Verkauf#

Der nachfolgende Abschnitt erläutert Ihnen die Zusatzfunktionen in KUMAVISION healthcare365 für den Bereich Verkauf in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹.

Marketing Cockpit#

Das Marketing Cockpit ist der zentrale Punkt für jede Art von Kontakten in KUMAVISION healthcare365. Von hier können alle Geschäftsprozesse eingesehen oder gestartet werden.

Inforegister Informationen#

Im Inforegister "Informationen“ des Marketing Cockpits wird eine Übersicht diverser Informationen, z.B. offenen Debitorenposten, Seriennr. Informationen oder Lief. an Adressen angezeigt. Die blaue Zahl neben der jeweiligen Information zeigt an, wie viele unterschiedliche Einträge dazu vorhanden sind. Durch Klick auf die Zahl werden diese Informationen im rechts nebenstehenden Fenster angezeigt, auf die von dort aus abgetaucht werden kann.

Funktionsaufrufe#

Über das Menüband können Sie zu einem Kontakt verschiedene Aktionen aufrufen, um z.B. direkt ein Angebot, Auftrag oder Rücknahme zu erstellen.

Kontaktstatistik#

Über die Infobox "Kontaktstatistik“ können zu einem Kontakt bestehende Angebote, Aufträge, Rücknahmen und registrierte Belege aufgerufen werden.

Warnhinweise#

Für Kontakte bzw. Debitoren können Warnhinweise hinterlegt werden, damit z.B. ein Warnhinweis vor ansteckenden Krankheiten beim Öffnen des Kontakts im Marketing Cockpit angezeigt wird. Weiterführende Informationen finden Sie im Abschnitt "Warnhinweise“.

Erstellen, Löschen, Ändern, Umbenennen#

Debitoren werden grundsätzlich über die Kontaktkurzerfassung angelegt. Bei Auswahl der entsprechenden Kurzerfassungsvorlage wird so zusammen mit dem Kontakt zugleich ein Debitor erzeugt. Für weitere Informationen siehe Abschnitt Kontaktkurzerfassung.

Für Debitoren (sowie für alle anderen Stammdatensätze) unterstützt die Pflichtfeldprüfung bei der Anlage eines Datensatzes. Ebenso können auf einfachem Wege Zusatzfelder erfasst werden.

Artikel#

Artikelabgabeberechtigung#

Um das Abgaberecht bestimmter Artikel zu steuern, wurde ein Berechtigungskonzept entwickelt. Dazu werden neue Zusatzfelder am Artikel und Debitor angelegt. Eine Prüfmatrix bildet die Berechtigung für die verschiedenen Debitor-Artikel-Konstellationen ab. Eine Berechtigung in der Benutzer Einrichtung steuert, ob Einstellungen für Artikel vorgenommen werden dürfen und ob diese erfasst, freigegeben oder verbucht werden dürfen.

Einrichtung#

Nachfolgend werden die notwendigen Einrichtungen für den Prozess der Artikelabgabeberechtigung beschrieben.

KUMAVISION healthcare Einrichtung#

Um die Funktionalität zu aktivieren, muss der Schalter "Prüfung Bezugsberechtigungsmatrix aktiv“ in der KUMAVISION healthcare Einrichtung auf dem Inforegister "Zusatzfelder" aktiviert werden.

Benutzer Einrichtung#

Wenn der Schalter "Änderung Stammdaten Bezugsberechtigung“ in der Benutzer Einrichtung aktiviert ist, dürfen Felder, welche die Abgabeberechtigung betreffen, verändert werden. Des Weiteren steuert die Berechtigung, ob BenutzerInnen bestimmte, klassifizierte Artikel erfassen, freigeben sowie buchen dürfen.

Zusatzfelder#

In KUMAVISION healthcare365 können bereits Debitor-/ Artikel-spezifische Zusatzfelder angelegt werden. Benötigt wird beispielsweise "PHARMA" für Artikel sowie "PHARMADEB" für Debitoren. Eine Einsteuerung kann über die Debitorenvorlage eingerichtet werden. Weiterführende Informationen finden Sie im Abschnitt "Zusatzfelder".

Beispiel:

Die möglichen Optionswerte werden bei den jeweiligen Zusatzfeldern hinterlegt.

Beispiele Optionswerte Artikel:

Beispiele Optionswerte Debitor:

Die Zusatzfelder werden auf der Seite "Stammdaten Tabellen" hinterlegt. Die grundlegenden Einrichtungen werden hierzu im Abschnitt "Zusatzfelder" beschrieben.

Um das o.g. Beispiel fortzuführen, wird in der "Tabelle 18: Debitor" das Zusatzfeld "PHARMADEB“ verknüpft. In der "Tabelle 27: Artikel" wird das Zusatzfeld "PHARMA“ verknüpft und zusätzlich der Haken "QS relevant“ gesetzt. Das Zusatzfeld wird damit auch zum Standardfeld am Artikel.

Für die Steuerung der Abgabeberechtigung, müssen die beiden Zusatzfelder nach Anlage in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung" hinterlegt werden. Dazu wird auf dem Inforegister "Zusatzfelder" im Feld "Bezugsberechtigung Artikel“ das Zusatzfeld "PHARMA“ und im Feld "Bezugsberechtigung Debitor“ das Zusatzfeld "PHARMADEB“ hinterlegt.

Klassifizierung#

Für Debitoren und Artikel müssen Klassifizierungen hinterlegt werden.

Auf der Debitorenkarte findet die Pflege des Zusatzfeldes "PHARMADEB“ mit dem jeweiligen Optionswert auf dem Inforegister "Eigene Partnerrolle/ Zusatzfelder“ in den "Zusatzinformationen“ statt.

Auf der Artikelkarte wird das Zusatzfeld "PHARMA“ und der jeweilige Optionswert auf dem Inforegister "QS“ unter "Zusatzinformationen“ gepflegt.

Prüfmatrix Bezugsberechtigung#

Über die Anwendersuche können Sie die Einrichtung "Prüfmatrix Bezugsberechtigung“ aufrufen. In der Prüfmatrix können die Berechtigungsstufen für die einzelnen Optionswerte festgelegt werden.

Hierbei geben die Kombinationen und die Prüfbedingungen an, ob der Artikel erfasst werden kann.

Empfohlen ist, dass unklassifizierte Artikel nicht abgegeben werden dürfen (=Nein), da unklar ist, welcher Berechtigungsstufe diese zuzuordnen sind.

Beispiel (unvollständig) für Einrichtung in Prüfmatrix Bezugsberechtigung

Systemprüfungen durch die Prüfmatrix#

Zunächst sollten mit Aktivierung der Matrix alle Artikel klassifiziert sein (wenn wie empfohlen leer/unklassifiziert am Artikel = Nein [Abbruch] in der Einrichtung hinterlegt ist). Das System prüft nun die vergebenen Berechtigungen an folgende Stellen:

Prüfung bei der Einrichtung#

Einrichtungen zur Pharmaklassifizierung sowie die Klassifizierungen selbst können nur berechtigte AnwenderInnen durchführen. Nicht berechtigte AnwenderInnen erhalten bei Änderungsversuchen folgende Fehlermeldung:

„Sie dürfen die Prüfmatrix Bezugsberechtigung nur ändern, wenn Sie die nötige Berechtigung in der Benutzer Einrichtung besitzen.“

Prüfung im Angebot#

Bei der Angebotserfassung kann ein klassifizierter Artikel nur durch berechtigte AnwenderInnen erfasst werden. Nicht berechtigte AnwenderInnen erhalten eine Abbruchmeldung. Im Angebot ist es durch berechtigte AnwenderInnen dennoch möglich, Artikel für einen Debitoren zu erfassen der nicht berechtigt ist, da die benötigte Bescheinigung mit dem Angebot, z.B. bei einem Neukunden, angefordert werden kann. Es erscheint eine Hinweismeldung, dass der Debitor derzeit keine Berechtigung besitzt und es kann dem Angebot einen entsprechenden Text mitgeben werden. Dieser sollte die Information enthalten, dass der Kunde für den Auftrag die entsprechende Bescheinigung zu übermitteln hat und ansonsten nur die unklassifizierten Artikel erhalten kann. Wird ein Auftrag aus dem Angebot erstellt, greift dort die Prüfung des Auftrages. Eine Kombination, die nicht in der Prüfmatrix eingerichtet ist, läuft auf Fehler. Passt die Debitorklassifizierung für den ausgewählten Artikel, erscheint keine Meldung.

Prüfung im Auftrag#

Im Auftrag kann hingegen ausschließlich durch berechtigte AnwenderInnen für einen berechtigten Debitor erfasst und freigegeben werden – sofern die Prüfbedingung der jeweiligen Konstellation als „Ja mit Benutzerrecht“ eingerichtet ist. Passt die Debitorklassifizierung für den ausgewählten Artikel, erscheint keine Meldung. Ist eine Konstellation nicht in der Prüfmatrix enthalten, folgt ein Abbruchfehler. Dasselbe geschieht bei Prüfbedingung = Nein. Nicht berechtigte AnwenderInnen können einen bestehenden Auftrag mit klassifizierten Artikeln im Status zurücksetzen, jedoch nicht wieder freigeben.

Prüfung im Lieferplan#

Wird beispielsweise hinter einer Vorgangsart als Empfänger der Lieferung die Partnerrolle "Apotheke" eingesteuert, kann ein Patient z.B. rezeptpflichtige Artikel über einen Vorgang erhalten. Hier erfolgt auch die Prüfung der Benutzerberechtigung sowie der Debitorberechtigung zum Erhalt der Ware. Die Prüfung der Benutzerberechtigung erfolgt bei Erfassung der Artikel und bei Abruf eines Auftrages. Aus nicht vorhandenen Konstellationen in der Prüfmatrix, lassen sich auch an dieser Stelle keine Aufträge generieren. Aus dem im Lieferplan erstellten Auftrag greift anschließend die Logik von "Prüfung im Auftrag" sowie bei der Buchung die Logik aus "Prüfung bei Buchung des VK- Lieferscheins".

Prüfung bei Buchung des VK-Lieferscheins#

Auch bei der Buchung des VK-Lieferscheins erfolgt eine Prüfung, da sich die Berechtigungen zwischen Angebotserfassung und Buchen der Lieferung ändern können. Somit müssen ebenso LagermitarbeiterInnen die Berechtigung in der Benutzer Einrichtung besitzen.

Es ist sinnvoll, die LagermitarbeiterInnen von den Berechtigungen so zu steuern, dass sie Aufträge nicht anlegen oder ändern dürfen und das ausschließlich eine Buchung der Lieferung erlaubt ist. Idealerweise gibt es einen separaten Lagerort für z.B. Arzneimittel mit eigenen Berechtigungen – dies würde ebenfalls einen falschen Umgang mit Rücknahmen verhindern. Aufgrund dieser Empfehlung sowie dem Ziel der Abgabeberechtigung sind Rücknahmen im Berechtigungskonzept nicht berücksichtigt und werden nicht gesondert geprüft.

Prüfung bei Rechnungen#

Bei Wertrechnungen und Wertgutschriften wird die Prüfung ignoriert, da hier keine Ware bewegt wird.

Bei Freigabe einer Rechnung (ausgenommen Wertrechnungen) wird die Prüfung normal durchlaufen – z.B. ist ein Artikel bereits in der Rechnung erfasst und wird nachträglich arzneimittelpflichtig (=Abbruch). Werden also Artikel direkt über eine Verkaufsrechnung erfasst greift die gleiche Prüfung wie im Auftrag.

Prüfung der Lieferadresse#

Auf Grund dass, Einmaladressen keine Kontaktnummer besitzen und somit keine Bezugsberechtigung überprüft werden kann, ist eine Lieferung von klassifizierten Artikeln zu Einmaladresse nicht gestattet.

Wird eine "Liefer an Adresse" eingesteuert, prüft das System, ob die Kontaktnummer der Lieferanschrift berechtigt ist den/die Artikel zu beziehen. Ist dies nicht der Fall, erfolgt eine Abbruchmeldung im Auftrag bzw. eine Hinweismeldung im Angebot. Die Prüfung auf die Adresse erfolgt immer, wenn in der Matrix die Prüfbedingung „Ja mit Benutzerberechtigung“ oder „Nein“ eingerichtet ist.

Abverkaufsartikel#

Abverkaufsartikel sind Artikel, die aus dem Sortiment auslaufen. Es können entweder Artikel sein, die im Unternehmen nicht mehr nachbestellt werden, oder aber Artikel, die der Lieferant nicht mehr nachliefert.

Damit der Vertrieb bei der Erfassung von Aufträgen zu diesen Artikeln davon Kenntnis bekommt, gibt es eine Abverkaufs Meldung durch das System mit der Verfügbarkeitsprüfung. Ein Abverkaufsartikel kann entweder ein Artikel selbst oder Varianten des Artikels sein.

Um einen Artikel bzw. eine Artikelvariante als ein Abverkaufsartikel zu kennzeichnen, rufen Sie sich zunächst die gewünschte Artikelkarte auf.

Auf dem Inforegister "Preise und Verkauf“ können Sie durch Aktivierung des Schalters "Zum Abverkauf“ den Artikel entsprechend kennzeichnen.

Alternativ können Sie die Kennzeichnung pro Variante vornehmen in dem Sie das Häkchen in der Checkbox "Zum Abverkauf“ bei der entsprechenden Variante setzen. Artikelvarianten können damit einzeln "Zum Abverkauf " gekennzeichnet werden.

Bei der Erfassung eines zum Abverkauf markierten Artikels in einem Verkaufsauftrag erhalten AnwenderInnen mit der Verfügbarkeitsmeldung einen Hinweis, dass es sich hier um einen eben solchen handelt.

Eventuell vorhandene Bestellungen für diesen Artikel werden für zum Abverkauf markierte Artikel in der Verfügbarkeitsprüfung nicht angezeigt. Geplanter Zugang wird immer auf 0 gestellt, da nicht garantiert werden kann, dass diese Bestellung noch geliefert wird.

Liegt das gewünschte Lieferdatum des Auftrags zeitlich vor dem geplanten Wareneingang, so wird ein "Frühestes Verfügbarkeitsdatum angezeigt.

Zusatzfelder im Verkauf#

Für bereits an den Stammdaten hinterlegte Zusatzfelder kann definiert werden, dass diese durch den Verkaufsprozess bis hin zum gebuchten Beleg mitgeführt werden. Zusätzlich kann festgelegt werden, ob eine manuelle Änderung im Beleg möglich sein soll oder nicht.

Zusatzfelder zu Artikeln und Ressourcen können in Geschäftsbelegen in den Zeilen mitgeführt werden, Informationen zu Debitoren werden in Geschäftsbelegen auf Belegkopfebene übernommen.

Kopfbezogene Informationen aus dem Verk. an Deb / Rech. an Debitor:

• Beim Erstellen eines Beleges werden die Zusatzfelder auf Kopfebene mitgeführt.

Zeilenbezogene Informationen:

• Beim Abruf eines Artikels aus einem Vertrag im Lieferplan werden die zu dem ausgewählten Produkt gespeicherten Zusatzfelder aus dem Artikel in den Lieferplan übernommen. Enthält die Vertragsversionszeile speziellere Informationen (vertragsseitig definierte Zusatzfelder wie z.B. Abrechnungshilfsmittelnummern, Positionsnummern, usw.), gehen diese vor.

• Bei der Auswahl eines Artikels in einem Geschäftsbeleg werden die Zusatzfelder als Zeile übernommen, wobei Zusatzfeldwerte im Vertrag Vorrang vor den Werten aus den Stammdaten haben. Zusatzfelder aus dem Vertrag werden immer an die Zeile übergeben und übersteuern identische Informationen aus den Stammdaten Artikel, Ressource, etc.

Für Zusatzfelder in Kopf und Zeile gilt:
Alle Felder, die in einen VK-Beleg übernommen werden, können dort manuell überschrieben werden, wenn dies entsprechend in der Einrichtung der Zusatzfelder Tabelle eingerichtet ist. Für jedes Feld wird dann ein Marker "manuell geändert“ gesetzt und es wird gespeichert, von wem die Information wann geändert wurde.

Verkaufsangebot#

Verkaufsangebote dienen dazu, dem Kunden vor dem Abschluss eines Verkaufsauftrags Artikel und/oder Dienstleistungen anzubieten. Der Kunde kann dann entscheiden, ob er das Angebot annimmt, nachverhandelt oder ablehnt. Die Verkaufsangebote in KUMAVISION healthcare365 wurden um folgende Funktionalitäten erweitert:

Abweichende Rechnungsadresse Angebot#

Im Angebotskopf wurde das Feld "Angebot Adresssteuerung“ ergänzt. Bei Druck des Angebots wird je nach ausgewählter Option in dem Feld "Angebot Adresssteuerung“ die Verkaufs-, Liefer- oder Rechnungsadresse im Kopf des Angebots ausgedruckt. Ist die Option "Lieferadresse“ oder "Verkaufsadresse“ ausgewählt, wird zusätzlich die Ausgabe der Lieferadresse am Ende des Beleges unterdrückt.

Das Feld "Angebot Adresssteuerung" wird auch an den archivierten Angebotskopf übergeben und dort angezeigt.

Einmaladressen#

Im Verkauf ist es manches Mal notwendig, Verkaufsangebote an Einmaladressen zu stellen. Dies kann in dem Feld "Anzahl Einmaladressen“ gesteuert werden. Über den Assist Button, können die Einmaladressen angelegt werden. Bei Verwendung einer Einmaladresse in einem Beleg, wird diese in die Folgebelege übernommen (z.B. Verkaufsauftrag).

Markierte Zeilen zu einem Auftrag wandeln#

Mit dieser Umsetzung ist es möglich, markierte Zeilen in einen Auftrag zu wandeln.

Es wurde ein neues Feld "Übernahme in Auftrag“ in die Angebotszeilen eingefügt. Die Vorbelegung des Feldes ist = JA. Das Feld können Sie manuell mit Nein übersteuern. Mit der Funktion "Auftrag erstellen“ werden nur Zeilen in den Auftrag übernommen, die den Haken "Übernahme in Auftrag“ = JA besitzen. Die Preise und Rabatte werden bereits aus dem Angebot mit an den Auftrag übergeben.

Verkaufsauftrag#

Einmaladresse#

Im Verkauf ist es manches Mal notwendig, Verkaufsaufträge an Einmaladressen zu stellen. Dies kann in dem Feld "Anzahl Einmaladressen“ gesteuert werden. Über den Assist Button, können die Einmaladressen angelegt werden. Bei Verwendung einer Einmaladresse in einem Beleg, wird diese in die Folgebelege übernommen (z.B. Verkaufsrechnung).

Rahmenauftrag#

Rahmenaufträge werden dazu genutzt, Abnahmevereinbarungen mit einem Debitor für bestimmte Artikel und Mengen zu einem festgelegten Preis zu vereinbaren. In KUMAVISION healthcare365 kann ein Rahmenauftrag mit einem Datum versehen werden, bis zu dem er gültig ist (Feld: Gültig bis). Im Verkaufsprozess werden automatisch nur gültige Rahmenaufträge berücksichtigt.

Lieferscheinstorno#

Eine bereits gebuchte Verkaufslieferung kann storniert werden, dazu muss in den Gebuchten Belegen die entsprechende gebuchte Verkaufslieferung ausgewählt und geöffnet werden.

Um die Menge die storniert werden soll festzulegen, markieren Sie auf dem Inforegister "Zeilen“ die entsprechende Zeile und führen Sie die Funktionen "Stornomengen editieren“ aus.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem die zu stornierte Menge eingetragen wird.

Nachdem die zu stornierenden Artikel (ggf. inkl. Artikel- bzw. Chargenverfolgung) ausgewählt worden sind, kann mit der Funktion "Storno Buchen“ aus dem Menüband die Lieferung entsprechend storniert werden. Dabei können noch weitere Informationen über das Abfragefenster zum Lieferscheinstorno erfasst werden. In der gebuchten Verkaufslieferung wird automatisch nach der Stornierung bzw. Teilstornierung ein Stornostatus hinzugefügt.

Storno einer Verkaufsrücknahme#

Zum Storno der Rücksendung die gebuchte Rücksendung öffnen.

Die Zeile, die den zu stornierenden Artikel enthält, markieren und im Inforegister "Zeilen“ unter Funktionen "Stornomengen editieren“ auswählen. Dadurch wird ein Auswahlfenster geöffnet, in dem die zu stornierenden Artikel ausgewählt werden können. Anschließend die Auswahl mit "OK“ bestätigen. Anschließend ist das Feld "Menge zu stornieren“ in der Rücknahmezeile entsprechend der Auswahl gefüllt. Um die Rücksendung zu stornieren, muss nun die Funktion "Storno Buchen“ ausgeführt werden. Automatisch wird ein weiteres Fenster geöffnet, in dem weitere Optionen zur Stornobuchung wie ein Stornogrund oder ein automatischer Ausdruck des Stornobelegs ausgewählt werden können. Sind die Einstellungen getätigt, abschließend auf "OK“ klicken. Dadurch wird die Stornobuchung ausgelöst, abschließend zeigt das System an, mit welchem Beleg die Verkaufsrücknahme storniert wurde. In der gebuchten Rücknahme ist das Feld Menge zu stornieren wieder leer, dafür ist Menge storniert gefüllt.

Verkaufsgutschrift#

Verkaufsgutschriften können zu bereits bestehenden Verkaufsrücknahmen, zu deren bereits eine Lieferung gebucht wurde, oder aber manuell erstellt werden. In beiden Fällen muss zu Beginn eine neue Verkaufsgutschrift erstellt werden.

Verkaufsgutschrift ohne Rechnungslink#

Es ist auch möglich, eine Verkaufsgutschrift, ohne einen Rechnungslink zu erstellen. Diese Berechtigung ist abhängig von den BenutzerInnen. Um dieses Recht zu erteilen, muss in der Benutzer Einrichtung auf dem Inforegister "KUMAVISION“ der Schalter "Gutschrift ohne Link zu Rechnung zulassen“ aktiviert werden.

Wertbuchung#

Beinhaltet die Verkaufsgutschrift keine Artikel und verursacht damit keine Warenbewegung im Lager, muss der Schalter "Wertbuchung“ im Inforegister "Allgemein“ aktiviert werden.

Ist der Schalter nicht gesetzt, wird bei der Buchung einer Gutschrift im Hintergrund automatisch eine Verkaufsrücksendung und somit Artikelposten gutgeschrieben.

Verkaufsgutschrift Überschrift#

Es besteht die Möglichkeit, die Überschrift auf den Gutschriftsbelegen individuell zu gestalten. Dafür rufen Sie über die Anwendersuche die "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ auf.

Auf dem Inforegister "Verkauf“ über das Feld "Verkaufsgutschrift Überschrift“ kann die Überschrift folgendermaßen gesteuert werden:

Manuelle Reservierung#

Einrichtung#

Soll mit Reservierungen gearbeitet werden, muss in der "Lager Einrichtung" auf dem Inforegister "KUMAVISION healthcare" im Feld "Ansicht manuelle Reservierung“ eingetragen werden, ob Reservierungen nur von verfügbaren Mengen erfolgen sollen, oder ob auch bereits reservierte Bestände mit einbezogen werden sollen.

Durch diese Einrichtung wird gesteuert, welche Lagerbestände bzw. Zugänge aus Belegen reserviert werden können. Hierzu stehen die beiden Optionen zur Verfügung:

Nur verfügbare Mengen (Standard)
Es werden nur Bestände/ Zugangsmengen in der Beleg Zuweisungsübersicht angezeigt, die verfügbar sind und somit tatsächlich für eine Reservierung zur Verfügung stehen. Für diese Menge bestehen keine anderen Reservierungen. Diese Option ist die Standardoption, d.h. das Feld Ansicht manuelle Reservierung ist mit diesem Wert vorbelegt.

Alle Restmengen
Es werden alle Bestände / Zugangsmengen mit einer Restmenge angezeigt, auch wenn diese Restmenge bereits durch andere Belege reserviert wurde. Die so ermittelte Menge bietet einen Überblick über den tatsächlichen Bestand / Zugang, und es kann ggf. eine Umplanung / Umreservierung erfolgen, z.B. um einen Eilauftrag aus dem Bestand zu bedienen.

Reservierung über Verkaufsauftrag#

Um die erforderliche Menge zu reservieren, erstellen Sie wie gewohnt einen Verkaufsauftrag und tragen den / die gewünschten Artikel in die Zeile ein. Wollen Sie Reservierungen durchführen, markieren Sie die Zeile, die den zu reservierenden Artikel enthält und rufen Sie über "Zeile“ > "Funktion“ > "Reservieren…“ die Beleg Zuweisungsübersicht auf.

Aufbau der Beleg Zuweisungsübersicht#

Die Beleg Zuweisungsübersicht kann in die folgenden vier Bereiche unterteilt werden:

Kopfdaten#

Die Kopfdaten der Beleg Zuweisungsübersicht geben Auskunft über den Beleg, für den reserviert werden soll, sowie den Artikel und die benötigte Menge. Dabei lassen sich die Kopfdaten ebenfalls in drei Bereiche unterteilen:

1) Beleginformationen In diesem Bereich wird angezeigt, für welchen Beleg bzw. welche Belegzeile die Beleg Zuweisungsübersicht aufgerufen wurde. Weiter kann hier im Feld Hinweis zur Reservierung eine Kurzbemerkung eingetragen werden, die dann in der Bestandszuweisungsübersicht und in der Reservierungspostenübersicht angezeigt wird.

2) Artikelinformationen In diesem Bereich wird angezeigt, für welchen Artikel und Variante eine Reservierung erfolgen soll.

3) Mengeninformationen

In diesem Bereich wird neben dem Lieferdatum/ Verbrauchsdatum, zu dem der Bedarf verfügbar sein soll, auch die Mengeninformation der Bedarfszeile angezeigt. Diese Mengeninformation besteht aus den Feldern:

• Restmenge (Basis) – entspricht der Restmenge der Belegzeile in der Basiseinheit des Artikels

• Zugewiesene Menge (Basis) –entspricht der bereits reservierten / zugewiesenen Menge für diese Belegzeile

• Menge für Zuweisung (Basis) – Anzeige, welche Menge der Belegzeile noch nicht zugewiesen wurde und für eine Zuweisung verfügbar ist.

Zeilendaten#

Die Zeilendaten der Beleg Zuweisungsübersicht geben Auskunft über die für die Reservierung verfügbaren Positionen und unterliegen einer bestimmten Struktur. In der ersten Ebene wird pro Bedarfsdeckungsart (d.h. Lagerbestand und Einkaufsbestellungen) und Buchungscode die jeweils verfügbare Menge angezeigt. Handelt es sich bei dem zu reservierenden Artikel um einen verfolgungspflichtigen Artikel, kann die erste Ebene des Lagerbestands entfaltet werden, um Details zur Artikelverfolgung zu erhalten. Analog kann die erste Ebene der Einkaufsbestellungen entfaltet werden, um weitere Informationen zu den Zugangsbelegen zu erhalten.

Jede Zeile, unabhängig von der Strukturebene, enthält dabei die folgenden Mengeninformationen:

Fußdaten#

Die Fußdaten der Beleg Zuweisungsübersicht enthalten Informationen über den Lagerort und Lagerplatz und den Buchungscode der Verkaufsaufragszeile, für den eine Reservierung vorgenommen werden soll. Ebenfalls werden Informationen zur Artikelverfolgung des zu reservierenden Artikels angezeigt, sowie Informationen zu den Kommissionierparametern ("Chargenreine Menge (Basis)" und "Frühestes Ablaufdatum"), die Einfluss auf die "Komm. Verfügbare Menge (Basis)" nehmen.

Funktionsaufrufe#

Das Menüband der "Beleg Zuweisungsübersicht" beinhaltet die folgenden Funktionen:

In der Lagerbestandsübersicht wird die Reservierung jedoch angezeigt.

Artikel Negativlisten#

Pro Debitor, Rechnungsempfänger oder Land der Auslieferung können Negativlisten erstellt werden. Dabei werden über frei konfigurierbare Codes Artikel entweder zugeordnet (inklusiv) oder ausgeschlossen (exklusiv). Die so angelegte Negativliste wird dann in den Verkaufsbelegen bei Auswahl eines Artikels ausgewertet und, wenn anwendbar, eine Fehlermeldung angezeigt.

Artikel Negativliste erstellen#

Um eine "Artikel Negativliste" anzulegen, rufen Sie sich die "Artikel Negativlistenübersicht“ über die Anwendersuche auf. Über "Neu“ im Menüband können Sie eine neue Artikel Negativliste definieren.

Eine leere Artikel Positiv-/Negativliste öffnet sich. Im Feld "Listen Code“ muss ein eindeutiger Code eingegeben werden, der im Feld "Beschreibung“ weiter detailliert werden kann.

Im Inforegister "Bedingungszeile Artikelliste“ werden über Angabe von unterschiedlichen Feldherkünften und Feldfilter die entsprechenden Artikel ermittelt.

Über die Schaltfläche "Erstelle Artikelliste“ im Menüband wird dann die Artikelliste erzeugt, die so ermittelten Artikel werden dann im Inforegister Artikel Negativliste Artikel angezeigt.

Artikel Negativlisten zuordnen#

Soll ein Debitor nicht mit einem oder mehreren Artikeln beliefert werden, kann eine entsprechende Artikelnegativliste im Inforegister "Lieferung“ des betreffenden Debitors über die Auswahl anhand des Listencodes zugeordnet werden.

Eine bereits zugeordnete Negativliste kann über den Menüpunkt "Zugehörig > Verkauf > Negativliste Artikel“ des Menübands aufgerufen werden.

Soll die Lieferung in ein Land eingeschränkt werden, kann die Liste in der Länder/Regionen Übersicht dem betreffenden Land zugeordnet werden.

Verwendung eines Artikel Negativlisten-Artikels#

Wird ein Artikel, der in einer Artikel Negativliste geführt wird, in einem Verkaufsauftrag mit einem Debitor verwendet, dem diese Negativliste zugeordnet worden ist, oder erfolgt die Lieferung in ein Land, was mit diesem Artikel nicht beliefert werden soll, erzeugt das System automatisch eine Fehlermeldung mit dem Hinweis, dass der Artikel in Kombination mit dem verwendeten Debitor gesperrt ist.

Export#

Für den Export können Sie entsprechende Fußtexte für Ihre Belege definieren. Um diese Fußtexte einzurichten, rufen Sie sich über die Anwendersuche die "Fußtexte Einrichtung“ auf.

Die "Fußtexte Einrichtung" öffnet sich, auf der Sie unter Kombinationen von Geschäfts-/Produktbuchungsgruppen, MWST-Geschäftsbuchungsgruppen/MWST-Produktbuchungsgruppen sowie unter Berücksichtigung des Sprachcodes entsprechende Fußtexte definieren können. Für die Anlage eines neuen Fußtextes wählen Sie im Menüband die Funktion "Neu“ aus.

Eine leere Zeile wird hinzugefügt in der Sie die gewünschten Bedingungen eintragen können:

Nach der Fußtext Einrichtung können Sie unter dem Inforegister "Fußtexte“ den entsprechenden Fußtext für den angelegten Fußtext eingeben.

In einer Verkaufsrechnung wird anschließend automatisch der Hinweis "Steuerfreie Innergemeinschaftliche Lieferung“ auf den Beleg angedruckt.

Abgabenlosgröße#

Durch die Angabe einer Abgabelosgröße im Artikelstamm oder den Artikelvarianten kann erreicht werden, dass in Verkaufsbelegen BenutzerInnen gezwungen werden, in den Zeilen als Menge ein Vielfaches der Abgabelosgröße einzutragen.

Einrichtung#

Verkaufsauftragsarten#

In den Verkaufsauftragsarten wird pro Code über das Feld "Abgabelosgröße ignorieren“ definiert, ob die Abgabelosgröße aktiv oder inaktiv ist.

Artikel#

Auf der Artikelkarte, auf dem Inforegister "KUMAVISION healthcare", wird für die hinterlegte Verkaufseinheit im Feld "Abgabelosgröße“ die entsprechende Abgabelosgröße hinterlegt.

Artikelvarianten#

Pro Artikelvariantencode kann eine eigene Abgabelosgröße über das gleichnamige Feld hinterlegt werden.

Ablauf#

Wird in einem Verkaufsauftrag ein Artikel erfasst, welcher eine Abgabelosgröße hinterlegt hat, wird folgendes geprüft:

1. Menge ist kleiner der Abgabelosgröße
   Wird die Menge niedriger als die Abgabelosgröße gesetzt, öffnet sich ein Fenster mit der Option, die "kleinere gültige Menge“ oder die "größere gültige Menge“ auszuwählen. Je nach Auswahl wird die Menge entsprechend aktualisiert.
2. Menge ist größer als die Abgabelosgröße
   Wird die Menge höher als die Abgabelosgröße gesetzt, öffnet sich das Fenster erneut mit der Option, die "kleinere gültige Menge“ oder die "größere gültige Menge“ auszuwählen. Je nach Auswahl wird die Menge entsprechend aktualisiert.
3. Änderung des Einheitencodes
   Bei Änderung des Einheitencodes wird die entsprechende Abgabelosgröße autom. berechnet und vorgeschlagen.
4. Artikelvariante mit Abgabelosgröße
   Bei Hinterlegung einer Variante wird die Abgabelosgröße aus der Artikelvariante berücksichtigt.

Ampelanzeige#

Eine Ampelanzeige in der Infobox "Verkaufskopf Status“ im Verkaufsauftrag, zeigt einen schnellen Überblick über die Belegsituation. Die Information über alle Zeilen zur Verfügbarkeit, zum Warenausgang, der gebuchten Lieferungen und ggf. Rechnungen werden optisch durch eine Farbanzeige dargestellt.

In den Firmendaten auf dem Inforegister "Belege“ müssen zuvor die Bilder für die rote, gelbe und grüne Ampel hinterlegt werden.

Ampel Artikelverfügbarkeit in mehreren Aufträgen#

Die herkömmliche Ampelanzeige sieht vor, dass wenn ein Artikel auf Lager ist und die Menge der Artikel in den Verkaufsaufträgen den verfügbaren Lagerbestand nicht übersteigt, die Status-Ampel "Kommissionierbarkeit Status Ampel“ grün anzeigt.

Um zu prüfen, ob tatsächlich ausreichend Lagerbestand verfügbar ist, können Sie die Ampelanzeige "Frei verfügbare Menge" sowohl im Verkaufsauftrag als auch in den Verkaufsstatusübersichten aktivieren.

Dies ist sowohl für herkömmliche Artikel als auch für Vertragsfindungsartikel möglich.

Einrichtung#

Damit die zusätzliche Kommissioniertbarkeit-Anzeige genutzt werden kann, muss diese aktiviert werden.

Rufen Sie die "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ auf und setzen Sie die gewünschten Optionen in den zugehörigen Feldern auf dem Inforegister "Verkauf".

Ablauf#

Beispiel – Menge in Verkaufsaufträgen ist > Menge Lagerbestand#

Ein Artikel hat eine Gesamtmenge von 1000 Stück an einem Lagerort verfügbar. Es werden zwei Verkaufsaufträge zu je 1000 Stück für diesen Lagerort erstellt.

Die Statusanzeige "Kommissionierbarkeit Status Ampel" ist in beiden Verkaufsaufträgen grün. Eine zusätzliche Statusanzeige wird ohne Aktivierung der gesonderten Kommissionierbarkeit-Ampel nicht angezeigt, die darauf hinweist, dass der Lagerbestand nicht ausreicht, um alle Verkaufsaufträge zu bedienen.

Durch die Aktivierung der zusätzlichen Status Ampel "Frei verfügbare Menge“ passt sich die Ampelfarbe nun je nach Lieferungsdatum entsprechend an.

Wenn der Artikelbedarf aus einem anderen Auftrag später als das Lieferdatum des aktuellen Auftrags liegt, beeinflusst dies den aktuellen Bedarf nicht. Die Ampelanzeige im aktuellen Auftrag ist somit grün. Der zukünftige Verkaufsauftrag weist die Ampelfarbe gelb auf.

Berechnungsfunktion#

Ist die Funktion zusätzliche Kommissionierbarkeit-Ampel-Anzeige "Frei verfügbare Menge“ aktiviert, haben Sie die Möglichkeit, die Berechnung zum Verfügbarkeitsstatus in der Auftragskarte zusätzlich manuell über die Funktion "Berechne Verfügbarkeitsstatus“ im Menüband anzustoßen.

Statusanzeige auf den verschiedenen Seiten#

Sofern aktiviert, wird die "Frei verfügbare Menge“ auf den folgenden Seiten angezeigt.

• Verkaufsauftrag, Anzeige in Infobox
• Planung Buch.-Blatt, Anzeige in Infobox
• Verkaufsübersicht Status
• Verkaufszeilen Status