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DMS Integration#

KUMAVISION medtec365 Einrichtung#

In der KUMAVISION medtec365 Einrichtung werden auf dem Inforegister "DMS Integration" spezifische DMS Einrichtungen vorgenommen, die u.a. für das Modul "Medical Device Regulation Dokumentenlenkung" relevant sind.

Feld Beschreibung
Nummernserie IM Dokument Die Nummernserie wird benutzt, wenn neue Einträge in die DI-IM Dokument erzeugt werden.
Über ImageUtils-Dienst drucken Der Schalter steuert, ob der Ausdruck über den Dienst erfolgen soll. Die Archivierung oder Verlinkung erfolgt immer. Falls projektspezifisch in die Archivierung oder Verknüpfung eingegriffen werden soll, kann dies über bestehende Ereignisse erfolgen.

Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass eine gleichzeitige Nutzung von ImageUtils-Druck und Universal Print aktuell nicht möglich ist.
Geschäftspapier vorhanden Es wurde ein Geschäftspapier in der KUMAVISION medtec365 Einrichtung geladen. Dieses wird beim Drucken auf jede Seite des Leitdokuments gelegt.
Wasserzeichen für Leitdokument vorhanden Es wurde ein Wasserzeichen in die KUMAVISION medtec365 Einrichtung geladen. Dieses wird beim Archivieren auf jede Seite des Leitdokuments gelegt. Dieses Wasserzeichen besteht in der Standardkonfiguration aus dem Wort "Kopie“ und dient dazu, dass keine Originalbelege aus dem Archiv nachgedruckt werden können.
Wasserzeichen für verkettete Dokumente vorhanden Es wurde ein Wasserzeichen in die KUMAVISION medtec365 Einrichtung geladen. Dieses wird beim Archivieren auf jede Seite der verketteten Dokumente gelegt.
Drucklog nach erfolgreichem Ausdruck löschen Bei der Vorschau, PDF-Erstellung und dem Druck wird ein Eintrag "DMS Druckauftrag“ erzeugt. Wenn der Schalter aktiviert ist, wird der Eintrag nach erfolgreicher Verarbeitung wieder gelöscht. Im Fehlerfall bleibt der Eintrag immer bestehen. Die Empfehlung für Projekte im Regelbetrieb ist es den Schalter zu aktivieren. Ansonsten müssen ältere Einträge in der Tabelle "DMS Druckauftrag“ durch die AnwenderInnen regelmäßig gelöscht werden.
Schemafeld für das verkettete Drucken In dem Feld wird das Schemafeld aus dem DMS eingetragen, mit dem die verkettete und nicht verkettete Version der Archivierung unterschieden wird. Standardmäßig heißt das Feld "ANLAGE".

Bei der Archivierung mit Verkettung werden zwei Archiveinträge erzeugt. Der eine Eintrag enthält nur das Leitdokument und besitzt in dem Schemafeld den Wert false. Der DMS-Eintrag mit dem Leitdokument und den verketteten Dokumenten besitzt in dem Schemafeld den Wert true.

Dieses Feld wird dazu benutzt, um bei den Fibu Mahnungen die Originalrechnung aus dem DMS-Archiv ohne verkettete Dokumente anhängen zu können.

Funktionen im Menüband#

Über den Menüpunkt "DMSActions“ stehen Ihnen im Menüband folgende Aktionen zur Verfügung:

Aktion Beschreibung
PrintPortal-Berichte anzeigen Auf der Seite "PrintPortal-Berichte" werden alle Berichte aufgelistet, die über das gleichnamige Modul gedruckt und archiviert werden.
Geschäftspapier Über die Aktionsgruppe kann ein Geschäftspapier eingelesen bzw. das eingelesene Geschäftspapier wieder gelöscht werden.
Wasserzeichen für Leitdokument Über die Aktionsgruppe kann ein Wasserzeichen für das Leitdokument eingelesen bzw. das eingelesene Wasserzeichen wieder gelöscht werden.
Wasserzeichen für verkettete Dokumente Über die Aktionsgruppe kann ein Wasserzeichen für die verketteten Dokumente eingelesen bzw. das eingelesene Wasserzeichen wieder gelöscht werden.

Auf der Seite "PrintPortal-Berichte" werden alle Berichte aufgelistet, die über das gleichnamige Modul gedruckt und archiviert werden.

Feld Beschreibung
Berichts-ID Eindeutige Identifikation des Berichts, der über das PrintPortal verarbeitet werden soll.
Berichtsbezeichnung Bezeichnung des jeweiligen Berichts. Wird automatisch bei der Auswahl der Berichts-ID gefüllt.
Archivierung nur für Einzeldruck Die meisten Ausgangsbelege können für mehrere Datensätze auf einmal erstellt werden (z.B. Stapeldruck für Rechnungen). Damit trotzdem einzelne Belege erstellt werden, die anschließend zum jeweiligen Datensatz archiviert werden können, muss die Requestpage des jeweiligen Berichts um die Felder " "KVSMTCOutputMode" und "KVSMTCPrinterName" ergänzt werden.

Soll ein Ausgangsbeleg jedoch ohne Anpassung über das PrintPortal gedruckt und archiviert werden, so kann diese Checkbox aktiviert werden. Voraussetzung für eine Archivierung ist dann die Auswahl nur eines Datensatzes in dem Bericht als Kopfelement. Eine Ablagedefinition (DMS/ECM-Interface) bzw. ein Fieldmapping (KUMAConnect) muss für die entsprechende Tabelle ebenfalls vorhanden sein.

Folgende Reports wurden in KUMAVISION medtec365 erweitert, damit diese in der PrintPortal-Einrichtung für einen Stapeldruck genutzt werden können:

  • VK Mahnung
  • Reg. Bestellbestätigungsanmahnung
  • VK Angebot
  • VK Auftragsbestätigung
  • VK Proformarechnung
  • VK Rechnung
  • VK Gutschrift
  • VK Lieferschein
  • VK Rahmenauftrag
  • Reklamationsbestätigung
  • VK Rücksendung
  • EK Anfrage
  • EK Bestellung
  • EK Rechnung
  • EK Gutschrift
  • EK Lieferschein
  • EK Rahmenbestellung
  • EK Rücklieferung
  • EK Reklamation
  • Service - Rechnung
  • EK Lieferanmahnung

Bridge-App für das Modul "DMS & ECM Interface"#

Die Bridge-App integriert das Modul "DMS & ECM Interface" in KUMAVISION medtec365. An dieser Stelle der Onlinehilfe werden die Erweiterungen an dem Modul "DMS & ECM Interface" und KUMAVISION medtec365 beschrieben.

Die nachfolgenden Anpassungen beziehen sich sowohl auf die Archivsystemart Microsoft1 SharePoint Online wie auch auf Hyland Saperion2 ECM.

Allgemeine Erweiterungen in KUMAVISION medtec365#

Infobox "Dokumente"#

Folgende Seiten wurden mit der Dokumenten-Infobox aus dem Modul "DMS & ECM Interface“ erweitert:

  • Versandauftrag
  • Gebuchter Versandauftrag
  • Prüfmittel
  • Prüfplan
  • Prüfplanversion
  • Prüfaufträge
  • Archivierte Prüfaufträge
  • FMEA
  • Archivierte FMEA
  • Beschwerde
  • Archivierte Beschwerden
  • Reklamation
  • Archivierte Reklamationen
  • Maßnahmen
  • Marketing Cockpit
  • MDR Dokumente
  • Besuchsbericht
  • Reg. Bestellbestätigungsmahnung

Barcodevormerkung#

Für ein nachgelagertes Scannen von Dokumenten wurde auf einigen Seiten die Aktion "Barcodevormerkung" eingefügt. Hierdurch wird ein Eintrag auf der Seite "DI-DMS Barcode" erstellt. Beim Aufrufen der Funktion muss der Barcode eingegeben werden, der sich auf dem zu scannenden Dokument befindet und eine Dokumentenart ausgewählt werden.

Auf folgenden Seiten ist die Aktion eingefügt:

  • Bankkontokarte
  • Debitorenkarte
  • Kreditorenkarte
  • Artikelkarte
  • Kontaktkarte
  • Marketing Cockpit
  • Besuchtsbericht
  • Verkaufsangebot
  • Verkaufsauftrag
  • Verkaufsgutschrift
  • Rahmenauftrag
  • Verkaufsreklamation
  • Verkaufsrechnung
  • Archivierter Verkaufsauftrag
  • Archiviertes Verkaufsangebot
  • Geb. Verkaufslieferung
  • Geb. Verkaufsrechnung
  • Geb. Verkaufsgutschrift
  • Geb. Rücksendung
  • Einkaufsanfrage
  • Einkaufsbestellung
  • Einkaufsgutschrift
  • Einkaufsrechnung
  • Einkaufsrahmenbestellung
  • Einkaufsrücksendung
  • Archivierte Einkaufsanfrage
  • Geb. Einkaufslieferung
  • Geb. Einkaufsrechnung
  • Geb. Einkaufsgutschrift
  • Geb. Einkaufsrücklieferung
  • Wareneingang
  • Warenausgang
  • Versandauftrag
  • Serviceauftrag
  • Archivierter Serviceauftrag
  • Archiviertes Serviceangebot
  • Seriennummer Info Karte
  • Chargen Info Karte
  • Ressourcenkarte
  • FMEA
  • Archivierte FMEA
  • Beschwerdekarte
  • Archivierte Beschwerdekarte
  • Reklamationskarte
  • Archivierte Reklamationskarte
  • Maßnahmen
  • MDR Dokumentenkarte
  • Arbeitsplan
  • Arbeitsplanversion
  • Fertigungsstückliste
  • Fertigungsstücklisten Versionen
  • Fest Geplanter Fertigungsauftrag
  • Freigegebener Fertigungsauftrag
  • Beenderter Fertigungsauftrag
Übertragung von Barcodevormerkungen#

Die Einträge der Barcodevormerkungen auf der Seite "DI-DMS Barcode" referenzieren nach einem Buchungsvorgang auf den gebuchten/archivierten Beleg und nicht mehr auf seinen Ursprungsbeleg.

Versandabwicklung

Eintrag aus (Beleg) Barcodevormerkung Referenz auf (Tabelle) Aktion Barcodevormerkung neue Referenz auf (Tabelle / Beleg)
Versandauftrag 5049203 Versandabwicklungskopf Versandauftrag buchen 5049206 - Geb. Versandauftrag

Einkauf:

Eintrag aus (Beleg) Barcodevormerkung Referenz auf (Tabelle) Aktion Barcodevormerkung neue Referenz auf (Tabelle / Beleg)
Einkaufsbestellung 38 - Einkaufskopf Einkaufsbestellung Liefern und Fakturieren 120 - Geb. Einkaufslieferung
Einkaufsbestellung
Wareneingang		 7316 Wareneingangskopf Wareneingang zur Einkaufsbestellung buchen 120 - Geb. Einkaufslieferung
Einkaufsrücksendung
(Einkaufsreklamation)		 38 - Einkaufskopf Einkaufsrücksendung Liefern und Fakturieren 6650 - Geb. Einkaufsrücklieferung
Einkaufsrücksendung
(Einkaufsreklamation)		 7320 Warenausgangskopf Warenausgang zur Einkaufsrücksendung buchen 6650 - Geb. Einkaufsrücklieferung
Einkaufsrechnung 38 - Einkaufskopf Einkaufsrechnung buchen 120 - Geb. Einkaufslieferung
Einkaufsgutschrift 38 - Einkaufskopf Einkaufsgutschrift buchen 6650 - Geb. Einkaufsrücklieferung

Verkauf:

Eintrag aus (Beleg) Barcodevormerkung Referenz auf (Tabelle) Aktion Barcodevormerkung neue Referenz auf (Tabelle / Beleg)
Verkaufsauftrag 36 - Verkaufskopf Verkaufsauftrag Liefern und Fakturieren 110 - Geb. Verkaufslieferung
Verkaufsauftrag 7320 Warenausgangskopf Warenausgang zum Verkaufsauftrag buchen 110 - Geb. Verkaufslieferung
Verkaufsreklamation 36 - Verkaufskopf Verkaufsreklamation Liefern und Fakturieren 6660 - Geb. Rücksendung
Verkaufsreklamation 7316 Wareneingangskopf Wareneingang zur Verkaufsreklamation buchen 6660 - Geb. Rücksendung
Verkaufsrechnung 36 - Verkaufskopf Verkaufsrechnung buchen 110 - Geb. Verkaufslieferung
Verkaufsgutschrift 36 - Verkaufskopf Verkaufsgutschrift buchen 6660 - Geb. Rücksendung
Angabe Unterverzeichnis bei Barcodevormerkung#

Bei manuellen Barcodevormerkungen kann auch ein Unterverzeichnis angegeben werden, wenn dieses in der Ablagedefinition für den entsprechenden Datensatz hinterlegt ist. Bei der Archivierung des gescannten Dokuments wird dann das entsprechende Unterverzeichnis an das Verzeichnis angefügt, das in der Ablagedefinition hinterlegt ist.

Automatische Erstellung von Barcodevormerkungen#

Auf folgenden Seiten befindet sich in KUMAVISION medtec365 ein Eingabefeld für den Barcode:

  • Wareneingang
  • Ungebuchte EK-Rechnung
  • Ungebuchte EK-Gutschrift

Das Feld dient dazu einen Barcode eingeben zu können, der auf Papierdokumente vom Lieferanten aufgebracht wird (z.B. über einen Tastaturscanner) und zu einem späteren Zeitpunkt dann diese Papierdokumente zu scannen. Da in der Zwischenzeit diese Vorgänge in KUMAVISION medtec365 bereits gebucht wurden, wird durch die HC DMS/ECM Bridge beim Buchen der obigen Dokumentenarten eine Barcodevormerkung für das gebuchte Dokument mit dem eingegebenen Barcode erstellt. Hierdurch wird dann das gescannte Dokument automatisch dem gebuchten Beleg zugeordnet.

Erweiterung KUMAVISION medtec365 Einrichtung#

Die Einrichtung wurde um Felder ergänzt, mit denen der Name des Indexfeldes in dem DMS/ECM hinterlegt werden kann. Durch die HC-DMS/ECM-Bridge wird zu den Feldern ein Lookup zur Verfügung gestellt, damit der Wert ausgewählt werden kann.

Erweiterungen in DMS & ECM-Interface#

Erweiterung Dokumentenablage Einrichtung#

Die Dokumentenablage Einrichtung wurde um das Feld "Standard Ablagedefinition“ erweitert. Es muss eine Ablagedefinition hinterlegt werden. Aus dieser Ablagedefinition wird die Dokumentenbibliothek benutzt, um den Seiten- und Bibliothekname zu ermitteln, falls beim Archivieren über das Interface keine Ablagedefinition ermittelt werden kann.

Anpassung "Autom. Berichtsarchivierung"#

Die "Autom. Berichtsarchivierung" wird in KUMAVISION medtec365 nur für die Angabe von Ablagedefinitionen für Reports benutzt. Aus diesem Grund wurden alle Felder bis auf: Bericht ID, Bericht Name und Ablagedefinition Code ausgeblendet.

Erweiterung Ablagedefinition#

Die Ablagedefinition wurde um das Feld "Lfd. Nr.“ erweitert. Diese laufende Nummer wird benötigt, da in KUMAVISION medtec365 die Ablagedefinitionen über einen Integerwert angesprochen werden.

Das Feld wird automatisch gefüllt, wenn eine neue Ablagedefinition erstellt wird. Zusätzlich können über die Funktion "Lfd. Nummern füllen“ auch fehlende Werte nachträglich gefüllt werden.

Ermittlung der Ablagedefinition#

Die Ablagedefinition wird nachfolgender Hierarchie ermittelt:

  • In der "Autom. Berichtsarchivierung“ (Tabelle: KVSDMSAutoReportArchiving) wird überprüft, ob ein Eintrag für den aktuellen Report vorhanden ist und dort eine Ablagedefinition hinterlegt ist. Wenn ja, wird diese genommen. Dieses gilt nur für die Archivierung von Reports.
  • Es wird anhand der Standardfunktionalität des DMS/ECM-Interface eine Ablagedefinition mit dem Schalter "Nur für Hintergrund-Uploads“=ja gesucht.
  • Es wird anhand der Standardfunktionalität des DMS/ECM-Interface eine gesucht, wobei der Wert des Schalters "Nur für Hintergrund-Uploads“ nicht berücksichtigt wird.

Erweiterung Suchdefinition#

Die Suchdefinition wurde um das Feld "Lfd. Nr.“ erweitert. Diese laufende Nummer wird benötigt, da in KUMAVISION medtec365 die Suchdefinitionen über einen Integerwert angesprochen werden. Das Feld wird automatisch gefüllt, wenn eine neue Suchdefinition erstellt wird.

Zusätzlich können über die Funktion "Lfd. Nummern füllen“ auch fehlende Werte nachträglich gefüllt werden.

Neue Funktionen für die Ablagedefinitionen#

Kontaktsuche Debitor#

Für die Tabellen: Sales Shipment Header, Sales Shipment Line, Sales Invoice Header, Sales Invoice Line, Sales Cr.Memo Header, KVSMEDInfoRequestHeader und KVSMEDInfoRequestHeaderArchive wird anhand der jeweiligen Debitorennummer in dem Datensatz über die Geschäftsbeziehung für Debitoren eine zugeordnete Kontaktnummer ermittelt.

Für die Tabellen: Return Shipment Header,Purch. Inv. Header und Purch. Cr. Memo Hdr. wird anhand der jeweiligen Kreditorennummer in dem Datensatz über die Geschäftsbeziehung für Kreditoren eine zugeordnete Kontaktnummer ermittelt.

Anhand des Tabellenfeldes mit der Feldnummer 1 wird über die Geschäftsbeziehung für Debitoren versucht einen Kontakt zu ermitteln. Falls dieses nicht möglich ist, wird versucht den Kontakt über die Geschäftsbeziehungen für Kreditoren zu ermitteln.

Originalnummer#

Für die Tabellen: Sales Header, Sales Shipment Header, Sales Invoice Header wird geprüft, ob das Feld "Angebotsnummer" gefüllt ist. Wenn ja, wird dieses zurückgegeben. Ansonsten der Inhalt des Feldes "Auftragsnummer". Bei der Tabelle "Sales Invoice Header“ wird der Inhalt des Feldes "Nr.“ zurückgegeben, wenn die Auftragsnummer leer ist. Analog für die Tabellen: Purchase Header, Purch. Rcpt. Header und Purch. Inv. Header.

Dokart#

Anhand der Kommunikationsbelege wird die "eing. DMS Belegunterart“ zurückgegeben.

Dokart Print#

Anhand der Kommunikationsbelege wird die "ausg. DMS Belegunterart“ zurückgegeben.

Anpassungen für die Archivsystemart Microsoft SharePoint Online#

DMS & ECM-Interface#

Erweiterung Ablagedefinition Schlagworte#

Zur korrekten Formatierung von Datumswerten müssen auf der Seite "Ablagedefinition Schlagworte" alle Einträge im Feld "Formatierung" den Wert "Datum" erhalten, wenn sie im DMS-System als Datumsfeld eingerichtet sind. Hierdurch wird bei der Archivierung der Inhalt des Feldes korrekt formatiert.

Weiterführende Informationen finden Sie unter "Ablagedefinition Schlagworte - Felder und Informationen".

Anpassungen für die Archivsystemart Hyland Saperion ECM#

DMS & ECM-Interface#
Erweiterung Dokumentenablage Einrichtung#
Feld Beschreibung
Indexfeld für das Archivierungsdatum Ist hier ein Indexfeld angegeben, so wird dieses bei jeder Archivierung mit dem Tagesdatum gefüllt und somit als Archivierungsdatum gekennzeichnet. Wird bei der Recherche der erste oder letzte Archiveintrag gesucht, so erfolgt dieses ebenfalls über dieses Indexfeld.
Indexfelder Bereich, Akte und Kategorie Zur Abbildung der Ordnerstruktur von Kunden, die in einer Vorversion die ECMBridge eingesetzt haben, müssen hier die entsprechenden Indexfelder angegeben werden. Hierüber wird dann die zweistufige Ordnerstruktur erstellt. Bereich ist hierbei die oberste Ebene und Akte die zweite Ebene. In Kategorie ist die komplette Ordnerstruktur gespeichert.

Weiterführende Informationen zur Einrichtung finden Sie unter "Dokumentenablage Einrichtung".

  1. Microsoft, Microsoft Dynamics und Microsoft Dynamics 365 sind Marken der Microsoft-Unternehmensgruppe. ↩

  2. Alle Hyland-Produktnamen sind eingetragene oder nicht eingetragene Marken von Hyland Software, Inc. oder seinen Tochtergesellschaften in den Vereinigten Staaten und anderen Ländern. ↩

  3. ELO, ELOprofessional, ELOenterprise, ELOoffice und ELO ECM-Suite sind eingetragene Marken der ELO Digital Office GmbH in Deutschland und/oder anderen Ländern. ↩