Verkauf#

Der nachfolgende Abschnitt erläutert Ihnen die Zusatzfunktionen in KUMAVISION medtec365 für den Bereich Verkauf in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹.

Rückstandsdruck#

Mit dieser Funktionserweiterung können Sie spezifisch für einen Debitoren festlegen, wie die zu druckenden Positionen auf dem Lieferschein ausgegebenen werden sollen.

Hierzu steht Ihnen das Feld Rückstandsdruck auf der Debitorenkarte auf dem Inforegister "Sonstiges“ zur Verfügung. Folgende Optionen stehen Ihnen über das Feld zur Auswahl:

Abgabenlosgröße#

Durch die Angabe einer Abgabelosgröße im Artikelstamm oder den Artikelvarianten kann erreicht werden, dass in Verkaufsbelegen BenutzerInnen gezwungen werden, in den Zeilen als Menge ein Vielfaches der Abgabelosgröße einzutragen.

Einrichtung#

Verkaufsauftragsarten#

In den Verkaufsauftragsarten wird pro Code über das Feld "Abgabelosgröße ignorieren“ definiert, ob die Abgabelosgröße aktiv oder inaktiv ist.

Artikelkarte#

Auf der Artikelkarte, auf dem Inforegister "Sonstiges“, wird für die hinterlegte Verkaufseinheit im Feld "Abgabelosgröße“ die entsprechende Abgabelosgröße hinterlegt.

Artikelvarianten#

Pro Artikelvariantencode kann eine eigene Abgabelosgröße über das gleichnamige Feld hinterlegt werden.

Ablauf#

Wird in einem Verkaufsauftrag ein Artikel erfasst, welcher eine Abgabelosgröße hinterlegt hat, wird folgendes geprüft:

1. Menge ist kleiner der Abgabelosgröße
   Wird die Menge niedriger als die Abgabelosgröße gesetzt, öffnet sich ein Fenster mit der Option, die "kleinere gültige Menge“ oder die "größere gültige Menge“ auszuwählen. Je nach Auswahl wird die Menge entsprechend aktualisiert.
2. Menge ist größer als die Abgabelosgröße
   Wird die Menge höher als die Abgabelosgröße gesetzt, öffnet sich das Fenster erneut mit der Option, die "kleinere gültige Menge“ oder die "größere gültige Menge“ auszuwählen. Je nach Auswahl wird die Menge entsprechend aktualisiert.
3. Änderung des Einheitencodes
   Bei Änderung des Einheitencodes wird die entsprechende Abgabelosgröße autom. berechnet und vorgeschlagen.
4. Artikelvariante mit Abgabelosgröße
   Bei Hinterlegung einer Variante wird die Abgabelosgröße aus der Artikelvariante berücksichtigt.

Abweichende Rechnungsadresse Angebot#

Im Angebotskopf wurde das Feld "Angebot Adresssteuerung “ ergänzt. Bei Druck des Angebots wird je nach ausgewählter Option in dem Feld "Angebot Adresssteuerung“ die Verkaufs-, Liefer- oder Rechnungsadresse im Kopf des Angebots ausgedruckt. Ist die Option "Lieferadresse“ oder "Verkaufsadresse“ ausgewählt, wird zusätzlich die Ausgabe der Lieferadresse am Ende des Beleges unterdrückt.

Das Feld "Angebot Adresssteuerung" wird auch an den archivierten Angebotskopf übergeben und dort angezeigt.

Markierte Zeilen zu einem Auftrag wandeln#

Mit dieser Umsetzung ist es möglich, markierte Zeilen in einen Auftrag zu wandeln.

Es wurde ein neues Feld "Übernahme in Auftrag“ in die Angebotszeilen eingefügt. Die Vorbelegung des Feldes ist = JA. Das Feld können AnwenderInnen manuell mit Nein übersteuern. Mit der Funktion "Auftrag erstellen“ werden nur Zeilen in den Auftrag übernommen die den Haken "Übernahme in Auftrag“ = JA besitzen. Die Preise und Rabatte werden bereits aus dem Angebot mit an den Auftrag übergeben.

Verkaufsgutschrift ohne Rechnungslink#

Es ist möglich, eine Verkaufsgutschrift, ohne einen Rechnungslink zu erstellen . Diese Berechtigung ist abhängig von den BenutzerInnen. Um einem/einer BenutzerIn dieses Recht zu erteilen, muss in der Benutzer Einrichtung auf dem Inforegister "KUMAVISION“ der Schalter "Gutschrift ohne Link zu Rechnung zulassen“ aktiviert werden.

Wertgutschrift#

Beinhaltet die Verkaufsgutschrift keine Artikel und verursacht damit keine Warenbewegung im Lager, muss der Schalter "Wertbuchung“ auf dem Inforegister "Allgemein“ aktiviert werden.

Ist der Schalter nicht gesetzt, wird bei der Buchung einer Gutschrift im Hintergrund automatisch eine Verkaufsrücksendung und somit Artikelposten gutgeschrieben.

Erweiterte Verkaufshistorie#

Die Verkaufshistorie aus dem Standardsystem wird durch diesen Leistungsbereich um weitere Belegarten erweitert. Hierbei handelt es sich um die archivierten Belege für Verkaufsangebot, Verkaufsauftrag, Rahmenauftrag und Verkaufsrücknahme.

Ampelanzeige#

Eine Ampelanzeige in der Infobox "Verkaufskopf Status“ im Verkaufsauftrag, zeigt einen schnellen Überblick über die Belegsituation. Die Informationen über alle Zeilen zur Verfügbarkeit, zum Warenausgang, zu den gebuchten Lieferungen und ggf. Rechnungen werden optisch durch eine Farbanzeige dargestellt.

In den Firmendaten auf dem Inforegister "Belege“ müssen zuvor die Bilder für die rote, gelbe und grüne Ampel hinterlegt werden.

Ampel Artikelverfügbarkeit in mehreren Aufträgen#

Die herkömmliche Ampelanzeige sieht vor, dass wenn ein Artikel auf Lager ist und die Menge der Artikel in den Verkaufsaufträgen den verfügbaren Lagerbestand nicht übersteigt, die Status-Ampel "Kommissionierbarkeit Status Ampel“ grün anzeigt.

Um zu prüfen, ob tatsächlich ausreichend Lagerbestand verfügbar ist, können Sie die Ampelanzeige "Frei verfügbare Menge" sowohl im Verkaufsauftrag als auch in den Verkaufsstatusübersichten aktivieren.

Einrichtung#

Damit die zusätzliche Kommissioniertbarkeit-Anzeige genutzt werden kann, muss diese aktiviert werden.

Rufen Sie die "KUMAVISION medtec365 Einrichtung" auf und setzen Sie die gewünschten Optionen in den zugehörigen Feldern auf dem Inforegister "Verkauf".

Ablauf#

Beispiel – Menge in Verkaufsaufträgen ist > Menge Lagerbestand#

Ein Artikel hat eine Gesamtmenge von 1000 Stück an einem Lagerort verfügbar. Es werden zwei Verkaufsaufträge zu je 1000 Stück für diesen Lagerort erstellt.

Die Statusanzeige "Kommissionierbarkeit Status Ampel" ist in beiden Verkaufsaufträgen grün. Eine zusätzliche Statusanzeige wird ohne Aktivierung der gesonderten Kommissionierbarkeit-Ampel nicht angezeigt, die darauf hinweist, dass der Lagerbestand nicht ausreicht, um alle Verkaufsaufträge zu bedienen.

Durch die Aktivierung der zusätzlichen Status Ampel "Frei verfügbare Menge“ passt sich die Ampelfarbe nun je nach Lieferungsdatum entsprechend an.

Wenn der Artikelbedarf aus einem anderen Auftrag später als das Lieferdatum des aktuellen Auftrags liegt, beeinflusst dies den aktuellen Bedarf nicht. Die Ampelanzeige im aktuellen Auftrag ist somit grün. Der zukünftige Verkaufsauftrag weist die Ampelfarbe gelb auf.

Berechnungsfunktion#

Ist die Funktion zusätzliche Kommissionierbarkeit-Ampel-Anzeige "Frei verfügbare Menge“ aktiviert, haben Sie die Möglichkeit, die Berechnung zum Verfügbarkeitsstatus in der Auftragskarte zusätzlich manuell über die Funktion "Berechne Verfügbarkeitsstatus“ im Menüband anzustoßen.

Statusanzeige auf den verschiedenen Seiten#

Sofern aktiviert, wird die "Frei verfügbare Menge“ auf den folgenden Seiten angezeigt.

• Verkaufsauftrag (Anzeige in Infobox)
• Verkaufsübersicht Status (Über Anwendersuche)
• Verkaufszeilen Status (Über Menüband im Verkaufsauftrag oder im Verkaufsübersicht Status)

Negativliste#

Pro Debitor, Rechnungsempfänger oder Land der Auslieferung können Negativlisten erstellt werden. Dabei werden über frei konfigurierbare Codes Artikel entweder zugeordnet (inklusiv) oder ausgeschlossen (exklusiv). Die so angelegte Negativliste wird dann in den Verkaufsbelegen bei Auswahl eines Artikels ausgewertet und, wenn anwendbar, eine Fehlermeldung angezeigt.

Artikelnegativliste erstellen#

Um eine Artikelnegativliste anzulegen, rufen Sie sich die "Artikel Negativlistenübersicht“ über die Anwendersuche auf. Über "Neu“ im Menüband können Sie eine neue Artikelnegativliste definieren.

Eine leere Artikel Positiv-/Negativliste öffnet sich. Im Feld "Listen Code“ muss ein eindeutiger Code eingegeben werden, der im Feld "Beschreibung“ weiter detailliert werden kann.

Im Inforegister "Bedingungszeile Artikelliste“ werden über Angabe von unterschiedlichen Feldherkünften und Feldfilter die entsprechenden Artikel ermittelt.

Über die Schaltfläche "Erstelle Artikelliste“ im Menüband wird dann die Artikelliste erzeugt, die so ermittelten Artikel werden dann im Inforegister Artikel Negativliste Artikel angezeigt.

Artikelnegativlisten zuordnen#

Soll ein Debitor nicht mit einem oder mehreren Artikeln beliefert werden, kann eine entsprechende Artikelnegativliste im Inforegister "Lieferung“ des betreffenden Debitors über die Auswahl anhand des Listencodes zugeordnet werden.

Eine bereits zugeordnete Negativliste kann über den Menüpunkt "Zugehörig“ > "Verkauf“ > "Negativliste Artikel“ des Menübands aufgerufen werden.

Soll die Lieferung in ein Land eingeschränkt werden, kann die Liste in der "Länder/Regionen Übersicht" dem betreffenden Land zugeordnet werden.

Verwendung eines Negativlisten-Artikels#

Wird ein Artikel, der in einer Negativliste geführt wird, in einem Verkaufsauftrag mit einem Debitor verwendet, dem diese Negativliste zugeordnet worden ist, oder erfolgt die Lieferung in ein Land, was mit diesem Artikel nicht beliefert werden soll, erzeugt das System automatisch eine Fehlermeldung mit dem Hinweis, dass der Artikel in Kombination mit dem verwendeten Debitor gesperrt ist.

Erweiterung Profilfragebögen#

Die Profile des CRM wurden so erweitert, dass nicht nur eine Antwort ausgewählt werden kann, sondern auch bei der Beantwortung Werte erfasst werden können. Zusätzlich werden einmal gewählte Antworten in einer Historientabelle gespeichert.

Chargenrückruf auf Komponentenebene#

Rückrufaktionen können mit Hilfe der Artikelverfolgung durchgeführt werden. Sie können Segmente anlegen und einfach Serienbriefe zu den Rückrufaktionen anlegen.

Abverkaufsartikel#

Abverkaufsartikel sind Artikel, die aus dem Sortiment auslaufen. Es können entweder Artikel sein, die im Unternehmen nicht mehr nachbestellt werden, oder aber Artikel, die der Lieferant nicht mehr nachliefert. Damit der Vertrieb bei der Erfassung von Aufträgen zu diesen Artikeln davon Kenntnis bekommt, gibt es eine Abverkaufs Meldung durch das System mit der Verfügbarkeitsprüfung. Ein Abverkaufsartikel kann entweder ein Artikel selbst oder Varianten des Artikels sein.

Um einen Artikel bzw. eine Artikelvariante als ein Abverkaufsartikel zu kennzeichnen, rufen Sie sich zunächst die gewünschte Artikelkarte auf.

Auf dem Inforegister "Artikel“ können Sie durch Aktivierung des Schalters "Zum Abverkauf“ den Artikel entsprechend kennzeichnen.

Alternativ können Sie die Kennzeichnung pro Variante vornehmen in dem Sie das Häkchen in der Checkbox "Zum Abverkauf“ bei der entsprechenden Variante setzen. Artikelvarianten können damit einzeln "Zum Abverkauf " gekennzeichnet werden.

Bei der Erfassung eines zum Abverkauf markierten Artikels in einem Verkaufsauftrag erhalten AnwenderInnen mit der Verfügbarkeitsmeldung einen Hinweis, dass es sich hier um einen eben solchen handelt.

Eventuell vorhandene Bestellungen für diesen Artikel werden für zum Abverkauf markierte Artikel in der Verfügbarkeitsprüfung nicht angezeigt. Geplanter Zugang wird immer auf 0 gestellt, da nicht garantiert werden kann, dass diese Bestellung noch geliefert wird.

Liegt das gewünschte Lieferdatum des Auftrags zeitlich vor dem geplanten Wareneingang, so wird ein "Frühestes Verfügbarkeitsdatum" angezeigt.

Zeitliche Limitierung von Rahmenaufträgen#

Bei Rahmenaufträgen ist nicht nur die Mengenlimitierung, sondern auch die zeitliche Limitierung vorhanden, um zu verhindern, dass nach Auslaufen der Gültigkeit weiter die Konditionen des Rahmenauftrags genutzt werden können.

Für die zeitliche Limitierung von Rahmenaufträgen ist ein zusätzliches Feld "Gültig bis" in den Rahmenaufträgen eingefügt und mit Funktion versehen.

Zusatzfelder im Verkauf#

Für Zusatzfelder, die bereits an den Stammdaten eines Debitors hinterlegt worden sind, kann definiert werden, dass diese im Verkaufsprozess zur Verfügung stehen und bis zum gebuchten Beleg mitgeführt werden. Dabei werden Debitor-Zusatzfelder im Belegkopf, Zusatzfelder zu Artikeln und Ressourcen auf Zeilenebene mitgeführt. In der Zusatzfeld Einrichtung muss festgelegt werden, ob manuelle Änderungen im Beleg an diesen Feldern vorgenommen werden dürfen. Diese Änderungen werden dann mit Benutzer- und Zeitangabe protokolliert.

Lieferungsarten#

Über die Verkaufsbelege kann in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ Standard der Zugang und der Abgang einer Ware gebucht werden. Um Ware umzulagern, muss hier der Umlagerungsauftrag genutzt werden. Da jedoch der Fall auftreten kann, dass die Ware zum Beispiel zur Ansicht zum Kunden umgelagert wird und auch wieder zurückgeholt wird, ist dieses Verfahren mit zwei unterschiedlichen Belegarten zu aufwendig. Über das Feld "Lieferungsart“ der Verkaufszeile kann eine Umlagerung innerhalb eines Verkaufsbeleges zusammen mit normalen Verkaufsvorgängen gebucht werden.

Einrichtung#

Verkaufsauftragsart#

Die Lieferungsart wird zunächst in den Verkaufsauftragsarten im gleichnamigen Feld festgelegt. Werden in einem Verkaufsbeleg mit einer Verkaufsauftragsart neue Artikelzeilen angelegt, wird das gleichnamige Feld "Lieferungsart" in der Verkaufszeile automatisch vorbelegt.

Lagerort#

Am jeweiligen Lagerort kann für die Umlagerung der Gegenlagerort und Lagerplatz global definiert werden. Hierzu rufen Sie sich die jeweilige Lagerortkarte auf und richten die u.a. Felder entsprechend ein:

Debitor#

Ist die Einrichtung zum Gegenlagerort im Lagerort nicht ausreichend, kann dies ebenso pro Kunde eingerichtet werden. Hierzu rufen Sie sich die entsprechende Debitorenkarte auf und definieren die Felder der u.a. Tabelle auf dem Inforegister "Lieferung“:

Allgemeine Funktionsweise#

In den Verkaufsaufträgen und Verkaufsrücknahmen kann in den Artikelzeilen eine Umlagerung gebucht werden. Dazu muss zunächst im Feld "Lieferungsart“ der Wert "Umlagerung“ ausgewählt werden. Über die Verkaufsauftragsart kann das Feld automatisch vorbelegt werden.

Im Feld "Gegenlagerort“ muss der Ziellagerort eingetragen werden. Ist der Ziellagerort lagerplatzpflichtig, so ist auch das Feld "Gegenlagerplatz“ zu füllen. Über die Einrichtung können die Felder "Gegenlagerort“ und "Gegenlagerplatz“ automatisch vorbelegt werden. Bei Umlagerungszeilen wird automatisch der Preis auf den Wert "Null“ gesetzt, da die Ware Eigentum bleibt und keine Rechnung gebucht werden kann.

Die Mindest-DB-Prüfung erfolgt nicht für Umlagerungszeilen. Beim Liefern der Ware wird diese automatisch als fakturiert gekennzeichnet und hinterlässt keine "gelieferte, aber nicht fakturierte Menge“

Es ist möglich, dass ein Verkaufsauftrag nur durch die Lieferung komplett erledigt ist.

Der Verkaufsauftrag wird jedoch nicht automatisch gelöscht. Dies kann manuell oder per Stapel erfolgen.

Gebuchte Belege#

In den gebuchten Belegen sind sowohl die Lieferungsart als auch Ziellagerort und -Lagerplatz sichtbar. Es werden bei der Lieferung sich ausgleichende Artikelposten vom Typ "Umlagerung“ erzeugt. Für jede lagerplatzpflichtige Seite wird auch ein zugehöriger Lagerplatzposten gebucht.

Storno#

Ein Storno einer Umlagerung dreht die Umlagerung automatisch um.

Rücknahme#

In der Verkaufsrücknahme sollten die Zeilen über die Funktion "Zu stornierende gebuchte Belegzeilen abrufen“ erzeugt werden. Diese Funktion zeigt z.B. die gebuchten Verkaufslieferzeilen an, aus denen die entsprechenden Zeilen auswählt werden können. Das Fenster zeigt auch die Felder Stornomengen und Lieferungsart an.

In der Rücknahme sind Lagerort und Gegenlagerort im Vergleich zum Auftrag umgedreht. Eine Rücknahme der Umlagerung vom Hautlager (Lagerplatz 001) zum Kunde 20000 entspricht einer Umlagerung von Kunde 20000 zum Hautlager (Lagerplatz 001).

Logistik#

Grundsätzlich sollte auch bei einer Umlagerung eine Buchung aus dem Verkaufsbeleg dasselbe Resultat wie eine Buchung aus dem Logistikbeleg (Warenausgang / Wareneingang) aufweisen.

Beim Verkaufsauftrag gibt es bezüglich der Lieferungsart keine Besonderheiten.

Bei der Verkaufsrücknahme gibt es bei der Umlagerung die Besonderheit, dass nicht der Lagerort, sondern der Gegenlagerort der "Wareneingangslagerort" ist, da wie im Auftrag zunächst ein Abgang vom Lagerort und dann ein Zugang auf dem Gegenlagerort gebucht wird. Dies wird im Wareneingang entsprechend berücksichtigt.

Rabattgründe#

Über den Rabattgrund kann für die Lieferungsarten zusätzlich angegeben werden, ob diese Zeile eine Position ohne Preis sein darf oder ob der/die SachbearbeiterIn innerhalb eines definierten Bereiches einen Rabatt geben kann.

Bei Nullpositionen wird in der Faktura nicht auf den Betrag geprüft, z.B. bei Kulanzfällen. Um zu verhindern, dass Positionen versehentlich ohne Betrag fakturiert werden, muss ein Rabattgrund angegeben werden. Ob es sich dabei um Kulanz, Garantie oder sonstige frei definierbare Rabattgründe handelt, kann in den einzelnen Belegzeilen angegeben werden.

Um die Rabattgründe in den späteren Prozessen verwenden zu können, ist es zunächst erforderlich, diese zu definieren. Rufen Sie sich hierzu die "Rabattgründe“ über die Anwendersuche auf.

Über "Neu“ im Menüband können Sie einen neuen Rabattgrund definieren.

Um die Zuweisung vorzunehmen, öffnen Sie den entsprechenden Verkaufsbeleg und wählen Sie auf der gewünschten Zeile einen Rabattgrund aus.

Über die Rabattgründe lassen sich ebenso "Naturalrabatte“ abbilden. Hierzu wird ein entsprechender Rabattgrund = 100% angelegt und der entsprechenden Belegzeile zugewiesen.

Nach der Auswahl eines Rabattgrundes wird automatisch der entsprechende Zeilenrabatt gefüllt.

Die Zeilenrabatte richtet sich nur auf die jeweilige Zeile und errechnet Ihnen den Zeilenbetrag automatisch abzüglich des gewünschten Rabattes.

Preisfindung für Verkaufsauftragsart#

Der Preis eines Artikels kann je nach Verkaufsauftragsart entweder identisch sein oder variieren. Zusätzlich kann ein Artikel im Verkauf einen anderen Preis aufweisen als im Servicebereich.

Um die Preisunterschiede darzustellen, ist es in der Verkaufsauftragsart für jeden Artikel möglich, eine Verkaufsauftragsart für die Preisfindung über das Feld "Preisfindung Verkaufsauftragsart" zu hinterlegen. Welche zur Preisermittlung über die Preislisten herangezogen werden.