Wiedereinsatz#

Der Wiedereinsatz eines Hilfsmittels ist ein komplexer Prozess, welcher eine Vielzahl von (internen und externen) Beteiligten benötigt, um den Kunden optimal zu versorgen. KUMAVISION healthcare365 vereinfacht das Handling des Wiedereinsatzes, indem es eine klare Trennung zwischen Versorgung der PatientInnen und Aufbereitung des Hilfsmittels gibt, welche dennoch ineinander verschmelzen. Die Abbildung erfolgt über die bereits bekannten Liefer- und Abrechnungspläne zur Patientenversorgung und Faktura sowie dem Modul "Technik & Wartung", um das Gerät ggf. beim Leistungserbringer abzuholen und wiederaufzubereiten.

In diesem Abschnitt werden die Prozesse zur Abbildung des Wiedereinsatzes sowie die dafür nötigen Einrichtungen beschrieben. Grundlegende Einrichtungen der Rezeptabwicklung sowie die Bereiche: "Technik & Wartung" oder "Lager und Logistik" sind den entsprechenden Abschnitten der Onlinehilfe zu entnehmen.

Der Wiedereinsatzprozess ist immer auch optional mit einem Kauf-Prozess verknüpft. Das heißt, werden benötigte Geräte nicht über eine Pool-Abfrage gefunden, so wird der Kasse ein Gerät zum Kauf angeboten, welches wiederum in den Pool aufgenommen wird. Der Kauf-Prozess wird an dieser Stelle hier nicht beschrieben.

Einrichtung#

Um den Wiedereinsatzprozess durchführen zu können, sind erweiterte Einrichtungen notwendig bzw. sinnvoll. Die relevanten Einrichtungen werden im nachfolgenden beschrieben.

Teams#

In der eBox wird ein neues Vertriebsteam (beispielweise: Code POOL, Beschreibung Wiedereinsatz oder laufende Poolabfragen) angelegt. Alle MitarbeiterInnen, welche Wiedereinsätze bearbeiten, werden dem Vertriebsteam "POOL" zugewiesen. Die eingehenden Verordnungen, bei denen eine Poolabfrage durchzuführen ist bzw. bereits durchgeführt wurde, werden dem Vertriebsteam "POOL" zugeordnet. Weiterführende Informationen zum Thema eBox entnehmen Sie dem Abschnitt "eBox".

Rollencenter#

Einrichtung des Rollencenters (Technik):#

Für den Bereich "Technik & Wartung" steht Ihnen das Rollencenter "healthcare Rep" zur Verfügung.

Über "Meine Einstellungen“ kann die Rolle "healthcare Rep" zugewiesen werden. Das Rollencenter steht nach bestätigen mit "Ok“ zur Verfügung.

Einrichtung des Rollencenters (Innendienst):#

Um für den Innendienst die notwendigen Arbeitsschritte zu überwachen, wird empfohlen den Bearbeitungsstatus eines Gerätes über einen Filter anzuzeigen.

Verwenden Sie hierzu beispielsweise die "Calls (Geräte)“ Übersicht mit entsprechendem Filter auf den Bearbeitungsstatus "Call Techniker KV ermittelt".

Die angezeigte Übersicht beinhaltet alle Calls, für die der Kostenvoranschlag gestellt werden kann. Der Filter steht hierbei auf dem Bearbeitungsstatus "21A T-KV ERMITTELT".

Informationsmanagement (IRM)#

Das Informationsmanagement (IRM) ist das Bindeglied von Liefer- und Abrechnungsplan und der dafür benötigten Informationen bzw. Belege. Diese Informationen sind das primäre Freigabekriterium für eine Lieferung oder Abrechnung im Rahmen des Wiedereinsatzes.

Die für den Prozess benötigten Informationen werden im Wiedereinsatzvertrag festgelegt und in die Vorgangsperiode des Liefer- und Abrechnungsplans übernommen.

Das Informationsmanagement ist direkt mit der Statusverwaltung in den Vorgängen verbunden. Weiterführende Informationen finden Sie unter Informationsmanagement (IRM).

Bearbeitungsstatus#

Da im Rahmen des Wiedereinsatzes Informationen des Customer Services direkten Einfluss auf die Technik haben, sind auch in den Einrichtungen der kaufmännischen Abwicklung innerhalb von Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ entsprechende Bearbeitungsstatus zu integrieren.

Aufgrund dieser Einrichtungen ist es möglich, dass beispielsweise eine eingegangene Genehmigung zur Aufbereitung und Versorgung, über eine Informationsanforderung, direkt in den Call und in den Technikauftrag zurückgemeldet wird, sodass zeitnah mit dem Service begonnen werden kann.

Der Status einer Informationsvorlage wird über die sogenannten "Komm. Status Vorlagen" abgebildet. In diesen Vorlagen, hier am Beispiel eines Kostenvoranschlags, können zusätzlich die Bearbeitungsstatus für den technischen Service je Status der Informationsvorlage eingepflegt werden.

Beispiel Komm. Status Vorlage für Kostenvoranschlag

Sollte ein Kostenvoranschlag genehmigt werden, wird die zugehörige Informationsanforderung auf den Status "20 ANT OK" gesetzt. Durch die erweiterte Einrichtung der Technik Bearbeitungsstatus in den "Komm. Status Vorlagen" werden im Call und Technikauftrag die Status gemäß Einrichtung gesetzt.

Informationsvorlagen#

In den Informationsvorlagen werden alle benötigten Belege zur Durchführung des Wiedereinsatzes zusammengefasst und in dem Wiedereinsatzvertrag hinterlegt.

Nachfolgend ein Beispiel, wie eine Informationsvorlage aussehen kann:
Informationsvorlage – Code WE, Beschreibung Wiedereinsatz

Dort enthalten ist auch die Poolabfrage (IM_POOL), um nachzuhalten, dass diese durchgeführt worden ist. Zudem ist diese Anforderung auch als Erinnerung zur Pflege der Poolabfragenummer zu verstehen. Alle weiteren Belege setzen sich aus den benötigten Dokumenten der Reparatur und Versorgung zusammen.

Zu beachten sind weiterhin die Anforderungen der einzelnen Krankenkassen.

Stammdaten#

Beschrieben werden die zu pflegenden Stammdaten, um den Wiedereinsatzprozess abzubilden.

Artikel#

Auf der Artikelkarte auf dem Inforegister "Artikelverfolgung" wird der Artikelverfolgungscode hinterlegt. Hierüber wird festgelegt, ob der Artikel Serien-, Chargennummer-, Betriebsstundenpflichtig, ein Ablauf- oder Herstelldatum hat.

Weiterhin wird über den Schalter "Infokartenpflicht" gesteuert, ob eine Seriennummerninformationskarte bei Zugangsbuchung erzeugt wird oder nicht.

Erst durch die Kombination aus Artikelverfolgungscode "Seriennummer“ und der "Infokartenpflicht" wird ein Artikel zu einem Gerät.

Damit ein Hilfsmittel wiedereinsatzfähig ist, muss auf dem Inforegister KUMAVISION healthcare der Schalter "Wiedereinsatzartikel" aktiviert werden.

Weiterhin sind der Technik Wartungsplan Code, die Technik Stückliste und die Technikbefundungsgruppe zu erfassen.

Technik Wartungsplan#

In den "Technik Wartungsplanvorlagen" werden die einzelnen Wartungen abgebildet. Es können allgemein gültige Wartungspläne erzeugt und anschließend beliebig vielen Artikeln hinterlegt werden. Auf diese Weise muss z.B. einmalig ein Wartungsplan für eine Modellserie erstellt werden, um diesen dann den relevanten Artikeln zuzuordnen.

Inforegister Allgemein#

Im Kopf des Wartungsplans wird eine eindeutige Beschreibung für den Wartungsplan hinterlegt.

Beispiel:

Inforegister Servicestufen#

In den Zeilen des Wartungsplans werden anschließend die einzelnen Gerätewartungen gepflegt.

Beispiel:

Technik Stücklisten#

Die "Technik Stücklisten" dienen der Abbildung von Reparatur- und Wartungsstücklisten. Zu Beginn wird ein eindeutiger Code der Stückliste vergeben. Diese Stückliste wird zentral gepflegt und kann anschließend mehreren Artikeln hinterlegt werden.

Beispiel:

Anschließend wird in der Technik Stücklisten-Übersicht die jeweilige Stücklistenzeile zur Bearbeitung markiert und über "Komponenten" im Menüband, die Technik Stücklistenkomponenten-Karte aufgerufen, um die notwenigen Artikel und Ressourcen der Stückliste zu hinterlegen.

Technik Befundungsgruppen#

Mit Hilfe der Befundungsgruppen bzw. der Befundung werden im Call und im Technikauftrag die Diagnosen des Defekts des Geräts festgehalten. Da die Befundungen im System gepflegt werden, müssen die gleichen Befundungen nicht immer wieder neu eingetragen werden und sind zudem auswertbar.

In den Technikbefundungsgruppen können mehrere dieser Befundungen geclustert werden.

Nachdem eine eindeutige Bezeichnung der Befundungsgruppe gepflegt ist, können über "Befundungen" im Menüband mehrere Befundungen hinterlegt werden.

Beispiel:

Vertragsfindungsressourcen#

Über die Vertragsfindungsressourcen werden die Arbeitszeiten, Pauschalen und ServicetechnikerInnen abgebildet. Ressourcen für den technischen Service bekommen die Produktbuchungsgruppe "SERV19" auf dem Inforegister "Fakturierung" zugewiesen.

Der Schalter "Arbeitstyp notwendig" auf dem Inforegister "KUMAVISION healthcare" darf nicht aktiviert werden, sofern alle Arbeitstypen zulässig sein sollen.

Über "Zuordnung Vertragsfindungsressourcen" werden die entsprechenden Arbeitstypen hinterlegt. Hier kann der Haken bei "Alle Arbeitstypen erlaubt" gesetzt werden.

In der Vertragsfindungsressource können zudem weitere Einheiten über den gleichnamigen Aufruf im Menüband hinterlegt werden. Die hier eingetragenen Einheiten werden mit dem Basiseinheitencode verknüpft.

Arbeitstypen#

Über die "Arbeitstypen" können einzelne Ausprägungen einer Ressource abgebildet werden (ähnlich der Variante am Artikel). Diese werden zur Darstellung der einzelnen Arbeitsschritte sowie zur Abbildung der Prüfarten für die Zuordnung im Wartungsplan genutzt.

Beispiel Arbeitstypen:

Pro Arbeitstyp kann eine eigene Einheit hinterlegt werden, welche die Einheit der Ressource überschreibt. Voraussetzung ist, dass die Einheit als Ressourceneinheit angelegt und zugeordnet ist. Weiterhin kann über das Feld "Beschreibung übernehmen" gesteuert werden, ob die Beschreibung der Ressource durch die Beschreibung des Arbeitstypen ersetzt werden soll.

Die einzelnen Einkaufs- und Verkaufspreise der Ressourcen bzw. Ressourcen-Arbeitstypen-Kombination sind über die Ressourcenkarte über "VK-Preise" im Menüband zu pflegen.

Preispflege Verkauf#

Die Preise zur Abbildung der Wiedereinsatzpauschale werden nicht, wie bei der Fallpauschale, über eine Ressource abgebildet. Wie beim Kaufprozess auch, werden diese am Artikel in der Preisfindung gepflegt.

Dies erfolgt über die Artikelkarte über "VK-Preise" im Menüband. Um den Wiedereinsatz vom Kauf zu unterscheiden, wird über die Artikelfamilie oder in den Verkaufskonditionen neben dem Preisfindungsdebitoren der Kasse die Verkaufsauftragsart "AB-WE" gepflegt.

Preispflege Einkauf#

Bei Bestellung bei einem Mitbewerber darf in der Bestellung kein Preis hinterlegt sein. Dazu sind entsprechende Einrichtungen vorzunehmen:

Anlage Einkaufsbestellarten (Best Practice)#

Bei der Einkaufsbestellart wird die Art "Wiedereinsatz" benötigt. Hier können Sie bereits einen "Vorgabe Rabattgrund“ definieren, der bei dieser Bestellart den Wert auf 0,00 Euro rabattiert, da es sich bei einer Wiedereinsatzbestellung um keinen Einkauf im ursprünglichen Sinne handelt.

Anlage Rabattgrund#

In den Rabattgründen kann der Rabattgrund "Gratis“ verwendet werden. Dieser steht auf Zeilenrabatt % = 100,00 und ist mit der Art = "Fix" definiert.

Anlage Artikelfamilie (in Vorgängerversionen)#

Alternativ kann mit der Artikelfamilienpreisfindung gearbeitet werden, die ebenfalls den Einkaufswert auf 0,00 Euro reduziert. Hinter der Artikelfamilie wird über "Artikelfamilie Preisverwaltung" die Einkaufsbestellart "Wiedereinsatz" und der Rabattgrund "GRATIS" hinterlegt.

Anschließend wird die Artikelfamilie auf der Artikelkarte in den EK-Preisen "(Menüband > Zugehörig > Einkauf > EK-Preise > Einkauf Artikel Familienzuordnung") hinterlegt.

Vorschau Wiedereinsatz Bestellung#

Wird die Einkaufsbestellung des Wiedereinsatzgeräts über den Call erstellt, wird die Einkaufsbestellart "Wiedereinsatz" automatisch in die Einkaufsbestellung übernommen und es wird kein Preis gezogen.

Verwaltung der Leistungserbringer#

Die Leistungserbringer, von denen Geräte abgeholt werden, müssen als Kreditoren angelegt werden. Dies geschieht wie gewohnt über die Kreditoren und die Funktion "Neu > Neuer Kreditor aus Kurzerfassung". Die notwendigen Pflichteingaben werden über die Pflichtfeldprüfung bzw. Stammdatenvorlagen vorbelegt bzw. abgefragt.

Wiedereinsatzvertrag#

Wiedereinsatzverträge sind eine Kombination aus Versorgungs- und Reparatur-/ Wartungsverträgen. Diese Verträge beinhalten sowohl alle Positionen zur Abbildung der Versorgung als auch die benötigen Komponenten in Form von Artikeln und Ressourcen zur Aufbereitung. Beschrieben werden hier nur die Felder, die für einen Wiedereinsatzvertrag benötigt werden. Weiterführende Informationen finden Sie unter Vertragsfelder.

Vertragskarte#

Inforegister Allgemein#

Im Vertragskopf wird die Planart "Wiedereinsatz“ hinterlegt. Über die Planart wird klassifiziert, um was für eine Art von Vertrag es sich handelt.

Versionskarte#

Inforegister Allgemein#

Die Beschreibung wird nicht automatisch aus der Vertragskarte übernommen und muss somit manuell eingetragen werden. Die Abrechnung erfolgt über §302 (Abrechnung der sonstigen Leistungserbringer). Für die im Nachgang der Hilfsmittellieferung mögliche Belieferung von Zubehör/ Ersatzteilen oder auch dem Austausch des Hilfsmittels, muss das Feld "Zusatzauftrag erlaubt“ aktiviert sein.

Das Feld "Vorbelegung Startdatum" wird auf das "Arbeitsdatum“ gesetzt, d.h. das Tagesdatum der Erfassung wird in der Vorgangsperiodenkarte vorbelegt. Im Feld "Liefernachweis" wird "Vorgangsperiode“ ausgewählt. Für die Rechnungsanweisung gilt "Komplettrechnung“ im Wiedereinsatzprozess.

Inforegister Vorbelegung Zeilen#

Diese Felder bleiben leer, da die genaue Definition der Vorbelegung in den Zeilen erfolgt.

Inforegister Abweichende Belegvorgaben#

Die Belieferung Auftragsart ist standardgemäß "LIEFERPL“. Die Abrechnung Auftragsart ist" AB-WE". Die Auftragsart wird hinterlegt, um auf Basis dessen die Wiedereinsatzpauschale in der erweiterten Preisfindung des Artikels zu finden.

Der Kalkulationsdruck ist Rabattfeld, d.h. ausgewiesen werden der Basispreis und der Rabatt (z.B. 100 € - 10%).

Inforegister Perioden#

Auf dem Inforegister "Perioden" ist die Vertragsperiode "WE“ auszuwählen. Die Periode definiert die im Prozess angelegten Vorgänge und vererbt ihre Informationen an die jeweiligen Vorgangsperioden.

Eine Info Vorlage ist ein zentrales Prozesssteuerelement und ist zwingend einzufügen (siehe hierzu auch den Abschnitt Informationsmanagement (IRM)).

Damit eine Wartung und eine Reparatur durchgeführt werden können, müssen die jeweiligen Verträge bei "Wartung Vertragsnr." sowie "Reparatur Vertragsnr." hinterlegt werden. Diese Verträge werden bei der Call-Erstellung verwendet.

Inforegister Zusatzinformationen#

Zusatzinformationen, die für die eKV-Erstellung und Abrechnung relevant sind, können hier oder direkt in den Zeilen über "Zusatzfelder bearbeiten" hinterlegt werden.

Zu den Zusatzinformationen zählen beispielsweise der Leistungserbringergruppenschlüssel, das Leistungskennzeichen, die Poolabfrage- und Registernummer (letztere sind ohne Wert zu pflegen, da der Wert im Prozess eingetragen wird).

Inforegister Zeilen#

In den Vertragsversionszeilen werden alle Positionen für die Versorgung und für die Aufbereitung gepflegt, d.h. die Vertragsfindungsartikel für das Gerät und zusätzliches Zubehör sowie alle für den Service zulässigen (gemäß Vereinbarung mit der Krankenasse) und benötigten (auch wenn die Kasse diese nicht zulässt) Ersatzteile und Aufwände (Ressourcen).

Vertragsversionszeile Gerät#

Vertragsversionszeile Zubehör#

Vertragsversionszeile Vertragsfindungsressource "Techniker“#

Definition der Aufbereitungsprozesse#

Im Modul Technik & Wartung können kundenindividuelle Wiedereinsatzprozesse abgebildet werden. Dazu werden die einzelnen Prozesse definiert und mit den einzelnen Belegen verknüpft. Diese frei definierbaren Prozesse werden ebenfalls zur Abbildung der Aufbereitung bzw. zur Prüfung der Hilfsmittel im Rahmen des Wiedereinsatzes genutzt.

Kundenservice Belegarten#

In den Belegarten werden die einzelnen Belege festgelegt, die benötigt werden, um den Prozess zu steuern. Dabei können mehrere Belegarten pro "Basis Belegart“ definiert werden.

Kundenservice Prozessarten#

In den "Kundenservice Prozessarten" werden die einzelnen Prozesse definiert, die im Rahmen von Reparaturen und Wartungen zum Einsatz kommen. Diese Prozessart wird im Call ausgewählt und legt dort den weiteren Prozessablauf fest.

Beispiel für die Anlage der Kundenservice Prozessarten:

Markieren Sie die Kundenservice Prozessartzeile, um über den Menüaufruf "Bearbeiten“ die Prozessart mit den Belegarten verheiraten zu können. Es öffnet sich die "Kundenservice Belegart Karte“.

Neben den "Status Auswahl Prozessart“ und "Status Planungsabschluss in Tech. Auftrag“ im Inforegister "Allgemein" kann hier zusätzlich der "Bearbeitungsstatus“ gepflegt werden, welcher in den Technikauftrag des Leihgeräts geschrieben werden soll. Wenn ein Leihgerät ebenfalls aufbereitet wird, so darf an dieser Stelle kein Kostenvoranschlag erzeugt werden und es muss direkt ein Hinweis an BenutzerInnen erfolgen, dass mit der Reparatur begonnen werden darf. Die weiteren Felder werden bereits durch die Anlage der Prozessart mit eingesteuert.

Im Inforegister "Prozessbelege" werden die einzelnen Prozessschritte aufgeführt. In den Feldern "Start Bearbeitungsstatus“ und "Abschluss Bearbeitungsstatus“ werden Start- und Endstatus der einzelnen Prozessschritte gepflegt. Auch bei der automatischen Belegerstellung macht es Sinn, beide Status zu pflegen, da es im Laufe des Prozesses immer wieder zu Unterbrechungen der Automatik kommen kann (z.B. bei Stammdatenfehlern). Ist an dieser Stelle kein Status gepflegt, wird der Call/Technikauftrag mit einem Status leer oder einem falschen Status durch AnwenderInnen ggf. nicht beachtet.

Im Rahmen des Wiedereinsatzes wird der Haken "Call automatisch abschließen“ nicht gesetzt. In diesem Fall dient der Call als Basis dafür, dass AnwenderInnen erkennen, welche Geräte aufbereitet sind und aus dem Lieferplan abgerufen werden können. Alternativ kann diese Information bspw. nur per Wiedervorlage erfolgen.

Prozessgruppen#

In den Prozessgruppen werden die einzelnen Prozessarten zusammengefasst. Diese Prozessgruppen werden später den Reparatur- und Wartungsverträgen zugeordnet. Sie dienen als Filter bei der Auswahl der richtigen Prozesse (Fallpauschale, Wiedereinsatz, Fremdgeräte, etc.).

Beispiel Technik Prozessgruppe für Wiedereinsatz:

Im Feld "Prozesstypenfilter" können beliebig viele Prozessarten in eine Prozessgruppe über "Oder-Pipe“ zusammengefasst werden.

Wiedereinsatzprozesse#

Im folgenden Abschnitt werden drei unterschiedliche Wiedereinsatzprozesse beschrieben. Der Ablauf ist abteilungsübergreifend, wie die untenstehende Übersicht zeigt. Der Ablauf von LagermitarbeiterInnen wird nur aus manueller Sicht beschrieben.

Wiedereinsatzgerät beim Mitbewerber#

Das wiedereinzusetzende Gerät steht bei einem anderen Leistungserbringer, wird von dort abgeholt/ bestellt, aufbereitet und anschließend an den Kunden geliefert.

Folgende Prozessschritte sind ab Rezepteingang durchzuführen:

Folgende Kundenservice Prozessart wird dafür im Call eingesetzt – WE GE AH – Inforegister Allgemein - Prozessart.

Diese beinhaltet die verknüpften Belege für Wiedereinsatzbestellung, den Technikservice Auftrag und eine interne Umlagerung als Belegarten.

1. Das Wiedereinsatzgerät wird bestellt. Ist das Gerät im Haus und der Wareneingang gebucht, schließt sich die Wiedereinsatzbestellung automatisch und der Technikauftrag erstellt sich.

2. TechnikerInnen überprüfen das Gerät und tragen die Ersatzteile und die Arbeitszeit in den Technikauftrag ein. Nach Genehmigung und Reparatur des Geräts buchen TechnikerInnen das Verbrauchsmaterial und schließen den Technikauftrag ab.

3. Mit dem Abschluss des Technikauftrags erstellt sich automatisch die Umlagerung vom Reparaturlager auf das Hauptlager. Sobald die Umlagerung gebucht wird, kann das Gerät ausgeliefert werden.
   o Reparaturlager ist kein auslieferungsfähiges Lager
   o Hauptlager ist ein auslieferungsfähiges Lager

Team Innendienst – Vorgangsanlage#

Startpunkt des Wiedereinsatzes ist, wie bei allen Versorgungen auch, die eBox. Eingescannt ist eine Verordnung, welche die Versorgung beauftragt.

Bei neuen Kunden wird über "Neuer Debitor aus Kurzerfassung“ die PatientInnen angelegt. Dabei werden vom Rezept ausgelesene Daten übernommen, sodass in der Pflichtfeldprüfung nur noch die fehlenden Informationen hinterlegt werden.

Anschließend kann aus der eBox heraus direkt ein neuer Vorgang über die Funktion "Neue Vorgangsperiode anlegen“ angelegt werden.

Hierbei muss die entsprechende Vorgangsart ausgewählt werden.

Für den Kunden stehen zwei Verträge zur Auswahl. Zum einen der Wiedereinsatz Vertrag und zum anderen ein Kauf Vertrag, der bei negativer Poolabfrage zur Geltung kommt.

Nach Anzeige der zwei Verträge muss zunächst eine manuelle Poolabfrage auf der entsprechenden Plattform erfolgen, bevor ein Vertrag ausgewählt werden kann. Der Vorgang wird somit abgebrochen und kein Vertrag ausgewählt, bis die Rückmeldung zur Poolabfrage eingeht.

Die Bearbeitungsseite wird geschlossen und die Verordnung über die eBox per Funktion "Anderes Team zuweisen“ dem Team "POOL“ zugewiesen. Diesem Team werden alle Verordnungen übergeben, bei denen aktuell eine Poolabfrage gestartet wurde.

Mit der Teamkennung "POOL“ wird die Verordnung in die allgemeine Belegauswahl verschoben. Durch die AnwenderInnen erfolgt eine manuelle Poolabfrage auf der jeweiligen Plattform (MIP, HMM).

Negative Poolabfrage#

Bei einer negativen Poolabfrage (es steht kein Gerät zur Verfügung) wird aus dem Team "POOL“ heraus die Verordnung in die eigene eBox abgerufen und ein Vorgang mit Auswahl des Kauf Vertrags angelegt.

Dieser Prozess wird über die übliche Abwicklung zur Vorgangsanlage ausgeführt, die hier nicht weiter dargestellt wird.

Positive Poolabfrage#

Bei einer positiven Poolabfrage (Gerät ist verfügbar) wird aus dem Team "POOL“ heraus die Verordnung in die eigene eBox abgerufen und ein Vorgang ("Neue Vorgangsperiode anlegen“) mit Auswahl des Wiedereinsatz Vertrags angelegt.

Bei der Vertragsauswahl ist zu beachten, dass die Vertragsperiode auf "WE" geändert werden muss. Standardmäßig ist hier die "E1" hinterlegt.

Nur wenn die Vertragsperiode umgesetzt wird, werden im Folgenden die entsprechenden Vertragszeilen nach Auswahl des Vertrags in der "Vertragssuche Ebene 1“ angezeigt.

Das entsprechende Gerät wird ausgewählt und die Vorgangsperiodenkarte bearbeitet.

Die Vorgangsperiodenkarte wird bereits mit diversen Informationen aus dem Vertrag und der gescannten Verordnung angezeigt. Bei Bestätigung der Vorgangsperiodenkarte mit "OK" werden Liefer- und Abrechnungsplan angelegt.

Team Innendienst – Call anlegen#

Im Lieferplan wird nun die Lieferplanzeile des Geräts bearbeitet. Über "Lieferplanzeilen > Zeile > Bearbeiten" wird die auf der Plattform für die Versorgung bereitgestellte Seriennummer eingetragen. Ist diese dem System bekannt, wird sie im Feld "Seriennummer" ausgewählt (über den Assist Button […]). Handelt es sich um ein dem System unbekanntes Gerät, so wird die Funktion "Seriennr.-Karte Wiedereinsatz erstellen" ausgeführt. Dazu auf die […] neben der Überschrift "Lieferplanzeile bearbeiten“ gehen.

Hier werden die Informationen zur Serien- und Registernummer hinterlegt. Das System erzeugt anschließend eine Seriennummern-Infokarte und trägt die Seriennummer in die Lieferplanzeile ein.

Damit die Seriennr.Infokarte vollständig gepflegt ist, werden manuell in der Seriennr.Infokarte weitere Informationen wie z.B. das Baujahr hinterlegt. Anschließend muss die Pflege der Serienr.Infokarte beendet werden. Dies geschieht über die Funktion "Seriennr. Info Pflege beenden“ im Menüband.

Schließen Sie die Maske um in den Lieferplan zurück zu kehren und geben Sie diesen frei.

Weiterhin kann nun die Info Anforderung, die der Kontrolle einer erfolgten Poolabfrage dient, auf den Status "Info OK" gesetzt werden. Dazu wird die Info Anforderung geöffnet und über die Funktion "Info OK“ auf Info OK gesetzt. Alternativ ist diese Funktion direkt im Lieferplan aufrufbar. Dazu wird die Info Anforderungszeile markiert und ebenfalls die Funktion "Info OK“ verwendet.

Der Status der Info Anforderung für den Kostenvoranschlag bleibt vorerst auf "Offen“, damit der Kostenvoranschlag nicht automatisch über den Stapellauf verschickt wird.

Im nächsten Schritt ist über die Lieferplanzeilen die Funktion "Call erstellen“ für die Lieferplanzeile des Geräts auszuführen. Diese Lieferplanzeile sollte vor dem Ausführen der Funktion markiert werden.

Das System legt einen Call für das Gerät an, welches wiedereingesetzt werden soll. Dabei werden neben der Artikel- und Seriennummer auch der Wiedereinsatzvertrag in den Call übernommen.

Nach Anlage des Calls ist im Inforegister "Allgemein" die Prozessart auszuwählen. Aufgrund der Technik Prozessgruppen im Vertrag sind diese Prozessarten bereits auf die zulässigen Kundenservice Prozessarten vorgefiltert.

Mit Hilfe dieses Calls wird nun die Abholung des Hilfsmittels beim Leistungserbringer abgebildet sowie die Aufbereitung und Umlagerung des Geräts zum Versand.

Team Innendienst - Wiedereinsatzbestellung#

Im Call wird vor Erzeugen der Wiedereinsatzbestellung, von dem das Hilfsmittel bezogen werden soll, der Leistungserbringer ergänzt. Dazu wird auf dem Inforegister "Verknüpfte Belege" die Zeile für die Wiedereinsatzbestellung markiert und über die Auswahl "Verknüpfte Belege > Bearbeiten" im Feld "Geschäftsreferenznr.“ der Leistungserbringer ausgewählt, welcher das Gerät aktuell eingelagert hat. Mit dem Aufruf "Zurück zur Liste“ gelangen Sie zurück in die Belegübersicht des Calls.

In diesem Schritt kann auch für den Beleg der "internen Umlagerung“ der Lagerort/ Lagerplatz bereits hinterlegt werden. Der Aufruf erfolgt analog über die "Verknüpfte Belege – bearbeiten".

Anschließend wird die Prozesskette über die Funktion "Erstelle Call Belege“ im Menüband ausgeführt. Die Einkaufsbestellung für das Wiedereinsatzgerät wird automatisch angelegt.

Nun wird die Verordnung über die eBox zur entsprechenden Info Anforderung des Vorgangs archiviert.

Die Bestellung des Geräts wird derweil beim Leistungserbringer aufgegeben. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Möglichkeit 1:
Die Bestellung wird an den Leistungserbringer geschickt. Der Vor- und Nachtext kann individuell erstellt werden. Auch ist es möglich, mit der Bestellung den Reservierungsbeleg mitzuschicken.

Möglichkeit 2:
Es wird nur der Reservierungsbeleg an den Leistungserbringer geschickt, ohne Bestellung.

In beiden Varianten wird eine Bestellung benötigt. Die Bestellung ist zum einen erforderlich, damit ein Wareneingang problemlos erstellt werden kann und zum anderen für die Nachverfolgung bzw. damit die Bestellung beim Leistungserbringer angemahnt werden kann.

Team Lager – Wareneingang erstellen#

Trifft das Gerät ein, wird der Wareneingang bearbeitet. Den Wareneingang können LagermitarbeiterInnen direkt aus dem Rollencenter über den Bereich Aktionen – Wareneingang anlegen. Nach Ergänzen des Lagerortes wird über Funktion "Herkunftsbelegzeilen holen“ im Menüband die Bestellung ausgewählt.

Da die Bestellung aus dem Call heraus angelegt wurde, ist sowohl in der Bestellung als auch im Wareneingang die Seriennummer bereits vorbelegt.

Der Wareneingang wird nun über die Funktion "Wareneingang buchen“ im Menüband gebucht. Ist das Gerät als Betriebsstundenpflichtig gekennzeichnet, können mit einer nachfolgenden Abfrage die Betriebsstunden angegeben werden.

Nach Abschluss des Belegs Wiedereinsatzbestellung im Call wird der Technikauftrag erzeugt. Der Bearbeitungsstatus in den Callzeilen hat sich entsprechend der Einrichtung umgestellt und wird in den Technikauftrag mit übernommen.

Team Technik – Wiedereinsatzgerät prüfen#

Im Rollencenter werden über die Kachel "Technikauftrag Arbeitsvorrat“ diejenigen Technikaufträge angezeigt, die einem Status zur Weiterbearbeitung des Technikauftrags entsprechen.

Der Bearbeitungsstatus für den Call steht auf "Kostenvoranschlag schätzen“. Wird die relevante Zeile markiert kann über die Funktion "Bearbeiten“ der Technikauftrag geöffnet werden.

Im Technikauftrag können die Aufwände für die Aufbereitung über Funktion – Start - Stücklistenkomponenten ausgewählt und in das Inforegister "Planung Material/ Ressourcen“ übernommen werden.

Stimmen die Mengen und Aufwände, wird die Funktion "Planung abschließen“ ausgeführt. Diese Funktion übernimmt die Aufwände in den Abrechnungsplan, woraufhin das Stellen des Kostenvoranschlags an Kostenträger erfolgen kann.

Der Bearbeitungsstatus ändert sich automatisch auf "KV ermittelt“.

Team Innendienst: Kostenvoranschlag an den Kostenträger verschicken#

Kostenvoranschlag manuell versenden#

Über diejenigen Calls, für die ein Kostenvoranschlag erstellt werden soll, kann eine Filterung erfolgen.

Dazu wird die Call Übersicht (Gerät) aufgerufen. Der Filter wird geöffnet und der Bearbeitungsstatus bspw. "21A-T-KV ERMITTELT" ausgewählt. Mit Klick auf das Symbol "Speichern unter“ kann dieser Filter für die nächsten Aufrufe gesichert werden. Die Bezeichnung ist dabei frei definierbar.

Über den Call kann über das Menüband der Abrechnungsplan aufgerufen werden.

Bevor der Kostenvoranschlag verschickt werden kann, muss der Status der Info Anforderung auf "Freigegeben“ gesetzt werden.

Der Kostenvoranschlag wird anschließend über die Funktion "Senden nach Voreinstellung“ verschickt. Der Eingang der Genehmigung wird über die eBox bearbeitet und ändert den Status der Info Anforderung im Liefer-/ Abrechnungsplan auf "Info OK".

Kostenvoranschlag automatisch versenden#

Im Rollencenter "Rezeptabwicklung" befindet sich die Kachel "Info. Anf. Offen“. Hinter dieser Kachel befinden sich alle Info.-Anforderungen, die noch nicht freigegeben sind.

An der Anzeige Vertragsperiode ist zu erkennen, um was für eine Vorgangsart es sich handelt. Das Feld "APE vorhanden“ sagt aus, ob die Abrechnungsplaneinteilung mit Zeilen gefüllt oder noch leer ist.

Der Innendienst kann von hier aus alle Info.-Anforderungen mit Vertragsperioden "WE" und "APE" vorhanden Ja, freigeben.

Über Rollencenter über den Stapellauf "Info Anforderungen akt.“ wird der Kostenvoranschlag mit dem nächsten Lauf automatisch verschickt.

Team Technik: Reparatur durchführen#

Im Rollencenter über die Kachel "Technikauftrag Arbeitsvorrat“ wird der Technikauftrag angezeigt.

Mit Genehmigung des Kostenvoranschlags und Bearbeitung über die eBox wird der Bearbeitungsstatus im Call umgesetzt, sodass die Aufbereitung durch ServicetechnikerInnen erfolgen kann.

Über die Funktion "Bearbeiten“ kann direkt in den Technikauftrag gewechselt werden. TechnikerInnen können nun die Aufbereitung durchführen und im Anschluss die Planung in die Verbrauchzeilen übernehmen.

Team Techniker: Verbrauch buchen und Technikauftrag abschließen#

Sobald der Verbrauch über die Funktion "Verbrauch buchen" im Technikauftrag gebucht wird, entfernen sich die Verbrauchszeilen automatisch und das System trägt die Menge des Verbrauchs im Inforegister Planung Material/ Ressourcen im Feld "Menge verbraucht“ ein.

Der Technikauftrag wird dann über "Auftragszeile abschließen“ im Menüband abgeschlossen.

Team Technik: Umlagerung erstellen#

Das Gerät ist nun aufbereitet und die interne Umlagerung wird über den Call erzeugt. Im Rollencenter können TechnikerInnen über die Kachel "Technik Call“ den Call über "Bearbeiten" aufrufen.

Über die verknüpften Belege kann die Belegnummer geöffnet und die Umlagerung für das fertige Gerät vom Reparatur- auf das Hauptlager gebucht werden.

Team Innendienst: Verkaufsauftrag erstellen#

Der Innendienst kann sich in der Call Übersicht (Gerät) diejenigen Calls filtern (und abspeichern) deren Status die beendete Aufbereitung darstellt.

Auch hier kann der Call direkt geöffnet und über den Abrechnungsplan der Lieferplan geöffnet werden.

Im Lieferplan wird über "Abrufpositionen erstellen“ im Menüband die Abrufposition in die Lieferplaneinteilungen übernommen und der Auftrag angelegt. Da die Lieferplanzeile per Vertragsdefinition auf Lieferungsart "Abruf“ steht, wird dieser Auftrag nicht über die Stapelläufe abgerufen.

Team Lager: Warenausgang erstellen und buchen#

Über das Rollencenter für LagermitarbeiterInnen kann im Bereich "Aktionen" ein neuer Warenausgang erstellt werden.

Die Seriennummer ist bereits im Lieferplan hinterlegt und wurde in die Auftragszeile übernommen. Somit ist das Gerät für diesen Debitor reserviert. Der Versand ruft diesen Auftrag nun in einen Warenausgang ab (Funktion Herkunftsbelege holen). Stellt das Gerät ein und versendet es an den Kunden.

Team Innendienst - Call abschließen#

Ist der Auftrag abgerufen, wird der Call durch den Innendienst abgeschlossen. Dazu wird im Call die Funktion "Call abschließen“ verwendet.

Team Innendienst - Rechnung erstellen#

Ist die Lieferung erfolgt, wird der Fehlercode "ABWARTEN" aus der Abrechnungsplaneinteilung automatisch entfernt. Zudem wird die Info Anforderung für den Abliefernachweis erzeugt, die damit weiterhin die Abrechnung sperrt.

Die Lieferbestätigung wird, wie bei der Verordnung, über die eBox der Info Anforderung zugeordnet.

Sobald der Abliefernachweis der Info Anforderung zugeordnet ist und diese auf "Info OK" gesetzt wird, wird der Abrechnungsplan freigegeben.

Die Rechnung kann manuell aus dem Abrechnungsplan oder über den Stapellauf generiert werden. Der Rechnungsbeleg enthält hierbei u.a. die Seriennummer und Registernummer des Geräts.

Gerät im eigenen Haus#

Das wiedereinzusetzende Gerät befindet sich im Haus, wird aufbereitet und anschließend an den Kunden verschickt. Es wird die Kundenservice Prozessart "WE GE IH" dafür verwendet.

Hier sind folgende Prozessbelege definiert:

1. Das Gerät wird vom Hauptlager auf das Reparaturlager umgelagert. Nach Buchung der Umlagerung erstellt sich automatisch der Technikauftrag.

2. TechnikerInnen überprüfen das Gerät und tragen die Ersatzteile und die Arbeitszeit in den Technikauftrag ein. Nach Genehmigung und Reparatur des Geräts buchen TechnikerInnen das Verbrauchsmaterial und schließen den Technikauftrag ab.

3. Mit dem Abschluss des Technikauftrags erstellt sich automatisch die Umlagerung vom Reparaturlager auf das Hauptlager. Sobald die Umlagerung gebucht wird, kann das Gerät ausgeliefert werden.
   o Reparaturlager ist kein auslieferungsfähiges Lager
   o Hauptlager ist ein auslieferungsfähiges Lager

Team Innendienst - Vorgangsanlage#

Startpunkt des Wiedereinsatzes ist, wie bei allen Versorgungen auch, die eBox. Eingescannt ist eine Verordnung, welche die Versorgung beauftragt.

Bei neuen Kunden wird über "Neuer Debitor aus Kurzerfassung“ die PatientInnen angelegt. Dabei werden vom Rezept ausgelesene Daten übernommen, sodass in der Pflichtfeldprüfung nur noch die fehlenden Informationen hinterlegt werden.

Anschließend kann aus der eBox heraus direkt über die Funktion "Neue Vorgangsperiode anlegen“ ein neuer Vorgang angelegt werden.

Hierbei muss die entsprechende Vorgangsart ausgewählt werden.

Für den Kunden stehen zwei Verträge zur Auswahl. Zum einen der Wiedereinsatz Vertrag und zum anderen ein Kauf Vertrag, der bei negativer Poolabfrage zur Geltung kommt.

Nach Anzeige der zwei Verträge muss zunächst eine manuelle Poolabfrage auf der entsprechenden Plattform erfolgen, bevor ein Vertrag ausgewählt werden kann. Der Vorgang wird somit abgebrochen und kein Vertrag ausgewählt, bis die Rückmeldung zur Poolabfrage eingeht.

Die Bearbeitungspages werden geschlossen und die Verordnung über die eBox per Funktion "Anderes Team zuweisen“ dem Team "POOL“ zugewiesen. Diesem Team werden alle Verordnungen übergeben, bei denen aktuell eine Poolabfrage gestartet wurde.

Hierdurch wird die Verordnung in die allgemeine Belegauswahl verschoben – mit der Teamkennung "POOL“. Durch AnwenderInnen erfolgt eine manuelle Poolabfrage auf der jeweiligen Plattform (MIP, HMM).

Negative Poolabfrage#

Bei negativem Ausgang der Poolabfrage (kein Gerät steht zur Verfügung) wird nun aus dem Team "Pool“ heraus die Verordnung in die eBox abgerufen und ein Vorgang für den Kauf angelegt.

Dieser Prozess wird über die übliche Abwicklung zur Vorgangsanlage ausgeführt, die hier nicht weiter dargestellt wird.

Positive Poolabfrage#

Bei positiver Poolabfrage (Gerät ist verfügbar) wird aus dem Team "POOL“ heraus die Verordnung in die eigene eBox abgerufen und ein Vorgang ("Neue Vorgangsperiode anlegen“) mit Auswahl des Wiedereinsatz Vertrags angelegt.

Bei der Vertragsauswahl ist zu beachten, dass die Vertragsperiode auf "WE" geändert werden muss. Standardmäßig ist hier die "E1" hinterlegt. Nur wenn die Vertragsperiode umgesetzt wird, werden im Folgenden die entsprechenden Vertragszeilen nach Auswahl des Vertrags in der "Vertragssuche Ebene 1“ angezeigt.

Das entsprechende Gerät wird ausgewählt und die Vorgangsperiodenkarte bearbeitet.

Die Vorgangsperiodenkarte wird bereits mit diversen Informationen aus dem Vertrag und der gescannten Verordnung angezeigt. Bei Bestätigung der Vorgangsperiodenkarte mit "OK" werden Liefer- und Abrechnungsplan angelegt.

Team Innendienst – Call anlegen#

Im Lieferplan wird die Lieferplanzeile des Geräts bearbeitet.

Über "Lieferplanzeilen > Zeile > Bearbeiten" wird die auf der Plattform für die Versorgung bereitgestellte Seriennummer eingetragen. Ist diese dem System bekannt, wird sie im Feld "Seriennummer" über den Assist Button […] ausgewählt.

Schließen Sie die Seite und kehren Sie zurück in den Lieferplan und geben Sie dieser anschließend frei.

Weiterhin kann nun die Info Anforderung, die der Kontrolle einer erfolgten Poolabfrage dient, auf den Status "Info OK" gesetzt werden. Dazu wird die Info Anforderung geöffnet und über die Funktion "Info OK“ auf "Info OK" gesetzt. Alternativ ist diese Funktion direkt im Lieferplan aufrufbar. Dazu wird die Info Anforderungszeile markiert und ebenfalls die Funktion "Info OK“ verwendet.

Der Status der Info Anforderung für den Kostenvoranschlag bleibt vorerst auf "Offen“, damit der Kostenvoranschlag nicht automatisch über den Stapellauf verschickt wird.

Im nächsten Schritt ist über die Lieferplanzeilen die Funktion "Call erstellen“ für die Lieferplanzeile des Geräts auszuführen. Diese Lieferplanzeile sollte vor dem Ausführen der Funktion markiert werden.

Das System legt einen Call für das Gerät an, welches wiedereingesetzt werden soll. Dabei werden neben der Artikel- und Seriennummer auch der Wiedereinsatzvertrag in den Call übernommen. Auf Basis des Calls erfolgt die Aufbereitung des Gerätes sowie die Umlagerung zur Auslieferung.

Nach Anlage des Calls ist im Inforegister "Allgemein" die Prozessart auszuwählen. Aufgrund der Technik Prozessgruppen im Vertrag sind diese Prozessarten bereits auf die zulässigen Kundenservice Prozessarten vorgefiltert.

Im Call werden vor dem Start der Prozesskette die für die Umlagerung notwendigen Informationen zu Lagerort und Lagerplatz hinterlegt. Dazu wird die Zeile für die Umlagerung im Inforegister "Verknüpfte Belege“ markiert und über "Bearbeiten“ der Lagerort als auch Lagerplatz ergänzt.

Die Bearbeitung erfolgt für beide Umlagerungszeilen, da eine Umlagerung das Gerät vom Haupt- auf das Reparaturlager und die zweite Umlagerung das Gerät vom Reparatur- auf das Hauptlager bewegt.

Mit dem Aufruf "Zurück zur Liste“ gelangen Sie zurück in die Belegübersicht des Calls.

Anschließend wird die Prozesskette über die Funktion "Erstelle Call Belege“ im Menüband gestartet.

Team Lager – Umlagerung buchen#

Das Wiedereinsatzgerät wird über das Umlagerungs Buch.-Blatt vom Hauptlager auf das Reparaturlager gebucht.

Nach dem Buchen der Umlagerung werden automatisch der Technikauftrag angelegt und der Bearbeitungsstatus in den Callzeilen gewechselt.

Team Technik – Wiedereinsatzgerät prüfen#

Im Rollencenter werden über die Kachel "Technikauftrag Arbeitsvorrat“ diejenigen Technikaufträge angezeigt, die einem Status zur Weiterbearbeitung des Technikauftrags entsprechen.

Der Bearbeitungsstatus für den Call steht auf "Kostenvoranschlag schätzen“. Wird die relevante Zeile markiert kann über die Funktion "Bearbeiten“ der Technikauftrag geöffnet werden. Der Bearbeitungsstatus wurde automatisch aus dem Call in den Technikauftrag übernommen.

Im Technikauftrag können die Aufwände für die Aufbereitung über die Funktion "Stücklistenkomponenten" ausgewählt und in das Inforegister "Planung Material/ Ressourcen“ übernommen werden.

Stimmen die Mengen und Aufwände, wird die Funktion "Planung abschließen“ ausgeführt. Diese Funktion übernimmt die Aufwände in den Abrechnungsplan, woraufhin das Stellen des Kostenvoranschlags an Kostenträger erfolgen kann.

Der Bearbeitungsstatus ändert sich automatisch auf "KV ermittelt“.

Team Innendienst – Kostenvoranschlag an die Krankenkasse verschicken#

Kostenvoranschlag manuell versenden#

Über diejenigen Calls, für die ein Kostenvoranschlag erstellt werden soll, kann eine Filterung erfolgen. Dazu wird die Call Übersicht (Gerät) aufgerufen. Der Filter wird geöffnet und der Bearbeitungsstatus beispielsweise "21A-T-KV ERMITTELT" ausgewählt. Mit Klick auf das Symbol "Speichern unter“ kann dieser Filter für die nächsten Aufrufe gesichert werden. Die Bezeichnung ist dabei frei definierbar.

Über den Call über "Abrechnungsplan" im Manüband kann dieser aufgerufen werden.

Bevor der Kostenvoranschlag verschickt werden kann, muss der Status der Info Anforderung auf "Freigegeben“ gesetzt werden.

Der Kostenvoranschlag wird anschließend über die Funktion "Senden nach Voreinstellung“ verschickt. Der Eingang der Genehmigung wird über die "eBox" bearbeitet und ändert den Status der Info Anforderung im Liefer-/ Abrechnungsplan auf "Info OK".

Kostenvoranschlag automatisch versenden#

Im Rollencenter Rezeptabwicklung befindet sich die Kachel "Info. Anf. Offen“. Hinter dieser Kachel befinden sich alle Info.-Anforderungen, die noch nicht freigegeben sind. An der Anzeige Vertragsperiode ist zu erkennen, um was für eine Vorgangsart es sich handelt. Das Feld "APE vorhanden“ sagt aus, ob die Abrechnungsplaneinteilung mit Zeilen gefüllt oder noch leer ist.

Der Innendienst kann von hier aus alle Info.-Anforderungen mit Vertragsperioden = "WE" und "APE" vorhanden = "Ja", freigeben.

Über den Stapellauf "Info Anforderungen akt.“ im Rollencenter wird der Kostenvoranschlag mit dem nächsten Lauf automatisch verschickt.

Team Technik – Reparatur durchführen#

Im Rollencenter wird über die Kachel "Technikauftrag Arbeitsvorrat“ der Technikauftrag angezeigt.

Mit Genehmigung des Kostenvoranschlags und Bearbeitung über die eBox wird der Bearbeitungsstatus im Call umgesetzt, sodass die Aufbereitung durch die ServicetechnikerInnen erfolgen kann.

Über "Bearbeiten“ kann direkt in den Technikauftrag gewechselt werden. TechnikerInnen können nun die Aufbereitung durchführen und im Anschluss die Planung in die Verbrauchzeilen übernehmen. Dies erfolgt über die Funktion "Planungs- in Verbrauchszeilen übernehmen“.

Team Techniker: Verbrauch buchen und Technikauftrag abschließen#

Sobald der Verbrauch über die Funktion "Verbrauch buchen" im Menüband gebucht wird, entfernen sich die Verbrauchszeilen automatisch und das System trägt die Menge des Verbrauchs im Inforegister "Planung Material/ Ressourcen" im Feld "Menge verbraucht“ ein.

Der Technikauftrag wird dann über "Auftragszeile abschließen“ im Menüband abgeschlossen.

Team Technik – Umlagerung erstellen#

Das Gerät ist nun aufbereitet und die interne Umlagerung wird über den Call erzeugt.

Im Rollencenter können TechnikerInnen über die Kachel "Technik Call“ den Call über "Bearbeiten" aufrufen. Über die verknüpften Belege kann die Belegnummer geöffnet und die Umlagerung für das fertige Gerät vom Reparatur- auf das Hauptlager gebucht werden.

Team Innendienst – Verkaufsauftrag erstellen#

Der Innendienst kann sich in der Call Übersicht (Gerät) diejenigen Calls filtern (und abspeichern) deren Status die beendete Aufbereitung darstellt. Auch hier kann der Call direkt geöffnet und über den Abrechnungsplan der Lieferplan geöffnet werden.

Im Lieferplan wird über "Abrufpositionen erstellen“ im Menüband die Abrufposition in die Lieferplaneinteilungen übernommen und der Auftrag angelegt. Da die Lieferplanzeile per Vertragsdefinition auf Lieferungsart "Abruf“ steht, wird dieser Auftrag nicht über die Stapelläufe abgerufen.

Team Lager – Warenausgang erstellen und buchen#

Über das Rollencenter für LagermitarbeiterInnen kann im Bereich "Aktionen" ein neuer Warenausgang erstellt werden.

Die Seriennummer ist bereits im Lieferplan hinterlegt und wurde in die Auftragszeile übernommen. Somit ist das Gerät für diesen Debitor reserviert. Der Versand ruft diesen Auftrag nun in einen Warenausgang ab (Funktion: "Herkunftsbelege holen"), stellt das Gerät ein und versendet es an den Kunden (Funktion: "Warenausgang buchen").

Team Innendienst – Call abschließen#

Ist der Auftrag abgerufen, wird der Call durch den Innendienst abgeschlossen. Dazu wird im Call die Funktion "Call abschließen“ verwendet.

Der Innendienst hat auch hier die Möglichkeit, sich auf Basis des Bearbeitungsstatus, über einen manuell angelegten Filter alle abschlussfähigen Calls anzeigen zu lassen.

Team Innendienst – Rechnung erstellen#

Ist die Lieferung erfolgt, wird der Fehlercode "ABWARTEN" aus der Abrechnungsplaneinteilung automatisch entfernt. Zudem wird die Info Anforderung für den Abliefernachweis erzeugt, die damit weiterhin die Abrechnung sperrt.

Die Lieferbestätigung wird, wie bei der Verordnung, über die eBox der Info Anforderung zugeordnet.

Sobald der Abliefernachweis der Info Anforderung zugeordnet ist und diese auf Info OK gesetzt wird, wird der Abrechnungsplan freigegeben.

Die Rechnung kann manuell aus dem Abrechnungsplan oder über den Stapellauf generiert werden. Der Rechnungsbeleg enthält hierbei u.a. die Seriennummer und Registernummer des Geräts.

Gerät in anderer Filiale#

Das wiedereinzusetzende Gerät wird aufbereitet und anschließend zu einer Filiale verschickt, um es von dort an den Kunden zu versenden. Folgende Kundenservice Prozessart wird dafür im Call eingesetzt "WE GE FIL". Hier sind folgende Prozessbelege definiert:

1. Das Gerät wird vom Hauptlager auf das Reparaturlager umgelagert. Nach Buchung der Umlagerung erstellt sich automatisch der Technikauftrag.

2. TechnikerInnen überprüfen das Gerät und tragen die Ersatzteile sowie die Arbeitszeit in den Technikauftrag ein. Nach Genehmigung und Reparatur des Geräts buchen TechnikerInnen das Verbrauchsmaterial und schließen den Technikauftrag ab.

3. Mit dem Abschluss des Technikauftrags erstellt sich automatisch die Umlagerung vom Reparaturlager auf die Filiale. Sobald die Umlagerung gebucht wird, kann das Gerät ausgeliefert werden.

Team Innendienst - Vorgangsanlage#

Startpunkt des Wiedereinsatzes ist, wie bei allen Versorgungen auch, die eBox. Eingescannt ist eine Verordnung, welche die Versorgung beauftragt.

Bei neuen Kunden wird über "Neuer Debitor aus Kurzerfassung“ die PatientInnen angelegt. Dabei werden vom Rezept ausgelesene Daten übernommen, sodass in der Pflichtfeldprüfung nur noch die fehlenden Informationen hinterlegt werden.

Anschließend kann aus der eBox heraus direkt ein neuer Vorgang über Funktion "Neue Vorgangsperiode anlegen“ angelegt werden.

Hierbei muss die entsprechende Vorgangsart ausgewählt werden.

Für den Kunden stehen zwei Verträge zur Auswahl. Zum einen der Wiedereinsatz Vertrag und zum anderen ein Kauf Vertrag, der bei negativer Poolabfrage zur Geltung kommt.

Nach Anzeige der zwei Verträge muss zunächst eine manuelle Poolabfrage auf der entsprechenden Plattform erfolgen, bevor ein Vertrag ausgewählt werden kann. Der Vorgang wird somit abgebrochen und kein Vertrag ausgewählt, bis die Rückmeldung zur Poolabfrage eingeht.

Die Bearbeitungsseite werden geschlossen und die Verordnung über die eBox über die Funktion "Anderes Team zuweisen“ dem Team "POOL“ zugewiesen. Diesem Team werden alle Verordnungen übergeben, bei denen aktuell eine Poolabfrage gestartet wurde.

Hierdurch wird die Verordnung mit der Teamkennung "POOL“ in die allgemeine Belegauswahl verschoben. Durch die AnwenderInnen erfolgt eine manuelle Poolabfrage auf der jeweiligen Plattform (MIP, HMM).

Negative Poolabfrage#

Bei negativer Poolabfrage (es steht kein Gerät zur Verfügung) wird aus dem Team "POOL“ heraus die Verordnung in die eigene eBox abgerufen und ein Vorgang mit Auswahl des Kauf Vertrags angelegt.

Dieser Prozess wird über die übliche Abwicklung zur Vorgangsanlage ausgeführt, die hier nicht weiter dargestellt wird.

Positive Poolabfrage#

Bei positiver Poolabfrage (Gerät ist verfügbar) wird aus dem Team "POOL“ heraus die Verordnung in die eigene eBox abgerufen und ein Vorgang ("Neue Vorgangsperiode anlegen“) mit Auswahl des Wiedereinsatz Vertrags angelegt.

Bei der Vertragsauswahl ist zu beachten, dass die Vertragsperiode auf "WE" geändert werden muss. Standardmäßig ist hier die "E1" hinterlegt. Nur wenn die Vertragsperiode umgesetzt wird, werden im Folgenden die entsprechenden Vertragszeilen nach Auswahl des Vertrags in der "Vertragssuche Ebene 1“ angezeigt.

Das entsprechende Gerät wird ausgewählt und die Vorgangsperiodenkarte bearbeitet.

Die Vorgangsperiodenkarte wird bereits mit diversen Informationen aus dem Vertrag und der gescannten Verordnung angezeigt. Bei Bestätigung der Vorgangsperiodenkarte mit "OK" werden Liefer- und Abrechnungsplan angelegt.

Team Innendienst – Call anlegen#

Im Lieferplan wird die Lieferplanzeile des Geräts bearbeitet.

Über "Lieferplanzeilen > Zeile > Bearbeiten" wird die auf der Plattform für die Versorgung bereitgestellte Seriennummer eingetragen. Ist diese dem System bekannt, wird sie im Feld Seriennummer über den Assist Button […] ausgewählt.

Verlassen Sie die Seite und kehren zurück in den Lieferplan und geben Sie diesen frei.

Weiterhin kann nun die Info Anforderung, die der Kontrolle einer erfolgten Poolabfrage dient, auf den Status "Info OK" gesetzt werden. Dazu wird die Info Anforderung geöffnet und die Funktion "Info OK“ auf "Info OK" gesetzt. Alternativ ist diese Funktion direkt im Lieferplan aufrufbar. Dazu wird die Info Anforderungszeile markiert und ebenfalls die Funktion "Info OK“ verwendet.

Der Status der Info Anforderung für den Kostenvoranschlag bleibt vorerst auf "Offen“, damit der Kostenvoranschlag nicht automatisch über den Stapellauf verschickt wird.

Im nächsten Schritt ist über die Lieferplanzeilen die Funktion "Call erstellen“ für die Lieferplanzeile des Geräts auszuführen. Diese Lieferplanzeile sollte vor dem Ausführen der Funktion markiert werden.

Das System legt einen Call für das Gerät an, welches wiedereingesetzt werden soll. Dabei werden neben der Artikel- und Seriennummer auch der Wiedereinsatzvertrag in den Call übernommen. Auf Basis des Calls werden die Aufbereitung des Gerätes sowie die Umlagerung in die Filiale abgebildet.

Nach Anlage des Calls ist im Inforegister "Allgemein" die Prozessart auszuwählen. Aufgrund der Technik Prozessgruppen im Vertrag sind diese Prozessarten bereits auf die zulässigen Kundenservice Prozessarten vorgefiltert.

Im Call werden vor Start der Prozesskette die für die Umlagerung notwendigen Informationen zu Lagerort und Lagerplatz hinterlegt. Dazu wird die Zeile für die Umlagerung im Inforegister "Verknüpfte Belege“ markiert und über "Bearbeiten“ der Lagerort als auch Lagerplatz ergänzt.

Die Bearbeitung erfolgt für beide Umlagerungszeilen, da eine Umlagerung das Gerät vom Haupt- auf das Reparaturlager und die zweite Umlagerung das Gerät vom Reparatur- auf das Hauptlager bewegt. Vom Hauptlager wird das Gerät verschickt.

Mit dem Aufruf "Zurück zur Liste“ gelangen Sie zurück in die Belegübersicht des Calls.

Anschließend wird die Prozesskette über die Funktion "Erstelle Call Belege“ gestartet.

Team Lager – Umlagerung erstellen#

Das Wiedereinsatzgerät wird über das Umlagerungs Buch.-Blatt vom Hauptlager auf das Reparaturlager gebucht.

Nach dem Buchen der Umlagerung werden automatisch der Technikauftrag angelegt und der Bearbeitungsstatus in den Callzeilen gewechselt.

Team Technik – Wiedereinsatzgerät prüfen#

Im Rollencenter werden über die Kachel "Technikauftrag Arbeitsvorrat“ diejenigen Technikaufträge angezeigt, die einem Status zur Weiterbearbeitung des Technikauftrags entsprechen.

Der Bearbeitungsstatus für den Call steht auf "Kostenvoranschlag schätzen“. Wird die relevante Zeile markiert kann über "Bearbeiten“ der Technikauftrag geöffnet werden. Der Bearbeitungsstatus wurde automatisch aus dem Call in den Technikauftrag übernommen.

Im Technikauftrag können die Aufwände für die Aufbereitung über die Funktion "Stücklistenkomponenten" ausgewählt und in das Inforegister "Planung Material/ Ressourcen“ übernommen werden.

Stimmen die Mengen und Aufwände, wird über die Funktion "Planung abschließen“ ausgeführt werden. Diese Funktion übernimmt die Aufwände in den Abrechnungsplan, woraufhin das Stellen des Kostenvoranschlags an Kostenträger erfolgen kann.

Der Bearbeitungsstatus ändert sich automatisch auf "KV ermittelt“.

Team Innendienst – Kostenvoranschlag an die Krankenkasse verschicken#

Kostenvoranschlag manuell versenden#

Über diejenigen Calls, für die ein Kostenvoranschlag erstellt werden soll, kann eine Filterung erfolgen. Dazu wird die Call Übersicht (Gerät) aufgerufen. Der Filter wird geöffnet und der Bearbeitungsstatus beispielweise "21A-T-KV ERMITTELT" ausgewählt. Mit Klick auf das Symbol "Speichern unter“ kann dieser Filter für die nächsten Aufrufe gesichert werden. Die Bezeichnung ist dabei frei definierbar.

Über den Call über "Abrechnungsplan" im Menüband kann dieser aufgerufen werden.

Bevor der Kostenvoranschlag verschickt werden kann, muss der Status der Info Anforderung auf "Freigegeben“ gesetzt werden.

Der Kostenvoranschlag wird anschließend über die Funktion "Senden nach Voreinstellung“ verschickt. Der Eingang der Genehmigung wird über die "eBox" bearbeitet und ändert den Status der Info Anforderung im Liefer-/ Abrechnungsplan auf Info OK.

Kostenvoranschlag automatisch versenden#

Im Rollencenter Rezeptabwicklung befindet sich die Kachel "Info. Anf. Offen“. Hinter dieser Kachel befinden sich alle Info.-Anforderungen, die noch nicht freigegeben sind. An der Anzeige Vertragsperiode ist zu erkennen, um was für eine Vorgangsart es sich handelt. Das Feld "APE vorhanden“ sagt aus, ob die Abrechnungsplaneinteilung mit Zeilen gefüllt oder noch leer ist.

Der Innendienst kann von hier aus alle Info.-Anforderungen mit Vertragsperioden = "WE" und "APE" vorhanden = "Ja", freigeben.

Über den Stapellauf "Info Anforderungen akt.“ im Rollencenter wird der Kostenvoranschlag mit dem nächsten Lauf automatisch verschickt.

Team Technik – Reparatur durchführen#

Im Rollencenter wird über die Kachel "Technikauftrag Arbeitsvorrat“ der Technikauftrag angezeigt.

Mit Genehmigung des Kostenvoranschlags und Bearbeitung über die eBox wird der Bearbeitungsstatus im Call umgesetzt, sodass die Aufbereitung durch die ServicetechnikerInnen erfolgen kann.

Über "Bearbeiten“ kann direkt in den Technikauftrag gewechselt werden. TechnikerInnen können nun die Aufbereitung durchführen und im Anschluss die Planung in die Verbrauchzeilen übernehmen. Dies erfolgt über die Funktion "Planungs- in Verbrauchszeilen übernehmen“.

Team Techniker: Verbrauch buchen und Technikauftrag abschließen#

Sobald der Verbrauch über "Verbrauch buchen" im Menüband gebucht wird, entfernen sich die Verbrauchszeilen automatisch und das System trägt die Menge des Verbrauchs im Inforegister "Planung Material/ Ressourcen" im Feld "Menge verbraucht“ ein.

Der Technikauftrag wird dann über "Auftragszeile abschließen“ im Menüband abgeschlossen.

Team Lager – Umlagerungsauftrag erstellen#

Mit Abschluss des Technikauftrags wird der Folgebeleg, der Umlagerungsauftrag für die Umlagerung in die Filiale, erzeugt. Über den Umlagerungsauftrag wird ein Warenausgang erstellt und dieser gebucht.

Team Filiale – Wareneingang erstellen und buchen#

Kommt das Gerät in der Filiale an, wird dort der Wareneingang gebucht.

Dies erfolgt entweder aus dem Umlagerungsauftrag heraus über die Funktion "Buchen“ oder es wird für den Umlagerungsauftrag ein Wareneingang erstellt und dieser gebucht.

Team Filiale – Verkaufsauftrag erstellen#

Durch das Buchen des Umlagerungsauftrags wird der Call automatisch abgeschlossen. Durch das Team "Filiale" wird im Lieferplan über "Abrufpositionen erstellen“ im Menüband die Abrufposition in die Lieferplaneinteilungen übernommen und der Auftrag angelegt. Da die Lieferplanzeile per Vertragsdefinition auf Lieferungsart "Abruf“ steht, wird dieser Auftrag nicht über die Stapelläufe abgerufen.

Team Filiale – Warenausgang erstellen und buchen#

Über das Rollencenter für LagermitarbeiterInnen kann im Bereich "Aktionen" ein neuer Warenausgang erstellt werden.

Die Seriennummer ist bereits im Lieferplan hinterlegt und wurde in die Auftragszeile übernommen. Somit ist das Gerät für diesen Debitor reserviert. Die Filiale ruft diesen Auftrag nun in einen Warenausgang ab (Funktion: "Herkunftsbelege holen"), stellt das Gerät ein und versendet/liefert bzw. gibt dieses direkt aus an den Kunden (Funktion: "Warenausgang buchen").

Team Innendienst – Rechnung erstellen#

Ist die Lieferung erfolgt, wird der Fehlercode "ABWARTEN" aus der Abrechnungsplaneinteilung automatisch entfernt. Zudem wird die Info Anforderung für den Abliefernachweis erzeugt, die damit weiterhin die Abrechnung sperrt.

Der Abliefernachweis wird von der Filiale zu dem Innendienst geschickt. Die Lieferbestätigung wird dort, wie bei der Verordnung, über die eBox der Info Anforderung zugeordnet.

Sobald der Abliefernachweis der Info Anforderung zugeordnet ist und diese auf Info OK gesetzt wird, wird der Abrechnungsplan freigegeben.

Die Rechnung kann manuell aus dem Abrechnungsplan oder über den Stapellauf generiert werden. Der Rechnungsbeleg enthält hierbei u.a. die Seriennummer und Registernummer des Geräts.