Finanzmanagement#

Der nachfolgende Abschnitt erläutert Ihnen die Zusatzfunktionen in KUMAVISION healthcare365 für den Bereich Finanzmanagement in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹.

Buchen im Hauptbuch#

Kassenbuch#

Mit OPplus - Kassenbuch von der Continia Software GmbH, können erweiterte Funktionalitäten, zur besseren Bearbeitung von Kassenbüchern für ein FiBu Buchblatt genutzt werden.

OP geführte Sachkonten#

Mit OPplus OP-führende Sachkonten von der Continia Software GmbH, ist es möglich eine offene Posten Führung für Sachkonten zu aktivieren.

Debitorenbuchhaltung#

Debitorenposten#

Um die Bearbeitung offener Posten komfortabler zu gestalten, wurde die Seite "Debitorenposten" um nachfolgende Felder erweitert:

• Kürzungsbetrag
• Kürzungsdoku vorhanden
• Abrechnungssammelnr.
• Det. Abrech. Sammelrech.-Nr.

Auf die genannten Informationen kann direkt bei der Bearbeitung der Kontoauszüge sowie der Bearbeitung von Kürzungen der Krankenkassen, über den "Erw. Offenen Postenausgleich" bzw. "Komfortausgleich" und beim nachträglichen Ausgleich zurückgegriffen werden.

Zahlungsform#

Bankdaten ausgeben#

Ist in den "Zahlungsformen" die Checkbox "Bankdaten ausgeben" aktiviert, dann wird auf der Rechnung mindestens folgender Text gedruckt:

"Der Betrag wird von Ihrem Konto abgebucht."

Ist für den Debitor ein Bankkonto mit IBAN und SWIFT eingerichtet, und auf der OPplus Bankkonto Karte die Bevorzugte Bank gepflegt, dann wird der Text um die Bankinformationen erweitert:

"Der Betrag wird von Ihrem Konto IBAN XXXX, SWIFT XXXX abgebucht."

Ist ein gültiger Mandat vorhanden, wird auch dieser Angedruckt.

"Der Betrag wird von Ihrem Konto IBAN XXXX, SWIFT XXXX abgebucht. Mandat Mandatsnr. XXXX."

Sind jedoch mehrere, oder nicht gültige Mandate vorhanden, werden diese nicht gedruckt.

Vorauszahlungstext#

Wurde in den Zahlungsformen im Feld "Vorauszahlungstext" ein Hinweis auf eine Zahlungsform beschrieben, z.B. "Bereits per Paypal bezahlt", dann wird dieser Text auf den Belegen vor der Zahlungsbedingung gedruckt.

Rechnungslink#

Eine Verkaufsgutschrift sollte immer aus einer gebuchten Verkaufsrechnung über die Funktion "Rechnung stornieren" erstellt werden. Diese Funktion setzt im Hintergrund die Ausgleichsfelder (Ausgleich mit Belegart und Ausgleich mit Belegnummer). Dies verhindert, dass mit einer Rechnung mehrere Gutschriften ausgeglichen werden können und sorgt dafür, dass die Posten nicht mehr nachträglich bearbeitet werden müssen.

Weiterhin wird durch diese Funktion ein Rechnungslink erstellt, sodass in der gebuchten Rechnung über das Feld "Storno" und in der gebuchten Gutschrift über das Feld "Korrektur" die über die Funktion verbundenen Belege nachvollzogen werden kann.

Mehrere Gutschriften zu einer Rechnung sind nur möglich, wenn die Summe der Gutschriften nicht den Betrag der Rechnung überschreitet oder wenn die bisherigen Gutschriften nicht mit der Rechnung ausgeglichen wurden.

Eine Gutschrift ohne Ausgleich einer Rechnung, kann nur dann gebucht werden, wenn BenutzerInnen dafür in der "Benutzer Einrichtung" über den Schalter "Gutschrift ohne Link zu Rechnung zulassen" freigegeben sind.

Avise Einlesen#

Mit der Funktion OPplus - CSVPorts von der Continia Software GmbH können Avise von z.B. Krankenkassen oder Rechenzentren in den erweiterten Buchblättern eingelesen und bearbeitet werden.

Debitorenbuchhaltung Mahnwesen#

Basierend auf das Mahnwesen von Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ wurden nachfolgende Felder und Funktionen in KUMAVISION healthcare365 ergänzt.

Mahnmethoden#

Mahnvorschlag erstellen#

Zahlungen berücksichtigen bis#

Beim Erstellen des Mahnungsvorschlags besteht die Möglichkeit, im Feld "Zahlungen berücksichtigen bis" ein Datum zu erfassen, bis zu welchem Datum die gebuchten Zahlungseingänge (Kontoauszüge) berücksichtigt wurden. Dieses Datum wird bei drucken der Mahnung berücksichtigt.

Ergänzend zu den bestehenden Variablen in den Mahntexten, kann mit der Variable %13 der Datumswert für den Text "Zahlungen berücksichtigt bis" eingesetzt werden.

Keine Mahnung für verstorbene PatientInnen#

Wenn verstorbene PatientInnen nicht angemahnt werden sollen, kann in dem Report "Mahnung erstellen", ein Filter im Register "Debitor" auf das Feld "Verstorben" gesetzt werden.

Abweichende Mahnadresse#

Keine Belegstammadresse vorhanden#

Ist keine Belegstammadresse vorhanden, wird für die Mahnung auf die Stammadresse des Debitors zurückgegriffen.

Belegstammadresse vorhanden#

Auf der Debitorenkarte kann über "Rech. an Adressen Kontakt" auf die "Rech. an Adressen Übersicht" zugegriffen werden. Dort können über "Neu" beliebig viele Adressen für den Belegversand hinterlegt werden.

Im Bearbeitungsmodus der Adresse kann angegeben werden, ob dies eine Belegstammadresse ist oder nicht. Ist das Feld "Belegstammadresse" aktiviert, werden Belege ab sofort an diese Adresse versendet.

Belegstammadresse für anderen Zeitraum vorhanden#

In der Belegstammadresse können außerdem zeitliche Begrenzungen eingestellt werden. Mit den Feldern "Von Datum" und "Bis Datum" können unterschiedliche Adressen für unterschiedliche Zeitpunkte eingetragen werden. Je nach Datum wird die angegebene Adresse als Belegadresse genutzt.

Zugeordnete Partnerrolle#

Für den Debitor sind Partnerrollen eingerichtet:

Belegstammadresse vorhanden#

Sollte für den Debitor eine Belegstammadresse vorhanden sein, wird auf den gedruckten Belegen die Adresse, der in der Kommunikationsmethode zugeordneten Partnerrolle genutzt.

Belegstammadresse nicht vorhanden#

Sollte für den Debitor keine Belegstammadresse eingerichtet sein, wird auch in diesem Fall die Adresse der in der Kommunikationsmethode zugeordneten Partnerrolle genutzt.

Abweichende Mahnadresse in Verbindung mit Partnerrollen#

Einrichtung#

In den Kommunikationsmethoden gibt es eine Kommunikationsmethode "FMH", die für die FiBu Mahnung genutzt wird. Hinter dieser Kommunikationsmethode stehen verschiedene Kommunikationsstufen, die entsprechend anzulegen sind.

Über "Adresssteuerung" wird in die Adresssteuerung abgetaucht.

In den einzelnen Stufen können jeweils Steuerungen hinterlegt werden. Diese Steuerungen legen fest, welche Adresse in welcher Priorität für welche Vorgangssteuerungsarten genutzt werden soll.

Bei der Wahl der Mahnadresse gibt es in KUMAVISION healthcare365 verschiedene Prioritäten. Zunächst gilt immer:

1. Priorität: Belegstammadresse des Debitors.
2. Priorität: Stammadresse des Debitors.

Die Priorität der Kommunikationsmethodensteuerung kann explizit über das Feld "Prio Empfänger" gesteuert werden.

Zahlungsmanagement#

Zahlungsverkehr#

Die Bearbeitung und Durchführung der kreditorischen Zahlungsläufe sowie die debitorischen Lastschrifteinzüge und Rückerstattungen erfolgen mit der App OPplus - Zahlungsexport von der Continia Software GmbH.

Kontoauszüge bearbeiten#

Der Import und die Bearbeitung der Kontoauszüge erfolgt mit der App OPplus - Zahlungsimport von der Continia Software GmbH.

Bearbeitung von Kürzungen#

Um die Kürzungsbearbeitung zu vereinfachen, können die Avise und Kürzungsmitteilungen (von Krankenkassen oder Rechenzentrum) über ein CSV Port in das "Erw. Zahlungseingangsbuchblatt" eingelesen werden.

Wenn die Ausgleichsmethode im "Erw. Zahlungseingangsbuchblatt" auf "Erweitert" eingestellt wurde, können auf der Seite "Erweiterter Debitorenpostenausgleich" folgende Felder eingeblendet werden:

• Kürzungsbetrag
• Kürzungsdoku vorhanden
• Abrech. Sammelrech.-Nr.
• Det. Abrech. Sammelrech.-Nr.
• Debitorennr. Abrech. Sammelrech.
• Verk. an Deb. Name
• Vek. an Deb. Geburtsdatum

Durch Filterkriterien auf diese Felder können die Posten schneller gefunden und ausgeglichen sowie auch die Kürzungsbeträge leichter verwaltet werden.

Weiterhin steht unter den Menüpunkten auch die Funktion "Erstelle/Öffne Dokumentation Kürzung" zur Verfügung, womit die Kürzung geprüft/dokumentiert werden kann.

Buchungslogik und Wertefluss#

Buchungscodes#

Zur Abbildung der unterschiedlichen Eigentumsverhältnisse der Artikelbestände, kann in KUMAVISION healthscare365 je nach Buchungsprozess die Bewertungsart durch die Verwendung von Buchungscodes gesetzt werden. Während des Buchungsprozesses wird intern die Bewertungsart aus dem Buchungscode ermittelt und in den gebuchten Posten entsprechend im Feld "Bewertungsart" angezeigt.

Folgende Eigentumsverhältnisse können abgebildet werden:

• Anlagevermögen welches über die WaWi bewegt wird
• Leasingeigentum welches vom Kunden dauerhaft vermietet wird
• Fremdeigentum von Kassen welches versendet, ein und ausgelagert und gewartet wird
• Umlaufvermögen
• Umlaufvermögen, was in die dauernde Vermietung geht oder gebrauchte Geräte

Es besteht in KUMAVISION healthscare365 grundsätzlich für jede Artikelbewegung in den Prozessen eine Buchungscodepflicht.

Buchungsgruppen Wechsel in Verkaufsauftrag#

Auf der Seite "Verkaufsauftragsarten", kann im Feld "Buchungsgruppe Umlenk. Code" eine Übersetzung von Buchungsgruppen aus den Stammdaten für eine spezielle Auftragsart vorgenommen werden.

Buchungsgruppen Wechsel in Bestellungen#

Auf der Seite "Einkaufsbestellarten" kann über das Menüband die Seite "Bestellartenabh. Buchungsgr." aufgerufen werden, in der eine Umlenkung von Buchungsgruppen aus dem Stammdaten für eine spezielle Bestellart vorgenommen werden kann.

Buchungsgruppen Wechsel in Artikel-Buchblatt#

Für besondere Buchungen über Artikelbuchblätter, wie z.B. Verschrottung oder Eigenbedarf Ausbuchungen, können eigene Artikel-Buch.-Blatt angelegt werden.

Über die Buchblattnamen können für diese Buchungen abweichende Parameter definiert werden:

• Ursachencode ➔ Auswertungskriterium
• Produktbuchungsgruppe ➔ Möglichkeit zur Steuerung eines separaten Lagerkorrekturkontos für Verschrottungen hierfür ist eine eigens dafür vorgesehene Produktbuchungsgruppe bspw. "Verschrottung" anzulegen. Die Buchungsmatrix ist entsprechend für diese Kombination zu ergänzen.

Aufteilung der Lagerkorrekturkonten für Inventur und Neubewertung#

Für die Buchung der Inventur über ein Inventur Buchblatt, kann ein abweichendes Lagerkorrekturkonto für Bestandsveränderungen verwendet werden. Dieses Konto kann in der "Buchungsmatrix Einrichtung" in der Spalte "Inventur Lagerkorrekturkonto" eingerichtet werden.

Für die Buchung von Neubewertungen über ein Neubewertung Buchblatt, kann ein Abweichendes Lagerkorrekturkonto für Bestandsveränderungen verwendet werden. Dieses Konto, kann in der "Buchungsmatrix Einrichtung" in der Spalte "Neubewertung Lagerkorrekturkonto" eingerichtet werden.

Anlagenbuchhaltung#

In KUMAVISION healthscare365 kann neben der klassischen Anlagenbuchhaltung, auch eine "Aktivierung von Geräten" aus dem Umlaufvermögen stattfinden.

Anlagenaktivierung#

Buchungscode für die Anlagenaktivierung#

Folgende Einrichtungsparameter aus den Buchungscodes haben Einfluss auf die Anlagenaktivierung:

Umbuchung von Geräten aus Umlaufvermögen in Anlagevermögen#

Gerätezugang#

Wenn Geräte eingekauft werden, ist es in der Regel nicht bekannt, in welchen weiteren Prozessen wie z.B. Verkauf, Vermietung usw. diese verwendet werden.

Der Einkauf findet also in der Regel auf ein bewerteten Buchungscode wie z.B. UV (Umlaufvermögen) statt. Weiterführende Informationen finden Sie unter "Buchungslogik und Wertefluss | Buchungscodes".

Aktivierungskriterium#

Muss ein Gerät in der Anlagenbuchhaltung umgebucht werden, weil es beispielsweise im Rahmen einer Pauschale ausgegeben wird, oder für langfristige Vermietung vorgesehen ist, dann erfolgt in der Regel eine Umbuchung an den Debitoren über ein Auftrag oder Vorgang.

Bei dieser Umbuchung erfolgt über eine Lieferhierarchie ein Wechsel des Buchungscodes von UV auf UV-AKT (Umlaufvermögen zu Aktivierung). Weiterführende Informationen finden Sie unter "Buchungslogik und Wertefluss | Buchungscodes".

Artikel Anlagen Buchblatt#

Voraussetzung für die Aktivierung von Seriennummerngeräten ist die Seriennr.-Informationskarte, sowie die Zuordnung der jeweiligen Geräteklasse (Inforegister KUMAVISION healthscare) auf der Artikelkarte.

Für die Aktivierung der Geräte (Aktivtausch Umlaufvermögen -> Anlagevermögen) steht der Aktivierungsvorschlag "Anlagen Artikel Buch.-Blätter" zur Verfügung. Es besteht die Möglichkeit, über die Buch.-Blattnamen mehrere Aktivierungsvorschläge zu erstellen. Dabei ist jedoch zu beachten, dass bei der Vorschlagserstellung ein entsprechender Filter (z.B. auf einen bestimmten Buchungscode) eingetragen wird.

Der Report "Anlagen Artikel für Aktivierung berechnen" berücksichtigt nur Artikelposten mit Buchungscodes, die in der Einrichtung der Buchungscodes die Option Anlagen Buchungsart = "Aktivierung“ haben.

Beim Aufruf des Reports aus dem Anlagen-Artikel-Buchblatt erfolgt die Filterung auf den jeweiligen Buchungscode "UV-AKT". Gegebenfalls gibt es weitere Buchungscodes z.B. "Rückkauf".

Die Hinweise im Feld "Warnung" werden in der Infobox je Zeile angezeigt. Eine Aktivierung kann trotz einem Warnhinweis erfolgen.

Fehler im Feld "Warnung" werden in der Infobox je Zeile angezeigt. Eine Aktivierung kann nicht erfolgen.

Nach einer Prüfung der Zeilen sind diese zu buchen:

Die Buchung der Zeilen aus dem Anlagen Artikel Buch. -Blatt erstellen den Anlagenstamm mit dem Anlagen AfA-Buch und buchen die Anschaffungskosten. Auf die Seriennr.-Informationsliste kann über die Infobox zum Anlagenstamm zugegriffen werden. Parallel zur Aktivierung in der Anlagenbuchhaltung erfolgt in den Artikelposten eine Umlagerung. Durch die Buchung der Aktivierung erfolgt die Ausbuchung des Wertes im Umlaufvermögen und die Zubuchung im Anlagenvermögen.

Bei der Umlagerung des Artikels wird der Buchungscode von UV-AKT auf AV (Anlagevermögen) geändert.

Anlagekarte#

Wenn die Basisartikelnummer oder Seriennummer in der Anlagenkarte manuell durch ein/e BenutzerIn geändert werden, erscheint eine Hinweismeldung auf die Aktivierung.

Geräteklasse#

In den Geräteklassen werden die Vorgaben für die Aktivierung des Seriennummernartikels festgelegt.

Die Geräteklassen müssen den aktivierungsfähigen Artikeln zugeordnet werden.

Wichtigste Parameter für die Aktivierung:

Geräteklassen Zuordnung#

Da nicht alle Geräte innerhalb einer Geräteklasse unbedingt den gleichen Wert haben, der Wert des SNR-Gerätes aber entscheidend ist, ob ein Gerät als geringwertiges Wirtschaftsgut aktiviert werden soll oder nicht, gibt es die "Geräteklassenzuordnung", welche über die Geräteklasse aufrufbar ist.

Die Seite ist auch hilfreich, sofern sich die GWG-Grenze ändern sollte.

Sind Einträge auf der Seite vorhanden, dann berücksichtigt der Aktivierungsvorschlag den Eintrag und wechselt im Vorschlag ggf. die Geräteklasse, so dass das SNR-Geräte mit den korrekten Einstellungen aktiviert wird. Die Felder "Geräteklasse" und "Folgegeräteklasse" sind im Aktivierungsvorschlag eingeblendet, so dass diese vor der Aktivierung überprüft werden können.

Aktivierung stornieren#

Mit der Storno Funktion kann in KUMAVISION healthcare365 eine versehentlich durchgeführte Aktivierung auf der einzelnen Anlage wieder rückgängig gemacht werden.

Über "Zeile stornieren" in der Infobox "Anlagen Artikel Verfolgung" der jeweiligen Anlagenkarte kann die Aktivierung rückgängig gemacht werden.

Durch Aktivieren des Schalters "Anlage löschen" wird die erzeugte Anlagenkarte nach Ausführen der Stornierung gelöscht. Des Weiteren werden die dazugehörigen Posten (Artikelposten, Wertposten, Sachposten) storniert.

Sollte der Schalter "Anlage löschen" nicht aktiviert werden, bleibt in diesem Fall die Anlagenkarte erhalten. Unabhängig davon, werden die dazugehörigen Posten (Artikelposten, Wertposten, Sachposten) storniert.

Erfolgt dann eine erneute Aktivierung wird die bereits angelegte Anlagenkarte über die Seriennummer gefunden.

Aktivierte Geräte verkaufen#

Im Rahmen der Vorgangsbearbeitung aus dem Bereich Rezeptabwicklung, kann es auch zu Verkäufen von aktivierten SNR-Geräten kommen (Kassenverkäufe, Verkäufe an Privatpersonen, usw.). Der Anlagenverkauf erfolgt über den Verkaufsauftrag, mit der Faktura wird das Gerät im Lager wie auch im Anlagevermögen direkt ausgebucht.

Ebenso kann es vorkommen, dass solche Geräte im Rahmen einer Inventur oder unterjähriger Bestandskorrektur (Verlust, Verschrottung, etc.) über ein Artikel-Buch.-Blatt abgebucht werden.

Wird ein in der Anlagenbuchhaltung aktiviertes Gerät verkauft, so wird direkt oder indirekt eine dazugehörige Anlage ebenfalls verkauft.

Direkter Anlagenabgang findet statt, wenn in der Lager Einrichtung der Schalter "Automatische Lagerbuchung" aktiviert wurde.

Indirekter Anlagenabgang findet statt, wenn in der Lager Einrichtung der Schalter "Automatische Lagerbuchung" deaktiviert wurde und nachträglich der Stapellauf "Lagerregulierung in Anlage buchen" ausgeführt wurde.

Zu dem Prozess erfolgt ein Eintrag in der Infobox "Anlagen Artikel Verfolgung".

Rücknahme zu verkauften AV aktivierten Geräten#

Die Funktion "Zu stornierende gebuchte Belegzeilen abrufen" kann nicht für eine Rücknahme von verkauften AV-Geräten verwendet werden. Diese Geräte dürfen nicht in das Anlagevermögen zurückgenommen werden.

Bei Rücknahme auf UV-AKT darf dabei nicht bei Aktivierung die bereits verkaufte Anlage verwendet werden.

Aktivierte Geräte verschrotten#

Ein Abgang eines Geräts mit dem Buchungscode "AV" ist grundsätzlich direkt über ein Artikelbuchblatt möglich. Bei diesem Abgang wird auch die dazugehörige Anlage abgebucht.

Die Abbuchung der Anlage findet automatisch statt, sofern die "Automatische Lagerbuchung" in der "Lager Einrichtung" eingeschaltet ist.

Ist die "Automatische Lagerbuchung" nicht aktiv, müssen, damit ebenso die Anlage abgebucht wird, folgende Reports durchgeführt werden:

• Lagerregulierung fakt. Einst. Preise
• Lagerregulierung buchen
• Lagerregulierung in Anlage buchen

Zu dem Prozess erfolgt ein entsprechender Eintrag in der Infobox “Anlagen Artikel Verfolgung”.

Report "Ausbuchung Schrottlager"#

Geräte, die verschrottet werden sollen, können auch auf einem separaten Lagerort gesammelt werden und über den Report "Ausbuchung Schrottlager" ausgebucht werden.

Die Einrichtung für diesen Prozess kann über die "Lager Einrichtung" vorgenommen werden.

Mit Filterung auf den Buchungscode "AV", werden alle aktivierten Seriennummern-Geräte, welche sich im Schrottlager befinden, in das Artikel-Buchblatt übertragen.

Wird bei dem Report "Ausbuchung Schrottlager" der Schalter "Buchen" nicht gesetzt, dann werden die Abgänge in ein Artikelbuchblatt übertragen, welches in der "Lager Einrichtung" festgelegt wurde.

Es empfiehlt sich beim Ausführen des Reports "Ausbuchung Schrottlager" nicht direkt den Schalter "Buchen“ zu aktivieren, so können die Buchungen noch vorher im Buchblatt geprüft werden.

Beim Abgang aus dem "Schrottlager" wird auch die dazugehörige Anlage automatisch abgebucht, sofern die "Automatische Lagerbuchung" in der "Lager Einrichtung" eingeschaltet ist.

Ist die "Automatische Lagerbuchung" nicht aktiv, müssen, damit ebenso die Anlage abgebucht wird, folgende Reports durchgeführt werden:

• Lagerregulierung fakt. Einst. Preise
• Lagerregulierung buchen
• Lagerregulierung in Anlage buchen

Zu dem Prozess erfolgt ein entsprechender Eintrag in der Infobox "Anlagen Artikel Verfolgung".

Es muss im Rahmen der Prozesse sichergestellt werden, dass aktivierte Geräte auch periodengerecht im Anlagevermögen mit dem Report "Lagerregulierung in Anlage buchen" ausgebucht werden. Dieser muss regelmäßig (mindestens im Rahmen des Monatsabschlusses) ausgeführt werden. Der Report berücksichtigt Artikelposten mit der Art "Abgang“.

Report "Lagerregulierung in Anlage buchen"#

Wird ein in der Anlagenbuchhaltung aktiviertes Gerät abgebucht (Verkauf oder Abgang), so wird direkt oder indirekt eine dazugehörige Anlage ebenfalls ausgebucht.

• Direkter Anlagenabgang findet statt, wenn in der Lager Einrichtung der Schalter "Automatische Lagerbuchung" aktiviert wurde.

• Indirekter Anlagenabgang findet statt, wenn in der Lager Einrichtung der Schalter "Automatische Lagerbuchung" deaktiviert wurde und nachträglich der Stapellauf "Lagerregulierung in Anlage buchen" ausgeführt wurde.

Aktivierung von Vorhandenen Anlagen in Datenübernahme#

Geräte, die bereits in Anlagenbuchhaltung aktiviert wurden, müssen in der Datenübernahme besonders betrachtet werden. Dafür sollten folgende Schritte berücksichtigt werden:

• Geräte sollten einzeln pro Seriennummer über die Inventur auf ein Buchungscode DÜ-AV (Unbewertet) übernommen werden.

• Anlagen sollten mit Verweis auf "Basisartikelnr." und "Seriennr." des Gerätes eingerichtet werden
• Nachdem Anlagen eingerichtet wurden und die Anschaffungskosten und AfA Übernommen wurden, sollte eine Aktivierung für das Buchungscode DÜ-AV durchgeführt werden.

Umsatzabgrenzung#

Die Umsatzabgrenzung in KUMAVISION healthcare365 erstellt auf Basis der Vorgänge und Vorgangsperioden Abgrenzungsbuchungen. Diese verteilen den Umsatz anhand der Anzahl der Tage auf die zeitliche Laufzeit einer Vorgangsperiode und weisen diesen somit verursachungsgerecht in der Bilanz und der GuV aus.

Die Basis für die Umsatzabgrenzung ist die Faktura der Verkaufsrechnung und Erstellung der Abgrenzungsvorschauposten. Die Abgrenzungsvorschauposten werden zum Zeitpunkt der Lieferung erstellt und mit der Ausführung der täglichen Aufgabewarteschlange "Pläne aktualisieren", hinsichtlich: Faktura der Rechnung, Erstellung von Gutschriften, Therapiebeendigungen und Änderungen in der Laufzeit aktualisiert.

Relevant sind alle Abgrenzungsvorschauposten, welche im Feld „Erstelle Umsatzabgrenzung“ den Kenner "Ja“ gesetzt haben und das Feld "Letzte Rechnungsnr./Letzte Gutschriftsnr.“ gefüllt ist.

Es ist wichtig, dass in den abgrenzungsrelevanten Ressourcenstammdaten, welche die Pauschalen abbilden und die jeweils abgrenzungsrelevanten Ressourcen VK-Preise in den Zeilen, den Kenner "Erstelle Umsatzabgrenzung“ entsprechend gesetzt haben. Nur so können die Informationen in die Abgrenzungsvorschauposten übertragen werden. Die Faktura der Rechnungen und Gutschriften erfolgen erstmals auf das in der Buchungsmatrix hinterlegte Erlöskonto.

Folgende Aufgaben und Listen sind relevant für die Ausführung Umsatzabgrenzung.

• Abgrenzungsvorlagen
• Finanzbuchhaltung Einrichtung / Inforegister Umsatzabgrenzung
• Ressourcenkarte
• Ressourcen VK-Zeilen
• Buchungsmatrix Einrichtung (Kontenfindung)
• Abgrenzungsvorschauposten aktualisieren
• Abgrenzungsvorschauposten
• Report Erstelle Umsatzabgrenzungsposten
• Rechnungsabgrenzungsplan
• Umsatzabgrenzungsposten / Detail. Umsatzabgrenzungsposten
• Report Umsatzabgrenzung in FiBu buchen
• Report Umsatzabgrenzungsstatistik

Abgrenzungsvorlage#

Für die Umsatzabgrenzung ist es notwendig, einer Abgrenzungsvorlage anzulegen.

Die Abgrenzungsvorlage wird anschließend in der Finanzbuchhaltung Einrichtung auf dem Inforegister "Umsatzabgrenzung" im Feld "Abgrenzungscode" zugeordnet. Dieser Code sollte niemals geändert werden.

Finanzbuchhaltung Einrichtung#

In der Finanzbuchhaltung Einrichtung werden auf dem Inforegister "Umsatzabgrenzung" grundlegende Parameter zur Steuerung der Umsatzabgrenzung eingestellt.

Ressourcen Einrichtung#

Die Fallpauschalen der Vorgänge werden in KUMAVISION healthscare365 über Ressourcen abgebildet. Es werden jedoch nicht alle Ressourcen zur Umsatzabgrenzung herangezogen (beispielsweise Monatspauschalen). Die Einstellungen sollten gemeinsam mit dem verantwortlichen aus dem Fachbereichen abgestimmt werden.

Darüber hinaus kann die Umsatzabgrenzung in den VK-Ressourcenpreisen noch in Abhängigkeit der Arbeitstypen deaktiviert werden. Das ermöglicht es, dass grundsätzlich für die Umsatzabgrenzung zu berücksichtigende Ressourcen für Laufzeiten von einem Monat (Arbeitstyp z.B. = 1M) nicht abgegrenzt werden.

Abgrenzungsvorschauposten#

Die Abgrenzungsvorschauposten werden aus den Prozessen erstellt und aktualisiert. Auf dieser Seite finden sich alle notwendigen Informationen, um eine Umsatzabgrenzung zu erstellen. Hier werden Ressourcen, Datumsangaben, Mengen und Beträge verwaltet, die die Umsatzabgrenzung steuern.

Folgende Felder sind für die Umsatzabgrenzung von besonderer Bedeutung:

Alle anderen Felder sind für den Prozess nicht von unmittelbarer Bedeutung und werden daher hier nicht erläutert. Prozessintern werden hier u.a. auch die gelieferten und fakturierten Mengen verwaltet. Der Betrag der Vorgangsperiode, der Rechnungsbetrag und ein etwaiger Gutschriftbetrag werden hier ebenfalls eingestellt und verwaltet.

Über Aktionen können, die zur Umsatzabgrenzung relevanten Postentabellen aufgerufen werden:

• Dimensionen
• Rechnungsabgrenzungsplan
• Umsatzabgrenzungsposten
• Detaillierte Umsatzabgrenzungsposten

Im Rechnungsabgrenzungsplan sind der abzugrenzende Betrag, die Berechnungsmethode, Start-/Enddatum sowie die Anzahl der Tage ersichtlich. Weiterhin kann über den Abgrenzungsplan-Detail erkannt werden, welche Abgrenzung bereits im IST erzeugt wurden und welche für die Zukunft noch erzeugt werden.

Umsatzabgrenzungsposten#

In den Umsatzabgrenzungsposten sind die Vorgangsperioden gespeichert, welche auch in den Abgrenzungsvorschauposten zur Abgrenzung vorgesehen sind. In dieser Tabelle sind auch Mengen und Beträge gespeichert. Jeder Umsatzabgrenzungsposten hat dabei eine eindeutige Beziehung zu einem Abgrenzungsvorschauposten.

Folgende Felder sind in den Umsatzabgrenzungsposten besonders von Bedeutung:

Detaillierte Umsatzabgrenzungsposten#

Jeder Status, der sich in der Umsatzabgrenzung niederschlägt, wird in sogenannten detaillierten Umsatzabgrenzungsposten gespeichert. Die detaillierten Umsatzabgrenzungsposten sind in den Umsatzabgrenzungsposten über "Umsatzabgrenzung Detaillierte Posten" aufrufbar.

Jeder Umsatzabgrenzungsposten hat mindestens einen detaillierten Umsatzabgrenzungsposten. Folgende Felder sind in der Tabelle Umsatzabgrenzung Detaillierte Posten besonders von Bedeutung:

In den detaillierten Umsatzabgrenzungsposten kann über "Finanzbuchhaltung" im Menüband, die dazugehörigen Sachposten aufgerufen werden.

Abgrenzungsvorschau aktualisieren#

Diese Funktion prüft alle Vorgänge und Vorgangsperioden und erstellt bzw. aktualisiert die Abgrenzungsvorschauposten. So werden die gelieferten Vorgangsperioden dort initial eingetragen, bei erfolgter Gesamtfaktura wird dann der Rechnungsbetrag hier eingetragen und auch die Mengen werden auf fakturiert gesetzt.

Über "Bearbeiten“ im Menüband kann bei Bedarf ein Filter gesetzt werden.

Erstelle Umsatzabgrenzungen#

Diese Funktion überprüft die Abgrenzungsvorschauposten dahingehend, ob diese in die Umsatzabgrenzung fließen müssen. Zuerst wird dabei geprüft, ob die gebuchten Ressourcen und der Arbeitstyp auch in die Umsatzabgrenzung einfließen sollten. Ansonsten werden diese ignoriert.

Umsatzabgrenzung in FiBu buchen#

Diese Funktion bucht die entstandenen detaillierten Umsatzabgrenzungsposten in die Finanzbuchhaltung. Im Feld "Belegnr.“ ist die für die FiBu-Buchung zu verwendende Belegnummer einzutragen. Ist im Feld "Buchen“ der Haken gesetzt, erfolgt automatisch die Buchung in die Sachposten (ein FiBuBuch. -Blatt wird nicht gefüllt).

Kontoeinrichtung für die Buchungen der Umsatzabgrenzung#

Für die Buchungen der Umsatzabgrenzungen sind in Abhängigkeit mit der Finanzbuchhaltung Einrichtung / Inforegister der Buchungsmatrix entsprechende Konten anzulegen.

Auf dem Inforegister "Umsatzabgrenzung" der Buchungsmatrixkarte können die notwendigen Sachkonten zugeordnet werden. Es ist ratsam, diese Konten der Umsatzabgrenzung nicht mit anderen Konten zu mischen. Dort sollten eigene Konten zugeordnet werden.

Bei Faktura der Verkaufsrechnung wird über die separate Produktbuchungsgruppe der Pauschalressourcen das Warenverkaufskonto in der Buchungsmatrix angesprochen. Hier handelt es sich um ein Erlöskonto (GuV). Mit Erstellung der Umsatzabgrenzung über den Report "Erstelle Umsatzabgrenzung" erfolgt die Buchung auf das Passive Rechnungsabgrenzungskonto (Bilanz) im Haben, Gegenkonto ist hier ein eigens dafür eingerichtetes GuV Konto.

Durch den täglichen bzw. monatlichen Lauf werden die ermittelten Scheiben nach und nach in den Umsatz gebucht. Soll die Faktura nicht in die Erlöse buchen, sondern direkt auf das Passive Rechnungsabgrenzungskonto, dann sind hierfür in den jeweiligen separaten Produktbuchungsgruppen der Pauschalressourcen die Konten entsprechend einzurichten.

Es wird unbedingt empfohlen das Buchungsverhalten mit allen zusammenhängen Prozessen und Einstellungen zu prüfen und diese mit einem FiBu-Berater abzustimmen.

Folgende Felder sind in der Buchungsmatrix einzurichten:

Storno bei Änderung der Pauschale#

Wird die Grundlage der Vorgangsperiode verändert, so wird der bereits erstellte Umsatzabgrenzungsposten komplett storniert und es wird mit den neuen Daten ein neuer Umsatzabgrenzungsposten eingestellt.

Der Storno kann dabei durch folgende Ereignisse hervorgebracht werden:

• Änderung der Laufzeit
• Änderung des Betrages

Die bereits aufgelaufenen Buchungen werden storniert und die neue Umsatzabgrenzung wird neu eingebucht.

Vorgangsabbruch#

Wenn ein Vorgang abgebrochen wird (z.B. Therapieabbruch), dann wird dies in der Umsatzabgrenzung berücksichtigt.

Es wird ein detaillierter Posten mit der Herkunftsprozessart "Vorgangsabbruch“ eingestellt. Der Restbetrag wird ermittelt und ausgebucht.

In Abhängigkeit mit der Einstellung in der Finanzbuchhaltung Einrichtung bucht das System den Restbetrag analog der periodischen Umsatzabgrenzung auf die Konten.