nun zunächst nach bestehenden Vorgängen. Ist dies der Fall, werden diese angezeigt und können ausgewählt werden. Wird kein Vorgang gefunden bzw. ausgewählt, findet die Vertragssuche statt.

Je nach Menge der verfügbaren Verträge öffnet sich bei mehr als einem Vertrag eine Übersicht zu den bestehenden Vertragsversionen, in denen sich der erfasste Artikel befindet.

Wird nur ein gültiger Vertrag gefunden, so wird Ihnen kein weiteres Fenster angezeigt und der Vertrag wird direkt in die Zeile übernommen. Ist der Artikel in keinem Vertrag vorhanden, ist nur ein Direktverkauf möglich. Das System gibt die nachfolgende Meldung aus: Für mind. 1 Position konnte keine Vertragsversionszeile ermittelt werden. Diese Position(en) wurde(n) als Direktverkaufsartikel = Ja gekennzeichnet.

Erfassen Sie eine weitere Zeile mit einem Artikel, wird je nach gewählter Einrichtung, siehe Einrichtung "Schnellerfassung gleicher Vorgang ohne Rückfrage“, erneut die Vorgangs- bzw. Vertragsprüfung durchgeführt.

Die Zeilen werden auf Basis der bisher eingegebenen Daten in der Schnellerfassungsmaske sowie den Daten aus dem Vertrag erstellt. Sie haben die Möglichkeit, diese in der Zeile noch weiter anzupassen bzw. zu ergänzen z.B. Zusteller- oder Tourencode.

Menüband in der Schnellerfassungsmaske#

Erstellen Sie nun einen Rezeptvorgang oder bei Direktverkauf einen Verkaufsauftrag. Die Aufrufe dazu befinden sich im Menüband.

Bei einem Rezeptvorgang wird zunächst der Vorgang über "1. Schnellerfassung in Vorgang abrufen“ erstellt. Die Funktion erzeugt ein Rezeptvorgang mit zugehöriger Vorgangsperiodenkarte, Lieferplan und Abrechnungsplan im Status "freigegeben".

Über den Aufruf "2.VK-Auftrag/VK-Aufträge erstellen" werden die zugehörigen Verkaufsaufträge erstellt. Sollte die Lieferung durch eine sperrende Infoanforderung z.B. Kostenvoranschlag (Genehmigung fehlt) gesperrt sein, öffnet sich eine Hinweismeldung "Lieferung gesperrt…“ und "Auftrag wurde nicht erstellt…“ zudem wird der Fehler im zugehörigen Feld "Letzter Fehlertext“ in Schnellerfassungsmaske "Kopf“ ausgegeben und der Wert in der zugehörigen Schnellerfassungszeile im Feld "Lieferung gesperrt“ steht auf "Ja". Die zugehörige Schnellerfassungszeile ist rot markiert.

Weitere Funktionen, die Ihnen im Menüband zur Verfügung stehen sind:

• Vorgangsperiode zuordnen
• Zugeordnete Vorgangsperiode entfernen
• Deb.-Artikel Statistik
• Gesamtbeträge
• Zeilen aus Stückliste einfügen

Infoboxen in der Schnellerfassungsmaske#

Im rechten Bereich der Seite werden Ihnen in verschiedenen Infoboxen zum Debitor bezogene Informationen zur Verfügung gestellt.

Weitere Verarbeitung nach Vorgangsanlage mittels Schnellerfassungsmaske#

Aus der Schnellerfassungsmaske wird der Liefer- und Abrechnungsplan automatisch angelegt und freigegeben. Nach Erzeugen des Vorganges und ggf. Abruf des Verkaufsauftrages erfolgt die weitere Verarbeitung wie gewohnt in der Stapelverarbeitung: Warenausgänge erstellen, Aktualisierung der Informationsanforderungen, Rechnungsabruf.

Wenn alle Zeilen einer Schnellerfassungsmaske in Aufträge abgerufen werden, wird sie als "Abgeschlossen“ markiert und aus der Übersicht ausgeblendet.

Anwendung der Schnellerfassungsmaske aus der eBox#

Liegt Ihnen ein MUSTER16 vor, erstellen Sie direkt aus der eBox einen neuen Rezeptvorgang über den Aufruf "Schnellerfassungsmaske öffnen“ im Menüband.

Die grundsätzliche Verarbeitung bzw. Erfassung erfolgt analog der Bearbeitung aus dem Marketing Cockpit heraus. Es gibt an dieser Stelle jedoch einige weitere Automatisierungen.

Es werden die gelesenen Daten der Verordnung direkt mit in die neue Schnellerfassung übernommen. Die Rezeptqualität ist automatisch mit "Original“ vorbelegt, der Verordner wird übernommen sowie das Rezeptdatum. Grundvoraussetzung ist, dass diese bereits in der eBox als gelesene Daten vorhanden sind und/oder hinterlegt wurden.

Ergänzen Sie die relevanten Daten und legen den Vorgang an. Sobald der Vorgang angelegt wurde, wurde das in der eBox vorhandene Rezept automatisch an die zugehörige Informationsanforderung archiviert und der Status auf "Info OK“ gesetzt.

Die weitere Bearbeitung erfolgt analog der Bearbeitung aus dem Marketing Cockpit.

Schnellerfassung Rezeptqualität#

Wenn das Feld "Rezeptqualität" in der Schnellerfassungsmaske gesetzt ist, wird beim Erstellen des Vorganges geprüft, ob eine Rezeptanforderung mit dieser erwarteten Antwortqualität gefunden wird. Wenn ja, wird diese auf "Info OK" gesetzt. Bei Nutzung der Schnellerfassungsmaske aus der eBox wird das Rezept zu der Informationsanforderung archiviert. Bei Nutzung der Schnellerfassungsmaske aus dem Marketing Cockpit muss die Rezeptkopie z. b. per Drag and Drop zur Informationsanforderung archiviert werden.

Funktion "manueller Versorgungszeitraum bei Lieferungsart Abruf“#

Sofern diese Funktion über den Vertrag eingerichtet ist, haben Sie hierüber die Möglichkeit, Abrufpositionen aus dem Lieferplan für einen bestimmten Versorgungszeitraum abzurufen. Bei Auftragserstellung öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie aus verschiedenen Optionen auswählen können.

Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:

1 = aktueller Monat
2 = aktueller Monat + 1M
3 = aktueller Monat + 2M
4 = Folgemonat
5 = Folgemonat + 1M
6 = Folgemonat + + 2M
7 = manuelle Eingabe

eBox Dokumentenverarbeitung#

Die eBox ist in KUMAVISION healthcare365 eine zentrale Stelle zur Bearbeitung des aktuellen Arbeitsvorrates. So können hier Team und personenbezogen die folgenden Prozesse bearbeitet werden:

• Eingehende Dokumente (Rezept, Kostenvoranschläge und sonstige Dokumente)
• Bearbeitung von Fehlern aus Stapelbuchungsvorgängen
• Bearbeitung von manuellen Entscheidungen bei Verlängerung von Verträgen (Stapelverarbeitung)
• Bearbeitung von Wiedervorlagen

Die eBox unterstützt Sie dabei mit der Bereitstellung aller benötigten Funktionen, Informationen und Verzweigungen in den offenen Prozess, so dass Sie direkt aus der eBox Ihren Prozess starten/weiterbearbeiten können.

In diesem Abschnitt werden Struktur und Funktionen der eBox dargestellt. Da die eBox in andere Prozesse eingebunden ist, werden einzelne Funktionen zum Teil im Rahmen dieser Prozesse beschrieben.

In der folgenden Grafik wird schematisch die Bearbeitung eines "Muster16" im Scanprozess dargestellt.

1. Dokument kommt ins Haus und wird auf der Rückseite mit einem eindeutigen Barcode versehen. An dieser Stelle kann eine Sortierung für die entsprechenden Teams erfolgen. Nach der Sortierung erfolgt ein getrennter Scan nach Teams.
2. Nach dem Scannen der Muster16 erfolgt eine chronologische Ablage anhand der Barcodenummer. Dies ist notwendig, um die Originalverordnung für die Abrechnung schnell wieder zu finden.
3. Wenn die Muster16 gescannt wurden, erfolgt im Hintergrund die Schrifterkennung und im Anschluss werden die Daten an das System übergeben (DI-IM Dokument).
4. Vorbearbeitung in eBox "Dokument ungeprüft“ durch den /die erste/n SachbearbeiterIn -> Abschließen in der eBox
5. Abschließende Bearbeitung in eBox "Dokument“ durch den /die zweite/n SachbearbeiterIn -> Vorgang zuordnen / Vorgang anlegen, archivieren, Vorgang bearbeiten.

Einrichtung#

Dokumententypen, Art der Archivierung#

Das einscannen erfolgt nach den eingerichteten Dokumententypen.

In den "DI-Dokumententypen“ befindet sich die zugehörige Einrichtung. Über den "IM Dokumentenstatus“ ist gesteuert, dass bestimmte Dokumente nach dem einscannen direkt archiviert werden (sofern der Barcode erkannt wird). Es erfolgt kein eBox Eingang im "eBox-Status“ offen, eine manuelle Bearbeitung ist nicht erforderlich.

Der Dokumententyp "LS-Rückläufer“ setzt zudem die vorhandene Informationsanforderung auf den Status "Info OK“.

Vertriebsteams#

BenutzerInnen, die, die Dokumente eines Teams bearbeiten sollen müssen diesem Team zugeordnet werden. Richten Sie hier über die "Vertriebsteams“ zunächst die gewünschten Teams ein. Erstellen Sie einen neuen Eintrag über den Funktionsaufruf "Neu“, ordnen Sie nun die gewünschten MitarbeiterInnen über den Aufruf "Benutzer“ im Menüband zu. Es öffnet sich die "Team Benutzer“-Übersicht in der Sie die zugehörigen BenutzerInnen über die Benutzer ID auswählen können.

Kommunikationsbelege#

Über die Einrichtung der Kommunikationsbelege definieren Sie welche Dokumententypen zu welchen Seiten (Debitor, Informationsanforderung etc.) archiviert werden und ob sich nach dem Ausführen der Funktion "archivieren“ noch eine Vorgangs- oder Kundenbezogene Seite für die Weiterbearbeitung öffnen soll.

Ablauf#

Aufrufen der eBox#

Über den Aufruf "eBox“ auf der Startseite, unter Aktionen, öffnen Sie die “eBox“. Es öffnet sich die Seite "eBox Arten“.

Wählen Sie die für die Bearbeitung gewünschte eBox Art aus und bestätigen diese mit "OK".

Für die hier geschilderten Fälle sind folgende eBox Arten relevant:

• Dokument ungeprüft
• Dokument

Mit diesen beiden eBox Arten werden im Prozess die gescannten Dokumente weiterverarbeitet und den weiteren Prozessen in KUMAVISION healthcare365 zugeführt.

In der folgenden Abbildung wurde grafisch die Trennung der Bearbeitung von "Dokument ungeprüft“ und "Dokument“ dargestellt.

Die erste Person macht die Vorbearbeitung, Kontrolle der Informationen und Datenvorerfassung. Die zweite Person kontrolliert noch einmal die Daten, ergänzt diese und führt die weiteren Arbeitsschritte durch.

Je nach ausgewählter "eBox-Art“ wird Ihnen, Ihre persönliche benutzerbezogene eBox angezeigt. Die Ansicht ist gefiltert auf die eBox-Art und Ihren Benutzer.

Sind noch keine Dokumente vorhanden so ist der Inhalt dieser Seite leer.

Abrufen von Dokumenten zur Bearbeitung#

Unterhalb der Filter befindet sich die Funktion zum Abrufen von Dokumenten. Durch die Anwendung von "Abruf“ öffnet sich die "Dokumenten-Auswahlliste. Es werden nun alle Dokumente angezeigt, die sich noch im eBox Status "offen“ befinden und somit unbearbeitet sind. Die Ansicht ist auf Teamebene vorgefiltert.

Grundsätzlich werden Ihnen hier zum einen alle unbearbeiteten Dokumente angezeigt, die noch keinem Team zugeordnet sind sowie die Dokumente für ein Team, welches Sie als Benutzer zugeordnet sind.

In der Dokumentenauswahlliste besteht die Möglichkeit, die Ansicht anders zu strukturieren. So ist es möglich die Sortierreihenfolge zu ändern.

• Suchbegriff, Scandatum
• Scandatum, Suchbegriff
• Es ist auch eine Filterung nach dem Zusatzfeld möglich.

Markieren Sie die gewünschten Dokumente, die Sie bearbeiten möchten, und bestätigen die Auswahl mit "OK". Damit befinden sich die abgerufenen Einträge in Ihrer persönlichen eBox und sind somit für andere UserInnen beim Abrufen nicht mehr sichtbar.

Filtern von Dokumenten in der persönlichen eBox#

Je nach Menge der zu bearbeitenden Dokumente oder Unternehmensprozesse, ist es Sinnvoll, die Dokumente entsprechend Ihrer Dokumentenart zu filtern. Wählen Sie hierzu die gewünschte Dokumentenart im Filterfeld "eBox Unterart“ aus. Im Ergebnis werden Ihnen nur die Dokumente der ausgewählten Dokumentenart angezeigt. Dokumente einer anderen Art sind somit über den Filter ausgeblendet. Gleiches gilt beim Abruf von Dokumenten.

Des Weiteren haben Sie neben den Filtermöglichkeiten im oberen Bereich zudem auch die Möglichkeit, sich die gewählten Dokumente über die Sortierung zu einzelnen Spaltenüberschriften auf- oder absteigend zu sortieren um mehrere Dokumente zu einem Debitor untereinander stehen zu haben.

Dokument einem anderen Team zuweisen#

Stellen Sie im Laufe der Bearbeitung fest, dass der Beleg zum falschen Team gescannt wurde, kann dieser einem anderen Team zugewiesen werden. Hierzu gehen Sie wie folgt vor:

1. Datensatz auswählen
2. Aufruf "Anderes Team zuweisen"
3. Das gewünschte Team zuweisen
4. Mit "OK" bestätigen

Damit ist der Eintrag aus der persönlichen eBox entfernt und befindet sich wieder in der "Dokumentenauswahlliste“ mit dem neuen Teamcode.

Dokument andere BenutzerInnen zuweisen#

Stellt Sie im Laufe der Bearbeitung fest, dass der Beleg von einem/einer bestimmten BenutzerIn bearbeitet werden soll, kann dieser direkt entsprechend zugewiesen werden. Hierzu gehen Sie wie folgt vor:

1. Datensatz auswählen
2. Aufruf "Anderen Benutzer zuweisen"
3. Benutzer zuweisen
4. Mit "OK" bestätigen

Damit ist der Eintrag aus der persönlichen eBox entfernt und befindet sich in der persönlichen eBox des neuen Benutzers.

Dokumente aus der persönlichen eBox löschen#

Mit der Funktion "Löschen" kann ein Eintrag aus der persönlichen eBox entfernt werden. Damit wird der Eintrag nicht wirklich gelöscht, sondern zurück in den Arbeitsvorrat gegeben. Andere BenutzerInnen können ihn dann wieder in die persönliche eBox ziehen.

Dokumente "ungeprüft“ bearbeiten (Vorbearbeitung)#

Die Bearbeitung in der eBox erfolgt in zwei Stufen.

1. Die erste Bearbeitungsstufe mit der eBox Art "Dokumente ungeprüft“ dient der Vorerfassung von Daten -> erste Bearbeitung bzw. Kontrolle und Ergänzung der gelesenen Daten.
2. In der zweiten Bearbeitungsstufe mit der eBox Art "Dokumente“ findet die abschließende Bearbeitung statt -> Kontrolle und weitere Vorgangsbearbeitung.

Somit wird jedes Dokument zwei Mal bearbeitet, was Fehler vermeidet (vier-Augen-Prinzip).

Bearbeiten von Dokumenten Typ: MUSTER16 (Vorerfassung)#

Abgleich der durch die OCR-Schrifterkennung gelesenen und an KUMAVISIOIN healthcare365 übergebenen Daten, ggf. Korrektur. Bei A4 Rezepten ist keine Schrifterkennung möglich, hier müssen die relevanten Felder manuell im Rahmen der Vorerfassung hinterlegt werden.

Bearbeiten von Dokumenten Typ: SONSTIGE (Vorerfassung)#

Im Viewer lässt sich erkennen, um was für eine Dokumentenart es sich handelt. Somit kann die gewünschte Belegart in der eBox auswählt werden. Als nächsten Arbeitsschritt muss eine Belegnummer ausgewählt wählen. In diesen Fall handelt es sich um die Kontaktnummer. Um welche Belegnummer es sich handelt, wird durch die Belegart vorgegeben. Dies ist in der Einrichtung der Kommunikationsbelege hinterlegt und somit parametrisierbar.

Lieferscheinrückläufer#

System Lieferscheine werden automatisch der Info. Anforderung zugewiesen. Dies geschieht unter Erkennung des Barcodes auf dem Lieferschein. Der Barcode entspricht der Info.-Anforderungsnummer. Wurde der Barcode nicht erkannt, so ist eine automatische Zuweisung nicht möglich und das Image wird als "nicht erkannt" in die DI-IM Dokument geschrieben und ist somit in der "Dokumentenauswahlliste“ verfügbar.

Barcodevormerkung#

Die Barcodevormerkung besteht aus drei getrennten Arbeitsschritten.

1. Barcodevormerkung erstellen, es entsteht eine leere "Dokumentenhülle“
2. Scannen der vorgemerkten Dokumente über den Stapel "Barcodevormerkung“
3. Es erfolgt die automatische Zuordnung des Dokuments, die "Dokumentenhülle“ wird befüllt. (Wird der Barcode nicht erkannt, wird das Image des Dokumentes in die eBox übergeben und muss dort manuell weiter bearbeitet werden)

Vorverarbeitung abschließen#

Wurde das Dokument in der ersten Stufe geprüft, wird die Vorverarbeitung des Dokuments über die Aktion "Geprüft“ abgeschlossen und der Eintrag wird aus der persönlichen eBox entfernt. Der Eintrag geht damit wieder in den Arbeitsvorrat und steht nun für die eBox mit der eBox Art "Dokumente“ zum Abruf in der "Dokumentenauswahlliste“ zur Verfügung.

Es ist nun nicht mehr möglich, das Dokument in die eBox mit der eBox Art "DOC UNG“ abzurufen.

Dokumente bearbeiten (Endbearbeitung)#

Das Abrufen aus dem Arbeitsvorrat erfolgt analog zum Prozess des Abrufs für die eBox Art "Dokumente ungeprüft“. Siehe hierzu Abschnitt" Abrufen von Dokumenten zur Bearbeitung".

Es öffnet sich die Seite "IM Dokumentenauswahlliste" (Arbeitsvorrat). Es bestehen die gleichen Filter- und Sortiermöglichkeiten wie unter der eBox Art "Dokumente ungeprüft“.

Bearbeiten von Dokumenten (Endbearbeitung)#

Gemäß dem Vier-Augen-Prinzip erfolgt der erneute Abgleich der Daten.

Je nachdem ob es bereits einen Rezeptvorgang gibt oder ob ein neuer angelegt werden muss erfolgt nun die weitere Bearbeitung.

Neuen Vorgang und ggf. neuen Debitor anlegen#

Ist der Vorgang noch nicht im System angelegt, so kann dieser direkt aus der eBox heraus angelegt werden. Eine Vorgangsanlage ist nur möglich, wenn der Debitor ebenfalls im System vorhanden ist.

Die Neuanlage eines Debitors erfolgt direkt aus der eBox heraus über die Funktion "Neuer Debitor aus Kurzerfassung“. Nutzen Sie hierfür, wenn vorhanden, ein Dokument des Typen "MUSTER16", da hier die meisten gelesenen Daten erfasst sind. Die gelesenen Daten werden automatisch in den neuen Debitor übertragen und müssen nicht mehr manuell erfasst werden, ggf. weitere zusätzliche Felder die Ihnen über die Pflichtfeldprüfung vorgeschlagen müssen manuell ergänzt werden.

Über die Funktion "Neue Vorgangsperiode anlegen“ legen Sie nun aus der eBox heraus einen neuen Vorgang an.

Nachdem Sie den Vorgang angelegt und wieder geschlossen haben, erscheinen die zugehörigen Informationsanforderungen, an welchen die Dokumente archiviert werden müssen.

Bearbeiten der Informationsanforderungen und Archivierung der Dokumente#

Auf dem Inforegister "Info.-Anforderungen“ werden Ihnen die Informationsanforderungen angezeigt, zu denen noch Dokumente fehlen. Diese Ansicht ist vorgefiltert auf den Dokumententyp sowie den "Anforderungsstatus“. Es werden nur die notwendigen Informationsanforderungen angezeigt. Informationsanforderungen die bereits im Status "Info OK“ sind, werden durch den Filter in der Ansicht ausgeblendet.

Wählen Sie anhand des Ihnen angezeigten Dokuments die entsprechende Informationsanforderung aus. Achten Sie hierbei zwingend auf die "Anforderungsqualität“ und setzen den Haken im Feld "Hauptbeleg“ in der höchsten Qualität. Nach Auswahl des Hakens im Feld "Hauptbeleg“ wird der Haken im Feld "Auswahl“ automatisch vom System mitgesetzt. Es ist an dieser Stelle nicht notwendig einen weiteren Haken in der Informationsanforderungszeile mit der geringeren Qualität zu setzen, die Verarbeitung der geringeren "Anforderungsqualität“ erfolgt automatisch.

Setzen Sie nun zunächst den entsprechenden Info-Anforderungsstatus über den zutreffenden Status "Info nicht OK“ oder "Info OK“. Je nach Dokumentenart und Einrichtung öffnet sich eine neue Seite die zu prüfen und ggf. zu ergänzen ist. Mit "OK" bestätigen Sie Ihre Eingabe. Der Status zur Informationsanforderung ist somit aktualisiert.

Archivieren Sie nun das Dokument zur Informationsanforderung über die Funktion "Archivieren“. Je nach vorgenommener Einrichtung öffnet sich nach dem Archivieren des Dokumentes der Vorgang (dies ist individuell zu Parametrisieren).

Dokumente zum Debitor archivieren#

Je nach erfolgter Einrichtung der Kommunikationsbelege, können Dokumente auch direkt zum Debitor archiviert werden (Vorgangsunabhängig) und sind dann im Marketing Cockpit sichtbar. Dies empfiehlt sich z.B. für Befreiungsausweise, Kundenbriefe oder nicht notwendige "überflüssige“ Rezepte.

Wählen Sie, entsprechend Ihrer Einrichtung, den Dokumententypen und die Belegart aus und wählen anschließend im Feld "Belegnummer" den Kunden aus. Über den Funktionsaufruf "Archivieren“ wird das Dokument zum Debitor archiviert.

Funktion "zurück in die eBox"#

Sollte in Folge der Scanbearbeitung das Dokument an einer falschen Stelle abgelegt worden sein, so besteht die Möglichkeit, dieses Dokument für eine neue Zuordnung zurück in die eBox zu senden.

Die Funktion "zurück in die eBox“ steht auf verschiedenen Seiten zur Verfügung.

Die Funktion wird über den Aufruf "Zurück in die eBox“ gestartet.

Es öffnet sich die Seite "Auswahl der Archiveinträge“. Je nachdem ob die Funktion aus dem Rezeptvorgang "Vorgangsperiodenkarte“ oder "Vorgangskarte“ ausführt oder aus dem "Marketing Cockpit“ des Debitors werden alle Belege angezeigt, welche dem Vorgang zugeordnet sind oder welche dem Debitoren, Vorgangsunabhängig, zugeordnet sind. Aus dieser Liste wählen Sie den gewünschten Beleg über das Aktivieren von "Auswahl“ aus.

Anschließend wird der Dokumententyp ausgewählt, dem der Beleg entspricht. Dieses Feld ist gleichbedeutend mit der eBox Unterart. Mittels setzen eines Hakens im Feld "Index übernehmen“ wird der Debitor im folgenden mit in die eBox übernommen.

Führen Sie die Funktion "zurück in die eBox“ aus.

Nachdem die Funktion ausgeführt wurde, ist das Dokument nicht mehr dem Vorgang oder Debitor zugeordnet. Das Dokument findet sich nun in der persönlichen eBox des Users, welcher die Funktion aufgerufen hat. Eine erneute Zuordnung ist nun möglich.

EKV Rücklauf verarbeiten#

Sofern keine automatische Verarbeitung im System eingerichtet ist, erfolgt die Verarbeitung von Kostenvoranschlag-Rückläufern zum EKV manuell über die eBox oder Alternativ bei abweichend genehmigten Einrichtungen. Siehe auch hierzu Abschnitt "Rezept Ablehnungsgründe“ Einrichtung EKV.

Wurde der EKV vom Kostenträger abgelehnt, werden die zugehörigen Informationen wie Änderungen oder Textinformationen auf dem Inforegister "EKV Änderungen“ angezeigt. Der Genehmigungsstatus wird in dem zugehörigen Feld "Status“ angezeigt, eventuell seitens des Kostenträgers übermittelte Nachrichten werden Ihnen über das Feld "Textinformation“=Ja angezeigt. Sie können mittels Klick auf das "Ja“ die entsprechende Textinformation einsehen.

EKV Ablehnung nachbessern und erneut einreichen#

Die zugehörige Informationsanforderung über welche der EKV versandt wurde, ist automatisch markiert. Führen Sie die Funktion "Info nicht ok“ aus. Je nach Einrichtung haben Sie im nachfolgenden Fenster "Komm. Status Vorlagenzeilen“ die Möglichkeit, einen Ablehnungsgrund auszuwählen. Markieren Sie die zutreffende Zeile und bestätigen diese mit "OK". Der Status der Infoanforderung ändert sich auf "abgelehnt“. Im zugehörigen Rezeptvorgang wurde eine neue Infoanforderung für eine eventuelle Neueinreichung, erzeugt.

Sie haben die Möglichkeit, über die Infoboxen auf die Vorgangsbeteiligten wie Versicherter, Kostenträger oder Verordner zuzugreifen und evtl. fehlerhafte oder fehlende Daten zu erfassen wie z.B. die Versichertennummer.

Auf dem Inforegister der Informationsanforderungen befinden sich die Aufrufe, um direkt den zugehörigen Vorgang bzw. Liefer- oder Abrechnungsplan aufzurufen um dort eventuell erforderliche Anpassungen vorzunehmen.

EKV Genehmigung verarbeiten#

Es wird zwischen zwei verschiedenen Status-Meldungen für einen Genehmigungsrücklauf unterschieden:

1. Status "genehmigt“: Genehmigt wie eingereicht
2. Status "teilgenehmigt“: Genehmigt mit Änderungen

Das Genehmigungskennzeichen sowie Datum wird auf dem Inforegister "Antwort Details“ angezeigt. Der Genehmigungsstatus wird im zugehörigen Feld "Status“ auf de, Inforegister "EKV Änderungen" ausgewiesen. Dort werden auch eventuell seitens des Kostenträgers vorgenommene Änderungen ausgegeben. Sie sehen an dieser Stelle zum einen Ihre eingereichten Daten und zum anderen die vom Kostenträger übermittelten Daten.

Das Genehmigungsdokument wird Ihnen über den Viewer angezeigt und kann hier nochmals verglichen werden.

Die zugehörige Informationsanforderung über welche der EKV versandt wurde, ist automatisch markiert. Führen Sie die Funktion "Info ok“ aus. Je nach Einrichtung öffnet sich nachfolgend der Rezeptvorgang, über diesen Sie weiterführende Schritte wie z.B. Anpassung von geänderten Daten wie z.B. Zuzahlung durchführen können.

Archivieren Sie nun noch das Genehmigungsdokument über die Funktion "Archivieren“ in der eBox.

Weitere Funktionen in der eBox#

Betriebsstundenerfassung#

Sie haben die Möglichkeit, direkt aus der eBox heraus die Betriebsstunden zu hinterlegen. Führen Sie hierzu die Funktion "Betriebsstundenerfassung“ aus. Der Prozess zur Betriebsstundenerfassung ist separat beschrieben.

Zuzahlungsbefreiung hinterlegen#

Sie haben die Möglichkeit, direkt aus der eBox heraus die Zuzahlungsbefreiung für einen Debitoren zu hinterlegen. Führen Sie hierzu die Funktion "Abrechnungsaufteilung Befreiung“ aus.

Stapelläufe#

In KUMAVISION healthcare365 stehen Ihnen Stapelläufe zur Verfügung, mit denen Prozesse regelmäßig automatisiert durchgeführt werden können. Stapelläufe sind Berichte, die direkt oder über CodeUnits aufgerufen werden und bestimmte Arbeitsschritte automatisieren.

Beispiel:
Aufträge sollen regelmäßig aus den Lieferplänen abgerufen werden, um die Lieferung durchzuführen.

Diese Funktion kann an folgenden Stellen im System durchgeführt werden:

• Manuell einzeln im Lieferplan
• Über den Filter im Rollencenter "Rezeptabwicklung"
• Über die Aufgabenwarteschlangenposten

Ziel ist es, möglichst viele Jobs in den Nachtlauf zu legen. Voraussetzung ist die Einrichtung der Aufgabenwarteschlangenposten sowie die korrekte Einrichtung der jeweiligen Stapelläufe.

Um Ihnen einen Überblick zu verschaffen, werden Ihnen nachfolgend einen Teil der möglichen Funktionen erläutert.

Einrichtung#

Anwendungsprotokoll Stapellaufarten#

Zur allgemeinen Bearbeitung von Stapelläufen oder bestimmten Prozessen (z.B. Aufträge aus Lieferplan erstellen, Aufträge stapelbuchen usw.) werden Anwendungsprotokolle erstellt. Über die eBox Art "LOG" können Sie die erstellten Protokolle einsehen und ggf. bearbeiten.

Für die "Nachtlauffähigen“ Stapelläufe erfolgt kein Abbruch, wenn ein "Fehler“ auftritt. Etwaige "Fehler“ werden im "Anwendungsprotokoll“ protokolliert.

In den "Anw.-Protokoll Stapellaufarten“ sind die Stapellaufarten hinterlegt. Zusätzlich haben Sie an dieser Stelle die Möglichkeit, zu hinterlegen, dass zu bestimmten Stapelläufen Einträge vom Typ "Fehler“ in den Log-Dateien nicht gelöscht werden sollen.

eBox Unterarten, eBox Arten Einrichtung#

Damit in der eBox die Log-Einträge ausgewählt werden können, werden diese in der "eBox Unterarten“ hinterlegt. Ebenfalls werden diese über die "eBox Arten“ dem Code "LOG“ über den Aufruf "Zugehörig“ – "eBox Unterarten“ hinzugefügt.

Aufgabenwarteschlangenkategorien#

Über den Eintrag einer Kategorie in der Aufgabenwarteschlangen-Karte werden verschiedene Läufe zusammengefasst und nacheinander ausgeführt.

Dies ist erforderlich, wenn diese auf die gleichen Daten zugreifen und zu Sperrungen führen könnten. Damit wird unterbunden, dass die einzelnen Läufe nicht gleichzeitig starten und sich gegenseitig blockieren.

Auf der Seite "Aufgabenwarteschlangenkategorien“ können beliebige Kategorien angelegt werden.

Aufgabenwarteschlangenposten#

Um Aufgaben unabhängig von UserInnen automatisiert durchzuführen, können notwendige Tätigkeiten über Aufgabenwarteschlangenposten abgebildet werden. Hiermit können diverse Aufgaben terminiert automatisiert durchgeführt werden.

Weiterführende Informationen finden Sie unter "Verwenden von Aufgabenwarteschlangen für die Aufgabenplanung".

Ablauf#

Stapelläufe manuell ausführen#

Neben der automatisierten Ausführung über die Aufgabenwarteschlangenposten, können die gängigen Läufe im Bereich der Rezeptabrechnung auch manuell ausgeführt werden.

Die Aufrufe dazu befinden sich im Rollencenter "Rezeptabwicklung" auf der Startseite hinter dem Aufruf "Stapellauf“.

Bearbeiten LOG Anwendungsprotokollposten#

Da die Filter nachtlauffähig sind, erfolgt in er Regel kein Abbruch, wenn ein Fehler auftaucht. Etwaige Fehler werden protokolliert. Je nach Einrichtung werden auch die Hinweise protokolliert.

Zum Bearbeiten der Protokolleinträge öffnen Sie über die eBox das "LOG Anwendungsprotokoll“. Wählen Sie die gewünschte Unterart im Filterfeld "eBox Unterart“ und führen die Funktion "Abruf“ aus.

Es öffnet sich die Liste der Anwendungsprotokollposten. In der Zeile sehen Sie weitere Detailinformationen sowie die Menge der "Hinweis“ oder "Fehler“-texte. Markieren Sie die zu bearbeitenden Posten und bestätigen diese mit "OK".

Zu jedem Posten werden die Detailinformationen sowie die Fehler- und/oder Hinweismeldungen ausgegeben. Über die Funktion "Anzeigen“ können Sie sich den zugehörigen Beleg direkt anzeigen und ggf. bearbeiten bzw. Daten korrigieren.

Haben Sie die Korrektur vorgenommen, schließen Sie die Bearbeitung über die Einstellung "Fehler korrigiert“ in "Anwendungsprotokollposten“. Sobald ein Posten auf korrigiert gesetzt wurde, wird dieser aus Ihrer persönlichen eBox entfernt.

Sie haben zudem die Möglichkeit, die Posten anderen MitarbeiterInnen zur Bearbeitung zu übergeben. Wählen Sie hierzu die Funktion "Anderen Benutzer zuweisen“ aus.

Stapelläufe durchführen#

Nachfolgend werden Ihnen die einzelnen Stapelläufe aus dem Rollencenter Rezeptabwicklung näher erläutert:

Lieferabruf#

Erstellung von Verkaufsaufträgen aus dem Lieferplan, sofern die Lieferplaneinteilung vorhanden ist und diese nicht mehr gesperrt ist (es ist keine sperrende IA und auch kein sperrender Fehlercode in der Lieferplaneinteilung vorhanden).

[Codeunit 5007304]

Nachtlauffähig:
Über die in der Aufgabenwarteschlange hinterlegten Parameterzeichenfolge wird der jeweilige Lauf mit den dort eingerichteten Einstellungen verwendet.

Prozesse Lieferabruf#

Lieferplan "Aufträge aus Lieferplan abrufen“
Bei dem manuellen Abruf im Lieferplan "Aufträge aus Lieferplan abrufen“ wird der aus der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ hinterlegte Filter im Feld "Lieferplan Filtercode Vorgabe“ automatisch angewendet.

Lieferplan "Aufträge aus Lieferplan abrufen“
Bei Auftragserstellung mittels der Funktion "Abrufposition erstellen“ wird der aus der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ hinterlegte Filter im Feld "Lieferplan Filtercode Abrufposition“ automatisch angewendet.

Rechnungsabruf#

Die Einrichtung und Funktionalität für die Rechnungsabrufe erfolgt analog zum Abruf der Lieferungen (Aufträge).

Erstellung von Verkaufsrechnungen aus dem Abrechnungsplan, sofern die Abrechnungsplaneinteilung vorhanden ist und diese nicht mehr gesperrt ist (es ist keine sperrende IA und auch kein sperrender Fehlercode in der Abrechnungsplaneinteilung vorhanden).

[Codeunit 5007305]

Nachtlauffähig:
Über die in der Aufgabenwarteschlange hinterlegten Parameterzeichenfolge wird der jeweilige Lauf mit den dort eingerichteten Einstellungen verwendet.

Vorgänge verlängern#

Über den Stapellauf "Vorgänge verlängern“ werden die Vorgänge regelmäßig über einen Stapel verlängert und/oder beendet.

[Codeunit 5007306]

Nachtlauffähig:
Über die in der Aufgabenwarteschlange hinterlegten Parameterzeichenfolge wird der jeweilige Lauf mit den dort eingerichteten Einstellungen verwendet.

Pläne aktualisieren#

Für die stetige Fortführung der Lieferplan- und Abrechnungsplaneinteilungen sowie Übernahme von Änderungen in den zugehörigen Lieferplan- und Abrechnungsplanzeilen müssen die Pläne aktualisiert werden.

Entsprechend der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ werden die Pläne bis zu einem bestimmten Datum erstellt (Zeitformel aus Feld "Berech. Lieferplan bis Datumsformel“ / "Berech. Abrechnungsplan bis Datumsformel“). Das bedeutet, es werden bis zu diesem Datum die Lieferplan- sowie Abrechnungsplaneinteilungen auf Basis der Lieferplan- und Abrechnungsplanzeilen erstellt.

[Codeunit 5007300 – Lieferpläne aktualisieren]
[Codeunit 5007302 – Abrechnungspläne aktualisieren]

Nachtlauffähig:
Über die in der Aufgabenwarteschlange hinterlegten Parameterzeichenfolge wird der jeweilige Lauf mit den dort eingerichteten Einstellungen verwendet.

Zusätzlich steht der Stapellauf "Pläne aktualisieren“ für die manuelle Ausführung zur Verfügung.

Dieser Stapellauf kann auch mit erneuter Freigabe erfolgen. Dann wird die Vorgangsperiodenkarte sowie Liefer- und Abrechnungsplan geöffnet, eventuell geänderte Daten in der Vorgangsperiodenkarte werden dann bei Freigabe im Liefer- und Abrechnungsplan aktualisiert.

Dies macht in besonderen Ausnahmefällen Sinn z.B. bei Änderung eines Abrechnungsdebitors wie es bei Kassenfusionen vorkommt. Der Filter sollte dann vor dem Ausführen entsprechend angepasst bzw. weiter eingegrenzt werden.

Infoanforderungen#

Um fehlende, notwendige Liefer- und Abrechnungsrelevante Dokumente anzufordern, steht der Stapellauf "Info.Anforderungen akt.“ zur Verfügung. Die Dokumente können angefordert oder auch angemahnt werden (je nach Einrichtung der zum Code hinterlegten Filterkriterien).

[Codeunit 5007398]

Nachtlauffähig:
Über die in der Aufgabenwarteschlange hinterlegten Parameterzeichenfolge wird der jeweilige Lauf mit den dort eingerichteten Einstellungen verwendet.

Abgrenzungsvorschau aktualisieren#

Für die Erlösabgrenzung steht Ihnen der Stapellauf "Abgrenzungsvorschau akt.“ zur Verfügung.

Je nach hinterlegter Einrichtung in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ erfolgt die Abgrenzungsvorschau zusammen mit dem Stapellauf "Abrechnungspläne akt.“ oder einzeln über diesen Stapellauf. Sofern Sie das Feld "keine Abgrenzungsvorschau bei Pläne aktualisieren“ aktiviert haben, führen Sie den Stapellauf separat aus.

[Codeunit 5007531]

Bereinigung Anwendungsprotokoll#

Einrichtung#

Durch die diversen Stapelläufe werden Protokollposten erzeugt, die nach Ablauf einer gewissen Zeit gelöscht werden sollten. Dies erfolgt über den Bericht "Änderungsprotokollposten löschen“

In der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ auf dem Inforegister "Anwendungsprotokoll“ ist die Einrichtung dazu vorzunehmen.

Stapellauf Bereinigung Anwendungsprotokoll#

Durch die diversen Stapel werden sehr viele Protokollposten erzeugt, die nach Ablauf einer gewissen Zeit gelöscht werden sollten. Führen Sie den Stapellauf "Bereinigung Anwendungsprotokoll“ daher regelmäßig aus. Die grundlegende Einrichtung erfolgt in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“.

[Bericht 5008677]

Nachtlauffähig:
Über die in der Aufgabenwarteschlange aufrufbare Berichtsanfrageseite können Sie diese nach Bedarf einrichten. Die Vorbelegung kommt aus der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ und kann dort passend hinterlegt werden.

Abrechnungsaufteilung#

Je nach Art der Versorgung trägt der Endkunde einen Teil der Versorgung mit. Die Ursachen sind zum Teil gesetzlich vorgeschrieben wie z.B. bei der gesetzlichen Zuzahlung oder dem gesetzlichen Eigenanteil oder es handelt sich um ein Aufzahlungsprodukt / Premiumartikel bei dem der Endkunde eine wirtschaftliche Aufzahlung leisten muss.

Das Modul Abrechnungsaufteilung ermöglicht die flexible Einrichtung und Berechnung von mehreren gleichzeitigen Aufteilungsarten, sowie die kundenspezifische Befreiungsregelung.

Einrichtung#

Abrechnungsaufteilung Einrichtung#

Öffnen Sie die "Abrechnungsaufteilung Einrichtung“ über die Anwendersuche. Sie können in der Einrichtung bis zu drei spezielle Abrechnungsaufteilungscodes in die dafür vorgesehenen Felder hinterlegen. Dies ist für die Abrechnungsaufteilungen notwendig. Nur die an dieser Stelle definierten Abrechnungsaufteilungscodes haben eine Auswirkung auf die in der Vertragsversionskarte zu hinterlegenden Gruppen für die gesetzliche Zuzahlung, den gesetzlichen Eigenanteil und die wirtschaftliche Aufzahlung.

Abrechnungsaufteilungen#

Zu jedem Aufteilungscode erfolgt eine Grundeinstellung. Richten Sie diese auf der Seite "Abrechnungsaufteilungen“ ein.

Aufteilung Gruppe#

Auf der Seite "Aufteilung Gruppe“ richten Sie die Gruppierung/Zusammenfassung zur Berechnung der Abrechnungsaufteilung ein. Basis hierfür ist die Einrichtung in der "Abrechnungsaufteilungen Gruppenwert“. Diese Vorbelegung sollte nicht verändert werden.

Analog der gesetzlichen Zuzahlung und des gesetzlichen Eigenanteils ist es auch für die wirtschaftliche Aufzahlung möglich, Aufteilungsgruppen zu definieren.

In der Vertragsversionszeile kann die Gruppenzuordnung entsprechend vorgenommen werden.

Abrechnungsaufteilung Gruppenwert#

Diese Seite "Abrechnungsaufteilung Gruppenwert" dient ausschließlich dazu, die drei Kennzeichen für die Gruppen geordnet einzurichten, die später über die Einrichtung der Vertragszeilen den Abrechnungsaufteilungen zugewiesen werden können.

Partnerrollen Abrechnungsaufteilung#

Auf der Seite "Partnerrollen Abrechnungsaufteilung“ wird die Abrechnungsaufteilung für die Partnerrolle definiert.

Eine Abrechnungsaufteilung ist nur für Rechnungsbeträge an bestimmte Rechnungsempfänger notwendig. Die Partnerrollen dieser Debitoren können hier mit der möglichen Abrechnungsaufteilung hinterlegt werden. Für andere Debitoren wird keine Abrechnungsaufteilung in Betracht gezogen.

Auftragsarten Abrechnungsaufteilung#

Auf der Seite "Auftragsarten Abrechnungsaufteilung“ müssen alle Verkaufsauftragsarten mit den Aufteilungscode welche Anwendung finden sollen, hinterlegt werden.

Auftragsarten Abrechnungsressource#

Die hier angelegte Einrichtung dient der Zuordnung der korrekten Ressource und zur Abrechnungsart der wirtschaftlichen Aufzahlung. Diese wird zunächst als "Qualitätsaufschlag“ Ressource vorbelegt. Je nach Leistungserbringer ist diese Bezeichnung entsprechend anpassbar. Auswirkung hat die Auftragsart "Abrechnungsressource" nur, wenn Art und Ursprung auf "Ressource" stehen.

Abrechnungsaufteilungen werden in der Verkaufsrechnung an den Endkunden verwendet, um dessen Abrechnungsanteil darzustellen. Im Gegenzug mindert der entsprechende negative Betrag den Rechnungsbetrag des Rechnungsempfängers bei Aufteilungscode "EIGEN" und "ZUZAHLUNG".

Abrechnungsaufteilungen können wahlweise über "Art" und "Nr." der Originalposition oder über Ressourcen umgesetzt werden. Bei der Nutzung von Ressourcen, müssen diese in dieser Seite eingerichtet werden.

Abhängig vom MwSt.-Satz des Produktes oder der Dienstleistung, auf der eine Abrechnungsaufteilung basiert, ist es möglich, eigene Ressourcen und Arbeitstypen zu hinterlegen.

Abrechnungsaufteilung Berechnung#

Für jede Abrechnungsaufteilung können auf der Seite "Abrechnungsaufteilung Berechnung“ individuelle Codes angelegt werden. Über die hier hinterlegte Beschreibung zum Code wird auch die Textausgabe auf den Belegen gesteuert.

Im der KUMAVISION healthcare365 werden bereits einige vorkonfigurierte Codes ausgeliefert. Über die Funktion "Neu“ können Sie einen neuen Code anlegen.

Nomenklatur der Codes:

Abrechnungsaufteilung Berechnungsart#

Über die Seite "Abrechnungsaufteilung Berechnung“ wird die Kalkulationsgrundlage zum Code hinterlegt. Dies umfasst zum einen die Höhe des Betrages, zum anderen auch die Zusammenfassungskriterien. Die Zusammenfassungskriterien erlauben eine individuelle, zeitliche und logische Zusammenfassung der Zeilen.

Sie können diese Seite direkt aufrufen oder markieren den jeweiligen Code auf der Seite "Abrechnungsaufteilung Berechnung“ und rufen die "Berechnungsarten“ im Menüband auf.

Abrechnungsaufteilung Steuerung#

Über die Seite "Abrechnungsaufteilung Steuerung“ haben Sie die Möglichkeit, für verschiedene Kriterien die Anwendung der Aufteilung zu steuern.

Abrechnungsaufteilung Hierarchie#

Auf der Seite "Abrechnungsaufteilung Hierarchie“ ist die grundlegende Hierarchie für die Ermittlung zur Aufteilung, in Abhängigkeit zu "Kriterium 1“ und "Kriterium 2“, hinterlegt.

Je kleiner die "Hierarchiestufe“ desto höher ist die Priorität.

Ablauf#

Debitor Befreiung Abrechnungsaufteilung#

Zusätzlich zur globalen Einrichtung einer Befreiung zu einer bestimmten Versicherungsart oder Altersgruppe, haben Sie die Möglichkeit, eine Befreiung individuell Debitor bezogen zu hinterlegen.

Über den Aufruf "Abrechnungsaufteilung Befreiung“ können Sie eine zeitlich begrenzte Befreiung für den jeweiligen Debitoren hinterlegen. Der Aufruf steht sowohl im Debitor, Marketing Cockpit oder eBox zur Verfügung.

In der Regel erfolgen die Einträge auf ein Jahr bezogen. Die Befreiung von der gesetzlichen Zuzahlung ist grundsätzlich immer vom Gültigkeitsdatum bis zum Ende des laufenden Kalenderjahres.

Hier könnte jedoch auch ein unbefristeter Eintrag erfolgen für andere Aufteilungscodes. Die Eingabe eines "Gültig ab“-Datums ist Pflicht.

Auswirkung im Liefer-/Abrechnungsplan#

Lieferplan#

Wird im Lieferplan ein Artikel verwendet, für den eine wirtschaftliche Aufzahlung eingerichtet ist, so wird der Artikel im Feld "Nummer" in der "Lieferplanzeile“ farblich in rot dargestellt. Dies weist Sie daraufhin, dass es sich um einen Artikel mit einer wirtschaftlichen Aufzahlung handelt.

Zusätzlich wird der Aufzahlungsbetrag, der für den Kunden anfällt, in der Infobox "Lieferplanzeileninfo“ als Hinweistext mit ausgegeben.

Die Darstellung erfolgt nur für die den Aufteilungscode zur wirtschaftlichen Aufzahlung.

Abrechnungsplan#

Der berechnete Betrag zur Abrechnungsaufteilung wird summiert in der Abrechnungsplanzeile im Feld "Aufteilungsbetrag ges.“ dargestellt. Durch Anwahl des Feldes mit dem dort hinterlegten Wert öffnet sich die dahinterliegende Seite "Bearbeiten – Abrechnungsplan Aufteilung“.

Wie sich die Summe zusammensetzt, ist in der Seite "Bearbeiten – Abrechnungsplan Aufteilung“ hinterlegt. Hier sind alle Aufteilungscode mit den zugehörigen Werten dargestellt.

Wird in der Berechnung der Abrechnungsaufteilung eine gemeinsame Behandlung bestimmter Zeilen notwendig, so werden diese über eine Gruppe logisch zusammengefasst werden. Siehe Einrichtung "Aufteilung Gruppe“. Beim Erstellen des Abrechnungsplans werden diese in die Abrechnungsplanzeilen übernommen.

Abrechnungsplan, Erstellung der Abrechnungsaufteilungen#

Die Abrechnungsaufteilung erstellt zur Verwaltung der Beträge analog zur "normalen“ Einteilungen, Abrechnungseinteilungen aus dem Abrechnungsplan. Diese Einteilungen unterscheiden sich von den anderen Abrechnungsplaneinteilungen durch den jeweiligen Wert im Feld "Aufteilungsart“.

In den geplanten Abrechnungseinteilungen gibt es das berechnete Feld "Aufteilungsbetrag“, in dem alle Abrechnungseinteilungen zur selben Abrechnungsperiode aufsummiert angezeigt werden.

Bei der Lieferung eines Auftrages, der aus dem Lieferplan erstellt wurde, können die Abrechnungseinteilungen automatisch erstellt werden, wenn dies in der Einrichtung "Auftragsarten Abrechnungsaufteilung“ so eingestellt wurde.

Die beiden Funktionen "Abrechnungsdaten erstellen“ und "Rechnung abrufen“ ermitteln immer die Aufteilungen im Datumsfilter. Bei "Abrechnungsdaten erstellen“ ist dies nur bis zum aktuellen Datum der Fall beim Erzeugen von Rechnungen kann das Enddatum angegeben werden.

Manuelle Korrektur der Abrechnungsaufteilung im Abrechnungsplan#

Sofern der Betrag zur Aufteilung geändert werden muss, weil z.B. der Kostenträger einen abweichenden Betrag angegeben hat, kann dieser in "Bearbeiten – Abrechnungsplan Aufteilung“ angepasst werden.

Klicken Sie in der Abrechnungsplanzeile auf den Betrag im Feld "Aufteilungsbetrag ges.“ und passen im Feld "Aufteilungsbetrag“ den Betrag wie gewünscht an. Sobald Sie hier eine manuelle Änderung vorgenommen haben, setzt sich ein Haken im Feld "Manueller Betrag“. Durch Entfernen des Hakens im Feld "Manueller Betrag“ wird der Betrag wieder auf den ursprünglich berechneten gesetzt.

Wurde eine gesetzliche Zuzahlung berechnet und sie erhalten die Mitteilung, dass der Debitor von der Zuzahlung befreit ist, dann hinterlegen Sie die Befreiung beim Debitor.

Informationsmanagement (IRM)#

KUMAVISION healthcare365 stellt mit dem Informationsmanagement (IRM) ein Tool zur Verfügung, welches individuell zur Verwaltung von notwendigen Dokumenten und deren Verkettung, d.h. automatischen Ausdruck mit weiteren Belegen genutzt werden kann.

Somit wird gewährleistet, dass Lieferungen nur erzeugt werden, sobald die passende Verordnung in der korrekten Qualität (z.B. im Original) vorliegt. Oder aber auch, dass Rechnungen an die Kasse nur dann erzeugt werden, sofern die Genehmigung hierfür vorliegt.

Neben den o.g. Funktionalitäten können Einrichtungen vorgenommen werden, die eine automatische Weiterführung der Dokumente für den nächsten Prozessschritt vorsehen. Es gleicht dem Prinzip eines Mahnwesens. Somit können nicht erhaltene Dokumente angemahnt werden.

Der Informationsmanager ist das Bindeglied von Liefer- und Abrechnungsplan und der dafür benötigten Informationen.

Die jeweils benötigte Information wird in den Verträgen festgelegt und in die Vorgangsperioden übernommen. Der Informationsmanager ist direkt mit der Statusverwaltung in den Vorgängen verbunden.

Sie können optionalen Informationsbedarf einsteuern und den aktuellen Status beobachten.

Neben der Anforderung und dem Erhalt der Information ist auch deren Wiederverwertung, d.h. Ausgabe ein zentrales Element.

Einrichtung#

Belegmerkmalsgruppen#

In Verbindung mit den Kommunikationsbelegen können Belegmerkmale automatisch mit ausgedruckt werden. Um den Ausdruck zu steuern, können in den Belegmerkmalsgruppen die passenden Filterungen hinterlegt werden. Weiterführende Informationen finden Sie unter "Belegmerkmale“.

Einem Kommunikationsbeleg kann eine Belegmerkmalsgruppe zugewiesen werden. Soll das Belegmerkmal einer späteren Anforderung dienen, so muss dafür ein spezieller Kommunikationsbeleg erstellt werden.

Kommunikationspartner#

Die "Kommunikationspartner" definieren alle möglichen internen und externen Kommunikationspartner und stellen die Verbindung zur Anwendung her.

Kommunikationsbelege#

Die "Kommunikationsbelege" definieren alle möglichen Belege, egal ob zur Ausgabe von Information und/oder zur Anforderung von Information. Zu jeder Belegart kann angegeben werden, wie diese angefordert und der erhaltene Beleg abgelegt wird.

Kommunikationswege#

Die "Kommunikationswege" definieren alle möglichen Kommunikationswege und steuern die interne Priorisierung.

Für den Kommunikationsweg mit Qualität "Kopie" ist es möglich, für Debitoren, Kreditoren, Kontakten einen bevorzugten Kommunikationsweg zu hinterlegen. Für den Adressat "Sachbearbeiter“ wird bspw. der Kommunikationsweg (Kopie) OHNE verwendet, so dass hier keine Belege gedruckt oder anderweitig versendet werden.

Kommunikationsmethoden, -stufen und –texte#

Sollen Belege versendet, erinnert bzw. gemahnt werden, können hierzu verschiedene Methoden mit zugehörigen Stufen und Texten eingerichtet werden.

Über das Menüband können Sie über "Stufen" die Einrichtung der Kommunikationsstufen parametrisieren.

Zu jeder Stufe ist ein Vor- und/ oder ein Nachtext einrichtbar, der über die Aufrufe "Vortext bzw. Nachtext" im Menüband geöffnet werden können.

Kommunikationsstatus#

Während einer Kommunikation gibt es verschiedene Ist-Zustände. Zu den möglichen Ist-Zuständen einer Belegart sollte jeweils ein Status definiert werden.

Dabei ist es sowohl möglich einen allgemeingültigen Status anzulegen, der von allen Belegarten verwendet wird, als auch einen eigenen Status pro Belegart.

Komm.-Status Vorlagen#

Aus den angelegten Kommunikationsstatus können Vorlagen zusammengestellt werden, die anschließend den Info-Anforderungen zugeordnet werden.

Über die Anwendersuche gelangen Sie in die "Komm. Status Vorlagen". Das "+“ Symbol markiert die Funktion NEU. Mit NEU wird eine neue Komm.Status Vorlagenkarte geöffnet.

Die Einrichtung wird am Beispiel einer Verordnungsanforderung dargestellt:

Kommunikationsfehler#

Die "Kommunikationsfehler" ermöglichen die Erstellung von eindeutigen Fehlercodes. Weiterführende Informationen finden Sie im nachfolgenden Abschnitt "Kommunikationsfehler Vorlagen“.

Kommunikationsfehler Vorlagen#

Die "Kommunikationsfehler Vorlagen" ermöglichen die Gruppierung von Fehlercodes, die den Informationsanforderungen über den Fehler Vorlagencode zugeordnet werden können.

Eine Vorlage beinhaltet eine Liste möglicher Fehler, die im späteren Prozess auftreten können. Beispielsweise kann dieser Fehlercode für Verordnungen verwendet werden, auf denen notwendige Informationen zur Weiterbearbeitung fehlen (Versichertendaten, Versorgungszeitraum, Mengen, Datum, Arzt Unterschrift etc.).

Bei Funktion - Info Nicht OK in der Info Anforderung bzw. über die eBox erfolgt die Auswahl des Fehlercodes. Auf Basis dieses Fehlercodes lässt sich der Vor- oder Nachtext für die Info Anforderung vorbelegen.

Die Vor- und Nachtexte sind in den Info Anforderungen unter dem Inforegister "Info Anforderungstext" ersichtlich.

Komm. Ausgabeanweisungen#

Die "Komm. Ausgabeanweisung" dienen der Steuerung der Ausgabeoptionen in der Info.-Anforderung. Hier wird definiert, welche Zeilen der Info Anforderung angedruckt bzw. im EKV übermittelt werden.

Info. Anforderungsfilter#

Der Info Anforderungsfilter wird verwendet, sofern ein Kostenträger bspw. den Kostenvoranschlag an eine separate Kostenvoranschlagsstelle übermittelt bekommt. Die Einrichtung ermöglicht eine Adresssteuerung basierend auf verschiedenen Vorgangskriterien an einen hier definierten Kontakt.

Ursprünglich verwendet wurde der Filter zur Steuerung von Kostenvoranschlägen – auf Basis des Postleitzahlengebietes eines Versicherten – an die zuständigen Kostenvoranschlagsstellen.

Aufgrund der Nutzung des elektronischen Kostenvoranschlags ist eine Steuerung über den Info Anforderungsfilter nur noch in Ausnahmefällen notwendig.

Wird ein Anforderungsfilter zur Bearbeitung geöffnet können zwei Filterarten angegeben werden.

Inforegister Info. Anf. Postleitzahlenbedingung#

Auf dem Inforegister "Info. Anf. Postleitzahlenbedingung" werden Postleitzahlenbereiche definiert.

Inforegister Info. Anforderungsfilterzeilen#

Auf dem Inforegister "Info. Anforderungsfilterzeilen" kann für Debitoren, Artikel und Ressourcen ein Filter eingerichtet werden. Die Postleitzahlenbereiche lassen sich dabei optional verwenden.

Informationsanforderungen#

Die Informationsanforderungen sind das Kernstück und beschreiben alle unterschiedlichen Anforderungen, die in den Prozessen vorkommen können. In den Informationsanforderungen werden diejenigen Parameter zusammengefasst, die für die Informationsanforderung (Informationsvorlagen) notwendig sind. Dazu wird festgelegt von wem, mit welcher Methode, welcher Statusreihenfolge und auf welchem Weg ein Beleg angefordert wird.

Beispiel:
"Kopie einer Verordnung pro Vorgangsperiode“

• Der Beleg ist die Verordnung (Code VO)
• Der Partner kann neben dem Arzt, der Patient, der Betreuer, das Heim etc. sein (Code ALLE)
• Die Methode hat mehrere Stufen mit entsprechenden Fälligkeiten und Texten (Code VO-ANF)
• Es wird eine Kopie angefordert (Anforderung Qualität KOPIE)
• Die Anforderung soll für jede Vorgangsperiode erfolgen (Häufigkeit Immer)

Informationsvorlagen#

Aus den verschiedenen Informationsanforderungen und Info Ausgabeanweisungen lassen sich Informationsvorlagen erstellen, um diese im Prozess vertragsbezogen zu verwenden. Rufen Sie sich hierzu die "Informationsvorlagen" über die Anwendersuche auf. Über "Neu" im Menüband können Sie eine neue Informationsvorlage anlegen.

Beispiel:

Informationsvorlagenzeilen#

Wurde eine neue Informationsvorlage angelegt, kann diese über "Bearbeiten" mit den notwendigen Belegarten eingerichtet werden. Die Anzahl der Zeilen ist dabei nicht begrenzt.

Vorparametrisierte Belegcodes (Kommunikationsbelege) werden bereits in KUMAVISION healthcare365 bereitgestellt. Im nachfolgenden werden die wesentlichen näher erläutert:

IM_ABL
IM_ABL ist für das eingehende Dokument also klassischerweise für den unterschriebenen Lieferschein. Dabei kann je nach Einstellung des IRM die Paketnummer, die Info Anforderung zu diesem Belegcode auf "Info OK" setzen.

Hier kann durch die interne Belegart Abliefernachweis (Kommunikationsbeleg) ein automatischer Rückscan mit Zuordnung stattfinden. Alternativ setzt je nach Einrichtung die Paketnummer die zugehörige Info Anforderung mittels des Stapels "Info Anforderung aktualisieren" auf "Info OK". Die Datenherkunft ist in der Einrichtung = Lieferschein (Informationsanforderung LIEF-N), so dass erst mit der Lieferung die entsprechende Info Anforderung im Vorgang aufgeht. Die Info Anforderung ist über die Herkunftsbelegnummer mit der gebuchten Verkaufslieferung verknüpft. Dadurch kennt der Rückscan des Lieferscheins oder die Rücklesung der Paketnummer die Info Anforderung und kann diese auf den Status "Info OK" setzen.

Da in der Regel mit dieser Info Anforderung die Abrechnung gesperrt wird, bis der Lieferscheinrücklauf oder die Paketnummer eingegangen sind, bietet es sich an, die Einrichtung in der Informationsvorlage nur auf der Abrechnungsseite einzutragen.

Wichtig ist weiterhin bei Einrichtung der Informationsanforderung, dass der Sperrbereich auf Abrechnungsperiode gestellt wird. Damit ist sichergestellt, dass die zugehörige Info Anforderung genau den Abrechnungszeitraum sperrt, für den sie gedacht ist.

Klassischerweise findet dies Verwendung bei Monatsabrechnungen wie Stoma, Kontinenz, Sauerstoff, etc., bei denen ein Liefernachweis zur Abrechnung benötigt wird.

Die Adresssteuerung für die Info Anforderung wird über den Methodencode eingerichtet. Wird weder ein unterschriebener Lieferschein noch eine Paketnummer erhalten, kann durch die Adresssteuerung der Mahnadressat definiert werden, zum Beispiel Verkäufer / Außendienst / Betreuer.

IM_LS
IM_LS steht für das ausgehende Dokument, klassisch der ausgehende Systemlieferschein (gebuchte Verkaufslieferung). Die interne DMS Belegart im Kommunikationsbeleg ist Lieferung. Dieser Kommunikationsbeleg findet selten Anwendung in der Informationsvorlage, sondern dient als Hintergrundeinrichtung für allgemeingültige Einrichtungen, wie z.B. Adresssteuerungen oder Belegmerkmale, die mit der Lieferung versendet werden sollen.

Anwendungsfall:
Es soll die Vorgangslaufzeit mit auf dem Lieferschein angegeben werden. Somit kann der IM_LS in den Informationsvorlagen eingetragen werden. Die entsprechende Ausgabeanweisung definiert hierbei die Ausgabe der Vorgangslaufzeit. Zu IM_LS wird in der Regel keine Adresssteuerung eingerichtet. Somit wird die Lieferanschrift aus dem Lieferplan oder dem Debitor und seinen Adressen eingesteuert.

IM_EB
IM_EB steht für die Empfangsbestätigung resp. Einweisung hat stattgefunden. Auch hier ist die Datenherkunft in der Einrichtung = Lieferschein (Informationsanforderung), so dass erst mit der Lieferung die entsprechende Info Anforderung aufgeht.

Unterschied zum IM_ABL ist, dass die Info Anforderung einmalig erstellt wird. Damit muss die Einrichtung in den Informationsvorlagen auf der Abrechnungsplanseite erfolgen und nicht auf der Lieferplanseite. Der Sperrbereich in der Info Anforderung steht auf Vorgangperiode, da für die gesamte Periode die Empfangsbestätigung einmalig benötigt wird. Solange diese nicht vorhanden ist, soll der gesamte Vorgang gesperrt werden.

IM_EB wird standardmäßig in den Informationsvorlagen der Erstauslieferungsperioden (z.B. E1) eingesteuert. Klassisches Beispiel sind Gerätepauschalen, bei denen in der ersten Periode das Gerät ausgeliefert wird.

Wenn für jede Gerätlieferung (beispielsweise Tauschgeräte) eine Info Anforderung IM_EB erzeugt werden soll, dann muss dieser Belegcode in jeder Periode (Folgeperiode) vorhanden sein. Die Info Anforderung muss dann auf Anforderung = Immer stehen, so dass bei jeder Lieferung eine Info Anforderung erzeugt wird.

Informationsvorlagenzeilen Verkettung#

Eine Informationsvorlagenzeile kann so konfiguriert werden, dass die Ausgabe des Belegs zusammen mit weiteren Belegen erfolgen kann.

Der Aufruf für die Einrichtung erfolgt auf der Informationsvorlagenzeile stehend über "Menüband > Zeile > Verkettete Belege".

Einrichtung im Vertrag bzw. der Vertragsperiode#

Hinterlegung der Informationsvorlage#

Im "Vertrag > Vertragsversion > Perioden > Info Vorlage" wird derjenige Informationsvorlagencode hinterlegt, die bei Vorgangsanlage in die Vorgangsperiode übernommen wird und den Prozess belegseitig steuert.

Prozess der periodenübergreifenden Kostenvoranschläge#

Einige Kostenträger Kassen fordern die Einreichung von Kostenvoranschlägen periodenübergreifend. Das bedeutet, innerhalb einer Vorgangslaufzeit für die erste Abrechnung bspw. mit Leistungskennzeichen "08" und ab der 2. Abrechnung das Leistungskennzeichen "09". Damit dies mit einem Kostenvoranschlag erfolgen kann, wurde der Prozess des periodenübergreifenden Kostenvorschlags implementiert.

Bei diesem Prozess ist zu beachten, dass die Verlängerungsart der ersten Periode auf "Bei Anlage" steht und der Gruppencode in der Info Anforderung auf "JA" bei der Belegart für Kostenvoranschläge gesetzt wird.

Zudem muss der Gruppencode in den Perioden der Vertragsversionskarte die erste Periode der Datenbündelung als Information enthalten, bspw. E1.

Funktionalität der Informationsvorlagen im Prozess#

Vorgangserstellung#

Bei Anlage einer Vorgangsperiode wird die Informationsvorlage aus der Vertragsperiode übernommen. Auf dem Inforegister "Info Anforderung Vorlage" wird diese mitgeführt und darunter die zu erstellenden Pflicht-Info Anforderungen angezeigt.

Bei Freigabe von Lieferplan und Abrechnungsplan werden die Info Anforderungen mit Notwendig = JA erstellt und sind über den Lieferplan / Abrechnungsplan über "Info Anforderungen" ersichtlich.

Verkettete Belegposten#

Wird beim Belegausdruck beispielsweise beim Versenden des elektronischen Kostenvoranschlags die Verkettung mit der Verordnung ausgelöst, ist diese Information über die Info Anforderung des elektronischen Kostenvoranschlags über "DMS > Verkettete Belege" ersichtlich. Hier werden alle zu dem Beleg verketteten Dokumente aufgelistet.

Lieferstatus und Abrechnungsstatus in der Vorgangsperiode#

Jede Statusverwaltung in der Vorgangsperiode besteht immer aus zwei Feldern. Beide Felder sind jeweils berechnete Felder aus den Info Anforderungszeilen.

Beispiel:
Wird eingehend die Verordnung verarbeitet, wird der Status der Info Anforderung auf "Info OK" umgesetzt, die Lieferung bleibt gesperrt. Wird nachfolgend der Kostenvoranschlag genehmigt und die Info Anforderung auf "Info OK" gesetzt, ist der Lieferstatus "leer“ und die Lieferung nicht mehr gesperrt.

Manuelles Hinzufügen von optionalen Anforderungen#

Über die Vorgangsperiodenkarte, dem Liefer- und Abrechnungsplan ist es bei Bedarf möglich über Funktion "Optionale Info. Anforderung hinzufügen" weitere Info Anforderungen dem Prozess hinzuzufügen.

Wurden keine optionale Vorlagenzeilen konfiguriert, erscheint eine entsprechende Hinweismeldung.

Andernfalls öffnet sich ein Fenster aus dem eine Vorlagenzeile, die mit Notwendig = Nein eingerichtet wurde, ausgewählt werden kann.

Abruf von Einteilungen#

Dasselbe berechnete "Gesperrt“-Kennzeichen aus der Vorgangsperiodenkarte findet sich auch in den Lieferplan- bzw. Abrechnungsplaneinteilungen (Felder: Lieferung gesperrt / Abrechnung gesperrt).

Dadurch wird der Abruf der Einteilung in den Auftrag bzw. die Rechnung gesteuert.

Informationsanforderungs-Karte#

Ist die Information zur Anforderung fällig und sind alle Lieferplan- und Abrechnungsplanzeilen im Status "Freigegeben" wird eine Informationsanforderungskarte angelegt.

Eine Anforderung besteht aus dem Kopf und den Zeilen. Der Kopf enthält alle notwendigen Angaben, u.a. bei wem und auf welchem Weg die Information angefordert werden soll. Die Zeilen beziehen sich je nach Einrichtung auf die Lieferplanzeilen, Abrechnungsplanzeilen oder Lieferzeilen.

Die Info Anforderung löst zum einen den Versand der Nachricht an den entsprechenden Empfänger aus und bildet zudem aber auch einen Merker darauf, dass Informationen ausstehen. Dieser Merker bildet wiederum die Basis für den Posteingang z.B.: falls Belege im Dokumenten Management System abgelegt werden (da hier die Zuordnung des eingehenden Dokumentes zur jeweiligen Info Anforderung proaktiv durchgeführt werden kann).

Dieser Merker bildet zudem die Basis für eine Erinnerung und Wiederholung der Benachrichtigung bei entsprechender Fälligkeit, sofern die Information zu einem definierten Zeitpunkt nicht eintrifft.

Inforegister Anforderung#

• Beschreibung
• Beteiligte Partner
  o Fachberater
  o Adressat
  o Versicherter
• Vorgangsinformationen
• Anforderungdefinitionen (Steuerelemente, wie bspw. Methodencode, Statuscode)

Inforegister Antwort#

• Daten zur Antwort
• Daten zur Genehmigung
• festgestellte Fehlercodes (bei Info nicht OK)

Für jede Anforderungsart können weitere Felder definiert werden, die entweder optional oder auch als Pflichtangabe notwendig sind. Bei Pflichtfeldern kann der Status "Info OK" nur gesetzt werden, wenn diese entsprechend gefüllt sind.

Inforegister Info. Anforderungstext#

Der Anforderungstext ergibt sich aus der jeweiligen Kommunikationsstufe.

Beispiel für eine Verordungsanforderung:
"Sehr geehrtes Praxisteam,
wir wurden beauftragt, Ihre/n Patient/in mit den erforderlichen Hilfsmitteln zu versorgen. …“

Über die Info Anforderungstexte können auch manuell erfasste Zeilen mit angedruckt bzw. im elektronischen Kostenvoranschlag übermittelt werden.

Inforegister Info. Anforderungszeilen#

Die Anforderungszeilen entsprechen zum großen Teil der Lieferplanzeile bzw. der Abrechnungsplanzeile je nachdem wie die Datenbasis konfiguriert wurde.

Bearbeiten des Status#

Der Eingang der Informationen erfolgt u.a. über das Einscannen von Belegen und die Zuordnung über die eBox. Weiterführende Informationen zur Zuordnung der Belege aus der eBox heraus, entnehmen Sie dem Abschnitt "eBox".

Kommunikationsweg#

Die Information ist grundsätzlich nur ausreichend für den weiteren Prozess, wenn der Kommunikationsweg gleich- oder höherwertig ist:

1. Wird eine Information im Original erwartet, ist auch nur das Original gültig.
2. Wird eine Information als Kopie erwartet, ist sowohl eine Kopie als auch das Original gültig.
3. Wird eine Information in mündlicher Form erwartet, sind alle Wege erlaubt.

BenutzerInnen müssen bei der Antwort diese Information über die Auswahl der erhaltenen Antwortqualität mitgeben.

Abschließender Status#

Zuvor müssen BenutzerInnen entscheiden, ob die erhaltene Information der angeforderten Information entspricht.

Dies bestimmt die Auswahl der Funktion "Info. OK" bzw. "Info. nicht OK" im Menüband.

Gibt es mehrere Folgestatus zu der o.g. Auswahl, erscheint zunächst ein PopUp, um den gewünschten Folgestatus zu kennzeichnen.

Beim Status "Info. OK“:

• Wird die aktuelle Anforderung im Kopf und in allen Zeilen auf diesen Status gesetzt.

Beim Status "Info. nicht OK“:

Erscheint zunächst ein Auswahlfenster:

• Im oberen Bereich des Fensters sind die Info Anforderungszeilen dargestellt. Diese sind im Feld Ausgewählt mit "JA" vorselektiert. BenutzerInnen können hier Zeilen "deselektieren“, damit diese auf "Info. OK" gesetzt werden. Die selektierten Zeilen werden in den angezeigten Folgestatus gebracht. Zudem kann eine abweichende Menge in der Spalte "Antw. Menge“ eingetragen werden.

• Im unteren Bereich des Fensters können BenutzerInnen aus der Liste der möglichen Fehlercodes den zutreffenden Fehler auswählen. Dieser wird in die Folge "Info Anforderung – Antwort – Info Anforderungsfehler" sowie – je nach Definition der Info Anforderungstexte – in den Info Anforderungstext übernommen.

Beispiele zur Erzeugung von Info Anforderungen#

Stapelverarbeitung über Filter im Rollencenter#

In Abhängigkeit von den jeweils benötigten Info Anforderungen können im Rollencenter Rezeptabwicklung passende Filter für die Stapelverarbeitung angelegt werden. ("Rollencenter > Stapellauf > Info Anforderung aktualisieren")

Diese werden entweder regelmäßig manuell oder über Nachtläufe (Aufgabenwarteschlagenposten) ausgeführt.

Mit folgender Einrichtung des Stapellaufs VO werden, je nach Einrichtung und vorliegenden Status der Info Anforderungen, Rezeptanforderungen gemäß Wegecode automatisch gedruckt sowie bei fälligen Info Anforderungen die Mahnstufe umgesetzt.

• Anf. Belegcode = IM_VO

Beispiel VO-Verordnungsanforderungen:
Es existiert eine Info Anforderung für eine Verordnung. Die Info Anforderung steht im Anf. Status = Notwendig und der Anf. Wegcode = Per Post.

In diesem Fall (und, wenn es keine individuelle Adresssteuerung oder Schnittstelle zur ePOST gibt) wird die Info Anforderung gedruckt und der Anf. Status auf "Antwort abwarten" gesetzt.

Beispiel Rezeptmahnung:
Ist eine Info Anforderung im Anf. Status = Antwort abwarten "fällig“, wird diese über den Stapellauf auf "Antwort nicht erhalten" gesetzt und eine Folge Info Anforderung im Anf. Status = Notwendig erstellt. Diese enthält je nach Einrichtung bspw. die Beschreibung "Rezeptanforderung Erinnerung“.

Mit dem darauffolgenden Stapellauf wird diese dann wiederum gedruckt und auf Anf. Status = Antwort abwarten gesetzt.

Manuelles Versenden#

Die Info Anforderungen können auch manuell aus der Info Anforderungskarte versendet werden. Dies wird bei definierten Prozessen durchgeführt, bspw. einer optionalen Info Anforderung, die sofort versendet werden soll.

Versenden aus der Info Anforderungskarte:
Wird die Info Anforderungskarte aufgerufen, so kann über das Menüband "Senden nach Voreinstellung" diese gemäß dem eingerichteten Wegecode versendet werden.