Grundeinrichtung#

Der nachfolgende Abschnitt erläutert Ihnen die allgemeinen Zusatzeinrichtungen in KUMAVISION healthcare365 für den Bereich Überblick der Aufgaben zum Einrichten von Business Central.

KUMAVISION healthcare365 Rollencenter#

Um AnwenderInnen im Tagesgeschäft zu unterstützen, stehen eine Reihe von speziellen Oberflächen (Rollencenter) zur Verfügung, die zu den verschiedenen Rollen in der Organisationsstruktur passen. Das Rollencenter als Startseite ist die zentrale Stelle für alle Informationen und Aktionen. Je nach Rolle sehen Sie dort eine Übersicht über Aufgaben und Transaktionen in Zusammenhang mit Ihrem Tätigkeitsfeld. Folgende Rollencenter werden in KUMAVISION healthcare365 zur Verfügung gestellt:

Buchungscodes#

KUMAVISION healthcare365 nutzt Buchungscodes, um unterschiedliche Eigentumsverhältnisse sowie Bewertungsverhältnisse für die auf Lager befindlichen Güter zu unterscheiden. Dabei kann es sich um Anlagengüter, Bestandsgüter (Güter des Umlaufvermögens), Konsignationsgüter (Bereitgestellte Güter durch Lieferanten) oder Fremdeigentum handeln.

Weiterhin werden Buchungscodes genutzt, um Geräte aus dem Umlaufvermögen, welche zur Anlagenaktivierung vorgesehen sind, entsprechend zu kennzeichnen, oder um Anlagengut zu deaktivieren. Somit sind Buchungscodes bei allen Lagerbewegungen (Eingänge / Ausgänge / Umlagerungen) essenziell und müssen entsprechend untereinander ausgeglichen werden.

Im Folgenden wird die Eirichtung der Buchungscodes beschrieben sowie die Handhabung der entsprechenden Buchungscodes bei den unterschiedlichen Lagerbewegungen.

Einrichtung#

Buchungscodes#

Rufen Sie sich die Seite "Buchungscodes“ über die Anwendersuche auf. Über "Neu“ erstellen Sie einen neuen Eintrag. Nachfolgend die Erläuterung der für die Einrichtung notwendigen, einzelnen Felder.

Lieferhierarchie#

Die Lieferhierarchie kann pro Buchungscode eingerichtet werden und enthält Informationen, wie im Rahmen eines Verkaufsauftrages der Lagerbestand für diesen Auftrag zu entnehmen ist und ob nach der Lieferung eine Wandlung des Buchungscodes erfolgen soll.

Die Lieferhierarchie steuert den Warenausgang, wirtschaftlich sinnvollste Ware wird automatisch vorgeschlagen sofern auf Lager.

Die Lieferhierarchie kann über den Aufruf "Lieferhierarchie“ im Menüband für den jeweils markierten Buchungscode aufgerufen bzw. hinterlegt werden. Nachfolgend die Erläuterung der für die Einrichtung notwendigen, einzelnen Felder.

Verkaufsauftragsarten#

Wird im Bereich Verkauf mit Verkaufsauftragsarten gearbeitet, welche die Verkaufsaufträge in unterschiedliche Arten unterteilen, so kann auch ein Buchungscode für die Verkaufsauftragsart definiert werden. Dieser Buchungscode wird dann als Vorlage für die Zeilen des Auftrages verwendet.

Rufen Sie die "Verkaufsauftragsarten“ über die Anwendersuche auf. Nachfolgend die Erläuterung der für die Einrichtung des Buchungscodes relevanten Felder.

Einkaufsbestellarten#

Wird im Bereich Einkauf mit Einkaufsbestellarten gearbeitet, die die Bestellungen in unterschiedliche Arten unterteilen, so kann ein Buchungscode für die Einkaufsbestellart definiert werden. Dieser Buchungscode wird dann als Vorlage für die Zeilen der Bestellung verwendet.

Rufen Sie die "Einkaufsbestellarten“ über die Anwendersuche auf. Nachfolgend die Erläuterung der für die Einrichtung des Buchungscodes relevanten Felder.

Vertrag#

Neben der Vorgabe über die Auftragsart können Buchungscodes auch über Verträge in Verkaufsaufträge übergeben werden. Die Erfassung eines Buchungscodes in der Vertragsversionszeile ist bei einer Zeile mit der "Art=Artikel" Pflicht.

Dieser Code wird dann bei der Erstellung eines Verkaufsauftrages aus dem Lieferplan zu diesem Vertrag verwendet. Dabei erhält der Buchungscode aus der Vertragsversionszeile Vorrang vor dem Buchungscode aus der Auftragsart.

Buchungscodes bei Zugangsbuchungen#

Bei Transaktionen der Art "Zugang“ ist der Buchungscode als Pflichtangabe erforderlich. Wird im Rahmen der Transaktion kein Buchungscode eingetragen und wurde ein Vorgabecode für Zugänge definiert, so wird dieser Code für die Transaktion verwendet. Anderenfalls erscheint eine Fehlermeldung, dass der Buchungscode einzutragen ist.

Transaktionen der Art "Zugang“ sind:

• Zugänge aus Einkaufsbestellungen
• Verkaufsrücknahme
• Fertigungsaufträge
• Zugänge aus dem Artikelbuchblatt

Buchungscodes bei Abgangsbuchungen#

Bei Transaktionen der Art "Abgang“ ist der Buchungscode als Pflichtangabe erforderlich. Wird im Rahmen der Transaktion kein Buchungscode eingetragen, so kommt es zur Fehlermeldung, dass der Buchungscode für die Transaktion gesetzt werden muss.

Transaktionen der Art "Abgang“ sind:

• Abgänge aus Verkaufsaufträgen
• Einkaufsrücklieferungen
• Verbrauch in Produktion und Montage
• Abgänge aus dem Artikelbuchblatt

Buchungscodes bei Umlagerungsbuchungen#

Bei Transaktionen der Art "Umlagerung“ ist der Buchungscode als Pflichtangabe erforderlich. Wird im Rahmen der Transaktion kein Buchungscode eingetragen, so kommt es zur Fehlermeldung, dass der Buchungscode für die Transaktion gesetzt werden muss.

Transaktionen der Art "Umlagerung“ sind:

• Lagerbewegungen aus Umlagerungsaufträgen
• Umlagerungen im Umlagerungsbuchblatt

Ablauf#

Abhängig davon, ob für einen Verkaufsauftrag die Lagerentnahme ohne Logistik oder mit Logistik erfolgt, bekommt der "Lieferhierarchie Code“ in der Verkaufszeile unterschiedliche Bedeutungen. Diese werden nachfolgend beschrieben.

Lagerentnahme ohne Logistik#

Erfolgt die Lieferung für einen Verkaufsauftrag von einem Lagerort, für den kein Warenausgang und keine Kommissionierung eingerichtet wurden, so muss in der Verkaufszeile selbst, der verfügbare Bestand geprüft und der entsprechende "Lieferhierarchie Code“ mit dem verfügbaren Bestand in der Verkaufszeile gesetzt werden.

Zu Überprüfung des verfügbaren Bestandes kann die Funktion "Lagerbestand“ in der Verkaufszeile genutzt werden.

Lagerentnahme mit Logistik#

Im Gegensatz zu einer Lagerentnahme ohne Logistik, wird die Verfügbarkeit der Ware beim Erstellen eines Warenausganges mit Kommissionierung für einen Verkaufsauftrag automatisch geprüft. Hier muss nicht der "Lieferhierarchie Code" in der Verkaufszeile manuell geändert werden.

Das System prüft den Bestand entsprechend der festgelegten Reihenfolge in der "Lieferhierarchie“. Der "Lieferhierarchie Code" mit verfügbarem Lagerbestand wird in die Warenausgangszeile zurückgeschrieben. Beim Buchen des Warenausgangs wird der verwendete "Lieferhierarchie Code" wieder zurück in die Verkaufszeile geschrieben, so dass auch in der gebuchten Lieferung erkennbar ist, mit welchem Buchungscode und Lieferhierarchie Code die Ware entnommen wurde.

Lieferung mit Buchungscodewechsel#

Wurde im Rahmen einer Verkaufslieferung eine Lieferhierarchie verwendet, bei der ein neuer Buchungscode gesetzt wird, so wird das auch in den Artikelposten und Lagerplatzposten zu dieser Lieferung festgehalten. Die Artikelposten werden hierbei entsprechend der Lieferungsart der Verkaufszeile gebildet.

Bei Umlagerung:
Die Umlagerung aus dem Bestandslager erfolgt gemäß des Bestandsausgleichcodes in der Lieferhierarchie. Der Umlagerungsposten als Zugang auf dem Kundenlager wird jedoch schon mit dem neuen Buchungscode aus der Lieferhierarchie versehen.

Bei Verkauf:
Es erfolgt ein Artikelposten "Verkauf“ mit Minus 1 für den bisherigen Buchungscode sowie ein Artikelposten mit "Zugang“ mit dem neuen Buchungscode.

Änderung der Lieferhierarchie im Verkaufsauftrag#

Im Rahmen der Verarbeitung von Verkaufsaufträgen kann neben dem Buchungscode auch die Lieferhierarchie genutzt werden, um den Lagerbestand für die Warenentnahme zu einem Auftrag zu bestimmen.

Wird in einer Verkaufszeile ein Buchungscode eingetragen und verfügt dieser über eine Lieferhierarchie, so wird automatisch der Lieferhierarchie Code mit der obersten Hierarchienummer in der Verkaufszeile gesetzt.

Der Lieferhierarchie Code kann jedoch geändert werden. Als mögliche Lieferhierarchie Codes stehen hierbei alle Codes zur Verfügung, die für den Buchungscode in der "Buchungscode Lieferhierarchie“ eingerichtet wurden.

Buchungscodes beim Storno von Verkaufslieferungen#

In diesem Abschnitt wird die Ermittlung der Buchungscodes beim Storno von Verkaufslieferungen beschrieben. Dazu werden die beiden Stornomöglichkeiten "Storno über VK-Rücknahmen“ und "Storno direkt aus VK-Lieferung“ vorgestellt. Anschließend wird die generelle Systemvorgehensweise zur Ermittlung der Buchungscodes für Stornozeilen einer VK-Lieferung beschrieben.

Storno über Verkaufsrücknahmen#

Beim Storno von Lieferungsbelegen über Verkaufsrücknahmen muss sichergestellt werden, dass auch die Buchungscodes im Stornobeleg (Verkaufsrücknahme) entsprechend zum Lieferbeleg gesetzt werden. Hierzu muss die Lieferhierarchie beachtet und auch die durch die Lieferhierarchie gesetzten Buchungscodes müssen wieder rückgängig gemacht werden.

Damit die Buchungscodes im Stornobeleg richtig gesetzt werden können, müssen die Stornobelegzeilen mit den Lieferzeilen verknüpft sein. Diese Verknüpfung erstellt das System automatisch, wenn in der Verkaufsrücknahme (als Stornobeleg) die Aktion "Zu stornierende gebuchte Belegzeilen abrufen“ ausgeführt wird, diese befindet sich im Menüband der "Verkaufsrücknahme“.

Beim Aufruf dieser Funktion bietet das System die Verkaufslieferzeilen für den entsprechenden Kunden zur Auswahl an.

Markieren Sie die Lieferzeilen, die storniert werden sollen und bestätigen Sie diese mit "Ok". Das System erstellt die entsprechenden Zeilen in der VK-Rücknahme. Dabei setzt das System entweder für die Stornozeile selbst oder für die Artikelverfolgung der Stornozeile eine Verknüpfung zum Artikelposten aus der Lieferung, die ausgeglichen werden soll. Anhand des verknüpften Artikelpostens wird geprüft, welcher Buchungscode im Stornobeleg verwendet werden soll.

Die Ermittlung der Buchungscodes für die Stornozeilen wird im Abschnitt "Ermittlung der Buchungscodes für Stornozeilen" beschreiben.

Storno direkt aus Verkaufslieferung#

Beim Buchen eines Stornos referenziert KUMAVISION healthcare365 automatisch die Posten aus der Lieferung als Ausgleichposten für das Storno. Anhand dieser Ausgleichposten wird die Ermittlung der Buchungscodes für die entsprechenden Stornozeilen durchgeführt siehe Ermittlung der Buchungscodes für Stornozeilen.

Ermittlung der Buchungscodes für Stornozeilen#

Bei der Ermittlung der Buchungscodes für die Stornozeile wird zwischen den unterschiedlichen Lieferarten (leer, Verkauf und Umlagerung) in einer Lieferzeile unterschieden.

Stornozeilen mit Lieferungsart (Verkauf)#

Zu Ermittlung der Buchungscodes werden folgende Prüfungen ausgeführt:

Direkte Verknüpfung der Stornozeile mit einem Ausgleichposten:
Eine Stornozeile wird direkt mit einem Ausgleichsposten verknüpft, wenn der Artikel in der Stornozeile nicht mit Artikelverfolgung arbeitet. In diesem Fall wird der Buchungscode aus dem verknüpften Artikelposten (Ausgleichposten) direkt in die Stornozeile als Buchungscode und Bestandsausgleichcode eingetragen.

Verknüpfung der Artikelverfolgung mit einem Ausgleichposten:
Ist in der Stornozeile ein Artikel enthalten, der mit Artikelverfolgung arbeitet, so werden die Artikelverfolgungszeilen zu der Stornozeile auf eine Verknüpfung zum Ausgleichposten (Artikelposten) überprüft. Ist diese Verknüpfung in der Artikelverfolgungszeile vorhanden, so wird der Buchungscode des verknüpften Artikelpostens als Buchungscode und Bestandsausgleichcode für die Artikelverfolgungszeile verwendet. Wurde für die Artikelverfolgungszeile kein Ausgleichposten hinterlegt, so wird der Vorgabebuchungscode für Zugänge als Buchungscode und Bestandsausgleichcode in die Artikelverfolgungszeile eingetragen.

Keine Verknüpfung vorhanden:
Ist keine Verknüpfung zum Ausgleichposten in der Stornozeile vorhanden (weder in der Zeile selbst noch über die Artikelverfolgung), so wird der Vorgabebuchungscode für Zugänge als Buchungscode und Bestandsausgleichcode eingetragen.

Stornozeilen mit Lieferungsart "Umlagerung“#

Zu Ermittlung der Buchungscodes werden folgende Prüfungen ausgeführt:

Direkte Verknüpfung der Stornozeile mit einem Ausgleichposten:
Eine Stornozeile wird direkt mit einem Ausgleichsposten verknüpft, wenn der Artikel in der Stornozeile nicht mit Artikelverfolgung arbeitet. In diesem Fall wird der verknüpfte Artikelposten für die Buchungscodeermittlung bei Lieferungsart "Umlagerung“ verwendet. Als erstes wird der Buchungscode des Postens ("Umlagerung Nach“-Posten) in die Stornozeile als Buchungscode und Bestandsausgleichcode eingetragen.

Zusätzlich wird geprüft, ob bei der Buchung der entsprechenden Lieferung die Lieferhierarchie verwendet wurde und die Buchungscodes in den Posten "Umlagerung Von“ und "Umlagerung Nach“ unterschiedlich sind. Ist das der Fall und sind die unterschiedlichen Buchungscodes von gleicher Bewertungsart, so wird der Buchungscode des "Umlagerung Von“-Postens als "Neuer Buchungscode“ in die Stornozeile gesetzt.

Durch diesen neuen Buchungscode wird sichergestellt, dass z.B. Ware, die als Umlaufvermögen auf ein Kundenlager umgelagert und dabei mit dem Buchungscode für "Bestand zur Aktivierung“ versehen wurde, beim Storno wieder mit dem Buchungscode des Umlaufvermögens versehen wird.

Verknüpfung der Artikelverfolgung mit einem Ausgleichposten:
Ist in der Stornozeile ein Artikel enthalten, der mit Artikelverfolgung arbeitet, so werden die Artikelverfolgungszeilen zu der Stornozeile auf eine Verknüpfung zum Ausgleichposten (Artikelposten) überprüft. Ist diese Verknüpfung in der Artikelverfolgungszeile vorhanden, so wird anhand des Artikelpostens die Buchungscodeermittlung für die Artikelverfolgungszeile durchgeführt. Die Buchungscodeermittlung für eine Artikelverfolgungszeile erfolgt analog zu der Ermittlung der Buchungscodes für eine Stornozeile mit direkter Verknüpfung zum Ausgleichposten.

Keine Verknüpfung vorhanden:
Ist keine Verknüpfung zum Ausgleichsposten in der Stornozeile vorhanden (weder in der Zeile selbst noch über die Artikelverfolgung), so wird der Vorgabebuchungscode für Zugänge als Buchungscode und Bestandsausgleichcode eingetragen.

Buchungscodes in der Artikelverfolgungsauswahl#

Bei der Auswahl der Artikelverfolgung wird ebenfalls geprüft, ob die gewählte Artikelverfolgung mit dem Buchungscode aus der Belegzeile übereinstimmt. Ist das nicht der Fall, so gibt KUMAVISION bereits beim Eintragen der Artikelverfolgung eine entsprechende Fehlermeldung aus.

Auch bei der Auswahl der Artikelverfolgung über den "Assist-Button“ in den Feldern "Seriennr." und "Chargennr." wird der Buchungscode beachtet, indem nur Zeilen aus der Lagerbestandsübersicht angezeigt werden, die verfügbar sind und dem jeweiligen Buchungscode entsprechen.

Buchungscodes auf Informationskarten (Seriennummer, Chargennummer)#

Beim Buchen von Warenbewegungen für chargen- bzw. seriennummernpflichtige Artikel kann der Buchungscode der letzten Transaktion auf der entsprechenden Chargen- bzw. Seriennummer-Informationskarte eingesehen werden.

Beim Buchen von Transaktionen mit Lagerbewegungen (Zugang, Abgang, Umlagerung, Einkauf, Verkauf, usw.) muss ein Buchungscode als Pflichteingabe angegeben werden.

Nach dem Buchen der Transaktion wird dann der Buchungscode der Transaktion als Letzter Buchungscode in der entsprechenden Chargen- bzw. Seriennummer-Info-Karte vermerkt.

Der aktuelle Buchungscode eines Gerätes, der das Eigentumsverhältnis kennzeichnet, befindet sich auf der Informationskarte im Register "Eigentum- /Besitzverhältnis“

Dublettenprüfung#

Wird ein neuer Kontakt (Kontaktkurzerfassung) angelegt, findet eine Dublettenprüfung auf bereits vorhandene Kontakte statt. Die Kriterien zur Definition einer Dublette werden in der Einrichtung hinterlegt.

Wird keine Dublette gefunden, verläuft die Kurzerfassung wie gewohnt.

Ist eine Dublette oder sind mehrere Dubletten vorhanden, dann werden diese angezeigt. BenutzerInnen können sich für eine Dublette entscheiden, dann wird kein neuer Kontakt angelegt oder es wird keine Dublette ausgewählt, dann wird wie bisher ein neuer Kontakt angelegt.

Einrichtung#

In der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ wird auf dem Inforegister "Kontaktverwaltung“ über den Schalter "Kontakt Kurzerfassung healthcare Dublettenprüfung" gesteuert, ob die Dublettenprüfung bei der Kontakt Kurzerfassung angewendet wird.

Die Einrichtung der Dublettenprüfung befindet sich im Menüband unter "Aktionen“ > "Einrichtung“ > "Dublettenprüfung“.

Über "Neu“ können Sie eine neue Einrichtungskarte erstellen, über "Verwalten“ können Sie eine vorhandene Karte öffnen.

In der "healthcare Dubletten-Einrichtung Karte“ kann für jede Tabelle, Werte für die Definition einer Dublette hinterlegt werden.

Im Feld "Tabellen-ID“ wird die ID der Tabelle eingetragen, für die, die Einrichtung definiert wird. Der zugehörige Tabellenname wird automatisch zugewiesen.

Der Wert des Feldes "Feld-Übereinstimmung / %“ bestimmt, für wie viele Felder der Einrichtung das Kriterium erfüllt sein muss, um einen Datensatz als Dublette zu identifizieren. Die Prozentangabe bezieht sich auf die Anzahl der Felder, für die die Dublettenprüfung durchgeführt werden soll.

Um die Dublettenprüfung aus der Einrichtung zu testen können Sie über den Aufruf "Aktion“ > "Prüfe Dublettensuche“ die Dublettenprüfung ausführen. Die Anzeige der gefundenen Dubletten entspricht derjenigen bei der Kontakt-Kurzerfassung.

Ablauf#

Im Marketing Cockpit wird ein neuer Kontakt aus der Kurzerfassung erstellt.

Sind sämtliche Pflichtfelder angegeben und wird die Neuanlage des Kontaktes mit "OK“ bestätigt, dann startet die Dublettenprüfung gemäß der Einrichtung für die "Kontakt Kurzerfassung“. Wird keine Dublette gefunden, dann ist der Ablauf wie bisher und der Kontakt wird erstellt. Wird eine oder werden mehrere Dubletten gefunden, dann werden sie auf einer neuen Seite angezeigt.

In der Kopfzeile wird darauf hingewiesen, dass mit "OK" der markierte Kontakt als Dublette bestätigt wird. Dies hat zur Folge, dass kein neuer Kontakt angelegt und die Kurzerfassung geschlossen wird. Anschließend hat die ausgewählte Dublette den Fokus im Marketing Cockpit. Wird die Option "Abbrechen" gewählt, dann wird die Kontaktübersicht geschlossen, und der weitere Ablauf ist wie bisher.

Sie haben die Möglichkeit, sich über den Assist-Button […] im Menüband weitere Informationen zu dem markierten Datensatz anzusehen. Zudem können Sie sich über das "i“ oben rechts auf der Seite die zu dem Datensatz zugehörige Infoboxen anzeigen lassen. Weiterhin wird die Dauer der Dublettenprüfung bis zum Beginn des Öffnens der Kontaktübersicht angezeigt.

Pflichtfeldprüfung#

Die Funktionalität der Pflichtfeldprüfung kann genutzt werden, um die Anlage von Stamm- oder Belegdaten zu unterstützen. Es können bestimmte Werte vorgegeben werden, die nach Abschluss der Eingabe auf Vollständigkeit geprüft werden können.

Mit der Pflichtfeldprüfung können Abbruch- bzw. Hinweismeldungen für AnwenderInnen definiert werden, die durch diese bearbeitet werden müssen, bevor ein Datensatz genutzt werden kann.

Ebenso können Aktionsprüfungen erstellt werden, durch die ausgewählte Felder automatisch mit Werten belegt werden, ohne dass AnwenderInnen diese füllen oder berücksichtigen müssen.

Die Bearbeitung der Meldungen erfolgt in einem "Wizard“. Dort werden sie nacheinander angezeigt und die fehlenden Werte können ergänzt werden.

Die Pflichtfeldprüfung kann aktuell für folgende Bereiche genutzt werden:

Stammdaten:

• Kontaktkurzerfassung
• Kontakte
• Debitoren
• Kreditoren
• Artikel
• Seriennr.-Information
• Partnerrollen

Belege:

• Für alle Verkaufsbelege, die auf den Tabellen 36 Verkaufskopf und 37 Verkaufszeile basieren
• Für alle Einkaufsbelege, die auf den Tabellen 38 Einkaufskopf und 39 Einkaufszeile basieren

Nachfolgend wird die Einrichtung vorgestellt, anschließend wird beschrieben, wie Prüfungen erstellt werden können.

Einrichtung#

KUMAVISION healthcare Einrichtung#

Die Einrichtung der Verarbeitungsparameter erfolgt in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ auf dem Inforegister "Datenprüfung“.

Hierbei sind folgende Felder zu Berücksichtigen.

Einrichtung der Tabellenprüfungen#

Die Einrichtung erfolgt über die "Pflichtfelder Einricht. Tabelle healthcare“.

In dieser Liste können pro Tabelle die entsprechenden Prüfungen eingesehen werden. Die Liste mit den entsprechenden Prüfungen pro Tabelle kann über den Aufruf "Prüfungen" aufgerufen werden.

Aus der Liste der Prüfungen heraus können die vorhandenen Prüfungen bearbeitet oder neue Prüfungen hinzugefügt werden (siehe nachfolgenden Abschnitt).

Prüfungen erstellen#

In diesem Abschnitt wird die Erstellung von Prüfungen für eine Tabelle und die für eine Prüfung notwendigen Parameter erklärt.

Über "Neu" wird eine neue Prüfungskarte geöffnet, über "Bearbeiten“ wird die markierte zur Bearbeitung geöffnet.

Die Prüfkarte besteht aus drei Bereichen: Allgemein, Bedingungen und Vorgabewerte. Diese Bereiche und ihre Bedeutung werden nachfolgend erläutert.

Inforegister Allgemein#

Auf dem Inforegister "Allgemein“ wird die Art der Prüfung eingetragen ("Hinweis“, "Abbruch“, "Aktion“) und die Prüfung wird benannt. Weiter wird hier der Status der Prüfung gesetzt, denn nur Prüfungen mit dem Status "Zertifiziert“ werden bei der Ausführung der Pflichtfeldprüfung berücksichtigt. Bearbeitet werden können Prüfungen nur im Status "Neu“ und "In Entwicklung“.

Das Setzen des entsprechenden Status erfolgt über die Funktionen "In Entwicklung, Zertifiziert und Geschlossen".

Eine Aktion für den Status "Neu“ ist nicht vorhanden, dieser wird automatisch vergeben, wenn eine neue Prüfung angelegt wird.

Nachfolgend werden Ihnen die einzelnen Felder näher erläutert:

Inforegister Bedingungen#

Über die Bedingungen wird festgelegt, welche Kriterien erfüllt sein müssen, damit die Prüfung gültig ist und die Aktion (Hinweis / Abbruch / Aktion) ausgeführt wird.

Eine Bedingung setzt sich wie folgt zusammen:

Beispiel

Würde die Bedingung nur aus der ersten Zeile bestehen, so wäre die Prüfung jedes Mal gültig, wenn als Zusteller "DHL" eingetragen wird. Auch wenn die Transportart bereits auf den Wert "STANDARD" gesetzt wurde. Erst durch die zweite Zeile wird die Bedingung hier spezifisch nur auf die Fälle abgegrenzt, in denen der Zusteller "DHL", die Transportart aber nicht "STANDARD" ist.

Inforegister Vorgabewerte#

Auf dem Inforegister "Vorgabewerte“ kann bestimmt werden, welche Felder im Wizard durch die AnwenderInnen bearbeitet werden sollen. Dabei können schon Vorgabewerte definiert werden, die im Wizard übernommen werden können. Diese Funktionalität kann für die Aktionsarten "Hinweis“ und "Abbruch“ genutzt werden, bei denen die einzelnen Meldungen aus den Prüfungen durch die AnwenderInnen verarbeitet werden.

Bei der Aktionsart "Aktion“ werden hier Felder und Werte festgelegt, die automatisch in den Datensatz geschrieben werden, ohne dass AnwenderInnen diese bearbeiten müssen.

Die Zeile für einen Vorgabewert setzt sich wie folgt zusammen:

Prüfung Zertifizieren#

Damit eine erstellte Prüfung bei der Verarbeitung durch die Pflichtfeldprüfung berücksichtigt werden kann, muss sie zertifiziert werden. Wählen Sie hierzu den Aufruf "Status“ im Menüband und wählen "Zertifiziert“ aus.

Im Status "Zertifiziert“ kann die Prüfung nicht mehr geändert werden. Für Änderungen muss sie erneut in den Status "In Entwicklung“ gesetzt werden.

Verarbeitung der Daten vor dem Wizard-Aufruf#

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie die erstellten Prüfungen beim Ausführen der Funktion "Freigeben" für einen Datensatz geprüft werden und welche Schritte das System vornimmt, um Fehlermeldungen / Hinweise zu ermitteln und vorgesehene Aktionen auszuführen.

Dabei wird ebenfalls auf die Verarbeitung der variablen Adressen in dem entsprechenden Datenstamm eingegangen.

Ermittlung gültiger Prüfungen#

Wird die Funktion "Freigeben" / "Pflege beenden" für einen Datensatz aus einer Tabelle, für die Pflichtfeldprüfungen definiert wurden, ausgeführt, werden alle Prüfungen dieser Tabelle durchlaufen, die im Feld Status als "Zertifiziert“ gekennzeichnet wurden.

Für alle "zertifizierten“ Prüfungen analysiert das System pro Prüfung, ob die Bedingungen dieser Prüfung erfüllt sind. Sind dabei in einer Prüfung mehrere WENN-Bedingungen vorhanden, so reicht es aus, dass nur eine dieser WENN-Bedingungen erfüllt wird, damit die Prüfung als gültig anerkannt wird. (Anhand mehrerer WENN-Prüfungen können ODER-Fälle abgehandelt werden).

Sind Zeilen mit der Prüfart "UND“ an eine "WENN“ Bedingung geknüpft, so müssen alle "UND“ Zeilen für diese "WENN“ Bedingung erfüllt sein, damit die gesamte Bedingung als gültig betrachtet wird.

Wird die Prüfung als gültig anerkannt, so werden für diese Prüfung ein Prüfposten und ggfs. entsprechende Feldposten aus den Vorgabewerten erstellt.

Aktionen, Prüfposten und Feldposten#

Nach dem Aufruf der Prüfungen für eine Tabelle werden zuerst alle Prüfungen der Art "Aktion“ auf ihre Gültigkeit geprüft und ausgeführt. Dabei werden aus den gültigen Aktionsprüfungen alle Vorgabewerte in den Datensatz selbst, sowie in seine Zusatzfelder eingetragen. Wurden Kaskaden bei den Aktionen aufgebaut (d.h. dass eine Aktion auf der vorherigen aufbaut), werden diese hintereinander ausgeführt, bis die Anzahl der Kaskadenaufrufe (Wiederholungen) erreicht ist. Die Anzahl der Kaskadenaufrufe wird in der "KUMAVISON healthcare Einrichtung“ im Feld "Aktion Wiederholungen" festgelegt.

Nachdem die Aktionen ausgeführt wurden, werden Prüfposten für Abbruch- und Hinweis-Meldungen ermittelt. Dazu werden alle zertifizierten Prüfungen der Art "Hinweis“ und "Abbruch“ auf ihre Gültigkeit geprüft. Wird dann eine Meldung als "gültig“ durch das System erkannt, so wird ein Prüfposten mit der entsprechenden Aktionsbeschreibung generiert. Neben dem Prüfposten werden auch Feldposten gebildet. Die Feldposten entsprechen dabei den Vorgabewerten, die für diese Prüfung eingerichtet wurden.

Prüfposten und Feldposten werden dann im Wizard zur Bearbeitung angezeigt.

Arbeiten mit dem Wizard (Verarbeitung der Meldungen)#

In diesem Abschnitt wird die Verarbeitung der eingerichteten und zertifizierten Prüfungen im Wizard beschrieben. Dazu gehören Aufruf und Bedienung des Wizards, sowie Aktionen, die nach dem Beenden des Wizards durch das System durchgeführt werden. Diese Punkte werden nachfolgend beschrieben.

Aufruf des Wizard#

Der Wizard wird aufgerufen, wenn AnwenderInnen die Funktion zum Beenden der Pflege von Stammdaten oder die Freigabe von Dokumenten aufrufen. Existieren für die jeweiligen Stammdaten oder Belege zertifizierte Prüfungen, deren Bedingungen in dem Fall zutreffen, so wird der Wizard gestartet.

Aufbau des Wizards#

Im Wizard haben AnwenderInnen die Möglichkeit, die ermittelten Prüfungen zu sehen und gleich zu korrigieren. Der Wizard besteht aus zwei Hauptbereichen: der "Prüfungsmeldung“ und der "Feld Prüfung / Eingabe“.

Der Bereich "Prüfungsmeldung“ listet alle Prüfungen der Art "Hinweis“ und "Abbruch“ auf, die für den entsprechenden Datensatz gefunden wurden (Prüfposten). Die aktuelle Meldung, die zur Bearbeitung ansteht, wird kursiv in roter Schriftfarbe hervorgehoben.

Der Bereich "Feld Prüfung / Eingabe“ zeigt in einer Liste die zu der Prüfung zugehörigen Felder an, die in der Prüfung als Vorgabewerte definiert wurden (Feldposten). Auf der rechten Seite wird eine Feldgruppe angezeigt. Hier kann der Inhalt für das aktuelle Feld bei "Neuer Wert" eingetragen werden. Das aktuelle Feld, das zur Bearbeitung ansteht, wird kursiv in roter Schriftfarbe hervorgehoben und auf der rechten Seite im Feld Feldname angezeigt.

Navigation im Wizard#

Durch die einzelnen Meldungen können über die Schaltflächen "Vorheriger" und "Nächster" navigiert werden. Bei der Navigation springt dann die Markierung erst innerhalb der Felder der zu bearbeitenden Prüfung, dann, nachdem die Felder durchgelaufen sind, zur nächsten oder vorherigen Prüfung.

Nachdem ein neuer Wert für das aktuelle Feld eingetragen wurde und mit Enter bestätigt wurde, springt die Verarbeitung automatisch zum nächsten Feld / zur nächsten Meldung.

Eingabe von Feldwerten im Wizard#

Das einzige Feld im Wizard, welches eine Eingabe erlaubt, ist das Feld "Neuer Wert" im Bereich "Feld Prüfung / Eingabe“.

Wurde in der Prüfung ein Vorgabewert definiert, so wird dieser im Feld "Vorgabewert" angezeigt und kann neben dem manuellen Eintrag über "Vorgabewert übernehmen“ als neuer Wert übernommen werden.

Enthält der Datensatz für das aktuelle Feld einen Wert, so wird dieser Wert im Feld "Aktueller Wert“ angezeigt und kann neben dem manuellen Eintrag über "Aktuellen Wert übernehmen“ als neuer Wert übernommen werden.

Die bereits verarbeiteten Meldungen und Felder können im Wizard nochmals aufgerufen und bei Bedarf korrigiert werden. Über "Filter Verarbeitet entfernen“ kann der Filter auf verarbeitete Meldungen und Felder entfernt werden. Diese werden dann wieder im Wizard angezeigt. Der Aufruf befindet sich im Menüband unter "Aufbau“. Um die Ansicht des Wizards wieder zurück auf die offenen Meldungen zu setzen, muss die Funktion "Filter Verarbeitet verwenden“ ausgewählt werden. Durch diese Aktion werden die bereits verarbeiteten Meldungen und Felder aus den Listen im Wizard ausgeblendet.

Bearbeitung im Wizard beenden#

Die Bearbeitung der Meldungen im Wizard kann zu jedem Zeitpunkt über "Bearbeitung beenden“ beendet werden.

Sind alle Meldungen abgeschlossen, wird der Wizard automatisch geschlossen.

Beim Schließen des Wizards prüft das System erneut, ob noch gültige Prüfungen (Hinweise und Abbrüche) für den Datensatz existieren. Ist das der Fall, erscheint eine Abfrage, ob diese nun bearbeitet werden sollen.

Wird diese mit "Ja“ bestätigt, wird der Wizard erneut gestartet und die Liste mit den entsprechenden Meldungen angezeigt, die nun bearbeitet werden können.

Wird diese mit "Nein“ beantwortet, so wird die weitere Bearbeitung abgebrochen und die ursprüngliche Stammdaten- bzw. Belegkarte wird angezeigt.

Dabei werden die bereits im Wizard eingetragenen Informationen in den Datensatz zurückgeschrieben.

Bestehen noch offene Abbruchmeldungen für den zu bearbeitenden Datensatz, so bleibt der Status der Pflichtfeldprüfung "Unvollständig“ und die Pflege des Datensatzes im Status "In Arbeit“.

Wurden alle Meldungen bearbeitet und werden beim Beenden des Wizards keine weiteren Prüfungen (Hinweise oder Abbrüche) gefunden, so wird im entsprechenden Datensatz der Status Pflichtfeldprüfung auf den Wert "Vollständig“ gesetzt und die Pflege in den Status "Pflege abgeschlossen“ gesetzt.

Anschließend steht der entsprechende Datensatz zur Verwendung in Prozessen bereit.

Verwendung von Prüfungen der Aktionsart "Aktion“#

Wie zuvor beschrieben können neben den Prüfungen der Aktionsart "Hinweis“ und "Abbruch“ Prüfungen der Aktionsart "Aktion“ erstellt werden. Diese Prüfungen werden nicht durch die AnwenderInnen bearbeitet, sondern automatisch durch das System ausgeführt.

Eine Prüfung der Art "Aktion“ wird vor dem Start des Wizards verarbeitet, wenn die entsprechenden Bedingungen zutreffen, aber auch nach Abschluss des Wizards, um eventuell den Datensatz zu ergänzen. Diese Funktion von Aktionsprüfungen wird nachfolgend an einem Beispiel erklärt:

Beispiel

Neben den Abbruch-Prüfungen im Debitorenstamm, dass Zusteller und Zustellertransportart gefüllt werden müssen, wurde eine Aktion definiert, die bei allen Debitoren aus den Zuständigkeitseinheiten "HAMBURG“ und "DORTMUND“ den Zusteller automatisch auf den Wert "DHL“ setzt.

Inforegister Bedingungen:

Inforegister Vorgabewerte:

Weiter wurde eine Aktion definiert, die für alle Debitoren, die als "Zusteller“ DHL eingetragen haben, den Wert "STANDARD“ für die Transportart setzt.

Inforegister Bedingungen:

Inforegister Vorgabewerte:

Ebenso wurde für alle Debitoren aus den "Zuständigkeitseinheiten“ "HAMBURG“ und "DORTMUND“ festgelegt, dass bei diesen Debitoren der "Gegenlagerort“ automatisch auf "HAMBURG“ gesetzt werden soll.

Inforegister Bedingungen:

Inforegister Vorgabewerte:

Wird nun für einen Debitoren die Debitorenpflege beendet und dadurch die Pflichtfeldprüfung aufgerufen und die "Zuständigkeitseinheit“ des Debitors wird mit HAMBURG hinterlegt, greifen jetzt die Prüfungen mit der Aktionsart "Aktion“ die für diese Zuständigkeitseinheit eingerichtet wurden.

Daher werden dann auch in der Debitorenkarte die Felder entsprechend angepasst bei Freigabe.

Verarbeitung von Adressen aus dem Adressmanagement#

Für Debitoren, Kreditoren und Kontakte werden die Adressdaten in der "Stammdaten Adressenverwaltung“ (Adressmanagement) gespeichert und nicht mehr direkt im Datensatz.

Daher werden bei der Prüfung der Adressfelder eines Datensatzes die zugehörigen Daten aus dem Adressmanagement berücksichtigt. Für den jeweiligen Datensatz werden aus der aktuell gültigen Adresse folgende Felder gesetzt:

• Name
• Name 2
• Name 3
• Name 4
• Adresse
• Adresse 2
• PLZ-Code
• Ort
• Bundesregion
• Länder-/Regionscode

Der Aufruf für die "Stammdaten Adressenverwaltung“ befindet sich in den jeweiligen Karten hinter dem Dreipunkt-Aufruf.

Bei der Erstellung von Prüfungen müssen die Adressdaten nicht gesondert behandelt werden. Stattdessen wird eine Prüfung auf das entsprechende Tabellenfeld (z.B. Adresse oder PLZ-Code) erstellt. Handelt es sich bei der zu prüfenden Tabelle um den Debitoren-, Kreditoren- oder Kontaktstamm, so holt das System automatisch den entsprechenden Wert für das Feld aus dem Adressmanagement. Ebenso werden die bearbeiteten Werte aus den Vorgabewerten automatisch in den aktuellen Datensatz im Adressmanagement geschrieben.

Zugeordnete Partnerrollen in der Stammdatenprüfung#

In der Bearbeitung von Stammdaten wie Debitoren, Kreditoren und Kontakten können neben den Tabellenfeldern und Zusatzfeldern für die jeweiligen Stammdaten auch die Angaben zu zugeordneten Partnerrollen notwendig sein.

Über die zugeordneten Partnerrollen in KUMAVISION healthcare365 kann das Verhältnis eines Kunden zu anderen Kunden / Kontakten dargestellt werden.

Die zugeordneten Partnerrollen entsprechen nicht einem Feld in dem Stammdatensatz, sondern stellen zusätzliche Datensätze zum jeweiligen Debitor, Kreditor oder Kontakt dar. Daher werden die Prüfungen in der Kurzerfassung (für Kontakte und Debitoren/Kreditoren) aus mehreren Datensätzen aufgebaut. Zuerst wird der Stammsatz selbst übergeben und anschließend die für den jeweiligen Stammsatz relevanten zugeordneten Partnerrollen als eigene Datensätze.

Bestimmung prüfungsrelevanter zugeordneter Partnerrollen#

Die für die Prüfung relevanten zugeordneten Partnerrollen werden in der Konfigurationsvorlage für die Kontaktkurzerfassung festgelegt. Dabei spielt es keine Rolle, ob sich die Prüfung später auf die Kurzerfassung, auf Kontakte, Debitoren oder Kreditoren bezieht. In dem jeweiligen Stammsatz wird geprüft, aus welcher Vorlage dieser erstellt wurde (Feld: "Aus Vorlagencode"). Gemäß dieser Information wird dann für den Stammsatz die entsprechende Vorlage untersucht und die dort aufgelisteten zusätzlichen Partnerrollen für die Prüfung verwendet.

Die Prüfung erfolgt ebenfalls bei der Anlage über die Kontaktkurzerfassung von Kontakten, Debitoren und Kreditoren. Die Einrichtung der Konfigurationsvorlagen sowie Anwendung der Kurzerfassung wurde im Abschnitt "Konfigurationsvorlagen Einrichtung" sowie "Kontaktkurzerfassung" beschrieben.

Über den LookUp im Feld "Neuer Wert" können AnwenderInnen nun die healthcare+ Suche nutzen, um einen entsprechenden Kontakt passend zur Partnerrolle zu finden. Die healthcare+ Suche ist dabei gemäß der Einrichtung in der Vorgabewert-Zeile auf die jeweilige Partnerrolle vorgefiltert.

Prüfung von Verkaufs- und Einkaufsbelegen#

Die Datenprüfung kann auch für Verkaufs- und Einkaufsbelege eingerichtet werden. Dadurch wird es möglich, einen Verkaufs- oder Einkaufsbeleg vor seiner Freigabe auf fehlende Daten zu prüfen oder auch durch Aktionen Daten automatisch zu ergänzen.

Die Prüfungen können für alle Verkaufsbelege eingerichtet werden, die auf den Tabellen 36 "Verkaufskopf“ und 37 "Verkaufszeile“ basieren. Im Einkauf können alle Belege geprüft werden, die auf den Tabellen 38 "Einkaufskopf“ und 39 "Einkaufszeile“ basieren.

Bei der Prüfung von Verkaufs- und Einkaufsbelegen handelt es sich um zusammengesetzte Prüfungen. Das heißt, dass bei der Freigabe eines Beleges sowohl der Belegkopf als auch die Belegzeilen zusammen geprüft werden und entsprechende Meldungen für diese beiden Tabellen zusammen ausgegeben werden. Die Prüfungen werden jedoch separat für die jeweilige Tabelle erstellt.

Mögliche Anwendungsbeispiele für die Einrichtung von Prüfungen auf den Verkaufsbelegen können sein:

• Prüfung auf das zugesagte Lieferdatum, dieses darf nicht kleiner als der morgige Tag sein
• Prüfung auf hinterlegter Menge und Preis sowie Feld Beschreibung 2

Die Datenprüfung wird in Verkaufs- und Einkaufsbelegen ausgelöst, wenn die Belege über die Funktion "Freigeben“ freigegeben werden.

Aufgrund der Einrichtung der Pflichtfeldprüfung werden die fehlenden Daten über den Wizard angezeigt. Sobald die Meldungen bearbeitet wurden, wird der Beleg freigegeben.

DMS Integration#

KUMAVISION healthcare Einrichtung#

In der KUMAVISION healthcare Einrichtung werden auf dem Inforegister "DMS Integration" spezifische DMS Einrichtungen vorgenommen.

Inforegister DMS Integration#

Funktionen im Menüband#

Über den Menüpunkt "DMS“ stehen Ihnen im Menüband folgende Aktionen zur Verfügung:

PrintPortal-Berichte anzeigen#

Auf der Seite "PrintPortal-Berichte" werden alle Berichte aufgelistet, die über ImageUtils gedruckt und/oder archiviert bzw. verkettet werden.

Übersicht der Druck-Steuerungsmöglichkeiten#

Mit den verschiedenen Parametern zur Steuerung von

• Druck
• Archivierung
• Verkettung

ergeben sich folgende wesentliche Parametrierungsmöglichkeiten. Wichtiges Unterscheidungskriterium ist hierbei, ob der Druck über den ImageUtils Service oder einer Drittlösung (z.B. Universal Print) erfolgen soll.

ImageUtils Service#

KUMAVISION stellt mit dem ImageUtils Service eine lokale Service Komponente zur Verfügung, die folgende wesentliche Funktionsbereiche umfasst:

• Verkettung von Dokumenten
• PDF-Erstellung
• Lokale Druckeransteuerung

Druckeinrichtung#

Um die Druckeinrichtung für die Verwendung des ImageUtils Service vorzunehmen, rufen Sie sich zunächst über die Anwendersuche die "Druckerverwaltung" auf. Die Drucker für den ImageUtils Service werden über "E-Mail drucken > Einen "E-Mail-Drucker hinzufügen" im Menüband als E-Mail-Drucker angelegt.

Weiterführende Informationen finden Sie unter: Standarddrucker festlegen

Beispielkonfiguration:

Nach der erfolgreichen Einrichtung steht Ihnen der Drucker über die Druckerauswahl zur Verfügung.

KUMAconnect#

Allgemein#

Mit den APPs "KUMAconnect ELO4BC" und "KUMAconnect Output Link“ haben Sie eine Integrations-Schnittstelle, die das DMS/ECM von ELO Digital Office GmbH (professional und enterprise) direkt mit Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ verbindet.

Dazu wird ein ELO³ Client, der "ELO³ Integration Client“, direkt in zahlreiche Infoboxen und / oder Seiten von Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ eingebunden. Hierdurch kann direkt in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ mit dem ELO³ DMS/ECM gearbeitet werden. Dateien und Dokumente können per Drag & Drop archiviert werden.

Mit dem "KUMAconnect Output Link“ werden zudem in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ erzeugte Dokumente, z.B. Auftragsbestätigungen, Rechnungen, etc. direkt ohne weiteres Zutun im ELO³ DMS/ECM archiviert werden. Alle Dateien und Dokumente werden automatisch mit entsprechenden Metadaten versehen. Zu einem Geschäftsprozess oder eines Vorgangs in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ werden diese dann durch den Integration Client direkt in der Ablagestruktur in ELO³ angezeigt.

Die App kommuniziert mit einem ELO³ DMS/ECM System mittels moderner Webdienste. Hierfür wird auch eine KUMAconnect APP im ELO³ DMS/ECM installiert, damit die beiden Systeme direkt miteinander kommunizieren können.

Zudem werden Standard-Templates mit angeboten, die eine komplette Konfiguration des Integration Clients, der ausgehenden Dokumente, der Metadaten und der Archivstruktur inkl. Referenzstruktur beinhalten. Ein Berechtigungskonzept runden die Templates ab. Der Funktionsumfang und die Bedienung des ELO³ Integrationsclients ist unter dem Link erreichbar.

Einrichtungen für ELO³ werden in der ELO³ Admin-Console eingerichtet. Hier werden die Metadaten definiert, die Ablagepfade und Referenzpfade. Wenden Sie sich hierzu bitten an Ihren ELO³ Partner.

Einrichtung#

DMS Einrichtung#

Bevor der Integration Client in der Infobox oder auf der Seite angezeigt wird, benötigt die App folgende Einstellungen, um mit der ELO³ Archiv kommunizieren zu können. Diese Einstellung wird zunächst in der "DMS Einrichtung“ getätigt.

Inforegister KUMAVISION healthcare#

Auf dem Inforegister "KUMAVISION healthcare“ haben Sie zusätzlich folgende Einrichtungsmöglichkeiten:

Funktionen im Menüband#

Schema aus dem DMS laden
Über die Aktion werden die Schemadefinitionen aus ELO³ geladen. Hierdurch stehen die Schemafelder mit der entsprechenden Definition zur Verfügung. Siehe hierzu auch den entsprechenden Menüpunkt "Schema" unter Zugehörig.

Schema
Über die Aktion können die Informationen angezeigt werden, die durch die Aktion "Schema aus dem DMS laden“ geladen wurden.

Dokumententyp
Auf der Seite werden alle möglichen Werte für den Dokumententyp hinterlegt. Diese Werte können im Anschluss an den entsprechenden Stellen ausgewählt werden. Dieses betrifft z.B. die Auswahl bei einer Barcodevormerkung.

Ordner-Options-Zuordnung
Über die Seite werden zwei Einrichtungen abgebildet, welche die Seite betreffen, die unterschiedliche Belegarten über ein Optionsfeld abbilden. Typische Beispiele hierfür sind die VK- und EK-Belege.

Zum einen kann in Abhängigkeit von der Belegart der Ordner für die Archivierung angegeben werden. Der Ordner wird folgendermaßen in absteigender Hierarchie ermittelt:

1. Ordner auf der Seite "Ordner-Options-Zuordnung"
2. Ordner im Fieldmapping
3. Ordner in der Einrichtung "DMS Allgemein“

Zum anderen können anhand der Belegart unterschiedliche Seiten angegeben werden, die von ELO³ zum Lesen zusätzlicher Daten verwendet werden kann. Die Seite wird folgendermaßen in absteigender Hierarchie ermittelt:

1. Seite in der Ordner-Options-Zuordnung
2. Seite im Fieldmapping

Fieldmappingliste
Über diese Aktion können die Fieldmappings definiert werden, die für den Integrationsclient und die API benutzt werden.

Weiterführende Informationen über das "Fieldmapping“ erhalten Sie hier.

Fieldmapping Funktionen
In der Liste der Fieldmapping Funktionen werden die Funktionen angegeben, die in den Fieldmappings anschließend benutzt werden können. Die Definition des Verhaltens der Funktionen sind in der Tabelle KVSMEDDMSFieldmappingFunction hinterlegt und können kundenindividuell über die angebotenen Events erweitert werden.

Tabellen Seiten Zuordnung
Die Seite dient zur Angabe von Vorgabewerten für die ODATA-Seiten der angegebenen Tabellen. Die ODATA-Seiten werden von ELO³ benutzt, um eigenständig weitere Daten aus KUMAVISION healthcare365 zu lesen, die nicht im Fieldmapping angegeben wurden.

Fieldmapping#

Über die Fieldmappings wird gesteuert, welche Felder bei der Kommunikation mit KUMAconnect gefüllt bzw. gelesen werden soll.

Inforegister Allgemein#

Inforegister Fielmappingzeilen#

Bridge-App für das Modul "DMS & ECM Interface"#

Die Bridge-App integriert das Modul "DMS & ECM Interface" in KUMAVISION healthcare365. An dieser Stelle der Onlinehilfe werden die Erweiterungen an dem Modul "DMS & ECM Interface" und KUMAVISION healthcare365 beschrieben.

Die nachfolgenden Anpassungen beziehen sich sowohl auf die Archivsystemart Microsoft¹ SharePoint Online wie auch auf Hyland Saperion² ECM.

Allgemeine Erweiterungen in KUMAVISION healthcare365#

Infobox "Dokumente"#

Folgende Seiten wurden mit der Dokumenten-Infobox aus dem Modul "DMS & ECM Interface" erweitert:

• Bankkontokarte
• Bankkonten
• Info. Anforderungskarte
• Marketing Cockpit
• Gebuchte Rücksendung
• Gebuchte Rücklieferung
• Vorgangskarte
• Vorgänge
• Vorgangsperiodenkarte
• Einkaufsbestellungen
• Verkaufsaufträge
• Seriennr.-Informationskarte
• Seriennr.-Informationsliste
• Reg. Bestellbestätigungsmahnung

Zurück in die eBox#

Über die Aktion "Zurück in die eBox“ können falsch zugeordnete Archiveinträge bei einem Datensatz entfernt und in die eBox des aktuellen Benutzers zurückgebracht werden, damit diese Dokumente noch einmal neu zugeordnet werden können.

Beim Aufruf der Funktion werden alle Archiveinträge zu dem aktuellen Datensatz angezeigt (dieses kann bei sehr vielen Dokumenten eine lange Zeit in Anspruch nehmen). Anschließend können Sie den oder die Einträge markieren, die wieder in die eBox zurückgebracht werden sollen. Pro ausgewählten Datensatz muss noch ein DI-Dokumententyp angegeben werden. Die Einträge in der eBox gelten dann schon als geprüft.

In folgenden Seiten ist die Aktion eingefügt:

• Bankkontokarte
• Rahmenbestellung
• Rahmenauftrag
• Kontaktkarte
• Debitorenkarte
• Info. Anforderungskarte
• Artikelkarte
• Marketing Cockpit
• Gebuchte Rücksendung
• Gebuchte Rücklieferung
• Vorgangsperiodenkarte
• Geb. Einkaufsgutschrift
• Geb. Einkaufsrechnung
• Geb. Einkaufslieferung
• Geb. Verkaufsgutschrift
• Geb. Verkaufsrechnung
• Geb. Verkaufslieferung
• Einkaufsrechnung
• Einkaufsbestellung
• Einkaufsanfrage
• Einkaufsgutschrift
• Einkaufsanfragearchiv
• Einkaufsreklamation
• Ressourcenkarte
• Verkaufsgutschrift
• Verkaufsrechnung
• Verkaufsauftrag
• Verkaufsauftragsarchiv
• Verkaufsangebot
• Verkaufsangebotsarchiv
• Verkaufsrücknahme
• Seriennr.-Informationskarte
• Kreditorenkarte
• Reg. Bestellbestätigungsanmahnung

Barcodevormerkung#

Für ein nachgelagertes Scannen von Dokumenten wurde in einigen Fenstern die Aktion "Barcodevormerkung" eingefügt. Hierdurch wird ein Eintrag in der Tabelle "DMS Barcode“ erstellt. Beim Aufrufen der Funktion muss der Barcode eingegeben werden, der sich auf dem zu scannenden Dokument befindet und eine Dokumentenart ausgewählt werden.

In folgenden Fenstern ist die Aktion eingefügt:

• Bankkontokarte
• Rahmenbestellung
• Rahmenauftrag
• Kontaktkarte
• Debitorenkarte
• Info. Anforderungskarte
• Artikelkarte
• Marketing Cockpit
• Gebuchte Rücksendung
• Gebuchte Rücklieferung
• Vorgangsperiodenkarte
• Geb. Einkaufsgutschrift
• Geb. Einkaufsrechnung
• Geb. Einkaufslieferung
• Geb. Verkaufsgutschrift
• Geb. Verkaufsrechnung
• Geb. Verkaufslieferung
• Einkaufsrechnung
• Einkaufsbestellung
• Einkaufsanfrage
• Einkaufsgutschrift
• Einkaufsanfragearchiv
• Einkaufsreklamation
• Ressourcenkarte
• Verkaufsgutschrift
• Verkaufsrechnung
• Verkaufsauftrag
• Verkaufsauftragsarchiv
• Verkaufsangebot
• Verkaufsangebotsarchiv
• Verkaufsrücknahme
• Seriennr.-Informationskarte
• Kreditorenkarte

Angabe Unterverzeichnis bei Barcodevormerkung#

Bei manuellen Barcodevormerkungen kann auch ein Unterverzeichnis angegeben werden, wenn dieses in der Ablagedefinition für den entsprechenden Datensatz hinterlegt ist. Bei der Archivierung des gescannten Dokuments wird dann das entsprechende Unterverzeichnis an das Verzeichnis angefügt, das in der Ablagedefinition hinterlegt ist.

Automatische Erstellung von Barcodevormerkungen#

In folgenden Fenstern befindet sich in KUMAVISION healthcare365 ein Eingabefeld für den Barcode:

• Wareneingang
• Ungebuchte EK-Rechnung
• Ungebuchte EK-Gutschrift

Das Feld dient dazu einen Barcode eingeben zu können, der auf Papierdokumente vom Lieferanten aufgebracht wird (z.B. über einen Tastaturscanner) und zu einem späteren Zeitpunkt dann diese Papierdokumente zu scannen. Da in der Zwischenzeit diese Vorgänge in KUMAVISION healthcare365 bereits gebucht wurden, wird durch die HC DMS/ECM Bridge beim Buchen der obigen Dokumentenarten eine Barcodevormerkung für das gebuchte Dokument mit dem eingegebenen Barcode erstellt. Hierdurch wird dann das gescannte Dokument automatisch dem gebuchten Beleg zugeordnet.

Erweiterung KUMAVISION healthcare Einrichtung#

Die Einrichtung wurde um Felder ergänzt, mit denen der Name des Indexfeldes in dem DMS/ECM hinterlegt werden kann. Durch die HC-DMS/ECM-Bridge wird zu den Feldern ein Lookup zur Verfügung gestellt, damit der Wert ausgewählt werden kann.

Erweiterungen in DMS & ECM-Interface#

Erweiterung Dokumentenablage Einrichtung#

Die Dokumentenablage Einrichtung wurde um das Feld "Standard Ablagedefinition“ erweitert. Es muss eine Ablagedefinition hinterlegt werden. Aus dieser Ablagedefinition wird die Dokumentenbibliothek benutzt, um den Seiten- und Bibliothekname zu ermitteln, falls beim Archivieren über das Interface keine Ablagedefinition ermittelt werden kann.

Ablagedefinitionen PrintPortal-Berichte#

Über die Einträge auf der Seite "Ablagedefinitionen PrintPortal-Berichte" kann entschieden werden, ob bestimmte Ablagedefinitionen bei der Archivierung über das PrintPortal genutzt werden sollen. Wenn ein Eintrag für einen Bericht auf dieser Seite existiert, wird die dort angegebene Ablagedefinition verwendet. Falls kein solcher Eintrag vorhanden ist, wird geprüft, ob ein Eintrag auf der Seite "Automatische Berichtsarchivierung" besteht. Wenn auch dies nicht zutrifft, werden zuerst Ablagedefinitionen mit der Art "Nur Hintergrund-Upload" für die entsprechende Basistabelle des Berichts gesucht und anschließend alle anderen Ablagedefinitionen für die Basistabelle gemäß der Logik des DMS/ECM-Interfaces.

Erweiterung Ablagedefinition#

Die Ablagedefinition wurde um das Feld "Lfd. Nr.“ erweitert. Diese laufende Nummer wird benötigt, da in KUMAVISION healthcare365 die Ablagedefinitionen über einen Integerwert angesprochen werden.

Das Feld wird automatisch gefüllt, wenn eine neue Ablagedefinition erstellt wird. Zusätzlich können über die Funktion "Lfd. Nummern füllen“ auch fehlende Werte nachträglich gefüllt werden.

Ermittlung der Ablagedefinition#

Die Ablagedefinition wird nachfolgender Hierarchie ermittelt:

• In der "Autom. Berichtsarchivierung“ (Tabelle: KVSDMSAutoReportArchiving) wird überprüft, ob es einen Eintrag für den aktuellen Report vorhanden ist und dort eine Ablagedefinition hinterlegt ist. Wenn ja, wird diese genommen. Dieses gilt nur für die Archivierung von Reports.
• Es wird anhand der Standardfunktionalität des DMS/ECM-Interface eine Ablagedefinition mit dem Schalter "Nur für Hintergrund-Uploads“=ja gesucht.
• Es wird anhand der Standardfunktionalität des DMS/ECM-Interface eine gesucht, wobei der Wert des Schalters "Nur für Hintergrund-Uploads“ nicht berücksichtigt wird.

Erweiterung Suchdefinition#

Die Suchdefinition wurde um das Feld "Lfd. Nr.“ erweitert. Diese laufende Nummer wird benötigt, da in KUMAVISION healthcare365 die Suchdefinitionen über einen Integerwert angesprochen werden. Das Feld wird automatisch gefüllt, wenn eine neue Suchdefinition erstellt wird.

Zusätzlich können über die Funktion "Lfd. Nummern füllen“ auch fehlende Werte nachträglich gefüllt werden.

Neue Funktionen für die Ablagedefinitionen#

Kontaktsuche Debitor#

Für die Tabellen "Sales Shipment Header“, "Sales Shipment Line“, “Sales Invoice Header”, “Sales Invoice Line”, “Sales Cr.Memo Header”, KVSMEDInfoRequestHeader und KVSMEDInfoRequestHeaderArchive wird anhand der jeweiligen Debitorennummer in dem Datensatz über die Geschäftsbeziehung für Debitoren eine zugeordnete Kontaktnummer ermittelt.

Kontaktsuche Kreditor#

Für die Tabellen "Return Shipment Header“,“Purch. Inv. Header und “Purch. Cr. Memo Hdr.” wird anhand der jeweiligen Kreditorennummer in dem Datensatz über die Geschäftsbeziehung für Kreditoren eine zugeordnete Kontaktnummer ermittelt.

Kontaktsuche#

Anhand des Tabellenfeldes mit der Feldnummer 1 wird über die Geschäftsbeziehung für Debitoren versucht einen Kontakt zu ermitteln. Falls dieses nicht möglich ist, wird versucht den Kontakt über die Geschäftsbeziehungen für Kreditoren zu ermitteln.

Originalnummer#

Für die Tabellen "Sales Header“, "Sales Shipment Header“, "Sales Invoice Header” wird geprüft, ob das Feld Angebotsnummer gefüllt ist. Wenn ja, wird dieses zurückgegeben. Ansonsten der Inhalt des Feldes Auftragsnummer. Bei der Tabelle "Sales Invoice Header“ wird der Inhalt des Feldes "Nr.“ zurückgegeben, wenn die Auftragsnummer leer ist. Analog für die Tabellen "Purchase Header“, "Purch. Rcpt. Header“ und "Purch. Inv. Header”.

Dokart#

Anhand der Kommunikationsbelege wird die "eing. DMS Belegunterart“ zurückgegeben.

Dokart Print#

Anhand der Kommunikationsbelege wird die "ausg. DMS Belegunterart“ zurückgegeben.

Infobox Dokumente#

In der Infobox "Dokumente" wurde für einen DMS-Eintrag im Aktionsmenü der Punkt "zurück in die eBox“ hinzugefügt. Hierdurch wird das Fenster "zurück in die eBox“ geöffnet, dass nur den Eintrag enthält, der bereits ausgewählt wurde.

Die Erweiterung des Aktionsmenüs erfolgt nur für die Anzeigeart "Standard" für die Infobox. Bei ClientAddin ist sie nicht aktiv.

Anpassungen für die Archivsystemart Microsoft¹ SharePoint Online#

DMS & ECM-Interface#

Erweiterung Ablagedefinition Schlagworte#

Zur korrekten Formatierung von Datumswerten müssen auf der Seite "Ablagedefinition Schlagworte" alle Einträge im Feld "Formatierung" den Wert "Datum" erhalten, wenn sie im DMS-System als Datumsfeld eingerichtet sind. Hierdurch wird bei der Archivierung der Inhalt des Feldes korrekt formatiert.

Weiterführende Informationen finden Sie unter "Ablagedefinition Schlagworte - Felder und Informationen".

Anpassungen für die Archivsystemart Hyland Saperion² ECM#

KUMAVISION healthcare365#

Zurück in die eBox#

In Saperion können zu einem DMS-Eintrag mehrere Dateien abgelegt sein. Aus dem Grund wird in dem Fenster “zurück in die eBox” kein Dateiname angezeigt, wenn "Saperion" ausgewählt wird. Es wird bei der Aktion “zurück in die eBox” pro Datei ein DI-IM Dokumenteneintrag erzeugt.

DMS & ECM-Interface#

Erweiterung Dokumentenablage Einrichtung#

Weiterführende Informationen zur Einrichtung finden Sie unter "Dokumentenablage Einrichtung".

Scan-Control-Addin#

Die Effizienz der Lagerverwaltung kann durch die Verwendung von Handscannern erheblich gesteigert werden. In verschiedenen Anwendungsbereichen können Barcode-Scanner zum Einsatz kommen, wobei es unterschiedliche Varianten wie 1D- oder 2D-Barcodescanner gibt. Die Konfigurierbarkeit der Handscanner ermöglicht eine Nutzung, allerdings erlaubt sie keine allgemeingültige Beschreibung und Nutzungsmöglichkeit für alle Scanner.

Verschiedene Barcodes (z.B. GS1) kodieren nicht nur die Daten, sondern ermöglichen auch die Verwendung einer vordefinierten Liste von Anwendungsbezeichnern, um die Bedeutung der Daten zu definieren.

Um diese Anwendungsbezeichner zu identifizieren, ist der Einsatz des Scan-Control-Addins notwendig.

Das Scan-Control-Addin wird in verschiedenen Anwendungsbereichen in KUMAVISION healthcare365 zur Verfügung gestellt.

Einrichtung#

KUMAVISION base Barcode Setup#

Für die Mitnutzung des Integrierten GS1-128 Splitters müssen folgende Einrichtungen durchgeführt werden:

Scan Control-Addin Profile Konfiguration#

Beim Scannen an einer Arbeitsstation kann es erforderlich sein, den Barcode in seine einzelnen Datenbestandteile (z.B. Seriennummer, Chargennummer etc.) zu zerlegen. Für diesen Prozess ist es notwendig, das jeweilige Barcode-Codierungssystem zu identifizieren. Diese Identifizierung kann in der Scan Control-Addin Profil-Konfiguration (KUMAVISION base Barcode Setup) vorgenommen werden. Es wird empfohlen, nicht verwendete Codierungssysteme an der Arbeitsstation zu deaktivieren. Dies kann die Leistung verbessern und Kollisionen bei der Erkennung minimieren.

Die Bearbeitung der Profil-Konfiguration erfolgt über die "Profil-Konfiguration" auf dem Inforegister "Scan Control-Addin Profil".

Die Aktion "Auf Standard zurücksetzen" legt eine Standard Profil-Konfiguration an.

Textersetzungen#

Durch Klick auf die Zahl im Feld "Anzahl Textersetzungen" können die speziellen Textersetzungen gepflegt werden.

Scan Control-Addin Profil
Die angelegten Profile werden in der Liste gespeichert. Über das Feld "Standard" kann ein Profil als Standard Profil markiert werden.

Experimentierumgebung#

Zur Analyse der Eigenschaften eines Handscanners steht die Seite "Scan Control-Addin Test" zur Verfügung, die speziell für TechnikerInnen oder EntwicklerInnen konzipiert ist. Sie können diese Seite über "Scan-Test öffnen" im "KUMAVISION base Barcode Setup" öffnen. In dieser Umgebung können Sie nach Belieben experimentieren.

Infobox "Ermittelter Token"

Die Infobox zeigt die Spalten

Unterstützte Barcodearten#

Für die Barcodearten wird vorausgesetzt, dass das deutsche Tastaturlayout für den Handscanner konfiguriert ist. Dies führt beispielsweise dazu, dass FNC1 in Control+ umgewandelt wird. Bei der Verwendung eines Tastaturlayouts in einer anderen Sprache können die Ergebnisse abweichen bzw. eine korrekte Erkennung des Barcodes ist ggf. nicht möglich.

GS1-128
Der GS1-128 Barcode wird erkannt, wenn die Sequenz mit '"]C1", "]C2", "]C3", "+C1", "+C2" oder "+C3"' beginnt und mit "Enter" endet. Der Inhalt wird in seine Bestandteile zerlegt und ausgewählte Werte werden in Business Central Datentypen konvertiert.

GS1-Datamatrix
Der GS1-Datamatrix Barcode wird erkannt, wenn die Sequenz mit ']d1-9' beginnt und mit "Enter" endet. Der Inhalt des GS1- Datamatrix wird in seine Bestandteile zerlegt und ausgewählte Werte werden in Business Central Datentypen konvertiert.

PZN-8 / PZN-7
Die Barcodeart PZN wird identifiziert, wenn sie mit dem Zeichen "-" oder "ß" beginnt, gefolgt von sieben oder acht Ziffern und mit einem "Enter" abgeschlossen wird.

GTIN 14/13/12/8
Die Barcodeart GTIN wird erkannt, wenn eine entsprechende Anzahl an Ziffern erfasst und mit einem "Enter" abgeschlossen wird.

HIBC
Die Barcodeart HIBC wird erkannt, wenn sie mit dem Zeichen "+" beginnt und mit einem "Enter" abgeschlossen wird. Der Inhalt wird in seine Bestandteile zerlegt und ausgewählte Werte werden in Business Central Datentypen konvertiert.

PPN
Die Barcodeart PPN wird erkannt, wenn mit einem "Enter" abgeschlossen wird. Der Inhalt wird in seine Bestandteile zerlegt und ausgewählte Werte werden in Business Central Datentypen konvertiert.