Vorgänge#
Vorgangskarte#
Die Vorgangskarte fasst alle wichtigen Informationen eines Vorgangs und dessen einzelne Vorgangsperioden übersichtlich zusammen.
Leicht zugänglich ist die Vorgangskarte durch Klick auf die Vorgangsnummer im Bereich "Vorgangsperiode".
Inforegister Allgemein#
Auf dem Inforegister Allgemein sind wesentliche Daten zum Debitor sowie die Vorgangsbeteiligten zusammengefasst.
Inforegister Vorgangsperioden#
Auf dem Inforegister "Vorgangsperioden" sind alle zu einem Vorgang zugehörigen Vorgangsperioden aufgeführt. Hier können in der Übersicht wichtige Informationen wie Rezeptdatum und Laufzeit eingesehen werden.
Über den Aufruf "Perioden" können zugehörige Informationen geöffnet werden:
- "Karte“ Vorgangsperiodenkarte
- "Abrechnungsperioden“
- "Bemerkungen“ aus dem Bemerkungsfeld der Vorgangsperiodenkarte
Funktionen im Menüband#
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Vorgangsperioden verlängern | Soll ein bestehender Vorgang im Einzelfall manuell verlängert werden, so kann dies aus der Vorgangskarte heraus über den entsprechenden Aufruf durchgeführt werden. |
| Barcodevormerkung | Hier kann eine Barcodevormerkung erfolgen. Wird anschließend ein Dokument entsprechend eingescannt, wird es zur Vorgangskarte archiviert. |
| Zurück in die eBox | Dokumente die der Vorgangskarte zugeordnet (archiviert) sind, können über diese Funktion wieder zurück in die eBox geschoben werden. Weiterführende Informationen finden Sie im Abschnitt "eBox". |
| Löschen | Wurde ein Vorgang falsch angelegt, so kann dieser gelöscht werden. Voraussetzung ist, dass noch keine Lieferungen/Buchungen erfolgt sind sowie alle Info.-Anforderungen im Status "notwendig“ sind. |
Vorgangsperiodenkarte#
Sowohl aus dem Lieferplan als auch aus der Vorgangskarte können die Vorgangsperiodenkarten zu einem Vorgang aufgerufen werden. Des Weiteren ist ein direkter Aufruf im Marketing Cockpit, Inforegister "Informationen“ über "Perioden“ möglich.
In der Vorgangsperiodenkarte werden Vorgangsrelevante Vorgaben aus dem Vertrag eingesteuert, welche dann im weiteren Prozess für die gesamte Vorgangsabwicklung über Liefer- und Abrechnungsplan relevant sind.
Hinweis
• Die Vorgangsperiodenkarte muss zur Bearbeitung geöffnet werden. Damit öffnen sich auch die zugehörigen Liefer- und Abrechnungspläne.
• Nach der Bearbeitung muss die Karte auch wieder freigeben werden, so dass sich auch die Pläne wieder freigeben und dadurch die Änderungen auf der Karte im Vorgang wirksam werden
• Hier liegen alle Informationen, die für den gesamten Vorgang bzw. für die elektronische Abrechnung gelten und nicht zeilenbezogen sind (z.B. Diagnose, Rezeptdatum, Unfallkennzeichen, usw.)
• Steuerfelder werden über den Vertrag vorbelegt und können in der Vorgangsperiodenkarte im Einzelfall geändert werden
Der Aufbau der Seite "Vorgangsperiodenkarte“ gestaltet sich wie folgt:
Inforegister Allgemein#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Rezeptdatum | Wird durch das Setzen von "Info OK“ über die Info.-Anforderung der Rezeptanforderung eingetragen. Dieses Datum wird auch an die elektronische Abrechnung übergeben. |
| Leistungserbringungsdatum | In der Regel ist das Feld leer. Das Leistungserbringungsdatum, welches auf der Rechnung angegeben wird, ermittelt sich anhand folgender Hierarchie. Direkte Abrechnung von Artikeln Das Leistungserbringungsdatum ergibt sich aus dem Feld "Nachweis Belegdatum“ in der zugehörigen Abrechnungsplaneinteilung (vom Status=Rechnung). In diesem Feld ist das Belegdatum des letzten relevanten Lieferscheins enthalten. Indirekte Abrechnung über Ressourcen (Pauschalen) Die Ermittlung des Lieferdatums in den Abrechnungsposten und in der Taxierung wurde bei Pauschalen wie folgt umgesetzt, wenn dieses Feld leer ist: Wenn die "Nachweis Belegnr." in der Abrechnungsperiode liegt, wird das entsprechende Belegdatum als Lieferdatum verwendet. Sollte keine "Nachweis Belegnr." angegeben sein, wird nach der letzten Lieferscheinnummer in der Abrechnungsperiode gesucht. Wenn kein Lieferschein zur Abrechnungsperiode gehört (Leerpauschale) wird das Abrechnungsdatum aus der Abrechnungsperiode genommen. Bei Bedarf kann das Datum hier übersteuert werden. Dies hat dann höchste Priorität. Wird ein Datum erfasst, so wird der Wert im Feld "Man. Leistungserbringung“ auf "JA" gesetzt. Das Datum wird dann in die elektronische Abrechnung übergeben. Wenn es sich um eine Dauerversorgung handelt, sollte das Feld leer bleiben. |
| Nutzungsstunden, Durchschnittliche tägliche Nutzungsstunden |
Sofern die Betriebsstunden zu einem Gerät systemseitig erfasst sind, werden diese Felder automatisch gefüllt und je nach Einrichtung des elektronischen Kostenvoranschlags in Abhängigkeit zum Kostenträger übermittelt. Eine manuelle Eingabe ist ebenfalls möglich. |
| Vorgabe Min. Nutzungsstunden, Vorgabe Max. Nutzungsstunden |
Sofern zur Vorgangsart oder im Vertrag zur Vorgangsperiode hinterlegt, werden die Min./Max. Stunden hier angezeigt. |
Inforegister Verlängerung#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Verlängerung Vorlaufzeit | Hier wird das Intervall eingetragen, welches den Zeitraum betrifft, wann vor tatsächlichem Ablauf der Versorgung (und somit vor Beginn der Folgeversorgung) die neue Periodenkarte erstellt werden soll. Wird aus dem Vertrag vorbelegt und kann im Einzelfall manuell geändert werden. Wird bei Therapieende entfernt, wenn keine Verlängerung mehr erfolgen soll. |
| Verlängerungsart | Gibt an, wie der Vorgang verlängert werden soll. Hierbei wird die Datumsformel aus dem Feld "Verlängerung Vorlaufzeit "zugrunde gelegt. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: Leer: Es erfolgt keine Verlängerung (bei Kauf) Manuell: Der Vorgang muss manuell verlängert werden. Der Lauf Filter zum Verlängern von Vorgängen erzeugt einen Eintrag in der eBox, dass die Verlängerung fällig ist. Vollautomatisch: Der Vorgang wird automatisch durch den Lauf Filter zum Verlängern von Vorgängen verlängert. Wird aus dem Vertrag vorbelegt und kann im Einzelfall geändert werden. Wird bei Therapieende entfernt wenn keine Verlängerung mehr folgen soll. |
| Folgende Vertragsnr. Folgende Versionsnr. Folgende Periode |
Diese Felder können bei Bedarf manuell hinterlegt werden und wenden dann bei Verlängerung den hier hinterlegten Vertrag an. Der im angewendeten Vertrag hinterlegte Vertrag für die Verlängerung wird dann ignoriert. |
| Abrechnungsform, Abgabeart | Die Felder werden aus dem Vertrag eingesteuert. Abrechnungsform "Kauf" oder "Pauschale". Abgabeart bei Kauf "Dauer/Einzel", bei Pauschale "leer". |
Inforegister Laufzeiten#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Rezeptdatum | Wird durch das Setzen von "Info OK“ über die Info.-Anforderung der Rezeptanforderung eingetragen. Dieses Datum wird auch an die elektronische Abrechnung übergeben. Ist verknüpft mit dem gleichnamigen Feld auf dem Inforegister "Allgemein“. Wird es hier manuell geändert, ändert es sich auch dort oder umgekehrt. |
| Vorgang Startdatum | Wird durch Einstellung im Vertrag vorbelegt. Die Optionen sind "Monatsbeginn“ oder "Arbeitsdatum“. Kann bei Bedarf angepasst werden. |
| Vorgang Enddatum | Wird mittels des Intervalls aus dem Vertrag und dem Start des Vorgangs vorbelegt. Dies kann verändert werden, wenn die Verordnung eine andere angegebene Laufzeit hat. Auf Basis dieser Laufzeit werden dann auch die Einteilungen im Liefer- und Abrechnungsplan verändert. |
| Tatsächliches Enddatum | Dieses Datum kann manuell zum Vorgangsende oder mittels der Therapiebeendigung gesetzt werden. |
| Laufzeitfelder | Werden aus dem Vertrag vorbelegt und können bei Bedarf angepasst werden. |
Inforegister Fachstelle#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Vorgangsherkunft | Kann frei definiert werden. Dahinter liegt eine erweiterbare Tabelle, die zur Auswertung dient, durch wen der Auftrag erteilt wurde. |
| ICD Diagnose | Dahinter liegt eine Tabelle mit Diagnoseschlüsseln. Sofern der Diagnoseschlüssel auf der Verordnung angegeben wurde, kann dieser hier hinterlegt werden. Diese werden, wenn gefüllt, an die elektronische Abrechnung übergeben. |
| Leistungsempfehlung nach P293 | Betriff nur Pflege- und Betreuungsdienst. Soll zu einem Vorgang die Beschäftigtennummer in der elektronischen Abrechnung übergeben werden, dann ist in das Feld "Leistungsempfehlung nach P293“ die Partnerrolle des Debitors im Vorgang einzutragen, aus dem der Wert ermittelt werden soll. Das Feld wird im Segment ZHI ausgegeben. |
Inforegister Auslieferung#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Lieferung gesperrt | Hier steht "Ja“, wenn die Lieferung durch Info-Anforderungen gesperrt ist. Ein Doppelklick auf das "Ja“ öffnet die Info-Anforderungszeilen für diese Vorgangsperiode. |
| Belieferung Auftragsart | Hier wird die Verkaufsauftragsart für die Belieferung festgelegt. Diese Information wird aus dem Vertrag vorbelegt. |
| Belieferung Statusgruppencode | Information für die Belieferung mittels Fremdsystem. Die Information wird aus den Vertragseinrichtungen übernommen. |
| Belieferung Migrationsdatum | Datum, an dem diese Bewegungsdaten migriert wurden. |
| Belieferung aus Fremdsystem | Die Belieferung erfolgte aus einem Fremdsystem. (Feld aus der Datenübernahme.) |
| Lieferung über | Das Feld "Lieferung über“ gibt den Lagerort an, der im Lieferplan bzw. der im daraus erstellten Verkaufsauftrag verwendet werden soll. "Lieferung über“ kann im Lieferplan direkt erfasst werden oder an dieser Stelle vorbelegt werden. Es wird nur übernommen wenn das Feld "Lieferung über Herkunft“ den Wert "Vertrag“ besitzt. Ist das Feld "Lieferung über Herkunft“ im Vertrag leer, so wird das Feld "Lieferung über“ nicht in die Lieferplanzeile übernommen. |
| Lieferung über Herkunft | Das Feld "Lieferung über Herkunft“ hat die Optionen "leer" und "Vertrag“. Das Feld wird automatisch auf den Wert "Vertrag“ gesetzt, wenn im Feld "Lieferung über“ ein Wert eingetragen wird. Nur durch den Wert "Vertrag“ wird später das Feld "Lieferung über“ in die Lieferplanzeile übernommen. |
Inforegister Abrechnung#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Abrechnung gesperrt | Hier steht "Ja“, wenn die Abrechnung durch Info-Anforderungen gesperrt ist. Ein Doppelklick auf das "Ja“ öffnet die Info-Anforderungszeilen für diese Vorgangsperiode. |
| Abrechnung Partnerrolle | Steuert den Rechnungsempfänger und kann angepasst werden z.B. im Falle einer Ablehnung durch den Kostenträger und Fakturierung an den Kunden. Dieses Feld greift auf die Partnerrollen zu. |
| Abrechnung Deb.-Nr. | Steuert den Rechnungsempfänger und kann angepasst werden z.B. im Falle einer Ablehnung durch den Kostenträger und Fakturierung an den Kunden. Dieses Feld greift auf die Debitoren, welche in den Vorgangsbeteiligten hinterlegt sind zu und agiert in Kombination mit der Partnerrolle. |
| Abrechnung Deb.-Name | Zeigt den Namen des Abrechnungsdebitors an. |
| Abrechnungsart | Die Abrechnungsart wird durch den Vertrag vorbelegt (§300, §302, Direkt, Paper) und kann bei Bedarf hier geändert werden. Hinweis: Eine Änderung (auf DIREKT) ist z.B. bei Ablehnung durch den Kostenträger und Fakturierung an den Kunden erforderlich. |
| Liefernachweis | Bei Kauf wird die Abrechnungsplaneinteilung bereits mit der Erstellung des Auftrags eingestellt. Existiert zu diesem Zeitpunkt keine sperrende IA im Abrechnungsplan, könnte die Abrechnung bereits erfolgen. Mit einer entsprechenden Pflege des Feldes wird dies unterbunden. Bei Pauschale steuert das Feld, ob eine Artikellieferung für die Abrechnung einer Pauschale (Ressource) erforderlich ist. Je nach Einrichtung können auch Leerpauschalen (ohne Artikellieferung) an die Krankenkasse berechnet werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Vertragsfeldern. |
| Liefernachweis Datumsformel | Hier kann die Datumsformel im Einzelfall verändert werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Vertragsfeldern. |
| Abrechnungsaufteilung Liefern. Datumsformel | Hier kann mit einer Datumsformel vorgegeben werden, für wie viele Monate eine Zuzahlung an den Versicherten (bei Berechnung von Leerpauschalen - ohne aktuelle Artikellieferung - an die Krankenkasse) berechnet werden soll. Hierbei wird vom System geprüft, wie lange die Artikellieferung zurückliegt. Liegt sie nicht mehr innerhalb der im Vertrag hinterlegten Datumsformel, wird den PatientInnen keine Zuzahlung in Rechnung gestellt. An die Krankenkasse wird die Zuzahlung in Abzug gebracht. Hier kann die Datumsformel im Einzelfall verändert werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt "Vertragsfelder". |
| Abrechnungsauft. Buchungsart Lieferung | Hier wird im Standard die Vorbelegung aus dem Debitor übernommen, so dass bei Bedarf die Aufteilungsrechnung direkt mit Lieferung in das Paket geht. Im Einzelfall kann das entfernt werden, wenn z.B. ein Hand-Lieferschein verbucht wird. |
| Rechnungsanweisung | Wird aus dem Vertrag vorbelegt. Bei Kauf ist das in der Regel "Komplettrechnung“. Soll im Einzelfall statt der vertraglich hinterlegten "Komplettrechnung“ vorab eine "Teilrechnung“ erstellt werden, kann dies hier geändert werden. |
| Abrechnung Auftragsart | Hier wird die Verkaufsauftragsart für die Abrechnung festgelegt. Diese Information wird aus dem Vertrag vorbelegt. |
| Original Dokumente im Haus | Zeigt an, ob Dokumente im Original zum Vorgang archiviert sind und sich noch im Unternehmen befinden. Wird vom System gesetzt. |
| Rezept Originalversand | Zeigt an, ob Dokumente im Original zum Vorgang archiviert sind und sich noch im Unternehmen befinden. Wird vom System gesetzt. |
| Abrechnung Statusgruppencode | Die Vorbelegung erfolgt aus dem Vertrag und kann bei Bedarf angepasst werden. |
| Buchungsgruppe Umlenk. Code | Über dieses Feld bzw. den am Vertrag hinterlegten Code kann eine eine Umlenkung von Buchungsgruppen / Mwst. erfolgen. Wird über den Vertrag vorbelegt und kann bei Bedarf manuell angepasst werden. |
| Abrechnungsgruppencode | Wird über den Abrechnungsdebitor, sofern dort hinterlegt, vorbelegt. Mit den Abrechnungsgruppencodes kann in den Rechnungsfiltern einfach nach einer jeweiligen Krankenkasse ein Filter gesetzt werden. Zudem ist eine schnelle Auswertung der abrechenbaren Beträge pro Abrechnungsgruppe möglich. |
Inforegister Info.Anforderung Vorlage#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Info. Vorlagencode | Wird aus dem Vertrag vorbelegt und kann bei Bedarf geändert werden (sofern noch keine Info.Anforderungen bearbeitet wurde). Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt "Vertragsfeldern". |
Inforegister Information#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Belieferung Zust. Einheit | Wird aus Vertrag, Debitor, Verkäufer, Umleitung vorbelegt. Kann hier im Einzelfall verändert werden. |
| Abrechnung Zust. Einheit | Wird aus Vertrag, Debitor, Verkäufer, Umleitung vorbelegt. Kann hier im Einzelfall verändert werden. |
| Institutionskennzeichen (Umgelenkt) | Hier ist ersichtlich, ob eine Umlenkung der IK hinterlegt ist oder kann angepasst werden. |
| Externe Belegnummer | Angaben der externen Belegnummer. |
| Kundenservice Bearbeitungsstatus | Bearbeitungsstatus des Kundenservice-Calls. |
| Kundenservice Call Nr. | Nummer des Kundenservice-Calls. |
| Kundenservice Call Zeilennummer | Zeilennummer bzw. Info zum Bearbeitungsstand des Kundenservice-Calls. |
| Abrechnungsaufteilung in Verkaufsauftrag | Ist in der Vorgangsperiode das Feld "Abrechnungsaufteilung Verkaufsauftrag" auf "Ja" gesetzt, werden LPE im Auftrag bereits mit Status=Lieferung in den AP übernommen. |
| Dokument Barcode | Barcode des archivierten Dokuments. |
| Erstellt am | Datum und Uhrzeit der Vorgangsanlage. |
| Erstellt von | BenutzerIn, der/die die Vorgangsperiode erstellt hat. |
| Geändert am | Datum und Uhrzeit der Korrektur. |
| Geändert von | BenutzerIn, der/die die letzte Korrektur an der Vorgangsperiode vorgenommen hat. |
Inforegister Vorgangsbeteiligte#
In den Vorgangsbeteiligen werden alle zum Vorgang beteiligten aufgeführt welche für die weitere Bearbeitung erforderlich sind und finden im weiteren Prozess Anwendung.
Die meisten Vorgangsbeteiligten wie VS-GK, KK-KV, KK-AB, ARZT, I-SACHB werden automatisch hinterlegt. Die Daten hierzu kommen überwiegend aus den eigenen und zugeordneten Rollen des Debitors, aber auch andere Quellen wie z.B. Rezeptverarbeitung in der eBox sind möglich. Bei Bedarf können bestehende Vorgangsbeteiligte hier geändert, gelöscht bzw. beendet und andere angelegt werden oder weitere wie z.B. der VERKÄUFER I-VERK hinzugefügt werden.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Partnerrolle | Hier wird die Partnerrolle des Vorgangsbeteiligten abgebildet. |
| Partner Kontaktnummer, Name, Partner Debitorennummer, Partner Kreditorennummer |
Debitoren-/ Kreditoreninformationen zum Vorgangsbeteiligten |
| Vorgangsart | Für jede Vorgangsart können Vorgangsbeteiligte gesondert hinterlegt werden. |
| Preisfindungsdebitorennr., Preisfindungsdebitor Name |
Informationen zum Preisfindungsdebitoren. |
| Preisfindungsdebitor Partnerrolle | Informationen zum Preisfindungsdebitoren. |
| Abrechnungsdebitor Name, Abrechnungsdebitor Partnerrolle |
Informationen zum Abrechnungsdebitoren. |
| Vertragsrelevanz, Abrechnungsrelevanz |
Wird aus der Vorgangsbeteiligten Einrichtung übernommen und steuert die Hierarchie |
| Startdatum, Enddatum |
Geltungszeitraum für die jeweilige Partnerrollenzeile. |
Inforegister Abrechnungsperioden#
Hier werden alle Abrechnungsperioden zu einer Vorgangsperiodenkarte mit Angabe des jeweiligen Versorgungszeitraumes und Abrechnungsdatum (Buchungsdatum) angezeigt.
Je nach Laufzeit der Vorgangsperiode und Abrechnungsintervall können dies mehrere sein. Zusätzlich wird angezeigt, ob diese bereits "Beendet“ ist.
Inforegister Zusatzinformationen#
Hier befinden sich Zusatzfelder, welche sich auf die gesamte Vorgangsperiode auswirken. Über die Stammdatentabellen ist definiert welche Zusatzfelder hier angezeigt werden. Die Werte in den Zusatzfeldern können bei Bedarf angepasst werden.
Eine Vorbelegung kann aus dem Vertrag erfolgen.
Tragen Sie hier im Falle einer Versorgung über die Berufsgenossenschaft (BG), die zugehörigen Daten ein.
Einige Zusatzfelder wie z.B. das Feld VS-ART Versicherungsart haben auch mit dem Wert leer eine Auswirkung. In dem Fall die Funktionalität der Abrechnungsaufteilung.
Weitere detaillierte Informationen zu den Zusatzfeldern zur Periode finden Sie in der Onlinehilfe zu den Vertragsfeldern.
Funktionen im Menüband#
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Vorgangsinformation | Die Seite stellt Ihnen Informationen zur Belieferung und Abrechnung dar. Hier liegen die Anforderungscodes, also die Basis der Informationsanforderungen. An dieser Stelle lässt sich z.B. ablesen, wo sich ein Dokument befindet, wann es bewegt wurde oder ob es archivierte Anforderungen gibt. Des Weiteren können die Basisdaten der Info. Anforderung geändert werden, wenn für den Einzelfall etwas anderes gelten soll (z.B. statt Kostenvoranschlag ein Gesamtmengenkostenvoranschlag). |
Infoboxen#
Die Infobox können Sie sich bei Bedarf über das Informationssymbol "i“ ein- oder ausblenden.
| Infobox | Beschreibung |
|---|---|
| Marge je Prüfcode | Sofern im angewendeten Vertrag ein Margenprüfcode hinterlegt wurde, zeigt die zugehörige Infobox die berechnete Marge je Prüfcode an. |