Grundeinrichtung#

Der nachfolgende Abschnitt erläutert Ihnen die allgemeinen Zusatzeinrichtungen in KUMAVISION medtec365 für den Bereich Überblick der Aufgaben zum Einrichten von Business Central.

Einrichtungsunterstützung "medtec Verwaltung“#

Zur Unterstützung von notwendigen Einrichtungen wurde die "medtec Verwaltung“ in der Menüansicht unter den Menüpunkt "Weitere Rollen entdecken“ hinzugefügt. Die "medtec Verwaltung" beinhaltet die Bereiche:

• Zusatzfelder
• Reklamations- und Beschwerdemanagement
• FMEA
• Maßnahmen
• Medical Device Regulation Dokumentenlenkung

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, sich die Verwaltung auch als Rollencenter unter "Meine Einstellungen" zuzuweisen, um zum Beispiel die Grundeinrichtungen durchzuführen.

Zusatzfelder#

Zu diversen Stammdaten können in KUMAVISION medtec365 individuelle Felder angelegt werden, die dann wahlweise nur als Information in den Stammdaten dienen oder aber auch durch die Prozesse im Einkauf und Verkauf mitgeführt und geändert werden können. In den Verkaufs- und Einkaufsbelegen können Sie dabei entscheiden, ob diese Werte ausgegeben werden sollen oder nicht. Die Zusatzfelder ermöglichen Ihnen somit eigene Werte wie z.B. eine eigene Artikelnummer oder sonstige benötigte Informationen anzulegen und in den Belegen auszugeben, ohne eine Anpassung im System zu machen. Dabei können Sie entscheiden, ob das Feld eine feste Auswahl an Werten hinterlegt haben soll, oder ob nur bestimmte Werte angegeben werden können (z.B. Dezimalwerte oder Texte, die dann auch auf feste Längen und Inhalte geprüft werden können). Bei der Ausgabe können Sie dann für die verschiedenen Belege und Prozesse unterschiedliche Ausgabeformate festlegen.

KUMAVISION medtec365 Einrichtung#

Vor der Einrichtung der Zusatzfelder ist in der "KUMAVISION medtec365 Einrichtung“ ein Standardsprachcode zu definieren. Bei der Neuanlage oder Änderung von Zusatzfeldern wird automatisch für den Standardsprachcode der Inhalt des Felds "Beschreibung“ in die "Zusatzfeld Übersetzungen“ geschrieben. Diese Zusatzfeld Übersetzungen werden für die mehrsprachige Ausgabe von Reports benötigt.

Wird ein Zusatzfeld angelegt, wird automatisch die Beschreibung mit dem Standardsprachcode in die Übersetzungen übernommen.

Weitere Sprachcodes können dann manuell hinzugefügt werden.

Zusatzfelder einrichten#

In der Tabelle "Zusatzfelder“ werden alle Zusatzfelder angelegt, die benötigt werden. Die Zuordnung einzelner Felder zu den Stammdaten Tabellen erfolgt dann später.

Bei der Anlage von Zusatzfeldern können folgende Felder gefüllt werden:

Bei Zusatzfeldern mit der Feldart "Option“ können die zur Auswahl angebotenen Werte, über den im Menüband befindenden Aufruf "Optionswerte“ hinterlegt werden.

In der "Zusatzfelder Optionswerte“-Tabelle, werden die Werte, die zur Auswahl stehen sollen, eingetragen.

Stammdaten Gruppierungen#

Die Stammdaten Gruppierungen dienen der sortierten Ausgabe in den Stammdatensätzen, und um zusammengehörende Zusatzinformationen thematisch zu gliedern.

Zusatzfeldern können bei der Einrichtung Gruppierungscodes zugewiesen werden. Bei der Darstellung in der Stammdatenkarte erfolgt die sortierte Ausgabe dann unter Berücksichtigung der Gruppierung.

Zusatzfelder Ebenen#

Mit den Zusatzfeldebenen können Sie eine abhängige Gruppierung Ihrer Stammdaten auf bis zu 3 Ebenen vornehmen. Sie können damit z.B. eine zweistufige Klassifizierung der Debitoren in statistische Hauptgruppe und Untergruppe vornehmen oder einen Artikel in Statistische Artikelgruppe, Gruppe und Untergruppe klassifizieren. Hiermit sind somit beliebige weitere Klassifizierungen/Gruppierungen möglich.

Um die Einrichtung vorzunehmen, rufen Sie sich zunächst über die Anwendersuche die "Zusatzfelder Ebenen“ auf und definieren Sie die Zusatzfelder Ebenen.

Über den Aufruf "Ebenen Werte“ im Menüband, haben Sie die Möglichkeit, über weitere Einträge, die zuvor definierten Optionswerte des für die jeweilige Ebene eingetragenen Zusatzfelds weiter zu beschränken.

Ausgabeformat Zusatzfelder#

Für die Feldarten: Text, Dezimal und Datum können Ausgabeformate (Aufruf "Ausgabeformate" über das Menüband der Zusatzfelder) definiert werden, durch die festgelegt werden, wie einzelne Zusatzfelder auf unterschiedlichen Belegen / in unterschiedlichen Prozessen angedruckt werden.

So können die unterschiedlichen Formatierungen für die Prozesse Rechnung und Lieferung notwendig sein.

Wird kein bestimmtes Ausgabeformat z.B. für die Ausgabe auf einem Report definiert, dann wird das als Standard gekennzeichnete Format verwendet. Ist kein Standardformat angegeben, dann wird der Wert entsprechend der Eingabe ohne zusätzliche Formatierung ausgegeben.

Anlage von Ausgabeformate#

Um die Ausgabeformate zu definieren, rufen Sie sich über die Anwendersuche die "Ausgabeformate" auf.

Für die Einrichtung von Ausgabeformaten gelten folgende Vorgaben je Feldart:

Feldart "Datum“

Feldart "Dezimal“
Als Platzhalterzeichen wird nur # erkannt. Bei der Einrichtung von Dezimal Formaten kann die Ausgabe von Dezimalwerten (mit oder ohne Nachkommastellen), sowie die Anzahl an Nachkommastellen und die Ausgabe eines Tausendertrennzeichens gesteuert werden.

Feldart "Text“
Das Ausgabemuster für Textwerte kann auch mit dem Platzhalterzeichen # vorgegeben werden. Die Verarbeitung der Platzhalter erfolgt von links nach rechts, überflüssige Platzhalter werden abgeschnitten. Überschreitet die Länge des zu verarbeitenden Werts die Länge des Musters bzw. die Anzahl an Platzhaltern, dann wird der Ausgabewert gekürzt.

Beispiele für die Umsetzung der Ausgabemuster:

Stammdaten Tabellen#

In den Stammdaten Tabellen können Sie die zuvor angelegten Zusatzfelder zu den gewünschten Tabellen zuordnen.

Ist die gewünschte Tabelle noch nicht in der Liste erfasst, kann sie über die Funktion "Neu“ hinzugefügt werden. Voraussetzung dafür ist, dass die Tabelle mit einer der folgenden Primärschlüssel Feldtypenkombinationen eingerichtet wurde:
Code20
Code20, Code20
Code20, Code20, Integer

Diese Primärschlüsselkombinationen werden beim Hinzufügen einer Tabelle geprüft. Stimmt keine der Kombinationen mit dem Primärschlüssel überein, erscheint ein entsprechender Hinweis. Die Zuordnung der Zusatzfelder zu einer Tabelle ist über das Menüband > "Zugehörig“ > "Zusatzfelder“ möglich.

Die zuvor erstellten Zusatzfelder können nun der Stammdaten Tabelle zugeordnet werden. Neue Zusatzfelder müssen über das Menüband > "Aktionen“ > "Zusatzfelder/Suchindizes aktualisieren…“ initialisiert werden.

Damit stehen Zusatzfelder in den entsprechenden Stammdatenkarten für die Angabe weiterer Informationen zur Verfügung.

Stammdaten Standardfeld#

Je Stammdatenzusatzfeld kann definiert werden, ob das Zusatzfeld bei der Anlage eines neuen Datensatzes automatisch eingetragen werden soll. Zusätzlich besteht hier die Möglichkeit, einen Standardwert anzugeben, der dann mit übernommen wird.

Pflichtfeldprüfung#

Die Pflichtfeldprüfung ermöglicht es Ihnen individuell Pflichtfelder zu definieren, um die Anlage von Stamm- oder Belegdaten zu unterstützen. Es werden bestimmte Werte vorgegeben, die nach Abschluss der Eingabe geprüft werden.

Hierbei kann in Abhängigkeit zu anderen Feldern ein Pflichtfeld definiert werden mit dem Resultat:

Abbruch: Die Felder müssen gefüllt werden.
Hinweis: Die Felder können gefüllt werden.

Für folgende Daten können Sie die Pflichtfeldprüfung einrichten:

Stammdaten:

• Kontaktkurzerfassung
• Kontakte
• Debitoren
• Kreditoren
• Artikel
• Ressourcen
• Seriennr.-Informationskarten
• Arbeitsplatzgruppen
• Arbeitsplätze

Belege:

• Für alle Verkaufsbelege, die auf den Tabellen 36 Verkaufskopf und 37 Verkaufszeile basieren.
• Für alle Einkaufsbelege, die auf den Tabellen 38 Einkaufskopf und 39 Einkaufszeile basieren.
• Für alle Wareneingänge, die auf den Tabellen 7316 Wareneingänge und 7317 Wareneingangszeilen basieren.
• Für alle Servicebelege der Belegart "Angebot" und "Auftrag", die auf den Tabellen 5900 Serviceauftragskopf, 5901 Serviceartikelzeile sowie 5902 Servicezeile basieren.
• Für alle Versandbelege, die auf den Tabellen 5049203 Versandauftragskopf und 5049204 Versandauftragszeile basieren.
• Für alle Bestellanforderungen, die auf den Tabellen 5488139 Bestellanforderung und 5488136 Bestellanforderungszeilen basieren.
  Voraussetzung: Das Modul Bestellanforderung ist lizenziert und in der KUMAVISION Moduleinrichtung aktiviert.
• Für alle Maßnahmen, die auf die Tabelle 5488142 Maßnahmen basieren
  Voraussetzung: Das ModulReklamations- und Beschwerdemanagement ist lizenziert und in der KUMAVISION Moduleinrichtung aktiviert.

Zu den Stammdaten kann eine sogenannte "Variable Pflichtfeldprüfung“ aktiviert werden. D.h. es können individuell Felder definiert werden, die bei Neuanlage oder Änderung von Stammdaten zwingend angegeben werden müssen.

Die Prüfung auf Vollständigkeit der Angaben erfolgt, sobald die Aktion "Pflege beenden" in der jeweiligen Stammdatenkarte bzw. "Freigeben" im jeweiligen Beleg ausgeführt wird.

Erst wenn alle Angaben vollständig sind, kann der Stammdatensatz mit "Pflege abgeschlossen" markiert bzw. der Beleg "Freigegeben" werden und im System (z. B. beim Buchen einer Lieferung) verwendet werden.

Wenn nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden, erscheint eine Fehlermeldung oder ein Hinweis, je nach Konfiguration des einzelnen Pflichtfeldes. Nachdem "Pflege abgeschlossen“ eingetragen wurde, können die Felder des Stammdatensatzes nicht mehr geändert werden. Verbundene Tabellen (z. B. Bemerkungen) können aber weiterhin geändert werden.

Einrichtung#

Einrichtung der Verarbeitungsparameter für Pflichtfeldprüfung#

Die Einrichtung der Verarbeitungsparameter erfolgt in der "KUMAVISION medtec365 Einrichtung“ auf dem Inforegister "Pflichtfeldprüfung medtec365".

Nachfolgend werden Ihnen die Einrichtungsfelder näher erläutert:

Einrichtung der Tabellenprüfungen#

Um die Tabellenprüfungen zu definieren, rufen Sie sich über die Anwendersuche die "Pflichtfelder Einricht. Tabelle medtec365“ auf.

Beim Aufruf werden die Pflichtfelder Einrichtungstabellen geöffnet. In dieser Liste können pro Tabelle die entsprechenden Prüfungen eingesehen werden. Die Liste mit den entsprechenden Prüfungen pro Tabelle kann über "Prüfungen“ oder "Strg+P“ aufgerufen werden.

Aus der Liste der Prüfungen heraus, können die vorhandenen Prüfungen bearbeitet oder neue Prüfungen hinzugefügt werden.

Prüfungen erstellen#

In diesem Abschnitt wird die Erstellung von Prüfungen für eine Tabelle und die für eine Prüfung notwendigen Parameter erklärt.

Über "Neu“ wird eine neue Prüfungskarte geöffnet.

Die Prüfkarte besteht aus drei Bereichen: Allgemein, Bedingungen und Vorgabewerte. Diese Bereiche und ihre Bedeutung werden nachfolgend erläutert.

Inforegister Allgemein#

Auf dem Inforegister "Allgemein“ wird die Art der Prüfung eingetragen ("Hinweis“, "Abbruch“, "Aktion“) und die Prüfung wird benannt. Weiter wird hier der Status der Prüfung gesetzt, denn nur Prüfungen mit dem Status "Zertifiziert“ werden bei der Ausführung der Pflichtfeldprüfung berücksichtigt. Bearbeitet werden können Prüfungen nur im Status "Neu“ und "In Entwicklung“.

Das Setzen des entsprechenden Status erfolgt über die Funktionen "In Entwicklung", "Zertifiziert" und "Geschlossen".

Eine Aktion für den Status "Neu“ ist nicht vorhanden, dieser wird automatisch vergeben, wenn eine neue Prüfung angelegt wird.

Nachfolgend werden Ihnen die einzelnen Felder näher erläutert:

Inforegister Bedingungen#

Über die Bedingungen wird festgelegt, welche Kriterien erfüllt sein müssen, damit die Prüfung gültig ist und die Aktion (Hinweis / Abbruch / Aktion) ausgeführt wird.

Eine Bedingung setzt sich aus folgenden Feldern zusammen:

Inforegister Vorgabewerte#

Auf dem Inforegister "Vorgabewerte“ kann bestimmt werden, welche Felder im Wizard durch AnwenderInnen bearbeitet werden sollen. Dabei können schon Vorgabewerte definiert werden, die im Wizard übernommen werden können. Diese Funktionalität kann für die Aktionsarten "Hinweis“ und "Abbruch“ genutzt werden, bei denen die einzelnen Meldungen aus den Prüfungen durch AnwenderInnen verarbeitet werden. Bei der Aktionsart "Aktion“ werden hier Felder und Werte festgelegt, die automatisch in den Datensatz geschrieben werden, ohne dass AnwenderInnen diese bearbeiten müssen.

Die Zeile für einen Vorgabewert setzt sich aus den folgenden Feldern zusammen:

Prüfung zertifizieren#

Damit eine erstellte Prüfung bei der Verarbeitung durch die Pflichtfeldprüfung berücksichtigt werden kann, muss sie zertifiziert werden. Hierzu wird der Status mit dem Aufruf "Zertifiziert“ auf den Wert "Zertifiziert“ gesetzt.

Arbeiten mit dem Wizard (Verarbeitung der Meldungen)#

In diesem Abschnitt wird die Verarbeitung der eingerichteten und zertifizierten Prüfungen im Wizard beschrieben. Dazu gehören Aufruf und Bedienung des Wizards, sowie Aktionen, die nach dem Beenden des Wizards durch KUMAVISION medtec365 durchgeführt werden. Diese Punkte werden nachfolgend beschrieben.

Aufruf des Wizard#

Der Wizard wird aufgerufen, wenn AnwenderInnen die Funktion zum Beenden der Pflege von Stammdaten oder die Freigabe von Dokumenten aufrufen. Existieren für die jeweiligen Stammdaten oder Belege zertifizierte Prüfungen, deren Bedingungen in dem Fall zutreffen, so wird der Wizard gestartet.

Im Wizard haben Sie die Möglichkeit, die Ergebnisse der Prüfungen zu sehen und gleich zu korrigieren. Der Wizard besteht aus zwei Hauptbereichen: der "Prüfungsmeldung" und der "Feld Prüfung / Eingabe".

Der Bereich Prüfungsmeldung listet alle Prüfungen der Art "Hinweis“ und "Abbruch“ auf, die für den entsprechenden Datensatz gefunden wurden (Prüfposten). Die aktuelle Meldung, die zur Bearbeitung ansteht, wird kursiv in roter Schriftfarbe hervorgehoben.

Der Bereich Feld Prüfung / Eingabe zeigt in einer Liste die zu der Prüfung zugehörigen Felder an, die in der Prüfung als Vorgabewerte definiert wurden (Feldposten). Auf der rechten Seite wird eine Feldgruppe angezeigt. Hier kann der Inhalt für das aktuelle Feld bei Neuer Wert eingetragen werden. Das aktuelle Feld, das zur Bearbeitung ansteht, wird kursiv in roter Schriftfarbe hervorgehoben und auf der rechten Seite im Feld Feldname angezeigt.

Navigation im Wizard#

Durch die einzelnen Meldungen kann über die Schalter "Vorheriger“ und "Nächster“ navigiert werden.

Bei der Navigation springt dann die Markierung erst innerhalb der Felder der zu bearbeitenden Prüfung, dann, nachdem die Felder durchgelaufen sind, zur nächsten oder vorherigen Prüfung.

Eingabe von Feldwerten im Wizard#

Das einzige Feld im Wizard, welches eine Eingabe erlaubt, ist das Feld "Neuer Wert“ im Bereich Feld Prüfung / Eingabe.

Wurde in der Prüfung ein Vorgabewert definiert, so wird dieser im Feld "Vorgabewert" angezeigt und anstelle des manuellen Eintrags über "Vorgabewert übernehmen" als neuer Wert übernommen werden.

Enthält der Datensatz für das aktuelle Feld einen Wert, so wird dieser Wert im Feld "Aktueller Wert“ angezeigt und kann anstelle des manuellen Eintrags über die Funktion "Aktuellen Wert übernehmen“ als neuer Wert übernommen werden.

Nachdem ein neuer Wert für das aktuelle Feld eingetragen wurde, wird das Feld als "Verarbeitet“ gekennzeichnet und aus der Feldliste ausgeblendet. Die Verarbeitung springt dann automatisch in ein neues Feld. Sind alle Felder einer Meldung verarbeitet, so wird auch die Meldung als "Verarbeitet“ gekennzeichnet und aus der Prüfliste im Wizard ausgeblendet. Die Verarbeitung springt dann automatisch zu einer neuen Meldung.

Die bereits verarbeiteten Meldungen und Felder können im Wizard nochmals aufgerufen und bei Bedarf korrigiert werden. Über "Filter "Verarbeitet“ entfernen" kann der Filter auf verarbeitete Meldungen und Felder entfernt werden. Diese werden dann wieder im Wizard angezeigt.

Um die Ansicht des Wizards wieder zurück auf die offenen Meldungen zu setzen, muss die Funktion "Filter "Verarbeitet“ verwenden" angeklickt werden. Durch diese Aktion werden die bereits verarbeiteten Meldungen und Felder aus den Listen im Wizard ausgeblendet.

Bearbeitung im Wizard beenden#

Die Bearbeitung der Meldungen im Wizard kann zu jedem Zeitpunkt über den Button "Bearbeitung beenden“ beendet werden.

Sind alle Meldungen abgeschlossen, wird der Wizard automatisch geschlossen.

Beim Schließen des Wizards prüft das System erneut, ob noch gültige Prüfungen (Hinweise und Abbrüche) für den Datensatz existieren. Ist das der Fall, erscheint eine Abfrage, ob diese nun bearbeitet werden sollen.

Wird diese mit Ja bestätigt, wird der Wizard erneut gestartet und die Liste mit den entsprechenden Meldungen angezeigt, die der Anwender nun bearbeiten kann.

Wird diese mit Nein beantwortet, so wird die weitere Bearbeitung abgebrochen und die ursprüngliche Stammdaten- bzw. Belegkarte wird angezeigt. Dabei werden die bereits im Wizard eingetragenen Informationen in den Datensatz zurückgeschrieben.

Bestehen noch offene Abbruchmeldungen für den zu bearbeitenden Datensatz, so bleibt der Status der Pflichtfeldprüfung "Unvollständig“ und die Pflege des Datensatzes im Status "In Arbeit“.

Wurden alle Meldungen bearbeitet und werden beim Beenden des Wizards keine weiteren Prüfungen (Hinweise oder Abbrüche) gefunden, so wird im entsprechenden Datensatz der Status Pflichtfeldprüfung auf den Wert "Vollständig“ gesetzt und die Pflege in den Status "Pflege abgeschlossen“ gesetzt.

Danach steht der entsprechende Datensatz zur Verwendung in Prozessen bereit.

Buchungscodes / Lieferhierarchie#

KUMAVISION medtec365 nutzt Buchungscodes, um unterschiedliche Eigentumsverhältnisse sowie Bewertungsverhältnisse für die auf Lager befindlichen Güter zu unterscheiden. Dabei kann es sich um Anlagengüter, Bestandsgüter (Güter des Umlaufvermögens), Konsignationsgüter (bereitgestellte Güter durch Lieferanten) oder Fremdeigentum handeln. Weiterhin werden Buchungscodes genutzt, um Geräte aus dem Umlaufvermögen, welche zur Anlagenaktivierung vorgesehen sind, entsprechend zu kennzeichnen, oder um Anlagengut zu deaktivieren. Somit sind Buchungscodes bei allen Lagerbewegungen (Eingänge / Ausgänge / Umlagerungen) essenziell und müssen entsprechend untereinander ausgeglichen werden.

Im Folgenden wird die Einrichtung der Buchungscodes beschrieben sowie die Handhabung der entsprechenden Buchungscodes bei den unterschiedlichen Lagerbewegungen.

Einrichtung#

Buchungscodes#

Um die Buchungscodes zu definieren, rufen Sie sich über die Anwendersuche die "Buchungscodes“ auf. Über "Neu“ im Menüband können Sie einen neuen Buchungscode mit Hilfe der u.a. Tabelle definieren.

Lieferhierarchie#

Die Lieferhierarchie kann pro Buchungscode eingerichtet werden und enthält Informationen, wie im Rahmen eines Verkaufsauftrages der Lagerbestand für diesen Auftrag zu entnehmen ist und ob nach der Lieferung eine Wandlung des Buchungscodes erfolgen soll.

Die Lieferhierarchie kann über die Aktion "Lieferhierarchie“ für den jeweils markierten Buchungscode aufgerufen werden.

Buchungscodes in Verkaufsauftragsarten einrichten#

Wird im Bereich Verkauf mit Verkaufsauftragsarten gearbeitet, welche die Verkaufsaufträge in unterschiedliche Arten unterteilen, so kann auch ein Buchungscode für die Verkaufsauftragsart definiert werden. Dieser Buchungscode wird dann als Vorlage für die Zeilen des Auftrages verwendet.

Hierzu rufen Sie sich die Verkaufsauftragsarten über die Anwendersuche auf und nehmen die gewünschte Einrichtung an den u.a. Feldern vor:

Buchungscodes in Einkaufsbestellarten einrichten#

Wird im Bereich Einkauf mit Einkaufsbestellarten gearbeitet, die die Bestellungen in unterschiedliche Arten unterteilen, so kann auch ein Buchungscode für die Einkaufsbestellart definiert werden. Dieser Buchungscode wird dann als Vorlage für die Zeilen der Bestellung verwendet.

Hierzu rufen Sie sich die Einkaufsbestellarten über die Anwendersuche auf und nehmen die gewünschte Einrichtung an den u.a. Feldern vor:

Buchungscodes bei Zugangsbuchungen#

Bei Transaktionen der Art "Zugang“ ist der Buchungscode als Pflichtangabe erforderlich. Wird im Rahmen der Transaktion kein Buchungscode eingetragen und wurde ein Vorgabecode für Zugänge definiert, so wird dieser Code für die Transaktion verwendet. Anderenfalls erscheint eine Fehlermeldung, dass der Buchungscode einzutragen ist.

Transaktionen der Art "Zugang“ sind:

• Zugänge aus Einkaufsbestellungen
• Verkaufsrücknahme
• Fertigungsaufträgen
• Zugänge aus dem Artikelbuchblatt

Buchungscodes bei Abgangsbuchungen#

Bei Transaktionen der Art "Abgang“ ist der Buchungscode als Pflichtangabe erforderlich. Wird im Rahmen der Transaktion kein Buchungscode eingetragen, so kommt es zur Fehlermeldung, dass der Buchungscode für die Transaktion gesetzt werden muss.

Transaktionen der Art "Abgang“ sind:

• Abgänge aus Verkaufsaufträgen
• Einkaufsrücklieferungen
• Verbrauch in Produktion und Montage
• Abgänge aus dem Artikelbuchblatt

Buchungscodes bei Umlagerungsbuchungen#

Bei Transaktionen der Art "Umlagerung“ ist der Buchungscode als Pflichtangabe erforderlich. Wird im Rahmen der Transaktion kein Buchungscode eingetragen, so kommt es zur Fehlermeldung, dass der Buchungscode für die Transaktion gesetzt werden muss.

Transaktionen der Art "Umlagerung“ sind:

• Lagerbewegungen aus Umlagerungsaufträgen
• Umlagerungen im Umlagerungsbuchblatt

Buchungscodes mit Lieferhierarchie im Verkaufsauftrag#

Im Rahmen der Verarbeitung von Verkaufsaufträgen kann neben dem Buchungscode auch die Lieferhierarchie genutzt werden, um den Lagerbestand für die Warenentnahme zu einem Auftrag zu bestimmen.

Wird in einer Verkaufszeile ein Buchungscode eingetragen und verfügt dieser über eine Lieferhierarchie, so wird automatisch der Lieferhierarchie Code mit der obersten Hierarchienummer in der Verkaufszeile gesetzt.

Der Lieferhierarchie Code kann jedoch geändert werden. Als mögliche Lieferhierarchie Codes stehen hierbei alle Codes zur Verfügung, die für den Buchungscode eingerichtet wurden.

Der Lieferhierarchie Code kann auch für eine Verkaufszeile gelöscht werden. Das hat zu Folge, dass im Rahmen der Lagerentnahme nicht die Lieferhierarchie betrachtet, sondern nur der Buchungscode der Verkaufszeile verwendet wird.

Lagerentnahme mit/ohne Logistik#

Abhängig davon, ob für einen Verkaufsauftrag die Lagerentnahme ohne Logistik oder mit Logistik erfolgt, bekommt der Lieferhierarchie Code in der Verkaufszeile unterschiedliche Bedeutungen. Diese werden nachfolgend beschrieben.

Lagerentnahme ohne Logistik#

Erfolgt die Lieferung für einen Verkaufsauftrag von einem Lagerort, für den kein Warenausgang und keine Kommissionierung eingerichtet wurden, so müssen AnwenderInnen in der Verkaufszeile selbst den verfügbaren Bestand prüfen und den entsprechenden Lieferhierarchie Code mit verfügbarem Bestand in der Verkaufszeile setzen.

Zur Überprüfung des Verfügbaren Bestandes kann die Funktion "Artikelbestandsübersicht“ in der Verkaufszeile genutzt werden.

Lagerentnahme mit Logistik#

Im Gegensatz zu einer Lagerentnahme ohne Logistik, wird die Verfügbarkeit der Ware beim Erstellen eines Warenausganges mit Kommissionierung für einen Verkaufsauftrag automatisch geprüft. Hier müssen AnwenderInnen nicht den Lieferhierarchie Code in der Verkaufszeile manuell ändern.

Lieferung mit Buchungscodewechsel#

Wurde im Rahmen einer Verkaufslieferung eine Lieferhierarchie verwendet, bei der ein neuer Buchungscode gesetzt wird, so wird das auch in den Artikelposten und Lagerplatzposten zu dieser Lieferung festgehalten. Die Artikelposten werden hierbei entsprechend der Lieferungsart der Verkaufszeile gebildet. Dies wird anhand der nachfolgenden Beispiele erklärt.

Beispiel 1: Umlagerung mit Buchungscodewechsel
In diesem Beispiel wird die Umlagerung der Ware auf Kundenlager dargestellt.

Im Rahmen der Lieferung wurde eine Lieferhierarchie verwendet, bei der die Ware auf Kundenlager umgelagert wird und dabei auf dem Kundenlager mit einem neuen Buchungscode geführt werden soll.

In den Artikelposten zu der Verkaufslieferung lässt sich der Verlauf entsprechend einsehen.

Die Umlagerung aus dem Bestandslager erfolgt gemäß des Bestandsausgleichcodes in der Lieferhierarchie. Der Umlagerungsposten als Zugang auf dem Kundenlager wird jedoch schon mit dem neuen Buchungscode aus der Lieferhierarchie versehen.

Beispiel 2: Verkauf mit Buchungscodewechsel
In diesem Beispiel wird der Verkauf der Ware an einen Kunden dargestellt, wobei anschließend die verkaufte Ware als Fremdeigentum auf dem Kundenlager geführt wird.

Im Rahmen der Lieferung wurde eine Lieferhierarchie verwendet, bei der die Ware an den Kunden verkauft wird und anschließend auf dem Kundenlager als Fremdeigentum erfasst wird.

In den Artikelposten zu der Verkaufslieferung lässt sich der Verlauf einsehen.

Der erste Posten stellt die Verkaufstransaktion an den Kunden dar, bei der bewertetes Umlaufvermögen aus dem Lager entnommen und an den Kunden verkauft wurde.

Der zweite Posten stellt den Zugang des Fremdeigentums auf dem Kundenlager dar. Der zweite Posten ist nicht bewertet und liefert nur die Information, auf welchem Kundenlager sich das verkaufte Gerät befindet.

Buchungscodes beim Storno von VK-Lieferungen#

Nachfolgend wird die Ermittlung der Buchungscodes beim Storno von Verkaufslieferungen beschrieben. Dazu werden die beiden Stornomöglichkeiten "Storno über VK-Rücknahmen“ und "Storno direkt aus VK-Lieferung“ vorgestellt. Anschließend wird die generelle Systemvorgehensweise zur Ermittlung der Buchungscodes für Stornozeilen einer VK-Lieferung beschrieben.

Storno über VK-Rücknahme#

Beim Storno von Lieferungsbelegen über Verkaufsrücknahmen muss sichergestellt werden, dass auch die Buchungscodes im Stornobeleg (Verkaufsrücknahme) entsprechend zum Lieferbeleg gesetzt werden. Hierzu muss die Lieferhierarchie beachtet und auch die durch die Lieferhierarchie gesetzten Buchungscodes müssen wieder rückgängig gemacht werden.

Damit die Buchungscodes im Stornobeleg richtig gesetzt werden können, müssen die Stornobelegzeilen mit den Lieferzeilen verknüpft sein. Diese Verknüpfung erstellt das System automatisch, wenn in der Verkaufsrücknahme (als Stornobeleg) die Aktion "Zu stornierende gebuchte Belegzeilen abrufen“ ausgeführt wird.

Nach Auswahl der Lieferzeilen die storniert werden sollen und Bestätigung, erstellt das System entsprechende Zeilen in der VK-Rücknahme. Dabei setzt das System entweder für die Stornozeile selbst oder für die Artikelverfolgung der Stornozeile eine Verknüpfung zum Artikelposten aus der Lieferung, die ausgeglichen werden soll. Anhand des verknüpften Artikelpostens wird geprüft, welcher Buchungscode im Stornobeleg verwendet werden soll.

Die Ermittlung der Buchungscodes für die Stornozeilen wird im Abschnitt "Ermittlung der Buchungscodes für Stornozeilen" beschreiben.

Storno direkt aus VK-Lieferung#

Eine Stornobuchung kann auch direkt aus der Verkaufslieferung erfolgen. Dazu können pro Lieferzeile über die Funktion "Stornomengen editieren“ entsprechende Stornomengen eingetragen werden. Weiterführende Informationen zum Prozess finden Sie hier.

Beim Buchen des Stornos referenziert KUMAVISION medtec365 automatisch die Posten aus der Lieferung als Ausgleichposten für das Storno. Anhand dieser Ausgleichposten wird die Ermittlung der Buchungscodes für die entsprechenden Stornozeilen durchgeführt siehe Ermittlung der Buchungscodes für Stornozeilen.

Ermittlung der Buchungscodes für Stornozeilen#

Bei der Ermittlung der Buchungscodes für die Stornozeile wird zwischen den unterschiedlichen Lieferarten ("leer“ (Verkauf) und Umlagerung) in einer Lieferzeile unterschieden.

Stornozeilen mit Lieferungsart "leer“ (Verkauf)#

Zu Ermittlung der Buchungscodes werden folgende Prüfungen ausgeführt:

Direkte Verknüpfung der Stornozeile mit einem Ausgleichposten:
Eine Stornozeile wird direkt mit einem Ausgleichsposten verknüpft, wenn der Artikel in der Stornozeile nicht mit Artikelverfolgung arbeitet. In diesem Fall wird der Buchungscode aus dem verknüpften Artikelposten (Ausgleichposten) direkt in die Stornozeile als Buchungscode und Bestandsausgleichcode eingetragen.

Verknüpfung der Artikelverfolgung mit einem Ausgleichposten:
Ist in der Stornozeile ein Artikel enthalten, der mit Artikelverfolgung arbeitet, so werden die Artikelverfolgungszeilen zu der Stornozeile auf eine Verknüpfung zum Ausgleichposten (Artikelposten) überprüft. Ist diese Verknüpfung in der Artikelverfolgungszeile vorhanden, so wird der Buchungscode des verknüpften Artikelpostens als Buchungscode und Bestandsausgleichcode für die Artikelverfolgungszeile verwendet.

Wurde für die Artikelverfolgungszeile kein Ausgleichposten hinterlegt, so wird der Vorgabebuchungscode für Zugänge als Buchungscode und Bestandsausgleichcode in die Artikelverfolgungszeile eingetragen.

Keine Verknüpfung vorhanden:
Ist keine Verknüpfung zum Ausgleichposten in der Stornozeile vorhanden (weder in der Zeile selbst noch über die Artikelverfolgung), so wird der Vorgabebuchungscode für Zugänge als Buchungscode und Bestandsausgleichcode eingetragen.

Stornozeilen mit Lieferungsart "Umlagerung“#

Zu Ermittlung der Buchungscodes werden folgende Prüfungen ausgeführt:

Direkte Verknüpfung der Stornozeile mit einem Ausgleichposten:
Eine Stornozeile wird direkt mit einem Ausgleichsposten verknüpft, wenn der Artikel in der Stornozeile nicht mit Artikelverfolgung arbeitet. In diesem Fall wird der verknüpfte Artikelposten für die Buchungscodeermittlung bei Lieferungsart "Umlagerung“ verwendet. Als erstes wird der Buchungscode des Postens ("Umlagerung Nach“-Posten) in die Stornozeile als Buchungscode und Bestandsausgleichcode eingetragen.

Zusätzlich wird geprüft, ob bei der Buchung der entsprechenden Lieferung die Lieferhierarchie verwendet wurde und die Buchungscodes in den Posten "Umlagerung Von“ und "Umlagerung Nach“ unterschiedlich sind. Ist das der Fall und sind die unterschiedlichen Buchungscodes von gleicher Bewertungsart, so wird der Buchungscode des "Umlagerung Von“-Postens als "Neuer Buchungscode“ in die Stornozeile gesetzt.

Durch diesen neuen Buchungscode wird sichergestellt, dass z.B. Ware, die als Umlaufvermögen auf ein Kundenlager umgelagert und dabei mit dem Buchungscode für "Bestand zur Aktivierung“ versehen wurde, beim Storno wieder mit dem Buchungscode des Umlaufvermögens versehen wird.

Verknüpfung der Artikelverfolgung mit einem Ausgleichposten:
Ist in der Stornozeile ein Artikel enthalten, der mit Artikelverfolgung arbeitet, so werden die Artikelverfolgungszeilen zu der Stornozeile auf eine Verknüpfung zum Ausgleichposten (Artikelposten) überprüft. Ist diese Verknüpfung in der Artikelverfolgungszeile vorhanden, so wird anhand des Artikelpostens die Buchungscodeermittlung für die Artikelverfolgungszeile durchgeführt. Die Buchungscodeermittlung für eine Artikelverfolgungszeile erfolgt analog zu der Ermittlung der Buchungscodes für eine Stornozeile mit direkter Verknüpfung zum Ausgleichposten.

Keine Verknüpfung vorhanden:
Ist keine Verknüpfung zum Ausgleichsposten in der Stornozeile vorhanden (weder in der Zeile selbst noch über die Artikelverfolgung), so wird der Vorgabebuchungscode für Zugänge als Buchungscode und Bestandsausgleichcode eingetragen. 2.10 Buchungscodes in der Artikelverfolgungsauswahl Bei der Auswahl der Artikelverfolgung wird ebenfalls geprüft, ob die gewählte Artikelverfolgung mit dem Buchungscode aus der Belegzeile übereinstimmt.

Ist das nicht der Fall, so gibt das System bereits beim Eintragen der Artikelverfolgung eine entsprechende Fehlermeldung aus.

Auch bei der Auswahl der Artikelverfolgung über den "Assist-Button“ in den Feldern Seriennr. und Chargennr. wird der Buchungscode beachtet, indem nur Zeilen aus der Lagerbestandsübersicht angezeigt werden, die verfügbar sind und dem jeweiligen Buchungscode entsprechen.

Buchungscodes auf Info-Karten (Seriennummer, Chargennummer)#

Beim Buchen von Warenbewegungen für chargen- bzw. seriennummernpflichtige Artikel kann der Buchungscode der letzten Transaktion auf der entsprechenden Chargen- bzw. Seriennummer-Info-Karte eingesehen werden.

Beim Buchen von Transaktionen mit Lagerbewegungen (Zugang, Abgang, Umlagerung, Einkauf, Verkauf, usw.) muss ein Buchungscode als Pflichteingabe angegeben werden.

Nach dem Buchen der Transaktion wird dann der Buchungscode der Transaktion als Letzter Buchungscode in der entsprechenden Chargen- bzw. Seriennummer-Info-Karte vermerkt.

DMS Integration#

KUMAVISION medtec365 Einrichtung#

In der KUMAVISION medtec365 Einrichtung werden auf dem Inforegister "DMS Integration" spezifische DMS Einrichtungen vorgenommen, die u.a. für das Modul "Medical Device Regulation Dokumentenlenkung" relevant sind.

Inforegister DMS Integration#

Funktionen im Menüband#

Über den Menüpunkt "DMSActions“ stehen Ihnen im Menüband folgende Aktionen zur Verfügung:

PrintPortal-Berichte anzeigen#

Auf der Seite "PrintPortal-Berichte" werden alle Berichte aufgelistet, die über das gleichnamige Modul gedruckt und archiviert werden.

Folgende Reports wurden in KUMAVISION medtec365 erweitert, damit diese in der PrintPortal-Einrichtung für einen Stapeldruck genutzt werden können:

• VK Mahnung
• Reg. Bestellbestätigungsanmahnung
• VK Angebot
• VK Auftragsbestätigung
• VK Proformarechnung
• VK Rechnung
• VK Gutschrift
• VK Lieferschein
• VK Rahmenauftrag
• Reklamationsbestätigung
• VK Rücksendung
• EK Anfrage
• EK Bestellung
• EK Rechnung
• EK Gutschrift
• EK Lieferschein
• EK Rahmenbestellung
• EK Rücklieferung
• EK Reklamation
• Service - Rechnung
• EK Liefeanmahnung

KUMAconnect#

Mit den APPs "KUMAconnect ELO4BC" und "KUMAconnect Output Link“ haben Sie eine Integrations-Schnittstelle, die das DMS/ECM von ELO3 Digital Office GmbH (professional und enterprise) direkt mit Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ verbindet.

Dazu wird ein ELO³ Client, der "ELO³ Integration Client“, direkt in zahlreiche Infoboxen und / oder Seiten von Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ eingebunden. Hierdurch kann direkt in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ mit dem ELO³ DMS/ECM gearbeitet werden. Dateien und Dokumente können per Drag & Drop archiviert werden.

Mit dem "KUMAconnect Output Link“ werden zudem in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ erzeugte Dokumente, z.B. Auftragsbestätigungen, Rechnungen, etc. direkt ohne weiteres Zutun im ELO³ DMS/ECM archiviert. Alle Dateien und Dokumente werden automatisch mit entsprechenden Metadaten versehen. Zu einem Geschäftsprozess oder eines Vorgangs in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ werden diese dann durch den Integration Client direkt in der Ablagestruktur in ELO³ angezeigt.

Die App kommuniziert mit einem ELO³ DMS/ECM System mittels moderner Webdienste. Hierfür wird auch eine KUMAconnect APP im ELO³ DMS/ECM installiert, damit die beiden Systeme direkt miteinander kommunizieren können.

Zudem werden Standard-Templates mit angeboten, die eine komplette Konfiguration des Integration Clients, der ausgehenden Dokumente, der Metadaten und der Archivstruktur inkl. Referenzstruktur beinhalten. Ein Berechtigungskonzept runden die Templates ab. Der Funktionsumfang und die Bedienung des ELO³ Integrationsclients ist unter dem Link erreichbar.

Einrichtungen für ELO³ werden in der ELO³ Admin-Console eingerichtet. Hier werden die Metadaten definiert, die Ablagepfade und Referenzpfade. Wenden Sie sich hierzu bitten an Ihren ELO³ Partner.

Einrichtung#

DMS Einrichtung#

Bevor der Integration Client in den Infoboxen oder auf den Seiten angezeigt wird, benötigt die App folgende Einstellungen, um mit dem ELO³ Archiv kommunizieren zu können. Diese Einstellung wird zunächst in der "DMS Einrichtung“ getätigt.

Inforegister KUMAVISION medtec#

Auf dem Inforegister "KUMAVISION medtec“ haben Sie zusätzlich folgende Einrichtungsmöglichkeiten:

Funktionen im Menüband#

Schema aus dem DMS laden
Über die Aktion werden die Schemadefinitionen aus ELO³ geladen. Hierdurch stehen die Schemafelder mit der entsprechenden Definition zur Verfügung. Siehe hierzu auch den entsprechenden Menüpunkt "Schema" unter "Zugehörig".

Schema
Über die Aktion können die Informationen angezeigt werden, die durch die Aktion "Schema aus dem DMS laden“ geladen wurden.

Dokumententyp
Auf der Seite werden alle möglichen Werte für den Dokumententyp hinterlegt. Diese Werte können im Anschluss an den entsprechenden Stellen ausgewählt werden. Dies betrifft z.B. die Auswahl bei einer Barcodevormerkung.

Ordner-Options-Zuordnung

Über die Seite werden zwei Einrichtungen abgebildet, welche die Seite betreffen, die unterschiedliche Belegarten über ein Optionsfeld abbilden. Typische Beispiele hierfür sind die Verkaufs- und Einkaufsbelege.

Zum einen kann in Abhängigkeit von der Belegart der Ordner für die Archivierung angegeben werden. Der Ordner wird folgendermaßen in absteigender Hierarchie ermittelt:

1. Ordner auf der Seite "Ordner-Options-Zuordnung"
2. Ordner im Fieldmapping
3. Ordner in der Einrichtung "DMS Allgemein“

Zum anderen können anhand der Belegart unterschiedliche Seiten angegeben werden, die von ELO³ zum Lesen zusätzlicher Daten verwendet werden kann. Die Seite wird folgendermaßen in absteigender Hierarchie ermittelt:

1. Seite in der Tabelle Ordner-Options-Zuordnung
2. Seite im Fieldmapping

Fieldmappingliste

Über diese Aktion können die Fieldmappings definiert werden, die für den Integrationsclient und die API benutzt werden.

Weiterführende Informationen über das "Fieldmapping“ erhalten Sie hier.

Fieldmapping Funktionen

In der Liste der "Fieldmapping Funktionen" werden die Funktionen angegeben, die in den Fieldmappings anschließend benutzt werden können. Die Definition des Verhaltens der Funktionen sind in der Tabelle KVSMEDDMSFieldmappingFunction hinterlegt und können kundenindividuell über die angebotenen Events erweitert werden.

Tabellen Seiten Zuordnung
Die Tabelle dient zur Angabe von Vorgabewerten für die ODATA-Seiten der angegebenen Tabellen. Die ODATA-Seiten werden von ELO³ benutzt, um eigenständig weitere Daten aus KUMAVISION medtec365 zu lesen, die nicht im Fieldmapping angegeben wurden.

Fieldmapping#

Über die Fieldmappings wird gesteuert, welche Felder bei der Kommunikation mit KUMAconnect gefüllt bzw. gelesen werden soll.

Inforegister Allgemein#

Inforegister Fielmappingzeilen#

Bridge-App für das Modul "DMS & ECM Interface"#

Die Bridge-App integriert das Modul "DMS & ECM Interface" in KUMAVISION medtec365. An dieser Stelle der Onlinehilfe werden die Erweiterungen an dem Modul "DMS & ECM Interface" und KUMAVISION medtec365 beschrieben.

Die nachfolgenden Anpassungen beziehen sich sowohl auf die Archivsystemart Microsoft¹ SharePoint Online wie auch auf Hyland Saperion² ECM.

Allgemeine Erweiterungen in KUMAVISION medtec365#

Infobox "Dokumente"#

Folgende Seiten wurden mit der Dokumenten-Infobox aus dem Modul "DMS & ECM Interface“ erweitert:

• Versandauftrag
• Gebuchter Versandauftrag
• Prüfmittel
• Prüfplan
• Prüfplanversion
• Prüfaufträge
• Archivierte Prüfaufträge
• FMEA
• Archivierte FMEA
• Beschwerde
• Archivierte Beschwerden
• Reklamation
• Archivierte Reklamationen
• Maßnahmen
• Marketing Cockpit
• MDR Dokumente
• Besuchsbericht
• Reg. Bestellbestätigungsmahnung

Barcodevormerkung#

Für ein nachgelagertes Scannen von Dokumenten wurde auf einigen Seiten die Aktion "Barcodevormerkung" eingefügt. Hierdurch wird ein Eintrag in der Tabelle "DMS Barcode“ erstellt. Beim Aufrufen der Funktion muss der Barcode eingegeben werden, der sich auf dem zu scannenden Dokument befindet und eine Dokumentenart ausgewählt werden.

Auf folgenden Seiten ist die Aktion eingefügt:

• Bankkontokarte
• Debitorenkarte
• Kreditorenkarte
• Artikelkarte
• Kontaktkarte
• Marketing Cockpit
• Besuchtsbericht
• Verkaufsangebot
• Verkaufsauftrag
• Verkaufsgutschrift
• Rahmenauftrag
• Verkaufsreklamation
• Verkaufsrechnung
• Archivierter Verkaufsauftrag
• Archiviertes Verkaufsangebot
• Geb. Verkaufslieferung
• Geb. Verkaufsrechnung
• Geb. Verkaufsgutschrift
• Geb. Rücksendung
• Einkaufsanfrage
• Einkaufsbestellung
• Einkaufsgutschrift
• Einkaufsrechnung
• Einkaufsrahmenbestellung
• Einkaufsrücksendung
• Archivierte Einkaufsanfrage
• Geb. Einkaufslieferung
• Geb. Einkaufsrechnung
• Geb. Einkaufsgutschrift
• Geb. Einkaufsrücklieferung
• Wareneingang
• Warenausgang
• Versandauftrag
• Serviceauftrag
• Archivierter Serviceauftrag
• Archiviertes Serviceangebot
• Seriennummer Info Karte
• Chargen Info Karte
• Ressourcenkarte
• FMEA
• Archivierte FMEA
• Beschwerdekarte
• Archivierte Beschwerdekarte
• Reklamationskarte
• Archivierte Reklamationskarte
• Maßnahmen
• MDR Dokumentenkarte
• Arbeitsplan
• Arbeitsplanversion
• Fertigungsstückliste
• Fertigungsstücklisten Versionen
• Fest Geplanter Fertigungsauftrag
• Freigegebener Fertigungsauftrag
• Beenderter Fertigungsauftrag

Angabe Unterverzeichnis bei Barcodevormerkung#

Bei manuellen Barcodevormerkungen kann auch ein Unterverzeichnis angegeben werden, wenn dieses in der Ablagedefinition für den entsprechenden Datensatz hinterlegt ist. Bei der Archivierung des gescannten Dokuments wird dann das entsprechende Unterverzeichnis an das Verzeichnis angefügt, das in der Ablagedefinition hinterlegt ist.

Automatische Erstellung von Barcodevormerkungen#

Auf folgenden Seiten befindet sich in KUMAVISION medtec365 ein Eingabefeld für den Barcode:

• Wareneingang
• Ungebuchte EK-Rechnung
• Ungebuchte EK-Gutschrift

Das Feld dient dazu einen Barcode eingeben zu können, der auf Papierdokumente vom Lieferanten aufgebracht wird (z.B. über einen Tastaturscanner) und zu einem späteren Zeitpunkt dann diese Papierdokumente zu scannen. Da in der Zwischenzeit diese Vorgänge in KUMAVISION medtec365 bereits gebucht wurden, wird durch die HC DMS/ECM Bridge beim Buchen der obigen Dokumentenarten eine Barcodevormerkung für das gebuchte Dokument mit dem eingegebenen Barcode erstellt. Hierdurch wird dann das gescannte Dokument automatisch dem gebuchten Beleg zugeordnet.

Erweiterung KUMAVISION medtec365 Einrichtung#

Die Einrichtung wurde um Felder ergänzt, mit denen der Name des Indexfeldes in dem DMS/ECM hinterlegt werden kann. Durch die HC-DMS/ECM-Bridge wird zu den Feldern ein Lookup zur Verfügung gestellt, damit der Wert ausgewählt werden kann.

Erweiterungen in DMS & ECM-Interface#

Erweiterung Dokumentenablage Einrichtung#

Die Dokumentenablage Einrichtung wurde um das Feld "Standard Ablagedefinition“ erweitert. Es muss eine Ablagedefinition hinterlegt werden. Aus dieser Ablagedefinition wird die Dokumentenbibliothek benutzt, um den Seiten- und Bibliothekname zu ermitteln, falls beim Archivieren über das Interface keine Ablagedefinition ermittelt werden kann.

Anpassung "Autom. Berichtsarchivierung"#

Die "Autom. Berichtsarchivierung" wird in KUMAVISION medtec365 nur für die Angabe von Ablagedefinitionen für Reports benutzt. Aus diesem Grund wurden alle Felder bis auf: Bericht ID, Bericht Name und Ablagedefinition Code ausgeblendet.

Erweiterung Ablagedefinition#

Die Ablagedefinition wurde um das Feld "Lfd. Nr.“ erweitert. Diese laufende Nummer wird benötigt, da in KUMAVISION medtec365 die Ablagedefinitionen über einen Integerwert angesprochen werden.

Das Feld wird automatisch gefüllt, wenn eine neue Ablagedefinition erstellt wird. Zusätzlich können über die Funktion "Lfd. Nummern füllen“ auch fehlende Werte nachträglich gefüllt werden.

Ermittlung der Ablagedefinition#

Die Ablagedefinition wird nachfolgender Hierarchie ermittelt:

• In der "Autom. Berichtsarchivierung“ (Tabelle: KVSDMSAutoReportArchiving) wird überprüft, ob ein Eintrag für den aktuellen Report vorhanden ist und dort eine Ablagedefinition hinterlegt ist. Wenn ja, wird diese genommen. Dieses gilt nur für die Archivierung von Reports.
• Es wird anhand der Standardfunktionalität des DMS/ECM-Interface eine Ablagedefinition mit dem Schalter "Nur für Hintergrund-Uploads“=ja gesucht.
• Es wird anhand der Standardfunktionalität des DMS/ECM-Interface eine gesucht, wobei der Wert des Schalters "Nur für Hintergrund-Uploads“ nicht berücksichtigt wird.

Erweiterung Suchdefinition#

Die Suchdefinition wurde um das Feld "Lfd. Nr.“ erweitert. Diese laufende Nummer wird benötigt, da in KUMAVISION medtec365 die Suchdefinitionen über einen Integerwert angesprochen werden. Das Feld wird automatisch gefüllt, wenn eine neue Suchdefinition erstellt wird.

Zusätzlich können über die Funktion "Lfd. Nummern füllen“ auch fehlende Werte nachträglich gefüllt werden.

Neue Funktionen für die Ablagedefinitionen#

Kontaktsuche Debitor#

Für die Tabellen: Sales Shipment Header, Sales Shipment Line, Sales Invoice Header, Sales Invoice Line, Sales Cr.Memo Header, KVSMEDInfoRequestHeader und KVSMEDInfoRequestHeaderArchive wird anhand der jeweiligen Debitorennummer in dem Datensatz über die Geschäftsbeziehung für Debitoren eine zugeordnete Kontaktnummer ermittelt.

Kontaktsuche Kreditor#

Für die Tabellen: Return Shipment Header,Purch. Inv. Header und Purch. Cr. Memo Hdr. wird anhand der jeweiligen Kreditorennummer in dem Datensatz über die Geschäftsbeziehung für Kreditoren eine zugeordnete Kontaktnummer ermittelt.

Kontaktsuche#

Anhand des Tabellenfeldes mit der Feldnummer 1 wird über die Geschäftsbeziehung für Debitoren versucht einen Kontakt zu ermitteln. Falls dieses nicht möglich ist, wird versucht den Kontakt über die Geschäftsbeziehungen für Kreditoren zu ermitteln.

Originalnummer#

Für die Tabellen: Sales Header, Sales Shipment Header, Sales Invoice Header wird geprüft, ob das Feld "Angebotsnummer" gefüllt ist. Wenn ja, wird dieses zurückgegeben. Ansonsten der Inhalt des Feldes "Auftragsnummer". Bei der Tabelle "Sales Invoice Header“ wird der Inhalt des Feldes "Nr.“ zurückgegeben, wenn die Auftragsnummer leer ist. Analog für die Tabellen: Purchase Header, Purch. Rcpt. Header und Purch. Inv. Header.

Dokart#

Anhand der Kommunikationsbelege wird die "eing. DMS Belegunterart“ zurückgegeben.

Dokart Print#

Anhand der Kommunikationsbelege wird die "ausg. DMS Belegunterart“ zurückgegeben.

Anpassungen für die Archivsystemart Microsoft SharePoint Online#

DMS & ECM-Interface#

Erweiterung Ablagedefinition Schlagworte#

Zur korrekten Formatierung von Datumswerten müssen auf der Seite "Ablagedefinition Schlagworte" alle Einträge im Feld "Formatierung" den Wert "Datum" erhalten, wenn sie im DMS-System als Datumsfeld eingerichtet sind. Hierdurch wird bei der Archivierung der Inhalt des Feldes korrekt formatiert.

Weiterführende Informationen finden Sie unter "Ablagedefinition Schlagworte - Felder und Informationen".

Anpassungen für die Archivsystemart Hyland Saperion ECM#

DMS & ECM-Interface#

Erweiterung Dokumentenablage Einrichtung#

Weiterführende Informationen zur Einrichtung finden Sie unter "Dokumentenablage Einrichtung".